Информационное обеспечение управленческой деятельности на автотранспортном предприятии

ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ НА АВТОТРАНСПОРТНОМ ПРЕ ДПРИЯТИИ

М. В. ПУЗЬКО

В статье рассматривается способ совершенствования системы управления организации на примере автотранспортного предприятия. В контексте рассматриваемых процессов проблематика состоит в построении эффективной системы управления предприятием, способной, с одной стороны, обеспечить максимальный объем выполненных услуг, а с другой, -минимизировать эксплуатационные затраты. Цель работы, описанной в статье, состоит в исследовании и выявлении особенностей информационных процессов системы управления автотранспортным предприятием, а также разработка рекомендаций по совершенствованию данной системы. Новизна работы состоит в разработке классификации уровней автоматизации систем управления. Особое внимание уделено экономическим информационным системам как способу эффективной организации управленческих процессов.

Ключевые слова: автотранспорт, система управления, информационные потоки, экономическая информационная система.

Развитие рыночных отношений в России привело к разрушению существовавшей прежде отраслевой системы управления автомобильным транспортом. Начался процесс формирования новой системы управления транспортной деятельностью, адаптированной к условиям рыночного хозяйствования [1].

В автотранспортной отрасли в условиях централизованного управления был накоплен большой опыт плановой и экономической работы, разработки трансфинпланов, технико-экономических обоснований, оценок экономической эффективности мероприятий. Однако современная ситуация работы в рыночных условиях не позволяет применять эти разработки без существенного их изменения.

Как подсистема инфраструктуры народного хозяйства, автотранспорт обслуживает все сферы экономики и является, наряду с другими видами транспорта, основой нормального функционирования отраслей материального производства, развития производительных сил и удовлетворения потребностей населения в перемещениях [3]. Важное значение для повышения эффективности работы и конкурентоспособности автотранспортных предприятий имеет решение задачи совершенствования системы управления их деятельностью.

Трудности решения задачи оптимального управления обусловлены рядом специфических причин, к числу которых относятся: нехватка денежных средств и необходимость их привлече-

ния; многочисленность одновременно обслуживаемой клиентуры и ее значительное рассредоточение; осуществление перевозочного процесса управляемыми объектами за пределами предприятия; значительное влияние сезонных факторов; обширная, часто меняющаяся номенклатура перевозимых грузов; разномарочность подвижного состава; динамичность процессов, протекающих на автомобильном транспорте, и их стохастический характер. Поэтому на автотранспортных предприятиях, работающих в условиях рыночной экономики, особое место занимает проблема автоматизации принятия решений.

Перед руководителем автотранспортного предприятия встает сложная задача - с одной стороны, обеспечить максимальный объем выполненных услуг, а с другой - минимизировать эксплуатационные затраты. В нынешних условиях для успешного выполнения этих требований руководителю необходимо постоянно быть в курсе текущего положения дел и принимать точные и безошибочные решения, поэтому для эффективного управления именно информация является основным ресурсом, который уменьшает степень неопределенности ситуации, и, соответственно, снижает риск от последствий принятия того или иного решения [2]. Задача сбора, хранения и обработки данных зачастую не может быть решена усилием одного человека, поэтому внедрение автоматизированной информационной системы яв-

ляется необходимым шагом для улучшения качества управленческих решений.

Система управления автотранспортным предприятием представляет собой совокупность взаимодействующих структурных подразделений (администрация, финансовый, сервисно-ремонтный, кадровый и другие отделы), осуществляющих следующие функции управления:

- планирование - функция, определяющая цель функционирования экономической системы на различные периоды времени (стратегическое, тактическое, оперативное планирование);

- учет - функция, отображающая состояние объекта управления в результате выполнения хозяйственных процессов;

- контроль - функция, с помощью которой определяется отклонение учетных данных от плановых целей и нормативов;

- оперативное управление - функция, осуществляющая регулирование всех хозяйственных процессов с целью исключения возникающих отклонений в плановых и учетных данных;

- анализ - функция, определяющая тенденции в работе экономической системы и резервы, которые учитываются при планировании на следующий временной период.

Вышеперечисленные функции выполняются на основе непрерывного процесса обмена информацией между субъектами системы управления. Обмен информацией, как правило, происходит по сложившейся схеме, т. е. определенные субъекты системы управления регулярно осуществляют обмен определенной информацией. Тогда информационным потоком будем называть передачу информации от одного субъекта информационного обмена к другому в определенном направлении.

