Управление качеством повышения квалификации специалистов-бухгалтеров (тренинг-возможности программы «1С:Предприятие 8. 0»)

УДК 378.046.4

УПРАВЛЕНИЕ КАЧЕСТВОМ ПОВЫШЕНИЯ КВАЛИФИКАЦИИ СПЕЦИАЛИСТОВ-БУХГАЛТЕРОВ (ТРЕНИНГ-

ВОЗМОЖНОСТИ ПРОГРАММЫ «1С:ПРЕДПРИЯТИЕ 8.0»)

И.Л. Соколова, Е.А. Абрамова

Ивановский государственный химико-технологический университет

Изменения, происходящие в ходе общего процесса экономических реформ в России, приводят к трансформации бухгалтерского учета и, как следствие, создают новые проблемы в сфере его автоматизации. Эффективное использование средств вычислительной техники для автоматизированного ведения бухгалтерского учета и отчетности во многом определяется квалификацией бухгалтера. Современный бухгалтер-профессионал должен обладать не только знаниями в области бухгалтерского и налогового учета, но и владеть современными методами обработки данных на компьютере.

В настоящее время мало кто представляет себе ведение бухучета путем ручного заполнения огромного количества необходимых бухгалтерских документов, бланков отчетности и первичных форм. Если раньше каждый из бухгалтеров вел отдельную часть учета и тратил время на рутинные расчеты, то теперь все рутинные операции делает компьютер.

База данных обеспечивает сопоставимость информации и передачу из одного файла в другой. Комплекс программных средств позволяет:

-автоматически подсчитывать итоговые суммы;

-изменять и корректировать информацию непосредственно в базе данных без каких-либо дополнительных изменений структуры и алгоритма работы программы;

- составлять Журнал Операций и Проводок, составлять баланс и сводные отчеты;

- полностью автоматизировать учет кассовых операций, расчетных операций, учитывать денежные средства на расчетном счете, вести учет расчетов с подотчетными лицами и т.д.

В неавтоматизированной системе ведения бухгалтерского учета обработка данных о хозяйственных операциях легко прослеживается и обычно сопровождает-

ся документами на бумажном носителе информации - распоряжениями, поручениями, счетами и учетными регистрами, например бесконечными журналами учета МПЗ. Аналогичные документы часто используются и в компьютерной системе, но во многих случаях они существуют только в электронной форме. Более того, основные учетные документы (бухгалтерские книги и журналы) в компьютерной системе бухгалтерского учета представляют собой файлы данных, прочитать или изменить которые без компьютера не возможно. Компьютерная обработка предполагает использование одних и тех же команд при выполнении идентичных операций бухгалтерского учета, что практически исключает появление случайных ошибок, обыкновенно присущих ручной обработке.

По сравнению с неавтоматизированными системами бухгалтерского учета компьютерные системы более открыты для несанкционированного доступа, включая лиц, осуществляющих контроль.

Все вышеперечисленное заставляет специалистов по ведению бухгалтерского учета осваивать новые информационные технологии.

Выбор системы «1С:Предприятие 8.0» не является случайным. Поскольку это мощная универсальная система ново-

го поколения. Конфигурируемость как основное свойство системы позволяет настроить прикладную подсистему на автоматизированное ведение учета на практически любом участке бухгалтерского учета.

В системе все механизмы автоматизации условно можно разделить на два больших класса:

1. Механизмы для поддержания операционной деятельности предприятия.

2. Механизмы для ведения неоперативного учета.

В оперативный блок выделены все механизмы, составляющие операционную деятельность предприятия, т.е. по каждой хозяйственной операции фиксируются только те данные, которые известны по ней на момент её появления, т.е. оперативные данные.

К блоку операционной деятельности предъявляются требования оперативного контроля.

Дальше каждая хозяйственная операция может получить свое отражение в неоперативном управленческом, бухгалтерском, налоговом учете. Таким образом, для неоперативного учета могут использоваться как данные оперативного блока, так и данные первичных учетных документов.

Цель методической литературы: научить специалиста самостоятельно вести бухгалтерский и налоговый учет в программе «1С:Предприятие 8.0», а конкретно в среде «1С:Бухгалтерия 8.0», уметь настроить программу с учетом особенностей своей организации.

