Стандартизация как элемент методической базы информационно-документационного обеспечения управления

Документоведение и архивоведение: история,теория, практика

Л.Н. Варламова

Стандартизация как элемент методической базы информационно-документационного обеспечения управления

В статье представлены роль стандартов и история развития стандартизации документов в делопроизводстве, документационном обеспечении управления в России на протяжении последних 100 лет. Особое внимание уделено современному положению дел и возросшей роли стандартов в развитии нормативной базы управления документами в целом и доку-ментационного обеспечения управления в частности. Предложено комплексное решение по совершенствованию нормативной базы отрасли путем разработки Государственной системы информационно-документационно-го обеспечения управления, дополненной согласованными между собой национальными стандартами.

Ключевые слова: стандартизация документов, стандартизация делопроизводства, стандартизация документационного обеспечения управления, стандартизация управления документами, национальный стандарт на систему информационно-документационного обеспечения управления.

Стандартизация, как элемент совершенствования отдельных аспектов профессиональной сферы деятельности доку-ментоведов, применяется в России начиная с 1920-х годов, отражая по сути ход и даже специфику ее развития.

1920-1930-е годы известны как период ведомственной унификации и стандартизации документов, особенно отдельных видов документов, бланков документов, а также форматов бумаги (ее размера и качества). Уже в это время были предприняты попытки создания стандартов, определяющих процессы работы с документами. Удивляет масштаб работы по стандартизации документов.

© Варламова Л.Н., 2017

Например, Институт техники управления (ИТУ) представил во Всероссийский комитет по стандартизации (ВКС) при СТО на утверждение 73 проекта стандартов. Из них к январю 1931 г. было утверждено 261.

В 1940-1950-е годы наблюдался естественный спад интереса к стандартизации профессиональной сферы деятельности, за исключением стандартизации бумаги, ее размеров и качества. Проводимая в 50-е годы работа по унификации документов шла по линии самостоятельной разработки трафаретных бланков документов отдельными ведомствами, исходившими из собственных интересов2.

В 1960-х годах, когда существенно увеличился объем документооборота, возникла необходимость унификации и стандартизации форм документов. Применявшиеся в то время в аппарате управления формы документов отличались большим разнообразием. Например, наиболее массовый вид служебного документа - письмо - имел более 15 видов бланков с различным составом постоянных реквизитов3.

Изначально к числу стандартизируемых было отнесено 24 вида документов; были выработаны критерии документов, подлежащих стандартизации. Стандарты должны были устанавливать формуляр вида документа, состав входящей в него информации, правила изложения текста, правила составления и оформления документов, не вошедших в состав ЕГСД. Эти положения и были заложены в ГОСТ 6.3-69 «Документация управленческая. Основные положения»4.

Стандартизация документов в рамках разработки Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД)5 имела две стадии: 1 июля 1970 г. - первоначальный срок введения стандартов на документы и 1 января 1972 г. - пролонгированный срок введения переработанных стандартов. Таким образом, изначально внедрение стандартов планировалось ранее, чем внедрение ЕГСД, причем со значительным опережением, и воспринималось как пробный этап и проверка применимости всей системы. На первом этапе было разработано 27 стандартов под общим названием «Документация управленческая». Основной идеей этого этапа было осуществление межвидовой унификации форм документов и правил их подготовки и оформления. Вторая стадия стандартизации документов началась с обобщения и анализа полученных замечаний. В результате анализа замечаний Госстандарт СССР принял решение о приостановке их широкого внедрения и о смещении сроков их повсеместного внедрения на 1 января 1972 г. Таким образом, 7 стандартов было отменено, а остальные объединены. Всего в системе было оставлено 9 стандартов из 276.

Следует отметить, что это решение во многом стало краеугольным камнем в плане изменения отношения к делопроизводственным стандартам, окончательно закрепляющим за ними вспомогательную роль. Здесь трудно не согласиться с мнением А.Н. Соковой о том, что «целый ряд изъятий из первоначальной системы был сделан без достаточных оснований и привел к ухудшению качества всей системы и снижению эффективности ее применения в аппарате управления»7. Более того, в новых стандартах были закреплены лишь нормы технического характера, описывающие с технической точки зрения правила машинописной печати текста и реквизитов, правила типографского изготовления бланков, формы бланков документов и т. п.8

В 1972 г. были утверждены два новых стандарта, вобравших в себя положения нескольких ранее изданных стандартов на отдельные виды документов и закрепивших тенденцию обобщения требований к организационно-распорядительным документам в универсальных базовых стандартах. Ими стали: ГОСТ 6.38-72 «Система организационно-распорядительной документации. Основные положения» и ГОСТ 6.39-72 «Система организационно-распорядительной документации. Формуляр-образец»9. Таким образом, была опробована идея создания универсального стандарта-конструктора бланков документов, которым мы пользуемся и в настоящее время. Обращает на себя внимание тот факт, что вместо серии стандартов на «управленческую документацию» появились стандарты на отдельные унифицированные системы документации, включая унифицированную систему организационно-распорядительной документации. Унификации подверглись 16 систем документации. Все 16 УСД включали в себя основополагающие государственные стандарты, на основании которых министерства и ведомства разрабатывали комплекты унифицированных форм документов.

