О расходах при проезде в командировку на служебном транспорте

О РАСХОДАХ ПРИ ПРОЕЗДЕ В КОМАНДИРОВКУ НА СЛУЖЕБНОМ ТРАНСПОРТЕ

В. В.АВДЕЕВ,

консультант по налогам и сборам

Направляя своего работника в командировку, организация обязана возместить ему расходы на проезд к месту командирования. Если до места назначения сотрудник организации добирается транспортом общего пользования, то проездные расходы включаются фирмой в состав командировочных расходов. Вместе с тем при наличии собственного служебного транспорта организация может направить сотрудника в деловой вояж и на служебной машине. В такой ситуации речь идет уже не о проездных командировочных расходах, а о расходах, связанных с содержанием служебного транспорта.

Рассмотрим, что следует учесть организации при таком варианте проезда в командировку.

В силу того, что командирование возникает исключительно в рамках трудовых отношений, то на командированного работника организации распространяются все гарантии и компенсации, установленные трудовым правом в части служебных командировок.

Статьей 167 Трудового кодекса РФ (далее — ТК РФ) определено, что при направлении работника в служебную командировку ему гарантируется сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой.

Конкретный перечень командировочных расходов, возмещаемых работнику работодателем, определен ст. 168 ТК РФ, в него включены:

— расходы по проезду;

— расходы по найму жилого помещения;

— дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

— иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Причем их состав не является исчерпывающим, а значит, в структуре командировочных рас-

ходов работника могут быть учтены и иные виды расходов, связанных со служебной поездкой.

Тем более, что ТК РФ предоставляет работодателю право самостоятельно решать, какие виды расходов, в каком размере и порядке он будет возмещать своим командированным сотрудникам. Причем такое решение в обязательном порядке закрепляется организацией либо в коллективном договоре, либо в ином локальном нормативном документе компании, например в положении о командировках.

Следует заметить, что, обязывая фирму возмещать расходы по проезду, трудовое право не ограничивает работодателя в выборе транспорта, которым сотрудник будет добираться до места командирования и обратно к месту работы. Следовательно, командированный сотрудник может для этих целей воспользоваться транспортом общего назначения, личным или служебным.

И, если в организации имеется служебный автомобиль, то ничто не мешает работодателю принять решение о том, что в поездку работник поедет на служебном автомобиле.

В настоящее время при командировании работников все работодатели руководствуются Положением об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденным постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки» (далее — Постановление № 749).

Из статьи 168 ТК РФ и п. 12 Постановления № 749 вытекает, что в состав возмещаемых командировочных расходов по проезду включены расходы по проезду транспортом общего пользования. Служебный автомобиль таковым не является, поэтому вместо оплаты стоимости проезда командированному сотруднику, направляемому в поездку на служебной машине, выдают необходимый запас

топлива, залив его в топливный бак автомобиля и в канистры. Если этого запаса недостаточно, то сотруднику организации выдаются денежные средства под отчет на приобретение топлива и иных материалов, связанных с эксплуатацией автомобиля в пути. Обычно выдача подотчетных сумм производится посредством выдачи наличных денег из кассы организации, хотя сегодня все большую популярность приобретает и безналичный способ выдачи денег под отчет — путем выдачи корпоративной банковской карты или специальной топливной карты.

Организации — плательщики налога на прибыль исчисляют и уплачивают указанный налог в соответствии с правилами гл. 25 «Налог на прибыль организаций» Налогового кодекса РФ (далее — НК РФ). Нормами гл. 25 НК РФ предусмотрено, что при исчислении налога на прибыль организация сумму полученных доходов уменьшает на сумму произведенных расходов.

Причем под расходами в соответствии с п. 1 ст. 252 НК РФ понимаются обоснованные расходы, связанные с получением дохода и подтвержденные документально.

Следует напомнить, что под обоснованными расходами согласно гл. 25 НК РФ понимаются экономические затраты налогоплательщика, оценка которых выражена в денежной форме.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии:

— с законодательством РФ;

— обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы.

Кроме того, документальным подтверждением расходов в целях налогообложения прибыли в настоящее время могут выступать и документы, косвенно подтверждающие наличие таких расходов (таможенные декларации, приказы о командировке, проездные документы, отчеты о выполненной работе).

Следовательно, чтобы иметь возможность учесть для целей налогообложения расходы, связанные с поездкой работника, организация должна оформить соответствующие документы.

