Деловое письмо и редактирование текста (из опыта преподавания учебной дисциплины)

УДК 8П.161.Г38

Т. Г. Рабенко

ДЕЛОВОЕ ПИСЬМО И РЕДАКТИРОВАНИЕ ТЕКСТА

T. G. Rabenko BUSINESS LETTER AND TEXT EDITING

В данной статье определяются цель и задачи преподаваемой учебной дисциплины. Обозначаются основные знания, умения и навыки, получаемые обучающимися по окончании освоения курса. Раскрывается содержание дисциплины с кратким обзором основных тем.

The purpose and problems of an academic subject are established in this article. Basic knowledge, abilities and skills obtained by students at the end of the course are identified. The content of discipline with a small overview of the main themes is revealed.

Ключевые слова: деловое письмо, юрислингвистика, документная лингвистика, редактирование, официально-деловой стиль.

Keywords: business letter, forensic linguistics, document linguistics, editing, official and business style.

В Кемеровском государственном университете на факультете филологии и журналистики уже несколько лет довольно успешно осуществляется обучение магистров по направлению подготовки 45.04.01 «Филология» с направленностью (профилем) образовательной программы подготовки «Русский язык (юридическая и документная лингвистика)». В рамках перечня учебных дисциплин, осваиваемых магистрантами, особое место занимает курс по выбору «Деловое письмо и редактирование текста». Обозначенная дисциплина - одна из тех, которая имеет социально-ориентированный (по содержанию) и практико-ориентированный (по методике реализации курса) характер. Будучи связанной «с прикладными выходами лингвистики в социальную сферу», данная дисциплина имеет особую значимость для формирования коммуникативной компетенции будущего специалиста, поскольку среди прочих «квалификационных требований к должностям государственной гражданской службы» в ООП отмечаются «требования в области юридической и документационной лингвистики: правильное употребление грамматических и лексических средств русского языка при подготовке документов; умение использовать при подготовке документов и служебной переписке деловой стиль письма» и т. д. [9, с. 5, 6].

Цель курса - ознакомление с жанровой спецификой делового письма и последующее формирование навыков самостоятельного составления служебного документа подобного жанра.

Задачи курса:

1. Сформировать представление о жанровой специфике делового письма, его месте в системе служебных документов.

2. Познакомить с различными видами деловых писем.

3. Познакомить со стандартами современного делового письма.

4. Привить навыки составления делового письма как части культуры письменного делового общения.

5. Познакомить с этапами подготовки и составления деловых писем.

6. Познакомить с типичными (структурными, стилистическими, логическими и др.) ошибками при составлении делового письма.

7. Обучить навыкам редактирования делового письма в соответствии с требованиями к жанру делового письма.

8. Познакомить с особенностями эффективной деловой e-mail переписки.

9. Познакомить со спецификой международного делового письма.

Курс «Деловое письмо и редактирование текста» сопрягается с целым комплексом других дисциплин лингвистического цикла. Для изучения дисциплины необходимы компетенции, сформированные у обучающихся в результате обучения в средней общеобразовательной школе и в результате освоения дисциплин ООП подготовки бакалавра филологии: «Введение в языкознание», «Общее языкознание», «Современный русский язык», «Стилистика и культура речи русского языка», «Практикум по стилистике текста» и дисциплин ООП подготовки магистра филологии: «Юридическая лингвистика, «Жанры официально-деловых текстов», «Документоведение и делопроизводство».

По освоении учебной дисциплины обучающийся должен

знать:

- особенности письменной формы официально-делового стиля;

- жанровые признаки делового письма;

- ролевые характеристики и правила коммуникативного поведения в деловой переписке;

- речевые стратегии и способы их вербальной реализации в деловой переписке;

- различные виды редакторской правки текста делового письма.

уметь:

- формулировать цели и задачи письменного делового послания;

- анализировать предмет делового письма, выводить свое суждение по заявленному в письме вопросу;

- составлять различные виды деловых писем в соответствии с действующим ГОСТ;

- редактировать деловые письма;

- адекватно использовать этикетные средства для достижения коммуникативной цели деловой переписки;

- анализировать и разрешать конфликтные ситуации, возникающие в деловой

переписке.

владеть:

- техникой составления делового письма;

- навыками редактирования делового письма.

Изучение данной дисциплины осуществляется на втором курсе в четвертом семестре, когда завершается освоение дисциплин, сопряженных с деловой сферой коммуникации. Поэтому освоение новой дисциплины целесообразно начать с повторения уже пройденного в рамках других курсов материала (см. тема 1).

Содержание курса

Тема 1. Функционально-стилистическая дифференциация языка. Специфика официально-делового стиля [11, с. 10; 6, с. 55]. Сфера и язык делового общения [6, с. 9].

