Интегрированная система как инструмент управления крупными торговыми компаниями

ИНТЕГРИРОВАННАЯ СИСТЕМА КАК ИНСТРУМЕНТ УПРАВЛЕНИЯ КРУПНЫМИ ТОРГОВЫМИ КОМПАНИЯМИ

Абдуллаева Х.С., соискатель Дагестанского государственного технического университета

В статье обосновывается целесообразность внедрения интегрированных систем управления крупными торговыми компаниями. Показаны основные проблемы, связанные с организацией таких систем и обозначены перспективные пути их решения.

Ключевые слова: интегрированная система управления, крупная компания, информационные технологии.

INTEGRATED SYSTEM AS INSTRUMENT OF MANAGEMENT LARGE TRADE COMPANIES

Abdullaeva H., competitor Dagestanskogo state technical university

Practicability of the introduction integrated managerial system is motivated In article on large trade company. They Are Shown main problems, connected with organization of such systems and are marked perspective ways of their decision.

Keywords: integrated managerial system, large company, information technologies.

На настоящее время существует ряд объективных причин, показывающих целесообразность внедрения интегрированных систем управления (ИСУ) в крупных торговых компаниях. Это обусловлено тем, что для крупных компаний, имеющих дочерние и зависимые предприятия в различных регионах страны и мира харак-терны[1]:

- достаточно сложная система распределения полномочий между головной компанией и производственными подразделениями, дочерними и зависимыми предприятиями, требующая разделения показателей хозяйственной деятельности на планируемые из центра (дирекции, управляющей компании холдинга) и определяемые на местах;

- многообразие товарно-материальных и финансовых потоков, определяемое наличием элементов вертикальной (по стадиям технологического цикла) и горизонтальной (региональное разделение труда) интеграции;

- многообразие рынков сбыта, отличающихся по своей емкости и эластичности спроса по цене;

- многообразие видов деятельности (производство, услуги, торговля и другие виды деятельности, например, строительство) и, как следствие, необходимость дополнительного разграничения по видам деятельности в системе управленческого учета и планирования;

- усложненная система контроля и стимулирования деятельности подразделений, которая в принципе должна охватывать все факторы хозяйственной деятельности, контролируемые подразделениями и обеспечивать унификацию (то есть равенство стимулирования за одинаковый вклад в финансовые результаты компании различных подразделений);

- различный характер производственного процесса по различным видам деятельности и, как следствие, различные способы учета затрат и финансовых результатов (так, в рамках одной компании одновременно могут вестись попроцессный, попередельный и позаказный методы учета в зависимости от вида деятельности);

- неполная информация о состоянии предприятий компании и рынка, определяющая информационное обеспечение процесса принятия управленческих решений (недостаточная полнота, достоверность и оперативность получения данных менеджерами всех уровней управления);

- слабая регламентированность документооборота и, как следствие, снижение эффективности систем учета и контроля деятельности компании.

Все перечисленные выше факторы существенным образом влияют на качество управления крупной компанией и в принципе не позволяют сформировать оптимальную систему управления, требующую формализации различных видов ее деятельности, в частности оптимального планирования по всем направлениям деятельности компании. В этой связи внедрение эффективной системы управления поведением компании и ее субъектов на рынке требует, в первую очередь, разделения всех решаемых системами планирования и принятия решений на формализуемые и не формализуемые задачи управления. Данные задачи согласно критерию значимости в обеспечении жизнедеятельности компании на рынке

целесообразно распределить как по вертикали управления, так и по горизонтали между равноправно действующими партнерами, обеспечивающими различные виды ее деятельности. Это позволяет сформировать локально-оптимальную систему управления позволяющую связать отдельные аспекты хозяйственной деятельности компании в хозяйственную политику, которую в принципе можно считать рациональной с точки зрения совокупного эффекта, т.е финансовых результатов. Эффективное решение данной задачи возможно только на основе внедрения ИСУ. При этом одной из основных предпосылок создания таких ИСУ является возможность использования типовых сетевых информационных технологий, обеспечивающих оперативный обмен информации между удаленными партнерами по бизнесу.

