Необходимость применения информационных технологий в бухгалтерском учете и аудите

Е. П. Журавлева, Н. П. Адинцова

Необходимость применения информационных технологий в бухгалтерском учете и аудите

НЕОБХОДИМОСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ В БУХГАЛТЕРСКОМ УЧЕТЕ И АУДИТЕ

Е. П. Журавлева, Н. П. Адинцова

THE NECESSITY OF USING INFORMATION TECHNOLOGIES IN BUSINESS ACCOUNTING AND AUDIT

Zhuravleva E. P., Adintsova N. P.

The main information systems for conducting business accounting and audit, the possibilities of their practical application and responsibility for using unlicensed computer programs have been considered.

Key words: business accounting, automation, information system, software, audit.

В статье рассмотрены основные информационные системы для ведения бухгалтерского учета и проведения аудита, возможности их практического применения и ответственность за использование нелицензионных компьютерных программ.

Ключевые слова: бухгалтерский учет, автоматизация, информационная система, программное обеспечение, аудит.

УДК 336:947.8

Важным элементом реализации технологии обработки учетных задач является его программное обеспечение. Использование компьютерной техники способно значительно повысить эффективность деятельности учетного персонала, точность и достоверность отчетной документации, снизить трудозатраты при ведении бухгалтерского и налогового учета (2). Российский рынок бухгалтерского программного обеспечения стремительно развивается. Достаточно большое количество фирм занимается созданием бухгалтерских программ и техническим сопровождением своих продуктов.

Автоматизация бухгалтерского учета в России прошла несколько этапов и за последние годы проведена определенная работа по ее становлению и совершенствованию. Так, в январе 2011 года прошла восемнадцатая специализированная финансово-экономическая выставка «Бухгалтерский учет и аудит-2011», в которой участвовали: фирма «1С», компания «Гарант», компания «Инфо-Бухгалтер», компания «Консультант Плюс», Международный еженедельник «Финансовая газета».

Основополагающим принципом формирования тематики выставки явилось стремление к оперативному и объективному отражению на экспозиции важных для финансовых специалистов событий и тенденций, происходящих на отечественном рынке финансово-экономических услуг, в особенности, изменения налогового законодательства и появления новинок программного обеспечения.

В настоящее время существует широкий выбор различных систем автоматизации бухгалтерского учета. Их возможности находят практическое применение на предприятиях различного размера, профиля и рода деятельности. При автоматизации следует выбрать необходимую систему автоматизации бухгалтерского учета, исходя из задач и имеющихся ресурсов.

Степень распространенности продуктов той или иной компании на российском рынке весьма различна, и в настоящее время точно оценить ее не представляется возможным, а данные, иногда публикуемые самими компаниями, могут быть довольно субъективными.

Основной же тенденцией развития программ является упрощение конфигурирования под специальные нужды предприятий.

Хорошие бухгалтерские системы вне зависимости от их масштаба, программно-аппаратной платформы и стоимости должны обеспечивать качественное ведение учета, быть надежными и удобными в эксплуатации.

Выбор информационной системы для ведения бухгалтерского учета проводится по различным признакам и правилам. Существенные признаки классификации программных комплексов - размер предприятия, на который они рассчитаны, масштаб задач бухгалтерского учета, а также определенная специализация некоторых бухгалтерских программ. С учетом масштаба задач разделяют программы для малых, средних и крупных предприятий

Информационные системы на предприятиях малого бизнеса характерны тем, что бухучет на них ведется на одном компьютере, или сетевой вариант - от двух до четырех мест. Функции ведения синтетического и стоимостного аналитического учета позволяют вводить и обрабатывать бухгалтерские записи, оформлять небольшой набор первичных документов и формировать отчетность. Для таких предприятий существует широкий спектр бухгалтерских тиражных программ, таких как «1С: Бухгалтерия».

Программа «1С: Бухгалтерия», являющаяся самой распространенной бухгалтерской программой в России, которая позволя-

ет автоматизировать ведение всех разделов бухгалтерского учета: операции по банку и кассе; основные средства и нематериальные активы; материалы; товары и услуги, выполнение работ и др.