Понятие документ [7, с. 31; 11, с. 5].

Понятие жанр. Концепция речевого жанра в представлении М. М. Бахтина. Жанры официально-деловых текстов [6, с. 66].

Тема 2. Деловое письмо как вид документа. Жанровые признаки делового письма.

Несмотря на интенсивное развитие компьютерных и телекоммуникационных технологий, деловое письмо остается основной формой коммуникации между партнерами по деловой деятельности [1, 3, 4, 5, 8, 10].

Письмо - обобщенное наименование различных по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями, частными лицами. Бланк письма - это формат бумаги с заранее воспроизведенными реквизитами, содержащими постоянную информацию об организации - авторе документа. Применение бланков значительно ускоряет процесс создания документа (за счет наличия постоянной информации), сокращает трудозатраты на

составление, упрощает восприятие информации и повышает культуру делового взаимодействия. Бланк придает информации официальный характер [4, с. 20- 21]. На бланках изготавливают только первую страницу документа, для изготовления всех следующих страниц используют стандартные листы бумаги.

Жанровые признаки делового письма:

а) регламентированность делового письма, обусловленная регламентированностью, то есть подчиненностью установленным правилам и ограничениям, делового общения в целом, которое протекает в особых условиях (сфере социально правовых отношений, реализующихся в законотворчестве, в экономике, в управленческой и дипломатической деятельности). Эти правила определяются типом делового общения, его формой, степенью официальности и теми конкретными целями и задачами, которые стоят перед общающимися;

б) официальный статус участников деловой переписки (преимущественно юридические лица - организации, учреждения, предприятия, в лице действующих от имени руководителей и других должностных лиц);

в) особый предмет письменного делового общения (деятельность организации: управленческая, производственная, экономическая, научная, техническая и др.);

г) повторяемость (однотипность) ситуаций, возникающих в деятельности организаций и нуждающихся в письменном оформлении.

Данные признаки определяют характер информации, реализуемой в деловом письме (и документах в целом). Она является:

а) официальной по своему характеру, что подчеркивает деловую основу отношений, их неличностный характер, а также свидетельствует об определенной дистанции, существующей между участниками делового общения;

б) адресной, так как деловое письмо всегда предназначено конкретному получателю: должностному лицу, организации, группе организаций;

в) актуальной, поскольку деловое письмо должно содержать ту информацию, которая необходима в данный момент времени для принятия эффективного решения во взаимодействии с партнером;

г) объективной и достоверной, так как для эффективного взаимодействия с партнером необходима непредвзятая оценка фактов и явлений;

д) убедительной, аргументированной, поскольку задача делового общения - побудить адресата совершать (или не совершать) определенные действия;

е) полной и достаточной для решения вопроса. Недостаточность информации может вызвать необходимость дополнительно запрашивать сведения, порождать переписку, приводить, в конечном итоге, к неоправданной потере времени и средств [7, с. 180-181].

Тема 3. Классификация деловых писем. Существует несколько классификаций деловых писем, имеющих в основе различные квалификационные признаки [5; 6, с. 82; 7, с. 254].

По функциональному признаку:

1) письма, требующие письма-ответа (письмо-вопрос; письмо-просьба; письмо-обращение; письмо-предложение и др.). Письма-ответы всегда должны содержать индекс того письма, которое явилось причиной для переписки;

2) письма, не требующие письма-ответа (письмо-предупреждение; письмо-напоминание; письмо-приглашение и др.).

По тематическому признаку:

1) деловая корреспонденция (переписка, которая оформляет экономические, правовые, финансовые и все другие формы деятельности предприятия);

2) коммерческая корреспонденция (переписка по вопросам материально-технического снабжения и сбыта).

Типы коммерческих писем: письмо-запрос; ответ на запрос; письмо-извещение; письмо-предложение (оферта); письмо-ответ на предложение; письмо-подтверждение заказа; письмо отказ от поставки товара, от оплаты и т. п.; письмо-рекламация; письмо-ответ на

рекламацию и др.

По аспектам, выделяемым в содержании деловых писем:

1) факт напоминания - письмо-напоминание;

2) выражение гарантии - письмо гарантийное;

3) указание на достигнутую степень согласия, свершившийся факт -письмо-подтверждение;

4) информирование о намечаемых или уже проведенных мероприятиях -информационное письмо;

5) указание на факт отправки прилагаемых к письму документов - сопроводительное письмо;

6) предупреждение о возможных ответных шагах и т. д. - письмо-предупреждение. Количество видов писем соответствует практическим ситуациям, вызывающим необходимость письменного общения партнеров.

