Массовая рассылка юридических документов средствами текстового процессора

Вестник Саратовской государственной юридической академии • № 1 (90) • 2013

Возможности табличного редактора Excel для обработки данных и статистического анализа, как видно из представленного материала, достаточно обширны. В статье описаны широко используемые способы и методы. Обрабатывать данные можно с помощью формул, функций, условного форматирования, фильтрации и диаграмм. Использование Excel также объясняется его доступностью как программного обеспечения для пользователей и возможностью изучения с помощью многочисленных учебников и компьютерных курсов.

Е.В. Варламова, П.В. Ересько

МАССОВАЯ РАССЫЛКА ЮРИДИЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ СРЕДСТВАМИ ТЕКСТОВОГО ПРОЦЕССОРА

В статье рассматривается технология создания серии однотипных документов в текстовом процессоре с целью автоматизации электронного документооборота юридических документов, предназначенных для массовой рассылки.

Ключевые слова: юридический документ, массовая рассылка, текстовый процессор Microsoft Office Word, основной документ, источник данных, документ слияния.

E.V. Varlamova, P.V. Eresko

BLANKET MAILING OF LEGAL DOCUMENTS BY THE INSTRUMENTALITY OF WORD PROCESSOR

In the article there are given some consideration to the matter of making technology series of documents of the same type in word processor for the purpose of automation electronic document management of legal documents, which are intended for blanket mailing.

Keywords: legal document, blanket mailing, word processor Microsoft Office Word, principal document, data source, merging document.

Создание юридических документов (актов, соглашений, повесток, договоров, заявлений, справок, запросов и др.) чаще всего сводится к созданию электронных бланков с пустыми полями для заполнения в формате Microsoft Office Word. Вышеобозначенный принцип создания в Microsoft Office Word юридического документа оправдан, поскольку он чаще всего представляется в виде текстового нормативно-правового акта на бумажном носителе. Конечно, такой подход к подготовке юридических документов в качестве массовой рассылки трудоемок, занимает много времени. В условиях возрастающей роли информационных технологий, использования электронных документов специалистов юридической сферы интересует автоматизация создания серии однотипных документов.

Создавать юридические документы удобнее всего в Microsoft Office Word. Как в бумажных, так и электронных документах, может содержаться различная информация: текстовая, графическая, фотографическая, изобразительная. Кроме

© Варламова Елена Владимировна, 2013

Кандидат педагогических наук, доцент, доцент кафедры информатики (Саратовская государственная юридическая академия); e-mail: sev11war@rambler.ru © Ересько Полина Владимировна, 2013

Кандидат педагогических наук, доцент, доцент кафедры информатики (Саратовская государственная 204 юридическая академия); e-mail: pv.eresko@yandex.ru

того, электронный документ может включать видеографическую и звуковую информацию. После создания юридического документа в Microsoft Office Word он распечатывается, тиражируется или заполняется различными сведениями в электронном виде для каждого конкретного случая. Электронный юридический документ удобен для редактирования и форматирования, тиражирования, печати. В связи с введением электронного документооборота назревает необходимость автоматизировать процесс от создания самого юридического документа до разработки серии однотипных документов, предназначенных для массовой рассылки. Применение в правовой сфере средств массовой рассылки позволяет существенно сократить рабочее время; автоматизировать обработку документации, представляемой в электронном виде; создавать серии однотипных документов.

В юридической практике необходимо создавать достаточно большое количество однотипных документов: служебных писем, различных договоров, повесток, справок, запросов, извещений, записок, приглашений, контрактов, конвертов и др. В связи с этим возникает необходимость в изучении способов создания документов массовой рассылки. Авторами разработан теоретический и практический материал по использованию метода слияния в профессиональной деятельности1.

Ключевыми понятиями создания юридических документов массовой рассылки средствами текстового процессора являются: слияние, основной документ слияния, источник данных; планирование и создание источника данных слияния; этапы создания серии однотипных документов (серийных писем, справок, приглашений, почтовых наклеек, конвертов, контрактов, записок и т. п.).

Под слиянием будем понимать процесс подготовки серии однотипных документов путем объединения файла, содержащего меняющиеся данные (список имен, адресов и т. п.), с файлом, содержащим шаблон, — заготовку (основной документ).

Пошаговый мастер слияния (на вкладке Рассылки в группе Начало слияния, пункт Начать слияние) помогает готовить письма, приглашения, повестки и другие документы одинакового содержания, рассылаемые по разным адресам при помощи обычной почты и электронной почты, что особенно актуально в настоящее время. Для создания серии однотипных документов используют два файла: основной документ и источник данных.

