Информационная система как инструментарий менеджера, применяемый на полиграфических предприятиях с целью повышения эффективности

Информационная система как инструментарий менеджера, применяемый на полиграфических предприятиях с целью повышения

эффективности

The information system as a tool manager, used for printing companies to increase

efficiency.

Г орохова Надежда Г ермагеновна аспирант Московского Г осударственного Университета Приборостроения и

Информатики Кафедра: ЭФ-2 Gorohova N.G.

postgraduate student The Moscow State University Instrument Making and

Computer Science E-mail: goroxova. nadya@ gmail.com

Аннотация.

В статье рассматривается возможность оценки КИС (корпоративной информационной системы), как дополнительного инструмента менеджера, используемого на предприятии полиграфической отрасли с целью повышения эффективности управления. КИС - это помодульная система, в которой каждый модуль позволяет получить различный эффект от внедрения и использовать различные инструменты для управления предприятием.

Abstract. The possibility of evaluation of CIS (Corporate Information System) as an additional tool for the manager, used in the enterprise printing industry in order to improve management efficiency. CIS - is pomodulnaya system in which each module allows you to get a different effect from the introduction and use different tools for enterprise management.

Ключевые слова: корпоративная информационная система,

инструментарий менеджмента, информационный системы в полиграфической области.

Keywords: corporate information system management tools,

information systems in the printingfield.

Один из основных способов создания конкурентных преимуществ полиграфических предприятий в настоящее время — это перестройка и оптимизация бизнес-процессов на основе внедрения автоматизированных систем управления административно-хозяйственной, финансовой и производственной деятельностью. Уровень автоматизации управления и использование для этого различных компьютерных систем зависит от общего уровня развития предприятия, включая его техническое, информационное и кадровое обеспечение, а также от специфики конкретного региона.

Как отмечает П.К. Иванов, Ю.Н. Самарин: «В последнее время все более широкое применение находят специализированные системы, созданные для управления полиграфическим производством. Доля подобных систем среди всех используемых уже составляет более 20% и продолжает стремительно расти» [1].

Информационная система для менеджера представляет большую палитру инструментов, таких как мониторинг, анализ, сбор информации и другие. Данные инструменты позволят планировать, бюджетировать, контролировать.

Инструменты, предоставляемые менеджеру информационной системой на полиграфическом предприятии, должны позволить ему решить следующие задачи:

• обеспечение выполнения договоров с заказчиками;

• выпуск продукции в полном соответствии с требованиями по качеству, объему и срокам изготовления, установленными в договорах;

• оптимальное использование производственных мощностей полиграфического предприятия;

• обеспечение минимальной длительности производственного цикла изданий;

• сокращение объемов незавершенного производства;

• равномерная во времени и пространстве загрузка рабочих мест;

• повышение эффективности полиграфического производства.

Существующий инструментарий управления на полиграфическом предприятии должен решать основную задачу оперативного управления производством — установление и поддержание определенных количественных соотношений между отдельными частичными процессами изготовления продукции с целью обеспечения выполнения производственного задания в установленные сроки и с минимальными затратами материалов, труда, времени и денежных средств.

В современных отечественных и зарубежных системах оперативного управления производством процесс подготовки производства, технического обслуживания материального обеспечения и организации движения предметов труда в производстве взаимоувязаны между собой в единую интегрированную систему.

Наиболее известны четыре интегрированные системы оперативного управления производством. Это две системы, разработанные в США и направленные на сокращение сроков выпуска продукции и снижение издержек производства за счет сокращения складских запасов: МКР-2 -система планирования производственных ресурсов, МАР - система реального

обеспечения материальных ресурсов, и системы «Канбан» и «точно в срок», разработанные в Японии [2].

Процесс управления полиграфическим производством можно разделить на пять основных составных частей. Рассмотрим эти части в соответствие с идеологией MRP-2:

• расчет и оформление заказа на полиграфическую продукцию соответствует блоку CRM.

• планирование и диспетчеризация загрузки производственных мощностей (MRP);

• регистрация фактической выработки (HR);

• управление складскими запасами (SCM+MRP);

• получение и анализ управленческой и экономической отчетности (FP).

