Стандартизация и информатизация - инструменты модернизации предприятия

Стандартизация и информатизация -

предприятия

УДК 621:658.512:004.9

Информационные технологии, базирующиеся на распределенных вычислительных сетях и возможностях Интернета, шагнули далеко вперед по своему функционалу и по подходам к автоматизации производственной деятельности. Вместе с тем системы стандартов предприятий, как и их организационная структура, изменились мало. В большинстве случаев службам стандартизации уделяется недостаточно внимания, так как компании больше заняты проблемами выживания и быстрого продвижения своей продукции на рынок. Как следствие - действующие стандарты регламентируют устаревшие процессы и не учитывают перспективы, открывающиеся при внедрении современных ИТ. На модернизацию систем стандартов предприятий для отражения в них требований автоматизированных бизнес-процессов было направлено задание Государственной научно-технической программы «Электронное управление ресурсами

предприятия» на 2011-2015 гг. (ГНТП «CALS-ERP-техноло-гии»). В соответствии с ним был подготовлен комплекс методик и руководств по вопросам создания и внедрения современных интегрированных информационных систем и технологий (ИИСТ).

Назначение и область применения методик и руководств на этапе сбыта и гарантийного обслуживания изделий

Комплект методик для отражения в нормативной базе предприятия правил разработки электронных технических руководств и каталогов продукции на основе электронных моделей изделий регламентирует процессы подготовки и ведения эксплуатационных документов и поддержки гарантийного обслуживания выпускаемой продукции с применением интернет-технологий. В нем отражены:

общие сведения об интерактивных эксплуатационных технических руководствах

(ИЭТР) с описанием их классов, преимуществ и недостатков, а также отличительных особенностей их создания в различных отраслях;

виды электронных каталогов продукции;

требования существующих международных стандартов в области разработки электронных технических руководств и каталогов продукции;

возможности предлагаемых программных систем по созданию ИЭТР;

нормы оформления, ведения и распространения ИЭТР и электронных каталогов;

рекомендации по составу нормативной базы предприятия в зависимости от класса ИЭТР.

В инструкции по подготовке каталожных изображений по 3D-моделям описывается процесс их получения из трехмерной сборки изделия. Даются рекомендации, которые позволяют снизить трудоемкость этой работы при первоначальном создании иллюстрации и при внесении в нее изменений.

Международные

стандарты СТБ ^ 9001-2009

Межгосударствен ные стандарты ГОСТ

Управление предприятием

Управление электронным документооборотом

Методические рекомендации Методические рекомендации по отражению ИИСТ в нормативной базе, регламентирующей процессы управления электронным документооборотом предприятия

Руководящие документы Инструкция по выбору системы электронного документооборота

Рис. 1.

Состав и структура методик и руководств по управлению электронным документооборотом

Назначение и область применения методик и руководств для процессов управления электронным документооборотом предприятия

Данный комплект предписаний предназначен для разработки и корректировки стандартов предприятия, регламентирующих организацию электронного документооборота (рис. 1). Он содержит следующие положения:

определение подлинности и целостности электронных документов (ЭД), в том числе посредством технологии электронной цифровой подписи (ЭЦП) или удостоверяющего листа;

обеспечение защиты ЭД от уничтожения, несанкционированного копирования

и модификации;

определение реквизитов ЭД, позволяющих их идентифицировать;

выполнение процедуры планирования жизненного цикла (ЖЦ) ЭД;

положения о специфике и функциях электронного документооборота, требованиях к его системам.

Разработаны предложения по выполнению проекта внедрения электронного документооборота на предприятии, определению его долгосрочных и краткосрочных целей. Инструкция по выбору системы электронного документооборота исходит из специфики и потребностей организаций различного профиля и содержит требования к архитектуре и функциональным возможностям таких программ.

Описанный комплект норм должен обеспечить:

систематизацию и регламентацию работы с документами, их подготовку по шаблонам;

ведение номенклатуры дел предприятия;

автоматизацию поиска и учета документов (их классификацию по различным критериям, регистрацию

по заданным образцам и алгоритмам, учет по срокам хранения, помещение данных в дела и разбивка дел на тома);

электронную рассылку документов;

автоматизацию процедур коллективной работы с документом (разработка проекта, согласование, экспертиза

и исполнение);

обеспечение защиты

от несанкционированного доступа, искажения или удаления информации.

Назначение и область применения методик по разработке на предприятиях программы (укрупненного плана) создания и освоения ИИСТ

Методические рекомендации обеспечивают увязку планов внедрения ИИСТ с разработкой

прогнозов развития коммерческих организаций отраслей народного хозяйства Беларуси на 5 лет.

