Корпоративные информационные системы: анализ эффективности, проблемы внедрения

ИНФОРМАТИКА И МОДЕЛИРОВАНИЕ

-♦

Е.П. Бочаров,

доктор экономических наук, профессор кафедры информационных систем в экономике, СГСЭУ

Р.З. Салахутдинов,

доктор технических наук, профессор кафедры прикладной математики, СГСЭУ

А.А. Ситник,

доктор технических наук, профессор кафедры теоретических основ информатики и информационных технологий, академик РАЕН, СГСЭУ

ВЕСТНИК. 2004. № 8

УДК 002

КОРПОРАТИВНЫЕ ИНФОРМАЦИОННЫЕ СИСТЕМЫ: АНААИЗ ЭФФЕКТИВНОСТИ,

ПРОБЛЕМЫ ВНЕДРЕНИЯ

В настоящее время уже невозможно найти предприятие, на котором бы в той или иной степени не применялись автоматизированные компьютерные информационные системы (ИС) управления хозяйственной деятельностью. Однако, как правило, автоматизация затрагивает лишь отдельные сферы управления.

В силу существенной разницы исторических условий развитие ИС в России и на Западе шло разными путями. Плановая система жестко регламентировала и распределяла человеческие, финансовые, материальные ресурсы. В силу этого нерыночная экономика слабо стимулировала руководителей предприятий экономить ресурсы и оптимизировать потоки материальных и финансовых средств.

В то же время для "западного хозяина" проблема рационального управления ресурсами всегда стояла на первом месте. В силу этих объективных обстоятельств компьютеризация управления на Западе начиналась с решения задач управления запасами. В нашей же стране инициаторами внедрения ИС были бухгалтерские и кадровые подразделения предприятий.

Эволюция западных и отечественных ИС иллюстрирует этот тезис. Все отечественные ИС развивались "от бухгалтерии". Так, наиболее востребованные на рынке продукты компании "1 С" (в порядке времени создания): бухгалтерия, зарплата, кадры, склад, торговля, предприятие. Аналогичные этапы развития прошли и программные продукты других отечественных фирм - БЭСТ, "Парус", "Галактика".

В основе же западных ИС с самого начала их развития лежали идеи "ресурсосбережения", т.е. оптимизации материальных и финансовых потоков. Это нашло отражение в их названиях: IC (Inventory Control - управление запасами), MRP (Material Requirement Planning - планирование материальных потребностей), MRP II (Manufacturing Resource Planning - планирование производственных ресурсов), ERP (Enterprise Resource Planning - планирование ресурсов предприятия). Это отнюдь не означает, что разработчики западных систем не уделяли достаточного внимания модулю бухгалтерского учета. Однако для последнего характерна тесная увязка учётных и управленческих задач.

Итак, в 90-х гг. прошлого века наиболее успешной областью внедрения ИС на отечественных предприятиях стал бухгалтерский учет. Большую популярность приобрели такие ИС бухгалтерского учета, как "1С Бухгалтерия", "Бест", "Инфо-бухгалтер". Убедившись в выгодности применения ИС, предприятия переходили к внедрению автоматизации в управлении складским хозяйством, затем - в отделах кадров. При этом зачастую использовались программные продукты разных фирм, внедрявшиеся на различных платформах. В результате подразделения работают автономно, иногда даже менее эффективно, чем вообще без автоматизации1.

Решение проблемы автоматизации управления предприятием в последние годы ищется на путях внедрения интегрированных корпоративных информационных систем (ИКИС), охватывающих практически все стороны его деятельности. Предшественниками современных ИКИС являются так называемые MRP-системы, расцвет которых на Западе пришелся на 60-е и 70-е гг.

На вход MRP-программы поступают данные о наличии материалов и комплектующих на складах, их потребностях для производства конечного продукта, параметры производственного цикла. На выходе менеджер получает информацию об оптимальном плане процесса производства. MRP-система нацелена, в первую очередь, на выработку оптимальных решений о заказе новых поставок.

