Проблемы автоматизации бухгалтерского учета на современном этапе

УДК 657.1.011.56

И. В. Тихонова

кандидат экономических наук, доцент, Байкальский государственный университет экономики и права

ПРОБЛЕМЫ АВТОМАТИЗАЦИИ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА НА СОВРЕМЕННОМ ЭТАПЕ

В статье рассмотрены проблемы получения достоверной бухгалтерской информации при построении информационной системы управления предприятием. Получение достоверной бухгалтерской информации определяется принципами, реализованными в процессе сбора, регистрации, обработки, передачи данных бухгалтерского учета. Это принципы, определяющие методологию ведения бухгалтерского учета и принципы сбора, обработки, передачи информации в информационных системах. Предлагается при разработке информационной системы управления предприятием реализовывать принцип непрерывности информационного потока. На достоверность бухгалтерской информации влияет также организационная структура ведения бухгалтерского учета. В случае ослабления контроля за достоверностью бухгалтерской информации в организации при использовании аутсорсинга бухгалтерских услуг рекомендуется более продуманно подходить к выбору организационной формы ведения бухгалтерского учета.

Ключевые слова: информационные системы управления предприятием; принцип непрерывности; сбор данных; обработка данных; передача данных; реализация бизнес-процессов; достоверность бухгалтерской информации; аутсорсинг бухгалтерских услуг.

I. V. Tikhonova

PhD in Economics, Associate Professor, Baikal State University of Economics and Law

PROBLEMS OF ACCOUNTING WORK AUTOMATION AT THE PRESENT STAGE

The article considers problembi of obtaining reliable accounting information when building information system of an enterprise management. Obtaining reliable accounting information is determined by the principles implemented in the course of collection, registration, processing and transfer of accounting data. These are principles that determine the methodology of accounting and principles of collection, processing and transfer of information in information systems. In developing the enterprise management information system it is proposed to implement the principle of information stream continuity. Reliability of accounting information is also influenced by the organizational structure of accounting records maintenance. In case of derestriction of the organization's accounting information reliability when using outsourcing of accounting services, it is recommended to more elaborately approach selection of the organizational form of accounting records maintenance.

Keywords: information systems of enterprise management; principle of continuity; data collection; data processing, data transfer; implementation of business processes; reliability of accounting information, outsourcing of accounting services.

В современных условиях успешное развитие бизнеса требует создания эффективной системы управления, построение которой основывается на данных бухгалтерского учета и информации системы управленческого учета. По оценкам международной консалтинговой компании «McKinsey & Company», эффективность производства российских предприятий в 4 раза ниже, чем в

© И. В. Тихонова, 2014

США1. Выявление внутренних резервов развития бизнес-структур и реализация потенциальных возможностей — важнейшие стратегические задачи, успешное решение которых во многом зависит от правильного понимания долгосрочных целей развития компании, создания адекватной системы управления для их реализации. Организационная структура компании, организация производства (работ, услуг), организация и ведение бухгалтерского и управленческого учета, технический уровень оснащения, информационная система управления в определенной степени определяют конкурентоспособность компании.

Информационная система управления предприятием базируется на информационной системе бухгалтерского учета, которая должна обеспечивать своевременную, непрерывную, сплошную регистрацию фактов хозяйственной деятельности, их обработку и представление в бухгалтерской (финансовой), управленческой отчетности. Выбор информационной системы для решения поставленных целей с учетом существующих особенностей, ограничений и возможностей является неформализованной задачей. Выбор информационной технологии следует начинать, когда имеется реальное понимание перспектив развития бизнеса и того, что планирует получить предприятие от ее внедрения. При этом необходимо учитывать особенности организации и ведения бухгалтерского учета.

Методология организации и ведения бухгалтерского учета включает совокупность принципов, методов, методик, механизма реализации этих принципов на практике. Соблюдение принципов бухгалтерского учета при функционировании информационной системы управления обеспечивает достоверность полученной информации и помогает принимать грамотные управленческие решение [2; 3]. Только тогда информация действительно является полезной, а информационная система выполняет свое предназначение [4]. Законом РФ «О бухгалтерском учете» от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ предусматривается единоличная ответственность руководителя за достоверность представления информации о финансовом положении, финансовом результате экономического субъекта на отчетную дату и движении денежных средств за отчетный период.

