Организация учета и документооборота выполнения полиграфических работ и выпуска готовой продукции в издательско-полиграфическом комплексе

ПРОБЛЕМЫ УЧЕТА

ОРГАНИЗАЦИЯ УЧЕТА И ДОКУМЕНТООБОРОТА ВЫПОЛНЕНИЯ ПОЛИГРАФИЧЕСКИХ РАБОТ И ВЫПУСКА ГОТОВОЙ ПРОДУКЦИИ В ИЗДАТЕЛЬСКО-ПОЛИГРАФИЧЕСКОМ КОМПЛЕКСЕ

И. В. КРИВКО,

кандидат экономических наук, зам. главного бухгалтера ОАО «Молодая гвардия»

В практической деятельности у бухгалтера нередко возникают сложности с организацией документооборота по учету выполненных полиграфических работ и выпуску и реализации собственной издательской продукции, так как не по всем указанным хозяйственным операциям существуют унифицированные формы первичных документов, учитывающие специфику деятельности полиграфических предприятий и издательско-полиграфи-ческих комплексов.

В данной статье рассмотрен порядок документирования хозяйственных операций по выполнению полиграфических работ, выпуску и реализации собственной издательской продукции в изда-тельско-полиграфическом комплексе, основные используемые для этого первичные документы, а также порядок отражения этих операций в учете.

Предметом деятельности издательско-поли-графического комплекса является как выполнение полиграфических работ для сторонних заказчиков, так и изготовление собственной продукции, и в ряде случаев и осуществление торговых операций по продаже собственной продукции.

Для получения своевременной, полной и достоверной информации о своей деятельности необходимо обеспечить учет фактических затрат, связанных с выполнением полиграфических работ, производством издательской продукции и ее реализацией.

Важной частью учетного процесса является организация документооборота по учету перечисленных хозяйственных операций.

Отражение операций в бухгалтерском учете производится на основании первичных документов унифицированной формы, оформленных в порядке, установленном ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете». Предприятие может также самостоятельно разрабатывать формы необходимых документов. В п. 3 ст. 6 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ содержится требование о том, что если формы первичных учетных документов, применяемых для оформления хозяйственных операций, не предусмотрены в альбомах типовых форм, то они должны быть закреплены в учетной политике организации.

Документы, которые разрабатываются предприятием самостоятельно, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

а) наименование документа;

б) дату составления документа;

в) наименование организации, от имени которой составлен документ;

г) содержание хозяйственной операции;

д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражения;

е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

ж) личные подписи указанных лиц.

Рассмотрим основные принципы организации

учета выполнения полиграфических работ и изготовления и реализации собственной издательской продукции, а также порядок организации докумен-

тооборота по оформлению данных хозяйственных операций:

1. выполнение полиграфических работ.

Выполнение полиграфических работ, по сути, является выполнением работ по договору подряда, так как результат выполненных работ имеет вещественную форму. Договор, заключаемый полиграфическим предприятием с заказчиком, является договором подряда.

По договору подряда одна сторона (подрядчик) обязуется выполнить по заданию другой стороны (заказчика) определенную работу и сдать ее результат заказчику, а заказчик обязуется принять результат работы и оплатить его (п. 1 ст. 702 Гражданского кодекса РФ, далее — ГК РФ). Согласно п. 3 ст. 703 ГК РФ, если иное не предусмотрено договором, типография самостоятельно определяет способы выполнения полиграфических работ по изготовлению продукции заказчика.

Методы учета затрат в процессе выполнения полиграфических работ установлены Методическими рекомендациями по вопросам планирования и учета затрат на производство и реализацию продукции (работ, услуг) на полиграфических предприятиях.

Все затраты на производство и продажу отражаются в учете на следующих синтетических счетах: 20 «основное производство», 23 «вспомогательные производства», 25 «общепроизводственные расходы», 26 «общехозяйственные расходы», 28 «Брак в производстве», 40 «выпуск продукции (работ, услуг), 44 «расходы на продажу», 90 «Продажи».

