Анализ автоматизации управления организацией

АНАЛИЗ СРЕДСТВ АВТОМАТИЗАЦИИ УПРАВЛЕНИЯ

ОРГАНИЗАЦИЕЙ

А.Е. Лашкевич, Т.А. Павловская

В статье рассматриваются способы автоматизации управления современными предприятиями. Описывается понятие комплексной автоматизированной системы и ее назначение. Приводится краткий аналитический обзор и классификация наиболее востребованных на российском рынке комплексных автоматизированных систем.

Введение

В современных условиях эффективность деятельности предприятия во многом определяется эффективностью его системы управления. Необходимость оперативного реагирования на конъюнктуру рынка и быстро меняющуюся экономическую ситуацию требует перестройки внутренней микроэкономики предприятия, постановки управленческого учета, оптимизации процессов управления.

В процессе управления предприятиями необходимо эффективное решение комплекса задач, основными их которых являются управление финансами, управление производством, управление сбытом и снабжением, управление внутренними службами, управление кадрами. В зависимости от особенностей и масштаба предприятия каждый из выделенных видов может включать в себя значительное число отдельных задач. В общем случае на предприятии можно выделить как минимум три вида учета:

1) оперативный учет - обеспечивает сбор первичной информации и является основным поставщиком данных для остальных видов учета;

2) управленческий учет - направлен на получение информации для детального анализа деятельности предприятия, прогнозирования и принятия решений;

3) бухгалтерский учет - обеспечивает получение необходимой бухгалтерской отчетности.

В общем виде процесс управления во всех сферах деятельности можно представить в виде так называемой «петли управления», включающей циклическую последовательность следующих этапов: прогноз - планирование - контролируемая деятельность по реализации планов - учет и анализ результатов - коррекция прогнозов и планов (рис. 1) [1].

Рис. 1. Обобщенная схема управления

Процесс управления предприятием реализуется в рамках системы управления предприятием. Автоматизируя локальные задачи управления (островная автоматизация), зачастую можно столкнуться с проблемой несвязности информационных потоков, поступающих от управляющих подразделений. Анализ таких материалов требует существенных затрат времени и далеко не всегда дает руководителю желаемые результаты для интегрированной оценки и оперативного принятия тактических и стратегических управленческих решений. Попытка же объединить имеющиеся системы, т.е. «построить мосты между островами», как правило, не удается вследствие того, что системы приобретали независимо друг от друга. Следовательно, комплексная автоматизация управления предприятием реализуется в рамках комплексной системы автоматизации.

В настоящее время стоимость программных продуктов и их внедрения довольно высока. Если же рассмотреть все остальные затраты, связанные с процессом автомати-

зации, то суммы получатся еще больше. Исходя из этого, руководители должны быть уверены, что деньги на автоматизацию будут потрачены не зря [3].

Понятие комплексной автоматизированной системы

Комплексная система автоматизации (КСА)1 - это система управления финансово-хозяйственной деятельностью предприятия, обеспечивающая принятие обоснованных управленческих решений на основе качественной и достоверной информации, получаемой с помощью современных управленческих и информационных технологий. Она обеспечивает ведение оперативного, бухгалтерского и управленческого учета и строится на основе единого информационного пространства, охватывая и координируя всю совокупность управленческих процессов предприятия [1].

Целью данной системы является обеспечить:

1) высшее руководство - информацией для стратегического планирования, финансово-экономического прогнозирования и анализа хозяйственной деятельности;

2) руководство среднего уровня - информацией для оперативного планирования и координации подконтрольных ему функций;

3) рядовых сотрудников - эффективными инструментами для выполнения должностных функций, регистрации фактов хозяйственной деятельности и принятия оперативных решений.

КСА предприятия является сегодня одной из важнейших составляющих успешного развития бизнеса. Она представляет собой информационную систему, в которой оперативно накапливаются и обрабатываются данные о текущей финансово-хозяйственной деятельности предприятия. Она помогает устранить многие недостатки в управлении, например: разобщенность управленческих и информационных технологий, несоответствие систем планирования и контроля, неэффективность управления затратами, неэффективность использования финансовых ресурсов.

