Организация информационных потоков в управлении логистикой на автомобильном транспорте

УДК 339.1

организация информационных потоков в управлении логистикой на автомобильном транспорте

в статье рассматривается взаимодействие маркетинговой и логистической системы организации, чья совместная деятельность на пути перемещения товара от продавца к покупателю направлена на снижение маркетинговых и логистических издержек посредством внедрения и рационального использования новейших средств дистанционного контроля и сбора логистической информации с целью оперативного реагирования на внешние условия среды рынка.

Ключевые слова: маркетинговая информационная система; информационные потоки логистики.

The paper discusses the interaction between marketing and logistics systems whose joint activities ensuring the movement of goods from the seller to buyer are aimed to reduce marketing and logistics costs through the introduction and efficient use of remote monitoring and logistics data collecting to respond timely and adequately to external market conditions.

Keywords: marketing information system; logistics information flows.

Романенкова Ольга Николаевна

канд. экон. наук, доцент кафедры «Маркетинг и логистика» Финансового университета E-mail: 10oiga05@gmaii.com

Проблемы внедрения и использования современных информационных систем в отечественной транспортной отрасли

Глобализация экономики, участие Российской Федерации во Всемирной торговой организации, развитие Таможенного союза и других проектов международного сотрудничества диктуют необходимость обеспечения соответствия технической оснащенности отечественного транспорта международному уровню. Государственная политика по развитию логистических систем осно-

вана на рациональном подходе к размещению новых транспортных магистралей и осознании необходимости модернизации существующих логистических комплексов. В настоящее время реализуется Федеральная целевая программа развития транспортной системы России в течение 2010-2020 гг., целями которой являются ускорение товародвижения и снижение транспортных издержек в экономике; улучшение доступности транспортных услуг населению; повышение конкурентоспособности Российской Федерации на международном рынке транспортных услуг [1, с. 44-47].

На сегодняшний момент невозможно представить автотранспорт, предназначенный для региональной или международной перевозки без системы спутниковой навигации, рации или мобильной связи, однако за все «блага технического прогресса» нужно платить на этапе приобретения автотранспортного средства или при установке информационного оборудования в рамках модернизации автотранспортного средства. Затраты на информационное оборудование позволяют устранить следующие проблемы:

1) отсутствие достоверной информации о следовании транспорта по маршруту;

2) недостаток оперативности при принятии управленческого решения, несвоевременное реагирование на аварийные ситуации на маршруте;

3) нехватка информации об аварийных службах технической помощи и автозаправочных станциях на маршруте.

задачи, решаемые с помощью информационных систем

Логистические информационные системы позволяют улучшить организацию управленческих процессов товародвижения в компании посредством рационального использования технического обеспечения маркетинго-логистической системы. С помощью информационных систем становится возможным решать следующие задачи, связанные с управлением информационными потоками:

• минимизировать ошибки при сборе и обработке информации;

• планировать ресурсное обеспечение логистических процессов и управлять взаимодействием субъектов в системе на основе своевременной, достоверной, полной и точной информации;

• снижать трудозатраты менеджеров за счет электронного обмена информацией, сводя к минимуму движение документов на бумажных носителях и др.

состав информационных систем

В функционировании информационных систем большое значение имеют:

• международные телекоммуникационные сети (Internet, Relcom);

• международные стандарты электронного обмена данными (EDI, EDIFACT);

• спутниковые системы связи и навигации (ГЛОНАСС, Inmarsat-C, Euteltracs, Prodat, GPS) [2].

В свою очередь, интеграция информационных систем поставщиков, перевозчиков, экспедиционных компаний и потребителей обеспечивает:

• обмен информацией о движении товара между субъектами логистической системы, к которым относятся логистические службы производителя и покупателя товара;

• мониторинг логистических процессов, обеспечивающих товародвижение в режиме реального времени;

• оценку экономической эффективности организации логистических процессов, обеспечивающих товародвижение, и др.

