Делопроизводство в организации управленческой деятельности органов местного самоуправления

Нестеров Р. Ю.

студент Тамбовского филиала РАНХиГС

г. Тамбов

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО В ОРГАНИЗАЦИИ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ

ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНОВ МЕСТНОГО САМОУПРАВЛЕНИЯ

Аннотация: В статье рассмотрены концептуальная и нормативно -правовая специфика функционирования органов местного самоуправления в Российской Федерации. Раскрывается значение информации и информационного обеспечения в их деятельности. На этой основе выявлены ключевые особенности документационного обеспечения управления и системы российского делопроизводства.

Ключевые слова: делопроизводство в Российской Федерации, органы местного самоуправления, информация, документационное обеспечение управления.

Nesterov R. U.

Student of RANEPA, Tambov

OFFICE-WORK IN THE ORGANIZATION OF ADMINISTRATIVE ACTIVITY OF LOCAL GOVERNMENTS

Abstract: In article are considered conceptual and legal specifics of functioning of local governments in the Russian Federation. Value of information and information providing in their activity reveals. On this basis key features of documentary providing management and system of the Russian office-work are revealed.

Keywords: office-work in the Russian Federation, local governments, information, documentary providing management.

Местное самоуправление, несомненно, представляет собой чрезвычайно интересное явление в организации публичной власти в Российской Федерации. Фактическое состояние местного самоуправления в

России обусловлено не только действующим в настоящее время законодательством, но и истоками местного самоуправления в нашей стране, его природой и сущностными характеристиками.

Концепция местного самоуправления исходит из того, что существуют разные виды публичной власти. Государственная власть РФ распространяется на всю территорию государства и даже вне ее (на подвижную территорию, например, военные корабли в открытом море), государственная власть субъекта РФ - на его территорию. Местное самоуправление имеет локальный характер, оно автономно в пределах каждого муниципального образования в рамках его полномочий. Это -власть коллектива населения в пределах определенной территории и в пределах полномочий, установленных конституцией и законом, публичная негосударственная власть народа, муниципального образования, власть территориального публичного коллектива. Она используется для решения вопросов местного значения и осуществляется гражданами непосредственно путем применения институтов прямой демократии (выборы, референдум и др.) или через избираемые органы (советы, мэры и др.).

Все эти институты непосредственной и представительной демократии в муниципальных образованиях объединяются под общим названием местного самоуправления. В соответствии с п. 2 ст. 3 Конституции Российской Федерации народ осуществляет свою власть непосредственно, а также через органы государственной власти и органы местного самоуправления. Конституция РФ гарантирует организационную обособленность местного самоуправления и его органов в системе управления обществом и государством. Ст. 12 фиксирует положение о том, что местное самоуправление в пределах своих полномочий самостоятельно и его органы не входят в систему органов государственной власти [4]. Это предполагает выделение особой сферы местных вопросов, в рамках которой органы местного самоуправления действуют самостоятельно и ответственны, прежде всего, перед своим населением.

Местное самоуправление в Российской Федерации представляет собой форму осуществления народом своей власти, обеспечивающую в пределах, установленных Конституцией Российской Федерации, федеральными законами, а в случаях, установленных федеральными законами, - законами субъектов Российской Федерации, самостоятельное и под свою ответственность решение населением непосредственно и (или) через органы местного самоуправления вопросов местного значения исходя из интересов населения с учетом исторических и иных местных традиций [7]. В соответствии с ч. 1. ст. 2 ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации» органы местного самоуправления - это избираемые непосредственно населением и (или) образуемые представительным органом муниципального образования органы, наделенные собственными полномочиями по решению вопросов местного значения [7].

При этом эффективность деятельности всей системы органов местного самоуправления в значительной степени зависит от того насколько качественно налажен процесс сбора, накопления, хранения, обработки и передачи информации для превращения ее в управленческие решения. Информационный ресурс в наше время играет в сфере муниципального управления не менее важную роль, чем материальные, трудовые, финансовые и другие ресурсы. В общем смысле под информацией мы понимаем сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления (п. 1 ст. 2 ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации») [6].

