Мониторинг входного потока документов в фонд библиотеки как метод оптимизации комплектования

БИБЛИОСФЕРА, 2013, № 4, с. 81-86

Библиотековедение

УДК 025.2 ББК 78.352

МОНИТОРИНГ ВХОДНОГО ПОТОКА ДОКУМЕНТОВ В ФОНД БИБЛИОТЕКИ КАК МЕТОД ОПТИМИЗАЦИИ КОМПЛЕКТОВАНИЯ

© В. А. Нохрина, 2013

Государственное научное учреждение Центральная научная сельскохозяйственная библиотека Россельхозакадемии 107139, г. Москва, Орликов пер., 3, корп. «Б»

На примере мониторинга входного документального потока ГНУ ЦНСХБ Россельхозакадемии рассмотрены возможности использования статистических показателей для формирования оптимальной структуры библиотечного фонда, представления о нем в концептуальном, фактографическом и графическом виде.

Ключевые слова: мониторинг, библиотечный фонд, комплектование, документальный поток.

On the example of monitoring the incoming document flow to the GNU CSAL RAAS the using possibilities of statistical indicators for the forming optimal structure of the library collection are considered. It is treaded from conceptual, factual and graphical viewpoint.

Key words: monitoring, library stocks, acquisition, document flow.

В последние годы в практику научных библиотек все шире входят мониторинговые исследования. Их объектом служат, как правило, явления, процессы и ситуации, обладающие сложной структурой, высокой степенью изменчивости и значительной протяженностью во времени, например, постоянные документные и информационные потоки в библиотеке. Для мониторинговых исследований характерны долговременные наблюдения, количественные измерения и анализ динамики изменения характеристик изучаемого явления (процесса, ситуации) в их взаимосвязи и влиянии на его внешнюю и внутреннюю среду. Одной из важных задач подобных исследований является не только выявление сущностных, принципиальных свойств объекта мониторинга, но и представление в виде целостной картины, создание модели мониторингового исследования, разработка на ее основе инструмента контроля и управления, формирование информационной базы для принятия оптимального управленческого решения.

Документальный поток (ДП) - существенный элемент информационной среды. Используя данные о его состоянии, можно следить за развитием того или иного научного направления, строить прогнозы, моделировать библиотечный фонд, управлять процессом научной обработки документов. Документальный поток можно охарактеризовать по устойчивым качествам, присущим каждому документу: вид, тип, жанр, язык и т. п.

Перед государственным научным учреждением Центральной научной сельскохозяйственной библиотекой Российской академии сельскохозяйственных наук (ЦНСХБ) стоит задача обеспечения максимально возможной полноты отраслевого документного ресурса по проблематике агропромышленного комплекса (АПК) как части национального библиотечного фонда России с целью удовлетворения информационных потребностей аграрной науки, образования и производства. Эту задачу можно решить, используя метод мониторинга для оптимизации комплектования. Изучение ДП с помощью мониторинга дает о нем представления в комплексном виде: концептуальном, фактографическом и графическом.

Мониторинг ДП позволяет решать и многие внутрисистемные задачи, связанные в первую очередь с повышением качества комплектования фондов, оптимальным использованием материальных ресурсов учреждения, улучшением потребительских свойств создаваемых в библиотеке информационных продуктов, усилением технологической дисциплины при обработке ДП.

Объекты мониторинга:

• документный ресурс, поступивший в библиотеку за определенный выбранный период,

• источники комплектования библиотечного фонда,

• электронные каталоги,

• статистические материалы Российской книжной палаты (РКП),

• результаты мониторинга читательского спроса.

Основными критериями для осуществления

мониторинга были выбраны: количество поступлений документов в фонд, их видовая и типологическая структура, тематическая структура потока, языки и страны, источники комплектования и др.

Мониторинг ситуации на книжном рынке с целью планово-прогностического управления комплектованием фонда ЦНСХБ показал, что по данным РКП, несмотря на кризисные явления в отрасли, выпуск книг и брошюр сельскохозяйственной тематики по названиям в течение пяти последних лет относительно стабилен и составляет в среднем чуть более трех тысяч названий.

