Область применения французских стандартов Seda и medona, регламентирующих обмен документами в электронных архивах

УДК 930.25 Макарова Александра Константиновна кандидат философских наук,

доцент кафедры документоведения и архивоведения Магнитогорского государственного технического университета

ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ ФРАНЦУЗСКИХ СТАНДАРТОВ SEDA И MEDONA, РЕГЛАМЕНТИРУЮЩИХ ОБМЕН ДОКУМЕНТАМИ В ЭЛЕКТРОННЫХ АРХИВАХ

Makarova Aleksandra Konstantinovna

PhD in Philosophy, Assistant Professor, Scientific Discipline of Documentation and Archival Science Department, Magnitogorsk State Technical University

THE APPLICATION SCOPE OF THE FRENCH STANDARDS SEDA AND MEDONA REGULATING THE DATA EXCHANGE IN ELECTRONIC ARCHIVES

Аннотация:

Статья посвящена научным исследованиям в области архивного хранения электронных документов, а именно: вопросу регламентации транзакций электронных архивных документов. Автор обращается к опыту французских архивистов, создавших стандарты обмена данными для архивации SEDA и NF Z44-022 MEDONA. Очерчена область применения этих нормативных документов, описаны их адресаты, что позволяет эффективно моделировать обмен электронными документами, создание «профилей архивирования».

Ключевые слова:

электронные архивы, опыт французских архивистов, стандарт SEDA, стандарт MEDONA, моделирование типов передачи документов, моделирование обменов электронными документами, «профили архивирования».

Summary:

The article is devoted to the research in the field of archival storage of electronic documents, in particular, the issue of regulation of electronic archival documents transactions. The author refers to the experience of French archivists who created the data exchange standards for archiving - SEDA and NF Z44-022 ME-DONA. The paper outlines the application scope of these regulatory documents, describes the potential users. Such aspects as effective modeling of the electronic data exchange and creating of "archiving profiles" are also discussed.

Keywords:

electronic archives, experience of French archivists, standard SEDA, standard MEDONA, modeling of documents transfer types, designing of electronic documents exchange, "archiving profiles".

С позиций французских архивистов, в настоящее время архивные профессии переживают множество изменений, связанных с позицией архивистов в отношении источников комплектования в частном и государственном секторе, с быстротой и сложностью реформ органов управления (децентрализацией и переводом центральных учреждений в провинцию), вызывающих изменения в документировании их работы, с развитием электронной администрации и переходом на электронный документооборот, а также с сосуществованием изначально электронных и оцифрованных бумажных документов. Как отмечает Jean-Pierre Defrance, изменилось и место архивов в информационном обществе в связи с массовой публикацией в Сети архивных документов и научно-справочного аппарата к ним, развитием фольксномии (коллективной каталогизации документов любителями) и социальных Сетей, ростом использования архивов для защиты прав человека и т. д., что в очередной раз актуализирует работу с электронными архивами. В этой связи представляются актуальными вопросы, связанные с необходимостью изучения процессов формирования общественного мнения в информационном обществе [1]. Также хочется обратить внимание на процесс подготовки будущих специалистов в плане активизации мотивов к профессиональной инновационной деятельности и при подготовке архивистов [2; 3].

Тем не менее особо важным на данном этапе является вопрос регламентации транзакций электронных архивных документов, необходимости создания стандартов этих процессов. Обратимся к опыту французских архивистов.

Как указывает C. Sibille, в 2006 г., в ходе сотрудничества между архивами Франции и Главным государственным управлением модернизации (Direction générale de la modernisation de l'État), в рамках действия прежней программы электронного администрирования (ADELE) [4], был сделан вывод о необходимости создания точного моделирования обменов и выработки протокола, опубликованного впоследствии под названием «Стандарт обмена данными для архивации», версия 0.1.

