Управление закупками для обеспечения нужд образования (на примере города Москвы)

Управление закупками для обеспечения

нужд образования

Ковчегова Снежана Юрьевна

аспирант, кафедра управления государственными и муниципальными закупками, ГАОУ ВО «Московский городской университет управления Правительства Москвы»

Закупочная деятельность - это процесс обеспечения всеми видами материально-технических ресурсов в требуемые сроки и в объемах, необходимых для нормального осуществления хозяйственной и образовательной деятельности образовательных учреждений. От эффективности закупочной деятельности в большой степени зависит успешное решение основных социальных задач, поставленных перед образовательными учреждениями, направление которых, в первую очередь, связано с реализацией программы «Столичное образование». Приобретение различных материальных и нематериальных ценностей, их дальнейшее распределение является жизнеобеспечивающим для любой образовательной организации. По этой причине одно из важнейших направлений деятельности любого учреждения - наладить управление информационным процессом закупочной деятельности, которое позволило бы в полной мере реализовать поставленные задачи в образовательном процессе учреждений и при этом максимально эффективно использовать бюджетные средства. Таким образом, принимая во внимание специфику хозяйственной части учреждения, все выше перечисленные ответы на вопрос для чего и / или зачем осуществляется та или иная закупка товаров, работ, услуг, позволяют ответственному за закупочную деятельность не только оптимально выстроить весь процесс, но и заблаговременно просчитать все риски отсутствия в срок выполненных работ, оказанных услуг, поставленных товаров. Грамотное управление информационными потоками и процессом между всеми участниками закупочной деятельности - это залог успешной и эффективной закупочной деятельности образовательных учреждений города Москвы в целом.

Ключевые слова: закупочная деятельность, аукцион, управление закупками, Москва

Закупочная деятельность - это процесс обеспечения всеми видами материально-технических ресурсов в требуемые сроки и в объемах, необходимых для нормального осуществления хозяйственной и образовательной деятельности образовательных учреждений. Чтобы данное управление было эффективным, необходимо бесперебойное продвижение информационных потоков, корректность их содержания и структуры. Стремительное развитие (особенно в последние годы) информационных технологий послужило основой для создания и применения эффективных информационных систем. Современные решения базируются на компьютерных технологиях накопления, обработки, передачи и представления данных в информационных системах не только на уровне города Москвы, но и на федеральном уровне.

От эффективности закупочной деятельности в большой степени зависит успешное решение основных социальных задач, поставленных перед образовательными учреждениями, направление которых, в первую очередь, связано с реализацией программы «Столичное образование». Приобретение различных материальных и нематериальных ценностей, их дальнейшее распределение является жизнеобеспечивающим для любой образовательной организации. По этой причине одно из важнейших направлений деятельности любого учреждения - наладить управление информационным процессом закупочной деятельности, которое позволило бы в полной мере реализовать поставленные задачи в образовательном процессе учреждений и при этом максимально эффективно использовать бюджетные средства.

Процесс закупочной деятельности в образовательных учреждений города Москвы состоит из множества этапов, основными из которых можно выделить следующие:

Определение потребности в материальных ресурсах

Анализ обоснованности закупки

Определение нужных характеристик.

Подготовка технической документации, с учетом условий поставки товара, оказания услуг, выполнения работ.

Анализ ранее исполненных без штрафов и пеней контрактов в ЕИС

Анализ рынка потенциальных участников закупки.

Определение начальной (максимальной) цены контракта.

Размещение закупки.

Определение поставщика и заключение гражданско-правового договора.

Получение и проверка товаров, оказанных услуг, выполненных работ на соответствие условиям технической документации.

Ведение претензионной работы (в случае необходимости).

Исполнение обязательств заказчиком в части оплаты.

Размещение сведений об исполнении гражданско-правового договора в ЕАИСТ 2.0 и ЕИС.

Учет поступлений материальных ресурсов.

Фундаментальную основу закупочной деятельности составляют участники закупочного процесса. От слаженности их действий целиком и полностью зависит достижение результата в необходимый срок для реализации поставленных целей перед образовательной организацией.

За последнее время большинство образовательных учреждений города Москвы объединились в большие комплексы. Специфика потребностей функционирования каждого структурного подразделения индивидуальна. Грамотное планирование большого комплекса не может провести один человек - ответственный за закупочную деятельность, в этом процессе должны участвовать заведующие хозяйством структурных подразделений, педагоги, главный бухгалтер и др.

