Автоматизированные информационные системы в бухгалтерском учете

ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ

АВТОМАТИЗИРОВАННЫЕ ИНФОРМАЦИОННЫЕ СИСТЕМЫ В БУХГАЛТЕРСКОМ УЧЕТЕ

Р. В. АВДЕЕВА, кандидат экономических наук, доцент кафедры информационных технологий и математических методов в экономике Воронежского государственного университета

В условиях усиления конкурентной борьбы базой для эффективной работы специалиста во всех предметных областях являются автоматизированные информационные системы (АИС), которые дают возможность принимать обоснованные своевременные управленческие решения.

Если представить, что бухгалтерский учет — это упорядоченная система сбора, измерения, регистрации, обобщения информации с количественной и качественной стороны, а также система обработки и получения информации в денежном выражении об имуществе, обязательствах и хозяйственных операциях хозяйствующего субъекта и их движении, то станет ясно, что бухгалтерский учет должен быть сплошным и непрерывным. Он должен:

• формировать повышение качества экономической информации, ее объективность, полноту использования безусловного достоверного и непротиворечивого оперативного получения исходной информации, актуальность, своевременность, устойчивость, адекватность информации;

• обеспечивать постоянной информацией внутренних и внешних пользователей, руководителей и специалистов во всех сферах хозяйственной деятельности.

С позиций ранее сказанного, по мнению автора, это позволит с помощью автоматизированных информационных систем в пределах функций бухгалтерского учета полностью регламентировать автоматизированное получение данных, необходимых как для ведения оперативного, аналитического, управленческого, статистического, финансового и стратегического учета, так и для составления форм бухгалтерской, финансовой, консолидированной, оперативной, статистической, балансовой отчетнос-

ти, т. е. получать юридически обоснованные данные, необходимые пользователям для выработки и принятия решений, а также для системного контроля за ходом производственных и иных процессов.

Создание автоматизированных информационных систем в бухгалтерском учете — довольно сложный процесс, требующий:

• систематизации потоков экономической информации;

• использования автоматизированных рабочих мест (АРМ) с соответствующей топологией;

• применения таких программных продуктов, которые обеспечивали бы моделирование обобщающих показателей для оценки результативности в автоматическом режиме. Организация в развитии автоматизированных

информационных систем в бухгалтерском учете основывается прежде всего на совокупности данных в обеспечивающих подсистемах, иерархии управления, агрегировании информации, согласованности обновления информации общего доступа в подсистемах, что наглядно видно на блок-схеме концептуально-логической модели взаимосвязи подсистем в информационной системе «Бухгалтерский учет» (рис. 1).

Каждая из ранее названных подсистем имеет свои информационные особенности, которые следует учитывать при формировании АИС, исходя из того, что в первичных документах отражаются только изменяющиеся данные, а постоянная информация хранится в базе данных.

Так, в подсистеме «Учет основных средств» важное место занимает их классификация. Она учитывается при создании справочников базы данных, в которой фиксируется дата постановки на учет, норма амортизации и балансовая стои-

п о

д с и с т е м ы

Рис. 1. Концептуально-логическая модель взаимосвязи подсистем в информационной системе «Бухгалтерский учет»

мость ОС. Эта информация находит отражение в отчетности и балансе. Кроме того, она должна постоянно поддерживать в актуальном состоянии ОС при изменении их характеристик.

Особенностью автоматизированной обработки информации по учету сырья, материалов и других аналогичных ценностей является необходимость оперативной обработки большого многообразия вариантов построения регистров аналитического учета. Это обеспечивается применением вычислительной сети, осуществлением при необходимости дистанционной передачи информации, прове-

дением оперативной обработки и установлением компьютера в местах возникновения информации, например на материальных складах.

В подсистеме «Учет расчетов с персоналом по оплате труда» обрабатываемая информация наиболее трудоемкая и ответственная. Задачи, решаемые в подсистеме, многогранны и многоэлементны. Хранение информации в базе данных значительно облегчает адаптацию системы к различным видоизменениям, поскольку порядок проведения расчетов полностью опирается на соответствующие статьи законодательства.

