Организация и порядок хранения документов бухгалтерского учета в организациях

бухгалтер и закон

ОРГАНИЗАЦИЯ И ПОРЯДОК ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА

В ОРГАНИЗАЦИЯХ

С. Н. ПОЛЕНОВА, доктор экономических наук, доцент кафедры бухгалтерского учета в коммерческих организациях Финансовый университет при Правительстве Российской Федерации

В своей повседневной профессиональной деятельности работники бухгалтерской службы сталкиваются с такими проблемами, как:

— соблюдение сроков хранения документов бухгалтерского и налогового учета;

— исполнение требований нормативных правовых документов по обеспечению их недоступности для несанкционированных исправлений;

— своевременное уничтожение бухгалтерских дел (документов);

— отражение таких хозяйственных операций в бухгалтерском учете.

Рассмотрим данные вопросы подробнее.

Хранение документов, поступающих в бухгалтерскую службу, генерируемых в ней и имеющих различное целевое назначение, осуществляется строго в соответствии с нормами ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон № 402-ФЗ), правилами Налогового кодекса РФ (НК РФ), внутренними потребностями любого субъекта хозяйствования. Для этого организация должна создать соответствующие условия хранения бухгалтерских документов, защиту их от внесения несанкционированных изменений, а также безопасность нахождения в местах хранения.

Необходимость сохранности учетной информации обусловлена выполнением требований

налоговых, финансовых и социальных органов, работающих с данной организацией, внутренних управленческих целей. Она направлена на оценку эффективности работы организации, разработку и претворение в жизнь мероприятий, способствующих росту финансовых результатов, улучшению финансового состояния, росту денежных потоков от операционной, финансовой и инвестиционной деятельности.

Текущие бухгалтерские документы (первичные учетные документы, регистры аналитического и синтетического учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность) в соответствии с правилами п. 6.2 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденном Минфином СССР от 29.07.1983 № 105, должны храниться:

— в бухгалтерии в закрывающихся шкафах;

— в специальных помещениях.

Причем за сохранность этих документов должны отвечать ответственные специалисты бухгалтерской службы, назначенные приказом или распоряжением главного бухгалтера организации.

Наряду с обычными документами в бухгалтерии может формироваться информация, отраженная на бланках строгой отчетности. Особенностью движения таких документов является обязательность заполнения приходного ордера при их поступлении в организацию (с указанием серий и номеров бланков

документов) и отчета об использовании на основании их выдачи под отчет материально-ответственным лицам, оформления требований (накладных) на отпуск бланков с регистрацией серий и номеров.

Строгий контроль за движением бланков строгой отчетности в разрезе материально-ответственных лиц обусловливает специальный порядок их хранения в сейфах, металлических шкафах или помещениях, куда запрещен вход посторонних лиц.

По окончании сроков хранения документов бухгалтерского учета они передаются в архив. За организацию их хранения в соответствии с п. 1 ст. 7 Закона № 402-ФЗ ответственность несет руководитель организации, а за организацию работ по их сохранности, соответствующему оформлению, передаче в архив — главный бухгалтер. Сроки хранения учетных документов, сданных в архив, начинаются с 1 января года, следующего за годом их оформления.

Выдача бухгалтерских документов, переданных в составе оформленных дел в архив организации, разрешается только руководителем бухгалтерской службы, поскольку им должна быть обеспечена защита учетной документации, содержащей информацию, составляющую коммерческую тайну.

Пользование бухгалтерскими документами, находящимися на текущем хранении и в архиве, работниками других подразделений организации должно осуществляться по определенным правилам, которые включают обязательность:

1) обоснования в письменном виде необходимости выдачи дела (совокупности бухгалтерских документов, объединенных по определенным признакам);

2) документирования даты и факта выдачи дела (документов);

3) выдачи дела (документов) определенным должностным лицам в соответствии со списком работников организации, которым разрешено работать с ними, утвержденным руководителем организации или главным бухгалтером;

4) работы с делами (документами) должностных лиц в течение необходимого времени, но не более 30 дн.;

5) работы с делами (документами) юридических лиц в течение необходимого времени, но не более 90 дн.;

6) документирования даты и факта возврата дела (документов) по месту хранения.

