Организация работы с данными в многоуровневой информационной системе управления контингентом абитуриентов и студентов

Информационные технологии Вестник Нижегородского университета им. Н.И. Лобачевского, 2012, № 4 (1), с. 253-259

УДК 004.9

ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДАННЫМИ В МНОГОУРОВНЕВОЙ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЕ УПРАВЛЕНИЯ КОНТИНГЕНТОМ АБИТУРИЕНТОВ И СТУДЕНТОВ

© 2012 г. В.И. Швецов, И.Г. Мухаметжанов

Нижегородский госуниверситет им. Н.И. Лобачевского

shvetsov@unn.ru

Поступила в редакцию 11.01.2012

Приведен обзор и описаны основные принципы построения информационной системы управления контингентом абитуриентов и студентов.

Ключевые слова: информационная система, автоматизация, система поддержки принятия решения, управление вузом.

Введение

Информационная система предназначена для автоматизации бизнес-процессов университета, связанных с получением, хранением и обработкой информации о студентах и абитуриентах. Система аккумулирует все данные об абитуриентах и студентах, обеспечивает их целостность, безопасность и защиту. Основной целью функционирования системы является поддержка принятия решений руководством вуза при управлении контингентом абитуриентов и студентов на основе обработки интегрированных данных.

Основой системы является единая база данных (БД) абитуриентов и студентов, с которой работают все заинтересованные подразделения университета. Основными пользователями системы являются ректорат, приемная комиссия, учебно-методическое управление, деканаты, отдел кадров студентов.

Архитектура системы и особенности технической реализации рассмотрены в работах авторов [1—3]. Настоящая статья посвящена организации работы с данными в информационной системе при реализации ее основных функциональных возможностей.

1. Общая структура системы.

Модульность. Многоуровневость. Разные уровни работы пользователей

В основу построения информационной системы университета положен принцип модульности. Под модулем подразумевается структурная часть информационной системы, реализующая функционал конкретного подразделения (или нескольких подразделений). В инфор-

мационной системе университета в данный момент реализованы: модуль приемной комиссии, модуль учебно-методического управления, модуль для деканатов и справочный модуль для таких подразделений, как библиотека, отдел кадров студентов, отдел качества, отдел воинского учета, профком студентов и т.д. Все эти модули связаны между собой совместно используемыми данными, но при этом архитектурно разнесены по разным схемам данных и интерфейсам. Это сделано с целью снижения зависимостей одного модуля от другого, что делает возможным развивать один модуль, не затрагивая другой.

Кроме функционального разбиения на модули, в системе прослеживается логическое разбиение на уровни. Уровень определяется степенью детализации представляемой информации. То есть, например, нижний уровень - это уровень первичных данных, с которыми работают рядовые сотрудники. Уровнем выше считаются данные, обработанные, верифицированные и агрегированные по определенным условиям для решения руководителями среднего звена той или иной локальной задачи. Данными более высокого уровня могут считаться, например, данные, аккумулированные за несколько лет, позволяющие принимать общие стратегические решения руководителями высшего звена.

2. Работа с данными абитуриентов

2.1. Ввод данных через WeЪ-штерИейс с последующей вериИи-ацией

Чтобы информационная система могла выполнять свои функции, необходимо обеспечить ввод первичной информации. Это зачастую является очень большой проблемой при внедре-

Рис. 1. Интерфейс заполнения Web-анкеты абитуриента

нии и использовании системы в силу того, что этот процесс достаточно трудоемок. Одним из путей снижения трудоемкости ввода данных является создание инструментов, позволяющих вводить данные не только сотрудниками организации, но и заинтересованными лицами, в частности, абитуриентами. С этой целью в рамках единой информационной системы был создан Web-сервис, позволяющий удаленно заполнить необходимую при поступлении информацию.

В процессе подачи заявления абитуриент вводит свои личные данные, результаты испытаний, данные о полученном образовании и выбирает, на каких направлениях (специальностях) хотел бы обучаться. Внешний вид интерфейса заполнения анкеты представлен на рис. 1.

После того как абитуриент успешно заполнил Web-анкету, она фиксируется в центральной базе данных приемной комиссии. На сотрудников приемной комиссии возлагается проверка правильности введенных данных, фиксация факта предоставления необходимых документов, распечатка и подпись абитуриентом заявления. После этого заявление считается принятым, что также фиксируется в базе данных. Практика использования данного сервиса в течение трех лет показала, что при таком подходе существенно снижается нагрузка на сотрудников приемной комиссии, уменьшаются очереди при подаче заявлений. При этом практически исключаются ошибки ввода данных, а замена рукописного заявления на электронное

более удобно как для абитуриента, так и для сотрудников приемной комиссии.

