Офис без пафоса

Коворкинг вместо офиса класса А, дешевое сырье вместо дорогого, бесплатное программное обеспечение вместо лицензионного, электросушилка для рук вместо бумажных полотенец... Корреспондент "Денег" разбиралась, как компании в кризис экономят на материальных затратах.

Первое, что сейчас попадает под нож у большинства компаний,— аренда. Благо свободных помещений много, есть из чего выбирать. Пустующей офисной недвижимости в Москве сейчас даже больше, чем в 2008-2009 годах. В классе А незаполненной оказалась треть офисов, в классе В — 16%. "В этом году впервые за историю рынка крупные объекты вводились в эксплуатацию, не имея ни одного предварительного договора аренды",— говорит Константин Лосюков, директор департамента офисной недвижимости Knight Frank.

В конце прошлого года арендаторы пытались либо зафиксировать курс доллара в договоре — и кому-то это удавалось, например, на отметке 40-45 руб., либо перевести договор в рубли. По результатам 2014 года коммерческие условия были пересмотрены в 40% сделок (против 32% в 2013 году). Существенная часть оставшихся арендаторов переехали — зачастую находятся более дешевые варианты, причем в том же районе. "У нас было 300 метров в Таганском районе по $1 тыс. за квадрат в год, и после девальвации собственник на уступки идти не хотел,— рассказывает гендиректор компании "Биплан" Илья Грошиков.— Начали искать новое помещение с рублевым договором. Нашли буквально в соседнем доме. В рублевом эквиваленте новый офис стоит нам дешевле, чем прежний: 25 тыс. руб. за метр против примерно 32 тыс.".

Впрочем, офисная недвижимость по-прежнему сдается в основном за доллары. Поэтому, даже учитывая, что средняя долларовая ставка в прошлом году снизилась на 25% — до $593 за метр площади в год, в рублевом эквиваленте цена выросла. Но долларовые тарифы продолжают снижаться, и к середине года падение может дойти до 50%.

Зато в отличие от традиционной офисной недвижимости отчетливый рост спроса наблюдается в коворкингах. Например, в "Хорошей республике" и DI Telegraph количество арендаторов увеличилось в среднем на 30%. "В основном к нам переезжают из офисов молодые компании, связанные с организацией мероприятий, образованием, стартапы",— говорит представитель DI Telegraph Мария Бокова.

"Мы переехали из офиса в бизнес-центре "Серпуховской двор". В деньгах сэкономили не очень много — около 10%. Но прежний офис был далеко от метро: три остановки на трамвае, 10 минут пешком. Новый — в центре, на Тверской",— рассказывает Юрий Калашнов, гендиректор "Бизнес-журнала". Кроме того, с коворкингом работать удобнее, потому что можно сократить количество контрагентов. При аренде офиса нужно заключать отдельные договоры на интернет, уборку, поставку воды, подписывать счета и акты. Если же компания работает с коворкингом, договор один — на аренду рабочего места, а все остальное уже забота самого коворкинга. С 2014 года тарифы в коворкингах почти не изменились — только на некоторые услуги скорректировались в рамках инфляции.

Экономят компании на аренде и другими способами — например, снимают офис поменьше, переводя часть персонала на удаленный доступ. В компании DZ Systems в штате 150 сотрудников, но в офисе сидят только 20, остальные работают удаленно. "Чтобы пересадить сотрудников на "удаленку", нужна система контроля, у нас это программа BagTracker. В ней ставятся задачи и учитываются результаты работы. Нужен мессенджер — Skype или Viber, и внутренний корпоративный портал, чтобы сотрудники все-таки чувствовали свою принадлежность к компании",— говорит Евгений Молчанов, исполнительный директор DZ Systems. По его расчетам, благодаря удаленной работе сотрудников, компании удается сократить 5-7% общих затрат. Правда, пока этим вариантом пользуются в основном в сфере IT, но там на "удаленке" сидят не только программисты, но и аналитики, менеджеры проектов, пиарщики.

Зарабатывать на торговой недвижимости тоже все сложнее. Центр Москвы пестрит баннерами с надписью "Аренда". Пустующих площадей за 2014 год стало больше вдвое — их доля выросла до 6%. В торговых центрах скидки в долларовых контрактах доходят до 40%, но получить эти проценты сложно. "В выгодном положении оказываются не старые арендаторы, а те, кто приходит с улицы",— утверждает владелец сети лапшичных Wokker Алексей Гисак. У Wokker 10 точек в торговых центрах. По большинству этих точек ведутся переговоры о скидках, которые компенсировали бы девальвацию, но из-за несговорчивости ТЦ часть точек готовится к переезду. "Проще сменить помещение, чем добиться снижения аренды,— подтверждает директор по развитию сети салонов красоты "ОблакаStudio" Татьяна Аверина.— Год назад из-за повышения цены мы переехали из старого помещения, и оно до сих пор стоит пустым — собственник снижать цену не хочет".

