Об организации хранения документов киновидеостудий в постперестроечный период

1А.Н. Крячко

ОБ ОРГАНИЗАЦИИ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ КИНОВИДЕОСТУДИЙ В ПОСТПЕРЕСТРОЕЧНЫЙ ПЕРИОД

В статье рассматриваются характерные особенности ведения архивов организаций негосударственной формы собственности. Уделяется внимание значимости создания бизнес-архивов в различных сферах, в том числе в сфере культуры и в кинематографии. Одна из основных целей данного исследования - выявление основных особенностей деятельности архивов негосударственных киновидеостудий в 1990-2000-х гг. на примере студии «Надежда». Проведен анализ состава документов «Надежды», выявлены причины утраты части документов.

Ключевые слова: бизнес-архив, киновидеостудия, организация хранения.

В условиях постоянно возрастающего значения негосударственных форм хозяйственной деятельности в российской экономике культура предпринимательства приобретает собственное ценностно-смысловое значение. В связи с этим управление любой современной компанией должно быть направлено на поддержание и сохранение корпоративной идентичности. Возможности и успех осуществления этого определяются отношением компании к своей истории, способностью создать оптимальную модель организации и ведением бизнес-архивов. Бизнес-архив - это архив частного предприятия, формируемый независимо от характера его деятельности (производственной, финансовой, коммерческой, посреднической и др.). Такой архив включает документы, представляющие научно-практический и исторический интерес и отражающие деятельность конкретного предприятия, начиная с регистрации фирмы, организации основных форм ее деятельности до особенностей управления и маркетинговой политики. Любое

© Крячко А.Н., 2011

новое стратегическое решение фирмы, как правило, базируется на тщательном анализе исходных позиций, изучении факторов успеха предыдущей деятельности и ретроспективных информационных ресурсов, накопленных знаний, навыков, возможностей и достижений. Очевидна значительная востребованность архивов в обеспечении рекламной деятельности компании, различных форм работы по связям с общественностью. Политика сохранения ретроспективной документации является своеобразным средством проявления легитимности предпринимательства. Создание архивов в деловой сфере всегда ассоциируется с восприятием их как главного показателя признания фирмами исторической значимости и смысла собственной деятельности.

Проекция бизнеса на разные сферы деятельности российского общества с начала 1990-х годов распространилась и на архивную систему. Законодательно оформленная возможность создания частных архивов и существования негосударственной части Архивного фонда страны привела не только к резкому снижению темпов пополнения АФ РФ документами, но и к формированию архивов частных фирм без публичного о них объявления1. Постоянно возрастающее значение негосударственных форм хозяйственной деятельности в российской экономике отразилось и на культуре, в том числе на отечественной кинематографии, преобразования в которой приобретают собственные черты2.

В конце 1980 - начале 1990-х годов стали появляться первые частные студии. Они появлялись именно на базе той модели3, которая существовала в государственном кинематографе, на его технологиях и не без участия самих государственных студий4. По данным электронной версии неопубликованного справочника по фильмопроизводству (М.: Delongi), к 2001 г. у его составителей имелись сведения, что только в Москве работали около 200 киновидеостудий (далее КВС), готовых к выполнению заказов на изготовление игровых, неигровых и анимационных киновидеофильмов как за счет бюджетного финансирования, так и частных вложений.

Наряду со структурно-экономическими преобразованиями в отечественном кинематографе, который переходит от чистого киноискусства к кинобизнесу, происходило естественное образование множественных коллекций киновидеопродукции во вновь созданных киновидеостудиях. Базой для этих коллекций служили следующие источники: личные архивы создателей КВС; остатки монтажа кинофильмов и видеофонограммы оригинальных съемок видеофильмов; архивная кинохроника на кинопленке или видеоленте, приобретенная в архивах, но не полностью использованная

в производстве; другие источники. Эти коллекции чаще всего представляют собой неклассифицированную, несистематизированную и неописанную россыпь аудиовизуального продукта, состоящего как из оригиналов, так и из копий кино- и видеофильмов.

