Совершенствование документооборота современного предприятия

УДК 004.91

И.Л. Дьяченко, М.С. Орехов

Пермский государственный технический университет

СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ ДОКУМЕНТООБОРОТА СОВРЕМЕННОГО ПРЕДПРИЯТИЯ

Показана роль документооборота в управлении современным предприятием, приведены недостатки традиционного бумажного документооборота и пути его совершенствования.

Документ является основным способом представления информации на любом современном предприятии. Неоспорима важность сохранности и умелого использования информационных ресурсов предприятия для успешного ведения бизнеса. Способность принять верное решение и вовремя отреагировать на ситуацию, гибко реагировать на все изменения рынка зависит не только от таланта и опыта руководителей. Эффективность управления предприятием зависит и от того, насколько разумно в нем организовано управление документооборотом. Фактически, малоэффективное использование накопленной информации (или, еще хуже, ее утрата) может привести к потере всего бизнеса. Ведь вовремя не полученная информация или документ - это, прежде всего, потерянные деньги, время и упущенные возможности. Вследствие этого на любом предприятии, где ведется активная работа с различными документами, рано или поздно возникает проблема систематизации, обработки и безопасного хранения значительных объемов информации. Важную роль в оптимизации деятельности предприятия любого размера и профиля деятельности играют современные системы электронного документооборота.

Развитие человеческой цивилизации сопровождается поражающим воображение увеличением объема создаваемой, обрабатываемой и хранимой информации. Например, по оценке журнала ASAP, в мире ежегодно появляется около 6 млрд новых документов. По данным же Delphi Consulting Group, в настоящее время только в США ежедневно создается более 1 млрд страниц документов, а в архивах хранится уже более 1,3 трлн различных документов.

Следует отметить, что потоки корпоративной информации чрезвычайно разнообразны по источникам и формам ее представления. Однако их можно условно классифицировать по форме хранения: на электронные и бумажные документы. Существуют оценки, что в настоящее время только около 30 % всей корпоративной информации хранится в электронном виде (как в структурированном - в базах данных, так и в неструктурированном). Вся остальная информация (около 70 %) хранится на бумаге, создавая немалые трудности при ее поиске. Тем не менее это соотношение постепенно меняется в пользу электронной формы хранения (в частности, через развитие систем электронных архивов). По данным Delphi Consulting Group, объем корпоративной электронной текстовой информации удваивается каждые 3 года. По прогнозу того же журнала ASAP, к 2010 г. только около 30 % корпоративной информации останется в бумажном виде, а 70 % информации будет храниться в электронном виде. Вряд ли, конечно, когда-нибудь все документы станут только электронными, однако несомненно, что электронная форма хранения документов в перспективе будет преобладать.

Эти цифры и данные говорят только о том, что для любого предприятия или организации вопросы оптимизации документооборота и контроля за обработкой информации имеют ключевое значение. Это утверждение можно подтвердить следующими данными. По оценке Siemens Business Services, до 80 % своего рабочего времени руководитель тратит на работу с информацией, до 30 % рабочего времени сотрудников уходит на создание, поиск, согласование и отправку документов, каждый внутренний документ копируется, в среднем, до 20 раз и до 15 % корпоративных документов безвозвратно теряется (при этом, по данным журнала ASAP, среднестатистический служащий тратит ежегодно до 150 ч своего рабочего времени на поиск утерянной информации). Существуют также оценки, что на работу с документами приходится тратить до 40 % трудовых ресурсов и до 15 % корпоративных доходов [1].

Именно поэтому эффективность управления предприятиями и организациями не в последнюю очередь зависит от корректного решения задач оперативного и качественного формирования электронных документов, контроля их исполнения, а также продуманной организации их хранения, поиска и использования. Потребность в эффективном управлении электронными документами и привела к созданию систем электронного документооборота (СЭД).

Главная особенность российского делопроизводства заключается в том, что любой документ сначала появляется на столе руководителя самого высокого ранга, а потом, обрастая резолюциями, спускается вниз - к непосредственному исполнителю, чтобы потом, после того, как приказ исполнен, проделать тот же путь в обратном направлении.

Таким образом, документооборот в России имеет строго вертикальное направление, Россия является страной с ярко выраженной исполнительской вертикалью. Известно, что на Западе он стремится к горизонтальному направлению. При этом документ в идеале должен сразу попадать к исполнителю, минуя промежуточное руководство.

