Средство от перекуров

Дмитрий Кин: "'Мотив' позволяет руководителю быть в курсе, кто из сотрудников действительно работает, а кто постоянно перекуривает"
Фото: ДМИТРИЙ ТИХОМИРОВ

Конкурс лучших IT-решений, организованный журналом "Коммерсантъ-Деньги" и компанией Intel, представляет нового участника. Белгородская компания "Институт высоких технологий БГУ" разработала систему оперативного управления компанией "Мотив", призванную помочь начальникам контролировать подчиненных, а также создавать максимальный комфорт при взаимодействии сотрудников.

Компания "Институт высоких технологий БГУ" (ИВТ) создана в 2001 году, специализируется на разработке программных продуктов. Среди клиентов компании — ОАО "Белгородэнерго", "Феликс", Микояновский мясокомбинат, МРСК-1. В компании работает 42 сотрудника.
       
В небольшом Белгороде на 350 тыс. жителей — 40 IT-компаний, в которых занято более полутора тысяч сотрудников. Этот феномен генеральный директор "Института высоких технологий" Дмитрий Кин объясняет обилием — по провинциальным меркам --профильных вузов: четыре городских института ежегодно выпускают более 500 "айтишников". Показательна история компании ИВТ и ее главного продукта — "Системы электронного документооборота 'Мотив'": она появилась в процессе решения компанией собственных проблем.

— Когда в нашем холдинге стало работать под триста человек, различные группы начали пересекаться на одних и тех же проектах, а многие сотрудники между собой не были знакомы, из-за чего страдала управляемость компанией,— рассказывает Дмитрий Кин.— Надо было что-то менять.

С подобной проблемой сталкиваются практически все динамично растущие компании. Любой компании необходимо обеспечить обмен данными между сотрудниками, оперативное выполнение поставленных руководством задач. Маркетинговое исследование рынка программных продуктов, способных решить возникшие проблемы, показало, что таких продуктов нет.

— Мы протестировали много демо-версий различных систем управления документооборотом и систем управления работой предприятия. Мы понимали, какие потребуются под их внедрение средства. Для многих продуктов, с которыми мы сейчас пересекаемся на тендерах, цена инсталляции начинается от $1 млн.

На большинстве предприятий разные системы управления обычно внедряются последовательно: первым делом внедряется CRM (система управления взаимоотношениями с клиентами), затем Docflow (система электронного документооборота), Groupware (система взаимодействия сотрудников)... При этом есть две цены внедрения — открытая и скрытая. О второй многие заказчики узнают, когда отказываться от установки поздно: деньги проплачены. Например, средняя цена одной лицензии CRM — $300, системы электронного документооборота — $600-700, работа консультантов — $300-800, обучение — $600-700, покупка какой-нибудь СУБД — $50 тыс., плюс плата за поддержку. К тому же многие программы требуют дорогого "железа", а также работы администратора — еще $2 тыс. ежемесячно. В результате набегает приличная сумма, непосильная для большинства средних предприятий. Вдобавок многие протестированные программы устарели, как говорит директор по развитию ИВТ Антон Зайдлер, поскольку были разработаны еще лет пятнадцать назад, когда интернет и локальные сети только начинались.

— У разработчиков старых систем было пятнадцать лет для глубокой проработки функционала, и из-за этого многие продукты получились слишком узконаправленными и излишне проработанными,— говорит Дмитрий Кин.— Если система занимается документооборотом, то это только документооборот и ничего больше. Поэтому функциональные возможности всех систем используются всего на несколько процентов.

— Вот ты наверняка пользуешься редактором Word? — вдруг спрашивает Дмитрий.— И сколько функций его используешь?

— Да, в общем, только текст набираю.

— Вот именно! Такая же ситуация и с системами управления документооборотом. Используются они максимум на 5-6%. Например, в большинстве систем информация до руководителя идет по цепочке — заместитель, руководитель отдела, еще какой-то начальник,— и при этом часть ее теряется, и так же обратно. Нужно, чтобы все звенья цепи имели возможность реагировать на приказ одновременно.

Разработчики системы "Мотив" постарались преодолеть подобные проблемы, унифицировав и упростив продукт. У большинства клиентов одна инсталлированная система занимается взаимодействием с клиентами, другая — документами и управлением, но их между собой еще надо "подружить". В ИВТ решили изначально делать "коробочный" продукт, не требующий доработок и покупок дополнительного оборудования.

— По сути, мы взяли 10-15% от функционала различных систем электронного документооборота, работы с клиентами, систем управления корпоративным опытом,— поясняет Дмитрий.

Вначале в ИВТ нарисовали таблицу со всеми возможными способами коммуникаций: устные совещания, телефонные переговоры, видеоконференции, ICQ, системы электронного документооборота, электронная почта. Выставили каждому способу оценку по пятибалльной шкале, отмечая оперативность, преимущества удаленного доступ, удобство/неудобство пользования... Когда суммировали оценки, оказалось, что обычный телефон равноценен сложным и дорогим системам электронного документооборота и управления, а ведь пользоваться телефоном умеют все.

— Мы сразу решили сделать так, чтобы для приема в систему нового сотрудника не нужно было бы обращаться к системному администратору,— рассказывает Антон Зайдлер.— В результате у нас получилась не просто система электронного документооборота, а система оперативного управления предприятием, работающая во всех сферах деятельности фирмы.

