Временные дыры

Многие руководители признают эту ситуацию типичной: менеджеры по продажам, казалось бы, загружены, а результат нулевой. При этом объяснить происходящее персонал не в состоянии. Руководство компании «Айтек», столкнувшись с этой проблемой, решило все же найти ответ на вопрос, куда уходит рабочее время.

Владимирская компания «Айтек», продающая корпоративным клиентам компьютерное оборудование и информационные технологии, основана четыре года назад. Проблема «черных дыр», через которые утекает рабочее время сотрудников, возникла через два года, когда компания стала расширяться.

Тогда был сформирован отдел продаж, в который вошли семь менеджеров. Среди них довольно быстро определились лидеры и аутсайдеры. Ситуация типичная для многих компаний, но проблема была в том, что разрыв в производительности труда между этими двумя группами лишь увеличивался.

Поначалу в «Айтек» решили, что просто ошиблись в людях и наняли на работу тех, для кого продажи – явно не призвание. Пора было браться за чистку. Перевели на другую должность менеджера, который показал самые плачевные результаты. Однако остальные сотрудники, которые, по расчетам руководства, должны были вскоре подтянуться к лидерам, тем не менее по-прежнему отставали. Тогда в компании задумались: может, проблема не только в личных качествах продавцов?

Пустые хлопоты
«Задуматься о системных недоработках заставило то, что отстающим нравилась их работа, да и упрекнуть в лени их было нельзя: заняты не меньше, чем остальные,– говорит директор по развитию бизнеса компании „Айтек” Артем Лебедев.– Но почему-то их продажи в несколько раз ниже плана».

Для начала в «Айтек» решили разобраться в причинах того, что сотрудник откровенно не бездельничает, но результат показывает скромный.

Самую распространенную трудность – проблемы с мотивацией – исключили сразу. Система вознаграждения выстроена так, что менеджерам выгодно работать лучше: помимо оклада – 5 тыс. руб. в месяц – им выплачиваются отчисления, увеличивающиеся пропорционально объему личных продаж. Самые успешные продавцы зарабатывают в месяц около 60 тыс. руб.

Другая возможная причина – нехватка профессиональных навыков. Как минимум базовых техник, позволяющих правильно строить диалог с клиентом и не растеряться, услышав в ответ традиционное «спасибо, с компьютерами у нас все в порядке» или «мы работаем с другим поставщиком».

И наконец, еще одна из возможных причин – неумение планировать рабочий день.

Подумали в компании и о том, что, возможно, имеют дело со стихийным проявлением офисного варианта «итальянской забастовки» – имитации работы. Скажем, с виду сотрудник занят и может впоследствии по минутам описать свой рабочий день. Но на деле он общается по ICQ или просматривает интернет-сайты. Ведь иногда таким «имитаторам» достаточно довольно скромного оклада, особенно если присутствие на этом рабочем месте позволяет им реализовать себя в чем-то другом.

Чтобы установить, с какой именно проблемой нужно бороться, руководство попросило отстающих ежедневно писать отчеты и указывать, сколько раз и кому они позвонили, объяснять причины отказов и сообщать, сколько времени заняли переговоры и подготовка коммерческих предложений.

Отчет о неуспеваемости
«Когда я получил отчеты, я был поражен,– говорит Артем Лебедев.– Зайдешь в отдел: казалось бы, все заняты. А затем оказывается, что за день сделано шесть звонков, подготовлено два коммерческих предложения и выставлен один счет».

«Элементарный расчет времени, затраченного на те или иные операции, согласно отчету, показал, что на работу отстающие менеджеры тратили не более четырех-пяти часов. А чем они занимались вторую половину рабочего дня? – удивляется Артем Лебедев.– Когда я задал этот вопрос сотрудникам, они сами были в недоумении. Тогда мы вместе попытались понять, на каком этапе происходит такая потеря, но толком так и не нашли причин этих „черных дыр”».

Руководству «Айтек», так и не нашедшему источников низкой эффективности, приходится довольствоваться предположениями. Так, одна из гипотез заключалась в том, что подобное может происходить, если менеджеру неясна цель работы и он просто не знает, как подступиться к выполнению задания. Но в этом случае речь идет о довольно рутинных процедурах, и эту причину пришлось отбросить.