Кроме того, в настоящее время большинство крупных российских компаний (особенно в торговле) активно сотрудничают с зарубежными партнерами, как в производственной, так и финансовой сфере. Одним из условий широкомасштабного сотрудничества с западными партнерами является ведение учета в соответствие с нормами GAAP в целях удовлетворения требований зарубежных акционеров, кредиторов и контракторов. Внедрение интегрированной системы управления позволит компании эффективно решить данную задачу, так как современные ИСУ основываются на новейших разработках в области хозяйственного планирования и информационных технологий, применяемых, например, крупными компаниями Западной Европы и США. Следовательно, формирование эффективной систему управления крупной компанией требует ведения автоматизированного управленческого и финансового документооборота в соответствии с международными нормами учета и отчетности, что может быть эффективным достигнуто только в условиях ИСУ

Таким образом, внедрение интегрированной системы управления в торговых российских компаниях:

- во-первых, создаст предпосылки для качественного улучшения процесса управления и контроля деятельности компании со стороны высшего и среднего руководства;

- во-вторых, обеспечит эффективность взаимодействия различных бизнес партнеров за счет оперативности обмена информации в единых форматах данных;

- в-третьих, повысит уровень наблюдаемости и управляемости деятельности отдельных партнеров, и на этой основе будет способствовать повышению эффективности управления их совместной деятельностью;

- в-четвертых, обеспечит должное представление о результатах деятельности компании западным партнерам и, тем самым, окажет положительный эффект связанный с расширением сотрудничества с зарубежными партнерами и предприятиями.

Следует отметить, что с середины 90-х годов тема ИСУ стала присутствовать в теории и практики управленческого учета и планирования крупнейших российских предприятий. Это было связано с началом работ на крупнейших сырьевых гигантах России по инсталляции полнофункциональных программных (автоматизированных) пакетов, посредством которых решаются вопросы сквозного (от уровня высшего руководства до низовых звеньев управле-

ния) учета товарно-материальных и финансовых потоков и выработки эффективной хозяйственной политики всей компании в целом. Однако реальные результаты внедрения полнофункциональных программных пакетов на большинстве российских предприятий оказались более чем скромными. Это обусловлено тем, что программное обеспечение является лишь техническим средством реализации ИСУ и для эффективного ее функционирования требуется соответствующая квалификация кадров, методологический инструментарий планово-аналитической работы, адекватная нуждам компании сквозная система внутреннего и внешнего документооборота. Между тем, в подавляющем большинстве менеджмент российских компаний даже не имеет четкого представления о том, какие функции и ограничения имеет интегрированная система управления, каковы этапы ее внедрения, чем один информационный пакет отличается от другого, и какой из них наиболее эффективен для конкретного предприятия.

Для эффективного функционирования ИСУ российскому менеджменту необходимо иметь четкое представление о том, что представляет собой интегрированная система управления крупной компанией. В общем случае такая система в организационном плане является комплексным механизмом управления компанией, состоящим из следующих основных подсистем[2]:

Аналитической подсистемы, основной функцией которой является формализация задач и обработка учетных данных необходимых для принятия эффективных управленческих решений. Аналитический блок ИСУ функционирует, основываясь на программном продукте позволяющем спланировать и реализовать рациональный или близкий к оптимальному бюджет компании. Таким образом, персонал, обеспечивающий реализацию функций данного блока, помимо высококвалифицированных менеджеров и экономистов, должен включать и высококвалифицированных мате-матиков-программистов, способных формализовать задачи связанные с хозяйственной деятельностью конкретной компании в конкретных условиях рынка. К сожалению, сегодня на российском рынке труда ощущается острый дефицит таких специалистов.

