Особенности разработки и развития системы коммуникаций в проектном управлении

локального уровня путем участия в эксперименте достаточного количества испытуемых специалистов, что эквивалентно применению равновероятного генератора случайных алгоритмов.

Резюмируя вышеизложенные идеи, можно заключить, что авторами поставлены задачи разработки математической модели нормирования труда работников службы отчетности коммерческого банка на основании измерения эффективности использования средств автоматизации локального уровня с целью создания объективного подхода к оценке деятельности персонала с точки зрения производительности труда; модели оптимизации численности сотрудников службы отчетности коммерческого банка на основании модели нормирования труда. А также планируется разработка методики проведения экспериментальных исследований при условии появления на рынке более современных инновационных решений в сфере ИТ для создания объективного метода по нормированию труда работников сферы отчетности; разработка методического и практического пособия с целью быстрого освоения материала пользователями - сотрудниками служб отчетности в части исследуемых средств программного обеспечения.

Численность бухгалтеров в России в последние годы значительно возросла, что связано с увеличением числа предприятий и с усилением внимания в условиях рыночной экономики к экономической, в первую очередь бухгалтерской, работе. Значительные достижения научно-технического прогресса должны обеспечивать снижение численности персонала, работающего в сфере бухгалтерской и статистической отчетности. Но, как показали результаты исследования статистических данных, снижение численности исследуемой группы занятых в экономике не происходит из-за влияния такого фактора, как неоптимальное использование ресурсов НТП. В связи с этим требуется повышение производительности труда.

Литература

1. Генкин Б.М., Петроченко П.Ф. и др. Нормирование труда: Учебник - М.: Экономика, 1985. 272 с.

2. Остапенко Ю.М. Экономика труда: Учеб. пособие. - М.: ИНФРА-М, 2005.

268 с.

3. Рофе А.И. и др. Экономика труда: Учебник. - М.: МИК, 2007. - 304 с.

4. Сборник Государственного комитета статистики РСФСР. Народное хозяйство РСФСР. 1988.

5. Шлендер П.Э. Аудит и контроллинг персонала организации: Учеб. Пособие. - М.: Вузовский учебник, 2007. 224 с.

6. http://www.gks.ru.

Е.А. Ким

ОСОБЕННОСТИ РАЗРАБОТКИ И РАЗВИТИЯ СИСТЕМЫ КОММУНИКАЦИЙ В ПРОЕКТНОМ УПРАВЛЕНИИ

FEATURES OF DESIGN AND DEVELOPMENT OF COMMUNICATION SYSTEM IN PROJECT MANAGEMENT

Аннотация: в статье рассматриваются вопросы управления коммуникационными отношениями и создания необходимых каналов информационной связи между основными участниками и заинтересованными группами лиц

© Е.А. Ким, 2012

(стейкхолдерами) проекта. Сохранение баланса интересов является тем ключевым показателем успеха инновационного проекта, который команда, работающая по достижению конечных результатов проекта, должна использовать при управлении коммуникациями в проектном окружении и улаживании споров и конфликтов с заинтересованными группами лиц проекта.

Ключевые слова: управление проектом, результат проекта, заинтересованные группы лиц, участники проекта, стейкхолдеры, коммуникация, информация, внешняя среда, разработка коммуникаций.

Abstract: this article considers the issues related to management of communications and necessary channels of information network between main project participants and interested group of people (stakeholders) of the project. Preservation of the balance of interests are the key measure of success of the innovation project, which project team should be used to manage communications in a project environment and settlement of disputes and conflicts with the interested groups ofpeople of the project.

Keywords: project management, project result, interested group of people, project participants, stakeholders, communications, information, external environment, communication development.

Сегодня конкурентные преимущества компании, ее позиция, репутация на рынке товаров и услуг зависит уже не только от объемов произведенной продукции или торгового оборота, но и от восприятия ее деятельности соответствующими потребителями, органами СМИ, представителями государственной и муниципальной власти, различными сообществами, а также акционерами и сотрудниками. В связи с этим, растет необходимость развития системы коммуникации с этими группами заинтересованных лиц и соответствующие решение вопросов осознается бизнесом, как все более важная управленческая проблема. Деловое и финансовое сообщество все глубже осознает, какими хозяйственными и репутационными последствиями чреваты слабые, неразвитые взаимоотношения с заинтересованными сторонами и уделяет всё больше внимания вопросам построения системы коммуникаций при осуществлении проектов и установлении отношений социальной ответственности.

Конструктивные коммуникационные взаимоотношения с заинтересованными лицами проекта (далее - стейкхолдеры) создают предпосылки успешного управления проектами и достижения эффективных конечных результатов. Коммуникации и соответствующие им информационные потоки являются своего рода фундаментом координации действий всех участников проекта и заинтересованных сторон для достижения определенных успехов проекта. Управление коммуникациями проекта, представляет собой управленческую функцию - функциональную подсистему управления проектом, которая включает в себя процессы, направленные на обеспечение своевременного создания, сбора, генерации, распределения, распространения, хранения, получения и использования необходимой проектной информации.

