Методология, принципы и подходы интеграции систем менеджмента

ИРКУТСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ ПУТЕЙ СООБЩЕНИЯ

Марцынковский Д.А., Резник А.Ю.

УДК 001.4.658.382.3:006.354

МЕТОДОЛОГИЯ, ПРИНЦИПЫ И ПОДХОДЫ ИНТЕГРАЦИИ СИСТЕМ МЕНЕДЖМЕНТА_

Законы рыночных отношений в условиях глобализации мировой экономики требуют от современного бизнеса постоянного баланса между максимально возможным удовлетворением запросов всех заинтересованных сторон (акционеров, инвесторов, потребителей, органов государственного управления, общества), конкурентным давлением и безусловным соблюдением законодательных и отраслевых требований. Достижение и поддержание такого баланса гарантирует предприятиям перспективу устойчивого и успешного развития, а поэтому во многих случаях является корпоративной целью. Для ее достижения топ-менеджмент использует стратегические программы, в том числе ориентированные на внедрение стандартизированных требований для разработки, поддержания и развития формализованных систем менеджмента, имеющих международное признание. Последние рассматриваются в качестве реальных и действенных инструментов для увеличения прибылей и расширения возможностей организации, за счет системного управления рисками и постоянного улучшения. В результате этого, все стороны, заинтересованные в деятельности предприятия, вправе ожидать:

a) повышения конкурентоспособности продукции;

b) снижения издержек;

c) увеличения прибыли, рентабельности, оборотных средств и скорости окупаемости инвестиций;

d) смягчения воздействия на окружающую среду;

e) снижения профессиональных рисков и последствий от несчастных случаев на производстве;

f) обеспечения социальной защищенности персонала.

В настоящее время большинство организаций находятся на разных стадиях внедрения, сертификации и дальнейшего развития систем менеджмента в соответствии с требованиями различных международных стандартов и/или технических условий и спецификаций, например: ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001, ISO/TS 16949, ISO 22000, ISO/IEC 27001,

ISO/IEC 20000 и др. Например, в России и странах СНГ в течение последних 10 лет наблюдается устойчивый рост организаций, которые работают в данном направлении.

Характерной особенностью для значительного числа из этих организаций является их стремление внедрить на предприятии сразу или последовательно несколько моделей системы менеджмента. В качестве наиболее типичного примера можно рассматривать практику разработки системы менеджмента качества (СМК) на базе требований ISO 9001, системы экологического менеджмента (СЭМ) на базе требований ISO 14001 и/или системы менеджмента профессиональной безопасности и охраны труда (СМПБОТ) на базе требований OHSAS 18001.

Часто эти системы функционируют как независимые автономные модели, которые ориентированы на удовлетворение требований различных заинтересованных сторон, например:

1. отстема менеджмента качества (ISO 9001) должна в первую очередь отвечать интересам потребителей предприятия за счет удовлетворения их требований;

2. отстема экологического менеджмента (ISO 14001) должна отвечать интересам общества в целом за счет минимизации негативного воздействия от производственной деятельности предприятия на окружающую среду;

3. отстема менеджмента профессиональной безопасности и охраны труда (OHSAS 18001) должна отвечать интересам персонала предприятия за счет минимизации рисков в области производственной безопасности.

Однако практика неоспоримо свидетельствует, что одновременное функционирование нескольких автономных систем, как правило, сопряжено с рядом проблем:

a) дублирование отдельных требований порождает внедрение нескольких процедур, одинаковых по целям (например: процедуры управления документацией и записями; процедуры управления внутренними аудитами и др.);

б) возникновение противоречий между приоритетностью в требованиях различных систем менеджмента (например: статус и роль представителей руководства по качеству и экологической безопасности; ресурсы на обеспечение качества и реализацию экологических программ, др.);

в) отсутствия единого действенного механизма или наличие одновременно нескольких, но плохо сочетающихся между собой, механизмов реагирования на дестабилизирующие факторы внешней и внутренней среды организации.

Как следствие, вышеперечисленные проблемы неизбежно приводят к появлению конфликтности между различными системами менеджмента, сопровождающейся снижением управляемости бизнесом, отторжением персоналом требований документов систем менеджмента и порождает эффект «лебедя, рака и щуки», что далеко не лучшим образом сказывается на эффективности функционирования таких системы менеджмента.

