СПОСОБ АВТОМАТИЗИРОВАННОЙ ОБРАБОТКИ ДАННЫХ ДЛЯ ПРИНЯТИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ РЕШЕНИЙ ПО ПРОЕКТУ И ПОРТФЕЛЮ ПРОЕКТОВ
METHOD FOR AUTOMATED DATA PROCESSING FOR MAKING MANAGERIAL DECISIONS ON PROJECT OR PROJECT PORTFOLIO

Область техники
Изобретение относится к вычислительной технике, преимущественно к способу, реализованному посредством вычислительной системы и предназначенному для принятия управленческих решений по проекту и портфелю проектов, обеспечивающим обязательное прохождение всех проектов через несколько предварительно определенных и общих для любых проектов этапов.
Предшествующий уровень техники
Известен компьютерно-реализуемый способ передачи изменений планирования в плане управления проектом, включающий в себя этапы, на которых:
сохраняют на устройстве сервера проекта согласно относящемуся к проектам программному приложению этого устройства сервера проекта план главного проекта, назначенный владельцу главного проекта, причем данный план главного проекта включает в себя по меньшей мере один независимо управляемый план подпроекта, назначенный владельцу подпроекта, при этом данный по меньшей мере один независимо управляемый план подпроекта включает в себя заданную дату, зависящую от плана главного проекта,
на устройстве сервера проекта устанавливают иерархическую связь между планом главного проекта, упомянутым по меньшей мере одним независимо управляемым планом подпроекта и любыми другими планами подпроектов, при этом данный по меньшей мере один независимо управляемый план подпроекта сохраняется на устройстве сервера проекта в качестве иерархического потомка плана главного проекта,
на устройстве сервера проекта принимают от владельца подпроекта упомянутого по меньшей мере одного независимо управляемого плана подпроекта представление на рассмотрение предлагаемого изменения в отношении этого по меньшей мере одного независимо управляемого плана подпроекта,
посредством устройства сервера проекта определяют, вызывает ли это предлагаемое изменение в отношении упомянутого по меньшей мере одного независимо управляемого плана подпроекта изменение в упомянутой заданной дате в этом по меньшей мере одном независимо управляемом плане подпроекта, которая зависит от плана главного проекта,
когда предложенное изменение не приводит к изменению в упомянутой заданной дате, на устройстве сервера проекта разрешают применение этого предложенного изменения в пределах упомянутого по меньшей мере одного независимо управляемого плана подпроекта, не приводя при этом к передаче уведомления о предложенном изменении от устройства сервера проекта владельцу главного проекта, и,
когда предложенное изменение приводит к изменению в упомянутой заданной дате,
на устройстве сервера проекта воздерживаются от предложенного изменения в отношении упомянутой заданной даты,
автоматически передают уведомление о предложенном изменении от устройства сервера проекта владельцу главного проекта, причем это уведомление о предложенном изменении указывает предложенное изменение в отношении упомянутой заданной даты,
при приеме отклонения предложенного изменения на устройстве сервера проекта передают уведомление об отклоненном изменении от устройства сервера проекта упомянутому владельцу подпроекта и
при приеме одобрения предложенного изменения на устройстве сервера проекта автоматически обеспечивают на устройстве сервера проекта применение упомянутого предложенного изменения в отношении плана главного проекта и упомянутого по меньшей мере одного независимо управляемого плана подпроекта и автоматически передают уведомление о последующем изменении любым другим владельцам упомянутых любых других планов подпроектов, которые хранятся в качестве иерархических потомков плана главного проекта (RU №2408814).
В данном техническом решении описаны вычислительная система и способ, обеспечивающие согласованное управление главным проектом и его подпроектами с контролем временного процесса выполнения проектов с учетом вносимых в проекты изменений.
Ограничениями этого технического решения являются низкие функциональные возможности и большое время для обработки информации и принятия конструктивного решения по проектам. Например, при строительстве стадиона способ и известная автоматизированная система обеспечивают сооружение крыши стадиона после того, как будут готовы поддерживающие ее опоры, и что соответствующие ограничения учитываются в планах работ, в том числе и при переносе сроков.
Такие способ и система для передачи изменений планирования в плане управления проектом могут эффективно использоваться для выбора и контроля действий подрядчика, привлеченного для выполнения определенного проекта, но они не охватывают вопросы проверки нужности проекта или успешности его завершения с точки зрения бизнеса.
Известна вычислительная система и способ формирования аналитических данных, относящиеся к способу обработки проектных предложений и заявок, причем в способе формирования аналитических данных в вычислительной системе, поддерживающей возможности сети Интернет для управления одним или несколькими проектами и одним или несколькими предложениями по проекту и содержащей хранимые в ней данные транзакций, заключающемуся в том, что в упомянутой системе осуществляют проведение оперативного процесса предложения, включающего ввод данных в поля данных предложения в качестве части данных транзакций, при этом ввод данных заключается в том, что покупатель, связанный с предложением, вводит данные запроса предложения в поля данных, связанные с предложением, и продавец, связанный с предложением, вводит данные ответа на запрос предложения в поля данных, связанные с предложением;
принимают запрос аналитических данных как функцию данных транзакций, причем упомянутый прием заключается в том, что принимают запрос аналитических данных, который включает в себя один или несколько фильтров, и фильтруют данные транзакций для формирования фильтрованных данных транзакций с использованием одного или нескольких фильтров для использования при формировании аналитических данных;
в ответ на запрос формируют аналитические данные с использованием фильтрованных данных транзакций на основе данных транзакций и сохраняют индивидуальные данные транзакций, относящиеся к предложениям и проектам, покупателя, продавца или администратора в системе баз данных соответствующего покупателя, продавца или администратора и передают, по меньшей мере, часть данных транзакций, сохраняемых в системе баз данных, в центральную базу данных, сохраняющую множество данных транзакций из множества систем баз данных, при этом аналитические данные формируют на основании множества данных транзакций (RU №2329538).
