Информационные системы для малого бизнеса: проблема качества

И.Ю. Шполянская

ИНФОРМАЦИОННЫЕ СИСТЕМЫ ДЛЯ МАЛОГО БИЗНЕСА: ПРОБЛЕМА КАЧЕСТВА

Эффективность функционирования малого предприятия в условиях рыночной экономики во многом зависит от качества его информационной системы управления.

Согласно международным стандартам ISO, качество — это полнота свойств и характеристик продукта, процесса или услуги, которые обеспечивают способность удовлетворять заявленным или подразумеваемым потребностям. Таким образом, качество информационной системы — это совокупность показателей, устанавливающих соответствие программного продукта потребностям пользователя.

Проблема определения качества ИС имеет важное значение как для самих разработчиков на стадии создания конку -рентоспособного программного продукта, так и для будущих пользователей — руководителей и менеджеров предприятий, для которых система должна стать неотъемлемой частью их бизнеса.

Во многих случаях проекты на создание сложных информационных систем подготавливаются и оцениваются не вполне обоснованно, только лишь на основе интуитивных неформализованных представлений заказчиков и разработчиков о требуемых функциях и характеристиках качества информационных систем. Вследствие значительных системных ошибок при определении требуемых показателей качества, оценке трудоемкости, стоимости многие информационные системы не способны выполнять полностью требуемые функциональные задачи с гарантированным качеством, и их приходится долго и иногда безуспешно дорабатывать для достижения необходимого качества и надежности функционирования, затрачивая дополнительно большие средства и время. В результате часто про-

екты информационных систем не соответствуют исходному, декларированному назначению и требованиям к характеристикам качества, не укладываются в графики и бюджет разработки.

Среди программного обеспечения для малого и среднего бизнеса, представленного на российском рынке, насчитывается свыше 100 информационных систем, включающих такие распространенные, как 1С — «Набор для небольшой фирмы», «Парус», «Бэст-Офис», «Галактика-Старт» и другие. Выделяются два больших класса систем среди ИС для малого бизнеса. Деление систем на такие классы в основном обусловлено их функциональностью. Первый класс составляют локализованные варианты, предусматривающие самостоятельный выбор заказчиком компонентов и комплектацию на их основе нужного варианта автоматизированной системы.

При этом программные компоненты являются стандартными: бухгалтерский и налоговый учет, зарплата и кадры, оперативный складской учет, производство, управление сбытом. Подобных систем на отечественном рынке более ста, но лидирующее положение по продажам среди них на текущий момент занимают продукты «1С».

Второй класс включает интегрированные программные решения, которые изначально строятся как единая информационная система («Парус», «Бэст-Офис», «mySAP All-in-One», «MBS Navision»), и вследствие этого они лишены многих недостатков, присущих локализованным решениям (отсутствие реальной интеграции данных; недостаточные функциональные возможности существующей информационной системы; увеличение объема малозначимых бизнес-операций; отсутствие средств аналитической обработ-

ки данных; несоответствие стандартам MRP/ERP; трудоемкость технологии сопровождения собственной ИС).

В связи с широким набором программных продуктов как отечественных, так и западных разработчиков, представленных на российском рынке ПО, перед руководителями малых предприятий встает сложная задача выбора, с одной стороны, недорогой информационной системы, с другой стороны, достаточно эффективной для автоматизированного ведения бизнеса. Это известная проблема выбора товара по критерию «цена-качество», которая для такой специфической категории, как информационная система, имеет ряд особенностей.

Основная причина неудач в процессе внедрения ИС в малом бизнесе — это качество самих информационных систем. До настоящего времени на российском рынке программных средств отсутствуют автоматизированные системы, реализующие все необходимые функции для эффективного управления малым бизнесом по доступной цене. Существующие информационные системы не могут в полной мере удовлетворить насущные требования бизнеса к автоматизации. Все рассмотренные информационные системы имеют примерно один и тот же перечень автоматизируемых функций, охватывающих фазу учета, и иногда фазу анализа. Практически не затрагиваются функции оценки экономической ситуации, прогнозирования, планирования и регулирования. В таблице 1 представлен фрагмент перечня автоматизируемых функций в ИС для малых предприятий, который с первого взгляда показывает близость некоторых их них в отношении реализуемой функциональности.

