Компьютерно-реализуемый способ автоматизированной обработки и анализа данных для оценки эффективности выполнения поручений
COMPUTER-IMPLEMENTED METHOD FOR AUTOMATED PROCESSING AND ANALYSIS OF DATA TO ASSESS THE EFFICIENCY OF EXECUTION OF INSTRUCTIONS

Изобретение относится к области управления бизнес-процессами на предприятии, а именно, к оценке эффективности управления предприятием, в частности - контролю выполнения поручений, данных руководителем подчиненным.
Известен способ автоматизированной обработки данных для принятия управленческих решений по проекту и портфелю проектов, позволяющий расширить функциональные возможности, сократить время на принятие управленческого решения, ускорить обработку информации и оперативность принятия решений по проектам. Способ включает автоматизированную систему, состоящую из сервера, снабженного программным обеспечением, по меньшей мере, из одной рабочей станции ввода данных и, по меньшей мере, из одной экспертной рабочей станции, связанных между собой сетью. Сервер формирует на устройствах отображения информации этих рабочих станций различные поля диалоговых окон, относящиеся к этапам ввода данных, их обработки, экспертного анализа и вывода по выполнению проекта. Для каждого этапа вводят соответствующие данные, производится их экспертная оценка, в результате сравнения которой с пороговым значением переходят к следующему этапу, или дорабатывают этап, или завершают проект (патент RU 2480830 от 26.04.2011 - прототип).
Недостатком известного способа автоматизированной обработки данных для принятия управленческих решений по проекту и портфелю проектов является отсутствие указания критериев и способа их численной оценки для принятия управленческих решений, а также указания на персональных исполнителей принимающих управленческие решения.
Задачей предлагаемого изобретения является разработка компьютерно-реализуемого способа автоматизированной обработки и анализа данных для оценки эффективности выполнения поручений, позволяющего проводить оценку загруженности подчиненных с возможностью их сравнения между собой, формировать рекомендации по развитию системы управления предприятием, перераспределять загруженность, мотивировать подчиненных, снизить временные затраты на контроль выполнения поручений.
Технический результат, достигаемый при использовании предлагаемого изобретения - обеспечение автоматизированной обработки и анализа данных для оценки эффективности выполнения поручений.
Указанный технический результат достигается тем, что в компьютерно-реализуемом способе автоматизированной обработки и анализа данных для оценки эффективности выполнения поручений, включающем этапы ввода данных в рабочую станцию, обработки данных на рабочей станции, снабженной программным обеспечением, экспертного анализа и формирования вывода об эффективности выполнения поручений на экспертной рабочей станции, при этом все рабочие станции объединены в компьютерную сеть, согласно предложению на этапе ввода данных все виды деятельности, осуществляемые на предприятии, разделяют по функциональным группам на: «обеспечивающую», «основную», «управленческую» деятельность; в каждой функциональной группе выделяют, по меньшей мере, три ключевых показателя, отражающих оценку эффективности выполнения поручений: «число выполненных поручений подчиненными», «число переносов поручений подчиненными», «число невыполненных поручений подчиненными»; по меньшей мере, ежеквартально собирают информацию по ключевым показателям как минимум из одного независимого источника и формируют входные данные по каждой функциональной группе по каждому подчиненному; на этапе обработки данных в каждой функциональной группе выделяют, по меньшей мере, три расчетных индикатора, отражающих параметры эффективности выполнения поручений руководителя подчиненными: «эффективность», «процент переносов поручений» и «процент невыполненных поручений», при этом «эффективность» рассчитывают по формуле «эффективность» = «число выполненных поручений подчиненными» - «коэффициент актуальности» * «число переносов поручений подчиненными» - «коэффициент важности» * «число невыполненных поручений подчиненными», причем, численные значения «коэффициент актуальности» и «коэффициент важности» находятся в диапазоне 1-5, где 1 соответствует низкому значению веса коэффициента, а 5 высокому значению веса коэффициента, и первоначально задаются на основе аналитической оценки и пересматриваются на основании оценки динамики показателей при наборе статистической базы за период 3-5 лет, при этом «коэффициент актуальности» всегда меньше «коэффициента важности» на целое число; «процент переносов поручений» рассчитывают по формуле «процент переносов поручений» = 100%* «число переносов поручений подчиненными» / «число выполненных поручений подчиненными»; «процент невыполненных поручений» рассчитывают по формуле «процент невыполненных поручений» = 100%* «число невыполненных поручений подчиненными» / «число выполненных поручений подчиненными»; на этапах экспертного анализа и формирования вывода информацию ключевых показателей и расчетных индикаторов анализируют с построением графиков по каждому отдельно взятому виду деятельности для каждого ключевого показателя и расчетного индикатора и по результатам анализа формируют вывод о наличии проблем в существующей эффективности выполнения поручений внутри каждого вида деятельности; а также с построением графиков сравнения видов деятельности между собой по ключевым показателям и расчетным индикаторам и по результатам анализа формируют вывод о наличии проблем баланса между видами деятельности на предприятии в существующей системе управления, а именно, тенденции и аномалии в видах деятельности в процессе выполнения поручений; на основе анализа видов деятельности формулируют рекомендации для руководителя о развитии эффективности выполнения поручений; далее проводят сравнение числа выполненных поручений каждым подчиненным со средним значением числа выполненных поручений всеми подчиненными по каждому отдельно взятому виду деятельности и формируют вывод по оценке загруженности каждого подчиненного; а также проводят сравнение эффективности каждого подчиненного со средним значением эффективности всех подчиненных по каждому отдельно взятому виду деятельности и формируют вывод о количественной оценке эффективности выполнения поручений руководителя каждым подчиненным; проводят сравнение подчиненных между собой и формируют рекомендации о мотивации подчиненных и о перераспределении поручений на следующий период с учетом загруженности.
