ECM: от хаоса «разнообразия» к платформенному подходу

Олег Бейлезон, руководитель Центра разработки ECM-продуктов компании «Логика Бизнеса», о пользе платформенного подхода в управлении документами.

Рынок ECM-решений (Enterprise Content Management) изначально не был единым. Он «вырастал» из нескольких функциональных направлений, к которым относились системы электронного документооборота (СЭД), управления деловыми процессами, архивы, юридически значимый электронный документооборот (ЮЗ ЭДО) и т. д. По каждому из них существовали свои поставщики, применялись разные технологии, подчеркивались разные конкурентные преимущества. Заказчики зачастую внедряли эти решения по принципу «один продукт — один поставщик», без оглядки на их потенциальную общность, и в итоге оказались перед типичной IT-проблемой — «зоопарком систем». Разнообразие, которое поначалу казалось интересным и выгодным, привело к сложностям в интеграции и развитии, дорогому обслуживанию.

К концу 2000-х годов на рынок пришло понимание, что ECM-задачи могут и должны решаться в рамках единого подхода, на базе корпоративной платформы — технологической и методологической основы для продуктов по управлению корпоративным контентом. В «Логике Бизнеса» приступили к разработке такой платформы почти восемь лет назад на основе библиотек с открытым кодом и с поддержкой открытых стандартов.

«Логика Бизнеса» не единственный вендор, который пошел по пути создания платформы. По сути, рынок сам сформировал перечень базовых требований к ней. В ее нижнем слое содержатся единые подходы к реализации общих элементов предметной области: документов, справочников, хранения файлов, правил доступа, управления бизнес-процессами. Слоем выше должны содержаться инструменты для легкой настройки прикладных сервисов, позволяющие работать с функциональностью. Сюда входит управление справочными данными, штатной структурой организации, различными счетчиками, жизненными циклами документов, применением электронной подписи, элементами ЮЗ ЭДО, отчетами. Платформа должна содержать максимальное количество инструментов для сборки из таких сервисов функционально законченных решений. Идеально, если это «конструкторы», доступные администратору или аналитику: тогда для реализации многих требований к документообороту не понадобится подключение разработчика.

Это одно из весомых преимуществ платформенного подхода: участие разработчиков в построении ECM-решений может быть минимизировано за счет того, что сформированы единые принципы, базовые объекты, установлены подходы к их конфигурированию и администрированию, вынесенным в интерфейс в виде инструментов. В продукте «Логика: Платформа» весь этот базис есть. На нем мы сами, наши партнеры и заказчики реализуют различные прикладные решения. Бесконечная доработка «готовой» СЭД никогда не даст такой гибкости и неизбежно упрется в функциональный потолок.

С точки зрения стоимости владения это весьма выгодная инвестиция: во-первых, есть возможность начать с компактной лицензии и расширять ее с учетом появления нового функционала и пользователей. Во-вторых, платформенный подход снижает требования к разнообразию экспертизы специалистов, которые должны развивать ECM-системы.

Тенденция импортозамещения дает вышеперечисленным преимуществам дополнительный мультипликатор. Представьте, что вам надо заменить пять продуктов на отечественные аналоги. Это пять процедур выбора, пять решений, пять разных миграций и большие накладные расходы. Вместо этого комплекс систем по документообороту может быть заменен на одну отечественную платформу, которая обеспечит поэтапный переход на российское ПО и в разы облегчит интеграцию.

Темпы ухода от бумажного документооборота в пользу электронного ускоряются с каждым годом. Эта тенденция активно поддерживается государством, принимаются новые законы. Темпы развития смежных технологий тоже не отстают: интеллектуальный анализ, омниканальность, средства извлечения знаний, новые способы организации интерфейсов скоро станут привычными для пользователей. И все эти изменения найдут свое отражение в ECM-платформах, давая заказчику уверенность в актуальности используемых решений.