Взаимодействие информационной системы управления и предприятия

ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ

И ПРЕДПРИЯТИЯ

А. В. ГЛАДЫШЕВА, О. Н. ГОРБУНОВА

Данная статья уделяет внимание изучению взаимного влияния, возникающего между предприятием и информационной системой управления. Рассмотрены факторы, оказывающие влияние на это взаимодействие. Изучены связи, с помощью которых предприятия и информационные системы взаимно влияют друг на друга.

Ключевые слова: информационная система, информационная система управления.

Условия современной рыночной среды, в которой происходят постоянные изменения, оказывают сильнейшие воздействия на производственные структуры, представляющие собой сложные многоуровневые системы. Оптимизированное управление такими структурами невозможно без использования информационных систем.

Информационные системы управления и предприятия имеют взаимное влияние друг на друга. С одной стороны ИСУ должны присоединиться к предприятию, чтобы обеспечить необходимой информацией важные группы внутри предприятия. В то же время предприятие должно

сознавать и открывать себя влияниям ИСУ, чтобы извлечь выгоду из новых технологий, уникальность которых заключается в том, что «они дают возможность оптимизировать и рационализировать управленческую функцию за счет применения новых средств сбора, передачи и преобразования информации» [7].

Взаимодействие между ИСУ и предприятиями очень комплексно и подвержено влиянию большого числа факторов, включая структуру предприятия, стандартную технику эксплуатации, политику, культуру, окружающую среду, решения управления и т. д. (рис. 1).

Организация

А і

Промежуточные факторы:

внешнее окружение;

культура;

структура;

политика;

стандартные процедуры; решения менеджмента; случайности

1 г

ИСУ

Рис. 1. Двусторонняя связь между предприятиями и ИСУ

Менеджеры должны сознавать, что ИСУ могут заметно изменять жизнь на предприятии. Они не в состоянии успешно проектировать новые системы или управлять существующими системами без понимания организации. Менеджеры решают, какие системы будут построены, что они будут делать, как они будут выполнены и т. д., однако иногда эти результаты - чистая случайность и могут быть удачи и неудачи.

Технический взгляд на предприятие позволяет рассматривать способы превращения входов в выходы, когда технологические изменения внедряются на предприятие. Предприятие видится как бесконечно гибкая, с капиталом и рабочей силой, замещающими друг друга совершенно легко. Но более реалистическое поведенческое представление предприятия предполагает, что создание новых информационных систем или переобо-

рудование старых влияет намного больше, чем техническая перестановка машин или рабочих, что некоторые информационные системы изменяют организационный баланс прав, привилегий, обязательств, ответственностей и чувств, который установился за длительный период времени.

Технологическое изменение требует изменений в том, кто обладает информацией, кто имеет право на доступ и модернизацию, кто принимает решения [6].

Технические и поведенческие представления предприятий непротиворечивы. Техническое представление сообщает нам, как тысячи предприятий в конкурентных рынках объединяют капитал, рабочую силу и информационные технологии, в то время как поведенческая модель позволяет видеть, как эта технология воздействует на внутреннюю работу предприятий. Сегодня ИСУ помогают создавать и распространять знания и информацию в предприятие через новые системы работы знания, приложения, обеспечивающие предприятиям доступ к данным и системам коммуникаций, связывающим разветвленное предприятие по всему миру.

Предприятия теперь жизненно зависят от систем и не могут пережить даже случайную их аварию.

Предприятия создают ИСУ, чтобы стать более эффективными. ИСУ могут быть источником конкурентоспособного преимущества.

С экономической точки зрения информационные технологии систем могут рассматриваться как средства производства, которые могут свободно заменять рабочую силу. Так как стоимость информационных технологий падает, они заменяют рабочую силу, которая исторически имеет возрастающую стоимость.

Этому вопросу в конце XX в. посвятил свои труды Мануэль Кастельс, отмечая, что «распространение информационной технологии на заводах, в офисах и в сфере услуг вновь разожгло вечные страхи рабочих перед вытеснением их машинами, поскольку оно делает их ненужными с позиций господствующих в нашем обществе суждений о приоритете производительности» [4].

Следовательно, в микроэкономической теории информационные технологии должны привести к снижению числа средних менеджеров и служащих, так как информационные технологии заменяют их. ИТ также изменяют размеры контрактов предприятий, потому что они могут уменьшать операционные затраты. ИТ, особенно использование сетей, снижают стоимость рыночного участия (операционные затраты) и делают их заслуживающими внимание для предприятий, чтобы заключить контракт с внешними постав-

щиками вместо того, чтобы использовать внутренние источники поставки [1].

