Управление бизнес-процессами с использованием тектологического подхода

УПРАВЛЕНИЮ БИЗНЕС-ПРОЦЕССАМИ С ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ ТЕКТОЛОГИЧЕСКОГО ПОДХОДА

С.В. МАЛЬЦЕВ

В условиях экономического кризиса актуальной задачей для многих российских предприятий является сохранение конкурентоспособности и повышение эффективности своей деятельности. Чтобы добиться успеха в данном направлении предприятию требуется применение комплексного подхода. Применение отдельных распространенных методов и процедур по стабилизации положения предприятия в неблагоприятной экономической среде и повышению его конкурентоспособности является малоэффективным. Компании не под силу изменить экономическую среду, однако предприятие может реорганизовать свои бизнес-процессы таким образом, чтобы уменьшить отрицательные и усилить положительные воздействия, которым оно подвергается со стороны среды. Это становится возможным благодаря применению тектологического подхода к управлению организацией.

Тектологический подход к управлению предприятием полностью опирается на тектологию -всеобщую организационную науку, ее основателем признан российский ученый А.А. Богданова.

Время показало важность и жизнеспособность «организационных» идей А.А. Богданов для общественной практики. В современной управленческой науке и практическом менеджменте особо актуальным становится применение тектологии к управлению бизнес-процессами организации, как основы для постоянного совершенствования бизнес-процессов и реинжиниринга.

Исходным пунктом тектологии является признание необходимости подхода к изучению любого явления с точки зрения его организации. Принять организационную точку зрения - значит изучать любую систему с точки зрения как отношений всех ее частей, так и отношений ее как целого со средой, то есть со всеми внешними системами. [2,с.9]. Если в качестве изучаемой системы выступает предприятие, то, ее составные части и отношения между ними представлены бизнес-процессами.

Бизнес-процесс представляет собой цепь логически связанных, повторяющихся действий, в результате которых используются ресурсы предприятия для переработки объекта (физически или виртуально) с целью достижения определенных измеримых результатов или продукции для удовлетворения внутренних или внешних потребителей. Любой бизнес-процесс имеет потребителя внутреннего или внешнего. Опираясь на это определение, можно все действия внутри организации (компании) рассматривать либо как бизнес-процесс, либо как его часть. [1,с.6]. Целью всех существующих на промышленном предприятии бизнес-процессов является производство конкурентоспособной продукции.

Произвести означает организовать определенные элементы внешней среды в заранее намеченную комбинацию. [2,с. 95]. От того, насколько оптимально, рационально и четко выстроен бизнес-процесс, его взаимодействия, и связь со средой зависит результат деятельности всей системы.

Среда бизнес-процесса представляет собой совокупность внешних воздействий, под которыми находится процесс, как система, но взятых именно по отношению к нему. Поэтому другая система - другая среда. Например, если взять предприятие с низкой эффективностью деятельности и вывести его на тот же рынок, где действует высокоэффективное предприятие, то все внешние воздействия окажутся иными, чем для высокоэффективного предприятия.

В соответствии с тектологическим (организационным) подходом любой бизнес-процесс необходимо рассматривать как находящийся в непрерывном изменении, в нем нет ничего постоянного, все суть изменения, действия и противодействия. В результате взаимодействия наблюдаемых элементов бизнес-процессы можно различать по степени их организованности. Различие организованности бизнес-процессов определяется действием принципа «целое больше суммы своих частей», и чем больше целое отличается от суммы своих частей, тем более оно организовано.

Таким образом, тектологически бизнес-процесс является динамической системой. Структура любой системы рассматривается как результат непрерывной борьбы противоположностей, сменяющих одно состояние равновесия системы другим. [2, с. 31]. Доказательством динамичности бизнес-процесса как системы служит то, что уровень показателей большинства процессов имеет тенденцию к снижению со временем, если его не поддерживать. Это означает, что только для подержания текущих стандартов надо проводить некоторый объем работ по обслуживанию производства. [1, с.10]. Если к тому перед предприятием стоит цель совершенствоваться и обновляться, это потребует не только поддержания, но и дополнительных усилий. Бизнес-процесс как система находится в подвижном равновесии со средой, которое образуется двумя потоками -ассимиляцией, поглощением и усвоением активностей на входе в процесс и дезассимиляцией, разусвоением активностей, их потерей, переходом во внешнюю среду. [3, с.13]. Эти два процесса выполняют особую тектологическую роль, имеют особое влияние на структуру процесса и