Постепенно выяснилось, что MRP-системы не могут адекватно учесть производственные мощности, людские и финансовые ресурсы. В MRP-систе-мы стали включать модели производства, что позволило выявлять слабые места производственного цикла, приводящие к увеличению производственных затрат. Появились многочисленные удачные примеры "компьютерных экспериментов" в целях определения возможности производства необходимого объема продукции и требуемых для этого условий2. Присутствие в системе достаточно сложного аналитического аппарата привело к качественному скачку. Новый тип систем получил название MRP II.

Системы MRP II ориентированы на производство, причем в большинстве случаев - именно на промышленное производство. Однако в последней четверти прошлого века стало появляться все больше корпораций, которые занимаются не только производством. Производство "на склад" стало вытесняться производством "под заказ клиента". Важный удельный вес стали приобретать транспортные, телекоммуникационные, финансовые, учебные подразделения корпораций. Обладая определенной автономностью, эти подразделения работают в тесной взаимной увязке. Возникли так называемые "виртуальные предприятия" - географически распределенные, либо временные объединения предприятий, работающих над одним проектом.

Попытка соответствующего усовершенствования MRP II-систем привела к появлению ERP (Enterprise Resource Planning - планирование ресурсов предприятия). Как отмечается многими авторами, название это неудачно и слабо отражает суть дела. На самом деле задача ERP-системы - интегрировать все подразделения и функции предприятия в единой информационной системе. Все стороны производственной и коммерческой деятельности "охватываются" ERP - производство, планирование, управление договорами, материально-техническое снабжение, финансы, бухгалтерия, управление кадрами, сбыт, управление запасами.

Основа ERP - единая база данных, которой пользуются в равной степени бухгалтерия, производство, служба маркетинга, отдел кадров, склады. Введенная в эту базу данных информация мгновенно становится доступной самым различным подразделениям корпорации. Возникает инфраструктура электронного обмена данными как между подразделениями предприятия, так и между предприятием и его поставщиками и потребителями.

Западные авторы выделяют следующие основные отличия ERP-систем3:

- в ERP, в отличие от MRP II, значительно большее внимание уделяется финансовым подсистемам;

- системы ERP с самого начала их возникновения были ориентированы на управление "виртуальным" предприятием, что и определило широкое использование инфраструктуры Internet/Intranet;

- для ERP характерна высокая масштабируемость (для транснациональных корпораций - до нескольких тысяч пользователей);

- ERP-система не может решать абсолютно всех задач управления предприятием, однако требование обеспечения интеграции с другими системами (системы проектирования, системы управления технологическими процессами) выполняется неукоснительно;

- в ERP-системах значительное внимание уделяется средствам поддержки принятия решений, а также поддержке других функций топ-менеджеров корпорации.

Преимущества ERP видны из такого примера. Рассмотрим процесс выполнения заказа. Заказ клиента принят. После этого он начинает длительное, в основном, "бумажное" путешествие по предприятию. Заказ часто заново вводится в различные компьютерные программы в разных подразделениях. В одном подразделении вводятся параметры заказа в виде потребных материалов и комплектующих, в других - в виде производственного плана. При этом информационные системы соответствующих подразделений имеют между собой только "бумажную" связь. В результате зачастую никто на предприятии не знает, на каком этапе находится процесс выполнения заказа, готов ли заказ и не пора ли выстав-

♦-

лять счет на оплату. На предприятии, где внедрена ERP-система, отсутствует проблема "информационной стыковки" различных подразделений. Для того чтобы определить состояние выполнения заказа, достаточно войти в систему и набрать номер заказа.

Однако внедрение ERP-системы повышает требования к оперативности работы с информацией и взаимодействию между подразделениями. Например, если начальник склада по несколько дней не актуализирует информацию о поступивших на склад материалах и комплектующих, то отдел сбыта посчитает, что необходимого для выполнения заказа количества на складе нет. В результате выполнение заказа задержится.

А. Шлыков, глава российского представительства SAP AG, отмечает, что внедрение ИКИС класса ERP, как правило, меняет управленческую стратегию на предприятии. По его мнению, "... наши клиенты покупают не "систему". Они покупают - порядок. В том смысле, в каком этот термин используют специалисты по управленческому консалтингу"4. Здесь имеется в виду, что, как правило, внедрение на предприятии ИКИС сопровождается реинжинирингом бизнес-процессов, т.е. их переосмыслением и перепроектированием (вплоть до изменения управленческой структуры) для достижения кардинальных улучшений в таких целевых показателях бизнеса, как затраты, прибыль, оперативность.

