Проблемы автоматизации бизнес-процессов вуза, посредством разработки интегрированной информационной системы управления

Фофанов Илья Сергеевич Финансовый Университет при Правительстве Российской Федерации,

Аспирант e-mail: fofanovis@gmail.com

Проблемы автоматизации бизнес-процессов вуза, посредством разработки интегрированной информационной системы управления.

The problems of business process automation via integrated information system development in universities.

Аннотация

В статье рассматриваются проблемы разработки интегрированной информационной системы (ИИС) в вузе. Предлагается комплекс рекомендаций по разработки ИИС.

Ключевые слова

Управление вузом, интегрированная информационная система вуза, эффективность управления вузом.

Abstract

The article considers the problems of integrated information system (IIS) development within a university. A complex of recommendations put forward with regard to IIS development.

Keywords

University's management, integrated information system, university management efficiency.

Реализация задачи повышения эффективности управления вузом может быть обеспечена автоматизацией учебного процесса и документооборота, позволяющей организовать грамотный менеджмент на всех уровнях организационной структуры вуза. Для решения поставленных задач требуется создание автоматизированной системы управления вузом.

ИАИС должна обеспечивать построение единого информационного пространства при взаимодействии Министерства образования и учебных заведений; электронный документооборот, формирование планов и консолидированной отчетности; поддерживать распределенную обработку информации и коллективную работу пользователей системы, использовать единую систему классификации и кодирования; иметь средства оперативной аналитической обработки данных.

Таким образом, к разрабатываемой системе управления вузом предъявляют специальные требования:

• построение единого информационного пространства вуза;

• централизация управления информационными ресурсами вуза;

• создание интегрированного хранилища информации и данных;

• разработки специализированных приложений в подразделениях;

• использование унифицированных настраиваемых интерфейсов для доступа к информационным ресурсам;

• открытость и гибкость системы.

Принятие эффективных управленческих решений должно быть основано на полных, точных и актуальных данных по студенческому составу, кадровому персоналу, финансовому состоянию и другим показателям. Использование информационно-коммуникационных технологий позволяет организовать учебный процесс на современном уровне, проводить мониторинг и оценивать качество результатов деятельности вуза. Получать и обрабатывать такие данные может позволить интегрированная система управления (ИСУ) вузом.

Выделяются три основных подхода, в рамках которых и осуществляется автоматизация и информатизация основной деятельности высших учебных заведений [1].

В основе одного из таких подходов лежит внедрение коммерческих информационных систем управления, которые чаще всего создаются внешними, сторонними предприятиями. Основная задача таких предприятий

разработчиков - создать, модернизировать, внедрить, а также обследовать и рационализировать процессы деятельности вуза-заказчика. В качестве таких систем можно привести в пример следующие: «Галактика Управление Вузом», система управления вузом компании «Первый БИТ», NaumenUniversity, система управления вузом ИНФО-ВУЗ 2009 от Microsoft.

Еще один подход заключается в построении ИСУ с применением собственных сил вуза. Во втором случае информационная система управления создается в течение определенного промежутка времени, но она учитывает особенности и специфику конкретного вуза и при этом обеспечивает автоматизацию практически всех основных подразделений.

Третий же подход заключается в смешанном применении, как заказных коммерческих систем, так и в использовании собственных программных решений.

В общем и целом, современные коммерческие информационные системы управления, могут обеспечить вуз всем требуемым функционалом. Однако, в результате стремления коммерческими организациями наделить разрабатываемые системы свойством универсальности, отдельные части предлагаемого функционала могут быть реализованы без учёта специфики того или иного вуза, что, безусловно, отразиться на эффективности её использования [2]. Исключая этот факт, необходимо заметить, что невозможно создать настолько универсальную систему, чтобы она удовлетворяла всем бизнес-требованиям различных вузов. При разработке систем такого масштаба всегда приходится идти на компромиссы при реализации тех или иных функциональных требований.Исторически сложилось, что вузы обладают специфичными схемами управления и финансирования, что и определяет особенности разработки и внедрения в них информационных систем управления.

Практика разработки программных систем в России имеет свои негативные особенности из-за бюрократического стиля управления многих организаций-заказчиков. Зачастую, трудно бывает втянуть в процесс

разработки владельца или заказчика продукта, вовлеченность которых является необходимым условием обеспечения высокого качества разработки. В связи с этим, процесс разработки может быть сильно упрощён, если управление проектом будет предполагать ранние релизы продуктов для получения как можно более ранней обратной связи с заказчиком.

