Обучение письменным формам делового общения

УДК 811.111

ОБУЧЕНИЕ ПИСЬМЕННЫМ ФОРМАМ ДЕЛОВОГО ОБЩЕНИЯ

Г. Ф. Устинина

В статье рассматривается проблема обучения деловому общению в ситуациях вхождения в сферу профессиональной деятельности, в ситуациях, связанных с трудоустройством и продолжением дальнейшего профессионального образования. Особое внимание уделяется письменным формам делового общения.

Ключевые слова: деловое общение, деловая переписка, деловое письмо, документ, деловая речь, отчёт,

международные переговоры.

Ustinina G.F. The written forms of business dialogue teaching

The article studies the problem of teaching business dialogue in the situations connected with professional work sphere, in the situations concerning employment and further vocational training. Special attention is given to written forms of business language.

Key words: business dialogue, business correspondence, business letter, document, business language, report, international negotiations.

В последние годы Россия все активнее заявляет о себе как о серьезном научнотехническом, экономическом и деловом партнере в деятельности всех международных сообществ. Преодолев узкие рамки одной страны, Россия выходит в мировое пространство, привнося с собой новые идеи, нетрадиционные способы решения различных проблем и огромный творческий потенциал российских специалистов. Перед выпускниками российских вузов открываются большие возможности обмена опытом со специалистами всех стран. В частности, они могут участвовать в совместных международных проектах, проводить стажировки зарубежных специалистов в России, а также проходить стажировки за рубежом; проводить научные исследования по своей специальности с привлечением зарубежных материалов, в том числе и на территории других стран и т.д. Однако реализация этих возможностей вызывает определенные трудности. Одна из них - недостаточная языковая подготовка специалистов для осуществления иноязычного профессионально-делового общения. Для того, чтобы сделать обучение в вузе более профессионально и социально ориентированным и помочь выпускнику отечественного вуза реализовать свои возможности в профессиональной сфере необходимо построить обучение иностранному языку с учетом современных потребностей общества и новых условий, в которых выпускнику придется искать приложение полученных профессионально-ориентированных знаний, навыков и умений, начиная с первых шагов после окончания вуза. Молодой специалист уже на этапе вхождения в профессиональную деятельность часто встречается с необходимостью общения на иностранном языке, и от того, насколько успешно он это делает, во многом, зависит его место работы и трудовая карьера. Все это подтверждает актуальность обучения студентов письменным формам профессионально-делового общения в ситуациях вхождения в профессиональную деятельность

Обучение студентов письменным формам иноязычного делового общения будет более эффективным и социально-ориентированным, если будет основано на чтении специально отобранной и методически организованной системы аутентичных текстов и опираться на соответствующую систему упражнений, тем самым, готовя данных специалистов к осуществлению профессионально-делового общения после окончания вуза.

Каждая сфера общения имеет свой набор типичных коммуникативных ситуаций. Можно выделить две группы ситуаций делового общения: ситуации письменно - и устно-речевого общения. К ситуациям письменно - речевого взаимодействия можно отнести: написание отчетов, служебных записок; составление телексов и факсов; оформление юридических документов, международных договоров; составление коммерческой рекламы; ведение корреспонденции. В рамках вышеназванных ситуаций совершается коммуникативный акт общения, продуктом которого является речевой текст диалогического или монологического характера. Жанровые характеристики этих текстов обуславливаются коммуникативными намерениями говорящего или пишущего и условиями осуществления определенной ситуации профессионального общения.

Если раньше термин «международные отношения» применялся почти исключительно к сфере межгосударственных связей, то сегодня большинство фирм, организаций и предприятий ведут свою международную деятельность, вступая в деловые отношения с партнерами из других стран и регионов мира. Как правило, основным способом коммуникации между ними является

переписка на английском языке.

Огромную роль в современной международной деловой жизни играют и разговоры по телефону. Но, тем не менее, именно обмен письмами (независимо от того, каким образом они пересылаются, по обычной или электронной почте или с помощью телефакса) остается наиболее экономичным и оперативным способом передачи и получения информации. И чрезвычайно важно то, насколько правильно написано письмо. В международной переписке это значимо втройне. При прочих равных условиях (имея в виду прежде всего содержательную сторону письма) успеха добьется тот, кто пишет свои письма с учетом всех правил, норм и стилей, принятых в международной переписке.

