Электронный документооборот в иерархических системах управления

Для систематизации ПС в НТШИ используется иерархическая классификационная схема. В классификационной схеме допускается не более 5 уровней вложенности группировок ПС. Таким образом, простые группировки ПС (в которых не предусмотрены вложенные группировки) могут иметь уровень от 1 до 6.

Кодируются группировки ПС цифровыми кодами длиной от 2-х до 7 разрядов, причем в коде отражается место данной группировки в иерархии группировок классификационной схемы. Следует отметить, что простые группировки ПС в зависимости от их места в классификационной схеме могут иметь код длиной от 2-х до 7 разрядов.

Код (номенклатурный номер) ПС в НТШИ цифровой, имеет длину 10 разрядов и состоит из классификационной и серийно-порядковой частей.

Классификационная часть номенклатурного номера совпадает с кодом простой группировки ПС, в которую включен ПС. Таким образом, эта часть кода имеет длину от 2-х до 7 разрядов, серийно-порядковая часть кода имеет длину от 3-х до 8 разрядов.

Создание и ведение НТШИ

Вся номенклатура НТШИ разделена на части, называемые томами. Том включает номенклатуру определенной ветви классификационного дерева НТШИ. В связи с созданием и ведением НТШИ можно выделить следующие основные работы:

- создание нового тома;

- подготовка новой редакции тома;

- подготовка дополнения к НТШИ.

При создании нового тома выполняются:

- сбор данных о ПС, выпускаемых промышленностью;

- систематизация ПС и при необходимости доработка классификационной схемы НТШИ;

- кодирование ПС, то есть присвоение ПС номенклатурных номеров.

При подготовке новой редакции тома возможно устранение выявленных ошибок, а также изменение структуры тома, то есть изменения соответствующей части классификационного дерева НТШИ.

Дополнение к НТШИ содержит сведения о новых ПС, включаемых в НТШИ. Существенно, что при подготовке дополнения невозможно изменить структуру того или иного тома НТШИ, а также невозможно исправление ошибок в НТШИ.

Для выполнения указанных работ предусмотрены соответствующие информационные технологии и разработаны необходимые программные средства.

Организацией работ по НТШИ особая роль отведена главному специалисту, который организует и координирует работу коллектива исполнителей НТШИ.

К ведению главного специалиста относится:

- классификационная схема НТШИ;

- перечень томов НТШИ;

- поисковый указатель ПС (в создаваемой в МО РФ системе каталогизации ПС аналогом поискового указателя является перечень утвержденных наименований ПС);

- справочник характеристик ПС.

Сообразно специфическим функциям, исполняемым главным специалистом по НТШИ, предусмотрено оснащение его рабочего места соответствующими программными средствами.

Информационное обеспечение пользователей НТШИ осуществляется следующим образом. Пользователь может запросить информацию НТШИ в полном объеме по состоянию на некоторый момент времени. Эта информация используется для загрузки пользовательской базы данных НТШИ. В дальнейшем пользователю периодически высылаются изменения к НТШИ, что обеспечивает возможность поддерживать пользовательскую базу данных в актуальном состоянии.

Данные НТШИ для пересылки оформляются согласно протоколу сопряжения. Этим протоколом определен файловый состав, а также структура и содержание каждого файла. Файлы с данными НТШИ, а также специальный файл-спецификация упаковываются (архивируются). Полученный таким образом упакованный файл, называемый пакетом, рассылается пользователям НТШИ.

Подготовка пакета с изменениями к НТШИ выполняется согласно принятому в настоящее время регламенту один раз в квартал. Этот пакет в общем случае включает:

- дополнение к НТШИ за истекший квартал;

- новые тома и новые редакции томов НТШИ, подготовленные в истекшем квартале.

Поскольку новые тома и новые редакции томов выпускаются редко, то в основном предметом регламентной рассылки являются дополнения к НТШИ, объем которых сравнительно с НТШИ в целом невелик. С технической точки зрения уже сегодня можно существенно сократить продолжительность периода рассылки пользователям изменений к НТШИ и тем самым обеспечить для конечных пользователей возможность оперативной актуализации НТШИ.

ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ В ИЕРАРХИЧЕСКИХ

СИСТЕМАХ УПРАВЛЕНИЯ

Ф.Ф. Филиппов, А.Ю. Михайлова

В статье рассматриваются вопросы информационного взаимодействия органов управления, входящих в иерархическую систему. Примерами таких систем являются органы государственного управления, органы управления службами родов войск и т.п. Информационное взаимодействие в таких системах осуществляется на основе набора регламентируемых документов (отчетов, донесений, справок и т.п.), вводимых и упраздняемых для всей структуры директивными решениями. В процессе функционирования органов управления состав, содержание и регламент обращения документов постоянно меняется.

Регламентированные документы включают совокупность связанных данных, характеризующих объект управления, и представляют собой набор отдельных показателей, линейные и иерархические таблицы данных, обобщенные характеристики. Формирование документов может осуществляться на любом уровне иерархии системы управления.

Потребность в создании системы электронного документооборота для иерархических структур управления обусловлена следующим:

- низкой оперативностью получения данных на бумажных носителях для структур управления, расположенных в разных регионах страны; это также определяет ограничения по регламенту представления данных;

- значительной трудоемкостью анализа большого количества данных, особенно для вышестоящих структур управления, для подготовки обоснованных решений.

В условиях ограничений на трудовые ресурсы в органах управления анализ всей поступающей на бумажных носителях информации становится невозможным.

