Тенденции изменения систем организационного управления вузом

Т.А. Ларионова

ТЕНДЕНЦИИ ИЗМЕНЕНИЯ СИСТЕМ ОРГАНИЗАЦИОННОГО УПРАВЛЕНИЯ ВУЗОМ

Все возрастающее внимание науки и общественности к проблемам управления на всех уровнях (от государственного до предпринимательского) вполне естестественно и объясняется глобальными переменами, происходящими в современном обществе. Впервые данное Н. Винером и его последователями теоретическое обоснование процессов управления в научной области кибернетики, восходящее к середине прошлого века, развивается, прежде всего, за счет интенсивного совершенствования вычислительной техники, и, следовательно, информационных систем. Безусловно, инициаторами и основными потребителями новых технологий управления являются военные и коммерческие структуры. Вместе с тем необходимо отметить, что и в образовании происходят достаточно серьезные изменения. В статье мы не будем затрагивать всю систему образования, остановимся на уровне высшего профессионального образования, но сначала несколько слов по терминологии.

В заголовок статьи вынесено относительно новое понятие: «системы организационного управления». Этот термин теории управления, который к настоящему времени имеет достаточно много различных толкований. Принято представление, что существует только два типа объектов управления: технологические и организационные процессы. Задача управления технологическим процессом состоит в определении и вводе воздействий на вход процесса, чтобы получить требуемый выход. Организационное управление имеет отношение непосредственно к организациям, где осуществляется та или иная совместная трудовая деятельность, нуждающаяся в организационных процессах: разделении труда, ресурсном обеспечении, согласовании объемов, сроков и последовательности работы. Организационные процессы, в свою очередь, обусловливают необходимость выработки целей и стратегий деятельности, выполнение процессов планирования, мотивации, контроля, учета, анализа, т.е. процессов управления. Задача управления организационным процессом состоит в том, чтобы указать конкретным лицам, использующим технологические процессы, когда, от кого и какой вход получить и когда, кому и какой выход дать.

Под организационным управлением понимается совокупность решений, определяющая, какие люди, в какое время, какие технологические процессы осу-

ществляют для того, чтобы получить некоторый конкретный, совместный конечный результат1.

Основными элементами организационной структуры управления выступают: цели и стратегии системы; иерархические звенья управления или уровни принятия решений и ответственности; горизонтальные звенья по уровням управления, выполняющие функциональную деятельность (менеджеры и руководители, управленческие работники); субъекты внешних связей (потребители, поставщики, партнеры, финансовые структуры, конкуренты, государственные органы, социальные организации); связи (отношения, коммуникации, информация).

Определяющим элементом структуры выступают связи - отношения, имеющие многогранное и многоаспектное содержание.

Выделяют функциональные связи (вертикальные и горизонтальные); линейные (отношения руководства и подчинения); формальные (регламентированные) и неформальные (доверительные).

Целевое назначение организационной структуры управления - обеспечить устойчивое развитие социально-экономической системы посредством формирования, сохранения и совершенствования способов взаимосвязи и взаимодействия системы с внешней средой и внутреннего взаимодействия элементов системы. С целевым назначением связана и способность адаптации структуры к изменяющимся условиям среды с наименьшими затратами временных, трудовых, материальных и финансовых ресурсов.

Устойчивость, рациональность, адаптивность, гибкость, управляемость, коммуникативность, надежность, организационная культура - основные характеристики, обусловленные сущностью, свойствами и целевым назначением структуры управления2.

Система организационного управления (СОУ) - это такая человекомашинная система, системообразующим фактором которой является решение, которое вырабатывается на тот конкретный случай, когда оно необходимо. Следует отметить, что, несмотря на всю семантическую близость с такими понятиями как «организация» и «управление», это не только новое понятие, но и новые технологические и организационные решения. То, что называется "система-

1 Никаноров С.П. Характеристика и область применения метода концептуального проектирования систем организационного управления (КП СОУ). http://or-

rsv.narod.ru/C oncept/Nikanorov_001. htm

2 Менеджмент: Учебник / Под ред. Ф.М. Русинова и М.Л. Разу. М.: ФБК- ПРЕСС, 1998. 504 с.

ми организационного управления", может частично совпадать с тем, что традиционно называется «АСУ» (автоматизированные системы управления), но, вообще говоря, эти понятия достаточно сильно различаются, о чем будет сказано ниже.