В сегменте сельскохозяйственной и частично естественно-научной литературы (по тематике комплектования ЦНСХБ) не наблюдается резкого уменьшения выпуска книг и брошюр. Это позволяет делать оптимистичные прогнозы для планирования текущих поступлений в фонд библиотеки.

На 1 января 2013 г. фонд ЦНСХБ насчитывает 3 млн 64 тыс. 600 экз. документов. Ровно столько же, что и на 1 января 2012 г.

Динамика поступлений документов в фонд библиотеки за последние три года, как по названиям, так и по экземплярам, является стабильной. Поступило в фонд в 2012 г. 17,5 тыс., выбыло -17,5 тыс. (рис. 1). Распределение литературы на книги и сериальные издания также имеет стабильную динамику (рис. 2).

Печатные сельскохозяйственные журналы, особенно на русском языке, служат оперативным источником информации о новых разработках и достижениях сельскохозяйственной науки и производства. В 2012 г. количество сериальных изданий, принятых в фонд библиотеки, увеличилось на 25%, в основном за счет поступления федерального обязательного экземпляра и увеличения поступления иностранных журналов. В среднем в фонд поступает около 400 названий журналов в количестве 4200 экз. (табл. 1).

К сожалению, не наблюдается существенного увеличения поступлений печатных документов на иностранных языках (рис. 3).

20000

15000

10000

5000

вш

2010  Названий

2011

2012

Экземпляров

Рис. 1. Динамика поступлений документов в фонд ЦНСХБ в 2010-2012 гг., тыс. уч. ед.

14000' 12000' 10000' 8000' 6000' 4000 2000 0

Б

Б

2010 2011 2012  Книги  Сериальные издания

Рис. 2. Динамика поступлений документов в фонд ЦНСХБ по видам изданий в 2010-2012 гг., тыс. уч. ед.

2000

1500

1000

500

П.

ета

2008 2009  Книги

2010 2011 2012  Журналы

Рис. 3. Динамика поступлений иностранных документов в фонд ЦНСХБ в 2008-2012 гг., уч. ед.

Иностранная литература занимает в среднем чуть более 7% от всех поступлений в библиотеку. И если пробелы в журнальном фонде можно компенсировать доступом к электронным ресурсам, то

Т а б л и ц а 1

Динамика поступления журналов в фонд ЦНСХБ за период 2010-2012 гг.

0

0

Сегмент журналов 2010 2011 2012

названия экз. названия экз. названия экз.

На русском языке 260 3504 248 3288 304 3700

На иностранных языках 124 978 124 512 187 800

Всего 384 4482 372 3800 491 4500

книги остаются не доступны отечественным ученым. Основные источники поступлений иностранной литературы - международный документооб-мен и издания, присылаемые в ЦНСХБ из ФАО1. В среднем из ФАО библиотека получает 127 книг в год [3]. В целом фонд документов ФАО насчитывает 4300 ед.

С 1990-х гг. отсутствует бюджетное финансирование на подписку иностранной периодики, хотя потребность ученых в доступе к печатным ведущим научным журналам по АПК есть. Контент сельскохозяйственных журналов платного и открытого доступа через коммуникационные сети еще не может удовлетворить потребности всех отраслей АПК. По нашим исследованиям, оцифровано не более 30% мирового потока сельскохозяйственной периодики. Всего в мире издается более 12 тыс. журналов по АПК и пищевой промышлен-

ности. Для качественного удовлетворения информационных потребностей ученых подписка на печатные версии иностранных журналов, отсутствующих в сетевых электронных ресурсах и имеющих повышенный спрос, по-прежнему остается актуальной. Требуются организационные меры для решения этой проблемы.

Важнейший фактор стабильности поступления документов в фонд библиотеки - наличие постоянных источников комплектования.

В 2012 г. 3 81% поступлений - это бесплатные источники, 19% (подписка на журналы) - платные источники (табл. 2).

