Технология функционального бенчмаркинга (на примере функции подбора персонала)

УДК 658.31.5

ТЕХНОЛОГИЯ ФУНКЦИОНАЛЬНОГО БЕНЧМАРКИНГА

FUNCTIONAL BENCHMARKING TECHNIQUES IN STAFFING

Т.Д. Синявец, А.В. Ивакина T.D. Sinyavets, A.V. Ivakina

Омский государственный университет им. Ф.М. Достоевского

Использование бенчмаркинга в деятельности предприятий по различным аспектам менеджмента постепенно распространилось и на практику управления персоналом. Проведение такого типа конкурентного анализа по отношению к службам управления персоналом получило название HR-бенчмаркинг. В статье рассматривается формирование технологии бенчмаркетинга по функции подбор персонала.

The article considers the way HR-benchmarking techniques are being crafted. HR-benchmarking is in fact a kind of competitive analysis related to Human Resources Services. They began employing benchmarking following management departments (to solve various administrative issues).

Ключевые слова: подбор персонала, бенчмаркинг, оценка, отрасль строительных комплектующих.

Keywords: personnel selection, benchmarking, estimation, branch of building accessories.

Согласно классическому определению бенчмаркинг (benchmarking) - это способ оценки стратегий и целей работы организации в сравнении с первоклассными предпринимательскими организациями для определения своего места на конкретном рынке [1]. Следовательно, HR-бенчмаркинг представляет собой набор действий по определению лучших образцов управления персоналом в различных организациях и сравнение с ними собственных методов, технологий, процедур и систем управления.

Термин «бенчмаркинг», характеризующий самостоятельный вид управленческой деятельности, появился в 1970-е гг., хотя и ранее успешно действующие организации активно изучали и брали на вооружение передовой опыт предприятий-партнеров и конкурентов. Родоначальниками бенчмаркинга считают японцев, которые научились идеально копировать чужие достижения. Популярность этого метода легкообъяснима - бенчмаркинг помогает относительно быстро и с наименьшими затратами совершенствовать бизнес-процессы. Цель бенчмаркинга - повышение эффективности собственной деятельности и завоевание преимуществ в конкурентной борьбе.

В настоящее время бенчмаркинг, использование его главного принципа «от лучшего к лучшему», возвращает к жизни и успеху многие фирмы США, Японии, Западной Европы. Предметом бенчмаркинга является технология, производственные процессы, методы организации производства и сбыта продукции. В России отдельные положения и преимущества бенчмар-

кинга начали пропагандироваться с 1996 г. в работах Г.Л. Багнева, А.К. Казанцева, И.А. Арен-кова. В последние годы по данной проблеме стали публиковать переводы трудов зарубежных ученых и практиков, появляются оригинальные разработки российских исследователей.

Среди основных видов бенчмаркинга можно выделить:

1. Внутренний бенчмаркинг, который представляет собой бенчмаркинг процесса, осуществляемый внутри корпорации и сопоставляет характеристики предпринимательских единиц.

2. Бенчмаркинг конкурентоспособности предполагает исследование специфических продуктов, возможностей процесса или административных методов предприятий-конкурентов.

3. Функциональный бенчмаркинг - сравнение определенной функции двух или более организаций в том же секторе.

4. Бенчмаркинг процесса, направленный на изменение определенных показателей и функциональности для их сопоставления с предприятиями, характеристика которых является совершенной в аналогичных процессах.

5. Общий бенчмаркинг - бенчмаркинг процесса, который сравнивает определенную функцию двух или более организаций независимо от предпринимательской деятельности.

6. Ассоциативный бенчмаркинг проводят организации, состоящие в узком бенчмаркинго-вом альянсе, протокол которого содержится в Кодексе поведения бенчмаркинга [2]. Существуют также бенчмаркинг затрат, характеристики, клиента; оперативный бенчмаркинг и др.

Рассмотрим подробнее особенности ИЯ-бенчмаркинга. Чаще всего его целью является исследование ключевых показателей эффективности ИЯ-служб. Главное преимущество подобного исследования состоит в том, что оно позволяет измерить результаты в достаточно слабо измеримой сфере управления человеческими ресурсами. ИЯ-бенчмаркинг базируется на таких показателях, как затраты на оплату труда, затраты на обучение сотрудников, численность ИЯ-службы и ее отделов, текучесть персонала, срок заполнения вакансии и др. Такие исследования целесообразно проводить по отраслям: производство, оптовая и розничная торговля, финансовый сектор, страхование, телекоммуникации. Для всех показателей указываются минимум, максимум, среднее и медиана. Это интересно как для ИЯ-менеджера, который может сравнить показатели деятельности своей организации с показателями ведущих компаний, так и для финансовых директоров, которые получают информацию о финансовых ИЯ-показателях. Дело в том, что затраты на персонал часто достигают весьма весомой доли в операционных расходах компаний, а в некоторых отраслях (профессиональные услуги, финансы) являются чуть ли не основными. Естественно желание финансистов максимизировать отдачу от вложений. И, конечно, особый интерес бенчмаркинговое исследование представляет для первых лиц компаний, которые получают возможность понять причины существующих кадровых проблем (например, низкий уровень удовлетворенности трудом, высокая текучесть и др.). Сегодня часто встречается оценка деятельности службы управления персоналом, полученная на основе оценки деятельности менеджера по персоналу, навыкам его влияния на высшее руководство и даре убеждения, она не имеет ничего общего с объективными оценками.

