Технология интеграции библиотечно-информационной системы в образовательную среду вуза

Блок планирования. Предназначен для решения задачи расчета плана ранжирования (вызов меню Планирование ^ Расчет плана). Пробные экземпляры плана могут создаваться в нескольких вариантах за счет варьирования параметра погрешности и сохранены обязательно с разными именами.

Помимо этого в блоке решаются задачи по учету его фактического исполнения при внесении данных о фактическом исполнении плана (то есть о реальных закупках), в котором осуществляется обновление справочника МТО в части наименований и количественных показателей.

На рисунке представлена структурная схема программного средства поддержки принятия решений планирования учебных расходов.

На основании изложенного можно сделать вывод о том, что предложенное программное средство позволяет быстро составить план закупок учебного оборудования в рамках выделяемого финансирования, эффективно распределяя финансовые ресурсы и максимально учитывая потребности в МТО учебного процесса.

Данный программный продукт успешно апробирован в нескольких общеобразовательных школах и профессиональном лицее г. Иркутска.

Методика, реализованная в описанном программном средстве поддержки принятия решений, может быть применена для организации планирования всюду, где есть необходимость распределения финансовых средств для выполнения заявок на приобретение некоторого оснащения в непроизводственной некоммерческой сфере.

Литература

1. Андрейчиков А.В., Андрейчикова О.Н. Анализ, синтез, планирование решений в экономике. М.: Финансы и статистика, 2000. 368 с.

2. Одрин В.М. Морфологический синтез систем: постановка, классификация методов, морфологические методы «конструирования»: препр. 86-3. Киев: Институт кибернетики, 1986. 37 с.

3. Курченкова А.Б. Методические и алгоритмические основы проектирования средства поддержки принятия решений при планировании учебных расходов общеобразовательного учреждения. Информационные и математические технологии в науке и управлении // Информационные и математические технологии в науке и управлении: тр. 13-й Байкальской всеросс. конф. Иркутск: ИСЭМ СО РАН, 2008. Ч. 2. 334 с.

УДК 027.021:378:004

ТЕХНОЛОГИЯ ИНТЕГРАЦИИ БИБЛИОТЕЧНО ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ В ОБРАЗОВАТЕЛЬНУЮ СРЕДУ ВУЗА

И.П. Болодурина, д.т.н.; Т.В. Волкова, к.т.н.; П.А. Болдырев

В статье рассматриваются информационные технологии, применяемые в управлении учебным процессом и в работе научной библиотеки Оренбургского государственного университета. Описаны задачи автоматизации учебного процесса и библиотечно-библиографических процессов, установлено их взаимодействие при формировании библиотечного фонда. Представлена технология интеграции библиотечно-информационной системы в образовательную среду вуза.

Ключевые слова: информационные технологии, автоматизация, учебный процесс, библиотечно-библиографи-ческий процесс, интегрированная информационно-аналитическая система.

Интеграция библиотек в учебную и научную деятельность вузов обусловлена развитием биб-лиотечно-информационных технологий и потребностями общества в изменении вузовских образовательных систем. Одним из направлений существующего взаимодействия подразделений университета и библиотеки является их совместная работа по организации учебного процесса (УП), в основе которой лежит формирование библиотечного фонда. Взаимодействие осуществляется исходя из стратегии создания информационной среды в университете, требований к построению единого образовательного пространства вуза и формирова-

нию учебных фондов, соответствующих потребностям вуза и обеспечивающих направленную подготовку специалистов.

В настоящее время в Оренбургском государственном университете (ОГУ) в рамках комплексной автоматизации деятельности вуза достаточно успешно функционируют программные комплексы информационно-аналитической системы (ИАС) ОГУ, позволяющие обрабатывать информационные потоки, связанные с УП и библио-течно-библиографическими процессами (ББП).

Решение задачи комплексной автоматизации является одним из основных требований, позво-

ляющих адаптировать сложную интегрированную систему практически к любым условиям и различным требованиям внешней среды.

Реализация проекта ИАС ОГУ в виде модулей, органически связанных между собой, но способных работать и достаточно автономно, позволяет поддерживать принцип дуализма к обработке данных - «снизу-вверх» и «сверху-вниз» в рамках уровней управления университетом.

