Использование IT-систем в рамках маркетинговой логистики фармацевтических компаний

ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ІТ-СИСТЕМ В РАМКАХ МАРКЕТИНГОВОЙ ЛОГИСТИКИ ФАРМАЦЕВТИЧЕСКИХ КОМПАНИЙ И.В. Головатюк

Развитие фармацевтического бизнеса привело к необходимости его автоматизации, основанной на использовании 1Т-систем. В первую очередь требуется автоматизация складских технологических процессов, выполняющая следующие задачи прием товара на склад; интеграция с корпоративной системой предприятия; перекрестная погрузка; размещение; инвентаризация; учет; сбор заказов. Эффективно решить указанные задачи позволяет логистическая децентрализованная WMS-система, основанная на прозрачности всех операций. Переход на новые информационные технологии позволит фармацевтическим компаниям повысить эффективность операционной деятельности и стать прибыльнее уже сегодня.

Ключевые слова: логистика, информационная система, фармацевтический склад, автоматизация, маркетинговая логистика.

За последние пять лет бизнес, связанный с лекарствами и изделиями медицинского назначения, получил в нашей стране большое развитие, поэтому автоматизация учета на таких предприятиях приобрела особое значение. Развитие технологий привело к тому, что бизнес уже не может обходиться без поддержки ресурсами ИТ.

Рассмотрим, как она проводится на предприятиях, специализирующихся на производстве и торговле медикаментами и товарами медицинского назначения. Медикаменты являются особым видом товара, поскольку государство контролирует и ограничивает товарооборот медикаментов, обставляет торговлю фармацевтическими препаратами особыми условиями. Поэтому к организации учета на таких предприятиях предъявляются специфические требования.

Фармацевтическую отрасль можно разделить на три основных сегмента - производители, дистрибьюторы (оптовые торговцы) и предприятия розничной торговли лекарственными средствами.

Конкретная сфера деятельности существенно влияет на направления автоматизации предприятия. Главная особенность фармацевтики - очень большой ассортимент. По количеству транзакций крупные аптеки часто превосходят супермаркеты. Все остальные особенности розничной фармацевтики заключаются в правилах хранения и продажи лекарств, правилах продажи по рецептам, которые накладывают специфические ограничения на бизнес-процессы в аптеках. При этом автоматизация управляющего офиса

розничной аптечной сети ничем не отличается от автоматизации продовольственной розницы, за исключением объема транзакций. В настоящее время решения, которые используются для автоматизации офисов фармацевтической розницы, недостаточно масштабируемы, они не обеспечивают комплексного информационного пространства для управления предприятием. Их уровень далек от уровня ERP. В ближайшей перспективе все крупные компании фармацевтической отрасли придут к необходимости именно комплексной автоматизации [1].

Фармацевтическая система автоматизации должна позволять:

1) осуществлять оперативный управленческий и финансовый учет;

2) своевременно предоставлять инвесторам и аудиторам отчетность в соответствии с российскими и международными (GAAP) стандартами;

3) оперативно отслеживать исполнение бюджета предприятия, осуществлять вариативный анализ;

4) давать реальную картину прибыльности / убыточности всей компании в целом и каждого структурного подразделения (отделы Москвы, филиалы и представительства в регионах) и направления ее деятельности;

5) своевременно и корректно исчислять дистрибьюторскую маржу в нескольких валютах по каждой товарной единице, группам единиц, компании в целом и подразделениям;

6) осуществлять анализ оборачиваемости товарных запасов по группам товарных единиц и по отдельным товарным единицам.

Для обеспечения высокого уровня стабильности работы компании важно четкое взаимодействие всех компонентов информационной среды - от самой ERP-системы до СУБД и оборудования.

Производители в первую очередь заинтересованы в автоматизации процессов закупок, требующих общения с десятками и сотнями поставщиков, и собственно технологических процессов производства. Это приводит в итоге к выбору полномасштабных ERP-систем, часто зарубежных. Нередко выбор именно западной системы управления предприятием для таких компаний вполне понятен, ведь фармацевтика накладывает высокие требования на любые системы учета, производства и распределения товаров ввиду того, что сама продукция играет очень важную роль для человека. Ошибки, допустимые в учете товаров других отраслей, здесь просто запрещены.