На Западе ИЯ-бенчмаркинг стал развиваться в начале 1990-х гг. Но это как раз тот случай, когда невозможно взять западные наработки целиком и перенести их в российскую практику, так как в основу системы оценки деятельности аналогичных российских служб ложатся чаще всего экономические показатели работы или уровень влияния мероприятий по управлению персоналом на конечные результаты работы предприятия.

В России бенчмаркинговые исследования в управлении персоналом еще очень редки. В настоящее время сильно затруднено получение информации о функционировании ИЯ-служб в других компаниях. Беспрепятственно получить

специальную информацию можно только на профессиональных конференциях и семинарах, и то ее качество часто окрашивается эмоциями выступающих, что снижает объективность. Еще одним источником информации являются результаты опросов специалистов в сфере управления персоналом в различных отраслевых ассоциациях, но они не системны, поэтому по ним невозможно проследить динамику изменений, кроме того, доступ к результатам опросов имеют только компании-участники. Достаточно объективной и полезной для бенч-маркитенговых исследований является информация, предоставляемая специализированными агентствами, например AXES Management. Публикуемые ими обзоры заработной платы, данные об объемах обучения персонала и другая информация может стать основой для некоторых оценочных сравнений (например, потенциальной привлекательности фирмы).

Практика проведения бенчмаркинговых исследований в нашей стране сталкивается с рядом проблем. Во-первых, недостаточная открытость российских компаний для исследователей и общественности. Во-вторых, тот небольшой объем информации о лучшем отечественном опыте представляется в открытой печати в неподходящей для статистической обработки форме. Для решения данной проблемы нужна продуманная система контроля качества, которая позволила бы сохранить как можно больше информации. В-третьих, сложность технической обработки данных о персонале и отдельных функциях, так как не везде есть автоматизированный учет HR-функций. В-четвертых, на деятельность по управлению персоналом существенное влияние оказал мировой экономический кризис: одни компании взяли курс на сокращение расходов, другие, наоборот, ищут пути повышения эффективности деятельности за счет управления персоналом.

Именно поэтому интересен опыт собственного бенчмаркингового исследования, предпринятого авторами по функции подбора персонала в омских организациях-производителях строительных комплектующих, а именно пластиковых окон.

Первое, с чем пришлось столкнуться исследователям - это непростая ситуация в отрасли, усугубившаяся под влиянием экономического кризиса. Дадим ее краткую характеристику.

За последнее десятилетие внедрение новых технологий в строительстве увеличилось. По оценке экспертов, только в Омске действуют около двухсот производителей пласти-

ковых окон. По данным отраслевого исследовательского центра «О.К.Н.А. Маркетинг», за %

2003-2007 гг. спрос на пластиковые окна возрос почти в три раза (см. рис. 1).

45-т

40 35

30 25 20 15 10 5-К

0

Объем рынка ПВХ конструкций

2003 г. 2004 г. 2005 г. 2006 г. 2007 г.

Рис. 1. Динамика рынка окон ПВХ в России за период с 2003 по 2007 г.

Быстрое развитие рынка пластиковых окон в России эксперты связывают с действием нескольких факторов:

1. Растущие доходы населения страны до

2009 г.

2. Производители все больше идут навстречу своим покупателям и предлагают приобрести окна в кредит и даже в рассрочку.

3. На рынке развивались секторы строительства и капитальных ремонтов по программе правительства РФ.

4. Организовано отечественное производство окон. Раньше ПВХ-профиль ввозился из-за рубежа, прежде всего из Германии, а сейчас все больше производств открывается на территории России.

Годовая емкость омского рынка, по оценке специалистов, составляет около 650-800 млн рублей. Данная цифра складывается из потребности корпоративных и частных клиентов. Это вызвано масштабными застройками и использованием в строительстве пластиковых окон.

Законодателями мод на омском рынке считаются окна, произведенные из немецкого профиля. Прежде всего это REHAU, также в Омске популярны окна из профилей MONTBLANC, SALAMANDER, KNIPING, KOMMERLING, KBE, VEKA, SHUCO, BRUGMANN, ALUPLAST, PROPLEX (Австрия), TROCAL. Все более устойчивым спросом пользуются окна, произведенные из азиатского профиля, например LG.

