Причины и этапы перехода от ERP к корпоративным информационным системам

ИНФОРМАЦИОННЫЕ СИСТЕМЫ И ЛОГИСТИКА В СТРОИТЕЛЬСТВЕ

УДК 69:658.51

Д.В. Аникин

ФГБОУВПО «МГСУ»

ПРИЧИНЫ И ЭТАПЫ ПЕРЕХОДА ОТ ERP К КОРПОРАТИВНЫМ ИНФОРМАЦИОННЫМ СИСТЕМАМ

Приведены основные недостатки ERP. Указаны заблуждения, которые затрудняют выбор оптимальной информационной системы. Представлены основные этапы внедрения информационных систем и переход к корпоративным информационным системам.

Ключевые слова: ERP, информационная система, корпоративная информационная система, этапы внедрения.

Пожалуй, мало найдется желающих спорить с утверждением: «Кто владеет информацией, тот владеет миром». Это высказывание приобретает новую окраску, если рассматривать владение большой строительной организацией. Владение и управление — две неразрывные части одного целого, а это значит, что необходимо владеть информацией, т.е. следует более подробно рассмотреть способы получения, обработки, хранения, передачи информации во всех сферах жизнедеятельности крупной строительной организации.

Строительная организация должна быть готова к большому количеству заказчиков, уметь работать с ними, понимать, что они хотят, в какие сроки, быть готовыми к тому, что заказчики могут быть не в тех регионах, что и сама строительная компания. Руководящий состав должен уметь работать с субподрядчиками, договорниками, фрилансерами, быть в курсе финансовых дел компании. То есть строительная организация должна иметь в своем штате ERP-специалиста высокого уровня, владеющего организационной стратегией интеграции производства и операций, управляющего трудовыми ресурсами, финансового менеджмента и управляющего активами, ориентированного на непрерывную балансировку и оптимизацию ресурсов предприятия посредством специализированного интегрированного пакета прикладного программного обеспечения, обеспечивающего общую модель данных и процессов для всех сфер деятельности [1—4].

Согласно определению ERP, можно утверждать, что ERP-система — это единый интегрированный комплекс приложений. Основой для ERP были концепции MRP, FRP, CRP, что является аббревиатурами от Material, Finance, Capacity Requirement Planning соответственно. Следует учесть, что ERP-системы не ориентированы на плохо структурированные динамические процессы, а также на процессы, в которых велика доля работы с неструктурированной информацией и существует возможность модификации процедур в процессе исполнения [5—8].

Основные недостатки ERP-систем по мнению [5] таковы:

ERP-системы не позволяют реализовать процессный подход к автоматизации. Здесь подразумевается, что пользователь должен внести данные в соответствующую систему, чтобы потом иметь возможность ей пользоваться. Альтернативой является процессный подход к автоматизации, в этом случае система сама следит за необходимостью реализации участка работы и инициирует работу пользователя при помощи специальной очереди заданий;

обработка файлов документов и слабоструктурированных данных очень сложна. Имеется большой блок задач, которые используют файлы и разработку новых видов документов, что затрудняет процессный подход;

отсутствует гибкая маршрутизация документов. Здесь не учитываются возможности, к примеру маршрутов подписи документов, замещаемых другими лицами;

в ERP-системах алгоритм выполнения функции обработки информации жестко зафиксирован, и отсутствуют возможности по его изменению в процессе обработки. Например, изменилась схема поставки строительных материалов, или для конкретного случая нанимается бригада субподрядчиков для выполнения конкретной работы на одном конкретном участке;

Off-line функции групповых взаимодействий. Не всегда имеется возможность обслуживать удаленные строительные участки и анализировать их информационно в режиме on-line;

средства гибкого манипулирования данными системами и построения отчетов. Отсутствие возможности создания отчетов «на лету», т.е. немедленного формирования отчетов по принципиально иным критериям.

