СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ ЭЛЕКТРОННЫМ ДОКУМЕНТООБОРОТОМ
ELECTRONIC DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM

ОБЛАСТЬ ТЕХНИКИ
Техническое решение относится к области устройств или методов цифровых вычислений или обработки данных, специально предназначенные для специфических функций, а также к области вычислительной техники, в частности, к системам управления электронным документооборотом.
УРОВЕНЬ ТЕХНИКИ
В современной организации системы электронного документооборота (СЭД) становятся обязательным элементом ИТ-инфраструктуры. С их помощью повышают эффективность деятельности коммерческие компании и промышленные предприятия, а в государственных учреждениях на базе технологий электронного документооборота решаются задачи внутреннего управления, межведомственного взаимодействия и взаимодействия с населением. Общепринятой аббревиатурой является СЭД, хотя наравне с ней также используются САД (система автоматизации делопроизводства), СЭДО (система электронного документооборота) и САДО (система автоматизации документооборота).
Изначально системы этого класса рассматривались лишь как инструмент автоматизации задач классического делопроизводства, но со временем стали охватывать все более широкий спектр задач. Сегодня разработчики СЭД ориентируют свои продукты на работу не только с корреспонденцией и ОРД (организационно-распорядительными документами), но и с различными внутренними документами (договорами, нормативной, справочной и проектной документацией, документами по кадровой деятельности и др.). СЭД также используются для решения прикладных задач, в которых важной составляющей является работа с электронными документами: управление взаимодействием с клиентами, обработка обращений граждан, автоматизация работы сервисной службы, организация проектного документооборота и др. Фактически системой электронного документооборота называют любую информационную систему, обеспечивающую работу с электронными документами.
Из уровня техники известно техническое решение, описанное в RU 2334273 «Автоматизированная система электронного документооборота», опубликовано: 20.09.2008, патентообладатель ЗАО "РДТЕХ" (RU). В документе описана система, содержащая блок приема новых документов, блоки селекции базового адреса документа в базе данных сервера, блоки фиксации числа документов в системе, блоки определения последовательности выборки документов из базы данных сервера, блоки формирования текущего адреса записи и считывания документов, блоки идентификации документа, блоки приема записей базы данных сервера, блок коммутации каналов передачи документов другим объектам системы, блок приема документов с других объектов системы.
Также из уровня техники известно техническое решение, описанное в RU 131219 «Система организации решения управленческих задач на основе электронного документооборота», опубликовано: 10.08.2013, патентообладатели ООО "Лаборатория НПО СОДИС" (RU), ООО "Элемент" (RU). В документе описана система организации решения управленческих задач на основе электронного документооборота, которая включает в себя блок адаптации информации к устройству пользователя, блок интерфейсов персональных компьютеров и блок мобильных интерфейсов, блок базы данных с системой управления базой данных, блок выработки временных меток наступления событий, блок маршрутизации, блок поиска, блок визуализации состояния решаемых задач, блок архива, первый вход и первый выход блока базы данных соединены с блоком интерфейсов персональных компьютеров и блоком мобильных интерфейсов, остальные входы и выходы блока базы данных соединены соответственно со входом и выходом блока выработки временных меток наступления событий, входом и выходом блока маршрутизации, входом и выходом блока поиска, входом и выходом блока визуализации состояния решаемых задач, входом и выходом блока архива, причем блок адаптации информации к устройству пользователя выполнен с возможностью взаимодействия с персональными компьютерами пользователей и мобильными устройствами пользователей, его второй вход и второй выход соединены с блоком интерфейсов персональных компьютеров, а его третий вход и третий выход соединены с блоком интерфейсов мобильных устройств, причем блок базы данных с системой управления базой данных выполнен с возможностью выбора системы управления базы данных в зависимости от используемой базы данных.
Основными недостатками известных из уровня техники аналогов являются в комплексе: отсутствие возможности напрямую в системе электронного документооборота извлекать и анализировать данные, формировать динамические отчеты и показатели в режиме реального времени по любым срезам информации; отсутствие возможности осуществлять геолокацию хранимых документов, а также привязку любого другого контента к месту их хранения или обработки; недостаточно надежные и организованные варианты хранения информации для использования системы электронного документооборота в географически структурно распределенной организации.
