Актуализация сводного тематико-типологического плана комплектования ЦБС БЕН РАН

Обмен опытом

УДК 025.2 ББК 78.36

АКТУАЛИЗАЦИЯ СВОДНОГО ТЕМАТИКО-ТИПОЛОГИЧЕСКОГО ПЛАНА

КОМПЛЕКТОВАНИЯ ЦБС БЕН РАН

© Е. Н. Бочарова, Е. В. Кочукова, Я. Я. Докторов, 2009

Библиотека по естественным наукам Российской академии наук 119991, г. Москва, ул. Знаменка, 11/1

Создание автоматизированной интерактивной системы поддержки тематико-типологического плана комплектования (ТТПК) позволило автоматически сформировать сводный ТТПК ЦБС БЕН РАН, а также оперативно актуализировать его по мере изменения ТТПК академических библиотек. Автоматизированная система формирования ТТПК предполагает наличие баз данных индексов УДК с названиями соответствующих рубрик. Программное обеспечение носит общий характер и может быть настроено на другие классификационные системы.

Ключевые слова: централизованная библиотечная сеть (ЦБС), тематико-типологический план комплектования (ТТПК), Универсальная десятичная классификация (УДК), рубрика УДК, индекс УДК, тип изданий.

The development of the automatized interactive system for supporting theme and typological acquisition plan (TTAP) allowed the automatic formation of the united TTAP for the centralized library network of the Library on natural sciences RAS, as well as its actualization due to the changes in the TTAP of research librarues. The system described supposes the presence of data bases of UDC with the corresponding headings. Software has a general character and can be ajusted to different classification system.

Key words: centralized library network, the theme and typological acquisition plan, Universal decimal classification, UDC index, UDC heading, type of publication.

Библиотека по естественным наукам Российской академии наук (БЕН РАН) является не только одной из ведущих библиотек Академии наук, но и центральным подразделением библиотечной сети. БЕН РАН и библиотеки ее сети представляют уникальную систему, в которой основные библиотечно-информационные процессы централизованы.

Фонды Централизованной библиотечной сети (ЦБС) формируются как единый отраслевой фонд, на базе которого обеспечивается библиотечное и информационно-библиографическое обслуживание ученых и специалистов естественно-научного профиля. В настоящее время единый фонд (ЕФ) ЦБС БЕН РАН составляет около 13 млн экз.

БЕН РАН осуществляет централизованное комплектование и обработку литературы для библиотек своей сети, ведет сводные каталоги фондов ЦБС, обеспечивает централизованное обслуживание по межбиблиотечному абонементу, координирует информационную деятельность своих библиотек [1].

В ЦБС БЕН РАН входит более 130 библиотек самых различных по структуре учреждений: от лабораторий до крупнейших институтов и науч-

ных центров, расположенных как в Московском, так и в других регионах страны.

Для выполнения библиотеками учреждений РАН своей роли в развитии отечественной науки и техники им необходимо стремиться комплектовать максимально ценные фонды, в наибольшей степени удовлетворяющие потребности пользователей. От того, насколько полно сформирован фонд научной библиотеки, обслуживающей конкретный коллектив ученых, зависит эффективность самих научных исследований.

Сегодня проблема оптимального комплектования стоит достаточно остро из-за резкого сокращения финансирования научных библиотек. Перед комплектаторами Центральной библиотеки стоит задача определить перечень изданий, подлежащих заказу, и списки конкретных библиотек, для которых эти издания заказываются. БЕН является по-литематической библиотекой, поэтому необходимо обеспечить достаточно равномерное информационное обеспечение для всех направлений науки, обслуживаемых библиотеками ее сети.

Основой заказа литературы для каждой библиотеки ЦБС БЕН РАН является тематико-типоло-гический план комплектования (ТТПК), который

определяет тематику, типы и виды приобретаемых в ЕФ изданий. Тематический профиль специальных академических библиотек не должен выходить за пределы научно-исследовательских проблем данного научного подразделения.

В разные периоды основой для создания сводного ТТПК ЦБС БЕН РАН являлись специально разработанная единая схема профилей комплектования, библиотечно-библиографическая классификация и рубрикаторы РЖ ВИНИТИ и ГАСНТИ. В 90-х гг. прошлого века профили комплектования библиотек начали составлять на основе Универсальной десятичной классификации (УДК) [2].