К настоящему времени внедрение ИКИС класса ERP на Западе достигло насыщения. В то же время в России пик продаж и внедрений ИКИС еще впереди. Так, рост продаж ИКИС класса ERP в России в 2003 г. составил приблизительно 25%, и этот показатель, судя по всему, не предел.

Итак, перед российским предприятием встает вопрос: какую ИКИС внедрить? Рынок программных продуктов в этой области можно подразделить на два класса - отечественные и западные ИКИС. Для западных систем (среди которых отметим такие, как BAAN, IFS Applications, Axapta) характерна ориентированность на аналитический менеджмент со строгой регламентацией процедур, высокой исполнительской дисциплиной, отлаженным механизмом принятия и контроля исполнения решений. Эти системы мало пригодны в нашей стране, где условия бизнеса постоянно изменяются, что требует быстрой адаптации системы.

Опыт внедрения ИКИС на российских предприятиях подтверждает этот тезис. Очень часто после попыток внедрить западную систему, занимающих 1 -2 года, предприятия закупают российскую ИКИС. Например, усилия по внедрению ИКИС IFS Applications на Соломбальском целлюлозно-бумажном комбинате (СЦБК) продолжались полтора года. Там не смогли получить ни одной формы отчетности, требуемой российским законодательством. Затем на СЦБК была закуплена и внедрена российская ИКИС

"Галактика". В результате были автоматизированы все основные бизнес-процессы на комбинате.

Случаи внедрения западных ИКИС связаны, как правило, не с экономическими причинами, а с директивными указаниями западных головных офисов своим российским филиалам либо совместным предприятиям. Некоторые западные системы прошли достаточно глубокую адаптацию к российским условиям, фирмы-разработчики открыли российские филиалы с достаточно многочисленным персоналом, обеспечивающим установку и сопровождение. К таким системам относится ИКИС класса ERP BAAN. Эта система клиент-серверная, открыта для работы со многими базами данных: Oracle, Informix, MS SQL Server, DB2, Sybase. Однако BAAN не поддерживает такие специфические отечественные технологии бизнеса, как бартер, взаимозачеты, выдача зарплаты готовой продукцией, "коррекция данных задним числом" или "остатки на складах полгода назад" и т.д.

Сравнительно молодую западную систему ERP AXAPTA отличает глубокая проработанность модуля электронного Интернет-бизнеса. Система клиент-серверная, она может работать с СУБД MS SQL, Oracle. Система локализуется постепенно, с возникновением потребностей в функционале у заказчиков.

Основная концепция управления предприятием в AXAPTA такова: всеобъемлющий непрерывный мониторинг производства с выдачей менеджеру наиболее важной информации. Пользователь AXAPTA всегда имеет своевременные и точные данные, хранящиеся в надежной эффективно управляемой базе с должным уровнем защиты от несанкционированного доступа. Таким образом, система обеспечивает руководящему составу надежную основу для принятия решений. Как BAAN, так и AXAPTA позволяют вести параллельный бухгалтерский учет по нескольким планам счетов, в том числе по принципам международной отчетности GAAP, IAS.

Несколько удачных внедрений западной ИКИС Fronstep (фирма Fronstep, Inc.) на крупных московских предприятиях кондитерской и пивобезалкоголь-ной промышленности во многом объясняются высоким профессиональным уровнем сотрудников российского представительства "Фронстеп СНГ". Ведущими аналитиками «Фронстеп СНГ» издана фундаментальная монография, посвященная практике использования ERP-систем и выдержавшая два издания5.

По общему мнению качество российских ИКИС пока уступает международному уровню. Несмотря на то, что в нашей стране существуют и развиваются многие авторитетные научные школы по дискретной математике, статистике, оптимальному управлению, западные ИКИС выгодно отличаются от отечественных богатой функциональностью и более

глубокой научной проработанностью (вопрос о том, почему разработки российских ученых не внедряются в родном отечестве, выходит за рамки данной статьи). Привлекательность российских продуктов основана, прежде всего, на низкой цене, оперативной поддержке фискальной отчетности и широкой сети региональных представительств. Именно эти обстоятельства оказываются решающими при выборе для внедрения ИКИС российского производства.

