Анализ программного обеспечения IBM Notes по разработке организационно-распорядительных документов (на примере ПАО «Почта банк»)

_МЕЖДУНАРОДНЫЙ НАУЧНЫЙ ЖУРНАЛ «СИМВОЛ НАУКИ» №5/2016 ISSN 2410-700X_

При решении проблем с коммуникацией, возможно, снизится потребность в активном использовании социальных сетей и, соответственно, в некоторой степени решиться проблема с ухудшением здоровья. Однако данная проблема может быть связана с тем, что человек по объективным причинам (например, по работе) вынужден много времени проводить в одном положении за компьютером. В этом случае решение проблемы полностью возлагается на пользователя и может заключаться в проведении перерывов в работе, физических нагрузках на мышцы, находящие долгое время в статическом положении и прочее.

Таким образом, подводя общий итог, можно сказать, что, несмотря на какие-либо положительные моменты в использовании социальных сетей, которые оспаривать бессмысленно, существуют и некие проблемы в данном вопросе, которые при их наложении друг на друга могут в значительной степени покрыть все плюсы и принести лишь вред пользователям в лице молодежи.

В связи с этим необходимо решать данные проблемы, чтобы пользование социальными сетями не являлось необходимостью и не вызывало зависимости, а было безопасным, не вредящим психике и физическому состоянию человека, чтобы социальные сети были лишь дополнительным источником коммуникации, связи и общения.

Список использованной литературы:

1. Белова А.Е. Влияние социальных сетей на молодежь / А.Е. Белова, Е.А. Гольденберг // Научные аспекты современных исследований: сборник статей Международной научно-практической конференции (под ред. Сукиасяна А.А.). - Уфа: РИО МЦИИ ОМЕГА САЙНС, 2015. - С. 330-331.

2. Гольденберг Е.А. Роль социальных сетей в жизни современной молодежи / Е.А. Гольденберг // Традиционная и инновационная наука: история, современное состояние, перспективы: сборник статей Международной научно-практической конференции в 5 ч. Ч.5. - Уфа: АЭТЕРНА, 2015. - С. 201-203.

3. Заморский В.В. Роль социальных сетей в ценностных трансформациях молодежи / В.В. Заморский // Исторические, философские, политические и юридические науки, культурология и искусствоведение. Вопросы теории и практики. в 2-х ч., 4.II. - Тамбов: Грамота. - 2013. - №5(31). - С. 60-63.

4. Митичева Т.И. Проблема активности молодежи в социальных сообществах Интернет-сети / Т.И. Митичева, Маслова В.С. // Альманах современной науки и образования. Тамбов: Грамота. - 2015. - №5(95).-С. 126-128.

© Гольденберг Е.А., 2016

УДК 65.011

Прокопьева Ксения Сергеевна

студентка факультета управления, Российского государственного социального университета, г. Москва, РФ

e-mail: proksusha@bk.ru

Научный руководитель: Веретехина Светлана Валерьенва кандидат экономических наук,

доцент кафедры управления персоналом и кадровой политики

e-mail: veretehinas@mail.ru

АНАЛИЗ ПРОГРАММНОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ IBM NOTES ПО РАЗРАБОТКЕ ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ

Аннотация

В работе рассматриваются вопросы разработки организационно- распорядительной документации в программном обеспечении IBM Notes и основные функции.

Ключевые слова Программное обеспечение, электронный документооборот (СЭД), организационно-распорядительная документация, документ, приказ.

_МЕЖДУНАРОДНЫЙ НАУЧНЫЙ ЖУРНАЛ «СИМВОЛ НАУКИ» №5/2016 ISSN 2410-700X_

Annotation

The paper deals with the development of organizational and administrative documentation in the IBM Notes software and its functions.

Keywords

Software, electronic document management (EDS), organizational and administrative documentation, document, order.

В наше время любая крупная организация нуждается в электронном документообороте. С его помощью систематизируется движение, регистрация, подписание, поиск документов. Одними из наиболее важных документов в организации являются организационно-распорядительные. Организационно -распорядительные документы - это документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов деятельности организации. Эти документы регулируют и координируют деятельность, позволяют органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач. В данной статье рассматриваются вопросы, связанные с разработкой организационно- распорядительной документации в программном обеспечении IBM Notes [5, с. 209].

IBM Notes (также IBM Notes/Domino, старое название — Lotus Notes) — программный продукт, платформа для автоматизации совместной деятельности рабочих групп, содержащий в себе средства электронной почты, персональных и групповых электронных календарей, службы мгновенных сообщений и среду исполнения приложений делового взаимодействия [6, с. 77].