Данные части можно автоматизировать с помощью корпоративной

информационной системы, где каждый блок позволит сократить издержки предприятия. Рассмотрим, какие эффекты и из-за чего могут быть достигнуты при внедрении системы на полиграфических предприятиях.

Для полиграфии характерно производство дискретного типа, в основе которого лежит спецификация изделия (BOM - BillofMaterials), на основе которой решаются задачи материально-технического снабжения, составления объемно-календарного плана, плана загрузки производственных мощностей и др. Данные процедуры стандартизированы в виде стандартов рекомендаций по управлению производством (MRP, MRPII, ERP, CSRP).

Внедрение модуля MRP позволит использовать такие инструменты управления, как оперативное планирование — планировать критически важные производственные циклы с точностью до минут, построение календарных и сетевых графиков выполнения работ, оптимизация загрузки и использования производственных и материальных ресурсов, отслеживание фактического выполнения работ.

В современных условиях полиграфическая отрасль работает в условиях «рынка покупателя», когда основные трудности связаны не с процессом производства, а с процессом реализации. Заказы потребителей становятся все более мелкими и индивидуальными. Идет так называемый процесс кастомизации (customization) продукции. Кастомизация - это совокупность логистических операций, придающих продукции свойства и параметры, отвечающие требованиям конкретных потребителей.

Специалисты отмечают, что в современной экономике происходит в определенном смысле возврат к ремесленному производству, когда ремесленник изготавливал конкретное изделие под конкретного заказчика. Естественно, этот возврат происходит на новом технологическом уровне, позволяющем, не теряя производительности, свойственной массовому

производству, выполнять требования к уровню качества, характерному для мастеров прошлого.

В книжном деле эти процессы проявляются в полной мере. Наиболее яркое проявление они получили в технологии «BooksonDemand», в соответствии с которой конкретная книга изготавливается в ответ на единичный спрос конкретного потребителя [3].

Учет индивидуальных требований потребителей находится в определенном противоречии с потенциальной прибыльностью производимого продукта. В традиционных производственных системах снижение затрат связано со стабильным и массовым выпуском продукции. Логистические принципы управления производственным процессом требуют соотнесения производственных затрат с результатами, полученными от реализации продукции.

Реализованные проекты по внедрению SCM показали возможность снижения уровня запасов до 60%; уменьшения стоимости и времени обработки заказа от 20% до 40%; роста прибыли на 30% за счет оптимизации процесса создания стоимости и снижения транзакционных издержек; повышения качества продукции на 30%; сокращения времени выхода на рынок от 15% до 30%; сокращения закупочных издержек от 5% до 15%; сокращения производственных затрат от 5% до 15%; увеличения оборота и доли рынка на 55% за счет улучшения реакционной способности системы и изменения отношений с клиентами [4].

SCM определяет до 30% дохода предприятия. От этапа конфигурирования цепей поставок зависит до 80% стоимости продукции, до 75% операционных затрат также приходятся на цепи поставок. Повышение дохода от продаж и снижение затрат в цепи создания добавленной стоимости составляет от 15 до 30%. Кроме того, достигаются следующие эффекты: снижение запасов, повышение точности планирования потребностей и поставок, повышение надежности и уровня сервиса, снижение транзакционных издержек от 15% до 60% [5].

Использование КИС для управления материально-техническим снабжением приводит к повышению его эффективности при одновременном снижении трудоемкости, повышению качества обслуживания заказчиков, более точному и оперативному контролю использования материальных ресурсов.

В структуре издержек производства полиграфических предприятий материальные затраты превышают расходы на заработную плату, а по некоторым видам продукции их доля составляет более 50% всех затрат на производство.

