Проблемы учета и контроля малоценного имущества бюджетного образовательного учреждения

УДК 657 ПРОБЛЕМЫ УЧЕТА И КОНТРОЛЯ МАЛОЦЕННОГО ИМУЩЕСТВА БЮДЖЕТНОГО ОБРАЗОВАТЕЛЬНОГО УЧРЕЖДЕНИЯ

Ефимова С.Б., Собачко А.И.

Цель - Рассмотрение правил учета объектов, которые списаны с баланса, но продолжают участвовать в деятельности учреждения.

Метод или методология проведения работы. В работе применялся системный подход к изучению рассматриваемых проблем, анализ, синтез, наблюдение, группировка и др.

Результаты. В статье выделены спорные вопросы, возникающие при разработке системы учета и контроля. Основными, из которых являются оценка имущества, его классификация, способ идентификации объектов и правила их списания со счетов забалансового учета. Отмечены налоговые последствия в случае отсутствия учетных данных. Разработан накопительный регистр, при применении которого можно получить информацию о наличии объектов, отслеживать величину расходов на их ремонт, формировать данные об объектах по группам аналитического учета с целью проведения анализа их структуры. Кроме этого, предложены меры, позволяющие повысить контроль при списании объектов.

Область применения результатов. Результаты могут быть применены в практике ведения бухгалтерского учета в бюджетных учреждениях и при преподавании дисциплин «Учет в бюджетных учреждениях», «Контроль и ревизия» студентам экономических специальностей.

Ключевые слова: бюджетное образовательное учреждение, основные средства, малоценное имущество, оценка малоценного имущества, учет малоценного имущества, контроль за малоценным имуществом.

THE PROBLEMS OF ACCOUNTING AND CONTROL OF PROPERTY OF BUDGET LOW VALUE IN EDUCATIONAL INSTITUTIONS

Efimova S.B., Sobatchko A.I.

Purpose. Consideration of the treatment facilities, which are debited from the balance, but continue to participate in the activities of the institution.

Methodology. We used a systematic approach to the study of the issues, analysis, synthesis, observation, group, etc.

Results. The article focuses on the issues arising in the course of accounting and control system development. The key issues in this respect are property valuation and classification, ways of entity identification and writing them off from off-balance-sheet accounts. The author also writes about tax consequences in case of having no accounting data. The article introduces a storage register which allows to obtain information about the entities, their maintenance costs and to develop data about the entities in accordance with the accounting groups with the view to further structure analysis. Finally, the author proposes measures to increase control over writing these entities off.

Practical implications. The results can be applied in the practice of accounting in the budgetary institutions and the teaching of disciplines, "Accounting for budgetary institutions", "Control and Audit" for students of economic specialties.

Keywords: state-financed educational establishments, fixed assets, low-value property, low-value property valuation, accounting of low-value property, control over low-value property.

Особое место в составе имущества бюджетного образовательного учреждения занимают, так называемые, «малоценные» объекты основных

средств. Данное понятие в бюджетный учет было введено еще в 2005г. Инструкцией по бюджетному учету № 70н.

В настоящее время основные средства по стоимости и сроку амортизации подразделяются на 3 группы:

• объекты стоимость до 3 тыс. руб. списываются с баланса в момент ввода в эксплуатацию;

• на объекты от 3 до 40 тыс. руб. начисляется амортизация в размере 100% при вводе их в эксплуатацию;

• на объекты стоимостью свыше 40 тыс. руб. начисляется амортизация по линейному методу.

Следовательно, основные средства стоимостью до 3 тыс.руб. списываются с баланса в момент их ввода в эксплуатацию, но продолжают участвовать в производственном процессе.

В составе основных средств малоценные предметы занимают весомую часть. По сведениям Мокрецовой Г.В., главного бухгалтера, доцента кафедры "Бухгалтерский учет, анализ и аудит" ГОУ ВПО "ВятГУ" при анализе основных средств «доля основных средств менее 3 000 рублей составила 16%» . [5]

По нашему мнению в целях обеспечения сохранности этих объектов в бюджетных учреждениях должен быть организован надлежащий контроль за их движением.

