Методика реализации процессного подхода в вузе: опыт Рязанского государственного радиотехнического университета

МЕТОДИКА РЕАЛИЗАЦИИ ПРОЦЕССНОГО ПОДХОДА В ВУЗЕ: ОПЫТ РЯЗАНСКОГО ГОСУДАРСТВЕННОГО РАДИОТЕХНИЧЕСКОГО УНИВЕРСИТЕТА И.А. Сухорукова, магистрант Рязанский государственный радиотехнический университет

Конкуренция в условиях рыночной экономики обязывает уделять большое внимание проблемам качества как важнейшему фактору повышения уровня жизни населения, социальной и экологической безопасности. Проблема качества актуальна для нужд всего народного хозяйства. Назрела необходимость взглянуть на нее и в образовательных учреждениях, и, в первую очередь, в вузах.

Наш вуз, как и большинство вузов России, является достаточно хорошо организованной структурой, сформировавшейся на протяжении десятилетий. Его система управления в определенной степени документирована и функционирует на базе сложившихся норм и традиций. Но политика государства диктует нам, как государственному образовательному учреждению, работать над созданием системы менеджмента качества (СМК), соответствующей современным требованиям.

Многие организации и передовые вузы России строили СМК на основе стандартов ISO серии 9000 версии 2000 года и добились огромных успехов в сво-

ей деятельности. Как известно, эти стандарты направлены на применение процессного подхода при разработке, внедрении и улучшении результативности системы менеджмента качества с целью повышения удовлетворенности потребителей путем выполнения их требований. О реализации данного принципа написано много статей и пособий. Обобщив представленный в них опыт, в нашем университете была разработана своя методика реализации процессного подхода (рис. 1).

В соответствии со стандартом ГОСТ Р ИСО 9001-2001 для результативного и эффективного функционирования организация должна определить и осуществлять менеджмент многочисленных взаимосвязанных видов деятельности. Следовательно, первое, что необходимо сделать, - изучить деятельность вуза. Возникает вопрос: а как это сделать? Как было сказано выше, система управления вуза в определенной степени документирована в виде положений, инструкций и т.д. Это «ключ» к раскрытию деятельности.

Рис. 1. Методика реализации процессного подхода

Изучите всю внутреннюю нормативную документацию, регламентирующую образовательную деятельность. И вы изучите не только саму деятельность, но и ее правильное выполнение. В нашем вузе издан комплект документации, регламентирующий учебный процесс - сборник «Внутренние нормативные документы», который содержит Устав университета, положения о контроле учебного процесса, практике студентов (программы), об оформлении текущей и итоговой документации студентов и преподавателей, аттестационных комиссий и т.д.

Разбейте всю деятельность на процессы. Организация должна определять процессы, необходимые для системы менеджмента качества, и их применение во всей организации. На начальной стадии необходимо выявить именно существующие процессы вуза, так как сложившаяся на протяжении десятилетий система управления невольно оказывает сопротивление всему новому. В этом большое значение имеет организационная структура управления. В ней отражены все основные подразделения и уровень их подчиненности администрации вуза. Определите, какой вид деятельности осуществляет каждое подразделение. Это и будет являться процессом.

Определите владельцев процессов. Как правило, владельцев процессов устанавливают на основании должностных обязанностей и направлений деятельности. В РГРТУ владельцами процессов верхнего уровня являются проректоры по соответствующим направлениям.

Определите последовательность и взаимодействие этих процессов. Определение последовательности не вызывает трудностей: работники вуза, как

правило, хорошо знают свою деятельность и в какой последовательности они выполняют свою работу. Описать взаимодействие между процессами довольно сложно, поскольку необходим общий взгляд на все процессы со стороны, «сверху» и «снизу». Это требует глубокого понимания работы высшей школы, необходимого опыта работы. Одним из наиболее удобных способов описания взаимодействия процессов является методология ГОЕБО, в которой различают следующие виды взаимодействия (рис. 2):

- взаимосвязь по управлению: выход одного процесса влияет на выполнение другого процесса (рис. 2а);

- взаимосвязь по входу: выход одного процесса является входом для другого (это взаимодействие характерно для процессов жизненного цикла продукции, рис. 2б);

- обратная связь по управлению: выходы из одного процесса влияют на выполнение других процессов, выполнение которых, в свою очередь, влияет на выполнение исходного процесса (рис. 2в);

- обратная связь по входу: выход из одного процесса является входом для другого процесса, выход которого является для первого входом (рис. 2г);

- взаимосвязь выход-механизм: выход одного процесса является механизмом для другого (такой тип механизма относится чаще всего к процессам обеспечения ресурсами, рис. 2д).

Практика показывает, что перечисленных пяти типов взаимодействий достаточно, чтобы определить взаимодействие между процессами любой сложности [2].

