Реорганизация структуры вуза с введением процессного подхода в управление

Вестник Омского университета. Серия «Экономика». 2009. № 2. С. 88-93. © С.В. Калинина, 2009

УДК 378:65.01

РЕОРГАНИЗАЦИЯ СТРУКТУРЫ ВУЗА С ВВЕДЕНИЕМ ПРОЦЕССНОГО ПОДХОДА В УПРАВЛЕНИЕ

PROCESS ADMINISTRATING TO RESTRUCTURE UNIVERSITY

С.В. Калинина S.V. Kalinina

Омский государственный университет путей сообщения

В статье даются определения организационной структуры, основных структурных подразделений вуза, проводится анализ существующих в вузах структур служб качества и содействующей им инфраструктуры, рассматриваются функциональные полномочия представителей отделов качества и предлагается вариант нового организационного строения управления вузом при внедрении системы менеджмента качества. Исследуется соотношение сил, способствующих и препятствующих введению системы менеджмента качества в вузе.

The article provides the concept of University organization structure and its major units, analyzing Quality Management Service (QMS) and the corresponding infrastructures within those. Considering operational authorities of QMS’s employees and correlated QMS-introduction-friendly and - unfriendly forces within the University, the article offers structurally new administrating model based on the QMS.

Ключевые слова: организационная структура, вуз, система менеджмента качества, служба качества, процессный подход, диаграмма баланса сил.

Keywords: organizational structure, high school, quality management system, quality service, the process approach, the diagramed of balance of forces.

В любой организации, в которой осуществляется совместная трудовая деятельность, требующая разделения труда, согласования сроков и объемов ресурсного обеспечения, существует организационная структура, которая, по мнению Э. Деминга, является одним из способов отображения системы управления.

Организационная структура - это логические соотношения уровней управления и функциональных областей, организованные таким образом, чтобы обеспечить эффективное достижение целей предприятия. В организационную структуру высших учебных заведений входит управляющая надсистема (рис. 1).

- - управляющее воздействие - - контролирующее воздействие

Рис. 1. Управляющая отраслевым вузом надсистема

Как и любая организация, вуз имеет в своем составе структурные подразделения: филиалы, факультеты, отделения, кафедры, лаборатории, библиотеки, типографии, учреждения культурно-бытового назначения и др.

Основными учебно-производственными подразделениями вуза являются факультет и кафедра.

Факультет - это структурное подразделение вуза, объединяющее группу родственных

по направлению деятельности или составу обслуживаемых дисциплин кафедр. В состав факультета входят прежде всего кафедры, лаборатории, компьютерные и другие центры.

Кафедра - это объединение профессорско-преподавательского состава и научных работников в одной или нескольких тесно связанных между собой отраслях знаний. Кафедра является структурной единицей факультета, осуществляет учебную, методическую и научноисследовательскую деятельность [1]. Совместно с другими подразделениями вуза кафедра ведет подготовку студентов, аспирантов, докторантов, участвует в переподготовке и повышении квалификации работников других предприятий и организаций. Кафедра создается на основании представления декана факультета, решением ученого совета вуза и приказа ректора и может иметь статус выпускающей (отвечать за подготовку и выпуск студентов по конкретной специальности) и невыпускающей (отвечать за преподавание конкретных дисциплин).

Выпускающая кафедра вуза является основным звеном, обеспечивающим качество подготовки специалистов, поэтому от нее в значительной мере зависит качество подготовки студентов.

Для повышения результативности деятельности в области качества в вузах создаются службы качества, действующие по межфунк-циональному принципу на основании создаваемых положений о подразделении «Служба качества» [2].

Текущее управление деятельностью в области качества обеспечивает представитель руководства (в области менеджмента качества образования), который согласно требованиям п. 5.5.2 ГОСТ Р ИСО 9001 - 2001 назначается, как правило, из числа руководства вуза таким образом, чтобы его деятельность в области качества не зависела от других обязанностей. Полномочия и ответственность представителя руководства устанавливаются в соответствующей должностной инструкции.

Для принятия стратегических ответственных решений в области качества в вузах образуют совет по политике в области качества, который действует в рамках Положения о совете в области качества.

Для осуществления текущей деятельности в области качества в функциональных подразделениях, а также на кафедрах и факультетах университета назначаются представители службы качества. Представители службы качества являются помощниками руководителей под-

разделений по всем вопросам функционирования СМК и выполняют свои обязанности в соответствии с должностной инструкцией.

Для оперативного проведения анализа несоответствий, разработки корректирующих и предупреждающих действий в вузах создаются схожие механизмы, например комиссии по учебно-воспитательной работе (факультетские комиссии, иногда заменяющие методические комиссии), имеющие рабочие группы на факультетах университета, представителей в учебных группах, и действующие в соответствии с Положением об учебно-воспитательной комиссии вуза.

