Командировка за пределы территории России: документы и учет

По проведенному анализу можно выделить направления дальнейшего развития предприятия, основные пути повышения конкурентоспособности предприятия, к которым отнесем: совершенствование системы сбыта; расширение ассортимента; рациональную ценовую политику; грамотную рекламную политику.

Предприятию, чтобы стать лидером, необходимо разработать мероприятия и по повышению конкурентоспособности продукции, такие как составление маркетинговых программ для выхода предприятия на новые рынки сбыта, своевременное принятие решения об оптимальных изменениях товарного ассортимента, разработке и производстве новых и модернизированных изделий.

КОМАНДИРОВКА ЗА ПРЕДЕЛЫ ТЕРРИТОРИИ РОССИИ:

ДОКУМЕНТЫ И УЧЕТ Прищепа Людмила Владимировна, к.э.н., доцент, Кубанский государственный аграрный университет, г. Краснодар, Россия

В статье рассмотрен порядок оформления внутренних документов организации для выезда сотрудников в служебные командировки за пределы территории Российской Федерации. На условном примере описана методика бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами, выезжающими за границу

Работник, направленный в заграничную командировку, пересекает границы Российской Федерации, рассчитывается иностранной валютой, получает оправдательные документы на иностранном языке. Порядок его направления в командировку будет отличаться от того, который установлен для командировок в пределах Российской Федерации.

Служебная командировка - это поездка работника по распоряжению руководителя организации для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Помимо командировок на территории России сотрудники организации могут быть командированы и за рубеж.

Особенности направления работников в служебные командировки до 2015 года устанавливало постановление Правительства Российской Федерации от 13.10.2008 № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки» (вместе с «Положением об особенностях направления работников в служебные командировки»). С 8 января 2015 г. вступило в силу постановление Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595 «О внесении изменений в некоторые акты Правительства Российской Федерации». Этот документ внес изменения в Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденное постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, которые и будут рассмотрены далее.

До 2015 года в командировочном удостоверении в месте командировки производили отметки о прибытии и убытии, закрепленные печатью организации, в которую был командирован работник. Командировка в страну, входящую в состав Содружества Независимых Государств, как и на территорию Российской Федерации, оформлялась приказом руководителя и командировочным удостоверением.

Если работник направлялся по заданию руководителя в страны дальнего зарубежья, включая прибалтийские государства - бывшие республики СССР, то такие загранкомандировки оформлялись только приказом руководителя о направлении работников в командировку за границу с указанием места, цели и срока командировки (рисунок 1). Никаких отметок о пребывании в месте командировки в документах командированного работника чаще всего не делалось.

Рисунок 1 - Перечень документов, оформляемых в организациях до 2015 года, в зависимости от режима въезда в страну

По возвращении из загранкомандировки работник кроме авансового отчета представлял копию загранпаспорта, в котором имелись отметки контрольно-пограничных пунктов Российской Федерации. По этим отметкам определялись даты пересечения границы Российской Федерации. Часто организация утверждала локальный нормативный акт - Положение «О порядке выдачи и расходования денежных средств, выданных под отчет сотрудникам», в котором устанавливала:

- перечень лиц, имеющих право получать денежные средства под отчет;

- срок, на который выдаются подотчетные суммы;

- порядок представления и утверждения авансовых отчетов.

Суточные возмещались работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути.

Это не изменилось в 2015 году. При этом днем выезда в командировку считается день отправления транспортного средства из места постоянной работы командированного, а днем приезда - день прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы. Согласно постановлению Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки» при отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 0 часов и позднее - последующие сутки. Если станция, пристань, аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани, аэропорта. Аналогично определяется день приезда сотрудника в место постоянной работы. При командировках в местность, откуда работник имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, суточные не выплачиваются.

Часто организация выдает командированным работникам корпоративную банковскую карту, при помощи которой можно оплатить расходы в безналичном порядке, а также получить наличные в иностранной валюте за рубежом. Важным преимуществом корпоративной банковской карты является то, что организация может пополнить карточный счет в любой момент, даже когда сотрудник находится на территории иностранного государства (если нужно продлить срок командировки).

При командировании работника в заграничную командировку суточные выплачиваются в пределах норм, утвержденных локальным нормативным актом организации.

