Подходы к автоматизации системы управления закупками на конкурентной основе в коммерческой структуре

Подходы к автоматизации системы управления закупками на конкурентной основе в коммерческой структуре Approaches towards automation of competitive purchases management systems

in a business corporation

Александр Андреевич Ларцев аспирант кафедры Экономики и управления в нефтегазовом комплексе

Г осударственного Университета Управления

participate@mail.ru Lartsev Alexander Andreevich postgraduate of the department of Economics and Management in the Oil and Gas

Industry of the State University of Management

participate@mail.ru

От функционирования системы управления закупками на конкурентной основе напрямую зависят прибыли и рентабельность деятельности предприятия. В связи с этим увеличение эффективности системы за счет ее автоматизации - актуальная задача, стоящая перед любой организацией, заинтересованной в усилении своей конкурентоспособности. В данной статье рассматриваются различные подходы к автоматизации системы управления закупками на конкурентной основе, их преимущества и недостатки.

The efficiency of a company and its profits directly depend on the functioning of its competitive purchases management system. Therefore the growth of the systems efficiency due to its automation is a timely task for any organization, concerned with its competitiveness. The following article reviews different approaches towards automation of competitive purchases management systems, their advantages and disadvantages.

Ключевые слова: Автоматизированные информационные системы,

конкурентные закупки, система управления закупками, электронные торговые площадки, интегрированные корпоративные системы

Keywords: AUTOMATED INFORMATION DATA SYSTEMS, COMPETITIVE PURCHASES, PURCHASES MANAGEMENT SYSTEM, ELECTRONIC TRADE MARKETS, INTEGRATED CORPORATE INFORMATION DATA SYSTEMS

Текущий этап развития человеческой цивилизации можно охарактеризовать переходом к информационному обществу. В таком обществе информационные технологии играют значительную роль, зачастую превышающую значение аграрных и индустриальных технологий. Особенностью данного этапа является повсеместная информатизация общества, в рамках которой происходит внедрение вычислительной и телекоммуникационной техники во все сферы общественной деятельности.

Не является исключением и профессиональная деятельность людей. Информация и информационные ресурсы в процессе производственной деятельности рассматриваются как важнейшие элементы современного менеджмента. В то время как основной целью предпринимательской деятельности является извлечение и поддержание необходимого уровня прибыли, одним из основных факторов, определяющим эффективность этого процесса, является информационно-технологический фактор. Он определяет необходимость создания единого информационного пространства управления предприятием и обеспечения возможности его использования для принятия решения в реальном времени. Под единым информационным пространством понимается совокупность информации, получаемой из внешней и внутренней информационной среды организации, необходимая для эффективного управления предприятием.

При этом используемая в профессиональной деятельности информация должна быть полной, достоверной, качественной и своевременной, а для ее обработки и вовлечения в процесс управления должны использоваться

эффективные способы и методы. Такие методы тесно связаны с автоматизацией управленческой деятельности как процессом создания, внедрения и использования технических, программных средств и математических методов, предназначенных для автоматизированного сбора, хранения, поиска, переработки и передачи информации, используемой при управлении эргатическими системами.[1] На практике автоматизация управленческой деятельности осуществляется посредством внедрения различного рода автоматизированных информационных систем, которые позволяют:

1. Повысить степень обоснованности принимаемых решений.

2. Обеспечить своевременность принятия решений за счет оптимизации процессов обработки информации.

3. Повысить эффективность управления за счет обеспечения руководителей различных уровней своевременной информацией из единого информационного фонда.

4. Обеспечить принятие решений, согласованных на разных уровнях управления разными структурными подразделениями.

