АВТОМАТИЗИРОВАННАЯ СИСТЕМА СОЗДАНИЯ ТЕКСТОВ ДОКУМЕНТОВ

Полезная модель относится к устройствам обработки данных для специального применения и может быть использована в структуре электронного документооборота заказчик-исполнитель, в частности при реализации документооборота в области рекламы.
Используемые в описании сокращения:
1. Шаблон документа - это текстовый документ формата М8 World или Open Office, содержащий типовую форму документа и метки, в которые выводится свой набор реквизитов для каждого конкретного документа.
2. Метка - последовательность букв, которая должна начинаться одним из управляющих символов «#», «~», «^», либо обрамляется квадратными скобками, При формировании документа по шаблону метки заменяются конкретной информацией в соответствии с настройками метки.
3. Генерация текста - это создание текста по определенному шаблону, с использованием меток, которые подтягивают данные конкретного документа. Это позволяет автоматизировать процесс создание текстов типовых документов.
4. Обычная метка - метка, позволяющая получить данные из поля таблицы базы данных, либо из карточки.
5. Циклическая метка - метка, позволяющая выводить список значений в виде таблице по заданному алгоритму.
6. Условная метка - метка, позволяющая получить данные из поля таблицы БД, либо карточки документа в зависимости от значений других полей документа.
7. Графическая метка - метка, позволяющая выводить в текст графические изображения формата jpg.
8. Юридическое лицо (ЮЛ) - созданная и зарегистрированная в установленном законом порядке организация, которая имеет в собственности, хозяйственном ведении или оперативном управлении обособленное имущество и отвечает по своим обязательствам этим имуществом.
9. Гарантийное письмо (ГП) - это документ, подтверждающий готовность клиента профинансировать запланированные услуги.
10. ЭЦП - электронно-цифровая подпись.
11. Форматирование текста - установление параметров фрагмента текста, которые определяют внешний вид текста в этом фрагменте.
12. РН - рекламоноситель (например, телеканал, радиостанция, интернет сайт).
Уровень техники.
Шаблоны документов - это готовые к использованию формы разных видов документов. Шаблоны сокращают время подготовки документов благодаря тому, что в документ остается внести только переменную информацию. Все обязательные элементы данного вида документа уже находятся в шаблоне и имеют правильное и необходимое расположение.
Из уровня техники известны некоторые аналоги систем документооборота, позволяющие автоматизировано формировать тексты документов по подготовленным шаблонам.
Так, известно техническое решение автоматизированного лексикологического синтеза документов, включающее создание и сохранение унифицированной формы документа (шаблона), классификацию содержания документа путем выделения унифицированной постоянной информации и переменной информации, сохранения постоянной информации в базах данных, внесения постоянной информации в унифицированную форму документа и введения переменной информации в документ, в переменной информации выделяют переменную унифицированную информацию, связанную с устойчивыми формулировками, переменную вводимую информацию, представляющую собой конкретизирующие сведения, и переменную неунифицированную информацию, содержащую свободные формулировки, причем переменную унифицированную информацию выделяют путем формирования совокупности опорных слов, однозначно определяющих конкретные формулировки в документе и составляющих лексикологический скелет документа, и сохраняют в машинной базе данных с избытком по отношению к отдельно взятому экземпляру документа, формируют лексикологическое дерево документа путем определения взаимозависимости отдельных опорных слов и затем формируют информационный контур управления документом путем установления способа внедрения формулировок переменной унифицированной и неунифицированной информации в зависимости от характера связи опорного слова с фрагментом документа, после чего при автоматизированном формировании документа, последовательно проходя по выбранным ветвям сформированного лексикологического дерева документа, выбирают из машинной базы данных необходимые опорные слова для автоматического внедрения формулировок, связанных с выбранными опорными словами, в формируемый документ 2253893, G06F 17/27, опубл. 10.02.2005). Данный способ имеет сложную организацию, так как построен на алгоритме разделения документа на отдельные условно переменные части:
- постоянную унифицированную информацию, содержащую редко изменяемые формулировки, которые позже будут внедряться в текст документа автоматически (компьютерной системой);
- переменную унифицированную информацию, связанную с устойчивыми формулировками, которые позже будут привязываться к опорным словам;
- переменную вводимую информацию, представляющую конкретизирующие сведения (например, табличные данные, отдельные фамилии);
- переменную неунифицированную информацию, содержащую свободные формулировки.
