Электронный документооборот в деятельности сетевых компаний FMCG-сегмента

IMHI^SI

УДК 339.37

https://doi.org/10.31775/2305-3100-2019-3-46-51

ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ В ДЕЯТЕЛЬНОСТИ СЕТЕВЫХ КОМПАНИЙ FMCG-СЕГМЕНТА

О.В. Воронова, В.А. Харева

Санкт-Петербургский политехнический университет Петра Великого, Санкт-Петербург,

Российская Федерация

Аннотация. В статье рассматриваются особенности электронного документооборота розничных торговых предприятий FMCG-сегмента. Представлены виды документооборота сетевых компаний, рассмотрен процесс внедрения электронного документооборота, разграничены такие понятия как «электронный документооборот» и «электронный обмен данными».

В процессе исследования проанализированы положительные изменения, а также сложности внедрения электронного документооборота. Установлено, что массовое внедрение электронного документооборота в сетевых компаниях FMCG-ритейла Российской Федерации продолжается уже около десяти лет, однако наибольшей активности данный процесс достиг в последние два года. В настоящее время большинство сетевых компаний FMCG-ритейла уже активно работают с системой электронного обмена данными EDI, причем в последние годы количество их партнеров, подключившихся к данной системе неуклонно возрастает.

В результате исследования выявлено, что внедрение электронного документооборота в деятельность сетевых компаний FMCG-сегмента позволяет не только сократить временные затраты на обработку документов и более четко отслеживать все этапы основных бизнес-процессов компании, но и дает возможность обеспечить защиту информации, повысить дисциплинированность персонала и улучшить качество обслуживания потребителей товаров FMCG-сегмента, что, в конечном итоге, позволит существенно повысить эффективность управления компанией в целом.

Ключевые слова: электронный документооборот, система электронного документооборота, EDI, делопроизводство, розничная торговля, ритейл, электронный документ

Для цитирования: Воронова О.В., Харева В.А. Электронный документооборот в деятельности сетевых компаний FMCG-сегмента // Научный вестник Южного института менеджмента. 2019. №3. С. 46-51. https:// doi.org/10.31775/2305-3100-2019-3-46-51 Конфликт интересов отсутствует

ELECTRONIC DOCUMENT MANAGEMENT IN CHAIN COMPANIES

OF THE FMCG-SEGMENT

Olga V. Voronova, Viktoria A. Khareva

Peter the Great St. Petersburg Polytechnic University, Saint Petersburg, Russian Federation

Abstracts. This article considers the features of electronic document management at retail trade enterprises of the FMCG-segment. The paper observes the types of document flow at chain companies and examines the process of implementation of electronic document management system. The notions of "electronic document management" and "electronic data interchange" are also distinguished in the article.

The paper explores positive changes caused by the introduction of electronic document management and the complexity of its implementation. The study reveals that in the Russian Federation the process of mass introduction of electronic document management in the chain retail companies of the FMCG segment has been ongoing for about ten years, though has reached the highest level of its activity in the last two years. At present day, the major part of chain retail companies in the FMCG-segment has already started to actively work with the Electronic Data Interchange system. Moreover, in recent years the number of partner-enterprises that join this system has been steadily increasing.

The results of the study show that introduction of electronic document management in chain companies of the FMCG-segment allows to reduce the time spent for processing documents and to track all stages of the core business processes more effectively. It also ensures information security, improves staff discipline and the quality of service, which in its turn significantly improves management efficiency of the company in general.

Keywords: electronic document management, electronic document management system, EDI, records management, retail trade, retail, electronic document

For citation: Voronova O.V., Khareva V.A. Electronic Document Management in Chain Companies of the FMCG-segment. Scientific bulletin of the Southern Institute of Management. 2019;(3):46-51. (In Russ.) https://doi. org/10.31775/2305-3100-2019-3-46-51 There is no conflict of interests

В настоящее время в условиях постоянного роста темпов цифровизации, сетевые компании FMCG-сегмента начинают все более активно использовать открывающиеся перед ними новые возможности и перспективы. Такие тренды как Big Data, искусственный интеллект, дополненная реальность, блокчейн, начинают оказывать существенное влияние на результаты деятельности торговых компаний в Российской Федерации.

В современных условиях достаточно жесткой конкуренции, сетевые компании FMCG-сегмента стремятся в своей деятельности к достижению двух главных целей - повышению прибыли компании и сокращению ее затрат. Если для достижения первой цели подавляющее большинство компаний уделяют максимальное внимание изучению и развитию взаимодействия с потребителями, как фактору, оказывающему прямое воздействие на рост прибыли, то для достижению второй цели сетевые компании вынуждены постоянно оптимизировать свою операционную деятельность, что является достаточно сложным процессом [1]. При этом, использование цифровых технологий дает возможность существенно повысить эффективность операционной деятельности и, соответственно, уменьшить затраты торговых компаний, что, в свою очередь, позволит сделать FMCG-товары более доступными на рынке.

