Контроль и анализ закупок в бизнесе

УДК 338.2

А.с. Морозов КОНТРОЛЬ И АНАЛИЗ ЗАКУПОК В БИЗНЕСЕ

Е.В. Извеков Аннотация. Освещаются некоторые вопросы контроля и анализа закупок в бизнесе.

Раскрываются основные направления снижения затрат на закупки. Предлагаются виды отчетов в закупочной деятельности компании.

Ключевые слова: контроль, анализ, закупка, бизнес, затраты, фирма, задача, снабжение, потребность, характеристика, параметр, рынок, сырье, поставщик, товар, продажа.

Aiexandr Morozov CONTROL AND ANALYSIS

Evgeniy Izvekov OF PROCUREMENT BUSINESS

Annotation. Highlights some of the issues of control and analysis of procurement in business. Describes the major directions of the reduction in procurement costs. Offered types of reports in the procurement activities of the company.

Keywords: monitoring, analysis, procurement, business, costs, company, task, supply, demand, characterization, setting, market, raw materials, supplier, goods, sale.

В любой фирме-товаропроизводителе существует типичный набор задач, связанных с управлением закупками. Основными задачами, решаемыми закупочной логистикой, являются следующие:

- что закупить;

- у кого закупить;

- сколько закупить;

- на каких условиях закупить.

Задачу «что закупить» отдел снабжения/закупок фирмы решает совместно с производствен -ным отделом и инженерной службой. Вместе они определяют потребности в сырье и материалах, качественные и эксплуатационные характеристики, параметры спецификации. Эта информация поступает в отдел снабжения.

Решение «у кого закупить» требует глубокого анализа рынка интересующей фирму продук-ции, существующих и потенциальных поставщиков и выбора наиболее перспективных и эффективных из них. Данный вопрос находится полностью в компетенции работников отдела снабжения. Как показывает опыт, удачный выбор поставщика обеспечивает половину успеха предприятия (особенно это относится к деятельности торгово-посреднических структур).

Решение «сколько закупить» осуществляется при согласовании с другими отделами (производственный, складской, финансовый/бухгалтерия). Совместно с производственным отделом определяется требуемое количество материальных ресурсов. Проверяется наличие данного товара на складе (если склад находится в ведении отдела снабжения). Если на складе этой продукции нет (или ее недостаточно), то объем закупки необходимо согласовать с финансовым отделом/бухгалтерией.

Задача «на каких условиях закупить» решается, когда поставщики уже предложили свои условия. Отдел снабжения рассматривает предложенные варианты и ведет переговоры с поставщиками. Могут участвовать и работники других отделов (финансовый/бухгалтерия, логистика и т.д.). Решение данной задачи означает ясность по следующим параметрам: цене, условиям оплаты, условиям доставки, срокам и т.д.

Основные направления снижения затрат на закупки. Логистическому менеджменту фирмы следует уделять внимание сокращению общих затрат, связанных с процессом закупки, поскольку затраты на управление закупками по различным отраслям составляют от 40 до 60 % в структуре себестоимости производства готовой продукции развитых стран. Наибольший удельный вес в затратах,

© Морозов А.С., Извеков Е.В., 2014

Вестник Университетам» 13, 2014

связанных с закупками, занимают собственно цена материальных ресурсов, затраты на транспортировку и управление запасами материальных ресурсов (складирование, грузопереработка, хранение и пр.).

Выигрыш от рациональной организации закупок может быть весьма значительным. Учитывая, что издержки в этом случае составляют 40-60 % вырученных от продажи товаров средств, удачные решения в этой области превосходят эффект прибыльности компании как за счет маркетинга, так и за счет усовершенствований производства. По оценкам американских специалистов, для увеличения прибыли компании на 100 %:

- объем продаж должен возрасти на 100 %;

- цена товаров - возрасти на 15 %;

- заработная плата и оклады - снизиться на 25 %;

- накладные расходы - снизиться на 33 %;

- затраты на закупки - снизиться на 8,5 %.

Таким образом, на каждый процент снижения затрат на закупки приходятся 12 % роста прибыли - лучший результат.

