СПОСОБ ЗАПОЛНЕНИЯ ЭЛЕКТРОННОЙ ТАБЛИЦЫ
SPREADSHEET FILLING METHOD

Способ заполнения электронной таблицы
Настоящее изобретение относится к автоматизации процессов ввода и обработки данных бухгалтерской (финансовой) отчетности, а также любых иных таблиц с числовыми данными, связанными между собой математическими формулами, и может быть использовано, например, для подготовки финансовой (бухгалтерской) отчетности организаций, примечаний (пояснений) к финансовой отчетности, прочих сводных данных о финансово-хозяйственных операциях юридических и физических лиц.
Известно, что распространенным видом деловой задачи является обобщение числовых данных, связанных между собой арифметическими зависимостями (формулами), и представление их в табличной форме. Для решения этой задачи используется прикладное программное обеспечение, связанное с вводом и обработкой числовых данных, например электронные таблицы. При этом поля (ячейки) ввода данных, как правило, делятся пользователем на ячейки, ассоциированные с вводом данных (влияющие ячейки), и на ячейки, ассоциированные с выводом результата вычислений на основе введенных данных (результирующие ячейки).
Известен патент на изобретение RU 2487402 «ДИНАМИЧЕСКИЕ ФОРМУЛЫ ДЛЯ ЯЧЕЕК ЭЛЕКТРОННОЙ ТАБЛИЦЫ», опубл. 10.07.2013, патентообладатель: МАЙКРОСОФТ КОРПОРЕЙШН (US). Из этого документа известен способ работы с электронной таблицей, содержащий этапы, на которых: обращаются к ячейке в электронной таблице; причем ячейка включает в себя базисную формулу и корректировочную формулу, которая представляет отличное значение от базисной формулы для ячейки; устанавливают корректировочную формулу в качестве активной формулы для ячейки электронной таблицы, причем активная формула является видимой для ячейки, когда представляется на дисплее после оценки электронной таблицы; обеспечивают исключение извлечения данных базисной формулой из источника данных, когда базисная формула представляет собой формулу извлечения данных, а корректировочная формула представляет собой активную формулу; оценивают электронную таблицу для определения результата для корректировочной формулы посредством исполнения корректировочной формулы и представляют результат на дисплее, так что результат показывает результат корректировочной формулы и ее влияние на зависимые ячейки в электронной таблице. При этом помечают визуальным сигналом ячейки в электронной таблице, которые изменялись из-за оценки корректировочной формулы. Т.е. визуальным сигналом обозначают ячейку для индикации, какая формула (базисная или корректировочная) работает в данный момент.
Далее в настоящем описании используются следующие термины: «влияющая ячейка» - в известном способе: источник данных, являющийся данными в каком-либо месте таблицы; «результирующая ячейка» - в известном способе: ячейка, в которой содержится по меньшей мере одна формула; «результирующий показатель» - в известном способе: значение, определенное по этим формулам.
Таким образом, в сущности, известный способ представляет собой способ заполнения электронной таблицы, который включает следующие этапы: внесение посредством устройства ввода электронно-вычислительной машины исходных данных по меньшей мере в одну влияющую ячейку электронной таблицы, содержащейся в электронно-вычислительной машине; определение их результирующего показателя, зависимого посредством формул от их изменения во влияющей ячейке, с последующим его отображением в результирующей ячейке посредством устройства вывода информации электронно-вычислительной машины; обозначение результирующей ячейки визуальным сигналом в зависимости от заданного условия.
Этот известный способ заполнения электронной таблицы выбирается в качестве прототипа, так как он имеет наибольшее число существенных признаков, совпадающих с существенными признаками заявляемого изобретения.
Однако прототип имеет существенный недостаток, а именно, низкая эффективность работы пользователя с электронной таблицей в случаях, когда пользователь оперирует таблицами, ячейки которых ассоциированы более чем с одной формулой, причем формулы не являются альтернативными (базисной и корректирующей), а в равной степени справедливы для данного показателя. Имея более одной формулы, ассоциированных с результирующей ячейкой, прототип содержит ручной (самостоятельный) выбор пользователем формулы, результат которой отображается в ячейке в данный момент времени. Кроме того, прототип не предусматривает использование ячеек, ассоциированных с формулами для ввода в них пользователем исходных данных, а только в качестве ячеек вывода результата содержащихся в них формул.
Задачей настоящего изобретения является создание нового способа заполнения электронной таблицы с достижением следующего технического результата, а именно, повышение эффективности работы пользователя с электронной таблицей за счет ускорения и упрощения процесса ввода данных.
