Самоменеджмент руководителя образовательного учреждения

УДК 371.1.07+37.014.54

А. А. Симонова Екатеринбург

САМОМЕНЕДЖМЕНТ

РУКОВОДИТЕЛЯ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОГО УЧРЕЖДЕНИЯ

ГСНТИ 14.01.75 Код ВАК 13.00.01

КЛЮЧЕВЫЕ СЛОВА: менеджмент; педагогический менеджмент; са-моменеджмент; организация труда.

АННОТАЦИЯ. Раскрываются особенности менеджмента в образовательном учреждении, рассматривается необходимость использования самоменеджмента руководителем образовательного учреждения. С точки зрения автора, это позволит оптимизировать управление образовательным учреждением, минимизировать затраты времени на организацию работы, высвободить ресурсы для собственного творческого развития.

А. A. Simonova

Ekaterinburg

SELF-MANAGEMENT OF A HEAD OF EDUCATIONAL ESTABLISHMENT

KEY WORDS: management; pedagogical management; self-management; work organization.

ABSTRACT. Ihe article features peculiarities of management in an educational institution, it reveals the necessity of self-management by the head of the educational institution. From the point of view of the author it will help optimize management of the educational institution, minimize time spent on work organization, leave free time for one’s own creative development.

Одним из перспективных направлений менеджмента становится самоменеджмент. Проблемы формирования и развития системы самоме-неджмента в последние годы получили широкое отражение в научной литературе. Методологические аспекты функционирования самоменеджмента, в особенности управления временем, иссле-

дуются в работах В. И. Андреева, Г. А. Архангельского, А. Беркмана, Г. М. Вудкока, К. И. Варламова, А. К. Гастева, И. Л. Добротворского, П. Друкера, Л. Зайверта, В. С. Карпичева, П. М. Керженцева, Дж. Моргенстерна, Л. В. Фат-кина, Д. Френсиса, А. Т. Хроленко и других российских и зарубежных ученых. Это актуальное направление в научном

© Симонова А. А. , 2 01 1

менеджменте, возникшее благодаря потребностям общества и призванное повысить эффективность деятельности человека для достижения его личных и профессиональных целей. Известный американский исследователь П. Друкер отмечает, что важнейшей задачей научного менеджмента становится проблема управления на уровне отдельного человека, т. е. самоменеджмент, одним из важнейших разделов которого является персональный стратегический менеджмент [7].

Самоменеджмент представляет собой последовательное и целенаправленное использование руководителем (специалистом и т. д.) испытанных методов и практических приемов работы в повседневной деятельности для повышения эффективности выполняемых процедур, достижения намеченных целей. Имеется ряд методологических разработок по общему самоменеджменту, по самоме-неджменту в отдельных отраслях деятельности [2; 4; 7; 9]. В трудах В. И. Андреева, Г. А. Бордовского подчеркивается, что технология самоменеджмента для образовательных систем пока не разработана [1; 3], однако она весьма актуальна.

Управление образовательной системой определенным образом отличается от управления коммерческой структурой. Не случайно существует понятие «педагогический менеджмент» — комплекс принципов, методов, организационных форм и технологических приемов управления образовательным процессом, направленный на повышение его эффективности [11]. Педагогический менеджмент имеет свою специфику и присущие только ему закономерности. Эта специфика выражается прежде всего в своеобразии предмета, продукта, орудия и результата труда менеджера. Предмет труда менеджера образовательного процесса — деятельность управляемого субъекта, продукт труда — информация,

а орудие труда — слово, язык, речь. Результатом труда является степень обученности, воспитанности и развития объекта (второго субъекта менеджмента) — учащихся. Основными компонентами этой системы выступает обучаемый, педагог, руководитель, учебно-вспомогательный и технический персонал. Эти основные внутренние компоненты образуют определенного рода иерархию.

