Аудит систем менеджмента в России соответствует международным стандартам

КАЧЕСТВО И БЕЗОПАСНОСТЬ

I

Аудит систем

менеджмента в России соответствует международным стандартам

В.Г.Проселков

Московский государственный университет прикладной биотехнологии

Постоянно расширяющееся внедрение на российских предприятиях, в том числе пищевых отраслей промышленности, систем менеджмента качества (СМК), систем экологического менеджмента (СЭМ), систем менеджмента на основе принципов ХАССП, интегрированных систем качества и других систем менеджмента обусловило необходимость разработки четких руководящих указаний по проведению их аудита (проверки) на соответствие требованиям конкретно выбранных стандартов. Тем более, что международные стандарты ИСО серий 9000 и 14000 придают особое значение аудиту как методу менеджмента для обеспечения мониторинга и верификации результативности внедрения политики предприятия в области качества (для СМК) и/или экологического менеджмента (для СЭМ). Кроме того, аудиты являются частью деятельности по оценке соответствия при сертификации (регистрации), оценке поставщиков, инспекционном контроле и ресертификации.

С 1 апреля 2004 г. введен в действие национальный стандарт Российской Федерации ГОСТ Р ИСО 19011-2003 «Руководящие указания по аудиту систем менеджмента качества и/или систем экологического менеджмента», принятый постановлением Госстандарта России от 29 декабря 2003 г. № 432-ст. Стандарт практически представляет собой полный идентичный текст международного стандарта ИСО 19011:2002 с небольшими изменениями. Он содержит руководящие указания по принципам аудита, управлению программами аудита, проведению внутренних или внешних аудитов СМК и/или СЭМ, а также по компетентности и оценке аудиторов (экспертов) для проведения этих аудитов. Стандарт предназначен для потенциальных пользователей, включая аудиторов; организаций и предприятий, внедряющих системы менеджмента; организаций, которым необходимо проводить внутренние и/или внешние аудиты или управлять программами аудитов согласно договорам организаций, участвующих в сертификации или в обучении экспертов, а также для использования при сертификации

(регистрации) систем менеджмента; аккредитации или стандартизации в области оценки соответствия. Указания и рекомендации стандарта можно применять и к другим видам аудитов, включая аудиты других систем менеджмента (на основе принципов ХАССП, надлежащей производственной практики-вМР, интегрированных систем), при условии, что особое внимание будет уделено компетентности экспертов аудиторской группы.

Содержащиеся в стандарте общие указания пользователи могут применять для разработки своих собственных требований, связанных с аудитом конкретной системы менеджмента организации (предприятия) конкретного пищевого профиля. Рекомендации, приведенные в стандарте, могут быть полезны для лиц или организаций, заинтересованных в мониторинге соответствия требованиям различных документов, например, национальных стандартов на продукцию, законов или технических регламентов.

ГОСТ Р ИСО 19011-2003 отменяет действие и заменяет стандарты ГОСТ Р ИСО 10011-1-93 - 100110-93, ГОСТ Р ИСО 14010-98 - 14012-98 и содержит ссылки на стандарты: ГОСТ Р ИСО 9000-2001 «Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь», ГОСТ Р ИСО 14050-99 «Управление окружающей средой. Словарь». Используются термины по указанным стандартам, за исключением замененных терминов и определений,приведенных в разделе 3 «Термины и определения» ГОСТ Р ИСО 19011. Всего в разделе приведены 14 терминов и определений, в том числе аудит (проверка), критерии, свидетельства и выводы (наблюдения) аудита, заключение по результатам аудита, программа, план и область аудита. Например, аудит (проверка) определен как «систематический, независимый и документальный процесс получения свидетельств аудита и объективного их оценивания с целью установления степени выполнения согласованных критериев аудита».

