Инструменты личного и корпоративного тайм-менеджмента в деятельности сотрудников в бизнес-среде

Образец ссылки на эту статью: Бронникова Е.М. Инструменты личного и корпоративного тайм-менеджмента в деятельности сотрудников в бизнес-среде // Бизнес и дизайн ревю. 2016. Т. 1. № 4 (4). С. 9.

УДК 331.103.32

ИНСТРУМЕНТЫ ЛИЧНОГО И КОРПОРАТИВНОГО ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТА В ДЕЯТЕЛЬНОСТИ СОТРУДНИКОВ В БИЗНЕС-СРЕДЕ

Бронникова Евгения Михайловна

АНО ВО «Институт бизнеса и дизайна», Москва, Россия (129090, г. Москва, Протопоповский переулок, 9), кандидат экономических наук, доцент кафедры управления, embron@list.ru, 8-916-950-00-62.

Цель статьи - определить место корпоративного и личного тайм-менеджмента в организации и рассмотреть основные инструменты личного тайм-менеджмента, используемые сотрудниками в работе. Автором рассмотрены различные технические средства и информационные технологии, способствующие рациональному и эффективному использованию не только рабочего, но и личного времени, что в конечном итоге, положительно влияет на деятельность сотрудника в бизнес-среде.

Главный научный результат - обоснованы возможности применения различных инструментов тайм-менеджмента в работе сотрудников организаций.

Ключевые слова: тайм-менеджмент; инструменты тайм-менеджмента.

TOOLS OF PERSONAL AND CORPORATE TIME-MANAGEMENT IN ACTIVITIES OF EMPLOYEES IN BUSINESS

Bronnikova Evgeniya Mikhaylovna

Institute of Business and Design (B&D), Moscow, Russia (Russia, 129090, Moscow Protopopovskiy lane, 9), Candidate of Economic Sciences, Associate Professor, Department of Management, embron@list.ru, 8-916-950-00-62.

The purpose of the article is to determine the place of corporate and personal time management in an organization and to consider the basic tools of personal time management to be used by employees at work. The author discusses various technical means and information technologies promoting the rational and efficient use of both working hours and private time, which eventually positively affects the employee activity in the business environment.

The main scientific result is the justified possibility of applying various time management tools in the work of organization employees.

Keywords: time management; time management tool.

Тайм-менеджмент - технология, позволяющая использовать невосполнимое время жизни в соответствии с целями и ценностями.

Управление временем включает в себя инструменты и методики планирования времени с целью увеличения эффективности его использования в личных или корпоративных целях [3].

В практике выделяют личный и корпоративный тайм-менеджмент.

Личный тайм-менеджмент - это технология организации личного и рабочего времени и повышения эффективности его использования. Набор инструментов, позволяющий эффективно распоряжаться временными ресурсами.

Смысл тайм-менеджмента состоит в структуризации времени, налаживании жизненного ритма, а также расстановке приоритетов и отказу от траты времени на неприоритетные и не приносящие результата задачи.

Также существует понятие корпоративного тайм-менеджмента, подразумевающего под собой способы использования личного тайм -менеджмента в деятельность организации, в систему управления компанией. Корпоративный тайм-менеджмент предполагает повышение эффективности деятельности сотрудников в рабочее время путем использования инструментов тайм-менеджмента, что, в конечном итоге, ведет к повышению эффективности организации в целом.

Корпоративный тайм-менеджмент — совокупность методов использования инструментов личного тайм-менеджмента в целях повышения эффективности деятельности организации [2].

Рисунок 1. Место корпоративного тайм-менеджмента в личном тайм-

менеджменте

Основными принципами успешного тайм-менеджмента являются:

• формулирование целей;

• ранжирование целей по важности и срочности;

• борьба с «поглотителями времени»;

• контроль расходования временных ресурсов.

• подготовка перечня целей, которые необходимо достичь;

Однако, без внедрения техник тайм-менеджмента в работу организации, сложно добиться существенного повышения эффективности деятельности сотрудника.

Тайм-менеджмент позволяет планировать, организовывать распределение времени и контролировать эффективность его использования, что способствует повышению эффективности деятельности сотрудников и предприятия [3].

