Внедрение электронного документооборота в российских организациях

1 (173) - 2015

МНЕНИЯ, КОММЕНТАРИИ, РЕКОМЕНДАЦИИ

ВНЕДРЕНИЕ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА В РОССИЙСКИХ ОРГАНИЗАЦИЯХ

С. В. ЧЕСНОКОВ,

кандидат экономических наук, доцент кафедры бухгалтерского учета

Ростовского государственного экономического университета

Стремительное развитие технологий и их повсеместное внедрение приводят к развитию электронного документооборота. Объем используемых в современном мире документов растет, все больше электронные документы начинают вытеснять бумажные. Скорее всего, по мнению автора, отказаться полностью от бумажных документов не удастся никогда, однако их с каждым годом будет все меньше и меньше.

В настоящее время налоговая служба уделяет большое внимание разработке и внедрению бесконтактных способов взаимодействия с налогоплательщиками. Уже никого не удивляет сдача налоговой и бухгалтерской отчетности с помощью электронной почты. Новым этапом развития электронного документооборота, выгодного и налоговым органам, и налогоплательщикам, стала реализация возможности представления налогоплательщиками документов в электронном виде в ответ на требование налогового органа, направленного по телекоммуникационным каналам связи. Преимущества внедрения электронного оборота счетов-фактур и первичных документов на безбумажной основе очевидны: для налогоплательщиков — это снижение затрат и оптимизация бизнес-процессов, а для налоговых органов — повышение качества и оперативность сбора информации, ускорение процедуры проверок деятельности налогоплательщиков, а также повышение эффективности администрирования налога на добавленную стоимость (НДС).

Бумажный документооборот потихоньку «умирает» и на смену ему приходит электронный документооборот, который медленно, но верно входит в жизнь каждой организации. Все больше руководителей организаций начинают понимать, что управление электронным документооборотом поможет не только навести порядок в документах, но и является сильным экономическим фактором. Рассмотрим, что же такое электронный документооборот.

Электронный документооборот — это способ организации работы с документами, когда основная масса их оригиналов формируется в электронном виде без использования бумажных носителей. Электронные документы по утвержденным формам яыляются составляющими всех бухгалтерских программ, но для того, чтобы электронный документ был юридически признан, он должен быть подписан электронной подписью.

Если электронный документ пересылается контрагенту, он должен быть отправлен с соблюдением порядка обмена электронными документами.

Россия в области электронного документооборота значительно отстает от зарубежных стран. Максимальное развитие электронного документооборота происходит в России последние пять лет. Несмотря на это, историю российского электронного документооборота можно исчислять еще с 1980-х гг., именно в эти годы в государственном секторе в самой серьезной организации Советского

1 (173) - 2015

МНЕНИЯ. КОММЕНТАРИИ. РЕКОМЕНДАЦИИ

Союза — ЦК КПСС занялись проблемой комплексной автоматизации делопроизводства.

Переход на возможность применения организацией электронного документооборота был закреплен следующими нормативными документами:

— Федеральным законом от 20.02.1995 № 24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации»;

— Федеральным законом от 10.01.2002 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи»;

— Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;

— Федеральным законом от 29.07.2004 № 98-ФЗ «О коммерческой тайне»;

— Федеральным законом от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;

— Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных».

Кроме того, в 2009 г. по поручению Правительства РФ Минфин и ФНС России проводили пилотный проект по обмену электронными счетами-фактурами. В 2010 г. Федеральным законом от 27.07.2010 № 229-ФЗ «О внесении изменений в часть первую и часть вторую Налогового кодекса Российской Федерации и некоторые другие законодательные акты Российской Федерации» были внесены изменения в Налоговый кодекс РФ, появилась возможность составления и обмена счетами-фактурами в электронном виде. В 2011 г. Минфин России приказом от 25.04.2011 № 50н утвердил Порядок выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи.

В 2011 г. появились новые возможности работы с налогоплательщиками при налоговых проверках. Так, ФНС России утвердила Порядок направления требования о предоставлении документов (информации) в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной подписи (приказ ФНС России от 17.02.2011 № ММВ-7-2/168@).

В 2012 г. было опубликовано постановление Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137 «О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость».

23.05.2012 вступил в силу приказ ФНС России от 05.03.2012 № ММВ-7-6/138@ «Об утверждении форматов счета-фактуры, журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книги покупок и книги продаж, дополнительных листов книги по-

купок и книги продаж в электронном виде книги». Кроме того, в 2012 г. утверждены форматы представления документов, используемых при выставлении и получении счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной подписи (приказ ФНС России от 30.01.2012 № ММВ-7-6/36@), а также рекомендуемые форматы унифицированных форм первичной учетной документации — товарной накладной ТОРГ-12, утвержденной постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 № 132, и акта приемки-сдачи работ (услуг) (приказ ФНС России от 21.03.2012 № ММВ-7-6/172@).

Переход на электронный документооборот имеет значительно больше плюсов, чем минусов. Однако плохо организованный проект внедрения системы электронного документооборота (СЭД) может свести на нет все плюсы автоматизации.

