Анализ стандартов и инструментальных средств для интеграции системы электронного документооборота в систему управления предприятием

АНАЛИЗ СТАНДАРТОВ И ИНСТРУМЕНТАЛЬНЫХ СРЕДСТВ ДЛЯ ИНТЕГРАЦИИ СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА В СИСТЕМУ УПРАВЛЕНИЯ ПРЕДПРИЯТИЕМ Данекина В.В. Email: Danekina686@scientifictext.ru

Данекина Виктория Владимировна - магистрант, кафедра информационных систем, Московский государственный технологический университет «СТАНКИН», г. Москва

Аннотация: в современных условиях повсеместной цифровизации одной из необходимых технологий является электронный документооборот. В данной статье рассматривается актуальность и преимущества применения системы электронного документа на предприятии, обоснованы цели и ключевые этапы внедрения. Проведен анализ стандартов и инструментальных средств для успешной интеграции СЭД в систему управления. Также предложены универсальные рекомендации по построению эффективной СЭД, проведению аудита уже сложившегося документооборота на предприятиях и составлению положения об электронном документообороте.

Ключевые слова: система электронного документооборота, интеграция систем, информационные технологии, инструментальные средства интеграции, информационная среда.

ANALYSIS OF STANDARDS AND TOOLS FOR INTEGRATING ELECTRONIC DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM IN AN ENTERPRISE MANAGEMENT SYSTEM Danekina V.V.

Danekina Victoria Vladimirovna - Undergraduate, DEPARTMENT OF INFORMATION SYSTEMS MOSCOW STATE TECHNOLOGICAL UNIVERSITY «STANKIN», MOSCOW

Abstract: in modern conditions of widespread digitalization, one of the necessary technologies is electronic document management. The article deals with the relevance and benefits of using an electronic document system in an enterprise, the goals and key stages of implementation are substantiated. The analysis of standards and tools for the successful integration of EDMS into the management system. Universal recommendations are also offered on building an effective EDMS, conducting an audit of the existing workflow at enterprises and drawing up regulations on electronic workflow.

Keywords: electronic document management system, system integration, information technology, integration tools, information environment.

УДК 004.09

Само по себе внедрение системы документооборота в электронном формате в коммерческой компании или в государственном учреждении не может являться самоцелью. Даже отказ от использования бумаги и сокращение затрат, как денежных, так и по времени, на печать, отправку, получение и хранение документов - здесь не столь важны. На этот процесс следует смотреть шире, при этом разделяя области внедрения.

Внедрение СЭД - системы электронного документооборота внутри организации позволит организовать полностью контролируемое пространство для

взаимодействия между департаментами, территориально отдаленными представительствами и отдельно взятыми сотрудниками [1].

Внедрение системы электронного документооборота с контролирующими органами - широко используемая за счет регулирования государством система обмена электронными документами, осуществляемого через операторов ЭДО [2].

Внедрение ЭДО - внешнего юридически значимого электронного документооборота с контрагентами, позволяет передавать отчетность по телекоммуникационным каналам связи (с использованием средств криптографической защиты информации и специальных программ операторов) и получать обратную связь о статусе переданного отчета.

Системы обмена электронными документами - это не только создание, отправка и получение документов, это сокращение затрат и выход на новый уровень бизнес-процессов и коммуникаций с контрагентами, а также четкий контроль всей совокупности процессов при работе с документами.

В этой статье мы рассмотрим ключевые шаги в постановке как внутреннего, так и внешнего документооборота организации. И начнем с СЭД, ведь именно работа этой системы сопровождает каждый бизнес-процесс на предприятии [3].

Зачем нужна система электронного документооборота на предприятии?

Целью внедрения электронного документооборота в учреждении является не искоренение бумажных документов, а создание эффективной среды управления, коммуникации и работы. Именно поэтому для построения эффективной СЭД необходимо:

• провести аудит сложившегося документооборота;

• исследовать функции имеющихся инструментов обмена (почта, системы, записи о курьерах и почте у секретарей);

• провести интервьюирование участников обмена [4].

Анализ действующей системы работы с документами в компании.

Внедрение СЭД требует участия аналитика и ИТ-специалиста, а его результаты должны быть представлены в виде схемы движения всех документов во всех подразделениях компании с указанием «узких мест», среди которых могут быть:

• утеря документов;

• дублирование документов и процедур;

• длительное время согласования;

• денежные траты на бумажный документооборот и т.д.

Анализ также позволяет понять, какой участок бизнес взаимодействий является наиболее критичным и требует наиболее быстрого внедрения электронного взаимодействия. Если процессы локализованы в рамках подразделения или узкоспециализированы (например, перевод на электронный документооборот участка кассовых документов в случае географически отдаленно расположенных точек продаж). В этом случае можно рассмотреть локальное внедрение обмена ЭД, которое в свою очередь может послужить пилотным проектом внедрения СЭД, требует меньше временных и финансовых затрат.

На основе анализа разрабатывается целевая схема, которая будет реализована технически. Она должна, как минимум, обеспечивать:

• удобный поиск;

• оперативный контроль всех этапов работы с документом;

• редактирование и согласование в соответствии с установленными ролями;

• а также требования, обусловленные спецификой бизнеса.

Нужно ли составлять положение об электронном документообороте?

После аудита сложившейся на предприятии «традиции» документооборота и формирования целевой модели, важно составить документ, в котором будет

отображена полная схема работы новой системы, то есть, по сути, исчерпывающее техническое задание с указанием этапов и сроков внедрения.

Исходя из возможностей и функционала технических инструментов, на базе которых будет построена целевая СЭД, в положение прописывают регламенты обработки документов, инструкции для исполнителей, их ответственность и порядок организации взаимодействия, а также права, доступ и возможность одновременной работы. Также положение должно четко описывать точки управления и контроля в процессе, маршруты движения документов, очередность согласования и утверждения, а также порядок их исполнения.

Запуск системы в промышленную эксплуатацию, как правило, предваряется тестовым периодом, который позволяет отработать все недочеты и доработать недостающий функционал.

Ввести СЭД в эксплуатацию имеет смысл только после «повсеместного» внедрения. Это основной принцип работы системы - либо доступ к ней открыт со всех автоматизированных рабочих точек, так или иначе связанных с движением документов, либо «образец», разработанный на предпроектном этапе, не сработает. При условии, что введение обмена ЭД касается как внутренних, так и внешних коммуникаций, в среднем, исходя из опыта специалистов нашей компании, проект запуска системы может потребовать до полугода.

Список литературы /References

1. Борисов А.Л. Повышение эффективности использования вычислительных ресурсов корпоративных информационных систем с помощью технологий распределенных вычислений // Вестник Тверского государственного технического университета. № 20, 2012. С. 3.

2. Что такое ERP и зачем это нужно? [Электронный ресурс]. Режим доступа: https://dynamics.microsoit.com/ru-ru/erp/what-is-erp/ (дата обращения: 10.04.2020).

3. Борисов А.Л. Преимущества интеграции систем электронного документооборота с ERP-системами // Вестник Тверского государственного технического университета. № 31, 2017. С. 62.

4. Что такое СЭД? Системы электронного документооборота - обзор. [Электронный ресурс] / LiveBusiness. Режим доступа: http://www.doc-online.ru/tags/sed/ (дата обращения: 10.04.2020).