Информационная система в управлении университетом: некоторые подходы к проектированию

Мещеряков В.А., Комиссарова Т.Б. ИНФОРМАЦИОННАЯ СИСТЕМА В УПРАВЛЕНИИ УНИВЕРСИТЕТОМ: НЕКОТОРЫЕ ПОДХОДЫ К ПРОЕКТИРОВАНИЮ

На всех этапах управления системой менеджмента качества (СМК) университета передается, собирается, обрабатывается и анализируется огромное количество информации. На основе информации принимаются управленческие решения: она служит доказательством их исполнения и источником для обобщения [1].

Эффективность управления зависит от объема, оперативности, достоверности и качества информации, что в свою очередь в значительной степени влияет на качество предоставляемых образовательных услуг (рисунок 1).

Рисунок 1 - Обобщенная схема влияния информации на эффективность управления СМК университета и на качество образовательных услуг

В связи с этим большая роль уделяется созданию информационной системы СМК университета как организационно-упорядоченной совокупности документированной информации и обеспечивающих ее обработку информационных технологий и технических средств.

Актуальность вопроса правильного выбора модели информационной системы, организации информационных потоков СМК обусловлена действующей в университете СМК, которая задокументирована, внедрена и должна поддерживаться в рабочем состоянии, что предполагает непрерывное улучшение функционирования всех процессов, регулярное ведение записей, свидетельствующих об улучшении, проведение анализов данных и предоставление отчетов на разных уровнях, т.е. наличие совершенной информационной системы.

В общем виде информационная система управления СМК университета состоит из двух основных блоков:

- организационных форм внутреннего обмена информации

- и документационного обеспечения информации.

Структурно-логическая схема информационной системы представлена на рисунке 2.

Рисунок 2 - Структурно-логическая схема построения информационной модели управления СМК университета

Для создания информационной системы СМК необходимо провести анализ систем управления деятельности университета в целом, его структурных подразделений, рабочих мест, который включает анализ:

- организационной и функциональной структуры университета;

- потоков, состава, источников и потребителей информации;

- методов внутреннего обмена и распространения информации;

- объема обрабатываемой информации;

- методов планирования, учета, хранения информации и др.

Результаты обследования служат основой для разработки организационной модели информационной системы, а также необходимы для расчета:

оптимальной численности персонала, участвующего в сборе, обмене и распространении информации;

загрузки подразделений и отдельных исполнителей по работе с документированием информации;

эффективности применения средств автоматизации документационного обеспечения управления.

При проектировании информационной системы целесообразно учитывать следующие организационные принципы:

1 Принцип единообразия: подходы к формированию информационной системы в каждом структурном подразделении должны быть одни и те же.

2 Принцип системности: планирование и контроль должны осуществляться с учетом взаимосвязей.

3 Принцип цикличности: информационная система должна представлять собой управленческий процесс, основанный на цикле РБСД.

4 Принцип документированности: сбор, предоставление, обмен, распространение информации планируется, предупреждается не менее чем за неделю, рекомендуются для руководства, применения или внедрения.

5 Принцип открытости: результаты обработки информации не скрываются, а доводятся до заинтересованных лиц. Несогласия руководителя протоколируются.

6 Принцип регулярности: университет сам устанавливает интервалы направлений и видов работ с информацией.

Форма организации документирования информационной системы в университете может быть разной: централизованной, децентрализованной и смешанной [2].

Централизованная форма предполагает, что все виды работ по документированию проводятся в одном месте (в канцелярии, в службе документационного обеспечения, у секретаря), т.е. централизованно. Данная форма не рекомендуется для крупных университетов, где большой документооборот.

Децентрализованная форма применяется в организациях, имеющих территориально разобщенные структурные подразделения с большим документооборотом, поэтому она не рекомендуется для университетов.

Смешанная форма наиболее предпочтительна в крупных университетах с большим объемом документооборота. При такой форме одна часть операций осуществляется централизованно (например, прием и первоначальная обработка информации, ее регистрация), а другая (например, хранение и использование информации в текущей деятельности; подготовка к сдаче в архив) проводится в структурных подразделениях.

Информация фиксируется в документе, который тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, а также многократное использование информации.

Документирование управленческой деятельности заключается в записи по установленной форме, необходимой для управления информации. Документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления.

