Концептуальная модель совершенствования бизнес-процессов на малых и средних предприятиях

КОНЦЕПТУАЛЬНАЯ

МОДЕЛЬ

\гц СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ /К БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ

НА МАЛЫХ И СРЕДНИХ ПРЕДПРИЯТИЯХ

Резюме. Предприятия малого и среднего бизнеса (МСП) все чаще сталкиваются с различными вызовами и требованиями как со стороны потребителей, так и со стороны конкурентов и государственных органов. Для успешной деятельности и динамичного развития таких субъектов необходимо быстро адаптироваться к условиям рынка.

В данной статье представлена концептуальная модель совершенствования бизнеспроцессов на предприятиях малого и среднего бизнеса, описаны основные этапы и получаемые результаты.

Ключевые слова: предприятия малого и среднего бизнеса, совершенствование бизнеспроцессов, бизнес-процесс, процесс.

Малые и средние предприятия играют огромную роль в развитии экономики любой страны. Благодаря своей мобильности и возможности в кратчайшие сроки адаптироваться к изменяющимся условиям рынка они имеют огромные преимущества перед крупными организациями и финансово-промышленными группами. В Беларуси на сегодняшний день в малом и среднем бизнесе работает около 1,5 млн человек. Причем в последние несколько лет наблюдалась тенденция активного роста количества таких субъектов, но при этом их доля в ВВП страны сокращалась примерно на 1% в год. В 2015 г. картина стала еще хуже: по данным Белстата, упала не только доля МСП в валовом продукте, но и количество малых предприятий. По итогам года оно сократилось на 6,8 тыс., а индивидуальных предпринимателей - на 8 тыс. Хотя по планам правительства число МСП должно было вырасти и занять в ВВП Беларуси к 2020 г. не менее 50%. Но начиная с 2012 г. эта цифра начала уменьшаться и составила 27,1%, в 2013 г.- 26,1%, в 2014 г.- 25,3%, а в 2015-м - 24,2% [1]. Для сравнения: доля МСП в ВВП США - 62%, Японии - 63%, Германии - около 55%.

Несмотря на большое количество преимуществ и возможностей, ведение малого и среднего бизнеса сопряжено с определенными рисками. Именно поэтому им особенно важно иметь возможность быстро принимать управленческие решения в части стратегического управления, основываясь на фактах и получаемых оперативных данных. Одна из основных проблем - отсутствие четко сформированных и прописанных бизнес-процессов и понимания всеми сотрудниками, что и в какой очередности должно происходить. Данная проблема приводит к тому, что руководители не в силах контролировать и отслеживать текущее состояние компании на всех этапах ее деятельности, а также вынуждены принимать управленческие решения вслепую, опираясь только на показатели выручки и рентабельности. Отсутствие возможности управления бизнес-процессами и их совершенствования в конечном итоге приводит к неспособности предприятия реагировать на новые вызовы со стороны потребителей и конкурентов и быть успешным.

Сравнивая методы и подходы ведения бизнеса в конце прошлого века и сейчас, можно обнаружить одно очень существенное отличие.

Станислав

Барановский,

заведующий кафедрой экономической теории и маркетинга Белорусского государственного технологического университета, доктор экономических наук, профессор

Максим Толкачев,

магистр

экономических наук,

директор

ЧП «МаксТаргет»

Методологические

принципы

t

Факторы

t

Условия

Методика разработки, выбора и подстройки информационной системы под разработанные бизнес-процессы

Внедрение

Социально-экономический эффект

Улучшение

управляемости

бизнесом

Рентабельность

Увеличение

конкуренто-

способности

Принятие

взвешенных

решений

Удовлетворен-

ность

персонала

Удовлетворен-

ность

потребителя

Бизнес-процессы предприятий малого и среднего бизнеса

£ Схема.

| Концептуальная

? модель совер-

§ шенствования

| бизнес-процессов

g на МСП >

Если около 10-15 лет назад возникающие проблемы и вопросы на предприятиях решались благодаря опыту и навыкам руководителя, то на сегодняшний день для эффективного управления этого становится недостаточно. Даже опытные менеджеры МСП все чаще обращаются к сторонним консультантам с одной и той же задачей - разработать комплекс

мероприятий, которые сделают бизнес полностью управляемым, повысят его эффективность и выделят компанию среди конкурентов. В числе первых предложенных шагов будет совершенствование бизнес-процесса.

В англоязычной литературе под ним подразумевается одна или несколько связанных операций или процедур, в совокупности реализующих определенную цель производственной деятельности, осуществляемой обычно в рамках заранее определенной организационной структуры [2].