Информация является связующим звеном между объектом и субъектом управления, характеризуя состояние объекта управления в статике и динамике, обеспечивая подготовку управляющего воздействия и сведения о результатах его реализации. Она позволяет осуществлять обратную связь и корректировку целей в соответствии с требованиями конкретной ситуации. Она служит «предметом длительного пользования» и не теряет своих свойств

в результате неоднократного потребления. Информационное обеспечение подразумевает организацию информации на всех этапах ее возникновения, преобразования, передачи и восприятия. Информационное обеспечение системы управления - это взаимосвязанная совокупность необходимой информации, форм и способов ее представления и организации в пространстве и во времени, обеспечивающая решение необходимых задач в системе управления [5, С. 456-457].

Информация, циркулирующая в системе местного самоуправления обычно представлена в виде документов, т.е. зафиксированной на носителе информации с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать (п. 7, ч. 3.1, раздела 3 «ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения») [2]. Принято выделять несколько видов (групп) документов, работа с которыми обязательна для любого органа местного самоуправления, а именно:

1) законодательные, нормативно-директивные, информационно-инструктивные и информационно-методические документы государственных органов власти и управления (указы, постановления, правовые акты, инструктивные и информационные письма, методические указания и др.);

2) собственные организационно-распорядительные документы, которые состоят из трех групп документов:

а) организационных (устав, положение, регламент работы, правила внутреннего распорядка, инструкция и пр.);

б) распорядительных (постановление, решение и др.);

в) информационно-справочных (докладная записка, объяснительная записка, справка, акт, протокол, телефонограмма и пр.);

3) деловая переписка;

4) документы, связанные с оформлением трудовых отношений (приказы о приеме, переводе, увольнении, награждении, командировании; графики

отпусков, трудовые книжки муниципальных служащих, заявления, а также документы по оформлению отпусков, наград, поощрений, взысканий и пр.); 5) финансовая документация [8, С. 5].

Особенностью систем документированной информации является наличие операций по составлению, приему, передаче, регистрации, визированию, подписанию, копированию, хранению, уничтожению документов. Деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов называется делопроизводством [2]. Документооборот - это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки [1]. Рациональная организация документооборота в органах местного самоуправления обеспечивает оперативное прохождение документов. Документооборот представляет собой потоки документов, движущихся между пунктами обработки информации (руководители и специалисты органа управления) и пунктами технической обработки (экспедиция, машинописное бюро, копировально-множительная служба и т. п.). Он разделяется на входящие, исходящие и внутренние потоки документов. К основным параметрам потоков документов относятся: направление, определяемое пунктами отправления и назначения; объем, характеризующийся количеством документов, проходящих в единицу времени; структура, характеризующаяся разновидностью документов, авторством и другими признаками; режим, определяемый периодичностью движения информации через пункты обработки. Документационное обеспечение управления (далее - ДОУ) - это деятельность, целенаправленно обеспечивающая функции управления документами [2].

Российское делопроизводство не имеет аналогов в других странах ни по детальности проработки технологии работы с документами, ни по масштабам распространения. В отличие от западных методов работы с документами, в российской практике документ ставится на контроль в момент его поступления в орган власти. Внутренние или исходящие

документы попадают в поле зрения контроля сразу после утверждения. При этом отслеживается связь документов - в случае если один документ появился в результате выполнения решения, принятого по другому документу. Все это позволяет гарантированно отследить путь любого документа, поступившего в орган местного самоуправления, т. к. ни один зарегистрированный документ уже не может исчезнуть бесследно. Другой важной особенностью «российской модели» является наличие единых и детально регламентированных правил работы с управленческими документами в организациях независимо от их сферы деятельности. Вся деятельность делопроизводственных служб определена вплоть до правил заполнения регистрационных журналов, картотек и отчетных форм.

