Формирование дела системы менеджмента качества структурного подразделения университета

Комиссарова Т.Б., Мурашкина Т.И.

ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛА СИСТЕМЫ МЕНЕДЖМЕНТА КАЧЕСТВА СТРУКТУРНОГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ УНИВЕРСИТЕТА

В статье рассматриваются вопросы классификации документации системы менеджмента качества (СМК), разработана классификационная схема группирования документов СМК структурного подразделения университета, определен состав каждой группы документов, даны рекомендации по формированию номенклатуры дел СМК подразделения, представлена структура дела СМК подразделения университета.

Номенклатура дел конкретного структурного подразделения университета, являясь организатором и классификатором документов, имеет многоцелевое назначение: является основой информационно-поисковой

системы; отражает специфику структуры и функции подразделения; является материальным продуктом его деятельности; создается с учетом определенных условий, задач, целей; отражает социальную реальность, в которой разрабатывалась.

Анализируя функции номенклатуры дел, можно сделать вывод, что номенклатура дел отражает содержание деятельности структурного подразделения, которая должна документироваться, а следовательно, отражаться в заголовках дел номенклатуры.

В связи с сертификацией университета на соответствие системы менеджмента качества (СМК) возникла необходимость введения в номенклатуру дел университета и его структурных подразделений документации СМК, отражающей новые виды деятельности и предполагающей введение новых видов документов.

СМК имеет некоторую специфику при функционировании, и при разработке ее документации следует исходить из того, что:

СМК не система документов, а созданная и постоянно поддерживаемая в рабочем состоянии задокументированная система.

Формирование документации СМК предполагает использование комплексного подхода - единство трех подходов: системного, циклического, процессного, каждый из которых необходим для решения своих кон-

кретных задач.

Системный подход предполагает создание совокупности взаимосвязанных и взаимодействующих элементов

- документов СМК.

Циклический подход заключается в следующем. При формировании документации СМК применяется цикл РБСД, что означает формирование документации СМК по следующему алгоритму: документы по планированию; документы, отражающие реализацию процессов обеспечения качества образовательных услуг; документы, обеспечивающие мониторинг и контроль деятельности по всем направлениям; документы по организации действий, ориентированных на постоянное улучшение. Схематичное применение цикла РБСД при формировании документации СМК представлено на рисунке 1.

Рисунок 1 - Применение цикла РБСД при формировании документации СМК

Процессный подход предполагает, что система документов, связанных с СМК, является объектом управления .

Все документы СМК должны представлять согласованную информацию о ней как для внутреннего, так и для внешнего пользования.

На этапе внедрения СМК, когда в структурных подразделениях действуют уже сформированные структуры документации, целесообразно в номенклатуру дел ввести дело СМК, которое рекомендуется составить из нескольких томов.

Формирование дела СМК структурного подразделения необходимо начать с разработки классификационной схемы группирования документов, причем исходить предлагается из условного деления документация СМК на четыре класса: а) нормативная документация, создающая нормативную среду, регулирующую деятель-

ность и требования к документированию деятельности университета и структурного подразделения; б) документация, обеспечивающая качество предоставляемых образовательных услуг; в) документация, подтверждающая качество предоставляемых образовательных услуг, и г) аналитическая документация (рисунок 2).

Рисунок 2 - Классификационная схема группирования документов СМК структурного подразделения

1 Нормативные и технические документы. К этой группе следует отнести документы, содержащие нормативные требования и условия; стандарты; технические регламенты; документы органов власти, контроля и надзора; инструктивные документы Министерства образования и науки внешнего и внутреннего происхождения.

К этой группе документов относятся также:

а) Руководство по качеству, представляющее согласованную информацию о действующей в университете СМК и ее структуре;

б) обязательные документированные процедуры - принятые университетом нормативные документы, отражающие документированный установленный способ осуществления конкретной деятельности или выполнения определенной работы в области СМК; требуемые стандартом ГОСТ Р ИСО 9001-2001 «Система менеджмента качества. Требования» ;

в) стандарты университета, не входящие в состав обязательных документированных процедур;

г) методические инструкции, методические указания, методические рекомендации и др.

Состав документов этой группы приведен на рисунке 3.