Материально-технологическую базу логистической информационной системы составляют технологическое оборудование и программное обеспечение. Программное обеспечение интегрирует модули, отражающие функциональный цикл логистики: получение заказов; обработка заказов; транспортировка; распределение; управление запасами.

Логистическая транспортная информационная система является компонентом интегрированной информационной системы, состоящей из модулей, которые наращиваются и объединяются при постановке дополнительных задач перед информационной системой.

управление

информационными потоками

Основной целью управления информационными потоками в логистической системе является контроль плановой реализации процессов складирования и транспортирования, при которых товарно-материальная ценность (груз) сохраняет свои потребительские свойства в течение всего жизненного цикла.

Для управления логистическим процессом транспортирования грузов необходима рациональная организация всех информационных потоков: от момента подачи заявки на доставку до отчета о выполненной перевозке. Доступность недорогих и производительных персональных компьютеров и наличие развитого программного обеспечения позволяют создать разнообразные информационные системы планирования и контроля перевозок, учитывающие специфику деятельности предприятий практически в любых условиях.

Ряд специализированных компаний поставляет средства для автоматизации решения задач организации и контроля транспортного процесса.

Например, активно действует на рынке транспортных услуг компания «Автокомпас», предлагая заказчикам из различных регионов России комплексное решение стоящих перед ними задач: распределение заказов по парку подвижного состава, планирование маршрутов и контроль работы автомобилей на линии. Рабочая программа выполнена в Microsoft Access и поэтому легко интегрируется в любой набор уже имеющихся у потенциальных клиентов программных продуктов и дорабатывается под конкретные разнообразные пожелания. Немаловажно и то, что эта

программа известна практически каждому пользователю MS Office, а значит, требуется минимальный инструктаж диспетчерского персонала.

Для контроля качества выполнения заданий и количественной оценки реальных пробегов автомобилей и расхода топлива в систему интегрируются недорогие GPS — регистраторы с бесплатным и недоступным извне съемом информации, позволяющие комплексно анализировать режим перемещений автомобилей при работе по маршруту.

Российско-британская компания «ИНТЕРСТАТУС», работающая на российском рынке транспортно-экспедиторских услуг, имеет свою компьютерную сеть, связанную с Internet и сетями своих партнеров и основных клиентов. Она предлагает клиентам специализированный программный продукт для транспортных, экспедиторских и складских предприятий KOMALOG.

Логистические информационные системы позволяют улучшить организацию управленческих процессов товародвижения в компании посредством рационального использования технического обеспечения маркетинго-логистической системы

Компания «Инфотранс» (г. Самара) предлагает автоматизированную информационную систему АИС «Экспедитор», реализованную в среде СУБД Oracle и решающую в едином информационном пространстве следующие задачи для службы грузоперевозок, склада и бухгалтерии: обработка заказов на доставку, автоматизация планирования и документооборота, построение оптимального маршрута, оперативный контроль перевозок.

Данная разработка ориентирована как на экспедиторские и автотранспортные компании, так и на логистические службы предприятий. В рамках одной системы возможно создание автоматизированных рабочих мест менеджера по работе с клиентами; менеджера по таможенному оформлению; диспетчера по грузовым перевозкам; менеджера склада; экономиста; бухгалтера; руководителя. Базовая конфигурация АИС

«Экспедитор» рассчитана на обработку 40-50 заказов в день.

Комплекс задач по выписке и обработке путевых документов, учету и управлению обслуживанием и ремонтом автомобилей, учету зарплаты водителей решает система, предлагаемая фирмой «Транс Си» (г. Санкт-Петербург).

использование информационных технологий в диспетчерском управлении автомобильными перевозками

Контроль хода транспортного процесса с использованием средств оперативной связи увеличивает надежность доставки, позволяет своевременно реагировать на возникающие проблемы и повышает привлекательность услуг для клиентов.

