Передача бухгалтерского учета на аутсорсинг

Е.В. ДЕМЯХИНА

ПЕРЕДАЧА БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА НА АУТСОРСИНГ

Рассмотрены основные понятия аутсорсинга и Рассмотрены общие центры обслуживания как особенности его применения в области ведения инструмент повышения эффективности крупной бухгалтерского учета в России и за рубежом. компании.

Аутсорсинг, аутсорсер, использование чужих ресурсов, договор бухгалтерского аутсорсинга, акт сдачи-приемки услуг, общие центры обслуживания, центры бухгалтерского учета, расчетно-учетные центры.

В условиях конкуренции развитие бизнеса зависит от эффективного управления активами, в том числе путем максимальной концентрации ресурсов на профильной деятельности организации. Однако, как правило, любая организация «отягощена» непрофильными, но не менее важными для ее функционирования службами: IT, бухгалтерия, юридический отдел и т.д. Как не распыляться на все и в то же время успешно существовать и развиваться? Одним из способов такой оптимизации является выведение непрофильных бизнес-функций на аутсор-синг (от англ. outsourcing - использование чужих ресурсов) [1].

Концепция аутсорсинга как принцип новой стратегии управления была создана в 1963 г. компанией «Electronic Data System», специализирующейся и поныне на аутсорсинге информационных технологий, или IT-аутсорсинге. Однако объектом научных исследований аутсорсинг стал лишь в 80-90-х гг. прошлого века. Появившись в американской экономической литературе, термин «аутсорсинг» прочно обосновался в лексике большинства бизнесменов из промышленно развитых государств.

Под аутсорсингом понимается передача на договорной основе непрофильных функций субъекта внешним исполнителям, специализирующимся в конкретной области и обладающим знаниями, опытом, техническим оснащением. Фирма, берущая на себя «чужие» функции, называется аутсорсинговой, или аутсорсером.

По своей экономической сути аутсорсинг представляет собой инструмент, который позволяет эффективно распределять внутренние и внешние ресурсы, а также средства компании для успешного разрешения целей и задач, стоящих перед современным бизнесом в условиях динамической неопределенности [6].

Сейчас в международной практике передача внутренних функций на контрактной основе внешнему исполнителю имеет широкое распространение в различных областях деятельности и, по мнению экспертов из американского Института аутсорсинга (Outsourcing Institute), продолжает эффективно и быстро развиваться, особенно в сфере финансов и бухгалтерского учета. По данным американского журнала «Fortune» не менее 90% предприятий стран с развитой экономикой используют аутсорсинг как минимум одного своего бизнес-процесса [3].

С конца XX в. аутсорсинг стал применяться в России и за относительно короткое время успел достаточно прочно войти в практику российского бизнеса. Все больше и больше предприятий в Российской Федерации применяют в своей практике аутсорсин-

говые схемы. Некоторые вынужденно, поскольку иначе просто не выжить, другие же вполне логично приходят к аутсорсингу как к более эффективному, экономичному и прогрессивному способу построения и ведения бизнеса. Рынок российского аутсорсинга представлен услугами в области информационных технологий, рекламы и дизайна, транспортных услуг, маркетинговых исследований, подбора кадров, бухгалтерских функций, аудита, юридического обслуживания, финансовых услуг, управления недвижимостью, охраны.

Иностранные компании и совместные предприятия активно используют аутсорсинг и в России. Причиной такой активности, во-первых, служит то, что аутсорсинг для иностранцев привычен и удобен. Во-вторых, они не всегда ориентируются во всех тонкостях нашего законодательства и обычаях делового оборота, поэтому готовы решать эту проблему путем делегирования функций российским специалистам соответствующей профильной квалификации.