При реализации программы использовались гибкие возможности учета:

- использование нескольких планов счетов одновременно;

- многоуровневые планы счетов;

- многомерный аналитический учет;

- многоуровневый аналитический учет;

- количественный учет;

- многовалютный учет по неограниченному числу валют;

- ведение на одном компьютере учета для нескольких предприятий;

- ведение консолидированного учета;

- учет импортных товаров в разрезе ГТД (автоматический подбор необходимых номеров ГТД при выписке счетов-фактур).

Программа позволяет выполнять ввод, хранение и печать любых первичных документов.

«1С: Бухгалтерия» позволяет автоматизировать подготовку любых первичных документов.

Средства работы с документами позволяют организовать ввод документов, их произвольное распределение по журналам и поиск любого документа по различным критериям: номеру, дате, сумме, контрагенту.

«1С: Бухгалтерия» включает набор стандартных отчетов, позволяющих получить информацию за произвольный период, в различных разрезах и с необходимой степенью детализации.

Также «1С: Бухгалтерия» формирует регламентированную отчетность.

В комплект поставки программы кроме основной «Типовой конфигурации» входит также «Упрощенная конфигурация».

«1С: Бухгалтерия» является готовым решением, позволяющим вести учет без дополнительных добавок и настроек.

Основное назначение средств работы с распределенными информационными базами - организация единой системы автоматизированного учета на предприятиях, имею-

Е. П. Журавлева, Н. П. Адинцова

Необходимость применения информационных технологий в бухгалтерском учете и аудите

щих территориально удаленные объекты: филиалы, склады, магазины, пункты приема заказов и иные подобные подразделения, не связанные локальной сетью.

Использование средств управления распределенными информационными базами не ограничивает действия пользователей системы. Все изменения данных система отслеживает автоматически и передает их в соответствии с описанными правилами синхронизации.

«1С: Бухгалтерия» включает разнообразные сервисные возможности: контроль корректности вводимых проводок; табло счетов (оперативный просмотр итогов по счетам); проверка возможности удаления «неиспользуемых» бухгалтерских счетов, объектов аналитики, документов и пр.

В программе довольно удобный пользовательский интерфейс и она включает готовые режимы для обмена бухгалтерской информацией с программами системы «1С: Предприятие» и содержит разнообразные средства для связи с другими программами.

Для бухгалтерских информационных систем средних предприятий типично наличие сетевой программы автоматизации бухгалтерии на пять - десять мест, которые относятся к классу интегрированных бухгалтерских систем. Эти программы объединяют и поддерживают ведение всех основных учетных функций и разделов. Они работают в системе «файл - сервер» или «клиент -сервер». На таких предприятиях бухгалтерский учет обычно организован по основным участкам бухучета. К такому классу можно отнести такие бухгалтерские программы, как «1С: Бухгалтерия» и «БЭСТ».

Программный комплекс «БЕСТ» разработан фирмой «Интеллект-Сервис» и предназначен для автоматизации деятельности бухгалтерии, начиная с формирования первичной документации вплоть до генерации главной книги и набора бланков финансовой отчетности. Кроме того, на основе обобщенных данных пакет выполняет функции экономического анализа хозяйственной деятельности и формирования статистической отчетности по предприятию. Программа «БЭСТ» может быть применена на средних

и малых предприятиях, в локальном варианте на предприятиях с объемом операций не более 40-50 в день.

Данная программа представляет собой набор программных модулей, каждый из которых может функционировать как независимо, так и в составе комплекса. При всех условиях необходимо наличие модулей настройки ведение главной книги, так как только в них осуществляется привязка программы к компьютеру и настройка плана счетов.

Компьютерную обработку данных для целей управления крупными фирмами, как правило, отличает использование систем управления баз данных, например, SQL, Oracle, Atlantis и других. Для такого класса фирм характерно ведение бухгалтерской отчетности в составе холдинга. Кроме того, должна быть предусмотрена возможность настройки бухгалтерской информационной системы на специфику конкретного предприятия. В данном случае информационная система бухгалтерского учета рассматривается как функциональная подсистема, встроенная в автоматизированную систему управления крупной корпоративной фирмы со сложной организационно-производственной структурой. Корпорация объединяет различные управленческие, производственные, финансовые и другие структуры, имеет несколько территориально удаленных филиалов, предприятий с разнообразными видами деятельности. Обмен обычно выполняется по схеме «клиент - сервер». Более того, в качестве компонентов системы также могут присутствовать различные функциональные подсистемы бухучета с возможностью использования международных стандартов, а также подсистемы оперативного учета, учета кадров, планирования и прогнозирования, анализа и принятия решений, контроля, анализа и оптимизации финансово-хозяйственной деятельности и т. д. В этом случае подсистема бухучета не имеет главенствующего положения, здесь важна гармонизация всех подсистем для достижения наивысшего эффекта от управления компанией в целом. Для таких целей программный комплекс должен иметь гибко

настраиваемую бизнес-логику, позволяющую настраивать систему на работу в самых разных областях предприятия (4).

