Регламентация бизнес-процессов компании

стических центров (ММЛЦ), концепция которых ранее предлагалась автором в ряде работ [2,3], «технопарков», «бизнесинкубато-ров» и т.п.

Пятый этап создания работающей инновационной инфраструктуры - интеграция в неё существующих носителей научно-интеллектуального потенциала -новомосковских ВУЗов и НИИ, передавая им функции инновационного аудита промышленных предприятий, инновационного мониторинга и аутсорсинга.

Принципиальная схема предлагаемого проекта инновационной инфраструктуры города-бицентра представлена на рис.5.

Здесь следует отметить, что сотрудничество с инновационной инфраструктурой не является для промышленного предприятия чем-то принудительно- обязательным, что в принципе невозможно в условиях рыночной экономики, однако с другой стороны всё более ужесточающаяся конкуренция заставляет промпредприятия вставать на инновационный путь развития и вместе с тем внедрять достижения научно - технического прогресса во всё более сжатые сроки.

Можно сказать, что модернизация инновационной инфраструктуры позволит промышленным предприятиям города -бицентра в короткие сроки мобилизовать свои инновационные ресурсы и одновременно сделать инвестиционный проект промышленного кластера более динамичным и гибким.

По итогам вышесказанного можно сделать следующие выводы:

• основная задача развития российской промышленности на современном этапе - реиндустриализация на инновационной основе;

• провести опережающую инновационную модернизацию можно лишь при условии создания соответствующей инновационной инфраструктуры промышленного предприятия;

• наиболее благоприятным местом для создания и развития инновационной инфраструктуры являются промышленные кластеры,

примером промышленного кластера может служить г.Новомосковск Тульской области, в котором находятся ряд технических и гуманитарных ВУЗов и НИИ;

• основой создания инновационной инфраструктуры могут стать воссозданные научно -производственные объединения;

• основой для проведения инноваций предприятия должен стать инновационный план, как составная часть бизнес - плана промышленного предприятия;

• необходима разработка взаимоувязанных государственных, региональных и муниципальных программ инновационного развития и создания инновационной инфраструктуры.

Литература:

1. Ильенкова С.Д. Инновационный менеджмент.М.: Юнити, 2001- 337 с.

2. Сизов Л.А. Роль маркетингово-логистических центров в устойчивом социально-экономическом развитии Новомосковского района Тульской области (научная статья). Природно-антропологический и социокультурный статус бицентра. Материалы межрегиональной (с международным участием) научно-практической конференции. Новомосковск 10-11 октября 2003 г. IBSN 5-87954-275-Х С.99-105.

3. Сизов Л.А. Роль маркетингово-логистических центров в построении вертикально-интегрированной системы управления экономикой Новомосковского района Тульской области (научная статья). Самоорганизация, субординация и управление в природе, обществе и экономике. Материалы межрегиональной (с международным участием) научно-практической конференции. Новомосковск 24-25 октября 2004г. IBSN 5-85161-039-5 С.98-104.

4. Инновационная деятельность промышленных предприятий/ Переверзев М.П., Шалашов В.В..- Тула: Изд-во Тул.гос.пед.ун-та им. Л.Н.Толстого, 2004.-104 с.

РЕГЛАМЕНТАЦИЯ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ КОМПАНИИ

Харитонова Г.Г., д.э.н., доцент НМетАУ,

Поляничко В.С., аспирант ПГАСиА

Цели и задачи регламентации бизнес-процессов. Основные виды регламентирующих документов.

Ключевые слова: регламентация, бизнес-процесс, регламент бизнес-процесса, должностная инструкция.

REGULATION OF BUSINESS PROCESS COMPANY

Kharitonovа G., Ph.D., associate professor NMAU, Polyanichko V., graduate student PGAS&A

Aims and objectives of the regulation of business processes. The main types of regulatory documents.

Keywords: regulation, business process, rules of business process, the job description.

