Сравнительные характеристики систем электронного документооборота для промышленных предприятий города Омска

Математические структуры и моделирование 2008, вып. 18, с. 116-125

УДК 338

СРАВНИТЕЛЬНЫЕ ХАРАКТЕРИСТИКИ СИСТЕМ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА ДЛЯ ПРОМЫШЛЕННЫХ ПРЕДПРИЯТИЙ ГОРОДА

ОМСКА

Н.С. Иванова

В данной статье сравнивается ряд систем электронного документооборота, действующих на российских предприятиях, на примере промышленных предприятий города Омска.

В настоящее время в современных условиях компании вынуждены прибегать к внедрению информационных систем с целью увеличения скорости и эффективности бизнес-процессов. В мире разработаны различные классы информационных систем (ERP, ERP II, CPM/BPM, CRM, SCM, ECM и т.д.), каждая система решает свои задачи.

Главная проблема любого российского предприятия - это отсутствие единой системы электронного документооборота. Вследствие чего происходит следующее: увеличение штата; проблемная работа с версиями документов; постоянный контроль за исполнением того или иного поручения; увеличение срока поиска информации в архивах.

Все присутствующие на российском рынке системы управления документами можно разделить на несколько классификационных групп, каждая из которых ориентирована на решение специфических задач и занимает свою нишу в рамках организации документооборота и делопроизводства. Их отличия обусловлены способами реализации задач делопроизводства, что объясняется особенностями используемых концепций и моделей процессов, положенных в основу разработок.

Существует мнение, что в настоящее время только около 30 % всей корпоративной информации хранится в электронном виде (как в структурированном - в базах данных, так и в неструктурированном). Вся остальная информация (около 70 %) хранится на бумаге, создавая немалые трудности при ее поиске [1]. Тем не менее, это соотношение постепенно меняется в пользу электронной формы хранения (в частности, через развитие электронных архивов). Вряд ли, конечно, когда-нибудь все документы станут только электронными, однако несомненно,

Copyright © 2008 Н.С. Иванова. Омский государственный университет. E-mail: tasha178@yandex.ru

что электронная форма хранения документов будет преобладать. При этом под термином «электронный документ» в рассматриваемом контексте обычно понимается текстовый файл, документ MS Word, электронная таблица MS Excel, графический файл, несколько взаимосвязанных файлов разных форматов (так называемый составной документ) и др.

В настоящее время на большинстве российских предприятий корпоративная информация (договоры, прайс-листы, приказы, деловая переписка, финансовая документация и др.) хранится как в бумажном, так и в электронном виде (часто неупорядоченно на файл-сервере). При этом практически неизбежно возникает дублирование информации, а также не обеспечивается поддержка разных версий документов и безопасность их хранения. То есть и при преобладании электронной формы хранения документов они не всегда используются эффективно. Потребность в эффективном управлении электронными документами и привела к созданию систем электронного документооборота (первые из которых появились еще в 1980-е гг.) [1].

Следует сказать, что в настоящее время существует немало подходов к решению проблем управления электронным документооборотом. Кроме так называемых универсальных систем электронного документооборота (EDMS), решить задачу управления документами можно при помощи следующих основных видов программных средств: систем групповой работы (Lotus, Novell GroupWise и MS Exchange); систем управления особыми видами документов (в частности, PDM-систем); специальных модулей управления документооборотом в составе корпоративных информационных систем для предприятий (SAP R/3, Baan и др.).

Основная масса внедренных продуктов на территории России написана нашими соотечественниками на основе иностранных платформ. Что, собственно, и неудивительно, т.к. подходы к ведению документооборота в России отличаются от западных стандартов, хотя и не противоречат им. Прежде чем перейти к детальному рассмотрению систем и компаний, предлагаем вашему вниманию таблицы 1-2, демонстрирующие общую ситуацию на рынке систем электронного документооборота (СЭД) в России [2].

