Внедрение комплексной отраслевой информационной системы «Электронный Архивный фонд Тульской области»

Article is devoted to models and methods development for decision making under uncertainty. This research focuses on the possibility of using different models and methods for decision making under uncertainty, which has different interpretations not only due to environmental effect, but also the initial information characteristics. Developed methods allow increasing the validity of decision making in economics, engineering, design and other areas.

Key words: fuzzy information, multiple regression, multicriteriality, multi-criteria choice, optimum value.

Aristova Ekaterina Mikhaylovna, candidate of physical and mathematical sciences, docent, ppmimayandex. ru, Russia, Voronezh, Voronezh State University,

Sapkina Natalia Vladimirovna, candidate of technical sciences, docent, natasha-sapkinaayandex. ru, Russia, Voronezh, Voronezh State University

УДК 004.772

ВНЕДРЕНИЕ КОМПЛЕКСНОЙ ОТРАСЛЕВОЙ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ «ЭЛЕКТРОННЫЙ АРХИВНЫЙ

ФОНД ТУЛЬСКОЙ ОБЛАСТИ»

А.Н. Привалов, А.Л. Екатериничев, Н.А. Антоненко

Рассмотрена информационная система для автоматизации, комплектования, хранения, учета и предоставления документов Архивного фонда.

Ключевые слова: информационная система, база данных архивных документов, архив, государственных архив, проектирование.

Одним из направлений деятельности органов управления Тульской области является создание «доступной среды». Под термином «доступная среда» будем понимать повышение уровня и качества жизни населения, увеличение эффективности и результативности процессов работы, за счет повышения доступности объектов и услуг в информационной инфраструктуре. Следует отметить, что «доступная среда» с применением в информационных технологиях - это прежде всего, быстрота и надежность получения информации потребителем. Одним из аспектов создания доступной среды является информатизация деятельности архивов путем создания единой информационной среды архивной деятельности. Современная архивная деятельность является одним из приоритетных направлений культурной деятельности и индикатором культурного уровня общества, поскольку касается важных аспектов жизни людей.

275

Возрастающее число обращений пользователей за информацией в архивные учреждения, увеличение количества документов для долговременного хранения, появление новых правил и форматов хранения документов в бумажном и электронном видах, не позволяющих предоставлять информацию в нормативные сроки, делает актуальным вопрос о создании централизованных электронных архивных ресурсов на уровне субъекта РФ [2].

Первым шагом в направлении информатизации архивов Тульской области стала автоматизация деятельности архива Тульской области. С этой целью была разработана и внедрена комплексная отраслевая информационная система «Электронный Архивный фонд Тульской области» (КОИС). На предпроектном этапе были исследованы следующие вопросы:

изучен и обобщен опыт информационных систем архивной деятельности других регионов (Курская область, Республика Марий Эл, Ямало-Ненецкий автономного округ и др.);

проведены консультации с основными потребителями продукта (архивариус, библиотекари и др. потенциальные пользователи данной системы);

разработаны общие решения по системе, ее функциональной и организационной структуре, по функциям персонала, структуре технических средств, по алгоритмам решения задач и применяемым языкам, по организации и ведению информационной базы, системе классификации и кодированию информации, по программному обеспечению.

Разработанная комплексная отраслевая информационная система архивов Тульской области обладает следующими функциональными возможностями:

1) повышение эффективности и улучшение условий труда специалистов государственного архива посредством автоматизации рутинных процессов и процедур архивных учреждений, за счет внедрения поисковой системы по оцифрованным образам документов;

2) обеспечение сохранности документов архивного фонда за счет изъятия из оборота подлинников документов и замены их электронными образами;

3) повышение качества и доступности государственных и муниципальных услуг архивного дела по исполнению запросов, предоставлению справок, копий архивных документов и использованию архивных документов (обслуживание в читальном зале);

4) обеспечение доступа граждан и организаций к архивным фондам посредством сети Интернет;

5) увеличение поступления внебюджетных средств за счет оказания платных архивных услуг.

