Факторы успешности бенчмаркинга бухгалтерского учета в организациях

Кузнецова Л.Н.

ФАКТОРЫ УСПЕШНОСТИ БЕНЧМАРКИНГА БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА В ОРГАНИЗАЦИЯХ

Формирование современной системы бухгалтерского учета в хозяйствующих субъектах является важной задачей, для решения которой необходим поиск различных инструментов, а также усилий как предпринимательского сектора экономики, так и различных государственных органов. Концепцией бухгалтерского учета в рыночной экономике России выдвинута задача широкого распространения передового опыта

отчетности, а также опыта ее использования в управлении хозяйствующим субъектом [1], которая так и не решена, и до настоящего времени не предложены даже пути ее решения. Одним из возможных направлений распространения передового опыта бухгалтерского учета должен стать бенчмаркинг, успешная практика будет способствовать решению поставленных задач.

Однозначной трактовки данной дефиниции не сложилось, но многие авторы непосредственно связывают бенчмаркинг с распространением передового опыта. Так, Д.А. Гарвин (D.A. Garvin) характеризует бенчмаркинг как упорядоченный процесс, который компания начинает с серьезного поиска и определения организаций, обладающих передовым опытом, затем переходит к внимательному изучению собственной практики и эффективности и завершает анализом результатов, подготовкой рекомендаций и их реализацией [3, с. 109]. Л. Боссиди отмечает, что бенчмаркинг - это анализ опыта других компаний и использование в собственной компании лучших приемов, привнесенных в нее извне [10].

Формализованное понятие дано в Европейском кодексе правил поведения участников бенчмаркинга: 1) это процесс выявления и изучения передового опыта других организаций; 2) это мощный инструмент, применяемый для поиска путей непрерывного совершенствования работы компаний и радикального повышения их эффективности [5, с. 32]. Совет по бенчмаркингу Института стратегического планирования определяет бенчмаркинг как общую методологию совершенствования деятельности компании на основе учета и использования опыта других организаций [7, с. 161]. Э.А. Белокоровин утверждает, что бенчмаркинг служит совершенствованию деятельности орга-

низаций и повышению их производительности на основе меж- и/или внутриорганизационной оценки и сравнения показателей, процессов и технологий деятельности с последующим изучением и применением лучшего опыта в своей системе управления [2, с. 31].

С. Джонсон ^^шоп S.) дает одно из наиболее широких определений бенчмаркинга - это передовой опыт, любая практика, которая работает лучше всего на вас [12, с.14]. Аналогичной позиции придерживается М.И. Кузнецов, отмечающий, что бенчмаркинг служит методологией инновационного поведения компании, заимствующей и осваивающей передовой опыт [6, с. 5].

Н. Григ, С. Уэлч, Р. Манн утверждают, что бенчмаркинг формирует методологию самообучения компании, основанную на структурированном должным образом сопоставлении собственной практики с лучшими образцами и высшими достижениями, независимо от отраслевой принадлежности, культурных особенностей, размеров и функций носителей передового опыта [4, с. 56].

Являясь методом обобщения передового опыта в различных областях человеческой деятельности, бенчмаркинг по отношению к лучшему становится механизмом приобретения знаний и в эпоху экономики знаний определяет возможность успешной деятельности.

Бенчмаркинг требует выделения ресурсов, что предъявляет требования их рационального использования, выбора приоритетов определения факторов его эффективного проведения. Эффективность

бенчмаркинга системы бухгалтерского учета экономического субъекта обеспечивают такие факторы, как: совокупность ориентиров со-

вершенствования учетной системы, механизм выбора приоритетов направлений совершенствований, определяемых на основе ранжирования потенциалов относительно качества, производительности, времени цикла, набора показателей и измерителей для определения эталонных систем бухгалтерского учета (рис. 1).

