Система единого электронного документооборота

УДК 004.032

С.Н. Русскевич, О.В. Медникова

Федеральное государственное бюджетное образовательное

учреждение высшего образования «Российский университет транспорта»

СИСТЕМА ЕДИНОГО ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

В данной статье рассматривается проблема внедрения системы электронного документооборота на предприятии. Выделяются и описываются ключевые преимущества системы электронного документооборота (СЭД) на предприятии.

Ключевые слова: система, документооборот, внедрение, сложный процесс, система электронного документооборота

Russkevich S. N., Mednikova O. V

UNIFIED ELECTRONIC DOCUMENT MANAGEMENT

SYSTEM

This article deals with the problem of implementation of electronic document management system in the enterprise. The key advantages of the electronic document management system (EDMS) at the enterprise are identified and described.

Key words: system, document management, implementation, complex process, electronic document management system

Русскевич С.Н., Медникова О.В. Система единого электронного.

ХЗ сложившихся условиях цифровизации экономики появляется все больше возможностей эффективного хранения данных, управления их информационными потоками. Многие руководители осознали, что эффективное использование информационных потоков ведет к эффективному управлению всем предприятием. [4] Управление документооборотом (DM) все чаще рассматривается, как один из наиболее надежных методов управления информационными потоками, организации в государственном и частном секторах.

Документы, по существу, являются хранящейся памятью организации и содержат в себе детальную информацию, о процессах, протекающих в компании. Соответствующее управление документооборотомделаетинформациюболеелегковоспроизводимой, легко идентифицируемой и экономически управляемой. Основная функция системы единого электронного документооборота является содействие непрерывной записи деятельности организации, и доступность этой информации по запросу. Все чаще СЭД является жизненно важной системой для организации потока данных и получения сведений необходимых для управления предприятием. Хотя затраты на внедрение такой системы являются высокими, СЭД помогает организации в достижении более высоких показателей за счет сокращения операционных издержек, автоматизации процессов, увеличения количества операций, минимизация ошибок, сокращения трудозатрат. Управление документооборотом приобретает новую и решающую роль в управлении бизнесом.

Эффективное внедрение СЭД является важным элементом создания виртуальной рабочей среды и преобразования возможностей современной организации и ее персонала.

Внедрение СЭД-длительный и сложный процесс, обычно требующий одновременного внимания к широкому спектру человеческих, бюджетных и технических ресурсов.[1] Задачи и преимущества внедрения СЭД. Преимущества внедрения документа оборота: 1) использование системы электронного документооборота способствует снижению трудозатрат на обработку, маршрутизацию и поиск документов;

Менеджмент: научный анализ

2) облегчение контроля исполнительской дисциплины и соблюдения сроков подготовки и обработки документов на любом из этапов;

3) гибкий подбор программного обеспечения для реальных потребностей компании и адаптация его под них;

4) не высокая стоимость специализированных программ;

5) минимизация ошибок, обусловленных человеческим фактором;

6) быстрая окупаемость на внедрение электронного документооборота, с учетом оборудования.[3]

Система электронного документооборота компании реализует тот же комплекс мероприятий, что и традиционная, используемая для документационного обеспечения деятельности организации. [2] В ней должны быть реализованы возможности:

- регистрации всех видов документов: входящих, исходящих и внутренних с последующим направлением корреспонденции на рассмотрение руководителя;

- использования единого порядка и последовательности работы с документами в каждом подразделении;

- организации индивидуальной и совместной работы с документацией;

- обмена документами между исполнителями и подразделениями;

- разграничения доступа исполнителей к документам;

- использования унифицированных форм, в том числе и тех, которые разработаны и утверждены на предприятии;

- организации единого порядка учета, издания, рассылки, возврата, хранения, утилизации и использования исходящей и внутренней документации;

- маршрутизации движения документов, учитывающая направление;

- контроля своевременности исполнения, получения резолюций, согласования (визирования) и списания документов формирования разного рода отчетности, в том числе, аналитической и статистической;

- выборки информации по формируемым исполнителями запросам;

- списания документов в дело в соответствии с утвержденной на предприятии номенклатурой дел, извлечения из дел с обеспечением сохранности и учета использования документов;

90 Вестник ММА

Русскевич С.Н., Медникова О.В. Система единого электронного...

- организации архивного хранения документов, в том числе и на машинных носителях, контроль их использования.[5]

Литература

1. Бобылева М.П. Выбор программного продукта для автоматизации документооборота / М.П. Бобылева. Делопроизводство. - 2011. - № 2. - с.27-33.

2. Карминский А.М., Черников Б.В. Информационные системы в экономике./ А.М. Карминский, Б.В. Черников - М.: Финансы и статистика, 2009. - 336с.

3. Медникова О.В., Медников Д.А. Характеристика инструментальных программ при проектировании экспертных систем / О.В. Медникова, Д.А. Медников. Вестник Московской международной академии. 2018. № 1 (13). с. 114-117.

4. Шарабаев А.В. Анализ ведущих методологий внедрения информационных бизнес-систем / Информационные бизнес системы: Материалы конференции АИБС. - 2009.

5. Зарубежные и отечественные СЭД / Intellect [Электронный ресурс]. -Режим доступа: http://www.i-cs.ru/.