В 1980-х годах произошел некоторый перелом в понимании объекта документоведения, который был связан с принципиальным изменением методов фиксации, передачи и воспроизведения информации. В связи с внедрением автоматизированных систем управления (АСУ) и использованием ЭВМ появился новый вид документов - машиночитаемые документы. Возник вопрос придания этим документам юридической силы и правового статуса. Одновременно с этим нужно было решить вопросы защиты информации от искажения и повреждения, регистрации, обработки и хранения этих документов. Для решения этих задач в конце 80-х годов был разработан целый комплекс взаимодополняющих стандартов на техническую документацию автоматизированных

систем (ГОСТы серии 24), регламентирующих различные вопросы создания, описания и работы с этой документацией в АСУ. Эти стандарты были актуализированы в 1988 году и вошли в «Единую систему автоматизированных систем управления». К началу 1990-х годов многие из них были обновлены и вышли под общим названием «Автоматизированные системы» (ГОСТы серии 34)10. Обращает на себя внимание детальность проработки этих стандартов с привлечением всех заинтересованных сторон. Этот же подход был применен и при разработке основополагающего нормативного акта, регулирующего вопросы делопроизводства в стране. Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) была разработана с привлечением всех заинтересованных министерств и ведомств11.

Следует отметить, что правовой статус ГСДОУ обеспечивался тем, что правила документирования и оформления документов, установленные в ней, базировались на требованиях государственных стандартов, которые имели обязательный характер и статус нормативно-технических документов. Официально ГСДОУ, как основной нормативный документ, сопровождали около 50 стандартов, 8 методических документов, 18 классификаторов.

История стандартизации профессиональной сферы деятельности документоведов достаточно подробно изложена в учебном пособии «Стандартизация делопроизводства в РСФСР-СССР-РФ», а также в ученике «Стандартизация управления документами». В этих работах внимание акцентировано на роли стандартов, которую они играли в регламентации вопросов делопроизводства и документационного обеспечения управления в СССР и РФ12.

Период 1990 - начала 2000-х годов характерен отсутствием влияния документоведов на развитие стандартизации как в своей, так и в смежных областях. В этот период встал вопрос несогласованности в формировании базы стандартов смежных сфер, выразившейся в их терминологической несовместимости. Ярким примером выступают стандарты системы менеджмента качества (СМК), разработчики которых не учли специфику документаци-онного обеспечения управления как одной из важнейших сфер деятельности любой организации вне зависимости от ее организационно-правовой формы и формы собственности, ни о ее нормативного обеспечения13.

Таким образом, к началу 2000-х годов нормативно-методическая база ДОУ претерпела ряд серьезных и не всегда положительных изменений, понятие ДОУ было приравнено к делопроизводству; ТК 6 Росстандарта, разрабатывавший стандарты на унифицированные системы документации, был ликвидирован,

да и сами унифицированные системы перестали поддерживаться уполномоченными ведомствами, так как многие из них были реорганизованы.

В конце 2000-х годов происходит изменение подхода к разработке национальных стандартов, используемых в профессиональной сфере ДОУ, главным образом за счет применения международных стандартов ИСО. Появился новый термин «управление документами», вобравший в себя документационное обеспечение управления. Изменилось и восприятие места и роли стандартизации ДОУ как составной части управления документами и отношения к ней как к чему-то второстепенному, дополняющему основной нормативный акт. Стандарты ИСО, по сути, закладывали методологию управления документами всех систем документации, с одной стороны, а с другой - оставались единственным инструментом регулирования этой сферы.

Принятые в качестве национальных и используемые в нашей стране современные международные стандарты ИСО условно можно разделить на несколько групп. Эти группы национальных стандартов регламентируют аспекты:

- методологии управления документами и системами управления документами14;

- хранения (сохранения) документов15;

- создания и использования системы электронного документооборота16;

- информационных технологий, используемых в управлении документами17;

- информационных технологий, используемых для защиты информации18;

- информационных технологий, используемых для обеспечения безопасности управления19.

