Информационное обеспечение управления учреждением дополнительного образования детей

Муниципальное образование: инновации и эксперимент. № 2 • 2015

Экспериментальные площадки

Е.В. Ислентьева

Информационное обеспечение управления учреждением дополнительного образования детей

Аннотация. Показано, что информационная система в образовательном учреждении исполняет функции управления потоками информации: структурирования информации; подбора, структурирования и задания направления движению информации внутри образовательного учреждения и за его пределами; эффективного управления ресурсами учреждения. Условием повышения качества управления образовательным учреждением при использовании стандартов информационного обеспечения является оптимизация структур управления.

Ключевые слова:

управление, стандарты информационного обеспечения управления, оптимизация структур управления

Keywords:

management, standards of information security management, optimization of management structures

Abstract. It is shown that the information system in an educational institution performs the functions of information management: structuring information; selection, structuring and setting the direction of the movement of information within the educational institution and beyond; effective resource management agencies. The condition for improving the quality of management of educational institution in the use of standards to ensure the information is the optimization of management structures.

Одним из перспективных направлений развития образования на современном этапе является информатизация [3]. Неотъемлемой частью информатизации образования является внедрение современных информационных технологий в управление образованием путем разработки теоретических основ проектирования и внедрения системного информационного обеспечения управления [1]. Научно обоснованное системное информационное обеспечение педагогического управления позволит обеспечить все субъекты образования необходимой и достаточной управленческой информацией, что облегчит сложное информационно насыщенное взаимодействие образовательных учреждений с внешней средой, позволит руководителям более эффективно управлять образовательными учреждениями в современных условиях [2].

Информационное обеспечение педагогического управления как совокупность информационных ресурсов, средств, методов, технологий сбора, обработки, хранения и представления информации, способствующая эффективному осуществлению педагогического управления, предоставляет широкий спектр возможностей для обработки и представления информации, обеспечивает процесс управления большим объемом полезной информации, позволяет уменьшить неопределенность управленческих и педагогических ситуаций.

Управление в современных образовательных учреждениях осуществляется в ситуации, характеризующейся высокой степенью неопределенности, что обусловлено большим объемом обрабатываемой информации, скоростью ее изменения, неповторяемостью и неструктурируемостью управленческих задач. Управление — системный процесс пре-

образования информации для оптимизации протекающих в образовательном учреждении процессов, обеспечения функционирования и развития образовательного учреждения при достижении заданной цели [3].

Управление в системах любой природы является информационным процессом и заключается в сборе, передаче, переработке и использовании информации. Управление образовательными учреждениями всегда осуществляется в условиях недостатка информации в связи с тем, что социальные системы для органов управления лишь частично наблюдаемы, частично познаваемы, а следовательно, частично управляемы. Процесс управления большими системами, являясь процессом переработки информации как средства достижения цели, зависит от количества и полезности для управления используемой информации. Поскольку дальнейший прогресс во всех сферах деятельности общества все больше и больше определяется качеством и эффективностью управления, то очевидно, что с течением времени все больше будет возрастать роль информации. Следовательно, для повышения качества управления образовательными учреждениями необходимо увеличить количество информации, циркулирующей в системе, при одновременном увеличении ее полезности [8, 10, 11].

Управленческая, или полезная, информация — совокупность сведений о внешней среде и о состоянии управляемой системы, снижающих неопределенность ситуации и позволяющих принять управленческие решения, обеспечивающие оптимальное функционирование и развитие образовательного учреждения. К управленческой инфор-

80

Муниципальное образование: инновации и эксперимент. № 2 • 2015

мации предъявляются следующие требования: качество, надежность, оптимальность, лаконичность, комплексность, соответствие информации полномочиям и компетентности субъекта управления, логичность, соответствие информационного обеспечения возможностям ее потребления образовательным учреждением [9].

Одним из перспективных средств повышения качества управления образовательным учреждением на современном этапе является создание стандартов информационного обеспечения, удовлетворяющих информационные потребности всех субъектов образования, оказывающих им информационную поддержку, обеспечивая процесс принятия решений большим объемом полезной информации, позволяющих оптимизировать информационные потоки и привести трудоемкость в соответствие с функционалом руководителей и педагогических работников в образовательном учреждении.

