Автоматизация деятельности туристских предприятий

О.Е. Бойко

АВТОМАТИЗАЦИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ТУРИСТСКИХ ПРЕДПРИЯТИЙ

Рассмотрены основные задачи и этапы разработки и использования автоматизированных компьютерных систем в работе туристических организаций. Особенность технологии разработки и реализации турпродукта требует таких систем, которые в кратчайшие сроки давали бы информацию о доступности транспортных средств и возможностях размещения туристов, а так же обеспечивали бы ускоренное резервирование и бронирование мест и автоматизацию решения вспомогательных задач при предоставлении туристских услуг (параллельное оформление таких документов, как билеты, счета и путеводители, обеспечение расчетной и справочной информацией и др.).

Ключевые слова: автоматизация управленческих процессов, автоматизация рабочих мест, глобальные компьютерных систем бронирования, типовые информационные технологии управления, этапы процесса разработки индивидуальной автоматизированной информационной системы.

Современный уровень развития турбизнеса и жесткая конкуренция придают особую важность информационным системам туристских агентств. Эти системы не только ускоряют процесс расчетов и формирование документов, но и помогают снизить стоимость услуг (турпакета), позволяя выбирать наилучший по цене вариант для доставки клиентов к месту отдыха и их размещения для проживания. В данное время существует ряд хорошо зарекомендовавших себя программных продуктов. Разработкой специализированных программных продуктов для туристского бизнеса в настоящее время занимаются несколько российских фирм, таких как «Мегатек», «Арим-Софт», «СамоСофт», «Туристские технологии» и др.

На рынке программных продуктов представлено и активно используется несколько компьютерных систем, позволяющих автоматизировать внутреннюю деятельность туристской фирмы. Как правило, эти системы обеспечивают ведение справочных баз данных по клиентам, партнерам, гостиницам, транспорту, посольствам, а также ведение туров и учет платежей, прием заказов и работу с клиентами, формирование выходных доку-

ISSN 0236-1493. Горный информационно-аналитический бюллетень. 2017. № 3. С. 28-34. © 2017. О.Е. Бойко.

ментов и т.д. Почти все программные комплексы обеспечивают формирование бухгалтерской отчетности и обычно экспорт-импорт данных в специализированные бухгалтерские программы.

Наряду с автоматизацией управленческих процессов туристских фирм ведется подобная разработка программ автоматизации деятельности гостиниц, ресторанов и других предприятий туристского бизнеса. Внедрение информационных систем в этой области приводит к значительным изменениям в управлении, а также поднимает качество обслуживания.

Необходимость автоматизации процессов управления уже стала аксиомой, но проблемными остаются методика и обстоятельства перехода на новые технологии. Любая автоматизация турфирмы предполагает введение в ее деятельность автоматизированных рабочих мест, благодаря которым будет реализован комплекс обеспечивающих и функциональных информационных технологий, которые выполняют те или иные задачи управления. Целью автоматизации процессов управления турфирмы является информационная поддержка формирования и принятия управленческих решений.

В настоящее время на российском туристическом рынке можно выделить следующие способы автоматизации типовой турфирмы:

• использование стандартного программного обеспечения, например использование систем управления базами данных, бухгалтерией, финансами, документооборотом;

• использование специальных типовых информационных технологий управления в туризме: «МАСТЕР-ТУР», «САМО-ТУР»;

• применение глобальных компьютерных систем бронирования: «AMADEUS», «TRAVELPORT», «SABRE»;

• сопряжение типовых информационных технологий управления с системами бронирования;

• участие в электронной торговле или электронном бизнесе.

Различные информационные технологии, применяемые в

туризме (программные комплексы, сопряженные с глобальными компьютерными системами бронирования и локальными программами типа бухгалтерских или программ рассылки факсов) дают возможность все бизнес-процессы в туризме превратить в электронные, для реализации безбумажных технологий, технологий обмена информацией по электронной почте и возможностей Интернета.

Выбор турфирмами программных продуктов и специфика их использования зависят от ряда факторов, в частности:

а) от направления деятельности турфирмы, совокупности решаемых задач, исходной технологии, суммарного объема продаж, финансового состояния турфирмы;

б) от осведомленности руководства турфирмы о программном обеспечении, существующем на рынке информационных технологий управления в туризме, о его достоинствах и недостатках;

в) от режима работы компьютеров (автономный или сетевой).

При выборе программного обеспечения разумно обратить

внимание на следующие моменты:

• на известность и надежность — зарекомендовавшие себя информационные технологии управления, опыт внедрения которых накоплен в разных турфирмах, как правило, гарантируют отсутствие узких мест;

• на дружелюбность, простоту, стандартность интерфейса.

• на доступную стоимость информационной технологии управления турфирмой и ее обслуживания.

Общая стоимость автоматизации процессов управления в турфирме складывается из стоимости программного обеспечения, техники, обучения, услуг обслуживания. В этой стоимости можно выделить сумму, которая единовременно будет потрачена на приобретение техники и программного продукта, и сумму стабильных расходов на их обслуживание. Сравнивать разные информационные технологии следует только по их общей стоимости или стоимости владения.

