Автоматизированная система осуществления закупок и продаж с использованием интерактивной облачной системы
AUTOMATED SYSTEM FOR MAKING PURCHASES AND SALES USING INTERACTIVE CLOUD SYSTEM

Изобретение относится к системам закупок и продаж товаров и услуг с использованием сетевых технологий.
Для организации поставок товаров необходимо выполнять ряд функций, таких как планирование, управление поставщиками, каталоги поставщиков, товаров, услуг, проведение закупочных процедур, поиск и выбор поставщиков, создание заказов и спецификаций, документооборот, управление обязательствами, контрактами, мониторинг и контроль поставки, складские операции, выполнение взаиморасчетов, управление задолженностями, бюджетирование, получение аналитических отчетов в различных разрезах и ряд других функций. Для этого предприятия затрачивают значительные ресурсы на автоматизацию управления поставками, внедрение информационных систем, но редко имеют удачные решения по автоматизации. Предприятия как используют локальные решения, так и сетевые решения. На рынке есть сетевые решения типа онлайн торговых площадок для проведения закупочных процедур и выбора поставщиков, агрегаторы товаров магазинов, справочники и каталоги товаров и предприятий. Но они не решают системно вопросы организации поставок, а только помогают решать отдельные функции. Создавая облачную систему с настраиваемыми функциями, устраняем затраты предприятий на автоматизацию, изменение бизнес-процессов, создаем среду эффективного взаимодействия с поставщиками для сокращения расходов, повышения производительности труда, точности и надежности, увеличения прибыли всех участников.
Известна система управления проведением конкурсных торгов на электронной торговой площадке по патенту №2256217 с приоритетом от 21.01.2004 г., содержащая блок приема заявок на участие в конкурсных торгах, блок идентификации базового адреса поступающих заявок, блок формирования адреса поступающих заявок, первый блок модификации адресов базы данных, первый компаратор, блок приема данных для оценки заявок, блок идентификации базового адреса конкурсных заявок, блок селекции адресов уведомления пользователей, регистр адреса, блок формирования адреса конкурсных заявок, блок управления конкурсной комиссии, второй блок модификации адресов базы данных и второй компаратор.
Самой близкой по своей технической сущности к заявленному изобретению является система продажи товаров и услуг на основе информационных сетевых технологий с обеспечением компенсации затрат покупателей по патенту №2299469 с приоритетом от 22.03.2005 г., опубл. 20.05.2007 г., содержащая единый информационный консолидирующий центр-сервер ЕКЦ, предназначенный для управления и координации взаимосвязей между пользователями системы и виртуальным банком ЕКЦ для проведения взаиморасчетов компенсационными деньгами, включающая блок ввода/вывода данных и идентификации, блок управляющей программы, блок хранения данных с соответствующими базами данных, блок пополнения личного счета покупателя, предназначенный для пополнения личного счета покупателя в виртуальном банке ЕКЦ продавцом при покупке широко востребованного продукта или услуги, блок формирования информации о продажах и связанные с указанным центром терминалы продавцов, предназначенные для передачи данных, в частности передачи данных о приобретенном широко востребованном продукте или услуге и идентификационном коде покупателя, по телекоммуникационным каналам связи в соответствующую базу данных, для передачи поручения блоку виртуального банка ЕКЦ о пополнении на него номинала суммы, равной платежу покупателя за приобретенный им широко востребованный продукт или услугу, в ЕКЦ блок ввода/вывода данных и идентификации, предназначенный для идентификации пользователя, являющегося покупателем, продавцом, производителем, активизации блока управляющей программы, предназначенного для допуска к блокам ЕКЦ в зависимости от статуса пользователя, при этом при идентификации пользователя, являющегося покупателем, для допуска в блок управляющей программы, инициирующий блок управления личным счетом покупателя, при идентификации пользователя, являющегося продавцом товара или услуги, во время совершения покупки покупателем блок ввода/вывода данных и идентификации активизирует блок управляющей программы, инициирующий блок продаж, предназначенный для списания с личного счета покупателя в блоке виртуального банка ЕКЦ части цены за продукт или услугу и инициирования блока формирования информации о продажах для отчетов и статистической обработки данных; терминал продавца предназначен при покупках покупателем товаров и услуг и идентификации покупателя получать оплату части цены за продукт или услугу от покупателя из блока виртуального банка ЕКЦ, в том числе в режиме on-line, а оставшуюся часть цены получать из блока виртуального банка ЕКЦ из той суммы, которая была зачислена ему на личный счет за приобретенный широко востребованный продукт или услугу, компенсируя затраты покупателя на приобретенный им продукт или услугу.
