Методы работы с дебиторской задолженностью

Методы работы с дебиторской задолженностью Газизова Э. И.

Газизова Эльза Ильдаровна / Gazizova Elza Ildarovna -магистрант,

Ижевский государственный технический университет имени М. Т. Калашникова, г. Ижевск

Аннотация: дебиторская задолженность является актуальной темой на сегодняшний день, потому что практически ни одно предприятие не существует без нее. Работа с дебиторской задолженностью является важным моментом в деятельности любого предприятия и требует пристального внимания руководителей. Для борьбы с дебиторской задолженностью нужно определить размер и срок дебиторской задолженности, в каком подразделении она образуется, по какому типу сделок. После этого необходимо изменить работу компании таким образом, чтобы в будущем просроченные безнадежные долги не образовывались.

Ключевые слова: дебиторская задолженность, отсрочка платежа, долги.

В процессе осуществления деятельности у предприятий неизменно возникают потребности в произведении расчетов с контрагентами, бюджетом, налоговыми органами и иными дебиторами и кредиторами. Отгружая продукцию или исполняя работы, предоставляя услуги, хозяйствующий субъект, обычно, не получает денежные средства в счет оплаты незамедлительно. Иными словами, хозяйствующий субъект осуществляет так называемое кредитование покупателей. В связи с этим с момента отгрузки до момента зачисления денежных средств образуется дебиторская задолженность.

Обобщая различные мнения российских и зарубежных авторов в толковании понятий как дебиторская и кредиторская задолженности, можно, на наш взгляд, выделить несколько наиболее распространенных точек зрения. Согласно одной из них, дебиторская задолженность является частью актива организации, а кредиторская - ее обязательствами. Данное утверждение в основе своей имеет балансовый принцип. Определения «дебит» и «кредит» имеют исторические корни, так, и дебет в переводе с латинского языка означает «он должен», отсюда дебитор - должник или заемщик; кредит - «доверяет», отсюда кредитор -заимодатель, то есть лицо, давшее деньги или другие ценности другому лицу. Такая позиция вполне понятна, и ее разделяют ряд отечественных ученых экономистов: Бланк И. А. [1, с. 656], Кондраков Н. П. [8, с. 359]. Придерживаясь этой точки зрения, под дебиторской задолженностью следует понимать задолженность перед организацией различных юридических и физических лиц, возникающую в ходе хозяйственной деятельности, а под кредиторской, соответственно, - обязательства перед различными юридическими и физическими лицами.

Ивашкевич В. Б. и Семенова И. М. в исследовании определяют дебиторскую задолженность как сумму долгов, причитающихся организации от юридических или физических лиц в результате хозяйственных отношений между ними, или, иными словами, отвлечения средств из оборота организации и использования их другими организациями или физическими лицами [5, с. 192]. Ковалев В. В. определяет дебиторскую задолженность как важный компонент оборотного капитала [6, с. 768]. Колпакова Г. М. в своей работе также определяет последнюю как элемент оборотного капитала, сумму долгов, причитающихся организации от юридических или физических лиц [7, с. 296].

Ефимова О. В. рассматривает дебиторскую задолженность как инструмент управления оборотным капиталом организации [4, с. 528]. По ее мнению, дебиторская задолженность представляет собой вложение средств и расширение продажи в кредит с целью увеличения объема реализации и собственного капитала.

Р. Брейли, С. Майерс в работе отмечают: «Одним из важнейших видов оборотных активов является дебиторская задолженность» [2, с. 589]. Из этого следует, что принципы управления оборотными активами будут действительны и для дебиторской задолженности. Как известно, одним из основных элементов такого управления является нормирование, с помощью которого обеспечивается взаимосвязь производственных и финансовых показателей, необходимая для успешной предпринимательской деятельности.

С позиции маркетинговой политики организации Бригхэм Ю., Гапенски Л. трактуют дебиторскую задолженность как инструмент стимулирования спроса [3, с. 689]. По их мнению, под влиянием рыночной конкуренции хозяйствующие субъекты стремятся привлечь как можно больше покупателей, предоставив им отсрочку (рассрочку) в виде увеличения объема продаж. В данном случае дебиторская задолженность является ожидаемой и планируемой в рамках кредитной политики организации.

