АВТОМАТИЗИРОВАННАЯ СИСТЕМА ДЛЯ ВЫСТАВЛЕНИЯ И ПОЛУЧЕНИЯ СЧЕТОВ-ФАКТУР И ИНЫХ ПЕРВИЧНЫХ ДОКУМЕНТОВ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА В ЭЛЕКТРОННОМ ВИДЕ ПО ТЕЛЕКОММУНИКАЦИОННЫМ КАНАЛАМ СВЯЗИ С ПРИМЕНЕНИЕМ ЭЛЕКТРОННОЙ ЦИФРОВОЙ ПОДПИСИ

Полезная модель относится к автоматизированным системам для выставления и получения счетов-фактур и иных первичных документов бухгалтерского учета в электронном виде.
Наиболее близкой по техническому существу является «Автоматизированная система для подготовки и предоставления отчетности» (RU 43983U1, G06F 17/00, 2005), которая представляет архитектуру «тонкого клиента». Данная система позволяет абоненту через web-браузер подготовить необходимую отчетность, подписать (поставить ЭЦП) и отправить по каналам связи в контролирующие органы, при этом система не обеспечивает автоматизированное взаимодействие между поставщиком и покупателем при выставлении и получении счетов-фактур и иных первичных документов бухгалтерского учета в электронном виде.
Данная система имеет следующие недостатки:
- документооборот не предусматривает автоматизированное взаимодействие между поставщиком и покупателем при выставлении и получении счетов-фактур и иных первичных документов бухгалтерского учета в электронном виде;
- взаимодействие между поставщиком и покупателем при выставлении и получении счетов-фактур и иных первичных документов бухгалтерского учета осуществляется на бумажных носителях;
- низкая степень автоматизации;
- большой объем обрабатываемых вручную бумажных документов и, как следствие, большие затраты времени и материальных ресурсов.
Задачей полезной модели является создание автоматизированной системы, обеспечивающей:
- подготовку, проверку на корректность заполнения и организацию юридически значимого электронного документооборота счетов-фактур и иных первичных документов бухгалтерского учета в электронном виде при взаимодействии участников электронного документооборота (поставщиков, покупателей, а также организаций, предоставляющих услуги по обмену открытой и конфиденциальной информацией по телекоммуникационным каналам связи);
- интеграцию (при необходимости) с учетными системами поставщика и покупателя для обмена счетами-фактурами и иными первичными документами бухгалтерского учета в электронном виде между автоматизированной системой и учетными системами поставщика и покупателя, как с преобразованиями форматов документов, так и без преобразований;
- выставление и получение счетов-фактур и иных первичных документов бухгалтерского учета в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи;
- фиксирование Оператором ЭДО даты отправки счетов-фактур и иных первичных документов бухгалтерского учета в электронном виде, формирование подтверждения даты отправки счетов-фактур и иных первичных документов бухгалтерского учета в электронном виде, подписанного ЭЦП уполномоченного лица Оператора ЭДО;
- защиту передаваемой информации (счетов-фактур и иных первичных документов бухгалтерского учета в электронном виде) от несанкционированного просмотра при передаче ее по открытым каналам связи с использованием криптографических средств (при необходимости).
Техническим результатом является автоматизация всех процессов подготовки, проверки на корректность заполнения, доставки, получения, хранения счетов-фактур и иных первичных документов бухгалтерского учета в электронном виде с подтверждением подлинности, авторства и даты выставления этих документов.
Поставленная задача достигается использованием автоматизированной системы из трех подсистем: двух идентичных подсистем обеспечения регламента документооборота (ОРЭД) Поставщика и Покупателя и подсистемы доставки электронных документов (ПДЭД), связь между которыми осуществляется с использованием телекоммуникационных каналов связи по почтовому или иному протоколу. Для взаимодействия этих подсистем и их настройки служит модуль ведения реестра (МВР). Данная подсистема хранит данные регистрации участников документооборота и другую необходимую информацию согласно действующему регламенту.
