Должностные инструкции работников организации

ДОЛЖНОСТНЫЕ ИНСТРУКЦИИ РАБОТНИКОВ ОРГАНИЗАЦИИ

В. В.АВДЕЕВ,

консультант по налогам и сборам

Должностная инструкция является инструментом организации труда в ее правовой форме, дает четкое представление о трудовых ооязанностях работника и помогает разрешать возникающие трудовые споры.

Должностная инструкция — это основной организационно-правовой документ, в котором четко определяются место и значение конкретной должности в структуре организации, а именно: задачи, основные права, обязанности и ответственность работника при осуществлении им трудовой деятельности согласно занимаемой должности.

Должностная инструкция — это один из локальных нормативных актов, принимаемых работодателем. В соответствии со ст. 8 Трудового кодекса РФ (далее — ТК РФ) работодатели, за исключением работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями, могут принимать локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права, в пределах своей компетенции в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективными договорами, соглашениями. Поэтому практически все работодатели, за исключением работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями, могут вводить должностные инструкции для регламентирования трудовых отношений, а также самостоятельно устанавливать порядок их разработки, согласования и утверждения.

При этом нормы локальных нормативных актов не должны ухудшать положение работников по сравнению с установленным трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями.

Должностные инструкции могут разрабатываться как на стадии проектирования организации, бизнеса, так и в уже функционирующем бизнесе со сложившимися трудовыми отношениями. В

любом случае порядок разработки должностных инструкций предполагает общепринятый алгоритм действий.

Процесс разработки должностных инструкций можно представить в виде последовательно сменяющих друг друга этапов:

1) подготовительный этап;

2) разработка проектадолжностной инструкции;

3) согласование проекта должностной инструкции;

4) утверждение должностной инструкции.

Разработке должностных инструкций предшествует изучение всех нормативно-правовых документов, регламентирующих порядок деятельности должностных лиц и правила разработки и хранения этих организационно-правовых документов.

Основой для разработки содержания должностных инструкций являются квалификационные характеристики (требования) по должностям служащих и по профессиям рабочих, которые утверждены Министерством труда РФ. Эти документы перечисляют основные элементы, которые должны быть в инструкции: наименование должности, специальности, профессии работника, требования к уровню его знаний, примерный перечень обязанностей.

Квалификационные характеристики содержатся в следующих нормативно-правовых документах.

1. Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденный постановлением Минтруда России от21.08.1998 № 37 «Об утверждении квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих». Квалификационные характеристики призваны регламентировать содержание выполняемых функций работников, способствовать обеспечению оптимальной технологии трудовой деятельности, рационального разделения труда, высокой организованности, дисциплины и порядка на каждом рабочем месте, а также совершенствованию системы управления персоналом.

2. Выпуски Единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих (ЕТКС) по различным отраслям экономики, утвержденные Минтруда России (например, постановления Минтруда России от 05.03.2004 № 32 «Об утверждении Единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих, выпуск 48, раздел «Общие профессии производств пищевой продукции»; от 03.07.2002 № 47 «Об утверждении Единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих, выпуск 46, раздел «Швейное производство»), В них содержатся тарифно-квалификационные характеристики, которые следует применять при тарификации работ и присвоении квалификационных разрядов рабочим в организациях независимо от формы их собственности и организационно-правовых форм. Тарифно-квалификационная характеристика каждой профессии имеет два раздела:

— раздел «Характеристика работ» содержит описание работ, которые должен уметь выполнять рабочий;

— раздел «Должен знать» содержит основные требования, предъявляемые к рабочему в отношении специальных знаний, а также знаний положений, инструкций и другихруководящихматериалов, методов и средств, которые рабочий должен применять.