В МАОУ ДОД ДДТ «Химмашевец» Екатеринбурга в рамках работы федеральной экспериментальной площадки АПКиППРО (Москва) [5-7] разработаны и внедрены в практику управления образовательным учреждением Стандарты информационного обеспечения, включающие: перечень и формы представления информационных материалов, информационные рабочие места специалистов учреждения дополнительного образования. Стандарты информационного обеспечения используются для анализа состояния образовательной системы МАОУ ДОД ДДТ «Химмашевец», организации отчетности в органы управления образования.

Информационные рабочие места (ИРМ) — проблемно-ориентированные рабочие места специалистов, включающие в себя комплекс средств для решения задач специалиста по управлению непосредственно на его рабочем месте. Комплекс средств, обеспечивающих функциональную деятельность специалиста:

1) характеристика информационной структуры субъекта управления по форме:

Характеристика информационной структуры специалиста

2) пакет образцов информационных форм, которые должен заполнять данный специалист;

3) описание связей по должности: с кем взаимодействует при выполнении своих должностных обязанностей, кем руководит, кому подчиняется, кого заменяет в случае отсутствия, с кого какую информацию в какой форме собирает и передает;

4) характеристика аппаратных и программных средств, которыми может пользоваться специалист.

Объектом стандартизации является деятельность всех педагогических и руководящих работников учреждения дополнительного образования ДДТ «Химмашевец».

Предмет стандартизации: сроки, формы сбора и представления информации.

Цель введения стандарта: информационное обеспечение управления образовательным учреждением.

Задачи, решаемые при внедрении стандартов в практику управления образовательным учреждением:

1) сбор и обработка информации;

2) формирование информационного банка образовательного учреждения;

3) оптимизация информационных потоков в образовательном учреждении;

4) выравнивание трудоемкости управленческих функций по должностям;

5) анализ и интеграция информационных потоков на уровне образовательного учреждения;

6) обеспечение управления образовательным учреждением полезной информацией для реализации всех функций управления, обеспечения функционирования и развития образовательного учреждения, качества результата;

7) своевременность предоставления полной и достаточной информации в органы управления образования, в органы контроля и надзора;

8) информирование всех субъектов образовательного процесса о функционировании и развитии образовательного учреждения.

Стандартизируемые объекты: формы сбора и представления информации; сроки сбора, обработки и представления информации.

Условные обозначения

ОУ — образовательное учреждение

РОО — отдел образования

ГУО — Управление образования Екатеринбурга УДО — учреждение дополнительного образования МО — Министерство общего и профессионального образования Свердловской области

ОДМ — объединение «Дворец молодежи» ПиРР — педагогические и руководящие работники ОУО — органы управления образованием ИФ — информационная форма СО — статистический отчет А — аттестация

Зам. УМР — заместитель директора по учебно-методической работе

Зам. УВР — заместитель директора по учебно-воспитательной работе

Зам. ОМР — заместитель директора по организационно-массовой работе

Зам. АХЧ — заместитель директора по административно-хозяйственной части

ЗО — заведующий отделом

ПДО — педагог дополнительного образования

ПО — педагог-организатор

ПОдд — педагог-организатор досуговой деятельности

ПОвд — педагог-организатор выставочной деятельности

МС — методист по содержанию

МИ — методист по информационной деятельности

ПП — педагог-психолог

И — информация

Адм ОУ — администрация ОУ

Стандарты информационного обеспечения управления во дворце детского (юношеского) творчества «Химмаше-вец» явились плодом научной и практической деятельности, в процессе которой были теоретически обоснованы содержание и структура информационного обеспечения педагогического управления, включающая субъекты образовательного процесса, информационные потоки, коммуникационные узлы и средства коммуникации.

Для информационного обеспечения педагогического управления были разработаны:

а) технология проектирования, предусматривающая системно-информационный анализ, проектирование оптимальных структур управления, информационных потоков и

я о ж

£

5 *

« ё в & т ^ я Й « S

К S

S

£ g

& S в «

й S £ Я

S

&1

S Я

О о S

Л D <U А С С

Я)

а а я

>5

3 н

si«

<u2 s

^vS я

SeS

<UH(B IS f^

X ь

щ л

s та

5 <и

£ s

° Я

CJ ^

Информационное обеспечение управления учреждением дополнительного образования детей

81

Таблица 1. Перечень стандартизируемых информационных материалов

Пользователи

информации а £

_^ ^ 2 и си

£ К Н  м

$ « 5 * г 8

№ Наименование документа о «2 Ё Я 5&

е. ? та О ы л п л _.

