Современные информационные технологии как инструмент автоматизации бухгалтерского учета

ПРОБЛЕМЫ УЧЕТА

УДК 311.216

современные информационные технологии как инструмент автоматизации бухгалтерского учета

М. И. СИДОРОВА,

кандидат экономических наук, доцент кафедры бухгалтерского учета и анализа хозяйственной деятельности E-mail: sidorova2003@list. ru Всероссийский заочный финансово-экономический институт

Для учетных теорий конца XX — начала XXI в. характерен более углубленный анализ данных о хозяйственной деятельности компании на основе передовых математических и статистических методов и автоматизированной обработки данных. В настоящей работе проанализированы возможности современных информационных технологий обработки информации в применении к процессам автоматизации бухгалтерского учета. В качестве высшего уровня достижений в этой области представлены информационные системы класса ERP. Намечены перспективы в развитии автоматизированных систем бухгалтерского учета экспертного типа.

Ключевые слова: автоматизация бухгалтерского учета, информационные технологии, интегрированные информационные системы.

Характерным признаком развития учетной теории в конце ХХ — начале XXI в. стали процессы взаимодействия с другими науками, так называемый «эффект синергизма», когда объединение сведений из различных областей знания позволяет создать новую теорию, невозможную в рамках одной науки. Углубляющееся взаимовлияние сфер научной

деятельности является следствием двух разнонаправленных процессов — интеграции и специализации научного знания в современном мире. Так, с одной стороны, учеными-экономистами и сегодня продолжаются поиски общего знаменателя к различным системам бухгалтерского учета, вырабатываются международные правила его стандартизации. В то же время развитие мирового рынка, экономических и социальных отношений, производства и информационных технологий привело в ХХ в. к появлению в международной практике новых видов бухгалтерского учета: налогового, управленческого, макроэкономического, мегаэкономического, социального, экологического, креативного [5]. Достижения в области информационных технологий оказывают непосредственное влияние на совершенствование методологии бухгалтерского учета, в связи с чем изучение инструментальных возможностей автоматизированных информационных систем приобретает особую актуальность.

Значительное влияние в XXI в. на развитие учетной теории оказывают экономическая теория и теория управления, информатика и кибернетика, философия науки (рис. 1).

Достижения в области информатики, кибернетики и информационных технологий позволяют в значительной степени снять ограничения по трудоемкости учетных операций, обработке массивов статистических данных, изменяют подходы к процессам хранения, передачи и агрегирования бухгалтерской информации. Увеличение скорости обработки информации, объемов оперативной памяти, применение сетевых технологий расширяют возможности учетно-аналитических служб по периодичности представления отчетности, повышению уровней аналитики, введению нормативных показателей в систему счетов, автоколлации числовых показателей множества обособленных подразделений. Использование специализированных программных средств создает реальные предпосылки к изучению взаимосвязи счетов с помощью методов линейной алгебры, средств компьютерного моделирования.

Автоматизированным информационным системам бухгалтерского учета присущи следующие свойства:

• рациональное распределение реквизитов в первичных документах, регистрах и формах отчетности;

• оптимальное соотношение между регистрами;

• эффективное сочетание хронологической и систематической записи;

• сокращение пути прохождения обрабатываемой информации от момента ее возникновения в первичных документах до баланса. Компьютерная техника и программирование

совершенно изменяют характер труда бухгалтера, позволяют применять новейшие методики обучения бухгалтерскому делу: виртуальные игры, обучающие программы.

На современном этапе развития информационных технологий при автоматизации бухгалтерского учета и экономического анализа используют следующие классы инструментальных средств:

• неспециализированные программные пакеты, имеющие аналитические возможности;

• специализированные программные средства для создания информационного хранилища данных бухгалтерского учета;

Рис. 1. Формирование теории бухгалтерского учета в XXI в.

• интегрированные системы управления предприятием.

Наиболее часто используемым из неспециализированных программных пакетов, имеющих аналитические возможности, является Microsoft Excel, который входит в состав пакета Microsoft Office. Электронные таблицы служат для выполнения вычислений различной сложности. В Microsoft Excel включен развитый математический аппарат, специализированные технологии статистического анализа, графические средства представления данных. Для решения динамических задач и проведения инженерных вычислений используется пакет MATLAB. Это интерактивная, открытая программная среда разработки обладает свойствами для проведения высокопроизводительных вычислений.

