Система управления информационно-образовательной средой экономико-правового вуза

УДК 378.1:681.3

A.A. Мицель, И.И. Панков, А.И. Щербаков

Система управления информационно-образовательной средой экономико-правового вуза

Приведены описание основных понятий и принципов организации документооборота в учреждении, а также подходы к разработке системы управления информационно-образовательной средой негосударственного экономико-правового вуза на основе системы электронного документооборота (с использованием методологии DATARUN и технологии WorkFlow) и подсистемы планирования учебной работы.

Введение

Управленческая деятельность осуществляется с помощью документов, которые одновременно являются источником, результатом и инструментом этой деятельности. Организация работы с документами — ключевая технология управления в любом учреждении: от офиса небольшого предприятия до огромной корпорации. Естественно, что такая технология управления характерна и для высших учебных заведений.

Эффективному управлению требуется система работы с документами, предполагающая не только единые правила документирования — оформления документов, но и единый порядок документооборота.

В соответствии с нормативными требованиями документооборот организации охватывает движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки по назначению или сдачи в дело. Технология управления документооборотом предполагает ведение регистрационно-контрольных форм в виде журналов и картотек.

Главной проблемой традиционной технологии управления документооборотом является практическая невозможность централизованно отслеживать движение документов организации в реальном масштабе времени, поскольку требуются огромные трудозатраты не только на ведение подробных журналов и картотек в каждом подразделении, но и на оперативное централизованное сведение соответствующей информации. Отсутствие действенной технологии управления документооборотом приводит в конечном счете к тому, что, как правило, в произвольный момент времени невозможно точно сказать, над какими документами работает учреждение, каковы история и текущее состояние того или иного вопроса, чем конкретно заняты исполнители.

Таким образом, перед значительным количеством учреждений, в том числе перед вузами, стоит проблема внедрения системы электронного документооборота (СЭД). Следует отметить, что в условиях существования детального регламента документооборота внедрение без адаптации принципиально новой технологии того или иного зарубежного или отечественного программного обеспечения (ПО) нереально. Речь в этом случае может идти об автоматизации традиционного делопроизводства с использованием современных информационных технологий.

Система электронного документооборота

В рамках выполнения научно-исследовательской работы кафедрой автоматизированных систем управления (АСУ) ТУСУРа и Кузбасским институтом экономики и права (КузИЭП) разработана информационно-образовательная среда (ИОС) или компьютерная обучающая система КузИЭП [1], в том числе спроектирована структура активной образовательной среды, представляющая собой двухуровневую архитектуру. Это позволяет обеспечить необходимыми информационными ресурсами как образовательный процесс, так и процессы управления им, так как предоставление образовательных услуг высокого качества невозможно без надлежащего уровня контроля и администрирования учебного процесса. В частности, необходим оперативный обмен информацией между структурными подразделениями, между подразделениями и руководством и т.п. Естественно предположить, что одним из решений обозначенной задачи является использование современных телекоммуникационных технологий, то есть внедрение существующих или создание собственной СЭД.

В настоящее время рынок ПО, поддерживающего основные функции движения документов в организации достаточно широк и представлен разработками как отечественных, так и зарубежных фирм. Те и другие имеют свои преимущества и недостатки. Например, зарубежные СЭД не всегда поддерживают специфику российского документооборота и являются достаточно дорогими для отечественного потребителя (от $500 до $1500 за одно рабочее место). Многочисленные российские разработки в этой области соответствуют основным нормативным требованиям отечественного делопроизводства, но зачастую имеют слабые средства групповой работы с документами и плохо настраиваются на конкретные требования заказчика. Поэтому было принято решение о разработке собственной СЭД с использованием апробированных в мире и России методологии проектирования информационных систем DATARUN и технологии Workflow (Панащук С. Методология DATARUN и CASE-система SILVER-RUN [Электронный ресурс]. - Режим доступа: www.citforum.ru/database/kbd96/ 611.html).

