Условия рационализации документооборота в бухгалтерии

1 (169) - 2014

ПРОБЛЕМЫ УЧЕТА

УСЛОВИЯ РАЦИОНАЛИЗАЦИИ ДОКУМЕНТООБОРОТА В БУХГАЛТЕРИИ

С. Н. ПОЛЕНОВА,

доктор экономических наук, доцент кафедры бухгалтерского учета в коммерческих организациях Финансовый университет при Правительстве Российской Федерации

Проблема организации работы бухгалтерской службы встает перед начинающим главным бухгалтером и руководителем бухгалтерской службы, которые вступают в эту должность на другом предприятии. При этом независимо от особенностей деятельности улучшение документооборота позволяет оптимизировать учетный процесс, дает возможность снизить затраты на содержание учетного аппарата, избежать ошибок в учетной и отчетной информации.

Управление движением бухгалтерской документации включает установление порядка обработки документов, для чего разрабатывается график документооборота, который представляет собой документ, устанавливающий порядок (сроки, очередность) обработки учетной документации в зависимости от количества и объема бухгалтерской информации. График документооборота обусловлен выполнением требований нормативных правовых документов, регулирующих бухгалтерскую деятельность, и информационными потребностями внутренних и внешних пользователей. Кроме того, он предназначен для снижения трудоемкости обработки учетных документов, повышения организационной культуры работников, роста эффективности работы бухгалтерии. В организации график должен устанавливать рациональный документооборот, предусматривая оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждым документом, определять минимальный срок его нахождения в подразделении.

Разработкой графика документооборота по действующему Положению о документах и документообороте в бухгалтерском учете, установленному положением Минфина СССР от 29.07.1983

№ 105 по согласованию с ЦСУ СССР, руководит главный бухгалтер организации с привлечением к работе сотрудников бухгалтерии.

График документооборота разрабатывается на основе:

1) полного перечня учетных документов, которые исполняются в бухгалтерии;

2) перечня исполнителей соответствующей документации;

3) сроков исполнения документов;

4) типовых технологий их обработки.

График документооборота может быть из двух

форм:

1) схемы, представляющей таблицу в соответствии с приведенной формой;

2) перечня работ, выполняемых при обработке учетных документов, их исполнителей, порядка взаимодействия, сроков выполнения работ.

График разрабатывается с учетом организационно-технологических особенностей хозяйственной деятельности организации: видов обычной деятельности в соответствии с учредительными документами; размера организации; технологических особенностей производства продукции; выполнения работ, оказания услуг; структуры управления; видов прочей деятельности; состава объектов бухгалтерского учета; специфики продаж и др.

Составленный график документооборота утверждается руководителем организации, а выписки из него передаются соответствующим исполнителям для применения в практической работе. По графику документооборота они заполняют и представляют документы, относящиеся к сфере их деятельности. Главный бухгалтер организует контроль за его соблюдением, а ответственность

График документооборота по предприятию

Утвержден приказом №.....от.......

Наименование документа Создание документа Проверка документа Обработка документа Передача в архив

Количество экземпляров Ответственный за выписку Ответственный за оформление Ответственный за исполнение Срок исполнения Ответственный за проверку Кто представляет Порядок представления Срок представления Кто исполняет Срок исполнения Кто исполняет Срок передачи

Ф. И. О.

Главный бухгалтер

за своевременное и качественное оформление документов несут должностные лица, составившие и подписавшие эти документы.

Работе по составлению графика документооборота должна предшествовать разработка табеля и альбома форм документов бухгалтерской службы.

Табель форм документов бухгалтерии представляет их перечень, подготовленный по правилам, действующим в организации. Составление табеля форм документов, объединяющих всю управленческую документацию в организации, включая документы бухгалтерии, позволяет закрепить их правовой статус, установить единый порядок подготовки документации, оптимизировать ее состав.

Альбомом форм документов бухгалтерии является сборник документов, используемых в ней, где показан их вид, описаны содержание и порядок их заполнения и представления. Функциональное назначение такого альбома состоит в унификации форм документов бухгалтерского учета, выполнении требований нормативных правовых актов, регулирующих учетную деятельность, по их содержанию, оптимизации реквизитов и информационной насыщенности в целях снижения трудоемкости оформления.

Этапы разработки форм документов представлены на рисунке.

