Опыт разработки и внедрения автоматизированных систем бюджетного управления. Разработка требований к системе

ОПЫТ РАЗРАБОТКИ И ВНЕДРЕНИЯ АВТОМАТИЗИРОВАННЫХ СИСТЕМ БЮДЖЕТНОГО УПРАВЛЕНИЯ. РАЗРАБОТКА ТРЕБОВАНИЙ К СИСТЕМЕ

Аннотация. В статье рассматриваются вопросы разработки и внедрения автоматизированных систем бюджетного управления крупных территориально-распределенных компаний, сформулированы типовые требования к системам этого класса, обобщающие личный опыт участия авторов в проектах автоматизации бюджетных процессов в российских компаниях. Ключевые слова: автоматизированная система, бюджетирование, бюджетное управление, территориально-распределенная корпорация, информационные технологии.

DEVELOPMENT AND APPLICATION OF AUTOMATED BUDGET MANAGEMENT SYSTEMS. ELABORATION OF REQUIREMENTS

Abstract. This article highlights and examines development and application of automated budget managements systems for big geographically spread companies. The authors state a list of typical requirements for such a system, based on professional experience in numerous amounts of projects in Russian companies.

Keywords: automated management system, budgeting, budget management, information systems, big business, information technologies.

В современных условиях возрастает важность грамотного бюджетирования как инструмента контроля над издержками и увеличения эффективности производственных процессов компании. Важной составляющей системы бюджетирования любого предприятия является ее автоматизация, что обусловлено, в частности, сложностью современных финансовых моделей бюджетирования. На рынке существует достаточно много программных продуктов, позволяющих автоматизировать как финансовую деятельность предприятия в целом, так и процессы бюджетного управления отдельно. Например, такие программные продукты выпускает компания SAPAG [3]. Однако построение эффективной автоматизированной системы бюджетирования - это сложный процесс, требующий наличия высококвалифицированных специалистов, обладающих как соответствующими теоретическими знаниями, так и практическим опытом. В связи с этим представляется заслуживающим внимания ознакомление с положительным опытом построения автоматизированных систем бюджетного управления в крупных российских компаниях.

Бюджетирование - это, с одной стороны, процесс составления финансовых планов и смет, а с другой - управленческая технология, предназначенная для выработки и повышения финансовой обоснованности принимаемых управленческих решений [6, с. 25]. В целом бюджет предприятия является средством контроля и оценки его деятельности.

Обратим внимание, что подробное описание методологии процесса бюджетирования не входит в задачи настоящей статьи, краткая характеристика понятий «бюджет» и «бюджетирование» только определяет понятия, которыми будем оперировать далее. Наша цель - сформулировать типовые требования к автоматизированным системам бюджетного управления, обратив внимание на те характеристики, которые отличают их от других типов автоматизированных систем.

Стоит отметить, что информационные системы и соответственно требования к их разработке, различаются не только в зависимости от функционального назначения таких систем, но и от особенностей предприятий, для которых они разрабатываются. Одна из важных характеристик предприятия - его размер и наличие территориально распределенных подразделений/филиалов. Данная статья рассматривает автоматизированные системы бюджетного управления для крупных территориально распределенных компаний. Разработка и внедрение автоматизированных систем для таких компаний превращается в большой и сложный проект, который имеет свои проблемы и особенности [1; 5].

Сначала выделим ряд важных особенностей бюджетов, влияющих на параметры автоматизированной системы:

© Година Т.А., Терехова А.Е., 2014

Т.А. Година А.Е. Терехова

Tatiana Godina Anna Terekhova

1. Временная определенность. Бюджет должен относиться к определенному периоду времени, а бюджетный период иметь временные границы (например, компании, у которых деятельность носит сезонный характер, началом бюджетного года считают начало сезона).

2. Периодичность составления. Бюджетный период должен иметь определенную продолжительность. Наиболее распространенным вариантом считается годичный бюджет с разбивкой по кварталам и месяцам.

3. Прогнозный характер. В основе бюджета лежат прогнозные значения будущих доходов и затрат. Определение прогнозных значений — сложный процесс, точность результатов которого проверяется только по прошествии прогнозного периода.

4. Многовариантность. Процесс бюджетирования требует рассмотрения нескольких вариантов развития рыночной и производственной ситуации.

5. Значимость информации. В бюджете не имеет смысла отражать все статьи расходов. В процессе планирования необходимо выделять только значимые статьи. Уровень значимости определяется каждой организацией самостоятельно.