Владельцы небольших помещений предоставляют скидки не такие значительные, как торговые центры, зато делают это охотнее. "Почти все собственники небольших торговых площадей готовы снизить аренду на 10-15%,— говорит директор по маркетингу "Инвитро" Андрей Войнов.— Это относится к крупным городам — Санкт-Петербургу, Новосибирску, Екатеринбургу. В городах помельче тенденция не такая яркая, до некоторых происходящее пока не дошло. Но мы рассчитываем, что в течение полугода цены начнут снижать все".

Экономика уговоров

Стоимость офиса крайне важна для компаний, которые ничего не производят, для производственного же бизнеса, сферы услуг и общепита главная проблема — цены поставщиков.

У компании "Мария", самого крупного в России производителя кухонь, почти половина всех затрат привязана к курсу валют. Даже то, что номинально производится в России, имеет импортные составляющие. Например, дерево для ДСП — из России, но весь пластик и смолы — зарубежные. Чтобы сэкономить, компания начала рассматривать альтернативные варианты поставок — например, нашла корейского производителя пленок вместо немецкого. Но даже пленочное покрытие, нужное для производства, нельзя заменить быстро.

"Все производственные процессы заточены под конкретных поставщиков,— жалуется исполнительный директор "Марии" Алексей Герасименко.— Нам сложно переориентироваться на новые материалы — придется переработать всю конструкторскую документацию. Грубо говоря, сверлить и клеить в других местах. В краткосрочной перспективе это нереально". На замену поставщиков и отработку новых технологических процессов может уйти не меньше года, прикидывает Герасименко.

Часть комплектующих "Мария" решила производить самостоятельно — к примеру, фасады для кухонь, облицованные пластиком. В новую облицовочную линию компания вложила больше €500 тыс., при том что объем общего годового инвестиционного плана компании — около €2 млн. "Мы рискуем, потому что стоимость лизинга и кредита запредельная: около 40% годовых при сроке окупаемости нашего нового производства два-три года. Вкладываться в импортозамещение в таких условиях нереально,— говорит Алексей Герасименко.— Мы надеемся только на то, что ставки снизятся, и мы сможем перекредитоваться под 12-15% годовых, иначе нам придется работать на банки".

Единственная "быстрая" мера экономии для производственной компании — скидка от поставщиков. В ноябре-декабре "Мария" относительно легко договорилась о скидке в 10% на весь первый квартал 2015 года почти со всеми европейскими поставщиками.

Если поставщик пребывает в безвыходной ситуации, вопрос со скидками решается еще проще. Например, из-за закрытия кафе и ресторанов у поставщиков, ориентированных на общепит, становится все меньше клиентов, и они идут на большие уступки. "Мы получили скидку до 30% на все фруктовые наполнители из Южной Америки,— рассказывает Александр Пахомов, финансовый директор сети кафе-мороженых Tutti Frutti Frozen Yougurt.— При этом даже с учетом курсовой разницы нам выгоднее покупать импортные наполнители, чем продукцию российских фермеров,— она слишком дорогая".

Отчетливый тренд в политике экономии — выкидывать из бизнес-цепочки посредников. Так, в компании "ОблакаStudio" сообщили, что намерены отказаться от косметических брендов, которые продаются через дистрибуторов, и закупать косметические средства у тех, кто работает напрямую, без посредников. "Дистрибуторская наценка достигает 15% стоимости средств,— рассказывает Татьяна Аверина,— поэтому мы сейчас планируем перейти на такие марки, как L`Oreal,— они работают напрямую".

Но некоторые производственные издержки снизить нельзя. "Как я могу уменьшить расходы, если тарифы на электроэнергию выросли на 30%, а зерно — биржевой товар — подорожало на 80%,— возмущается Валерий Покорняк, гендиректор компании "Алтан", производителя макарон.— Это даже не инфляция, это все наши дорогие монополисты". Покорняк считает, что единственный путь для компании — расширять географию продаж.

Суровый русский сервер

Переходить на отечественное ПО в России призывают давно. Но если раньше речь шла о национальной безопасности и патриотизме, то сейчас компании вынуждены следовать призыву из чисто экономических соображений.

Зарубежные IT-сервисы с падением курса рубля выросли в цене минимум в два раза. Dropbox for Business, например, стоил порядка 520 руб. в месяц на одного пользователя, а сейчас эта программа обходится уже в 1000 руб. То же с Google Apps (рост с 350 до 700 руб. в месяц), с программой для управления проектами Podio (c 840 до 1700 руб.). Microsoft Office 365 с 1 февраля 2015 года подорожал в среднем на 44%, и теперь стоимость на одного пользователя составляет 2700 руб. в месяц (в тарифе с ограничением до 300 одновременных пользователей).

