Технология внедрения в инновационный проект учетно-контрольного аутсорсинга с использованием системы управления ресурсами предприятия ERP SAP

ИССЛЕДОВАНИЕ

Тимофеев М.А.1

1 Ярославский государственный университет им. П.Г. Демидова

Технология внедрения в инновационный проект учетно-контрольного аутсорсинга с использованием системы управления ресурсами предприятия ERP SAP

АННОТАЦИЯ:

В настоящее время инновационное развитие современных экономических кластеров при государственной и венчурной поддержке нуждается в аутсорсинговом стимулировании процессов инновационного проектирования, поэтому возникает необходимость при реализации инновационного проекта использовать инновационную управленческую технологию - учетно-контрольный аутсорсинг с интеграцией всех финансовых ресурсов проекта в программную среду, такую как система управления ресурсами предприятия ERP SAP.

Автором представлен алгоритм трехстороннего взаимодействия аутсорсинго-обслуживаемого предприятия, венчурного инвестора и аутсорсера по интеграции документооборота в систему управления ресурсами ERP SAP. Данная система ERP SAP способствует автоматизации всех бизнес процессов инновационного проектирования предприятия ЗАО «ИТЦ Континуум», что ускоряет сроки разработки и реализации любого инновационного проекта предприятия -участника Фонда «Сколково».

Предприятие ЗАО «ИТЦ Континуум» с использованием учетно-контрольного аутсорсинга при интеграции и автоматизации всех бизнес-процессов инновационного проектирования не только повысило инновационность менеджмента, но и высвободило работников, занятых рутинными операциями. Данные изменения позволили сократить административно-управленческие расходы, делегировать центры финансовой ответственности аутсорсеру и за счет функций учетно-контрольного аутсорсинга привлечь более высококвалифицированный персонал, что способствовало повышению качества и бесперебойной работе предприятия, а также возможности сконцентрироваться на выполнении ключевых бизнес-процессов каждого инновационного проекта.

Статья может быть интересна широкому кругу ученых, занимающихся инновационным проектированием с использованием передовых программных продуктов, а также венчурным и грантовым инвесторам и предприятиям - участникам Фонда «Сколково», ведущим инновационную деятельность по разработке и коммерциализации инноваций.

КЛЮЧЕВЫЕ СЛОВА: аутсорсер, учетно-контрольный аутсорсинг, инновационный проект, управленческая технология, инновационная деятельность, бизнес-процесс, грант, венчурный инвестор, балансовая единица, контроллинг

JEL: E22, M12, M51, O31

ДЛЯ ЦИТИРОВАНИЯ:

Тимофеев М.А. Технология внедрения в инновационный проект учетно-контрольного аутсорсинга с использованием системы управления ресурсами предприятия ERP SAP // Креативная экономика. — 2016. — Т. 10. — № 5. — С. 505-516. — doi: 10.18334/ce.10.5.35151

Тимофеев Максим Александрович, аспирант кафедры финансов и кредита, Ярославский государственный университет им. П.Г. Демидова

ПОСТУПИЛО В РЕДАКЦИЮ: 27.04.2016 / ОПУБЛИКОВАНО: 31.05.2016 ОТКРЫТЫЙ ДОСТУП: http://dx.doi.org/10.18334/ce.10.535151 (с) Тимофеев М.А. / Публикация: ООО Издательство "Креативная экономика"

Статья распространяется по лицензии Creative Commons CC BY-NC-ND (http://creativecommons.org/licenses/by-nc-nd/3.0/) ЯЗЫК ПУБЛИКАЦИИ: русский

Введение

Технология внедрения учетно-контрольного аутсорсинга не может обойтись без интеграции в наиболее предпочтительную для аутсорсера программную среду, такую как система управления ресурсами предприятия ERP SAP. Фонд «Сколково» дает возможности для аутсорсеров и желающих участников Фонда в рамках инновационного проектирования льготного предоставления доступа к любым продуктам SAP, а также предоставляет образовательные программы, стажировки, лекции, семинары по данной тематике в Открытом Университете «Сколково» (ОтУС). Данное решение интеграции документооборота в «SAP» для ЗАО «ИТЦ Континуум» было принято с целью перехода на новый уровень учетно-контрольного аутсорсингового обслуживания с возможностью использовать более современное программное обеспечение, позволяющее работать не только с РСБУ, но и с МСФО в условиях разработки и коммерциализации проекта «Fastnet».