Количество материальных ресурсов, находящихся в стадии производственных запасов, должно быть необходимым по номенклатуре и достаточным по количеству и качеству для обеспечения непрерывности процесса производства на полиграфическом предприятии. Нехватка производственных запасов может привести к перебоям в работе, простоям оборудования. Вместе с тем необоснованно завышенная величина производственных запасов приводит к неэффективному использованию оборотных средств предприятия. В связи с этим встает задача оптимизации величины производственных запасов, которая в традиционной постановке решается на полиграфических предприятиях посредством их нормирования [2].

Для уменьшения затрат необходимо провести нормирование оборотных средств. Этот процесс определяют норму и норматив оборотных средств.

Как показывает практика, даже на прогрессивных предприятиях страховой запас составляет от 30 до 40% от среднего уровня запасов. Если сравнить так называемые «инвестиции» с реальной необходимостью в страховом запасе, то разница, скорее всего, окажется весьма и весьма значительной. Также нельзя забывать, что уровень запасов — это еще и строка в бухгалтерском балансе компании. На основе этих данных можно оценить объем финансовых средств, которые высвободятся и будут направлены в оборот.

Оптимизация управления в цепях поставок на основе передовых мировых практик в области позволяет добиться:

• снижения уровня запасов на 15-35% при увеличении уровня сервиса на

5-30%

• повышения точности прогнозирования и планирования от 10-15% до

нескольких раз

• сокращения закупочных издержек на 10-20%

• повышения эффективности использования ресурсов (снижение рабочего капитала) на 20-30% (14).

Внедрение комплексной информационной системы позволяет избавиться от избыточных производственных запасов, порождаемых ошибками системы планирования. Система представляет инструмент для точного подсчета потребности в каждом ресурсе, на каждый период в соответствии с имеющимся планом производства и утвержденными заявками по смете.

Последствия задержки поставок трудно оценить в количественном выражении. Как показывает практика, соотношение между степенью снижения качества обслуживания и падением объема продаж следует

оценивать примерно как 1:2. Это означает, что 5%-ное снижение обслуживания должно приводить к 10%-ному снижению продаж [6]

При внедрении MicrosoftDynamicsCRM происходит:

• снижение операционных и управленческих затрат на 15-20%;

• экономия оборотных средств - от 3 до 5%;

• сокращение цикла реализации продукции на 25-30%;

• снижение коммерческих затрат на 30-35%;

• уменьшение дебиторской задолженности на 10-15% [7].

За счет предоставляемых системой возможностей, происходит снижение сроков поставок, обеспечение соответствия между запасами готовой продукции и клиентским спросом, своевременность поставок, интенсификация общения с клиентами.

Нынешний период развития мировой полиграфии характеризуется широкомасштабным обновлением основных производственных фондов, связанных с активным внедрением в производственные процессы цифровых технологий. На цифровых технологиях основаны современные допечатные, формные, печатные и отделочные процессы, логистика, контроль качества, управление производственными потоками и всем предприятием.

Компьютеризированная техника нового поколения обеспечивает экономически эффективное производство продукции стабильно высокого качества в кратчайшие сроки, что полностью отвечает требованиям рынка. Данные крупнейших выставок бумажной и полиграфической отраслей, а также международных конференций научно-исследовательских полиграфических институтов свидетельствуют о тенденции роста интеграции электроники и техники переработки информации в полиграфическое производство [8].

Под производственными ресурсами понимаются машины и оборудование, задействованные в производственном процессе, а также персонал, обеспечивающий работу машин и их техническое обслуживание.

Путем правильного внедрения и использования системы класса ЕАМ, как показывает опыт, предприятия экономят 15%-30% на текущих затратах на техническое обслуживание [9Оце11].

Одним из условий снижения такого рода потерь является регулярный (еженедельный) анализ использования рабочего и машинного времени с использованием возможностей КИС.

Анализ потерь рабочего времени, во-первых, позволяет систематизировать причины и оценить удельный вес каждой из них, а во-вторых, помогает оценить позитивные изменения, которые должны произойти после ввода в эксплуатацию новой автоматизированной системы [10].

