К ВОПРОСУ ОБ ОРГАНИЗАЦИИ ДОКУМЕНТАЛЬНОГО ФОНДА В УСЛОВИЯХ СМЕШАННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА В ОРГАНАХ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ И МЕСТНОГО САМОУПРАВЛЕНИЯ

АЛТАЙСКИЙ ВЕСТНИК ,

государственной и МУНИЦИПАЛЬНОМ СЛУЖБЫ 2

?018

УДК 35.088

Татьяна Николаевна Самсонова, старший преподаватель кафедры государственного и муниципального управления Алтайского филиала ФГБОУ ВО «Российская академия народного хозяйства и государственной службы при Президенте Российской Федерации»

В статье выявлены особенности и проблемы организации документального фонда в условиях смешанного документооборота, определен состав и направления дальнейшего развития действующих нормативных и методических документов, регламентирующих данный участок работы в системе делопроизводства.

Ключевые слова: делопроизводство, электронный документ, документальный фонд, номенклатура дел, альбом форм документов, смешанный документооборот.

К ВОПРОСУ ОБ ОРГАНИЗАЦИИ ДОКУМЕНТАЛЬНОГО ФОНДА В УСЛОВИЯХ СМЕШАННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА В ОРГАНАХ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ И МЕСТНОГО

САМОУПРАВЛЕНИЯ

SOME ISSUES OF THE ORGANIZATION OF THE DOCUMENTARY FUND IN THE CONDITIONS OF THE MIXED WORKFLOW IN PUBLIC AUTHORITIES AND LOCAL SELF-GOVERNMENT

Стратегия развития информационного общества в Российской Федерации, утвержденная Президентом Российской Федерации 7 февраля 2008 г. (№ Пр-212), активизировала использование информационно-коммуникационных технологий в деятельности органов государственной власти и местного самоуправления Российской Федерации. В рамках реализации Стратегии Правительством Российской Федерации былпринят ряд нормативных документов, в соответствии с которыми осуществляется внедрение систем электронного документооборота и межведомственного электронного взаимодействия в системах государственного и муниципального управления. Указом Президента Российской Федерации от 9 мая 2017 г. (№ 203) утверждена Стратегия развития информационного общества в Российской Федерации на 2017-2030 годы, в которой определены направления деятельности по развитию информационно-коммуникационных технологий для социальной сферы, государственного управления, взаимодействия граждан и государства (далее - Стратегия). В качестве ключевых задач на период до 2030 г. в Стратегии названы:

• развитие технологий электронного взаимодействия граждан, организаций, государственных органов, органов местного самоуправления;

• применение в органах государственной власти Российской Федерации технологий, обеспечивающих повышение качества государственного управления;

• продвижение проектов по внедрению электронного документооборота в организациях, создание условий для повышения доверия к электронным документам и ряд других1.

В ряде положений Стратегии подчеркивается необходимость наряду с внедрением новых информационных технологий в сфере государственного и муниципального управления сохранять возможность традиционного взаимодействия государственных институтов и граждан. Данный тезис свидетельствует о том, что наступило время для более продуманных подходов к применению современных информационных технологий. При разработке Стратегии было учтено, что не все граждане готовы получать государственные услуги посредством электронных каналов. В тоже время положения Стратегии нацелены на развитие информационно-коммуни-

кационных технологий, на обеспечение юридически значимого электронного взаимодействия и возможно широкого применения электронных документов. Таким образом, документооборот в органах власти и управления будет еще долго иметь так называемую смешанную форму, в которой на равных взаимодействуют документы на различных носителях.

Система государственного и муниципального управления переживает непростой период перехода от одних технологий к другим в работе с документами, который в каждой организации идет по-своему. В настоящее время наблюдается «много-укладность» в системах делопроизводст-ва.Межведомственный документооборот преимущественно ведется в электронном виде, а бумажные носители информации по-прежнему достаточно активно используются при организации внутренней деятельности ведомства. В местных администрациях до сих пор, в основном, используется бумажный документооборот, а в отдельных федеральных органах исполнительной власти на традиционных носителях остаются документы преимущественно длительных сроков хранения.

