Электронный документооборот: эволюционный путь развития

Канд. экон. наук П. А. Музычкин

ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ: ЭВОЛЮЦИОННЫЙ ПУТЬ РАЗВИТИЯ

Рассматривается система электронного документооборота РЭУ им. Г. В. Плеханова, обобщен опыт ее внедрения, описаны полученные результаты, освещены трудности, с которыми сталкиваются практические работники.

Ключевые слова и словосочетания: документооборот, электронный документооборот, ЕСМ, МоЯэд2, СЭД, контроль исполнения поручений, электронная подпись, электронный образ документа, жизненный цикл документа, архив, «Дело».

Первоначально ответим на несколько наиболее острых вопросов, чтобы они не мешали изложению материала, уводя разговор в дискуссию, так как они возникают у любого, кто погружается в тему, а ответы на них имеют принципиальный характер.

Возможен ли сегодня полностью электронный документооборот в крупном государственном бюджетном образовательном учреждении высшего профессионального образования?

Ответ однозначен - нет, невозможен. Приведем несколько простых доводов в пользу данного высказывания.

В образовательных учреждениях требования к оформлению, передаче, обработке и хранению документов, т. е. делопроизводственные аспекты документооборота, регулируемые на законодательном уровне, имеют особо важное значение1. В вузах кроме документов, сопровождающих материальные потоки, которые есть во всех сферах, существует мощный пласт документов по движению контингента обучаемых и персонала со сроками хранения, исчисляемыми даже не годами, а десятилетиями. И если создание, согласование, передача, рассмотрение, исполнение документов вполне могут протекать в электронной форме, то заключительные этапы жизненного цикла многих документов требуют использования бумажного носителя. Архивное дело, несмотря на все усилия, которые предпринимаются по переводу его в электронную форму, в нашей стране еще очень долго будет оставаться традиционным, а значит, подлинники документов с длительными сроками хранения должны быть на бумаге. За ними стоят судьбы людей: студентов, аспирантов, преподавателей и другого персонала.

Пройдя немалый путь использования системы электронного документооборота (СЭД), мы можем с полным основанием утверждать, что декларировать цель создания полностью электронного документооборота не нужно и даже вредно. Она отвлекает от работы, поглощая время в спорах, ведет к разочарованиям в коллективе, который, мечтая избавиться от огромного числа бу-

1 См.: Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477.

маг, надеется, что электронный документооборот поможет это сделать. Начиная проект по собственной инициативе или под влиянием внешних факторов, важно сразу правильно сформулировать ограничения и критерии его успешности, среди которых отмеченный тезис должен обязательно быть, причем на первом месте.

Нужно ли развивать в вузах системы электронного оборота?

Шестилетняя практическая работа в этой области позволяет утверждать, что создавать и развивать электронный документооборот в вузе не только можно, но и нужно и даже должно. Эффект от него огромен, хотя, как и в других информационных системах, его трудно измерить, поскольку он имеет в основном косвенный характер. Не нужно измерять экономическую эффективность персональных компьютеров, лазерных принтеров, мобильных телефонов, которые просто перевернули мир офисной работы - без них работа сегодня просто немыслима. Так же обстоит дело и с электронным документооборотом - он поднимает работу на качественно новый уровень и после этого становится таким же незаметным, как воздух, как электричество.

Итак, полностью электронный документооборот в настоящее время в вузах невозможен, но тем не менее его следует развивать. Из этого противоречия вытекает множество других вопросов, рассмотрению которых и посвящен дальнейший материал, пропущенный через призму накопленного опыта.

Сегодня общество называют информационным не зря - электронный документооборот не только стучится в дверь, как это некоторым кажется, а уже де-факто вторгся в офисы организаций и предприятий, и все мы в своей повседневной работе его давно используем. Минимально необходимые условия до удивления просты: нужно иметь компьютерную сеть, электронную почту и офисное программное обеспечение. Все, больше ничего не нужно - на такой инфраструктуре могут быть организованы подготовка документов и передача их между должностными лицами по корпоративной сети, а при подключении к Интернету - и между организациями. Чем не электронный документооборот? Не только электронный, но и полностью безбумажный! Но данную информационную технологию не принято называть электронным документооборотом, поскольку на самом деле по компьютерным сетям передаются не документы, а сообщения и файлы.

