Проектный подход к бизнес-развитию предприятия

Проектный подход к бизнес-развитию предприятия

Project approach to business development companies

Тумбинская Наталия Юрьевна

Natalia Tumbinskaya

Аспирант, Московский Государственный университет леса graduate student, Moscow State Forest University

Аннотация

Статья посвящена проблемам и особенностям применения проектного подхода к управлению бизнес-развитием предприятия. Рассматривается понятие бизнес-развития, обосновывается актуальность эффективного бизнес-развития для современных предприятий, уточняются понятия проекта и управления проектами, предлагаются рекомендации по управлению

проектами бизнес-развития.

The article deals with the problems and peculiarities of the project approach

to managing a business development company. The concept of business

development, the actuality of an effective business development for modern businesses, refined the concept of the project and project management, makes recommendations on project management of business development.

Ключевые слова: бизнес-развитие, организационные изменения,

управление изменениями, проект бизнес-развития, управление проектами, команда проекта, преодоление сопротивлений изменениям.

Keywords: business development, organizational change, change

management, project business development, project management, project team, overcoming resistance to change.

В современной экономике условия хозяйствования меняются очень быстро. Появление новых технологий, новых видов продукции и услуг формируют изменение запросов потребителей и саму структуру спроса.

Предприятия вынуждены менять свои стратегии с целью внедрения новых идей, технологий или моделей поведения.

Сегодня уже на повестке дня стоит вопрос не столько о необходимости экономического роста, сколько об обеспечении его достаточно высоких темпов. Достижение этой цели во многом зависит от специфики внешней среды и способности предприятия к развитию бизнеса, эффективному осуществлению организационных изменений.

Основными стратегическими вызовами внешней среды являются рост конкуренции в условиях насыщенного рынка, неограниченные возможности современного производства и успешное внедрение информационных технологий, а успех бизнеса зависит от скорости реакции на изменения внешней среды. Это требует эффективного управления бизнес-развитием, направленного на повышение конкурентоспособности предприятия1.

Под бизнес-развитием предприятия в рамках данной статьи понимается система прогрессивных изменений в соответствии с техническим, экономическим и социально-культурным прогрессом, которая способствует расширению деятельности и увеличению значимости предприятия, как в экономической, так и в социально-политической среде.

Бизнес-развитие может затрагивать структуры, технологии, товары, людей. Чтобы его осуществлять, необходимо знать каковы цели преследуют конкретные предстоящие изменения, то есть начинать с содержательной стороны вопроса, с того, что должно быть реализовано, а потом только решать, как это будет реализовано.

Своевременный анализ логики процессов, протекающих во внешней и внутренней среде предприятия позволяет эффективнее определять цели и бизнес-задачи, с меньшими затратами осуществлять необходимые изменения, координировать их по срокам и действиям между собой и с изменениями внешней среды предприятия.

1 Вепрова Р.Н. Управление изменениями на малых и средних предприятиях // Вестник Байкальского государственного университета экономики и права, №3, 2010. с. 22.

Бизнес-развитие может осуществляться медленно и постоянно, сравнительно небольшие изменения - быстро, а масштабные радикальные преобразования - стремительно. Для малых предприятий более приемлемыми являются постоянные изменения. Для средних - первые и вторые, а радикальные преобразования в виде реинжиниринга способны осуществлять только крупные компании.

Анализируя работу любой организации, практически всегда можно выделить два основных вида деятельности, которые существуют параллельно: текущие, повторяющиеся процессы (операции) и проекты. Основными отличиями этих двух видов деятельности является то, что процессы носят повторяющийся, циклический характер, а проекты направлены на достижение уникальных целей в определенные сроки.

Любые изменения, осуществляемые в рамках бизнес-развития, изначально являются проектом, при котором основной задачей менеджера, отвечающего за развитие компании, является перевод проектов по управлению изменениями в постоянно работающий бизнес-процесс такого же уровня, как процесс управления организацией, и здесь не важно, каковы методы организации по управлению изменениями - проходят они «стихийно» или запланировано.

