Внедрение информационных технологий в управление организацией

ВНЕДРЕНИЕ ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ В УПРАВЛЕНИЕ

ОРГАНИЗАЦИЕЙ

А.И. Багиров, магистрант

Сургутски государственный педагогический университет

Аннотация. В статье рассматривается подход к формированию и внедрению информационных технологий в управление предприятием. Рыночные условия системно диктуют свои правила игры для повышения конкурентоспособности предприятий глобальной и национальной экономике.

Ключевые слова: технологии, информация, техника, управление, организация.

Главным направлением перестройки структуры управления и его радикального усовершенствования, приспособления к современным условиям стало массовое использование новейшей компьютерной и телекоммуникационной техники, формирование на ее основе высокоэффективных информационно-управленческих технологий. Средства и методы прикладной информатики используются в планировании, менеджменте, маркетинге и других сферах управления и регулирования деятельности предприятий. Новые технологии, основанные на компьютерной технике, требуют радикальных изменений организационных структур менеджмента, его регламента, кадрового потенциала, системы документации, фиксирования и передачи информации. Особое значение имеет внедрение информационного менеджмента, значительно расширяющее возможности использования компаниями информационных ресурсов. Развитие информационного менеджмента связано с организацией системы обработки данных и знаний, последовательного их развития до уровня интегрированных автоматизированных систем управления, охватывающих по вертикали и горизонтали все уровни и звенья производства и сбыта.

В современных условиях эффективное управление представляет собой ценный ресурс организации, наряду с финансовыми, материальными, человеческими и другими ресурсами. Следовательно, повышение эффективности управленческой деятельности становится одним из направле-

ний совершенствования деятельности предприятия в целом [1, 3, 4].

С точки зрения использования информационных технологий, практически всю совокупность представленных на рынке компаний можно разделить на четыре категории, в которых:

- в процессе развития внедрены различные, не связанные между собой системы для учета и управления предприятием по отдельным направлениям деятельности, таким, как продажи, закупки, склад, бухгалтерия, персонал и т.д.;

- внедрена интегрированная информационная система, разработанная «под заказ» и включающая в себя компоненты из перечисленного списка возможных модулей, но не соответствующая современному уровню и требованиям постоянно появляющихся новых стандартов;

- практически не используются информационные технологии (за исключением бухгалтерии) в управлении процессами и ресурсами; была предпринята попытка внедрить промышленную систему, характеристики которой соответствуют требованиям одного из принятых стандартов (MRP, MRPII, ERP и т.д.), но результат внедрения - неудовлетворительный.

В настоящее время сформировался взгляд на организацию как на сложную открытую социальную систему, механизм, берущий элементы входа из внешнего по отношению к организации окружения и подвергающий их различным преобразованиям, в результате чего получаются элементы выхода.

Рис. 1. Модель системы, для описания функционирования организации

Один из подходов, названный моделью конгруэнтности ("соответствия") организационного поведения, основан на общей системной модели, предложенной Дэвидом Надлером (Беу1ё Каё1ег, 1993). Считается, что организации, представленные в виде систем, состоят из взаимозависимых составных частей. Изменение в одной составной части системы приводит к изме-

нениям в других ее составных частях. При этом система генерирует энергию, чтобы двигаться к состоянию равновесия [5, 7]. Наконец, чтобы продолжать существовать, организация как открытая система должна поддерживать благоприятные взаимоотношения по входам и выходам с внешним окружением.

Рис. 2. Модель конгруэнтности организационного поведения

Основные входные элементы, поступающие в систему организационного поведения, связывают ее с внешним окружением. К ним относятся: ограничения, требования и возможности; ресурсы; история данной организации. Четвертым и, по-видимому, самым важным входным элементом является стратегия. Выходные элементы включают в себя: характеристики работы организации, характеристики

работы групп, индивидуальные характеристики, которые вместе определяют общую эффективность деятельности.

Таким образом, внедрение информационных технологий было бы неверно рассматривать как самодостаточный процесс изменения одного из элементов модели. По сути дела, он является частью более общего процесса изменений, затрагивающего все компоненты рассматриваемой

системы, влияющей на организацию в целом. Проведение изменений без учета этого влияния может привести к непредсказуемым последствиям.

С чего начать разработку решения? Любая промышленная ЕКР-система предлагает множество модулей для внедрения: планирование продаж, планирование производства, управление запасами, финансовый модуль, складской учет и т.д. Что из предложенных вариантов необходимо внедрить первую очередь, что во вторую, а что и вовсе не потребуется (или сразу

все)? Проведение изменений в мягкой системе следует начинать с первого этапа методики ОР и только на этапе постановки целей рассматривать процесс внедрения новых информационных технологий, как один из многочисленных компонентов развивающих мероприятий. Ниже предлагается возможный перечень этапов, которые необходимо пройти, чтобы процесс постановки задачи, разработки и внедрения решения прошел наиболее эффективно и результативно (рис. 3).

1. Определение будущего состояния Компании.

1. Формулирование согласованного образа, видения (Vision) будущей компании.

2. Письменное описание разделяемого видения.

3. Формулирование миссии.

4. Разработка бизнес-модели компании (модели новой бизнес-системы).

1. Разработка модели б из нес-процессов.

2. Разработка моделей работ, структур и команд для их выполнения.