Методическая литература ориентирована на бухгалтеров-пользователей программы «1С:Бухгалтерия 8.0», студентов и преподавателей, изучающих информационные технологии бухгалтерского учета, и может быть полезна для организации учебных курсов по бухгалтерскому учету в среде «1С:Предприятие 8.0».

Под программой «1С:Бухгалтерия 8.0» понимается система автоматизированного ведения бухгалтерского и налогового учета, включающая платформу «1С:Предприятие8.0» и типовую конфигурацию «Бухгалтерия предприятия».

Чтобы понять, какие возможности несет автоматизация бухгалтерского учета, рассмотрим конкретный пример, связанный с бухгалтерской отчетностью.

Составление годового отчета является наиболее сложной работой бухгалтерско-финансовой службы организации. В процессе этой работы подводятся итоги деятельности организации за год, дается оценка хозяйственной и финансовой деятельности в целом по организации и в разрезе структурных подразделений, выявляются финансовые результаты, распределяется прибыль и т.д.

Для внешних адресатов результаты хозяйственной и финансовой деятельности представляются по формам, которые разрабатываются на основе образцов утвержденных приказом Минфина России.

При ручном ведении бухгалтерского учета в конце отчетного года по основным счетам учета, опираясь на имеющиеся начальные остатки, в результате определенных операций выводятся сальдо на конец отчетного периода. Аналогично определяются остатки и по другим затрагиваемым этими изменениями счетам. Таким образом, полученные конечные сальдо по всем счетам сводятся в окончательный баланс. При использовании журналов-ордеров сразу на несколько счетов из каждого журнала-ордера общие кредитовые обороты записываются в Главную книгу по соответствующим счетам. Для проверки правильности в Главной книге подсчитываются обороты по всем счетам: сумма дебетовых оборотов должна быть равна сумме кредитовых оборотов, а также сумма полученных конечных сальдо по дебету должна быть равна сумме кредитовых остатков. За счет этого и достигается баланс - равен-

ство актива и пассива. При несовпадении этих равенств баланс считается неправильным и подлежит пересчету. Все документы, журналы-ордера, ведомости и т.д. подлежат проверке - для выявления ошибок. Это рутинная, занимающая много времени и сил работа, к тому же нет никаких гарантий, что все ошибки будут выявлены и баланс сойдется.

В ходе проведения курсов по автоматизации бухгалтерского учета была выявлена одна и та же причина, по которой специалисты выбирают АСБУ в альтернативу ведению бухгалтерского учета вручную. Это оперативность, быстрота получения, качественность обработанной информации. Кроме этого многих привлекает и то, что программа сама проставляет корреспонденцию счетов, обсчитывает информацию по встроенным алгоритмам, а главное сразу реагирует на ошибки, выдавая сигнальную информацию о том, что «Введена некорректная информация».

При ведении бухгалтерского учета в отчетном периоде, с помощью АСБУ, в информационную базу постепенно вводится вся информация и первичная документация по хозяйственной деятельности организации.

При наступлении отчетного периода, перед составлением регламентированной отчетности, производится проверка правильности ведения учета при помощи специальных отчетов: оборотно -сальдовой ведомости, главной книги, шахматной ведомости и т.д., находящиеся в меню «Отчеты» главного меню программы.

Кроме этого выявляют прибыль, полученную организацией, или понесенный ей убыток, т.е. выявляют финансовый результат деятельности организации за отчетный период. Данная операция выполняется с помощью документа «Закрытие месяца» находящегося в ме-

ню «Основная деятельность» главного меню программы (рис. 1).

Для выполнения данных операций по контролю правильности ведения учета и выявлению финансового результата требуется всего несколько минут, когда при ручном ведении учета для этого понадобится несколько дней.

При автоматизированном ведении бухгалтерского учета при обнаружении ошибки можно прямо в вышедших отчетах включить функцию расшифровки -щелкнуть двойным щелчком мыши по строкам отчета и найти упущенную информацию за короткий срок времени (рис.2).

При использовании для ведения учета программы «1С:Бухгалтерия 8.0» бухгалтерская отчетность по упрощенному и стандартному варианту может быть составлена в автоматизированном режиме с помощью регламентированных отчетов, входящих в состав конфигурации.

Работают с регламентированными отчетами через форму «Регламентированная и финансовая отчетность», которая открывается через пункт «регламентированные отчеты» меню «Отчеты» главного меню программы.

