Модель принятия решения автоматизации малого бизнеса

УДК: 658 ББК: 32.97-018.2

Третьякова Т.И., Плюснина Е.В.

МОДЕЛЬ ПРИНЯТИЯ РЕШЕНИЯ АВТОМАТИЗАЦИИ МАЛОГО БИЗНЕСА

Tretyakova T.I., Pfyusnina E. V.

MODEL DECISION AUTOMATION OF SMALL BUSINESS

Ключевые слова: автоматизация, малый бизнес, бизнес -процесс, коробочный программный продукт, индивидуальное программное решение, внедрение системы автоматизации, оценка рисков.

Keywords: automation, small business, business process, boxed software, individual software solution, the introduction of automation systems, risk assessment.

Аннотация: в данной статье представлена модель принятия решения об автоматизации бизнеса. Дано описание понятий «автоматизация» и «автоматизация бизнеса», рассмотрены вопросы актуальности автоматизации малого бизнеса, цели, условия и результаты автоматизации малого бизнеса. В статье описаны виды анализа бизнес -процессов, критерии и параметры выбора программных продуктов для автоматизации малого бизнеса. Описаны виды программного обеспечения, используемые для автоматизации бизнес -процессов. Представлен сравнительный анализ преимуществ и недостатков основных программных продуктов в области автоматизации бизнеса. Описаны процесс внедрения программного обеспечения и основные риски проекта автоматизации.

Abstract: this article presents a model of the decision on business automation. The description of the concepts of "automation" and "automation of business", the issues of the relevance of the automation of small business, goals, conditions and results of the automation of small businesses. The article describes the types of analysis of business processes, the selection criteria and parameters for the automation of small business software products. We describe the types of software used for the automation of business processes. A comparative analysis of the advantages and disadvantages of the main software products in the field of business automation. We describe the process of implementation of the software and the main risks of the automation project.

Автоматизация — это потребность не только крупных компаний, но и необходимость для предприятий малого формата. Благодаря автоматизации оперативного учета руководство получает достоверную картину происходящего на предприятии в режиме реального времени, что позволяет эффективно управлять ассортиментом, бороться с воровством, управлять затратами и запасами, контролировать взаиморасчеты с контрагентами. В современных условиях при высоком уровне конкуренции на рынке управлять предприятием «по старинке», осуществляя все операции вручную, уже невозможно. Автоматизация бизнеса — это путь к повышению эффективности и возможность завоевать новые рынки в условиях жесткой конкуренции.

В самом широком смысле под

автоматизацией понимается некоторый набор действий, который позволяет освободить человеческие ресурсы от выполнения определенных задач, как правило, рутинных и однообразных, и переложить их выполнение на определенный механизм. Естественно, что под механизмом сегодня мы имеем в виду компьютер, машинные алгоритмы, позволяющие при правильной настройке выполнять многие задачи,

которые до этого мог выполнять только человек. Иначе говоря, автоматизация - это не что-то необъяснимое и требующее колоссальных затрат, а всего лишь процесс подбора и подготовки оборудования и программного обеспечения для эффективного решения задач конкретной организации.

Автоматизация бизнеса - это не только создание единой информационной базы, а еще и набор средств управления деятельностью компании. Автоматизация позволяет вести учет товарооборота и денежных потоков любой сложности, учитывая при этом множество различных факторов. Кроме того, благодаря информационным технологиям обеспечивается контроль и учет деятельности филиалов компании, независимо от их местонахождения. Наконец, грамотность предоставляемой информации в автоматизированных системах ведения бизнеса на порядок превосходит информацию, составленную самыми профессиональными сотрудниками компании1.

В малом бизнесе автоматизацию приме-

1 Автоматизация бизнеса: «Что это? и для чего?» [Электронныйресурс]. - Режим доступа: http://p]-e.ru/w/News44

няют обычно в двух случаях:

- в основных бизнес-процессах - это, к примеру, могут быть автоматизация продаж или автоматизация взаимодействия с клиентами;

- в поддерживающих процессах, которые напрямую на увеличение доходов не влияют, но являются обязательными для бизнеса -например, бухучет и отчетность.

