Основные требования, предъявляемые к организации хранения электронных документов

ВОПРОСЫ ОБРАЗОВАНИЯ И ПОДГОТОВКИ КАДРОВ

Основные требования, предъявляемые к организации хранения электронных документов

Павкина

Наталья Николаевна

Старший преподаватель кафедры информационного и документационного обеспечения управления Балаковского филиала РАНХиГС

Natalia N. Pavkina

Senior Lecturer at the Department of Information and Documentation Management of Balakovo branch of RANEPA

e-mail : Natalya 110108@mail. ru УДК 930.25

Basic requirements to electronic documents storage

В статье рассмотрены вопросы организации хранения электронных документов, носителей, на которых лучше записывать электронные дела, составление описи дел электронных документов, а также передачи их на хранение в архив учреждения.

Ключевые слова и словосочетания: электронный архив, электронный документ, электронные дела, описи дел электронных дел и документов.

The paper considers the issues of storage of the electronic documents, electronic media for recording electronic files, drawing up an inventory of electronic documents and their putting into electronic archive of an institution.

Keywords: electronic archive, electronic document, inventory of electronic files and documents.

Из года в год в учреждениях Российской Федерации, равно как и в других развитых странах мира, объём электронных документов всё больше и больше возрастает. Однако количество нормативно-правовых или методических документов, регламентирующих хранение электронных дел, к сожалению, не актуализируются. При решении данного вопроса приходится руководствоваться только Правилами организации хранения, комплектования, учёта и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (далее - Правила) [1]. Правила - это основной нормативный документ, в котором на сегодняшний день освещаются, хотя и не так полно, правила хранения электронных документов.

Немалый интерес представляет Проект рекомендаций по комплектованию, учёту и организации хранения электронных архивных документов в архивах организаций. Хотя проект был разработан ВНИИДАД ещё в 2012 году [2], но до сих пор он так и остаётся проектом. Но, тем не менее, архивам учреждений этот проект может быть очень полезен, так как содержит немало информации, которой больше нет ни в одном нормативно-правовом документе.

Выше названные нормативно-методические документы содержат в себе одно общее правило: электронные документы хранятся в течение тех же сроков и по тем же правилам, что и бумажные дела. Однако, при этом, следует учитывать свойства и характеристики электронных носителей.

Так что же такое электронный документ и электронный архив?

Электронный документ - это документированная информация, представленная в электронной форме, т.е. в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронно-вычислительных машин, а также для передачи по информационно-коммуникационным сетям или обработки в информационных системах [3].

Электронный архив, как правило, создается при помощи специального программного обеспечения

или своими силами и представляет собой набор упорядоченных скан-копий бумажных документов либо электронных документов самого учреждения. Любой работник учреждения, имеющий право просматривать тот или иной документ, знакомится с ним, не отходя от рабочего места, - вот основной смысл электронного архива. Особого значения не имеет, если документ уже много лет содержится в архиве.

Одним из основных процессов делопроизводства является хранение электронных документов, т.е. части системы хранения документов учреждения. Независимо от того, бумажный это документ или электронный, он должен храниться в течение установленных сроков, а наличие в учреждении электронного архива не отменяет обязанности вести обычный архив, т.е. на бумажных носителях.

Как уже было упомянуто выше, электронный архив является частью системы хранения электронных документов учреждения. Конечно, к этому нужно стремиться, постепенно помещая электронные копии документов в специальную базу данных и, тем самым, формируя электронный архив. Но это - не хранение, а всего лишь облегчение доступа. Это даже не архив в полном смысле слова, т.к. в архив учреждения сдаются оригиналы документов, а электронный архив состоит из скан-копий. Набор скан-копий бумажных документов - это не архив, а электронный документ - это полноценный документ, а не скан-копия бумажного.

С бумажным делом у архивистов вопросов не возникает: оно представляет собой совокупность документов, посвященных одному вопросу. Дела могут быть:

- однородными (например, дело «Приказы по основной деятельности», состоящее только из приказов);

- составными (например, составное дело «Документы об оказании консалтинговых услуг», в которое входят переписка, копии договоров и дополнительных соглашений и другие документы).

Все бумажные документы дела подшиваются в одну папку.

Электронные дела также могут быть однородными и составными. Электронные документы, как и бумажные, тоже собираются в одну папку, правда, электронную, которая называется файл. Например, электронное дело «Докладные записки» может представлять собой одноимённую папку, содержащую файлы служебных записок с первого по последний номер, расположенных за один календарный год.

Кроме файла, который содержит сам электронный документ, в папку также могут входить файлы электронных подписей, метаданные электронного документа, т.е. набор зависит от программного обеспечения учреждения.

Что же такое файлы электронных подписей и метаданные электронного документа?