Таблица 1

Варианты стандартов корпоративного тайм-менеджмента

Название

Содержание

Пример

2

3

Язык

Система понятий,

используемых в

организации деятельности

Сегодня - текущий день до 18:00;

на этой неделе - до 16:00 пятницы текущей недели

Командные договоренности и внутрикорпоративные «обычаи делового оборота»_

Неформализованные правила организации деятельности

Политика чистых столов: видя беспорядок на рабочем месте, директор забирает все бумаги себе с угрозой уничтожения_

Регламенты

Формализованные правила организации деятельности

Руководитель получает неоперативные вопросы от сотрудников по электронной почте, ответ на них дается на утреннем совещании (планерке)._

«Вещи»

Материальные свидетельства действующих корпоративных правил, способствующих их безоговорочному выполнению без

дополнительного изучения корпоративных стандартов

Размещение хрустальной вазы в переговорном зале, подразумевающее необходимость внесения определенной суммы при опоздании на совещание. Сумма может быть израсходована на корпоративные нужны (подарки, поздравления и прочее) [3]._

1

Корпоративный тайм-менеджмент является одним из инструментов организации работы предприятий, позволяющий эффективно использовать рабочее время каждого персонала предприятия в бизнесе.

Основные вопросы, которые призван решить корпоративный тайм-менеджмент:

• целеполагание и постановка задач;

• управление и регламентация бизнес-процессов компании;

• распределение и учет времени на выполнение задач и блоков задач (проектов).

Внедрение тайм-менеджмента на предприятии способно существенно повысить эффективность деятельности компании.

Внедрение корпоративного тайм-менеджмента предполагает изучение организации рабочего процесса, выявление «узких» мест и рассмотрение вариантов совершенствования рабочих процессов путем внедрения инструментов тайм-менеджмента. Также компании могут проводить обучение сотрудников на специализированных тренингах как в очном формате, так и с использованием дистанционных форм образования.

Внедрение инструментов тайм-менеджмента в компании позволяет наиболее эффективно и рационально использовать рабочее время сотрудников. В частности, данные мероприятия способствуют повышению эффективности деятельности предприятий. неизменным преимуществом является снижение стрессовых ситуаций и нормализация рабочей обстановки. Немаловажным является регламентация рабочих процессов, четкая формализация сроков выполнения поставленных задач, что способствует снижению общей напряженности на рабочем месте.

На сегодняшний день существует множество различных инструментов личного и корпоративного тайм-менеджмента: доски задач, ежедневники, планировщики дел, Outlook, Gmail, специализированное программное обеспечение, в большей степени становящееся платным в связи с возрастающим спросом. Многие из них используются и в других сферах деятельности, в частности, как почтовые программы, однако интересно представить использование различных инструментов в рамках личного тайм -менеджмента. Далее представлены инструменты личного тайм-менеджмента

Программное обеспечение

Бумажные носители

- Календари

- Ежедневники

- Планировщики дел

- Стикеры

- Доски задач

- и другие носители

Информационные технологии

- Outlook

- Gmail

- Excel

- Календари в смартфонах и планшетах

- Электронные устройства для планирования

- и другие информационные технологии

план на день, неделю, месяц и другие периоды

фотография рабочего времени

матрица Эйзенхауэра

принцип Парето

метод Альпы

календарик-пинарик

фотография рабочего времени

хронометраж времени

и другие инструменты

Специализированное программное обеспечение по тайм-менеджменту

- БоссОрганайзер

- Instant Business Network

- ELMA

- My life Oganized

- TM-Helper

- WinLog Assist

- и другие программы

- план на день, неделю, месяц и другие периоды

- календарный план реализации

производственных задач с указанием ответственных за их реализацию

- фотография рабочего времени

- хронометраж времени

- и другие инструменты

Рисунок 2. Основные инструменты личного тайм-менеджмента и возможности их

использования

Согласно данным рисунка 2 видно, что инструменты личного тайм -менеджмента делятся на бумажные носители, программное обеспечение, представляющее собой информационные технологии, специализированное программное обеспечение по тайм-менеджменту. Каждая из этих: групп инструментов предоставляет различные возможности для! плинирования времени и применения различным методик тайм-менеджмента. В частности, на бумажных носителях и с помощью информационных технологий предоставляется возможность планировать время, составлять фнтографию рабочего времени, использовать такие инструменты: как «Матрица Эйзенхауэра», принцип Парето и другие инструменты. Специализированное программное обеспечение представляет возможности более детального анализа

рабоче-гмоетовдрАелмьепныи менеджера, также позволяет стварвеимтеьн и задачи перед

подчин ешшми и контролировать их выполнение.

На данный момент существует множество возможностей применения стандартных инструментов планирования времени, используя современные технические устройства.

Таблица 2

Варианты реализации системы тайм-менеджмента с помощью технологических новинок

Классификационный признак Вид программного обеспечения Название программного обеспечения

По аппаратной базе На десктопе или ноутбуке Windows, Mac, Linux

На планшетах iOS, Android

На смартфонах iOS, Android, Windows Phone

По программному обеспечению ПО на устройстве -

Интернет-сервис -

Согласно данным таблицы 2 видно, что варианты реализации системы тайм-менеджмента с помощью технологических новинок классифицируются по аппартаной базе и по программному обеспечению. Использование различных программных комплексов возможно на всех перечисленных аппаратных базах.