На автомобильном транспорте нашли применение следующие основные типы средств и систем оперативной связи: радиосвязь; сотовая связь; спутниковая связь.

Из них наиболее перспективны в настоящее время сотовая и спутниковая связь. При сопоставимых ценах в расчете на одну машину они обладают разными потребительскими свойствами.

Спутниковая связь позволяет осуществлять постоянное (или с задаваемым интервалом) наблюдение за движением транспортных средств по карте автомобильных дорог на мониторе компьютера диспетчера. Сотовая связь удобна тем, что можно осуществлять не только речевую связь, в том числе одновременно нескольких абонентов, но и передавать сообщения SMS (что заметно дешевле) одному или группе абонентов. Водитель может использовать сотовый телефон не только для служебных, но и личных целей (при условии регламентации режима и оплаты пользования).

Для контроля времени простоя автотранспортных средств в пунктах получения и сдачи товара компания Optima (г. Москва) предлагает систему бесконтактной регистрации на основе технологий SmartPass с использованием электронных меток (тегов) на автомобилях и стационарных считывателях, передающих информацию в автоматизированную систему.

организация

автомобильных перевозок

Информационный поток в логистической системе, рассматриваемый ниже, организован по принципу обратной связи органа управления

с субъектами логистической системы на всех этапах товарного движения. Логистический процесс — линейный, и он обусловлен последовательным выполнением логистических операций в процессе.

Рассмотрим на примере ООО «Фортуна Транс», которое осуществляет коммерческую деятельность на рынке транспортных услуг, специализируясь на перевозке продуктов питания: охлажденного и замороженного мяса курицы, рыбных и морепродуктов, масложировой продукции (майонеза, маргарина и т.д.), организацию грузоперевозок, которая проходит в девять этапов.

1-й этап. Заключение договора транспортных услуг. На начальном этапе, когда уже проведены переговоры, руководством фирмы принимается решение о заключении договора с заказчиком.

2-й этап. Прием заявки на транспорт, который осуществляется следующими способами:

1) в устной форме по телефону. Такие заявки подлежат обработке и переводу в письменную форму, а также утверждению у заказчика;

2) письменная заявка по факсу. Заявки этого типа подлежат утверждению у заказчика и последующему предоставлению перевозчику оригинального варианта с синей печатью организации;

3) письменная заявка по электронной почте. Обработка этих заявок происходит тем же путем, что заявки по факсу.

Как правило, каждый заказчик при подписании договора оговаривает форму заявки, утверждаемой, как правило, до 18.00 дня, предшествующего дню погрузки.

Диспетчеризация осуществляется в несколько этапов:

1) выделение необходимого количества единиц транспорта;

2) оперативная связь с водителями, проверка технического состояния автомашин;

3) занесение данных в форму заявки;

4) подтверждение заявки по телефону (факсу, электронной почте);

5) если необходимо, внесение корректировок данных, согласованных с заказчиком;

6) подтверждение измененной заявки.

Диспетчер фирмы обязан подать сведения

о выделенных автомашинах в течение одного часа после приема заявки от заказчика.

3-й этап. Задание водителю. После подтверждения необходимого количества единиц

транспортных средств диспетчер раздает задание водителям на следующий день и сообщает им время загрузки, адреса загрузки и разгрузки, количество точек на маршруте. Перед рейсом водитель проходит обязательный медицинский осмотр, после которого главный механик фирмы выдает ему путевой лист.

4-й этап. Сопроводительная документация. Сопроводительную документацию водителю выписывает фирма-заказчик. На адресе загрузки водителю выдаются маршрутный лист; товарная накладная формы ТОРГ-12; товарно-транспортная накладная; счет-фактура.