В этом техническом решении обеспечивается управление проектными решениями, связанными с взаимодействием между «продавцом» и «покупателем» товаров или услуг. Такая система может эффективно использоваться для выбора и контроля действий подрядчика, привлеченного для осуществления определенного проекта, но она не охватывает вопросы проверки необходимости выполнения проекта, или успешности бизнеса самого проекта, или успешности эффективности нескольких различных проектов, направленных на решение одной задачи. В качестве примера: если задачей проекта является «построить летний олимпийский стадион», такая система позволяет контролировать работу с привлеченной для выполнения работ строительной компанией. Однако вопросы «нужен ли летний стадион олимпийского класса за полярным кругом?» или «какое точно количество мест должно быть указано в задании на строительство стадиона?», не относящиеся непосредственно к взаимодействию с подрядчиком, но весьма важные для успешности проекта в целом с точки зрения заказчика, остаются за рамками бизнес-процессов, обеспечиваемых известной вычислительной системой.
Ограничениями этого технического решения являются низкие функциональные возможности, большое время для обработки информации и небольшая скорость оперативности принятия решений по проекту(ам).
Соответственно, существует потребность в усовершенствовании вычислительной системы и способа управления проектом и портфелем проектов, которые обеспечивают своевременное решение всех связанных с планированием и выполнением проекта вопросов, а также обязательность ввода и хранения всех необходимых для этого данных.
Раскрытие изобретения
Решаемая изобретением задача - улучшение технико-эксплуатационных характеристик и потенциальных возможностей, обеспечение оперативности принятия управленческих решений.
Технический результат, который может быть получен при выполнении заявленного способа, - расширение функциональных возможностей, сокращение времени на принятие управленческого решения, ускорение обработки информации, оперативность принятия решения по проекту(ам).
Таким образом, изобретение позволяет создать способ обработки данных для принятия решений по проекту и портфелю проектов, который помогает автоматизировать учет данных, ускорить процесс расчета показателей и обеспечить гарантированную доступность всех необходимых показателей при принятии управленческих решений и, таким образом, обеспечить техническую возможность для повышения качества принимаемых решений при одновременном уменьшении необходимых для принятия решений сроков.
Для решения поставленной задачи с достижением указанного технического результата способ автоматизированной обработки данных для принятия управленческих решений по проекту содержит автоматизированную систему, состоящую из сервера, снабженного программным обеспечением, по меньшей мере из одной рабочей станции ввода данных и по меньшей мере из одной рабочей станции экспертов, связанных между собой посредством сети, сервер формирует на устройствах отображения информации этих рабочих станций диалоговые окна, при этом способ имеет не более пяти этапов - «Идея», «Оценка», «Выбор», «Определение», «Выполнение», и сервер сохраняет и передает информацию, полученную посредством сети от этих рабочих станций,
на этапе «Идея» формируют в диалоговом окне рабочей станции ввода данных поля данных - «Название», «Описание», «Классификация», «Описание проблемы», «Основные цели», «Ожидаемые результаты», формируют в диалоговом окне рабочей станции экспертов поля данных, соответствующие полям данных рабочей станции ввода данных, после заполнения этих полей данных проводят экспертную оценку этапа «Идея» и формируют в диалоговом окне рабочей станции экспертов инструменты - «Перейти на следующий этап», «Закрыть проект», при превышении или равенстве заданного порога экспертной оценки принятия решения используется инструмент «Перейти на следующий этап», при экспертной оценке ниже заданного порога принятия решения используется инструмент «На доработку», при котором корректируют данные в полях данных рабочей станции ввода данных и экспертную оценку повторяют, при использовании инструмента «Закрыть проект» его завершают, а данные о реализации этапа «Идея» посредством сети передают от рабочей станции экспертов для сохранения на сервер,
на этапе «Оценка» формируют в диалоговом окне рабочей станции ввода данных поля данных - «Финансовый риск», «Конкурентный риск», «Увеличение прибыльности», «Снижение затрат», формируют в диалоговом окне рабочей станции экспертов поля данных, отражающие сущность полей данных рабочей станции ввода данных, и формируют в диалоговом окне рабочей станции экспертов дополнительные поля данных - «Выполненные на этапе работы», «Полученные на этапе результаты», «Планируемые на следующем этапе работы», «Планируемые на следующем этапе результаты», после заполнения этих полей данных, на их основании формируют в диалоговом окне документы «Резюме этапа» и «Обоснование проекта», отражающие приведенные выше данные, и проводят экспертную оценку этапа «Оценка», для чего формируют в диалоговом окне рабочей станции экспертов инструменты - «Перейти на следующий этап», «На доработку», «Закрыть проект», при превышении или равенстве заданного порога экспертной оценки принятия решения используется инструмент «Перейти на следующий этап», при экспертной оценке ниже заданного порога принятия решения используется инструмент «На доработку», при котором корректируют данные в полях данных рабочей станции ввода данных и дополнительных полей ввода данных рабочей станции экспертов этапа «Оценка», и экспертную оценку повторяют, при использовании инструмента «Закрыть проект» его завершают, а данные о реализации этапа «Оценка» посредством сети передают от рабочей станции экспертов для сохранения на сервер,
на этапе «Выбор» формируют в диалоговом окне рабочей станции ввода данных поля данных - «Риск плана», «Риск бюджета», формируют в диалоговом окне рабочей станции экспертов поля данных, отражающие сущность полей данных рабочей станции ввода данных, на основании которых формируют в диалоговом окне рабочей станции экспертов документ «Резюме этапа», а также формируют в диалоговом окне рабочей станции экспертов этого документа дополнительные поля данных - «Дата окончания проекта прогнозируемая», «Дата начала этапа плановая», «Дата завершения этапа плановая», «Дата окончания проекта фактическая», «Дата начала этапа фактическая», «Дата завершения этапа фактическая», после заполнения этих полей данных формируют в диалоговом окне рабочей станции экспертов документы «Методика выбора» и «Обоснование выбора», обобщающие данные полей данных рабочей станции ввода данных и указанные выше поля данных рабочей станции экспертов, после чего в диалоговом окне рабочей станции экспертов формируют документ «Резюме этапа Выбор», отражающий основные данные документов «Методика выбора» и «Обоснование выбора», и проводят экспертную оценку этапа «Выбор», для чего формируют в диалоговом окне рабочей станции экспертов инструменты - «Перейти на следующий этап», «На доработку», «Закрыть проект», при превышении или равенстве заданного порога экспертной оценки принятия решения используется инструмент «Перейти на следующий этап», при экспертной оценке ниже заданного порога принятия решения используется инструмент «На доработку», при котором корректируют данные в полях данных рабочей станции ввода данных и дополнительных полей ввода данных рабочей станции экспертов этапа «Выбор», и экспертную оценку повторяют, а при использовании инструмента «Закрыть проект» его завершают, данные о реализации этапа «Выбор» посредством сети передают от рабочей станции экспертов для сохранения на сервер,