Для работы с документами используются специальные системы и технологии, которые за рубежом принято называть ECM или ERMS (системы управления контентом или системы управления электронными официальными документами)1, а в нашей стране их называют СЭД (системы электронного документооборота). Под заимствованным словом «контент» понимают неструктурированную информацию, представляемую в любых допустимых форматах: числовом, текстовом, табличном, графическом, аудио и видео и их произвольных комбинациях.

Принципиальное отличие СЭД от ECM состоит в ориентации на российский порядок делопроизводства, который в продуктах западных компаний не

1 См.: Типовые требования к управлению электронными официальными документами. Спецификация MoReq2. European Commission, 2008. Издание на русском языке РОО «Гильдия Управляющих Документацией».

учитывается. В связи с этим СЭД не только конкурентоспособны на ИТ -рынке в нашей стране, и прежде всего в государственном секторе, но так же, как бухгалтерские системы отечественного происхождения, значительно более востребованы, чем ECM-системы.

В РЭУ им. Г. В. Плеханова седьмой год эксплуатируется отечественная система «Дело» производства компании «Электронные офисные системы»1, которая позволяет не только автоматизировать документооборот как таковой (с чем легко справляется, как мы видели, и обычная электронная почта), но и делопроизводство университета, сохраняя при этом юридическую значимость документов. Как многолетние пользователи данного отечественного информационного продукта отмечаем, что за шесть с половиной лет эксплуатации не имело места ни одного сбоя программного обеспечения, не было написано ни одной строчки дополнительного кода программ, ни разу не вызывались специалисты разработчика для устранения технических проблем. Все вопросы, которые возникали, имели исключительно консультационный характер и были посвящены уяснению обширных возможностей, которыми система обладает и в рамках которых в вузе поддерживается 259 рабочих мест и ежегодно регистрируется более 21 тыс. документов.

СЭД ориентированы на значительно более широкий круг должностных лиц, чем другие информационные системы: бухгалтерские, управления персоналом и т. п., где пользователи составляют сравнительно однородные группы и их легко обучать. С электронным документооборотом дело обстоит иначе: пользователями должны быть не только простые сотрудники, но и главным образом руководители структурных подразделений разной направленности и разного уровня иерархии. Все они должны работать по единым правилам в одной системе, независимо от уровня владения ИТ, что весьма затрудняет их обучение. Кроме того, руководители старших поколений переносят на СЭД стереотип обычного делопроизводства, а проще говоря, считают работу в СЭД уделом помощников. Но документы направляются для работы не помощникам!

В этих условиях перейти на систему электронного документооборота императивно нельзя. С одной стороны, невозможно по команде сделать сотни сотрудников обученными и подготовленными к работе с электронными документами в равной степени; требуется время на приобретение опыта. С другой стороны, невозможно остановить и делопроизводственные процессы, чтобы подготовить весь персонал до одного уровня, так как вуз должен функционировать непрерывно: приказы и распоряжения должны своевременно издаваться, входящая и исходящая корреспонденция должны оперативно регистрироваться, обрабатываться, доводиться до руководства и исполнителей.

Самым правильным путем, который может привести к успеху, является путь эволюционной трансформации традиционного документооборота в электронный, при котором процесс начинается на небольшом числе рабочих мест, узком круге документов при ограниченном составе должностных лиц, вовлекаемых в электронную сферу, а также при частичном использовании функционала СЭД. Два вида документооборота существуют параллельно, дополняя

1 URL: http://www.eos.ru

друг друга, и даже могут отчасти дублировать друг друга, способствуя качественной работе, но динамика их такова, что доля традиционного документооборота со временем постепенно уменьшается, а электронного - возрастает.