В постперестроечный период закладываются основы взаимодействия государственной и негосударственной систем кинематографии; разрабатываются ее правовые основы. Вместе с тем важным представляется вопрос, который многими кинематографистами в этот неоднозначный период вообще не учитывается. Это сохранение кинематографического наследия: художественных и документальных картин в государственных архивах, в архивах киностудий, а с появлением частных форм собственности, и в аудиовизуальных архивах КВС, архивах телеканалов, различных общественных организаций.

Целью написания данной статьи является выявление основных особенностей деятельности архивов негосударственных киновидеостудий в 1990-2000-х гг. на примере студии «Надежда».

Масштаб деятельности студии не очень велик, но заслуживает внимательного изучения в силу того, что сама по себе организация является весьма типичной в отношении устройства, видов работ, хранения собственных материалов. Это и позволит на примере одной КВС сделать определенные выводы о деятельности негосударственных студий, их взаимодействии с государственными организациями, в том числе и архивами. За время существования КВС в ее новом виде и статусе (негосударственной организации) было создано 30 полнометражных и около 20 короткометражных фильмов.

Киновидеостудия «Надежда» была организована в 1991 г.; учредительные документы студии были зарегистрированы 13 июля 1991 г. (перерегистрация была произведена уже в 1995 г.). В состав КВС вошли режиссеры, операторы, редакторы бывшей киностудии Министерства обороны СССР, которая после значительного сокращения была объединена со своим филиалом, располагающимся в поселке Болшево-1 (сейчас город Юбилейный Московской области)5. В период 1991-1992 гг. на базе киностудии силами ее бывших сотрудников было создано пять негосударственных КВС, которые частично выкупили, частично приватизировали некоторые технические средства и материалы киностудии МО СССР. Среди вновь созданных творческих организаций была и КВС «Надежда»6.

Архив КВС «Надежда» подразделяется на традиционную часть (документы на бумажной основе) и нетрадиционную (фильмы на кинопленке, видеопленке и цифровых носителях).

Условно традиционные документы КВС можно разделить на текущую документацию и архивную. Документы на бумажных носителях сформированы в дела и помещены в папки, располагаются на открытых полках шкафа в помещении студии. Дела формируются по мере поступления документов. Специально выделенное помещение для архива отсутствует, текущие и архивные документы хранят совместно.

Архивная часть документов представлена делами, которые включают материалы по уже законченному производству фильмов, текущая документация - документы по незаконченному производственному циклу. Дела в архиве студии формируются по видовому признаку. Формирование дел и классификация документов в целом осуществляются по практической потребности, а не по научным критериям. Среди документов архива можно выделить следующие разновидности: договоры, переписка, сопроводительные документы к отдельным фильмам, документы по нескольким фильмам (литературный сценарий, дикторский текст, титры). Монтажные листы хранятся отдельно.

В состав документов КВС входят папки «Термояд» (материалы по созданию фильма о термоядерной бомбе); «Приказы по КВС» (внутренняя документация); «Договоры» (договоры на создание фильмов); «Переписка КВС» (входящая и исходящая корреспонденция); «Надежда» (сметы, приказы о запуске производства фильма, акты об окончании производства); «Учредительская документация» (хранится в отдельном шкафу, к которому ограничен доступ и которая содержит Устав (1995 г.); «Синхроны» (информация о названии, дате съемки, расшифровка аудиозаписи, тайм-код и др.), а также учредительный договор о создании и деятельности ООО «Киновидеостудия "Надежда"»; договоры с исполнителями; бухгалтерская отчетность; регистрационные документы; протоколы Учредительного собрания.

Основной разновидностью документов в документообороте КВС, да и многих негосударственных организаций, является договор, который имеет стандартную форму.