СУЩНОСТЬ ТЕХНИЧЕСКОГО РЕШЕНИЯ
Задачей заявленного технического решения является устранение недостатков, присущих существующим аналогам.
Технический результат от использования данного технического решения заключается в расширении функциональных возможностей, а именно: в обеспечении возможности напрямую в системе электронного документооборота извлекать и анализировать данные, формировать динамические отчеты и показатели в режиме реального времени по любым срезам информации, осуществлять геолокацию хранимых документов.
Данный технический результат достигается за счет совместной работы в системе электронного документооборота блока аналитической обработки данных и блока геопозиционирования данных.
Данное техническое решение может быть выполнено в виде системы управления электронным документооборотом, содержащей объединенные общей шиной данных: блок приема, отправки и регистрации входящих и исходящих документов, блок геопозиционирования документов, блок настройки маршрутов движения документов, блок настройки и определения прав доступа пользователей к документам, блок управления движением документов, блок аналитической обработки данных, процессор, считывающий и выполняющий машинные инструкции (программы) с блоков постоянного хранения данных, временного хранения данных, блок постоянного хранения данных, представляющий собой постоянное запоминающее устройство, блок временного хранения данных, представляющий собой оперативное запоминающее устройство, обеспечивающее временное хранение данных, схему питания соединенную с блоком питания.
Блок постоянного хранения данных может быть организован как файловый репозиторий.
Блок настройки и определения прав доступа пользователей к документам может быть выполнен с возможностью использования технологии Single Sign-On.
Блок аналитической обработки данных может быть выполнен с возможностью сбора данных, основанной на ETL-процессах.
КРАТКОЕ ОПИСАНИЕ ЧЕРТЕЖЕЙ
Фиг. 1 - интерактивная аналитическая карта, приведенная в качестве примера реализации функционала блока геопозиционирования документов;
Фиг. 2 - визуальное отображение примера реализации функционала блока настройки и определения прав доступа пользователей к документам;
Фиг. 3-визуальное отображение примера реализации поиска документа;
Фиг. 4 - визуальное отображение примера реализации возможных вариантов обработки документа блоком управления движением документов.
ПОДРОБНОЕ ОПИСАНИЕ ТЕХНИЧЕСКОГО РЕШЕНИЯ
Ниже будут рассмотрены некоторые термины, которые в дальнейшем будут использоваться при описании технического решения.
Система электронного документооборота (СЭД) - организационно-техническая система, обеспечивающая процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов в компьютерных сетях, а также обеспечивающая контроль над потоками документов в организации.
ETL (от англ. Extract, Transform, Load - дословно «извлечение, преобразование, загрузка») - один из основных процессов в управлении хранилищами данных, который включает в себя: извлечение данных из внешних источников; их трансформация и очистка; загрузка их в хранилище данных.
Геолокация - определение реального географического местоположения какого-либо объекта. Словом «геолокация» может называться как процесс определения местоположения такого объекта, так и само местоположение, установленное таким способом. Часто для целей геолокации используется та или иная система позиционирования, и часто бывает важнее определить местоположение в виде, легко воспринимаемом человеком (например, почтовый адрес), нежели точные географические координаты.
Геотегинг - процесс присоединения географических метаданных к различным информационным ресурсам, таким как веб-сайты, RSS, фотографии, как-либо характеризующие эти ресурсы (точка съемки, месторасположение и т.п.). Эта информация состоит, как правило, из координат широты и долготы, хотя она может включать также высоту, расстояние и направление до населенных пунктов.
Метаданные - информация о другой информации, или данные, относящиеся к дополнительной информации о содержимом или объекте; данные о данных: каталоги, справочники, реестры, базы метаданных, содержащие сведения о составе данных, содержании, статусе, происхождении, местонахождении, качестве, форматах и формах представления, условиях доступа, приобретения и использования, авторских, имущественных и смежных с ними правах на данные и др. Метаданные раскрывают сведения о признаках и свойствах, характеризующих какие-либо сущности, которые позволяют автоматически искать и управлять ими в больших информационных потоках.