На базе этих моделирований, в ходе первых применений SEDA - стандарта обмена данными для архивации - появляются: производительные программы для их модулей экспорта и уничтожения, третьи стороны в дистанционной передаче данных, программы редактирования ар-

ОБЩЕСТВО: ФИЛОСОФИЯ, ИСТОРИЯ, КУЛЬТУРА

хивного менеджмента для госотделов архивов, поставщики внешнего архивирования, в частности, в рамках разрешения, выданного архивам Франции на хранение текущих и промежуточных электронных госархивов. SEDA вписан в Главный стандарт функциональной совместимости. Начиная с 2006 г. было издано две версии Стандарта обмена данными для архивации.

После двух последовательных редакций многочисленные участники стали стремиться к большей стабильности во времени. Архивы Франции перенесли тему обмена данных для архивирования по стандарту в AFNOR (Французскую ассоциацию норм и стандартизации). Рабочая группа была создана и работала в течение всего 2013 г. над определением стандарта, исходя из специфики SEDA в его последней редакции. Этот стандарт (NF Z 44-022, или MEDONA - «Моделирование обменов данными для архивирования») был опубликован в начале 2014 г.

Как отмечает Н. Храмцовская, в настоящее время важно иметь возможность без проблем передавать электронные документы вместе с их метаданными службам, отвечающим за управление документами и их архивное хранение, которые способны обеспечить их защищенность и долговременную сохранность [5].

Возникает противоречие между целями архивации (которые в основном являются долгосрочными) - и быстротой перемен, которая так оживляет компьютерный мир. Необходимо объединить электронные технологии и архивацию, создав нормативную базу для обеспечения долговременной сохранности документов в условиях быстро изменяющейся среды.

Национальный стандарт NF Z44-022 «Модель обмена данными при решении задач архивации» (Modélisation des Echanges de Données pour l'Archivage, MEDONA) описывает элементы для управления процессом обмена данными для целей архивации в контексте этих неизбежных изменений.

Специалисты утверждают, что данный стандарт должен способствовать интероперабель-ности информационных систем архивной службы и информационных систем ее партнеров: деловых подразделений, пользователей, контролирующих органов, операторов, обеспечивающих передачу данных. Он содержит модель различных транзакций, которые могут включать передачу документов, предоставление к ним доступа, уничтожение и т. д.

Область применения стандарта MEDONA очерчена следующим образом (рис. 1):

- документ позволяет стандартизировать различные виды обмена информацией (данными и метаданными) между архивной службой и ее партнерами. Он также охватывает обмен данными между различными службами, отвечающими за управление документами и их архивное хранение (архивные службы организаций, государственные архивы, поставщики архивных услуг);

- данный документ устанавливает порядок различного рода обменов информацией (данные и метаданными) между архивной службой и ее партнерами. Стандарт также охватывает обмен данными между различными сторонами, отвечающими за архивные документы (службы в структуре организаций, государственные архивы, поставщики архивных данных) [7].

....."р-F-Î-^-

Standard Jeering* Standard iNs-iing?

Portée et limites du standard Рисунок 1 - Объем и пределы стандарта [6]

В стандарте приведены диаграммы процесса взаимодействия и модели данных в формате UML. Обмен осуществляется посредством сообщений, формализованных с помощью XML-схем.

Стандарт описывает элементы, полезные для создания приложений (или дополнений к существующим приложениям обмена сообщениями). В частности, перечисляются сведения, которые необходимо включать в такие приложения. Эта информация будет использоваться для генерации и / или получения сообщений путем установления соответствия между моделями данных приложений и XML-схемами.

Примечательно, что стандарт носит общий характер и его можно адаптировать к любым типам информации на электронных или бумажных носителях.

В документе рассмотрены следующие транзакции: передача на хранение (Transfert), предоставление доступа (Communication), уничтожение (l'Élimination), модификация (Modification) и реституция / возврат (Restitution).

Этот стандарт определяет сценарии, в соответствии с которыми архивной службе и ее партнерам следует осуществлять обмен информацией в рамках упомянутых транзакций. В нем также предлагается реализация модели с использованием XML-формализма для формирования сообщений, обмен которыми осуществляется в рамках этих сценариев. Задача данного стандарта - способствовать интероперабельности информационных систем, что позволит гармонизировать процесс информатизации [8].