Основной источник поступления документов в фонд ЦНСХБ - федеральный обязательный экземпляр. Библиотека является участником комплектования национального библиотечно-информацион-ного фонда документов Российской Федерации как

Т а б л и ц а 2

Динамика поступления печатных изданий в фонд ЦНСХБ из различных источников 2010-2012 гг., экз.

Источник комплектования 2010 2011 2012

ПЛАТНЫЙ 2 504

В том числе:

Бибком 243

Подписка 2 172

Издательства 89

БЕСПЛАТНЫЙ 15 089

В том числе:

РКП 8 090

Научно-исследовательские учреждения Россельхозакадемии 1 930

Отчеты о научно-исследовательской работе 151

Пожертвования 1 942

ГПНТБ России

Международный документообмен 1 606

Всего 17 593

* В скобках указаны проценты от общего количества документов, поступивших в фонд.

1 ФАО - Продовольственная и сельскохозяйственная организация ООН (The Food and Agriculture Organization of the United Nations FAO). Это международная, межправительственная организация, занимающаяся вопросами продовольственных ресурсов и развития сельского хозяйства в разных странах. С момента основания организации ФАО содействует как развивающимся, так и развитым странам, служит своеобразным форумом, на котором обсуждается совместная политика, решаются различные сельскохозяйственные вопросы. В январе 2007 г. ЦНСХБ получила статус депозитария ФАО в Российской Федерации, т. е. все издания ФАО в одном экземпляре поступают в ЦНСХБ для хранения и использования в обслуживании.

части культурного наследия и осуществляет библиографический учет обязательного экземпляра документов, его постоянное хранение и информирование пользователей через систему электронных каталогов. Поступления по системе Федерального обязательного экземпляра имеют тенденцию к увеличению, от общего поступления документов в фонд (рис. 4).

Показатель 56% указывает на процент поступлений от общего количества документов в фонд ЦНСХБ. Если рассматривать только сегмент отечественных книг, то процент будет выше. В 2012 г.

60%

50%

40%

30%

20%'

10%

2010

2011

2012

Рис. 4. Динамика поступлений обязательного федерального экземпляра в фонд ЦНСХБ в 2010-2012 гг., экз.

поступило 10 388 экз. документов из РКП, что составляет 80% от количества поступлений книг в библиотеку (13 тыс. экз.).

Поступления по системе Федерального обязательного экземпляра не обеспечивают полноты комплектования фонда ЦНСХБ, поэтому необходимы дополнительные источники комплектования (см. табл. 2). Остановимся только на некоторых из них.

Основным источником поступлений авторефератов диссертаций является ГПНТБ России, которая из обязательной рассылки ВАК передает авторефераты по профилю комплектования в ЦНСХБ, часть авторефератов библиотека получает из РКП и в дар от авторов. С 2008 по 2012 г. четко прослеживается тенденция снижения поступлений авторефератов в фонд библиотеки (рис. 5). Для того чтобы выявить объективную причину снижения поступлений авторефератов в фонд ЦНСХБ (за пять лет почти 1 тыс. экз.) требуется дальнейший мониторинг, в первую очередь выявление количества защищенных кандидатских и докторских диссертаций по АПК, анализ поступлений авторефератов в Сводный каталог библиотек России, Российскую государственную библиотеку.

Ведомственный обязательный экземпляр (ВОЭ) -условное определение для внутреннего использования - является существенным и необходимым фактором дополнения федерального обязательного экземпляра в части научной литературы по АПК. В него входят: издания научно-исследовательских

2008

2009

2010

2011

2012

учреждений (НИУ) Россельхозакадемии и отчеты по НИР Министерства сельского хозяйства Российской Федерации [2].

Библиографический учет публикаций ученых Россельхозакадемии2 в базе данных (БД) АГРОС (генерируется ЦНСХБ с 1980 г. и насчитывает 1,78 тыс. библиографических записей) и одновременно в Сводном каталоге библиотек России -важнейший коммуникационный канал информирования широкой научной общественности о научных достижениях АПК. В среднем ежегодно библиотека получает по 1700 экз. книг по системе ВОЭ. Основная задача - стопроцентное комплектование изданиями НИУ Россельхозакадемии.

