Спасти и сохранить

О том, как правильно организовать хранение документов, написаны десятки томов специальной литературы. Однако на практике все решает размер бюджета, возможности площадей и особые потребности заказчика.

Библиотечный фон
За многие годы в крупной тренинговой компании было накоплено огромное количество книг, учебной литературы и методических материалов. Отсутствие единого архивного пространства осложняло сотрудникам жизнь: на походы к шкафам, расположенным по всему офису, и обратно, на поиски нужных справочников уходила уйма времени. Кроме того, в офисе не было подходящих мест для работы с литературой, поэтому редкие и ценные книги периодически пропадали.

Переехав в новый офис, руководители компании решили исправить ситуацию и организовать удобную систему хранения. Специалисты по проектированию Orgspace Consulting после проработки нескольких вариантов предложили создать отдельную библиотеку и полностью уйти от идеи расположения архивных шкафов внутри какой-либо из зон офиса. В результате проектирования нового помещения было найдено оптимальное решение – для будущей библиотеки выделили 75 кв. м недалеко от входа в офис компании. Благодаря такой планировке библиотека становилась естественной границей между представительской частью, активно посещаемой клиентами компании, и бэк-офисом, где для работы менеджеров необходимы приватность и тишина.

Различные комбинации шкафов позволяли настроить функциональное пространство на эффективное хранение разноформатной литературы. Шкафам же была отведена роль перегородок, которые защищают библиотеку от офисного шума и поддерживают в ней спокойную, тихую и комфортную рабочую атмосферу.

Принимая во внимание ограничения по площади, были спроектированы специальные рабочие терминалы, оснащенные кабель-каналами для ноутбуков. Подобная конструкция обеспечивала необходимый уровень приватности на каждом месте, позволяя людям полностью сосредоточиться на своей деятельности. Также были созданы компактные места для чтения.

Планировочные решения помогли наладить продуктивную работу в зоне архивного хранения, сократив потери времени на хождения по офису в поисках нужного шкафа и обратно. А использование корпоративных цветов в мебельных решениях позволило подчеркнуть фирменный стиль, что также немаловажно для имиджа крупной тренинговой компании.

Бэк-офис с антресолями
По наблюдениям проектировщиков компании «Юнитекс», заказчики в большинстве случаев выбирают мебель для своих архивов, исходя из финансовых возможностей и специфики работы. Не так давно дизайнеры «Юнитекса» создавали интерьеры помещений Верховного суда РФ. Верховный суд – организация бюджетная, поэтому мебель для оборудования кабинетов выбирали из среднего ценового сегмента. Заказчику были предложены шкафы с антресолями, из стандартных позиций серии «Формула», произведенной мебельным комбинатом «Сторосс» (входит в группу «Юнитекс»). Этими же шкафами укомплектовали оперативный архив, где хранятся документы, которые должны быть всегда под рукой. Шкафы расположили непосредственно в рабочих кабинетах и во всех подразделениях Верховного суда. Однако в списке задач стояла и организация отдельных архивных помещений общей площадью более 500 кв. м. Там из шкафов той же серии собрали целостные группы – системы хранения.

В данном случае для архива отвели просторное помещение. Если же речь идет о небольшом пространстве, лучше выбирать шкафы-хранилища с раздвижными (т. е. нераспашными) дверями. Это позволяет экономить место, поскольку для архивов чаще всего выделяются помещения малой площади.

Работая над системой хранения документов для Института телевидения и радиовещания, «Юнитекс» использовал другой подход. Самым сложным пунктом этого заказа оказался шкаф для файлов формата А1. Рассмотрев десяток вариантов, специалисты компании подобрали металлические шкафы Bisley производства Великобритании. Эта модель снабжена вертикальной системой хранения файлов, что удобно в эксплуатации. Шкафы разместят в архиве, под который выделено особое помещение. А в комплектации рабочих мест сотрудников (то есть для ежедневной офисной работы) ограничатся многоящичными шкафами – это просто, недорого и практично.