Система управления ресурсами предприятия ERP SAP подходит для учетно-контрольного обслуживания любого инновационного проекта, что позволяет руководству автоматизировать рутинные бизнес -процессы и высвободить невостребованный административно-управленческий персонал.

Данная система состоит из нескольких иерархически структурированных уровней [1; 7, с. 380]:

1. Мандант представляет собой несколько дочерних обществ (филиалов), объединенных в корпорации и холдинги, имеющие головной офис (штаб-квартиру). Мандант в системе ERP SAP считается высокоуровневым структурным элементом.

2. Балансовая единица представляет собой определенное юридическое лицо, имеющее собственный бухгалтерский и финансовый учет, ведущее его согласно законодательству РФ по внутреннему плану счетов.

3. Контроллинговая единица организации формирует места возникновения прибыли и места возникновения затрат, которые могут возникать территориально в одном месте в нескольких балансовых единицах.

4. Места возникновения прибыли и места возникновения затрат представляют собой структурное подразделение предприятия: офисы, цеха, склады, отделы и др.

5. Завод представляет собой производственную площадку, структурно интегрированную, как элемент балансовой единицы.

6. Склад представляет собой структурную единицу завода, необходимую для хранения материалов, комплектующих, готовой продукции.

7. Сбытовая организация осуществляет логистические процессы, отвечающие современным потребностям сбыта.

8. Каналы сбыта необходимы для реализации готовой продукции, работ, услуг потенциальным покупателям. Каждая сбытовая компания может иметь обширное количество каналов сбыта для продвижения продукции на рынок.

9. Сектор присваивают определенной группе продукции, работ, услуг, сбытовой организации. Секторов может быть несколько у каждой сбытовой организации.

10. Транзакции служат для выполнения определенных финансовых функций, представляющих собой встроенные в программную оболочку ERP SAP логически взаимосвязанные диалоговые окна, в которых происходит процесс занесения хозяйственных операций и формирования необходимых отчетных данных по подключенным аналитикам.

Финансовый учет в системе ERP SAP осуществляется в двух валютах — рубль и евро. В системе ЕRP SAP ведется сквозная отчетность по всем юридическим лицам (балансовым единицам). Программный продукт ЕRP SAP предусматривает работу с подразделениями и филиалами средних и крупных предприятий в разрезе: объект «группа компаний» и объект «юридическое лицо».

Средняя стоимость аренды аутсорсером ERP SAP от ведущего лицензиата Softline для аутсорсера составляет 3.500 евро в месяц, что включает в себя [4]:

—аренду SAP ERP на 20 пользователей;

—пакет бизнес аналитики SAP и базу данных;

—аренду сервера в ЦОД (центра обработки данных);

—сопровождение с технической поддержкой.

Сроки завершения по интеграции документооборота АОП аутсорсеру в ERP SAP в среднем составляют около 1 месяца.

За месячный период аутсорсер осуществляет интеграцию всего цифрового и печатного архива, имеющихся финансовых документов в систему ERP SAP. По завершению данной работы аутсорсер постоянно поддерживает обратную связь с предприятием ЗАО «ИТЦ Континуум», обрабатывая его запросы и принимая входящую первичную документацию, поступающую от контрагентов. В функционал аутсорсера также входят формирование и подача отчетности:

— венчурному инвестору;

— в Налоговые органы Российской Федерации;

— в Фонд Социального Страхования;

— в Федеральную службу государственной статистики (РОССТАТ);

— в Государственные и негосударственные пенсионные фонды

и др.

Фонд «Сколково» рекомендует участникам сотрудничать только с аккредитованными Фондом аутсорсерами, прошедшими внутреннюю аттестацию Фондом. В обязанности предприятия ЗАО «ИТЦ Континуум» входит своевременное предоставление грантовой отчетности в Фонд «Сколково» напрямую, а также обработка запросов по целевому использованию грантовых средств [8, 9].

Наиболее детально трехстороннее взаимодействие представлено на рисунке 1.

