Проблемы и перспективы развития государственного управления в сфере информатизации архивного дела в Российской Федерации

ВЕСТНИК ЮГОРСКОГО ГОСУДАРСТВЕННОГО УНИВЕРСИТЕТА

2012 г. Выпуск 4 (27). С. 18-21

УДК 930.25

ПРОБЛЕМЫ И ПЕРСПЕКТИВЫ РАЗВИТИЯ ГОСУДАРСТВЕННОГО УПРАВЛЕНИЯ В СФЕРЕ ИНФОРМАТИЗАЦИИ АРХИВНОГО ДЕЛА В РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Е. М. Брагина

В настоящее время внедрение информационно-коммуникационных технологий стало важнейшим направлением во всех сферах управления. Не является исключением и государственное, муниципальное управление в области архивного дела.

Проблема информатизации архивной отрасли не нова. Еще в 1995 г. Росархив разработал и утвердил «Концепцию информатизации архивного дела России», на базе которой в 1996 г. была принята «Программа информатизации архивного дела России (1997-2000 гг.)» В результате ее реализации началась разработка и внедрение программного комплекса «Архивный фонд», появился Интернет-портал «Архивы России», проводилось обеспечение компьютерной техникой архивной отрасли [ 1].

За прошедшее десятилетие, с момента завершения программы, в Российской Федерации и в архивном деле произошли кардинальные изменения. В 2004 г. был принят Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации», затем - целый ряд федеральных законов, постановлений и распоряжений в области внедрения информационных технологий, которые выдвигают на первый план необходимость анализа существующего положения и выработки единых подходов в вопросе информатизации архивного дела. Речь идет, прежде всего, о федеральных законах от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»; от 27.07.2010.

№ 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг»; от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»; постановлениях Правительства Российской Федерации: от 22.09.2009 № 754 «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота»; от 08.09.2010 № 697 «О единой системе межведомственного электронного взаимодействия»; от 07.09.2011 № 751 «О внесении изменений в Правила делопроизводства федеральных органов исполнительной власти» и других.

В настоящее время можно выделить насколько наиболее важных проблем в сфере внедрения информационно-коммуникационных технологий в сферу архивного дела.

Одним из проблемных вопросов является состояние материально-технической базы архивов. Большая часть имеющихся в архивах компьютеров являются устаревшими моделями, лишь 35,7 % компьютеризированных рабочих мест имеют доступ к сети Интернет. 59 % компьютеров объединены в локально-вычислительные сети архивов. Однако большая часть компьютерной техники сосредоточена в структурных подразделениях, в читальных залах техника практически отсутствует, что делает невозможным доступ к информационным ресурсам пользователям [3].

Еще один блок проблем связан с разработкой и использованием программного обеспечения. Федеральное архивное агентство разработало, направило в регионы единую автоматизированную информационную систему по учету документов Архивного фонда, состоящую из трех комплексов: «Архивный фонд» для архивов, «Фондовый каталог» для органов управления архивным делом регионального уровня; «Центральный фондовый каталог» для Росар-хива. Сегодня программный комплекс «Архивный фонд» в той или иной версии используется практически во всех государственных и муниципальных архивах. Значительная их часть применяет последнюю 4 версию программного комплекса «Архивный фонд», однако более 70 архивов - лишь 3 версию. Более 60 архивов используют одновременно 3 и 4 версию, что ведет к выполнению двойной работы по вводу информации сразу в две базы данных. Во многом сложности с переходом с 3 -ей на 4-ю версию «Архивного фонда» вызваны доработ-

18

Проблемы и перспективы развития государственного управления в сфере информатизации архивного дела...

ками программы на местах, что делает невозможным автоматическую конвертацию базы из 3 версии программы в 4-ю [2].

Единый программный комплекс «Архивный фонд» дополняется в архивных учреждениях различными базами данных. В целом же деятельность архивов пока недостаточно автоматизирована. Имеющиеся в наличии программные средства - это чаще всего простые, разработанные на заказ программы, зачастую уже устаревшие и не обеспеченные должной технической поддержкой. Используемые в архивах программы не интегрированы друг с другом. Это приводит к тому, что одна и та же информация вводится несколько раз - в каждую программу отдельно.