Дебиторская задолженность представляет собой отвлечение из хозяйственного оборота собственных оборотных средств предприятия и сопровождается косвенными потерями в доходах предприятия.

Экономический смысл потерь объясняется действием следующих факторов:

- чем продолжительнее период погашения дебиторской задолженности, тем меньше доход, генерируемый средствами, вложенными в дебиторов, так как деньги, вложенные в активы, должны приносить прибыль;

- в условиях инфляции возвращаемые предприятию денежные средства обесцениваются;

- дебиторская задолженность, являясь одним из активов, требует для финансирования соответствующих источников.

В идеальном случае, на первый взгляд, предприятие не должно допускать возникновения дебиторской задолженности. Заметим, что сегодня практически ни один субъект хозяйственной деятельности не существует без дебиторской задолженности, так как ее образование и существование объясняется простыми объективными причинами:

- для организации-должника - это возможность использования дополнительных, причем бесплатных, оборотных средств;

- для организации-кредитора - это расширение рынка сбыта товаров, работ, услуг.

Что нужно сделать для того, чтобы не случилось невозврата дебиторской задолженности? Какие методы существуют для работы с дебиторской задолженностью?

Работу с дебиторской задолженностью можно разделить на несколько этапов:

1) заключение договора - необходимо проверить фирму-покупателя, грамотно составить договор, учесть возможную мотивацию клиента на своевременный возврат денежных средств, прописать в договоре возможность дальнейшей отсрочки платежа с письменным согласованием (договор коммерческого кредита), установить штрафы за несвоевременную оплату продукции, застраховать риск неоплаты контрагентом, проверить подписание документов контрагентом и количество документов;

2) работа с контрагентом - необходимо классифицировать клиента по степени риска, подписать дополнительное соглашение о коммерческом кредите, установить кредитный лимит, отслеживать правильность заполнения первичных документов, отслеживать факты оплаты и при необходимости напоминать фирме-покупателю о времени оплаты, начислять штрафы за просрочку платежей, отслеживать текущую платежеспособность компании-клиента и новые покупки руководства и учредителей компании;

3) образования просроченной задолженности - необходимо понять, чем является факт просрочки дебиторской задолженности: просрочкой или окончательным невозвратом, получить на руки все документы и при необходимости привести их к установленной форме, получить достоверную информацию о платежеспособности должника, провести переговоры по возврату задолженности. В данном случае просрочка может быть:

1. Отсрочкой оплаты на короткий срок с последующей оплатой.

2. Просрочкой оплаты на большой срок с последующей оплатой.

3. Окончательным невозвратом дебиторской задолженности.

Отсрочка оплаты на короткий срок с последующей оплатой может быть вызвана краткосрочным нарушением договорных обязательств клиентами должника. Обычно этот вопрос решается в течение двух-трех дней.

Просрочка оплаты на большой срок с последующей оплатой может быть вызвана полным нарушением договорных обязательств клиентов должника, особенностями кредитных обязательств должника, а также судебными разбирательствами или крупными покупками для производственных нужд.

Судебные разбирательства в случае окончательного невозврата дебиторской задолженности идут с большой суммой исковых требований. На этапе образования просроченной дебиторской задолженности необходимо помнить: «Если неисполнение или ненадлежащее исполнение обязательства произошло по вине обеих сторон, суд соответственно уменьшает размер ответственности должника. Суд также вправе уменьшить размер ответственности должника, если кредитор умышленно или по неосторожности содействовал увеличению размера убытков, причиненных неисполнением или ненадлежащим исполнением, либо не принял разумных мер к их уменьшению».