В ПОМОЩЬ УПРАВЛЕНЦУ

Приходится констатировать, что электронные документы имеют значительную стоимость обслуживания, так как организация работы с ними требует разработки и обслуживания программных продуктов, приобретения дорогостоящей техники, а также привлечения высококвалифицированного и соответственно высокооплачиваемого персонала. Использование электронных документов также приводит к дополнительным расходамна обеспечение информационной безопасности. Не стоит надеяться на то, что внедрение информационных технологий и использование электронных документов позволит сэкономить на трудовых и иных затратахпри осуществлении делопроизводственных процедур. В условиях смешанного документооборота объем работы с документами не сокращается, а принимает другие формы. Бумага расходуется в больших количествах, так как по различным соображениям и потребностям электронные документы распечатываются и хранятся на бумажном носителе.

Процесс внедрения электронного документооборота не является самоцелью. На первом месте при принятии решений о создании системы смешанного документооборота в организации должны стоять базовые принципы управления: законности и эффективности. Включение в документальный фонд организации электронных документов и затраты на внедрение современных технологий в работу с документами могут быть оправданы, прежде всего, упрощением или ускорением процессов решения различных управленческих задач в рамках основной деятельности ведомства.

Процесс реорганизации и совершенствования действующих информационных систем всегда требует поэтапной, кропотливой, не только технической, но и методической работы, а также значительных затрат рабочего времени специалистов. Например, работа по созданию объединенной системы документооборота органов местного самоуправления в масштабах города «горСЭД»в администрации города Барнаула началась в 2016 году. Емкость системы выросла более чем на 250 рабочих мест, идет планомерное дооснащение комитетов и администраций районов города подсистемами СЭД «ДЕЛО», необходимыми для выстраивания единой системы электронного взаимодействия2.

При создании системы управления документами необходимо учитывать, что определенные преимущества в работе с информацией, имеет каждый вид носителя. Проверенные временем формы работы с бумажными документами, возможность

визуального, без технического посредника, восприятия информации, понятные и надежные способы ее хранения поддерживают авторитет бумажного документа в глазах управленца. Возможности быстрого доступа к необходимой информации, оперативной доставки ее по назначению и иные известные преимущества работы с электронными документами неоспоримы. Темпы роста в системе документооборота электронных документопотоков говорят сами за себя. В тоже время уточним, чторазличные носители информации, которые используются при работе с электронными документами, имеют короткий срок службы, различные особенности и технические характеристики.

В современных системах управления возрастает необходимость обоснования решений о выборе носителя информации (как электронного, так и бумажного), способа размещения и обеспечения сохранности документов. В настоящей статье обратим внимание на особенности формирования документального фонда в условиях смешанного документооборота, обозначим состав действующих нормативных и методических документов, регламентирующих эту деятельность, а также определим проблемы, требующие нормативного урегулирования данного участка работы с документами в ближайшей перспективе.

Документальный фонд это совокупность документов, образующихся в деятельности организации. Управление смешанным документооборотом предполагает соблюдение специфических правил упорядочения документального фонда. В условиях применения электронных документов необходимо определить состав создаваемых документов, уровень и способы их удостоверения, виды носителей информации с учетом операционных возможностей программного продукта, применяемого в ведомстве. Правила систематизации документального фонда должны быть изложены в инструкциях по делопроизводству и доведены до сведения всех участников документооборота.

Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» (далее Правила делопроизводства), утвержденные постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477 и действующие в редакции постановления Правительства Российской Федерации от 26 апреля 2016 г. № 356, являются единственным нормативным правовым актом, определяющим требования к организации работы с электронными документами в деятельности органов власти. В этом документе организация работы с информацией на бумажном и электрон-

ном носителе выстраивается по единым принципам. Наиболее важные положения Правил делопроизводства, имеющие методологический характер, определяют следующие подходы к работе с электронными документами:

• электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти и находятся под контролем этой системы;

• для подписания электронных документов федерального органа исполнительной власти используются электронные подписи;

• исполненные электронные документы систематизируются в дела в соответствии с номенклатурой дел федерального органа исполнительной власти;

• сроки хранения электронных документов соответствуют срокам, установленным для аналогичных документов на бумажном носителе3.

При этом следует иметь в виду, что в состав электронного документооборота включаются как электронные документы, весь жизненный цикл которых протекает в электронной форме, так и электронные копии документов, созданных на бумажном носителе. В настоящее время Росар-хивом принято решение о переработке Правил делопроизводства и расширении сферы его действия на все органы государственной власти, включая органы государственной власти субъектов Российской Федерации4. Однако, следуя ст. 11 Федерального закона от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» Правила делопроизводства должны быть адресованы также органам местного самоуправления и, соответственно, содержать в тексте определенные установки для создания систем управления документами в местных администрациях.