Именно таким путем развивался электронный документооборот в РЭУ им. Г. В. Плеханова. Приобретя в 2006 г. всего 6 клиентских и одну серверную лицензию, удалось создать ядро будущей СЭД на специально выделенном физическом сервере, изучить ее администрирование, отработать не только абстрактно, но и методом проб и ошибок ряд первостепенных документационных процессов, приобрести быстрые поточные сканеры, подготовить регистраторов документов, обучить первую группу пользователей и ввести систему в эксплуатацию. Вся перечисленная работа заняла не более 2-3 недель, учитывая, что ни один из участников проекта не занимался вопросами внедрения полный рабочий день, а параллельно выполнял свои основные должностные обязанности.

После краткого инструктажа работников канцелярии, которые ранее вели учет документов вручную, процесс регистрации пошел, причем сразу, в режиме сканирования документов. Одновременно с этим была задействована система контроля исполнения поручений, которая и была первоначальной целью приобретения данного информационного продукта. В табл. 1 показано, как развивалась СЭД в университете.

Т а б л и ц а 1

Этапы внедрения СЭД «Дело»

Год Число АРМ Наиболее значимые события

2006 6 Настройка, обучение персонала управления делами, опытная эксплуатация в течение одного месяца

2007 41 Начало промышленной эксплуатации в режиме реального времени

2008 121 Доведение системы до руководителей крупных структурных подразделений

2009 129 Доведение системы до уровня заведующих кафедрами. Доклад на ученом совете. Приказ, закладывающий юридическую базу под внутренний электронный документооборот

2010 199 Доведение СЭД до важнейших структурных подразделений. Создание локальных нормативных актов, обеспечивающих юридическую значимость внутреннего электронного документооборота. Утверждение регламентов: • применения ЭЦП; • контроля исполнения поручений; • контроля исполнения программы развития и планов мероприятий

2011 259 Расширение круга должностных лиц, участвующих в электронном документообороте, учет изменений в организационной структуре и штатном расписании. Начало внедрения электронной подписи

2012 259 Завершение работ по выдаче электронных подписей деканам, заведующим кафедрами, начальникам управлений

2013 259 Начало работ по созданию картотеки учебно-методической документации с электронными подписями

На удивление всем (как опытным «внедренцам», которые привыкли, что новые системы обычно начинают пожирать человеко-часы ИТ-служб, так и аппарату управления вузом, который, в свою очередь, привык к тому, что внедрение большинства информационных систем идет «со скрипом» и имеет высокие риски затянуться, а иногда и просто обречено на провал, а также финансистов, которые часто справедливо полагают, что ИТ чрезмерно расходуют и так ограниченный бюджет вуза) СЭД в университете сразу заработала как положено. Причем первый эффект проявился вовсе не в делопроизводстве.

Сводки о поставленных на контроль поручениях вначале не воспринимались должностными лицами всерьез, что не удивительно, так как попытки автоматизировать контроль исполнения поручений в вузе предпринимались многократно - еще с середины 70-х гг. прошлого столетия, но каждый раз непременно заканчивались неудачами. Полагаю, что и на этот раз опытные административные работники думали, что скоро-скоро новая «электронная игрушка» себя изживет и все вернется на круги своя. Возможно, так оно и случилось, если бы процедура контроля исполнения поручений жила собственной жизнью, но в СЭД она тесно интегрирована с документооборотом и фактически превратилась из контроля исполнения поручений в контроль исполнения документов. От документа никуда не денешься, он зарегистрирован, отсканирован, и его электронный образ может посмотреть любое должностное лицо, которое имеет к нему доступ. Он не потеряется, не исказится, доступ к нему протоколируется.

