К вопросу о необходимости разработки системы показателей эффективности логистической информационной системы предприятия

УДК 658.7:Ю4 +658.15 ББКЮ4

К ВОПРОСУ О НЕОБХОДИМОСТИ РАЗРАБОТКИ СИСТЕМЫ ПОКАЗАТЕЛЕЙ ЭФФЕКТИВНОСТИ ЛОГИСТИЧЕСКОЙ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ ПРЕДПРИЯТИЯ

И. В. Хатеев

Статья посвящена вопросам капиталовложений в информационную инфраструктуру предприятия. Автором предлагается классификация доходов, получаемых предприятием в результате использования информационных систем. В статье классифицированы ожидаемые улучшения, достигаемые при использовании различных информационных систем.

Ключевые слова: логистическая информационная система, повышение эффективности, анализ внедрения информационных систем, ИТ-проект, оценка информационного сервиса, ожидаемые улучшения.

В современных экономических условиях корпоративные информационные системы становятся неотъемлемой частью системы управления предприятием. Поэтому процесс внедрения корпоративной логистической информационной системы (далее ЛИС), иначе говоря - автоматизация системы управления предприятием, рассматривается неотрывно от процесса ее оптимизации. Оба эти процесса - оптимизация и автоматизация - тесно взаимосвязаны, их реализация обычно происходит в виде выполнения последовательности этапов одного большого проекта. Стоимость подобных проектов для средних и крупных предприятий измеряется десятками, а то и сотнями тысяч долларов. И поэтому перед руководителями предприятий при принятии решения о внедрении информационной системы возникает вопрос расчета эффективности вложений в информационные технологии.

Развитие информационных технологий - это составная часть стратегического развития предприятия. Какая бы ни была стратегия развития предприятия, информационная стратегия должна ей соответствовать. Иначе вложения в информационные технологии не только не принесут пользы, но и могут обернуться значительными убытками для предприятия. Этот немаловажный фактор необходимо учитывать при принятии решения о внедрении корпоративной информационной системы на предприятии и развитии информационной инфраструктуры вообще.

Несмотря на то, что информационные системы стали крупнейшей статьей корпоративных расходов, инвестирование в них в достаточной мере совершается вслепую, без ясного видения результатов. Такое положение дел является следствием, причина которого заключается в сложности определения результатов, ожидаемых в процессе эксплуатации информационной инфраструктуры вообще и информационной системы в частности. Проблемным является также и процесс определения затрат, так как, с одной стороны, затраты на информационные технологии распределяются по

многим направлениям бухгалтерского учета, а с другой - существуют невидимые логистические затраты, объем которых значителен.

Существуют различные способы оценки эффективности проектов. Но среди всего многообразия принципиально можно выделить два подхода к оценке: финансовый подход, оценивающий финансовую отдачу от проекта, и смешанный подход, содержащий в себе как финансовую, так и нефинансовую составляющие. Основное их отличие заключается в том, что финансовый подход предполагает оценку только тех эффектов, которые можно оценить в денежном эквиваленте и только в первом приближении, т. е. оценить непосредственный эффект. Но одновременно возникает и трудность такой оценки, так как далеко не всегда существует возможность оценить в денежном выражении абсолютно все преимущества, которые дает проект автоматизации. С другой стороны, в настоящее время основной капитал большинства предприятий выражается в нематериальных активах.

В настоящее время в индустриально развитых странах широко распространена методология внедрения стратегического управления Balanced Scorecard, разработчиками которой являются Дэвид Нортон и Роберт Каплан [1]. И именно на этой методологии основан второй подход к оценке эффективности проектов - смешанный. Суть подхода состоит в том, что осуществляется не только оценка финансовых эффектов от внедрения информационной системы, но и нефинансовых.

При использовании финансового подхода возникает проблема определения дохода от реализации проекта. Если, например, с помощью экспертных или других оценок, доходы удается определить, то экономическую эффективность ЛИС можно рассматривать как разность между результатами, полученными в процессе ее применения, и затратами, имеющими место в процессе ее эксплуатации. Формально данное определение можно представить в следующем виде:

Э = Р-3,

Хатеев И.В.