В целом при разработке должностных инструкций для обеспечения социальных, пенсионных и иных гарантий, предоставленных российским законодательством работникам, работодатель должен руководствоваться квалификационными справочниками, утвержденными Правительством РФ. Если в соответствующих справочниках такие профессии и должности отсутствуют, то наименования профессий и должностей, а также квалификационные требования к ним и перечень непосредственных работ, видов деятельности работодатель должен указывать в соответствии с нормативным правовым актом, предоставляющим льготы или налагающим ограничения.

Исходя из практики организаций, проекты должностных инструкций могут разрабатываться следующими лицами:

• специалистом службы управления персоналом или отдела кадров;

• руководителем соответствующего структурного подразделения;

• самим работником совместно с непосредственным руководителем.

На группу сотрудников или на кого-то конкретного работника возложить обязанность по разработке должностных инструкций — это работодатель решает самостоятельно.

Структура и содержание должностной инструкции в настоящее время нормативно-правовыми актами подробно не регламентируются, что позволяет создавать ее с учетом специфики организации труда у конкретного работодателя.

Основной текст инструкции может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия. Они нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.

По общему правилу основная часть должностной инструкции обязательно должна иметь следующие разделы:

Раздел I «Общие положения» должен содержать следующие пункты:

1. Наименование должности — содержит точное наименование должности в соответствии со штатным расписанием и с указанием категории работника.

2. Квалификационные требования — приводятся прежде всего требования, предъявляемые к образованию и стажу работы. В необходимых случаях оговаривается наличие сертификатов, аттестатов, подтверждающих наличие каких-либо специальных навыков.

3. Непосредственная подчиненность — указывается, кому непосредственно подчиняется данный работник.

Иногда выделяют специальный раздел «Взаимоотношения. Связи по должности», где перечисляется круг должностных лиц, с которыми работник вступает в служебные отношения и обменивается информацией, указываются сроки получения и предоставления информации, определяется порядок подписания, согласования и утверждения документов.

4. Наличие и состав подчиненных (для руководителей) — данный пункт может быть включен в раздел «Должностные обязанности».

5. Порядок назначения и освобождения от должности.

6. Порядок замещения по должности — указывается, кто замещает данное должностное лицо во время его отсутствия; а также кого замещает данное должностное лицо. Может закрепляться схема взаимозаменяемости или перераспределения обязанностей, в том числе и порядок приема-передачи денег материально ответственными лицами.

7. Основополагающие нормативные и организационно-правовые документы, которыми должен руководствоваться работник в своей деятельности. Обычно в списке нормативов указывают действующее законодательство:

— документы органов управления организацией (предприятием);

— действующие нормативные и технологические документы, правила внутреннего трудового распорядка;

— положение о структурном подразделении;

— конкретную утвержденную должностную инструкцию, чьи устные и письменные распоряжения работник выполняет (дополнительно к распоряжениям непосредственного руководителя или в его отсутствие).

Раздел II «Должностные обязанности» содержит перечень конкретных задач, работ, операций, возложенных на работника.

Иногда выделяют еще один раздел «Функции», где перечисляют основные направления деятельности работника с учетом задач и функций структурного подразделения. Указывается форма участия работника в управленческом процессе: руководит, утверждает, обеспечивает, согласовывает, контролирует, представляет, курирует, исполняет и т.д. Этот раздел должностной инструкции разрабатывается на основе раздела «Должностные обязанности» Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих.

Раздел III «Права» содержит перечень прав, которыми в пределах своей компетенции обладает работник для выполнения возложенных на него должностных функций и обязанностей.

В разделе IV «Ответственность» указывают меру ответственности работника за несоблюдение требований, установленных должностной инструкцией, локальными правовыми актами и трудовым законодательством РФ.

После того как проекты должностных инструкций разработаны, необходимо совершить еще два юридически значимых действия: согласовать их и утвердить. Должностную инструкцию подписывает ее разработчик, а руководитель утверждает.

Должностная инструкция, как правило, согласовывается с юридическим отделом или юрисконсультом, а также с соответствующими структурными подразделениями или должностным лицом, от деятельности которых зависит исполнение положений должностной инструкции.

