Безбумажная волокита

Государство — один из главных клиентов IТ-отрасли, если не самый главный. Особенно значение этого клиентского сегмента возрастает в разгар кризиса. Какие проекты продолжают предприятия госсектора?

Догоняют технологии

В сложившихся внешнеполитических и экономических условиях главной целью правительства и госкомпаний становится повышение эффективности и сокращение издержек. «Министерство труда предлагает внедрить систему показателей эффективности государственных органов в целом и государственных служащих в отдельности. Предлагается нормативно закрепить новую кадровую систему, которая будет включать базовые, функциональные и квалификационные требования к чиновнику, — рассказал заместитель генерального директора SAP СНГ Павел Гонтарев. — При этом другой важной целью остается переход к электронному правительству, при котором все больше госуслуг необходимо предоставлять в электронном виде. Для этого надо выстроить единый процесс работы с информацией, содержащейся в документах разных форматов: электронном, рукописном, машиночитаемом. Вся информация должна быть приведена к единому виду для обработки и хранения».

Долгие годы основными проблемами, которые мешали эффективной работе госорганов, были сложный документооборот, многоэтапные процедуры согласования и утверждения документации, трудности сбора и хранения данных, формирования баз данных и отсутствие эффективного мониторинга рабочих процессов. Но внедрение IT в госсреду заметно улучшило ситуацию.

Одним из главных государственных IT-проектов последних лет стал переход на электронный документооборот (ЭДО). В соответствии с планами правительства все ведомства должны перейти на безбумажный документооборот к концу 2016 года. Процесс идет, но небыстро. Только в начале 2015 года правительство РФ утвердило постановление N1494, определяющее правила обмена документами в электронном виде. Правила устанавливают основные принципы и порядок обмена документами в электронном виде, заверенными электронной подписью, при взаимодействии федеральных органов исполнительной власти. Также определяется формат электронного документа и систематизируются процедуры обмена документами в электронном виде.

Правила — первый документ из тех, что необходимы для перехода госорганов на безбумажный обмен документами. Еще были подготовлены проекты поддерживающих актов: перечень видов документов, подлежащих обмену исключительно в электронном виде, и описание организационно-технологического электронного взаимодействия. Уже к апрелю текущего года все ведомства должны быть технически готовы к электронному обмену, но ряд ведомств и регионов уже сейчас ведет обмен в рамках пилотной зоны.

Электронная бумага дешевле

Эксперты рынка считают, что переход на ЭДО может не только упростить процессы взаимодействия ведомств, но и быть финансово выгодным. «Этот тренд характерен и для коммерческих организаций, и для госорганов. Частные и госкомпании видят выгоду от ЭДО в существенном удешевлении и упрощении всех процессов документооборота — это и логистика самой бумаги, и скорость передачи информации по электронным каналам связи, — объяснил директор по корпоративным проектам „ABBYY Россия“ Дмитрий Шушкин. — Самый очевидный пример в госорганах — перевод госуслуг в электронный вид, ведь оказание любой госуслуги — это тоже документооборот. Один из примеров успешного использования системы: Федеральная налоговая служба приняла решение перевести в электронный вид предоставляемые ей счета-фактуры. И это значимо, ведь речь идет если не о крупнейшей, то об одной из крупнейших организаций, которая работает с бумажными документами и обрабатывает миллиарды документов ежегодно. Переход на ЭДО означает существенное упрощение бизнес-процессов».

До недавнего времени идея безбумажного предприятия в России была чистой теорией, но сейчас, по наблюдениям экспертов, произошел качественный скачок. «Необходимые технологии были созданы давно, преградой были именно нормативные требования, согласно которым бумага имела юридическую силу, а «цифра» — нет. И при налоговых проверках в крупных компаниях документы вывозились грузовиками. Но процесс ликвидации бумажно-электронного неравенства захватил уже практически все, что регламентируется государством. Появилась реальная возможность организации безбумажного документооборота, то есть электронные документы получили юридическую значимость. С ними теперь можно прийти в суд. Процесс легитимации «цифры» необратим, и он постепенно охватывает все деловое пространство. Поэтому сейчас можно говорить о полном отказе от бумаги — это существенно повысит эффективность предприятий, — убежден председатель совета директоров ГК АйТи Тагир Яппаров. — Сейчас все необходимые условия для перехода на безбумажный документооборот у нас созданы. Минфин, например, выпустил все соответствующие циркуляры, регулирующие электронный оборот финансовых документов. ЦБ разрешил хранить финансовые документы в электронном виде».

