Повышение эффективности управленческой деятельности в региональных подразделениях ОАО РЖД

15

Проблематика транспортных систем Библиографический список

1. Общая теория статистики: статистическая методология в изучении коммерческой деятельности / О. Э. Башина, А. И. Харламов, А. А. Спирин, В. Т. Бабурин. -М. : Финансы и статистика, 1994. - 295 с. - ISBN 5-279-00845-1.

2. Методология анализа и прогнозирования развития транспортного комплекса региона / О. В. Буреш. - М. : Финансы и статистика, 2003. - 311 с. - ISBN 5-279-027391:1000.

3. Целевой подход к оценке социально-экономических процессов на транспорте / М. Г. Григорян // Вестник ИНЖЭКОНа (сер. Экономика). - СПб. : СПбГИЭУ, 2008. -Вып. 3 (22). - 169 с. - ISBN 978-5-88996-834-4.

4. Временные ряды / М. Кендалл. - М. : Финансы и статистика, 1992. - 168 с.

5. Принцип совершенствования системы управления ОАО «Российские железные дороги» / Т. П. Коваленок, О. М. Рассказова, В. М. Артимович // Экономика и менеджмент на транспорте : сб. науч. тр. - СПб. : СПбГИЭУ, 2009. - Вып. 6. - 236 с. -ISBN 978-5-88996-962-7.

6. Стратегический разрыв: технологии воплощения корпоративной стратегии в жизнь / М. Ковени, Д. Гэнстер, Б. Хартлен, Д. Кинг ; пер. с англ. - М. : Альпина Бизнес Букс, 2004. - 230 с. - ISBN 5-9614-0100-6.

7. К вопросу об оценке деятельности предприятия / Г. А. Кононова // Экономика и менеджмент на транспорте : сб. науч. тр. - СПб. : СПбГИЭУ, 2010. - Вып. 7. -179 с. - ISBN 5-88996-981-7.

8. Методы проведения экономических исследований / М. Сондерс, Ф. Льюис, Э. Торнхилл ; пер. с англ.. - М. : Эксмо, 2006. - 622 с. - ISBN 5-699-18513-5.

9. Руководство по экспертным системам / Д. Уотерман ; пер. с англ. - М. : Мир, 1989. - 388 с. - ISBN 5-03-00119-6.

Статья поступила в редакцию 01.06.2010;

представлена к публикации членом редколлегии А. Н. Ефановым.

УДК 6565.2

А. Е. Красковский, В. Г. Рейнгардт, В. А. Касаткин

ПОВЫШЕНИЕ ЭФФЕКТИВНОСТИ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ В РЕГИОНАЛЬНЫХ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯХ ОАО РЖД

Рассмотрены предложения по сокращению затрат на систему управления в условиях структурной реформы путем оптимизации организационной структуры и внедрения принципов процессного подхода. Предлагается провести ревизию управленческих процессов, их нормативного обеспечения, влияния на конечный результат деятельности. На основе системного подхода планируется провести реорганизацию управленческих процессов.

ISSN 1815-588 X. Известия ПГУПС

2010/4

16 Проблематика транспортных систем

реформа системы управления, процессный подход, организационная структура, управленческая деятельность, сокращение издержек.

Введение

Структурная реформа системы управления ОАО РЖД, основанная на организационном обособлении функциональных подразделений в виде вертикально интегрированных дирекций, перешла в стадию практической реализации. При этом региональные (железные дороги) и территориальные (отделения) уровни управления трансформируются в подразделения корпоративного управления с функциями координации участников перевозочного процесса и реализации политики ОАО РЖД на местах. Административные методы управления заменяются корпоративными и нормативнорегламентными.

В такой организационной структуре объективно возрастают риски снижения управляемости перевозочным процессом и ухудшения состояния безопасности движения. Создаются дополнительные структуры, обеспечивающие необходимый уровень взаимодействия дирекций в процессе совместной деятельности. Все это создает тенденцию роста издержек и может стать препятствием при дальнейшем осуществлении реформ, свести на нет повышение эффективности основной деятельности ОАО РЖД.

