СИСТЕМА ОРГАНИЗАЦИИ РЕШЕНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ЗАДАЧ НА ОСНОВЕ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

Полезная модель «Система организации решения управленческих задач на основе электронного документооборота» относится к области вычислительной техники, а именно к системам, предназначенным для административных, коммерческих, финансовых, управленческих, надзорных или прогностических целей. В число задач, решаемых в системе, входят организация и поддержка электронного документооборота, а также организация поддержки взаимодействия отдельных рабочих групп и структур в государственном управлении и бизнесе.
Заявленная полезная модель может использоваться для автоматизации решения управленческих задач в любой области коммерческой деятельности, включая строительство, издательскую деятельность, розничную и рыночную торговлю, автострахование, производство и прочие виды коммерческой деятельности. Также заявленная полезная модель может использоваться для организации решения задач в области государственного управления, в частности, государственного надзора и контроля в строительстве, в таможенной деятельности и других задач, для автоматизации работы высших учебных заведений и автоматизации процессов деятельности как правительства федерального или регионального уровня, так и органов исполнительной власти таких правительств.
Взаимодействие пользователей с системой осуществляется: 1) с помощью стационарных компьютеров или ноутбуков, являющихся полной альтернативой стационарным компьютерам (далее - персональные компьютеры или ПК); 2) с помощью различных мобильных устройств, обладающих ограниченными возможностями или специфическими особенностями по сравнению с классическими ПК, но также регулярно используемых в работе (нетбуки, телефоны, смартфоны, планшетные компьютеры - например, «Айпэд» (iPad), устройства на базе «Андроид» (Android) и прочие устройства со сходными возможностями).
Система разработана для взаимодействия специалистов любого уровня и компетенции - работу в системе может осуществлять любой пользователь, владеющий минимальными навыками работы с ПК или навыками работы с любыми мобильными устройствами. Система разработана как для взаимодействия специалистов в рамках одной компании, так и для взаимодействия специалистов компании со специалистами другой компании или группы компаний - например, партнерами или подрядчиками, также получающим доступ к системе компании. Также возможно взаимодействие сотрудников компании с внештатными сотрудниками - например, консультантами.
Автоматизация управленческих функций государственного сектора и бизнеса в настоящее время осуществляется за счет внедрения классических автоматизированных систем электронного документооборота, разработанных как конкретными компаниями под собственные нужды самостоятельно, так и различных классических автоматизированных систем электронного документооборота, представленных на рынке для тиражирования. К классическим автоматизированным системам электронного документооборота, представленных на рынке, можно отнести такие системы как «ДЕЛО» (www.eos.ru), 1C: Документооборот (www.1c.ru) и другие.
Системы электронного документооборота помогают существенно ускорить процесс согласования документов на предприятии, структурировать существующий архив документов предприятия по различным критериям, что позволяет ускорить процесс поиска необходимого документа в архиве. А также осуществить в сжатые сроки поиск необходимых документов в процессе согласования, осуществить поиск необходимых документов в момент исполнения. В дополнение к указанным возможностям в некоторых классических системах электронного документооборота присутствует возможность контроля исполнения поручений по документам. Примером такой системы является «Автоматизированная система электронного документооборота» (патент 2334273 МПК G06Q 10/00, публ.20.09.2008), которая может быть выбрана в качестве ближайшего аналога.
Системы электронного документооборота обеспечивают возможность ведения электронного документооборота практически для любого предприятия и повышают эффективность и качество работы сотрудников с документами. Внедрение системы такого рода по современным меркам становится необходимым как для государственного сектора, так и для бизнес-компании. Удаленная работа в системе (вне конкретного офиса, где осуществлена установка системы) возможна в случае наличия технической возможности, заложенной разработчиками системы, что позволяет использовать эти системы на предприятиях как с территориально-распределенной структурой, так и для предприятий, в которых многие специалисты периодически находятся вне офиса или работают удаленно (это могут быть как специалисты, привлекаемые к работе над конкретным проектом на договорной основе, так и штатные специалисты, находящиеся в К недостаткам существующих классических автоматизированных систем электронного документооборота можно отнести ограниченный набор возможностей, направленных в первую очередь на дублирование бумажного документооборота в электронном виде или замену бумажных документов на документы электронного вида с возможностью контроля исполнения и поиска документов. Однако целый ряд задач, которые в обязательном порядке решаются в организациях (организация взаимодействия исполнителей поручения, групповая работа над проектами, отчетность не только в разрезе документов, но и по проектам и т.п.) сложно или даже невозможно (в зависимости от особенностей заложенного функционала) решить с помощью существующих систем электронного документооборота, так как они изначально для этого не приспособлены.
