Принципы организации системы электронного документооборота с использованием электронной цифровой подписи при согласовании и утверждении проектной документации

Электронный документооборот технической документации

75

УДК 004.9

Принципы организации системы электронного документооборота с использованием электронной цифровой подписи при согласовании и утверждении проектной документации

И. С. Горшков, И. В. Ильюшко

Кафедра «Автоматика и телемеханика на железных дорогах»

Аннотация. Рассмотрены процедуры согласования проектной документации между ОАО РЖД и ОАО «Ленгипротранс». Предложены методы оптимизации процедуры согласования проектной документации с использованием систем электронного документооборота на базе электронной цифровой подписи. Рассмотрен вопрос о практическом применении предложенного метода.

Ключевые слова: электронный документооборот; электронная цифровая подпись; согласование проектной документации; ОАО «Ленгипротранс»; ОАО РЖД.

1 Введение

В любой организации процесс деятельности отражен в большом количестве документации (технической, юридической, финансовой, кадровой и др.). В настоящее время во многих компаниях используются системы документооборота.

В данной статье особое внимание будет уделено системам документооборота в компании ОАО РЖД и в проектных институтах. Рассмотрены процессы согласования технической документации на примере схематического плана станции, а также сформулированы предложения по ускорению процесса согласования технической документации и произведена оценка перспектив предлагаемой системы.

Очень часто вместо понятия «безбумажная технология» документооборота в ОАО РЖД используется понятие «электронной технологии» документооборота, которая, по заверению многих руководителей, широко применяется во всех подразделениях ОАО РЖД. Однако по-прежнему руководители различных уровней имеют дело с огромным количеством бумажной документации. Из сказанного следует, что вместо эффективной безбумажной технологии ведения технической документации в компании преобладает

смешанная электронно-бумажная технология. Мнение о том, что без бумажного экземпляра не обойтись, несостоятельно при современном уровне развития электронных устройств.

2 Процедуры согласования и утверждения проектной документации в ОАО РЖД и ОАО «Ленгипротранс»

Любой документ перед тем, как он будет приведен в исполнение, проходит определенные ступени его согласования с руководителями подразделений ОАО РЖД.

Так, к примеру, в проектном институте ОАО «Ленгипротранс» процедура согласования технической документации проходит следующие этапы (рис. 1).

После создания документа группой проектировщиков и проверки его руководителем группы, он (документ) должен быть согласован с главным специалистом (ГС), главным инженером проекта (ГИП), пройти нормоконтроль и попасть на подпись начальнику отдела. В случае со схематическим планом станции добавляется дополнительная цепочка из главного специалиста технического отдела (ТО) и начальника отдела узлов и станций (ОУС). Далее схема проходит цепочку согласования в ОАО РЖД и утверждается главным ревизором железной дороги (НГ).

Рассмотрим процедуру согласования технической документации во внутренней структуре РЖД. Подробная схема представлена на рис. 2.

После внесения изменений в схему инженером группы технической документации (ШЧИ) и проверки ее главным инженером дистанции СЦБ (ШЧГ) схема должна быть согласована с начальником станции (ДС), начальниками дистанций СЦБ (ШЧ), ди-

76

Электронный документооборот технической документации

станции пути (ПЧ). В случае, если станция электрифицирована, необходимо получить подпись начальника дистанции электроснабжения (ЭЧ). Затем документ отправляется на согласование руководителю центра по работе со станциями (ДЦС), заместителю главного ревизора железной дороги по региону (ЗамРБ) и заместителю главного инженера железной дороги по региону (ЗамНГ). Далее схематический план станции должен быть согласован с начальниками службы пути (П), службы СЦБ (Ш), руководителем дирекции управления движением (Д). Перед тем как документ будет подписан начальни-

ком Службы автоматики и телемеханики, он должен быть согласован с начальником дорожной лаборатории СЦБ (ШЛИ) и с начальником технического отдела службы Ш (ШЦ). Если станция электрифицирована, необходимо получить подпись начальника службы электроснабжения (Э). После этого на схеме должен поставить свою подпись заместитель начальника дорожной дирекции инфраструктуры по техническим вопросам (ДИЗТех) и главный ревизор железной дороги (РБ). Наконец, схематический план должен утвердить главный ревизор железной дороги (НГ).