Безопасность тормозит

Правда, на пути перехода к системе ЭДО встречается ряд сложностей. Так, по мнению директора Центра решений для государственных структур РДТЕХ Максима Соннова, не все госкомпании могут полноценно использовать СЭД, поскольку большая часть информации является закрытой, а системе необходима защита, обеспечить которую непросто. Например, нелегко далось решение вопроса об электронной цифровой подписи (ЭЦП). Но сейчас ЭЦП уже активно применяется в документообороте, совершенствование этой системы продолжается. В феврале Госдума РФ одобрила в первом чтении законопроект «О внесении изменений в федеральный закон „Об электронной подписи“», разработанный Минкомсвязью. Проект закона призван усовершенствовать использование электронной подписи юридическими и физическими лицами в деятельности органов госвласти и отрегулировать деятельность аккредитованных удостоверяющих центров (УЦ). Разработанные изменения позволяют использовать квалифицированную электронную подпись с мобильных устройств и применять одну универсальную электронную подпись в любых электронных документах. Также в соответствии с законопроектом будет обеспечена совместимость средств электронной подписи от разных производителей. Изменения коснутся и взаимодействия УЦ со своими клиентами. Уполномоченное ведомство сможет устанавливать типовые требования к деятельности УЦ по удостоверению личности. В результате должен повыситься минимальный уровень оперативности и безопасности работы УЦ.

До того как система ЭДО начала работать, с хранением документов была просто беда: затраты на аренду площадей и оборудования для хранения бумаг могли достигать 1 млрд руб. в год. Но чтобы система заработала в полную силу, госорганы должны обеспечить необходимую глубину и качество покрытия системы. «А это опять же вопрос готовности кадров IT-подразделения, руководителя организации, его интереса к бизнес-выгодам IT. Кто-то подходит к требованиям формально, так же их выполняет и ровно столько получает в результате. Есть заинтересованные руководители, они осознают ценность IT и хотят оптимизировать деятельность, получить дополнительные преимущества в открытости взаимодействия с населением, прозрачности внутренних процессов, скорости работы подразделений, — рассказал генеральный директор компании КРОК Борис Бобровников. — Результат внедрения ЭДО прямо пропорционален усилиям, вложениям в проект. В одном из последних наших внедрений такой системы в госорганизации с филиальной сетью из десятков управлений и двух сотен отделений объем бумажной документации был снижен на 80%».

По мнению эксперта, организациям с системой ЭДО нужен рост системы: больше функционала, больше возможностей, охват большего количества сотрудников. «Мало кто сегодня внедряет систему с нуля, все уже находятся на той или иной стадии внедрения. Усложняются процессы документооборота, расширяется охват перечня его процессов. Тем, кто на практике увидел преимущества работы этой системы, хочется автоматизировать еще какие-то процессы, доработать имеющийся функционал под изменившиеся условия», — отметил Борис Бобровников.

Бизнес поможет с документами

Развитию системы ЭДО может также способствовать использование технологий потокового ввода документов. Эти решения работают по схеме «сканирование (импорт изображений) — распознавание (извлечение данных) — верификация данных — экспорт данных и изображений во внешние системы». «Такая модель позволяет быстро и качественно извлекать информацию из бумажных или электронных документов, делать ее доступной, а также при необходимости сохранять сам образ документа. Речь идет о решении задач на стыке между традиционным и электронным документооборотом, а также задач по оптимизации процесса обработки документов уже в рамках ЭДО. Пример: старый бумажный документ нужно включить в текущий электронный документооборот. Или текущие бизнес-процессы компании ориентированы на бумажные документы, но в какой-то момент в рамках централизации или автоматизации их нужно перевести в электронный вид. Или если в рамках уже существующей системы ЭДО нужно организовать эффективный процесс передачи данных из электронных документов в другие IT-системы организации, — объяснил Дмитрий Шушкин. — Наши технологии используют многие ведомства, например ФНС, а также крупные госкомпании, такие как Сбербанк, ВТБ, некоторые нефтегазовые компании. В результате они получают многократное удешевление и ускорение документоемких процессов. При этом, что особенно важно для организаций, срок возврата инвестиций по нашим проектам составляет от трех месяцев до года. Если говорить о госорганах, то наиболее значимым для них результатом будет ускорение работы. Например, по оценке одного из наших клиентов из числа госорганизаций, ускорение работы по задачам обработки документов с помощью нашей технологии составляет в среднем до десяти раз. Проще говоря, одной задачей могли раньше заниматься 2 тыс. человек, а теперь ее можно решать силами 200 сотрудников».