2

—

б)

а)

Г

1 —

в)

г)

д)

Рис. 2. Взаимодействие между процессами

Опишите выделенные процессы. Существует множество методов описания процессов. Наиболее распространенным является метод описания процессов в виде блок-схем, хотя не менее известным является и описание процессов с применением методологии ГОЕБО. Опыт показывает, что описание процесса целесообразно делать именно владельцу процесса, так как он лучше всего ориентируется в своей деятельности и четко представляет все ее тонкости. Однако необходимо привлекать и сотрудников службы качества, поскольку они могут сориентировать владельца процесса в том, что следует включить в описание процесса, чтобы оно было понятным любому другому сотруднику вуза, задействованному в процессе.

Одним из основных принципов менеджмента качества является «Принятие решений, основанное на фактах и данных». Это предполагает построение в рамках СМК системы измерений, сбора и анализа информации обо всех процессах.

Определите критерии и методы, необходимые для обеспечения результативности как при осуществлении, так и при управлении процессами. При определении критериев оценки процессов в вузе основными являются лицензионные и аккредитаци-онные показатели деятельности, показатели министерского рейтинга вузов и специальностей, а также показатели и характеристики, традиционно измеряемые в вузе (например, результаты промежуточной и итоговой аттестаций). Действующий перечень показателей лицензирования, аттестации и аккредитации охватывает основные направления деятельности, но далеко не все. В нашем университете помимо этих показателей используют показатели рейтинга факультета, кафедр и преподавателей. Однако многие передовые вузы уже применяют свои критерии оценки процессов.

Обеспечьте наличие ресурсов и информации, необходимых для поддержания деятельности и мониторинга процессов. Важным моментом является обеспечение обратной связи между подразделениями вуза, а также получение информации о процессе. Особое внимание следует уделять человеческим ресурсам. Преподаватель оказывает самое большое влияние на качество подготовки специалиста, так как он является «наставником» для будущего специалиста. Необходимо обеспечить все условия для творческого развития преподавателя, а он, в свою очередь, обеспечит творческое развитие обучающегося.

Документируйте процессы. Как известно, стандарты ГОСТ Р ИСО серии 9000 требуют не системы документов, а документированную СМК. Разработка документов не должна быть самоцелью, а должна повышать эффективность и результативность СМК. Основные объекты документирования СМК - процессы.

Документирование процессов способствует достижению их соответствия установленным требованиям, обеспечение воспроизводимости, оцениванию их результативности и эффективности. Описанный и документированный процесс - это своеобразная «инструкция по применению», которая помогает работникам правильно выполнять свою работу.

Измерьте процессы. В соответствии со стандартом ГОСТ Р ИСО 9004 - 2001 показателями измерения процессов могут быть измерение и оценка продукции организации, возможности процессов, достижение целей, удовлетворенность потребителей и других заинтересованных сторон и т.д. Для вуза такими показателями являются измерение уровня компетенций специалиста, достижение целей по повышению качества подготовки специалистов, удовлетворенность работодателей, самих специалистов и их родителей, общества уровнем их профессиональных и социальных компетенций. Методами измерения могут быть отслеживание удовлетворенности потребителей и других заинтересованных сторон, внутренние аудиты, измерение финансовых показателей, самооценка и др. [3]. В нашем вузе измерение процессов осуществляется в ходе рейтинга кафедр, преподавателей, министерского рейтинга вузов и специальностей, при лицензировании, аттестации и аккредитации (во многих передовых вузах эти показатели используются как показатели результативности и эффективности процессов). Методами измерения удовлетворенности потребителей является анкетирование студентов и преподавателей (внутренних потребителей), а также анкетирование работодателей (внешние потребители). Методами измерений выпускаемой «продукции» (специалистов) являются текущий контроль, промежуточный контроль, итоговый контроль, государственная аттестация выпускников.

Проанализируйте полученные в ходе измерения данные. На начальной стадии разработки СМК это позволит оценить насколько применимы выбранные методы и показатели измерения процессов. Кроме этого, вы получите информацию о текущем состоянии деятельности вуза.

Принимайте меры по постоянному улучшению процессов. Диапазон улучшений может быть от постепенных постоянно продолжающихся улучшений до стратегических проектов прорыва в сфере улучшения [3]. Эти улучшения могут привести к изменениям в процессах подготовки специалистов и даже в системе менеджмента качества или в вузе.

В заключение выражаю надежду, что предложенная мною методика будет полезна специалистам, занимающимся разработкой СМК, при внедрении процессного подхода.

Литература

1. ГОСТ Р ИСО 9001 - 2001 Система менеджмента качества. Требования.

2. Ефимов В.В. Описание и улучшение бизнес -процессов: учеб. пособие/В.В. Ефимов. - Ульяновск: УлГТУ, 2005. - 84 с.

3. ГОСТ Р ИСО 9004 - 2001 Рекомендации по улучшению деятельности.