Бухгалтерский учет расходов по загранкомандировкам

Демьяненко Э.Ю.

БУХГАЛТЕРСКИЙ УЧЕТ РАСХОДОВ ПО ЗАГРАНКОМАНДИРОВКАМ

В соответствии со ст. 166 Трудового кодекса служебная командировка — поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

В действующих на сегодняшний день документах срок зарубежных служебных командировок не определен. Нормативные документы, определяющие размеры суточных по зарубежным служебным поездкам, содержат нормы этих суточных при продолжительности поездки до 60 дней и отдельно на срок более 60 дней. В связи с этим отметим, что срок зарубежных командировок устанавливается работодателя. Таким образом, сроки загранкомандировок должны определяться приказом руководителя организации, учитывая экономико-организационную обоснованность их продолжительности.

Направление работника в командировку за пределы Российской Федерации осуществляется без оформления командировочного удостоверения, а даты пересечения Государственной границы РФ определяются по отметкам в паспорте работника (Письмо Минфина России от 17.05.2006 №03-03-04/1/469). При этом должен оформляться приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку. При поездке в страны с безвизовым режимом, где отметки в загранпаспорте о пересечении границы не ставятся, можно оформить командировочное удостоверение. Если такое удостоверение не выписывается, срок командировки подтверждается приказом, проездными документами, счетами гостиниц.

Прежде всего, при направлении работника в зарубежную поездку оформляется служебное задание (форма №Т-10а), на основе которого издается приказ (распоряжение) о направлении сотрудника в командировку (форма №Т-9 или Т-9а). Затем в специальном журнале, форма которого установлена в Приложениях 2 и 3

к Инструкции №62 «О служебных коман -дировках в пределах СССР» от 7.04.1988 г. регистрируется лицо, отбывающее в командировку.

После возвращения из служебной поездки сотрудник заполняет на бланке служебного задания (форма №Т-10а) раздел 12 «Краткий отчет о выполнении задания». После согласования с руководителем структурного подразделения данная форма представляется в бухгалтерию вместе с авансовым отчетом.

Общий порядок представления авансовых отчетов в бухгалтерию, установленный п. 11 Порядка ведения кассовых операций, определяет срок представления авансового отчета в бухгалтерию — не позднее трех рабочих дней после возвращения из командировки. К авансовому отчету должны быть приложены оправдательные документы — авиа- и (или) железнодорожные билеты, счета иностранных отелей, ксерокопии страниц загранпаспорта с отметками о пересечении границы и т. д. (п. 19 Инструкции №62, п. 11 Порядка ведения кассовых операций).

При направлении работников в командировку на территорию иностранного государства даты пересечения государственной границы России определяются по отметкам пограничных служб в паспорте работника, что следует из п. 5 Постановления Правительства Российской Федерации от 26 декабря 2005 г. №812 «О размере и порядке выплаты суточных в иностранной валюте и надбавок к суточным в иностранной валюте при служебных командировках на территории иностранных государств работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета», Отметим, что данное правило распространяется только на организации, финансируемые из федерального бюджета.

При отсутствии командировочного удостоверения с отметками о дате прибы-

тия и выбытия и отметок в загранпаспорте о датах пересечения границ каждого иностранного государства для расчета размера суточных можно использовать приказ руководителя организации о командировании работника, проездные документы, на основании которых можно установить время убытия из места работы командированного работника и время его прибытия в указанное место (авиабилеты, посадочные талоны и др.), а также счета за проживание в гостинице (письма Минфина России от 8.09.2006 г. №03-0304/1/660 и от 22.03.2006 г. №03-0304/1/271).

Согласно ст. 68 Конституции Российской Федерации, а также п. 1 ст. 16 Закона Российской Федерации от 25.10.1991 г. №1807-1 «О языках народов Российской Федерации» и п. 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.1998 г. №34н, оправдательные документы, составленные на иностранном языке, должны иметь построчный перевод (на отдельном листе) на русский язык. Перевод документов, составленных на иностранном языке, может сделать сотрудник организации, владеющий данным иностранным языком, или специализированная фирма (письмо Минфина России от 20.03.2006 №03-02-07/1-66). Расходы, связанные с переводом первичных документов на русский язык, учитываются в целях налогообложения прибыли согласно пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ.

Как правило, при направлении работника в загранкомандировку возникает необходимость выдачи аванса, хотя это прямо и не предусмотрено в законодательстве. Обычно такой аванс, выдается сотруднику в валюте той страны, в которую он направляется. Следует отметить, что организация может выдать работнику аванс в любой свободно конвертируемой валюте. Порядок осуществления подобных операций оговорен пп. 9 п. 1 ст. 9 Федерального закона от 10 декабря 2003 г. №173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле».

