Центр электронной документации Чувашской Республики: проблемы и достижения (1996-2004 гг. )

УДК 930.25

А.К. КУЗНЕЦОВ

ЦЕНТР ЭЛЕКТРОННОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ ЧУВАШСКОЙ РЕСПУБЛИКИ: ПРОБЛЕМЫ И ДОСТИЖЕНИЯ

Ключевые слова: центр документации, государственный архив, электронный документ, Чувашия 1996-2004 гг.

Исследованы проблемы и достижения Центра электронной документации Чувашской Республики в 1996-2004 гг. Проанализирована деятельность Центра по важнейшим направлениям архивного дела.

A.K. KUZNETSOV

THE CENTER OF ELECTRONIC DOCUMENTATION OF THE CHUVASH REPUBLIC: PROBLEMS AND ACHIVEMENTS

Key words: center of documentation, state archive, electronic document, Chuvashiya 1996-2004.

The article is devoted to the problems and achievements in the Center of electronic documentation of the Chuvash Republic in 1996-2004. Activity of the Centre on the most important directions of the archive deal is analyzed.

Формирование единого информационного пространства в Чувашской Республике и его интеграция в мировое информационное сообщество, интенсивное внедрение безбумажных технологий документационного обеспечения управления и появление качественно новых видов документов - электронных -потребовало принятия срочных и адекватных мер по дальнейшему развитию и совершенствованию всего архивного дела.

Важнейшим шагом в этом направлении стало принятие Постановления Кабинета Министров Чувашской Республики от 04 октября 1995 г. № 257 «О создании республиканской автоматизированной системы делопроизводства», в соответствии с которым приказом Комитета Чувашской Республики по делам архивов от 25 декабря 1995 г. № 114 с 01 января 1996 г. в системе государственной архивной службы начал свою деятельность Центр электронной документации Чувашской Республики (далее - Центр) [1. Д. 1. Л. 1-2].

Перед Центром были поставлены новые сложные, но объективно возникшие задачи: организация проведения экспертизы ценности и отбор электронных документов для передачи их на государственное хранение; планомерное и своевременное комплектование Центра электронными документами, создаваемых в органах государственной власти и местного самоуправления, государственных и муниципальных учреждениях, организациях и предприятиях в рамках единых республиканских программных систем; ведение списка организаций-источников комплектования Центра; государственное хранение и учет электронных документов, баз данных и обеспечивающих их функционирование программных средств; создание электронного страхового фонда и фонда пользования на уникальные и особо ценные документы Архивного фонда Чувашской Республики; организация изучения и использования электронных документов; ведение научно-исследовательской и методической работы в области архивоведения, документоведения и археографии [1. Д. 1. Л. 2].

Необходимо отметить, что законодательное и нормативно-методическое обеспечение архивного хранения электронных документов находилось в самом зачаточном состоянии. Принятый 22 октября 2004 г. Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» лишь обозначил включение электронных документов в Архивный фонд Российской Федерации. «Основные правила работы государственных архивов Российской Федерации» (2003 г.) лишь в

самых общих чертах касались вопросов приема на хранение, обеспечения сохранности, учета и использования электронных документов [4, 5].

На момент создания Центра в его штат входило 7 человек: директор, главный специалист, ведущий программист, специалист первой категории, программист второй категории, специалист второй категории, электронщик второй категории [1. Д. 2. Л. 1]. Первым директором Центра стала Никитина Наталья Федоровна (июнь 1996 г. - июль 1998 г.) [1. Д. 2. Л. 1]. Тем не менее укомплектование штата шло медленно, фактически работало 3 человека (2 из которых с квалификацией «оператор электронно-вычислительных и вычислительных машин») [1. Д. 2. Л. 15].

