Профессиональные навыки менеджера: тайм-менеджмент

Попов Р.А.

студент Высшей школы экономики, управления и права ФГАОУ ВО «Северный (Арктический) федеральный университет

имени М.В. Ломоносова» Архангельск

ПРОФЕССИОНАЛЬНЫЕ НАВЫКИ МЕНЕДЖЕРА: ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТ

Аннотация: статья содержит информацию о важности наличия у менеджера навыка эффективного и рационального использования личного и рабочего времени. Научная работа знакомит с двумя основными методиками организации времени, которые необходимы для осуществления профессиональной деятельности менеджера. Также в статье представлены реальные примеры опытных управленцев, применяющих технологии тайм-менеджмента.

Ключевые слова: тайм-менеджмент, менеджер, профессиональные навыки менеджера, управление временем, матрица Эйзенхауэра, делегирование, планирование.

Popov R.A.

student of Higher school of economics, management and law Northern (Arctic) Federal University named after M.V. Lomonosov

Arkhangelsk

PROFESSIONAL SKILLS OF MANAGER: TIME MANAGEMENT

Abstract: the article contains information about the importance of the manager having the skill of efficient and rational use of personal and work time. The scientific work introduces the two main methods of time management, which are necessary for the implementation of the professional activity of the manager. The article also presents real-life examples of experienced managers using time management technologies.

Key words: time management, manager, managerial skills, to manage time, Eisenhower matrix, delegation, planning.

В современном мире каждый день любой организации, фирме приходится сталкиваться с множеством конкурентов. Для того, чтобы выживать и развиваться в реальных рыночных условиях, нужно уметь приспосабливаться к быстроменяющимся условиям окружающей фирму среды. Чтобы добиться успеха необходимо идти в ногу со временем, использовать современное оборудование, технологии, актуальное информационное обеспечение и т.д.

Во многом определяющее значение в деятельности фирмы носит процесс управления, технологии, которые используются в процессе этого управления. Роль управления действительно значительна, ведь его суть состоит в том, чтобы достигнуть итогового результата деятельности организации с максимальной отдачей на каждом этапе управленческого процесса при минимальных издержках. Эффективное управление обеспечивает стабильное функционирование деятельности организации и представляет собой принятие и реализацию адекватных взвешенных управленческих решений. К функциям управления следует отнести следующие составляющие:

- предвидение предстоящих последствий;

- планирование целей и задач;

- организация процесса работы организации;

- умелое распоряжение ресурсами;

- координирование действий;

- осуществление контроля за ходом выполнения задач.

Всю вышеперечисленную деятельность по управлению в организации должен осуществлять работник, т.е. менеджер. Чтобы справиться с такой сложной и ответственной работой, менеджер должен быть действительно высококвалифицированным специалистом в области управления и обладать целым набором некоторых профессиональных навыков, основным из которых является технология организации времени и повышения эффективности его использования, то есть тайм-менеджмент. Тайм-менеджмент - это относительно новая для России и динамично развивающаяся отрасль менеджмента. Ее основная задача -выявление принципов эффективного управления временем.

Если рассматривать тайм-менеджмент в качестве системы управления, организации временным ресурсом, то она состоит из множества элементов, которые способствуют существенному уменьшению нерационального использования времени, которым, впоследствии, можно будет распорядиться для реализации различных производственных процессов. К этим элементам относятся:

- оценка и детальный разбор рабочего времени;

- постановка целей;

- планирование рабочего и личного времени;

- разработка и использование различных методов по противодействию неэффективного расходования временного ресурса.

Итак, во-первых, чтобы определить насколько продуктивно руководитель использует свое время, ему необходимо точно знать, как оно расходуется в действительности, то есть менеджер должен провести

конструктивный анализ использования собственного времени. Проведение анализа способствует выявлению сильных и слабых сторон управленческого стиля менеджера, также он поможет обнаружить те причины, которые содействуют временным потерям. Потребность анализа заключается еще и в том, что такой анализ крайне необходим, если не известно, на что вообще расходуется время, не известно, сколько времени требует выполнение тех или иных дел, не известно, какие факторы стимулируют или ограничивают работоспособность.

