Реализация содержания дисциплины «Электронный документооборот» при подготовке бакалавров по направлению «Документоведение и архивоведение»

А. В. Голанова, Е. И. Голикова

Реализация содержания дисциплины «Электронный документооборот» при подготовке бакалавров

по направлению «Документоведение и архивоведение»

В любой организации документооборот является одним из основных процессов. Со временем количество разнообразной документации (служебные записки, заявления, письма приказы и т. д.) резко увеличивается. Возникают проблемы с поиском необходимого документа, увеличиваются временные затраты и как результат снижается эффективность работы организации. Решить данную проблему позволит использование системы электронного документооборота. Именно поэтому в образовательную программу для бакалавров по направлению 034700.62 Документоведение и архивоведение была включена дисциплина «Электронный документооборот». Данной дисциплиной формируется представление об общих идеях, лежащих в основе электронных технологий в делопроизводстве.

Цель дисциплины: раскрытие понятия «системы электронного документооборота» и определения его места в системе управления.

Задачи дисциплины:

• формирование представления об электронном документе, системе управления электронными документами и их классификации;

• подготовка студентов к применению систем электронного документооборота в своей профессиональной деятельности.

Под электронным документооборотом понимают единый механизм по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства».

Преимущества электронного документооборота:

• автоматическая рассылка необходимого числа электронных версий документов и карточек по компьютерной сети;

• автоматическая печать карточек, стандартных сводок, справок и реестров, формирование произвольных отчетов;

• однократная первичная регистрация документа в любом подразделении и последующее автоматическое отслеживание движения и исполнения документа в электронных картотеках подразделений;

• автоматизированный сквозной поиск по всем картотекам с учетом прав доступа;

• автоматическая регистрация фактов пересылки и получения документов и резолюций по компьютерной сети;

117

• автоматизация функций оформления рассылки, отправка документов и резолюций в филиалы и другие учреждения посредством электронной почты с защитой их средствами криптографии.

Электронные документы и электронные технологии применительно к современному делопроизводству зачастую рассматриваются как единая проблема или задача. На самом же деле эти проблемы в достаточной степени изолированные, не связанные неразрывно друг с другом.

Проблема электронных документов - это в первую очередь проблема понятия электронных документов и признания их юридической силы, достоверности или подлинности, возможности отказа от бумажного носителя в процессе документирования управленческой деятельности.

Проблема электронных технологий в делопроизводстве - это проблема использования в традиционных условиях новейших технологий, ускоряющих процессы на всех стадиях делопроизводства, от документирования до архивного хранения.

Среди программных средств для работы с документами можно выделить: системы автоматизированного делопроизводства (САД); системы электронного документооборота (СЭД); системы электронного управления документацией (СУД).

Все эти системы отличаются друг от друга спектром решаемых задач и кругом пользователей, для которых они предназначены.

Системы автоматизированного делопроизводства обеспечивают пошаговое управление движением и исполнением всей совокупности документов на всех этапах их жизненного цикла, т. е. организуют работу с электронными версиями документов и реквизитами регистрационно-контрольных форм в соответствии с принятыми в стране правилами и стандартами делопроизводства. Они используются для документальной регистрации тех или иных свершившихся действий и событий в соответствии с принятыми правилами. Пользователями таких систем являются сотрудники ограниченного числа таких структурных подразделений организации, как управление делами, секретариаты, канцелярии, общие отделы, экспедиции.

Системы электронного документооборота обеспечивают строго регламентированное и формально контролируемое движение документов внутри и вне организации на основе информационных и коммуникационных технологий. Они используются не только для регистрации действий и событий, но и поддержки самих процессов работы над документами. Пользователями таких систем являются отдельные сотрудники многих подразделений, вовлеченных в какой-то общий бизнес-процесс.

118

Системы электронного управления документацией обеспечивают универсальную, повсеместно доступную среду для работы и хранения всех типов документов в масштабе всей организации в целом. Использование возможностей web-браузера даёт всем работникам организации доступ к порталу управлениями документами.

Для реализации содержания дисциплины «Электронный документооборот» необходимо выбрать подходящую систему электронного документооборота. Наиболее распространённые системы электронного документооборота следующие.

1. Е1 Евфрат (http://www.evfrat.ru/).

2. БОСС-Референт (http://www.boss-referent.ru/).

3. DIRECTUM (http://www.directum.ru/).

4. 1С:Документооборот 8 (http://www.1cbit.ru/).

5. DocsVision (http://www.docsvision.com/).

6. OPTIMA-WorkFlow (http://optima-workflow.ru/).

7. ДЕЛО (http://www.eos.ru/).

8. PayDox (http://www.paydox.ru/).

9. МОТИВ (http://www.motiw.ru/).

10. DocSpirit (http://docspirit.ru/solution/).

На сайте системы электронного документооборота и автоматизации бизнес-процессов Е1 Евфрат в разделе «Сравнить» (http://www.evfrat.ru/compare) проведён анализ большинства вышеуказанных систем по следующим критериям: области автоматизации, регистрация и ввод документов, работа с документами, управление потоками работ (Workflow) и контроль, поиск и анализ информации, информационная безопасность, стандартные средства настройки, дополнительные возможности. Из приведённого анализа следует, что наиболее оптимальными по соотношению цены и функциональных возможностей являются системы Е1 Евфрат и DIRECTUM.