В данном техническом решении технический результат, заключенный в в расширении функциональных возможностей, а именно: в обеспечении возможности напрямую в системе электронного документооборота извлекать и анализировать данные, формировать динамические отчеты и показатели в режиме реального времени по любым срезам информации, осуществлять геолокацию хранимых документов достигается за счет совместной работы в системе электронного документооборота блока аналитической обработки данных и блока геопозиционирования данных.
Данное техническое решение может быть выполнено в виде системы управления электронным документооборотом, содержащей объединенные общей шиной данных: блок приема, отправки и регистрации входящих и исходящих документов, блок геопозиционирования документов, блок настройки маршрутов движения документов, блок настройки и определения прав доступа пользователей к документам, блок управления движением документов, блок аналитической обработки данных, процессор, считывающий и выполняющий машинные инструкции (программы) с блоков постоянного хранения данных, временного хранения данных, блок постоянного хранения данных, представляющий собой постоянное запоминающее устройство, блок временного хранения данных, представляющий собой оперативное запоминающее устройство, обеспечивающее временное хранение данных, схему питания соединенную с блоком питания.
В качестве средства обмена информацией между блоками в данном техническом решении может выступать компьютерная шина обмена данными.
Блоки, используемые в данном техническом решении, могут быть реализованы с помощью электронных компонент, используемых для создания цифровых интегральных схем. Не ограничиваюсь, могут быть использоваться микросхемы, логика работы которых определяется при изготовлении, или программируемые логические интегральные схемы (ПЛИС), логика работы которых задается посредством программирования. Для программирования используются программаторы и отладочные среды, позволяющие задать желаемую структуру цифрового устройства в виде принципиальной электрической схемы или программы на специальных языках описания аппаратуры: Verilog, VHDL, AHDL и др. Альтернативой ПЛИС являются: программируемые логические контроллеры (ПЛК), базовые матричные кристаллы (БМК), требующие заводского производственного процесса для программирования; ASIC - специализированные заказные большие интегральные схемы (БИС), которые при мелкосерийном и единичном производстве существенно дороже.
Также блоки могут быть реализованы с помощью постоянных запоминающих устройств (см. Лебедев О.Н. Микросхемы памяти и их применение. - М.: Радио и связь, 1990. - 160 с.; Большие интегральные схемы запоминающих устройств: Справочник/ А.Ю. Горденов и др. - М.: Радио и связь, 1990. - 288 с.).
Таким образом, реализация всех используемых блоков достигается стандартными средствами, базирующимися на классических принципах реализации основ вычислительной техники.
Блок приема, отправки и регистрации входящих и исходящих документов выполнен с возможностью принимать, отправлять и регистрировать входящие и исходящие документы в системе электронного документооборота.
Данный блок, например, предоставляет возможность автоматической загрузки и регистрации входящих документов с некой периодичностью из ящиков электронной почты.
При этом производится создание электронного документа - формируется карточка документа, его форма, а также привязываются файлы из вложений к электронному письму, а созданному в системе документу автоматически присваивается регистрационный номер.
Исходящие документы, которые полностью прошли обработку в системе, ставятся в очередь на отсылку контрагентам-получателям, при этом в автоматическом режиме формируются электронные письма, привязываются файлы из вложений к документам, и с некой периодичностью осуществляется отправка писем на адреса электронной почты контрагентов-получателей.
Блок геопозиционирования документов выполнен с возможностью выполнять следующий функционал: осуществлять определение геолокации документов в описываемой системе электронного документооборота и привязку к месту их хранения или обработки. Дополнительно может учитываться физическое местонахождение бумажных документов (бумажные оригиналы документов, циркулирующих в описываемой системе электронного документооборота), либо мест нахождения пользователей при создании и обработке электронных документов. Также дополнительно возможна функция построения на основе вышеуказанных данных интерактивных аналитических карт.