Обоснованная потребность может исходить от любого работника образовательного комплекса. При этом всем работникам образовательной организации, как участникам закупочного процесса, необходимо понимать, что не существует понятия «мое

О £

Я

3

Г

5

см

1Л £

Б

а

2 ©

здание» - все работают в одном образовательном комплексе. Также, при осуществлении закупочной деятельности, необходимо учитывать, что в 44-ФЗ не существует такого пункта определения поставщика, как «Я забыла сказать, что мне срочно нужно».

В закупочной деятельности у участников процесса существуют множественные связи друг с другом, носящие двухстороннее взаимодействие.

Грамотное планирование большого комплекса не может провести один человек - ответственный за закупочную деятельность, в этом должны участвовать заведующие хозяйством структурных подразделений, педагоги, главный бухгалтер и др.

Обоснованная потребность может исходить от любого работника образовательного комплекса. Цикличные потребности - инициируют заведующие хозяйством каждого структурного подразделения. Образовательный процесс знают педагоги, они и дают предложения по его совершенствованию.

Одним из наиболее важных критериев, как основа успешной закупочной деятельности в образовательной организации, является поминание ответственно сотрудника учреждения за закупочную деятельность для чего и / или зачем осуществляется та или иная закупка товаров, работ, услуг.

От ответа на этот вопрос и / или вопросы зависит вся логистика построения закупочного процесса заказчика. Ежегодные (цикличные) потребности каждого учреждения при грамотном планировании позволяют оптимально распределить временные сроки определения поставщика, преимущественно путем публикации конкурентных процедур. Логистика в данном направлении может носить индивидуальный или субъективный характер, имеющий, при этом, под каждым выбранным временным периодом публикации закупки тот или иной обоснованный довод. Существует ряд критериев, которые нельзя не учитывать при планировании сроков публикации процедур.

Практика закупочной деятельности за последние 2,5 года показывает, что начало каждого финансового года является «провальным» в части публикации процедур из-за обновления систем двух основных платформ для осуществления закупочной деятельности в г. Москве -это ЕАИСТ 2.0 (ранее ЕАИСТ первой версии) и ЕИС (ранее ООС). Обновление одной системы ведет к нарушению интеграции данных в другую систему и как

следствие отсутствие технической возможности у заказчика разместить и опубликовать процедуру. Планирование публикации процедур на январь месяц и начало февраля заведомо с большой вероятностью влечет за собой риск срыва срока размещения закупки и тем самым получения необходимых товаров, работ, услуг в срок.

Первой закупкой цикличного характера в учреждениях образования является поставка строительных материалов и лакокрасочных товаров во исполнение ежегодного распоряжения заместителя мэра г. Москвы по благоустройству и месячнику приведения в надлежащее состояние территорий города, в том числе и образовательных учреждений, после зимнего периода. Оптимальный срок размещения - середина февраля, так как в зависимости от погодных условий работы могут начинаться и в конце марта. Данный срок выбран не случайно. Закупка такого рода товаров в конце финансового года, когда, например, есть финансовые остатки и учреждение считает, что их лучше «срочно» потратить, предполагает складирование краски в учреждении, при этом даже если на территории организации имеется отдельно стоящее здание для подсобного инвентаря, зимний период не позволит хранить поставленную краску в нем - будут нарушены условия хранения, а товар испорчен. Одним из мест подходящим для хранения такого товара будет являться подвал, однако это категорически запрещено требованиями по пожарной безопасности.

Также к цикличным потребностям каждого учреждения относятся поставка моющих и дезинфицирующих средств, канцелярских товаров, закупка туалетной бумаги, мягкого инвентаря, хозяйственных средств. Перечисленные потребности имеют ряд особенностей, например, что часть потребностей под общим названием моющие или хозяйственные средства попадают под действие 341-ПП и предоставление преференций организациям среди инвалидов, а, следовательно, необходимо формировать по каждому предмету закупки две процедуры (согласно письму МЭР). Обычно размещение публикации сроков размещения процедур по данным потребностям выпадает на летний период. Данный выбор обусловлен рядом причин, например, тем, что в конце учебного года целесообразней перераспределить остатки моющих, хозяйственных средств, канцелярских товаров (в случае их нехватки) между структурными подразделениями, так как лю-

бой товар имеет срок годности, а к новому учебному году поставить новый товар со «свежей» датой изготовления.