В системе "Мотив" важны три основных понятия — проект, задача по проекту, действия по задаче. Понятно, что добавляются такие стандартные штуки, как структура предприятия, права, полномочия и т. д. Только, по словам Кина, "мы стремимся к тому, чтобы этого всего был крайний минимум, и только стоит расслабиться, как появляются какие-то новые приложения, к ним — главы в документациях и т. д., зачастую ненужные заказчику". Сохранить максимально простую структуру труднее, чем прорабатывать функциональность до совершенства. Задача любого управления — доведение информации (распоряжения) до исполнителя. В системе "Мотив" постановка задачи — только начало работы команды над проблемой.

— Мы сказали: "Уважаемый директор, если вы хотите, чтоб выше распоряжение было исполнено, вы должны быть постоянно 'в теме', вы должны не просто поставить задачу, но и следить, как действуют исполнители, и у вас есть все, чтобы скорректировать их действия",— говорит Дмитрий.— Это честно.

Изнутри система напоминает интернет-форум: те же персоналии, тот же обмен мнениями. В системе "Мотив" директор всегда может посмотреть в реальном времени, чем занимается его сотрудник.

— Первое, что видит сотрудник, войдя в систему,— собственные задачи, исходящие и входящие. Первые поставил начальник, вторые сотрудник поставил кому-то сам,— поясняет Антон Зайдлер.— Вот, например, моя страница. Хотя ситуация у меня нестандартная: порядка 250 задач, тогда как у большинства сотрудников — не более 60. В отдельных графах отмечены перспективные клиенты, текущие действия, даты начала и окончания работ, проект, к которому относится задача.

Всю информацию можно быстро сортировать — по сотрудникам, отделам, времени и пр. Сотрудник по мере выполнения работы заносит в систему свои комментарии. В большинстве же систем электронного документооборота распоряжения отдаются с помощью электронной почты, и никакого взаимодействия в режиме реального времени не получается.

— Уверен, с этим сталкивается большинство руководителей,— говорит Кин.— Допустим, идет работа над общим проектом, все сотрудники собрались за одним столом на совещание. Все демонстрируют понимание и взаимопонимание, но, как только вышли из комнаты, многие тут же забыли детали, которые обсуждали. В системе "Мотив" вся информация всегда перед глазами одновременно у всех участников проекта.

То, что "Мотив" стал пользоваться успехом, доказывает статистика продаж: за год — более сотни клиентов. Одна лицензия (на одно рабочее место) стоит 1600 руб. Открытая ценовая политика выгодно отличает "Мотив" от конкурентов.

— Дело в том, что на нашем рынке большинство работает, как в Казахстане, где я только что был,— рассказывает Антон Зайдлер.— За все время мне там толком никто не назвал цену, будь то в такси или в кафе. Все говорят: "А сколько тебе не жалко?" На рынке программных продуктов примерно такая же ситуация: зачастую цена определяется лишь платежеспособностью заказчика.

— Как-то мы решили посмотреть, как работает "Мотив" в одной крупной компании, и, к своему удивлению, обнаружили, что если обычно одна рядовая задача требует 50-60 сообщений, то тут их было несколько тысяч,— рассказывает Дмитрий Кин.— Оказалось, "айтишники" просто договариваются о времени игры в Counter-Strike, т. е. они выбрали из всех возможных коммуникаций именно "Мотив" — как самую эффективную. Тогда мы поняли: это успех. Сотрудники одной московской дизайнерской мастерской даже начали жаловаться, что стали забывать, как выглядят коллеги: все сидят по домам, работая через "Мотив".

— Любишь московские пробки? — спрашивает Дмитрий.— А я люблю. Мой компьютер подключен через сеть к "Мотиву", и я успеваю в пробке сделать очень много. При этом меня никто не отвлекает, никто не зайдет внезапно в кабинет. Вот пока мы тут разговариваем, я успел провести 40 совещаний, лишь поглядывая на монитор.

ДМИТРИЙ ТИХОМИРОВ

Техническая платформа

Операционные системы: Windows NT 4.0/2000/XP, Linux, FreeBSD, Sun Solaris 11

Web-сервер Apache, Zend Optimizer, TomCat

УСЛОВИЯ КОНКУРСА

Конкурс "Испытательный стенд"

Учредителями конкурса IT-решений для малого и среднего бизнеса "Испытательный стенд" являются компания Intel и издательский дом "Коммерсантъ". Задача конкурса — популяризация современных IT-решений в области малого и среднего бизнеса и поощрение проектов, наиболее интересных с точки зрения технического воплощения и экономической эффективности.

Оценку эффективности конкурса определит экспертная комиссия, в которую входят: Сергей Яковлев, главный редактор журнала "Коммерсантъ-Деньги"; Михаил Шагиев, менеджер Intel по маркетинговым программам для малого и среднего бизнеса в странах СНГ; Алексей Шлыков, управляющий директор SAP в СНГ и Балтии; Мишель Мур, партнер отдела консультационных услуг по управлению эффективностью бизнеса PricewaterhouseCoopers; Евгений Уткин, президент компании "Квазар-Микро".

Конкурс является открытым и бесплатным для участников и продлится до 1 декабря 2005 года. Более подробно ознакомиться с его условиями и подать заявку на участие можно на сайте компании Intel по адресу: www.intel.ru/smb.