Задача организации, делающей ставку на постоянное повышение эффективности, интеграция проектных инициатив (изменений) во все элементы этой организации: процессы, структуры, системы, и их закрепление в корпоративной культуре организации.

В отечественной практике понятие «проект» до недавнего времени использовалось преимущественно в технической сфере. Под «проектом» обычно подразумевалась разработка документации для создания каких-либо зданий или сооружений, а сам процесс разработки назывался проектированием.2

2 Акинфиев В.К., Карибский А.В., Коновалов Е.Н. и др. Анализ эффективности инвестиционных проектов. - М.: ПБРУ РАН, 2008. с. 29

В зарубежных странах для обозначения данного процесса проектирования использовался другой термин - designing (дизайн, проектирование здания, разработка изделия), а понятие project (проект) трактуется более широко.

В настоящей статье под понятием «проект» понимается комплекс взаимосвязанных мероприятий, предназначенных для достижения, в течение заданного периода времени и при установленном бюджете, поставленных задач с четко определенными целями». 3

Можно выделить общие признаки проектов:

1. они направлены на достижение конкретных целей;

2. они предполагают координированное выполнение взаимосвязанных действий;

3. они имеют ограниченную протяженность во времени, с определенным началом и концом;

4. все они в определенной степени неповторимы и уникальны.

В общем случае, именно эти четыре характеристики отличают проекты от других видов деятельности.

Как известно, впервые такой подход, как «управление проектами», был практически применен в 50-х годах в военной и аэрокосмической отрасли США. Появление такой альтернативы традиционным методам управления было вызвано ростом масштабов и сложности работ, вовлечением в них большого числа участников, повышением требований к срокам выполнения работ и эффективности использования различного рода ресурсов, качеству и результатам. В рамках традиционной системы управления успешное выполнение такого рода задач было затруднительным. Таким образом, в практику были введены новые формализованные методы управления, которые и получили в совокупности название «управление проектами».

3

Грей К., Ларсон Э. Управление проектами. Практическое руководство. М.: Ай-Ти, 2007, с. 28.

Американский Институт управления проектами (PMI, США) определяет «управление проектами» следующим образом:4

«Управление проектом (УП) или Project Management (PM) - это искусство руководства и координации людских и материальных ресурсов на протяжении жизненного цикла проекта путем применения современных методов и техники управления для достижения определенных в проекте результатов по составу и объему работ, стоимости, времени, качеству и удовлетворению участников проекта».

Сущность методологии УП - это сосредоточение прав и ответственности за достижение целей проекта у одного человека или небольшой группы. Этот человек - менеджер проекта - обеспечивает реализацию проекта, реализуя ключевые функции по управлению проектом. Причем он не обязательно сам выполняет эти функции.

Согласно российским Национальным Требованиям к Компетентности

специалистов по Управлению проектами (НТК)5, к основным функциям

6

управления проектом относятся:

- управление предметной областью проекта,

- управление проектом по временным параметрам,

- управление стоимостью в проекте,

- управление качеством в проекте,

- управление рисками в проекте,

- управление персоналом в проекте,

- управление коммуникациями в проекте,

- управление контрактами в проекте,

- управление изменениями в проекте,

4 Руководство к Своду знаний по управлению проектами. Четвертое издание (Руководство PMBOK). Pennsylvania: Project Management Institute, 2009. с. 37.

5 НТК разработаны группой сертифицированных специалистов Российской Ассоциации Управления Проектами - “СОВНЕТ. “СОВНЕТ” основана в 1990г., как профессиональная некоммерческая организация, действующая на основе Российского законодательства.

