Бумага уходит в «цифру»

Законопроект о переходе компаний на электронный документооборот принят в среду Госдумой в первом чтении. Сейчас расходы организаций на архивное хранение бумажных документов могут доходить до 1 млрд руб. в год – принятые изменения призваны сократить эти издержки и ускорить бизнес-процессы. Вместе с тем, законопроект не вполне устраивает банки — их проблем с бумажным документооборотом он не решает.

Фото: Александр Коряков, Коммерсантъ

Госдума приняла в среду в первом чтении законопроект о цифровом документообороте компаний. Проект, разработанный Минэкономики, предусматривает внесение изменений в закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» и в другие акты РФ. Его появление вызвано масштабным переходом госорганов и хозяйствующих субъектов на «цифру», ростом объема документов в компаниях, а также необходимостью оптимизировать бизнес-процессы и сократить издержки, связанные с хранением и обработкой бумажных документов.

«В настоящее время максимальный срок хранения документов — например, трудовых договоров, служебных контрактов, гражданско-правовых договоров и многих других — может достигать 75 лет. Расходы крупных компаний на логистику и аренду в некоторых случаях могут доходить до 500 млн — 1 млрд руб. в год»,— сообщил замглавы Минэкономики Владислав Федулов. В пояснительной записке к документу указывалось, что величина таких затрат у Сбербанка составляет 2,5 млрд руб. в год, у операторов связи — 16 млн. руб., у клиентов операторов электронного документооборота — до 4 млн руб.

Законопроект содержит требования к конвертации и созданию дубликатов документов, а также нормы, регулирующие порядок хранения электронных документов (в том числе архивных).

Например, при конвертации должна сохраняться и структура (последовательность данных), и содержание документа; итоговый документ должен быть закреплен усиленной электронной подписью лица, производившего конвертацию.

«Законопроектом учтены основные риски искажения содержания документов в ходе вводимых процедур. Так, помимо использования усиленной квалифицированной электронной подписи, создание дубликатов будет возможно только при участии всех, кто подписал документ в бумажном виде, или организаций, получивших специальную лицензию. Вводятся особые, более строгие требования к процедуре в отношении отдельных категорий документов»,— отметил замминистра.

Документ предусматривает запрет на создание равнозначных электронных и материальных дубликатов:

документов, содержащих сведения, составляющие гостайну;
документов Архивного фонда РФ;
документов, удостоверяющих личность;
иных документов, создание электронных и материальных дубликатов которых запрещено федеральными законами.

При соблюдении условий хранения электронных дубликатов срок хранения бумажного оригинала может быть сокращен до одного года.

Вместе с тем, как ранее писал “Ъ”, корректировки законопроекта, связанные с сохранением банковской тайны, фактически лишают кредитные организации возможностей, создаваемых новыми нормами (см. “Ъ” от 31 мая 2021 года). Ведь проводить конвертацию и создавать электронные дубликаты документов банки смогут только совместно со всеми лицами, подписавшими исходный документ. При этом подписывать документы необходимо усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП). «Такой подход может затруднить для клиентов и банков переход на цифровой формат»,— указывал ЦБ. У многих клиентов банков, например, у вкладчиков, может не быть УКЭП. Кроме того, банкам запрещено нанимать специализированные организации, которые оцифровывают документы, что обусловлено требованиями законодательства о банковской тайне.

Позднее сообщалось, что Минэкономики совместно с профильными ведомствами готовит поправки ко второму чтению проекта. Крупные и надежные с точки зрения правительства и ЦБ банки смогут уничтожать бумажные оригиналы без подписания электронного дубликата второй стороной. Также планируется разрешить визирование цифровой версии документа физлицом не только УКЭП, но и усиленной неквалифицированной электронной подписью, формируемой с помощью портала «Госуслуги» и подтверждающей неизменность документа с момента его подписания.

По словам замгендиректора АНО «Цифровая экономика» Дмитрия Тер-Степанова, законопроект особенно актуален в нынешней ситуации роста затрат на бумагу.

«Также есть ряд предложений к законопроекту, отражающих консолидированную позиция бизнес-сообщества, которые как мы рассчитываем, удастся учесть при его доработке. В частности, предлагается расширить перечень возможностей для работы с электронными документами для бизнеса, в том числе предоставить возможность кредитным организациям изготавливать электронные дубликаты, либо обращаться за их изготовлением к услугам специализированных организаций», — указал эксперт.