С июля 1996 г. в структуре Центра начал функционировать научно-издательский сектор, занимавшийся компьютерной версткой публикаций [1. Д. 2. Л. 29]. Значительное улучшение издательского дела и внедрения программных продуктов было связано с приходом в сентябре-октябре 1996 г. специалиста по верстке и подготовке оригиналов-макетов и инженера-программиста [1. Д. 2. Л. 15]. Кадровый состав в большинстве своем был с высшим техническим образованием [1. Д. 2. Л. 21].

Приказом Комитета по делам архивов Чувашской Республики от 14 июля 1998 г. № 50 «О частичном изменении структуры центральных архивных учреждений Чувашской Республики» Центр был реорганизован: был ликвидирован научно-издательский сектор и утверждена новая структура: руководство, сектор информационных систем и эксплуатации технических средств и сектор информационных ресурсов. На первый сектор были возложены функции по техническому обслуживанию средств компьютерной техники и разработке программных продуктов; на второй - укомплектование электронными документами, учет, обеспечение их сохранности и использование информационных ресурсов. Теперь штат сотрудников состоял из 8 единиц. Произошла полная смена кадрового состава [1. Д. 2. Л. 29].

29 ноября 2000 г. Центр был переименован в Государственный архив электронной документации (далее - госархив), а его сектора в январе 2001 г. - в отделы [1. Д. 2. Л. 16, 21]. В этот же период создается дирекция госархива, в функции которой вошли рассмотрение вопросов организации и деятельности архива, контроля и проверки выполнения планов, премирования работников архива, вопросы трудовой дисциплины [1. Д. 12. Л. 43]. В состав дирекции были включены руководители структурных подразделений и главный инженер [1. Д. 15. Л. 4].

В структуре госархива также с 2001 г. появилась экспертно-методическая комиссия. Было разработано и утверждено положение о ней [1. Д. 15. Л. 4]. Экспертно-методическая комиссия госархива являлась постоянно действующим совещательным органом для рассмотрения научно-методических и практических вопросов экспертизы ценности документов, созданных посредством применения компьютерных технологий, осуществления методического руководства и координации деятельности экспертных комиссий учреждений и организаций [1. Д. 23. Л. 18].

Таким образом, за 5 лет существования Центра (впоследствии госархива) 3 раза кардинально изменялось штатное расписание, сменилось 5 директоров, средняя продолжительность работы сотрудников составила чуть более 0,5 года [1. Д. 2. Л. 24]. Причинами такой повышенной текучести кадров стали неблагоприятное финансово-экономическое положение архивов в целом и соответственно низкая заработная плата сотрудников.

Прием новых работников требовал дополнительных усилий по обучению, что не могло не сказаться на выполнении плановых показателей. Тем не менее сотрудники архива планомерно повышали квалификацию на внутриархив-

ных и межархивных занятиях, принимали активное участие в различных научно-практических конференциях, «круглых столах», семинарах, обменивались опытом и проблемами со своими коллегами. Так, 06 декабря 2000 г. директор Центра выступил с докладом «Формирование фонда обязательного экземпляра электронных изданий» на республиканском совещании «Реализация Закона Чувашской Республики "Об обязательном экземпляре документов: состояние и проблемы"» [1. Д. 17. Л. 15]. В 2001 г. состоялась научно-практическая конференция «Архивы Чувашии в XXI веке: опыт, проблемы и перспективы развития» [1. Д. 12. Л. 43]. Архивисты обсуждали вопросы современного состояния электронного документооборота и связанных с ним проблему укомплектования электронными документами и базами данных, использования автоматизированных технологий в архивном деле [1. Д. 26. Л. 13]. В октябре 2003 г. сотрудники госархива приняли участие в научно-практической конференции в Самаре «Архивный фонд Самарской области как информационный ресурс общественноэкономического развития региона» [1. Д. 39. Л. 20].

Конец 2004 г. был ознаменован еще одной вехой развития архивного дела в России в целом и в Чувашской Республике в частности. Постановлением Кабинета Министров Чувашской Республики от 15 октября 2004 г. № 249 «О государственных архивах Чувашской Республики» была реорганизована сеть архивных учреждений республики. Так, на базе Государственного архива электронной документации Чувашской Республики и РГУ «Страховой фонд документации» было создано РГУ «Государственный архив технотронной документации Чувашской Республики» [1. Д. 43. Л. 13].