Уже из названий перечисленных групп национальных стандартов и самих стандартов, приведенных в списке источников и литературы, становится понятным круг вопросов, на которые они призваны ответить, а также то, что в профессиональной сфере информационно-документационного обеспечения управления ни один нормативный документ эти вопросы полноценно не регулирует. В этих условиях роль стандартов значительно возросла. Вместе с тем даже при беглом взгляд на них бросается в глаза отсутствие какой бы то ни было системы в их разработке и принятии. Правда, сфера ДОУ здесь скорее исключение, так как ТК 191 СИБИД последовательно разрабатывает и принимает все основополагающие стандарты ИСО, регулирующие методологические аспекты управления документами, совмещая их с существующей нормативной

и терминологической базой отрасли. Однако слабая корреляция национальных стандартов, разработанных другими ТК Росстан-дарта с нормативно-правовой базой, используемой в сфере ДОУ в целом и электронным документооборотом в частности, сама по себе не исчезнет. Над этим нужно работать.

На сегодняшний день мы имеем ряд нормативных и правовых документов, стандартов, и все это мало что меняет с точки зрения результативности нормативного регулирования информацион-но-документационного обеспечения управления на современном этапе. Безусловно, отсутствие государственного органа, регулирующего эту сферу деятельности, сыграло крайне негативную роль и возвращение Росархиву этих функций не может не радовать. В то же время, согласно Положению о Росархиве, последний контролирует делопроизводство и ДОУ преимущественно на бумажных носителях, а межведомственным электронным документооборотом ведает Минсвязи. Эта ситуация не является однозначной и, на наш взгляд, позволяет Росархиву совместно с Росстандартом осуществить разработку национального стандарта на систему информаци-онно-документационного обеспечения управления, учитывающего современные аспекты национально-профессиональной специфики, нормативно-правовые акты и практику работы в сфере документа-ционного обеспечения управления. И одновременное выстраивание вокруг него актуализированных и во многом переработанных национальных стандартов, внедряемых уже не методом обложки, как сейчас, а методом выборки из них тех положений, которые действительно развивают нормативную базу ИДОУ. В этом случае усилий Росархива, ТК 191 и профессиональной общественности было бы достаточно, но потребовало бы привлечения к работе всех смежных ТК Росстандарта через поддержку последнего.

Эта задача довольно амбициозна, но в то же время совершенно очевидно, что стандартизация ДОУ (или со временем ИДОУ) уже никогда не будет играть второстепенную роль в вопросах нормативно-методического обеспечения профессиональной сферы деятельности документоведов, и от того, насколько мы сможем обратить ее на службы профессиональным интересам, во многом будет зависеть и успех нашей профессиональной деятельности, наш статус, а также востребованность и цена на рынке труда наших выпускников. Поэтому курсы по стандартизации управления документами крайне важно включать в учебные планы документоведов.

Таким образом, знание истории развития стандартизации в профессиональной сфере деятельности и ее современного положения на национальном и международном уровне позволит не только усовершенствовать современную систему стандартов, используемых

в сфере управления документами в целом и ДОУ в частности, но и развить отечественную нормативную базу информационно-доку-ментационного обеспечения управления.

Примечания

1 ВарламоваЛ.Н. Стандартизация делопроизводства в РСФСР-СССР-РФ: Учеб. пособие. М.: Спутник+, 2016. С. 25-28.

2 Там же. С. 33-34.

3 Там же. С. 38-39.

4 ГОСТ 6.3-69. Документация управленческая. Основные положения. М.: Изд-во стандартов, 1969.

5 Единая государственная система делопроизводства (Основные положения). М., 1973.

6 Варламова Л.Н. Указ. соч. С. 40-48.

7 Сокова А.Н. История унификации и стандартизации документов в СССР (19171970): Дисс. ... канд. ист. наук. М.: МГИАИ, 1971. С. 198.

8 Варламова Л.Н. Указ. соч. С. 50.

9 ГОСТ 6.38-72 Система организационно-распорядительной документации. Основные положения. М.: Изд-во стандартов, 1972.

ГОСТ 6.39-72 Система организационно-распорядительной документации. Формуляр-образец. М.: Изд-во стандартов, 1972.

10 Варламова Л.Н. Указ. соч. С. 56-74.

11 Государственная система документационного обеспечения управления. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения управления. / Главархив, ВНИИДАД. М., 1991.

12 Варламова Л.Н. Стандартизация управления документами: Учеб. М.: ТЕРМИ-КА, 2016.

13 Национальные стандарты на системы менеджмента качества, сопряженные с вопросами ДОУ:

ГОСТ Р ИСО 9000-2015. Системы менеджмента качества. Общие положения и словарь. М.: Стандартинформ, 2015.

ГОСТ Р ИСО 9001-2015. Системы менеджмента качества. Требования. М.: Стандартинформ, 2015.

ГОСТ Р ИСО 9004-2001. Системы менеджмента качества. Рекомендации по улучшению деятельности. М.: Стандартинформ, 2001.

ГОСТ Р 52614.1-2006. Системы менеджмента качества. Руководящие указания по применению ГОСТ Р ИСО 9001-2001 в сфере образования. М.: Стандартин-форм, 2006.

