Совершенствование внешнеторговой деятельности с использованием методологии «Шесть сигм»

М. А. Суржиков

СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ ВНЕШНЕТОРГОВОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ С ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ МЕТОДОЛОГИИ «ШЕСТЬ СИГМ»

Аннотация

Рассматривается методология "шесть сигм", позволяющая постоянно совершенствовать деятельность организаций, занятых процессами внешнеторговой деятельности. Использование рекомендуемой методологии позволяет выявить места возникновения ошибок, приводящих к дефектам в системе.

Использование методологии шести сигм в организации помогает выбрать способы исключения либо минимизировать причины, приводящие к появлению дефектов и сбоев в работе системы.

Annotation

The article deals with the methodology of “six sigma” which allows improving the activities of the organizations involved in foreign trade. The use of this methodology enables to reveal the places where the mistakes causing the defects in the system occur.

The use of the given methodology assists in selecting the ways of exception or in minimizing the risks which result in defects and failure in the work of the system.

Ключевые слова

Внешнеторговая деятельность, методология "шесть сигм", применение, оценка.

Keywords

Foreign trade, methodology, “six sigma”, application, assessment.

2010 № 3

Вестник Ростовского государственного экономического университета

В настоящее время качество является ключевым фактором дальнейшего развития цивилизации, оно проявляется многократно: качество жизни, окружающей среды, качество труда, производственных процессов, продукции, услуг и т.д.

Качество является основным условием укрепления национальной экономики и занимает решающие позиции в обеспечении конкурентоспособности. В связи с этим предприниматели все больше внимания сосредоточивают на факторах качества и на постоянном его совершенствовании, чтобы обеспечить удовлетворенность потребителей.

С этой целью очень широко используются различные инструменты и методологии, которые позволяют проводить постоянный процесс совершенствования качества продук-ции, услуг.

Для постоянного совершен-

ствования деятельности организаций, занятых процессами внешнеторговой деятельности (ВТД), можно использовать концепцию «шесть сигм», которая позволит выявить места возникновения ошибок, приводящих к дефектам в системе. Использование данной концепции в организации поможет выбрать способы исключения либо минимизировать причины, приводящие к появлению дефектов и сбоев в работе системы.

«Шесть сигм» — это один из способов управления компанией или отдельными подразделениями. Концепция шести сигм ставит на первое место потребителя и помогает выявить и найти лучшие решения, опираясь только на факты. Она направлена на достижение трех основных задач:

- повышения удовлетворенности потребителей;

- сокращения числа дефектов;

- уменьшения времени, требуемого для выполнения операционного цикла.

Значение сигма применяется в статистике как мера изменчивости. Шесть сигм измеряет степень отклонения любого бизнес-процесса от его цели. Например, у обычной продукции, безотносительно, какая она — простая, сложная, изменчивость показателей качества укладывается в 3о-4о. У производителей мирового класса, выпускающих лучшую продукцию, значение изменчивости параметров качества достигает значения 6о.

Шестисигмовая концепция основана на прямой корреляции между числом дефектов продукции, увеличением производственных затрат и уровнем удовлетворенности потребителей, она, применяя статистику, измеряет способности процесса выполнять бездефектную работу.

Процессы изготовления товаров, оказания услуг, выполнение различных операций всегда имеют распределение фактических значений вокруг целевого (математического ожидания) и часто принимают нормальное распределение, которое симметрично относительно целевого значения.

Любые виды деятельности (услуги, производство и др.), в том числе и ВТД, можно рассматривать с позиций процессного подхода. Процесс имеет входы и выходы, взаимосвязь между которыми можно представить в виде.

V = / (Х1, Х2, ... Хп) ,

где У - итоги выхода процесса (процессов), то есть показатель выхода.

Например, в процессе ВТД стоит задача уменьшить время цикла до N дней, в этом случае показатель У будет означать время цикла.

х1- хп - показатели входа или процесса.

Обычно бизнес-процесс может иметь несколько показателей х. Например, продолжительность переговоров, время, затраченное на доставку, техни-

ческое состояние оборудования, время и средства, затраченные на контрольные процессы, проверку документации, сроки прохождения банковских операций и т.д.