Соответственно, мотивы и цели автоматизации могут быть разными - в первом случае это нужно, чтобы повысить доходность бизнеса, во втором - чтобы сократить затраты времени и денег1.

Несмотря на очевидные плюсы автоматизации, многие владельцы до сих пор не решаются внедрить на своем предприятии новую систему, оправдывая себя небольшой производственной площадью, отсутствием денег, небольшим ассортиментом, сложностями внедрения и обслуживания системы, малым количеством покупателей и работников.

На рисунке 1 представлена модель принятия решения автоматизации малого бизнеса.

Рассмотрев каждый пункт модели и ответив на вопросы, руководитель сможет принять обоснованное решение по процессу автоматизации своего бизнеса.

Для правильного принятия решения вопроса автоматизации малого бизнеса владельцу необходимо ответить на ряд вопросов:

1. Какова цель автоматизации бизнеса?

2. Какие бизнес-процессы будут подлежать автоматизации?

3. Какой программный продукт выбрать для автоматизации?

4. Сколько стоит автоматизация?

5. Каковы риски при внедрении системы автоматизации?

Существует необходимый перечень условий, без которых автоматизировать бизнес не получится:

1. Должна быть четкая бизнес -цель: увеличение доли рынка; увеличение прибыльности; снижение издержек;

2. Инициатором и куратором проекта должен быть высший руководитель, или собственник компании.

3. Готовность корректировать действующие бизнес-процессы, несмотря на сопротивление сотрудников2.

Для определения бизнес-процессов под-

лежащих автоматизации необходимо провести анализ существующих бизнес-процессов в организации.

Что же такое анализ бизнес-процессов и какие результаты он может принести? Для начала необходимо разобраться с определением самих бизнес-процессов. Работа любой компании представляет собой определенную последовательность регламентированных операций или видов деятельности, направленных на достижение единой конечной цели. Именно эти операции и виды деятельности и принято называть бизнес-процессами.

Таким образом, к бизнес-процессам можно относить и производство, и планирование, и учет, и кадры, и сбытовую политику. При этом многие бизнес процессы представляют собой выполнение большого объема рутинных, однотипных задач. Существенно оптимизировать деятельность компании можно при помощи автоматизации этих бизнес-процессов. Кроме этого, в большинстве случаев причины неудач компании на рынке заключаются в неэффективной организации бизнес-процессов (рисунок 1).

Анализ бизнес-процессов представляет собой процесс оценки всей совокупности технологических и управленческих операций, выполняемых в компании, с точки зрения их эффективности и определения направлений, требующих оптимизации и модернизации. Однако в современных условиях, особенно для компаний, имеющих достаточно развитую инфраструктуру, выявление «болевых точек» в организации бизнес-процессов представляет собой достаточно сложную задачу, которую невозможно решить без использования специализированного инструментария.

На сегодняшний момент в основу методов анализа бизнес-процессов положены специализированные программные средства, которые позволяют осуществлять анализ бизнес -процессов компаний довольно быстро и эффективно, обозначить причины снижения и варианты повышения прибыльности и конкурентоспособности компаний, оптимизации затрат без снижения качества продукции. Современные методы анализа бизнес-процессов с успехом применяются для исследований процессов как всей компании в целом, так и отдельных направлений ее деятельности и отдельных структурных подразделений (рисунок 2).

1 Юрий Звягинцев, Мария Правдина Восемь простых вопросов об автоматизации бизнеса. [Электронный ресурс]. -Режим доступа: https://biz360.iu/materialsZ226/

2 Автоматизация бизнеса с помогаю IT — как добиться успеха? Компания GOODWILL 2015 год, Москва [Электронныйресурс]. - Режим доступа: http://programmist1s.ru/

Модель принятия решения автоматизации малого бизнеса

и

Определение степени необходимости автоматизации бизнеса

<2.

I

ч о с

8 Ч О X

ю

0 0)

1

Я п5

т

I п5 Рн Ср О

1

«

0) ч

2 ^

И С4'

8 л

Ен Ен

П5 О СР О

0) К

С Л

О Ч 0)

Л Ен Ен П5 И

N СР 0) ч

V.