По дебету счета 20 учитываются все затраты по выполнению полиграфических работ в корреспонденции со счетами учета материалов, расчетов с персоналом по оплате труда, расчетов по социальному страхованию и обеспечению и т. д. Также в дебет счета 20 списываются затраты, предварительно учтенные на счетах 25 и 23. Расходы, предварительно учтенные на счете 26, могут списываться как в дебет счета 20, так и в дебет счета 90 в зависимости от принятого в учетной политике порядка.

Для учета затрат по заказам, работы по которым завершены, используется такой порядок.

в случае если типография выполняет работы для сторонних заказчиков, хозяйственные операции отражаются в учете следующим образом.

При использовании счета 40 «выпуск продукции» по кредиту этого счета отражается плановая или нормативная себестоимость выполненных работ в корреспонденции со счетом 90 «Продажи», субсчет «себестоимость продаж».

По дебету счета 40 отражается фактическая производственная себестоимость выполненных

работ в корреспонденции со счетами учета производственных затрат.

Отклонения фактической себестоимости выполненных работ со счета 40 списываются на счет 90 «Продажи», субсчет «себестоимость продаж», и сальдо счет 40 на конец месяца не имеет.

Если счет 40 не используется, то фактическая себестоимость выполненных работ списывается сразу со счетов учета затрат основного производства в дебет счета 90 «Продажи», субсчет «себестоимость продаж».

В связи с тем, что договор заключается на выполнение определенных работ и передачу результатов этих работ заказчику, то отпечатанный тираж не является для типографии готовой продукцией. До принятия изготовленного тиража заказчиком все связанные с его выпуском расходы отражаются в составе незавершенного производства. Поэтому счет 43 «готовая продукция» при выполнении полиграфических работ не используется.

в случае если типография выполняет работы по изготовлению продукции, издаваемой самим предприятием, т. е. собственной продукции, хозяйственные операции отражаются в учете следующим образом.

Себестоимость выполненных полиграфических работ формирует издательскую себестоимость, поэтому отражается в учете проводкой по дебету счета 20, субсчет «издательство», и кредиту счета 20, субсчет «Полиграфические работы», на сумму себестоимости изготовления издательских заказов. Себестоимость издательских заказов формируется в зависимости от метода калькулирования себестоимости полиграфических работ, принятого на предприятии.

Так как между полиграфическим предприятием и заказчиком заключен договор, предусматривающий выполнение определенных заказчиком работ и передачу результатов этих работ заказчику, передача заказчику тиража оформляется актом приемки-передачи выполненных работ, подписанными обеими сторонами.

Унифицированная форма такого акта отсутствует, поэтому он оформляется в произвольной форме с соблюдением всех установленных нормативных требований. Форму акта и требования к его оформлению можно также определить в заключенном договоре (например, в качестве приложения).

Так как результат выполненных работ имеет вещественную форму, то в акте (приложении к акту) необходимо указать конкретные данные о тираже (заказчика, номер заказа, количество тиража и иную необходимую для сторон информацию).

Акт выполненных полиграфических работ оформляется в двух экземплярах — для покупателя

и бухгалтерии типографии — и служит для отражения выручки от продаж и себестоимости продаж.

Указанный акт составляется в момент принятия выполненных работ заказчиком.

После принятия заказчиком результатов выполненных работ (что должно быть оформлено соответствующим актом приемки-передачи выполненных работ) в бухгалтерском учете признается выручка от реализации (пп. 5, 12 Положения по бухгалтерскому учету «Доходы организации» ПБУ 9/99) и расходы, связанные с получением этой выручки (пп. 5, 16 Положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99).

Если организация является налогоплательщиком по НДС, то в течение 5 дней с момента приемки-передачи результатов выполненных работ заказчику должен быть выписан счет-фактура (п. 3 ст. 168 Налогового Кодекса РФ).