Рисунок 3 - Состав документов первой группы дела СМК структурного подразделения

2 Организационно-распорядительные и методические документы: приказы, распоряжения, указания выс-

шего руководства и представителя высшего руководства университета по качеству; решения коллегиальных органов университета, а также распоряжения руководителей структурных подразделений и решения их коллегиальных органов; документированные процедуры. Состав документов этой группы приведен на рисунке 4.

Рисунок 4 - Состав документов второй группы дела СМК структурного подразделения

3 Планово-прогностические документы - документы, определяющие, какие процедуры и соответствующие

ресурсы, кем и когда должны применяться к определенной образовательной программе, услуге, проекту,

контракту или подразделению. К ним относятся:

а) документально оформленные заявления о Политике и Целях университета и структурного подразделения в области качества;

б) план работ университета и подразделения по качеству, в котором должна быть определена область распространения и который должен включать в себя определенные процедуры, рабочие инструкции и/или отчеты;

в) план-графики совещаний —День качества" университета и подразделения;

г) планы корректирующих и предупреждающих действий;

д) первичные записи по качеству структурного подразделения.

На рисунке 5 приведен состав документов этой группы.

Рисунок 5 - Состав документов третьей группы дела СМК структурного подразделения

4 Документация процессов СМК - документы, описывающие и регламентирующие процессы университета и содержащие информацию о том, как последовательно выполнять действия и процессы. Это: а) спецификации процессов СМК; б) планы процессов; в) идентифицированные требования потребителей; г) состав записей по процессам; д) отчеты по анализу функционирования процессов. На рисунке 6 представлен состав документов этой группы.

Рисунок 6 - Состав документов четвертой группы дела СМК структурного подразделения

5 Информационно-справочные документы. К ним относятся: а) протоколы заседаний коллегиальных органов (по вопросам в области качества); б) протоколы, акты проверок инспекционного аудита; в) отчеты об аудитах (внутренних и внешних); г) отчеты о самооценке деятельности университета; д) отчеты о выполнении корректирующих и предупреждающих действиях; е) отчеты о функционировании СМК и др.

6 Регистрационные документы. К ним относятся журналы, в которых регистрируются результаты осуществленной деятельности или фиксируются замечания и предложения.

На рисунках 7, 8 приведены составы информационно-справочных и регистрационных документов соответственно.

Протоколы совещаний “День качества55

, г-

В \ Ґ

Информационно- \

справочные ? г

документы / к.

Протоколы, акты проверок аудитов

Отчеты о внутренних аудитах

Отчеты о выполнении предупреждающих действий

Отчеты о выполнении корректирующих действий

Отчеты о самооценке деятельности

8\УОТ-анализ деятельности

Отчеты о функционировании СМК СП

Рисунок 7- Состав документов пятой группы дела СМК структурного подразделения

Рисунок 8 - Состав документов шестой группы дела СМК структурного подразделения

7 Аналитические документы. К этой группе документов относятся записи по качеству - документы, содержащие достигнутые результаты или свидетельства осуществленной деятельности и необходимые для гарантии эффективной работы и управления процессами, чаще всего представляющие собой информацию в цифровой или графической форме. К этой группе относятся: акты, протоколы, журналы, отчеты (не входящие в ранее перечисленные группы документов), а также решения по результатам анализов, перечни, реестры, свидетельства, результаты тестирования, данные, рекомендации, сведения, списки, ведомости, характеристики и тенденции процессов. На рисунке 9 представлен состав документов этой группы.

Рисунок 9 - Состав документов седьмой группы дела СМК структурного подразделения

На первых этапах реализации СМК в структуре ее документации вполне могут присутствовать действующие в ВУЗе внутренние нормативно-технические и организационно-правовые документы: Положения, Правила , Порядки, инструкции (в частности - должностные) и др. При этом они должны быть включены в общую систему идентификации документации СМК и к ним должны предъявляться все требования, применимые для любых документов СМК: требования к содержанию и построению, порядку разработки, утверждения и пересмотра, требования к рассылке и др.

На рисунке 10 представлена разработанная структура дела СМК структурного подразделения (СП) университета. Данная схема предполагает формирование документации СМК, входящей в общую номенклатуру дел структурного подразделения. В процессе функционирования СМК целесообразно формирование собственной номенклатуры СМК с указанием ее аббревиатуры и местонахождения конкретных дел.

