Автоматизация документооборота кафедры в рамках концепции моделирования бизнес процессов

Автоматизация документооборота кафедры в рамках концепции моделирования бизнес процессов

А.М. Кадан, УО «Гродненский государственный университет имени Янки Купалы», заведующий кафедрой системного программирования и компьютерной безопасности, alexander.kadan@gmail.com

Рассматривается подход к созданию автоматизированной системы поддержки работы кафедры вуза в рамках концепции моделирования бизнес процессов (BPM - Business Process Modeling). Данная система базируется на совместном использовании системы управления бизнес процессами Runa WFE и системы электронного документооборота Alfresco. Приводятся примеры описания бизнес процессов, характерных для работы кафедры, представляются методы интеграции их с системой электронного документооборота.

Введение

Реализация информационно-ориентированного механизма управления современной организацией, базирующегося на передовых информационных технологиях и системах, является актуальной задачей, решение которой способствует повышению адаптивности и конкурентоспособности ее в условиях динамично меняющейся среды.

Управление организацией и ее подразделениями в современных условиях - это в первую очередь управление информацией. Информационные технологии и системы являются главным инструментом, с помощью которого обеспечивается эффективное управление информацией организации в условиях постоянно меняющейся внешней среды и внутренней обстановки.

Особую важность приобретают вопросы построения бизнес-модели деятельности организации и создания на ее основе информационной системы, обеспечивающей оперативное принятие решений, интеграцию всех участников бизнес-процессов, и, в конечном итоге, поддержку полного цикла управления сложными системами, какими являются современные организации.

Задача автоматизации бизнес-процессов и документооборота кафедры возникла в связи с внедрением в Гродненском университете системы менеджмента качества [1] и сертификации его по стандарту ISO:2011. Было принято решение использовать OpenSource решение Alfresco [2] в связке с Runa WFE [3].

Роль и место системы электронного документооборота в работе кафедры

Традиционно, системы электронного документооборота (СЭД) рассматриваются как системы уровня организации (предприятия) [4]. Необходимость внедрения СЭД определяется количеством документов и сложностью их ведения, согласования, контроля и хранения.

С внедрением в Гродненском государственном университете им.Янки Купалы системы менеджмента, регламентирующей основные бизнес процессы подразделений, сроки предоставления документов, определяющей ответственность руководителей за своевременное предоставление достоверной и подтвержденной информации, объем как входящих так и исходящих документов, связанных с работой подразделении университета (факультеты, отделы, кафедры) и время, необходимое на их обработку и подготовку, не имеют тенденции к снижению. Это стимулирует поиски решений и технологий, попытки внедрения СЭД на уровне отдельных подразделений, не дожидаясь появления общеуниверситетской системы управления электронными документами.

Проект Alfresco развивается с 2005 года как OpenSource-сисгема управления контентом уровня предприятия с открытыми стандартами для платформ Microsoft Windows и Unix. Система характеризуется дизайном с высокой степенью модульности и масштабируемой производительностью [2].

Внедрение системы управления электронными документами на платформе Alfresco позволяет реализовать следующие возможности:

51) упорядочить и автоматизировать внутренний организационно -распорядительный, договорной и финансовый документооборот.

52) создать электронный архив файлов любых форматов.

53) организовать совместную работу над документами.

54) создать интернет- и интранет-порталы любой степени сложности.

Система управления бизнес-процессами предприятия Runa WFE

Runa WFE - открытая, масштабируемая, ориентированная на конечного пользователя система управления бизнес-процессами для средних и крупных предприятий, основанная на популярном workflow ядре JBOSS-jBPM. Под бизнес-процессом [5] понимается упорядоченный по времени набор заданий, выполняемых как людьми, так и информационными системами предприятия, направленный на достижение заранее известной бизнес цели за известное время. Система полностью разработана на Java.

Язык определения бизнес-процессов в системе Runa WFE основан на языке jPDL, (проект JBOSS jBPM). Однако язык определения бизнес-

процессов системы Runa WFE имеет ряд отличий от jPDL. Описание бизнес-процесса представляет собой набор XML-файлов, Java-классов и файлов, описывающих использующиеся в бизнес-процессе формы. Для создания описания бизнес-процесса используется графический редактор Runa GPD, который позволяет создавать («рисовать») граф действий бизнес-процесса, переменные и роли, графический интерфейс для заданий бизнес-процесса. Такие особенности Runa WFE позволяют значительно снизить роль программистов в поддержке разработанных бизнес-процессов, передав их функции менеджерам организации.