Основной документ содержит: а) текст, рисунки и т. п. — неизменяемые объекты при слиянии; б) поля слияния, в которые будут помещены меняющиеся данные, т. е. текст, адресованный конкретному лицу.

Источник данных содержит информацию, которая вставляется в поля слияния в основном документе и различается собственно в каждой копии в зависимости от порядка следования записи.

Источник данных можно представлять как простую таблицу. Каждый столбец источника данных соответствует какой-либо категории сведений или полю данных, например, Ф.И.О., улице и почтовому индексу. Имя каждого источника данных указано в первой строке таблицы, называемой заголовком. Каждая следующая строка содержит одну запись данных, представляющую собой полный набор сведений, например, имя и адрес одного получателя.

Перед созданием источника данных рекомендуется планировать дополнительные сведения, которые будут включаться в меняющиеся данные. При этом необходимо учитывать следующие параметры:

в источнике данных все записи данных должны содержать одинаковое число полей данных, чтобы в каждой записи данных были предусмотрены всевозмож-

Вестник Саратовской государственной юридической академии • № 1 (90) • 2013

Вестник Саратовской государственной юридической академии • № 1 (90) • 2013

ные поля данных (если запись данных не содержит соответствующей категории сведений, поле оставляется пустым);

возможна сортировка данных по требуемому полю (для этого названия меняющихся данных, например, имя, фамилия, должность, город, улица, дом, год рождения, лучше располагать в разных полях);

использование сведений из полей может быть в разных комбинациях, например, для печати имени адресата на конверте и в приветствии в начале письма или в обращении к адресату;

необходимо проектировать, сколько полей данных будет присутствовать в каждой записи данных. В Microsoft Office Word — источник данных можно создать с числом полей до 63; если требуется использовать более 63 полей, можно создать источник данных из текстового файла с разделителями — знаками табуляции или с разделителями — запятыми либо использовать лист Microsoft Office Excel, базу данных Microsoft Office Access или другой источник данных.

Технология создания серии однотипных юридических документов включает следующие шаги: Шаг 1. Создание основного документа. Шаг 2. Создание источника данных. Шаг 3. Добавление полей слияния в основном документе. Шаг 4. Объединение данных источника с текстом основного документа — получение результирующего документа.

Для выполнения слияния основного документа и источника данных можно воспользоваться Пошаговым мастером слияния (на вкладке Рассылки в группе Начало слияния, пункт Начать слияние) или непосредственно командами вкладки Рассылки. Результатом слияния будет создание на основе каждой строки (записи) из источника данных отдельного документа на бланке, почтовой наклейки, конверта или элемента каталога.

Рассмотрим технологию создания серии однотипных документов для версии Microsoft Office Word 2010.

Шаг 1. Создание основного документа 1. Запустить программу Microsoft Word.

2. Выполнить команду Рассылки, Начать слияние, Письма. На экране появится область задач Слияние.

3. Этап 1 из 6 мастера слияния: из списка Выбор типа документа (рис. 1) в области задач Слияние выбрать тип основного документа слияния Письма (или Электронное сообщение, Конверты, Наклейки, Каталог). Затем щелкнуть по гиперссылке Далее. Открытие документа.

4. Этап 2 из 6 мастера слияния: в области Выбор документа поставить флажок в положение Текущий документ (или Шаблон, Существующий документ) (рис. 2).

Текущий документ — основным документом станет текущий (может быть пустой) файл, который в любой момент можно редактировать.

Шаблон — область Текущий документ заменится на область Шаблон, содержащую гиперссылку Выбор шаблона, на основе которого будет создан основной документ, доступный для редактирования.

Слияние X

Выбор типа документа

С документом какого типа выполняется работа?

(•• Письма

С Электронное сообщение ( Конверты О Наклейки О Каталог

Письма

При отправке одинаковых писем группе людей можно изменить каждое письмо, отправляемое отдельному получателю.

Для продолжения щелкните "Далее".

Этап 1 из 6____________________

* Далее, Открытие документа

Рис. 1. Выбор шла 206 документа

Существующий документ — область Текущий документ заменится на область Существующий документ, содержащую список файлов и кнопку Открыть, с помощью которой открывается диалоговое окно Открытие документа. Копия выбранного файла станет основным документом, который можно редактировать.

5. Подготовленный основной документ сохранить (Файл, Сохранить как).

6. Гиперссылка Далее. Выбор получателей.