КОИС «Электронный Архивный фонд Тульской области» обладает модульной структурой, что позволяет дополнять функционал системы различными функциями по мере необходимости, и состоит из 4 подсистем [3]: подсистема государственного архива;

подсистема Интернет-портала (в т. ч. виртуальный читальный зал); подсистема муниципальных архивов; подсистема отдела архивного дела.

КОИС внедрена в Государственном учреждении «Государственный архив Тульской области» (ГУ ГАТО), состоящем из 7 архивохранилищ, которые расположены в территориально удаленных населенных пунктах, а также в 2 читальных залах в разных зданиях на территории города Тулы. В системе предусмотрены 2 базы данных: первая содержит всю информацию архива и размещается в защищенном периметре с возможностью обмена информацией по защищенному каналу для обработки и исполнения запросов и для администрирования базы данных; вторая база данных размещена в Интернет-портале и содержит открытую информацию, предоставляемую путем выгрузки данных. Структура КОИС представлена на рис. 1.

Рис. 1. Структура информационной КОИС «Электронный Архивный фонд Тульской области»

Отличительной особенностью КОИС является нацеленность на оперативность и корректность предоставления документов архивного фонда [2]. Автоматизация основных направлений деятельности архивов идет по трем направлениям: формирование информации, ее хранение и предоставление. Компоненты автоматизации архивной деятельности представлены на рис.2.

Уровень формирования информации

• сканирование разбор

ввод данных с изображений

Рис. 2. Компоненты автоматизации архивной деятельности КОИС

Серверная часть КОИС обеспечивает надлежащую работоспособность при эксплуатации на определенном аппаратном и системном программном обеспечении [1, 7]. В табл.1 представлены характеристики аппаратного и системного программного обеспечения.

Таблица 1

Характеристики аппаратного и системного _программного обеспечения_ _

№ п/п Наименование Характеристики Ед. изм. Кол-во

1 2 3 4 6

Сервер 1

Платформа 1п1е1АгсЫ1ес1;иге - 32

ОЗУ 16 ГБ

1 Процессоры 2 процессора / 4 ядра / 2,4 Ггц шт. 1

Объём внутренней системы хранения (дисковое пространство) Диск С — 40 ГБ Диск В — 60 ГБ

Окончание табл. 1

1 2 3 4 6

Сервер 1

Сетевое подключение (количество портов LAN) 1 интерфейс 1000BASE-T

1 Операционная система Сертифицированная версия Linux («МСВСфера 6.х», «Астра Ли-нукс» релиз «Смоленск») шт. 1

Физическая реализация Baremetal

Сервер 2

Платформа IntelArchitecture - 32

ОЗУ 4ГБ

Процессоры 1 процессор / 4 ядер / 2,4 Ггц

Объём внутренней системы хранения (дисковое пространство) Диск С — 40 ГБ Диск D — 60 ГБ

2 Сетевое подключение (количество портов LAN) 1 интерфейс 1000BASE-T шт. 1

Операционная система Сертифицированная версия Linux

Физическая реализация Baremetal

Клиентская часть КОИС обеспечивает надлежащую работоспособность на имеющихся ЭВМ с характеристиками аппаратного и программного обеспечения, представленными в табл. 2.

Таблица 2

Характеристики клиентских мест_

Наименование параметра, ед. изм. Значение

Операционная система MicrosoftWindows XP и выше

Частота процессора, Мгц 1.8 и выше

Кол-во ядер процессора 2 и больше

Объем ОЗУ, МБ 2000 и выше

Объем свободного дискового пространства, ГБ 50 и выше

Разрешающая способность видеосистемы и монитора, пиксель 1024x768 и выше

Браузеры, работоспособность с которыми должна обеспечить АИС Internet Explorer, 8.0 ивыше, Mozilla Firefox 3.5 и выше, Google Chrome v.31 и выше, Yandex v13.1 ивыше

Сетевые интерфейсы 1 х Fast Ethernet (10 Mbit) и выше

Система обеспечивает надлежащую работоспособность при наличии канала доступа в информационно-телекоммуникационную сеть Интернет, обеспечивающего минимально гарантированные скорости доступа между клиентской и серверной частями КОИС (в расчёте на 1 рабочее место):

входящая - не менее 512 кбит/с;

исходящая - не менее 512 кбит/с.

