Электронный документооборот в организации

ЭЛЕКТРОННЫЙ документооборот В ОРГАНИЗАЦИИ

С. Г. ХИТРОВА, лектор-методист Первый Дом Консалтинга «Что делать Консалт»

Еще совсем недавно многие организации не представляли работу без документов на бумажных носителях. В настоящее время электронные документы находят все большее применение. Все чаще руководители, юристы и бухгалтеры пользуются электронными государственными услугами, подают документы на регистрацию юридических лиц, обмениваются актами сверки взаиморасчетов с налоговой инспекцией и Пенсионным фондом РФ, используют электронный документооборот при взаимодействии с контрагентами.

Начало электронному документообороту положил Федеральный закон от 10.01.2002 N° 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» (далее — Закон № 1-ФЗ), в котором установлены основные понятия. Он приравнял документы в электронном виде, подписанные электронной цифровой подписью, к документам на бумаге, подписанным сторонами договора. Закон № 1-ФЗ позволил обмениваться с правовой точки зрения электронными договорами, актами, накладными и иными документами (с 01.07.2012 Закон № 1-ФЗ утратил силу).

Затем вышел Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (далее — Закон № 63-ФЗ), который определил порядок получения и использования электронной подписи и обязанности участников обмена электронными документами.

Теперь форматы электронных документов для бухгалтерии (налоговых деклараций, счетов-фактуры, бухгалтерской отчетности и т. д.) разрабатывают те органы, которые заинтересованы в представлении документов в электронном виде. Совместным приказом Минфина России и ФНС России от

17.02.2011 № ММВ-7-2/168@ утвержден порядок представления по требованию налогового органа документов в электронном виде, а приказом ФНС России от 21.03.2012 № ММВ-7-6/172@ утверж-

дены форматы первичных учетных документов, в частности товарной накладной (форма № ТОРГ-12) и акта приемки-сдачи работ (услуг).

Актуальным для бухгалтеров стал вопрос: являются ли электронные документы основанием для отражения операций в бухгалтерском и налоговом учете?

Согласно ст. 6 Закона № 63-Ф3 информация в электронной форме, подписанная простой электронной подписью или усиленной неквалифицированной электронной подписью (далее — неквалифицированная электронная подпись), признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, установленных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия.

По мнению Минфина России, подтверждать расходы первичными документами, оформленными в электронном виде, можно, только если они подписаны квалифицированной электронной подписью (письма Минфина России от 11.01.2012 № 03-0207/1-1, от 11.01.2012 № 03-02-07/1-2, от 03.11.2011 № 03-07-11/297, от 26.08.2011 № 03-03-06/1/521, от 07.07.2011 № 03-03-06/1/409, от 14.06.2011 № 03-02-07/1-190).

Минфин России считает, что для целей налогового учета документ, оформленный в электронном виде и подписанный неквалифицированной электронной подписью, не может являться документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, поскольку Федеральным законом от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон № 129-ФЗ) и Налоговым кодексом РФ (НК РФ) такие

случаи не определены (письмо Минфина России от 28.05.2012 № 03-03-06/2/67). Минфин России отмечает, что его разъяснения не содержат правовых норм или общих правил, конкретизирующих нормативные предписания, и не являются нормативным правовым актом. Эти разъяснения не препятствуют тому, чтобы руководствоваться нормами законодательства о налогах и сборах в понимании, отличающемся от трактовки, изложенной в письме Минфина России от 28.05.2012 № 03-03-06/2/67.

Действительно, в Законе № 129-ФЗ указано, что первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать обязательные реквизиты, установленные п. 2 ст. 9 Закона № 129-ФЗ. Первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и электронных носителях информации. В последнем случае организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством РФ, суда и прокуратуры.

Поэтому, несмотря на возможность составлять электронные первичные документы организации, все равно придется их распечатывать при проведении налоговых проверок. Конечно, НК РФ позволяет представить документы в электронном виде путем направления по телекоммуникационным каналам связи.

Таким образом, можно подать только документы, составленные в электронном виде по установленным форматам (абз. 3 п. 2 ст. 93 НК РФ). Соответствующий порядок представления документов в электронном виде утвержден приказом ФНС России от 17.02.2011 № ММВ-7-2/168@. Он вступил в силу 19.04.2011. Однако на практике отправить всю первичную отчетность в налоговые органы не удастся, поскольку, как уже отмечалось, утверждены только форматы двух форм первичных документов (формы № ТОРГ-12 и акта выполненных работ).

