Электронная картотека учебно-методической документации

Канд. техн. наук А. Л. Бобков канд. экон. наук П. А. Музычкин

ЭЛЕКТРОННАЯ КАРТОТЕКА УЧЕБНО-МЕТОДИЧЕСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

В статье рассмотрен опыт создания электронной картотеки учебно-методической документации в РЭУ им. Г. В. Плеханова, описаны структура и содержание картотеки, рассмотрены вопросы придания юридической значимости учебно-методической документации в электронном виде, освещены проблемы и трудности, с которыми приходится сталкиваться на пути перевода нормативной и учебно-методической документации, необходимой для реализации учебного процесса, к единой электронной базе данных.

Ключевые слова и словосочетания: учебно-методическая документация, ФГОС, ГОС, учебный план, УМКД, электронный документооборот, СЭД, электронная подпись, жизненный цикл документа, «Дело».

Учебно-методическая документация (УМД) имеет исключительно важное значение в деятельности любого вуза. От нее зависит содержание образовательного процесса, и она постоянно используется практически всеми структурными подразделениями вуза.

Любой вуз, каждый деканат и каждая кафедра должны иметь определенные и согласованные между собой наборы документов по всем направлениям подготовки. В противном случае образовательные программы просто не могут быть аккредитованы. Поэтому можно констатировать: необходимый комплект УМД в каждом вузе существует.

Всем известно, что в связи с обновлением образовательных программ УМД многократно распечатывается, на что тратятся бумага, тонер, ресурсы принтеров, рабочее время. В распечатанных вариантах трудно определить степень актуальности документов. По приблизительным подсчетам в крупных университетах, которые ведут подготовку по большому числу направлений, на печать выводятся сотни тысяч страниц.

В информационном обществе образовательные ресурсы все в большей степени переводятся в электронную форму. Не является исключением и учебно-методическая документация, но обычно, говоря об этом, имеют в виду учебные обучающие курсы, тесты и т. п., упуская документацию, образующую основу организации учебного процесса. Между тем учебно-методическая документация - один из тех пластов документов, который легко поддается оцифровке, порождает при этом определенный экономический эффект, увеличивает степень доступности ресурса со стороны потребителей, расширяет возможности по внутреннему и внешнему аудиту документации, обеспечивает информационную базу для подготовки ответов на запросы граждан, которые

поступают в вузы в течение многих лет после окончания реализации образовательной программы.

Легкость оцифровки УМД обеспечивается использованием современных технологий подготовки документов, которые основаны на использовании компьютеров. Перед тем как поступить на утверждение, документы создаются в виде файлов в форматах doc, docx или pdf, т. е. изначально в цифровом формате.

Таким образом, можно утверждать, что если в вузе имеется комплект документов на бумаге, то он должен быть и в электронном виде.

В связи с этим проблему создания электронной картотеки учебно-методической документации следует рассматривать в большей степени как организационную, снятие которой сводится к решению следующих задач:

1. Выбор информационной системы.

2. Структурирование УМД, разработка структуры хранилища1, проработка прав доступа к УМД.

3. Сбор файлов УМД.

4. Размещение данных в хранилище.

5. Внутренний аудит структуры, содержания и полноты УМД.

6. Придание юридической значимости УМД в электронной форме.

7. Управление жизненным циклом УМД.

Рассмотрим подробнее каждую из задач.

Место хранения УМД предопределяет технологию создания электронной картотеки и эффективность ее последующего использования.

Рассматривалось несколько вариантов хранения данных:

- в корпоративной сети в разделе учебно-методического управления;

- на портале университета;

- в интранет-сети;

- в системе электронного документооборота (СЭД).

Не вдаваясь в детали аргументации, отметим, что тщательно и всесторонне изучив варианты, а также учитывая риски и жизненный цикл УМД, мы остановились на использовании СЭД «Дело». Система эксплуатируется в университете более шести лет и хорошо себя зарекомендовала в сфере делопроизводства и контроля исполнения поручений (последнее, как будет показано ниже, тоже оказалось востребованным). Подробно с возможностями системы можно ознакомиться на сайте разработчика2.

Безусловно, система «Дело» не ориентирована на учебный процесс, но в ней аккумулирован огромный опыт работы с документами в органах государственной власти и управления, в банковской сфере, в десятках тысяч организаций, который обеспечил богатый функционал системы.

Размещая УМД в СЭД, обеспечивалось одновременное достижение нескольких целей:

1 Использован нейтральный термин, под который попадает любой из рассматриваемых выше способов хранения информации.

2 URL: http://www.eos.ru

1. На УМД распространилось действие всех локальных нормативных актов, которые приняты в вузе и которые придают юридическую значимость внутреннему электронному документообороту (приказы, регламенты).

