Программно-сервисные средства управления документацией системы менеджмента качества университета

УДК 681.3

Г. В. Суровицкая, Д. В. Шитов, Т. Б. Комиссарова

ПРОГРАММНО-СЕРВИСНЫЕ СРЕДСТВА УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАЦИЕЙ СИСТЕМЫ МЕНЕДЖМЕНТА КАЧЕСТВА УНИВЕРСИТЕТА

Аннотация. Приведен анализ видов управленческой деятельности университета во взаимосвязи с функциями управленческой документации как важнейшего механизма управления. Представлена анализируемая структура документации университета и предложена структура системы документации менеджмента качества, даны основные характеристики документов этой системы и системы управления документацией. Предложены и описаны программносервисные средства управления документами «Витрина документов». Изложено обоснование и основные этапы разработки данного программного средства.

Ключевые слова: оптимизация документооборота, документация системы менеджмента качества (СМК), система документации СМК, система управления документацией СМК, веб-приложение, Витрина документов.

Abstract. In article the analysis of kinds of administrative activity of university in interrelation with functions of the administrative documentation as major mechanism of management is resulted. The analyzed structure of the documentation of university is presented and the structure of system of the documentation of quality management is offered, the basic characteristics of documents of this system and a control system of the documentation are given. Programm-service control facilities documents «The Documents Display» are offered and described. The substantiation and the basic development cycles of the given software is stated.

Key words: workflow optimization, Quality management system (QMS) documentation, QMS’s documentation system, QMS’s, Web-application, The documents display.

Введение

На современном этапе модернизации системы высшего профессионального образования России особое внимание уделяется проблемам качества образования и оптимизации систем менеджмента качества (СМК) университетов. Одним из основных направлений развития СМК университетов является оптимизация документооборота с использованием информационных технологий.

1. Состав документации СМК университета и особенности ее управления

При создании программно-сервисных средств управления документацией и проведении последующих мероприятий по совершенствованию документационного обеспечения управления наиболее существенными являются вопросы классификации, систематизации и выбора оптимального состава документации системы менеджмента качества университета [1]. Эти вопросы обостряются, во-первых, взаимодействием системы документации СМК с общей системой управления вузом, когда эти системы, как правило, создаются и существуют параллельно и обособленно друг от друга; во-вторых, документация должна строиться на новых принципах, так как должна отражать

S7

системный и процессный подходы, исходя из принципов менеджмента качества [2], что неизбежно влечет за собой необходимость разработки и внедрения корпоративных стандартов, инструкций и регламентов.

Ставя перед собой цель создания системы управления документацией СМК как информационного ресурса деловой деятельности университета, который должен поддерживать его последующую деятельность и обеспечивать отчетность [3], целесообразно начинать работу с осмысленного анализа существующего в университете механизма управления с учетом требований стандартов ИСО 9001.

На основе анализа управленческой деятельности университета и классификации видов документов по функциям управления построена система документации университета, представленная в табл. 1.

Таблица 1

Система документации университета

Функция управления Подсистемы документации, соответствующей функции управления

1. Организационная функция Учредительные документы

Организационно-правовые документы

2. Функция планирования Документы стратегического планирования

Документы среднесрочного планирования

Документы оперативного планирования

3. Координационная функция Регистрационные документы

4. Контрольная функция Распорядительные документы

5. Учетная функция Документация учетного характера

6. Информационная функция Информационно-справочные документы

7. Корректирующая функция Документы оперативного планирования

При построении системы документации СМК необходимо, во-первых, оптимизировать существующую документацию; во-вторых, минимизировать работу по актуализации существующих документов; в-третьих, как можно более безболезненно обеспечить выполнение требования стандартов ИСО по разработке документов СМК, основанных на процессном и системном принципах; в-четвертых, выполнить требование информационного обеспечения деятельности, которое в идеале должно состоять из трех основных подсистем информации: текущей, обзорно-аналитической и прогностической.