Анализ информационных потоков предприятия с целью выявления мест образования, накопления и обработки больших объемов первичной информации целесообразно привязать к организационной структуре предприятия. Типовая структура автотранспортного предприятия представлена на рисунке 1.

Администрация

Служба управления персоналом

Отдел

ГСМ

Отдел технического Отдел

контроля планирования

Мастерская тех. Бухгалтерия

обслуживания

Отдел запасных Контрольно- Служба

частей расчетная группа логистики

Диспетчерская

служба

Служба

эксплуатации

автотранспорта

Производственнотехнический отдел

Сервисноремонтная служба

Финансовая

служба

Служба

автотранспорта

Рис. 1. Организационная структура автотранспортного предприятия

Исходя из организационной структуры АТП, можно выделить основные субъекты в системе управления и информационные потоки между ними. К основным субъектам информационного обмена на автотранспортном предприятии можно отнести Службу управления персоналом, Отдел

ГСМ, Сервисно-ремонтную службу, Финансовую службу, Службу автотранспорта.

На автотранспортном предприятии основным источником информации является служба автотранспорта, ведь именно там циркулирует вся первичная информация - о состоянии парка

транспортных средств, выполнении производственного задания и т. п. Во многом именно от полноты и достоверности этих данных зависят те или иные управленческие решения. В таблице 1 представлена классификация основных информационных связей между субъектами системы управления АТП по типу источник-получатель. Как видно из представленной таблицы, именно служба автотранспорта имеет наибольшее количество информационных связей с другими подразделениями предприятия.

Исходя из этого, можно утверждать, что для автоматизации процессов обмена информацией на автотранспортных предприятиях требуется разработка решений, учитывающих особенности этой отрасли.

Структуру системы управления автотранспортного предприятия представим в виде схемы (рис. 2), где основные информационные потоки между внешней средой, объектом и системой управления (ИП1, ИП2, ИПЗ, ИП4) связаны с поддерживающей их экономической информационной системой (ЭИС).

Таблица 1

Основные информационные связи между субъектами системы управления АТП по типу источник-получатель

^^^^получатель источник Служба автотранспорта Служба ГСМ Финансовая служба Служба управления персоналом Сервисно- ремонтная служба

Служба автотранспорта Данные по расходу ГСМ Результаты работ для расчета тарифов Результаты работ для расчета заработной платы Данные для планирования ТО

Служба ГСМ Данные по списанию ГСМ

Финансовая служба Данные об объемах перевозок.

Служба управления персоналом Учетная информация по водителям Данные по начислению зарплаты

Сервисно-ремонтная служба Данные о готовности ТС к работе Данные по использованию запчастей, планированию закупок Данные для расчета заработной платы водителей

Внешняя среда

Рис. 2. Структура экономической информационной системы автотранспортного предприятия

Экономическая информационная система ционных средств, объединенных в единую систему

(ЭИС) представляет собой совокупность организа- с целью сбора, хранения, обработки и выдачи не-

ционных, технических, программных и информа- обходимой информации, предназначенной для вы-

полнения функций управления. ЭИС связывает объект и систему управления между собой и с внешней средой через информационные потоки:

ИП1 - информационный поток из внешней среды в систему управления, который, с одной стороны, представляет поток нормативной информации, создаваемый государственными органами в части законодательства, а, с другой стороны, - поток информации о конъюнктуре рынка, создаваемый конкурентами, потребителями, поставщиками;

ИП2 - информационный поток из системы управления во внешнюю среду, а именно: отчетная информация, прежде всего финансовая информация в государственные органы, инвесторам, кредиторам, потребителям; маркетинговая информация потенциальным потребителям;

ИПЗ - информационный поток из системы управления на объект управления (прямая кибернетическая связь), представляющий совокупность плановой, нормативной и распорядительной информации для осуществления хозяйственных процессов;

ИП4 - информационный поток от объекта управления в систему управления (обратная кибернетическая связь), который отражает учетную информацию о состоянии объекта управления экономической системой (сырья, материалов, денежных, энергетических, трудовых ресурсов, готовой продукции и выполненных услугах) в результате выполнения хозяйственных процессов [4].