Сформировать отчеты о выполнении поручений при полном информационном обеспечении - чисто технический вопрос. Статистику можно выдавать за любые периоды времени, по любым исполнителям и в разных разрезах. Система ничего не забывает, так что ссылки «не видел», «не получал» и тому подобные отговорки чрезвычайно затруднительны и находятся на грани банального и хорошо всем известного порока. Разбор инцидента всегда может быть проведен беспристрастно на основе машинных протоколов. Неоднократно предпринимались попытки доказать, что новая система что-то напутала, неправильно посчитала, исказила, не позволила получить доступ и вообще дает сбой. И каждый раз такие попытки терпели фиаско. Выяснялось, что в большинстве случаев виноват сам пользователь, который пытается прикрыть свою безответственность или низкую квалификацию сбоем программ. Конечно, имели место ошибки ввода данных, но они встречаются абсолютно везде, и СЭД здесь не исключение.

Вполне естественно, что должностные лица не хотят быть под пристальным наблюдением, а следовательно, всегда в коллективе будет скрытое противодействие процедурам автоматизированного контроля исполнительской дисциплины. И здесь решающую роль играет воля руководства вуза, которое объективно заинтересовано в высокой исполнительской дисциплине.

Когда вопрос технически решен и решение выстроено технологически, процедурам контроля исполнения поручений необходимо придать легитимность, что делается путем закрепления их в локальных нормативных актах вуза. Первоначально был утвержден временный регламент документооборота, который установил обязанности должностных лиц по работе в СЭД, закрепил процедуры учета поручений, назначения исполнителей, представления отче-

тов, снятия поручений с контроля. Накопив опыт, регламент был переработан, разослан всем должностным лицам для обсуждения. В течение шести месяцев он обсуждался в коллективе, совместно дорабатывался и только после этого был принят на постоянной основе.

После отработки процедур необходимо было решить «транспортную» проблему, т. е. создать систему надежного доведения электронных документов до исполнителей и обеспечить неотрекаемость от их получения. Техническая сторона вопроса в вузах хорошо проработана - везде имеются корпоративные компьютерные сети. Требуется выбрать разумную глубину проникновения электронного документооборота в управленческую пирамиду вуза и установить правила прохождения документов. В электронном документообороте нужно задействовать руководителей основных структурных подразделений вуза, не оставив за его пределами важные звенья управленческой цепи. Распространить СЭД на всех сотрудников по техническим и финансовым причинам нереально и неверно по административным. В отличие от демократичной электронной почты, где каждый может написать каждому, СЭД не может быть столь открытой, так как она официальна по своей природе и в ней должны соблюдаться определенные политики информационной безопасности.

В университете СЭД спускалась по управленческой пирамиде сверху вниз постепенно, пока не стабилизировалась на уровне 240-260 рабочих мест, распределенных по подразделениям, находящимся в шести корпусах вуза. Особо выделена учебная структура вуза в виде факультетов (около 20) и кафедр (более 50). Для того чтобы яснее представить глубину продвижения, отметим ряд подразделений самого нижнего уровня, до которых обычно «руки не доходят»: комбинат питания, дом культуры, комендантская служба, гараж, студенческий совет, диспетчерская.

Можно констатировать, что в настоящее время университет располагает инфраструктурой электронного документооборота, которая в полной мере удовлетворяет текущие потребности вуза. За пределами СЭД пока остались многочисленные филиалы, поскольку они имеют существенную автономию в делопроизводственной сфере, но при необходимости «Дело» позволяет наладить с ними электронное взаимодействие.

Разберем широту охвата электронным документооборотом массива документов. Традиционно документы подразделяют на три группы: входящие, исходящие и внутренние. Каждая из групп делится на подгруппы. Например, во входящих документах выделяют входящие документы от органов государственной власти и управления, обращения граждан и др. Для каждой группы документов устанавливаются определенные правила нумерации, а для информационно-аналитической работы создан классификатор тематических рубрик.

Анализ показал, что при устойчивом линейном росте числа входящих и исходящих документов, который, очевидно, обусловлен внешними факторами, большую часть документов составляют внутренние, причем их доля быстро увеличивается, что свидетельствует о все более широком применении электронного документооборота в управлении вузом. Предостерегаем от неверной трактовки данной тенденции. Нельзя отмеченный рост считать увеличением количества внутренних документов, так как речь идет о числе зарегистрированных документов, а не общем количестве внутренних документов в вузе. За

пределами СЭД еще находятся огромные массивы документации. Так, в текущем году будет зарегистрировано не менее 1500 документов по управлению учебным процессом, которые раньше были только на бумаге, что приведет к еще большему росту доли внутренних электронных документов.

