Учет материальных запасов в бюджетном учреждении

Всё для бухгалтера

УЧЕТ МАТЕРИАЛЬНЫХ ЗАПАСОВ В БЮДЖЕТНОМ УЧРЕЖДЕНИИ

Л.П. КУРОЧКИНА, кандидат экономических наук, доцент кафедры бухгалтерского учета и аудита Костромского государственного технологического института

Новая Инструкция по бюджетному учету внесла ряд изменений в учете материальных запасов. Анализ соответствия положений Инструкций № 70н и № 107н позволил выявить ряд следующих основных отличий в учете.

1. Состав материальных запасов. В новой Инструкции из состава материальных запасов выведен ряд объектов, относящихся к малоценным предметам, которые переведены в состав основных средств. К ним относятся: посуда, мягкий инвентарь и предметы, срок эксплуатации которых свыше 12 месяцев, отраженные в ОКОФ.

2. Критерии отнесения предметов к материальным запасам. В соответствии с Инструкцией № 107н по предметам, срок эксплуатации которых свыше 12 месяцев, применялся стоимостный критерий (50 МРОТ). В новой Инструкции критерием отнесения таких предметов к материальным запасам служит их наличие в ОКОФ.

3. Обобщение и перегруппировка предметов по счетам бухгалтерского учета.

4. Формирование фактической стоимости материальных запасов. Новая Инструкция предусматривает включение транспортных расходов по доставке продуктов питания, медикаментов и пр. в фактическую стоимость запасов.

5. Изменение методологии учета по бухгалтерским счетам операций, связанных с движением материальных запасов.

В соответствии с новой Инструкцией по бюджетному учету №70н к материальным запасам относятся:

• предметы, используемые в деятельности учреждения в течение периода, не превышающего 12 месяцев, независимо от их стоимости;

• предметы, используемые в деятельности учреждения в течение периода, превышающего 12 месяцев, но не относящиеся к основным средствам в соответствии с классификацией ОКОФ (Общероссийский классификатор основных фондов).

Отнесение ряда объектов, используемых свыше 12 месяцев, к материальным запасам может вызвать ряд затруднений. В соответствии с Методическими указаниями по внедрению Инструкции по бюджетному учету, утвержденными приказом Министерства финансов Российской Федерации от 24.02.2005 № 26н п. 5.8, если при переносе остатков по нефинансовым активам и принятии к учету новых объектов нефинансовых активов невозможно отнести их к определенным разделам ОКОФ, то эти объекты отражаются в учете на счете 10110000 «Прочие основные средства».

Считаю целесообразным отразить в учетной политике учреждения примерный перечень объектов, используемых свыше 12 месяцев, к материальным запасам.

Материальные запасы принимаются к бухгалтерскому учету по фактической стоимости (табл. 1).

При формировании фактической стоимости материальных запасов, приобретенных за плату, следует обратить внимание на два аспекта.

1. Налог на добавленную стоимость включается в фактическую стоимость в случае приобретения запасов:

• за счет бюджетных средств;

• за счет целевых средств;

• за счет средств, полученных от предпринимательской деятельности, если эти запасы используются в бюджетной деятельности.

Таблица 1

Порядок формирования фактической стоимости материальных запасов

Способ поступления и выбытия запасов Формирование стоимости

I. Приобретение запасов Суммы, уплачиваемые в соответствии с договором поставщику. Суммы, уплачиваемые организациям за информационные и консультационные услуги. Таможенные пошлины и иные платежи. Вознаграждения, уплачиваемые посреднической организации. Транспортные расходы, включая страхование доставки. Суммы, уплачиваемые за доведение материальных запасов до состояния, в котором они пригодны к использованию в запланированных целях. Иные платежи, непосредственно связанные с приобретением материальных запасов

2. Изготовление запасов В размере затрат, связанных с изготовлением запасов

3. Безвозмездное получение: • по договору дарения; • излишки, выявленные при инвентаризации; • полученные от ликвидации основных средств Текущая рыночная стоимость на дату принятия к бухгалтерскому учету с учетом сумм, уплачиваемых получателем за доставку материальных запасов и приведение их в состояние, пригодное для использования

4. Поступление материальных запасов в пользование или распоряжение, не принадлежащих учреждению В размере стоимости, предусмотренной в договоре

5. Списание (отпуск) материальных запасов По средней фактической стоимости по каждой группе (виду)запасов

Если запасы приобретены за счет средств, полученных от предпринимательской деятельности, и использованы в этой деятельности, налог на добавленную стоимость отражается на отдельном счете 21001000 «Расчеты по НДС по приобретенным материальным ценностям, работам, услугам».