Обратите внимание! В соответствии с постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (далее — Постановление № 1) организация при направлении работника в командировку обязана оформить следующее унифицированные формы кадровой документации:

• служебное задание по форме № Т-10а, в котором организация указывает цель служебной поездки сотрудника. После командировки сотрудник сдает этот документ в бухгалтерию фирмы с отчетом о выполнении служебного поручения;

• приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку по форме № Т-9. Если в командировку направляются несколько работников, то приказ оформляется по форме № Т-9а. Основанием для издания приказа о командировании является служебное задание;

• командировочное удостоверение по форме №Т-10, которое выписывается в одном экземпляре на основании приказа, выдается на руки командированному лицу и находится у него в течение всей поездки. Удостоверение подтверждает фактическое время пребывания командированного сотрудника в служебной командировке. В каждом пункте назначения в нем проставляются отметки о времени прибытия и выбытия сотрудника, заверяемые подписью ответственного должностного лица и печатью.

Помимо указанных форм кадровой документации, в состав командировочного документооборота входит еще и авансовый отчет сотрудника, который сдается им в бухгалтерию в течение трех рабочих дней с момента возвращения из поездки. Унифицированная форма авансового отчета № АО-1 «Авансовый отчет» и указания по ее заполнению утверждены постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55 «Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации № АО-1 «Авансовый отчет».

Вместе с тем в письме от 14.09.2009 № 03-0305/169 специалисты Минфина России разъясняют, что действующий сегодня порядок оформления документов, связанных с командированием работников, установленный Постановлением № 749, в качестве неотъемлемого приложения к авансовому отчету работника предусматривает наличие следующих оправдательных документов:

— командировочного удостоверения, оформленного надлежащим образом. Указанный документ не оформляется только при командировании за границу (кроме поездок в государства — участники СНГ, с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании которых в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении государственной границы). В случаях командировок по РФ и в указанные страны СНГ заполнение реквизитов «прибыл-убыл» предусматривается в

случаях, если местом командирования является юридическое лицо;

— о найме жилого помещения;

— о фактических расходах по проезду (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей);

— об иных расходах, связанных с командировкой.

Иначе говоря, в данном письме специалисты Минфина России не рассматривают таких унифицированных форм учетной кадровой документации, как приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (формы № Т-9 и № Т-9а) и служебное задание (форма № Т-10а), как обязательные к оформлению для целей налогообложения. По мнению специалистов Минфина России, их наличие и оформление определяются внутренним документооборотом компании.

Вместе с тем, несмотря на такой подход финансового ведомства в части наличия форм №Т-9 и №Т-10а, целесообразно все же оформлять указанные документы. Не исключено, что в дальнейшем точка зрения Минфина России по этому вопросу может измениться, кроме того, обязанность по применению указанных форм, установленную Постановлением № 1, пока никто не отменял.

Итак, Минфин России считает, что основным документом для командированного сотрудника является командировочное удостоверение. Водителю служебного автомобиля кроме командировочного удостоверения выдается еще и путевой лист. В соответствии с п. 14 ст. 2 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта» путевой лист представляет собой документ, служащий для учета и контроля работы транспортного средства, водителя.

Если путевой лист отсутствует, то не исключено, что впоследствии фискальные органы при проверке поставят под сомнение расходы на ГСМ до места командирования. Такой вывод можно сделать на основании постановления ФАС Восточно-Сибирского округа от 21.10.2009 по делу № АЗЗ-13602/08.

Причем организация может использовать как унифицированную форму путевого листа, утвержденную постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте», таки самостоятельно разработанную форму такого документа.

Следует иметь в виду, что самостоятельно разработанная форма путевого листа в обязательном порядке должна содержать обязательные реквизиты, утвержденные приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов» (далее — Приказ № 152). Такие разъяснения на это счет дает Минфин России в письме от 25.08.2009 № 03-03-06/2/161.

То есть отсутствие любых обязательных реквизитов в самостоятельно разработанной форме путевого листа, впрочем, как и дефекты заполнения реквизитов унифицированной формы путевки, может привести к конфликту с проверяющими.

В соответствии с Приказом № 152 путевой лист должен содержать следующие реквизиты:

— наименование и номер путевого листа. В наименовании путевого листа указывается тип транспортного средства, на которое оформляется путевой лист. Номер путевого листа указывается в заголовочной части в хронологическом порядке в соответствии с принятой владельцем транспортного средства системой нумерации. Так же в заголовочной части путевого листа проставляются печать или штамп организации — собственника автомобиля.;

— сведения о сроке действия путевого листа. Указанные сведения включают дату (число, месяц, год), в течение которой путевой лист может быть использован. Если путевой лист оформляется более чем на один день, то следует указать даты начала и окончания срока действия путевого листа;