Необходимо также разграничить представления о СОУ и организациях. Существующие организации представляют собой коллективы, деятельность которых имеет разные аспекты - административный, профессиональный, экономический и многие другие. Они, как правило, не образуют каких-либо целостностей. Представление о СОУ изначально соотносится с некоторой целостностью. Поэтому внутри коллектива организации может использоваться много разнообразных СОУ для выработки необходимых решений. Таким образом, СОУ являются инструментальными средствами, используемыми коллективом данной организации в своих интересах.

С другой стороны, СОУ, как имеющая дело с целостностью, может выходить далеко за рамки деятельности сложившейся организации и, таким образом, становится инструментом в руках интегрированного межорганизационного коллектива, который принимает решения относительно целостности.

Как было сказано выше, предшественником СОУ являются АСУ. Автоматизированная система управления (АСУ) [automated, automatized control system (ACS), computerized control system, management information system (MIS)] - система управления, в которой применяются современные электронные средства обработки данных и экономико-математические методы для решения основных задач управления производственно-хозяйственной деятельностью. Это человекомашинная система: в ней ряд операций и действий передается для исполнения машинам и другим устройствам (особенно это относится к т. н. рутинным, повторяющимся, стандартным операциям и расчетам), но главное решение всегда остается за человеком.

В системе высшего профессионального образования АСУ нашли достаточно широкое применение. В России 1970-80-е гг. была проведена работа по созданию автоматизированных информационных систем. Силами НИИ ВШ СССР был создан комплекс программ, известный под названием «АСУ ВУЗ». Данный комплекс централизованно внедрялся в крупнейшие вузы страны, имеющие наибольший технический и интеллектуальный потенциал. Всего охвачено проектом было более 50 учебных заведений. В вычислительных центрах эти системы до-

рабатывались специалистами соответствующих вузов, создавались новые подсистемы1.

Среди типовых программ проекта «АСУ ВУЗ» можно выделить такие, как: «Контингент студентов», «Кадры ППС», «Сессия», «Абитуриент», «Текущая успеваемость», «Контроль исполнения поручений», «Общественно-политическая практика», «Посещаемость», «Выпускник».

Минвузом СССР и Минвузом РСФСР были созданы специальные комиссии, проводившие регулярные проверки. При работе над данным проектом была создана обширная теоретическая база, которая не потеряла актуальности по сей день.

Затем проект был закрыт, но типовые программы продолжали работать в тех вузах, в которых были внедрены. Данные программы стали дорабатываться уже исключительно силами ВЦ вузов, были разработаны новые продукты. Так как каждый вуз вел работы собственными силами, поодиночке, стала, затруднена стандартизация и унификация используемых в вузах моделей и средств автоматизации.

Развитие научно-технического прогресса позволило применять новые информационные технологии в дальнейшем развитии систем автоматизации управления в вузах. Многие проекты реализовывались «с нуля», строились новые модели, учитывающие обновившиеся финансовые и другие механизмы. В результате сформировалось множество более или менее полноценных, но совершенно несовместимых друг с другом систем.

Можно утверждать, что большинство вузов России и по сей день осталось на этом уровне автоматизации управления, в то время как системы организационного управления продолжают бурно развиваться. Лишь единицы высших учебных заведений используют новейшие средства автоматизации управления, такие, например, как ERP-системы.

ERP-система (англ. Enterprise Resource Planning System — Система планирования ресурсов предприятия) — корпоративная информационная система (КИС), предназначенная для автоматизации учёта и управления. Как правило, ERP-системы строятся по модульному принципу, и, в той или иной степени, охватывают все ключевые процессы деятельности компании.

1 КоваленкоВ.Е. Задачи анализа, планирования и оптимизации в АСУ ВУЗ. М.: НИИВШ, 1980. 40 с.

Исторически концепция ERP стала развитием более простых концепций MRP (Material Requirement Planning — Планирование материальных потребностей) и MRP II (Manufacturing Resource Planning — Планирование производственных ресурсов). Используемый в ERP-системах программный инструментарий позволяет проводить производственное планирование, моделировать поток заказов и оценивать возможность их реализации в службах и подразделениях предприятия, увязывая его со сбытом.

В основе ERP систем лежит принцип создания единого хранилища данных, содержащего всю корпоративную бизнес-информацию и обеспечивающего одновременный доступ к ней любого необходимого количества сотрудников предприятия, наделенных соответствующими полномочиями.

