Информационно-аналитическая модель управления себестоимостью научно-исследовательских проектов вуза

НОВОЕ В ОБРАЗОВАНИИ

Д-р экон. наук Т. Н. Роденкова А. А. Климова

ИНФОРМАЦИОННО-АНАЛИТИЧЕСКАЯ МОДЕЛЬ УПРАВЛЕНИЯ СЕБЕСТОИМОСТЬЮ НАУЧНО-ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИХ ПРОЕКТОВ ВУЗА1

В статье рассмотрена специфика организационно-финансового управления научно-исследовательской деятельностью вузов, требующая оптимизации функций принятия управленческих решений и максимальной автоматизации процессов планирования, мониторинга и анализа. Предложенная авторами модель способствует эффективному решению задач развития научно-исследовательской деятельности, выполняемых как органами государственного управления высшей школой, так и вузами в части администрирования бюджетных средств, управления целевыми программами и проектами, организации научной работы.

Ключевые слова и словосочетания: информационные технологии, научно-исследовательский проект, АИС «Управление НИР вуза», себестоимость научно-исследовательского проекта, информационно-аналитическая модель управления себестоимостью.

За последние 10 лет реформирования финансов государственного сектора были созданы условия для повышения эффективности оказания государственных услуг (выполнения работ), в том числе посредством изменения порядка финансового обеспечения государственных заданий, включая выделение субсидий на выполнение вузами фундаментальных и прикладных научных исследований.

В ходе реформ изменились требования к информации о результатах научно-исследовательской деятельности вузов. Возникли новые информационные потоки, обрабатываемые локальными автоматизированными информационными системами, которые позволили сформировать инструменты сбора и обработки отчетности по выполнению государственных заданий, провести мониторинг и повысить качество финансового менеджмента в сфере управления общественными финансами. Однако до сих пор не внедрены информационные технологии, обеспечивающие взаимосвязь информации об исполнении бюджетов вуза с результатами их деятельности, не создан механизм реализации закрепленного в Бюджетном кодексе Российской Федерации принципа прозрачности (открытости) бюджетных данных для широкого круга заинтересованных пользователей, включая информацию об экономическом обоснова-

1 Предложенная в статье концепция информационно-аналитической модели управления себестоимостью научно-исследовательских проектов вуза является научным результатом проведенного научными работниками ФГБОУ ВПО «РЭУ им. Г. В. Плеханова» прикладного исследования в рамках выполнения государственного задания Министерства образования и науки РФ.

нии размеров государственных субсидий, выделяемых вузам на выполнение государственного задания по НИР.

Новый импульс развития информационно-аналитических моделей в сфере управления финансами высшей школы обусловлен необходимостью обеспечения информационного и мониторингового сопровождения введения эффективного контракта как с руководителями вузов, так и с научно-педагогическими работниками, разработку и апробацию которых правительство России планирует завершить в 2014 г.1 При этом одним из важнейших показателей повышения эффективности и качества услуг в сфере высшего образования, соотнесенных с этапами перехода к эффективному контракту, является удельный вес организаций высшего образования во внутренних затратах на исследования и разработки, характеризующий рост востребованности вузовских исследований и разработок. Основным источником финансирования научно-исследовательского сектора федеральных и исследовательских университетов до сих пор остаются средства федерального бюджета, выделяемые учредителем (Министерством образования и науки Российской Федерации) в виде субсидий на выполнение государственного задания.

Сегодня в условиях дефицита государственного финансирования вузовской науки и исследований процессы совершенствования процедур и методов бюджетного менеджмента актуализируют требования к механизмам и инструментам организации информационных потоков в сфере финансового обеспечения научно-исследовательской деятельности вузов. Соответствие этим требованиям возможно обеспечить только путем развития информационных технологий и информационно-аналитических моделей, перевода их на качественно новый уровень методологического обеспечения, сбора и обработки информации.

Ведущие вузы страны, и прежде всего исследовательские университеты, уже сделали или делают шаги в направлении внедрения аналитических систем, созданных на базе единого хранилища данных и позволяющих расширить аналитические возможности, ускорить доступ всех уровней управления вузом к информации и повысить ее качество. Основой информационно-аналитических систем является единая модель данных, разработанная на основании методологии программно-целевого управления государственными финансами с учетом особенностей внутривузовской системы бюджетирования. Такие модели содержат информацию, которая облегчает и ускоряет процесс принятия решений по показателям оценки результативности деятельности ключевых подразделений и основного персонала вузов.

