Информационная система поддержки сервисов для журналистов

УДК 378.147.88

Е. Ю. Климанова, Г. Р. Галеева

ИНФОРМАЦИОННАЯ СИСТЕМА ПОДДЕРЖКИ СЕРВИСОВ ДЛЯ ЖУРНАЛИСТОВ

Ключевые слова: базы данных; сбор, обработка и хранение данных; инструменты Microsoft Office; автоматизация работы

медиа департамента.

Разработана информационная система поддержки сервисов для журналистов, инструменты которой позволяют осуществлять автоматический сбор информации, упорядоченно хранить контактные данные, создавать отчеты и сводные таблицы, осуществлять выгрузку данных в формате, необходимом для организации информирования журналистов посредством электронной почты и sms. К преимуществам информационной системы относятся удобный интерфейс, возможность выгрузки информации для принятия оперативных решений, экономия на оплате услуг внешних организаций и доступа к коммерческим базам данных. В данной работе дается описание основных требований к системе, способов устранения трудностей и ошибок, возни-каюших в процессе оказания сервисов для журналистов, с помощью информационной системы.

Key words: Databases, information gathering, data storage and information processing, Microsoft Office Tools, automatization of the

media department work process.

The information system for press services maintenance was developed. Tools of this system are used for automatic gathering of information, well-ordered storage of contacts, creation of reports and pivot tables, uploading of data in the format, which makes it possible to organize provision of press information by sending electronic mails and SMS messages. The system's advantages are friendly human-computer interface, possibilities to upload decision-making data, decrease of pay for services rendered by external companies and for access to commercial databases. In this article, we describe major requirements to develop the system, the approaches to solve the problems and errors, which could accompany the process ofproviding press services, with the help of the information system.

Введение

Проблема места и роли средств массовой информации интересует ведущие умы мира уже около столетия. С появлением радио и телевидения мир стал другим. Информация стала не привилегией меньшинства, а бытовым содержанием широкой публики. Когда появляется пресса, то она по силе и массовости своего воздействия превосходит все, что существовало до нее. [1]

В обязанности департаментов медиа организационных комитетов, спортивных федераций, издательских домов и РЯ-агентств входит организация таких сервисов для журналистов, как аккредитация на мероприятия, информирование журналистов, ведение контактов, проведение анкетирования клиентской группы, формирование различных отчетов на основе одних и тех же данных. Все эти процессы требует больших временных затрат и концентрированного внимания человека. Часто временные и человеческие ресурсы даже в крупных организациях ограничены, что приводит к срывам сроков и ошибкам при обработке информации. В связи с вышесказанным были поставлены следующие задачи - улучшение условий работы специалиста медиа департамента, повышение качества обработки информации и предоставления сервисов путем доступных программных средств и инструментов. Автоматизированное рабочее место специалиста медиа должно быть удобным в использовании с интуитивно-понятным интерфейсом.

В настоящий момент рынок услуг с применением 1Т быстро развивается. При этом значительная часть услуг начинает предоставляться удаленно. [2]

Для реализации задач был использован офисный пакет Microsoft Office, в частности Microsoft Access, Microsoft Excel и Microsoft Outlook.

Автоматизация процессов

После изучения рабочего времени наблюдением и измерением всех временных затрат сотрудников медиа департамента, были предложены мероприятия по совершенствованию организации труда за счет устранения потерь и нерациональных затрат времени. К таким мероприятиям относятся автоматизация следующих процессов:

1. Хранение и ведение контактных данных;

2. Аккредитация журналистов на мероприятия:

a. Рассылка информационных писем с приглашением к освещению на мероприятия;

b. Автоматизированный сбор и обработка анкет журналистов;

c. Формирование и рассылка подтверждения получения заявки на аккредитацию;

d. Формирование списка аккредитованных журналистов;

e. Формирование отчета со статистическими данными о статусе аккредитации журналистов.

