Документооборот в системе управления сетевых торговых компаний

УДК 339.37

https://doi.org/10.31775/2305-3100-2019-2-5-11

ДОКУМЕНТООБОРОТ В СИСТЕМЕ УПРАВЛЕНИЯ СЕТЕВЫХ

ТОРГОВЫХ КОМПАНИЙ

О.В. Воронова, В.А. Харева

Санкт-Петербургский политехнический университет Петра Великого, Санкт-Петербург,

Российская Федерация

Аннотация. В данной статье рассматривается документооборот в системе управления сетевых торговых компаний. Сетевые торговые компании, в силу особенностей своей деятельности, испытывают постоянную необходимость в унификации процессов обработки документов. Значительный объем документооборота крупных сетевых компаний является достаточно затратным и требует постоянной корректировки, в соответствии с оптимизацией бизнес-процессов компании, продиктованной изменяющейся ситуацией на рынке.

В процессе исследования рассмотрены порядок организации документооборота сетевых розничных компаний, представлены основные элементы учетной политики, дана классификация основных документов, используемых в операционной деятельности, выделены этапы движения основных документов сетевых розничных компаний от интерфейса взаимодействия с поставщиками до интерфейса взаимодействия с потребителями товаров.

В результате исследования выявлено, что при рассмотрении документооборота в качестве обеспечивающего бизнес-процесса, нельзя не принимать во внимание документирование основных и управляющих процессов предприятия, поскольку в большинстве случаев именно документы являются входами и выходами различных бизнес-процессов, от правильной обработки которых, в свою очередь, во многом зависят результаты деятельности всей сетевой торговой компании в целом.

Ключевые слова: документооборот, учетная политика, делопроизводство, розничная торговля, ри-тейл, первичные документы

Для цитирования: Воронова О.В., Харева В.А. Документооборот в системе управления сетевых торговых компаний // Научный вестник Южного института менеджмента. 2019. №2. С. 5-11. https://doi. org/10.31775/2305-3100-2019-2-5-11

Конфликт интересов отсутствует

DOCUMENT FLOW IN THE MANAGEMENT SYSTEM OF CHAIN TRADE

COMPANIES

Olga V. Voronova, Viktoria A. Khareva

The Great St. Petersburg Polytechnic University, Saint Petersburg, Russian Federation

Abstracts. This article considers document flow in the management system of chain trade companies. Taking into account the specific character of their activities, chain trade companies constantly face the demand for unification of document processing. Volume of document flow in chain companies is significant and rather costly. At the same time it constantly requires optimization in accordance with the transformation of a company's business processes posed by the changing market.

The paper examines arrangements for organizing document flow of chain retailers, defines general components of accounting policies, classifies major documents used in the company's operating activities. The author also identifies stages of document flow in chain retailing companies starting from the interface of interaction with suppliers up to the interface of interaction with consumers.

The results of the study show that while considering document flow as an imparting business process, it is important to take into account the documentation of core and control processes of an enterprise, due to the fact that in

the majority of cases documents serve as an input and output of various business processes. In its turn, performance of the entire chain trade company depends on the proper document processing.

Keywords: document flow, accounting policies, paperwork management, retail trade, retail, source documents For citation: Voronova O.V., Khareva V.A. Document flow in the management system of chain trade companies. Scientific bulletin of the Southern Institute of Management. 2019; (2): 5-11. (In Russ.) https://doi. org/10.31775/2305-3100-2019-2-5-11 There is no conflict of interests

В настоящее время российский рынок FMCG-сегмента продолжает активно развиваться. Крупные сетевые компании активно расширяют географию своих рынков, инвестируют в развитие, выходят на новые on-line площадки и увеличивают свой удельный вес благодаря поглощению небольших региональных сетей. Значительный объем документооборота крупных сетевых компаний является достаточно затратным и требует постоянной корректировки, в соответствии с оптимизацией бизнес-процессов компании, продиктованной изменяющейся ситуацией на рынке.

В первую очередь это связано с тем, что документооборот крупных сетевых розничных компаний выступает не только как элемент бухгалтерской и учетной политики организаций, но и является базой для принятия различных управленческих решений компаний.