5. Улучшить информированность управляющей системы о состоянии управляемой, тем самым добиться роста производительности труда и сокращения непроизводственных потерь.[5]

Функциональность автоматизированных информационных систем может охватывать автоматизацию обработки информации и информационную поддержку принятия управленческих решений как в рамках отдельных бизнес-процессов предприятия (например, стратегический менеджмент, производство, снабжение, маркетинг, продажи, бухгалтерский учет, управление персоналом и проч.) так и в рамках предприятия в целом, объединяя ряд или все бизнесс-процессы организации (тогда говорят об интегрированных корпоративных информационных системах предприятия).

Управление закупками на предприятии - один из ключевых бизнес-процессов любой организации. В зависимости от эффективности этого процесса изменяются ее основные финансовые показатели, такие как величина

прибыли и рентабельность, которые непосредственно влияют на конкурентоспособность и успешность предприятия. Распространенной практикой в управлении закупками является применение конкурентных процедур, таких как конкурсы, аукционы (в т.ч. обратные), запросы предложений, запросы котировок и проч. Управление закупками на конкурентной основе и использование вышеуказанных процедур направлено на повышение конкурентоспособности организации за счет приобретения необходимых ресурсов установленного качества, требуемого количества, в нужное время, в нужное место и с наименьшими затратами. Закупки, осуществляемые на конкурентной основе, в полной мере дают возможность на практике реализовать главные условия свободного рынка - открытости и добросовестной конкуренции. Конкуренция способствует объективному выбору заказчиком экономически наиболее выгодных предложений со стороны поставщиков (исполнителей). Эффективность закупок, осуществляемых посредством конкурентных процедур, по разным оценкам составляет от 8 до 25 процентов от начальной запланированной стоимости закупаемых товаров, работ, услуг.

Одним из перспективных направлений оптимизации затрат и повышения эффективности управленческих процессов в организации является автоматизация бизнес-процесса управления закупками на конкурентной основе. Для сравнения, внедрение достижений информационных технологий в части электронной коммерции в сферу закупок для государственных нужд развитых стран приводит к экономическому эффекту в 15 процентов за счет повышения уровня организации труда, консолидации закупок, минимизации цены закупки и сокращения злоупотреблений.[3, с.93] Постановка и выполнение данной задачи приводит к синергетическому эффекту, ведь внедрение системы управления закупками на конкурентной оптимизирует затраты организации, тогда как автоматизация процесса приводит к повышению эффективности самой системы, снижению затрат на ее функционирование и управление, усилению контроля.

Вопрос автоматизации закупочной деятельности для ряда предприятий в РФ стал еще более актуальным с вступлением в силу нового федерального закон № 223-Ф3 «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц». Закон предусматривает право установления Правительством РФ перечня товаров, работ, услуг, закупки которых должны осуществляться в электронной форме. Данный факт определяет необходимость предприятий, деятельность по закупке которых регулируется вышеуказанным законом, заранее предусмотреть порядок и техническую возможность организации закупок по этому перечню в электронной форме.

Организация, руководство которой приняло решение пойти по пути автоматизации своей системы управления закупками на конкурентной основе, может осуществить данное мероприятие в соответствии со следующими подходами:

1. Стать участником электронной торговой площадки, предоставляющей возможность осуществлять закупки в электронном виде средствами площадки.

2. Заказать внедрение собственной корпоративной электронной торговой площадки на основе шаблона действующей либо интегрированной в действующую площадку или внедрить на предприятии разработанную шаблонную автоматизированную информационную систему управления конкурентными закупками.

3. Осуществить внедрение интегрированной корпоративной информационной системы предприятия, решающей в т.ч. задачу автоматизации процесса закупок;

4. Заказать разработку и внедрение специализированной организацией уникальной автоматизированной информационной системы управления конкурентными закупками.

Каждый из вышеуказанных способов имеет как свои достоинства, так и недостатки.

