Учетное обеспечение деятельности малых предприятий с применением Saas-сервисов для ведения бухгалтерского учета

Урзяева О.М.

УЧЕТ, АНАЛИЗ И АУДИТ ФИНАНСОВО-ХОЗЯЙСТВЕННОЙ

ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

УДК: 657:658.1:004.9

ББК: У05

Урзяева О.М.

УЧЕТНОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ МАЛЫХ ПРЕДПРИЯТИЙ С ПРИМЕНЕНИЕМ SAAS-СЕРВИСОВ ДЛЯ ВЕДЕНИЯ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА

Urzyaeva O.M.

PROVIDING OF AN ACCOUNTING OF SMALL BUSINESSES USING SAAS-SERVICES FOR ACCOUNTING

Ключевые слова: формы ведения бухгалтерского учета, автоматизированная форма ведения учета, Saas-сервис, онлайн-бухгалтерия, электронный документооборот.

Keywords: forms of accounting, computerized form of accounting, Saas-service, online accounting, electronic document.

Аннотация: в статье дан краткий анализ автоматизированной формы бухгалтерского учета, выделены ее преимущества и недостатки для применения предприятиями малого бизнеса. Рассказывается об одной из современных разновидностей автоматизированных форм ведения учета - Saas-сервисах, или «онлайн-бухгалтерии», ее характеристиках, преимуществах, недостатках и перспективах развития. Также описан зарубежный опыт применения данной формы ведения бухгалтерского учета.

Abstract: this article gives a brief analysis of the automatedform of accounting. The attention is paid to its advantages and disadvantages of using of it by small businesses. The article tells about one of the modern varieties of automated accounting forms - Saas-services, or "online accounting", its characteristics, weaknesses and advantages. In the article it is also described the use of foreign experience of this form of accounting.

Большое количество организаций и индивидуальных предпринимателей,

зарегистрированных в нашей стране, можно отнести к представителям даже не малого, а так называемого микробизнеса. Согласно 209-ФЗ «О развитии малого и среднего предпринимательства в Российской Федерации», микропредприятиями

признаются организации с численностью сотрудников менее пятнадцати человек и годовым оборотом до 60 миллионов рублей. По данным Росстата за 2011 год, число функционирующих микропредприятий в нашей стране составляет более одного миллиона. По статистике, ведущейся производителями программного

обеспечения для бухгалтерского учета, по меньшей мере, 60% микропредприятий ещё не используют специализированные

решения для автоматизации бухгалтерского учёта. Под автоматизацией в этой сфере обычно понимается решение вопросов, связанных с ведением налогового и бухгалтерского учета - то есть такого учета, который предназначен в первую очередь для удовлетворения требований

контролирующих органов. Оперативный и, в общем случае, управленческий учет отодвигается на второй план. Тем не менее, в повседневной жизни малому бизнесу необходимо создавать первичные документы, вести складской и финансовый учет, проводить продажи, контролировать движение денежных средств и состояние взаиморасчетов с партнерами, а также решать многие другие задачи. Это удобнее всего делать при помощи

специализированного программного

обеспечения, а не в электронных таблицах, или, на бумажном носителе.

Последние несколько лет

единственным способом автоматизации бухгалтерского учета предприятия была покупка подходящей программы. Не так давно (примерно с 2008 года) в России появились новые способы автоматизации бухгалтерского учета на малом предприятии. Например, SaaS-сервисы (Software as a Service - "Программное Обеспечение как Услуга").

В соответствии с приказом №64н от 21.12.1998 «О Типовых рекомендациях по организации бухгалтерского учета для субъектов малого предпринимательства», малое предприятие вправе самостоятельно выбрать форму бухгалтерского учета из утвержденных соответствующими органами исходя из потребностей и масштаба своего производства и управления, численности работников [4, ст.1 п.6].

Автоматизированная форма учета обладает рядом преимуществ по сравнению с другими формами ведения бухгалтерского учета:

1. Снижение трудоемкости - за счет однократного ввода данных. Так, при формировании первичного документа уже имеется часть информации, при так называемом «проведении» документа в случае необходимости добавляется нужная информация - и программа автоматически формирует отражение факта хозяйственной деятельности в необходимых регистрах.

2. Высокая наглядность, возможность быстрого отбора необходимой информации в различных разрезах. Быстрое получение всей необходимой информации для управления предприятием.

3. Освобождение времени учетного персонала для контрольно-аналитических функций.