В качестве примера реализации приведем сценарий, при которой любые документы в описываемой системе электронного документооборота описываются посредством гибко настраиваемых структур и шаблонов метаданных, причем для разных типов и видов документов возможно применение различных заранее настроенных шаблонов, хранящихся в описываемой системе электронного документооборота.
В случае необходимости указания географического местоположения того или иного вида документа в описываемой системе электронного документооборота, создается и настраивается структура метаданных, описывающих данный вид документа. В перечне полей структуры должно быть минимум одно поле типа «Геолокация» (возможно указание нескольких таких полей, в этом случае на один и тот же документ можно прикреплять различные геометки или элементы геотегинга, например, где он был создан, где должен быть обработан, и т.д.). На основании созданной структуры, создается шаблон документа, в котором указываются выбранная структура, язык разметки шаблона, скрипты обработки документа.
При размещении любого контента, выбирается определенный ранее настроенный шаблон, описывающий необходимые для выбранного типа контента поля.
Далее, чтобы указать местоположение, при создании любого контента в поле «Геолокация» просто указывается либо адрес на карте, либо устанавливается геометка или элемент геотегинга в любую точку на интерактивной карте, и адрес будет автоматически обновлен.
После того, как к документам в системе электронного документооборота привязаны элементы геотегинга, возможно создание интерактивных аналитических карт.
Интерактивная аналитическая карта, приведенная в качестве примера реализации на Фиг. 1 может представлять собой информационную панель, содержащую как основу электронную карту и размещенные на ней метки местоположения документов, а также различные другие индикаторы, отображающие состояния документов и процессов их обработки с привязкой к географическим координатам, это может быть:
- Карта распределения обрабатываемых документов в разрезе филиалов компании;
- Карта наличия и количества просроченных документов в разрезе филиалов компании;
- Карта наличия рисков по срокам обработки и наличию ресурсов;
- Любые другие географически акцентированные отчеты по управлению документами в описываемой системе электронного документооборота.
Блок настройки маршрутов движения документов выполнен с возможностью осуществлять следующий функционал: настраивать маршрут движения документов в описываемой системе электронного документооборота с помощью пары метаданных «Тип» и «Вид» документа.
В конкретном примере реализации используется соотнесение группы документа и определенного шаблона маршрута движения документа в справочнике «Маршруты документов» для пары метаданных «Тип» и «Вид» документа.
Справочник определяет возможные маршруты электронного документа выбранного типа и вида.
В маршруте указывается перечень этапов обработки документа, и для каждого этапа настраивается:
• срок обработки;
• срок уведомления о завершении обработки;
• возможность редактирования документа;
• обязательность добавления резолюций;
• перечень возможных резолюций;
• перечень исполнителей или групп исполнителей;
• перечень этапов продолжения обработки;
• перечень этапов возврата документа.
При этом при завершении обработки документа на определенном этапе, он автоматически направляется на следующий этап, согласно настроенному маршруту.
Блок настройки и определения прав доступа пользователей к документам выполнен с возможностью осуществлять следующий функционал: распределять права доступа пользователей к документам в соответствии с группой документа и ролями на управление правами доступа к документам.
В качестве примера реализации приведем сценарий возможного использование данного функционала в описываемой системе электронного документооборота.
В описываемой системе электронного документооборота группы документов могут определяться:
• парой метаданных «Тип» и «Вид» документа;
• метаданными, в которых указано дело хранения документа.
Для определения прав доступа в описываемой системе электронного документооборота введены специальные роли на управления правами доступа к документам.
На каждую из ролей можно выставить разрешение или запрет на действия с документом. Визуальное отображение примера реализации описываемого функционала приведено на Фиг. 2:
• Галочка под зеленым кружком - разрешение действия
• Галочка под красным кружком - запрет действия.
Для распределения прав доступа по группам документов, определяемых парой метаданных «Тип» и «Вид» документа, пользователь взаимодействует с элементом «Тип и вид документов», выбирает тип документа и вид документа, из привязанных к выбранному типу в справочнике «Связь типов с видами документов».
Для распределения прав доступа по группам документов, определяемые метаданными, в которых указано дело хранения документа, пользователь взаимодействует с соответствующим элементом и выбирает нужный набор метаданных.