При следовании работника с территории Российской Федерации дата пересечения государственной границы Российской Федерации включается в дни, за которые суточные выплачиваются в иностранной валюте, а при следовании на территорию Российской Федерации дата пересечения государственной границы Российской Федерации включается в дни, за которые суточные выплачиваются в рублях (п. 18 Положения № 749). При направлении работника в командировку на территории двух или более иностранных государств суточные за день пересечения границы между государствами выплачиваются в иностранной валюте по «внутренним» нормам, установленным для государства, в которое направляется работник. Работнику, выехавшему в командировку на территорию иностранного государства и возвратившемуся на территорию Российской Федерации в тот же день, суточные в иностранной валюте выплачиваются в размере 50 процентов «внутренней» нормы расходов на выплату суточных для командировок на территории иностранных государств (п. 20 Положения № 749).

С 2015 г., отправляя работника в служебную командировку, не нужно оформлять командировочное удостоверение, а также составлять служебное задание и отчет командированного о выполненной работе.

Это позволит сократить количество документов, необходимых для оформления командировки и подтверждения командировочных расходов, а

также облегчит жизнь огромному количеству работников российских организаций, которые часто ездят в командировки, снизит нагрузку на бухгалтеров.

Приведенный далее пример носит условный характер. Цель - анализ методики бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами, выезжающими за пределы территории Российской Федерации.

Сотрудник российской организации направлен в командировку в Федеративную Республику Германия. Пусть согласно локальному нормативному акту суточные на территории России установлены в размере 1 050 руб. в сутки (при командировках в г. Москва - 1 400 руб.), если работник командирован за границу России - 2 000 руб. в сутки.

Срок командировки - 8 дней (с 29.11 по 06.12). Суточные при поездках в Германию выплачиваются в размере 65 долларов в сутки, на территории России - 1 050 руб.

Организация оплатила с расчетного счета, а затем получило и выдало командированному работнику авиабилеты Краснодар - Вена - Дюссельдорф - вылет 29.11, Дюссельдорф - Вена - Краснодар - вылет 05.12. Стоимость авиабилетов 32 074 руб. (без НДС), за оформление уплачен комиссионный сбор 1 575 руб. (без НДС). Таким образом, стоимость авиабилетов составила 33 649 руб.

По отметкам в загранпаспорте и согласно авиабилетам день вылета:

- из г. Краснодара - 29 ноября;

- из г. Дюссельдорф - 5 декабря;

- день вылета из г. Вена в г. Краснодар - 6 декабря.

Поэтому 6 декабря суточные учитываются по нормам, принятым на территории Российской Федерации.

Перед командировкой работнику перечислен на пластиковую карту аванс - 34 745 руб., в т.ч. суточные - 14 482,56 руб., выданы авиабилеты на проезд туда и обратно.

Курс Центрального Банка РФ на дату утверждения авансового отчета -29,5221 руб./ $ и 43,8905 руб./ €.

Авансовый отчет по командировке представлен работником 8 декабря того же года, к которому приложены следующие документы:

- ксерокопии страниц загранпаспорта с отметками таможенной службы аэропорта: выезд из г. Краснодара 29.11, въезд 06.12;

- авиабилеты стоимостью 33 649 руб.;

- железнодорожный билет Дюссельдорф - Гютерсло - 27,60 €,

- железнодорожный билет Мюнстер - Дюссельдорф - 30,00 €;

- счет гостиницы за проживание в течение 6 суток - 270 €.

В бухгалтерском учете организации факты хозяйственной жизни, связанные с командировкой сотрудника, должны быть отражены следующим образом:

1. Перечислено ООО «Деловой мир» за авиабилет:

Дебет счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» 33 649 руб.

Кредит счета 51 «Расчетные счета» 33 649 руб.;

2. Получен авиабилет, товарная накладная и счет-фактура от ООО «Деловой мир»:

Дебет субсчета 50-3 «Денежные документы» 33 649 руб.

Кредит счета 60 «Расчеты с поставщиками

и подрядчиками» 33 649 руб.;

3. Выдан авиабилет командированному работнику по накладной: Дебет счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» 33 649 руб. Кредит субсчета 50-3 «Денежные документы» 33 649 руб.;

4. Перечислен на пластиковую карту аванс на командировочные расходы:

Дебет счета 57 «Переводы в пути» 34 745 руб.

