Новый формат представления документов в электронном виде

Клюев Станислав Геннадьевич

кандидат технических наук, доцент кафедры информационной безопасности Краснодарского университета МВД России

Новый формат представления документов

в электронном виде

В статье предложен новый подход к представлению электронных документов. Указанный подход к стандартизации формы электронного документа позволяет однозначно определять подлинник электронного документа и отличать его от копии.

Ключевые слова: стандартизация, электронный документ, подлинник электронного документа, копия электронного документа.

S.G. Klyuev, Master of Technics, Assistant Professor of a Chair of Information Security of the Krasnodar University of the Ministry of the Interior of Russia; tel.: +78612582097.

New format of standardization of documents in electronic form

This article proposes a new approach to standardization of forms of electronic submission. This approach to standardization of the electronic form of the document enables to determine the original electronic document and to distinguish it from the copy.

Key words: standardization, electronic document, original of electronic document, copy of electronic document.

Уже многие годы, с момента начала использования документов в электронном виде, существует проблема стандартизации их формы представления, и она по-прежнему актуальна, т.к. единой формы представления электронного документа, зафиксированной в нормативно-правовых актах и стандартах, на настоящий момент нет. Стандартизация формы представления электронного документа необходима для решения проблем регистрации, учета и определения подлинника электронного документа, его отличия от копии, регистрации количества копий, организации архивного хранения электронных документов и многих других вопросов при организации работы с электронными документами. Полный переход от уже ставшего традиционным бумажного документооборота к электронному невозможен до решения данных проблем.

Прежде чем перейти к описанию предлагаемых стандартов представления электронного документа и документооборота, необходимо обратить внимание на действующие определения документа и электронного документа. Так, в ГОСТ Р 51141-98 [1, с. 3] определено, что документ или документированная информация - это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Также в данном стандарте [1, с. 3] определено, что документ на

машинном носителе - документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной.

В ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 [2, с. 4] документ определен как зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или физическим лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности. Также в ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 [2, с. 7] указано, что электронный документ должен содержать или постоянно быть связан с метаданными, отражающими операции, совершаемые с документом в процессе деловой деятельности. При этом:

а) структура документа, его формат и взаимосвязи между составляющими документ элементами должны оставаться неизменными, не искаженными метаданными;

б) в метаданных о документе должен быть отражен контекст его создания, получения и использования (в том числе процесс деловой деятельности, частью которого является данная операция, дата и время данной операции и ее участники);

в) в метаданных о документе должны быть представлены связи между отдельными документами, составляющими в совокупности единый комплекс документов.

143

Метаданные при этом, согласно ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 [2, с. 4], - это данные, описывающие контекст, содержание, структуру документов и управление ими.

В соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» [3, с. 3] электронный документ - документированная информация, представленная в электронной форме, т.е. в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах.

Согласно ГОСТ Р 52292-2004 [4, с. 4] документ - объект информационного взаимодействия в социальной среде, предназначенный для формального выражения социальных отношений между другими объектами этой среды, а электронный документ - форма представления документа в виде множества взаимосвязанных реализаций в электронной среде и соответствующих им взаимосвязанных реализаций в цифровой среде.

Дополнительно в соответствии с ГОСТ Р 52069.0-2003 [5, с. 3] электронный документ -документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме.

Основным отличием приведенных определений электронного документа является отсутствие указаний на обязательное представление электронного документа в такой форме, при которой возможно было бы однозначное определение подлинника электронного документа, копии электронного документа и их отличий при этом. Таким образом, сложившаяся в настоящее время ситуация с определением и представлением электронного документа не позволяет полностью перейти к электронному документообороту.

Для решения указанных выше проблем предлагается следующий подход к стандартизации формы электронного документа.

В первую очередь, электронный документ аналогично документу на бумажном носителе должен содержать необходимые реквизиты. Так как для каждого из реквизитов документа определено его расположение в документе и требования к оформлению ГОСТ Р 6.30-2003 [6, с. 3], то и для электронного документа предлагается стандартизировать форму его представления.

Однако представить электронный документ только в виде одного файла невозможно по причине возвращения к проблемам, указанным в начале статьи. Решением данного вопроса является представление электронного документа в виде взаимосвязи учетной записи электрон-

ного документа в электронном документальном депозитарии и файла специального стандарта. При этом подлинником электронного документа будет запись в электронном документальном депозитарии, а файл специального стандарта уже будет содержать в себе дубликат или копию этого электронного документа.

В качестве электронного документального депозитария предлагается использование базы данных, в которую вносятся электронные документы в виде совокупности записей, содержащих все имеющиеся реквизиты электронного документа. При этом данная совокупность записей базы данных является электронным документом и подписывается электронной подписью электронного документального депозитария.

Процесс создания электронного документа можно описать следующим образом. Исполнитель на рабочем месте создает проект электронного документа, результатом создания является файл, представляющий собой точно определенную последовательность бит, отображающих содержание реквизитов электронного документа, в том числе и текст документа. После подписания и, при необходимости, утверждения данного проекта электронного документа он подлежит регистрации в документальном депозитарии. После внесения всех записей в базу данных документального депозитария и подписания этой совокупности электронной подписью депозитария данная подписанная совокупность становится подлинником электронного документа. Для дальнейшей работы с электронным документом исполнителю формируется дубликат или копия электронного документа в виде отдельного файла.