Информационное обеспечение КОИС включает полный перечень информационных объектов, а также предусматривает средства, обеспечивающие расширяемость справочников, описывающих информационные объекты. В ней используется сертифицированная ФСТЭК России СУБД MS SQL.

Схема взаимодействия при интеграции программно-информационной системы с региональным порталом государственных услуг Тульской области представлена на рис.3.

Зая вител ь

Навигация по путеводителя м

Просмотр электронных документов из состава фонда пользования

Оплата услуги

Сведения об оп лате услуг

ичный кабинет РПГУ

Формирование запроса -О-

Направление уведомления об открыти и доступ а и а вторизован ной ссылки на контент

гис гмп

Оплата услуг

Мгновенное отражение в Системе

Сотрудни к а рхи ва

Регистрация запроса в Системе

В нутре ннее согласование

Кабинет пользователя

Открытие доступа к _контенту_

>

Рис. 3. Схема взаимодействия при интеграции КОИСсРПГУ

На рис.4. представлена схема взаимодействия компонентов КОИС «Электронный Архивный фонд Тульской области».

В процессе реализации данной программы использовались новаторские решения, на основании чего она направленна в ФИПС на получение патента (в данном случае - свидетельства об официальной регистрации программы для ЭВМ).

Интерфейс автоматизированных рабочих мест подразделений архива КОИС представлен на рис. 5.

Рис. 4. Схема взаимодействия компонентов КОИС «Электронный Архивный фонд Тульской области»

Рис. 5. Интерфейс автоматизированных рабочих мест подразделений архива КОИС

При внедрении КОИС «Электронный Архивный фонд Тульской области» проведена оценка качества функционирования системы, реализованной в Государственном учреждении «Государственный архив Тульской области», а также выполнен сравнительный анализ способов хранения информации, исследованы эффективность и динамика развития информационных ресурсов в архивном фонде Тульской области [4]. Преимуществами разработанной информационной системы являются:

281

гибкость системы за счет модульного построения ее архитектуры; формирование в электронном формате различных каталогов и картотек, в том числе систематического, именного, географического, предметного, каталога документов по личному составу и др. тематические картотеки;

осуществление управления контентом сайта http://tulagosarchive.ru «Электронный каталог» через модуль управления интернет-представления, входящим в состав системы;

обеспечение интерфейса информационного взаимодействия КОИС с региональным порталом государственных услуг Тульской области в автоматическом режиме;

осуществление взаимодействия с веб-сервисами посредством XML-сообщений;

автоматическая актуализация данных из информационной системы архивов МФЦ по всем заявкам в области архивного дела;

возможность доработки программного продукта (Java), а также осуществление добавления и удаления необходимых полей в личном кабинете сотрудников архивов;

в составе системы поставлены автоматизированные рабочие места подразделений архива;

информационная система реализована на платформе .NET с использованием технологий C#, ASP.NET, MSSQL, XML.

На сегодняшний момент предоставление архивных услуг требует значительных трудозатрат со стороны сотрудников архива [5]. Сравнительная характеристика длительности архивных процессов сотрудников архивных учреждений представлена в табл. 3.