Учебно-воспитательный процесс идет по линиям педагог — обучаемый, педагог — коллектив обучаемых, педагогический коллектив — коллектив обучаемых. Поэтому образовательная система в управленческом плане может быть рассмотрена как взаимодействие: руководители образовательной системы — педагоги — обучаемые. Важной особенностью образовательной системы как управляемой системы является то, что здесь не всегда можно провести четкое деление на управляющую и управляемую подсистемы. В состав управляющей подсистемы во многих случаях необходимо включать не только руководителей, но и каждого педагога, весь педагогический коллектив в целом, так как процессы обучения и воспитания есть процессы управляемые и, следовательно, педагог как субъект такого педагогического управления осуществляет не только педагогическую деятельность.

Кроме того, руководители образовательной системы наряду с административной деятельностью занимаются непосредственно преподаванием. Эти особенности образовательной системы как управленческой представляются весьма существенными.

Особенности управления в образовательной системе, связанные с «подобием» управления деятельностью обучаемых в педагогическом процессе и управления деятельностью педагогов, позволяют, не отбрасывая принципа единоначалия, во многих случаях включать в управляющую подсистему не только

первого руководителя образовательной системы, но и его заместителей. Спецификой образовательной системы в управленческом плане является и субъективность в управленческом смысле всех представителей образовательной системы (не только руководителя, но и «основного ее работника» и даже «объекта труда»), они все осуществляют управленческую по характеру деятельность. Управление образовательной системой можно рассматривать и как взаимодействие руководителя с обучаемым. Можно выделить два канала взаимодействия: основную линию — опосредованное взаимодействие через педагогический коллектив и вторую — непосредственное взаимодействие с обучаемыми.

Педагогическую деятельность правомерно рассматривать как управленческую деятельность второй ступени, поэтому выделяются два канала воздействия на нее руководителей образовательного учреждения. Взаимодействие субъектов управления идет по многочисленным линиям: руководитель — педагог — обучаемый, причем каждая из них имеет сугубо индивидуальные свойства.

Анализ литературы по менеджменту и управлению [10; 12 и др.] и собственные наблюдения за организацией управленческой деятельности руководителя образовательного учреждения, проведенные в образовательных учреждениях Свердловской области, позволяют выделить три основные функции менеджера образовательного учреждения.

Во-первых, менеджер определяет задачи организации, решает вопросы распределения ресурсов, осуществляет текущие корректировки, несет ответственность за последствия принятого решения.

Во-вторых, менеджер собирает информацию о внутренней и внешней среде. Управляющие всегда должны учитывать многообразные воздействия, исходящие как изнутри, так и извне организации, которые оказывают влияние на

выполнение стоящей перед ними задачи. Менеджер учитывает особенности среды, заложенные в ней ограничения, формируя и осуществляя воздействие, он исходит из своих интеллектуальных и культурных особенностей, широты своих познаний и уровня образованности в своем деле — по сути это тоже ограничения, не все из которых подвластны менеджеру.

В-третьих, менеджер выступает как руководитель, формирующий отношения внутри и вне организации, мотивирующий членов организации на достижение целей, координирующий их усилия, выступающий в качестве представителя организации. Каждый менеджер обязательно принимает решения, работает с информацией и выступает руководителем организации.

Исследователи, занимающиеся изучением менеджмента [1; 4; 5; 6 и др.], все больше склоняются к единому мнению, что управленческую деятельность наиболее верно представляют четыре важнейшие функции, а именно:

• планирование — определение особых действий и ресурсов, которые будут необходимы для воплощения разработанного плана действий, а также принятия решений о распределении полномочий, обязанностей и ответственности;

• организация — определение особых действий и ресурсов, которые будут необходимы для воплощения разработанного плана действий, а также принятия решений о распределении полномочий, обязанностей и ответственности;

• руководство — сообщение другим, в чем состоят их обязанности, а также обеспечение организационного окружения, в котором служащие побуждаются исполнять обязанности лучше;

• контроль — направляющая, наблюдательная и регулирующая деятельность, нацеленная на помощь в обес-

печении организационного исполнения в соответствии с потребностями.

