Автоматизация деятельности отдела кадров важное направление учета в вузах

ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ И ПРОГРАММНОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ

УДК 681.3: 378

АВТОМАТИЗАЦИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОТДЕЛА КАДРОВ - ВАЖНОЕ НАПРАВЛЕНИЕ УЧЕТА В ВУЗАХ

В.Г. ГОРЮНОВА

ФГОУ ВПО «Брянская государственная сельскохозяйственная академия»

В настоящее время становится важным такое направление учета в вузах, как автоматизация учета кадров. Одной из задач автоматизированного рабочего места сотрудника отдела кадров является автоматизация подготовки и передачи распорядительной, плановой, учетной, рабочей и другой документации в виде печатных, электронных документов и фрагментов баз данных в другие автоматизированные рабочие места.

Для эффективной работы системы управления персоналом важно создать на предприятии единую автоматизированную сеть ПЭВМ, предусматривающую взаимный обмен кадровой информацией между всеми уровнями управления на базе современных средств передачи данных.

Тенденции развития общества требуют безотлагательного решения проблемы опережающего развития системы кадрового учета на основе информационных технологий. Информатизация предполагает не только широкое использование информационных технологий в управлении персоналом, но и изменение содержания, методов и организационных форм кадрового учета.

В условиях возрастающей самостоятельности образовательных учреждений, изменяющейся нормативно-правовой базы все более актуальной становится задача сбора, обработки, анализа и обработки информации о состоянии образовательной системы в интересах повышения эффективности управленческой деятельности органов управления образованием.

Внедрение системы в практику повседневной деятельности высших учебных заведений позволяет:

сократить бумажные потоки документооборота в сфере управления и начать переход на применение безбумажных технологий управления;

стандартизировать процесс делопроизводства; повысить эффективность управленческих решений на основе использования оперативной и достоверной информации;

унифицировать формы представления отчетных документов и освободить органы управления образованием от малопродуктивного труда по сбору информации о состоянии образовательных учреждений;

создать систему информационного обеспечения деятельности органов управления образованием и обеспечить совместное использование информационных ресурсов системы с внешними организациями муниципального, регионального и федерального уровней при решении социально значимых задач. [3]

Важным направление учета в вузах является автоматизация учета кадров. Автоматизация деятельности отдела кадров позволяет эффективнее выполнять функции контроля над формированием фонда оплаты труда, правомерностью установления надбавок и доплат. Возможна также не только унификация процесса формирования штатных расписаний образовательных учреждений и учебных планов, но и унификация всей системы документооборота в подведомственных учреждениях, особенно в части кадрового делопроизводства.

Отдел кадров для обеспечения функционирования различных подразделений и служб подготавливает значительный объем распорядительной, плановой, учетной, рабочей и другой документации.

Одной из задач автоматизированного рабочего места сотрудника отдела кадров является автоматизация подготовки и передачи этой информации в виде печатных, электронных документов и фрагментов баз данных в другие автоматизированные рабочие места.

Работа с кадрами - сложный и комплексный момент управления компанией. Системы управления персоналом ориентированы на решения вопросов кадровой политики, подбора и обучения, эффективности и мотивации работы. Большинство из них предназначены для ведения расчетов с работниками на предприятиях и в организациях в соответствии с количеством, качеством и результативностью труда, а также формирования расчет-но-платежных ведомостей, налоговых отчетов, бухгалтерских проводок и других документов, соответствующих требованиям российского законодательства. [ 1]

Программы расчета зарплаты позволяют полностью автоматизировать расчет заработной платы для предприятий, использующих окладную, повременную или сдельную оплату труда. Чаще всего они востребованы в организациях, где функциональные возможности бухгалтерских программ не позволяют автоматизировать процесс расчета зарплаты из-за сложности начислений и удержаний, которые разработчики бухгалтерских систем не включают в состав своих коробочных продуктов. Типичным примером является «1С: Зарплата и кадры».

Характерной чертой программ учета кадров является возможность автоматизировать работу отдела кадров, в частности, выписку всех необходимых документов и ведение картотеки сотрудников с обширными данными личных карточек. Программы для управления кадрами (учет персонала), как правило, содержат все утвержденные формы отчетов по состоянию и движению сотрудников и помогают решать отделу кадров вопросы кадровой политики на предприятии. [2]

Эффективность функционирования системы управления персоналом в значительной степени зависит от информационной базы. Основной источник первичной информации для создания информационной базы - это документы отделов кадров (личные листки по учету кадров, личные карточки работников, личные дела), приказы и распоряжения, издаваемые руководством учреждения в отношении личного состава работников, первичная учетная и отчетная документация о выполненных работах и произведенной оплате, документация непромышленных структурных подразделений, обслуживающих учреждение.

