Использование информационных технологий в сфере легализации документов для действия за границей

ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ В СФЕРЕ ЛЕГАЛИЗАЦИИ ДОКУМЕНТОВ ДЛЯ ДЕЙСТВИЯ ЗА ГРАНИЦЕЙ

Дёмкина Анна Сергеевна

соискатель Института законодательства при Верховном Совете Украины, начальник отдела аналитической и методической работы Департамента нотариата, банкротства и функционирования центрального удостоверительного органа Министерства юстиции Украины

E-mail: danna7-5@mail. ru

THE USE OF THE INFORMATION TECHNOLOGIES IN THE PROCESS OF LEGALIZATION OF DOCUMENTS FOR VALIDITY ABROAD

Diomkina Anna

postgraduate student of the Supreme Council Legislation Institute, Head of the Department of Legal Methodological Support in the Office of Notary, Bankruptcy and Functioning of Central Attesting Organ, The Ministry of Justice of Ukraine

АННОТАЦИЯ

Статья посвящена изучению механизмов внедрения и функционирования системы электронного апостилирования. Рассматриваются особенности разных способов легализации документов для действия за границей. На основе проведенного анализа теоретических положений и практического опыта успешного функционирования электронной системы регистрации документов для действия за границей в Испании разработаны пути эффективной имплементации системы электронного апостилирования в Украине.

ABSTRACT

The article is devoted to the investigation into the electronic apostille implementation and operation mechanisms. The study also singles out specific features of different ways of the legalization of documents for validity abroad. The author suggests effective methods of e-epostille implementation in Ukraine based on the analysis of theory and practical experience in the successful operation of the Spanish electronic filing system.

Ключевые слова: легализация документов для действия за границей, электронный реестр, электронный апостиль, Гаагская конвенция.

Keywords: the legalization of documents for validity abroad, e-register, e-apostille, the Hague Convention.

В последнее время в правовой науке и практике сложились благоприятные условия для изучения проблемы легализации документов для действия за рубежом. Практическая актуальность этой проблемы связана с осуществлением административной реформы в Украине, ориентированной на защиту интересов личности, снижение бюрократизации и повышение прозрачности реализации правовых процедур. Кроме того, научно -технический прогресс, который непосредственно отражается в сфере международного сотрудничества и документооборота, свидетельствует о том, что административные органы до сих пор находятся в поиске наиболее оптимальных способов электронной регистрации и идентификации документов для их действия за границей.

По общему правилу, если международным договором не предусмотрено иное, под легализацией понимают так называемую консульскую легализацию. Консульская легализация документов является одним из способов легализации документов для действия за границей, и рассматривается учеными как один из видов административных услуг [1, с. 174—175; 2, с. 9]. Однако сложность консульской легализации, несоответствие требованиям экономической и социальной евроинтеграции заставили многие страны отказаться от ее применения в пользу упрощенной процедуры подтверждения подлинности иностранных документов, которая вводиться на основе подписания международных договоров. Первым многосторонним договором такого рода стала Гаагская Конвенция, отменяющая требование легализации официальных документов, 1961 года (Конвенция об апостиле), согласие о присоединении к которой предоставили Закон Украины от 10 января 2002 года «О присоединении Украины к Конвенции, отменяющей требование легализации иностранных официальных документов» [3]. В настоящее время участниками Конвенции являются около 100 стран. Участники Конвенции освобождают от легализации выданные в других государствах-участниках документы:

а) судебных органов или должностных лиц, б) административные, в) нотариальные, г) официальные удостоверения, подтверждающие факты и подлинность подписей. Легализацию этих документов заменяет специальный штамп определенной формы («Апостиль»), который проставляет компетентный орган того государства, где выдан документ. Форма апостиля определена Конвенцией об апостиле. Сертификатом свидетельствуют правильность подписи; статус лица, подписавшего документ; идентичность печати или гербовой марки. Вместе с тем, действительность апостиля не распространяется на содержание официального документа, к которому он прикреплена.

Рассматривая Конвенцию об апостиле важно учитывать деятельность Гаагской Конференции по международному частному праву — межправительственной постоянно действующей организации по сотрудничеству между странами в сфере гражданского, процессуального, коммерческого и других отраслей права. В соответствии с целью своей деятельности Гаагская Конференция на периодической основе проводит заседания Специальных комиссий (СК), которые осуществляют постоянный мониторинг и анализ применения государствами-участниками положений принятых конвенций и дают рекомендации по их единообразному применению.

СК в пунктах 96—98 выводов и рекомендаций 2009 [4] отмечает, что продолжается разработка внедрения проекта е-АРР (электронная экспериментальная программа — е-АРР). Ряд стран активно реализует одну составляющую или обе составляющие пилотной программы е-АРР (Бельгия, Болгария, Грузия, Испания, Колумбия, штат Канзас, штат Род-Айленд). В Новой Зеландии и в Испании в качестве составной части электронной е-АРР полностью завершен переход на электронный апостиль (проставление апостиля на официальных документах, выполненных в электронной форме). В данном случае электронный документ на машинном носителе приравнивается к документу на бумажном носителе и имеет одинаковую с ним юридическую силу.

