Цифровизация управления и системы электронного документооборота

Медведева О.В.

кандидат исторических наук ФГБОУ ВО «Тамбовский государственный университет

имени Г.Р. Державина» г. Тамбов, Россия Парамонова М.Г. Магистрант 2 курса по направлению подготовки 46.04.02 Документоведение и архивоведения ФГБОУ ВО «Тамбовский государственный университет

имени Г.Р. Державина» г. Тамбов, Россия

ЦИФРОВИЗАЦИЯ УПРАВЛЕНИЯ И СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

Аннотация. В данной статье дается обзор наиболее популярных систем электронного документооборота, рассматриваются их основные функции. Анализируются системы электронного документооборота российских разработчиков, подчеркивается их многофункциональность и возможность использования с целью цифровизации управления.

Ключевые слова: система электронного документооборота, электронный документ, управление.

Medvedeva O.V.

PhD in history, associate professor Tambov State University behalf of G.R. Derzhavin Tambov, Russia Paramonova M.G.

Undergraduat of the 2nd year in the direction ofpreparation 46.04.02 Documentary and Archival Studies Tambov State University behalf of G.R. Derzhavin Tambov, Russia

DIGITALIZATION OF CONTROL AND ELECTRONIC SYSTEM DOCUMENT FLOW

Abstract. This article provides an overview of the most popular electronic document management systems, discusses their main functions. Analyzed electronic

document management systems of Russian developers, emphasizes their versatility and the ability to use for the purpose of digitalization of management.

Key words: electronic document management system, electronic document, management.

Появление систем электронного документооборота (СЭД) на рынке вызвало цифровую трансформацию процессов управления документами и задачами, когда цель процесса - организация хранения и контроль исполнения документов - остаются прежними, а способ достижения этой цели совершенно новый - цифровой. Известно, что эффект от внедрения СЭД состоит из поддающейся и не поддающейся количественным подсчетам частей. Прямой эффект от внедрения системы связан с экономией рабочего времени сотрудников и средств на материалы, это так называемые исчисляемые выгоды. Но есть и так называемые неисчисляемые выгоды, обусловленные теми преимуществами функционирования организации, которые дает автоматизированная система (скорость и качество предоставления услуг, сокращение времени прохождения документов, повышение качества выпускаемых документов и контроля исполнительской дисциплины и т.д.).

СЭД сокращает время на поиск информации, помогает отслеживать движение документов, что снижает возможность потери документа. Повышается скорость протекания процессов по обработке документов, сокращается время на их копирование. Важным эффектом от внедрения СЭД является общее повышение исполнительской дисциплины, оповещение о поручениях, обеспечение удобного доступа к документам и заданиям, в частности, извне организации, возможность мониторинга загруженности сотрудников.

В практике российского электронного документооборота принято выделять как минимум два типа СЭД: системы внутреннего электронного документооборота, используемые преимущественно крупными компаниями и государственными структурами для оптимизации делопроизводства внутри организации, и системы внешнего электронного документооборота, необходимые для взаимодействия с контрагентами. Наиболее активно растет второй сегмент, что происходит за счет подключения новых клиентов. Важную роль в этом играет необходимость соответствовать требованиям государственных органов.

По данным сайта DOCFLOW, лишь чуть более трети компаний перешли на электронный документооборот к началу 2019 г. Между тем, в каталоге рынка СЭД и ECM представлены 285 компаний, работающих на рынке российского документооборота. Непосредственно к СЭД и архивным системам можно отнести 22 продукта [9].

Для иностранных предприятий, работающих в настоящее время в сфере информационных технологий, российский рынок не является ключевым для внедрения системы автоматизации электронного документооборота и сопутствующих программных решений. Вызвано это низкой ориентированностью отечественных организаций, а также рядом нормативов и ГОСТов, которые необходимо учитывать в совокупности со спецификой российского делопроизводства. Наибольшее распространение на российском рынке получили отечественные системы: «E1 Евфрат», «Логика ECM. СЭД», «CompanyMedia», «Directum», «Гран-док», «1С: Документооборот», «Дело», «Оптима Workflow», «LanDocs».