где Э - экономическая эффективность ЛИС; Р, 3 -результаты (доход) и затраты соответственно.

Данная формула иллюстрирует лишь общий взгляд на определение эффективности, так как в ней не учитываются многие факторы, такие как, например, факторы времени и неопределенности. Первый фактор требует соблюдения соизмеримости одних и тех же величин, полученных в разные периоды, а второй - учета влияния на величину доходов и затрат событий, которые не поддаются предвидению.

Расширенный вариант приведенной формулы, учитывающий периоды до и после внедрения системы, может быть следующим:

после Рдо) (Зон Зпосле),

где Р„осле, Рдо - результаты, полученные до и после внедрения ЛИС; Здо, Зт1СЖ - затраты, имеющие место до и после внедрения ЛИС.

Определение доходов, получаемых в результате внедрения ЛИС, достаточно сложная задача. Для ее решения вначале следует рассмотреть источники возникновения доходов.

Результаты, которые получают после внедрения ЛИС, можно дифференцировать следующим образом.

1. Доходы первого типа получают за счет применения таких информационных сервисов, которые непосредственно влияют на экономические показатели предприятия:

а) сокращение простоя оборудования за счет решения оптимизационной задачи;

б) сокращение затрат на хранение запасов материалов за счет повышения ритмичности поставок;

в) сокращение неустоек и выплат штрафных санкций за счет введения графика доставки продукции;

г) повышение рентабельности предприятия за счет применения экспертных систем в процессе принятия решений и т. д.

2. Доходы второго типа получают за счет повышения производительности и качества труда, непосредственно зависящих от средств автоматизации управленческих функций:

а) снижение трудовых затрат на ввод первичных документов за счет их передачи по каналам связи;

б) сокращение времени решения бухгалтерских, финансовых, маркетинговых и других задач за счет применения средств автоматизации;

в) снижение затрат за счет сокращения штата сотрудников, привлекаемых к делопроизводству, поиску и сортировке управленческой документации путем внедрения электронного документооборота и т. д.

Результаты второго типа могут быть измерены с помощью экономических показателей бухгалтерской отчетности.

3. Доходы третьего типа получают за счет положительного влияния уже автоматизированных управленческих процессов на другие автоматизи-

рованные или неавтоматизированные процессы. Причем это влияние является опосредованным (непрямым). Например, улучшение работы службы маркетинга за счет внедрения новых средств автоматизации влияет не только на эффективность процессов сбыта и снабжения, но и на само производство, так как оно в результате, возможно, будет работать более ритмично. Последнее повысит производительность труда.

Доходы третьего типа измерить достаточно трудно, так как нет общепризнанных взглядов, подходов и, соответственно, методик. Однако синергетический эффект несомненно имеет место и его необходимо изучать.

Перечисленные доходы влияют на такие интегрированные показатели, как прибыль, рентабельность, фондоотдача, производительность труда, конкурентоспособность и т. д. Эти доходы составляют часть всех доходов, получаемых на предприятии, что можно представить следующим образом:

Д Доте ДиС1 где Д- общие доходы предприятия; Д„тс - доходы, полученные не за счет ЛИС (других структурных подразделений предприятия); Дис - доходы, полученные за счет эксплуатации ЛИС.

В соответствии с введенными типами доходов второе слагаемое можно представить в виде формулы:

Дне = Д1ис + Д1 ис + Д3 и с, где Дис - доходы /-го типа, полученные за счет внедрения ЛИС.

Перечисленные слагаемые в данной формуле, за исключением доходов, полученных за счет эксплуатации ЛИС, определить достаточно сложно. Для решения данной проблемы ученые и практики прилагают серьезные усилия. Уже накоплен международный опыт оценки эффективности информационного обслуживания, который свидетельствует о том, что назрела необходимость разработки системы показателей, характеризующих информационный сервис, с одной стороны, и требования пользователей сервиса к этим параметрам, с другой. Тогда удовлетворенность пользователей может измеряться выполнением предварительно согласованных условий, определяющих эти параметры. Оценки информационного сервиса фиксируются в специальном документе - соглашении об уровне сервиса (СУС) (Service Level Agreement, SLA).

