Внедрение проектного управления в научную деятельность университета

Канд. экон. наук Я. А. Бутенко

ВНЕДРЕНИЕ ПРОЕКТНОГО УПРАВЛЕНИЯ В НАУЧНУЮ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ УНИВЕРСИТЕТА1

В статье охарактеризованы процессы, лежащие в основе проектного управления научной деятельностью вуза. Реализация проектного управления позволит вывести российскую систему образования на качественно новую ступень развития и повысить ее конкурентоспособность на международном уровне. Акцентируется внимание на важности регламентации деятельности, поскольку благодаря ей возможна оптимизация всех бизнес-процессов.

Ключевые слова и словосочетания: проектное управление, проектный офис, научно-исследовательская деятельность вуза, регламентация бизнес-процессов.

На сегодняшний день в России сформировалась острая потребность в модернизации системы образования. Данная потребность объясняется снижением конкурентоспособности российского образования на международном уровне, что подтверждается различными рейтингами, оценивающими качество образования. Например, согласно данным академического рейтинга университетов мира, в течение уже продолжительного периода времени в топ-500 входят только два российских вуза, которые занимают следующие позиции: Московский государственный университет имени М. В. Ломоносова в 2004 г. занимал 66-е место, в 2008 г. - 70-е, в 2012 г. - 80-е; Санкт-Петербургский государственный университет в 2004 г. вошел в группу «302-403», в 2008 г. -«303-401», в 2012 г. - «401-500»2.

Анализ опыта зарубежных вузов, успешно функционирующих в современных условиях глобализации мирового пространства и международной интеграции, позволил выявить направления модернизации российской системы образования. Для повышения конкурентоспособности отечественных высших учебных заведений необходимо пройти путь от образовательных университетов до исследовательских университетов предпринимательского типа, что представляется возможным посредством внедрения проектного управления в вузы. Исходя из Руководства по своду знаний по управлению проектами (Руководства PMBOK), под проектным управлением следует понимать приложение знаний, навыков, инструментов и методов к работам проекта для удовлетворения требований, предъявляемых к проекту3. В то же время, согласно Международному стандарту по управлению проектами ISO 21500, под поня-

1 Статья подготовлена в рамках выполнения научно-исследовательской работы «Разработка механизма проектного управления научной деятельностью вуза» по государственному заданию Министерства образования и науки Российской Федерации в 2013 г.

2 URL: http://www.shanghairanking.com/index.html

3 См.: Руководство к своду знаний по управлению проектами (Руководство PMBOK). - Atlanta, USA : Project Management Institute, 2013.

тием «проект» подразумевается уникальный набор процессов, состоящих из скоординированных и управляемых задач с начальной и конечной датами, предпринятых для достижения цели. Достижение цели проекта требует получения результатов, соответствующих определенным заранее требованиям, в том числе ограничения на получение результатов, таких, как время, деньги и ресурсы.

В настоящее время все большее количество ученых и практиков, занимающихся вопросами управления, акцентируют свое внимание именно на процессном подходе. Данная тенденция неслучайна, поскольку именно процессный подход, в отличие от функционального, позволяет организации при осуществлении своей деятельности ориентироваться на результат. Это достигается посредством выстраивания взаимосвязанных между собой бизнес-процессов. Кроме того, процессный подход способствует формированию более открытой системы или прозрачной организации, поскольку благодаря выстроенным бизнес-процессам и процедурам представляется возможным каждому сотруднику определить свое место и роль в деятельности организации.

Таким образом, для адаптации университетов в современных условиях необходимо внедрение проектного управления научной деятельностью вузов.

Участниками проектного управления научной деятельностью вуза являются управление организации научно-исследовательской работы (НИР), проектный офис и проектная группа (рис. 1).

Управление организации НИР является структурным подразделением единого учебно-научно-производственного комплекса вуза и, следовательно, играет важную роль в развитии фундаментальных и прикладных исследований. К основным функциям управления организации НИР относятся:

- мониторинг и обеспечение проведения фундаментальных и прикладных исследований и разработок, соответствующих профилю деятельности вуза и научным интересам ее ученых и специалистов;

- комплексное планирование, организация и контроль научно-исследовательской и научно-методической деятельности вуза;

- эффективное использование образовательного и научно-методического потенциала университета.

