Возможности применения системы KPI для мотивации персонала

УДК 658

К.В. Коптева* ВОЗМОЖНОСТИ ПРИМЕНЕНИЯ СИСТЕМЫ КР1 ДЛЯ МОТИВАЦИИ ПЕРСОНАЛА

В статье представлен обзор основных понятий и этапов внедрения системы ключевых показателей эффективности на предприятии для совершенствования системы мотивации персонала. Показано место системы КР1 в структуре бизнес-процессов. Рассмотрено соотношение потребностей сотрудников и технологий мотивации, в том числе с учетом применения системы КР1.

Ключевые слова: мотивация трудовой деятельности, потребности персонала, система ключевых показателей эффективности, проект, функции управления проектом.

Важную роль в построении объективной и эффективной системы мотивации играет Ключевой индикатор выполнения (КР1). Для его обозначения в России иногда также используют термин Ключевой показатель эффективности (КПЭ).

Мотивация (денежное стимулирование) персонала на базе КР1, в отличие от базовой заработной платы (оклада), ориентирована на достижение долгосрочных и краткосрочных целей компании, «мотивирующей на выполнение должностных обязанностей» самого работника. А оклад — это выраженный в денежной форме размер оплаты труда за выполнение закрепленных за ним функций. Оплата труда руководителей, специалистов и служащих производится, как правило, на основе должностных окладов, которые устанавливаются администрацией предприятия в соответствии с должностью и квалификацией работника. Для руководителей, специалистов и служащих может быть установлен иной вид оплаты труда, основанный на достижении определенных показателей [5, с. 279].

Материальное стимулирование бывает эффективным только в совокупности с другими управленческими долговременными программами. Денежное вознаграждение заставляет людей трудиться эффективнее при условии, что это напрямую связано с результатами труда, и если работник уверен в наличии устойчивой связи между получаемым материальным вознаграждением и производительностью труда [2, с. 62].

Система формирования переменной части денежного вознаграждения на базе КР1 стимулирует сотрудника к достижению высоких индивидуальных результатов, а также к увеличению его вклада в коллективные результаты и достижения, в выполнение стратегических целей компании. При этом показатели КР1 в системе формирова-

ния переменной части заработной платы на базе KPI должны быть достаточно просты и понятны сотрудникам, а размеры переменной части компенсационного пакета — экономически обоснованы [7].

Мировая практика убедительно доказывает, что внедрение системы KPI увеличивает прибыль компаний от 10 до 30 %, поскольку ориентирует работу сотрудников на результат, повышая и мотивацию, и лояльность персонала. Внедрение системы управления и мотивации с помощью KPI требует особых знаний у руководителей компании, которые можно приобрести с помощью корпоративного обучения. Оценка по индивидуальным показателям гораздо сильнее стимулирует работника, нежели по итогам деятельности всего коллектива, что позволяет повысить производительность труда [4, с. 274].

На рис. 1 показано соотношение KPI, целей, стратегии и понимания бизнес-процессов, место показателей KPI в структуре бизнес-процессов с применением управления по целям, то есть с использованием принципов формирования, постановки, контроля и анализа достижения целей [12, с. 28].

Для определения KPI сначала необходимо определить цель. Упрощение этой системы до простого подбора показателей может привести к серьезным негативным последствиям.

Основные сложности возникают на этапе внедрения KPI, если данная система воспринимается только как система мотивации, а не как система управления по целям. Управление по целям (Management by Objectives, МВО) является передовым методом управления бизнесом и персоналом. Он предполагает активное вовлечение сотрудников в процесс достижения стратегических корпоративных целей, что является одним из основ-

* © Коптева К.В., 2014

Коптева Ксения Валерьевна (kseniya-kopteva@yandex.ru), кафедра маркетинга и управления персоналом, Курский государственный университет, 305000, Российская Федерация, г. Курск, ул. Радищева, 29.

Рис. 1. Место системы KPI в структуре бизнес-процессов

Основные виды KPI

KPI как средство оценки целей проекта

Применяется для оценки эффективности проектной деятельности

KPI как средство оценки целей и целей бизнес-проектов

Применяется для оценки эффективности процессной деятельности

Рис. 2. Основные виды KPI

ныж факторов, гарантирующих успешные перспективы развития предприятия в динамичной рыночной среде.