Но данные системы не позволяют автоматизировать выполнение более одной функции операций поставок, не дают возможность пакетного поиска, т.е. загружать большое (неограниченное) количество позиций товара и сразу производить поиск всех позиций по каталогам, а также не дают возможности распределения ролей, т.е. полномочий пользователей, при использовании каталога товаров получать окончательные для выполнения поставки актуальные цены, контролировать выполнение поставки до ее завершения, создавать отчеты о всех функциях поставки.
Техническим результатом заявленного изобретения является создание автоматизированной системы осуществления закупок и продаж с использованием интерактивной облачной системы, управляющей цепочкой поставки с возможностью интеграции с локальными системами предприятий.
Поставленная задача решается за счет того, что автоматизированная система осуществления закупок и продаж с использованием интерактивной облачной системы, содержащая совокупность функциональных модулей, включающая в себя модуль планирования (1), содержащий базу данных заявок и базу данных лотов с возможностью загружать и объединять заявки, планы закупки с указанием необходимого срока поставки и формировать лоты, подготовленные в данном модуле лоты направляются в модуль каталога товаров и услуг (2), а также распределение по лотам, как и другие операции, могут согласовываться с другим пользователем через систему разделения полномочий, содержащуюся в модуле (3); модуль каталога товаров и услуг (2), содержащий базу данных товаров и услуг с остатками и ценами товара, систему обмена сообщениями, систему проведения сравнительного анализа товаров/услуг и цен данных товаров/услуг разных поставщиков с возможностью ввода/вывода (через личный кабинет 12) информации, позволяющей систематизировать каталог товаров/услуг поставщиков и также позволяющей осуществлять онлайн загрузку (через личный кабинет 12) остатков товаров со складов поставщиков из их локальных учетных систем (13), с возможностью интеграции собственного интернет-магазина поставщика и настройки обмена данными (через систему обмена сообщений в личном кабинете 12) в течение любого периода времени; модуль распределения ролей (3), содержащий матрицу распределения полномочий, и позволяет разделять роли пользователей для создания, редактирования, согласования, просмотров, утверждения операций и документов в облачной системе, используя разделение полномочий (в матрице распределения полномочий, содержащейся в модуле 3) протокол (содержащийся в модулях 5, 6 и 12) может согласовываться и утверждаться несколькими сотрудниками; модуль развития поставщиков (4), содержащий базу данных действующих и базу данных потенциальных поставщиков товара/услуг, а также систему их оценки, и позволяет загружать данные перечня поставщиков предприятия (через базу данных протоколов выбора поставщиков модуля 12) или вносить данные о поставщиках вручную, позволяет видеть всех занесенных в базу данных, составлять перечень поставщиков для рассылки (через систему обмена сообщений модуля 12) запросов, проводить оценку поставщиков по результатам выполнения заказов, выполнять ранжирование поставщиков по критериям оценки предлагаемому системой шаблону, либо настраиваются сотрудниками (через личный кабинет 12) закупающего предприятия; модуль размещения заказов (5) содержит базу данных договоров, базу данных спецификаций, базу данных заказов и протоколов выбора поставщиков и позволяет создавать и направлять поставщикам заказы на поставку (база данных заказов на поставку модуля 7) и (базу данных закупочных процедур и базу данных протоколов выбора поставщиков 12), после выбора поставщика в модуле размещения заказа (5) создается заказ на поставку, направляется в личный кабинет (12) поставщику и в учетную систему поставщика (13); модуль конкурентных закупочных процедур (6), содержащий базу данных закупочных процедур, базу данных протоколов выбора поставщиков и позволяющий выбирать тип необходимой процедуры, приглашать участников, проводить конкурентные процедуры и утверждать поставщиков, которым пользователь (через систему обмена сообщений модуля 12) направляет приглашения, в системе публикуется закупочная процедура для большего информирования поставщиков, утверждается протокол выбора поставщика (содержащийся в модуле 5 и 12); модуль управления обязательствами (7) содержит базу данных заказов на поставку, взаиморасчетов, график поставок с системой мониторинга и позволяет используя данные о заказе, сроке его выполнения, сумме заказа, дате оплаты, номенклатуре товаров/услуг