Новый порядок ведения кассовых операций

Проблемы учета

новый порядок ведения

кассовых операций

И. А. ВАРПАЕВА, старший преподаватель кафедры бухгалтерского учета и аудита Нижегородский коммерческий институт

С 01.01.2012 действует новое Положение о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации, утвержденное Банком России от 12.10.2011 № 373-П (далее — Положение № 373-П). В связи с этим с указанной даты утрачивает силу Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденный письмом Банка России от 04.10.1993 № 18. Учреждения бюджетной сферы, как и другие юридические лица Российской Федерации, при осуществлении операций с наличными средствами с 01.01.2012 руководствуются нормами Положения № 373-П. Порядок приема, выдачи наличных денег, а также документального оформления кассовых операций, содержащийся в Положении № 373-П, по сравнению с прежним порядком в принципе не изменился. Но одни вопросы работы с наличными средствами теперь более регламентированы, а в решении других — учреждениям предоставляется больше самостоятельности.

Новый порядок ведения кассовых операций не содержит требований к технической укреплен-ности и оборудованию сигнализацией помещений касс, рекомендаций по обеспечению сохранности денежных средств при их хранении и транспортировке, а также порядок проведения ревизии кассы и контроля за соблюдением кассовой дисциплины. Пункт 1.11 Положения № 373-П указывает, что мероприятия по обеспечению сохранности наличных денег при ведении кассовых операций, хранении, транспортировке, порядок и сроки проведения проверок фактического количества наличных денег

определяются юридическим лицом (учреждением) самостоятельно.

Таким образом, в новом Положении № 373-П отсутствуют указания:

— о проведении в учреждениях проверки порядка ведения кассовых операций соответствующими финансовыми органами;

— о проведении проверки технического состояния касс, а также обеспечении условий сохранности денег и ценностей (ранее такая проверка проводилась органами внутренних дел, а также соответствующими финансовыми органами);

— о плановой и внеплановой ревизии кассы (раньше ревизия должна была проводиться в сроки, установленные руководителем учреждения, при смене кассиров — внезапная ревизия кассы; не реже одного раза в квартал — проверка наличия дубликатов ключей от кассы).

В Положении № 373-П не говорится о том, что в кассе запрещено хранить какие-либо ценности (в том числе денежные средства), не принадлежащие учреждению. Также отсутствует норма о том, что полученные по чеку наличные средства должны расходоваться на цели, указанные в корешках чековых книжек.

Как и прежде, кассовые операции в учреждениях ведутся кассиром или иным штатным работником с установлением ему соответствующих должностных прав и обязанностей, с которыми он должен быть ознакомлен под роспись (п. 1.6 Положения № 373-П). В отличие от прежнего порядка, отсутствуют нормы о заключении с кассиром договора о полной материальной ответственности. Однако

обязанность заключения с кассиром такого договора предусмотрена в нормативных документах высшего уровня, например в ст. 244 Трудового кодекса РФ (ТК РФ). Перечень работ и категорий работников, с которыми могут заключаться договоры о полной материальной ответственности, утвержденный постановлением Минтруда России от 31.12.2002 № 85, содержит категорию кассиров.

В пункте 2.3 Положения № 373-П указано, что теперь руководители учреждения обязаны снабжать кассира соответствующей печатью (штампом), подтверждающей проведение кассовых операций, а также образцами подписей лиц, уполномоченных подписывать кассовые документы. Также Положение № 373-П содержит норму о возможности ведения кассовых операций с применением программно-технических комплексов, в том числе оснащенных функцией приема наличных денег (терминалов), принадлежащих или не принадлежащих на праве собственности данному юридическому лицу.

Состав форм первичных кассовых документов не изменился. Кассовые операции, проводимые учреждением, оформляются приходными кассовыми ордерами (ф. 0310001), расходными кассовыми ордерами (ф. 0310002) с указанием в них подтверждающих документов, таких как расчетно-платежные ведомости, платежные ведомости, заявления, счета и т. п. Данные формы документов применяются учреждениями в соответствии с приказом Минфина России от 15.12.2010 № 173н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными академиями наук, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению».