Для сокращения числа составляющих компонентов затрат на закупки необходима целенаправленная политика фирменного логистического менеджмента, включающая комплекс мероприятий, среди которых можно указать:

- совершенствование планирования потребности и нормирования расхода материальных ресурсов для производственных подразделений фирмы;

- устранение потерь от брака (политика «ноль дефектов») в производстве и потерь материальных ресурсов при доставке от поставщиков;

- максимальное сокращение отходов производства и эффективное использование вторичных материальных ресурсов;

- исключение, по возможности, промежуточного складирования материальных ресурсов при доставке от поставщиков;

- доставка материальных ресурсов от поставщиков как можно большими отправками с максимальным использованием грузовместимости транспортных средств и минимальными тарифами;

- минимизация уровней запасов материальных ресурсов во все звенья складской системы и др.

Как оценить эффективность закупочных операций. При определении эффективности закупочных операций необходимо комплексно оценить работу службы закупок фирмы, приняв во внимание выполнение плана закупок по объемным и качественным показателям, выполнение бюджета фирмы и объем сэкономленных средств, дополнительные меры по контролю качества входящей продукции, а также объем и стоимость упущенных продаж, общий объем операций, производительность труда, транспортные издержки и т.д. Исходя из этих данных, можно примерно определить стоимость той или иной логистической операции в процессе осуществления закупочных функций - например, среднюю стоимость разработки и оформления заказа или долю стоимости материальных ресурсов в объеме продаж готовой продукции. Можно оценить и долю административных затрат по закупке на каждый рубль, израсходованный на закупки в целом. Проследив, таким образом, деятельность отдела закупок, можно судить об эффективности его функционирования, а также определить имеющиеся проблемные моменты.

Существуют три основных показателя, по которым осуществляется контроль деятельности закупочного отдела: время, цены и надежность поставщиков.

Контроль фактора времени подразумевает контроль задержанных поставок, а также последствий опозданий. При этом должны анализироваться такие показатели, как доля задержанных заказов:

- доля случаев, когда просрочки доставки вызвали ощутимое отсутствие материальных ресурсов / готовой продукции на складе;

- число случаев остановки производства в результате просрочки и т.п.

Фактор «цена» подразумевает анализ цен, уплаченных при закупках продукции, в частности, их сравнение с ранее намеченными ценами, а также попытки избежать таких отклонений от бюджета закупок. Всестороннему анализу должны подвергаться:

- цены, уплаченные поставщикам за материальные ресурсы / готовую продукцию;

- стандартные или расчетные цены за основные материальные ресурсы;

- индекс средних цен, уплаченных за продукцию по товарным группам;

- изменения цен, произошедшие в результате переговоров, анализа, в результате лучшей упаковки и рационализации перевозки и т.п.;

- форвардная закупочная деятельность в сравнении с соответствующим прогнозом для выявления его эффективности, а также сравнение цен, уплаченных при таких закупках, с теми, которые могли быть уплачены в случае закупок не форвардным, а обычным путем;

- доля закупочных ордеров, выданных без договоренности о твердой цене, и т.д.

Надежность поставщика подразумевает соответствие качества и объемов его поставок уело -

виям, зафиксированным в договорах. Следующие параметры позволяют принимать обоснованные решения при выборе продавца:

- доля просроченных доставок и отказов поставки;

- доля поставок, не соответствующих договорам по качеству продукции;

- доля заказов, доставленных вопреки договоренности не единой партией;

- качество услуг различных перевозчиков, измеренное временем в пути и числом поврежденных грузов, и т.п.

Эффективность работы службы снабжения/закупок фирмы часто оценивается следующими показателями:

- сокращение издержек на закупки в структуре общих логистических издержек;

- допустимые уровни брака закупаемой продукции;

- доля закупок, совершенных вовремя;

- число ситуаций, когда нужных материальных ресурсов / готовой продукции не оказалось на складе, что повлекло сбои в графике производства или выполнения заказа клиента;

- число изменений, внесенных в заказы по вине службы закупок (учет по каждой причине внесения изменений);

- число полученных и обслуженных заявок;

- доля транспортных издержек в структуре общих затрат на закупки и т.п.

Контроль и анализ процесса закупок. Контроль и анализ логистической функции (процесса) закупок компании должны осуществляться в соответствии с поставленными целями и задачами по управлению закупками в аспекте общей логистической системы фирмы. Традиционно такой анализ включает в себя следующие факторы:

- анализ условий закупок и рынка поставщиков;

- контроль бюджета закупок;

- анализ финансовой деятельности;

- контроль и анализ качества закупаемой продукции;

- контроль и анализ процедур доставки материальных ресурсов и готовой продукции;

- анализ системы прогнозирования потребности и т.д.