Постоянное развитие цифровых технологий влечен за собой развитие и изменение ключевых бизнес-процессов сетевых торговых компаний, причем это влияние не ограничивается исключительно основными или управляющими процессами, а затрагивает также и обеспечивающие бизнес-процессы. Так, сетевые компании FMCG-ритейла постепенно переходят от бумажного документооборота к электронному, который, при грамотном внедрении, позволяет упростить бизнес-процессы, а также сократить время поиска, формирования и обработки документации [2]. По мере того как информационный обмен все ощутимее цифровизу-ется, наиболее остро встает вопрос эффективной интеграции бумажной и электронной документа-

ции, особенно при использовании ЕЯР-решений, средств машинной аналитики и автоматизированной работы с архивами.

Следует заметить, что внедрение электронного документооборота не отменяет общих принципов и стандартов делопроизводства, а только вносит некоторые коррективы в модели бизнес-процессов сетевых компаний [5]. Например, ряд вопросов юридически значимого документооборота не до конца урегулирован в законодательстве, но уже сегодня есть действительно эффективные подходы к решению данной проблемы, которые находят свое применение в проектах по централизации бухгалтерского учета компаний [3].

В целях выявления роли и значения электронного документооборота в сетевых компаниях РМСО-сегмента, рассмотрим систему делопроизводства более подробно.

Делопроизводство представляет собой комплекс мероприятий по организации оборота простых (на бумажных носителях) и электронных документов компании, имеющий определенный алгоритм действий, находящийся в прямой зависимости от конкретного вида документооборота.

В сетевых компаниях FMCG-ритейла целесообразно выделить следующие виды документооборота, представленные на рисунке.

Документация сетевых компаний разнообразна по своему содержанию и видовому составу. В отдельных компаниях может быть внедрено совершенно разное количество систем (видов) документооборота, поскольку их число напрямую зависит от основных, обеспечивающих и управляющих бизнес-процессов на предприятии [4]. При этом, сам документооборот следует рассматривать как систему создания (приема/получения) документов, их обработки, хранения, а также контроля и обеспечения защиты информации.

Отдельно следует выделить понятие электронного документооборота, под которым следует понимать систему бизнес-процессов компании, подлежащих обязательной автоматизации, входом и/или выходом которых выступают документы,

Рисунок 1. Виды документооборота сетевых компаний FMCG-ритейла

Рисунок 2. Положительные изменения и сложности внедрения электронного документооборота в сетевьжкомпаниях FMCG-pитейла

представленные в электронном виде. Электронный обмен документами может осуществляться как ьвутримомпании, так и между различными организациями. При этом,под электронным документом следует понимать документ, созданный при

помощи компьютерных технологий, предусматривающий воеможносиьтао подиисаиия электрииной птриисню п ырмнящийсь в ьидк фамиа епериалиеи-романноио фоымота.

Массовое внедрение электронного докумен-

тооборота в сетевых компаниях FMCG-ритейла Российской Федерации продолжается уже около десяти лет, однако наибольшей активности данный процесс достиг в последние два года. Рассматривая внедрение электронного документооборота на предприятиях сетевого ритейла как бизнес-процесс, можно выделить его основные положительные и отрицательные стороны, представленные на рисунке 2.

На основании всего вышеизложенного следует разграничить понятия «электронного документооборота» и «электронного обмена данными».

Электронный документооборот представляет собой систему электронных документов и деятельность по организации их движения внутри компании посредством использования информационных технологий от момента создания или получения документа до окончания его обработки и передачи в архив.

Электронный обмен данными представляет EDI (Electronic Data Interchange) представляет собой современную технологию организации обмена информацией в виде стандартных электронных документов между информационными системами ри-тейлеров и поставщиков.

Следует заметить, что на начальном этапе развития Electronic Data Interchange разница в сущности понятий электронного обмена документами и электронного обмена данными была более значительной, чем в настоящее время, что, в первую очередь связано с активным развитием EDI в части внедрения обмена юридически значимыми документами.

В настоящее время большинство сетевых компаний FMCG-ритейла уже активно работают с системой электронного обмена данными EDI, причем в последние годы количество их партнеров, подключившихся к данной системе неуклонно возрастает [3]. Так, для перехода на электронный обмен данными, необходимо подключение партнеров/ поставщиков к специализированной системе электронного обмена коммерческими сообщениями (платформе электронной коммерции). На этапе подключения каждому потенциальному партнеру необходимо получить GLN. GLN представляют собой уникальные 13-значные числовые идентификаторы юридических лиц или их подразделений.