Классические ERP-системы, в отличие от так называемого «коробочного» программного обеспечения, относятся к категории «тяжелых» программных продуктов, требующих достаточно длительной настройки, для того чтобы начать ими пользоваться. Выбор КИС, приобретение и внедрение, как правило, требуют тщательного планирования в рамках длительного проекта с участием партнерской компании — поставщика или консультанта. Поскольку КИС строятся по модульному принципу, заказчик часто (по крайней мере, на ранней стадии таких проектов) приобретает не полный спектр модулей, а ограниченный их комплект. В ходе внедрения проектная команда, как правило, в течение нескольких месяцев осуществляет настройку поставляемых модулей.

Главное достоинство ERP систем заключается в том, что внедрение ERP системы позволяет использовать одну интегрированную программу вместо нескольких разрозненных. Единая система может управлять обработкой, логистикой, дистрибуцией, запасами, доставкой, выставлением счетов-фактур и бухгалтерским учётом.

Реализуемая в ERP-системах система разграничения доступа к информации предназначена (в комплексе с другими мерами информационной безопасности предприятия) для противодействия как внешним угрозам (например, промышленному шпионажу), так и внутренним (например, хищениям). Внедряемые в связке с CRM-системой и системой контроля качества, ERP-системы нацелены на максимальное удовлетворение потребностей компаний в средствах управления бизнесом.

Среди недостатков систем можно назвать множество проблем, связанных с ERP, которые возникают из-за недостаточного инвестирования в обучение пер-

сонала, а также в связи с недоработанностью политики занесения и поддержки актуальности данных в ERP и недоверие компаний к высокотехнологичным решениям.

Поскольку в вузах, как правило, находятся люди, способные самостоятельно разработать систему организационного управления, то можно назвать три основных направления внедрения ERP систем в вузы: системы с готовыми разработанными функциональными возможностями (серийные), системы, разрабатываемые для заказчика фирмой-разработчиком по заданию заказчика (заказные) и системы, разрабатываемые внутренними ИТ-ресурсами предприятия (самопис-ные). Все три пути разработки и внедрения ERP систем имеют как достоинства, так и недостатки. Серийные системы надежны в эксплуатации, поскольку проходят многократную апробацию и тестирование, однако содержат много лишних для данного предприятия функций и надстроек, кроме того, не всегда удовлетворяют структуре и запросам конкретного вуза. Кроме того, серийные системы достаточно дороги, впрочем, как и заказные. К достоинствам заказных систем относится ориентация и удовлетворение запросов конкретного вуза, однако они, как правило, не проходят тщательное тестирование, поэтому могут содержать ошибки, обнаруживаемые на разных этапах эксплуатации систем, которые, впрочем, достаточно быстро устраняют разработчики системы. Самые дешевые -это самописные ERP системы, они содержат достоинства заказных, но, как правило, сильно зависят от возможностей конкретных разработчиков. Для эффективной разработки и внедрения как заказных, так и самописных систем нужен грамотный постановщик технического задания, что тоже для многих вузов является серьезной проблемой.

Исследование 324 российских вузов (это почти четверть их общего количества), в основном государственных, показало, что в самой автоматизированной области - финансах, 42% из них либо используют лишь офисные приложения, либо по старинке — бумагу1.

Redlab автоматизировала в МГУ управление кадрами, финансами, учебным процессом и научной работой двух факультетов с помощью своей системы «Университет», построенной на базе SAP R/3. В 2002 г. внедрены подсистемы «Оргменеджмент», «Кадры» и «Финансы» в Волгоградском университете, а в

1 Мануэль Ж. БКР-системы европейских вузов сегодня эволюционируют в системы электронного образования // Материалы конференции «Информационные технологии в образовании», 09.12.2003: http://www.osp.ru/cw/2003/46/71219

2001 г. автоматизированы административные и кадровые функции в ЛЭТИ и Тамбовском ГТУ. На информатизацию вузы тратят 2-6% своего бюджета, часть из них получает финансовую поддержку Министерства образования на финансирование ИТ-проектов. В 2003 г. начаты проекты внедрения системы «Университет» в Томском университете и МИРЭА, проводится обследование бизнес-процессов МИСИС и БелГУ, но пока ни один из перечисленных вузов не решился переделывать свои бизнес-процессы под систему1.