на этапе «Определение» » формируют в диалоговом окне рабочей станции ввода данных поля данных - «Бюджет плановый капитальный», «Бюджет фактический капитальный», «Бюджет плановый операционный», «Бюджет фактический операционный», формируют в диалоговом окне рабочей станции экспертов поля данных, отражающие сущность полей данных рабочей станции ввода данных, на основании которых формируют в диалоговом окне рабочей станции экспертов документ «Резюме этапа», а также формируют в диалоговом окне рабочей станции экспертов этого документа дополнительные поля данных - «Дата начала этапа плановая», «Дата завершения этапа плановая», «Дата начала этапа фактическая», «Дата завершения этапа фактическая», «Выполненные на этапе работы», «Полученные на этапе результаты», после заполнения этих полей данных формируют в диалоговом окне рабочей станции экспертов документ «Устав проекта», обобщающий данные полей данных рабочей станции ввода данных и указанные выше поля данных рабочей станции экспертов, после чего в диалоговом окне рабочей станции экспертов формируют документ «Резюме этапа Определение» и на основании них проводят экспертную оценку этапа «Определение», для чего формируют в диалоговом окне рабочей станции экспертов инструменты - «Перейти на следующий этап», «На доработку», «Закрыть проект», при превышении или равенстве заданного порога экспертной оценки принятия решения используется инструмент «Перейти на следующий этап», при экспертной оценке ниже заданного порога принятия решения используется инструмент «На доработку», при котором корректируют данные в полях данных рабочей станции ввода данных и дополнительных полей ввода данных рабочей станции экспертов этапа «Определение», и экспертную оценку повторяют, а при использовании инструмента «Закрыть проект» его завершают, данные о реализации этапа «Определение» посредством сети передают от рабочей станции экспертов для сохранения на сервер,
на этапе «Выполнение» формируют в диалоговом окне рабочей станции ввода данных поля данных - «Описание выгод», «Действия», формируют в диалоговом окне рабочей станции экспертов поля данных, отражающие сущность полей данных рабочей станции ввода данных, на основании которых формируют в диалоговом окне рабочей станции экспертов документ «Резюме этапа», а также формируют в диалоговом окне рабочей станции экспертов этого документа дополнительные поля данных - «Дата окончания проекта прогнозируемая» «Дата окончания проекта фактическая», «Дата начала этапа фактическая», «Дата завершения этапа фактическая», «Выполненные на этапе работы», «Полученные на этапе результаты», после заполнения этих полей данных формируют в диалоговом окне рабочей станции экспертов документ «Итоговый отчет», обобщающий данные полей данных рабочей станции ввода данных и указанные выше поля данных рабочей станции экспертов, после чего в диалоговом окне рабочей станции экспертов формируют документ «Резюме этапа Выполнение» и на основании них проводят экспертную оценку этапа «Выполнение», для чего формируют в диалоговом окне рабочей станции экспертов инструменты - «На доработку», «Закрыть проект», при экспертной оценке ниже заданного порога принятия решения используется инструмент «На доработку», при котором корректируют данные в полях данных рабочей станции ввода данных и дополнительных полей ввода данных рабочей станции экспертов этапа «Выполнение», и экспертную оценку повторяют, при превышении или равенстве заданного порога экспертной оценки принятия решения используют инструмент «Закрыть проект», проект завершают, данные о реализации этапа «Выполнение» посредством сети передают от рабочей станции экспертов для сохранения на сервер, который формирует окно рабочей станции экспертов, отражающее оценку проекта в виде полей данных - «Результаты и функциональность», «Выполнение графика», «Выполнение бюджета», «Дата окончания проекта фактическая».
Возможны дополнительные варианты осуществления способа, в которых целесообразно, чтобы:
- при экспертной оценке порог принятия решения выбирали не менее 75% положительных решений от общего числа экспертов;
- для проектов, связанных с обеспечением жизнедеятельности и сохранением окружающей среды, порог принятия решения выбирали 100% положительных решений общего числа экспертов;
- на этапе «Идея» дополнительно формировали в диалоговом окне рабочей станции ввода данных поля данных - «Дирекция-инициатор», «Инициатор», «Направление бизнес-стратегии», «Что произойдет, если не выполнять проект», «Альтернативные подходы»;
- на этапе «Оценка» дополнительно формировали в диалоговом окне рабочей станции ввода данных поля данных - «Репутационный риск», «Риск нарушения бизнес-процессов», «Увеличение доли рынка», «Конкурентные преимущества»;
- на этапе «Оценка» дополнительно формировали в диалоговом окне рабочей станции экспертов поля данных - «Определены следующие альтернативные варианты», «Проведен анализ влияния проекта на компанию»;
- на этапе «Выбор» дополнительно формировали в диалоговом окне рабочей станции ввода данных поля данных - «Риски изменения требований», «Технические риски», «Организационные риски», «Риски внешних изменений»;
- на этапе «Выбор» дополнительно формировали в диалоговом окне рабочей станции экспертов поля данных - «Выполненные на этапе работы», «Полученные на этапе результаты»;
- на этапе «Определение» дополнительно формировали в диалоговом окне рабочей станции экспертов поля данных - «Планируемые на следующем этапе работы», «Планируемые на следующем этапе результаты», «Утвержденный подход к реализации проекта»;
- на этапе «Выполнение» дополнительно формировали в диалоговом окне рабочей станции ввода поле данных - «Ответственный»;
- на этапе «Выполнение» при оценке проекта дополнительно формировали поля данных - «Уровень взаимодействия в проектной группе», «Качество работы и профессионализм руководителя проекта», «Профессионализм и качество работы подрядчиков».
