О признании командировочных расходов в зарубежных командировках

Бухгалтер и закон

О ПРИЗНАНИИ КОМАНДИРОВОЧНЫХ РАСХОДОВ В ЗАРУБЕЖНЫХ КОМАНДИРОВКАХ

В. В. СЕМЕНИХИН, руководитель «Экспертбюро Семенихина»

Российские компании все активнее выходят на внешний рынок. Сотрудничество с иностранными партнерами предполагает зарубежные командировки, которые отличаются некоторой спецификой. Рассмотрим особенности зарубежных поездок, и что следует учесть работодателю, направляющему своего работника за границу.

Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) не устанавливает каких-либо различий между российскими и зарубежными командировками. Это вытекает из самого понятия служебной командировки, установленного ст. 166 ТК РФ. Следовательно, и к тем, и к другим поездкам применяются общие правила о командировках. Напомним, в чем они заключаются.

В любую служебную командировку организация может направить только своего сотрудника, работающего в фирме на основании трудового договора. Причем командируемый сотрудник не должен входить в категорию лиц, деловые поездки для которых запрещены ТК РФ.

На сотрудника, направляемого за рубеж, в полной мере распространяются все гарантии, установленные ст. 167 ТК РФ, в соответствии с которой гарантируется:

— сохранение места работы (должности);

— сохранение среднего заработка;

— возмещение расходов, связанных со служебной командировкой.

Причем в силу ст. 168 ТК РФ работнику, направляемому за границу, возмещаются:

— расходы по проезду;

— расходы по найму жилого помещения;

— дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

— иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Возмещение командировочных расходов производится работодателем по внутренним нормам организации — в порядке и размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом организации.

Отметим, что ТК РФ содержит лишь общие нормы о служебных командировках, конкретный порядок направления работников в деловые поездки определен постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки» (далее — Постановление № 749). Причем Постановление № 749 определяет особенности порядка направления работников в служебные командировки на территории РФ и иностранных государств.

Обратите внимание, в соответствии с п. 23 Постановления № 749 работнику, командируемому за рубеж, работодатель дополнительно возмещает:

— расходы на оформление заграничного паспорта, визы и других выездных документов;

— обязательные консульские и аэродромные сборы;

— сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;

— расходы на оформление обязательной медицинской страховки;

— иные обязательные платежи и сборы.

Командировка по России и поездка за рубеж

подтверждается организацией документально, такое требование вытекает уже из норм бухгалтерского законодательства, а именно из п. 1 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон № 129-ФЗ).

По общему правилу, установленному п. 2 ст. 9 Закона № 129-ФЗ, документальное оформление любых командировок производится посредством оформления соответствующих унифицированных форм первичной учетной документации по учету кадров, утвержденных постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (далее — Постановление № 1). Причем в силу п. 2 Постановления № 1 указанные формы командировочных документов применяются в обязательном порядке организациями всех форм собственности, за исключением бюджетных учреждений.

В состав кадровых командировочных документов входят:

— приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (по формам № Т-9 и № Т-9а). Если в командировку направляется один сотрудник, то приказ оформляется по форме № Т-9, если несколько — то по форме № Т-9а. В приказе указывают фамилии и инициалы командированных работников, их должности или специальности, цель, время и место командировки;

— командировочное удостоверение — форма № Т-10. В нем проставляются отметки о выбытии работника в командировку, прибытии его в пункты назначения, выбытии из них и прибытии в место постоянной работы, заверяемые подписью уполномоченного лица и печатью соответствующей организации. Командировочное удостоверение подтверждает фактическое время пребывания работника в месте командировки. Причем оно оформляется в одном экземпляре, подписывается работодателем, вручается работнику и находится у него в течение всего срока служебной поездки;

— служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении — форма № Т-10а.

Особенности документального оформления деловых поездок за рубеж заключаются в том, что при такой поездке нет необходимости в выписке командировочного удостоверения. В пункте 15 Постановления № 749 прямо сказано о том, что направление работника за пределы РФ производится по распоряжению работодателя без оформления командировочного удостоверения.

Время фактического нахождения работника в заграничной командировке определяется в этом случае по отметкам в заграничном паспорте сотрудника, свидетельствующим о пересечении им государственной границы РФ. По возвращении из заграничной командировки работнику следует приложить к авансовому отчету ксерокопию

страниц заграничного паспорта с отметками о пересечении границы РФ. Такого же мнения придерживаются и фискальные органы, на что указывает письмо УФНС России по г. Москве от 08.08.2008 № 28-11/074505.

Обратите внимание, это правило не применяется при направлении работников в командировку в страны СНГ, с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании которых в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении государственной границы. Как сказано в п. 19 Постановления № 749, даты пересечения государственной границы РФ при следовании с территории РФ и на территорию РФ определяются по отметкам в командировочном удостоверении, оформленном как при российских командировках.