«На каком-то этапе проекта всегда выясняется, что какой-то процесс забыли, и приходится менять либо процесс, либо систему», — считает руководитель компании «Центр открытых систем» Александр Хельвас . Поэтому данная компания, возникшая на базе Московского физико-технологического института, пошла по другому пути. В 1998 г. она разработала и внедрила на нескольких факультетах МФТИ систему «Косинус». В 2000 г. было решено предложить ее другим вузам, но выяснилось, что отнюдь не типовая структура МФТИ им не подходит. Заказчиком, согласившимся довести систему до завершения совместными усилиями, стал Московский институт экономики, менеджмента и права, поставивший перед собой задачу добиться максимальной прозрачности и снижения расходов на управление. «Центр открытых систем» предложил ему инструменты изменения «Косинуса» и интеграционные шлюзы с имеющимися у него решениями. При этом за год на внедрение 60 рабочих мест институт потратил, по словам Хельваса, около 70 тыс. долл., включая расходы на приобретение двух серверов Sun Fire, дискового массива, лицензий на СУБД Informix и оплату консалтинга.

Между тем сегодня нельзя сказать определенно, что будущее — за одним из этих трех подходов к информатизации вузов. В европейских странах, которые часто служат ориентиром, популярны все пути внедрения ERP систем, лишь иногда один из них получает некоторый перевес в одних странах и слегка проигрывает в других. Например, во Франции министр образования создал организацию, отвечающую за разработку информационных систем для всех государственных вузов страны; в Испании также созданы две компании, обслуживающие пять-шесть университетов, которые в настоящее время передают эти наработки остальным 60 государственным вузам. Однако университет Каталонии свою систему разрабатывал сам. Бюджеты крупных университетов Испании составляют в

1 См.: Мануэль Ж. Указ. соч.

2 Там же.

среднем 150 млн. евро, из которых на информатизацию выделяется 5-6%, при этом бюджеты на администрирование постепенно сокращаются.

Немало примеров применения вузами ERP-систем известных поставщиков: французская бизнес-школа INSEAD использует комбинацию решений Oracle SIS (Students Information System) и Finance Portal, Амстердамский университет — систему от PeopleSoft, Мюнхенский университет не только сам пользуется системой SAP по ASP-модели, но и учит работать с ней своих студентов.

Главное отличие между автоматизацией российских и западных университетов заключается в целях и мотивации этого процесса. Европейские вузы подталкивает к информатизации борьба за студентов, 80% которых предпочитают активно участвовать в организации своего процесса обучения, многие выбирают дистанционное образование, так что весьма актуален сегодня доступ в университетскую сеть с помощью беспроводных технологий. «Поэтому ERP-системы европейских вузов сегодня эволюционируют в системы электронного образования», — подчеркнул Мануэль Жофре, отвечающий в Sun Microsystems за архитектуру решений для образовательных учреждений в EMEA1.

Интересный опыт использования ERP систем имеется в некоторых российских университетах - системы применяют не для оптимизации управленческих решений, а для обучения. Так, с 2007 г. в Кировоградском Национальном техническом университете (КНТУ) для студентов экономических специальностей введена дисциплина «Информационные системы управления предприятиями и организациями». Дисциплина будет изучаться на базе ERP-системы BaanERP. Решение о выборе BAAN в качестве базовой ERP-системы было принято не случайно, ведь с помощью этой системы успешно осуществляется управление производством и логистикой на двух крупнейших предприятиях г. Кировограда -ОАО «Гидросила» (www.hydrosila.com) с 2002 г. и ОАО «Червона зирка» (www.chervonazirka.com) с 2005 г. Так как основным поставщиком кадров для этих предприятий является КНТУ, руководители КНТУ и ОАО «Гидросила» пришли к выводу о необходимости подготовки студентов в области управления производством и логистикой на базе BAAN.

Для проведения обучения студентов в университет была поставлена университетская версия BaanERP (поставку осуществляла ГК «Альфа Интегратор -

1 Мануэль Ж. Указ. соч.

БААН Евразия», г. Москва), подготовлен учебный класс, выполнена инсталляция и настройка системы силами специалистов ОАО «Гидросила» и КНТУ.

Так как сотрудники отдела информационных систем ОАО «Гидросила» имеют большой опыт внедрения и поддержки во время эксплуатации системы BaanERP как на своем предприятии, так и на других промышленных предприятиях (так например, консалтинговые услуги по внедрению системы на ОАО «Червона зирка» осуществляли специалисты «Гидросилы») было принято решение, что готовить и проводить учебный процесс будут специалисты ОИС ОАО «Гидросила».