По своей сути коммерческие договоры (контракты) являются основными правовыми документами во взаимоотношениях между организациями. Договор - документ, представляющий собой соглашение сторон об установлении и регулировании каких-либо отношений7.

В данном случае при взаимодействии КВС с другими организациями или физическими лицами используется стандартная форма договора, в некоторых случаях договор имеет несколько другой вид, что связано с выполнением условий заказчиков, которые кор-

ректируют форму документа или предлагают свою; договоры чаще приобретают нестандартную форму в том случае, если они заключаются с телеканалами.

В своей деятельности студия наиболее часто использует договор о переуступке, передаче прав8. Типичный договор с заказчиком имеет стандартные для него составные части:

- название вида и заголовок документа;

- дата, номер, место составления;

- наименование сторон;

- предмет договора (передача неисключительных прав на использование фрагментов фильма в создании документального телевизионного фильма путем включения фрагментов в состав фильма);

- условия и сроки реализации (срок действия прав - от даты подписания сторонами договора и в течение всего срока действия авторских прав на фрагменты и фильм);

- условия и сроки оплаты, особенности и порядок расчетов (оплата производится на основании подписанного сторонами акта, отражающего фактический хронометраж использованных в фильме фрагментов и размер вознаграждения киностудии, по выставляемому киностудией счету. Обязательства считаются исполненными надлежащим образом с момента списания денежных средств с корреспондентского счета банка пользователя);

- ответственность сторон (стороны гарантируют, что обладают всеми правами, необходимыми для заключения договора; киностудия гарантирует пользователю, что нет ничего, что могло бы препятствовать использованию фрагментов; претензии со стороны третьих лиц разрешаются пользователем самостоятельно и т. д.);

- форс-мажорные обстоятельства;

- порядок разрешения споров (при недостижении согласия споры, возникшие между сторонами, подлежат рассмотрению в Арбитражном суде г. Москвы);

- юридические адреса сторон;

- подписи должностных лиц (генеральные директора);

- печати предприятий-контрагентов.

Основная особенность договора заключается собственно в предмете договора, а именно в том, что он нематериален. А также в том, что документ основывается на ФЗ «Об авторском праве и смежных правах», при этом пользователю, помимо неисключительных прав на использование фрагментов фильма, передаются все неисключительные имущественные авторские права на использование филь-

ма. И оплата в итоге происходит за права, а не за «материальные» фрагменты фильма.

Одним из видов договоров, заключаемых КВС, являются договоры с телекомпаниями и телерадиокомпаниями. Так, по договору о передаче прав на использование фильма9, заключенному между одной из федеральных телерадиокомпаний (ТРК) и ООО КВС «Надежда», ТРК передавалось исключительное право на сообщение для всеобщего сведения путем передачи в эфир, по кабелю, проводам или с помощью иных аналогичных средств документального фильма под названием «Gira, gira. Крутись, вертись».

Передаваемое право, по сути, включало в себя право на двухразовый телевизионный показ фильма (при этом одноразовый показ включал в себя показ и повтор в течение суток). Если же вторая передача в эфир состоялась раньше окончания указанного срока, то права на использование этого фильма прекращались по истечении 24 часов с момента передачи его в эфир.

КВС по договору передает телекомпании видеозапись фильма и одновременно предоставляет сведения об использовании в нем произведений российских и иностранных авторов, а также предоставляет документы, подтверждающие законные права владельца на это произведение.

Важной отличительной чертой этого договора является условие о том, что ТРК обязуется не вносить каких-либо изменений ни в фильм, ни в его название при использовании фильма в соответствии с настоящим договором, за исключением случаев, когда в фильме содержится рекламная, спонсорская либо иная подобная информация, а также адреса или реквизиты КВС, либо когда требуется адаптация фильма для показа в рамках телевизионного формата.

Как правило, договор прекращается в связи с выполнением взаимных обязательств по договору, по окончании срока использования фильма, возврата его владельцу, подписания сторонами акта о выполнении работ и оплаты компанией предоставленных прав согласно этому акту.