В настоящее время описываются и анализируются следующие параметры [2]:

- производительность (например, число обработанных документов, время, потраченное на решение задач, и т. д.);

- доступность сервиса (например, возможность работы в нескольких часовых поясах);

- надежность сервиса (например, возможность потерь в случае простоя).

Определение финансовых результатов, т. е. сопоставление доходов и затрат, предлагается

Логистика

осуществлять в разрезе конкретных информационных сервисов.

Для расчета затрат имеется весьма обширный арсенал методов, позволяющих осуществлять его с достаточной точностью. В частности, введено специальное понятие - «совокупная стоимость владения», ил и ССВ (Total Cost of Ownership, TCO) [1], которая определяется в соответствии с жизненным циклом системы. Жизненный цикл любой системы содержит все этапы ее эволюции. Однако жизненный цикл ЛИС имеет специфику и, как правило, содержит следующие этапы:

- создание;

- внедрение;

- эксплуатация (обслуживание, ремонт, предоставление сервиса);

- поддержка (модернизация, внедрение новых и замена старых информационных технологий);

- ликвидация ЛИС.

Для проведения расчетов целесообразно все затраты, сопровождающие жизненный цикл, разделить на две группы - первоначальные и эксплуатационные. Первоначальные затраты распределяются по периодам эксплуатации в соответствии с прогнозируемым жизненным циклом или требованиями о сроках возврата средств инвестором. Эксплуатационные затраты рассчитываются за месяц, квартал и год. Если расчеты выполнять в разрезах информационных сервисов, на уровне задач, то доход второго типа (результат), полученный, например, за год за счет экономии заработной платы работников какого-либо отдела (планового, бухгалтерского, диспетчерского и т. д.) или экономии за счет повышения производительности труда, полученного в результате автоматизации ввода первичных документов, и т. д., можно рассчитать по формуле:

Д; = Э, + К„

где Д - доход, полученный в результате обращения к информационному сервису, предназначенному для решения задач в i-м году; Э, - экономия, полученная в i-м году эксплуатации; К, - объем первоначальных капиталовложений, который должен быть возвращен в г'-м году инвестору.

Затраты и доходы, полученные в разные периоды, для сопоставимости должны быть приведены к единому знаменателю. Для этого выбирается некоторая точка отсчета (начало или конец периода), а затем результаты и затраты пересчитываются на этот момент времени. Пересчет осуществляется с помощью коэффициентов дисконтирования, для этого устанавливается ставка дисконта для каждого года. Возвращение денег, вложенных в информационный сервис, осуществляется согласно установленным инвестором коэффициентам эффективности капитальных вложений.

Для учета фактора неопределенности используют иной подход. Достаточно распространенной методикой является переход от точечных оценок затрат и результатов к интервальным с использо-

ванием принципа минимакса. Это означает, что отыскивается величина экономической эффективности в предположении, что будут иметь место максимальные затраты и минимальные результаты (пессимистический прогноз). Тогда при положительном результате проект ЛИС рентабелен.

В случае, когда необходимо рассчитать годовую экономию, полученную, например, за счет автоматизации ввода и обработки первичных документов (Э,), то данный показатель рассчитывается следующим образом:

Я* _ ?г о _ до ^после

‘'= <1+С)‘ ’ де 31до, 311юсле - среднее снижение затрат в /-м году на ввод и обработку первичных документов до и после обращения к информационному сервису; с -индекс изменения курса валюты. Расчет сумм, которые следует погашать ежегодно, производится по формуле

К^в'КоЦ + сУ, где е, - коэффициент окупаемости первоначальных затрат, установленный для /-го года эксплуатации; К0 - первоначальный объем инвестиций.

Если экономия меньше суммы, которую следует погасить в /-м году, то разница, соответственно скорректированная на уровень инфляции следующего года, переходит на следующий год:

К{ = е(-_] К,_\(1 + с)‘.

Выбор между приобретением готового программного продукта (ЛИС) и изготовлением его собственными силами осуществляется на основе следующего, достаточно очевидного неравенства: Зприоб ^ Зсодстб, где Зприоб - затраты, связанные с приобретением, адаптацией и эксплуатацией готового программного продукта; Зсо6ств - затраты, связанные с разработкой программного продукта собственными силами и его эксплуатацией. Если в результате анализа обоснован первый путь, то готовый программный продукт следует выбрать среди множества других, предлагаемых на рынке.