ГОСТ Р 52614.2-2007. Руководящие указания по применению ГОСТ Р ИСО 9001-2001 в органах местного самоуправления. М.: Стандартинформ, 2006.

ГОСТ Р 54985-2012. Руководящие указания для малых организаций по внедрению систем менеджмента качества на основе ИСО 9001-2008. М.: Стандартин-форм, 2012.

14 Национальные стандарты, регламентирующие вопросы методологии управления документами:

ГОСТ Р ИСО 8601-2001 СИБИД. Представление дат и времени. Общие требования. М.: Стандартинформ, 2001.

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 СИБИД. Управление документами. Общие требования. М.: Стандартинформ, 2007.

ГОСТ Р ИСО 23081-1-2008 СИБИД. Процессы управления документами. Метаданные для документов. Часть 1. Принципы. М.: Стандартинформ, 2008. ГОСТ Р ИСО 22310-2009 СИБИД. Руководство для разработчиков стандартов, устанавливающих требования к управлению документами. М.: Стандар-тинформ, 2009.

ГОСТ Р 7.0.8-2013 СИБИД Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М.: Стандартинформ, 2013.

ГОСТ Р 55681-2013 Информация и документация. Анализ рабочих процессов с точки зрения управления документами. М.: Стандартинформ, 2013. ГОСТ Р ИСО 30301-2014 Информация и документация. Системы менеджмента записей. Требования. М.: Стандартинформ, 2014.

ГОСТ Р ИСО 30300-2015 СИБИД. Системы управления документацией. Общие положения и словарь. М.: Стандартинформ, 2015. ГОСТ Р ИСО 13008-2016 Информация и документация. Процессы конверсии и миграции электронных документов. М.: Стандартинформ, 2016.

15 Национальные стандарты, регламентирующие аспекты хранения (сохранения) документов:

ГОСТ Р 7.0.2-2006 Консервация документов на компакт-дисках. Общие положения. М.: Стандартинформ, 2006.

ГОСТ Р ИСО 23081-1-2008 СИБИД. Процессы управления документами. Метаданные для документов. Часть 1. Принципы. М.: Стандартинформ, 2008. ГОСТ Р 54471-2011 Системы электронного документооборота. Информация, сохраняемая в электронном виде. Рекомендации по обеспечению достоверности и надежности. М.: Стандартинформ, 2011.

ГОСТ Р 54989-2012 Обеспечение долговременной сохранности электронных документов. М.: Стандартинформ, 2012.

16 Национальные стандарты, регламентирующие вопросы создания и использования систем электронного документооборота:

ГОСТ Р 54471-2011 Системы электронного документооборота. Информация, сохраняемая в электронном виде. Рекомендации по обеспечению достоверности и надежности. М.: Стандартинформ, 2011.

ГОСТ Р 53898-2010, 2013 Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Технические требования к электронному сообщению. М.: Стандартинформ, 2013.

ГОСТ Р ИСО 13008-2016 Информация и документация. Процессы конверсии и миграции электронных документов. М.: Стандартинформ, 2016.

17 Национальные стандарты на информационные технологии, используемые в управлении документами:

ГОСТ Р ИСО/МЭК 15910-2002 Информационная технология. Процессы создания документации пользователя программного средства. М.: Изд-во стандартов, 2002.

ГОСТ 7.70-2003 СИБИД. Описание баз данных и машиночитаемых информационных массивов. Состав и обозначения характеристик. М.: Изд-во стандартов, 2003.

ГОСТ Р 52292-2004 Информационная технология. Электронный обмен информацией. Термины и определения. М.: Изд-во стандартов, 2004.

18 Национальные стандарты на информационные технологии, используемые для защиты информации:

ГОСТ Р 34.11-94. Информационная технология. Криптографическая защита информации. Функции хэширования. М.: Изд-во стандартов, 1994. ГОСТ Р 34.10-2001 Информационная технология. Криптографическая защита информации. Процессы формирования и проверки электронной цифровой подписи. М.: Изд-во стандартов, 2001.

ГОСТ Р 50922-2006. Защита информации. Основные термины и определения. М.: Стандартинформ, 2006.

ГОСТ Р 51275-2006. Защита информации. Объект информатизации. Факторы, воздействующие на информацию. Общие положения. М.: Стандартинформ, 2006.

19 Национальные стандарты на информационные технологии, используемые для обеспечения безопасности управления:

ГОСТ Р ИСО/МЭК/ТО 13335-5-2006 Информационная технология. Методы и средства обеспечения безопасности. Часть 5. Руководство по менеджменту безопасности сети. М.: Стандартинформ, 2006.

ГОСТ Р ИСО/МЭК/ТО 13335-3-2007 Информационная технология. Методы и средства обеспечения безопасности. Часть 3. Методы менеджмента безопасности информационных технологий. М.: Стандартинформ, 2007.