Любые операции, связанные с торговой деятельностью в обязательном порядке подлежат документированию, в соответствии с чем, все бизнес-процессы компании, вне зависимости от того, являются они управляющими, основными или обеспечивающими (непосредственная купля-продажа товара, услуг, расчеты за оплату, передача товара, полученная выручка и т.д.) должны быть документально подтверждены. Это связано с необходимостью предоставления отчетности в налоговые и другие государственные органы, а также для внутреннего использования. Более того, все операции, которые не были документально подтверждены, с юридической точки зрения считаются недействительными. При этом вся документация сетевой компани должна быть оформлена в соответствии с правилами и нормами оформления документов, указанных в соответствующих Положениях и иных нормативных актах Российской Федерации. Внутри компании данный процесс регулируется положениями учетной политики.

Учетная политика представляет собой локальный акт, который входит в систему нормативного регулирования бухгалтерского учета на уровне отдельно взятой организации. В Российской Федерации учетную политику формируют все предприятия независимо от форм собственности и видов деятельности, Следует заметить, что розничных

торговых компаний учетная политика может существенно отличаться от аналогичного документа оптовых компаний. Этот документ разрабатывает главный бухгалтер, а утверждает руководитель организации своим приказом. Учетная политика составляется отдельно для бухгалтерского и налогового учета, утверждается один раз, после чего в нее могут вноситься некоторые изменения. Утверждать учетную политику сетевой компании ежегодно (на следующий календарный год) не требуется. Тем не менее, при внесении существенных изменений в ее положения, компания имеет право утвердить новую учетную политику [1].

При разработке учетной политики сетевой компании для целей налогообложения, необходимо выявить способы определения доходов и расходов, а также регистры налогового учета.

При разработке учетной политики для целей бухгалтерского учета необходимо руководствоваться Положением по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации». Компания имеет право самостоятельно разработать формы документов бухгалтерской отчетности, тем не менее их необходимо утвердить в учетной политике.

Основные элементы учетной политики сетевой компании для целей бухгалтерского учета представлены на рисунке 1.

Основные элементы учетной политики сетевой компании для целей налогового учета представлены на рисунке 2 .

Одновременно с учетной политикой утверждаются приложения, которые должны содержать следующие сведения:

- формы неунифицированных первичных документов компании;

- формы документов внутренней отчетности компании;

- график формирования отчетов деятельности компании;

- методы и технологии обработки данных учета.

Рассмотрим порядок организации документооборота сетевой розничной компании более подробно.

Документооборот - это движение документов в организации с момента их создания или получе-

> > > >

Рисунок 1. Основные элементы учетной политики сетевой компании для целей бухгалтерского учета

Основные элементы учетной политики сетевой компании для целей налогового учета

Рисунок 2. Основные элементы учетной политики сетевой компании для целей налогового учета

ния до завершения исполнения или отправки1. При организации документооборота учитывают раз-

1ГОСТР7.0.8-2013.НациональныйстандартРоссийскойФедера-ции. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Режим доступа: http://www.consultant.ru/ document/ cons_doc LAW_163800 (Датаобращения15.06.2019).

меры и внутреннюю структуру компании, частоту проведения хозяйственных операций, специфику деятельности.

На протяжении длительного периода, вплоть до 2013 года, в качестве первичных документов для целей учета торговые компании использовали до-

кументы, составленные исключительно по специально утвержденным унифицированным формам. В свободной форме допускалось составлять только такие документы, для которых унифицированной формы не существовало.

Основные требования, предъявляемые к оформлению первичных документов, изложены в Законе «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ2. Закон устанавливает возможность составления документа как на бумажном носителе, так и в электронном виде, а также обязанность лица по требованию другого лица или государственного органа изготовить и передать документ в бумажном виде. Помимо этого, 402-ФЗ устанавливает минимальный срок хранения бухгалтерских документов продолжительностью пять лет, а также устанавливает обязанность экономического субъекта обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от изменений3.

«Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете» (утв. Минфином СССР 29.07.1983 № 105) устанавливает порядок создания, принятия и отражения в бухгалтерском учете первичных документов, их хранение4. При этом, данное положение допускает создание первичных документов на электронных носителях при условии соблюдения требований Положения и других нормативных актов5.

Несмотря на то, что с 1 января 2013 года формы первичных учетных документов, не являются обязательными к применению, обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов.

В качестве примеров таких документов необходимо привести следующие:

- кассовые документы;

- транспортные накладные.

