Центр передачи знаний

Собственный учебный центр для многих российских компаний сегодня является не роскошью, а жизненной необходимостью. Сотрудников нужно систематично обучать, и дешевле всего это делать своими силами. Что нужно для создания собственного учебного подразделения и во сколько это обойдется? «Секрет фирмы» представляет примерный бизнес-план корпоративного учебного центра.

Отправная точка
«Знания недолговечны. К ним нужно относиться, как к молоку, на них нужно ставить дату выпуска. Если вы их вовремя не используете, они скиснут и станут бесполезными»,– считают идеологи фанки-бизнеса. Для того чтобы знания не «скисали», их необходимо постоянно обновлять. А любые изменения внутри компании, будь то расширение, реструктуризация или выход на новые рынки, лишь усиливают потребность в обучении.

Решить эту задачу можно разными способами. Первый – организовать обучение сотрудников с помощью внешних тренеров или тренинговых компаний. Однако они не всегда способны до конца вникнуть в проблемы заказчика, а кроме того, их услуги стоят очень дорого. Другой вариант – взять обучение сотрудников на себя. В рамках некоторых крупных российских и международных компаний существуют корпоративные университеты, которые занимаются и краткосрочным, и длительным (полгода, год) обучением. Но большинству фирм собственные университеты не по карману, поэтому они выбирают третий путь – организуют корпоративный учебный центр (КУЦ). В отличие от корпоративного университета, центр проводит только краткосрочное обучение.

«Функции координатора обучения персонала обычно ложатся на плечи менеджера отдела HR,– объясняет Сергей Ряковский, директор по персоналу КБ „Сухой”.– Но когда количество обучаемых переваливает за 150 человек в год, то есть когда нужно ежемесячно учить 12–15 слушателей, сам кадровик с этим уже не справляется. Нужен человек, который бы занимался организацией и проведением обучения». Если такой человек появляется в компании, можно говорить о зарождении корпоративного учебного центра.

Многих руководителей останавливает мысль, что на создание полноценного учебного центра придется потратить круглую сумму. По подсчетам директора представительства и ведущего консультанта компании MBD Group Максима Соколова, в Москве на создание хорошего учебного центра понадобится от $50 тыс. и выше начальных вложений. Однако практика российских компаний показывает, что инвестировать огромные деньги в КУЦ не обязательно. Существуют способы рациональной экономии.

Персональные запросы
Первый шаг на пути создания КУЦ – выяснение потребностей в обучении. «Для этого HR необходимо поговорить с руководителями подразделений компании, может быть, провести анкетирование»,– говорит Инна Яшкина, директор по персоналу компании Simplex. Таким образом можно рассчитать предполагаемый объем работы тренеров и их количество.

Второй шаг – составление штатного расписания. Обязательная позиция – директор центра, который вполне может совмещать административную и преподавательскую работу. Обычно компании, в которых число сотрудников превышает 200–500 человек, нанимают дополнительных тренеров. Штат учебных центров средних компаний состоит сегодня как минимум из нескольких человек: руководителя, двух-трех тренеров и секретаря.

Набрать сотрудников в учебный центр достаточно сложно. Компании, как правило, готовы выделять на зарплату директора КУЦ не более $3–4 тыс. в месяц, тогда как свободный тренер может заработать гораздо больше. Зарплата внутренних тренеров еще меньше – $1–1,5 тыс., хотя во многих фирмах она считается вполне приличной. Если искать кадры через рекрутинговые агентства, на это уйдет сумма, равная двум-четырем месячным окладам каждого сотрудника. Иными словами, чтобы нанять директора КУЦ, двух тренеров, а также секретаря, придется выложить в общей сложности около $10 тыс.

Пожалуй, самый экономный вариант – найти преподавателей внутри компании. В некоторых случаях это вообще единственный выход. Например, в Simplex руководителя учебного центра искали с помощью объявлений в интернете, а внутреннего тренера – среди своих сотрудников. «Ни один человек со стороны, по нашему мнению, не владеет таким глубоким знанием продукции компании, как специалист, много лет проработавший у нас,– говорит Инна Яшина.– Общие тренинги по продажам, коммуникативным навыкам, командообразованию внешние провайдеры проводят успешно, но мало кто может вести, допустим, необходимые нам занятия по монтажу рольставен».