К основным достоинствам электронного документооборота можно отнести следующие:

— централизованное, структурированное и систематизированное хранение документов в электронном архиве;

— сокращение расходов на печать, почтовую пересылку и хранение бумажных счетов-фактур;

— единообразный подход к процедурам формирования и обработки документа (регистрация, согласование и т. п.);

— сокращение времени на доставку, регистрацию и согласование документов;

— быстроту подписания документов;

— возможность круглосуточно в режиме online осуществлять любые операции с документами: поиск, загрузку, печать, сверку, отклонение, а также отслеживать их движение;

— быстрый поиск документов;

— аудит доступа пользователей к документам.

Конфиденциальность обмена обеспечена шифрованием документов. Электронная цифровая подпись (ЭЦП) обеспечивает идентификацию подписанта и целостность передаваемых документов. Доставка электронных документов гарантируется оператором документооборота

К недостаткам электронного документооборота можно отнести:

— необходимость скрупулезной работы по обучению пользователей и прививание им навыков работы с СЭД;

— инерционность и недоверие конечных пользователей к самой идее перехода на ЭДО;

— отсутствие унификации форматов первичных документов (кроме накладной и акта);

1 (173) - 2015

мнения. комментарии. рекомендации

— высокие начальные затраты на внедрение электронного документооборота;

— отсутствие успешно реализованных решений на стадии промышленной эксплуатации.

Внедрение электронного документооборота раньше всего начинают компании, у которых много контрагентов и большой объем внешнего документооборота. Поскольку обмен электронными документами, в частности счетами-фактурами, возможен только по взаимному согласию сторон, то для начала надо обсудить возможность перехода на электронный документооборот со своими постоянными контрагентами. Особое внимание следует уделить выбору оператора электронного документооборота, с которым и нужно заключить договор.

Федеральная налоговая служба РФ определилась с перечнем доверенных операторов электронного документооборота (ОЭД). Сеть доверенных ОЭД — это добровольное объединение операторов электронного документооборота. Целью ее создания является повышение доверия к деятельности операторов электронного документооборота при обмене счетами-фактурами в электронном виде, обеспечение гарантий как для налогоплательщиков, так и для контролирующих органов.

Основными задачами создания сети доверенных ОЭД являются:

— обеспечение возможности круглосуточного и бесперебойного осуществления юридически значимого документооборота счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с использованием электронной подписи;

— защита от фальсификации электронных счетов-фактур.

Организатором сети доверенных ОЭД является ФНС России. В функции оператора электронного документооборота входят:

— обеспечение гарантий выполнения требований нормативных правовых актов, регулирующих взаимодействие между участниками документооборота счетов-фактур;

— регистрация фактов обмена счетами-фактурами в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи между участниками документооборота;

— обеспечение фиксации даты выставления/ получения счета-фактуры в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи и формирование подтверждения даты его выставления/получения;

— распространение и техническое сопровождение программных средств, включая средства криптографической защиты информации, реализу-

ющие электронный документооборот в соответствии с требованиями нормативных актов;

— доведение идентификационных реквизитов участников информационного взаимодействия при выставлении и получении счетов-фактур в электронном виде;

— доведение в электронном виде до налоговых органов сведений об учетных данных участников документооборота счетов-фактур в срок не позднее трех рабочих дней с момента подключения их к электронному документообороту и по факту внесения изменений.

Доверенными операторами ФНС России могут быть представители среднего и крупного бизнеса в сфере связи и массовых коммуникаций, имеющие действующие лицензии:

— Роскомнадзора — на предоставление телематических услуг связи;

— ФСТЭК России — на техническую защиту информации;

— ФСБ России — на право:

а) предоставления услуг в области шифрования информации, не содержащей сведений, составляющих государственную тайну;

б) осуществления деятельности по распространению шифровальных средств;

в) технического обслуживания шифровальных средств.

Перед заключением договора с оператором необходимо протестировать интерфейс оператора и обмен данными с контрагентами. Немаловажным будет решение вопроса сочетания используемой организацией бухгалтерской программы с системой оператора. От этого будет зависеть стоимость внедрения системы электронного документооборота в организации. Те организации, которые используют программу «1С», могут уже в настоящее время отправить электронный документ нажатием одной кнопки при условии, что:

— они работают с сертифицированным оператором, т. е. в обмене между ними и покупателями будет еще одна сторона (оператор). Но действий будет только два: прием и отправка оповещения о принятии документа;

— пользуются программой «1С:Предпри-ятие 8» (УПП, Бухкорп, Управление торговлей), в том числе:

— «Бухгалтерия предприятия 8,0» (редакция 2.0, начиная с версии 2.0.35.5);

— «Бухгалтерия предприятия 8 КОРП» (начиная с версии 2.0.35.5);

— «Управление производственным предприятием 8,0» (редакция 1.3, начиная с версии 1.3.25.1);

1 (173) - 2015

мнения. комментарии. рекомендации

— «Комплексная автоматизация 8» (редакция 1.1, начиная с версии 1.1.21.1).

