Разработка средств мониторинга деятельности в системе 1С-Предприятие

Экономика

Белых О.П., Авсеева О.В.

РАЗРАБОТКА СРЕДСТВ МОНИТОРИНГА ДЕЯТЕЛЬНОСТИ В СИСТЕМЕ 1С-ПРЕДПРИЯТИЕ

Воронежский экономико-правовой институт

Введение

Объект исследования или разработки - логистические процессы на предприятии, подсистемы оперативного контроля (мониторинга) деятельности предприятия.

Цель работы - разработка в системе 1С: Предприятие подсистемы оперативного контроля (мониторинга) деятельности предприятия, позволяющей оперативно отслеживать любые отклонения от плана мероприятий предприятия.

Область применения - оптовые торгово-закупочные предприятия.

Актуальность

Развитие и обострение конкуренции между торговыми предприятиями в современных условиях требует снижения себестоимости товаров, сокращения времени между приобретением и поставкой товаров конечному потребителю, ускорения процесса получения и обработки коммерческой информации, повышения уровня сервиса, надежности и качества поставок товара. Как свидетельствует мировой опыт, лидерство в конкурентной борьбе приобретает сегодня то предприятие, которое эффективно использует методы логистики.

Логистика - это наука о планировании, организации, управлении, контроле и регулировании движения материальных и информационных потоков в пространстве и во времени от их первичного источника до конечного потребителя. Логистика - это интегральный инструмент управления предприятием, способствующий достижению стратегических, тактических или оперативных целей организации бизнеса за счет эффективного управления материальными и сервисными потоками, а также сопутствующими им потоками информации и финансовых средств.

Понятие логистики сначала появилось в военной сфере, где охватывало проблемы транспорта, снабжения, перемещения войсковых подразделений. Затем понятия и методы логистики были перенесены в гражданскую сферу, где использовались в управлении материальными потоками в сфере обращения и производства. При этом понятия и методы логистики стали применяться в экономике сравнительно недавно. Так до начала 60-х годов вопросам оптимизации материальных потоков большого внимания не уделялось.

Первый этап (60-е годы) характеризуется интеграцией складского хозяйства с транспортом, которые начинают функционировать по единому графику и по согласованной технологии. При этом критерием эффективности стал являться минимум общих затрат на материальное распределение, а не

оценка эффективности отдельно складского хозяйства и транспорта.

Второй этап (80-е годы) характеризуется интеграцией складского хозяйства и транспорта с производством. Это позволило оперативно реагировать на изменения внешней среды, улучшить использование оборудования и сократить сроки исполнения заказов. Критерием оптимальности стала минимизация общих издержек всех вышеназванных подразделений. При этом очевидно, что минимизация общих издержек может быть достигнута снижением эффективности работы отдельных звеньев предприятия. Попытки минимизировать издержки какого-либо отдельного вида деятельности могут привести к повышению всех затрат при организации материального потока.

Третий этап (настоящее время) характеризуется интеграцией всех участников логистического процесса. Методы логистики на торговых предприятиях должны обеспечивать операции по планированию, подготовке, реализации и контролю за процессами перемещения товаров, и финансовых средств. На этом этапе ключевое значение играет компьютеризация всех основных этапов логистического процесса. Однако, анализ существующих информационных систем, используемых в настоящее время в торговых предприятиях (1 С-Предприятие, БЭСТ, Парус), показывает, что они обеспечивают главным образом автоматизацию задач оперативного и бухгалтерского учета. Иными словами - они обеспечивают лишь учет и частично - анализ движения товаров и финансовых средств. Эти системы являются лишь основой для автоматизации логистических задач.

Анализ логистических задач на оптовом торгово-закупочном предприятии

Современное торговое предприятие в условиях жесткой конкуренции должно представлять собой хорошо отлаженную логистическую систему. Рассмотрим основные логистические задачи, возникающие в процессе работы оптового торгово-закупочного предприятия.

Оптовое торгово-закупочное предприятие осуществляет

1. закупку товаров;

2. реализацию товаров;

3. проведение расчетов с потребителями и поставщиками.

При этом деятельность торгового предприятия должна быть направлена на увеличение прибыли от торговых операций и снижение издержек на их осуществление.