Другой уникальной особенностью российского документооборота является отслеживание работы с документами в регистрационном журнале, куда заносятся сведения о перемещениях документов, резолюции начальства, отчеты исполнителей и т.д. Лишь с появлением пишущих машинок альтернативой журналу стала картотека с регистрационными карточками. В отечественном документообороте и по сей день существует четкое разделение труда: руководители и исполнители работают непосредственно с документами (или их копиями), а делопроизводственный персонал отслеживает их действия с помощью регистрационных карточек, т.е. делопроизводство отделено от работы с самими документами.

Регистрационная карточка становится своеобразным досье документа, благодаря чему можно безошибочно определить, у кого и на какой стадии исполнения в настоящее время документ находится, не интересуясь при этом его содержанием.

Краеугольным камнем делопроизводства является регистрационная карточка документа. А реквизиты этой карточки регламентируются ГОСТом, отменять который никто не собирается. Другие ГОСТы определяют организацию работы с документами. Естественно, российские системы автоматизации делопроизводства эти ГОСТы учитывают.

Таким образом, очевидно, что автоматизация делопроизводства необходима для обеспечения мобильности руководства предприятием и, следовательно, эффективности работы самого предприятия. Автоматизация традиционного делопроизводства российских учреждений в полном объеме может быть реализована только с помощью отечественных систем автоматизации документооборота, так как они в полной степени соответствуют действующим российским требованиям и стандартам делопроизводства.

В частности, для увеличения конкурентоспособности продукции нефтепереработки в условиях рыночной экономики необходимо постоянно повышать ее качество, в том числе за счет повышения качества управления предприятием. Одним из путей повышения является внедрение системы электронного документооборота. Для того чтобы внедрить эту систему необходимо провести исследование существующего документооборота на предприятии нефтеперерабатывающего профиля, обозначить критерии, по которым будет выбрана система электронного документооборота, автоматизировать его и интегрировать с другими системами управления производством, используемых на предприятии [2].

В исследовании была обозначена проблема недостаточной эффективности существующего документооборота на предприятии, сформулирована цель - повысить качество управления производством за счет автоматизации документооборота.

Исходя из требований, сформировавшихся в результате проведенного исследования документооборота, было принято решение внедрить систему организации документооборота СошрапуМе&а, которая отвечает высоким критериям работы с документами, современным стандартам делопроизводства и обладает необходимой универсальностью.

Было проведено масштабное исследование существующего рынка СЭД. При выборе системы электронного документооборота принимались в расчет технические и материальные возможности предприятия. Решение о внедрении было принято на основе комплексного анализа возможностей СЭД, учитывающих, помимо обязательных функциональных требований, возможности их адаптации, модификации и развития. Критерии, по которым были рассмотрены системы, достаточно универсальны и соответствуют задачам автоматизации документооборота на нефтеперерабатывающем предприятии.

Была выработана также концепция интеграции системы электронного документооборота СошрапуМе&а с системой управления жизненным циклом продукции ЛОЦМАН:РЬМ. Появилось комплексное решение по информационной поддержке продукции на протяжении всего жизненного цикла за счет интеграции в рамках единого информационного пространства систем РБМ и электронного архива документов. В результате интеграции появляется возможность поддержки компонентных документов и гиперссылок, извлечение из САПР для передачи в РБМ атрибутов объектов и документов, а также данные

о конфигурации продукта, возможность прослеживания ее движения на протяжении всего жизненного цикла, оперативность получения аналитических отчетов как по отдельным проектам, так и по организации в целом, включая получение консолидированного баланса предприятия. Появляется возможность поддержки единых централизованных справочников в масштабах организации, что существенно облегчает учет, анализ и администрирование распределенной системы. Становится возможным гибкое вертикальное и горизонтальное распределение прав доступа к данным, отчетам и функциям для пользователей системы, раздельное назначение прав доступа для объектов, атрибутов и документов, наследование прав доступа. Появилась возможность автоматизировать как технический, так и офисный бизнес-документооборот в рамках единого проектного решения по интеграции системы СошрапуМе&а и ЛОЦМАН: РЬМ [3].

Список литературы

1. Филатов Д.Г. Системы электронного документооборота. Абакан, 2003.

2. Кошелев И. Пять главных проблем внедрения СЭД // CNews. 27 сент. 2005. ЦКЬ: http://www.cnews.ru/reviews/index.shtml72005/09/27/ 188007_1

3. Колесов А. Российский опыт применения технологий документооборота. 2007. иКЬ: http://www.eos.ru/eos_delopr/eos_analitics/ detail.php?ID=13011&SECTION_ID=774

Получено 17.06.2009