Так, например, представительство «Adidas» передало на аутсорсинг расчет зарплаты (1500 сотрудников 50 магазинов), «Hewlett Packard» - расчет зарплаты, обслуживание командировок (заказ билетов, бронирование гостиниц), содержание и обслуживание парка корпоративных автомобилей, доставку грузов. Компания «Dell» передала разработку программного обеспечения российской компании «Luxoft» [8].

Понятие «аутсорсинг» в российском законодательстве отсутствует. Анализ действующего россий-ского законодательства в области бухгалтерского и налогового учета показал, что идентичное аутсорсингу понятие в нем есть и освещено оно достаточно широко.

Пункт 2 ст. 6 ФЗ «О бухгалтерском учете» устанавливает, что руководитель предприятия в зависимости от наличия объема работ имеет право «передать на договорных началах ведение бухгалтерского учета централизованной бухгалтерии, специализированной организации или бухгалтеру-специалисту», то есть даётся разрешение на заключение договоров бухгалтерского аутсорсинга.

Налоговый кодекс, в свою очередь, в подп. 36 п. 1 ст. 264 включает в число прочих расходов, связанных с производством и реализацией, «расходы на услуги по ведению бухгалтерского учета, оказываемые сторонними организациями или индивиду альными пред -принимателями», то есть Налоговый кодекс РФ подтверждает право налогоплательщиков заниматься бухгалтерией не самостоятельно, а посредством аутсорсинга.

Согласно ст.421 ГК РФ, которая предоставляет свободу заключения договора, стороны могут заключить как предусмотренный, так и не предусмотренный законом и иными правовыми актами договор, кроме того, они имеют право на составление смешанного договора. В большинстве случаев оформление отношений между организациями относительно передачи функций на аутсорсинг осуществляется на основе договора возмездного оказания услуг и регламентируется гл.39 ГК РФ.

Следует отметить, что отсутствие специального правового регулирования института аутсорсинга подразумевает необходимость детальной проработки договора со всех точек зрения, включая гражданско-правовую, административную и налоговую. В противном случае предприятие рискует столкнуться с рядом негативных последствий, которые могут оказать влияние и на жизненно важные функции.

Типовой договор аутсорсинга, как правило, содержит следующие разделы: предмет договора, права и обязанности аутсорсера, права и обязанности заказчика, порядок исполнения и срок действия договора, порядок оплаты, ответственность сторон, порядок рассмотрения споров и иные условия, а также юридические адреса и реквизиты сторон.

Во избежание каких-либо разногласий и неблагоприятных последствий следует включить в договор все существенные условия, уделив особое внимание следующим.

Во-первых, необходимо максимально корректно сформулировать предмет договора, исключив тем самым неоднозначность его толкования, а также четко определить требования заказчика к аутсорсеру относительно специфики предоставляемой услуги, в частности указать квалификацию и опыт привлеченных специалистов.

Во-вторых, в договоре должно быть прописано, имущество какой из сторон будет вовлечено аутсорсинговой компанией в исполнение своих договорных обязанностей.

В-третьих, стоит отметить такой момент, как обес-печение конфиденциальности, заключающейся в неразглашении коммерческих тайн заказчика, в том числе личных данных о его сотрудниках и клиентах. В данном случае важную роль играет выбор надежного, заслуживающего доверия аутсорсера, закрепление в договоре порядка доступа, работы с конфиденциальной информацией и соответствующих гарантий.

Повышенного внимания заслуживают и меры ответственности за выполненную работу, которые могут быть предусмотрены в виде штрафных санкций или возмещения ущерба заказчику. Немаловажным условием успешного аутсорсинга является постоянный контроль за качеством оказываемых услуг со стороны предприятия заказчика. Грамотное составление договора с учетом всех вышеперечисленных аспектов будет являться залогом положительного эффекта от применения аутсорсинга [5].

