ПОСОБИЕ АДМИНИСТРАТОРА КАДРОВОЙ СЛУЖБЫ, УСТРОЙСТВО ДЛЯ УЧЕТА КАДРОВ В КОМПАНИИ И МОДЕЛИ КАДРОВЫХ ДОКУМЕНТОВ

Пособие администратора кадровой службы, устройство для учетов кадров в компании и модели кадровых документов
Группа полезных моделей относится к средствам для организации, учета, регулирования и управления работой кадровой службой в компании и других учреждениях и может быть использовано руководителями и сотрудниками кадровой службы при работе с различными категориями сотрудников, в том числе иностранных.
Предшествующий уровень техники.
Известны средства для учета персональных данных по разным параметрам, в частности, модели информационных форм, применяемых для учета покупателей, пользователей, владельцев, сотрудников, содержащие указатели персональных данных либо о покупателе, либо о сотруднике. Указатели выполнены в виде ячеек с размещенными на них элементами, соответствующими, например, номеру (коду) владельца, анкетным и адресным данным и т.д. Эти указатели предназначены для хранения указанных данных и для использования их в базах данных компьютеризированных
МПК: G Об F 17/60 G 09 В 19/00
различных форм документов (US 4677585, G Об F 15/00, 30.06.87).
Наиболее близким по технической сущности к заявленному пособию администратора кадровой службы является пособие для администратора различных служб (US, 4774661, G 06 F 15/40, 27.09.88) 1998), в том числе, кадровых служб с активным информационным справочником, содержащее информационную базу основных положений, в том числе трудового законодательства, и базу форм документов, пособие содержит информационный справочник для задания соотнощения между базами данных и различные информационные модели процедур.
Известны также стандартные кадровые документы.
Модель формы с личной карточки (Типовая межотраслевая форма NT-2,утвержденная постановлением Госкомитета России от 30.10.97 №71а), содержащая указатель организации, указатели анкетных данных и блок кодов, указатели форм обучения, наименований образовательных учреждений, указатели профессии и специальности по соответствующим формам обучения, расположенные в соответствии с расположением кодов блока кодов, блок элементов персональных данных сотрудника в организации, блок указателей данных трудовой  деятельности, блок указателей данных о, воинском учете, расположенным в соответствии с расположением кодов блоков кодов, блок указателей приема на работу, назначении и
перемещении по работе, указатели которого расположены по датам указанных событий, блок указателей видов повышения квалификации и профессиональной подготовки, блок для фиксации результатов аттестации и блок указателей об отпусках, каждая ячейка указателя которого расположена в соответствии с датой события.
Указанная модель формы является наиболее близкой по технической сущности заявленным моделям форм кадровых документов: модели формы анкеты кандидата, модели формы оценки работы сотрудника, модели формы учетной карточки предупреждений сотрудника, модели формы следственного отчета о производственном несчастном случае, модели формы аттестации сотрудника, модели формы самооценки сотрудника, модели формы отчета об увольнении, модели формы изменения статуса сотрудника, модели формы заявления об отпуске и модели формы на удержание об окладе.
Известные пособия, средства, приспособления и модели, каждое в отдельности и все в совокупности не обеспечивают администратора кадровой службы всей необходимой для работы информацией, требует больших временных затрат на поиск нужной информации, как юридического характера, по сотрудникам, так и по различным ситуациям, связанным с трудовой деятельностью, поиск нужных документов, правильного и квалифицированного
их заполнения с учетом стандартных форм и законодательных положений.
Раскрытие технической сущности.
Техническим результатом заявленной группы полезных моделей является создание универсального аппарата, предназначенного для использования администратором кадровой службы, обеспечивающего его информацией по основным положениям трудового законодательства, расширяющего арсенал средств кадрового сотрудника и позволяющего с минимальными временными затратами обеспечить поиск нужной информации по заданной ситуации, выбрать нужную модель документа, нужную процедуру решения кадровых ситуаций, систематизировать данные по сотрудникам фирмы оптимальным образом и обеспечить взаимосвязь различных ситуаций на работе и мер их разрешения. Кроме того, заявленная группа полезных моделей предназначена для кадровой работы с иностранными сотрудниками, обеспечивая администратора законодательной или иной информацией, регулирующей трудовую деятельность иностранных сотрудников.
