Структура текста делового письма (на примере письма-запроса)

Е. А. Сторожук

СТРУКТУРА ТЕКСТА ДЕЛОВОГО ПИСЬМА

В статье приведена структура текста делового письма с точки зрения коммуникативно-прагматического аспекта русского языка. Деловое письмо можно разбить на коммуникативные блоки по выраженному в нем намерению автора и синтаксическому выражению. Структура показана на примере текста делового письма-запроса.

Structure of the text of the business letter (on an example of the letter-inquiry). Evgenia A. STOROZHUK (Vladivostok State University of Economy and Service).

Деловое письмо — это жанр официально-делового стиля, под которым понимают «один из видов официальных документов, служащих средством общения различных организаций по поводу осуществляемой ими деятельности» [1, с.7].

Структура текста делового письма зависит от коммуникативно-прагматической установки его составителя, которая в свою очередь обусловлена экстралин-гвистическими факторами, такими как стратегические задачи деловой деятельности, характер отношений с адресатом и др.

Главной особенностью делового письма, отличающей этот жанр административно-канцелярского под-стиля официально-делового стиля от остальных, является его направленность на установление, развитие, а в некоторых случаях прекращение деловых контактов. Контакторегулирующая функция определяет тот факт, что особое значение при составлении делового письма имеют такие прагматические факторы, как коммуникативное намерение адресанта, характер его отношений с адресатом, заинтересованность в адекватной ответной реакции адресата, забота о позитивном имидже адресанта. В связи с этим наиболее актуальным представляется исследование текста делового письма в коммуникативно-прагматическом аспекте.

Текст делового письма можно разбить на отдельные коммуникативные блоки, каждый из которых соответствует определенному шагу в процессе достижения общей цели.

Прежде всего уточним понятие коммуникативного блока. В современной науке этим термином называют текстовую функционально-смысловую единицу, представляющую собой результат языковой материализации одного или нескольких коммуникативно-познавательных действий (смыслов), функционирующую в качестве структурного элемента содержания и характеризующуюся коммуникативной направленностью на выражение актуальной для автора и читателя информации [3, с. 163, 164].

При вычленении коммуникативных блоков исходим из того, что коммуникативное намерение автора обусловливает его определенную реализацию, языковое воплощение.

Деловое письмо-запрос или просьба — служебное письмо, направляемое для получения каких-либо официальных сведений или документов. Как правило, письмо-запрос предполагает получение ответа.

Рассмотрим коммуникативные блоки в составе делового письма-запроса с учетом следующих параметров:

1) коммуникативное намерение автора;

2) коммуникативный тип речи (или речевой регистр);

3) синтаксические средства выражения.

I блок — установление контакта с адресатом.

Здесь называется адресат письма.

Определить речевой регистр в этом блоке по классификации Г.А. Золотовой [2, с. 202—217] не представляется возможным. Это один из диалогических регистров, условно его можно назвать контактоустанавливающим. Функционально он соотносится с во-люнтивным, но в то же время изолирован, так как выражает побуждение только к контакту, а не к действию вообще.

Предикаты в этом блоке, как правило, нулевые.

При рассмотрении синтаксического оформления видно, что в состав этого блока входят осколочные конструкции дательного падежа в номинативной функции:

Председателю Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации Иванову И. И.

Также может быть представлена конструкция обращения, включающая определение уважаемый, хотя обращение является факультативным элементом делового письма:

Уважаемый Иван Иванович!

II блок — сообщение (констатирующая часть).

Излагается информация о положении дел, в результате которого сформировалась потребность в запросе, иными словами, выражаются мотивы создания документа.

Сторожук Евгения Анатольевна, ассистент кафедры русского языка Института международного образования Владивостокского государственного университета экономики и сервиса.

© Сторожук Е.А., 2008.

32

ГИСДВ • № 3 • 2008

Структура текста делового письма

Е.А. СТОРОЖУК

Тип речевого регистра информативно-описательный и информативно-повествовательный.

Предикаты в этом блоке бытийные, т. е. в данном случае констатируется наличие каких-либо фактов:

В Государственную жилищную инспекцию Приморского края поступило заявление (обращение)...

В производстве Ленинского районного суда г. Владивостока находится дело...

