Прием книжной продукции

ПРИЕМ КНИЖНОЙ ПРОДУКЦИИ

В. В. СЕМЕНИХИН,

руководитель «Экспертбюро Семенихина»

Организациям, осуществляющим торговлю книжной продукцией, как и всем иным продавцам товаров, особое внимание следует уделить вопросу приемки товара, поскольку при нарушении правил приема и сроков торговые организации в случае необходимости лишаются возможности предъявить претензии поставщикам или транспортным организациям. Рассмотрим вопросы по учету и оформлению операций приема книжной продукции.

Порядок приемки книжной продукции в торговле прежде всего регламентируется положениями гл. 30 «Купля-продажа» Гражданского кодекса РФ (ГК РФ), а также условиями конкретного договора поставки, заключенного между поставщиком книжной продукции и ее покупателем.

В силу п. 1 ст. 454 ГК РФ по договору купли-продажи продавец обязуется передать в собственность покупателя товар, а покупатель обязуется принять этот товар и уплатить за него определенную цену. Из данной нормы вытекает, что приемка товара, наряду с его оплатой, является основной обязанностью покупателя.

Получение товара оформляется по-разному, все зависит от местонахождения офиса и склада поставщика. Если склад и офис поставщика находятся в одном месте, то оформление документов и выдача товаров происходит одновременно. Документом на отпуск книжной продукции в этом случае выступает товарная накладная.

Если склад организации-поставщика удален от офиса, то представителю торговой организации — покупателя (материально ответственному лицу) выдается документ на получение товара, по которому ему на складе будут отпущены соответствующие материальные ценности.

Документальное оформление поступления товаров осуществляется фирмой-покупателем в соответствии с требованиями Методических рекомендаций по учету и оформлению операций приема, хранения и отпуска товаров в организациях торговли, утвержденных письмом Роскомторга от

10.07.1996 № 1-794/32-5 (далее — Методические рекомендации).

Как следует из п. 2.1.2 Методических рекомендаций движение товара от поставщика к покупателю оформляется товаросопроводительными документами, предусмотренными условиями поставки и перевозки книжной продукции. Это могут быть накладные, товарно-транспортные накладные, счета, счета-фактуры, железнодорожные накладные.

Для документального оформления факта продажи товаров Госкомстатом России разработан типовой бланк товарной накладной (форма № ТОРГ-12), утвержденный постановлением от 25.12.1998 № 132 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций» (далее — Постановление № 132). Причем указанным документом утверждены и иные типовые формы первичной учетной документации, применяемой торговыми компаниями в своей деятельности.

Накладная № ТОРГ-12 выписывается поставщиком (продавцом) товара при его отгрузке покупателю в двух экземплярах. Первый экземпляр остается у поставщика и является у него основанием для списания товаров. Второй экземпляр передается покупателю товаров и является у последнего основанием для принятия товаров к учету. Если товар доставляется покупателю автомобильным транспортом, то наряду с № ТОРГ-12 поставщиком выписывается еще и товарно-транспортная накладная (ТТН). Следует отметить, что унифицированная форма товарно-транспортной накладной № 1-Т утверждена постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте». Причем из указаний по применению и заполнению формы № 1-Т следует, что ТТН предназначена для учета движения товарно-материальных ценностей и расчетов за их перевозки автомобильным транспортом. Кстати, о

том, что ТТН служит для учета транспортной работы и расчетов заказчиков с перевозчиком за оказанные услуги по перевозке грузов, говорят и сами специалисты налоговых органов, о чем свидетельствует письмо ФНС России от 18.08.2009 № ШС-20-3/1195, из чего следует, что N° ТОРГ-12 и ТТН не являются взаимозаменяемыми документами.

Унифицированная форма № 1-Т в отличие от № ТОРГ-12 составляется в четырех экземплярах. Один необходим поставщику для списания товаров, два — транспортной организации для расчетов с заказчиком и учета работы водителей, последний предназначен грузополучателю.

При доставке товаров железнодорожным транспортом в качестве сопроводительного документа выступает железнодорожная накладная, к которой могут быть приложены спецификации и упаковочные листы.