Учетная подсистема или система документооборота, служащая для формирования единых форматов информационного обеспечения управленческой деятельности для всех предприятий компании (управленческий, маркетинговый и финансовый учет). Другими словами, основными задачами такой подсистемы является сбор, первичная переработка и приведение к единому формату данных циркулирующих и автоматизированным образом обрабатываемых ИСУ компанией.

Организационная подсистема или структура управления (функции и регламент координации, соподчинения и контроля деятельности управленческих служб) хозяйственной и финансовой деятельностью компании. Такую подсистему целесообразно сформировать по матрично-сетевому принципу организации, когда на каждом горизонтальном уровне управления связь между равноправными партнерами обеспечивает сеть, позволяющая их непосредственное взаимодействие между собой и коллективное принятий решений для реализации сложных хозяйственных и управленческих проблем. При этом по вертикали обеспечивается строгая иерархия управления компанией.

Программно-техническая подсистема, формирующая информационный ресурс системы управления, поддерживающий аналитическую, учетную и организационную подсистемы.

В настоящее время в ИСУ обычно используются следующие адаптированные стандартные пакеты программ: R/3, BAAN IV, Oracle Applications и т.п.[3.4]

При реализации программно-технической подсистемы сбор и обработка учетных данных (включая движение информации по вопросам внутрикорпоративного регламента работы) осуществляется автоматизированным образом на основе соответствующего программного обеспечения, что качественно повышает быстродействие и детализацию учетной и планово-аналитической работы.

В общем случае наличие или отсутствие в системе управления в совокупности тех или иных рассмотренных выше подсистем определяет функциональное назначение ИСУ. Обязательными компонентами ИСУ являются: аналитическая, учетная и организационная подсистема. При этом ИСУ является традиционной системой («бумажного») документооборота.

Информационное обеспечение аналитического блока ИСУ обычно включает базу данных, в которой хранится информация необходимая для эффективного планирования деятельности ком-

пании на основе программного продукта оптимального бюджетирования, позволяющего проводить учет, планирование и анализ по видам деятельности (Activity-Based Costing) и оперяющегося на теорию стоимости фирмы (Welfare of the Firm Theory).

Планирование и учет по видам деятельности (ABC- costing) предполагает сопоставление в планово-аналитических и учетных данных затрат и результатов по всем видам деятельности компании. Тем самым обеспечивается возможность оценки эффективности затрат и выявление прибылей и убытков по всем видам деятельности.

Теория стоимости фирмы обеспечивает построение интегральных моделей хозяйственной деятельности, где любое управленческое решение рассматривается в контексте влияния на величину рыночной стоимости фирмы (в акционерном обществе - на сумму текущей рыночной стоимости акций).

Основным достоинством таких систем является то, что в них обеспечивается количественная соизмеримость эффекта от осуществления плановых мероприятий между тремя основными видами хозяйственной деятельности:

- текущими операциями;

- инвестиционной деятельностью;

- привлечением источников финансирования и задачами поддержания финансовой стабильности.

Основным недостатком, на наш взгляд, следует отнести то, что рыночная стоимость акций компании не всегда адекватно отражает эффективность ее функционирования, т.к. она зависит от ряда внешних, независимых от компании факторов. Поэтому оценка эффективности работы компании должна быть не только итоговой оценкой, но также учитывать рентабельность ее деятельности на протяжении всего отчетного периода.

Модели, используемые в программном продукте программнотехнической подсистемы, позволяют:

- количественно определить сравнительную эффективность от распределения прибыли в прирост финансовых резервов и закупку основных средств и, соответственно, пропорции оптимального распределения прибыли;

- обеспечить расчет оптимальной величины и структуру привлеченных источников финансирования;

- рассчитать оптимальные объемы и структуру закупаемой и реализуемой продукции с учетом эластичности спроса по различным рынкам сбыта, функции затрат по различным видам деятельности, капиталоемкость отдельных видов продукции и прочих факторов.