К сожалению, число людей в нашей стране, свободно владеющих английским языком, до сих пор не велико. А тех, кто может грамотно вести деловую переписку на языке, который сегодня играет роль международного общения, еще меньше.

Нормы устной речи далеко не всегда применимы в переписке. Свой стиль присущ переписке по электронной почте. В деловой коммуникации соблюдаются различные уровни субординации. Существуют правила письменного общения с незнакомым и с давним партнером, порядок обращения к компании в целом и к отдельному лицу, к мужчине и к женщине и т.д.

Стремительное увеличение объемов и темпов обмена информацией, ус- коренное развитие компьютерной связи - главного инструмента профессиональных контактов - вывели в середине 1990-х годов письменную коммуникацию на первый план. При сохраняющейся важности и ценности устного общения сегодня «практически 80% информационного обмена в сфере науки, техники и технологий как внутри организаций, так и между ними осуществляется посредством телекоммуникаций, а именно в письменном виде». [4, 88]

Несмотря на то, что телефон и телеграф значительно сузили сферу распространения письма и стали конкурирующими средствами связи, письмо сохраняет свою силу и в наши дни: в социально-бытовой сфере, в частности, благодаря тому, что оно является самым доступным и дешевым средством коммуникации разделенных в пространстве людей, а в профессиональноделовой, потому что письмо - это документ.

Важным элементом официально-деловой сферы является корреспонденция в различных формах: письма, факсы, телеграммы, электронные сообщения. Умения письменной речи в настоящее время широко востребованы, как в профессиональной, так и в общественной сферах деятельности.

Что касается обучения письму и письменной речи, то следует сказать, что устная основа обучения и устное опережение привели к недооценке письма в обучении иностранному.

Обучение студентов элементам делового письма на английском языке, во-первых, будет компенсировать отсутствие опыта делового общения в письменной форме на родном языке; во-вторых, будет способствовать развитию профильно-направленной лингвистической, социокультурной, прагматической, межкультурной коммуникативной компетенции в письменной форме; в-третьих, будет способствовать повышению мотивации к изучению иностранного языка и эффективности учебного процесса в целом.

Традиционно письмо в методике преподавания иностранных языков рассматривается всего лишь как средство обучения основным видам коммуникативной деятельности и аспектам языка. Однако многолетний опыт использования иностранного языка выпускниками высших учебных заведений свидетельствует о том, что умения в иноязычной письменной речи являются достаточно востребованными в различных сферах профессиональной деятельности лиц с высшим образованием.

На рынке труда постоянно требуются секретари, делопроизводители, менеджеры со знанием иностранного языка и одним из главных речевых умений, которым им приходится пользоваться - это иноязычная письменная речь, а точнее - деловое письмо.

Деловое письмо предполагает обратную связь (reverse) между адресантом и адресатом, поскольку без обратной связи не может существовать ни один акт делового общения. Деловая коммуникация осуществляется в определенных социо-культурных условиях, которые детерминируют положение коммуникантов в социуме и в бизнесе. А от этого, в свою очередь, зависит и тип делового письма, т.е. тип коммуникации. Так, замечено, что чем выше положение партнера по бизнесу, тем уверенней, динамичнее и короче его текст.

Обмен деловой корреспонденцией предполагает краткую или длительную деловую переписку в рамках юридических норм. Любая коммерческая деятельность стремится к максимальному обмену продукцией между производителем и потребителем. Но не только это важно в межпартнерских отношениях. Возможности современного информационного контакта ускоряют и увеличивают объем предлагаемой продукции. Партнеры прибегают к обмену деловой корреспонденцией, публикуют красочные каталоги, рекламные брошюры и проспекты. Исчезла рукописная корреспонденция, на смену громоздким предложениям, сложным грамматическим конструкциям, стереотипам и малозначащим фразам пришел новый стиль делового письма, в котором отражены своеобразные коммуникативные межпартнерские отношения. Они формируют акт письменной деловой коммуникации, главными показателями которого становятся краткость, точность и конкретность изложения.

Немаловажную роль в создании перечисленных свойств деловой коммуникации играет строгая архитектоника делового письма, экономящая усилия коммуникантов. Её образуют неотъемлемые компоненты (реквизиты) делового письма: логотип фирмы, адресат, адресант, дата, обращение, текст письма, подпись и расшифровка подписи. Всё это - набор элементов, необходимых для делового контакта. [2, 134]

Деловое письмо не может нести отчетливую индивидуальность, но должно однозначно и конкретно пониматься партнерами. Окончательно оформившись, деловое письмо существует как для узкоспециальных целей, обмена информацией, так и для расширения коммерческого сотрудничества между деловыми партнерами.

