Информатизация управления учебным процессом вуза на основе единой базы данных

Ресурсы фундаментальной библиотеки и ожидания наших пользователей

40% наших пользователей считают, что необходимо значительно увеличить подписку на электронные полнотекстовые базы данных. Но готовы ли они стать потребителями значительных объемов подписки? Если обратиться к статистике использования баз данных в Герценовском университете, то можно увидеть, что стабильно высокий интерес пользователи проявляют только к Электронной библиотеке диссертаций. Например, выбранный нами наугад из общего списка читателей аспирант РГПУ им.

А. И. Герцена, прочитал с февраля по май

2006 г. 1 880 страниц из диссертаций Электронной библиотеки диссертаций Российской государственной библиотеки.

Для сравнения приведем цифры, как читали другие базы данных в Герценовском университете (результаты за весь 2006 г., статистика формируется на основе цифр, полученных программными средствами компаний, предоставляющих базы даных). Российские журналы и газеты (East View): 44 711 соединений (ЮжноУральский гос. ун-т — 106 967, Нижегородский гос. унт — 14 844); 297 815 «кликов»; 67 страниц и 866 Kb в среднем за 1 визит. Научные журналы мира (компания ЭБСКО): количество открывавшихся ресурсов — 157 (Санкт-Петер-бургский гос. ун-т — 94 177, Санкт-Петербург-ский гос. ун-т экономики и финансов — 2 329). Оксфордские журналы: количество открывавшихся статей — 886 (Санкт-Петербургский гос. ун-т — 13 323, Уральский гос. ун-т — 1 773). Журналы Американского химического общества: количество открывавшихся статей — 2 827 (Санкт-Петербургский гос. ун-т — 16 318, Российская национальная библиотека (все читатели) — 400). Журналы Американского физического института: количество открывавшихся статей — 51 (Московский гос. ун-т (физический

ф-т) — 14 567, Башкирский гос. медицинский ун-т — 122).

Следует еще и еще раз отметить химиков-герценовцев, которые читают в базах данных, особенно в зарубежных, гораздо больше представителей других подразделений. Например, мы имели в течение трех месяцев (декабрь 2006 г. — февраль

2007 г.) тестовый бесплатный доступ к журналам австралийского издательства CSIRO Publishing), так и в этой базе наибольшее количество открывавшихся статей именно в журналах химического профиля.

Так готовы ли наши пользователи сегодня к еще большим объемам информации? Сложно ответить на этот вопрос. Чаще всего это проверяется на практике путем ежегодной ротации подписки на основе статистики за прошедший год. Но, безусловно, нельзя идти на поводу 10% наших пользователей, которые ответили «мне хватает использования Электронной библиотеки диссертаций Российской государственной библиотеки».

В статье не предлагается решение проблемы, мы только пытаемся формулировать ее на основе вышеприведенных фактов и цифр. Но то, что данная проблема есть и она в повестке дня, — уже отрадно, поскольку еще три года назад и обсуждать было нечего в силу отсутствия ресурсов и спроса.

Всю информацию о подписке на электронные полнотекстовые базы данных вы найдете на сайте библиотеки: http://lib.herzen.spb.ru.

Если вы хотите первым узнавать о новых ресурсах, подпишитесь на рассылку библиотеки, сообщив об этом по e-mail: info@Jib.herzen. spb.ru. По этому же адресу мы ответим на любые ваши вопросы.

Е. В. Баранова,

профессор кафедры информатики И. К. Елизарова, программист учебно-методического управления

ИНФОРМАТИЗАЦИЯ УПРАВЛЕНИЯ УЧЕБНЫМ ПРОЦЕССОМ ВУЗА НА ОСНОВЕ ЕДИНОЙ БАЗЫ ДАННЫХ

Информатизация управления учебным процессом имеет своей целью повышение качества образования благодаря решению следующих задач: 1) обеспечить информационные потребности различных категорий пользователей внутри университета как основы для оперативного принятия управленческих решений; 2) формировать аналитическую информацию по различным внешним запросам, данные для модулей комплексной оценки деятельности вуза, расчета рейтинговых показателей; 3) на основе современных информационных технологий повысить эффективность взаимодействия структурных подразде-

лений университета, оперативность принятия решений за счет сокращения времени на согласование, устранения дублирующих функций, переноса контролирующих функций на возможно более низкий управленческий уровень; 4) обеспечить преподавателям и студентам доступ к информации об образовательных программах.

Для решения этих задач в нашем университете создана единая информационная база данных (рис. 1). Обобщенно состав аналитической информации, формируемой в базе данных, можно представить в виде следующих составляющих: основные образовательные программы (ООП);

кадровый состав, реализующий программы; кафедры, участвующие в реализации ООП; факультеты, участвующие в реализации ООП.

Оперативный доступ к этой информации имеют на своем рабочем месте различные категории пользователей. Наиболее высокий уровень — «Проректор», далее «Декан», «Заведующей кафедрой», «Преподаватель». На каждом уровне обеспечен доступ к информации предыдущих уровней и сводной обобщающей информации.

Преподаватель имеет доступ к информации, представленной в индивидуальном плане, и к расписанию занятий. Такая технология уменьшает бумажный документооборот, не требует распечатки всех индивидуальных планов, предполагает их хранение в электронном виде с электронной подписью заведующего и декана.