Обеспечение эффективного функционирования системы процессной управления зависит во многом от регламентации. Регламентация - это процесс создания регламентирующих документов, описывающих ход выполнения бизнес-процессов, таких как регламент выполнения бизнес-процесса, должностная инструкция, матрица ответственности, технологическая карта и т.д. Документирование (регламентация) процесса означает создание документации, определяющей ход, результаты процесса и порядок управления процессом. Документирование процессов организации должно осуществляться на основе определенных внутренних стандартов.

Основная цель регламентации бизнес-процессов - обеспечить понимание модели бизнес-процессов сотрудниками предприятия. Модель бизнес-процессов, по сути, представляет собой набор схем, понятных только тем сотрудникам и консультантам, которые владеют методологиями моделирования бизнес-процессов. Для остальных работников предприятия - это всего лишь зашифрованная информация, понять которую возможно овладев определенными знаниями и навыками.

Регламентирующие документы призваны способствовать качественному выполнению сотрудниками компании поставленных перед ними задач. Тем не менее, обеспечение понимания сути процессного подхода и преодоление сопротивления сотрудников компании при внедрении новой системы управления, не единственные цели регламентации. Поэтому в нашем понимании цели регламен-

тации соответствуют широкому кругу задач, которые позволяют решить регламентирующие документы. На рисунке ниже приведены некоторые из них.

Важным преимуществом регламентации бизнес-процессов является то, что она позволяет эффективно достигнуть поставленных целей независимо от стадии развития регламентирующего документооборота.

Естественно то, что в компании уже существует ряд регламентирующих документов, таких как положения о подразделениях, должностные инструкции и т.д. Однако имеют ли они прямое отношение к реальной деятельности подразделений и компании в целом?

В основном они носят «формальный» характер и редко используются сотрудниками при исполнении их непосредственных обязанностей.

Формирование регламентирующих документов на основе модели бизнес-процессов позволит сформировать актуальные, простые, понятные и полезные в работе документы.

В книге В.В. Репина «Регламентация и управление бизнес-процессами» приводятся иерархия задач описания и регламентации бизнес-процессов в зависимости от охвата деятельности компании. Перечень этих задач приведен в таблице ниже.

Степень регламентированности деятельности компании в первую очередь зависит от стадии развития самой компании. В книге

1. Описание системы управления компанией

2. Формализация системы мотивации

3. Формирование базы знаний о деятельности компании

4. Повышение эффективности взаимодействия подразделений, обеспечение «прозрачности» бизнеса

5. Анализ загруженности ресурсов

6. Оптимизация системы документооборота

7. Внедрение системы менеджмента качества

8. Подготовка компании к автоматизации бизнес-процессов

Рис. 1. Цели регламентации бизнес-процессов Таблица 1. Задачи регламентации бизнес-процессов[1]

Нулевой уровень - документы отсутствуют, правила исполнения и взаимодействия складываются исключительно из практики и закреплены повторяемостью действий.

Первый уровень - документы разработаны и закреплены на бумаге, но их актуальность быстро утрачивается, они не используются в оперативной работе.

Второй уровень - документы разработаны и представлены в электронном виде, помещены в электронное хранилище.

Третий уровень - организована система управления документами: разработка электронных моделей документов.

Четвертый уровень - система управления документами интегрируется с интранет-порталом, формируется система электронных корпоративных стандартов и регламентов.

Пятый уровень - на основе разработанных регламентирующих документов происходит установление действующей системы корпоративных стандартов на уровне сотрудников компании.

Рис. 2. Уровни регламентации деятельности компании [1]

№ Тип задачи Описание

1. "Разовые улучшения" Описание некоторых локальных процессов (чаще всего в рамках 1-2 структурных подразделений) в виде цепочек последовательно выполняемых операций с целью выполнить анализ и предложить мероприятия по улучшению.

2. "Лоскутное документирование" Описание некоторых ключевых процессов и процедур компании с целью сделать порядок их выполнения стандартным.

3. "Тотальное моделирование" Описание большей части "сквозных" бизнес-процессов компании с целью анализа, оптимизации, регламентации и последующей автоматизации.

4. "Комплексное упорядочение деятельности" Описание и регламентация деятельности (процессов) структурных подразделений, налаживание взаимодействия между подразделениями по принципу «клиент-поставщик».