6. Пригодность для принятия управленческих решений. В отличие от бухгалтерских форм отчетности, бюджет не имеет стандартной формы представления. Его форма и содержание зависят от потребностей и особенностей деятельности предприятия. При составлении бюджета необходимо учитывать то, что содержащаяся в системе бюджетирования информация должна быть пригодна для принятия управленческих решений.

7. Учет факторов внешней и внутренней бизнес-среды. При разработке бюджетов необходимо учитывать внешние факторы (цены, рыночную ситуацию, технологические ограничения) и внутренние факторы контроля самой организации (нормативы использования ресурсов, практику платежных отношений).

8. Учет бизнес-структуры организации. В больших организациях система бюджетирования имеет более сложную природу по сравнению с аналогичными системами на предприятиях среднего и малого размера. Организациям с разной структурой требуются различные системы бюджетного планирования. Каждая организация самостоятельно разрабатывает систему бюджетов, которая отвечает ее структуре и направлена на достижение соответствующих бизнес-целей.

9. Согласованность действий на разных уровнях организации. Для того чтобы бюджет был выполним, необходима согласованность действий всех участников этого процесса на всех уровнях.

В крупных организациях, имеющих сложную организационную структуру, помимо функционального разделения бюджетов, существует их организационное разделение. Для целей данной статьи будем рассматривать наиболее сложный вариант организационной структуры - территориально распределенную компанию, имеющую центральный офис и несколько территориально удаленных филиалов.

На уровне организации в целом составляется единый консолидированный бюджет, включающий бюджеты филиалов и/или территориально удаленных подразделений компании. Такой бюджет называется Сводным бюджетом компании, его формирование является основной функцией подразделений центрального уровня. Сводный бюджет - это консолидированный финансовый план, который разрабатывается на основе бюджетов нескольких видов бизнесов или структурных подразделений компании [6, с. 44].

В данном процессе могут быть задействованы различные подразделения, например, финансовое управление, управление планирования и бюджетирования, управление планирования и нормирования материально-технических ресурсов и др. Субъектами процесса бюджетного управления в этом случае выступают подразделения центрального уровня, они определяют бюджетные задания. Филиалы и/или территориально удаленные подразделения выступают в роли объектов, исполняющих эти задания.

Формирование бюджетов компании должно осуществляться в соответствии с каким-либо регламентирующим документом, например «Регламентом формирования и контроля исполнения сводных бюджетов подразделений». Формирование сводных бюджетов осуществляется на основе утвер-

жденного руководителем компании Альбома бюджетных форм. Сводный бюджет должен составляться для каждого из филиалов и/или территориально удаленных подразделений компании и консолидироваться по компании в целом. Бюджетирование обычно ведется по следующим периодам: год, квартал, месяц. Для филиала по каждому из указанных периодов могут заполняться следующие категории данных: плановые показатели, фактические показатели, корректировка плановых показателей.

Анализ показывает, что многие крупные компании до сих пор не имеют единой автоматизированной системы бюджетного управления, бюджетирование чаще всего ведется в MS Excel. Перечислим стандартные для всех компаний недостатки подобного подхода:

- отсутствие централизованного хранилища требует частого копирования данных между рабочими книгами и листами для обеспечения всех необходимых расчетов, что приводит к содержанию избыточных данных и смысловой перегрузке форматов ввода;

- противоречивость и несогласованность в структуре форм ввода/вывода, а также невозможность оперативного обращения к актуальной информации в связи с отсутствием централизованного управления нормативно-справочной информацией;

- высокая трудоемкость задачи построения новых отчетов;

- проблема консолидации данных, так как данные хранятся в разных рабочих книгах;

- затруднена параллельная обработка данных. Для такой обработки необходимо разнесение данных по разным книгам и настройка функциональности получения сводной таблицы (прописывание ссылок на разные книги);

- бизнес-логика по расчету данных и внутреннему контролю преимущественно реализована в виде формул MS Excel, которые могут быть повреждены в результате неосторожных действий пользователей системы. Это снижает надежность системы и требует дополнительных контрольных расчетов;

отсутствует функциональность разграничения прав доступа на утверждение, ввод и просмотр данных;

- отсутствует функциональность хранения исторических данных (данные за предыдущие периоды). Вся информация за периоды хранится в Excel-книгах, то есть не существует возможности автоматизированного поиска, выбора и анализа этих данных. Кроме того, с течением времени сильно увеличивается объем хранимых данных, что требует расширения физического пространства хранения;

- система не позволяет заблокировать готовые данные от редактирования, тем самым снижая их надежность и достоверность;

- отсутствует функциональность автоматической загрузки фактических данных из имеющихся в компании автоматизированных транзакционных систем. Пользователи вводят фактические данные вручную, что приводит к несогласованности данных и ошибкам;

- высокая трудоемкость процесса поддержки системы.