При этом различают внутренние аудиты (аудиты первой стороны) и внешние аудиты (аудиты второй и третьей стороны). Результаты внутреннего

аудита, проводимого для внутренних целей самой организацией или от ее имени, могут служить основанием для принятия декларации о соответствии продукции. Так, например, после введения в действие технического регламента на продукцию или группу однородной продукции, для которой требуется оценка соответствия путем принятия декларации о соответствии, результаты внутренней проверки сертифицированной СМК по требованиям ГОСТ Р ИСО 9001-2001 «Системы менеджмента качества. Требования» могут использоваться в качестве доказательной базы при принятии декларации по одной из предлагаемых схем 3д, 4д и 7д (см. документ Р 50.1.044-2003 «Рекомендации по разработке технических регламентов». - М.: ИПК Изд-во стандартов, 2003).

Аудиты второй стороны проводятся стороной, заинтересованной в деятельности организации, например потребителями (приобретателями) или другими лицами от их имени, а аудиты третьей стороны проводят внешние независимые организации в целях сертификации (регистрации) на соответствие требованиям стандартов на системы менеджмента.

Положительные результаты аудита третьей стороны могут быть использованы для обоснования возможности организации (производителя или продавца) сертифицировать продукцию в соответствии с документом Р 50.1.0442003 по предлагаемой схеме 5с в обязательной Системе сертификации ГОСТ Р в целях подтверждения соответствия продукции требованиям технического регламента.

Принципы проведения аудита приведены в 4 разделе стандарта. К ним относятся: этичность поведения - основа профессионализма; беспристрастность

- обязательство представлять правдивые и точные отчеты; профессиональная осмотрительность - прилежание и умение принимать правильные решения при проведении аудита; независимость

- основа беспристрастности и объективности заключений по результатам аудита; подход, основанный на свидетельстве - разумная основа для достижения надежных и воспроизводимых заключений аудита в процессе систематического аудита.

Реализация указанных принципов делает аудит результативным и надежным методом поддержания политики руководства в области качества и контроля путем обеспечения объективной информацией для улучшения организацией своих характеристик.

Управление программой аудита (раздел 5) предполагает определение, внедрение, контроль, анализ, совершен-

QUALITY AND SAFETY

ствование программ аудита, а также обеспечение необходимыми ресурсами и разработку процедур для проведения аудитов в объеме программы. При этом под понятием «программа аудита» понимают «совокупность одного или нескольких аудитов, запланированных на конкретный период времени и направленных на достижение конкретной цели». Например, программа аудита может включать: несколько внутренних аудитов СМК организации, проводимых в текущем году; аудиты второй стороны СМК потенциальных поставщиков «критичной» продукции; аудиты по сертификации (регистрации) и инспекционные аудиты, проводимые органом по сертификации систем менеджмента на основе принципов ХАССП в качестве третьей стороны.

Частью программы аудита являются указания по планированию и проведению аудиторов, которые приведены в разделе 6 «Проведение аудита». Здесь сформулированы требования к организации проведения аудита, анализу документов, подготовке и проведению аудита на месте, подготовке, утверждению и рассылке отчета (акта) по аудиту, завершению аудита и действиям по его результатам. Предусмотрены следующие методы сбора информации: опросы персонала; наблюдение за деятельностью, производственной средой и условиями работы; анализ документации (политика, цели, планы, процедуры, стандарты, инструкции, лицензии и разрешительные документы, спецификации, чертежи, контракты и заказы), записей (протоколов) проверок, протоколов совещаний, отчетов (актов) по аудитам, записей по мониторингу программ и результатам измерений. В качестве источников информации для экспертов при аудите могут быть использованы: итоговые данные, показатели анализа и результативности; информация по программам выборочного исследования проверяемой организации и управления выборами и процессами измерений; отчеты, источники которых могут быть, в том числе обратная связь от потребителей, оценки поставщиков; компьютеризованные базы данных и веб-сайты.

Важная роль при аудитах отведена проведению опросов персонала проверяемой организации. Это сложный и ответственный процесс, связанный с психологическими аспектами взаимодействия аудиторов со специалистами и работниками организации различного уровня. При этом опрос проводится обязательно с учетом складывающейся в этот момент ситуации и психоэмоционального состояния опрашиваемого лица. Оно должно быть психологически подготовлено к опросу, а сам опрос

должен проводиться в обстановке доброжелательности. Опросы проводят в проверяемых подразделениях с персоналом, выполняющим работы или решающим задачи в пределах области аудита (содержание и границы аудита).