В соответствии с методологией DATARUN жизненный цикл программного обеспечения разбивается на стадии, которые связываются с результатами выполнения основных процессов, определяемых стандартом ISO 12207. Каждую стадию кроме результатов должен завершать план работ на следующую стадию. Такая методология гарантирует, что на каждой стадии выполняется только существенная для целей проекта работа, позволяющая быстро создавать приложения. Повторения и избыточность в спецификациях исключаются, создаётся управляемая, основанная на моделях, форма итеративной разработки. Исходные версии объектов доступны для непосредственного использования на следующих фазах проектного цикла. Создаваемая информационная система описывается рядом последовательных моделей, каждая из которых является развитием предыдущей и наследует правила и данные, определённые в более ранних моделях. Наследование свойств позволяет многократно использовать различные спецификации на всех уровнях прикладного проекта. Таким образом, DATARUN обеспечивает единый концептуальный подход; структурность и качество, облегчение сопровождения, обеспечение быстрой разработки. Основные этапы методологии DATARUN представлены на рис. 1.

Рис. 1. Основные этапы методологии DATARUN

На стадии разработки, интеграции и тестирования создается тестовая база данных, частные и комплексные тесты. Разработка, прототипирование и тестирование баз данных и приложений проводятся в соответствии с проектом. Отлаживаются интерфейсы с существующими системами.

Стадия внедрения включает в себя действия по установке и внедрению баз данных и приложений.

В основе технологии Workflow лежат следующие понятия.

1. Объект — информационный, материальный или финансовый объект, используемый в бизнес-процессе (например, письмо, оборудование, счёт и т.п.).

2. Событие — внешнее (неконтролируемое в рамках процесса) действие, произошедшее с объектом (например, получение письма, поломка оборудования, изменение ставки налога и т.п.).

3. Операция — элементарное действие, выполняемое в рамках рассматриваемого бизнес-процесса (например, подготовка письма, замена оборудования, оплата счета);

4. Исполнитель — должностное лицо, ответственное за выполнение одной или нескольких операций бизнес-процесса (например, инженер, сотрудник канцелярии, декан и т.п.).

Важнейшей особенностью технологии Workflow является поддержка управления процессами, содержащими как автоматизированные (выполняемые средствами информационных систем), так и неавтоматизированные (выполняемые вручную) операции. Благодаря этой особенности любой бизнес-процесс предприятия может быть представлен в виде процесса Workflow, если, конечно, этот процесс выделен, структурирован, выполняется по правилам, которые можно сформулировать, периодически повторяется.

Первые три ограничения являются ответом на вопрос «Какие процессы можно описать?», а последнее — «Какие процессы целесообразно описывать?».

Формирование функциональной модели бизнес-процессов является первым шагом подготовки к внедрению системы класса Workflow. Хотелось бы обратить внимание на следующие немаловажные обстоятельства.

Внедрение системы класса Workflow базируется не на маршрутизации прохождения документов или автоматизации группы операций или вида действий, а на описании бизнес-процесса, ради эффективного выполнения которого, собственно, и осуществляется маршрутизация документов и/или автоматизация операций. Технология Workflow не накладывает каких-либо специальных ограничений на уровень детализации бизнес-процесса и/или степень автоматизации выполняемых операции.

При всей важности функционального моделирования, тем не менее, представленных в функциональной модели данных ещё недостаточно для полного определения процесса. Третьим требованием представления бизнес-процесса в виде процесса Workflow является наличие правил выполнения процесса, которые можно сформулировать и формально описать. В первую очередь соответствующие правила касаются последовательности выполнения операций, условий и предусмотренной реакции на внешние события.

Четвёртым требованием представления бизнес-процесса в виде процесса класса Workflow является периодичность выполнения.

На основе DATARUN и технологии Workflow были разработаны и реализованы требования к архитектуре СЭД:

- наличие выделенного сервера приложений;

- наличие тонкого клиента;

- поддержка доступа к документам с использованием браузера;

- многоплатформенность для обеспечения масштабируемости.

Также были разработаны принципы открытости и интеграции созданной СЭД с другими системами:

- интеграция со средствами потокового ввода документов;

- интеграция с офисными приложениями;

- интеграция с электронной почтой;

- возможность адаптации пользовательского интерфейса под конкретные задачи;

- возможность дополнения системы собственными специализированными компонентами.