Анализируя приведенные недостатки, можно прийти к выводу о целесообразности создания в компании единой автоматизированной системы бюджетного управления, построенной на основе единого хранилища бюджетной информации [3].

Преимущества использования единого хранилища данных:

- быстрый доступ из одной точки ко всей релевантной информации независимо от ее источника;

- ориентированность на все предприятие в целом;

- хранение исторических данных;

- на основе хранимых данных могут быть построены аналитические отчеты любого уровня сложности.

Сложность процессов бюджетного управления (большое количеством участников, разветвленная организационная структура и т.п.) также требует поддержки со стороны единой автоматизированной системы (АСБУ). Основными типовыми производственно-экономическими целями создания такой системы являются:

- сокращение времени принятия управленческих решений в процессе бюджетного управления;

- освобождение от ручного выполнения рутинной работы специалистов всех уровней, участвующих в процессах бюджетного управления;

- повышение оперативности, достоверности и полноты аналитической информации, необходимой руководителям и специалистам любого уровня, участвующим в процессах бюджетного управления.

Опыт разработки ряда систем АСБУ в крупных территориально-распределенных компаниях позволяет авторам сформулировать основные типовые требования к автоматизированной системе бюджетного управления в соответствии со структурой ГОСТа 34.602-89 «Техническое задание на создание автоматизированной системы».

Требования к структуре и функционированию системы

Автоматизированная система бюджетного управления должна представлять собой программный комплекс, обеспечивающий сбор и консолидацию плановых данных бюджетного управления с уровня территориально удаленных подразделений/филиалов на уровень центрального аппарата, ручной ввод или загрузку из существующих транзакционных систем фактических данных исполнения бюджетов, а также подготовку требуемой отчетности.

Система должна отвечать следующим требованиям:

- предоставлять инструментарий для ввода, корректировки и управления перечнем нормативно-справочной информации;

- обеспечивать хранение значений бюджетных показателей;

- обеспечивать формирование расчетных показателей Альбома бюджетных форм на основании вводимых показателей;

- обеспечивать формирование сводных бюджетов филиалов и компании в целом на основании значений бюджетных показателей;

- обеспечивать возможность интеграции с другими существующими в компании автоматизированными системами для загрузки плановых и фактических данных;

- обеспечивать четкое определение шагов, выполняемых пользователями при формировании Альбома бюджетных форм;

- предоставлять возможность разграничения полномочий пользователей в соответствии с выполняемыми обязанностями;

- в рамках системы должен быть реализован бизнес-процесс бюджетного управления. Настройки бизнес-процесса должны позволять четко регламентировать последовательность действий пользователей при формировании сводных бюджетов филиалов и компании в целом. Последовательность действий должна быть реализована как набор шагов, которые необходимо выполнить пользователям во время формирования сводных бюджетов;

- после прохождения каждого шага пользователю должна предоставляться возможность устанавливать соответствующий этому шагу статус;

- в системе должна быть настроена концепция рабочих статусов данных. Концепция рабочих статусов данных должна информировать пользователей о текущем состоянии обработки данных и обеспечивать возможность блокирования срезов данных после ввода. Использование рабочих статусов вносит дополнительный контроль ввода и корректировки данных, повышает надежность системы и предотвращает изменение согласованных данных.

В состав автоматизированной системы бюджетного управления обычно включают следующие подсистемы.

1. Подсистема управления нормативно-справочной информацией (НСИ), обеспечивающая как минимум следующий перечень нормативно-справочной информации: справочник подразделений/филиалов с возможностью введения иерархической принадлежности структур, справочник статей сводных бюджетов, справочник бюджетных форм, справочник отчетных периодов. Подсистема должна предоставлять центральное хранилище нормативно-справочной информации и содержать

единый набор нормативно-справочной информации для всех пользователей системы. Основные функции данной подсистемы: ввод и изменение нормативно-справочной информации, поддержка иерархической структуры содержимого справочников, добавление новых справочников и новых свойств в имеющиеся справочники. Доступ пользователей к подсистеме управления НСИ должен ограничиваться в соответствии с их полномочиями. Подсистема должна поддерживать как ручной ввод данных, так и их загрузку из других, существующих в организации автоматизированных систем.

