Бизнесу стало не до бумаг

Уральские металлурги активизировали внедрение систем электронного документооборота и автоматизированной обработки данных. В помощь им — технологии, позволяющие работать с виртуальными документами не только в пределах предприятия, но и за ними. Рынок ЭДО ежегодно прирастает на 30%, а металлурги в свою очередь получают миллионную экономию, отказавшись от бумаг. По оценкам экспертов, минимальные затраты на перевод системы в крупном холдинге могут составить от 10 млн рублей. Впрочем, по мнению аналитиков, такие системы теряют свою актуальность в течение четырех лет работы.

Выемка документов

Системы электронного документооборота (ЭДО) призваны частично или полностью освободить предприятие от работы с бумажными документами. В зависимости от сложности системы ЭДО могут просто автоматизировать поиск документов и операции с ними. Также технологии позволяют управлять ресурсами и активами предприятия в онлайн-режиме и корректировать стратегию предприятия в зависимости от изменений в виртуальной модели процессов. Данные системы вызвали интерес со стороны металлургов, которые решили сократить расходы на бумагу.

Масштабными нововведениями сейчас занимается ОАО «Магнитогорский металлургический комбинат» в Челябинской области. Так, весной предприятие запустило проект «Цифровая Магнитка» по созданию системы электронного документооборота с оператором ДИАДОК. Планируется, что его реализация позволит полностью отказаться от бумажного внутреннего документооборота. Первым этапом стало внедрение единой карты работника, которая объединяет в себе функционал зарплатного «пластика», рабочего пропуска и дисконтной карты. Кроме того, по операциям с такими картами анализируется перемещение персонала по предприятию и ведется учет рабочего времени. Система позволяет заметно повысить мобильность как руководителей предприятия, так и его клиентов. Первые могут получать на свои планшеты оперативные и сводные показатели деятельности для принятия управленческих решений, вторые — отслеживать состояние своих заказов и платежей. Мобильное приложение для линейного персонала обеспечивает сотрудников новостями комбината, личной и справочной информацией и форумом для общения. На ММК отмечают, что ежегодно его структуры обмениваются между собой примерно 150 тыс. пакетов первичных документов стоимостью до 100 рублей каждый. Таким образом, внедрение системы ЭДО позволит экономить до 15 млн рублей в год. Объем инвестиций в ее внедрение может составить до 300 млн рублей.

Стандарт платформы

В 2013 году сразу две крупные металлургические структуры («Трубная металлургическая компания» и «Русская медная компания») начали внедрять системы ЭДО на платформе системы Directum. Для РМК целью проекта стало создание единого корпоративного стандарта в области документооборота и договорной работы между структурами компании. Пилотными объектами стали ЗАО «Русская медная компания» и ЗАО «Михеевский ГОК» в Челябинской области. «Все работы по делопроизводству, организационно-распорядительной документации, договорам, счетам на оплату и командировкам проходят в соответствии с единым корпоративным стандартом», — поясняет руководитель ИТ-управления «Русской медной компании» Марина Кузьмина. На данный момент в систему занесено более 40 тыс. документов. Ежедневно в системе создается и регистрируется более 200 документов. Общее количество одновременно работающих пользователей к моменту завершения проекта — 120. К работе в системе подключены все структурные подразделения пилотных предприятий, в том числе высшее руководство РМК и московское представительство ЗАО «Русская медная компания». РМК планирует интеграцию системы ЭДО с корпоративной системой бухгалтерского и налогового учета, созданной на платформе 1С, и подключение других юридических лиц, входящих в группу РМК.

В случае с ТМК основной задачей внедрения ЭДО стала автоматизация работы с распорядительными, входящими, исходящими документами, а также со служебными записками на дочернем Синарском трубном заводе. По словам разработчиков Directum, система ЭДО ускорила документопоток, в том числе исключив ручные операции по регистрации и учету большинства документов, поступающих в подразделения. Ежедневно в системе ЭДО генерируется свыше 450 документов и более 4 тыс. заданий для пользователей. Количество пользователей, работающих в системе, достигло 720 человек.