«7 нот менеджмента»1 авторы выделяют шесть уровней организации работы с регламентирующими документами. По их мнению, высшая стадия развития регламентирующего документообо-

рота достигается, когда происходит установление действующей системы корпоративных стандартов на уровне сотрудников компании.

1 см. 7 нот менеджмента. — 6-е изд. Под ред. В.В. Кондратьева, доп. — М.: Эксперт: ЭКСМО, 2007, 832 с.

СОПОСТАВЛЕНИЕ РАЗЛИЧНЫХ ШАБЛОНОВ ДОЛЖНОСТНЫХ ИНСТРУКЦИЙ

Шаблон для регламентации функциональных обязанностей

Шаблон для регламентации бизнес-процессов

1. Общие положения

2. Полномочия

3. Обязанности

4. Права

5. Ответственность

6. Критерии оценки деятельности сравнение

ООз

г 5.:

1. Определениетерминов, сокращений

2. Общие положения

1 I пебпияния к ТСНЯПИГІІИТСЇШИИ

4. Должностные обязанности

.. Руководство Ьнзнес-процессами

1.2. Выполнение бизнес-процессов .V IГ п о ч и с пон'-’.аннос [ п

5. Кр И I ер ИИ оценки деятельност —

Ь. Права

7. Ответственность

8. Лист ознакомления

- существенные отличия имеют только два раздела Рис. 3. Анализ шаблонов должностных инструкций.

Рис. 4. Титульный лист должностной инструкции

Грамотная регламентация бизнес-процессов обеспечивает такое качество организации работы с регламентирующими документами, которое соответствует пятому уровню в выше обозначенной иерархии.

Различие между документооборотом, построенным по принципам функционального и процессного управления, состоит в том, что в качестве объектов регламентации выступает не деятельность

функциональных подразделений, а бизнес-процессы. Рассмотрим классификацию объектов регламентации с точки зрения идеологии процессного управления.

Верхний уровень регламентации, наиболее масштабный, - это регламентация бизнес-процессов, а нижний - регламентация процедур. Стоит уточнить, что в данном случае под процедурой понимается установленный способ осуществления деятельности или определенной работы.

В этой классификации совокупность одних объектов регламентации формирует другие объекты. Т.е. деятельность группы сотрудников, отобранных по определенному функциональному признаку, образует совокупность задач возложенных на подразделения. Такие же связи распространяются на регламентирующие документы. Например, совокупность Технологических карт участия сотрудников в бизнес-процессе, по сути, может заменить Технологическую карту бизнес-процесса. В тоже время регламент бизнес-процесса, включает в себя совокупность матриц процесса, описание функций сотрудников участвующих в процессе и т.д.

Рассмотри детально наиболее распространенный регламентирующий документ описывающий процессы компании - должностная инструкция. Именно их приходится адаптировать в первую очередь в ходе регламентации бизнес-процессов компании.

В большинстве компаний данный документ носить «формальный» характер и описывает в основном полномочия, обязанность и ответственность сотрудника в упрощенной форме. С точки зрения процессного управления данный документ имеет более важное и полезное значение для компании.

Какое назначение должностной инструкции в компании?

1. Разъяснение обязанностей и полномочий сотрудников;

2. Отображение основных требований к кандидату на вакантную должность;

3. Отображение системы мотивации персонала;

4. Описывать основные принципы и правила управления ком-

Данная инструкция регламентирует полномочия, должностные обязанности, права, ответственность и критерии

оценки деятельности____________________________в рамках: бизнес-процессов Компании «_______________________________».

Приём на работу осуществляется приказом _________________________________________________ по представлению

курирующего работу

увольнение с работы осуществляется в том же порядке. В случае необходимости, деятельности_________________

. Перемещение в должности и

_______________может быть переведён в иное структурное

подразделение Компании, на условиях, предусмотренных Кодексом законов о труде Украины.