Указанные преимущества, а также особенности настоящего изобретения поясняются лучшим вариантом его выполнения со ссылками на прилагаемые чертежи.
Краткий перечень чертежей
Фиг.1 изображает функциональную схему автоматизированной системы, реализующей заявленный способ;
Фиг.2 - блок-схема алгоритма работы автоматизированной системы на Фиг.1, изображающая процесс последовательного прохождения проектом всех этапов его выполнения;
Фиг.3 - блок-схема алгоритма работы сервера на этапах;
Фиг.4 - возможный образец экранной формы для ввода данных на этапе «Идея»;
Фиг.5 - образец экранной формы для ввода данных на этапе «Идея»;
Фиг.6 - образец экранной формы документа для ввода данных и их контроля экспертами на этапе «Идея»;
Фиг.7 - образец экранной формы для ввода решения экспертов в блок принятия решения (БПР) на этапе «Идея»;
Фиг.8 - образец экранной формы для ввода данных на этапе «Оценка»;
Фиг.9 - образец экранной формы «Резюме этапа» на этапе «Оценка»;
Фиг.10 - образец возможной формы документа «Обоснование проекта» на этапе «Оценка»;
Фиг.11 - образец экранной формы «Резюме этапа Оценка»;
Фиг.12 - образец экранной формы для ввода решения экспертов в БПР на этапе «Оценка»;
Фиг.13 - образец экранной формы для ввода данных на этапе «Выбор»;
Фиг.14 - образец экранной формы «Резюме этапа» на этапе «Выбор»;
Фиг.15 - образец экранной формы документа «Методика выбора» на этапе «Выбор»;
Фиг.16 - образец экранной формы документа «Обоснование выбора» на этапе «Выбор»;
Фиг.17 - образец экранной формы «Резюме этапа Выбор»;
Фиг.18 - образец экранной формы для ввода решения экспертов в БПР на этапе «Выбор»;
Фиг.19 - образец экранной формы для ввода данных на этапе «Определение»;
Фиг.20 - образец экранной формы «Резюме этапа» на этапе «Определение»;
Фиг.21 - возможный образец документа «Устав проекта» на этапе «Определение»;
Фиг.22 - образец экранной формы «Резюме этапа Определение»;
Фиг.23 - образец экранной формы для ввода решения экспертов в БПР на этапе «Определение»;
Фиг.24 - возможный образец экранной формы для ввода данных на этапе «Выполнение»;
Фиг.25 - образец экранной формы «Резюме этапа» на этапе «Выполнение»;
Фиг.26 -образец документа «Итоговый отчет» на этапе «Выполнение»;
Фиг.27 - образец экранной формы «Резюме этапа Выполнение»;
Фиг.28 - образец экранной формы для ввода решения экспертов в БПР на этапе «Выполнение»;
Фиг.29 - образец экранной формы для ввода оценок проекта.
Лучший вариант осуществления изобретения
Автоматизированная система (Фиг.1), реализующая заявленный способ в соответствии с алгоритмом работы (Фиг.2), содержит рабочие станции 1 этапов проекта, рабочие станции 2 экспертов, подсоединенные к локальной сети 3 непосредственно или с использованием виртуальной частной сети. Для хранения данных, а также для передачи документов и данных используется выделенный сервер 4, подсоединенный к сети 3. Сервер 4 осуществляет действия по хранению и передаче данных в соответствии с алгоритмом его работы (Фиг.3).
Рабочая станция 5 этапа «Идея» (Фиг.2) служит для сбора информации принятия решения о старте проекта. Автоматизированная система обработки данных реализует интерфейс для ввода данных как экранную форму с редактируемыми полями (Фиг.4, 5). На этом этапе производится сбор и уточнение данных о проекте в формализованном виде, а также заполняется документ «Запрос на Активность» по шаблону в формате файла MS Word (Фиг.6).
Используя приведенный выше пример со строительством стадиона, состав обязательных данных, ввод которых обеспечивается автоматизированной системой на этапе «Идея», гарантирует наличие всей необходимой информации для принятия решения «Нужен ли олимпийский стадион за полярным кругом».
Если на основе введенных в автоматизированную систему данных этапа «Идея» по проекту принимается отрицательное решение, проект не переходит на следующий этап и закрывается, а если данных не достаточно, проект возвращается на доработку. Таким образом, в работе остаются только качественные и «нужные» проекты, обеспечивается оперативность принятия решения и повышение качества портфеля проектов в целом.
Рабочая станция 6 этапа «Оценка» (Фиг.2) осуществляет ввод данных для оценки целесообразности выполнения проекта. Автоматизированная система обработки данных реализует интерфейс для ввода данных как экранную форму с редактируемыми полями (Фиг.8). При этом производится детальное исследование эффективности и экономической целесообразности выполнения проекта, а также заполняется документ «Обоснование проекта» по утвержденному шаблону в формате файла MS Word (Фиг.10).
Используя рассмотренный выше пример со строительством стадиона, если на этапе «Идея» было принято решение, что стадион в принципе нужен, то состав обязательных данных, ввод которых обеспечивается автоматизированной системой на этапе «Оценка», гарантирует наличие всей необходимой информации для принятия решения «Какие варианты конструкции допустимы? Летний, зимний, на сколько мест? Какие есть варианты организации строительства? Будет ли оправдана постройка такого стадиона?».
Рабочая станция 7 этапа «Выбор» (Фиг.2) осуществляет ввод данных для выбора оптимального варианта реализации проекта. Автоматизированная система обработки данных реализует интерфейс для ввода данных как экранную форму с редактируемыми полями (Фиг.24). При этом производится исследование возможных способов реализации и путей выполнения проекта, а также заполняются документы «Методика выбора» (Фиг.15) и «Обоснование выбора» (Фиг.16) по утвержденному шаблону в формате файла MS Word.
На примере со строительством стадиона, если на этапе «Оценка» было принято решение, что постройка стадиона будет оправдана, то состав обязательных данных, ввод которых обеспечивается автоматизированной системой на этапе «Выбор», гарантирует наличие всей необходимой информации для принятия решения «Какую именно из допустимых конструкций стадиона и какой порядок его строительства выбрать?».
