Опыт внедрения стандартных операционных процедур в аптечную практику

ОРГАНИЗАЦИЯ И ЭКОНОМИКА ФАРМАЦИИ

В.В. Пахомов, В.В. Кугач

ОПЫТ ВНЕДРЕНИЯ СТАНДАРТНЫХ ОПЕРАЦИОННЫХ ПРОЦЕДУР В АПТЕЧНУЮ ПРАКТИКУ

Витебский государственный медицинский университет

Путем анкетирования государственных и частных аптек Республики Беларусь изучен первый опыт использования рекомендаций по разработке стандартных операционных процедур по приемке лекарственных средств и других товаров в аптеке, комплектации лекарственных средств в соответствии с заявкой на аптечном складе, хранению и возврату забракованных товаров поставщикам. Исследованием динамики процесса приемки лекарственных средств и других товаров в 2007 году в сравнении с 2005 годом показало, что процедура приемки стала более упорядоченной. Внедрение разработанных алгоритмов с 17% до 85% увеличило количество аптек, использовавших логистический подход в приемке товаров. С 34 до 70 увеличился процент аптек, которым для приемки товара необходимо не более 5 ч. Увеличилась доля аптек, обеспечивавших соблюдение требований по хранению термолабильных лекарственных средств на этапе приемки, с 5% до 81%. Наблюдалась тенденция уменьшения удельного веса транспортных упаковок с массой более 10 кг.

В соответствии с Концепцией развития здравоохранения Республики Беларусь на 2003-2007 гг. (Постановление Совета Министров от 08.10.2003 г. № 1276), стандартизация медицинской помощи является одним из основных направлений реформирования системы здравоохранения [1]. Стандартизация фармацевтической деятельности является составной частью стандартизации в здравоохранении.

В 2004 г. состоялся VII съезд фармацевтов Республики Беларусь «Фармация XXI века». В соответствии с принятой резолюцией, «для совершенствования законодательной базы по регламентированию фармацевтической деятельности,

... обеспечения качества лекарственных средств и лекарственного снабжения населения в области практической фармации необходимо разработать нормативные правовые акты по надлежащей аптечной практике и надлежащей практике оптовой реализации лекарственных средств, а также стандартные операционные процедуры по всем направлениям фармацевтической деятельности» [2].

С целью исследования процесса приемки товаров в аптеке нами была разработана анкета, которая утверждена в Министерстве здравоохранения Республики Беларусь (08.02.2005). Анкетирование проводилось в 2005 году. В результате проведенных исследований было выяснено, что только 48% опрошенных аптек придерживались некоторой последовательности при приемке товара (26% ответили отрицательно, 26% - затруднились ответить). Анализ положительных ответов респондентов дал следующие результаты: 18% аптек принимали товар по отделам аптечного склада; 11% осуществляли приемку согласно последовательности в товарно-транспортной накладной (ТТН); 11% привели следующий порядок: лекарственные средства - биологически активные добавки - лекарственное растительное сырье - изделия медицинского назначения - парфюмерно-косметические средства; 9 % респондентов первыми принимали психотропные вещества, лекарственные средства списка "А"; 5 % - термолабильные лекарственные средства; 4 % - отсутствующие в реализации лекарственные средства; 1 % - сначала групповые заводские упаковки, затем собранные на складе товары [3].

На основании результатов анкетирования, непосредственного изучения работы аптек, с учетом требований нормативных правовых актов, с применением

логико-теоретических методов был разработан алгоритм приемки лекарственных средств и других товаров в аптеке.

Параллельно велась разработка соответствующего алгоритма комплектации. Учитывая, что в результате приемки в аптеке выявлялись забракованные товары [3], был также разработан алгоритм о порядке хранения и возврата поставщикам забракованных лекарственных средств и других товаров аптечного ассортимента.

Указанные алгоритмы были использованы для создания соответствующих типовых (модельных) стандартных операционных процедур и рабочих инструкций.

