Правовые основы интеграции электронного документооборота в цифровую среду вуза

ИНЫЕ ОТРАСЛИ ПРАВА

DOI 10.24412/2227-7315-2021-6-277-284

УДК 349.8

Н.Н. Ковалева, П.В. Ересько, В.Ф. Изотова

ПРАВОВЫЕ ОСНОВЫ ИНТЕГРАЦИИ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА В ЦИФРОВУЮ СРЕДУ ВУЗА

Введение: современные средства автоматизации обработки документов, информационные системы, облачные технологии и средства коммуникации формируют цифровую среду вуза. Ключевым фактором развития цифровизации вуза является обеспечение условий информационной безопасности. Цель: данное исследование посвящено анализу возможностей системы электронного документооборота (СЭД) в качестве основы для формирования цифровой среды вуза. Методологическая основа: в основу исследования положен опыт внедрения в вузах различных СЭД. Метод сравнительного анализа позволил выявить общие проблемы, возникающие при внедрении таких систем. Моделирование информационных потоков и процессов в тестовой базе СЭД 1С: Документооборот позволило изучить возможности и условия защиты цифрового контента в системе. Результаты: показано, что СЭД обладают высокой степенью защиты документов при условии выполнения соответствующих настроек. Такие системы могут служить основой цифровой среды доверия вуза и использоваться для совместной работы над внутренними документами, их исполнением и контролем. Выводы: использование электронных подписей будет способствовать более полноценному ЭДО.

Ключевые слова: цифровизация, интеграция, цифровая среда, электронный документооборот, системы электронного документооборота, защита информации.

© Ковалева Наталия Николаевна, 2021 g,

Доктор юридических наук, профессор, заведующий кафедрой информационного права и цифровых |

технологий (Саратовская государственная юридическая академия); e-mail: kovaleva.natalia@mail.ru е

© Ересько Полина Владимировна, 2021 1 Кандидат педагогических наук, доцент, доцент кафедры информационного права и цифровых технологий

(Саратовская государственная юридическая академия); e-mail: pv.eresko@yandex.ru 6

© Изотова Вера Филипповна, 2021 1

Кандидат физико-математических наук, доцент, доцент кафедры информационного права и цифровых )

технологий (Саратовская государственная юридическая академия); e-mail: vf-izotova@yandex.ru g

о

© Kovaleva Natalia Nikolaevna, 2021

Doctor of law, Professor, Head of the Department of Information law and digital technologies

© Eresko Polina Vladimirovna, 2021

Candidate of pedagogical Sciences, Associate Professor, Associate Professor, Department of Information law and digital technologies (Saratov State Law Academy) © Izotova Vera Filippovna, 2021

Candidate of physical and mathematical sciences, Associate Professor, Associate Professor, Department of Information law and digital technologies (Saratov State Law Academy) 277

N.N. Kovaleva, P.V. Eresko, V.F. Izotova

LEGAL BASES OF INTEGRATION OF EDI INTO THE DIGITAL ENVIRONMENT OF THE UNIVERSITY

Background: modern means of document processing automation, information systems, cloud technologies and means of communication form the digital environment of the university. The key factor in the development of digitalization of the university is to ensure the conditions of information security. Objective: this study is devoted to the analysis of the capabilities of the electronic document management system (EDMS) as a basis for the formation of the digital environment of the university. Methodology: the research is based on the experience of implementing various EDMS in universities. The method of comparative analysis made it possible to identify common problems that arise when implementing such systems. Modeling of information flows and processes in the test database of CED 1C: Document management allowed us to study the possibilities and conditions for protecting digital content in the system. Results: it is shown that EDMS have a high degree of document protection, provided that the appropriate settings are made. Such systems can serve as the basis of the digital environment of the university's trust and be used for joint work on internal documents, their execution and control. Conclusions: the use of electronic signatures will contribute to a more complete EDO.

Key-words: digitalization, integration, digital environment, electronic document management, electronic document management systems, information protection.

Создание правовых условий для формирования единой цифровой среды доверия в части расширения возможностей и способов идентификации, в том числе с использованием информационных систем коммерческих и некоммерческих организаций одна из основных целей Общенационального плана действий, обеспечивающих восстановление занятости и доходов населения, рост экономики и долгосрочные структурные изменения в ней1.

В то же время автоматизация процессов обработки документов вуза всегда будет приоритетной для организации цифровой среды вуза. В цифровой среде вуза актуальны вопросы автоматизации процессов учета и обработки внутренних документов, входящей и исходящей корреспонденции.

