Автоматизация деятельности типового деканата

-ч ПРИКЛАДНАЯ ИНФОРМАТИКА

№1(31)2011 ' -

Т. В. Алексеева, В. П. Девяткина, Т. А. Шаталина

Автоматизация деятельности типового деканата

В статье рассматриваются возможности повышения эффективности работы со студентами на основе исследования и моделирования бизнес-процессов типового деканата вуза и связанного с ними документооборота, а также технология автоматизации этих бизнес-процессов с помощью специализированных программных средств.

Одной из важнейших задач, стоящих перед вузом на современном этапе развития, становится эффективная организация процессов управления. Широкие возможности для решения этой задачи предоставляют современные информационные технологии. Во многих вузах используются различные информационные системы для автоматизации конкретных сфер деятельности. Но очень часто они не согласованы между собой, имеют разных производителей, различный формат данных и понятийный аппарат. Возникает вопрос интеграции этих систем в единую информационную инфраструктуру, что позволит эффективно управлять образовательной деятельностью, используя современные методы планирования и анализа состояния учебного процесса, обеспечит оперативность и обоснованность принятия решений, потребность в информационном взаимодействии между подразделениями вуза.

Разработка модели бизнес-процессов деканата

Одним из важнейших условий успешного функционирования любого вуза является эффективный обмен информацией между подразделениями. В настоящее время, несмотря на достаточно хорошую укомплектованность компьютерами большинства деканатов, процессы информационного обмена во многих вузах неоптимальны.

Работникам деканатов приходится выполнять огромный объем рутинной работы по учету возрастающего контингента студентов, обеспечению учебного процесса, предоставлению информации в различные подразделения вуза — планово-финансовый отдел, отдел кадров, аспирантуру, приемную комиссию и др. Причем всю информацию необходимо представлять в различных форматах, так как часто во многих вузах действуют разные информационные системы. Это неудобно, потому что приходится вносить изменения сразу в две или три системы, при этом возрастает вероятность допущения ошибок, что приводит к некорректной деятельности не только деканата, но и взаимодействующих с ним отделов.

Цель настоящей статьи — исследование способов повышения эффективности работы типового деканата. Для того чтобы понять, как улучшить делопроизводство деканата, нужно изучить документооборот, выявив основные бизнес-процессы, и рассмотреть возможность их автоматизации с помощью специализированных программных средств.

Документооборот— это движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, отправки адресату или передачи в архив.

Современные системы электронного документооборота обладают механизмом, позволяющим реализовать бизнес-процессы предприятия и гибко под них подстраивать-

104 у

№1(31)2011

ся. В общем виде схема типового бизнес-процесса представлена на рис.1.

Условие

I

— Вход-

Бизнес-процесс

Выход-

!

Хозяин процесса

Рис. 1. Общая схема типового бизнес-процесса

В бизнес-процессах деканата участвуют все его работники. На рисунке 2 приведена организационная структура деканата.

Рассмотрим общую схему бизнес-процессов деканата (рис. 3). Входную информацию будут составлять заявления от студентов, в том числе запросы на выдачу различных справок; сведения о студентах(персональные данные,документы по инцидентам, документы учета посещаемости); список обязательных дисциплин; сведения об успеваемости (баллы) и т.п. На выходе имеем распоряжения, регламенты, личные дела студентов (ЛДС).

Заявления Данные о студентах Список обязательных дисциплин Баллы

Рис. 2. Организационная структура деканата

Конституция РФ, законодательные акты и законы РФ, нормативные и правовые акты Минобрнауки России, устав вуза

Бизнес-процессы деканата

АО

Менеджер

Ректор Зам. декана

Декан

Рис. 3. Бизнес-процессы деканата

->- Распоряжения

Регламент учебного процесса

-^ЛДС

105

№1(31)2011

Конституция РФ, законодательные акты и законы РФ, нормативные и правовые акты Минобрнауки России, устав вуза

Менеджер Зам. декана Декан Ректор

Рис. 4. Основные направления деятельности деканата

Деятельность деканата заключается в выполнении трех основных видов бизнес-процессов (рис. 4): 1) организация учебного процесса; 2) непосредственно работа со студентами; 3) работа с личными делами студентов (ЛДС).