Обеспечивая вышеперечисленные требования, существующую систему документации университета необходимо дополнить некоторыми специфическими документами СМК, а некоторые существующие документы изменить, причем в состав системы документации СМК не должны входить организационные и финансовые документы, не предусмотренные стандартами ИСО 9001. В таком случае система документации СМК должна состоять из следующих подсистем документации: планово-прогностической, нормативной, процедурной и информационно-справочной, причем последняя подсистема документации должна также подлежать анализу на предмет присутствия в ее документах объективных доказательств выполнения определенных требований (в терминологии ИСО 9001 - записи) и выглядеть следующим образом (табл. 2).

Таблица 2

Система документации СМК

Подсистемы документации Виды документов

Планово-прогностическая документация Политика и цели в области качества, политика в области управления документацией; план качества, план-график совещаний «День качества»; программы внутренних аудитов; планы корректирующих и предупреждающих действий; планы процессов СМК

Внутренняя нормативная документация Руководство по качеству; шесть обязательных документированных процедур; СТУ в области качества; классификаторы; спецификации процессов СМК

Процедурная документация (документированные процедуры) Инструкции; методические рекомендации; методические указания; методики; правила

Записи Информа- ционно- справочная документация Протоколы совещаний «День качества»; отчеты о функционировании процессов СМК; справки-отчеты об устранении несоответствий; отчет «Анализ со стороны руководства»; отчет «Анализ данных»; отчет о SWOT-анализе; отчет о самооценке деятельности; служебные записки; информационные справки; номенклатуры дел СМК

Реестры рабочих процессов СМК и структурные схемы их взаимодействия; матрицы распределения ответственностей и полномочий; отчеты о самооценке деятельности; отчеты о SWOT-анализе

Регистраци- онная документация Журналы регистрации и ознакомления с документацией СМК; журналы мониторинга процессов СМК; журналы мониторинга средств мониторинга; журнал регистрации замечаний и предложений потребителей и других заинтересованных сторон

Все виды документов, входящих в систему документации СМК, должны иметь свою специфику в разработке и оформлении, удовлетворять требованиям стандартов ИСО 9001 и обладать следующими характеристиками: аутентичностью, достоверностью и своевременностью, целостностью, надежностью; они в любой момент должны быть идентифицированы. Из этого следует, что сама система должна быть управляемой, что требует разработки документированной процедуры, содержащей требования и процедуры всех процессов управления документацией: проектирования и создания документов, хранения и использования в текущей деятельности, уничтожения и передачи на архивное хранение.

На современном этапе совершенствования деятельности университета в условиях функционирования СМК неизбежно сосуществование электронного и бумажного документооборота, однако тенденции перехода организаций на безбумажные технологии управления усиливаются, так как их внедре-

ние позволяет снизить внутренние издержки, ускорить бизнес-процессы и повысить эффективность организации в целом [4].

Большинство предлагаемых программных решений являются весьма дорогими, требуют наличия квалифицированных специалистов для внедрения и сопровождения системы, а также сложны в использовании, что, в свою очередь, приводит к трудностям освоения той или иной системы и необходимости обучения пользователей [5]. Большинство предлагаемых такими системами функций может оказаться ненужным.

В связи с этим необходимо предложить университетам недорогие программные решения, которые отвечают запросам потребителей.

2. Витрина документов

Витрина документов является специализированным программным средством для повышения эффективности работы с документами. Витрина документов - это веб-приложение для представления документов с возможностью настройки доступа пользователей к этим документам.

Разработанная Витрина документов является разновидностью системы управления контентом (СМ8).

Главной целью такой системы является возможность собирать в единое целое и объединять на основе ролей и задач все разнотипные источники знаний и информации, доступные как внутри организации, так и за ее пределами, а также возможность обеспечения взаимодействия сотрудников, рабочих групп и проектов с созданными ими базами знаний, информацией и данными так, чтобы их легко можно было найти, извлечь и повторно использовать привычным для пользователя образом.

В системе управления содержимым могут быть определены самые различные данные: документы, фильмы, фотографии, номера телефонов, научные данные и т.д. Такая система часто используется для хранения, управления, пересмотра и публикации документации.