4. Высокая взаимосвязь участков учета, комплексность. Возможность интеграции различных подсистем и связи их с бухгалтерией.

5. Экономия на оплате труда работников бухгалтерии: как правило, введение автоматизированной формы учета требует примерно вдвое меньше

работников, по сравнению с другими формами учета.

6. Возможность сдавать отчетность в электронном виде - напрямую из программы учета. Организации, не ведущие автоматизированный учет, затем вынуждены вносить информацию в предоставляемое проверяющими органами программное обеспечение.

Несмотря на достаточно весомые преимущества, у автоматизированной формы есть ряд недостатков:

1. Бухгалтер превращается в оператора программы, и зачастую не знает, как формируется та или иная форма отчетности. Хотя тут многое зависит от самого бухгалтера.

2. Возможности аналитики, получения информации в том или ином разрезе ограничены возможностями самой программы. Этот недостаток также можно считать несущественным, так как возможностей большинства программного бухгалтерского обеспечения малому предприятию более чем достаточно.

3. Дороговизна данной формы учета, особенно на этапе внедрения. Это действительно весомый недостаток, не позволяющий субъекту малого предпринимательства перейти на автоматизированную форму учета. (И даже сомнительная «возможность» использования пиратского программного обеспечения для ведения бухгалтерии не подходит, так как ежеквартально меняется законодательство, формы отчетности, форматы выгрузки - все это требует обновления программы, что в случае использования пиратского программного обеспечения становится очень затруднительно.) [1]

Также, в приказе 64н [4] предлагаются следующие способы организации бухгалтерского учета руководителем малого предприятия, в зависимости от объема учетной работы:

а) создать бухгалтерскую службу как структурное подразделение, возглавляемое главным бухгалтером;

б) ввести в штат должность бухгалтера;

в) передать на договорных началах ведение бухгалтерского учета

специализированной организации

(централизованной бухгалтерии) или бухгалтеру-специалисту;

г) вести бухгалтерский учет лично [4, ст.1 п.3].

На практике достаточно часто используется передача ведения бухгалтерии специализированной организации, на аутсорсинг. Фактически цель такой передачи: соблюдение всех норм, требований законодательства, сдача отчетности по каналам связи в установленные сроки, возможность держать бухгалтерию «в порядке», обезопасить себя на случай проверки. Аутсорсинговая организация грамотно формирует все необходимые отчеты, регистры

бухгалтерии, первичную документацию (при необходимости). Однако, у такого варианта организации бухгалтерского учета есть ряд недостатков:

1. Руководитель малого предприятия при таком подходе, как правило, лишается необходимой для управления информации либо дополнительно самостоятельно ведет управленческий учет.

2. Конфиденциальность информации -сотрудники аутсорсинговой организации имеют доступ к коммерческой информации: поставщики, покупатели, цены, объемы реализации и т.д., данные могут попасть к конкурентам, существует риск утечки информации.

3. Отсутствие контроля за деятельностью аутсорсинговой организации.

Таким образом, для малого предприятия автоматизированная форма ведения учета (с использованием «стационарного» программного

обеспечения) была бы более выгодна с точки зрения возможностей, однако не доступна некоторым предприятиям по цене. Передача бухгалтерии на аутсорсинг -более бюджетный вариант: не требуются закупка программного обеспечения, прием в штат бухгалтера и оборудование его рабочего места необходимой мебелью и оргтехникой, но у данного варианта также есть ряд недостатков.

Как доступный по цене и отвечающий всем необходимым требованиям можно рассмотреть автоматизированный вариант учета с использованием так называемых Saas-сервисов (software as a service -программное обеспечение как услуга) для ведения бухгалтерского учета, получающих все большее распространение в последнее время. Данный сервис также получил название «онлайн-бухгалтерия» или «облачный сервис».

Saas-сервис представляет собой интернет-технологию, при помощи которой конечный пользователь (бухгалтер или предприниматель) может осуществлять удаленный доступ к программному обеспечению, обладающему широким функционалом, для ведения бухгалтерского учета и сдачи отчетности, находящемуся в сети интернет.

Такой доступ осуществляется при помощи логина и пароля. Невысокая стоимость - как правило, ежемесячная оплата за пользование данным сервисом -делают их доступными для каждого малого и микропредприятия. Использование данного сервиса позволит

предпринимателю сосредоточиться на ведении бизнеса.

Функционал достаточно обширен, обладает следующими возможностями.