Для управления логистическим процессом транспортирования грузов необходима рациональная организация всех информационных потоков: от момента подачи заявки на доставку до отчета о выполненной перевозке

Водитель получает от фирмы следующие документы, необходимые для перевозки груза заказчика: копию договора транспортных услуг с заказчиком; доверенность на перевозку груза; доверенность на управление автомобилем; путевой лист.

5-й этап. Выполнение задания водителем. При доставке груза водитель:

• контролирует погрузки товара в автомобиль;

• проверяет температуру воздуха в кузове и температуру товара;

• контролирует разгрузку товара;

• отмечает маршрутный лист, ТОРГ-12 и ТТН у грузополучателя;

• вручает грузополучателю причитающиеся ему экземпляры документов;

• передает необходимые экземпляры документов на склад заказчику;

• предоставляет необходимые экземпляры документов на фирму.

6-й этап. Контроль задания водителя диспетчером. Задача диспетчера — проконтролировать работу водителя на этапе прибытия к заказчику, загрузки и выгрузки товара. В нее входят такие

виды контроля, как контроль доставки груза, сдачи возврата продукции (при ее наличии), вручения сопроводительной документации и ее правильного оформления, работы по выявлению недостачи, порчи продукции заказчика.

7-й этап. Поступление первичной документации на фирму. Для того чтобы первичная документация своевременно обрабатывалась и счет заказчику выставлялся без задержек, водители сдают необходимые документы на фирму один раз в неделю. В список документов, обязательных для сдачи, входят маршрутный лист; товарная накладная (ТОРГ-12); товарно-транспортная накладная (ТТН), путевой лист.

8-й этап. Обработка поступившей первичной документации. После того как собраны документы за отчетную неделю, они передаются в отдел финансового контроля бухгалтеру, осуществляющему обработку первичной документации. Задача бухгалтера на этом этапе — проверить наличие всех экземпляров документов и правильность заполнения документации (наличие печатей грузополучателей на маршрутном листе, товарной и товарно-транспортной накладной, наличие подписи водителя о принятии и сдаче груза, наличие подписей грузополучателя о принятии груза). По завершению проверки документов составляется реестр грузоперевозок, который затем сверяется с заказчиком.

9-й этап. Выставление счета на оплату заказчику. После сверки реестра данных по машинам бухгалтер выставляет счет заказчику на оплату за предоставленные транспортные услуги.

Информационное обеспечение автомобильных грузоперевозок в ООО «Фортуна Транс» происходит посредством применения пакета прикладных программ в составе Microsoft Office и 1С «Бухгалтерия. Зарплата и кадры». Использование программы 1С для обработки данных, например по водителям или для учета заявок на транспорт, осуществляется на момент исследования не совсем корректно. Внедрение информационной системы позволит повысить работоспособность ООО, увеличить его управляемость и облегчить работу сотрудников.

использованиеглобальной навигационной системы GPS

Важное значение в информационном обеспечении компании имеет применение глобальной навигационной системы GPS, которая позволяет:

• обладать наиболее точной информацией о местонахождении транспортного средства;

• контролировать в режиме реального времени состояние и маршрут транспортного средства;

• вести статистику и проводить анализ перемещения и состояния автомобиля и перевозимого груза за любой период;

• иметь возможность поддерживать связь с контролируемым объектом (водителем);

• обеспечивать автоматизированный контроль за рейсами и оперативное управление грузовыми перевозками;

• проводить координацию экипажей транспортных средств и организацию их взаимодействия;

• максимально оптимизировать и обезопасить процесс перевозки.

Особенность системы GPS — возможность поддержания связи с контролируемым объектом с помощью голосовой связи, соединения GPRS, сообщений SMS. Спутники вычисляют координаты транспортного средства, оснащенного средством передачи сигнала, например навигатором. Информация об объекте передается в режиме реального времени и сохраняется в базе данных компьютера. Российский аналог GPS — Глобальная навигационная спутниковая система (ГЛО-НАСС).

