Система управления договорной деятельностью
CONTRACTUAL ACTIVITY CONTROL SYSTEM

Система управления договорной деятельностью предназначена для автоматизации деятельности специалистов, занятых подготовкой и оформлением договоров. В частности, система позволяет существенно облегчить и ускорить процедуру создания и согласования договоров и других документов, участвующих в договорной деятельности.
Изобретение относится к области вычислительной техники, а именно, к информационным системам автоматизации управления.
Процесс подготовки договора, согласования с многочисленными службами крупного предприятия, многообразие сфер деятельности по которым заключаются договора, занимает продолжительное время, в то время как в настоящее время излишняя проволочка с подготовкой и заключением договора может привести к большим финансовым потерям.
В качестве прототипа выбрана «Автоматизированная система для подготовки и предоставления отчетности» (патент на полезную модель РФ RU №43983»). Система направлена на уменьшение трудоемкости, перенастраивания системы при введении нормативных актов, автоматизации процесса сдачи отчетности. К недостаткам прототипа можно отнести отсутствие систематизированного процесса согласования, который следит за тем, чтоб документ был вовремя согласован. Кроме того указанная система не позволяет определять кто именно из сотрудников будет обрабатывать договор и по какому типу согласованию будет проходить согласование. Также в системе отсутствует оповещения, которые приходят сотрудникам на электронную почту.
Задача, на которое направлено изобретение - повышение эффективности управления договорной деятельностью за счет автоматизации процессов.
Цель достигается за счет достижения следующих результатов:
- обеспечения сбора информации, необходимой для формирования договоров;
- создания единого информационного пространства для участников бизнес-процесса;
- создания удобного инструмента, позволяющего автоматизировать процедуру согласования документов, участвующих в договорной деятельности;
- повышения качества (полноты, точности, достоверности, своевременности, согласованности) информации;
- упорядочивания и стандартизации процесса учета договоров.
Поставленная задача достигается тем, что система управления договорной деятельностью, содержащая Блок управления списком пользователей, Блок подтверждения аутентификации, Блок авторизации, Блок проверки договора, Блок корректировки, Блок ввода ЭЦП, Блок шифрования документов, Блок интеграции, Базу данных отличающаяся тем, что согласно изобретению система дополнительно включает Блок Рабочий проект, Блок создания заявки, Блок выбора шаблона, Блок редактирования, Блок обработки заявки, Блок ПТО, Блок корректности заявки, Блок принятия заявки, Блок создания договора, Блок статуса согласования, Блок деления на типы согласования, Блок отправки сообщения на электронную почту, Блок процедуры напоминания, Блок согласования, Блок фиксирования, Блок результатов согласования, Блок контрагент, Блок окончания согласования, Блок перехода к действию договора, Блок печати документов причем Блок Рабочий проект двусторонней связь соединен с Блоком управления списка пользователей и односторонней связью соединен с Блоком создания заявки, Блок подтверждения аутентификации двусторонними связями соединен с Блоком управления списка пользователей и Блоком авторизации, Блок создания заявки двусторонней связь соединен с Блоком выбора шаблона и односторонней связью соединен с Блоком редактирования, Блок редактирования односторонней связью соединен с Блоком обработки заявки, Блок обработки заявки односторонними связями соединен с Блоком ПТО и Блоком корректности заявки, Блок ПТО односторонними связями соединен с Блоком корректировки и Блоком корректности заявки, Блок корректировки односторонней связью соединен с Блоком редактирования, Блок корректности заявки односторонними связями соединен с Блоком корректировки и Блоком принятия заявки, Блок принятия заявки односторонней связью соединен с Блоком создания договора, Блок создания договора односторонней связью соединен с Блоком проверки договора, Блок проверки договора односторонней связью соединен с Блоком статуса согласования, Блок статуса согласования односторонней связью соединен с Блоком типа согласования, Блок типа согласования односторонними связями соединен с Блоком согласования и Блоком отправки сообщения на электронную почту, Блок отправки сообщения на электронную почту односторонней связью соединен с Блоком процедуры напоминания, Блок согласования односторонними связями соединен с Блоком ввода ЭЦП и Блоком проверки договора, Блок ввода ЭЦП односторонней связью соединен с Блоком шифрования документов, Блок шифрования документов односторонней связью соединен с Блоком фиксирования, Блок фиксирования односторонней связью соединен с Блоком результатов согласования, Блок результатов согласования односторонними связями соединен с Блоком создания договора, Блоком окончания согласования и двусторонней связь соединен с Блоком контрагент, Блок окончания согласования односторонними связями соединен с Блоком перехода к действию договора и Базой данных, Блок перехода к действию договора односторонней связью соединен с Блоком печати документов, Блок печати документов односторонней связью соединен с Блоком интеграции, База данных двусторонней связь соединена с Блоком создания договора.
На фигуре 1 представлена структурная схема управления договорной деятельностью.
Блок Рабочий проект (1) договора предполагает процесс прогнозирования и анализа будущего договора.
