Опыт и перспективы развития государственного управления в сфере информатизации архивного дела в Тюменской области

ВЕСТНИК ЮГОРСКОГО ГОСУДАРСТВЕННОГО УНИВЕРСИТЕТА

2013 г. Выпуск 4 (31). С. 23-27

УДК 930.25

ОПЫТ И ПЕРСПЕКТИВЫ РАЗВИТИЯ ГОСУДАРСТВЕННОГО УПРАВЛЕНИЯ В СФЕРЕ ИНФОРМАТИЗАЦИИ АРХИВНОГО ДЕЛА В ТЮМЕНСКОЙ ОБЛАСТИ

Е. М. Брагина, Д. С. Орлова

В настоящее время вопросам внедрения современных информационных технологий в различные сферы жизни общества уделяется большое внимание на всех уровнях государственного и муниципального управления. Органы власти начинают использовать электронный документооборот, осваивают систему электронного взаимодействия, ведут работу по организации предоставления государственных и муниципальных услуг в электронном формате и т. д. Безусловно, органы государственной власти и местного самоуправления, уполномоченные в сфере архивного дела, принимают в этом активное участие, так как одним из их полномочий является контроль за состоянием делопроизводства, в том числе и электронного. Кроме перечисленных в сфере информатизации архивного дела уже несколько десятилетий также развиваются специальные направления: создаются электронные архивы, информационно-поисковые системы, ведется оцифровка документов, разработка и пополнение сайтов и т. д. Архивные службы Тюменской области (на территории Тюменской области находятся три субъекта РФ) имеют немалый опыт деятельности в данном направлении, который неоднократно был положительно оценен пользователями и в профессиональной среде. Рассмотрим некоторые его аспекты.

Внедрение информационно-коммуникационных технологий в любую сферу государственного управления, в том числе и в архивное дело, предполагает прежде всего оснащение органов государственной власти, местного самоуправления, подведомственных организаций компьютерной техникой. К сожалению, состояние материально-технической базы архивных служб нельзя признать полностью удовлетворяющим современным требованиям. По данным Федеральной архивной службы, большая часть компьютерной техники, находящейся в архивах, является устаревшими моделями, лишь 59 % компьютеров объединены в локальные сети, 35,7% рабочих мест имеют доступ к сети Интернет [3].

В субъектах РФ, расположенных на территории Тюменской области, показатели, характеризующие данное направление, лучше, чем в федеральных архивах и архивах ряда других регионов. Так, парк компьютерной техники Архивной службы Югры составляет 184 единицы техники класса выше PentiumlV, в том числе 4 сервера (среди них 1 контроллер домена и 2 сервера для работы системы «Электронный архив»). Служба по делам архивов Югры входит в единую корпоративную локально-вычислительную сеть исполнительных органов государственной власти Ханты-Мансийского автономного округа - Югры; архивные отделы администраций городов и районов осуществляют выход в сеть Интернет по выделенным линиям. Адреса электронной почты, Web-страницы на сайтах администраций городов и районов автономного округа есть в 21 из 22 архивных отделов администраций городов и районов автономного округа. Локально-вычислительные сети способностью 100 Мбит/сек. имеют 20 из 22 архивных отделов администраций городов и районов автономного округа. [4].

Архивные службы Тюменской области пополняют собственные сайты или Web-страницы на сайтах органов государственной власти и местного самоуправления. Чаще всего они содержат информацию, которая согласно законодательству является обязательной для размещения в открытом доступе. Прежде всего это положения об органах государственной власти и местного самоуправления, уполномоченных в сфере архивного дела, их структура, график работы, сведения об имеющихся вакансиях, конкурсах на должности государственной (муниципальной) службы, сведения о доходах служащих. Многие органы государственной власти и местного самоуправления помещают отчеты, статистику о своей деятельности, о проведенных контрольно-надзорных мероприятиях. Обязательным являются разделы, по-

23

Е. М. Брагина, Д. С. Орлова

священные организации государственных и муниципальных услуг, каналы обратной связи, форумы.