Следует учесть, что запрет на работу всегда приоритетен разрешению. Т.е. если у пользователя есть хотя бы одна роль, на которую выставлен запрет на то или иное действие с группой документов, то пользователь не сможет производить данное действие.
Следующие действия:
• поиск документа;
• просмотр документа;
• добавление документа;
• привязка документа к другим документам - создание цепочек документов;
относятся к документу в целом. Например, если у пользователя есть запрет на поиск документа, то этот документ не будет отображаться для пользователя в режиме «Документы» (пример реализации поиска документа приведен на Фиг. 3).
Действия, связанные с изменением документа» относятся к действиям над документом, как в режиме «Документы», так и в режиме обработки документа блоком управления движением документов, при этом могут быть наложены запреты по определению текущих пользователей изменения документа на каком-либо этапе движения документа по маршруту.
Блок управления движением документов выполнен с возможностью осуществлять следующий функционал: проводить обработку документа в описываемой системе электронного документооборота, определяемой маршрутом движения документов, который ранее устанавливается блоком настройки маршрутов движения документов.
Движение документа и исполнители на каждом этапе полностью определяются настроенным маршрутом.
Далее в качестве примера реализации описываются возможные варианты обработки документа в описываемой системе электронного документооборота (визуальное отображение примера реализации приведено на Фиг. 4.).
1) Возможность прервать обработку доступна на всех этапах обработки документа.
При этом документ:
• остается на том этапе, на котором была прервана обработка;
• статусы текущих исполнителей на этапе сохраняются;
• документ получает статус «Прервана обработка».
Если на этапе назначены несколько исполнителей, то любой из исполнителей может прервать обработку документа.
2) Возможность отправки документа на этап возврата обработки документа, настроенный в маршруте документов доступна:
• если документ не имеет дополнительного статуса «В архиве»;
• если для текущего этапа обработки документа настроен хотя бы один этап возврата.
Если на этапе назначены несколько исполнителей, то любой из исполнителей может отправить документ на этап возврата документа.
При этом:
• этап документа становится этапом возврата. Если по маршруту для текущего этапа назначено несколько этапов возврата, то пользователь при отправке документа на этап возврата выбирает этап из этапов возврата настроенных в справочнике;
• текущие исполнители назначаются согласно исполнителям, настроенным в справочнике для этапа возврата. Все исполнители получают статус «Ожидание» на этапе.
3) Возможность начать работу на этапе по документу доступна, если статус текущего исполнителя на документе «Ожидание».
При этом:
• если текущий исполнитель назначен на этап не в составе группы, то в результате данного действия статус данного исполнителя на этапе поменяется на «В работе». Если статус этапа был «Ожидание», то он тоже поменяется на статус «В работе»;
• если текущий исполнитель назначен на этап в составе группы, и по группе выставлен признак «Требуется полное согласование группы», то работу на данном этапе по документу должен будет выполнить каждый исполнитель группы. В результате данного действия статус данного исполнителя на этапе поменяется на статус «В работе». Если статус этапа был «Ожидание», то он тоже поменяется на статус «В работе». Остальные исполнители данной группы будут иметь статусы «Ожидание», если они еще не брали документ в работу или другие статусы, согласно изменениям статусов, если они уже работали с документом;
• если текущий исполнитель назначен на этап в составе группы, и по группе не выставлен признак «Требуется полное согласование группы», то работу на данном этапе по документу должен будет выполнить только один исполнитель из назначенной группы. В результате данного действия статус данного исполнителя на этапе поменяется на статус «В работе», а другие исполнители группы перестанут быть текущими исполнителями. Если статус этапа был «Ожидание», то он тоже поменяется на статус «В работе».
4) Возможность отправки документа на следующий этап обработки документа, настроенный в маршруте документов доступна:
• если документ не имеет дополнительного статуса «В архиве»;
• если для текущего этапа обработки документа настроен хотя бы один этап продолжения.
При этом:
• статус исполнителя на текущем этапе становится «Выполнено»;
• документ отправляется на другой этап обработки, если все исполнители этапа получили статус «Выполнено».