Рабочая станция 8 этапа «Определение» (Фиг.2) осуществляет ввод данных для определения точных результатов, объема, сроков и бюджета проекта. Автоматизированная система обработки данных реализует интерфейс для ввода данных как экранную форму с редактируемыми полями (Фиг.19). При этом производится детализация целей, ожидаемых результатов и плана выполнения проекта, а также заполняются документ «Устав проекта» по утвержденному шаблону в формате файла MS Word (Фиг.21).
Используя приведенный выше пример со строительством стадиона, если на этапе «Выбор» было принято решение, какой именно стадион строить и как именно, то состав обязательных данных, ввод которых обеспечивается автоматизированной системой на этапе «Определение», гарантирует наличие всей необходимой информации для принятия решения «Каков будет детальный порядок строительства; состав работ, сроки и стоимость?».
Рабочая станция 9 этапа «Выполнение» (Фиг.2) служит для завершения осуществления проекта и ввода итоговых данных. Автоматизированная система обработки данных реализует интерфейс для ввода данных как экранную форму с редактируемыми полями (Фиг.24). При этом производится заполнение данных о выполнении предусмотренных планом проекта работ и достижении предусмотренных уставом проекта результатов, а также заполняется обязательный документ «Итоговый отчет» по утвержденному шаблону в формате файла MS Word (Фиг.26).
На примере со строительством стадиона, если на этапе «Определение» было принято решение о детальном составе работ по строительству стадиона, то состав обязательных данных, ввод которых обеспечивается автоматизированной системой на этапе «Выполнение», гарантирует наличие всей необходимой информации для принятия решения «Выполнены ли все запланированные работы, в какой срок и с каким качеством? Построен ли стадион, ради которого был организован проект?».
На фигуре 2 также показаны блоки «Резюме». Они служат для предоставления обобщенной информации при проведении экспертной оценки проекта(ов) на каждом из этапов.
Специалистам понятно, что конструктивно рабочие станции 5-9 могут быть объединены в рабочую станцию 1.
Рабочие станции 10-13 экспертов служат для экспертной оценки хода выполнения проектов после выполнения этапов «Идея», «Оценка», «Выбор», «Определение», соответственно, и внесения необходимых дополнений и изменений после обработки данных блоками принятия решений. Специалистам понятно, что конструктивно рабочие станции 10-13 могут быть объединены в рабочую станцию 2.
Рабочие станции 1 и 2 (5-9), (10-13) представляют собой компьютерные устройства.
Под компьютерными устройствами в настоящем изобретении понимаются вычислительные устройства, обладающие способностью к связи с выделенным сервером 4 при помощи локальной сети или с использованием виртуальной частной сети. В частности, примерами таких устройств могут быть автономные устройства типа настольного компьютера или ноутбука, сетевые терминалы, планшеты или другие устройства, которые могут производить обмен данными через сеть. Компьютерные устройства могут иметь постоянное подключение к сети или подключаться к ней при необходимости на время сеансов работы с автоматизированной системой обработки проектных данных.
Для обеспечения совместимости с максимально возможным количеством разнообразных компьютерных устройств, целесообразно, чтобы все расчеты и хранение данных выполнялись на сервере 4 (выделенном) автоматизированной системы обработки проектных данных, а взаимодействие с пользователем осуществлялось с помощью так называемого «тонкого клиента», т.е. с помощью интернет-браузера на компьютерном устройстве пользователя.
Автоматизированная система обработки проектной информации поддерживает ведение следующих типов проектных данных:
- названия и уникальные идентификаторы проектов. В качестве уникального идентификатора используется уникальный порядковый номер, который автоматизированная система автоматически присваивает каждому вновь создаваемому проекту;
- назначения сотрудников на роли в проекте;
- классифицирующие признаки проекта, использующиеся для его категоризации;
- текстовые описания, числовые параметры и сроки, детализирующие проект.
В ходе выполнения проекта автоматизированная система обработки технически обеспечивает последовательное прохождение проектом ряда последовательных шагов (Фиг.2), объединенных в этапы: каждый этап состоит из шага сбора или подготовки информации блоками 20, 22, 24, 26, 28 и блоками 21, 23, 25, 27, 29 принятия решений. Состав информации, которая вводится в автоматизированную систему обработки проектных данных, и порядок принятия решений приводятся ниже в описании алгоритма способа обработки данных для принятия управленческих решений по проекту и портфелю проектов.
Алгоритм для принятия управленческих решений по проекту и портфелю проектов (Фиг.2) предусматривает последовательное прохождение проектом следующих шагов:
- Блок 20 этапа «Идея»
- Блок 21 принятия решения (БПР) этапа «Идея»
- Блок 22 этапа «Оценка»
- Блок 23 принятия решения этапа «Оценка»
- Блок 24 этапа «Выбор»
- Блок 25 принятия решения этапа «Выбор»
- Блок 26 этапа «Определение»
- Блок принятия решения 27 этапа «Определение»
- Блок 28 этапа «Выполнение»
- Блок принятия решения 29 этапа «Выполнение»
Для практической реализации заявленного способа в качестве хранилища данных используется выделенный сервер 4 БД Oracle. При настройке автоматизированной системы обработки проектов и портфеля проектов создается шаблон (в виде файлов формата MS Word), определяющий структуру данных, использующуюся для хранения информации о каждом проекте. В частности, в эту структуру данных входят все поля, заполнение которых обязательно на каком-либо из этапов выполнения проекта. Предусмотрена также возможность адаптировать обработку данных и, после внесения соответствующих изменений в алгоритм, изменять состав данных, заполняемых и обязательных для заполнения на любом из этапов выполнения проекта.
Алгоритм (фиг.1, 3) работы сервера 4 заключается в следующем. В базе 30 данных изображений диалоговых окон для каждого из этапов хранятся шаблоны изображений, которые передаются блоком 31 к рабочей станции 1. После заполнения редактируемых полей диалоговых окон, данные при помощи сети 3 поступают в блок 32 и далее в блок 33 преобразования данных от рабочей станции 1 для формирования данных рабочей станции 2. Блок 33 адаптирует полученные данные для соответствия их документам и диалоговым окнам рабочей станции 2. Далее из базы 34 данных шаблоны изображения документов и диалоговых окон для каждого из этапов поступают на блок 35 и передаются к рабочей станции 2. После заполнения документов и/или редактируемых полей диалоговых окон (текстовых и/или числовых) на рабочих станциях 2 экспертами (эти документы также могут быть распечатаны на принтере) экспертные данные поступают посредством сети 3 в блок 36, после чего данные экспертных заключений сохраняются в базе 37.