— сведения о собственнике (владельце) транспортного средства. Если собственником (владельцем) автомобиля является юридическое лицо, то в сведениях следует указать его наименование, организационно-правовую форму, местонахождение и номер телефона. Если же собственником (владельцем) автомобиля является индивидуальный предприниматель, то указываются его фамилия, имя, отчество, почтовый адрес и номер телефона;

— сведения о транспортном средстве. Здесь необходимо указать: тип и модель транспортного средства; государственный регистрационный знак; показания одометра (полные километры пробега) при выезде автомобиля из гаража и его заезде в гараж; дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выезда автомобиля с места постоянной стоянки и его заезда на указанную стоянку;

— сведения о водителе. Сведения о водителе включают в себя фамилию, имя и отчество водителя, а также дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового и послерей-сового медицинского осмотра водителя. Данные о

прохождении таких осмотров проставляются медицинским работником, проводившим соответствующий осмотр, и заверяются его штампом и подписью с указанием фамилии, имени и отчества.

Также в путевом листе должны отражаться:

— марка, количество выданного топлива;

— остаток топлива при выезде и по возвращении;

— расход топлива по норме и фактический;

— экономия либо перерасход топлива.

Следует отметить, что в части заполнения названных реквизитов в письме Росстата от 03.02.2005 №ИУ-09-22/257 «О путевых листах» сказано, что заполнение раздела «Движение горючего» производится в полном объеме по всем реквизитам, исходя из фактических затрат и показателей приборов. Соответственно, и расходы на бензин списываются по кассовым чекам, талонам или другим документам на основании путевых листов, подтверждающих обоснованность пробега.

В путевом листе также необходимо указать показания спидометра и пробег автомобиля.

На оборотной стороне путевого листа содержится раздел, в котором отражается информация о маршруте следования автомобиля. Заполняется этот раздел во всех пунктах следования автомобиля.

Вернувшись из командировки, в течение 3 рабочих дней командированный сотрудник обязан представить работодателю авансовый отчет по форме №АО-1.

К авансовому отчету, кроме командировочного удостоверения и путевого листа, должны быть приложены первичные документы, подтверждающие затраты в командировке. Такими документами могут быть чеки ККТ на приобретение ГСМ, чеки ККТ или квитанции за стоянку автомобиля и другое.

Обратите внимание! По мнению Минфина России, изложенному в письме от 14.09.2009 № 0303-05/169, все оправдательные документы о фактически произведенных расходах командированного сотрудника должны быть оформлены в надлежащем порядке, так как дефекты их оформления влекут за собой несоответствие авансового отчета требованиям законодательства РФ, и, соответственно, указанная в нем сумма расходов не может быть включена в состав расходов в целях налогообложения прибыли как не имеющая надлежащего документального подтверждения.

Если же оправдательные документы, приложенные к авансовому отчету командированного сотрудника, сомнений не вызывают, то авансовый отчет принимается организацией к учету. В силу

этого на дату утверждения авансового отчета ор-

*

ганизация вправе признать в налоговом учете не только командировочные расходы работника, но и расходы на содержание служебного транспорта, которые на основании подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ признаются прочими расходами организации, связанными с производством и реализацией.

Обратите внимание! По мнению специалистов Минфина России, изложенному в письме от 14.01.2009 № 03-03-06/1/6, при определении обоснованности произведенных затрат на приобретение топлива для служебного автомобиля необходимо учитывать методические рекомендации «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте», введенные в действие распоряжением Министерства транспорта РФ от 14.03.2008 № АМ-23-р «О введении в действие методических рекомендаций «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте».

В отношении автомобилей, для которых нормы расхода топлива и смазочных материалов не утверждены, при определении норм расхода топлива организации следует руководствоваться соответствующей технической документацией и (или) информацией, предоставляемой изготовителем автомобиля.

Необходимо отметить, что из самой нормы подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ это не следует, поэтому у организации есть право и не согласиться с мнением финансовых органов.

Однако такой подход к необходимости нормирования ГСМ может привести организацию в суд, тем не менее у налогоплательщика есть шансы на успех, на что, в частности, указывает постановление ФАС Центрального округа от 04.04.2008 по делу № А09-3658/07-29.

Список литературы

1. О введении в действие методических рекомендаций «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте»: распоряжение Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р.

2. Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов: приказ Мин-трансаРоссии от 18.09.2008 № 152.

3. Положением об особенностях направления работников в служебные командировки: постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749.

4. Письмо Минфина России от 14.09.2009 № 03-03-05/169.

5. Трудовой кодекс РФ: Федеральный закон от

30.12.2001 № 197-ФЗ. *