Механическое сокращение персонала невозможно без отладки управленческой деятельности, в противном случае может наступить потеря управляемости перевозочным процессом и, как следствие, ухудшение показателей безопасности движения.

В свое время профессор Э. Деминг, консультируя одну из американских корпораций, произнес известную фразу: «Обратите внимание на процессы», подразумевая производственные процессы. Предметом внимания в наше время стали в первую очередь процессы управления.

Сокращение расходов на систему управления и повышение эффективности ее работы представляет собой важнейшее направление при решении задачи сохранения потенциала ОАО РЖД, выполнения ее миссии: содействие росту экономики и поддержание социальной стабильности.

1 Характеристика издержек, обусловленных системой управления

1.1 Проблемы эксплуатационной работы

Эксплуатационную работу железных дорог можно представить в виде трех групп процессов: ресурсного обеспечения, производства и сбыта услуг.

Исходя из предложенной классификации несоответствий производственных процессов, была рассмотрена деятельность ключевого подразделения Центрального аппарата (ЦА) в управлении перевозочным процессом -Дирекции управления движением и её региональных подразделений. По

2010/4

Proceedings of Petersburg Transport University

Проблематика транспортных систем

17

результатам анализа производственной деятельности были сформулированы основные проблемы и причины их возникновения в эксплуатационной работе, которые приведены в таблице 1.

ТАБЛИЦА 1. Основные проблемы в организации эксплуатационной работы

Проблема Причины возникновения Последствия

Ресурсное обеспечение

Отсутствие стратегической направленности в планировании эксплуатационной работы Не проработаны управленческие механизмы постановки стратегических целей компании и СПОСОБЫ их достижения Неэффективная организация перевозочного процесса, использования инфраструктуры и подвижного состава. Недополученные доходы, дополнительные эксплуатационные затраты

Несвоевременное обеспечение составов локомотивами и локомотивными бригадами Несоблюдение норм времени нахождения локомотивов в депо на ТО, ремонте и экипировке. Массовый заход локомотивов в депо без необходимости. Низкий уровень взаимодействия маневровых диспетчеров станций с дежурными локомотивных депо Превышение норм нахождения локомотивов в депо. Непроизводительные маневровые работы и неоправданная загрузка горловин станций. Непроизводительные простои составов в ожидании локомотивов

Дефицит вагонов под погрузку Износ вагонного парка и неэффективное его использование Невыполнение заявок на перевозки и недополученные доходы

Производственная деятельность

Неполное использование резервов технологического улучшения эксплуатационной работы Несистемный характер планирования. Отсутствие методик планирования, учитывающих многочисленные факторы влияния на эксплуатационную работу Потери от простоев поездов, недоиспользования пропускной и перерабатывающей способности из-за несоответствия планов и нормативов возможностям станций

Недостаточная эффективность оперативного управления перевозочным процессом Отсутствие моделей для прогнозирования предстоящих событий и заблаговременного выявления несоответствия потребностей в перевозках и возможностей железных дорог Неэффективное использование пропускной и перерабатывающей способности инфраструктуры и подвижного состава

Неритмичность работы сортировочных станций Неравномерность подвода и несвоевременность вывоза поездов Невосполнимые потери перерабатывающей и пропускной способности станций. Непроизводительные простои вагонов

Сбыт

Недостаточная заинтересованность линейных предприятий Несоответствие подходов и методик оценки деятельности стратегическим целям. Потери от простоев поездов, недоиспользования пропускной и перерабатывающей спо-

ISSN 1815-588 X. Известия ПГУПС

2010/4

18

Проблематика транспортных систем

Проблема Причины возникновения Последствия

в улучшении технологий и реальном снижении эксплуатационных расходов Инерционность старой системы управления деятельностью по объемным показателям собности. Неудовлетворенность клиентов