Тема 4. Методика создания делового письма. Структура делового письма. Создание делового письма включает в себя несколько этапов:

1. Изучение существа вопроса - сбор достаточной информации. При необходимости -изучение законодательства по существу вопроса, анализ предыдущих обращений по данному вопросу и поступивших ответов на них;

2. Подготовка и написание проекта текста письма, его редактирование;

3. Согласование проекта текста письма, редактирование;

4. Подписание письма руководителем;

5. Исходящая регистрация делового письма;

6. Отправка письма.

Структура делового письма.

Деловое письмо включает три части:

1) мотивы подготовки письма, ссылки на факты и события, решения вышестоящих организаций и другие аргументы, послужившие основанием для составления письма;

2) просьбы, решения, претензии и т. п.;

3) ожидаемый результат (констатация отказа, отклонение предложения и т. п.).

Методика создания «трудных» писем, требующих особой осторожности (претензий,

отказов, жалоб, извинений).

Тема 5. Стилистические особенности делового письма. Языковые конструкции в тексте делового письма. Реквизиты делового письма. Характер передаваемой в деловой переписке информации (см. выше) предопределяет лингвостилистические особенности письма:

- стандартизация изложения. Стандартизация языка деловых бумаг обеспечивает ту степень коммуникативной точности, которая придает документу юридическую силу. Как следствие того, широкое употребление в текстах устойчивых (шаблонных, стандартных) языковых оборотов (моделей, формул, клише). Наличие их в деловом языке - следствие четкой регламентированности служебных отношений, повторяемости процедур в деловой сфере и тематической ограниченности текстов документов. Владение деловым стилем - это во многом и есть знание и умение употреблять языковые формулы, модели речевых оборотов;

- нейтральный тон изложения;

- точность и определенность формулировок, лаконичность, краткость изложения текста (см. kiss-принцип [8]);

- использование терминов;

- применение лексических и графических сокращений;

- преобладание страдательных конструкций над действительными;

- употребление словосочетаний с отглагольными существительными;

- использование конструкций с последовательным подчинением слов в родительном и творительном падежах;

- преобладание простых распространенных предложений;

- употребление отыменных предлогов (на основании, в отношении, в соответствии с, в силу, в целях, за счет и др.), сложных союзов (вследствие того что; ввиду того что; в связи с тем что; в силу того что и т. п.), а также словосочетаний-связок, служащих для соединения частей сложного предложения (на случай, если ...; на том основании, что ...; по той причине, что...; с тем условием, что...; таким образом, что...; то обстоятельство, что...; тот факт, что... и др.) [7, с. 181-182].

Реквизиты делового письма как набор необходимых элементов документа.

Совокупность реквизитов документа и схема их расположения на документе составляют формуляр-образец документа. Формуляр регламентирован государственным стандартом, поэтому для правильного составления документа необходимо знать не только реквизиты документа, но и схему (модель) их расположения на документе. Наличие формуляра, установленного государственным стандартом, обеспечивает единство документирования и единство документации как в рамках одного учреждения, так и в целом в стране.

В разделе 2 государственного стандарта ГОСТ Р. 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» определен состав реквизитов, включающий 30 наименований. Однако ни один документ не оформляется полным набором реквизитов. Для каждого вида документа определен их состав в зависимости от назначения документа.

Для официального письма рекомендуется следующий состав реквизитов:

01 - Государственный герб;

02 - герб субъекта РФ;

03 - эмблема организации;

04 - код организации;

05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 - идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет

(ИНН/КПП);

08 - наименование организации;

09 - справочные данные об организации;

11 - дата документа;

12 - регистрационный номер документа;

13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;

15 - адресат;

17 - резолюция;

18 - заголовок к тексту;

19 - отметка о контроле;

20 - текст документа;

21 - отметка о наличии приложения;

22 - подпись;

25 - оттиск печати;

27 - отметка об исполнителе;

28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 - отметка о поступлении документа в организацию;

30 - идентификатор электронной копии документа [2; 4, с.11].

Тема 6. Редактирование делового письма [4, с. 40-41; 10; 11, с. 173].

Типичные ошибки при составлении делового письма:

1) в структуре текста. Отсутствие реквизита (-ов), например, письмо-ответ или письмо-подтверждение не содержит реквизита «ссылка на регистрационный номер и дату документа»; на письме не оформлен реквизит «заголовок»; оформлен реквизит «наименование вида документа» и др.

2) в бланке письма, к примеру, использование на бланках писем фоновых рисунков,

затрудняющих восприятие текста;

3) в содержании письма:

а) грамматические, речевые, стилистические и др.;

б) фактические;

в) логические.

Изучение дисциплины заканчивается итоговой контрольной работой с последующим обсуждение ее результатов.

Примерные варианты контрольных работ:

Задание 1. Прочитайте фразы из служебных писем. Определите характер этих писем.