Факторы успешности бенчмаркинга бухгалтерского учета

4

Ориентиры совершенствования Потенциалы улучшений при ранжировании приоритетов направлений бенчмаркинга Группы показателей и измерителей для определения эталона

4 4 4

применение системы учета затрат, нацеленных на выявление тревожных симптомов потенциал повышения качества учетных бизнгс-процессов, учетноаналитической информации показатели, отражающие процент ошибок, выявленных системой внутреннего контроля

анализ необходимости каждого ученого бизнес-процесса или функции потенциал повышения производительности показатели, отражающие процент ошибок, выявленных системой внешнего контроля

ориентир на аналитическую работу, а не на учет доходов и расходов потенциалом снижения стоимости получения информации, функционирования учетных бизнес-процессов, формирования отчетности показатели, отражающие нарушения сроков формирования информации, оформления и представления документов, отчетности

повышение качественных характеристик учетно-аналитической информации

оптимизация расчетов с целью исключения дебиторской задолженности потенциал сокращения времени цикла показатели, отражающие эффективность системы бухгалтерского учета

управление дебиторской задолженностью обобщающий показатель показатели, отражающие совершенствование системы бухгалтерского учета

полная автоматизация бухгалтерского учета и внутреннего контроля показатели, отражающие знания и обучение персонала службы бухгалтерского учета

интеграция оперативной и финансовой информации

нацеленность отчетности на обеспечение потребностей менеджмента

исключение дублирующих операций и однократность ввода информации

наличие программ непрерывного совершенствования и внедрение передового опыта

Рисунок 1 - Факторы успешности бенчмаркинга бухгалтерского учета

Отсутствие ориентиров при проведении бенчмаркинга приводит к тому, что системное развитие системы бухгалтерского учета уступает место решению текущих проблем без взаимосвязи с общими целями организации. Ориентиры совершенствования определяются экономическим субъектом самостоятельно в соответствии со стратегическими задачами, сформулированными целями и утвержденными планами развития. Так, анализ необходимости каждого учетного бизнес-процесса должен рассматриваться в рамках функционирования процессного подхода в организации. Управление дебиторской задолженностью необходимо синхронизировать с политикой взаимодействия с контрагентами организации и т.д. Примерные ориентиры совершенствования бенчмаркинга системы бухгалтерского учета экономического субъекта систематизированы на рисунке 1.

Каждая область бухгалтерского учета имеет определенный потенциал улучшений, который определяется посредством сравнения с лучшими компаниями. Выбор приоритетов предлагается осуществлять на основе ранжирования потенциалов улучшений относительно качества, продуктивности и времени цикла, что позволяет определить рейтинговая оценка, предложенная на условном примере (табл. 1).

В рассмотренном примере наивысший общий показатель - у такой области, как «Расчеты по оплате труда», которая будет иметь приоритет в проведении бенчмаркинга.

Решение о выборе направлений бенчмаркинга принимает менеджмент компании или уполномоченные лица. В условиях достаточности ресурсов и проведении бенчмаркинга сразу в нескольких областях снижаются общие затраты на проведение ис-

следования.

Таблица 1 - Определение приоритетов для проведения бенчмаркинга учетных бизнес-процессов в процентах

Бизнес-процессы (области улучшений) Потенциал повышения качества Потенциал повышения продуктивности Потенциал сокращения времени цикла Общий показатель

Расчеты по оплате труда 80 50 70 200

Выставление счетов, счетов-фактур 75 50 60 185

Дебиторская задолженность 55 50 60 165

Кредиторская задолженность 50 50 60 160

Расчеты по налогам и сборам 40 50 30 120

Объекты бенчмаркинга бухгалтерского учета должны обладать потенциалом:

- улучшения качественных характеристик информации, учетных бизнес-процессов, отчетности;

- снижения стоимости получения информации, функционирования учетных бизнес-процессов, формирования отчетности;

- повышения продуктивности учетных бизнес-процессов, функций;

- комбинированным, сочетающим различные потенциалы.

Основу бенчмаркинга составляют измерения, которые должны надежно и точно характеризовать результаты деятельности, показатели бизнес-процессов, отражать специфику труда работников бухгалтерского учета, быть понятными для участников бенчмаркинга. Проведение измерений в бухгалтерском учете - достаточно сложный шаг: единых общепризнанных измерителей не существует. Для измерения можно воспользоваться следующими индикаторами:

- качество;

- продуктивность;

- длительность цикла формирования отчетности или представления обобщенной информации.