С другой стороны ERP-системы, по мнению [9], позволяют решить следующие задачи: организация эффективного планирования финансовой и хозяйственной деятельности предприятия; повышение доверия инвесторов путем формирования максимальной прозрачности бизнеса; снижение рисков и увеличение прибыли за счет оперативного принятия решений и их точности, разграничения доступа к информации в соответствии с должностями сотрудников и реализации функций ее безопасности; сократить потери рабочего времени за счет дублирования данных разными службами и организации беспрепятственного обмена данными между отделами компании.

Следует упомянуть, что для выбора оптимальной ERP-системы мешают следующие заблуждения.

1. Многие считают, что ERP и корпоративная информационная система — одно и то же. Конечно, это не так, но причина этого факта заключается в отсутствии ERP стандартов. Такое положение приводит к тому, что для пользователя информационных технологий, ERP-система и интегрированная система управления, есть одно и то же [10, 11]. Это приводит к уравниванию решения разного уровня, возможностей, ценовой категории.

Чтобы избежать такого заблуждения, необходимо четко формулировать термин «комплекс бизнес-приложений», что включает в себя следующие концепции:

ERP (Enterprise Resource Planning) — системы планирования ресурсов предприятия;

CRM (Customer Relationship Management System) — системы управления взаимоотношениями с клиентами;

SFMS (Structured Financial Messaging System) — системы управления продажами;

DSS (Decision Support Systems) — единые системы решения корпоративных задач;

EIS (Executive Information System) — информационные системы для руководителей;

MES (Manufacturing Execution System) — системы оперативного (цехового) управления производством/ремонтами;

WMS (Warehouse Management System) — системы управления складами;

SCM (Supply Chain Management) — системы управления цепочками поставок;

CMMS (Computerized Maintenance ManagementSystem) — компьютеризированные системы управления техническим обслуживанием;

HRM (Human Resource Management) — системы управления персоналом;

BPMS (Business Process Management System) — системы управления бизнес-процессами;

OSS/BSS (Operation Support System/Business Support System) — системы поддержки операционной и бизнес деятельности операторов связи;

OLAP (Online Analytical Processing) — система формирования отчетов;

EAM (Enterprise Asset Management) — система управления фондами и активами предприятия;

СЭД — система электронного документооборота;

ECM (Enterprise Content Management) — система управления контентом предприятия;

PLM (Product Lifecycle Management) — управление жизненным циклом изделия на всех этапах, начиная с производства и заканчивая послепродажным обслуживанием и выводом изделия из эксплуатации. Конструкторско-техно-логическая подготовка изделия поддерживается благодаря интеграции со специализированными системами. Такие системы, как CAD/CAM, концептуально находятся вне управленческих систем, и поставщики комплексов бизнес-приложений их не предлагают;

CPM (Cost Per Millenium) — управление общей эффективностью компании на базе сбалансированной системы показателей (BSC);

EPM (Enterprise Performance Management) — управление проектами предприятия;

MRO (Maintenance, Repairand Overhaul) — управление обслуживанием, ремонтом и модернизацией транспортных средств и систем вооружения;

B2B/E-Commerce — порталы внешнего взаимодействия, инструменты поддержки электронных закупок, создания интернет-магазина и т.д.;

Demand Planning — прогнозирование спроса на продукцию на основе исторических данных, маркетинговых кампаний, прогнозов дилеров и динамики рынка с учетом сезонности и прочих факторов.

2. Дешевле та корпоративная система, у которой ниже цена лицензии.

Стоимость лицензии явно влияет на всю систему, но не учитываются затраты на использование внутренних ресурсов, обучение персонала, доработок и техподдержки. В этом случае предлагается использовать показатель ТСО (совокупная стоимость владения). Он рассчитывается как сумма всех денежных затрат на систему за период ее обслуживания.

3. Процесс выбора корпоративной системы согласно требованиям — дорогой и долгий вариант. Участие в тендере большого количества желающих, их сравнение по техническим требованиям, многочисленные презентации и демонстрации — все это утомительные процедуры.

