Особенности системы оформления и обработки документов

Секция микропроцессорных систем

УДК 658ЛП|2

А.Б. К.гевмова

ОСОБЕННОСТИ СИСТЕМЫ ОФОРМЛЕНИЯ И ОБРАБОТКИ

. ДОКУ МЕНТОВ

Основным функциональным назначением системы оформления и обработки документов (СООД) является обработка потоков документов внешнего и внутреннего назначения и принятия по ним соответствующих решений руководителями различных уровней в организациях как со сложной, так и с простой структурой и иерархией подчиненности. В качестве базовой была взята технология обработки документов в ТРТУ.

Построение системы, ее структура и организация функционирования ориентированы на последовательную непрерывную обработку документов от момента поступления в канцелярию (для входящих документов) или появления в качестве проекта (для исходящих документов и документов внутреннего пользования) до завершающей стадии их архивации, отправки или принятия решений к исполнению.

Разработка указанной системы базировалась на использовании ряда наиболее важных принципов организации обработки документов: принципа стандартизации обработки документов и принятия решений, принципа оптимального распределения обязанностей и ответственности между участниками процесса обработки и принятия решений по документам, принципа технологической однородности, принципа необходимости и достаточности разнообразия видов и форм управленческих документов, а также принципа оптимальной информированности участников процесса обработки документов.

Для обмена и передачи информации используется компьютернобумажная технология. Основной объем информации по обработке документов и принятию решений передается по сети или с помощью дискет между отдельными АРМами. Ввод информации осуществляется сканером или прямым набором через дисплей АРМа с документа-оригинала. Вывод документов на печать производится при отправке в другие организации или, по необходимости, с каждого АРМа.

Система СООД ориентирована на работу в сети, объединяющей отдельные АРМы канцелярии, руководителя организации, заместителей руководителя, секретаря руководителя, секретарей заместителей руководителя, а также АРМы руководителей подразделений и секретарей руководителей подразделений. В этом составе ее функционирование в оптимальной степени сбалансировано и позволяет обеспечить высокую скорость прохождения документов при наибольшей эффективности их обработки и принятия решений.