Интегральная оценка внедрения корпоративной информационной системы

ИНТЕГРАЛЬНАЯ ОЦЕНКА ВНЕДРЕНИЯ КОРПОРАТИВНОЙ ИНФОРМАЦИОННОЙ

СИСТЕМЫ

Л.В.ЮРЬЕВА, кандидат экономических наук, доцент кафедры экономики и управления в промышленности Нижнетагильского технологического института

Рост затрат на корпоративные информационные системы (КИС) как инструмента управленческого учета требует повышения эффективности их использования. Но для управления эффективностью ее надо как минимум измерить. Определение экономической эффективности внедрения КИС необходимо основывать на комплексном рассмотрении проблемы с учетом отраслевых и региональных особенностей предприятий. Характерным примером может служить Нижнетагильский металлургический комбинат.

В настоящее время ОАО «Нижнетагильский металлургический комбинат» (далее - HTM К) является мощным современным производственным комплексом, крупнейшим в Уральском регионе, выпускающим продукцию, конкурентоспособную на мировом рынке металла. По специализации основными видами продукции комбината являются:

1) производство металлопроката для железнодорожного транспорта, включая рельсы, колеса, бандажи локомотивов, осевую заготовку, специальные профили для вагонов, вагонную стойку;

2) производство металлопроката для строительства, в том числе широкополочные балки и колонные профили, которые производятся на единственном в стране универсально-балочном стане комбината;

3) производство конструкционного проката для машиностроения и трубной заготовки для трубных заводов.

Специфика производства и сортамент конечной продукции являются определяющими при определении вклада НТМК в жизнеобеспечении, нормальном функционировании и развитии определяющих отраслей хозяйства — железнодорожного транспорта, строительства, машиностроения.

С переходом к работе в условиях рыночной экономики перед НТМК встали вопросы производства металла, конкурентоспособного как по качеству, так и по стоимости. Деятельность НТМК как многопрофильного производственного комплекса невозможна без квалифицированных рабочих и управленческих кадров, без четко организованной системы учета и управления.

Обобщение зарубежного опыта внедрения КИС, перенос его в российские условия требует разработки принципов и методов инициирования изменений в системе учета, анализа и прогнозирования затрат на металлургическом предприятии и последующей оценки достигнутых результатов.

Главной причиной возникновения неоднозначной трактовки количественной оценки является неопределенность денежных потоков, порождаемых проектами внедрения КИС. Это зависит от нескольких причин. Во-первых, КИС автоматизируют исключительно управленческий труд, результат которого сам по себе сложен для экономической оценки. Во-вторых, подобные проекты прежде всего автоматизируют функции бухгалтерского учета, вспомогательные для большинства предприятий. В-третьих, если предположить, что до автоматизации управленческий труд на предприятии был организован рационально, повышение производительности такого труда будет осуществляться с перераспределением работников и их функций. В-четвертых, функции учета и прогнозирования па предприятии, которые и автоматизируются на металлургическом предприятии, разнообразны и при этом тесно связаны друг с другом поданным. Повышение эффективности этих функций предполагает в первую очередь создание интегрированной базы данных, совместно формируемой усилиями различных подразделений предприятия. В результате изменяется как состав

функций обработки данных (например, снижается объем работ по сведению данных и их контролю), так и распределение их между рабочими местами.

Отметим, что формирование методики анализа и оценки экономической эффективности использования КИС основано на сопоставлении потока доходов в случае реализации проекта развития корпоративной информационной системы и затрат на внедрение, а также вероятности остановки проекта. Очевидно, что первый существенный в данном вопросе момент основан на дискретности обеих составляющих денежного потока: как денежных сумм С , так и вероятностей рг Причина первого явления заключается в существовании графика платежей, исходя из которого каждый платеж привязан к определенной дате. Причина второго явления состоит в том, что руководство предприятия контролирует проект в определенных контрольных точках, для каждой из которых предусматривается некоторый осязаемый и доступный для контроля результат - проект, утвержденный прототип или работающая и протестированная система. За пределами этих контрольных точек решения относительно хода проекта, как правило, не принимаются.