Динамичность развития науки и техники в последние годы приводит к быстрой смене приоритетов в информационных потребностях ученых и специалистов РАН, что, в свою очередь, требует оперативного изменения ТТПК библиотек. Несоответствие реальных потребностей читателей в информации с ТТПК библиотеки, их обслуживающей, приводит к образованию пробелов в фонде и накоплению непрофильной литературы.

Особенно остро проблема актуализации ТТПК стоит при комплектовании фондов иногородних библиотек научно-исследовательских учреждений (НИУ) РАН, поскольку отбор литературы для них осуществляют специалисты Центральной библиотеки, без участия ученых и представителей библиотек. Существующую до настоящего времени систему комплектования московских библиотек и перечень изданий, необходимых для данного института, определяет представитель библиотеки института, как правило, ее заведующий. В ЦБ БЕН РАН два-три раза в месяц проводится выставка поступивших в отдел комплектования отечественной литературы (ОКОЛ) обязательных экземпляров литературы из Российской книжной палаты.

Развитие современных информационных технологий позволило решить проблему оперативного отслеживания имеющихся ТТПК реальным потребностям ученых на качественно новом уровне.

В 2003 г. в БЕН РАН начала внедряться в опытную эксплуатацию автоматизированная система формирования ТТПК. На первом этапе для отработки технологии формирования ТТПК были выбраны несколько многопрофильных иногородних библиотек и крупных научных центров, таких как: Центральная научная библиотека Кольского научного центра, Научная библиотека Карельского научного центра РАН, Библиотека Самарского научного центра, Научная библиотека Уфимского научного центра УрО РАН. Кроме того, инсталляционные версии системы, обеспечивающие формирование ТТПК, были переданы ряду библиотек сети БЕН РАН, таким как: Отдел БЕН РАН в Институте спектроскопии РАН, Библиотека Института прикладной физики РАН, Библиотека Институ-

та биологии внутренних вод РАН. Надо отметить, что предложение специалистов БЕН РАН о формировании тематических профилей в автоматизированном режиме вызвало большой интерес на местах, потому что сотрудники библиотек понимали, что внедрение этой системы прежде всего положительно скажется на качестве их работы [1].

Разработанный сотрудниками БЕН РАН пакет прикладных программ позволяет каждой библиотеке вводить индексы УДК в соответствии с таблицами УДК, а также тип необходимых изданий и уровень их важности. В настоящее время в ЦБС БЕН РАН при подготовке ТТПК используется деление литературы на три типа: научная (Н), справочная (С) и учебная (У). Уровней важности изданий тоже три: 1 - возможно иметь в фонде, 2 - желательно иметь в фонде и 3 - необходимо иметь в фонде. Дружественный диалоговый интерфейс позволяет избегать ошибок при вводе кода библиотеки, типа и уровня важности издания (рис. 1). Индексы вводятся в соответствии с таблицами УДК, после чего пользователь автоматически попадает в окно выбора типа издания, а затем уровня важности, что исключает ошибки при вводе. Кроме того, система позволяет осуществлять просмотр и корректирование ранее введенной информации. Файлы, содержащие ТТПК, полученные от библиотек, объединяются в единую базу данных ТТПК ЦБС БЕН РАН [3].

Код Сит.

ОА 1*»ПД ОН ИСАИ 1ЭО у з

-1 з«з у з

и В1 м*е > ЬЗО «>а 3

1м ПЕГ

11 ^ос -1 и•о 1 ЛЗЗ у 3 — » ^1

Яо«м».г* [ ОоЛмить 1 Млат«» |

1 Испр—,ч> | </ Иипор) |

Дсчш. среда Оага | М«С мучнонпр« Н>С»V научно• три  уч»в»ю» 19.11.200« врема : 16:27:09 Номер»«« : 324 Номер мелепи : 47

Рис. 1. Окно ввода кодов библиотек и УДК

Автоматизация процесса комплектования предполагает наличие базы данных индексов УДК с названиями рубрик. Специально разработанный пакет прикладных программ позволяет искать в этой базе данных индексы УДК, соответствующие им тексты рубрик, а также сиглы библиотек, в ТТПК которых входит заданный индекс УДК (рис. 2). На рис. 3 представлен результат данного поиска.

В 2007 г. было принято решение о внедрении системы автоматизированного формирования ТТПК в деятельность библиотек Московского региона ЦБС БЕН РАН. На сегодняшний день актуализированы тематические профили 51 библиотеки.