Для автоматизации управленческих процессов в турфирме активно продвигаются типовые информационные технологии управления, основной целью которых является обслуживание их деятельности. Типовые информационные технологии управления турфирмами имеют неопровержимое достоинство — выгодны с финансовой точки зрения, однако не всегда позволяют автоматизировать все бизнес-процессы. Поэтому нередко возникает необходимость разрабатывать и развивать системы, выполненные под заказ для конкретной турфирмы с учетом специфики ее функционирования.

Процесс управления организационно-экономическими и социально-экономическими системами невозможно целиком автоматизировать. Поэтому в таких системах управления технические устройства (компьютеры) берут на себя выполнение трудоемких операций по сбору, хранению и выдаче информации, т.е. монотонных операций, а анализ информации и принятие решений в таких системах является прерогативой человека.

Любая современная автоматизированная информационная система использует технологию баз данных, т.е. состоит из двух частей:

• базы данных, обеспечивающие централизованное накопление, хранение и выдачу информации;

• прикладные программы или в терминологии «Windows» просто приложения (Applications), обеспечивающие многоцелевую децентрализованную обработку информации.

Процесс разработки автоматизированной информационной системы является трудоемким и требует участия как специалистов по компьютерным технологиям, так и будущих пользователей системы. Разработку рекомендуется проводить по следующим основным этапам:

Этап 1. Обследование системы и составление содержательного описания процесса ее функционирования. Содержательное описание обычно имеет словесную форму. Завершается этот этап составлением технического задания на разработку автоматизированной информационной системы. Техническое задание содержит требования, предъявляемые заказчиком (будущим пользователем) к создаваемой информационной системе.

Этап 2. Разработка модели данных и составление проекта будущей базы данных системы. Этот этап называют также этапом информационно-логического моделирования создаваемой системы.

Этап 3. Выбор СУБД и физическая ее реализация.

Этап 4. Проектирование и разработка прикладных программ для децентрализованной многоцелевой обработки данных. На этом этапе создаются автоматизированные рабочие места (АРМ) для специалистов различных профилей: бухгалтеров, менеджеров и т.п. В состав приложения обычно входит набор форм, предназначенных для отображения данных из базы данных, набор запросов для извлечения данных из базы, набор отчетов, предназначенных для представления извлеченной из базы данных информации в виде твердой копии (печатного документа). На данном этапе разработчики используют различные инструментальные программные средства, основанные на использовании различных языков программирования.

Этап 5. Сдача системы в опытную эксплуатацию. На данном этапе выполняется пробная эксплуатация системы, устраняются все недочеты.

Этап 6. Сдача системы и ее сопровождение.

Внедрение современных информационных технологий должно обеспечивать выполнение ряда требований, в том числе:

• ведение внутреннего документооборота;

• обеспечение безопасности с помощью разнообразных методов контроля и разграничения доступа к информационным ресурсам;

• поддержку распределенной обработки информации;

• получение и обработку актуальной информации от туроператоров;

• использование архитектуры клиент-сервер,

• модульный принцип построения систем,

• поддержку интернет — технологий;

• контроль действий пользователей;

• экономия времени персонала;

• обеспечение печати всех нужных документов (много сил и времени отнимает оформление вручную нескольких сотен ваучеров и турпутевок или выписка нескольких сотен авиабилетов за день);

• снижение вероятности ошибок в работе персонала;

• наличие удобного и дружественного интерфейса;

• анализ данных и получение статистических отчетов.

Автоматизация должна включать в себя целый ряд задач.

Первая задача — мониторинг состояния рынка.

Вторая задача состоит в автоматизации внутреннего документооборота и включает в себя выписку нужных туристу документов: путевки, приходные и расходные кассовые ордера, договора, ваучеры и т.д., а так же отслеживание жизненного цикла заявки клиента.

Третья задача заключается в построении системы взаимодействия с клиентами и становится одной из основных при увеличении объема продаж. Внутриофисная система, используемая агентством, должна дать возможность туристическому агентству сохранить наработанную клиентскую базу данных и историю взаимоотношений со своими клиентами. Это бывает необходимо, когда агентство эмитирует дисконтные карты, скидка по которым зависит от суммы, потраченной клиентом на путевки. Это немаловажно также при необходимости уведомления клиентов об изменении адреса агентства или введении специального предложения, которое могло бы быть интересным постоянному клиенту, исходя из его предыдущих заказов. Как и в любом другом бизнесе, постоянные клиенты турагентства — его главное богатство, и относиться к информации о них надо соответственно.

Четвертая задача — автоматизация взаимоотношений с туроператорами. Автоматизация ни в коем случае не сводится к

созданию и печати бланка заявки. Как уже говорилось выше, это автоматическое отслеживание прохождения заявки от момента ее формирования и до момента отправки в архив. Здесь есть возможность использовать и режимы он-лайн бронирования туроператоров, и внутриофисные системы, и системы поиска и бронирования туров, если они обладают необходимым набором функций.