Основными источниками проблем автоматизации в малом бизнесе является отсутствие системного подхода при создании ИС, а именно отсутствие предпро-ектного комплексного анализа содержания и специфики предметной области (бизнес-процессов малого предприятия),

а также потребностей пользователей при определении перечня автоматизируемых функций. Рассматриваются лишь некоторые отдельные функции, а не функционирование предприятия в целом. Автоматизируемые функции не анализируются в отношении возможного эффекта от их внедрения. Не просматривается взаимосвязь потоков информации, необходимой для реализации той или иной функции. Вследствие этого недостаточно высокое качество проектирования.

Рассмотренные проекты ИС предназначены в большей степени для автоматизации функций учета и отдельных задач анализа, но не автоматизации коммерческой или производственной деятельности в целом. Вместе с тем автоматизация плохо организованных бизнес-процессов способна только ухудшить ситуацию на предприятии. Поэтому разработке информационной системы должен предшествовать тщательный анализ всей структуры, содержания бизнес-процессов в их взаимодействии. Программные средства автоматизации принятия управленческих решений необходимо рассматривать как неотъемлемую часть технологического процесса управления предприятием, информационную систему — как часть бизнеса.

Другая проблема, которая существует для малых и средних предприятий, — это сложность выбора из множества доступных наиболее подходящей для их бизнеса ИС, которая, обладая достаточной функциональностью, имела бы и невысокую стоимостью внедрения. Выбрать самостоятельно интегрированное решение из множества однотипных продуктов либо определить набор необходимых и достаточных программных модулей в пределах одной типовой интегрированной системы представляет собой сложную проблему. Каждый проект в области автоматизации рассматривается предприятием как стратегическая инвестиция средств, которая должна окупиться за счет улучшения управленческих процессов, повышения

эффективности производства, сокращения издержек. Сложность выбора ИС обусловлена следующими обстоятельствами:

— Каждый поставщик ПО, предлагая свою ИС и демонстрируя ее привлекательные стороны, умалчивает об ограничениях и недостатках программного продукта. Потому в подавляющем большинстве случаев пользователь не может определить качество приобретаемого ПО до тех пор, пока не начнется этап внедрения системы.

— Будущий пользователь, как правило, плохо представляет всю технологию использования приобретаемой ИС в процессе управления предприятием; не знает, какие новые задачи могут возникнуть по мере развития организации. Поэтому у него нет ясных критериев выбора ПО из множества доступных.

— Несмотря на объявленную производителем низкую стоимость ПО, совокупные затраты по внедрению, технической поддержке, эксплуатации и дальнейшему развитию системы могут превысить ожидания пользователя системы.

Непосредственное внедрение типовой информационной системы не может устроить заказчика полностью, поскольку оно не может учесть всей специфики в отношении бизнес-процессов и потоков информации на предприятии, а также требований по интеграции с другими приложениями (в том числе и с уже работающими на предприятии). Чтобы найти подходящий вариант будущей ИС, необходимо провести анализ управленческих процессов, что самой фирме сделать практически невозможно.

В настоящее время решения по подбору структуры программной системы для конкретного предприятия производят в консалтинговых фирмах эксперты на основе экспресс-анализа бизнес-процессов данной фирмы, исходя из собственного опыта внедрения аналогичных систем, без должного обоснования предлагаемой альтернативы. Компьютерная система поддержки принятия решений на

основе формализованных процедур анализа различных вариантов ИС и построения наиболее рациональной функциональной структуры с помощью методов концептуального моделирования позволит консалтинговым компаниям принимать более обоснованные решения, которые, в свою очередь, помогут малым предприятиям сделать оптимальный выбор программной системы.

