Задачи применения систем электронного документооборота в хозяйстве автоматики и телемеханики

УДК 681.5

П. Е. Булавский, канд. техн. наук

С. Б. Мухамедходжаев

ЗАДАЧИ ПРИМЕНЕНИЯ СИСТЕМ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА В ХОЗЯЙСТВЕ АВТОМАТИКИ И ТЕЛЕМЕХАНИКИ

Одна из главных проблем российских предприятий, в том числе и ОАО РЖД, - отсутствие единой системы электронного документооборота. Вследствие этого происходит необоснованное увеличение штата, возникает проблема с версиями документов, имеет место трудоёмкий контроль за исполнением того или иного поручения, увеличиваются сроки поиска информации в архивах [1].

Все присутствующие на российском рынке системы управления документами можно разделить на несколько классификационных групп, каждая из которых ориентирована на решение специфических задач и занимает свою нишу в рамках организации документооборота. Их отличия обусловлены способами реализации задач делопроизводства, что объясняется особенностями используемых концепций и моделей процессов, положенных в основу разработок.

Приблизительные оценки показывают, что в настоящее время только около 30% всей корпоративной информации хранится в электронном виде в соответствующих базах данных. Вся остальная информация (примерно 70%) хранится на бумаге, что обусловливает немалые трудности при ее поиске. Тем не менее это соотношение постепенно меняется в пользу электронной формы хранения, в частности благодаря развитию электронных архивов.

Под термином «электронный документ» в рассматриваемом контексте обычно понимается текстовый файл, документ MS Word, электронная таблица MS Excel, графический файл, несколько взаимосвязанных файлов разных форматов - так называемый составной документ - и др. [2].

В настоящее время существует немало подходов к решению проблем управления электронным документооборотом. Кроме так называемых универсальных систем электронного документооборота (EDMS), решить задачу управления документами можно при помощи следующих основных видов программных средств: систем групповой работы (Lotus, Novell GroupWise и MS Exchange); систем управления особыми видами документов (в частности, PDM-систем); специальных модулей управления документооборотом в составе корпоративных информационных систем для предприятий (SAP R/3, Baan и др.) [3].

55

Основная масса внедренных на территории России продуктов написана нашими соотечественниками на основе иностранных платформ. Таблица 1 демонстрирует общую ситуацию на рынке систем электронного документооборота (СЭД) в России [4].

Таблица 1

Процентное отношение внедренных СЭД в РФ

Название системы Доля на рынке, % Название системы Доля на рынке, %

Евфрат 6 Directum 3

Босс-референт 6 Documentum 4

DIS 3 Эффект-офис 2

Optima 9 NauDoc 2

Landocs 2 Ган-док 3

Дело 50 Кодекс: Документооборот 4

Company& Office Media 2 Остальные 4

Можно выделить следующие основные моменты, на которые опираются разработчики систем электроного документооборота:

- практическая неограниченность размера электронного архива;

- встроенная поддержка полнотекстовой индексации;

- поддержка версий и подверсий документов;

- возможность хранения документов в архиве в исходном формате;

- защищенность данных;

- возможность ведения журналов действий пользователей.

Сравнение систем электронного документооборота на уровне разработок конструкторской и технологической документации показано в таблице 2.

Известные СЭД в соответствии с [5] подразделяются на:

- отечественные;

- зарубежные;

- отечественные, выполненные на платформе Lotus/Domino. «Происхождение» СЭД отражается на их потребительских свойствах

и ставит потребителя перед осмысленным выбором.

56

Таблица 2

Характеристики систем электронного документооборота

Наименование систем электронного документооборота Что представляет собой обрабатываемый «электронный документ» в СЭД Что выступает в качестве хранилища документов Что выступает в качестве хранилища шаблонов документов Что выступает в качестве хранилища архивных документов Наличие механизмов автоматического ар-хивирова-ния Исполь- зуемые ЭЦП

ЛОЦМАН Файл+тексто-вые поля на карточке+ дополнительные атрибуты СУБД Oracle или MS SQL Server Не обозначено хранилища шаблонов до-кумен-тов Та же (+) (+) Нет данных

SERCH Файл любого расширения СУБД MS SQL Server и/или InterBase Та же СУБД MS SQL Server и/или файловые каталоги Та же Oracle 9i (+) (+) Встраи- ваемая опция

LOTUS Файл любого расширения СУБД MS SQL Server, Oracle 9i, IBM DB2 DataBase Системная библиотека шаблонов БД 1С:Арх ив MS SQL Server и/или файловые каталоги (+) (+) Crypto- PRO

По признаку титульной функциональности можно выделить следующие классы СЭД:

- OCR & Production System. Средства и системы для создания электронных документов и электронных аналогов бумажных документов;

- регистрационные (картотечные) системы. Реализуют основные учетные функции и автоматизируют процессы регистрации документов и событий в их жизненном цикле;

- системы автоматизации групповой работы с корпоративными хранилищами информации (groupware);

57

- системы управления электронными архивами документов;

- системы извлечения знаний из архивов документов и других источников корпоративной информации (knowledge management);

- системы управления деловыми процессами обработки документов и деятельностью персонала, привлекаемого к этой обработке (workflow);

- системы управления устройствами для хранения информации (storage management sytem).