Другой источник информации - сами работники со своим мнением по тем или иным вопросам, материалы социологических исследований, результаты психофизиологических исследований (тестирование работников). В данном случае важно обеспечить защиту социологической информации, носящей конфиденциальный характер. Прежде всего, это касается мнений работников при изучении межличностных отношений в коллективе.

Ориентация кадровой работы на развитие собственной рабочей силы не может быть успешной без знания издержек на рабочую силу, вложений в человеческий капитал (затраты на оплату труда, обучение, медицинское обслуживание, социальные услуги). Необходимость сбора, хранения, переработки, анализа большого объема разнообразной кадровой информации, предоставления ее пользователям (субъектам управления - кадровой службе и руководителям) в удобной форме ставит задачу создания в учреждении соответствующей информационной системы.

Составными элементами такой системы являются оборудование и материалы для сбора, хранения, обработки, поиска и выдачи необходимых данных по кадрам учреждения, надлежаще организованный учет, приспособленный для информационного обеспечения решения кадровых задач, совокупность приемов и методов пользования данной системой, специалисты по информатике, потребители информации.

Основу информационной системы должен составлять единый массив, отражающий информацию о каждом работнике, его окружении и внешних по отношению к нему условиях работы, что в свою очередь требует определенной организации информации и методов оперирования с массивом данных.

Для эффективной работы системы управления персоналом важно создать на предприятии единую автоматизированную сеть персональных компьютеров, предусматривающую взаимный обмен кадровой информацией между всеми уровнями управления на базе современных средств передачи данных. [1]

Тенденции развития общества требуют безотлагательного решения проблемы опережающего развития системы кадрового учета на основе информационных технологий.

Информатизация предполагает не только широкое использование информационных технологий в управлении персоналом, но и изменение содержания, методов и организационных форм кадрового учета.

Для автоматизации учета руководство организаций само решает вопрос о выборе программного продукта. Но хотелось бы обратить внимание на программу фирмы 1С: Предприятие конфигурацию «Зарплата и Управление персоналом 8.0», в которой благодаря опции переключения интерфейсов максимально учтены все особенности ведения кадрового учета.

При первом запуске конфигурации программа предлагает сразу же ввести нормативно-справочную информацию для работы в конфигурации:

- управленческую структуру предприятия;

- организации, составляющие предприятие, и структуру их подразделений;

- должности работников, справочники кадровой информации.

Для формирования структуры предприятия сначала необходимо вызвать справочник «Организации» из меню «Предприятие». Далее пользователем формируется структура предприятия, и записываются все должности, имеющиеся в организации. После выполнения вышеперечисленных манипуляций формируется штатное расписание организации. Штатное расписание представляет собой совокупность различной информации о штатных единицах организации. Штатная единица - это некоторая должность в конкретном подразделении организации.

После того, как сформировано штатное расписание организации, пользователь может перейти непосредственно к регистрации движения работников организации.

Со всеми работниками организации оформляются трудовые договора. Одноименный документ вызывается из меню «Кадровый учет»^-«Трудовые договора» системы. На основании документа «Трудовой договор» можно провести прием на работу в организацию. При этом в новый документ автоматически переносятся все данные из договора.

В данной конфигурации предусмотрено выполнение многообразных процессов, выполняемых отделами кадров. Поэтому при выборе автоматизированной информационной системы для учета кадров, следует обратить особое внимание на данный программный продукт. [2]

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

1. Автоматизированные информационные технологии в экономике: Учебник / Под ред. проф. Титоренко Г.А.. М.: Компьютер, ЮНИТИ, 2003.

2. Алексеев А., Безбородов А., Волков А., и др. 1С: Предприятие 8.0 Конфигурация «Зарплата и Управление персоналом» редакция 2.0. Описание. - М.: Фирма «1С», 2004.- 243 с.

3. Авдуевский А. Б Безбумажный документооборот. - www.ustu.ru

4. Автоматизированные рабочие места / http:// www.formoza.ru

AUTOMATION OF STAFF DEPARTMENT'S ACTIVITY - IMPORTANT DIRECTION

OF ACCOUNT IN HIGH SCHOOL

V.G. GORIUNOVA The Bryansk state agricultural academy

SUMMARY

Now there is important such direction of the account in high schools, as automation of a registration of personnel. One of tasks of the automated workplace of the employee of a staff department is automation of preparation and transfer of administrative, scheduled, registration, working and other documentation in the form of printed, electronic documents and fragments of databases in other automated workplaces.

For effective work of a control system as the personnel it is important to create the uniform automated network of the computers providing a mutual exchange by the personnel information between all levels of management on the basis of modern means of data transmission at the enterprise.

Tendencies of development of a society demand the urgent decision of a problem of advancing development of system of the personnel account on the basis of information technologies. Information assumes not only wide use of information technologies in management of the personnel, but also change of the contents, methods and organizational forms of the personnel account.