Модуль Разграничение доступа - с помощью данного модуля администратор может задавать роли пользователю, на основе которых определяется к каким данным, к какому функционалу системы (ввод данных, отображение информации, конфигурирование справочников и т.п.) будет разрешен доступ. Модуль разграничения доступа состоит из трех блоков:
- Блок управления списком пользователей (2) - организует и разграничивает права доступа пользователей к функциональным модулям в соответствии с функционально-ролевой моделью управления договорами;
- в Блоке подтверждения аутентификации (3) проводится анализ и проверка сертификата с блока авторизации;
- Блок авторизация (4) - осуществляется запрос сертификата открытого ключа электронной цифровой печати (ЭЦП) пользователя. По результатам проверки сертификата пользователя, принимается решение об авторизации и возможности работы клиента.
Одним из важных процессов управления договорной деятельностью является процесс формирование заявки. Процесс формирование заявки - процесс, в котором осуществляется создание заявки, на основании которой будет создан договор. Процесс позволяет создать заявку и вести всю информацию о ней.
В модуле Инициатор происходит определение типа договора. Инициатором договора является сотрудник инициирующий заключение договора, в целях выполнения собственных функциональных обязанностей. Модуль состоит из 4 блоков:
- Блок создания заявки (5) - инициатор создает новую заявку по нужным ему данным. В системе есть разделение на доходные и расходные договора, есть реквизиты, которые являются обязательными для заполнения;
- Блок выбора шаблона (6) - при создании заявки на формирование договора, нужно определить создается ли заявка на договор по готовому юристами шаблону или создается новая заявка. Если заявка создается по шаблону, следует выбрать шаблон с нужными критериями. В зависимости от выбранного вида договора предоставляются для выбора данные, согласно классификатору, разработанного юридическим отделом. Если подходящий сформированный шаблон отсутствует, то пользователь должен выбрать иные условия договора или связаться со специалистами юридического отдела для инициирования создания необходимого ему шаблона договора;
- Блок редактирования (7). Система переводит заявку в статус «Черновик». Только в этом статусе есть возможность редактирования и изменения заявки. Если заявка полностью заполнена и отвечает всем требованиям, отправляем заявку дальше;
- Блок обработки заявки (8). Система с помощью блока определяет куда направить задачу и на какой статус поменять заявку на формирование договора. Если заявка направлена на обработку сотрудникам производственно-технического отдела (ПТО), система автоматически переводит статус заявки «Передано в ПТО». Сотрудникам ПТО приходит задача для выполнения. А если заявка отправляется в корпоративно-договорного отдела (КДО), система автоматически переводит статус заявки «Передано в КДО». Сотрудникам КДО приходит задача для выполнения.
Блок ПТО (9). В обязанности сотрудников ПТО (производственно-технический отдел) входит «согласование/не согласование» заявки на формирование договора для определенного видов заявок. Сотрудники ПТО проверяют заявку на корректность. Если заявка корректна, выполняют задачу и отправляют в Модуль КДО. Если задача не корректна, заявка переводится в Блок Корректировки (13).
Модуль КДО. В обязанности сотрудников КДО (корпоративно-договорного отдела) входит «согласование/не согласование» заявки. На основании согласованной заявки создается договор. Сотрудник КДО, у которого есть доступ, могут просматривать весь процесс согласования в Журнале согласования. Он может напоминать согласователю о необходимости выдать свою резолюцию по договору.
Модуль состоит из 3 блоков:
- Блок корректность заявки (10) - сотрудники КДО проверяют заявку на корректность. Если заявка корректна, переводят в Блок принятия заявки (11). Если задача не корректна, заявка переводится в Блок корректировки (13);
- Блок принятие заявки (11). Сотрудник КДО после того как все проверил принимает заявку. Договору присваивается статус «Принят»;
- Блок создания договора (12). Сотрудник КДО создает на основание принятой заявки договор. При создании Договора все данные из заявки автоматически проставляются в форму договора - создается новый договор и ему присваивается статус «Договор создан».
- Блок проверки договора (13). Сотрудник КДО проверяет договор. Договор должен соответствовать всем требованиям, накладываемым на содержание и текст договора.
Блок корректировки (14) - в случаях, когда заявка на формирование договора заполнено не корректно, возникает необходимость редактирования заявки. Для этого статус заявки должен быть «Черновик» После того как система переводить заявку в статус «Черновик», инициатору приходит задача редактирования заявки.
Процесс согласования договора является ключевой задачей в системе управления договорами, в которой идет согласование созданного договора. Процесс согласования дает возможность получать автоматические оповещения о согласовании ответственному сотруднику, контролировать сроки подписания договора, осуществлять строгий автоматический контроль вносимых в договор правок.
