Организация работы государственных архивных служб Приволжского федерального округа РФ по хранению документов личного состава ликвидированных учреждений и организаций

Б.В. Бурангулов

ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ ГОСУДАРСТВЕННЫХ

АРХИВНЫХ СЛУЖБ ПРИВОЛЖСКОГО ФЕДЕРАЛЬНОГО ОКРУГА РФ ПО ХРАНЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ ЛИЧНОГО СОСТАВА ЛИКВИДИРОВАННЫХ УЧРЕЖДЕНИЙ И ОРГАНИЗАЦИЙ

Статья посвящена работе архивных служб Приволжского федерального округа по обеспечению сохранности документов по личному составу. Анализируется федеральные и региональные законодательные и нормативно-правовые акты, регулирующие область архивирования документов личного состава ликвидированных учреждений и организаций. Приводятся сравнительные статистические данные объема документов по личному составу по регионам Приволжского федерального округа по состоянию на 1 декабря 2012 г. Особое внимание уделяется деятельности Государственного архива по личному составу Республики Татарстан, Марийского республиканского центра хранения документов по личному составу, Государственного архива Нижегородской области документов социально-правовой защиты граждан и т. д.

Ключевые слова: архивы, архивное дело, документы, документы по личному составу.

Роль документов в жизни общества, государства, хозяйствующих субъектов, отдельно взятых граждан невероятно высока, что объясняется множествами факторов. Одним из них является многофункциональное значение документа. Документы имеют информационную, управленческую, правовую, социальную, коммуникативную, культурную функции. Документированная информация является основой для принятия управленческих решений, для доказательства чего-либо, сохранения и передачи культурных традиций и обычаев. Среди огромного документального пласта особое место занимают документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем. Законодательные и нормативные

© Бурангулов Б.В., 2014

акты по кадровому и бухгалтерскому делопроизводству требуют не только правильного документирования трудовых отношений, но и бережного отношения к хранению документов подобного рода1. Документы по личному составу, согласно законодательству в области трудового и пенсионного права, ведутся по месту работы гражданина для учета его производственного стажа, размеров доходов и выплаты налогов, трудовой и социальной активности, что в конечном итоге определяет в момент его выхода на пенсию размер пенсионного пособия, право на различные льготы и компенсацию. Документы по личному составу прежде всего ориентированы на социальную защищенность граждан.

В теории архивоведения документов по личному составу имеются точки зрения о более широком информационном потенциале этого вида документов. В научных статьях А.В. Елпатьевско-го, А.Н. Артизова, С.Д. Мякушева, В.Е. Туманова рассматриваются различные аспекты документов по личному составу2. Невозможно не согласиться с мнением авторов о рассмотрении их не только в социально-правовом аспекте, но и как исторических источников. В будущем документы по личному составу могут оказаться одним из источников по исследованию истории целых отраслей, учреждений, организаций, социальной истории, единственными источниками по изучению биографии и генеалогии. Абсолютно верным являются выводы В.Е. Туманова об информационных составляющих архивных фондов по личному составу. Он отметил, что «документы по личному составу дают представление о том, как формировалось население того или иного города или поселка. <...> Документы по личному составу, в первую очередь личные дела и карточки работников этих предприятий, свидетельствуют о том, из каких регионов формировался трудовой коллектив и соответственно население города и поселка. Отсюда становятся понятными не только многие особенности традиций, фольклора и иных элементов культуры населенного пункта, но и природа менталитета его жителей»3.

В федеральном законе «Об архивном деле в Российской Федерации» термин «документы по личному составу» определен следующим образом: это «архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем»4. Законом определяется срок хранения данного рода документов - 75 лет. «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» 2010 г., как и предыдущий перечень, исключение делает только для личных дел «руководителей организации; членов руководящих, ис-

полнительных, контрольных органов организации; членов (депутатов) представительных органов Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления; работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, степени и звания», которые подлежат постоянному хранению. Но мы глубоко убеждены, что ограничение срока хранения документов по личному составу 75 годами и последующее их уничтожение могут нанести ущерб информационному ресурсу архивов. Сегодня, на наш взгляд, есть необходимость всестороннего изучения данной проблемы учеными-архивистами, документоведами, историками, социологами, экономистами и принятия взвешенного решения.