Если форматы электронных документов, принятые между организацией и ее контрагентами, не соответствуют форматам налоговых органов, то согласно позиции Минфина России представлять документы необходимо на бумажном носителе в виде заверенной копии с отметкой о подписании документа квалифицированной электронной под-

писью (письма Минфина России от 11.01.2012 № 03-02-07/1-1, от 11.01.2012 № 03-02-07/1-2, от

03.11.2011 № 03-07-11/297, от 15.09.2011 № 03-0208/96, от 13.09.2011 № 03-02-07/1-325, от 26.08.2011 № 03-03-06/1/521, от 07.07.2011 № 03-03-06/1/409, от 14.06.2011 № 03-02-07/1-190).

Также не удается направить в электронном виде в налоговые органы и счета-фактуры, выставленные в формате, утвержденном ФНС России. Пока налоговая служба только налаживает программные продукты для приема документов.

Со следующего года ситуация может значительно измениться.

Дело в том, что с 01.01.2013 вступает в действие новый Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон № 402-ФЗ). Он кардинально меняет отношение к бухгалтерскому учету и первичным учетным документам, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

В соответствии со ст. 9 Закона № 402-ФЗ формы первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета должны утверждаться руководителями экономических субъектов по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Формы учета для организаций государственного сектора будут устанавливаться в соответствии с бюджетным законодательством. Отменяется обязанность применения первичных учетных документов из альбома унифицированных форм. Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, могут быть составлены в виде электронного документа, подписанного электронной подписью (ч. 5 ст. 9 Закона № 402-ФЗ).

Таким образом, Закон № 402-ФЗ узаконит электронные первичные документы. И распечатывать их на бумажном носителе придется только в случаях, когда законодательством РФ или договором предусмотрено представление первичного учетного документа другому лицу или в государственный орган на бумажном носителе (ч. 6 ст. 9 Закона № 402-ФЗ).

В то же время до сих пор открытым остается вопрос, удастся ли ФНС России создать программный продукт, способный принимать электронные документы, составленные не по унифицированным формам.

Отметим, что формы кассовых и расчетных документов, в соответствии со ст. 34, 80 Федерального закона от 10.07.2002 № 86-ФЗ «О Центральном банке Российской Федерации (Банке России)»,

утверждает Банк России, и эти документы, по-видимому, останутся унифицированными.

К сведению, в 2012 г. расчеты в Пенсионный фонд РФ и Фонд социального страхования РФ должны представляться в электронной форме, если среднесписочная численность сотрудников страхователя превышает 50 человек за предшествующий расчетный период, а налоговые декларации представляют в ФНС России налогоплательщики со среднесписочной численностью работников за предшествующий год более 100 чел. Вновь созданные налогоплательщики с такой же численностью также подают декларации в электронном виде.

Итак, при введении системы электронного документооборота и электронной отчетности необходимо: установить в локальном нормативном акте. например в учетной политике, порядок осуществления электронного документооборота: какую отчетность, в каком виде организация предоставляет; заключить договор с уполномоченной организацией (оператором) для приобретения электронной цифровой подписи и установления программного обеспечения; соблюдать формат первичных и отчетных документов; следить за отсутствием технических ошибок; хранить документы, подтверждающие

своевременность передачи электронных документов и отчетности, и, возможно, некоторые из них хранить на бумажном носителе.

Список литературы

1. Налоговый кодекс РФ (часть первая): Федеральный закон от 31.07.1998 № 146-ФЗ.

2. О бухгалтерском учете: Федеральный закон от 21.11.1996 № 129-ФЗ.

3. О бухгалтерском учете: Федеральный Закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

4. О Центральном банке Российской Федерации (Банке России): Федеральный закон от 10.07.2002 № 86-ФЗ.

5. Об утверждении Порядка направления требования о представлении документов (информации) и порядка представления документов (информации) по требованию налогового органа в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи: приказ ФНС России от 17.02.2011 № ММВ-7-2/168@

6. Об электронной подписи: Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ.

7. Об электронной цифровой подписи: Федеральный закон от 10.01.2002 № 1-ФЗ.