Эти системы были рассмотрены нами с точки зрения их функциональных возможностей. Конечно, в первую очередь, нас интересовала возможность реализации процессов документационного обеспечения управления (ввод и регистрация документа в СЭД; доведение документа до пользователя; согласование и подписание; отправка документа контроль за исполнением, списание документов в архив и хранение). Однако платформа СЭД способна на автоматизацию и других процессных моделей, гораздо более перспективных в смысле экономического эффекта, чем процессы делопроизводства, поэтому анализировались также следующие аспекты:

- осуществление поиска по базе данных и штрих-коду;

- выполнение сканирования и распознавания;

- работа с договорными документами;

- осуществление удаленного доступа и работа в режиме «оффлайн»;

- интегрирование с другими системами;

- осуществление делегирования и замещения должностей;

- выполнение администрирования (возможность настраивать рабочие места).

Проанализировав девять самых распространенных СЭД в России, мы сделали вывод, что каждая СЭД обладает возможностями по управлению процессами ДОУ, занимается поиском документов, сканированием и распознаванием, а также предоставляет возможности удаленного доступа.

Из всех СЭД только четыре («E1 Евфрат», «Логика ECM. СЭД», «CompanyMedia», «Directum») реализуют все функции, которыми должна обладать СЭД. «E1 Евфрат», в отличие от других СЭД, предлагает также такие уникальные функции, как возможность распознавать реквизиты с отсканированного документа и переносить их в соот-

ветствующие поля регистрационно-контрольной карточки, и возможность уменьшать размер документа в 10 раз.

Система «Directum» имеет три вида хранилищ: для оперативного доступа, для архивного хранения и для хранения объемных данных, чтобы при их открытии сильно не загружать систему, остальные СЭД располагают только двумя видами хранилищ.

Система «Гран-док» имеет все функции, кроме одной, - возможности работать «оффлайн». Данная система позволяет не просто осуществлять поиск по любым критериям, но и составляет статистические и динамические таблицы по найденным документам. Возможностью составлять отчет по документам, которые найдены по заданному критерию, обладает и система «Company Media».

У системы «1С: Документооборот» отсутствуют такие функциональные стандарты, как возможность выполнять замещение и администрирование. Данная система, как и система «Company Media», располагает модулем, который позволяет проводить совещания, заседания и пр. Но только в системе «Company Media» предусмотрено дистанционное участие на мероприятии при помощи планшетных устройств.

У системы «Дело» отсутствуют такие функции, как возможность работать в режиме «оффлайн», работать с договорами, выполнять делегирование и замещение.

У системы «Оптима Workflow» отсутствуют четыре стандартные функции: работа в режиме «оффлайн», поиск по штрих-коду, работа с договорами, а также делегирование и замещение.

Столько же функций отсутствуют у системы «LanDocs», к ним относятся поиск по штрих-коду, работа с договорами, делегирование и замещение, администрирование, а также интеграция с другими системами. Но система «LanDocs», в отличие от других, может предоставлять такие уникальные возможности, как масштабирование электронного документа, удаление пятна с изображения, панорамирование и другое.

Таким образом, проанализированные СЭД имеют все или почти все стандартные функции для управления документацией в организации любого типа и масштаба, кроме системы «Гран-док», которая предназначена для небольших муниципальных и государственных организаций.

Стоимость каждой СЭД зависит от приобретаемой комплектации, работ по внедрению системы, обучения администраторов и пользователей системы, количества покупаемых лицензий. Если сравнить СЭД по минимальной комплектации, то самой дорогой окажется система «1С: Документооборот», стоимость которой будет превышать 200 000 руб., а самой дешевой - система «E1 Евфрат», чья стоимость

составляет чуть больше 50 000 руб. Стоимость остальных СЭД колеблется от 80 000 до 120 000 руб.

В целом же, как отмечают специалисты, в условиях цифровиза-ции любое «коробочное» решение СЭД не позволит перейти к принципиально новому способу управления и совершить процессную трансформацию в организации [4]. Важны поддержка как шаблонных, так и алгоритмизированных процессов, возможность моделирования маршрутов, карточек документов и заданий. А это требует наличия квалифицированных специалистов, умеющих не просто устанавливать и настраивать программное обеспечение, но и формулировать и проводить изменения в управлении бизнесом.