Вместе с тем должны констатировать, что в законодательстве и нормативных актах четко прописаны обязанности юридических лиц при их ликвидации или банкротстве5. Так, согласно ст. 23. п. 8 Федерального закона № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» установлено, что «при ликвидации государственных органов, органов местного самоуправления, государственных и муниципальных организаций включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, в упорядоченном состоянии поступают на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив». Согласно п. 10 этой же статьи данного законодательства негосударственные организации обязываются при ликвидации, в том числе в результате банкротства, образовавшиеся в процессе их деятельности и включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации архивные документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, передать в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив. В конце 2008 г. были внесены изменения в ФЗ «О несостоятельности (банкротстве)». В соответствии с п.2 ст. 129 конкурсный управляющий обязан передавать на хранение документы должника, подлежащие обязательному хранению в соответствии с федеральными законами.

Нормы передачи образовавшихся в деятельности организаций документов в архивы имеются и в региональных законодательствах. Например, в Республике Башкортостан в архивном законодательстве прописано, что «государственные органы Республики Башкортостан и организации Республики Башкортостан обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе доку-

ментов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных законодательством Российской Федерации»6. В законодательстве Оренбургской области данная норма конкретизирована следующим образом: «Государственные органы Оренбургской области, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность документов Архивного фонда Оренбургской области других архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных законодательством Российской Федерации»7. Наибольший интерес вызывает работа по нормативному обеспечению архивистов Татарстана, где 17 января 2008 г. распоряжением Кабинета министров РТ был утвержден «Регламент передачи архивных документов ликвидируемых организаций в государственные и муниципальные архивы Республики Татарстан». Здесь подробно расписаны этапы согласования и передачи документов на хранение, тем самым был урегулирован порядок передачи архивных документов ликвидируемых организаций в государственные и муниципальные архивы Республики Татарстан. Как видно из официальных сайтов муниципальных образований Приволжского федерального округа, в последние годы активно внедряются в работу муниципальных архивов административные регламенты по приему на хранение документов по личному составу ликвидируемых организаций.

Приволжский федеральный округ является административно-территориальным формированием, образованным указом Президента РФ от 13 мая 2000 г. По данным официального сайта полномочного представителя Президента Российской Федерации в ПФО, территория округа занимает 6,1% территории России. Здесь проживает многонациональное население, составляющее 21,3% от общего числа граждан страны; это второй по численности населения федеральный округ после Центрального. (численность населения ПФО в 2012 г. - 29 811 477 человек). Основу населения составляют горожане (71,07%)8.

Доля округа в общероссийском ВВП превышает 15%. В состав округа входят 14 регионов: 6 республик (Башкортостан, Марий Эл, Мордовия, Татарстан, Удмуртия, Чувашия), Пермский край и 7 областей (Кировская, Нижегородская, Оренбургская, Пензенская, Самарская, Саратовская, Ульяновская). Центр ПФО - город Нижний Новгород.

Особенностью округа является наличие значительного производственного потенциала. Здесь сосредоточена четверть всего про-

мышленного производства России, 85% российского автопрома, 65% авиастроения, 40% нефтехимии, 30% судостроения, 30% производства оборонно-промышленного комплекса. В округе сосредоточены треть инновационно-активных предприятий, около половины объема экспорта российских технологий.

В оценке совокупного инвестиционного потенциала субъектов Российской Федерации среди лидеров находятся 5 регионов округа (Республика Башкортостан, Республика Татарстан, Пермский край, Нижегородская и Самарская области), демонстрирующие высокие показатели по производственному, финансовому, инновационному, природно-ресурсному и потребительскому факторам. Приволжье находится на втором месте после Уральского федерального округа по добыче нефти (на регионы приходится около 20% российской добычи) и природного газа (добыча сконцентрирована в Оренбургской области). Многофункциональный агропромышленный комплекс ПФО обеспечивает четверть объема сельхозпродукции России и треть объемов зерна. Таким образом, в ПФО сосредоточено огромное количество учреждений, организаций и предприятий, где трудятся десятки миллионов граждан, следовательно, большое количество документов по личному составу откладывается в архивах.

