Порядок признания расходов в зарубежных командировках

ПОРЯДОК ПРИЗНАНИЯ РАСХОДОВ В ЗАРУБЕЖНЫХ КОМАНДИРОВКАХ

С. Г. ХИТРОВА, эксперт Первого Дома Консалтинга «Что делать Консалт»

Многие организации направляют своих сотрудников в зарубежные командировки. При этом у бухгалтера появляется ряд вопросов. Например, какие затраты признаются в бухгалтерском учете, если работник поехал на своей машине? Можно ли их признать в налоговом учете? В каком размере выдать и учесть в расходах суточные в валюте, если сотрудника направили за границу?

По мнению ФНС России, расходами на командировки для целей исчисления налога на прибыль признаются расходы, соответствующие требованиям п. 1 ст. 252 Налогового кодекса РФ (НК РФ), суммы, которые подлежат работнику в возмещение командировочных расходов в соответствии с трудовым законодательством РФ (письмо ФСН России от 21.03.2011 № КЕ-4-3/4408 (далее — Письмо № КЕ-4-3/4408).

В случае направления сотрудника в зарубежную командировку возможны два варианта выдачи денежных средств: в рублях и в валюте. Рассмотрим оба варианта.

Организация выдает работнику под отчет сумму командировочных расходов в рублях (эта ситуация рассматривается в Письме № КЕ-4-3/4408).

Расчеты в валюте юридические лица — резиденты осуществляют через банковские счета в уполномоченных банках, порядок открытия и ведения которых устанавливается Банком России (п. 2 ст. 14 Федерального закона от 10.12.2003 № 173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле» (далее — Закон № 173-ФЗ), письмо Банка России от 22.03.2005 № 36-3/526). Все операции по конвертации валютных средств, проводимые через обменные пункты, рассматриваются только как операции физических лиц. Работник приобретает валюту в обменном пункте на территории РФ, затем на территории иностранного государства истратит какое-то количество валюты на жилье, телефонные переговоры

и иные расходы в интересах организации, что будет подтверждено первичными документами о несении расходов. Работодатель должен компенсировать работнику его фактические расходы в соответствии со ст. 168 Трудового кодекса РФ (ТК РФ), а именно сумму в рублях, которую он потратил для приобретения израсходованного количества валюты.

Расходы организации на командировки в этом случае определяются исходя из суммы истраченной валюты по курсу, указанному в справке о покупке сотрудником иностранной валюты (подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Если сотрудник в силу каких-либо обстоятельств не может представить такую справку, то сумма подлежащих возмещению работодателем расходов работника, связанных с командировкой, определяется путем пересчета истраченной суммы в иностранной валюте на курс Банка России на дату признания расходов, т. е. на дату утверждения авансового отчета. Данная позиция подтверждается письмами Минфина России от 31.03.2011 № 0303-06/1/193, от 06.06.2011 № 03-03-06/1/324, от 15.06.2011 № 03-03-06/1/347.

Организация выдает работнику денежные средства на командировочные расходы в иностранной валюте. Такая практика не противоречит валютному законодательству (постановление Президиума ВАС РФ от 18.03.2008 № 10840/07). Организации вправе выдавать работникам, направляемым в служебные командировки за пределы РФ, наличные денежные средства в иностранной валюте на командировочные расходы в соответствии с п. 9 ч. 1 ст. 9 Закона № 173-ФЗ.

Перечень случаев, когда организации могут осуществлять расчеты в наличной иностранной валюте, приведен в ч. 2 ст. 14 Закона от 10.12.2003 № 173-ФЗ (письмо Банка России от 30.07.2007 № 36-3/1381).

При совершении кассовых операций с наличной иностранной валютой необходимо соблюдать требования пп. 2.4, 2.5, 2.6 Положения о правилах организации наличного денежного обращения на территории РФ от 05.01.1998 № 14-П, утвержденного Советом директоров Банка России 19.12.1997, протокол № 47, и пп. 6, 9 Порядка ведения кассовых операций в РФ, утвержденного решением Совета директоров Банка России от 22.09.1993 № 40.

Выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели.

При выдаче подотчетному лицу денежных средств в иностранной валюте авансовый отчет должен составляться и в рублях, и в валюте согласно Указаний по применению и заполнению унифицированной формы «Авансовый отчет» (форма № АО-1), утвержденных постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55.

Пересчет в рубли стоимости иностранной валюты в кассе организации производится по курсу Банка России, действующему на дату совершения операции (пп. 5, 6, 7 Положения по бухгалтерскому учету «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте» (ПБУ 3/2006), утвержденного приказом Минфина России от 27.11.2006 № 154н, приложение к ПБУ 3/2006). Такими датами являются дата оприходования валюты в кассу, дата ее выдачи работнику под отчет, дата принятия от работника неизрасходованного остатка.