В торговых компаниях применяются кассовые документы из альбома унифицированных форм,

2 Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ (ред. от 28.11.2018) «О бухгалтерском учете» // Справочная правовая система Кон-сультантПлюс. Режим доступа: http://www.consultant.ru/document/ cons_doc_LAW_122855. Дата обращения 15.06.2019).

3 Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ (ред. от 28.12.2017) «Обархивном деле в Российской Федерации» // Справочная правовая система КонсультантПлюс. Режим доступа: http://www.consultant. ru/document/ cons_doc_LAW_1406. (Дата обращения 12.06.2019).

4 Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете (утв. Минфином СССР 29.07.1983 № 105) // Справочная правовая система КонсультантПлюс. Режим доступа: http://www. consultant.ru/document/ cons_doc_LAW_3028. (Дата обращения 06.05.2019).

5 Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ (ред. от 23.06.2016) «Об электронной подписи» (с изм. и доп., вступ. в силу с 31.12.2017) // Справочная правовая система КонсультантПлюс. Режим доступа: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_112701. (Дата обращения 17.06.2019).

утвержденного постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88 (информация Минфина России № ПЗ-10/2012, письмо Минфина России от 28.02.2013 № 03-03-06/1/5971). К унифицированной документации по учету кассовых операций следует отнести приходный кассовый ордер, расходный кассовый ордер, кассовую книгу.

Транспортные накладные применяются по форме, представленной в приложении к Правилам перевозок грузов автомобильным транспортом, утвержденных постановлением Правительства РФ от 15.04.2011 № 272 (Письма Минфина России от 06.09.2016 № 03-03-06/1/52112, от 20.07.2015 № 03-03-06/1/41407, ФНС РФ от 17.05.2016 № АС-4-15/8657).

Правила документооборота должны быть прописаны в учетной политике компании. Каждый документ в компании должен пройти следующие этапы:

- создание документа;

- передача документа в подразделение (финансовый отдел, бухгалтерия, ответственное подразделение);

- проверка документа;

- обработка документа;

- архивирование документа.

Рассмотрим более подробно классификацию основных документов, используемых в операционной деятельности сетевых торговых компаний (рис. 3).

Помимо классификации основных документов, используемых в операционной деятельности сетевых торговых компаний, целесообразно рассмотреть этапы движения основных документов сетевых розничных компаний от интерфейса взаимодействия с поставщиками до интерфейса взаимодействия с потребителями товаров (рис. 4).

Сетевые торговые компании, в силу особенностей своей деятельности, испытывают постоянную необходимость в унификации процессов обработки документов. Поскольку документирование деятельности сетевых торговых компаний является одной из форм их работы, то нормативно-методическое обеспечение делопроизводства является обязательным условием деятельности любой компании.

При рассмотрении документооборота в качестве обеспечивающего бизнес-процесса, нельзя не принимать во внимание документирование основных и управляющих процессов предприятия, поскольку в большинстве случаев именно документы являются входами и выходами различных бизнес-процессов, от правильной обработки которых, в свою очередь, во многом зависят результаты деятельности всей сетевой торговой компании в целом [2].

Классификация основных документов, используемых в операционной деятельности сетевых торговых компаний

-> Поступление товара

- - - - - Товарно-транспортная накладная от поставщика товара

Счет-фактура от поставщика товара

Акт приемки товара

Ведомость или акт установления расхождений по количеству и качеству

Товарный отчет

- Продажа и перемещение товарно-денежных ценностей

- - Накладные по форме ТОРГ-12 или 1-Т (ТТН) в случае транспортной доставки, с указанием формы оплаты.

Накладные на возвоат товапа

- - - - - Накладные на перевозку товара

Счета-Фактуры

Кассовые чеки на совершенные и оплаченные операции

Акты на списание товара

Товарный отчет, отражающий остатки товара на начало дня, приход товара, данные о продаже, возвратах, списаниях и передачах товара (ежедневно, по каждой РТП).

Товарный отчет должен быть подтвержден первичными документами: накладными, актами на возврат, списание и приемку-передачу товара. К товарному отчету прилагается: - реестр действующих цен, актуальных на данную дату (прайс-лист); - ведомость продаж; - ведомость наценок; - ведомость переоценок в течение дня.

- Кассовый отчет, отражающий остаток денежных средств в кассе на начало и конец дня, операции поступления и выдачи денежных средств, подтвержденные кассовой лентой (ежедневно, по каждой РТП).

