Внутренний контроль как инструмент повышения эффективности управления финансами при корпоративном реформировании ОАО «РЖД»

ЭКОНОМИКА

Внутренний контроль как инструмент повышения эффективности управления финансами при корпоративном

реформировании ОАО «РЖД»

Н.П. Чипига Т.Ф. Бойко

В связи с тем, что процесс ведения бухгалтерского и налогового учета, формирование отчётности ОАО *РЖД» выводится в единое самостоятельное подразделение - Общий центр обслуживания (ОЦО), то, по мнению авторов статьи, внутренний контроль следует рассматривать как самостоятельную функцию управления? т. е. особый вид деятельности, имеющий целевую и системную направленность, определённое содержание и способы его осуществления.

Structures responsible for financial and tax accounting and for bookkeeping reporting in open joint stock company "Russian Railway Roads" have been united into a unified independent department - General Service Centre. That is why an internal control should be considered as an independent function of management, that is, a special type of activity having specific purposes, system character, certain content and ways of its realization.

Н.П. Чипига

.Многообразие форм экономических отношений между субъектами в рыночной экономике предопределило появление новых объектов в учете и контроле. В связи с этим, возрастает значение повседневного контроля со стороны собственников организаций и индивидуальных предпринима-

Т.Ф. Бойко

телей. Организационные изменения, произошедшие в сфере финансового контроля в последние годы, способствовали разделению и усилению контрольных функций и полномочий, формированию специализированных контрольных органов, определению и законодательному закреплению

Чипига Наталья Павловна - канд. экон. наук, профессор кафедры финансов и кредита Дальневосточного государственного университета путей сообщения

Бойко Татьяна Филимоновна - доцент кафедры финансов и кредита Дальневосточного государственного университета путей сообщения

форм и методов контрольных мероприятий, прав и обязанностей участников процесса.

В практической деятельности понятие «контроль» употребляется достаточно часто. С позиций науки контроль рассматривается как форма обратной связи, при помощи которой управляющая система получает необходимую информацию о действительном состоянии управляемого объекта и степени реализации управленческих решений (законов, актов, планов, программ, норм, стандартов, правил, приказов и т. п.).

Как правило, экономисты, юристы и социологи исследуют контроль как сферу деятельности органов государственного и хозяйственного управления и определяют его как метод или форму распорядительно-исполнительной, управленческой деятельности. В экономической сфере расширяется смысл понятия: контроль предполагает не только проверку хозяйственной деятельности, но и управление этой деятельностью. Соответственно экономическое содержание контроля рассматривают, да и следует рассматривать как многогранную межотраслевую систему наблюдения и проверки процесса функционирования и фактического состояния в интересах оценки обоснованности и эффективности принятых решений и результатов их выполнения с целью выявить отклонения от требований этих решений и устранить неблагоприятные ситуации.

В сложившейся ситуации принципиальные изменения в области внутреннего контроля в организациях всех форм собственности стали объективной необходимостью. Внутренний контроль в организации следует рассматривать как самостоятельную функцию управления, т. е. особый вид деятельности, имеющий целевую и системную направленность, определенное содержание и способы его осуществления.

В науке и практической деятельности любая система контроля - это совокупность субъектов, объектов, предметов и средств контроля, направленных на установление степени соответствия достигнутых результатов принятым решениям и оценку состояния объекта контроля на основе сопоставления поставленной цели с фактическим положением дел, выработки регулирующих мер и корректирующих воздействий. При этом, для каждой конкретной системы контроля должны быть определены субъект, объект, предмет и средство контроля.

В настоящее время системы внутреннего контроля (СВК) в организациях любых форм собственности выходят за рамки вопросов, непосредственно относящихся к системе бухгалтерского учета. СВК становятся неотъемлемой частью систем управления в организациях.

Под «системой внутреннего контроля» понимается совокупность организационных мер, методик и процедур, используемых руководством компании в качестве средств для упорядоченного и эффективного ведения финансово-хозяйственной деятельности, обеспечения сохранности активов, выявления и предотвращения ошибок, искажения информации, а также своевременной подготовки достоверной финансовой (бухгалтерской) отчетности. СВК выходит за рамки вопросов, непосредственно относящихся к системе бухгалтерского, налогового или иного учета на предприятии, она включает контрольную среду. Под контрольной средой понимаются осведомленность и действия руководства организации, направленные на установление и поддержание СВК, а также понимание важности такой системы. Контрольная среда влияет на эффективность конкретных средств контроля и включает следующие составляющие:

- стиль и основные принципы управления компанией;

- организационную структуру компании;

- распределение ответственности и полномочий;

- осуществляемую кадровую политику;

- порядок подготовки финансовой (бухгалтерской) отчетности для внешних пользователей;

- порядок осуществления внутреннего управленческого учета и подготовки отчетности для внутренних целей;

- обеспечение соответствия хозяйственной деятельности компании требованиям законодательства;

- наличие и особенности организации работы ревизионной комиссии и службы внутреннего аудита в составе органа управления компании.

