Системы автоматизации деятельности торговой фирмы

Системы автоматизации деятельности торговой фирмы

Ю.А. Семененко,

студент 5 курса ДЦим

Для обеспечения бесперебойной, контролируемой, а главное, прибыльной работы любого предприятия необходимо всегда держать руку на пульсе событий. Для ведения контроля в сфере бизнеса это означает, что необходимо постоянно вести всесторонний управленческий учет за делами компании. Существует два вида управленческого учета - оперативный и финансовый.

Главная задача оперативного управленческого учета - это контроль за движением товарно-материальных ценностей. Благодаря ему, в фирме четко отслеживаются все бизнес-процессы с контрагентами, проводится контроль остатков товара на складах, устанавливаются цены на товар и планируются закупки. Используя средства оперативного учета каждый сотрудник компании в любой момент может получить данные об остатках товара, его себестоимость и розничную цену, провести расход товара со склада или оприходовать полученные закупки. Но необходимо понимать, что для управления деятельностью и развитием фирмы необходим также и финансовый учет. Любая финансовая информация, будь то деньги на счету компании, остатки наличных в кассах, расчеты с сотрудниками, покупателями и поставщиками, товарно-материальные ценности и непосредственно капитал предприятия, очень сильно влияет на финансовое состояние фирмы. Важно всегда иметь общее представление о деятельности компании. Учитывая эти необходимости, встает вопрос об автоматизации деятельности торговых фирм. Причем сразу необходимо уточнить, что под автоматизацией торговли здесь имеется в виду программное обеспечение, предназначенное для ведения операций по учету товародвижения на фирме, ведения бухгалтерских операций, подготовки отчетов и непосредственного контроля над развитием фирмы. Дело в том, что отдельным зве-

ном в вопросе автоматизации бизнеса и торговли в частности выступают компании, предлагающие разнообразное торговое оборудование, позволяющее упростить ручные операции по поиску, идентификации, продажи и пересчету товаров на складе компании, а также специальное кассовое оборудование. Но такая автоматизация предполагает лишь ускорение и облегчение делопроизводства на фирме, для контроля над всеми бизнес-процессами и как реальная помощь в работе предпринимателя или хозяина фирмы она не годится.

Вопросом разработки программных продуктов, предназначенных для автоматизации учета и бухгалтерских операции на фирме, занимается большое количество компаний. С самого начала поиска возможных решений становится понятно, что существует целый ряд различных систем управления торговым залом, так называемые фронт-офисов, а также систем управления торговым предприятием -бэк-офисов. Главная задача, реализуемая системами фронт-офиса - создание и сохранение в базе первичных документов для последующей работы с ними или подготовки информации для клиентов. Системы бэк-офиса включают в себя набор процедур, позволяющих вести журнальный учет документов и операций на фирме.

Из существующих решений:

1. Разработки компании Folio.

Каждое из решений представляет собой комплекс, составленный из отдельных модулей, каждый из которых отвечает за отдельные моменты рабочего процесса на фирме. При этом функции, реализуемые каждым модулем, не пересекаются ни с одним другим. Данные решения предназначены для автоматизации торговых точек, на которых разумно использовать торговое оборудование, такое как сканеры штрих-кодов, принтеры для печати термо-этикеток, большие кассовые аппараты с дисплеями для покупателей и другое. Но возможности по проведению бухгалтерских операций и управленческого учета в них очень ограничены. А подготовка регламентированных отчетов, ведение кадровой информации и расчет налоговых отчислений на базе программ, предлагаемых компанией Folio, не реализован совсем.

2. Программы автоматизации торговли, разработанные компанией Штрих-М.

Все разработки данной компании основаны на технологиях программного обеспечения фирмы «1С. Предприятие». Программы рассчитаны на автоматизацию складских и кассовых операций, исключая бухгалтерский и аналитический функционал.

3. Программные решения компании RS-Balance.

Система автоматизации розничной торговли RS-Balance 3

Retail была разработана как специализированное отраслевое решение для предприятий розничной торговли направления non-food (непро-

дуктовая розница). Функциональность системы RS-Balance 3 Retail учитывает особенности работы магазинов, занимающихся торговлей одеждой и обувью, строительными и отделочными материалами (DIY), парфюмерией и бытовой химией (Drogerie). Производительность платформы, на которой базируется RS-Balance 3 Retail, позволяет внедрять ее в любом предприятии - от небольшого одиночного магазина до розничной сети формата супер- и гипермаркетов.

Автоматизация предприятий торговли посредством системы RS-Balance 3 Retail позволяет контролировать и управлять всеми бизнес-процессами торгового предприятия: продажами, закупками, складом, персоналом, отношениями с клиентами, финансами. Система аккумулирует в себе самые современные западные и отечественные технологии управления розничной торговлей.

