Руские и англоязычные деловые письма побуждения в электроной комуникаци

Ю.А. Курилович 81'23

РУССКИЕ И АНГЛОЯЗЫЧНЫЕ ДЕЛОВЫЕ

ПИСЬМА ПОБУЖДЕНИЯ В ЭЛЕКТРОННОЙ КОММУНИКАЦИИ

Деловая электронная коммуникация занимает значительное место в современной социокультурной среде и вырабатывает свой специфический функциональный стиль. В статье сопоставляются русские и англоязычные тексты побудительных писем, а также сравниваются электронный и «традиционный» способы деловой коммуникации.

Ключевые слова: деловая корреспонденция, межкультурное общение, электронная почта.

Yulia A. Kurilovich

RUSSIAN AND ENGLISH BUSINESS

ENCOURAGING LETTERS IN ELECTRONIC COMMUNICATION

Business written communication via e-mail has a significant place in contemporary social and cultural environment and takes advantage of its functional style. The article compares Russian and English texts motivating messages, and compare the electronic and "traditional" methods of business communication.

Key words: business correspondence, intercultural communication, e-mail

настоящее время в связи с расширением общественных международных контактов, интернационализацией экономической активности, унификацией систем делопроизводства, а также c созданием новых видов связи, опосредованных техническими средствами Интернета (таких, как e-mail, icq, Skype и проч.) и все большим развитием электронных документов, значительно возрос объем официально-деловой переписки и возникли качественно новые формы деловой коммуникации. Это выражается в увеличении удельного веса деловой корреспонденции, а также в усложнении коммуникативных и собственно языковых задач, стоящих перед людьми, осуществляющими деловую коммуникацию, - деловыми партнерами-коммуникантами.

Развитие технических средств, широкое использование электронной почты накладывает отпечаток на лингвистическое оформление деловой документации на русском и английском языке. Создается специфический языковой код, понятный только специалистам, обедненный с точки зрения лексического состава, обладающий определенной грамматической спецификой. Это можно объяснить стремлением к экономии языковых средств, вызванным воздействием экстралингвистических факторов - экономией места, стремлением к компрессии, с одной стороны, и к связности текста - с другой.

Многообразие форм делового письменного общения в современном мире, а также использование английского языка в качестве рабочего в коммуникации на международном уровне служат объективными предпосылками для того, чтобы обратиться к лингвистическому изучению корреспонденции делового характера на современном русском и англоязычном материале с целью выявить общее и различное, установить закономерности, присущие разновидностям деловой переписки как типам текста, а также определить тенденции в письменном регулировании процесса взаимосвязей на уровне деловых контактов.

Так как материалом настоящего иссле-

дования является деловая корреспонденция участников коммуникации, осуществляемая в сети Интернет посредством электронной почты, представляется необходимым остановиться на ряде её отличительных черт.

E-mail (сокращение от англ. Electronic mail - электронная почта) представляет собой способ коммуникации, который в концептуальном плане во многом аналогичен традиционной почте. В качестве принципиального отличия выступает скорость доставки электронного сообщения, которая вне зависимости от расстояния составляет обычно несколько секунд.

Вероятно, именно возможность переноса значительного числа представлений, которыми обладают пользователи традиционной почты (наличие отправителя, адресата, почтового ящика, получения и отправки письма и т.д.), способствовала популярности этой формы Интернет-общения. Схема коммуникации по электронной почте немногим отличается от традиционной: с помощью специальной программы отправитель составляет сообщение, указывает адресата, тему письма и отправляет его. На полученные сообщения можно отвечать, пересылать его другим адресатам - участникам общения, распечатывать или удалять. Современные программы избавляют пользователя от необходимости работать самостоятельно: существуют сортировщики писем, автоответчики, фильтры и т.д.