Наиболее эффективным решением данной проблемы является создание типовых решений в области автоматизации внутриархивной деятельности. Росархивом планируется разработать (или приобрести уже готовые) и предложить для использования такие типовые программные продукты-модули ,как «Контроль за движением дел», «Электронный читальный зал», «Виртуальный читальный зал», «Работа с источниками комплектования», «Выполнение запросов граждан» и другие. Это должны быть настраиваемые программные решения, которые каждый архив сможет взять и доработать «под себя» с учётом своей специфики. При этом функциональные модули должны интегрироваться с общей базой данных, созданной в программном комплексе «Архивный фонд», что обеспечит однократность ввода данных и удобство работы с ними.

Во внедрении автоматизированных архивных технологий остро стоит проблема нехватки квалифицированных кадров. В большинстве архивов в штатном расписании отсутствуют должности IT-специалистов. Только в 9 из 15 федеральных архивов имеются подразделения, занимающиеся проблемами информатизации; недостаточен профессиональный уровень имеющихся специалистов из-за невысокой заработной платы в архивных учреждениях. Хотя для отдельных видов информационных работ архиву не обязательно содержать в штате высококвалифицированных программистов. Сейчас в стране активно развивается рынок информационных услуг, в том числе и для архивов. Появились коммерческие организации, готовые создавать архивное программное обеспечение, проводить массовую оцифровку документов и описей, разрабатывать архивные сайты, обслуживать технику и стандартное программное обеспечение.

Для решения сложных вопросов отраслевого управления наиболее эффективным является использование программно-целевого метода. В настоящее время начата реализация «Программы информатизации Федерального архивного агентства и подведомственных ему учреждений на 2011-2020 гг.», которая может стать образцом решения проблем информатизации на региональном, муниципальном уровнях управления.

В Программе предусмотрены три основных взаимосвязанных и взаимодополняющих направления: предоставление государственных услуг; развитие и внедрение систем электронного документооборота, межведомственного электронного документооборота и межведомственного электронного взаимодействия; информатизация основной деятельности архивов. Первое направление - предоставление государственных услуг - предполагает:

- повышение качества информационного обслуживания населения и оказания государственных услуг в электронной форме, повышение открытости и эффективности работы Ро-сархива и федеральных архивов;

- получение гражданами и организациями преимуществ от применения информационных и телекоммуникационных технологий за счет обеспечения равного доступа к информационным ресурсам, развития цифрового контента на основе современных технологий доступа к оцифрованным документам Архивного фонда РФ [4].

В рамках данного направления идет развитие Интернет-портала «Архивы России». Предусмотрено также обязательное создание собственных сайтов федеральных архивов или модернизация уже имеющихся. Это позволит значительно расширить возможности доступа граждан и организаций к информации о документах Архивного фонда Российской Федерации через сайты архивов, на которых будут размещаться электронные описи. Таким образом,

19

Е. М. Брагина

делается значительный шаг к созданию автоматизированного информационного ресурса, позволяющего в электронном виде реализовать одну из основных архивных услуг - предоставление сведений о составе и содержании документов Архивного фонда и месте их хранения.

Значительные проблемы возникают при внедрении систем электронного документооборота, межведомственного электронного документооборота и межведомственного электронного взаимодействия органов государственной власти. Прежде всего необходимо отметить, что в настоящий момент правовая и нормативно-методическая основа для этого явно не достаточна. Так, предстоит определиться с форматами электронных файлов, порядком работы с электронными документами в ведомствах и порядком приема электронных документов на постоянное хранение.

Проблема усложняется тем, что далеко не все федеральные органы исполнительной власти имеют ведомственные системы электронного документооборота, а те, которые имеют, применяют разнотипное программное обеспечение. Поэтому системы электронного документооборота значительно различаются между собой, а подчас вообще несовместимы друг с другом. Возможным выходом, способствующим внедрению единых стандартов и существенной экономии средств, видится создание централизованной системы электронного документооборота по «облачной» технологии SaaS («программное обеспечение как услуга») с последующим подключением к ней федеральных и региональных органов исполнительной власти и муниципалитетов, не имеющих собственных систем электронного документооборота надлежащего качества [3].

В настоящее время уже активно осуществляется массовое создание цифровых образов документов, и поэтому необходимы отраслевые стандарты, правила создания, хранения, учета, описания и использования цифровых копий. Иначе в дальнейшем встанет проблема приведения всего массива образов к единому знаменателю, а в каких-то случаях даже к необходимости повторного сканирования документов.