Компьютерно-реализуемый способ автоматизированной обработки и анализа данных для оценки эффективности выполнения поручений, в котором все ключевые показатели и расчетные индикаторы приведены для каждого проекта, реализуемого на предприятии, с последующей оценкой проектов между собой по средним значениям расчетных индикаторов по каждому виду деятельности.
Компьютерно-реализуемый способ автоматизированной обработки и анализа данных для оценки эффективности выполнения поручений, в котором на стадии ввода данных персональные данные кодируются по каждому подчиненному.
Компьютерно-реализуемый способ автоматизированной обработки и анализа данных для оценки эффективности выполнения поручений, в котором на основе проведенного анализа и построения графиков выявляют возможные ошибки в сборе и обработке вводных данных.
Компьютерно-реализуемый способ автоматизированной обработки и анализа данных для оценки эффективности выполнения поручений, в котором на основе анализа формируют рекомендации по корректировке нормативной документации в части выбора ключевых показателей и расчетных индикаторов, веса коэффициентов «важности» и «актуальности», а также способа их оценки.
Система рабочих станций, объединенных в компьютерную сеть, позволяет на современном техническом уровне реализовать алгоритм оценки эффективности выполнения поручений: удобно сохранять, обрабатывать и анализировать данные, накапливать статистику и проводить сравнение, обеспечивать разноуровневый доступ к системе, в том числе, из внешней по отношению к компьютерной сети предприятия среде, что в совокупности обеспечивает простоту и удобство работы с системой, сокращает время на контроль выполнения поручений.
Обособленная экспертная рабочая станция позволяет анализировать информацию на удалении от места непосредственного выполнения поручений (от места выполнения бизнес-процессов), в том числе, с составлением единой базы знаний по предприятиям отрасли. Система легко масштабируется как внутри одного предприятия, так и на отраслевом уровне и может стать, например, основой нормирования эффективности подчиненных.
Разделение видов деятельности, осуществляемых на предприятии, на обеспечивающую, основную и управленческую позволяет вести расчеты и сравнение эффективности выполнения различных поручений внутри своего вида деятельности, что дает возможность оценить каждый проект и сравнить их между собой, и в дальнейшем организовать системный подход к выбору ключевых показателей и расчетных индикаторов для каждого вида деятельности на предприятии, основанный на статистических данных.
Выбор указанных ключевых показателей и расчетных индикаторов позволяет формализовать порядок проведения экспертной оценки, проводить ее методологически объективно и измеряемо, при этом минимизация количества рассчитываемых ключевых показателей позволяет упростить анализ и сократить время его проведения, в том числе удобно для проведения экспресс обработки данных.
По меньшей мере, ежеквартальный, например, ежемесячный сбор информации по ключевым показателям, как минимум из одного независимого источника, позволяет отслеживать динамику развития ключевых показателей и позволяет, сверяя данные источников информации, уменьшить вероятность появления ошибки связанной с некорректным вводом данных, при этом основным источником данных является служба планирования.
Обработка данных осуществляется с помощью указанной последовательности реализуемой программно, например, в Excel, на рабочей станции снабженной программным обеспечением.
Возможность корректировки «коэффициента актуальности» и «коэффициент важности» в диапазоне от 1 до 5 позволяет оказывать влияние на результат анализа, при этом предполагается, что невыполнение поручения оказывает более негативный результат, чем перенос срока.
Компьютерно-реализуемый способ автоматизированной обработки и анализа данных для оценки эффективности выполнения поручений, в котором все ключевые показатели и расчетные индикаторы приведены для каждого проекта, реализуемого на предприятии, позволяет сегментировать продукцию предприятия и сравнивать группы подчиненных реализующих проекты между собой по средним значениям расчетных индикаторов по каждому виду деятельности.
