Подсистема "деканат" информационной управленческо-образовательной среды "электронный университет"

информатизация образования

Берулава Г.А., Берулава М.Н., Малыш В.Г.

подсистема «деканат» информационной упрабленческо-образобательной среды «электронный университет»

В Международном инновационном университете в течение десяти лет разрабатывается и совершенствуется электронная управленческо-образовательная среда «Электронный университет». В ее рамках функционируют различные модули, одним из которых является подсистема «Деканат». В ее составе условно можно выделить следующие объекты: модуль сбора информации о субъектах образовательного процесса, модуль управления локальными параметрами образовательной траектории студентов, система анализа качества обучения студентов. данный модуль позволяет осуществить мониторинг контингента студентов факультета, их успеваемости, достижений в различных сферах, дисциплинарных аспектов деятельности студентов, анализ качества учебно-воспитательного процесса на факультете, обеспечивает сотрудников деканата основой для принятия управленческих решений и оперативного составления необходимой документации.

данная подсистема позволяет также осуществить интерактивный индивидуальный и групповой мониторинг качества обучения студентов в режиме online; индивидуализацию обучения; повышение эффективности внутривузовских коммуникаций.

Подсистема «Деканат» разработана на отечественной платформе 1С Предприятие 8.1. Используется клиент-серверный вариант под управлением Microsoft SQL Server. Такая структура обеспечивает следующие преимущества: надёжное хранение данных; изоляцию файлов автоматизированной информационной системы от прямого доступа; использование совершенных механизмов транзакций и блокировок, позволяющих исключать сбои в автоматизированной информационной системе; использование преимуществ модульного построения автоматизированной информационной системы; преемственность разработки и модернизации автоматизированной информационной системы; организацию работы автоматизированной информационной системы в удаленных корпусах вуза.

За счет имплементации в общий контур электронной образовательной и управленческой среды инновационного механизма коммуникаций на основе информационных технологий повышается эффективность процесса взаимодей-

ствия студента с вузом. Подсистема позволяет комплексно автоматизировать большинство функций сотрудников, таких как: составление академических справок; ввод экзаменационных ведомостей в строгом соответствии с учебным планом группы студентов; формирование направлений на пересдачу в соответствии с учебным планом студента; определение допуска студентов к зачетно-экзаменационным испытаниям на основании данных финансовых взаиморасчетов с вузом; определение допуска студентов к зачетно-экзаменационным испытаниям на основании данных документооборота канцелярии и отдела кадров по студентам; формирование электронной зачетной книжки и индивидуальной бухгалтерской книжки с возможностью их представления в личном кабинете студента на сайте вуза в режиме on-line; подсчет количества задолженностей по дисциплинам, курсовым работам и практикам; определение соответствия успеваемости студента требованиям к красному диплому; проверку изменения студентом фамилии/имени/отчества; составление индивидуальных и сводных отчетов по успеваемости студентов с привязкой к учебному плану; контроль финансовых взаиморасчетов со студентами вуза; контроль взаимодействия студентов с канцелярией вуза; составление справки о кадровых перемещениях студента в процессе обучения в вузе; организацию взаимодействия с вышестоящими структурными подразделениями по поставленным задачам; вывод на печать индивидуального плана для студентов, обучающихся по ускоренной программе; фиксацию и мониторинг досдач для переводных студентов; контроль взаимодействия студента с вузом в аспекте дополнительных образовательных услуг.

Авторские методики, применяемые в данном продукте, позволяют выделить критические параметры внутривузовских коммуникаций и, управляя ими, максимально сблизить участников образовательного процесса. данная подсистема выступает как дополнительный вид взаимодействия субъектов учебного процесса.

документ «Академсправка» предназначен для подготовки и вывода на печать макета академической справки.

документ «график сессии» предназначен для ввода и отображения в системе графиков сессий и расписания экзаменов.

На основании проведенных документов «график сессии» и данных о контингенте студентов с помощью регламентных процедур 1с системой автоматически формируются документы «экзаменационная ведомость». документы «экзаменационная ведомость» формируются системой заранее. в момент формирования ведомостей на основании данных других подсистем формируются допуски к сессии. Количество дней до экзамена на момент формирования ведомостей (и закрепления допусков) задаются константами системы.

документ «экзаменационная ведомость» предназначен для отображения в системе факта допуска студента к плановой сдаче контрольных испытаний. На основании данного документа в подсистеме «Тестирование» формируется документ «Тестовая ведомость».

документ «Тестовая ведомость» служит первичным источником информа-

ции о результатах сдачи студентом или группой студентов контрольных испытаний.