На практике это следует реализовать с помощью учетной политики организации, посредством утверждения перечня первичных документов, используемых организацией для оприходования, передачи в эксплуатацию, выбытия рассматриваемых малоценных объектов и контроля за их сохранностью в разделе по документообороту учетной политики.

Рассмотрим основные проблемы, спорные вопросы учета и контроля за малоценным имуществом.

1. Инструкцией № 157н "Об утверждении Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных

органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений» (Далее Инструкция №157н) предусмотрено отражение объектов стоимостью до 3000 руб. на забалансовом счете 21. Утверждены формы первичных документов по движению данных объектов. Для отражения списания объектов с баланса предусмотрена ведомость выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (ф. 0504210). При смене материально-ответственных лиц составляется накладная на внутреннее перемещение объектов основных средств (ф. ОС-2).

Итак, законодательно предусмотрены только первичные документы по учету данного вида имущества. Однако регистры по учету, формы контроля и порядок ведения аналитического учета устанавливается учетной политикой учреждения. Следовательно, данный вопрос должен быть проработан самостоятельно учреждением.

2. Согласно Инструкции № 157н оценка объектов стоимостью до 3000 руб. может проводиться двумя способами. В первом случае объект принимается в оценке один рубль за каждый объект, во втором случае - по балансовой стоимости объекта. Учреждению дано право самостоятельно сделать выбор способа оценки, закрепив его в учетной политике.

3. В соответствии с п. 46 Инструкции № 157н каждому инвентарному объекту недвижимого имущества, а также инвентарному объекту движимого имущества, кроме объектов стоимостью до 3000 рублей включительно должен присваиваться уникальный инвентарный порядковый номер. Значит, в инструкции не предусмотрено ведение учета «малоценных» объектов по инвентарным номерам. Однако, для проведения одной из форм контроля -инвентаризации - необходимо разграничивать один объект от другого, что может быть затруднено наличием большого количества однотипных предметов.

Вследствие чего при проведении инвентаризации, выявленные неучтенные объекты подлежат оприходованию и включению в

налогооблагаемую базу по налогу на прибыль и налогу на имущество. А значит, «результаты проведенной инвентаризации влияют на налоговые обязательства учреждения». [1]

Кроме этого, отсутствие пообъектного учета влияет на величину расходов, уменьшающих облагаемую базу по налогу на прибыль, поскольку наличие четкого учета малоценных объектов основных средств, способствует обоснованию расходов, возникающих при их ремонте или продаже. Ведь списывать на расходы ремонт объектов, которые не учтены, запрещено налоговым законодательством.

Значит, учреждение заинтересованно в четко организованной системе учета и контроля за малоценными объектами с целью обоснованности расходов, относимых на уменьшение налогооблагаемой базы по налогу на прибыль.

4. Следующим аспектом, требующим обязательного контроля, является порядок списания объектов со счетов забалансового учета. Напомним, что списывать объекты до 3000 руб. учреждения могут самостоятельно по решению комиссии учреждения. В силу того, что объекты относят к основным средства, а значит срок их использования более 12 месяцев, по нашему мнению, необходимо утвердить порядок списания данных объектов.

Таким образом, для усиления контроля за малоценными объектами следует:

• классифицировать объекты с целью организации аналитического учета;

• разработать регистры по учету данного вида имущества

• выбрать способ оценки малоценных объектов при их отражении на забалансовые счета.

• определить способ идентификации объектов имущества в соответствии с техническими данными учета

• усилить контроль при списании объектов.

Рассмотрим варианты решения обозначенных проблем.

1. Классифицировать объекты следует по их по видам (инструменты, предметы мебели, электронно-цифровая техника и т.д.). Для этого целесообразнее всего применять существующую классификацию по ОКОФ. Информация по видам объектов необходима для подготовки аналитических данных о составе и структуре малоценного имущества.

В учете необходимо вести аналитический учет по материальноответственным лицам. Это позволит проводить проверки наличия имущества в разрезе МОЛ. В случае порчи имущества или кражи без данных аналитического учета невозможно будет определить виновное лицо.

Как было указано выше, инструкции № 157н не предусмотрены

регистры для учета и контроля малоценного имущества. Разработка и внедрение формы регистра остается за учреждением.