В случае несоблюдения ___________________________________________ требований, предусмотренных настоящей

Инструкцией, ______________________________________, он может быть уволен в установленном порядке. Трудовые

_____________________________, а также по основаниям,

отношения могут быть расторгнуты по инициативе ________________________________________

предусмотренным трудовым законодательством.____________________________________________

_______________________________________, а в его отсутствие лицу, которое его

подчиняется непосредственно замещает. В своей работе

руководствуется настоящей Инструкцией, действующим законодательством, а также

приказами и распоряжениями вышестоящего руководства.

Рис. 5. Шаблон заполнения раздела «Общие положения».

Квалификация должна соответствовать следующим требованиям:

Образование:

Административные навыки:

Специальные навыки:

Стаж работы по специальности в области не менее лет.

Профессиональные знания:

Рис. 6. Шаблон заполнения раздела «Требования к квалификации».

Рис. 8. Схема описания перечня процессов, в которых задействован сотрудник в качестве исполнителя.

панией на соответствующем уровне;

5. Обозначить зоны ответственности сотрудника;

6. Описывать все ресурсы, которые может задействовать сотрудник в ходе выполнения своих обязанностей;

7. Описывать результаты получение, которых должен обеспечить сотрудник и т. д.

Типичные должностные инструкции, которыми располагает, большинство компаний не позволяют решить и половину выше описанных задач. В них заложен функциональный принцип постановки задач.

«Процессные» должностные инструкции - это документы, которые отображают клиенто-ориентированный подход к управлению

компанией. Разница между типичной и «процессной» должностной инструкцией состоит не в структуре документа, а в форме преподнесения информации. Согласно, методологии процессного подхода, для каждого процесса, функции должен быть определен результат, клиент, который потребляет полученный результат, задействованные ресурсы и т.д.

Создание подобных инструкций представляет довольно сложную процедуру, но в результате получаются документы, которые более четко разъясняют сотрудникам содержание их работы и соответствуют потребностям процессной структуры управления.

Предлагается следующая структура должностной инструкции, которая позволяет формализовать бизнес-процессы:

Рис. 9. Схема детального описания технологии выполнения бизнес-процессов

1. Определение терминов и сокращений;

2. Общие положения;

3. Требования к квалификации;

4. Должностные обязанности;

4.1. Руководство бизнес-процессами;

4.2. Выполнение бизнес-процессов;

4.3. Прочие обязанности;

5. Критерии оценки деятельности;

6. Права;

7. Ответственность;

8. Лист ознакомления.

Детально рассмотрим все элементы/разделы должностной инструкции. Первый, обязательный, элемент - титульный лист.

Титульный лист должен обязательно содержать следующую информацию:

• наименование должности, деятельность которой регламентируется в инструкции;

• структурное подразделение, к которому относится данная должность;

• список лиц, которые участвовали в согласовании инструкции;

• подпись руководителя компании, подтверждающая действие данного документа.

Следующий элемент, а вернее раздел должностной инструкции - это «Определение терминов и сокращений». Терминология процессного управления довольно специфична, поэтому для того, чтобы персонал не путался и адекватно воспринимал информацию, лучше всего иметь под рукой расшифровку малознакомых слов. В случае если сотрудники компании в совершенстве владеют методологией процессного управления и безукоризненно понимают сокращения, используемые в различных подразделениях компании этот раздел можно упростить.

Рекомендуется сохранить этот раздел и вынести в него следующие термины: бизнес-процесс, входы, выходы, ресурсы, управление бизнес-процесса, декомпозиция, дефиниция и т.д.

«Общие положения» и «Требования к квалификации» - это два стандартных раздела, которые присутствуют в любой должностной инструкции. Ниже приведены шаблоны для их заполнения.

Описание раздела «Должностные обязанности» состоит из трех частей: руководство бизнес-процессами, выполнение бизнес-процессов и прочие обязанности.

Подраздел «Руководство бизнес-процессами» описывает полномочия сотрудника в качестве владельца бизнес-процесса. Здесь указывается перечень процессов за реализацию, которых сотрудник несет ответственность. А также описывается технология и порядок его воздействия на бизнес-процесс. Вся эта информация мо-

жет быть получена из модели бизнес-процессов. На рисунке ниже приведена схема получение информации из модели.

