Каталогизация фондов вузовских библиотек г. Омска: организационные и технологические аспекты

УДК 025.3:004.9 Е.А. Матвеева

Омский государственный технический университет, г. Омск

КАТАЛОГИЗАЦИЯ ФОНДОВ ВУЗОВСКИХ БИБЛИОТЕК Г. ОМСКА: ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ И ТЕХНОЛОГИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ

Для вузовских библиотек ведение и наполнение электронных каталогов (ЭК) в настоящее время остается одной из приоритетных задач. ЭК стали мощными информационными ресурсами, доступ к которым предоставляется как в локальном, так и в он-лайновом режиме. Они позволяют более глубоко раскрыть фонд, содержат множество дополнительных сервисных функций, становятся одним из показателей уровня развития библиотеки в целом. Необходимость развития ЭК подтверждается тем, что в 2011году Министерством образования и науки РФ был инициирован проект «Разработка информационной системы доступа к электронным каталогам библиотек сферы образования и науки в рамках единого интернет - ресурса», выполняемый ФГБУ ГПНТБ России.

Поэтому в мае 2012 г. научная библиотека ОмГТУ в рамках работы секции автоматизации Омского областного методического объединения библиотек вузов провела опрос, целью которого было изучение состояния каталогизации фондов вузовских библиотек. Было получено и проанализировано 15 анкет.

Документационное сопровождение является частью любого организационного процесса. Как показали ответы респондентов, каталогизация в библиотеках регулируется документами различного уровня: от комплексных инструкций до технологических блок-схем на отдельные процессы. Все библиотеки отразили работу с ЭК в должностных инструкциях сотрудников. «Положение об ЭК» функционирует в 11 вузах. Восемь библиотек принимают методические решения о ведении ЭК на уровне советов библиотек или рабочих групп. Инструкция по вводу библиографических записей (БЗ) в ЭК существует в библиотеках ОмА МВД России, ОмГАУ им. П.А. Столыпина, ОГИС, ОмЮИ; памятка - в СибАДИ, инструкция по многоуровневой каталогизации статей из периодического издания в АБИС - в ОмГАУ им. П.А. Столыпина, инструкции на отдельные виды работы - в ОмЭИ, инструкция по внесению ретроспективного фонда изданий в ЭК - в СибГУФК.

Блок инструкций составила библиотека ОмГМА Минздравсоцразвития России: Положение об Электронной библиотеке, БО книг, Аналитическая роспись статей, Регистрация периодических изданий, Индексирование по тезаурусу МеБИ в формате ЯиЗМАЯС. В библиотеке ОмГУ им. Ф.М. Достоевского подробно проработаны правила заполнения полей в БЗ на различные виды документов, а также инструкции по ведению различных баз данных (БД). В библиотеке ОмГУПС наряду с инструкциями и методиками заполнения отдельных полей и ввода различных типов изданий используются блок-схемы (например, блок-схема "Горячий ввод" книги в электронный каталог).

При создании ЭК библиотеки в первую очередь принимают решение о том, сколько БД они будут вести. Здесь возможны два варианта: единая БД, в которой будут представлены все виды документов, или несколько БД, формируемых по видам изданий. В нашем регионе наибольшее распространение получил второй вариант: 66,7% опрошенных указали, что ЭК представлен несколькими БД.

При оценке содержательного наполнения ЭК было выявлено, что все библиотеки вносят БЗ на новые документы, ретроспективный фонд и статьи из журналов. 13 библиотек ведут аналитическую роспись сборников (материалов конференций, научных трудов и пр.). 10 библиотек составляют дополнительную БЗ на электронные аналоги печатных внутривузов-

242

ских изданий; девять - на другие электронные документы локального и удаленного доступа, не имеющие физического носителя, и только три - на локальные и удаленные БД.

Как показал опрос, работа по вводу БЗ на ретроспективный фонд в ЭК ведется параллельно с вводом БЗ на новые поступления. В нашем регионе в этом отношении можно выделить библиотеку ОмЮИ: на сегодняшний день она полностью ввела свой фонд в ЭК.

Данные о количестве сотрудников, которые вводят БЗ на новые поступления и ретроспективный фонд приведены в таблице 1.

Полученные ответы не позволили выявить прямой зависимости между штатом библиотеки и количеством сотрудников, работающих с ЭК. Можно предположить, что решающим фактором является дата начала ведения ЭК и объем библиотечного фонда. В библиотеках, которые начали вести ЭК в течение последних пяти лет (ОмГА, Омский институт (филиал) РГТЭУ, ОИВТ (филиал) НГАВТ), в этом процессе участвуют все сотрудники.