Перечисленные должностные лица и меж-функциональные организационные структуры представляют собой службу качества, структура которой входит в общую структуру вуза. На рис. 2 представлен типовой вариант организационного строения службы качества в российских вузах.

Анализ структур служб качества вузов показывает, что не всегда при организации подобных подразделений в вузе проводится систематизированная подготовка к эффективной интеграции служб в существующую и реально функционирующую организационную структуру. Многие уже давно существующие в вузе структуры, как то, к примеру, отдел по воспитательной работе и отдельные специалисты, проводящие социологические исследования, кафедры менеджмента, маркетинга, независимые экспертные группы, решающие актуальные для вуза проблемы, могли быть включены в деятельность по качеству и выполнять некоторые дополнительные функции, но этого не происходит ввиду отсутствия тщательного предварительного анализа существующей организационной структуры вуза на предмет выявления в ней подобных и причастных к функциям менеджмента качества видов деятельности.

Чаще всего подобного рода работа автоматически возлагается на учебно-методические службы либо специализированные кафедры, выпускающие специалистов в области менеджмента качества, сертификации и т. п. Ни одна, ни другая структура оказываются практически неподготовленными к такой масштабной деятельности, тем более что возложение дополнительных функций не сопровождается дополнительными вознаграждениями (исключение составляют центральные вузы России, финансирование подобных работ в которых осуществляется на основе грантов).

Рис. 2. Организационная структура службы качества

В результате работа по качеству в вузах ведется преимущественно формально.

Анализ статуса лиц, назначаемых в вузах на должность руководителей процессов, показывает, что в основном руководителями процессов назначаются функциональные руководители и заместители ректора по учебной, административно-хозяйственной, научной и другим видам деятельности.

Анализ должностного статуса представителей по качеству в разных вузах показывает, что на эту должность назначаются лица, имеющие разный уровень квалификации и занимающие руководящие и учебно-вспомогательные должности: от лаборантов кафедр до деканов факультетов.

Исследования убеждают, что существующая в вузах структура управления, сложившаяся за годы административно-командного стиля управления и не претерпевшая практически никаких изменений, не позволяет вузу эффективно и оперативно реагировать на изменения внешней среды, адаптироваться к новым экономическим условиям и реализовать стратегии предпринимательского управления по многим аспектам деятельности.

Необходима перестройка организационной структуры вуза, которая должна повлечь за со-

бой необходимые изменения бизнес-процессов его образовательной деятельности.

Новая структура управления вузом должна обеспечивать формирование рыночного поведения государственного вуза как делового предприятия и будет способствовать продвижению в образовательную и научную деятельность новых бизнес-процессов.

Внедрение процессного подхода должно привести вуз к структуре, принципиальное строение которой изображено на рис. 3.

Для того чтобы это стало возможным, на наш взгляд, структура вуза должна быть модернизирована (рис. 4).

На сегодняшний день не все факторы среды внешнего и внутреннего окружения вуза способствуют введению процессного подхода, принципов качества и новой организации работ, наблюдается значительное противодействие.

Существующая система обеспечения качества вузов различается. У одних вузов она значительно превосходит подобные системы ввиду того, что вузы имеют преимущества по территориальной расположенности и сосредоточенности учебных и других корпусов, полноту объектов социальной инфраструктуры, высокую оснащенность и комфортность общежитий.

Рис. 3. Принципиальная схема функционирования процессного подхода в управлении

Если рассматривать качество образовательной услуги как совокупность предоставляемых вузом возможностей для приобретения знаний, умений, навыков, компетенций, то такие вузы обладают лучшим качеством своих образовательных услуг. Однако ранее мы упоминали о двух составляющих, из которых, на наш взгляд (что согласуется с мотивационными теориями), важной является та, которая воспроизводит и расширяет потенциал обучаемого субъекта.

Культура, ориентированная на качество, предполагает, что каждый сотрудник разделяет единые общечеловеческие ценности и не нарушает установленных запретов, поддерживает в своей работе цикл ПДСА, принял и руководствуется принципами СМК, ориентирован на потребителя, правдив, не боится говорить об ошибках, работает на реальный результат, а не для отчетности, предоставляет и опирается при принятии своих решений на факты.

Анализ баланса сил показывает, что культура вуза в принципе ориентирована на развитие, так как профессорско-преподавательский состав вуза постоянно поддерживает актуальными свои научные и практические знания и учитывает передовой опыт. Положительным также является то, что практически все крупные работодатели сегодня активно занимаются внедрением СМК. Высокий уровень зрелости коллектива вуза содержит большой потен-

циал для разработки и совершенствования зрелых процессов.