Таким образом, экономическая информационная система осуществляет поддержку системы управления путем сбора, обработки и выдачи необходимой для осуществления функций управления информации в соответствии с требованиями, предъявляемыми к управленческой информации: полнота, достоверность, точность, своевременность, непротиворечивость.

Экономическая информационная система структурно состоит их нескольких компонентов, каждый из которых осуществляет поддержку системы управления на определенном уровне. В организации обычно существует три ступени управления: оперативное, тактическое и стратегическое. Для каждого из уровней предлагается использовать свой тип информационной системы, наиболее точно отвечающий информационным потребностям данной ступени управления [1].

Оперативное управление - система обработки данных (СОД) предназначена для учета и оперативного регулирования хозяйственных операций -подготовки стандартных документов для внешней среды (счетов, накладных, путевых листов). Гори-

зонт оперативного управления хозяйственными процессами составляет от одного до несколько дней и реализует регистрацию и обработку событий, например, оформление и мониторинг выполнения заказов, приход и расход материальных ценностей на складе, ведение табеля учета рабочего времени и т. п. Эти задачи имеют итеративный, регулярный характер, выполняются непосредственными исполнителями хозяйственных процессов (диспетчерами, кладовщиками, администраторами и т. д.) и связаны с оформлением и пересылкой документов в соответствии с определенными алгоритмами. Результаты выполнения хозяйственных операций через экранные формы вводятся в базу данных [4]. Применение систем данного типа необходимо для любого подразделения, где присутствуют рутинные, ежедневно повторяющиеся процессы обработки первичной информации. Внедрение таких систем зачастую носит локальный характер (в пределах одного отдела, либо группы отделов). Мы предлагаем назвать применение подобных СОД базовым уровнем автоматизации системы управления.

Тактический уровень управления - информационные системы управления (ИСУ). Они ориентированы на среднесрочное планирование, анализ и организацию работ в течение нескольких недель (месяцев), например, анализ и планирование перевозок, ремонтов, составление производственных программ. Для данного класса задач характерны регламентированность (периодическая повторяемость) формирования результатных документов и определенный алгоритм решения задач, например, расчет тарифов перевозок в зависимости от объемов, дальности, особых условий эксплуатации и т. д. Решение подобных задач предназначено для руководителей различных служб предприятий (отдела планирования, ремонтной службы и т. п.). Эти задачи решаются на основе накопленной базы оперативных данных [4]. Внедрение ИСУ требует определенных временных затрат, так как многие процедуры, выполняемые этими системами, имеют свои специфические особенности в каждой конкретной организации, хотя и носят выраженные общие черты. Использование систем подобного типа затрагивает либо предприятие в целом, либо большую долю информационных связей административно-управленческого и технического персонала. Применение ИСУ предлагается назвать интегративной автоматизацией системы управления. Под термином интегративный в данном случае следует понимать процесс обработки данных, получаемых из различных информационных потоков для вы-

работки единых показателей, затрагивающих деятельность предприятия в целом.

Стратегический уровень характеризуется системой поддержки принятия решений (СППР). СППР используется в основном на верхнем уровне управления, где решаются стратегические задачи долгосрочного характера. К таким задачам относятся формирование стратегических целей, планирование привлечения ресурсов, источников финансирования, выбор места размещения предприятий и т. д. Реже задачи класса СППР решаются на тактическом уровне, например, при выборе поставщиков или заключении контрактов с клиентами. Задачи СППР имеют, как правило, нерегулярный характер. Для задач СППР свойственны недостаточность имеющейся информации, ее противоречивость и нечеткость,

преобладание качественных оценок целей и ограничений, слабая формализованность алгоритмов решения. В качестве инструментов обобщения чаще всего используются средства составления аналитических отчетов произвольной формы, методы статистического анализа, экспертных оценок и систем, математического и имитационного моделирования. При этом используются базы обобщенной информации, информационные хранилища, базы знаний о правилах и моделях принятия решений [4]. Внедрение на предприятии систем типа СППР - очень ответственный шаг, так как требует больших финансовых и временных затрат. Использование систем поддержки принятия решений предлагается называть комплексной автоматизацией системы управления (рис. 3).

Необходимо отметить, что, как правило, информационная система верхнего уровня либо включает в себя системы нижнего уровня, либо подразумевает их наличие и имеет с ними налаженные процессы обмена информацией.