Для подробного ознакомления с возможностями системы Е1 Евфрат можно воспользоваться демо-версией системы. Демоверсия позволяет до 14 дней пользоваться полным функционалом системы, одновременно в системе могут работать до пяти пользователей. Система полностью сконфигурирована и готова к работе. В ней доступны пять стандартных форм документов: входящие, внутренние, договор, исходящие, служебные записки, а также девять стандартных форм отчетов: журнал входящие; журнал исходящие; журнал регистрации; исполнение документов; просроченные поручения; исполнение поручений; лист ознакомления; лист согласования; просроченные документы.

Приведём примерную тематику лабораторных работ при использовании системы Е1 Евфрат для реализации содержания дисциплины «Электронный документооборот».

119

Лабораторная работа № 1. Электронный документооборот.

Ввод и преобразование документов. Регистрация документов. Регистрационно-контрольная карточка документа (РКК). Номенклатура дел и индивидуальная настройка папочной структуры документов. Поиск документов. Сохранение истории работы с документами. Обеспечение информационной безопасности.

Лабораторная работа № 2. Автоматизация бизнес-процессов.

Маршруты движения документов (последовательные, параллельные, свободные маршруты, маршруты с условиями, отсрочки). Графический редактор маршрутов.

Лабораторная работа № 3. Управление договорами.

Подготовка проекта договора. Согласование договора. Регистрация договора. Контроль согласования и исполнения договора. Хранение. Версионность.

Лабораторная работа № 4. Управление взаимодействием с клиентами.

Ведение базы клиентов с возможностью осуществления различных видов поиска. Распределение новых клиентов по менеджерам. Формирование задач по взаимодействию с клиентом. Фиксация действий менеджеров по выполнению задачи. Формирование отчётов.

Для демонстрации работы с системой DIRECTUM к просмотру и скачиванию предлагаются демонстрационные ролики. Демо-версия данной системы не предоставляется.

Приведём примерную тематику лабораторных работ при использовании системы DIRECTUM для реализации содержания дисциплины «Электронный документооборот».

Лабораторная работа № 1. Управление электронными документами.

Ввод и преобразование документов. Заполнение полей регистрационной карточки, определение прав доступа к документу, типы РК электронных документов. Организация хранения документов. Поиск документов. Работа с содержанием документов (конструктор документов, мастер действий). Жизненный цикл и версии документа. Обеспечение конфиденциальности документов. Электронная цифровая подпись. Организация коллективной работы с документами.

Лабораторная работа № 2. Управление деловыми процессами.

Понятие маршрута. Механизм типовых маршрутов системы DIRECTUM. Хранение задач и заданий в системе. Создание задачи, определение прав доступа к задаче, статус задачи и контроль исполнения. Электронная цифровая подпись в задачах и заданиях. Настройка типовых маршрутов (базовые блоки, прикладные блоки, дополнительные возможности). Анализ бизнес-процессов организации. Возможности поиска задач и заданий по различным атрибутам.

120

Лабораторная работа № 3. Канцелярия.

Создание и ведение номенклатуры дел и журналов регистрации. Регистрация документов. Заполнение полей РКК, связь с РК. Движение и исполнение документов. Обмен электронными документами между организациями. Поиск и анализ информации.

Лабораторная работа № 4. Управление договорами.

Подготовка проекта договора. Согласование договора. Регистрация договора. Контроль согласования и исполнения договора.

Лабораторная работа № 5. Управление совещаниями и заседаниями.

Подготовка к совещанию. Проведение совещания. Контроль исполнения решений.

Лабораторная работа № 6. Управление взаимодействием с клиентами.

Ведение единой базы организаций и контактных лиц. Управление продажами. Управление маркетинговыми мероприятиями, анализ их эффективности.

Лабораторная работа № 7. Обращения граждан и организаций.

Регистрация обращения. Рассмотрение обращения и формирование поручений по нему. Исполнение работ по обращению. Контроль исполнения. Ответ корреспонденту.

Использование СЭД при реализации содержания дисциплины «Электронный документооборот» позволит познакомить студентов с процессами работы с документами и их движением в организации.

Несмотря на то, что выбранные программные средства (Е1 Евфрат, DIRECTUM) охватывают наиболее широкий спектр задач, однако это не мешает использовать при обучении студентов и другие из вышеперечисленных систем электронного документооборота.

А. В. Кайсина

Мультимедиатехнологии в формировании профессиональных компетенций бакалавра по направлению подготовки «Педагогическое образование»

Информатизация школьного образования на сегодняшний день предоставляет учителю широкие возможности по созданию и модернизации существующих компьютерных средств обучения.

До недавнего времени разработкой подобных средств занимались лишь специальные группы разработчиков, в которые входили программисты, дизайнеры, психологи и др. Появление в последние годы автоматизированных комплексных программ (авторских систем) позволяет педагогу с начальной подготовкой в области ин-

121