и условий поставки, экспортировать в учетную систему поставщика (13) заказ на закупку или для выполнения автоматизированного резервирования товара на складе поставщика, при этом покупателем в графике поставок, содержащемся в модуле (7), производится загрузка согласованных с поставщиком контрольных точек выполнения заказа и осуществляется его мониторинг. После поступления товара на склад поставщика и выполнения операции прихода (данные отражаются в базе данных поступления и отгрузок товара, содержащейся в модуле 9) данные направляются в систему для учета завершения выполнения заказа (модуля 7); модуль финансов (8), содержащий систему интеграции платежей, базу данных счетов, взаиморасчетов, платежный календарь и позволяющий выполнять оплату заказов пластиковыми картами, выставлять счета поставщиками, получать данные из учетных систем покупателей (13) об оплате счетов или вносить данные пользователями (через модуль 12), контролировать дебиторскую и кредиторскую задолженности; модуль складских операций (9), содержащий базу данных поступлений и отгрузок товара и позволяющий оперативно получать информацию из учетных систем (13) и пользователей о факте поступления товаров/услуг покупателю, выполнения заказа; модуль контроля качества (10), содержащий возможность внесения рекламаций, споров по поставкам, базу данных рекламаций и систему обмена данными (2 и 12) и позволяет учитывать действия по устранению рекламаций; модуль аналитики (11) содержит настраиваемую систему и базу данных отчетных данных, документов и позволяет формировать статистические данные для анализа работы поставщиков (из модуля 4, содержащего базу данных действующих и базу данных потенциальных поставщиков) и покупателей, в том числе отчеты о заявках (модуля 1 и 7), процентных ставках, суммах (из модуля 8), распределения позиций заявки между поставщиками (из модуля 7), пакетных заявок (модуль 2), планов закупок по закупщикам (модуль 1), по предприятиям, продажи, экономии по результатам закупочных процедур, сроки закупочных процедур (модуль 1), статус выполнения заказов, сроки поставок, рекламаций (модуль 10), ранжирование поставщиков (модуль 4), использование закрытых и открытых процедур; личный кабинет (12) содержит реквизиты предприятия, контакты, систему интеграции с локальной информационной системой предприятия (модуль 13), базу данных закупочных процедур, базу данных протоколов выбора поставщиков (модуль б), базу данных истории загрузок и поиска товаров/услуг, систему сравнительного анализа цен товаров и услуг (модуль 2), систему обмена сообщений и позволяет пользователю использовать весь настраиваемый функционал облачной системы, а также позволяет выполнять их интеграцию между собой и с локальными системами предприятий с возможностью автоматизации выполнения более одной функции поставок и настройки последовательности функций. Автоматизированная система осуществления закупок и продаж с использованием интерактивной облачной системы включает настройку ролей полномочий пользователей, управление заявками, пакетный поиск товаров/услуг, выбор поставщиков, согласование и установку окончательных цен от поставщиков, выполнение платежей и осуществление комплексного контроля процесса поставки от заявки до фактического выполнения поставки и оплаты. Модуль планирования (1) содержит базу данных заявок и базу данных лотов и позволяет загружать планы закупки (годовые, квартальные, месячные), текущие заявки с указанием необходимого срока поставки. И также позволяет объединять планы закупок, текущие заявки разных подразделений предприятия и разных предприятий и формировать лоты. В соответствии с категориями товаров ответственный сотрудник распределяет позиции в заявке по лотам для последующего проведения закупочных процедур. Распределение по лотам, как и другие операции, может согласовываться с другим пользователем через систему разделения полномочий содержащуюся в модуле(3). Модуль каталога товаров и услуг (2) содержит базу данных товаров и услуг с остатками и ценами товара, систему обмена сообщениями, систему проведения сравнительного анализа товаров и цен товаров и услуг разных поставщиков с возможностью ввода/вывода информации (12) и позволяет систематизировать каталог товаров/услуг поставщиков по регионам и параметрам номенклатуры, а также позволяет осуществлять онлайн загрузку (через модуль 12) остатков товаров со складов поставщиков из локальных учетных систем поставщиков (13), прим. 1С, SAP, Oracle, Microsoft и т.