Известны случаи, когда в корпорации установлены две информационные системы: одна западного производства (её показывают иностранным инвесторам), а вторая - российского производства, которая реально используется в целях управления.

Среди российских ИКИС наибольшей популярностью пользуются "Парус" и "Галактика". ИКИС "Парус" относится к классу MRP II с развитыми модулями e-business. Система позиционирована, в основном, для малых и средних предприятий. Использована архитектура "клиент-сервер" с СУБД Oracle. Компания "Парус" имеет 26 региональных отделений в РФ и странах СНГ и 122 дилера. По непонятным причинам общее количество клиентов широко не рекламируется. Известно о существовании 250 крупных корпоративных заказчиков.

По-видимому, ИКИС "Галактика" - единственная отечественная разработка, которую можно с уверенностью отнести к классу ERP. Архитектура "клиент-сервер", возможно использование СУБД MS Pervasive, MS SQL, Oracle. Система может быть установлена в среде практически всех известных сетевых ОС: Novell NetWare, WUndows NT Server, UNIX, OS/390, Alpha VMS.

"Галактика" позиционируется как система для предприятий любой сферы экономической деятельности: средних, крупных, в том числе как без территориально распределенной инфраструктуры, так и со сложной распределенной инфраструктурой. Для мелких и начинающих компаний предлагается решение "Галактика - Старт". Система модульная, каждый модуль взаимосвязан с другими компонентами, но самодостаточен, может работать автономно, поэтому продукт обычно внедряется постепенно, с возникновением потребностей в функционале у заказчика. Модули объединены в контура. Продукт ти-ражно-заказной, настраиваемый на конкретное предприятие с помощью большого количества настроек.

Популярности "Галактики" способствует развитая сеть представительств - 8 региональных отделений, более 200 партнеров и 11 учебных центров. К настоящему времени компания "Галактика" имеет более 5000 клиентов в СНГ - предприятий самых разных отраслей и масштабов.

ИКИС "Галактика" включает 43 модуля, объединенных в следующие контура: производственный, логистики, финансовый, бухгалтерский, управления персоналом, управления взаимоотношениями с кли-

ентами, отраслевых решений, системного администрирования.

Важнейшие принципы, лежащие в основе системы "Галактика" и определяющие ее высокую эффективность, следующие6:

- реализация "петли управления" (прогноз - планирование - контролируемая деятельность по выполнению планов - анализ результатов - коррекция прогнозов и планов) для всех сфер деятельности предприятия;

- использование технологии интерактивной аналитической обработки данных (OLAP);

- обеспечение информационной поддержки принятия решений на разных уровнях - вплоть до уровня топ-менеджеров предприятия;

- соответствие функциональности, технологичности и степени интеграции системы современным концепциям ERP, CSRP (Custom Synchronized Resource Planning - планирование ресурсов, синхронизированное с покупателем), SEM (Strategic Enterprise Management - стратегическое управление предприятием);

- сочетание высокой степени интеграции с гибкостью - система строится в виде набора взаимосвязанных, но относительно независимых компонентов, которые приобретаются в составе и порядке, удобном конкретному клиенту;

- обеспечение настройки на конкретную отрасль, регион, особенности бизнеса;

- отслеживание и оперативное включение в обновление системы всех изменений в российском законодательстве.

В Саратове партнерами компании являются три фирмы, которые не только устанавливают ИКИС на предприятии, но и оказывают помощь в реинжиниринге бизнес-процессов.

Компания уделяет большое внимание внедрению ИКИС "Галактика" в учебный процесс вузов. С этой целью интенсивно развивается программа "Галактика и вузы". В Саратовской области единственным партнером компании по этой программе является кафедра информационных систем в экономике Саратовского государственного социально-экономического университета. Об авторитете компании в сфере образования говорит тот факт, что ряд проектов в рамках программы "Галактика и вузы" (в том числе и проект СГСЭУ) поддерживается грантами ведущих отечественных фондов.

К сожалению, компания "Галактика" несколько запоздала с развитием модулей e-бизнеса, однако в настоящее время соответствующие разработки ведутся весьма интенсивно.