Далее подробно рассмотрим каждый из перечисленных бизнес-процессов.

Организация учебного процесса

Под организацией учебного процесса понимается деятельность деканата (и связанных с ним отделов), направленная на распределение нагрузки на студентов и преподавательский состав относительно имеющихся оборудования и аудиторий.

Для этого вначале составляется учебный план, основанный на требованиях ГОС, а также устанавливается количество студентов, которое вуз может принять в текущем году. Менеджером деканата вносится информация в БД студентов.

Впоследствии проводится мониторинг их посещаемости и успеваемости. Схема организации учебного процесса представлена на рис. 5.

Бизнес-процесса »Составление учебного плана» состоит из двух подпроцессов: «Внесение дополнительных дисциплин» и «Утверждение» (рис. 6).

Базовый учебный план по направлению (специальности) формируется учебно-методической комиссией факультета (деканом и зам. декана), согласуется и утверждается ректором (проректором по учебной работе). Утвержденные копии учебных планов хранятся в деканате факультета и в паспорте направления (специальности) в учебно-методическом управлении (УМУ).

По степени обязательности и последовательности усвоения содержания образовательной программы базовый план включает три группы дисциплин:

1) изучаемые обязательно и строго последовательно во времени;

106 J

№1(31)2011

Конституция РФ, законодательные акты и законы РФ, нормативные и правовые акты Минобрнауки России, устав вуза

I

Е

I

I

£

со 8

Ректор Зам. декана Менеджер

Рис. 5. Схема организации учебного процесса

Конституция РФ, законодательные акты и законы РФ, нормативные и правовые акты Минобрнауки России, устав вуза

Зам. декана Ректор

Рис. 6. Схема бизнес-процесса «Составление учебного плана»

ч 107

№1(31)2011

2) изучаемые обязательно, но непоследовательно;

3) дисциплины, которые студент изучает по своему выбору.

Бизнес-процесс »Формирование групп» состоит из четырех подпроцессов (рис. 7):

1. Формирование списка групп.

2. Распределение студентов по группам.

3. Утверждение списков.

4. Внесение изменений в БД студентов.

Рассматриваемый бизнес-процесс запускается приказом о зачислении студентов в вуз. Перед началом учебного года в деканат поступают списки студентов и утвержденные списки специализаций, на основании которых формируются группы, а затем студенты распределяются по этим группам. Списки групп утверждаются и заносятся в базу данных.

Бизнес-процесс »Мониторинг посещаемости (успеваемости) студентов» (рис. 8) направлен на повышение эффективности образовательного процесса и состоит из сбора и систематизации данных, организации и проведения итоговых меро-

приятий, формирования БД успеваемости, составления и утверждения отчетов для принятия последующих решений.

Работа со студентами

Основная работа со студентами заключается в отслеживании их движения (возможные переводы из других институтов, отчисление, направление и возврат с академического отпуска и т. п.) и обеспечении практики (рис. 9).

Бизнес-процесс »Движение студентов» (рис. 10) запускается заявлением студента с определенной просьбой. Заявление рассматривается и поступает на вход соответствующего бизнес-процесса: «Перевод студента», «Отчисление», «Предоставление академического отпуска», «Восстановление». Результаты реализации перечисленных бизнес-процессов вносятся в базу данных.

Бизнес-процесс »Перевод студента» может быть нескольких видов.

1. Переход студента с одной образовательной программы по направлению подго-

Конституция РФ, законодательные акты и законы РФ, нормативные и правовые акты Минобрнауки России, устав вуза

Зам.декана

Рис. 7. Схема бизнес-процесса «Формирование групп»

№1(31)2011

Конституция РФ, законодательные акты и законы РФ, нормативные и правовые акты Минобрнауки России, устав вуза

I

Е

I

I

£

со 8

Т

Менеджер

Зам. декана

Рис. 8. Схема бизнес-процесса «Мониторинг посещаемости (успеваемости) студентов»

Конституция РФ, законодательные акты и законы РФ, нормативные и правовые акты Минобрнауки России, устав вуза

Л.

Пакет документов

Заявления

Отчет о посещаемости Данные на студентов

Движение студентов

А21

А Р.