Если предприятие приняло решение о переводе ряда функций на аутсорсинг, то для получения ощутимого положительного эффекта необходимо спланировать и организовать процесс управления аутсорсингом в следующей последовательности действий:

1) определить вспомогательную функцию, передаваемую аутсорсинговой компании;

2) исследовать и проанализировать рынок аутсорсеров;

3) выбрать поставщика услуг;

4) описать бизнес-процесс и определить требования к процессам, передаваемым внешнему подрядчику;

5) заключить договор с аутсорсером, фиксирующий все требования к осуществляемой деятельности;

6) организовать периодическую процедуру контроля за качеством выполняемых аутсорсинговой компанией процессов [4].

На сегодняшний день все больше российских организаций используют бухгалтерский аутсорсинг. Фирмы-аутсорсеры предлагают широкий спектр услуг: по восстановлению и ведению бухгалтерского и налогового учета, оптимизации налоговых платежей, составлению промежуточной и годовой отчетности, ведению дел с налоговыми органами. Основным юридическим документом, фиксирующим отношения сторон при оказании услуг по ведению бухгалтерского и налогового учета, является договор.

Доходами от обычных видов деятельности аутсорсинговой бухгалтерской службы являются выручка и поступления, связанные с оказанием бухгалтерских услуг и услуг, сопутствующих бухгалтерским.

В соответствии с Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организации для обобщения информации о доходах и расходах, связанных с обычными видами деятельное -ти организации, а также для определения финансово -го результата по ним используется счет 90 «Продажи». По назначению счет 90 «Продажи» является активно-пассивным и финансово-результатным. К счету 90 могут быть открыты следующие субсчета:

1) «Выручка»;

2) «Себестоимость продаж»;

3) «Налог на добавленную стоимость»;

4) «Прибыль/убыток от продаж».

В соответствии сп. 5 ст. 38 НК РФ услуга - это деятельность, результаты которой не имеют материального выражения, реализуются и потребляются в процессе осуществления этой деятельности. Реализацией услуги признается документально подтвержденный факт признания заказчиком ее оказания. Отражение в бухгалтерском учете выручки от реализации осуществляется на основании акта сдачи-приемки услуг, в котором указывается перечень услуг, оказанных заказчику. Вместе с актом заказчику выдается счет-фактура. В общем виде передача результата работ от исполнителя заказчику в бухгалтерском учете отражается соответствующими учетными записями (см. таблицу).

В случае заключения договора на оказание бухгалтерских услуг с абонентско-консультационным обслуживанием заказчик принимает услуги поэтапно, например, ежемесячно. Тогда в конце каждого месяца составляется акт сдачи-приемки услуг и счет-фактура, на основании которых бухгалтерская служба отражает в бухгалтерском учете выручку от реализации.

Доходы и расходы, возникающие в связи с оказанием аутсорсинговой организацией услуг, подлежат отражению в составе финансовой отчетности, в

частности, в форме №2 «Отчет о прибылях и убытках» с разбивкой по видам доходов и расходов.

Учет затрат на оказание бухгалтерских услуг в соответствии с системой внутреннего регулирования будет осуществляться на основании рекомендаций методики калькулирования себестоимости бухгалтерских услуг [2].

Практика бухгалтерского аутсорсинга за рубежом распространена очень широко. В отличие от России, где бухгалтерский аутсорсинг используют преимущественно мелкие и средние фирмы, за рубежом не только небольшие, но зачастую и довольно крупные компании не содержат штатных бухгалтеров. Целесообразность такого подхода продиктована устройством национальных учетных систем. В большинстве из них бухгалтерия (ее еще называют «финансовой» в отличие от управленческой) решает проблемы взаимоотношений компании с государством, банками, акционерами, поставщиками, покупателями и прочими контрагентами. Организация бухгалтерии в той или иной степени регламентируется государством (иногда и группой государств посредством межправительственных структур). Работники финансовой бухгалтерии занимаются определением финансового и имущественного положения компании, оценкой статей актива и пассива баланса, размеров прибыли, направлениями ее использования, представлением информации для опубликования в открытых источниках.