В настоящее время деловое письмо невозможно без использования Интернета, который намного облегчил и ускорил деловую коммуникацию партнеров по бизнесу. Даже в электронных письмах сформировался определенный кодекс поведения, которого придерживаются при ведении бизнеса с использованием компьютера. В деловой среде бизнесмены быстрее ответят на те письма, которые легко узнаваемы по форме и соответствуют общепринятым стандартам.

Увеличение количества деловой информации и деловых отношений при растущем количестве партнеров приводит к необходимости изменений в непосредственных (личных) и опосредованных отношений. К наиболее распространенным видам опосредованной связи относится деловое письмо, в исключительных случаях - телефонный звонок, факсимильное сообщение, электронная почта. Каждый из этих видов и средств связи подходит для каких-то конкретных случаев, не исключены и случаи дублирования. Структурно-графическая форма делового письма и его содержание обусловлены социальными требованиями данного вида коммуникации -коммерческой направленностью взаимоотношений. Таким образом, деловое письмо обязывает партнеров быть ответственными за каждое написанное слово. Архитектоническая организация текста создаётся, с одной стороны, последовательной чередой, цепочкой абзацев - это содержательная часть делового письма, а, с другой стороны, обязательной рамкой начальных и конечных реквизитов текста. В этом проявляется двусторонний характер, пространственно-семантической композиции современного делового письма.

Коммуникативный акт между адресантом и адресатом характеризуется вербальноневербальными особенностями. Вербальные особенности, в свою очередь, выражаются основополагающими принципами - краткостью, скоростью и ясностью изложения содержательной части делового письма и представлены в деловом письме «чёрным» пространством (самим текстом). Невербальные особенности делового письма представляет «белое» пространство (отступы, красная строка, промежутки между абзацами, поля). Взаимодействие вербальных и невербальных средств создает матричность расположения «чёрного» и «белого» пространства в деловом письме. [1, 96]

Акт коммуникации в деловом письме может быть как традиционным, так и современным. Традиционный коммуникативный акт в деловом письме предполагает использование непосредственно бумаги и конверта. Но этот коммуникативный акт разорван во времени. Он всё чаще заменяется современным коммуникативным актом - коммуникацией через Интернет, совершаемой почти в рамках реального времени. Тем не менее, эта письменная коммуникация является составной частью делового письма.

Исторически сложились определенные правила составления деловой документации, одним из которых является стремление передать в рамках одного предложения разнообразные смыслы и

вариативные условия. В результате, в текстах официальных документов преобладают сложноподчиненные конструкции, сложные распространенные предложения со множеством придаточных. Так, профессор И.Р. Гальперин отмечает большое количество сложных предложений с преобладанием сложноподчиненных конструкций над сложносочиненными.[3, 189]. В.В. Калюжная также отмечает малое количество простых предложений, причем используемые простые предложения, в основном, осложнены причастными, инфинитивными, герундиальными оборотами, вводными словами, что увеличивает длину предложений. «Основными синтаксическими характеристиками стиля официальных документов можно считать средние размеры предложения, превышающие соответствующие показатели всех остальных стилей в три-четыре раза: соотношение сложных и простых предложений, среднее количество подчинений, многоступенчатость, среднее количество придаточных предложений».[5, 144]

По мнению большинства исследователей, к первостепенным, постоянным признакам стиля официальных документов относятся следующие:

1. Официальность. Официальность продчеркивает деловую основу отношений между коммуникантами, связывает свободу и непосредственность общения, ограничивая речь рамками традиционных форм. Так, одной из наиболее ярких лексических черт функционального стиля официальных документов заключается в присущем ему наборе клише и устойчивых выражений.

2. Точность. Стилистические приёмы, базирующиеся на многозначности слов, часто употребляемые в поэзии и в художественной прозе, не допустимы в языке официальных документов, так как могут привести к двоякому пониманию написанного.