Документ «Ведомость по курсовым и дипломным работам» служит первичным источником информации о результатах защиты студентом или группой студентов курсовых и дипломных работ.

Документ «Ведомость по практике» служит первичным источником информации о результатах прохождения студентом или группой студентов практик.

Документ «социальный рост студента» служит для ввода информации о социально значимых достижениях студента в период обучения в университете. Информация из вышеуказанного документа выгружается в личный кабинет студента на сайт МИУ

Документ «Рассылка СМС» обеспечивает отправку СМС сообщений студентам с целью сообщения им самой различной информации организационного характера.

Модуль деканат обеспечивает функционирование индивидуального электронного кабинета студента (вход в него осуществляется с сайта вуза), в котором представлены электронная зачетная книжка, индивидуальная бухгалтерская книжка, портфолио студента, а также данные о доступных тренировочных тестированиях. После зачисления студента система автоматически генерирует пароль доступа к электронному кабинету. сотрудники деканата могут посмотреть этот пароль в отчете «Информация по студенту». Доступ к индивидуальному электронному кабинету для студентов открыт по номеру зачетной книжки (логину) и выданному студенту паролю. Под этими же логином и паролем студенты могут подключиться к обсуждению различных тем, касающихся их учебы, профессионального развития и студенческой жизни в электронных дискуссионных клубах, действующих на сайте МИУ.

электронная зачетная книжка доступна студенту после авторизации на сайте университета по индивидуальному логину и паролю.

Форма представления электронной зачетной книжки совпадает с отчетом «Оценки для студентов». В электронной зачетной книжке студенту в режиме online доступны результаты зачетно-экзаменационных сессий, график предстоящих экзаменов и весь учебный план в соответствии с его специальностью.

Для доступа к электронной зачетной книжке студент должен пройти авторизацию в индивидуальном кабинете так, как описано выше, и перейти по ссылке «электронная зачетная книжка».

Индивидуальная бухгалтерская книжка доступна студенту также после авторизации на сайте МИУ. форма представления индивидуальной бухгалтерской книжки совпадает с отчетом «Оплата по семестрам». В индивидуальной бухгалтерской книжке отражаются все оплаты студента, выставленные задолженности и в случае долга по оплате, суммы долга с учетом рассчитанной пени на дату формирования отчета, а также при наличии оплат и задолженностей по другим статьям финансовых взаимоотношений - отражается информация о задолженности и оплатах справа за последним семестром. В индивидуальной бухгалтерской

книжке у студентов есть возможность получить детализацию (расшифровку) по любой цифре в отчете, двойным щелчком мыши выходит детальная информация по начислениям и оплатам.

Информация для доступа к электронным библиотечным системам и библиотечный каталог вуза, доступна студенту также после авторизации на сайте вуза. Информация представлена в закладках: «Внешние электронные библиотечные системы» и «Внутренняя библиотека».

В закладке «Внешние электронные библиотечные системы» представлена информация и ссылки на внешние ЭБС, с которыми заключен договор, и информация по присоединению к подписке вуза.

В закладке «Внутренняя библиотека» представлена информация о наличии в библиотеке вуза литературы, рекомендованной к изучению для освоения дисциплин, изучаемых студентом по учебному плану.

Вкладка «Информация для выпускников» доступна пользователям также после авторизации на сайте и только тем студентам, которые проходят процедуру проверки допуска к ВКР. В разделе представлена информация для доступа к ресурсу проверки ВКР на заимствования, а также ключевая информация для проверки ВКР.

Раздел «электронные дискуссионные клубы» создан и работает на сайте вуза в формате открытого «форума». электронные дискуссионные клубы являются инновационной формой активизации интеллектуальной деятельности студента, повышая его мотивацию к самостоятельному получению информации, ставя, в том числе, проблемные вопросы. К работе форума систематически подключаются практики и работодатели.

Отчет «Студенты по факультету» используется для вывода на печать различных вариантов списков студентов.

Отчет «Оплата по семестрам» обеспечивает студентам информацию о финансовых взаиморасчетах студента с вузом. Данный отчет можно сформировать в виде индивидуальной бухгалтерской книжки студента (так же, как эта информация представляется студенту в личном кабинете на сайте МИУ).

Отчет «Оценки» обеспечивает получение информации об успеваемости студента.

доступ к отчету «Оценки» можно получить, выбрав в меню «Отчеты» соответствующий пункт. Если необходимо наложить результаты успеваемости студента на его учебный план, ставится флажок «Сличить с учебным планом». Выбирается один из двух порядков вывода оценок («Упорядочить по семестрам» или «Упорядочить по блокам»). Если в отчет необходимо выводить только долги - ставится флажок «Только долги». Не выходя из этого отчета, можно построить отчет «Оплата по семестрам», для того же студента, по которому производится анализ успеваемости.