д. или используя средства Office, и предоставляет возможность интеграции собственного интернет-магазина поставщика с возможностью настройки обмена данными в течение любого периода времени. Суть интеграции заключается в том, что система является связующим звеном с локальными системами автоматизации предприятий (13) и позволяет настраивать управление данными по остаткам товаров, актуальным ценам, резервированию товаров, выполнению платежей, поступления товаров и т.д. Система проведения сравнительного анализа осуществляет интеллектуальный поиск товаров/услуг по названию, артикулу, характеристикам, региону, категории товаров, а также позволяет осуществлять пакетный поиск товаров. Когда в систему загружается заявка с неограниченным количеством номенклатурных единиц товаров, система производит поиск согласно заявке среди товаров поставщиков и предлагает товар для выбора и сравнения. Модуль распределения ролей (3) содержит матрицу распределения полномочий и позволяет разделять роли пользователей для создания, редактирования, согласования, просмотров, утверждения операций и документов в облачной системе. В случаи работы нескольких сотрудников одной закупающей организации доступна функция перераспределения позиций заявки между сотрудниками. Модуль развития поставщиков (4) содержит базу данных действующих и базу данных потенциальных поставщиков товара/услуг, а также систему их оценки и позволяет загружать данные перечня поставщиков предприятия в Excel, а также из справочника контрагентов учетной системы предприятия (13), или вносить данные о поставщиках непосредственно сотрудниками, при этом позволяет по желанию закупающего предприятия настроить систему таким образом, что оно может видеть не только своих поставщиков, но и всех занесенных в базу данных, и также позволяет составлять перечень поставщиков для рассылки запросов, проводить оценку поставщиков по результатам выполнения заказов, выполнять ранжирование поставщиков по критериям оценки. Модуль размещения заказов (5) содержит базу данных договоров, базу данных спецификаций, базу данных заказов и протоколов выбора поставщиков и позволяет создавать и направлять поставщикам заказы на поставку (7) и (12). Модуль конкурентных закупочных процедур (6) содержит базу данных закупочных процедур, базу данных протоколов выбора поставщиков и позволяет выбирать тип необходимой процедуры, приглашать участников, проводить конкурентные процедуры и утверждать поставщиков. Личный кабинет (12) содержит реквизиты предприятия, контакты, систему интеграции с локальной информационной системой предприятия (13), базу данных закупочных процедур, базу данных протоколов выбора поставщиков, базу данных истории загрузок и поиска товаров/услуг, систему сравнительного анализа цен товаров и услуг, систему обмена сообщений и позволяет пользователю использовать весь настраиваемый функционал облачной системы. Модуль управления обязательствами (7) содержит базу данных заказов на поставку, взаиморасчетов, график поставок с системой мониторинга и позволяет используя данные о заказе, сроке его выполнения, сумме заказа, дате оплаты, номенклатуре товаров/услуг и условий поставки экспортировать в учетную систему поставщика (13) заказ на закупку или для выполнения автоматизированного резервирования товара на складе поставщика, при этом покупателем в графике поставок, содержащемся в модуле (7), производится загрузка согласованных с поставщиком контрольных точек выполнения заказа и осуществляется его мониторинг. Система позволяет иметь актуальный статус выполнения заказа и предотвращать риски срывов в выполнении заказа. Модуль финансов (8) содержит систему интеграции платежей, базу данных счетов, взаиморасчетов, платежный календарь и позволяет выполнять оплату заказов пластиковыми картами, выставлять счета поставщиками, получать данные из учетных систем покупателей (13) об оплате счетов или вносить данные пользователями (через модуль 12), контролировать дебиторскую и кредиторскую задолженности. Система позволяет выполнять защищенные платежи, когда оплата от покупателя поступает оператору системы, а поставщику переводится после получения покупателем товара. Модуль складских операций (9) содержит базу данных поступлений и отгрузок товара и позволяет оперативно получать информацию из учетных систем пользователей (13) о факте поступления товаров/услуг покупателю, выполнения заказа. Модуль контроля качества (10) содержит возможность внесения рекламаций, споров по поставкам, базу данных рекламаций и систему обмена данными и позволяет учитывать действия по устранению рекламаций. Модуль аналитики (11) содержит настраиваемую систему и базу данных отчетных данных, документов и позволяет формировать статистические данные для анализа работы поставщиков и покупателей, в том числе отчеты о заявках, процентных ставках, суммах, распределения позиций заявки между поставщиками, пакетных заявок, планов закупок по закупщикам, по предприятиям, продажи, экономии по результатам закупочных процедур, сроки закупочных процедур, статус выполнения заказов, сроки поставок, рекламаций, ранжирование поставщиков, использование закрытых и открытых процедур и т.