Пример реализации бизнес-процессов, связанных с работой кафедры

Для решения задач управления документооборотом кафедры потребовалось расширить возможности Runa WFE по ее интеграции с СЭД Alfresco посредством создания новых классов и freemarker -тега для работы с ними, создать веб-проект для генерации ответов на Ajax-запросы, содержащие параметризованные выборки из базы данных, спроектировать и реализовать специфичные для работы кафедры бизнес-процессы.

Примером такого специфичного бизнес-процесса может служить контроль за ходом подготовки учебных и рабочих программ.

Он включает в себя 6 основных узлов, обладающих графическим интерфейсом и исполнителем, а также множество вспомогательных узлов-обработчиков и узлов-ветвлений: «Поручить разработать документ(ы)», «Сделать УП», «Сделать РП», «Проверить документы», «Статус продвижения документа(ов)», «Предоставить результаты» и пр.

Интерфейс основных узлов предоставляет либо всю необходимую информацию для выполнения задания с момента запуска, либо информация становится доступной только после определенного события. Этим обеспечивается то, что пользователь выполняет необходимые действия в правильном порядке и не теряется в лишней информации.

Бизнес-процесс предполагает 3 вида участников: заведующий кафедрой, сотрудник-исполнитель, лаборант. Заведующий кафедрой имеет самые широкие полномочия по доступу к информации и только он имеет возможность дать поручение сотруднику на разработку рабочей программы, учебной программы или обоих документов сразу. Сотрудник-исполнитель занимается разработкой документов или их доработкой, если такая необходимость появится при выполнении бизнес-процесса. Лаборант следит за надлежащим оформлением документов, а также регистрирует прохождение некоторых этапов, информируя исполнителя о тех или иных изменениях, которые должны быть им своевременно внесены.

При работе с создаваемыми документами интерфейс бизнес-процесса позволяет использовать Alfresco как хранилище данных, загружая файлы как туда так и оттуда, что позволяет использовать возможности системы документооборота и работать с СЭД непосредственно в бизнес-процессе.

Для повышения отказоустойчивости бизнес-процесса все взаимодействие с Alfresco было сделано опциональным и даже при отсутствии данной системы или ее сбоя работа может вестись без сбоев.

Условия и перспективы внедрения СЭД в работу кафедры

Учитывая, что в Гродненском государственном университете уже создана и функционирует необходимая правовая и техническая база для организации реального электронного документооборота, для его сотрудников открываются широкие перспективы по совершенствованию процессов управления с использованием СЭД.

Использование преимуществ информационных технологий и систем электронного документооборота в частности, возможно только при консолидации усилий руководства и сотрудников подразделений, других участников процесса управления, их заинтересованности и готовности вкладывать силы и средства в их внедрение и развитие.

Заинтересованность подразделений университета определяется потребностью сокращения времени на подготовку документов и принятие обоснованных решений. Однако, для сотрудников и вышестоящих руководителей такая заинтересованность не очевидна, поэтому для масштабного привлечения сотрудников к участию в использовании новых технологий, им необходимо предоставить ярко выраженные преимущества СЭД, которые могут быть продемонстрированы только по результатам реальной работы.

Литература

1. Система менеджмента ГрГУ [Электронный ресурс] - Гродно, 2010. - Режим доступа: http://smu.grsu.by. Дата доступа: 20.10.2011.

2. Open Source Enterprise Content Management System (CMS) by Alfresco [Электронный ресурс] / Alfresco.- Режим доступа: www.alfresco.com. -Дата доступа: 20.10.2011.

3. Runa WFE [Электрон. ресурс] - Режим доступа: http://runawfe.sourceforge.net. Дата доступа: 20.10.2011.

4. Карминский A.M., Черников Б.В. Информационные системы в экономике: В 2-х ч. Ч. 1. Методология создания: Учеб. пособие. / A.M. Карминский, Б.В. Черников. - М.: Финансы и статистика, 2006. -336 с: ил.

5. Graphical Process Designer (Runa GPD 2.0). How to develop business processes for Runa WFE and JBoss jBPM." - ЗАО "Руна", 2010.