Программа освоения ИИСТ на предприятии должна представлять собой систему научно обоснованных и целевых ориентиров, а также содержать определение основных направлений и параметров развития:

систем и средств автоматизации процессов по всему ЖЦ выпускаемой продукции (проектирование, ТПП, планирование и управление производством, снабжение, сбыт, обслуживание и др.);

электронного управления документооборотом и ресурсами организации (трудовыми, материальными и финансовыми);

интегрированной информационной системы предприятия, работающей в режиме реального времени и объединяющей все имеющиеся и планируемые к освоению программы автоматизации;

средств (технических, финансовых, интеллектуальных), необходимых для достижения поставленных целей, а также мер, обеспечивающих благоприятную среду функционирования интегрированной информационной системы (ИИС).

Данный план определяет концепцию технической, кадровой, структурной и экономической политики компании, решает задачи долгосрочного характера в области освоения ИТ как инструмента стратегического развития организации, декларирует единый методический подход к определению их роли в достижении целевых показателей прогноза динамики компании, свободный выбор технико-экономических решений, обоснование вариантности выбираемых средств для построения ИИС предприятия.

Постановление Министерства экономики Республики Беларусь от 30.10.2006 г. №186.

Об утверждении рекомендаций по разработке прогнозов

развития коммерческих организаций на пять лет и рекомендаций по разработке бизнес-планов развития коммерческих организаций на год

Эта программа базируется на аналитике текущего состояния информатизации производственных процессов по всему ЖЦ выпускаемой продукции, влияния ИТ на основные факторы экономического роста субъекта хозяйствования. В ходе анализа уровня информатизации всех сфер его деятельности необходимо выявить положительные тенденции в освоении ИТ, а также установить причины отставания в их использовании по отдельным службам, этапам ЖЦ, определить участки отсутствия средств автоматизации работ, которые могут негативно влиять на результативность производства товаров и услуг.

Описательная часть программы развития ИИСТ на предприятии состоит из следующих основных разделов:

«Резюме»;

«Оценка текущего уровня информатизации»;

«Прогнозы эффективного развития ИТ»;

«Цели и задачи развития информатизации»;

«Меры обеспечения достижения целей развития ИТ»;

«Инвестиционный и инновационный план реализации программы развития ИИСТ»;

«Прогноз влияния ИТ на финансово-хозяйственную деятельность».

С учетом отраслевой специфики и особенностей производственной и финансово-хозяйственной деятельности предприятия описательная часть может быть дополнена другими разделами по согласованию с соответствующим органом управления, в который предполагается представлять разрабатываемую программу. Структура методик разработки планов по освоению ИИСТ показана на рис. 2.

Назначение и область применения методических рекомендаций расчета экономической эффективности внедрения ИИСТ

Современная экономика значительно повышает требования к ответственности за действия и решения персонала, к достоверности и своевременности отчетности, к быстроте коммуникации между подразделениями. Поэтому успех внедрения ИИСТ базируется прежде всего на изменении стиля работы всего коллектива предприятия. Установка нового программного обеспечения без изменения принципов взаимодействия между собой всех сотрудников (от руководителей до рядовых работников) компании может вообще не дать никакого эффекта. Поэтому данные рекомендации направлены в первую очередь на оценку эффективности результатов применения методов и средств ИТ в работе организации в целом. Процедуры управления должны опираться не на способности отдельных менеджеров, а на формально описанные автоматизированные бизнес-процессы, охватывающие все сферы деятельности.

Сложность определения экономической эффективности инвестиций в информационные технологии объясняется следующими факторами:

ограниченная пригодность традиционных методов для оценки добавочной стоимости, создаваемой благодаря ИТ, так как сложно не только установить границы их воздействия, но и измерить в денежной форме такие преимущества, создаваемые благодаря ИТ, как увеличение качества и ассортимента продукции, захват доли рынка у конкурентов и другие качественные показа-

Методические рекомендации

по разработке на предприятии программы (укрупненного плана) создания и освоения интегрированных информационных систем и технологий на 1 год и на 5 лет

Методические рекомендации

по разработке бизнес-планов освоения интегрированных информационных систем и технологий (ИИСТ - СДЬБ-ЕКР-технологий) на промышленных предприятиях на год

Методические рекомендации

по разработке программы (укрупненного плана) создания и освоения интегрированных информационных систем и технологий (ИИСТ - СДЬБ-ЕРР-технологий) для промышленных предприятий

тели улучшения деятельности предприятия;

смещение во времени между инвестициями в информационные технологии и возвратом средств из-за периода освоения и наполнения ИТ-системы необходимыми данными;

возможное неудачное формирование проекта по внедрению ИТ, проведенное без анализа текущего состояния предприятия, выявления проблем и проработки первоочередных решений.