Закупка товаров торговым предприятием может осуществляться

- для непосредственного выполнения заказа покупателя;

- для пополнения запасов на складах.

Чрезмерно большой запас товаров на складе связан с омертвлением капиталов, требует значительных затрат на хранение. С другой стороны, недостаточный запас может привести к падению объемов продаж, потере покупателей, и как следствие этого - к уменьшению прибыли. Поэтому, в соответствии с логистическим подходом к организации закупки товаров, в первую

очередь необходимо определить оптимальные структуру, объем и порядок пополнения запасов.

При определении оптимальной структуры запасов необходимо учитывать и анализировать такие факторы как спрос на товары и их прибыльность. Для учета спроса на товары целесообразно использовать XYZ-анализ, позволяющий классифицировать их в зависимости от характера потребления. В соответствии с этим методом: к группе X относятся товары, которые характеризуются стабильным спросом; к группе Y - товары, потребность в которых характеризуется известными тенденциями (например, сезонными колебаниями); к категории Z - товары, которые потребляются нерегулярно и нестабильно. Для учета прибыльности товаров предлагается использовать метод ABC-анализа, позволяющий провести классификацию товаров в зависимости от прибыли, которую они приносят предприятию. В результате совместного применения этих методов товары могут быть разбиты на группы, к каждой из которых будет применяться своя стратегия закупок. Например, категории товаров AX-BY должны составлять основу складских запасов предприятия, а категории AZ-BZ-будут закупаться предприятием только по заказу покупателя. Такой подход позволит определить оптимальную структуру запасов предприятия.

Для определения необходимого объема складских запасов необходимо на основе статистического анализа спроса на товары за предыдущие периоды спрогнозировать ожидаемый объем продаж в будущем периоде. Результаты такого прогноза по каждому товару позволят определить необходимые запасы его на складе. Оптимальный порядок их пополнения на складе, который определяет как часто и в каком объеме необходимо закупать тот или иной товар, может быть рассчитан на основе необходимого объема товара, времени выполнения заказов поставщиками, имеющихся финансовых средств на закупку товаров, затрат на перевозку товаров и на содержание запасов на складах.

Реализация товара потребителю осуществляется на основе собственных складских запасов торгового предприятия и на основе заказа необходимого товара поставщикам. Управление продажами товара в соответствии с логистическим подходом должно обеспечивать доведение товара до потребителя с минимальными издержками и в требуемый срок. Организация отгрузки товара из собственных складских запасов состоит из следующих этапов: предпродажная подготовка, погрузка и доставка товара потребителю. При отгрузке товара на основе заказа поставщику к этим этапам добавляется организация закупки и доставки товара от поставщика. Очевидно, что издержки и время организации отгрузки товара из собственных складских запасов значительно меньше, чем товара, который надо сначала заказать поставщику и доставить на склад. Однако, как было сказано выше, товар категории AZ-BZ нецелесообразно хранить на складе. Поэтому управление продажами должно обеспечивать сокращение времени и издержек доставки товара от поставщика на склад и со склада - к потребителю. В общем случае в заказе покупателя

могут присутствовать разные товары: как имеющиеся на складе, так и требующие заказа у поставщиков, причем - заказа у разных поставщиков. Это делает выполнение заказа покупателя многоэтапным, требующим планирования соответствующих этапов и организации контроля их выполнения.

Проведение расчетов с потребителями и поставщиками

Движение материальных потоков на торговом предприятии сопровождается встречным движением денежных средств: выплатами поставщикам и поступлением денег от покупателей. Движение денежных средств на предприятии также нуждается в управлении: несвоевременное поступление денег, их нехватка в нужный момент может сделать невозможной тщательно спланированную закупку товаров, выполнение заказа покупателя, или потребует привлечения финансовых средств из внешнего источника на невыгодных для предприятия условиях. Управление, движением денежных средств, включает в себя рациональное планирование и контроль финансовой деятельности компании. План движения денежных средств должен увязывать все сроки и источники поступлений денежных средств (выручки от реализации товара, кредитов, займов, прочих поступлений) с расходами на осуществление финансово-коммерческой деятельности и их сроками.