Разработчикам новой редакции Правил делопроизводства следует обратить внимание на уточнение и расширение разделов по организации документального фонда и работы с электронными документами. В действующих Правилах делопроизводства и соответственно методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти эти разделы имеют тезисный и, в основном, декларативный характер. Соответственно в инструкциях по делопроизводству, которые разрабатываются и утверждаются в последние годы в органах власти,в том числе, на уровне субъектов федерации, отсутствует внятная концепция, отражающая порядок и специфику работы по проведению экспертизы ценности, систематизации

алтайский вестник , государственной и МУНИЦИПАЛЬНОМ СЛУЖБЫ 2

'018

и организации хранения электронных документов и дел. Анализ содержания Инструкции по делопроизводству в Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края, утвержденной распоряжением Правительства Алтайского края № 22-р от 22 февраля 2018 г. подтверждает наше мнение. В инструкции прописаны правила работы с электронными документами при организации документооборота в ЕСЭД. Для формирования у специалистов навыков работы с электронными документами в приложениях к инструкции размещены образцы заполнения регистрационных карточек входящего и исходящего документа, резолюций в ЕСЭД.

Как осуществляется работа с электронными документами после завершения их исполнения и направления в дело? В разделах, посвященных систематизации документального фонда, формированию дел, проведению экспертизы ценности документов, упоминаний об электронных документах и делах нет, за исключением раздела, регламентирующего разработку номенклатуры дел, где уточняется, что дела могут быть электронными. Составители инструкций по делопроизводству, по-прежнему,устанавливают правила систематизации документального фонда, формирования дел, организации хранения и передачи на архивное хранение только для бумажных документов. Для конкретизации соответствующих разделов Инструкции по делопроизводству следует ожидать обещанной руководством Росар-хива новой редакции Правил делопроизводства и соответственно методических рекомендаций по составлению инструкций по делопроизводству, подготовленных на ее основе.

Как отмечалось нами ранее, Росархив по положению о Федеральном архивном агентстве, утвержденном Указом Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 г. № 293, получило право осуществлять функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере архивного дела и делопроизводства. В рамках реализации поставленных задач Росархи-вом была запланирована на 2017 г. разработка ряда нормативных и методических документов5. В докладе руководителя Федерального архивного агентства А.Н. Ар-тизова на расширенном заседании коллегии Росархива от 20 марта 2018 г. об итогах работы в 2017 г., задачах на 2018 г. и среднесрочную перспективу сказано о завершении работы над проектамипримерных положений о центральной экспертной комиссии государственного органаи экспертной комиссии организации, примерной инструкции по делопроизводству

в государственных организациях. Росар-хив разработал проект нормативного акта, утверждающего типовые функциональные требования к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов. В соответствии с Планом НИОКР, выполняемых ФБУ « В сер о ссийский научно -исследов атель-ский институт документоведения и архивного дела» (ВНИИДАД) на основе государственного задания вел подготовку изменений в Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти в связи с изменениями, внесёнными в 2016 г. в Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти и принятием ГОСТ Р 7.0.97-2016 «СИБИД. Организационно-распорядительная документация. Требование к оформлению документов», а также в целях унификации форм и методов управления документами на протяжении их жизненного цикла в делопроизводст-ве6. Перечисленные нормативные документы крайне необходимы для развития систем управления документами в новых условиях.

Какие вопросы приходится решать в первую очередь для наведения порядка в документальном фонде в условиях применения смешанного документооборота? Прежде всего, следует четко разграничить документыпо видам носителей информации. Доля электронных документов в документальном фонде организации будет неизбежно расширяться. Этот процесс должен быть нормативно подкреплен и обоснован с точки зрения необходимости и удобства решения конкретных управленческих задач. Для организации перехода на безбумажный документооборот Росархивом в соответствии с распоряжением Правительства Российской Федерации от 12 февраля 2011 г. № 176-р были разработаны и утверждены приказом Росархива от 29 апреля 2011 г. № 32 Рекомендации по подготовке федеральными органами исполнительной власти перечней документов, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов при организации внутренней деятельности (далее Перечень ЭД). Нами уже отмечалось, что данный документ, имеющий рекомендательный характер, не способствуетукреплениюрешимости руководителей при принятии решений о расширении состава электронных доку-ментов7. В планах научно-исследовательской работы ВНИИДАД на 2018 г. обозначено завершение подготовки проекта Перечня типовых управленческих архив-

ных документов, образующихся в процессе деятельности организаций, с указанием сроков их хранения и инструкции по его применению8. Именно в этом документе уместно и необходимо дать указания по поводу выбора вида носителя документированной информации.