С точки зрения авторов книги «Бизнеспроцессы. Регламентация и управление»

В.Г. Елиферовой и В.В. Репиной, «бизнес-процесс - это устойчивая, целенаправленная совокупность взаимосвязанных видов деятельности, которая по определенной технологии преобразует входы в выходы, представляющие ценность для потребителя» [3]. Этого же подхода придерживаются W.E. Deming, О.В. Кольцова, В.И. Меньщикова, Б.Е. Лужанский и др.

Похожее определение дают М. Хаммер и Д. Чампи в своей книге «Реинжиниринг корпорации»: «бизнес-процесс - совокупность различных видов деятельности, в рамках которой «на входе» используется один или более видов ресурсов, и в результате этой деятельности «на выходе» создается продукт, представляющий ценность для потребителя» [4].

Й. Беккер, Л. Вилкова в труде «Менеджмент процессов» рассматривают бизнес-процесс как процесс, который служит осуществлению основных целей предприятия (бизнес-целей) и описывает центральную сферу его деятельности [5].

Многие авторы в качестве синонима понятия «бизнес-процесс» используют понятие «процесс». Это, согласно стандарту ИСО 9000:2000 (2005), совокупность взаимосвязанных и взаимодействующих видов деятельности, преобразующая входы в выходы [6]. В то же время Й. Беккер говорит о процессе как о завершенной, с точки зрения содержания, временной и логической очередности, последовательности операций [5].

Нами было разработано собственное определение бизнес-процесса как отдельной уникальной части деятельности предприятия, состоящей из совокупности управляемых повторяющихся процессов (процесса), имеющих точки контроля по основным ключевым показателям и общие четко идентифицируемые характеристики, в которой предприятие и (или) клиент получают ценный результат в соответствии с поставленными целями и задачами.

При этом следует отличать такое понятие, как «процесс», под которым подразумевается составляющая единица бизнес-процесса, то есть основные действия и процедуры, происходящие в рамках последнего, для достижения целевого результата.

Далее мы дадим определение совершенствованию бизнес-процессов предприятия. Под ним имеется в виду непрерывная циклическая деятельность, включающая в себя анализ текущего состояния субъекта, разработку новых, а также доработку и адаптацию существующих процессов и последующего их внедрения, исходя из внешних и внутренних факторов, влияющих на деятельность МСП в конкретный промежуток времени.

В современном процессном управлении выделяют два концептуальных подхода совершенствования бизнес-процессов:

постепенный, пошаговый (по УЭ. Демингу) в рамках существующей организационной структуры управления, требующий незначительных капиталовложений или не требующий их вообще;

кардинальный (по М. Хаммеру и Дж. Чампи), ведущий

к существенным изменениям процесса и организационной структуры управления.

Оба подхода базируются на общем фундаменте теории процессного подхода и методологии управления процессами (описание самого процесса, его границ, установление контрольных точек в процессах, измерение показателей, анализ полученной информации и предложений по совершенствованию). Они едины и в том, что направлены на выявление дублирования функций, узких и затратных мест, качества отдельных операций, отсутствующей информации, возможности автоматизации и управления качеством [7]. К совершенствованию бизнес-процессов предприятия необходимо подходить очень ответственно. Это длительная работа, требующая серьезной аналитики рыночного спроса.

В данной статье представлена концептуальная модель (схема), согласно которой на МСП были успешно усовершенствованы бизнес-процессы.

Рассмотрим более подробно все этапы данной концептуальной модели.

ЭТАП

Организационно-экономический механизм формирования и функционирования эффективных бизнес-процессов

На данном этапе руководителям предприятия и специалистам, занимающимся совершенствованием бизнес-процессов, нужно четко сформулировать основные принципы деятельности субъекта хозяйствования, а также оценить факторы и условия, влияющие на нее. Необходима четкая постановка целей и задач для него не только в краткосрочной и долгосрочной перспективе, но и в рамках совершенствования бизнес-процессов.

ЭТАП

Анализ микро- и макросреды предприятия

Предполагает детальное изучение и описание всей деятельности субъекта. При проведении анализа важно ознакомиться не только с существующей документацией и мнением руководителей структурных подразделений, но и получить данные о реальных процессах и обязанностях сотрудников непосредственно от самих рабочих. После этого необходимо детально описать все существующие бизнеспроцессы и процессы в блок-схемах.

ЭТАП

3

Создание оптимальной схемы бизнеспроцессов внутри предприятия и при взаимодействии с другими субъектами

На основе данных, полученных на этапах 1 и 2, можно приступать к моделированию бизнес-процессов, в основе которого лежат принципы:

декомпозиции - каждый процесс может быть представлен набором иерархически выстроенных элементов

и детализирован по составляющим;

сфокусированности - для разработки модели необходимо абстрагироваться от множества параметров процесса и сконцентрироваться на ключевых аспектах;

документирования - элементы, входящие в процесс, должны быть формализованы и зафиксированы в модели в зависимости от вида моделирования и выбранных методов;

непротиворечивости - все элементы, входящие

в модель процесса, должны иметь однозначное толкование и согласовываться друг с другом;

полноты и достаточности - предполагает оценку влияния того или иного элемента на процесс. При отсутствии необходимости его включение в модель нецелесообразно, поскольку может только усложнить ее [8].