4) принятие решения, имеющего юридические последствия - на этом этапе решается, каким образом истребовать задолженность: в судебном порядке, в страховом порядке, в порядке уступки права требования (цессии), в порядке перевода долга, в порядке договора-поручения об истребовании долгов. Рассмотрим более подробно:

• судебный порядок вы можете применить в любом случае, если должник отказывается от оплаты задолженности и у вас на руках все первичные документы, подтверждающие долг;

• страховой порядок применяется в случае, если данный договор попадает под страховой полис и вы в сроки, предусмотренные договором, объявили о страховом случае. Обязательно необходимо отслеживать исполнение обязательств по договору страхования в порядке работы с дебиторами. Перед подписанием договора страхования вы должны внимательно прочитать условия договора, понять, какие именно события подходят под наступление страхового случая и время его объявления, и известить должника о наступлении страхового случая, объявить о переходе права требования к страховой компании. Страховая компания в порядке суброгации вправе требовать с должника только ту сумму, которую оплатила вам;

• уступка права требования (цессия). При уступке права требования производится оценка дебиторской задолженности на возвратность. Оценку обычно производит сторона, приобретающая дебиторскую задолженность;

• перевод долга на платежеспособного должника.

Перевод долга может быть совершен только на платежеспособного должника по инициативе вашего контрагента, поэтому перед заключением договора о переводе долга вы должны удостовериться в финансовой состоятельности нового должника.

После вынесения решения приступайте к последовательным действиям. Для более рационального управления дебиторской задолженностью можно предложить следующие меры. Рассмотрим их подробнее.

1. Оформление дебиторской задолженности векселем. Вексель, являясь одним из видов безналичных расчетов, по данным Государственного Комитета Статистики, в последние годы приобретает все большую популярность среди предприятий при расчетах за поставленную продукцию или оказанные услуги. Благодаря своим свойствам выступает одним из наиболее привлекательных способов инкассации дебиторской задолженности. Особенность векселя в качестве долгового обязательства состоит в том, что он является безусловным, бесспорным, не зависящим от причин, вызвавшим его выдачу, обязательством. Разумеется, получение векселя не уменьшает объем дебиторской задолженности в составе оборотных активов предприятия. Однако обеспечение дебиторской задолженности векселем предо ставляет векселедержателю больше вариантов для управления и оптимизации дебиторской задолженности, обеспеченной векселем. Наличие векселя гарантирует векселедержателю получение указанной в векселе суммы по истечении определенного срока и позволяет самому рассчитываться данным векселем со своими контрагентами за полученные товары или услуги.

2. Факторинг - это комплекс услуг, который банк или факторинговая компания, выступающий в роли финансового агента, оказывает компаниям, работающим со своими покупателями, на условиях отсрочки платежа. Схема факторинговой операции состоит в том, что предприятие заключает договор на оказание факторинговых услуг с финансовым агентом. Согласно такому договору, поставщик реализует товар, но не получает за него плату от покупателя, а уступает финансовому агенту право потребовать ее с покупателя. При этом поставщик не несет ответственности за получение агентом денег от покупателя. Поставщик предъявляет банку документы, подтверждающие факт поставки товара или оказания услуги на условиях рассрочки платежа, и в этот же день получает от банка 60-90% стоимости контракта. Процент от стоимости контракта, который клиент получит сразу после поставки, зависит от того, к какой категории надежности банк отнесет предприятие-покупателя: чем платежеспособней покупатель, тем большую сумму получит поставщик. Продавец должен заведомо проинформировать покупателя об использовании факторинга и подписать с ним соответствующее приложение к договору. При наступлении срока оплаты покупатель перечисляет деньги непосредственно в банк. Если покупатель этого не делает, банк предпринимает усилия по взысканию средств с покупателя. Когда задолженность погашена, банк выплачивает поставщику оставшуюся часть стоимости контракта за вычетом своих комиссионных, которые являются платой за оказание факторинговых услуг.

3. Депозит вместе с заказом. При поставках товаров или услуг, производимых по специальному заказу клиентов, уместно вспомнить о требовании внесения задатка. Если нет веских оснований считать, что это повредит бизнесу, подобную политику, несомненно, следует проводить. То, что никто из конкурентов не делает этого, отнюдь не служит веским аргументом. Многие компании и профессиональные партнерства обнаружили удивительную готовность покупателей вносить задаток, особенно когда им объяснят объем предстоящей работы.

4. Кредитные лимиты. Многим компаниям имеет смысл установить кредитные лимиты на каждого корпоративного клиента, определяющие максимальный размер разрешенного кредита. Если в результате выполнения очередного заказа этот лимит будет превышен, следует предупредить соответствующего менеджера. Возможно, простого телефонного звонка с просьбой оплатить часть накопившегося долга, прежде чем будет выполнен следующий заказ, будет достаточно, чтобы тут же получить чек.