Другое финансовое воздействие ИТ заключается во внутренних затратах управления. Согласно теории организации предприятия зависят от затрат организаций, стоимости контролирующих и руководящих служащих.

Поскольку размеры предприятия растут, затраты организации повышаются, потому что владельцы должны расходовать все больше усилий на контроль за служащими.

ИТ, уменьшая затраты на приобретение и анализ информации, дают возможность предприятиям снижать затраты, потому что с их помощью менеджерам проще наблюдать за большим числом служащих.

Исследование поведенческой теории нашло несколько доказательств, что ИСУ автоматически преобразовывают предприятия.

Исследователи изучали запутанные связи, с помощью которых предприятия и информационные технологии взаимно влияют друг на друга, и оценили то, что информационные технологии могут изменять иерархию принятия решений на предприятиях, снижая затраты на приобретение информации и расширяя ее использование. ИТ могли принимать информацию непосредственно от операционных служащих и старших менеджеров, игнорируя средних менеджеров и конторских служащих. ИТ позволяли старшим менеджерам входить в контакт с операционными служащими низшего уровня с помощью передачи данных в сети и компьютеров, устраняя средних посредников управления. В качестве альтернативы ИТ могли направлять информацию работникам низшего уровня, которые могли затем принимать собственные решения, основанные на их собственном знании и информации без вмешательства управления. Некоторые исследователи полагают, что компьютеризация увеличила количество информации, даваемой менеджерам, уполномочив их принимать более важные решения, чем в прошлом и уменьшая, таким образом, потребность в количестве работников низшего уровня. Таким образом, информационные системы могут влиять на то, кто делает, для кого, когда, где и как.

Между предприятиями и ИСУ появляется новая связь, которую поясняет рисунок 2. Имеется возрастающая взаимозависимость между деловой стратегией, правилами и процедурами, с одной стороны, и информационным программным обеспечением (ПО) систем, оборудованием или техническим оборудованием (ТО), базами данных и (БД) передачей данных - с другой.

Рис. 2. Взаимосвязь между предприятием и ИСУ

Изменение в любом из этих компонентов часто требует изменений в других компонентах. Увеличение доли на рынке, движение в сторону повышения качества или удешевления производства при выпуске новых изделий и при увеличении производительности труда служащих все более зависят от видов и качества информационных систем на предприятии.

Еще одно изменение в связи информационных систем и предприятий следует из возрастающей степени интеграции и области действия системы и приложений. Построение систем сегодня затрагивает большую часть предприятия, чем это было в прошлом. В то время как ранние системы производили в значительной степени технические изменения, которые влияли на часть персонала, современные системы вызывают управленческие изме-

нения (кто владеет какой информацией, относительно кого, когда и как часто) и установленные изменения «сущности» (какие изделия и услуги произведены, при каких условиях и для кого).

Чтобы осмыслить, как ИСУ вписываются в организационные системы, рассмотрим рисунок 3, где графически представлены четыре основных компонента на предприятии: персонал, технологии, задачи и методики, организационная структура, которые должны работать вместе, чтобы давать экономический эффект.

Если изменилась технология на предприятии (например, программное обеспечение), это изменение влияет на три других компонента. Могут быть кадровые перестановки, изменение методов работы (задачи/методики), преобразование структуры предприятия.

Рис. 3. Взаимосвязь между компонентами предприятия

Остановимся более подробно на методиках, используемых в ИСУ предприятий.

Существует множество методов управления, в соответствии с темой дипломного проекта, мы рассмотрим автоматизированные методы, которых используются электронно-вычислительные, телекоммуникационные средства и сети ЭВМ для осуществления коммуникаций в системе управления предприятием, ее связей с внешней средой и реализации основных функций менеджмента: анализа, прогнозирования, планирования, оптимизации и принятия решений, учета, контроля, мониторинга.

Построение автоматизированной системы управления предприятием (АСУО) включает в себя разработку следующих восьми компонент [2]:

- разработку модели предппиятия, сетевого обеспечения АСУО;

- информационного обеспечения АСУО;

- математического обеспечения АСУО;

- лингвистического обеспечения АСУО;

- программного обеспечения АСУО;

- технического обеспечения АСУО;

- организационного обеспечения АСУО (совокупность документов, устанавливающих правила взаимодействия подразделений, в которых функционируют подсистемы и локальные сети АСУО);

- методического обеспечения АСУО (совокупность документов, правил, инструкций, нормалей, стандартов, необходимых для правильной и совместимой эксплуатации подсистем и локальных сетей АСУО).