Алгоритм трехстороннего взаимодействия участников проекта представляет собой следующую последовательность:

1. Аккредитация аутсорсера Фондом «Сколково» является обязательной внутренней процедурой, в которой каждая компания, желающая осуществлять аутсорсинговую деятельность инновационных проектов - участников Фонда, должна пройти проверку на соответствие высокому уровню профессионализма и деловой репутации, поэтому на статус «аккредитованного партнера» могут претендовать только наиболее опытные и положительно зарекомендовавшие себя аутсорсинговые компании.

Рисунок 1. Алгоритм трехстороннего взаимодействия аутсорсинго-обслуживаемого предприятия, венчурного инвестора и аутсорсера по интеграции документооборота в систему управления ресурсами предприятия ERP SAP Источник: составлено автором

2. Интеграция документооборота в ERP SAP происходит по мере поступления от внешних контрагентов (поставщиков) первичных документов предприятию ЗАО «ИТЦ Континуум», которое сотрудничает с аккредитованным аутсорсером в рамках заключенного договора «об оказании учетно-контрольного аутсорсингового обслуживаниия», в дальнейшем высылает их ему в электронном виде. Аутсорсер принимает к бухгалтерскому учету всю входящую документацию, а также ведет книгу поставок, проводит ежемесячную инвентаризацию материалов и комплектующих на складе предприятия ЗАО «ИТЦ Континуум».

Последовательность интеграции данных ЗАО «ИТЦ Континуум» в систему ERP SAP аутсорсером следующая:

— в программном интерфейсе ERP SAP необходимо открыть транзакцию, с помощью которой заносится определенная информация: реквизиты балансовой единицы ЗАО «ИТЦ Континуум», данные о дебиторах и кредиторах, завод (производственная площадка), сбытовая организация, осуществляющая коммерциализацию по соответствующим каналам сбыта;

—занесение в программу используемого ЗАО «ИТЦ Континуум» налогового режима (общий режим налогообложения);

— занесение данных о наличии и хранении коммерческой тайны, здесь же осуществляется формирование режима доступа согласно должностным инструкциям экспертов аутсорсинговой компании;

— в программе устанавливается ценовая политика по коммерциализации проекта «Fastnet».

Система ERP SAP устроена таким образом, что контролер, осуществляя проверку корректности отраженных хозяйственных операций в системе, придерживается транзакций, созданных для финансового контроля.

3. Предприятие ЗАО «ИТЦ Континуум» поддерживает обратную связь с аутсорсером в рамках заключенного договора по предоставлению им всей необходимой управленческой и плановой отчетности для оперативного анализа расходов проекта и принятия взвешенных управленческих решений.

4. Подача отчетности осуществляется аутсорсером «электронно» и, скрепляясь электронно-цифровой подписью, отправляется венчурному инвестору, в налоговые органы, региональные отделения Фонда социального страхования, Росстата, государственного и негосударственных пенсионных фондов и др. в сроки, указанные в договоре и не противоречащие Федеральному законодательству.

5. Предоставление грантовой отчетности, составленной по результатам НИОКР, осуществляется аутсорсером предприятию ЗАО «ИТЦ Континуум» для подачи ее в Фонд «Сколково», где будет приниматься решение о выделении первоначального либо следующего транша грантовых инвестиций на последующий этап в случае полной обоснованности целевого использования предоставленного финансирования проекта.

Обратная связь обеспечивается пакетом входящей документации в Фонд «Сколково», включающей в себя:

— оформление и отправку заявки на получение гранта;

— составление и отправку в Фонд следующих документов: грантовый меморандум, дорожная карта и смета расходов инновационного проекта;

— составление и подачу в Фонд грантового соглашения в случае прохождения проектом внутренней экспертизы;

— составление и подачу отчета об исследовательской деятельности и отчета об использовании гранта по завершении определенного этапа реализации инновационного проекта.

Следовательно, алгоритм трехстороннего взаимодействия по интеграции документооборота в программное решение ERP SAP в рамках инновационного проекта «Fastnet» дает возможность использовать данную программу при внедрении учетно-контрольного аутсорсинга.