Неоднократное изменение статуса и структуры Центра повлекло за собой корректировку его направлений деятельности и решаемых задач. Первоначально Центр должен был стать важнейшим звеном в республиканской автоматизированной системе делопроизводства, создании эталонного банка нормативных документов Чувашской Республики в электронном виде. Параллельно с этим возникла необходимость создания программных продуктов для решения поставленных целей.

С 1 января 1996 г., используя программный комплекс «Офис» в качестве единой республиканской стандартной программной системы, начался сбор информации, касающейся организации работы с документами в органах исполнительной власти республики, осуществления контроля за качеством документов, их количеством. Однако большое число министерств и местных администраций так и не предоставило соответствующих сведений, что значительно затрудняло работу Центра. В качестве главного аргумента, приводимого специалистами, ответственными за ведение делопроизводства, стала недостаточная защищенность от внешних воздействий программного комплекса «Офис». Кроме того, значительный массив документов не мог быть передан из-за их конфиденциальности [1. Д. 2. Л. 3-4].

С 1997 г. началась работа по формированию Архивного фонда Чувашской Республики по электронной почте через шлюз «Дионис». По Положению о Центре в состав его документов должны были войти: базы данных (и обеспечивающие их функционирование программные средства), созданные в органах государственной власти и местного самоуправления, учреждениях и организациях в рамках единых республиканских программных систем и имеющие научное и практическое значение; базы данных, созданные на уникальные и особо ценные документы Архивного фонда Чувашской Республики (электронный страховой фонд и фонд пользования); учетные документы, архивные справочники (описи, каталоги, карточки, указатели, обзоры, исторические справки), методическая литература, печатные и другие материалы [1. Д. 15. Л. 1-2].

Источники комплектования Центра составили 9 министерств и комитетов, 5 городских и 11 районных администраций. В 1997 г. от них поступило 26126 единиц хранения (далее - ед. хр.). В процессе работы выяснилось, что поступали как нормативные акты, так и документы временного хранения (переписка, справки, реестры и др.). Кроме того, данные документы не имели юридической силы, не были заверены электронной подписью [1. Д. 2. Л. 25].

С 1998 г. в связи с трудным финансовым положением, отключением электронной почты, старением парка компьютерной техники работа по формированию Архивного фонда Чувашской Республики не проводилась. Возобновление столь важного направления деятельности Центра относиться лишь к 2001 г. Началась работа с источниками комплектования по вопросу приема на государственное хранение фотодокументов, созданных по средствам применения технологии оцифровывания. Были проведены неоднократные встречи с главными редакторами ГУП «Газета «Советская Чувашия», РГУП «Издательский дом «Хы-пар», газеты «Чебоксарские новости» на предмет заключения договоров.

В результате установления договорных отношений в госархив были переданы свыше 400 фотодокументов ГУП «Газета "Советская Чувашия"», РГУП «Издательский дом "Хыпар"». В числе принятых фотодокументов - портреты видных государственных и политических деятелей республики, представителей культуры и искусства, гостей столицы Чувашии и др. [3]

Нехватка специалистов-архивистов тормозила формирование фонда электронных документов, поэтому вся работа сводилась к приему баз данных по электронной почте и обеспечению их сохранности [1. Д. 7. Л. 4]. В 2001 г. на хранение в госархив было принято 2 базы данных, представленные на сайте Администрации Президента Чувашской Республики: база данных публикаций, содержащая краткие сведения о статьях газет, журналов, выпускаемых на территории республики; база данных событий (новости о деловой жизни, события и мероприятия в Чувашии, календарь памятных дат текущего года, солдат, погибших, пропавших без вести в годы Великой Отечественной войне) [1. Д. 12. Л. 44]. Общий объем составил 185,678 Мб [1. Д. 27. Л. 6].

