Межвузовское единое информационное пространство конкурсного отбора абитуриентов на примере Киргизии

Межвузовское единое информационное пространство конкурсного отбора абитуриентов на примере Киргизии

М.В. Кан, Кыргызско-Российский Славянский Университет, Кыргызская Республика, г. Бишкек, michail_kan@istc.kg

В работе предлагается одно из возможных решений задачи конкурсного отбора абитуриентов в процессе зачисления в вуз на основе единого общегосударственного экзамена. Практическая реализация способа позволит ввести новые механизмы оперативного управления и контроля процессом приемной кампании вуза на всех уровнях движения абитуриента с целью действительно открытого и справедливого отбора достойных кандидатов на бюджетные места. Описана возможность практической реализации предлагаемого подхода в Киргизии.

1. Краткое описание проблемы и предлагаемого подхода

Введение единого общегосударственного экзамена в качестве вступительного экзамена в вузы предоставило реальную возможность поступления в вуз сильных абитуриентов, независимо от их социального статуса и места проживания. Однако применяемые на практике механизмы проведения конкурсного отбора практически перечеркивают преимущества единого экзамена. Так в Киргизии, на бюджетные места зачастую зачисляются абитуриенты с очень низкими, практически пороговыми баллами общереспубликанского тестирования (ОРТ), аналога ЕГЭ в РФ. [1]

В России, судя по публикациям в прессе, ситуация похожая.

Основная причина - отсутствие актуальной, оперативной и достоверной информации о ходе зачисления в целом по стране, что ведет к необходимости проведения нескольких туров зачисления. Процесс заполнения бюджетных мест растягивается. В то же время, каждый вуз в условиях недостаточного бюджетного финансирования уделяет особое внимание бизнес стратегии: стремится максимально заполнить контрактные места, что становится главной целью вуза в период приемной кампании. В этих условиях абитуриенты с достаточно высокими баллами, не попав в первую волну рекомендованных к зачислению, в большинстве своем, отказываются от дальнейшей борьбы за бюджетное место.

Рассмотрим ситуацию с точки зрения информированности основных участников конкурсного отбора:

Абитуриент:

• имеет результат единого экзамена, с набранными баллами может участвовать в конкурсе на бюджетные и контрактные места в ограниченном множестве вузов;

• в условиях множества вузов, обучающих одним и тем же или родственным специальностям, имеет личные предпочтения по отношению к ним, но ограничен количеством баллов по единому экзамену;

• имеет потребность в актуальной информации о конкурсной ситуации в выбранных вузах, но не может ее получить.

Вуз:

• имеет четко определенное количество бюджетных и максимально возможное количество контрактных мест;

• заинтересован в зачислении наиболее подготовленных абитуриентов;

• вовлечен в бизнес процессы;

• не имеет данных о предпочтениях абитуриента в выборе вуза, что ведет к проблемам «потерянных» бюджетных мест и зачисления на бюджетные места абитуриентов с крайне низкими баллами. Министерство образования:

• определяет правила приема в вуз;

• распределяет бюджетные места;

• контролирует процесс зачисления;

• получает полную информацию только по факту завершения очередного этапа зачисления, что приводит к запаздыванию управляющих воздействий и отсутствию реальных механизмов оперативного управления процессом зачисления в вузы.

Таким образом, очевидно, что всем участникам недостает актуальной, оперативной и достоверной информации. Выходом из этой ситуации может стать развитие оперативного информационного обмена между основными участниками конкурсного процесса, что в условиях достаточно развитого информационного общества является вполне разрешимой задачей.

Как один из вариантов комплексного решения данной проблемы предлагалось создать единое конкурсное пространство Омского региона (ЕКПР).[2] Эксперимент, проведенный в 2004 году в рамках федеральной целевой программы «Развитие единой образовательной информационной среды (2001-2005 гг.)», с участием 14 вузов региона по апробации единой системы приема (ЕСП) показал обнадеживающие результаты. Для повышения информационного обеспечения были разработаны рейтинг - листы абитуриента, в которых абитуриент указывал свои предпочтения по выбору вуза или специальности внутри вуза [2], [3].