При разработке Витрины документов поставлена задача управления документацией организации. При этом основной единицей контента (содержимого) должен являться документ. Была исследована возможность организации Витрины документов на базе существующих решений для управления содержимым. При анализе существующих систем управления контентом было выяснено, что вся их совокупность может быть представлена в виде пирамиды (рис. 1).

На вершине такой пирамиды находятся наиболее мощные и популярные решения. Они могут быть как платными, так и бесплатными. Ниже следует более многочисленная группа систем управления контентом, но включающая в себя менее популярные и эффективные решения. Наконец, в самом низу мы имеем множество малоизвестных, недокументированных систем, скриптов, плагинов и т. д.

Программные средства, представляющие верхушку пирамиды, оказались неприменимы, так как они не ориентированы на документ. В них единицей контента могут быть каталоги, ссылки, веб-страницы, разнотипные файлы и т.д. Менее распространенные и известные решения, располагающиеся ниже, если даже и могут обеспечить требуемый функционал для управления документами, то оказываются неприменимы ввиду неизвестности и затруд-

нительного внедрения. Таким образом, была обоснована необходимость разработки собственных программных средств управления документами.

/ ^отіа, \ РНР-Риэюп, \Л/огс1Ргезз, 1С-Битрикс и другие платные и бесплатные СМЭ

Менее популярные и известные: Drupal. PHP-Nuke, XOOPS, Typo, CMSimple, eZ publish, AmiroCMS и др.

Плагины, дополнения, расширения, недокументированные малоизвестные возможности, "нераскрученные" СМЭ

Рис. 1. Пирамида решений для управления контентом

Разработанная Витрина документов отличается прежде всего ориентированностью на единицу контента - документ, а также:

- позволяет создавать древовидные структуры разделов веб-ресурса с неограниченной вложенностью;

- обеспечивает возможность разделения веб-страниц на подразделы;

- позволяет гибко разграничивать доступ пользователей к разделам в соответствии с правами доступа.

Рассмотрим возможности создания древовидной структуры разделов веб-ресурса и разделения веб-страниц на подразделы. Здесь можно говорить о двумерном дереве. Каждый узел, или «лист», такого дерева представляет собой не веб-страницу с информацией, а список ссылок, каждая из которых, в свою очередь, ведет на веб-страницу с информацией (документом) (рис. 2).

Данное дерево может «расти» в двух измерениях: по вертикали (кружки) и по горизонтали (прямоугольники). Этой картине может соответствовать структура некоторой организации, в которой есть развитая иерархия подразделений, и информация по каждому подразделению сгруппирована по некоторому признаку, например по годам.

Разграничение доступа пользователей к «ветвям» такого дерева предполагает, что пользователь, которому разрешен доступ к некоторому узлу дерева, имеет доступ и ко всем потомкам этого узла, а следовательно, и ко всем подразделам своего «домашнего» узла и его потомков.

9i

Руководитель некоторого подразделения имеет доступ к информации своего подразделения и к информации всех дочерних подразделений. Руководитель всей организации имеет доступ ко всем подразделениям.

3. Хранение документов

Поскольку основной единицей информации, с которой работает Витрина, является документ, то принято решение использовать для создания, редактирования и хранения документов сервис Google Документы. Он позволяет создавать полноценные документы, подобные тем, которые создаются в таких редакторах, как MS Word. Это означает, что в них, кроме форматированной текстовой информации, могут быть размещены рисунки, таблицы, гиперссылки, колонтитулы и т.д. При этом интерфейс данного сервиса максимально приближен к интерфейсу привычных пользователю текстовых редакторов.

Для организации хранения документов в Google Документах предусмотрена возможность создания структуры каталогов, так что при большом количестве документов они могут быть привычным образом упорядочены по директориям (коллекциям).

Хранение документов на удаленном сервере обеспечивает еще и безопасность хранения документов, так как для получения доступа к какому-либо документу злоумышленнику необходимо будет взламывать сам сервис Google Документов.

Стабильность работы сервиса Google Документы также представляется гораздо более высокой, чем стабильность работы сервера, например, небольшой организации. То есть не надо беспокоиться о том, что сервер организации будет поражен каким-либо вирусом и уничтожит документы, либо отправит их на адрес злоумышленника.