Специализированные программные продукты представлены широким спектром разработок для автоматизации учетных процессов в зависимости от размеров предприятия. Среди программ для крупных предприятий можно отметить следующие: «1С:Комплексная автоматизация», «Галактика», «Флагман», «Эталон», «Ресурс», «Босс-Корпорация», NS2000, Scala, Platinum, Exact. Для средних предприятий разработаны такие программные продукты, как «БЭСТ», «1С:Предприятие», «Суперменеджер», «Интегратор», «Финэко», «Ком-текс+». Для применения на малых предприятиях рекомендуются программы «1С:Бухгалтерия», «Инфо-бухгалтер», «Турбо-бухгалтер», «БЭМБИ», «БЭСТ», «Бух-профессионал». Кроме того, среди

Управление проектами

Послепродажное и гарантийное обслуживание

россииских производителен наибольшее развитие получили целевые аналитические пакеты, реализующие отдельные методики финансового анализа: «Инэк-Аналитик», «Олимп», MarketingExpert, «Альт-Инвест», Project Expert, Галактика (блок «Финансовый анализ») и др.

Бухгалтерский учет является одноИ из функций управления, и обмен информацией с другими подсистемами в условиях тотальной компьютеризации управленческих процессов становится насущной необходимостью. При этом возникает проблема несопоставимости информации , дублирования различных учетных операций и необоснованного увеличения вариантов применяемого программного обеспечения. Отчеты, полученные из различных подсистем, проходят длительное согласование на всех уровнях организационной структуры предприятия. Эти и другие проблемы позволяет решить интеграция различных используемых информационных систем и систем ручной обработки данных в единую информационную систему. Такая система поддерживает многоаспектный анализ данных, принятие решений в сложных ситуациях, управление корпоративными базами данным и знаний, экспертные системы и обучение персонала.

Эволюция систем автоматизации управления привела к созданию в 1990-е гг. интегрированных информационных ERP-систем (enterprise resource planning system). Особенностью ERP-системы является информационно-аналитическое обеспечение потребностей системы управления предприятием на различных уровнях во взаимодействии всех ее бизнес-процессов.

В единых комплексных интегрированных учетно-управленческих ERP-системах заложена концепция управления через моделирование бизнес-процессов. Технология работы таких систем заключена в разбиении всей деятельности предприятия на бизнес-процессы, диагностировании, теоретическом совершенствовании их и описании в учетно-управленческой системе с помощью определенных методик и программных продуктов.

Примерная схема выделения бизнес-процессов изображена на рис. 2.

Управление производством

Управление транспортом

Рис. 2. Схема выделения в деятельности организации бизнес-процессов

В ERP-системе объединены системы планирования ресурсов предприятия с финансовым планированием. Они основаны на системном подходе к управлению деятельностью предприятия. ERP-системы ориентированы на повышение прибыли предприятия через рост качества взаимоотношений с клиентами, рост производительности труда, сокращение нерациональных затрат и простоев, сокращение производственного цикла, уменьшение страховых запасов товаров на складе, уменьшение складских площадей, сокращение затрат на административно-управленческий персонал.

Выделяется несколько основных принципов построения интегрированной информационной системы [1, с. 183]:

• непрерывность и «прозрачность» информационных потоков;

• наличие документированных интерфейсов;

• сопоставимость данных с предыдущими отчетными периодами;

• постоянство правил и процедур обработки информации;

• защита информации от несанкционированного доступа.

Интеграция программного обеспечения предполагает создание единых классификаторов и справочников для всех систем, разработку регламентов обмена данными между системами, а также процедур сверки данных и последующего закрытия периодов. В результате таких мероприятий возникает важнейшее качество интегрированной информационной системы — синергети-ческий эффект.

Рассмотрим несколько конкретных возможностей отечественного программного продукта

«1С: Предприятие 8.0» класса ERP, используемых при организации системы бухгалтерского учета.

