Тенденции развития системы управленческой документации

УДК 002

Г.В. Матвеева, С.В. Заборовская ТЕНДЕНЦИИ РАЗВИТИЯ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

В статье говорится о современных управленческих документах и системах управленческой документации; поднимается проблема развития данных систем в условиях информатизации и глобализации общества. Существующая классификация управленческих документов и систем документации не отвечает современным требованиям и нуждается в дальнейшей разработке в плане унификации, стандартизации и терминологического обеспечения.

Ключевые слова: информация, документ, система документации, документированная информация

G.V.Matveeva, Zaborovskaya S.V. TENDENCIES OF DEVELOPMENT OF SYSTEM MANAGEMENT DOCUMENTATION

The article refers to the modern management instruments and systems management documentation ; raises the problem of the development of these systems in the information society and globalization . The existing classification - cation of administrative documents and documentation systems does not meet the requirements of modern- mennym and needs further development in terms of unification, standardization of terminology and software. On the development of a modern system of management documentation affected by the following factors: the entry into force of the new legislation; development of socio-economic sphere of the state (growth of the private sector of the economy, expansion and complication of nomenclature, etc.); introduction in practice of work with documents ISO standards; office automation. Significant impact on the modern system of documentation was also provided by the use of electronic documents. The development of information processing technologies, the Internet, systems automate the management of documents, was a powerful factor in the use of documents in electronic form. Documentation systems of interrelated, interdependent, and management processes that they support, and are in constant development.

Keywords: information, document, system documentation, document-based information

Становление и развитие общества предполагает наличие информационных связей, материальным воплощением которых является документированная информация (документ, совокупность документов, система документации). Информация, будучи по своей природе социальной, предопре-деляет социальную сущность документа. В силу этого изучение документа вне социальной среды и вне исторической эпохи, в которой он появился или использовался, невозможно.

Вместе с тем документ, будучи продуктом общества и одним из показателей его развития, оказывает на данное общество обратное воздействие. Посредством документа и систем документации фиксируются общественные связи, упорядочивается общественная практика, формируется общественная память.

Среди множества документов, циркулирующих в обществе, выделяются официальные, служеб-ные или управленческие документы. Значимость таких документов обусловлена сферой их функ-ционирования. Формируясь в недрах государственного аппарата, государственной власти и управ-ления, они оказывают влияние на различные стороны жизнедеятельности общества. Обращение к данным документам позволяет реконструировать историю государства, государственного управ-ления и администрирования.

Однажды появившись, документы прошли длительный путь развития: от простейших форм - к сложным и многоуровневым системам, находящимся в постоянном развитии и взаимодействии.

Современной система управленческой документация строится на отношениях иерархии и соподчинения; обладает признаками, присущими любой системе, т.е. деление на подсистемы и составляющие их элементы, взаимосвязь между ними и взаимообусловленность, относительная самостоятельность и автономность, наличие определенной внутренней организации (структуры), способность к развитию и т. д.

Система документации, согласно ГОСТ Р 7.0.8. - 2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», - это «совокупность документов, взаимосвязанных по признакам назначения, сферы деятельности и единых требований к их оформлению» [8].

В литературе нет общепризнанной научной классификации систем документации, видов и разновидностей документов, используемых в управленческой деятельности. В силу этого однозна-чное отнесение документов к той или иной системе документации не всегда представляется воз-можным. С учетом данного обстоятельства документоведы используют

эмпирически сложившееся разделение документов на системы документации. Свидетельством тому является сама история возникновения и развития систем документации.

Всё многообразие систем документации, их бытование в разные исторические периоды рассматривали Т.В. Кузнецова, Е.А. Плешкевич, Е. Степанов, Н.С. Ларьков, М.Н. Костомарова и др.

Так, Н. С. Ларьков и М. Н. Костомарова считают, что все многообразие системы управленческой документации можно разделить на два основных типа: функциональные системы и корпоративные (атрибутивные) [9, с.21; 10, с.293].

Наиболее долговечными и универсальными, по мнению авторов, являются функциональные системы, поскольку положенные в их основу в важнейшие функции документа (информационная, коммуникативная, кумулятивная и др.) остаются, как правило, неизменными.