Однако создание ЕСП требовало от вузов-участников решения комплекса организационных, информационных и коммуникационных задач, которые на тот момент были сложны для реализации и могли быть реализованы только ведущими вузами. С введением положения о зачислении в вуз только по результатам единого экзамена, ряд проблем был автоматически решен. С другой стороны, расширились возможности абитуриентов, имеющих высокие баллы по единому экзамену, для них стали более доступны центральные вузы. Соответственно, объем информации, ограниченный регионом, стал явно недостаточен для комплексного решения проблемы справедливого распределения бюджетных мест. Кроме этого, принцип «единого окна», лежащий в основе ЕСП, также вступает в противоречие с развивающимися бизнес процессами, которые ведут не к объединению, а наоборот конкуренции между всеми вузами.

Одним из возможных комплексных решений проблемы может стать создание Межвузовского Единого Информационного Пространства (МЕИП) конкурсного отбора в вузы. Реализация данной технологии предполагает сбор и обработку оперативной информации о ходе приемной кампании всех вузов страны в он-лайн режиме. МЕИП позволит всем участникам процесса зачисления в вуз принимать оперативные решения, сделает действительно открытым и справедливым отбор абитуриентов. Обобщенная схема конкурса представляется в виде непрерывного процесса отбора абитуриентов, стремящаяся к заполнению всех выделенных бюджетных мест. Первоначально имеется некоторое множество абитуриентов, подавших заявку одновременно в несколько вузов. При достаточно высоких баллах, абитуриент может быть рекомендован в ряд вузов. Подтвердив свое желание обучаться в одном из них, он автоматически освобождает бюджетные места в других вузах, которые могут быть предложены следующему по рейтингу абитуриенту и т.д. Предлагаемая схема не меняет основные принципы организации отбора. Отличие от существующей модели заключается в способе определения вакантного бюджетного места. Сейчас вузы вынуждены либо ждать окончания сроков подтверждения, либо выяснять различными неформализованными способами предпочтения абитуриента, рекомендованного к зачислению. Это является причиной потери времени и приводит к тому, что действительно лучшие не получают бюджетное место в выбранном вузе.

Ключевой момент предлагаемой схемы - оперативность подачи всеми вузами необходимой информации и особенно данных об абитуриентах, подтвердивших свое желание быть зачисленными. Вопрос состоит в том, как стимулировать вузы обмениваться с другими вузами-

конкурентами подобной информацией. Решение, прежде всего, видится в тех возможностях, которые предоставляет МЕИП:

Во-первых, имея полные сведения о количестве поданных заявок во все вузы, Министерство образования, в целях исключения недобора, может перераспределить бюджетные места. Боязнь потерять такие места или возможность получить дополнительные бюджетные места стимулирует вузы предоставлять необходимую и полную информацию.

Во-вторых, МЕИП предоставит возможность организовать обратную связь в виде:

• Электронного уведомления подтвердившегося абитуриента (ЭУПА). При подтверждении абитуриентом выбора конкретного вуза и специальности по данным МЕИП выводится справка обо всех вузах и специальностях, куда абитуриент подал заявления об участии в конкурсе. В соответствии с этой справкой абитуриент подписывает уведомление об отказе дальнейшего участия в конкурсе во всех других вузах, кроме выбранного. Оригинал уведомления может быть оставлен в выбранном вузе, а электронная копия должна быть разослана соответствующим вузам и размещена в МЕИП.

• Виртуального сообщества абитуриентов. Практически все школьники имеют опыт общения во всевозможных социальных сетях. Абитуриент, подтвердивший свое желание учиться в выбранном вузе, сообщает о таком факте виртуальному сообществу. Оставшиеся в резервном списке абитуриенты будут стимулировать приемные комиссии предоставлять оперативную информацию.

В дополнение к возможностям МЕИП для решения задачи своевременной передачи вузами ключевых данных, могут быть рассмотрены различные инструментальные средства обработки документов.

