Автоматизация процесса составления расписания в высших учебных заведениях

ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ В ПЕДАГОГИКЕ

В.И. Тихонов

АВТОМАТИЗАЦИЯ ПРОЦЕССА СОСТАВЛЕНИЯ РАСПИСАНИЯ В ВЫСШИХ УЧЕБНЫХ ЗАВЕДЕНИЯХ

V.I. Tikhonov

AUTOMATION OF THE PROCESS OF ESTABLISHING THE SCHEDULE IN HIGHER EDUCATION INSTITUTIONS

Ключевые слова: образовательный процесс, планирование образовательного процесса, автоматизация образовательного процесса.

Key words: educational process, the planning of the educational process, the automation of the educational process.

Аннотация

В данной статье рассматриваются перспективы повышения эффективности управления процессами обучения и планирования обучения, которое возможно за счет автоматизации работы аппарата учебно-методического управления, обеспечения оперативного получения информации заведующим учебным процессом, руководителями, и преподавателями учебного заведения благодаря доступу к общей базе данных.

Abstract

This article specifies the prospects for raising the efficiency of management processes, training and education planning, which is possible due to automation of the apparatus of educational and methodical management, ensure prompt receipt of information the head of the educational process, principals, and teachers of the institution by having access to a shared database.

Сфера управления любого процесса базируется на двух основных понятиях - «действие» и «результат». Действие - это определенные операции, конкретные мероприятия, собрания и т.д. Они могут проходить регулярно, внешне эффектно и демонстрировать неплохую организационную деятельность исполнителей. Но действие - это только средство для достижения какой-то цели, а не сама цель.

Результат - это конечный итог, ради которого и проходили операции, т.е. уровень знаний, воспитанности учащихся, их общекультурная подготовка, степень самостоятельности.

Организация учебного процесса и управление в образовательных учреждениях сводится к умению планировать результат, целенаправленно регулировать сам процесс обучения и воспитания, в умении выбирать такие операции, которые обеспечивали бы при наименьшей затрате сил, времени и средств эффективное выполнение поставленных задач и целей.

Разработать учебный план - значит предусмотреть большой комплекс мероприятий по улучшению всей постановки процесса обучения.

Планирование является важным подготовительным этапом каждого управленческого цикла, поэтому ему отводится одно из важных мест в системе управления образовательным учреждением.

По форме планирование может быть: текстовым; графическим; смешанным (текстовым и графическим).

В любом случае в образовательных учреждениях среднего профессионального образования должно существовать календарное планирование, т.е. все мероприятия должны располагаться по четвертям, месяцам, неделям, отдельным числам. Каждое учебное учреждение планирует свою работу, исходя из местных условий и возможностей, но каждый учебный план должен быть педагогически целесообразным, иметь единое направление, представлять систему мероприятий по выполнению поставленных задач.

В практике работы передовых образовательных учреждений имеют место следующие

виды планирования:

- перспективный план работы учебного заведения на 3 -5 лет;

- план учебно-воспитательной работы (годовой);

- графический план организационной, методической и внеклассной работы (на четверть, семестр);

- план-график контроля (на четверть, семестр);

- планы общественных организаций.

Сроки планирования определяются целями планирования. Перспективное планирование должно соответствовать срокам развития образования в стране, годовое - циклу управления (т.е. с 1-го сентября по 1-е сентября), включая летнюю работу и подготовку образовательного учреждения к новому учебному году. Каких-либо отдельных планов, которые бы не входили в общий план, от образовательного учреждения требовать не следует - это нарушает принцип системности.

Перспективный план согласуется с планами местного муниципального управления и составляется на 1 -е января текущего года.

Годовые планы составляются в мае-июне, утверждаются педагогическими советами в конце августа. Изменение плана в течение года производится в крайних случаях, о каждом изменении ставится в известность педагогический совет.

Рекомендации о структуре и содержании предлагаемых планов являются примерными, их нужно конкретизировать с учетом особенностей отдельных школ.

Организация учебного процесса состоит из нескольких этапов, каждый из которых характеризуется своим набором данных, основными из которых являются рабочие учебные планы образовательных программ, учебные поручения структурных подразделений, учебные поручения преподавателей, реализующих конкретные образовательные программы, расписание занятий обучающихся.

Важным этапом планирования является разработка на основе государственного образовательного стандарта перспективного плана развития учебного заведения.

Перспективный план развития предусматривает направления деятельности учебного заведения с учетом работы районных органов власти. Этот план не должен быть слишком детальным, его задача - наметить важнейшие ориентиры, главные вехи функционирования и развития на определенный период.