Физические лица (резиденты и нерезиденты) могут единовременно вывозить за пределы Российской Федерации наличную иностранную валюту в сумме, не превышающей 10 тыс. долл. США (п. 3 ст. 15 Закона №173-ФЗ), при этом наличную иностранную валюту в пределах 3000 долл. США можно не декларировать, сумма сверх этого подлежит декларации путем подачи таможенному органу письменной таможенной декларации.

Свободно конвертируемая валюта (доллары, евро и др.) может быть обменена работником за рубежом на необходимую ему валюту, а сотруднику возмещаются расходы, связанные с таким обменом, при этом применяется обменный курс соотношения валют, указанный зарубежным банком, обменивающим валюту. Если работнику выдается национальная валюта, которая не является свободно конвертируемой, то пересчет сумм к выдаче производится по справочному курсу иностранных валют, не котируемых Банком России, или так называемому кросс-курсу.

Согласно п. 7 ПБУ 3/2006 «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте», утвержденного приказом Минфина России от 27 ноября 2006 г. №154н, выданная работнику валюта, пересчитывается в рубли по курсу ЦБ РФ на дату выдачи, а в дальнейшем пересчитывается на отчетную дату в рубли. Последний пересчет должен быть произведен на дату утверждения авансового отчета.

При зарубежных командировках действующее законодательство прямо не запрещает выдавать аванс в рублях. Однако при этом возникает вопрос о том, каким образом будут учитываться изменения курса валют. Согласно Инструкции ЦБ РФ от 28.04.2004 г. №113-И «О порядке открытия, закрытия, организации работы обменных пунктов и порядке осуществления уполномоченными банками отдельных видов банковских операций и иных сделок с наличной иностранной валютой и валютой Российской Федерации, чеками (в том числе дорожными чеками),

номинальная стоимость которых указана в иностранной валюте, с участием физических лиц», физические лица могут без ограничения приобретать валюту в обменном пункте, а юридические лица через любое свое подотчетное лицо (кассира, командированного работника) приобретать валюту не могут. Следовательно, если изменения курса валют будут отражаться в учете организации, это станет свидетельством нарушения валютного законодательства. Если курсовую разницу возьмет на себя сотрудник, то результаты этого будут противоречить трудовому (ст. 168 ТК РФ) и налоговому законодательству (п. 3 ст. 217 НК РФ, пп. 2 п. 1 ст. 238 НК РФ).

Направляя работника в загранкомандировку, работодатель может выдать ему корпоративную пластиковую карту для оплаты его командировочных расходов (п. 2.5 Положения ЦБ РФ от 24.12.2004 №266-П «Об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт»). При этом банк открывает специальный карточный счет, перечисляет на него денежные средства, оформляет расчетную или кредитную карту.

В соответствии с п. 2.5 Положения №266-П, организация за пределами территории РФ может осуществлять следующие операции с использованием расчетных и кредитных карт:

- получать наличные денежные средства в иностранной валюте для оплаты командировочных и представительских расходов;

- оплачивать командировочные и представительские расходы в иностранной валюте.

В порядке и на условиях, установленных в договоре банковского счета (п. 2.6 Положения №266-П), организации могут осуществлять операции с использованием расчетных или кредитных карт в валюте, отличной от валюты счета. Следовательно, валютные платежи за пределами РФ могут производиться рублевой картой. В этом случае иностранная валюта, приобретаемая банком за счет средств

с рублевого счета организации, сразу списывается в расходы без ее зачисления на валютный счет клиента. Это, в свою очередь, избавляет работодателя от необходимости выдачи наличной иностранной валюты работнику и открытия валютного счета организации (п. 2 ст. 14 Закона №173-ФЗ). В данном случае денежные средства будут списываться с карточного счета организации с автоматической конвертацией расходов в валюту той страны, в которой находится работник.

При расчете банковскими картами к авансовому отчету работника должны быть приложены специальные документы по операциям с использованием платежной карты. В соответствии с нормами п. 3.3 Положения №266-П такой документ должен содержать следующие обязательные реквизиты:

- идентификатор банкомата, электронного терминала или другого технического средства, предназначенного для совершения операций с использованием платежных карт;

- вид операции;

- дата совершения операции;

- сумма операции;

- валюта операции;

- сумма комиссии (если имеет место);

- код авторизации;

- реквизиты платежной карты.

Документ на бумажном носителе

так же дополнительно должен содержать подпись держателя платежной карты и кассира (требование не распространяется на случаи, когда документ составляется в пункте выдачи наличных при использовании аналога собственноручной подписи). Факт совершения операции с использованием банковской карты фиксируют слипы и квитанции. Фактическое списание денежных средств со счета юридического лица подтверждается банковской выпиской по специальному карточному счету. Отметим, что, как правило, фактическое списание обычно производится на несколько дней позже, поэтому дата списания денежных средств отличается от даты совершения операции, указанной в слипе.