Первостепенной задачей концепции шести сигм является выявление того, какой (какие) из параметров хп оказывает наиболее ощутимое влияние на проблему. Когда это определено, х становится основной причиной возникновения проблемы.

В методологии шести сигм общим показателем служит число дефектов на единицу продукции, включая все процессы - от поставки сырья, кодирования продукции, заполнения финансовых и иных документов, планирования сроков поставки потребителю, затраты на транспортировку и др. Значение сигмы (о) показывает, как часто может возникать дефект.

Чем больше сигма, тем реже процесс может создать дефекты, тем выше надежность товара, услуги.

На рис. 1 а,б показан пример использования шести сигм для оценки одной характеристики, критичной для качества в начале выполнения процесса, когда он центрирован (а), и смещения центра процесса под влиянием ряда факторов (б) (НГД, ВГД - нижняя и верхняя границы допуска). [1].

Из рис. 1 а видно, что в начальный период можно ожидать всего 0,002 дефектных деталей на миллион, а в конце реализации процесса (рис. 1б) дефектность повышается до 3—4 дефекта на миллион. Такое ухудшение процесса вызывается многими факторами, такими как: техническое состояние оборудования, точность настройки, свойства сырья, материалов и др.

а

-7,5 а

+4,5а

.. — -3 / ^ а / 1 V;-  ^ а

Поле допуска процесса

Поле допуска чертежа

НГД О РРМ< ЬБЬ

:1,5 а:

ВГД 3,4 РРМ> иБ

НГД

ВГД

Рис. 1. Использование «во» в начале реализации процесса

«Сигмовая» воспроизводимость процесса оценивается с помощью ряда аналитических методов, когда выбор метода зависит от различных факторов. Но существует среди факторов один общий, для всех подходов, основанных на статистике, которая представляет собой сумму всех критичных для качества показателей. Основная цель статистической свертки проблемы качества сво-

дится к показателю, называемому число дефектов на возможность, который выражают в дефектах на миллион возможностей (БРМО). БРМО можно преобразовать в значение - называемое «сигмо-вой воспроизводительностью» (2).

В таблице 1 представлены различные уровни «сигмовой» воспроизводимости.

б

Таблица 1.

Число сигм Число дефектов на миллион Стоимость низкого качества, % объема продаж Уровень конкурентоспособности

6 3,4 < 10 Мировой класс

5 233 10 - 15

4 6 210 15 - 20 Среднее в промышленности

3 66 807 20 - 30

2 308 537 30 - 40 Неконкурентоспособность

1 690 000

Представленные данные в табл. 1 применимы к любому виду продукции, услуге, процессу, договору и др.

Следует отметить, что причины дефектов могут быть на разных этапах жизненного цикла продукции или услуги - проектировании, патентовании,

оформлении контрактов, финансовых, логистических операций и т.д.

Любые процессы внешнеторговой деятельности — от заключения договоров до приемки готовой продукции (товара) - могут иметь различные отклонения, которые будут обходиться компаниям дополнительными затратами, потерей времени и т.д. как излагалось выше в методологии «шести сигм» существует прямая корреляция между числом дефектов продукции, ростом производственных затрат и уровнем удовлетворенности потребителей.

Сигмовую воспроизводимость можно оценить с помощью индекса воспроизводимости - Ср:

С _ (ВГД - НГД) р ва ’

где ВГД, НГД - верхняя и нижняя границы поля допуска,

о - среднее квадратическое отклонение процесса.

Для реализации различных требований к процессам и организациям в методологии шести сигм используют комплекс методов.

Так, например, вначале компания Motorola использовала схему совершенствования процессов по циклу Шухар-та-Деминга: «планируй - делай - контролируй - воздействуй». Впоследствии этот порядок был модифицирован в цикл непрерывного совершенствования (DMAIC) - «определяю - измеряю -анализирую - совершенствую - контролирую».