Электронные торговые площадки представляют собой многоуровневые комплексы информационных и технических решений, позволяющих

взаимодействовать и осуществлять сделки покупателям (заказчикам) и продавцам (поставщикам, исполнителям) посредством электронных каналов связи. На российском интернет-пространстве действуют такие площадки как В2Ь-СеП;ег (и созданные на ее основе В2Ь-Епе^о, В2Ь-Стройка, В2Ь-Интехно и проч.), Tender.Pro, iTender-Бизнес, Trade.su и т.д. К достоинствам проведения закупок средствами электронных торговых площадок можно отнести:

1. Аутсорсинг системы управления закупками приводит к оптимизации затрат на персонал, занимающийся снабжением, а также позволяет существенно снизить административные расходы.

2. Использование стандартизированных и оптимизированных процедур закупок, выработанных на основе мировой практики и опыта специалистов подобных площадок.

3. Постоянное развитие электронных торговых площадок, их соответствие современным экономическим условиям, используемым приемам и методам в сфере размещения заказа.

4. Наличие большого количества участников электронных торговых площадок способствует более широкому распространению сведений о проводимых отдельными заказчиками торговых процедурах, что снижает необходимость в рекламе.

Основным недостатком электронных торговых площадок является наличие во взаимоотношениях заказчик - поставщик третьй стороны -оператора электронной торговой площадки, который контролирует информационные потоки и систему в целом. Такой контроль приводит к повышенным рискам в сфере информационной безопасности, ослаблению роли заказчика в управлении закупочных процедур для собственных нужд, вызванному сокращением возможности решения нестандартных, не учитываемых системой ситуаций и отсутствием полноценного доступа к управлению системой. Также снижается доступность закупочных процедур в результате установления большинством электронных торговых площадок

платы за работу в системе и участия в закупках, необходимости заключения договора с оператором системы и аккредитации.

Разработчики отраслевых электронных торговых площадок, такие как ОАО «Центр развития экономики», ООО «ФогСофт», а также

специализированные организации, осуществляющие деятельность в сфере внедрения информационных технологий в коммерческую деятельность

(компании НОРБИТ, КОРУС Консалтинг, НТК Алтимета, Solution to Business, ООО «ИБС Экспертиза» и проч.), предлагают свои услуги по внедрению корпоративных электронных торговых площадок и автоматизированных систем закупок, основанных на разработанных тиражируемых, шаблонных

электронных торговых площадках и системах. Такие системы обладают рядом преимуществ: стандартизированная схема внедрения на предприятии,

снижающая расходы и риски, относительно короткие сроки внедрения, высокие технологические показатели, достигаемые за счет постоянного развития

системы при внедрении на различных предприятиях. Внедрив тиражируемую систему, заказчик имеет большие возможности по контролю над ее функционированием, снижаются риски изъятия конфиденциальной информации, исключаются лишние посредники из взаимоотношений с поставщиком. Но в то же время в тиражируемую систему или площадку заложены конкретные решения в области организации бизнес-процесса управления закупками, конкретные процедуры закупок, которые могут значительно отличаться от принятых в организации и установленных регламентирующими документами. Поэтому внедрение подобных систем требует значительных дополнительных расходов на их адаптацию к нуждам конкретного предприятия, затрат на доработку базовой конфигурации. При доработке силами собственных ИТ-подразделений исполнитель системы может отказаться от ее дальнейшего сопровождения и обновления до более совершенных версий.[4]

Интегрированные корпоративные информационные системы предприятия позволяют осуществить комплексную автоматизацию бизнесс-процессов