Следующим направлением деятельности Центра стали создание, тестирование и сопровождение программных продуктов, а также разработка тематических баз данных и информационно-поисковых систем по документам Архивного фонда Чувашской Республики. Первоначально была начата работа по формированию базы данных «Кадры», включающая сведения обо всех работниках Государственной архивной службы Чувашской Республики [1. Д. 2. Л. 1]. Параллельно осуществлялось написание программ: «Номенклатурные работники Обкома КПСС» для Центрального государственного архива общественных объединений Чувашской Республики, «Республиканский каталог по учету документов по личному составу» для Чувашского республиканского центра документации по личному составу [1. Д. 3. Л. 1].

В течение 1999-2000 гг. специалистами Центра были разработаны программные продукты: «Реабилитированные», «Военнопленные», информационной основой которых являлись данные о лицах, подвергшихся незаконным репрессиям в 1930-1950-х годах. Обе программы были переданы для заполнения и использования в Государственный архив правоохранительных органов Чувашской Республики, а после его ликвидации - в Центральный государственный архив Чувашской Республики [1. Д. 2. Л. 22]. База данных программы «Реабилитированные» является тематической и содержит не только учетные данные, но и полную информацию об аресте и приговоре реабилитиро-

ванных: даты и причины ареста, статьи Уголовного кодекса, приговоры, даты реабилитации и т.д. [1. Д. 17. Л. 1].

Для Центрального государственного архива Чувашской Республики были также созданы, а впоследствии и доработаны программы «Ревизские сказки» и «Учет запросов социально-правового характера». Сотрудники Центра попытались автоматизировать и работу Государственного архива печати Чувашской Республики, написав программу «Летопись печати» [1. Д. 2. Л. 22].

Большой бюджет рабочего времени был затрачен на создание полнотекстовой базы данных «Законодательные акты Чувашской Республики» (с 1920 г.). Предварительно была отлажена технология перевода машинописных документов на бумажной основе в электронный вид, выработаны нормы на основные виды выполняемых работ. Однако ощущались нехватка автоматизированных рабочих мест, устаревание моделей матричных принтеров, сказывалась неэффективность локальной сети из-за низкой скорости передачи информации, недостаточного объема винчестера, оперативной памяти сервера [1. Д. 2. Л. 26-27].

Значимым аспектом деятельности Центра были обеспечение сохранности и учет документов. С момента создания Центр располагался в Государственном архиве правоохранительных органов Чувашской Республики и занимал 3 помещения: два рабочих кабинета и машинный зал. Парк компьютерной техники состоял из 1 файл-сервера и 4 рабочих станций, объединенных в локальную сеть [1. Д. 18. Л. 3]. Затем архив переезжал в здания Госкомархива Чувашии, Центрального государственного архива общественных объединений Чувашской Республики, Центрального государственного архива Чувашской Республики, что не могло не сказаться на работе госархива [1. Д. 39. Л. 14, Д. 44. Л. 6].

Хранение документов, баз данных и программных средств складывалось из обеспечения устойчивого электропитания в сети, резервного копирования информации, профилактики и диагностики технических средств. В Центре регулярно проводились мероприятия по технической поддержке и обслуживанию средств вычислительной техники, проверке компьютеров на вирусы, повышению грамотности работы с компьютерами работников архивной службы, разграничению уровня доступа к документам, хранящимся в архиве, защите информации путем использования паролей [1. Д. 2. Л. 25].

Поскольку хранилищем электронных документов являлись винчестеры компьютеров, на 2000 г., когда они были заполнены уже на 95%, особо остро встал вопрос о наращивании дискового пространства и необходимости создания страховых копий дисков [1. Д. 18. Л. 5]. Несмотря на сложное финансовое положение, в 2002 г. было приобретено сетевое оборудование, устройство записи компакт-дисков, модем, Zip-устройство. Из Министерства финансов Чувашской Республики были получены и установлены 2 компьютера и 2 принтера [1. Д. 31. Л. 13].