К функциональным системам относятся такие комплексы документов, которые обеспечивают выполнение общих управленческих функций и реализацию управленческой деятельности:

- система организационно-распорядительной документации;

- система плановой документации;

- первичная учётная документация;

- отчётно-статистическая документация;

- документация по труду;

- система бухгалтерской документации;

- система финансовой и расчётно-денежной документации;

- система статистической и ведомственной отчётности и др.

Корпоративная система документации представляет собой совокупность документов, обеспечивающих выполнение управленческих функций в определённой сфере государственной деятельности, отрасли хозяйства, в рамках отдельной корпорации (ведомства либо предпринимательской структуры) и т.д. Количество корпоративных систем несоизмеримо больше по сравнению с функциональными системами.

В целом документы, составляющие ту или иную систему управленческой документации, связаны между собой единством целевого назначения и в комплексе обеспечивают документирование той или иной управленческой деятельности. Так, документы системы плановой документации, обеспечивают планирование деятельности учреждения, документы, которые составляют систему распорядительной документации, - регулирование деятельности учреждения. Распорядительная документация (а в более широком плане - организационно-распорядительная), входит, в свою очередь, в состав других, так называемых, специальных систем (кадровая, бухгалтерская документация и др.). Наличие одних и тех же видов документов в разных системах документации - свидетельство тесной взаимосвязи данных систем, а также взаимообусловленности многих направлений общественной практики, которую обеспечивают эти документы. В любом из них присутствует управленческий аспект, оказывающий влияние на документацию, обеспечивающую реализацию управленческой деятельности.

Данную систему классификаций документов до недавнего времени мы могли встретить в ли-тературе по делопроизводству. Сегодня ситуация кардинально изменилась. С начала 2000-х годов в составе и содержании систем документации произошли качественные изменения. Отдельные функ-циональные и корпоративные системы документации наполнились фактическим новым содержа-нием, включили новые виды документов. Так, за последние годы в управленческой деятельности организаций начали активно использовать регламент, согласие, обязательство, реестр и т.д. Появле-ние новых видов документов заставило специалистов по-новому взглянуть на сложившуюся систе-му управленческой документации.

На развитие современной системы управленческой документации влияют следующие факторы:

- вступление в силу новых нормативно-правовых актов;

- развитие социально-экономической сферы государства (рост частного сектора экономики, расширение и усложнение номенклатуры выпускаемой продукции и т.п.);

- внедрение в практику работы с документами стандартов ИСО;

- автоматизация делопроизводства.

Ключевую роль на развитие всей системы управленческой документации оказало вступление в силу новых законодательных актов. После принятия Федерального закона от

27.12.2002 № 184-ФЗ «О техническом регулировании» (ред. 23.06.2014) [2] в управленческой практике стал широко использоваться такой вид документа, как «регламент», забытый в советский период делопроиз-водства, который можно отнести к организационно-правовой функциональной системе.

Введенный в действие с 1 февраля 2002 г. Трудовой кодекс РФ (ред. 06.04.2015) [1] установил применение каждой организацией ряда новых локальных правовых актов (соглашение, коллективный договор, положение об использовании и защите персональных данных и др.).

Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» (ред. от 21.07.2014) оказал влияние на развитие кадровой документации. Согласно данному правовому акту, обработка персональных данных осуществляется только с согласия субъекта данных (п. 1, ст. 6 ФЗ о персональных данных); обработка персональных данных осуществляется только с согласия в письменной форме субъекта персональных данных (ст. 9). «Равнозначным содержащему собственноручную подпись субъекта персональных данных согласию в письменной форме на бумажном носителе признается согласие в форме электронного документа, подписанного электронной подписью» [4]. Согласие на обработку персональных данных должно включать в себя следующие сведения:

1) фамилию, имя, отчество, адрес субъекта персональных данных, номер основного документа, удостоверяющего его личность, сведения о дате выдачи указанного документа и выдавшем его органе;