Система ERP SAP устроена таким образом, что контролер, осуществляя проверку корректности отраженных хозяйственных операций в системе, придерживается определенных транзакций для финансового контроля. Возможна сплошная интеграция документооборота напрямую из других программных продуктов, таких как 1С Бухгалтерия, СБИС++, в ходе которой передается вся бухгалтерско-финансовая документация. Особенность процесса интеграции документооборота в ERP SAP заключается в необходимости занесения в полной мере всех имеющихся в ЗАО «ИТЦ Континуум» исходных данных как на бумажных носителях, так и в базе данных 1С Бухгалтерии.

Особо важно отразить механизм управленческой технологии использования учетно-контрольного аутсорсинга в ERP SAP и создания для этого необходимых счетов для ведения учетно-контрольного аутсорсинга на предприятии ЗАО «ИТЦ Континуум». В программном решении ERP SAP существует восемь настроенных функциональных модулей с учетом специфики различных микроотраслей, что представлено в таблице 1.

Основным направлением из общих модулей функций бизнес-процесса оказания учетно-контрольного аутсорсинга на предприятии ЗАО «ИТЦ Континуум» являются «Финансы и Контроллинг». В данном функциональном модуле предусмотрена многовалютная система расчетов с поддержкой необходимых иностранных языков для бухгалтерского, финансового учета проекта «Fastnet». В программе возможно гибко применить различное правовое обеспечение для клиентов стран, находящихся в различных юрисдикциях. Функциональный модуль «Финансы и Контроллинг» свободно конфигурируется под необходимый налоговый режим.

В системе ERP SAP, как и других программных продуктах, можно сгенерировать Главную книгу, носящую унифицированный характер, с возможностью применения дополнительных аналитиков, таких как развернутое сальдо по отдельному счету Главной книги с корреспонденцией по счетам. Главная книга способствует

формированию бухгалтерской финансовой отчетности не только для предприятия ЗАО «ИТЦ Континуум», но и для его филиалов. Система ERP SAP позволяет вести учет затрат вопреки традиционному методу калькулирования себестоимости альтернативно, через места возникновения затрат, закрепляя их с конкретными производственными и финансовыми процессами, протекающими в местах возникновения, таких как отдел, цех, склад, штаб квартира, офис и др.

Программный интерфейс функционального модуля «Финансы и Контроллинг» транзакционно осуществляется через подменю «Финансовый учет» [5, с. 241—242].

Таблица 1

Основные направления функционала модулей системы ERP SAP

в рамках бизнес-процесса оказания учетно-контрольного аутсорсинга

Функциональный модуль Расшифровка функционала бизнес-процесса оказания учетно-контрольного аутсорсинга

Аналитика Стратегическое управление предприятием Финансовая аналитика Аналитика по оперативной деятельности Аналитика по персоналу

Финансы и контроллинг Управление финансовыми цепочками Бухгалтерский учет Управленческий учет Корпоративное управление

Человеческие ресурсы Управление персоналом Управление талантами (формирование карьерного потенциала) Базовые процессы управления персоналом Планирование и расстановка кадровых ресурсов

Управление материалами Закупки и логистика снабжения Взаимодействие с поставщиками Управление запасами и складами Управление входящими и исходящими поставками Управление транспортировкой

Разработка и производство продуктов Планирование производства Выполнение производства Управление основными фондами предприятия Разработка продуктов Управление данными о продукте

Продажи и дистрибуция Управление заказами клиентов Послепродажное обслуживание/ сервис клиентов Предоставление профессиональных сервисных услуг Международная торговля Управление комиссионными и вознаграждениями

Общекорпоративные службы Управление недвижимым имуществом Управление портфелем проектов Управление командировками Охрана труда, здоровья и защита окружающей среды Управление качеством

Источник: [3]

Модуль «Финансы и Контроллинг» является не только самым важным для ведения бухгалтерского учета, но также является виртуальным хранилищем всех хозяйственных операций, произведенных аутсорсером по предприятию ЗАО «ИТЦ Континуум». Любой функциональный модуль, приведенный в таблице, находит свое

отражение в главенствующем функциональном модуле «Финансы и Контроллинг» [2, C. 464].