В России уже имеются элементы, которые могут составить основу МЕИП. Практически все вузы имеют собственные веб-сайты, на которых многие вузы в соответствии с распоряжением министерства образования РФ размещают полную информацию о ходе приемной кампании. Создаются единые информационные системы регионов. Основная проблема видится в стандартизации информации об абитуриентах с целью организации межвузовского обмена. Эта проблема ставилась и в процессе реализации ЕСП [2]. В Киргизии ситуация иная. С одной стороны, лишь небольшая часть вузов имеет собственные веб-сайты, и единицы предоставляют информацию о процессе набора на первый курс. С другой стороны, внедрены технологии штрих кодирования в представлении данных аттестата и сертификатов ОРТ, что дает возможность автоматизировать процесс регистрации абитуриентов.

2. Цели, методы и способы реализации МЕИП Кыргызской Республики

2.1. Характеристика объектов МЕИП КР

Начиная с 2004 года зачисление на грантовые (бюджетные) места в государственные вузы Киргизии осуществляется только по результатам ОРТ. Тестирование проводится независимой, неправительственной, некоммерческой организацией при финансовой поддержке Агенства США по международному развитию (^АГО). В 2011 году Министерство образования и науки (МОН) КР впервые за период зачисления в вузы по результатам ОРТ вынуждена была объявить о проведении 4-го тура зачисления: «После 3-тура зачисления вакантными остались 320 грантовых мест. С целью выполнения плана приема на грантовое обучение МОН КР было принято решение о продлении сроков приема на грантовые места до 15-августа, о снижении порогового балла, о перераспределении грантовых мест в другие вузы.... С 8 по 15 августа в вузах страны проводился четвертый тур по зачислению абитуриентов на бюджетные места по результатам общереспубликанского тестирования. Он проходил в тех высших учебных заведениях, в которых есть вакантные грантовые места. Пороговый балл на 320 незанятых мест составил 80 баллов» [4].

При этом в 2011 году в вузы КР всего было зачислено свыше 50 тысяч абитуриентов, из которых 5705 на грантовые (бюджетные) места КР по результатам ОРТ. Таким образом, средний конкурс на одно бюджетное место - около 10 человек. На рисунке 1 приведена качественная диаграмма результатов ОРТ в 2011 году, из которой видно, что бюджетные места могли быть распределены среди абитуриентов, с баллами не ниже 140 [1].

Рис. 1. Итоговая диаграмма результатов ОРТ в 2011 году

Такова проблемная ситуация, решение которой видится в системном подходе к оперативному обмену достоверной информацией между приемными комиссиями всех без исключения вузов КР.

Соответственно, основными объектами в составе МЕИП будут интегрированная информационная система МОН КР и информационные системы обеспечения приемной кампании всех вузов КР. Источники и основные держатели информации - абитуриенты и приемные комиссии вузов.

2.2 Основные принципы управления информацией

В целях реализации системного подхода к построению МЕИП КР предлагаются следующие основные принципы ввода, хранения, доступа и управления информации:

• Информация должна быть представлена в электронном виде источником возникновения. В конкретном случае - приемной комиссией того вуза, куда обратился абитуриент. Основные виды информации, необходимые для межвузовского обмена: факт подачи заявки на участие в конкурсе конкретного абитуриента, списки рекомендованных к зачислению, факт подтверждения конкретным абитуриентом желания обучаться в конкретном вузе.

• Информация в электронном виде должна накапливаться и храниться в том месте, где имеется документальное подтверждение достоверности, т.е. в автономной информационной системе приемной комиссии того вуза, куда сдал документы абитуриент. В соответствии с Правилами приема в вузы КР документом о подаче заявки является талон ОРТ, о подтверждении выбора вуза - оригинал аттестата и сертификата ОРТ.

• Информация должна быть полной. В МЕИП должна отражаться информация как о бюджетниках, так и контрактниках. Кроме этого, в Киргизии некоторые вузы проводят собственные экзамены и зачисление по их результатам, в частности Кыргызско-Российский Славянский университет (КРСУ), Американский университет Кыргызстана (АУК) и некоторые другие. Соответственно необходимо, чтобы информация о подтверждении абитуриентом выбора такого вуза также наша свое отражение в МЕИП.

• Информация должна быть оперативной и размещаться в МЕИП в момент наступления события.

• Доступ к информации должен быть открытым и доступным для всех заинтересованных участников процесса зачисления в вузы.