Сообщаем Вам, что документы в архив на хранение не поступали.

Просим Вас оказать содействие в выделении арендных помещений.

Завод гарантирует прием на работу выпускника Вашего института.

Направляем Вам на рецензию рукопись книги «...».

Довожу до вашего сведения...

К сожалению, удовлетворить Вашу просьбу в ближайшее время мы не можем.

Подтверждаем, что партия керамической плитки получена.

Напоминаем, что...

Благодарим Вас за ...

В случае неуплаты обозначенной суммы в предлагаемый срок ...

Согласно пункту... договора... Вы обязаны ... нам...

Задание 2. Отредактируйте текст.

Сообщаем Вам, что по состоянию на 15.02.2015г. в нашем проектном отделе согласно приказа ^ 1, отсутствует задание на проектирование по объекту: «Жилой комплекс «Парус». Предлагаем до 15.03.2015 предоставить в наш проектный отдел задание на проектирование или письменное утверждение о том, что упомянутый объект не следует рассматривать в 2015 г.

Начальник ПО В. А Соболев Задание 3. Напишите письмо-просьбу в ЖЭУ с требованием разъяснить завышенный счет, присланный за коммунальные услуги. Необход. фирме о том, что Ваша фирма меняет политику продаж. Отметьте, что Вы больше не прикладываете прейскурант к высылаемому каталогу. Цены на конкретные товары будут представлены по требованию фирмы-партнера. Подумайте над тоном письма и над тем, кто может его подписать.

Задание 5. У Вас в банке открыл счет клиент, недавно приехавший в Ваш город. Направьте ему письмо с благодарностью. Подумайте, кто должен подписать это письмо [примеры заданий взяты: 12].

Изучение дисциплины предполагает написание рефератов.

Примерные темы рефератов:

1. Специфика деловой етаП-переписки.

2. Международная переписка. Подготовка деловой корреспонденции для деловых партнеров.

3. История деловой переписки.

В заключение отметим, что умение четко изложить суть вопроса, положение дел, однозначно сформулировать предложение, просьбу, корректно предъявить требование, убедительно обосновать свои выводы не приходит само собой. Искусство составлять деловые письма требует многолетней практики и знания арсенала тех речевых средств, которые накоплены языком деловой письменности. Данный курс - лишь начало на пути освоения этого искусства, которое потребует от молодого специалиста внимания, терпения и тщательности.

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

1. Веселов, П. В. Современное деловое письмо в промышленности / П. В. Веселов. -

73

М.: Издательство стандартов, 1990. - 160 с.

2. Государственный стандарт РФ ГОСТ Р. 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». - Режим доступа: http://base.garant.ru/ 185891/

3. Демин, Ю. М. Современное деловое письмо / Ю. М. Демин. - М.: Бератор, 2004. -

220 с.

4. Кирсанова, М. В. Деловая переписка / М. В. Кирсанова, Ю. М. Аксенов, Н. Н. Анодина. - М.: Инфра-М, 2006. - 144 с.

5. Колтунова, М. В. Деловое письмо: Что нужно знать составителю / М. В. Колтунова. -М.: Дело, 1999. - 112 с.

6. Колтунова, М. В. Деловое общение: Нормы. Риторика. Этикет / М. В. Колтунова. -М.: Логос, 2005. - 312 с.

7. Кузнецов, И. Н. Документационное обеспечение управления и делопроизводство / И. Н. Кузнецов. - М.: Юрайт, 2012. - 576 с.

8. Милехина, Е. В. Стратегия письменных коммуникаций / Е. В. Милехина. - М.: ИНФРА-М, 2004. - 156 с.

9. Основная профессиональная образовательная программа высшего образования. Направление подготовки 45.04.01 Филология, направленность (профиль) подготовки «Русский язык (юридическая и документная лингвистика)». - Кемерово, 2015. - Режим доступа: http://www.kemsu.ru/Content/userfiles/files/UMU/KP UP/FGOSm /2015/оор /ОРОР 450401-Filology-Rusyaz 30122015.pdf

10. Петраков, Н. К. Современное служебное письмо / Н. К. Петраков. - М.: Контакт-Культура, 2012. - 206 с.

11. Рахманин, Л. В. Стилистика деловой речи и редактирование служебных документов / Л. В. Рахманин. - М.: Флинта: Наука, 2012. - 256 с.

12. Фионова, Л. Р. Документоведение и делопроизводство: методические указания к выполнению лабораторных работ / Л. Р. Фионова, Ю. Ю. Фионова. - Пенза: Пензенский государственный университет, 2015. - Режим доступа: http://window.edu.ru/catalog/pdf2txt/ 989/53989/26377?p_page=9