2. Подсистема формирования плановых бюджетов, включающая функциональность ручного ввода и/или загрузки из других существующих в компании автоматизированных систем значений плановых показателей и обеспечивающая возможность их корректировки; функциональность логического контроля вводимых плановых данных; функциональность автоматического расчета вычисляемых показателей на основе данных, предоставляемых филиалами и подразделениями; функциональность консолидации введенных показателей по периодам; функциональность автоматического формирования и просмотра сводных бюджетов, функциональность формирования выходных форм установленного формата. В качестве форм ввода и корректировки должны быть использованы формы, утвержденные соответствующими нормативными и иными регулирующими документами.

3. Подсистема формирования фактических показателей исполнения бюджетов, включающая функциональность ручного ввода и/или автоматической регулярной загрузки данных фактического исполнения бюджетов из существующих в компании транзакционных систем.

Требования к численности и квалификации пользователей

Пользователями автоматизированной системы бюджетного управления являются работники подразделений - объектов автоматизации проекта системы. Численность персонала (пользователей системы) определяется штатным расписанием этих подразделений. Обязанности персонала определяются должностными инструкциями и возложенными должностными обязанностями.

Требования к надежности

Надежность комплекса аппаратно-программных средств системы АСБУ должна соответствовать требованиям ГОСТа 27.002-89.

В целом надежность комплекса аппаратных средств системы АСБУ характеризуется следующими параметрами:

- время непрерывной работы до сбоя;

- время непрерывной работы до проведения профилактических мероприятий;

- время, необходимое на восстановление работоспособности после сбоя;

- время, необходимое на проведение профилактических мероприятий;

- суммарное время простоя системы за год.

Требования по безопасности

Для обеспечения безопасности пользователей Системы, изделия, используемые в программно-аппаратном комплексе должны соответствовать требованиям СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03.

В системе должна быть настроена возможность разделения полномочий пользователей и ограничения выполнения пользователями системы следующих функций:

- ввод данных (как вообще, так и разделение по срезам данных);

- корректировка данных (как вообще, так и разделение по срезам данных);

- ввод комментариев в системе (как вообще, так и разделение по срезам данных);

- установка рабочих статусов (как вообще, так и разделение по категориям пользователей).

Требования к производительности системы

Система должна обеспечивать бесперебойную параллельную работу для всех пользователей системы; настроена и сконфигурирована таким образом, чтобы обеспечить своевременное формирование отчетов, проведение необходимых расчетов и консолидации данных; обеспечивать возможность масштабирования производительности и требуемой функциональности.

Требования по эргономике и технической эстетике

Графический интерфейс пользователя системы АСБУ должен быть построен на основе следующих принципов (в рамках отдельных подсистем):

- единство базовых текстовых, цветовых и графических обозначений;

- однотипный интерфейс навигации по экранным формам;

- наглядная интерпретация, облегчающая последующее принятие решения;

- обеспечение многооконного режима.

Требования к эксплуатации, техническому обслуживанию, ремонту и хранению компонентов системы

Требования к эксплуатации, техническому обслуживанию, ремонту и хранению компонентов системы обычно определяются действующими регламентами организаций или подразделений, отвечающих за ее эксплуатацию.

Требования по сохранности информации при авариях

В системе должны быть предусмотрены средства по сохранности информации при авариях, в частности, в части данных, передаваемых между различными компонентами системы, а также между разрабатываемой системой и другими системами.

Аварийными ситуациями, при которых должна быть обеспечена сохранность информации, являются:

- отказы (сбои) в аппаратном обеспечении, включая отключение электропитания и выход из строя сетей передачи данных;

- отказы (сбои) в системном программном обеспечении;

- отказы (сбои) в обслуживающем программном обеспечении;

- отказы (сбои) в прикладном программном обеспечении.

Требования по стандартизации и унификации

Все выполняемые в информационном пространстве организации функции и процедуры, а также функциональное наполнение пользовательских и администраторских меню подлежат обязательной унификации и стандартизации с целью упрощения создания однотипных рабочих мест на разнесенных по территориально удаленным филиалам/подразделениям объектах автоматизации с учетом специфики должностных обязанностей пользователей.

Требования к организационному обеспечению

Необходимо разработать нормативную документацию для подразделений - объектов автоматизации. Типовой перечень документации, сформулированный на основе опыта авторов по разработке и внедрению подобных систем: «Концептуальный проект», «Операционные инструкции пользователя и администратора», «Описание настроек», «Описание бизнес-ролей», «Программа и методика приемо-сдаточных испытаний», «Программа опытной эксплуатации», «План обучения конечных пользователей (входит в программу опытной эксплуатации)», «Учебные материалы для обучения конечных пользователей».