Основными функциями ведения учетно-контрольного аутсорсинга в системе ERP SAP на предприятии ЗАО «ИТЦ Континуум» являются:

— ведение Главной книги в разделе используемого предприятием плана счетов и по субсчетам;

— учет расчета с дебиторами и кредиторами;

— ведение налогового учета и отчетности;

— учет трудовых ресурсов, начисление заработной платы, отпусков, пособия по временной нетрудоспособности, оформление трудовых договоров;

— управление внеоборотными и оборотными активами предприятия;

— консолидация, представляющая собой систематизацию финансовых аналитиков для конфигурирования различных отчетов по РСБУ и МСФО всего предприятия, включая его филиалы и подразделения;

— формирование книг специального назначения, служащих для создания отчетности по МСФО, необходимой для привлечения венчурных инвесторов и их контроля реализации проекта «Fastnet». В данных книгах формируются все необходимые поправки согласно стандартам МСФО для генерирования необходимых форм отчетности перед венчурным инвестором (отчет о финансовом положении, отчет об изменениях в собственном капитале, отчет о совокупном доходе);

— контроль совершенных хозяйственных операций, а также проверка правильности составления бухгалтерской и налоговой отчетности.

Особенностью ведения бухгалтерского учета в системе ERP SAP на предприятии ЗАО «ИТЦ Континуум» является наличие контроллинга, который состоит из следующих функций [5, с. 243]:

— функция расчета элементов затрат представляет собой формирование СПП-элементов проекта «Fastnet», состоящие из этапов его реализации;

— функция расчета центров затрат включает в себя расчеты затрат, мгновенно учитываемых по местам их возникновения (цеха, офисы, подразделения, отделы, склады и др.);

- функция расчета элементов доходов определяет объемы доходов предприятия по местам их возникновения;

- функция анализа прибыльности позволяет определить наиболее прибыльные проектные продукты за весь период работы предприятия и сравнить их по рейтингу доходности;

- функция калькуляции себестоимости показывает все производственные затраты на инновационный проект на стадии коммерциализации и формируется по балансовым и контроллинговым единицам всего предприятия.

Модуль «Финансы и Контроллинг» на предприятии ЗАО «ИТЦ Континуум» активно взаимодействует с другими функциональными модулями в условиях внедрения учетно-контрольного аутсорсинга [5, с. 241]:

- «Продажи и Дистрибуция» включает в себя процессы закупки сырья и товарно-материальных ценностей, ценообразование, анализ доходности проектов «Fastnet» в ходе коммерциализации, отслеживание лицензионных платежей за пользование программным продуктом лицензиатами;

- «Управление материалами» - договоры на поставку сырья и материалов, обработка счетов поставщиков и взаиморасчеты с ними, перемещение и инвентаризация складских запасов, списание выбракованных товарно-материальных ценностей;

- «Планирование производства» представляет собой инициирование руководством технологических заданий, заказ-нарядов, периодических производственных планерок, контроля и тестирования производственного программного продукта.

- «Человеческие ресурсы» - формирование платежных ведомостей по выплатам заработной платы, суточных, командировочных расходов, премий, льгот, материальной помощи и т.д.

Заключение

Программное решение ERP SAP является подходящим большинству крупных средних и малых предприятий, как отечественным, так и зарубежным, которое является универсальным решением для ведения бухгалтерского и налогового учета в практически любой отраслевой специфике, а также содействует осуществлению инновационной деятельности в рамках инновационных проектов.

Таким образом, программное решение ERP SAP в рамках инновационного проекта «Fastnet»:

—подходит для любой системы налогообложения; —поддерживает расчет всех налогов и взносов; —содержит полный набор необходимых первичных документов; —соответствует текущему законодательству и оперативно обновляется.

— способствует интеграции и использованию учетно-контрольного аутсорсинга;

— подходит для глубокого анализа совершенных хозяйственных операций с последующим их контролем с целью выявления несоответствий по РСБУ и МСФО;

— поддерживает возможность создавать по проектам предприятия ЗАО «ИТЦ Континуум» консолидированную отчетность с присвоением каждому проекту отдельной балансовой единицы;

— способствует автоматизации бизнес-процессов инновационного проектирования и высвобождению работников, занятых рутинными операциями с возможностью при использовании учетно-контрольного аутсорсинга делегировать центры финансовой ответственности высококвалифицированным специалистам [6, 10].