Предпосылками соблюдения правил текущего и архивного хранения дел (документов) являются

не только утверждение руководителем организации (главным бухгалтером) списка должностных лиц, которым разрешена работа с соответствующими делами (документами), сформированными в бухгалтерии, но и наличие разрешительной подписи руководителя организации (главного бухгалтера) на письменной просьбе работника организации, не включенного в данный список. Разрешение высших должностных лиц организации на письменном запросе необходимо для получения дел (документов) сторонними субъектами хозяйствования.

Факт передачи документов регистрируется в книге выдачи дел (документов). В ней, как и в листе использования документов, вкладываемом в каждое дело, проставляются фамилия и подпись лица, получившего его во временное пользование. Одновременно на место хранения дела помещается карта-заместитель, которая находится там до момента его возращения.

Когда дела (документы) передаются стороннему юридическому лицу, его полномочный представитель подписывает акт о выдаче дела (документов). Акт о выдаче дела (документов) подписывается также руководителем (главным бухгалтером) организации, выдавшей соответствующие документы, после чего эти подписи заверяются печатями (гербовыми печатями) обеих организаций. Акт о выдаче дела (документов), составляемый в двух экземплярах, остается у выдавшей его организации, а второй экземпляр передается организации-пользователю.

Особый порядок передачи дел (документов) применяется в случаях их изъятия органами предварительного следствия, прокуратуры, судебными органами, наделенными такими полномочиями по законодательству России. Изъятие ведется по предъявлении представителями соответствующих органов письменного подтверждения таких полномочий.

Изъятие бухгалтерских дел (документов) оформляется протоколом (актом), копия которого под расписку вручается руководителю организации (главному бухгалтеру). Он заверяется руководителем (главным бухгалтером) организации и представителем органа, производящего в бухгалтерии изъятие дела (документов).

Главный бухгалтер или другое уполномоченное лицо вправе в присутствии представителей органов, производящих изъятие дел

изъятия, а также расписка представителя органа, осуществившего изъятие, о получении подлинника документа.

Временем, на которое изымаются бухгалтерские дела (документы), могут быть сроки до прекращения дела, заведенного в правоохранительных органах, либо до выполнения решения органами суда.

В связи с тем, что законодательством установлены определенные сроки хранения документов бухгалтерского и налогового учета, оно может быть передано специализированному предприятию, либо на предприятии может быть создан собственный архив. Архив организуется в отдельном помещении, оснащенном специальным оборудованием (полками, стеллажами, лестницами и др.), защищенном от солнечного света, оборудованном металлическими решетками на окнах, металлической входной дверью, что защитит документы от порчи и несанкционированного доступа. В целях рационализации архивной деятельности следует разработать и поместить в архив копию номенклатуры дел, сформированную на этапе организации документооборота в текущем году.

В соответствии с Основными правилами работы архивов организаций, утвержденными решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (далее — Основные правила работы архивов организаций), передача в архив для хранения документов бухгалтерского учета в электронном виде сопровождается их подготовкой, состоящей из:

1) проверки функционального состояния съемных носителей учетной информации, передаваемых в архив;

2) записи электронных документов на машинные носители;

3) проверки качества записи;

4) описания электронных документов;

5) указания архивных шифров на единицах хранения в соответствии с описями электронных документов;

6) подготовки сопроводительной документации, включающей наименование документа, даты создания, краткого содержания, электронного формата, физической и логической структуры, объема документа.

Для установления и соблюдения сроков хранения конкретных бухгалтерских документов создается постоянно действующая экспертная комиссия, состоящая из высококвалифицированных специалистов в количестве не менее трех человек и утверждаемая руководителем организации.