Таблица 3

Сравнительная характеристика длительности архивных процессов

Показатели Бумажный документооборот Автоматизированная информационная система архивов Сокращение временных затрат, разы

Поиск документа по запросу, мин 45-120 3 15

Поиск по БД учетных пакетов, мин 20 2 10

Консультация по составу и содержанию документов, мин 48 5 9,6

Формирование ответа на запрос, мин 30 3 10

Формирование отчета, мин 30 5 6

Предоставление дела для ознакомления в читальном зале, мин 90 10 9

Итого: сокращение временных затрат в среднем, разы 9,9

Анализируя данные табл. 3, можно прийти к выводу, что при внедрении КОИС «Электронный Архивный фонд Тульской области» в среднем в 10 раз сокращается длительность процессов архивной деятельности, что приведет к сокращению сроков исполнения запросов минимум в 5 раз, а предоставление пользователям доступа к документам в читальном зале сократит временные затраты на 80 %. Анализ длительности архивных процессов бумажного документооборота и автоматизированной системы архивов Тульской области представлен на рис. 5.

80 70 60 50 40 30 20 10 0

Сравнительная характеристика длительности архивных процессов

78

БУМАЖНЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ

] Поиск документа по запросу, мин.

I Поиск по БД учетных пакетов, мин.

АВТОМАТИЗИРОВАННАЯ ИНФОРМАЦИОННАЯ СИСТЕМА АРХИВОВ ] Консультация по составу и соде ржа нию до кументо в, мин.

]Формирование ответа на запрос, мин.

] Формирование отчета, мин. И Предоставление дела для

ознакомления в читальном

зале, мин.

Рис. 5. Анализ длительности архивных процессов бумажного документооборота и КОИС «Электронный Архивный фонд

Тульской области

При сравнении длительности архивных процессов видно, насколько сокращается время отдельных этапов работы с документами при замене бумажного процесса на электронный. Результаты КОИС отвечают требованиям быстроты, полноты и корректности предоставления документов. Система позволяет заметно повысить эффективность работы за счет сокращения бумажного документооборота и создания единого информационного пространства [6]. Это значительно снижает время получения и об-

работки информации. При этом увеличилось общее число обращений и запросов в ГУ ГАТО. Статистические исследования показали увеличение числа посетителей читального зала на 22 %, а посещений сайта ГУ ГАТО -на 68 %. Производительность по оцифровке документов в 2016 году увеличилась в 5 раз: с 4010 до 21200 образцов в месяц. На рис. 6 изображена сравнительная характеристика распределения времени по видам работ при выполнении архивного запроса.

Бумажный документооборот 11 12

12

\ Доступ

(Маршрутизация И Хранение (Ввод информации  Работа над содержимым * Проверка 4 Размножение

Электронный документооборот

Доступ К Маршрутизация

Хранение ^ Ввод информации (Работа над сожержимым 7- Работа над сожержимым

Рис. 6. Сравнительная характеристика распределения времени по видам работ при выполнении архивного запроса

Практические исследования показывают, что сокращается время на выполнение дополнительных работ, а освободившееся время используется на содержательную часть работы. Так, при использовании КОИС требу ет-ся гораздо меньше затрат на перестройку документов при изменении внешних условий, например, требований по изменению формы отчетности.

Использование КОИС «Электронный Архивный фонд Тульской области» повышает качество и доступность государственных услуг в области архивного дела по исполнению запросов, предоставлению справок и копий, обеспечивает доступ граждан и организаций к архивным фондам Тульской области посредством автоматизированного рабочего места «Читальный зал» и через РПГУ [2]. В ходе реализации данной информационной системы получены следующие результаты:

создана единая информационно-поисковая система электронного архивного фонда Тульской области;

наполнены научно-справочный аппарат и электронный фонд Тульской области;

обеспечен доступ граждан и организаций к государственным и муниципальным услугам как в части исполнения запросов, так и в части предоставления удаленного доступа к фондам;

регламентированы доступ пользователей к архивной информации посредством сети Интернет и взаимодействие государственного и муниципальных архивов;

сокращены сроки исполнения запросов за счет внедрения Системы и автоматизации некоторых видов деятельности сотрудников;

упорядочены процессы комплектования государственных архивов области путем автоматизации процессов деятельности экспертно-проверочных комиссий;

обеспечена сохранность особо ценных, уникальных и наиболее востребованных документов за счет изъятия их из оборота и создания электронного фонда пользования.