На наш взгляд, целью информационно-аналитического обеспечения вузовского сектора исследований и разработок является такая организация рационального информационного взаимодействия между структурными подразделениями научно-исследовательской инфраструктуры вуза, а также с другими подразделениями вуза, осуществляемая с учетом разграничения доступа к информации, сохранения целостности и актуализации данных, которая обеспечивает руководство вуза полной, достоверной онлайн-информацией для

1 Распоряжение Правительства РФ от 30 декабря 2012 г. № 2620-р «Изменения в отраслях социальной сферы, направленные на повышение эффективности образования и науки».

Роденкова Т. Н. и др. Информационно-аналитическая модель управления себестоимостью НиПов 17

принятия эффективных управленческих и финансовых решений. Для этого комплексная автоматизированная система АИС «Управление НИР вуза» должна использовать новые информационные технологии, включать специализированную прогнозно-аналитическую систему, быть интегрированной в единую информационную базу вуза.

Специфика организационно-финансового управления научно-исследовательской деятельностью вуза в первую очередь состоит в единстве вертикальной составляющей управления, целевом финансировании, реализации принципов бюджетирования, ориентированных на результат, регламентированной отчетности для финансирующих органов (организаций). В этих условиях возникает потребность в сложных интегрированных ERP-системах, которые адекватны специфике управления НИР и могут обеспечить полноту, достоверность, единый формат необходимой управленческой информации, единство методик и быстроту ее обработки, тем самым обеспечивая вузу необходимые конкурентные преимущества в научно-образовательной среде.

Методологической основой АИС «Управление НИР вуза» должна стать такая информационно-аналитическая модель, которая представляет собой совокупность типовых процессов и документированных процедур организационно-финансового управления структурными подразделениями и проектными группами научно-исследовательской инфраструктуры вуза, взаимоувязанных между собой в единую ERP-модель1. Ее применение позволит упорядочить и более взвешенно управлять требованиями администраторов бюджетных средств к аналитической системе вуза, формализовать их и «укладывать» в физическую структуру базы данных единого информационного хранилища (электронный архив).

Для решения комплекса взаимосвязанных задач в рамках АИС «Управление НИР вуза» (рис. 1) осуществляются:

- сбор, подготовка и визуализация исходных данных по вузовским исследованиям и разработкам;

- аналитические расчеты (расчет показателей и статистических характеристик на основе текущей и ретроспективной информации о выполняемых НИР);

- интеллектуальный анализ данных (определение взаимосвязей и взаимозависимостей контентов НИР, реализуемых различными проектными группами на основе массивов накопленной информации);

- прогнозирование (составление краткосрочных и долгосрочных прогнозов изменений рынка научных исследований и разработок);

- имитационное моделирование (проведение экспериментов с моделями, полученными в виде результатов интеллектуальной деятельности, в том числе для проведения многовариантного ситуационного анализа);

1 ERP-системы (Enterprise resources planning) - современные автоматизированные системы поддержки управленческой деятельности, включающие набор интегрированных приложений, которые комплексно в едином информационном пространстве поддерживают все основные аспекты управленческой деятельности: планирование ресурсов (финансовых, человеческих, материальных), оперативное управление выполнением планов, все виды учета, анализ результатов деятельности.

- оптимальное целевое планирование (определение допустимых и целесообразных административных воздействий, обеспечивающих достижения количественных и качественных показателей НИР).

Рис. 1. Классы взаимосвязанных задач, решаемых АИС «Управление НИР вуза»

Для того чтобы использование АИС «Управление НИР вуза» имело максимум эффекта, следует определить, какие функции организационно-финансового управления структурными подразделениями и проектными группами научно-исследовательской инфраструктуры вуза и в какой последовательности должны быть автоматизированы. Для этого руководство вузом должно выявить «критические точки», т. е. типовые процессы в подсистемах управления.

Результаты мониторинга эффективности вузов, проводимого Минобр-науки России, показывают, что основной проблемой развития научно-исследовательской деятельности для всех вузов является контроль эффективности использования финансовых ресурсов, а для нестатусных вузов - их привлечение. В этом случае на первый план выходят процессы финансового управления и управления себестоимостью научно-исследовательских проектов (НиП).