Модуль начала согласования:
- Блок статуса согласования (15). Созданный договор отправляется на согласование сотрудникам предприятия. Список таких сотрудников определяют работники КДО по виду договора и утверждается руководством предприятия. После отправления договора на согласование фиксируется время отправки на согласование и меняется статус на «Визируется»;
- Блок Типа согласования (16). В этом блоке сотрудник отдела КДО определяет по какому типу будет согласовываться договор. Согласование может быть «последовательное» или «параллельное». Если тип согласования «последовательное», то создается задача «Согласовать документ» первому согласователю в списке согласования, если тип согласования «параллельное» создается задача «Согласовать документ» всем кто указан в списке.
Модуль напоминания:
- Блок отправки сообщения на электронную почту (17). После того как выбран тип согласования, каждому кто участвует в согласование приходит задача с согласованием и на электронную почту приходит сообщение, что им нужно согласовать договор. Предельный срок, за которое нужно согласовать и выполнить свою задачу, задается в Модуле КДО и устанавливается от одного до трех дней, в зависимости от сложности договора.
- Блок процедуры напоминания (18). Если сотрудник КДО видит, что кто-то не согласовал договор, запускает заново напоминание. Согласователям так же приходит сообщение с напоминанием о согласование договора. В таком случае время согласования уменьшается, например до нескольких часов. Таким образом, сотрудники КДО следят за своевременным согласование договора.
В Блоке согласования (19) каждому сотруднику, который участвует в процессе согласования, приходит на ознакомление проект договора. Если договор соответствует всем требованиям, сотрудник согласует его, если сотрудника что-то не удовлетворяет, он пишет комментарий к задаче для исправления договора по его требованиям. Для согласования договора сотрудник должен ввести ЭЦП.
Модуль ЭЦП:
- Блок ввода ЭЦП (20) - при подписании договора, сотрудник должен ввести пароль ключа электронной подписи;
- Блок шифрования документов (21) - после ввода ЭЦП происходит шифрование документов. При изменение документа кем-либо подписи аннулируются.
В Блоке фиксирования (22) фиксируется время согласования договора и формируется запись содержащая информацию о завершение обработки, так же фиксируется информация о подписании договора.
Блок результатов согласования (23). Договору присваивается статус «Согласование закончено». Сотруднику КДО приходит задача содержащая информацию о результате согласования. После этого сотрудник еще раз просматривает договор на корректность правильность и отправляет договор на подписание контрагенту.
Блок контрагент (24). Контрагентом является физическое или юридическое лицо - вторая сторона договора. Для утверждения договора контрагентом, контрагенту отправляется договор со всей информацией о согласование.
Блок окончания согласования (25). У сотрудника КДО появляется задача «Ожидать возврат от контрагента» и в течение заданного времени (от одной до нескольких недель) договор находится в системе до возвращения договора от контрагента.
Блок перехода к действию договора (26). После возврата договора от контрагента сотруднику КДО приходит задача на выполнение. Сотрудник КДО прикрепляет к документу сканированную версию оригинала договора, после этого документ «Договор» переводиться в статус «Действует».
Блок печать документов (27) - печатаются сканы на договора и акт приема передач договора.
Блок интеграция (28). Для выполнения договора система выгружает договор в смежные системы электронного документооборота предприятия, которые так же предназначены для работы с договорами. Выгрузка выполняется автоматически. Выгружаются только те договора, которые в статусе «Действует». Можно так же выгружать вручную.
База данных (БД) (29). Сохранение информации в базе данных - все сканированные версии договора, документы в договоре сохраняются в базе данных.
Система функционирует следующим образом.
После авторизации посредством модуля Инициатор создается заявка на формирование договора. Затем с помощью Блока ПТО (9) и модуля КДО проверяется заявка по требованиям положения о договорной деятельности предприятия. Введение каких-то изменений или добавлений новых документов, осуществляется посредством Блока корректировки (14), где система переводит заявку на формирование договора в статус «Черновик» и отправляет вновь в модуль Инициатор. Инициатор вносит необходимые изменения. В последствие заявка вновь проходит проверку ПТО и КДО.
В Блоке создания договора (12) на основании принятой заявки отдел КДО создает документ Договор. Вся информация, которая была при создании заявки, переводится в документ Договор. После создания договора начинается процесс подписания посредством модуля Начало согласования и Блока согласования (19). Договор согласуются по типу согласования. Во время согласования каждый пользователь, которому надо согласовать, вводит пароль электронной подписи в модуле ЭЦП. Вся информация о подписание и ввода ЭЦП фиксируется в Блоке фиксирования (22).
После окончания согласования договор переходит в статус «Действует» с помощью модуля Реализация договора.
Взаимодействие системы с внешними источниками данных и сторонними системами осуществляется в Блоке интеграции (28).
В результате создания системы улучшаются значения следующих показателей:
- время формирования договора;
- время согласования договора;
- время аналитической деятельности по заключенным договорам.
Заявленная система обладает высокой функциональной эффективностью и удобством пользования с достижением технического результата в отношении процесса создания и согласования договоров, заявок на создание договора и других документов, участвующих в договорной деятельности.