С документами необходимо выполнять некоторые общие операции: принимать и отправлять, регистрировать, передавать по назначению, контролировать ход их исполнения, давать справки по документам. В российских органах местного самоуправления сложились определенные правила организации этой работы. Документ, поступивший извне, сначала должен быть зарегистрирован. Это означает, что ему присваивается уникальный регистрационный номер, который заносится в журнал или картотеку вместе с информацией о документе. После этого документ начинает движение по органу власти. В начале движения документ попадает к должностным лицам органа местного самоуправления, которые определяют, кто, что и в какой срок должен сделать по данному документу -«выносят» резолюции. Эти резолюции детализируются до тех пор, пока документ не попадает к исполнителям.

Исполнители, по мере исполнения резолюций по документу, возвращают его вместе с отчетами руководителям - авторам резолюций, которые должны оценить результаты исполнения и принять решение о дальнейшей судьбе документа. По завершении работы над документом он списывается в дело. Как правило, в результате исполнения резолюции исполнителем создается внутренний или исходящий документ. Документ,

подготовленный в органе власти, также регистрируется. Обычно регистрация внутреннего или исходящего документа производится уже после его утверждения, и задачей делопроизводства является его доведение до сведения всех уполномоченных должностных лиц, в том числе и служащих других органов власти [3, С.145].

Как видим, период становления системы местного самоуправления в современной России сопровождался значительным ростом информационных потоков, связанных с необходимостью получения и обмена достоверной информацией в реальном масштабе времени. По существу, задача повышения эффективности управления, в первую очередь, определяется возможностями качественного анализа полученной информации, последующей подготовки и принятия решения, а также контроля за его исполнением. Кроме того, в результате реформирования органов местного самоуправления в сфере их внимания оказалось большое количество местных вопросов качественное решение которых требует грамотно организованного ведения делопроизводства. Очевидно, что без его правильной постановки невозможно справиться с потоком документов, быстро найти требуемый документ и навести по нему справки, проконтролировать его исполнение и обеспечить сохранность. Руководитель органа местного самоуправления должен владеть информацией о работе его подчиненных и вовремя принимать решения по устранению возникающих проблем и координации деятельности служащих. Поэтому организация эффективной работы с документами, совершенствование всех информационно-документальных процессов как в масштабе общества в целом, так и на уровне отдельных учреждений является важнейшим направлением управленческой деятельности.

Список литературы

1. Беспалов, М. В. Комментарий к Федеральному закону от 27.07.2010 № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» // Налоговый вестник: комментарий к нормативным документам для бухгалтеров. - 2010. - окт. - № 10.

2. ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения: утвержден Приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185 -ст. // [Электронный ресурс]. Доступ из справочно -правовой системы «КонсультантПлюс».

3. Кирсанов, С.А., Яновский, В.В. Организация и регламенты муниципальных услуг в Российской Федерации: монография. / С.А. Кирсанов, В.В. Яновский. - М.: Издательство «Русайнс», 2015. - 284 с.

4. Конституция Российской Федерации (принята всенародным голосованием 12.12.1993) (ред. от 21.07.2014) // [Электронный ресурс]. Доступ из справочно-правовой системы «КонсультантПлюс».

5. Система муниципального управления. Учебник для вузов / Под ред. В.Б. Зотова. - СПб.: Питер, 2006. - 512 с.

6. Федеральный закон от 27.07.2006 №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (ред. от 19.12.2016) // [Электронный ресурс]. Доступ из справочно-правовой системы «КонсультантПлюс».

7. Федеральный закон от 06.10.2003 №131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в РФ» (ред. от 03.04.2017) // [Электронный ресурс]. Доступ из справочно-правовой системы «КонсультантПлюс».

8. Фионова, Л.Р. Документационное обеспечение управления государственной службой: учебник. / Л.Р. Фионова. - Пенза: Издательство ПГУ, 2012. - 130 с.