д. Предлагаемая облачная система управления закупками и продажами товаров и услуг позволяет работать как набор функциональных модулей, которые можно настроить и подключать, для организации закупки и поставки, по любой схеме. А также позволяет организовать автоматизацию выполнения функций поставок: развитие поставщиков, их квалификация и ранжирование, формирование ролей пользователей и разделение полномочий, планирование поставок, объединение заявок нескольких предприятий, каталог товаров предприятий с актуальными данными по ценам и остаткам на складах, проведение конкурентных закупочных процедур нескольких видов, в т.ч. в соответствии с актуальным законодательством, выбор товаров и поставщиков, согласование между сотрудниками организаций, создание заказов на закупки, счетов на оплату, электронный документооборот для подписания договоров и приложений к ним, использование электронной цифровой подписи, интеграция с учетными системами покупателей и поставщиков (13), мониторинг выполнения заказов, контроль взаиморасчетов, управление качеством поставок, устранение рисков взаиморасчетов между контрагентами защищенными платежами, платежи по пластиковым картам. Выполнение функциональных задач системы может быть как последовательным, взаимозависимым, так и выборочным, в зависимости от целей использующего предприятия, состояния его бизнес-процессов.
На фигуре 1 показана блок схема автоматизированной системы осуществления закупок и продаж с использованием интерактивной облачной системы.
Автоматизированная система осуществления закупок и продаж с использованием интерактивной облачной системы работаем следующим образом. Через модуль ввода/вывода данных посредством компьютерной сводной сети, соединенной с облачной системой управления закупками и поставками товара/услуг, в модуль планирования (1) производится загрузка годового, квартального или месячного плана закупки, текущие заявки с указанием необходимого срока поставки, т.е. покупатель имеет возможность (через личный кабинет 12) загружать заявку с неограниченным количеством необходимых позиций товаров, система выполняет автоматизированный поиск товаров на складах и в прайс-листах представленных поставщиков и выбранные товары предлагаются для сравнения и выбора покупателем. Предлагаемая облачная система предоставляет покупателю возможность объединять планы закупок, текущие заявки разных подразделений и предприятий. Подготовленные в модуле планирования (1) лоты направляются в модуль каталога товаров (2) для поиска товаров и выбора поставщика. В модуле управления поставщиками (4) устанавливаются критерии оценки поставщиков по шаблону, предлагаемому системой либо настраиваются сотрудниками (через личный кабинет 12) закупающего предприятия. Например, критерии качества поставок, сроков, условий оплаты, реагирования поставщика и остальные, по установленным критериям выполняется ранжирование поставщиков, а пользователи вносят данные по баллам критериев оценки поставщика. Если один поставщик является поставщиком для нескольких предприятий, то балл усредняется, но можно посмотреть, кто из покупателей, какие баллы установил. В итоге все зарегистрированные поставщики получают объективную оценку своей квалификации. Система позволяет внесение плана развития поставщика, например, пункты, сроки, контрольные точки, уведомления и отчеты. Организации размещают требования к плану развития поставщика, поставщик может составлять отчет. Возможность организации работы только с квалифицированными поставщиками утвержденного перечня, т.