Список литературы

Режим доступа:

1. 1С: Предприятие 8: [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http://v8.1c.ru/. - (Дата обращения: 10.03.2019).

2. ГранДок: [Электронный ресурс] http://www.grandoc.ru/. - (Дата обращения: 10.03.2019).

3. Е1 Евфрат [Электронный ресурс] - Режим доступа: http://evfrat.ru/. -(Дата обращения: 10.03.2019).

4. Курьянов С. СЭД и цифровая трансформация управления / С. Курья-нов. [Электронный ресурс] - Режим доступа: https://docsvision.com/info-centr/blog/cifrovaja_transformazia_upravlenija_i_SED.html. - (Дата обращения: 10.03.2019).

5. Логика бизнеса [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http://ecm.blogic20.ru/. - (Дата обращения: 10.03.2019).

6. Пашков Д.В. Обзор современных систем автоматизации делопроизводства и документооборота / Д.В. Пашков // Компания Скан. - [Электронный ресурс] - Режим доступа: http://www.vert.ru/obzoryi/obzor-sovremennyih-sistem-avtomatizatsii-deloproizvodstva-i-dokumentooborota.html, свободный. - (Дата обращения: 10.03.2019).

7. ЭОС: [Электронный ресурс]. - Режим доступа: https://www.eos.ru/, свободный. - (Дата обращения: 10.03.2019).

8. DIRECTUM: [Электронный ресурс] -https://www.directum.ru/. - (Дата обращения: 10.03.2019).

9. Docflow: [Электронный ресурс] -http://www.docflow.ru. - (Дата обращения: 19.03.2019).

10. InterTrust: [Электронный ресурс] -http://www.intertrust.ru/. - (Дата обращения: 10.03.2019).

11. LanDocs: [Электронный ресурс] -http://www.landocs.ru/. - (Дата обращения: 10.03.2019).

12. Optimа-WorkFlow: [Электронный ресурс] - Режим доступа: http://optima-workflow.ru/. - (Дата обращения: 10.03.2019).

Режим доступа:

Режим

доступа:

Режим доступа: Режим доступа:

Толмачева Т.И.

студентка 2 курса ФГБОУ ВО «Тамбовский государственный университет

имени Г.Р. Державина» г. Тамбов, Россия

ЗАРУБЕЖНЫЙ ОПЫТ АДМИНИСТРАТИВНЫХ ЗАПРЕТОВ, СВЯЗАННЫХ С РЕЖИМОМ ГОСУДАРСТВЕННОЙ СЛУЖБЫ

Аннотация. В данной статье анализируются административно-правовые запреты с учетом зарубежного опыта. Следует отметить, что за рубежом государственного служащего в большинстве случаев сводится к установлению фиксированных денежных мер поощрения, запретов, наказания чиновника. Обозначено, что существует несколько основных моделей административных запретов государственных служащих: а) англосаксонская модель; б) романо-германская модель; в) восточноазиатская.

Ключевые слова: административно-правовой запрет как способ правового регулирования государственно-служебных отношений, всеобщий запрет, специальный запрет, государственное принуждение, обеспечение соблюдения правила, установленного административным законом, государственный служащий.

Tolmacheva T.I.

2nd year student Tambov State University behalf of G.R. Derzhavin

Tambov, Russia

FOREIGN EXPERIENCE OF ADMINISTRATIVE BANS, RELATED TO THE STATE SERVICE REGIME

Abstract. This article analyzes the administrative and legal prohibitions based on international experience. It should be noted that, in the majority of cases, a public servant abroad is reduced to the establishment of fixed monetary measures in favor of, bans, and punishment of an official. It is indicated that there are several basic models of administrative prohibitions of public servants: a) the Anglo-Saxon model; b) the Roman-German model; c) East Asian.

Key words: administrative-legal prohibition as a means of legal regulation of public service relations, universal prohibition, special universal prohibition, state coercion, enforcement of administrative regulations compliance, public servant.