Workflow - информационная система обеспечения работы предприятия

Workflow -информационная система обеспечения работы предприятия

М.А. Иванько,

к.т.н., доцент МГУП имени Ивана Федорова

Для обеспечения грамотной и быстрой работы полиграфических предприятий используются различные информационные системы. Одной из разновидностей таких систем является Workflow. В статье рассмотрены основные принципы и возможности, предоставляемые данной системой.

Выпуск полиграфической продукции - сложный процесс, в котором участвует множество специалистов. Заказ обладает большим количеством данных, проходит несколько стадий, переходит из рук в руки. Сложно отрегулировать, на какой стадии выполнения находится конкретный заказ. Специалисты заранее не имеют информации о предстоящих заказах, поэтому не могут спланировать свою работу. На передачу данных о заказе от одного сотрудника другому тратится время. На малых полиграфических предприятиях, где небольшое количество людей могут находиться в курсе всех событий, эти проблемы не приводят к серьезным финансовым потерям, но, как оптимально организовать процесс на средних и крупных предприятиях, где работают десятки и сотни сотрудников? Главная сложность задачи - организовать грамотное управление всеми рабочими процедурами и операциями. А для этого необходимо наладить полноценный обмен информацией между различными участками и службами предприятия. Обычно руководители всех уровней тратят массу сил и времени на ясную постановку заданий для подчиненных и на контроль выполняемых работ. Много времени уходит на согласование работ между различными службами. И это объяснимо: везде работают люди, которые имеют физический предел по восприятию информации. Из-за «человеческого фактора» оборудование может простаивать, выполнение заказов затягиваться, приоритеты в

выполнении заданий могут расставляться неправильно. Это снижает эффективность и стабильность бизнеса, делает его зависимым от случайных факторов.

Частично с этой проблемой помогают справиться средства автоматизации. Но большинство решений (чаще всего реализованных в технологиях СУБД) достаточно эффективно автоматизируют лишь отдельные операции и функции, а не весь процесс. Например, сейчас очень распространены информационные системы для облегчения функции продаж. Чаще всего эти системы не отражают последовательность действий и правила взаимодействия сотрудников, поэтому несколько лет назад разработчики из разных стран пришли к идеи создания интеграционных систем, называемых профессионалами термином Workflow.

Дословно английское слово Workflow можно перевести как «поток работ». А по сути - это сквозная система работы предприятия, позволяющая организовывать процессы с поэтапным обменом информацией между различными его участками и рабочими местами. В ходе исполнения заказа осуществляется передача информации, задач и данных о состоянии работы между различными исполнителями в соответствии с возложенными на них функциями. Система Workflow способна обеспечить начальников отделов информацией, позволяющей принимать им решения в нужный момент, т. е. обеспечить работу в реальном времени. Персонал действует быстрее и компетентнее, поскольку всегда имеет доступ к информации о состоянии каждого заказа. Говоря проще, каждый сотрудник видит перечень функций, которые он должен выполнить, и может грамотно организовывать свою работу. Руководитель же затем получает в свое распоряжение всю необходимую статистику для анализа рабочих нагрузок, затрат, периодов пиковой нагрузки и многих других аспектов деятельности предприятия.

Workflow — информационная система

Основными укрупненными компонентами Workflow-систе-мы (далее ИС РП) являются:

• компьютерная и другая техника;

• используемые алгоритмы и программы;

• каналы связи (компьютерные сети и пр.);

• используемые форматы;

• пользовательский интерфейс;

• деятельность человека.

Обратим внимание на важность согласованных форматов. Именно они обеспечивают беспроблемную и быструю передачу информации с одной процедуры стыковки на другую. Идеальным является работа в одном формате во всем рабочем потоке. Для этого создаются специальные форматы, например, в полиграфии это перспективный формат PDF (Portable Data Format, формат передачи данных).

Принципиальной особенностью ИC РП является удобный пользовательский интерфейс. Он должен быть направлен на максимальное облегчение работы в ИC РП. Важными аспектами современного интерфейса являются: общение с ИC РП в терминах, которые удобны для полиграфиста, а также значительный объем информации, который снимается в реальном масштабе времени. Эту информацию нужно оперативно обрабатывать, например, превращать в графики, диаграммы, специальные сообщения о выходе определенных параметров за их допустимые границы и пр.

В полиграфии, в настоящее время наблюдается следующая

ситуация.

Типичным является предложение трех согласованных друг с другом ИC РП.

