Основные направления оптимизации учета и анализа дебиторской задолженности

В.А. Жатикова

ОСНОВНЫЕ НАПРАВЛЕНИЯ ОПТИМИЗАЦИИ УЧЕТА И АНАЛИЗА ДЕБИТОРСКОЙ ЗАДОЛЖЕННОСТИ

V.A. Zhatikova

4

BASIC AREAS OF ACCOUNTING OPTIMIZATION AND ANALYSIS OF ACCOUNTS RECEIVABLE

Ключевые слова: дебиторская задолженность, критический срок оплаты, экспресс-метод оптимизации бизнес-процессов.

Keywords: accounts receivable, critical payment period, pressing method of optimization of business processes.

Аннотация

В работе рассматривается процесс проведения анализа и использования модуля по управлению дебиторской задолженностью

Abstract: The paper deals with the process of an analysis and usage of managerial unit for accounts receivable management.

Влияние на процесс управления дебиторской задолженностью возможно тогда, когда руководство предприятия и другие должностные лица обладают полной и достоверной информацией обо всех хозяйственных процессах. Формирование такой информации происходит при взаимодействии трех функций управления расчетов с дебиторами: учета, анализа и контроля, что позволяет характеризовать состояние дебиторской и кредиторской задолженности не только с количественной стороны, но и с других позиций, а также принимать эффективные стратегические и тактические решения.

Чтобы снизить общую сумму задолженности и повысить эффективность коммерческих операций, организациям необходимо оптимизировать дебиторскую задолженность. Это позволяют сделать следующие мероприятия:

1) на основе анализа задолженности по различным показателям (размер задолженности, срок возникновения и др.) внедрение системы управления дебиторской задолженностью и принятие оперативных управленческих решений;

2) контроль расчетов с дебиторами по отсроченным и просроченным долгам;

3) разработка и применение приемов востребования долгов;

4) разработка условий предоставления коммерческого кредита.

Оптимизация процессов управления дебиторской задолженностью должна быть направлена на разработку таких моделей управления, которые позволяют осуществлять прогноз поступлений денежных средств от контрагентов, погашать в установленные сроки собственные обязательства компании и вести реальный учет издержек или выгод от предпринимаемых руководством решений по предоставлению кредитов контрагентами. Как рост размера дебиторской задолженности, так и ее резкое снижение может оказать негативное воздействие на организацию. Увеличение дебиторской задолженности является следствием роста потребности в привлечении ресурсов для погашения кредиторской задолженности. Снижение дебиторской задолженности свидетельствует о снижении объемов продаж, потери части покупателей, приобретающих продукцию в кредит. Следовательно, оптимизация размера дебиторской задолженности является целью оптимизации бизнес-процессов по управлению ею.

Задачами учета дебиторской задолженностью являются:

- проверка правильности заполнения первичных документов на отгрузку продукции, выполнение работ и оказание услуг;

- инвентаризация задолженности и составление актов сверки;

- осуществление контроля своевременности составления счетов, составление старения

дебиторской задолженности, определение структуры и динамики изменения каждой статьи дебиторской задолженности, а также срока ее оборачиваемости;

- контроль за соотношением дебиторской и кредиторской задолженности;

- ежедневный контроль за фактами оплаты выставленных счетов;

- прогнозирование поступления денежных средств от дебиторов;

- оценка реальной стоимости дебиторской задолженности;

- контроль безнадежных долгов;

- начисление штрафов, пеней за просрочку оплаты;

- оценка упущенной выгоды в связи с неиспользованием средств, замороженных в дебиторской задолженности.

В целях управления дебиторской задолженностью предприятию необходимо иметь полную информацию о потенциальном покупателе, оценить его деловую репутацию, проанализировать финансовое состояние каждого из потенциальных клиентов, определить возможные суммы кредита и сроки кредитования клиентов и др.

Оптимизация процесса бухгалтерского учета предусматривает контроль соблюдения сроков погашения задолженности организациями-дебиторами. Показатель критического срока оплаты рассчитывается по каждому счету в соответствии с датой отгрузки, условиями договора, времени в пути, отсрочки или рассрочки платежа по договору.