Все указанные недостатки являются достаточно существенными при внедрении и сопровождении системы электронного документооборота как для государственных структур, так и для бизнеса.
В отличие от других автоматизированных систем электронного документооборота, предлагаемая «Система организации решения управленческих задач с использованием электронного документооборота» позволяет обеспечить и вывести на новый уровень взаимодействие (в том числе удаленное взаимодействие) специалистов различного уровня. Предлагаемая «Система организации решения управленческих задач с использованием электронного документооборота» обеспечивает достижение следующих технических результатов, заключающихся в:
- обеспечении эффективности коллективного взаимодействия при работе над документом, поручением или комплексным проектом рабочей группы (все лица, работающие над проектом могут одновременно видеть его в текущем состоянии, что ускоряет процесс обмена идеями, мнениями, и в конечном счете- к повышению эффективности работы);
- обеспечении оперативного контроля качества и своевременности выполнения плана (за счет автоматизации процесса контроля путем выдачи исполнителям временных меток и автоматического формирования отчетов для руководства на основании данных меток);
- уменьшении времени, которое необходимо затратить пользователю для нахождения искомой информации за счет создания функционала соответствующей конфигурации (в системе используется полнотекстовый поиск, что позволяет проводить поиск не только по определенным полям, но и по ключевым словам, фрагментам текста, тематике текста и т.п.);
- обеспечении эффективности взаимодействия со сторонними специалистами - в том числе подрядчиками, внешними консультантами и т.п.;
- повышении производительности труда при обеспечении режима его конфиденциальности (система обеспечивает возможность обеспечить подключение к работе над любым участком только допущенных к нему исполнителей, экспертов и т.п.);
- обеспечении мобильности и автономности функционирования, а также возможности сбора, обработки и документирования комплексной мониторинговой информации;
- уменьшении расхода бумаги (документы разрабатываются и согласовываются в электронном виде);
- обеспечении эффективного обслуживания системы в связи с возможностью выбора произвольной системы управления базой данных при использовании системы.
Иные технические результаты, достигаемые в заявленной полезной модели, будут сформулированы ниже.
Заявленная полезная модель «Система организации решения управленческих задач на основе электронного документооборота» включает в себя: блок адаптации информации к устройству пользователя, через который осуществляется взаимодействие системы с блоком ПК и блоком мобильных устройств пользователей, блок интерфейсов ПК, блок мобильных интерфейсов, блок базы данных, блок выработки временных меток наступления событий, блок маршрутизации, блок поиска, блок визуализации состояния решаемых задач, блок архива. Все блоки системы взаимодействуют в рамках аппаратного комплекса.
Сущность заявленной полезной модели поясняется фиг.1, на которой представлена функциональная схема заявленной «Система организации решения управленческих задач на основе с использованием электронного документооборота», где приняты следующие обозначения:
1- блок адаптации информации к устройству пользователя;
2 - блок интерфейсов ПК;
3 - блок мобильных интерфейсов;
4 - блок базы данных
5 - блок выработки временных меток наступления событий
6 - блок маршрутизации
7 - блок поиска
8 - блок визуализации состояния решаемых задач
9 - блок архива
10 - аппаратный комплекс 11 - устройства ПК
12 - мобильные устройства
13 - система управления базой данных
Блок адаптации информации к устройству пользователя 1 выполняет функцию определения устройства пользователя для последующей выдачи необходимой информации на устройство пользователя в зависимости от типа устройства пользователя (устройства ПК 11 или мобильные устройства 12) через блок интерфейсов ПК 2 или блок мобильных интерфейсов 3 (в зависимости от используемого устройства). Кроме того, блок адаптации информации к устройству пользователя 1 осуществляет распознавание пользователя, допускает к работе с системой только пользователя из списка допущенных лиц.