Нужно сказать, попытка совместить в системе трудносовместимое - самодостаточность модулей (многие предприятия покупают несколько отдельных модулей) и возможность работы модулей совместно в тесной "увязке" - приводит к не-

♦-

которым трудностям. В частности, приходится вручную выполнять ряд операций по синхронизации введенной информации. Иногда по существу одна и та же справочная информация носит в разных модулях различные названия. Так, по сути дела, идентичны справочник "Каталог подразделений" в модуле "Настройка" и справочник "Структурные единицы штатного расписания" в модуле "Управление персоналом".

Пока что, по нашему мнению, в неудовлетворительном состоянии находится система контекстной подсказки, призванная указать пользователю на неправильные действия. Если учесть высокую сложность ИКИС, то очевидно, что без серьезного применения идей искусственного интеллекта трудно добиться прогресса в этой области

Суммируя сказанное, можно сделать вывод, что "Галактика" - наиболее эффективная российская ИКИС. Фактически, у нее в настоящий период не просматривается каких-либо значимых конкурентов на рынке российских ERP-систем.

Потенциальные возможности, заложенные в современных ИКИС класса ERP нелегко раскрыть при внедрении. Об этом свидетельствует опыт нескольких саратовских предприятий.

ОАО "Саратовские обои" - одно из крупнейших обойных производств РФ. В середине 90-х гг. на предприятии прошла реконструкция, прокредитован-ная Европейским банком реконструкции и развития. Одним из условий предоставления кредита было внедрение интегрированной корпоративной информационной системы (ИКИС) автоматизированного управления предприятием.

Внедрение ИКИС должно было помочь решению таких проблем, как:

- снижение затрат на управление;

- повышение конкурентоспособности путем создания «обратной связи» между организационными подразделениями;

- своевременное предоставление руководству информации для принятия управленческих решений.

В результате проведенного исследования была выбрана ИКИС "Галактика". При этом выявилась возможность использовать тиражное решение, поскольку данная ИКИС обладает абсолютным большинством требуемых для предприятия функций при относительно невысокой стоимости7.

Первым этапом внедрения ИКИС стало обследование предприятия, в ходе которого, помимо рекомендаций по выбору программного комплекса, была выработана схема реорганизации существующих процессов. Принципиальным было решение автоматизировать не рабочие места, а бизнес-процессы. Применение схемы автоматизации бизнес-процессов позволило исключить дублирование функций и информационных потоков, а также устранить ненужные процедуры.

Одним из результатов кардинальной перестройки схемы управления стало существенное сокращение требуемого персонала. Возникло противодействие процессу внедрения ИКИС со стороны части сотрудников, доходившее в отдельных случаев до столь агрессивных форм, как диверсия. В результате часть сотрудников пришлось уволить, а остальных перевести на другие должности. Тяжесть внедрения легла на плечи пилотных групп пользователей, основную часть которых составили молодые специалисты.

Основные цели внедрения ИКИС были достигнуты примерно через год после начала работ. Однако запуск системы в промышленную эксплуатацию еще не является завершением внедрения. Фактически этот процесс не имеет формального окончания. Идет постоянное совершенствование бизнес-процессов, структуры предприятия. Возникающие при модификации структуры сложности аналогичны сложностям внедрения системы.

Почему же необходимо совершенствовать только что запущенную систему? Дело в том, что изменяется окружающая конкурентная среда, клиенты, поставщики, законодательство, технологии, что вынуждает изменяться саму компанию, а следовательно, изменять информационную систему.

Как показывает практика, внедрение ИКИС на предприятиях не всегда приводит к ожидаемым результатам. Это происходит зачастую из-за попыток сэкономить на предпроектном обследовании. В результате вместо компьютерной управленческой системы на предприятии появляется "компьютеризованный хаос".

В процессе пуско-наладочных работ огромную роль играет система мотивации персонала и культура компании. Личная заинтересованность высшего руководства компании также занимает не последнее место в факторах успеха проекта внедрения. Личное общение сотрудников предприятия с консультантами, понимание целей и сложностей проекта повышает вероятность успешного завершения пус-ко-наладочных работ.