Подсистема обеспечения регламента электронного документооборота (ОРЭД) Поставщика состоит из модуля приема и визуализации электронных счетов-фактур и иных первичных документов бухгалтерского учета (ПВЭСФ), на вход которого поступают подготовленные счета-фактуры и иные первичные документы бухгалтерского учета в электронном виде от модуля подготовки счетов-фактур и иных первичных документов бухгалтерского учета (ПСФ) или модуля интеграции с внешней учетной системой (ИВУС), используемых только Поставщиком, модуля проверки корректности электронных документов (ПКЭД), получающего электронные документы от ПВЭСФ, и модуля электронного документооборота (ЭДО), получающего электронные документы регламента от модуля формирования электронных документов регламента (ФЭДР) и от модуля приема и передачи электронных документов (ППЭД), модуля приема и хранения электронных документов (ПХЭД), подсистемы средств криптографической защиты информации (СКЗИ), включающей в себя блок электронной цифровой подписи, блок шифрования электронных документов (ШЭД) (при необходимости) и блок расшифрования электронных документов (РШЭД) (при необходимости), модуля автоматической настройки клиентского ПО.
Подсистема обеспечения регламента электронного документооборота (ОРЭД) Покупателя аналогична по составу подсистеме ОРЭД Поставщика и включает в себя те же самые модули, за исключением модуля ПСФ и модуля ИВУС.
Подсистема доставки электронных документов (ПДЭД) Оператора ЭДО состоит из модуля приема и передачи электронных документов Оператора ЭДО (ППЭДО), осуществляющего прием электронных документов от подсистем обеспечения регламента электронного документооборота (ОРЭД) Поставщика и Покупателя и передачу электронных документов в эти подсистемы, соединенного с модулем электронного документооборота Оператора ЭДО (ЭДОО), осуществляющим обработку электронных документов согласно действующему регламенту, модуля формирования электронных документов регламента Оператора ЭДО (ФЭДРО), формирующего подтверждение даты отправки счетов-фактур и иных первичных документов бухгалтерского учета, подсистемы СКЗИ, включающей в себя блок электронной цифровой подписи Оператора ЭДО (ЭЦПО), модуля приема и хранения электронных документов Оператора ЭДО (ПХЭДО) для хранения подтверждений даты отправки счетов-фактур и иных первичных документов бухгалтерского учета в электронном виде и иных электронных документов, предусмотренных регламентом.
Сущность полезной модели поясняется чертежом, на котором представлена блок-схема заявленного устройства.
Работа системы начинается с получением модулем приема и визуализации электронных счетов-фактур и иных первичных документов бухгалтерского учета (ПВЭСФ) ОРЭД Поставщика счета-фактуры или иного первичного документа бухгалтерского учета в электронном виде, выгруженного непосредственно из модуля интеграции с внешней учетной системой (ИВУС) или модуля подготовки счетов-фактур и иных первичных документов бухгалтерского учета (ПСФ).
Модуль ПЭВСФ связан с модулем проверки корректности счетов-фактур и иных первичных документов бухгалтерского учета (ПКСФ), выполняющим функции форматно-логического контроля. Корректно оформленный счет-фактура или иной первичный документ бухгалтерского учета в электронном виде попадает в модуль электронного документооборота (ЭДО). Модуль ЭДО является диспетчером обеспечения регламента электронного документооборота, через который осуществляется взаимодействие и управление всех модулей ОРЭД. Для формирования счетов-фактур и иных первичных документов бухгалтерского учета в электронном виде и других электронных документов, определенных действующим регламентом электронного документооборота, используется модуль формирования электронных документов регламента (ФЭДР). Модуль ФЭДР вызывает блок ЭЦП подсистемы СКЗИ для подписания счета-фактуры или иного первичного документа бухгалтерского учета в электронном виде электронной цифровой подписью Поставщика, согласно действующему регламенту. Далее вызывается блок шифрования электронных документов (ШЭД) (при необходимости), который шифрует счет-фактуру или иной первичный документ бухгалтерского учета в электронном виде. Сформированный счет-фактура или иной первичный документ бухгалтерского учета в электронном виде с параметрами отправки и получения сохраняется модулем приема и хранения электронных документов (ПХЭД) и передается модулю приема и передачи электронных документов (ППЭД). Модуль ППЭД передает сформированный счет-фактуру или иной первичный документ бухгалтерского учета в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи подсистеме ПДЭД для Покупателя, согласно параметрам отправки и получения.
