Информационные технологии и программно-целевые методы управления в Югорском государственном университете

ВЕСТНИК ЮГОРСКОГО ГОСУДАРСТВЕННОГО УНИВЕРСИТЕТА

2007 г. Выпуск 6. С. 25-30

УДК 004:681.518

ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ И ПРОГРАММНО-ЦЕЛЕВЫЕ МЕТОДЫ УПРАВЛЕНИЯ В ЮГОРСКОМ ГОСУДАРСТВЕННОМ УНИВЕРСИТЕТЕ

А.Р. Грошев, Г. А. Краюшкина, С.П. Семенов

Изложены основные подходы к автоматизации управленческой деятельности в университете и первые результаты по внедрению КИС «Галактика-ERP».

Решение современных проблем управления высшим учебным заведениям в условиях быстро меняющихся внешних условий немыслимо без применения новейших информационных технологий. Автоматизация отдельных сфер управления вузом началась, пожалуй, в 70-х годах, когда в крупнейших вузах появились вычислительные центры и отделы автоматизированных систем управления. Стремительное развитие информационно-коммуникационных технологий с середины 90-х годов привело к появлению в подавляющем числе российских вузов информационных систем (ИС), направленных на автоматизацию управления. Как правило, объектами автоматизации являлись отдельные функции управления: бухгалтерский учет, расчет заработной платы, управление кадрами и т.п. Наибольшую популярность на рынке информационных систем получили продукты компании «1С». Вопросами построения информационных систем занимались специалисты в области информационных технологий, задачи рассматривались с технической и технологической точек зрения.

До последнего времени в вузах отсутствовал единый подход к автоматизации основных процессов. Как отмечается во многих публикациях (например, [2]), инфраструктура пользовательских сервисов носила «лоскутной» характер, что приводило к дублированию работ, разрыву информационных потоков. При экспорте данных из одного приложения в другое появляются записи-«двойники», наблюдается «нестыковка» данных, введенных в разных подразделениях университета, при этом собираемая информация зачастую избыточна. Внедренные сервисы работают как системы управленческого учета и контроля, но не как системы принятия управленческих решений и управления процессами и ресурсами.

В то же время в основе развития зарубежных ИС лежали идеи «ресурсосбережения», рационального управления ресурсами [3], оптимизации человеческих, материальных и финансовых потоков. Появился ряд ИС с названиями: IC (Inventory Control - управление запасами), MRP (Material Requirements Planning - планирование потребности в материалах), MRP II (Manufacturing Resource Planning - планирование производственных ресурсов), ERP (Enterprise Resource Planning - планирование ресурсов предприятия).

Большинство представленных на рынке систем автоматизации предприятий нацелено на решение производственных задач управления: эффективностью бизнеса, финансами, производством, жизненным циклом, материальными потоками, эксплуатацией, проектами, логистикой, взаимоотношениями с клиентами, персоналом, финансовым сервисом. Однако при автоматизации университета возникают проблемы внедрения современных систем, которые обуславливаются спецификой работы вуза. Министерство образования и науки РФ разработало общие требования к отраслевой информационной системе сферы образования, среди которых основными являются: интегрированность, адаптируемость, распределенность, масштабируемость, качество, функциональная отчетность. Можно выделить следующие подходы, в рамках которых осуществляется комплексная автоматизация деятельности вузах [4]. Первый подход основывается на внедрении коммерческих ERP-систем, разработанных сторонними фирмами, как зарубежными: SAP R/3, Oracle EBS, MBS Navision, mySAP Higher Education & Research, так и российскими - Галактика, Парус, 1С:Предприятие. Фирмы-разработчики берут на себя создание, модернизацию программных комплексов, а также внедрение, включая обследование и рационализацию бизнес-процессов заказчика. Примером

такого подхода является система «Университет», которая разработана российской компанией «Яеё1аЬ» на базе платформы БАР/ЯЗ. Второй подход предполагает построение ИС собственными силами вуза. Известны успешные примеры подобных проектов в ряде российских вузов. Очевидны сильные и слабые стороны каждого из подходов.

Новые экономические и правовые условия, в которых приходится вести свою деятельность большинству вузов, требуют осуществления кардинальных изменений в управлении, т.е. информационно-технический реинжиниринг [6]. Очевидно, что внедрение новых управленческих информационно-технологических систем связано со значительными затратами и известными инновационными трудностями.