Таблица 1. Процентное отношение внедренных СЭД в РФ

Евфрат 6% Directum 3%

Босс-референт 6% Documentum 4%

DIS 3% Эффект-офис 2%

Optima 9% NauDoc 2%

Landocs 2% Ган-док 3%

Дело 50% Кодекс: Документооборот 4%

Company& Office Media 2% Остальные 4%

Пожалуй, в каждом конкретном случае нужно исходить из особенностей целей и задач, которые ставит предприятие при внедрении системы управления документооборотом. Но, как правило, есть основные моменты, на которые опираются разработчики систем электронного документооборота:

Таблица 2. Структура спроса на СЭД в РФ

Госудрственный сектор 43% Другое 3%

Машиностроение 2% Металлургия 2%

Нефтегазовая и хим. пром. 7% НИИ, образование 5%

Пищевая пром. 2% Строительство 2%

Телекоммуникации 4% Топливно-энергетический комплекс 5%

Торговля 3% Транспортные компании 2%

Услуги 6% Финансы, банки, страхование 14%

Таблица 3. Сравнение по стоимости

Наименование системы электронного документооборота Стоимость лицензий для одновременной работы 50 пользователей, использующих полный функционал системы, руб. Стоимость внедрения, руб./час Стоимость обучения, руб./час Стоимость технической поддержки за 1 год, руб. Стоимость обновления системы, руб. Стоимость заказных доработок, руб./час Всего, руб.

ЛОЦМАН 595000 15000 1520 89250 116280 25800 8565300

SERCH 618800 0 1500 81600 185640 15500 903040

LOTUS 935000 0 2500 186320 72110 4250 1200180

- практическая неограниченность размера электронного архива;

- встроенная поддержка полнотекстовой индексации;

- поддержка версий и подверсий документов;

- возможность хранения документов в архиве в исходном формате;

- защищенность данных;

- возможность ведения журналов действий пользователей.

В связи с этим в течение полугода исследовались три крупных промышленных предприятия (ФГУП ОмПО «Иртыш», ЗАО «Релеро», холдинговая компания «Три Эф») с различными программными продуктами электронного документооборота, но с одинаковыми проблемами внедрения и работы с ними. Что позволяет считать, что любая система электронного документооборота - это только «костяк» или основа для начала ведения документооборота и каждую систему необходимо дорабатывать и адаптировать к конкретному предприятию путем написания и внедрения ряда модулей.

Рассмотрим вышесказанное более подробно и попробуем сравнить системы электронного документооборота на уровне разработок конструкторской и тех-

LOTUS SERCH ЛОЦМАН Наименование системы электронного документооборота

Файл любого расширения Файл любого расширения Файл + текстовые поля на карточке + дополнительные атрибуты Что представляет собой обрабатываемый "электронный документ" в СЭД?

СУБД MS SQL Server, Oracle 9i, IBM DB2 Database СУБД MS SQL Server и/или InterBase СУБД Oracle или MS SQL Server Что выступает в качестве хранилища документов?

Системная библиотека шаблонов та же СУБД MS SQL Server и/или файловые каталоги не обозначено хранилища шаблонов документов Что выступает в качестве хранилища шаблонов документов?

БД 1С: Архив MS SQL Server и/или файловые каталоги та же Oracle 9i та же Что выступает в качестве хранилища архивных документов?

(+) (+) (+) Наличие механизмов автоматического архивирования

(+) CryptoPRO (-) встраиваимая опция (+) нет данных Если используются ЭЦП, то какие именно?

LOTUS SERCH ЛОЦМАН Наименование системы электронного документооборота

з 3 з Создания новых сущностей: Номенклатура дел

з 3 Создания новых сущностей: Номенклатура проектов

3 3 Создания новых сущностей: Типы клиентов /контрагентов

з 3 3 Варианты ввода документов в СЭД: Создание

3 3 Варианты ввода документов в СЭД: Прикрепление

з 3 3 Варианты ввода документов в СЭД: Сканирование

LOTUS SERCH ЛОЦМАН Наименование системы

to д к о ё 3 ^ Я 3 * Я ъ ё 3 ^ я На что именно накладывается ЭЦП?

з 3 з Авторизация по паролю

з \Vindows- авторизация

з 3 3 Создания новых сущностей: Организационная структура

з 3 3 Создания новых сущностей: Типы документарных карточек

з 3 3 Создания новых сущностей: Типы карточек задач /поручений /распоряжений

£

ол

и

К

а р

to о

ш

О

£

Ё

tn о to Sc

Sc td

S

H

CD Ö

£

CD

Sc *

%

S

0

1 §

о S

о H

CD

03 ^

CD *

О

Й

in о

о

Таблица 7.