Поставленная проблема предусматривает разработку системы принятия решений для анализа качества информационных систем для малого бизнеса и определения структуры ИС, наиболее эффективной в смысле выбранного критерия качества. Решение задач анализа и синтеза ИС по критерию качества усложняется рядом их особенностей, основными из которых являются:

— необходимость учета большого числа показателей качества (требований) ИС при оценке и выборе их рационального варианта;

— преимущественно качественный характер показателей, учитываемых при анализе и синтезе ИС;

— существенная взаимосвязь и взаимозависимость этих показателей, имеющих противоречивый характер;

— трудность получения исходных данных, необходимых для решения задач анализа качества и выбора ИС.

Одной из важнейших проблем обеспечения качества программных средств является формализация характеристик качества и методология их оценки. Главный критерий качества ИС с точки зрения руководителя предприятия — ее способность повысить коммерческую эффективность всей фирмы. Эффективность предприятия может быть повышена с помощью его информационной системы в том случае, если в контур управления системы будут включены наиболее значимые функции, то есть те функции, которые максимально обеспечивают реализацию главной цели деятельности предприятия. Отсюда основным момен-

том при оценке ИС становится оценка качества не программной системы, а качества моделирования и проектирования. Поэтому главной из характеристик качества ИС является функциональная полнота системы. Исходными данными и высшим приоритетом при выборе показателей качества в большинстве случаев является назначение, автоматизируемые функции и функциональная пригодность соответствующего программного средства. Достаточно полное и корректное описание этих свойств должно служить базой для определения значений большинства остальных характеристик и атрибутов качества.

Отсутствие одной из функций может повлечь за собой снижение качества принимаемого решения и, следовательно, потери в эффективности функционирования предприятия. С другой стороны, включение в информационную систему полного набора бизнес-функций, число которых может составить несколько сотен, также приведет к снижению эффективности из-за удорожания используемого программного продукта, за счет увеличения числа и связей между показателями в информационной базе, увеличения времени выполнения отдельных функций и снижения скорости реакции системы, усложнения процессов ее модификации и адаптации.

В настоящее время не существует методик сравнительного анализа качества программных систем для малого бизнеса по критерию функциональной полноты, что приводит предприятия к проблеме оптимального выбора среди однородных продуктов. Традиционно сравнительный анализ качества различных информационных систем по критерию функциональной полноты проводят с помощью «эталонной системы» или на основе обобщенного набора функций управления. Но обобщенный набор функций сравниваемых ИС еще не означает функциональной полноты «эталонной системы», а альтернативное моделирование ее

функциональной структуры само по себе остается большой проблемой.

Поэтому мы считаем обоснованным применение формализованных процедур сравнения ряда ИС по функциональному составу автоматизируемых задач, основанных на общеметодологическом подходе, предложенном Г.Н. Хубае-вым [1]. Данная методика позволяет сравнивать по функциональной полноте различные информационные системы как между собой, так и в отношении к «эталонной» модели ИС.

Анализ наиболее распространенных программных систем для малого бизнеса позволил выделить перечень функций управления, которые были нами объединены в блоки. Данный список был дополнен функциями, выявленными в соответствии с требованиями будущих пользователей ИС и составившими основу «эталонной» модели ИС. В табл. 1 приведено описание автоматизируемых функций в наиболее распространенных ИС для малого бизнеса.

На основе методики, предложенной в [1], можно провести анализ функциональности данных систем: оценку

полноты состава автоматизируемых функций относительно «эталонной» системы, а также степень их подобия и связи друг с другом.

Выделим системы ІБ; и ІБ к и введем следующие обозначения:

Р1 = Ші п Шк — мощность пересечения систем относительно автоматизируемых функций;

Р01 = / Щ , Р10 = К; / 1Бк —

мощность разности соответствующих множеств.