2. Минимизировалось время на обучение персонала. «Дело» используется на 259 рабочих местах, включая все учебные подразделения. Система хорошо изучена в деканатах и на кафедрах, технология работы с ней понятна должностным лицам. Понадобилось только два двухчасовых мастер-класса с деканами и заведующими кафедрами.

3. В СЭД используется электронная подпись, которую имеют почти 120 сотрудников, включая деканов, заведующих кафедрами, руководителей управлений. Поэтому вся документация могла сразу подписываться электронной подписью.

4. Обеспечилось протоколирование действий пользователей. Всегда можно установить, кто, когда, какой документ добавлял, изменял или смотрел.

5. Обладая значительной функциональной избыточностью, «Дело» позволяет выполнить всю работу без программирования, только за счет настройки СЭД.

6. Использовался хорошо освоенный сотрудниками надежный программный продукт, проверенный временем и большим числом внедрений.

Структура учебно-методической документации общеизвестна и едина в масштабах всей страны. В ее состав входят нормативная документация по организации учебного процесса и иерархически взаимосвязанные документы:

- образовательные стандарты второго и третьего поколений (ГОС и ФГОС);

- основные образовательные программы (ООП);

- учебные планы (УП);

- учебно-методические комплексы дисциплин (УМКД).

Разработкой структуры хранилища занимались совместно учебно-

методическое управление и отдел эксплуатации СЭД. Состав УМД предопределил структуру электронной картотеки и виды документов, которые должны в ней храниться.

Всего выделено пять основных уровней документов (рис. 1).

1. Федеральные образовательные стандарты (ФГОС) третьего поколения и государственные образовательные стандарты (ГОС) второго поколения.

2. Основные образовательные программы (ООП).

3. Учебные планы.

4. Циклы учебных дисциплин.

5. Учебно-методические комплексы дисциплин.

Все документы связаны иерархически. Это значит, что, выбрав стандарт, можно увидеть все ООП, которые разработаны на его основе. Из ООП в свою очередь можно перейти в соответствующие учебные планы, а из учебных планов - в циклы дисциплин, где можно посмотреть учебно-методические комплексы дисциплин. Возможно перемещение и в обратном порядке.

Учебно-методическая документация

Группы документов

I

Стандарты и нормативные документы

II

Основные образовательные программы

III

Учебные планы

IV Циклы дисциплин

V

Учебно-методические комплексы дисциплин

Рис. 1. Структура УМД бакалавриата

Таким образом, учебно-методическая документация образует единый информационный массив древовидной структуры, состоящий из связанных элементов. Для облегчения информационного поиска созданы рубрики.

Безусловно, все это сделано с учетом уровней образовательных программ (бакалавритата, специалитета и магистратуры).

Права по работе в картотеке дифференцированы. Главную роль играет учебно-методическое управление (УМУ), которое имеет полные права на регистрацию, заполнение, редактирование и удаление документов. Создание новых типов документов, настройка прав доступа и множество других специфических деталей остались за отделом эксплуатации СЭД. Деканаты получили право регистрации учебных планов и присоединения файлов, составляющих ООП. Кроме того, им предоставлено право выдавать поручения кафедрам на присоединение файлов к карточкам циклов дисциплин. Права на удаление и редактирование присоединенной информации дано только УМУ. Благодаря этому обеспечивается контроль над структурой и содержанием электронной картотеки со стороны УМУ.

Как показывает опыт организации работы по созданию электронной картотеки, на первом этапе работ необходимо провести «инвентаризацию» направлений подготовки в вузе.

По каждому из направлений целесообразно собрать максимально полную информацию, например, такую, как:

- осуществляется прием абитуриентов на данную образовательную программу или нет;

- осуществляется подготовка студентов или нет;

- какой факультет отвечает за реализацию той или иной образовательной программы;

- какая кафедра является выпускающей.

Данные желательно оформить в виде реестра, например, в виде таблицы Excel, отсортированной по кодам направлений, уровням подготовки (бакалавриат, магистратура, специалитет) и другим данным с установленными фильтрами для удобства анализа. Реестр не только систематизирует данные, но и позволяет оценить объем предстоящей работы, определить состав исполнителей, а также выявить перспективные и тупиковые ветви, требующие принятия решений. Считаем полезным для справочно-аналитической работы включить в реестр направления, по которым подготовка велась в недавнем прошлом.

В зависимости от группы документов файлы собираются из разных источников. Так, например, ФГОС имеют внешнее по отношению к вузу происхождение, и их необходимо брать с официальных сайтов органов государственной власти или из справочно-правовых систем «Консультант Плюс» или «Гарант». При этом желательно собирать файлы в формате pdf.

Основные образовательные программы разрабатываются вузом на основе общего шаблона, рекомендованного учебно-методическим объединением вузов.

