Формирование системы автоматизации управленческого учета

УДК 65.012.226

ФОРМИРОВАНИЕ СИСТЕМЫ АВТОМАТИЗАЦИИ УПРАВЛЕНЧЕСКОГО УЧЕТА

CHOOSING SYSTEM OF MANAGEMENT ACCOUNTING AUTOMATION

С.А. Козырев S.A. Kozyrev

ООО «Алкогольная Сибирская группа», Омск А.М. Попович A.M. Popovich

Омский государственный университет им. Ф.М. Достоевского

В статье рассмотрены основные требования к программным комплексам по бюджетированию и управленческому учёту. Составлена классификация задач и видов бизнес-процесса по построению бюджетной системы в организации, выделены основные положительные и отрицательные аспекты каждой из систем. Оценивается целесообразность автоматизации процессов, связанных с бюджетами организации. Особое внимание уделено рассмотрению программных продуктов ERP-систем от двух ведущих участников рынка -SAP и ORACLE. Рассмотрены сильные и слабые стороны данных систем управленческого учёта.

This article raises the need to automate the process of management accounting, in particular general and budgeting processes, within the company. The basic requirements for software systems for budgeting and management accounting will be reviewed in the article. The classification of tasks and types of business processes of building a budget system in the organization will be highlighted, and the main positive and negative aspects of each system will be discussed. The feasibility of automating processes related to the organization's budget will be estimated. Particular attention is paid to ERP-software systems from two market leaders - SAP and ORACLE. Strengths and weaknesses of the systems of management accounting were estimated.

Ключевые слова: бюджетирование, управленческий учёт, автоматизация управленческого учёта, SAP, ORACLE, ERP-система, автоматизация бизнес-процессов.

Key words: budgeting, management accounting, automation of management accounting, SAP, ORACLE, ERP-systems, business process automation.

В обществе всё сильнее чувствуется потребность в оптимизации операций управленческого учета. Это относится и к бизнес-процессам на предприятии. Одним из способов оптимизации бизнес-процессов является построение процесса бюджетирования и последующая автоматизация управленческого учета (УУ), а именно внедрение ERP-систем (Enterprise Resource Planning - планирование ресурсов предприятия). Организационная модель интеграции производства и операций, управления трудовыми ресурсами, финансового менеджмента и управления активами, ориентированная на непрерывную балансировку и оптимизацию ресурсов предприятия посредством специализированного интегрированного пакета прикладного программного обеспечения, поддерживающего общую модель данных и процессов для всех сфер деятельности. ERP-система - конкретный программный пакет, реализующий стратегию автоматизации УУ.

В данной статье будет рассмотрен основной принцип выбора между системами бюджетирования, основные моменты, на которые необходимо будет обратить внимание по функциональности и архитектуре систем, а также сравнены модели БКР-систем крупнейших программных представителей данного сектора: компаний 8АР и ОИАСЬБ, которые направлены на решение задач компаний. Например, таких как консолидация отчетности по Международной системе финансовой отчетности (МСФО), реализация системы бюджетирования, возможность формирования аналитической информации из программного продукта.

В целом, процесс бюджетирования предполагает решение трех основных задач:

• планирование бюджета и установка лимитов;

• контроль установленных лимитов;

• сбор информации об исполнении бюджета.

© С.А. Козырев, А.М. Попович, 2012

Для решения этих задач существует множество программных комплексов. Одни ориентированы на планирование, другие, наоборот, -на контроль исполнения бюджета. Поскольку исполнение бюджета формируется на основании бухгалтерского учета, такие программы можно разделить на два вида:

• система бюджетирования, не интегрированная в систему бухгалтерского учета;

• система бюджетирования, интегрированная в систему бухгалтерского учета.

Каждая из специализированных систем имеет свои достоинства и недостатки. Чтобы сделать правильный выбор, рассмотрим плюсы и минусы этих систем.