Под критическим сроком оплаты понимается дата, не позднее которой должна быть погашена задолженность по предоставленному коммерческому кредиту.

Моментом возникновения дебиторской задолженности считается дата перехода прав собственности на проданную продукцию, которая указывается в договоре.

Критический срок оплаты определяется исходя из момента возникновения дебиторской задолженности и числа дней отсрочки согласно договору.

Определение критического срока оплаты и принципы соотнесения выставленных счетов и поступивших платежей позволяет организации рассчитать долю просроченной задолженности и количество дней просрочки. На основании этих данных производят оценку роста затрат, связанных с незапланированным отвлечением средств из оборота. На основе полученных данных определяются размеры штрафов пеней.

Для контроля дебиторской задолженности используется реестр старения дебиторской задолженности, который представляет собой таблицу с суммами неоплаченных счетов, сгруппированных по периоду просрочки. В реестре старения дебиторской задолженности выделяются следующие группы: до 5 дней, до 14 дней, до 30 дней, до 2 месяцев, свыше 2 месяцев. Если срок допустимой просрочки превышен, то предприятие должно начать активную работу с контрагентами по возврату долга.

Средневзвешенное время просрочки и период кредитования сравнивают с аналогичными показателями за прошлый отчетный период. Увеличение данного показателя свидетельствует о неэффективной работе с дебиторами, и наоборот.

Данные о среднем времени просрочки платежа по погашенным счетам и каждому покупателю используются для планирования поступления денежных средств от дебиторов.

Одной из главных задач анализа дебиторской задолженности можно выделить определение оптимального срока кредитования покупателей, так как в дальнейшем необходимо своевременно погашать собственную кредиторскую задолженность. Для наиболее полного анализа необходимо сравнивать показатели за 2 - 3 года. Применяется коэффициентный метод. Одна из методик включает расчет следующих показателей:

1) оборачиваемость дебиторской задолженности - определяется отношением выручки от продаж к среднегодовому значению дебиторской задолженности;

2) длительность оборота дебиторской задолженности (в днях) - определяется отношением средней за период дебиторской задолженности к среднедневной выручке от продаж.

Данные для расчетов этих показателей отражены на счетах 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» и 90 «Продажи».

Оборачиваемость дебиторской задолженности отражает эффективность работы предприятия по сбору долгов. Период оборачиваемости дебиторской задолженности показывает средний срок кредитования покупателей. Рост первого показателя и снижение второго говорят об эффективности и управления дебиторской задолженностью.

Одним из направлений оптимизации процесса учета дебиторской задолженности является формирование процедуры инкассации дебиторской задолженности. Она должна предусматривать конкретные сроки и формы напоминаний дебиторам о сроках платежей, возможности и условиях рефинансирования долга, условия, при которых может быть возбуждено дело о банкротстве несостоятельных дебиторов.

В настоящее время применяется такая форма управления дебиторской задолженностью, как рефинансирование долга. Рефинансирование долга представляет собой ускоренный перевод дебиторской задолженности в высоколиквидные активы. Данный процесс осуществляется, как правило, в форме факторинга, форфейтинга, учета векселей покупателей.

В рамках общей системы внутреннего контроля предприятия целесообразна организация системы контроля над движением и своевременной инкассацией дебиторской задолженности. Применяется АВС - система, в которой кредиты группируются по размерам и видам задолженности. В группу «А» включают наиболее крупные и сомнительные долги, в группу «В» - кредиты средних объемов, в группу «С» - все остальные долги, которые существенно не влияют на финансовые результаты компании.

Для облегчения процессов учета и анализа дебиторской задолженности используются автоматизированные системы учета и отчетности. К функциональным возможностям модуля «Управление дебиторской задолженностью» относятся:

1) регистрация договоров с покупателями и заказчиками;

2) формирование справочных данных о заказчиках;

3) классификация доходов организации по статьям доходов;

4) планирование отгрузки готовой продукции;

5) формирование документов на отгрузку;

6) учет типа налогообложения при формировании документов на отгрузку;

7) регистрация платежных документов покупателей и заказчиков;

8) обработка выписки банка, установление связи приходных платежных документов и документов на отгрузку;

9) планирование суммы доходов от реализации услуг, внереализационной деятельности, погашения дебиторской задолженности;

10) анализ динамики и структуры дебиторской задолженности за любой период времени;

11) выявление и контроль отклонений фактических доходов от плановых показателей;

12) учет погашения дебиторской задолженности неденежными средствами (через взаимозачет, векселя, ценные бумаги);

13) формирование отчетов.