ИТ могут стать мощным инструментом для создания более конкурентоспособных и эффективных предприятий. Информационные технологии могут использоваться, чтобы перепроектировать предприятия, трансформируя их структуру, область действия, средства сообщения и управления работой, трудовыми процессами, изделиями и услугами.

Опишем некоторые из главных возможностей преобразования предприятий, которые сделали доступными ИТ:

1. Возможность совместной работы сотрудников, находящихся на больших расстояниях друг от друга. Информационные технологии, такие как электронная почта, Интернет и видеоконференции, создают хорошую координацию географически рассеянных сотрудников.

2. Увеличение гибкости предприятий. Современная технология передачи данных предоставила многим предприятиям возможность организовать работу более гибкими способами, чтобы пре-

одолеть некоторые ограничения, вытекающие из их размеров. Маленькие предприятия могут использовать информационные технологии, чтобы приобрести часть сил и возможностей больших предприятий. Они могут координировать действия типа выполнения заказов или слежением за производством, имея небольшой кадровый состав. Большие предприятия могут использовать информационные технологии, чтобы достигнуть части маневренности и чувствительности маленьких предприятий.

3. Возможность нового вида продвижения товаров и услуг - электронная торговля. Информационные системы, основанные на передаче данных, позволяют выполнять работу типа платежей и заказов на товары с помощью электроники среди различных предприятий. Предприятия могут также отправлять каталоги и другие сведения о товаре через такие системы.

Системы, связывающие предприятие с клиентами через распределительные элементы, названы межорганизационными системами, потому что они автоматизируют поток информации через организационные границы. Межорганизационные системы, которые обеспечивают доступ ко многим предприятиям, связывая вместе покупателей и продавцов, создают электронный рынок. Через компьютеры и передачу данных эти системы функционируют подобно электронным посредникам. Покупатели и продавцы могут закончить покупку и продажу в цифровой форме независимо от их места расположения.

Интернет создает глобальный электронный рынок, где крупный массив товаров и услуг объявляется, покупается и обменивается во всем мире. Использование Интернета является возможным благодаря службе World Wide Web (всемирная паутина сетей), которая допускает, чтобы предприятия объединили графику, текст, звук и привлекательные страницы, рекламные объявления.

4. Реорганизация трудовых процессов. Начиная с первых использований информационных технологий в бизнесе с начала 50-х гг., информационные системы прогрессивно заменили процедуры ручного труда на автоматизированные действия в трудовых и технологических процессах. Они уменьшили стоимость эксплуатации во многих предприятиях, заменяя продолжительные ручные процессы.

5. Изменения в процессах управления. Информационные технологии реорганизуют процесс управления, обеспечивая мощные новые возможности помощи менеджерам в стратегии, планировании, управлении.

На предприятиях одного типа существуют сходные условия формирования организации обработки информации.

Организация обработки информации формируется не сама по себе, а связана с организацией основной деятельности и обеспечивающей эту деятельность структурой предприятия. Связь эта взаимна, протекает во времени и проходит типичные стадии и состояния. Поэтому следует рассматривать совместно состояние ИС, ОИ и особенности организации предприятия в порядке оценки стадий

Инициирование

зрелости. Под стадией зрелости будем понимать состояние ИС, когда функционирование и развитие идет на одном качественном уровне.

Со всеми типовыми стадиями могут быть соотнесены типичные периоды времени в истории развития ИСУ, для которых та или иная стадия внедрения и организации ОИ имела массовый характер.

Рассмотрим типовые стадии (исторические сложившиеся) внедрения, выделенные Р. Ноланом [5] (рис. 4).

Предприятия достигает состояния, при котором оправдано применение компьютеров, сетей, ПО

Распространение

Быстрый рост спроса на компьютерные услуги, приложения. Очень быстро растет бюджет ИСУ, численность персонала, мощность технологического оборудования

Контроль и управление

Вводится система планирования, стандартизации и контроля обработки данных

Интеграция

Интеграция баз, банков данных, ПО, технологического оборудования в единую ИСУ. ИСУ осознается как часть структуры предприятия

Ориентация данных

Данные рассматриваются как ресурс предприятия

Зрелость

Функционирование ИСУ согласовывается с задачами и менеджмента и стратегией предприятия

Рис. 4. Типовые стадии внедрения ИСУ

Стратегические задачи включают, как правило, идентификацию роли обработки информации на предприятии с позиций современности и будущего, формулирование целей и стратегий, а также стратегическое планирование информационной структуры предприятия в самом широком смысле. Тактические задачи детализируют стратегические планы и включают мероприятия по сохранению определенных на стратегическом уровне качеств и эффективности информационной структуры. Оперативные задачи охватывают реализацию планов в сфере обработки информации, включая реакции на возникающие возмущения. Здесь следует отметить, что такая трактовка термина «оперативные задачи» и соответствующего уровня задач совпадает с принятой в практике менеджмента.

