Организация бухгалтерского учета в негосударственных образовательных учреждениях

ОРГАНИЗАЦИЯ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА В НЕГОСУДАРСТВЕННЫХ ОБРАЗОВАТЕЛьНЫХ УЧРЕЖДЕНИЯХ

О. И. ФЕДОРЧЕНКО, кандидат экономических наук, доцент кафедры бухгалтерского учета и анализа хозяйственной деятельности Т. А. ФЕДОРЧЕНКО, преподаватель кафедры бухгалтерского учета и анализа хозяйственной деятельности Филиал Всероссийского заочного финансово-экономического института, г. Курск

Основы бухгалтерского учета в негосударственных образовательных учреждениях, как и в других коммерческих и некоммерческих организациях, закреплены в Федеральном законе от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон № 129-ФЗ). Систему государственных нормативных актов негосударственные образовательные учреждения дополняют созданием внутренних стандартов, учитывающих условия хозяйствования. В этой ситуации учетная политика может рассматриваться как элемент системы нормативного регулирования, позволяющий организовать бухгалтерский учет в учреждении.

Элементы учетной политики, определяющие порядок ведения бухгалтерского учета и его организацию, являются составной частью организационно-технического раздела учетной политики организации.

Организационно-технические аспекты учетной политики включают ответы на вопросы: кто участвует в учетном процессе, с помощью каких инструментов обрабатывается информация, какова технология обработки информации [6, с. 68]. Такая формулировка применима и для негосударственных образовательных учреждений (табл. 1).

При выборе лица, ответственного за ведение бухгалтерского учета в негосударственных образовательных учреждениях, необходимо учитывать объем учетной работы и специфику деятельности

учреждения. Тот факт, что учреждению приходится вести учет расчетов с большим количеством контрагентов (студентов, слушателей, учащихся и т. д.), говорит о том, руководителю организации нецелесообразно брать на себя функцию ведения учета. Кроме того, передача на договорных началах ведения бухгалтерского учета централизованной бухгалтерии, специализированной организации или бухгалтеру снизит скорость обработки учетной информации.

Негосударственное образовательное учреждение, как и государственное учреждение, в соответствии со спецификой деятельности имеет в составе имущества достаточное для ведения образовательной деятельности количество объектов основных средств, а также широкий спектр расчетов со специалистами и служащими. Учитывая этот факт, можно рекомендовать учредить бухгалтерскую службу как структурное подразделение, возглавляемое главным бухгалтером, или ввести в штат должность бухгалтера.

Образовательная деятельность в большинстве случаев связана с длительным циклом оказываемой услуги (более одного отчетного периода), поэтапной оплатой за оказываемые услуги, что требует автоматизированного хранения информации о расчетах с контрагентами, автоматического расчета доли оказываемой услуги в отчетном периоде. Эти требования, предъявляемые к организации

Таблица 1

Организационно-технические аспекты учетной политики негосударственного образовательного учреждения

Элемент учетной политики Нормативный акт Разрабатываемые документы

Организация бухгалтерской службы Пункт 2 ст. 6 Закона № 129-ФЗ. Пункт 7 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ [5] Руководитель может: — учредить бухгалтерскую службу как структурное подразделение, возглавляемое главным бухгалтером; — ввести в штат должность бухгалтера; — передать на договорных началах ведение бухгалтерского учета централизованной бухгалтерии, специализированной организации или бухгалтеру специалисту; — вести бухгалтерский учет лично

Форма бухгалтерского учета Пункт 3 ст. 6, п. 4 ст. 8 Закона № 129-ФЗ. Пункт 19 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ Применение: — формы журнал-главный; — мемориально-ордерной формы; — журнально-ордерной формы; — автоматизированной формы

Рабочий план счетов бухгалтерского учета Пункт 3 ст. 6 Закона № 129-ФЗ. Пункт 8 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ. Пункт 4 ПБУ 1/2008 [4] Перечень счетов синтетического и аналитического учета, необходимых для ведения бухгалтерского учета

Формы первичных документов, по которым не предусмотрены типовые формы, формы регистров бухгалтерского учета, документы для внутренней бухгалтерской отчетности Пункт 3 ст. 6, ст. 9 Закона № 129-ФЗ. Пункты 12, 13 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ. Пункт 4 ПБУ 1/2008 Перечень, формы и порядок составления первичных учетных документов, отличных от унифицированных форм. Формы регистров бухгалтерского учета

Формирование номенклатуры дел бухгалтерской службы Пункт 3 ст. 6 Закона № 129-ФЗ. Пункт 8 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ. Пункт 4 ПБУ 1/2008 Перечень номенклатуры дел

Правила документооборота и технологии обработки учетной информации Пункт 3 ст. 6 Закона № 129-ФЗ. Пункт 8 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ. Пункт 4 ПБУ 1/2008 График документооборота, регламентирующий перечень и формы первичных учетных документов, сроки их составления, должностные лица, ответственные за оформление и утверждение указанных документов

Утверждение порядка проведения инвентаризации активов и обязательств Пункт 3 ст. 6 Закона № 129-ФЗ. Пункт 8 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ. Пункт 4 ПБУ 1/2008 Порядок проведения инвентаризации активов и обязательств

Утверждение перечня подотчетных лиц и сроков предоставления авансовых отчетов Пункт 15 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ Перечень подотчетных лиц, сроки предоставления авансовых отчетов

Утверждение перечня лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов Пункт 3 ст. 7, п. 3 ст. 9 Закона № 129-ФЗ. Пункт 14 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ Перечень лиц с указанием должностей

бухгалтерского учета в негосударственных образовательных учреждениях, позволяют рекомендовать применение форм учета в условиях компьютерной обработки данных.