В ПФО имеется обширная сеть государственной архивной службы. Во всех 14 регионах функционируют государственные органы управления архивным делом. В округе учреждены 46 региональных государственных архивов, что составляет 21% региональных государственных архивов в России, 523 муниципальных архива (22% от числа архивных отделов органов муниципального образования и муниципальных архивов в России). В государственных архивах округа трудятся 1937 архивных служащих, в муниципальных - 1340, всего 3277 человек (22,1% государственных и муниципальных архивных служащих России). В 46 государственных архивах по данным на 1 января 2012 г. хранится 31 470 539 ед. хр., из них объем документов по личному составу составляет - 5 732 295 ед. (18,2% от общего объема). Во всех муниципальных архивах округа хранится 1 656 5309 ед. хр., из них объем документов по личному составу - 6 577 390 ед. (39,7% от общего объема)9. Таким образом, статистические данные показывают, что в составе архивного фонда как региональных государственных, так и муниципальных архивов округа доля архивных документов по личному составу составляет довольно большой объем. Тенденция к увеличению количества обанкротившихся организаций и постоянная реорганизация государственных организаций привели к заметному возрастанию в

составе архивного фонда государственных и муниципальных архивов документов по личному составу. Это обусловливает необходимость создания профильных региональных архивов и центров по личному составу.

Главный специалист Управления по делам архивов Калужской области Г.В. Разоренова об организации архивного дела советского времени пишет, что «российские архивы к началу коренных перемен и социально-экономических преобразований в нашей стране в 1990-х годов уже накопили достаточно богатый опыт централизованного хранения документов по личному составу. <...> Как бы эти архивные учреждения ни назывались - объединенные, межведомственные, "колхозно-совхозные" или иные, действовали они на принципах хозрасчета: небольшие предприятия, учреждения и организации, лишенные возможности создать собственные архивы, могли за весьма умеренную плату хранить там свои документы»10.

В 2009 г. автор данной статьи в своей монографии писал: «Одним из путей решения вопроса по обеспечению сохранности документов стало создание объединенных архивов подведомственных учреждений. На наш взгляд, данное направление работы организации архивного дела для разветвленных ведомств с множественными филиалами или подведомственными организациями является наиболее оптимальным. Во-первых, это экономия финансовых и материальных средств учреждений и организаций, что выражается в объединении десятков архивов в одно большое отраслевое архивохранилище со всеми удобствами для работы и условиями для хранения документов. Во-вторых, эффективное использование кадрового потенциала: вместо десятков архивариусов можно оставить 2-3 высококвалифицированных сотрудников с достойной заработной платой. В-третьих, концентрация документального ресурса в одном месте позволяет быстро получить нужную информацию в разных целях, кроме того, создаются условия для работы над научными исследованиями. В-четвертых, на сэкономленные средства, можем оснастить архив оборудованием, автоматизацией труда, новейшими информационными технологиями. Данное направление работы нынче остается актуальной, особенно во время рыночной экономики и все повторяющихся экономических и финансовых кризисов»11. В 1960-1980-х годах в Башкирской АССР были созданы объединенные ведомственные архивы: при Башкирском отделении Куйбышевской железной дороги, Производственно-техническом управлении связи, Геологоуправлении, объединении «Башнефтехимзаводы». Одним из первых и самым крупным из них является объединенный ведомственный архив Башкирского

отделения Куйбышевской железной дороги. К 1970 г. в списках источников комплектования этого архива состояли 109 учреждений; архив обеспечивал сохранность 90 014 дел, из них постоянного хранения - 1 472, по личному составу - 85 211, временного срока хранения - 331. В последующем такие же архивы были организованы при Статистическом управлении БАССР, Башкирском областном совете профсоюзов, Министерстве сельского хозяйства БАССР, министерствах бытового обслуживания, здравоохранения и лесного хозяйства БАССР, Учалинского горно-обогатительного комбината, ПО «Башкируголь», ПО «Салаватнефтеоргсинтез».

Для дальнейшего развития работы с документами по личному составу в ПФО первостепенным является создание профильных региональных государственных архивов. Начиная с 90-х годов прошлого столетия многим регионам удалось эту проблему успешно решить. Так, на сегодняшний день в 7 из 14 регионов ПФО созданы государственные архивы по личному составу. Одним из первых в целях обеспечения социальной и правовой защиты граждан, предотвращения утраты документов по личному составу, улучшения их хранения и использования в 1994 г. был образован Центр хранения документов по личному составу Республики Татарстан, который в 1999 г. переименован в Государственный архив документов по личному составу12. В 1995 г. был образован Марийский республиканский центр хранения документов по личному составу. Архив документов по личному составу Кировской области функционирует с 16 декабря 1996 г. В 1999 г. в Нижегородской области учреждается Государственный архив документов социально-правовой защиты граждан. На следующий год создается Самарский областной государственный архив документов по личному составу. С 2003 г. функционирует ГУ «Государственный архив социально-правовых документов Удмуртской Республики». Также в Республике Мордовии создано ГУ «Государственный архив документов по личному составу Республики Мордовия». Безусловно, создание профильных архивов по личному составу позволяет улучшить работу по обеспечению сохранности документов по личному составу ликвидированных и обанкротившихся организаций, социально-правовой обеспеченности граждан. В регионах, где не созданы отдельные государственные архивы по личному составу, документы этого профиля находятся в составе архивных фондов республиканских, областных, краевых архивов.