Одним из наиболее распространенных договоров в деятельности КВС является договор о совместном производстве видеофильма. Условия достаточно просты: заказчиком осуществляется финансирование фильма, а исполнитель организует производство. При этом исполнитель подготавливает смету и календарно-постановочный план, техническую базу производства фильма, вносит в титры фильма надпись об участии заказчика в производстве картины, передает заказчику пять копий готового фильма. А заказчик занимается финансированием и предоставляет необходимые кино-, видео-, фото-и другие архивные материалы по теме фильма. Но важно то, что все

же право творческого решения фильма остается за исполнителем. А право коммерческого использования фильма принадлежит сторонам в равной степени, так же как и право проката и выбора способа реализации фильма через кинорынок или договорные отношения с прокатом, другими организациями, контракт с зарубежным прокатом принадлежит заказчику и исполнителю.

Договор, заключаемый между государственным архивом (далее Архив) и КВС, также имеет ряд особенностей10:

- уже в самом тексте договора отмечено, какими нормативными актами обусловлены пункты этого договора: ФЗ «Об архивном деле в РФ»11; «Положение об Архивном фонде РФ»; «Закон об авторском праве и смежных правах»12; ФЗ «Об обязательном экземпляре документов»13; «Положение о РГАКФД»;

- предмет договора определяется как оказание Архивом услуг КВС по консультированию, отбору, изготовлению копий архивных киновидеодокументов и предоставление неисключительного права на их воспроизведение только в конкретном фильме;

- право на воспроизведение копий киновидеодокументов, попадающих под действие «Закона об авторском праве и смежных правах», пользователь получает самостоятельно;

- в случае повторного использования приобретенных копий киновидеодокументов для других проектов пользователь письменно обращается в Архив за правом их повторного использования;

- договор вступает в силу с момента его подписания уполномоченными представителями обеих сторон и действует 1 год.

По сути, коммерческие договоры - это основной вид документации в аудиовизуальной сфере, имеющий свои отличительные черты, в которых помимо практических интересов учитываются профильные нормативные документы.

Другой разновидностью документов, которые хранятся в КВС, являются аудиовизуальные. Среди них оригиналы и копии на различных носителях. Физически аудиовизуальные документы в КВС «Надежда» хранят на полках вдоль стен в помещении киновидеостудии. Систематизация проведена таким образом, чтобы их было удобно использовать сотрудникам студии. Основным носителем для фильмов КВС является Betacam SP, а также видеокассеты VHS и S VHS. Кроме того, в архиве «Надежды» есть некоторые фильмы, записанные в устаревшем формате Юматик (на данный момент им уже не пользуются). На минидисках (MiniDV) хранят аудиозаписи. В последнее время картины начали переводить на цифровую осно-

ву - формат DVD. Поскольку не обеспечиваются условия хранения, то у магнитных лент, которые представляют собой кинопленки на ТАЦ-основе, подверженные «уксусному синдрому», начинает осыпаться магнитный рабочий слой.

Относительно оформления аудиовизуальных документов можно отметить, что каждый носитель наделен ярлыком и имеет порядковый номер, свое название, указаны продолжительность фильма, наименование материала.

В состав аудиовизуального архива КВС входят также старые (производства до 1989 г.) кинофильмы на кинопленке. Сохранность этих документов обеспечивается использованием металлических коробок для хранения пленки. В отдельных коробках размещены негатив, контратип, позитив. К сожалению, не вполне обеспечиваются оптимальные климатические условия хранения и не применяется дополнительная обработка; а также в отношении этих документов не предпринимается перезапись на другие носители с целью обеспечения сохранности содержащейся в них информации.

