Сборка большого документа

УДК 004.45 Спирин В.Г.

Арзамасский политехнический институт,

филиал Нижегородского технического университета им. Р.Е. Алексеева

СБОРКА БОЛЬШОГО ДОКУМЕНТА

Аннотация. Рассмотрены несколько методов сборки большого документа из отдельных файлов в редакторе Word. Определён наилучший метод.

Ключевые слова: сборка большого документа, Word.

Под большим документом (БД) в Word понимается документ, имеющий большой объем (десятки и сотни страниц) и сложную иерархическую структуру. Структурно такой документ может быть разделен на части, главы разделы, подразделы и другие элементы. Примерами больших документов являются: дипломные и выпускные квалификационные работы, диссертации, монографии, учебники, отчеты

по НИР и ОКР.

Редактор Word располагает разными вариантами создания БД. Отличительной особенностью работы в Word является то, что при сборке отдельных файлов в БД происходит нарушение форматирования ранее созданного текста. Эти факт, как правило, воспринимается как досадное недоразумение. Для исправления ошибок форматирования требуется достаточно много времени. Поэтому определение метода сборки БД с наименьшим нарушением форматирования текста является актуальной задачей.

Целью настоящей работы является определение метода сборки БД, который создаёт минимальное нарушение форматирования текста в файле БД.

Основные этапы создания большого документа

Разработка структуры БД. Под структурой документа обычно понимают схему, определяющую взаиморасположение и связь его составных частей. Как правило, составные части документа могут быть вложены одна в другую, образуя при этом иногда достаточно сложные иерархические структуры. Если на первом, самом высоком уровне этой иерархии стоит название документа, то на следующих, более низких уровнях, расположены названия отдельных структурных элементов документа. На самом низшем уровне структуры документа расположен основной текст, представляющий собой текстовые абзацы, рисунки, формулы, таблицы.

Основной текст документа по существу является самой важной его частью. Но без иерархической надстройки над ним в виде заголовков структура документа, как таковая, будет не представлена. В этом случае говорят, что документ слабо структурирован. Восприятие такого документа читателем, особенно если документ имеет большой объем, будет затруднено. Грамотное структурирование документа всегда повышает его значимость и степень воздействия на пользователя. Для этого необходимо добиться того, чтобы все структурные элементы документа образовывали единую иерархическую систему, подчиненную общему замыслу.

Основным структурным элементом документа является глава. Каждая глава, как правило, имеет собственную структуру, отличную от других. Глава содержит разделы и подразделы в виде заголовков. Структурный элемент может быть разделен на два и более элемента более низкого уровня. Недопустимо, чтобы структурный элемент содержал всего один элемент (заголовок) более низкого уровня. Заголовок любого уровня должен соответствовать содержанию последующего основного текста. Структура документа представлена его оглавлением.

Разработка БД начинается с поисков источников информации, которые относятся к заявленной теме. После изучения источников информации разрабатывают предварительную структуру БД. Создание структуры документа начинается с предварительного определения списка заголовков и возможной подчиненности их друг другу. Ко времени создания структуры текстовая часть может существовать в виде отдельных файлов, содержащих черновые или полностью оформленные фрагменты будущего документа, либо в виде черновых записей на бумаге, либо в виде подборки первоисточников, на основании которых будет создаваться БД. Но до тех пор, пока все эти разрозненные части не соединены в систему, их собственная ценность не велика, особенно с той ролью, которую они начинают играть в системе БД. Первый шаг к созданию такой системы и состоит в разработке структуры, где для каждого фрагмента текста отведено соответствующее место.

Работа над структурой и ее реорганизацией продолжается в течение всего процесса создания документа. Зачастую это происходит в результате все более глубокого осмысления автором излагаемого материала или назначения документа. Как правило, структура подвергается значительной реорганизации не менее семи раз, а мелкие изменения в структуре происходят постоянно, даже на этапе окончательного оформления БД.

Настройка меню, панелей инструментов и параметров Word. Прежде чем приступить к созданию БД надо должным образом настроить программу для производительной работы.

Формирование стилей форматирования БД. На данном этапе производят настройку стилей форматирования, что повышает скорость работы и устанавливает единообразие оформления всех глав БД. Текст БД должен соответствовать определенным требованиям, которые обычно предъявляются редакциями издательств печатной продукции или нормоконтролем предприятия. Для быстрого форматирования документа создают или изменяют встроенные стили форматирования, которые будут соответствовать вышеуказанным требованиям. Все сформированные стили должны быть сохранены либо в шаблоне Normal.dot, либо в специально созданном шаблоне.

Таким образом, итогом данного этапа является обновление шаблона Normal.dot, либо во вновь созданном шаблоне, который будет использоваться для набора текста всех глав. Этот шаблон должен использоваться всеми авторами БД.

