Документальная оцифровка

Возможность составления и предоставления электронной отчетности в России существует с 2002 года. На очереди — разработка и утверждение форматов электронных счетов-фактур (ЭСФ) и других первичных документов (акты, счета, накладные).

По словам коммерческого директора и руководителя отдела по работе с госорганами Санкт-Петербургского филиала ООО "Такском" Михаила Даниловского, во многих странах локомотивом на рынке электронного документооборота (ЭД) является государство, что способствует более активному его внедрению и экономии бюджета. Например, Дания, которая имеет достаточный опыт в реализации электронного документооборота, экономит около 100 млн евро в год. А ряд государств (Греция, Португалия, Испания) отказались от бумажного документооборота не только в целях экономии затрат, но и для ускорения оборачиваемости денежных потоков.

Достоинства ЭСФ очевидны как для государства, так и для бизнеса. Антон Сизов, руководитель стратегического направления "Электронный документооборот" компании "СКБ Контур"" рассказывает о преимуществах ЭДО: "Бумажный документооборот — это издержки. Если штат компании насчитывает сто человек, то архив, скорее всего, будет занимать комнату площадью около 30 кв. м. Зная стоимость аренды, можно легко подсчитать, в какую сумму обходится хранение бумажных документов. В 32 процентах средних фирм имеется специалист для введения данных в учетную систему. Его зарплата составляет в среднем 16 тыс. рублей в месяц. В небольшой региональной аптечной сети, работающей в городе-миллионнике, на ведение архива уходит 360 тыс. рублей в год. На бумагу и обслуживание принтеров ежемесячно тратится 110 тыс. рублей. С помощью ЭД все эти издержки можно оптимизировать или сократить в полном объеме. Цифровые документы передаются мгновенно, стоят дешевле, и для них проще обеспечить безопасность". Оксана Токарева, руководитель по корпоративным и внешним коммуникациям "Метро Кэш энд Керри Россия", видит достоинства ЭД в отсутствии необходимости привозить и забирать документы, в отсутствии задержек в оплатах, затрат на хранение бумажных носителей, а также в быстроте и удобстве обработки документов и предоставлении их при запросах, корректности мастер-данных, надежной защите документов от подделки, внесения исправлений, потери.

Стоит отметить, что некорректная подготовка счетов-фактур, невозможность документально подтвердить расходы, по которым был зачтен входящий НДС, часто являются причинами доначислений сумм обязательств в результате налоговых проверок. Системы обмена электронными документами исключают эти риски — так как документы в процессе не теряются и проходят форматно-логический контроль, что снижает количество ошибок при заполнении. В результате работа с электронными документами и счетами-фактурами организует контролируемый и прозрачный процесс документооборота, одним из результатов которого становится уменьшение налогооблагаемой базы.

Операторы

На данный момент основными документами, регламентирующими процесс обмена ЭСФ, являются "Порядок выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи (ТКС) с применением электронной цифровой подписи" и "Порядок представления документов по требованию налогового органа по ТКС". В них сказано, что ЭСФ имеет юридическую силу только в том случае, если он подписан электронной цифровой подписью и передается через оператора электронного документооборота (ОЭД).

Операторы предоставляют бизнесу услуги связи для обмена электронными документами, одновременно являясь гарантом их юридической значимости. Они также обеспечивают сохранность документов и информации о действиях с ними, их хранение и безопасность передачи, достоверность информации о компаниях-пользователях. Кроме того, они предоставляют клиентам техническую поддержку. ОЭД являются те компании, которые прошли необходимую аккредитацию. По словам Антона Сизова, требования к ним строго закреплены со стороны ФНС, и наиболее полно им отвечают компании, предоставляющие российскому бизнесу услуги электронной отчетности в контролирующие органы (ФНС, ПФР, Росстат, ФСС), которых в Росси около ста. Однако даже среди них решения для электронного обмена документами между компаниями имеют считаные единицы. Для сравнения: на территории Европы сейчас действуют 500-600 компаний с готовыми решениями, оказывая услуги передачи документов.

По мнению Михаила Даниловского, на данный момент рынок находится в стадии становления, когда все крупнейшие спецоператоры готовятся к промышленной эксплуатации своих программных решений в сфере ЭД. При этом пока статуса оператора электронного документооборота нет ни у одного спецоператора, поскольку на сегодняшний день не утвержден порядок их аккредитации.

Прежде всего оператор разрабатывает программное обеспечение — систему, через которую будут осуществляться отправка и получение электронных документов. Антон Сизов замечает, что система должна функционировать таким образом, чтобы удовлетворять установленным требованиям Минфина к обороту электронных счетов-фактур. Так, в процессе передачи в системе на один выставленный счет-фактуру должны формироваться несколько типов технических документов, подтверждающих дату выставления и получения счетов-фактур. Помимо удовлетворения законодательных требований, операторы должны подготовить свои системы технически — чтобы они выдерживали одновременную работу нескольких тысяч пользователей. Важна также возможность мгновенного обновления системы для всех пользователей в случае каких-либо изменений в нормативных актах. Еще одно направление работы операторов — предоставление возможности интеграции с учетными системами организации — 1С, SAP и прочими.