В учете при этом оформляются следующие операции:

Д-т сч. 62 К-т сч. 90 — отражена выручка по

принятым заказчиком работам;

Д-т сч. 90 К-т сч. 20, 40 — списана себестоимость

выполненных работ; Д-т сч. 90 К-т сч. 68 — начислен НДС по принятым заказчиком работам.

Момент составления акта является принципиальным, так как от этого зависит момент отражения выручки от продаж в бухгалтерском учете, а также формирование налогооблагаемой базы по НДС и прибыли.

Для документального оформления поступления отпечатанного тиража на склад унифицированной формы первичного документа не существует. Поэтому в целях внутреннего учета и контроля за сохранностью материальных ценностей можно разработать и утвердить в учетной политике необходимые формы первичных учетных документов (с соблюдением обязательных реквизитов, установленных ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ). В таком документе желательно указать заказчика, номер заказа, количество тиража, дату поступления тиража на склад и иную необходимую информацию.

Для оприходования собственной готовой продукции из цехов основного производства на склад готовой продукции разработана унифицированная форма — накладная на передачу готовой продукции в места хранения (унифицированная форма № МХ-18). На наш взгляд, для оприходования на склад тиражей сторонних заказчиков также можно использовать эту форму с добавлением необходимых реквизитов.

Указанный документ является внутренним документом и не передается заказчику.

Заказчику передается только акт приемки-передачи выполненных работ.

Записи на балансовых счетах на основании этой накладной делаются только в случае принятия на склад издаваемой самим предприятием продукции, готовая продукция заказчиков отражается на забалансовых счетах.

Принятый заказчиком тираж не обязательно должен быть им тут же вывезен со склада. Так, например, он может быть принят на ответственное хранение, но с момента приемки тиража заказчиком и соответствующего документального оформления результатов этой приемки принятый заказчиком тираж переходит в его собственность.

Если после приемки выполненных работ заказчик не забирает отпечатанный тираж со склада, тираж принимается на ответственное хранение (эта возможность оговаривается либо в договоре на выполнение полиграфических работ, либо в отдельном договоре о принятии тиража на ответственное хранение) с соответствующим документальным оформлением.

При принятии тиражей заказчиков на ответственное хранение оформляется Акт о приеме-передаче товарно-материальных ценностей на хранение (унифицированная форма №2 МХ-1) в трех экземплярах: первый экземпляр остается на складе готовой продукции, второй передается заказчику, третий — в бухгалтерию.

При возврате заказчику продукции составляется Акт о возврате товарно-материальных ценностей, сданных на хранение (унифицированная форма № MX-3) в трех экземплярах: первый экземпляр остается на складе готовой продукции, второй передается заказчику, третий — в бухгалтерию.

Поступление на склад и передачу заказчику отпечатанного тиража рекомендуется отражать на забалансовом счете 002 «товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение».

Таким образом, поступление на склад типографии отпечатанного по заданию заказчика тиража будет отражено только на забалансовых счетах (при условии закрепления предложенного варианта в учетной политике). У заказчика изготовленный тираж будет отражен в бухгалтерском учете только после его принятия заказчиком, что должно быть оформлено актом приемки-передачи выполненных работ.

Отгрузка тиражей заказчиков может осуществляться собственными силами заказчика, либо с привлечением транспортной организации, либо автотранспортом самой типографии.

Если перевозка осуществляется автомобильным транспортом заказчика, на складе типографии

необходимо оформить накладную на отгрузку тиража (как правило, используется Товарная накладная (унифицированная форма №2 ТОРГ-12) или Товарно-транспортная накладная (унифицированная форма № 1-Т) в четырех экземплярах — один остается на складе готовой продукции, второй передается представителю заказчика, третий передается на пост охраны, четвертый — в бухгалтерию.

Если отгрузка осуществляется представителю заказчика для доставки издания транспортом заказчика, то у представителя заказчика должна быть Доверенность на получение товарно-материальных ценностей (унифицированная форма № М-2 или М-2а).