Компьютерно-реализуемый способ автоматизированной обработки и анализа данных для оценки эффективности выполнения поручений, в котором при формировании входных данных кодируются персональные данные по каждому подчиненному, снижает субъективность оценок и рекомендаций эксперта в случае близкого нахождения эксперта к месту непосредственного проведения бизнес-процесса.
Компьютерно-реализуемый способ автоматизированной обработки и анализа данных для оценки эффективности выполнения поручений, в котором на основе проведенного анализа экспертом выявляются возможные ошибки в сборе и обработке входных данных позволяет корректировать входные данные независимого источника, являясь обратной связью для независимого источника исходной информации, увеличивая надежность работы системы, а при накоплении базы данных, прогнозировать динамику развития ключевых показателей.
Компьютерно-реализуемый способ автоматизированной обработки и анализа данных для оценки эффективности выполнения поручений, в котором на основе анализа проведенного экспертом формируются рекомендации по корректировке нормативной документации в части выбора ключевых показателей и расчетных индикаторов, а также способа их оценки, позволяет по мере накопления базы данных обосновывать первоначально заданные значения нормативных показателей, являясь обратной связью для руководителя системы.
Предлагаемый способ реализуют следующим образом.
На фигуре 1 показана блок - схема работы системы рабочих станций с указанием выполняемых ими функций.
В таблице 1 собраны исходные данные в виде трех ключевых показателей, собранные поквартально за период один год с кодировкой по каждому подчиненному и обработанные исходные данные в виде расчетных индикаторов.
В таблице 2 собраны сводные обобщенные за год ключевые показатели и расчетные индикаторы, приведенные для обеспечивающего вида деятельности.
На фигуре 2 показаны три ключевые показателя для обеспечивающего вида деятельности, распределенные поквартально.
На фигуре 3 показаны три расчетных индикатора для обеспечивающего вида деятельности, распределенные поквартально.
На фигуре 4 показана динамика выполнения поручений для всех видов деятельности, распределенная поквартально.
Таблица 1 в качестве примера показывает динамику изменений статистики по трем ключевым показателям и трем расчетным индикаторам за 4 квартала 2016 года в табличном виде после обработки данных на рабочей станции.
На основе представленных данных проводится аналитический этап обработки с выявлением тенденций или построением графиков изменений показателя или индикатора - по времени (в зависимости от поставленной задачи).
К примеру, сотрудник с кодом 1060 перегружен количеством поручениями (относительно среднего значения), следовательно, необходимо корректирующее воздействие (снизить количество поручений, добавить ему ресурсов, перераспределить его поручения на другого).
Другой пример - сотрудник с кодом 1040 не только выполнил все поручения, но и справился с ними в условиях существенного увеличения их количества к концу года. Это первый кандидат на премирование по итогам.
Третий пример. Количество поручений в первые 3 квартала растет, а в 4 сравнимо с показателем 3. Если эта динамика будет повторяться (ежегодно), то необходимо перераспределять поручения на более ранний годовой период и ставить задачу на поиск причин данной тенденции, при выявлении которой искать адекватные способы решения, - управленческого воздействия на систему. К примеру, корректировать планирование проектов с учетом систематической перегрузки второго полугодия.
В таблице 2 приведен пример первичного анализа данных за период 5 кварталов. На основании данных, представленных в таблице 2, построены фигуры 2 и 3.
Из фигур 2 и 3 следует, что первое - сильная загрузка второго полугодия 2016 года (подтверждается гипотеза, приведенная в анализе таблицы 1 о несовершенстве системы планирования; в дальнейшем это удалось скорректировать) и второе - аномально высокий процент переносов в 1 квартале 2017 года. Причина - по итогам 2016 года сотрудники, получившие низкие оценки за невыполнение поручений уделили особое внимание тому, чтобы вовремя переносить их сроки, а не выполнить поручение в срок. Данная тенденция была не заметна до того момента, пока не был проведен анализ с построением графиков. В следующем квартале «коэффициент актуальности» для переноса поручений был изменен на больший, о чем было объявлено и процент переносов снизился, а эффективность выполнения поручений - существенно повысилась, несмотря на то, что процент невыполненных поручений немного вырос.
На фигуре 4 приведен пример сравнения динамики выполнения поручений для сотрудников, выполняющих различные виды деятельности (обеспечивающую, основную, управленческую).
До 4 квартала 2016 года наблюдался рост количества поручений, причем по функциональной группе - управленческая деятельность - количество невыполненных поручений было на порядок выше, чем по остальным функциональным группам.
К 1 кварталу 2017 года наблюдалось резкое падение количества невыполненных поручений, необъяснимое из предшествующих данных. Необходим анализа ситуации, что могло явиться причиной снижения количества невыполненных поручений и были ли приняты меры воздействия, как то перестроена система управления, пересмотрены стили управления, проведено обучение персонала.