Дальнобойная бухгалтерия

Дальнобойная бухгалтерия

Конкурс лучших IT-решений, организованный журналом "Коммерсантъ-Деньги" и компанией Intel, подходит к концу. Представляем очередного и последнего участника — это многопрофильная группа компаний "Плезир" из Казани. Используя программу управленческого учета 1С, она сумела свести в общую базу данные всех своих подразделений, наладить связь между удаленными розничными точками и офисом и таким образом сделать более эффективными процесс управления и бизнес-планирование.

Группа компаний "Плезир" существует с 1991 года. Работает в области ландшафтного дизайна, предлагает товары и услуги владельцам садов, огородов, приусадебных участков. В группу также входят риэлтерское агентство и компания, занимающаяся санитарной обработкой помещений. "Плезир" имеет пять розничных магазинов в Казани, а также дилерскую сеть, охватывающую, в частности, Москву, Урал, Поволжье и Краснодарский край. В настоящее время в группе компаний работает около 90 человек.

Условия задачи

     Создание автоматизированных систем управленческого учета для подобных предприятий с многочисленными разнопрофильными подразделениями — задача архиважная и одновременно архисложная. Начнем с того, что каждое подразделение работает с широким ассортиментом разнородных товаров и услуг, причем торговля ведется как в розницу, так и оптом, через дилерскую сеть.

     Например, розничная сеть "Плезира" (сейчас это основной бизнес группы) торгует комнатными растениями, средствами и аксессуарами для их выращивания, посадочным материалом для открытого грунта, семенами, удобрениями и прочей бытовой химией, товарами для загородного отдыха (беседки, перголы, гамаки, мангалы, биотуалеты, древесный уголь), садовой мебелью. Богато представлена и техника — триммеры, мотокосы, газонокосилки, мотоблоки, культиваторы, мини-тракторы, а также традиционный садово-огородный инвентарь — и это далеко не весь перечень товаров.

     Вместе с тем компания, оказывающая услуги в области ландшафтного дизайна, является постоянным клиентом собственной розницы — заказывает ландшафтные материалы (искусственные водоемы, бассейны, фонтаны, насосы, фонари и пр.), мебель, малые архитектурные формы и т. д. Таких примеров много. Скажем, риэлтерское агентство обеспечивает другие компании площадями под магазины, склады, офисы, а также сдает в аренду помещения, принадлежащие самому "Плезиру". Ну а IT-отдел разрабатывает для всей группы программные продукты.

     Любопытно, что подразделения "Плезира" взаимодействуют на основе реальных денежных расчетов. Это означает, что для руководства группы компаний важно иметь перед глазами картину не только материально-технического снабжения, но и движения финансовых средств. Для этого необходимо было объединить базы данных всех подразделений в одну общую, центральную базу. Задача осложнялась тем, что подразделения компании разбросаны по всему городу — требовалось наладить постоянную и надежную компьютерную связь между ними.

За связь без брака

     По словам руководителя IT-подразделения группы компаний "Плезир" Павла Корчагина, решение консолидировать управленческий учет руководство группы приняло в 2004 году. Предприятие росло, в связи с чем стала явной необходимость оптимизации бизнеса — тут и снабжение розницы, и контроль за продажами с их анализом, а также планирование закупок, учет затрат по подразделениям, получение сводного баланса компании.

     До поры до времени обмен данными между подразделениями "Плезира" выглядел довольно архаично. Так, в каждом магазине сидел специальный человек, который принимал по телефону заявки от иных подразделений. С другой стороны, при отсутствии нужного покупателю товара продавцы вынуждены были обзванивать склады и другие магазины группы, чтобы узнать, где можно приобрести "дефицит". При этом в каждом подразделении имелась собственная программа управленческого учета, однако загрузка данных из баз подразделений в центральную базу требовала определенного времени и усилий.

     По словам Павла Корчагина, работа по созданию офисной системы длилась полгода. За основу был взят продукт компании 1С "Комплексная конфигурация — 'Бухгалтерия+Торговля+Склад+Зарплата+Кадры'" (то есть все главные программы учета 1С в одном пакете). Задача разработчиков из "Плезира" заключалась в том, чтобы оптимизировать процесс загрузки в общую базу файлов, поступающих из других подразделений. Проблема организации связи была решена с помощью "телефонной" технологии передачи данных ADSL.