Безопасность использования сервиса Google Документы также обеспечивается протоколом https. HTTPS (Hypertext Transfer Protocol Secure) - расширение протокола HTTP, поддерживающее шифрование. Данные, передаваемые по протоколу HTTPS, «упаковываются» в криптографические протоколы SSL или TLS, тем самым обеспечивается защита этих данных. В отличие от HTTP, для HTTPS по умолчанию используется TCP-порт 443. HTTPS широко используется для веб-приложений, в которых важна безопасность соединения, например, в платежных системах. Каждая ссылка на тот или иной документ начинается с акронима HTTPS.

Для публикации документа в Витрине документов необходимо вставить ссылку этого документа в соответствующую форму ввода документа. В случае, если файлы Витрины документов были каким-либо образом повреждены и ее функционирование нарушено, документы не перестают быть доступными и к ним можно обратиться через интерфейс сервиса Google Документы.

Кроме текстовых документов, в Витрине документов могут быть представлены электронные таблицы, презентации, документы-рисунки и формы.

4. Взаимодействие Витрины документов с пользователями

Рассмотрим взаимодействие Витрины документов с пользователями (рис. 3).

Рис. 3. Схема взаимодействия пользователей и Витрины документов

Все, что нужно пользователям для работы с Витриной документов, это доступ в Интернет и браузер (например, Internet Explorer).

Пользователь-администратор через Интернет имеет доступ к интернет-сервису для работы с документами (например, Google Документы) и к администраторским функциям Витрины документов. Для реализации этого доступа достаточно иметь на рабочем компьютере интернет-браузер одной из последних версий.

Посредством браузера и интернет-сервиса для работы с документами пользователь-администратор создает (или загружает) необходимые документы. В частности, сервис Google Документы позволяет еще и создать для хранения документов структуру каталогов. После создания документа в Google Документах генерируется HTML-код для вставки документа на вебстраницы.

Посредством того же браузера пользователь-администратор в рамках Витрины документов создает структуру организации, учетные записи пользователей и настраивает доступ пользователей - каждого к своему разделу (подразделению).

После того как для какого-либо подразделения создан свой раздел и в его рамках сформированы подразделы, пользователь-администратор может добавлять в них документы. Добавление документа предполагает вставку полученного ранее ИТЫЬ-кода документа на веб-страницу этого документа в Витрине. Для выполнения этого действия в распоряжении администратора есть соответствующие элементы интерфейса.

Пользователь, который хочет просмотреть документ, авторизуется в Витрине (вводит логин и пароль). При этом ему открывается доступ к разделам в соответствии с его правами доступа. Если, например, данный пользователь является руководителем какого-либо подразделения, то ему становятся доступны только разделы, соответствующие его подразделению и его дочерним подразделениям. Пользователь должен выбрать один из доступных ему разделов и в нем - один из подразделов. В выбранном подразделе открывается список документов, принадлежащих данному подразделу. После выбора одного из документов он загружается в текущую страницу Витрины и отображается на этой же странице.

5. Интерфейсные решения

Использование ряда новых технологий позволило создать удобные интерфейсные решения.

Интерфейс является единым как для администратора Витрины документов, так и для остальных пользователей. Основными элементами пользовательского интерфейса являются: шапка страницы, навигационная панель, вертикальное меню разделов, горизонтальное меню разделов, список документов в текущем подразделе, область отображения документа.

Шапка страницы. Она содержит две строки, которые могут соответствовать заголовку и подзаголовку Витрины документов. Фоновые изображения могут быть изменены в соответствии с символикой организации, для которой предполагается использовать Витрину документов.

Навигационная панель. Здесь отображается текущее местоположение пользователя в иерархии разделов. Через эту панель пользователь может перейти в любую точку пройденного им по иерархии пути. Здесь же располагается приветственное сообщение и кнопка завершения сеанса «Выход». Если пользователь не авторизован на веб-ресурсе, то на этой панели располагаются поля ввода логина и пароля и кнопка «Вход».