Одним из инструментов тайм-менеджмента является Microsoft Outlook -персональный информационный менеджер с функциями почтового клиента, входящий в пакет офисных программ Microsoft Office. Данная программа, предоставляет возможность маркировки писем (по степени срочности с помощью расстановки флагов), цветовой маркировки писем (по принадлежности отправителя к отделу предприятия и т.п.), также предоставляются широкие возможности ведения календаря с планированием дел и установкой всплывающих напоминаний о сроке реализации той или иной задачи. Помимо функций почтового клиента для работы с электронной почтой, Microsoft Outlook является полноценным органайзером, предоставляющим функции календаря, планировщика задач, записной книжки и менеджера контактов. Кроме того, Outlook позволяет отслеживать работу с документами пакета Microsoft Office для автоматического составления дневника работы.

Однако, данная программа не лишена недостатков. В частности, следует отметить, что возможность синхронизации с другим компьютером, на котором установлен Microsoft Outlook возможна только с применением дорогостоящих серверов, настройку и обслуживание которых не может себе позволить предприятие небольших размеров.

В этой связи в последнее время в качестве заменителя Microsoft Outlook рассматривается почтовый клиент Gmail. Googlemail предоставляет следующие возможности: почта, календарь, задачи, возможности совместной работы. Google - предлагает также инструменты для бизнеса, когда компании не нужен

свой почтовый сервер, как того требует Outlook, его роль будет выполнять сервер google, у клиента будет свой корпоративный ящик, тогда имя корпоративного почтового ящика менять не придется.

В связи с распространением устройств на базе операционной системы Android (смартфоны и планшетные компьютеры) предоставлена возможность при доступе в интернет скачивать и устанавливать приложения и программы. Особым преимуществом является полная синхронизация смартфона или планшета со стационарным компьютером на рабочем месте в офисе фирмы.

Таблица 3

Сравнительная характеристика использования Microsoft Outlook и Googlemail как инструмента личного тайм-менеджмента [1]

Microsoft Outlook Googlemail

Сортировка писем Установка флажков по срочности реализации. Создание фильтров для хранения писем в различных папках по тематикам с перемещением их из папки «Входящие» Использование суперметок с целью разграничения писем по важности и срочности. Создание ярлыков для отображения писем в различных папках без перемещения их из папки «Входящие»

Использование нескольких почтовых ящиков Быстрое получение писем с различных ящиков. Возможность объединения писем со всех подключенных ящиков в одну папку «Входящие». Подключение сборщика писем почтовых ящиков mail, yandex, rambler и пр. Скорость получения писем с других ящиков ниже, чем Gmail. Возможность объединения писем со всех подключенных ящиков в одну папку «Входящие».

Использование календаря Планирование встреч в календаре на данном компьютере с установкой всплывающих окон-напоминаний Синхронизация календаря на мобильном устройстве с календарем аккаунта Gmail. Окна-напоминания всплывают на всех устройствах, подключенных к аккаунту google

Постановка задач Постановка задач с указанием даты реализации и возможностью сортировки всплывающими окнами-напоминаниями. Постановка задач с указанием даты реализации и возможностью сортировки всплывающими окнами-напоминаниями. Возможность заполнения поля без переключения с почтового

Microsoft Outlook Googlemail

Заполнение поля с переключением окна.

Хранение контактов Алфавитный указатель хранения контактов только на данном компьютере Диспетчер адресов, хранящий контактные данные, как автоматически при частом общении по почте, так и сохраняемые вручную. Возможность синхронизации в запиской книжкой мобильного устройства.

Работа без доступа к сети Internet Обработка ранее полученных писем, задач и пр. без доступа к сети Интернет с данного компьютера Возможность работы без подключения к сети Интернет отсутствует.

Каждое из рассмотренных почтовых приложений имеет достоинства и недостатки. Однако, использование того или иного инструмента обусловлено личными потребностями и особенностями каждого сотрудника.

Исходя из перечисленных выше методик целесообразно остановиться применять их в совокупности с использованием современных программных комплексов, в частности, планировать время при помощи программы MS Office Excel. Одним из вариантов является составление списка дел.

«Список дел» — это простой список дел или список задач. Он составляет с целью записи всех дел, для того, чтобы эффективно организовать реализацию поставленных задач.

В файл «Список дел» предоставлена возможность вносить как рабочие, так и личные дела и сортировать их по различным признакам, что упростит систематизацию стоящих задач. По необходимости можно отсортировать личные и рабочие дела в разные списки. Для удобства систематизации можно делить дела на другие категории в зависимости от потребностей пользователя файла.