На некоторых сайтах размещаются информация о проводимых выставках, тематические подборки документов. В сайте Архивной службы Югры выставлены электронные версии журнала «Архивы Югории», ряда печатных изданий.

К специальной информации, размещаемой на сайтах органов государственной власти и местного самоуправления, уполномоченных в сфере архивного дела, относятся базы данных и информационно-справочные системы. Количество и качество их различно. Так, Служба по делам архивов Ямало-Ненецкого автономного округа предоставила пользователям одну, наиболее востребованную базу данных о ликвидированных организациях и местонахождении их документов.

На сайте Службы по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа - Югры размещены автоматизированная информационно-поисковая система «Электронный архив Югры», программный комплекс «Фондовый каталог», базы данных «Календарь памятных дат», «Численность, состав и движение кадров архивных учреждений», автоматизированная система электронного документооборота «Дело».

Безусловно, представленный состав информационно-справочного аппарата намного меньше имеющегося в архивных учреждениях и органах власти. Так, Архивная служба Югры систематически формирует информационный массив автоматизированного общеотраслевого программного комплекса «Архивный фонд» (версия 4.3), в который внесено 60 % названий фондов от общего числа, имеющихся в архивах автономного округа. В плановом порядке пополняются полнотекстовые тематические базы данных «Картотека решений окружного, районных и городских Советов народных депутатов и их исполкомов», «Посемейные списки административно-ссыльных», «Номенклатурные работники окррайгорисполкомов», «Сведения по личному составу учреждений и организаций», «Календарь памятных дат», «Фотокаталог». В 2012 году приобретены программные продукты «Организации - источники комплектования», «Справочник местонахождения документов по личному составу», «Учет обращений граждан и учреждений» [4].

Анализируя состав и качество информации, представленной на сайтах архивных служб Тюменской области, можно констатировать, что в большинстве случаев органы государственной власти и местного самоуправления, уполномоченные в сфере архивного дела, представляют в электронном формате всю информацию, которая согласно действующему законодательству должна быть выставлена в открытом доступе. Кроме того, начался процесс размещения в сети Интернет информационно-справочных систем, тематических документальных комплексов. Не всегда данная работа носит системный и плановый характер, не всегда есть технические и программные условия для размещения в сети уже созданных и на сегодняшний момент устаревших баз данных, электронных копий документов. Но уже сам факт активизации данного процесса в последние годы говорит о желании архивистов войти в единое информационное пространство, сделать архивы более открытыми и доступными для пользователей.

Одним из актуальных направлений в сфере внедрения информационных технологий в деятельность архивных учреждений становится оцифровка архивных документов. Его реализация позволяет достичь нескольких целей: создать электронный страховой фонд объектов культурного наследия; получить фонд пользования документов и исключить из оборота подлинники для обеспечения их сохранности; повысить оперативность и качество предоставления государственных и муниципальных услуг организациям и населению и др. Данное направление активно развивается в Российской Федерации, его реализации посвящен специальный подраздел федеральной государственной программы «Информационное общество (2011-2020 годы)».

С 2006 г. в Тюменской области начались разработка и наполнение программноаппаратного комплекса «Электронный архив Тюменской области». На сегодняшний день в систему загружено более 80 000 дел (свыше 15 млн образов документов), проиндексировано

24

Опыт и перспективы развития государственного управления в сфере информатизации архивного дела...

более 1,5 млн заголовков дел. В 2013 г. планируется отсканировать и загрузить еще 8 500 дел.

В ходе реализации проекта комплекс «Электронный архив Тюменской области» развернут в Тобольском государственном архиве, Государственном архиве Тюменской области, Государственном архиве социально-политической истории региона. Для обеспечения граждан возможностью публичного доступа к архивным фондам информация из базы данных отсканированных документов бесплатно предоставляется по сети Интернет всем заинтересованным лицам. Конечно, нельзя сказать, что данный электронный архив решит любую проблему по поиску необходимой информации. Изначально для перевода в электронный вид определен небольшой комплекс документов из всех имеющихся в архивах области. Всего в государственных архивах юга Тюменской области на хранении находится более 1 млн. 400 тыс. дел, за период реализации программы в электронный вид переведено около 4% наиболее востребованных документов [1].