иерархия власти и линии подотчетности, распределение ответственности;

спецификация работы;

должностные инструкции;

информационные системы,системы коммуникации и координации,системы совещаний.

3. Разработка системы управления и оценок

механизмы принятия управленческих решений;

системы планирования;

системы показателей и критериев эффективности выполнения работы,механизмы мониторинга,оценки и контроля;

формальные системы мотивации, стимулирования, оплаты труда и вознаграждения;

системы обучения и развития сотрудников;

производственная политика и т.д.

4. Разработка системы ценностей и убеждений сотрудников и механизмов их формирования

2. Диагностика и анализ текущего состояния.

3. Управление переходом.

(" Постановка целей и осуществление изменений - "Что нужно сделать, чтобы изменить ситуацию?

Только на этапе управления переходом,в зависимости оттого где

Рис. 3. В возможный перечень этапов процесса постановки задачи, разработки и

внедрения решения

Далее, подразумевая, что на этом этапе происходит разветвление процесса на комплекс параллельных мероприятий, проследим только один процесс - процесс внедрения 1Т-решения. Имея модель, представленную в виде описания процессов, структуры, систем и регламентов, которую следует реализовать в результате

внедрения информационной системы, можно расставить приоритеты последовательности действий и определить какие из модулей необходимо внедрять в первую очередь: склад, снабжение, производство или финансы. Но и в этом случае не стоит торопиться.

1. Внедрение системы workflow.

(' В качестве наиболее органичного и эффективного способа внедрения ИСУП можно предложить использование системы автоматизации деловых процессов (workflow) в качестве ядра всего информационного комплекса.Это обусловлено следующими соображениями:

во-первых,деятельность любой организации представляет собой систему процессов, в которые вовлечены финансовые, материальные, кадровые, информационные и прочие виды ресурсов;

во-вторых, именно деловые процессы определяют порядок взаимодействия отдельных сотрудников и целых отделов, а также принципы построения информационных систем;

в-третьих, современная система workflow, может выступить в качестве связующего звена, вокруг которого могут интегрироваться другие программные продукты.

Таким образом, использование workflow позволяет объединить разрозненные модули используемого программного обеспечения в единую информационную систему,и потом последовательно,шаг за шагом,внедрять модули нового интегрированного решения. При этом нет необходимости использовать достаточно рискованные методики проведения изменений типа «большого взрыва» и всегда есть возможность вернуться на шаг назад.")

2. Выбор ядра информационной системы и дополнительного программного обеспечения.

(' После анализа работающей системы workflow, можно достаточно точно определить, какая из предлагаемых на рынке систем наиболее соответствует потребности компании, какие из модулей необходимо внедрять первую очередь и т.д. Вполне возможно,что для конкретной организации,будет важнее интегрировать систему управления проектами в общий контур workflow(Haпример,РЗе или Open Plan) и только потом приступить к внедрению интегрированной информационной системы удовлетворяющую соответствующим стандартам (ERP, CRM, CSRP, и т.д.). Более того, может оказаться,что, на данном этапе, вообще имеет смысл ограничиться полученным решением (только система workflow, или система workflow + система управления проекта ми), и его будет вполне достаточно для достижения поставленных целей.

3. Проектирование и последовательное внедрение ядра и функциональных модулей разработанного решения.

Рис. 4. Процесс внедрения IT-решения

Таким образом, при принятии решения о внедрении информационных технологий, рекомендуется следующая последовательность действий:

- формулирование согласованного образа, видения будущего организации;

- письменное описание разделяемого видения;

- формулирование миссии;

- разработка бизнес-модели организации;

Библиографический список

1. Наука, образование и практика: профессионально-общественная аккредитация, тью-торство, информационные технологии, информационная безопасность: коллективная монография // под. ред. А.М. Чернопятова. - М.: РУСАЙНС, 2017. - 160 с.

2. Образование и наука: современные тренды: коллективная монография // под. ред. О.Н. Широков. - Чебоксары: ЦНС "Интерактив плюс", 2016.

3. Чернопятов А.М. Место предприятия в институционализации производственно-хозяйственного сектора // Транспортное дело России. - 2011. - №6. - С. 50-52.

4. Чернопятов А.М. Анализ места предприятия в хозяйственной системе // Транспортное дело России. - 2013. - №2. - С. 40-41.

5. Чернопятов А.М. Коэволюционное обеспечение верификационных требований для перманентного развития предпринимательской среды // Инновации и инвестиции. - 2014. - №6. - С. 37-39.

6. Чернопятов А.М. Инвестиции: особенности российского рынка ценных бумаг // Транспортное дело России. - 2013. - №1. - С. 3-4.

7. Чернопятов А.М. Теория организации. Учебное пособие для студентов высших учебных заведений. - Советский, 2010.

- диагностика и анализ текущего состояния;

- внедрение системы Workflow;

- выбор ядра информационной системы и дополнительного программного обеспечения;

- проектирование будущей системы;

- последовательное внедрение модулей разработанного решения.

THE INTRODUCTION OF INFORMATION TECHNOLOGIES IN ORGANIZATION

MANAGEMENT

A.I. Bagirov, graduate student Surgut state pedagogical university

Abstract. In article the approach to formation and implementation of information technologies in enterprise management. Market conditions systematically dictate the rules of the game to improve the competitiveness of enterprises in global and national economies. Keywords: technology, information technology, management, organization.