В целях эксперимента перечисленные типовые стандартные операционные процедуры были разосланы: РУП «Бел-Фармация», РУП «Минская фармация», РУП «Фармация» и частным аптечным организациям.

Цель исследования: изучить первый опыт использования стандартизации приемки лекарственных средств и других товаров в аптеке, комплектации лекарственных средств на аптечном складе, хранения

Респондентами были: в 68% аптек -заведующие аптеками, в 13% - заместители заведующих, в 19% - провизоры и фармацевты.

РЕЗУЛЬТАТЫ И ИХ ОБСУЖДЕНИЕ

Была изучена периодичность поставок товаров в аптеки. Результаты обработки анкет приведены на рисунке 2. В 31% аптек товары поступают 8 раз в месяц, в

и возврата забракованных товаров из аптеки.

МАТЕРИАЛЫ И МЕТОДЫ ИССЛЕДОВАНИЯ

1. Логико-теоретические методы.

2. Метод анкетного обследования. Следует отметить, что предыдущее анкетирование было более охватывающим. Сейчас мы акцентировали внимание на наиболее актуальных вопросах приемки. Анкетирование проводилось анонимно, поэтому работники аптеки могли объективно давать ответы на вопросы, поставленные в анкете.

Анкетированием было охвачено 174 аптеки Брестского, Гродненского, Могилевского РУП «Фармация» и 30 частных аптек ЗАО «Фарммаркет» (г. Витебск), ЗАО «Компания Интерфарм» (г. Витебск), ООО «Витафарм» (г. Брест), ООО «Белме-динфарм» (г. Минск), ООО «Интерофици-на плюс» (г. Минск).

В анкетировании принимали участие аптеки всех категорий (рис. 1).

30% аптек 4-6 раз в месяц. Анализ частоты поставок в зависимости от категорий показал, что в аптеках 1 категории товары в основном поставляются 4-6 раз в месяц, 2 и 4 категорий - 8 раз в месяц, 3 категории - 4 раза в месяц и менее , 5 категории - более 8 раз в месяц.

Сравнение с результатами, полученными два года назад [4], показало, что с 11% до 28% увеличилась доля аптек, в которые товары поступают с периодично-

15%

22%

9%

27%

27%

аптеки 1 категории

аптеки 2 категории

аптеки 3 категории

аптеки 4 категории

аптеки 5 категории

Рис. 1. Доля проанкетированных аптек в зависимости от категории

стью более 8 раз в месяц, и с 48% до 38% уменьшился процент аптек, в которые товары поступали 4-6 раз в месяц. Это спо-

собствовало уменьшению объема поставляемой партии и поддержанию эффективного запаса товаров в аптеке.

ежедневно

7%

9%

товары поступают более 8 раз в месяц

8 раз в месяц

4-6 раз в месяц менее 4 раз в месяц

Рис. 2. Периодичность поставок товаров в аптеки

Важным этапом приемки товаров является их размещение в аптеке. Результаты анкетирования показали (рис. 3), что после разгрузки автотранспорта в 31% аптек товары поступают в отдельное помещение приемки. Более половины таких ап-

тек дополнительно организует зону приемки, находящуюся в материальной комнате (рис. 4). В 58 % аптек товары по ступают прямо в зону приемки, в 11% - в рас-паковочную.

11%

24%

7%

58%

отдельное помещение приемки

отдельное помещение и зона приемки

ш зона приемки

распаковочная

Рис. 3. Место для размещения товаров после разгрузки автотранспорта в аптеке

Установлено, что из аптек, имеющих несколько материальных комнат, 70% выделяют только одну зону приемки. Однако, на наш взгляд, более рационально

поступают 30% аптек, организующих несколько зон приемки товаров в разных ма териальных.

