Определение функций офиса управления проектами на ранних этапах его становления для достижения стратегических целей предприятия

УДК 65.014.1

АД. Кузнецова ОПРЕДЕЛЕНИЕ ФУНКЦИЙ ОФИСА

УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТАМИ НА РАННИХ ЭТАПАХ ЕГО СТАНОВЛЕНИЯ ДЛЯ ДОСТИЖЕНИЯ СТРАТЕГИЧЕСКИХ ЦЕЛЕЙ ПРЕДПРИЯТИЯ

Аннотация. Представлены аргументы, обосновывающие необходимость категоризации офисов управления проектами. Дана современная трактовка офиса управления проектами, связывающая его не только с управлением проектами, мульти-проектами, программами и портфелем проектом, но и со стратегическими целями предприятия. Рассмотрены и систематизированы цели создания офиса управления проектами. Обсуждаются функции офиса управления проектами в зависимости от стратегических целей предприятия. Прослежена связь функций офиса управления проектами с уровнем зрелости проектной деятельности организации.

Ключевые слова: типы офиса управления проектами, функции офиса управления проектами, офис управления проектами, управление проектами, уровень зрелости проектной деятельности предприятия.

Anna Kuznetsova DEFINING FUNCTIONS OF THE PROJECT

MANAGEMENT OFFICE AT EARLY STAGES OF ITS CREATION TO ACHIEVE THE STRATEGIC GOALS OF THE COMPANY

Annotation. The arguments proving the types of the project management office. Modern interpretation of project management office inking it not only to the management of projects, multi-project programs and portfolio management, but also to the company's strategy is given. Reviewed and systematized goals of project management office. Discussed the functions of the office of project management according to the strategic goals of the company. Tracked the connection between the functions or project management office and the maturity level of the company's project management.

Keywords: types of the project management office, functions of the project management office, project management office, project management, maturity level of project management in the company.

За последние десять лет количество предприятий, создавших внутри себя офис управления проектами, увеличилось более чем в два раза. Сейчас очевидно, что грамотно внедренный офис управления проектами повышает эффективность не только отдельных проектов, но и производительность организации в принципе [1; 2]. Актуальность темы исследования состоит в том, что не каждая организация, создавшая у себя это подразделение, оправдывает свои ожидания. Чтобы офис управления проектами стал приносить выгоду компании, необходимо знать и понимать какую миссию он будет преследовать. Основная цель данной статьи заключается в определении функций офиса управления проектами в зависимости от потребностей предприятия. Для этого необходимо решить следующие поставленные задачи:

— определить основные функции офиса управления проектами;

— разграничить типы офисов управления проектами в зависимости от его функционала;

— найти взаимосвязь типов офиса управления проектами с уровнем зрелости проектной деятельности организации;

© Кузнецова А.Д., 2015

— определить критерии для выбора типа офиса управления проектами, отвечающего текущим потребностям предприятия.

Сегодня под офисом управления проектами принято понимать организационную структуру, стандартизирующую процессы руководства проектами и способствующая обмену ресурсами, методологиями, инструментами и методами. Сфера ответственности офиса управления проектами может варьироваться от оказания поддержки в управлении проектами до прямого управления одним или более проектами [3, с. 11]. Чаще всего ему отводят следующие функции: мониторинг и контроль проектной деятельности предприятия; развитие компетенции работников в области проектного управления и методологии; управление проектами; стратегическое управление предприятием; ведение базы знаний организации; выполнение индивидуальных задач руководителей проектов; подбор руководителей и администраторов проектов [2]. Выявленные функции являются отправной точкой для разграничения типов офисов управления проектами: аудитор, методолог, куратор, стратег, тренер, координатор, пул ресурсов. Предлагается рассмотреть каждый из семи типов в отдельности.

Первым типом офиса управления проектами является тип «Аудитор», который отвечает за обеспечение прозрачности в управлении проектами и портфелями проектов предприятия путем отслеживания активных статусов проекта, ведение, получение и анализ регулярной отчетности, инициализацию и закрытие проектов.