Одной из проблем автоматизации бухгалтерского учета является эффективность ее внедрения. Информационная система управления предприятием определяется принципами, которые положены в основу ее построения. Один из ключевых принципов состоит в том, чтобы информационная технология строилась по сквозному, непрерывному принципу, согласно которому бизнес-процессы автоматизируют от первой операции к последней, не разрывая операционную последовательность. По этому же принципу происходит сбор, обработка и передача информации в бизнес-процессах. Нарушение принципа непрерывности разрывает поток информации, разрушает ее целостность, из-за чего становится необходимым ручной ввод информации, что приводит к существенному повышению трудоемкости выполнения бухгалтерских операций. Создание корпоративных информационных систем предприятий начинается с автоматизации модуля учета (бухгалтерского и налогового учета). Мы согласны с С. Н. Захарцевым, что, если не автоматизированы подсистемы первичного учета информации, то строить подсистему управленческого учета нецелесообразно, поскольку потребуется ручной ввод значительного объема аналитической информации, достоверность и целостность которой не поддается автоматизированному контролю. Соответственно, и достоверность такой учетной системы будет низкой [1, с. 69].

Требование полноты отражения всех фактов хозяйственной жизни путем сплошного, непрерывного учета и своевременного отражения в первичных до-

1 URL : http://www.tadviser.ru/index.php.

кументах и регистрах бухгалтерского учетах фактов хозяйственной жизни, а также реализация указанных принципов бухгалтерского учета обеспечивают формирование полной, достоверной информации.

Таким образом, автоматический сбор сведений начинается с ввода данных из первичного документа бухгалтерского учета в информационную систему. После создания или получения от контрагента первичного документа, в котором правильно заполнены все первичные реквизиты, начинается ввод данных из документа в информационную систему. Если поток документов большой, эта операция трудоемкая и рутинная, и здесь допускается много ошибок из-за человеческого фактора (утомляемости, невнимательности оператора), которые в дальнейшем необходимо выявить и исправить. Поэтому для крупных предприятий организовать автоматический ввод данных из первичных документов необходимо с помощью центров обработки данных, что требует разработки системы кодирования бухгалтерской документации и создания механизмов автоматического считывания. Основание центров обработки данных представляется дорогостоящим, но окупится в перспективе.

Широкое распространение получила точка зрения о том, что созданию оптимальной организационной структуры компании и повышению эффективности ее управления способствует аутсорсинг. Основная идея управления с использованием аутсорсинга заключается в концентрации собственных усилий компании на ключевых процессах, а процессы, которые для организации являются дорогостоящими, трудоемкими, которые она не имеет возможности выполнить качественно и своевременно, как правило, передают на управление внешним исполнителям, специализирующимся в данной отрасли.

Различают IT-аутсорсинг, аутсорсинг бизнес-процессов, аутсорсинг производства. IT-аутсорсинг предполагает передачу на обслуживание информационной системы предприятия или ее части. Аутсорсинг бизнес-процессов — передача неосновных функций компании. Аутсорсинг производства — передача производственного цикла или его части.

Широкое распространение получил аутсорсинг бухгалтерских услуг. В Европе бухгалтерский аутсорсинг используют 86 % компаний малого и среднего бизнеса, США — 92 %, Израиле — 96 %. Компании малого и среднего бизнеса передают в первую очередь на аутсорсинг такие функции, как расчет заработной платы и налогов1. На российском рынке спрос на подобные услуги последние 10 лет ежегодно увеличивается на 40-50 %, но востребованы они пока чаще всего западными компаниями. По данным компании «Coleman Services», доля заказов со стороны российских организаций составляет примерно 10 %2.

Закон Российской Федерации «О бухгалтерском учете» разрешает вести бухгалтерский учет уполномоченному руководителем организации должностному лицу либо специализированной организации или частному лицу, заключив договор об оказании бухгалтерских услуг. При этом руководитель организации как должностное лицо, ответственное за достоверность бухгалтерской (финансовой) отчетности, должен иметь возможность осуществлять реальный контроль соблюдения требования достоверности, однако законом не предусмотрен механизм реализации контрольной функции при передаче ведения бухгалтерского учета или отдельных бухгалтерских операций стороннему исполнителю. Если контрольная функция не исполняется, то не соблюдается требование достоверности, если бухгалтерская информация не достоверная — ее нельзя использовать ни для анализа, ни для управления.