По мнению М. Шингаревой, «отличие электронной почты от других форм Интернет-общения - это низкая скорость реагирования на сообщения. Пользователь получает всю адресованную ему почту чаще всего не по мере поступления, а в отдельные моменты, подключаясь к сети. Несмотря на высокую скорость доставки сообщений, ответная реакция пользователя может последовать спустя часы или дни, что немыслимо для некоторых других видов электронной коммуникации» [Шингарева 2011].

Промежуточное положение электронного письма между эпистолярной культурой прошлого и новыми формами синхронной

коммуникации (такими, как телефонный разговор, icq, разговор по Skype или чат) стало темой целого ряда публикаций зарубежных исследователей [Steinfild 1990, Leslie 1994, Danet 1997, Townshend 1997 и др.]. Несмотря на разнообразие представленых оценок, большинство авторов едины во мнении, что в случае электронного письма можно говорить об особом типе текстов.

Распространенной точкой зрения является рассмотрение текста электронного письма как принципиально полиморфного образования. Оно включает в себя характеристики устной и письменной речи, а также целый ряд особенностей, не характерных ни для той, ни для другой формы. Стиль электронных писем близок как к стилю телеграмм или коротких сообщений, так и к стилю длинных писем. Отмеченная особенность предмета является весьма обоснованной, поскольку электронная коммуникация предполагает трансформацию отношений между устной и письменной речью. Вопросу соотнесенности понятий «письменный» и «устный» в электронной коммуникации посвящен ряд публикаций зарубежных лингвистов [Lane 1997, Thaler 2003, Taylor 2004 и др.].

Представляется, что наблюдаемая в электронной коммуникации трансформация традиционных понятий «письменный» и «устный» является отражением более глубоких процессов, сопровождающих развитие культуры.

Тенденции к сохранению содержания коммуникации соответствует эксплицитное цитирование, которое имеет место в электронных сообщениях. При ответе всё содержание предыдущего общения включается в новое письмо, где каждая строка помечается знаком «>». Это позволяет коммуникантам легко ссылаться на уже имевшие место высказывания, экономить время, включая ответы на вопросы отправителя в тело его письма. Наиболее отличительными особенностями электронного письма представляются следующие: отсутствие подробного почтового адреса (адрес электронной почты уже автоматически указан в письме); часто

отсутствие обращения либо фатических формул (приветствия, прощания); использование исключительно строчных букв в целях экономии времени; отход от строгих синтаксических правил. Как справедливо замечает Б. Денет, электронная почта способствовала появлению особых фатических формул, которые не являются типичными для традиционных писем. В английском языке ученый отмечает, например, выражение «talk to you soon» ^net 1997].

В русском языке к аналогичным выражениям можно отнести достаточно распространенные в общении по электронной почте «доброе время суток» в качестве приветствия или «до связи» в качестве прощания. Первое из этих выражений учитывает асинхронный характер коммуникации посредством электронной почты: пользователь может прочитать сообщение в любое время дня и ночи. Второе выражение учитывает специфику взаимодействия по эдектронной почте: следующий коммуникативный акт состоится не раньше, чем пользователь вновь установит соединение и получит почту.

Некоторые исследователи, хотя и признают, что возможности электронной почты заметно ускоряют и облегчают деловое общение, относятся к ней с известной долей недоверия. Так, Г.Н. Трофимова пишет: «Электронные письма - явление виртуальное, не имеющее материального воплощения, если только не распечатать их на принтере... Следовательно, потомки уже не смогут насладиться мысленной беседой с авторами писем и почерпнуть из них все то, за что мы так ценим эпистолярное наследие» [Трофимова 2001: 4-9].

Однако в данном утверждении не учитываются возможности технических, про-граммых и иных средств, позволяющих качественно и в полном объеме сохранять большое количество информации, в том числе и деловой корреспонденции, которые по прошествии длительного времени будут доступны в неизменном виде.

Вместе с тем, Г.Н. Трофимова отмечает и положительные стороны использования

электронной почты: «В то же время размываются границы системы этикетных формул, форма письма становится более свободной. Деловая переписка также демократизируется, теряя свою высокопарность» [Трофимова, там же].