Смешанный подход к оценке эффективности ИТ-проектов содержит в себе как финансовую, так и нефинансовые составляющие: лицензии, ноу-хау, качественное обслуживание, уникальные бизнес-процессы и др. Нематериальные показатели, в частности результативность какого-либо ИТ-проекта, невозможно оценить в денежном выражении, хотя, безусловно, они имеют большое влияние на доходы предприятия.

Рис. 2. Состав и структура методик по организации на предприятиях разработки программы (укрупненного плана) создания и освоения ИИСТ

Общепринятые подходы оценки эффективности ИТ-проектов

Постановление Министерства экономики Республики Беларусь от 30.10.2006 г. №186

Инструкция по оценке эффективности использования в народном хозяйстве республики результатов научно-исследовательских, опытно-конструкторских и опытно-технологических работ, утвержденная постановлением Совета Министров Республики Беларусь №637 18.05.2002 г.

Методические рекомендации

расчета экономической эффективноси внедрения и использования интегрированных информационных систем и технологий на промышленных предприятиях по всему жизненному циклу изделий

Методика оценки эффективности применения ИИСТ на основе сбалансированной системы показателей

Методика оценки эффективности на основе системы количественных показателей освоения ИИСТ по этапам жизненного цикла выпускаемой продукции

Методика расчета экономического эффекта от внедрения информационных технологий, обоснованная на экспертной оценке вклада реализованных ИТ-инноваций

Рис. 3.

Состав и структура методических рекомендаций расчета

экономической эффективности внедрения ИИСТ

В связи с этим в данных методических рекомендациях представлены три подхода к оценке эффективности освоения ИИСТ (рис. 3).

Подход 1.Создание на предприятии сбалансированной системы показателей для оценки эффективности освоения ИИСТ по всему ЖЦ выпускаемой продукции.

Подход 2. Формирование в организации расширенной системы количественных показателей освоения ИИСТ по этапам ЖЦ выпускаемой продукции.

Подход 3. Рекомендации по расчету эффективности освоения ИИСТ в денежной форме на основе экспертной

оценки роли ИТ в достижении значений основных показателей развития предприятия.

Работа по развитию стандартов системы менеджмента качества предприятия, как неотъемлемая часть общей задачи освоения ИИСТ, направлена на достижение следующих результатов:

обеспечение единства действий и однозначного понимания всеми участниками бизнес-процессов по всему жизненному циклу продукции своих задач и правил их выполнения;

создание эффективной вертикали управления на основе использования современных ИТ-инструментов;

решение задачи унификации информационных потоков и документооборота, создающей предпосылки для автоматизации процессов управления;

обеспечение четкого распределения полномочий на всех уровнях управления и зон ответственности участников бизнес-процессов по всему ЖЦ продукции;

создание методического обеспечения для обучения персонала работе в новых условиях;

сокращение сроков выполнения рутинных операций и потерь времени, связанных

с информационным хаосом, возникающим при отсутствии соответствующих регламентов;

повышение информационной безопасности работы компании;

единство организационной и технологической баз системы качества предприятия, обеспечивающее конкурентоспособность его продукции.

Анализ публикаций в области стандартизации и опыта зарубежных и отечественных субъектов хозяйствования свидетельствует, что внедрение разработанных рекомендаций

позволит достичь следующих технико-экономических показателей:

сокращение на 50% сроков корректировки нормативной базы предприятия за счет предложения типовых форм документов;

повышение на 30% уровня унификации информационных потоков и документооборота, создающей предпосылки для автоматизации процессов управления компанией;

уменьшение на 30% времени поиска данных за счет введения единых принципов их организации и хранения;

увеличение на 5% объема сбыта продукции с помощью единства организационной

и технологической базы системы качества предприятия, обеспечивающей конкурентоспособность его товаров.

Применение разработанных методических и руководящих документов будет способствовать внедрению и функционированию ИИСТ в отечественной промышленности.

Лилия Губич,

заведующая лабораторией Объединенного института проблем информатики НАН Беларуси, кандидат технических наук

Михаил Ковалев,

заместитель генерального директора ОИПИ НАН Беларуси, доктор физико-математических наук, профессор

Наталья Петкевич,

научный сотрудник ОИПИ НАН Беларуси

Наталия Муха,

научный сотрудник ОИПИ НАН Беларуси

Антонина Алдошина,

младший научный сотрудник ОИПИ НАН Беларуси

АндрейЗаблоцкий,

технический директор ЗАО «БелВирТеЛ»