Процессы управления коммуникациями проекта предусматривают создание необходимых связей между основными участниками, стейкхолдерами и предоставление достаточной информации, которые требуются для успешного осуществления коммуникаций в окружении инновационного проекта и включают в себя следующие элементы:

• Планирование коммуникаций - определение информационных потребностей и ожиданий участников, стейкхолдеров.

• Распределение информации - своевременное предоставление необходимой информации, соответствующей требованиям и ожиданиям основных участников проекта и стейкхолдеров.

• Отчетность по исполнению. Эта информация включает в себя отчеты и мониторинг о текущем состоянии, оценку прогресса и прогнозирование хода выполнения работ по проекту.

• Управление участниками проекта - управление коммуникациями в целях удовлетворения требований и ожиданий участников проекта и стейкхолдеров для успешного завершения проекта.

Информация, необходимая для процесса планирования коммуникаций, представлена на схеме управления планированием коммуникаций проекта (см. рис. 1).

Входы Инструменты и методы Выходы

- Факторы внешней среды - Анализ требований к - План управления

предприятия коммуникациям коммуникациями

- Активы организационного - Средства коммуникации

процесса

- Описание содержания

проекта

- План

управления проектом: - Ограничения - Допущения

Рис. 1. Схема управления планированием коммуникаций на стадии разработки проекта

Процесс планирования коммуникаций происходит на стадии разработки проекта, на самых ранних этапах проектного цикла и результаты данного процесса планирования регулярно пересматриваются на протяжении всего жизненного цикла проекта, чтобы они сохраняли свою актуальность при решении проблем коммуникационного характера. В процессе разработки и планирования коммуникаций определяется информация, необходимая участникам проекта и его заинтересованным сторонам. Зачастую, планирование коммуникаций тесно связано с факторами внешней среды и влиянием организации на проект, поскольку от организационной структуры проекта очень сильно зависят требования к коммуникациям проекта.

Факторы внешнего окружения

Вся совокупность факторов внешнего окружения может быть дифференцирована на две группы: факторы прямого воздействия (факторы микросреды) и факторы косвенного воздействия (факторы макросреды) (см. рис. 2).

Факторы прямого воздействия прямо и непосредственно влияют на темпы и масштабы развития проекта предприятия, на эффективность его деятельности, процессы (в том числе и на процесс планирования коммуникаций). Весь спектр этих факторов выступает своеобразной системой ограничений при реализации проекта. Под средой косвенного воздействия понимаются факторы, которые могут не оказывать непосредственного и немедленного влияния на деятельность по осуществлению проекта, но, тем не менее, в далекой перспективе могут оказать негативное влияние. Здесь речь идет о состоянии экономики в целом, научно-техническом развитии, социокультурных и политических изменениях.

Рис. 2. Факторы внешнего окружения проекта

Активы организационного процесса

При разработке системы коммуникаций проекта все активы, используемые для влияния на успех проекта, группируются в две категории в зависимости от отрасли, направления деятельности, организации и области приложения:

1. Процессы и процедуры организации для проведения работ по проекту (стандарты, корпоративные правила, регламенты по управлению проектами, стандартные жизненные циклы продукта и проекта, шаблоны рисков, иерархической структуры работ и сетевых графиков и диаграмм расписания проекта, требования к коммуникациям, правила по закрытию проектов, процедуры управления рисками и т.п.).

2. Корпоративная база знаний для хранения и извлечения информации (базовые планы по содержанию, стоимости, расписанию и качеству, реестры рисков, историческая информация и база накопленных знаний, информация и документация по закрытию проекта и т. п.).

Хотя в качестве входной информации для планирования коммуникаций используются все активы, описанные выше, но особое значение имеют накопленные знания и историческая информация по проблемам коммуникации в прошлых подобных проектах могут составить основу для формулирования решений и определения результатов проекта.

Описание содержания (предметной области) проекта

Описание предметной области проекта, его содержания представляет собой документальную основу для принятия будущих решений по проекту и для доведения до сведения всех участников о продукции и услугах, полученных в ходе осуществления проекта. Это позволяет команде проекта проводить более детальное планирование и служит ориентиром для нее, в случае поступления запросов на изменения или необходимости проведения незапланированных дополнительных работ на его основе определяется их место, т. е. находятся ли они в рамках проекта или вне их.

Описание предметной области проекта (содержания) включает следующее:

• Цели проекта (включают в себя измеримые критерии его успешности).

• Определение содержания продукта (описывает характеристики продукта, услуги или результата, для создания которых предпринят проект).

• Требования к проекту (описывают условия, которые должны обеспечивать, и возможности, которыми должны обладать результаты поставки проекта для удовлетворения контракта, стандарта, спецификации или других формально обязательных документов).