Подсистема доставки электронных документов (ПДЭД) является основным звеном автоматизированной системы. Сформированный счет-фактура или иной первичный документ бухгалтерского учета от Поставщика попадает в модуль приема и передачи электронных документов Оператора ЭДО (ППЭДО). Данный модуль фиксирует дату отправки Поставщиком Покупателю счета-фактуры или иного первичного документа бухгалтерского учета в электронном виде и далее передает в модуль ЭДОО. Модуль ЭДОО является диспетчером обеспечения регламента электронного документооборота, через который осуществляется взаимодействие и управление всех модулей ПДЭД. Модуль ЭДОО осуществляет анализ содержания поступившего электронного документа, и в случае определения электронного документа как первичного (счет-фактура или иной первичный документ бухгалтерского учета в электронном виде) или иного электронного документа, согласно действующему регламенту требующего подтверждающих или уточняющих электронных документов, модуль ЭДОО подключает в работу модуль формирования электронных документов регламента Оператора ЭДО (ФЭДРО). Модуль ФЭДРО формирует подтверждение Оператора ЭДО с указанием даты отправки электронного документа (счета-фактуры или иного первичного документа бухгалтерского учета в электронном виде) или иного электронного документа, предусмотренного регламентом электронного документооборота для Поставщика с параметрами отправки и получения. Модуль ФЭДРО вызывает блок ЭЦПО подсистемы СКЗИО для подписания подтверждения Оператора ЭДО электронной цифровой подписью уполномоченного лица Оператора ЭДО. Подписанное подтверждение Оператора ЭДО сохраняется модулем приема и хранения электронных документов Оператора ЭДО (ПХЭДО). Далее подписанное подтверждение Оператора ЭДО для Поставщика и полученный для Покупателя счет-фактура или иной первичный документ бухгалтерского учета в электронном виде или иной электронный документ передаются модулю ППЭДО. Модуль ППЭДО передает сформированные электронные документы по телекоммуникационным каналам связи в подсистему ОРЭД Покупателя и подсистему ОРЭД Поставщика, согласно параметрам отправки и получения.
Модуль ППЭД подсистемы ОРЭД Поставщика при получении подтверждения Оператора ЭДО или иного электронного документа от модуля ППЭДО подсистемы ПДЭД передает его модулю ЭДО. Модуль ЭДО вызывает блок ЭЦП подсистемы СКЗИ для проверки подлинности электронной цифровой подписи отправителя (Оператора ЭДО или Покупателя). Модуль ПХЭД сохраняет подписанное подтверждение Оператора ЭДО или иной электронный документ. Далее модуль ЭДО, как диспетчер электронного документооборота, осуществляет анализ содержания поступившего электронного документа, и, в случае определения электронного документа как подтверждение Оператора ЭДО или иной электронный документ, согласно действующему регламенту требующий подтверждающих или уточняющих электронных документов, подключает в работу модуль формирования электронных документов регламента Оператора ЭДО (ФЭДР). Модуль ФЭДР формирует извещение о получении подтверждения Оператора ЭДО или иного электронного документа с параметрами отправки и получения. Модуль ФЭДР вызывает блок ЭЦП подсистемы СКЗИ для подписания извещения о получении подтверждения Оператора ЭДО или иного электронного документа электронной цифровой подписью Поставщика. Сформированный электронный документ с параметрами отправки и получения передается модулю ППЭД. Модуль ППЭД передает сформированный электронный документ по телекоммуникационным каналам связи в подсистему ПДЭД, согласно параметрам отправки и получения.
