Умная канцелярия

Подсчитано, что в месяц на оплату канцтоваров для одного сотрудника уходит в среднем $48. Специалисты рекомендуют тратить эти деньги с учетом знания рынка, новых технологий и требований моды.

Промежуточный сегмент
Существует легенда о личном секретаре Керенского, которая, придя на работу на следующий день после революции, была глубоко оскорблена беспорядком на его рабочем месте. Однако премьера Временного правительства можно простить – у него не было современных канцелярских принадлежностей, которые помогли бы ему упорядочить работу даже в условиях жесткого цейтнота.

Сегодня на российском рынке канцтоваров есть из чего выбирать. Его объем составляет порядка $230 млн, и работает на нем свыше трех тысяч участников. В число ключевых компаний-дистрибуторов, по оценке группы «Комкон», входят «Комус», «Офис-премьер», «Пробюро», «Фарм» и «Регент». На долю крупных игроков приходится около половины рынка. Остальные 50% рынка принадлежат небольшим компаниям. Их оборот не слишком велик: только в столице корпоративными продажами занимаются 400 компаний, и лишь четверть из них, как утверждается в обзоре канцелярского рынка, сделанном агентством «Росбизнесконсалтинг», имеет оборот свыше $100 тыс. в месяц. Отрасль в целом оценивается как весьма перспективная – по прогнозам, ее рост в этом году составит от 20% до 40%. В общих объемах продаж канцтоваров, по информации РБК, на долю офисных принадлежностей приходится более 60%.

Весь рынок канцелярских товаров специалисты делят на три сегмента: верхний, эконом-сегмент и низший. Верхний сегмент занимают товары из Западной Европы (в основном Германии и Франции) и США. В последнее время эта ниша пополнилась и японскими производителями. Промежуточная ниша – «эконом-сегмент» – представлена продукцией из Восточной Европы (Чехии, Польши и Венгрии). Сюда же входят и товары российских производителей, активизировавшихся после кризиса 1998 года. Низший сегмент представлен товарами из Юго-Восточной Азии – преимущественно из Китая и Тайваня (тайваньская продукция, кстати, считается более качественной). При этом основная доля рынка принадлежит товарам из промежуточной ниши. Согласно исследованиям Ассоциации поставщиков канцелярских товаров (АПКаТ), структура рынка выглядит следующим образом: верхний сегмент занимает 25%, эконом-сегмент – 60%, низший – 15%.

Канцтовары отечественного производства (они занимают около 50% эконом-сегмента) в основном представлены бумажно-беловой продукцией. В эту категорию входит писчая бумага, всевозможные бланки, блокноты. По оценкам экспертов, российские производители в этом сегменте добились успехов: бумага потребительских форматов, выпущенная ими, не уступает импортной. Так, компании Xerox и Canon дали свое разрешение на использование российской бумаги в своей технике.

Маркетинговое исследование, проведенное поставщиками, показывает, что в среднем траты работодателя на канцтовары, предназначенные для одного сотрудника, составляют $2 на один рабочий день. В сумму включены затраты на бумагу, дискеты, папки, скоросшиватели, блокноты, ножницы, степлеры (в расчет не вошла стоимость картриджей для принтера). Так что рассчитывать бюджет на канцтовары стоит, ориентируясь на эту сумму. Пополнение запасов может вестись как еженедельно, так и ежеквартально – в зависимости от штата компании и наличия у нее склада для офисных принадлежностей. Проще всего встать на корпоративное обслуживание к компаниям-поставщикам: в этом случае не придется тратиться на транспорт (поставщик обычно сам занимается доставкой), а кроме того, можно рассчитывать на скидки, которые иногда достигают 20–25%.

Безбумажный офис
Всевозможные папки, стикеры, подставки, копихолдеры и картотеки сегодня не только исполняют свои непосредственные обязанности, но и способствуют более продуктивной работе. «Сегодня набирает обороты концепция "полезный стол",– объясняет старший менеджер отдела маркетинга компании "Камбио" Александр Яшин.– Документооборот, система хранения документации и подбор канцтоваров выстраиваются таким образом, чтобы как можно меньше полезных бумаг хранилось в шкафах и как можно больше документации находилось в прямом смысле у сотрудника под рукой. При этом канцтовары должны облегчать работу с документами».

Эта точка зрения на организацию работы лежит в русле управленческой технологии «безбумажный офис», которую берет на вооружение все большее число компаний. Суть этой технологии состоит в уменьшении доли «бумажного» документооборота в структуре делопроизводства компании и частичной замены его на электронный (внутренние приказы и другие документы, к примеру, могут рассылаться по электронной почте, передаваться на дискетах или вывешиваться на внутреннем корпоративном сайте). Подстраиваясь под изменения, компании-производители разработали новые линейки компьютерных аксессуаров для хранения и сортировки электронных носителей – стойки для компакт-дисков и дискет, лотки, боксы и футляры. Такие линейки есть в ассортименте и у отечественных, и у западных производителей офисной мебели.

«"Технологичная" канцелярия, связанная с документооборотом, тоже родом из Европы,– говорит генеральный директор компании "Канцтренд" Ольга Васильева.– Производители из Юго-Восточной Азии тщательно отслеживают свежие тенденции и делают что-то похожее, однако им удается скопировать внешнюю форму, а вот "продвинутых" идей и качества у них поменьше». Иногда технологии с разных континентов вступают в негласное соревнование. Так, именно европейские разработчики первыми подали идею создать автоматический карандаш, укомплектованный одновременно и грифелем, и стержнем с пастой. Зато азиатские производители смогли дополнить эту идею, снабдив «карандаш-ручку» еще и лазерным указателем.

Однако участники рынка не очень довольны качеством продукции азиатских производителей. Ольга Васильева предлагает сделать сравнение на примере клейких листков азиатского и европейского производства (соответственно производители Hopax и 3M). «Клейкие листки азиатского производства приклеиваются ограниченное количество раз, а при попытке повторного использования быстро отваливаются и проходят в негодность. Европейскую же продукцию можно приклеивать многократно, причем независимо от влияния внешних факторов – неровности покрытия, загрязненности его поверхности и влажности». Однако при этом не стоит сбрасывать со счетов тот факт, что европейский товар дороже азиатского почти в три раза, а ценовая составляющая при выборе канцтоваров для большинства покупателей все-таки является решающей.

Качественная канцелярия, по мнению поставщиков, должна прослужить не менее двух-трех лет. Однако это касается «долгоиграющих» принадлежностей – например, ножниц или степлеров. Папки, как и бумага или компакт-диски, относятся к расходным материалам, поэтому их запасы надо пополнять регулярно.

Что же касается дизайна канцтоваров, то здесь на рынке соседствуют две противоположные тенденции. Первая – мода на полупрозрачные голубовато-дымчатые цвета, вписывающиеся в общий дизайн офиса. Приверженцами этой спокойной палитры являются европейские производители (черно-белая гамма, популярная в недавнем прошлом, уже сдала свои позиции). Пропагандистами другой, противоположной тенденции можно назвать азиатских производителей – они предпочитают кричащие цвета от ярко-желтого до фиолетового.

«Общее место», которое примиряет эти позиции,– мода на прозрачность. Модные папки, наборы для хранения бумаг, скоросшиватели и бювары сегодня выполняются из прозрачного пластика (пластик может быть как бесцветным, так и цветным). К качеству пластика предъявляются особые требования: он не должен деформироваться при сгибании, на нем не должно оставаться следов от рук и он не должен бликовать на свету.