Для фармацевтических дистрибьюторов в большей степени характерна направленность на автоматизацию складских технологических процессов, поскольку склад является основным «производственным цехом» любого дистрибьютора. Проблема количества товаров усугубляется обязательным серийным учетом и получением различных сертификатов. Как правило, объемы заказов у дистрибьюторов невелики, но количество позиций в одном заказе исчисляется десятками и сотнями наименований, а количество обрабатываемых заказов в сутки может превысить тысячу - для склада, работающего с аптеками.

Прозрачность и контроль - вот два решающих фактора, которые должны обеспечить информационные технологии фармацевтике. Например, корпоративная информационная система должна постоянно, в режиме on-line, осуществлять анализ оборачиваемости товарных запасов по группам единиц и по отдельным единицам. Это помогает «вылавливать» низкооборачиваемые виды продукции и тем самым оптимизировать вложения в оборотный капитал. Руководство должно получать реальную картину прибыльности, деятельности всей компании в целом и каждого структурного подразделения (отделы в центральном офисе, филиалы и представительства в регионах).

Внедрение системы помогает повысить управляемость распределенной структуры компании, обеспечить прозрачность ее финансового состояния, реализовать комплексный управленческий учет, обеспечивает достоверное и оперативное получение управленческой информации, что позволяет компании успешно конкурировать.

Наиболее важным элементом, с точки зрения автоматизации технологических и бизнес-процессов дистрибьютора, является складской комплекс. Следует заметить, что и за рубежом, и в России именно фармацевтическая отрасль лидирует в сфере внедрения очень сложных систем управления складскими комплексами. Так, в Европе 60 % всех заказов на установку складских систем управления поступает из данной отрасли [2].

Типичным примером системы, позволяющей решать задачи склада фармацевтической продукции, может служить WMS-система с децентрализованной архитектурой, внедренная в региональных РЦ ОАО «Аптечная сеть 36,6». Выбор окончательного варианта автоматизации национального и региональных центров строился на основе изучения трех схем развертывания WMS-систем:

1. Централизованная инфраструктура с распределенной архитектурой. Данная схема предполагает централизованное расположение системных компонентов в одном физическом месте, удаленном от обслуживаемых складов. Под распределенной архитектурой подразумевается единое пространство данных для всех экземпляров WMS-систем.

2. Централизованная инфраструктура с изолированной архитектурой. Данная схема предполагает централизованное расположение системных компонентов в одном физическом месте, удаленном от обслуживаемых складов. Под изолированной архитектурой подразумевается независимое функционирование экземпляров WMS-систем.

3. Децентрализованная инфраструктура. Каждая WMS-система физически находится на обслуживаемом объекте.

Внедрение окончательного (третьего) варианта автоматизации национального и регионального распределительных центров и синхронизация WMS Exceed и ORMS Retek, позволяет компании решать ряд задач.

1. Прием товара на склад.

2. Интеграция с корпоративной системой предприятия.

3. Интеграция с оборудованием.

4. Перекрестная погрузка. При необходимости в срочном порядке отгрузить только что поступивший товар клиенту система формирует рабочим команды на отгрузку товара непосредственно из зоны приема, минуя зону хранения.

5. Размещение. Система оптимизирует использование складских площадей; распре -деление мест хранения производится автоматически.

6. Инвентаризация. Инвентаризация ведется постоянно, без остановки работы.

7. Учет. Система оперирует любыми типами и единицами хранимых товаров.

8. Списание потерянных и испорченных грузов.

9. Сбор заказов.

10. Проблемы. При возникновении проблемных ситуаций система автоматически отслеживает их решение.

11. Отчеты. Система по команде менеджера может отображать на экране терминала и при необходимости выводить на печать следующие виды отчетов: наличие товаров на складе; наличие товаров в местах хранения; количество приходов за любой период времени; количество отгрузок за любой период времени; количество возвратов; информацию по производителям; информацию по поставщикам; информацию по перевозчикам; информацию по заказчикам; информацию по срокам хранения и др.

12. Уровни доступа. Для соблюдения режима конфиденциальности предусмотрено разграничение доступа к информации.

13. Маршрутизация внутрискладской погрузочной техники и оптимизация ее использования.

14. Правила хранения.

15. Статистика. Система постоянно собирает статистические данные, необходимые для принятия управленческих решений.

В планах ОАО «Аптечная сеть 36,6» на ближайшее время составление окончательного бюджета проекта, детализация операционного плана по внедрению окончательного варианта автоматизации региональных распределительных центров, создание «эталонного» распределительного центра с окончательным вариантом автоматизации в гг. Ниж-

ний Новгород, Волгоград, Самара, Оренбург, Мурманск, Киров, Ростов, Екатеринбург, Уфа и разработка и внедрение концепции сбора весогабаритных характеристик.