2.3 Предпосылки для практической реализации МЕИП КР

В настоящее время существуют база данных всех аттестатов, выданных Министерством образования и науки КР, и база данных ОРТ. От-

работаны механизмы сверки подлинности аттестатов и результатов ОРТ.

Все аттестаты о среднем образования КР содержат двумерный штрих-код, в котором представлена вся информация, прописанная в аттестате. Начиная с 2008 года, в КРСУ внедрена система автоматизированного считывания штрих-кода аттестата. Первоначально основной целью системы была проверка подлинности аттестата и правильность заполнения базы данных «Абитуриент» (ошибки в ФИО, номере аттестата и т.д.). В дальнейшем факт считывания аттестата стал основным признаком подтверждения абитуриентом желания обучаться в КРСУ, и по данному признаку осуществлялась выборка в базе данных для подготовки приказа на зачисление. Вся информация о ходе приемной кампании в КРСУ отражается на веб-сайте, обновление производится каждые 15 минут автоматически из СУБД «Абитуриент-экспресс».

В 2010 году там же была успешно апробирована автоматизированная система обработки талонов ОРТ. В соответствии с постановлением Министерства образования и науки (МОН) КР с 2010 года стало возможным поступление абитуриентов по результатам ОРТ не только на выделенные государством бюджетные места, но и на контрактные места на любую специальность выбранного вуза. В связи с чем, например в КРСУ прогнозировалось резкое возрастание количество поданных отрывных талонов ОРТ. В соответствии с правилами приема в ВУЗ каждый талон должен быть зарегистрирован в едином журнале регистрации. В журнале отражается номер сертификата ОРТ, количество баллов по основному и дополнительным тестам, выбранная специальность вуза, дата и время сдачи талонов. Сроки подачи талонов строго регламентированы и составляют 2,5 рабочих дня. При этом, следует учесть, единовременный наплыв абитуриентов - особенно в первые и последние часы приема талонов. В основу разработки была положена технология штрих кодирования. На каждый отрывной талон сертификата ОРТ был нанесен штрих-код, который содержал информацию об идентификационном номере сертификата, категории абитуриента, количестве баллов за основной и дополнительные (предметные) тесты. Были выпущены талоны по каждой специальности университета, которые содержали информацию о названии факультета и специальности, которая была представлена как в явном виде, так и в виде штрих-кода. Талоны были размещены на рекламных стендах вуза. Абитуриент, выбрав специальность, на которую хотел бы поступить, брал соответствующий талон специальности и проходил на регистрацию, где предъявлял отрывной талон ОРТ и талон специальности. Сканером штрих-кодов информация считывалась с талонов и формировалась запись в электронном журнале регистрации абитуриентов. В дальнейшем информация сортировалась

по специальностям, по категориям абитуриентов, по рейтингу и т.д. Текущая информация о количестве поданных заявлений отражается на веб-сайте университета. По истечению регламентированного МОН КР времени сбора отрывных талонов ОРТ приемная комиссия вуза производит сверку собранных талонов с электронным журналом регистрации абитуриентов. Причем, сверка упрощается возможностью сортировки талонов в соответствии с выбранным факультетом - талоны специальности разных факультетов имеют свою цветовую гамму. По результатам сверки составляется протокол соответствия и приемная комиссия вуза принимает решение о рекомендации к зачислению на ту или иную форму обучения абитуриента.

Основные преимущества использования системы перед традиционными способами регистрации отрывных талонов ОРТ:

• Высокая скорость обработки отрывных талонов ОРТ.

• Прозрачность процесса регистрации талонов. Абитуриент в текущий момент времени через веб-сайт университета получает информацию о количестве сданных талонов, текущем конкурсе с распределением по баллам и категориям абитуриентов.

• Значительное уменьшение трудозатрат при регистрации отрывных талонов ОРТ.

• Высокая степень достоверности, исключение ошибок, возникающих из-за человеческого фактора.