Автоматизированные системы электронного документооборота для иерархических структур управления должны соответствовать следующим требованиям:

• обеспечивать возможность расширения состава представленных в системе документов, автоматической модификации данных при внесении изменений в состав информации документа и формы ее представления;

• автоматически тиражировать описания нормативной базы документооборота по узлам системы;

• обеспечивать информационную совместимость с нормативно-справочной информацией (НСИ), имеющейся в системе, и тиражирование данных электронных документов (ЭД) в БД других задач, использующих эти данные;

• обеспечивать одноразовый ввод информации по документу на любом из узлов системы и тиражирование этих данных в соответствии с регламентом обмена;

• иметь возможность использования для транспортировки данных как каналов связи, так и магнитных носителей;

• иметь возможность формирования произвольного вида запросов ко всей совокупности доступных данных ЭД;

• функционировать в среде защиты информации от несанкционированного доступа.

Существуют два варианта организации рассматриваемых систем: первый предполагает создание центральной БД, обеспечивающей информационное обслуживание всех входящих в систему органов управления. Второй предполагает организацию распределенной БД, где каждый объект системы организует получение, накопление и формирование всей совокупности необходимых ему данных. В силу как экономических, так и технических причин, в том числе отсутствия оперативных каналов доступа к удаленной БД, содержащей грифованные данные, второй вариант в данное время является единственно реализуемым.

Автоматизированная система электронного документооборота основывается на едином словаре понятий, присутствующих во всей совокупности данных регламентированных документов, едином составе НСИ и едином описании ЭД. Формирование перечисленных данных может осуществляться на любом объекте системы или вне ее, а распространение по объектам осуществляется из единого источника (например, из информационного центра).

Информационные базы объектов, входящих в иерархическую систему управления, информационно независимы и включают следующие разделы: таблицы данных классификаторов и справочников, совокупность описаний регламентированных документов системы, архив данных ЭД и таблицы данных функциональных задач.

Все операции с ЭД, выполняемые персоналом органов управления, в том числе формирование, ввод информации, просмотр, осуществляются на основе утвержденных бланков документов.

Обмен информацией между объектами системы независимо от вида носителя (магнитный или канал связи) осуществляется транспортными БД унифицированной структуры. Транспортная БД служит только для транспортировки данных и не является сегментом БД какого-либо объекта.

Описание ЭД включает:

- бланк документа (текстовый файл, формируемый текстовым редактором);

- список регистрационных характеристик документа (для системы каталогизации);

- список и характеристики полей данных (в том числе их местоположение в бланке);

- комментарии к полям документа;

- схему связи полей документа со справочниками и классификаторами БД;

- схему отношений полей данных в документе (при наличии в документе иерархических таблиц и логически связанных полей);

- список рубрик (разделов) документа;

- схему контроля значений полей документа;

- схему формирования исходного состояния полей документа на основе информации, имеющейся в БД или присутствующей в других электронных документах;

- схему связи полей документа с БД функциональных задач.

Описание ЭД тиражируется на все объекты иерархической системы управления, участвующие в документообороте данного вида документа.

Для организации хранения данных ЭД наиболее удобным с точки зрения инвариантности структуры архива к структуре данных в ЭД и удобства выполнения операций по ведению архива является вариант, в котором каждый вид документа представлен одной таблицей. Одному экземпляру ЭД соответствует одна запись в таблице. Структура таблицы включает регистрационные характеристики, упакованные данные таблиц и упакованные данные общих полей ЭД.

В жизненном цикле ЭД выделяются следующие этапы:

• ввод (формирование) регистрационных характеристик документа;

• формирование исходных значений полей документа (в соответствии со схемой);

• ввод, коррекция полей документа;

• контроль значений всей совокупности полей подготовленного документа (в соответствии со схемой);

• загрузка и регистрация ЭД в архиве, трансляция данных в БД функциональных задач;

• рассылка ЭД в соответствии со схемой документооборота;

• использование данных ЭД для формирования информационных выборок.

Организация обмена ЭД основывается на системе планирования рассылки. План рассылки формируется автоматически при загрузке ЭД в архив на основании схемы обмена. Рассылка ЭД осуществляется в виде транспортной БД, формируемой на основе плана рассылки, в которую входят совокупность данных передаваемых документов, сопроводительная регистрационная информация, шифры объектов обмена и регистрационные характеристики самой транспортной БД.

Изложенный подход реализован в виде комплекса задач ведения архива регламентированных документов АСУ техническим обеспечением кораблей "Юпитер-2 ".

В рамках комплекса задач осуществляется:

- создание описания ЭД любой сложности, кроме графических данных (описание включает бланк, идентификацию полей ввода данных, комментарии к полям документа, связь полей с классификаторами и справочниками, систему контроля данных, связь данных документа с таблицами БД);

- формирование полей документа на основе информации в БД, ввод информации по полям документа в соответствии с топологией бланка;

- автоматическое планирование обмена и обмен ЭД в соответствии со схемой документооборота, накопление ЭД в БД с синхронным формированием таблиц данных для прикладных задач АСУ;

- тиражирование описаний ЭД по всем объектам, входящим в иерархическую информационную систему;

- формирование произвольных запросов ко всей совокупности данных, находящихся в ЭД.

ИНФОРМАЦИОННАЯ ПОДДЕЖКА ТЕХНИЧЕСКОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ КОРАБЛЕЙ ПРИ ПЕРВОЙ ОПЕРАЦИИ ФЛОТА

М.Ю. Пацкан, А.М. Орлов

Техническое обеспечение кораблей (ТОК) имеет целью поддержание в постоянной готовности энерге-

тических установок, корпусов, общекорабельных систем и устройств кораблей, восстановление их бое-