Каждый член аудиторской группы должен готовить для проведения аудита ряд рабочих документов, в том числе контрольные листы и планы выборок для проверки, а также формы для регистрации данных. К рабочим документам можно отнести и вопросник аудитора для проведения оценки СМК предприятия, которым он может пользоваться при опросе персонала.

Приведем в качестве примера возможный перечень вопросов при сертификационном аудите СМК по требованиям ГОСТ Р ИСО 9001-2001, в частности, при оценке выполнения требований раздела 8 «Измерение, анализ и улучшение». Выбор этого раздела стандарта обусловлен его особой важностью, так как именно в нем определены требования к четырем из шести обязательным документированным процедурам.

Однако вначале отметим, что приступая к проверке и оценке СМК, эксперт-аудитор прежде всего выяснит основные вопросы: все ли требования ГОСТ Р ИСО 9001-2001 применимы к проверяемой организации; существуют ли какие-либо исключения в связи с особенностями организации и выпускаемой продукции; есть ли какие-либо исключения из требований раздела 7 «Процессы жизненного цикла продукции стандарта, влияющие на способность организации выпускать продукцию, отвечающую требованиям потребителей, техническим регламентам, нормам и правилам»; действительно ли область применения СМК охватывает все процессы и виды (однородные группы) продукции?

Опуская вопросы, задаваемые при аудите требований предыдущих разделов, перейдем непосредственно к вопросам по разделу 8. Здесь аудитор, вероятно, начнет с новых требований и постарается выяснить:

• осуществляет ли организация планирование и внедрение процессов мониторинга, измерения, анализа и непрерывного улучшения, необходимые (п. 8.1), чтобы демонстрировать соответствие продукции, обеспечивать соответствие СМК, постоянно повышать эффективность и результативность СМК?

• определены ли подходящие (применимые) методы, в том числе статистические, а также область и развитие их использования?

• проводит ли организация мониторинг информации об удовлетворении требований потребителей и определены ли методы получения и использования этой информации (п. 8.2)?

Аудитор изучает документирование претензий, жалоб, отзывов потребителей, отчеты о продажах, повторные заявки, результаты анализа рынка.

Дальнейшие вопросы аудитора будут связаны с важностью правильной организации системы внутренних аудитов (проверок) в СМК:

• осуществляет ли организация внутренние аудиты в установленные сроки, чтобы установить, что СМК соответствует запланированным мероприятиям и требованиям к ней, разработанным организацией, отвечает требованиям стандарта ГОСТ Р ИСО 90012001, эффективно и результативно внедрена и поддерживается в рабочем состоянии?

• планируется ли программа аудита с учетом статуса и важности процессов и участков, подлежащих проверке, а также результатов предыдущих аудитов?

• определены ли объекты, критерии, область применения, частота и методы проведения аудитов?

• обеспечивают ли выбор аудиторов и процедуры аудита объективность и беспристрастность процесса внутреннего аудита?

• осуществляется ли контроль, гарантирующий, что аудиторы не проверяют свою собственную работу?

• определены ли в документированной процедуре (третья обязательная) ответственность и требования к планированию и проведению аудитов, а также документируются ли их результаты и поддерживаются ли записи в рабочем состоянии?

• обеспечивает ли руководство, отвечающее за проверяемые участки (области деятельности), своевременное проведение действий по устранению обнаруженных несоответствий и вызвавших их причин?

• включают ли последующие действия верификацию предпринятых мер и отчет о подтвержденных результатах (п. 8.5.2)?

По п. 8.2.3 стандарта ИСО 9001, касающегося требований к мониторингу и измерению процессов, необходимо выяснить вопросы:

• применяет ли организация подходящие методы измерения процессов производства и реализации продукции, соответствующей установленным требованиям, а также измерения процессов СМК?

• подтверждают ли эти методы измерения способность процессов достигать запланированных результатов?

• применяются ли коррекции и корректирующие действия для обеспечения соответствия продукции, если запланированные результаты не достигнуты?

Продолжение следует.