Внедрение ERP-систем на предприятиях: бухгалтерский учет и налогообложение

Внедрение ERP-систем на предприятиях: бухгалтерский учет и

налогообложение The implementation of ERP systems: accounting and taxation

Лебедева Екатерина Сергеевна Канд. экон. наук,

доц. кафедры «Бухгалтерский учет, финансы и аудит» Московского Государственного Университета Приборостроения и

Информатики», e-mail: katmail79 @mail. ru, тел. 8 (916) 610-62-00

Управление ресурсами предприятия (Enterprise Resource Planning -ERP) - система, ориентированная на работу с финансовой информацией для решения задач управления предприятием, в т.ч с разнесенными территориально ресурсами. Сюда включается все, что необходимо для получения ресурсов, изготовления продукции, ее транспортировки и расчетов по заказам клиентов. Важно не только правильно выбрать систему управления предприятиями, построенную на основе концепции ERP, но и правильно принять данный актив к бухгалтерскому и налоговому учету по различным основаниям. Теоретически-практическая значимость определена возможностью дальнейшего использования результатов исследования данной статьи в различных отраслях деятельности при решении вопросов автоматизации бизнеса.

The ERP (Enterprise Resource Planning - ERP) system, focused on working with financial information for solving problems of enterprise management, including geographically dispersed resources. This includes everything you need to get resources, production, transportation and settlement of orders. It is important not only to choose the correct system of corporate governance, based on the concept of ERP, but also the right to take the asset to the accounting and tax accounting. In theory, the practical significance is determined by the possibility of further use of the results of the study of this article in various sectors when dealing

with issues of business automation.

ERP-система, автоматизация, интегрированные системы, расходы будущих периодов, нематериальные активы

ERP systems, automation systems, integrated systems, prepaid expenses, intangible assets

Введение

Этап оценки и выбора ERP-системы для внедрения в организации имеет огромное значение. Особого внимания требует оценка функциональности и технологичности сложных ERP-систем, предназначенных для больших распределенных предприятий. Чем крупнее автоматизируемое предприятие и учреждение, тем выше цена ошибки при выборе системы. Важно правильно понять что представляет собой система и далее правильно принять ее на учет.

Американским обществом по управлению запасами и производством (APICS) дано определение термину «ERP-система» (Enterprise Resource Planning - Управление ресурсами предприятия), которое может употребляться в двух значениях:

1. Информационная система для идентификации и планирования всех ресурсов предприятия, которые необходимы для осуществления продаж, производства, закупок и учета в процессе выполнения клиентских заказов.

2. Методология эффективного планирования и управления всеми ресурсами предприятия, которые необходимы для осуществления продаж, производства, закупок и учета при исполнении заказов клиентов в сферах производства, дистрибьюции и оказания услуг.

Таким образом, этот термин носит описательный характер и может относиться к любой современной системе. Обычно считается, что ERP-системы включают следующие модули:

- Введение конструкторских и технологических спецификаций;

- Управление спросом и формирование планов продаж и производства;

- Управление запасами и закупочной деятельностью;

- Планирование производственных мощностей;

- Финансовые функции;

- Функции управления проектами.

Системы ERP, предназначенные для управления финансовой и хозяйственной деятельностью предприятий представляют собой верхний уровень в иерархии систем управления предприятием, затрагивающий ключевые аспекты его хозяйственной деятельности, такие как производство, планирование, финансы и бухгалтерия, материально-техническое снабжение и управление кадрами, сбыт, управление запасами, ведение заказов на изготовление (поставку) продукции и предоставление услуг. Подобные системы создаются с целью обеспечить руководство информацией для принятия управленческих решений, а также для создания инфраструктуры электронного обмена данными предприятия с поставщиками и потребителями.