Подходы к созданию ко мплексной автоматизированной системы

Существует несколько типовых подходов к созданию КСА, схема их классификации приведена на рис.2. Рассмотрим подробнее особенности применения каждого из них.

Рис. 2. Подходы к построению КСА

Самостоятельная разработка предполагает разработку КСА собственными силами, без привлечения сторонних организаций и приобретения тиражируемого прикладного программного обеспечения [1]. Потенциально эффективным этот подход может быть для крупных предприятий, имеющих большой коллектив разработчиков, уже обладающих опытом разработки и внедрения комплексных систем автоматизации. В

1 В литературе и проспектах эти системы часто называются - корпоративная информационная система (КИС).

большинстве же случаев для предприятий такой подход будет наиболее дорогим, длительным по срокам реализации и рискованным в смысле достижения поставленных целей. Это объясняется тем, что разрабатывающие систему сотрудники будут оторваны от своих прямых обязанностей по эксплуатации уже функционирующих программ, проект может сорваться из-за ухода одного-двух специалистов или нехватки сил для построения действительно мощной системы.

Заказные системы предполагают разработку системы, полностью соответствующей особенностям конкретного предприятия, что является их основным преимуществом. В потенциале этот подход характеризуется сравнительно меньшей стоимостью и меньшими сроками реализации, чем самостоятельная разработка [1]. Сегодня «заказная» разработка фактически сводится к неявному использованию тиражируемых систем, которые имеются в распоряжении исполнителя. Следовательно, имеет смысл познакомиться с явным применением тиражируемых средств, поскольку эти варианты могут быть дешевле при той же функциональности и надежнее в связи с применением широко апробированных решений.

При использовании тиражируемых (коробочных) продуктов вы приобретаете программы автоматизации различного хозяйственного учета. Основным преимуществом данного подхода является сравнительно низкая стоимость программ, простота, небольшие сроки их освоения, хороший сервис по сопровождению. Такие системы хорошо апробированы, однако с помощью них практически невозможно построить КСА. Это объясняется недостаточной функциональностью таких продуктов. Использование коробочных продуктов целесообразно на малых и средних предприятиях на начальных стадиях автоматизации.

Адаптированные интегрированные системы основываются на тщательно проработанном и предназначенном для тиражирования программном ядре [1]. Это ядро изначально функционально ориентировано на возможность обеспечения комплексной автоматизации управленческого и других видов учета, данные которых необходимы для КСА. Таким образом, наличие этого ядра, с одной стороны, в потенциале обеспечивает интегрированным системам такие преимущества тиражируемых систем, как использование апробированных решений, а с другой - устраняет недостаточный уровень функциональности и проблемы совместимости «коробочных» продуктов. Эти системы содержат гибкие средства настройки характеристик и возможностей создаваемой КСА на особенности бизнеса конкретной организации. КСА, построенные с использованием данного подхода, отличаются сравнительно небольшим временем разработки, эффективностью решения задач автоматизации управления и сравнительно простотой модификации при изменении организационной структуры предприятия или существующих бизнес-процессов.

Рынок адаптируемых интегрированных систем комплексной автоматизации

в России

ЛОКАЛЬНЫЕ СИСТЕМЫ СРЕДНИЕ ИНТЕГРИРОВАННЫЕ СИСТЕМЫ КРУПНЫЕ ИНТЕГРИРОВАННЫЕ СИСТЕМЫ

ОСОБЕННОСТИ ПЕРИОД ВНЕДРЕНИЯ Простое, коробочный вариант. Две недели Поэтапное. Один и более месяцев Поэтапное, сложное. Более 9-12-ти месяцев

ФУНКЦИОНАЛЬНАЯ ПОЛНОТА Учетные системы (по направлениям) Комплексный учет и управление финансами Комплексное управление: учет, управление, производство