Денежный поток затрат на проект характеризуется двумя векторами: суммами затрат С, и вероятностями их наступления рг По данному денежному потоку рассчитывается чистая приведенная стоимость с нормой дисконта Е, которая входит как одно из слагаемых в уравнение финансового результата проекта. Предполагается, что величины и моменты затрат на проект предопределены и вероятностным законам подчиняется только продолжение проекта до момента времени /. Под вероятностью р( наступления данного расхода С, как элемента денежного потока понимается вероятность того, что проект продолжается от момента времени /-7до момента времени /. Исходя из предположения о независимости наступления затрат СГ..С' модель оценки финансового результата использования информационной системы принимает вид (формула 1):

,=1 ,=1 (1 + Ь) н

ы /=| (1 + Ь) М

где \FCF- оценка прироста стоимости основного капитала, связанного с использованием информационной системы на всем протяжении ее жизненного цикла;

ps — вероятность успешного завершения проекта,=f(P)\

R — оценка денежного потока доходов, связанных с эксплуатацией информационной системы, включая как затраты, так и доходы;

р — вероятностные характеристики затрат на проект;

С — инвестиционные затраты на проект внедрения информационной системы в случае его успешного завершения;

МСс — математическое ожидание приведенной стоимости проекта в случае его остановки (без успешного завершения);

t = 1...п — периоды времени, в которые происходят инвестиционные затраты; Е— норма дисконта.

Анализируя представленную формулу, можно сделать вывод о том, что вероятности завершающих шагов проекта влияют на общий финансовый результат гораздо сильнее, чем вероятности шагов начальных. Как следствие, организация проекта должна обеспечивать тем большую надежность, чем ближе к завершению находится проект.1

Концептуально с помощью ERP-системы представляется возможным создать и поддерживать необходимую структуру документированной учетной информации, разработать ее порядок сбора, обработки, распределения и хранения при управлении предприятием. В частности, это обеспечит: большую доступность информации; персонифицированность действий работников; расширение документированных процедур; повышение достоверности информации; приведение в соответствие данных бухгалтерского учета с реальными данными; высокую степень детализации фактических затрат; актуализацию номенклатуры закупаемых материалов; оптимизацию потребности в оборотных средствах; конкретизацию функций и полномочий исполнителей; единую исходную базу для формирования отчетов.2

Формирование экономического эффекта, возникающего в результате реализации проекта внедрения КИС, происходит по двум направлениям — снижение затрат на выполнение учетных и управленческих функций и повышение отдачи от использования имеющихся учетно-аналитических

' Крылов Э.И., Власова В.М., Журавкова И.В. Анализ эффективности инвестиционной и инновационной деятельности предприятия: Учеб. пособие. — 2-е изд., перераб. и доп. / М.: Финансы и статистика, 2003.

2 Питеркин C.B., Оладов H.A., Исаев Д. В. Точно вовремя для России. Практика применения ERP-систем. 2-е изд. / М.: Альпина Паблишер, 2003.

инструментов. Первая составляющая характерна в первую очередь для бухгалтерского учета, вторая — для учета управленческого.

Отметим, что бухгалтерский учет представляет собой систему учета, ориентированную в первую очередь на внешних пользователей. Как следствие, этот учет высоко формализован. При этом состав и структура входной и выходной информации бухгалтерского учета фиксированы нормативными документами государства и других регулирующих организаций.

В противоположность бухгалтерскому, управленческий учет не регламентирован государством, а его объем и сложность ограничены, с одной стороны, информационными потребностями предприятия, а с другой — стоимостью системы управленческого учета. В результате повышения производительности труда, обеспечиваемое КИС, влечет за собой увеличение объема данных, предоставляемых учетной системой менеджменту и руководству предприятия, а также скорости предоставления этих данных.

Нами предлагается использование процедуры многоуровневой детализированной структуризации качественных выгод и затрат для построения модели, позволяющей трансформировать качественные показатели в интегрированную количественную характеристику отдачи от инвестиций во внедрение Е ЯР-системы.

Практическое применение предложенной методики структуризации бизнес-целей при определении экономических эффектов заключается в построении многоуровневой детализированной модели, которая позволит связать несовместимые качественные характеристики и осуществить оценку эффектов совершенствуемой системы управления затратами. Максимальная структуризация качественных выгод позволяет тесно увязать глобальную бизнес-стратегию предприятия с конкретными бизнес-задачами, а также с качественными улучшениями, которые возникают в результате внедрения в практику формирования затрат информационных технологий. Необходимо определить количественное значение таких улучшений в финансово-экономических показателях. При последовательном обобщении всех выявленных факторов в единый показатель можно получить интегрированную количественную характеристику отдачи от инвестиций во внедрение КИС.