Создание файлов глав БД и сохранение их под именем Глава 1.doc, Глава 2.doc и т.д. Предпочтительнее каждой главе присвоить её собственное имя в соответствие со структурой БД. Этот этап является наиболее сложным и ответственным, так как при этом задействуются многие инструменты Word по вводу и редактированию текста, автоматизации операций, созданию формул, таблиц, рисунков и т.п. На этом этапе могут работать несколько авторов, которые формируют текст одной или нескольких глав. Этот этап является самым трудоемким и продолжительным по времени.

Оформление и печать БД. Созданные на основе единого шаблона предисловие, введение, главы, заключение последовательно объединяют в единый файл, добавляют в начало документа перечни принятых сокращений и условных обозначений, а в конце - список литературы, предметный указатель и возможные приложения. На этом этапе возможно изменение структуры документа. Далее проводят

1

нумерацию страниц, создают колонтитулы и, в начале документа, оглавление. После чего выполняют предварительный просмотр, устраняют ошибки монтажа и производят печать документа.

Рекомендации по сборке большого документа

Учитывая глубокое разделение труда, например, при написании книг или отчета несколькими авторами, каждая глава может иметь одного автора и храниться в отдельном файле. Во всех главах необходимо обеспечить единство стилей и согласовать колонтитулы. Желательно иметь возможность проверки структуры БД, чтобы убедиться в логичности построения разрабатываемого материала. Объединить части (главы) в один БД в Word 2003 можно несколькими способами.

Объединением файлов глав в один файл БД путем копирования и вставки.

Созданием файла БД с помощью меню Вставка.

Перетаскиванием выделенного файла из одного окна в другое.

Созданием главного документа.

При сборке БД придерживайтесь следующих правил.

Для любого способа сборки рекомендуется создавать файлы глав на основе единого шаблона. В этом случае будет меньше проблем в части потери форматирования текста. Если в главах БД были изменены стили или созданы новые стили, то все главы и файл БД должны быть созданы на основе единого шаблона, отличного от шаблона Normal.dot. В противном случае Word просто отказывается работать (зависает).

Сделайте копии глав в новую папку и используйте их при сборке, так как в процессе сборки может произойти слишком много нарушений форматирования текста и исправление становится очень трудоёмким. В этом случае следует очистить папку и вновь скопировать в неё главы БД, а затем избрать иной метод сборки.

После каждой операции сборки или редактирования выполняйте предварительный просмотр документа, а также внимательно следите за изменением стилей. Если стили изменяются или их количество резко увеличивается, то своевременно сделайте отмену и не сохраняйте БД. Для удаления ненужных стилей используйте команду Сервис - Шаблоны и надстройки - Организатор.

По окончанию сборки БД исправьте форматирование текста глав, используя при этом панель Стили и форматирование. Изменение нумерации заголовков, оформленных стилем Заголовок 1, выполняйте с помощью команды Формат - Список.

Создайте таблицу требуемого стиля и сохраните её как элемент автотекста. Во всех главах используйте этот стиль таблицы.

Сборка большого документа с помощью меню Правка

При этом способе сборки все составные части (файлы глав) БД путем копирования и вставки через буфер обмена объединяются в один файл, которому присваивается имя БД. При вставке файлов глав в БД может происходить нарушение стилей и форматирования текста, которое заключается в следующем.

В окне Стили и форматирование могут появиться ненужные базовые стили. Чтобы этого не происходило, файл главы следует копировать и вставлять в БД по частям (обычно достаточно 2-3 частей).

Происходит нарушение нумерации заголовков. Для устранения этого явления надо в файле БД снова присвоить им стили. Эту операцию следует выполнять при включенном режиме Схема документа .

При создании файла БД в нем отсутствует автоматическая расстановка переносов. Если в составной части БД эта опция была включена, то в файле БД это приведет к изменению положения текста на страницах и, возможно к изменению числа страниц. Для устранения этого явления установите параметры автоматической расстановке переносов, аналогичные параметрам файла главы БД.

Все отдельные многоуровневые (нумерованные) списки превращаются в один сквозной список. Поэтому для каждого отдельного списка нужно задать опцию Нумеровать заново.

Уплотненный или разряженный интервал шрифта становится обычным. Также может измениться междустрочный интервал.

Нарушается форматирование таблиц в части их расположения на странице, начертания строки заголовка и оформление границ.

Если в тексте составной части документа вставлены непечатаемые знаки Разрыв раздела, то в файле БД может произойти их изменение, например, Разрыв раздела на текущей странице может превратиться в Разрыв раздела со следующей странице. Поэтому вставлять непечатаемые знаки Разрыв раздела в файлах глав не рекомендуется.

Также не рекомендуется оформлять колонтитулы в файлах глав, так как в файле БД произойдет смена колонтитулов четных и нечетных страниц.

Сборка большого документа с помощью меню Вставка

Сборка БД этим способом осуществляется следующим образом.

Если файлы глав были созданы в разных шаблонах или в шаблоне Normal.dot, то выполните нижеописанные операции для каждой главы БД и сохраните эти файлы под прежними названиями.