Система постоянно функционально развивается, при этом ее центральная часть (ядро) и другие компоненты не затрагиваются, что значительно повышает надежность и продолжительность жизненного цикла ИАС ОГУ, обеспечивает наиболее полное выполнение требуемых от нее функций [1].

Автоматизация учебного процесса университета

Средствами ИАС ОГУ автоматизированы процессы сбора, хранения и обработки данных, начиная с приема заявлений от абитуриентов и заканчивая проведением мониторинга трудоустройства выпускников университета. В интегрированной БД системы реализовано ядро (общий блок), отражающее сведения о структуре всех учебных подразделений университета, перечень направлений, специальностей и специализаций, по которым проводится обучение, учебные группы, весь контингент студентов, учебные планы по специальностям. Поддержка в актуальном состоянии в едином месте основных данных, связанных с учебным процессом, позволяет эффективно решать наиболее важные задачи автоматизации основных видов деятельности университета, расширять их перечень [2]. В рамках системы в настоящее время выделено 12 функциональных подсистем:

1) управления организационно-кадровой структурой университета «Структура вуза» (9 задач);

2) ведения электронного документооборота «Делопроизводство» (4 задачи);

3) управления персоналом «Кадры» (7 задач);

4) управления УП «Деканат» (15 задач);

5) автоматизации деятельности приемной комиссии «Приемная комиссия» (11 задач);

6) управления учебно-методической деятельностью «Учебные планы. Расписание» (4 задачи);

7) организации и контроля научной деятельности «Наука» (10 задач);

8) информационно-поисковая подсистема «Информационные ресурсы вуза» (8 задач);

9) управления финансово-хозяйственной деятельностью «Имущество» (3 задачи);

10) управления доступом к БД ИАС ОГУ «Права доступа» (4 задачи);

11) управления ресурсами ИАС ОГУ «Ресурсное обеспечение» (4 задачи);

12) автоматизации ББП «Библиотека» (5 задач).

В таблице 1 приведен перечень задач ИАС ОГУ в рамках автоматизации учебного процесса.

Значительное количество задач эксплуатируется более 7-10 лет и охватывает практически все УП, необходимые для осуществления управления образовательной деятельностью вуза [3].

Неразрывная связь УП и ББП

Одной из главных задач научной библиотеки ОГУ является информационное обеспечение УП для формирования благоприятной образовательной среды в вузе. Сотрудники библиотеки при формировании заявок на литературу, при систематизации и описании приобретенных ресурсов, анализе книгообеспеченности УП используют следующие сведения:

- организационная структура университета, в том числе учебные подразделения;

- перечень направлений, специальностей и специализаций, по которым осуществляется обучение;

- данные образовательных стандартов, учебных планов, рабочих программ;

- перечень текущего контингента обучающихся (студентов и аспирантов), профессорско-преподавательского состава.

Обеспечение своевременного получения перечисленных данных подразделениями библиотеки играет важную роль в эффективной организации ББП университета. Для этого необходимо взаимодействие библиотеки с учебно-методическим управлением, факультетами, кафедрами и другими подразделениями университета по предоставлению данных и обмену ими, которое становится возможным благодаря технологии интеграции УП и ББП в образовательной среде вуза. На рисунке показана технология взаимодействия УП и ББП при формировании библиотечного фонда.

Автоматизация УП является координирующим механизмом сбора, обработки и хранения разносторонней информации, позволяющей осуществлять взаимодействие библиотеки со всеми отделами и подразделениями вуза при формировании библиотечного фонда.

Управление УП включает программные системы, играющие важную роль при формировании библиотечного фонда:

- автоматизированный учет студентов специальностей по каждой образовательной программе;

- автоматизированная подготовка и формирование документов по организации УП, относящиеся к компетенции кафедр, факультета, учебно-методического управления.