Блок интерфейсов ПК 2 является полноценным вариантом интерфейса, предоставляемого пользователю для доступа к системе. В данном интерфейсе, который доступен пользователю при использовании устройства ПК 11, представлены максимальные функциональные возможности системы. В том числе возможности по настройке схем прохождения документов и цепочек задач через блок маршрутизации 6.
Блок мобильных интерфейсов 3 является ограниченным вариантом интерфейса, предоставляемого пользователю. Ограничения вводятся в связи с ограниченными возможностями (технические возможности, размер экрана) мобильных устройств. Кроме того, мобильные устройства 12 часто используются на различных объектах, где достаточно ограниченные функциональные возможности.
Блок базы данных 4 выполняет функции хранения информации обо всех данных, находящихся в системе (в том числе ссылки на информацию, хранящуюся в блоке архива 9), обо всех пользовательских действиях в системе, а также обо всех системных событиях, которые фиксируются в системе. К пользовательским действиям можно отнести ввод информации любого типа в систему, загрузку файлов в систему. К событиям, которые происходят в системе, можно отнести в том числе наступление контролируемого срока, факты просроченных задач и поручений, количество входов пользователей в систему (в том числе для контроля работы пользователей в системе).
Для упрощения процесса обслуживания блока базы данных 4 дополнительно вводится возможность самостоятельного выбора базы данных 4 и, соответственно системы управления базы данных 13. Система управления базами данных - совокупность программных и лингвистических средств общего или специального назначения, обеспечивающих управление созданием и использованием базы данных. В этом случае работа и поддержка блока базы данных 4 в системе обеспечивается различными системами управления базами данных, в зависимости от используемой базы данных. Выбор базы данных 4 и, соответственно, системы управления базы данных 13 зависит от каждой конкретной компании - а именно, уровня и возможностей технических специалистов в каждой конкретной компании, где установлена система.
Блок выработки временных меток наступления событий 5 вводится для контроля исполнения поручений, принятия оперативных мер для предотвращения срыва заданных сроков прохождения типовых для данной организации документов (акты с места, где произошел страховой случай для страховых фирм, типовые письма, отчеты о продажах и т.п.), для решения задач по разработке проекта нормативного акта, например, путем передачи контроля задачи на вышестоящий уровень или ее дальнейшего исполнения на аналогичный уровень (в случае отпуска или болезни сотрудника), а также для отправки системных сообщений или созданных пользователем или пользователями напоминаний.
Блок маршрутизации 6 вводится с целью формирования в системе моделей различных маршрутов согласования документов, цепочек задач по проектам и т.д. Таким образом, маршрут прохождения документа может состоять из нескольких этапов, а работа по проекту - из нескольких связанных задач. Последовательность согласования документов и проработки задач формируются с учетом особенностей каждого конкретного типа документа и типа проекта.
Блок поиска 7 вводится с целью поиска информации, находящейся в блоке базы данных 4 и блоке архива 9, посредством блока интерфейсов 2 или блока мобильных интерфейсов 3 (в зависимости от используемого устройства - устройства ПК 11 или мобильных устройств 12).
Блок визуализации состояния решаемых задач 8 вводится с целью графического отображения состояния решаемых задач. Графическое отображение является отчетной формой, используемой руководителем в работе. Отчетная форма может быть реализована, в частности, в виде диаграммы Ганта. Диаграмма Ганта состоит из полос, ориентированных вдоль оси времени. Каждая полоса на диаграмме представляет отдельную задачу в составе проекта (вид работы), ее концы - моменты начала и завершения работы, ее протяженность - длительность работы. Вертикальной осью диаграммы служит перечень задач. Кроме того, на диаграмме могут быть отмечены совокупные задачи, проценты завершения как каждой задачи в отдельности, так и всего перечня задач в целом, указатели последовательности и зависимости работ, метки ключевых моментов (вехи), метка текущего момента времени «Сегодня» и др.
