Документационное обеспечение управления в администрации сельсовета

Таким образом, не стоит недооценивать новый раздел науки менеджмента, как тайм-менеджмент и пренебрегать изучению его методик, так как современные организации становятся крупнее и сложнее в управлении. От их руководителей требуется все больше обязанностей и ответственности, поэтому сегодня особенно актуально научиться управлять эффективностью управленческого и творческого труда. Из этого следует, что в целях эффективного управления подчиненными и организацией в целом, руководителю необходимо уметь тщательно, обдуманно и рационально распоряжаться, своими силами, энергией и главное - временем, то есть обладать способностью укладываться в установленные сроки, расставлять приоритеты, искусно управлять рабочей нагрузкой. Поэтому каждый управленец (менеджер) должен обладать навыком грамотного распределения своих временных ресурсов, то есть быть знакомым с технологиями тайм-менеджмента.

Список литературы

1. Горбачев А. Тайм-менеджмент в два счета / А. Горбачев. - СПб.: Питер, 2010.

2. Кови Стивен Р. Семь навыков высокоэффективных людей / Кови Стивен Р. // Альпина Бизнес Букс, 2018. - 396 с.

3. Рыженкова И.К. Повышение личной и командной эффективности / И.К. Рыженкова // Профессиональные навыки менеджера - 2-е изд, перераб. и доп. - М.: Эксмо, 2016. - 272 с.

Попова А.С.

Студентка 4 курса направления подготовки 46.03.02 Документоведение и архивоведение Тамбовский государственный университет имени Г.Р. Державина г. Тамбов, Россия1

ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ В АДМИНИСТРАЦИИ СЕЛЬСОВЕТА

Аннотация. В статье рассматриваются особенности документационного обеспечения управления в сельсоветах. В качестве примера проанализирована деятельность администрации Татановского сельсовета Тамбовского района

1 Научный руководитель: Медведева О.В. к.и.н., доцент, ФГБОУ ВО «Тамбовский государственный университет имени Г.Р. Державина» г. Тамбов, Россия.

Тамбовской области. Описана нормативная база документационного обеспечения управления в сельсовете, структура Татановского сельсовета, основные виды документов и технологии работы с документами.

Ключевые слова: документационное обеспечение управления, сельсовет, документирование.

Pоpоvа А.Б.

Student оf the 4nd yeаr in the direction оf prepаrаtiоn 46.03.02 Dосumentаry аnd Аrсhivаl Studies Tаmbоv Stаte University behаlf оf G.R. Derzhavin Tаmbоv, Russia

DOCUMENTATION PROVISION OF MANAGEMENT

IN THE ADMINISTRATION OF THE VILLАGE COUNCIL

Аbstrасt. The article discusses the features of the documentation support of management in village councils. As an example, the activities of the administration of the Tatanovsky Village Council of the Tambov District of the Tambov Region are analyzed. The regulatory framework for documentary support of management in the village council, the structure of the Tatanovsky village council, the main types of documents, and the technology for working with documents are described.

Key wwds: documentation provision of management, vilkge council, document creation.

Вопросы документационного обеспечения управления (ДОУ) в сельсоветах являются одними из самых сложных, особенно на современном этапе, когда все меньше квалифицированных кадров остается в сельской местности и грамотно организовать работу с документами просто некому. Рассмотрим организацию ДОУ на примере Татановского сельсовета Тамбовского района Тамбовской области.

Органы местного самоуправления избираются непосpeдственно самим населением и образуются представительным органом муниципального образования, который, в свою очередь, наделен собственными полномочиями по решению вопросов, касающихся местного значения. Структура органов местного самоуправления, в соответствии со ст. 131 Конституции РФ, определяется на^лением самостоятельно. Порядок формирования, полномочия, срок полномочий, подотчетность, подконтрольность органов местного самоуправления, а также иные вопросы организации и дeятельности указанных органов опрe-деляются уставом муниципального образования.

Структуру органов местного самоуправления Татановского сельсовета составляют:

1. Представительный орган сельсовета - Татановский сельский Совет народных депутатов Тамбовского района Тамбовской области.