Из письма МИД России от 27.09.2006 № 32253/19 следует, что оформлять командировочное удостоверение нужно, если сотрудник отправляется в страны СНГ: Азербайджан, Армению, Белоруссию, Казахстан, Киргизию, Молдавию, Таджикистан, Узбекистан или в Украину

Перед направлением в любую командировку работодатель выдает командируемому сотруднику денежный аванс, предназначенный для покрытия командировочных расходов. Причем если при российских командировках денежные средства под отчет выдаются исключительно в валюте РФ, то в части зарубежных поездок это можно сделать как в рублях, так и в иностранной валюте. Выдача аванса на командировочные расходы прямо предусмотрена пп. 10 и 16 Постановления № 749, причем самым распространенным способом выдачи денежных средств под отчет является выдача наличных денежных средств из кассы организации.

В то же время при выдаче валютного аванса и погашении неизрасходованного остатка валюты Постановление № 749 обязывает работодателя руководствоваться нормами Федерального закона от 10.12.2003 № 173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле» (далее — Закон № 173-ФЗ). Поэтому фирме нужно убедиться в том, что такие операции не противоречат нормам валютного законодательства.

Отметим, что ст. 9 Закона № 173-ФЗ относит операции, связанные с выдачей работодателем работнику иностранной валюты для возмещения расходов, связанных с заграничной командировкой, в состав разрешенных валютных операций между резидентами.

Причем, несмотря на то, что ст. 14 Закона № 173-ФЗ не предусматривает возможности выдачи наличной иностранной валюты из кассы

организации, сегодня такая операция не считается противоречащей нормам валютного законодательства РФ.

Благодаря постановлению Президиума ВАС РФ от 18.03.2008 № 10840/07 по делу № А33-1127/2007, организация может выдать наличную валюту под отчет своему сотруднику из кассы, не боясь мер административной ответственности, предусмотренных ст. 15.25 Кодекса РФ об административных правонарушениях (КоАП РФ) в области нарушения валютного законодательства.

Выдача наличных рублей из кассы организации производится, как правило, на основании расходного кассового ордера № КО-2, типовая форма которого утверждена постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации».

Для выдачи же наличной иностранной валюты унифицированная форма № КО-2 использоваться не может. Нельзя и дополнить указанную типовую форму кассового документа дополнительными реквизитами, запрет на такие действия установлен постановлением Госкомстата России от 24.03.1999 № 20 «Об утверждении порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации».

Поэтому оформление выдачи наличной валюты из кассы производится с помощью самостоятельно разработанной формы требуемого документа, содержащей все обязательные реквизиты, перечисленные в п. 2 ст. 9 Закона № 129-ФЗ.

Закон № 129-ФЗ не запрещает организации подобных действий, причем отметим, что при разработке валютного расходного ордера организация может взять за основу форму расходного кассового ордера № КО-2.

Формы первичных документов (как унифицированных, так и самостоятельно разработанных) организация должна закрепить в своей учетной политике.

Обратите внимание, если размер вывозимой валюты превысит 3 000 долл. США, то сотрудник, выезжающий за рубеж, обязан задекларировать вывозимую валюту на таможне путем подачи письменной таможенной декларации на всю сумму вывозимой наличной иностранной валюты. Предельный размер вывозимой из РФ валюты ограничен суммой, эквивалентной 10 000 долл. США (ст. 15 Закона № 173-ФЗ).

По вопросам ведения учета выдачи наличной иностранной валюты в отдельной кассовой книге, Банк России рекомендует компаниям обратиться

за соответствующими разъяснениями в Минфин России, на что указано в письме Банка России от

30.07.2007 № 36-3/1381.

Тем, кто не желает связываться с наличной выдачей валюты, можно порекомендовать безналичный способ выдачи подотчетных валютных средств. При таком способе денежные средства перечисляются компанией на специальный карточный счет в банке, а работнику на руки выдается лишь банковская карта. Имея на руках такую карту, работник может оплачивать свои командировочные расходы как в безналичном порядке, так и с помощью наличных, снятых со счета через банкомат.

Аванс на покрытие командировочных расходов не выдается без расчета суточных. При заграничных командировках суточные выплачиваются даже за однодневные поездки. Как сказано в п. 20 Постановления № 749, работнику, выехавшему в командировку на территорию иностранного государства и возвратившемуся на территорию РФ в тот же день, суточные в иностранной валюте выплачиваются в размере 50 % нормы расходов на выплату суточных, определяемой коллективным договором или локальным нормативным актом организации, для командировок на территории иностранных государств.

Принципы выплаты суточных при зарубежных поездках установлены п. 18 Постановления № 749. Из указанной нормы следует, что дата пересечения границы РФ оплачивается по правилам страны въезда — при выезде из РФ суточные выплачиваются в иностранной валюте, при возращении в РФ — в рублях.

Аналогичные правила выплаты суточных распространяются и на случаи командирования работника на территории двух или более иностранных государств — суточные за день пересечения границы между государствами выплачиваются в иностранной валюте по нормам, установленным для государства, в которое направляется работник.

В случае вынужденной задержки в пути суточные за время задержки выплачиваются по решению руководителя организации при представлении документов, подтверждающих факт вынужденной задержки (п. 19 Положения № 749).