В процессе осуществления деятельности, в любом торгово-закупочном предприятии возникают сбои поставок или поставляется не вся заказанная номенклатура. Данная подсистема создается, для того чтобы помочь выявить эти сбои в общем потоке заявок и своевременно на них среагировать.

Контроль предполагает наблюдение за ходом достижения поставленных целей, проверку выполнения решений и оценку их последствий, позволяет выявить проблемы, требующие оперативных решений.

Контроль на торговом предприятии должен включать проверку выполнения плана мероприятий, выявление отклонений, их анализ, оценку последствий, и внесение необходимых корректировок в план мероприятий.

Подсистема оперативного контроля (мониторинга) деятельности предприятия должна обеспечивать решение следующих задач:

1) контролировать своевременность и полноту выполнения

- заказов поставщикам,

- отгрузки товара покупателю

2) анализировать отклонения от плана мероприятий предприятия и оценивать последствия отклонений

3) определять необходимые корректировки плана, позволяющие уменьшать материальные и финансовые потери для предприятия.

Контроль своевременности и полноты выполнения мероприятий осуществляется путем сравнения плановых и фактических показателей, которые содержатся в базе данных системы оперативного учета в виде справочников, документов и регистров учета. Поэтому все исходные данные, необходимые для решения этой задачи, должны поступать из системы оперативного учета.

Для работы подсистемы оперативного контроля (мониторинга) дея-

тельности предприятия необходимо использовать некоторые данные из других подсистем:

- Данные о заявках заказах из подсистемы управления продажами

- Данные, о документах исполнения из регистров системы оперативного и бухгалтерского учета.

- Данные о запланированных событиях из подсистемы текущего планирования.

Результатом работы подсистемы оперативного контроля (мониторинга) должны быть отчеты, содержащие информацию о задолженностях предприятия перед своими клиентами, а также информация о поставщиках, не выполнивших свои обязательства.

Разработка общего алгоритма организации оперативного контроля

Для осуществления мониторинга деятельности предприятия необходимо контролировать исполнение всех поступающих заявок. Для проверки выполнения заявки необходимо обнаружить исполнительный документ и проверить полноту исполнения.

Идеальная подсистема контроля должна отслеживать не только выполнение самой заявки, но и этапы ее исполнения. Такой контроль возможен, но потребует больших временных затрат. В связи с этим в процессе разработки подсистемы было принято решение разделить все поступающие на контроль заявки на две группы. В подсистеме управления продажами, при оформлении заявок, менеджеры относят их к следующим категориям:

1) Приоритетные заявки;

2) Простые заявки и внутренние заказы.

К приоритетным заявкам относят те, прибыль от которых составляет существенный процент от общей прибыли предприятия, либо это заявка от постоянного клиента. Срыв такой заявки приведет к серьезным финансовым потерям, а также нанесет серьезный удар по репутации предприятия, что может привести к снижению уровня прибылей в дальнейшем. Подсистема контроля должна учитывать всю важность таких заявок и обеспечить их поэтапный контроль. Такой алгоритм проверки позволит выявить сбой, во время выполнения заявки, пока еще возможно вмешаться и внести коррективы.

Ко второй категории относятся те заявки, размер прибыли, от которых ниже среднего. Такие заявки поступают достаточно часто и их обычно выставляют непостоянные клиенты. Ущерб от их невыполнения менее значителен и/или соизмерим с ущербом от времени вынужденного простоя системы, пока выполняется поэтапная проверка таких заявок. В целях уменьшения времени затрачиваемого на проверку, предлагается простые заявки и внутренние заказы проверять только на финальном этапе.

Такое решение значительно ускорит работу подсистемы и снизит нагрузку на аппаратную часть.

На основании этих рассуждений алгоритм подсистемы мониторинга деятельности предприятия сводится к следующему:

Из подсистемы текущего планирования деятельности предприятия необходимо взять данные о плановых сроках исполнения заявок и заказов, ранее разбитых на категории в подсистеме управления продажами. При проведении заявок и заказов данная подсистема должна заносить информацию о них в соответствующий регистр контроля, что позволит воспользоваться результатами ее работы.