СООТНОШЕНИЕ ЗАТРАТ: ЛИЦЕНЗИЯ / ВНЕДРЕНИЕ / ОБОРУДОВАНИЕ 1 / 0,5 / 2 1 / 2 / 1 1 / 1-5 / 1

ОРИЕНТИРОВОЧНАЯ СТОИМОСТЬ, тысяч долл. до 10 10-100 100-500 и более

Таблица 1. Укрупненная классификация систем

На рис. 3 приведена качественная характеристика эффективности применения выделенных видов систем в зависимости от величины предприятия.

Локильные-сжтмми

htaruc

ûcj

[тйрЖПВЛА услуги!

КДОПГЫС ^HIIUHOJBD-

приьшшг^нны? структуры

Предприятия Рис. 3. Эффективность применения систем Локальные системы

Локальные «коробочные» системы достаточно успешно справляются с решением отдельных задач учета на предприятии, но, как правило, не предоставляют целостной информации для автоматизации управления. Преимуществом этих систем являются сравнительно низкая цена и простота внедрения. Примерами таких систем являются «Инфо-Бухгалтер» (фирма «Информатик») и «Турбо-Бухгалтер» (фирма «Диц»). К этому же классу модно отнести некоторые продукты фирмы «1С» («1С бухгалтерия» и др.), а также программы десятков других производителей. Эти программы обладают возможностями адаптации к особенностям предприятия, а некоторые из них, например, «Турбо-Бухгалтер», представляют собой так называемые программы-конструкторы, обладающие расширенными адаптационными возможностями. Тем не менее, для применения таких программ в качестве основы для комплексной автоматизации они не годятся в силу указанных ранее недостатков «коробочных» продуктов.

Крупные интегрированные системы

На сегодняшний день это наиболее функционально развитые и соответственно наиболее сложные и дорогие системы, в которых реализуются западные стандарты управления MRP II и ERP. На российском рынке этот вид систем представлен в основном продуктами западных фирм: SAP, Oracle, Baan, PeopleSoft и Platinum [2]. Ориентация этих продуктов на уровень доходов предприятия приведена в табл. 2.

ФИРМА ПРОДУКТ ОРИЕНТАЦИЯ НА КЛИЕНТОВ С ДОХОДАМИ млн. долл.

SAP R3 (Accelerated Solutions) до 600

Oracle Oracle Applications до 500

BAAN Baan Midmarket Solutions до 350

PeopleSoft PeopleSoft Select до 250

Табл. 2. Ориентация западных крупных интегрированных систем на уровень доходов

предприятия.

Средние интегрированные системы

Средние интегрированные системы обладают ограниченным (специализированным) функционалом. Они вполне конкурентоспособны на отечественном рынке в своей области специализации с крупными западными системами, при этом их стоимость значительно ниже, чем крупных. В этом виде систем доминируют отечественные фирмы-разработчики [2]. Примером могут служить системы «Галактика», «Инфософт», «NS2000» и «ABACUS Financial», фирмами-производителями которых соответственно являются корпорация «Галактика», фирма «Инфософт», фирма «Никос-Софт» и фирма «Омега». К этой же группе можно отнести систему управления предприятием фирмы «Парус», интегрированную систему управления «БЭСТ ПРО» фирмы «Интеллект-сервис», систему комплексной автоматизации финансово-хозяйственной деятельности предприятия AVACCO фирмы AVACCO SOFT; систему управления бизнесом «Монополия» фирмы «ФОРМОЗА СОФТ» и некоторые другие системы, в частности, «"1С:Предприятие» фирмы «1С».

Среди продуктов данного вида можно выделить три группы:

1) системы, представляющие собой переходный вариант от традиционного «коробочного» варианта к средней интегрированной системе, например «1 С: Предприятие»;

2) известные интегрированные системы, присутствующие давно на рынке, например, «Галактика», «Парус», «БЭСТ» и др., мигрирующие по мере развития к системам класса MRP и MRP II;

3) новые интегрированные системы, появившиеся на рынке недавно, например AVACCO и Монополия.