Таблица 1

Функциональная подсистема ИАС ОГУ Задачи

Структура вуза - управление организационно-кадровой структурой университета Создание структуры учебных подразделений

Формирование справочника направлений, специальностей и специализаций ОГУ

Формирование электронного реестра помещений

Кадры - управление персоналом (профессорско-преподавательским составом - ППС, учебно-вспомогательным персоналом - УВП) Формирование и исполнение штатного расписания подразделений

Ведение личной карточки сотрудника

Формирование приказов по перемещению сотрудников

Формирование почасовой нагрузки педагогических работников

Приемная комиссия - автоматизация деятельности приемной комиссии регионального университетского комплекса Ведение личных дел абитуриентов

Проверка подлинности данных свидетельств ЕГЭ, предоставляемых абитуриентами, в Федеральной базе свидетельств

Обмен данными с Региональным центром обработки информации (РЦОИ) по организации и проведению вузовского этапа сдачи ЕГЭ

Формирование приказов на зачисление абитуриентов, поступающих по результатам ЕГЭ

Обработка результатов вступительных испытаний, проводимых по правилам ОГУ

Формирование приказов на зачисление абитуриентов, поступающих по правилам ОГУ

Предоставление динамически обновляющейся информации о ходе подачи заявлений абитуриентами

Создание ЕГЭ-информатора

Учебные планы. Расписание - управление учебно-методической деятельностью Формирование справочника дисциплин

Формирование учебных планов специальностей

Формирование учебного расписания

Формирование расписания сессий

Расчет приведенного контингента студентов кафедры

Учебные планы специальностей

Ведение фонда рабочих программ дисциплин

Деканат - управление УП Ведение личной карточки студента

Формирование приказов по перемещению студентов

Ведение модульной и семестровой успеваемости студентов

Заключение и оплата договоров на обучение

Генерация отчетов по качеству успеваемости

Начисление стипендии

Генерация диплома, приложение к диплому

Формирование истории движения контингента студентов

Формирование модуля данных о дипломах, выданных вузом

Заключение и оплата договоров на предоставление репетиторских услуг

Информационные ресурсы вуза - анализ деятельности университета Анализ учебной деятельности: поиск студентов, численность студентов, иностранные студенты, итоги сессий, итоги рубежного контроля, сводная успеваемость группы

Анализ работы приемной комиссии: поиск абитуриентов, ход подачи заявлений абитуриентов, выполнение плана набора, динамика подачи оригиналов свидетельств об образовании

Автоматизация работы научной библиотеки на основе ИАС ОГУ

В настоящее время в рамках проекта ИАС ОГУ задачи автоматизации ББП выделены в отдельную функциональную подсистему «Библиотека». Основная часть задач этой подсистемы реализована на основе информационного обмена со сведениями, хранящимися в интегрированной БД ИАС ОГУ (табл. 2).

Таким образом, становится очевидным, что автоматизация ББП [4] напрямую зависит от результатов комплексной автоматизации других ви-

дов деятельности университета. При этом проект ИАС ОГУ обеспечивает:

- однократный ввод данных в систему, многократное их использование всеми пользователями (задачами);

- использование общей, наиболее важной части информации об университете всеми решаемыми задачами;

- возможность обработки данных сложных по структуре сквозных бизнес-процессов университета;

- обеспечение своевременного формирования актуальных и многоаспектных результатов интегрированной обработки данных, необходимых для

принятия решений на разных уровнях управления университетом;

- унификацию автоматизированных документов информационных потоков университета, что является одной из предпосылок перехода на электронный документооборот в рамках университета и за его пределами;

- сбор в едином хранилище знаний о технологии обработки данных, связанных с различными видами деятельности университета и др.

В рамках автоматизации библиотечно-библио-графической деятельности на основе интегрированной БД ИАС ОГУ осуществляется информационное обслуживание процессов:

- учета и анализа заявок на закупку литературы и регистрации новых поступлений, что позволило значительно сократить формирование ряда документов для участия в соответствующих конкурсах и аукционах;

- информационного поиска библиографических записей (более 650 тыс., 64 % фонда) посредством электронного каталога (99 % всех запросов читателей);

- книговыдачи, объединяющего задачи, реализованные в рамках программных систем «Электронный читательский билет», «Электронный читательский формуляр», «Заказ литературы», «Выдача и возврат литературы»;

Таблица 2

Комплекс задач Задачи подсистемы «Библиотека» Задачи ИАС ОГУ - информационные «доноры»

Комплектование фондов Регистрация заявок на закупку изданий - Создание структуры учебных подразделений - Формирование справочника направлений, специальностей и специализаций ОГУ - Формирование учебных планов специальностей - Ведение личной карточки студента - Формирование приказов по перемещению сотрудников - Ведение фонда рабочих программ дисциплин