Отчет «Учебная карточка» является электронным аналогом зачетной книжки студента. Кроме того, печатная форма данного отчета является обязательной для формирования личного дела студента.

Отчет «Сводная по оценкам (сличение с учебным планом)» используется для вывода сводной информации об успеваемости студентов выбранного года поступления, отделения, специальности, специализации и корпуса в разрезе учебного плана.

Отчет «Сводная оценочная ведомость (за период)» используется для вывода сводной информации об успеваемости студентов выбранных параметров обучения, в разрезе сданных ими за определенный период дисциплин.

Отчет «Оценки для студентов» предоставляет информацию об успеваемости студента, лишенную специфических составляющих отчета «Оценки». Отчет используется для предоставления студентам сведений об их успеваемости.

Отчет «Отчет по договорам» используется для вывода сводной информации об объектах учета канцелярии (договорах, допсоглашениях, карточках пропускной системы, студенческих билетах) в разрезе студентов.

Отчет «Проверка изменения фамилии» используется для поиска в системе студентов, у которых кадровым приказом «Изменение фамилии» была изменена фамилия.

Отчет «Информация по студенту» используется для вывода сводной информации о выбранном студенте. Данный отчет позволяет просматривать следующие данные: текущую информацию об обучении студента (курс, семестр, специальность, специализация, форма обучения и т.п.); номер личного дела; информацию о ранее полученном студентом образовании; данные о военкомате, к которому приписан студент; контактную информацию; паспортные данные студента; информацию о кадровых перемещениях студента.

Отчет «Оплата за обучение» является другой формой отчета «Оплата по семестрам». Здесь данные по оплате группируются не по семестрам, а по графикам оплат. Данный отчет предназначен в основном для контроля данных по оплате и проверки правильности разнесения оплаты за обучение.

Отчет «Текущие темы дипломов» предназначен для просмотра закрепленных за студентами кадровыми приказами тем дипломных работ и научных руководителей и консультантов.

Обработка «Печать направления (тренировочное тестирование)» используется для печати студентам направления на тренировочное тестирование. Доступ к обработке можно получить, выбрав в меню «Обработки» соответствующий пункт. Перед печатью направления, система проконтролирует наличие у студента задолженностей по оплате, курсовым работам и практикам. В случае наличия задолженностей система выдаст соответствующее сообщение и откажется формировать печатную форму.

Обработка «Печать направления (экзаменационный лист)» используется для печати студентам экзаменационного листа.

Обработка «Реестр кадровых приказов» используется для быстрого поиска и просмотра кадровых приказов. Поиск кадровых приказов осуществляется по одному студенту или по всем студентам за указанный период. Найденные приказы можно просмотреть и при необходимости распечатать.

Анализ представленных выше возможностей системы «Электронный университет», разработанной в Международном инновационном университете, позволяет сделать вывод о том, что электронная информационно-управленческая подсистема «деканат» позволяет автоматизировать и упростить очень многие функции сотрудников деканата, исключить субъективные ошибки в их деятельности, оптимизировать и в значительной степени ускорить их деятельность.

ЛИТЕРАТУРА

1. Берулава, Г.А. Об опыте организации электронного образовательного пространства / Берулава Г.А., Яковлева-Чернышева А.Ю., дружинина А.В., Беляева Е.В., Малыш В.Г., Пильщикова Т.С. , Исталиева С.К. // Гуманизация образования. 2015. №2. С. 52-58.

2. Берулава, Г.А. Внутривузовское электронное пространство на основе новых образовательных технологий / Г.А. Берулава, А.В. дружинина, Е.В. Беляева, В.Г. Малыш, Т.С. Пильщикова, С.К. Исталиева, Л.Р. Кадырова // Высшее образование в России. - 2014. - №12. - С.83-89.

3.Berulava, G.A. (2008): Psychology in Practice. Seattle Pacific University,

2008.

4.Берулава, Г.А. (2010): Инновационная сетевая парадигма обучения и воспитания студентов в условиях современного информационного пространства. [Das Innovative Netzwerkparadigma Studium und Lehre von Studenten in der heutigen Informationsraum.] В: Гуманизация образования, № 4-2010, стр. 8-24.

5.Берулава, М.Н. [Berulava, M.N.] & Берулава, Г.А. (2009): Методологические основы развития личности студента в вузе. В: Вестник Университета Российской академии образования, № 4-2009, стр. 5-11