Первичные кассовые документы, так же, как и сводный документ — Кассовая книга (ф. 0504514), могут оформляться на бумажном носителе или с применением технических средств, предназначенных для обработки информации. При втором варианте требуется распечатка на бумажном носителе. В случае ведения Кассовой книги с применением технических средств должны обеспечиваться защита информации, сохранность и неизменность данных. Контроль за ведением Кассовой книги по-прежнему осуществляет главный бухгалтер, а в его отсутствие — руководитель учреждения. Внесение исправлений каким-либо способом в кассовые доку-

менты не допускается. Хранение названных документов должно обеспечиваться в течение сроков, установленных законодательством об архивном деле.

Порядок приема наличных денег прописан в гл. 3 Положения № 373-П, согласно которой юридическое лицо проводит прием наличных денег, в том числе от работников, по приходным ордерам. Кассир при получении приходного ордера проверяет наличие подписи главного бухгалтера или бухгалтера, а в их отсутствие — наличие подписи руководителя и их соответствие имеющемуся образцу, проверяет соответствие суммы наличных денег, проставленной цифрами, сумме наличных денег, проставленной прописью, наличие подтверждающих документов, перечисленных в приходном ордере. Кассир принимает наличные деньги полистным, поштучным пересчетом таким образом, чтобы их вноситель мог наблюдать за его действиями. После этого кассир должен сверить сумму фактически принятых наличных денег с суммой, указанной в приходном ордере.

При соответствии вносимой суммы наличных денег сумме, указанной в приходном кассовом ордере, кассир подписывает его и квитанцию к приходному кассовому ордеру, а также проставляет на ней оттиск штампа, подтверждающего проведение кассовой операции. В подтверждение приема наличных денег вносящему их лицу выдается указанная квитанция.

Если кассиром обнаружено несоответствие вносимой суммы наличных денег сумме, указанной в приходном кассовом ордере, он предлагает довнести недостающую сумму наличных денег или возвращает излишне вносимую сумму наличных денег. В случае если вносящее лицо отказалось довнести недостающую сумму, кассир возвращает ему вносимую сумму наличных денег. При этом приходный кассовый ордер кассир перечеркивает и передает главному бухгалтеру или бухгалтеру, а в их отсутствие — руководителю для его оформления на фактически вносимую сумму наличных денег.

Кассир выдает наличные деньги непосредственно получателю, указанному в расходном кассовом ордере, в отношении выплат заработной платы, стипендий и иных социальных выплат — в расчет-но-платежной ведомости, платежной ведомости. Деньги выдаются получателю при предъявлении им паспорта или другого документа, удостоверяющего личность в соответствии с требованиями законодательства РФ, либо при предъявлении получателем

доверенности и документа, удостоверяющего личность.

Перед выдачей наличных денег кассир проверяет наличие в кассовых документах подписей руководителя, главного бухгалтера или бухгалтера (в их отсутствие — наличие подписи руководителя) и их соответствие имеющимся у него образцам, соответствие сумм наличных денег, проставленных цифрами, суммам, проставленным прописью, а также иную информацию. Кассир подготавливает сумму наличных денег, подлежащую выдаче, и сначала передает расчетно-кассовый ордер получателю наличных денег, который, в свою очередь, указывает в нем получаемую сумму и подписывает его.

Предназначенная для выплат заработной платы, стипендий и иных социальных выплат сумма наличных денег устанавливается согласно расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости). Срок выдачи наличных денег на эти выплаты определяется руководителем и указывается в ведомостях. Продолжительность срока выдачи наличных денег по выплатам заработной платы, стипендий и другим выплатам с 2012 г. не может превышать 5 рабочих дней (включая день получения наличных денег с банковского счета на указанные выплаты) (п. 4.6 Положения № 373-П). В последний день выдачи наличных денег, предназначенных для выплат названных сумм, кассир в расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости) проставляет оттиск штампа или составляет надпись «Депонировано» напротив фамилий работников, которым не проведена выдача наличных денег, подсчитывает и записывает в итоговой строке сумму фактически выданных наличных денег и сумму, подлежащую депонированию и сдаче в банк, сверяет указанные суммы с итоговой суммой в расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости) и оформляет реестр депонированных сумм, форма которого произвольна.

На фактически выданные суммы наличных денег по расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости) оформляется расходный кассовый ордер, номер и дату которого кассир проставляет на последней странице расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости).