6 Основы профессиональных знаний и национальные требования к компетенции специалистов по управлению проектами

- прочие функции управления

У руководителя компании есть основания для применения

профессиональных методов управления проектами бизнес-развития (ПБР) во всех случаях, когда он имеет дело со сложными и нетривиальными задачами, которые должны быть решены в строго определенные сроки, в рамках установленного бюджета и с требуемым уровнем качества.

Под управлением ПБР будем подразумевать деятельность,

направленную на реализацию проекта бизнес-развития с максимально возможной эффективностью при заданных ограничениях по времени, денежным средствам (и ресурсам), а также качеству конечных результатов проекта (документированных, например, в техническом задании).

Любой проект проходит через определенные фазы в своем развитии, называемые в совокупности жизненным циклом.

Следует различать жизненный цикл проекта и жизненный цикл продукта. Например, проект разработки нового товара - это лишь отдельная фаза жизненного цикла продукта.

Иногда, рассматривая окупаемость инвестиционного проекта, в нем выделяют три основные фазы: предварительную (обоснование инвестиций), подготовительную (инвестиции) и производственную (производство и продажи). Жизненный цикл проекта, целью которого является выполнение работ по контракту, может включать фазы: начальную (подготовка контрактов и инициации работ), фазу реализации проекта (детальное планирование и исполнение) и фазу завершения работ по проекту.

При реализации ПБР важную роль играют задачи коммуникаций и совместной работы представителей различных и часто конкурирующих подразделений предприятия. Внутренняя культура каждого предприятия и условия реализации проектов по-своему уникальны для каждой компании. Однако следование основополагающим принципам и концепциям,

7 Матвеев А.А., Новиков Д.А., Цветков А.В. Модели и методы управления портфелями проектов. М.: ПМСОФТ, 2005. с. 73.

несомненно, поможет предприятию создать эффективную структуру проекта, без которой, как показывает практика, невозможно эффективная и успешная реализация ПБР.

Основная сила проектной концепции управления инновациями заключается в делегировании власти и возложении ответственности за достижение целей на определенных руководителях - менеджере проекта и ключевых членах команды. Основная проблема проектной концепции управления заключается в сложности создания эффективной временной системы управления, которая должна функционировать совместно с постоянной системой управления в организации.

Проекты сложны по своей структуре, и в процессе их реализации принимают участие большое количество организаций, выполняющих различные функции. Распределение функций между участниками проекта решается конкретно для каждого проекта.

Создание эффективной команды является важнейшим составляющим успеха проекта. Для того чтобы быть эффективным, проект-менеджер должен создать атмосферу благоприятной командной работы. Лидер проекта должен создавать окружение, в котором члены команды нового проекта будут профессионально удовлетворены, вовлечены и будут иметь взаимное доверие друг к другу. Чем больше командное чувство, тем выше качество обмена информацией, включая искренность обмена идеями и подходами.

Проектная команда - это временный коллектив, создаваемый для осуществления определенного проекта.8 Организационная структура и метод создания проектной команды зависит от многих факторов:

- вида и типа проекта;

- традиционного подхода, принятого в данном регионе, городе, конкретной фирме;

- наличия специализированных фирм по проект-менеджменту и т.п.

8 Швандар, В. А. Управление инвестиционными проектами / В. А. Шван-дар, А. И. Базилевич. - М. : Юнити, 2001. с. 188.

Оптимальная организация команды проекта, включающей как руководителей проекта и команду исполнителей, так и подразделения и специалистов, влияющих на ход работ или оказывающих ту или иную поддержку проекту, позволяет повысить эффективность управления и избежать проблем.

На рис. 1. показана структура проекта, при которой менеджер проекта обеспечивает интеграцию основных участников проекта. Группа контроля целей проекта обеспечивает контроль и согласование целей проекта со стратегическими целями организации. Группа технического контроля отвечает за соответствие технических решений и используемых технологий общепринятым стандартам, стандартам организации и спецификациям контракта. Администратор и офис проекта оказывают поддержку менеджеру проекта по сбору информации и выполнению управленческих функций.