Система бюджетирования, не интегрированная в систему бухгалтерского учета (СБУ), специализируется на решении самой задачи бюджетирования - она имеет хорошо развитый инструментарий по планированию и отлаженную систему отчетности. Однако, кроме планирования расходов, необходимо контролировать лимиты и отслеживать исполнение бюджета. С этой задачей такие системы практически не справляются, так как сам факт исполнения в этих системах не предусмотрен. Некоторые организации решают эту проблему путем сложной интеграции с СБУ и существенного расширения плана счетов. Это приводит, во-первых, к существенной загрузке СБУ: большое количество проводок и счетов снижает эффективность системы. Во-вторых, к повышению влияния «человеческого фактора»: в этом случае бухгалтер определяет, на какие статью и центр финансовой ответственности (ЦФО) относятся расходы в бюджете. И, в-третьих, к наделению сотрудников бухгалтерии несвойственными им функциями специалистов отдела бюджетирования (определять статью и ЦФО для каждого расхода), что приводит к существенному расширению штата бухгалтерии и завышенным требованиям к квалификации сотрудников. Следовательно, такой вариант нельзя назвать экономически оправданным.

Плюсами являются:

- хороший инструментарий для решения задач планирования - система позволяет планировать «сверху-вниз» и «снизу-вверх» на основании данных прошлых периодов и т. д.;

- возможность проводить анализ типа «что... если»;

- большой набор типовых отчетов; встроенный генератор отчетов.

Минусы это:

- невозможность полноценного контроля лимитов - система не может запретить проведение платежа в СБУ;

- отсутствие информации об исполнении бюджета - система не может отразить в бюджете бухгалтерскую операцию по отнесению средств на расход на основании собственных данных;

- завышенные требования к сотрудникам бухгалтерии и наделение их несвойственными функциями;

- сложная и дорогая интеграция между системой бюджетирования и СБУ.

Перейдём теперь к системе бюджетирования, интегрированной с системой бухгалтерского учета. Программы этого вида обычно работают в качестве надстройки над СБУ и не являются основным продуктом компании (этим объясняется неразвитость инструментария для планирования бюджета). С другой стороны, наличие всех оперативных данных позволяет автоматически формировать исполнение бюджета, планировать и автоматически контролировать бюджет, например, в разрезе имеющихся договоров, контрагентов и т. д.

Плюсы это:

- четкий контроль лимитов вплоть до запрета проведения платежных документов;

- автоматическое формирование исполнения бюджета при отражении расходов в бухгалтерском учете;

- возможность детального планирования и автоматического контроля исполнения бюджета;

- отсутствие затрат на интеграцию систем.

Минусами являются:

- неразвитый инструментарий для планирования бюджета;

- недостаточное количество типовых отчетов.

Сравнительный анализ плюсов и минусов разных типов систем позволяет сделать следующие выводы:

• для организаций, которые не имеют территориально-разветвленной структуры, экономически оправданным является выбор системы бюджетирования, интегрированной с СБУ;

• для многофилиальных организаций предпочтительна специализированная система планирования бюджета и формирования отчетности и интегрированная система для оперативного контроля лимитов и формирования данных об исполнении бюджета.

Теперь перейдём к рассмотрению БКР-систем, значительная часть которых может строиться на основе систем бюджетирования принятых, установленных в компании.

Отметим сначала основные моменты, предшествующие непосредственно выбору конкретной системы.

Чаще всего постановка и первоначальная автоматизация бюджетирования производятся одновременно и с помощью таблиц Excel. Однако наступает момент, когда функционал электронных таблиц перестает устраивать компанию, тогда Excel заменяют на специализированный программный продукт для автоматизации бюджетирования или же соответствующий модуль комплексной автоматизированной системы. Обычно этот проект сопровождается и пересмотром существующих процессов бюджетирования, и их оптимизацией.

Для того чтобы проект автоматизации стал успешным, необходимы два условия: поддержка новации со стороны топ-менеджмента компании и привлечение сотрудников отдела информационных технологий компании к его реализации уже на ранних стадиях. Если конечные пользователи будут вовлечены в процесс внедрения на самой ранней стадии, то их заинтересованность в достижении цели будет способствовать успеху проекта в целом.

