Бумажная или электронная трудовая книжка: что предпринять и к чему быть готовыми?

Журова О. А.Бумажная или электронная трудовая книжка: что предпринять и к чему быть готовыми?// Электронный научно-методический журнал Омского ГАУ. - 2019. - № 4 (19) октябрь - декабрь. - URL http://e-journal.omgau.ru/images/issues/2019/4/007803.pdf. - ISSN 2413-4066

УДК 331.108.206:004 Журова Оксана Алексеевна

Старший преподаватель кафедры менеджмента и маркетинга

ФГБОУВО Омский ГАУ, г. Омск

gurovaoa@mail.ru

Бумажная или электронная трудовая книжка: что предпринять и к чему быть

готовыми?

Аннотация. В статье рассмотрены этапы перехода на электронные трудовые книжки, приведены образцы используемых документов.

Ключевые слова: персонал, этапы перехода, Трудовой кодекс, электронная трудовая книжка.

До 1 января 2021 года граждане должны будут решить, оставлять им бумажную трудовую книжку параллельно с электронной, или нет.

Согласно поправкам в Трудовой кодекс, разработанным Минтрудом России, электронная трудовая книжка - это сведения о трудовой деятельности работника, содержащиеся в информационной системе ПФР (Пенсионный фонд Российской Федерации) и формируемые на основе представляемой работодателями информации. [1].

Первый этап перехода на электронные трудовые книжки (ЭТК) осуществляется в 2019 году: рассматривается законопроект, разрабатываются технические инструменты для формирования, ведения и защиты базы данных ПФР. Второй этап предусматривает плавный переход на электронные трудовые книжки с 1 января 2020 г., когда одинаковую силу будут иметь два формата: бумажный и цифровой. Работники должны будут до конца 2020 года выбрать форму ведения своей трудовой книжки. Окончательный переход на электронные трудовые книжки предусматривает третий этап: с 1 января 2021 г. тем, кто устраивается на свою первую работу, трудовую книжку заводить не будут. Вместо этого будет формироваться регистрационная запись в базе данных ПФР.

Давайте рассмотрим пошагово, что же нужно предпринять работодателю на каждом этапе, чтобы перейти на электронные трудовые книжки.

Шаг 1: Назначить ответственного за электронные трудовые книжки.

Несмотря на то, что переход на электронные ТК растянется до 2021 г., работника, который будет за них отвечать, нужно назначить уже сейчас.

Во-первых, к переходу на электронные трудовые книжки нужно подготовиться и разобраться с тем, что нужно сделать и как новый отчет СЗВ-ТД передавать в ПФР. Во-вторых, уже с февраля 2020г. появится новая обязанность - каждый месяц отчитываться в ПФР о трудовой деятельности сотрудников. Новый отчет надо сдавать по форме СЗВ-ТД не

позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным. Для сдачи отчета понадобиться электронная цифровая подпись (ЭЦП) и специальная программа. Чтобы получить ЭЦП, надо выбрать компанию, которая ее изготовит, подготовить документы, установить на компьютер программу. Это займет какое то время, поэтому надо выбрать ответственного заранее.

Отвечать за работу с электронными трудовыми книжками может тот же сотрудник, кому было поручено вести бумажные трудовые книжки, или другой специалист. Ответственным за отчет СЗВ-ТД не обязательно должен быть работник отдела кадров. Если в вашей компании всю отчетность в ПФР сдает бухгалтерия, можно назначить кого-то из сотрудников этого подразделения ответственным и за новый отчет. При назначении ответственного:

- издаем приказ о назначении ответственного (рисунок 1),

- не позднее 15.12.2019 г., согласно ст. 74 Трудового кодекса, уведомляем письменно работника об изменении условий труда,

- к трудовому договору заключаем дополнительное соглашение с новыми обязанностями и доплатой.

Вопрос о доплате решается с руководителем организации исходя из возможного объема работ ответственного за ЭТК.

13.12.2015.