Юрист проверяет должностные инструкции на соответствие законодательству и требованиям охраны труда, а также уточняет, согласуются ли их положения с локальными нормативными актами и трудовыми договорами сотрудников.

Завершающим этапом в создании должностных инструкций является их утверждение. Работодатель или руководитель организации (или лицо, уполномоченное руководителем на совершение данных действий) ставит свою подпись и дату на грифе: «Утверждаю». Должностная инструкция вступает

в силу с момента ее утверждения и действует до замены новой должностной инструкцией. Утверждение же должностной инструкции руководителя организации осуществляется органом управления организации (собственником). Руководитель структурного подразделения утверждает должностную инструкцию в том случае, если это входит в круг его полномочий, установленных должностной инструкцией и (или) трудовым договором.

Хранят утвержденные и согласованные должностные инструкции в соответствии с установленным порядком делопроизводства, принятым у конкретного работодателя, как правило, один экземпляр — в отделе кадров, другие — в структурном подразделении и у самого работника.

Согласно Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного руководителем Федеральной архивной службы России 06.10.2000, положения, инструкции о правах и обязанностях должностных лиц (должностные инструкции) необходимо хранить в пределах следующих сроков:

а) типовые

— по месту разработки и утверждения хранятся постоянно;

— в прочих организациях хранятся 3 года (после замены новыми);

б) индивидуальные (персональные) хранятся в течение 75 лет в составе личных дел.

Приведем пример должностной инструкции главного бухгалтера.

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ ГЛАВНОГО БУХГАЛТЕРА

I. Общие положения

1.1. Главный бухгалтер относится к категории руководителей.

1.2. На должность главного бухгалтера назначается лицо, имеющее высшее профессиональное (экономическое, финансово-экономическое) образование и стаж финансово-бухгалтерской (финансово-экономической) работы на руководящих должностях не менее 5 лет.

1.3. Назначение на должность главного бухгалтера и освобождение от нее производится директором организации.

1.4. Главный бухгалтер осуществляет руководство работниками бухгалтерии организации.

1.5. В период временного отсутствия обязанности главного бухгалтера выполняет бухгалтер в соответствии с приказом директора.

1.6. В своей работе главный бухгалтер должен руководствоваться требованиями действующего законодательства РФ:

1) законодательными и нормативными правовыми актами, регламентирующими производственно-хозяйственную и финансово-экономическую деятельность организации;

2) постановлениями, распоряжениями, приказами, методическими материалами федеральных, региональных и местных органов государственной власти и управления, касающихсядеятельности организации;

3) Уставом Общества и другими внутренними нормативными документами Общества;

4) Положением о бухгалтерии организации;

5) настоящей Должностной инструкцией.

1.7. Главный бухгалтер должен знать:

1) законодательство о бухгалтерском учете;

2) постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие, методические и нормативные материалы вышестоящих, финансовых и контрольно-ревизионных органов по вопросам организации бухгалтерского учета и составления отчетности, а также касающиеся хозяйственно-финансовой деятельности предприятия;

3) гражданское, финансовое, налоговое законодательство;

4) специализацию и структуру организации, стратегию и перспективы ее развития;

5) налоговый, статистический и управленческий учет;

6) порядок оформления бухгалтерских операций и организацию документооборота по участкам учета, списания со счетов бухгалтерского учета недостач, дебиторской задолженности и других потерь, приемки, хранения и расходования денежных средств, товарно-материальных и других ценностей, проведения аудиторских проверок;

7) формы и порядок финансовых расчетов;

8) условия налогообложения юридических и физических лиц;

9) правила проведения инвентаризаций денежных средств и товарно-материальных ценностей, расчета с дебиторами и кредиторами;

10) правила проведения проверок и документальных ревизий;

И) порядок и сроки составления бухгалтерских балансов и отчетности;

12) современные справочные и информационные системы в сфере бухгалтерского учета и управления финансами;

13) методы анализа финансово-хозяйственной деятельности организации;

14) правила хранения бухгалтерских документов и защиты информации;

15) экономику, организацию производства, труда и управления; основы технологии производства; законодательство о труде; правила по охране труда.