Технические решения, заложенные в основу логистических систем, полностью адаптированы к российским условиям, основаны на стандартном оборудовании и средствах, и в сочетании с оригинальными прикладными программами обеспечивают:

1) электронный учет лекарств и препаратов;

2) полную информационную базу данных для предприятий;

3) использование метода и оборудования штрихового кодирования;

4) автоматическую подготовку и учет всех документов;

5) комплексный бухгалтерский учет;

6) использование компьютерных кассовых аппаратов;

7) современный уровень организации работы.

Новыми технологиями владеют практически все специалисты склада, в том числе сотрудники плановой службы, кадров, снабжения и сбыта, юридической.

Однако существуют следующие критичные риски внедрения логистических систем в организации:

1) разработка и тестирование IT интерфейсов между Retek и FM (Oxygen) - жизненно важная и наиболее рисковая задача при запуске проекта;

2) разработка, тестирование и описание бизнес-процессов взаимодействия.

Созданная в результате работы информационная база данных позволяет анализировать ситуацию и экономическую эффективность работы предприятия путем перевода прямых поставок на поставки через склад, а именно через склад МРЦ «Очаково».

Учитывая, что это региональный распределительный центр, то, с учетом особенностей других регионов, можно использовать его опыт как базовый.

Остановимся более подробно на данном проекте. Работа над проектом велась непосредственно автором статьи в рамках должностных обязанностей руководителя проекта по слиянию и поглощению ОАО «Аптечная сеть 36,6».

Проект «Организация МРЦ на базе склада «Очаково» предполагает прогнозный расчет оборота и количества аптек, а также предполагаемый оборот через МРЦ (рис. 1, 2).

Из рисунка 2 видим, что оборот через МРЦ при условии повышения автоматизации склада позволит увеличить обработку до 120 тыс. упаковок в день, а полностью удовле-

творить потребность возможно будет только при условии дополнительной автоматизации склада.

Данный проект предполагает повышение производительности с учетом количества тысяч штук товаров отгружаемых в день по группам А и ВС (рис. 3).

Проект «Организация МРЦ на базе склада Очаково»

Повышение производительности

Прогноз оборота и количества аптек

1ТЄКА - ЗДОРОВЬЕ - КРАСОТА

на 1-е января каждого года

53

Рис. 1. Прогноз оборота и количества аптек

Проект «Организация МРЦ на базе склада Очаково»

Повышение производительности

АПТЕКА ' ЗДОРОВЬЕ - КРАСОТА

Предполагаемый оборот через МРЦ Требуемый оборот в упаковках в день [в 1.000]

[в 1.000 уп.]

Текущая мощность без изменений

Мощность при оптимизации процессов без увеличения персонала <3 Мощность при условии увеличения численности персонала .4 Мощность при условии повышения автоматизации склада

• В нормальном режиме склад Очаково обрабатывал в среднем 95 тыс упаковок/день, возможно увеличение до 120 тыс.

• Централизованный объем требует на ранней стадии мощность в 195 тыс.

• Для удовлетворения требуемого объема в 2008 году необходимы значительное повышение качества и эффективности процессов + увеличения персонала

• Полностью

удовлетворить потребность возможно будет только при условии дополнительной 54

автоматизации склада

Рис. 2. Предполагаемый оборот через МРЦ

Проект «Организация МРЦ на базе склада Очаково»

Повышение производительности

АПТЕКА - ЗДОРОВЬЕ - КРАСОТА

Количество штук в день в тыс.

По количеству штук отгружаемых в день группы А и ВС делятся в соотношении 64/36

58

Рис. 3. Количество отгружаемых в день групп товаров

Исходя из рисунка 3 видим, что «Категория А» быстро оборачиваемые товары и им соответствуют:

1) высокая оборачиваемость (присутствует практически во всех заказах);

2) частота обращения к ячейке более 5 раз в день;

3) среднее количество подходов к ячейке в день 10, среднее количество штук в одной строке - 5,8.

Данные позиции являются основной причиной возникновения узкого места в зоне отбора и зоне хранения. Необходимо решение, которое позволит решить задачу пополнения и обеспечит 100 % наличие товара в отборе. Оптимальное решение в этом случае - система автоматического пополнения и отбора, которая позволит сократить общее время на пополнение и отбор и снизит количество ошибок.