Использование аутсорсинга бухгалтерских услуг в краткосрочной перспективе позволяет добиться определенного снижения затрат путем сокраще-

1 URL : http://i-ias.ru/publikacia/Outsourcing_v_rf_i_zapad.html.

2 Там же.

ния или даже ликвидации бухгалтерской службы, по при этом управление деятельностью предприятия попадает в зависимость от внешнего исполнителя. Если целью организации является создание эффективной информационной системы, то возможно ли, используя аутсорсинг бухгалтерских услуг, реализовать принцип непрерывного сбора и обработки данных в информационной системе? Ответ не представляется однозначным.

Основным предназначением информационной системы управления предприятия является ее способность обеспечивать пользователей достоверной бухгалтерской информацией, которая определяется принципами, заложенными в основе ее построения. С одной стороны, это принципы, определяющие методологию ведения бухгалтерского учета, с другой, принципы сбора, регистрации, обработки, передачи информации в бизнес-процессах, реализованные в информационной системе, обеспечивающие достоверность бухгалтерской информации. Соблюдение указанных принципов должно контролироваться предприятием с помощью соответствующего механизма.

Список использованной литературы

1. Захарцев С. Н. Информационные технологии в управленческом учете и бюджетировании, автоматизация финансового управления / С. Н. Захарцев // Управленческий учет и финансы. — 2009. — № 1 (17). — С. 68-78.

2. Максимова Г. В. Внутренний аудит в организации / Г. В. Максимова // Актуальные проблемы бухгалтерского учета, отчетности, аудита и налогообложения : сб. науч. тр. (к 350-летию г. Иркутска). — Иркутск : Изд-во ИГЭА, 2011. — С. 155-156.

3. Максимова Г. В. Формирование информационной базы операционного аудита научно-исследовательских, опытно-конструкторских и технологических наук / Г. В. Максимова, А. О. Алексеев // Известия государственной экономической академии. — 2011. — № 6. — С. 44-48.

4. Максимова Г. В. Формирование контрольной информации в управлении хозяйствующего субъекта / Г. В. Максимова // Вестник Иркутского регионального отделения Академии наук высшей школы России. — 2010. — № 2. — С. 83-86.

References

1. Zakhartsev S. N. Information technologies in management accounting and budgeting, automation of financial management. Upravlencheskii uchet i finansy - Management accounting and finance, 2009, no. 1 (17), pp. 68-78 (in Russian).

2. Maksimova G. V. Internal audit in organizations. Aktualnyeproblemy bukhgaltersk-ogo ucheta, otchetnosti, audita i nalogooblozheniya [Topical issues of accounting, recording, audit and taxation.]. Irkutsk State Economics Academy Publ., 2011, pp. 155-156 (in Russian).

3. Maksimova G. V., Alekseev A. O. Creating information database of operational audit of research, developmental and technological work. Izvestiya Irkutskoy gosudarstven-noy ekonomicheskoy akademii — Proceedings of Irkutsk State Economics Academy, 2011, no. 6, pp. 44-48 (in Russian).

4. Maksimova G. V. Formation of control information in managing economic entities. Vestnik Irkutskogo regionalnogo otdeleniya Akademii nauk vysshei shkoly Rossii - Bulletin of Irkutsk Regional Branch of Russia's Higher School Academy of Science, 2010, no. 2, pp. 83-86 (in Russian).

Информация об авторе

Тихонова Ирина Васильевна — кандидат экономических наук, доцент, кафедра бухгалтерского учета и аудита, Байкальский государственный университет экономики и права, 664003, г. Иркутск, ул. Ленина, 11, e-mail: irinat3873@yandex.ru.

Author

Irina V. Tikhonova — PhD in Economics, Associate Professor, Department of Accounting and Audit, Baikal State University of Economics and Law, 11 Lenin St., 664003, Irkutsk, Russia, e-mail: irinat3873@yandex.ru.