Ключевым понятием диаграммы Ганта является «Веха»- метка значимого момента в ходе выполнения работ, общая граница двух или более задач. Вехи позволяют наглядно отобразить необходимость синхронизации, последовательности в выполнении различных работ. Информация по диаграмме Ганта в блоке визуализации состояния решаемых задач 8 обновляется в режиме реального времени (просроченные задачи, изменение сроков по задачам, неисполненные документы и т.д.).
Блок архива 9 вводится с целью хранения информации, которая не является актуальной для пользователей в текущий момент времени, но может потребоваться в дальнейшем. К такой информации относятся электронные документы, задачи, сформированные как по проектам, так и вне проектов. Блок архива 8 может быть реализован, в частности, в виде электронного архива (http://orbrm.ru/sozdanie_elektronnogo_arhiva), не заменяет электронный документооборот, но дополняет его, решая следующие задачи:
- комплексная защита информации (от порчи, утери и т.д.);
- контроль доступа - разграничение прав доступа для сотрудников к тем или иным документам и контроль обращений сотрудников к архивным материалам;
- систематизация данных - создание единой структурированной базы документации, поиск которой проводится по заданным критериям (номер документа, поиск по тексту документа и т. д.).
В дальнейшем в описании названия блоков 1, 5 и 8 приводятся в сокращенном виде: блок адаптации информации к устройству пользователя (позиция 1) обозначается как блок АИУП 1, блок выработки временных меток наступления событий (позиция 5) обозначается как блок ВВМНС 5, блок визуализации состояния решаемых задач (позиция 8) обозначается далее как блок ВСРЗ 8.
Установка и функционирование заявляемой системы (то есть всех блоков системы) осуществляется в рамках аппаратного комплекса 10. Под аппаратным комплексом 10 понимается любой сервер или несколько серверов, которые могут находиться как в одном помещении, так и быть территориально распределены.
В классических системах электронного документооборота подразумевается, что пользователь всегда взаимодействует с системой с помощью одного интерфейса (пользовательского приложения), независимо от того, с помощью какого устройства он осуществляет доступ к системе. Это усложняет взаимодействие пользователя с системой, так как система не только отображает полноценный функционал, в котором нет необходимости при работе пользователя с помощью мобильных устройств, но и может существенно замедлять отображение интерфейса на менее производительных мобильных устройствах. В «Системе организации решения управленческих задач с использованием электронного документооборота» допускается доступ с различных устройств и адаптация интерфейсов системы для различных устройств, в связи с чем устройства пользователя представлены как устройства ПК 11 и мобильные устройства 12.
Заявленная полезная модель с указанным составом блоков позволяет:
1) вести полноценную проектную работу в электронном виде с графическим отображением планирования и хода проекта в отношении спланированных сроков, стоимости проекта и прочих параметров относительно хода проекта в режиме реального времени; 2) выдавать поручения рабочей группе отдельно от проектов или процессов (в том числе бизнес-процессов) или в рамках какого-либо проекта или процесса без формирования приказа с организацией единого пространства для общения и фиксирования общения посредством переписки и обмена файлами; 3) осуществлять настройку различного рода бизнес-процессов, в рамках которых не формируются документы или формирование документов в рамках которых является только частью общей глобальной задачи; 4) формировать отчетности для руководителей различного уровня - от простых руководителей до топ-менеджеров компании, в необходимых разрезах, отражающих реальное положение дел в компании на основании решаемых задач в текущий момент времени всеми сотрудниками компании; 5) контролировать работу каждого департамента компании с возможностью детализации до отделов и конкретных сотрудников.
Далее описывается работа заявленной полезной модели на примерах.
