Анализ информационного потока в системе снабжения мебельного предприятия с помощью процессного подхода

Проблемы экономики и менеджмента

УДК 338

С.В. Муравьева

студент, специальность «Экономика и управление на предприятии», ФГБОУ ВПО «Амурский государственный университет»

АНАЛИЗ ИНФОРМАЦИОННОГО ПОТОКА В СИСТЕМЕ СНАБЖЕНИЯ МЕБЕЛЬНОГО ПРЕДПРИЯТИЯ С ПОМОЩЬЮ ПРОЦЕССНОГО ПОДХОДА

Аннотация. В статье рассматриваются информационные потоки мебельных предприятий как элемент логистических систем. Автор обосновывает необходимость проведения анализа информационных потоков для выстраивания более эффективной системы управления сферой логистики. Исследуется роль процессного подхода к анализу информационных потоков.

Ключевые слова: информационный поток, материальный поток, логистическая система, система снабжения, процессный подход, информационная логистика, трансакционные издержки.

S.V. Muravyeva, Amur State University

ANALYSIS OF INFORMATIONAL FLOW OF THE FURNITURE ENTERPRISE’S SUPPLYING SYSTEM BY MEANS OF PROCESS APPROACH

Abstract. In the article are considered information flow of furniture enterprises as logistic system’s element. The author explains necessity of carrying out analysis of information flow to building more effective management system of logistic sphere. In article researches the role of process approach to information flow’s analysis.

Keywords: information flow, material flow, logistic system, system of supply, process approach, information logistic, transaction costs.

Принятие решений в процессе управления материальным потоком производственных предприятий сопряжено с использованием разного рода информацией: сведения о заключенных договорах с контрагентами, данные о среднесуточном расходе тех или иных материальных ресурсах, планы выпуска продукции, графики отгрузки готовых изделий и пр. Одним из факторов успешной работы всей логистической системы предприятия является наличие общей информационной системы, связывающей все ее элементы (снабжение, транспорт, складское хозяйство, производство, распределение и др.) в единый упорядоченный процесс [3]. В связи с этим информационная логистика становится важной областью научных и прикладных исследований, а информационный поток - объектом управления для менеджеров разных уровней.

Потребность в грамотном управлении информационным потоком, обслуживающем материальный поток, возникает вследствие необходимости устранения двух главных проблем. Первая проблема связана с наличием трансакционных издержек, т.е. издержек, появляющихся в процессе экономического взаимодействия между хозяйственными субъектами (переговоры с поставщиками, заключение контрактов и пр.) [4], а вторая проблема заключается в затруднении внутренних коммуникаций между отделами (службами) компании, участвующих в управлении материальным потоком. И в том, и в другом случае неоптимальное движение информационного потока усугубляет описанные выше проблемы, а оптимизация его движения способствует сокращению вре-

64

№ 8 (24) - 2013

Проблемы экономики и менеджмента

мени на принятие решений, выполнение отдельных операций, а также построению более четкой и отлаженной информационной системы на предприятии.

В рамках настоящей статьи рассмотрим особенности проведения анализа информационного потока в системе снабжения мебельного предприятия, с помощью процессного подхода.

Система снабжения предприятия - одна из функциональных областей логистической системы, задачей которой является обеспечение движения материального потока от поставщика на склад предприятия [1, с. 154-155]. Специалисты отдела (службы) снабжения выполняют следующие функции: планирование потребности в материальных ресурсах, поиск поставщиков, ведение переговоров и заключение контрактов, доставка материальных ресурсов на склад предприятия и их складирование.

Система снабжения, как и вся логистическая система предприятия, состоит из элементов-звеньев, взаимосвязанных в едином процессе управления материальным потоком и сопутствующими им потоками (финансовыми, информационными и пр.), причём задачи функционирования этих звеньев объединены общими целями организации бизнеса и (или) внешними целями. Таким образом, и система снабжения, и логистическая система в целом - это единство взаимодействующих элементов экономической системы - основных экономических потоковых процессов [2], поэтому целесообразно осуществлять их анализ с помощью процессного подхода.