Использование электронной почты рассматривается сегодня как наиболее перспективная письменная коммуникация в силу ее оперативности и простоты. Но, несмотря на это, есть такие виды деловой корреспонденции, которые невозможны в рамках электронного формата, например, письма-претензии, письма-гарантии и финансовые письма [Акишина, Формановская 2007]. В таких документах важна юридическая составляющая документа, включающая подпись, печать, дату и др. атрибуты письменной официальной документации. При электронной переписке обеспечивается лишь передача информации, но не юридической силы.

Отметим также, что электронная почта не совсем безопасна: она может быть доступна другим заинтересованным лицам/ конкурентам, поэтому ей не доверяют коммерческие тайны.

Комплексный многоаспектный характер предмета исследования обусловил различные подходы к отбору материала, выборке языковых единиц и использованию разнообразных методов анализа. Материалом исследования послужили тексты реального документооборота нескольких компаний, осуществляющих экономическую деятельность в России и за рубежом. Анализируемая часть документооборота на английском языке представляет собой входящую и исходящую корреспонденцию более чем за трехлетний период (2007 - 2010 гг.), содержащую различные документы: финансовые, юридические, товаросопроводительные и коммерческие, тексты рекламного характера. Были проанализированы также тексты английских и русских деловых писем, представленных в практических пособиях и учебниках [Васильева 2005; Деловая переписка ... 2000; Деловая переписка 1996; Briger, Comfort 1992].

Предметом нашего исследования вы-

бран текст делового письма-просьбы как одного из самых многофункциональных, широко распространенных и мало изученных видов деловой корреспонденции, фиксирующих разнообразные способы выражения просьбы авторов - деловых коммуникантов.

Письмо-просьба - это наиболее распространенная форма деловой переписки. Количество ситуаций, вызывающих необходимость обращения с просьбой от имени юридического либо физического лица, не поддается учету. Это получение информации, образцов продукции, согласование действий, побуждение к какому-либо действию и пр., поэтому они названы письмами побуждения [Стеблецова 2001]. К ним относятся следующие виды писем: письма-просьбы, письма-запросы, письма-заказы.

Анализ русских и англоязычных образцов электронных писем побуждения демонстрирует их явное отличие от традиционных бумажных аналогов. В первую очередь, речь идет о формальной и презентационной специфике, связанной с электронным каналом связи.

Деловое письмо, отправленное по e-mail, обладает рядом лингвостилистиче-ских (лаконичность и неформальность) и коммуникативных особенностей.

Среди коммуникативных особенностей электронного письма отметим скорость передачи и получения информации. Современные технические параметры и возможности делают процесс деловой коммуникации высоко интерактивным, позволяя принимать участие в коммуникации одновременно нескольким сторонам. Существенное расширение круга коммуникантов при общении по e-mail - одно из основных коммуникативных отличий электронного способа коммуникации от традиционной корреспонденции, где обмен письмами ограничен двусторонним контактом. Соврменная деловая коммуникация, выйдя за рамки диалога, приобрела четры полилога, активно используя техническую возможность общения в режиме адресант - адресат 1, адресат 2 ... адресат n.

Например, письмо, отправленное по

e-mail на несколько адресов, как правило, выглядит так:

From: Steven Franks <franks@indiana.edu> To: grapp@mail.utexas.edu, editor@esj.ru, kb@arcetype. com

Copy: hanlisan@gmail.com, kurilovich@ mail.ru, ds@russtyles.ru BCC: Julia@graffa.com Subject: New organization of Slavic linguists

К числу очевидных лингвостилисти-ческих особенностей электронного письма А.О. Стеблецова относит лаконичность и неформальность, проявляющиеся на всех языковых уровнях [Стеблецова 2010].

Сравним для примера тексты-образцы электронного (А) и традиционного (Б) писем.