В ходе подготовки учебного курса консультантами «Гидросилы» были выполнены работы по подготовке учебной программы, лекционных и практических занятий, упражнений в системе, зачетных вопросов и учебных баз данных.

В некоторых вузах с целью совершенствования систем организационного управления применяют системы социологических исследований, например, SPSS (Statistical Package for the Social Science). Программное обеспечение и услуги SPSS представляют собой полное решение в области статистического анализа и data mining для преподавателей, исследователей и студентов. С его помощью преподавание различных дисциплин, связанных с анализом данных или посвященных ему, становится не просто наглядным и эффективным, но и позволяет студентам приобретать практические навыки для применения в их работе после окончания обучения. SPSS позволяет интегрировать его в курсы различных уровней, от базовых до продвинутых, от исключительно статистических до прикладных. Программные продукты SPSS представляют собой комплекс для проведения исследований - от разработки опроса или обследования, до анализа полученных данных и распространения полученных результатов.

Например, в Чувашском госпедуниверситете им. И.Я.Яковлева в 2006-2007 учебном году было проведено исследование с целью определения степени удовлетворенности студентов организацией учебно-воспитательного процесса. В анкетном опросе приняло участие 2950 человек в возрасте от 17 до 25 лет, из них 408 юношей, остальные - девушки.

Студентам были заданы такие вопросы, как: оценить собственные перпек-тивы на рынке труда, удовлетворенность учебными аудиториями, общежитием, библиотекой, увлечения и хобби, дополнительное образование, о наркотиках и алкоголе и пр. - всего около 30 вопросов. Разработка анкеты, опрос и обработка

результатов были полностью автоматизированы. Ниже приведены некоторые из полученных результатов.

Оценка собственных перспектив студентов на рынке труда равна:

Смотрю в будущее с оптимизмом - 40,00%;

Испытываю неуверенность, рассматриваю свои шансы на трудоустройство не очень высоко - 15,32%;

Г отов работать там, где смогу больше заработать, независимо от специальности -43,90%,

Не ответили - 0,78%.

На вопрос: «если бы Вам пришлось выбирать специальность снова, то как бы Вы поступили», ответили:

Выбрал бы эту же специальность в ЧГПУ - 48,81%;

Выбрал бы эту же специальность, но в другом вузе - 8,34%;

Выбрал бы другую специальность и другой вуз - 41,93%,

Не ответили - 0,85%.

На вопрос: «В ЧГПУ есть информационные источники, с помощью которых можно познакомиться с планом проведения внеучебной деятельности?» ответили:

Да - 76,88%;

Нет - 2,10%;

Затрудняюсь ответить - 19,66%,

Не ответили - 1,36%.

Студенты в среднем оценили уровень информационного обеспечения организации и проведения внеучебной деятельности на 6,99 баллов.

На основе полученных данных воспитательным отделом педуниверситета были разработаны мероприятия, направленные на устранение выявленных проблем; были определены факультеты, достигшие наилучших успехов, их опыт был рекомендован к распространению.

Подводя итог, отметим следующее:

- системы организационного управления вузом являются неотъемлемой частью процесса информатизации образования; вместе с тем, необходимо отметить, что на современном этапе нельзя считать процесс их внедрения и использования удовлетворительным по следующим причинам:

• разработка систем организационного управления проводится разрозненно, в большинстве вузов собственными силами, что создает серьезные проблемы для управления системой образования в целом, развития единого информационного образовательного пространства России;

• нет заинтересованности у руководителей вузов к внедрению современных систем организационного управления, каждый руководитель определяет потребность в таких системах исходя из собственных приоритетов, нет мотивации и поддержки со стороны государства;

- среди тенденции развития систем организационного управления вузом мы выделяем следующие:

• современные технологии разработки и функционирования систем организационного управления по сравнению с первыми разработками совершенствуются за счет применения методов оптимизации и стремления к открытости и совместимости разноплатформенных систем;

• в разработках ERP систем последнего поколения использована идеология и возможности сетевых технологий, что будет способствовать обеспечению совместимости и открытости систем организационного управления в пределах образовательного пространства России;

• совершенствование систем организационного управления вузом возможно за счет использования как специальных комплексов автоматизации управления (ERP систем), так и систем для исследования социальных процессов, что для вузов является особенно актуальным.