В качестве регистраторов хозяйственных операций в информационной базе выступают первичные документы. Операция «проведения» документа приводит к формированию проводок по счетам бухгалтерского учета в регистре, свойства и формат которого определяются на этапе конфигурирования системы. Регистров может быть несколько, причем каждый из регистров соотнесен с определенным планом счетов при первоначальной настройке работы. Регистр бухгалтерии описывает структуру накопления данных, учет которых ведется исходя из подключенного к данному регистру плана счетов (рис. 3).

Рис. 3. Диалоговое окно выбора плана счетов при настройке регистра бухгалтерии

Таким образом, в единой информационной базе при вводе первичного документа одновременно формируются проводки по нескольким планам счетов (например, управленческого, налогового учета и т. д.).

На этапе подготовки информационной базы к работе необходимо установить параметры учетной политики организации, которые в дальнейшем будут определять способы формирования учетной и отчетной информации о хозяйственных операциях. На рис. 4 представлен фрагмент диалогового окна по формированию учетной политики организации. Различие в целях подготовки информации в подсистемах финансового, налогового, управленческого учета приводит к необходимости создания специфического набора параметров учетной политики (способы оценки материально -производствен -ных запасов (МПЗ), способы распределения общехозяйс-

твенных расходов, способы амортизации основных средств и т. д.). Придание регистру учетной политики свойства периодичности позволяет фиксировать в системе изменения в учетной политики организации с определенной даты.

Одной из актуальных проблем подготовки достоверной и полной бухгалтерской отчетности, удовлетворяющей запросам различных групп пользователей, является включение в финансовые отчеты информации нефинансового характера. Современные программные продукты решают данную проблему за счет расширения перечня реквизитов используемых справочников и документов [6]. На рис. 5 приведен пример включения в справочник «Номенклатура» информации о физических показателях объема, веса продукции, а также ее гарантийного срока. Любой из данных реквизитов может в дальнейшем выступать в качестве аналитического признака учета. Например, бухгалтер может представить по запросу менеджера сведения о готовой продукции в разрезе различных сроков гарантии, о перечне позиций номенклатуры небольшого веса и т. д.

Использование единых справочников в учете нескольких организаций позволяет оптимизировать процедуру составления сводной или консолидированной отчетности, исключает дублирование информации (рис. 6) [7].

Еще одной проблемой, которую позволило решить применение автоматизированных информационных систем, является ввод в систему бухгалтерского учета плановых данных. Еще в начале XX в. выдающимся швейцарским ученым Ф. Гюгли была осуществлена попытка создания

Рис. 4. Фрагмент диалогового окна по формированию учетной политики организации

Рис. 5. Окно ввода информации о дополнительных свойствах объекта учета

Материал

Арт.1820 Поролон

Поролон. Арт.1820

Стоимость

123 560,00

569 236,12

Рис. 6. Варианты представления сводных данных о номенклатурных позициях МПЗ

Материал

Поролон. Арт.1820

Стоимость

константной бухгалтерии, представлявшей собой соединение систем патримонального (двойного) и камерального (сметного) учета. Последователем и сторонником Ф. Гюгли в России был А. П. Ру-дановский [4]. Сущность предлагаемой системы заключалась в том, что заранее определенные нормативные результаты деятельности предприятия вводились в счета бухгалтерского учета. Для этого два ряда бухгалтерских счетов — статический «ряд счетов состояния имущества» и динамический «ряд счетов чистого имущества» (результатов деятельности) двойной бухгалтерии следовало дополнить противопоставлением назначенных и приведенных в исполнение имущественных изменений, для чего открыть третий ряд счетов, названных счетами Администрации [2]. После закрытия счетов по итогам периода выявлялось два финансовых результата — традиционный коммерческий (прибыль или убыток) и второй, регистрирующий степень отклонения фактических данных от заданных и указывающий на степень успешности работы администрации предприятия.

Теория «константной бухгалтерии» так и осталась теорией из-за сложности и громоздкости записей, не получив широкого применения на практике в начале XX в. Но идеи объединения сметного учета и двойной записи неожиданно оказались актуальными в конце века, когда электронные информационные системы позволили осуществить многовариантность бухгалтерского учета.