Пакет документов

Заявления

Данные

Обеспечение практики

Отчет о результатах ' пройденной практики

Ректор

Т

Зам. декана Декан

Менеджер

Рис. 9. Схема бизнес-процесса «Работа со студентами»

=\109

портфель£> Автоматизированные информационные системы ^-

№1(31)2011

Конституция РФ, законодательные акты и законы РФ, нормативные и правовые акты Минобрнауки России, устав вуза

Менеджер Зам. декана Декан Ректор

Рис. 10. Схема бизнес-процесса «Движение студентов»

товки (специальности) на другую (в том числе с изменением формы обучения) внутри вуза. Осуществляется в соответствии с принятыми Положениями по личному заявлению студента и с предъявлением копии зачетной книжки. На заявлении должны быть виза заместителя декана, которой подтверждается целесообразность перевода, и наличие вакансий. Зам. декана при необходимости устанавливает студенту сроки ликвидации разницы в учебных планах.

2. Перевод студента на другую форму обучения. Осуществляется по следующей схеме: студент обращается в деканат к зам. декана с заявлением, которое рассматривается, затем уточняются детали его нового договора (наличие/отсутствие второй специальности), вычисляется академическая разница и, наконец, договор подписывается сторонами.

Перевод студентов с заочной на очную форму обучения допускается в индивидуальном порядке приказом ректора после успешной сдачи сессии первого или последующих семестров. Основанием для перевода являются наличие вакантных мест, а также ликвидация разницы в учебных планах очной и заочной форм обучения, позволяющие студенту продолжить учебу без повторного обучения на курсе. Перевод с заочной на очную форму обучения на последнем курсе не допускается.

Для решения вопроса о переводе на очную форму обучения студент подает заявление на имя декана с обязательным указанием причины перевода. Декан определяет курс, на который возможен перевод, издает соответствующий приказ.

3. Перевод студента в другую группу. Документооборот осуществляется следую-

110 ,

№1(31)2011

Стандарты, правила, внутренний распорядок

Зам. декана

Рис. 11. Схема бизнес-процесса «Перевод студента»

щим образом: студент приносит заявление менеджеру деканата, который подписывает его и заносит изменение в базу данных.

Схема бизнес-процесса «Перевод студента» изображена на рис. 11.

Рассмотрим бизнес-процесс «Отчисление студента» (рис. 12). Отчисление студента может осуществляться как по собственному желанию, так и в связи с нарушением условий подписанного договора (составленного на основе п. 4 ст. 16 Федерального закона от 22 августа 1996 г. № 125-ФЗ (ред. от 28 декабря 2010 г.) «О высшем и послевузовском профессиональном образовании» (принят ГД ФС РФ 19 июля 1996 г.) и внутреннего распорядка).

Отчисление производится приказом ректора по представлению декана и с согласия первого проректора, рассматривается и затем подписывается ректором. При отчислении студенту выдаются подлинник документа об образовании, на основании которого он был зачислен в вуз, и академическая справка. В личном деле студен-

та остаются копия документа об образовании, заверенная вузом, выписка из приказа об отчислении, а также сданные им студенческий билет, зачетная книжка. Также вносятся изменения в базу данных студентов.

Студент, желающий перевестись в другой вуз, предоставляет в деканат справку установленного образца из принимающего вуза с письменным заявлением об отчислении в связи с переводом и выдаче ему академической справки и документа об образовании из личного дела, на основании которого он был зачислен в вуз. В течение 10 дней со дня подачи студентом заявления издается приказ о его отчислении.

Бизнес-процесс «Восстановление студента» (рис. 13). Восстановление в число студентов вуза лиц, ранее отчисленных из вузов, проводится приказом ректора на все формы обучения независимо от продолжительности перерыва в учебе (кроме исключенных из вуза в том же учебном году), причин отчисления и наличия трудово-

№1(31)2011

Федеральный закон РФ, внутренний распорядок

Менеджер деканата

Рис. 12. Схема бизнес-процесса «Отчисление студента»

го стажа на условиях полной компенсации затрат на обучение.

Студенты, претендующие на восстановление в вузе для продолжения учебы, подают в деканат факультета заявление на имя

ректора по форме согласно принятому Положению.