Аутсорсинг обслуживающих функций в зарубежных корпорациях пошел по пути создания так называемых общих центров обслуживания (SSC-Shared Service Center). Первые из них появились в США во второй половине XX в., а их бурное развитие пришлось на 70-80 гг., когда они получили распространение в Западной Европе.

В настоящее время эта модель очень популярна среди транснациональных корпораций. По данным

Так, например, ОАО «НК СИДАНКО» в качестве российского опыта использовало наработки НК «ЮКОС», которая одной из первых пошла по пути передачи бухгалтерских функций на аутсорсинг. Реорганизация учета проводилась в рамках изменения общей модели управления холдингом. Компания поставила целью централизовать оперативное управление важнейшими бизнес-функциями, позволив руководству дочерних обществ сконцентрироваться на производственных вопросах. Учет был организован на базе автоматизированной системы управления «Галактика». Применяется принцип однократного оперативного ввода информации: данные об опера-

статистики более 75% компаний, занесенных американским журналом «Fortune» в список 500 крупнейших предприятий мира, используют технологию SSC. Для компаний нефтяной отрасли эта цифра оценивается в 90%, самые крупные из приверженцев этой технологии - англо-голландский концерн «Royal Dutch Shell»), американские нефтяные компании «Continental Oil Company» и «Exxon-Mobile», британская «British Petroleum». При этом наибольшее рас -пространение имеют центры бухгалтерского учета.

Модель SSC представляет собой обобщенную концепцию, реальное ее воплощение очень индивидуально для каждой компании. Общий центр обслуживания - это модель функционирования группы компаний (филиалов, подразделений), предполагающих передачу их рутинных, непрофильных и однотипных функций и бизнес-процессов специализированному и самостоятельному центру, который может обслуживать одну или несколько корпораций.

Для России общие центры обслуживания представляют собой инновационный путь управления бизнесом и пока не имеют широкого распространения чаще всего по причине традиционности и консервативности подходов, из-за нежелания (в некоторых случаях невозможности) сделать свой бизнес прозрачным и наличия законодательных барьеров. Успешный зарубежный опыт SSC (общих центров обслуживания) требует серьезной доработки отечественного законодательства, в частности, законодательства об электронно-цифровой подписи. Российские предприятия «привязаны» к «живой» подписи бухгалтера. Особенности национального налогового законодательства вынуждают территориально распределенные холдинги выстраивать свою структуру децентрализованно, в соответствии со структурой государственных фискальных органов, деятельность которых носит региональный характер.

циях ежедневно заносятся бэк-офисом в модуль оперативного учета и одновременно отображаются в бухгалтерском модуле, где увязываются с соответствующими бухгалтерскими проводками. В единое информационное пространство также входят казначейство, налоговый департамент, службы логистики, таможенный, административный департаменты и т.д. Филиальная системарасчетно-учетных центров (РУЦ) построена по региональному принципу - филиалы Ижевский (Удмуртия), Саратовский (Поволжье) и Сибирский. Каждый РУЦ (филиал) отвечает за ведение учета всех дочерних предприятий компании в своем регионе. Директор центра является главным

Содержание операций Дебет Кредит Первичный документ

1. Отражена сумма выручки, подлежащая получению от заказчика за оказанные ему услуги 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» 90 «Продажи», субсчет «Выручка» Акт приемки-сдачи услуг

2. Отражена сумма НДС, подлежащая получению от заказчика в составе выручки 90, субсчет «НДС» 68 «Расчеты по налогам и сборам», субсчет «Расчеты по НДС» Счет-фактура

3. Списана себестоимость услуг, оказанных заказчику 90, субсчет «Себестоимость продаж» 20 «Основное производство» Акт приемки-сдачи услуг

бухгалтером самой крупной из них, а его заместители - главными бухгалтерами остальных обслуживаемых предприятий. По аналогии с бухгалтериями были реструктурированы юридические службы, отделы информационных технологий, управления персоналом, службы безопасности и РЯ-отделы дочерних обществ.

