Автоматизация документооборота бизнес-процессов университета как элемент многокомпонентной информационной среды управления образовательным учреждением

ВЕСТНИК ЮГОРСКОГО ГОСУДАРСТВЕННОГО УНИВЕРСИТЕТА

2011 г. Выпуск 3 (22). С. 10-13

УДК 004.9

АВТОМАТИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ УНИВЕРСИТЕТА КАК ЭЛЕМЕНТ МНОГОКОМПОНЕНТНОЙ ИНФОРМАЦИОННОЙ СРЕДЫ УПРАВЛЕНИЯ ОБРАЗОВАТЕЛЬНЫМ УЧРЕЖДЕНИЕМ

О. В. Алмазов, И. С. Дюбко

Любые бизнес-процессы, протекающие в образовательном учреждении, должны успешно адаптироваться в меняющемся окружении. В настоящее время отмечается стремление руководителей образовательных учреждений к реструктуризации систем управления и совершенствованию процедур управления и деловых процессов, к уменьшению объемов бумажной информации, снижению стоимости обработки информации и повышению эффективности управления ею на пути организации совместного доступа специалистов к информации, хранения и поиска документов [1].

Один из подходов для достижения этих целей - автоматизация с помощью информационных технологий. В статье рассматривается содержание данного подхода - выбора и применения методов и средств организации технологии управления, которая основывается на использовании трех основных концепций: переходу к электронным документам, созданию систем управления документами и системы электронного документооборота.

В отличие от документов на бумажных носителях с их жесткими рамками, статичной формой и ограниченными возможностями переход к динамичным цифровым электронным документам обеспечивает особые преимущества при создании, совместном использовании, распространении и хранении информации. Они могут увеличить производительность множества приложений, используемых в бизнесе, уменьшить требования к размерам накопителей, сократить или полностью решить проблему потерь и неверного размещения документов.

В статье рассматривается два бизнес-процесса образовательного учреждения, которые требуется автоматизировать: договорная деятельность и работа канцелярии.

Образовательное учреждение, как правило, характеризуется слабоформализованным движением документов, сложностью управления и контроля согласования договорных документов, а также большим объемом заключаемых договоров за год. С целью формализации данного бизнес-процесса, построена модель схемы принятия заявок и согласования договорных документов (рис. 1).

Рис. 1. Сбор заявок и согласование договорных документов

Первый блок представляет собой составление служебной записки на закупку для подписания курирующим проректором. После определения целесообразности закупки курирующим проректором, служебная записка отправляется работникам юридического отдела на составление проекта договора и дальнейшее согласование. На этапе работы юриста происходит составление договора и осуществляется организация работы по согласованию. Далее происходит согласование договора главным бухгалтером, планово-финансовым управлением (ПФУ), где происходит присваивание документу различных параметров, таких как код аналитического учета, источник финансирования и т. д. Также возможно согласование договора курирующим специалистом, соответствующего направлению деятельности университета. После прохождения договора всех этапов согласования, документ снова возвращается к работнику юридического отдела для печати листа согласования. Лист согласования отправляется на подписание профильному проректору. После прохождения в системе всех этапов подписания договора, работнику юридического отдела приходит уведомление о завершении работ по согласованию, после чего он производит организацию работ по подписанию договора и отправке контрагентам. Результатом работы данного бизнес-процесса является готовый лист согласования и договор.

С целью повышения эффективности бизнес-процессов, оперативного принятия решений и стратегического планирования, в образовательное учреждение необходимо ввести систему электронного документооборота [3].

Любая система документооборота может содержать элементы каждой из приведенных ниже категорий, но большинство из них имеют конкретную ориентацию в одной из областей, связанную, в первую очередь, с позиционированием продукта:

• системы с развитыми средствами хранения и поиска информации. Электронный архив -это частный случай системы документооборота, ориентированный на эффективное хранение и поиск информации;

• системы с развитыми средствами workflow (WF). Эти системы в основном рассчитаны на обеспечение движения неких объектов по заранее заданным маршрутам (так называемая «жесткая маршрутизация»). На каждом этапе объект может меняться, поэтому его называют общим словом «работа» (work). Системы такого типа называют системами workflow - «поток работ». С помощью таких систем можно организовать определенные работы, для которых заранее известны и могут быть прописаны все этапы;

• системы, ориентированные на поддержку управления организацией и накопление знаний. Эти «гибридные» системы, которые обычно сочетают в себе элементы двух предыдущих. При этом базовым понятием в системе может быть как сам документ, так и задание, которое нужно выполнить;

• системы, ориентированные на поддержку совместной работы (collaboration). Их задача -обеспечить совместную работу людей в организации, даже если они разделены территориально, и сохранить результаты этой работы;

• системы, имеющие развитые дополнительные сервисы. Например, сервис управления связями с клиентами (CRM - Customer Relation Management), управления проектами, биллинга, электронной почты и пр. [3];

• обязательным условием эффективности системы электронного документооборота и управления взаимодействием, нацеленной на повышение эффективности работы всех сотрудников организации в разных областях совместной деятельности, является интеграция в единую информационную среду [4].

Система Directum соответствует концепции ECM (Enterprise Content Management) и поддерживает полный жизненный цикл управления документами, при этом традиционное «бумажное» делопроизводство ограниченно вписывается в электронный документооборот. Directum обеспечивает эффективную организацию и контроль деловых процессов на основе workflow: согласование документов, обработка сложных заказов, подготовка и проведение совещаний, поддержка цикла продаж и других процессов взаимодействия.