Решения о наполнении информационной базы являются одними из самых принципиальных, которые приходится принимать на стадии внедрения. Какой сделать регистрацию документов: распределенной или централизованной? Кому предоставить права размещения документов в СЭД? Не вдаваясь в тонкости аргументации, отметим, что в университете чаша весов склонилась в сторону централизованной модели с узким кругом лиц, которые имеют право вести регистрацию документов. Благодаря этому СЭД не превратилась в котел полусырых продуктов труда коллектива, а стала хранилищем документов, которые имеют юридическую значимость для университета.

Рассмотрим в качестве примера действующую схему обработки входящих документов (табл. 2). Возможно, она окажется полезной практическим работникам других вузов.

Т а б л и ц а 2

Этапы обработки входящих документов в СЭД

№ п/п Комментарий

1 Подлинник документа поступает на регистрацию в отдел документационного обеспечения (ДО). В СЭД заводится регистрационная карточка (РК). На подлиннике ставится штамп, в который заносятся дата регистрации и номер, присвоенный системой

2 Документ, даже если он многостраничный, сканируется на поточном сканере; полученный электронный образ присоединяется к РК в формате TIFF или PDF

3 Бумажный* документ направляется ректору или проректору для рассмотрения и вынесения резолюции

4 Документ возвращается в отдел ДО, где резолюция-поручение переносится в регистрационную карточку, сканируется и добавляется к РК

5 В РК вводятся ответственный исполнитель, соисполнители и контролер поручения

6 После сохранения РК должностные лица мгновенно получают в свои «электронные кабинеты» ссылку на документ, а контролер поручения получает информацию о поручении, исполнение которого он должен контролировать. Регламентом контроля исполнения поручений установлено, что должностные лица обязаны не реже трех раз в день проверять свои кабинеты: в начале, в середине и в конце рабочего дня

7 Подлинник документа подшивается в дело и больше не покидает канцелярию до тех пор, пока не наступит время сдачи дела в архив

8 Получив документ, должностное лицо принимает его к исполнению, исполняет поручение или организует его исполнение по существу, а затем вводит отчет в регистрационную карточку и, возможно, присоединяет к отчету файлы любого типа

9 Контролер проверяет исполнение поручения по существу, проверяет отчет исполнителя и снимает поручение с контроля. До тех пор пока поручение не будет снято с контроля, оно будет находиться в кабинетах исполнителя и контролера с яркой меткой. Просроченные поручения выделяются в списке красным цветом. Выполненные поручения автоматически исчезают из кабинетов должностных лиц. Контрольные поручения исполнитель удалить не может

* Обращаем внимание, электронный образ документа уже находится в системе.

Даже такое упрощенное описание процедуры обработки входящих документов показывает, насколько рациональнее становится документооборот в вузе по сравнению с традиционной схемой. Скорость доведения документа становится мгновенной, исключается утрата подлинника документа, резко уменьшается объем работы по ксерокопированию, сокращается потребность во «внутривузовских курьерах» и, к тому же, обеспечивается жесткая схема контроля исполнения поручений.

Вернемся к некоторым теоретическим аспектам. Из вышеизложенного материала видно: документооборот входящих документов нельзя назвать полностью электронным, так как в процедуре присутствует входящий подлинник на бумаге. Очевидно, пока в вуз будут поступать документы на бумаге и пока из вуза будут отправляться бумажные документы, реальный документооборот будет смешанным. Почему же мы все время употребляем термин «электронный документооборот»? Строго говоря, делаем это для простоты изложения материала, но основания использовать этот термин есть.

Во-первых, при смешанном документообороте в СЭД циркулирует электронная копия подлинника документа, которая может использоваться в работе. Важно, чтобы электронный образ имел юридическую значимость, что обеспечивается локальными нормативными актами и организационно-распорядительными документами. В этом случае имеет место электронный документооборот юридически значимых копий документов.