Качественный индикатор может определяться различными способами: количеством ошибок, обнаруженных в функции или процессе, комбинацией шкал. Для того чтобы нивелировать эффект

масштаба разных организаций, обнаруженные ошибки необходимо перевести в проценты, например количество ошибок на 100 или 1000 оформленных операций, осуществленных расчетов. Сравниваться между организациями должны схожие нормы ошибок.

Определения индикаторов продуктивности службы бухгалтерского учета для проведения бенчмаркинга - сложная задача. Показателями для сравнения являются различные характеристики (измерения) результатов бизнес-процессов, труда учетных работников и формируемой информации как основного продукта деятельности.

Такой измеритель, как длительность цикла формирования отчетности или представления обобщенной информации, имеет определяющее значение в бухгалтерском учете. По исследованию, проведенному в США, «финал финансового закрытия варьировался между 2 днями и 21 днем» [11, с. 3-4]. В некоторых случаях процесс формирования отчетности может сокращаться на один месяц, например, после внедрения ОАО «Газпром» и его комиссионером ООО «Газэкспорт» информационной системы и улучшения документооборота с 1 января 2003 г. продажа газа в страны дальнего зарубежья отражается в отчетности общества в период фактической отгрузки, до этой даты она отражалась месяцем позже [9, с. 22]. Менеджмент организа-

ции, получающей отчетность в более короткие сроки, лучше способен ответить на быстро меняющуюся внутреннюю и внешнюю среду, чем организации с более длительными сроками предоставления информации. Отставание в скорости представления отчетности является одной из значимых предпосылок для проведения бенчмаркинга.

Таким образом, показатели для проведения сравнений систем бухгалтерского учета, бизнес-процессов и функций экономических субъектов можно систематизировать по пяти группам.

Первую группу формируют показатели, отражающие ошибки, выявленные системой внутреннего контроля:

- процент ошибок при обработке трансакций, формировании оборотно-сальдовой ведомости, главной книги;

- процент накладных, возвращенных почтой из-за ошибочной адресации;

- процент платежных ведомостей с обнаруженными ошибками;

- процент неверно закодированных вводов информации.

Вторую группу составляют показатели, отражающие ошибки, выявленные системой внешнего контроля:

- процент единиц разногласий при инвентаризации с аудиторами;

- процент ошибок, выявленных внешними аудиторами.

В третью группу входят показатели, отражающие нарушения сроков формирования информации, оформления и представления документов, отчетности:

- процент просрочки

представления бухгалтерской

службой отчетов;

- процент несвоевременно поданных налоговых деклараций;

- минимальный

цикл времени на процесс подготовки платежной (расчетно-

платежной) ведомости;

- длительность времени

формирования счета (счета-

фактуры), процесс от поступления запроса до печати;

- затраты на внесение од-

ной учетной записи транзакций в главную книгу;

- количество дней на

оформление транспортных расходов;

- количество дней для закрытия отчетности;

- среднее число часов от выписки объявления на взнос наличных денежных средств до оформления депозита (иного банковского документа);

- средний период выплаты по авансовому отчету;

- среднее время выписки счетов;

- процент выдаваемых в дату заявки денег;

- время подготовки финансового отчета;

- процент времени, потраченного на корректировку сведе-

ний, стоимость исправлений.

- Четвертую группу формируют показатели, отражающие эффективность систем бухгалтерского учета:

- процессы, полностью автоматизированные, требующие минимального вмешательства вручную, адекватность собираемой и хранимой информации;

- стоимость оформления расчетов по оплате труда на одного работника;

- стоимость оформления одной накладной;

- количество обработанных трансакций на одного работника;

- стоимость взаимоотношений в расчете на каждого акционера (участника);

- процент безнадежных долгов;

- процент дебиторской задолженности старше определенного количества дней;

- процент использования базы заимствования;

- эффективность внутреннего аудита;

- отношение сэкономленных внутренним аудитом средств к затратам на внутренний аудит (в процентах).