Технический результат достигается тем, что пособие администратора кадровой службы содержит информационную базу основных положений трудового законодательства, базу форм документов, информационную базу моделей характеристик работы разных групп сотрудников, информационную базу моделей кадровой политики компании.
состоящей из базы процедур по различным ситуациям, базы моделей по мерам социальной защиты и базы моделей мер воздействия, информационную базу кадровой политики с иностранными сотрудниками, информационная база основных положений трудового законодательства, информационная база моделей работы разных групп сотрудников и база форм кадровых документов компании связаны с соответствующими моделями информационной базы моделей мер воздействия, с моделями информационной базы моделей по мерам социальной защиты и процедурами базы процедур по различным ситуациям, а информационная база кадровой политики с иностранныьли сотрудниками взаимосвязана со всеми базами пособия.
Кроме того, информационная база моделей характеристик работы разных групп сотрудников включает модели должностных инструкций по каждой группе сотрудников и модели величины оплаты по каждой группе сотрудников, указанные модели взаимосвязаны с соответствующими базами информационной базы моделей кадровой политики компании.
База форм кадровых документов компании содержит кадровые документы компании в виде моделей форм договоров, моделей форм заявлений, моделей форм приказов, моделей форм сметы командировочных расходов компании, модель формы личной карточки, модель формы штатного расписания, модель формы учетной карточки предупреждений
сотрудника, модель формы следса венного отчета о производственном несчастном случае, модель формы уведомления об увольнении в связи с сокращением численности штата, модель формы сведений о высвобождаемых работниках, модель формы расчетной ведомости по средствам фонда социального страхования, модель формы сведений о затратах, связанных с травматизмом на производстве и профессиональными заболеваниями, модель формы расчетной ведомости по средствам в Государственный фонд занятости населения, модель формы сведений о выполнении установленных квот и движении денежных средств, модель формы расчетной ведомости по страховым взносам, модель формы расчетной ведомости по страховым взносам в пенсионный фонд, модель формы расчета на нужды образовательных учреждений, модель формы анкеты кандидата, модель формы оценки работы сотрудника в течение испытательного срока, модель формы аттестации сотрудника, модель формы самооценки сотрудника, модель формы отчета об увольнении сотрудника, модель формы заявления об отпуске, модель формы санкции на удержание из оклада, модель формы учетной карточки предупреждений сотрудника, модель формы следственного отчета о производственном несчастном случае.
Кроме того, в пособии база моделей кадровой политики с иностранными сотрудниками содержит информационную базу основных положений трудового законодательства и других
i/Oi ii
нормативных документов, относящихся к иностранным сотрудникам, информационную базу процедур по разным ситуациям, информационную базу моделей мер воздействия, информационную базу моделей мер социальной защиты, базу форм кадровых документов для иностранных сотрудников.
Технический результат достигается также тем, что устройство для учета кадров содержит блок ввода данных о сотруднике, блок ввода данных от внещних источников информации, соединенные с блоком контроля ввода данных, базу данных, состоящую из базы персональных данных сотрудников и базы штатного расписания, базу форм документов, блок формирования запроса о данных, блок ввода данных, блок поиска данных по запросу, блок контроля ввода данных связан с базой данных, соединенной соответствующими шинами с блоком формирования запроса данных и блоком поиска данных по запросу, связанному с базой форм документов, выход блока поиска данных по запросу соединен с блоком вывода данных.
Устройство также содержит блок учета рабочего времени, связанный с соответствующим входом блока контроля ввода данных.
Блок вывода данных имеет выход, предназначенный для вывода форм документов заполненных в соответствии с запросом.
данных, кодовый указатель анкеты, блок указателей образования кандидата, блок указателей вида трудовой деятельности, расположенных в соответствии с занимаемой должности, блок показателей профессиональных качеств кандидата, показатели которого взаимосвязаны с указателями вида трудовой деятельности соответствующих блоков.
Технический результат также достигается тем, что модель формы оценки работы сотрудника в течение испытательного срока содержит указатели данных сотрудника, блок оценки работы сотрудника, содержащий указатели качества работы, объема работы, отметку о соответствии, показатели посещаемости и самостоятельности, расположенные с возможностью выбора параметров оценки работы, блок сравнения с параметрами оценки других сотрудников и взаимосвязанный с ними блок формирования оценки.
Технический результат также достигается тем, что модель формы аттестации сотрудника содержит указатели данных о сотруднике, указатели трудовой деятельности, указатели по данным аттестации и блок оценок аттестации, расположенных в соответствии с параметрами показателей работы сотрудника.