У. й Л л я н

в р р и т втк

3 2 ё * ¡5 Вой

Я ° А О Л ф о О Ен Я рапп

¡Г п >, О а А А и О Ен\ОФ

о о К В оов

1. Государственная статотчетность

1.1 Отчет 1-ДО + + 1-ДО До 10.01 До 31.12 УДО РОО Зам. УВР

1.2 Информация о наличии вакансий + + ПК- К 10 каждый До 12 каждый УДО РОО Зам. УВР

в ОУ 1.1ПППП месяц месяц

2. Статистическая отчетность УДО

2.1 Комплектование кружков + + + ИФ СО-2.1 Ежемесячно Ежемесячно ПДО УДО ЗО

до 30 до 05

2.2 Половозрастной состав кружков + + + ИФ СО-2.2 Ежемесячно Ежемесячно ПДО УДО ЗО

_до 30_до 05_

3. Лицензирование УДО

3.1 Заявка на проведение + + Табл. 2.1 До 15.09 До 20.09 УДО РОО, ГУО, Зам. УВР

лицензирования МО

4. Аттестация и межаттестационное развитие педагогических и руководящих работников УДО

4.1 Заявка на дополнительное + + Табл. 3.1 До 25.09 До 30.09 УДО РУО Зам. УМР

профессиональное образование

педработников

4.2 Аналитическая справка об + + Табл. 3.2 До 30.04 До 15.05 УДО РУО Зам. УМР

эффективности исполнения в УДО различных форм повышения

квалификации ПиРР_

5. Организационно-содержательное обеспечение образовательного процесса

5.1 Тарификация + + + ИФ О-5.1 01.09 УДО РОО Директор

5.2 Учебный план + + + ИФ О-5.2 20.09 01.09 ПДО УДО, РОО Зам. УВР

6. Учебно-методическая работа

6.1 Сведения о программно- + + + ИФ У-6.1 методическом обеспечении ОП 01.09 15.09 ПДО УДО МС

6.2 План экспериментальной работы + + на текущий учебный год + + ИФ У-6.2 01.09 15.09 ПДО УДО Зам. УМР

7. Качество образовательного процесса

7.1 Карта анализа занятия + + + + ИФ К-7.1 Постоянно Постоянно ПДО УДО Зам. УВР

7.2 Карта наблюдения развития + + социальной компетентности воспитанников объединения + + ИФ К-7.6 По плану По плану ПДО УДО Зам. УМР

8. Реализация нормативных требований по ОТ и ТБ

8.1 Аналитическая справка об ++ До 20.12 До 25.12 УДО РОО Зам. АХЧ

обеспечении безопасных

условий и ОТ (для ОУ, имеющих

случаи травматизма в текущем

календарном году)

коммуникационных узлов в оптимизированных структурах, подбор программного обеспечения, разработку информационных форм для работы с информацией;

б) технология внедрения, предусматривающая проведение оптимизации структур управления, оборудование автоматизированных рабочих мест и обучение персонала.

Методика оптимизации структур управления образовательным учреждением включает следующие компоненты.

1. Функциональная структура

1.1. Определение базового набора КФУ (конкретных функций управления) и ОФУ (общих функций управления) по трем группам функций:

• управление управленческой деятельностью;

• управление образовательными функциями;

• образовательные функции:

основные — образование и воспитание;

82

Муниципальное образование: инновации и эксперимент. № 2 • 2015

вспомогательные — развитие и здоровьесбере-жение;

обслуживающие — материально-техническое обеспечение, кадровое, финансово-экономическое обеспечение, программно-методическое обеспечение, информационное обеспечение, санитарно-гигиеническое обеспечение, охрана труда.

1.2. Выявление распределения базового набора КФУ между субъектами управления.

1.3. Выявление для каждого субъекта управления степени участия в управлении и меры ответственности.

1.4. Определение степени делегирования полномочий, соответствия прав и обязанностей каждого субъекта управления.

1.5. Выявление КФУ, вмененных образовательному учреждению, но не распределенных между работниками.

1.6. Выявление дублирования КФУ.

1.7. Проведение оценки сложности и трудоемкости ОФУ в рамках каждой КФУ по каждой штатной должности и по каждому работнику.

1.8. Определение загруженности субъектов управления (затрат времени на реализацию возложенных функций).

2. Организационно-содержательная структура

2.1. Выявление фактически существующих уровней управления.

2.2. Выявление уровня управления, на котором размещены органы самоуправления.