Очевидно, что все предприятия уникальны в своей финансовой и хозяйственной деятельности. В то же время прогресс в разработке программных решений для задач ERP связан с тем, что наряду со спецификой удается выделить задачи, общие для предприятий самых разных видов деятельности (различные отрасли промышленности, сфера услуг, телекоммуникации, банки, государственные учреждения и др.). К таким общим задачам можно отнести управление материальными и финансовыми ресурсами, закупками, сбытом, заказами потребителей и поставками, управление кадрами, основными фондами, складами, бизнес-планирование и учет, бухгалтерия, расчеты с покупателями и поставщиками, ведение банковских счетов и др.

При этом в системах управления предприятиями, построенных на основе концепции ERP, больше внимания уделяется финансовым подсистемам. Системы ERP ориентированы на управление «виртуальным предприятием». Виртуальное предприятие, отражающее взаимодействие

производства, поставщиков, партнеров и потребителей, может состоять из автономно работающих предприятий, или корпорации, или географически распределенного предприятия, или временного объединения предприятий, работающих над проектом, государственной программой и др. В ERP добавляются механизмы управления транснациональными корпорациями, включая поддержку нескольких часовых поясов

Эти отличия в меньшей степени затрагивают логику и функциональность систем и в большей степени определяют их инфраструктуру и масштабируемость - до нескольких тысяч пользователей. Также неуклонно растут требования к гибкости, надежности и производительности программного обеспечения и вычислительных платформ:

- Повышаются требования к интеграции систем ERP с приложениями, уже используемыми на предприятии (например, системами проектирования, подготовки производства, учета хода производства и управления технологическими процессами, расчета с клиентами и др.), а также с новыми разработками. Система ERP не может решить всех задач управления промышленным предприятием и часто воспринимается как хребет, на основе которого выполняется интеграция с другими приложениями.

- В новых системах ERP больше внимания уделяется средствам поддержки принятия решений и средствам интеграции с хранилищами данных (иногда включаемых в систему как новый модуль).

- В системах ERP разработаны развитые средства настройки (конфигурирования) и адаптации, в том числе применяемые динамически в процессе эксплуатации систем.

На этапе выбора системы автоматизации на предприятии целесообразно определить цели и масштабы автоматизации. Очевидно, нет смысла тратить сотни тысяч долларов на покупку системы, возможности которой будут использоваться на 5-10 %. Для малых предприятий, торговых фирм и компаний, предоставляющих услуги по соотношению цена/качество,

наиболее подойдут финансово-управленческие системы, так как основные решаемые задачи - это бухгалтерский учет, управление складами продукции, управление кадрами. Финансово-управленческие системы также могут быть использованы на небольших производственных предприятиях, если процесс производства несложен. Для малых и средних производственных предприятий с небольшим количеством юридических лиц и взаимосвязей наиболее эффективны будут средние интегрированные системы или простые конфигурации упрощенных интегрированных систем. Для таких предприятий основным критерием является именно управление производством, хотя и учетные задачи остаются по-прежнему важными.

Что касается крупных холдинговых структур, финансово-промышленных групп, управляющих компаний, где первостепенное значение имеет управление сложными финансовыми потоками, трансфертными ценами, консолидация информации, то для них во многих случаях более пригодны крупные интегрированные системы. Для автоматизации больших предприятий в мировой практике часто используется смешанное решение из классов крупных, средних и даже малых интегрированных систем, когда на уровне управления всей структурой работает, например, SAP/R3, а производственные компании пользуются пакетами среднего класса. Создание электронных интерфейсов упрощает взаимодействие между системами и позволяет избежать двойного ввода данных.

Каждый проект автоматизации должен рассматриваться предприятием как стратегическая инвестиция средств, которые должны принести отдачу через улучшение управляемости, повышение эффективности производства, сокращение издержек. Он должен находиться в одном ряду по важности, например, с приобретением новой производственной линии или строительством нового цеха. В выборе правильного решения должно быть заинтересовано руководство предприятием, и рассматривать его, например, как один из возможных и важнейших этапов перестройки предприятия в

рамках процесса его реструктуризации.