В известном способе при унификации устанавливают дублирующие и неиспользуемые показатели, вносят отсутствующие ранее показатели упрощают состав показателей на основе установления состава информации в целом по задаче. Унификацию текста по составу информации сопровождают компрессией (сжатием, сокращением при сохранении основного смыслового значения). На семантическом уровне она заключается в опущении менее существенной части информации, а также в выделении из текста документа информации в виде реквизитов, характеризующих его в пространстве и во времени, подтверждающих его юридическую силу.
Таким образом, предлагается логическая обработка тестовых частей с последующей целью их использования по показателю значимости, если при составлении документа клиент сделает на этом акцент. Пользователь должен быть ознакомлен с логикой использования машиной текстовых фрагментов или, во всяком случае, пользоваться помощью специалистов.
Документ представляет собой сложную информационную совокупность, характеризующуюся множеством различных параметров (состав реквизитов, их содержание, формат, тип носителя, правила расположения информации по полю документа и т.д.), каждый из которых может быть принят за объект унификации. Несмотря на огромное число разнотипных документов с множеством параметров, в каждом из них различают форму и содержание. Полноценный процесс унификации документа предполагает наличие двух составляющих: унификацию формы и унификацию содержания документа. Если в части унификации формы, как правило, нет проблем (на сегодняшний день имеется большое количество разработок по форме документа) и эти формы достаточно легко и правильно могут быть описаны с помощью программных продуктов и шаблонов, то в части содержания дело обстоит не так хорошо. Это объясняется тем, что именно суть излагаемого вопроса или требования определяет смысловое содержание самого документа и определяет смысловую насыщенность отдельных частей документа. Естественно, что машина (ЭВМ) и ее программное обеспечение со всей логикой не могут сформулировать существо предмета документа в силу того, что эти действия подвластны только человеку.
Известное решение, по сути, построено на логике декомпозиции имеющегося конкретного документа на его составные части, а не синтеза документов.
Задача получения унифицированного документа или унифицированной системы, обеспечивающей создание любого документа с любой тематической насыщенностью, представляет собой задачу создания машины с человеческой логикой мышления, что, по сути, не представляется возможным, так как ни одна логика не может отразить все аспекты разноплановых отношений в обществе.
Логичнее поручить машине то, что она делает лучше человека, - это хранение любого множества типовых документов в виде шаблонов и заполнение пустых граф в документе типовыми сведениями, предоставляемыми самим человеком.
Известна также практически реализованная автоматизированная система "1С Документооборот" (http://v8.1с.ru/doc8/index.htm), которая обладает функционалом формирования текстов документов. Генерация текстов происходит на основе шаблонов документов (http://v8.1с.ru/doc8/kit_pro/). Это техническое решение принято в качестве прототипа предлагаемой полезной модели.
На Фиг. 2 представлен процесс создания текстов документов в системе "1С Документооборот".
Недостатками данной модели являются
1. Много ручной работы. При формировании каждого документа вручную необходимо задать шаблон, после выбора шаблона вручную запустить процедуру генерации текста документа. Данная модель неэффективна для обслуживания большого количества разнородных форматов документов. На Фиг. 2 представлено блоками "Создание шаблона документа", "Выбор шаблона для документа" и "Запуск генерации текста".
2. Большое количество шаблонов. Из-за отсутствия функционала циклических, условных и графических меток приходится создавать большое кол-во шаблонов, для формирования документов под потребности каждого контрагента. Для каждого типа документа количество шаблонов напрямую зависит от количества контрагентов, а в рамках каждого контрагента от уникальности условий по сделкам. Например, у контрагента X, может быть 10 сделок с уникальными условиями взаимоотношений, отраженных в документе, например, в сделке 1 в типе документа Акт может содержаться табличная форма, а в сделке 2 категорически нет. В таком случае необходимо сформировать два разных шаблона и задать в них соответствующие параметры. Из-за большого кол-ва шаблонов их администрирование становится трудоемким и ошибкоемким.