Информационная система автотранспортного предприятия должна не только охватывать процессы накопления и обработки учетной информации, но также содержать справочную, законодательную и другие виды обеспечивающей информации, т. е. такие данные, которые, не будучи полученными в ходе непосредственного функционирования АТП, однако оказывают существенное

влияние на его работу. Сформируем основные требования к экономической информационной системе автотранспортного предприятия. Проектируемая ЭИС должна обеспечивать:

- сбор, накопление, обработку и хранение информации, на основе которой принимаются решения в системе управления;

- возможность анализа представления сведений;

- соблюдение требований к информации на предприятии;

- отлаженность и разработанность информационных потоков;

- четкое соблюдение правил коммуникаций;

- взаимодействие всех подразделений посредством информационных связей;

- контроль за деятельностью структур компании.

К обработке информации в ЭИС предъявляются следующие требования:

- полнота и достаточность информации для реализации функций управления;

- своевременность предоставления информации;

- обеспечение необходимой степени достоверности информации в зависимости от уровня управления;

- экономичность обработки информации: затраты на обработку данных не должны превышать получаемый эффект;

- адаптивность к изменяющимся информационным потребностям пользователей.

ЭИС накапливает и перерабатывает поступающую учетную информацию и имеющиеся нормативы и планы в аналитическую информацию, служащую основой для прогнозирования развития экономической системы, корректировки ее целей и создания планов для нового цикла вос-производства[4].

Для того, чтобы определить место ЭИС в организации, необходимо провести анализ информационных потоков и выявить те процессы, которые непосредственно связаны с обработкой больших объемов однородной информации. Эта информация является первичной и зачастую представляет собой рутинную работу по созданию и обработке определенных документов. На основе анализа первичной информации выявляются закономерности и причинно-следственные связи между отдельными событиями, факторами [5]. С помощью системы автоматизированной обработки информации появляется возможность рассмотреть одни и те же данные с разных позиций (в разных разрезах) и получить общую картину деятельности организации.

Рассмотренная экономическая информационная система осуществляет поддержку информационных процессов, возникающих между подразделениями предприятия. Данную систему предлагается дополнить системой сбора информации о подвижном составе путем монтажа специализированных терминалов на транспортные средства. Данная система позволит получать первичную информацию о подвижном составе непосредственно с транспортных средств (пробег, расход то-

плива и т. п.) и передавать ее в проектируемую ЭИС для последующей обработки и анализа.

Для успешного внедрения подобных систем от руководства предприятия требуется четкая постановка задачи, понимание предела возможностей системы, готовность нести дополнительные затраты в период внедрения и тестирования, а также непосредственное участие в процессе разработки. Только в этом случае можно получить полностью готовый к работе комплекс, выводящий процесс управления предприятием на качественно новый уровень и позволяющий оптимизировать рабочий процесс, получая максимальный доход и сокращая издержки до минимума.

Литература

1. Бычков В. П. Экономика автотранспортного предприятия. М., 2010.

2. Пахомов М. А. Особенности управления ресурсами машиностроительного предприятия в условиях колебания экономической конъюнктуры // Системный анализ мирового глобального хозяйства: национальная модель преодоления: мат-лы Междунар. науч.-практ. конф. Тамбов, 2009.

3. Пахомов М. А Управление машиностроительным предприятием в условиях нестабильной экономической среды: автореф. дис. ... д-ра экон. наук. Тамбов, 2005.

4. Проектирование экономических информационных систем: учебник / Г. Н. Смирнова, А. А. Сорокин, Г. Ф. Тельнов; под ред. Ю. Ф. Тельнова. М., 2003. С. 8-13.

5. Сербиновский Б. Ю. Экономика предприятий автомобильного транспорта. Ростов н/Д, 2008.

* * *

INFORMATION PROVISION OF MANAGEMENT OF TRANSPORT COMPANY

M. V. Puzko

The article discusses ways to improve the organization's management system as an example of motor transport enterprise. These processes perspective is to build an effective enterprise management system capable of on the one hand to ensure the maximum amount of services performed, and on the other - to minimize operating costs. The purpose of the work described in this paper is to investigate and identify the features of information processes control motor transport company, and develop recommendations for improving the system. Novelty of this work is to develop a classification of levels of automation control systems. Particular attention is paid to economic information systems as a way of effective organization and management processes.

Key words: transport, control system, information flows, economic information system.