2.3. Определение фактического ДК (диапазона контроля) у всех субъектов управления.

2.4. Определение вида структуры управления.

2.5. Выявление горизонтальных, вертикальных и диагональных связей в структуре.

2.6. Определение соответствия выполняемых функций, уровня управления в структуре и связей по должности.

2.7. Определение соответствия структуры управления базовому набору КФУ субъектов управления.

2.8. Выявление учета социально-психологической структуры коллектива.

3. Коммуникационная структура

3.1. Определение «ближайшего круга» для каждого субъекта управления.

3.2. Определение деловых лидеров.

3.3. Определение неформальных лидеров.

3.4. Определение аутсайдеров.

3.5. Выявление объединений работников в коммуникационные сети по профессиональным и личным интересам.

3.6. Определение работников, не включенных ни в какие группы.

3.7. Выявление неформальных коммуникационных сетей.

3.8. Определение активных членов неформальных компьютерных сетей.

3.9. Определение организационной культуры образовательного учреждения.

4. Нормативно-правовая структура

4.1. Соотнесение базового набора КФУ с субъектами управления и с действующим законодательством.

4.2. Соотнесение ЛНА (локальных нормативных актов образовательного учреждения) и базового набора КФУ.

4.3. Анализ документации (жалоб, обращений, результатов проверок органов надзора), выявление причин и соот-

несение с нормативно-правовой деятельностью образовательного учреждения.

5. Информационная структура

5.1. Определение субъектов информационного взаимодействия.

5.2. Определение содержания информационного взаимодействия всех субъектов образования.

5.3. Определение информационных параметров, характеризующих информационное взаимодействие.

5.4. Характеристика информационных параметров в словесной форме.

5.5. Перевод словесной формы характеристики информации в количественную (характеристика количества информации в битах).

5.6. Построение информационной структуры системы и определение информационных потоков:

• по элементам системы;

• по субъектам управления;

• по видам управленческой деятельности (оперативное, стратегическое управление, отчетность, составление документации);

• обрабатываемых вручную и на компьютере;

• запрашиваемых органами управления образованием.

Информационное обеспечение, разработанное на основе анализа информационных потребностей субъектов образования путем проектирования информационных потоков в оптимизированных структурах управления, позволило повысить качество педагогического управления в аспектах: удовлетворенность субъектов образования, качество функционирования и развития образовательного учреждения.

Литература

1. БардашоваГ.А., КормильцеваМ.В. Опыт внедрения информационно-коммуникационных технологий в образовательную среду ДОУ // Муниципальное образование: инновации и эксперимент. 2012. № 3. С. 45-49.

2. Бондарева Л.В., Михалева Н.К. Захарова Л.Д. и др. Обеспечение доступности и непрерывности образования детям с ограниченными возможностями здоровья посредством внедрения современных информационно-коммуникационных технологий / / Эксперимент и инновации в школе. 2015. № 1. С. 20-24.

3. Вербицкий А.А. Контекстно-компетентностный подход к модернизации образования // Инновационные программы и проекты в образовании. 2011. № 4. С. 3-6.

4. Гухман В.Б. Философия информации. Интуит, Национальный открытый университет, 2013. URL: http://www.intuit. ru/ goods_store/ebooks/8659

5. Давыдова Н.Н. Реализация системно-синергетического подхода в практике управления развитием научно-образовательной сети / / Образование и наука. 2013. № 7. С. 66-85.

6. Давыдова Н.Н. Формирование инновационной политики образовательных организаций в рамках научно-образовательной сети / / Вопросы управления. 2013. № 6. С. 240-246.

7. Зеер Э.Ф., Новоселов С.А., Давыдова Н.Н. Институциональное обеспечение образовательных инноваций //Образование и наука. 2011. № 9(88). С. 3-20.

8. ЛевинаЕ.Ю.,ЩербаковВ.С. Информационное управление в образовательных структурах. Казань: Изд-во ТАИ, 2013. С. 14-19.

9. Новиков Д.А. Теория управления образовательными системами (Текст). М.: Народное образование, 2009.

10. Сенькин В.В. Возможности информационных систем в управлении образованием / / Вестник ЮУрГУ. Сер. «Образование. Педагогические науки». 2012. Вып. 18. № 41. С. 42-45.

11. Стариченко Б.Е. Информационно-технологическая модель обучения // Образование и наука. 2013. № 4. С. 91-105.