На этапе «Идея» производится подготовка информации для принятия решения о старте проекта. На этом этапе выполняются сбор и уточнение данных о проекте в формализованном виде. Автоматизированная система обработки данных реализует интерфейс для ввода данных как экранную форму с редактируемыми полями (Фиг.4, Фиг.5) и управляет доступом пользователей к просмотру и редактированию данных, а также технически обеспечивает ввод следующих данных (вводимых в форме текста или чисел):
- Поле 40 Название
- Поле 41 Описание
- Поле 42 Дирекция-инициатор
- Поле 43 Инициатор
- Поле 44 Направление бизнес-стратегии
- Поле 45 Классификация
- Поле 46 Описание проблемы
- Поле 47 Основные цели
- Поле 48 Ожидаемые результаты
- Поле 49 Что произойдет, если не выполнять проект
- Поле 50 Альтернативные подходы
Ответственные за управление портфелем и распределением ресурсов определяют, на основе заполненной информации, приоритет проекта и необходимые для его выполнения ресурсы. Порядок расчета приоритета и потребности в ресурсах определяется соответствующими бизнес-процессами, не входящими в способ обработки данных для принятия управленческих решений по проекту и портфелю проектов. Однако автоматизированная система обработки проектных данных обеспечивает интерфейс для ввода и централизованное хранение этих данных. Автоматизированная система обработки проектных данных также создает на основе введенной в нее информации обязательный документ «Запрос на выполнение проекта» (RfA) по введенному в нее при настройке утвержденному шаблону в виде файла в формате MS Word (Фиг.6).
В результате заполнения шаблона введенными в систему данными, автоматизированная система создает заполненный документ «Запрос на выполнение проекта» (Фиг.6) со следующими данными:
- Поле 60 Название
- Поле 61 Инициатор и подразделение-инициатор
- Поле 62 Направление бизнес-стратегии
- Поле 63 Описание и обоснование
- Поле 64 Классификация
- Поле 65 Описание проблемы
- Поле 66 Основные цели
- Поле 67 Ожидаемые результаты
- Поле 68 Что произойдет, если не выполнять проект
- Поле 69 Альтернативные подходы
После заполнения всех данных, автоматизированная система обеспечивает переход на шаг принятия решения по итогам этапа «Идея».
На шаге принятия решения по итогам этапа «Идея» заполненный документ «Запрос на выполнение проекта» (Фиг.6) предоставляется экспертам в электронном или в распечатанном виде для обсуждения и принятия решения.
В результате обсуждения эксперты должны принять одно из следующих решений, которые вносятся в систему с помощью экранной формы (Фиг.7), содержащей следующие инструменты (например, кнопки):
- Инструмент 70 Перейти на следующий этап
- Инструмент 71 Закрыть проект
- Инструмент 72 На доработку
В случае выбора решения «На доработку» инструментом 72 автоматизированная система возвращает проект в начало этапа Идея в блок 20 (Фиг.2), после чего снова производится заполнение данных, как это описано выше.
В случае выбора решения «Закрыть проект» инструментом 71 автоматизированная система закрывает проект и перемещает его в список закрытых проектов. Закрытые проекты доступны только для просмотра, но не для редактирования.
В случае выбора решения «Перейти на следующий этап» инструментом 70 автоматизированная система переводит проект на следующий шаг выполнения в соответствии с алгоритмом (Фиг.2).
На этапе «Оценка» производится подготовка информации для оценки целесообразности выполнения проекта, при этом производится детальное исследование эффективности и экономической целесообразности выполнения проекта.
Автоматизированная система обработки данных реализует интерфейс для ввода данных как экранную форму с редактируемыми полями (Фиг.8) и управляет доступом пользователей к просмотру и редактированию данных, а также технически обеспечивает ввод следующих данных (вводимых в форме текста или чисел):
- Поле 80 Финансовый риск
- Поле 81 Конкурентный риск
- Поле 82 Репутационный риск
- Поле 83 Риск нарушения бизнес-процессов
- Поле 84 Увеличение прибыльности
- Поле 85 Снижение затрат
- Поле 86 Увеличение доли рынка
- Поле 87 Конкурентные преимущества
После заполнения данных этапа «Оценка», автоматизированная система технически обеспечивает экранную форму «Резюме этапа» (Фиг.9), предназначенную для работы с итоговой информацией о выполнении этапа. Экранная форма отображает наиболее важную информацию о проекте, введенную ранее в поле 90, а также обеспечивает ввод следующих итоговых данных (вводимых в форме текста или чисел):
- Поле 91 Выполненные на этапе работы
- Поле 92 Полученные на этапе результаты
- Поле 93 Планируемые на следующем этапе работы
- Поле 94 Планируемые на следующем этапе результаты
- Поле 95 Определены следующие альтернативные варианты
- Поле 96 Проведен анализ влияния проекта на компанию
- Поле 97 Определены следующие подходы к реализации проекта
По итогам выполнения этапа «Оценка» также заполняется документ «Обоснование проекта» по утвержденному шаблону в формате файла MS Word (Фиг.10). В состав экранной формы «Резюме этапа Оценка» (Фиг.11) входят элементы поля 110, технически обеспечивающие ввод и сохранение заполненного документа «Обоснование проекта».
После заполнения полей «Резюме этапа Оценка», автоматизированная система обеспечивает переход на шаг принятия решения по итогам этапа Оценка.
На шаге принятия решения по итогам этапа Оценка экспертам предоставляются «Резюме этапа Оценка» и «Обоснование проекта» в электронном или в распечатанном виде для обсуждения и принятия решения.
В результате обсуждения эксперты должны принять одно из следующих решений, которые вносятся в систему с помощью экранной формы (Фиг.12):
- Инструмент 120 Перейти на следующий этап
- Инструмент 121 На доработку
- Инструмент 122 Закрыть проект
В случае выбора решения «На доработку» инструментом 121 автоматизированная система возвращает проект в начало этапа Оценка 22 (Фиг.2), после чего снова производится заполнение данных, как это описано выше.