3. Рассылка информационных оповещений:

a. Рассылка информационных оповещений по аккредитованным журналистам посредством электронной почты;

b. Рассылка информационных оповещений по аккредитованным журналистам посредством sms-информирования;

c. Рассылка, сбор и обработка писем с обратной связью от журналистов.

4. Бронирование комнат интервью на

территориально разрозненных объектах.

Хранение и ведение контактных данных

Создание базы данных контактов журналистов - основа разработанной системы. Контакты журналистов - основной инструмент работы для любой пресс-службы и департаментов по работе со СМИ. Часто первичные данные собираются в таблицы текстовых редакторов. В качестве исходного документа использовался «Справочник контактов», который имел формат таблицы excel. В результате были выявлены следующие недостатки справочника: информация в таблице хранилась неупорядоченно; множество ячеек были объединены без логики представления данных; информация неоднократно повторялась; в столбце «телефон» из-за изначально неправильно указанного формата ячейки одиннадцатизначное число автоматически преобразовывалось в экспоненциальную запись отображения числа.

Для ведения и хранения контактов журналистов была выбрана реляционную модель базы данных. База представляет собой набор связанных таблиц: контакты журналистов, карточка СМИ, сотрудники, паспортные данные, роли (рис.1).

Телефонная книга контактов

Фильтр: Добавить в рассылку]—1

Контакт Организация контакт Кош акт Ьлектронная почта 1

А А&дуллин Джаудат Бизнес-Оп||пе

Арннин Дмитрий ^ТГК Казань

Бутырский Игорь J Г.'

Рис. 1 - Пример автоматического формирования списка аккредитованных журналистов

Перечень основных таблиц базы данных с присущими им атрибутами приведены в таблице 1.

Таблица 1- Основные атрибуты данных

Название таблицы Карточка СМИ Контакты журналистов Паспортные данные Сотрудники

Ч. Первич-\ ный \ ключ Номер \ атрибута \ ИД СМИ ИД номер ИД паспорта ИД номер

1 Название СМИ ИД роли ИД номер ИД роли

2 Категория ИД СМИ Дата рождения Организация

3 Территория распространения Фамилия Номер паспорта Фамилия

4 Направленность Имя Серия паспорта Имя

5 Адрес Отчество Выдан Адрес электронной почты

6 Город Электронная почта Дата выдачи Должность

7 Регион Должность Адрес прописки Рабочий телефон

8 Страна Рабочий телефон Домашний телефон

9 E-mail Домашний телефон Мобильный телефон

10 Служебный тел Мобильный телефон Факс

11 Мобильный тел Факс Адрес

12 Факс Адрес Город

13 Сайт Город Область

14 Вложение Область Индекс

15 Имя главреда Индекс Страна или регион

16 Фамилия главреда Страна или регион Веб-страница

17 Отчество глав-реда Вебстраница Примечания

18 д.р. главного редактора Примечания Вложения

19 Примечание Вложения

20 Добавить в рассылку Пул журна листов

21 Запрос аккредитации Добавить в рассылку

22 Аккредитация на Игры Запрос аккредитации

23 Аккредитация на Игры

24 Категория бейджа

25 Название СМИ на бейдже

26 ФИО на бейдже

27 Квота

28 ИД паспорта

Многим полям таблицы была задана подстановка значений. Например, атрибут «Категория бейджа» имеет подстановку: Е -печатная пресса, Ер - фотограф, Е1 - технический персонал, Еп - не правообладатели вещания. А в таблице «Контакты журналистов» атрибут «Область» имеет в подстановке название 83-х регионов, включая два города федерального

значения. Подобная подстановка помогает избежать ошибок некорректного ввода данных, таких как запись двух разных регионов «Алтайский край» и «Республика Алтай» как одно значение «Алтай».