Процессный подход является одним из наиболее прогрессивных, современных методов управления. Его использование предполагает смещение акцентов с управления отдельными ресурсами и соответственно центрами затрат предприятия на управление бизнес-процессами, связывающими воедино деятельность взаимодействующих подразделений предприятия [5, с. 14]. Это обуславливает целесообразность использования процессного подхода для анализа информационного потока в системе снабжения, поскольку информационный поток, сопровождающий материальный поток на пути его следования от поставщика на склад предприятия, перемещается не только внутри одного функционального подразделения, но также и между подразделениями, что вызывает необходимость его исследования с точки зрения единого процесса снабжения. Таким образом, использование процессного подхода позволяет выстраивать определенным образом упорядоченную сеть процессов, значительно упрощающую управление ими.

Рассмотрим последовательность проведения анализа информационного потока в системе снабжения мебельного предприятия на примере ООО «Лекс» - предприятия, функционирующего на рынке Дальнего Востока и специализирующегося на изготовлении корпусной мебели под заказ. ООО «Лекс» имеет две производственные зоны: в г. Благовещенске и г. Хабаровске.

Анализ любого потокового процесса целесообразно начинать с построения его реальной структуры, т.е. описания текущего принципа его функционирования. В силу особенностей производственной деятельности (индивидуальное производство) и географического расположения производственных цехов на предприятии сформировалось

№ 8 (24) - 2013

65

Проблемы экономики и менеджмента

два вида снабжения: стратегическое и оперативное. Опишем последовательно каждый из них с точки зрения движения информации.

Стратегическое снабжение в ООО «Лекс» представляет собой процесс обеспечения предприятия стратегическими материальными ресурсами, к которым относятся ЛДСП, алюминиевый профиль, зеркала, поскольку общая их доля в конструкции изделия превышает 70%. Данные материалы приобретаются крупными партиями и, преимущественно, у территориально удаленных поставщиков. Организацией процесса снабжения занимается логист, он осуществляет свою деятельность, находясь в головном офисе в г. Благовещенске, в то время как приобретаемые ресурсы распределяются между производственными зонами. Схема движения информационного потока в процессе снабжения предприятия стратегическими материальными ресурсами приведена на рисунке 1.

Движение информационного потока в процессе стратегического снабжения отражено на части организационной структуры предприятия, для того чтобы наглядно продемонстрировать его перемещение между подразделениями. Как уже отмечалось, организатором процесса стратегической закупки на предприятии является логист, к нему поступает информация (о среднем расходе отдельных групп материальных ресурсов, об остатках на складах и пр.) от руководителей производств в виде отчетов (действие 1 на рисунке 1), после чего логист обрабатывает данные и составляет заявку на приобретение необходимых материалов и комплектующих (действие 2). Заявка утверждается (действие 3), передается на исполнение (действие 4), и логист приступает к поиску поставщиков, ведению переговоров и заключению договоров (действие 5). После того как произведен заказ партии, поставщик отправляет на склад сырья и материалов предприятия материальные ресурсы (входящий материальных поток) с сопроводительными документами: товарные накладные, счета, счета-фактуры и пр. (действие 6). Заведующие складом уведомляют о составе поступивших партий, наличии в них брака и пр. руководителей производств (действие 7), те, в свою очередь, информируют логиста (действие 8), который передает всю необходимую документацию в бухгалтерию (действие 9).

Оперативное снабжение представляет собой процесс обеспечения материальными ресурсами предприятия, доля которых в конструкции изделия не превышает 30%. Схема движения информационного потока в процессе оперативного снабжения предприятия приведена на рисунке 2.