Для эффективного управления производством важно иметь сведения о структуре себестоимости. Согласно п. 8 ПБУ 10/99 при учете затрат по основным видам деятельности должна быть обеспечена их группировка по экономическим элементам. Обозначенный подход создает реальные условия для установки перечня статей затрат каждой организацией самостоятельно. При формировании подсистемы «Учет затрат на производство и расходов на продажу» используется топология сетей вместе с программными продуктами сетевого характера. В этом случае заполняется справочник «Статей затрат» для базы данных.

В подсистеме «Учет готовой продукции» следует обратить внимание на то, что выпускаемая продукция может отражаться в учете как по фактической, так и нормативной (плановой) производственной себестоимости. Фактическая производственная себестоимость готовой продукции может быть рассчитана только после окончания отчетного месяца. Однако известно, что движение продукции происходит ежедневно, поэтому может использоваться и условная оценка продукции, т. е. учетная цена. В качестве учетной цены может быть использована плановая, договорная цена и т. д. Кроме того, информация об отгруженной готовой продукции является основанием при формировании показателей реализации. Для проверки правильности формирования информации по реализации готовой продукции в условиях автоматизации пользователь наделен возможностью запроса ведомости готовых изделий «по элементам расчета».

При формировании подсистемы «Учет отгруженных товаров» необходимо обратить внимание на носителей первичной информации: платежные требования, платежные поручения, аккредитивы, особые счета, плановые платежи, зачет взаимных требований, почтовые переводы, бартерные сделки. Кроме того, следует отметить и тот факт, что формы расчета могут зависеть от договоренности между предприятием-поставщиком и предприятием-заказчиком.

Одним из основных ориентиров денежно-кредитной политики является денежная масса. Заметим, что именно этот параметр денежного обращения оказывает влияние на экономический рост, динамику цен, занятость, бесперебойное функционирование платежно-расчетной системы. При формировании информационной базы нельзя забывать о том, что организация охватывает поток денежных средств, который состоит из денежных поступлений, денежных расходов, бюджета денежных средств и текущих активов. Для организации технологии автоматизированной обработки информации по учету финансово-расчетных операций важное значение будут иметь правильное построение и ведение кодов синтетических счетов и объектов аналитического учета.

Автоматизированная обработка информации по сводному синтетическому и аналитическому учету и составлению отчетности предполагает в качестве обязательного условия перевод на автоматизированную обработку всех участков бухгалтерского учета, поскольку по сводному синтетическому учету на персональном компьютере не создается дополнительной информационной базы, и соответственно дополнительные исходные документы по данному разделу не берутся во внимание, а используются базы данных, созданные по другим участкам учета.

Данные по каждому синтетическому счету, а в их пределах — по каждому субсчету и статье аналитического учета формируются путем постепенного накапливания их во внешней памяти персонального компьютера, куда записывается первичная информация или производная, полученная при решении задач. Периодическая и годовая отчетность могут составляться в регламентно-запросном режиме в условиях автоматизации, что позволит пользователю получить интересующие его сведения на любой момент времени. Это особенно важно в связи с требованием повышения оперативности получения отчетных данных.

При создании подсистем в системе бухгалтерского учета информация будет репрезентативной в целях адекватного отражения свойств объекта, иметь ключевое значение, поскольку любая деятельность, ориентированная на удовлетворение потребностей потребителей, базируется на знании конкретной ситуации, сложившейся на рынке. В условиях автоматизации этот процесс ускоряется и совершенствуется.

В целом учетные задачи характеризуются массовостью информации при низком коэффициенте сложности расчетов — это типичные задачи обработки данных, где система информационных потоков должна быть четко встроена в общую систему информационных потоков организации.

Кроме того, при использовании информационных систем в бухгалтерском учете можно с помощью отчетной информации установить иерархическую взаимосвязь различных уровней управления.

Это далеко не полный спектр информационных особенностей в Автоматизированной информационной системы в бухгалтерском учете (АИСБУ), но довольно значимый по своей приоритетности.

Следующим этапом в построении АИСБУ является организация автоматизированных рабочих мест (АРМ).