Получается, что особенных отличий между функциями систем нет. Разница заключается лишь в объеме реализуемых функций. Чтобы максимально приблизиться к задаче автоматизации бизнес-процесса фирме, скорее всего, придется приобретать самую сложную версию из предложенных систем. Однако довольно сложный интерфейс программы, невозможность редактирования и доработки системы под конкретные нужды заказчика, делают работу с этим программным решение не очень удобной. Частные предприниматели, представляющие сферу малого бизнеса, столкнутся с большим неудобством в работе с программой, чем с реальной пользой от ее применения» [1].

4. Решение, разработанное компанией ФРЕГАТ.

Система управления и учета ФРЕГАТ-РОЗНИЦА предусматривает возможности организации документооборота, учета товаров, контроля закупок и расчетов с поставщиками и анализа продаж.

Система ФРЕГАТ-РОЗНИЦА как программно-аппаратный комплекс состоит из следующих функциональных частей:

1. Фронт-офис - кассовая программа и торговое оборудование для выполнения всех кассовых операций.

2. Бэк-офис - ПО для управления торговлей в магазине, контроля продаж и закупок, расчетов с поставщиками, регистрации товародвижения по первичным документам, ценообразования, инвентаризации, а также вспомогательных операций: печати ценников, взвешивания, печати этикеток со штрих-кодами.

5. Решения компании Borlas Retail.

Компания Borlas предлагает свои разработки для реализации возможности автоматизации всех операций товародвижения в торговой фирме. Программный комплекс TradeX предназначен для использования в различных по своим масштабам компаниям, начиная от бутиков и магазинов и заканчивая универмагами и торговыми центрами. Также возможен учет различных видов товаров: одежды, обуви, су-

вениров, косметики и других. Программа TradeX отвечает основным потребностям пользователя в работе с товарными остатками, учетом приходов и расходов товара, его реализации и оприходования. Таким образом, внедрение программы позволит интегрировать все торгово-закупочные процессы в одной системе, благодаря чему вести эффективный аудит управления товародвижением на фирме. Кроме того, это позволит создать систему для выявления факторов, влияющих на движение товарно-денежных средств и использования выявленных зависимостей для построения динамических моделей продаж. В программе предусмотрена возможность выгрузки отчетов в EXCEL и загрузка из EXCEL справочников и документов в пакетном и диалоговом режиме. Но у данного программного комплекса существует большой недочет. Несмотря на возможность интеграции с бухгалтерскими программами и внешними учетными и аналитическими системами, в самом решении не предусмотрена возможность ведения бухгалтерских операций, составления регламентированных отчетностей, ведения оперативного и управленческого учета за финансами компании. Данный недостаток не позволяет, используя данное решение в бизнесе, отказаться от применения и других специализированных бухгалтерских и других программ.

6. Решения компании 1С: Предприятие.

Разработки фирмы 1С представляют собой программные конфигурации баз данных, созданных на основе платформы 1С: Предприятие. Большая часть стандартных тиражных продуктов предназначена для автоматизации различных учетных задач (бухгалтерия, склад, управление кадрами и пр.). Кроме того, существует большое количество программных решений, предназначенных для комплексной автоматизации учета и управления предприятием, в том числе планирования ресурсов, работы с клиентами, бюджетирования и пр. Применение решений компании возможно в различных по масштабу компаниях, начинающегося от самых маленьких предприятий и индивидуальных пользователей до возможности применения в крупных корпорациях и их филиалах. Платформа 1С: Предприятие для всех прикладных решений независимо от отраслевой специфики и фирмы-разработчика обеспечивает возможность их широкого масштабирования. Это может быть и однопользовательский вариант для персонального использования или совсем небольшой организации, и многопользовательская версия в файловом варианте, и клиент-серверная версия, которая обеспечивает эффективную работу и надежное хранение информации при наличии десятков и сотен одновременно работающих пользователей. В каждой программе реализовано большое количество механизмов, позволяющих рационализировать, ускорить и максимально облегчить работу пользователей на всех этапов бизнес-процессов на фирме за счет автоматизации операций.

Будущая система автоматизации, а значит само программное обеспечение, должна обладать всеми необходимыми для ведения учета, расчетов и прогнозирования механизмами, а также отличаться логичностью и рациональностью их проведения. Решение должно отличаться универсальностью использования, то есть включать в себя максимальный набор функций, необходимых будущим пользователям в работе, но при этом количество редко используемых или «неудобных» операций и обработок должно быть сокращено до минимума. Создание такой системы направлено на автоматизацию процессов, а значит работа с программным комплексом должна быть максимально удобна пользователю. В зависимости от размера фирмы, каждый руководитель сам решает сколько денег ему вкладывать в автоматизацию бухгалтерских, складских и других финансовых операций на фирме. И насколько автоматизирована будет его работа и процесс торговли.

Библиографический список

1. Официальный сайт компании «RS-Balance»: www.rs-

balance.ru