Согласно приложению к ПБУ 3/2006 пересчет признаваемых расходов производится по курсу на дату утверждения авансового отчета (форма № АО-1). Однако выданные под отчет суммы можно рассматривать как авансовые платежи. В этом случае в соответствии с абз. 2 п. 9, 10 ПБУ 3/2006 пересчет этих сумм не производится и все расходы работника, оплаченные за счет выданных под отчет средств, учитываются по курсу на дату выдачи ему денежных средств.

Аналогично не производится пересчет авансов с 01.01.2010, в соответствии со ст. 271, 272 НК РФ, и в налоговом учете в случае, если организация применяет метод начисления. Если организация применяет кассовый метод, то расходы, принимаемые для целей налогообложения прибыли, признаются расходами после их фактической оплаты (п. 3 ст. 273 НК РФ).

Каких-либо особенностей для признания командировочных расходов при применении кас-

сового метода НК РФ не устанавливает. В этом случае командировочные расходы следует признавать в том отчетном (налоговом) периоде, в котором был утвержден авансовый отчет. Причем сумма признанных расходов не должна превышать сумму выданного работнику аванса. Если в авансовом отчете зафиксирован перерасход, то сумму превышения фактически понесенных командировочных расходов над суммой выданного аванса можно включать в состав расходов только после погашения соответствующей задолженности перед работником.

При выплате суточных в случае командирования работника за рубеж нужно учитывать правила пп. 17, 18 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 (далее — Положение о командировках), поскольку за время нахождения работника в пути суточные выплачиваются в размерах, предусмотренных в коллективном договоре или локальном нормативном акте организации для командировок в пределах РФ и для командировок за рубеж. Суточные за день пересечения государственной границы РФ выплачиваются в иностранной валюте как за дни нахождения за рубежом. А при следовании в Россию за день пересечения границы суточные выплачиваются как за дни нахождения на территории РФ. Работнику, который направлен в командировку на территорию двух или более иностранных государств, суточные за день пересечения границы между государствами выплачиваются в иностранной валюте в размере, установленном для государства следования работника (совместное письмо Минтруда России и Минфина России от 17.05.1996 № 1037-ИХ). Даты пересечения границ определяются по отметкам в загранпаспорте работника (абз. 2 п. 18 Положения о командировках). Ксерокопии страниц загранпаспорта с отметками о пересечении границы работнику надо приложить к авансовому отчету (письмо Минфина России от 12.05.2008 № 03-03-06/2/47). Если работник направлен в командировку в страны СНГ, даты пересечения границы РФ определяются по отметкам в командировочном удостоверении, которое оформляется как при командировании в пределах территории РФ (п. 19 Положения о командировках).

Иногда бухгалтеру приходится сталкиваться с ситуацией, когда официальный курс валюты Банком России не устанавливается. Тогда в соответствии с

разъяснениями Банка России курс данной валюты может быть определен с использованием установленного Банком России официального курса доллара США по отношению к рублю, действующего на дату определения курса, и курса данной валюты к доллару США на дату, предшествующую дате определения курса.

Напомним, что по возвращении из командировки работник обязан представить работодателю в течение 3 рабочих дней (п. 26 Положения о командировках) авансовый отчет об израсходованных суммах, расчет по денежному авансу, отчет о выполненной работе, согласованный с руководителем структурного подразделения работодателя, в письменной форме.

К авансовому отчету он должен приложить документы, которые подтвердят произведенные им расходы в связи с командировкой. К ним относятся следующие документы:

— о найме жилого помещения;

— о фактических расходах по проезду;

— об иных расходах, связанных с командировкой.

Если документы на проезд были оформлены в виде электронного пассажирского авиабилета и багажной квитанции, то для подтверждения расходов нужно иметь: маршрут / квитанцию (распечатку электронного документа на бумажном носителе) и посадочный талон.

Первичные учетные документы, составленные на иных языках, должны иметь построчный перевод на русский язык.

Список литературы

1. Налоговый кодекс РФ (часть вторая): Федеральный закон от 05.08.2000 № 117-ФЗ.

2. О валютном регулировании и валютном контроле: Федеральный закон от 10.12.2003 № 173-Ф3.

3. Письмо Минтруда России и Минфина России от 17.05.1996 № 1037-ИХ.

4. Письмо Минфина России от 12.05.2008 № 0303-06/2/47.

5. Письмо Минфина России от 31.03.2011 № 0303-06/1/193.

6. Письмо Минфина России от 06.06.2011 № 0303-06/1/324.

7. Письмо Минфина России от 15.06.2011 № 0303-06/1/347.

8. Письмо ФСН России от 21.03.2011 № КЕ-4-3/4408.

9. Письмо Банка России от 22.03.2005 № 363/526.

10. Положение об особенностях направления работников в служебные командировки: постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749.

11. Постановление Президиума ВАС РФ от 18.03.2008 № 10840/07.

12. Трудовой кодекс РФ: Федеральный закон от 30.12.2001 № 197-ФЗ.