Вторым обязательным этапом в тайм-менеджменте является постановка целей. Постановка целей помогает в дальнейшем ориентироваться в том, какие методы управления временем следует применять, а какие применять не следует.

Третий этап - планирование. Под планированием понимается процесс, в ходе которого осуществляется составление перечня задач, которые необходимо выполнить за определенный промежуток времени. Главное преимущество, достигаемое путем планирования работы, состоит в том, что планирование приносит выигрыш во времени. Опыт показывает, что увеличение затрат времени на планирование приводит в конечном счете к экономии времени в целом.

Заключительным четвертым этапом является выработка методов борьбы с причинами потерь времени. Он предполагает, что в ходе предварительного анализа эти причины были выявлены, а следовательно, их необходимо ликвидировать, в том числе используя методики тайм-менеджмента [1].

Когда мы говорим о тайм-менеджменте, мы подразумеваем управление временем. Но как таковым временем мы управлять не в силах, поэтому речь идет об профессиональном навыке менеджера управлять тем, как же он расходует свое время. Время является уникальным ресурсом поскольку, во-первых, оно невосполнимо, в отличие от иных ресурсов, а во-вторых, абсолютно у всех равное количество этого ресурса - 24 часа в сутках, но как распорядиться им - каждый из нас решает сам.

Эффективность использования времени определяется отношением полученного менеджером результата к затраченному на достижение этого результата времени. То есть увеличить данную эффективность можно с помощью:

1 улучшения результата;

2 экономии времени.

Следовательно, все методики тайм-менеджмента также делятся на 2 группы:

1 сфокусированные на результате работы;

2 сфокусированные на внимании к затраченному времени.

Планирование следует отнести к первой группе методик. С помощью такого простого, но одновременно эффективного метода, менеджер использует свое время гораздо продуктивнее. Кроме того, отсеивается некоторое число и объем дел, которые поручаются подчиненным. Планирование помогает менеджеру следить за тем, чтобы все действия были согласованы между собой и направлены на достижение действительно важных результатов.

Михаил Дрожжевкин, директор Курского филиала ОАО «МТС» считает, что оптимально составлять планирование на неделю. Хотя, несомненно, планировать детали - это важно, но излишняя суточная детализация не всегда идет на пользу. Также он считает, что распыляться на месяц тоже не стоит, т.к. контролировать распределение и использование времени будет достаточно трудно. Также возможно изменение каких-либо приоритетов за такой срок. Поэтому недельное планирование - это оптимум планирования [3].

При планировании руководитель должен уметь расставлять приоритеты, сортируя дела по степени необходимости и важности их выполнения. Помочь менеджеру разделить такие дела может матрица Д. Эйзенхауэра, в которой учитывается как срочность, так и важность каждого дела. Данная матрица представляет собой 4 квадранта, расположенных на осях координат. Горизонтальная ось представляет собой шкалу срочности (от «очень срочно» до «не срочно»), вертикальная ось представляет собой шкалу важности (от «очень важно» до «не важно»). Кратко охарактеризуем дела, попавшие в те или иные квадранты:

- 1 квадрант «Очень срочно - Очень важно». Попадание дел в данный квадрант следует избегать, путем своевременного выполнения дел в остальных квадрантах. Однако, сюда попадают те дела, невыполнение которых в срочном порядке может стать причиной неприятностей или не достижения важных целей, а также дела, касающиеся здоровья менеджера;

- 2 квадрант «Очень срочно - Не важно». Дела, попадающие в данный квадрант, чаще всего являются отвлекающими менеджера и отдаляющими от поставленных целей;

- 3 квадрант «Не срочно - Очень важно». Дела, находящиеся в данном квадранте, являются наиболее приоритетными и преимущественно из них должны состоять ежедневные списки дел менеджера. Если такие дела не выполнять заблаговременно, то они легко могут попасть в первый квадрант;

- 4 квадрант «Не срочно - Не важно». К данному квадранту чаще всего относятся дела, которые сделать легко, иногда даже приятно, од-

нако злоупотреблять такими делами не стоит, т.к. они являются пожирателями времени и их выполнение не приносит никакой пользы [2].