Для абитуриентов, у которых отсутствует возможность доступа к сети Интернет из дома, для подачи заявления предоставляются терминалы компьютерных классов университета.

2.2. Автоматизация работы сотрудии-ов приемиой комиссии

Дальнейшую обработку и анализ данных сотрудники приемной комиссии осуществляют посредством программной компоненты для обработки анкет. Конечная цель данной обработки

- решение задачи зачисления абитуриентов в ННГУ. На пути к конечной цели последовательно решаются следующие задачи:

1. Прием документов и заявления о поступлении, формирование соответствующих документов, верификация информации, введенной в базу данных.

2. Сверка представленных результатов экзаменов с Федеральной Базой Свидетельств (ФБС).

3. Формирование официальных списков абитуриентов, допущенных к участию в конкурсе, балльных списков.

4. Зачисление, то есть распределение абитуриентов по группам специальностей и направлений в соответствии с набранными баллами и предпочтениями. Решением этой задачи являются списки рекомендованных к зачислению абитуриентов.

Приемная комиссия [сервер: oradb.unn.ru:1521:ORCL)

I Файл Справочники Операции Справка

Филь Факу Фа мі'

льтет: БФ Б | т | Программы: Все лия: | Статус: Отображать все Выбранные программы: Есть в приоритете Отображать балл: Для первого приоритета | т |

Список зарегистрированных абитуриентов 1 ф а х 1  1 * 1

ж

Фамилия 1 Имя г Отчество  3 Факультет Per. № № дела поданных заявлений Балл Оригинал Победитель ОЛИМП. Олимп. 100 баллов Категория льготы Целевое напр. Q

2 Абдуллин Илнур Ринатович БФ Б 90967 11-01Б-627 2 208 Нет Нет Нет Нет Нет

3 Абросимова Анжела Андреевна БФ Б 90624 11-01Б-602 3 170 Нет Нет Нет Нет Нет

4 Авдонина Анна Алексеевна БФ Б 86883 11-01Б-279 3 184 Нет Нет Нет Нет Нет

5 Аверина Анна Ивановна БФ Б 87698 11-01Б-340 2 187 Нет Нет Нет Нет Нет

6 Аверьянова Елена Михайловна БФ Б 85580 11-01Б-182 157 Да Нет Нет Нет Нет

7 Агафонов Дмитрий Игоревич БФ Б 87998 11-01Б- 148 Нет Нет Нет Нет Нет

5 Агафонова Ксения Сергеевна БФ Б 83193 11-01Б-329 174 Нет Нет Нет Нет Нет

1 9 Аксютин Никита Олегович БФ Б 86687 11-01Б-470 133 Да Нет Нет Нет Нет

10 Алексеева Дина Олеговна БФ Б 88880 11-01Б-447 149 Нет Нет Нет Нет Нет

И Алексеева София Сергеевна БФ Б 83051 11-01Б-009 170 Да Нет Нет Нет Нет

12 Алпеев Максим Александрович БФ Б 34499 11-01Б-080 198 Нет Нет Нет Нет Нет

13 Альшанский Иван Игорьевич БФ Б 89197 11-01Б-475 143 Нет Нет Нет Нет Нет

1 14 Андреева Екатерина Павловна БФ Б 90152 11-01Б-в 14 154 Да Нет Нет Нет Нет

15 Андреева Елена Валерьевна БФ Б 87993 11-01Б-379 168 Да Нет Нет Нет Нет

16 Андриянова Арина Александровна БФ Б 84712 11-01Б- 0 177 Нет Нет Нет Нет Нет

17 Андрощук Анна Сергеевна БФ Б 86455 11-01Б-250 1 197 Нет Нет Нет Нет Нет

1Б У Аникина Елизавета Николаевна БФ Б | 90869 11-01Б-615 | о| 1601 Нет |нет |нет |нет |нет

< II. 1 к

Всего: 781

Рис. 2. Главная форма модуля приемной комиссии

5. На основе списков рекомендованных из числа абитуриентов, подавших оригиналы документа об образовании, автоматически формируются приказы о зачислении, которые также выставляются в общий доступ. Для того чтобы сформировать приказы, необходимо решить задачу распределения абитуриентов по специальностям таким образом, чтобы:

a. Соблюдалась конкурсная ситуация, то есть в первую очередь были зачислены абитуриенты с более высокими баллами;

b. Абитуриент был зачислен в соответствии с указанным им приоритетом специальностей, если это не противоречит пункту а;

c. Кроме зачисления абитуриентов общего конкурса, необходимо зачислить абитуриентов с особыми условиями (например, без конкурса зачисляются победители олимпиад, абитуриенты, относящиеся к льготным категориям, и т.д.).