Принятый 27 июля 200 6 г. Государственной думой Федеральный закон № 14 9-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации» в ст. 5 указывает: «Документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы. Документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию документационного обеспечения управления, стандартизацию документов».

Объединяя операции по информационно-документационному обслуживанию управления СМК, документационное обеспечение является его главной обеспечивающей функцией.

Правильная организация форм внутреннего обмена информацией и информационных потоков между подразделениями университета способствует выбору оптимальной модели информационной системы управления университетом [3].

В таблице 1 определены виды, формы, источники, а также информационные ресурсы различных видов информации государственного университета.

Таблица 1

Функция информации Уровень, на который выводится информация

1 2 3 4 5

Уровень университета

Предоставление информации (информирование высшим руководством) Проректоры, члены Ученого совета Общее собрание (Конференция); Ректорат; Ученый совет Устная (первич- ная) Протокол; Решение

Адресат Приказы; Распоряжения; Указания Письменная (первичная) Приказы, распоряжения, указания ректора;

Предоставление информации (информирование представителем высшего руководства, проректорами) Руководители структурных подразделений, участники и члены соответствующих коллегиальных органов деканские совещания; совещания «Дни качества»; заседания методического совета; заседания Научнотехнического совета; заседания Редакционноиздательского совета Устная (первич- ная) Протокол; Решение

Адресат Распоряжения Письмен- ная Распоряжения проректоров

Предоставление информации (информирование руководителями всех уровней и профессорско-преподавательским составом) Персонал университета и обучаемые Научные, научнопрактические, научнометодические конференции и выставки, семинары Устная Сборники материалов научных, научно-практических, научнометодических конференций; семинаров

Получение информации (обратная связь) Ректор, проректоры Ученый совет Устная (отчет) Протокол

Отчеты, сведения, данные, результаты анализов Письмен- ная Записи

Служебные записки, докладные записки, информационные справки, сопроводительные материалы Служебные записки руководителей стр. подразделений, докладные записки персонала

Доведение до сведения всего Весь персонал университета, Корпоративные газеты, сайты, журналы, стенды, объявления Письмен- ная Статьи, сведения

коллектива университета достижений ученых, преподавателей, коллектива подразделений, обучаемых обучаемые

Предоставление доступа к накопленным в университете информационным массивам Персонал университета, имеющий право доступа Депозитарий информационных ресурсов университета; электронная почта; Web-сайты Электрон-ная,письм енная; аудиовидеоверсии Файлы, аудио- и видеоокассеты

Весь персонал университета, обучаемые Научная библиотека Письмен- ная Учебники, учебные пособия, статьи, диссертации, авторефераты, сборники и др.

Обеспечение персонала методическими, нормативными и справочными материалами Ответственные за процессы и исполнители всех процессов Канцелярия; УСК (отдел стандартизации и документации) Письмен- ная Документированные процедуры и справочники

Уровень структурных подразделений

Предоставление информации (информирование руководителем структурного подразделения) Весь персонал подразделения Участники и члены соответствующих коллегиальных органов Собрание трудового коллектива; Ученый совет СП; заседания кафедр; служебные совещания при руководителе СП; совещания «Дни качества»; заседания методических комиссий Устная Протоколы, решения

Адресат Распоряжения Письмен- ная Распоряжения руководителей СП

Получение информации руководством (обратная связь) Руководитель структурного подразделения Ученый совет СП, заседания кафедр; служебные совещания при руководителе СП; совещания «Дни качества»; заседания методических комиссий Устная Выписки из протоколов, записи

Предоставление доступа к накопленным в подразделении информационным массивам Весь персонал подразделения Сотрудники, имеющие право доступа к конкретным делам номенклатуры Научная библиотека подразделения; Научно-методический кабинет кафедры, факультета; номенклатура дел подразделения Письмен- ная УМК; учебные пособия; др.

Обеспечение персонала методическими, нормативными и справочными материалами Исполнители конкретных процессов Письмен- ная Документированные процедуры; записи

ЛИТЕРАТУРА

1. Березина Н. М. Современное делопроизводство / Е. П. Воронцова, Л. М. Лысенко. - 2-е изд. -

СПб.: Питер, 2007. - 272 с.

2. Солянкина Л. Н. Матричные методы в проектировании управленческой деятельности // Делопроизвод-

ство. - 2006. - № 6. - С. 62-66.

3. СТУ 151.0.10-2007 Стандарт университета. Менеджмент качества. Руководство по качеству. Издание официальное