KPI представляет собой систему, используемую для достижения главных целей любого бизнеса, таких как привлечение и удержание потребителей (клиентов), рост профессионализма сотрудников, увеличение доходов и снижение затрат. Все эти ценности исповедует всеобщее руководство качеством [11, с. 34].

Всеобщее руководство качеством — подход к руководству организацией, нацеленный на качество, основанный на участии всех ее членов и направленный на достижение долгосрочного успеха путем удовлетворения потребителя и получения выгоды.

Основные проблемы, связанные с внедрением системы KPI, возникают из непонимания различных подходов к оценке проектной и процессной деятельности. Бизнес-процесс представляет собой систему циклических, последовательных, целенаправленных и регламентированных видов деятельности, в которой посредством управляющего воздействия и с помощью ресурсов входы процесса преобразуются в выходы, результаты процесса, представляющие ценность для потребителей [1].

Проект — это уникальная (в отличие от бизнес-процессов) деятельность, имеющая начало и конец во времени, направленная на достижение определенного результата цели, создание определенного, уникального продукта или услуги, при заданных ограничениях по ресурсам и срокам, а также требованиям к качеству и допустимому уровню риска.

Существует два абсолютно разных подхода к формированию процессных проектных целей и показателей. Применительно к системе KPI они изображены на рис. 2.

Критериями оценки ключевой функции (процессов) являются следующие.

1. Основные (абсолютные). К ним относятся:

— качество — описывает требования к результату процесса (функции) со стороны заказчика: клиентов, сотрудников или руководства компании;

— длительность — время, которое необходимо для выполнения процесса и получения результата, или промежуток времени между началом процесса и его завершением;

— стоимость — совокупность всех затрат в денежном исчислении, которые необходимо произвести для выполнения процесса — получения результата.

2. Дополнительные (относительные):

— эффективность — показывает, как хорошо выполняются процессы (отношение результата к потраченным ресурсам);

— производительность — показывает отношение полученного результата к потраченному на этот процесс времени.

Алгоритм постановки цели:

1. Определить ключевую функцию (основные процессы) должности;

2. Добавить критерий (время, стоимость, качество, производительность, эффективность);

3. Далее необходимо определиться с результатом, который ожидается по данному фактору.

Цель должна соответствовать пяти требованиям SMART (конкретная, измеримая, достижимая,

реалистичная и определенная по времени), и тогда получится правильная формулировка цели [8, с. 17]. Критерий измерения в содержании цели, как правило, и есть ключевой показатель эффективности.

Оценка эффективности проектов прежде всего необходима для руководства и менеджеров компании в качестве инструмента поддержки принятия решений в процессе управления проектами и компании в целом. Оценивать качество управления проектами и эффективность реализации целей проектов можно с различных сторон. Рассмотрим возможные аспекты управления проектами и возможные критерии, используемые для анализа эффективности деятельности сотрудника в проекте [6, с. 29].

Функции управлении проектом:

— время (отклонения по времени — план-график проекта);

— качество (отклонение по качеству продукта — проектная документация);

— стоимость (отклонение по стоимости бюджет проекта);

— риски (качество управления и реагирования на проектные риски);

— персонал (эффективность использования ресурсов анализируется при необходимости повышения качества ресурсного планирования либо, наоборот, при необходимости привлечения дополнительных рабочих ресурсов);

— коммуникации. Качество коммуникаций (прямые или косвенные показатели удовлетворенности клиентов), коэффициенты эффективности взаимодействия с поставщиками и т. д.;

— контракты;

— изменения (риски, проблемы, изменения, то есть «управление отклонениями»). Для этого применяется Коэффициент проектных отклонений для оценки допустимых значений по каждому основному критерию оценки:

Проектные отклонения = (К1*[ОПВ] —

- К2*[ОПС] -К3*[ОПКП] / (К1 - К2 - К3),

где ОПВ - отклонение по времени; ОПС - отклонение по стоимости; ОПКП - отклонение по качеству продукта.