Главной особенностью Югорского государственного университета является его возраст (образован в 2002 г.) и чрезвычайно высокие темпы развития. Преподавательский и управленческий составы в основном комплектуются из приезжих специалистов российских вузов. Это представители разных научных школ, люди, работавшие в разных территориях и вузах страны. Данное обстоятельство дает ЮГУ определенные преимущества, но и создает трудности в налаживании оптимального взаимодействия кадров, значительно влияет на формирование организационной и корпоративной культуры университета. На этапе создания и становления Югорского государственного университета активно использовался программноцелевой метод управления. В 2002 г. была утверждена «Программа развития Государственного образовательного учреждения высшего профессионального образования “Югорский государственный университет” на 2002-2005 годы», которая определила общие ориентиры развития, направления образовательной деятельности и научных исследований, организационное и структурное обеспечение развития ЮГУ. Следует отметить, что к настоящему моменту большинство пунктов программы реализовано, и в университете сформирована «Программа развития университета на 2006-2010 гг.». На формирование новой программы развития существенное влияние оказали изменения, происходящие в системе государственного управления вообще и системе управления образованием в частности. В перечне основных направлений деятельности, приведенном в «Программе развития Югорского государственного университета на 2006-2010 гг.», сформулирована задача по совершенствованию системы управления университетом, введение в практику работы современных информационных технологий и программно-целевых методов управления.

Руководство ЮГУ рассматривает средства, вложенные во внедрение системы управления университетом, не как затраты на очередную автоматизированную систему управления, а как инвестиции в развитие основных инфраструктур вуза и инновационной научнообразовательной среды университета.

В быстроразвивающейся организации, которой является Югорский госуниверситет, количество и сложность проблем увеличиваются в геометрической прогрессии. Сегодня потребность в интегрированной управленческой информационной системе, способной проанализировать информацию и помочь в принятии управленческих решений, чрезвычайно высока.

Югорский государственный университет является одним из самых динамично развивающихся вузов России, имеет мощную административно-финансовую поддержку Ханты-Мансийского автономного округа. В составе ЮГУ - 4 института и 7 факультетов. Приведенный контингент обучающихся на конец 2006 года составил 4000 студентов. Деятельность университета обеспечивают более 1200 сотрудников, в том числе 500 преподавателей.

В связи с высокими темпами развития структуры, бизнес-процессов и численности персонала в середине 2006 года руководством университета было принято принципиальное решение о внедрении интегрированной корпоративной автоматизированной информационной системы для достижения следующих результатов:

- формализации и упорядочения бизнес-процессов;

- создания единой информационной среды для основных бизнес-процессов;

- обеспечения концепции однократного ввода данных, исключения дублирования документов;

- уменьшения объема бумажного документооборота;

- повышения оперативности сбора и отражения информации;

- оперативного контроля и управления финансовыми и кадровыми ресурсами;

- оперативного формирования управленческой отчетности;

- увеличения производительности труда управленческого персонала;

- разграниченного и санкционированного доступа к данным.

В качестве стратегического партнера для решения поставленных задач была выбрана корпорация «Галактика» - ведущий российский разработчик комплексных решений в области автоматизации управления производственно-хозяйственной и финансовой деятельностью предприятия. На протяжении 20 лет корпорация «Галактика» является и разработчиком и поставщиком собственных решений - систем комплексной автоматизации управления предприятием, которые успешно используют более 6000 предприятий-заказчиков.

Основным продуктом корпорации является Интегрированная система автоматизации управления предприятием «Галактика ЕЯР». Даная система стала базой построения комплексной информационной системы университета.

Система «Галактика ЕЯР» ориентирована на автоматизацию задач, возникающих на всех стадиях управленческого цикла («петля управления»): прогнозирование и планирование, учет и контроль реализации планов, анализ результатов, коррекция прогнозов и планов. Система имеет модульную структуру. Модули, в свою очередь, объединены в функциональные контуры. Функциональный состав системы позволяет определить набор контуров, обеспечивающих решения задач управления: бухгалтерского учета; управления финансами; управления персоналом; логистики; специализированных решений; системного администрирования.

Следует отметить, что во многом проблемы технологических решений вторичны по сравнению с проблемами организационных преобразований в университете.

Для успешного внедрения системы в ЮГУ обеспечиваются следующие критически важные факторы:

- наличие четко сформулированных целей проекта и требований к системе;

- участие во внедрении системы руководства университета (ректора, первого проректора);

- готовность руководства привлечь необходимое количество ресурсов для проекта внедрения;

- наличие стратегии внедрения и использования системы;

- планирование работ и контроль выполнения плана внедрения системы;

- внедрение системы специалистами вуза совместно со специалистами компании подрядчика;

- проведение предпроектного обследования вуза и построение его информационных моделей "как есть" и "как должно быть".

