Система мониторинга производственных показателей ГПНТБ со РАН

Обмен опытом

УДК 021 + 025 ББК 78.34

СИСТЕМА МОНИТОРИНГА ПРОИЗВОДСТВЕННЫХ ПОКАЗАТЕЛЕН

ГПНТБ СО РАН

© М. Ю. Дунин-Барковская, 2009

Государственная публичная научно-техническая библиотека Сибирского отделения Российской академии наук 630200, г. Новосибирск, ул. Восход, 15

Описаны этапы разработки и внедрения системы мониторинга основных производственных процессов в ГПНТБ СО РАН.

Ключевые слова: производственные показатели, производственные процессы, мониторинг.

The author describes the stages of the development and implementation of the monitoring system for output indices in SPSTL SB RAS.

Key words: output indices, production processes, monitoring.

В целях унификации и совершенствования технологии заполнения отчетных статистических данных в Государственной публичной научно-технической библиотеке Сибирского отделения Российской академии наук (ГПНТБ СО РАН), а также оперативного отслеживания динамики производственной деятельности ее подразделений, с 1.01.2008 г. в Библиотеке была введена система мониторинга основных производственных показателей работы.

Для создания работоспособной системы мониторинга потребовалось организовать непрерывный контроль над производственными процессами и проводить своевременный сбор информации о текущем состоянии основных показателей в подразделениях Библиотеки.

На подготовительном этапе заведующие отделами ГПНТБ СО РАН совместно с сотрудниками научно-технологического отдела (НТО) определили количество и состав показателей мониторинга. В качестве обязательного элемента в систему мониторинга вошли производственные показатели, включаемые в годовой отчет Библиотеки. Для более полного раскрытия всех сторон деятельности конкретного подразделения в систему ввели наиболее важные показатели из отчетов отделов. Кроме того, была определена периодичность представления информации для каждого показателя и возможность внесения дополнительных показателей при необходимости.

Следующим этапом стало создание файлов с таблицами мониторинга основных производственных процессов для каждого подразделения. Про-

изводственные показатели из годового отчета (в том же порядке и с теми же числовыми кодами, что и в отчете) были размещены в верхней части таблицы, ниже - показатели, отражающие более детально внутреннюю работу подразделения.

В качестве методического инструмента по заполнению таблиц мониторинга НТО разработал специальную памятку на основе ГОСТ 7.20-2000 «Библиотечная статистика», где были даны определения основных библиотечных терминов, используемых в годовом отчете Библиотеки, подробно раскрывался порядок учета и представления сведений, а также определялся следующий режим работы:

• ответственные сотрудники подразделений Библиотеки заполняют таблицы, расположенные на сетевом диске в папке «МОНИТОРИНГ»;

• отделы, занятые обслуживанием читателей, помимо этого вносят сведения по посещениям и книговыдаче в сводную таблицу;

• в графе «Примечание» указываются причины, приведшие к сбоям в работе данного подразделения;

• таблицы мониторинга заполняются ежемесячно, в конце полугодия и года подводятся итоги.

Внедрение системы мониторинга основных производственных показателей позволяет:

• получать точную информацию о работе подразделений Библиотеки для осуществления регулирования и контроля, принятия своевременных решений;

• производить анализ показателей деятельности в целях выявления недостатков в работе системы,

Учебно-методический кабинет библиотековедения

Показатели для отчета Библиотеки

Детальные

показатели

работы

Показатели Единица измерения Январь Февраль Март Апрель Май

2.1. Посещения интернет-класса Посещ. 39 11 16 8 25

5. Запросы (разовые), всего: Запрос 38 18 26 19 36

5.1. Тематические » 3 2 3 1 2

5.2. В автоматизированном режиме » 7 1 3 5 2

14.1. Формирование библиографических БД, включая ЭК Назв. / док. 2/17616 2/ 17 634 2 / 17 643 2/17 645 2 / 17 698

В т. ч. доступных через Интернет » 2/17616 2/ 17 634 2 / 7 643 2/17 645 2 / 17 698

ДЕКАДЫ ИНФОРМАЦИИ: Мероп. 1 1 1 1 1

посещения Посещ. 2 3 1 2 4

книговыдача Экз. 245 60 51 59 86

ПОЛУЧЕНИЕ ИЗДАНИЙ » 95 114 33 130 150

В т. ч. иностранных » 5 9 1 18 21

ОБРАБОТКА ИЗДАНИЙ: техническая » 95 114 33 130 130

аналитико-синтетическая БО 2 40

Таблица мониторинга основных производственных показателей учебно-методического кабинета библиотековедения ГПНТБ СО РАН

определения ее узкого звена, от производительно- • приступить к поэтапному переводу отчет-

сти которого зависит осуществление всего техно- ной документации ГПНТБ СО РАН в электрон-логического процесса Библиотеки; ный формат.

Материал поступил в редакцию 18.02.2009 г.

Сведения об авторе: Дунин-Барковская Марина Юрьевна - главный библиотекарь научно-технологического отдела, тел.: (383) 266-15-36, e-mail: to2@spsl.nsc.ru