Файлы электронных подписей - это отдельный файл, который прикрепляется к подписываемому документу, созданному в электронном формате. Метаданные электронного документа - это информация, которая содержит значимые характеристики электронных документов, облегчающих их идентификацию, поиск, управление и использование (дата/время создания и редактирования документа, количество правок и примечаний и т.д.).

Формированием электронных дел, точно так же как и бумажных, как правило, занимаются их исполнители в структурных подразделениях учреждения. Секретарь зачастую не может точно определить, к какому делу относится тот или иной узкоспециальный документ, не знает ведомственных нормативов, определяющих сроки хранения, и т.д. Секретарь берет на себя только методическую и консультационную часть работы.

Электронные документы помещаются в номенклатуру дел в общем порядке. Указать «электронность» документа можно двумя способами:

• в графе «Примечание»;

• в графе «Заголовок дела», как указано в п. 3.6 Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти [4].

Электронные дела и документы передаются в архив учреждения наряду с бумажными, по общему принципу:

1) проводится ежегодная экспертиза ценности документов и дел;

2) по результатам экспертизы дела с истекшими сроками хранения уничтожаются;

3) оставшиеся дела вносятся в описи дел и отправляются на архивное хранение.

Форма описи электронных дел и документов, которая одновременно играет роль акта приема-передачи документов в архив учреждения, приведена в приложении № 24 к Правилам. Заполняется эта опись в структурном подразделении учреждения.

Рассмотрим основные требования, предъявляемые к составлению описи электронных дел и документов:

- как и при оформлении описи дел на бумажных носителях, описи на электронные дела постоянного хранения и временных (свыше 10 лет) сроков хранения составляются отдельно;

- в описи электронных дел постоянного хранения опускается графа «Срок хранения»;

- описи электронных дел составляются в двух экземплярах (один остаётся в архиве учреждения, другой, с подписью принявшего документы архивариуса, возвращается в структурное подразделение);

- номер фонда можно не указывать и вообще исключить эту графу, если в учреждении сформирован только один архивный фонд (эту информацию структурному подразделению дает архивариус или ответственный за хранение электронных документов секретарь);

- в заголовке описи электронных дел указывается год, за который сдаются электронные документы;

- наименование структурного подразделения выносится в наименование раздела описи;

- наименование раздела, индексы, заголовки, сроки хранения электронных дел устанавливаются в соответствии с номенклатурой дел;

- опись согласуется с начальником отдела делопроизводства (канцелярии, службы ДОУ и т.д.), с экспертной комиссией структурного подразделения (если она есть) и подписывается руководителем структурного подразделения;

- вторая часть описи (передал-принял) заполняется при приеме-передаче документов в архив;

- порядковый номер описи присваивается в архиве.

Опись электронных дел и документов целесообразно дополнить количеством и типом передаваемых в архив носителей.

Согласно Правилам описи электронных дел и документов имеют приложения. Приложение к описи -это внутренняя опись каждого электронного дела.

В отличие от передачи в архив документов на бумажных носителях, у которых внутренняя опись (при необходимости ее составления, например, личное дело) вшивается в само дело, при передаче электронных дел:

- приложение обязательно составляется на каждое электронное дело;

- не вкладывается в носитель и не записывается на него, а оформляется в бумажном виде как приложение к описи электронных дел и документов, передаваемой в архив.

В Правилах не сказано, нужно ли описывать каждое передаваемое дело по отдельности или можно составить одно приложение к описи. Исходя из практики, рекомендуется оформлять одно приложение, а не множество (по количеству передаваемых дел).

Формат архивного хранения установлен Правилами. Это формат PDF/A, специально разработанный для долговременного хранения информации и закрепленный в стандарте ISO 19005-1:2005/Cor.2:2011 «Управление документацией. Формат файлов электронных документов для долгосрочного хранения» [5]. Данное требование обязательно должны соблюдать государственные архивы, а также организации и учреждения, которые являются источниками их комплектования.

Коммерческие организации, большинство документов которых вряд ли когда-либо выйдет за пределы их собственного хранилища, могут использовать обычный PDF, а также другие форматы. Например, чертежи и схемы не всегда корректно отображаются в PDF, поэтому, чтобы не жертвовать качеством документа в пользу соблюдения заданного формата, целесообразно сохранить файл в любом другом неизменяемом виде.

Передавая документы на хранение, особое внимание следует уделять не столько соблюдению какого-то формата, сколько тому, как этот формат обеспечивает неизменяемость файлов. Ни к чему дорогое программное обеспечение и посещение семинаров по ведению электронных архивов, если кто-то на рабочем месте запросто может внести поправки в файл, который давно сдан в архив.