Показатели пятой группы отражают совершенствование систем бухгалтерского учета в организации:

- среднее ежегодное количество дней обучения для всех работников бухгалтерии;

- процент работников бухгалтерии, прошедших повышение квалификации в году.

Результаты измерений записываются в рабочие документы бенчмаркинга (табл. 2-6). После сбора и систематизации всех данных организация определяет свое положение, точно устанавливает, в чем и насколько она отстает от других компаний, и определяет приоритеты проведения изменений. Детальные углубленные сравнения необходимо проводить по тем показателям, где различия особенно велики и можно ожидать значительных улучшений. Для доступности восприятия информация представляется с помощью таблиц, диаграмм.

Успешному применению бенчмаркинга бухгалтерского учета способствует разработка документационного обеспечения.

Частью общего процесса исследования является обзор внешних и внутренних источников информации. К внутренним источникам следует отнести документы, устанавливающие политику организации, анкетирование сотрудников. К внешним источникам относится подбор литературы, посещение семинаров, поиск информации в сети Интернет, обращение в профессиональные ассоциации, информационные центры и клубы бенчмаркинга. Оформление рабочих документов бенчмаркинга участниками исследования способствует эффективности проекта. Обзор внешних источников информации о лучшей практике может оформляться рабочим документом бенчмаркинга (табл. 2).

Раздел исследования

Источники Содержание источников

Книги

История вопроса

Современная практика вопроса

Современные измерители

Журнальные статьи

Мнения специалистов

Публикации официальных органов

Профессиональная некоммерческая организация

Сеть Интернет

Компьютерные базы данных

Справочно-правовые системы

Профессиональная отчетность

Контрагенты

Электронная система управления

Выбор партнеров по бенчмаркингу должен основываться на тщательном отборе кандидатов по характеристикам их деятельности и желании участвовать в проекте. В зарубежных странах созданы масштабные перечни компаний, желающих принять участие в бенчмаркинге, как по отраслевому, так и по функциональному признаку. Например, Telecommunication Benchmarking Consortium -функциональная сеть, состоящая из специалистов финансовых отделов таких компаний, как Federal Express, Caterpillar, Xerox, Westinghouse, DEC, Du Pont [7, с. 90]. Одним из востребованных является сайт Hackett Group (www.thgi.com), работающий по проблемам бенчмаркинга бухгалтерских и финансовых служб ком-

паний и специализированных компаний, предоставляющих услуги по бухгалтерскому учету. Компания Hackett Group работает в тесном сотрудничестве с Американским институтом дипломированных общественных бухгалтеров (AISPA) [7, с. 171].

В США в течение 90-х гг. было учреждено несколько клиринговых палат информации, товаров и услуг, связанных с бенчмаркингом. Клиринговые палаты служат для облегчения поисков партнеров по бенчмаркингу, подтверждают серьезность

бенчмаркинговой деятельности и обязывают придерживаться юридических и этических норм проведения бенчмаркинга. Более 250 известных американских компаний являются членами клиринго-

вых палат и бенчмаркинговых альянсов [8, с. 91].

Бенчмаркинг должен тщательно планироваться, процесс планирования предполагает составление графика бенчмаркинга и учета затраченного на них времени. При необходимости можно добавить или убрать некоторые из

включенных шагов. Документ является контрольным листом, демонстрирующим завершение определенных шагов. Длительность бенчмаркинга может варьироваться, в таблице 3 представлен примерный график с продолжительностью проекта 6 месяцев.

Таблица 3 - Рабочий документ бенчмаркинга «График бенчмаркинга» Раздел исследования

№ п/п Название этапа Зат эаченное время

31.03 15.04 30.04 15.05 31.05 15.06 30.06 15.07 31.07 15.08 31.01 15.09

1 Разработка стратегии +

2 Постановка задачи +

3 Формирование команды + +

4 Выбор объекта бенчмаркин- га +

5 Проведение внутренних измерений + +

6 Обзор информации + +

7 Выбор процесса

8 Разработка графика процесса +

9 Выбор партнеров +

10 Сбор и анализ данных + + +

11 Обмен данными +

12 Выявление разрывов +

13 Анализ причин отставания +

№ п/п Название этапа Зат іаченное время

31.03 15.04 30.04 15.05 31.05 15.06 30.06 15.07 31.07 15.08 31.01 15.09

14 Определение новых критериев эффективности +

15 Планирование изменений +

16 Осуществление изменений +

17 Повторная оценка контрольных точек бенчмаркин- га +

18 Мониторинг результатов +

19 Повтор бенчмаркин- га

В документе отмечается затраченное на бенчмаркинг время ставятся плюсы соответствующие клетки графика. Каждая отметка соответствует двум неделям.

