Организация электронного документооборота в Таганрогском государственном радиотехническом университете

В.Б. Бабенко, Ю.В. Боженюк, Ю.В. Матузкова, О.В. Штогрина, С.Ю Фомин

ОРГАНИЗАЦИЯ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА В ТАГАНРОГСКОМ ГОСУДАРСТВЕННОМ РАДИОТЕХНИЧЕСКОМ

УНИВЕРСИТЕТЕ

Развитие современных информационных технологий позволяет переходить от традиционного (бумажного) документооборота к системам электронного документооборота (СЭД). Основной целью внедрения подобных систем является создание в организациях полноценной, развитой системы автоматизированного документооборота, механизмов для выполнения технологических процессов обработки доку, , управления за этими процессами.

В Таганрогском государственном радиотехническом университете (ТРТУ) работа по созданию систем электронного документооборота проводилась по двум ос. -ной системы электронного документооборота, обслуживающего основные структурные подразделения университета. Второе направление работы было связано с администрированием систем связывающих ТРТУ со следующими государственными учреждениями - Управление Федерального казначейства по РО, Сбербанк России, Пенсионный фонд РФ, Отделение по городу Таганрогу УФК по РО.

В ТРТУ сформировалась смешанная (объединение централизованной и де) , является следствием сложной структуры университета. Одна из особенностей заключается в том, что структурные подразделения университета территориально удалены друг от друга. Данный фактор и большой поток документов (внутренние -порядка 1900 док. в год, входящие - порядка 1300 док в год, исходящие - порядка 6000 док в год) потребовали решения задачи автоматизации делопроизводства. Для создания системы электронного документооборота проведен анализ документо-, .

Наиболее точно требованиям к СЭД университета ответила СЭД РауБох, поэтому было принято решение на её приобретение. СЭД РауБох предназначена для управления корпоративными документами и бизнес-процессами. Гибкость и настраи-,

,

строить на основе РауБох решения для предприятий и организаций самых разных областей деятельности [1].

Основные операции с документами осуществляет специальное подразделение

- , , , -

, . -ные способы работы с документами.

Создание внутренних распорядительных документов осуществляется начальниками подразделений. Визирование и согласование проводит создатель документа. Далее он передается на подпись ректору. Последующий этапом

является регистрация в канцелярии, после чего документ направляется к испол-

.

Внедрение системы включало в себя изучение структуры университета, осо. -( , , ) -

Раздел VII. Проблемы образования

ная документация университета. Приказы делятся на две большие группы: по общим вопросам и по студентам. Это внутренние документы, которые имеют полный жизненный цикл, начиная с создания проекта документа до списания в архив.

Особенность приказов по общим вопросам заключается в том, что они могут ставиться на контроль. Схема прохождения приказа по общим вопросом с контролем показана на рис.1.

Рис.1. Схема прохождения приказов по общим вопросам с контролем

Контроль исполнения задания - одна из функций управления. Цель контроля состоит в обеспечении своевременного и качественного исполнения поручений и решения вопросов. Контролю подлежат документы, требующие исполнения: под, , . сроками ведет Управление делами.

В настоящее время для удобства и ускорения передачи документов и в рамках проекта «Электронная России» проводится внедрение технологий «бесконтактного» приема документов в государственных учреждениях. В ТРТУ внедрены и продолжают внедряться системы, позволяющие оптимизировать обмен финансовыми документами с Управлением Федерального казначейства по РО, Отделением по городу Таганрогу УФК РО, Пенсионным фондом и Сбербанком Российской Феде.

Для обеспечения условий признания юридической силы электронных документов при обмене информацией между ТРТУ и перечисленными организациями введена электронная цифровая подпись [2].

В работе с ЭЦП используются закрытый и открытый ключи. Проверка ЭЦП под электронным документом для установления его подлинности (его целостности и авторства его составителя) выполняется с помощью открытого ключа, парного ,

любому участнику информационного обмена с владельцем закрытого ключа.

Многие вузы России используют информационные системы и подсистемы оперативной обработки данных, реализованные на самой различной аппаратной и .

актуально в современных условиях развития информационных технологий. Но чтобы использование системы не осталось как приложение к бумажным докумен-, , служить гарантом юридической силы документов.

БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК

1. Калякин А.К, Сергеев Н.Е., Фомин СМ., Бабенко В.Б., Матузкова ЮМ., Штогрина ОМ. Интелектуальная обработка данных в СЭД // Известия ТРТУ. Тематический выпуск «Интеллектуальные САПР». - Таганрог: Изд-во ТРТУ, №8, 2006.

2. . ., . . - -

// . «

». - : - , 3, 2006.

..

ТЕХНОЛОГИИ СИСТЕМАТИЗАЦИИ ЭЛЕКТРОННЫХ ОБРАЗОВАТЕЛЬНЫХ РЕСУРСОВ В ИНФОРМАЦИОННООБРАЗОВАТЕЛЬНОЙ СРЕДЕ

.

созданием и использованием электронных образовательных ресурсов (ЭОР) и ин-

- ( ). -темы образования является одним из ключевых факторов ее эффективного функционирования и развития. При этом важно как наличие качественных ЭОР, так и их доступность в рамках ИОС, определяемая предоставляемыми ею возможностями опера, , , -ным образовательным потребностям и условиям применения с максимальным использованием достижений в области информационных технологий.

Эффективность использования ЭОР в образовательном процессе. Важным условием эффективности использования ЭОР в учебном процессе является их , , ,

, -стям конкретного обучающегося, а также стоящим перед ним целям и задачам обучения. Современный подход к обеспечению индивидуализации ЭОР предусматривает декомпозицию учебного материала на относительно небольшие логически целостные автономные единицы контента, называемые образовательными ( ),

пакетов, снабженных метаданными, размещаются в Интернет-хранилищах и используются в качестве компонентов для формирования модульных ЭОР, ориенти-