В ходе исследования были проанализированы обзоры внедрений КИС на предприятиях, как зарубежных, так и отечественных. Использовались данные компании АТКеагпеу, журнала «IndustryWeek», группы компаний «Норбит», занимающейся внедрением MicmsoftDynamicsCRM,

аналитического центра TAdviser, журнала СЮ и других источников. На основе анализа были выделены группы эффектов — это сходные по природе эффекты, по которым можно оценить, как КИС влияет на экономические показатели предприятия. Каждая группа эффектов оказывает различные воздействия на экономическое состояние предприятия. По данным анализа удалось установить максимальное значение, которое возможно добиться при внедрении системы (Таблица 1).

Таблица 1 Эффекты достигаемые при внедрении отдельных модулей КИС

Модуль КИС (управленческие задачи) Г руппа эффектов Эффект Максим. значение, %

МИРИ ПТ Сокращение заработной платы рабочих 40

ФЭ Уменьшение оборотных средств 20

Уменьшение арендной платы 30

Уменьшение складских расходов 25

SCM Логистика ПТ Уменьшение затрат на заработную плату 30

КОК(П) Сокращение себестоимости продукции 30

SCM Хранение материалов ПТ Сокращение заработной платы обслуживающего персонала 30

ФЭ Сокращение себестоимости 30

продукции

FP ПТ Уменьшение сроков закрытия учетного периода 500%

Увеличение оборачиваемости средств в расчетах 30%

CRM ПТ Снижение операционных затрат 20

КОК(П) Экономия оборотных средств 5

Уменьшение дебиторской задолженности 15

Снижение коммерческих издержек 35

Снижение внутрифирменных управленческих затрат 20

EAM ПТ Сокращение заработной платы обслуживающего персонала 20

ФЭ Сокращение затрат на материалы и запчасти 20

Уменьшение стоимости ремонта 20

При внедрении КИС на предприятии также может достигаться дополнительный эффект, заключающийся в увеличении стоимости компании при ее продаже. На величину данного эффекта влияют ожидаемые значения агрегированного эффекта и внедренной КИС. Как правило, внедрение КИС, показавших свою эффективность в различных странах, более существенно увеличивает стоимость компаний, так как снижает риски того, что

запланированный эффект не будет достигнут. Поэтому на практике часто встречаются случаи, когда КИС внедряется для увеличения стоимости компании.

Рассмотрение эффективности блоков КИС на основе данных уже внедренных решений позволяют сделать вывод о том, что внедрение системы позволяет не только провести реинжиниринг бизнес-процессов на предприятии, но также добиться экономической эффективности. Для выбора наилучшей системы необходимо также рассчитать затраты на внедрение и сопоставить ожидаемую экономическую прибыль.

Список литературы

1. Иванов П. К., Самарин Ю. Н., Автоматизированные информационно-управляющие системы в полиграфии // КомпьюАрт. - 2007 г.. - 3.

2. Миронова Г. В., Ершов А. К., Осипова Г. И., Сперанская Н. М., Кондрусь Е. А.,Организация полиграфического производства: Учебное пособие. - М. : МГУП, 2002. - стр. 352.

3. Есенькин Б. С., Крылова М. Д., Логистика в книжном деле. - М. : МГУП, 2002.

SCM. Сущность, значение, эффективность // www.ekportal.ru. - 2008. -http://www.ekportal.ru/page-id-249.html.

5. Иванов Д А, Управление цепями поставок. - Санкт-Петербург : С-Пб, 2009. - стр. 660.

6. Рманович К. В., Сервисная деятельность. - СПб : Питер, 2006.

Microsoft Dynamics CRM // НОРБИТ. - 12 10 2010 г.. -

http://www.norbit.ru/products/195.html.

8. Ливсон М., Основные производственные фонды: современное состояние и перспективы развития. - М. : Полиграфия, 2004. - 1.

9. Оценка экономической эффективности внедрения EAM-системы

iMaint //http://www.imaint.ru. - 11 01 2011 г.. -

http://www.imaint.ru/results/statistics.

10. Горохова Н. Г., Оценка эффективности внедрения корпоративных информационных систем на полиграфических предприятиях // Известия высших учебных заведений. Проблемы полиграфии и издательского дела. -2011 г.. - 4.