Стандарт NF Z44-022 MEDONA адресован:

1. Создающим документы подразделениям (Services producteurs), с целью дополнить / улучшить их деловые системы.

2. Службам управления документами и архивным службам (Services d'archives) с целью стандартизировать управление информацией и предоставление к ней доступа; для поддержки, например, создания либо совершенствования порталов доступа к информации на нескольких сайтах.

3. Разработчикам программного обеспечения - для проектирования функциональных возможностей для архивации.

4. Разработчикам программного обеспечения - для управления архивными документами и их описанием.

5. Обслуживающим создающие документы подразделения поставщикам услуг в области информационного обмена, которые могут быть привлечены по просьбе этих подразделений для передачи документов в архивную службу.

6. Поставщикам архивных услуг [9].

Анализируя результаты разработанных стандартов, следует отметить, что рамки работы Французской ассоциации норм и стандартизации вынудили слегка пересмотреть очертания, в частности удалить из текста стандарта все то, что было в SEDA специфичным для области госархивов, удалить модели описания обмениваемых объектов (в значительной степени заимствованные из EAD и соответствующие практике архивного описания в отделах госархивов, но не обязательно в других местах), а также вывести содержание технических заданий (код языка, страны, идентификаторы форматов и т. д.), которые по природе своей развиваются независимо ни от кого в разном ритме. Модели описания и технические задания больше не являются обязательными, одна единственная позиция предусмотрена для их точной идентификации и рекомендовано осуществлять данный выбор с согласия отдела.

После публикации стандарта MEDONA оргкомитет SEDA возобновил свою работу с целью специфицировать стандарт (версия 2.0), не противореча ему, но уточняя модель описания и технические задания для использования в рамках обменов в секторе госархивов.

С момента своего создания SEDA сопровождался работой по тщательному моделированию каждого предусмотренного типа передачи документов (контроль легальности, финансовые потоки, социальные потоки и т. д.). Эти наиболее точные варианты моделирования обменов, именуемые «профили архивирования», подтолкнули отделы и управления сформулировать в четкой и поддающейся проверке форме структуру досье, которыми они обмениваются, и типы контроля, который они хотели бы осуществлять в ходе этих обменов. Эта работа по моделированию была воспринята архивистами как возможность принять участие на начальном этапе производства информации, имея возможность улучшить общее качество собираемой информации.

Ссылки:

1. Мусийчук С.В. Особенности формирования общественного мнения в информационном обществе // Наука на современном этапе: проблемы и решения : межвузовский сборник научных трудов. Москва, 2003. С. 47-49.

2. Макарова А.К., Мусийчук С.В. Актуальные вопросы архивного менеджмента // Сборник статей ежегодной Всероссийской научно-практической конференции «Актуальные проблемы экономических, юридических и социально-гуманитарных наук». Пермь, 2013. С. 101-105.

3. Мусийчук С.В. Актуализация мотивации студентов к профессиональной инновационной деятельности // Современная российская экономическая модель. Проблемы и перспективы : сборник статей I Всероссийской научно-практической конференций факультета экономики и управления. Магнитогорск, 2007. С. 74-76.

4. Sibille Claire. Réunion du Comité des normes et bonnes pratiques du Conseil International des archives, 25-27 mai 2010 // Bulletin sur les ressources archivistiques numériques. 2010. № 40. Juin - Juillet. S. 5-6.

5. Храмцовская Н. Франция: Готовится национальный стандарт обмена данными при решении задач архивации // Кто не идет вперед, тот идет назад [Электронный ресурс]. URL: http://rusrim.blogspot.ru/2013/07/blog-post.html (дата обращения: 02.01.2015).

6. Standard d'échange de données pour l'archivage. Ministère de la culture et de la communication Service interministériel des archives de France. 2012. Septembre.

7. Там же.

8. Там же.

9. Sibille Claire. Op. cit.