е. при проведении закупочных процедур покупатель имеет возможность выбора стратегии, например, использовать только поставщиков из перечня предприятия (база данных выбора поставщиков 4 и 12), или добавлять дополнительных по приглашениям (4), или выбирать поставщиков из общего перечня платформы или открытые процедуры-тендер или редукцион, публикация для всех желающих на сайте платформы. Загруженные (в базу данных протоколов выбора поставщиков, содержащуюся в модуле 5, 6 и 12, и базу данных поставщиков модуля 4) поставщики используются для приглашений (через систему обмена сообщений модуля 12 и 2) в каталог (2) и участию в закупочных процедурах (6). После передачи лотов в каталог (2) система подбирает товары. Товары также можно искать без использования модуля планирования (1), если их небольшое количество, через систему поиска в каталоге (содержащемся в модуле 2). В результате поиска становится возможным сделать сравнение товаров (в системе проведения сравнительного анализа модуля 2 и 12), выбрать несколько приоритетных. Затем выбранным поставщикам (через модуль 12) направляется запрос на получение окончательной цены (переторжка). Поставщики (через систему обмена сообщений модуля 12) присылают свои окончательные предложения и формируется протокол выбора поставщика (в модуле 4 и 12). Используя разделение полномочий (матрица распределения полномочий, содержащаяся в модуле 3), протокол может согласовываться и утверждаться несколькими сотрудниками. Если по заявке товары в каталоге (модуля 2) не найдены, то начинает работу модуль конкурентных закупочных процедур (6). Поставщикам пользователь (через систему обмена сообщений модуля 12) направляет приглашения, в системе публикуется закупочная процедура (модуля 6) для большего информирования поставщиков. Настраивается необходимый способ закупки (конкурс, редукцион, запрос котировок, запрос предложений, открытая или закрытая и т.д.). В результате выбирается поставщик, утверждается протокол выбора поставщика (содержащийся в модуле 5, 6 и 12). Если необходимо, выполняется интеграция закупочных процедур с сайтом государственных закупок для соблюдения законодательства о закупках. Если все товары в заявке были найдены в каталоге (модуля 2), то модуль закупочных процедур (6) можно не задействовать. И если покупатель уверен, что необходимого товара или услуги нет в каталоге (2), то он может сразу начать закупочную процедуру без предварительного поиска в каталоге (2). Закупочные процедуры, получение предложений от поставщиков доступны с использованием (ЭЦП) электронной цифровой подписи. После выбора поставщика в модуле размещения заказа (5) создается заказ на поставку, направляется в личный кабинет (12) поставщику, почту и, если подключена, в учетную систему поставщика (13) для резервирования товара на складе поставщика (9). Поставщик формирует в системе счет на оплату (8) для подтверждения заказа. Если срок выполнения заказа длительный, то данные передаются в модуль управления обязательствами (7), в нем покупатель устанавливает контрольные точки в сроках выполнения заказа и поставщик обязан при наступлении контрольных дат отчитаться о выполнении заказа и указать комментарии с целью предотвращения срыва сроков выполнения заказа. В зависимости от согласованных условий оплаты, система позволяет (через модуль 8) выполнить оплату товара пластиковой картой либо платеж через оператора облачной системы, сформировать платежный календарь и загрузить его в учетную систему покупателя (13) с получением обратной связи (через систему обмена сообщениями модуля 12) о факте платежей. После поступления товара на склад поставщика и выполнения операции прихода (данные отражаются в базе данных поступления и отгрузок товара, содержащейся в модуле 9) данные направляются в систему для учета завершения выполнения заказа (модуля 7). Облачная система позволяет вносить рекламации, если поставка определена как некачественная. Если в базу данных, содержащуюся в модуле контроля качества (10), вносится рекламация, то поставщику устанавливается время ее закрытия, т.е. указываются контрольные точки (в графике поставок, содержащемся в модуле 7), и система позволяет контролировать закрытие данной рекламации. По итогам выполнения заказа покупатель может выполнить оценку поставщика (через систему оценок, содержащуюся в модуле 4) и эти данные будут использоваться при ранжировании поставщика в модуле управления поставщиками (4). Все данные об операциях учитываются в модуле аналитики (11) и (через личный кабинет 12) пользователи могут сформировать необходимые им отчеты для управленческой деятельности. Благодаря взаимосвязанной последовательности операций, гибкому использованию модулей, автоматизации не единичной функции поставок, а нескольких, разделению ролей, пакетному поиску, возможности в каталоге проводить переторжку (запрос окончательной цены), контроль процесса поставки, включая график поставки, выполнению платежей достигается эффект полного контроля над поставкой, снижение расходов, повышение производительности труда, точности, снижение вероятности ошибок, рисков срывов поставок.