Электронный архив Ханты-Мансийского автономного округа - Югры начал создаваться с 2011 года в рамках реализации ведомственной целевой программы «Документальное наследие Югры» на 2011-2015 годы и на период до 2020 года». Среди ее наиболее значимых мероприятий можно выделить следующие:

- выявление документов по истории Югры, хранящихся за пределами её территории, приобретение их электронных копий и создание на них научно-справочного аппарата;

- приобретение специализированного оборудования и проведение на базе Казенного учреждения Ханты-Мансийского автономного округа - Югры «Государственный архив Ханты-Мансийского автономного округа - Югры» работ по оцифровке особо ценных и наиболее востребованных архивных документов, а также улучшению физического состояния и реставрации дел;

- совершенствование системы поискового аппарата к документам Архивного фонда автономного округа и создание единых региональных баз данных, в том числе в электронном виде;

- создание единого информационного пространства архивов автономного округа и техническое сопровождение автоматизированной информационно-поисковой системы «Электронный архив Югры»;

- создание интернет-модуля для удаленного доступа пользователей к архивной информации через сеть Интернет;

- подготовка и издание документальных сборников, выставок, теле- и радиопередач, статей, в том числе в сети Интернет [5].

По мнению разработчиков программы, ее реализация существенно повысит количество пользователей архивной информацией, приведет к увеличению числа выполняемых архивами социально-правовых и тематических запросов от граждан и организаций.

В настоящее время в архивных учреждениях Югры продолжается работа по формированию цифрового контента для последующего предоставления его в режиме свободного доступа в сети Интернет.

На 01.01.2013 проведена ретроконверсия 11 000 заголовков дел и их загрузка в информационную систему «Электронный архив Югры». Создаваемый информационный ресурс позволит предоставить в режиме онлайн оперативный, равный, свободный доступ к архивным документам всем категориям пользователей, обеспечит сохранность оригиналов документов, не подвергая их разрушению при физическом воздействии во время поиска информации, а также значительно сократить время на исполнение запросов граждан и организаций.

В конце 2012 года информационная система «Электронный архив Югры» пополнилась более чем полутора тысячами электронных копий документов (70 тысяч электронных образов) по истории Югры за период XVI - начало XX вв., выявленных в федеральных и региональных архивах. Они приобретены Службой по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа - Югры в рамках реализации программных мероприятий и в дальнейшем

25

Е. М. Брагина, Д. С. Орлова

вольются в электронный фонд пользования Государственного архива Ханты-Мансийского автономного округа - Югры.

До 1 марта 2013 года информационная система «Электронный архив Югры» проходила опытную эксплуатацию в Государственном архиве Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, после устранения выявленных недостатков она будет выпущена в промышленную эксплуатацию [4].

C 2013 года начались работы по созданию и наполнению единой информационнопоисковой системы, предназначенной для автоматизации деятельности Службы по делам архивов Ямало-Ненецкого автономного округа и Государственного архива Ямало-Ненецкого автономного округа. Разработка данной системы будет проводиться в рамках ведомственной целевой программы «Документальное наследие Ямало-Ненецкого автономного округа (2011-2013 годы)».

Таким образом, органы государственной власти Тюменской области одними из первых среди регионов РФ начали создание электронных архивов и накопили определенный позитивный опыт в этом направлении, который нуждается в систематизации и анализе.