Материалы и комплектующие приобретаются в зависимости от появления потребности в них, оперативные поставки могут выполняться ежедневно в каждой производственной зоне. Заявка на приобретение материальных ресурсов составляется технологом (действие 1 на рисунке 2), а непосредственный контроль оперативных закупок возлагается на заведующего складом сырья и материалов. Он согласовывает заявку с руководителем производства (действие 2, 4), а руководитель производства информирует бухгалтерию о потребности в денежных средствах на приобретение материальных

66

№ 8 (24) - 2013

Проблемы экономики и менеджмента

ресурсов (действие 3). Утвержденная заявка передается на исполнение водителю-экспедитору (действие 5), он получает денежные средства (действие 6) и непосредственно осуществляет закупку материалов и комплектующих (действие 7), затем доставляет их на склад (действие 8) и отчитывается перед бухгалтерией, предоставляет авансовый отчет (действие 9). Процесс оперативной закупки завершается сверкой данных о фактически поступивших материальных ресурсах между заведующим складом и бухгалтерией (действие 10).

Рисунок 1 - Схема движения информационного потока в процессе стратегического снабжения ООО «Лекс»

После того как основные информационные потоки выделены, следует переходить ко второму этапу анализа - оценке эффективности их перемещения, для этого необходимо выбрать критерий, по которому будем ее производить.

По существу, движение информационного потока представляет собой скрытые логистические издержки: сбор информации о потребности в материальных ресурсах, согласование заявок на их приобретение, передача документов от одного специалиста к другому, сверка данных с бухгалтерией - все эти операции увеличивают продолжительность доставки требуемых материальных ресурсов на склад предприятия, а, значит, увеличивают продолжительность производственного процесса, т.е. приводят к повы-

№ 8 (24) - 2013

67

Проблемы экономики и менеджмента

шению себестоимости продукции. В связи с этим целесообразно рассматривать эффективность движения информационных потоков с точки зрения времени, затрачиваемого на их перемещение.

Рисунок 2 - Схема движения информационного потока в процессе оперативного снабжения ООО «Лекс»

Очевидно, что чем больше людей участвует в процессе передачи информации, тем больше времени занимает ее движение, поэтому на следующем этапе анализа необходимо выделить «лишние» звенья, присутствие которых на пути информационного потока скорее увеличивает продолжительность его перемещения, нежели эффективно управляет им.

Итак, обратимся к процессу стратегического снабжения (рисунок 1). Получение информации логистом от руководителей производств можно ускорить, если на предприятии применяется система электронного документооборота, однако полностью устранить эту операцию из процесса стратегической закупки не представляется возможным, поскольку получение точной информации на данном этапе является одним из важных факторов эффективной работы системы стратегического снабжения. Процесс формирования, согласования и утверждения заявки, на наш взгляд, включает «лишнее» звено: технического директора - он является своеобразным проводником заявки на пути к генеральному и финансовому директорам. Исключение технического директора из

68

№ 8 (24) - 2013

Проблемы экономики и менеджмента

процесса стратегической закупки позволит сократить время на его межличностные коммуникации с логистом. Следующие операции, связанные с приобретением и доставкой материальных ресурсов на склад предприятия проходят еще через одно «лишнее» звено - руководителя производства, его роль в данном случае заключается в передаче сопроводительных документов (накладных) и сведений о составе и качестве поступившей партии логисту. Однако приемку товара, а также его оприходование производит заведующий складом, поэтому целесообразно установить прямые коммуникации между ним и логистом. Таким образом, процесс стратегического снабжения содержит два «лишних» звена и три «лишних» операции.

Рисунок 3 а - Модель движения информационного потока в процессе стратегического снабжения

Рассмотрим процесс оперативного снабжения (рисунок 2), его оптимизация возможна двумя способами. Первое направление оптимизации заключается в устранении руководителя производства как «лишнего» звена в процессе движения информационного потока, однако это повлечет за собой увеличение полномочий заведующего складом, так как именно он будет уведомлять бухгалтерию о потребности в денежных средствах на приобретение материальных ресурсов. Второй способ оптимизировать движение информации в рамках данного процесса - ввести прямые коммуникации между технологом-конструктором и руководителем производства для избегания информационный петли, вследствие двукратного прохождения информации через заведующего

№ 8 (24) - 2013

69

Проблемы экономики и менеджмента

складом. Итак, процесс оперативного снабжения, в зависимости от способа оптимизации, содержит одно «лишнее звено» или две «лишние» операции.