Самый простой путь внедрения ERP-системы - это покупка определенной стандартной системы (например, Галактика, Парус) у ее разработчика или у его дилера. В данном случае необходимо определить является ли продукт нематериальным активом (НМА).

По общему правилу программы для ЭВМ и базы данных относятся к нематериальным активам в случае единовременного выполнения условий,

предусмотренных п._3 Положения по бухгалтерскому учету «Учет

нематериальных активов» (ПБУ 14/2007), утвержденного Приказом Минфина России от 27.12.2007 № 153н:

а) объект способен приносить организации экономические выгоды в будущем, в частности, объект предназначен для использования в производстве продукции, при выполнении работ или оказании услуг, для управленческих нужд организации либо для использования в деятельности, направленной на достижение целей создания некоммерческой организации (в том числе в предпринимательской деятельности, осуществляемой в соответствии с законодательством РФ);

б) организация имеет право на получение экономических выгод, которые данный объект способен приносить в будущем (в том числе организация имеет надлежаще оформленные документы, подтверждающие существование самого актива и права данной организации на результат интеллектуальной деятельности или средство индивидуализации - патенты, свидетельства, другие охранные документы, договор об отчуждении исключительного права на результат интеллектуальной деятельности или на средство индивидуализации, документы, подтверждающие переход исключительного права без договора, и т.п.), а также имеются ограничения доступа иных лиц к таким экономическим выгодам (далее - контроль над объектом);

в) возможность выделения или отделения (идентификации) объекта от других активов;

г) объект предназначен для использования в течение длительного времени, т.е. срока полезного использования, продолжительностью свыше 12 мес. или обычного операционного цикла, если он превышает 12 мес.;

д) организацией не предполагается продажа объекта в течение 12 мес. или обычного операционного цикла, если он превышает 12 мес.;

е) фактическая (первоначальная) стоимость объекта может быть достоверно определена;

ж) отсутствие у объекта материально-вещественной формы.

Пункт «б» Положения указывает на то, что у организации для признания объекта нематериальным активом должна присутствовать возможность контроля над объектом интеллектуальной собственности.

Согласно п. 1 ст. 1235 Гражданского кодекса РФ по лицензионному договору одна сторона - обладатель исключительного права на результат интеллектуальной деятельности или на средство индивидуализации (лицензиар) предоставляет или обязуется предоставить другой стороне (лицензиату) право использования такого результата или такого средства в предусмотренных договором пределах.

Лицензиат может использовать результат интеллектуальной деятельности или средство индивидуализации только в пределах тех прав и теми способами, которые предусмотрены лицензионным договором. Право использования результата интеллектуальной деятельности или средства индивидуализации, прямо не указанное в лицензионном договоре, не считается предоставленным лицензиату.

В случае со стандартными программными продуктами организация по лицензионному договору приобретает право использования в предусмотренных договором пределах с ограничениями по времени, территории, способам использования объекта. Исключительные права на подобные программные продукты, используемые организацией в своей деятельности, принадлежат разработчику. Следовательно и затраты на приобретение таких систем не учитываются как НМА.

В таком случае расходы на приобретение системы предприятие признает расходами по обычным видам деятельности (п. п. 5, 7 Положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99, утвержденного Приказом Минфина России от 06.05.1999 № 33н).

ERP-система может использоваться организацией для собственных нужд в течение всего срока действия исключительных прав на программу для ЭВМ. В связи с этим расходы на приобретение системы предварительно могут быть учтены как расходы будущих периодов (на счете 97 «Расходы будущих периодов») и списываться определенным учетной политикой организации способом в течение установленного ею срока на расходы, связанные с управлением (на счет 26 «Общехозяйственные расходы»).