Таким образом, содержание управленческих действий руководителя включает следующие виды деятельности: принятие управленческих решений; реализацию полномочий; экономическую деятельность; организационную деятельность; социально-психологическую деятельность. Предлагаемая технология самоменеджмента исходит из перечисленных нами видов деятельности руководителя.

Одним из слагаемых управленческой деятельности руководителя является его организационная деятельность. Чтобы эта работа стала эффективной, необходимо начать с постановки целей, определиться: чего я хочу? (нахождение цели); что я могу? (ситуационный анализ); к чему конкретно приступаю? (формулировка цели). По организации труда руководителя практически все источники [См., в частности, 2; 8; 9] рассматривают следующие вопросы: планирование рабочего времени; работа с документами; проведение собраний и совещаний.

Планирование рабочего времени — важная часть самоменеджмента руководителя образовательного учреждения. Предлагаемая технология позволяет минимизировать затраты времени на организацию работы и повысить ее эффективность. Она рекомендует при планировании личного времени устанавливать соотношение (60 : 40), т. е. составлять план лишь на определенную часть рабочего времени (приблизительно на 60%), а 40% оставлять на непредвиденные дела — события, которые трудно предусмотреть, отвлекающие моменты («поглотители» времени), а также на личные потребности, которые не могут быть запланированы полностью [3].

При составлении недельного плана рекомендуется не загружать свой рабочий день больше, чем на 60%; вносить в план предполагаемые совещания; отли-

чать в еженедельнике время, которое нужно для выполнения задания; выделять и группировать так называемые мелкие работы.

На основе недельных планов целесообразно составлять планы на каждый день, при этом выполнять задания, намеченные на день, до конца; начинать рабочий день с 10—15-минутного обдумывания предстоящей на этот день работы; определять последовательность выполнения работ; не начинать рабочий день с разбора почты; заканчивать в первую очередь работу, оставшуюся не законченной накануне; вычеркивать из плана работы на день выполненные задания; использовать, если возможно, час в первой половине дня для работы «за закрытыми дверями». Чтобы научиться рационально распоряжаться своим временем, необходимо выявить свои слабые места.

Значительный удельный весь в бюджете рабочего времени руководителя занимает работа с документами. Для оптимизации работы с документами рекомендуется подготовить клише для стандартных ответов; отвечать на большинство писем сразу после их прочтения; направлять документы только тем работникам, которые занимаются соответствующими вопросами; уничтожать лишние архивы; добиться, чтобы к руководителю попадали только те документы, которые требуют его личной и немедленной реакции.

Совещания в структуре затрат рабочего времени руководителей составляют 15—20%. Прежде чем приступить к подготовке совещания, важно четко сформулировать повестку дня; сформулировать круг вопросов, подлежащих обсуждению; подготовить информацию, необходимую для совещания; определить круг участников, время и место проведения совещания. Лучшее время проведения совещания — это время в первой половине дня, до обеда. Оптимальной счи-

тается продолжительность совещания от 45 минут до 1 часа. Выступление руководителя должно быть продуманным, логичным, понятным, выделяющим главное, с достаточным количеством фактов и примеров.

Сбалансированная система ожиданий руководителя-менеджера — залог успешности его деятельности. Руководитель, приступая к работе, должен иметь ясное представление о том, что ожидают от него окружающие, о том, что он ожидает от окружающих, и строить стратегию управления, учитывая эти обстоятельства.

Для начала необходимо изучить ожидания окружающих. Если руководитель не оправдает их, его деятельность останется без поддержки, что, безусловно, создаст серьезные трудности в работе. Поиск сотрудников, на поддержку которых новый руководитель может рассчитывать — следующий этап действий руководителя. Нужно найти тех, кто являются ключевыми фигурами. Определившись, следует сравнить себя со своим предшественником, с ключевыми фигурами.

Анализ ситуации в коллективе также немаловажный фактор самоменеджмен-та руководителя образовательного учреждения, определяющий успешность будущей работы. Анализ позволяет оценить ситуацию, сориентироваться в ней, найти пути наименьшего сопротивления для реализации своих идей. В ходе анализа необходимо выяснить привычки и настроения членов коллектива, прежние принципы руководства и отношение к ним коллектива, имеющиеся места их возникновения и т. д. Следует потратить время на определение «сильных» сторон членов педагогического коллектива и самого образовательного учреждения.