К сожалению, многие хозяйствующие субъекты грешат использованием пиратских программ. Чем они рискуют в этом случае? Понятно, что покупка полного комплекта лицензионных программ может вылиться в приличную сумму. Однако, сэкономив, компания рискует заплатить еще больше.

Дело в том, что за использование нелицензионных компьютерных программ предусмотрена серьезная ответственность. Практика показывает, что чаще всего к ней привлекают продавцов контрафакта. Но если компания не распространяет пиратский софт, а сама использует его, штрафы тоже возможны.

Сразу оговоримся, что в подавляющем большинстве случаев претензии предъявляют не бухгалтерам, а директорам и системным администраторам. Ведь именно они отвечают в компаниях за закупки софта. Так, за нелицензионное обеспечение организации грозит штраф от 30 000 до 40 000 руб., а работнику или руководителю - от 10 000 до 20 000 руб. Кроме того, сотрудники милиции конфискуют носители контрафактных программ (п. 1 ст. 7.12 Кодекса РФ об административных правонарушениях). Если используются пиратские программы, цена лицензионных аналогов которых превышает 50 000 руб., то это уже преступление, предусмотренное статьей 146 Уголовного кодекса РФ. За такое нарушение руководителю или системному администратору придется заплатить штраф. Его величина может достигать 200 000 руб. или суммарного дохода человека за период до 18 месяцев. Штраф может быть заменен на обязательные работы сроком от 180 до 240 часов либо лишение свободы на срок до двух лет.

Нелегальное использование программ на сумму свыше 250 000 руб. уже грозит лишением свободы на срок до шести лет. В качестве дополнения - штраф на сумму до 500 000 руб. или суммарного дохода за период до трех лет. Если будет доказано, что компания нарушала чужие авторские права

грубо и неоднократно, суд может принять решение о ее ликвидации.

И еще: владелец интеллектуальной собственности вправе потребовать возместить убытки либо взыскать компенсацию. Если выбор падет на второй вариант, то в соответствии с пунктом 3 статьи 1252 Гражданского кодекса РФ собственнику даже не придется доказывать величину ущерба. Компенсационный платеж составляет от 10 000 до 5 000 000 руб. Конкретную величину выплаты определяет суд. Альтернатива сводится к тому, что компания возмещает правообладателю стоимость каждого экземпляра программы в двойном размере. Ориентиром выступает рыночная цена софта.

Избежать негативных последствий можно, в частности, если использовать бесплатный софт. Скажем, операционную систему Linux. Кстати, всем привычную Windows можно легализовать на сайте производителя. Правда, «обеление» стоит примерно столько же, сколько лицензионная программа (1).

Итак, учетные работники большинства предприятий уже не представляют организацию своей работы без применения информационных технологий. Чего нельзя сказать об аудиторах и аудиторских фирмах. Почему же возникает такая ситуация? Хотя, казалось бы, все должно быть наоборот. Именно аудитору необходимо за ограниченное время проанализировать большой объем информации, сформировать на ее основе выводы и суждения.

Почему только сейчас начинается формироваться рынок информационных технологий аудиторской деятельности? Этому несколько причин.

Общеотраслевые причины:

• низкий уровень развития аудиторского рынка, вызванный начальным периодом его становления;

• специфика аудиторской деятельности, заключающаяся в невозможности полной формализации процесса аудита, необходимости формирования профессионального суждения;

• низкий уровень компьютерной грамотности пользователей.

Е. П. Журавлева, Н. П. Адинцова

Необходимость применения информационных технологий в бухгалтерском учете и аудите

Технологические причины:

• применение аудируемым предприятием различного программного обеспечения;

• выездной характер работы аудиторов;

• различная отраслевая специализация клиентов аудиторских фирм, что при динамично меняющемся законодательстве не позволяет произвести детализированную настройку специализированных систем на «все случаи жизни».