Законодательство

ОЭД является обладателем информации и оператором информационной системы. Игорь Невзоров, руководитель группы по защите интеллектуальной собственности Ernst & Young в Петербурге, рассказывает, с какими юридическими аспектами, проблемами и ответственностью с точки зрения законодательства может быть сопряжена осуществляемая операторами деятельность. "Согласно нормам российского законодательства о защите информации, информация, доступ к которой ограничен федеральным законом, является конфиденциальной. Нарушение обязанности по сохранению такой информации в тайне влечет за собой гражданскую (в форме возмещения убытков), административную и уголовную ответственность", — говорит он.

Вместе с тем в случае возникновения споров о конкретных фактах разглашения обрабатываемой ОЭД информации, по общему правилу, обязанность доказывания факта нарушения лежит на лице, которое заявило свои требования в суде. С практической точки зрения, надлежащее доказывание того, что именно действия оператора (а не иного третьего лица) привели к разглашению конфиденциальной информации, является крайне затруднительным. Соответственно, в большом количестве случаев потерпевший в принципе не может привлечь ОЭД к такой ответственности. Еще одной особенностью передачи данных в рамках электронных систем является ее трансграничность. Российское законодательство о персональных данных устанавливается запрет на передачу данных на территорию другого государства в случае, если законодательство страны-получателя не соответствует определенным минимальным требованиям Российской Федерации по защите таких данных от разглашения. Оператору, действующему на территории нескольких стран, необходимо обеспечить соответствие своей деятельности одновременно требованиям нескольких правопорядков и удостовериться, что их уровень не является ниже уровня охраны персональных данных в Российской Федерации.

Игорь Невзоров отмечает, что обрабатываемая и передаваемая информация может представлять собой самостоятельный объект авторского права. Гипотетически отсутствие у ОЭД согласия на передачу таких данных является нарушением интеллектуального права правообладателя и также может являться основанием для привлечения нарушителя к ответственности. В настоящий момент доминирующая в России и ряде иностранных государств правовая позиция предполагает, что указанное согласие для ОЭД не требуется в случае, если он лишь передает адресату данные отправителя, не меняя их содержания. Тем не менее существует вероятность последующего изменения такой позиции и, как следствие, возникновения еще одного юридического риска для операторов.

Применение

Есть отрасли, предприятия которых призваны стать первопроходцами в использовании ЭД. Среди них Антон Сизов называет ритейл и фармацевтику, чья деятельность связана с частными поставками. Переход на электронные документы позволит им отказаться от содержания складов с документами и существенно снизить издержки. Елена Кузьмичева, менеджер по работе с клиентами современных каналов продаж ООО "Крафт Фудс Рус", говорит: "При ведении электронного документооборота важно обеспечить непрерывность работы системы. Наша компания имеет более 20 региональных офисов, поэтому мы приняли решение работать с несколькими провайдерами в условиях роуминга во избежание возможных технических сбоев".

Другое направление — профессиональные услуги в сегменте B2B (консалтинг, услуги телефонии и доступа в интернет, рекламные услуги). С помощью ЭД такие компании смогут оказывать услуги даже в тех регионах, где у них нет физического присутствия в виде офиса или филиала. По мнению Елены Ульяновой, руководителя департамента консалтинга компании "Делойт", заданная структура электронных документов позволяет максимально эффективно реализовать их автоматическую обработку (например, распознавание информации, формирование бухгалтерских проводок). Также использование ЭД существенно увеличивает скорость обмена информацией. Недостатками работы с ними является зависимость стабильности работы систем от каналов связи и центров обработки данных, а также необходимость оборудования рабочих мест компьютерами. Еще один сегмент — крупные холдинги. В отличие от перечисленных отраслей, которым необходимо оптимизировать работу с внешними контрагентами, холдинги стремятся навести порядок внутри. Объем внутренней документации там иногда превосходит объем внешней.

Мировой опыт

Большинство европейских стран придерживается целенаправленной политики вовлечения компаний в процесс электронного документооборота. Обязательное внедрение ЭД в этих странах является исполнением законодательных инициатив. Михаил Даниловский приводит примеры: "В Австрии в случае неиспользования электронных документов государство взимает специальный сбор, составляющий от 0,9 до 1,5 процента суммы сделки. Планирует ввести обязательный ЭД Корея. В этой стране отказ выпустить электронный счет-фактуру приведет к штрафу в размере 2 процента от суммы операции, а отказ от передачи электронного документа — к штрафу в размере 1 процент от суммы операций".

Вместе с тем Георгий Пчелинцев, советник юридической фирмы Salans, отмечает, что широкомасштабное распространение ЭД в России по-прежнему встречает препятствия разного плана. Человеческий фактор — неготовность перехода к применению новых цифровых технологий, технический и экономический — отсутствие необходимых ресурсов для внедрения систем ЭД, а тем более качественно защищенных, юридический фактор — недостаточное развитие законодательства и правоприменительной практики.