Автонумерация названий объектов и выполнение ссылок на них

Спирин В.Г.

АПИ НГТУ, Арзамас

АВТОНУМЕРАЦИЯ НАЗВАНИЙ ОБЪЕКТОВ И ВЫПОЛНЕНИЕ ССЫЛОК НА НИХ

Как известно все объекты большого документа (БД) должны иметь нумерованные названия, причем на эти названия надо в основном тексте делать ссылки. В процессе работы над БД, например, над диссертацией, приходиться постоянно изменять его структуру, добавлять или исключать литературные источники. В результате при каждом редактировании БД необходимо восстанавливать последовательность нумерации объектов и корректность ссылок на них. Это приводит к увеличению трудоёмкости в работе над БД, а иногда, и к появлению ошибок.

Word позволяет к определенному объекту документа: рисунку, таблице, формуле, диаграмме и

т. п. добавить нумерованное название, то есть название объекта и его порядковый номер, например, Рис. 1, Рис. 2 и т.д. При добавлении или удалении объекта с нумерованным названием номера последующих объектов, принадлежащих к этому названию, автоматически обновляются, то есть если вы вставите в середину документа рисунок и дадите ему номер, то все последующие номера рисунков автоматически изменяться.

В литературе [1-3]описаны алгоритмы автонумерации объектов и выполнения ссылок на них. Однако их применение для выполнения ссылок в ряде случаев невозможно. Например, название объекта должно начинаться с прописной буквы, а ссылку на него нужно делать со строчной буквы. При ссылке на нумерованную формулу вставляется не только её номер, но и сама формула.

Целью настоящей работы является уточнение алгоритмов автонумерации объектов и выполнения ссылок на них.

Текст нумерованного названия можно разделить на три части:

Постоянную, например, Рис., Таблица.

Поле, имеющее автоматическую нумерацию.

Название объекта. Например, в нумерованном названии «Таблица 1 - Модели компьютеров» текст «Модели компьютеров» - это название объекта Таблица.

Создание новых названий для нумерации объектов

В технической литературе наибольшее распространение получили следующие типы названий: Фор-

мула, Таблица, Рис., Литература(литературные источники), на которые, как правило, делаются ссылки в основном тексте документа. Два первых названия встроены в Word, а два других названия нужно создать вновь. Учитывая, что ссылки на рисунки в тексте выполняются, как правило, в форме рис., т.е. первая буква в ссылке строчная, то название рисунка следует формировать в форме ис.

Для создания нового нумерованного названия выполните команду Вставка - Ссылка - Название. В окне Название (рисунок 1,а) нажмите кнопкуСоздать. Откроется окно Новое название

(рисунок 1,б).Введите в поле Название текст новогоназвания и нажмите кнопку ОК. Последовательно создайте новые типы названий: ис. и Литература.

а) б)

Рисунок 1

Включение номера главы в название объекта

Большие документы содержат большое количество иллюстраций, поэтому иллюстрации целесообразнее нумеровать в пределах главы. В этом случае необходимо для названия глав документа использовать нумерованный стиль, например, 1. Заголовок 1, и не применять этот стиль ни к какому

другому тексту документа.

OK I Отмена

Рисунок 2

Прежде чем присвоить название объекту (рисунку, таблице, формуле) в диалоговом окне Название нажмите кнопку Нумерация. В диалоговом окне Нумерация названий (рисунок 2) выберите Фор-

1

маті 2, 3,.., установите флажок Включить номер главы, в списке Начинается со стиля выберите стиль Заголовок 1, а в списке Разделитель выберите (точка) и нажмите кнопку ОК.

Список литературы обычно является общим для всего документа и ему номер главы, как правило, не присваивают.

Выполнение автонумерации объекта

Автонумерацию объектов проводят по следующему алгоритму.

Нумерация рисунков. Установите курсор под рисунком, наберите букву Р и нажмите клавишу Enter. Для первого рисунка выполните команду Вставка - Ссылка - Название. В окне Название выберите подпись ис. и сбросьтефлажок Исключить подпись из названия.Нажмите кнопку ОК, при этом название рисунка в тексте приобретает, например, вид: ис. 1.1. Удалите пробел между постоянной частью названия и полем нумерации и вставьте неразрывный пробел, путем одновременного нажатия клавиш Shift+Ctrl+Пробел. Это необходимо для того, чтобы при выполнении ссылок на рисунок в тексте исключить возможный перенос номера рисунка на следующую строку.

Нумерация формул. Строку с формулой выравнивают по правому краю, затем ставят курсор в конце формулы и клавишей Tab выравнивают формулу по центру. Нажмите клавишу Enter и введите две круглых скобки () . Между скобками установите курсор. Для первой формулы выполните команду Вставка - Ссылка - Название. В окне Название выберите подпись Формула и установитефлажок Исключить подпись из названия.Нажмите кнопку ОК, при этом номер формулы приобретает, например, вид (1.1).

Нумерация таблиц. Установите курсор над таблицей. Для первой таблицы выполните команду Вставка - Ссылка - Название. В окне Название выберите подпись Таблицаи сбросьтефлажок Исключить подпись из названия.Нажмите кнопку ОК.