Шаг 2. Создание источника данных

7. Этап 3 из 6 мастера слияния: подготовка источника данных.

Источником данных является таблица, состоящая из полей, заполненных сведениями в каждой последующей записи. Интегрированная среда позволяет обмениваться информацией (созданной таблицей в Microsoft Office Word, Microsoft Office Excel, Microsoft Office Access) между программами пакета Microsoft Office.

В области Выбор получателей выбрать источник данных (рис. 3):

Использование списка — подключение к существующему списку. Для выбора файла со списком щелкнуть по кнопке Обзор.

Контакты Outlook — подключение к существующему списку контактов Microsoft Outlook. После щелчка по ссылке Выбор папки контактов откроется диалоговое окно Выбор папки контактов и выбирается список получателей.

Создание списка — создание нового списка получателей. После щелчка по кнопке Создать откроется диалоговое окно Новый список адресов (рис. 4).

В диалоговом окне Настройка списка адресов (кнопка Настройка столбцов) редактируется список названия полей.

В списке Поля перечислены имеющиеся поля данных. Поля можно удалять (кнопка Удалить), добавлять недостающие поля (кнопка Добавить) и переименовать (кнопка Переименовать). При добавлении новое поле появится в списке после того поля, на котором стоял маркер в момент нажатия кнопки Добавить. Порядок следования полей в списке можно изменять. Для этого выбрать имя поля в списке Поля и щелкнуть по кнопке Вверх или Вниз.

Результат слияния не зависит от порядка следования полей в источнике данных. Затем в окне Настройка списка адресов нажать кнопку ОК и вернуться к окну Новый список адресов. Затем вводятся данные в каждое поле. Для добавления новой записи служит кнопка Создать запись, для удаления текущей записи — кнопка Удалить запись.

После заполнения всех полей нажать кнопку ОК.

8. В диалоговом окне Сохранение списка адресов сохранить файл источника данных в папке (по умолчанию открыта папка Мои источники данных) под именем *.mdb (например, Участники_конф.mdb).

Слияние ж X

Выбор документа

Что бы вы хотели взять за основу для создания писем?

<•> Текущий документ < Шаблон

О Существующий документ

Текущий документ

Начать с указанного документа и использовать мастер слияния для добавления сведений о получателях.

Этап 2 из 6___________________

Далее. Выбор получателей V* Назад. Выбор типа документа

Рис. 2. Открытие документа

Слияние * X

Выбор получателей

<•> Использование списка О Контакты ОиНоок О Создание списка

Существующий список

Используйте имена и адреса из файла или базы данных.

Л Обзор...

Изменить список...

Этап 3 из 6

^ Далее. Создание письма ^ Назад. Открытие документа

Рис. 3. Выбор получателей

Вестник Саратовской государственной юридической академии • № 1 (90) • 2013

Вестник Саратовской государственной юридической академии • № 1 (90) • 2013

Все контакты в новом списке отображаются в окне Получатели слияния, позволяющем редактировать список получателей.

После ввода данных вернуться к основному документу, щелкнув по кнопке ОК.

9. Нажать пункт Далее. Создание письма.

Шаг 3. Добавление полей слияния в основном документе

10. Этап 4 из 6 мастера слияния:

Набрать и оформить текст основного документа, затем добавить поля слияния из источника данных. Для вставки поля слияния установить курсор в нужное место основного документа и щелкнуть по ссылке Другие элементы области задач Слияние или нажать кнопку

И

Вставить поле

Вставить поле слияния на панели инструментов

Слияние. Выделить необходимое поле и нажать кнопку Вставить (рис. 5), затем кнопку Закрыть.

Вставка поля слияния

Вставить:

Поля адреса

Поля:

Имя

Отчество

Организация

Адрес

Область

Индекс

Город

Домашний телефон Рабочий телефон Адрес электронной почты

Подбор полей... { Вставить I ^ Отмена

Рис. 5. Диалоговое окно Добавление поля слияния

11. Щелкнуть по гиперссылке Далее. Просмотр писем (см. рис. 5).

Шаг 4. Слияние данных в основном документе

12. Этап 5 из 6 мастера слияния: предварительный просмотр документа со вставленными в него данными из источника слияния осуществляется кнопками

«] и . Таким образом, можно просмотреть последовательно все записи или увидеть запись с конкретным элементом. Если необходимо внести изменения

в данные источника, то следует щелкнуть гиперссылку Изменить список ^. Кнопка Исключить получателя удаляет конкретного получателя из резуль-208 тирующего документа.