2. Расходы по доставке материальных запасов включаются в первоначальную стоимость. В соответствии с прежней Инструкцией эти расходы при приобретении продуктов питания и медикаментов отражались по отдельной статье как непосредственно транспортные расходы. В новой Инструкции такого исключения нет. При доставке различных видов материальных запасов единовременно возникает необходимость распределения таких расходов. В учетной политике учреждения либо приказом директора при отсутствии таковой следует обозначить этот способ. Наименее трудоемким из возможных является способ «пропорционально стоимости доставленных материальных запасов».

Средняя фактическая стоимость при списании запасов определяется следующим образом:

СФС=(Со+Сп) Кс : (Ко+Кп),

где СФС - средняя фактическая стоимость запасов;

Со - стоимость остатка запасов на начало месяца;

Сп — стоимость поступивших запасов за месяц; Кс - количество списываемых запасов за месяц; Ко - количество остатка запасов на начало месяца;

Кп — количество поступивших запасов за месяц.

Формы документального учета материальных запасов отражены в табл. 2.

Состав материальных запасов идентичен составу этих запасов старой Инструкции. Основным отличием является перегруппировка счетов учета и обобщение видов материальных запасов в более укрупненные группы. Соответствие состава материальных запасов новой и старой Инструкций отражено в табл. 3.

Состав материальных запасов по их группам достаточно полно отражен в Инструкции № 70н. Однако ряд утверждений требует конкретизации положениями учетной политики. Дорогостоящие медикаменты всеми учреждениями относятся на счет 10501000 «Медикаменты и перевязочные средства». При этом учреждения, не относящиеся к лечебно-профилактическим и им подобным, должны в учетной политике установить критерий «дороговизны». Запасные части к транспортным средствам, выданные взамен изношенных, учитываются на забалансовом счете 09. Инструкция представила перечень таких ценностей (двигатели, аккумуляторы, шины, покрышки и т.п.), но не закрыла его. Поэтому в учетной политике следует определить закрытый перечень ценностей, подлежащих учету на забалансовом счете 09.

При поступлении запасов в учреждение в учете оформляются записи.

1. Поступление материальных запасов от поставщика за плату:

Таблица 2

Документальный учет материальных запасов

Номер формы Название

Аналитический учет и поступление материальных запасов

* Карточка количественно-суммового учета материальных ценностей

Оборотная ведомость по нефинансовым активам (ежемесячно подсчитываются обороты по продуктам питания и выводятся остатки на конец месяца) '

* Накопительная ведомость по приходу продуктов питания

* Накопительная ведомость по расходу продуктов питания

* Книга учета животных

* Книга

* Журнал операций по выбытию и перемещению нефинансовых активов № 7

ф.0315004 Акт о приемке материалов

Перемещение и списание материальных запасов

ф. 0315006 Требование-накладная

ф. 0315007 Накладная на отпуск материалов на сторону

ф.0504202 Меню-требование на выдачу продуктов питания

ф.0504203 Ведомость на выдачу кормов и фуража

ф. 0504210 Ведомость выдачи материальных ценностей на нужды учреждения

Путевой лист:

ф. 0340002 строительной машины

ф.0345001 легкового автомобиля

ф.0345002 специального автомобиля

ф. 0345004 грузового автомобиля

ф. 0345005 грузового автомобиля

ф. 0345007 автобуса необщего пользования

ф.0504230 Акт о списании материальных запасов

* В соответствии с п.; соответствующего бю N9 3 к Инструкции N° 3 Инструкции N9 70н формы регистров утверждаются органом, организующим исполнение джета. Обязательные реквизиты и показатели этих регистров представлены в приложении 70н