На уровне заведующего кафедрой доступна следующая информация: штатное расписание кафедры с указанием степеней, званий, ставок (размер ставки, основное место работы или совмещение, вид финансирования) преподавателей; объем учебных поручений кафедры; распределение плановой бюджетной и внебюджетной нагрузки преподавателей по видам; средняя нагрузка по кафедре с учетом должностей; расписание занятий преподавателей кафедры.

На основе этой информации заведующий кафедрой может осуществлять перераспределение нагрузки, обосновывать при необходимости изменения в штатном расписании, формировать материалы к переизбранию преподавателей.

Схема взаимодействия структурных подразделений учебно-методического управления, диспетчерской службы, факультетов и кафедр по управлению и организации учебного процесса

<

Факультеты и

институты

<

а

Кафедры

База данных «Учебные планы — учебные поручения — расписание»

€

«Учебные планы» 1

•я

>

«Рабочие планы на учебный год»

«Объемы учебных поручений кафедр» '

«Индивидуальные планы преподавателей кафедр»

«Внебюджетная нагрузка преподавателей кафедр»

«Расписание»

£

Учебно-

методическое

управление

= >

и

Диспетчерская

служба

Аналитическая информация по учебным планам, рабочим планам, объемам учебных поручений кафедр и бюджетной и внебюджетной нагрузке преподавателей

Рис. 1

Информатизация управления учебным процессом вуза..

Деканы факультетов имеют доступ к учебным и рабочим планам по направлениям и специальностям, реализуемым в университете; к объемам учебных поручений кафедр; к расписанию занятий на факультете по учебным группам и преподавателям; к штатному расписанию кафедр факультета; к средней нагрузке по кафедрам факультета; к сводной справке по кафедрам факультета по руководству выпускными квалификационными работами, магистерскими диссертациями, аспирантами с указанием структуры профессорско-преподава-тельского состава.

Кроме того, декан может пользоваться информацией о дисциплинах, реализуемых кафедрами в рамках основных образовательных программ, о нагрузке каждого преподавателя факультета и т. д.

Это информационная основа, например, для принятия решения о необходимости изменения штатного расписания кафедр факультета, объемов учебных поручений, выполняемых кафедрой в целом или конкретным преподавателем.

Проректоры, начальник учебно-

методического управления имеют доступ ко всей указанной информации на любом уровне детализации: преподаватель, кафедра, факультет и ряд сводных справок по университету в целом. Например, справка о суммарной и средней нагрузке кафедр университета (бюджетная и внебюджетная, с учетом совместителей) является информационной основой для принятия решения об изменении штатного расписания кафедр.

Сводные справки по дисциплинам основных образовательных программ, реализуемых кафедрами университета, отражают специализацию кафедр. Информация об объемах учебных поручений, выполняемых кафедрами на своем и других факультетах, определяет вклад

кафедр в реализацию различных образовательных программ.

Информация в единой базе данных позволяет оперативно формировать данные для внешних запросов (модуль комплексной оценки деятельности университета, лицензирование образовательных программ и т. д.). Например: общую численность преподавателей, привлекаемых к реализации образовательных программ, из них лиц с учеными степенями и учеными званиями; сведения о качественном составе профессорско-

преподавательских кадров (процент преподавателей с учеными степенями и званиями, реализующих различные циклы дисциплин); контингент студентов по формам обучения; объем еженедельной аудиторной нагрузки в часах по формам обучения и т. д.

Формирование в единой базе данных информации о структуре и содержании основных образовательных программ, реализуемых в настоящее время в университете, осуществлено, разработаны технологии работы и взаимодействия различных групп пользователей.

Комплексное решение перечисленных задач информатизации управления учебным процессом предполагает включение в единую базу данных информации по контингенту студентов: кадровая информация, выбранный студентом индивидуальный образовательный маршрут обучения, успешность освоения образовательного маршрута, социальная сфера (стипендии, общежитие, военный стол и т. д.), трудоустройство выпускников (рис. 2). Это — задачи очередного этапа информатизации.

Информатизация управления учебным процессом на основе единой базе данных способствует повышению эффективности взаимодействия структурных подразделений университета.

Схема взаимодействия структурных подразделений университета с единой информационной базой

Упр авление кадров и социальной работы Социальный отдел

Упр авление кадров и социальной работы Отдел студентов

Деканаты факультетов и институтов

Учебнометодическое управление Отдел платных образовательных услуг

Управление кадров и социальной работы Центр трудоустройства

База данных «Студенты»

«Абитуриенты: личные карточки, приказы»__________<0

Студенты

«Студенты: личные карточки приказы»

±

«Студенты: успеваемость (деканат)»

«Внебюджетные студенты: приказы, счета, оплата»

«Выпускники:

личные карточки, трудоустройство» -----------------

Учебно-методическое управление Приемная комиссия

Управление бухгалтерского учета и финансового контроля Стипендиальный => отдел

Управление кадров и ^ социальной работы Второй отдел

Учебно-методическое управление Подразделения по дополнительным образовательным услугам

Архив

Управление бухгалтерского учета и финансового контроля Отдел внебюджетных средств

Рис. 2