I

Ен

О с4-

£ о

£ &

^ ю

« о

5 о

>§ и

п ш

еГ ?

У £

й о

Ю ц

§ «

Ч Ж

о £

Й <и

о и ш к

I

I

0) у

Ен

0

0)

1 0)

У ^

Ч О

с

8 Ч О X

ю о 0) к

I

з

О' и

и б

н

е я

м и

е Я

р а

в з

и

м м

о и

н т

ь п

л о

а

е а

р м

и

в д

о

в X

о б

т о

е

К

О'

И О

о о 0) я

0 СР

с

1

о 0)

I

V.

ь

т

а

в

о О'

р в

и о

з к

и и

м н

и д

т у

п р

о т

о

о с

м

и д

д у

о р

X т

б

о

е

К

<и ш о и

V.

О'

и

ь и

т Я

и а

л м

е р

д о

е -©

р н

п и

с

а к

р

а

о п

м у

и т

д с

о о

X д

б

о а

е в

К а

р

п

Ы.

ТГ

£ о

Е Ю И

Э ° £ ? О К р? И 0) Ен О

О

Ч О X

ю о 0) к

0) Й у

п5 «

Й 8

Л Ен О О СР

Определение бизнес-процессов, подлежащих автоматизации

Выбор программного продукта для автоматизации

ЛЛ

Использование типового (коробочного) программного продукта

Разработка и внедрение индивидуального программного решения

Внедрение и сопровождение программного решения

Рисунок 1 - Модель принятия решения автоматизации малого бизнеса

Рисунок 2 - Виды анализа бизнес-процессов

Основой анализа сегодня становится описание бизнес-процессов. Детальное описание бизнес-процессов составляется на основе проведенного исследования. По результатам описания осуществляется анализ бизнес-процессов. В результате проведенного анализа менеджмент компании получает возможность оценить необходимость и оптимальность осуществления того или иного бизнес-процесса, определить наличие каких-либо избыточных или недостающих операций в рамках осуществления процесса.

Опись бизнес-процессов, а также анализ, позволяют эффективно распределять ответственность между структурными подразделениями, занятыми в выполнении процесса, регламентировать деятельность исполнителей. Именно на основании проведенного анализа определяется возможность и целесообразность их автоматизации, а также конкретный список процессов, требующих автоматизации. Объяснение бизнес-процессов в итоге дает возможность значительно улучшить управляемость компании.

При выборе программных продуктов для автоматизации малого бизнеса используются следующие критерии:

- назначение (или основная сфера автоматизации бизнес-процессов компании);

- число пользователей (число одновременно использующих систему сотрудников);

- необходимость в использовании корпоративных ресурсов;

- связь с учетными системами;

- длительность и стоимость внедрения.

В некоторых случаях грамотно описанные и регламентированные процессы не предполагают автоматизации. Например, последователь-

ность действий при обслуживании клиента в ресторане или магазине. Изменение существующего порядка действий может приносить количественные (и качественные) результаты, использование новой схемы бизнес-процессов можно измерить, но их внедрение не предусматривает автоматизации.

Для небольшой компании со штатом сотрудников в несколько человек и хорошо структурированными регламентами действий для подтверждения своих действий (и для контроля над ними) вполне хватит таблиц Excel. Например, в табличной форме представляется последовательность действий сотрудников с указанием сроков, вполне можно использовать ссылки на источники информации.

Ниже выделены сферы применения бизнес-процессов, в которых автоматизация наиболее часто дает количественные и качественные результаты:

- производство (компания имеет производства и, возможно, представлена в других сферах);

- торговля;

- услуги;

- услуги в сфере учета (ведение бухгалтерского, управленческого учета, консолидация и трансформация данных);

- документооборот.

Выбор программного и технического обеспечения также зависит от числа пользователей.

В зависимости от предполагаемой сферы использования определяется потребностью в сетевых ресурсах:

- корпоративная почта;

- удаленный доступ к ресурсам;

- корпоративные ресурсы (портал);

- скорость и безопасность соединения, обмен данными.