Таблица 3

Соответствие счетов учета материальных запасов новой и старой Р1нструкций

Инструкция № 70н Инструкция № 107н

Номер счета Название счета Номер счета Название счета

10501000 Медикаменты и перевязочные средства 062 Медикаменты и перевязочные средства

10502000 Продукты питания 061 Продукты питания

10503000 Горюче-смазочные материалы 064 Топливо, горючее и смазочные материалы

10504000 Строительные материалы 041 Строительные материалы для капитального строительства

063 Хозяйственные материалы и канцелярские принадлежности в части материалов, предназначенных для текущего ремонта

10505000 Прочие материальные запасы 043 Материалы длительного использования для научных исследований и на лабораторном испытании

044 Спецоборудование для научно-исследовательских работ по договорам с заказчиками

050 Молодняк животных и животные на откорме

060 Материалы для учебных, научных и других целей

063 Хозяйственные материалы и канцелярские принадлежности

065 Специальные материалы

Инструкция № 70н Инструкция N° 107н

Номер счета Название счета Номер счета Название счета

066 Тара

067 Прочие материалы

069 Запасные части к машинам и оборудованию

10506000 Готовая продукция 080 Готовая продукция

• в части стоимости запасов:

Д 10500340 «Увеличение стоимости материальных запасов» с конкретизацией по соответствующим счетам аналитического учета

К 30220730 «Увеличение кредиторской задолженности по приобретению материальных запасов»;

• в части НДС (в предпринимательской деятельности):

Д 21001560 «Увеличение дебиторской задолженности по НДС по приобретенным материальным ценностям, работам, услугам»

К 30220730 «Увеличение кредиторской задолженности по приобретению материальных запасов».

2. Поступление материальных запасов по договору дарения, пожертвования, оприходование излишек, выявленных при инвентаризации:

Д 10500340 «Увеличение стоимости материальных запасов» с конкретизацией по соответствующим счетам аналитического учета К 40101180 «Прочие доходы».

3. Приобретение материальных запасов подотчетным лицом:

Д 10500340 «Увеличение стоимости материальных запасов» с конкретизацией по соответствующим счетам аналитического учета

К 20814660 «Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по приобретению материалов».

4. Оприходование материалов, полученных от ликвидации основных средств:

Д10500340 «Увеличение стоимости материальных запасов» с конкретизацией по соответствующим счетам аналитического учета

К 40101172 «Доходы от реализации активов».

5. Оприходование изготовленных материальных запасов:

Д 10500340 «Увеличение стоимости материальных запасов» с конкретизацией по соответствующим счетам аналитического учета

К 10604440 «Уменьшение стоимости изготовления материалов, готовой продукции (работ, услуг)».

При списании запасов в учете оформляются следующие записи:

1. Списание израсходованных материальных запасов, а также по результатам инвентаризации списание недостач в пределах норм естественной убыли:

Д 40101272 «Расходование материальных запасов»

К 10500440 «Уменьшение стоимости материальных запасов» с конкретизацией по соответствующим счетам аналитического учета.

2. Передача материальных запасов для изготовления нефинансовых активов:

• основных средств:

Д 10601310 «Увеличение капитальных вложений в основные средства»,

К 10500440 «Уменьшение стоимости материальных запасов» с конкретизацией по соответствующим счетам аналитического учета;

• нематериальных активов:

Д 10602320 «Увеличение капитальных вложений в нематериальные активы»

К10500440 «Уменьшение стоимости материальных запасов» с конкретизацией по соответствующим счетам аналитического учета;

• непроизведенных активов:

Д 10603330 «Увеличение капитальных вложений в непроизведенные активы»

К 10500440 «Уменьшение стоимости материальных запасов» с конкретизацией по соответствующим счетам аналитического учета;

• материальных запасов:

Д10604340 «Увеличение стоимости изготовления материалов, готовой продукции (работ, услуг)»

К 10500440 «Уменьшение стоимости материальных запасов» с конкретизацией по соответствующим счетам аналитического учета.