Существует довольно много вариантов автоматизации бюджетирования в компании:

S таблицы Excel;

S собственные разработки;

S комплексные решения, в которых бюджетирование является вспомогательной функцией или которые рассчитаны на подготовку только части бюджета компании;

S специализированные системы, основной функцией которых является подготовка и управление бюджетами; модули бюджетирования в составе корпоративных информационных систем.

Тем не менее найти готовое IT-решение для каждой конкретной организации сложно. В любом случае систему придется адаптировать к особенностям компании. Поэтому выбирать нужно ту систему, которая наиболее полно соответствует текущим требованиям предприятия и может быть усовершенствована в дальнейшем.

Для того чтобы выбрать наиболее развитую систему с точки зрения ее использования и адаптации к требованиям компании, нужно, во-первых, чтобы эти требования были четко сформулированы и осознаны. Во-вторых, не следует при выборе системы резко «перескакивать» с систем низшего класса к системам высшего класса.

В-третьих, принимая окончательное решение о внедрении новой системы, необходимо взвесить все возможные последствия такого решения: выгоды, затраты и дополнительные риски.

Важным моментом является то, что модель должна быть устроена просто и очевидно, ведь работать с ней предстоит сотрудникам, которые в ней понимают меньше, чем выбирающие лица. Таким образом, если БЯР-сис-тема непонятна и неочевидна, то это уже повод задуматься. Простота в эксплуатации существенно облегчает процесс обучения пользователей.

Самое важное, что компания должна четко себе представлять цель проекта внедрения. Цель должна быть не расплывчатой, а совершенно четкой. Целью не может являться «оптимизация бизнес-процессов», «улучшение деятельности компании» и т. д. Такие цели нельзя выразить количественно, поэтому после запуска системы невозможно будет понять достигнуты цели или нет. Целью, например, может являться построение консолидированной финансовой отчетности (совершенно конкретных финансовых отчетов) на основании автоматизации конкретных (подчеркиваю) бизнес-процессов. Целью может являться внедрение системы планирования ресурсов и показателей (опять же конкретных) и т. д. Если автоматизировать цепочку поставок и финансов, но не будет внятных финансовых и управленческих отчетов, то результата не будет, так как не будет обратной связи, и влиять на процесс не представится возможным. Ситуация в компании будет непонятной, принятие своевременных решений будет затруднено.

Функциональность системы должна поддерживать возможность формирования как минимум трех бюджетов: бюджет доходов и расходов, бюджет движения денежных средств и бюджет по балансовому листу.

Поэтому в системе должны быть заложены следующие алгоритмы:

- алгоритмы планирования;

- алгоритмы учета исполнения бюджета, формирования факта;

- агрегация и консолидация данных;

- аллокации. Эти алгоритмы призваны обеспечить перераспределение доходов и расходов по ЦФО в связи с учетом общекорпоративных затрат;

- алгоритмы расчета финансовых результатов;

- анализ бюджетов, план-факт анализ.

Функциональность системы должна обеспечивать решение следующих задач:

- утверждение бюджетов;

- вариантность бюджетов: по срокам (месячный, квартальный, годовой), по вариантам развития событий (оптимистичный, пессими-

стичный, реалистичный), по назначению (текущий, инвестиционный);

- возможность изменять состав и структуру статей бюджета, финансовую структуру предприятия;

- контроль над лимитами расходов, установленными бюджетами.

Выбирая программу, необходимо учитывать, что есть ряд характеристик, которые могут быть важны для программистов:

1. Интеграция с другими средствами автоматизации предприятия;

2. Программно-аппаратная платформа;

3. Требования к сетевым коммуникациям;

4. Требования к компьютерам на рабочих местах;

5. Открытый исходный текст программы для программиста;

6. Наличие в системе генераторов отчетов;

7. Наличие в системе языка формул для реализации алгоритмов расчетов.