Комиссия формируется из работников разных структурных подразделений, а ее функции носят универсальный характер. Обязательное включение в ее состав главного бухгалтера организации (заместителя главного бухгалтера) позволяет наиболее квалифицированно определить ценность бухгалтерских документов, сроки хранения которых истекли, но они должны находиться в архиве бухгалтерской службы.

Специалисты в области бухгалтерского учета в составе экспертной комиссии решают вопросы по отбору документов с истекшими сроками хранения для их последующего уничтожения. Кроме того, в состав экспертной комиссии необходимо включать работников, курирующих вопросы делопроизводства и архива.

Основные задачи экспертной комиссии в соответствии с Основными правилами работы архивов организаций состоят в:

1) организации и проведении экспертизы ценности документов при определении номенклатуры дел и в процессе их формирования;

2) организации и проведении экспертизы ценности документов при подготовке их передачи в архив;

3) организации и проведении отбора и подготовки документов к передаче на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив.

При истечении сроков хранения в архиве бухгалтерской документации и принятия решения об их уничтожении экспертная комиссия составляет акт, утверждаемый руководителем по форме, разработанной в ней. Она вместе с первичными учетными документами может прикладываться к учетной политике и утверждаться руководителем организации. Приведем примерную форму акта о перечне документов, подлежащих уничтожению.

УТВЕРЖДАЮ:

Генеральный директор ООО «Пульсар»

_В. И. Владимиров

18 января 2014 г.

АКТ

о перечне документов, подлежащих уничтожению

Экспертная комиссия в составе:

председателя — зам. генерального директора П. В. Петрова;

членов комиссии:

главного бухгалтера М. И. Прокофьевой;

юрисконсульта Н. Н. Свириденко;

заведующей архивом К. Л. Соколовой;

секретаря генерального директора А. И. Зубко

составила настоящий акт о том, что в связи с истечением срока хранения бухгалтерских документов 1 января 2014 г. и решением экспертной комиссии подлежат уничтожению:

1. Главная книга за 2009 г.;

2. Приходные кассовые ордера за 2009 г. (5 дел);

3. Расходные кассовые ордера за 2009 г. (6 дел);

4. Кассовая книга за 2009 г. (3 дела).

Председатель комиссии_П. В. Петров

Секретарь комиссии_А. И. Зубко

После составления данного акта о перечне документов, подлежащих уничтожению, пересчитанные и упакованные документы подлежат уничтожению посредством сжигания специализированной организацией, разрыва вручную или с помощью уничтожителей документов — шредеров, цехом вспомогательного производства (парокотельной, котельной и др.), передачей их в организации, собирающие макулатуру.

Документами, свидетельствующими о факте физического уничтожения бухгалтерской документации, может служить акт об уничтожении документов, самостоятельно разработанный в организации и утвержденный приказом руководителя «Об учетной политике», примерная форма которого представлена ниже, либо накладная на сдачу документов в специализированную организацию в качестве утильсырья.

УТВЕРЖДАЮ:

Генеральный директор ООО «Пульсар»

_В. И. Владимиров

18 января 2014 г.

АКТ

об уничтожении документов

Экспертная комиссия в составе:

председателя — зам. генерального директора П. В. Петрова;

членов комиссии:

главного бухгалтера М. И. Прокофьевой;

юрисконсульта Н. Н. Свириденко;

заведующей архивом К. Л. Соколовой;

секретаря генерального директора А. И. Зубко

составила настоящий акт о том, что документы, указанные в акте о перечне документов, подлежащих уничтожению от 18 января 2014 г., сожжены в присутствии всех членов экспертной комиссии.

Председатель комиссии_П. В. Петров

Члены комиссии:

_М. И. Прокофьева

_Н. Н. Свириденко

_К. Л. Соколова

_А. И. Зубко

Накладная должна содержать следующие реквизиты:

— дату передачи макулатуры в специализированную организацию;

— количество переданных папок, коробок, ящиков, а также их вес.