Данная задача была решена, и в рамках модуля приемной комиссии реализован алгоритм, вычисляющий, как нужно распределить абитуриентов по специальностям с учетом всех требований. Высокая скорость работы процедуры зачисления дает возможность запуска его в режиме on-line по мере поступления новых документов от абитуриентов. Все это позволяет приемной комиссии университета и абитуриенту видеть текущую ситуацию с набором на конкретную специальность или направление. На основании этого абитуриент может оперативно изменять свое решение по поступлению на конкретное направление, а приемная комиссия - принимать необходимые управленческие решения.

Главная форма программной компоненты, которая позволяет решать перечисленные выше задачи, представлена на рисунке 2.

2.3. Формирование выходных Иорм

В системе реализован весь необходимый набор статистических отчетов, которые отражают динамически меняющийся процесс зачисления абитуриентов.

Данные отчеты позволяют осуществлять контроль и оперативное управление ходом приемной кампании со стороны руководителей. Кроме этого, сами абитуриенты также могут наблюдать за текущей ситуацией по размещенным в общем доступе отчетам, что позволяет им адекватно оценить свои шансы на поступление на ту или иную специальность и своевременно принять соответствующее решение. Такие отчеты делают работу приемной комиссии прозрачной и понятной, что повышает имидж университета и привлекательность для абитуриентов. Примеры Web-отчетов представлены на рис. 3.

2.4. Формирование хранилища данных абитуриентов прошлых лет

Для анализа ситуации в долгосрочной перспективе, подготовки целого ряда отчетов для вышестоящих организаций необходимо брать во внимание показатели прошлых приемных кампаний. Для этого в системе ведется архив данных абитуриентов прошлых лет. В информационной системе хранятся данные начиная с приемной кампании 2005 года.

Рис. 3. Пример Web-отчета

Разработан интерфейс для поиска и просмотра архива, используя который можно получить ответы на все возникающие вопросы.

3. Работа с контингентом студентов

Работа с контингентом студентов реализована посредством двух основных модулей: модуля учебно-методического управления (УМУ) и модуля деканата. При этом модуль УМУ является базовым модулем в студенческой подсистеме, так как именно в нем реализовано хранение и обработка текущих данных о студентах и их движение. Модуль деканата является надстройкой над модулем УМУ, там используется информация о составе студентов, при этом деканаты вводят необходимую для них дополнительную информацию.

3.1. Модуль учебно-методичес-ого управления

Любое движение студента в университете регламентируется соответствующими приказами. Соответственно основной функцией модуля УМУ является формирование и проведение приказов о движении студентов. Самым первым приказом для каждого студента является приказ о зачислении, за формирование которого отвечает модуль приемной комиссии. Абитуриенты,

прошедшие по конкурсу и зачисленные в университет, попадают в студенческую систему автоматически без повторного ввода в БД.

В пользовательском интерфейсе модуля УМУ реализованы следующие основные функции:

• Создание макета приказа, экспорт его в Word, проведение приказа.

• Поиск по основной базе студентов, просмотр карточки студента.

• Просмотр базы приказов.

• Поиск по архиву студентов и приказов.

Главная форма интерфейса модуля учебнометодического управления приведена на рисунке 4.

3.2. Модуль деканатов и других подразделений

Модуль деканата автоматизирует основные операции по работе со студентами университета. Такими операциями являются:

1. Просмотр текущих данных о студентах, поиск, фильтрация списка студентов.

2. Просмотр личной карточки студента, просмотр относящихся к нему приказов.

3. Хранение в БД дополнительных атрибутов студентов, таких, как, например, номер кафедры, телефоны, номер зачетной книжки и т.д.

4. Ввод расписания экзаменов, формирование ведомостей.

Рис. 4. Главная форма интерфейса УМУ

5. Ввод результатов экзаменов, формирование журнала успеваемости.

6. Управление пересдачами, учет выговоров, предупреждений и дополнительной информации, касающейся управления учебным процессом со стороны деканатов.

7. Расчет стипендии, формирование необходимых для этого приказов и протоколов.

8. Выдача и ведение журнала справок, несколько форм выдаваемых справок (пенсионный фонд, общая форма, по месту требования).