Предприниматель или его сотрудники делают в сервисе понятные им операции: выставляют счета, контролируют их оплату. Так, в большинстве сервисов счет на оплату можно сформировать в различных форматах и отправить клиенту по электронной почте. На основании счета можно распечатать акт выполенных работ или товарную накладную. На основании товарных накладных в полуавтоматическом режиме создаются счет-фактуры.

Кроме поступлений по счетам, также можно вести учет затрат, таких как, оплата аренды, оплата за транспортные услуги, оплата за интернет и т.д.

По данным введенных финансовых операций сервисы позволяют создавать различные управленческие отчеты, выборки для внутреннего использования. Данная информация необходима собственникам для принятия управленческих решений, для контроля за ключевыми показателями деятельности.

Обязательная функция любого онлайн-сервиса по ведению бухгалтерии: формирование отчетности для налоговой инспекции и внебюджетных фондов. Некоторые сервисы также могут сразу отправить данную отчетность по каналам связи, что существенно экономит время

Рисунок 1 - Схема передачи данных в Saas-сервисах онлайн-бухгалтерии бухгалтера, либо собственника малого

предприятия, оставляя больше времени непосредственно на бизнес.

В зависимости от бухгалтерского сервиса и используемого тарифного плана, онлайн-бухгалтерия может обладать функционалом по учету заработной платы, а также формировать кадровые документы по сотрудникам: оформлять кадровые документы по приему на работу и увольнению сотрудников, вводить данные о сотрудниках, рассчитывать заработную плату, премии, отпуска, больничные и командировочные расходы. Затем, на основании введенных данных, система самостоятельно формирует все

необходимые налоги и отчисления во внебюджетные фонды.

Некоторые сервисы дополнительно оказывают консультативную поддержку в области бухгалтерского учета и составления отчетности. Они могут «напоминать» предпринимателю, когда следует подавать отчет в налоговую или социальные фонды, уплатить тот или иной налог, предоставить пошаговую инструкцию и документы для различных процедур, типа открытия счета в банке. В некоторых сервисах доступны консультации опытных бухгалтеров для предпринимателей. Очень актуально для предпринимателя, который решил вести бухгалтерский учет лично.

Также при помощи онлайн-сервисов

можно вести номенклатуру товаров и услуг, складской учет - формировать поступление товаров, материалов на склад для их последующей перепродажи либо внутреннего использования.

Во многих онлайн-бухгалтериях присутствует модуль управления взаимоотношениями с клиентами - CRM. Его функционал зависит от применяемого сервиса: возможность добавлять

контактные данные сотрудников

контрагента, назначать встречи,

регистрировать различные события (звонок, письмо, встреча), выставлять коммерческие предложения. Это очень удобно, если в организации продажами занимаются несколько человек - есть возможность взаимозаменяемости сотрудников.

Есть возможность автоматического создания договоров, используя заданные шаблоны, а также их регистрации в системе.

Все шаблоны документов,

применяемые в онлайн-бухгалтериях, соответствуют требованиям российского законодательства, но не во всех сервисах есть возможность их настраивать под свои нужды.

Некоторые банки (пока их единицы), видя общую тенденцию по увеличению пользователей Saas-сервисов, а также с целью повышения своей привлекательности для клиентов, предоставляют своим пользователям, организациям и

индивидуальным предпринимателям, у которых открыт расчетный счет в их банке, сервис онлайн-бухгалтерии. Данный сервис способен интегрироваться с онлайн-банком: обрабатывать входящие и исходящие платежные поручения, выписки и сразу же интегрировать их в бухгалтерию предприятия.

Сервисы постоянно обновляются, с учетом законодательных изменений в области налогов и учета. Обновление происходит без участия пользователя [5].

Таким образом, бухгалтерские сервисы сегодня - это не просто замкнутые на себе локальные продукты с ограниченным доступом к каналам сдачи отчетности, а именно полноценные механизмы взаимодействия как с

государственными, так и с частными коммерческими субъектами. Онлайн-бухгалтерии ограничиваются не только предоставлением функционала по ведению бухгалтерского учета, некоторые из них также помогают предпринимателю в принятии управленческих решений и в упорядочении отношений с клиентами. На текущий момент в России существует около 20-ти подобных онлайн-сервисов: http://www.moysklad.ru, https://scloud.ru/, http://www.b-kontur.ru/, http://www.elba-buhgalter.ru/, http://www.moedelo.org/,

www.nebopro.ru и т.д. Однако, из них только единицы работают по принципу "все включено", функционал остальных же пока что ограничен отдельными задачами и узкой сферой применения: то есть, либо сервис фокусируется на отчетности для налоговой инспекции, либо на складском и товарном учете, либо на СЯМ-составляющей и т.д.