Если основные бизнес-процессы, автоматизация которых предполагается, связаны с контролем и полнотой формирования данных, которые могут использоваться в дальнейшем для бухгалтерского (или другого) учета, важным аспектом для выбора программного обеспечения является возможность обмена данными с учетными системами. Поскольку в настоящее время основной учетной системой для автоматизации малого и среднего бизнеса, а также набирающей обороты в создании программного обеспечения для крупных компаний, является 1С. В качестве приемника в обмене данными будет подразумеваться 1С (продукты на данной платформе)1.

При выборе системы автоматизации рассматриваются два вариант:

1. Использовать типовой (коробочный) продукт.

2. Разработать и внедрить индивидуальное программное решение.

Стандартное решение проще внедрить, и оно обойдется дешевле. Но нужно иметь в виду, что не каждый типовой продукт можно доработать под свои задачи - в ряде программ возможности донастройки сильно ограничены или вообще исключены. Кстати, то же самое относится и к облачным сервисам.

Выбор конкретной программы - дело довольно ответственное, необходимо будет проработать довольно существенный массив информации. Программных продуктов на рынке много, у каждого свои особенности и преимущества. Владелец бизнеса должен получить ответы на следующие важные вопросы:

- какие конкретно задачи и процессы планируется автоматизировать;

- соответствует ли функционал системы тем задачам, которые нужно будет решить с ее помощью;

- возможно ли донастроить систему под свою бизнес-практику;

- возможно ли будет при изменении бизнес-процессов или условий ведения бизнеса быстро изменить систему, не прекращая ее эксплуатации;

- насколько система проста и удобна в использовании;

- возможно ли интегрировать систему с другими приложениями или сервисами;

1 Как выбрать программу для автоматизации [Электронный ресурс]. - Режим доступа: Ыйр://Ъ2Ъ-expert.com/vybor-programmy-dlya-avtomatizatsii-biznes-protsessov-i-dokumentooborota.html

- поддерживается ли работа системы на планшетах, смартфонах;

- кто и как будет осуществлять техническую поддержку;

- сколько стоит внедрение и поддержка.

Для ответа на эти вопросы целесообразно

проконсультироваться с представителями вендоров (т.е. компаний- разработчиков ПО). Если есть возможность - пообщайтесь также с коллегами-предпринимателями, решающими похожие задачи; их опыт даст вам ценную информацию, которая поможет сделать выбор в пользу того или иного программного продукта.

Программное обеспечение (коробочный вариант) выбирают по самым разным параметрам, начиная от перечня конкретных возможностей и оканчивая ценой и методом оплаты программного продукта. Несколько параметров выбора программного обеспечения для автоматизации бизнеса:

1. Открытый или закрытый код программного обеспечения.

2. Цена и тип программного продукта (Saas и Standalone).

3. Возможности интеграции системы.

4. Надежность программного продукта.

5. Безопасность и настройка доступов.

6. Формирование отчетности.

7. Качественная работа на мобильных устройствах.

Программные системы делятся на три категории:

1. Система с закрытым кодом, т.е. программный продукт, лицензия которого не подходит под определение открытого ПО. Как правило, это означает, что распространяются только бинарные (скомпилированные) версии программы, и лицензия подразумевает отсутствие доступа к исходному коду программы, что затрудняет создание модификаций программы Доступ к исходному коду третьим лицам обычно предоставляется при подписании соглашения о неразглашении.

2. Система с открытым кодом, т.е. программное обеспечение с открытым исходным кодом. Исходный код таких программ доступен для просмотра, изучения и изменения, что позволяет пользователю принять участие в доработке самой открытой программы, использовать код для создания новых программ и исправления в них ошибок — через заимствование исходного кода, если это позволяет совместимость лицензий, или через изучение использованных алгоритмов, структур данных, технологий, методик и интерфейсов (поскольку исходный код может существенно дополнять документацию, а при отсутствии таковой сам служит документа-

цией).

3. Система с частично открытым кодом, т.е. продукт, в котором ядро и некоторые ключевые компоненты имеют закрытый код и могут дорабатываться только разработчиками, а большая часть пользовательских компонентов может быть доработана любым программистом.

