Расчеты с подотчетными лицами учреждения с использованием расчетной банковской карты

Учет в некоммерческих организациях

РАСЧЕТЫ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ УЧРЕЖДЕНИЯ С ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ РАСЧЕТНОЙ БАНКОВСКОЙ КАРТЫ

И. А. ВАРПАЕВА, кандидат экономических наук, доцент кафедры бухгалтерского учета Институт экономики и предпринимательства Нижегородского государственного университета

им. Н. И. Лобачевского, Нижний Новгород, Российская Федерация

Выдача денежных средств сотрудникам автономных учреждений под отчет путем перечисления средств на банковские счета («зарплатные» карты) этих сотрудников в последние годы становится распространенной практикой.

В статье исследуются правовые аспекты и ограничения возможностей использования расчетных (дебетовых) карт работников автономных учреждений для целей осуществления расчетов по подотчетным суммам. С позиций трудового, банковского и бухгалтерского законодательства авторами анализируются правила осуществления расчетов с подотчетными лицами с использованием указанных карт.

Определены существенные аспекты, которые следует отразить в локальных документах учреждения по рассматриваемому вопросу, что способствует совершенствованию организации и ведения бухгалтерского учета расчетов по подотчетным суммам и позволит минимизировать вероятность возникновения споров с контролирующими органами.

Ключевые слова: подотчетные суммы, расчетные (дебетовые) банковские карты, командировочные, административно-хозяйственные и представительские расходы, авансовый отчет, бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами

Выдача подотчетных денежных средств в автономных государственных (муниципальных)1 учреждениях путем перечисления сумм на банковские счета (карты) сотрудников в последние годы становится распространенной практикой. В целом порядок обращения банковских карт на территории Российской Федерации регулируется Положением об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с их использованием, утвержденным Банком России от 24.12.2004 № 266-П (далее — Положение N° 266-П). Держате-

1 В соответствии со ст. 2 Федерального закона от 03.11.2006 № 174-ФЗ «Об автономных учреждениях» автономным учреждением признается некоммерческая организация, созданная Российской Федерацией, субъектом Российской Федерации или муниципальным образованием для выполнения работ, оказания услуг в целях осуществления предусмотренных законодательством Российской Федерации полномочий органов государственной власти, полномочий органов местного самоуправления в сферах науки, образования, здравоохранения, культуры, средств массовой информации, социальной защиты, занятости населения, физической культуры и спорта, а также в иных сферах в случаях, установленных федеральными законами (в том числе при проведении мероприятий по работе с детьми и молодежью в указанных сферах).

лями банковской карты в соответствии с нормами Положения № 266-П могут быть как физические, так и юридические лица.

Среди операций, осуществляемых юридическими лицами с использованием расчетных (дебетовых) (так называемых «зарплатных карт») и кредитных карт, поименована оплата командировочных расходов на территории РФ (п. 2.5 Положения № 266-П), а именно:

— операции получения наличных денежных средств в рублях для осуществления на территории Российской Федерации в соответствии с порядком, установленным Банком России, расчетов, связанных с деятельностью юридического лица, в том числе оплатой командировочных и представительских расходов;

— оплата расходов в рублях, связанных с деятельностью юридического лица, в том числе оплатой командировочных и представительских расходов, на территории Российской Федерации;

— получение наличных денежных средств в иностранной валюте за пределами территории Российской Федерации для оплаты командировочных и представительских расходов;

— оплата командировочных и представительских расходов в иностранной валюте за пределами территории Российской Федерации.

Однако подобных операций для физических лиц указанным документом не предусмотрено, что может служить основанием для сомнений в возможности совершения операций по выдаче подотчетных сумм работникам учреждения путем их безналичного перечисления на «зарплатную» карту. К тому же перечисление денежных средств, не относящихся к заработной плате, на «зарплатные» карты работников сопряжено с риском квалификации налоговыми органами данных сумм в качестве оплаты труда и начисления по ним налога на доходы физических лиц (НДФЛ) и включения в базу для расчета работодателем страховых взносов в социальные фонды.

Существующие в п. 2.3 Положения № 266-П ограничения по перечню операций, совершаемых физическими лицами с использованием банковских карт, основываются на ограничениях, предусмотренных законодательством РФ. Обратимся к правовым аспектам выплаты подотчетных сумм работникам экономических субъектов.