До недавнего времени считалось, что СВК и их структура являются сугубо внутренним делом руководства организаций. В настоящее время вопросы организации и функционирования внутреннего контроля публичных компаний в России стали объектом государственного регулирова-

ния. Сегодня при создании СВК необходимо учитывать требования Международного института внутренних аудиторов и его российского партнера - Некоммерческого партнерства «Институт внутренних аудиторов».

«Положение о деятельности по организации торговли на рынке ценных бумаг», утвержденное приказом Федеральной службы по финансовым рынкам от 15 декабря 2004 г. №04-1245/ПЗ-Н определило конкретные требования к функционированию СВК организаций, ценные бумаги которых включаются в котировальные списки организаторов торговли на рынках ценных бумаг.

С 1 января 2006 г., согласно этим требованиям, организации, ценные бумаги которых включаются в котировальные списки, обязаны:

- сформировать в составе Совета директоров Комитет по аудиту;

- утвердить документ, определяющий процедуры внутреннего контроля над финансово-хозяйственной деятельностью эмитента;

- создать отдельное структурное подразделение, выполняющее функции внутреннего контроля и информирующее Комитет по аудиту о выявленных недостатках.

Практика работы крупных компаний, в том числе ОАО РЖД, показывает, что наиболее эффективной в настоящее время является СВК, сочетающая в своей структуре службу внутреннего аудита и функциональную форму внутреннего контроля структурных подразделений.

В выступлениях руководителей ОАО «РЖД» и внутриведомственных документах подчеркивается, что происходящие на железнодорожном транспорте преобразования, связанные с реализацией программы структурной реформы, потребовали от ОАО «РЖД» формирования адекватной системы финансово-хозяйственных связей и взаимоотношений внутри общества, а значит и построения соответствующей системы внутреннего аудита и контроля.

Для повышения эффективности работы системы финансового учета в ОАО «РЖД» были разработаны регламенты взаимодействия между центральным аппаратом и ее филиалами, которые постоянно дополняются и позволяют исключить:

- двойное отражение расходов в бухгалтерском учете;

- расчеты между филиалами денежны-

ми средствами;

- предъявление НДС внутри компании;

- предъявление рентабельности и накладных расходов между филиалами.

Все это, в конечном итоге, приводит к мобилизации денежных средств и экономии совокупных затрат ОАО "РЖД".

Финансовая прозрачность обеспечивается благодаря ведению раздельного учета затрат по видам хозяйственной деятельности компании. В ОАО "РЖД" принята новая номенклатура расходов, которая обеспечивает раздельный учет не только отраслям железнодорожного хозяйства, элементам затрат (оплата труда, материалы, энергия, топливо и т. д.), но главное - по видам хозяйственной деятельности, предусмотренной программой структурной реформы. Кроме того, новая номенклатура расходов обеспечивает прозрачность отчетности о расходах, расширение прямого отнесения расходов на виды перевозок (упрощается процесс учета издержек), а также дает более надежную основу для обоснования тарифов на грузовые и пассажирские перевозки и дополнительных сборов.

В настоящее время осуществляется трансформирование отчетности, подготовленной по российским стандартам бухгалтерского учета в отчетность по международным стандартам (МСФО).

Наличие большого количества дочерних и зависимых обществ обуславливает необходимость консолидации учетных данных и ведения консолидированной отчетности на уровне ОАО "РЖД".

Для целей внутреннего контроля в ОАО "РЖД" создан Центр контроля и внутреннего аудита «Желдорконтроль». Одной из задач Центра является выявление недостатков в финансовом блоке, а также профилактика потенциальных нарушений, ошибок и недочетов. При создании СВК были учтены имеющиеся особенности в структуре бизнеса, наличие большого количества филиалов и дочерних организаций, разнообразие видов деятельности, стремление высшего руководства получать достоверную информацию и оценку руководителей всех уровней, а также дополнительные немалые затраты, связанные с функционированием СВК и содержанием внутренних аудиторов.

Учитывая, что сложившаяся система аудита не в полной мере соответствует современным требованиям из-за недостаточности разработки вопросов внутреннего

аудита, в том числе применительно к специфике деятельности транспортной отрасли, многие теоретические и методические аспекты внутреннего аудита остаются дискуссионными, а его потенциальные возможности используются недостаточно, в ОАО «РЖД» следует совершенствовать развитие внутреннего аудита. Требуется постоянно уделять внимание разработке технологии и методики внутреннего аудита на основе расширения объектов, применения новых инструментов и аналитических методов, позволяющих обеспечить высокий уровень качества.