Материально ответственное лицо, осуществляющее приемку товара, ставит свою подпись на товаросопроводительных документах и заверяет ее круглой печатью торговой организации.

Книжная продукция, приобретаемая организацией торговли для перепродажи, может поступать непосредственно к ней на склад, а может приниматься покупателем вне собственного склада.

Осуществляя приемку на своем складе, организация торговли может заверить сопроводительный документ своим штампом, в этом случае не требуется доверенность. Проставление штампа на сопроводительном документе означает, что торговая организация приняла книжную продукцию.

Если же приемка осуществляется вне склада покупателя (на складе поставщика, на железнодорожной станции, пристани, в аэропорту), то получение товара осуществляется материально ответственным лицом организации торговли по доверенности с обязательным предъявлением паспорта.

Доверенность является необходимым документом, так как она подтверждает право материально ответственного лица организации-покупателя на получение товара.

Обратите внимание! Наличие доверенности на получение товара является обязательным даже в том случае, если товар продается поставщиком на условиях самовывоза. На это указывают и суды, в качестве примера можно привести постановление ФАС Северо-Западного округа от 08.12.2010 по делу № А56-56892/2009.

В постановлении Госкомстата России от 30.101997 № 71а предусмотрены две формы дове-

ренностей — № М-2 и № М-2а. Они различаются тем, что последний бланк более универсальный и используется, если организация торговли практикует получение материальных ценностей по доверенности.

Порядок оформления доверенностей и получения по ним товаров устанавливается гл. 10 «Представительство. Доверенность» ГК РФ и инструкцией Минфина СССР от 14.01.1967 № 17 «О порядке выдачи доверенностей на получение товарно-материальных ценностей и отпуска их по доверенности» (далее — Инструкция № 17).

Статьей 185 ГК РФ установлено, что доверенностью признается письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами.

Доверенности выписываются на получение товаров, отпускаемых поставщиком по счету, договору или другому заменяющему их документу и регистрируются в журнале по учету выданных доверенностей. Доверенность выписывается в одном экземпляре с заполнением всех обязательных реквизитов и выдается материально ответственному лицу, состоящему в штате организации-покупателя.

Срок действия доверенности зависит от возможности получения и вывоза соответствующих ценностей, но, как правило, составляет не более 15 дней. Если доверенность выдается на получение товаров в порядке плановых платежей, то п. 4 Инструкции №17 допускает увеличивать срок действия доверенности до календарного месяца.

В силу того, что сроки выдачи доверенности, установленные Инструкцией № 17, являются рекомендуемыми, то организация, приобретающая товары, вправе самостоятельно решать, на какой срок ею будут выдаваться доверенности на получение товаров.

Порядок приемки книжной продукции, ее документальное оформление зависят от места приемки, характера приемки (по количеству, качеству), от степени соответствия договора поставки сопроводительным документам (наличие или отсутствие) и т. д.

Приемка товаров по количеству в торговой организации предусматривает проверку соответствия фактического наличия товара данным, содержащимся в транспортных, сопроводительных и (или) расчетных документах. Кроме того, количественная проверка товара, поступающего в торговую организацию, может производиться в соответствии с «Инструкцией о порядке приемки продукции про-

изводственно-технического назначения и товаров народного потребления по количеству», утвержденной постановлением Госарбитража СССР от 15.06.1965 № П-6. Правда, воспользоваться этим документом при приемке книжной продукции торговая организация вправе только в том случае, если это предусмотрено договором с поставщиком. Об этом свидетельствует постановление Пленума ВАС РФ от 22.10.1997 № 18 «О некоторых вопросах, связанных с применением положений Гражданского кодекса Российской Федерации о договоре поставки». Аналогичный вывод подтверждает и определение ВАС РФ от 14.04.2009 № ВАС-4313/09 по делу № А14-1459/2008-56/12.

Если в договоре поставки нет указаний на применение данного документа, то принимая товар, покупатель должен руководствоваться конкретным порядком приемки товаров по количеству, определяемым в законодательном порядке, договором или обычаями делового оборота.