На основе проведенных на НТМК исследований может быть предложена методика выявления направлений совершенствования формирования затрат в результате последовательных преобразований. Данная методика включает четыре этапа (рис. I).

Исходным пунктом представляются выявленные в литературных источниках по данной теме критерии возникновения экономического эффекта. В дальнейшем применительно к каждому критерию необходимо произвести расчет фактической величины снижения годовой себестоимости при внедрении КИС. Современные авторы отмечают, что наиболее адекватными критериями формирования экономического эффекта, отображающими требования оптимизации процесса формирования затрат являются: избыточный объем незавершенного производства, избыточные складские запасы, низкая степень использования производственных ресурсов, завышенные материальные затраты, низкое качество, низкий уровень обслуживания клиентов, неточности в определении себестоимости и ценообразовании, недостаточный уровень организации хранения и логистики, снижение транспортно-заготовитель-ных издержек.

Следуя представленной выше методике, выявим ее второй и третий этапы (табл. I). Результатом предложенной методики является выработка основных направлений совершенствования процесса формирования затрат металлургического предприятия, которое произойдет в результате

Этап 1

Критерии возникновения экономического эффекта

Этап 2

Факторы, влияющие на критерий экономического эффекта

Этап 3

Основные направления снижения затрат

Анализ производственной и управленческой деятельности

Практическая деятельность металлургического предприятия

Этап 4

Направления совершенствования процесса формирования затрат

Рис. 1. Методика выявления направлений совершенствования процесса формирования затрат

внедрения КИС. Первостепенными направлениями совершенствования формирования затрат являются:

1. снижение величины годовых затрат по обслуживанию избыточного объема незавершенного производства;

2. снижение величины годовых затрат по обслуживанию избыточных складских запасов;

3. снижение величины непроизводительных затрат, связанных с сокращением простоев производственных ресурсов;

Промежуточные этапы методики при выявлении напра)

4. снижение материальных затрат за счет оптимизации снабженческой дисциплины;

5. снижение затрат, связанных с появлением и ликвидацией брака и продукции низкого качества;

6. снижение себестоимости в связи с уменьшением просрочек выполнения заказов и повышением уровня обслуживания клиентов;

7. снижение себестоимости в связи с увеличением точности расчетов тарифов между МВЗ

Таблица 1

ний совершенствования процесса формирования затрат

Этап 2. Факторы, влияющие на критерий экономического эффекта Этап 3. Основные направления снижения затрат

I 2

1. Простои из-за ожидания материалов, инструмента, свободных мощностей, свободных специалистов, транспорта; 2. Преждевременный запуск заказов в производство из-за неточного планирования или из-за завышенной оценки сроков поступления входящих материалов; 3. Задержки, связанные с выполнением работ с более высоким приоритетом; 4. Необоснованное завышение страхового запаса в виде незавершенного производства; 5. Необоснованный запуск заказов в производство с целью повышения загрузки оборудования; 6. Частые организационные изменения, тормозящие производственные процессы; 7. Неточное измерение объемов незавершенного производства 1. Снижение стоимости издержек по запасам незавершенного производства; 2. Сокращение производственного цикла; 3. Снижение запасов произведенных деталей

1. Размер страхового запаса рассчитан недостаточно корректно; 2. Низкий уровень системы контроля качества требует дополнительных запасов; 3. Неэффективное планирование пополнения запасов; 4. Высокие затраты на переналадку оборудования и большие размеры обрабатываемых партий; 5. Недостаточно обоснованное измерение уровня запасов 1. Снижение величины приобретаемых, производимых, готовых запасов; 2. Снижение величины годовых издержек по обслуживанию запасов; 3. Сохраняемый или улучшаемый уровень обслуживания

1. Простои производственного персонала и оборудования из-за задержек в поставках материалов, отсутствия специалистов по переналадке оборудования, транспорта; 2. Недостатки в управлении приоритетами производственных заданий, стремление к наискорейшему размещению неотложных заданий и связанные с этим дополнительные переналадки оборудования; 3. Недостаточный контроль качества и частые случаи исправления дефектов и повторной обработки; 4. Неэффективное планирование загрузки оборудования; 5. Недостаточно организованная техническая поддержка 1. Снижение потерь, простоев и непроизводительных затрат времени; 2. Снижение потерь при монтаже и демонтаже (внеплановые переналадки); 3. Увеличение использования рабочего времени, операций с использованием оборудования и машин, управленческого труда