Практически все ведущие вузы КР используют для информационного обеспечения приемной компании различные автоматизированные системы «Абитуриент». Так в КРСУ с 1997 года внедрена собственная разработка - «Абитуриент-экспресс», которая ежегодно модифицируется в соответствии с изменяющимися правилами приема, появлением новых технических и программных средств и т.д. Это высоконадежная, быстроходная и достаточно защищенная система, не требующая специальных технических средств обработки данных. Основные достоинства системы:

• Вся информация об абитуриенте с момента подачи документов накапливается в единой Базе данных. Это позволяет оперативно управлять приемной кампанией и получать любую учетную информацию об абитуриентах.

• Система автоматизирует работу всех структур приемной комиссии, значительно уменьшая рутинную, ручную работу, и позволяет получить всю полноту информации в ходе приемной компании.

• Имеется достаточная степень защиты от несанкционированного доступа.

• Полная открытость системы для проверки и контроля на всех этапах приемной кампании.

• Внедрение технологии штрих кодирования значительно сократила время обработки всех документов приемной комиссии.

• Вся информация по движению абитуриента в процессе приемной кампании автоматически каждые 15 минут обновляется на веб-сайте университета.

• Надежность системы достаточно высока и зависит только от работы технических средств и системы электропитания.

Современные средства программирования, например система управления сайтом с открытым кодом Joomla, позволяют создать портал с разграниченными полями доступа и делегированием функции редактирования.

В последнее время появились многочисленные разработки, реализующие процедуры подачи абитуриентом заявления в электронной форме через Интернет.

Вышеприведенные предпосылки в совокупности с существующими механизмами отбора абитуриентов по результатам ОРТ позволяют сделать вывод о возможности технического осуществления создания МЕИП в Киргизии.

2.4 Обобщенная модель МЕИП КР

В соответствии с изложенными принципами управления информацией МЕИП КР представляется в виде единого портала всех вузов республики. Управление порталом должно быть делегировано единому органу, например МОН КР. Инфраструктура получения интегрированной информации может быть разной. Например, в январе 2002 г. была создана и юридически зарегистрирована Ассоциация «Кыргызская Научная и Образовательная компьютерная Сеть - Акнет», которая в рамках проекта Научной Программы НАТО "Виртуальный Шелковый Путь" обеспечивает доступом в Интернет научные и образовательные учреждения КР. В настоящий момент в Ассоциацию входит около 80% всех вузов республики, которые подключены к единой оптоволоконной сети Акнет. В качестве альтернативы, может быть разработан веб - сайт с разграниченными полями доступа, что дает возможность разместить веб - страницы всех вузов на одном портале с делегированием функции редактирования собственной страницы каждому вузу самостоятельно. Третий вариант - каждый вуз в обязательном порядке размещает информацию на собственном веб-сайте, а определенный единый орган должен осуществить сбор и анализ данных с целью представления интегрированной информации. Каждый вариант имеет свои достоинства и недостатки. Могут быть предложены и другие способы сетевой организации. Выбор требует дополнительного анализа, в том числе и технико-экономического обоснования.

Вместе с тем, независимо от вида сетевой инфраструктуры, каждый вуз должен иметь механизмы сбора и представления минимально достаточной информации для межвузовского обмена. В этом отношении, разработанная в КРСУ модель обработки документов абитуриентов представляется наиболее удачной и может претендовать на роль базового элемента для всех вузов республики. Данная система характеризуется высокой скоростью обработки, надежностью и безошибочностью считывания данных, невысокой стоимостью инструментальных средств. Для целей МЕИП систему обработки данных абитуриента предлагается дополнить функцией автоматической регистрации даты и времени в момент считывания штрих кода документа с целью контроля оперативности предоставления информации вузом. Как отмечалось выше, в Киргизии ежегодно формируются базы данных аттестатов и базы данных сертификатов ОРТ. Естественно, при обработке документов должна быть налажена оперативная сверка с этими базами данных. Следует также отметить, что данные базы принадлежат совершенно разным структурам и организациям. Соответственно, данные, отраженные в этих системах, никак между собой не связаны, что является положительным моментом для МЕИП КР - событие «Заявка абитуриента» определяется и отражается в МЕИП номером сертификата ОРТ, событие «Подтверждение абитуриента» определяется и отражается в МЕИП как минимум номером аттестата (может быть дополнено ФИО абитуриента). Таким образом, соответствие номера сертификата ОРТ и номера аттестата абитуриента появляется только для подтвержденных абитуриентов.