Негосударственные образовательные учреждения ведут бухгалтерский учет финансово-хозяйственной деятельности на основе Плана счетов и Инструкции по его применению, утвержденных

Таблица 2

Структура аналитических счетов учета основных средств негосударственного образовательного учреждения

Номер и наименование счета Номер и наименование субсчета 1-го порядка Номер и наименование субсчета 2-го порядка Номер и наименование субсчета 3-го порядка Номер и наименование субсчета 4-го порядка Номер и наименование субсчета 5-го порядка

01 «Основные средства» 01.1 «Собственные основные средства». 01.2 «Основные средства, сданные в аренду». 01.3 «Выбытие основных средств» 01.1.1 «Здания» 01.1.2 «Сооружения» 01.1.3 Машины и оборудование 01.1.4 Фонды библиотек 01.1.5 Инвентарь производственный и хозяйственный 01.1.6 Транспортные средства 01.1.7 Основные средства, не включенные в другие 01.1.3.1 Техника электронно-вычислительная 01.1.3.2 Приборы для научных исследований 01.1.3.3 Музыкальные инструменты 01.1.3.1.21 Обучение по про-грамммам среднего профессионального образования 01.1.3.1.22 Обучение по программам дополнительного профессионального образования 01.1.3.1.23 Обучение на подготовительных курсах 01.1.3.1.21.1 Амортизируемые основные средства 01.1.3.1.21.2 Неамортизиру-емые основные средства

приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н [3]. Согласно п. 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности в РФ, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н [5], организации разрабатывают рабочий план счетов на основе Плана счетов бухгалтерского учета.

Состав и структура рабочего плана счетов зависят от большого количества обстоятельств, которые организация должна учитывать в процессе его разработки. В первую очередь, это требования внешней и внутренней отчетности.

Схема детализации учета основных средств негосударственного образовательного учреждения среднего профессионального образования представлена в табл. 2.

Для учета поступления и выбытия объектов основных средств учреждению необходимо открыть счета первого порядка, отражающие наличие основных средств в организации, стоимость имущества, сданного в аренду, и отражения операций по выбытию объектов основных средств.

Для составления бухгалтерской отчетности достаточно информации, содержащейся на субсчетах второго порядка. В этом случае будут учтены объекты основных средств в соответствии с Общероссийским классификатором основных фондов (ОКОФ). Но для составления статистической отчетности, в частности формы № 11 (краткая) «Сведения о наличии и движении основных фондов (средств) некоммерческих организаций», необходима информация о детализации некоторых классификационных групп. Например стоимость вычислительной техники, от-

носящейся к классификационной группе «Машины и оборудование».

Кроме того, показатели статистической отчетности подразделяются по видам экономической деятельности организации. Для получения такой информации по объектам основных средств, задействованным в различных видах экономической деятельности, авторами были введены субсчета 4-го порядка.

Отличительной особенностью бухгалтерского учета негосударственных образовательных учреждений является четкое разграничение средств, получаемых от коммерческой деятельности, из бюджета в виде грантов и целевого финансирования, средств, внесенных учредителями. Эти источники финансирования можно выделить и при поступлении объектов основных средств. При этом к амортизируемому имуществу можно отнести только основные средства, приобретенные в рамках коммерческой деятельности. В результате возникает необходимость детализации объектов основных средств с помощью субсчетов 5-го порядка.

Все хозяйственные операции, проводимые организацией, оформляются оправдательными документами — первичными учетными документами, на основании которых ведутся регистры бухгалтерского учета. В соответствии с предъявленными требованиями организации могут разрабатывать регистры бухгалтерского учета с учетом специфических особенностей отрасли. В частности, значительная часть учетной работы негосударственного образовательного учреждения связана с учетом расчетов

по предоставленным образова- ^

тельным услугам. При этом ре- ^

гистр, формирующий данную информацию, должен содер- ^

жать показатели, учитывающие следующие процедуры:

— ведение списка студентов, обучающихся в институте. его филиалах, колледже и в других подразделениях;

— учет предоставляемых студентам услуг по обучению: основное образование, спецкурсы, послевузовское образование и другие виды услуг;

— расчет стоимости услуг; Ц

— учет оплат, поступаю- <5

щих от студентов и их пред- '

ставителей за разные виды а

образовательных услуг; ^

— вычисление долгов сту- {з

дентов за основное образование 5

ч

и дополнительные услуги; <и

— вычисление пени за §

просроченные долги и доплат Ц

за изменившиеся тарифы по ^

неоплаченным услугам;

— выполнение необхо- о

а

димых перерасчетов в связи с вводом различных данных, влияющих на долг, пеню и

<и

доплату.

