Проблемы внедрения системы электронного документооборота в производственных подразделениях строительных организаций

ПРОБЛЕМЫ ВНЕДРЕНИЯ СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА В ПРОИЗВОДСТВЕННЫХ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯХ СТРОИТЕЛЬНЫХ ОРГАНИЗАЦИЙ

Аннотация. В статье анализируются правовые и управленческие аспекты внедрения системы электронного документооборота в производственных подразделениях строительных организаций, а также обосновывается необходимость внедрения данных систем. В статье также освещаются те сферы деятельности человека, в которых система электронного документооборота прочно заняла свое место. Ключевые слова: оперативное управление, система электронного документооборота, нормативно-правовое регулирование строительной деятельности.

PROBLEMS OF IMPLEMENTATION OF ELECTRONIC DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM IN THE PRODUCTION DEPARTMENTS OF CONSTRUCTION ORGANIZATIONS

Annotation. This article analyzes the legal and administrative aspects of the introduction of electronic document management system in the production departments of construction organizations, as well as the necessity of implementation of these systems. The article also highlights the areas of human activity, in which the electronic document management system has firmly taken its place.

Keywords: operational management, electronic document management system, legal regulation of construction activity.

При обсуждении вопроса внедрения системы электронного документооборота (далее СЭДО) в производственных подразделениях строительных организаций с инженерно-техническими работниками (ИТР), т.е. работниками, в полномочия которых входит организация рабочего процесса, руководство производством и ведение документооборота на всем строительном объекте [3], многие из них скептически относятся к возможности такого внедрения и, ссылаясь на нормативно-правовые акты, законы, кодексы, называют следующие причины своего скепсиса. 1. Наличие бумажных журналов, актов и т.д. обязательно на строительном участке в соответствие с Градостроительным Кодексом. 2. Ставя свою подпись на бумажных документах, прорабы тем самым обозначают личную ответственность и достоверность сведений, указанных в документе. 3. Ведение параллельного бумажного и электронного документооборота - это двойная работа, которая потребует гораздо больших временных и трудовых затрат, чем традиционный бумажный документооборот.

То есть, перед автором статьи стоят две задачи: обосновать необходимость внедрения СЭДО в производственных подразделениях строительных организаций, осветить правовые и управленческие аспекты внедрения СЭДО на строительную площадку.

Для того, чтобы решить их необходимо разобраться, для чего же вообще нужна СЭДО, а также проследить за опытом применения СЭДО в различных сферах. СЭДО в настоящее время применяется повсеместно всеми структурными подразделениями организации: финансово-бухгалтерской и юридической службами. Основная задача СЭДО - обеспечение простого доступа всех заинтересованных сотрудников к необходимому им массиву документов в любой момент времени, а также организация поиска нужных документов по заданным параметрам. При традиционном (бумажном) документообороте при наличии в компании значительного массива обрабатываемых документов доступ к ним может быть затруднен, а поиск нужного документа занять неограниченное количество времени.

УДК 331.103.6 А.Ф. Саитгараев

Albert Saitgaraev

© Саитгараев А.Ф., 2016

Масштаб документооборота на строительном участке недооценивается. Его наличие не так очевидно со стороны, как, например, в офисах. Да и итогом деятельности строительной компании являются, в основном, строительные объекты, а не документы. Подавляющее большинство сотрудников строительных компаний непосредственно «на линии» не работает ни с какими документами в принципе, кроме рабочей документации, которая, за редким исключением, не подлежит редактуре и исправлениям, а носит директивный характер. Однако к строительной отрасли всегда предъявлялись повышенные требования по обеспечению качества и надежности возводимых объектов, а также по обеспечению безопасности для всех участников строительного процесса, вследствие чего ИТР вынуждены вести исполнительную документацию, принятую как гарант и меру по обеспечению надлежащего качества строительной продукции и безопасности строительного процесса. Другими словами, в исполнительной документации фиксируется соответствие каждой операции строительного процесса требованиям проектной и подготовленной на ее основе рабочей документации, результатам инженерных изысканий, требованиям градостроительного плана земельного участка, требованиям технических регламентов [5]. Масштабность же строительного процесса как явления находит отражение в масштабности исполнительной документации, которая характеризуется внушительным перечнем различных журналов, актов и т.д. СЭДО позволит сократить время согласования различных документов между ответственными лицами, как то: акты на скрытые работы, которые заверяются отделом технического надзора, различного рода заявки на материалы и оборудование, заверяемые прорабом, графики, журналы, заполняемые соответствующими специалистами и требующие заверения прораба.