Учреждения бюджетной сферы выдают денежные средства под отчет: • для оплаты труда;

• для оплаты административно-хозяйственных расходов (транспортные и коммунальные услуги, услуги связи, приобретение материалов, ГСМ для хозяйственных нужд и т. п.);

• для оплаты командировочных расходов;

• для оплаты представительских расходов. Существенная часть подотчетных сумм выдается работникам для возмещения расходов, связанных со служебной командировкой. В соответствии с п. 10 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, работнику при направлении его в командировку выдается денежный аванс на оплату:

— расходов на проезд;

— расходов на наем жилого помещения;

— дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточных).

При этом в Положении № 749 нет никаких особых указаний, в наличной или безналичной форме должен быть выдан данный аванс. В отличие от ранее действовавшего Порядка ведения кассовых операций в РФ (утвержден решением Совета директоров Банка России от 22.09.1993 № 40) в ныне действующем Положении № 3210-У2 нет четкого указания на то, что под отчет работникам субъекта хозяйствования деньги выплачиваются только наличными. В п. 212 Инструкции № 157н3 в характеристике сч. 20800 «Расчеты с подотчетными лицами» указывается, что счет предназначен для учета расчетов с подотчетными лицами по суммам денежных средств и (или) денежных документов, выдаваемых им учреждением под отчет. При этом порядок выдачи указанных денежных сумм (наличный, безналичный) не оговаривается.

Обратимся к трудовому законодательству. Согласно ст. 167 Трудового кодекса Российской Федерации, при направлении работника в служебную командировку ему гарантируется возмещение

2 Указание Банка России от 11.03.2014 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства».

3 Приказ Минфина России от 01.12.2010 № 157н «Об утверждении Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений и Инструкции по его применению».

связанных с этим расходов, перечень которых является открытым. В то же время порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или иным локальным актом учреждения (ст. 168 Трудового кодекса Российской Федерации4). Выходит, что учреждение вправе перечислить на «зарплатную» карту работника подотчетные суммы в том случае, если такой порядок расчетов предусмотрен коллективным договором или иным локальным актом. Одновременно данный вопрос должен регулироваться договором с банком на открытие и обслуживание «зарплатных» карт.

Таким образом, на основании изложенного ранее можно сказать, что учреждение все же имеет право выдать денежные средства в подотчет, перечисляя их на «зарплатную» карту работника. Работник в свою очередь может оплачивать соответствующие расходы картой или наличными деньгами, предварительно сняв их в банкомате или получив их в кассе банка.

В письме Федерального казначейства от 26.07.2011 г. № 42-7.4-05/5.2-500 приведено мнение, что у специалистов указанного ведомства нет правовых оснований для отказа в перечислении организациями командировочных расходов на банковские счета своих работников, открытые для совершения операций с использованием расчетных (дебетовых) банковских карт («зарплатных» карт), поскольку вопрос о допустимости перечисления (возмещения) денежных средств на командировочные расходы на банковские счета работников — физических лиц, открытые для совершения операций с использованием указанных карт, находится в области применения трудового законодательства и не относится к компетенции Банка России.

В свою очередь еще в 2008 г. в письме от 24.12.2008 № 14-27/513 513 «О порядке применения Положения Банка России от 24.12.2004 № 266-П «Об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт»» Банк России также указывал, что вопрос о допус-

4 В соответствии с изменениями, внесенными Федеральным законом от 02.04.2014 № 55-ФЗ в ст. 168 Трудового кодекса РФ, порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, работникам, заключившим трудовой договор о работе в федеральных государственных органах, работникам государственных внебюджетных фондов Российской Федерации, федеральных государственных учреждений определяются нормативными правовыми актами Правительства Российской Федерации.

тимости возмещения расходов, связанных со служебными командировками, путем их перечисления на банковские счета работников — физических лиц, открытые для совершения операций с использованием банковских карт, находится в плоскости применения трудового законодательства. В названном письме указано, что если организация коллективным договором или локальным нормативным актом (приказом, положением о командировках и пр.) предусмотрела возможность перевода денег на командировочные расходы на банковские карты сотрудников, то перечисление денежных средств в этих целях подотчетному лицу на его банковскую карту допустимо. При этом отметим, что остальные случаи выдачи сумм под отчет (на административно-хозяйственные или представительские расходы) указанным письмом не предусмотрены.