Поставленная задача решена за счет того, что в известном способе заполнения электронной таблицы, заключающемся во внесении посредством устройства ввода электронно-вычислительной машины исходных данных по меньшей мере в одну влияющую ячейку электронной таблицы, содержащейся в электронно-вычислительной машине, определении их результирующего показателя, зависимого посредством формул от их изменения во влияющей ячейке, с последующим его отображением в результирующей ячейке посредством устройства вывода информации электронно-вычислительной машины, обозначении результирующей ячейки визуальным сигналом в зависимости от заданного условия, согласно настоящему изобретению исходные данные вносят на выбор во влияющую или в результирующую ячейку, при этом, если исходные данные внесли в результирующую ячейку, то в ней в качестве результирующего показателя отображают внесенное значение, а если исходные данные внесли во влияющую ячейку, то при совпадении предыдущего значения их результирующего показателя с его отображенным в результирующей ячейке значением осуществляют замену в результирующей ячейке предыдущего значения результирующего показателя на его новое значение, причем визуальным сигналом обозначают результирующую ячейку, если отображенное в ней значение результирующего показателя не соответствует его значению, определенному хотя бы по одной из его формул.
Таким образом, заявляемое техническое решение всей своей совокупностью существенных признаков позволяет повысить эффективность работы пользователя с электронной таблицей за счет ускорения и упрощения ввода данных, поскольку вводят не только исходные данные для оценки результирующего показателя по его формуле, но и результирующий показатель, являющийся в этом случае исходными данными, при этом не разрушая формульные связи между ячейками и оставляя возможность автоматического их пересчета. То есть согласно заявляемому способу ячейки в электронной форме (таблице) ввода данных не разделяют на этапе ввода информации на ячейки исходных данных и ячейки результатов вычислений. Ячейку могут одновременно использовать и как источник ввода информации пользователем, и как интерфейс отображения результирующего показателя, определенного по заданной для него одной или более формулам. При этом пользователь, в отличие от прототипа, не делает выбор, результат вычислений какой именно формулы из нескольких имеющихся для данного показателя он хочет увидеть в ячейке. Вывод результирующего показателя определяют автоматически. Это позволяет пользователю, с одной стороны, начинать ввод с итоговых значений результирующего показателя, что особенно актуально в случае со взаимосвязанными таблицами, с другой - сохранить автоматический пересчет значений в результирующих ячейках при изменении данных во влияющих ячейках. Причем для более эффективной работы с таблицами результирующую ячейку обозначают визуальным сигналом, если отображенное в ней значение результирующего показателя не соответствует его значению, определенному хотя бы по одной из формул. Это позволяет пользователю своевременно заметить и устранить несоответствие между отображенным значением и результатом, определенным по формулам.
Заявителем проведен патентно-информационный поиск по данной теме, в результате которого заявляемая совокупность существенных признаков не выявлена. Поэтому предлагаемое изобретение можно признать новым.
Соответствие данного изобретения критерию патентоспособности «изобретательский уровень» обосновывается следующим.
Данное изобретение для специалиста логически не следует из известного уровня техники. Так, например, применяемый в настоящее время способ заполнения электронной таблицы и прочих форм ввода данных следующий (реализован в табличных процессорах MS Excel, Lotus 1-2-3, OpenOfiice.org Calc, LibreOffice Calc): пользователь вводит во влияющие ячейки данные и автоматически получает значение результирующего показателя в результирующей ячейке, ассоциированной с определенной формулой.
При этом:
- в одной результирующей ячейке отображается результирующий показатель, определенный только по одной формуле (единственной или одной из нескольких, выбранных пользователем в данный момент, как это предусмотрено в прототипе);
- у пользователя отсутствует возможность ввести результирующий показатель в результирующую ячейку, либо такая возможность есть, при этом значение результирующей ячейки с этого момента перестанет определяться по формуле (ячейка перестает быть результирующей), либо продолжит определяться по формуле, автоматически заместив ранее введенное пользователем значение при любом изменении влияющей ячейки.
Из этого следует, что табличные формы заполняют в одном направлении - путем ввода значения во влияющую ячейку с автоматическим расчетом значения результирующей ячейки. Ввод сначала результата формулы, а затем значений ее членов без отказа от автоматического пересчета делает бессмысленным предварительный ввод результирующего значения. Другой недостаток описанного способа - отсутствие обоснованного представления в ячейке результата расчета показателя, для которого имеется более одной равноправной формулы (выбор одного результата из нескольких при их несовпадении).