Инженерно-технические работники выступают в роли промежуточного звена, формирующего отчетную информацию для вышестоящих подразделений и контролирующих органов. И в нужный момент эта отчетная информация (проверка контролирующих органов, какой-либо инцидент) должна быть предоставлена заинтересованному лицу в полном объеме в структурированном виде. СЭДО обеспечит упрощенный доступ ко всей документации в производственных подразделениях как для контролирующих органов, так и для внутренних служб организации. Можно быть уверенным, что ни один документ не потеряется и будет лежать на своем месте. На основании отчетов в электронном виде проще строить графики, производить расчеты и обеспечивать корректировку строительного процесса.

В современных системах автоматизации документооборота можно также решить проблему запрещения использования в строительном процессе материалов, качество которых по паспорту не соответствует требованиям проектной документации. На строительных участках при возведении каких-либо конструкций периодически происходит использование материалов несоответствующей проекту марки из-за ошибки принимающих материалы ИТР, что негативно сказывается на качестве готовой продукции. СЭДО можно настроить так, что она будет выдавать предупреждение при использовании материалов несоответствующей марки. Отчетные документы, формируемые ИТР, содержат большое количество однотипной информации. И документы выходят однотипными, что создает широкое поле для попыток автоматизации их заполнения.

Что касается правовых аспектов внедрения СЭДО на строительную площадку, то приходится признать, что законодательство в очередной раз не поспевает за прогрессом - четкой позиции в кодексах, законах, постановлениях и иных нормативно-правовых актах найти не удалось.

С одной стороны, согласно статье 56 Градостроительного Кодекса (ГСК) «Информационные системы обеспечения градостроительной деятельности» [2] информационные системы обеспечения градостроительной деятельности включают в себя материалы в текстовой форме и в виде карт (схем). Информационные системы обеспечения градостроительной деятельности - организованный в соответствии с требованиями ГСК систематизированный свод документированных сведений о развитии территорий, об их застройке, о земельных участках, об объектах капитального строительства и иных

необходимых для осуществления градостроительной деятельности сведений. Целью ведения информационных систем обеспечения градостроительной деятельности является обеспечение органов государственной власти, органов местного самоуправления, физических и юридических лиц достоверными сведениями, необходимыми для осуществления градостроительной, инвестиционной и иной хозяйственной деятельности, проведения землеустройства.

Информационные системы обеспечения градостроительной деятельности включают в себя:

1. сведения (о документах территориального планирования Российской Федерации в части, касающейся территорий муниципальных образований; о правилах землепользования и застройки, внесении в них изменений; о документации по планировке территории; об изученности природных и техногенных условий на основании результатов инженерных изысканий; о резервировании земель и об изъятии земельных участков для государственных или муниципальных нужд; о геодезических и картографических материалах;

2. дела о застроенных и подлежащих застройке земельных участках;

3. иные документы и материалы.