Каждому секретарю знакомо понятие «закрытие документа делопроизводством». Это означает, что все задания по документу выполнены, и он может быть помещен в дело.

В отношении электронных документов рекомендуется дополнить это еще одним действием - переводом документа в неизменяемый формат. Изымать его из общего доступа, конечно, не стоит, однако следует исключить любое постороннее вмешательство в форму и содержание. Отсюда следует, что закрытые делопроизводством электронные документы необходимо защитить от всевозможных изменений.

Как это реализовать технически, каждое учреждение решает само в зависимости от используемого программного обеспечения, наличия СЭД и качества технической поддержки.

Разумеется, учреждение, которое практикует электронный документооборот, быстрее выстроит систему архивного хранения электронных документов, чем то, которое обходится офисным пакетом программ, облачным хранилищем и услугами приходящего раз в неделю сисадмина. Но, так или иначе, решить эту задачу можно.

Условно один носитель информации можно сравнить с одним томом бумажного дела. Нельзя записывать

на один диск все дела подряд, насколько хватит его объема. Лучше придерживаться принципа «одно дело -один диск». Впрочем, можно записать на один диск несколько дел, но только если это дела одного года и они имеют один срок хранения (все так же, как и с бумажными томами).

Что касается носителей, то ничего удобнее обычного CD-R (компакт-диска с возможностью однократной записи) пока не изобрели. В соответствии с Правилами (п.2.32) необходимо регулярно, не реже чем один раз в пять лет, проводить технический контроль физического состояния носителей электронных документов и воспроизводимости электронных документов.

Если появляются более совершенные носители информации, лучше перезаписать на них весь электронный архив. Иначе можно вообще никогда не увидеть содержимое старого носителя. Так произошло, например, с дискетами, которые до сих пор попадаются в архивах, но запустить их в условиях обычного офиса уже просто не на чем.

Менее популярны в качестве архивных носителей информации USB-flash-накопители. Непопулярны они потому, что файлы с них легко можно удалить или заменить. Эргономичность тоже оставляет желать лучшего: если диски можно аккуратно сложить, даже не помещая в специальные короба, то флешки слишком разнообразны по форме.

Таким образом, оптимальный носитель для электронного архива - компакт-диск. Каждый носитель подписывается. Согласно п. 4.34 Правил на вкладыше, который помещается в футляр таким образом, чтобы были видны надписи, указываются: наименование организации (полное, сокращенное); номер фонда; номер описи электронных дел, документов; номер дела по описи; отметка о статусе экземпляра электронных документов: «Осн.» (основной) или «Раб.» (рабочий); крайние даты документов электронного дела; дополнительные отметки об ограничении доступа к электронным документам (при необходимости).

Номера фонда и описей указываются на обложке только в том случае, если фондов несколько, а электронное дело внесено в опись.

Описей, как уже было отмечено выше, всего две: электронных дел постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения. Но в архив могут передаваться электронные дела и меньших сроков хранения. Описывать их не нужно, поэтому информационный блок «Номер описи» в этом случае просто опускается из обложки диска.

Порядок передачи электронных документов в архив учреждения описан в п. 4.34 Правил. Принцип следующий:

1. Структурное подразделение, готовя электронные документы для передачи в архив, самостоятельно сохраняет их в неизменяемых форматах, при необходимости формирует дела.

2. Электронные дела записываются на обособленные носители информации (каждое в двух экземплярах), для которых затем оформляются обложки.

3. Электронные дела длительного и постоянного сроков хранения вносятся в соответствующие описи.

4. Описи с приложениями передаются в архив учреждения на бумажном носителе.

5. Архивариус сканирует все носители антивирусной программой, после чего проверяет каждый записанный файл документа (тот файл, который визуализирует документ) на воспроизводимость.

6. В опись дел вносится запись о приеме-передаче. Опись подписывают архивариус и работник, передавший документы в архив.

Традиционно в архиве все принятые от подразделений дела вносятся в учетные документы - архивные описи.

Для электронных дел предусмотрены специальные описи, формы которых приведены в Правилах:

• опись электронных дел и документов постоянного хранения (приложение № 17);

• опись электронных дел и документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения (приложение № 18).

Необходимо обратить внимание: описи электронных дел по личному составу в Правилах не существует.

Все дела по личному составу ведутся в бумажном виде, и это наверняка продлится еще долго.

Архивные описи электронных дел и документов заполняются по тем же правилам, что и описи обычных бумажных дел. Разница заключается лишь в том, что вместо количества листов дела указывается количество мегабайт памяти, которое оно занимает. Кроме того, «тома» в электронных делах практически исключены, разве что это настолько объемное дело, что его пришлось записать на несколько носителей.