Рис. 1 Процедура согласования технической документации в ОАО «Ленгипротранс»

Рис. 2 Процедура согласования технической документации во внутренней структуре РЖД

Электронный документооборот технической документации

77

Это довольно длительный процесс при использовании бумажной системы документооборота, который может продолжаться несколько месяцев с момента создания проектной документации. И причин тому много. Это и длительное ожидание при подписании командировочных документов, потеря документа, длительное время нахождения командировочного сотрудника в пути и др.

3 Методы оптимизации процедуры

согласования и утверждения проектной документации с использованием электронной цифровой подписи

Для упрощения процедуры согласования предлагается использовать электронный документооборот, при котором будет полностью обеспечена технология процесса. Главной особенностью систем электронного документооборота является использование электронной цифровой подписи (ЭЦП), с помощью которой можно организовать процесс утверждения проектной документации.

Действующий федеральный закон об ЭЦП [1], вступивший в силу с 01.07.2013 г., определяет электронную подпись как «информацию в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию» [1]. Федеральный закон различает несколько видов электронной подписи: простая и усиленная. Усиленная электронная подпись может быть неквалифицированной и квалифицированной.

Введем понятие корпоративной электронной подписи и корпоративной информационной системы. Корпоративная электронная подпись - это электронная подпись, которая применяется только в системе документооборота некоторой организации. В корпоративной информационной системе участники электронного взаимодействия - это определенный круг лиц. Из федерального закона об ЭЦП [1] следует, что в тех случаях, когда корпоративные информационные системы не взаимодействуют с государственными системами общего пользования, большинство решений, касающихся процес-

са функционирования таких систем оставляется на усмотрение их участников. Таким образом, использование ЭЦП внутри организации регулируется внутренними нормативными документами.

Федеральный закон об ЭЦП [1] наделяет документ, подписанный при помощи ЭЦП, юридической силой, а именно «информация в электронной форме, подписанная простой электронной подписью или неквалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручно в случаях, установленных федеральными законами, нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия» [1].

Принцип действия ЭЦП основывается на алгоритмах асимметричной криптографии. При этом используется два разных ключа одинаковой длины: секретный и открытый (ключевая пара). Если информацию подписать при помощи одного из ключей (секретного), то проверить имеющуюся подпись можно будет только с помощью другого (открытого) ключа [2].

На самом деле, шифруется не весь документ целиком, а только результат, полученный после применения к данному документу хэш-функции. Хэш-функция - это процедура обработки сообщения, в результате действия которой формируется строка символов фиксированной длины. Малейшие изменения в тексте сообщения приводят к изменению вычисленного значения функции. Таким образом, любые искажения содержимого документа приведут к изменению результата хэш-функции, который и есть электронная подпись.

При проверке ЭЦП получателем сообщения сначала вычисляется хэш-функция полученного документа, затем расшифровывается электронная подпись с помощью открытого ключа лица, подписавшего документ. Полученные результаты сравниваются. Если значения хэш-функций совпадают, то подпись считается верной, в противном случае полагают, что при подписании или передаче документа произошла ошибка. На рис. 3 представлена схема процедуры подписания и проверки подписанного документа.

78

Электронный документооборот технической документации

Для внедрения системы электронного документооборота предлагается выполнить следующее.

1. Представить для утверждения и согласования в проектные институты и ОАО РЖД документацию по разработке и внедрению системы электронного документооборота (СЭД).

2. Совместно с проектными институтами подготовить развернутый план мероприятий

по внедрению системы электронного документооборота.

3. Подготовить предложения по размещению технических средств для внедрения СЭД.

4. Подготовить проект приказа об опытной эксплуатации системы электронного документооборота, назначить ответственных лиц в проектных институтах и в системе ОАО РЖД.

Рис. 3 Процедуры подписания и проверки подписи электронного документа

4 Практическая реализация предложенного метода

Сегодня силами НТЦ САПР ведутся работы по внедрению корпоративной ЭЦП на базе электротехнического отдела (ЭТО) Лен-гипротранса (ЛГТ) для согласования, утверждения и контроля потоков технической документации по проектам ЖАТ, которые выполняются ЭТО на базе АРМ-ПТД. Разрабатываются и устанавливаются на компьютеры всех пользователей программные модули СЭД (ПМ СЭД), представленные на рис. 4.