Самыми непрактичными являются системы с закрытым кодом, в который только разработчик может вносить правки. Даже если сейчас вы получили программу, идеально соответствующую вашим потребностям, при любых, даже самых мелких изменениях в работе вашего бизнеса программный продукт придется менять.

Удобнее всего работать с программными системами с открытым кодом. Такие программы можно идеально настроить под особенности того или иного бизнеса, а в случае необходимости также будут доступны любые корректировки, для чего достаточно просто выбрать хорошего исполнителя.

Частично открытый код — самый распространенный вариант. Многие системы позволяют настраивать сделки, процессы, задачи, интегрировать программный продукт с другими системами и многое другое. Этот подход позволяет разработчикам контролировать продажи и распространение программы, т.е. получать прибыль и бороться с «пиратством», а покупателям достаточно гибко настраивать программу для нужд компании.

Любое программное обеспечение сегодня делится на два вида по типу лицензии и особенностям дальнейшей работы с продуктом:

1. Saas - это «облачные» технологии, это программное обеспечение как услуга или аренда ПО. SaaS является очень выгодной альтернативой обычной схеме покупки программ, особенно дорогостоящих.

2. Суть модели сводится к тому, что вы не приобретаете программное обеспечение, а платите за функции, инструменты и возможности, которые оно предоставляет. Кроме того, вы пользуетесь мощностями разработчиков софта, а не размещаете ПО на своих серверах, за счет чего существенно снижаются затраты на администрирование системы

3. Чаще всего по модели SaaS предлагают приложения, требующие приобретения дополнительных аппаратных мощностей, высококвалифицированной помощи и проектного внедрения (например, почтовый сервер, телефония, информационные системы и т.п.).

4. Основные пользователи SaaS - это компании малого и среднего бизнеса, а также индивидуальные предприниматели, не имеющие возможность покупать дорогостоящее обо-

рудование и программное обеспечение, тратить крупные суммы на его внедрение и обслуживание. Крупным предприятиям также могут быть полезны и выгодны некоторые решения SaaS.

5. Standalone - это пакет программного обеспечения, который разворачивается клиентом самостоятельно на собственном серверном оборудовании, поддерживается и администри-руется силами самого заказчика. Заказчик приобретает только программу (лицензия, право на использование), а все, что требуется для ее полноценной работы, обеспечивает самостоятельно.

Чтобы рассчитать, какой из программных продуктов окажется выгоднее, нужно учитывать не только стоимость программы, но также и возможные сопутствующие расходы, в число которых при выборе решения Standalone нужно обязательно включить покупку или аренду серверов, а также техническое обслуживание оборудования и программы (резервное копирование, проверка целостности баз данных и пр.). В результате ежемесячная оплата Saas-решений зачастую оказывается более привлекательной. Впрочем, случаи бывают разные, да и не всегда решение зависит только от цены. Иногда важнее конфиденциальность, возможность работать без подключения к сети Интернет или еще какие-то соображения.

Разработать и внедрить индивидуальное программное решение позволяют получить уникальный продукт, полностью адаптированный к условиям и нуждам заказчика, учитывающий динамику и перспективы развития не только предприятия заказчика, но и рынка, на котором оно работает. Создаваемые уникальные решения базируются на современных информационных технологиях, обеспечивающих последующее развитие продукта вместе с потребностями заказчика. Создание индивидуального программного решения для автоматизации бизнеса включают:

- сбор и анализ требований к системе;

- проектирование программного обеспечения;

- разработка и внедрение программного решения;

- обучение сотрудников заказчика;

- сопровождение и поддержка созданных систем.

Сравнительный анализ преимуществ и недостатков основных программных решений в области автоматизации бизнеса1 представлен в таблице 1.

1 Татьяна Тучик Автоматизация управления торговыми предприятиями. Журнал "Финансовый директор" (№6, 2007) [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http ://www.management.com.ua/ ims/ims 131.html

Таблица 1 - Сравнительный анализ преимуществ и недостатков основных программных решений в области автоматизации бизнеса

Преим ущес тв а Недостатки

Индивидуальное программное решение

- более низкая стоимость разработки; - более оперативная и часто более эффективная поддержка в период эксплуатации; - оптимальный функционал системы, отвечающий требованиям конкретной компании. - большие трудозатраты; - зависимость от разработчика системы; - длительность внедрения; - ненадежность; - малая перспективность; - небольшое количество рабочих мест (до 10); - подходит только малым предприятиям.