Основные преимущества для предприятий малого бизнеса данных сервисов следующие:

1. Способность оперативно реагировать на все изменения, происходящие в области бухгалтерского учета и налогообложения. С учетом этих изменений и новых требований, предъявляемых государством к порядку ведения учета и отчетности, разработчики постоянно совершенствуют сервисы и дорабатывают их под новые условия.

Пользователям же не приходится следить за изменениями в законодательном регулировании вопросов сдачи отчетности. Обновления и корректировка программного обеспечения происходят без участия пользователя, в автоматическом режиме. Все изменения законодательства доносятся до пользователя в виде пресс-релизов - на доступном языке, с комментариями экспертов.

2. Доступность в любой точке мира. Зайти в сервис можно с любого устройства, в котором есть интернет и браузер.

3. Доступная стоимость. Стоимость значительно варьируется и зависит от необходимого пользователю функционала. Цены на использование онлайн-бухгалтерии

начинаются от 500 руб. в месяц. Большинство Saas-сервисов имеют пробный бесплатный период доступа либо бесплатный период доступа с ограничением по количеству документов/проводок. Так, сервисом www.nebopro.ru предприниматель может пользоваться бесплатно, пока он не создаст в учете 1000 проводок [5].

4. Мобильность, быстрое развитие, интеграция с другими сервисами. Онлайн-бухгалтерии постоянно совершенствуют свои сервисы и добавляют новые опции и возможности. Например:

- личный кабинет налогоплательщика, возможность не только отправлять отчетность через интернет с использованием ЭЦП, но также и проводить сверку с налоговой инспекцией, запрашивать выписки и т.д.;

- прямая интеграция с клиент-банком;

- интеграция со средствами электронной коммерции;

- интеграция с СЯМ-системами, используемыми менеджерами для продаж.

Однако, у Saas-решений имеется ряд недостатков, пока не позволяющих им активно распространиться:

1. Невысокая функциональность по сравнению с локальными решениями автоматизации. Онлайн-бухгалтерии предназначены преимущественно для предприятий микробизнеса с типовым учетом. Для небольших организаций, которые не имеют бухгалтера в штате, подобный сервис позволяет предпринимателю самостоятельно вести бухгалтерский учет и формировать необходимые документы: счета, накладные, договора, акты, платежные поручения и т.д.

2. Безопасность, недоверие пользователей. Хотя на самом деле данные пользователей хорошо защищены,

зашифрованы, и сервис выполняет их резервное копирование - все равно не все пользователи пока готовы выкладывать свои данные в сеть интернет, опасаясь как технических проблем, так и взлома данных. Разработчики онлайн-сервисов, напротив, удаленное хранение данных описывают как преимущество для пользователя:

- «удаленное хранение данных даст Вашей компании целый ряд преимуществ, главным из которых будет защита бухгалтерского учета от любых факторов риска, начиная от отказа собственного оборудования, резервирование которого при традиционной организации хранения данных обойдется вашей компании достаточно дорого, и заканчивая снижением риска физической утери информации, например, в случае если сервер хранения данных будет физически украден или неправомочно изъят правоохранительными органами» [7] (рисунок 2).

Доступ к онлайн-бухгалтерии открыт предприятию на то время, пока оно осуществляет за него оплату. Если предприниматель прекращает плату за услугу - доступ к данным прекращается. Есть возможность выгрузки данных, но в дальнейшем работать с ними пользователю не так удобно.

При росте объемов бизнеса есть риск, что онлайн-бухгалтерия перестанет отвечать растущим требованиям

предприятия, и, при внедрении новой, стационарной программы по ведению учета, вся введенная ранее информация останется на сервере Saas-сервиса. Данную проблему частично решает выгрузка данных из онлайн-сервиса, например в 1С Бухгалтерию, но все-таки часть данных будет утеряна.

Рисунок 2 - Окно Онлайн-бухгалтерии

Западные предприниматели уже успели оценить преимущества «облачных» сервисов.

Понимание выгоды от использования онлайн-бухгалтерии превысило страх предпринимателей перед SaaS-решениями.

Об этом свидетельствует огромное количество появившихся бухгалтерских сервисов. Данные сервисы постоянно сообщают о росте числа клиентов, об объемах полученных инвестиций.