11%

отдельное помещение приемки

отдельное помещение и зона приемки

ш зона приемки

Рис. 4. Место, используемое в аптеке для приемки товаров

7% 2%

масса упаковки до 5 кг

от 5 кг до 7 кг

от 7 кг до 10 кг

от 10 кг до 15 кг

Рис. 5. Удельный вес групповых заводских упаковок, поступающих в аптеки

масса упаковки до 5 кг

от 5 кг до 7 кг

от 7 кг до 10 кг

от 10 кг до 15 кг

от 15 кг до 20 кг

свыше 20 кг

Рис. 6. Удельный вес групповых транспортных упаковок аптечного склада,

поступающих в аптеки

Необходимо отметить, что определение локализации и количества зон приемки зависит от многих факторов: объема поставляемой партии товара, частоты поставок, площади и планировки помещений аптеки, принципа размещения товаров в

материальных, количества материальных и их взаимного расположения, площади каждой материальной, ее оборудования.

Насущной проблемой для работников аптек, большинство из которых -женщины, является большая масса посту-

пающих со склада транспортных упаковок с товарами. В результате анализа анкет установлено, что в 55% аптек преобладают первичные групповые заводские упаковки с массой до 5 кг, в 36% аптек от 5 до 7 кг и в 2% аптек (1, 2 категории) масса упаковок превышает 10 кг (рис 5). Анализ вторичных групповых транспортных упаковок аптечного склада показал, что в 46% аптек

68% (85% в 2007 году и 17% в 2005г году) аптек РУП «Фармация» перешло на приемку товаров по отделам аптечного склада, что соответствовало нашим рекомендациям.

Для оптимизации работы нами было рекомендовано на упаковках каждого отдела ставить идентификационное обозначение (цветовая метка, номер отдела и др). Данные рекомендации были включены в типовую стандартную операционную процедуру по комплектации лекарственных средств и других товаров на аптечном складе в соответствии с заявкой. Согласно СОП, при упаковке лекарственных средств в транспортную тару необходимо промаркировать каждое место: указать наименование заказчика, номер ТТН, номер отдела аптечного склада. Установлено, что 38% проанкетированных аптек РУП «Фармация» получают групповые транспортные упаковки с номером отдела аптечного склада. На складах частных аптечных организаций комплектация осуществляется

преобладают упаковки с массой 5-7 кг, в 26 % - от 7 до 10кг, в 9% - более 10 кг (1, 2 категории) (рис. 6). Тем не менее, следует отметить, что наблюдается тенденция снижения количества транспортных упаковок с товаром, масса которых превышает 10 кг (табл. 1), что и было рекомендовано нами ранее [3].

по алфавиту. Анализ времени, затраченного на приемку товаров в 2005 и 2007 годах, представлен в табл. 2. В 2007 году не выявлены аптеки, у которых затраты времени на приемку товаров превышали 5 дней. В 2005 году таких аптек было 7%. С 25% аптек до 6 % снизилась доля аптек, принимающих товар до 2 дней и более. С 17% до 12% снизилось количество аптек, принимающих товар до 10 ч (1 день), с 17% до 12% - до 7 ч. С 34 до 70 вырос процент аптек, которым для приемки товара необходимо не более 5 ч.

Аптеки стали более ответственно относиться к процедуре приемки товаров. В 90% аптек стала проводиться предварительная подготовка места для размещения поступающих лекарственных средств и других товаров аптечного ассортимента, чего ранее не проводилось. В 85% аптек стали заранее выделять в помещении (зоне) приемки место для забракованных лекарственных средств.