С точки зрения разработки ИСУ, важным моментом является обследование вуза, при котором необходимо обеспечить внимательную проработку тех областей деятельности и структурных подразделений вуза, которые будут затронуты непосредственно проектом по внедрению ИСУ.В контексте разработки и внедрения информационной системы управления этими областями станут почти все структурные подразделения вуза и его бизнес-процессы.Такая ревизия должна включать анализ информационных потоков, нормативной, справочной, распорядительной и регламентирующей документации, описание и анализ затрагиваемых процессов и видов деятельности.

Перед началом проекта следует разработать функционально-информационную модель деятельности затрагиваемых структурных подразделений или всего вуза, детализировать, унифицировать, определить возможности и реализовать предпроектную оптимизацию процессов и структуры вуза, проанализировать возможности совершенствования систем контроля и отчетности.

Абсолютно необходимо перед началом проекта рассмотреть пути интеграции уже используемых программных и аппаратных платформ и систем с новыми, во избежание сбойных ситуаций в будущем.Грамотное проведение обследования даст возможность заранее определить проблемы, которые могут возникнуть при разработке и внедрении ИСУ вузом и позволит сформировать план по их преодолению. Результатом обследования должно стать техническое задание на проектирование ИСУ.

При разработке ИСУ, вуз, с целью повышения эффективности от её внедрения и сокращения затрат на её реализацию, должен следовать

следующим принципам: поддержание стратегии информатизации в актуальном состоянии, качественное планирование ИКТ-проектов, детальное обследование объекта воздействия реализуемого ИКТ-проекта, выбор проектного решения с учетом его эффективности, обучение сотрудников пользованию ИСУ, продуманное внедрение проектного решения, анализ результатов внедрения.

Количество ресурсов, которые могут быть выделены для реализации проекта с учётом всех стадий, является гибким, т.е., отнюдь, не является неограниченным. В свете выше обозначенных особенностей отношений с заказчиком, можно также констатировать факт об изменчивости требований, относительно высоких рисках (но не таких высоких как в условиях стартапов) и гибких сроках реализации проекта.

Обозначив важные особенности реализации проекта по разработке ИАИС вузом, можно выбрать подходящую методологию управления подобным проектом. Наиболее подходящей методологией управления подобными проектами является гибкая методология разработки. Гибкая методология является ещё очень молодой, не успевшей закрепиться в российских исследованиях и практиках ведения проектов. Однако гибкая методология является очень перспективным направлением в управлении проектами, что подтверждает зарубежная практика и литература [3, 4, 5, 6].

Разработку ИАИС следует начинать с разработки систем, обеспечивающих бизнес-процессы нижних уровней. Таким образом, итеративная разработка приведёт к повышению эффективности операционных и поддерживающих бизнес-процессов, что послужит фундаментом для последующей реализации подсистем более высокого уровня. Подсистемы высокого уровня смогут обеспечивать управляющие бизнес-процессы обработанной информацией, полученной с более низких уровней.

Литература

1. Глухих И.Н. Корпоративная информационная система университета на базе интернет/интранет-портала / И.Н. Глухих //Университетское управление. -2005. № 5. - С. 68-76.

2. Смирнов, В. Динамика и адаптация / В. Смирнов // Управление компанией. - 2007. - №10. С. 36-38.

3. Бек К./ Шаблоны реализации корпоративных приложений. Пер. с англ. - М.: ООО «И. Д. Вильямс», 2008. - 176 с.

4. Фаулер М. / Шаблоны корпоративных приложений. : Пер. с англ. - М.: ООО «И. Д. Вильямс», 2012. - 544 с.

5. Буч Г., Роберт А. Максимчук, Майкл У. Энгл, Бобби Дж. Янг, Д. Коналлен, Келли А. Хьюстон / Объектно-ориентированный анализ и проектирование с примерами приложений, 3-е изд. : Пер. с англ. - М.: ООО «И. Д. Вильямс», 2010. - 720 с.

6. Ларман К. Применение ЦМЬ 2.0 и шаблонов проектирования. Практическое руководство / Пер. с англ. - М.: ООО «И. Д. Вильямс», 2013. -736 с.