Здесь нужно иметь в виду, что прикладные системы включают как собственные разработки, так и приобретенные программные и другие сред-

ства стандартного применения вместе со всеми средствами их планирования, развития, исполнения и обслуживания.

Они могут рассматриваться и строиться с различных стратегических исходных позиций. Так, разработка сразу «под ключ» и постепенное развитие, хотя и по разным соображениям, обычно не связывают создаваемую ИС с перспективой дальнейшего развития ИТ и поэтому оказывают только ограниченное воздействие на стратегические позиции предприятия. «Агрессивная стратегия развития» учитывает новые достижения информационных технологий; «оборонительная стратегия» игнорирует это развитие, оказывая предпочтение продуктам собственной разработки и полностью ограничиваясь только своими возможностями.

В сфере контроля функций средств и систем обработки информации важнейшее значение имеет обеспечение качества процессов обработки информации, их производственной эффективно-

сти, сохранности данных и их надежной защищенности. Вопросы управления персоналом также вписываются в предлагаемую классификацию.

Процесс и достигнутый уровень разделения труда в любой технологии и в любом бизнесе определяют основные особенности деятельности и ее организацию. В сфере ОИ важную роль при этом играют исходная квалификация и способность к развитию или совершенствованию всех имеющихся на предприятии работников, состояние рынка рабочей силы (рынка труда), т. е. возможные предложения извне, а также используемые на предприятии в сфере формирования разделения труда подходы и методы (квалификация менеджеров сферы обработки информации).

В принципе, по существу вопроса здесь часто бывает необходимо выбрать между специалистами широкого профиля и узко специализированными работниками, т. е. между двумя крайностями: одна - это идеальный работник - «универсал», который может исполнять все имеющиеся и предполагаемые в будущем задачи обработки информации, другая - «узкие специалисты», каждый из которых с высоким качеством делает работу определенного профиля, но не может столь же эффективно использоваться при выполнении других работ.

В больших подразделениях и обработки информации практикуется разделение труда или специализация работников по классам задач: это могут быть, например, задачи проектирования или планирования (выполняют работники подразделений разработки прикладных систем), а также задачи исполнения заданий или выполнения вычислительных работ (специфика работы в ВЦ). В свою очередь, и внутри этих областей могут быть достаточно различные модели разделения труда, поэтому следует иметь в виду, что однозначного решения таких задач не существует.

В подразделениях разработки прикладных систем типичная специализация осуществляется по предметному или техническому признаку, когда работник специализируется, скажем, на офисных или бухгалтерских задачах

и соответствующую их специализацию. Планирование при решении задач, охватывающих несколько прикладных систем, и разработку приложений естественно поручать сотрудникам, имеющим соответствующую специализацию.

В пользу «узких специалистов» говорит растущая сложность (или комплексность) почти всех средств информатизации в задачах ОИ, а в пользу «специалистов-универсалов» - весьма существенная роль «общего видения» проблем у специалистов, связанных с задачами интеграции систем. Поэтому предприятие всегда может учесть по своей воле как те, так и другие факторы в желательной для него степени.

ИСУ могут стать мощными инструментами для создания более конкурентоспособных и эффективных предприятий. Информационные технологии могут использоваться, чтобы перепроектировать предприятия, трансформируя их структуру, область действия, средства сообщения и механизмы управления работой, трудовыми процессами, изделиями и услугами [3].

Литература

1. Барановская Т. П. [и др.] Информационные системы и технологии в экономике. М., 2003.

2. Большаков А. С. Менеджмент. СПб., 2000.

3. Веревченко А. П. Информационные ресурсы для принятия решений. М., 2002.

4. Мануэль Кастельс. Информационная эпоха: экономика, общество и культура / под ред. О. И. Шка-ратана. М., 2000.

5. Нолан Р. Л. Приключения ИТ-лидера. М., 2010.

6. Уткин В. Б., Балдин К. В. Информационные системы в экономике. М., 2004.

7. Шабалин Д. А. Выбор информационной системы предприятия // Системы управления бизнес-процессами: тезисы аттестационных работ выпускников по специальности 1Т-менеджер, весна 2010.

* * *

INTERACTION OF THE INFORMATION CONTROL SYSTEM AND THE ENTERPRISE

A. V. Gladysheva, O. N. Gorbunova

This article pays attention to studying of the mutual influence arising between the enterprise and an information control system. The factors influencing this interaction are considered. Communications, with which help the enterprise are studied and information systems mutually influence against each other.

Key words: information system, information control system.