Одна из проблем, с которой столкнулась команда проекта централизации и успешно решила её, состояла в следующем. Трейдеры холдинга, отвечающие за покупку у дочерних организаций нефти и нефтепродуктов и их реализацию, находятся в головном офисе. Дочерние предприятия занимаются добычей, переработкой нефти и продажей нефтепродуктов через автозаправочные станции. При централизованном учете планировалось ввод в сш-тему оперативных данных закрепить за трейдерами непосредственно в процессе их работы с клиентами. Однако продавцы оказались не готовы фиксировать все операции в учетной системе по определенной процедуре в режиме реального времени. Для решения этой проблемы был создан департамент оперативного учета. Этот, по сути, бэк-офис взял на себя всю работу по вводу первичной учетной информации и формированию оперативных отчетов для трейдеров, функции которых свелись к заключению договоров и непосредственному общению с контрагентами.

Система ценообразования на услуги учетного центра в данном холдинге заключается в следующем: региональные учетные центры, как и остальные подразделения компании, работают в рамках годовых бюджетов с разбивкой по месяцам. Учетный центр заключает контракты с дочерним акционерным обществом своего региона на комплекс услуг по ведению учета и подготовке отчетности. Ежемесячно головной офис выставляет счета каждому дочернему акционерному обществу за услуги регионального центра на сумму фактических расходов, которые понес региональный учетный центр. Расходы складываются из заработной платы работников, командировочных расходов, затрат на поддержание в рабочем состоянии компьютерных программ и прочих административных расходов. Кроме того, в счета включаются определенные доли расходов департамента головного офиса, управляющего региональными центрами и устанавливающего корпоративную политику в области учета. Дочернее общество перечисляет плату за услуги регионального учетного центра непосредственно на счет головного офиса «СИДАНКО». В свою очередь, головной офис ежемесячно финансирует региональный учетный центр в соответствии с бюджетом. Прибыль в бюджет регионального учетного центра не закладывается. Таким образом, компании удается совмещать аутсорсинговые подрядные отношения с механизмом перерас-пределения затрат по центрам ответственности для целей управленческого учета.

В результате создания централизованной службы (с региональной филиальной структурой) компании «СИДАНКО» удалось сократить численность персонала бухгалтерий примерно на 15 % [7].

В заключение хотелось бы отметить, что успешный аутсорсинг - это умелое использование знаний,

опыта, технологий и оборудования внешних исполнителей плюс совместная работа в единой команде с заказчиком. Решение о том, использовать услуги аутсорсеров или нет, конечно, принимает заказчик исходя из специфики своего бизнеса.

ЛИТЕРАТУРА

1. Аникин БА., Рудая ИЛ. Аутсорсинг и аутстаф-финг: высокие технологии менеджмента: Уч. пос. М.: ИНФРА-М, 2009.

2. Беляева Н. Финансовый аутсорсинг// Финансовая газета. 2007. Региональный выпуск № 43.

3. Клементс С., Доннеллан М. Аутсорсинг бизнес-процессов. Советы финансового директора. М.: Вершина, 2006.

4. Кизим А.А., Гуров О.В., Андрианова-Ушакова А.А. Особенности перехода российских промышленных предприятий на аутсорсинг. Специфика правовой среды// Экономический анализ. Теория и практика. 2008. №18.

5. Клименко Т. Договоры бухгалтерского и налогового аутсорсинга// Финансовая газета. 2008. №13.

6. Михайлов ДМ. Аутсорсинг. Новая система организации бизнеса. М.: КНОРУС, 2006.

7. Сафарова Е.Ю. Аутсорсинг учетных процессов. М.: Книжный мир, 2009.

8. Филина Ф.Н. Аутсорсинг бизнес-процессов: проблемы и решения. М.: ГроссМедиа: РОСБУХ, 2008.