По мнению специалистов, создание АРМ всегда целесообразнее начинать с оценки возможностей использования производственной и финансовой информации, которая имеет место в каждой российской организации.

Функционирование автоматизированных информационных систем в экономике не ограничивается только сбором фактических данных, а может использоваться и для анализа данных, обоснованности вариантов решений на базе разнообразных сведений о рынке, регионе, конъюнктуре, фирме, экономике, трудовых и материальных ресурсах. Автоматизированное рабочее место позволит комплексно решить вышеназванные задачи.

Рациональное использование экономической информации в целях принятия управленческих решений также достигается за счет организации АРМ, где имеет место формализованное множество информационных потоков от источника информации к ее потребителям, что обеспечивает краткость, точность, своевременность, экономичность, нетенденциозность, адресность информации. В условиях функционирования АРМ информацию можно сопоставить по времени и структурным подразделениям, подготовить и довести до ответственного исполнителя с соблюдением конфиденциальности.

Было бы неполным раскрытие рассматриваемой проблемы, считает автор, если не остановиться на вопросе целесообразности построения вычислительных сетей — локальных, региональных и глобальных — с выделенными серверами, на которых загружена сетевая операционная система с большим многозадачным режимом выполнения работ, обеспечивающая обслуживание рабочих станций пользователей и администрирование сетевых процессов. Фирмой Microsoft разработана эффективная сетевая операционная система для широкомасштабных локальных вычислительных сетей Windows Server 2003, позволяющая строить сети, включающие несколько сотен рабочих станций.

Функционирование АРМ может дать эффект только при условии правильного распределения функций и нагрузки между человеком и аппарат-

ными средствами обработки информации, включая информационные коммуникации, ядром которых является компьютер. Лишь тогда АРМ станет не только средством повышения качества информации, производительности труда и эффективности управления, но и комфортности специалистов.

Средства АРМ можно направить, например, на межмашинный обмен информацией с банками в рамках системы «клиент — банк». Эта услуга предлагается тем банком, который обслуживает расчетный счет данной организации, и представляет возможность управлять этим счетом, создавать платежные поручения и передачу их в банк, получать выписки из расчетного счета и др. В целях защиты передаваемых данных предусматривается использование средств защиты информации.

Проблема обоснования применения АИСБУ была бы не в полной мере решена, если не увязать ранее названные этапы с программным обеспечением, что свидетельствует о необходимости востребования соответствующих программных продуктов, например таких как «Комплексная система бухгалтерского учета». Ее особенность

— модульное построение, где просматривается ответственность каждого модуля за выполнение функций определенного участка бухгалтерского учета. Все модули взаимосвязаны, что позволяет составлять сводные отчетные документы. Обычно подобные комплексы включают в свой состав следующие модули: «проводка — главная книга

— баланс», учет труда и заработной платы, учет основных средств, учет основных фондов, учет готовой продукции, учет затрат на производство, анализ финансового состояния организации и прочее. Такие системы позволяют подключать новые модули и таким образом расширять комплекс и его функциональные возможности. При этом необходимо соблюдать условие взаимосвязанности всех компонентов системы.

Для решения вопроса о выборе программных продуктов в целях создания АИСБУ можно выделить следующие системы: Audit Expert, интегрированную систему управления предприятием класса ERPII Microsoft Business Solutions — Axapta, корпоративную автоматизированную систему контроля исполнения бюджета (КАС КИБ) АЦК

— Корпорация (предназначена для автоматизации процесса исполнения по казначейскому принципу корпоративного бюджета), «Алтиус — Управление», «КомТех», «КИС — Димас», «Турбо — бухгалтер. Version 6.9», «1С: Предприятие. Version 8.0», «Inotech Business Professional. Version 8.0», «Фрегат

— Комплекс», «БЭСТ», интегрированную систему «Lockoffice» и др.

В условиях качественного расширения рынка продуктов и услуг усиливается тенденция интеграции бухгалтерского учета с другими функциями управления, что также находит большое отражение в составе программных продуктов. Глобализация экономики, требование инвесторов, кредиторов и других заинтересованных пользователей к достоверности и прозрачности бухгалтерской отчетности определили необходимость постепенного сближения российских и зарубежных программ, которые давно идут по пути слияния бухгалтерских задач с задачами управления экономикой.

