Применение информационных технологии в кадровом делопроизводстве

ТЕХНИКА, ТЕХНОЛОГИЯ, УПРАВЛЕНИЕ

УДК 004

В. А. Ефимова

ПРИМЕНЕНИЕ ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИИ В КАДРОВОМ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ

Аннотация. Рассматриваются вопросы автоматизации кадрового делопроизводства. Определены специфические черты подхода к применению информационных технологий на примере конкретной организации. Дается описание программных средств, позволяющих вести автоматизированную работу кадровой службы.

Ключевые слова: кадровое делопроизводство, информационные технологии, программные средства, человеческие ресурсы.

Любая организация процветает настолько, насколько грамотно она привлекает, сохраняет и развивает свой персонал. Высокий уровень конкуренции стимулирует постоянное развитие организации, повышение качества выпускаемой продукции и предлагаемых услуг. Освоение новых технологий заставляет искать пути наиболее эффективного использования всех своих ресурсов, в том числе и персонала.

Очевидно, что автоматизация делопроизводства и эффективность работы связаны между собой, именно поэтому автоматизация в области делопроизводства играет важную роль. Использование в управлении информационных технологий, обладающих высокой гибкостью, мобильностью и способностью приспосабливаться к различным условиям работы, является непременным условием повышения эффективности управленческого труда.

Эффективность делопроизводства как составной части управленческой деятельности, тоже существенно повышается с переходом на компьютерную обработку деловой документации. Этим и обусловлена актуальность темы.

Распоряжением Правительства Российской Федерации № 1632-р от 28.07.2018 утверждена программа «Цифровая экономика Российской Федерации» [1]. Эта Программа направлена на создание условий для развития общества знаний в Российской Федерации, улучшение благосостояния и качества жизни граждан нашей страны путем повышения доступности и качества товаров и услуг, произведенных в цифровой экономике с использованием современных цифровых технологий, степени информированности и цифровой грамотности, а также безопасности как внутри страны, так и за ее пределами [1].

Перейдем к рассмотрению конкретного примера.

Приоритетным бизнес-процессом, реализованным в компании ООО «ИБС Пенза», является проект ИТ-аутсорсинга «Кадровый учет и расчет заработной платы» для компании ООО «Агроторг».

Компания обслуживает более 15 000 магазинов «Пятерочка» по всей России, а это более 140 000 сотрудников. В таких масштабах кадровое делопроизводство должно быть автоматизированным для максимального снижения рисков допущения ошибок при проведении кадровых мероприятий.

Техника,технология, управление

В компании ООО «ИБС Пенза» работают 760 специалистов кадрового администрирования, а именно:

- 420 сотрудников в отделе аутсорсинга кадрового администрирования;

- 160 сотрудников в отделе зарплатных процессов;

- 180 сотрудников в отделе оперативного хранения документов.

Рабочие места специалистов автоматизированы следующими программными средствами:

1. Neocase Power - французская разработка электронного документооборота. Программа предназначена для оформления заявок на прием, перевод, увольнение и прочие кадровые процессы. Преимуществом данной программы является возможность работы в удаленном доступе, высокая скорость обработок входных документов на прием, увольнение и т.д.

2. SAP ERP Human Capital Management («Управление человеческим капиталом») -программа позволяет синхронизировать и оптимизировать все бизнес-процессы управления персоналом в соответствии с локальными требованиями законодательства и бизнеса.

С помощью данного решения один специалист кадрового администрирования может за восьмичасовой рабочий день провести 20 мероприятий приема на работу, более 45 увольнений и 50 переводов.

В целом 420 специалистов в день проводят более 49 000 кадровых операции в программе. Формируется около 1500 кейсов на прием, 4000 кейсов на увольнение и более 5000 кейсов на переводы сотрудников.

Такие большие цифры возможны только благодаря использованию унифицированных форм документов: приказы о приеме, увольнении, переводах; трудовой договор; договор материальной ответственности; согласие на обработку персональных данных; личная карточка Т2; расчетный лист; различные дополнительные соглашения. Использование унифицированных форм уменьшает трудозатраты специалистов и количество ошибок в кадровой документации.

3. Корпоративный сайт «Битрикс24» - облачная система, предназначенная для более эффективного выполнения совместной работы, в основе которой лежит идея социального Интернета. Внедрение «Битрикс24» позволило сотрудникам ставить себе задачи через сайт, получать задания от руководителя, передавать их часть своим коллегам, создавать отчеты, выполнять другие бизнес-процессы на сайте (например, через данный сайт сотрудников знакомят с новыми локальными актами организации).

4. Outlook.com - почтовый ящик от корпорации Microsoft, который позволяет безопасно обмениваться электронными письмами и любого рода информацией.

5. Сайт https://www.x5.ru. На данном сайте есть разделы, которые являются обязательными для просмотра сотрудниками компании, а именно нормативные акты и новостная лента.

Использование программ Neocase Power и SAP ERP Human Capital Management закреплено в должностной инструкции специалистов. Остальные программы для работы специалистов являются вспомогательными, с ними специалист знакомится в ходе работы.

Был проведен сравнительный анализ работы специалистов в указанных программах. Из 760 сотрудников программу:

- Neocase Power используют 760 сотрудников (100 %);

- SAP ERP Human Capital Management - 760 сотрудников (100 %);

- Outlook.com - 760 сотрудников (100 %);

- Битрикс24 - 532 сотрудника (70 %);

- https://www.x5.ru. - 152 сотрудника (20 %).

Вестник Пензенского государственного университета № 4 (24), 2018

За неиспользование программ «Битрикс24» и сайта x5 сотрудников лишают премии, так как на данных ресурсах выкладываются новые внутренние документы, регламентирующие работу компании. Рекомендуется включение двух указанных ресурсов в должностную инструкцию специалистов для более эффективной работы с ними.

Работа в данных программных средствах не только облегчает ведение кадрового делопроизводства, но и снижает трудозатраты на создание кадровой документации, а также риск возникновения ошибок. Таким образом, на сегодняшний день существует множество различных программных продуктов, позволяющих вести управление документами, что упрощает работу и повышает эффективность документооборота.

Библиографический список

1. Об утверждении программы «Цифровая экономика Российской федерации : распоряжение Правительства Российской Федерации № 1632-р от 28.07.2018 // СПС «КонсультантПлюс».

Ефимова Виктория Андреевна, магистрант, Пензенский государственный университет. E-mail: rou09@mail.ru

Образец цитирования:

Ефимова, В. А. Применение информационных технологий в кадровом делопроизводстве / В. А. Ефимова // Вестник Пензенского государственного университета. - 2018. - № 4 (24). - С. 80-82.