Для систематизации приведенных показателей, характеризующих эффективность логистических информационных систем, сведем их в табл. 1.

На практике при оценке эффективности информационных систем чаще используется смешанный подход. При оценке внедрения информационных проектов часто используется термин «выгода» [3]. В общем случае под выгодой подразумеваются некоторые позитивные явления, помогающие компании упрочить свое положение. Можно выделить четыре главных фактора, способствующих достижению этой цели:

- повышение функциональных характеристик и качества выпускаемой продукции;

- улучшение обслуживания клиентов;

- снижение операционных расходов;

- улучшение использования активов.

Хатеев И.В.

Для того чтобы определить основные категории резервов улучшения работы предприятия, которые могут быть реально использованы при помощи информационных систем, необходимо выделить наиболее типичные факторы неэффективности (т. е. проблемы, свойственные предприятию). К таким факторам, прежде всего, можно отнести следующие:

- избыточный объем незавершенного производства;

- избыточные складские запасы;

- низкая степень использования производственных ресурсов;

- завышенные материальные затраты;

- низкое качество;

- низкий уровень обслуживания клиентов;

- неточности в определении себестоимости и ценообразовании;

- недостаточный уровень организации хранения и логистики;

- проблемы учета и управления финансами.

Ожидаемые улучшения, достигаемые при помощи информационной системы, могут быть сгруппированы в следующие категории [3], для каждой из которых характерны свои источники окупаемости (табл. 2).

Для выявления скрытых резервов необходимо определить стадии производственного процесса, которые не повышают ценности конечного продукта. Такие процессы и операции можно разбить на две категории:

- процессы и операции, технологически и экономически обоснованные, но не повышающие ценности конечного продукта (к ним, например, относятся функции транспортировки и контроля качества);

- процессы и операции, связанные с необоснованными затратами ресурсов и времени (ожида-

ния, простои, хранение излишних запасов и др.).

Особое внимание следует обратить на операции и процессы второго вида, поскольку именно они тормозят ход производственного процесса и приводят к нерациональному использованию ресурсов. Именно эти операции и процессы должны быть по возможности реорганизованы при внедрении новой системы. Результат такой реорганизации должен выразиться в повышении продуктивности использования ресурсов (материальных, трудовых, финансовых), снижении затрат, повышении качества обслуживания, росте доходности и рентабельности.

Существует необходимость разделить конкретные области влияния частей (модулей) информационных логистических систем. Для этого модули можно подразделить на пять категорий, в соответствии с их функциональностью:

- стратегическое планирование, бюджетирование, финансы и учет;

- маркетинг и дистрибуция;

- разработка новой продукции;

- планирование и управление производством и материальными потоками;

- оперативное управление производственными операциями.

Несколько лет назад одна консалтинговая компания проанализировала результаты внедрения информационных логистических систем. В ходе обследования более двухсот компаний, завершивших свои внедрения, были выявлены следующие результаты [3]:

- снижение уровня запасов (включая материалы, незавершенное производство, готовую продукцию) в среднем на 17 %, лучший результат - 25 %;

- улучшение обслуживания (повышение доли своевременных поставок) - в среднем на 16 %, лучший результат - 28 %;

Таблица 1

Показатели эффективности применения логистических информационных систем

Формула расчета Характеристика переменных Краткое описание

Э = Р-3 Р, 3 - результаты (доход) и затраты соответственно Отражает общепринятый взгляд на определение эффективности

Э (Рпосле ~ Рдо) (3*0 ” Зцослє) Рпосле, Рио ~ результаты, полученные до и после внедрения ЛИС; Здо, Зпиа,е - затраты, имеющие место до и после внедрения ЛИС Учитывает периоды до и после внедрения ЛИС, является расширенным вариантом предыдущей формулы

Д= Доте + Д,с Доте - доходы, полученные не за счет ЛИС (других структурных подразделений предприятия); Дцс - доходы, полученные за счет эксплуатации ЛИС Отражает эффективность ЛИС согласно принятой на предприятии классификации доходов