При отправке на следующий этап обработки происходит следующее:
• текущий этап обработки меняется на следующий этап обработки, назначенный по маршруту. Если в маршруте документа назначено несколько следующих этапов обработки, то последний пользователь, получивший статус «Выполнено» на этапе выбирает следующий этап обработки из этапов, настроенных в справочнике;
• текущие исполнители назначаются согласно следующему этапу обработки со статусами «Ожидание».
5) Возможность проставления статуса документу «Обработан» доступна, если этап продолжения для текущего этапа в маршруте документа не настроен.
При этом:
• статус исполнителя на текущем этапе становится «Выполнено»;
• статус документа становится «Обработан», если все исполнители этапа получили статус «Выполнено».
6) Возможность отправки документа в архив доступна, если документ имеет статус «Обработан» или «Обработка прервана».
При этом:
• основной статус документа сохраняется;
• документ приобретает дополнительный статус «В архиве»;
• текущие исполнители стираются;
• текущий этап сохраняется.
7) Возможность восстановить документ доступна для документов со статусами:
• «Прервана обработка»;
• с дополнительным статусом «В архиве», с основным статусом «Прервана обработка.
При этом документ восстанавливается:
• на этапе, на котором была прервана обработка;
• если документ восстанавливается без дополнительного статуса «В архиве» то:
у исполнителей, у которых он был на момент прерывания;
статусы исполнителей на этапе сохраняются на момент прерывания обработки;
• если документ восстанавливается с дополнительным статусом «В архиве» то:
назначаются исполнители согласно настройкам маршрута, на этапе восстановления со статусами «Ожидание»;
снимается дополнительный статус «В архиве».
Блок аналитической обработки данных выполнен с функционалом аналитического модуля, построенного на платформах аналитической обработки данных (например, Pentaho), которые обеспечивают возможность создания различных динамических отчетов и построения информационных панелей анализа и прогнозирования данных, включая OLAP-кубы (OLAP - online analytical processing, интерактивная аналитическая обработка, технология обработки данных, заключающаяся в подготовке суммарной (агрегированной) информации на основе больших массивов данных, структурированных по многомерному принципу).
Методы сбора данных, основанные на ETL-процессах (Extract, Transform, Load- дословно «извлечение, преобразование, загрузка»), а также встроенные методы анализа и прогнозирования позволяют извлекать и анализировать данные, формировать динамические отчеты и показатели в режиме реального времени по любым срезам информации, хранимой в описываемой системе электронного документооборота.
Данный блок в конкретном примере реализации имеет в своем наборе кластерную составляющую, когда данные выгружаются/трансформируются/загружаются с использованием доступных аппаратных возможностей, а также при разработке трансформаций используется графический интерфейс, позволяющий быстро и эффективно обеспечить поддержку в разработке, отладке, доработке ETL-алгоритмов.
Весь цикл работы ETL механизмов можно разбить на 3 этапа:
- извлечение данных - совокупность алгоритмов, обеспечивающих выгрузку исходных данных из смежных систем в промежуточные таблицы, как по команде пользователя, так и по заранее заданным расписаниям;
- преобразование данных - подготовка данных для последующего анализа, включает различные алгоритмы, в частности:
- изменение структуры,
- группировка,
- очистка,
- приведение типов,
- обеспечение целостности,
- другие действия, заданные алгоритмами модуля;
- загрузка данных - перенос преобразованных данных, причем переносятся только те данные, которые были изменены после осуществления предыдущей загрузки.
В результате, после осуществления сбора данных посредством ETL механизмов, создаются массивы данных, готовых к процессам последующего анализа и прогнозирования.
На основе собранной информации генерируются витрины данных - наборы таблиц, в которые данные перекладываются и изолируются для последующей обработки. Схема построения каждой из витрин создана под конкретный процесс последующего анализа или моделирования, что позволяет существенно повысить быстродействие описываемой системы электронного документооборота за счет применения следующих подходов:
• данные для анализа перекладываются в изолированные таблицы и представления (витрины) - проводимый анализ не увеличивает нагрузку на реальные таблицы хранения документов;
• перегрузка данных в витрины осуществляется по заранее заданному расписанию, в моменты наименьшей нагрузки системы;
• структура каждой из витрин сконструирована под определенный вид анализа.