Таким образом, распределив по квадрантам все дела, менеджер получает картину, которая говорит сама за себя - предельно ясно становится, какие дела следует сделать в первую очередь, а какие в последнюю.

Александр Дерюгин, технический директор «Скрин-сервис» считает, что без приоритетов работать невозможно, нельзя смотреть на то, сколько это дело займет времени. Если дело занимает 5 минут и именно поэтому делать его сейчас, а дело на 3 часа делать потом - нерационально. Есть проблемы, которые важные по определению, и есть проблемы, которые важны на текущий момент [3].

Эффективно также использовать делегирование. Делегирование полномочий является основой экономии времени менеджера, поэтому относится ко второй группе методик. Делегирование в данном случае представляет собой передачу менеджером определенных полномочий своим подчиненным. Данный метод имеет как ряд преимуществ, так и недостатков. Преимуществом данного метода является снижение загруженности руководителя, что позволяет экономить такой важный ресурс как время, кроме того происходит развитие самостоятельности выполнения работ у подчиненных. Из недостатков - нет гарантии, что сотрудники выполнят порученное задание не хуже руководителя, однако благодаря освобожденному времени, менеджер может значительно окупить незначительные недочеты в работе подчиненных. Часто качество работы менеджера оценивают по его умению эффективно делегировать права и обязанности. Чаще всего делегированию полномочий подвергаются такие виды работы:

- рутинная работа;

- специализированная деятельность;

- частные и малозначимые вопросы;

- подготовительная работа.

Своим опытом делегирования делится Олег Заморенов, генеральный директор ООО «Профильдизайн». Сначала он перенес на персонал большую часть рутинной работы, затем нанял помощника и секретаря, затем перестал сам заниматься продажами, делегировал финансы, рекламу и логистику. Он признался честно, что заметил, как другие работники справлялись с делегированными делами даже лучше, чем он сам, а затем спустя время и вовсе он увидел, как продажи стали расти. Это действительно позитивный пример делегирования полномочий руководителя [3].

Таким образом, не стоит недооценивать новый раздел науки менеджмента, как тайм-менеджмент и пренебрегать изучению его методик, так как современные организации становятся крупнее и сложнее в управлении. От их руководителей требуется все больше обязанностей и ответственности, поэтому сегодня особенно актуально научиться управлять эффективностью управленческого и творческого труда. Из этого следует, что в целях эффективного управления подчиненными и организацией в целом, руководителю необходимо уметь тщательно, обдуманно и рационально распоряжаться, своими силами, энергией и главное - временем, то есть обладать способностью укладываться в установленные сроки, расставлять приоритеты, искусно управлять рабочей нагрузкой. Поэтому каждый управленец (менеджер) должен обладать навыком грамотного распределения своих временных ресурсов, то есть быть знакомым с технологиями тайм-менеджмента.

Список литературы

1. Горбачев А. Тайм-менеджмент в два счета / А. Горбачев. - СПб.: Питер, 2010.

2. Кови Стивен Р. Семь навыков высокоэффективных людей / Кови Стивен Р. // Альпина Бизнес Букс, 2018. - 396 с.

3. Рыженкова И.К. Повышение личной и командной эффективности / И.К. Рыженкова // Профессиональные навыки менеджера - 2-е изд, перераб. и доп. - М.: Эксмо, 2016. - 272 с.

Попова А.С.

Студентка 4 курса направления подготовки 46.03.02 Документоведение и архивоведение Тамбовский государственный университет имени Г.Р. Державина г. Тамбов, Россия1

ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ В АДМИНИСТРАЦИИ СЕЛЬСОВЕТА

Аннотация. В статье рассматриваются особенности документационного обеспечения управления в сельсоветах. В качестве примера проанализирована деятельность администрации Татановского сельсовета Тамбовского района

1 Научный руководитель: Медведева О.В. к.и.н., доцент, ФГБОУ ВО «Тамбовский государственный университет имени Г.Р. Державина» г. Тамбов, Россия.