Кроме того, на этот показатель влияет структура библиотеки. Там, где есть отделы, занимающиеся только процессом электронной каталогизации (отдел комплектования, отдел обработки литературы и т.п.), количество сотрудников, привлекаемых к данному процессу, колеблется от 20 до 40% от всего штата библиотеки, но при этом увеличивается доля рабочего времени, отводимого на ввод БЗ.

Таблица 1

ВУЗ Количество сотрудников, занимающихся вводом БЗ в ЭК, % Количество сотрудников, занимающихся вводом БЗ на ретроспективный фонд, %

СибГУФК 29,6 11,1

ОмА МВД России 33,3 9,5

ОмГА 100 100

ОмГАУ им. П.А. Столыпина 48,4 29

ОмГМА Минздравсоцразвития России 19,6 15,2

ОмЭИ

Омский институт (филиал) РГТЭУ 80 60

ОмГУ им. Ф.М. Достоевского 27,6 22,4

ОмГПУ 43 33

ОмГУПС 22,5 4,3

СибАДИ 18 40

ОмЮИ 50 25

ОмГТУ 22,2 4,2

ОГИС 29,4 17,6

ОИВТ (филиал) НГАВТ 87,5 87,5

Данные таблицы 1 свидетельствуют о том, что основная часть респондентов при вводе БЗ в ЭК отдает приоритет новым поступлениям. Небольшие библиотеки вводят параллельно БЗ на новые поступления и ретроспективный фонд. Только библиотека СибАДИ указала, что ставит введение ретроспективы своей приоритетной задачей.

Подготовкой ретроспективного фонда к вводу в ЭК в большинстве библиотек занимаются отделы - фондодержатели (66,7%). У 26,7% дополнительно в процесс включен отдел обработки документов; у 20% - отдел комплектования. Непосредственно ввод осуществляют: отдел

243

обработки и отделы - фондодержатели (40% ответов), все сотрудники (20%). В ОмЭИ данная функция закреплена за отделом комплектования и научно-библиографическим отделом. В ОмГАУ им. Столыпина для работы с ретроспективным фондом создана рабочая группа.

Анализ приоритетов подбора документов для ретроввода выявил следующую тенденцию. 10 библиотек выбрали ответ «по отделам хранения». Девять библиотек указали вариант «наиболее востребованные читателями». По отраслям знаний фонд вводят шесть учреждений. Редкие ответы: «по хронологии» - библиотека ОмА МВД России (вводит фонд с 1990 г.), «по видам изданий» - ОмГУ им. Ф.М. Достоевского.

При создании БЗ на ретроспективный фонд 93,3 % респондентов создают полное описание и лишь 6,7% вводят только обязательные элементы.

Библиотеки заинтересованы в максимальном раскрытии содержательного наполнения документа для обеспечения пользователям оптимально релевантного поиска. Современные АБИС позволяют вводить различные дополнительные элементы к стандартной БЗ. Как показали ответы респондентов, чаще всего в БЗ дополнительно вносятся содержание документа -11 библиотек, аннотации - пять библиотек. Омский институт (филиал) РГТЭУ размещает в БЗ обложку документа, это решение планирует воплощать в практику и СибАДИ. В библиотеке ОмГМА Минздравсоцразвития России в БЗ включаются рубрики тезауруса МеБИ. И только четыре вуза не считают нужным добавлять дополнительные элементы в описание.

Сложнее всего поддается оценке показатель ежедневного ввода БЗ одним сотрудником. Он зависит от количества заполняемых полей, особенностей описываемых изданий, характера работы сотрудника (дополнительная/основная обязанность). Все это оговаривалось и в полученных ответах: «в зависимости от наличия свободного времени» (СибАДИ), «зависит от необходимого объема записи, причем сотрудники совмещают различные процессы» (ОмЮИ). Полученные данные мы представляем в таблице 2.