Для обеспечения межведомственного (безбумажного) информационного взаимодействия органов государственной власти Росархивом совместно с Министерством связи и массовых коммуникаций Российской Федерации в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 25 декабря 2014 г. № 1494 был подготовлен Перечень видов документов, предусмотренных Правилами обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия, утвержденный распоряжением Правительства Российской Федерации от 2 апреля 2015 г. № 583-р. Перечень включает документы, создаваемые исключительно в электронной форме, обмен которыми и хранение которых также осуществляется в виде электронных документов. Следовательно, для подготовки Перечней ЭДследует пользоваться упомянутыми выше документами. Единственная четкая установка, которая дана Росар-хивом для принятия подобных решений, заключается в том, что не следует переносить на электронный носитель документы постоянного срока хранения, если на этот счет нет законодательно установленных норм.

Решение о выборе носителя информации должно быть обосновано ссылками на имеющие нормативные и методические документыи обязательно согласовано с экспертной комиссией, а при ее наличии с центральной экспертной комиссией организации. В этой работе должны обязательно принимать участие начальники структурных подразделений, специалисты службы делопроизводства, отвечающие за систематизацию документального фонда. Экспертиза ценности документов, то есть изучение документов на основании критериев их ценности для определения сроков хранения документов, в условиях смешанного документооборота также предполагает уточнение вида носителей информации. В настоящее время в состав экспертных комиссий необходимо включать, не дожидаясь от Росархива новых требований к их составу и функциям, работников отделов, выполняющих техническую поддержку системы электронного документооборота. Период времени, в течение которого должно осуществляться хранение электронного документа в составе документального или архивного фонда, должен быть согласован со специ-

а

В ПОМОЩЬ УПРАВЛЕНЦУ

алистами, которые обеспечивают надежность хранения информации.Подчеркнем, что перенос части информации на электронный носитель должен способствовать повышению скорости документооборота, обработки информации и соответственно оперативности работы ведомства в целом. Перечень ЭД утверждает руководитель организации.

Разработка номенклатуры дел является традиционным и проверенным способом упорядочения документального фонда. В условиях смешанного докумен-тооборотав номенклатуре дел на основании утвержденного Перечня ЭД дается указание по поводу вида носителя. Это следует сделать в заголовках дел или в графе примечания с помощью пометки (электронное дело или ЭД).

Наряду с номенклатурой дел важными документами, определяющими состав и формы, применяемых в организации документов должны стать табель и альбом форм документов, упорядочивающие документальный фонд организации. Унификация состава и форм документов необходима для упорядочения и сокращения объемов документопотоков. Для разработкитабеля и альбома форм доку-ментовдо настоящего времени не подготовлены нормативные и методические документы,определяющие порядок документирования современных управленческих процессов в различных системах государственного и муниципального управления. Такими документами могут стать типовые или примерные табели и альбомы форм документов федерального органа исполнительной власти и органа местного самоуправления. В настоящее время вместо табелей и альбомов форм документов организации продолжают применять приложения к инструкциям по делопроизводству в виде формуляров-образцов или примеров оформления отдельных видов документов.

Важнейшим элементом, упорядочивающим документальный фонд организации, должен стать порядок применения различных видов электронных подписей для придания юридической силы электронным документам, приведенный в инструкции по делопроизводству или табеле форм документов. В настоящее время в Правилах делопроизводства имеется указание на то, что электронные документы, направляемые в органы государственной власти и органы местного самоуправления, подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью должностного лица федерального органа исполнительной власти в соответствии с Федеральным законом «Об электронной подписи». Также упоминается,

что в системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых используются иные виды электронных подписей в соответствии с Федеральным законом «Об электронной подписи»9. В индивидуальных инструкциях по делопроизводству этот вопрос, как правило, не детализируется.

Создание надежной и понятной системы оперативного и архивного хранения электронных документов и дел в организации является важнейшим фактором для снятия синдрома страха потерять информацию, подпитывающего непреходящую любовь к бумажному документу. Постепенно риск утраты документов на электронных носителях с развитием технологий и практики их применения минимизируется и может быть приравнен к возможностям утраты информации на бумажных носителях в случае чрезвычайных ситуаций.