Общество с ограниченной ответственностью «Восток»

ПРИКАЗ

г. Омск

№ 116

О назначения должностного лица, ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовьц книжек, а также за передачу в Пенсионный фонд РФ сведении о трудовой деятельности работников по форме СЖ-ТД

В соответствии со статьей 6(5:1 Трудового кодекса РФ, Правилами, утвержденными постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. №225, и установленным в отделе кадров распределением должностных обязанностей

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Назначить инспектора по кадрам Соколову Ю.Д. ответственной за ведение, хранение, учетн выдачу трудовых книжек работников [в соответствии с п. 4.2 трудового договора от 01.12.2016 №98).

2. Назначить инспектора по кадрам Соколову Ю.Д. ответственной за передачу в Пенсионный фонд сведений о грудсвей деятельности работнике по форме СЗВ-ТД с доплате 3000 [Три тысячи) рублей в месяц за исполнение дополнительных обязанностей.

3. В случае отсутствия на работе инспектора по кадрам Соколовой. Ю.Д. ответственным заведение, хранение, учетн выдач;"трудовьф: книжек а также за передачуЕ Пенсишный фонд сведений о грудовой деятельности работников по форме СЗВ-ТД назначить начальника отдета кадров Сидорову Т.В. с доплатой 3000 (Три тысячи) рублей в месяц за исполнение дополнительных обязанностей.

4. Приказ вступает в сил;7 с 1 января 2020 года.

5. С приказом ознакомить главного бухгалтера Жданову М.С.. начальника отдела кадров Сидорову Т.В. н инспектора по кадрам Соколову Ю.Д.

6. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.

Директор

С приказом дташшгн ы: Инспектор по кадрам Начальник отдела кадров Главный бухгалтер

И. И. Иванов

Ю.Д. Соколова И. Е.Дщщ М Э. Жданова

Рисунок 1 - Образец приказа о назначении ответственного.

Шаг 2. Утвердите изменения в локальные нормативные акты.

В декабре 2019г. необходимо провести аудит локальных нормативных актов, где упоминается трудовая книжка, и скорректировать их положения под новые правила, рассказать сотрудникам об изменениях.

Пропишите в правилах внутреннего трудового распорядка новое условие о документах (рисунок 2), которые сотрудник предоставляет при приеме на работу. Теперь при трудоустройстве работник может предоставить не только трудовую книжку, но и сведения о трудовой деятельности, которые он получил в ПФР или у предыдущего работодателя.

Правила внутреннего трудового распорядка. Приам на работу 1. Прием на работу и увольнение

1.1 Прием иг работу в органнзаьрво производится щ оснаввнмизаклоченнаго фудавого

ДОГОЕОра

1.2. Паи эакпоченнк тэудоЕого договоре рабо_ад£тель ойязан по_ра6озд_г от пас. туп аюшего:

— тцудоеую книжку н ^нп и) се еден и я о трудовой деятельности. за исключением случаев, когда трудовой догоеор заключае-;я Епервье или райо-ник поступает на работу на услоеияк

сое месгительства: ^^^Таспар™лТПТно1ПЙ?куЕ^н^7д5стоЁ^

— диплом или иной документ о полученном образовании (полном млн неполном) и Гили; документ, подтверждающий специальность мл и квалификацию:

— документ, ко_орый подтверждает регистрацию в системе иидиеидуального персонифицира венного учета, в том числе в форме электронного докумен_а. лийо страховое свидетельство посуде рственного пенсионного страхования, за исключен мам случаее, когда трудовой догоеор заключается впервые;

— документы воинского учета — для военнообязанных н лиц, подлежащих призыву на военную службу.

Рисунок 2 - Фрагмент оформления Правил внутреннего трудового распорядка

Шаг 3. Завести корпоративный адрес электронной почты для отдела кадров. Сведения о трудовой деятельности работников по их заявлениям необходимо будет выдавать не только в бумажном, но и электронном виде. При этом у сотрудника должна быть возможность направить работодателю подобное заявление на электронную почту. Чтобы выполнить эту обязанность, установите адрес корпоративной электронной почты, на который работники смогут присылать заявления.