На сегодняшний день система электронного обмена EDI, помимо электронного обмена данными, может обеспечивать электронный обмен некоторыми юридически значимыми документов. Однако развитию такого обмена мешает отсутствие ряда необходимых нормативных актов, регламентирующих это процесс [3].

Подключение партнеров, интеграцию систем, преобразование и передачу сообщений между партнерами осуществляют специализированные компании - EDI провайдеры.

В настоящее время получила широкое распространение модель Software as a service - программное обеспечение как услуга. Основное преимущество модели Software as a service состоит в отсутствии затрат, связанных с установкой, обновлением и поддержкой работоспособности оборудования и программного обеспечения. Модель Software as a service подходит для автоматизации межкорпоративного документооборота и позволяет предоставить систему электронного обмена коммерческими сообщениями в виде EDI сервиса.

Существует два варианта подключения к EDI сервисам:

- полная интеграция учетной системы партнера с платформой провайдера;

- использование Web-клиента.

В случае интеграции учетной системы партнера с платформой провайдера предполагается автоматическая обработка входящих и генерация исходящих сообщений в учетной системе компании. При этом для интеграции сообщений необходимо разрабатывать и согласовывать форматы экспорта и импорта информации, а также технологию передачи данных в систему провайдера. При таком варианте возможно использовать преимущества EDI в полной мере.

В случае использование Web-клиента взаимодействие с платформой EDI осуществляется через Web-браузер, без непосредственной интеграции с учетной системой. Такой вариант работы не ведет к максимальному повышению эффективности, так как требует участия человека в приеме и передаче документов, но при этом существенно минимизирует финансовые затраты партнера на внедрение и последующее использование системы электронного обмена данными.

К основным типам EDI-сообщений, которые используют торговые партнеры в Российской Федерации следует отнести следующие: RICAT, ORDERS, ORDRSP, DESADV, ALCRPT, RECADV. Для владельцев любых учетных систем (SAP, MS Dynamics, Oracle) предусматривается простая интеграция через API. Для пользователей 1С было также разработано специальное решение, которое позволяет получать заказы и оформлять поставки непосредственно внутри учетной записи1.

В настоящее время использование документов на бумажных носителях или обмен данными посредством электронной почты остается возможным только на небольших торговых предприятиях, тог-

1 Портал о ритейле [Электронный документ]. Режим доступа: https://www.retail.ru/articles

да как для крупных торговых сетей FMCG-сегмента это уже стало практически невозможным.

В качестве такого примера можно рассмотреть процесс становления электронного документооборота в рамках бизнес-процесса «Закупка» для X5 Retail Group.

С учетом высоких темпов роста показателей хозяйственной деятельности сетевой компании, использование документов на бумажных носителях требовало огромных временных и финансовых затрат на обработку входящей и исходящей документации, что уже в 2012 году привело руководство X5 Retail Group к решению о переходе на электронный обмен документами с поставщиками товаров FMCG-сегмента. Первыми партнерами Х5 Retail Group по предоставлению услуг электронного обмена данными стали следующие EDI провайдеры:

EDISOFT;

Корус Консалтинг;

Exite ;

LeraData.

В течение одного года к системе электронного обмена данными было подключено 94 процентов поставщиков X5 Retail Group, благодаря чему 97 процентов документов в рамках основного бизнес-процесса «Закупка» было переведено в электронный вид. Экономия затрат в результате внедрения EDI составила порядка 112,9 млн. руб. в год.

Следующим этапом автоматизации основного бизнес-процесса «Закупка» стало стало введение обмена электронными юридически значимыми документами. Уже в 2013 году совместно с EDISOFT X5 Retail Group успешно ввела электронные счета-фактуры, подписанные электронной подписью, что подтверждало их юридическую значимость. В настоящее время наряду с EDI, для потенциальных поставщиков товаров FMCG-сегмента, внедрение электронных счетов-фактур является обязательным условием сотрудничества с X5 Retail Group.

На сегодняшний день X5 Retail Group является лидером рынка розничной торговли по внедрению новых типов EDI-документов (электронный обмен данными) и ежедневному объёму электронного документооборота. Сегодня в обмене электронными счетами-фактурами принимают участие EDI-провайдеры, подписавшие с X5 Retail Group «Соглашение об уровне сервиса по предоставлению услуг электронного обмена данными»: ООО «ФораПром» (платформа LERADATA), ООО «Сислинк» (платформа CISLink), ООО «Электронные Коммуникации» (платформа «EVOLUTION-3.0»), ООО «Корус Консалтинг СНГ» (платформа СФЕРА), ЗАО «ПФ «СКБ Контур» (платформа EDI.^HTyP) и ООО

«Эдисофт» (платформа EDISOFT). Провайдеры ООО «ООО «Электронные Коммуникации»» (платформа «EVOLUTION-3.0») и ООО «ФораПром» (платформа LERADATA) - сертифицированные ECR-Russia и уполномоченные Х5 Retail Group EDI-провайдеры2.