Откройте новый документ Word. Выполните команду Файл - Создать и выберите на панели задач нужный шаблон, с помощью которого будет создаваться БД. Сохраните файл под именем БД.

Выполните команду Вставка - Файл и в диалоговом окне Вставка файла (рис. 1) выберите нужный файл, а затем нажмите кнопку Вставить. Повторите последнюю операцию для других файлов глав БД.

В конце каждой главы вставьте непечатаемый знак Разрыв раздела со следующей странице.

2

Рис. 1

Если файлы глав были созданы в шаблоне Normal.dot, то при этом способе сборки также наблюдается потеря форматирования текста. Однако ошибок форматирования здесь меньше, чем при использовании меню Правка. Наблюдались следующие изменения стилей и форматирования глав.

В некоторых главах пропадают номера в абзацах, оформленными стилем Многоуровневый список.

Уплотненный или разряженный интервал шрифта становится обычным. Также может измениться междустрочный интервал.

Если в тексте составной части документа вставлены непечатаемые знаки Разрыв раздела, то в файле БД может произойти их изменение, например, Разрыв раздела на текущей странице может превратиться в Разрыв раздела на следующей странице.

При перетаскивании выделенного файла из одного окна в другое происходит аналогичные нарушения форматирования. Кроме этого не копируются колонтитулы.

Создание главного документа

Объединить несколько файлов в один большой позволяет файл главного документа (ГД), который является оболочкой или контейнером, объединяющим несколько файлов. Объединяемые файлы (главы) называются вложенными документами (ВД). ГД содержит ссылки на набор связанных ВД. Файлы ГД и ВД следует хранить в одной папке, чтобы Word мог их найти. Как и обычный файл Word ГД может содержать текст, таблицы, рисунки, оглавление, предметный указатель и т.п.

Шаблон ГД используется также всеми ВД, поэтому весь документ имеет общее форматирование и стили. Форматирование ВД не должно противоречить форматированию ГД, иначе оно будет потеряно при предварительном просмотре ГД или при его печати. Поэтому стили, установленные в ВД и в ГД должны совпадать. При необходимости измените или создайте в ГД все применяемые в ВД стили.

Максимально допустимое количество ВД в ГД зависит от количества открытых файлов, от размера этих файлов, от количества выполняемых программ, объема памяти компьютера, используемой операционной системы и других параметров. Рекомендуется создавать не более 20 ВД.

Работа с ГД осуществляется в основном в режиме просмотра Структура. Переход в данный режим осуществляется с помощью команды Вид - Структура, при этом появляется панель инструментов Структура.

ГД может быть создан тремя способами.

Создание нового главного документа.

Создание главного документа из существующего документа.

Создание главного документа из файлов глав.

Выбор метода сборки большого документа

Опыт работы по созданию ГД показал следующее. Лучший результат был получен при сборке БД методом создания ГД из файлов глав. Главы были созданы в шаблоне Normal dot и использовались только стили заголовков. При этом наблюдались следующие нарушения в работе Word. В ГД изменялись стили заголовков и происходило нарушение форматирования таблиц. После исправления текста ГД удалось напечатать документ, но не удалось сохранить эти исправления. При повторном открытии ГД его форматирование вновь нарушалось.

Если ГД создать на основе шаблона с большим количеством стилей, то ситуация ещё более ухудшается. Перечислим основные проблемы, которые возникают при работе с ГД.

Word в ГД и ВД вставляет ненужные стили, которые не используются в этих документах. Эти стили можно удалить, однако при новом открытии ГД эти стили появляются вновь.

Форматирование ГД и отдельно открытого ВД не совпадают.

После редактирования в части применения нужных стилей и сохранения ВД как отдельного документа уже при его предварительном просмотре нарушается форматирование.

ГД не сохраняет примененные в нём стили.

Эти замечания не позволяют использовать главное преимущество ГД - редактирование ВД как отдельного документа. Таким образом, создание ГД является нецелесообразным. Очевидно, что разра-

3

ботчикам Word нужно либо дорабатывать программу, либо создать чёткие инструкции по работе с ГД.

Проведённое исследование показывает, что лучшим методом сборки БД является сборка БД с помощью команды Вставка - Файл. Рекомендуется создавать файлы глав и БД в одном шаблоне, что сократит количество нарушений форматирования при сборке БД.

Перед вставкой первой главы выполните команду Сервис - Язык - Расстановка переносов и задайте параметры, аналогичные параметрам глав. Изменение стилей и форматирования легко обнаружить, если сравнить горизонтально расположенные документы: БД и файл главы.

Используя Схему документа легко получить доступ к редактированию любого фрагмента текста

БД.

1. Кочегаров И. гаров.-Пенза: Изд.

ЛИТЕРАТУРА

. Информационные Пенз гос. ун-та,

технологии 2007.-96 с

проектирования

РЭС:

учебное пособие/

Коче-

4