Учебные планы представляют собой не просто документы, а уже по-настоящему электронные документы, которые формируются в соответствующих программных продуктах. Как правило, для этого используются про-

граммные продукты разработки лаборатории ММИС (г. Шахты). Для основных образовательных программ высшего профессионального образования по стандартам второго поколения используется программа GosInsp. Для основных образовательных программ высшего профессионального образования по стандартам третьего поколения используется программа UP VPO.

Учебно-методические комплексы по дисциплинам учебного плана разрабатываются кафедрами. Кафедры должны хранить электронные версии файлов, в связи с тем что учебно-методические комплексы по дисциплинам в целом и рабочие программы как основные составляющие УМКД необходимо периодически обновлять в соответствии с требованиями образовательных стандартов. Непосредственные разработчики рабочих программ также заинтересованы в сохранности своего труда и, как правило, имеют копии последних версий файлов. Поэтому задача сбора УМКД зависит от ответственности сотрудников кафедр и требовательности заведующих кафедрами. При должной организации кафедра может предоставить комплект УМКД в течение несколько часов. Однако практика показывает, что не всегда хранение файлов на кафедрах ведется системно, поэтому их сбор представляет наибольшую проблему.

Нормативная документация, напротив, собирается легко, так как она общедоступна. Она утверждается приказами по вузу и поэтому всегда есть в УМУ как на бумажном носителе, так и в электронном виде. Кроме того, внутренняя нормативная документация вуза размещается на официальном сайте вуза и доступна сотрудникам и студентам.

Опираясь на опыт РЭУ им. Г. В. Плеханова по созданию единого депозитария учебно-методической документации, можно выделить несколько этапов ее формирования.

На первом этапе была создана картотека учебно-методической документации, к которой был предоставлен доступ деканам, заведующим кафедрами, учебно-методическому управлению и отдельным специалистам университета. Права доступа для каждой роли были тщательно продуманы и дифференцированы в зависимости от функций в системе.

Затем были созданы группы документов и определенная система их нумерации, облегчающая последующие систематизацию и поиск. Для проведения справочно-аналитической работы были созданы рубрики и дополнительные реквизиты для каждого типа документа, так как стандартных реквизитов в регистрационных данных не хватало для учета специфики УМД.

После нескольких «натурных» экспериментов, проводимых с позиций учебно-методического управления, деканатов и кафедр, в процессе которых были выявлены и устранены недочеты, сделаны усовершенствования, а иногда были полостью изменены отдельные решения, начался процесс заполнения картотеки.

Учебно-методическое управление быстро зарегистрировало нормативные документы и федеральные образовательные стандарты в формате pdf по всем направлениям подготовки, реализуемым в вузе, а также создало регистрационные карточки по всем основным образовательным программам. Через специальное поле ООП были связаны с соответствующими ФГОС. Логическая

связка позволила быстро переходить из стандартов к ООП и наоборот, что сделало поиск удобным и заложило основу построения иерархической системы УМД.

Наступила очередь деканатов по присоединению к регистрационным карточкам ООП следующих документов:

- ООП;

- компетентностной модели выпускника;

- программы практик;

- программы итоговой государственной аттестации.

В отдельную позицию был выделен учебный план как важнейший документ, регламентирующий учебный процесс. На сегодняшний день в электронной картотеке учебно-методической документации размещаются только базовые учебные планы по соответствующим основным образовательным программам в форматах программ GosInsp и иР УРО. Если по одной образовательной программе обучение происходит по разным формам (например, очной и очно-заочной), к карточке прикрепляются два учебных плана. Что касается рабочих учебных планов (модульных графиков учебного процесса), то в связи с переходом на новую АИС учебного процесса на базе 1С их размещение в электронной картотеке является преждевременным. Не исключено, что в дальнейшем такие планы также будут размещены в электронной картотеке. Индивидуальные учебные планы подготавливаются деканатами факультетов для конкретных обучающихся, поэтому их размещение в общей картотеке в настоящее время признано нецелесообразным.

Экономико-математический факультет, где работают наиболее подготовленные в области ИТ сотрудники, был выбран в качестве пилотного. В деканат была направлена инструкция, которая, как и сама технология, прошла апробацию в реальных условиях. Была оценена трудоемкость работ и вычислены реальные сроки ее выполнения факультетами.

На методическом совете первые результаты получили одобрение. Нужно отметить, что здесь большую роль сыграла позиция проректора по учебной работе Л. А. Брагина, который поддержал реализацию проекта.

Во все деканаты через СЭД были направлены поручения на присоединение файлов ООП и учебных планов, которые автоматически встали на контроль как обычные поручения ректора или проректора. Таким образом, в данном случае мы воспользовались преимуществом СЭД перед другими альтернативами хранилища. Этот этап работ также был завершен сравнительно быстро - за две недели.