Согласно п. 4.2 Положения № 373-П при выдаче наличных денег по доверенности кассир проверяет соответствие фамилии, имени, отчества (при наличии) получателя наличных денег, указанных в расходном ордере, фамилии, имени, отчеству (при наличии) доверителя, указанным в доверенности, а также соответствие указанных в доверенности и

расходном ордере фамилии, имени, отчества (при наличии) доверенного лица и данных документа, удостоверяющего его личность, данным предъявленного доверенным лицом документа. В расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости) перед подписью лица, которому доверено получение наличных денег, кассир делает надпись «По доверенности», сама доверенность прилагается.

Затем кассир пересчитывает подготовленную к выдаче сумму наличных денег таким образом, чтобы получатель наличных денег мог наблюдать за его действиями, и выдает получателю наличные деньги полистным, поштучным пересчетом в сумме, указанной в расходном кассовом ордере. Получатель наличных денег также полистно, поштучно пересчитывает под наблюдением кассира полученные им наличные деньги. Если получатель наличных денег не пересчитал под наблюдением кассира полученных им наличных денег, в дальнейшем кассир не принимает от него претензии по сумме наличных денег (п. 4.3 Положения № 373-П). После выдачи наличных средств кассир подписывает расходный кассовой ордер.

Бюджетные учреждения, как и прежде, обязаны хранить денежные средства сверх установленного лимита остатка наличных средств в кассе на счетах в банках или лицевых счетах в финансовых органах, за исключением дней, установленных для выплаты заработной платы, стипендий, иных социальных пособий. До 2012 г. лимит остатка кассы устанавливался обслуживающими банками или финансовыми органами по согласованию с руководителями учреждений ежегодно и при необходимости пересматривался. Теперь в соответствии с п. 1.2 Положения № 373-П учреждения самостоятельно устанавливают лимит остатка кассы, утверждая его внутренним распорядительным документом. В новом положении в отличие от прежнего не указана периодичность пересмотра лимита остатка кассы.

Лимит остатка наличных денег рассчитывается по формулам, приведенным в приложении к Положению № 373-П, и обоснованно зависит от объема поступлений наличных денег в кассу учреждения за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги, а также от выбранного расчетного периода и периодичности сдачи в банк наличных денег. Если у учреждения отсутствуют поступления в кассу, лимит остатка наличности зависит от объема выплат, выбранного расчетного периода и периодичности получения средств по денежным чекам.

Если поступления денег в кассу есть, лимит определяется по следующей формуле:

*=-к., р,

где L — лимит остатка наличных денег в рублях; V — объем поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги за расчетный период в рублях; Р,— расчетный период, за который учитывается объем поступлений наличных денег в рабочих днях (при его определении могут учитываться периоды пиковых объемов поступлений наличных денег, а также динамика объемов поступлений наличных денег за аналогичные периоды прошлых лет, расчетный период составляет не более 92 рабочих дней юридического лица); N— период времени между днями сдачи в банк юридическим лицом наличных денег, поступивших за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги, в рабочих днях. Указанный период времени не должен превышать 7 рабочих дней, а при расположении юридического лица в населенном пункте, в котором отсутствует банк, — 14 рабочих дней. Если поступлений денег в кассу нет, лимит

определяется по следующей формуле:

* = ,

р п ,

где Я — объем выдач наличных денег, за исключением сумм наличных денег, предназначенных для выплат заработной платы, стипендий и других выплат работникам, за расчетный период в рублях;

Ып— период времени между днями получения по денежному чеку в банке юридическим лицом наличных денег, за исключением сумм наличных денег, предназначенных для выплат заработной платы, стипендий и других выплат работникам, в рабочих днях. Указанный период времени не должен превышать 7 рабочих дней, а при расположении юридического лица в населенном пункте, в котором отсутствует банк, — 14 рабочих дней. Рассмотрим порядок определения лимита остатка кассы в соответствии с Положением № 373-П на примерах. Пример 1

В кассу бюджетного учреждения (колледжа) периодически поступает выручка за оказанные платные образовательные услуги. За II квартал

2011 г. отмечен наибольший объем поступлений наличных денег в кассу (оплата образовательных услуг за второй семестр учебного года), который составил 850 000 руб. Данный расчетный период равен 62 рабочим дням (при 5-дневной рабочей неделе). Периодичность сдачи наличных денег на лицевой счет в казначействе — 3 дня. На основании этих данных в учреждении произведен расчет лимита остатка кассы на 2012г.

Допустимый лимит остатка наличных средств в кассе учреждения равен 41 130 руб. (850 000 руб. / 62 дня) х 3 дня.