К заявлению прилагаются: • оригинал документа о предшествующем уровне образования (аттестат об об-

Федеральный закон РФ, внутренний распорядок

§ Р

и ч

8

со

8

и §

е

г

Ч

I

¡8

8

§

¡5

со

Договор, зачетная книжка, студенческий билет

112

Ректор, декан Менеджер

Зам. декана

Рис. 13. Схема бизнес-процесса «Восстановление студента» В преподавательский портфель|£> Автоматизированные информационные системы

№1(31)2011

щем среднем образовании, диплом среднего специального или профессионально-технического учебного заведения на основе общего базового образования);

• академическая справка.

Исходя из представленных студентом документов о результатах прохождения текущей аттестации по учебным дисциплинам до отчисления, устанавливается наличие академической задолженности и (или) расхождений в учебных планах или программах. Студент сдает экзамены по необходимым предметам и при положительных результатах оплачивает обучение, после чего зачисляется в вуз.

Бизнес-процесс «Предоставление академических отпусков» (рис. 14). Продолжительность академического отпуска может составлять от6до12 месяцев.

Решение о предоставлении академического отпуска студентам принимается ректором по представлению декана факультета и оформляется путем издания приказа по вузу. Основания для издания приказа:

• по медицинским показаниям — личное заявление студента и заключение кпинико-

экспертной комиссии учреждения здравоохранения;

• в других исключительных случаях — личное заявление студента и соответствующий документ, подтверждающий основания для получения академического отпуска с указанием причины.

Медицинское заключение или другие документы, являющиеся основанием для предоставления академического отпуска, подаются в деканат вместе с заявлением студента в течение 7 календарных дней после их выдачи студенту. В исключительных случаях (невозможность самостоятельного прибытия) документы и заявление от студента могут быть переданы в деканат его представителем.

Ведение личных дел студентов

Технология ведения личных дел студентов (ЛДС) в разных вузах организована по-разному. В некоторых вузах этот бизнес-процесс входит в состав бизнес-процессов деканата, в других — передан в специализированные подразделения. Схема рассмат-

Образовательные стандарты

Менеджеры Декан

Рис. 14. Схема бизнес-процесса «Предоставление академических отпусков»

ч 113

№1(31)2011

риваемого бизнес-процесса представлена на рис. 15.

Как отмечалось ранее, на каждого поступающего в вуз студента заводится личное дело. В нем хранятся все сданные им документы и материалы вступительных испытаний:

• документ о среднем (полном) образовании или его заверенная копия (перед зачислением заменяется на подлинник);

• медицинская справка по форме 086/У;

• фотокарточки;

• договор.

В период сдачи вступительных испытаний ЛДС пополняется документами об их результатах (экзаменационный лист, письменные работы и т.д.) и протоколом проверки правильности отбора абитуриента к зачислению, имеющего реальный проходной балл.

Личное дело хранится как документ строгой отчетности. После решения Центральной приемной комиссии о зачислении студента оно передается в деканат. Личные дела абитуриентов, не зачисленных в студенты, в течение 6 месяцев хранятся в Центральной

приемной комиссии, а затем уничтожаются. Документы об образовании, фотокарточки высылаются (возвращаются) абитуриентам.

В дальнейшем ЛДС пополняется текущими документами в соответствии с правилами делопроизводства(заявления, копии документов и т.д.).

Прежде чем ЛДС отправится в архив, в него вкладывается копия диплома (и приложения к нему), а также опись (с информацией о вложенных документах).

Разработка регистрационной формы для потока внутренних документов, регламентирующих работу со студентами

Для моделирования данной формы используется Дизайнер форм программы Евфрат. Типовая регистрационная карточка Внутреннего документа (рис. 16) дополнена закладками: «Перевод», «Справка-вызов на сессию», «Отчисление», «Академический отпуск», «Характеристика» (рис. 17).