Например, если имеются 2 взаимосвязанные таблицы (Фиг. 1), в которых значения итоговых строк оценивают по формулам, то согласно распространенному в настоящее время способу автоматизации заполнения числовых табличных форм, реализованному, например, в табличных процессорах EXCEL™ компании MICROSOFT CORPORATION, OpenOfilce.org Calc и др., предполагается ввод сначала М и К, а затем В, т.е. сначала заполняют таблицу 2, а затем таблицу 1. Но часто в практических задачах пользователю уже известно значение А и удобней сначала заполнить таблицу 1, а затем таблицу 2. Если пользователь введет значение А, то формула А=М+К временно не будет верной, до тех пор пока пользователь не введет значения М и К. Но как только пользователь введет значение первого из недостающих членов (М или К), показатель А автоматически пересчитается по формуле А=М+К, значение А изменится по сравнению с верным значением, ранее введенным пользователем. Одновременно изменится значение в ячейке С по сравнению уже представленным правильным. Т.е. пользователю не имеет смысла вводить значение А в таблице 1, оно все равно начнет меняться по мере заполнения таблицы 2. При этом, если пользователь, который уже ввел все значения в таблицу 1 и начал вводить данные в таблицу 2 решит отказаться от ее дальнейшего заполнения, ему придется заново вводить данные в таблицу 1, поскольку значения ячеек А и С уже были автоматически пересчитаны с вводом первого показателя (М или К) таблицы 2.
Таким образом, известные способы работы с электронными таблицами позволяют ввести в ячейку формулу и дальше результирующее значение по ней будет определяться автоматически. Однако нельзя ввести в результирующую ячейку числовое значение, т.к. формула будет замещена и значение результирующего показателя с этого момента автоматически определяться не будет. При этом в них также применяется визуализация в случае ошибки, например в ячейке появляется надпись об ошибке, если происходит деление на 0, или если введенная формула синтаксически некорректна, или если в формуле имеется ссылка на несуществующую ячейку. Т.е. в известных решениях помечают технические ошибки.
В заявляемом же изобретении ситуация иная. В предложенном способе заполнения электронной таблицы, представляющем собой способ двухстороннего ввода, решают эту проблему за счет определенного алгоритма включения и выключения автоматического изменения (пересчета) значений результирующего показателя в результирующих ячейках. Пересчет формулы и замена в результирующей ячейке значения результирующего показателя на новое происходит при условии, что до ввода результат формулы был правильный (т.е. совпадал со значением, представленным в результирующей ячейке). Ячейка, в которой представленное значение результирующего показателя не совпадает с результатом его расчета по формуле, помечается визуальным сигналом. Как только пользователь урегулирует формулу (путем ввода нового значения во влияющие или результирующую ячейки), формула станет верной и любое изменение значений влияющих ячеек вновь будет приводить к автоматическому пересчету показателя в результирующей ячейке. Использование визуализации при несоответствии результата формулы и отображенного результата позволяет пользователю понимать, в каком режиме находится формула, правильное ли сейчас значение результирующего показателя (и, следовательно, формула продолжает пересчитываться автоматически) или неправильное (и автопересчет приостановлен до урегулирования формулы). При этом визуальный сигнал обращает внимание пользователя на ячейку, не мешая отображению в ней числового значения.
Сущность заявляемого изобретения и возможность его практической реализации поясняется приведенным ниже описанием и чертежами.
На Фиг. 2 представлена схема способа заполнения электронной таблицы.
На Фиг. 3 представлена возможная конфигурация устройства для реализации предложенного способа.
На Фиг. 4 представлен пример реализации заявляемого способа.
Способ заполнения электронной таблицы (Фиг. 2) заключается во внесении посредством устройства ввода электронно-вычислительной машины исходных данных по меньшей мере в одну влияющую ячейку электронной таблицы, содержащейся в электронно-вычислительной машине, определении их результирующего показателя, зависимого посредством формул от их изменения во влияющей ячейке, с последующим его отображением в результирующей ячейке посредством устройства вывода информации электронно-вычислительной машины, обозначении результирующей ячейки визуальным сигналом в зависимости от заданного условия. При этом исходные данные вносят на выбор во влияющую или в результирующую ячейку, при этом, если исходные данные внесли в результирующую ячейку, то в ней в качестве результирующего показателя отображают внесенное значение, а если исходные данные внесли во влияющую ячейку, то при совпадении предыдущего значения их результирующего показателя с его отображенным в результирующей ячейке значением осуществляют замену в результирующей ячейке предыдущего значения результирующего показателя на его новое значение, причем визуальным сигналом обозначают результирующую ячейку, если отображенное в ней значение результирующего показателя не соответствует его значению, определенному хотя бы по одной из его формул.
Под ячейкой в настоящем документе понимается визуальное поле электронной формы, предназначенное для ввода пользователем числового значения и/или отображения числового значения, полученного в результате математического вычисления результатов формул.
Визуальный сигнал - это цветовая или иная маркировка ячейки или содержащегося в ней числа с целью обратить внимание пользователя на несоответствие представленного в ячейке значения и значения, полученного в результате расчета данного показателя по формуле. Визуальный сигнал дополнительно может разделяться на два типа:
- тип А ("ошибка"): если имеется несоответствие, при этом хотя бы один из членов формулы не равен нулю;
- тип Б ("предупреждение"): если имеется несоответствие, при этом все члены формулы имеют нулевые значения.