Предлагаемая нами информационно-аналитическая модель управления себестоимостью НиПа является отдельным модулем АИС «Управление НИР вуза» и включает три уровня: модель данных (транзакционные базы данных), модель хранилища (электронный архив) и шаблоны решений (организационно-финансовые решения). Рассмотрим их более подробно (рис. 2).

Для идентификации сущности и атрибутов информационно-аналитической модели необходимо ввести ряд ключевых понятий и процессов. Так, например, под научно-исследовательским проектом мы понимаем комплекс научно-исследовательских либо опытно-экспериментальных действий и мероприятий вуза, который финансируется отдельно и по которому составляется отчет.

Базы данных

ЭЛЕКТРОННЫЙ АРХИВ

Входные данные

Нормативы по оплате труда НР

Г >

Договор

(соглаше-

ние)

< >

Техническое

задание

А

Календар-

ный план

Г

Расценки на оборудование, материалы, связь, транспорт и пр.

Учетная политика вуза: нормативы отчислений на административно-управленческие расходы и прочие косвенные затраты

Шаблоны решений по управлению себестоимостью НиПа

Расчет прямых затрат, в том числе ФОТ основного персонала на основе задач исследования, календарного плана, квалификации исполнителей и нормативов по оплате труда

л г

Экономическое обоснование необходимости дополнительных прямых затрат, помимо оплаты труда исполнителей

Расчет косвенных затрат

Научный персонал

Базы данных

1

Выходные данные

РИД

Научные публикации

Научные отчеты

Проекты для коммерциализации

Прочие ресурсы

Оборудование и материалы

Услуги сторонних организаций

Помещения

Административно-управленческий и прочий персонал

Рис. 2. Информационно-аналитическая модель управления себестоимостью НиПа вуза

НиП включает проведение фундаментальных и прикладных исследований и разработок, направленных на решение актуальных теоретических и практических задач, имеющих социально-культурное, экономическое и политическое значение.

Базы данных формируются за счет входных и выходных данных по НиПу. Документальным основанием (входные данные) для выполнения научно-исследовательского проекта является утвержденное в установленном порядке техническое задание, договор или иное соглашение между Минобрнау-ки или другим заказчиком НИР и вузом, а также распоряжение ректора вуза о выделении внутреннего гранта. Приложениями к данным документам являются календарный план выполнения НИР, а также соглашения по финансированию.

Результатом НиПа (выходные данные) является создание научно-технической продукции, к которой относятся законченные научно-исследовательские, проектные, конструкторские, технологические работы и услуги; изготовленные опытные образцы или опытные партии изделий, выполненные в соответствии с требованиями договора и принятые заказчиком.

Электронный архив включает совокупность актуализированных справочников, необходимых для управления себестоимостью НиПа: локальные нормативные акты вуза (в том числе учетная политика); нормативы по оплате труда; нормативы отчислений в централизованные фонды; расценки на материалы, оборудование, услуги сторонних организаций и др.

Шаблоны решений по управлению себестоимостью НиПа включают алгоритмы обоснования необходимости и допустимости прямых и косвенных затрат; методики расчета себестоимости; типовые организационные и финансовые решения по результатам мониторинга и анализа отклонений фактических затрат от максимально допустимых (или нормативных), факторного, прогнозного и ситуационного анализа; методы оптимизации затрат.

Себестоимость НиПа складывается из санкционированных заказчиком и согласованных с руководством вуза допустимых прямых и косвенных затрат. Прямые затраты определяются как издержки, непосредственно направляемые на осуществление НиПа для достижения заявленных целей.

Под прямыми затратами понимаются затраты на оплату труда научных работников, материалы, специальное оборудование; затраты по работам, выполняемым сторонними организациями; другие затраты, связанные с выполнением конкретных НиПов (договоров, грантов).

Косвенные затраты определяются как общехозяйственные и административные издержки, направленные на реализацию общих или сопутствующих научно-исследовательских целей, которые не могут строго идентифицироваться с конкретным НиПом. К косвенным относятся затраты, связанные с выполнением нескольких НиПов (договоров, грантов), управлением и организацией научно-технических работ (расходами на содержание административно-управленческого персонала, общетехнических и общехозяйственных служб и др.), а также расходы в экспериментальных и опытных производствах, не состоящих на самостоятельном балансе, которые не могут быть отнесены на конкретный НиП (договор, грант).