3. Система обладает только функционалом "простых" меток, таким образом, система не позволяет настроить в шаблоне выгрузку таблиц в текст, выгрузку картинок (например, логотипов, голограмм) в текст, а при такой необходимости каждый текст документа необходимо править вручную. На Фиг. 2 представлено блоком "Замена простых меток".
4. Невозможность задавать настройки форматирования для метки в зависимости от параметров документа. Т.е. форматирование метки в шаблоне едино для всех документов созданных по этому шаблону.
5. Созданные таким образом тексты требуют дальнейшей ручной обработки. В текст, сформированный по шаблону, выводятся нужные данные с помощью простых меток. После чего они вручную преобразуются в тот вид, который нужно получить в итоге. Например, данные собираются в таблицы и списки, меняются параметры шрифта, вставляются картинки. Представлено на Фиг. 2 блоком "Ручная доработка текста".
6. Формирование текстов документов только на одном сервере. Нет возможности параллельного формирования текстов документов на разных виртуальных машинах (серверах), это напрямую влияет на производительность, а при больших объемах документов (например, 10,000 актов в день) формирование текстов может занимать десятки часов.
Предлагаемая модель формирования текстов документов является автоматизированной системой документооборота, которая обладает функционалом генерации текстов документов по шаблонам с использованием циклических, условных, простых и графических меток.
Метка - последовательность букв, которая должна начинаться одним из управляющих символов «#», «~», «^», либо обрамляется квадратными скобками, При формировании документа по шаблону метки заменяются конкретной информацией в соответствии с настройками метки.
Предлагаемая модель имеет следующие преимущества по сравнению с моделью "1С Документооборот".
1) Минимизация ручных действий сотрудников. Достаточно только завести шаблоны и настроить критерии выбора шаблона. На Фиг. 1 в сравнении с Фиг. 1 отсутствуют блоки "Ручная доработка текста", а блоки "Выбор шаблона для документа", "Запуск генерации текста" управляется в автоматическом режиме.
2) Минимизация кол-ва шаблонов документов. Это достигается за счет гибкой системы настройки меток, позволяющих выводить различные значения в зависимости от свойств документа и применять к выводимому значению произвольное форматирование (Ограничено только возможностями word и excel). На Фиг. 1 представлено блоками "Обработка условных меток", "Замена графических меток", "Применение форматирования для простых меток", "Замена простых меток", "Замена циклических меток". Малое кол-во шаблонов позволяет значительно сократить время необходимое на их поддержку и актуализацию.
3) Возможность задавать форматирование для простых меток. То есть, если например, нужно выделить текст, то можно задать шрифт, размер шрифта, выделение, подчеркивание и прочие параметры, которые доступны в программе М8 Word. При этом одна и та же метка может отображаться с разным форматированием в зависимости от параметров документа. На Фиг. 1 представлено блоком "Применение форматирования для простых меток".
4) Наличие условных меток. Позволяет выводить различные фрагменты в шаблоны в зависимости от значения метки. Это один из факторов, благодаря которому достигается уменьшение кол-ва шаблонов. На Фиг. 1 представлено блоком "Обработка условных меток".
5) Данная система генерации текстов позволяет выгружать в текст таблицы и списки, для этого используются циклические и условные метки. На Фиг. 1 представлено блоками "Обработка условных меток" и "Замена циклических меток".
6) Автоматическая обработка документов. В момент, когда документ готов к генерации текста, к нему автоматически выбирается шаблон и происходит автоматическая генерация текста. На Фиг. 1 представлено блоком "Запуск генерации текста".
7) Масштабируемая система автоматической обработки документов. Обработка документов может осуществляется на нескольких независимых друг от друга виртуальных машинах (серверах). Таким образом, скорость обработки напрямую зависит от кол-ва выделенных машин (серверов). На Фиг. 3 представлен масштабируемый процесс обработки документов или алгоритм параллельной генерации текстов документов.