Следует отметить, что при решении различных проблем широко используются инструменты и методы, подходящие для практического применения (контрольный листок, анализ Парето, мозговой штурм, бенчмаркинг, гистограммы, контрольные карты и др.).

В зависимости от степени охвата процессов деятельности организации

возможны несколько путей развертывания методологии шести сигм:

- решение отдельных проблем;

- совершенствование отдель-

ных видов деятельности;

- совершенствование функционирования организации в целом.

Особенностью методологии шести сигм является командная работа над проектами с применением цикла DMAIC, при которой руководство организации формирует команду, поставив перед ней конечную цель. [2].

Весьма важно то, что в процессе работы члены команды DMAIC приобретают новый опыт и знания, весьма полезные в повседневной работе.

Все изменения в действующем или вновь разработанном процессе документально оформляются, апробируются и передаются с полученными результатами владельцу процесса, где этот процесс будет осуществляться постоянно.

При управлении процессами в соответствии с методологией шести сигм основное внимание уделяется устранению причин, приведших к дефектам за счет изменения выходных параметров процесса. С этой целью в бизнес-процессе определяются контрольные точки с набором процессных показателей. Затем осуществляется сбор статистической информации на выходе каждой контрольной точки. По результатам анализа статистических данных, собранных за определенный период работы организации, производятся корректирующие действия, направленные на улучшение бизнес-процессов.

Показатели, полученные в контрольных точках бизнес-процессов с применением статистических методов, группируют по процессам. Накопленные статистические данные помогают управлять качеством процессов и их совершенствовать.

На рис. 2 приведен пример

внешнеторговой деятельности предпри-

ятия, состоящий из 19 процессов доставки сырья товаропроизводителю продукции. Представленный бизнес-процесс можно оценивать как по отдельным шагам (например, время и стоимость выполнения шага процесса), так и по общему состоянию качества процесса (например, количество дефектов поставленной продукции, количество жалоб потребителей и т.д.).

Рассматривая процессы внешнеторговой деятельности при перемещении продукции заказчику, следует отметить, что одной из основных характеристик качества является время, затраченное от начала заказа до его исполнения. Цикл выполнения заказа как в нашем примере, так и в общем случае можно

определить по формуле:

№

“я- ,

где Тц - время цикла (час, день...),

1:пр - время, затрачиваемое на выполнение 1-го процесса.

Таким образом, чем меньше времени будет затрачено на процессы, тем меньше будет время цикла, тем эффективней система деятельности процессов ВТД.

В приведенном примере рис.2, видно, что поставка продукции состоит из множества различных процессов:

1. Оформление договора (контракта) предприятия с трейдером (1^) на поставку сырья.

2. Заключение договора трейдера с поставщиками, в котором оговорено время, стоимость и объемы поставок (12).

3. Проведение банковских операций по оплате за груз в соответствии с условиями контракта (13).

4. Проведение трейдером оплаты в соответствии с договорами оплаты на очередную партию товара поставщикам (14).

5. Процесс оформления документов товаросопроизводительных (инвойс, СМЯ, упаковочные листы и др.) и разрешительных (ветеринарный сертификат, декларация качества и др.).

6. Таможенная проверка декларации - время на проверку в разных странах колеблется от 1 до 7 дней (16).

7. Загрузка транспортных

средств, выпуск таможней груза (17).

8. Перемещение груза в порт

(18).

9. Хранение груза до прихода судна (19).

10. Оформление документов, погрузка на судно (110).

11. Перемещение груза (транспортная о п ер ац ия) (11 1 ).

12. Приход судна в порт назначения. Судно с грузом стоит на рейде в связи с осуществлением процессов входного контроля: санэпидем контроль груза; проверка команды врачами; проверка команды пограничниками; проверка документации груза таможенниками. По результатам проверки дается «добро» на заход судна в порт (112).

13. Разгрузка в зоне таможенного контроля (ЗТК) (113).

14. Контроль груза (ветеринарный, фитосанитарный и др.); проверка документов на груз, отбор проб, образцов для отправки их на экспертизу (114).

15. Оформление таможенных документов (115).

16. Транспортная операция -груз перемещается на склад потребителя (получателя) (116).

