Интеграция системы электронного документооборота в информационную среду образовательного учреждения

ВЕСТНИК ЮГОРСКОГО ГОСУДАРСТВЕННОГО УНИВЕРСИТЕТА

_2012 г. Выпуск 3 (26). С. 59-61_

УДК 004.9

ИНТЕГРАЦИЯ СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА В ИНФОРМАЦИОННУЮ СРЕДУ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОГО УЧРЕЖДЕНИЯ

О. В. Алмазов, С. П. Семенов, А. Е. Шавкун

На современном этапе автоматизации процессов управления образовательным учреждением системы электронного документооборота (СЭД) становятся обязательными. На практике СЭД - «электронный преемник» бумажного делопроизводства и решает задачи управления жизненным циклом «ответственных» документов, количество которых в вузе достигает десятков тысяч в год. В этом процессе задействованы руководители всех уровней, специалисты административных, учебных, научных и обеспечивающих подразделений.

Наиболее актуальными для автоматизации процессами в образовательном учреждении являются учет входящей, исходящей корреспонденции и внутренних официальных документов, согласование распорядительных и договорных документов, контроль исполнения поручений. Обязательная задача при внедрении СЭД - необходимость интеграции справочников системы в единое хранилище данных, а процессов обработки документов с другими бизнес-процессами учреждения.

Для реализации автоматизации документального оборота и делопроизводства в Югорском государственном университете была выбрана система Directum. Система электронного документооборота позволяет перевести на более качественный уровень процессы делопроизводства, контроля поручений, ускорить выполнение рутинных операций по обработке бумажных документов в соответствии с требованиями ГСДОУ, на которых базируется традиционная российская технология делопроизводства [4]. Система Directum соответствует концепции ECM (Enterprise Content Management) и обеспечивает эффективную организацию и контроль деловых процессов на основе Workflow (Workflow - технология информационной логистики, автоматизация бизнес-процесса, при которой документы, информация или задания передаются для выполнения необходимых действий от одного участника к другому в соответствии с набором процедурных правил, информационно-насыщенных задач и функций [2]).

Образовательное учреждение, как правило, характеризуется слабоформализованным движением документов, сложностью управления и контроля согласования официальных документов, а также большим объемом документов за год. Любые бизнес-процессы, протекающие в учреждении, должны успешно адаптироваться в меняющемся окружении [6]. В связи с этим первостепенной задачей внедрения (перехода) на электронный документооборот является формализация всех бизнес-процессов, связанных с движением документов, определением схем движения документов и участников документооборота. В системе это реализуется с помощью механизмов типовых маршрутов, которые являются совокупностью значений свойств задачи, схемы движения документа и описывают типовое взаимодействие между сотрудниками. Пример формализации часто используемого бизнес-процесса - модель схемы подготовки и исполнения приказа (рис. 1).

Информационные технологии в социально-экономических системах

Рисунок 1. Схема подготовки и исполнения приказа

Обязательным условием эффективности системы электронного документооборота и управления взаимодействием, нацеленной на повышение эффективности работы всех сотрудников организации в разных областях совместной деятельности является интеграция в единую информационную среду [5]. Набор средств интеграции СЭД DIRECTUM Integration Toolset ориентирован на решение типовых задач интеграции с финансово-учётными и ERP-системами: синхронизация справочников, передача данных из интегрируемой системы в СЭД, передача данных из СЭД в интегрируемую систему, сохранение документов и отчетов интегрируемой системы в системе СЭД, согласование в системе СЭД учетных объектов интегрируемой системы, просмотр электронных документов системы СЭД, связанных с объектом в интегрируемой системе.

Основной элемент DIRECTUM Integration Toolset - коннектор (plug-in) - набор функций встроенного языка разработки IS-Builder, обеспечивающих выполнение действий интеграции для определенного типа систем.

Схематично процесс взаимодействия между системами можно представить следующим образом [4]:

Рисунок 2. Процесс взаимодействия систем на уровне обмена данными

О. В. Алмазов и др. Интеграция системы электронного документооборота в информационную среду...

Доступ к функциям коннектора осуществляется через единый интерфейс - специальный сценарий. Визуальные средства позволяют настроить согласованный обмен данными на уровне реквизитов справочников систем, выполнить преобразование и фильтрацию данных. В нашей системе настроена интеграция Пользователи - Пользователь MS Active Directory, Работники и Контрагенты - Сотрудники и Контрагенты 1С: Предприятие 8.2.

Одной из важнейших функциональных задач системы является защита информации от несанкционированного доступа. Конфиденциальность документов, хранящихся в системе DIRECTUM, обеспечивается следующими возможностями: контроль и настройка прав доступа на любой объект системы, шифрование электронных документов, позволяющее дополнительно защитить текст электронного документа, в том числе от пользователей со статусом «администратор», протоколирование всех действий пользователей, позволяющее быстро восстановить историю работы с документом и проконтролировать такие действия над документом, как просмотр, изменение, экспорт копии документа и пр.

При согласовании используется электронная цифровая подпись (ЭЦП), которая позволяет заменить традиционные печать и подпись, гарантируя авторство и неизменность документа после его подписания. Для повышения надежности работы с ЭЦП система может быть интегрирована с различными системами криптозащиты информации, в том числе сертифицированными ФСБ (ФАПСИ), благодаря реализации ЭЦП с использованием Microsoft CryptoAPI [4].

Эффект от внедрения системы СЭД в образовательном учреждении - это, прежде всего, качественное повышение эффективности выполнения работ за счет контроля и прозрачности движения документов; оперативная обработка корреспонденции; функционал быстрого доступа к документам с поиском по различным критериям; сокращение затрат рабочего времени на процесс согласования договорных и других официальных документов. Интеграционные механизмы СЭД позволяют обеспечить единое хранилище, а значит актуальность, единственность, достоверность данных во всех информационных системах, одноразовый ввод данных без дублирования для каждого из бизнес-процесса образовательного учреждения.

ЛИТЕРАТУРА

1. Карминская, Т. Д. Интегрированная информационная модель управления современным образовательным учреждением [Текст] / Т. Д. Карминская, С. П. Семёнов // Известия ОрелГТУ. Серия «Фундаментальные и прикладные проблемы техники и технологии: информационные системы и технологии». - Орел, 2008. - № 1-4/269(544). - С. 29-34.

2. Кулопулос Томас М. «Необходимость Workflow. Решения для реального бизнеса» [Текст] / Кулопулос Томас М. ; [пер с англ.] // Весть-Метатехнология. - 2000. - 384 с.

3. Общая классификация систем документооборота // Системы электронного документооборота, проблемы, перспективы [Электронный ресурс]. - Режим доступа : http://www.eos.ru/

4. О системе «Directum» [Электронный ресурс] // Официальный сайт системы «Directum». -Режим доступа : http://directum.ru/

5. Семенов, С. П. Автоматизированная система контроля данных по кадровому составу вуза и контингенту студентов. Системы управления и информационные технологии [Текст] / С. П. Семенов, Я. Б. Татаринцев // Научно-технический журнал. - Москва ; Воронеж. -2009. - № 3.2 (37) - С. 279-282.

6. Смирнова, Г. Н. «Электронные системы управления документооборотом» : учеб. пособ. [Текст] / Г. Н. Смирнова. - Московский международный институт эконометрики, информатики, финансов и права. - М., 2003. - 168 с.

7. Энциклопедия делопроизводства // Консалтинговая группа «Термика» [Электронный ресурс]. - Режим доступа : http://www.termika.ru/dou/