Технический результат также достигается тем, что модель формы самооценки сотрудника содержит указатели данных сотрудника, указатели данных сотрудника о трудовой
деятельности, блок показателей профессиональных качеств сотрудника, блок показателей навыков руководства и блок показателей факторов, отражающихся на исполнительности, показатели которых взаимосвязаны с указателями оценки работы сотрудником.
Технический результат также достигается тем, что модель формы отчета об увольнении содержит указатели данных сотрудника, блок временных указателей и взаимосвязанных с ними величин и вида выплат, блок показателей причин увольнения и взаимосвязанный с информационной базой основных положений трудового законодательства блок показателей причин увольнения, блок для размещения отметок в отчете.
Технический результат также достигается тем, что модель формы изменения статуса сотрудника содержит блок указателей данных сотрудника, снабженного указателем соответствующей даты данных, блок указателей типов изменений и блок размещения отметок администрации, связанные в соответствии с указателями типов изменений статуса.
Технический результат также достигается тем, что модель формы заявления об отпуске содержит указатели данных сотрудника, указатели информационной базы основных положений трудового законодательства, блок временных показателей отпуска и блок размещения отметок администрации, связанные с указателем данных сотрудника.
Технический результат также достигается также тем, что модель формы санкции на удержание из оклада содержит указатели данных сотрудника, указатели выплаты заработной платы, блок фиксирования видов удержания в соответствии с суммой удержания, блок размещения подтверждения сотрудником факта удержания и блок размещения отметки свидетеля, взаимосвязанные с указанным блоком фиксированных видов удержания.
Технический результат также достигается также тем, что модель учетной карточки предупреждений сотрудника содержит блок указателей личных данных сотрудника, указатель даты предупреждения, связанный с блоком предупреждения, содержащим указатели даты нарушения, времени нарушения, место нарушения и взаимосвязанный с этими указателями блок типов нарушений, взаимосвязанных с блоком размещения отметки формы предупреждения, блок указания на более раннее предупреждение и блок для размещения объяснения сотрудника, взаимосвязанный с указателями блока предупреждения.
Технический результат также достигается тем, что модель формы следственного отчета производственном несчастном случае содержит указатели данных о сотруднике, указатели даты происшествия, места, времени и даты сообщения, связанные с блоком размещения данных о пострадавшем имуществе и блоками данных о происшествии.
На фиг.1 приведена структурная схема заявленного пособия администратора кадровой службы, на фиг.2 один из
вариантов функциональной схемы устройства для учета кадров в компании, приведены: на фиг.3-8 - модель формы анкеты кандидата, на фиг.9 - модель формы оценки работы, на фиг,10-12 - модель формы аттестации сотрудника, на фиг.13-14 - модель формы самооценки сотрудника, на фиг.15-16 - модель формы отчета об увольнении, на фиг.17 - модель формы изменения статуса сотрудника, на фиг.18 модель формы заявления об отпуске, на фиг.19 - модель формы санкции на удержание из оклада, на фиг.20 - модель формы учетной карточки предупреждений сотрудника, на фиг.21-22 - модель формы следственного отчета о производственном несчастном случае.
Пособие администратора кадровой службы (Фиг. 1)
содержит базу 1 основных положений трудового
законодательства, информационную базу 2 моделейУработы разных групп сотрудников, включающую модели 3 должностных инструкций по каждой группе сотрудников и модели 4 величины оплаты по каждой группе сотрудников, информационную базу 5 моделей кадровой политики коьлпании, состоящую из базы б процедур по различным ситуациям, базы 7 модели по мерам социальной защиты, базы 8 моделей мер воздействия; базу 9 форм документов, в частности, кадровые документы компании, информационную базу 10
X APAk.;Tg vjiCTU ус,
кадровой политики с иностранными сотрудниками. Указанные базы соединены между собой информационно шинами 11,
База 10 кадровой политики с иностранными сотрудниками содержит информационную базу 11 основных положений трудового законодательства и других нормативных документов/ относящихся к иностранным сотрудникам, информационную базу 12 процедур по разным ситуациям, информационную базу 13 моделей мер воздействия, информационную базу 14 моделей мер социальной защиты и информационную базу 15 форм кадровых документов для иностранных сотрудников.