Пятая задача — автоматизация бухгалтерии. Лучше, чем специализированные бухгалтерские программы, с автоматизацией бухгалтерии не справятся никакие программы. Но, в ряде случаев, турагентства, работающие по упрощенной системе налогообложения, пользуются услугами аудиторских компаний, сдавая им лишь первичную документацию. В этом случае, функций внутриофисных программ в части, касающейся учета финансов, более чем достаточно. Это и получение предоплаты, и пересчет разных валют, и выписка первичных документов.

Шестая задача — автоматизация анализа данных и получение статистики. Для принятия наилучших стратегических решений программное обеспечение, используемое турфирмой, должно формировать большое количество статистических отчетов, которые покажут и рентабельность работы компании за определенный отрезок времени, среднюю доходность заявок по направлениям и туроператорам и многое другое. Решение данной задачи позволит агентству правильно ориентироваться на рынке и разрабатывать нужные направления деятельности, выстраивая взаимоотношения с туроператорами.

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

1. Антюфеев Г. В. Информационное обеспечение управления туристской деятельностью. — М.: 2003. — 192 с.

2. Галиновский А., Россихин А. 1Т-решения для турфирм. Прогноз на будущее // Турбизнес. — 2010.

3. Гуляев В. Г. Новые информационные технологии в туризме. Учебное пособие. - М.: ПРИОР, 2010.

4. Саак А. Э., Пахомов Е. В., Тюшняков В. Н. Информационные технологии управления: Учебник для вузов. — СПб.: Питер. 2013. — 320 с.

5. Морозов М. А., Морозова Н. С. Информационные технологии в социально-культурном сервисе и туризме. Оргтехника. — М.: Издательский центр «Академия», 2009. — 240 с.

6. Плотникова Н. И. Комплексная автоматизация туристского бизнеса. Информационные технологии в турфирме. — М., 2008.

7. Сверопонтов В. Какие технологии нужны агентству. Методика выбора. // Туристские технологии — 2006. — № 4. — С. 80.

8. Чудновский А. Д., Жукова М. А. Информационные технологии управления в туризме: учебное пособие. — М.: КНОРУС, 2008.

КОРОТКО ОБ АВТОРE

Бойко Ольга Егоровна — кандидат экономических наук, доцент, e-mail: olgaegorovna@mail.ru, НИТУ «МИСиС».

Gornyy informatsionno-analiticheskiy byulleten'. 2017. No. 3, pp. 28-34. O.E. Boyko

AUTOMATION OF ACTIVITY OF TOURIST BUSINESSES

The paper dealt with the basic tasks and steps of automated computer systems development and use of the tourist organizations.

Feature of the development and implementation of tourism products technology requires such systems, which in no time would provide information about the availability of vehicles and the possibilities of tourist accommodation, would ensure rapid backup and reservations, as well as automation solutions supporting tasks in the provision of tourist services (parallel execution of such documents, like tickets, invoices, guides, software and computational background information, etc.). The tourism industry is so diverse and multifaceted that encourages the use of a wide variety of information technology, from the development of specialized software, making it possible to automate a separate travel agency, before the application of global computer networks.

Key words: automation of administrative processes, automation of jobs, global computer reservation systems, sample information technology management, process development stages of individual automated information system.

AUTHOR

Boyko O.E., Candidate of Economical Sciences, Assistant Professor, National University of Science and Technology «MISiS», 119049, Moscow, Russia, e-mail: olgaegorovna@mail.ru.

REFERENCES

1. Antyufeev G. V. Informatsionnoe obespechenie upravleniya turistskoy deyatel'nost'yu (Information tourist activity management software), Moscow, 2003, 192 p.

2. Galinovskiy A., Rossikhin A. Turbiznes. 2010.

3. Gulyaev V. G. Novye informatsionnye tekhnologii v turizme. Uchebnoe posobie (New information technologies in tourism. Educational aid), Moscow, PRIOR, 2010.

4. Saak A. E., Pakhomov E. V., Tyushnyakov V. N. Informatsionnye tekhnologii upravleniya: Uchebnik dlya vuzov (Information technology management: Textbook for high schools), Saint-Petersburg, Piter, 2013, 320 p.

5. Morozov M. A., Morozova N. S. Informatsionnye tekhnologii v sotsial'no-kul'turnom servise i turizme. Orgtekhnika (Information technology in socio-cultural service and tourism. Office equipment), Moscow, Akademiya, 2009, 240 p.

6. Plotnikova N. I. Kompleksnaya avtomatizatsiya turistskogo biznesa. Informatsionnye tekhnologii v turfirme (Integrated automation of tourist business. Information technology in the travel agency), Moscow, 2008.

7. Sveropontov V. Turistskie tekhnologii, 2006, no 4, pp. 80.

8. Chudnovskiy A. D., Zhukova M. A. Informatsionnye tekhnologii upravleniya v turizme: uchebnoe posobie (Management information technologies in tourism: Educational aid), Moscow, KNORUS, 2008.

UDC 004.658.2