исследование

маркетинговой информации

Маркетинговую деятельность необходимо рассматривать как часть информационного процесса. Несмотря на различия в специфике бизнеса, основные требования управленцев высшего звена к маркетинговой информации достаточно стандартны: анализ динамики бизнеса (продажи, рентабельность) в различных разрезах (продукты, клиенты, менеджеры); управление и оценка эффективности работы с клиентами (для корпоративного рынка); планирование, контроль и оценка эффективности коммуникаций; макрохарактеристики рынка (емкость, тенденция развития, доли конкурентов); микрохарактеристики (мотивации, потребительские ценности, алгоритм принятия решения о покупке).

Безусловно, хорошего управленца интересуют также механизмы прогноза, планирования и бюджетирования. Принципиальным преимуществом самостоятельного построения

маркетинговой информационной системы является возможность учета специфики предприятия, как отраслевой, так и организационной.

Система маркетинговой информации позволяет свести воедино внутреннюю учетную информацию компании (данные бухгалтерии о продажах), информацию, собираемую о клиентах менеджерами по продажам и о рынке маркетологами (например, действия конкурентов, цены конкурентов, реклама фирмы и ее конкурентов, изменение законодательства, новые технологии и т.д.).

Цель использования маркетинговой информации состоит в уменьшении неопределенности в процессе принятия управленческих решений

Цель использования маркетинговой информации состоит в уменьшении неопределенности в процессе принятия управленческих решений, что требует сбора, передачи, хранения, обработки и выдачи разнообразной по характеру информации:

• научно-технической информации о грузоперевозках, технологиях, оборудовании и машинах, применяющихся в транспортировке, включая их стоимость и цены на услуги;

• экономической информации о субъектах логистического комплекса, включая потенциал, складские объемы, экономические показатели по доходам, прибыли;

• экономической информации о конкурентах и потенциальных потребителях, их платежеспособности;

• правовой информации, состоящей из законодательных актов, которые обеспечивают осуществление предпринимательской деятельности;

• информации о состоянии и перспективах подготовки и повышения квалификации руководящих кадров и рядовых сотрудников.

Источниками такой информации могут быть информационные услуги фирм, специализирующихся на распространении маркетинговой информации и предоставляющих возможность интерактивного доступа к банкам экономических

данных, а также такие источники, как выставки, семинары, рекламные проспекты, статистические сборники, коммерческие обзоры, тематические справочники [3, с. 271]

система защиты

Особое место занимает система защиты (безопасности) маркетинговой информационной системы (МИС), которая должна обеспечивать конфиденциальность маркетинго-логистиче-ских процессов и финансовых потоков, их обслуживающих, и необходима для постоянного стратегического и оперативного планирования производственной, маркетинговой и коммерческой деятельности организации, основанной на достоверной, репрезентативной маркетинговой информации. Практика показала необходимость разделения функций отдельных отделов и служб в целях выделения специализированной службы по организации маркетинговой деятельности, на которую в первую очередь возлагаются задачи по проведению маркетинговых исследований и использованию МИС.

выводы

Сохранение потребительских свойств товара на пути движения от продавца к покупателю — логистическая задача номер один, организация этого движения по принципу рационализации ресурсных затрат, основным условием при этом является минимизация стоимости перевозки; сокращение или исключение временных потерь — логистическая задача номер два.

Отечественные перевозчики, действуя в формате ВТО, могут и должны экспортировать логистические услуги, как минимум, для организации международных перевозок по территории Таможенного союза.

литература

1. Арский А.А. Особенности формирования стоимости логистической услуги // Экономика. Налоги. Право. 2014. № 1. С. 44-47.

2. Информация. Логистика. Транспорт. URL: http://www.ilt22.ru/index.php [Дата обращения: 20.05.2014 г.]

3. Маркетинговые исследования. Теория и практика: учебник для бакалавров / под общ. ред. О. Н. Романенковой. М.: Юрайт, 2014. 315 с.