По запросу пользователя подсистема контроля будет производить проверку заявок, плановая дата исполнения которых предшествует дате проверки. Список таких заявок можно формировать на основе данных из регистров контроля.

Из регистра простых заявок для проверки будут отбираться только те заявки, дата исполнения которых, соответствует проверяемой дате. Затем из системы оперативного и бухгалтерского учета необходимо запросить документы, подтверждающие исполнение проверяемых заявок. Выбранные таким образом документы необходимо проверить по номенклатуре, количеству и провести по регистру контроля, как расходные документы.

Из регистра приоритетных заявок для проверки будут отбираться, как сами заявки, так и заказы, произведенные по данным заявкам, срок исполнения которых, соответствует проверяемой дате. Из системы оперативного и бухгалтерского учета необходимо выбрать документы, подтверждающие поступление товарно-материальных ценностей (ТМЦ) по заказам, выполненным для отработки приоритетных заявок, а также документы реализации товара по данным заявкам.

Полученные документы, также надо проверить по номенклатуре, количеству и провести по соответствующему регистру контроля, как расходные документы.

Блок-схема алгоритма организации оперативного контроля представлена на рис. 1.

Важную роль в разрабатываемой подсистеме играют регистры контроля. В них из других подсистем, будет, поступать и сохраняться, вся необходимая для осуществления мониторинга информация. Для того чтобы пользователи подсистемы могли воспользоваться результатами контроля, необходимо создать отчеты, которые будут обрабатывать накопленную в регистрах информацию. Для удовлетворения разносторонних нужд было принято решение использовать не один, а три вида отчетов. Текущий отчет будет сообщать только о «проблемных» заявках, причем в краткой удобочитаемой форме, Отчет по текущей заявке будет выдавать полную картину о стадии выполнения интересующей пользователя заявки. Общий многоцелевой отчет сможет дать пользователю полную картину текущей деятельности предприятия за интересующий его период деятельности.

Взаимодействие описанных элементов представлено на рис. 2.

В подсистеме управления продажами есть документ «Планирование Этапы». Так как в этом документе автоматически происходит сортировка по поставщикам, то он разбивает поступившую в систему заявку на этапы вы-

полнения. Этими данными можно воспользоваться для решений задач контроля, необходимо лишь немного модифицировать данный документ, чтоб при его проведении нужная нам информация записывалась в регистры контроля.

Добавленные элементы будут иметь вид, показанный на рис. 3.

Подсистема

управления

продажами

Нет

Да

1

БД““““ БД“““"

простых пр порите т-

заявок ных заявок

П опучение списка заявок этой категории на вчерашнюю дату П оп учение списка заяв ок этой к ат ег ории и о аказ ов по ним на б че р ашнюю д ат у

Проверка по списку наличия необходимых документов исполнения заяв ок

г

Проверка док], исполнения ПС номенклатуре ¡мент ОБ и количеству

Система оперативного и бухгалтерского учета

I

Проверка по списку наличия Д окумЙНТ ОБ исполнения этапов

Внесение документов

И С П Ш не Н ИЯ Б ре ГНС Тр

контроля

1

Проверка док], исполнения ПС номенклатуре гмент ОБ и количеству

БД

приоритетных : зле ок

Внесение документов исполнения б регистр контроля

Ф ормир ов ание отчета

Рис. 1. Блок-схема алгоритма организации оперативного контроля

Для того чтобы информация о документах исполнения так же попадала в регистры контроля, необходимо доработать стандартные документы, системы оперативного и бухгалтерского учета, «Поступление ТМЦ» и «Реализация».

Рис. 2. Взаимодействие элементов подсистемы оперативного контроля (мониторинга) деятельности предприятия

В документ «Поступление ТМЦ» добавляется реквизит, «По Заказу», в котором менеджер будет указывать, каким именно документом заказывалась поступившая номенклатура (рис. 4).

В документ «Реализация» добавляется реквизит, «По Заявке», в котором менеджер будет указывать, каким именно документом заказывалась отгружаемая покупателю номенклатура (рис. 5).

Отчет (обработка) выполняет важную роль в разрабатываемой подсистеме, потому что именно она формирует данные, которые предоставляются пользователю. Такого элемента не существует в типовой конфигурации, поэтому необходимо его создать. Блок-схема алгоритма работы данной обработки приведена на рис. 6.