Форма состоит из двух основных частей. В левой части формы расположен список видов отчетов, в правой - расположены журнал отчетов и журнал выгрузки форм отчетности в электронном виде.

Формы бухгалтерской отчетности включены в группу отчетов «Бухгалтерская отчетность». Для составления бухгалтерской отчетности необходимо указать организацию, выбрать переключатель «по итогам», в поле «Год» указать истекший год и установить ползунок в положение 4 кв. (рис. 3).

Рис.1. Форма «Закрытие месяца», выполняется действие - корректировка стоимости МПЗ

Оборотно-сальдовая ведомость по счету Э9.01.1 (Январь 2007 г. - Апрель 2007 г.) ЗАО "Сталкер"

Действия т  Сформировать Заголовок Настройка... +[ "і ?]

Периоде: 01.01.2007 ВЭ по: 30.04.2007 ВЭ

Счет: 99.01.1  Организация ЗАО "Сталкер"

Субконто Сальдо на начало периода Оборотза период Сальдо на конец периода

Дебет Кредит Дебет Кредит Дебет Кредит

Прибыль (убыток) от продаж 1 8 006,78

Итого 1 8 006,78 1 8 006,78

Рис. 2. Оборотно - сальдовая ведомость по счету 99.01., с выводом контрольной информации

по финансовому результату

' Регламентированная и финансовая отчетность

Справочник отчетов Настройки

Виды отчетов

І [5 у т- і іо 4?

На^енование

а Бухгалтерская отчетн... 1

Z Бухгалтерский баганс

Z Стчет о прибылях и уб

Z Стчет об изменениях к

Z Стчет о движении дене

Z Грилохение к балэнсу

Z и елевое испэльзовани

Z Расчет чистых активов

✓ Е 3 Налоговая отчетность

Z Авансы по ЕСН

Z Авансы в ПФР

Z Декларация по ЕСН

Z Дек ларация в П Ф э

Z Сводная карточка учет

✓ Сводная карточка ччет >

Журнал отчетов | Журнал выгрузки

Е

Наименование от.

Баланс Январь 2007 г.

Форма №4 1 квартал 2007 г.

Декларация по н... 1 квартал 2007 г. ПЛ Форма N-2 Январь 2007 г. -

=^іПечать^ £] История выгрузки Период

I Организация ИФНС в ид [Комментарий

ЗАО "Сталкер" 7706 П

ЗАО "Сталкер" 7706 П

ЗАО "Сталкер" 7706 П

ЗАО "Сталкер" 7706 П

Организация: ЗАО "Сталкер"

период: Г од:

по итогам:

С произвольный

... х Q,  ИФНС:

2007 ;

Янв Фев I кв Дпр Май II кв И юл Двг III кв Окт Ноя IV кв

Рис. 3. Форма «Регламентированная и финансовая отчетность»

Для создания той или иной отчетности необходимо выбрать курсором наименование вида отчета в списке и дважды щелкнуть мышью или щелкнуть по пиктограмме «Новый отчет».

В методической литературе для вызова определенных форм составлены алгоритмы, которые выглядят как команды.

Пример:

- командой Отчеты — Регламентированные отчеты открыть форму «Регламентированная и финансовая отчетность»;

- открыть группу отчетов Бухгалтерская отчетность;

- выбрать строку с наименованием Бухгалтерский баланс (форма №1) и дважды щелкнуть мышью;

- в стартовой форме «Баланс» с помощью стрелок установить период формирования отчета (рис. 4);

- нажать на кнопку ОК;

- в результате на экран будет выведена форма отчета «Баланс» (рис.5).

Рис.4. Стартовая форма отчета «Баланс»

Рис. 5. Форма отчета «Баланс»

При первом вызове отчета данного вида на экран выводится стартовая форма, в которой указывается, для какой ор-

ганизации составляется отчет, за какой период и по какой регламентированной форме.

Форма для составления регламентированного отчета содержит бланк отчета, то есть табличный документ «1С:Предприятие», работающий в режиме ввода данных, а также диалог управления заполнением и печатью данного отчета.

В отчете указывают единицу измерения (руб., тыс. руб.), все суммы в отчете показываются округленными. Ячейки отчета окрашены в разные цвета. Ячейки желтого цвета можно заполнять вручную, ячейки зеленого цвета вычисляются автоматически на основе данных, введенных в другие ячейки.