Мониторинг по тематической структуре входного потока текущего комплектования проводился в сегменте книг на русском языке как самого существенного из всей структуры ДП. Данные мониторинга распределились следующим образом, % названий:

• сельское и лесное хозяйство - 78,

• охрана окружающей среды, экология - 8,5,

• пищевая промышленность - 7,

• рыбное хозяйство - 4,

• биотехнология - 2,

• водное хозяйство, мелиорация - 0,5,

• не тематика - 4,2.

Далее можно проводить мониторинг по каждой рубрике ГРНТИ (включает пять уровней). Например, мониторинг входного потока отечественных книг по рубрике ГРНТИ «68. Сельское хозяйство» показал, что около половины документов расположены в сегменте следующих рубрик, количество названий в год: растениеводство - более 1000, животноводство - в среднем 650, ветеринария - 400, сельскохозяйственная биология - в среднем 300 и т. д.

Важным сегментом структуры библиотечного фонда ЦНСХБ являются электронные ресурсы, как на специальных носителях (электронные издания), так и ресурсы удаленного доступа. Ежегодные поступления электронных изданий в фонд библиотеки чуть более 100 уч. ед. Учет сетевых ресурсов удаленного доступа осуществляется в количестве «пакетов», одна БД - один пакет. В 2012 г. пользователи библиотеки имели доступ через Интернет и Удаленный терминал к 13 полнотекстовым БД (табл. 3).

Электронные ресурсы можно условно разделить на два кластера: документы и фактографическая информация. Зарубежные БД представлены журналами и книгами с полными текстами и рефератами. Отечественные ресурсы в основном фактографические, только в Научной электронной биб-

Рис. 5. Динамика поступлений авторефератов диссертаций в фонд ЦНСХБ в 2008-2012 гг., экз.

В НИУ Россельхозакадемии численность сотрудников, выполняющих научные исследования и разработки в 2012 г., составляет 25 671 человек.

Т а б л и ц а 3

Электронные ресурсы удаленного доступа, представленные в ЦНСХБ в 2012 г.

Наименование Содержание ресурса Источник комплектования Тип доступа

ЗАРУБЕЖНЫЕ РЕСУРСЫ

Academic Search Premier 805 журналов Подписка П

Academic Search Complete 2322 журнала Подписка П

Directory of Open Access Journal (DOAJ) 453 журнал Интернет Б

Food Science Source 3635 журналов Подписка П

Science Direct 423 издание Интернет Б

ProQuest Agricultural Science Collection 750 журналов Подписка П

ОТЕЧЕСТВЕННЫЕ РЕСУРСЫ

ЦОБ^ТАТ Статистические издания России Подписка П

Агропром за рубежом (Polpred.com) Аналитическая и статистическая информация Интернет Б

Автоматизированная справочная система «Сельхозтехника» Модели сельхозмашин (50000), поставщики (1500) Подписка П

Рубрикон, энциклопедии, словари, справочники 61 издание Подписка П

Правовая база «Консультант+» Законы, постановления и т. п. Интранет Б

Научная электронная библиотека eLIBRARY.RU Сериальные издания на русском и иностранных языках (1239) Интернет Б/ЧП

БД ВИНИТИ Библиографическая информация Подписка П

Примечание. Б - бесплатный, П - платный, ЧП - частично бесплатный тип доступа.

лиотеке РИНЦ (eLIBRARY.RU) представлены научные отечественные журналы, в том числе с полными текстами.

Для удобства доступа к сетевым зарубежным электронным журналам и их учета используется «Каталог сетевых электронных журналов аграрной тематики А-Ш^» (программная разработка компании EBSCO), который объединяет в одну систему электронные ресурсы различных издательств. В каталоге представлены лицензионные ресурсы, доступ к которым возможен с компьютеров ЦНСХБ, подключенных к Интернету. В сервисе предусмотрены разные способы управления списком журналов (А-Ш^), включая загрузку списка, управление изданиями, добавление ссылок и многое др. Предусмотрена возможность оперативного добавления новых ресурсов, появляющихся в библиотеке, и удаления неактивных ресурсов, в том числе открытого доступа. В «Каталоге сетевых электронных ресурсов аграрной тематики А-Ш^» зарегистрировано 5500 иностранных полнотекстовых журналов.