Если отгрузка осуществляется представителю транспортной организации, то порядок оформления документов закрепляется в зависимости от условий, согласованных с заказчиком. Как правило, тираж вывозится нескольким грузополучателям, и заказчик, чьей собственностью является тираж, определяет разнарядку, количество экземпляров, которые отправляются той или иной организации-грузополучателю. Если заказчик и транспортная организация оформляют документы самостоятельно, то достаточно выписать Товарную накладную по форме № ТОРГ-12, которая будет основанием для списания всего тиража со склада типографии. При этом у представителя транспортной организации также должна быть доверенность, оформленная в соответствии с нормативными требованиями.

Таким образом, в типографии выписываются Накладная на передачу готовой продукции на склад (внутренний документ), Товарная накладная по форме № ТОРГ-12 или Товарно-транспортная накладная по форме № 1-Т и Акт приемки-передачи выполненных работ, подписанный обеими сторонами. Заказчику передается только Акт приемки-передачи, Товарные накладные по форме № ТОРГ-12, товарно-транспортные накладные по форме № 1-Т.

В случае когда между заказчиком и типографией заключен договор на перевозку продукции заказчика и продукция вывозится на транспорте самой типографии, также выписывается Товарно-транспортная накладная (унифицированная форма № 1-Т) в пяти экземплярах.

Товарно-транспортная накладная на перевозку грузов автомобильным транспортом составляется типографией как грузоотправителем для каждого грузополучателя, отдельно на каждую поездку автомобиля с обязательным заполнением всех реквизитов.

В условиях, когда на одном автомобиле одновременно перевозится несколько грузов в адрес одного или нескольких получателей, товарно-транспортная накладная выписывается на каж-

дую партию грузов и каждому грузополучателю в отдельности.

Водитель транспортной службы на основании доверенности получает тираж для транспортировки, расписывается в первом экземпляре товарно-транспортной накладной, а также получает четыре экземпляра товарно-транспортной накладной.

Доставив груз, все экземпляры водитель отдает грузополучателю, их подписывает представитель грузополучателя, принявший тираж, и заверяет печатью организации-грузополучателя.

После этого три экземпляра товарно-транспортной накладной возвращаются водителю. Один экземпляр водитель передает в транспортный цех, он прилагается к путевому листу и служит основанием для учета транспортной работы и начисления заработной платы водителю, два — в бухгалтерию.

Бухгалтерия на основании товарно-транспортной накладной выписывает счет за оказанные транспортные услуги, акт оказания услуг и счет-фактуру и вместе с одним экземпляром товарно-транспортной накладной передает заказчику.

Кроме того, водителю типографии необходимо иметь при себе Путевой лист (унифицированная форма № 4-П или 4-С).

2. выпуск собственной издательской продукции.

Издательская продукция, выпускаемая предприятием, является готовой продукцией, бухгалтерский учет которой может быть организован в соответствии с одним из следующих вариантов:

— по фактической себестоимости на счете 43 «Готовая продукция»;

— по нормативной себестоимости (учетным ценам) на счете 43 «Готовая продукция» с отражением разницы между фактической себестоимостью и стоимостью готовой продукции по учетным ценам на отдельном субсчете «Отклонения фактической себестоимости готовой продукции от учетной стоимости» к счету 43 «Готовая продукция»;

— по нормативной себестоимости (учетным ценам) на счете 43 «Готовая продукция» с выявлением разницы между фактической себестоимостью и стоимостью готовой продукции по учетным ценам на счете 40 «Выпуск продукции (работ, услуг)».

Выбранный организацией вариант необходимо закрепить в учетной политике.

Для учета затрат на производство издательской продукции может использоваться методика, отраженная в Методических рекомендациях по вопросам планирования и учета затрат на производство и реализацию продукции (работ, услуг) на предприятиях издательской деятельности.