2) фамилию, имя, отчество, адрес представителя субъекта персональных данных, номер основного документа, удостоверяющего его личность, сведения о дате выдачи указанного документа и выдавшем его органе, реквизиты доверенности или иного документа, подтверждающего полномочия этого представителя (при получении согласия от представителя субъекта персональных данных);

3) наименование или фамилию, имя, отчество и адрес оператора, получающего согласие субъекта персональных данных;

4) цель обработки персональных данных;

5) перечень персональных данных, на обработку которых дается согласие субъекта персональных данных;

6) наименование или фамилию, имя, отчество и адрес лица, осуществляющего обработку персональных данных по поручению оператора, если обработка будет поручена такому лицу;

7) перечень действий с персональными данными, на совершение которых дается согласие, общее описание используемых оператором способов обработки персональных данных;

8) срок, в течение которого действует согласие субъекта персональных данных, а также способ его отзыва, если иное не установлено федеральным законом;

9) подпись субъекта персональных данных [4].

Федеральный закон от 02 мая 2006 года №59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (ред.18.07.2012) [5] ввел в делопроизводственный оборот такой вид документа, как предложение. Предложение используется как эффективный метод непосредственного прямого обращения к представителям власти.

Изменение и развитие социально-экономической сферы государства оказало существенное влияние на систему управленческой документации (функциональной и корпоративной). Так, большой интерес для многих субъектов экономической деятельности сегодня представляет тендерная документация. Современная тендерная документация - это подборка документов, необходимых и достаточных для проведения конкурса в форме товарного аукциона, открытых торгов, запроса оферт с целью последующего заключения контракта с их победителем. Конкретный состав тендерной документации зависит непосредственно от предмета торгов и определяется тендерным комитетом в соответствии с поручением заказчика или организатора торгов. В состав тендерных документов входят приглашение к участию в торгах, заявки на участие в торгах, гарантийное обязательство, финансовое положение организации, извещения победителя торгов и приглашение его для проведения переговоров, и т. д.

К числу новых видов документов можно отнести реестр, который выступает в качестве книги для регистрации дел, документов, имущества и т. п. В бухгалтерском учёте составляется реестр карточек для аналитического учёта.

На развитие системы документации российских предприятий существенное влияние оказало внедрение стандартов серии ИСО 9000 (ГОСТ Р ИСО 9000 «Системы менеджмента качества. Ос-новные положения и словарь», ГОСТ Р ИСО 9001 «Системы менеджмента качества. Требования», ГОСТ Р ИСО 9004 «Системы менеджмента качества. Рекомендации по улучшению деятельности» и др.). В соответствии с требованиями этих стандартов система документации пополнилась такими новыми видами документов, как «Стандарт организации», «Политика качества предприятия», и т. д.

Существенное влияние на современные системы документации оказало также использование электронных документов. Развитие технологий обработки информации, сети Интернет, систем автоматизирующих управление документами, явилось мощным фактором использования докумен-тов в электронном виде.

Значение использования электронных документов в системе документационного обеспечения управления возросло в связи с реализацией двух федеральных целевых программ «Электронная Рос-сия» (2002 - 2010 гг.) и «Информационное общество» (2011- 2020 гг.).

Работа с электронными документами является основой для организации электронного доку-ментооборота на предприятиях и в организациях. Внедрение и использование технологий элект-ронного делопроизводства и документооборота ставит задачи законодательного регулирования применения электронных документов, его сохранности, закрепления требований к идентифици-рующим реквизитам электронного документа.

Новый ФЗ от 6 апреля 2011 № 63-Ф3 «Об электронной подписи» (ред. от 01.04.2015) не дает определения электронному документу, указывая лишь, что «информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе» [6].

Самое последнее определение термина «электронный документ» приводится в последней редакции (от 21.07.2014 г.) ФЗ от 27 июля 2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации» (ред. от 21.07.2014), которое гласит: «Электронный документ - документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для вос-приятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах» [3].