Также очень важным остается вопрос цены пересылки электронных документов. При внедрении внешнего документооборота удостоверяющий центр должен обеспечить всех участников документооборота электронными подписями.

Под электронной подписью понимается информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) и которая используется для определения лица, подписывающего информацию.

Для создания электронной подписи используется уникальная последовательность символов, так называемый ключ электронной подписи. С ним связан ключ проверки электронной подписи, также представляющий собой уникальную последовательность символов.

Документом, подтверждающим принадлежность ключа проверки электронной подписи тому или иному лицу, является сертификат ключа проверки электронной подписи. Его выдает удостоверяющий центр в виде электронного документа или документа на бумажном носителе.

При этом под удостоверяющим центром понимается юридическое лицо или индивидуальный предприниматель, осуществляющие функции по созданию и выдаче сертификатов ключей проверки электронных подписей, а также иные функции, предусмотренные Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи».

Существует еще квалифицированный сертификат ключа проверки электронной подписи, который выдается аккредитованным удостоверяющим центром (т. е. признанным уполномоченным федеральным органом в соответствии с требованиями Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»).

В случае обмена формализованной документацией, документами, содержащими печать (например, формами отчетности, направляемыми в налоговые органы), может использоваться только квалифицированная электронная подпись (Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»).

В настоящее время установлено три вида электронной подписи (ст. 5 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»):

— простая электронная подпись — это логины, пароли, коды подтверждения и прочие средства идентификации, например в электронном кошельке;

— неквалифицированная электронная подпись — используется в тех случаях, когда наличие на документе печати необязательно, например при оформлении договора аренды. Эта подпись может быть получена с применением ключа подписи и должна обеспечивать обнаружение изменений, внесенных в электронный документ после момента его подписания. Неквалифицированная электронная подпись создается с помощью средств криптошиф-рования (ст. 12 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»);

— квалифицированная электронная подпись — приравнивает документ, подписанный квалифицированной электронной подписью, к документу, на котором имеются собственноручная подпись и печать. Она используется при отправке отчетности в налоговые органы через интернет и в работе через систему банк-клиент. Квалифицированная электронная подпись признается действительной до тех пор, пока решением суда не установлено иное. Для налогового учета документы должны подписываться только электронной цифровой подписью (т. е. квалифицированной).

Если же организация ограничивается только внутренним документооборотом, то документы можно подписывать простой электронной подписью, и заключать договор с удостоверяющим центром не нужно. Особое внимание следует обратить на то, чтобы у организации и ее контрагентов был один оператор системы электронного документооборота, в противном случае обмен документами будет невозможен.

Процесс внедрения электронного документооборота непрост. Необходимо адаптировать под него все бизнес-процессы в компании:

— разработать и утвердить порядок электронного документооборота;

— назначить ответственных за его ведение;

— организовать электронный архив получаемых и отправляемых документов;

— прописать в учетной политике правила создания, получения и хранения электронных документов, назначить ответственных за формирование и подписание электронных документов.

Каждый сотрудник, который уполномочен подписывать электронные документы, должен иметь электронную подпись. Создав систему электронного документооборота, организация может не распечатывать документы, а хранить их в электронном архиве.

В случае необходимости документы, хранящиеся в архиве, можно распечатать для проверяющих, предоставить при этом документ, подписанный

1 (173) - 2015

МНЕНИЯ. КОММЕНТАРИИ. РЕКОМЕНдАЦИИ

электронными подписями сторон, заверив их предварительно должным образом.

Существует ряд документов, которые должны остаться на бумаге даже после внедрения системы электронного документооборота. К ним относятся:

— товарно-транспортная накладная;

— документы, регламентирующие отношения работодателя и работника.

Каждый сотрудник, подключенный к системе электронного документооборота, должен иметь устойчивый интернет-канал и программу для работы с электронными ключами. Нужно не только научить сотрудников пользоваться электронным документооборотом, но и донести до них все преимущества данной технологии.

Список литературы

1. О коммерческой тайне: Федеральный закон от 29.07.2004 № 98-ФЗ.

2. О персональных данных: Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ.

3. О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость: постановление Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137.

4. Об архивном деле в Российской Федерации: Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ.

5. Об информации, информатизации и защите информации: Федеральный закон от 20.02.1995 № 24-ФЗ.

6. Об информации, информационных технологиях и о защите информации: Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ.

7. Об утверждении Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи: приказ Минфина России от 25.04.2011 № 50н.

8. Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций: постановление Госкомстата России от 25.12.1998 № 132.

9. Об утверждении форматов счета-фактуры, журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книги покупок и книги продаж, дополнительных листов книги покупок и книги продаж в электронном виде: приказ ФНС России от 05.03.2012 № ММВ-7-6/138@.

10. Об утверждении форматов представления документов, используемых при выставлении и получении счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной подписи: приказ ФНС России от 30.01.2012 № ММВ-7-6/36@.

11. Об электронной цифровой подписи: Федеральный закон от 10.01.2002 № 1-ФЗ.

12. Об утверждении форматов первичных учетных документов: приказ ФНС России от 21.03.2012 № ММВ-7-6/172@.