Дела о застроенных или подлежащих застройке земельных участках открываются на каждый земельный участок. В дело о застроенном или подлежащем застройке земельном участке помещаются разрабатываемые и принимаемые при подготовке документации по планировке территории, строительстве, реконструкции, капитальном ремонте объекта капитального строительства копии следующих документов и карт (схем):

1. градостроительный план земельного участка;

2. результаты инженерных изысканий;

3. сведения о площади, о высоте и количестве этажей объекта капитального строительства, о сетях инженерно-технического обеспечения, разделы проектной документации, предусмотренные пунктами 2, 8 - 10 и 11.1 части 12 статьи 48 Градостроительного Кодекса, или схема планировочной организации земельного участка с обозначением места размещения объекта индивидуального жилищного строительства;

4. документы, подтверждающие соответствие проектной документации требованиям технических регламентов и результатам инженерных изысканий;

5. заключение государственной экспертизы проектной документации;

6. разрешение на строительство;

7. решение органа местного самоуправления о предоставлении разрешения на отклонение от предельных параметров разрешенного строительства, реконструкции объектов капитального строительства;

8. решение органа местного самоуправления о предоставлении разрешения на условно разрешенный вид использования;

9. документы, подтверждающие соответствие построенного, реконструированного объекта капитального строительства проектной документации;

9.1. заключение органа государственного строительного надзора;

9.2. акт проверки соответствия многоквартирного дома требованиям энергетической эффективности с указанием класса его энергетической эффективности на момент составления этого акта;

10. акт приемки объекта капитального строительства;

11. разрешение на ввод объекта в эксплуатацию;

12. схема, отображающая расположение построенного, реконструированного объекта капитального строительства, расположение сетей инженерно-технического обеспечения в границах земельного участка и планировочную организацию земельного участка;

13. иные документы и материалы.

С другой стороны, в законодательстве не прописано, каким образом должен формироваться исходный документ. В органы государственной власти и органы местного самоуправления должны посылаться бумажные копии вышеперечисленных документов, в том числе документы, подтверждающие соответствие построенного или реконструируемого объекта проектной документации (всевозможные журналы, акты на скрытые работы и другая исполнительная документация, ведущаяся на строительной площадке). Но внутренний документооборот не регламентирован.

8-9 октября 2015г. в Москве прошла 2-я ежегодная конференция «Электронный документооборот» IC Energy. Несмотря на непроработанность правовых норм, регулирующих СЭДО, множество игроков крупного бизнеса (а среди участников и докладчиков конференции отметились холдинг ЕВРАЗ, пивоваренная компания «Балтика», Газпромбанк и др.) переходят на электронный документооборот. Основные сложности такого перехода теперь связаны с техническими и организационными проблемами [1]. Да, в законодательстве Российской Федерации отсутствуют законы об электронном документе, архивном хранении электронных документов, документационном обеспечении управления, не до конца сформирован понятийный аппарат в области электронного документооборота. Но нельзя сказать, что подвижек в этой области нет. И в своем стремлении заменить в компании бумажный документооборот электронным руководство должно опираться на следующие законодательные акты. ФЗ-149 «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». Данный закон признает электронное сообщение, подписанное электронной подписью или иным аналогом собственноручной подписи, электронным документом, равноценным документу, подписанному собственноручной подписью, а также рассматривает обмен такими сообщениями как обмен документами [8]. Ф3-63 «Об электронной подписи», обеспечивающий правовые условия использования электронной подписи в электронных документах как аналога собственноручной подписи. В законе также рассматривается термин «электронный документ» как документ, в котором информация предоставлена в электронном виде [6]. Трудовой кодекс Российской Федерации предусматривается возможность обмена электронными документами между работодателем и работником, поступающим на дистанционную работу. Налоговый кодекс предписывает представлять налоговую отчетность в электронном виде (ст. 80) [4]. Ф3-123 «Об архивном деле в РФ». В законе говорится, что в состав Архивного фонда входят находящиеся на территории РФ архивные документы независимо от источника их происхождения, времени и способа создания, вида носителя, формы собственности и места хранения, в том числе электронные и телеметрические документы [7]. Иные законодательные акты, оперирующие понятием «электронный документ».

В офисах практически 100% документов формируется в электронном виде, а потом уже по мере необходимости распечатываются и поступают в оборот. Формирование документов в электронном виде быстрее и удобнее, позволяет пользоваться шаблонами, в один клик создавать необходимое количество копий; документы, сформированные в электронном виде, имеют одинаковую читаемость вне зависимости от способностей исполнителя, их проще редактировать. На строительной площадке документы формируются вручную, хоть и на определенных бланках (фактически шаблонах).