При этом, практически в любом из международных стандартов ISO можно выделить общие элементы, которыми целесообразно управлять унифицированным способом, используя интегрированный подход. Это обстоятельство оправдывает желание объединить данные системы в единую интегрированную систему менеджмента (ИСМ) с большей или меньшей степенью интеграции. Кумулятивный эффект от интеграции общих требований к системе управления предприятием позволит эксплуатировать эти системы менеджмента с максимальным эффектом.

Зачастую под термином «интеграция систем менеджмента» ошибочно понимается механическое объединение требований различных стандартов на системы управления, которые внедряет предприятие. При этом игнорируется необходимость создания единого механизма, позволяющего достигать цели организации за счет выполнения требований применяемых стандартов на системы менеджмента.

В тоже время философия современного менеджмента выделает три основных аспекта, которые обеспечивают устойчивое развитие бизнеса любой организации:

1. соответствие результатов деятельности (например, таких как: продукции, воздействий на внешнюю среду и персонал) требованиям заинтересованных сторон и применимым законодательным и отраслевым требованиям;

2. управление рисками организации при реализации ее стратегии и достижении поставленных целей;

3. интеграция всех процессов, реализуемых в компании, в единую консолидиро-

ванную систему, представляющую собой целостный механизм управления организацией.

Таким образом, к основным причинам необходимости интеграции систем менеджмента можно отнести:

а) достижение соответствия всем применимым требованиям;

б) управление рисками организации;

в) улучшение имиджа организации;

г) снижение непроизводственных затрат;

д) улучшение взаимодействия с контролирующими, законодательными и надзорными органами;

е) снижение загрязнения окружающей среды;

ж) уменьшение вероятности возникновения инцидентов и аварий;

з) улучшение условий труда и безопасности на рабочем месте;

и) требования акционеров и инвесторов.

Интегрированная система менеджмента (ИСМ) представляет собой совокупность не менее двух систем менеджмента, отвечающим требованиям двух и более стандартов систем менеджмента, ориентированных на различные заинтересованные стороны, и функционирующих в организации, как единое целое.

ИСМ обеспечивает большую согласованность действий внутри организации, усиливая тем самым синергетический эффект, заключающийся в том, что общий результат от согласованных действий выше, чем простая сумма отдельных результатов. В целом он заключается в следующем:

1) ИСМ минимизирует функциональную разобщенность персонала в организации, возникающую при разработке автономных систем менеджмента;

2) создание интегрированной системы, как правило, значительно менее трудоемко, чем нескольких параллельных систем. Затраты на разработку, функционирование и сертификацию интегрированной системы ниже, чем суммарные затраты при нескольких системах менеджмента;

3) ИСМ позволяет лучше учитывать баланс интересов внешних сторон организации, чем при наличии параллельно функционирующих систем;

4) достижение большей «прозрачности» и управляемости, т.к. число внутренних и внешних связей в интегрированной системе меньше, чем суммарное число этих связей в нескольких системах;

5) объем документов в интегрированной системе значительно сокращается по сравнению с суммарным объемом документов в нескольких параллельных системах, (в интег-

ИРКУТСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ ПУТЕЙ СООБЩЕНИЯ

рированной системе достигается более высокая степень вовлеченности персонала в улучшение деятельности организации);

6) повышается эффективность объединенной системы менеджмента за счет использования совместных действий в интегрированной системе, таких как определение политики, планирование, подготовка персонала и т.д. (больше внимания уделяется общим целям бизнеса);

7) интеграция способствует также уменьшению конфликтности и вероятности возможных противоречий между вопросами, связанными с качеством, экологией и безопасностью, более целостному подходу к повышению рентабельности, более эффективному использованию ресурсов, улучшению слаженности процесса обмена информацией, исключению дублирования процессов (переход к риск-менеджменту становится актуальным и необходимым).

Таким образом, от интеграции систем менеджмента можно ожидать следующие основные выгоды для бизнеса:

1) улучшенное планирование и повышение эффективности деятельности;

2) обеспечение целостного подхода к управлению рисками;

3) меньшая степень конфликтности между системами;

4) уменьшение дублирования и бюрократии;

5) большая результативность и эффективность внутренних и внешних аудитов;

6) использование перспективных возможностей улучшения;

7) экономия ресурсов;

8) улучшенные взаимоотношения с заинтересованными сторонами;

9) повышение качества информации для принятия решений;

10)рост деловой репутации и поддержка со стороны учредителей.