3. Списание стоимости материальных запасов при их реализации, списание недостачи материальных запасов:

Д 40101172 «Доходы от реализации активов»

К 10500440 «Уменьшение стоимости материальных запасов» с конкретизацией по соответствующим счетам аналитического учета.

4. Списание материальных запасов, приобретенных за счет средств, полученных от предпринимательской деятельности, использованных в бюджетной:

Д 40103000 «Финансовый результат прошлых отчетных периодов»

К 10500440 «Уменьшение стоимости материальных запасов» с конкретизацией по соответствующим счетам аналитического учета.

5. Списание запасных частей к транспортным средствам, выданных взамен изношенных:

Д 40101272 «Расходование материальных запасов»

К 10505440 «Уменьшение стоимости прочих материальных запасов».

Одновременно эти ценности учитываются на забалансовом счете 09.

6. Списание спецоборудования для выполнения научно-исследовательских работ по договорам с заказчиками при передаче его в научное подразделение:

Д 40101272 «Расходование материальных запасов»

К 10505440 «Уменьшение стоимости прочих материальных запасов».

Одновременно указанные ценности отражаются на забалансовом счете 12. После выполнения работ спецоборудование в соответствии с условиями договора:

• возвращается заказчику: стоимость ценностей списывается с забалансового счета 12;

• приходуется на баланс по рыночной стоимости на дату принятия к учету: стоимость ценностей списывается с забалансового счета 12 и одновременно приходуется Д 10505340 «Увеличение стоимости прочих материальных запасов»

К 40101180 «Прочие доходы».

ПРИМЕР 1. Учреждение обслуживается в органах, осуществляющих кассовое обслуживание исполнения бюджета (Казначействе).

В бюджетное учреждение в течение месяца поступали продукты питания вида «А» в количестве 650 кг на сумму 36 250 руб. (в том числе НДС 5 500 руб.):

• в количестве 200 кг по цене 59 руб./кг (в том числе НДС 9 руб.);

• в количестве 50 кг по цене 65 руб./кг (в том числе НДС 10 руб.);

• в количестве 400 кг по цене 53 руб./кг (в том числе НДС 8 руб.).

Оплата за продукты производилась следующим образом:

• 10 000 руб. было оплачено до поступления продуктов в организацию (авансовый платеж);

• 26 250 руб. оплачено после поступления продуктов в учреждение.

На начало месяца в учете значился остаток по этому виду продуктов питания в количестве 80 кг на сумму 3 856 руб.

В течение месяца было израсходовано продуктов этого вида в количестве 670 кг.

В учете должны быть оформлены следующие записи:

Продукты питания приобретены и использованы в процессе бюджетной деятельности

1. Перечисление аванса поставщикам:

Д 120611560 «Увеличение дебиторской задолженности по выданным авансам за приобретение материальных запасов»

К 1304053340 «Расчеты по платежам из бюджета с органами, организующими исполнение бюджетов, по приобретению материальных запасов»

10 000 руб.

2. Поступление продуктов питания от поставщиков:

Д 110502340 «Увеличение стоимости продуктов питания»

К 130220730 «Увеличение кредиторской задолженности по приобретению материальных запасов»

36 250 руб.

3. Перечисление средств поставщикам в оплату полученных продуктов питания:

Д 130220830 «Уменьшение кредиторской задолженности по приобретению материальных запасов» К 1304053340 «Расчеты по платежам из бюджета с органами, организующими исполнение бюджетов, по приобретению материальных запасов»

26 250 руб.

4. Зачет ранее перечисленных авансов:

Д 130220830 «Уменьшение кредиторской задолженности по приобретению материальных запасов» К120611560 «Уменьшение дебиторской задолженности по выданным авансам за приобретение материальных запасов»

10 000 руб.

5. Списание израсходованных продуктов питания:

Д 140101272 «Расходование материальных запасов»

К 110502440 «Уменьшение стоимости продуктов питания»

__36 809,62 руб.*

* Определение стоимости израсходованных продуктов питания: (3 856 + 36 250) 670 : (80 + 650 ) = 36 809,62 руб.