Рис. 2. Схема процессов доставки продукта

17. Разгрузка сырья, продукции

(117).

18. Входной контроль (118).

19. Хранение сырья

(119).

В приведенном примере имеют место показатели, описывающие каче-

ство процесса, которые можно разбить на три группы: затраты, качество обслуживания, эффективность процесса.

На рис. 3 приведена схема показателей процессов ВТД при поставке продукции.

1. Затраты

Поставка

2. Качество обслуживания

3. Эффективность процесса

1.1 1.2 1.П 2.1 2.2 2.3 2.т

3.1

Цикл

дос-

тавки

3.2

Управ-

ление

про-

цесса-

1.1. Затраты на оформление.

1.2. Затраты на транспортные операции.

1. п......

2.1. Время оформления сопроводительной документации.

2.2. Качество доставки груза от производителя.

2. т......

3.1. Время цикла доставки потребителю.

3.2. Управление процессами.

Рис. 3. Показатели процессов внешнеторговой деятельности при поставке продукта

По мере накопления информации по качественным показателям можно анализировать текущее состояние бизнес-процесса, а после проведения анализа текущей ситуации - принимать решения по его улучшению.

В процессе внешнеторговой деятельности многие показатели имеют нормативные, плановые и фактические значения за определенный период, по которым можно судить о его выполнении. Так, например, проверка таможен-

ной декларации в соответствии с российским нормативом должна осуществляться не более, чем за 1 день. Фактически она может быть проведена по ряду причин за два-три дня. Приведенный пример показывает один из дефектов, возникших в процессе.

В таких случаях необходимо сделать какие-либо изменения, направленные на улучшение процесса, затем провести повторный сбор данных по отработанным показателям. Если после

изменений в процессе показатели достигли нормативных значений, то цель улучшения процесса достигнута.

Следует подчеркнуть, что инструментарий, используемый в методологии шести сигм, весьма разнообразен. Это могут быть инструменты: генерации идей, сбора данных, анализа процесса, статистического анализа, управления процессом.

Перечисленные инструменты помогаю делать правильные выводы, решать проблемы и управлять переменами.

Рассмотрим пример, как можно вычислить уровень сигм для большинства процессов.

Если говорится о процессе доставки на предприятие сырья от производителя потребителю, то в этом случае можно говорить, что объект - это сырье.

Определяются требования по доставке сырья: время доставки и без повреждений, качество оформления сопроводительных документов, качество упаковки сырья, температура доставки.

Допустим, что из 250 упаковок сырья - 12 были повреждены, 5 - упакованы неудовлетворительно, 8 упаковок не имели заданной температуры в соответствии с техническими требованиями, на 3 упаковки товара сопроводительные документы были оформлены неверно.

Чтобы подсчитать уровень сигм, берётся общее число дефектов и делится на общее число доставленных упаковок сырья, умноженное на число требований.

Данный показатель называется DPO - число дефектов на одну возможность. Выше изложено, что обычно рассматривают 1 млн. возможностей. Поэтому полученный результат эквивалентен 28000 дефектам на миллион возможностей, что составляет 3,3 сигмы.

В качестве резюме следует отметить, что при оценке процессов не следует ничего усложнять; использовать только те инструменты, которые помогают выполнить поставленные задачи; если какой-либо из выбранных инструментов не помогает, необходимо опробовать что-то иное.

Применение методологии шести сигм во внешнеторговой деятельности позволит выявить «слабые» места в процессах и даст возможность проводить постоянное их совершенствование.

Библиографический список

1.Хэрри М. "Шесть сигм": стратегия прорыва в реальности // Методы менеджмента качества. № 6, 2000.

2.Панде П., Холп Л. Что такое "шесть сигм"? Революционный метод управления качеством/Пер. с англ. М.: Альпина Бизнес Букс, 2004.

Bibliographical list

1.M. Harry "Six sigma": breakthrough strategy into the realities // Management Quality Methods. Vol.6, 2000.

2.Pande P., Holp L. What is “six sigma?” Revolutionary method of quality management. Moscow: Alpina Business Books, 2004