Такая информационная система позволяет руководителям предприятий управлять дебиторской задолженностью на основе проведенного анализа и контроля соблюдения лимитов ее движения.

Система «Управление дебиторской задолженностью» полностью автоматизирует процесс работы с должниками, оптимизирует рабочее время сотрудников предприятия (отвечающих за вопросы управления дебиторской задолженностью), своевременно обрабатывает историю взаимоотношений с каждым контрагентом, устанавливает и контролирует всех занесенных в систему дебиторов. Данная система также позволяет снизить затраты организации на юридическую помощь, контролирует сроки взыскания задолженности, оптимизирует процесс подготовки документов по взысканию дебиторской задолженности в претензионном и судебном порядке, позволяет вести работу по взысканию штрафных санкций (которые рассчитываются автоматически) и автоматически формирует отчеты в целях принятия пользователем управленческих решений.

Система дает возможность пользователю работать с контрагентами организации, выявляет данные по основаниям возникновения дебиторской задолженности, предоставляет данные по истории работы с каждым контрагентом, выдает автоматизированный алгоритм действий по востребованию долгов, представляет нормативно-правовую базу, регламентирующую порядок взыскания задолженности, а также дает другую необходимую информацию.

В современных условиях многие предприятия крупного и среднего бизнеса используют экспресс-метод оптимизации бизнес-процессов, который позволяет предприятиям решать проблему роста дебиторской задолженности. Экспресс-метод включает следующие этапы:

1) формирование «отдела улучшения», в который входят представители финансовой, коммерческой и юридической служб под руководством менеджера, хорошо ориентирующегося в проблеме и наделенного полномочиями отдавать приказы сотрудникам предприятия;

2) описание отделом улучшения схемы работы соответствующих служб;

3) описание АВС - анализа;

4) проведение анализа состояния ликвидных активов.

В качестве основных параметров, которые необходимо постоянно анализировать, можно выделить следующие:

1) достоверность информационных потоков;

2) обоснованность принятия бизнес - решения;

3) автоматизация бизнес- процессов;

4) адекватность процесса управления поставленным задачам;

5) адекватность временных затрат.

Полученные аналитические данные используют для оптимизации бизнес-процессов. Ежедневно составляются отчеты, необходимые для контроля и анализа дебиторской задолженности. Формы отчетности разрабатываются внутри предприятия, согласовываются с руководителями служб, в которых они будут использоваться, и утверждаются руководством предприятия. Данные таких отчетов отражают задолженность конкретных дебиторов в определенный момент времени, а так же влияние дебиторской задолженности на общие результаты деятельности организации. Такая информация является основой для выбора метода оптимизации управления ресурсами.

Методы экспресс-оптимизации являются лишь основой для первичного анализа. Подробная разработка системы управления предприятием начинается с формирования его стратегии. На реализацию стратегии влияет как организационная структура предприятия, так и бизнес-процессы и политика распределения ответственности, возможные риски и др.

В качестве основных процессов оптимизации дебиторской задолженности можно выделить такие:

- пересмотр правил отбора клиентов;

- установление лимитов по задолженности на каждого клиента;

- установление системы скидок в зависимости от формы оплаты и сроков платежа;

- постоянное наблюдение за платежеспособностью клиентов.

Библиографический список

1. Работа с дебиторской задолженностью: практ. пособие / И.Н. Пашкина, О.И. Со-снаускене, О.В. Фадеева. - 2-е изд., стер. - М.: Омега-Л, 2010.

2. Экспресс-метод оптимизации бизнес-процессов /http://delovoymir.biz

3. Румянцева Е.Е. Финансы организаций: финансовые технологии управления предприятием: Учеб. пособие. - М.: ИНФРА-М, 2010.