Типовой (коробочный) продукт

- гарантия производителя; - доступная цена; - быстрое внедрение; - совместимость с другими системами; - индивидуализация управленческого учета; - оперативность корректирования настроек при изменение законодательства. - сложность и дороговизна доработки; - невозможность обеспечения менеджмента необходимой оперативной информацией для принятия управленческих решений; - слабая ориентация на прдприятие; - неполнота решений; - отсутствие планово-аналитических функций, средств прогнозирования спроса; - малая перспективность; - нестабильность систем на 20-30 рабочих мест; - устраивает временно, как «лоскутный» вариант.

Вне зависимости от выбранного типа программного решения автоматизации бизнеса процесс внедрения программного обеспечения является сложным, ответственным и трудоемким.

Внедрение программного обеспечения — это процесс настройки программного обеспечения под определенные условия использования, а также обучения пользователей работе с программным продуктом.

Внедрение - это процесс подгонки софта под бизнес и бизнеса - под софт.

Для простых задач или процессов «внедрение» будет заключаться всего лишь в установке софта на свой компьютер (или регистрацию в «облачном» сервисе) и вводе начальной информации. Сразу после этого можно начинать выписывать документы, заполнять базу клиентов или выдавать задания.

Для более сложных задач (например, расчет плановой рентабельности заказов в момент заключения сделки - для того, чтобы не сработать в убыток), возможно, потребуется доработать систему под те условия и практики, которые сложились в компании. В правильно выбранной системе обычно поддерживается какой-то типовой процесс для подобной задачи. Но на практике каждая компания имеет свою методику. Вот эту специфику в процессе внедрения и потребуется отразить.

Внедрение можно выполнить своими силами или пригласить специалистов. Но не стоит надеяться, что подрядчик сделает всё в лучшем виде без вашего участия; ключевые сотрудники и руководство компании должны будут активно

участвовать практически на всех этапах, от того, чем глубже вы погрузитесь в процесс внедрения, во многом будет зависеть успех проекта.

При внедрении программного обеспечения работы ведут в трех плоскостях:

1. Предпроектное обследование бизнес-процессов.

Одним из главных критериев успешности внедрения программного обеспечения - это выделение критических, с точки зрения общего результата, процедур в деятельности организации. Когда набор таких процедур определен, необходимо в первую очередь использовать программное обеспечение для автоматизации операций внутри именно этих процедур. Таким образом, разработанное программное обеспечение автоматически становится жизненно важным и востребованным для организации.

На этой стадии выполняются следующие работы:

- разрабатывается поэтапный план работ по внедрению программного обеспечения;

- утверждается техническое задание на разработку/доработку существующего программного обеспечения,

- согласовываются сроки и стоимость работ по внедрению.

2. Реализация проекта внедрения.

Производится пилотное внедрение программного продукта, настройка рабочих мест, первичное обучение специалистов заказчика по работе с программным обеспечением. Параллельно с этим ведется расширение нормативной базы организации путем включения в нее регламентов, описывающих порядок выполнения

процедур автоматизируемых процессов. В противном случае есть опасность возникновения рассогласования между автоматизированными процедурами и остальными процессами организации.

3. Завершение проекта внедрения.

По завершению опытной эксплуатации программное обеспечение переводится в промышленную эксплуатацию, для сотрудников заказчика проводятся обучающие семинары, оказывается всесторонняя поддержка для успешной эксплуатации программного обеспечения заказчиком. Также на этой стадии выполняются работы по общей стандартизации существующей деятельности организации, когда выделяются лучшие практики выполнения процедур и включаются в программное решение по принципу наибольшей полезности для большинства участников. Процент таких процедур относительно общего объема автоматизации может быть невелик, но это придает процессу построения решения вес в организации за счет увеличения его «полезности»1.

Внедрение системы автоматизации управления является сложным процессом, требующим от участников внедрения (заказчика и исполнителя) максимальных усилий для достижения положительного результата. Успешное внедрение напрямую зависит от того, насколько своевременно и эффективно будут сняты основные риски проекта.