Руководством университета утверждена рабочая группа по внедрению системы, определены ответственные за направления «Управление персоналом», «Зарплата», «Управление договорами и логистикой», «Управление финансами», «Бухгалтерский учет». Проведено обучение ключевых пользователей и администраторов системы, осуществлено предпроект-ное обследование университета в части «Управление персоналом», «Управление договорами и логистикой» и «Бухгалтерский учет», развернуты работы по формализации процессов в структурных подразделениях университета.

Выполнение пуско-наладочных работ по внедрению системы «Галактика ЕЯР» в Югорском государственном университете осуществляют специалисты компании ООО «Техинфо-ком» авторизованного партнера корпорации «Галактика», имеющего опыт ведения подобных проектов в других вузах РФ. Ниже приведен перечень основных результатов по внедрению КИС «Галактика», достигнутых за период с августа 2006 года по апрель 2007 г.

I этап - промышленная эксплуатация системы

Управление штатным расписанием:

- ведение организационной и штатной структуры университета в режиме реального времени, направленное на эффективность использования трудовых ресурсов;

- ведение нормативно-справочной информации, необходимой для управления штатным расписанием;

- формирование и оперативный учет штатного расписания и штатной расстановки университета с учетом требуемых показателей;

- формирование и согласование приказов по изменению штатного расписания и организационной структуры университета;

- предоставление достоверной и полной информации о наличии вакансий и автоматизированный контроль приема и перевода сотрудников в строгом соответствии со штатным расписанием;

- получение и анализ необходимой отчетности аналитического характера по штатному расписанию, штатной расстановке, фонду оплаты труда, балансу рабочего времени.

Управление персоналом:

- реализация процессов приема, перемещения, совместительства и увольнения сотрудников в строгом соответствии с штатным расписанием, формирование соответствующих приказов;

- ведение картотеки (личных дел) сотрудников и кандидатов по неограниченному числу показателей;

- ведение воинского учета сотрудников;

- учет и анализ отпусков, больничных листов, командировок, надбавок и доплат, формирование соответствующих приказов;

- планирование и учет аттестации, переподготовки и повышения квалификации персонала университета;

- контроль и мониторинг персонала университета по различным ключевым показателям;

- получение оперативной и достоверной информации для принятия обоснованных управленческих решений.

Табельный учет:

- формирование и ведение режимов и графиков работы на календарный год;

- формирование, печать и согласование табеля учета рабочего времени за месяц по всем подразделениям университета, содержащего достоверные сведения об отработанном времени, отклонениях (неявках), характеристиках занимаемого назначении т. д.;

- систематический учет и контроль списочного состава работников университета.

Управление студентами и аспирантами:

- реализация процессов зачисления, восстановления, перевода, отчисления, назначения стипендий и выплат, формирования соответствующих приказов;

- ведение картотеки (личных дел) и воинского учета;

- получение оперативной и достоверной информации аналитического характера в необходимых разрезах;

- начисление и выплата стипендии. Формирование бухгалтерской отчетности.

II этап - опытная эксплуатация системы

Заработная плата:

- своевременное начисление заработной платы персоналу предприятия и перечисление ее на лицевые счета в банк;

- учет и анализ необходимых аналитических разрезов по счетам в виде экономических элементов по статьям ЭКР, источникам финансирования и т.д.;

- предоставление данных для целей внутренней и внешней отчетности по результатам расчетов заработной платы.

III этап - предпроектная стадия

Выполнена реализация предпроектного обследования университета в рамках описания и реорганизации бизнес-процессов следующих направлений: управление договорами и логистикой, управление финансами, бухгалтерский учет. Внедрение соответствующих контуров системы «Галактика ЕЯР» позволит автоматизировать следующие задачи:

Управление договорами и логистикой:

- процесс согласования государственных контрактов и договоров;

- ведение учета государственных контрактов и договоров на коммерческую деятельность;

- ведение учета договоров коммерческого обучения и расчетов за общежития

- отслеживание взаиморасчетов по государственным контрактам и договорам;

- контроль исполнения государственных контрактов, договоров.

Управление финансами:

- формирование бюджета, моделирование вариантов бюджета;

- формирование плановых и фактических показателей бюджета;

- анализ исполнения и корректировка бюджета;

- оперативное управление денежными потоками с контролем исполнения финансовых обязательств и обеспечения ликвидности платежных средств.