Обратите внимание, по возвращении из зарубежной командировки в течение 3-х рабочих дней командированный сотрудник должен составить письменный отчет о командировке, который оформляется командированным лицом путем заполнения графы 12 в унифицированной форме № Т-10а «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении».

Кроме того, также в течение 3 рабочих дней с момента возращения командированный сотрудник обязан представить в бухгалтерию организации авансовый отчет об израсходованной в командировке сумме и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом денежному авансу. На это указывает п. 11 Порядка ведения кассовых операций в РФ, утвержденного решением совета директоров Банка России от 22.09.1993 № 40 и п. 26 Постановления № 749.

Для оформления авансового отчета используется форма № АО-1, утвержденная постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55 «Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации № АО-1 «Авансовый отчет».

Если подотчетные средства на зарубежную поездку выдавались в иностранной валюте, то в авансовом отчете обязательно заполняется строка 1а, сумма в которой указывается и в валюте, и в рублях.

К авансовому отчету должны быть приложены:

— командировочное удостоверение, оформленное надлежащим образом (если его оформление обязательно);

— документы о найме жилого помещения;

— документы о фактических расходах по проезду (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой.

К авансовому отчету по заграничной командировке в страны дальнего зарубежья прилагаются ксерокопии страниц загранпаспорта с отметками

о пересечении границы, подтверждающие время пребывания работника в загранкомандировке.

Обратите внимание, при зарубежных поездках, как правило, оправдательные документы составлены на иностранном языке. В этом случае организация обязана сделать их построчный перевод (на отдельном листе) на русский язык, что следует из ст. 68 Конституции РФ, п. 1 ст. 16 Закона РФ от 25.10.1991 № 1807-1 «О языках народов Российской Федерации», а также из п. 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н. Причем для перевода документов организация может воспользоваться как услугами профессионального переводчика, так и услугами собственного специалиста. Такие разъяснения на этот счет дают финансисты в письме Минфина России от 22.03.2010 № 03-03-06/1/168. Услуги стороннего переводчика налоговые органы г. Москвы рекомендуют учитывать в качестве

информационных услуг на основании подп. 14 п.

1 ст. 264 Налогового кодекса РФ (НК РФ), на что указывает письмо УФНС России по г. Москве от

26.05.2008 № 20-12/050126.

Игнорирование требования о переводе документов может привести к конфликту с проверяющими органами. В качестве доказательства можно привести постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 13.10.2008 № Ф04-6232/2008(13382-А75-40) по делу № А75-205/2008.

Как уже отмечалось, организация может выдать сотруднику, направляющемуся за рубеж, денежный аванс в рублях. В этой ситуации сотрудник организации приобретает валюту сам в обменном пункте банка, следовательно, операции по конвертации валюты осуществляются от имени физического лица.

Находясь в зарубежной командировке, сотрудник оплачивает жилье, переговоры и иные расходы в интересах работодателя, что подтверждается соответствующими документами. Возвратившись из служебной поездки, сотрудник отчитывается по истраченным суммам в авансовом отчете. В такой ситуации возникает вопрос, по какому курсу пересчитать в рубли суммы израсходованной валюты — на дату обмена валюты или на дату признания командировочных расходов.

Ответ на этот вопрос содержит письмо ФНС России от 21.03.2011 № КЕ-4-3/4408 «О порядке признания командировочных расходов, произведенных в зарубежных командировках». В нем налоговые органы, опираясь на ст. 168 ТК РФ, указывают, что фирма-работодатель обязана компенсировать работнику его фактические командировочные расходы, которыми в такой ситуации признаются суммы, потраченные работником на обмен валюты. Иными словами, пересчет валютных командировочных расходов организация должна сделать на дату обмена валюты. Причем курс обмена определяется организацией по справке о покупке командированным лицом иностранной валюты. При этом в соответствии с подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ командировочные расходы включаются в состав налогооблагаемых расходов компании на дату утверждения авансового отчета.

Если командированный сотрудник не может подтвердить курс приобретения валюты за рубли (в случае потери справки), то сумма подлежащих возмещению работодателем расходов работника, связанных с командировкой, будет определяться суммой в иностранной валюте по первичным документам об осуществлении расходов. В такой ситуации на основании подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ сумма расходов в рублях, признаваемая налогооблагаемы-

ми расходам, определяется путем пересчета суммы в иностранной валюте на дату признания расходов, т. е. на дату утверждения авансового отчета.

Список литературы

1. Налоговый кодекс РФ (часть вторая): Федеральный закон от 05.08.2000 № 117-ФЗ.

2. Об особенностях направления работников в служебные командировки: постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749.

3. О бухгалтерском учете: Федеральный закон от 21.11.1996 № 129-ФЗ.

4. Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты: постановление Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

5. О валютном регулировании и валютном контроле: Федеральный закон от 10.12.2003 № 173-ФЗ.

6. Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации № АО-1 «Авансовый отчет»: постановление Госкомстата России от 01.08.2001 № 55.

7. Трудовой кодекс РФ: Федеральный закон от 30.12.2001 № 197-ФЗ.