Сложнее было решать проблемы выделения специализированных площадей для работы сотрудникам Центра. Машинный зал, расположенный в Государственном архиве правоохранительных органов Чувашской Республики, не отвечал санитарным нормам: повышенный уровень шумов (постоянное использование люминесцентных ламп), плохая вентиляция воздуха, отсутствие естественного освещения. Все это приводило к заболеваемости сотрудников, их утомляемости и как вывод - снижению производительности труда [1. Д. 2. Л. 27].

С 1999 г. Центром была начата работа по созданию страхового фонда и фонда пользования на особо ценные и часто используемые документы [1. Д. 17. Л. 12]. В 3-м квартале 2002 г. приступили к внедрению технологии оцифровывания микрофильмов: было обработано 1457 кадров, из них 1172 были подвергнуты электронной реставрации. Проведена оцифровка уникальных документов - 48 свитков XVII в., принадлежащих Алатырскому Киево-Никольскому Новодевичье-

му монастырю [1. Д. 31. Л. 14]. В 2003 г. было оцифровано 2079 кадров фондов И.Я. Яковлева и Цивильской воеводской канцелярии [1. Д. 39. Л. 14], в 2004 г. -2266 кадров фондов воеводских канцелярий [1. Д. 43. Л. 13].

По состоянию на 01 апреля 2004 г. на учете в госархиве числилось: 1095 фотодокументов, в том числе 79 особо ценных, 12 видеосюжетов, 1 электронное издание, 8 интернет-выставок, база данных «Законодательные акты Чувашии» объемом 34604 Мб [1. Д. 43. Л. 15].

Обязанности по государственному учету архивных документов были возложены на начальника отдела информационных ресурсов. Учет осуществлялся в соответствии с «Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации». Заполнялись листы учета фотодокументов, паспорт архива, описи. Особо ценные документы были выделены в отдельную группу, но специальная учетная документация по ним не велась [1. Д. 45. Л. 7].

Центр, а впоследствии и госархив, активнейшим образом принимал участие в использовании документов Архивного фонда Чувашской Республики. Проводилась совместная работа по созданию брошюр, методических пособий, информационных бюллетеней, различных изданий и др. Сотрудники госархива помогали своим коллегам в создании книг по истории Министерства финансов Чувашской Республики, Комсомольского района и др., выявляя, редактируя и осуществляя перевод необходимой информации на электронный носитель.

С 2002 г. новым в использовании архивных документов не только в деятельности госархива, но и в архивной сфере вообще стала подготовка и демонстрация интернет-выставок. Привлекательность такой формы использования документов, как отмечали архивисты, заключается в предоставлении информации неограниченному числу пользователей без нанесения вреда оригиналам документов, минимальным привлечением материальных ресурсов [2].

24 июня 2002 г. состоялась презентация первой в истории архивной службы Чувашии интернет-выставки «Чувашская автономия: поиск, становление и развитие» [1. Д. 45. Л. 2]. В процессе подготовки были подвергнуты оцифровке свыше 100 архивных документов и фотографий. До конца 2002 г. на основе документов различных архивных учреждений республики были также подготовлены интернет-выставки: «Прогулка по старым Чебоксарам», «Чтобы помнили» (ко дню памяти политических репрессий), «Сиреневая гостиная» (о жизни и творчестве заслуженных художников России и Чувашии А.В. и Л.М. Акцыновых) [1. Д. 31. Л. 1719]. В 2003 г. совместно с республиканскими архивными учреждениями были подготовлены интернет-выставки: «Самой Истории владенье» (о создании и развитии архивной отрасли в Чувашии), «И.Я. Яковлев - великий чувашский просветитель», «Адмирал кораблестроительных наук» (А.Н. Крылов) [1. Д. 39. Л. 16].