Д, = э, + к, Э, - экономия, полученная в і-м году эксплуатации; Щ - объем первоначальных капиталовложений, который должен быть возвращен в /-м году инвестору Отражает доход, полученный в результате обращения к информационному сервису, предназначенному для решения конкретной задачи

1' — о _ до ^после (1 + с)г 3‘)(1, З‘юсче - среднее снижение затрат в і-м году на ввод и обработку первичных документов до и после обращения к информационному сервису; с - индекс изменения курса валюты Отражает годовую экономию от внедрения ЛИС, может применяться к каждой отдельной логистической операции

Логистика

Таблица 2

Ожидаемые улучшения, достигаемые при помощи информационной системы

Категории улучшений Источники окупаемости

Незавершенное производство и длительность производственного цикла Снижение вложений в активы, снижение затрат на перемещение материалов, сокращение сроков производства, снижение запасов полуфабрикатов собственного производства

Складские запасы Снижение вложений в активы, снижение затрат на перемещение материалов, повышение уровня обслуживания

Использование производственных ресурсов Снижение потерь рабочего времени, минимизация переналадок, повышение коэффициента готовности оборудования

Снижение материальных затрат Партнерские отношения с поставщиками, своевременность входящих поставок, возможность использования небольших партий, снижение доли бракованных материалов

Повышение качества продукции Снижение брака, снижение нарушений графиков производства, уменьшение количества переналадок, предотвращение снижения объема продаж

Повышение качества обслуживания Снижение сроков поставок, обеспечение соответствия между запасами готовой продукции и клиентским спросом, своевременность поставок, интенсификация общения с клиентами

Управление затратами Оперативность и точность расчета себестоимости (в том числе на основе функционально-стоимостного подхода), возможность оперативного анализа затрат, возможность анализа причин отклонений от плана, определение наиболее рентабельных видов продукции

Организация хранения и перемещения материалов Повышение эффективности при одновременном снижении трудоемкости, повышение качества обслуживания, более точный и оперативный контроль

Учет и управление финансами Доступность точной и своевременной финансовой информации, оптимизация финансовых взаимоотношений с поставщиками и потребителями

- повышение производительности - в среднем на 10 %, лучший результат - 16 %;

- снижение себестоимости закупаемых материальных ресурсов - в среднем на 7 %, лучший результат -11%.

К сожалению, оценить объективность представленных выводов практически не представляется возможным: по вполне понятным причинам консалтинговые компании, проводящие экспертные оценки эффективности ИТ-проектов, не раскрывают свои методики и алгоритмы, применяемые для оценки окупаемости инвестиций в ИТ.

По мнению независимых бизнес-аналитиков [3], «оценка эффективности ИТ-проектов в России, да и во всем мире, на сегодняшний день не наука, а искусство - методики еще только отрабатываются, постоянно корректируются с накоплением

опыта по каждому конкретному проекту, поэтому говорить о единых подходах к выработке критериев и алгоритмов оценки пока преждевременно».

Литература

1. Информационные системы в экономике: учеб. пособие / под ред. проф. А.Н. Романова, проф. Б.Е. Одинцова - М.: Вузовский учебник, 2008.-411 с.

2. Экономическая информатика: Введение в экономический анализ информационных систем: учебник. -М.: ИНФРА-М, 2005. -958 с.

3. Некрасова, Е.А. Информационная система предприятия: эффекты или эффективность? / Е.А. Некрасова // Журнал «СЮ». - Нщ>://уму>. iteam.ru/publications/it/section_53/article_1491

Поступила в редакцию 1 ноября 2010 г.

Хатеев Игорь Валерьевич. Ассистент кафедры экономики торговли факультета коммерции, Южно-Уральский государственный университет (г. Челябинск). Область научных интересов - логистические информационные системы управления предприятием.

Khateev Igor Velerjevich. The assistant to the Department of Economy and Trade, Faculty of Commerce of the South Ural state university, Chelyabinsk. Field of scientific interests is logistical information control systems of the enterprise.

Тел.: 8(351)267-93-03