Требования Министерства образования, внутренний распорядок

114

Менеджеры деканата Рис. 15. Схема бизнес-процесса «Ведение личныхдел студентов»

№1(31)2011

Рис. 16. Форма регистрационной карточки Внутреннего документа

Перевод | Отивив вызсе Отчисление Дкаоем отпуск Характеристика

Рис. 17. Закладки Внутренногодокумента

Закладка »Перевод»

Закладка »Перевод» включает поля, в которые вводятся ФИО студента, номер его студенческого билета, текущая группа, курс, форма обучения и специализация. Затем в процессе обработки заявления на перевод вносится информация о новой группе, курсе, форме обучения и специализации (рис. 18). Поля вкладки содержат справоч-

ники, формирующиеся на основе базы данных деканата.

В зависимости от формы заявления студента это может быть перевод из одной группы в другую. Тогда к регистрационной карточке присоединяется соответствующее заявление, которое формируется из шаблона путем автоматического заполнения его полей (рис. 19), при этом в карточке могут быть заполнены только необходимые поля.

Рис. 18. Закладка «Перевод»

ч 115

№1(31)2011

Прошу перевести меня т группы № фуппы в группу № группы в сеж» с Рис. 19. Шаблон заявления студента на перевод из одной группы в другую

Поля Название факультета и ФИО декана являются постоянными реквизитами для конкретного вуза и закладываются в шаблон изначально.

Форма обучения может быть очной, вечерней, заочной, сокращенной, непрерывной.

Этот же шаблон можно использовать при регистрации заявления на перевод с одной специальности на другую. Справочники полей Специализация активируются после выбора соответствующей формы обучения.

По окончании обучения по одной специальности есть возможность продолжить обучение по другой. В этом случае составляется соответствующее заявление. При использовании поля Вторая специальность активизируется поле со списком доступных специальностей.

Закладка »Справка-вызов»

Справка-вызов предоставляется студентам, направленным на обучение работодателем или поступившим самостоятельно в имеющие государственную аккредитацию образовательные учреждения высшего профессионального образования. На основании этого документа работодатель обязан предоставить своим работникам дополнительные отпуска с сохранени-

ем или без сохранения среднего заработка для:

• прохождения вступительных испытаний;

• прохождения промежуточной аттестации;

• сдачи выпускных экзаменов;

• сдачи итоговых государственных экзаменов;

• подготовки и защиты выпускной квалификационной работы.

Закладка «Оправка-вызов» включает поля, необходимые для идентификации студента (ФИО, номер студенческого билета, группа, курс, форма обучения), а также поля Место предоставления документа (в конкретных случаях указывается работодатель), Цель предоставления отпуска (длительность и сроки).

Содержание генерируемого документа зависит от формы обучения студентов.

Закладка »Отчисление»

Данная закладка позволяет зафиксировать изменения в базе данных студентов относительно их состава. Используются следующие поля: ФИО студента, группа, курс, семестр, форма обучения, специальность. Поле Причина может содержать справочник причин отчисления студента: в связи с присуждением квалификации; по собст-

116 J

№1(31)2011

венному желанию; вследствие неуспеваемости; иная причина, которую можно ввести непосредственно в поле.

Эту закладку можно использовать и для изменения состава базы данных при зачислении студентов. Тогда в нее необходимо ввести Переключатель выбора процесса: Зачисление, Отчисление.

Закладка »Академический отпуск»

На закладке «Академический отпуск»

отображаются поля: ФИО студента, группа, курс, форма обучения, специальность, дата начала отпуска, дата окончания отпуска. Основанием для предоставления отпуска являются заявление студента и соответствующий документ-обоснование (справка), которое прикрепляется к регистрационной карточке.

В зависимости от причины генерируется соответствующее заявление. Поле Причина содержит справочник: по медицинским показаниям; по уходу за ребенком; в связи с призывом в армию; другое.

Закладка »Характеристика»

Заявление на выдачу характеристики запускает процесс ее подготовки. Заявление может быть устным и фиксироваться ме-

неджером непосредственно при обращении студента. Закладка «Характеристика», кроме полей ФИО студента, группа и номер студенческого билета, содержит поле Место требования и переключатель Способ выдачи.

Разработка маршрутов документов

При регистрации документа задается его маршрут. Он может создаваться менеджером. Для этого в нижней части регистрационной карточки имеется специальная таблица. Но для автоматизации деятельности менеджера и сокращения времени на обработку документа следует разработать шаблоны стандартных маршрутов.