В условиях пандемии особое значение приобретает содание полноценной цифровой среды доверия в вузе на основе внедрения безопасного электронного документооборта с точки зрения его аутентификации и идентификации [1].

На государственном уровне создана правовая основа для ведения полноценного электронного документооборота [2; 3; 4; 5], о чем может свидетельствовать деятельность такой структуры как Госуслуги (https://www.gosuslugi.ru/).

Однако на уровне организации вуза, полноценного, с точки зрения информационной безопасности, электронного делопроизводства достичь не удается, о чем говориться во многих публикациях на данную тему2 [6; 7].

1 См.: Общенациональный план действий, обеспечивающих восстановление занятости и доходов населения, рост экономики и долгосрочные структурные изменения в экономике (одобрен на заседании Правительства РФ 23 сентября 2020 г. (протокол № 36, раздел VII) № П13-60855 от 2 октября 2020 г.). Текст документа опубликован не был. Доступ из справ.-правовой системы «ГАРАНТ».

2 См.: Внедрение системы электронного документооборота в ФГБОУ ВО ЮГУ. URL: https:// 278 club.directum.ru/award/129400 (дата обращения: 27.06.2020).

Среди многообразных коммуникационных технологий, активно развивающихся в последнее время, с точки зрения информационной безопасности обработки данных системы электронного оборота (СЭД) занимают особое место. Поскольку в основу разработки СЭД заложено требование целостности циркулирующего и сохраняемого документального контента.

СЭД — это специальная сетевая программа, предназначенная для ведения единой базы документов, обеспечивающих делопроизводство организации. База данных документов хранится на сервере или системе серверов. Доступ к базе может быть осуществлен с локальных компьютеров, объединенных в сетевую структуру.

Когда формируется единая цифровая среда доверия организации, компании, вуза, государства в целом, анализ защищенности СЭД становится особенно актуальным.

Придание юридической силы электронному документу, с принятием Федерального закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи»1, активизировало попытки внедрить электронный документооборот (ЭДО) в деятельность организаций, вузов.

Это объясняется неоспоримыми удобствами и преимуществами, которые обеспечивает ЭДО:

дистанционная защищенная совместная работа с документами;

возможность организации удаленных процессов согласования, утверждения документов, ознакомления с ними;

СЭД обеспечивает прозрачность процессов обработки документов;

позволяет организовать контролируемое исполнение документа.

Очевидно, что хорошо проработанный, организованный и налаженный документооборот может быть многократно эффективнее бумажного и позволяет экономить материальные, кадровые ресурсы. Государство стимулирует внедрение ЭДО в государственных органах, предприятиях и организациях.

Для интеграции электронного документооборота (ЭДО) в Саратовской государственной юридической академии была выбрана система 1С: Предприятие — 1С: Документооборот, которая, в свою очередь, может быть интегрирована и выгружаться в 1С: Университет ПРОФ [8]. Интеграция электронного документооборота в цифровую среду вуза произошла незадолго до наступления карантина — в январе 2020 года и до сих пор продолжается. Что оказалось весьма актуально, когда все сотрудники были переведены на дистанционную (удаленную) работу в связи с карантином, а затем с самоизоляцией по причине пандемии корона-вируса COVID-19.

Интеграция электронного документооборота позволила не только смоделировать процессы движения документов вуза, но и перевести электронный документооборот на качественно новый уровень.

В рамках организации внедрения электронного документооборота на новом этапе была сформирована экспертно-методическая группа из специалистов по СЭД 1С: Документооборот, призванная оптимизировать документооборот, надежно настроить политику безопасности для каждой роли, каждого потока документов [9].

1 См.: Собр. законодательства Рос. Федерации. 2011. № 15, ст. 2036; 2021. № 27, ч. I, ст. 5187.

279

Информационная безопасность — широкое понятие, включающее в себя большое количество методов: организационных, правовых, технических, программных, криптографических и других. В свою очередь, организационный метод как один из методов информационной безопасности используется при построении архитектуры структуры вуза в 1С: Документооборот.

Если рассмотреть общую схему прохождения документа в электронной системе 1С: Документооборот, то можно выделить несколько обязательных комплексных процессов электронного документа и вспомогательных. К обязательным этапам работы с документом в документообороте мы отнесем: создание проекта, согласование, подписание/утверждение, регистрация.

Формирование цифровой среды доверия в системе 1С: Документооборот начинается с конструирования прав политики безопасности.