С чем же связан такой скептицизм и консерватизм во взглядах ИТР? В строительстве (как и во многих других производственных отраслях РФ) наблюдается многолетний дефицит молодых специалистов. Падение престижа рабочих профессий в постсоветской России привело к перепроизводству выпускников гуманитарных вузов с одновременным дефицитом выпускников технических вузов. Сейчас на рынке труда задействованы в основном специалисты, закончившие вузы в 1970-90-е гг. Однако глупо было бы полагать, что такая картина будет наблюдаться всегда. Конечно, рынок предложения специалистов не может мгновенно и в полной мере отреагировать на спрос на рынке труда, система образования сама по себе достаточно инертна - между осознанием обществом необходимо-

сти в специалистах и их окончательной подготовкой должно пройти как минимум шесть лет - время окончания полного курса магистра (не уступающего знаниями прежнему специалисту).

В современном обществе пришло осознание востребованности специалистов рабочих специальностей. Не последнюю роль в этом осознании принимает участие государство, активно ведя соответствующую пропаганду, возрождая систему заведений среднего специального образования и т.д. Надо, однако понимать, что молодые специалисты предъявляют к своему рабочему месту определенные требования, как то: наличие персональной компьютерной техники, значительно облегчающей повседневную работу. Молодые специалисты более гибкие, более обучаемые, им легче освоить и угнаться за наблюдаемым в последние десять лет невероятным прогрессом в области IT-технологий. И если ориентироваться не на сегодняшний день, а хотя бы на 5-10 лет вперед, то становится ясно, что без внедрения современных компьютерных технологий на уровне производственных подразделений не обойтись.

Библиографический список

1. Федеральный закон № 63-Ф3 от 06.04.2011 (ред. от 30.12.2015) «Об электронной подписи» [Электронный ресурс]. - Режим доступа : http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_112701 (дата обращения : 7.04.2016).

2. Федеральный закон № 125-ФЗ от 22.10.2004 (ред. от 02.03.2016) «Об архивном деле в Российской Федерации». [Электронный ресурс]. - Режим доступа : http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_1406 (дата обращения : 8.04.2016).

3. Федеральный закон № 149-ФЗ от 27.07.2006 (ред. от 13.07.2015) «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». [Электронный ресурс]. - Режим доступа : http://www.consultant.ru/ document/cons_doc_LAW_61798 (дата обращения : 10.04.2016).

4. Воробьев, П. Крупный бизнес перешел на ЭДО. Итоги конференции IC ENERGY 2015 «Электронный документооборот» // ECM-Journal.ru - 23 октября 2015 г. [Электронный ресурс]. - Режим доступа : http://www.ecm-journal.ru/post/Krupnyjj-biznes-pereshel-na-EhD0-Itogi-konferencii-IC-ENERGY-2015-Ehlektronnyjj-dokumentooborot.aspx (дата обращения : 5.03.2016).

5. Градостроительный кодекс Российской Федерации от 29.12.2004 № 190-ФЗ (ред. от 03.07.2016) [Электронный ресурс]. - Режим доступа : http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_51040 (дата обращения : 10.08.2016).

6. Краткий экономический словарь / Под ред. Ю.А. Беликова, Е. Ф. Борисов, Г. Я. Киперман. - 2-е изд., доп. - М. : Политиздат, 1989. - 400 с. - ISBN 5-250-00449-0.

7. Налоговый кодекс Российской Федерации от 31 июля 1998 года ФЗ № 146 [Электронный ресурс]. - Режим доступа : http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_19671 (дата обращения : 9.04.2016).

8. Постановление от 21 июня 2010 г. № 468 «О порядке проведения строительного контроля при осуществлении строительства, реконструкции и капитального ремонта объектов капитального строительства» // Российская бизнес-газета. - 2010. - № 760. - С. 6.