Во всех формах бухгалтерской отчетности (за исключением Отчета о целевом использовании полученных средств) присутствует кнопка Заполнить. По этой кнопке соответствующая форма заполняется автоматически по данным бухгалтерского учета. По кнопке Расшифровка, на панели инструментов, можно посмотреть на основании каких данных выводится показатель и по какой формуле он рассчитан. Также данная кнопка используется для выявления ошибок при нарушении равенства актива и пассива баланса.

Для печати отчета используется кнопка Печать, с её помощью можно напечатать отчет сразу или просто посмотреть его печатный вид. С помощью данной кнопки можно предварительно просмотреть отчет и при необходимости отредактировать.

Все вышеперечисленное не означает, что регламентированная отчетность в программе может выводиться только в режиме автозаполнения. Ели по каким-либо причинам регламентированную отчетность нужно заполнить вручную, то выведя новый отчет и не выключая режим автозаполнения можно заполнить его вручную вводя значения в ячейки как в обыкновенный табличный документ.

Созданные и сохраненные бухгалтерские отчеты программа заносит в журнал отчетов. Программа «1С:Бухгал-терия» позволяет выполнить выгрузку регламентированных отчетов в электронном виде. Это можно сделать по кнопке «Выгрузить в электронном виде», которая находится на панели инструментов Журнала отчетов. При записи данных отчетов в файл в информационной базе автоматически создается документ «Выгрузка регламентированных отчетов» для сохранения результатов выгрузки.

Для анализа состояния бухгалтерского учета в программе существует электронная форма «Анализ состояния бухгалтерского учета», выводится через меню «Отчеты». Данная форма позволяет провести анализ всей хозяйственной деятельности за интересующий период (год, квартал, месяц) и выявить имеющиеся ошибки, если они существуют, рис. 6.

Данная форма имеет следующий алгоритм ввода информации:

- Отчеты— Анализ состояния бухгалтерского учета;

- С помощью стрелок устанавливается нужный период для технологического анализа;

- В поле «Организация» по справочнику устанавливается нужная организация;

- После установки данных настроек нажимается кнопка Сформировать.

Как видно из приведенного примера АСБУ помогают вести бухгалтерский учет без боязни получения ошибочной информации по учету и отчетности т.к. все неточности и ошибки могут быть мгновенно выявлены и исправлены в ходе формирования отчетов и документов. Немаловажную роль играет и то, что АС-БУ позволяют в любое время и по любой операции быстро получить полную информацию. Не надо вести бесконечные бумажные документы, вся информация находится в одном месте - под рукой.

Рис. 6. Электронная форма «Анализ состояния бухгалтерского учета

Возможность выбора методического обеспечения и технологии бухгалтерского учета позволяет влиять на эффективность учетного процесса, полноту и достоверность отражения ее имущественного и финансового положения, а также обеспечивать управленческий персонал своевременной и полной информацией, необходимой для принятия управленческих решений. Центральное место в учетной политике занимает форма бухгалтерского учета и технология обработки учетной информации. При значительных объемах учетной информации обеспечить полноту, достоверность, своевременность и объективность информации можно лишь используя преимущества

новых информационных технологий. Поэтому так необходимо повышать свою квалификацию и овладевать новыми технологиями - это шаг на пути к востребованности в своей профессии и карьерному росту.

ЛИТЕРАТУРА

1. Д.В. Чистов, С.А. Харитонов, Хозяйственные операции в компьютерной бухгалтерии, Практикум, М: «1С-Паблишинг», 2005 г.

2. Г. А. Пономарева, Самоучитель по бухгалтерскому учету, М: Приор-издат, 2004 г.

3. Бухгалтерский ежемесячник фирмы «1С», Региональный выпуск № 3, Иваново, ИД Референт, март 2006г.

QUALITY CONTROL OF RAISING A QUALIFICATION OF SPECIALISTS-ACCOUNTANTS

I. Sokolova, E. Abramova

Change, occurring in the course of the general process of the economic reforms in Russia, bring about transformations of the accounting and, as effect, creates the new problems in sphere of its automations. Efficient draft on funds computing machinery for automatic conduct of the accounting and reporting is defined qualification of the accountant. The modern accountant-professional must possess by knowledge in the field of accounting and tax account, and modern methods data processing on computer.