В качестве меры рассогласования между системами ІБ; и ІБ к выберем вели-

С Р 01/ Р 11 + Р 10 чину Б; к = Рік / Рік + Рік ;

для оценки степени поглощения системой к системы ^і - величину

н = Р11 / Р11 + Р10 •

Нік= Рік / Рік + Рік ;

Таблица 1. Группы функций управления в составе ИС для малого бизнеса

\ Системы Функции \ 1 С Предприятие 7.7 Набор для небольшой фирмы Парус-Предприятие 7.50 Парус-Предприятие 4 W +Портфель Управляющего с и ф О с э Б Галактика-Старт SAP Business One e ne 0 1 < P A S MBS Navision MBS Navision Малый бизнес ая а н о та Э

І 2 3 4 5 б 7 S 9 І0 ІІ І2

І. Анализ рынка и прогноз спроса + + + +

2. Планирование ассортимента +

3. Формирование продуктовой программы (портфеля заказов) +

4. Определение потребностей и предпочтений потребителей + + +

5. Анализ рынка потребляемых материальных ресурсов +

б. Оценка влияния затрат на рост объема продаж +

7. Прогнозирование поведения конкурентов на рынке +

S. Ведение БД конкурентов +

9. Учет динамики и прогноз рыночных цен + +

І0. Планирование затрат + + + + +

ІІ. Выбор метода учета затрат + + +

І2. Калькуляция себестоимости и расчет цен выпускаемой продукции + + + + + + +

ІЗ. Анализ производственно-хозяйственной деятельности + + + + + + + + + +

І4. Планирование потребности в производственных ресурсах (оборудование, персонал) + + + + +

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

15. Контроль дебиторской и кредиторской задолженности + + + + + + + + +

16. Анализ денежных потоков + + + + + + +

17. Определение рациональной учетной, дивидендной и налоговой политики фирмы +

18. Финансовой анализ + + + + + +

19. Управление инвестициями +

20. Планирование необходимого объема денежных средств + + +

21. Учет наличия и движения денежных средств + + + + + + + + +

22. Управление заемным капиталом +

23. Бюджетирование (БДР) + + + + +

24. Учет и анализ затрат в составе себестоимости + + + + + + +

25. Учет расчетов с поставщиками + + + + + + + + + +

26. Учет расчетов с подотчетными лицами + + + + + + + + +

27. Учет наличия и движения ТМЦ + + + + + + + + + +

28. Учет готовой продукции + + + + + + +

29. Учет расчетов с клиентами + + + + + + + + + +

30. Учет основных средств и МБП + + + + + + + + + +

31. Составление бухгалтерского баланса + + + + + + + + + +

32. Учет расчетов с персоналом + + + + + + + + + +

33. Налоговый учет + + + + + + + + + +

34. Начисление платежей в бюджет + + + + + + + + + +

35. Касса + + + + + + + + + +

36. Банк + + + + + + + + + +

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

37. Подготовка бухгалтерских отчетов в соответствии с законодательством + + + + + + + + + +

38. Планирование зарплаты + +

39. Расчет зарплаты + + + + + +

40. Учет кадров + + + + + + +

41. Штатное расписание + + + + +

42. Расчет дивидендов + + +

43. Учет выполнения заявок клиента + + + + + + + +

44. Учет выполнения договорных обязательств клиента + + + + + + + + + +

45. Анализ продаж + + + + + + +

46. Анализ поведения клиента + + +

47. Статистика (БД) взаимоотношений с клиентом + + + + + + +

48. Оценка влияния политики фирмы на лояльность клиента +

49. Анализ перспектив сбыта + + + + +

50. Планирование запасов + + + +

51. Распределение ТМЦ по ячейкам хранения + + +

52. Инвентаризация ТМЦ + + + + + + + + + +

53. Анализ состояния материальных запасов + + + + + + + + +

54. Анализ оборачиваемости ТМЦ + + + + + +

55. Планирование закупок + + + + +

56. Анализ эффективности закупок + + + + +

57. Формирование заказов поставщикам + + + + + + + +

58. Распределение запасов + + + + +

59. Ведение БД поставщиков + + + + + + +

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

60. Учет выполнения договорных обязательств поставщика + + + + + + + + + +

61. Анализ поведения поставщика + + + +

62. Оценка влияния политики фирмы на лояльность поставщика +

63. Планирование мощностей + + +

64. Планирование производства + + + +

65. Спецификации (разузлование) + + + + + +

66. Расчет потребно -сти в сырье и материалах под производственную программу + + + + +