Кроме указанных требований и принципов для обеспечения функциональности СЭД были

спроектированы и реализованы следующие фундаментальные компоненты.

Управление документами в хранилище. Включает процедуры добавления и изъятия документов, сохранения версий, передачи на хранение в архив, поддержания архива и т. д.

Поиск документов. Состоит из поиска по атрибутам, визуального поиска по различным деревьям, в которые уложены документы, поиска по полному тексту, смыслового поиска и т. д.

Маршрутизация и контроль исполнения. Обеспечивает доставку документов в рамках бизнес-процессов в организации. Маршруты документов могут быть гибкими и жёсткими. В случае гибкой маршрутизации следующий получатель документа определяется сотрудником, в ведении которого документ находится в данный момент. В случае жёсткой маршрутизации путь прохождения документов определяется заранее на основе некоторой логики. Контроль исполнения является неотъемлемой частью маршрутизации. Необходим контроль направления движения документа и его текущее местонахождение. Фактически маршрут определяется в терминах пути прохождения и временных интервалов на исполнение документа каждым из участников процесса прохождения. Под исполнением документа подразумевается выполнение связанного с документом действия каждым из участников в рамках его должностных полномочий.

Отчёты. Служат аналогом конторских журналов учёта документов. Используя различные отчёты, можно посмотреть, например, общее время, потраченное сотрудниками на рабо-

ту над конкретным документом, скорость прохождения документов по подразделениям и т.д. Отчёты необходимы для принятия управленческих решений.

Администрирование. Осуществляет работу системы, настройку её параметров, модификацию, дополнение специальными компонентами и др.

Таким образом, разработана СЭД, с помощью которой был налажен процесс обмена документами и другой информацией, необходимой для администрирования учебного и других процессов КузИЭП.

Для авторизованного пользователя будут предоставляться возможности просмотра доступных документов и их поиска. Также будет возможность отправления электронной почты конкретному адресату или группе.

Созданная система будет позволять загружать документы в общую базу данных на сервере с использованием ftp-протокола, а потом автоматически будет происходить их публикация. Одновременно с публикацией также будет осуществляться автоматическая рассылка этих документов по электронной почте указанным пользователям.

Организация разделения доступа к документам на уровне отдельных пользователей, по групповому принципу и на основе иерархической структуры организации разработана на основе технологии VPN (Virtual Private Network). Для этого все сотрудники организации разделены на группы. Причём каждый сотрудник принадлежит или одной, или нескольким группам. Это позволило осуществлять групповую политику в отношении прав пользователей.

Для обеспечения разделения доступа к электронным документам разработана система двухуровневой авторизации, в которой проводится проверка по допустимости IP-адреса конкретного компьютера, а потом уже непосредственно по соответствию логина и пароля конкретного пользователя.

Созданная СЭД позволила организовать функционально эффективный оперативный процесс обмена документами между всеми подразделениями КузИЭП с обеспечением необходимого уровня безопасности.

Подсистема планирования учебной работы в вузе

При планировании должны быть решены следующие задачи:

1) определение учебной нагрузки на студентов;

2) определение учебной нагрузки на кафедры вуза;

3) формирование штатного расписания кафедр;

4) распределение учебной нагрузки между преподавателями каждой кафедры [2].

В процессе планирования учебной работы используются следующие документы.

Учебный план — основополагающий документ, регламентирующий подготовку специалиста с высшим образованием. Он содержит дисциплины, сроки их изучения и формы отчётности (рис. 2).

В высших учебных заведениях учебные планы составляются в строгом соответствии с государственными образовательными стандартами, которые разрабатывает Федеральное агентство по образованию Российской Федерации.

Рабочий план занятий — документ, содержащий нагрузку на учебную группу студентов. Он составляется на основе учебного плана и по сути содержит ту же информацию, что и учебный план, но более детализированную и, возможно, скорректированную. План составляется на каждый семестр.

Извещение о поручениях по специальности — документ, содержащий информацию об учебной нагрузке, обеспечивающей кафедры по конкретной специальности.