Таким образом, политика безопасности в системе 1С: Документооборот очень тонко настраивает права пользователей так, что один пользователь имеет права для создания нового внутреннего документа учреждения, а другой их может просматривать, только находясь в списке Рабочей группы документа, другой пользователь имеет больше прав и уже может подписывать документы, другой документовед может регистрировать документы и так далее. Таким образом, политика безопасности в 1С настраивается как внутренняя, о которой шла речь выше, так и внешняя.

Тем самым обеспечивается доверие в цифровой среде 1С: Документооборот к визам согласующих лиц, к подписи определенного лица, к регистрации в отделе, к процессу исполнения приказа, распоряжения и к любой другой процедуре, производимой в документе 1С.

Ошибки пользователей являются решающим фактором, способным повлиять на информационную безопасность использования СЭД как среды доверия. Для успешного внедрения 1С: Документооборот в СГЮА была создана экспертно-методическая группа, основными функциями которой было гибкая настройка самой системы с учетом должностных обязанностей каждого пользователя, обучение персонала и индивидуальное консультирование.

С момента внедрения системы авторами, которые являются членами экспер-тно-методической группы, ведется реестр типичных ошибок активных пользователей системы.

Были выявлены основные проблемы использования 1С: Документооборот:

многократная регистрация документов, в частности приказов;

некорректная работа с версиями документа;

ошибочное добавление согласующих;

неправильный порядок согласования;

неоправданное расширение рабочей группы.

На основе анализа, проведенного в сентябре 2020 г., получено следующее распределение ошибок, представленное на диаграмме (см. рис. 1).

Рисунок 1. Распределение типичных ошибок пользователей 1С: Документооборот

На основе анализа типичных ошибок были разработаны методические рекомендации рациональной работы в системе и проведено обучение пользователей, что способствовало уменьшению и устранению ряда ошибок, о чем можно судить по результатам, представленном на диаграмме (см. рис. 2).

Рисунок 2. Распределение типичных ошибок пользователей 1С: Документооборот

Проведя сравнительный анализ полученных данных, получаем следующее изменение состава ошибок пользователей, представленных в диаграмме (см. рис. 3). Общее количество типичных ошибок в мае 2021 г. по сравнению с сентябрем 2020 г. уменьшилось на 40%.

За год использования системы 1С: Документоборот выявился недостаток гибких настроек маршрута согласующих лиц, связанных с временной заменой некоторых лиц по причине командировок, отпуска, смены состава отдела и др. В результате развития настроек 1С: Документооборот для заинтересованных пользователей был настроен календарь замен, временного отсутствия согласующих лиц. В локальный нормативный акт СГЮА, регулирующий электронный документооборот, должны быть внесены поправки, определяющие правомочия должностных лиц, согласующих и подписывающих внутренние документы вуза на условиях взаимозаменяемости.

Проведенный анализ подтвердил, что высокий уровень защиты документов обеспечен во всех внедренных СЭД. Возможности настроек СЭД 1С: Документооборот позволяют обеспечить надежный разграниченный доступ как отдельным потокам (группам) документов, так и к отдельным документам, защитить базу документов в целом. Благодаря этим факторам СЭД активно используются в организациях для совместной работы над документами.

Использование электронных подписей при работе в СЭД позволит в большей мере вести делопроизводство вуза в электронном виде. При этом важно помнить, что должны быть сняты правовые проблемы внедрения СЭД [10].

Таким образом, формирование цифровой среды доверия для организации структуры 1С вуза включает в себя обеспечение информационной безопасности комплексных процессов для внутренних пользователей и обеспечение информационной безопасности для внешних пользователей.

Использование системы электронного документооборота 1С: Документооборот позволяет не только обеспечить информационную безопасность базы внутренних документов вуза, но и помогает избежать повторения одних и тех же документов в системе, создавая версии документов, оптимизировать маршруты их движения, способствует формированию цифровой среды доверия. 1С: Документооборот не позволяет удалить зарегистрированный документ и удобство заключается в том, что определенные документы можно скрыть или передать для хранения в электронный архив.

Цифровая среда доверия в 1С включает в себя создание информационной безопасности системы 1С в масштабах организации в соответствии с 1Т-архитектурой вуза, гибкую настройку прав в 1С для потребностей каждого пользователя, доверие к результатам в работе с документом в части Согласования, Подписания, Регистрации и обеспечение информационной безопасности электронного вида документов.

В создании цифровой среды доверия ключевую роль играет рациональная, грамотная работа пользователей СЭД. При этом одной из главных функций экспертно-методической группы на данном этапе внедрения является анализ типичных ошибок пользователей для выработки своевременных методических рекомендаций, что должно быть учтено в локальных нормативных актах вуза.