Для успешного осуществления проекта крайне желательно, чтобы руководство заказчика и консультанты четко определили бюджет и цели проекта, провели консалтинговое обследование и организовали команду "внедренцев". По результатам обследования должны быть составлены четкие рекомендации по работам с указанием ключевых показателей результативности проекта. Эти условия являются лишь необходимыми, но отнюдь не достаточными для успешной реализации проекта.

Представители заказчика должны отдавать себе отчет в том, что проект не закончится запуском системы в промышленную эксплуатацию. Внедрение системы не заканчивается никогда. Изменение окружающей среды требует постоянной корректировки бизнес-процессов компании.

♦

1 См.: Ушаков К. Нам не жить друг без друга (о внедрении ERP-систем на российских предприятиях) // ИНФО-Бизнес. 2003. №5.

2 См.: Когаловский В. Происхождение ERP // COMPUTERWORLD - директору. 2000. №5; Гуриев В., Питеркин С. Системы класс ERP для "чайников" // Компьютерра. 2001. №11.

3 См.: Keller D., Erik L. Enterprise Resource Planning. The changing application model // GartnerGroup. 1996. 5 february.

4 Цит по: Викторов Д. Порядок как категория бизнеса // ИНФО-Бизнес. 2003. №5.

5 См.: Питеркин C.B., Оладов H.A., Исаев Д.В. Точно вовремя в России. Практика применения ERP-сис-тем. М., 2003.

6 См.: ГАЛАКТИКА. Комплексная система автоматизации управления предприятием. М., 2003.

7 См.: Ермошин Д.В., Бочаров Е.П. Проблемы перехода к управлению обойным производством в условиях применения интегрированной корпоративной информационной системы //Экономико-организационные проблемы проектирования и применения информационных систем: VII междунар. научно-практич. конф. Ростов н/Д, 2003.

УДК 330.4:338.24

МОДЕЛИРОВАНИЕ МОТИВАЦИОННОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ В УПРАВЛЕНИИ ПРЕДПРИЯТИЕМ

Исследования по данной теме неоднократно проводились учеными начиная с 50-х гг. прошлого столетия, когда переоценка ценностей и норм при организации производственных процессов коснулась также и руководства предприятий в части их личностных отношений с сотрудниками. В связи с этим тема, вынесенная в заголовок настоящей статьи, представляется актуальной с точки зрения ее практического применения.

Под управлением предприятием авторы понимают многоцелевое управление, при этом каждая цель представляется точным описанием ожидаемого результата или конкретным описанием желаемого состояния предприятия и его коллектива на определенный момент времени. В реальной жизни, как правило, причиной действия руководителя является не поиск положительного, а избежание негативного. Страх (или отрицательные эмоции) является лишь кратковременной движущей силой, поэтому сотрудников должно связывать с работой нечто положительное. Это приносит им удовлетворение от работы, отождествляет их с задачами предприятия и в совокупности с этим повышает их готовность идти к общим целям.

Человек постоянно к чему-либо стремится. У него много потребностей, воздействие которых на него как на личность сначала усиливается, потом ослабевает и становится мотивом определенного поведения. Наряду с потребностями в самоподдержании (такими, как питание, сон, жилище и др.), человек в общественной жизни нуждается в социальной защищенности, самоутверждении, вере в свои силы и, наконец, в самореализации. В соответствии с идеей многоцелевого управления эти потребности удовлетворяются достаточной информацией, осознанием себя членом группы, утверждением в группе, признанием другими членами группы, а также возможностью иметь положительные эмоции от результата работы.

Мотивация возникает там, где имеются к тому определенные предпосылки. При анализе воздействия мотиваций на активность личности Маслов свел существенные человеческие потребности по уровням в пять основных потребностей и сделал следующие выводы:

- мотивы распределены иерархически по приоритетам;

- чем выше мотивационный уровень, тем менее жизненно важными являются соответствующие потребности; их удовлетворение можно отложить на некоторое время;

A.B. Хахалин,

кандидат экономических наук, доцент кафедры информационных систем в экономике, СГСЭУ

И.А. Кракова,

кандидат педагогических наук, доцент кафедры немецкой филологии, СГУ

B.H. Гусятников,

доктор физико-математических наук, профессор кафедры информационных систем в экономике, СГСЭУ

ВЕСТНИК. 2004. № 8