Преимуществом систем, давно появившихся на рынке, является то, что их решения многократно апробированы, значит, более надежны. С другой стороны, это влечет за собой необходимость совместимости с предыдущими версиями, в результате чего затрудняется использование новых современных технологий. В новых системах этот недостаток отсутствует.

Обзор возможностей и применений КСА, разработанных отечественными производителями

Как уже говорилось, отечественные тиражируемые КСА принадлежат к классу средних интегрированных систем. Отчасти это связано с тем, что данная отрасль сформировалась относительно недавно и не набрала соответствующие обороты. С другой стороны, они находят достаточно потребителей, так как в современной экономической ситуации предприятия, ориентированные на международные стандарты, составляют небольшой процент от основной массы. Рассмотрим наиболее популярные из них.

Система «1С:Предприятие» предназначена для комплексной автоматизации экономической деятельности предприятий различных направлений деятельности и форм собственности. Она позволяет организовать в единой системе эффективный бухгалтерский учет, кадровый, оперативный торговый учет, а также расчет заработной платы.

В комплект поставки входят компоненты «Бухгалтерский учет», «Оперативный учет» и «Расчет», работающие с единой конфигурацией2 [4].

Компонент «Бухгалтерский учет» может быть использован для реализации любой схемы бухгалтерского учета и предоставляет гибкие возможности учета, возможность как ручного, так и автоматического ввода бухгалтерских операций, вывода, хранения и печати различных документов, а также формирования и печати разнообразных отчетов.

2

Под конфигурацией в "1С" понимается конкретный набор объектов и прав пользователя для работы с ними, соответствующие им интерфейсы и экранные формы, структуры информационных массивов, алгоритмы обработки информации и специализированная настройка

Для автоматизации складского учета и торговли реализован компонент «Оперативный (торговый) учет», который может быть использован для учета движения средств в реальном времени. Компонент «Расчет» предназначен для расчета заработной платы и ведения кадрового учета, позволяет автоматизировать проведение других сложных периодических расчетов.

В поставку также входят отдельные конфигурации, реализующие автоматизацию бухгалтерского учета (типовая конфигурация), оперативного торгового учета (конфигурация «Торговля + Склад»), расчета заработной платы и кадрового учета (конфигурация «Зарплата +Кадры»).

Система может поставляться также в сетевом варианте, который обеспечивает одновременную работу нескольких пользователей с единой информационной базой. Очень важным преимуществом «1С:Предприятия» является открытость системы [4].

Предполагается, что такая система будет использоваться в первую очередь для автоматизации деятельности торговых предприятий и организаций. [4]

Система "Галактика" осуществляет информационное обеспечение руководителей различных уровней и категорий - от высшего менеджмента до руководителей подразделений, служб и участков. Численность сотрудников предприятий, внедривших систему «Галактика», составляет от нескольких десятков до 25000 человек. Для крупных компаний, имеющих филиалы и территориально удаленные подразделения, реализована возможность оперативного удаленного доступа и информационного обмена. Специфика конкретного предприятия (корпорации) учитывается с помощью более 300 параметров настройки. Структура системы позволяет вести параллельный многоплановый учет в нескольких стандартах (Россия, GAAP, IAS, HGB и др.) для любого количества филиалов или подразделений предприятия. Кроме того, обладая средствами экономического анализа, система позволяет построить схему налогообложения и определить структуру платежей с целью избежания налоговых переплат и штрафов.

В составе системы «Галактика» реализованы несколько так называемых контуров управления, которые включают в себя функциональные модули системы, среди них: контур административного управления, контур управления персоналом, контур «Бухгалтерского учет», контур оперативного управления, контур администрирования.