Следует обратить внимание на порядок учета разниц по операциям, когда работнику выдается рублевая карта, а оплачиваются ею расходы в валюте. При снятии работником денег из банкомата или оплате расходов в валюте, банк продает ее по своему коммерческому курсу, снимая с рублевого счета организации соответствующий эквивалент. Таким образом, на дату продажи валюты возникает разница, вследствие отклонения курса продажи иностранной валюты банком-эмитентом от официального курса Банка России. Указанные разницы отражаются как расходы на покупку валюты. Средства, списанные с карточного счета, считаются выданными под отчет сотруднику, соответственно с даты выдачи иностранной валюты под отчет до даты утверждения авансового отчета будут возникать курсовые разницы.

При направлении в загранкомандировку работодатель обязан возмещать работнику расходы, предусмотренные ст. 168 ТК РФ:

- расходы по проезду;

- расходы по найму жилого помещения;

- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

- иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом. Руководствуясь нормами ст. 168 ТК РФ, организация может разработать нормативный локальный документ, устанавливающий порядок возмещения расходов и необходимый перечень документов, являющихся основанием для направления работника в командировку и правильного исчисления размера командировочных расходов, в том числе:

- перечень компенсируемых расходов (суточные, проживание в гостинице, транспортные расходы, в том числе такси, представительские, получение визы и др.);

- размеры компенсируемых расходов;

- требования к документам, подтверждающим расходы;

- порядок подтверждения первичных документов, оформленных на иностранном языке, в том числе проведение построчного перевода, и т.д.

При утверждении порядка возмещения расходов следует учитывать также нормативные документы, регулирующие вопросы организации командировок, принятые Правительством РФ. Локальный акт утверждается в порядке, предусмотренном организацией (приказом, распоряжением или другим документом).

Размеры компенсации командировочных расходов, предусмотренные локальным актом, при их соответствующем документальном оформлении учитываются в бухгалтерском учете в составе расходов по обычным видам деятельности (п. п. 5 — 10 ПБУ 10/99). Для целей налогового учета расходы принимаются в размерах, установленных законодательством о налогах и сборах.

В случае, когда работник может добраться до места командировки разными видами транспорта, организация может предложить ему воспользоваться определенным видом. Если же такого указания со стороны работодателя не поступило, то согласно п. 13 Инструкции №62 выбор транспорта остается на усмотрение работника. Расходы по проезду к месту командировки и обратно возмещаются в размере: стоимости проезда воздушным, железнодорожным, водным и автомобильным транспортом общего пользования; страховых платежей по государственному обязательному страхованию пассажиров на транспорте; оплаты услуг по предварительной продаже проездных документов.

Согласно нормам письма Минфина России от 8.09.2006 г. №03-03-04/1/660, билет может оформляться в бездокументарной форме, если работник для поездки воспользовался услугами иностранной авиакомпании, при этом оправдательными документами для признания расходов

в целях налогообложения прибыли могут являться распечатка электронного документа (авиабилета) на бумажном носителе и посадочный талон.

Расходы по найму жилого помещения возмещаются командированному работнику со дня его прибытия и по день выезда в размере фактических расходов, подтвержденных соответствующими документами.

В налоговом учете расходы по оплате проживания не подлежат нормированию (с 1 января 2002 года). При этом в соответствии с подпунктом 12 п. 1 ст. 264 НК РФ на расходы относится также оплата дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах, за исключением расходов на обслуживание в барах, ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздорови-тельными объектами. Таким образом, если в счете гостиницы отдельно выделена плата за завтрак в номере или за пользование баром, то сумма расходов за проживание в налоговом учете должна быть уменьшена на эти затраты. Указанные затраты покрываются за счет выданных работнику суточных.

Суточные работникам выплачиваются за каждый день пребывания в командировке. При этом за день выезда из Российской Федерации суточные выплачиваются в валюте страны, в которую сотрудник направляется, а в день въезда — в рублях. Согласно ст. 168 ТК РФ размер суточных определяется работодателем самостоятельно, а для целей налогообложения суточные учитываются в размерах, предусмотренных Налоговым кодексом.

С 1 января 2006 г. Постановлением Правительства РФ от 26.12.2005 №812 для работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета, установлены размеры и порядок выплаты суточных в иностранной валюте и надбавок при служебных командировках на территории иностранных государств. Указанным Постановлением в некоторых случаях предусмотрены сокращенные размеры суточных. Для целей налогообложения прибыли расходы в ви-

де суточных принимаются в пределах норм, предусмотренных Постановлением Правительства РФ №93 «Об установлении норм расходов организаций на выплату суточных или полевого довольствия, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией» (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Однако если суточные частично или полностью оплачиваются принимающей стороной, можно воспользоваться нормами Постановления Правительства РФ №812.