Узкий профиль

Примером более узкого использования является система ЭДО с ОАО «Российские железные дороги», внедренная на Челябинском металлургическом комбинате (входит в ОАО «Мечел»). Система была внедрена в начале 2014 года и позволила отказаться от бумажных транспортных накладных и, соответственно, ускорить процедуру документального оформления перевозок, отмечают в компании.

В уральских подразделениях ОАО «Новолипецкий металлургический комбинат» внедрил систему ЭДО, чтобы более эффективно и упорядочено использовать информацию о деятельности компании. «Система позволила в несколько раз сократить объемы операций по регистрации и поиску документов, а контроль выполнения задач улучшил дисциплину в подразделениях», — подчеркнул руководитель проекта со стороны НЛМК Анатолий Хебнев. Разработчик системы — компания КРОК добавляет, что месячный объем документооборота предприятия составляет более 20 тыс. документов, оцифровка процесса позволила повысить эффективность работы. Всего было автоматизировано 100 рабочих мест НЛМК.

Цена за место в облаке

По оценкам компании SoftLine, занимающейся поставками корпоративных IT-решений, сегодня российский рынок систем ЭДО растет ежегодно на 20–30%. «Наибольший интерес к ЭДО проявляют организации с большой филиальной структурой, где документ в процессе согласования может несколько раз перемещаться из филиала в центральный офис и обратно», — подчеркнул директор бизнес-направления «Специальные проекты» ООО «Микротест» Леонид Лебидько.

По оценке директора по развитию бизнеса SoftLine в УрФО Алексея Бутакова, проект ЭДО с внедрением стоит около 3–6 млн рублей. «Стоимость внедрения зависит от множества факторов, и верхний предел зависит только от потребностей заказчика. Если мы говорим о небольших организациях и использовании коробочных продуктов, то расходы будут относительно небольшими», — пояснил господин Бутаков. По подсчетам Леонида Лебидько, затраты могут составить от 500 тыс. рублей до 10 млн рублей за крупную и качественно настроенную систему ЭДО в большой компании с развернутой филиальной структурой, не ограничивая верхнюю ценовую планку.

«Стоимость лицензии за рабочее место в облачной системе может составить от 500 рублей, где данные хранятся и обрабатываются удаленно. Полнофункциональное решение на одно рабочее место может потребовать до 28 тыс. рублей, расходы на внедрение по цене также сопоставимы с ценой на лицензию», — пояснил глава группы компаний «Хост» Константин Суслов. Как правило, отмечает эксперт, крупные холдинги вынуждены прибегать к полнофункциональным платформам с возможностями масштабирования и построения распределенных структур, обеспечением средствами информационной безопасности и надежными каналами передачи данных.

Насчет эффективности внедрения ЭДО и ее оценки мнения экспертов сильно разнятся. По мнению Константина Суслова, внедрение позволяет сокращать траты и увеличить скорость обслуживания клиентов. «В первых организациях, внедрявших системы ЭДО, на 40% сокращались общие расходы на обработку документов, время реагирования на клиентский запрос снижалось на 25–75%, а рост эффективности отдела продаж достигал 25%. По консервативным оценкам, экономия от внедрения ЭДО получается почти $5 тыс. в год на сотрудника. Допустим, сотрудник со средней годовой зарплатой $7,2 тыс. выполняет в день до 15 операций по поиску документов. На каждую операцию он тратит по 10 минут и при этом в 10% случаев находит нужный документ не сразу. Таким образом, внедрение системы ЭДО на 50 сотрудников позволит предприятию сэкономить до $247 тыс. в год», — подсчитал эксперт.

По мнению Леонида Лебидько, ускорение документооборота и сокращение расходов на него при внедрении систем ЭДО являются маркетинговыми уловками. «Время жизни системы ЭДО составляет четыре–шесть лет, затем она теряет актуальность», — отметил эксперт. Основным эффектом системы ЭДО является повышение исполнительской дисциплины при работе с документами. Экономия от ввода в действие системы ЭДО косвенная, обусловленная строгостью процессов внутри компании заказчика и их прозрачностью, что позволяет выявлять слабые звенья в рядах сотрудников, резюмирует разработчик.