Совокупность предложенных модулей позволяет по каждому проекту вести его

«историю» (систему мониторинга выполнения проекта) в привязке к хронологии применения ЭЦП (факт подписания, дата, ФИО, факсимиле). На рис. 5 представлена часть рабочего экрана системы мониторинга выполнения проекта.

В системе соблюдается существующая технология разработки, согласования, утверждения и внесения изменений, представленная выше (см. рис. 1, 2).

На основе внедряемой корпоративной ЭЦП планируется создание АРМ-ЭЦП (автоматизированного рабочего места) для упрощения процесса документооборота и уменьшения стоимости затрат на проектирование

Электронный документооборот технической документации

79

объектов железнодорожной отрасли и инфраструктуры в целом. Существенная экономия времени может быть достигнута за счет того, что не требуется физическое согласование технической документации и при-

менение ЭЦП как средства виртуальной верификации, имеющей равноценную юридическую силу. Планируется, что пользователями АРМ-ЭЦП будут не только разработчики и руководители групп.

я <=!

Журнал согласований

Текущий статус пр о екта и каждого документа.

Пр осмотр истории изменений.

Контроль сроков согласования. Удостоверяющий центр

Архив

документов

Архив вьтолненных проектов. Архив истории изменений проектов. Просмотр документации.

Доступ к журналу согласований.

Сервер СЗД

%

Хранилище ЭЦП

• Хранение р е естра ЭЦП.

• Проверкавремени действия подписи.

• Архив недействительных ЭЦП.

П остров кие отчетов

Проекты по отделам. ГИПам. группам.

Загрузка отделов и групп. Состояние выполняемых проектов.

/

Коимль администратора

ФФ

Система

уведомлений

Настр ойка прав доступа пользователей. -

Выдача ключей ЭЦП.

Сдача проектов.

Вьшопнение ПНР. *

Получение документа на подпись. Возврат документа на доработку.

'”ч- календарь событий

Сдача проектов. Вьшопнение ПНР. Завершение этапов проектирования.

Рис. 4 Внедряемые программные модули системы электронного документооборота

План реализации

Начало Конец

Разработка

1, Схематический план станции

01.01.13 10.01.13 Иванов И.П. + 04.01.13

2. Таблица

взаимозависимости стрелок, 03.03.13 18.03.13 Иванов И.П. ^ 08.03,13

сигналов и маршрутов 3 4

3. Двухниточный план станции

4. Кабельная сеть

Рис. 5 Система мониторинга выполнения проекта

5 Заключение

В заключение хотелось бы отметить, что во многих государственных организациях России ЭЦП используется более широко, чем в системе ОАО РЖД и ОАО «Ленгипро-транс», например, в банковских и финансо-

во-кредитных учреждениях, в ФНСТ РФ (Федеральная налоговая служба по тарифам). ЭЦП используется также для сдачи налоговой отчетности, сдачи отчетности в ПФР (Пенсионный фонд России) и ФСС (Фонд социального страхования), участия в электронных торгах и с недавнего времени в но-

80

Электронный документооборот технической документации

тариате. В связи с положительным опытом использования ЭЦП в российских учреждениях предлагается полноценное внедрение ЭЦП в процедуру разработки и согласования технической документации между ОАО «Лен-гипротранс» и ОАО РЖД. Первые шаги на пути решения этой трудоемкой задачи уже сделаны НТЦ САПР ПГУПС. Основными критериями достижения успеха должны стать:

сокращение затрат времени сотрудников проектной организации на выполнение рутинных операций;

сокращение затрат на командировочные расходы при проведении пусконаладочных работ;

сокращение времени на поиск необходимой информации;

сокращение времени на повторное утверждение документов;

сокращение времени на получение информации о стадии проектирования и содержания проекта;

снижение доли бумажных документов.

Однако следует заметить, что достижение ожидаемых результатов в процессе внедрения электронного документооборота в системе ОАО РЖД и ОАО «Ленгипротранс» без полной поддержки руководства обеих сторон будет невозможным.

Библиографический список

1. Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи».

2. Фергюсон, Н. Практическая криптография / Н. Фергюсон, Б. Шнайер. - Москва : Вильямс, 2005. - 424 с. - ISBN 5-8459-0733-0.

3. Протокол № 1 от 05.12.2013 г. заседания Научно-технического совета по теме «Электронно-цифровая подпись для согласования технической документации при проектировании (АРМ ЭЦП)» в ОАО «Ленгипротранс».