регулируют его развитие. Это развитие идет путем расхождения, поскольку положительный подбор, усложняя формы, увеличивая разнородность процесса, доставляет для него новые информационные и материальные потоки, все более возрастающие; отрицательный подбор, упрощая совокупность потоков, устраняя из нее все непрочное, противоречивое, внося в ее связи однородность и согласованность, приводит совокупность потоков в порядок, вносит в нее систематизацию. [2, с. 215-216]. Взаимно дополняя друг друга, оба процесса стихийно организуют бизнес-процессы организации, путем закрепления в практической деятельности новых наиболее положительных соотношений, и исключения отрицательных. Таким образом, происходит разделение функций и специализация внутри организации.

В результате организация с ее бизнес-процессами становится высокодифференцированной системой, между ее частями и различными сторонами должны возникать все новые и новые расхождения.

Дифференциация, богатство внутренних связей системы выражают уровень ее развития. Одновременно целостность системы требует гармонизации во взаимодействии ее элементов, их взаимодополнения, что обеспечивается развитием соответствующих связей («дополнительных соотношений») между расходящимися частями. Таким образом возрастание различий между элементами системы ведет ко все более устойчивым структурным соотношениям внутри нее. [3, с. 14].

Одновременно системное расхождение, с точки зрения тектологического подхода, заключает в себе и противоположную тенденцию, развивающую определенные условия неустойчивости -обострение системных противоречий. Противоречия эти на известном уровне их развития способны перевешивать значение дополнительных связей.

Любая система при дифференциации своих элементов развивается прогрессивно до известного предела, когда части целого, становятся различны по организации. [3, с. 33]. При достижении этого предела дезорганизующий момент - следствие накопившихся системных противоречий - перевешивает силу дополнительных связей между частями и ведет к разрыву этих связей - дезингрессиям, к общему крушению организационной формы целого. «Результатом чего должно явиться или преобразование структуры, или простой распад». [3, с. 34].

Сила организации заключается в точной координации ее частей, в строгом соответствии взаимосвязанных функций в рамках бизнес-процессов. Это соответствие сохраняется при постоянно идущем возрастании тектологических разностей, но не безгранично. Части целого бизнес-процесса становятся «слишком различны» в своей организации, настолько, что расходятся по важнейшим экономическим показателям деятельности и по силе их относительного сопротивления среде. Это неизбежно ведет к дезорганизации, то есть к уменьшению практической суммы активностей самим способом их сочетания. Некоторая часть их становится сопротивлениями для некоторой другой их части. [2, с. 161]. На практике это выражается в том, что одно подразделение предприятия может дезорганизовать работу другого, нарушить результативность всего бизнес-процесса, в котором задействованы конфликтующие подразделения.

В результате рассмотренная выше проблема ставит перед руководством предприятия сложную организационную задачу, которая состоит в поиске оптимального уровня дифференциации, при котором бизнес-процессы и предприятие в целом работают эффективно.

Решение данной проблемы в рамках тектологического подхода осуществляется следующим образом. Если дезорганизующие противоречия возникают из расхождения частей системы, то ослабить или устранить их может то, что уменьшает или уничтожает это расхождение, то есть коньюгационные (соединение комплексов) процессы между теми же частями.

Первичным элементом всякой конъюгации является образование новой «связки», которое само сводится к слиянию некоторых суммы элементов объединяющихся комплексов. Это слияние основано на полном соответствии связочных элементов той и другой стороны. Однако механизм, которым создается «связка», далеко не всегда представляет простое совмещение элементов объединяющихся комплексов. Во многих случаях само соответствие, сама возможность совпадения является в большей или меньшей степени результатов некоторого взаимодействия между объединяемыми комплексами. [2,с.30]. Построение эффективного оптимального бизнес-процесса осуществляется не сразу, не в рамках одного общего совещания, а в ходе постоянного взаимодействия (конъюгации) его участников, уточнения общих целей и принципов работы. Если установленные связи в рамках бизнес-процесса отсутствуют или недостаточны по своим качественным свойствам, то взаимодействие подразделений предприятия в рамках бизнес-процесса становится малоэффективным.