Внедрение системы электронного документооборота в документооборот вуза в условиях стабильной интеграции продуктов 1С, позволит вузу использовать единую цифровую среду доверия.

Библиографический список

1. Лопатин В.Н. Информационная безопасность в электронном государстве // Информационное право. 2018. № 2. С. 14-19.

2. Минбалеев А.В., Георгиева Е.В. Локальное нормативное регулирование в вузах // Вестник Южно-Уральского государственного университета. Сер.: Право. 2014. Т. 14. № 4. С. 103-108.

3. Полякова Т.А. Актуальные проблемы правового обеспечения юридической значимости электронных документов // Право. Журнал Высшей школы экономики. 2012. № 2. С. 74-79.

5. Танимов О.В. Электронный документ и электронная цифровая подпись как юридические фикции // Информационное право. 2005. № 3. С. 10-13.

6. Волчинская Е.К. Электронный документооборот: проблемы хранения // Информационное право. 2017. № 1. С. 4-12.

7. Андреева К.А. Необходимость и степень внедрения электронного документооборота в вузе // Достижения науки и образования. 2019. № 2 (43).

8. Изотова В.Ф. Формирование профессиональной компетентности в сфере технологий электронного управления // Право, наука, образование: традиции и перспективы: сборник статей по материалам Международной научно-практической конференции, посвященной 85-летию Саратовской государственной юридической академии (в рамках VII Саратовских правовых чтений, Саратов, 29-30 сентября 2016 г.) / под ред. Е.В. Вавилина. Саратов: Изд-во ФГБОУ ВО «Саратовская государственная юридическая академия», 2016. С. 177-178.

9. Ересько П.В. Особенности внедрения «1С: Университет ПРОФ» подсистемы «Управление нагрузкой» в Саратовской государственной юридической академии // Новые информационные технологии в образовании: сборник научных трудов 21-й международной научно-практической конференции / под ред. Д.В. Чистова. М.: 1С Паблишинг, 2021. С. 46-49.

10. Ересько П.В., Изотова В.Ф., Ковалева Н.Н. Правовые проблемы внедрения электронного документооборота в организации // Информационное право. 2020. № 2(64). С. 20-26.

11. Ковалева Н.Н., Ересько П.В., Изотова В.Ф. Правовые тенденции цифровиза-ции организаций на примере вузов // Информационное право. 2020. № 4(66). С. 21-26.

References

1. Lopatin V.N. Information Security in the Electronic State // Information law. 2018. No. 2. P. 14-19.

2. Minbaleev A.V., Georgieva E.V. Local Regulatory Regulation in Universities // Bulletin of the South Ural State University. Series: Law. 2014. Vol. 14. No. 4. P. 103-108.

3. Polyakova T.A. Actual Problems of Legal Support of the Legal Significance of Electronic Documents // Law. Journal of the Higher School of Economics. 2012. No. 2. P. 74-79.

4. Tanimov O.V. Electronic Document and Electronic Digital Signature as Legal Fictions // Information law. 2005. No. 3. P. 10-13

5. Volchinskaya E.K. Electronic Document Management: Storage Problems // Information law. 2017. No. 1. P. 4-12.

6. Andreeva K.A. Necessity and Degree of Introduction of Electronic Document Management in the University // Achievements of science and education. 2019. No. 2 (43).

7. Izotova V.F. Formation of Professional Competence in the Field of Electronic Control Technologies // Law, Science, Education: Traditions and Prospects: collection of articles on mater. International Scientific and Practical Conference, dedicated to To the 85th anniversary of the Saratov State Law Academy (within the framework of the VII Saratov Legal Readings, Saratov, September 29-30, 2016) / [editorial board: E.V. Vavilin (ed.), etc.]; Saratov State Law Academy. Saratov: Publishing house of the Saratov State Law Academy, 2016. P. 177-178.

8. Yeresko P.V. Features of the Introduction of " 1C:University of Prof. "Load Management Subsystems" at the Saratov State Law Academy // In the collection: New Information Technologies in Education. Collection of scientific papers of the 21st International scientific and Practical Conference. Under the general editorship of D. V. Chistov. Moscow, 2021. P. 46-49.

3 9. Yeresko P.V., Izotova V.F., Kovaleva N.N. Legal Problems of the Introduction of Elec-

? tronic Document Management in the Organization // Information law. 2020. No. 2(64). g P. 20-26.

^ 10. Kovaleva N.N., Yeresko P.V., Izotova V.F. Legal Trends of Digitalization of Orga-

I nizations on the Example of Universities // Information law. 2020. No. 4(66). P. 21-26.