2. Глава сельсовета - глава Татановского сельсовета Тамбовского района Тамбовской области.

3. Местная администрация (исполнительно-распорядительный орган) сельсовета - администрация Татановского сельсовета Тамбовского района Тамбовской области.

Документационное обеспечение управления администрации Татановского сельсовета осуществляется на основании Федеральных законов и иных правовых актов, а также ГОСТов. Значительную часть деятельности органов местного самоуправления занимает работа с обращениями граждан, которая регулируется Федеральным законом от 2 мая 2006 г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации». Федеральный закон от 2 марта 2007 № 25-ФЗ «О муниципальной службе в Российской Федерации» регулирует отношения, которые связанны с поступлением на муниципальную службу граждан. Непосредственно работе с документами посвящены Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. Приказом Росархива от 23.12.2009 №76), Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», «Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» (утв. Постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477), Национальный стандарт РФ ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (утв. приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 8 декабря 2016 г. № 2004-ст), «Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях» (утв. 11 апреля 2018 г.) и др. [1].

Какой бы то ни было отдел делопроизводства в администрации Татановского сельсовета, как и в других сельсоветах, отсутствует. Ответственность за ведение документационного обеспечения управления возлагается на специалистов администрации, что закреплено в их должностных инструкциях. Одним из основных документов, который регулирует документационное обеспечение администрации Татанов-ского сельсовета, является «Инструкция по делопроизводству администрации Татановского сельсовета Тамбовского района Тамбовской об-

ласти», которая составлена и утверждена на базе подобной инструкции областной администрации несколько лет назад. На специалиста администрации возлагаются не только обязанности по ведению делопроизводства, но и ответственность за ведение записей актов гражданского состояния (ЗАГС), паспортного стола, обеспечение сохранности архивных документов.

В администрации Татановского сельсовета Тамбовского района Тамбовской области создаются такие группы документов, как:

1. организационные (устав, штатное расписание);

2. распорядительные (постановления, решения);

3. кадровые (личные дела, трудовые договоры, личные карточки работников, должностные инструкции);

4. информационно-справочные (акты, письма, справки, докладные записки, доверенности, протоколы).

В целях установления единой системы формирования дел ежегодно разрабатывается и утверждается номенклатура дел.

Организационные документы обязательны в каждой организации. Они содержат информацию, определяющую статус организации, направления ее деятельности, структуру, штатную численность, должностной состав, функции подразделений и сотрудников, их обязанности, права и ответственность. Основными документами в этой группе являются устав и штатное расписание. Штатное расписание имеет унифицированную форму, однако в процессе анализа документа были выявлены некоторые недостатки. Так, наименование организации «Администрация Татановского сельсовета» не соответствует тому, что написано в уставе - «Администрация Татановского сельсовета Тамбовского района Тамбовской области», нет номера документа.

К распорядительной документации Татановского сельсовета относятся постановления и распоряжения. Они осуществляют управленческую функцию и регулируют деятельность организации. Постановление - это документ, применяемый исполнительными органами субъектов РФ, действующими на основе коллегиальности, в целях решения наиболее важных и принципиальных задач данного административного учреждения и установления стабильных правил и норм. В постановлении тоже обнаружены некоторые недочеты в оформлении документа: указано место издания «с. Татаново», но этот реквизит указывать не следует, т.к. он содержится в полном наименовании организации. Иногда можно встретить отсутствие личной подписи.

Кадровые документы - одна из наиболее важных групп документов, т.к. они решают вопросы, касающиеся сотрудников, и регулируют взаимо-

отношения между работником и работодателем. Сюда относятся личные дела, трудовые договоры, личные карточки работника, должностные инструкции и др. Поскольку к их оформлению предъявляются наиболее жесткие требования, серьезных недостатков обнаружено не было.