Рис. 1. Пример организации проекта.

Должности основных членов команды проекта различаются в зависимости от типа проекта. Для промышленного проекта, например, в ядро команды, кроме менеджера проекта, должен входить главный инженер проекта, который отвечает за спецификации и качество конечного продукта.

Для крупных проектов необходимо иметь команду из нескольких инженеров: инженера, отвечающего за спецификацию продукта, инженера, отвечающего за технологию производства, и специалиста, ответственного за установку, тестирование и опытное производство.

Администратор проекта - специалист, отвечающий за все официальное делопроизводство внутри проекта, протоколирующий вносимые изменения, жалобы и прочие вопросы, связанные с контрактными обязательствами.9 Часто администратор проекта отвечает также за ведение архива проекта.

В крупных проектах могут быть также:

Контролер проекта - осуществляет сбор, обработку и учет информации о ходе выполнения работ и фактических затратах.

Руководитель служб поддержки - отвечает за функционирование служб информационной поддержки и поддержки общеуправленческих функций.

Офис проекта. Полезно иметь офис проекта (штаб проекта) даже для небольших проектов. Офис проекта является центром, в который стекается информация по проекту, проводятся совещания и встречи. Рабочие места постоянных членов команды проекта, по возможности, должны располагаться в штабе.10

В каждом проекте можно определить специалистов, деятельность которых критична для успеха проекта в целом. Например, члены высшего руководства организации, контролирующие проект; специалисты, обладающие специфической квалификацией, необходимой для достижения результатов проекта и т.п. В любом случае, организационная структура управления должна обеспечивать прямой контакт менеджера проекта с данными специалистами.

9 Взятышев В.Ф. Введение в методологию инновационной проектной деятельности: Учебник для вузов. - М.: «ЕЦК», 2002.

10 Балашов В.Г., Заложнев А.Ю., Иващенко А.А., Новиков Д.А. Механизмы управления организационными проектами. - М.: ПБРУ РАН, 2003.

Управление командой проекта можно рассматривать также как элемент общей корпоративной системы управления персоналом. Структура системы управления командой проекта состоит из следующих элементов:

1. Формирование и развитие команды: формирование

организационной структуры; закрепление зон ответственности и полномочий; назначение проект-менеджера и менеджеров на ключевые посты; организационное развитие команды.

2. Организация деятельности команды: организация совместной

деятельности; формирование и развитие организационной, деловой и корпоративной культуры; организация коммуникаций и офиса команды; организация принятия решений; организация совещаний; организация переговоров.

3. Управление персоналом команды: стратегия управления

персоналом; кадровое планирование; развитие кадров; система мотивации, стимулирования и вознаграждений; социально-психологическая работа; кадровый учет; управление рабочим временем.

Основной целью процесса управления проектами бизнес-развития является внедрение изменений в организации с наименьшими

сопротивлениями.

Достижение данной цели возможно, по мнению автора, только за счет создания в процессе управления изменениями эффективной коммуникации.

Эффективный коммуникационный процесс в организации зависит от следующих факторов:11

- культура и цели организации;

- лидеры общественного мнения;

- рынок и национальные традиции;

- персонал и технология производства;

Оценить коммуникационный процесс в организации возможно по следующим параметрам:

11 Подвойская Н.Г. Управление изменениями// Управление проектами, 2009. - № 11

- надежность;

- скорость;

- коэффициент искажения;

- неравенство;

- тип связей;

- наличие обратной связи.

При этом при работе с сопротивлениями изменениям важно помнить о факторах сопротивлений:

- большинство изменений встречают сопротивление той или иной силы и, прежде всего, сопротивляются те, кто должен претерпеть изменение;

- люди противятся не только тем переменам, которые им вредят, но и тем, которые в долгосрочной перспективе принесут им пользу.