II. Должностные обязанности

Главный бухгалтер исполняет следующие обязанности:

1.1. Организует работу по постановке и ведению бухгалтерского учета организации в целях получения заинтересованными внутренними и внешними пользователями полной и достоверной информации о ее финансово-хозяйственной деятельности и финансовом положении.

1.2. Формирует в соответствии с законодательством о бухгалтерском учете учетную политику исходя из специфики условий хозяйствования, структуры, размеров, отраслевой принадлежности и других особенностей деятельности организации, позволяющую своевременно получать информацию для планирования, анализа, контроля, оценки финансового положения и результатов деятельности организации.

1.3. Возглавляет работу: по подготовке и утверждению рабочего плана счетов бухгалтерского учета, содержащего синтетические и аналитические счета, форм первичных учетных документов, применяемых для оформления хозяйственных операций, форм внутренней бухгалтерской отчетности; по обеспечению порядка проведения инвентаризации и оценки имущества и обязательств, документальному подтверждению их наличия, состояния и оценки; по организации системы внутреннего контроля за правильностью оформления хозяйственных операций, соблюдением порядка документооборота, технологии обработки учетной информации и ее защиты от несанкционированного доступа.

1.4. Руководит формированием информационной системы бухгалтерского учета и отчетности в соответствии с требованиями бухгалтерского, налогового, статистического и управленческого учета, обеспечивает предоставление необходимой бухгалтерской информации внутренним и внешним пользователям.

1.5. Организует работу по ведению регистров бухгалтерского учета на основе применения современных информационных технологий, прогрессивных форм и методов учета и контроля, исполнению смет расходов, учету имущества, обязательств, основных средств, материально-производственных запасов, денежных средств, финансовых, расчетных и кредитных операций, издержек производства и обращения, продажи продукции, выполнения ра-

бот (услуг), финансовых результатов деятельности организации.

1.6. Обеспечивает своевременное и точное отражение на счетах бухгалтерского учета хозяйственных операций, движения активов, формирования доходов и расходов, выполнения обязательств.

1.7. Обеспечивает контроль за соблюдением порядка оформления первичных учетныхдокументов.

1.8. Организует информационное обеспечение управленческого учета, учет затрат на производство, составление калькуляций себестоимости продукции (работ, услуг), учет по центрам ответственности и сегментам деятельности, формирование внутренней управленческой отчетности.

1.9. Обеспечивает своевременное перечисление налогов и сборов в федеральный, региональный и местный бюджеты, страховых взносов в государственные внебюджетные социальные фонды, платежей в кредитные организации, средств на финансирование капитальных вложений, погашение задолженностей по ссудам.

1.10. Обеспечивает контроль за расходованием фонда оплаты труда, организацией и правильностью расчетов по оплате труда работников, проведением инвентаризаций, порядком ведения бухгалтерского учета, отчетности, а также проведением документальных ревизий в подразделениях организации.

1.11. Принимает участие в проведении финансового анализа и формировании налоговой политики на основе данных бухгалтерского учета и отчетности, в организации внутреннего аудита; подготавливает предложения, направленные на улучшение результатов финансовой деятельности организации, устранение потерь и непроизводительных затрат.

1.12. Ведет работу по обеспечению соблюдения финансовой и кассовой дисциплины, смет расходов, законности списания со счетов бухгалтерского учета недостач, дебиторской задолженности и других потерь.

1.13. Участвует в оформлении документов по недостачам, незаконному расходованию денежных средств и товарно-материальных ценностей, контролирует передачу в необходимых случаях этих материалов в следственные и судебные органы.