8) Отказоустойчивость. Т.к. расчет данных может осуществляться на нескольких виртуальных машинах (серверах) одновременно, то в случае сбоя одной виртуальной машины (сервера) происходит перераспределение документов, выделенных на данную виртуальную машину (сервер), на другие виртуальные машины (сервера).
Техническим результатом предложенной модели является минимизация ручных действий оператора, минимизация количества шаблонов документов и сокращение времени, необходимого на их поддержку и актуализацию, а также расширение функциональных возможностей за счет обеспечения задания форматирования для простых меток, использования циклических и условных меток, автоматической генерация текста, в том числе на нескольких независимых друг от друга виртуальных машинах (серверах), повышения отказоустойчивости в случае сбоя одной виртуальной машины (сервера) за счет перераспределения документов.
Указанный технический результат достигается тем, что в автоматизированной системе создания текстов документов, содержащей сформированные на выделенном сервере подсистему управления оператором, включающую в себя блок создания шаблона документов, подсистему автоматического формирования текстов документов, включающую в себя блок замены простых меток на соответствующие для данного документа значения и блок сохранения полученного текста, подсистему ввода параметров, включающую в себя блок исходных данных карточки документа и блок критериев для выбора шаблона, а также блок выбора шаблона для документа, блок запуска генерации текста и блок выдачи готового документа, в подсистему управления оператором дополнительно введен блок задания критериев для отбора шаблонов, упомянутые блоки выбора шаблона для документа, запуска генерации текста и выдачи готового документа введены в подсистему автоматического формирования текстов документов, в которую также дополнительно введены блок обработки условных меток, блок применения форматирования для простых меток, блок замены графических меток и блок замены циклических меток, при этом выход блока создания шаблона документов, через блок задания критериев для отбора шаблонов подключен ко входу блока выбора шаблона для документа, чей выход через последовательно включенные блоки запуска генерации текста, обработки условных меток, замены простых меток на соответствующие для данного документа значения, применения форматирования для простых меток, замены графических меток, замены циклических меток и сохранения полученного текста подключен к входу блока выдачи готового документа, выход которого является выходом системы, выход блока критериев для выбора шаблона подключен ко второму входу блока выбора шаблона для документа, а общий выход блока исходных данных карточки документа подключен раздельно ко вторым входам блоков обработки условных меток, замены простых меток на соответствующие для данного документа значения, применения форматирования для простых меток, замены графических меток и замены циклических меток.
Полезная модель поясняется чертежами.
На фиг. 1 представлена общая схема системы создания текстов документов;
на фиг. 2. представлен общая схема создания текстов документов в системе "1С Документооборот;
на фиг. 3 показан масштабируемый процесс обработки документов или алгоритм параллельной генерации текстов документов;
на фиг. 4 показан пример оформления циклической метки в шапке шаблона;
на фиг. 5 и фиг. 6 представлен результат работы циклической метки;
на фиг. 7 представлен пример оформления условной метки в шапке шаблона
на фиг. 8 и фиг. 9 представлен результат работы условной метки.
Автоматизированная система создания текстов документов, содержит сформированные на выделенном сервере 1 подсистему управления оператором 2, включающую в себя блок создания шаблона документов 3, подсистему автоматического формирования текстов документов 4, включающую в себя блок замены простых меток на соответствующие для данного документа значения 5 и блок сохранения полученного текста 6, подсистему ввода параметров 7, включающую в себя блок исходных данных карточки документа 8 и блок критериев для выбора шаблона 9, а также блок выбора шаблона для документа 10, блок запуска генерации текста 11 и блок выдачи готового документа 12, в подсистему управления оператором дополнительно введен блок задания критериев для отбора шаблонов 13, упомянутые блоки выбора шаблона для документа, запуска генерации текста и выдачи готового документа введены в подсистему автоматического формирования текстов документов, в которую также дополнительно введены блок обработки условных меток 14, блок применения форматирования для простых меток 15, блок замены графических меток 16 и блок замены циклических меток 17, при этом выход блока создания шаблона документов, через блок задания критериев для отбора шаблонов подключен ко входу блока выбора шаблона для документа, чей выход через последовательно включенные блоки запуска генерации текста, обработки условных меток, замены простых меток на соответствующие для данного документа значения, применения форматирования для простых меток, замены графических меток, замены циклических меток и сохранения полученного текста подключен к входу блока выдачи готового документа, выход которого является выходом системы, выход блока критериев для выбора шаблона подключен ко второму входу блока выбора шаблона для документа, а общий выход блока исходных данных карточки документа подключен раздельно ко вторым входам блоков обработки условных меток, замены простых меток на соответствующие для данного документа значения, применения форматирования для простых меток, замены графических меток и замены циклических меток.