Все это определяет необходимость проведения научно-исследовательских работ по созданию пакета нормативно-методических документов, охватывающих различные стороны работы с электронными документами и электронными образами документов.

Важнейшим направлением информатизации в сфере архивного дела становится оцифровка объектов культурного наследия, включая архивные фонды. Оно является одной из составных частей государственной программы «Информационное общество (2011-2020 годы)». Этой же проблеме посвящен специальный подраздел «Программы информатизации Росархива и подведомственных ему учреждений».

Решение поставленной задачи в силу специфики и разнообразия видов и типов документов, составляющих Архивный фонд РФ, представляется чрезвычайно сложным. Необходимо осуществить научно-исследовательские и опытно-конструкторские работы по определению стандартных требований к сканирующему оборудованию, применяемому для оцифровки различных фондов с целью повышения сохранности оригиналов. Остро стоит необходимость разработки единых стандартов оценки и контроля качества электронных копий и носителей электронной информации [4].

Особой проблемой является внедрение цифрового TV и связанные с этим вопросы обеспечения сопоставимого с цифровым TV качества электронных копий архивных кино- и видеоматериалов, а также проблема организации приема на постоянное хранение и дальнейшее использование документов, созданных в форматах и на носителях, применяемых в цифровом телевидении.

Информатизация по новому ставит задачу организации доступа к документам архивного фонда. Необходимо:

- создание компьютеризированных читальных залов на базе терминальной системы информационного обслуживания и обеспечение этих залов оборудованием для использования оцифрованных копий хранимых документов;

- разработка программного обеспечения для создания, внедрения и функционирования единого «Электронного читального зала» с «личными кабинетами исследователей»,

20

Проблемы и перспективы развития государственного управления в сфере информатизации архивного дела...

функционирующего на портале «Архивы России» и обеспечивающего возможность удаленного доступа к ресурсам читальных залов федеральных архивов;

- создание системы технической поддержки аппаратно-программных комплексов и электронных ресурсов архивов [4].

Развитие информационных технологий, хранение и обработка оцифрованных материалов, приём электронных документов и главное - обеспечение их сохранности требует совершенно нового типа архивиста, хорошо владеющего информационными технологиями, умеющего обращаться с современной компьютерной техникой. Поэтому внедрение современных технологий обязательно должно сопровождаться обучением сотрудников. Необходимо как повышение компьютерной грамотности всех архивистов, так и целевое обучение работе с внедряемыми программными комплексами.

Информатизация архивного дела - необходимое направление его развития. В настоящее время существует множество проблем в данном направлении, связанных с нормативным правовым регулированием, материально-техническим, финансовым, методическим, кадровым обеспечением. Но их решение позволит достичь качественно нового уровня формирования, учета, обеспечения сохранности, использования архивных документов.

ЛИТЕРАТУРА

1. Киселев, И. Н. Архивные информационные технологии на современном этапе [Электронный ресурс] / И. Н. Киселёв // докл. на Совете по архивному делу при Федеральном архивном агентстве по теме: «Информационные технологии в архивном деле: актуальные проблемы и пути их решения» (4 июня 2008 г). - Режим доступа : Официальный сайт Росархива / Информатиция / Отчеты, доклады (дата обращения 20.09.2012).

2. Наумов, О. В. Информатизация архивного дела в Российской Федерации [Электронный ресурс] / О. В. Наумов // докл. на VII заседании Совета по архивному делу при Федеральном архивном агентстве. - Режим доступа : Официальный сайт Росархива / Информатиция / Отчеты, доклады (дата обращения 20.09. 2012).

3. Наумов, О. В. Проблемы информатизации архивного дела в Российской Федерации [Электронный ресурс] / О. В. Наумов // тезисы выступления на заседании Научнометодического совета архивных учреждений Сибирского федерального округа (г. Абакан, Хакасия, 06.09.2011 г.) - Режим доступа : Официальный сайт Росархива / Информатиция / Отчеты, доклады (дата обращения 20.09. 2012).

4. Программа информатизации Федерального архивного агентства и подведомственных ему учреждений на 2011-2020 гг. Утверждена приказом Федерального архивного агентства от 2 декабря 2011 г. № 104 [Электронный ресурс]. - Режим доступа : Официальный сайт Росархива / Информатиция / Программа (дата обращения 20.09. 2012).

21