На фиг.2 приведена функциональная схема устройства для учета кадров в компании, где блок 16 ввода данных о сотруднике, блок ввода 17 данных от внешних источников, блок 18 учета рабочего времени, блок 19 контроля ввода данных, база 20 данных, состоящая из базы 21 персональных данных сотрудников и базы 212 штатного расписания, контроллер 22, предназначенный для обмена информацией с шиной 11 базы данных устройства и пособия, база 23 форм сотрудников, в частности кадровых документов компании, блок 24 формирования запроса данных, блок 25 поиска данных по запросу, блок 26 вывода данных.
На фиг.3-8 приведен пример выполнения модели формы анкеты кандидата, где блок 27 - указатели анкетных данных, кодовый указатель 28, блок 29 указателей образования кандидата, блок 30 указателей вида трудовой
деятельности, блок 31 показателей профессиональных качеств кандидата.
На фиг.9 приведен пример вьшолнения модели формы оценки работы сотрудника в течение испытательного срока, где блок 32 оценки работы сотрудника, состоящий из указателей
331-335 качества работы, объема работы, соответствие занимаемой должности, посещаемости, самостоятельности, расположенных с возможностью выбора параметров 34 оценки работы, блок 35 сравнения с параметрами оценки других сотрудников и блок 36 формирования оценки.
На фиг.10-12 приведен пример модели формы аттестации сотрудника, где указатели 37 данных о сотруднике, указатели 38 трудовой деятельности, указатели 39 по данным аттестации, блок 41 оценок аттестации, расположенных в соответствии с параметрами 40i-404 показателей работы сотрудника.
На фиг.13-14 приведена модель формы самооценки, где 42 - указатели данных сотрудников, 43 - указатели данных сотрудника о трудовой деятельности, блок 44 профессиональных качеств сотрудника, блок 45 показателей навыков руководства, блок 46 показателей факторов, отражающихся на исполнительности, указатели 47 оценок работы сотрудником.
/ 9 f /
сотрудника, блок 49 временных указателей, блок 50 для размещения величин и вида вьшлат, блок 51 показателя причин увольнения и блок 52i и 522 размещения отметок в отчете.
На фиг. 17 приведена модель формы изменения статуса сотрудника, где блок 53 указателей данных сотрудника с указателем 53i соответствующей даты данных, блок 54 указателей типов изменения и блок 55 размещения отметок администрации.
На фиг.18 приведена модель формы заявления об отпуске, где указатели 56 данных сотрудника, указатели 57 информационной базы основных положений трудового законодательства, блок 58 временных показателей отпуска и блок 59 размещения отметок администрации.
На фиг.19 приведена модель формы санкции на удержание из оклада, где указатели 60 данных сотрудника, указатели 61 выплаты заработной платы, блок 62 фиксирования видов удержания в соответствии с суммой удержания/ блок 63 размещения подтверждения сотрудником факта удержания и блок 64 размещения отметки свидетеля.
На фиг.2О приведена модель формы  учетной карточки предупреждений сотрудника, где блок  65 указателей личных данных сотрудника, указатель 66 даты предупреждения, блок 67 предупреждения, содержащий указатель 67i даты нарушения, указатель 672 времени нарушения и указатель 67з места нарушения, блок 68 типов нарушения, блок 69
размещения отметки формы предупреждения, блок 70 указания на более раннее предупреждение, блок 71 размещения объяснения сотрудника.
На фиг.21-22 приведена модель формы следственного отчета о производственном несчастном случае/ где указатели 72 данных о сотруднике, указатели 73i даты происшествия, 732 места, 73з времени и 734 даты сообщения о происшествии, блок 73 размещения данных о пострадавшем имуществе, блоки 74i-72 данных о происшествии и блок 75 для отметки о принимаемых мерах.
Предпочтительные варианты выполнения заявленной группы объектов
Заявленная группа объектов предназначена для обеспечения администратора и/или сотрудников кадровой службы комплектом необходимых данных и документов для работы с сотрудниками компании и формирование кадровой политики компании, основанной на необходимой правовой базе, с учетом устоявшейся практики работы с кадрами и применяя для работы компьютеризированные базы данных, компьютеризированную обработку данных и компьютеризированное представление необходимых данных. При этом обеспечивая использование информации и в виде систематизированного пособия.
При работе с использованием заявленных объектов пользователь применяет, как правило, следующую процедуру.