Значения измерителей (частные отклонения) могут рассчитываться на основании специальных шкал - диапазонов допустимых значений, позволяющих классифицировать отклонения с точки зрения тяжести их последствий.

Фазы управления проектом:

1. Инициация (оценка времени и качества принятия решения о запуске проекта);

2. Планирование (оценка качества выбора подрядчиков и времени заключения контрактов, а также качество и время этого выбора);

3. Выполнение и Контроль (мониторинг и анализ исполнения этапов проекта через отклонения по срокам, стоимости и качеству), а также оценка качества проекта выступает как экспертная оценка соответствия критериям технического задания;

4. Закрытие (оценка исполнения проектов через отклонения по срокам, стоимости и качеству) и оценка качества проекта, например оценка индекса адекватности решения.

Таким образом, определять этапы и результаты этапов необходимо для точного определения момента или «точки контроля», когда можно оценить эффективность реализации проекта.

Система ключевых показателей эффективности для конкретного предприятия должна разрабатываться с учетом специфики его деятельности, приоритетных бизнес-процессов, а также других факторов, существенно влияющих на эффективность работы предприятия. Однако принципы ее построения в любом случае одинаковы, что делает ее универсальной и удобной в применении. Главная задача при разработке системы мотивации с применением KPI — это грамотно сформулировать и рассчитать показатели, сделать их понятными для сотрудников и удобными в оценке. Важно помнить и о постоянном мониторинге эффективности применяемых показателей и при необходимости их корректировке или замене.

Критериями эффективности системы мотивации являются:

— четко поставленные, достижимые цели и задачи для каждого сотрудника компании;

— понятный механизм оценки деятельности и результатов сотрудников, привязанный к определенной периодичности в зависимости от должности;

— простота и прозрачность в расчетах системы мотивации.

Всем этим требованиям отвечает система вознаграждений на основе Ключевых показателей эффективности — KPI.

Библиографический список

1. Алексеева С. Что такое KPI и как с ним работать? URL: http://www. podborkadrov.ru.

2. Афанасьева Л.А. Методологические аспекты управления мотивацией и стимулированием трудовой деятельности компании // Основы экономики, управления и права. 2013. № 5. С. 61—66.

3. Афанасьева Л.А., Меньшикова М.А. Совершенствование системы стимулирования труда персонала в обеспечении эффективности деятельности организаций // Вестник КГСХА . 2012. № 8. С. 24-26.

4. Балашов А.И., Котляров И.Д., Санина А.Г. Управление человеческими ресурсами: учебное пособие. СПб.: Питер, 2012. 320 с.

5. Десслер Г. Управление персоналом: учебник для вузов / пер. с англ. М.: БИНОМ, 2002. 432 с.

6. Заренков В.А. Управление проектами: учебное пособие. 2-е изд. М.: Изд-во СПб., 2008. 312 с.

7. Захарченко В. Система мотивации на основе KPI. URL: http://www.management.com.

8. Карасев Е. Какие меры работодатель должен применять при недостижении руководителем поставленных перед ним целей и задач? // Управление персоналом. 2013. № 17.

9. Клочков A. KPI и мотивация персонала: полный сборник практических инструментов. М.: Экс-мо, 2010. 103 с.

10. Кульпин Ф. Начинаем работать по системе KPI // Управление персоналом. 2011. № 3.

11. Мягков Е. Как разработать, формализовать и внедрить систему KPI на предприятии // Финансист. 2008. № 11.

12. Парментер Д. Ключевые показатели эффективности: учебник. М.: ЗАО «Олимп-Бизнес», 2008. 288 с.

K.V. Kopteva* POSSIBILITY OF USING KPI SYSTEM FOR MOTIVATION OF PERSONNEL

In the article an overview of basic concepts and stages of implementation of key performance indicators of the company for improving the system of personnel motivation is presented. The place of KPI system in the structure of business processes is shown.

Correlation of needs of employees and technologies of motivation, among them taking into consideration the application of KPI system is viewed.

Key words: motivation of labour activity, personnel needs, system of key performance indicators, project, project management function.

* Kopteva Kseniya Valerievna (kseniya-kopteva@yandex.ru), the Dept. of Marketing and Personnel Management, Kursk State University, Kursk, 305000, Russian Federation.