Организация системы электронного документооборота в бухгалтерии

Бухгалтер и закон

ОРГАНИЗАЦИЯ СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

В БУХГАЛТЕРИИ

С.Н. ПОЛЕНОВА, доктор экономических наук, доцент кафедры бухгалтерского учета в коммерческих организациях Финансовый университет при Правительстве Российской Федерации

Система компьютеризации бухгалтерского учета и бухгалтерской (финансовой) отчетности, развитие их нормативно-правового регулирования, направленного на рационализацию документооборота между субъектами хозяйствования и контролирующими органами, обусловливает организацию электронного документооборота. Рассмотрим особенности его формирования и принципы функционирования.

Электронный документооборот как следствие развития информационно-телекоммуникационных технологий постепенно находит применение в работе бухгалтерских служб. Сфера его использования постоянно расширяется. В соответствии со ст. 2 Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации» электронный документооборот включает в себя документированную информацию, представленную в электронной форме, т.е. в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах.

Электронный документооборот используется при представлении налоговой и бухгалтерской (финансовой) отчетности, в системах «Клиент-Банк», при передаче данных в государственные

внебюджетные фонды по обязательным социальным платежам, а также во взаимоотношениях с контрагентами. Развитию электронного документооборота способствует выполнение требований органов исполнительной власти.

Так, с принятием Федерального закона от 23.06.2013 № 134-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части противодействия незаконным финансовым операциям» с 2014 г. декларации по налогу на добавленную стоимость (НДС) должны представляться только в электронном виде. В Основных направлениях налоговой политики Российской Федерации на 2013 г. и на плановый период 2014 и 2015 гг., одобренных Правительством РФ от 30.05.2013, в целях совершенствования налогового администрирования поставлена задача организации электронного документооборота между налогоплательщиками и налоговыми органами.

Кроме того, в электронном виде планируется представление первичных учетных документов, необходимых для налоговых проверок, что будет способствовать выполнению решений о сокращении выездных налоговых проверок организаций. В таком случае налоговым органом в адрес налогоплательщика направляется через специализированного оператора связи требование о представлении соответствующих документов. Налогоплательщик,

подготовив документы, составив их опись и подписав электронной подписью, направляет по месту требования. Законодательством о бухгалтерском учете так же, как и налоговым законодательством, предусмотрено равенство первичных учетных документов на бумажном носителе и в виде электронных документов, подписанных электронной подписью (п. 5 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»).

Применение электронных документов и электронной подписи на них разрешено при оформлении договоров путем обмена телетайпной, телефонной, электронной или иной связью. Она позволяет достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору. В этом случае между контрагентами заключается соглашение, в котором описываются все правила обмена документами и применение конкретного типа электронной подписи.

Бухгалтерская (финансовая) отчетность также может формироваться в электронном виде и представляться в налоговые органы, органы государственной статистики, размещаться в сети Internet, направляться другим внешним пользователям. Однако она считается составленной после подписания руководителем хозяйствующего субъекта ее экземпляра на бумажном носителе (п. 8 ст. 13 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»). Поэтому бухгалтерская (финансовая) отчетность в бумажном виде должна храниться в организации, а отчетность, представленная в электронном виде, заверяется квалифицированной электронной подписью руководителя организации.

Таким образом, достаточно широкое распространение электронного документооборота в бухгалтерской практике повышает актуальность его организации. Одновременно электронный документооборот дает возможность оптимизировать взаимосвязи и взаимодействия между структурными подразделениями организации, усилить контроль за движением документов на всех стадиях их формирования и использования, упростить и рационализировать работу бухгалтерской службы.

Преимущества электронного документооборота состоят также:

1) в снижении расходов на ведение документооборота в ручном режиме в связи с сокращением численности работников бухгалтерии, уменьшении расходов на техническое обеспечение печатающих, копирующих и других устройств, уменьшении расходов на организацию, осна-

щение и поддержание мест хранения учетной документации и др.;

2) в сокращении времени документального обмена с партнерами по бизнесу, заключения договоров, решения оперативных вопросов;

3) в оптимизации расходов на ввод данных первичных учетных документов и формирование на их основе регистров, содержащих обобщенную информацию;

4) в усилении контроля за сохранностью документов, имеющих важное правовое значение, путем регулярного копирования и др. Используемые системы автоматизации документооборота в настоящее время обладают комплексным и универсальным характером. Подсистема электронного документооборота в бухгалтерском учете может быть встроена в системы управления потоками работ, управления электронной документацией организации, управления корпоративной информацией, управления бизнес-процессами в компании, управления взаимодействиями подразделений организации и др. Независимо от применяемой системы автоматизации документооборота для исключения передачи сформированных документов бухгалтерского учета в другую программу используют сервис обмена данными. Он позволяет пользователям работать с традиционным интерфейсом.

В условиях работы в режиме электронного документооборота приказ руководителя организации «Об учетной политике» следует дополнить следующими нормами:

1) о возможности применения бумажных документов бухгалтерского учета и электронных документов, подписанных электронной подписью;

2) о применении видов электронных подписей (простой электронной подписи, усиленной неквалифицированной электронной подписи, усиленной квалифицированной электронной подписи) на бухгалтерских документах, сформированных автоматически.

Если организация планирует использование электронных документов во взаимоотношениях с контрагентами, то между ними заключается соответствующее соглашение.