Процесс закупочной деятельности, как правило в больших комплексах образования, включает в себя нескольких участников этой не простой цепочки. Потребности формируются общим перечнем с детализацией по адресам, при этом очень часто срабатывает человеческий фактор и глядя на потребность заведующего хозяйством соседнего структурного подразделения в таблице заявляется ряд позиций, которые даже не рассматривались для включения в данную закупку. Надо отметить, что данный факт может быть обусловлен и банальной забывчивостью, но обычно это не так.

Ответственный сотрудник за закупочную деятельность, обобщающий собранные потребности, перед тем как готовить комплект документов для определения поставщика (преимущественно конкурентным способом) еще раз должен задаться вопросам, но немного в другом ракурсе, для чего и / или зачем эта закупка?

В обеспечении хозяйственной деятельности учреждения помимо действующего законодательства регламентирующего действия заказчика в сфере закупок, существуют и другие правовые документы, нормирующие ряд потребностей по содержанию детских садов и школ, например, СаниПиН № 2.4.1.3049-13 для детских садов и № 2.4.2.2821-10 для школ.

При этом ни для кого не секрет, что нормирование является одним из существенных требований 44-ФЗ при осуществлении закупочной деятельности заказчиком.

Тщательное изучение норм и правил позволяет просчитать необходимое количество товаров, например, дезинфицирующее средство, для соблюдения требований, указанных в СанПиН. Зачастую заявленная потребность является завышенной относительно необходимо по факту товара. У ответственного сотрудника резонно должен возникнуть вопрос в обоснованности заявленного количества по той или иной позиции.

Следующий этап действий заказчика, должен быть направлен на контроль остатков заявленных потребностей по данным бухгалтерского учета. Данный этап контроля позволяет не только скорректировать потребность в случае ее завышения, но и привести в порядок данные на остатках в бухгалтерии по материально ответственным лицам. Предоставленная из бухгалтерии ведомость с

остатками материальных ценностей позволяет напомнить о функциональных обязанностях заведующих хозяйством и скорректировать данные бухгалтерского учета в соответствие с действительностью, путем списания уже израсходованных товаров.

На этапе определения поставщика грамотно составленная и подготовленная документация по процедуре - это залог достижения поставленной цели и получения результата путем публикации процедуры в срок, отсутствие жалоб в УФАС со стороны потенциальных участников и как следствие отсутствие срывов сроков поставки товаров, работ, услуг. Профессионализм ответственного за закупочную деятельность в учреждении должен быть безоговорочным в этом направлении и является отдельной темой для размышления. При этом как бы ответственно и качественно не подходил ответственный по закупочной деятельности к подготовке и описанию качественных характеристик и свойств товара, после определения поставщика наступает еще один этап, требующий его участия.

На текущий момент в большинстве учреждений конечные получатели товаров, работ, услуг, как правило это заведующие хозяйством, просто не готовы принять и проверить качество поставляемого товара по документам, содержащимся в аукционной документации. На этом этапе необходимо ответственному по закупкам задать вопрос материально ответственным лицам для чего и / или зачем осуществлялась эта закупка? Ответ прост - получить качественный товар. Зачастую поставщики пытаются поставить более дешевый и менее качественный товар, нежели который был описан в документации. Этап приемки товара и проведение экспертизы товара является законодательным пунктом 44-ФЗ, требованием важным и ответственным, которое не может быть осуществлено только путем складирования упакованного товара с пересчетом коробка-мест. Каждая номенклатурная позиция должна быть пересчитана, вскрыта (если необходимо) и проверена на соответствие описания в аукционной документации и заявленными показателями со стороны поставщика. Линейка или рулетка самые лучшие помощники в приемке товара, сведения на упаковке о весе, метраже изделия, также позволят сопоставить качество товара, а не достаток информационных сведений на упаковке пополнит сертификат на продукцию, подлежащую

обязательной сертификации и будет являться документом, подтверждающим качество используемых товаров в детских учреждениях для представителей Роспотребнадзора. На первый взгляд это может показаться долгим процессом, занимающим рабочее время ответственного по закупкам. На практике достаточно одной «показательной» приемки товара совместно с заведующей хозяйством структурного подразделения и последующие выборочные проверки при приеме товара. Оперативно написанные претензии по качеству и обмену товара в рамках действия исполнения обязательств по контракту значительно позволит сэкономить время ответственного по закупкам для урегулирование спорных вопросов с поставщиком, если материально ответственные лица вскроют и проверят поставленный товар гораздо позднее (как им удобно), а обязательства по оплате со стороны заказчика уже выполнены.