Признавая актуальность оцифровки архивных документов, необходимо отметить ряд проблем, существующих при реализации данного направления информатизации. Так, руководители Федерального архивного агентства неоднократно подчеркивали, что создание электронных архивов различными исполнителями и по различным методикам затрудняет их унификацию и взаимосвязь. Необходимо на федеральном уровне определить стандартные требования к сканирующему оборудованию, позволяющему обеспечить сохранность подлинников, а также стандарты контроля и оценки качества электронных копий и носителей электронной информации. Нужны отраслевые правила создания, учета, хранения, описания цифровых копий, иначе в будущем может возникнуть проблема унификации созданных массивов, которую, как показывает практика, часто возможно разрешить только повторным сканированием оригиналов [3].

Важнейшим направлением в работе архивов становится участие в системе электронного документооборота, прежде всего органов государственной власти и местного самоуправления. Эта работа только начинается и для правильной ее организации необходимо решение проблем нормативно-правового, организационного, финансового, технического и кадрового характера как на уровне федерального, так и регионального, муниципального управления.

До сих пор нет федерального органа исполнительной власти, наделенного полномочиями по разработке и реализации государственной политики, нормативно-правовому регулированию в сфере документационного обеспечения управления. Отсутствие единых проектных, технологических и программных подходов по внедрению и модернизации систем электронного документооборота, функционирование систем электронного документооборота, созданных на разнотипных программно-аппаратных платформах, вызывает трудности при переходе к межведомственному информационному взаимодействию. Недостаточным является нормативное обеспечение вопросов электронного документооборота, в том числе системы электронной подписи, особенно для документов длительного и постоянного сроков хранения. Отсутствуют правила, регламенты по вопросам передачи электронных документов на постоянное хранение, их учета, описания, обеспечения сохранности, использования. Назрела настоятельная потребность в создании нормативной базы в области архивного хранения электронных документов в информационной системе и определения форматов их хранения [2].

Таким образом, органы государственной власти и местного самоуправления субъектов РФ, находящихся на территории Тюменской области, уделяют значительное внимание вопросам информатизации архивного дела. Ими приняты специальные отраслевые программы, в рамках которых идет создание электронных архивов, баз данных, сайтов архивных учреждений, системы электронного взаимодействия с потребителями ретроспективной информации и т. д. Проведенные мероприятия позволяются проанализировать и использовать в дальнейшем имеющийся позитивный опыт. Не менее важным является выявление и обобщение

26

Опыт и перспективы развития государственного управления в сфере информатизации архивного дела...

многочисленных аспектов сложной системной проблемы, какой является эффективное

управление документацией в информационном обществе.

ЛИТЕРАТУРА

1. Информация о реализации проекта «Электронный архив Тюменской области» [Электронный ресурс]. - Режим доступа : Официальный сайт органов государственной власти Тюменской области / Управление по делам архивов Тюменской области / Деятельность (дата обращения 20.05.2013).

2. Мещерина, Т. А. Нормативное и методическое обеспечение деятельности государственных и муниципальных архивов по комплектованию документами Архивного фонда Российской Федерации и другими архивными документами на современном этапе [Электронный ресурс] / Т. А. Мещерина. - Режим доступа : Официальный сайт Росархива / Деятельность / Отчеты, доклады (дата обращения 10.05.2013).

3. Наумов, О. В. Проблемы информатизации архивного дела в Российской Федерации: тезисы выступления на заседании Научно-методического совета архивных учреждений Сибирского федерального округа [Электронный ресурс] / О. В. Наумов. - Режим доступа : Официальный сайт Росархива / Деятельность / Отчеты, доклады (дата обращения 15.05.2013).

4. Отчет о выполнении «Основных направлений развития архивного дела в Ханты-Мансийском автономном округе - Югре» за 2012 год [Электронный ресурс]. - Режим доступа : Официальный сайт органов государственной власти Ханты-Мансийского автономного округа - Югры / Служба по делам архивов Югры / Деятельность (дата обращения 20.05.2013).

5. Паспорт ведомственной целевой программы «Документальное наследие Югры» [Электронный ресурс]. - Режим доступа : Официальный сайт органов государственной власти Ханты-Мансийского автономного округа - Югры / Служба по делам архивов Югры / Целевые программы (дата обращения 20.05.2013).

27