Обобщая опыт совершенствования внутреннего контроля в коммерческих организациях, президент Аудиторской палаты России, член Совета Института внутренних аудиторов, профессор Б.Н. Соколов отметил, «что правильно сформированная СВК будет эффективно работать только при наличии внутренних стандартов и методик, разработанных с учетом современного опыта. В этом случае СВК позволят решить следующие проблемы, влияющие на конкурентоспособность организации:

- совету директоров или исполнительному органу управления наладить действенный контроль над ее структурными подразделениями;

- выявлять неиспользованные внутренние резервы для повышения эффективности работы;

- обеспечивать выполнение ряда консультативных функций по отношению к руководителям и специалистам структурных подразделений».

Ключевой задачей очередного этапа реформирования железнодорожного транспорта является выделение из состава ОАО "РЖД" специализированных компаний по функциональным направлениям и видам деятельности (бизнес-единиц). При этом, немалое внимание должно быть уделено определению принципов обеспечения прозрачности финансово-хозяйственной деятельности всех участников рынка железнодорожных перевозок.

Для реализации поставленных задач и стратегии развития ОАО «РЖД» в течение 2004 - 2007 годов советом директоров компании приняты решения о создании 44 дочерних обществ ОАО «РЖД» и совместных предприятий.

Внедрение принципов передовой практики корпоративного управления в таких сферах, как организация работы совета

директоров (создание комитетов с привлечением к работе в них внешних экспертов), управление рисками, система внутреннего контроля, раскрытие информации стали производственной необходимостью. В целях внедрения в холдинге ОАО «РЖД» базовых механизмов корпоративного управления Департаментом управления дочерними и зависимыми обществами разработан и действует Порядок корпоративного управления ОАО «РЖД» хозяйственными обществами, акциями (долями которыми владеет ОАО «РЖД»). Данный документ помогает понять, каковы условия корпоративного взаимодействия с дочерними и зависимыми обществами (ДЗО), как строится работа и осуществляется контроль.

Цели и задачи корпоративного управления достигаются ОАО «РЖД» посредством:

- планирования и обеспечения скоординированной совместной производственно-технологической деятельности ОАО «РЖД» и ДЗО;

- корпоративного планирования и реализации финансового и коммерческого взаимодействия;

- координации кадровой политики в отношении органов управления и контроля ДЗО;

- осуществления контроля со стороны ОАО «РЖД» за перспективной и текущей деятельностью ДЗО (по всем направлениям);

- оптимизации информационных потоков между ОАО «РЖД» и ДЗО.

При осуществлении контроля со стороны ОАО «РЖД» за перспективой и текущей деятельностью ДЗО необходимо обратить внимание и на создание СВК в дочерних и зависимых обществах.

Профессор Б.Н. Соколов также отметил, что «если руководством организации принято решение о создании или совершенствовании СВК, то процесс ее формирования целесообразно разбить на следующие этапы:

- определение системы целей СВК;

- определение основных функций СВК, необходимых для достижения поставленных целей;

- определение структуры СВК, предусматривающей наличие штатной службы внутреннего аудита;

- разработка положений, внутренних стандартов и методик, нацеленных на выполнение контрольных функций, эффект от которых будет превышать произведен-

ные затраты;

- создание схемы взаимодействия службы внутреннего аудита с другими звеньями СВК и системы управления компанией.

Соблюдение приведенной организационной процедуры позволяет в разумные сроки создать внутреннюю нормативную базу функционирования СВК и провести повышение квалификации специалистов организации, которые будут заниматься выполнением контрольных процедур».

Наличие штатной службы внутреннего аудита позволит осуществлять не только детальный контроль за сохранностью активов предприятия, но и контроль за политикой и качеством менеджмента.

Необходимость обеспечения прозрачности финансово-хозяйственной деятельности, гибкости учетной системы, доступности и оперативности получения информации предопределили коренное изменение в существующей организационной структуре бухгалтерской службы ОАО «РЖД» и создаваемых ДЗО. Возникла необходимость в применении принципиально новых, системных и стратегически ориентированных подходов к организации учетной функции в ОАО «РЖД».

Тщательный анализ возможных путей реорганизации системы бухгалтерского и налогового учета обусловил принятие неординарного управленческого решения. В апреле 2007 года руководством ОАО «РЖД» была разработана и утверждена Концепция «Формирования системы бухгалтерского и налогового учета ОАО «РЖД» на принципах организационной и функциональной централизации». Предполагается, что централизация системы бухгалтерского и налогового учета позволит руководству и акционерам ОАО «РЖД» получать стандартизированную, достоверную и оперативно формируемую информацию по всем филиалам и дочерним обществам. Система бухгалтерского и налогового учета станет более гибкой, способной быстро адаптироваться к происходящим организационным преобразованиям без нарушения целостности учетного процесса, а экономия за счет централизованной обработки больших объемов документации позволит снизить издержки на ведение бухгалтерского и налогового учета.