Тот факт, что в студии хранятся аудиовизуальные материалы на различных носителях, должен предполагать различные условия хранения. Для продления срока стабильности хранящихся материалов целесообразно выполнять следующие дополнительные требования к температурно-влажностным условиям: снижать температуру и относительную влажность воздуха в помещении хранения аудиовизуальных документов в пределах технических возможностей архива; не допускать снижения относительной влажности воздуха в хранилищах ниже 35%. Таким образом, требования по условиям хранения аудиовизуальных документов, установленные в действующей нормативно-технической документации, не соблюдаются14.

В своей деятельности сотрудники также используют электронный каталог. Этот каталог был в свое время сделан для КВС и имеет многоаспектную структуру: тематические разделы, по персоналиям, по конкретным названиям и т. д.

Особенности хранения и использования документов архива КВС не соответствуют требованиям нормативной документации. Но этому есть свои объяснения, которые заключаются скорее в повседневных реалиях и практическом характере использования документов (как традиционных, так и нетрадиционных).

Создание картин КВС осуществляется по заказной системе, т. е. инициатива создания картины идет от заказчика (в редких случаях инициатором становится КВС, это происходит, если сотрудники находят подходящую тему или юбилейную дату для нового произведения), который и осуществляет полностью оплату работ. Сама КВС не производит фильмы за собственный счет.

Заключается договор, и заказчик оплачивает иногда всю сумму, иногда половину, иногда эта сумма делится на три части. Например, 30% выплачивается в подготовительный период; 30% - в съемочный период и 40% - уже после того как фильм сдан. Тираж выпускаемых картин обычно не превышает 500 копий.

Заказчиками фильмов для КВС являются в основном государственные организации и редко частные. Так, например, среди заказчиков имеются такие структуры, как Министерство атомной промышленности, правительство Республики Северная Осетия. Уже готовые произведения используются для внутренних показов либо для показов на телевидении.

На киновидеостудии создают только документальные фильмы-публицистические, научные или научно-популярные. Тематика создаваемых картин в основном определяется военно-патриотическими мотивами, а также это могут быть исторические фильмы, ленты, посвященные отдельным персоналиям, оборонной промышленности: создание первой атомной бомбы или термоядерной бомбы. Есть и картины, относящиеся к современности - «60 лет Арзамасу-16».

«Надежда» при подготовке своих фильмов взаимодействует со следующими архивами: Архив Президента Российской Федерации; Российский государственный военный архив; Центральный архив Минобороны РФ; Российский государственный архив новейшей истории; Российский государственный архив кинофотодокументов (Красногорск); Госфильмофонд РФ; Российский государственный архив социально-политической истории; Российский государственный военный архив; Музей Вооруженных сил; Российский государственный архив фонодокументов; Историко-документаль-ный департамент МИД РФ; Музей современной истории; личные архивы.

На основании изучения и анализа организации хранения поливидового состава документов в КВС «Надежда» могут быть сделаны следующие основные выводы: практически архив как систематизированная, классифицированная и обоснованно учтенная система хранения традиционных и аудиовизуальных документов отсутствует; для хранения архивных документов не выделено специального помещения, не соблюдаются условия и режимы хранения документов. Основной причиной данных несоответствий требованиям хранения документов и ведения документооборота могут быть определены и постоянное практическое использование документации (аудиовизуальной и традиционной) и небольшой масштаб деятельности организации.

Согласно российскому законодательству, архивы негосударственной организации являются собственностью владельцев ком-

пании, но следует отметить, что их документы являются ценным источником для изучения экономической истории России. Поэтому целесообразно, чтобы такие архивы были учтены, а документы сохранены в архивном фонде РФ в соответствии с установленными законом РФ правилами.

Важно отметить, что любая частная фирма призвана решать не только текущие вопросы, но и сама ее деятельность имеет историческую значимость. Это касается в первую очередь крупных компаний, масштаб деятельности которых определяет необходимость наличия собственного архива. Документы такого архива обычно используются при подготовке изданий по истории компании, выполняют роль документальных источников в исторических исследованиях, служат поддержанию престижа фирмы в мировом сообществе15.