Недостаточная эффективность местной работы Несвоевременное поступление местных вагонов на станции выгрузки и подача на грузовые фронты. Распыленность выполнения грузовых операций на многих станциях. Отсутствие должного взаимодействия Около 50% станций, выполняющих грузовые операции, являются убыточными. Потери в выгрузочной способности грузовых фронтов. Простои вагонов в ожидании подачи на грузовые фронты

Оценка проблем, имеющих место в эксплуатационной работе, показала, что потери в системе управления сопоставимы с потерями в производственной сфере; основной их причиной является неотлаженность системы управления.

1.2 Издержки в иерархической управленческой структуре

Причины непроизводительных издержек в иерархической функционально организованной системе управления можно классифицировать следующим образом.

Горизонтальные издержки - обусловлены функциональными барьерами между подразделениями одного уровня управления, преобладанием «местнических» интересов. Характерно увеличение затрат времени и сил на согласование и утверждение документов, что приводит к увеличению штата производственных единиц и часто к созданию дополнительных структур.

Вертикальные издержки - обусловлены административным давлением по вертикали управления со стороны вышестоящих организационных структур уровня. Характерны чрезмерное число совещаний, излишний документооборот, неоправданно большое количество нормативов, показателей и форм отчетности, вмешательство в хозяйственную деятельность, что является прямой предпосылкой отвлечения персонала от производственной деятельности.

По приблизительной оценке количество нормативов в ОАО РЖД достигает 19 268.

В настоящее время происходит «лавинообразное» наращивание директивных, информационных и нормативных документов вследствие дублирования и интерпретации распоряжений, поступающих в линейные предприятия. Этот процесс иллюстрируется графической схемой, приведенной на рис. 1, поясняющей процесс дублирования различных докумен-

2010/4

Proceedings of Petersburg Transport University

Проблематика транспортных систем

19

тов, поступающих на линейное предприятие от вышестоящих управленческих структур.

Сокращение отделенческого уровня управления и обособление региональных дирекций должно несколько снизить этот поток, но полностью эту проблему не решает, поскольку документы могут поступать одновременно из различных отделов региональной или центральной дирекции и других органов корпоративного управления.

Распоряжения ЦА ОАО РЖД

Рис. 1. Процесс дублирования поступающих на линейное предприятие документов и распоряжений от дорожного и отделенческого уровней управления

2 Предложения по сокращению издержек

путем упорядочения управленческой деятельности

2.1 Постановка цели проекта по снижению издержек в управленческой деятельности

Вариантами измерителя цели являются:

1) оптимизация численности управленческого персонала;

2) сокращение издержек в стоимостном выражении;

3) повышение производительности труда.

Доступность и простота первого варианта позволяют принять его в качестве основного.

Идея цели заключается в переходе от функционального управления к процессному. В структурных подразделениях системы управления ОАО

ISSN 1815-588 X. Известия ПГУПС

2010/4

20

Проблематика транспортных систем

РЖД предлагается осуществить комплекс мероприятий по повышению качества управленческих решений за счет внедрения процессных технологий управления. Схематично программа действий по совершенствованию управления представлена на рис. 2.

Рис. 2. Последовательность действий по совершенствованию управления

2.2 Внедрение процессных технологий управления

Становление системного менеджмента обусловило возникновение принципиально новой технологии - процессного управления ресурсами.

На основе этой технологии предлагается осуществить концентрацию и специализацию видов управленческой деятельности в ОАО РЖД.

В ходе проводимой структурной реформы эти процессы уже набирают силу. Однако причиной относительно низкой эффективности структурной реформы остается сохранение архаичных принципов и стереотипов при организации системы управления во вновь создаваемых структурах.

Применение процессного подхода лишь декларируется, характер управленческих связей между подразделениями трансформируется из административных в корпоративно-регламентные.

Авторами предлагается процессно-ресурсный подход к управлению, основанный на приоритетах системной увязки и согласования процессов путем распределения ресурсов как технологии управления.