Потребности каждого

участника от бенчмаркинга, его предпочтения по взаимодействию и общие сведения о партнерах определяются на основании анкет,

которые распространяются инициатором проекта.

До проведения детальных сравнений следует выяснить отношение партнеров к вопросам совершенствования бухгалтерского учета, повышению квалификации, распространению знаний и др. Предпочтительной формой представления информации является матрица (табл. 4).

Параметры сравнения Участники

А1 А2 Аз А4 Ап-1 Ап

Время, затрачиваемое на повышение квалификации персонала

Процент работников бухгалтерии, прошедших повышение квалификации

Образование

Главного бухгалтера

Старших бухгалтеров

Иного персонала

На практике часто встречается ситуация, при которой измерения, проведенные в организациях, проводящих бенчмаркинг не сопоставимыми между собой из-за

различий в деятельности организаций: географического месторасположения, масштабов деятельности и др. В таких случаях следует провести корректировки (табл. 5).

Таблица 5 - Рабочий документ бенчмаркинга «Проведение сопоставимости измерений»

Раздел исследования________________________________

Измерители продуктивности, длительности

Изме- ритель Корректи- ровка Метод применения корректировки для измерителя Оцен ка влияния в % Сравнимая с др. участниками Общая термино- логия Доступ- ная инфор- мация Приме- чания

Проблема обеспечения сопоставимости возникает при проведении сравнения абсолютных показателей, поэтому целесообразно проводить сравнения по относительным показателям. Процентное выражение проведенных

измерений предпочтительней при осуществлении анализа, но не во всех случаях их можно применить. Для сравнения целесообразно приведение меньшего объема к большему. Различия в качественных показателях при одина-

ковом объеме учетной работы определят эффективность учетных процессов в организации.

После сбора и систематизации всех данных организация определяет свое положение, точно устанавливает, в чем и насколько она отстает от других организаций, и определяет приоритеты проведения изменений. Детальные углубленные сравнения необхо-

Для изменений, осуществляемых на основе бенчмаркинга, должна использоваться только документированная, подтвержденная информация. Разработка документационного обеспечения бенчмаркинга систем бухгалтерского учета наряду с автоматизацией способствует эффективному его проведению.

Таким образом, успех каждого проекта обеспечивается совокупностью факторов, важнейшими из которых являются:

димо проводить по тем показателям, где различия особенно велики и можно ожидать значительных улучшений. Для доступности восприятия информация представляется с помощью таблиц, диаграмм.

Итоговым форматом сравнения информации является контрольный лист сравнений (табл. 6).

- точность выбора ориентиров улучшений;

- наличие механизма определения приоритетов развития бухгалтерского учета;

- набор показателей и измерителей для определения эталонных систем бухгалтерского учета.

Реализация изменений повышается при использовании пакета рабочих документов бенчмаркинга.

Широкое распространение проектов совершенствования бух-

Таблица 6 - Рабочий документ бенчмаркинга «Контрольный лист сравнений»

Раздел исследования________________________________

№ п/п Оценочный элемент Значение эталонной организации Значение организации Ограничения по реализации

1 Эффективность внутреннего аудита 1 0,8 —

2 Отношение сэкономленных внутренним аудитом средств к затратам на внутренний аудит (в процентах) 130 Учет средств, сэкономленных от предложений внутренних аудиторов, не ведется

галтерского учета в организациях лированных Концепцией бухгал-

на основе бенчмаркинга способ- терского учета в рыночной эконо-

ствует реализации задач, сформу- мике России.