Первая из них покрывает допечатные процессы от верстки до передачи компьютерного оригинал-макета на СТР (изготовление печатных форм) или прямо на цифровую печать. В устаревающем варианте сюда включается и производство фотоформ. Одно из используемых наименований для таких систем поддержки - это «специальные препресс-системы». Их типичными примерами являются программные продукты Apogee фирмы AGFA, Prinegry фирмы Creo, MetaDumension фирмы Heidelberg.

Второй тип ИC РП покрывает потребности в управлении и контроле работы полиграфической техники на печатной и частично пос-лепечатной стадиях. C ее помощью свою работу выполняют: цеховой инженер, технолог, сменный мастер. Такая ИC РП относится к классу цеховых, подобные системы известны и в других отраслях. Основные функции цеховой ИC РП можно подразделить на настроечные, управляющие и мониторинговые.

Мониторинг производства включает в себя такие виды работ, как наглядное отображение на мониторах и табло хода производственного процесса, учет расходных материалов и количества оттисков, учет макулатуры, фиксация сбоев и простоев, учет износа и загрязнения, ведение компьютерного протокольного журнала, первичная обработка и архивирование данных, передача информации на верхние управляющие уровни. Подчеркнем, что мониторинг несет в себе обучающую и дисциплинирующую функцию. Потом всегда можно разобраться, правильные ли решения были приняты человеком и компьютером, определить хорошие решения как прецеденты и шаблоны и ввести их в алгоритмы и программы управления. Примером продажного варианта цеховой ИC РП является система PECOM от фирмы MAN Roland.

Третий упомянутый тип ИC РП ориентирован на работу менеджера полиграфического заказа. Отметим, что современное малосерийное производство, к которому относится полиграфия, представляет

собой поток заказов со сроком исполнения от нескольких часов до нескольких дней. Роль менеджера заказа, который полностью отвечает за его выполнение, является решающей в эффективности работы фирмы. Современный менеджер работает в специально созданной для его нужд компьютерной системе, которую удобней всего называть ИС РП ведения заказа. Перечислим основные обязанности менеджера заказа и одновременно функции этого третьего типа ИС РП.

Прежде всего, выполняется предкалькуляция заказа (срок -до нескольких минут на ввод основных параметров) и заключение заказа. Определяется статус заказа. Далее происходит заказ требуемой бумаги и краски и производится плановая калькуляция. Компьютер определяет складские операции и документирует складскую работу. Происходит планирование сроков и работ с учетом логистики операций и занятости мощностей. После начала работы печатной машины менеджер имеет связь с пультами управления техникой для оперативного получения основных параметров. Как правило, в его распоряжении есть возможности управления сроками и рядом других технологических параметров. Ведется компьютерный бюллетень, отражающий ход выполнения заказа. Одновременно идет расчет статей расходов на основании реальных данных с работающей техники (реальная калькуляция), выполняется ряд других элементов управления финансами. Могут происходить внутрипроизводственные расчеты, и даже расчет зарплаты всем участникам выполнения заказа. Все это контролируется менеджером на экране монитора или на специальном интерактивном табло. Происходит администрирование готовой продукции, т. е. учет прейскурантов для продажи, систем скидок и прочего. Производится контроль сбытовых операций (работы службы сбыта).

Подчеркнем, что менеджер работает с целым рядом баз данных (более 10), правда, большая часть информации из них автоматически поступает на средства визуального отображения. Отчет о выполнении заказа составляется автоматически (при помощи специальной программы) и лишь просматривается менеджером перед его утверждением.

Сравнение систем управления потоками работ Workflow по данным консалтинговой компании «Взгляд Вашего Потребителя»

Фирма-разработчик Optima, Россия Staffware pic, Great Britain «Весть -Мета Технология», Россия Инталев, Россия

Наименование системы Optima-WorkFlow Staffware 97 WorkRoute Инталев: Бизнес-процессы

Стоимость за 1 клиентское место, $ США 80 770 300 240-3840 Неограниченное количество пользователей

Фирма-разработчик Optima, Россия Staffware pic, Great Britain «Весть -Мета Технология», Россия Инталев, Россия

Архитектура системы Клиент-сервер Клиент-сервер Клиент-сервер Клиент-сервер/ файл сервер

WEB-технология Да Да Да Да

Защита данных в системе

Стандарт защиты информации 1В

Сертифицированное шифрование Да (Россия, ФАПСИ лицензия 107) Да Да Нет

Сертифицированная электронно-цифровая подпись Да (Россия, ФАПСИ лицензия 107) Да Да Нет