Достоинством данной классификации является ее информативность.

Объектами классификации могут быть не только целостные СЭД. Можно классифицировать функциональность систем и их компоненты.

Данная классификация включает в себя 86(!) типов функциональных компонентов, собранных в 17 групп. Эта классификация весьма подробна, поэтому мы не можем воспроизвести ее. Достоинство этой классификации -продуктивность.

Внедрение электронного документооборота является одной из важнейших задач программы технического и технологического перевооружения хозяйства автоматики и телемеханики ОАО РЖД. В хозяйстве автоматики и телемеханики хранятся большие объемы технической документации на бумажных носителях. Объем этой документации, выраженный в листах формата А4, может достигать 250 тыс. экз. на одно линейное предприятие.

Сама существующая технология, основанная на хранении бумажных экземпляров технической документации (ТД), имеет ряд недостатков по сравнению с электронным вариантом [1].

Экономическая эффективность технологий электронного документооборота весьма высока. Широкое внедрение этих технологий избавляет сотрудников от выполнения большого количества рутинных операций, повышает скорость передачи и обработки информации, эффективность обработки и анализа ТД дает возможность осуществлять комплексный контроль качества технической документации, тем самым увеличивая производительность труда в ходе пусконаладочных работ и в процессе эксплуатации.

Электронный документооборот технической документации ОАО РЖД должен базироваться на новых принципах формирования, передачи и обработки технических документов. Основные задачи электронного документооборота изложены в [6].

Система поддержки принятия решений на основе электронного документооборота на базе автоматизированных рабочих мест ведения (ТД), проектирования (ТД) и организации электронного документооборота (АРМ-ОДА) является важнейшей интегрирующей частью автоматизированной системы управления хозяйством сигнализации, связи и вычислительной техники и в значительной степени определяет эффективность этой системы в целом.

58

К факторам, влияющим на экономическую эффективность внедрения системы поддержки принятия решений на основе ЭД, можно отнести: повышение производительности труда всех пользователей СЭД, занимающихся проектированием, содержанием и обработкой (съемом информации) технической документации за счет преимуществ электронной технологии; сокращение эксплуатационных расходов на содержание и пересылку технической документации; повышение эффективности функционирования систем (АТК УДП); повышение эффективности и уровня интеграции ин-формационно-управляющих систем хозяйства сигнализации, связи и вычислительной техники с другими системами управления ОАО РЖД.

Библиографический список

1. Эффективный документооборот: от традиционного к электронному / М. П. Бобылева. - М. : Московский энергетический институт, 2004. - 172 с.

2. Электронные системы управления документооборотом : учеб. пособие / Г. Н. Смирнова. - М. : Московский международный институт эконометрики, информатики, финансов и права, 2003. - 168 с.

3. Сравнительные характеристики систем электронного документооборота для промышленных предприятий города Омска / Н. С. Иванова // Математические структуры и моделирование. - 2008. - № 18. - С. 116-125.

4. Рынок ПО : Обзор систем электронного документооборота / А. Пах-чанян, Д. Романов // С-News-2002.

5. http://cnews.ru/newcom/index.shtml72002/05/17/140012.

6. Принципы организации электронного документооборота технической документации / М. Н. Василенко, Б. П. Денисов, П. Е. Булавский, Д. В. Седых // Транспорт Российской Федерации. - 2006. - №7. - С. 31-35.

УДК 656.25

Т. А. Белишкина, канд. техн. наук

О. А. Абрамов

ДИНАМИКА ИЗМЕНЕНИЯ УРОВНЯ НАДЕЖНОСТИ СИСТЕМ И УСТРОЙСТВ ЖЕЛЕЗНОДОРОЖНОЙ АВТОМАТИКИ И ТЕЛЕМЕХАНИКИ

В последние три года наметилась положительная тенденция снижения числа отказов устройств ЖАТ. В соответствии с данными Департамента автоматики и телемеханики ОАО РЖД [1], [2], [3] общее количество нарушений нормальной работы устройств СЦБ в 2007-2009 годах по сети

59