В перспективном плане рассматриваются:

1. Рост контингента учащихся по годам, количество классов и примерный объем инвестиций (финансирования).

2. Потребность в учителях разной квалификации.

3. Перспективный график повышения квалификации учителей, преподавателей через курсы институтов усовершенствования учителей и различные семинары, а также основные темы, направления по педагогике, психологии, над которыми следует работать учителям, преподавателям.

4. Строительно-ремонтные работы, оборудование кабинетов, приобретение наглядных пособий, технических средств обучения, книг, спортивного инвентаря, хозяйственных материалов, школьной мебели, оформительская работа и благоустройство территории.

5. Финансовая, коммерческая деятельность.

Особое место в перспективном плане следует отвести системе повышения квалификации учителей. Практика показывает, что годовой план не может охватить все содержание и многообразие форм совершенствования мастерства учителей и ведет к недопустимой перегрузке, а значит, к поверхностному, неглубокому изучению материала.

В перспективном плане рассматриваются все основные темы по педагогике, психологии и отдельным предметам по годам, намечается создание методических объединений, лекториев, практикумов, проведение конференций и педагогических чтений в помощь самообразованию.

Таким образом, перспективный план работы учреждений среднего профессионального и высшего образования обеспечивает распределение сил и средств на длительный период,

придает системе повышения квалификации учителей цикличный, законченный характер, устанавливает спокойный ритм деятельности учебного учреждения без излишнего напряжения и позволяет при этом охватить все важнейшие элементы образовательной деятельности.

Проявление общих закономерностей процесса автоматизации управления в социально-экономических системах имеет свою специфику в различных сферах общественного производства. Отрасль образования относится к социально-культурной сфере, что накладывает особую специфику на процессы автоматизации ее деятельности.

Повышение эффективности управления возможно за счет автоматизации работы аппарата учебно-методического управления, обеспечения оперативного получения информации заведующим учебным процессом, директорами, преподавателями благодаря доступу к общей базе данных. Для реализации этих возможностей необходим инструмент, включающий возможности мониторинга, планирования и оптимизации учебной деятельности. Таким инструментом является информационная система поддержания учебного процесса.

Предпосылки развития и текущая ситуация в области применения информационных систем в деятельности образовательных учреждений

Автоматизация деятельности среднего профессионального и высшего учреждения началась с известного постановления 1984 года о введении нового предмета «Основы информатики и вычислительной техники». Почти сразу же появились инструктивные письма, предписывающие учителю проводить в кабинете информатики занятия с использованием обучающих программ, также помогать преподавателям общеобразовательных дисциплин готовить дидактические материалы для проведения занятий, общеобразовательных мероприятий и аттестации. Учитель информатики должен был активно участвовать во внеклассной воспитательной работе, например в выпуске классных газет. И, кроме того, совместно с учителями других дисциплин он должен был предоставлять время ученикам для работы с компьютером и руководить проектной работой обучающихся по этим дисциплинам.

Никаких дополнительных источников финансирования за эти виды деятельности педагог не получал. Преподаватели, пытавшиеся строго выполнять все инструкции, приходили в компьютерный класс к 8.00 и уходили в 22.00. Насколько успешен такой режим работы, можно судить, лишь вспомнив, что 90-95 процентов учителей информатики - женщины.

На первом этапе информатизации все перечисленные дополнительные обязанности выполнялись на энтузиазме отдельных педагогов. Внедрение компьютерных технологий в учебный процесс в этих условиях принципиально не могло носить массового характера.

В 2000 году была объявлена Президентская программа компьютеризации сельских школ, позднее преобразованная в министерскую «Программу развития единой образовательной информационной среды на 2001-2005 гг.» (РЕОИС), которая содержала следующие этапы развития:

- поставки компьютерных классов в школы, профессиональные училища, колледжи и вузы;

- массовое обучение учителей школ и преподавателей учреждений профессионального образования основам применения информационно-коммуникационных технологий (ИКТ) в учебном процессе;

- поставка в общеобразовательные средние школы федерального комплекта обучающих программ.

Параллельно с программой РЕОИС в содружестве с компаниями Intel и Microsoft проводилось обучение учителей основам преподавания общеобразовательных дисциплин по программе Intel «Обучение для будущего». Аналогичную работу вела Федерация Интернет Образования (ФИО). В ряде регионов России была создана сеть учебных центров ФИО.