Для удобной навигации были созданы формы: вход - ввод имени сотрудника и пароля, главное окно - переключение между таблицами БД, формы отображения списка контактов и для ввода новых контактов, формы для отображения и ввода информации о СМИ, формы для отображения списка лиц, аккредитованных на мероприятия.

Выбор системы управления базы данных

Для создания модуля взаимодействия с операционной средой управления спортивными играми изначально была выбрана система управления базами данных (СУБД) Microsoft Access исходя из следующих критериев:

• Наличие у организации лицензии на использование расширенного пакета Microsoft Office;

• Поддержка языка запросов SQL;

• Возможность связи с системой управления с помощью COM-объектов;

• Возможность интеграции с почтовым клиентом Microsoft Outlook, используемым для электронного взаимодействия в организации;

• Возможность автоматического формирования отчетов в среде Microsoft Excel с помощью макросов.

Основные компоненты данной СУБД могут вызывать скрипты на языке VBA, поэтому Microsoft Access позволяет разрабатывать приложения БД «с нуля» или написать оболочку для внешней БД. [3]

Аккредитация журналистов на мероприятия

Аккредитация на мероприятия сопровождается: рассылкой приглашений на мероприятие по базе электронных адресов журналистов, сбор заявок на получение журналистской аккредитации, отправка подтверждения о получении аккредитации и формирование списка аккредитованных лиц. Если количество заявок на аккредитацию поступает от нескольких десятков, а в случае приглашения на мероприятия высокого спроса - от нескольких сотен до нескольких тысяч, то при ручной обработке заявок, возникает риск их потери, что отрицательно сказывается на качестве предоставления сервиса и имиджа организатора. Для устранения потерь времени на обработку анкет журналистов был предложен автоматический сбор и обновление данных по электронной почте.

Процедура создания формы состоит из следующих этапов:

1. В СУБД Microsoft Access есть возможность создать форму для сбора данных в двух форматах: HTML и InfoPatch. В нашем случае была выбрана HTML-форма, чтобы журналисты могли заполнить и отправить ее с различных устройств: ПК, Tablet-PC или смартфона.

2. Указание данных, которые следует собрать. Форму можно отправить либо с пустыми по-

лями, либо с полями, содержащими информацию из существующей БД. Во втором случае - каждому журналисту автоматически формируется индивидуальное письмо, получателю необходимо будет только проверить свои контактные данные и подтвердить запрос на аккредитацию обратным письмом.

3. Выбор способа задания адресов электронной почты получателей. Здесь нужно выбрать либо поле «E-mail» таблицы БД, либо указать, что адреса будут добавлены через контакты outlook.[4]

Все присланные формы обрабатываются автоматически. Для формирования списка аккредитованных журналистов в системе на панели инструментов выведена кнопка перехода к отчетам - списку журналистов с группировкой по СМИ или телефонная книга с сортировкой по фамилии в алфавитном порядке. В правом верхнем углу автоматически проставляется дата и время формирования отчета. Также можно выгрузить только электронные адреса аккредитованных лиц. На основе данных из системы можно сформировать по заданным параметрам сводный отчет в Microsoft Excel и представить данные в виде графиков (рис.2).

EVellow

ь* us:

S Silver

Рис. 2 - Фрагмент отчета, автоматически сформированного на основе данных из системы -процентное соотношение аккредитованных журналистов по категории бейджа

Рассылка информационных сообщений

Рассылка информационных сообщений реализована двумя способами: через электронную почту и sms-рассылку.