Наименование системы электронного документооборота Ведение секретного делопроизводства (грифы секретности) Автоматическое сохранение всех редакций документа Возможность "отката" к любой ранней редакции документа Многостадийность обработки документов Многостадийность обработки задач /Поручений /Распоряжений Наличие "жестких" маршрутов

ЛОЦМАН

SERCH

LOTUS

Таблица 8.

Наименование системы электронного документооборота Уведомления по эл. почте Возможность настройки пользовательских уведомлений Механизм контроля документов и задач Фильтрация и реквизитный поиск по различным полям Встроенный механизм поиска в прикрепленных файлах Учет места хранения оригиналов документов

ЛОЦМАН

SERCH

LOTUS

Таблица 9.

Наименование системы электронного документооборота Учет перемещения оригиналов документов с места на место Механизм формирования отчетности о рабочем времени пользователя Режим работы заместителей: доступ к документам замещаемого Режим работы заместителей: уведомления по документам замещаемого Механизм отчетности: текстовый редактор Механизмы отчетности: табличный редактор

ЛОЦМАН (+) (-) (-) (-) (+) встроенный редактор (+) встроенный редактор

SERCH (+) (-) (-) (-) (+) встроенный редактор (+) встроенный редактор, внешний редактор: MS EXCEL

LOTUS (+) (-) (-) (-) (+) внешний редактор: MS Word WordPad встроенный редактор: Crystal Reports (+) внешний редактор: MS Excel

Таблица 10.

Наименование системы электронного документооборота Возможности интеграции с другим ПО

ЛОЦМАН (+) Microsoft Office (-) (-) (+) (+) (+) Microsoft Outlook Microsoft Express

SERCH (+) Microsoft Office (+) (+) (+) (+) Ролевое администр ирование (+) Microsoft Outlook

LOTUS (+) Microsoft Office, 1С v8.0 (+) Автомат ические обработч ики -роботы (+) (+) (+) Ролевое администр ирование (+) Microsoft Outlook Express

нологической документаций.

Перечисленные предприятия находятся на территории города Омска и занимаются выпуском промышленной продукции.

Системы электронного документооборота:

- ФГУП ОмПО «Иртыш» - система «Лоцман PLM»;

- ЗАО «Релеро» - система «Serch»;

- Холдинговая компания «Три Эф» - система «Lotus - домино».

Рассмотрим стоимость лицензий СЭД и работ по внедрению и техническому

сопровождению в каждом конкретном случае.

При исследовании функциональности систем электронного документооборота была предпринята попытка оценить эффективность работы системы не только качественно, но и количественно. Для этого были использованы наиболее объективные критерии функциональности [3]. Все критерии рассмотрим в таблицах 4-10. Если система удовлетворяет критерию, ставим плюс, если нет - минус. Некоторые ячейки таблиц сопровождаются комментариями.

Анализируя таблицы 3 - 10, можно смело сказать, что исследуемые три системы электронного документооборота являются современными и оснащены практически всеми функциями. Однако, проведя опрос административного аппарата предприятий, можно сделать вывод, что исследуемые системы хоть и внедрены на крупнейших трех промышленных предприятиях Омска, но до конца не адаптированы. И несмотря на то что предприятия разные по своей структуре и значимости, они сталкиваются с необходимостью решить следующие задачи:

- не хватает подпрограммы документоучета. Вопрос состоит в том, что любой инженерно-технический работник может создать канцелярский документ типа: извещение; служебная записка; техническое решение; акт и т.д. Все исследуемые предприятия имеют большой штат инженерно-технических работников. Поэтому очень трудно отследить нумерацию, создание и аннулирование этих документов;

- проблемы с передачей файлов в архив. Разработчик часто создает документ, минуя файл-сервер;

- проблемы защиты и внедрения ЭЦП и т.п.

Разработанный нами модуль «Документоучет», который без особых трудностей адаптируется в описанных выше системах документооборота, решает эти проблемы.

Описание модуля мы дадим в следующей статье.

ЛИТЕРАТУРА

1. Российские предприятия задумались об автоматизации //Логинфо. N. 5. 2001.

2. -http://www.consult.ru

3. -http://www.iteam.ru