Таким образом, модель оптимального планирования, реализуемая в аналитической подсистеме ИСУ, является не просто одной из существующих моделей АСУП, а моделью позволяющей:

- во-первых, сохраняет традиционные методы аналитической обработки данных (анализ «издержки-объем-прибыль» и определение на этой основе критической точки, факторный анализ «цена-количество-эффективность», анализ чувствительности, анализ по центрам ответственности (сравнение деятельности подразделений), комплексный анализ интенсификации и пр.);

- во-вторых, обеспечивает формализованную обработку аналитической информации и бюджетных данных.

При этом формализация и обработка аналитической информации и бюджетных данных является эффективной вследствие того, что динамика бюджетных показателей влияет на эффективность всех видов управленческой и хозяйственной деятельности: ценообразование, структуру производства, распределение прибыли, экономическое прогнозирование и т.д. Однако для составления корректного бюджета (master budget) необходима адаптация автоматизированных модулей системы к деятельности конкретной компании и условиям конкретного рынка. Это необходимо для решения задач «анализа чувствительности» (sensitivity analysis), показывающих влияние на эффективность компании отклонений фактических значений бюджетных параметров от плановых для различных видов и условий ее деятельности. Система также включает набор ситуационных управленческих решений, т.е. управленческих мероприятий, которые целесообразно выполнить в случае нежелательной динамики бюджетных показателей. Данные ситуационные управленческие решения также необходимо адаптировать к деятельности конкретной компании;

- в-третьих, обеспечивает эффективное решение ряда важнейших задач деятельности предприятия, которые является «камнем преткновения» для классических АСУП.[5]

В учетном блоке реализуется система внутреннего и внешнего документооборота, обеспечивающая сбор данных, используемых в процессе управленческого и финансового планирования, а также составления сводной финансовой отчетности по плану счетов и в соответствии с требованиями GAAP. Следует отметить, что учет в ИСУ может производиться как в форме «бумажного» документооборота, так и посредством внедрения программного продукта (системы R/3, BAAN IV и т.п.).

Наиболее важными функциями учетной подсистемы являются:

- унификация данных (затрат, основных средств и капитальных вложений, финансовых результатов, оборотных активов, источников финансирования), необходимая при единой системе исчисления плановых и фактических параметров для внесения их в базу данных;

- кодификация данных для ведения учета в соответствии с хозяйственным законодательством РФ, ведения учета по международным стандартам, управленческого планирования (получения многомерной учетной информации);

- балансовая оценка активов, источников финансирования, затрат и финансовых результатов в соответствии с международными стандартами учета (GAAP).

Что же касается организационной подсистемы ИСУ, то она обеспечивает:

- ресурсы управленческих служб компании;

- функциональное распределение деятельности управленческих служб;

- регламент деятельности управленческих служб

При этом три основных компонента организационной подсистемы ИСУ представляют собой:

- подразделение, обеспечивающее движение информации в процессе решения плановых и контрольных задач;

- подразделение, координирующее соподчиненность различных звеньев организационной структуры в процессе сбора и обработки информации и принятия управленческих решений (в первую очередь, высшего менеджмента, центрального аппарат контролеров, менеджмента подразделений и плановых служб подразделений;

- подразделение обеспечивающее управление по центрам ответственности (центры управленческих затрат, центры нормативных затрат, центры доходов, центры прибыли, центры инвестиций) и определяющее «степени свободы» руководства различных подразделений, а также организацию системы материального стимулирования в контексте подсистемы управления затратами.

При этом, последняя компонента очень важна, так как в этом случае в ИСУ реализуется не только планово-контрольная, но и стимулирующая функции (т. е. обеспечивается заинтересованность служащих различных подразделений в получении максимально возможных финансовых результатов деятельности компании в целом).