Иногда констатирующая часть сворачивается в непредикативную конструкцию обстоятельственного детерминанта причины:

В связи с проводимой проверкой...

В целях предотвращения преступных посягательств...

Во исполнение Постановления администрации Приморского края...

III блок — побуждение к действию.

Выражается собственно просьба пишущего.

По классификации Г. А. Золотовой, это волюнтив-ный регистр.

В роли предиката обычно выступает глагол просить в форме 1-го лица единственного или множественного числа настоящего времени изъявительного наклонения, который, является во-первых, акциональ-ным, а во-вторых, перформативным, т. е. означает речевое действие.

Важную роль в этом блоке выполняет объектный инфинитив при глаголе, так как он обозначает действие, которое требуется совершить адресату:

Прошу Вас предоставить сведения...

Просим Вас сообщить о принимаемых мерах... Предикат может быть выражен в «расщепленной» форме, что весьма характерно для официально-делового стиля:

Обращаюсь к Вам с просьбой оказать содействие... В некоторых деловых письмах запрос выражается в виде распоряжения с помощью глагола требовать, краткого прилагательного должен и слова категории состояния необходимо. Такая форма выражения представляет побуждение с элементом коммуникативного давления, поэтому она допустима только в письмах, адресант которых имеет более высокий официальный ранг, чем адресат:

Требую в кратчайшие сроки предоставить сведения...

Вы должны представить необходимые сведения... Вам необходимо предоставить решение арбитражного суда...

Просьба может быть выражена глаголом предлагать в сочетании с инфинитивом, что также характерно для делового обращения «сверху вниз»:

Предлагаю Вам рассмотреть вопрос.

Предлагаем Вам принять меры...

Содержание запроса может быть сформулировано с помощью следующих синтаксических средств:

1. В виде вопросительных предложений:

Перед экспертами ставятся следующие вопросы:

1) Каково значение данного выражения?

2) Является ли данное выражение оскорбительным? и др

2. В виде сложноподчиненного предложения с придаточным изъяснительным:

Прошу Вас сообщить, достаточно ли представленных материалов...

3. В виде конструкции свернутой предикативно -сти с предлогом о и его синонимами в сочетании с предикатной лексикой:

Прошу Вас сообщить о принимаемых мерах...

IV блок — обоснование запроса.

Обычно здесь пишущий аргументирует необходимость запрашиваемой информации.

Коммуникативный регистр информативный.

В этом блоке представлены модальные предикаты, выражающие отношение необходимости.

Используются предложения со свернутой предикативностью, выражающие цели автора:

Данное заключение нам необходимо для предоставления в Арбитражный суд Приморского края при защите своих интересов в гражданском процессе.

V блок — завершение контакта.

В этом блоке выражается уважительное отношение к адресату, благодарность за сотрудничество и надежды на поддержание контакта.

Поэтому речевой регистр в этом случае можно условно назвать регистром поддержания контакта.

Тип предиката статальный, близкий по значению к предикату типа хотеть:

С уважением, И. И. Иванов.

Заранее благодарим Вас за оказанное содействие и надеемся на дальнейшее сотрудничество.

Нужно отметить, что не всегда в письме-запросе представлены все 5 блоков. Обязательным является блок установление контакта в одной или двух формах выражения одновременно, также обязательно наличие блока-побуждения, в котором излагается просьба, а остальные блоки могут отсутствовать.

Однако в любом случае при создании делового письма-запроса автор преследует стратегическую коммуникативную цель: сделать так, чтобы адресат выполнил просьбу и при этом был заинтересован в сотрудничестве с адресантом. А реализация этой цели разбивается на отдельные этапы, соответствующие выделенным блокам, оптимальное языковое воплощение каждого из которых способствует достижению коммуникативной цели автора.

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

1. Басаков М. И. Как правильно подготовить и оформить деловое письмо: учеб.-практ. пособие. 3-е изд., испр. и доп. М.: Дашков и К°, 2005.

2. Золотова Г.А., Онипенко Н.К., Сидорова М.Ю. Коммуникативная грамматика русского языка. М., 2004.

3. Стилистический энциклопедический словарь русского языка / под ред. М.Н. Кожиной. М.: Флинта: Наука, 2003.

2008 • № 3 • ГИСДВ

33