Эксперты считают, что оптимизировать издержки госструктур можно также с помощью сокращения затрат на эксплуатацию парка офисной техники. «Один из самых эффективных способов сделать это без ущерба для ключевых рабочих процессов — передать управление печатной инфраструктурой на аутсорсинг. Хотя подобные услуги еще не пользуются в России таким высоким спросом, как за рубежом, их востребованность в госсекторе стабильно растет, — отметил директор департамента корпоративных государственных проектов компании «Xerox Россия» Андрей Соловьев. — Одна из иллюстраций этой тенденции — проект по аутсорсингу печатной инфраструктуры, который мы реализуем в столичных поликлиниках с 2012 года. Он охватывает 260 поликлиник города и более 16,8 тыс. единиц офисной техники. Перевод печатной инфраструктуры на аутсорсинг помог московским поликлиникам сократить издержки, повысить управляемость печатных процессов и решить все основные задачи производства документов».

Другое важное направление совместной работы бизнеса и госструктур — формирование электронных архивов и библиотек. «Такой проект был реализован в Управлении архивами Свердловской области (УАСО), фонд которого насчитывает более 4 млн единиц хранения. Путем внедрения решений „Ксерокс: Электронные архивные фонды“ и „Ксерокс: Система потокового ввода документов“ в УАСО была сформирована автоматизированная информационная система, объединяющая Управление архивами и государственные архивы региона. Система была интегрирована с сайтом учреждения и системой межведомственного электронного взаимодействия. Это позволило УАСО создать единую информационно-поисковую среду, обеспечить удаленный доступ к научно-справочному аппарату и перейти к оказанию услуг в электронном виде», — рассказал Андрей Соловьев.

Бумага останется на столе

Понятно, что в силу объективных причин полного отказа от бумаги в госорганах не произойдет. Но, по мнению Дмитрия Шушкина, через несколько лет ЭДО сможет достичь правильной доли — 60% от общего объема документооборота: «Здесь главное — понимать, что электронный документооборот не самоцель. Ведь цель практически любого улучшения в области информационных технологий — эффективность, которая может выражаться в терминах времени, качества, удобства и так далее. И электронный документооборот — способ достижения этой цели. Тем более не нужно забывать, что есть задачи, в которых бумажный документ может быть эффективнее для коммерческих организаций и госорганов. Но в целом действия государства сейчас направлены на увеличение доли электронного документооборота».

«Технологических препятствий для этого практически не осталось, за исключением, пожалуй, качества связи в отдаленных регионах, — подтвердил региональный директор по Восточной Европе, России и СНГ EMC Enterprise Content Division Вячеслав Кадников. — Все практики ведения электронного документооборота уже отработаны, в том числе с вовлечением граждан в этот контур. Препятствия остаются в основном организационные, которые касаются соблюдения правил работы с персональными данными, с информацией для служебного пользования и государственной тайной. Единой позиции внутри государственных структур по вопросам приоритетности использования электронного документооборота, к сожалению, по-прежнему нет».

Эксперты считают, что в условиях кризиса в 2015 году IT-бюджеты будут направлены в большей степени на поддержание работоспособности существующих систем и в меньшей степени — на их развитие. «Проекты по оптимизации и введению новой функциональности в таких условиях, как правило, откладывают до лучших времен. Финансирование могут получить проекты, направленные на оперативное сокращение текущих расходов, например оптимизацию структуры хранения информации, — считает Вячеслав Кадников. — Если говорить об электронном документообороте, то речь идет прежде всего о создании единых архивов информации, которые могут забирать данные из внешних систем (как устаревших, так и находящихся в активной эксплуатации) для долговременного хранения».