Регистрация поступлений изданий

Создание электронного каталога Создание библиографического описания изданий

Создание информационно-поисковой системы

Расчет книгообеспеченности учебного процесса Формирование списка литературы рабочей программы дисциплины - Создание структуры учебных подразделений - Формирование справочника направлений, специальностей и специализаций ОГУ - Формирование учебных планов специальностей - Ведение личной карточки студента - Формирование приказов по перемещению студентов - Ведение фонда рабочих программ дисциплин - Ведение фонда тестовых заданий для контроля знаний - Создание электронного каталога

Расчет коэффициента книгообеспечен-ности дисциплин

Обслуживание читателей Создание электронного читательского билета - Создание структуры учебных подразделений - Формирование справочника направлении, специальностей и специализаций ОГУ - Формирование учебных планов специальностей - Ведение личной карточки студента - Формирование приказов по перемещению студентов - Ведение личной карточки сотрудника - Формирование приказов по перемещению сотрудников - Ведение фонда рабочих программ дисциплин

Ведение электронного читательского формуляра

Формирование заказа литературы

Выдача и возврат литературы

Анализ библиотеч-но-библио-графических процессов Ведение количественных показателей библиотечно-библиографических процессов - Создание структуры учебных подразделений - Формирование справочника направлений, специальностей и специализаций ОГУ - Формирование учебных планов специальностей - Ведение личной карточки студента - Формирование приказов по перемещению студентов - Ведение личной карточки сотрудника - Формирование приказов по перемещению сотрудников - Ведение фонда рабочих программ дисциплин - Комплектование фондов - Обслуживание читателей

Анализ статистики востребованности литературы

- расчета показателей книгообеспеченности УП соответствующими изданиями, включая возможность оперативного получения полных и достоверных сведений по вопросам книгообеспечен-ности учебных дисциплин любой кафедры и специальности университета на сайте университета

[5];

- получения оперативной информации по ряду видов деятельности библиотеки на основе мониторинга и статистической обработки сведений интегрированной БД ИАС ОГУ (анализ востребованности библиотечных фондов студентами и преподавателями, ход регистрации читателей, использование ими периодических изданий, посещаемость фондов, информация о должниках и списки обучающихся студентов, не записавшихся в библиотеку, и др.).

В заключение следует отметить, что интегрирование информационных ресурсов, оптимизация взаимодействия библиотеки и других служб обусловили постановку задачи разработки и создания интегрированной ИАС комплектования вузовской библиотеки, что позволяет добиваться однократного ввода информации внутри библиотеки и взаимодействия с учебно-методическим управлением, факультетами, кафедрами и другими подразделениями университета при формировании фонда.

Это взаимодействие обусловлено технологией интеграции ББП в образовательную среду вуза, что позволяет с учетом потребностей читателей университета и рекомендаций профессорско-преподавательского состава и кафедр прогнозировать читательский спрос, основываясь не только на эрудиции и интуиции экспертов, но и на сведениях электронного каталога и на научно разработанном тематико-типологическом плане комплектования. Таким образом, формирование библиотечного фонда вузовской библиотеки может осуществляться на основе данных созданной системы.

Литература

1. Болодурина И.П., Волкова Т.В. Структура интегрированных ресурсов автоматизированной информационной системы управления высшим учебным заведением // Программные продукты и системы. 2007. № 3. С. 51-52.

2. Быковский В.В., Волкова Т.В. Информационно-аналитическая система Оренбургского государственного университета // Информационно-коммуникационные технологии в управлении вузом: матер. Всерос. науч.-практич. конф. Петрозаводск: Изд-во ПетрГУ, 2003. С. 25-27.

3. Ащеулова Н.А. [и др.]. Автоматизация учебной деятельности в Оренбургском государственном университете // Автоматизированные системы управления учебным процессом в вузе: опыт, проблемы, возможности: матер. III Всерос. науч.-практич. сем. Шахты: Изд-во ЮРГУЭС, 2005. С. 4-8.

4. Воройский Ф.С. Основы проектирования автоматизированных библиотечно-информационных систем. М.: Физмат-лит, 2008. 456 с.

5. Волкова Т.В., Болдырев П.А. Методика расчета коэффициента книгообеспеченности учебного процесса в Оренбургском государственном университете // Вест. ОГУ. 2010. № 6. С. 51-52.