В такой модели взаимоувязаны процессы управления, ресурсного обеспечения, преобразования ресурса в продукт (результат) и использования (передачи) результата. На рис. 3 приведен вариант построения принципиальной процессной модели деятельности для органа управления.

2010/4

Proceedings of Petersburg Transport University

ISSN 1815-588 X. Известия ПГУПС 2010/4

Информация.

нормативно-

распорядительные

документы

Управленческие

Ресурсы

Рис. 3. Принципиальная процессная модель органа управления

Проблематика транспортных систем

22

Проблематика транспортных систем

При создании процессных моделей используется принцип вложенности процессов («матрешки»), позволяющий декомпозировать модель на необходимое количество уровней управления, воспроизводя всю систему процессов на более детальном или локальном уровне. Такой подход существенно отличается от описаний процессов в нотациях IDF0, IDF3, ARIS EPG, в которых при декомпозиции происходит лишь детализация последовательности действий.

2.3 Приведение структуры и штатов в соответствие

с процессами деятельности

В соответствии с процессной моделью органа управления формируется типовая организационная структура (рис. 4), построенная в соответствии с классическим управленческим циклом PDCA.

В каждом из отделов реализуется цикл управленческой деятельности -процессы подготовки, принятия и реализации управленческих решений. В отношении оперативного управления это оправдано, так как решающим фактором здесь является время. Что касается долгосрочного и среднесрочного планирования - реализация процессов подготовки и принятия стратегических решений может быть объединена в специализированных подразделениях, благодаря чему повысится качество этих решений.

В основу организационной структуры положен процессный принцип организации управления, снижающий функциональное дублирование и информационные барьеры внутри подразделения. С целью повышения качества управленческих решений реализация процессов подготовки и принятия долгосрочных и среднесрочных планов (стратегических решений) объединена в специализированных подразделениях.

В приведенной схеме подразделения информационного обеспечения и планирования деятельности реализуют процессы материального и информационного обеспечения, подразделения по организации деятельности выполняют процессы организации деятельности - подготовку и утверждение проектов мероприятий, нормативов, технологических процессов, контрольных показателей. Контрольно-исполнительный отдел осуществляет доведение принятых документов до нижестоящих подразделений, организует контроль сбора данных, проверку их достоверности и передает результаты в подразделение информационного обеспечения.

При выполнении многочисленных параллельных процессов производственных отделов может быть несколько - по основным направлениям деятельности.

Важно отметить, что руководство нижестоящими подразделениями и организациями, запросы на предоставление отчетности и контроль объективности данных осуществляются только через контрольноисполнительный отдел, что существенно сокращает количество линий воздействия по сравнению с действующей схемой (см. рис. 1).

2010/4

Proceedings of Petersburg Transport University

ISSN 1815-588 X. Известия ПГУПС 2010/4

Распоряжения

I Аналитические j I записки, доклады, { I отчеты | L________________I

Руководство

Проекты

стратегий,

планов,

программ,

бюджетов

Приказы, | планы, заявки | Информационно' аналитический

j’* Информацией- | 1 ный запрос ,

Нормативные, 1 отдел 1 Систематизм- 1

технологические f t рованная, 1

и бюджетные j 1 упорядоченная

документы ( J информация |

I Предложения ] по улучшению I деятельности

i______________

Утверждённые

документы,

направление

на

корректировку

Проекты

производств

венных

планов,

мероприятий

Плановый отдел

Г Проекты 1 планов ъ i | Анализ, ТЭО г к

Экспертная группа

Экономическая группа

I Корректировка

Утверждённые-

стратегии,

планы,

программы,

бюджеты

I Административные I распоряжения

Ч

I

Утверждённые документы, | направление | i на |

корректировку |

Оперативноэкстренная информация по ключевым показателям

Производственный

отдел

Мониторинг

Утвержденные произволстеен-, ные планы,

I___nopgj™.______

Отдел контроля {сбор достоверных данных)