В соответствии с нормами письма Минтруда России и Минфина России от 17.05.1996 г. №1037-ИХ «О порядке выплаты суточных работникам, направляемым в краткосрочные командировки за границу», подтвержденными в письме Минфина России от 14.12.2004 г. №03-0501-04/105, при выезде из России суточные выплачиваются со дня пересечения государственной границы по норме, установленной для выплаты в стране, в которую работник направляется, а при возвращении в РФ день пересечения границы включается в дни, за которые суточные выплачиваются в рублях по норме, установленной для командировок в пределах РФ. Если работник в период командировки находился в нескольких зарубежных странах, то со дня выбытия из одной страны в другую (Определяется по отметке в паспорте) суточные выплачивался по норме, установленной для выплаты в стране, в которую направляется.

На границе между странами, входящими в Шенгенскую группу, отметки в загранпаспорте не ставятся, поэтому в соответствии с письмом Минфина России от 8.09.2006 г. №03-03-04/1/660 документами, служащими основанием для выплаты суточных, являются приказ руководителя организации о командировании работника, авиабилет, посадочные талоны, счета за проживание в гостинице.

Если работник, направляемый в загранкомандировку, обеспечивается иностранной валютой на личные расходы за

счет принимающей стороны, то выплата суточных не производится. Если принимающая сторона предоставляет за свой счет питание, то суточные выплачиваются в размере 30 % от установленной нормы.

Отметим, что затраты на получение виз должны быть связаны с состоявшейся командировкой сотрудника, носящей производственный характер (п. 1 ст. 252 НК РФ). Бывает, что организация оплатила сотрудникам визы, но командировки не состоялись. Согласно письму Минфина России от 06.05.2006 №03-03-04/2/134 учет данных расходов зависит от того, для целей какого налога рассматривается ситуация, из письма следует, что:

- расходы на оформление и выдачу однократной, трехразовой и годовой виз, в том случае если по сложившимся обстоятельствам командировки не состоялись, не могут быть учтены в составе расходов для целей налогообложения;

- отмена командировки не изменяет квалификацию расходов на получение виз, предназначенных для выезда в зарубежные страны в целях служебных командировок, оплаченных организацией сотрудникам, поэтому они не подлежат обложению НДФЛ и страховыми взносами на обязательное пенсионное страхование.

Следовательно, стоимость виз, предназначенных для выезда в зарубежные страны по служебным командировкам, оплаченных организацией, не подлежит обложению НДФЛ и ЕСН. Также отметим, что в соответствии с п. 1 ст. 252 НК РФ расходами признаются любые затраты при условии, если они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода, значит отсутствие прибыли в конкретном налоговом периоде не свидетельствует, что расходы не связаны с деятельностью, направленной на ее получение. Если расходы, связанные с оформлением виз по несостоявшимся командировкам, невозможно отнести к расходам, указанным в пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ, то лучше отнести их к другим прочим расходам, связанным с производством и реализацией, в соответствии с пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ.

Во время командировки у работника могут возникнуть и другие расходы. Их перечень может согласовываться работником до начала командировки с руководством организации, и подлежит возмещению при их документальном подтверждении. В некоторых случаях работнику могут возмещаться расходы, не подтвержденные документами, например, при их утере.

Бухгалтерский учет расходов по загранкомандировкам может быть представлен следующей типовой корреспонденцией счетов:

Дт 71 Кт 50 — выдан аванс командируемому лицу;

Дт 57 Кт 51 — перечислены денежные средства по договору с банком для открытия специального карточного счета;

Дт 55 субсчет «Специальные счета» Кт 57 — отражены средства, зарезервированные для расчетов пластиковыми картами;

Дт 006 «Бланки строгой отчетности» — карточка выдана под отчет командируемому лицу;

Дт 71 Кт 55 — оплачен работником счет гостиницы и т.п. (по курсу ЦБ РФ на дату осуществления расхода);

Дт 91-2 (71) Кт 71 (91-1) — отражена курсовая разница по расчетам с подотчетными лицами с момента снятия денежных средств или произведенной оплаты до даты утверждения авансового отчета.

Дт 20 (25,26,44...) Кт 71 — отражены фактически произведенные расходы по найму жилья, суточные на дату утверждения авансового отчета;

Дт 50 Кт 71 — внесен остаток неизрасходованных наличных денежных средств, снятых по расчетной карте по курсу на день внесения в кассу.

В заключении отметим, что хотя командировочные расходы нельзя считать самыми существенными в составе затрат, однако их учет имеет множество различных нюансов, спорных моментов, поскольку поездки работников в загранкомандировки связаны с большим разнообразием ситуаций и затрат, которые иногда не возможно предвидеть. Особенно много

вопросов в части налогообложения тех и учитывать все вероятные риски, возни-или иных расходов. Поэтому очень важно кающие в организации при направлении рассматривать каждый отдельный случай сотрудников в загранкомандировки.