«Аудитор» осуществляет сбор информации на более низких уровнях, обеспечивает ее анализ и на основе полученных данных формирует отчеты для принятия решений на более высоких уровнях. В частности, его основная деятельность состоит из разработки типовых отчетных форм по проектам, контроле регулярности отчетности по проектам и портфелям проектов, отслеживание хода реализации проектов по вехам. Также он играет не мало важную роль в принятии решений о целесообразности запуска проекта или его закрытии.

Офис управления проектами типа «Аудитор» широко используется в организациях с высоким уровнем зрелости проектного управления. Кроме того, это организации с многочисленным количеством уже реализованных проектов, что позволяет менеджерам понимать, в каком случае какая именно информация им необходима.

Целью второго типа офиса управления проектами является внедрение на предприятии лучших практик в области управления проектами, которые больше всего подходят текущей организационной среде, а также повышение квалификации команд проектов. Работники офиса управления проектами этого типа делают упор на разработку методологии и практик, проведение обучения, а также оказывают консультативную помощь в управлении проектами организации.

Основными задачами «Методолога» являются:

— разработка положений, стандартов и регламентов по управлению проектами;

— построение и описание процессов управления проектами;

— обеспечение набором инструментов и внедрение информационных систем для поддержки управления проектами;

— разработка требований к компетентности персонала, и организация его обучения;

— обеспечение наставничества для руководителей проектов с целью соблюдения разработанной методологии;

Успешность Офиса управления проектами измеряется количеством разработанных документов и проведенных курсов обучения, а также количеством менеджеров проектов, которые приняли идеологию управления проектами. Офис управления проектами типа «Методолог» создается на ранних уровнях зрелости проектного управления для определения и создания элементов системы управления проектами. В связи с чем его жизненный цикл весьма короткий, так как после создания общей методологии управления проектами он распускается вовсе его функции отдают консалтинговой компании.

В офисе управления проектами типа «Куратор» уделяют внимание оценке проектов на каждом этапе жизненного цикла и оптимизации портфелей проектов, определении приоритетности решений в проектах, а также рассмотрению и оценке вариантов их реализации.

Основными функциями офиса управления проектами этого типа являются:

— помощь в разработке жизненного цикла проекта;

— определение приоритетов задач в проекте;

— оценка эффективности ресурсов.

— оценка проектов с точки зрения привнесения пользы предприятию.

Тип «Куратор» внедряется на предприятиях с развивающейся методологией управления проектами, широко используемой большей частью работников.

Четвертым видом офиса управления проектами является «Стратег», функции которого больше относятся к менеджерам высшего звена, например, анализ экологических условий, стратегическое планирование и консультирование высшего руководства. «Стратег» контролирует ход реализации проектов с точки зрения ограничений, текущих инвестиций и достижения целей организации, он исследует окружающую среду на возможности и угрозы, дает рекомендации руководителям предприятия. Для обеспечения успешности офиса управления проектами этого типа его работники должны четко понимать стратегические потребности организации, сбалансировать эти потребности с практическими возможностями и оказывать консультативную потребность руководителям.

«Тренер» - пятый тип офиса управления проектами - занимается повышений компетенций персонала, задействованного в проектной деятельности предприятия, следит за обменом опытом в организации по результатам закрытия проекта, в частности, он занимается рассмотрением производительности команды проекта в их конце, контролем передачи документов, разрабатываемых в ходе реализации проектов, в архив, ведением базы знаний и применением лучших практик завершенных проектов в будущем. После того как проект закончен, команда управления проектом больше не рассматривает проблемы проекта объективно. Следовательно, большинство проектных команд никогда не сможет сделать обзор завершенного проекта или извлечь уроки. Создание центрального ресурса в виде офиса управления проектами типа «Тренер» для выполнения этих задач будет означать, что они, скорее всего, будут выполнены.