Среди возможностей, предоставленных электронным документооборотом в бухгалтерии организации, наиболее принципиальными являются: 1) оптимизация работы с учетными документами на основе разработанного регламента, к которым относятся документы управленческого, финансового и налогового учета;

2) автоматизация работы по формированию структуры и содержания первичных учетных документов и регистров аналитического и синтетического учета:

- разработка его проекта;

- согласование с ответственными лицами;

- экспертиза документа;

3) ведение номенклатуры дел бухгалтерии;

4) создание документов по разработанным шаблонам;

5) автоматизация работы по созданию номенклатуры дел, включающей:

- группировку бухгалтерских документов по заданным признакам;

- их регистрацию;

- сортировку по срокам хранения;

- их учет при формировании номенклатуры дел;

- объединение документов в дела;

6) автоматизация процедуры рассылки документов и их поиска;

7) организация защиты самого документа, его реквизитов от несанкционированного доступа, изменения содержания или удаления реквизитов. Наряду с рационализацией работы, непосредственно связанной с функционированием в бухгалтерии компонентов документооборота, его автоматизация позволяет производить оперативный обмен документацией, минуя электронную почту, а также работать с органайзером, списком персональных поручений.

Предпосылкой использования защищенной и юридически значимой системы электронного документооборота в бухгалтерии является получение сертификата квалифицированной электронной подписи удостоверяющего центра. В соответствии со ст. 2 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (далее - Федеральный закон «Об электронной подписи») удостоверяющий центр представляет юридическое лицо или индивидуального предпринимателя, специализирующихся на создании и выдаче сертификатов ключей проверки электронных подписей и других функций, определенных законодательством. Среди них:

- установление сроков действия сертификатов ключей проверки подлинности электронных подписей;

- их аннулирование;

- выдача средств электронной подписи, содержащих ключ электронной подписи и ключ ее проверки;

- проведение проверки электронных подписей по обращениям участников электронного взаимодействия и др. [3].

Сертификат ключа проверки электронной подписи представляет собой электронный документ или документ на бумажном носителе, выданный удостоверяющим центром либо доверенным лицом удостоверяющего центра и подтверждающий его принадлежность владельцу сертификата ключа проверки электронной подписи (ст. 2 Федерального закона «Об электронной подписи»).

В системе электронного документооборота работа с бухгалтерскими документами происходит через карточку процесса (карточку документа), при заполнении которой автоматически регистрируются ее автор (инициатор процесса) и дата. Задачами, решаемыми в системе электронного документооборота в бухгалтерском учете, являются:

- ввод и формирование реквизитов документов (темы, даты, номера и др.);

- создание версий документов;

- управление этапами их движения (согласования, получения замечаний со стороны лиц, участвующих в таком согласовании, представления резолюций, исполнения документов, учета изменений в сроках их исполнения и др.);

- создание связей с другими документами, участвующими в электронном документообороте;

- осуществление доступа к выполнению маршрута движения документа;

- реализация права на выполнение с этим документом автоматических процедур;

- ведение журнала выполнения работ по нему.

Разработка удостоверяющим центром ключей электронных подписей, их сертификатов ведет к возникновению расходов, обусловленных управленческой деятельностью в субъекте хозяйствования. Такие расходы по нормам п. 9 Положения по бухгалтерскому учету «Доходы организации» ПБУ 9/99, утвержденного приказом Минфина России от 06.05.1999 № 32н, включаются в состав расходов по обычной деятельности. Поэтому включение расходов на оказание услуг удостоверяющего центра в состав себестоимости продукции, работ, услуг организации по данным акта об оказании услуг относится первоначально на сч. 26 «Общехозяйственные расходы», а по окончании отчетного месяца подлежит списанию на сч. 20 «Основное производство». При использовании для учета себестоимости в соответствии с приказом руководителя организации

об учетной политике метода «директ-костинг» списание таких расходов со сч. 26 «Общехозяйственные расходы» ведется непосредственно на уменьшение финансового результата деятельности организации следующей бухгалтерской записью: Д-т сч. 90 «Продажи», субсчет 2 «Себестоимость продаж» К-т сч. 26 «Общехозяйственные расходы».

Пример. От удостоверяющего центра по акту об оказании услуг общество с ограниченной ответственностью (ООО) «Крост» получило сертификаты ключей электронных подписей соответствующих должностных лиц. Стоимость оказанных услуг составила 14 160 руб., включая НДС в сумме 2 160руб., сумма которого оформлена представленным счетом-фактурой.

Представим записи на счетах бухгалтерского учета в ООО «Крост» исходя из того, что общехозяйственные расходы в соответствии с учетной политикой организации включаются в себестоимость продукции, работ, услуг:

1) на стоимость услуг, оказанных удостоверяющим центром по акту и включаемых в себестоимость: Д-т сч. 26 «Общехозяйственные расходы» К-т сч. 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками » -12 000руб. (14 160 руб. -2 160 руб.);

2) на сумму НДС по оказанным услугам в соответствии с полученным счетом-фактурой: Д-т сч. 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям» К-т сч. 60

«Расчеты с поставщиками и подрядчиками» -2 160 руб.;

3) на сумму НДС, принятого к зачету: Д-т сч. 68 «Расчеты по налогам и сборам» К-т сч. 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям» - 2 160руб.;

4) на стоимость оплаченных услуг, оказанных удостоверяющим центром: Д-т сч. 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» К-т сч. 51 «Расчетные счета» - 14 160руб.

Список литературы

1. О бухгалтерском учете: Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

2. О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части противодействия незаконным финансовым операциям: Федеральный закон от 23.06.2013 № 134-ФЗ.

3. Об информации, информационных технологиях и защите информации: Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ.

4. Об электронной подписи: Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ.

5. Об утверждении Положения по бухгалтерскому учету «Доходы организации» ПБУ 9/99: приказ Минфина России от 06.05.1999 № 32н.

6. Основные направления налоговой политики Российской Федерации на 2013 г. и на плановый период 2014 и 2015 гг.: одобрено Правительством РФ от 30.05.2013.