Создание климата преобразований в коллективе — следующий важный фактор самоменеджмента руководителя ОУ. Приступая к преобразованиям, необхо-

димо выяснить следующее: какие преобразования произошли в последнее время; кто отвечает за нововведения; поддерживаются ли новые идеи, имеется ли готовность к преобразованиям; устраиваются ли творческие обсуждения по собственной инициативе, формируются ли специальные группы для решения определенных проблем или побуждения бывают только извне.

Успешность проведения преобразований невозможна без готовности коллектива, и особенно управленческой команды, к проведению преобразований. Поэтому очень важно иметь реальное представление о возможностях команды управления. Следует выяснить, какие сильные стороны есть у заместителей, какие стороны их деятельности нужно развивать, что может способствовать развитию сильных сторон заместителей. Для того чтобы минимизировать сопротивляемость коллектива изменениям, необходимо выяснить, какие из устоявшихся правил исполнения своих функций сотрудниками следует оставить без изменения, т. е. использовать организационную культуру учреждения для максимального достижения своих целей.

Успешность будущих преобразований можно спрогнозировать, выяснив: настроены ли члены педагогического коллектива на преобразования; есть ли выявленные совместно с коллективом проблемы; с какой ведущей проблемы дать «стартовый выстрел»; кого привлечь к «стартовому выстрелу»; как обеспечить обратную связь преобразований; кто отвечает за непрерывный процесс преобразования. Не следует начинать преобразования без достаточной подготовительной работы, ставить расплывчатые цели, устанавливать нереальный временной график; начинать одновременно слишком много дел, все планировать и контролировать, бороться с препятствиями (необходимо не бороться, а анализировать).

Учитывая данные рекомендации, ру- дить требуемый микроклимат в коллек-

ководитель сможет минимизировать за- тиве, выполнить поставленные перед

траты времени на организацию работы ним задачи с минимальным сопротив-

вверенного ему образовательного учре- лением, найти время для собственного

ждения в нужном направлении, нала- творческого развития и досуга.

ЛИТЕРАТУРА

1. АНДРЕЕВ В. И. Саморазвитие менеджера. М. : Народное образование, 1995.

2. БЕРД П. Тайм-менеджмент. Планирование и контроль времени / пер. с англ. М. : ГРАНД, 2004.

3. БОРДОВСКИЙ Г. А., НЕСТЕРОВ А. А., ТРАПИЦИН С. Ю. Управление качеством образовательного процесса : монография. СПб. : Изд-во РГПУ им. А. И. Герцена, 2001.

4. ВЕЛЛ П. Искусство менеджмента. М. : СИРИН, 2002.

5. ВЕСНИН В. Р. Основы менеджмента. 3-е изд., доп. и испр. М. : Т. Д. «Элит-2000», 2003.

6. ГАЛЕНКО В. П., РАХМАНОВ А. И., СТРАХОВА О. А. Менеджмент. СПб. : Питер, 2003.

7. ДРУКЕР П. Ф. Эффективное управление : пер. с англ. М. : Вильяме ; ACT, 2004.

8. ЗАХАРЕНКО Г. Тайм-менеджмент. СПб. : Питер, 2004.

9. КОХ Р. Принцип 80 / 20 / пер. с англ. Д. И. Кахпкан. Мн. : Попурри, 2002.

10. ПРАКТИКУМ по психологии менеджмента и профессиональной деятельности / под ред.

Г. С. Никифорова, М. А. Дмитриевой, В. М. Снеткова. М. : Речь, 2003.

11. СИМОНОВ В. П. Педагогический менеджмент. 50 ноу-хау в области управления образовательным процессом : учеб. пособие / В. П. Симонов. М. : Рос. пед. агентство, 1995.

12. MILLER G. M. Deriving meaning from standardized tests : Interpreting results to clients // Measurement and Evaluation in Guidance. 1982. № 15.