Рассмотрим разработку в программном обеспечении IBM Notes организационно-распорядительного документа - приказа по основному виду деятельности. Для того, чтобы начать работу с приказом, необходимо создать его проект. Разработка документа начинается с его проекта. Выбирая за образец ранее разработанный документ из хранилища всех ранее созданных документов, можно выбрать и использовать как шаблон любой ранее созданный документ. Бланк для приказа со всеми реквизитами необходимо запросить в центре обеспечения документооборота, либо найти его в папке, которая находится в открытом доступе. Вторым шагом является создание приказа непосредственно в программном обеспечении. Для этого выбираем вкладку ОРД

Рисунок 1 - Выбор вкладки ОРД

Далее заполняем недостающие реквизиты документа. Необходимыми для разработки документа реквизитами являются:

1. Наименование приказа;

2. Исполнитель документа (автор документа);

3. Подписант приказа (руководитель организации);

4. Содержательная часть (текст документа);

_МЕЖДУНАРОДНЫЙ НАУЧНЫЙ ЖУРНАЛ «СИМВОЛ НАУКИ» №5/2016 ISSN 2410-700X_

5. Визирование документа (в графе «Движение документа» указываются сотрудники, чьё согласование (визы) необходимо получить, чтобы приказ был подписан). В данной опции имеется возможность внесения замечаний по документу и прикрепление персональных комментариев к предполагаемым изменениям.

Рисунок 2 - Разработка документа и заполнение недостающих реквизитов.

Приказ имеет несколько этапов согласования. Если кто-то из сотрудников не соглашается с данным проектом приказа, то приказ возвращается на доработку. Только после того, как все согласны с проектом приказа, его можно отправлять на подпись, загрузив окончательную, согласованную сотрудниками версию. После подписания, приказ регистрируется в электронном журнале регистрации. Пройдя финальный этап регистрации, документ рассылается всем сотрудникам организации и вступает в силу с момента его подписания руководителем организации. Таким образом, можно выявить такие преимущества работы в программном обеспечении IBM Notes, а именно:

1. Разработка документа в электронном виде (внесение изменения на этапе согласования также в электронном виде);

2. Применении электронной подписи (как правило, руководители выделяют определенные часы в течение рабочего дня на подписание и согласование документов). Им так же можно отправить письмо, если документ срочный, которое попадёт им на почту мгновенно.

3. Составление маршрута (последовательности согласования, визирования, подписания). Все этапы прохождения документа определены и последовательны, что значительно упрощает работу сотрудникам.

4. Возможность неоднократного внесения изменений (в любой момент имеется возможность вернуть документ на доработку, если он с ошибками).

5. Контроль за исполнением документа автоматизирован (на согласование и подписание документа даётся определённый срок: от 3 до 5 дней, соответственно можно определить предполагаемую дату подписания и проследить своевременность исполнения документа) [4, с. 16].

6. Экономия времени и человеческого трудового ресурса (исключается необходимость «бегать» по офису, чтобы завизировать, согласовывать, корректировать и подписать документ).

Одним из недостатков программного обеспечения является отсутствие широкого спектра шаблонов разрабатываемых документов [2, с. 129]. Таким образом, можно сделать выводы о целесообразно использования программного обеспечения IBM Notes в разработке организационно-распорядительных документов. Наличие системы электронного документооборота повышает общее качество работ, упрощает и ускоряет разработку организационно- распорядительных документов. А это значит, что все поручения будут получены и выполнены в срок.

_МЕЖДУНАРОДНЫЙ НАУЧНЫЙ ЖУРНАЛ «СИМВОЛ НАУКИ» №5/2016 ISSN 2410-700X_

Список использованной литературы:

1. Бондалетов В.В. Карьера и профессиональная компетентность управленца в условиях современной России./ В сборнике: Профессиональное социальное образование: уровни, опыт и перспективы развития. Сборник материалов XIII Всероссийского социально-педагогического конгресса. 2013. С. 38-40.

2. Веретехина С.В. Проблемы внедрения системы электронного документооборота в ДОУ предприятий //Кадровик 2014, № 11. С. 122-129.

3. Веретехина С.В. Психометрические тесты и программные решения. Материалы Афанасьевских чтений.2015. Т.1.; 13. С.116-121.

4. Веретехина С.В., Рубцова Е.В. Автоматизированные системы контроля за исполнением документов. Современная наука: актуальные проблемы теории и практики. Серия: Экономика и право.2015. № 3-4.С.12-16.

5. Веретехина С.В. Обзор требований европейской спецификации MOREG-2 и проблемы импортозамещения программного обеспечения СЭД/ЕСМ-решений на Российском рынке. Материалы Ивановских чтений .2015. № 5. С.203-209.

6. Веретехина С. В. Автоматизированные системы оценки персонала / С. В. Веретехина // Управление персоналом и интеллектуальными ресурсами в России. 2015. Т. 4. №. 5C. 72-77. DOI: 10.12737/14961

7. Виниченко М.В. Эффективность, как основа KPI. Материалы Ивановских чтений. 2015. № 5. С. 209-216.

8. Виниченко М.В. Кадровый резерв руководства. /Виниченко М.В. // Проблемный анализ и государственно-управленческое проектирование. - 2014. - № 5 (37), том 7. - С.16-30

9. Кибанов А.Я. Основы управления персоналом. - М.: ИНФРА-М, 2014. - 440 с.

10.Кириллов А.В. Проблемные вопросы развития технологий управления персоналом в отечественной практике и пути их решения: Монография / А.В. Кириллов, М.В. Виниченко, А.В. Мельничук, С.А. Макушкин. — М.: Русайнс, 2015. — 280 с

11.http://www.edou.ru/

12.www.wikipedia.org

© Прокопьева К.С., 2016