67. Контроль выполнения производственных заказов + + +

68. Учет незавершенного производства + + + +

69. Учет выполнения плана производства + + + +

70. Учет производственных затрат + + + +

71. Управление обслуживанием и ремонтом оборудования + + +

72. Учет брака + + +

73. Учет выпуска продукции + + + +

С помощью логических матриц поглощения (включения) определяется мера взаимосвязи и подобия между сравниваемыми системами ^ и К к. Рассчитываются показатели:

— доля общих функций, реализуемых одновременно ^ и К к в общем объеме функций ^ (матрица Н);

— количество общих функций у ^ и К к (матрица Р0);

— доля общих функций в общем объеме функций ^ и К к (матрица О).

Данные показатели позволяют количественно оценить подобие между рассматриваемыми системами, а также степень соответствия той или иной структуры «эталонной» модели ИС, описывающей требования пользователя к функциональной полноте.

Для пороговых значений Ер =0,341 для So, Ер = 0,779 для матрицы Но Ер = 0,607 для матрицы О0, Ер = 9,432 для матрицы Р0 графы подобия систем (О0) и поглощения (Н0) относительно имеющихся функций приведены на рис.

1. Результаты анализа функциональной полноты систем 1Б1- 189 позволили выделить группы однородных ИС: 1Б1 ; (182, 18 4, К 5 ); (18э , Кб, К9 ); ( 187, 188 ) со сходным набором функций. Выделенные

группы систем классифицируются как:

— локальные системы;

— малые интегрированные системы с преобладанием учетных функций;

— малые интегрированные системы с элементами экономического анализа;

— полноценные интегрированные системы.

Задавая различные пороговые значения меры соответствия систем требо-

ваниям пользователя, получаем разные группировки ИС по функциональной полноте. Так, для коэффициента подобия

0,58 получен граф, вид которого представлен на рис. 2. Для коэффициента подобия Ер = 0,65 граф изображен на рис. Э.

ИС из одной группы в дальнейшем можно сравнивать между собой, сопоставляя другие характеристики, такие как цена, производительность, надежность, степень адаптации и др. В частности, можно провести анализ функциональной структуры подобных ИС в качественном отношении.

Рис. 1. Графы подобия и поглощения ИС для малого бизнеса

Рис. 2. Граф подобия систем

Определим долю интеллектуальных функций (планирование, прогнозирование, диагностирование, адаптация) в общем объеме функций. Результаты функционального анализа для группы систем 1Б2 — ІБ5 позволили выявить пропорции, отраженные на рисунке 4.

Рис. 3. Граф подобия

Функциональную полноту систем в сравнении с «эталонной» описывают графы подобия и взаимосвязи, представленные на рис. 5. Как показывает рисунок 5, наиболее близкими к «эталонной» системе ІБ10 являются информационные системы ІБ7 и ІБ8.

во

70

60

50

4о

30

20

10

прогнозирование адаптация планирование диагностирование учет анализ

0

планирование

прогнозирование

диагностирование

адаптация

учет, анализ

Рис. 4. Распределение функций ИС по группам

Рис. 5. Графы подобия и взаимосвязи ИС в сравнении с «эталонной» системой

Библиографический список

1. Хубаев Г.Н. Методика экономической оценки потребительского качества программных средств // Программные продукты и системы (SOFTWARE and SYSTEMS). — 1995. — №1.

2. Шполянская И.Ю. Анализ и

моделирование информационных систем для малого бизнеса: Монография / РГЭУ «РИНХ». — Ростов н/Д, 2005. — 162 с.