Приемка книжной продукции по качеству производится в соответствии с требованиями, установленными в договоре. При наличии в договоре поставки соответствующего условия проверка качества может производиться в соответствии с Инструкцией о порядке приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по качеству, утвержденной постановлением Госарбитража СССР от 25.04.1966 № П-7.

Если количество и качество товара соответствуют данным, указанным в товаросопроводительных документах, на сопроводительные документы (накладная, товарно-транспортная накладная и другие документы, удостоверяющие количество или качество поступивших товаров) накладывается штамп организации-покупателя, что подтверждает соответствие принятых товаров данным, указанным в сопроводительных документах.

Как и иная любая хозяйственная операция организации, приемка книжной продукции должна иметь свое документальное подтверждение. Причем в общем случае подтверждать документально факты своей хозяйственной деятельности компании обязаны посредством применения унифицированных форм первичной учетной документации, на что указывает п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон № 129-ФЗ).

Выше уже было отмечено, что унифицированные формы по учету торговых операций утверждены Постановлением № 132, в соответствии с которым

для документального оформления приемки товаров предусмотрено несколько актов, а именно:

— для оформления приемки товаров по качеству и количеству, массе и комплектности в соответствии с правилами приемки товаров и условиями договора применяется акт о приемке товаров (форма № ТОРГ-1);

— для оформления приемки и оприходования фактически полученных товаров, поступивших в организацию без счета поставщика, применяется акт о приемке товара, поступившего без счета поставщика (форма № ТОРГ-4);

— для оформления приемки товаров, имеющих количественные и качественные расхождения по сравнению с данными, указанными в товаросопроводительных документах, применяются:

по товарам отечественного производства — акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей (форма № ТОРГ-2);

по импортным товарам — акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке импортных товаров (форма № ТОРГ-3).

Следует отметить, что применение актов № ТОРГ-2 и ТОРГ-3 обычно не вызывает спорных вопросов у торговых организаций, они оформляются при возникновении тех или иных нестандартных ситуаций, для которых они предназначены.

А вот целесообразность применения формы акта № ТОРГ-1 часто ставится торгующими организациями под сомнение по той причине, что информация о товаре, содержащаяся в нем, практически дублирует информацию, содержащуюся в накладной № ТОРГ-12.

Учитывая это и основываясь на Указаниях по заполнению унифицированной формы № ТОРГ-12, торговые организации, как правило, принимают товар к учету на основании формы № ТОРГ-12, а требование о составлении акта № ТОРГ-1 — игнорируют. Несмотря на то, что такой подход не вполне правомерен (ведь предназначение № ТОРГ-1 и № ТОРГ-12 все-таки различное), налоговые органы обычно не возражают по этому поводу. Хотя судебная практика показывает, что иногда наличие акта № ТОРГ-1 может оказаться весьма полезным. В качестве примера можно привести постановление ФАС Северо-Западного округа от 05.06.2006 по делу № А56-30635/2005.

В случае несоответствия фактического наличия книжной продукции или отклонения по качеству, установленному в договоре или данным, указанным

в сопроводительных документах, должен составляться акт по форме № ТОРГ-2, который является юридическим основанием для предъявления претензий поставщику. В сопроводительном документе организация-продавец книжной продукции должна сделать отметку об актировании.

Следует отметить, что при обнаружении отклонений по количеству, качеству книжной продукции представитель торговой организации обязан:

— приостановить приемку;

— обеспечить сохранность товара;

— вызвать представителя поставщика для составления двустороннего акта.

Уведомление о вызове представителя отправителя (поставщика) должно быть направлено ему не позднее 24 ч. Если поставщик и покупатель находятся в одном городе, представитель поставщика должен явиться не позднее следующего дня после получения вызова, если в уведомлении не указан иной срок.

В том случае, если поставщик иногородний, его представитель должен прибыть на приемку не позднее трех дней после получения вызова, не считая времени, необходимого для проезда. Представитель организации отправителя (поставщика) должен иметь при себе удостоверение на право участия в приемке товара у покупателя.

Акты составляются отдельно по каждому поставщику на каждую партию книжной продукции, поступившей по одному транспортному документу.