С другой стороны, никакое программное обеспечение не заменит самого аудитора. Однако воспользоваться возможностями специализированного программного обеспечения не только можно, но и просто необходимо.

В силу сложности самой решаемой задачи по автоматизации аудиторской деятельности эффективность применения программного обеспечения зависит в большей степени от его внедрения, обучения пользователей. Если в небольшой аудиторской компании порой достаточно изучить возможности программного обеспечения и научиться его правильному использованию, то в крупных аудиторских фирмах дело обстоит несколько иначе. Необходимо создать рабочую группу, которая детально проанализирует возможности программного обеспечения, и по результатам ознакомления подготовит следующие материалы:

• перечень необходимых функциональных возможностей, которые отсутствуют в рассматриваемом программном обеспечении;

• перечень желаемых доработок под индивидуальные потребности аудиторской фирмы;

• проанализировать возможности и сроки встраивания в программу собственных рабочих документов, базы потенциальных (типовых) нарушений;

• оценка уровня компьютерной грамотности сотрудников, повышение их квалификации;

• формализованная технология проведения проверки.

Ужесточающая конкуренция в аудитор-ско-консалтинговом бизнесе заставляет компании находить новые пути повышения эффективности организации, повышения рентабельности деятельности. Немаловажную роль в этом будет отведена и поиску решений повышения эффективности деятельности, качества оказываемых услуг посредством применения специализированных программных средств. Пройдет еще немного времени, и аудиторы уже не будут представлять свою работу без их применения (3).

Следует отметить тот факт, что на рынке компьютерных программ сегодня присутствует только три специализированных продукта, направленных на решение задач аудита: «Помощник аудитора» компании «ДИЦ» и «Экспресс-аудит», «Ассистент аудитора» консалтинговой группы «Термика» (Москва), что свидетельствует об отсутствии общепринятых принципов автоматизации аудита.

В известных публикациях по автоматизации аудита прослеживаются два принципиально различающихся подхода.

Первый предполагает использование набора тестов (рабочих таблиц), ориентированных на ввод констатирующей информации (типа «да», «нет») о соблюдении тех или иных правил бухгалтерского учета. При этом бухгалтерская информация клиента полностью или частично игнорируется. Такой путь может привести к существенному риску пропуска ошибок.

Второй подход ориентирован на первичную информацию клиента, в которой отражены хозяйственные операции на синтетическом и аналитическом уровне. В этом случае требуются существенные затраты времени на ввод данных клиента.

Наверное, наиболее правильно гибкое сочетание упомянутых подходов, позволяющее формировать окончательное мнение аудитора, как на основе тестов (рабочих таблиц), так и на основе оценки достоверности первичной бухгалтерской информации клиента.

ЛИТЕРАТУРА

1. Березин А. Мы используем пиратские программы, что нам будет? //Главбух. — 2010. — № 22. - С. 72.

2. Булыга Р. П. Основы аудита. — Ростов-н/Д.: Феникс, 2010. — 317 с.

3. Кушнарев А. Проблемы автоматизации аудита // Аудит сегодня. — 2007. — № 4. — С. 22.

4. Подольский В. И., Щербакова Н. С., Комиссаров В. Л. Компьютерный аудит: практ. пособие / под ред. проф. В. И. Подольского. — М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2004. — 128 с.

Об авторах

Журавлева Елена Петровна, ГОУ ВПО «Ставропольский государственный университет», кандидат экономических наук, доцент кафедры «Бухгалтерский учет, анализ и аудит». Сфера научных интересов - бухгалтерский учет, бухгалтерское дело, аудит, бухгалтерский учет в системе программного обеспечения. buhuchet-sgu @ yandex.ru

Адинцова Наталья Петровна, ГОУ ВПО

«Ставропольский государственный университет», кандидат экономических наук, доцент кафедры «Бухгалтерский учет, анализ и аудит». Сфера научных интересов - бухгалтерский учет, бухгалтерский учет внешнеэкономической деятельности, бухгалтерский учет в страховании, аудит, бухгалтерский учет в системе программного обеспечения. buhuchet-sgu @ yandex. ru