Проектный офис - это структурное подразделение университета, которое осуществляет на профессиональной основе управление основными процессами организации проектной деятельности, т. е. реализует систему управления проектами посредством набора инструментов, методов, методологий, ресурсов и процедур, используемых для управления проектом.

Среди основных функций проектного офиса следует выделить:

- осуществление внутриуниверситетской проектной деятельности, сервиса договоров НИР и консалтинга на основе автоматизации управления проектами;

- сбор отчетности на всех этапах жизненного цикла проектов на основе ведения учета прямых и косвенных затрат по проекту;

- ведение учета договоров в разрезе проектов, отслеживание всех поступлений и платежей по ним, а также формирование бюджета за произвольный учетный или плановый период.

Рис. 1. Проектное управление научной деятельностью вуза

Организационная структура проектного офиса и место, занимаемое им в структуре университета, представлены на рис. 2.

Рис. 2. Организационная структура проектного офиса и его место в структуре университета

Проектная группа - это временная структура, созданная для реализации проектной деятельности, состоящая из основной и расширенной команды проекта. Следует отметить, что основная команда работает непосредственно над выполнением проекта или ряда проектов, а расширенная команда включает в себя помимо основной команды специалистов или организации, которые реализуют вспомогательные процессы, обеспечивающие основной процесс выполнения проекта. Например, в состав основной команды будут входить руководитель проекта и члены рабочей группы, а к расширенной команде присоединятся руководитель проектного офиса, менеджер проектов, управление организации НИР.

Проектное управление научной деятельностью вуза осуществляется посредством реализации четырех бизнес-процессов, которые подлежат обязательной регламентации:

- инициации;

- планирования;

- реализации и мониторинга;

- завершения.

Под регламентом бизнес-процесса следует понимать нормативно-методический документ, описывающий последовательность процедур бизнес-процесса и порядок взаимодействия исполнителей этих процедур. Регламентация бизнес-процессов позволяет получить четкие, управляемые процессы, для которых указаны:

- владелец бизнес-процесса, исполнители процесса и их функции;

- документооборот по бизнес-процессу: все документы, используемые в бизнес-процессе, и совершаемые над ними действия;

- графическая диаграмма бизнес-процесса;

- взаимодействие с другими процессами и внешней средой;

- подробное описание организации процесса: содержание каждой операции, исполнитель, требования к срокам, входящая и исходящая информация;

- входы-выходы и границы процесса, его взаимодействие с другими бизнес-процессами;

- цели, показатели и результаты бизнес-процесса.

Регламент бизнес-процессов является инструментом руководителя, с помощью которого осуществляется реализация функции контроля за выполнением всех процессов и процедур. Помимо этого, регламенты позволяют оптимизировать бизнес-процессы организации. Отсутствие четкого регламента приводит к несоблюдению технологии процесса, а это влечет рост затрат, увеличение длительности выполнения процессов, рост числа ошибок и несоответствий. Формальная разработка регламента бизнес-процесса или отсутствие контроля со стороны руководства приводят к тому, что на практике выполняемые процессы не соответствуют требованиям регламента и существующие стандарты не работают.

Рассмотрим основные элементы регламентов на примере таких бизнес-процессов проектного управления научной деятельностью вуза, как «Инициация» и «Завершение».

Выполнение процесса «Инициация» регулируется регламентом по инициации проектов, согласно которому бизнес-процесс состоит из двух подпроцессов (рис. 3):

- инициация запроса на проект;

- назначение руководителя проекта и проектной группы.

Владелец процесса «Инициация» - управление организации НИР. В целом исполнителем процесса является руководитель проекта, а исполнителями подпроцессов в отношении заданных предметов деятельности являются инициатор проекта1 (при инициации запроса на проект) и управление организации НИР (при назначении руководителя проекта и проектной группы).

Организация выполнения процесса «Инициация» невозможна без конкретизации следующих элементов:

- исполнители подпроцессов;

- условия начала выполнения;

1 Инициатор проекта - это сотрудник вуза, который осуществляет подготовку инициативного предложения на подготовку проекта.

- результат и требования, предъявляемые к срокам реализации (табл. 1).