Книжная продукция, по которой не установлены расхождения по количеству и по качеству, в актах не перечисляются, о чем делается отметка в конце акта следующего содержания: «По остальным материальным ценностям расхождений нет».

В акте отражается состав комиссии с обязательным указанием должности, фамилий и инициалов ее членов. В состав комиссии входят материально ответственные лица торговой организации, представитель поставщика (возможно составление акта в одностороннем порядке при согласии поставщика или его отсутствии), а также представитель третьей незаинтересованной стороны.

Акт подписывается всеми членами комиссии, а утверждается руководителем организации-получателя.

При приемке книжной продукции акты с приложением документов (счета-фактуры, накладные и т. д.) передаются в бухгалтерию под расписку и для направления претензионного письма постав-

щику или транспортной организации, доставившей груз.

Акты приемки товаров по количеству и качеству регистрируются и хранятся в порядке, установленном организацией — покупателем товара.

Возврат некачественной книжной продукции поставщику торговая организация может оформлять расходной накладной, аналогичной накладной № ТОРГ-12, но с оговоркой о том, что это бракованная продукция с ответственного хранения. Если стороны договариваются, что поставщик заменяет некачественную книжную продукцию товаром соответствующего качества, то составляется (в произвольной форме) акт о замене товара.

Если в торговую организацию поступает некачественный или не предусмотренный условиями договора товар, то такая организация принимает его на ответственное хранение и отражает данные по нему на забалансовом счете 002 «Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение». Товары, поступающие на ответственное хранение, записываются кладовщиком в специальную книгу (карточку), хранятся на складе обособленно и не расходуются.

Пример. Торговая организация, применяющая общую систему налогообложения, оплатила партию книжной продукции на сумму 110 000 руб. (в том числе НДС — 10 %, или 10 000 руб.). В ходе приемки на складе организации выявлена часть некачественного товара стоимостью 5 500 руб. (в том числе НДС — 10 %, или 500 руб.), о чем составлен акт № ТОРГ-2, и поставщику направлена претензия с требованием о замене бракованной продукции. Претензия удовлетворена, некачественный товар возвращен поставщику.

В бухгалтерском учете торговой организации операции по приемке книжной продукции отражены следующими записями:

Д-т сч. 60, субсчет «Авансы выданные» К-т сч. 51 — 110 000 руб. — произведена предоплата поставщику книжной продукции;

Д-т сч. 41 К-т сч. 60 — 95 000 руб. (100 000 руб. — 5 000 руб.) — принята к учету книжная продукция соответствующего качества;

Д-т сч. 19 К-т сч. 60 — 9 500 руб. (10 000 руб. — 500 руб.) — учтена сумма НДС в части качественной книжной продукции;

Д-т сч. 68 К-т сч. 19 — 9 500 руб. — принят к вычету НДС по качественной книжной продукции;

Д-т сч. 60 К-т сч. 60, субсчет «Авансы выданные» — 110 000 руб. — зачтена предварительная оплата;

Д-т сч. 002 — 5 500 руб. — некачественная книжная продукция помещена на временное хранение;

Д-т сч. 76-2 К-т сч. 60 — 5 500 руб. — выставлена претензия поставщику книжной продукции;

Д-т сч. 41 К-т сч. 76-2 — 5 000 руб. — принят к учету товар, предоставленный поставщиком взамен некачественной книжной продукции;

Д-т сч. 19 К-т сч. 76-2 — 500 руб. — учтен НДС по замененной книжной продукции;

Д-т сч. 68 К-т сч. 19 — 500 руб. — принят к вычету НДС в части замененного товара;

К-т сч. 002 — списана с забалансового счета некачественная книжная продукция, возвращенная поставщику.

Список литературы

1. Гражданский кодекс РФ (часть вторая): Федеральный закон от 26.01.1996 № 14-ФЗ.

2. Определение ВАС Российской Федерации от 14 апреля 2009 года № ВАС-4313/09 по делу № А14-1459/2008-56/12.

3. О бухгалтерском учете: Федеральный закон от 21.11.1996 № 129-ФЗ.

4. Постановление ФАС Северо-Западного округа от 05.06.2006 по делу № А56-30635/2005.

* * *