Таблица 2

Вузы Ретроспективный фонд Новые документы

СибГУФК 4-5 7-10

ОмА МВД России 2-10 14 - 18

ОмГА - 50

ОмГАУ им. П. А. Столыпина 5 10

ОмГМА Минздравсоцразвития России 35 35

ОмЭИ - До 15

Омский институт (филиал) РГТЭУ 10 10

ОмГУ им. Ф.М. Достоевского 6-15 6-15

ОмГПУ 1 книга, 2 статьи 4 книги, 8 статей

ОмГУПС 20 10

СибАДИ 4-6 назв. 10-12 СибАДИ

ОмЮИ - 10-15

ОмГТУ, ОГИС, ОИВТ (филиал) НГАВТ нет данных нет данных

Количество журналов, взятых для аналитической росписи, отражено на диаграмме 1. Анализ данного показателя не позволяет выявить зависимость между количеством наименований вводимых в ЭК журналов и штатом библиотеки. Можно предположить, что на первое место выходит потребность пользователей в данной информации, а также участие вуза в

244

корпоративных проектах. Например, библиотека ОмГУ им. Достоевского участвует в проекте МАРС. Поэтому для аналитической росписи взято всего восемь наименований журналов. Работа по вводу аналитики в 12 библиотеках выполняет справочно-библиографический отдел. Кроме того, аналитические записи создают отделы-фондодержатели (ОГИС), научнометодический отдел (ОмГПУ), сотрудники читальных залов (ОмГАУ им. П. А. Столыпина, ОмГТУ). В библиотеках, где нет выделенных специализированных отделов, данная работа находится в ведении библиографа (ОмЮИ, Омский институт (филиал) РГТЭУ).

Как показало исследование, процесс заимствования БЗ из ЭК сторонних библиотек носит разнонаправленный характер. ОмГАУ им. П.А. Столыпина, ОмГМА Минздравсоцразвития России, ОмГУ им. Ф. М. Достоевского, СибАДИ импортируют аналитические записи. ОмА МВД России, Омский институт (филиал) РГТЭУ, ОмГУ им. Ф.М. Достоевского, Ом-ГУПС осуществляют импорт БЗ на новые документы; ОмА МВД России, ОмГМА Минздравсоцразвития России, Омский институт (филиал) РГТЭУ - БЗ на ретроспективный фонд. Восемь библиотек указали, что не используют заимствованные записи для пополнения ЭК.

Среди источников заимствования коллеги указали ЭК РГБ, РНБ, ГПНТБ, ГПНТБ СО РАН, ЦНМБ ПМГМУ им. ИМ. Сеченова, НБ ЧелГМА, проект «МАРС», ЭБС «Лань», «Университетская библиотека он-лайн», ИРБИС-корпорацию. При этом библиотека ОмГУ им. Ф.М. Достоевского внешние БЗ импортирует в специальную БД, все остальные вливают их в собственный ЭК.

140

СибГУФК 120 124

ОмГАУ им. П.А.

Столыпина 127

100 80 60

ОмА МВД России 65

ОИВТ

ОмГМА

Минздрав- соцразвития России 80

Омский институт (филтал) РГТЭУ

ОГИС 65 ОмГПУ 83

40

20

0

(филиал) НГАВТ 38 ОмГА

25

ОмЭИ 36 55

ОмГУ им.Ф.М. Достоев ского 8

ОмЮИ 53

СибАДИ 21

ОмГТУ 43

Диаграмма 1

Корпоративная каталогизация не нашла широкого распространения в регионе. Три библиотеки (ОмГМА Минздравсоцразвития России, ОГИС, СибАДИ) подключены к проекту АРБИКОН, ОмГУ им. Ф.М. Достоевского и СибАДИ - к проекту МАРС, ОмГМА Минздрав-

соцразвития России взаимодействует с ЦНМБ ПМГМУ им. И.М. Сеченова.

Таким образом, из проведенного исследования можно сделать следующие выводы. В вузовских библиотеках Омского региона процесс каталогизации регулируется регламентирующими документами: от комплексных - Положения об ЭК и инструкций по работе с АРМами, до блок-схем на отдельные рабочие процессы. Библиотеки предпочитают самостоятельно вести несколько БД, формирующихся по видам документов. В ведении каталогов задействованы сотрудники нескольких отделов либо весь персонал библиотеки. Нет прямой

245

зависимости между штатом библиотеки и количеством вводимых БЗ и журналов, взятых для аналитической росписи. Участие в корпоративных проектах не носит массовый характер, но наблюдается тенденция к расширению участия в ИРБИС-корпорации.

Полученные данные могут быть использованы при планировании работы соответствующих секций Омского областного методического объединения библиотек вузов.

Кроме того, проведенный анализ состояния электронной каталогизации вузовских библиотек Омского региона свидетельствует, что они могут стать полноправными участниками проекта «Разработка информационной системы доступа к электронным каталогам библиотек сферы образования и науки в рамках единого интернет - ресурса».