3. Краткость. Краткость является основным признаком языка деловой коммуникации. Это объясняется необходимостью быстрого восприятия информации. В деловом письме важно найти баланс между краткостью изложения и полнотой предоставления информации. Р.Рассел в учебнике делового общения «English Business Correspondence taught by an Englishman» отмечал следующее: "In business a great consideration is time, and therefore, in correspondence, express yourself briefly, but in so doing, guard against ambiguity, which, instead of saving your correspondent's time and your own, might necessitate an exchange of telegrams or even a repeat letter." [7, 79].Краткость изложения обуславливает употребление большого количества аббревиатур и различного рода сокращений.

4. Стереотипность (стандартность). Шаблоны и стандарты являются характерными

чертами стиля официальных документов, поскольку тематический круг деловой речи строго определен, ситуации ее применения сравнительно немногочисленны и однотипны. Шаблонные фразы необходимы для оформления документа, создания его архитектоники. Каждый официальный документ имеет определенную композиционную структуру: меморандумы,

контракты, деловые письма, и т.д. - во всех этих случаях композиция текста несет смысловую нагрузку соизмеримую с непосредственным содержанием текста.[3, 234]

5. Логичность. Отсутствие развернутой формы рассуждения, абстрагированность от субъективной подачи информации, связанная со стремлением к максимальной точности и сжатости информации, обусловливает логическое членение текста на композиционные блоки (абзацы, параграфы). Тематические единицы текста - диктемы - в равномерно разворачивающемся монологическом тексте официальных документов, как правило, представлены абзацами.[1, 125]

Одной из наиболее ярких лексических черт текстов деловой коммуникации является употребление специальной терминологии.

В качестве факультативных признаков стиля официальных документов ряд исследователей выделяют неэмоциональность (исключение составляют фразы приветствия и прощания, употребляемые в коммерческой переписке, которые являются шаблонными и составляют архитектонику делового письма).

Как было сказано выше, сегодня экономика требует конкурентоспособных специалистов, стремящихся к непрерывному повышению профессионального мастерства, обладающих высокой адаптационной и профессиональной мобильностью. Активное участие России в мировых экономических процессах, расширение международных контактов в сфере бизнеса, создание совместных предприятий и установление партнерских отношений с зарубежными компаниями обусловили потребность в специалистах, владеющих языками межнационального общения. Следствием этого явилось изменение требований к иностранному языку как учебному предмету в

высшем учебном заведении. Основной целью курса “Иностранный язык” в неязыковом вузе на современном этапе развития общества является обучение студентов владению деловой речью для активного применения иностранного языка в профессиональном общении.

Профильно-ориентированное обучение английскому языку - это научное направление, возникшее в конце 1960-х годов, и, одновременно тип образовательной услуги, отвечающий образовательным потребностям обучаемых и социальному заказу общества.

Аббревиатура ESP (English for Special Purposes) к настоящему времени вошла в научный оборот теоретиков и практиков в области профильно-ориентированного обучения английскому языку. Преподавание английского языка как "English for Special Purposes" обуславливает новый подход не только к методике, но и к содержанию обучения ИЯ.

Профильно-ориентированное обучение английскому языку не может быть сведено лишь к тому, чтобы научить обучаемых его “специализированному варианту”[6, 156]. Знание профессиональной лексики не может компенсировать отсутствие знаний и умений, позволяющих осуществлять общение в реальных ситуациях.

Несмотря на то, что содержание любого профильно-ориентированного курса имеет свои особенности, процессы изучения и овладения языком не должны быть иными, чем в общеобразовательном курсе. Поэтому нельзя не согласиться с мнением О.Г. Полякова о том, что “не существует методик обучения языку для специальных целей, чуждых обучению языку вообще” [6, 158]

Английский язык для специальных целей, как нам представляется, - это подход к обучению языку, в котором все решения по поводу отбора содержания и выбора методов согласуются с причинами, желаниями, конечными целями изучения его обучающимися. Другими словами, обучение должно быть построено на образовательных потребностях обучаемых.

Литература

1. БлохМ.Я. Строй текста современного английского делового письма.- М,2002.

2. Баранова Л.Л. Онтология английской письменной речи.- М,1998.

3. Гальперин И.Р. Деловое письмо.- М,1977.

4. Громова Н.М. Обучение деловой письменной речи (английский язык, неязыковой вуз).-М,2004.

5. Калюжная В.В. Деловое письмо в системе функциональных стилей.-М,1977.

6. Поляков О.Г. Английский язык для специальных целей.-М,1996.

7. Russel R.J. English Business Correspondence taught by an Englishman.-N.Y.,2001.