Работа системы на конкретных примерах и структура шаблона представлены ниже.
Предлагаемая модель формирования текстов документов является автоматизированной системой документооборота, которая обладает функционалом генерации текстов документов по шаблонам используя циклические, условные, простые и графические метки.
Метка - последовательность букв, которая должна начинаться одним из управляющих символов «#», «~», «^», либо обрамляется квадратными скобками, При формировании документа по шаблону метки заменяются конкретной информацией в соответствии с настройками метки.
В результате предлагаемая модель позволяет, имея минимальный набор шаблонов, создавать тексты документов, отвечающие любым требованиям Контрагентов, которые можно удовлетворить, используя возможности Microsoft Word. После настройки, весь процесс создание документов происходит полностью автоматически без участия операторов.
Типы меток показаны в таблице 1.
Таблица 1.
Тип метки
Конструкция в шаблоне
Когда используется.
Аналоги
Циклическая
~ИмяМетки
Циклическая метка используется как переменная в таблицах, если список значений переменной формируется динамически.
Нет аналогов в других системах
Условная
^ИмяМетки=1 Текст EndIf
Используется, если в зависимости от значения метки, которое вычисляется при формировании текста документа, подставляется соответствующая строка, описанная в шапке шаблона. Строка подстановки обязательно должна заканчиваться символами EndIf
Нет аналогов в других системах
Графическая
!ИмяМетки
Графическая метка применяется для вставки изображения формата jpg в текст.
Нет аналогов в других системах
Простая
#ИмяМетки
Заменяется на значение в
Есть аналоги в системе 1С
соответствии с настройками
Документооборот
1. Циклическая метка предварительно описывается в шапке шаблона, которая оформляется следующими метками:
- BeginReport - описывает начало отчета (одна на весь отчет)
- EndReport - описывает конец отчета (одна на весь отчет)
- #Band_название_цикла - описывает начало цикла
- EndBand -описывает конец цикла.
Циклические метки оформляются в шапке шаблона в цикле между метками #Band_название_цикла и EndBand. Далее в текст шаблона вставляется метка начала цикла #Band_название_цикла, в то место, где требуется отобразить динамический набор данных.
На Фиг. 4 представлен пример оформления циклической метки в шапке шаблона
На Фиг. 5 и Фиг. 6 представлен результат работы циклической метки. Метка вставлена в соответствующее место в шаблоне. После формирования текста по шаблону вместо метки отображаются циклические данные.
2. Условная метка, как и циклическая, предварительно описывается в шапке шаблона. Оформляется следующими метками:
- BeginReport - Описывает начало отчета (одна на весь отчет)
- ^ИмяМетки = строка EndIf Условие, по которому определяется строка подстановки. При выполнении условия равенства значения метки строка подставляется в текст вместо метки.
- EndReport - Описывает конец отчета (одна на весь отчет)
На Фиг. 7 представлен пример оформления условной метки в шапке шаблона
На Фиг. 8 и Фиг. 9 представлен результат работы условной метки. Метка вставлена в соответствующее место в шаблоне. После формирования текста по шаблону вместо метки отображаются циклические данные.
3. Графическая метка.
Графическая метка вставляется в шаблон в виде !ИмяГрафическогоФайла. Используется имя файла без расширения. Например, для файла picture1.jpg метка будет выглядеть как !picture1 Набор графических файлов содержится в системе в конструкторе графических файлов. При формировании текста по шаблону вместо метки подставляется графический файл с таким именем.