Заключительным этапом анализа информационных потоков в системе снабжения предприятия является предложение оптимальных моделей выделенных процессов. На рисунке 3 а представлена модель движения информационного потока в процессе стратегического снабжения ООО «Лекс» с учетом ликвидации двух «лишних» звеньев, на рисунке 3б изображены две модели оперативного снабжения с учетом выявленных направлений оптимизации.

Таким образом, анализ информационных потоков в системе снабжения показал, что их перемещение между звеньями логистической цепи не является оптимальным и требует определенной корректировки. Эффективность предложенных моделей оптимизации можно оценить с помощью такого метода как хронометраж рабочего времени, т.е. определить, сколько времени затрачивалось на перемещение информации в существующем процессе и сколько будет затрачиваться в моделируемом процессе. Сокращение времени прохождения информации между звеньями системы снабжения позволит сократить как трансакционные издержки, так и издержки, образующиеся в процессе внутренних коммуникаций на предприятии.

Рисунок 3б - Модели движения информационного потока в процессе оперативного снабжения

Анализ движения информационных потоков целесообразно проводить не только в системе снабжения, но и все всей логистической системе, рассматривая при этом ее как процесс перемещения материального потока от поставщика в виде материалов и комплектующих к конкретному потребителю уже в виде готовых изделий, поскольку

70

№ 8 (24) - 2013

Проблемы экономики и менеджмента

потоки информации являются своего рода связующими нитями, которые удерживают все элементы логистической системы, позволяя ей функционировать как единое целое.

Необходимость построения эффективных информационных каналов, а также создания общей информационной сети, координирующей и контролирующей движение всех информационных потоков логистической системы предприятия, обусловлена потребностью в обеспечении актуальной и достоверной информацией подразделений предприятия, задействованных в логистическом процессе. В целом же, с развитием рыночных отношений информация становится одним из главных объектов управления для менеджеров любого уровня, а ее грамотное использование - существенным конкурентным преимуществом предприятий.

Список литературы:

1. Гаджинский А.М. Логистика: учебник / А.М. Гаджинский. - М.: Дашков и К°, 2010. - 484 с.

2. Каточков В.М. Принципы управления потоковыми процессами в предпринимательской деятельности промышленных предприятий / В.М. Каточков, И.Ю. Околь-нишникова // Проблемы современной экономики. - 2009. - № 4 (32). - С. 281-284.

3. Максимов А.А. Структура информационных потоков современного промышленного предприятия [Электронный ресурс]. - URL:

http://www.aselibrary.ru/digital_resources/joumal/irr/2005/number_5/number_5_2/number_5_2316/

4. Моисеева Н.К. Экономические основы логистики / Н.К. Моисеева. - М.: Ин-фра-М, 2008. - 528 с.

5. Тельнов Ю.Ф. Реинжиниринг бизнес-процессов. Компонентная методология / Ю.Ф. Тельнов. - М.: Финансы и статистика, 2004. - 320 с.

List of references:

1. Gadzhinsky A.M. Logistic / A.M. Gadzhinsky. - M.: Dashkov & Co, 2010. - 484 p.

2. Katochkov V.M. Principles of managing flow-shaped processes in the entrepreneurial activity of an industrial enterprise / V.M. Katochkov, I.Yu. Okol’nishnikova // Problems of economics & management. -2009. - № 4 (32). - P. 281-284.

3. Maksimov A.A. Informational flow’s structure of contemporary industrial enterprise [Electronic re-sourse]. - URL: http://www.aselibrary.ru/digital_resources/Journal/irr/2005/number_5/number_5_2/number_5_2316/

4. Moiseeva N.K. Economic basis of logistic / N.K. Moiseeva. - M. Infra-M, 2008. - 528 p.

5. Tel’nov Yu.F. Re-Engineering of business-processes. Componential methodology / Yu.F. Tel’nov. -

M.: Finance & Statistics, 2004. - 320 p.

№ 8 (24) - 2013

71