Ниже приводятся статистические данные об объеме документов по личному составу по регионам ПФО по состоянию на 1 декабря 2012 г.

Количество документов по личному составу по регионам ПФО

Регион Объем документов, В том числе

хранящихся в госархивах документы по личному составу

Республика Башкортостан 2 502 631 807 592

Республика Марий Эл 678 052 277 449

Республика Мордовия 1 223 328 439 501

Республика Татарстан 3 500 643 411 842

Удмуртская республика 1 492 353 177 108

Чувашская республика 1 844 647 164 648

Пермский край 2 150 815 727 387

Нижегородская область 4616 138 536 868

Оренбургская область 1 917 800 192 655

Пензенская область 1 631 644 665 424

Кировская область 2 609 100 501 400

Самарская область 2 670 206 240 662

Саратовская область 2 929 426 477 319

Ульяновская область 1 703 756 112 440

Как видно из таблицы, больше всего документов по личному составу сконцентрировано в госархивах Республики Башкортостан (807 592 ед. хр.), где они составляют 32,2% от общего объема, в Пермском крае - 727 387 ед. хр. (33,8%), Пензенской области - 665 424 ед. хр. (40,7%). Это обусловлено тем обстоятельством, что эти регионы в ПФО являются как по территории, так и по населению самыми крупными. Поэтому, на наш взгляд, как раз в этих регионах на сегодняшний день является актуальным вопрос создания профильных региональных государственных архивов по личному составу.

Примечания

1 Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 № 197-ФЗ // Российская газета. 2001. № 256. 31 дек.; Федеральный закон от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» // Там же. 1996. № 228. 28 нояб.; Федеральный закон от 17.12.2001 № 173-Ф3 «О трудовых пенсиях в Российской Федерации» // Там же. 2001. № 247. 20 дек.; Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» // Там же. 2006. № 165. 29 июля; Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках» // Там же. 2003. № 77. 22 апр.

2 Елпатьевский А.В. О научно-исторической ценности документов по личному составу // Советские архивы. 1966. № 4. С. 17-24; Артизов А.Н.,

Мякушев С.Д. Сохранение и использование документов по личному составу: прошлое, настоящее, будущее // Отечественные архивы. 2005. № 4. С. 20-29; ТумановВ.Е. Информационный потенциал документов поличному составу как исторических источников: проблемы и решения // Там же. 2007. № 5. С. 14-22.

3 Туманов В.Е. Указ. соч. С. 19.

4 Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» // Российская газета. 2004. № 237. 27 окт.

5 Федеральный закон от 26.10.2002 № 127-ФЗ «О несостоятельности (банкротстве)» // Российская газета. 2002. № 209-210. 2 нояб.; Феде ральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»; Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук. М., 2007.

6 Закон Республики Башкортостан от 03.02.2006 № 278-з «Об архивном деле в Республике Башкортостан» // Республика Башкортостан. 2006. № 25. 8 февр.

7 Закон Оренбургской области от 29.08.2005 № 2551/460-III-03 «Об архивном деле в Оренбургской области» // Южный Урал. 2005. № 198. 1 окт.; № 199-200. 4 окт.

8 Приволжский федеральный округ [Электронный ресурс] // URL: http://ru.wikipedia.org/wiki/%CF%F0%E8%E2%EE%EB%E6%F1%EA% E8%E9_%F4%E5%E4%E5%F0%E0%EB%FC%ED%FB%E9_%EE%EA% F0%F3%E3.

9 Статистические данные получены из официальных сайтов государственных органов управления архивным делом ПФО по состоянию на 1 января 2012 г. Они были суммированы и вычислены процентные данные автором статьи.

10 Разоренова Г.В. Сохранение документов по личному составу в Калужской области. 1970-2007 гг. // Отечественные архивы. 2008. № 2. С. 49.

11 Бурангулов Б.В. История государственной архивной службы Башкорто стана. 1919-1990 гг. Уфа: РИЦ БашГУ, 2009. 324 с.

12 Ибрагимов Д.И. История архивной службы Республики Татарстан (вто рая половина XX - начало XXI в.). Казань: ШиП, 2011. С. 44.