В результате контрдифференциации в рамках бизнес-процессов могут быть достигнуты следующие результаты. Первым результатом коньюгационных процессов является количественное выравнивание. На нем основано разрешение системных противоречий, так как структурная устойчивость целого зависит от наименьших относительных сопротивлений среде всех его частей во всякий момент времени и определяется наименьшей его частичной устойчивостью. Таково общее элементарное решение задачи преодоления наименьших; метод его сводится к тому, чтобы конъюгацией повысить наименьшее за счет наибольших. Он, конечно, и применим постольку, поскольку, во-первых, эта конъюгация возможна и, во-

вторых, поскольку она сама не приводи к такой коренной перестройке системы, при котором прежние наименьшие и наибольшие уже не выравниваются, а вообще теряют значение. [2, с. 41].

Второй момент контрдифференциации: именно конъюгация дает новый материал для перегруппировок и их подбора, то есть вообще для структурного преобразования всей системы. [3, с. 44].

Располагая по отдельности лишь ничтожной частью накопленных в обществе приемов и точек зрения, не имея возможности выбирать из них и комбинировать их наилучшим образом, специалисты не справляются с непрерывно накопляемым материалом, не в силах стройно и целостно организовать его. [2, с. 97].Для цепного соединения комплексов в бизнес-процесс требуется их изменить так, чтобы в них получились общие элементы, соответствующие задаче, для которой служит данный организационный процесс. Но далеко не всякие комплексы на практике можно изменять по мере надобности, и особенно не при всяких условиях возможно именно такое изменение, которое позволило бы прямо связать их в единую цепь бизнес-процесса. Тогда разрешение задачи, требует введения «посредствующих» комплексов, то есть дополнительны элементов бизнес-процесса.

Применение тектологического подхода к управлению бизнес-процессами предприятия имеет важное практическое значение. По всему выше сказанному можно сделать следующие выводы.

Бизнес-процесс - это система, находящаяся в динамическом равновесии, для поддержания и развитие которой требует постоянных улучшений.

• Бизнес-процесс необходимо рассматривать во взаимодействии со средой, постоянно корректируя структуру процесса так, чтобы с изменением условий среды не понижалась организованность и эффективность процесса.

Совершенствование и оптимизация бизнес-процессов должны строиться на контрдифференциации - уменьшении элементов задействованных в нем, повышении универсальности элементов, укреплении организационных связей, сокращении потребляемых ресурсов.

• Системное расхождение и функциональная специализация структурных подразделений предприятия заключает в себе тенденцию развития, направленную к дополнительным связям, усложнении системы и снижении ее устойчивости в кризисных ситуациях, по причине того что далеко не все дополнительные связи эффективны и являются источником разбалансированности бизнес-процессов, появления слабых звеньев в их работе.

• Сложность бизнес-процесса - это не гарант устойчивости. Устойчивость равновесия всех бизнес-процессов и предприятия в целом, определяется, лимитируется крепостью самого слабого звена, что имеет особое значение для обеспечения пропорциональности и сбалансированности различных структурных подразделений и направлений деятельности предприятия. Чем больше элементов в процессе, тем сложнее добиться их равномерности, а значит и высокой общей эффективности процесса.

В заключении стоит отметить, что организация в своей практике живет гораздо более стихийно, чем в сознании своих деятелей. Она развивает свою работу по линии наименьших сопротивлений в настоящем, подчиняясь указанному закону, но не по линии наибольших воздействий в предвидимом будущем, что она должна была делать, пользуясь законом как орудием для своих интересов. [2, с. 240]. Тектологические законы стихийно властвуют над организацией, пока ее менеджмент не овладеет ими и не начнет управлять бизнес-процессами организации, как динамическими системами.

Литература:

1. Андерсен Бьёрн Бизнес-процессы. Инструменты совершенствования. - М. - 2005 (электронная

версия книги).

2. Богданов А.А. Тектология: (Всеобщая организационная наука). В 2-х кн.: Кн. 1./Редкол. Л.И.

Абалкин (отв. ред.) и др./Отд-ние эконмики АН СССР. Ин-т экономики АН СССР. - М.: Экономика,

1989. - 304 с. -

3. Богданов А.А. Тектология: (Всеобщая организационная наука). В 2-х кн.: Кн. 2./Редкол. Л.И.

Абалкин (отв. ред.) и др./Отд-ние эконмики АН СССР. Ин-т экономики АН СССР. - М.: Экономика,

1989. - 351 с. -