Так, при решении задач разработки проекта нормативного акта в правительстве, в конкретном органе исполнительной власти, работа системы осуществляется следующим образом: с помощью устройства ПК 11 или мобильного устройства 12, пользователь осуществляет доступ через блок АИУП 1 посредством блока интерфейсов ПК 2 или блока мобильных интерфейсов 3 к блоку базы данных 4. В блоке АИУП 1 идентифицируется пользователь и распознается оборудование, при помощи которого пользователь осуществил вход в систему. В дальнейшем взаимодействие пользователя с блоками блоком базы данных 4, ВВМНС 5, блоком поиска 7, ВВМНС 8 и блоком архива 9, в зависимости от того, на каком оборудовании он работает, происходит соответственно через блок интерфейсов ПК 2 или через блок мобильных интерфейсов 3.
При обращении к системе при помощи устройства ПК 11 или мобильного устройства 12 лица, руководящего разработкой проекта нормативного акта, это лицо получает из блока базы данных 4 информацию о готовящемся проекте нормативного акте, список исполнителей и временной график работы над проектом, поступающий в блок базы данных 4 из ВВМНС 5. Исполнители при помощи своих устройств ПК 11 или мобильных устройств 12, блока АИУП 1 и интерфейса (соответственно 2 или 3) получают из блока базы данных 4 проект нормативного акта и с выхода блока ВВМНС 5 - информацию о временных интервалах, в течение которых они должны передать в систему текст проекта с внесенными замечаниями и дополнениями. Свои замечания и дополнения к проекту исполнители направляют в систему, где они поступают в блок базы данных 4 соответственно через блок АИУП 1 и интерфейс 2 или 3. После консолидации всех предложенных поправок и внесения своих комментариев группой ответственных исполнителей, взаимодействие которых с системой также происходит через их ПК 11 или мобильные устройства 12, через блок АИУП 1 и соответствующий интерфейс 2 или 3 в течение отведенного им для этого этапа работы временного интервала, также задаваемого с выхода блока ВВМНС 5, первая итерация проекта нормативного акта, сформированная в блоке базы данных 4, а также информация о временных интервалах, в течение которых они должны передать в систему текст проекта с внесенными замечаниями и дополнениями, с блока ВВМНС 5 вновь направляется исполнителям для дальнейшей работы над проектом.
При этом блок маршрутизации 6 определяет конкретный маршрут следования документа как перед направлением исполнителям проекта, так и его первой и последующих итераций. Конкретный маршрут проекта, его итераций составляется с учетом таких событий как замены исполнителя, отсутствие замечаний у того или иного исполнителя и т.п.. По истечении временного интервала, отведенного на внесение в проект замечаний и дополнений, текущая итерация проекта поступает к ответственным исполнителям, которые устраняют недостатки, послужившие причиной замечаний к предыдущей итерации текста проекта, и консолидируют предложенные дополнения.
Доработанный текст последней итерации проекта нормативного акта из блока 4 направляется через блок 2 или 3 в блок 1, откуда соответственно поступает в блок 11 или 12. В случае утверждения консолидированного текста последней итерации проекта руководителем проекта текст с присвоенными ему в блоке 4 реквизитами поступает в блок архива 9, где к нему может получить доступ внешний потребитель.
Блок базы данных 4 взаимодействует напрямую с блоком ВВМНС 5, блоком маршрутизации 6, блоком поиска 7, блоком ВСРЗ 8 и блоком архива 9.
При необходимости поиска документа с учетом того, что известны только некоторые признаки документа, руководитель или пользователь делает запрос посредством блока 11 или 12 в блок 7. Информация из блока 7 поступает в блок 4, откуда соответственно поступает через блок 2 или 3 в блок 1, откуда соответственно поступает в блок 11 или 12. Информация о том, что был сделан запрос в блок 7, сохраняется в блоке 4 с информацией о сделавшем запрос пользователе.
При необходимости визуализации хода работ (отображения диаграммы Ганта) руководитель делает запрос посредством блока ПК 11 или мобильных устройства 12 в блок ВСРЗ 8. Информация из блока 8 поступает в блок 4, откуда соответственно поступает через блоки интерфейсов 2 или 3 в блок АИУП 1, откуда поступает в блок 11 или 12 соответственно. Информация о том, что был сделан запрос в блок ВСРЗ 8, сохраняется в блоке базы данных 4 с информацией о сделавшем запрос пользователе.