Контроль полноты погрузки и отправки документов производит один из работников организации, в функциональные обязанности которого входит обеспечение сохранности документов.

Получение от предприятия, занимающегося сбором, утилизацией, переработкой макулатуры, денежных средств влечет их отражение в составе прочих доходов на сч. 91 «Прочие доходы и расходы», субсчете 1 «Прочие доходы».

Пример. 18 января 2014 г. экспертная комиссия общества с ограниченной ответственностью (ООО) «Пульсар» составила акт о передаче документов, подлежащих уничтожению, сторонней организации, производящей сбор макулатуры. Стоимость переданных бухгалтерских документов составила по оценке покупателя 1 770 руб. Представим записи на счетах бухгалтерского учета по хозяйственным операциям в ООО «Пульсар»:

1) отражена стоимость подлежащих уничтожению бухгалтерских документов, переданных организации по сбору макулатуры: Д-т сч. 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» К-т сч. 91.1 «Прочие доходы» — 1 770руб.;

2) произведен расчет налога на добавленную стоимость (НДС) от стоимости подлежащих уничтожению бухгалтерских документов, переданных организации по сбору макулатуры: Д-т сч. 91.2 «Прочие расходы» К-т сч. 68 «Расчеты по налогам и сборам» — 270руб. (1 770руб. х 18 % : 118 %);

3) поступили на расчетный счет ООО «Пульсар» денежные средства за переданные в качестве макулатуры и подлежащие уничтожению бухгалтерские документы: Д-т сч. 51 «Расчетные счета» К-т сч. 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» — 1 770 руб.;

4) перечислен в бюджет НДС от стоимости проданных в виде макулатуры бухгалтерских документов, подлежащих уничтожению: Д-т сч. 68 «Расчеты по налогам и сборам» К-т сч. 51 «Расчетные счета» — 270руб.

В связи с реализацией макулатуры по нормам п. 1 ст. 146 НК РФ НДС начисляется в общем порядке. Сумма, полученная от продажи макулатуры, за минусом НДС будет увеличивать налогооблагаемую базу по налогу на прибыль организаций (п. 1 ст. 248 НК РФ).

При утилизации бухгалтерских документов сторонней организацией ее стоимость в бухгалтерском учете будет учтена в составе прочих расходов организации по дебету сч. 91.2 «Прочие расходы», а в налоговом учете также признана в качестве

прочих расходов, уменьшающих налогооблагаемую прибыль (п. 1 ст. 264 НК РФ).

Список литературы

1. Налоговый кодекс РФ (часть первая): Федеральный закон от 31.07.1998 № 146-ФЗ.

2. Налоговый кодекс РФ (часть вторая) : Федеральный закон от 05.08.2000 № 117-ФЗ.

3. О бухгалтерском учете: Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

4. Основные правила работы архивов организаций: решение Коллегии Росархива от 06.02.2002.

5. Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете: утверждено Минфином СССР от 29.07.1983 № 105.

Вниманию руководителей и бухгалтеров бюджетных и некоммерческих организаций, работников финансовых органов, преподавателей, аспирантов и студентов вузов

Журнал

«Бухгалтерский учет в бюджетных и некоммерческих организациях»

ISSN 2079-6714

Выпускается с 1998 года Включен в Российский индекс научного цитирования

Формат A4, объем 60-68 с. Периодичность - 2 раза в месяц

ПОДПИСКА ПРОДОЛЖАЕТСЯ!

Индекс по каталогу «Почта России» Индекс по каталогу «Роспечать» Индекс по каталогу «Пресса России»

34116 47699 29614

За дополнительной информацией обращайтесь в отдел реализации Издательского дома «ФИНАНСЫ и КРЕДИТ» телефон/факс: (495) 989-96-10, E-mail: podpiska@fin-izdat.ru

Возможна подписка на электронную версию журнала, а также приобретение отдельных статей: Научная электронная библиотека: eLibrary.ru Электронная библиотека: dilib.ru

www.fin-izdat.ru