Продукты питания приобретены и использованы в процессе предпринимательской деятельности

1. Перечисление аванса поставщикам:

Д 220611560 «Увеличение дебиторской задолженности по выданным авансам за приобретение материальных запасов»

К 220101610 «Выбытия денежных средств учреждения с банковских счетов»

10 ООО руб.

2. Поступление продуктов питания от поставщиков:

• в части стоимости продуктов питания:

Д 210502340 «Увеличение стоимости продуктов питания»

К 230220730 «Увеличение кредиторской задолженности по приобретению материальных запасов»

30 750 руб.

• в части НДС:

Д 221001560 «Увеличение дебиторской задолженности по НДС по приобретенным материальным ценностям, работам, услугам»

К 230220730 «Увеличение кредиторской задолженности по приобретению материальных запасов»

5 500 руб.

3. Перечисление средств поставщикам в оплату полученных продуктов питания:

Д 230220830 «Уменьшение кредиторской задолженности по приобретению материальных запасов»

К 220101610 «Выбытия денежных средств учреждения с банковских счетов»

26 250 руб.

4. Принятие к зачету НДС:

Д 230304830 «Уменьшение кредиторской задолженности по налогу на добавленную стоимость»

К 221001660 «Уменьшение дебиторской задолженности по НДС по приобретенным материальным ценностям, работам, услугам»

5 500 руб.

5. Зачет ранее перечисленных авансов:

Д 230220830 «Уменьшение кредиторской задолженности по приобретению материальных запасов»

К 220611560 «Уменьшение дебиторской задолженности по выданным авансам за приобретение материальных запасов»

10 000 руб.

6. Списание израсходованных продуктов питания:

Д 210604340 «Увеличение стоимости изготовления материалов, готовой продукции (работ, услуг)»

К 210502440 «Уменьшение стоимости продуктов питания»

__31 761,67 руб.*

• Определение стоимости израсходованных продуктов питания:

(3 856 + 30 750) 670 : (80 + 650) = 31 761,67 руб.

ПРИМЕР 2. Бюджетное учреждение в процессе предпринимательской деятельности оказывает ремонтные услуги населению. С этой целью были закуплены материалы на сумму 60 000 руб.(в том числе НДС 9 153 руб.). После оплаты материалов принят к зачету НДС. В следующем периоде часть материалов на сумму 15 000 руб. были использованы на ремонт помещения бюджетного учреждения, а материалы на сумму 20 000 руб. использованы на оказание платных услуг. В учете следует оформить следующие записи:

1. Поступление материалов в учреждение:

• в части стоимости материалов:

Д 210504340 «Увеличение стоимости строительных материалов»

К 230220730 «Увеличение кредиторской задолженности по приобретению материальных запасов»

50 847 руб.

• НДС по приобретенным ценностям:

Д 221001560 «Увеличение дебиторской задолженности по НДС по приобретенным материальным ценностям, работам, услугам»

К 230220730 «Увеличение кредиторской задолженности по приобретению материальных запасов»

9 153 руб.

2. Оплата поставщику материалов:

Д 230220830 «Уменьшение кредиторской задолженности по приобретению материальных запасов»

К 220101610 «Выбытия денежных средств учреждения с банковских счетов»

60 000 руб.

3. Принятие к зачету НДС:

Д 230304830 «Уменьшение кредиторской задолженности по налогу на добавленную стоимость»

К 221001660 «Уменьшение дебиторской задолженности по НДС по приобретенным материальным ценностям, работам, услугам»

9153 руб.

4. Списание материалов, использованных в процессе оказания платной услуги:

Д 210604340 «Увеличение с;оимости изготовления материалов, готовой продукции (работ, услуг)»

К 210504440 «Уменьшение стоимости строительных материалов»

20 000 руб.

5. Списание материалов на ремонт помещения бюджетного учреждения:

Д 240103000 «Финансовый результат прошлых отчетных периодов»