По данным Минобразования РФ, на ноябрь 2003 года для полноценной реализации всех проектов программы РЕОИС требовалось 25 миллиардов рублей. Реальное же финансирование составило 7,5 миллиарда, то есть менее трети от потребности.

В связи с нехваткой средств финансирования некоторые проекты данной программы были реализованы частично. Так, по одному из проектов программы в 2004 году планировалось

выделить средства на поставку фрагментов компьютерных классов в библиотеки и в предметные кабинеты образовательных учреждений для полноценного использования в преподавании физики, химии, математики, истории и других общеобразовательных дисциплин. В учреждениях, имеющих более энергичных директоров, в некоторые предметные кабинеты было установлено по одному компьютеру. В лучшем случае это позволяло работать с электронными образовательными ресурсами только в демонстрационном режиме при изложении нового материала. Организовать творческую проектную работу по предметам в этих условиях проблематично. Основной компьютерный класс типичного среднего профессионального учреждения, как правило, перегружен преподаванием информатики и работами самих учителей.

Продолжением программы РЕОИС стала Федеральная целевая программа развития образования (ФЦПРО) на 2006-2010 годы.

Один из ее проектов - подключение образовательных учреждений к Интернету в течение 2006-2007 годов через выделенные телефонные линии с использованием цифровых АОБЬ-модемов. Дополнительная аппаратура, само подключение и трафик в течение двух лет с момента подключения оплачиваются за счет средств федерального бюджета. Предполагается, что дальнейшее финансирование трафика, аренды канала связи и обслуживания подключения возьмут на себя региональные бюджеты.

По последнему этапу полной ясности нет. В дотационных регионах пока всерьез надеются, что финансирование доступа в глобальную сеть за счет госбюджета будет продолжено и дальше. Так ли это, очень скоро станет известно. Иначе в большинстве регионов подключение будет выполнено, а пользоваться Интернет-ресурсами в учебном процессе не смогут. К сожалению, сейчас во многих регионах сложилась ситуация, когда большинство руководителей образования, начиная от директоров школ и их заместителей и кончая начальниками региональных структур управления, не только не используют Интернет, но и плохо представляют, зачем он нужен.

Какой хотят видеть современное российское учреждение среднего профессионального обучения руководители образования с точки зрения информационного обеспечения и применения средств технического обеспечения в учебном процессе и в управлении школой? Желаемый образ современного учреждения сводится к следующим показателям.

Каждому учреждении - свое Интернет-представительство. В нем обязательно есть раздел текущей успеваемости, где представлены электронные версии журналов всех классов. По личному паролю родители могут ознакомиться с текущей успеваемостью своего ребенка, с четвертными, полугодовыми и годовыми оценками, не приезжая специально для этого в образовательное учреждение. На таком сайте должен быть создан форум для родителей и педагогов для обсуждения всех текущих вопросов учебы и воспитания, проведения родительских собраний в виртуальном пространстве.

В учреждение среднего профессионального и высшего образования должно быть создано единое информационное пространство (ЕИП), разграниченное правами доступа для различных групп пользователей, позволяющее эффективно организовать:

- учебный процесс, в том числе для учеников, находящихся на домашнем обучении;

- воспитательную работу;

- сбор учебной и управленческой информации;

- формирование стандартных отчетов учителей, заместителей директоров и директора.

В идеале в будущем должны быть также созданы единые образовательные информационные пространства муниципального образования и региона в целом. Опыт такого рода в городах и регионах России уже есть. Пока, конечно, еще не организован сбор информации для реализации управленческих функций, но образовательные муниципальные и региональные компьютерные сети, объединяющие учебные ресурсы вузов, колледжей и школ в России, существуют более 10 лет. Есть города, такие как Переяславль-Залесский, где Интернет есть в каждой квартире. Разработана довольно обширная линейка программных продуктов, позволяющих организовать, по крайней мере, единое информационное пространство образовательного учреждения для школы, профессионального училища, колледжа или вуза.

Ограничим рассмотрение методическими и организационными вопросами создания единого информационного пространства (ЕИП) учреждений среднего профессионального и высшего образования.

Процесс создания единого информационного пространства занимает не менее 2-3 лет и требует участия практически всего ППС. У всех участников этого процесса появляются дополнительные ежедневные функциональные обязанности по поддержанию информационного обеспечения ЕИП. Эти обязанности должны быть строго прописаны в соответствующих приказах директора.

Руководитель должен продумать систему оплаты участников этой работы за исполнение дополнительных обязанностей. Пока это не предусмотрено никакими нормативными документами по расчету тарификации.