Информационная основа современного бухгалтерского учета должна представлять собой открытую систему, с возможностью постепенного накопления необходимых данных, а также различных способов их группировки и обработки. В настоящее время учеными многих стран ведется работа в области разработки алгоритмов построения информационных систем по типу «искусственный интеллект» (ИИ) или «экспертные системы» (ЭС). В будущем именно к такому типу должна относиться автоматизированная система бухгалтерского учета.

В основу таких систем в отличие от традиционного подхода положены два принципа — управление неопределенностью и самообучение.

В процессе функционирования системы происходит сбор, кодирование, хранение информации в виде базы знаний, состоящей из описаний, соотношений и процедур, относящихся к представляющей интерес сфере. Система способна также выполнять такие сложные классы задач, как интерпретация, диагностика, отладка, конструирование, планирование, мониторинг, инструктирование, а также прояснение и расширение знаний за счет автоматического выявления новых знаний из накопленного опыта.

При проектировании систем ИИ отдается предпочтение проблемно-ориентированным стратегиям решения задач. Для получения экспертных оценок используются различные методы статистической обработки данных. Применение вероятностного подхода обусловлено тем, что, по выражению Л. А. Заде, «по мере возрастания сложности системы наша способность формулировать точные, содержащие смысл утверждения о ее поведении уменьшается вплоть до некоторого порога, за которым точность и смысл становятся взаимоисключающими» [3].

Другой особенностью систем ИИ является механизм самообучения — динамические из-

692 796,12

менения системы при получении новых знаний об окружающем ее мире и способах поведения в нем. Такой подход диктуется кардинальными изменениями в системах управления современными коммерческими организациями, которые обладают следующими особенностями:

• уникальность — каждая управляющая система индивидуальна;

• слабая определенность или отсутствие формализуемой цели деятельности;

• субъективность критериев управления, которые часто целиком зависят от личностных характеристик менеджера;

• динамичность и адаптивность — система управления постоянно эволюционирует. Хотя в области разработки систем ИИ и ЭС

уже есть определенные наработки (параллельные распределенные сети, нейронные сети, гибридные алгоритмы, эволюционные вычисления), создание и ввод в эксплуатацию информационных систем такого высокого класса — дело будущего.

Список литературы

1. Вахрушина М. А., Сидорова М. И., Борисова Л. И. Стратегический управленческий учет / М.: Изд-во «Рид групп», 2011.

2. Гюгли Ф. Двойная камеральная бухгалтерия. Петербург, 1916.

3. Заде Л. А. Основы нового подхода к анализу сложных систем и процессов принятия решений // Математика сегодня. Знание. 1974.

4. Медведев М. Ю, Назаров Д. В. История русской бухгалтерии. М.: Бухгалтерский учет, 2007.

5. Ришар Жан. Бухгалтерский учет: теория и практика. М.: Финансы и статистика, 2000.

6. Сидорова М. И. Управленческий учет производственных запасов: проблемы организации, возможности автоматизации // Вестник КГФЭИ. 2007. № 2 (7) . С. 22-24.

7. Сидорова М. И. , Мастеров А. И. Управленческий анализ деятельности организации в условиях ограниченных ресурсов // Вестник университета (Государственный университет управления) . 2010. № 1. С. 328-330.

1 С:ПРЕДПРИЯТИЕ 8

НОВОЕ ПОКОЛЕНИЕ СИСТЕМ АВТОМАТИЗАЦИИ УПРАВЛЕНИЯ И УЧЕТА

Продажа, доставка и установка программных продуктов

Сопровождение

Внедрение 1С

Разработка программ

Автоматизация бизнес-процессов предприятий на базе 1С

Перенос данных и организация обмена данными между различными программами

//

1 С:ФРАНЧАЙЗИНГ

'Альмасофт" (495) 767-21-80

http://www.almassoft.ru/ info@almassoft.ru/

КОМПЛЕКСНОЕ ОБСЛУЖИВАНИЕ ПО ДЕЛОВОМУ ПРОГРАММНОМУ ОБЕСПЕЧЕНИЮ