Для выхода из такой ситуации можно выбрать один из подходов: выбор единственного поставщика. С ним заключается сделка, если он устраивает по ряду важных критериев. Задержек с выбором и внедрением в этом случае не наблюдается. Этот подход не очень хорош, так как отсутствует длительный поиск лучших альтернатив. Этот вариант подхода удобен, когда в филиалах организации или для решения отдельных задач организации используются разработки этого поставщика;

выбор одного поставщика из двух подходящих — это уже длительный процесс, который создает конкуренцию. В этом случае должны быть разработаны требования к системе, а из разработчиков выбирается тот, который готов выполнить задачу с меньшими затратами и качественнее;

выбор из множества поставщиков. Разрабатываются детальные требования к системе и к проекту в виде технического задания. Он рассылается поставщикам в виде тендерной документации или анкет. Результат сбора данных является основанием для выбора. Точность выбора качественной системы высока, но велика продолжительность этого процесса. Если процесс затянуть, то имеется большой шанс упустить благоприятную ситуацию на рынке или погрязнуть в бумажной волоките;

еще один выход из ситуации заключается в том, чтобы вначале определить критичные бизнес-процессы, затем найти системы, которые наиболее полно их покрывают. Остальные критерии удовлетворенности принимаются к сведению.

4. Выбор известного исполнителя или известной системы не гарантирует хорошего проекта. Она может не подходить именно вашей организации и не иметь перспектив развития бизнеса. Внедрение может быть очень дорогим и утомительным. По окончании внедрения можно получить проблему в удобстве работы: трудоемкости использования, интуитивно не понятной, имеющей большое количество ограничений и особенностей.

Для решения данной проблемы не следует рассматривать бренд. Лучше рассматривать задачи, которые решались этой системой. Этот перечень для каждой организации будет свой, но вот часть из них: стоимость внедрения и эксплуатации системы; удобство и открытость для интеграции; наличие удобных и понятных интерфейсов; гибкость и понятность настроек; возможность пошагового внедрения; разработчик является внедренцем;

наличие опыта внедрений в выбранном направлении; удобный пользовательский интерфейс; наличие специалистов, работающих с данной системой; перспективы системы и разработчика.

На основе анализа выше сказанного, приходим к выводу: необходима система, которая будет включать в себя ЕЯР-систему в себя, которая будет удобна в работе, гибка и интероперабельна не только внутри системы, но и с внешними приложениями. Эта система должна быть объектно-ориентирована для удобства программирования, умеренно стандартизирована, функциональна, иметь высокий уровень самоорганизации и одно из представлений в виде бизнес-процессов, такой подход позволяет говорить о развитии корпоративных информационных систем [12] с высоким уровнем интероперабельности.

Итак, информационные системы находятся на всех стадиях производственного процесса и должны включать элементы:

информационное пространство должно быть четко описано на каждом направлении деятельности и иметь четкие инструкции взаимодействия между его составляющими;

информационные системы пространства должны включать в себя все формы документов и отчетов, структуру справочников и данных, механизм их взаимодействия и использования;

должен иметься регламент развития информационного пространства и правил изменения его составляющих и их взаимодействия;

наличие пользователей и сопровождающего отдела корпоративных информационных систем, которые работают с такими системами и проводят мелкие их изменения и обеспечивают их интероперабельность;

наличие регламентов работы с отдельными составляющими программного комплекса конечными пользователями и регламента работы сопровождающего отдела по обеспечению работы комплекса и проведения его обновления и, при необходимости, замены;

необходима аппаратно-техническая база, которая будет соответствовать требованиям по эксплуатации программного комплекса;

наличие обновляемых инструкций в свободном доступе, регламента обучения сотрудников, повышения их квалификации и сертификации.

Следует упомянуть, что какова бы не была информационная система, она не умеет принимать решения. На основании показателей системы принимаются решения. Равно, как и следует сказать, что прямой прибыли информационные системы не приносят, но посредством нее можно получить больший доход, который позволяет окупить затраты на внедрение информационной системы и получить большую прибыль по сравнению с той, которая была бы, если не внедрять комплекс.

Предыдущие проекты отечественных разработчиков были узкоспециализированы и узконаправлены, создавались как индивидуальные системы учета в рамках отдельного предприятия и силами отдела АСУ в режиме дефицита ресурсов. При этом не было никакой методологии управления разработкой.