Подсистема (ОРЭД) Покупателя аналогична по составу подсистеме ОРЭД Поставщика и включает в себя те же самые модули, за исключением модуля ПСФ и модуля ИВУС. Работа данной подсистемы начинается с получением модулем ППЭД электронного документа от модуля ППЭДО подсистемы ПДЭД и передачи далее модулю ЭДО. Модуль ЭДО вызывает блок ЭЦП подсистемы СКЗИ для проверки подлинности электронной цифровой подписи отправителя (Поставщика или Оператора ЭДО), подписавшего электронный документ. Далее модуль ЭДО осуществляет анализ содержания поступившего электронного документа, и в случае определения электронного документа как первичного (счет-фактура или иной первичный документ бухгалтерского учета в электронном виде) или иного электронного документа, согласно действующему регламенту требующего подтверждающих или уточняющих электронных документов, модуль ЭДО подключает в работу модуль формирования электронных документов регламента (ФЭДР). Модуль ФЭДР формирует извещение о получении счета-фактуры или иного первичного документа бухгалтерского учета в электронном виде или иного электронного документа с параметрами отправки и получения. Модуль ФЭДР вызывает блок ЭЦП подсистемы СКЗИ для подписания извещения о получении счета-фактуры или иного первичного документа бухгалтерского учета в электронном виде или иного электронного документа электронной цифровой подписью Покупателя. Сформированный электронный документ с параметрами отправки и получения сохраняется модулем приема и хранения электронных документов (ПХЭД) и передается модулю ППЭД. Модуль ППЭД передает сформированный электронный документ по телекоммуникационным каналам связи в подсистему ПДЭД, согласно параметрам отправки и получения. Полученный счет-фактура или иной первичный документ бухгалтерского учета в электронном виде сохраняется модулем приема и хранения электронных документов оператора (ПХЭД). Если при анализе содержимого электронного документа модулем ЭДО он определен как первичный (счет-фактура или иной первичный документ бухгалтерского учета в электронном виде), то данный электронный документ передается в модуль проверки корректности электронных документов (ПКЭД). Модуль ПКЭД проверяет полученный счет-фактуру или иной первичный документ бухгалтерского учета в электронном виде на соответствие установленным требованиям и установленному формату. Для визуализации счетов-фактур или иных первичных документов бухгалтерского учета используется модуль ПВЭСФ. В случае выявления нарушений в выставленном счете-фактуре или ином первичном документе бухгалтерского учета модуль ПКЭД через модуль ЭДО подключает в работу модуль ФЭДР. Модуль ФЭДР формирует уведомление об уточнении счета-фактуры или иного первичного документа бухгалтерского учета для Покупателя с параметрами отправки и получения. Модуль ФЭДР вызывает блок ЭЦП подсистемы СКЗИ для подписания извещения электронной цифровой подписью Покупателя. Сформированный электронный документ с параметрами отправки и получения сохраняется модулем приема и хранения электронных документов (ПХЭД) и передается модулю ППЭД. Модуль ППЭД передает сформированный электронный документ по телекоммуникационным каналам связи в подсистему ПДЭД, согласно параметрам отправки и получения.
Дальнейший принцип работы всех модулей подсистем ОРЭД Поставщика, ОРЭД Покупателя и ПДЭД аналогичен описанной выше работе. Модули ЭДО и ЭДОО является диспетчерами обеспечения регламента электронного документооборота. Они определяют необходимые электронные документы, необходимость шифрования (расшифрования), наличие и проверку подлинности электронной цифровой подписи, параметры отправки и получения в соответствии с действующим регламентом электронного документооборота для каждого типа электронного документа.
Подсистема Покупателя может использоваться как подсистема Поставщика для другого Покупателя и т.д.
Система обеспечивает автоматизацию всех процессов выставления и получения счетов-фактур или иных первичных документов бухгалтерского учета, а также хранение в электронном виде с подтверждением подлинности, авторства и даты выставления этих документов.