Характерно, что основными инвесторами SaaS-бухгалтерий стали лидирующие поставщики традиционных бухгалтерских программ: Intuit

(QuickBooks), Sage и MYOB.

Также достаточно популярными являются сервисы Quicken Home and Business, Zoho, Freshbooks.

Один из лидирующих зарубежных бухгалтерских сервисов - Freshbooks -продвигает идею взаимосвязи всех

партнеров на единой интернет-площадке (рисунок 3). То есть, предприниматель может в режиме реального времени посмотреть количество материалов на складе поставщика либо объем продаж партнера. Они даже придумали новый термин SaaN (Software as a Network -Програмное обеспечение как сеть). Таким образом, сервис функционирует, в том числе, как социальная сеть для малого бизнеса. На сегодняшний день в Freshbooks реализована возможность получать счета, отчеты о затратах времени и расходах от других компаний, имеющих аккаунты Freshbooks. При этом, бюрократия в отношениях между компаниями сводится к минимуму, а оперативность сотрудничества значительно повышается.

Надо отметить, что данный сервис начал свою работу в 2003 году. Сейчас им пользуются более 5 млн. организаций в 120 странах мира.

Баланс

Praktik

По состоянию на 21 мая 2013

Баланс активов и пассивов снимок финансового положения вашей компании

Редактировать | Удалять Печатать

Активы

Обязательства

Наличные деньги 17,056,00

Дебиторская задолженность 43,513,00

Инвентаризация 0,00

Оборудование 140,000,00

АКТИВЫ 200,569.00

Кредиторская задолженность 12,000,00

Текущая задолженность по кредитаи 188,569,00

Долгосрочная задолженность по кредитаи 0,00

Обязательства 200,569.00

Собственный капитал

нет заказов

Капитал 0.00

ОБЯЗАТЕЛЬСТВА И КАПИТАЛ 200,569.00

Таким образом, преимущества автоматизированного бухгалтерского учета на малых предприятиях в настоящее время неоспоримы. В зависимости от особенностей и возможностей каждой конкретной организации можно

порекомендовать или стандартный вариант автоматизации - с использованием бухгалтерской программы (для предприятий малого бизнеса), или Saas-сервис для ведения бухгалтерии. На данный момент Saas-сервисы более актуальны как традиционной штатной лишь для небольших - микропредприятий и индивидуальных предпринимателей с типовым учетом. И если для вновь созданных малых и микро- предприятий онлайн-бухгалтерии могут показаться более интересными, то для уже существующих бухгалтерий аргументов для смены уже имеющегося программного продукта пока недостаточно.

В любом случае, для организации учета на малом предприятии лучше использовать недорогой Saas-сервис, чем не использовать автоматизацию бухгалтерии вообще.

В ближайшем будущем, видимо, онлайн системы будут функционально развиваться и

Рисунок 3 - Вид окна Freshbooks

плавно заменять традиционные программы.

альтернатива

бухгалтерии

организаций

БИБЛИОГРАФИЧЕСКЙ СПИСОК

1. Ендовицкий, Д.А. «Бухгалтерский и налоговый учет на малом предприятии» / Д А. Ендовицкий, Р.Р. Рахматулина. - М.: КНОРУС, 2007. - 256 с.

2. Постановление Правительства РФ от 09.02.2013 № 101. «О предельных значениях выручки от реализации товаров (работ, услуг) для каждой категории субъектов малого и среднего предпринимательства».

3. Федеральный закон от 24.07.2007 № 209-ФЗ. «О развитии малого и среднего предпринимательства в Российской Федерации» (с изменениями на 6 декабря 2011 года).

4. Приказ Минфина России от 21.12.1998 № 64н «О Типовых рекомендациях по организации бухгалтерского учета для субъектов малого предпринимательства».

5. Интернет-ресурс: http://www.moysklad.ru

6. Интернет-ресурс: https://scloud.ru/

7. Интернет-ресурс: http://www.b-kontur.ru/

8. Интернет-ресурс: http://www.elba-buhgalter.ru/

9. Интернет-ресурс: http://www.moedelo.org/

10. Интернет-ресурс: http://freshbook.com/

11. Интернет-ресурс: www.nebopro.ru

12. Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ О бухгалтерском учете

13. Портал CloudErp.ru [Электронный ресурс] - Режим доступа: http://www.clouderp.ru/ faq/accounting/ - (Дата обращения 30.05.2014 г).