17 сентября 2003 г. прошла презентация первого электронного издания на компакт-диске «Чуваши Поволжья и Приуралья: история и современность», включающего в себя свыше 350 фотоматериалов [1. Д. 45. Л. 3]. Так появилась еще одна форма использования архивных документов. В 2004 г. были созданы электронные издания на компакт-дисках: «Документы Алатырского КиевоНиколаевского Новодевичьего монастыря XVII - начало XVIII веков», «Атлас Российской Империи, изданный в г. Санкт-Петербург, 1792», включающий в себя 45 географических карт. Подготовлена фотогалерея «Молодым везде у нас дорога», интернет-выставки «Спортивная гордость Чувашии», «Наш Андриан» [1. Д. 43. Л. 15-16].

Таким образом, становление и развитие первого в Российской Федерации специализированного государственного архива такого профиля (центр электронной документации) проходило в непростых условиях. Однако Центру удалось сделать огромный шаг вперед в решении новых для архивной отрасли задач:

была сделана попытка унификации делопроизводства при работе с документами на электронных носителях, начал формироваться фонд электронных документов Чувашской Республики, электронный страховой фонд и фонд пользования на уникальные и особо ценные документы Архивного фонда Чувашской Республики.

Благодаря сотрудникам Центра новые технологии начали внедряться и на традиционных участках работы архивистов посредством разработки и внедрения программных продуктов. Осуществлялась техническая поддержка средств вычислительной техники Госкомархива Чувашии и других государственных архивов. Открытием для архивной сферы стало создание интернет-выставок, электронных изданий архивных документов на компакт-дисках.

Несмотря на объективные предпосылки появления такого новаторского архивного учреждения, запланированный результат в полной мере так и не был достигнут. При этом были упущены возможности реализации поставленных перед архивами задач с помощью имевшихся в то время технических средств. На эффективной работе Центра сказалось и отсутствие налаженных контактов с главным организатором и координатором этой работы - отделом информатизации Администрации Президента Чувашской Республики, а также ведущими участниками этого процесса: республиканскими министерствами, государственными комитетами, органами местного самоуправления. Существенным недостатком явилось и то, что Администрация Президента сама не стала подлинным научнометодическим центром по работе с электронными документами [1. Д. 2. Л. 43].

Неблагоприятные для государственной архивной службы Чувашии финансово-экономические условия в первую очередь отразились на кадровом вопросе и материально-технической базе Центра. В течение всей его деятельности так и не был сформирован соответствующий кадровый баланс архивистов и технических специалистов. Тем не менее первые шаги и полученный опыт в этом новом направлении стали очень важным фактором дальнейшего развития архивного дела Чувашии.

Литература и источники

1. Государственный архив современной истории Чувашской Республики (ГАСИ ЧР). Ф. 3000. Оп. 1.

2. Журавлева Р.А. Электронные издания, подготовленные на основе архивных документов, -инновационное направление в работе архивистов Чувашии / Р.А. Журавлева // Вестник архивиста. 2005. № 5-6. С. 453.

3. Краснова А.Е. Автоматизированные технологии в архивном деле: опыт и перспективы / А.Е. Краснова // Архивы Чувашии в XXI веке: опыт, проблемы и перспективы развития. Чебоксары, 2001. С. 60.

4. Кузнецов А.К. Обеспечение сохранности архивных документов в 1990-х годах (на примере Центрального государственного архива Чувашской Республики) / А.К. Кузнецов // Вестник Чувашского университета. 2009. № 3. С. 106-112.

5. Тихонов В.И. Обеспечение сохранности электронных документов / В.И. Тихонов // Вестник архивиста. 2005. № 5-6. С. 207-208.

КУЗНЕЦОВ АНТОН КОНСТАНТИНОВИЧ - ассистент, аспирант кафедры архивоведения и документоведения, Чувашский государственный университет, Россия, Чебоксары (kuznetsov-ak@mail.ru).

KUZNETSOV ANTON KONSTANTINOVICH - assistant, post-graduate student department of archives and documents, Chuvash State University, Russia, Cheboksary.