Шаг 4. Обеспечьте техническую готовность организации, чтобы уже с 2020 года подавать новый отчет в ПФР.

Необходимо установить или обновить программное обеспечение для передачи сведений в ПФР. Новый отчет по форме СЗВ-ТД в бумажном виде можно будет сдавать только тем работодателям, у которых менее 25 работников. В электронном виде будут сдавать все работодатели, у которых более 25 работников. В ПФР необходимо передавать сведения о трудовой деятельности всех работников, которые работают по трудовому договору в компании. Новый отчет СЗВ-ТД работодатели должны представлять с 1 января 2020 года ежемесячно не позднее 15-го числа месяца, который следует за отчетным. Шаг 5. Письменно уведомите сотрудников о предстоящих изменениях. Необходимо письменно уведомить каждого работника о необходимости выбрать, в каком формате вести его трудовую книжку. Это можно сделать до 30 июня 2020 года включительно. Образец уведомления можно разработать уже сейчас (рисунок 3). В нем разъясните работникам новые правила по передаче государству сведений об их работе, предупредите каждого работника, что он может получить бумажную трудовую книжку на

руки, если не хочет, чтобы компания продолжила ее вести. Эту информацию фиксируют в сведениях о трудовой деятельности, которые работодатель передает в ПФР для хранения. [2]. Уведомление составляется в 2 экземплярах, один из которых остается в организации, другой - на руки работнику.

Общество с ограниченной ответственностью «Восток»

УВЕДОМЛЕНИЕ

05.02.2020 г № 130

г. Омск

Руководителю отдела.маркетинга Громовой Е.П.

О формировании и ведении сведении о трудовой деятельности в электронном виде

Уважаемая Елена Петровна!

Уведомляем Вас, что в связи с изменением законодательства с 01.01.2020 сведения о Вас как о работнике, выполняемой работе, переводах на другую постоянною работу, об увольнении и основаниях прекращения трудового договора формируются и ведутся в электронном виде.

В связи с этим трудовая книжка на бумажном носителе больше не является основным документом о Вашей трудовой деятельности. Если до 1 января 2021 года от Вас не поступит заявление о продолжении ведения трудовой книажи на бумажном носителе, она будет выдана Вам на руки. После этого работодатель освобождается от ответственности за ее хранение.

Обращаем внимание, что, независимо от продолжения ведения трудовой книжки на бумажном носителе, в соответствии с законодательством об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования работодатель обязан ежемесячно предоставлять сведения о Вашей трудовой деятельности в Пенсионный фонд РФ.

В соответствии с законодательством РФ Вы должны с 01.07.2020 по 31.12.2020 сообщить в письменной форме о своем согласии или несогласии ведения трудовой книажи с 01.01.2021г на бумажном носителе.

Директор

И И Иванов

С новыми условиями ведения трудовой книажи ознакомлена). Один экземпляр уведомления на руки получил£а).

Руководитель отдела маркетинга _

Е.П. Громова

дата

Рисунок 3 - Пример уведомления работника

Шаг 6. Соберите с работников заявления о сохранении бумажной трудовой книжки или о ведении ее в электронном виде.

Работникам до 31 декабря 2020 года включительно необходимо подать письменное заявление работодателю в произвольной форме о ведении трудовой книжки в электронном виде или о сохранении бумажной трудовой книжки.

Все, кто подаст заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде, получат бумажную трудовую на руки. При сохранении бумажной трудовой книжки работодатель наряду с электронной книжкой продолжит вносить сведения о трудовой деятельности также в бумажную версию. За работником, воспользовавшимся своим правом на дальнейшее ведение работодателем бумажной трудовой книжки, это право сохраняется при последующем трудоустройстве к другим работодателям.

Желание работника продолжить ведение книжки или отказаться от нее попадет в базу ПФР, и каждый новый работодатель будет учитывать единожды поданное заявление.