Сказанное подтверждается и совместным письмом Минфина России № 02-03-10/37209 и Казначейства России № 42-7.4-05/5.2-554 от 10.09.2013, в котором специалисты указанных ведомств приводят мнение, что в целях минимизации наличного денежного обращения, а также принимая во внимание нецелесообразность выдачи карт организации каждому сотруднику, направляемому в командировку, и специфику осуществления расходов, связанных с компенсацией сотрудникам документально подтвержденных расходов, Министерство финансов Российской Федерации и Федеральное казначейство считают возможным перечисление средств на банковские счета физических лиц — сотрудников организаций в целях осуществления ими с использованием карт физических лиц, выданных в рамках «зарплатных» проектов, оплаты командировочных расходов и компенсации сотрудникам документально подтвержденных расходов.

При выдаче подотчетных сумм путем безналичного перечисления на карты сотрудников учреждению следует иметь в виду следующее. Согласно ст. 8 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» в локальном нормативном акте, определяющем учетную политику учреждения, следует предусмотреть положения, определяющие порядок расчетов с подотчетными лицами. Если специфика деятельности учреждения связана с довольно часто возникающими расчетами по подотчетным суммам, то целесообразно разработать соответствующее положение в виде самостоятельного приложения к учетной политике. Анализ судебной практики

показывает, что для выдачи подотчетных сумм на предстоящие расходы сотрудникам организации путем перечисления со счета учреждения на банковскую карточку подотчетного лица и списания в дальнейшем задолженности работника должны быть соблюдены следующие условия:

— в локальном нормативном акте предусмотрена возможность выдачи денег под отчет в безналичном порядке путем перечисления со счета на счет банковской карты сотрудника;

— в платежном поручении указано, что перечисляемые суммы являются подотчетными средствами;

— приложен правильно оформленный авансовый отчет работника, включая подтверждающие документы.

Кроме сказанного ранее, коллективным договором (иным локальным нормативным актом) учреждения следует определить порядок списания дополнительных затрат в виде банковской комиссии за проведение операций, связанных с оплатой расходов подотчетным лицом с помощью банковской карты.

Указанные меры минимизируют вероятность возникновения споров с контролирующими органами по рассматриваемому вопросу.

Отметим также, что способ выдачи подотчетной суммы сотруднику не влечет каких-либо изменений в другие условия и правила, сопровождающие выдачу денежных средств под отчет. Так, учреждением в обязательном порядке должны быть соблюдены нормы Инструкции № 157н, инструкции, соответствующей типу учреждения, и положения Порядка ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства, утвержденного указанием Банка России от 11.03.2014 № 3210-У. Денежные средства выдаются под отчет согласно письменному заявлению подотчетного лица, содержащему собственноручную надпись руководителя о сумме выдаваемых (перечисляемых) подотчетных сумм, подпись руководителя и дату. В данном заявлении указываются назначение аванса и срок, на который он выдается (п. 213 Инструкции № 157н, п. 6.3 Порядка № 3210-У). На заявлении о выдаче сумм под отчет работником бухгалтерии проставляется соответствующий сч. 20800 «Расчеты с подотчетными лицами» в разрезе кодов группы и вида синтетического счета объекта учета.

Выдача денег под отчет (увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц на суммы полученных денежных средств) допускается при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу (абз. 3 п. 6.3 Порядка № 3210-У, п. 214 Инструкции № 157н). Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы (перечислены) деньги под отчет, или со дня выхода на работу предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру, а при их отсутствии — руководителю авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами (п. 216 Инструкции № 157н, п. 6.3 Порядка № 3210-У). Указанные документы должны содержать обязательные реквизиты, установленные ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Форма авансового отчета установлена приказом Министерства финансов РФ от 15.12.2010 № 173н, в котором утверждены формы первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета учреждений бюджетной сферы5.

На лицевой стороне авансового отчета подотчетные лица приводят сведения о себе, на оборотной стороне в графах 1—6 — данные о фактически израсходованных ими суммах с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы. При этом документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.