Образцы электронного (А) и традиционного (Б) писем являются примерами письма-запроса (Enquiry Letter). У них сходная композиционно-тематическая структура, но разный объем текста: как правило, электронное письмо короче традиционного аналога. Оба запроса дополняются дискурсивными актами просьбы:

• в (А) - Please kindly answer my e-mail. (Пожалуйста, будь добра ответить на мое письмо.);

• в (Б) - we would very much appreciate if you will send us more detailed description of your production (мы были бы очень признательны, если Вы пришлете нам более подробное описание Вашей продукции).

Специфика электронного письма заключается в том, что стилистическая принадлежность к неформальному регистру проявляется в:

• разговорной форме обращения и комплиментарного окончания: Dear Anna, Hi, Hello ... (Дорогая Анна, Привет ...); Best wishes, Take care, See you soon ( Всего доброго, Береги себя, Пока);

• широком использовании лексики разговорного регистра: I hope things are getting well with you (Надеюсь, у тебя все в порядке), thanks for (спасибо), I beg you (прошу тебя -используется фразовый глагол, что характерно для разговорного стиля);

• широком употреблении прямых во-

просов, императивных конструкций: Do you have any news? (Есть ли новости?), Are you free next Friday at 11 am? (Ты свободна в следующую пятницу в 11?) Please let me know. (Пожалуйста, сообщи мне.).

При переписке посредством компьютерных сетей устанавливаются новые формы и новый этикет общения, который принято называть «netiquette» - от английского «network etiquette» (сетевой этикет), что говорит в пользу мнения о дискурсивном и жанровом своеобразии электронных писем. Netiquette - своеобразный свод дискурсивных и языковых норм, включающий в себя следующие элементы:

• использование дескриптивного (описательного) заголовока (нельзя оставлять поле «Тема» пустой);

• проверка правописания (орфографические ошибки зачастую рассматриваются деловыми партнерами как знак неуважения к адресату);

• использование лаконичных предложений и коротких абзацев;

• не допускается промедление с ответом на письмо (в случае если выполнение просьбы или запроса требует времени, то необходимо в ответе указать срок);

• возможен неформальный стиль общения;

• признак хорошего тона - позитивная тональность письма;

• не нужно писать того, чего бы вы не сказали в устной беседе и т.п. [Jerz 2009].

В русскоязычной деловой коммуникации электронное письмо также заняло свою нишу, прочно утвердившись в различных сферах бизнеса. По мнению Стеблецовой, русские коммуниканты - авторы электронных писем - находятся в более сложной ситуации по сравнению с представителями англоязычной культуры: «. у последних есть устойчивые традиции деловой переписки, которые служат базой для формирования норм электронной переписки, тогда как современная российская деловая культура такой прочной основы не имеет в силу особенностей социально-исторического развития»

Таблица 1.

(А) Электронное письмо

(Б) «Традиционное» письмо

Dear Anna,

Please kindly answer my e-mail. Do you have any news? We require the goods be 1 July at least. The customer is very much worried about the situation.

Perhaps we could meet to discuss this - are you free next Friday at 11 am? Please let me know. Best regards, John Smith Sales manager

Дорогая Анна,

Пожалуйста, будь добра ответить на мое письмо. Есть ли новости? Нам нужет товар не позднее к 1 июля. Покупатель очень обеспокоен ситуацией. Может быть, нам встретиться и обсудить это: ты свободна в следующую пятницу в 11.00? Пожалуйста, сообщи мне. C уважением, Джон Смит, Менеджер по продажам

Dear sirs,

We have known about Rotafarm at exhibition in Milan, and we would very much appreciate if you will send us more detailed description of your production. We would like to know the discounts that you provide.

Our company specializes in distributing medicine in Moscow. For your information we may add that our company was established five years ago. If your goods meet our requirements, and we receive a favourable offer, we will be able to represent your production in Russia.

We are looking forward to your reply.

Yours faithfully,

Уважаемые господа,

Узнав о «Ротафарм» на выставке в Милане, мы были бы очень признательны, если Вы пришлете нам более подробное описание Вашей продукции. Мы также хотели бы узнать о скидках, которые вы предоставляете.