К основным рискам относятся:

- автоматизация нерегламентированных бизнес-процессов;

- необходимость в частичной или полной реорганизации структуры предприятия;

- необходимость изменения технологии бизнеса в различных аспектах;

- сопротивление сотрудников предприятия;

- временное увеличение нагрузки на сотрудников во время внедрения системы;

- необходимость в формировании квалифицированной группы внедрения, выбор влиятельного руководителя группы2.

Одним из острых вопросов для владельца бизнеса является вопрос о стоимости процесса автоматизации. Это риторический вопрос, и однозначного ответа на него не существует.

Стоимость конкретного программного решения также будет зависеть от многих пере-

1 Внедрение ПО. ООО «Интеграто ИТ» 2012. [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http://www.tii.ru/services/introduction/

2 Риски при внедрении системы автоматизации

[Электронный ресурс]. - Режим доступа: http ://itas.emd.ru/main/secret_2.php

менных: какие задачи предстоит решать с помощью системы, типовой это продукт или настраиваемый, какие ресурсы потребуются для внедрения, сколько рабочих мест будут подключены к системе и т.д.

Стоимость автоматизации складывается из нескольких составляющих:

- стоимость самой системы (стоимость коробки или арендные платежи - в случае использования «облачных» приложений);

- затраты на настройку системы и обучение персонала;

- стоимость регулярного сопровождения.

К этому можно добавить непрямые затраты - например, затраты времени директора и ключевых пользователей на участие в проекте.

Затраты считать в деньгах гораздо легче, чем выгоды, так большинство затрат проходят «оценку» в бухгалтерском учете.

Для грубой разовой оценки возможно применение ручной калькуляции.

Для управления затратами на постоянной основе используйте методику ТСО «Total cost of ownership» (Совокупная стоимость владения), которая учитывает не только затраты на приобретение и ввод в эксплуатацию информационной системы, но и все последующие, возникающие на протяжении жизненного цикла. Модель затрат в ТСО классифицирует затраты по показателям, которые соответствуют объектам управления.

В состав показателей модели затрат включите время первых руководителей, потраченное на планирование, а также на управление процессом автоматизации, что актуально, если в компании нет выделенного IT-руководителя или эти функции переданы на аутсорсинг3.

Модель совокупных затрат в ТСО, как минимум, должна содержать следующие показатели:

1. Время руководителей, затраченное на организацию и управление процессом автоматизации.

2. Время штатных сотрудников, непосредственно занимающихся процессами автоматизации согласно своим функциональным обязанностям.

3. Гонорар внешних консультантов.

4. Технические средства (покупка и апгрейд оборудования, операционных систем и лицензий).

5. Программные средства.

6. Покупка программ и лицензий.

3 Михаил Рыбако, Сергей Милохов Автоматизация глазами руководителя. [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http ://mrybakov.livejournal.com/22284.html

7. Разработка и адаптация программ.

8. Оплата за услуги по тренингу персонала, помощь на рабочих местах, создание инструкций-регламентов.

9. Время персонала, использующего АС в своей работе, затраченное на тренинг и освоение новых методик работы.

Мероприятия, позволяющие повысить эффективность автоматизации:

1. Грамотное планирование состава и последовательности работ. Поддержите автоматизацией ключевые для бизнеса задачи.

2. Расставляйте задачи таким образом, чтобы первые результаты автоматизации можно было сразу использовать, не дожидаясь результатов последующих этапов.

3. По возможности, используйте имеющиеся на рынке готовые решения по автоматизации из той отрасли, где работает ваш бизнес.

4. Заказная разработка программных средств - трудоемкий процесс. Используйте разработку только в случае наличия в компании уникальных процессов, которые обуславливают конкурентное преимущество вашему бизнесу.

5. По возможности, спланируйте график обучения сотрудников, вовлеченных в автоматизированную систему таким образом, чтобы максимально использовать время их минимальной загрузки (межсезонье, между проектами и т.п.).