Тип Б отличается от типа А тем, что несоответствие типа Б не всегда свидетельствует о вводе ошибочных данных. Например, пользователь заполнил только таблицу 1 (см. Фиг. 1). Ячейка с показателем А маркируется визуальным сигналом, т.к. не введены данные М и К (равны 0). Но это не значит, что введено неправильное значение А, это значит, что пользователь не расшифровал это значение в разрезе М и К (используется визуальный сигнал типа Б). Подобный подход дает пользователю информацию, с чем связан визуальный сигнал: с вводом ошибочных данных (тип А) или с наличием других ячеек (таблиц), где значение показателя описывается (расшифровывается) через другие члены, значения которые еще не введены (тип Б).
Предложенный способ может быть реализован в любой подходящей для исполнения программного кода вычислительной среде, включая персональные компьютеры, карманные вычислительные устройства, мини-компьютеры, вычислительные серверы и т.п.Также могут использоваться распределенные вычислительные среды, где задачи выполняются удаленными обрабатывающими устройствами, связанными между собой вычислительной сетью.
На Фиг. 3 представлена возможная конфигурация устройства для реализации предложенного способа. Указанное устройство представляет собой электронно-вычислительную машину и включает в себя вычислительный процессор 1 ("CPU"), внутреннюю память 2, состоящую из оперативного запоминающего устройства ("RAM") и постоянного запоминающего устройство ("ROM"), внешнюю память 3, которая может быть представлена жесткими дисками, твердотельными накопителями, оптическими дисками, флэш-памятью и прочими устройствами для хранения информации. В качестве источника 4 пользовательских данных могут использоваться периферийные компьютерные устройства 5 ввода информации (клавиатура, манипулятор типа "мышь", электронное перо, сенсорные и прочие устройства ввода информации), а также сетевые устройства, подключенные через соответствующий сетевой интерфейс 6, принимающие информацию, введенную пользователем на удаленных устройствах вычислительной сети. В качестве интерфейса 7 вывода данных используется электронный дисплей или устройства печати на бумажных или прочих носителях, подключенные через контроллер ввода/вывода. Перечисленные устройства соединены между собой посредством системной шины 8.
В качестве вычислительной среды реализации предложенного изобретения может выступать операционная система 9, на базе которой функционирует прикладное программное обеспечение 10, включающее, в том числе, электронную форму 11 (таблицу) ввода данных. Примерами операционных систем являются операционная система WINDOWS от компании MICROSOFT CORPORATION, также UNIX-подобные операционные системы (LINUX, FREEBSD, ANDROID и др.). В качестве прикладного программного обеспечения, реализующего электронную форму (таблицу) ввода данных и описанный в данном патенте способ работы с ней, может выступать разработанная автором патента программа для составления финансовой отчетности по международным стандартам "Отчетность по МСФО+трансформация" [http://www.audit-it.ru/ifrs/].
Электронная форма 11 (таблица) ввода данных состоит из ряда полей (ячеек), ассоциированных с определенными показателями. Часть из этих показателей рассчитывается по формулам, членами которых выступают другие показатели. Показатель может быть результатом расчетов по одной или более формулам, не являющихся альтернативными, а в равной степени справедливыми для данного показателя. Например, показатель величины материальных запасов можно получить по двум равноправным формулам: а) сумма материальных запасов по всем их видам, и б) сумма по всем местам хранения.
Особенностью заявляемого способа является отсутствие связи одной конкретной формулы с определенной ячейкой, в которой представлен ее результат. Ячейка ассоциируется не с формулой, а с показателем, который может являться результатом, определенным более чем по одной формуле (Фиг. 4). Причем формулы не являются альтернативными, а в равной степени справедливы для данного показателя, имеют одинаковый приоритет.
Такое часто встречается в финансовых отчетах, когда один показатель расшифровывается в нескольких разрезах (характеристиках). Например, общая сумма материальных ценностей представляется в двух разрезах: сумма по видам ценностей и сумма по местам их хранения. Предложенный в настоящем способе алгоритм двухстороннего ввода облегчает заполнение подобных таблиц, т.к. позволяет начать ввод с любого из показателей (Фиг. 4). При этом отображение числа в результирующей ячейке (С), в соответствии с заявляемым способом, делает процесс заполнения таблиц более удобным и наглядным для пользователя по сравнению с постоянным автоматическим пересчетом показателя С при любом изменении значения одного из членов формул (А, В, Т, Р).
Таким образом, достигается технический результат заявляемого способа, а именно, повышение эффективности работы пользователя с электронной таблицей.