• Результаты поставки проекта (включают в себя как выходы, к которым относятся создаваемые проектом продукт или услуга, так и побочные результаты, такие как отчеты и документация по управлению проектом).

• Ограничения проекта (перечисляет и описывает ограничения проекта, связанные с его содержанием и ограничивающие возможность выбора для команды проекта).

• Первоначальная организация проекта (определяются члены команды проекта и участники проекта, а также документально фиксируется организация проекта).

• Ограничение финансирования (описывает все ограничения, наложенные на финансирование проекта, как на уровне его общей стоимости, так и в указанных временных рамках).

• Сметная стоимость (представляет ожидаемую общую стоимость проекта).

• Спецификации проекта.

План управления проектом

План управления проектом содержит общую информацию о проекте, включая сроки и ограничения, которые могут затрагивать планирование коммуникаций. Наиболее важной информацией для разработки системы коммуникаций проекта, содержащейся в плане управления проектом, являются списки ограничений и допущений. Ограничения - это факторы, которые могут ограничить возможности выбора для команды проекта. Примером таких ограничений могут быть несовместимые версии программного обеспечения для коммуникации или ограниченные технические возможности средств коммуникации. Конкретные допущения, затрагивающие планирование коммуникаций, определяются отдельно для каждого проекта.

Для разработки системы коммуникаций проекта используются различные инструменты и методы обработки входной информации, описанной выше (см. рис. 1). Рассмотрим более детально каждый инструмент и метод обработки входной информации для планирования коммуникаций.

Анализ требований к коммуникациям

Результатом анализа требований к коммуникациям является сводка информационных потребностей и ожиданий участников проекта и его стейкхолдеров. При этом информационные ресурсы необходимо использовать на передачу только той информации, которая способствует успеху проекта, или для тех случаев, когда недостаток коммуникации может привести к негативным последствиям и даже к краху проекта. Ключевым элементом в планировании коммуникаций проекта является определение того, кто с кем будет взаимодействовать и кто, какую информацию будет получать и наложение соответствующих ограничений.

Средства коммуникации

Команда управления проектом может использовать самые разные способы коммуникации между участниками проекта, от кратких обсуждений до полноценных совещаний, от обычных письменных документов до материалов, доступных через Интернет. Факторами, влияющими на выбор средств коммуникации, являются срочность получения информации, доступность технологии, продолжительность

проекта, персонал, задействованный в проекте, и окружение проекта. Результатом процесса планирования коммуникаций является план управления коммуникациями [2].

План управления коммуникациями

План управления коммуникациями является частью общего плана управления проектом и содержит следующие разделы:

• Предмет коммуникации (информация, предназначенная для распространения среди участников проекта).

• Цель (с какой целью распространяется данная информация).

• Частота (как часто предполагается распространять данную информацию).

• Даты начала/завершения (временные рамки распространения данной информации).

• Формат/средство связи (представление информации и способ передачи).

В план управления коммуникациями могут также включаться принципы проведения совещаний по текущему состоянию проекта, собраний команды проекта, электронных совещаний и рассылкам электронной почты.

Таким образом, взаимодействие с основными участниками и заинтересованными сторонами имеет целью создание системы управления коммуникациями, направленными на налаживание и постоянное поддержание конструктивных взаимоотношений для успешного завершения проекта. Данный процесс продолжается в течение всего проектного цикла и включает в себя широкий спектр мероприятий и подходов, от обмена информацией и консультаций до заинтересованного участия, переговоров и партнерства для успешного завершения проекта.

Задачей коммуникационного плана является описание стратегии и программы компании по взаимодействию со стейкхолдерами проекта. Стейкхолдеры являются достаточно влиятельными, они могут, как поддержать организацию (лояльностью, потребительскими привычками), так и причинить ей вред (через демонстрации, забастовки, бойкоты). Чтобы обеспечить себе поддержку стейкхолдеров, команда проекта должна предоставить им возможности высказывать свою точку зрения, свои тревоги и ожидания и учесть эти моменты при принятии соответствующих мер в области корпоративной социальной ответственности и обеспечению конечных результатов проекта.

Литература

1. Мазур И.И., Шапиро В. Д. и др. Управление проектами. Учебное пособие. -М.: Омега,2004.

2. Романова М.В. Управление проектамиэ. - М.: «Форум» - ИНФРА, 2009.

3. Сущность проектного управления. Учебное пособие / Разу М.Л. , Ким Р.Н. -М.: ГУУ, 2010.

4. Управление проектом. Основы проектного управления: учебник / Кол. авт.; под ред. проф. Разу М.Л. - М.: КНОРУС, 2006.

5. Управление организацией / Под ред. Горшкова А.Г., Румянцевой З.П., Соломатин Н А. - 2 изд. - М.: 2000.