роль отбора в управлении формированием депозитарного фонда ГПНТБ СО РАН

БИБЛИОСФЕРА, 2010, № 4, с. 49-52

Материалы научной сессии ГПНТБ СО РАН -7/

УДК 025.2+025.7/.9 ББК 78.36

РОЛЬ ОТБОРА В УПРАВЛЕНИИ ФОРМИРОВАНИЕМ ДЕПОЗИТАРНОГО ФОНДА ГПНТБ СО РАН

© О. П. Федотова, Т. В. Бахтеева, Е. Ю. Панова, Н. А. Сулимова, 2010

Государственная публичная научно-техническая библиотека Сибирского отделения Российской академии наук 630200, г. Новосибирск, ул. Восход, 15

Дается краткий анализ подходов к пониманию роли отбора в управлении формированием фонда библиотеки-депозитария, а также технологических решений, позволяющих улучшить характеристики процесса, осуществляемого в фонде основного хранения ГПНТБ СО РАН.

Ключевые слова: отбор, управление фондом, формирование фонда.

A brief analysis of approaches to understanding the role of selection in managing depository collections' formation and technological decisions permitting to improve the characteristics of the process carried out in the basic stock of SPSTL are given.

Key words: selection of documents, collections' managing, collections' formation.

Как полагает, например, В. В. Комов [4], совокупность исследования проблем управления в области библиотечного фондо-ведения можно (условно) разделить на две группы: это работы, посвященные непосредственно вопросам управления библиотечным фондом, и разработки, связанные с различными аспектами теории и практики формирования фонда и опосредованно отражающие отдельные элементы системы управления фондом.

В целом же можно констатировать наличие устоявшихся формулировок понятия «управление» в библиотечном фондоведении, таких, как «управление работой библиотеки по формированию фонда» (Ю. В. Григорьев) и используемые впоследствии два основных термина: «управление фондами» и «управление формированием фонда», которые могут у разных исследователей обозначать либо одно и то же явление, либо их употребление разграничивается в зависимости от наполняющего их содержания. Так, к примеру, Е. П. Арефьева и Т. А. Мистрюкова [1] предлагали под термином «управление формированием фонда» подразумевать процесс как таковой, а под «управлением фондом» - и процесс, и структуру; А. В. Маркина относила термин «управление библиотечным фондом» к «элементарной системе управления», имея в виду организационно-функциональную структуру управления, а административно-организационная структура определяется ею как «управление работой библиотеки по комплек-

тованию и организации фонда» [5]; Н. П. Василь-ченко полагает, что «управление библиотечным фондом - это целенаправленный вид деятельности, необходимый для полноценного формирования, сохранности и эффективности использования фондов» [2, с. 44].

Одним из базовых компонентов в разработке теории управления в сфере библиотечного фондо-ведения следует признать определение его места в совокупности факторов, воздействующих на фонд. Здесь так же, как и в определении сущности понятия, присутствуют две основных точки зрения, а именно:

• управление является этапом цикла формирования фонда, наряду с такими этапами как, комплектование и организация, а также, моделирование (к примеру, В. И. Терешин);

• управление не входит в структуру цикла формирования фонда, а представляет из себя специфический вид деятельности (Ю. Н. Столяров, В. В. Комов, Н. П. Хоманова и др.). Тем не менее, управление библиотечным фондом (УБФ) рассматривается, в основном, как управление формированием фонда и структурно дифференцируется в зависимости от количества и номенклатуры компонентов, включаемых авторами в цикл формирования фонда.

Так, например, В. В. Комов, выделяя в УБФ два аспекта, - управление документами и управление библиотекарями, осуществляющими процессы формирования фонда, представляет систему как

сетевую иерархическую структуру, реализующую кибернетический подход к проблеме. Выделяемые им взаимосвязанные функциональные блоки представляют из себя [4, с. 61-63]:

• планирование, включающее процессы создания модели фонда и первичный отбор;

• организацию, включающую заказ и приобретение документов, их обработку, передачу в структурные подразделения, размещение и расстановку, обеспечение сохранности фонда, доставку документов потребителям и исключение документов из фонда;

• регулирование, включающее изучение фонда и вторичный отбор;

• контроль, включающий прием и начальную обработку, а также учет.

Спектр исследовательских взглядов на роль отбора достаточно обширен. Так, к примеру В. И. Те-решин, разрабатывая понятие библиотечной селекции документов (термин, используемый автором для обозначения совокупности всех видов библиотечного отбора как системы), включает в нее:

• фондокомплектующий отбор первичный;

• фондокомплектующий отбор вторичный;

• классификационный отбор документов, поступивших в библиотеку;

• поисковый отбор документов в фонде библиотеки - при его использовании читателями и библиотекарями;

• библиографический отбор документов в фонде библиотеки - при составлении библиографических указателей и их использовании библиотекарями, работниками справочно-библиографиче-ской службы библиотеки и абонентами.