У внутренних тренеров есть один существенный недостаток: хорошего специалиста трудно не только найти, но и надолго удержать. На каком-то этапе проведения однотипных тренингов он обязательно перегорит и захочет сменить работу. По мнению Максима Соколова, чтобы подстраховаться, имеет смысл заключить контракт на полтора года с условием, что через год тренер будет участвовать в подборе кандидата на свое место и за оставшиеся полгода передаст ему свои наработки.

Необходимы также методические материалы. Идеальный вариант, когда тренер приходит в компанию со своими наработками и сам пишет программы обучения. В большинстве фирм все так и происходит. Более дорогой, но не всегда эффективный вариант – приобрести готовые программы, а затем адаптировать их под себя. Методические материалы «под ключ» в Москве можно купить за $500–2500. Западные обычно стоят значительно дороже.

Если тренера нашли внутри компании, надо предусмотреть еще одну статью расходов, поскольку может потребоваться предварительное обучение. В Simplex умудрились сэкономить и здесь: учить новичка взялся непосредственно директор центра, профессиональный тренер. Но в некоторых случаях человека придется послать в специальную школу. Их сейчас очень много, и обучение в них обойдется как минимум в 700 евро.

Расходы на содержание учебного центра
47% – зарплата штатным сотрудникам учебного центра и гонорары сотрудникам компании, привлекаемым к преподаванию
10–15% – зарплата внешним преподавателям
10–15% – аренда помещения
5–10% – затраты на инфраструктуру: отчисления на зарплату хозяйственнику, охранникам, сотрудникам бухгалтерии, уборщице и т. д.; затраты на ремонт помещения)
3–4% – закупка и обновление оргтехники
1–3% – подключение к интернет, создание и поддержание web-странички, оплата телефонных разговоров
1–3% – буклеты, рекламная продукция с логотипом компании, подписка на профиздания
1–3% – другие нужды
По данным Экономико-правовой школы ФБК

Деньги на инфраструктуру
Хороший учебный центр требует не только тщательного отбора преподавателей и наработки методик, но и создания специальной инфраструктуры. В первую очередь речь идет о помещении.

В принципе, его можно арендовать. С одной стороны, это удобно, потому что компания получает полностью оборудованный зал. С другой – это недешево. Аренда учебной комнаты площадью, допустим, 40 кв. м под проведение тренингов в Москве стоит $16–20 тыс. в год. Почасовые ставки на помещения различного класса – от $15 до $300. Кроме того, найти полностью укомплектованный зал на рынке достаточно сложно, поэтому его нужно искать задолго до начала тренинга.

Самый экономный вариант – создать КУЦ в своем офисе. «Учебный центр начинается только тогда, когда у компании появляется не просто сотрудник, отвечающий за обучение, но и собственное помещение для этого»,– говорит Сергей Ряковский. Некоторые компании используют для занятий переговорные комнаты. Однако при систематичном обучении с жестким графиком это очень неудобно: в нужный момент переговорная может оказаться занята. Идеальный, по мнению Сергея Ряковского, вариант организации помещений учебного центра он видел в свое время в Инкомбанке. Там было оборудовано несколько классов, часть которых представляла собой аудиторные комнаты и лекционные залы, а остальные были меблированы только легкими сборными стульями, которые легко сдвигались в зависимости от количества человек и целей занятия.

Понятно, что в пустом зале люди не занимаются. На его оборудование нужно выделить как минимум $6 тыс. «Джентльменский набор» для оснащения зала состоит из более чем двух десятков наименований аппаратуры, мебели и расходных материалов.

В первую очередь это компьютерная техника. Если учебный центр не мигрирует из комнаты в комнату, а обладает собственным помещением, лучше купить стационарный компьютер, цена которого варьируется от $500 до $1 тыс. Ноутбук стоит дороже – $760–2500. Другие важные вещи – демонстрационная техника, то есть проектор и экран к нему ($1700–2000 и $200–300 соответственно). Некоторые компании пытаются экономить на экране, проецируя изображение на стену или доску. Однако эта экономия сказывается на качестве обучения: слушатели практически ничего не видят.