При приеме сотрудника на работу персональные данные о нем посредством блока 16 ввода вводят в устройство для учета кадров в компании (фиг.2), эту процедуру может осуществлять сотрудник и кадровой службы, в устройство также вводят данные от внешних источников посредством блока 17 ввода данных от внешних источников. Этими данными могут быть данные о предполагаемом сотруднике, полученные от внешних источников, если это необходимо, этими данными могут быть ввод данных форм документов, данные о штатном расписании, тарифной сетки и т.п., в устройстве предусмотрен ввод данных от блока учета рабочего времени по работе каждого сотрудника. Этими данными могут быть графики работы, длительность и частота отпуска и другие временные параметры, представленные в виде необходимым для ввода.
Указанные данные по соответствующей процедуре формируют в базу 21i персональных данных сотрудников и базу 212 штатного расписания, формируемого с учетом существующих положений о штатных расписаниях.
Указанные базы связаны с шиной 11 устройства, предназначенной для обмена потоками необходимой информации, управляемой контроллером 22. С шиной 11 также связана с базой 23 форм документов, предназначенной для компьютеризированного хранения форм документов разного вида.
В случае, когда администратору необходимо получить необходимые данные о сотруднике, либо заполнить документ по определенной ситуации, связанной с сотрудником, он формирует запрос посредством блока 24 формирования запроса данных. Указанный блок может быть выполнен, например, в виде клавиатурного блока ввода или т.п. Запрос направляют в базу 20 и в блок 25 поиска данных по запросу. Далее, в случае необходимости заполнения формы кадрового или иного документа, хранящегося в базе 23, сотрудник формирует запрос о заполнении такой формы по данным, имеющимся в базе, либо он может ввести дополнительные данные с клавиатуры, и устройство осуществляет вывод посредством блока 26 вывода данных посредством, например, заполненной или отпечатанной формы документа. Для контроля вывода данных устройство имеет дисплей (монитор) (на чертеже не показан) для визуализации модели формы документа и контроля за его заполнением.
На фиг.3-12 приведены предпочтительные варианты выполнения моделей форм кадровых документов, используемых в данном устройстве и пособии, которые могут быть визуализированы на экране монитора (на чертеже не показан), заполнены посредством блоков устройства для учета и распечатаны.
Указанная процедура может быть реализована с помощью известных программ, описанных, например, в заявке WO 94/02902, G Об 15/00, 03.02.94.
Для реализации объективной и последовательной кадровой политики компании с большим числом сотрудников, с разнообразными видами трудовой деятельности и с привлечением иностранных сотрудников необходимо иметь средства для учета различных факторов, положений и процедур и,средства, как общего, так и частного подхода к тем или иным ситуациям при работе с кадрами. Для этого, предлагается использовать пособие, информационные базы которого предназначены для обеспечения систематизированными данными администратора кадровой службы и предоставления ему блока данных по различным ситуациям компьютеризированное устройство для учета кадров и модели форм документов.
Например, при процедуре приема на работу сотрудника и ввода необходимых данных в базу 21i (фиг.2) администратор может, используя базу 1 основных положений (фиг.1) трудового законодательства, базу б процедур по различным ситуациям и информационную базу 2 моделей работы разных групп сотрудников с моделями 3 должностных инструкций и базу 4 моделей величины оплаты по каждой группе сотрудников, определить для сотрудника круг его должностных обязанностей, оклад, испытательный срок и т.д.
Для иностранных сотрудников в пособии предусмотрена информационная база кадровой политики с иностранными сотрудниками, в базах которого администратор получает все необходимые сведения и документы, необходимые для приема на работу иностранных сотрудников.
В случае возникновения ситуаций с сотрудником (например, санкции на удержание из оклада при нанесении ущерба), администратор запрашивает форму из базы форм 9, знакомится с базой б процедур по различным ситуациям, в случае необходимости, администратор знакомится с базой основных положений трудового законодательства и с базой 8 моделей мер воздействия, по которым он формирует с помощью блока вывода 26 напечатанную форму модели санкции на удержание из оклада (фиг,10).
Заявленные объекты, предназначенные для работы кадровых служб компании, организуют учет, регулирование и управление кадрами, основываясь на законодательных положениях, системном подходе к ситуации и формированию данных по кадровой политики компании. Базы данных в заявленных объектах формируют на двух языках: русском и
английском, как в формах документов, так и информационных базах для обеспечения использования их как
русскоязычными, так и иностранными сотрудниками.