В планах Росархива на 2018 г. обозначена подготовка научного доклада о документоведческих и архивоведческих проблемах электронных документов10. Остановимся на проблемах, которые, прежде всего, волнуют практиков. На кого возлагается ответственность за формирование и организацию хранения электронных дел? Каким образом при организации длительного хранения информации должна обеспечиваться юридическая сила документов на электронном носителе? Каким образом должна осуществляться экспертиза ценности электронных документов? Как правильно упорядочить и осуществить процедуру уничтожения электронных документов с истекшим сроком хранения. Это только часть вопросов, которые требуют нормативного и методического урегулирования, для упрочения позиций электронного документа в документальном фонде органов власти и управления.

К примеру, остановимся на порядке формирования дел и хранения электронных документов, определенном в Правилах делопроизводства. Там прописано, что исполненные электронные документы систематизируются в дела в соответствии с номенклатурой дел участников ЭДО. При составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведется в электронном виде. Однако органы государственной власти работают в единой базе данных, где каждый документ имеет уникальный регистрационный номер. Необходимо нормативно решить вопрос о том, кто будет считаться владельцем документа и соответственно контролировать соблюдение

сроков его хранения? В какое дело (или дела) документ попадет? Один и тот же документ может быть по-разному востребован в деятельности нескольких организаций и иметь различные сроки хранения. Отсюда возникает проблема, связанная с формированием дел и проведением процедуры уничтожения электронных документов. Необходимо создавать механизм отслеживания сроков хранения, который позволял бы учитывать интересы всех участников электронного документооборота. Для удобстваработы система электронного документооборота должна давать возможность каждомуучастнику СЭД устанавливать свой срок хранения и поддерживать возможностьфизического хранения документа в единственном экземпляре при включении его в несколько дел, формируемых различными организациями.

В приложении к Правилам делопроизводства приведен перечень обязательных сведений о документах, используемых в целях учета и поиска документов в системах электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти. Указание срока хранения документа в нем дано на усмотрение ведомству, с включением этого условия в инструкцию по делопроизводству в качестве дополнительных сведений о документах, вносимых в программу. Считаем, что эта информация должна быть обязательно включена в состав метаданных о документе. Внесение в базу данных информации о сроках хранения необходимо для управления процессом формирования электронных дел и автоматизации процедуры уничтожения документов. Следует констатировать, что опыт организации хранения электронных документов и проведения процедур по их уничтожению заслуживает внимательного изучения, обобщения и формирования единых подходов к его осуществлению.

Основные положения, направленные на решение некоторых из названных проблем, изложены в «Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях», утвержденных приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 г. № 526.

В Правилах установлен формат архивного хранения электронных документов - PDF/А, в котором электронные документы должны передаваться на хранение в архив организации, а затем - в государственный или муниципальный архив; определено понятие единицы хранения элек-

АЛТАЙСКИЙ ВЕСТНИК J

государственной и МУНИЦИПАЛЬНОМ СЛУЖБЫ 2

16Л

018 Ш

тронных документов; установлена форма описи электронных документов. Кроме того, определены обязательные условия хранения электронных документов и порядок их передачи в архив организации и ряд других положений. Однако и этот документ Росархив запланировал в 2018 г. пересмотреть и внести поправки.

В условиях смешанного документооборота изменяются направления деятельности служб делопроизводства: на первый план выдвигаются организационные, контрольные и методические функции. Работа по организации документооборота получает иное содержание, так как важен не только формальный контроль за прохождением документов, а управление документопотоками, системой доступа к электронным документам.

Системы электронного документооборота, в которых создаются или включаются электронные документы, не всегда обладают той функциональностью, которая позволяет поддерживать и решать все необходимые процедуры. Требует серьезного осмысленияи разработки определенного алгоритма действий организация передачи электронных документов из систем электронного документооборота органов власти в ведомственный архив, а затем в государственный или муниципальный архив, с учетом обеспеченияих неизменности, аутентичности и целостности информации.

Государственный архив Российской Федерации отмечает отсутствие готовности информационных систем к выполнению работ по подготовке электронных документов к передаче на постоянное хранение.Такие требования не закладывались в технические задания при разработке данных систем и не были реализованы в ходе их эксплуатации и модернизации11. Для упорядочения организации документального фонда требуется нормативное и методическое урегулирование многих проблем. Необходима проработка технической стороны вопроса, а именно требований к системам электронного документооборота, способным обеспечить выделение из состава электронных документов,находящихся на оперативном хранении, тех, которые подлежат уничтожению или передаче на хранение в ведомственный архив с учетом перевода их

в необходимый для архивного хранения формат. В целях решения части названных проблем ВНИИДАД по заказу Росархива в 2017 г. разрабатывал «Типовые функциональные требования к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов». Требуют решения проблемысвязанные с организацией хранения электронных документов в архиве, а именно выбор средств хранения (сервер, физически обособленные носители и др.) Назрела необходимость создания типовой информационной системы государственного и муниципального архива, обеспечивающей управление массивом электронных архивных документов и режим их хранения.