Требования к методологическому обеспечению

Разработка системы осуществляется в соответствии с методологией бюджетирования, утвержденной организацией в установленном порядке, в частности, как сказано выше, Регламента формирования и контроля исполнения сводных бюджетов подразделений и Альбома бюджетных форм. Система должна создаваться с использованием современных методологических, аппаратных и программных решений, позволяющих в дальнейшем ее развивать и модернизировать с учетом изменений функциональных требований.

Дополнительные требования

Для обеспечения процесса обучения пользователей должны быть созданы: учебная среда, демонстрационные примеры, программа обучения пользователей. Стоит отметить, что процесс подготовки пользователей ИТ-системы является важным этапом любого ИТ-проекта. При разработке программ обучения пользователей, по мнению авторов, целесообразно использовать так называемый де-ятельностный метод [2; 4], который в настоящее время активно используется вузами при подготовке ИТ-специалистов. Все бизнес-процессы, реализованные в АСБУ, должны быть обеспечены пользовательскими инструкциями.

Изложенные в статье типовые требования к автоматизированным системам бюджетного управления не претендуют на абсолютно верное теоретическое изложение. Авторы преследовали цель предложить читателю простой и понятный практический путь формализации требований к разработке сложной информационной системы для обеспечения эффективной и нацеленной на результат работы проектной команды. Предлагаемый подход доказал свою целесообразность и практическую полезность на ряде успешно осуществленных ИТ-проектах создания АСБУ.

Библиографический список

1. Блинникова А.В. Теория и искусство управления: монография / А.В. Блинникова, А.М. Лялин. - М.: ГУУ, 2009. - С. 503.

2. Васильева Е.В., Терехова А.Е. ИТ-компетенции выпускника направления «Менеджмент» в соответствии с актуальными запросами рынка труда // Вестник Университета (Государственный университет управления). - 2013. - № 14. - С. 248-252.

3. Година Т.А., Терехова А.Е. Современные информационные системы управления финансовой деятельностью предприятия // Промышленные АСУ и контроллеры. - 2005. - № 9. - С. 22-25.

4. Година Т.А., Терехова А.Е. Реализация деятельного проекта обучения в вузе с участием бизнес-сообщества // Вестник Университета (Государственный университет управления). - 2013. - № 3. - С. 24-31.

5. Терехова А.Е., Верба Н.Ю. Проблемы управления большими и сложными проектами // Вестник Университета (Государственный университет управления). - 2013. - № 2. - С. 161-165.

6. Хруцкий В.Е. Внутрифирменное бюджетирование / В.Е. Хруцкий, В.В. Гамаюнов. - М.: Финансы и статистика, 2006.

Ю.О. Гороховицкая Ю.А. Тихонов

ИНФОРМАЦИЯ КАК РЕСУРС РАЗВИТИЯ ПРЕДПРИЯТИЯ

Аннотация. В статье рассматриваются информационные ресурсы как фактор производства. Определены основные свойства, присущие информационным ресурсам в рамках систем производства.

Ключевые слова: информация, фактор производства, информационный ресурс.

Yulia Gorokhovitskaya Yury Tikhonov

INFORMATION AS A RESOURCE OF THE ENTERPRISE'S DEVELOPMENT

Abstract. The article considers the information resources as a production factor. The main features of information resources within production systems are defined. Keywords: information, production factor, information resource.

Качественное изменение структуры экономической системы России связано с возникновением многоукладной экономики. Успешное функционирование предприятий в условиях рыночной экономики в немалой степени зависит от двух основных факторов: от объективной оценки руководством и службами предприятия общего состояния экономики, конъюнктуры рынка и природы рыночных процессов в их развитии и взаимосвязи, а также от способности воспринять производимую рынком информацию, адекватно оценить, проанализировать и правильно применить.

Эффективная экономическая деятельность в настоящее время основывается на преобразовании информации, которое представляет собой целенаправленный обмен упорядоченными данными (получение и передача сведений) с другими структурами и людьми. Можно сказать, что информация служит мерой упорядоченности и устойчивости любой экономической системы. Упрощенно последнюю можно представить как совокупность воздействий человека на некоторые ресурсы с целью удовлетворения своих потребностей, в процессе чего многократно происходит преобразование информации. Современное материальное производство базируется на индустриальных технологиях, которые

© Гороховицкая Ю.О., Тихонов Ю.А., 2014