13. После предварительного просмотра щелкнуть пункт Далее. Завершение слияния.

14. Этап 6 из 6 мастера слияния.

Для завершения слияния основного документа и источника данных следует выбрать гиперс писем

іку Изменить часть

(рис. 6) — слияние в новый документ.

В открывшемся диалоговом окне Составные новые документы выбрать, какие записи объединяются: все, текущая

запись, с:_по:__, затем нажать

ОК (см. рис. 6).

15. Сохранить полученный в результате слияния документ в файле в нужную папку на диске.

На примерной форме справки с места работы для предъявления по требованию2 продемонстрируем создание серии однотипных документов в данной статье в сокращенном виде.

Бланк

Справка с места работы для предъявления по требованию

Выдана [Ф. И. О. работника] в том, что он (а) действительно работает в [Наименование организации] в должности/по специальности [Должность] с [Дата], и ее/его ежемесячная заработная плата составляет [Сумма цифрами] [Сумма прописью] рублей.

Директор [Ф. И. О. директора]

Главный бухгалтер [Ф. И. О. гл. бух.]

М. П.

В квадратных скобках указаны названия полей слияния, которые следует внести в качестве наименований столбцов в источник данных (рис. 7).

Обобщая вышеизложенную технологию для создания серии однотипных документов, необходимо осуществить следующие действия:

предварительно создать проект юридического документа (запроса, бланка заявления, повестки и т. д.) и осуществить его в программе Microsoft Office Word;

запланировать источник данных с необходимым числом полей и соответствующими сведениями для каждой записи полей данных, используя для выполнения одну из программ пакета Microsoft Office (Word, Excel, Access);

подготовить серию однотипных юридических документов, применяя Пошаговый мастер слияния до шаговый мастер слияния, (вкладка Рассылки, Начать слияние,

Пошаговый мастер слияния).

Вестник Саратовской государственной юридической академии • № 1 (90) • 2013

Вестник Саратовской государственной юридической академии • № 1 (90) • 2013

Для юристов будет полезно использовать в своей профессиональной деятельности описанную технологию создания серии однотипных документов в текстовом процессоре с целью автоматизации электронного документооборота юридических документов, предназначенных для массовой рассылки.

1 См.: ЕреськоП.В., СенинаЕ.В. (Варламова Е.В.). Организация самостоятельной работы студентов по дисциплине «Информатика и математика» (раздел Microsoft Word): учебнометодическое пособие. Саратов, 2007. С. 68.

2 См. : Примерная форма справки с места работы для предъявления по требованию (на получение визы, в банк и т. д.). Разработана компанией «ГАРАНТ». 2011.

ИНФОРМАЦИОННОЕ ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ ВЛАСТИ И ОБЩЕСТВА: ПОВЫШЕНИЕ РОЛИ ОФИЦИАЛЬНОГО САЙТА

В статье анализируются вопросы реализации модели электронного управления в России, проблемы практического использования электронных госуслуг. Официальный сайт как средство информационного взаимодействия власти и общества рассматривается на конкретных примерах.

Ключевые слова электронное правительство, сайт органа государственной власти, электронные государственные услуги, информационный обмен, цифровое неравенство.

V.F. Izotova, E.V. Izotova

TO THE PROBLEM OF THE INTERACTION BETWEEN AUTHORITY AND SOCIETY

The paper analyzes the issues of electronic governance model realization in Russia, to the problems of electronic state public services practical application. The official website is considered as information policy powerful engine for affecting dialog between authority and society and the problem is discussed by concrete examples.

Keywords: the Electronic government, the site of public authority, electronic state public services, information interchange, digital inequality.

Постоянное взаимодействие власти и общества характерно для развитых демократий. В них общественное мнение является важной силой, влияющей на по-

© Изотова Вера Филипповна, 2013

Кандидат физико-математических наук, доцент кафедры информатики (Саратовская государственная юридическая академия); e-mail: vf-izotova@yandex.ru © Изотова Евгения Валерьевна, 2013

Кандидат филологических наук, доцент кафедры культурологии (Саратовский государственный техни-210 ческий университет имени Ю.А. Гагарина); e-mail: izotovaev@gmail.com

Настройка списка адресов

Поля

Фамилия А

Имя

Отчество

Организация

Должность

Дата

Сумма цифрами

Сумма прописью

ФИО директора

ФИО главного бухгалтера

zl

Jjxj

Добавить... Удалить

Переименовать..,

OK

Отмена

Рис. 7. Добавление полей слияния для справки

В.Ф. Изотова, Е.В. Изотова