Проблемы, которые следует учесть при создании программных: повысить уровень функциональности систем и их интероперабельность; создать максимально гибкие настройки; использовать наилучшую математическую модель, благоприятно влияющую на развитие функциональности; увеличение стабильности работы; использование новейших технологий обработки данных; ведение актуальной технической и пользовательской документации; требуется использовать достоверную маркетинговую информацию; поиск финансово стабильного разработчика.

При выборе требуемого программного комплекса следует четко руководствоваться целями, которые следует достигнуть, четко представлять ожидаемый эффект. Выбор программного комплекса является составной частью процесса внедрения информационной системы и не должен быть ориентирован полностью на выбираемый софт, ведь основной целью данного внедрения является оптимизация управленческой инфраструктуры. В этом случае внедрением должны заниматься не программисты, а бизнес-консультанты.

По мнению [13] стадии проекта следующие:

1) определение целей проекта;

2) обследование предприятия и подготовка к проекту внедрения;

3) выбор поставщика программного комплекса;

4) управление проектом построения и развития информационной системы.

Отметим, что процесс управления развитием интероперабельной информационной системы является бесконечным: его направление развития определяется темпом изменения всех составляющих системы и развитием бизнеса организации.

После внедрения информационной системы возникает следующий виток, за ним новые, связанные с изменениями в той или иной области, в том или ином направлении строительной организации. На решение этих задач уже привлекаются не дорогостоящие внешние консультанты, а сертифицированные сотрудники своей компании. Однако отказаться полностью от бизнес-консультаций внешних профессионалов полностью не получится. Это связано и с изменениями в отрасли, не являющейся профильной, появлением новых возможностей, о которых практически ничего неизвестно, и многих других фактов.

Получившаяся ситуация дает почву к зарождению корпоративного информационного пространства, которое будет развиваться согласно внутренним потребностям самой организации быть интероперабельной внутри информационного пространства и поддерживать интероперабельность с внешними программными продуктами и комплексами, позволит решать целый ряд новых, перспективных задач отрасли [2—4, 6—8, 10, 11, 14, 15].

Библиографический список

1. Нанеишвили Г.Д. Определение к терминам ERP и требования к ERP-системам 2013. Режим доступа: http://dub.cnews.ru/blogs/entry/opredelenie_termma_erp_i_trebo-vaniya_k_erpsistemam. Дата обращения: 05.2013.

2. ВолковА.А. Системы активной безопасности строительных объектов // Жилищное строительство. 2000. № 7. С. 13.

3. Волков А.А. Иерархии представления энергетических систем // Вестник МГСУ 2013. № 1. С. 190—193.

4. Sedov A., Volkov A., Chelyshkov P. Usage of building information modeling for evaluation of energy efficiency. Applied Mechanics and Materials (Trans Tech Publications, Switzerland). 2013, vol. 409—410, pp. 630—633.

5. Андреев В. За границами ERP. 16.03.2006. Режим доступа: http://www.interface. ru/fset.asp?Url=/chapters/news.htm. Дата обращения: 11.04.2013.

6. Volkov A., Sukneva L. Programming applications of computer aided design and layout of the complex solar panels. Applied Mechanics and Materials (Trans Tech Publications, Switzerland). 2013, vol. 411—414, pp. 1840—1843.

7. Волков А.А., Ярулин Р.Н. Автоматизация проектирования производства ремонтных работ зданий и инженерной инфраструктуры // Вестник МГСУ 2012. № 9. С. 234—240.

8. Волков А.А., Игнатов В.П. Мягкие вычисления в моделях гомеостата строительных объектов // Вестник МГСУ 2010. № 2. С. 279—282.

9. Гнатуш А. ERP-системы: «за», «против» или воздержаться. 17.02.2006. Режим доступа: http://www.interface.ru/fset.asp?Url=/chapters/news.htm. Дата обращения: 12.04.2013.

10. Волков А.А., Воднев Н.Н. Системотехника численных представлений качественных параметров среды жизнедеятельности: рекурсивное погружение на уровни детализации объекта // Промышленное и гражданское строительство. 2013. № 7. С. 29—32.