Учитывая передовой опыт реформирования финансовых структур крупных зарубежных и российских компаний, в основу Концепции положена идея выведения

процесса ведения бухгалтерского и налогового учета и формирования отчетности ОАО «РЖД» в единое самостоятельное подразделение - Общий центр обслуживания (ОЦО).

Основным принципом создания ОЦО является выделение однотипных и непрофильных бизнес-процессов из различных структурных подразделений в отдельные специализированные службы. При этом, основные подразделения компании сосредотачиваются на выполнении тех функций, ради которых они созданы, превращаясь в центры прибыли.

К основным целям централизации бухгалтерского и налогового учета можно отнести:

- повышение финансовой прозрачности финансовой управляемости компании за счет создания общего информационного банка, единства структуры данных, стандартизации учетных данных в рамках компании;

- повышение достоверности сводной бухгалтерской отчетности, подготовленной как по российскому законодательству, так и по международным стандартам;

- оптимизацию затрат на осуществление процесса ведения бухгалтерского и налогового учета и формирование отчетности;

- упрощение и ускорение интеграции новых дочерних обществ в действующую учетную и управленческую структуру компании и др.

Для достижения поставленных целей ОАО «РЖД» необходимо в кратчайшие сроки решать следующие задачи:

- автоматизация процесса учета во всех подразделениях компании;

- повышение эффективности методологического и информационного обеспечения служб бухгалтерского и налогового сопровождения деятельности компании;

- использование единого подхода к технологии обработки первичных документов, учету, формированию бухгалтерской и налоговой отчетности в ОАО «РЖД» и дочерних зависимых обществах;

- повышение гибкости аналитических и учетных функций с точки зрения возможности быстро и адекватно отвечать изменяющимся приоритетам и ожиданиям руководства компании, своевременности выявления и минимизации рисков, а также требованиям законодательства в области бухгалтерского и налогового учета;

- создание эффективной системы вну-

треннего контроля и др.

По нашему мнению, к вышеназванному перечню первоочередных задач необходимо добавить достижение и поддержание высокого уровня квалификации и творческого потенциала руководящего звена всех уровней и персонала в целом. Этого можно достичь за счет повышенного интереса и развития креативного мышления, ибо

В целях реализации проекта внедрения ОЦО предлагается «Модель организации бухгалтерской и налоговой служб ОАО «РЖД» в условиях централизации» (представленная на рис. 1).

На начальном этапе реализации проекта за Централизованной бухгалтерской службой (ЦБС) - подразделением ОАО «РЖД» -сохраняются функции разработки и под-

— - направление подчинения <— - обмен информацией

Рис. 1. Модель организации бухгалтерской и налоговой служб ОАО *РЖД» в условиях централизации

именно креатив и инновации играют решающую роль при создании конкурентных преимуществ, кроме того, креативностью можно управлять.

В основу образования ОЦО заложен переход от принципа формирования отчетности на основе суммирования балансов многочисленных структурных подразделений и филиалов к принципу формирования отчетности путем централизации процессов учета в разрезе балансовых единиц с сохранением возможности формирования отчетности структурных подразделений. При этом производится разделение учетно-контрольных функций и функций непосредственного ведения бухгалтерского и налогового учета.

держания в рабочем состоянии основных элементов существующей системы бухгалтерского и налогового учета, а также системы внутреннего контроля.

Каждое подразделение ОЦО-Филиала:

- создается на основе существующей структуры бухгалтерских и налоговых служб;

- подчиняется вышестоящему подразделению;

- взаимодействует с обслуживающими подразделениями ОАО «РЖД» по вопросам получения данных, необходимых для ведения бухгалтерского и налогового учета, составления отчетности, осуществления внутреннего бухгалтерского контроля и получения подтверждения достоверности

Ш

Железнодорожный вокзал г. Хабаровска

сегментной отчетности.

На данном этапе реализации проекта внедрения ОЦО основными предполагаемыми рисками, возникающими при переходе к ОЦО в ОАО «РЖД», являются:

- отсутствие системности в осуществляемых преобразованиях;

- рост затрат на первоначальном этапе;

- реакция сотрудников, особенно руководителей и главных бухгалтеров подразделений, на существенные изменения в компании, т. е. нежелание «мыслить вне устоявшихся рамок»;

- отсутствие регламентирующих указаний и др.

Внедрение модели централизованной системы бухгалтерского и налогового учета в ОАО «РЖД» требует осуществления преобразований:

- в организационной структуре;

- разработке регламентов ОЦО;

- адаптации кадровой политики, методологической базы и особенно системы внутреннего финансового контроля компании к требованиям ОЦО;

- в информационных системах компании.