Можно выделить следующие основные причины сопротивлений, о которых необходимо помнить:

- изменения есть неизвестность, и сотрудники думают, что перемены окажут на них отрицательное воздействие;

- изменения есть принуждение (даже, если это не так);

- изменения разрушают формальные, психологические и социальные отношения, сложившиеся у сотрудника с организацией;

- изменения требуют отказа сотрудника от устоявшихся элементов культуры (привычек);

При преодолении сопротивлений изменениям не следует ожидать, что сопротивление можно устранить совсем, тем не менее, необходимо перейти рубеж критичности:

- привлекать к участию всех тех, кто охвачен изменениями на стадии их планирования;

- активно «рекламировать» результаты пилотных проектов;

- поддерживать открытые коммуникации через наиболее

эффективные информационные каналы (пример - высшее руководство и/или третьи лица);

- доносить «плюсы» для всех сотрудников, на которых

распространяются изменения;

- формировать систему мотивацию проекта/ изменений;

- избегать мышления типа «Мы - Они»;

- обращать внимание на индивидуальные потребности работников;

- поощрять добровольные изменения и демонстративно поощрять людей и команды, добивающиеся успехов в реализации.

Итак, все проекты, связанные с бизнес-развитием предприятия и требующие дополнительных организационных усилий, мероприятий по повышению квалификации сотрудников, отрыва опытных специалистов от повседневной работы требуют от администрации предприятия преодоления сопротивления со стороны персонала. Ситуация часто усугубляется тем, что результат не является очевидным, а оцениваемые затраты достаточно высоки. Тем не менее, реализация проектов бизнес-развития - это настоятельная необходимость для компаний, претендующих на рыночное лидерство.

Подытожим результаты исследования.

К настоящему времени управление проектами стало признанной во всех развитых странах методологией осуществления бизнес-развития.

Современная организация способна существовать и успешно конкурировать на рынке лишь при условии постоянного развития и адаптации к изменяющимся условиям ведения бизнеса. Ускорение ритма современной жизни усиливает нестабильность функционирования компаний, заставляет их проводить частые и быстрые преобразования, подстраиваться под внешние условия. Справляться с этой задачей позволяет проектная деятельность.

Рыночная экономика заставляет пересмотреть содержание системы дисциплин, занимающихся экономикой, планированием, организацией и

управлением. Массовый рост масштабов проектов, изменение критериев их эффективности потребовали не просто повышения уровня специализации управленческой деятельности, но и разработки новых методов планирования, контроля сроков исполнения и организации взаимодействия участников проекта. Основой нового подхода к бизнес-развитию объекта управления является концепция управления проектом.

Список литературы:

1. Акинфиев В.К., Карибский А.В., Коновалов Е.Н. и др. Анализ эффективности инвестиционных проектов. - М.: ПБРУ РАН, 2008. с. 29

2. Балашов В.Г., Заложнев А.Ю., Иващенко А.А., Новиков Д.А. Механизмы управления организационными проектами. - М.: ПБРУ РАН, 2003.

3. Вепрова Р.Н. Управление изменениями на малых и средних предприятиях // Вестник Байкальского государственного университета экономики и права, №3, 2010. с. 22.

4. Взятышев В.Ф. Введение в методологию инновационной проектной деятельности: Учебник для вузов. - М.: «ЕЦК», 2002.

5. Грей К., Ларсон Э. Управление проектами. Практическое руководство. М.: Ай-Ти, 2007, с. 28.

6. Матвеев А.А., Новиков Д.А., Цветков А.В. Модели и методы управления портфелями проектов. М.: ПМСОФТ, 2005. с. 73.

7. Подвойская Н.Г. Управление изменениями// Управление проектами, 2009. - № 11

8. Руководство к Своду знаний по управлению проектами.

Четвертое издание (Руководство PMBOK). Pennsylvania: Project

Management Institute, 2009. с. 37.

9. Швандар, В. А. Управление инвестиционными проектами / В. А. Шван-дар, А. И. Базилевич. - М. : Юнити, 2001. с. 188.