Во-вторых, подлинники внутренних документов в электронном виде (например, doc, docx, pdf) уже сегодня можно иметь, если использовать электронную подпись. В этом случае на бумаге будет не подлинник, а бумажная копия электронного документа.

В СЭД 2/3 документов - внутренние, т. е. документы, которые формируются в вузе и не покидают его пределы. Общеизвестно, изначально они создаются в виде файлов doc, docx, xls, xlsx, pdf и т. д., т. е. как электронные, а затем распечатываются и подписываются должностными лицами, превращаясь в бумажные документы. Что мешает подписывать их электронной подписью и не печатать вообще? Следовательно, внутренний документооборот и есть то место, где документооборот может быть электронным в полном смысле слова. Рассмотрим данный «резерв развития» подробнее.

На самом деле не все внутренние документы могут быть переведены в электронную форму. В их числе приказы по личному составу, по контингенту, заявления сотрудников, служебные записки, официально поданные на регистрацию в отдел документационного обеспечения, другие подобные документы.

В составе внутренних документов имеется большая группа документов локально-нормативных актов, регламентов, положений о структурных подразделениях, должностных инструкций и т. п. В цифровой век на бумажном носителе они просто излишни. С ними неудобно работать, их трудно искать. Зачем печатать горы бумаги, если можно создать электронную картотеку, подписав документы электронными подписями должностных лиц?

Наконец, планы работы подразделений, периодические отчеты о их выполнении - все это также должно быть переведено в электронную форму.

Учебно-методическая документация для вуза имеет особое значение, а она очень объемна. В ее состав входят образовательные стандарты, основные

образовательные программы, учебные планы, рабочие программы учебных дисциплин. Всего в университете читается около 1500 дисциплин. По приблизительным расчетам на их печать уходит не менее 180 тыс. листов бумаги. Зададимся вопросом, а можно ли было до появления компьютеров и лазерных принтеров создать такой фонд документов? Конечно же, нет! Как же тогда протекал учебный процесс без такого числа бумаг? Преподаватели со стажем знают, что протекал он нормально. Налицо чрезмерная бюрократизация учебного процесса, и одной из мер, которые должны облегчить работу персоналу, является использование электронных документов вместо бумажных. Закрепив локальными нормативными актами университета использование документов в электронном виде, можно сократить печать учебно-методической документации во много раз. СЭД как нельзя лучше подходит для решения данной задачи. В ней документы можно систематизировать, связать друг с другом и защитить правами доступа.

Университет вплотную приблизился к рубежу, когда можно начинать постепенно отказываться от ряда внутренних бумажных документов. Около 120 должностных лиц обеспечены электронной подписью. В их числе не только руководители верхнего уровня управления, но и все деканы, все заведующие кафедрами, все начальники управлений, что позволяет констатировать полную готовность к реализации электронного внутреннего документооборота. Основная проблема лежит уже не в технической или программной сфере, что имело место в прошлом, а в области так называемого человеческого фактора. Поэтому сегодня можно уверенно утверждать: проблема электронного документооборота в университете уже не ИТ -проблема и решаться она должна организационными методами. Административный ресурс, безусловно, должен быть использован, но нужно и заинтересовать подразделения в электронном документообороте, например, через KPI.

Низовые подразделения в наибольшей степени заинтересованы в электронном документообороте, который реально облегчает им работу. Полагаю, узким местом в управленческой пирамиде являются звенья, которые, собирая информацию от структурных подразделений, продолжают требовать от нижних уровней материалы на бумажном носителе, но (внимание, парадокс!) при этом просят дублировать их по электронной почте. Следовательно, работают они все равно с электронными документами - им тоже это намного удобнее. Бумажный документ нужен только для разрешения возможных инцидентов.

Список литературы

1. Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477.

2. Типовые требования к управлению электронными официальными документами. Спецификация MoReq2. European Commission, 2008. Издание на русском языке РОО «Гильдия Управляющих Документацией».