ЭТАП

Разработка, выбор и настройка информационной системы под существующие запросы

Здесь следует иметь в виду, что любая информационная система - это инструмент, помогающий вести хозяйственную деятельность, и его необходимо правильно использовать, не подстраиваясь под него, а адаптируя информационную систему под процессы предприятия.

При выборе CRM-системы или другой программы надо учитывать множество факторов:

соответствие требованиям бизнеса, то есть точное определение задач, которые она будет решать в условиях конкретной организации;

простота использования. Пользовательский интерфейс должен быть максимально удобным для работы. Если CRM-система будет усложнять процесс взаимосвязи с клиентами и увеличивать количество действий, которые потребуются сотрудникам для работы, то останется невостребованной;

наличие аналитических инструментов для проведения анализа и выявления поведения потребителей, их требований и ожиданий с ориентацией на каждого конкретного клиента;

гибкое изменение настроек в зависимости от хода исполнения процесса, позволяющее более полно определить и автоматизировать каждый из них;

масштабируемость - возможность применения для большого числа пользователей;

адаптация под условия конкретной отрасли с учетом специфики работы с клиентами;

настройка под пользователей, подразумевающая простое и быстрое изменение пользовательских функций в соответствии с меняющимися бизнес-задачами;

интеграция и обмен данными с другими информационными системами, которые существуют в организации;

стоимость, складывающаяся из нескольких составляющих: стоимости лицензий, интеграции аппаратного и программного обеспечения, текущих затрат на техническое обслуживание и административные расходы по управлению ИТ-активами;

оперативность технической поддержки - скорость реагирования поставщика системы на запросы пользователей и решение возникающих у них проблем [9].

ЭТАП

5

Внедрение

Данный этап является самым ответственным. Основная его задача в том, чтобы не просто ввести в действие на предприятии разработанные усовершенствования, но и осуществить переход

с наименьшими затратами и потерями как с финансовой точки зрения, так и со стороны персонала, который является самым главным участником данного мероприятия.

Давая определение совершенствованию бизнеспроцессов, был сделан акцент на цикличности.

С течением времени необходимо регулярно анализировать все бизнес-процессы и процессы предприятия, поскольку в существующих реалиях в любое время может возникнуть необходимость их модернизации либо исключения в связи с изменениями потребностей рынка. Назвать точные сроки повторения цикла невозможно, да и не имеет смысла.

Работа над бизнес-процессами на малых и средних предприятиях является обязательным условием, без которого ни один хозяйственный субъект не сможет осуществлять свою деятельность в долгосрочной перспективе с высокой эффективностью и рентабельностью. Регулярное проведение анализа микро- и макросреды с дальнейшим усовершенствованием бизнес-процессов улучшает управляемость бизнесом, повышает его рентабельность и конкурентоспособность, дает возможность принимать взвешенные управленческие решения, а также удовлетворять запросы персонала и потребителей. СИ

Статья поступила в редакцию 19.12.2016 г.

ЛИТЕРАТУРА

1. Малое и среднее предпринимательство в Республике Беларусь, 2016 // http://www.belstat. gov.by/ofitsialnaya-statistika/publications/izdania/public_compilation/index_5272/

2. Энциклопедия производственного менеджера // http://www.up-pro.ru/encyclopedia/ biznes-process.html

3. Елиферова В.Г Бизнес-процессы. Регламентация и управление / ВГ.Елиферова, В.В. Репина.- М., 2005.

4. Хаммер М. Реинжиниринг корпорации / М. Хаммер, Д. Чампи; [пер. с англ.].- СПб., 1997.

5. Беккер Й. Менеджмент процессов / Под ред. Й. Беккера, Л. Вилкова, В. Таратухина, М. Ку-гелера, М. Роземанна; [пер. с нем.].- М., 2007.

6. Система менеджмента качества. Основные положения и словарь: СТБ ИСО 9000-2006 // http://ohranatruda.of.by/stb-iso-9000-2006-sistemy-menedzhmenta-kachestva-osnovnye-polozheniya-i-slovar.html.

7. Практические подходы к улучшению бизнес-процессов // http://www.elitarium.ru/ uluchshenije_biznes_processov.

8. Моделирование бизнес-процессов // http://www.kpms.ru/Automatization/BPM.htm

9. CRM-системы // http://www.kpms.ru/Automatization/CRM_system.htm