На этапе предварительного изучения номенклатуры и содержания форм бухгалтерской документации разработчики анализируют степень удовлетворения учетной информацией менеджеров, работников внутренних подразделений организации и внешних пользователей учетных и

отчетных данных, соответствия информационного обеспечения задачам, выполняемым бухгалтерской службой, выполнения требований к бухгалтерской документации нормативных правовых документов, регулирующих учетную деятельность.

В первую очередь проводится анализ соблюдения правил ст. 9 и 10 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон № 402-ФЗ) в отношении обязательных реквизитов, необходимых для первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета. Первичные учетные документы по закону должны содержать:

• наименование документа;

• дату составления документа;

• наименование экономического субъекта, составившего документ;

• содержание факта хозяйственной жизни;

• величину натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

• наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за правильность оформления свершившегося события;

• подписи лиц, совершивших сделку, операцию, ответственных за правильность ее оформления, либо ответственных за правильность оформления соответствующего события с указанием их фамилий, инициалов, иных данных, необходимых для их идентификации.

Этапы разработки форм бухгалтерской документации

В случае если первичный учетный документ составляется в электронном виде, он должен содержать электронную подпись ответственных лиц, поименованных в Законе № 402-ФЗ.

Регистры бухгалтерского учета, составляющие важный компонент бухгалтерской документации, по правилам законодательства обязаны включать следующие сведения:

• наименование регистра;

• наименование экономического субъекта, составившего регистр;

• дату начала и окончания ведения регистра и (или) период, за который составлен регистр;

• хронологическую и (или) систематическую группировку объектов бухгалтерского учета;

• величину денежного измерения объектов бухгалтерского учета с указанием единицы измерения;

• наименования должностных лиц, ответственных за ведение регистра;

• подписи лиц, ответственных за ведение регистра, с указанием их фамилий и инициалов либо реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Когда регистр бухгалтерского учета составляется в виде электронного документа, он должен заверяться электронной подписью ответственных лиц.

Этап предварительного изучения номенклатуры и содержания форм бухгалтерских документов завершается разработкой предложений по изменениям в составе и содержании документации.

Этапуточнения состава форм бухгалтерской документации и их содержания включает выполнение видов работ по выявлению:

• излишних и дублирующих форм учетной документации;

• устаревших форм документов, не соответствующих требованиям компьютеризации учетных данных;

• форм, требующих корректировки (дополнения реквизитами или сокращения их количества, объединения с другими документами и др.);

• форм документов, необходимых для разработки. Результатами этапа по уточнению состава форм

бухгалтерской документации является разработка его обновленного перечня, а также формирование карт на документы, которые должны быть включены в номенклатуру учетной документации. Карта документа включает:

• наименование документа;

• его назначение;

• основные этапы разработки содержания учетного документа, объединяющие определение

состава должностных лиц, которые должны принять участие в его создании и ответственного лица; должностных лиц, с которыми следует согласовать его содержание; порядка удостоверения документа (подписания, утверждения, наличия или отсутствия оттиска печати и др.); адресатов документа; порядка его регистрации; места хранения. На этапе согласования состава и содержания форм бухгалтерских документов их представляют во все заинтересованные структурные и функциональные подразделения и должностным лицам, которые должны готовить, обрабатывать и использовать эти документы. Результатами рассмотрения документации являются анализ предложений по их составу и содержанию, окончательное уточнение их проектов и представление на рассмотрение руководителю бухгалтерской службы.

После подписания проекта формируются действующий табель и альбом форм бухгалтерской документации, утверждаемый руководителем организации.

Утверждение табеля и альбома форм учетных документов является основанием для применения их в практической деятельности и использования альбома в качестве приложения к приказу руководителя «Об учетной политике организации».

Основаниями для внесения изменений в табель и альбом форм бухгалтерской документации могут служить следующие обстоятельства:

• изменения, которые внесены в нормативные правовые акты по бухгалтерскому учету (в законодательство, положения по бухгалтерскому учету, федеральные стандарты по бухгалтерскому учету);

• изменения в локальные нормативные правовые акты по бухгалтерскому учету (стандарты субъекта хозяйствования);

• изменения организационно-правовой формы организации, управления организацией, ее организационной структуры, отраслевой принадлежности и др.

Список литературы

1. О бухгалтерском учете: Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ (в ред. от 02.11.2013).

2. Об утверждении положений по бухгалтерскому учету: приказ Минфина России от 06.10.2008 № 106н (в ред. от 18.12.2012).

3. Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете (утверждено Минфином СССР 29.06.1983 № 105).