В налоговом учете расходы на приобретение ERP-систем, используемой организацией при осуществлении предпринимательской деятельности, могут быть отнесены к прочим расходам, связанным с производством и реализацией (пп. 26 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Согласно абз. 2 п. 1 ст. 272 НК РФ расходы признаются в том отчетном (налоговом) периоде, в котором эти расходы возникают исходя из условий сделок. В случае если сделка не содержит таких условий и связь между доходами и расходами не может быть определена четко или определяется косвенным путем, расходы распределяются налогоплательщиком самостоятельно.

В данном случае расходы следует признавать для целей налогообложения прибыли равными долями в течение срока использования этой системы.

Другой путь внедрения ERP-системы - это создание системы собственными силами. В данном случае созданная система для ЭВМ представляет собой служебное произведение, т.е. произведение, созданное в пределах установленных для работника (автора) трудовых обязанностей. Следовательно, исключительные права на нее принадлежат организации-работодателю (п. 2 ст. 1295 ГК РФ). При этом для возникновения,

осуществления и защиты авторских прав на программу для ЭВМ не требуется ее обязательная регистрация (п. 4 ст. 1259 ГК РФ).

Исключительное право на программу для ЭВМ признается в целях бухгалтерского учета НМА. Организация должна иметь надлежаще оформленные документы, подтверждающие существование НМА и права данной организации на данный актив, - патенты, свидетельства, другие охранные документы, договор об отчуждении исключительного права на результат интеллектуальной деятельности или на средство индивидуализации, документы, подтверждающие переход исключительного права без договора, и т.п. В связи с тем, что исключительные права на ЕЯР-систему не подлежат обязательной регистрации и организация не приобретала права на такую программу у третьих лиц, у организации вышеперечисленных документов нет.

Процесс создания и передачи НМА в эксплуатацию можно документально оформить следующим образом.

В связи с тем, что программа является служебным произведением, с его разработчиками (авторами) у организации должны быть заключены трудовые договоры. Основанием для начала работ по разработке системы может служить приказ руководителя предприятия, из содержания которого следует, что конкретным сотрудникам (с назначением ответственного лица) в рамках служебного задания поручается разработать систему для ЭВМ с указанием целей ее дальнейшего использования. Приказ (или техническое задание, являющееся приложением к приказу) также должен содержать сведения о параметрах, характеристиках и других особенностях разрабатываемой системы. По окончании процесса разработки программы целесообразно, чтобы ответственное лицо представило руководителю отчет о проделанной работе и ее результатах. Далее созданную систему передают в эксплуатацию, что оформляют соответствующим актом.

В бухгалтерском учете затраты на создание ЕЯР-системы собираются на счете 08 «Вложения во внеоборотные активы» в корреспонденции со

счетами 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», 69 «Расчеты по социальному страхованию» и т.д. Далее на дату передачи системы в эксплуатацию в учете производят запись: Дебет 04 «НМА» Кредит 08 - на сумму всех затрат, связанных с созданием ERP-системы. Далее объект НМА списывается в расходы организации посредством начисления амортизации исходя из срока полезного использования. В бухгалтерском учете определение срока полезного использования нематериального актива производится исходя из:

срока действия прав организации на результат интеллектуальной деятельности или средство индивидуализации и периода контроля над активом;

ожидаемого срока использования актива, в течение которого организация предполагает получать экономические выгоды (или использовать в деятельности, направленной на достижение целей создания некоммерческой организации).

Срок полезного использования нематериального актива не может превышать срок деятельности организации.

В целях налогообложения прибыли исключительное право на систему для ЭВМ признается амортизируемым имуществом и отражается в качестве НМА по их первоначальной стоимости (п. 1 ст. 256, пп. 2 п. 3 ст. 257 НК РФ). Первоначальная стоимость данного объекта НМА, определенная в соответствии с п. 3 ст. 257 НК РФ, ежемесячно учитывается в составе прочих расходов через начисление амортизации в общеустановленном порядке (ст. ст. 258, 259, пп. 3 п. 2 ст. 253 НК РФ). При этом предприятия имеют право самостоятельно уставить срок полезного использования ERP-системы, который может быть не менее двух лет ( п. 2 ст. 258 НК РФ).