Наша компания специализируется на распространении лекарственных препаратов в Москве. Для Вашей информации мы можем добавить, что наша компания была создана пять лет назад. Если ваши товары отвечают нашим требованиям, и мы получим выгодное предложение, мы сможем представить Вашу продукцию в России.

Мы с нетерпением ждем Вашего ответа.

С почтением,...

[Стеблецова 2010: 101].

Технические характеристики и возможности почтовых программ Рунета (русскоязычная часть Интернета - .ги) мало чем отличаются от англоязычных ресурсов, поэтому электронная деловая корреспонденция на русском языке также может иметь форму полилога (для решения тех или иных бизнес-задач), что является общей коммуникативной особенностью с англоязычными письмами, например:

Кому: ivanov@yandex.ru, petrov@mail.ru Копия: silaev@rambler.ru, savina@ srtoyservis.ru

Скрытая: panov@list.ru Тема: список участников выставки VALENZA GIOIELLI

Уважаемые делегаты! Направляем Вам в приложении список итальянских участников выставки VALENZA GЮIELLL Сообщите, пожалуйста, с кем из участников выставки Вы бы хотели встретиться в рамках проекта «Бизнес-партнерство: взгляд в будущее». Это необходимо для детального планирования встреч.

С уважением, Татьяна Николева

Отдел по развитию торгового обмена

Институт внешней торговли Италии

Также как и деловая корреспонденция на английском языке, русскоязычные электронные письма имеют неформальный регистр коммуникативной стилистики. Это проявляется в:

• краткости и текстовой лаконичности композиционной структуры. Зачастую текст письма представлен одним или несколькими предложениями; абзацное структурирование письма либо отсутствует, либо проявляется нечетко;

• отсутствии обращения;

• в использовании лексики разговорного стиля неформального регистра;

• отсутствие единых пунктуационных норм оформления.

Современными пользователями Рунета также предпринимается попытка создания электронного этикета Netiquette, что, безусловно, важно для русскоязычной электронной коммуникации. Пока же «сетикет» представляет собой заимствования англоязычных рекомендаций и их адаптацию к русской коммуникативной культуре [Севрюкова 2009]. По нашему мнению, это неизбежный и закономерный процесс, так как электронная коммуникация является наиболее доступной и активно развивающейся частью межкультурного общения.

Деловая электронная корреспонденция, как часть мировой электронной бизнес-коммуникации, наиболее открыта процессу взаимодействия и взаимовлияния, тенденциям глобализации и унификации.

Традиционные «бумажные» письма побуждения на русском языке отличаются от электронных аналогов более развернутой композиционной структурой. Как правило, текст письма состоит из нескольких абзацев и не превышает лист формата А4. В традиционных письмах-просьбах на бумажном носителе идентифицирующую и контактоу-станавливающую функции выполняет пред-текстовый блок, в котором указана фамилия и должность адресата в дательном падеже,

например:

Директору ООО «Медиа Логос»

Банникову Л.К.

Заключительная часть письма состоит из блока, к котором слева располагаются фамилия и инициалы автора письма с указанием его должности, а справа роспись и, в случае необходимости, печать. Такое четкое структурирование отсутствует в электронном письме.

Таким образом, электронные письма англоязычной и русскоязычной деловых культур обнаружили сходные коммуникативные и лингвостилистические черты, а именно: интерактивность и полилогичность, лаконичность форм выражения и неформальность стиля, высокую степень авторской свободы, часто выражающуюся в пренебрежении правилами орфографии и пунктуации.

Электронное письмо, безусловно, является неотъемлемой частью письменной деловой коммуникации, делового дискурса и национальной деловой культуры. Его лингво-стилистическая и дискурсивная неформальность является уникальной, за исключением тех случаев, когда авторы и электронных, и традиционных писем находятся в дружеских и равнопартнерских отношениях, и между ними короткая коммуникативная дистанция, позволяющая им использовать неформальный регистр общения.