11. Волков А.А. Гомеостатическое управление зданиями // Жилищное строительство. 2003. № 4. С. 9—10.

12. Рубцов С. Системы управления бизнес-процессами и корпоративная культура. 11.12.2001. Режим доступа: http://www.pcweek.ru/idea/article/detail.php?ID=60155. Дата обращения: 17.04.2013.

13. Верников Г. Корпоративные информационные системы: не повторяйте пройденных ошибок. 06.02.2002. Режим доступа: http://www.cfin.ru/vernikov/kias/errors. shtml. Дата обращения: 17.04.2013.

14. Волков А.А. Безопасность строительных объектов в чрезвычайной ситуации // Сельское строительство. 2000. № 3. С. 42—43.

15. Волков А.А., Пихтерев Д.В. К вопросу об организации информационного обеспечения строительного объекта // Вестник МГСУ 2011. № 6. С. 460—462.

Поступила в редакцию в октябре 2013 г.

Об авторе: Аникин Дмитрий Васильевич — инженер отдела корпоративных информационных систем, ФГБОУ ВПО «Московский государственный строительный университет» (ФГБОУ ВПО «МГСУ»), 129337, г. Москва, Ярославское шоссе, д. 26, AnikinDB@mgsu.ru.

Для цитирования: Аникин Д.В. Причины и этапы переход от ERP к корпоративным информационным системам // Вестник МГСУ. 2013. № 10. С. 278—286.

D.V. Anikin

REASONS AND STAGES OF TRANSITION FROM ERP TO ENTERPRISE INFORMATION SYSTEMS

The article states the need for enterprise information systems, the disadvantages of ERP are discusses. For any business application ERP-system has specific delusions that make the choice of the optimal information system difficult.

In addition to ERP systems, there is a specific list of other systems: asset management, product lifecycle management at all stages, operations management, customer relationship management, the management of the overall performance of the company, supply chain management, project management, service management, portals outside interference.

A construction company must be prepared to work with a great number of customers, to understand what they need and when, not to disappoint their expectations, be prepared for the fact that customers can be not in the same region as the construction company. Senior management should be able to work with subcontractors, time contracts, freelancer workers, be aware of the financial affairs of the company.

When choosing software package, a company should be guided by its aims, clearly understand the expected effect. Choosing software system is an integral part of the process of information systems implementation. It should not be focused entirely on the selected software, after all, the main purpose of this introduction is to optimize the infrastructure management. In this case, not programmers, but business consultants must deal with the implementation.

A system that will include the ERP-system is needed, which will be easy to operate, flexible and interoperable not only internally, but also with external applications. This system should be object-oriented for easy programming, reasonably standardized, functional, have a high level of self-organization and to have one of the representations in the form of business processes.

The stages of the project of implementing interoperable enterprise information systems are the following: definition of the project aims; enterprise inspection and preparation for the project of implementation, the choice of software package supplier, management of the project of information system construction and development.

Key words: ERP, information systems, enterprise information system, stages of implementation.

References

1. Naneishvili G.D. Opredelenie k terminam ERP i trebovaniya k ERP-sistemam [Definitions to the Terms of ERP and Requirements to ERP-systems]. 2013. Available at: http:// club.cnews.ru/blogs/entry/opredelenie_termina_erp_i_trebovaniya_k_erpsistemam Date of access: 05.2013.

2. Volkov A.A. Sistemy aktivnoy bezopasnosti stroitel'nykh ob"ektov [Active Safety Systems of Construction Sites]. Zhilishchnoe stroitel'stvo [House Construction]. 2000, no. 7, p. 13.

3. Volkov A. A. lerarkhii predstavleniya energeticheskikh sistem [Hierarchies of Description of Energy Systems]. Vestnik MGSU [Proceedings of Moscow State University of Civil Engineering]. 2013, no. 1, pp. 190—193.

4. Sedov A., Volkov A., Chelyshkov P. Usage of Building Information Modeling for Evaluation of Energy Efficiency. Applied Mechanics and Materials (Trans Tech Publications, Switzerland). 2013, vol. 409—410, pp. 630—633.