Для представления проекта, дубликата или копии электронного документа в виде отдельного файла предлагается использование новых стандартов файлов, представляющих собой точно определенную последовательность бит, отображающих содержание реквизитов электронного документа.

Так, проектом электронного документа может быть файл с расширением *.pred (project of an electronic document), а дубликатом и/или копией электронного документа может быть файл с расширением *.sted (standard for electronic document).

Обобщенная структура предлагаемого стандарта файла - проекта электронного документа (*.pred) возможна в следующем формате. В первую очередь, заголовок файла содержит информацию о технических требованиях формата *.pred. Тело проекта электронного документа содержит в себе все реквизиты документа и дополнительную информацию, которая может быть дополнительным содержанием реквизита

144

ВЕСТНИК КРАСНОДАРСКОГО УНИВЕРСИТЕТА МВД РОССИИ • 2014 • № 4

«Текст документа» (изображения, таблицы, ссылки и т.д.). Окончанием является служебная информация для программных и аппаратных средств обработки электронных документов.

Далее предлагается обобщенная структура стандарта файла - дубликата(копии) электронного документа (*.э1еф, которая представляется в следующем формате. Обобщенная структура файла - дубликата (копии) электронного документа схожа по своему содержанию со структурой файла проекта, но существенными отличиями являются:

добавление в тело электронного документа электронной подписи электронного документального депозитария;

внесение в структуру электронного документа контейнера, хранящего в себе служебную информацию, вносимую в процессе работы с ним.

Главным функциональным отличием файла - дубликата (копии) электронного документа от файла-проекта является защита криптографическими методами тела электронного документа от редактирования.

1. ГОСТ Р 51141-98. Государственный стандарт Российской Федерации. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения: утв. постановлением Госстандарта России от 27февр. 1998 г. № 28. URL: http://base.consultant. ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n= 135550 (дата обращения: 04.10.2014).

2. ГОСТР ИСО 15489-1-2007. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования: утв. приказом Рос-техрегулирования от 12 марта 2007 г. № 28-ст. URL: http://base.consultant.ru/cons/ cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=135548 (дата обращения: 04.10.2014).

3. URL: http://base.consultant.ru/cons/cgi/online. cgi?req=doc;base=LAW;n=156802 (дата обращения: 04.10.2014).

4. ГОСТ Р 52292-2004. Информационная технология. Электронный обмен информацией. Термины и определения: утв. приказом Ростехрегулирования от 29 дек. 2004 г. № 135-ст. URL: http://base.consultant.ru/cons/ cgi/online.cgi?req=doc;base=EXP;n=366032 (дата обращения: 04.10.2014).

5. ГОСТ Р 52069.0-2003. Защита информации. Система стандартов. Основные положения: утв. постановлением Госстандарта РФ от 5 июня 2003 г. № 181-ст. URL: http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?-req=doc;base=EXP;n=341071 (дата обращения: 04.10.2014).

6. ГОСТ Р 6.30-2003. Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов: утв. постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. № 65-ст. URL: http://base.consultant.ru/cons/ cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=44595 (дата обращения: 04.10.2014).

1. GOST R 51141-98. State standard of the Russian Federation. Records management and archives. Terms and definitions: appr. with decree of State standard of Russia of Febr. 27, 1998 № 28. URL: http://base.consultant.ru/cons/cgi/ online.cgi?req=doc;base=LAW;n=135550 (date of access: 04.10.2014).

2. GOST RI S015489-1-2007. National standard of the Russian Federation. The system of standards on information, librarianship and publishing. Manage documents. General requirements: appr. with order of the pattern of March 12, 2007 № 28-st. URL: http://base.consultant.ru/cons/cgi/ online.cgi?req=doc;base=LAW;n=135548 (date of access: 04.10.2014).

3. URL: http://base.consultant.ru/cons/cgi/online. cgi?req=doc;base=LAW;n=156802 (date of access: 04.10.2014).

4. GOST R 52292-2004. Information technology. Electronic exchange of information. Terms and definitions: appr. with order of the pattern of Dec. 29, 2004 № 135-st. URL: http://base.consultant.ru/cons/cgi/online. cgi?req=doc;base=EXP;n=366032 (date of access: 04.10.2014).

5. GOST R 52069.0-2003. Protection of information. System standards. The basic provisions: appr. with decree of State standard of the Russian Federation of June 5,2003 № 181-st. URL: http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?-req=doc;base=EXP;n=341071 (date of access: 04.10.2014).

6. GOST R 6.30-2003. State standard of the Russian Federation. Unified documentation. Unified system of organizational-administrative documentation. Design requirements documents: appr. with decree of State standard of the Russian Federation of March 3, 2003 № 65-st. URL: http:// base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc; base=LAW;n=44595 (date of access: 04.10.2014).

145