Согласно данной точке зрения, все виды библиотечного отбора реализуются только при наличии фонда, образуя первичный и вторичный - комплектование фонда, классификационный - его организацию; классификационный, поисковый и библиографический - использование фонда [7, с. 11-12].

Изучение эффективности процесса отбора входило, практически, во все исследования закономерностей формирования и использования фондов, проводившиеся ГПНТБ СО РАН самостоятельно, либо совместно с крупнейшими библиотеками страны и региона [8]. Различные аспекты теоретического осмысления роли отбора в процессах фондообразования и фондорегулирования продолжают находить свое отражение и в работах сотрудников ГПНТБ СО РАН [3]. Немаловажным результатом проведенных исследований стала выстроенная иерархия документов, фиксирующих принципы отбора изданий в фонды библиотеки и вторичного отбора в ее фондах. Кроме того, данные исследования позволили не только предпринять практические шаги по оптимизации процессов отбора, но актуализировать выработку новых к ним подходов

и технологических решений. Так, к примеру, направление большей части потока текущих поступлений в подсобные фонды отраслевых научных читальных залов (кроме улучшения информационного обслуживания читателей) повысило качество основного фонда, достигаемого за счет оптимиз-ции вторичного отбора в массиве изданий, передаваемых из фондов оперативного доступа в фонд основного книгохранения, а также объективизировало дихотомию отбора как способ реализации управленческого воздействия на объект - библиотечный фонд.

Согласно определению, данному Ю. Н. Столяровым в его фундаментальном учебнике, «отбор представляет собой целенаправленное сужение множества альтернатив до заданного их количества по критерию предпочтительности» [6, с. 78]. Посвятив теории отбора целую главу, указав на то, что «... вторичный отбор придает формированию фонда законченность, позволяет библиотекарю активно управлять фондом, регулировать его состав и величину, уточнять профиль комплектования, получать данные для прогнозирования» [6, с. 81] и перечислив факторы, детерминирующие проведение вторичного отбора в фонде (одним из которых являются ошибки первичного отбора), он отнес первичный отбор ко второму процессу формирования библиотечного фонда (ФБФ), тогда как вторичный, с его точки зрения, проводится по завершении семи предшествующих ему процессов (а именно: моделирования, комплектования, учета, обработки, размещения, обеспечения сохранности документов и доставки) в первом этапе восьмого -анализе информации. Не касаясь содержания набора элементов процесса, как он зафиксирован в алгоритме технологического цикла формирования библиотечного фонда, содержащемся в приложении к учебнику [6, с. 258-268], ниже мы приводим блок-схему, которая, с нашей точки зрения, в самом общем виде дает представление о технологии реализации вторичного отбора в фонде библиотеки-депозитария (см. рис. на с. 51).

Инициативный научно-исследовательский проект «Формирование и использование фонда периодических изданий в головной библиотеке ЦБС СО РАН», стартовавший в 2007 г., изначально предусматривал решение ряда актуальных проблем в области формирования и использования фондов периодики, а именно: обновление идеологии формирования фонда периодических изданий, приведение ее в соответствие с реалиями современности, пересмотр основных критериев первичного и вторичного отбора основной его части - журналов, актуализацию принципов координации в формировании распределенного фонда периодики СО РАН, и, в частности, его ядра - фонда периодики ГПНТБ СО РАН. Но работа в русле данного проекта

О. П. Федотова, Т. В. Бахтеева, Е. Ю. Панова, Н. А. Сулимова, 2010, № 4, с. 49-52

НАЧАЛО \ '

\ Анализ фонда

\ с позиций

\ существующей

\ модели

КОНЕЦ ^

Технология реализации вторичного отбора в фонде библиотеки-депозитария

выявила также проблемы, связанные с изданиями, очень близкими к периодическим по видовым признакам, а именно - продолжающимися изданиями. Главным посылом стала констатация того, что поток данного вида изданий в основном фонде интенсивно растет (примерно на 1/3, если брать для сравнения периоды 1992-1999 гг. и 2000-2007 гг.), качество же этого массива изданий оставляет желать лучшего. Был осуществлен анализ массива продолжающихся изданий, поступивших в основной фонд (ОХФ) в 2007-2008 гг. и поступавших в фонд с августа 2009 г. по март 2010 г. В общей сложности проанализировано 3590 печ. ед. по следующим аспектам:

• типу издательства (академические, вузовские, специализированные, различных общественных организаций и т. д.);

• виду (форме) представления материала (труды, ученые записки, доклады, вестники, известия, ежегодники, сборники, обзорная информация, официальная информация, бюллетени, альманахи, каталоги, летописи);

• по целевому назначению (научные, научно-практические, практические, производственно-практические, методические, учебно-методические,

справочные, официальные, информационные, художественные).