Бухгалтерский учет:

- ведение кассовых и банковских операций;

- ведение инвентарного учета ТМЦ и ОС;

- формирование и учет необходимых первичных бухгалтерских документов;

- формирование бухгалтерских проводок;

- получение необходимых форм внутренней (оперативной) и внешней бухгалтерской отчетности.

Перспективы развития

Как видно из приведенного перечня, основные направления автоматизации управления в университете охватывают административные и финансово-хозяйственные процессы. Вместе с тем активно ведется подготовка к разработке детального технического задания на автоматизацию учебного процесса университета с целью его дальнейшей реализации на базе системы «Галактика ЕЯР».

Модули системы «Галактика ЕЯР», находящиеся в промышленной и опытной эксплуатации, а также в предпроектной стадии, решают задачи оперативного и, частично, тактического уровня управления [3]. В частности: выполняются функции обработки данных и транзакций, суть которых состоит в регистрации в базе данных и обработке элементарных событий, сопутствующих протеканию бизнес-процессов, например, прием и перевод сотрудников. В результате генерируются стандартные документы - приказы о приеме, переводе и т. п. Подобные операции носят повторяющийся, регулярный характер и выполняются непосредственными исполнителями бизнес-процессов (сотрудниками управления кадров, бухгалтерии), от них требуется умение пользоваться интерфейсом системы для заполнения экранных форм. Основная задача оперативного уровня управления - обеспечить высокую скорость прохождения информационных потоков, связывающих участников бизнес-процессов. Для второго (тактического) уровня управления КИС «Галактика ЕЯР» позволяет формировать различные аналитические отчеты. Исполнителями работ по подготовке сложно структурированных отчетов являются выскоквалифицированные специалисты управления информатизации вуза и руководители среднего звена (начальники управлений, отделов). Сложнее обстоит дело с автоматизацией стратегического уровня управления, на котором выявляются тенденции развития вуза, проводится оценка рисков, проигрываются различные сценарии развития событий, прогнозируются результаты управленческих решений («что будет, если...?»), принимаются долгосрочные решения о развитии вуза. Для задач стратегического управления характерны

трудности формализации целей и ограничений, что обуславливает преобладание качественных оценок. Одной из целей внедрения КИС «Галактика ЕЯР» в Югорском госуниверситете является обеспечение возможности прогнозировать движения всех типов ресурсов, в том числе материальных, энергетических, информационных, финансовых и трудовых потоков; более четко определять перечень образовательных услуг и поведение участников рынка, пути увеличения объема образовательных услуг, повышения имиджа вуза; обосновывать необходимость проведения структурных изменений. Руководители университета (ректор, проректоры), используя информационную систему, должны на экране монитора своего компьютера получать сводки, представленные в виде таблиц, графиков, карт в наиболее удобном и информативном виде. Кроме того, на экран могут выдаваться различные анимационные фрагменты, характеризующие управляемые процессы [1].

Формирование единой информационной среды и программно-целевые методы управления необходимы для создания инновационной научно-образовательной среды, позволит придать новое качество учебной, научной, административной и финансово-хозяйственной деятельности университета.

Внедрение комплексной управленческой информационной системы обеспечит поддержку качественного управления образованием в Югорском государственном университете, что позволит университету лучше понять, прогнозировать и удовлетворить потребности абитуриентов, студентов, аспирантов, выпускников, родителей, государственных и общественных организаций, а также структур бизнеса.

ЛИТЕРАТУРА

1. Аксенов К.А., Клебанов Б.И., Гончарова Н.В. Применение средств имитационного моделирования в системе стратегического управления вузом. //Университетское управление. -2004. - № 2(30). - С. 54-57.

2. Беляев Д.А. Применение информационных систем управления как необходимый элемент стратегического управления экономическими процессами в вузе.//Университетское управление. - 2004. - № 5-6(33). - С. 179-183.

3. Бочаров Е.П., Колдина А.И. Интегрированные корпоративные информационные системы.

- М.: Финансы и статистика, 2005. - 288 с.

4. Глухих И.Н. Корпоративная информационная система университета на базе интернет/интранет-портала. //Университетское управление. - 2005. - № 5(38). - С. 68-76.

5. Крюков В.В., Шахгельдян К.И. Корпоративная информационная среда как основа управления бизнес-процессами вуза. //Сборник трудов международной конференции «Информационные технологии в образовании» (ИТО-2006). - М., 2006. - С.19-21.

6. Ларионов В.Н., Третьяков В.Е. Уральский государственный университет: на пути к тотальному информационно-технологическому управлению.// Университетское управление. - 2006. - № 1(41). - С. 92-98.