Вертикальное меню разделов. Данное меню является иерархическим. Каждый пункт данного меню соответствует узлу дерева, помеченного цифрой на рис. 1. Если пользователь авторизовался в Витрине документов как Администратор, то он может динамически формировать данное меню. Для этого предусмотрены соответствующие пиктограммы: «удаление раздела», «редактирование раздела», «перемещение раздела вниз», «перемещение раздела вверх», «добавление нового раздела». Кнопка «Новый раздел» позволяет добавить новый раздел в текущее подменю. Для добавления корневого раздела необходимо сделать это с главной страницы.

Горизонтальное меню подразделов. Его функционирование аналогично вертикальному меню разделов. Управление горизонтальным меню осуществляется аналогичными кнопками, обозначенными пиктограммами: «удаление подраздела», «редактирование подраздела», «перемещение подраздела влево», «перемещение подраздела вправо», «добавление нового подраздела».

Список документов в текущем подразделе. В текущем подразделе управление списком доступных в подразделе документов осуществляется по аналогии с двумя рассмотренными выше меню.

Область отображения документа. После того как документ выбран в подразделе, он загружается в область отображения документа. Для удобного просмотра документа эта область может быть развернута на всю площадь веб-страницы. Нажатие на полосу над областью отображения документа приводит к скрытию меню разделов, подразделов и списка документов. Повторное нажатие на эту полосу делает скрытые элементы вновь доступными.

Модальные окна. Для повышения удобства пользования были применены так называемые модальные окна (рис. 4). Их использование целесообразно при реализации тех вариантов использования, в рамках которых пользователю необходимо показать некоторую информацию на короткий промежуток времени либо организовать ввод данных.

Рис. 4. Модальное окно витрины документов

6. Примененные технологии

В целях описания ряда преимущественных особенностей разработанной Витрины документов следует упомянуть о примененных технологиях.

Прежде всего в рамках разработки была широко применена технология JAVA. Это позволяет выполнять пользовательские операции такие, например, как перемещение разделов по меню, их добавление или удаление, без переза-

грузки страницы. Изменение размеров области просмотра документов (скрытие/развертывание меню) также реализовано с помощью JAVA.

Предложенная Витрина документов является недорогим и эффективным программным средством, обеспечивающим решение проблем управления документацией СМК университетов. «Витрина документов» реализована на веб-платформе и функционирует посредством браузера.

1. ГОСТ Р ИСО 9000-2008. Государственный стандарт Российской Федерации. Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь. - М., 2008.

2. ГОСТ Р ИСО 9000-2008. Государственный стандарт Российской Федерации Системы менеджмента качества. Требования. - М., 2008.

3. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования. - М., 2007.

4. Крюков, И. Э. Принципы автоматизации системы менеджмента / И. Э Крюков, А. Д. Шардин // Качество. Инновации. Образование. - 2005. - № 2. -

5. Инмон, Б. DW 2.0: хранилища данных следующего поколения / Б. Инмон // Открытые системы СУБД. - 2007. - № 5. - С. 21-27.

Заключение

Список литературы

С. 29-35.

Суровицкая Галина Владимировна

кандидат технических наук, начальник отдела планирования и анализа Управления системой качества, Пензенский государственный университет

Surovitskaya Galina Vladimirovna Candidate of engineering sciences,

head of QMS’s department of planning and analysis, Penza State University

E-mail: gvs_kachestvo@inbox.ru

Шитов Денис Вячеславович ассистент, кафедра математического обеспечения и применения ЭВМ, Пензенский государственный университет

Shitov Denis Vyacheslavovich Assistant, sub-department of computer application and software,

Penza State University

E-mail: ShitovDenis@mail.ru

Комиссарова Татьяна Борисовна

старший методист института инновационных технологий обучения, Пензенский государственный университет

Komissarova Tatyana Borisovna Vice-dean of the faculty of innovative educational technologies,

Penza State University

E-mail: tbkomiss@bk.ru

УДК 681.3 Суровицкая, Г. В.

Программно-сервисные средства управления документацией

системы менеджмента качества университета / Г. В. Суровицкая, Д. В. Шитов, Т. Б. Комиссарова // Известия высших учебных заведений. Поволжский регион. Технические науки. - 2011. - № 3 (19). - С. 87-97.