Лица, не имевшие возможности по 31 декабря 2020 года включительно подать работодателю одно из письменных заявлений, вправе сделать это в любое время, подав работодателю по основному месту работы, в том числе при трудоустройстве, соответствующее письменное заявление. К таким лицам, в частности, относятся:

1) работники, которые по состоянию на 31 декабря 2020 года не исполняли свои трудовые обязанности и ранее не подали одно из письменных заявлений, но за ними в соответствии с трудовым законодательством, иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором сохранялось место работы, в том числе на период:

а) временной нетрудоспособности;

б) отпуска;

в) отстранения от работы в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом Российской Федерации, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации;

2) лица, имеющие стаж работы по трудовому договору (служебному контракту), но по состоянию на 31 декабря 2020 года не состоявшие в трудовых (служебных) отношениях и до указанной даты не подавшие одно из письменных заявлений.[2].

То есть те, кто не работал, но имел сохраненное рабочее место, а также безработные, смогут выразить свою волю при возвращении (найме) на работу в любой момент, в том числе, по окончании 2020 года.

Те, кто придерживается бумажной версии, могут в любое время изменить свое решение и перейти на электронный формат трудовой книжки после 2020 года даже при смене места работы. Те, кто впервые поступает на работу после 31 декабря 2020 года, "бумажных" трудовых будут лишены - им сразу заведут электронный аналог.

Если работник не оформил ни одного из указанных заявлений, его трудовую книжку работодатель будет вести традиционным способом. Тем работникам, которые хотят вести книжку в цифровом формате, обратный путь не предусмотрен, бумажную трудовую нужно будет выдать на руки, зафиксировав это в специальном журнале учета.

При выдаче трудовой книжки в нее вносится запись о подаче работником соответствующего заявления.

№ записи Дата Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалифш^ указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона) Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись

число месяц год

1 2 3 4

Общество с ощаниченной «Зосгск»)

1 22 05 2009 кассира Приказ от 22.05.2009 №42-ок

2 11 01 2021 основании положений части 2 статьи 2 Приказ от 11.01.2021 №01.

части формирования и ведения сведений о

элетстрощгом1шде)> Начальник отдела кадров Сидорова Т.Ю. Сидорова МП

Иванова

Рисунок 4 - Пример записи в трудовую книжку

С 1 января 2020 года планируется предусмотреть административную ответственность за нарушение новых правил. Соответствующие поправки в ст. 5.27 Кодекса об административных правонарушениях внесены на рассмотрение в Законодательное собрание. Должностных лиц, неоднократно нарушивших в течение календарного года сроки представления сведений о трудовой деятельности работника (СЗВ-ТД) или отразивших искаженную/неполную информацию, ждет санкция в виде предупреждения.

Если компания опоздает с отчетом, то сотрудники ПФР должны будут автоматически направить электронное уведомление в Роструд в течение 5 рабочих дней с момента, когда обнаружат просрочку. Он же и будет составлять и рассматривать протоколы об административных правонарушениях.

Подводя итог, хочется отметить, что начинать готовиться к переходу на электронные трудовые книжки нужно уже в 2019 году, чтобы успеть подготовить все документы и уведомить сотрудников о переходе на новый формат. Так сэкономим время в 2020-м, и будем готовы к переходу на электронные трудовые книжки, держа весь процесс под контролем.

Ссылки на источники:

1. Законопроект № 748684-7 «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде» [Электрон. ресурс] // Режим доступа: https://sozd.duma.gov.ru/bill/748684-7.- [14.12.2019] 2. Электронная трудовая книжка (ЭТК). Законодательство об электронных трудовых книжках. [Электрон. ресурс] // Режим доступа: http://www.pfrf.ru/etk#info-4.- [14.12.2019]

Oksana Zhurova

senior lecturer

FSBEIHE OmskSAU, Omsk

Paper or Electronic Work Book: What to Do and What to Be Prepared for?

Abstract. The article considers stages of transition to electronic workbooks, examples of documents used are given.

Keywords: Staff, stages of transition, Labour code, electronic work book.