«Категория В и С» медленно оборачиваемые товары. Им соответствуют:

1) низкая оборачиваемость - около 90 % позиций, которые составляют менее 36 % исходящего грузопотока;

2) объемы хранения - около 50 % остатков;

3) среднее количество подходов в день

0,9, среднее количество штук в строке - 4,2;

4) данные позиции являются основной причиной возникновения узкого места в зоне хранения;

5) эффективно использовать систему высотного хранения, которая позволит повысить коэффициент использования объема.

Оптимальное решение в этом случае -система высотного хранения, которая позволит эффективно разместить остатки, и параллельно полуавтоматический или ручной отбор и пополнение.

В заключение статьи хотелось бы сформулировать основные критические зоны, значительно влияющие на стоимость логистических операций:

1) комплектность и корректность документов поставки, предоставляемых Поставщиком;

2) предоставление Поставщиком электронной версии приходной накладной;

3) соблюдение стандартов упаковки поставляемого товара;

4) предварительное предоставление весогабаритных характеристик товара;

5) поставка товара в согласованное время («временное окно»);

6) наличие информации о товаре и правилах его применения (стикеры, этикетки);

7) наличие штрих-кода на поставляемом товаре и т. п.

Для контроля функционирования и выявления узких мест в логистических процессах компания должна оценить их эффективность в настоящий момент, для своевременного реагирования на изменение значений таких показателей, как:

1) своевременная доставка товара, уровень поставок без претензий;

2) загрузка площадей, оборудования, рабочей силы;

3) складские операции, транспортирование;

4) товарные запасы, стоимость потерь;

5) цена за логистическую операцию (хранение, приемка, отгрузка, транспортирование).

Таким образом, для более эффективного функционирования аптечные базы и склады, фармацевтические предприятия и службы могут перейти уже сегодня на новые информационные технологии.

1. Плис М. Целебный альянс // Секрет фирмы. 2006. № 12.

2. Усенко В.А. Политика фармацевтических фирм по распространению продукции // Провизор. 2005. № 1.

Поступила в редакцию 5.03.2008 г.

Golovatyuk I.V. Application of IT-systems in marketing logistics of pharmaceutical companies. Development of pharmaceutical business has led to the necessity of its automation, based on IT-systems application. First of all automation of storage engineering processes is demanded. It allows receiving goods, integrating into the corporate system of a company, cross loading, placing, inventorying, calculating, accumulating orders. Decentralized logistic WMS-system based on transparency of all operations allows performing these missions successfully. Transition to new information technologies will let pharmaceutical companies raise effectiveness of operating activities and become more profitable by now.

Key words: logistics, informational system, pharmaceutical warehouse, automation, marketing logistics.

БИЗНЕС-ПРОЦЕСС КАК ОСНОВА ПРОЦЕССНОГО ПОДХОДА В УПРАВЛЕНИИ

О.В. Кольцова, В.И. Меньщикова

Статья посвящена вопросам рассмотрения бизнес-процессов с позиции процессного подхода в управлении; реинжиниринга как методического направления, изучающего вопросы процессной организации систем управления. В статье представлена классификация бизнес-процессов, выявлена необходимость их изучения. Изучены принципы и этапы внедрения процессного подхода на предприятии. Доказана целесообразность применения процессного подхода в управлении.

Ключевые слова: бизнес-процесс, процессный подход в управлении, классификация бизнес-процессов.

Современные представления об управлении компанией базируются на том, что бизнес необходимо четко определять, измерять, анализировать и улучшать. Совершенствование бизнес-процессов имеет первостепенное значение для предприятий, желающих сохранить конкурентоспособность на рынке. В течение последних 10-15 лет компании вынуждены совершенствовать свои бизнес-процессы, потому что клиенты требуют все лучших товаров и услуг.

Бизнес-процесс - совокупность различных видов деятельности, в рамках которой «на входе» используется один или несколько видов ресурсов, и в результате этой деятель-

ности на «выходе» создается продукт, представляющий ценность для потребителя [1].

Таким образом, любой бизнес-процесс имеет вход, выход, управление и ресурсы.

1. Вход - материал или информация, которая используется или преобразуется бизнес-процессом для получения результата (выхода). Допускается, что бизнес-процесс может не иметь входа.

2. Управление - правила, технологии, процедуры или стандарты, которыми руководствуется бизнес-процесс.

3. Выход - материал или информация, которая производятся бизнес-процессом. Бизнес-процесс без результата не имеет смысла.

11З