Как правило, в вузах находится несколько кафедр или отдельных сотрудников, которые участвовали в работе по качеству в прошлом и обладают знаниями основ науки о качестве. Все перечисленные факторы, безусловно, способствуют переориентации структуры вуза на процессную организацию работ. Однако не все факторы увеличивают возможности вуза по внедрению процессного подхода. Значительными представляются и противодействующие силы, главной из которых видится общее неверие в саму реальность внедрения СМК и возможности получения с ее использованием положительного результата (рис. 5).

Таким образом, организационная структура является одним из способов отображения системы управления, включает звенья, уровни, связи подчинения и функциональные взаимодействия. Организационные структуры вузов России подобны и в своей основе в большей мере отражают административно-командную экономическую модель управления, нежели рыночную и процессную. Осознание необходимости внедрения принципов менеджмента качества в управление приводит вузы к созданию служб качества.

Введение в практику вуза процессного подхода к управлению требует трансформации ор-

ганизационной структуры вуза, состоящей в преобразовании линейно-функциональной структуры (с элементами дивизиональной) в струк-

туру, подобную матричной, но имеющую отличные от нее характеристики.

я

о

а

с

я

ч

о

н

к

о

м

о

«

Ректор - ответственный распорядитель ресурсов вуза

Ученый совет

Отдел аудита

1

Представитель ректора по качеству Научно-методический совет специальности

Финансовое управление вуза

Лидеры по качеству специальности

і

Преподаватели-инспекторы качества

Руководитель образовательно-воспитательного процесса

Отдел 1

Отдел 2

Руководитель процессов маркетинга

Руководитель научноисследовательской и консультационной работы

Отдел 1

Отдел 2

Отдел 1

Руководитель процесса разработки и выпуска учебно-методических материалов и информационного обслуживания образования

Отдел 2

Отдел 1

Отдел 2 —

Управляющий инфраструктурой вуза Отдел 1

Отдел 2

Управляющий персоналом Отдел 1

Управляющий производственной и учебно-производственной деятельностью

Отдел 2

Отдел 1

Отдел 2 —

ПЭО

Бухгалте-

рия

Студенческие

группы

J Коллективы

-і кафедр

Ответственный уполномоченный за процессы маркетинга на кафедре

Ответственный уполномоченный за научно-исследовательскую работу на кафедре

Ответственный за инфраструктуру кафедры

Ответственный уполномоченный за кадровое делопроизводство

Ответственный уполномоченный за образовательно-воспитательный процесс на кафедре

Ответственный уполномоченный за учебно-производственную работу на кафедре

Ответственный уполномоченный за учебно-методическую работу на кафедре

Рис. 4. Структура управления вузом при внедрении СМК

Препятствующие факторы Способствующие факторы

Отсутствие четкой связи между элементами системы менеджмента качества в Наличие элементов системы менеджмента ^качества в вузе

вузе 'Сформировавшаяся система обеспечения качества вуза

Отсутствие культуры, ориентированной на улучшение качества ^Культура вуза в принципе ориентирована на постоянное развитие

Отсутствие внешних стимулов к созданию СМК в учебных и административных подразделениях ^Заинтересованность во внедрении со стороны руководителей образовательного процесса

Внедрение СМК у основного работодателя

Документация на СМК не вполне соответствует реальным процессам и существующей документации в вузе Документация на СМК, как правило, соответствует стандартам, что подтверждено сертификатами

СМК представляет собой очень объемные документы, которые затруднительно использовать для практической деятельности по улучшению качества продуктов, создаваемых подразделениями

Персонал вуза не всегда участвует в создании документации на СМК, следовательно, не всегда знаком с ней Ряд факультетов и кафедр имеют знания в области науки о качестве, участвовали во внутреннем аудите и имеют первичное представление о документации на СМК

Неверие в общем в саму возможность внедрения СМК ввиду низкой результативности ее внедрения в мире

Отсутствие в вузе необходимого количества экспертов (имеющих научные степени докторов наук) в области качества, в том числе высшего образования

Рис. 5. Диаграмма баланса сил, способствующих и препятствующих введению СМК в вузе

В отличие от матричной организации работ в предлагаемой структуре сохраняются взаимные связи между отделами, реализующими разные процессы в целях согласования межфунк-циональных задач. Свойственным матричной схеме организации работ является сохранение ответственности высшего звена управления (ректора) за распорядительство и общий результат использования ресурсов вуза и установление рациональной степени централизации в их распределении.

1. Резник С.Д. Управление кафедрой: учебник. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: ИНФРА-М, 2005. - 635 с.

2. Руководство по качеству СО 0.001-00. Стандарт организации. Система менеджмента качества ОмГУПС / Омский гос. ун-т путей сообщения. - Омск, 2006. - 91 с.