По мнению экспертов, о насыщении рынка говорить еще рано. Свою точку зрения они аргументируют следующим образом: до конца 2007 года остеклено только 20 % всех эксплуатируемых объектов недвижимости; ин-

тенсивно развиваются сегменты строительства и капитального ремонта.

При самых пессимистичных расчетах к

2010 г. будет остеклено приблизительно 40 % объектов недвижимости. Для того чтобы остеклить весь рынок Германии, понадобилось около 25 лет, поэтому можно прогнозировать, что в России этот период будет более длительным. Так как по такому фактору, как численность населения, Россия опережает Германию почти в 2 раза, а климатические условия в России гораздо более суровые. У участников оконного бизнеса есть как минимум 17 лет до 2025 г. для удовлетворения спроса населения, а к этому времени придет черед замены окон «первой волны», срок службы которых составляет приблизительно 40 лет.

В 2009 г. рынок пластиковых окон в Омске, по мнению экспертов, ожидает дефляция (рис. 2). Такие прогнозы связаны с тем, что в период кризиса ожидается резкое сокращение потребительского спроса. Однако замедлению в падении спроса, способствуют такие причины, как снижение стоимости сырья и комплектующих, мировое сокращение спроса, которое привело к снижению спроса на стекло на 25 %, а это, в свою очередь, привело к падению стоимости стеклопакетов на 25 %.

Основные выводы по итогам обзора рынка пластиковых окон следующие:

1. Рынок пластиковых окон - один из самых бурно развивающихся рынков в стране, однако основные игроки на рынке заняли свои ниши, поэтому войти на него и занять достойное место новым производителям будет практически невозможно.

2. В настоящее время рынок пластиковых окон в России находится на стадии устойчивого развития, чему способствует развитие трех %

сегментов рынка (потребительский, строительный, капитальных ремонтов).

3. Рынок будет развиваться планомерно.

Рис. 2. Прогноз темпов роста рынка окон ПВХ в Омске

4. На развитие рынка будет влиять несколько факторов, такие как политическая и экономическая обстановка в стране.

5. В дальнейшем на рынке останутся только те производители, которые предложат потребителям широкий ассортимент оконных конструкций, высокое качество изделий, качественный продажный и послепродажный сервис, кредиты и рассрочки при покупке окон.

6. Ожидается понижение цен на пластиковые окна, вызванное снижением их себестоимости, в связи с мировым снижением цен на сырье и комплектующие, а также сокращением потребительской активности.

7. Финансовый кризис повлияет на рынок пластиковых окон в сторону некоторого сокращения. Однако специалисты считают, что современные экономические условия не только не погубят рынок, но и приведут к его оздоровлению.

Поставив перед собой цель - найти организации с лучшими результатами подбора персонала, нами были проделаны следующие действия:

1. Оценка функции подбора персонала в собственной компании. Была проведена диагностика объемов и качества реализации данной функции, которая показала низкую результативность работы в этом направлении.

2. Поиск и определение наиболее успешных компаний-производителей строительных комплектующих. Это потребовало проведения анализа результатов всевозможных маркетинговых исследований в строительстве и мониторинга СМИ.

В результате нами были выбраны наиболее известные среди населения компании, представленные на рис. 3.

Опрошенных 70

60

50-

40-

30

20

10-

0-1

Рис. 3. Известность компаний производящих и торгующих окнами ПВХ среди жителей Омска

3. Сбор информации о функции подбора персонала, который осуществлялся с помощью телефонного опроса и метода таинственного посетителя. При реализации метода таинственного посетителя, информация собиралась с помощью наблюдения и интервью наоборот.

Перед человеком, играющим роль кандидата на работу, ставилась задача оценить следующие моменты в организации подбора персонала:

а) существуют ли инструменты для сбора информации о кандидате (бланки интервью, анкета-опросник);

б) с помощью каких методов оцениваются личностные и профессиональные качества кандидатов (специальные тесты, вопросники);

в) заключается ли трудовой договор, когда и в каком порядке проходит заключение трудовых отношений, соответствует ли оно требованиям законодательства;

г) кто из субъектов управления персоналом участвует в процедуре отбора;

д) как ведет себя менеджер, занимающийся подбором персонала, насколько профессионально строит работу с кандидатом. Какое впечатление осталось от работы менеджера по персоналу;

е) насколько привлекательным показалось место работы (его местоположение, транспортная доступность).

4. Анализ полученных сведений, определение предприятия-эталона.