"Подорожавший MS Office компании заменяют на бесплатный LibreOffice, Oracle для серверов — на свободно распространяемую PostgreSQL",— рассказывает Алексей Смирнов, гендиректор компании "АльтЛинукс". Исполнительный директор бизнес-школы "Имсайдер" Дмитрий Мамаев говорит, что в его компании зарубежную CRM-систему Basecamp из-за удорожания заменили на "Битрикс24". Сотрудники самого "Битрикса", у которого цены на IT-продукты остались прежними, отмечают, что количество новых клиентов в 2014 году выросло в два раза.

Такая же ситуация с серверами. "Раньше аренда виртуального VPS-сервера в России стоила 3-3,5 тыс. руб., а американского сервера — меньше 3 тыс. руб., сейчас цена хостинга в США взлетела почти в два раза, а цены на серверы внутри страны остались прежними. В принципе они взаимозаменяемы, так что мы перешли на российские",— говорит гендиректор NowMedia Юрий Горяченков.

Однако физические серверы по-прежнему выгоднее арендовать за рубежом. "За сервер компания платит около €28 в месяц, то есть 2,4 тыс. руб. с учетом скачка курса,— объясняет директор по работе с клиентами Cetera Lab Владислав Ухов.— Аналогичный российский сервер обойдется в 12 тыс. руб.".

Экономия на скрепках

Компании стали внимательнее относиться и к административно-хозяйственным расходам: отказываются от плановых вложений в косметический ремонт, оргтехнику, новую мебель, пересматривают договоры на интернет и мобильную связь, ищут самые низкие тарифы на рынке. Не брезгуют и более мелкой экономией — заменяют бумажные полотенца в туалетах на электрические сушилки для рук, обычные лампочки — на светодиодные.

Многие предприятия начинают экономить на командировках. Если отказаться от них нельзя, стараются, например, командировать в тот или иной город сотрудника, для которого он родной. "Это одновременно и сокращение затрат на проживание, и дополнительная мотивация",— отмечает Борис Бобровников, гендиректор системного интегратора КРОК. От зарубежных поездок в учебных целях эта компания и вовсе отказалась, заменив их вебинарами. В итоге командировочные затраты сократились примерно на четверть. "Еще вариант — направлять на встречи в других городах тех сотрудников, которые ближе находятся: не представителей головного офиса, а территориальных менеджеров",— говорит директор страхового общества "Помощь" Александр Локтаев.

У некоторых компаний получается сэкономить на коммунальных платежах. "Месяц назад мы переехали в новое офисное здание в Подмосковье, где стоит собственный отопительный котел,— рассказывает директор интернет-маркетингового агентства DigitalWill Сергей Скорбенко.— Температуру отопления можно регулировать в зависимости от погоды. Неожиданно для нас самих оказалось, что коммунальные платежи таким образом мы можем сократить втрое. До того коммуналка у нас была сопоставима со стоимостью аренды, так что экономия получилась существенная". Экономить на этой статье расходов рассчитывает и телекоммуникационная компания "Хом-АП.ТВ", переехавшая в офисный центр "Эко-Статус" в Санкт-Петербурге. Там установлены солнечные батареи, сборники дождевой воды для технических нужд и "сухие" писсуары для экономии воды. Благодаря этим новшествам компания рассчитывает сократить затраты на "коммуналку" на 30%.

Экономию на бумаге, скрепках и карандашах некоторые компании называют крохоборством, которое у партнеров не вызывает ничего, кроме сочувствия. Однако экономия на бумаге — это еще и побочный эффект перехода на электронный документооборот, приносящего огромную выгоду. Екатеринбургская торговая сеть "Елисей" начала движение в этом направлении в 2014 году и рассчитывает, что внедрение электронного документооборота в 2015 году повысит валовую выручку минимум на 15%.

От чего может отказаться компания в кризис

Аренда нового помещения

Плюсы:

Можно найти более выгодное предложение с рублевым договором; собственники чаще идут на уступки именно новым арендаторам

Минусы:

Затраты на переезд и переоборудование нового помещения

Переезд в коворкинг

Плюсы:

Коворкинги часто расположены в центре и обходятся дешевле аренды полноценного офиса. Вместо договоров с несколькими контрагентами (например, на поставку воды, уборку) компания заключает договор только с коворкингом. В коворкинге всегда можно завязать полезные знакомства

Минусы:

Большая часть коворкингов организована по принципу open space, это подходит не всем; в основном молодым креативным компаниям. Для многих видов бизнеса несолидно принимать клиентов "не в своем" помещении

Перевод сотрудников на удаленный доступ

Плюсы:

Экономия на аренде и рабочих местах

Минусы:

Удаленных сотрудников труднее как контролировать, так и привить им лояльность к компании

Поиск альтернативных поставщиков

Плюсы:

Можно получить более выгодные условия

Минусы:

Придется перерабатывать всю техническую документацию; новый поставщик может не обеспечить стабильного качества

Экономия на программном обеспечении и серверах

Плюсы:

Цена на российские программные продукты почти не изменилась, поэтому компании они обойдутся в несколько раз дешевле, чем зарубежные

Минусы:

Найти физический сервер по сопоставимой с европейской цене в России почти нереально