5. Система скидок и штрафов. Одним из наиболее действенных инструментов, позволяющих максимизировать поток денежных средств и снизить риск возникновения просроченной дебиторской задолженности, является система скидок и штрафов. Система начисления пеней и штрафов за нарушение сроков оплаты, установленных графиком погашения задолженности, должна быть предусмотрена в договоре. Скидки предоставляются в зависимости от срока оплаты товара. К примеру, при полной предоплате предоставляется скидка в размере 3% от стоимости товара, при частичной предоплате -скидка 2%, при оплате по факту отгрузки - скидка 1%. При предоставлении рассрочки платежа на 7 дней скидки не предусмотрены.

6. Создание резерва по сомнительным долгам. Сомнительным долгом признается дебиторская задолженность организации, которая не погашена в сроки, установленные договором, и не обеспечена соответствующими гарантиями. Резерв по сомнительным долгам создается на основе проведенной инвентаризации дебиторской задолженности организации. Величина резерва определяется отдельно по каждому сомнительному долгу в зависимости от финансового состояния должника и оценки вероятности погашения долга полностью или частично.

7. Напоминание об оплате. На следующий день после истечения срока платежа необходимо сделать напоминание. Стандартное письмо, распечатанное дешевым принтером на плохой бумаге и адресованное просто в бухгалтерию, наверняка не возымеет результата. Скорее всего, его примут за почтовую макулатуру и сразу оприходуют в корзину для мусора. При приеме заказа следует выяснить фамилию,

должность и адрес лица, ответственного за оплату. Если это международная компания, то, возможно, потребуется направлять счета в региональный или головной офис, расположенный в другой стране. Напоминание об оплате должно быть адресовано соответствующему лицу. В нем следует осведомиться о наличии какой-либо причины неплатежа и попросить немедленно сообщить о ней. При этом лучше воспользоваться не международной авиапочтой, а факсом.

8. Последующие телефонные звонки. Если платеж не поступил в семидневный срок после напоминания об оплате, следует позвонить лицу, ответственному за платежи. При неудовлетворительном ответе нужно позвонить менеджеру, делавшему заказ, и попросить произвести оплату без дальнейших задержек. Если появляются какие-либо отговорки, причины или оправдания, с ними нужно разбираться немедленно. Иногда требуется две-три недели, чтобы развеять какое-то сомнение, что равносильно продлению кредита покупателю просто из-за некомпетентности менеджера.

Таким образом, проблему неплатежей и сокращения объема дебиторской задолженности можно решить, если организовать в составе структуры предприятия подразделение по управлению дебиторской задолженностью, состоящей из специалистов из департаментов финансового анализа, бухгалтерского учета и так далее. В этом случае повысится уровень согласованности действий между сотрудниками подразделения и, как следствие, скорость в принятии решений по управлению дебиторской задолженностью.

Литература

1. Бланк И. А. Финансовый менеджмент: Учебный курс. - Киев: «Ника-Центр», 2008. - 656 с.

2. Брейли Р., Майерс С. Принципы корпоративных финансов: Учебник: пер. с англ. - М.: Олимп-Бизнес,

2008. - 589 с.

3. Бригхэм Ю., Гапенски Л. Финансовый менеджмент: Полный курс: пер. с англ.: В 2-х т. / под ред. В. В. Ковалева. - СПб.: Экономическая школа, т. 2, 2008. - 689 с.

4. Ефимова О. В. Финансовый анализ. - 4 издание, перераб. и доп. - М.: Изд-во «Бухгалтерский учет»,

2009. - 528 с.

5. Ивашкевич В. Б., Семенова И. М. Учет и анализ дебиторской задолженности. - М.: Изд-во «Бухгалтерский учет», 2009. - 192 с.

6. Ковалев В. В. Введение в финансовый менеджмент. - М.: Финансы и статистика, 2008. - 768 с.

7. Колпакова Г. М. Как управлять дебиторской задолженностью. - М.: Финансы и статистика, 2008. - 296 с.

8. Кондраков Н. П. Бухгалтерский учет и финансовый анализ для менеджеров: Учебное пособие. - М.: Изд-во «Дело», 2008. - 359 с.