В этой связи уместно рассмотреть вопрос о сопоставимости информационно-аналитических данных АИСБУ с другими информационными системами, позволяющими всем ее пользователям создать одинаковые информационные условия для поиска внутренних и внешних факторов повышения эффективности хозяйствования: выработки обоснованных управленческих решений, а также оценки возможностей дальнейшего поступательного развития финансовой устойчивости организации, ее платежеспособности и рентабельности хозяйствования.

Взаимосвязь АИСБУ с другими информационными системами показана на рис. 2.

Анализ рис. 2 показывает что организациям для обеспечения конкурентоспособности на рынке недостаточно полагаться только на внутренние факторы своего развития. Они вынуждены отслеживать множество внешних источников информации и быть готовыми быстро реагировать на них.

В данных системах выходные документы, получаемые на основе единых исходных данных, должны быть логически взаимосвязаны между собой.

Материалы данной статьи, не являются исчерпывающим исследованием в силу масштабности вопросов автоматизированной информационной системы в бухгалтерском учете. Однако в ней обращено внимание на самые существенные, на взгляд автора, моменты, позволяющие с помощью внешних и внутренних потоков информации достичь цели и решить задачи по оперативному принятию своевременных управленческих решений.

Актуальные информационные ресурсы и правильно спроектированные АИС не только позволяют настраивать порядок работы с системой на уровне разграничения прав доступа, но и будут являться сегодня базой для продуктивной работы бухгалтера любого уровня и во всех предметных областях. При этом усилится и значимость функций информационного бизнеса: управление финансами и ведение учета.

Выходные данные, своевременно полученные в условиях АИСБУ, необходимы при планирова-

Рис. 2. Взаимосвязи АИСБУ с другими экономическими информационными системами

Внутренние автоматизированные

информационные системы

Логистическая информационная система

Справочно-правовая информационная система

Информационная система в финансово-экономическом анализе

Информационная система управления кадрами

нии, внутреннем аудите, экономическом анализе и составлении бизнес-планов, а также при решении правовых и иных вопросов.

Автоматизированные информационные системы будут способствовать созданию инфраструктуры и сектора услуг, способных поддерживать экономику. Уровень развития АИСБУ определит возможности для создаения условий обеспечения реальности и достоверности финансовой отчетности.

Поскольку информационная система представляет собой модель системы управления, через которую проходит формализованная и частично формализованная информация, то адекватность этой модели улучшится с развитием и совершенствованием законодательства, регулирующего сферу финансовых отношений в условиях функционирования АИС.

Создание АИСБУ, не отменяя и не подменяя человека, будет играть огромную и все возрастающую роль в управлении всевозможными экономическими процессами. Одна из причин недостаточного формирования АИСБУ заключается в том, что она используется, главным образом, для улучшения деятельности административных систем, для рутинной работы, но не направлена на решение творческих задач. Это признают и американские

исследователи опыта применения данной системы в управлении. Тем не менее именно здесь лежат величайшие потенциальные возможности АИСБУ.

Возрастающая роль АИСБУ вовсе не означает, что будут устранены человеческие методы анализа и принятия управленческих решений: оценка информации, выбор альтернатив, неоднозначность процедур исследования, использование модельных и цифровых форм. Они сохранят свое значение и впредь, но они будут обогащены и усилены благодаря тем возможностям, которые открывает АИСБУ.

Таким образом, результаты проведенного исследования позволяют утверждать, что в дальнейшем АИС будут способствовать активному внедрению в бухгалтерскую практику самых последних достижений в области вычислительной техники, сетевых и информационно-технических методов защиты информации и обработки данных. Создание АИСБУ обеспечит функциональную и маршрутную гибкость и возможность быстрого и эффективного перераспределения функций, АИС будут технически реализовываться, усилится уровень предоставляемого сервиса, создадутся оптимальные условия для высокоэффективной деятельности человека.

* * *