Одним из комплексов мероприятий, связанных с управ- ^

лением бухгалтерскими доку- ^

ментами, является разработка «

номенклатуры дел. Вариант ^

движения документации по подразделениям негосударственного образовательного учреждения представлен на рисунке.

Помимо разработки номенклатуры дел бухгалтерии, в обязанности делопроиз -водственной группы входит и разработка графика документооборота. Примерная форма графика документооборота образовательного учреждения представлена в табл. 3.

Передача документа в архив | Срок передачи | По истечении отчетного периода По истечении отчетного периода По истечении отчетного периода По истечении отчетного периода По истечении отчетного периода По истечении отчетного периода По истечении срока обучения 1

о а и л е о н н е тве О & тве О а и н ч 2 ш р е н ч 2 х ш р е т л лга х у Б р е т л лга х у Б р е т л лга х у Б р е т л лга х у Б р е т л лга х у Б 1

а т н е м £ о д е и н е ане р х и то р V© О | Срок обработки 1. Кассовые и банковские операции, расчеты с подотчетными лицами Ежедневно По мере формирования - е ав ё к ч к ен р и о П І О О £ К *0 К *0 & «а к о С) к 3 5 о сц N По представлении - е ав ё к ч к ен р и о П 3. Расчеты с персоналом по оплате труда До 30-го числа каждого месяца 4. Учет выручки от оказания образовательных услуг По моменту возникновения По моменту возникновения

о а и л е о н н е тве О & тве О и н и X ш р е н га х ш р е т га х у Б р е т га х у Б р е т га х у Б р е т га х у Б р е т га х у Б р е т га х у Б

Создание документа и передача в бухгалтерию | Срок исполнения о к и и к ч и * м ни еа рв ео * & ои с л о Не позднее трех рабочих дней о н в е н д е * По моменту возникновения Последнее число месяца По моменту возникновения - -к и н о вия у ни те нв ео 2 К о 2 о По

| Ответственное лицо I & о о Бухгалтер Подотчетные лица Работник АХО Члены комиссии Инспектор отдела кадров р е т л лга х у Б Работник учебной части

Наименование документа Приходный и расходный кассовый ордер, кассовая книга Выписки банка, платежные поручения Авансовые отчеты і п й' И „ЙК рсе ^ , к °дЕ °аё Ея & Акты приема-передачи и акты списания основных средств Табели учета рабочего времени, приказы, листы временной нетрудоспособности Договор на обучение, акт выполненных работ м о ^ но с йяй ин & “ I а а ик я юок § ° £ я &§!= § ё |ё £ а & 2

В системе бухгалтерского учета содержится требование утвердить в учетной политике порядок проведения инвентаризации. Инвентаризации подлежат все имущество и виды финансовых обязательств, в том числе дебиторская задолженность.

Основной составляющей дебиторской задолженности негосударственного образовательного учреждения являются долги студентов, слушателей, учащихся за полученные образовательные услуги.

Можно выделить основные причины расхождения фактического наличия обязательств с их данными в бухгалтерском учете:

— начисление задолженности после отчисления студента;

— отсутствие начислений в период, последующий после восстановления студента;

— начисление задолженности в период академического отпуска студента;

— дублирование начислений в период, предшествующий академическому отпуску, и в период, последующий после академического отпуска;

— дублирование начислений в период, предшествующий отчислению студента, и в период, последующий после восстановления студента.

Подводя итоги, можно отметить, что организация и порядок ведения бухгалтерского учета в негосударственных образовательных учреждениях имеют свою специфику. Особенность организации учета вызвана особенностями документов, отражающих наступление момента обучения, период обучения и окончания обучения по различным причинам (завершение процесса обучения, отчисление на определенном этапе обучения). Длительный период обучения обязывает учреждение организовать учет расчетов на протяжении всего курса обучения. Поэтому организационно-технические элементы учетной политики

Схема движения документов в негосударственном образовательном учреждении

играют важную роль в организации эффективного управления образовательным учреждением.

Список литературы

1. О бухгалтерском учете: Федеральный закон от 21.11.1996 № 129-ФЗ.

2. Об образовании: Закон РФ от 10.07.1992 № 3266-1.

3. Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкции по его применению: приказ Минфина России от 31.10.2000 № 94н.

4. Об утверждении положений по бухгалтерскому учету (вместе с «Положением по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» (ПБУ 1/2008)», «Положением по бухгалтерскому учету «Изменения оценочных значений» (ПБУ 21/2008)»): приказ Минфина РФ от 06.10.2008 № 106н.

5. Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации: приказ Минфина России от 29.07.1998 № 34н.

6. Рассказова-Николаева С. А Учетная политика организации — 2010. М.: ИД «Экономическая газета». 2010. 496 с.