Нумерация списка литературы. Установите курсор перед наименованием литературного источника. Для первого названия выполните команду Вставка - Ссылка - Название. В окне Название выберите подпись Литература и установитефлажок Исключить подпись из названия.Нажмите кнопку ОК.

Word вставляет название, которое имеет следующий стиль: начертание шрифта Полужирный, размер шрифта - 10 пт. Такой стиль, как правило, не подходит к конкретному техническому документу. Поэтому установите требуемый стиль во всех первых названиях объектов и скопируйте их. Название рисунка копируется в виде двух строк (в верхней - буква Р, в нижней - ис. 1.1).

Перед вставкой названий формул в каждой последующей формуле выполните действия, характерные для их нумерации (п. 2 данного алгоритма). В нужные места текста из буфера обмена вставьте

требуемые названия объектов. Нажмите кнопку Предварительный просмотр, после чего произойдет автонумерация всех объектов. Закройте окно Предварительный просмотр.

Ссылки на нумерованные объекты выполняются, как правило, в основном тексте, поэтому перед вставкой ссылок убедитесь, что тексту присвоен стиль Основной текст. В этом случае не будет проблем с форматированием ссылок.

Перекрестная ссылка является полем и, как правило, все изменения в названии объекта, на который указывает ссылка, отображаются в ней. Например, результаты редактирования названия рисунка автоматически отобразятся в ней. Перекрестную ссылку можно выполнить в виде трех вариантов :

Название целиком. В этом случае будут вставлены все три части нумерованного названия (полностью весь абзац).

Постоянная часть и номер. В этом случае будет вставлен весь текст до нумерованного поля и само поле.

Только текст названия. В ссылке отразится третья часть нумерованного названия до конца абзаца .

Ссылки на нумерованные названия выполняются следующимобразом.

Ссылки на рисунки, формулы и литературные источники. Перед ссылкой на рисунок наберите букву р. При ссылке номер литературного источника вставляют в квадратные скобки, а номер формулы - в круглые. Ссылки в тексте на эти объекты выполняются по команде Вставка- Ссылка - Перекрестная ссылка.

Вокне Перекрестные ссылки (рисунок 3) из списка Тип ссылки выберите требуемый тип названия, а из списка Вставить ссылку на: выберите Название целиком для формул и Постоянную часть и номер для рисунков и литературы. При этом внизу окна появится список названий выбранного типа, причем нумерованное название, вставленное в объект Надпись, будет находиться в конце спискаДля какого названия. Из этого списка выберите нужноеназвание и нажмите кнопку Вставить.

Рисунок 3

Если нумерованный рисунок содержит несколько фрагментов, которые обозначены буквами со скобкой, например, а), б), в), то ссылки на фрагменты рисунка делаются копированием постоянной части и номера и добавлением нужной буквы, например, рис. 1.2, а, рис. 1.2, б.

При ссылках на таблицы обычно употребляется сокращенное название - табл. К сожалению Word не может делать ссылки только на номер названия, а вышеперечисленные варианты ссылок в данном случае применить нельзя, поэтому ссылки на таблицы выполняются обычным набором текста.

2

Ссылки могут делаться и на другие нумерованные названия текста: абзацы, заголовки, закладки, сноски.

Окончательная подготовка документа

Word не производит изменения в ссылках, если с нумерованными названиями производят следующие операции:

Переносят нумерованное название на строку выше, путем нажатия клавиши Delete.

Изменяют начертание и размер шрифта.

Удаляют табуляторы и пробелы в формулах. Вставлять новые табуляторы и пробелы в формулах нельзя.

Поэтому окончательная подготовка документа производится следующим образом.

Установите курсор в строку с соответствующей формулой после последнего табулятора и нажмите клавишу Delete, при этом формула и ее название будут находиться в одной строке. Выравнивание формулы можно производить путем удаления табулятора, изменением позиции табуляции и (или) маркером отступа первой строки.

Установите курсор в название рисунка после буквы Р и нажмите клавишу Delete. Установите требуемый стиль в названиях нумерованных объектов. Нажмите кнопку Предварительный просмотр и проверьте правильность выполнения ссылок на объекты.

Если вы после этого будете делать ссылки на формулы или рисунки, то они будут иметь следующий вид: перед номером формулы появятся знаки табуляции, а сокращение ис. превратится в Рис. Поэтому в случае необходимости дальнейших ссылок на нумерованные названия установите курсор перед названием формулы и (или) после буквы Р в сокращении Рис. и нажмите клавишу Enter. Затем вы можете делать ссылки на нумерованные названия по вышеприведенному алгоритму.

ЛИТЕРАТУРА

1. Берлинер Э.М.Office 2003 / Э.М.Берлинер, И.Б. Глазырина, Б.Э. Глазырин.- М.: ООО Бином-Пресс, 2004 г. - 576 с.:

2. Безручко В.Т. Практикум по курсу «Информатика». Работа в Windows 2000, Word, Exel: Учеб. пособие.- 2-е изд. доп. и перераб. / В.Т. Безручко.- М.: Финансы и статистика, 2005.- 544 с.

3. Калабухова Г.В. Компьютерный практикум по информатике. Оффисные технологии: учеб. пособие / Г.В. Калабухова, В.М. Титов.- М.: ИД «ФОРУМ»: ИНФРА-М, 2011.- 336 с.

3