При необходимости поиска и отображения документа или группы документов по определенным условиям, руководитель или пользователь делает запрос посредством блока 11 или 12 в блок архива 9. Информация из блока 9 поступает в блок 4, откуда соответственно поступает через блок 2 или 3 в блок АИУП 1, откуда в свою очередь соответственно в блок 11 или 12. Информация о том, что был сделан запрос в блок архива 9, сохраняется в блоке базы данных 4 с информацией о сделавшем запрос пользователе.
Работа системы при решении задач управления составлением необходимого пакета документов, фиксирующих следы произошедшего страхового случая (в частном случае - это акт дорожно-транспортного происшествия), осуществляется следующим образом. С помощью мобильного устройства 12 работник страховой компании осуществляет доступ через блок АИУП 1 посредством блока мобильных интерфейсов 3 к блоку базы данных 4. В блоке АИУП 1 идентифицируется пользователь и распознается оборудование, при помощи которого пользователь осуществил вход в систему.
В дальнейшем взаимодействие пользователя с блоком базы данных 4, блоком ВВМНС 5, блоком поиска 7, блоком ВСРЗ 8 и блоком архива 9 происходит соответственно через блок мобильных интерфейсов 3.
На месте аварии работником страховой компании посредством его мобильного устройства 12, блока АИУП 1 и блока мобильных интерфейсов 3 формируется акт осмотра застрахованного автомобиля с фотографическими изображениями мест повреждения, который отсылается посредством блока мобильных приложений 3 в блок базы данных 4. Блок базы данных 4 направляет информацию в блок маршрутизации 6 для утверждения акта специалистами страховой компании, находящимися в офисе. Уведомление об отправке акта и контроль ознакомления осуществляется посредством блока ВВМНС 5.
При этом блок маршрутизации 6 определяет конкретный маршрут следования документа как перед направлением исполнителям первой итерации акта, так и после получения его второй итерации (вторая или последующая очередная итерация может возникнуть, например, в случае необходимости уточнения каких-либо данных с места происшествия). По истечении временного интервала, отведенного на внесение в акт замечаний и дополнений, очередная итерация акта поступает к исполнителям, которые устраняют недостатки, послужившие причиной замечаний к последней итерации текста проекта, и консолидируют предложенные дополнения.
Блок базы данных 4 взаимодействует напрямую с блоком ВВМНС 5, блоком маршрутизации 6, блоком поиска 7, блоком ВСРЗ 8 и блоком архива 9.
При необходимости поиска документа с учетом того, что известны только некоторые признаки документа, руководитель или пользователь делает запрос посредством блока 11 или 12 в блок 7. Информация из блока 7 поступает в блок 4, откуда соответственно поступает через блок 2 или 3 в блок 1, откуда соответственно поступает в блок 11 или 12. Информация о том, что был сделан запрос в блок 7, сохраняется в блоке 4 с информацией о сделавшем запрос пользователе.
При необходимости визуализации хода работ (отображения диаграммы Ганта) руководитель делает запрос посредством блока 11 или 12 в блок 8. Информация из блока 8 поступает в блок 4, откуда соответственно поступает через блок 2 или 3 в блок 1, откуда соответственно поступает в блок 11 или 12. Информация о том, что был сделан запрос в блок 8, сохраняется в блоке 4 с информацией о сделавшем запрос пользователе.
При необходимости поиска и отображения документа или группы документов по определенным условиям, руководитель или пользователь делает запрос посредством блока 11 или 12 в блок архива 9. Информация из блока 9 поступает в блок базы данных 4, откуда соответственно поступает через интерфейсы 2 или 3 в блок 1, откуда соответственно поступает в блок 11 или 12. Информация о том, что был сделан запрос в блока архива 9, сохраняется в блоке базы данных 4 с информацией о сделавшем запрос пользователе.
В процессе работы заявленного устройства достигаются указанные выше технические результаты.