Следовательно, автоматизация архивных запросов позволяет решить поставленные задачи и повысить эффективность деятельности государственного учреждения «Государственный архив Тульской области», что открывает возможности для дальнейшей оптимизации процессов архивного дела, а также повышения качества оказания информационных услуг. Следующей перспективной задачей является автоматизация управления архивами в муниципальных образованиях, что предоставляет возможность оптимизировать работу архивных фондов в масштабах всей Тульской области.

Таким образом, внедрение КОИС «Электронный Архивный фонд Тульской области» позволило повысить эффективность пользователей архивов за счет снижения времени обращения и повышения удобств при поиске документов. Дальнейшими направлениями являются расширение перечня государственного архива Тульской области и улучшение пользовательского интерфейса.

Список литературы

1. ГОСТ 34.602-89. Информационная технология. Технические задания на создание автоматизированной системы.

2. Балдин К.В., Уткин В.Б. Информационные системы в экономике: учебник. 5-е изд. М.: ИДК «Дашков и Ко», 2008. 395 с.

3. Чернецкий В.И. Большие системы и управление (под. ред. В.И. Чернецкого). Л.: Изд. ЛВВИКА им. А.Ф. Можайского, 2006. 206 с.

4. Внешнеэкономическая деятельность предприятия: учебник / Л.Е. Стровский [и др.]. 5-е изд., перераб. и доп. М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2010. 503 с. (Серия «Золотой фонд российских учебников»).

285

5. Информационные системы / Е.Н. Ефимов, С.М. Патрушина, Л.Ф. Панферова, Л.И. Хашиева. М.: ИКЦ «Март»; Ростов н/Д: ИЦ «Март», 2004. 352 с.

6. Информационные системы в экономике: учебник для студентов вузов, обучающихся по экономическим специальностям и специальностям экономики и управления / под ред. Г. А. Титоренко. М.: ЮНИТИ - ДАНА, 2006. 463 с.

7. Официальный сайт Государственные стандарты. [Электронный ресурс] URL: http://standard. gost.ru/ wps/portal (дата обращения: 25.12.016).

Привалов Александр Николаевич, д-р тех. наук, проф., privalov. 61@,mail.ru, Россия, Тула, Тульский государственный педагогический университет им. Л.Н. Толстого,

Екатериничев Алексей Львович, канд. техн. наук, доц., Alexey.Ekaterinichev@,tularegion.ru, Россия, Тула, Государственное автономное учреждение ««Центр информационных технологий»

Антоненко Наталья Александровна, асп., Natalya.Antonenko@tularegion.ru, Россия, Тула, Государственное автономное учреждение « Центр информационных технологий»

ASPECTS OF A UTOMA TION MAJOR A CTIVITIES STA TE AND MUNICIPAL ARCHIVES

TULA REGION

A.N. Privalov, A.L. Ekaterinichev, N.A. Antonenko

Effective management of public services development is not possible without the creation of an information system, which will allow governments, individuals and legal entities to obtain reliable information and documented evidence of state and municipal archives. For the information of government, authorities established a number of information systems that allow you to complete, store, take into account and to provide documents of Archival fund.

Key words: automated information system; database; archive; state archive;

design.

Privalov Aleksandr Nikolayevich, doctor of technical sciences, professor, privalov. 6l@ mail.ru, Russia, Tula, Tula State Pedagogical University of Leo Tolstoy,

Ekaterinichev Alexei Lvovich, candidate of technical sciences, docent, Alex-ey.Ekaterinichev@tularegion.ru, Russia, Tula, Center of Information Technologies,

Antonenko Natalia Aleksandrovna, postgraduate, Natalya.Antonenko@tularegion.ru, Russia, Tula, Center for Information Technology