Порядок оформления замещения должности на время отсутствия главного бухгалтера организации

ISSN 2311-939X

Правовое регулирование

ПОРЯДОК ОФОРМЛЕНИЯ ЗАМЕЩЕНИЯ ДОЛЖНОСТИ НА ВРЕМЯ ОТСУТСТВИЯ ГЛАВНОГО БУХГАЛТЕРА ОРГАНИЗАЦИИ

Максим Викторович КУДРЯШОВ

эксперт службы правового консалтинга ГАРАНТ, Москва, Российская Федерация

История статьи:

Принята 29.01.2016 Одобрена 02.02.2016

Ключевые слова: главный бухгалтер, приказ, сотрудник, рабочее время, финансовые документы, право подписи

Аннотация

Любая организация в своей практике неоднократно сталкивается с трудностями при решении вопроса, каким образом грамотно оформить увольнение или перевод работника на другую должность. В статье на практическом примере рассматривается один из вариантов оформления, приводятся нормативные документы, которыми следует руководствоваться работнику кадровой службы при оформлении приказа и заполнении трудовой книжки.

Пример. Главный бухгалтер организации уходит в отпуск с последующим увольнением. На период отпуска и далее на три месяца, то есть когда должность вакантна, по приказу старший бухгалтер назначается исполняющим

обязанности главного бухгалтера.

В приказе указано, что старший бухгалтер назначается на три месяца исполняющим обязанности главного бухгалтера с правом подписи финансовых документов с окладом главного бухгалтера.

Рабочее время сотрудников совпадает. Пока неизвестно, продолжит ли старший бухгалтер выполнять свои обязанности, или он будет трудиться только на должности главного бухгалтера.

Как документально необходимо оформить данное назначение (руководитель не хочет оформлять сотрудника переводом на эту должность)?

Какие правовые последствия (налоговая, административная ответственность) могут возникнуть, если данное назначение будет оформлено только ранее названным приказом?

Какую должность необходимо указывать в документах - главный бухгалтер или старший бухгалтер - на время исполнения обязанностей главного бухгалтера? Какие правовые последствия неправильного указания должности могут возникнуть у организации?

Исполнение обязанностей главного бухгалтера может быть оформлено либо совмещением (ст. 60.2 Трудового кодекса Российской Федерации), либо временным переводом (ст. 72.2 Трудового кодекса Российской Федерации). Несоблюдение работодателем порядка оформления исполнения обязанностей главного бухгалтера

может привлечь административную

ответственность за нарушение трудового законодательства по ст. 5.27 Кодекса Российской Федерации об административных

правонарушениях. При совмещении в документах указывается должность старшего бухгалтера, при временном переводе - главного бухгалтера.

Так, трудовое законодательство предусматривает несколько возможных вариантов исполнения обязанностей временно отсутствующего работника (например, как в случае, указанном в примере, находящегося в отпуске) другим работником организации. В такой ситуации допускаются:

— временный перевод (ст. 72.2 Трудового кодекса Российской Федерации);

— исполнение обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения работника, исполняющего эти обязанности, от работы, определенной его трудовым договором (дополнительная работа - часть вторая ст. 60.2 Трудового кодекса Российской Федерации);

— внутреннее совместительство (ст. 60.1 Трудового кодекса Российской Федерации).

Как установлено ч. 1 ст. 72.2 Трудового кодекса Российской Федерации, работник может быть временно переведен на другую работу у того же работодателя для замещения временно отсутствующего работника, за которым в соответствии с законом сохраняется место работы, до выхода этого работника на работу. В этом случае сотрудник освобождается от выполнения обязанностей по своей обычной должности.

В соответствии с указанной нормой и ст. 72 Трудового кодекса Российской Федерации такой перевод оформляется путем подписания работником и работодателем дополнительного

соглашения к трудовому договору. На основании соглашения работодателем издается приказ о временном переводе с указанием, что перевод осуществляется на период отсутствия основного работника.

Таким образом, временный перевод работника на другую работу осуществляется на определенный срок, который фиксируется в дополнительном соглашении к трудовому договору и приказе.

В силу части четвертой ст. 66 Трудового кодекса Российской Федерации и п. 4 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, в трудовую книжку вносятся сведения о переводах на другую постоянную работу.

Порядок заполнения трудовых книжек, вкладышей в них, дубликатов трудовых книжек установлен Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69. В Инструкции речь также идет только о переводе на другую постоянную работу (п. 1.2).

Иными словами, в силу прямого указания закона записи о временных переводах в трудовую книжку не вносятся независимо от сроков переводов. Вносить в трудовую книжку записи, не предусмотренные трудовым законодательством, работодатель не вправе.