Другая возможная причина: время сжигает общение с друзьями по ICQ или электронной почте. Чтобы у сотрудников не возникало соблазнов, во многих компаниях действует запрет на установку онлайновых программ для общения, а также вводится ограничение по трафику, позволяющее обмениваться текстовыми сообщениями, но не мультиками и забавными фотографиями.

Но из-за специфики работы воспользоваться этим опытом в «Айтек» не могут. Примерно в 30% случаев менеджеры по продажам консультируют заказчиков по ICQ. Клиенты к этому привыкли, поэтому персональный номер каждого менеджера размещен на сайте компании. Ограничения по размеру писем – тоже неоднозначный вариант: почти к каждому сообщению прикрепляется коммерческое предложение и прайс-лист.

Жить по времени
«Отчеты показали то, где искать проблемы, но не способы с ними справиться,– говорит Артем Лебедев.– Первое, о чем мы подумали,– создание эффективной системы контроля. Но хотелось бы избежать крайних мер». До сих пор в «Айтек», как и в большинстве небольших компаний, не были приняты запреты и наказания. Менять демократичную атмосферу, царящую в компании, руководство не хочет. В «Айтек» уверены: репрессии только подталкивают сотрудников к мысли об увольнении. А затем именно такие бывшие сотрудники становятся источником негативной информации о компании. Кроме того, некоторые менеджеры честно признают, что используют время неэффективно. Значит, вопрос не в том, как наказать, а скорее в том, как помочь.

Один из популярных способов ответить на этот вопрос – тайм-менеджмент. Тренинги, семинары – стандартный путь, который выбирают многие компании. Но в «Айтек» не склонны видеть в этом панацею: «Посетив достаточно семинаров, на своем опыте знаю, что без системного подхода отсидеть на семинаре день – пустая трата времени,– говорит Артем Лебедев.– А как составить подобную обучающую программу, или еще шире – какие условия надо создать в компании для ее эффективной реализации, мы не знаем».

Обмен опытом
Интересно, что «Айтек» не одинока. С подобными трудностями, связанными с низкой личной эффективностью, в той или иной степени сталкивались многие деловые партнеры компании. К ним-то и решили в первую очередь обратиться за советом. Рецепты оказались разнообразными.

Так, некоторые закрепляли за менеджерами наставников, которые следили за своими подопечными и указывали на ошибки. Идея хорошая, но не всем «старичкам» понравилась мысль взять на себя дополнительную нагрузку, которая к тому же не лучшим образом сказалась бы на их собственной зарплате.

Были предложения «пойти в народ» самим руководителям: провести несколько дней в отделе продаж и наблюдать, чем занимаются сотрудники. Но объективной картины открытое наблюдение не дает: при начальстве никто часами не обсуждает по телефону свои семейные дела и не просматривает развлекательные сайты.

В «Айтек» признают, что опыта решения управленческих задач им не хватает, поэтому не выработан четкий план действий: с чего начать, какие шаги и в какой последовательности стоит предпринять.

«Мы знаем, что с такими же сложностями сталкиваются многие компании,– говорит Артем Лебедев.– Поэтому прибегать к увольнениям, не разобравшись в ситуации, не хотим. Во-первых, найти адекватную замену человеку не так просто. Во-вторых, если это системная проблема, то нужно разобраться в ее сути. Потому что в противном случае нас замучают „рецидивы”».

Как правильно понять, на каком этапе происходит потеря времени? Как помочь менеджерам правильно спланировать свой день? Как организовать систему так, чтобы исключить «черные дыры» и повысить личную эффективность персонала? Эти вопросы «Айтек» задает читателям СФ.

Свои решения данной проблемы вы можете присылать в редакцию «Секерета фирмы» (idea@sf-online.ru), а также оставлять на сайте и интернет-ресурсе www.e-xecutive.ru (раздел «Мастерская») до 26.05.06. Указывайте, пожалуйста, свои имя и фамилию, город и компанию, в которой вы работаете, а также вашу должность. Присланные решения будут опубликованы на нашем сайте. О лучших решениях, выбранных независимым жюри, «Секрет фирмы» и www.e-xecutive.ru сообщат 05.06.06, тогда же мы представим и победителя конкурса.