Другим важным элементом информационной системы приемной комиссии вуза в условиях МЕИП должна стать поисковая система, определяющая все события, касающиеся движения одного и того же абитуриента во всех вузах КР. Учитывая уникальность номера сертификата ОРТ для каждого абитуриента, такой поиск в едином пространстве не представляется сложным. Вместе с тем, поисковая система должна с высокой степенью достоверности находить конкретного абитуриента во всех без исключения вузах, куда он подал заявку на бюджетное место. Формирование справки для уведомления подтверждения выбора абитуриента должно стать ключевым результатом поисковой системы. Только в этом случае МЕИП будет эффективным инструментом конкурсного отбора на грантовое (бюджетное) место КР.

В условиях значительных миграционных настроений в Киргизии ощутимое число достаточно «сильных» абитуриентов стремится поступить и поступает в вузы России и других стран. Ввиду более поздних сроков зачисления в российских вузах, абитуриент для надежности подтверждает бюджетное место в Киргизии, а затем в случае поступления в

зарубежный вуз отказывается от него. В целях возможности уведомления отказа от бюджетного места такими абитуриентами должны существовать соответствующие механизмы. Это может быть уведомление в той же форме, что и уведомление о подтверждении. Факт освобождения бюджетного места - отзыв абитуриентом аттестата.

Одним из основных элементов системы должна стать обратная связь, которая представляется в виде виртуальной социальной сети и системы электронных заявлений, работа с которыми должна быть обязанностью регулирующего и контролирующего органа, каким на сегодняшний день представляется МОН КР. Виртуальное сообщество абитуриентов позволит выявлять факты недостоверности данных и факты задержек в представлении информации, что позволит ему формировать заявления -претензии в адрес контролирующего органа.

Важным и ключевым звеном видится веб - сервер, на котором будет размещена оперативная, интегрированная информация МЕИП КР. Следует предположить, что подобная информация будет чрезвычайно востребованной всеми участниками процесса отбора, в том числе абитуриентами и их близкими. Соответственно, пиковые нагрузки на сервер могут быть значительными, что требует выбора соответствующих технических средств и технологических приемов отображения интегрированной информации.

3. Заключение

В заключении хотелось бы отметить, что предлагаемый способ конкурсного отбора при зачислении на бюджетные места вузов направлен на оптимизацию представления оперативной и достоверной информации, и не затрагивает систем поддержки принятия решений приемными комиссиями вузов. Реализация МЕИП в Киргизии не требует изменения существующих принципов и механизмов отбора на выделенные гранто-вые (бюджетные) места КР. Вместе с тем, внедрение МЕИП КР позволит ввести новые механизмы оперативного управления и контроля процессом приемной кампании на всех уровнях движения абитуриента с целью действительно открытого и справедливого отбора достойных кандидатов на бюджетные места КР.

Внедрение МЕИП в Киргизии представляется вполне реализуемым проектом. Существуют все организационные и технические предпосылки для успешного выполнения проекта.

МЕИП в России, где количество вузов и абитуриентов в сотни раз больше чем в Киргизии, представляется в виде многоступенчатой иерархической структуры. - вузы могут объединяться по регионам, в свою очередь региональные ИС объединяются в общегосударственную. С другой стороны, современное развитие информационных систем предоставляет возможность построения МЕИП сразу на общегосудар-

ственном уровне. Вместе с тем, в России остается актуальной проблема минимизации необходимого и достаточного объема информации об абитуриенте для межвузовского обмена. Литература:

1. Результаты общереспубликанского тестирования и зачисления на грантовые и контрактные места вузов Кыргызской Республики в 2011 году: Отчет Центра оценки в образовании и методов обучения. Бишкек, 2011, 96 стр.

2. Формирование единого конкурсного пространства Омского региона. О.Л. Епаничева, Т.А. Погромская. Математические структуры и моделирова-ние.2006, вып.10, стр.5-10.

3. Костюшина Е.А. Организация единого конкурсного пространства региона// Открытое и дистанционное образование. - 2003, № 3-4 (11-12). - 35-41.

4. Официальная информация Министерства образования и науки КР http://edu.gov.kg/