Согласно п. 5.3 Методических рекомендаций объектом учета затрат и калькулирования является

отдельный производственный заказ. Для учета затрат используют счет 20 «Основное производство». Аналитический учет на счете 20 ведут по каждому названию (заказу) по установленной номенклатуре статей расходов. По дебету учитывают все затраты на производство печатных изданий, из которых слагается фактическая производственная себестоимость, а по кредиту счета отражается фактическая себестоимость полностью или частично законченных тиражей изданий.

Как было указано выше, если производство издательской продукции осуществляется на собственной полиграфической базе, это отразится в учете следующим образом:

Д-т сч. 20, субсчет «Издательство» К-т сч. 20, субсчет «Полиграфическиеработы» отражена себестоимость полиграфических работ по изготовлению издательских заказов.

Для сравнения, если для издательства типография является сторонним подрядчиком и полиграфические работы выполняются по договору подряда, отражение в учете выполненных полиграфических работ будет следующим.

На основании акта приемки-передачи выполненных работ в бухгалтерском учете будет отражена стоимость выполненных полиграфических работ: Д-т сч. 20 К-т сч. 60 — отражена стоимость работ

типографии по изготовлению тиража; Д-т сч. 19К-т сч. 60 — отражен НДС, предъявленный типографией; Д-т сч. 68К-т сч. 19 — сумма предъявленного

НДС принята к вычету.

При передаче собственной готовой продукции из цехов основного производства на склад готовой продукции необходимо выписывать накладную на передачу готовой продукции в места хранения (унифицированная форма № МХ-18) в трех экземплярах: один экземпляр остается в цехе, второй передается на склад готовой продукции, третий — в бухгалтерию.

Если в соответствии с учетной политикой готовая продукция учитывается по фактической себестоимости, то ее оприходование будет отражено записью:

Д-т сч. 43 К-т сч. 20 — оприходована на склад готовая продукция (по фактической себестоимости).

Если в соответствии с учетной политикой готовая продукция учитывается по плановой себестоимости, то отражение в учете производится следующим образом:

Д-т сч. 43 К-т сч. 40 — оприходована из производства готовая продук-

ция (по плановой себестоимости).

Фактическая себестоимость выпущенной продукции отражается по кредиту счета 20 в корреспонденции со счетом 40. Разница между фактической и плановой себестоимостью выпущенной продукции, сформированная на счете 40, списывается на счет 90 «себестоимость продаж».

При перемещении готовой продукции издательства со склада готовой продукции в магазин издательства выписывается накладная на внутреннее перемещение, передачу товаров, тары (унифицированная форма № торг-13) в трех экземплярах — один остается на складе-отправителе, второй передается на склад-получатель, третий передается в бухгалтерию для отражения в бухгалтерском учете.

Перемещение готовой продукции со склада готовой продукции в магазин оформляется следующей записью:

Д-т сч. 43 «Склад магазина» К-т сч. 43 «Склад готовой продукции» — перемещена продукция на склад магазина (по фактической или плановой себестоимости в зависимости от принятого способа учета).

При отгрузке готовой продукции покупателю выписывается товарная накладная (унифицированная форма № торг-12) в трех экземплярах — первый остается на складе, второй передается покупателю, третий — в бухгалтерию.

В учете при этом оформляются следующие операции:

Д-т сч. 62 К-т сч. 90 — отражена выручка от

реализации собственной продукции;

Д-т сч. 90 К-т сч. 43 — списана себестоимость

собственной продукции; Д-т сч. 90 К-т сч. 68 — начислен НДС по реализованной собственной продукции.

Необходимо отметить, что предлагаемые подходы! к организации документооборота могут меняться в зависимости от организационной структуры предприятия, распределения должностных обязанностей, организации производственного процесса и степени автоматизации первичного учета.

Поэтому для оптимизации учетного процесса, обеспечения полной и достоверной информацией об осуществляемых хозяйственных операциях, создания системы контроля за движением товарно-материальных ценностей рекомендуется разработать Положение о документообороте, в котором будут отражены все требования по составлению и оформлению необходимых первичных документов.