Наиболее объемный этап - формирование циклов учебных дисциплин. Здесь не сразу удалось найти оптимальный вариант, но, в конце концов, он был найден и реализован в виде карточек по циклам дисциплин: семь групп по бакалавриату и пять - по магистратуре. На рис. 1 приведены циклы по бакалавриату без разделения на базовые и по выбору, что имеет место на самом деле.

Так как проект осуществлялся без бюджета, то постоянно приходилось искать решения по делегированию функций структурным подразделениям, т. е. по распределению обязанностей между учебно-методическим управлени-

ем, деканатами и кафедрами по выполнению этой большой работы. Невозможно было выполнить регистрацию документов и присоединение файлов централизованно силами учебно-методического управления, хотя оно обладает всей полнотой информации, и в то же время нельзя было выпустить процесс из под контроля, поручив каждому подразделению работать обособленно. Поэтому работа спускалась сверху-вниз по управленческой пирамиде, но не просто как электронные письма, а как поручения вышестоящего уровня управления нижестоящему.

Фронт работы определялся вышестоящим уровнем. Так, деканаты получили поручения от УМУ на прикрепление к учебным планам карточек циклов дисциплин и, в свою очередь, выдали поручения кафедрам на присоединение к регистрационным карточкам циклов дисциплин рабочих программ. В электронных кабинетах заведующих кафедрами возникли контрольные поручения с конкретными сроками исполнения.

В соответствии с установленным порядком каждая кафедра обязана принимать к исполнению документы, доведенные через СЭД «Дело», отчитываться за поручения. В результате карточки циклов дисциплин «обросли» файлами рабочих программ с электронными подписями заведующих кафедрами.

Таким образом, через полгода после начала работ университет получил заполненную картотеку УМД с документами, которые подписаны электронными подписями (табл. 1), причем собственно на заполнение было потрачено приблизительно 2,5 месяца.

Т а б л и ц а 1

Состав электронной картотеки УМД по ФГОС

Наименование Количество

Федеральные государственные образовательные стандарты 27

Основные образовательные программы 106

Учебные планы 121

Карточки циклов дисциплин 481

Учебные комплексы учебных дисциплин Около 3500

Тем, кто планирует делать аналогичную работу, можем дать совет оформлять ее как проект, осуществляя его на классических принципах теории управления проектами, т. е. разрабатывать устав проекта, формировать и утверждать команду проекта, согласовывать календарный план и т. д., а также отслеживать ход выполнения проекта и, конечно, использовать соответствующее программное обеспечение.

Рассмотрим некоторые элементы интерфейса электронной картотеки учебно-методической документации. На рис. 2 приведено четыре окна.

Рис. 2. Контроль за работой кафедр

Перечень циклов рабочих дисциплин служит фоном трех других окон. Регистрационная карточка цикла РПД-Б1-ДВ-17/3/19 содержит регистрационные данные цикла и сведения о факультете.

В номер документа включены:

- индекс факультета (17);

- последняя цифра года регистрации (3);

- порядковый номер (19).

Видно, что цикл включает 8 поручений (дисциплин). Каждое поручение адресовано определенному заведующему кафедрой и содержит название дисциплины по учебному плану. В данном случае это дисциплина «Этика деловых отношений». На карточку наложено окно поручения (пункт 8), в котором видна фамилия исполнителя - заведующего кафедрой философии, а также наименование дисциплины. В нижней части этого окна видна фамилия контролера поручения, в качестве которого выступает начальник отдела развития образовательных программ УМУ. В правом верхнем углу окна находится плановый срок исполнения.

Последнее небольшое окно содержит отчет исполнителя о выполненной работе, состоящий из одного слова. Но самое главное находится в правом нижнем углу окна отчета - файл УМКД с красной галочкой, что говорит о наличии электронной подписи заведующего кафедрой.

Контролер поручения должен проверить содержание присоединенного к отчету файла и проставить фактическую дату исполнения, что означает снятие поручения с контроля.

Таким образом, в РЭУ им. Г. В. Плеханова благодаря использованию стандартной системы электронного документооборота, организованности коллектива за короткий срок удалось решить очень серьезную задачу, и теперь все структурные подразделения, занимающиеся учебным процессом, в течение длительного времени могут использовать плоды коллективного труда. Учебно-методическое управление и отдел эксплуатации СЭД приобрели опыт, который очень скоро вновь понадобится, так как новый Федеральный закон от 27 декабря 2012 г. № 273-Ф3 «Об образовании в Российской Федерации» и готовящаяся новая номенклатура направлений и специальностей потребуют полной переработки учебно-методической документации.

Список литературы

1. Лайл М. Спенсер-мл., Сайн М. Компетенции на работе : пер. с англ. -М. : HIPPO, 2005.

2. Музычкин П. А. Электронный документооборот: эволюционный путь развития // Вестник Российского экономического университета имени Г. В. Плеханова. - 2013. - № 6 (60).

3. Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477.