Система Directum имеет модульную структуру (рис. 2), в Югорском государственном университете целесообразно использование следующих из них: «Управление электронными документами», «Канцелярия», «Управление совещаниями», «Управление договорами».

Рис. 2. Модули системы «Directum»

Благодаря внедрению такого программного продукта в систему управления образовательного учреждения, значительно экономится время согласования договорного документа, возможен контроль подписания договора в заданные промежутки времени, а также упрощается работа участников согласования. Возможно оповещение участника согласования по электронной почте о невыполненной задаче.

К одному из главных преимуществ внедрения данной системы в образовательное учреждение относится интеграция с многокомпонентной информационной средой (МИС) университета, например, справочников: работники, подразделения, договоры и т. д.

При «наложении» МИС на процесс согласования договоров последовательность согласования остается неизменной. Ниже приведена таблица участников данного процесса, которые приобретают в системе соответствующую роль со строго описанными правами и функционалом:

Участник_______________________________________________________________________________

Утверждающий - руководитель высшего звена, подписывает договорные документы в бумажном виде, определяется из поля *Утверждающий карточки категории договора.____________

Руководитель подразделения - руководитель подразделения, заинтересованного в заключении договора.___________________________________________________________________________

Визирующие - специалисты организации, обязательные участники согласования договора,

определяется из табличной части Визирующие карточки категории договора._________________

Дополнительные согласующие - сотрудники, курирующие соответствующие направления деятельности университета, которые проверяют содержание на соответствие поставленным целям и нормативным документам, визируют договоры, устанавливают ЭП. Например, договоры по ПК и ПО, курирует начальник Управления информатизации.__________________________

Инициатор - работник подразделения, осуществляющий работу с договорами, организацию

работы по согласованию, подписанию и отправке контрагентам._____________________________

Специалист юридического отдела - проверяет содержание на соответствие поставленным целям и действующему российскому законодательству, устанавливает ЭП, оформляет протокол разногласий, печатает список подписавших документ ЭП, проверяет комплектность бумажного пакета документов.______________________________________________________________

В системе предусмотрена настройка типовых маршрутов, которая осуществляется с помощью редактора схем типовых маршрутов.

Одной из важнейших функциональных задач системы является защита информации от несанкционированного доступа. Конфиденциальность документов, хранящихся в системе DIRECTUM, обеспечивается следующими возможностями:

• контроль и настройка прав доступа на любой объект системы;

• шифрование электронных документов, позволяющее дополнительно защитить текст электронного документа, в том числе от пользователей со статусом «администратор»;

• протоколирование всех действий пользователей, позволяющее быстро восстановить историю работы с документом и проконтролировать такие действия над документом, как просмотр, изменение, экспорт копии документа и пр.

Для предотвращения проблемы одновременного редактирования одного документа несколькими пользователями в системе есть специальный механизм блокировок с возможностью получения оповещений об освобождении документа пользователем.

При согласовании используется электронная подпись (ЭП), которая позволяет заменить традиционные печать и подпись, гарантируя авторство и неизменность документа после его подписания. С помощью ЭП можно подписать любую версию электронного документа, фиксируя и сохраняя информацию о том, кто и когда поставил подпись.

Надежность работы с ЭП обеспечивает использование переносных ключей (USB-ключи, смарт-карты), позволяющих хранить персональный ключ пользователя не на общедоступном компьютере, а на индивидуальном носителе.

Также для повышения надежности работы с ЭП система может быть интегрирована с различными системами криптозащиты информации, в том числе сертифицированными ФСБ (ФАПСИ), благодаря реализации ЭП с использованием Microsoft CryptoAPI [5].

Эффективность внедрения системы «Directum» в образовательном учреждении - это, прежде всего, качество выполнения работ, снижение рисков штрафов за несвоевременное оформление документов, сокращение затрат рабочего времени на процесс согласования договорных документов, обработку входящей и исходящей корреспонденции. И главное преимущество внедрения данной системы в образовательном учреждении - это то, что она становится частью многокомпонентной информационной управленческой среды.

ЛИТЕРАТУРА

1. Смирнова, Г. Н. Электронные системы управления документооборотом : учеб. пособие [Текст] / Г. Н. Смирнова. - М., 2003. - 168 с.

2. Карминская, Т. Д. Интегрированная информационная модель управления современным образовательным учреждением [Текст] / Т. Д. Карминская, С. П. Семенов // Известия ОрелГТУ. - Орел, 2008. - № 1. - 4/269(544). - С. 29-34.

3. Общая классификация систем документооборота [Электронный ресурс] // Системы электронного документооборота, проблемы, перспективы. - Режим доступа : http://www.pk6.eos.ru/analitics/detail.php?ID=17669&SECTION_ID=765

4. Семенов, С. П. Автоматизированная система контроля данных по кадровому составу вуза и контингенту студентов [Текст] / С. П. Семенов, Я. Б. Татаринцев // Системы управления и информационные технологии. - № 3.2(37). - М. ; Воронеж, 2009. - С. 279-282.

5. О системе «Directum» [Электронный ресурс] // Официальный сайт системы «Directum». -Режим доступа : http://directum.ru