организации. Они призваны обеспечивать взаимосвязь экономических показателей по всем функциям и уровням управления на основе новейших информационных технологий[2, с.27-28], для них характерно взаимодействие корпоративных информационных систем (или модулей) по различным функциям управления и внутрикорпоративным структурам. Большинство подобных систем в качестве одного из своих модулей предлагают модуль SRM (Supplier Relationship Management - Управление взаимоотношениями с поставщиками), предназначенный для реализации функций поиска поставщиков, согласования условий и реализации закупок. Но лишь в некоторых интегрированных корпоративных информационных системах предприятия (например, Sage ERP X3, mySAP Business Suite) модуль SRM обеспечивает автоматизацию закупок на конкурентной основе. Преимущества такого пути кроются в самом понятии интегрированной корпоративной информационной системы предприятия, ведь предполагается, что модуль управления закупками будет изначально интегрирован в общую систему бизнес-процессов организации, а, значит, не потребуется дополнительных затрат на ее осуществление. За счет направленности на оптимизацию взаимодействия модуля управления закупками с другими модулями в целом достигается высокая эффективность. Поэтому данное решение является наиболее приемлемым для организаций, планирующих автоматизировать ряд бизнес-процессов, а не только закупочную деятельность.

Внедрение интегрированной корпоративной информационной системы предприятия, а вместе с ней и модуля SRM, является чрезвычайно трудоемким и дорогим процессом, подобные системы требуют постоянного обновления и постоянного развития. Негативным фактором является и срок внедрения, достигающий для крупных предприятий нескольких лет. Несмотря на достижения в области оптимизации взаимодействия модулей в интегрированной корпоративной информационной системе предприятия, сами решения по отдельным модулям могут уступать специализированным разработкам.

При заказе разработки и внедрения специализированной организацией (зачастую той же, что предлагает свои услуги по внедрению шаблонных систем) уникальной автоматизированной информационной системы управления конкурентными закупками, заказчик в результате приобретает продукт, максимально соответствующий потребностям организации, ее нормативным документам и общей логике организации закупок на предприятии. Заказчик самостоятельно определяет будущие функциональные возможности системы, степень и средства автоматизации, ее возможности по интеграции с действующими или планируемыми к внедрению корпоративными информационными системами, внешними электронными торговыми площадками и электронными ресурсами. В результате такого подхода исключается необходимость в изменении действующих бизнес-процессов, реорганизации структуры предприятия (структурного подразделения) и смене стилей руководства.

Негативная сторона столь индивидуального подхода заключается в необходимости отбора высококвалифицированного подрядчика по разработке автоматизированных информационных систем, возможности возникновения нетипичных и трудноразрешимых проблем при реализации системы, трудностях оценки стоимости подобных проектов и сроков их реализации.

В результате можно сделать вывод, что для корректного выбора подхода к автоматизации системы управления закупками на конкурентной основе руководство предприятия должно четко расставить свои приоритеты. Если главными критериями являются низкая стоимость и короткие сроки реализации, то более приемлемым окажется участие в качестве заказчика закупок на электронной торговой площадке или внедрение тиражируемой системы. Для организаций, внедряющих интегрированную корпоративную информационную систему предприятия, оптимальным решением оказывается использование модуля по управлению закупками данной интегрированной информационной системы. Разработка собственной уникальной системы -наилучшее решение для тех компаний, что не готовы менять существующие

подходы к организации своей закупочной деятельности по тем или иным причинам, желают максимально приблизить возможный функционал системы к существующему бизнес-процессу, иметь возможности по ее дальнейшей тонкой настройке и развитию.

Список литературы:

1. Балдин К.В. Информационные системы в экономике: Учеб. пособие. -М.: ИНФРА-М, 2012. - 218 с.

2. Вдовенко Л.А. Информационная система предприятия: Учеб. пособие. - М.: Вузовский учебник: ИНФРА-М, 2011. - 237 с.

3. Захаров А.Н. Международные конкурсные торги: Учеб. пособие. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: МГИМО-Университет, 2011. - 160 с.

4. Сатунина А.Е., Сысоева Л.А. Управление проектом корпоративной информационной системы предприятия: Учеб. пособие. - М.: Финансы и статистика; ИНФРА-М, 2009. - 352 с.

5. Титоренко Т.А. Информационные системы и технологии управления: учебник // под ред. Т.А. Титоренко. - 3-е изд., перераб. и доп. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2011. - 591 с.