Отметим, что в модуле деканата нет возможности изменить учебную карточку студента, право на изменение данной информации закреплено за УМУ.

Есть также ряд других подразделений, таких как ректорат, библиотека, отдел кадров и профком студентов, военная кафедра, которым необходимо работать с текущими данными о студентах. Эти подразделения работают с тем же интерфейсом, который разработан для деканатов, но при этом все функции изменения данных для них заблокированы.

Главная форма модуля изображена на рис. 5.

3.3. Работа с архивом студентов

Часто возникают задачи, когда необходимо получить данные о студентах, которые уже были отчислены. Кроме этого, отчисленные студенты могут восстанавливаться, и тогда необходимо получить его карточку из архива и перевести его в статус учащегося. Для этих задач предусмотрена возможность работы с архивом студентов.

Работа с ним реализована в том же интерфейсе, что и основная база студентов. Для поиска и просмотра архива достаточно переключить источник данных из «Текущая база» в «Архив».

3.4. Формирование аналитических отчетов

Просмотр аналитической и статистической

информации о студентах необходим сотрудникам различных подразделений. Руководителям она нужна для принятия решения, сотрудникам

- для выполнения их функциональных обязанностей.

Аналогично модулю приемной комиссии по контингенту студентов реализован ряд динамических отчетов, позволяющих оперативно отслеживать текущую ситуацию. Часть из них

Рис. 5. Главная форма интерфейса модуля деканатов

реализована непосредственно в модуле работы с контингентом студентов, часть более общих отчетов вынесена на внутреннюю Web-страницу.

В рамках модуля реализованы следующие отчеты:

• Журнал успеваемости.

• Журнал справок.

• Журнал экзаменационных листов.

• Академическая справка.

• Учебная карточка студента.

Заключение

В данной статье приведен обзор информационной системы управления контингентом абитуриентов и студентов с точки зрения функциональных возможностей. Описаны основные принципы построения системы, которые позволяют вести активную разработку и одновременно использовать ее в работе. Первый модуль системы работает с 2005 года. К настоящему времени база данных студентов содержит сведения обо всех студентах очной и очно-заочной форм обучения (за исключением студентов филиалов университета). Ведется работа по формированию базы данных студентов заочной формы обучения. На текущий момент модули приемной комиссии и УМУ внедрены и активно используются в соответствующих подразделениях. Модуль для деканатов в полном объеме используется на факультетах ВМК, ЭФ, ФнФ, ФзФ, ЮФ. Остальные факультеты пока исполь-

зуют систему в справочных целях, а также для формирования бланков справок и некоторых отчетов по контингенту. Такие подразделения университета, как отдел кадров студентов, профком, факультет военного обучения, центр качества образования, ректорат, библиотека, первый отдел, используют систему в режиме просмотра для получения актуальных данных о студентах. Постепенно и другие подразделения университета начинают использовать данную систему для автоматизации своих бизнес-процессов. Использование системы с единой актуальной базой данных абитуриентов-студен-тов в университете позволяет повысить достоверность соответствующей информации, сократить информационные потоки между подразделениями, уменьшить количество технических ошибок при формировании документов, снизить трудоемкость обработки данных и, самое главное, существенно повысить качество принимаемых управленческих решений.

Список литературы

1. Швецов В.И., Мухаметжанов И.Г. Распределенная информационная система управления контингентом студентов // Материалы Всероссийской научнопрактической конференции «Информационная среда вуза XXI века». Петрозаводск, 2007. С. 18-21.

2. Швецов В.И., Мухаметжанов И.Г. Многоуровневая распределенная информационная система автоматизации бизнес-процессов и поддержки принятия решений для управления контингентом студентов в ННГУ им. Н.И. Лобачевского // Сборник

докладов Международного форума «Информационные технологии в управлении». Н. Новгород, 2008. С. 138-140.

3. Швецов В.И., Мухаметжанов И.Г. Многоуровневая распределенная информационная система

автоматизации бизнес-процессов и поддержки принятия решений для управления контингентом студентов в ННГУ им. Н.И. Лобачевского // Журнал «Университетское управление: Практика и анализ». Екатеринбург, 2008. № 3(55). С. 78-85.

DATA RETRIEVAL IN A MULTILEVEL APPLICANT AND STUDENT MANAGEMENT SYSTEM

V.I. Shvetsov, I.G. Mukhametzhanov

An overview and description of the basic principles of applicant and student management system design and development are presented.

Keywords: information system, automation, decision-making support system, management of a higher education institution.