5. Andreev V. Za granitsami ERP [Beyond the Limits of ERP]. 2006. Available at: http:// www.interface.ru/fset.asp?Url=/chapters/news.htm Date of access: 11.04.2013.

6. Volkov A., Sukneva L. Programming Applications of Computer Aided Design and Layout of the Complex Solar Panels. Applied Mechanics and Materials (Trans Tech Publications, Switzerland). 2013, vol. 411—414, pp. 1840—1843.

7. Volkov A.A., Yarulin R.N. Avtomatizatsiya proektirovaniya proizvodstva remontnykh rabot zdaniy i inzhenernoy infrastruktury [Computer-Aided Design of Repairs of Buildings and the Engineering Infrastructure]. Vestnik MGSU [Proceedings of Moscow State University of Civil Engineering]. 2012, no. 9, pp. 234—240.

8. Volkov A.A., Ignatov V.P. Myagkie vychisleniya v modelyakh gomeostata stroi-tel'nykh ob"ektov [Soft Computing of the Homeostat Models of Buildings]. Vestnik MGSU [Proceedings of Moscow State University of Civil Engineering]. 2010, no. 2. pp. 279—282.

9. Gnatush A. ERP-sistemy: «za», «protiv» ili vozderzhat'sya [ERP-systems: in favor, against, abstentions]. 2006. Available at: http://www.interface.ru/fset.asp?Url=/chapters/ news.htm Date of access: 12.04.2013.

10. Volkov A., Vodnev N.N. Sistemotekhnika chislennykh predstavleniy kachestvennykh parametrov sredy zhiznedeyatel'nosti: rekursivnoe pogruzhenie na urovni detalizatsii ob"ekta [Numerical Representation System Engineering of the Quality Parameters of Living and Working Environment: Recursive Exposure into Detailization Levels of an Object]. Promyshlennoe i grazhdanskoe stroitel'stvo [Industrial and Civil Engineering]. 2013, no. 7, pp. 29—32.

11. Volkov A.A. Gomeostaticheskoe upravlenie zdaniyami [Homeostatic Management of Buildings]. Zhilishchnoe stroitel'stvo [House Construction]. 2003, no. 4, pp. 9-10.

12. Rubtsov S. Sistemy upravleniya biznes-protsessami i korporativnaya kul'tura [Systems of Business Processes Management and Corporate Culture]. 2001. Available at: http:// www.pcweek.ru/idea/article/detail.php?ID=60155 Date of access: 17.04 2013.

13. Vernikov G. Korporativnye informatsionnye sistemy: ne povtoryayte proydennykh oshibok [Enterprise Information Systems: Do not Repeat Past Mistakes]. 2002. Available at: http://www.cfln.ru/vernikov/kias/errors.shtml. Date of access: 17.04.2013.

14. Volkov A.A. Bezopasnost' stroitel'nykh ob"ektov v chrezvychaynoy situatsii [Safety of Construction Projects in Emergency Situations]. Sel'skoe stroitel'stvo [Rural Construction]. 2000, no. 3, pp. 42—43.

15. Volkov A.A., Pikhterev D.V. K voprosu ob organizatsii informatsionnogo obespech-eniya stroitel'nogo ob"ekta [On the Issue of Arrangement of Information Support of a Construction Facility]. Vestnik MGSU [Proceedings of Moscow State University of Civil Engineering]. 2011, no. 6, pp. 460—462.

About the author: Anikin Dmitrii Vasilevich — Engineer, Department of Enterprise Information Systems, Moscow State University of Civil Engineering (MGSU), 26 Yaro-slavskoe shosse, Moscow, 129337, Russian Federation; AnikinDB@mgsu.ru.

For citation: Anikin D.V. Prichiny i etapy perekhod ot erp k korporativnym informatsion-nym sistemam [Reasons and Stages of Transition from ERP to Enterprise Information Systems]. Vestnik MGSU [Proceedings of Moscow State University of Civil Engineering]. 2013, no. 10, pp. 278—286.