Таким образом, принимая во внимание специфику хозяйственной части учреждения, все выше перечисленные ответы на вопрос для чего и / или зачем осуществляется та или иная закупка товаров, работ, услуг, позволяют ответственному за закупочную деятельность не только оптимально выстроить весь процесс, но и заблаговременно просчитать все риски отсутствия в срок выполненных работ, оказанных услуг, поставленных товаров. Грамотное управление информационными потоками и процессом между всеми участниками закупочной деятельности - это залог успешной и эффективной закупочной деятельности образовательных учреждений города Москвы в целом.

Литература

1. Гладилина И.П. ,Антипова Ю.О. Развитие противодействия коррупции в сфере закупок на основе управленческих решений// Инновации и инвестиции.-2016.-№11

2. Гладилина И.П., Ариончик А.А. Управление закупками на основе развития конкуренции// Евразийский юридический журнал. - №11.- 2016.

3. Гладилина И.П., Уманец Д.О. Взаимодействие власти и делового сообщества при осуществлении закупок// Евразийский юридический журнал. - №12.2016.

4. Дёгтев Г.В., Гладилина И.П., Ящен-ко В.В. Аудит как одно из приоритетных направлений формирования контрактной системы в сфере закупок // Экономика: вчера, сегодня, завтра. - 2016. - № 10.

5. Дёгтев Г.В., Гладилина И.П., Ящен-ко В.В. Аудит в сфере закупок: сущность новации // Инновации и инвестиции.-2016.-№11. - С.16-18.

6. Дегтев, Г. В. Регулирование госзакупок в Российской Федерации [Текст]: учебное пособие для направления подготовки 38.04.02 «Менеджмент» магистерской программы «Управление государственными и муниципальными закупками» / Г. В. Дегтев, И. П. Гладилина [и др.]. - М.: МГУУ ПМ, 2015. - 172 с.

Management of purchases for providing needs of education (on the example of the city of Moscow) Kovchegova S.Yu. The Moscow city university of management of the Government of Moscow

Purchasing activity is a process of providing material resources with all types in the required terms and in the volumes necessary for normal implementation of economic and educational activity of educational institutions. The successful solution of the main social objectives set for educational institutions which direction, first of all, is connected with implementation of the Capital Education program to a large extent depends on efficiency of purchasing activity. Acquisition of various material and non-material values, their further distribution is life-supporting for any educational organization. For this reason one of the most important activities of any establishment - to adjust management of information process of purchasing activity which would fully allow to realize objectives in educational process of institutions and at the same time most effectively to use budgetary funds. Thus, in view of specifics of an economic part of establishment, the listed answers to a question for what and/or why this or that procurement of goods, works, services is conducted are higher and higher, allow responsible for purchasing activity not only to optimum build all process, but also to beforehand count all risks of lack of the performed works, the rendered services, the delivered goods in time. Competent management of information streams and process between all participants of purchasing activity is a guarantee of successful and effective purchasing activity of educational institutions of the city of Moscow in general. Keywords: purchasing activity, auction, management of purchases, Moscow References

1. Gladilina I. P., Antipov Yu.O. Development of anti-corruption in the sphere of purchases on the basis of administrative decisions/ /Innovations and investments.-2016.-№11

2. Gladilina I. P., Arionchik AA Control

of purchases on the basis of competition development//the

О

3

В

s

ff 5

Euroasian legal log. - No. 11. - 2016.

3. Gladilina I. P., Umanets D. O. Interaction of the power and business community in case of implementation of purchases//the Euroasian legal log. - No. 12. - 2016.

4. Dyogtev G. V., Gladilina I. P., Yashchenko V. V. Audit as one of the priority directions of formation of

contract system in the sphere of purchases//Economy: yesterday, today, tomorrow. - 2016. - No. 10.

5. Dyogtev G. V., Gladilina I. P., Yashchenko V. V. Audit in the sphere of purchases: innovation entity// Innovations and investments.-2016.-№11. - Page 16-18.

6. Degtev, G. V. Regulation of state

procurements in the Russian Federation [Text]: manual for the direction of preparation 38.04.02 «Management» of the master program «Control of the Government and Municipal Procurement» / G. V. Degtev, I. P. Gladilina [etc.]. - M.: MGUU PM, 2015. - 172 pages.

см in £

6

2 ©