В делопроизводстве существуют общие правила заполнения архивных описей дел и документов:

- номер описи присваивается при её заведении и сохраняется за ней до закрытия описи;

- дела вносятся в опись, получая порядковые номера в валовом порядке до тех пор, пока их количество

не достигнет 9999;

- нумерация - сквозная через все годовые разделы описи;

- на каждый календарный год составляется отдельный годовой раздел описи;

- проект годового раздела описи дел согласуется на заседании экспертной комиссии учреждения, после чего утверждается руководителем учреждения.

В описи электронных дел постоянного хранения отсутствует графа «Срок хранения», в остальном же она составляется также, как и опись электронных дел долговременного срока хранения.

Форма описи (таблица) не отличается от той, что заполняли структурные подразделения при передаче электронных документов в архив. Разница заключается в том, что годовой раздел описи электронных дел и документов, заполняется общий по учреждению. В него архивариус сведет все сданные структурными подразделениями документы.

Приложения 17 и 18 к Правилам тоже имеют приложения, которые по форме повторяют внутренние описи электронных дел. На практике это означает, что архивариусу не нужно заново составлять эти «внутренние описи» на каждое дело. Достаточно проследить, чтобы коллеги из других структурных подразделений передавали их при сдаче своих документов в архив.

Обязательными условиями хранения электронных документов являются следующие (п. 2.30 Правил):

- в архиве учреждения должны быть не менее двух экземпляров каждой единицы хранения электронных документов (основной и рабочий экземпляры должны находиться на разных физических устройствах);

- архив должен быть укомплектован техническими и программными средствами, позволяющими воспроизводить, копировать, перезаписывать электронные документы, контролировать физическое и техническое состояние;

- режим хранения электронных документов должен исключать утрату, несанкционированную рассылку, уничтожение или искажение информации.

Очень важно соблюдение температурно-влажностного режима хранения электронных носителей. Общие рекомендации таковы: срок сохранения носителем своих качеств тем больше, чем ниже температура и относительная влажность, при которой он постоянно хранится.

Таблица 1 Температурно-влажностный режим хранения электронных носителей

Название носителя Влажность Температура Срок хранения

Полиэфирные 50% +11иС 50 лет

магнитные ленты

Оптические диски CD-R 50% +10°С 50 лет

Диски WORM 50% +з°с 50 лет

Как видно из приведённой таблицы, низкие температуры способствуют сохранению электронной информации, однако они совершенно некомфортны для длительной работы сотрудника учреждения. Поэтому в архивохранилищах для документов на электронных носителях информации (оптические диски) поддерживается определённый температурно-влажностный режим:

Таблица 2 Температурно-влажностный режим хранения оптических дисков

Название носителя Хранилище Влажность воздуха Температура

от 20 до 50%. + 15 -+20°С

Оптические диски хранилище с рабочими экземплярами электронных документов 50% +23°С

хранилище с основными экземплярами электронных документов низкая + 17°С

Не допускается хранение дисков при температуре выше +32°С и ниже -10°С и относительной влажности ниже 10%. Возможна транспортировка дисков при температуре до -5°С и относительной влажности 50%. Необходимо обратить особое внимание: в архиве учреждения должны храниться два экземпляра каждого

электронного дела на двух носителях. Логично (хоть и не оговорено в нормативно-методических документах), что оба носителя должны храниться отдельно друг от друга. Если что-то случится с одним из экземпляров, его можно восстановить, используя другой.

Уничтожение электронных документов происходит аналогично уничтожению документов на бумажных носителях. Сначала в общем порядке электронные документы помещаются в акт о выделении к уничтожению электронных документов, не подлежащих хранению, а затем в учетные документы (описи) вносятся соответствующие пометки. Материальные носители уничтожаются следующим образом: диски отправляются в печь или шредер вместе с уничтожаемыми документами на бумажных носителях, т.е. способом, исключающим их восстановление.

Библиографический список

1. Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях: утверждены приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 // Официальный интернет-портал правовой информации www.pravo.gov.ru, 10.09.2015, N 0001201509100001

2. Проект рекомендаций по комплектованию, учёту и организации хранения электронных архивных документов в архивах организаций. - Федеральное архивное агентство, ВНИИДАД, 2012. - Режим доступа: http://archives.ru.

3. Федеральный закон "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" от 27.07.2006 г. № 149-ФЗ // Российская зазеты. - 2006. - № 165. - 29 июля.

4. Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти: утверждены приказом Росархива от 23.12.2009 г. - Режим доступа: http://docs.cntd.ru/ document/902198645

5. Стандарт ISO 19005-1:2005/Cor.2:2011 «Управление документацией. Формат файлов электронных документов для долгосрочного хранения» - Режим доступа: http://docs.cntd.ru/

6. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения: утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 - Режим доступа: http://docs.cntd.ru/.