Проверка авансового отчета главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии — руководителем), его утверждение руководителем (или уполномоченным им лицом) и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем. Именно на основании авансового отчета может быть отражено уменьшение дебиторской задолженности подотчетного лица перед учреждением на счетах расчетов с подотчетными лицами (п. 216 Инструкции № 157н). На оборотной стороне авансового отчета работником бухгалтерии заполняются графы 7—10, содержащие сведения о расходах, принимаемых

5 Приказ Министерства финансов РФ от 15.12.2010 № 173н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными академиями наук, государственными (муниципальными) учреждениями и Методических указаний по их применению».

учреждением к бухгалтерскому учету, указываются суммы расходов, принятые к учету, при этом приводятся счета и аналитические счета, которые дебетуются на эти суммы. Предельный срок для проведения проверки правильности представленного авансового отчета должен быть установлен руководителем экономического субъекта. Это может быть реализовано при формировании учетной политики, в том числе в составе отдельного регламента, регулирующего порядок расчетов с подотчетными лицами учреждения.

Отметим также, что с 08.01.2015 согласно постановления Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595 «О внесении изменений в некоторые акты Правительства Российской Федерации» (далее — Постановление № 1595) при направлении работника в командировку больше не требуется оформлять командировочное удостоверение6. При этом фактический срок пребывания работника в месте командировки определяется по проездным документам, которые командированный сотрудник представил по возвращении. Если к месту командирования и (или) обратно к месту работы он следовал на личном транспорте, то данный срок следует указать в служебной записке, которую сотрудник представляет работодателю по возвращении из командировки одновременно с оправдательными документами, подтверждающими соответствующее использование названного транспорта (путевой лист, счета, квитанции, кассовые чеки и др.).

Кроме того, Постановлением № 1595 внесены следующие изменения в нормы Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749:

— не требуется оформления служебного задания для командированного лица;

— возвратившимся из командировки сотрудникам не нужно заполнять отчет о выполненной работе.

Согласно п. 3.1 Положения № 266-П операции с использованием банковских карт предусматривают обязательное составление документов на бумажном носителе (слип, квитанция электронного терминала) и (или) в электронной форме (документ из электронного журнала терминала или банкомата), а также иных документов (квитанция банкомата и

6 Соответствующие изменения были внесены Постановлением № 1595 в Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденное постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749.

прочее), предусмотренных банковскими правилами и (или) договорами, заключенными между участниками расчетов. Документ по операциям с использованием платежной карты является основанием для осуществления расчетов по указанным операциям и (или) служит подтверждением их совершения.

Таким образом, кроме тех подтверждающих документов, которые обычно прикладываются к авансовому отчету, необходимо еще представить оригиналы слипов, квитанций электронных терминалов (банкоматов) по всем операциям, совершенным подотчетным лицом с использованием банковской карты.

Аналитический учет расчетов с подотчетными лицами ведется в разрезе подотчетных лиц, видов выплат и видов расчетов (расчеты по выданным денежным средствам, расчеты по полученным денежным документам) в карточке учета средств и расчетов (ф. 0504051) либо в журнале операций расчетов с подотчетными лицами (ф. 0504071).

Рассмотрим на примере правила отражения в бухгалтерском учете операции по выдаче подотчетных сумм работнику с использованием «зарплатной» карты.

Пример. Сотруднику автономного учреждения перечислен на банковскую карту аванс на командировочные расходы в сумме 10 500 руб.:

— на сумму расходов по оплате проезда к месту командировки и обратно — 4 400руб.;

— на сумму расходов по проживанию — 5 800 руб.;

— на сумму суточных — 300руб.

По возращении из командировки сотрудником представлен авансовый отчет на сумму 10 200руб., в котором отражены следующие документально подтвержденные расходы:

оплата проезда — 4 400руб.;

сумма расходов на проживание — 5 500 руб.;

сумма суточных за три дня — 300 руб.

Авансовый отчет был утвержден руководителем учреждения. Остаток суммы по найму жилого помещения (300 руб.) не возвращен учреждению в установленные сроки. На основании приказа руководителя и уведомления об удержании, с которым под расписку был ознакомлен сотрудник, названная сумма был удержана из его заработной платы. Корреспонденция счетов по данной ситуации представлена в форме.