Е. Н. Бочарова, Е. В. Кочукова, Я. Я. Докторов,

2009, № 2, с. 87-89

Поиск записей БД Рубрики

Индекс УДК |М СБРОС 1

Слом мі Рубрики 1 ПОИСК 1

Начало РуОрики | l| A 1

1 N».»111« кнопки ПОИС1Са при пустых жоиниях полай поиска привод»' « выда>«е всего списка «писи! БЛ- |2 Ес» ч пси ваод» Ш1ЧМ1М термине поиска е попа Шифр ипи ISSN дпта термтв поиска - меньше ипи рвана 6 <шаст) »о поисковым попом будет «впяться Шифр - равна 8 (восьми) го поисковым попам будет являться ISSN - бопашв б и на равна 8 • »та ситуация яапяатся ошибочной после нв>атия кнопки ПОИСК системе сообщит об »той соответствующим предупреждением Пли яяптя 1млиямий ТЯГЛМ1ИП« ппигкя я поля Споил ил Иткшиа и/или Нлчлпп Ншклниа 1

Дата: 19 ноября 2006 г.. среда Время: 16:34:02

Рис. 2. Окно поиска записей

. iBJgJ

MKVOU («|«маиы> —П *1(0*1 eeq|M — и (ртам Пома еВА 1

~ d 1

iË Ш

шиоюйомов'.чям в»—I*nje

Рис. 3. Окно с результатом поиска

Эта работа состояла из нескольких этапов:

• создание единых для всех библиотек, независимо от статуса научного учреждения, правил формирования ТТПК;

• обучение персонала библиотек работе с системой на занятиях, проводимых в рамках дней библиотечной учебы в ЦБ;

• формирование ТТПК для каждой библиотеки на основе информационных потребностей сотрудников конкретных научных подразделений (в том числе индексация тематических разделов ТТПК библиотек по УДК, с указанием по каждому из них типов изданий и их важности);

• добавление сформированных ТТПК библиотек ЦБС БЕН РАН в сводный ТТПК.

К этой работе, помимо сотрудников библиотек, привлекались непосредственно ученые НИУ РАН, понимающие всю важность проводимой работы по актуализации ТТПК их библиотек.

В процессе работы было выявлено, что при индексации тематических разделов ТТПК библио-

тек оптимально использовать индексы УДК, содержащие не более трех знаков после первой точки. Для понимания потребностей библиотеки этого вполне достаточно. При более подробном индексировании количество вводимых рубрик резко разрастается, что приводит к значительному увеличению объема сводного ТТПК, также увеличивается трудоемкость проводимой работы.

На этапе разработки ТТПК библиотеками ЦБС было выявлено, что информационные интересы ученых порой уже давно не соответствуют прежним профилям комплектования библиотек их институтов.

Опыт работы специалистов ОКОЛ позволяет утверждать, что ТТПК должны пересматриваться полностью не реже одного раза в три года, так как это соответствует сроку действия грантов по разработке научных тем.

Автоматизированная программа интерактивной поддержки ТТПК позволяет по мере необходимости актуализировать тематические профили библиотек сети, оперативно добавляя нужные или удаляя ненужные индексы УДК. Это в свою очередь позволяет оптимизировать в целом комплектование библиотек ЦБС БЕН РАН на современном этапе без значительных трудовых и временных затрат со стороны сотрудников библиотек.

Список литературы

1. Кочукова Е. В., Дмитриева З. Г., Наумова В. С. Современные информационные технологии в развитии системы комплектования ЦБС БЕН РАН // Электронные ресурсы библиотек региона : материалы регион. науч.-практ. конф. (г. Новосибирск, 24-28 сент. 2007 г.). - Новосибирск, 2008. - С. 87-89.

2. Власова С. А., Дмитриева З. Г., Кочукова Е. В. Состояние и перспективы развития системы комплектования отечественной непериодической литературой в БЕН РАН // Информационное обеспечение науки. Новые технологии. - М., 2005. - С. 137-142.

3. Кочукова Е. В., Наумова В. С. Современные технологии в практике комплектования ЦБС БЕН РАН // Университетская библиотека: через традиции - к инновациям : межрегион. науч-практ. конф. (2-5 окт. 2007 г.). - Казань, 2007. - С. 85-90.

Материал поступил в редакцию 18.02.2009 г.

Сведения об авторах: Бочарова Елена Николаевна - младший научный сотрудник отдела комплектования отечественной литературы,

e-mail: koo1108@benran.ru,

Кочукова Елена Викторовна - старший научный сотрудник, заведующий отделом комплектования отечественной литературы, e-mail: koo1expert@benran.ru,

Докторов Яков Яковлевич - кандидат физико-математических наук, старший научный сотрудник отдела системных исследований и автоматизированной технологии