Накопительный регистр учета малоценного имущества необходим:

• во-первых, для обеспечения учета движения объектов и контроля за их сохранностью со стороны учреждения;

• во-вторых, для самих материально-ответственных лиц с целью проведения самостоятельного контроля наличия объектов.

В соответствии с п.54 Инструкции №157н по объектам свыше 3000 руб. лица, ответственные за хранение основных средств, ведут инвентарные списки нефинансовых активов.

В связи с тем, что Инструкцией не предусмотрено присвоение инвентарных номеров объектам до 3000 руб., то их учет у материальноответственных лиц отсутствует.

Специалисты на основе практических выводов предлагают вести книгу учета движения малоценных средств.

По нашему мнению, при разработке соответствующего регистра следует учесть следующие моменты:

• материально ответственное лицо;

• структурное подразделение;

• дату и номер документа, которым объект отнесен на забалансовый счет;

• стоимость объекта;

• технические характеристики объекта;

• сведения о ремонте объекта

• номер и дата документа перемещения или выбытия объекта;

• причины выбытия объекта;

• сведения о прошедших инвентаризациях с целью подтверждения фактического контроля за наличием объектов.

Предлагаем следующую форму, позволяющую учитывать объекты и контролировать их движение. (таблица 1).

Таблица 1

Книга учета движения малоценного имущества

Наименование учреждения

Структурное подразделение

Материально-ответственное лицо

№ Объект Докумен Ремо Сведения Выбытие

п/п т нт о (перемещ

принятия руб- проведен ение)

объекта к ной

забалансо инвентари

вому зации

учету

Наим Инвен Стоимость Г руппа

енова тарный объекта, аналитич ом ата оме ата ом ата

ние номер руб- еского учета по функцион альному назначен ию ер р ер

По нашему мнению, данная книга должна вестись как в бухгалтерии, так и у материально-ответственного лица для повышения уровня двухстороннего контроля.

Применение книги учета позволит:

• получить информацию о наличии объектов, которые числятся за материально-ответственным лицом

• отслеживать движение объекта в случае его передачи другим лицам

• выделять объекты, по которым часто проводится ремонт с целью вынесения предложения об их списании. Обоснованием могут служить данные книги учета малоценного имущества

• подтверждать сумм расходов, отнесенных на ремонт малоценного имущества как в бухгалтерском, так и в налоговом учете;

• выявить величину расходов на поддержание объекта в состоянии пригодном к использованию;

• позволит формировать данные об объектах по группам аналитического учета с целью проведения анализа их структуры.

2. В отношении оценки объектов Костюкевич Ю. считает, что целесообразно относить на забалансовый учет объект по стоимости 1 руб. за 1 объект. Свое мнение она обосновывает тем, что фактически стоимость объектов уже списана, а значит «на информацию о финансовом состоянии организации дальнейший учет данного имущества влияния не оказывает». [4]

Захарьин В.Р. же считает, что «наиболее целесообразным является второй вариант», при котором объекты принимаются на забалансовый учет по балансовой стоимости. [2]

Мы поддерживаем точку зрения Захарьина В.Р. и считаем, что информация о стоимости имущества необходима на случай порчи или кражи имущества. Несмотря на то, что возмещение вреда будет взыскиваться с виновных лиц по рыночной цене, информация о стоимости объектов поможет дать предварительную стоимостную оценку предмету.

3. Комиссия по движению основных средств в учреждении при участии материально-ответственных лиц в целях контроля за данным видом имущества необходимо маркировать объекты.

Изучая методы маркировки можно отметить, что она выполняет следующие цели: идентификация, контроль потока объектов, сортировка, автоматизированная обработка. На наш взгляд, к маркировке необходимо предъявлять следующие требования: экономичность, информативность,

технологичность.

По аналогии с объектами свыше 3000 руб. мы предлагаем присваивать номера малоценным объектам. При этом применять иные правила маркировки, отличные от построения кода инвентарного номера по объектам свыше 3000 руб. Это позволит отделить малоценные объекты от другого имущества.