Параметры ТЗ НиПа

Календарный план

Перечень задач

Перечень ожидаемых результатов (научные публикации,

научные отчеты, методические рекомендации и др.)

Статьи расходов

Оклад за выполнение задач

Стимулирующая надбавка к должностному окладу

Премиальный фонд

Начисления на выплаты

Приобретение оборудования, материалов

Оборудование

Администрирование

1

»

Прочие затраты (услуги

сторонних организаций, реклама, публикации, повышение квалификации и др.)

Исходные документы и обоснование для расчета

Заказ-задание

Нормативы по оплате труда

Штатное расписание

Показатели оценки эффективности труда НР НиПа

1

Система оценочных показателей деятельности НР по результатам реализации НиПа

Действующее законодательство

Прайс-листы и/или коммерческое предложение организаций, оказывающих соответствующие услуги

Алгоритм расчета

Прайс-листы и/или коммерческое предложение организаций, оказывающих соответствующие услуги

Амортизация

Методика расчета

фонда оплаты труда, планируемого в бюджете НиПа, и индивидуального размера заработной платы работников НиПа

О = ФОТ • Ксоц, где О - отчисления;

ФОТ - фонд оплаты труда НиПа; Ксоц - процент отчислений

НР = ФОТ • Кнр, где НР - отчисления на эксплуатационные и административные расходы; К„р - процент отчислений

Наименование статьи бюджета НиПа

Заработная плата - всего, в том числе:

ФОТ по штатному расписанию проекта;

ФМП штатных работников, участвующих в проекте; прочие выплаты

Начисления на выплаты по оплате труда

Увеличение стоимости материальных запасов, основных средств

Прочие услуги (в том числе услуги сторонних организаций) Повышение квалификации

Оплата публикаций Оплата труда по договорам

Эксплуатационные затраты

Административные затраты

Рис. 3. Алгоритм расчета и документооборота по ключевым статьям бюджета НиПа

К факторам допустимости затрат по НиПу как к дополнительным атрибутам модели относятся признание затрат целесообразными и необходимыми, экономическое обоснование объема затрат, документальное подтверждение и отражение в бухгалтерском и налоговом учете в соответствии с действующим законодательством и принципами учетной политики вуза объема фактических затрат. Затраты по НиПу должны быть отражены в планах финансово-хозяйственной деятельности вуза и соответствующих аналитических регистрах бухгалтерского и управленческого учета АИС.

Фактические затраты по НиПу - это сумма фактически произведенных и документально подтвержденных расходов по НиПу, определяемая исходя из текущих затрат (отличных от прогнозируемых), включающая нормативные расходы, скорректированные с учетом возможных изменений.

Средства визуализации и корректировки модели позволяют решать и узкоспециализированные задачи, например, оптимизацию алгоритмов расчета и документооборота по ключевым статьям бюджета НиПа (рис. 3).

В информационно-аналитической модели НиП является объектом затрат, выступающим в качестве учетной единицы, для которой требуются данные о затратах и по которой измеряется стоимость процессов, продукции и работ и определяется конечный результат.

При выделении целевых субсидий (грантов, соглашений) на выполнение НиПа в качестве неотъемлемого приложения к заявке должен быть утвержденный заказчиком бюджет НиПа, формализация показателей которого позволяет определить предварительную стоимость проекта. Для подтверждения фактических затрат по НиПу заказчику представляется на утверждение ежегодный отчет о фактическом исполнении бюджета НиПа, который является окончательной стоимостью проекта.

Предложенный подход к организационной структуре объектов и трансформации данных в информационно-аналитической модели управления себестоимостью НиПа направлен на организацию более удобной навигации по модели и более четкое соотнесение функциональных требований заказчиков, в том числе органов, финансирующих исследования и разработки вузов, с фактическими результатами НиПа.

Список литературы

1. Манахов С. В. Развитие научной деятельности в вузах - новый приоритет государственной научно-технической политики России // Вестник Российского экономического университета имени Г. В. Плеханова. - 2013. -№ 8 (62).

2. Роденкова Т. Н. Финансовое моделирование инновационной инфраструктуры вуза // Вестник Российской экономической академии имени Г. В. Плеханова. - 2011. - № 1 (37).

3. Сизонова О. А. Учет затрат на выполнение НИОКР в рамках приносящей доход деятельности бюджетного учреждения // Бюджетные организации: бухгалтерский учет и налогообложение. - 2012. - № 3.