При реализации рассылки через электронную почту возникла проблема возврата отправленных писем по причине блокирования входящих писем почтовыми серверами (сервер электронной почты Mail, Yandex, Gmail) на основе открытых протоколов, таких как ESMTP, IMAP, POP3, LDAP, SSL и HTTP. Блокировка происходила в виду превышения лимита отправленных писем в день, что воспринимается большинством почтовых серверов как спам-рассылки. Для устранения данной проблемы на корпоративном почтовом сервере в глобальную книгу адресов были введены электронные адреса аккредитованных журналистов, для последующего объединения созданных контактов в группу. Такое объединение позволяет обойти спам-фильтры почтовых серверов, так как фильтры считывают информацию, что сообщение было отправ-

лено только по одному адресу (электронному адресу группы контактов) вместо тысячи контактов в этой группе. Для ускорения процесса создания контактов в глобальной адресной книге почтового сервера был написан скрипт создания контактов по данным, выгруженным автоматически из базы данных. Из расчета, что на создание в адресной книге одного контакта вручную необходимо от 40 секунд (переключение окон, копирование информации из ячеек), экономия времени для обработки 1000 контактов составляет до 12 часов.

Для организации sms-рассылки из разработанной системы автоматически выгружаются данные в формате необходимом для загрузки информации на сервере мобильного оператора через личный кабинет «SMS-Информ»:

• Документ должен иметь расширение .txt или .scv или .xls;

• Данные в документе должны быть записаны в таблицу (в соответствующих столбцах);

• Между столбцами обязательно должен быть знак разделителя «,»;

• В одном документе количество контактов не должно превышать 100 единиц;

• Столбцы можно оставлять пустыми, но между ними обязательно должен стоять знак разделителя.

Бронирование комнат интервью

Во время проведения спортивных соревнований на каждом спортивном объекте организованы пресс-зоны для работы журналистов, в том числе комнаты интервью для дополнительной видео съемки или аудиозаписи. Для удобства журналистов сервис организован таким образом, что забронировать комнату интервью можно обратившись на информационный стол для Прессы не только на объекте, где эта комната расположена, но и на другом спортивном объекте соревнования. Технически сервис реализован с помощью сервиса Календарь Microsoft Outlook. В Календаре фиксируется дата проведения интервью, время, статус подтверждения интервью обеими сторонами,

фамилия и имя журналиста. Учетным записям на каждом объекте назначается доступ к просмотру и внесению изменений в календарь учетной записи на другом объекте. При необходимости просмотра контактных данных журналистов, открывается окно с карточкой журналиста из оболочки СУБД Microsoft Access.

Заключение

В результате работы была построена автоматизированная система, позволившая существенно увеличить производительность и качество работы отдела. На практике были реализованы современные подходы к управлению данными в организации: построена база данных, интегрированная в корпоративную систему документооборота, автоматизирована система целевой рассылки информации, реализована подсистема предоставления информации, позволяющая оперативно реагировать на возникающие со стороны клиентской группы Пресса запросы. Подходы и методология могут быть воспроизведены и расширены в деятельность других отделов и служб, взаимодействующих с различными группами, требующими предоставления

соответствующих сервисов в своей деятельности.

Литература

1. Тупаева А.С. Современный образ благотворительности в федеральной прессе: опыт освещения печатного издания «Российская газета»/ А.С. Тупаева //Вестник Казан. технол. ун-та.-2013. Т. 16.-№4.-С.346-349.

2. Якимов И.М., Бедретдинов Р.З. Моделирование и оптимизация процессов разработки систем программного обеспечения/ И.М. Якимов, Р.З. Бедретдинов // Вестник Казан. технол. ун-та.-2012. Т 15. -№№18.-С .261-265.

3. Проектирование и реализация баз данных Microsoft SQL Server 2000, издание 2-е исправленное/ А.И. Козлов, Ю.П. Леонова, Москва, 2003 г., Русская редакция, 510 с.

4. Освой самостоятельно программирование для Microsoft Access 2002 за 24 часа/Пол Киммел. Издательский дом «Вильяме», Москва 2003 г., 480 с.

© Е. Ю. Климанова - ст. препод. каф. АССОИ КНИТУ, klimanovsl@rambler.ru; Г. Р. Галеева - магистр той же кафедры. © E. Yu. Klimanova - senior Lecturer of KNRTU, klimanovsl@rambler.ru; G. R. Galeeva - master KNRTU.