В настоящее время применяются новые методы маркировки объектов - с помощью штрих-кодов. Подобный метод позволяет не только присваивать номера конкретном объектам, но и в штрих-код можно заложить дополнительную детальную информацию об имуществе. Применение которого ускоряет процесс проведения инвентаризации. «Полностью исключается возможность неправильного определения ТМЦ и значительно сокращается время необходимое для инвентаризации». [3]

4. В целях рационального использования средств учреждения необходимо обратить внимание на порядок списания малоценных объектов основных средств.

Несмотря на низкую цену, объекты относятся к основным средствам, а значит срок их службы более 12 месяцев. В целях контроля сохранности имущества следует ужесточить порядок списания объектов. Для этого предлагаем установить примерные сроки их эксплуатации и утвердить их приказом руководителя. Списание же имущества должно производиться в установленные сроки (на основании актов о списании, составляемых комиссией) кроме случаев полной их непригодности.

Таким образом, законодательно учет малоценного имущества бюджетных учреждений закреплен Инструкцией № 157н. Однако по некоторым аспектам предусмотрено несколько вариантов учета, в частности, это касается оценки имущества. В отношении регистров учета, возможности идентификации объектов и порядка их списания со счетов забалансового учета учреждения должны самостоятельно разработать правила учета.

Уровень контроля за имуществом, его сохранностью напрямую зависит от того, насколько четко организован учет. Поэтому учреждениям необходимо построить систему учета малоценного имущества, а также разработать регистры учета. Правила учета следует закрепить в учетной политике учреждения.

Список литературы

1. Алексеева И.В. Войнова А.М. Мурашева Е.А. Инвентризация имущества и обязательств // БиНО: бюджетные учреждения. №10. 2008.

2. Захарьин В.Р. Дешевые объекты основных средств. Нюансы учета // Учет в бюджетных учреждениях. №10. 2011.

3. Калинович О.Э. Инвентаризация без потерь.

http ://www.pos.by/obschie/ 122-st-inv1

4. Костюкевич Ю. Учёт имущества стоимостью менее 40 000 рублей //

Актуальный вопрос из практики. №3. 2011.

http ://consult.byx.ru/nalog_na_imushhestvo_orgamzatsiy/116/185773/

5. Мокрецова Г.В. «Единый порядок забалансового учета основных средств, списанных с баланса и выданных в эксплуатацию» // «Советник в сфере образования». №1. 2010.

References

1. Alekseeva A. , Voinov I.V., Murasheva E.A. BiNO: bjudzhetnye

uchrezhdenija, no. 10 (2008).

2. Zakhar'in W.R. Uchet v bjudzhetnyh uchrezhdenijah, no. 10 (2011).

3. Kalinovich O.E Inventarizatsiya bez poter.

http ://www.pos.by/obschie/ 122-st-inv1

4. Kostyukevich Yu. Aktual'nyy vopros iz praktiki, no. 3 (2011). http:/consult.byx.ru/nalog_na_imushhestvo_organizatsiy/116/185773/

5. Mokretsov G.V. Sovetnik v sfere obrazovanija, no. 1 (2010).

ДАННЫЕ ОБ АВТОРАХ

Ефимова Светлана Борисовна, заведующая кафедрой анализа хозяйственной деятельности и аудита, доктор экономических наук, профессор.

Саратовский государственный социально-экономический университет ул. Радищева, 89, г. Саратов, 410003, Россия EfimovaS@rambler. ru

Собачко Анна Ивановна, аспирант кафедры анализа хозяйственной деятельности и аудита

Саратовский государственный социально-экономический университет ул. Радищева, 89, г. Саратов, 410003, Россия Sobachko_anna@mail. ru DATA ABOUT THE AUTHORS

Efimova Svetlana Borisovna, Head of Department analysis and audit of economic activity, doctor of economic sciences, professor

Saratov State Socio-Economic University 89, Radishchev st., Saratov, 410003, Russia EfimovaS@rambler. ru

Sobachko Anna Ivanovna, postgraduate student of economic analysisand audit Saratov State Socio-Economic University

Saratov State Socio-Economic University 89, Radishchev st., Saratov, 410003, Russia Sobachko_anna@mail. ru