Таблица 1 - Динамика изменения массы транспортных упаковок с товаром,

поступающих в аптеки

Масса упаковки Удельный вес преобладающих первичных групповых заводских упаковок Удельный вес преобладающих вторичных групповых транспортных упаковок аптечного склада

2005 2007 2005 2007

10-15 кг 4% 2% 8% 5%

15-20 кг 2% - 7% 2%

Более 20 кг - - 4% 2%

Таблица 2 - Динамика изменения времени, затраченного на приемку товаров

Время, затрачиваемое на при- % аптек

емку товаров 2005 2007

до 3 ч 18 36

до 5 ч 16 34

до 7 ч 17 12

до 10 ч (до 1 дня) 17 12

до 2 дней 14 3

до 3 дней 11 3

до 5 дней 4 -

до 10 дней 3 -

В 73% аптек наркотические лекарственные средства, психотропные вещества, лекарственные средства списка «А», спирт этиловый, иммунобиологические и другие термолабильные лекарственные средства размещают в специально отведенных местах хранения сразу после разгрузки всех товаров с автотранспорта, в 9% - иммунобиологические и другие термолабильные лекарственные средства принимают в первую очередь и затем размещаются по местам хранения. В 2005 году только 5% аптек отмечали, что вначале принимают термолабильные лекарственные средства, 9 % - психотропные вещества, лекарственные средства списка "А".

3% аптек обратили внимание, что термолабильные лекарственные средства поступают в общей массе с другим товаром. Выделить их и разместить в холодильнике в первую очередь достаточно не представляется возможным. Необходимо, чтобы их комплектация на складе проводилась отдельно и упаковка дополнительно маркировалась «термолабильные лекарственные средства».

В 92% аптек забракованные лекарственные средства и другие товары аптечного ассортимента хранятся в отдельном месте. 8 % опрошенных аптек не получали забракованных лекарственных средств.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Исследованием динамики процесса приемки лекарственных средств и других товаров в 2007 году в сравнении с 2005 годом показало, что процедура приемки стала более упорядоченной. Внедрение разработанных алгоритмов с 17% до 85% увеличило количество аптек, использовавших логистический подход в приемке товаров. С 34 до 70 увеличился процент аптек, которым для приемки товара необходимо не более 5 ч. Увеличилась доля аптек, обеспечивавших соблюдение требований по хранению термолабильных лекарственных

средств на этапе приемки, с 5% до 81%. Наблюдалась тенденция уменьшения удельного веса транспортных упаковок с массой более 10 кг.

SUMMARY V.V. Pachomov, V.V. Kugach EXPERIENCE OF INTRODUCTION OF STANDARD OPERATIONAL PROCEDURES IN CHEMISTS By questioning the state and private drugstores the Republic of Belarus the first experience of use of recommendations on development of standard operational procedures on acceptance of medical products and other goods in a drugstore, an integration of medical products is investigated according to the application in a chemist's warehouse, to storage and return of the defective goods to suppliers. By research of dynamics of process of acceptance of medical products and other goods in 2007 in comparison with 2005 it is established, that procedure of acceptance became more ordered. Introduction of the developed algorithms has increased quantity of the drugstores using the logistical approach in acceptance of the goods, from 17 % up to 86 %. With 34 up to 74 the percent of drugstores for which for acceptance of the goods it is necessary no more than 5 hours has increased. The share of the drugstores providing observance of requirements on storage temperature sensitive of medical products at a stage of acceptance about 5 % up to 82 % has increased. The tendency of reduction of densities of transport packings with weight more than 10 kg was observed.

ЛИТЕРАТУРА

1. Концепция развития здравоохранения Республики Беларусь на 2003-2007 гг.: постановление Совета Министров от 08.10.2003 г. № 1276.

2. Резолюция VII съезда фармацевтов Республики Беларусь. - Вестник фармации. - 2004. - №4. - С. 51-52.

3. Пахомов, В. В. Стандартизация приемки товаров в аптеке / В.В. Пахомов, В.В Кугач, Ф.И. Фидельман // Вестник фармации. - 2006. - №2. - С. 3-13.

4. Богданович, А.Б. Стандартизация и оптимизация приемки товаров в аптеке // А.Б. Богданович, В.В. Пахомов, В.В. Кугач // Вестник фармации. - 2007. - №2. - С. 2633.

Поступила 25.08.2007г.