Конечно, в идеале нужно иметь на руках сформулированные требования (описание биз-

В отчёте по продуктам линейки управления эффективностью бизнеса за 2011 г. аналитического агентства Gartner [1] решение от Oracle занимает лидирующую позицию по направлению возможности реализации поставленной задачи, в то время как SAP является ли-

нес-процессов с требованиями к отчетности и возможностям системы), однако встречается такое крайне редко. Стоит заметить, что, начиная процесс внедрения БИР-системы, в любом случае придется участвовать в разработке технического задания, где будут описаны существующие бизнес-процессы совместно с поставщиком БИР-системы. Без технического задания автоматизировать бизнес-процессы не стоит, так как в этом случае существенно повышаются риски неудачного внедрения, ведь нет документа, по которому можно принять или не принять готовую работу. К тому же, если не представляется образ того, что хочется получить в итоге, то вряд ли будет удовлетворение от результата.

Теперь более подробно рассмотрим программные решения компаний 8ЛР и ОЯЛСЬБ. В процессе анализа условий работы с программными продуктами, а также опыта пользователей были выделены сильные и слабые стороны работы с программными продуктами (см. таблицу).

дером по комплексности охвата бизнес-процессов организации (см. рис.).

Из вышесказанного можно сделать вывод, что в основных своих характеристиках БИР-системы схожи, различаются только по исполнению, степени лёгкости работы с дан-

Сильные и слабые стороны работы с программными продуктами

Сильные стороны Слабые стороны

SAP Максимальные масштабы внедрений и объемы данных. Наиболее широкий, постоянно развивающийся функционал среди поставщиков. Разветвленная сеть продаж и сервиса. 5 250 партнеров в 127 странах. Возможность интеграции с MS Office. Есть опыт крупных разработок. Стартовый пакет документации МСФО. Возможность создавать множество кубов в одном приложении позволяет иметь множество аналитик для различных целей Покупка программного обеспечения вынуждает клиентов SAP пересматривать свои функциональные стратегии. Линейки продукта пока не окончательно выровнены. Медленная разработка, модернизация программных решений. Достаточно много функций необходимо дополнительно лицензировать

ORACLE Большая доля рынка и развитые каналы продаж по приложениям Oracle. Более 70 преднастроенных витрин данных и бизнес-моделей (BI applications) для различных бизнес-функций. Выдающиеся возможности по извлечению данных из множественных источников. Возможность интеграции с MS Office. Отчётность профессионального качества в соответствии с международными аудиторскими стандартами. Признается большим числом специалистов. Есть опыт крупных разработок. За счёт загрузки только необходимых данных сокращается потребность в ресурсах сервера Заказчики отмечают менее развитые, в сравнении с другими системами на рынке, средства интерактивной визуализации, поиска, формирования отчетов. Качество технической поддержки. База МСФО дополнительно закупается. Трудности при переносе информации между серверами

ными и возможности персональной настройки пользователем (по возможности без привлечения 1Т-специалистов). Также различия есть в

форме предоставления отчётов (внешнее восприятие - по опросам пользователей самая презентабельная аналитика у ОИАСЬБ).

challengers

leaders

к

V

-Û

•о

Ґ f rtf or* SASe «Oracle • SAP  IBM

Board International:? Prcnphix Softwa iHosi Analytic • Bitam WHertielier *KCI Computing V Exàcf-Ubngviéw e Tagetik J

niche players visionarres

-----------1 completeness of Vision |—

As of Manch 2011

Рис. Матрица AE-CV

Один из важных моментов - автоматизация управленческого учёта требует крупных инвестиций и, выбирая базу, стоит в первую очередь ориентироваться на крупнейших игроков рынка, у которых уже есть клиентская база, а соответственно, и опыт по внедрению БИР-систем.

Поэтому выводом из данной статьи не может быть рекомендация конкретной системы, так как каждый из разработчиков в состоянии предложить вариант с учётом пожеланий заказчика. Можно отметить только, что в вопро-

се выбора автоматизированной системы УУ, важно помнить, что на основе данных, загружаемых, обрабатываемых, формируемых и анализируемых на базе программного продукта, будет строиться ключевые стратегические показатели компании, оцениваться деятельность, в том числе и в соответствии с международными стандартами финансовой отчётности.

1. Enterprise Resource Planning. - URL: http:// www.gartner.com/it-glossary/enterprise-resource-planning-erp/