В практическом плане внедрение соответствующей организационной структуры включает в себя следующие два основных момента:

- создание новых служб и изменение функций существующих плановых служб компании для обеспечения адаптации процесса управленческого и финансового планирования к конкретным условиям рынка;

- разработку внутренних положений, регламентирующих ответственность различных подразделений в процессе функционирования ИСУ. Основным элементом таких внутренних положений для каждой службы является перечень так называемых стандартных процедур (routines), описывающих их ежедневные функции, которые они выполняют в процессе сбора и анализа учетной информации, а также устанавливающих ответственность за ненадлежащее исполнение этих функций. Например, для плановых служб на местах это должны быть функции по своевременному занесению в базу данных необходимой учетной информации, а для центральной контрольно-ревизионной службы проведение периодических внутренних ревизий работы плановых служб на местах.

Качественное повышение эффективности функционирования ИСУ компании достигается за счет использования комплексных информационных технологий и технических средств, образующих программно-технический блок системы управления. В результате функционирования программно-технического блока становятся

возможными оперативная и достоверная оценка состояния компании, централизованное управление финансовыми ресурсами и сквозной контроль материальных потоков, что выражается в контроле издержек на всех стадиях товарооборота, от поступления товаров от производителей на склад до их реализации покупателям.

Стандартные программные пакеты полной функциональности (например R/3, BAAN IV, Oracle Applications и др.), разработанные для удовлетворения требований крупных компаний, в целом отвечают требованиям программно-технического блока ИСУ. Эти пакеты обеспечивают централизованный контроль и управление, как на уровне управленческих показателей высшего звена, так и на уровнях логистики, производства и т.д., а также позволяют вести бухгалтерский учет в разных планах счетов, в частности, для формирования отчетности по международным стандартам (GAAP). Централизованное управление бухгалтерским учетом гарантирует реализацию единой учетной политики в рамках всей корпорации. Формирование сводной отчетности на уровне компании может выполняться в любое время, так как превращается в техническую операцию обработки аналитической информации о подразделениях, которая внесена в систему. Доступность этой информации строго регламентирована и зависит от прав пользователя. При этом протоколы системы гарантируют персонификацию всей вводимой информации.

Для того чтобы обеспечить применение финансовых инструментов управления, в пакетах предусмотрена настраиваемая система бюджетирования. Количество и иерархия бюджетов в этой системе, как правило, достаточны для построения стройной системы финансового управления крупной компанией. В этих пакетах также обеспечивается инвариантность организации логистики, сервиса и других деловых процессов компании.

Обеспечение гибкости программных пакетов является важнейшим условием эффективности масштабных продуктов. Очевидно, что при изменении законодательства, условий и организации бизнеса и других факторов, влияющих на крупную компанию, необходимы специальные решения, обеспечивающие адаптацию информационной системы к изменившимся условиям окружающей среды. Разные программные продукты имеют разные решения. Пакет R/3, например, имеет систему проектов и встроенный язык ABAP/

4, а пакет BAAN, кроме встроенного языка 4GL, имеет систему динамического моделирования.

Таким образом, внедрение ИСУ на крупных компаниях сферы услуг, в том числе и крупных торговых компаниях рассредоточенных по различным регионам страны, связано с использованием сетевых и управленческих информационных технологий позволяющих обеспечить эффективность управления взаимодействием и деятельностью различных предприятий корпорации, часто вынужденных функционировать в различных условиях региональных рынков.

Литература:

1. Щиборщ К.В. Интегрированная система управления промышленных предприятий России// Менеджмент в России и за рубежом, 2000, выпуск .

2. Майкл Дж. Д. Саттон Корпоративный документооборот. Принципы, технологии, методология внедрения Издательства: БМикро, Азбука, 2002.

3. М. Р. Когаловский Перспективные технологии информационных систем. -М.: ДМК Пресс, Компания АйТи, 2003.

4. Международный компьютерный еженедельник Computer World Россия, 2003 №10 (363).

5. Волокитин А. В. и др. Средства информатизации государственных организаций и коммерческих фирм. Справочное пособие. - М.: ФИОРД-ИНФО, 2002.