6. Повышение эффективности работы персонала после автоматизации есть главный

источник обеспечения выгоды от автоматизации. Разъясните персоналу, использующему АС, ваши ожидания, мотивируйте на эффективную работу.

7. Убедитесь, что руководители начали использовать статистические показатели и управляют процессами на их основе.

Решение о целесообразности автоматизации предстоит принять владельцу бизнеса. Но нужно учитывать, что в условиях кризиса от эффективности системы управления бизнеса порой зависит выживание компании. Между тем, как грамотная и своевременная автоматизация учета на предприятии - это реальный шанс уберечь свой бизнес от непредсказуемых последствий кризисных явлений.

Автоматизация бизнес-процессов

позволяет значительным образом снижать расходы, оптимизировать рабочие процессы, убирать ненужную рабочую силу и переводить ее на более необходимые позиции. Системы автоматизации бизнеса позволяют вести учет любых бизнес-процессов компании на автоматической, а не на ручной основе, сводя на «нет» человеческий фактор, а также контролировать работу сотрудников, получать полную информацию о работе компании в наглядном виде и в любое время. Кроме того, автоматизация бизнеса объединяет силы различных отделов и делает работу компании более эффективной.

БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК

1. Автоматизация бизнеса: «Что это? и для чего?» [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http ://pl-e.ru/w/News44.

2. Автоматизация бизнеса с помощью IT — как добиться успеха? Компания GOODWILL 2015 год, Москва [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http://programmist1s.ru/.

3. Звягинцев, Ю., Правдина, М. Восемь простых вопросов об автоматизации бизнеса [Электронный ресурс]. - Режим доступа: https://biz360.ru/materials/226/.

4. Егорова, Г.В., Федосеева, О.Ю. Стратегические аспекты структурирования процессов принятия управленческих решений // Вестник Волжского университета имени В.Н. Татищева. - Тольятти: ВУиТ, 2016. - №1(35), том 2. - 143-150 с.

5. Егорова, Г.В., Федосеева, О.Ю. Применение метода имитационного моделирования для повышения эффективности работы компании. Материалы XIII Международной научно-практической конференции «Татищевские чтения: актуальные проблемы науки и практики» // Актуальные проблемы информатизации науки и производства : в 5-и томах. Том 1. - Тольятти: Волжский университет им. В.Н. Татищева, 2016. - 65-71 с.

6. Как выбрать программу для автоматизации [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http://b2b-expert.com/vybor-programmy-dlya-avtomatizatsii-biznes-protsessov-i-dokumentooborota.html

7. Кинзябулатов, Р. ПО для бизнеса. Что это такое и как выбрать [Электронный ресурс]. -Режим доступа: https://habrahabr.ru/post/299036/.

8. Тучик, Т. Автоматизация управления торговыми предприятиями // Финансовый директор. - 2007. - №6 [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http://www.management.com.ua/ ims/ims131.html

9. Внедрение ПО. ООО «Интеграто ИТ» 2012 [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http://www.tii.ru/services/introduction/.

10. Риски при внедрении системы автоматизации [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http ://itas. emd. ru/main/secret_2. php.

11. Рыбаков, М., Милохов, С. Автоматизация глазами руководителя [Электронный ресурс]. -Режим доступа: http://mrybakov.livejournal.com/22284.html.

12. Логинов, А.Р., Макаренко, О. Управленческий учет для директора. Автоматизация управленческого учета в программе «1С: Управляющий». - СПб.: Питер, 2008.

13. Томпсон Кит Т. Автоматизация продаж. Умный подход. - М.: Вершины, 2006.

14. Вигерс, К., Битти, Д. Разработка требований к программному обеспечению. - М.: БИУ,

2014.

15. Кон, М. Пользовательские истории. Гибкая разработка программного обеспечения. - М.: Вильямс, 2012.

16. Маккарти, Д., Маккарти, М. Правила разработки программного обеспечения (+ CD). -СПб.: Питер, 2007.

17. Брауде, Э. Технология разработки программного обеспечения. - СПб.: Питер, 2004.

18. Харрингтон, Д., Нимвеген Ван Харм. Оптимизация бизнес-процессов: Документирование, анализ, управление, оптимизация. - М.: Азбука, 2002.