Ведомость учебных поручений — документ содержит информацию обо всей учебной нагрузке кафедры в целом и её преподавателей в учебном семестре. Составляется на каждый семестр.

Расписание занятий — документ, в котором указаны конкретные сроки изучения дисциплин. Обычно составляется два раза в семестр: один раз в начале семестра, второй раз после «ломки» расписания.

Следует отметить, что подобные документы используются практически во всех государственных вузах независимо от используемой технологии планирования. Обусловлено это тем, что, несмотря на различия в технологии, цели планирования везде одинаковы.

Ормка. Bcrgau ооэдт Си«* ДОтца фюм«

¡a . ; а» <о,« «» • «

- .¡-¿:Вч>- J-lüS-iäj.alt iliuj_

Специальность 080503 .65 «Акти^южное управление» Пя»»учвОИ)ГО фСВМС» навор 200Sn посгелуици* пет профоцзухцая «эфедра - сЛнттризнсхое управление»

№алиф«аи«>

Нйривтьеиьи фокобучем« «ориаовуче*«-

Нюетрзниыи язык

Фиамеаз« «ультра

Русся« язь», и культура

История а-ровем *уя»тур«н

MBH iy » Др|Ы»

• й ч ч ClOiJ 41 'J  ;: -л j|

— » В» ..... ***•- _[

а.-.в « -

Рис. 2. Форма представления документа «Учебный план»

Можно выделить следующие преимущества использования подсистемы планирования учебной работы:

- может использоваться как при централизованной, так и при распределённой технологии планирования;

- компоненты подсистемы имеют удобный пользовательский интерфейс;

— в подсистеме имеется поддержка различных типов печатающих устройств;

— сокращено время подготовки документов, используемых в процессе планирования учебной работы.

Заключение

В статье приведены основные сведения о документообороте, проведён краткий обзор рынка современных систем электронного документооборота. Показано, что для небольшого негосударственного вуза целесообразнее разрабатывать собственную систему электронного документооборота. Описывается система электронного документооборота вуза на основе методологии DATARUN и технологии Workflow, приведены состав и структура системы и указаны преимущества её использования. Разработана система безопасности СЭД, а также подсистема планирования учебной работы в вузе. Приведены основные документы, используемые в процессе планирования.

Литература

1. Калайда В.Т. Технология обучения в области экономики и права на основе Intranet /

B.Т. Калайда, И.И. Панков, А.И. Щербаков // Информационные технологии и математическое моделирование : мат. 4-й Всеросс. научн.-практ. конф. (г. Анжеро-Судженск, 18-19 ноября 2005 г.). - Ч. 1. - Томск: Изд-во Том. гос. ун-та, 2005. - С. 13-15.

2. Сафьянова E.H. Автоматизированная система планирования учебной работы в вузе / E.H. Сафьянова, В.Г. Русанов // Докл. Том. гос. ун-та систем управления и радиоэлектроники. Т. 6. Автоматизированные системы обработки информации, управления и проектирования : сб. науч. трудов. - Томск: Том. гос. ун-т систем упр. и радиоэлектроники, 2001. -

C. 12-16.

Мицель Артур Александрович

Д-р техн. наук, профессор кафедры автоматизированных систем управления ТУСУРа

Тел.: (3822) 41 34 54

Эл. почта: maa@asu.tusur.ru

Панков Игорь Ильич

Программист 1-й кат. кафедры автоматизированных систем управления ТУСУРа

Тел.: (3822) 41 31 57

Эл. почта: jacob@asu.tusur.ru

Щербаков Анатолий Иванович

Заместитель ректора по информационным технологиям и менеджменту качества Кузбасского института экономики и права (КузИЭП) Тел.: (3842) 31 43 33 e-mail: brocken@rambler.ru

A.A. Mitsel', I.I. Pankov, A.I. Sherbakov

The control system for an informational-educational environment in the economical-juridical institute of higher education

Main principals and conceptions of the documents circulation in an institution are given along with an approach to the development of the control system for an informational-educational environment in the non-governmental economical-juridical institute of higher education. This control system contains the subsystem of study planning and uses the DataRun methodology and WorkFlow technology.