Алгоритм пользования файлом прост:

1. Водится название задачи.

2. Выбирается статус (планируется, реализуется, завершено).

3. Выбирается степень приоритетности из списка

4. Проставляется дата в формате дд.мм.гг

5. По необходимости указывается ответственное лицо и вписывается примечание.

Для удобства ведения списка дата, проставляемая в верхнем левом углу обновляется автоматически, то есть при открытии файла по умолчанию вводится текущая дата. Также следует отметить, что при невыполнении задачи в поставленный срок она автоматически выделяется красным цветом с целью

наглядной демонстрации несоблюдения сроков планируемой реализации. Степень их реализации отражена в первом столбце. Можно присвоить задаче 3 статусы: планируется, реализуется, завершено. После завершения задания его целесообразно удалять, чтобы не засорять файл списка дел. Кроме того, предлагается отмечать наиболее важные задания на день, отмеченные восклицательным знаком, в специально отведенном поле.

Также целесообразно выделять самое неприятное задание в течение дня, которое традиционно в тайм-менеджменте называется «лягушкой». Данная категория дел чаще всего откладывается и в дальнейшем они могут накапливаться. В этой связи в день рекомендуется «съедать» хотя бы по одной лягушке. Визуализация «лягушки», ее письменное отображение также является мотиватором для реализации данного неприятного дела.

Кроме того, в тайм-менеджменте принято обозначение «слон» - крупный долгосрочный проект, который делится на мелкие подпроекты-задачи, которые выполняются в течение дня и ведут к достижению поставленной цели.

Для удобства пользования файлом в ячейках занесено примечание, объясняющее смысл того или иного графического символа, используемого в файле.

Далее следует сама таблица списка дел. Введены следующие столбцы на которых применен автофильтр, позволяющий сортировать значения в таблице по различным параметрам:

1. Статус - планируется, реализуется, завершено (выбирается из ниспадающего списка);

2. Задание - само описание задачи;

3. Степень приоритетности - высокая, средняя, низкая (выбирается из ниспадающего списка);

4. Дата реализации;

5. Ответственное лицо - указывается в случае делегирования задания;

6. Примечание - любая нужная информация, направленная на реализацию данной задачи.

Далее следует рассмотреть применение сортировки дел по статусу реализации, что удобно для просмотра задач на стадии планирования, реализации или с целью удаления по завершению. Также предусмотрена возможность сортировать задачи по различным признакам для удобства их систематизации. Например, в периоды наибольшей загруженности выделять дела исключительно с высокой степенью приоритетности.

Для этого приведен ниспадающий список, позволяющий минимизировать усилия по вводу информации в данный файл. Удобно сортировать дела с ближайшей датой в верхнюю часть списка, для этого следует воспользоваться автофильтором и выбрать сортировку от старых значений к новым. Использование данной функции удобно, так как повышается наглядность. Вкупе с сортировкой по степени приоритетности на выходе будет получен список наиболее важных дел в рекомендуемом порядке их реализации в соответствии с установленными сроками.

Таким образом, использование «Списка дел» в формате MS Excel позволяет заниматься планированием времени с наименьшими затратами и повышать эффективность использования временного потенциала.

Однако, использование данных инструментов не гарантирует овладение высоким уровнем тайм-менеджмента. Ведение учета времени предполагает использование различных методик.

Список литературы

1. Gmail - электронная почта и бесплатное хранилище данных. URL: https://www.google.ru/intl/ru/mail/help/about.html (дата обращения 10.11.2015).

2. Управление персоналом. Корпоративный тайм-менеджмент. URL: http://www.top-personal.ru/issue.html?2634 (дата обращения 20.10.2016).

3. Зайцева Н.А. Научно-практические аспекты применения тайм-менеджмента для повышения профессиональной конкурентоспособности выпускников вузов // Российские регионы: взгляд в будущее. 2016. Т. 3. № 3. С. 33-49.

References

1. Gmail - elektronnaya pochta i besplatnoe hranilische dannkih URL: https://www.google.ru/intl/ru/mail/help/about.html (accessed 10.11.2015).

2. Ypravlenie personalom. Korporativniy taym-menedzhment. URL: http://www.top-personal.ru/issue.html?2634 (accessed 20.10.2016).

3. Zaytseva N.A. Nauchno-prakticheskie aspekty primeneniya taym-menedzhmenta dlya povisheniya professionalnoy konkurentosposobnosti vipusknikov vuzov. - Rossiyskie regiony: vzglyad v buduschee. 2016. Т. 3. no 3. p. 33-49.