Учебный процесс невозможен без учебной доски. Сегодня, как правило, используются белые доски, надписи на которых делаются маркерами. Это еще $100–200. Можно купить флипчарт – специальную доску, на которую прикрепляются огромные листы бумаги (около $100). Впрочем, если компания не жалеет денег на создание КУЦ, она может приобрести и особую компьютерную доску, которая стоит около $15 тыс. и существенно расширяет возможности обучения: все написанное на доске сохраняется в ее памяти и может быть в любой момент просмотрено и распечатано в нескольких экземплярах.

Важным элементом тренинга является видеосъемка, поэтому учебному центру необходимы видеокамера (от $500), а также телевизор и видеомагнитофон для просмотра записи (около $400). Нередко компании приходится покупать ксерокс ($300–400) или ризограф (от $2 тыс.) для тиражирования учебных материалов. При желании можно завести и переплетный аппарат ($180–540).

Если оборудование можно приобрести в разных вариантах и комплектациях, то с покупкой мебели для учебного центра, как ни странно, бывают проблемы. Например, сегодня очень сложно найти хорошие столы. «Несмотря на то, что классы под учебные центры сейчас делают все, мы в свое время так и не смогли найти ничего подходящего»,– жалуется Сергей Ряковский. «Правильные» столы должны быть узкими и легкими, чтобы их можно было быстро перестраивать для работы в группах, выставлять «каре» для лекций и т. д. В КБ «Сухого» в конце концов купили что-то более-менее приемлемое, но не то, что хотелось. Стулья желательно брать с колесиками: в процессе учебы слушатели должны иметь возможность свободно и бесшумно перемещаться. Стоимость каждого учебного стола составляет в среднем $50–90, стула – $70.

В зависимости от специфики бизнеса учебному центру может потребоваться особое оборудование, что увеличивает нагрузку на бюджет. Скажем, в Simplex пришлось изготовить специальные макеты своих изделий и стенды для оформления учебного класса, а также выделить отдельное помещение для тренинга по монтажу навесных потолков.

Скрытые расходы
Все расходы, о которых шла речь выше, являются всего лишь начальными вложениями. Однако поддержание работы учебного центра требует гораздо больших затрат.

По мнению генерального директора «Экономико-правовой школы ФБК» Сергея Пятенко, изначально не все компании просчитывают скрытые расходы на его содержание. «То, что бросается в глаза сразу же – оплата труда преподавателей, стоимость аренды помещения и покупки оборудования,– только часть затрат»,– считает он.

В среднем на содержание полноценно работающего КУЦ (в компании из 500–1000 сотрудников) может уходить от $80 тыс. до $100 тыс. в год в Москве и около $40–70 тыс. в Санкт-Петербурге, Екатеринбурге и других крупных городах. Это гораздо больше, чем начальные вложения. Наиболее существенные статьи – зарплата сотрудников и операционные расходы. Около 40% годового содержания учебного центра составляют такие «мелочи», как затраты на помещение, оплата интернета, электричества и телефонных разговоров. Значительную часть бюджета съедают расходы на бумагу, раздаточный материал, подписка на периодические издания, покупка книг и пр.

В ряде случаев приходится приглашать внешних преподавателей, особенно когда речь идет об обучении топ-менеджеров. Иногда привлекают сотрудников компании, работающих в других отделах. Как правило, им выплачивают гонорар.

Несмотря на все затраты и сложности КУЦ помогает существенно экономить в перспективе. В санкт-петербургской риэлтерской компании «Итака» подсчитали, что один штатный тренер, месячная зарплата которого составляет в среднем $1 тыс., может провести 14 однодневных тренингов в месяц. Стоимость каждого тренинго-дня во «внешних» учебных центрах – $1,2–1,5 тыс. и выше. Выходит, что при полной загруженности каждый внутренний тренер сберегает компании как минимум $16 тыс. в месяц. Экономия, которую приносит один такой сотрудник, может покрыть затраты на содержание всего учебного центра, включая мебель и оборудование.