Кредит счета 51 «Расчетные счета» 34 745 руб.;

5. Зачислен на пластиковую карту аванс на командировочные расходы: Дебет счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» 34 745 руб. Кредит счета 57 «Переводы в пути» 34 745 руб.;

6. Произведен расчет и списаны суточные за 7 суток пребывания в Германии (с 29.11 по 05.12): 65 $/сутки  7 дней = 455 $

455 $  29,5221 руб./ $ = 13 432,56 руб. Дебет счета 26 «Общехозяйственные расходы» 13 432,56 руб.

Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» 13 432,56 руб.;

7. Произведен расчет и списаны суточных за 1 сутки пребывания в России - 6.12, общая сумма - 1 050 руб.:

- в пределах суммы, не облагаемой НДФЛ:

Дебет счета 26 «Общехозяйственные расходы» 700 руб.

Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» 700 руб.;

- сверх суммы, не облагаемой НДФЛ:

Дебет счета 26 «Общехозяйственные расходы» 350 руб.

Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» 350 руб.;

8. Отражена стоимость авиабилета Краснодар - Вена - Дюссельдорф -вылет 29.11, Дюссельдорф - Вена - Краснодар - вылет 05.12:

Дебет счета 26 «Общехозяйственные расходы» 33 649 руб.

Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» 33 649 руб.;

9. Отражена стоимость железнодорожного билета Дюссельдорф - Гю-терсло: 27,60 € * 43,8905 руб./ € = 1 211,38 руб.

Дебет счета 26 «Общехозяйственные расходы» 1 211,38 руб.

Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» 1 211,38 руб.;

10. Отражена стоимость железнодорожного билета Мюнстер - Дюссельдорф: 30,00 € * 43,8905 руб./ € = 1 316,72 руб.

Дебет счета 26 «Общехозяйственные расходы» 1 316,72 руб.

Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» 1 316,72 руб.;

11. Отражены затраты на проживание в гостинице: 270 € * 43,8905 руб./ € = 11 850,44 руб.

Дебет счета 26 «Общехозяйственные расходы» 11 850,44 руб.

Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» 11 850,44 руб.;

12. Остаток аванса удержан из заработной платы работника по его заявлению:

Дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» 5 883,90 руб.

Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» 5 883,90 руб.

Проведение между резидентами валютных операций с целью оплаты и (или) возмещения расходов физического лица, связанных с загранкомандировкой, а также с целью погашения неизрасходованного аванса, выданного в связи с командировкой, разрешено п. 9 ч. 1 ст. 9 Закона № 173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле».

В письме Центрального Банка РФ от 30.07.2007 № 36-3/1381 разъяснено, что Закон № 173-ФЗ не регулирует вопросы, связанные с порядком выдачи работодателем своему сотруднику наличной иностранной валюты для возмещения расходов при направлении работника в служебную командировку за пределы Российской Федерации.

Как правило, аванс выдается командированному сотруднику в свободно конвертируемой валюте - в долларах США, евро и т. д. В случаях, когда нормы командировочных расходов установлены в национальной неконвертируемой валюте, организация вправе выдать аванс в любой свободно конвертируемой валюте. В таких случаях пересчет неконвертируемой валюты в свободно конвертируемую валюту производится через рубли по курсу ЦБ РФ. Если национальная валюта другой страны не конвертируется Банком России, для пересчета расходов можно воспользоваться справочным курсом иностранных валют, не котируемых Банком России. Данную информацию можно получить в валютном отделе уполномоченного банка.

Выбор способа оплаты командировочных расходов за загранкомандировку остается за организацией. Часто у организации есть валютный счет, но на корпоративную банковскую карту перечисляются рубли, физическое лицо самостоятельно обменивает их на нужную валюту. С того момента, как организация выдала работнику аванс в рублях на командировку, работник действует самостоятельно от собственного имени. Данная ситуация не всегда может быть выгодна для работника. Ведь он должен отчитаться в той же валюте, в которой получил подотчетную сумму. Часто возникает ситуация, когда работник «теряет» из-за конвертации валюты по невыгодному курсу в связи с изменение курса Центрального Банка РФ.

Список литературы

1. Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки»

2. О внесении изменений в некоторые акты Правительства Российской Федерации: постановление Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595 // http://www.pravo.gov.ru

3. Федеральный закон от 10.12.2003 № 173-ФЗ