Данные по ключевым показателям, оценка результативности и эффективности

Оперативная

информация

{доклады,

требования)

Производственные J плены, | доведённые j ДО I исполнителя | _____________I

Подчиненные

структурные

подразделения

Рис. 4. Типовая организационная структура органа управления

ю

U)

Проблематика транспортных систем

24

Проблематика транспортных систем

2.4 Оценка ожидаемых результатов

Принципиальную оценку практических результатов реализации данного подхода можно получить благодаря представлению управленческой деятельности в соответствии с классическим циклом PDCA.

При переходе от функционального к процессному управлению происходит сокращение времени на реализацию цикла деятельности (рис. 5).

4

t ф

4

Реализация функции

Реализация процесса

Планирование Исполнение Контроль Коррекция

t п

At

P D C A <—— Эффект

Рис. 5. Реализация цикла деятельности (PDCA) при функциональном и процессном управлении

Эффект достигается за счет повышения качества планирования и организации производственной деятельности. Концентрация планирования в специализированном подразделении, применение технологий подготовки и принятия решений, рассмотрение альтернативных вариантов, отлаженное ресурсное обеспечение, с одной стороны, увеличивают продолжительность этапа планирования, с другой - значительно сокращают этапы исполнения, контроля и коррекции.

Уменьшение времени на этапе исполнения происходит за счет сокращения повторных рассмотрений управленческих решений (итераций), улучшения взаимодействия; на этапе контроля - за счет сокращения точек контроля, уменьшения числа контрольных показателей; на этапе коррекции - за счет постоянного совершенствования и отладки процессов.

Сокращение времени на реализацию цикла деятельности обусловливает сокращение численности управленческого персонала, которое будет происходить планомерно, по мере реорганизации и отладки процессов управления.

2010/4

Proceedings of Petersburg Transport University

Проблематика транспортных систем

25

Заключение

В условиях проведения структурной реформы ОАО РЖД объективно возникает потребность в увеличении управленческого и обеспечивающего персонала вновь образуемых структур.

Негативной тенденции снижения управляемости, роста непроизводительных издержек на систему управления необходимо противопоставить не только сокращение одного из уровней управления, но и оптимизацию процессов и технологий управления.

Предварительный анализ показал, что в данном направлении имеются большие резервы повышения производительности управленческого труда и качества принимаемых решений. Это является основной предпосылкой сокращения издержек, порождаемых деятельностью системы управления.

Предлагается провести ревизию управленческих процессов, их нормативного обеспечения, полномочий и ответственности, влияния на конечный результат деятельности. На основе системного подхода планируется провести реорганизацию управленческих процессов.

В результате произойдет снижение уровня бюрократизации до величин рациональной достаточности, резкое сокращение документооборота и высвобождение управленческого штата в пределах 10-15%.

За счет введения регламентации принятия управленческих решений повысится обоснованность и результативность проектов, планов и инвестиционных программ. Выверенные управленческие решения позволят поднять эффективность деятельности компании, стать основой для дальнейших улучшений.

Библиографический список

1. Основы научной организации управления на железнодорожном транспорте : метод. пособие / А. Е. Красковский. - М. : Техинформ, 2007. - 152 с. - ISBN 5-7641-0151-4.

2. Принятие управленческих решений на железнодорожном транспорте: история и современность : монография/ А. Е. Красковский, В. В. Фортунатов. - СПб. : ПГУПС, 2009. - 274 с. - ISBN: 978-5-7641-0218-4.

3. Процессный подход к управлению. Моделирование бизнес-процессов / В. В. Репин, В. Г. Елиферов. - 7-е изд. - М. : РИА «Стандарты и качество», 2009. -408 с. - ISBN 978-5-85438-184-0.

Статья поступила в редакцию 02.09.2010.

ISSN 1815-588 X. Известия ПГУПС

2010/4