На основе анализа теоретических и практических исследований в области подбора персонала, были установлены критерии выбора предприятия-эталона:

а) соблюдение трудового законодательства в отношении прав нанимаемых работников;

б) удовлетворение интересов работников, возникающих в ходе подбора и трудоустройства;

в) сроки закрытия вакансий по специальности монтажника окон ПВХ;

г) количество уволившихся монтажников окон ПВХ за последний месяц;

д) количество новичков, не прошедших испытательный срок за последние полгода;

е) количество вакансий по специальности монтажника окон ПВХ, закрытых в прошлом месяце;

ж) адекватность используемых методов отбора для оценки профессиональных качеств каких-то специалистов, в том числе монтажника окон;

з) наличие социальных льгот и услуг, предоставляемых организацией;

и) местоположение организации, ее транспортная доступность.

Оценка организаций, попавших в круг исследуемых по этим критериям, позволила установить лидера, а именно компанию «ПВХ Сибирь». Эта компания работает на рынке строительных комплектующих более 12 лет. Она интересна для работников в компаниях-конку-рентах, срок заполнение вакансий составляет не более 4-х месяцев, текучесть персонала низкая, большая часть работников имеет средний стаж работы в компании более 5 лет.

5. Выявление лучших методов (технологий, стратегий и т. д.) подбора персонала. В таблице представлена технология сравнения фактических данных с научными достижениями в области подбора персонала и с признанными успешными в практике методами и процедурами подбора.

Характеристики для оценки подбора персонала в различных организациях-производителях строительных комплектующих

Стратегии подбора Характеристики организации Источники набора Формы и методы набора

Ориентация на высококвалифицированных работников Больше 5 лет на рынке, численность больше 100 чел. Фирмы-конкуренты, фирмы-партнеры Лизинг, целенаправленная вербовка, услуги рекрутинговых агентств

Меньше 5 лет, численность до 50 чел. Высшие профессиональные учебные заведения, колледжи Заключение договоров о подготовке работника, приглашение на практику или работу

Ориентация на молодых специалистов в лице выпускников профильных высших и средних специальных учебных заведений Больше 5 лет на рынке, численность больше 100 чел. Высшие профессиональные учебные заведения, колледжи Заключение договоров о подготовке, приглашение на практику или работу, дни открытых дверей

Меньше 5 лет, численность до 50 чел. Случайные претенденты на ярмарках вакансий, днях открытых дверей, праздниках Объявления в СМИ, рекомендации знакомых, размещение объявлений на веб-сайтах по трудоустройству

Окончание табл.

Стратегии подбора Характеристики организации Источники набора Формы и методы набора

Ориентация на безработных Больше 5 лет на рынке, численность больше 100 чел. Безработные, зарегистрированные в центрах по трудоустройству; прежние сотрудники, ушедшие из организации по собственному желанию Размещение объявлений в СМИ, предоставление заявок по вакансиям в центры занятости, приглашение на работу

Меньше 5 лет, численность до 50 чел. Случайные претенденты, в том числе на ярмарках вакансий, днях открытых дверей, праздниках Объявления в СМИ, рекомендации знакомых

6. Оценка возможностей использования новшеств в организации. Этот этап бенчмар-кингового исследования во многом зависит от уровня квалификации субъектов управления персоналом в конкретной организации, именно им приходится решать вопросы о возможностях.

7. Внедрение новшеств в подбор персонала. Для успешного внедрения результатов исследования необходимо четко осознавать несколько принципиальных аспектов. Во-первых, «слепое» копирование чужого опыта не приведет к успеху. Следовательно, одним из основных элементов на данном этапе должна стать адаптация полученных знаний к существующему в организации процессу подбора, культуре, иным компонентам деятельности компании. Во-вторых, важно проанализировать стоимость перестройки процесса подбора персонала и возможные выгоды от его совершенствования. В случае несопоставимости затрат на внедрение новой процедуры и правил подбора персонала с ожидаемыми результатами и потенциальной (экономией затрат) прибылью пересматривать действующие процедуры нецелесообразно.

Сразу после принятия решения о необходимости продолжения деятельности в области

бенчмаркинга должен быть детально спланирован и проработан процесс проведения изменений и внедрения улучшений. Как правило, данный процесс сопряжен с постановкой новых целей компании, достижение которых без профессионального, централизованного руководства не всегда возможно. Прогресс в достижении новых целей должен постоянно отслеживаться, не случайно руководству компании отводится главная роль в контроле за процессом реализации разработанного плана.

Таким образом, нами изложена технология бенчмаркинга по функции подбора персонала для компании ООО «Новое окно» на основе выбора лидера отрасли и исследования лучшего опыта в организации данной функции компанией ООО «ПВХ Сибирь».

1. Белокоровин Э.А. Опыты с бенчмаркингом (Как мы проводили эталонное сопоставление с японской компанией) // Маркетолог. - 2005. - № 7. - С. 36-47.

2. Белокоровин Э.А., Маслов Д.В. Особенности применения бенчмаркинга на малых и средних предприятиях // Методы менеджмента качества. - 2004. - № 3. - С. 21-26.