В случае выбора решения «Закрыть проект» инструментом 122 автоматизированная система закрывает проект и перемещает его в список закрытых проектов. Закрытые проекты доступны только для просмотра, но не для редактирования.
В случае выбора решения «Перейти на следующий этап» инструментом 120 автоматизированная система переводит проект на следующий шаг выполнения в соответствии с алгоритмом.
На этапе «Выбор» блоком 24 (фиг.2) производится подготовка информации для выбора оптимального варианта реализации проекта, при этом производится исследование возможных способов реализации и путей выполнения проекта.
Автоматизированная система обработки данных реализует интерфейс для ввода данных как экранную форму с редактируемыми полями (Фиг.13) и управляет доступом пользователей к просмотру и редактированию данных, а также технически обеспечивает ввод или обновление следующих данных (вводимых в форме таблицы с текстовыми или числовыми полями):
- Поле 130 Риск плана
- Поле 131 Риск бюджета
- Поле 132 Риски изменения требований
- Поле 133 Технические риски
- Поле 134 Организационные риски
- Поле 135 Риски внешних изменений
После заполнения данных этапа «Выбор», автоматизированная система технически обеспечивает экранную форму «Резюме этапа» (Фиг.14), предназначенную для работы с итоговой информацией о выполнении этапа. Экранная форма отображает наиболее важную информацию о проекте, введенную ранее, а также обеспечивает ввод следующих итоговых данных (вводимых в форме текста или чисел):
- Поле 140 Дата окончания проекта прогнозируемая
- Поле 141 Дата начала этапа плановая
- Поле 142 Дата завершения этапа плановая
- Поле 143 Дата окончания проекта фактическая
- Поле 144 Дата начала этапа фактическая
- Поле 145 Дата завершения этапа фактическая
- Поле 146 Выполненные на этапе работы
- Поле 147 Полученные на этапе результаты
- Поле 148 Планируемые на следующем этапе работы
- Поле 149 Планируемые на следующем этапе результаты
По итогам выполнения этапа «Выбор» заполняются документы «Методика выбора» и «Обоснование выбора» по утвержденным шаблонам в формате файла MS Word (Фиг.15 и Фиг.16, соответственно). В состав экранной формы «Резюме этапа Выбор» (Фиг.17) входят элементы, технически обеспечивающие ввод и сохранение заполненных документов «Методика выбора» и «Обоснование выбора» (поля 170 и 171, соответственно).
После заполнения «Резюме этапа Выбор» автоматизированная система обеспечивает переход на шаг принятия решения по итогам этапа «Выбор», блок 24 (Фиг.2).
На шаге принятия решения по итогам этапа «Выбор» экспертам предоставляются «Резюме этапа Выбор», «Методика выбора» и «Обоснование выбора» в электронном или в распечатанном виде для обсуждения и принятия решения.
В результате обсуждения эксперты должны принять одно из следующих решений, которые вносятся в систему с помощью экранной формы (Фиг.18):
- Инструмент 180 Перейти на следующий этап
- Инструмент 181 На доработку
- Инструмент 182 Закрыть проект
В случае выбора решения «На доработку» инструментом 181 автоматизированная система возвращает проект в начало этапа Выбор в блок 24 (Фиг.2), после чего снова производится заполнение данных, как это описано выше.
В случае выбора решения «Закрыть проект» инструментом 182 автоматизированная система закрывает проект и перемещает его в список закрытых проектов. Закрытые проекты доступны только для просмотра, но не для редактирования.
В случае выбора решения «Перейти на следующий этап» инструментом 180 автоматизированная система переводит проект на следующий шаг выполнения в соответствии с алгоритмом (Фиг.2).
На этапе «Определение» блоком 26 производится подготовка информации для определения точных результатов, объема, сроков и бюджета проекта, а также для детализации целей, ожидаемых результатов и плана выполнения проекта.
Автоматизированная система обработки данных реализует интерфейс для ввода данных как экранную форму с редактируемыми полями (Фиг.19) и управляет доступом пользователей к просмотру и редактированию данных, а также технически обеспечивает ввод или обновление следующих данных (вводимых в форме таблицы с текстовыми или числовыми полями):
- Поле 190 Бюджет плановый капитальный СарЕх
- Поле 191 Бюджет фактический капитальный СарЕх
- Поле 192 Бюджет плановый операционный ОрЕх
- Поле 193 Бюджет фактический операционный ОрЕх
После заполнения данных этапа «Определение» автоматизированная система технически обеспечивает экранную форму «Резюме этапа» (Фиг.20), предназначенную для работы с итоговой информацией о выполнении этапа. Экранная форма отображает наиболее важную информацию о проекте, введенную ранее, а также обеспечивает ввод следующих итоговых данных (вводимых в форме текста или чисел):
- Поле 200 Дата начала этапа плановая
- Поле 201 Дата завершения этапа плановая
- Поле 202 Дата начала этапа фактическая
- Поле 203 Дата завершения этапа фактическая
- Поле 204 Выполненные на этапе работы
- Поле 205 Полученные на этапе результаты
- Поле 206 Планируемые на следующем этапе работы
- Поле 207 Планируемые на следующем этапе результаты
- Поле 208 Утвержденный подход к реализации проекта
- Поле 209 Влияние на подразделение эксплуатации
По итогам выполнения этапа «Определение» заполняется документ «Устав проекта» по утвержденному шаблону в формате файла MS Word (Фиг.21). В состав экранной формы «Резюме этапа Определение» (Фиг.22) входят элементы, технически обеспечивающие ввод и сохранение заполненного документа «Устав проекта» 220.
После заполнения «Резюме этапа Определение», автоматизированная система обеспечивает переход на шаг принятия решения по итогам этапа «Определение».
На шаге принятия решения по итогам этапа «Определение» экспертам предоставляются «Резюме этапа Определение» и «Устав проекта» в электронном или в распечатанном виде для обсуждения и принятия решения.