Перечисленные проблемы должен решать Росархив совместно с другими ведомствами (Минкомсвязи России, Минюст России, Минэкономразвития России), которые участвуют в обсуждении и согласовании проектов федеральных законов, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, регулирующих вопросы развития электронного правительства, ведомственного и межведомственного электронного документооборота и др. В процессевыбора и внедрения информационных систем нужно заранее прорабатывать способы их вывода из эксплуатации с учетом обеспечения сохранности содержащихся в них документов. Особое внимание следует обратить на обеспечение сохранности электронных документов, имеющих постоянные или длительныесроки хранения.

При принятии решения о переходе на использование электронных документов и смешанного документооборота необходимо, в первую очередь, ориентироваться на интересы дела и использовать электронные документы там, где это дает реальные преимущества. Предельно осторожно следует подходить к вопросу об отказе от бумажных документов в тех случаях, когда им установлены длительные сроки хранения и когда эти документы необходимыс цельюподтверждения правовых обязательств. Для уточнения соответствующих разделов локальных нормативных актов организации необходимо отслеживать введение в действие

нормативных и методических документов, упомянутых в рамках нашего обзора.

1 Официальный сайт Федерального архивного агентства (Росархива) [Электронный ресурс]. URL :http : / /archives .ru/rep orting/ report-yurasov-2017-nms.shtml.

2 Официальный сайт «КС -Консалтинг» [Электронный ресурс]. URL :http://www. cs-consult.ru/vse-novosti/562-sed-barnaul-2017.html.

3 Официальный сайт Федерального архивного агентства (Росархива) [Электронный ресурс]. URL: http://archives.ru/documents/ rules/office-work-rules.shtml.

4 Официальный сайт Федерального архивного агентства (Росархива) [Электронный ресурс]. URL :http : / /archives .ru/rep orting/ report-yurasov-2017-nms.shtml.

5 Самсонова Т.Н. К вопросу о развитии нормативно-методического обеспечения ведения делопроизводства в системах государственного и муниципального управления // Алтайский вестник государственной и муниципальной службы. 2017. № 15. С. 43-46.

6 Официальный сайт Федерального архивного агентства (Росархива) [Электронный ресурс] .URL : http : //archives.ru/sites/default/ files/2018-report-rosarchive.pdf.

7 Самсонова Т.Н. О проблемах определения перечня документов, создание, хранение и использование которых целесообразно осуществлять в электронном виде при организации внутренней деятельности различных ведомств и учреждений // Ученые записки Алтайского филиала российской академии народного хозяйства и государственной службы. 2011. № 8. С. 98-105.

8 Официальный сайт Всероссийского научно-исследовательского института доку-ментоведения и архивного дела (ВНИИДАД) [Электронный ресурс]. URL: http://www. vniidad.ru/Downloads/sovet/planNI0KR2018. pdf.

9 Официальный сайт Федерального архивного агентства (Росархива) [Электронный ресурс]. URL:http://archives.ru/documents/ rules/office-work-rules.shtml

10 Официальный сайт Всероссийского научно-исследовательского института доку-ментоведения и архивного дела (ВНИИДАД) [Электронный ресурс].URL: http://www. vniidad.ru/Downloads/sovet/planNI0KR2018. pdf.

11 Официальный сайт Федерального архивного агентства (Росархива) [Электронный ресурс]. URL :http : / /archives .ru/rep orting/ report-yurasov-2017-nms.shtml.

Tatyana Nikolaevna Samsonova, Senior Lecturer of the Department of State and Municipal Administration of the Altai Branch of the Russian Presidential Academy of National Economy and Public Administration

In this article features and problems of the formation of the documentary fund in the conditions of the mixed workflow are revealed, the structure and the directions of further development of the existing normative and methodical documents regulating this area of work in the system of office work is defined.

Keywords: office work, an electronic document, the documentary fund, the nomenclature of affairs, an album of forms of documents, a mixed workflow.