Проведя сопоставление электронных и традиционных деловых писем неформального регистра, А.О. Стеблецова отмечает лингвостилистическую преемственность электронных писем и их традиционных бумажных аналогов [Стеблецова 2010]. По ее мнению, «электронное письмо является вторичным по отношению к традиционной корреспонденции жанром делового дискурса, отличающимся несомненным своеобразием, но и тесно связанным и много заимствовавшим из традиционной письменной коммуникации» [Стеблецова 2010: 102].

Электронное деловое письмо в целом, и письма-побуждения в частности, являются частью национальной деловой культуры

с присущими ей специфическими чертами. все более активно завоевывает информаци-Однако нельзя не отметить большое влияние онное пространство и является своеобраз-англоязычной коммуникативной культуры ной формой делового дискурса, что требует на русскоязычную деловую корреспонден- дальнейшего исследования специалистами в цию. В целом, электронная коммуникация области межкультурной коммуникации.

Список литературы

Акишина А.А., Формановская Н.И. Этикет русского письма. - М., 2007. - 208 с.

Васильева Л. Деловая переписка на английском языке (Business Correspondence in English). - 4-е изд. . - М.: Айрис-Пресс , 2005. - 348 с.

Деловая переписка на английском и русском языках. 1000 фраз / Сост. С.А. Шевелева, М.В. Скворцова. - М., 2000. - 128.

Деловая переписка на английском и русском языках. 4000 стандартных фраз и выражений, 100 образцов деловой переписки по тематическим разделам. - М.: Паннонарт, 1996. - 389 с.

Севрюкова О.В. Десять способов составить эффективное электронное письмо / О.В. Севрюкова / Электронный ресурс. Режим доступа http://pedsovet.org/component/option com m tree / task, viewlink/ link_id, 1433/Itemid.1181, дата доступа - март 2009.

Стеблецова А.О. Национально-культурная специфика делового текста: На материале английского и русского языков. Диссертация ... кандидата филологических наук. - Воронеж, 2001. - 212 с.

Стеблецова А.О. Электронное письмо в современной деловой культуре // Вестник ВГУ Серия: Филология. Журналистика. 2010, №1. С. 99 - 102

Трофимова Г.Н. К вопросу о специфике функционирования русского языка в Интернете (норма и узус) (Электронный ресурс), www.dialog-21.ru/Archive/2001/volume1/1_39.htm

ШингареваМ.Ю., БайгутоваГ.Н. Электронная почта как современная форма интернет-общения. // Руснаука, Филологические науки № 7. Язык, речь, речевая коммуникация. - София, 2011.

Briger N., Comfort J. Language Reference for Business English. Hemel Hempstead: Prentice Hall, 1992.

Elliot A. Universal Letter Writer: What to Say and How to Say It MCML and MCMLII, Clarion. - 256 p.

Danet B. Language, Play and Performance in computer-mediate communication [electronic resource] 1997, http://atar.mscc.huji.ac.il/

Jerz G. Dennis Writing Effective E-Mail: Top 10 Tips / G. Jerz / Электронный ресурс. Режим доступа http:// jerz.setonhill.edu/writing/e-text/e-mail.

Leslie J. Mail-Bounding: E-mail is creatind a new oral culture // Wires.- 1994, H.3. pp. 42-48

Steinfild C. Computer-mediated communication in the organization: Using electronic mail at xerox // Sypher B.D. (ed.): Case studies in organizational communication. - NY.: Guilford press, 1990, - pp. 282-294

Lane D.R. Function and Impact of Nonverbal Communication in a Computer-Mediated Communication Context: An Investigation of Defining Issues

Taylor S. Model Business Letters, E-mails and Other Business Documents / S. Taylor / London : Prentice Hall, 2004. - 497 р.

TownshendK. E-Mail: Using Electronic Communications in Foreign Language Teaching / K. Townshend/ - London : Centre for Information on Language Teaching and Research (CILT), 1997. - 232 p.