Контур управления производством позволяет автоматизировать техническую подготовку производства, технико-экономическое планирование, учет фактических затрат на предприятиях различных отраслей промышленности: машиностроения и приборостроения, легкой, пищевой, химической, горнорудной промышленности, черной и цветной металлургии [5].

Контур отраслевых и специализированных решений включает решения для автотранспортных предприятий; предприятий розничной торговли; компаний, оказывающих услуги по ремонту изделий заказчика; организаций, где необходимо вести учет специальной и форменной одежды [5].

Система «Галактика» предназначена для автоматизации управления в корпорациях со сложной структурой, финансово-промышленных группах, а также на отдельных промышленных и торговых предприятиях.

Система «Парус». Корпорация «ПАРУС» предлагает комплексные решения для автоматизации финансово-управленческой деятельности крупных предприятий, работающих в различных отраслях экономики [6].

Система «Парус» построена на базе СУБД ORACLE и MS Office. В основу решений ПАРУСа положен модульный принцип при взаимосвязи всех подсистем с единой базой данных, что обеспечивает возможность автоматизации полного цикла управления предприятием [6]. «Парус» автоматизирует четыре основные бизнес-направления (бизнес-сферы) финансово-хозяйственной деятельности предприятия: управление финан-

сами, логистика, управление производством, управление персоналом посредством реализованных соответствующих подсистем.

Особенности системы «Парус»:

• мультивалютность и мультивариантность учета (подсистема «Управление финансами»);

• учет товаров по партиям с точностью до модификаций и упаковок (подсистема «Логистика»).

• специализированные приложения: для предприятий нефтяного комплекса, для предприятий энергетики и электрификации, для предприятий связи.

Данная система представляет собой программный комплекс для автоматизации управления предприятием любого размера и структуры.

Система AVACCO предназначена для решения основных задач большинства предприятий - планирования, учета и управления - в различных областях деловой деятельности, в том числе торговле, производстве и бюджетной сфере. Система изначально позиционируется как конструктор, на базе которого может быть реализован самый широкий спектр функциональных возможностей. Система построена по трехуровневой архитектуре «клиент-сервер» [7].

Основой системы AVACCO является сервер приложений AVACCO Server, представляющий собой набор функциональных модулей, которые и определяют возможности системы. Ядро сервера позволяет дополнительно устанавливать необходимые модули даже после ввода системы в эксплуатацию.

В стандартный комплект AVACCO Server входят следующие группы модулей: «Сервер бизнес-процессов», «Финансы», «Склад», «Сервисы» - модули, призванные облегчить работу разработчиков и стандартизировать возможности системы. Например, файловое хранилище позволяет хранить произвольные файлы в базе данных, что применяется при работе VBA и Интернет-клиента, а сервис папок - иерархическая структура, позволяющая хранить любые объекты системы в структурированном виде любой вложенности; модуль «Администрирование» - набор модулей для администратора системы: модуль «Базы данных» (БД), «Конфигуратор модулей», позволяющий настраивать функциональное наполнение каждой БД, установить новый модуль или поставить новую версию существующего, «Пользователи и группы», «Права доступа».

Система базируется на открытых стандартах (используются технологии COM, OLE, ActiveX и ASP), которые позволяют ей взаимодействовать с разнообразными программными продуктами (например, семейство Microsoft Office, программы фирмы 1С) [7].

Анализ средств автоматизации управления

Чтобы выбрать способ создания КСА, позволяющей эффективно решить задачи автоматизации управления бизнесом, необходимо не только иметь представление о рынке систем, но и знать реальные возможности и потребности компании. При этом необходимо выбрать оптимальное сочетание таких параметров, как эффективность от внедрения КСА, универсальность КСА, квалификация персонала, использующего КСА. Так, при увеличении универсальности системы уровень квалификации персонала должен быть выше, причем снижается эффективность ее применения. Для повышения эффективности необходимо выбрать менее универсальную специализированную КСА, при этом требования к квалификации сотрудников снизятся.