EDI-провайдер выступает в качестве сервисного посредника, который обеспечивает консультацию поставщиков, настройку системы электронного документооборота, её тестирование. Учитывая, что учётные системы покупателя и поставщика могут значительно различаться, EDI-провайдер обеспечивает контроль и достоверность переданных данных.

Таким образом, внедрение электронного документооборота в деятельность сетевых компаний FMCG-сегмента позволяет не только сократить временные затраты на обработку документов и более четко отслеживать все этапы основных бизнес-процессов компании, но и дает возможность обеспечить защиту информации, повысить дисциплинированность персонала и улучшить качество обслуживания потребителей товаров FMCG-сегмента. Все вышеперечисленные факторы позволяют сделать вывод, что внедрение системы электронного документооборота в деятельность сетевых компаний FMCG-сегмента позволит существенно повысить эффективность управления организацией.

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

1. Бобылева М.П. Управленческий документооборот: от бумажного к электронному. Вопросы теории и практики. М: ТЕРМИКА, 2015. 470 с.

2. Ильина О.В., Стародубцев Г.Ю., Давлятова М.А. Сертификация электронных бизнес-систем // Международный технико-экономический журнал. 2017. № 2. С. 72-76.

3. Корнев И.К. Информационные технологии в работе с документами. М.:ПРОСПЕКТ. 2016. 297 с.

4. Смирнов А.Б., Ильина О.В. Процесс систематизации информации для анализа бизнес-процессов в сфере торговли // Экономика и предпринимательство. 2017. № 2-2 (79). с. 523-527.

5. Чеглов В. Экономика и организация управления розничными торговыми сетями. М.: ИНФРА-М, 2013. 224 с.

6. Шубин А. Бизнес-модели розничных компаний: как конкурировать с гигантами. М.: ПБК Менеджмент: Onebook.ru, 2016. 275 с.

REFERENCES

1. Bobyleva M.P. Management document circulation: from paper to electronic. Questions of theory and practice. Moscow, TERMIKA, 2015. 470 p.

2 Электронный документооборот [Электронный документ]. Режим доступа: https://www.x5.ru/ru/Pages/Partners/EDI.aspx

2. Ilyina O.V., Starodubtsev G.Yu., Davlyatova M.A. Certification of electronic business systems. International Technical and Economic Journal. 2017;

3. Kornev I.K. Information technology in working with documents. Moscow, Prospectus, 2016. 297 p.

4. Smirnov A.B., Ilyina O.V. The process of system-atization of information for the analysis of business

processes in the field of trade. Economy and entrepre-neurship. 2017;

Shubin A. Business models of retail companies: how to compete with giants. Moscow, PBC Management: Onebook.ru, 2016. 275 p.

СВЕДЕНИЯ ОБ АВТОРАХ

Воронова Ольга Владимировна,

кандидат экономических наук, доцент Высшей школы сервиса и торговли Института промышленного менеджмента, экономики и торговли Санкт-Петербургского политехнического университета Петра Великого, г. Санкт-Петербург, Россия. Тел.: (981) 711 02 11, е-шаИ: ilina.olga@list.ru Харева Виктория Анатольевна, ассистент Высшей школы сервиса и торговли Института промышленного менеджмента, экономики и торговли Санкт-Петербургского политехнического университета Петра Великого, г. Санкт-Петербург, Россия. Тел.: (931) 269 27 20, е-шаП: hareva.v@mail.ru

ABOUT THE AUTHORS

Voronova Olga Vladimirovna,

Candidate of Economic Sciences, Associate Professor of the Graduate School of Service and Trade of the Intitute of Industrial Management, Economics and Trade of Peter the Great St. Petersburg Polytechnic University, Saint Petersburg, Russia. Ph.: (981) 711 02 11, е-mail: ilina.olga@list.ru Khareva Viktoriya Anatol'evna,

Assistant professor of the Graduate School of Service and Trade of the Intitute of Industrial Management, Economics and Trade of Peter the Great St. Petersburg Polytechnic University, Saint Petersburg, Russia. Ph.: (931) 269 27 20, е-mail: hareva.v@mail.ru

Статья поступила в редакцию 31.07.2019