     Впрочем, у телефонного канала связи есть свои неустранимые недостатки. Специфика розничного бизнеса состоит, в частности, в том, что торговая точка порой вынуждена менять адрес — ее коммерческий успех во многом определяется местоположением. После переезда, естественно, приходится запрашивать у городской телефонной сети новую линию, и выделяют ее, понятно, не бесплатно. Кроме того, далеко не во всех районах города стоят новые телефонные станции — качество связи оставляет желать лучшего. По словам Павла Корчагина, обнадеживает то, что сравнительно недавно в Казани начал работать первый оператор беспроводной связи Wi-Max — эта технология теоретически позволяет решить все проблемы со связью, в том числе с ее качеством. Однако в настоящее время руководство компании выжидает — цены монополиста пока что слишком высоки (порядка $100 за 1 Гб), но наверняка опустятся с появлением конкурирующих операторов.

Новая жизнь

     Организация сети выглядит следующим образом. Руководство компании решилось вложить деньги в покупку достаточно дорогого сервера — двухпроцессорного Xeon 2800, зато сэкономила на рабочих станциях: в качестве терминалов может успешно работать даже допотопный компьютер на базе 486-го процессора. По словам Павла Корчагина, в центральном офисе находится около 25 терминалов, в магазинах — по два-три. Данные из магазинов поступают через ADSL-модем в центральный офис, где загружаются в общую базу, то есть там отражены обороты всех подразделений, их заявки, взаиморасчеты и проч.

     Возможности работников подразделений тоже значительно расширились. Так, продавцы в магазинах могут узнать, "зайдя" в общую базу, какие запасы того или иного товара есть на складах, а также какой ассортимент имеется в других магазинах. Правда, как признались сотрудники "Плезира", данные в общей базе корректируются утренними отчетами, поэтому в конце рабочего дня информацию все равно приходится уточнять по телефону.

     Есть и другие претензии к системе. Например, продавщица одного из магазинов сочла неудобным то, что приходится работать одновременно в двух базах — магазинной и офисной. Так, большая часть данных (о перемещении товаров, реализации, списании, переоценке) находится в офисной базе, при этом на местах можно получить лишь отчет о перемещении товаров и товарный отчет (о выручке). В результате сотрудники магазинов не могут выписывать посредством своей базы счета-фактуры, заявки на склад.

     Возможно, определенные ограничения в доступе к информации объясняются соображениями безопасности бизнеса. Впрочем, Павел Корчагин назвал другую причину — по его словам, необходимость работы в двух базах вызвана режимом экономии. На самом деле сотрудники подразделений работают в основном в своей базе и только в случае необходимости могут устроить "сеанс связи" с центральным офисом — в противном случае, если бы они весь день "сидели" в центральной базе, непрерывная связь подразделений с офисом обошлась бы "Плезиру" слишком дорого.

     Что касается возможностей системы, то они стандартны для продуктов компании 1С. Например, в разделе "Справочники" содержится информация о структуре компании, контрагентах, сотрудниках и т. п. В разделе "Торговля и бухгалтерия" — документы по учету товарно-материальных ценностей, документы для поставщиков и т. д.

     Кстати, как отметил Павел Корчагин, программа позволяет перевести все отношения с поставщиками, и в том числе заказы, в область электронной почты. При этом если партнер тоже работает с программой 1С или у него есть возможность загрузки документа в формате XML, то он может моментально преобразовать бланк заказа компании "Плезир" в отгрузочную накладную.

     Павел Корчагин уверенно заявил, что при всех затратах новая система управленческого учета уже успела себя окупить: "Ее внедрение позволило повысить производительность труда сотрудников за счет более оперативной работы, а также наладить эффективное управление запасами, планирование затрат, контроль и оперативный анализ продаж".

     Выразить в точных цифрах экономический эффект от внедрения системы способен, пожалуй, только финансовый отдел предприятия, будь ему поставлена такая задача. Как бы то ни было, "Деньги" располагают достоверной информацией, что должность сотрудника магазина, принимающего заказы по телефону, в штатном расписании "Плезира" упразднена.

Владимир ГЕНДЛИН

Техническая платформа и технологии, использованные в проекте:

     Сервер на базе Intel Server Board SE7525GP2/SE7320SP2 Ethernet Switch D-link DES-3226S VPN канал связи с использованием ADSL между торговыми точками, терминальный доступ к центральной базе офиса