Разработка документированной процедуры «Внутренний аудит» СМК университета

УДК 378.014.6:005.92

H. И. Заяц, доцент

РАЗРАБОТКА ДОКУМЕНТИРОВАННОЙ ПРОЦЕДУРЫ «ВНУТРЕННИЙ АУДИТ» СМК УНИВЕРСИТЕТА

Procedure of University's quality management system «Internai audit» has been worked out. The Procedure establishes requirement of planning, realisation and registration internal audit results.

Введение. В соответствии с требованиями СТБ ИСО 9001:2009 организация должна устанавливать, документировать, внедрять и поддерживать систему менеджмента качества (СМК) и постоянно улучшать ее результативность. Для выполнения этих требований необходимо периодически осуществлять внутренний аудит (проверки). В настоящее время руководители и специалисты в области менеджмента качества уже не подвергают сомнению значение внутреннего аудита для функционирования и совершенствования СМК.

Деятельность организации по планированию, проведению и оформлению результатов внутренних аудитов должна быть описана в документированной процедуре. Документированная процедура по проведению внутреннего аудита является одной из шести обязательных документированных процедур, необходимых в соответствии со стандартом ИСО 9001.

В связи с подготовкой БГТУ к сертификации СМК стояла задача разработки документированной процедуры ДП-4.3-2009 «Внутренний аудит».

Основная часть. Внутренний аудит — это систематический (через определенные промежутки времени) и независимый анализ, который проводится силами организации (или от ее имени) с целью определения соответствия результатов деятельности в области качества установленным требованиям.

Целью внутреннего аудита является:

— оценка соответствия СМК университета и ее процессов требованиям установленным в ИСО 9001, в нормативной документации университета;

— оценка соответствия осуществляемой в рамках СМК деятельности запланированным мероприятиям в области качества;

— определение результативности СМК;

— определение возможностей совершенствования СМК;

— определение необходимости проведения мероприятий, направленных на поддержание СМК в рабочем состоянии и ее улучшение;

— проверка эффективности корректирующих мероприятий, предпринятых по результатам предыдущих проверок.

Таким образом, при проведении внутреннего аудита проверяется выполнение не только требований стандартов ИСО 9001, но и выполнение всех требований, установленных в рам-

ках системы качества, т. е. проверяется выполнение всего, что заявлено в Руководстве по качеству, и всех документов, на которые это руководство ссылается.

Разработанная документированная процедура регламентирует все стадии аудита: планирование аудита, подготовка аудиторов к поведению внутреннего аудита, проведение аудита, проведение заключительного совещания, выполнение корректирующих действий, контроль устранения несоответствий, отчет по внутреннему аудиту, анализ результатов и анализ эффективности процесса внутреннего аудита.

Внутренние проверки функционирования СМК проводятся на плановой основе в соответствии с годовой программой проверок, включающей даты, объекты, критерии аудита. В общем случае объектами аудита могут быть: структурные подразделения, процессы, должностные лица или пункты стандарта ИСО 9001. Нередко присутствуют несколько типов объектов. Главное — чтобы ни одна часть СМК не была исключена из аудитов.

Каждый процесс и каждое структурное подразделение БГТУ не реже одного раза в год будет подвергаться аудиту. При этом в течение года должны быть проверены все требования СТБ ИСО 9001.

Целью проведения внутренних аудитов является не только оценка функционирования СМК, но и определение потенциала и способов улучшения системы. В связи с этим результаты внутреннего аудита будут зависеть от квалификации экспертов-аудиторов. Для организации внутреннего аудита большое значение имеет выбор подхода к формированию состава аудиторов, при этом возможны два варианта: организация специальной службы внутреннего аудита, укомплектованной профессиональными аудиторами или привлечение в качестве аудиторов сотрудников университета. Возможно привлечение к проведению внутренних аудитов внешних высококвалифицированных специалистов. Иногда привлечение со стороны высококвалифицированного специалиста, обладающего широким кругозором и опытом проведения внутренних проверок различных СМК, может оказаться полезным для организации.

В соответствии с разработанной документированной процедурой внутренние аудиторы назначаются приказом ректора из числа сотрудников БГТУ. Внутренние аудиторы должны быть

специально подготовлены из числа высококвалифицированных специалистов и аттестованы. Выбор аудиторов для проведения проверок должен осуществляться таким образом, чтобы обеспечить беспристрастность в процессе проведения аудита и объективность результатов. Аудиторы не должны проверять свою собственную работу или работу, за которую они несут прямую или косвенную ответственность. Возглавляет группу аудиторов руководитель группы по аудиту, назначенный для руководства конкретным аудитом СМК.

Подготовка аудиторов к проведению внутреннего аудита включает в себя в себя: назначение точной даты аудита и уведомление проверяемых подразделений; составление плана внутреннего аудита, подготовка рабочих документов и контрольного вопросника; запрос и изучение необходимых документов аудитором для того, чтобы не тратить время на самом аудите.

Чтобы провести оценку деятельности структурного подразделения университета, аудитору нужно подготовить свой основной рабочий документ — контрольный вопросник, в котором, по сути, сформулированы требования ИСО 9001-2001 в вопросительной форме. Он является вспомогательным документом для внутренних аудиторов, служит для упорядочения внутреннего аудита и призван помочь аудиторам в запланированный срок справиться с программой аудита.

По результатам внутреннего аудита оформляются контрольные листы, протоколы несоответствий, отчеты по аудиту, соответствующие целям аудита.

Факт несоответствия — невыполнение требования, фиксируется в протоколе несоответствий, в котором указывается когда, где и какое несоответствие было найдено и ставится подпись проверяемого лица, с тем, чтобы невозможно было оспорить факт несоответствия в будущем.

Требования бывают разной значимости — значительные, незначительные. Все эти категории необходимы для того, чтобы интерпрети-

ровать результаты аудита и в соответствии с количеством несоответствий той или иной категории давать то или иное заключение.

Отчеты по результатам проведенных аудитов содержат заключение о количестве выявленных несоответствий, соответствии (несоответствии) проверяемых объектов установленным требованиям, необходимости проведения коррекций или корректирующих действий, эффективности устранения несоответствий, выявленных на предыдущем внутреннем аудите.

Несоответствия могут быть выявлены также в случае, если не осуществляется деятельность, направленная на достижение целей организации или отдельно проверяемого участка или процесса (если цели не достигнуты, то должны предприниматься корректирующие действия).

Разработанные корректирующие действия и срок их исполнения заносятся в журнал регистрации корректирующих и предупреждающих действий, куда после выполнения корректирующих действий вносится запись в графу «Отметка о выполнении».

Срок исполнения коррекций — 5 дней, корректирующих действий — один месяц.

При устранении всех обнаруженных несоответствий внутренний аудит считается завершенным.

Заключение. Таким образом, только внутренние аудиты и их анализ позволяют установить соответствие СМК запланированным мероприятиям, требованиям к СМК, разработать корректирующие действия и выявить возможности улучшения как отдельных процессов, так и системы в целом.

Но они будут действенны только в случае выполнения следующих условий:

— поддержки высшим руководством проведения аудитов;

— высокой степени документированное™ процессов организации и проведения аудитов;

— высокого уровня квалификации и опыта аудиторов;

— мотивации аудиторов.