1. Нерациональное планирование, влекущее завышение расходов по перемещению материалов и товаров; 2. Неспособность установить обоснованный срок поставки закупаемых материалов; 3. Недостаток времени на работу с поставщиками и изучение альтернативных источников поставок; 4. Необоснованность цен на транспортные услуги 1. Улучшение состояния взаимоотношений с партнерами; 2. Улучшение своевременности поставок; 3. Снижение размеров партий

1. Значительные объемы брака, переделок; 2. Повышенные затраты на контроль качества и тестирование; 3. Дополнительные затраты, связанные со срочными заменами бракованных изделий и соответствующими корректировками графиков производства и отгрузок 1. Снижение затрат в связи с браком, переделками и возвратами; затратами на дополнительные доставки и наладки

Окончпние табл. I

I 2

4. Неспособность обеспечить баланс между спросом и собственными производственными мощностями; 5. Неэффективность усилий по реализации продукции клиентам; 6. Неспособность организовать производство мелкими партиями; 7. Необоснованность составления графиков производства и использования ресурсов 2. Снижение цикла заказа; 3. Согласование складских запасов с заказами клиентов; 4. Рост регулярности доставки; 5. Интеграция информации о производстве и обслуживании покупателей

1. Процедура калькуляции не учитывает в достаточной мере таких существенных факторов, как обоснование распределения косвенных затрат, затраты на хранение материалов непосредственно в цехах, правильность отнесения затрат на отдельные производственные задания; 2. Применяемые нормы недостаточно обоснованы, в результате чего значительные суммы относятся на отклонения; 3. База отнесения косвенных затрат недостаточно обоснована; 4. Не приняты в расчет факторы, влияющие на косвенные затраты; 5. Недостаточно обосновано разделение затрат на постоянные и переменные 1. Улучшенная точность и временная привязка затрат; 2. Точный анализ прибыли или убытков; 3. Знание текущего или среднего уровня эксплуатационных затрат и износа; 4. Определение отклонений от нормативов для изучения и улучшения

1. Неоптимальность процедур, отсутствие четкого планирования и контроля, создающие предпосылки к возникновению дополнительных затрат при транспортировке, разгрузке/погрузке, поиске товаров на складе (неотработанная схема размещения), инвентаризации, дополнительных временных затратах при выявлении ошибок учета и внесению изменений; 2. Недостатки в организации управления запасами и аккуратности учета, которые, в свою очередь, создают предпосылки к увеличению страхового запаса, к увеличению количественных и стоимостных показателей закупаемых и хранимых ресурсов; 3. Ошибки и недостаток оперативной информации, которые оказывают влияние на замедление процесса оплаты, а также увеличение нагрузки на персонал отделов сбыта и снабжения; 4. Процессы и операции, технологически и экономически обоснованные, но не повышающие ценности конечного продукта (например, к ним относятся функции транспортировки и контроля); 5. Процессы и операции, связанные с необоснованными затратами ресурсов и времени (ожидания, простои, хранение излишних запасов и др.) 1. Общее снижение уровня складских запасов и резервных запасов; 2. Производительность ресурсов (складские работы) с расчетом, базирующимся на снижении непроизводительных потерь времени; 3. Освобождаемое складское пространство (возрастающее использование).

и уменьшением затрат, связанных с ведением расчетов по учету; 8. снижение затрат в результате уменьшения непроизводительных потерь времени при возрастающем использовании складского пространства.

Единым интегральным показателем в данном случае будет являться совокупное снижение годовой себестоимости, происходящее в процессе совершенствования процесса формирования затрат за счет функционирования корпоративной информационной системы на крупном металлургическом предприятии.

В завершение следует отметить что в случаях, когда степень проявления качественного фактора внедрения ЕЯР-систем носит вероятностный характер с весьма трудно определимым математическим ожиданием, целесообразно выполнять оценку степени чувствительности количественно выражаемого экономического параметра к вероятным проявлениям фактора. Затем (уже на этой основе) необходимо определить предельные значения экономической выгоды. Дальнейшие уточнения целевых требований и оценок следует выполнять только в том случае, если разброс значений рассматриваемого фактора будет оказывать существенное влияние на оценку конечного результата.