На диалоге будущей обработки необходимо разместить две таблицы значений, в которые будут помещаться результаты проверки, в одной будут

показаны долги предприятия перед покупателями, а во второй - все задолженности недобросовестных поставщиков. При запуске, обработка будет выбирать из соответствующего регистра проверки информацию обо всех поступивших на предприятие заявках, а потом сопоставлять им документы отгрузки. Таким образом, будут выявлены долги перед покупателями, о чем и будет сообщено пользователю. Те же действия проводятся и в отношении заказов поставщикам.

Срок поставки

Текст

Срок отгрузки

Документ

Планирование

Этапы

Элементы

диалога

і к

Поля ввода

Рамка группы: «Поставка-отгрузка товара»

Дата поставки

Дата отгрузки

Рис. 3. Модификация документа «Планирование этапы»

Поступление ТМЦ

Реквизиты табл. части

ВидТМЦ Н аменклатура Количеств  Единица

П арггия

Рис. 4. Модификация документа «Поступление ТМЦ»

В результате пользователь получает две таблицы, в одной из которых содержится информация о долгах фирмы перед покупателями, а в другой -информация о долгах поставщиков.

Реализация

Реквизиты шапки

Реквизиты табл. части

КодОперации ДсжО снование Склад Контрагент Догов ор

Н аменклатура

Количество

Единица

П артия

ДатаОппаты

ФлагСверки

Новый реквизит По Заявке

Рис. 5. Модификация документа «Реализация».

Заключение

Разработана подсистема оперативного контроля (мониторинга) деятельности предприятия, с помощью которой можно в любой момент получить информацию о состоянии заказов от покупателей. В случае обнаружения угрозы срыва заявки, подсистема позволяет в кротчайший срок выяснить, на каком именно этапе произошел сбой, это значительно сокращает время принятия решения и помогает быстро реагировать на изменение ситуации. Своевременное выявление нарушения сроков отгрузки и поставки позволит значительно повысить качество работы с клиентами, что очень важно в условиях конкурентной борьбы.

Эта подсистема позволит предприятию:

- получить наибольшую прибыль, за счет уменьшения убытков от сорванных сделок,

- повысить уровень сервиса,

- повысить надежность и качество поставок товара,

1. Логистика/ Под ред. Б.А.Аникина. -М.:ИНФРА-М, 2001. - 352 с.

2. Гаджинский А.М. Логистика.- М.: Маркетинг, 1998. - 228с.

3. Боэм Б.У. Инженерное проектирование программного обеспечения. - М.: Радио и связь, 1985.

4. Липаев В.В., Потапов А.И. Оценки затрат на разработку программных средств. -М.: Финансы и статистика, 1988.

5. Липаев В.В. Проектирование программных средств. - М.: Высшая школа, 1990.

Список использованных источников-

Регистр

контроля

Заявок

Выборка данных о заявках от покупателей

Выборка данных о документах исполнения заявок

Регистр

контроля

этапов

Выборка данных о заявках от покупателей

Выборка данных о документах исполнения заявок

Рис. 6. Блок-схема обработки

6. Постовалов С.Н. Программирование в системе 1С:Предприятие 7.7 (компонента «Бухгалтерский учет»): курс лекций. - Новосибирск, 2002. - 63 с.

7. Рязанцева Н.А., Рязанцев Д.Н. 1С:Предприятие. Секреты программирования. -СПб.: БХВ - Петербург, 2004 - 352 с.

Вольнов А.Н.

СОЦИАЛЬНАЯ ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ЛИЗИНГОВОЙ КОМПАНИИ

ООО «Лизинговая компания УРАЛСИБ», г.Воронеж

Постепенное преодоление предприятиями реального сектора экономики последствий кризиса при переходе к рынку, снижение декларируемой ставки рефинансирования со стороны Центрального Банка России и запоздалое, но адекватное изменение процентных ставок кредитования со стороны ведущих финансово-кредитных учреждений, прогнозируемая политическая ситуация в стране способствуют увеличению инвестиционных проектов, реа-