Для разработки маршрутов документов авторы статьи использовали Дизайнер маршрутов системы Евфрат. В маршрут закладываются все поручения, которые должны быть выполнены в процессе обработки документа, необходимые согласования и моменты принятия решения по нему. Такие шаблоны, заложенные в базу данных, доступны для выбора при регистрации документа.

На рисунках 20-24 приведены маршруты основных документов деканата в процессе работы со студентами.

шО -Ц-1

Рис. 20. Маршрут приказа о формировании групп

-ч ПРИКЛАДНАЯ ИНФОРМАТИКА

№1(31)2011 ' -

лп*л*до2 кки»и>«47170

|5П Дмаииер мьри.рутс» - М>

Рис. 21. Маршрут приказа о формировании групп по специализации

Рис. 22. Маршрутдвижения экзаменационной ведомости

Заключение

В ходе проведенного исследования был рассмотрен внутренний поток документов работы деканата со студентами. В каждом вузе могут быть свои специфичные технологии работы со студентами. Авторами статьи не рассматривались основные организационно-распорядительные документы деканата, так как работа с ними подчиняется общеизвестным правилам. Представленную в рамках настоящего исследования разработку можно использовать при автоматизации документооборота деканата любого ву-

за в качестве основы для дальнейшего расширения его функциональности.

Описок литературы

1. Приказ Минобрнауки РФ от 21 декабря 2009 г. №762 «Об утверждении и введении в действие федерального государственного образовательного стандарта высшего профессионального образования по направлению подготовки 230700 Прикладная информатика (квалификация (степень) «магистр»)» (зарегистрировано в Минюсте РФ 8 февраля 2010 г. № 16320).

2. Стандарт ведения личных дел студентов. СРС МФПА, 2008.

118 J

№1(31)2011

I

SS §

I £

s

ei со

S*

CO

I 3

со

«Ugtfl IfflillnntlJlH

Рис. 23. Маршрут движения заявления на перевод

ДииЯмгр млршрутпп Нлкый '

Лид ¿tl»Hlfa [i'JF.IULUb

эйфх^^агт х га

а ф

а

ГжсмотретСогласоеап« с де*лиУтвер»ае»*дек4.. Г'ешмие

ш

-ш

fr и [»щен« Ректсо*

1гсн г-:?

III J

Tin Нам« [с«,,, rtjmiM! 1 еп>

s 2ди. Менеджер

м Urracwiwe с дскгим 2ди. Декан Сктнипнп» agj ЛиНОек Ч

л Утвер*де»«е декан» 2ди. Декан Испалпгапи: Менеджер

ч^ Кешене Охоа* ЕЬоссда:

И ОТКЛ1 1 ли. Дгклн, ГтлримЗ М.

л 4 дм. Ргктер  Km«* «до Ьлшшяп.шрш IHiami намет*

а _____ ?ДН- л«»' Тркгг пвручп МЯ!

—' 1 a

ui-dysi^ boilMllTlH

Рис. 24. Маршрутдвижения заявления о предоставлении академического отпуска

ГОСТ ИСО 15489-1:2007. «Управление документами. Общиетребования». Стандарт ЮЕРО. Основные методологии обследования организаций.

Стандарт ЮЕРЗ. Документирование технологических процессов, происходящих на предприятии.

Кокорева Л. А., Алексеева Т. А. Эффективный документооборот для учебных заведений // Всероссийская научно-практическая конференция «Развитие конкуренции на рынке информационных технологий» (25-26 марта 2009 г.). Сб. тези-совдокпадов. М.: «МаркетДС», 2009.

7. Алексеева Т. В. Электронный документооборот в организациях с распределенной структурой // Управление бизнесом. 2008. №6.

8. Алексеева Т. В. Автоматизация документооборота предприятия // Маркетинг успеха. 2008. № 12.

9. Алексеева Т., Потапенко М. Системы электронного документооборота: от осознания потребности к оценке и внедрению // «IT спец». 2008. № 12.

10. Евфрат. Руководство пользователя. М.: Cognitive Technologies, 2009.

11. Евфрат. Дизайнер маршрутов. Руководство пользователя. М.: Cognitive Technologies, 2009.

ч 119