Для определения приоритетов в комплектовании библиотечного фонда ежегодно в ЦНСХБ

проводится мониторинг информационных потребностей различных категорий пользователей в режиме автоматизированного спроса, основанного на БД «Читатель ЦНСХБ», и мониторинга автоматизированного заказа документов из БД АГРОС [1]. Полученные данные показывают ретроспекцию запросов пользователей, а также позволяют судить не только об их информационных потребностях, но и очерчивают круг их научных, образовательных и производственных интересов. Среди пользователей библиотеки медленно растет число научных работников и специалистов АПК и одновременно снижается студенческая аудитория, по сравнению с 2008 г. количество научных работников увеличилось более чем в два раза (рис. 6).

Мониторинг показал, что устойчивым спросом пользуется литература последних десяти лет издания, обращение к ресурсам более ранних периодов колеблется в диапазоне от 15 до 20% (рис. 7).

С одной стороны, это связано со старением информации, с другой стороны, основной пользователь библиотеки - это удаленный пользователь, а каталоги библиотеки еще не имеют стопроцентного

70% 60% 50% 40%4 30% 20% 10% 0%

dl

ми

ЩИ

I

2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012

Студенты

Аспиранты

Научные работники

Специалисты с высшим образованием

Прочие

Рис. 6. Структура пользователей ЦНСХБ в 2004-2012 гг., %

2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011

До 1980-х  1980-е  1990-е DC 2000 г.

Рис. 7. Сравнительный анализ обращаемости к информационным ресурсам за 2004-2011 гг., %

электронного формата (включают книги с 1980 г.), и как следствие, - отсутствие информации для уда-

ленного пользователя о наличии документов в библиотеке. Возникает необходимость ускорить ретро-конверсию карточного каталога с целью его полного перевода в автоматизированный режим.

По результатам автоматизированного мониторинга читательского спроса определена тематическая структура информационных запросов, востребованность конкретных видов и типов документов и хронологические рамки спроса как исходные данные для оптимизации комплектования фонда.

Мониторинг входного ДП показал, что библиотечный фонд ЦНСХБ представляет собой оптимальную систему информационной поддержки фундаментальных и прикладных исследований по АПК, контент которых составляют: фонд печатных документов, коммерческих и открытых сетевых электронных ресурсов на русском и иностранных языках.

Метод мониторинга для оптимизации комплектования возможно использовать в научной библиотеке на постоянной основе, но для получения большего количества достоверных данных, расширения критериев и снижения затрат необходимо разработать автоматизированную систему мониторинга входного потока документов в БД АГРОС.

Литература

1. Аббакумова Н. П. Мониторинг читательского спроса как инструмент совершенствования информационного обслуживания ученых и специалистов АПК // Научно-информационное обеспечение инновационного развития. - М., 2012. - С. 148-152.

2. Донцова А. А., Нохрина В. А. Система учета и контроля за поступлением изданий НИУ Россельхозакадемии в ЦНСХБ // Совершенствование информационно-библиотечного обслуживания АПК : материалы науч.-практ. конф. (Москва, 20-23 окт. 2008 г.). - М., 2009. - С. 56-64.

3. Нохрина В. А. Центральная научная сельскохозяйственная библиотека - депозитарий FAO // Мир биб-лиогр. - 2007. - № 2. - С. 73-75.

Материал поступил в редакцию 18.02.2013 г.

Сведения об авторе: Нохрина Валентина Алексеевна - кандидат исторических наук, заслуженный работник культуры Российской Федерации,

заведующий отделом комплектования и библиотечной обработки документов, тел.: (495) 926-77-26, e-mail: catal@cnshb.ru