Например, в Испании существует два способа создания электронного документа: создание компетентными органами электронного документа на уровне оформления и передачи этого документа органам, которые проводят процедуру апостилирования и оформления электронного апостиля (процедура предусматривает подтверждение в электронном виде достоверности созданного документа, создание электронной копии бумажного документа заявителем, т. е. сканирование документов в формате pdf, для дальнейшей пересылки, легализации и оформления электронного апостиля. Кроме того, все эти действия предполагают административную или уголовную ответственность лица, которым создается данный документ. Проверка подлинности документов происходит с применением электронных образцов подписей и печатей, с использованием электронного реестра бланков строгой отчетности.

Электронный апостиль может проставляться на официальных документах, которые существуют как в электронном, так и в бумажном виде. Электронный апостиль легко проверить в других странах благодаря центральному электронному реестру, содержащему информацию о проставленных/выданных апостилях, которые были проставлены/выданы соответствующими компетентными органами на территории государства-участника Конвенции об апостиле.

Это означает на практике, что при новой системе заинтересованные лица могут «скачать» электронные апостили из электронного офиса, в частности, Министерства юстиции. Лицо, которое обращается за получением электронного апостиля, получает электронный документ единого образца, содержащий е-апостиль с цифровой подписью, а также основной официальный документ. Благодаря внедрению проекта е-АРР процесс выдачи апостилей, как показывает практика, быстрее и проще, а также предоставляет действенную помощь в борьбе с подделкой и мошенничеством.

У Министерства юстиции Украины уже есть опыт ведения ряда электронных реестров. В настоящее время Министерство юстиции ведет более 20 электронных реестров (реестр методик проведения судебных экспертиз,

единый реестр специальных бланков нотариальных документов, наследственный реестр, в который заносятся сведения о завещаниях и другие) [5].

Однако введение национального электронного реестра легализованных документов, заверенных апостилем или прошедших процедуру консульской легализации требует определенных дополнительных ресурсов. Такой реестр должен содержать электронные копии всех легализованных документов, данные о регистраторе, при осуществлении регистрации, электронные образцы печатей и подписей должностных лиц, уполномоченных на осуществление легализационных административных процедур, а также быть интегрированным в другие системы — паспортную, нотариальную и т. п. Для реализации этого стратегического направления представляется целесообразным осуществить ряд мер для повышения надежности документов, составленных и заверенных компетентными органами Украины.

Как результат введения такой электронной системы проверка подлинности документа, прошедшего процедуру легализации, будет осуществляться через единый национальный электронный реестр. Для этого в консульском легализационной надписи или в штампе «Апостиль» должна содержаться ссылка на электронный адрес уполномоченного органа, согласно которому, путем введения регистрационного номера документа и даты заверения (легализации), можно сверить регистрационные данные, а также проверить тождество документа с его электронной копией.

Безусловно, регистрация легализованных/апостилированых документов является важнейшим элементом правового режима административных процедур легализации документов, предназначенных для действия за границей. Выводы и рекомендации специальных комиссий Гаагской конференции, в частности по оптимизации процедуры регистрации легализованных документов и процессов их сохранения и передачи, которые предлагаются зарубежной юридической наукой, должны учитываться при совершенствовании

законодательства Украины в сфере осуществления административных процедур по легализации документов для действия за границей.

Повышение международного рейтинга Украины в области признания документов и увеличение потенциала доверия к документам, выданных на территории Украины и предназначенных для использования за границей, требует учета международного опыта тех стран, в которых успешно внедрен электронный апостиль и систему проверки подлинности документов с помощью современных цифровых технологий. Введение проекта е-АРР подтверждает, что процесс выдачи апостилей значительно упрощается и создаются благоприятные условия для избегания подделки и мошенничества в этой правовой сфере.

Список литературы:

1. Виконавча влада i адмшютративне право /За заг. ред. В.Б. Авер'янова. К.: Видавничий Дм "1н-Юре", 2002. — 668 с.

2. Писаренко Г.М. Адмшютративш послуги в Украшг оргашзацшно -правовi аспекти // Автореферат дис. на здобуття наук. ступеня канд. юр. наук. Одеса. 1нститут законодавства Верховно!' Ради Украши, 2011. — 20 с.

3. Про приеднання Украши до Конвенци, що скасовуе вимогу легалiзацii шоземних офiцiйних документiв: Закон Украши вщ 10 сiчня 2002 р. № 2933-III // Вiдомостi Верховно! Ради Украши. — 2002. — № 23. — ст. 153.

4. Conclusions and recommendations of the special commission on the practical operation of the hague apostille, service, taking of evidence and access to justice conventions (2 to 12 February 2009). — 2009. — 14 р.

5. 1нформацшний центр Мнютерства юстици Украши [Електроный ресурс] — Режим доступа. — URL: http://www.informjust.ua/registers