Совершенствование инструментов систем управления проектных организаций

Боровских О.Н., Козлова Е.В. Совершенствование инструментов систем управления проектных организаций Дата: 15/12/2010 Номер: (24) УЭкС, 4/2010

Аннотация: Специфика проектной деятельности влияет на систему управления проектными организациями. Основные параметры системы управления представлены в виде взаимосвязи блоков определителей качества продукции, потенциала и технологии процесса проектирования. Консолидация методологии управления проектами, систем бюджетирования и управленческого учета в единую информационную систему способствует совершенствованию системы управления проектными организациями.

Ключевые слова: проектная организация, качество проектирования, система

управления, инструменты управления

Abstract: Specific nature of project activities affects the design organizations management system. Basic parameters of management system are represented by unit interconnection of determiners of product quality, potential and technologies of design process. Consolidation of methodology of project management, budget and management accounting systems into the centralized data system improves design organizations management system.

Keywords: design organization, design quality, management system, management

instruments

Боровских Ольга Николаевна

кандидат экономических наук, доцент Казанский государственный архитектурно-строительный университет

о^а_Ь ог_76.@таі1 .ги

Козлова Евгения Васильевна

кандидат экономических наук, старший преподаватель Казанский государственный архитектурно-строительный университет

Genia-kozlova.@yandex.ru

Выходные данные статьи: Боровских О.Н., Козлова Е.В. Совершенствование

инструментов систем управления проектных организаций // Управление экономическими системами: электронный научный журнал, 2010. - № 4 (24). - № гос. рег. статьи 0421000034/. - Режим доступа к журн.: http://uecs.mcnip.ru.

Проектные организации - важнейшая часть строительного комплекса, а проектирование - один из первык и весьма ответственный этап строительства. В

настоящее время происходит постоянное и непрерывное усложнение проектных решений и соответственно повышается значение проектного дела. От качества проектов, в свою очередь, зависят технико-экономические показатели строительства и эксплуатационные показатели проектируемый объектов.

Высокое качество проектов, сжатые сроки их разработки при оптимальной стоимости этих работ - основа конкурентоспособности на рынке проектных услуг. Качество и сроки, в свою очередь, зависят от квалификации специалистов, технологии проектного производства, организации работ в проектной организации. Специфика проектной деятельности не может не отразиться на системе управления проектными организациями.

Система управления проектной организацией определяется целями ее деятельности, характером производственного процесса, а также необходимыми ресурсами. В соответствии с этим, управленческую систему проектной организации можно описать тремя интегральными блоками и их взаимосвязями в виде соответствия этих блоков поставленной цели (рис. 1).

Блок А описывает важнейшие характеристики продукции - качественные и количественные. С качественной стороны продукция проектной организации характеризуется сложностью, технологичностью, креативностью, престижностью реализуемых проектов. С количественной стороны - числом одновременно реализуемых проектов, их совокупной стоимостью, средней продолжительностью работ, количеством проектов, сданных вовремя без срыва сроков и рекламаций заказчиков и т.д.

Блок В описывает организацию и технологию проектного производства. При этом под технологией проектного производства понимается совокупность методических и технологических приемов, которые используются в процессе проектирования строительных объектов, а под организацией - рациональное сочетание элементов производства и элементов управленческой системы, обеспечивающих получение качественного продукта в четко оговоренные сроки при минимальных затратах труда.

Рис. 1. Взаимосвязь определителей А, В, С - основнык параметров управления

проектной организацией

Блок С описывает потенциал проектной организации в виде трудовых, материальных, технических и финансовых ресурсов, которые могут быть использованы для обеспечения достижения целей блока А на основе определителей блока В.

Максимальной эффективности внутренняя организационная структура проектной организации достигает только при достаточно высоком уровне соответствия блоков А, В и С.

Повышение требований к качеству проектов, предъявляемых заказчиками и органами вневедомственной экспертизы, обязывают обеспечивать и принимать меры по усилению контроля за качеством продукции.

В проектной организации необходимо постоянно совершенствовать технологию проектирования и систему контроля технического уровня проектных решений на всех этапах и стадиях проектирования. Этому должно способствовать внедрение системы качества в соответствии с международными стандартами ИСО 9000, и разработанными на их основе государственными стандартами России. Проектные организации должны решать вопрос о разработке системы качества, применительно к структуре предприятия и объему проектных работ, выполняемых предприятием, требованиям и спросу рынка.

Специфика деятельности проектных организаций характеризуется также и различными системами организации проектирования, которые отображают принятую в проектной организации технологическую последовательность процесса проектирования и порядок разработки проектно-сметной документации. В большинстве случаев комплексная система управления качеством проектирования (КСУКП) разрабатывается на основе внутренних стандартов предприятия, предполагающая сочетание самоконтроля исполнителя с внешним контролем.

Стоимость и сроки являются потребительскими показателями качества проектной продукции, поэтому технико-эстетическое качество проектирования и строительства неотделимо от них. Срыв сроков проектирования, завышение стоимости проектных работ, заказчик рассматривает как низкокачественное проектирование, как невыполнение установленных требований и условий.

Одной из актуальных задач управления проектной организацией является поиск современных средств управления эффективностью отдельных проектов и организации в целом. Применение традиционных смет, пусть даже составленных с поправками на текущие цены, не решает задачи управления затратами организации, поскольку сметные нормы определяют выручку проектной организации, так как привязаны к результату работы, а не к ресурсу, ее выполняющему.