К кассовому отчету прилагается: - приходные и расходные кассовые ордера, — ведомость изъятия денежных средств инкассацией

- Инвентаризация

- Отчеты

-1 -1 Отчет по формированию наценки

Отчет по расчетам с поставщиками и покупателями

-» Отчет по реализации, в том числе и по отдельным товарным группам

Рисунок 3. Классификация основных документов, используемых в операционной деятельности сетевых торговых компаний

Этапы движения первичных документов сетевых розничных компаний

Этап I

Интерфейс взаимодействия с поставщиками

Рисунок 4. Основные этапы движения первичных документов сетевых розничных компаний

Сегодня большинство крупных торговых сетей уже перешли на электронный документооборот, поскольку это существенно оптимизирует работу компаний. Заказы формируются автоматически, и контролировать их можно на любом этапе. Весь процесс полностью прозрачен, что исключает разногласия между бизнес-партнёрами. Современная система становится успешной заменой бумажному документообороту. Расходы на канцелярию и пересылку бумаг сводятся к минимуму, а необхо-

димость в архиве постепенно отпадает. Все пересылаемые документы сохраняются в электронном архиве, в котором данные хранятся в облаке или на личном компьютере. Также информация записывается платформой и при необходимости может быть предоставлена. Например, платформа EDI способна контролировать весь цикл поставок, начиная от отправки каталога заказчику и оформления заказа и заканчивая уведомлениями об отгрузке и приёмке, а также созданием счета-фактуры.

Данные тенденции активно развиваются именно сейчас, когда государство уделяет все больше внимания контролю бизнеса и повышению прозрачности рынка. Так, например, внедрение государственных информационных систем (ГИС), таких как ЕГАИС, «Меркурий», on-line кассы и маркировка, с одной стороны, позитивно сказывается на развитии отрасли, так как способствует цифровизации и созданию равных конкурентных условий, но с другой стороны - становится для сетевых торговых компаний определенным вызовом, требующим существенных инвестиций в дальнейшее развитие.

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

1. Воронова О.В., Ильин И.В. Совершенствование бизнес-модели сетевого FMCG-ритейла на основе процессного подхода // Известия Санкт-Петербургского государственного экономического университета. 2019. № 2 (116). С. 74-82.

2. Федорова О.С., Харалгина О.Л. Учет и документооборот в организациях розничной торговли // Налоги и финансовое право. 2018. № 2. С. 250-266.

REFERENCES

1. Voronova O.V., Ilyin I.V. Improvement of the Business Model of Network Retail in the FMCG Sector on the Basis of Process Approach. Izvestiá Sankt-Peterburgskogo gosudarstvennogo ekonomiceskogo universiteta. 2019;

2. Fedorova O.S., Kharalgina O.L. Document Management at the Retail Organizations. Tax and Financial Law. 2018;

СВЕДЕНИЯ ОБ АВТОРАХ

Воронова Ольга Владимировна,

кандидат экономических наук, доцент Высшей школы сервиса и торговли Института промышленного менеджмента, экономики и торговли Санкт-Петербургского политехнического университета Петра Великого, г. Санкт-Петербург, Россия. Тел.: (981) 711 02 11, е-шаШ ilina.olga@list.ru Харева Виктория Анатольевна, ассистент Высшей школы сервиса и торговли Института промышленного менеджмента, экономики и торговли Санкт-Петербургского политехнического университета Петра Великого, г. Санкт-Петербург, Россия. Тел.: (931) 269 27 20, е-шаП: hareva.v@mail.ru

ABOUT THE AUTHORS

Voronova Olga Vladimirovna,

Candidate of Economic Sciences, Associate Professor of the Graduate School of Service and Trade of the Intitute of Industrial Management, Economics and Trade of Peter the Great St. Petersburg Polytechnic University, Saint Petersburg, Russia. Ph.: (981) 711 02 11, е-mail: ilina.olga@list.ru

Khareva Viktoriya Anatol'evna,

Assistant professor of the Graduate School of Service and Trade of the Intitute of Industrial Management, Economics and Trade of Peter the Great St. Petersburg Polytechnic University, Saint Petersburg, Russia. Ph.: (931) 2б9 27 20, е-mail: hareva.v@mail.ru

Статья поступила в редакцию 6.05.2019