Информация в витринах данных обновляется как по запросу, так и автоматически, по заранее заданному расписанию.
На основе витрин данных создаются информационные панели, содержащие заданные показатели, графики, отчеты.
Блок питания в описываемом в техническом решении может представлять собой электронное устройство, обеспечивающее преобразование переменного электрического тока в постоянный, с параметрами, необходимыми для питания других элементов устройства определения интересов ребенка и оценки уровня угроз ребенку в интернете.
Процессор может представлять собой электронный блок либо интегральную схему (микропроцессор), исполняющую машинные инструкции (программы). Блок обработки информации считывает и выполняет машинные инструкции (программы) с блоков постоянного хранения данных, временного хранения данных.
Блок постоянного хранения данных может представлять собой ПЗУ (постоянное запоминающее устройство), флэш-память, жесткие диски (HDD), твердотельные накопители (SSD), оптические приводы.
Блок постоянного хранения данных может быть организован как файловый репозиторий, представляющий собой иерархическое древовидное файловое хранилище, поддерживающее:
- совместную работу с документами;
- версионность документов;
- изменение документов по схеме checkin/checkout;
- откат к ранним версиям документов;
- гибкое разграничение прав доступа пользователей как на уровне папок документов, так и на уровне отдельных документов.
Описываемая система электронного документооборота позволяет хранить документы несколькими способами, а именно:
- простое файловое хранилище документов: для хранения файлов используется файловая система сервера (на локальных дисках или смонтированных разделов с дисков других компьютеров).
- расширенное файловое хранилище документов: файлы хранятся в каталогах по версии, создает меньшее количество файлов в отдельной поддиректории, что положительно сказывается на времени доступа, повышении производительности и хранении большего количества файлов.
- CMIS репозиторий (Content Management Interoperability Services - предлагаемый ведущими производителями пакет стандартов, состоящий из набора веб-сервисов для совместного использования информации, хранимой в несвязанных между собой хранилищах контента): подключается любой внешний репозиторий документов, поддерживающий стандарты CMIS, поддерживаются средства управления одновременным доступом и предотвращает возникновение конфликтов и блокировок.
- DBStore (хренение документов в базе данных): хранит все файлы как blob-записи.
- JCRStore (Java Content Repository): файлы хранятся в репозитории документов, совместимых со стандартом JSR-170. Возможно использование любого JCR-клиент для доступа к файлам. Также возможно настроить JCRStore для хранения файлов в базе данных.
- S3Store (Amazon Simple Storage): использование облачного решения для хранения данных посредством сервисов Amazon.
Все вышеуказанные способы организации и хранения документов поддерживают:
- чтение и запись документов и папок;
- создание ссылок на документы и папки;
- управление версиями документов (check-in/check-out);
- загрузку множества документов (как вручную, так и посредством протоколов WebDAV и FTP);
- получение истории изменений;
- блокировки документов;
- возврат к ранним версиям документов.
В одном из вариантов реализации, архитектура описываемой системы электронного документооборота позволяет подключать репозиторий документов как внешний диск операционной системы на персональном компьютере пользователя посредством протоколов WebDAV и FTP, и работать с документами с помощью внешних офисных приложений.
Таким образом, в случае географически разнесенной организации, архитектура описываемой системы электронного документооборота позволяет формировать единое информационное пространство хранения документов посредством подключения к общему корневому репозиторию, в виде отдельных внутренних папок, внешних географически разнесенных репозиториев филиалов и отделений организации.
Блок временного хранения данных представляет собой ОЗУ - оперативное запоминающее устройство, обеспечивающее временное хранение данных.
Специалисту в данной области, очевидно, что конкретные варианты осуществления системы управления электронным документооборотом были описаны здесь в целях иллюстрации, допустимы различные модификации, не выходящие за рамки и сущности объема технического решения.