Пример 2

В кассу бюджетного учреждения наличные денежные средства за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги не поступают. При этом имеют место следующие кассовые операции с наличными денежными средствами:

— поступление наличных средств на административно-хозяйственные и командировочные расходы с лицевого счета в казначействе по чеку;

— выдача заработной платы сотрудникам;

— выплаты наличных средств под отчет на административно-хозяйственные и командировочные расходы;

- внесение неизрасходованных наличных средств из кассы на лицевой счет в казначействе.

Наибольший объем выплат наличными средствами (за исключением расходов на оплату труда) произведен в сентябре 2011 г. и составил 90 000руб. Данный расчетный период равен 23 рабочим дням (при 5-дневной рабочей неделе). Периодичность получения наличных средств по чеку — 5 дней. На основании этих данных в учреждении произведен расчет лимита остатка кассы на 2012 г.

Допустимый лимит остатка наличных средств в кассе учреждения равен 19 565 руб. (90 000 руб. / 23 дня) х 5 дня.

Обособленные подразделения, входящие в состав юридического лица, также руководствуются Положением J№ 373-П, в котором определены следующие особенности ведения кассовых операций:

— пункт 2.5 устанавливает, что листы Кассовой книги обособленного подразделения подбираются и брошюруются юридическим лицом по каждому такому подразделению. При этом оформленный соответствующим образом лист Кассовой книги за каждый рабочий день передается из подразделений юридическому лицу не позднее следующего рабо-

чего дня (в случае оформления Кассовой книги на бумажном носителе передается отрывной второй экземпляр, в случае применения технических средств — распечатанный на бумажном носителе второй экземпляр листа Кассовой книги). Предусмотрена также передача листа в электронном виде в соответствии с законодательством РФ (п. 5.6 Положения № 373-П);

— пунктами 1.2, 1.3 предписано остаток наличных денег, хранящихся в обособленных подразделениях юридического лица, учитывать при определении лимита остатка наличных денег данного юридического лица. Исключением являются случаи, когда обособленному подразделению для совершения кассовых операций юридическим лицом открыт банковский счет в кредитной организации или Банке России (следует предположить, что сюда же можно отнести и лицевые счета, открытые в финансовых органах). В таких случаях обособленное подразделение устанавливает самостоятельный отдельный лимит остатка наличных денежных средств в общем порядке, предусмотренном Положением № 373-П.

В заключение отметим, что согласно п. 6.1 Положения № 373-П бюджетные учреждения, как и другие юридические лица, самостоятельно обеспечивают порядок ведения кассовых операций, который в целом состоит в следующем:

1. Внесение в Кассовую книгу всех записей, которые должны быть сделаны на основании приходных и расходных кассовых ордеров (т. е. полное оприходование в кассу наличных денежных средств).

2. Недопущение накопления в кассе наличных денег сверх установленного лимита остатка наличных денег, за исключением случаев, установленных Положением № 373-П (в дни выдачи заработной платы, стипендий и иных аналогичных выплат). Отметим, что прежний порядок ведения кассовых операций допускал только хранение наличных средств в кассе сверх установленного лимита, термин «накопление» в данном аспекте не употреблялся.

3. Хранение на банковских счетах свободных денежных средств, за исключением случаев, указанных в п. 2 Положения № 373-П.

При этом следует помнить об административной ответственности за несоблюдение кассовой дисциплины, установленной Кодексом РФ об административных правонарушениях, ст. 15.1 которого предусматривает за нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций, выразившееся, в частности, в неоприходовании (неполном оприходовании) в кассу денежной наличности, несоблюдении порядка хранения свободных денежных средств и накоплении в кассе наличных денег сверх установленных лимитов, наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 4 000 до 5 000 руб., на юридических лиц — от 40 000 до 50 000 руб.

Список литературы

1. Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях: Федеральный закон от 30.12.2001 № 195-ФЗ.

2. Об утверждении перечней должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, а также типовых форм договоров о полной материальной ответственности: постановление Минтруда России от 31.12.2002 № 85.

3. Об утверждении «Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации»: письмо Банка России от 04.10.1993 № 18.

4. Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными академиями наук, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению: приказ Минфина России от 15.12.2010 № 173н.

5. Положение о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации: утверждено Банком России от 12.10.2011 № 373-П.

6. Трудовой кодекс РФ: Федеральный закон от 30.12.2001 № 197-ФЗ.