Наиболее значительной по объему группой документации в Тата-новском сельсовете является информационно-справочная. Сюда входят акты, письма, ходатайства, справки, заявления, протоколы. Для фиксирования основных сведений о лицах, которые состоят в конкретном хозяйстве или фермерстве, для описи принадлежащего имущества, органы местного самоуправления используют похозяйственные книги.

Наиболее часто составляются разные виды писем. Анализ бланка письма показал, что он составлен не совсем правильно и нуждается в корректировке: в справочных данных не соблюдается порядок, установленный нормативными актами - указаны почтовый индекс, название населенного пункта, улица, номер дома (должно быть в обратном порядке - улица, дом, населенный пункт, индекс). Часто в письмах нет даты составления и номера.

Довольно часто составляются справки, которые делятся на две группы: с одной стороны, с информацией о фактах и событиях служебного характера, а с другой - выдаваемые заинтересованным гражданам и учреждениям, удостоверяющие какой-либо юридический факт. Например, справка о регистрации граждан по определенному месту жительства содержит следующие реквизиты: наименование вида документа, текст, подпись, печать, но при этом отсутствует полное наименование организации, не указана дата выдачи.

Довольно распространенными являются и протоколы, составление которых традиционно вызывает трудности у специалистов сельсоветов. Так, в протоколе заседания жилищно-бытовой комиссии при администрации Татановского сельсовета указаны вид документа, заголовок, дата, номер и место составления, текст, подпись, отсутствует наименование организации, текст строится по схеме СЛУШАЛИ-ВЫСТУПИЛИ-РЕШЕНИЕ, т.е. не соблюдается стилистика (должно быть написано «ПОСТАНОВИЛИ»).

Органы местного самоуправления также могут наделяться полномочиями на государственную регистрацию актов гражданского состояния, т.е. рождения, заключения брака, расторжения брака, установления отцовства, смерти.

Таким образом, в сельсовете создается довольно большое разнообразие видов документов, ведение и оформление которых требует определенных знаний, которых явно специалистам не хватает.

Основные этапы работы с документацией в администрации Татановского сельсовета включают прием и обработку документов, их регистрацию, исполнение, хранение и использование, передачу на архивное хранение. Регистрация входящих и исходящих документации осуществляется в журналах, но контроль за исполнением практически не ведется. Если же говорить о количественных данных документооборота, то например, за 2018 год в администрацию Татановского сельсовета поступило 2333 документа, исходящая документация составила 1099 документов. Поскольку внутренние документы не регистрируются, их количество точно установить не удалось. Среди входящих документов наибольшую часть составили письма (465), в том числе запросы (192), а также справки (187), заявки (141), затем по мере уменьшения количества следуют отчеты (76), характеристики (68), постановления (54), ходатайства (53), докладные записки (29), решения (21), графики (5). Большую часть исходящих документов составили также письма, запросы, справки и заявки.

Делопроизводство по обращениям граждан ведется отдельно от других видов ДОУ, как это и требуется нормативными актами. По истечении срока хранения дела передаются на хранение в администрацию Тамбовского района или уничтожаются.

Итак, изучение ДОУ администрации Татановского сельсовета дало вполне ожидаемые результаты. При оформлении документов допускаются ошибки, связанные с оформлением даты, подписи, отсутствием заголовков, встречаются ошибки в тексте и в адресате. Не ведется контроль за исполнением документов, документы не всегда регистрируются и даже не подписываются. Требуют корректировки бланки организации и сама Инструкция по делопроизводству, т.к. после ее утверждения появился целый ряд более новых нормативных актов федерального уровня.

Список литературы

1. Медведева О.В. Нормативная база управления документацией в государственных организациях / О.В. Медведева // Ученые записки Тамбовского отделения Российского союза молодых ученых: сб. науч. ст. - Тамбов, 2018. - Сб. 11. - С. 179-184.

2. Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях: утв. 11 апреля 2018 г. - Москва, 2018. - 99 с.

3. Фионова Л.Р. Поставка делопроизводства в администрации сельсовета / Л.Р. Фионова, Ю.Ю. Фионова // Делопроизводство. - 2014. - № 3. - С. 82-87.