Таким образом, при временном переводе работника с основного места работы на другую работу для замещения отсутствующего работника запись о таком переводе не может быть внесена в трудовую книжку. В таком случае подтвердить опыт работы главным бухгалтером можно будет только другими документами, например копией приказа о временном переводе, выдать которую работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи заявления работником (ст. 62 Трудового кодекса Российской Федерации).

Исполнение обязанностей временно

отсутствующего работника (в том числе и главного бухгалтера) без освобождения от работы, определенной трудовым договором, оформляется по правилам ст. 60.2 и 151 Трудового кодекса Российской Федерации, а именно издается приказ о поручении дополнительной работы, в котором указываются:

— вид дополнительной работы (в рассматриваемом случае - исполнение обязанностей временно

отсутствующего работника без освобождения от работы, определенной трудовым договором); срок, в течение которого работник будет выполнять дополнительную работу;

— содержание дополнительной работы, объем дополнительной работы.

На приказе работник обязательно ставит отметку о своем согласии с поручением («согласен», «не возражаю» или равнозначную и свою подпись). Согласие на выполнение этой работы может также содержаться в отдельном письменном заявлении работника либо служебной записке. Кроме того, оформляется соглашение сторон трудового договора, в котором решается вопрос о размере доплаты за выполнение дополнительных обязанностей.

Соглашение о совмещении не является дополнительным соглашением к трудовому договору, поскольку оно не вносит каких-либо изменений или дополнений в сам трудовой договор. Работник остается на прежней должности.

Что касается возможности внесения в трудовую книжку записи о выполнении дополнительной работы без освобождения от работы, то, как и в случае с временным переводом, ни Трудовой кодекс РФ, ни Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденные постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 22, такой обязанности для работодателя не предусматривают.

Поэтому сведения о работе главным бухгалтером в порядке совмещения в трудовой книжке работника не могут быть отражены.

В соответствии со ст. 282 Трудового кодекса Российской Федерации внутренним

совместительством является выполнение работником другой регулярной оплачиваемой работы на условиях трудового договора в свободное от основной работы время у того же работодателя.

Поскольку в рассматриваемой ситуации рабочее время по обеим должностям совпадает, оформление совместительства невозможно.

Если работодателем не будут соблюдены описанные выше правила оформления исполнения обязанностей главного бухгалтера, он может быть привлечен к административной ответственности за нарушение трудового законодательства по ст. 5.27

Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях.

Общие требования к оформлению документов предусмотрены государственным стандартом РФ ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (далее -ГОСТ Р 6.30-2003) (принят и введен в действие постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст).

Требования данного государственного стандарта носят рекомендательный характер, однако в целях обеспечения достоверности содержащейся в документах информации целесообразно руководствоваться данными требованиями.

ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает состав реквизитов документов, требования к оформлению таких реквизитов в отношении организационно-распорядительных документов, относящихся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации, -

постановлений, распоряжений, приказов, решений, протоколов, актов, писем и других, включенных в Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93 (ОКУД) (утвержден и введен в действие постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 № 299) (класс 0200000).

В соответствии с п. 3.22 ГОСТ Р 6.30-2003 в состав реквизита «Подпись» входят:

— наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке);

— личная подпись;

— расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

Представляется очевидным, что все три указанные элементы реквизита «Подпись» должны относиться к одной личности.

Исполнение обязанностей временно

отсутствующего работника без освобождения от работы, определенной трудовым договором, оформляется по правилам ст. 60.2 и 151 Трудового кодекса Российской Федерации. Изменения в трудовой договор, заключенный с работником, исполняющим обязанности временно

отсутствующего, при этом не вносятся. Работник остается на прежней должности.

Рассматривая приведенные положения буквально, можно прийти к выводу о том, что при оформлении исполнения обязанностей в порядке совмещения в документе следует указывать ту должность, которую занимает лицо, подписавшее этот документ, то есть «старший бухгалтер». Такого же мнения придерживаются специалисты Роструда. При переводе (в том числе временном) должность работника изменяется, поэтому в этом случае в документах указывается должность «главный бухгалтер».

Список литературы

1. Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях: Федеральный закон от 30.12.2001 № 195-ФЗ.

2. Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 № 197-ФЗ.

3. Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93 (ОКУД): утвержден постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 № 299.

4. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»: принят постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст.

5. Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей: утверждены постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225.

6. Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек: постановление Минтрудсоцразвития России от 10.10.2003 № 69.