Несколько позднее, в «Правилах обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия», утвержденных Постановлением Правительства РФ от 25 декабря 2014 года № 1494, приводится следующее определение электронного документа: «Под документом в электронном виде в настоящих Правилах понимается структурированная совокупность данных, обрабатываемая с использованием информационных технологий, представляющая собой установленный набор реквизитов, включая реквизиты, содержащие регистрационные данные документа и усиленную квалифицированную электронную подпись» [7]. Определение фиксирует обязательное наличие установленного набора реквизитов, что отражает обмен информацией между автоматизированными системами, прежде всего между системами электронного документооборота.

Важность точного определения понятия «электронный документ» и набора его характеристик возросла в связи с реализацией в России системы электронных государственных и муниципальных услуг, а также с развитием Единой системы межведомственного электронного взаимодействия.

К сожалению, в нашей стране пока не принят специальный закон, регулирующий сферу создания и использования электронных документов, хотя подобные законы действуют в Белоруссии, Латвии, Туркменистане и др.

Таким образом, вся система управленческой документации представляет собой сложную многоуровневую структуру. Системы документации взаимосвязаны, взаимообусловлены, как и процессы управления, которые они обслуживают, и находятся в постоянном развитии.

Источники и литература

1. Трудовой кодекс РФ от 30.12. 2001 №197-ФЗ (ред. 06.04.2015). -http://www.consultant.rn

2. Федерального закона от 27.12.2002 № 184-ФЗ «О техническом регулировании» (ред. 23.06.2014).

3. Федеральный закон от 27 июля 2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации» (ред. от 21.07.2014).

4. Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» (ред. от 21.07.2014). -

5. Федеральный закон от 02 мая 2006 года №59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (ред. от 18.07.2012).

6. Федеральный закон Российской Федерации от 8.04.2011 №63-ФЗ «Об электронной подписи» (ред. от 01.04.2015). -

7. Правила обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимо-действия (утв. Постановлением Правительства РФ от 25 декабря 2014 г. № 1494). -

8. ГОСТ Р.7.0.8.-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». - М., 2013. - С. 6

9. Костомаров М.Н. Классификация документов и документной информации // Делопроизводство. - 1999. - №2. - С. 21.

10. Ларьков Н.С. Документоведение: учеб. пособие. - М.: АСТ: Восток-Запад, 2008. - С. 293.

1. Trudovoj kodeks RF ot 30.12. 2001 №197-FZ (red. 06.04.2015). -http://www.consultant.ru

2. Federal'nogo zakona ot 27.12.2002 № 184-FZ «O tehnicheskom regulirovanii» (red. 23.06.2014). -http://www.consultant.ru

3. Federal'nyj zakon ot 27 ijulja 2006 № 149-FZ «Ob informacii, informacionnyh tehnologijah i zashhite informacii» (red. ot 21.07.2014). -http://www.consultant.ru

4. Federal'nyj zakon ot 27.07.2006 № 152-FZ «O personal'nyh dannyh» (red. ot 21.07.2014). -http://www.consultant.ru

5. Federal'nyj zakon ot 02 maja 2006 goda №59-FZ «O porjadke rassmotrenija obrashhenij grazhdan Rossijskoj Federacii» (red. ot 18.07.2012). -http://www.consultant.ru

6. Federal'nyj zakon Rossijskoj Federacii ot 8.04.2011 №63-FZ «Ob jelektronnoj podpisi» (red. ot 01.04.2015). - http://www.consultant.ru

7. Pravila obmena dokumentami v j elektronnom vide pri organizacii informacionnogo vzaimo-dejstvija (utv. Postanovleniem Pravitel'stva RF ot 25 dekabrja 2014 g. № 1494). - http://www.consultant.ru

8. GOST R.7.0.8.-2013 «Sistema standartov po informacii, bibliotechnomu i izdatel'skomu delu. Deloproizvodstvo i arhivnoe delo. Terminy i opredelenija». - M., 2013. - S. 6

9. Kostomarov M.N. Klassifikacija dokumentov i dokumentnoj informacii // Deloproizvodstvo. - 1999. -№2. - S. 21.

10. Lar'kov N.S. Dokumentovedenie: ucheb. posobie. - M.: AST: Vostok-Zapad, 2008. - S. 293.