Таким же образом на основе модели может быть заполнена информация о «Выполнении бизнес-процессов». Но в этом разделе требуется большая детализация. Сотрудник как исполнитель должен четко понимать, что он получает на входе, какие ресурсы он использует, какими документами, распоряжениями руководствуется, и какие результаты он должен получить на выходе.

Подраздел «Выполнение бизнес-процессов» - наиболее емкий и сложный в должностной инструкции. Описание сотрудника в качестве исполнителя бизнес-процесса стоит разбить на две части:

1. Простой перечень процессов с закреплением владельцев бизнес-процессов, который можно использовать для навигации по должностным обязанностям.

2. Детальное описание технологии участия сотрудника в бизнес-процессе.

Последний подраздел «Прочие обязательства» не имеет унифицированного характера и в каждой компании описываются по-своему. Как правило, именно здесь отображаются дополнительные условия и специфические обязанности, которые могут быть не прописаны в модели бизнес-процессов.

Пятый раздел предложенной должностной инструкции называется «Критерии оценки деятельности». Он содержит информацию о KPI (Key Performance Indicator) на основе, которых оценивается эффективность работы сотрудника. Этот раздел может быть упразднен за счет того, что в таблицу с детальным описанием технологии выполнения бизнес-процессов будет добавлен соответствующий столбец - KPI. Но это может существенно усложнить для сотрудника и до того не простую информацию.

Определение KPI - это отдельная сложная задача, которая должна быть решена еще до начала регламентации бизнес-процессов. Классически выделяют три типа показателей бизнес-процессов: показатели качества бизнес-процесса, показатели продукта и показатели удовлетворенности клиента. Только сочетания этих трех типов показателей позволит организовать качественный контроль за реализацией бизнес-процессов. Наиболее популярная сегодня методология построения системы стратегического управления BSC (Balansed Scorecard) предлагает рассматривать четыре проекции управления компанией (финансы, рынок, процессы и развитие) и по отношению к ним определять стратегические цели и ключевые показатели эффективности.

Таким образом, принимаясь за решение задачи - определение показателей эффективности для конкретного сотрудника, ее не обходимо решить в масштабе компании в целом.

Кроме того, сами по себе показатели не имеют для персонала

Рис. 10. Раздел «Критерии оценки деятельности».

никакого значения. Им важны, значения, к которым они должны стремиться. В идеальной ситуации должностная инструкция содержит следующую информацию: процесс, ключевые показатели эффективности, минимальные и максимальные допустимые значение, а также коэффициент влияния на заработную плату сотрудника в случае отклонения от заданных значений.

В более простой форме этот раздел можно заполнить следующим образом:

Последние три раздела должностной инструкции: «Права», «Ответственность» и «Лист ознакомления» не имеют существенных отличий. Они заполняются по стандартной форме.

Формирование в компании документов аналогичных описанной выше должностной инструкции, поможет сделать регламентирующие документы более понятными для сотрудников и более информативными с точки зрения организации и контроля процессов.

Управление регламентирующим документооборотом. Самым важным условием того, что регламентирующие документы не превратятся в «формальные», которыми никто не пользуется и которые никто не понимает - это их поддержание в актуальном состоянии.

Необходимо обеспечить две вещи:

• Система регламентирующих документов должна соответствовать текущему состоянию системы управления;

• Они должны корреспондироваться с системой управленческой отчетности.

Стоит проводить обучение для тех сотрудников, которые будут отвечать за поддержание актуального состояния модели либо за разработку новых бизнес-процессов. Для остального персонала нет крайней необходимости в освоении навыков моделирования бизнес-процессов. Гораздо проще сотрудникам будет работать с документами, описывающими бизнес-процессы организации. Регламентация прокладывает «мост» понимания между новой процессной моделью управления и сотрудниками компании в виде регламентирующих документов.

Литература:

1. 7 нот менеджмента. — 6-е изд. Под ред. В.В. Кондратьева, доп. — М.: Эксперт: ЭКСМО, 2007, 832 с.

2. Репин В.В., Елиферов В.Г. Процессный подход к управлению: Моделирование бизнес-процессов. — М.: РИА «Стандарты и качество», 2004.