Была составлена рабочая картотека, результаты кумулировались по вышеназванным аспектам в разработанных таблицах, где дополнительно был введен географический признак - фиксировались издания Новосибирска, Сибири и Дальнего Востока. Кроме того, издания были распределены по отраслям. Также был выявлен массив журналов, обработанных и направленных в фонд продолжающимися изданиями. Основу фонда продолжающихся изданий основного хранения составляют издания вузов Сибири и Дальнего Востока по общественно-политическим наукам, представленные в виде бюллетеней. 12% от просмотренного объема - журналы, обработанные и направленные в фонд продолжающимися изданиями.

Продолжение исследования предполагает решение следующих задач:

• пересмотр существующих и разработка недостающих критериев оценки и отбора в фонд продолжающихся изданий;

• введение в критерии отбора таких существенных признаков, как «относительная (минимальная) полнота комплекта / стабильность посту-

пления» и других, характерных для фонда научной библиотеки;

• изменение направления изданий на этапе поступления в библиотеку;

• расширение применительно к продолжающимся изданиям понятия «временное хранение»;

• предоставление возможности списания изданий как по истечении срока временного хранения в фондах оперативного доступа, так и на этапе передачи в основной фонд;

• выработка принципиальной позиции, позволяющей принимать решение о видовой принадлежности изданий в случае изменения ее в ходе бытования.

При отборе изданий на постоянное (депозитарное) хранение основанием должны служить: профиль депозитарного хранения библиотеки, экспертная оценка информационной ценности изданий, а также результаты мониторинга издательской и потребительской среды.

Еще одной задачей для специалистов, задействованных в процессах формирования и организации фонда основного хранения становится разработка организационно-правовых аспектов и формулировка принципов и критериев отбора для формирования фонда электронных копий ценных изданий депозитарного хранения.

Фонд электронных копий ценных изданий депозитарного хранения, исходя из профессиональных и пользовательских потребностей, а также предоставляемых современным законодательством возможностей, планируется к созданию как составная часть основного фонда ГПНТБ СО РАН, выполняющая функции:

• обеспечения сохранности оригиналов документов,

• создания страхового фонда (в первую очередь - работ ученых СО РАН);

• более полного удовлетворения информационных потребностей читателей и сокращения количества отказов на часто спрашиваемые издания.

Предполагается, что фонд электронных копий будет включать:

• копии часто спрашиваемых старых и ветхих изданий, находящихся в фонде в единственном экземпляре и не подпадающих под действие исключительного авторского права;

• копии работ ученых СО РАН в рамках создания распределенного резервно-страхового фонда изданий НИУ СО РАН в ЦБС СО РАН;

• копии изданий, отсутствующих в фонде ГПНТБ СО РАН по причине утраты или порчи в процессе обслуживания, возможно, недополучения по ОЭ (по данным ОКОЛ - примерно 2 тыс. экз. малотиражной научной литературы, восполняемые библиотекой из других источников), предоставленные другими библиотеками в порядке взаимного использования библиотечных ресурсов;

• фонд временных электронных копий, предназначенных для репродуцирования, создаваемый на профильные издания повышенного спроса, находящиеся в фонде в единственном экземпляре и достигшие максимально-допустимой кратности копирования оригинала.

Список литературы

1. Арефьева Е. П., Мистрюкова Т. А. Принципы управления библиотечным фондом // Научные основы управления формированием библиотечных фондов. -Л., 1985. - С. 15-32.

2. Васильченко Н. П. Управление библиотечными фондами : теоретические основы // Вестн. Библ. ассамблеи Евразии. - 2009. - № 1. - С. 44-52.

3. Вихрева Г. М., Ковригина Т. С. Критерии отбора изданий в «ядро» журнального фонда научной библиотеки // Библиотечный фонд: вопросы формирования, использования и сохранности. - Новосибирск, 2009. -С. 48-60.

4. Комов В. В. Управление библиотечным фондом: функции, структура, методы : дис. ... канд. пед. наук. - М., 1987. - 171 с.

5. Маркина А. В. Управление библиотечным фондом как система. (Постановка вопроса) // Науч. и техн. б-ки СССР. - 1986. - № 3. - С. 10-14.

6. Столяров Ю. Н. Библиотечный фонд : учеб. - М. : Кн. палата, 1991. - 272 с.

7. Терешин В. И. Библиотечная селекция документов : лекции. - М. : МГИК, 1993. - 71 с.

8. Федотова О. П. Научное обеспечение практики управления перераспределением литературы (на примере исследований фонда основного хранения ГПНТБ СО РАН // Библиотечный фонд: вопросы формирования, использования и сохранности. - Новосибирск, 2009. - С. 81-90.

Материал поступил в редакцию 29.08.2010 г.

Сведения об авторах: Федотова Ольга Павловна - кандидат педагогических наук, заведующий отделом хранения фондов, тел.: (383) 266-25-10 (доп. 123), e-mail: kh@spsl.nsc.ru,

Бахтеева Татьяна Валерьяновна - исполняющий обязанности заведующего сектором, тел. (383) 266-25-10 (доп. 142),

Панова Екатерина Юрьевна - главный библиотекарь, тел.