Шестой тип офиса управления проектами может быть создан для выполнения совершенно любой функции по обеспечению проектной деятельности. Организации часто стремятся централизовать определенные функции таким образом, чтобы можно было соотносить ранее накопленный опыт и затраты на несколько проектов одновременно, что легко реализовывается с помощью офиса управления проектами типа «Координатор». Другие преимущества включают в себя экономию от масштаба, контроль качества, управление процессом и балансировку загрузки ресурсов между проектами, или помощь в решении оперативных задач проектов, или его администрирование.

«Тренер» и «Координатор» чаще всего создаются в организациях с развитым проектным управлением, основной задачей которых является совершенствование текущей деятельности и консолидирование ключевых функций с целью уменьшения затрат и повышения качества и эффективности своей деятельности.

Некоторые же организации создают офис управления проектами в качестве подразделения, в состав которого входят специалисты в области проектного менеджмента, в частности сами руководители проектов. Это офис управления проектами седьмого типа - «Пул ресурсов». Его основными задачами являются: обеспечение реагирования организации на возникающие потребности и оказание квалифицированной помощи в управлении проектами.

Руководители предприятий также часто удивляются, когда слышат, что офис управления проектами данного типа мало эффективен и обречен на расформирование. Например, если у организации имеется огромное количество проектов, то все руководители проектов будут загружены работой, а пул ресурсов офиса управления проектами останется пуст. Или, наоборот, компания переживает период финансовой нестабильности из-за нехватки заказов/проектов, в следствие чего многие руководители проектов приобретают характер накладных расходов. Так как эта ситуация влечет за собой финансовую неустойчивость, многие руководители проектов будут сокращены, в следствие чего пул снова останется пуст. В любом случае, жизненный цикл офиса управления проектами седьмого типа весьма короткий.

Альтернативным вариантом организации офиса управления проектам «Пул ресурсов» является наделение ему технических функций. В таком случае в его состав будут входить аналитики или

технические специалисты, часто имеющие огромный опыт работы в своей профессиональной области.

Определить направление деятельности офиса управления проектами организация можно, ответив на следующие вопросы: организация планирует, что офис управления проектами будет заниматься развитием компетенции руководителей проектов? офис управления проектами будет ответственным за разработку и поддержку методологии управления проектами? офис управления проектами принимать участие в управлении проектами на уровне жизненных циклов? офис управления проектами будет заниматься оценкой эффективности проектов и портфелей проектов, а также контролировать выполнение календарного плана?

Скорей всего на все эти вопросы будет дан положительный ответ, однако необходимо правильно расставить приоритеты между вышеперечисленными функциями. Конечно, эти приоритеты могут и должны меняться в зависимости от уровня зрелости офиса управления проектами и проектной деятельности предприятия в целом. Для того чтобы офис управления проектами начал приносить пользу на ранних порах, необходимо определить какую функцию компания считает нужным отвести этой структурной единице именно на этапе ее внедрения. мониторинг и контроль проектной деятельности: развитие компетенции в области проектного управления и методологии; управление мульти-проектами; стратегическое управление; организационное обучение; выполнение индивидуальных задач руководителей проектов; управление ожиданием заинтересованных сторон проекта;подбор руководителей проектов.

Каждый из вышеперечисленных типов офиса управления проектами может принести компании одинаковую пользу, если в данный момент полностью закрывают пробелы в процессах управления проектами.

Библиографический список

1. Руководство к своду знаний по управлению проектами (Руководство PMBOK). - 5-е издание / Project Management Institute, Inc. 2013. - 586 с. ISBN: 978-1-933890-51-7

2. Alan R. Boyce. A Framework for Describing: Project Management Office (PMO) Functions and Types // SOMOS Consulting group Ltd/ - May 10, 2010.

3. An Oracle White Paper. Project Management Office: A step -by-step plan to build and improve your PMO. 2009. - April.