Во избежание разницы в суммах начисленной амортизации по ERP-системе в бухгалтерском и налоговом учете целесообразно и в бухгалтерском и в налоговом учете установить одинаковый срок полезного использования.

Следующий путь внедрения ERP-системы - это заказ разработки

конкретной системы определенному разработчику. Система ЭВМ может быть создана при выполнении работ по договору подряда или договору на выполнение научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ, которые прямо не предусматривали ее создания. В этом случае исключительное право на такую программу, в соответствии со ст. 1297 ГК РФ, принадлежит подрядчику (исполнителю), если договором между ним и заказчиком не предусмотрено иное. Между тем исключительное право на программу может быть передано подрядчиком (исполнителем) заказчику.

В данном случае в учете организации возникает НМА, подтвержденный соответствующим договором с разработчиком.

В учете производятся записи:

Дебет 08 Кредит 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» - на сумму принятых работ по создания ЕЯР-системы;

Дебет 19 «НДС по приобретенным ценностям» Кредит 60 - на сумму НДС, предъявленную разработчиком;

Дебет 04 Кредит 08 - НМА в сумме фактических затрат введен в эксплуатацию;

Дебет 19 Кредит 68 субсчет НДС - НДС принят к зачету при наличии правильно оформленного счет/фактуры.

Спорный момент возникает в принятии НДС к зачету в случае, когда предприятие создает программный продукт, исключительные права на который будут принадлежать организации, силами сторонней компании и работы сдаются этапами, каждый из них сопровождается оформлением акта сдачи-приемки этапа работ и составлением счета-фактуры. Вопрос заключается в следующем: вправе ли предприятие принять НДС к вычету по окончании каждого этапа, если до окончания всего комплекса работ программа использоваться не может?

Мнение налоговых органов по данному вопросу следующее: Нет, не вправе, т.к. на промежуточных этапах НМА четко не идентифицируется (право интеллектуальной собственности на объект должным образом еще не

оформлено). Согласно абз. 3 п. 1 ст. 172 НК РФ при приобретении НМА вычет НДС производится в полном объеме после принятия на учет данных НМА. Принятие на учет актива сопровождается записью по дебету счета 04 «Нематериальные активы». До этого момента право на вычет НДС не возникает.

В процессе эксплуатации ERP-системы нередко возникает потребность в модификации системы.

В бухгалтерском учете программа для ЭВМ учитывается в составе нематериальных активов организации по фактической (первоначальной) стоимости, которая не подлежит изменению в связи с проведением модификации программы (п. п. 4, 16 Положения по бухгалтерскому учету «Учет нематериальных активов» ПБУ 14/2007).

Поэтому расходы на модификацию программы могут быть включены в

состав расходов организации по обычным видам деятельности (п._5

Положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99).

При этом, поскольку данные расходы обусловливают получение доходов в течение нескольких отчетных периодов и связь между доходами и расходами определяется косвенным путем, организация может учесть расходы на модификацию программы на счете 97 с последующим списанием в дебет счета 26 равномерно в течение предполагаемого срока использования обновленной версии.

Заключение.

В данной статье проанализированы возможности ERP-систем, критерии выбора и раскрыты особенности бухгалтерского и налогового учета операций по созданию и внедрению нового программного решения, ориентированного на унификацию учета, интеграцию данных, построение агрегированной управленческой отчетности, и их документального оформления.

Библиографический список

1. Гражданский кодекс Российской Федерации, часть 4.

2. Налоговый кодекс Российской Федерации, глава 25

3. Положение по бухгалтерскому учету 10/99 «Расходы организации»

4. Положение по бухгалтерскому учету 14/2007 «Учет нематериальных активов»

5. Зайцева С.Н. Заказчику программного продукта: есть над чем подумать // Актуальные вопросы бухгалтерского учета и налогообложения. 2013. № 24. С. 21 - 32.