Должна быть строго продумана и реализована система прав доступа на просмотр и изменение информации. Директор, например, имеет право просмотра любой информации, а изменять и дополнять может только ту информацию, которую готовит он сам. Заместители директоров проректоров имеют право просмотра информации по своим направлениям деятельности, а изменять и вводить данные могут только для своих собственных отчетных документов. Классный руководитель имеет право просмотра и ввода итоговых данных успеваемости своего класса. Изменять текущие оценки, поставленные учителями по предметам, он не может. Учителя отдельных дисциплин просматривают и редактируют информацию только по своим классам и своим предметам. Родителям в журналах доступна информация лишь о конкретном ученике. Преподаватели отдельных предметов обязаны периодически вносить в систему текущую информацию:

- результаты опросов и контрольных;

- изучаемые темы;

- итоговые оценки по периодам.

В конце учебного года необходимо перенести в архив данные о выпускниках, окончивших учреждение, и ввести данные о вновь набранных обучающихся (абитуриентах). Кроме того, следует вносить изменения, связанные с переводом обучающихся из класса в класс и так далее.

При вводе в действие и эксплуатации автоматизированной информационной системы (АИС) приходится решать практически тот же круг вопросов, что в свое время решался при создании и поддержании работы АИС на предприятиях.

Должен быть решен вопрос об администраторе АИС. Этот сотрудник обеспечивает установку и настройку необходимых программных продуктов, проводит описание системы прав доступа для всех других пользователей АИС, описание групп пользователей в соответствии с их функциональными обязанностями, резервирование данных на случай отказов аппаратного обеспечения. В большинстве случаев в штатном расписании такая кадровая единица не предусмотрена. В идеале это должен быть человек, имеющий два высших образования: инженера и педагога. Ни учитель информатики, ни заместитель директора по информационнокоммуникационным технологиям с этими обязанностями в общем случае не справится.

Данные, образующие информационное наполнение системы, имеют сложную структуру связей. Автоматизированная информационная система поддержания учебной деятельности образовательных учреждений должна включать следующий набор справочной информации:

- контингент (ученики);

- представители (родители учеников);

- кадры (учителя, директор, заместители, бухгалтерия);

- материальная база (учебные и хозяйственные помещения, техническое оснащение);

- учебные планы (классы, предметы, графики учебного процесса);

- типовые отчетные формы и ряд других.

Функциональное исполнение автоматизированной информационной системы должно позволять формировать различные аналитические отчеты, начиная, например, от списка учеников 9-х классов, подлежащих в текущем году постановке на учет в военкомате, и заканчи-

вая стандартными отчетами.

Существующие решения в области автоматизации деятельности образовательных учреждений

Последние 6-7 лет на рынке появилось большое количество программных продуктов, с помощью которых можно построить как отдельные подсистемы АИС учреждения среднего профессионального образования, так и создать решения для АИС с последующей ее интеграцией в АИС муниципального образования.

Так, программный продукт School Info компании «Инсайрес» представляет собой минимальный вариант АИС для школы, лицея и колледжа. Система обеспечивает оперативное представление данных о посещаемости занятий учеников, их домашних заданиях и успеваемости, которая оценивается его рейтингами по предметам.

Другой интегрированный продукт, обеспечивающий создание АИС - электронная образовательная среда КМ-Школа компании «Кирилл и Мефодий». Ее информационные базы позволяют разместить в локальной вычислительной сети школы, лицей или колледжа целый ряд ресурсов:

- универсальную медиатеку;

- медиатеку по предметам;

- электронный образовательный контент;

- учебно-методические материалы;

- базы данных.

Довольно интересна автоматизированная система информационного обеспечения управления учреждениями среднего профессионального обучения АСИОУ «Студент 4.0». Она обеспечивает автоматизацию от школьного до муниципального уровня, используя распределенные сетевые базы данных на серверах. Включает следующие подсистемы:

- образовательное учреждение;

- кадры;

- классы (классы и списки учеников);

- ученический контингент.

Рассмотренные программные продукты обладают определенным набором функций и позволяют частично реализовать требуемые в рамках автоматизированной информационной системы управления образовательным процессом функциональные возможности.

Отсутствие в рассмотренных информационных системах инструментов планирования и мониторинга учебного процесса, механизма подготовки и формирования отчетных ведомостей - не позволяет использовать их в качестве комплексных автоматизированных систем управления, решающих полный спектр задач организации учебного процесса.