Одним из наиболее значимых ресурсов проектной организации являются кадры. Основу кадрового потенциала составляют творческие личности и узкоспециализированные технические специалисты высокой квалификации. Управлять таким коллективом и мотивировать его на достижение максимального общего коллективного результата - это чрезвычайно сложная задача, заставляющая руководителей проектных организаций не только искать новые действенные подходы к управлению командой, базирующиеся на психологической и профессиональной

гибкости, но и находить возможность нормировать и количественно оценивать труд творческих людей.

Затраты на оплату труда проектировщиков составляют основную часть себестоимости проектных работ. Размер оплаты труда определяется с помощью одной из двух моделей - сдельной или окладной. Целесообразность выбора модели определяется характером проектов, наличием норм и нормативов стоимости и трудоемкости, характером персонала, бизнес-позицией проектной организации и другими факторами.

Основой эффективного функционирования организации является рациональное распределение ресурсов по проектам и по времени, в связи с чем, в проектных организациях серьезное внимание должно уделяться планированию работ. В задачи оперативного планирования входит: своевременное доведение плана проектных работ до каждого структурного подразделения, обеспечение исполнителей необходимыми качественными исходными данными до начала проектирования, увязка сроков начала и окончания работ между смежными структурными подразделениями.

Тематический план, содержащий сетевые графики (диаграммы Гантта) выполнения проектных работ по объектам, является главным организующим документом оперативного планирования. В современной нормативной базе отсутствуют утвержденные регламенты по планированию проектной деятельности, в связи с чем, каждая проектная организация создает свои внутренние документы, регламентирующие управленческие процессы.

Внедрение практики календарного и ресурсного планирования работ обеспечивает возможность анализа нового проекта с точки зрения его реализуемости по срокам и исполнителям. Оптимальным решением в данном случае является применение методологии управления проектами, предусматривающей процессы внешнего и внутреннего информационного обмена, планирование этапов работ и загрузки персонала, а также мониторинг фактического состояния проектных работ, как по документации, так и по информационному обмену с последующим перепланированием оставшихся невыполненных работ.

Одним из эффективных инструментов решения подобных задач можно считать специализированные программные комплексы, такие, как Microsoft Project, Spider Project, Navision, Primavera и другие.

Применение проектными организациями методологии управления проектами повышает уровень управляемости, эффективность использования всех видов ресурсов, а также позволяет обеспечить требуемый уровень качества проекта. Внедрение этого инструментария сокращает длительность проектных работ при одинаковом их объеме, связывает годовые планы с текущими работами, консолидирует все выполняемые задачи подразделений и позволяет управлять ими не по функциональному, а по проектному принципу.

При внедрении систем управления проектами, как правило, узким местом становится сбор фактических данных о состоянии работ. На протяжении всего жизненного цикла проекта необходимо регулярно осуществлять сбор и обработку данных о фактическом прогрессе работ.

Функции накопления, систематизации и анализа информации отводятся системе управленческого учета предприятия. Функции оперативного планирования, контроля

исполнения планов и план-фактного анализа реализуются посредством системы бюджетирования.

Консолидация систем бюджетирования и управленческого учета в единую информационную систему позволит упростить и ускорить процедуры по отслеживанию фактических даннык и повысить оперативность всестороннего анализа деятельности проектной организации.

Внедрение бюджетирования и управленческого учета - это сложный многогранный процесс, который начинается с построения финансовой структуры предприятия, определения состава критериев и показателей эффективности управленческой системы, включает анализ механизма взаимодействия финансового, налогового и управленческого учета, разработку процедур анализа, контроля и принятия решений на основе полученной информации.

Формирование бюджетов с учетом различных сценариев будущего финансового состояния, многомерный «план-фактный» анализ в разрезе центров ответственности, статей доходов и расходов, номенклатуры оказываемых предприятием услуг, а также сравнение плановых и фактических данных по нескольким периодам одновременно можно реализовать с помощью программного комплекса «1С: Предприятие». Внедрение этого инструмента способствует повышению качества оперативного контроля дебиторской задолженности и ужесточению контроля затрат, особенно связанных с непроизводственной сферой. Кроме того, система позволяет совершенствовать мониторинг и анализ всех ключевых показателей деятельности проектной организации.

Системы управления проектами, бюджетирования и управленческого учета должны взаимодействовать и с иными информационными системами, функционирующими в проектной организации, прежде всего — с системой документооборота.

Единая корпоративная информационная система автоматизации организационноэкономического и производственно-технического управления проектной организации должна соответствовать ряду обязательных требований:

• комплексность, позволяющая системе обеспечивать возможность автоматизации большинства бизнес-процессов предприятия, объединяя в единую систему бухгалтерский и кадровый учет, расчет заработной платы, бюджетирование, работу юристов организации и многое другое;

• модульность, обеспечивающая возможность последовательного внедрения отдельных подсистем, модулей и блоков;

• общая база даннык, предполагающая для каждой из подсистем доступ к требуемой части общей информации без дублирования и дополнительных операций по выгрузке - загрузке данных;

• одинаковая идеология организации интерфейса для всех подсистем;

• возможность проведения всестороннего анализа в рамках учетных подсистем;

• наличие механизмов планирования, прогнозирования и анализа сценариев в блоках планирования и бюджетирования;

• минимальная сложность перехода на новую систему, методическая преемственность решений.

Подводя итоги можно сделать вывод, что рассмотренные актуальные проблемы управления проектной организацией в условиях рынка необходимо решать, применяя комплексный подход, используя современный инструментарий в виде сочетания

различных программных продуктов, а также, опираясь на стандарты систем менеджмента качества, что является современной реализацией классических инструментов управления.

№ гос. рег. статьи 0421000034/

Это статья Журнал ВАК :: Управление экономическими системами: электронный научный

журнал http ://uecs.mcnip.ru

URL этой статьи: http://uecs.mcnip.ru/modules.php?name=News&file=article&sid=257