Отечественные комплексные системы автоматизации обладают развитой функциональностью, существуют различные варианты их исполнения, в том числе применительно к разным формам и/или отраслям хозяйственной деятельности предприятий. Немаловажной характеристикой предлагаемых средств автоматизации является то, что

они учитывают специфику российского бизнеса. К тому же отечественные КСА обладают низкой стоимостью по сравнению с зарубежными аналогами.

В действительности даже самые современные системы автоматизации управления предприятием, как отечественные, так и зарубежные, управленческих решений сегодня самостоятельно не принимают. Автоматизация сегодня - это автоматизация разных областей учета, документооборота и т.д. с целью оперативной подготовки информации для принятия руководителями различных уровней обоснованных управленческих решений, так как для принятия управленческих решений на верхнем уровне необходимо учитывать очень большое число трудно формализуемых факторов.

Заключение

Необходимость оперативного реагирования на конъюнктуру рынка и быстро меняющуюся экономическую ситуацию требует перестройки внутренней микроэкономики предприятия, постановки управленческого учета, оптимизации процессов управления. Эффективность деятельности предприятия во многом определяется эффективностью его системы управления. Процесс управления предприятием реализуется в рамках системы управления предприятием в зависимости от особенностей и масштаба предприятия. Комплексная система автоматизации предприятия обеспечивает ведение оперативного, бухгалтерского и управленческого учета и строится на основе единого информационного пространства, охватывая и координируя всю совокупность управленческих процессов предприятия. Она представляет собой информационную систему, в которой оперативно накапливаются и обрабатываются данные о текущей финансово-хозяйственной деятельности предприятия, и если эта система выбрана и реализована правильно, она помогает устранить многие недостатки в управлении.

Существует несколько подходов к построению комплексной системы управления - разработка своими силами, заказ на разработку такой системы, использование готовых решений. Проанализировав свои требования к комплексной автоматизированной системе, а также задачи, для решения которых она будет применяться, и оценив свои возможности для ее создания, российский руководитель может выбрать наиболее рациональное решение.

На современном российском рынке представлен широкий ассортимент программного обеспечения, применяемого для автоматизации управления, как российского производства, так и зарубежных фирм-производителей.

Средние интегрированные системы обладают ограниченным (специализированным) функционалом. Они вполне конкурентоспособны на отечественном рынке в своей области специализации с крупными западными системами, при этом их стоимость значительно ниже, чем крупных. В этом виде систем доминируют отечественные фирмы-разработчики.

В зависимости от размера своего предприятия, профиля его деятельности, финансовых возможностей и целей, которые он преследует, руководитель может использовать соответствующий программный продукт, как основу для построения комплексной автоматизированной системы. Эти системы позволяют руководителю принимать обоснованные управленческие решения на основе качественной и достоверной информации, а также обеспечить персонал эффективными инструментами для выполнения должностных функций.

Литература

1. Петров Ю.А., Шлимович Е.Л., Ирюпин Ю.В. Комплексная автоматизация управления предприятием. / Информационные технологии - теория и практика М.: Финансы и статистика, 2001. 160 с.

2. Баронов В.В., Калянов Г.Н., Попов Ю.И. и др. Автоматизация управления предприятием М.: ИНФРА-М, 2000. 238 с. (Секреты менеджмента).

3. Филиппенко И. Выбор ПО для автоматизации управления [Электронный ресурс]. Режим доступа: http://www.cfin.ru/itm/selectsoft.shtml.

4. WWW.1C.RU Фирма «1С» [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http://www.1c.ru

5. Корпорация «Галактика». Автоматизация управления предприятием [Электронный ресурс]. Режим доступа: http://www.galaktika.ru.

6. Корпорация ПАРУС - корпоративные системы управления для предприятий и государственных структур [Электронный ресурс]. Режим доступа: http://www.parus.ru.

7. Компания AVACCO SOFT [Электронный ресурс]. Режим доступа: http://www.avacco.ru.