Рис. 3. Диаграмма процесса «Инициация»

Т а б л и ц а 1

Организация выполнения процесса «Инициация»

Код Подпроцесс Исполнитель Условие начала выполнения Результат Требования к срокам

А1.1 Инициация запроса на проект Инициатор проекта С момента поступления запроса на НИОКР Контракт вуза с заказчиком (договор НИР) Согласно условиям договора НИР

А1.2 Назначение руководителя проекта и проектной групппы Управление организации НИР С момента заключения контракта вуза с заказчиком (договора НИР) Распоряжение об открытии проекта, назначении руководителя проекта, состава проектной группы Согласно условиям договора НИР

Следует отметить, что по каждому подпроцессу составляется свой регламент, в котором прописываются те же структурные элементы, что и в регламентах процессов, а также формируются диаграммы подпроцессов. Диаграммы подпроцессов «Инициация запроса на проект» и «Назначение руководителя проекта и проектной группы» представлены на рис. 4.

Поскольку контракт вуза с заказчиком (договор НИР) является промежуточным результатом, необходимым для выполнения второго продпроцесса

«Назначение руководителя проекта и проектной группы», то основной результат процесса «Инициация» - это распоряжение об открытии проекта, назначении руководителя проекта и состава проектной группы.

Подпроцесс «Инициация запроса на проект»

рабочей группы

Подпроцесс «Назначение руководителя проекта и проектной группы»

Рис. 4. Диаграммы подпроцессов процесса «Инициация»

Выполнение процесса «Завершение» регулируется регламентом по завершению проектов, согласно которому бизнес-процесс состоит из трех подпроцессов (рис. 5):

- сбор и анализ результатов проекта;

передача заказчику результатов проекта; закрытие проекта и мотивация участников. По аналогии с процессом «Инициация» владельцем процесса является управление организации НИР; исполнитель процесса - руководитель проекта, а исполнители подпроцессов - менеджер проектного офиса (при сборе и анализе результатов проекта), проректор по научной деятельности (при передаче

заказчику результатов проекта), управление организации НИР (при закрытии проекта и мотивации участников).

МОРЕ: А4 Т1Т1-Е: Завершение N0.:

Рис. 5. Диаграмма процесса «Завершение»

Неотъемлемыми элементами организации выполнения процесса «Завершение» также являются исполнители подпроцессов, условия начала выполнения, результат и требования, предъявляемые к срокам реализации (табл. 2).

Т а б л и ц а 2

Организация выполнения процесса «Завершение»

Код Подпроцесс Исполнитель Условие Результат Требования к

начала срокам

выполнения

А4.1 Сбор и анализ Менеджер про- После утвер- Пакет доку- Согласно

результатов про- ектного офиса ждения от- ментов по условиям

екта четных документов по проекту проекту договора НИР

А4.2 Передача заказ- Проректор по После полу- Утвержден- Согласно

чику результатов научной дея- чения отчет- ные отчетные условиям

проекта тельности ных документов по проекту документы по проекту договора НИР

А4.3 Закрытие проекта Управление ор- После подго- Завершенный Согласно

и мотивация уча- ганизации НИР товки пакета проект условиям

стников документов по проекту договора НИР

Более подробная информация о каждом подпроцессе представляется в отдельном регламенте. На рис. 6 приведены диаграммы подпроцессов «Сбор и

анализ результатов проекта», «Передача заказчику результатов проекта» и «Закрытие проекта и мотивация участников».

Подпроцесс «Сбор и анализ результатов проекта»

Подпроцесс «Передача заказчику результатов проекта»

Подпроцесс «Закрытие проекта и мотивация участников»

Рис. 6. Диаграммы подпроцессов процесса «Завершение»

Исходя из представленной выше информации очевидно, что основным результатом процесса «Завершение» является завершенный проект.

В заключение следует отметить, что для российской системы образования одной из приоритетных задач на сегодняшний день является адаптация к современным условиям глобализации и международной интеграции. Адаптация возможна посредством реализации проектного управления научной деятельностью вуза, для чего требуются выстраивание и регламентация всех процессов и процедур университета.

Список литературы

1. Сербиновский Б. Ю., Сербиновский Б. Б., Егорова Л. М. Инновационная модель и интегрированная информационная среда в управлении университетом нового типа : монография. - Новочеркасск : ЮРГТУ (НПИ), 2009.

2. Управление вузом в современных условиях (опыт Нижегородского университета) / руководитель авторского коллектива Р. Г. Стронгин. -Н. Новгород : Изд-во ННГУ, 2010.