Отметим, что учреждения бюджетной сферы, обслуживание которых осуществляется через лицевые счета в территориальных органах феде-

*Автономные учреждения могут не отражать в разрядах 24—26 номера счета коды КОСГУ, указывая в названных разрядах аналитический код поступлений, выбытий объектов учета, в структуре, утвержденной планом финансово-хозяйственной деятельности.

Форма

Содержание хозяйственной операции Корреспонденция счетов Сумма, руб.

Дебет Кредит

Сотруднику учреждения перечислен аванс на командировочные расходы на банковскую карту: 10 500

на сумму расходов по оплате проезда к месту командировки и обратно 420822560* «Увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате транспортных услуг» 420121610 «Выбытие денежных средств учреждения со счета в кредитной организации» 4 400

на сумму расходов по проживанию 420826560 «Увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате прочих услуг» 420121610 «Выбытие денежных средств учреждения со счета в кредитной организации» 5 800

на сумму суточных 420812560 «Увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц по прочим выплатам» 420121610 «Выбытие денежных средств учреждения со счета в кредитной организации» 300

Приняты к бухгалтерскому учету суммы произведенных расходов на основании утвержденного руководителем учреждения авансового отчета: 10 200

на сумму расходов по оплате проезда к месту командировки и обратно 440120222 «Расходы на транспортные услуги» 420822660 «Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате транспортных услуг» 4 400

на сумму расходов по проживанию 440120 26 «Расходы на прочие работы, услуги» 420826660 «Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате прочих услуг» 5 500

на сумму суточных 440120212 «Расходы по прочим выплатам» 420812660 «Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по прочим выплатам» 300

Произведено удержание из заработной платы сотрудника неиспользованной подотчетной суммы 430211830 «Уменьшение кредиторской задолженности по заработной плате» 430403730 «Увеличение кредиторской задолженности по удержаниям из выплат по оплате труда» 300

Отражено закрытие задолженности подотчетного лица 430403830 «Уменьшение кредиторской задолженности по удержаниям из выплат по оплате труда» 420826660 «Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате прочих услуг» 600

рального казначейства, также могут воспользоваться правом перечисления подотчетных сумм на расчетные (дебетовые) карты сотрудников учреждения в рамках норм гл. 5 совместного приказа Федерального казначейства и Министерства финансов Российской Федерации от 30.06.2014 № 10н «Об утверждении правил обеспечения наличными денежными средствами организаций, лицевые счета которым открыты в территориальных органах федерального казначейства, финансовых органах субъектов Российской Федерации (муниципальных образований)».

Список литературы

1. Варпаева И. А. Документационное обеспечение учета расчетов с подотчетными лицами // Бухгалтерский учет в бюджетных и некоммерческих организациях. 2013. № 24. С. 2—7.

2. Варпаева И. А. Учет представительских расходов государственных (муниципальных) учрежде-

ний // Бухгалтерский учет в бюджетных и некоммерческих организациях. 2011. № 16. С. 23—28.

3. О бухгалтерском учете: Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

4. О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства: указание Банка России от 11.03.2014 № 3210-У.

5. О некоммерческих организациях: Федеральный закон от 12.01.1996 № 7-ФЗ.

6. Об автономных учреждениях: Федеральный закон от 03.11.2006 № 174-ФЗ.

7. Об утверждении Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных

(муниципальных) учреждений и Инструкции по его применению: приказ Минфина России от 01.12.2010 № 157н.

8. Об утверждении Инструкции о порядке составления, представления годовой, квартальной бухгалтерской отчетности государственных (муниципальных) бюджетных и автономных учреждений: приказ Минфина России от 25.03.2011 № 33н.

9. Письмо Банка России от 24.12.2008 № 1427/513 513 «О порядке применения Положения Банка России от 24.12.2004 № 266-П «Об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт»».

10. Письмо Федерального казначейства от 26.07.2011 № 42-7.4-05/5.2-500.

11. Положение об особенностях направления работников в служебные командировки: утверждено постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749.

12. Положение об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с их использованием: утверждено Банком России от 24.12.2004 № 266-П.

13. Постановление ФАС Северо-Западного округа от 11.02.2008 № А52-174/2007.

14. Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 № 197-ФЗ.