За состоянием рынка поставщиков большинства основных видов материальных ресурсов регулярно наблюдают, что обеспечивает фирму - потенциального покупателя информацией о возмож-

Вестник Университета№ 13, 2014

ностях закупки необходимых товаров и дает возможность принимать оптимальные решения в зависимости от колебаний рыночных цен. Вероятный дефицит основных видов материальных ресурсов может привести к сбоям производственного процесса, росту издержек и снижению прибыли. Однако заблаговременная информация о возможных перебоях в поставках материальных ресурсов позволяет подготовиться к ним заранее и не допустить отклонений от графика производства. Так, в случае возможного роста цен покупатель может заранее закупить большое количество необходимого сырья, получив при этом значительные скидки.

Анализ динамики связанных в закупленных товарах оборотных средств помогает выявить тенденцию, определяющую политику фирмы в отношении их пополнения, а также изменить в случае необходимости логистическую стратегию закупок. Например, высокие ставки банковского процента, преобладавшие в 1980-е гг., заставили повысить внимание к эффективности вложений в товарные запасы и управлению ими, что привело в результате к широкому внедрению логистической концепции и общему сокращению уровня вложений в товарные запасы.

Финансовый анализ позволяет проводить сравнительную оценку фактических затрат на закупочную деятельность с объемом средств, предусмотренных для этой цели бюджетом. Также ведется учет полученных и упущенных скидок и прочих выгод. В итоге основное внимание уделяется долгосрочным соглашениям о поставках материальных ресурсов / готовой продукции, а также учитывается период времени, на который фирма обеспечена поставками в соответствии с этими соглашениями. Знание объемов поставок по долгосрочным соглашениям позволяет финансовому отделу заранее вы -делять необходимые средства на закупки и планировать денежные потоки [1].

Виды отчетов в закупочной деятельности компании. Каждая компания формирует систему отчетности по закупкам, исходя из целей и задач, сформулированных высшим менеджментом, в частности, на основе логистической стратегии. В зарубежной практике распространены отчетные формы и системы показателей, которые отражают:

1) рыночные и экономические условия и цены:

- тенденции движения цен на основные закупаемые товары и сравнение со средними затратами;

- изменения в соотношении спроса-предложения на рынке основных закупаемых товаров: прогнозы динамики рынка основных закупаемых товаров;

2) изменения вложений в товарные запасы:

- инвестиции в товарные запасы, классифицируемые по основным группам материальных ресурсов / готовой продукции;

- дневные (декадные, ежемесячные) поставки и заказанный объем поставок по основным товарно-сырьевым группам;

- отношение объема вложений в товарные запасы к объему продаж фирмы;

оборачиваемость основных видов закупаемых товаров;

- общая площадь складов, используемая для хранения запасов;

3) закупочные операции и их эффективность:

- сокращение издержек в результате изучения рынка и анализа данных;

- допустимые уровни качества закупаемых материальных ресурсов / готовой продукции;

- доля закупок, осуществленных вовремя;

- число ситуаций, когда нужного сырья не оказалось на складе, что повлекло за собой сбои в графике производства;

- число изменений, внесенных в заказы (учет по каждой причине внесения изменений);

- число полученных и обслуженных заявок;

- производительность труда и загруженность работников;

- транспортные издержки;

4) надежность поставщика/продавца:

- доля просроченных доставок и отказов;

- доля некондиционных поставок;

- доля заказов, вопреки договоренности доставленных не одной партией;

- качество услуг транспортировки, предоставленных различными перевозчиками, измеренное временем в пути и числом повреждений грузов;

5) операции, влияющие на управление и финансовую деятельность:

- сравнение фактических затрат по отдельным видам закупочной деятельности с предусмотренными бюджетом;

- выгоды от полученных скидок и потери от упущенных продаж;

- соглашения о закупках (классифицируются по типам действующих контрактов и в зависимости от ожидаемой даты поставки);

- изменения, внесенные поставщиками в предоставленные скидки;

- время доставки;

- доля просроченных заказов;

- доля случаев, когда задержка доставки повлекла ощутимое отсутствие материалов на складе;

- число случаев остановки производства в результате задержек доставки материальных ресурсов;

- цены, уплаченные за материальные ресурсы / готовой продукции;

- стандартные или прогнозируемые цены на основные материальные ресурсы;

- индекс средних цен, уплаченных за материальные ресурсы / готовую продукцию по товарным группам;

- изменения цен, произошедшие в результате переговоров, произведенного анализа, предложенные продавцом, произошедшие в результате улучшения упаковки и рационализации перевозки;

- анализ форвардной закупочной деятельности.

Библиографический список 1. [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http:// www.elitarium.ru/