В результате обсуждения эксперты должны принять одно из следующих решений, которые вносятся в систему с помощью экранной формы (Фиг.23):
- Инструмент 230 Перейти на следующий этап
- Инструмент 231 На доработку
- Инструмент 232 Закрыть проект
В случае выбора решения «На доработку» инструментом 231 автоматизированная система возвращает проект в начало этапа Определение в блок 26 (Фиг.2), после чего снова производится заполнение данных, как это описано выше.
В случае выбора решения «Закрыть проект» инструментом 232 автоматизированная система закрывает проект и перемещает его в список закрытых проектов. Закрытые проекты доступны только для просмотра, но не для редактирования.
В случае выбора решения «Перейти на следующий этап» инструментом 230 автоматизированная система переводит проект на следующий шаг выполнения в соответствии с алгоритмом (Фиг.2).
На этапе «Выполнение» блоком 28 производится подготовка информации об осуществлении проекта, о выполнении предусмотренных планом проекта работ и о достижении предусмотренных уставом проекта результатов.
Автоматизированная система обработки данных реализует интерфейс для ввода данных как экранную форму с редактируемыми полями (Фиг.24) и управляет доступом пользователей к просмотру и редактированию данных, а также технически обеспечивает ввод или обновление следующих данных (вводимых в форме таблицы с текстовыми или числовыми полями):
- Поле 240 Описание выгод
- Поле 241 Действия
- Поле 242 Ответственный
После заполнения данных этапа «Выполнение», автоматизированная система технически обеспечивает экранную форму «Резюме этапа» (Фиг.25), предназначенную для работы с итоговой информацией о выполнении этапа. Экранная форма отображает наиболее важную информацию о проекте, введенную ранее, а также обеспечивает ввод следующих итоговых данных (вводимых в форме текста или чисел):
- Поле 250 Дата окончания проекта прогнозируемая
- Поле 251 Дата окончания проекта фактическая
- Поле 252 Дата начала этапа фактическая
- Поле 253 Дата завершения этапа фактическая
- Поле 254 Выполненные на этапе работы
- Поле 255 Полученные на этапе результаты
По итогам выполнения этапа «Выполнение» также заполняется документ «Итоговый отчет» по утвержденному шаблону в формате файла MS Word (Фиг.26). В состав экранной формы «Резюме этапа Выполнение» (Фиг.27) входят элементы, технически обеспечивающие ввод и сохранение заполненного документа «Итоговый отчет» в поле 270.
После заполнения «Резюме этапа Выполнение», автоматизированная система обеспечивает принятие решения по итогам этапа «Выполнение».
Для принятия решения по итогам этапа «Выполнение» экспертам предоставляются «Резюме этапа Выполнение» и «Итоговый отчет» в электронном или в распечатанном виде для обсуждения и принятия решения.
В результате обсуждения эксперты должны принять одно из следующих решений, которые вносятся в систему с помощью экранной формы (Фиг.28):
- Инструмент 280 На доработку
- Инструмент 281 Закрыть проект
В случае выбора решения «На доработку» инструментом 280 автоматизированная система возвращает проект в начало этапа «Выполнение» в блок 28 (Фиг.2), после чего снова производится заполнение данных, как это описано выше.
В случае выбора решения «Закрыть проект» инструментом 281 автоматизированная система отображает экранную форму ввода оценок проекта (Фиг.29), технически обеспечивающую ввод следующих данных (вводимых в форме текста или чисел):
- Поле 290 Результаты и функциональность
- Поле 291 Выполнение графика
- Поле 292 Выполнение бюджета
- Поле 293 Уровень взаимодействия в проектной группе
- Поле 294 Качество работы и профессионализм руководителя проекта
- Поле 295 Профессионализм и качество работы подрядчиков
- Поле 296 Дата окончания проекта фактическая
После ввода оценок, автоматизированная система закрывает проект и перемещает его в список закрытых проектов. Закрытые проекты доступны только для просмотра, но не для редактирования.
Для всех этапов при превышении или равенстве заданного порога экспертной оценки принятия решения используется инструмент «Перейти на следующий этап». При экспертной оценке ниже заданного порога принятия решения используется инструмент «На доработку», при котором корректируют данные в полях данных рабочей станции 1 и дополнительных полей ввода данных рабочей станции 2, экспертную оценку затем повторяют. При использовании инструмента «Закрыть проект» его завершают. Данные о реализации этапов посредством сети 2 передают от рабочей станции 2 для сохранения на сервер 4.
Порог принятия решений задается техническим заданием на проект или портфель проектов. Он также может быть установлен руководителем проекта. Причем для разных этапов он может быть выбран различным. Так, например, если важен бюджет проекта, то на этапе «Определение» порог может быть установлен 100% положительных решений общего числа экспертов, а если требуется увеличение прибыльности и снижение затрат, то порог в 100% может быть установлен на этапе «Оценка».
Как показали испытания автоматизированной системы, порог принятия решения целесообразно выбирать не менее 75% положительных решений от общего числа экспертов. Такое значение порога можно выбрать, например, при благоустройстве территорий, строительстве детских площадок. Для проектов, связанных с обеспечением жизнедеятельности и сохранением окружающей среды, порог принятия решения выбирают 100% положительных решений общего числа экспертов. Такими важными проектами, например, могут являться строительство атомных станций, гидроэлектростанций, строительство автомагистралей, мостов и т.п.
Специалистам понятно, что наименование этапов, документов и полей данных, например, таких как «Оценка», «Резюме этапа», «Устав проекта», «Описание выгод», «Результаты и функциональность» и т.д., могут быть выражены разными терминами, но при осуществлении настоящего изобретения они должны относится к одному семантическому полю (т.е. к словам, имеющим одинаковое лексическое значение и описывающим одну и ту же функциональность). Как видно из чертежей, возможности автоматизированной системы более широкие, чем изложены в описании. В данном описании отображены наиболее важные моменты и существенные признаки заявленного изобретения.
Таким образом, заявленный способ позволяет расширить функциональные возможности, сократить время на принятие управленческого решения, ускорить обработку информации и оперативность принятия решения по проекту(ам).
Промышленная применимость
Наиболее успешно заявленный способ автоматизированной обработки данных для принятия управленческих решений промышленно применим для принятия решений и выводов по проектам при помощи средств вычислительной техники.