ИСТОЧНИКИ:

1. Supply Chain Management Based on SAP Systems / G.F. Knolmayer, P. Mertens, A. Zeier [et

al.]. - Berlin: Springer-Verlag, 2009. - 207 p.

2. Ариф Н., Таусееф Ш.М. Учет и отчетность в SAP ERP. Конфигурация и проектирование. -

СПб: Эксперт РП, 2013. - 736 с.

3. Внедрение систем SAP ERP [Электронный ресурс] // Softline. - Режим доступа:

http://www.softline-erp.ru/SAPAllinone/default.aspx

4. Ерошин А. Типовое решение SAP для оптовой торговли - готовые процессы и лучшие

практики [Электронный ресурс] // Softline. - Режим доступа: http://www.softline-erp.ru/download/SapOpt.pdf

5. Кале В. Внедрение SAP R/3. Руководство для менеджеров и инженеров. - М.: Компания

АйТи, 2006. - 511 с.

6. Календжян С.О. Применение аутсорсинга и делегирование полномочий в деятельности

компании // Сборник докладов Международного семинара «Корпоративный менеджмент: технологии развития бизнеса». - М.: АНХ при Правительстве РФ, 2003. - С. 93-114.

7. Кравец О.А., Марков С.В. Роль элементов корпоративной информационной системы в

формировании инновационной научно-образовательной среды вуза на примере Sap Erp // Международный конгресс по информатике: информационные системы

sis

и технологии: материалы международного научного конгресса. В 2 ч. Ч. 1. -Минск: Белорусский государственный университет, 2011. - C. 378-382.

8. Парфенова Л.Б., Тимофеев М.А. Учетно-контрольный аутсорсинг инновационного

проекта «Fastnet» // Управление экономическими системами: электронный научный журнал. - 2015. - № 8. - С. 36.

9. Парфенова Л.Б., Тимофеев М.А. Фонд «Сколково»: стимулирование и реализация

инновационных проектов с применением учетно-контрольного аутсорсинга на примере участника Фонда «ЗАО ИТЦ Континуум» // Управление экономическими системами: электронный научный журнал. - 2015. - № 6. - С. 18.

10. Тимофеев М.А. Учетно-контрольный аутсорсинг как новый вид оказания

аутсорсинговых услуг в России // Вестник Ярославского государственного университета им. П.Г. Демидова. Серия «Гуманитарные науки». - 2014. - № 4. - С. 111-114.

Maxim A. Timofeev, Postgraduate at the Department of Finance and Credit, P.G. Demidov Yaroslavl State University

Introduction of control outsourcing in an innovative project using ERP

SAP system

ABSTRACT

Currently, the innovative development of modern economic clusters at state and venture support needs outsourcing stimulation of innovative design process, so the implementation of an innovative project necessitates an innovative management technique, i.e. control outsourcing with the integration of all financial resources of the project in the programming environment, such as ERP SAP system.

The author presents a procedure for the tripartite interaction of the outsourced enterprise, a venture capitalist and the outsourcer that integrates the paperwork in ERP SAP system. This ERP SAP system facilitates automation of all business processes of an innovative design of "ITC Continuum", CJSC, which accelerates the timing of development and implementation of any innovation project of the participating enterprise of Skolokovo Fund.

"ITC Continuum", CJSC, with the use of control outsourcing in the integration and automation of all business processes of innovative design, not only increased innovation of management but also freed workers involved in routine operations. These changes helped to reduce management expenses, delegate financial responsibilities to the outsourcer and through control outsourcing functions, attract more highly qualified staff, which contributed to improving the quality and smooth operation of the enterprise, as well as the possibility to focus on the performance of key business processes of each innovative project.

The article may be of interest to a wide range of scientists engaged in innovative design using advanced software products, as well as to venture capitalist and grant investors and to the enterprises coparticipating in Skolkovo Fund and involved in innovative development and commercialization of innovations.

KEYWORDS: outsourcer, control outsourcing, innovative project, management technology, innovation, business process, grant, venture capitalist, company code, controlling