Управление потоками работ

Жесткая маршрутизация Да Да Да Да

Свободная маршрутизация Да Да Да Да

Автоматическая отправка документов по маршруту Да Да Да Да

Редактор маршрутных схем Да Графический Да Графический Да Графический Да Графический

Описание параметров технологических этапов Да Да Да Да

Формирование календаря рабочего времени Да Да Да Нет

Фирма-разработчик Optima, Россия Staffware pic, Great Britain «Весть -Мета Технология», Россия Инталев, Россия

Обеспечение документооборота

Поддержка отечественной схемы документооборота Да Нет Да Да

Поддержка западной схемы документооборота Да Да Да Да

Хранение всех версий документов Да Да Да Нет

Контроль версий документов Да Да Да Нет

История обработки документов Да Да Да Да

Регистрация документов (картотека) Да Да Да Да

Редактор регистрационных карточек Да Графический Да Да Да

Поиск документов по атрибутам регистрац. карточек Да Да Да Да

Контроль потоков работ и документов

Возможность задания нормативных значений Да Да Да Да

Возможность постановки/ снятия с контроля Да Да Да Да

Контроль сроков выполнения Да

Фирма-разработчик Optima, Россия Staffware pic, Great Britain «Весть -Мета Технология», Россия Инталев, Россия

Контроль работы исполнителей Да Да Да Да

Уведомление о постановке на контроль Да Да Да Да

Уведомление о выполнении этапа Да Да Да Да

Напоминание об истечении сроков исполнения Да Да Да Да

Резолюции Да Да Да Да

Отчетность

Развитая отчетность Да Да Да Да

Статистический анализ Да Да Да Да

Администрирование системы

Определение прав доступа пользователей Да Да Да Да

Регистрация событий в системном журнале Да Да Да Да

Совместимость с программными системами

Совместимость с программными продуктами MS Word, Excel, Access, PowerPoint, CorelDraw, PageMaker, MS Outlook, MS Proj ect, WordPad MS Word, Excel, Access, PowerPoint, CorelDraw MS Word, Excel, Access, PowerPoint, CorelDraw, PageMaker, MS Outlook, MS Project, WordPad 1С; MS Word, Excel, внешняя почта, запуск произвольных файлов в ассоциированной программе

Операционная система Windows 95/98/NT 4.0/2000/ XP Windows NT 4.0ШМ OS/2 Windows 95/98/NT 4.0/2000/XP Windows 98/ME/NT/ 2000/XP

Фирма-разработчик Optima, Россия Staffware pic, Great Britain «Весть -Мета Технология», Россия Инталев, Россия

ODBC-

База данных стандарт

Библиографический список

1. W. M. P. van der Aalst, A. H. M. ter Hofstede, B. Kiepuszewski, A. P. Barros. Workflow Patterns. 2002. - http://tmitwww.tm.tue. nl/ research/patterns/download/wfs-pat-2002.pdf.

2. Van der Aalst. Patterns and XPDL: A critical evaluation of the XML process definition language. - http://tmitwww. tm.tue.nl/research/ patterns/download/ce-xpdl.pdf.

3. Van der Aalst, M. Dumas, A. H. M. ter Hofstede, P. Wohed. Pattern based analysis of BPML. - http://xml.coverpages.org/ Aalst-BPML.pdf.

4. P. Wohed, Van der Aalst, M. Dumas, A. H. M. ter Hofstede. Pattern based analysis of BPEL4WS. - http://xml.coverpages.org/ AalstBPEL4WS.pdf.

5. R. Shapiro. A comparison of XPDL, BPML and BPEL4WS. -http://xml.coverpages.org/Shapiro-XPDL.pdf.

6. Коалиция WfMC, язык XPDL. - http://www.wfmc.org/ standards/docs/TC-1025_10_xpdl_102502.pdf.

7. Коалиция BPMI, язык BPML. - http://www.bpmi.org/bpml-

spec.esp.

8. IBM, Microsoft и BEA, язык BPEL4WS. - http://www-106.ibm.com / developerworks/library/ws-bpel/.

9. jPDL Reference Manual. - http:// www.jbpm.org/jpdl.html.

10. OMG. Workflow Management Facility Specification. - http: / /www.omg.org/ docs/formal/00-05-02.pdf.

11. WfMC. WAPI (Workflow Application Programming Interface). - http://www. wfmc.org/standards/docs/TC-1009_20e_ 1997.pdf.

12. А. Михеев, М. Орлов. Перспективы workflow-систем// PC Week, N 43/2004, с. 36 - http://kis.pcweek.ru/Year2004/N43/ CP1251/ CorporationSystems/chapt2.htm.