Дело СМК

структурного подразделения

I там II том III том IV том

Нормативная среда Обеспечивающая документация Подтверждающая документация Аналитическая документация

_С

Нормативные и технические документы

И_

Организационнораспорядительные и методические документы

—Инструктивные документы Министерства ^ образованиян науки РФ. Копни

г '

I — Д окументы органов власти, надзора “ и контр оля. Копии

“ Междунар о дные н национальны;

— стандарты, техннч косна р егламенты

а — Руководство по пчеству X ' '

I _ Шесть обаятельных Ъ довументнрованнык процедур

«' -Стандартнуннверснтета £В

—Извещения об изменениях норматив---- нон документации СМК

Приказы руководства е областничества— Распоряжения руководствав области качества— Указания руководства в обпастикачества-Решения коллегиальных органов е области качества-Д иуавнтнрованные процедуры—

Плинобо-

протостические

документы

Документация процессов СМК

—ПолитикаIII'У в областничества - Цели ПГУ в области качества —План работ по качеству ПГУ —План-график совещаний «День качества.» ПГУ "Шрвчннь документированных процедур

"Политика СП в области качества -Цели СП в областничества "Показатели пелен в области качества

- План раб от СП по качеству

" 0ЕНПаниЁ “День качества’

- Планы предупреждающих действий -Ппаныкорректнрующнх действий

' Первичные записи

-[Реестр рабочих процессов СМК СП {Схема взаимодействия процессов СМК СП 4 Матрица ответственностей пр оцессов СМК -} Пер еч ень записей по пчеству

Спецификации процессов СМК  Планы пр оцессов-Перечень записей по процессам  Переч ень идентифицированных -требовании потребителей ОтчеТЫПО анализу фут'чгцптгирптдтгсгг пр оцессов СМК'

д<щмепты

Ш документы

[ Статистические запис и { Пр отоколыс-овешаннн ‘"День качества1' СП

"[Протоколы. акты проверок аудитов

{Отчетно внутренних аудитах. Копни

I Отчеты о выполнении {предупреждавших действии

I Отчеты о выполнении корректирующих {действий

•Отчетно самооценке деятельности СП { 5^70Т-аналш деятельности СП [Отчетно функционировании СМК СП

Журнал мониторинга процессов СМК+-

Журнал регистрации протоколов

' ' ' “Ди

Журнал регистрации протоколов несо ответствии и уведомлений 1

Аналитические

документы

Входные ДйЗ.Г-НйС.ТВ'.

данные Ч6СКЙ£ 50ЧЙЫ&

для анализа документы документы

Анализ степени достижения целей б области качества

Аналитические зап ис и т Сведения об удовл етворенности потребителей

Сведения о соответствии образовательным услугам

{•Характеристики и тенденции процессов

Сведения о раооте с постаЕшннмн и партнерами | 11 (цифр овая информация) |

Журнал замечании и I предл оженнй потребителей \

1Е1

-Количество

Количество заключенных договоров

Ре]

шенияпо результатаманализа-

;ения руководителя СП в области качества— У

Решения коллегиальных органов I СП в областничества- |

Раб очне инструкции исполнителей — “

Рисунок 10 - Структура дела СМК

ЛИТЕРАТУРА

1. Березина Н. М. Современное делопроизводство / Е. П. Воронцова, Л. М. Лысенко. - 2-е изд. -СПб.: Питер, 2007. - 272 с.

2. Вербицкая Н. О., Бодряков В. Ю. Учебный процесс: информация, анализ, управление. - М., 1998.

3. Боровлева З.А. Анализ некоторых функций номенклатуры дел // Делопроизводство. - 2006. - № 4. -

С. 24-28.

4. ГОСТ Р ИСО 9001-2001. Система менеджмента качества. Требования. — М.: Изд-во стандартов, 2 0 01.

- 21 с.

5. СТУ 151.0.10-2007 Стандарт университета. Менеджмент качества. Руководство по качеству. Издание официальное. //Пенза: Изд-во Пенз.гос. ун-та.- 2007.- 98 с.