«Память общества» откладывается в государственных архивах, что является действенной и хорошей традицией. Но так называемую «малую память» можно обнаружить и надо сохранить в архивах организаций и компаний разных форм собственности и масштабов деятельности.

На деле каждая конкретная компания формирует свои правила и традиции, которые целесообразны для использования в работе архива именно этой компании, при этом возможны варианты, когда бизнес-архив не будет выделен в отдельную структурную часть организации, но создание его целесообразно и выгодно для организации, целью которой является саморазвитие и достижение наилучших результатов в своей деятельности.

Примечания

Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах от 07.07.1993 № 5341-1 // Российская газета. 1993. 14 августа.

Гедрович Ф.А. Особенности процесса формирования бизнес-архивов киновидеопродукции // Проблема 2003. Экономическая история и бизнес-архивы: инс-титуционализация знания и новая архивная парадигма: Доклады и сообщения на круглом столе 19 мая 2003 г. М., 2004. 102. С. 1-2.

Хорошая привычка ходить в кино: интервью с И.А. Толстуновым // СК-Ново-сти. 2001. № 28-29 (112-113). 12 нояб. С. 6-7.

Концепция развития кинематографии РФ до 2005 г. (одобрена постановлением Правительства РФ от 18.12.97 г. № 1561) // Сборник «О законодательстве РФ в области кинематографии, авторского права, творческих союзов». М.: Кинопроцесс. 2001. С. 3-12.

2

3

4

Гетман М, Давыдов С. Киностудия Министерства обороны РФ - из прошлого в будущее // Техника и технологии кино. 2005. № 2. С. 15-19. Интервью с О.П. Кашириной, главным редактором киновидеостудии «Надежда» (провела интервью А.Н. Крячко) 27.03.2007; Крячко А.Н. Дипломная работа студентки 5 курса РГГУ «Экономические документы по деятельности государственных архивов и негосударственных киновидеостудий в 1991-2005 гг. Опыт историко-архивоведческого исследования». М., 2007. Документы. Делопроизводство. М., 2003. 160 с.

Договор № 2В-220/0804 о передаче неисключительных прав на использование фрагментов фильма «РДС-1» от 03.08.2004 г. (Государственный архив кинофотодокументов).

Договор № 354/902-458 от 20 декабря 2005 г., о передаче прав на использование фильма, заключенный с Государственной телевизионной и радиовещательной компанией «Культура» (Государственный архив кинофотодокументов). Договор № 128 от 18 апреля 2005 г. между РГАКФД и ООО КВС «Надежда» (Государственный архив кинофотодокументов).

ФЗ РФ от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» // Российская газета (Федеральный выпуск). 2004. № 3614. 27 окт. ФЗ РФ «Об авторском праве и смежных правах» от 9 июля 1993 г. № 5351-1 (с изменениями от 19 июля 1995 г. № 110-ФЗ) // Российская газета. 1993. 3 авг. ФЗ № 77-ФЗ от 29.12.1994 «Об обязательном экземпляре документа» (ред. от 11.02.2002, с изм. от 23.12.2003) // Российская газета. 1995. № 11-12. 17 янв. ГОСТ 7.65-92. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Кинодокументы, фотодокументы и документы на микроформах. Общие требования к архивному хранению. Каталог документов Norma CS (Информационной системы по нормативным документам). [Электронный ресурс]. URL http://www.normacs.ru/Doclist/doc/102Q.html (дата обращения: 10.11.08); ГОСТ 7.68-95. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Фоно- и видеодокументы. Общие технические требования к архивному хранению. Нормативная база ГСНТИ [Электронный ресурс]. URL: http://www.gsnti-norms.ru/norms/common/doc.asp?0&/norms/stands/7-68.htm (дата обращения: 10.11.08).

Карапетянц И.В. Экономические архивы Западной Европы и США в постиндустриальном мире: общность и своеобразие. М., 1998.

5

6

9

10

12

13

14

15