На сегодняшний день отсутствует какой-либо международный стандарт, определяющий общие требования, руководящие указания и подходы к созданию ИСМ и формирующий единую структуру для интеграции систем менеджмента. Данное обстоятельство приводит к тому, что интеграция систем менеджмента зачастую носит формальный характер и не приносит ожидаемых результатов и выгод.

Необходимо отметить, что большинство публикаций, представленных как в отечественной, так и в зарубежной литературе, описывают элементы методологии формирования интегрированной системы менеджмента, основанной только на трех стандартах (ISO 9001:2000, ISO 14001:2004, OHSAS 18001:2007), что накладывает определенные ограничение на использование данных наработок. В зару-

бежной литературе среди ряда работ по данной теме наиболее полными и научно обоснованными (по мнению автора) являются:

1) общедоступные технические условия, разработанные Британским институтом стандартов (BSI) PAS 99:2006. «Спецификация общих требований системы менеджмента, как структура для интеграции» ("Spécification of common management system requirements as a framework for integration");

2) объединенный стандарт Австралии и Новой Зеландии AS/NZS 4581:1999. «Интеграция систем менеджмента — Руководство для частных, правительственных и общественных организаций» ("Management system intеgration — Guidance to business, government and community organizations").

При этом необходимо отметить, что PAS 99:2006 содержит унифицированные требования к интеграции систем менеджмента без раскрытия данных требований в контексте общих подходов и принципов формирования ИСМ (в свою очередь, AS/NZS 4581:1999 содержит руководящие указания по использованию ряда элементов и принципов интеграции систем менеджмента в контексте только трех стандартов (ISO 9001:2000, ISO 14001:2004; OHSAS 18001:2007 без рассмотрения их в аспекте практического применения).

В 2008 году Ассоциацией по сертификации «Русский Регистр» была опубликована работа, посвященная интеграции систем менеджмента, в которой была представлена унифицированная модель с требованиями к ИСМ, сформированная на основании лучшего отечественного и зарубежного опыта, в том числе и практических наработок ведущих специалистов Ассоциации по сертификации «Русский Регистр», [1].

Философия современного менеджмента в настоящее время выделяет ряд общесистемных этапов функционирования систем менеджмента, которые позволяют последовательно и на регулярной основе достигать поставленные цели и постоянно улучшать как результативность, так и эффективность системы управления.

В качестве основы для интеграции предлагается использовать модель структуры системы менеджмента, представленную в ISO Guide 72:2001 [1]. В ней можно выделить шесть унифицированных общих элементов для интеграции систем менеджмента:

1. политика;

2. планирование;

3. внедрение и функционирование;

4. оценка показателей деятельности;

5. улучшение;

6. анализ со стороны руководства.

Специалистам известно, что наряду со

специфическими требованиями к системе ме-

неджмента, в каждом стандарте содержатся эти шесть элементов. Поэтому именно они могут послужить хорошей основной для модели интегрированной системы менеджмента [1].

Шесть общих вышеупомянутых элементов следует рассматривать через цикл P-D-C-A, который используется в качестве методологической основы практически всех моделей менеджмента.

Представленная ниже модель интеграции определяет общие требования, содержащиеся в стандартах системы менеджмента, и предназначено для проведения анализа и внедрения общим способом двух или более стандартов системы менеджмента. Те требования стандартов, которые не являются общими, должны рассматриваться, как специфические, в дополнение к тем, которые рассматриваются в настоящей модели, ( рис. 1).

На рис. 2 представлена взаимосвязь между структурными элементами интегрированной системы менеджмента и этапами цикла P-D-C-A.

БИБЛИОГРАФИЯ

1. Руководство к интеграции систем менеджмента / Д. А. Марцынковский, А. В. Вла-димирцев, О. А. Марцынковский; Ассоциация по сертификации «Русский Регистр». Санкт-Петербург: Береста, 2008. 72 с.

Рис. 1. Архитектура интегрированной системы менеджмента

Рис. 2. Взаимосвязь между циклом P-D-C-A и элементами ИСМ