Сравнение кол-ва шаблонов в 1С Документооборот и в предлагаемой системе.
В таблице 2 приведен сравнительный анализ формирования текстов документов в модели 1С Документооборот и в Предлагаемой модели на основании примера по заданным критериям.
Входные параметры: для ЮЛ1 и ЮЛ2 нужно сформировать ГП. ГП могут подписывать как обычной подписью, так и ЭЦП в зависимости от РН. Если документ подписывается ЭЦП, то вместо блока ФИО подписанта, выводится, подписан ЭЦП.
Специфические требования к тексту
ЮЛ1
Наименование ЮЛ1 должно быть выделено жирным шрифтом. Для не ЭЦП документов должно быть две подписи, ответственный менеджер и генеральный директор. ЮЛ2
Наименование ЮЛ2 должно быть написано обычным шрифтом. Для не ЭЦП документов должно быть одна подпись - финансовый директор.
Таблица 2.
ЮЛ1 выделение жирным шрифтом
ЮЛ1/ЮЛ2 Разное кол-во подписантов
Блок подписантов ЭЦП/не ЭЦП
1С Документооборот
Отдельный шаблон
Отдельный шаблон
Отдельный шаблон
Предлагаемая модель
Настройки форматирования
Условные метки
Условные метки
Из таблицы выше видно, что для полной автоматизации генерации текста в 1С Документооборот нужно создать 4 шаблона, в предлагаемой модели нужно создать 1 шаблон.
Пример.
Шаблон для 1С документооборот, ЮЛ1, без ЭЦП
Настоящим Общество с ограниченной ответственностью [ЮЛЗаказчика] в соответствии с условиями договора № [ДокНомер] от [ДатаОт] просит Вас оказать услуги по размещению рекламы в эфире телевизионного канала вещания [Канал] на сумму [Сумма].
Шаблон для 1С документооборот, ЮЛ1, с ЭЦП
Настоящим Общество с ограниченной ответственностью [ЮЛЗаказчика] в соответствии с условиями договора № [ДокНомер] от [ДатаОт] просит Вас оказать услуги по размещению рекламы в эфире телевизионного канала вещания [Канал] на сумму [Сумма].
Подписано ЭЦП
Шаблон для 1С документооборот, ЮЛ2, без ЭЦП
Настоящим Общество с ограниченной ответственностью [ЮЛЗаказчика] в соответствии с условиями договора №[ДокНомер] от [ДатаОт] просит Вас оказать услуги по размещению рекламы в эфире телевизионного канала вещания [Канал] на сумму [Сумма].
Шаблон для 1С документооборот, ЮЛ2, с ЭЦП
Настоящим Общество с ограниченной ответственностью [ЮЛЗаказчика] в соответствии с условиями договора №[ДокНомер] от [ДатаОт] просит Вас оказать услуги по размещению рекламы в эфире телевизионного канала вещания [Канал] на сумму [Сумма].
Подписано ЭЦП.
Шаблон в предлагаемой модели
Настоящим Общество с ограниченной ответственностью #ЮЛЗаказчика в соответствии с условиями договора № #ДокНомер от #ДатаОт просит Вас оказать услуги по размещению рекламы в эфире телевизионного канала вещания #Канал на сумму #Сумма.
Для метки ЮЛ заказчика задаются критерии применимости и форматирования, т.е. если ЮЛ заказчика равно ЮЛ1 то применяем метку с форматированием. Если ЮЛ=ЮЛ2, то без форматирования.
Данная возможность достигается благодаря наличию функционала циклических, условных и графических меток.
Таким образом, при использовании системы по предлагаемой полезной модели достигается технический результат, которым является минимизация ручных действий оператора, минимизация количества шаблонов документов и сокращение времени, необходимого на их поддержку и актуализацию, а также расширение функциональных возможностей за счет обеспечения задания форматирования для простых меток, использования циклических и условных меток, автоматической генерация текста, в том числе на нескольких независимых друг от друга виртуальных машинах (серверах), повышения отказоустойчивости в случае сбоя одной виртуальной машины (сервера) за счет перераспределения документов.