1.14. Обеспечивает составление отчета об исполнении бюджетов денежных средств и смет расходов, подготовку необходимой бухгалтерской и статистической отчетности, представление их в установленном порядке в соответствующие органы.

1.15. Обеспечивает сохранность бухгалтерских документов и сдачу их в установленном порядке в архив.

1.16. Оказывает методическую помощь руководителям подразделений и другим работникам организации по вопросам бухгалтерского учета, контроля, отчетности и анализа хозяйственной деятельности.

1.17. Руководит работниками бухгалтерии, организует работу по повышению их квалификации.

1.18. Согласовывает назначение, увольнение и перемещение материально ответственных лиц.

1.19. Проводит инструктаж материально ответственных лиц по вопросам учета и сохранности ценностей, находящихся на их ответственном хранении.

III. Права

3.1. Главный бухгалтер имеет право:

1. Действовать от имени бухгалтерии Общества, представлять его интересы во взаимоотношениях с другими организациями по хозяйственно-финансовым и иным вопросам только на основании доверенности.

2. Вносить на рассмотрение руководства организации предложения по улучшению его деятельности.

3. Запрашивать от структурных подразделений организации и самостоятельных специалистов необходимую информацию.

4. Устанавливать обязательный для всех подразделений и служб организации порядокдокумен-тального оформления операций и представления в бухгалтерию необходимых документов и сведений (списки должностных лиц, на которых возлагается обязанность составления первичных документов и которым предоставляется право их подписи, согласовываются с главным бухгалтером).

5. Вносить на рассмотрение директора организации представления в отношении работников бухгалтерии:

• о назначении, перемещении и освобождении

от занимаемых должностей;

• о поощрении отличившихся в работе;

• о привлечении к материальной и дисциплинарной ответственности нарушителей трудовой

дисциплины.

6. Самостоятельно вести переписку с другими организациями по финансово-экономическим вопросам, входящим в компетенцию бухгалтерии и не требующим решения директора организации.

7. Требовать от директора организации (иных руководителей) оказания содействия в исполнении главным бухгалтером обязанностей и прав, предусмотренных настоящей должностной инструкцией.

8. Взаимодействовать:

• с руководителями всех структурных подразделений по вопросам финансово-хозяйственной деятельности организации;

• с отделом кадров — по вопросам подбора, приема, увольнения, перемещения материально ответственных лиц и работников возглавляемого им структурного подразделения.

IV. Ответственность

4.1. Главный бухгалтер несет предусмотренную законодательством РФ и настоящей Должностной инструкцией ответственность:

1) за ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей Должностной инструкцией — в пределах, определенных действующим трудовым законодательством РФ;

2) за уклонение от ведения бухгалтерского учета в порядке, установленном законодательством РФ и нормативными актами органов, осуществляющих регулирование бухгалтерского учета, — в соответствии с действующим административным и уголовным законодательством РФ;

3) за искажение бухгалтерской отчетности — в соответствии с действующим административным и уголовным законодательством РФ;

4) за нарушение сроков предоставления бухгалтерской отчетности и перечисления налогов и сборов в федеральный, региональный и местный бюджеты, страховых взносов в государственные

внебюджетные социальные фонды, платежей в кредитные организации, средств на погашение задолженностей по ссудам — в пределах, определенных действующим налоговым, административным и уголовным законодательством РФ;

5) за правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, — в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством РФ;

6) за причинение материального ущерба — в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством РФ.

Приведенная должностная инструкция носит рекомендательный характер и может изменяться и уточняться в связи с особенностями работы того или иного работника, при совмещении двух или нескольких должностей, с учетом масштабов и сферы деятельности бизнеса.

Литература

1. Трудовой кодекс РФ: Федеральный закон от 30.12.2001 № 197-ФЗ.

2. Об утверждении квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих: Постановление Минтруда России от21.08.1998 № 37.

3. Перечень типовых управленческихдокумен-тов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден руководителем Федеральной архивной службы России 06.10.2000).

* * *