Понятийно-терминологический состав предметной области 'управление документацией'

Вестник Челябинского государственного университета. 2010. № 32 (213).

Филология. Искусствоведение. Вып. 48. С. 24-28.

Е. С. Белоус

ПОНЯТИЙНО-ТЕРМИНОЛОГИЧЕСКИЙ СОСТАВ ПРЕДМЕТНОЙ ОБЛАСТИ ‘УПРАВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТАЦИЕЙ’

В статье раскрывается содержание понятия ‘управление документацией’, рассматривается семантика базовых терминов, выделяются разноуровневые понятийные классы тер-миносистемы управления документацией, отражающие интеграционный характер данной предметной области.

Ключевые слова: термин, терминологическая система, управление документацией, понятийный класс.

Изменения, происходящие в современном мире, затрагивают различные стороны общественной жизни. Курс реформ, осуществляемых в Российской Федерации с начала XXI века, реализация национальных проектов, оптимизация правовой базы направлены на повышение уровня жизни населения и улучшение функционирования социальных структур и институтов, в том числе учреждений. Основу деятельности любой организации составляют документы, фиксирующие правовые нормы создания предприятия, принятие и исполнение управленческих решений, планируемые операции и контрольные мероприятия. Для обозначения понятий, связанных с документными процессами, употребляются термины. В настоящее время сформировалась термино-система, характеризующая работу с документами, которая еще не была предметом специального изучения. Между тем терминология данной сферы нуждается в описании и систематизации, что впоследствии позволит повысить эффективность деловой коммуникации.

Базовыми терминами, обозначающими работу с документами, являются ‘делопроизводство’, ‘документационное обеспечение управления’ и ‘управление документацией’. Изначально термин ‘делопроизводство’ трактовался как «процесс решения (производства) дела»1. Постепенно содержание этого понятия расширялось. Неотъемлемыми элементами делопроизводства стали контроль за качеством и количеством создаваемых документов; обеспечение передачи документов на уничтожение или постоянное хранение, что, наряду с оптимизацией и автоматизацией документационных операций, обусловило использование термина ‘документационное обеспечение управления’ для характеристики делопроизводственных процессов.

В настоящее время все большее применение и распространение получает новый термин, обозначающий сферу работу с документами, - ‘управление документацией’. Начиная с 90-х годов ХХ века данный термин употребляется в научных публикациях, затрагивающих вопросы использования электронных документов, автоматизации делопроизводства, внедрения системы менеджмента качества, а также касающихся проблем стандартизации и правового обеспечения документирования и организации документооборота, однако только в некоторых из них раскрывается содержание этого понятия и уточняется сфера его практического использования2.

Существуют разные подходы к пониманию процесса управления документацией, что находит отражение в дефиниции термина. Определение, предложенное М. В. Лариным, дает представление о принципах, способах осуществления управления документацией, которое понимается как «управление созданием, использованием и хранением документов организации в течение их жизненного цикла на принципах экономичности и эффективности, с использованием новых информационных технологий, обеспечивающих качественный менеджмент по отношению к документации как полноценному ресурсу управления»3.

Дефиниция термина, зафиксированная в ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, характеризует управление документами как «совокупность действий по созданию, использованию, хранению и уничтожению документов в организациях, осуществляющих деловую деятельность планомерно и эффективно, в целях доказательства проведения деловых (управленческих) операций»4. ГОСТ закрепил цель управления документацией и особенности деловой деятельности.

Новая область деятельности определяет характер терминосистемы, ее свойства. Анализ терминосистемы управления документацией позволит определить границы данной предметной области, структурировать входящие в нее понятия с целью повышения эффективности деловой и научной коммуникации.

Рассмотрим предметную область управления документацией как определенную часть реального мира, направление деятельности человека. Получение и представление информации о предметах (объектах, процессах, явлениях), характеризующих рассматриваемую деятельность, об отношениях или взаимодействиях между ними либо их частями составляют основу описания предметной области5.

Сведения об объектах, процессах и явлениях фиксируются в знаковой форме. Тип знаковой системы определяет форму сведений - это может быть язык (естественный или искусственный), графические, речевые, жестомимические образы и др. Для описания предметной области «управление документацией» мы используем логико-понятийную схему (ЛПС) - концептуальную систему знаний об объекте, представленную в том или ином вербальном или графическом виде6.

Предметная область ‘управление документацией’ - сложная система с множеством сегментов и разнообразных связей. Эти поня-

тийные сегменты находят выражение в подсистемах (микросистемах) терминологических единиц.

ЛПС предметной области ‘управление документами’ включает понятийные классы

- объединения понятий; внутри понятийных классов выделяются подклассы, которые, в свою очередь, можно разделить на более мелкие объединения (мы используем для обозначения иерархии подклассов понятие ‘уровень’

- 1 уровень, 2 уровень и т. д.). ЛПС отражает состав и соотношение понятийных классов ПО ‘управление документацией’.

Нами выделено 11 основных понятийных классов - понятийных составляющих понятийной области - и установлено количество входящих в эти классы терминов (см. диаграмму).

Большинство выделенных понятийных классов представляет собой сложные системы с различным составом подклассов и определенной иерархией понятий, что оказывает влияние на микросистемы характеризующих их терминов.

Так, понятийный класс ‘документная составляющая’ является самым многочисленным. Он включает семь подклассов 1 уровня: ‘документ и его характеристики’; ‘совокупности документов’; ‘движение документов’; ‘субъект и объект документной деятельно-

Количество терминов

Документная

2 Научная

3 Информационная

4 Организационная Понятийные составляющие

Регулирующая

Правовая

7 Технико-технологическа;

8 Бизнес-і

составляющая

Экономическая

1146

11 Коммуникативная] 24

10

Лингвистическая

944

08

1629

355

482

597

3191 (3

.8%)

19

5

6

Рис. 1. Понятийный состав предметной области ‘управление документацией’

сти’; ‘информационная составляющая документа’; ‘материальная составляющая документа’; ‘архивная деятельность и хранение документов’ (см. рис. 2).

Подкласс 1 уровня ‘документ и его характеристики’ содержит несколько понятийных подклассов 2 уровня, описывающих особенности создания и функционирования документа как объекта социальной деятельности: ‘вид документа’, ‘стадия создания документа’, которые представлены рядом терминов - дубликат, копия документа, оригинал документа; ‘свойства и признаки документа’ (аутентичность документов, достоверность документа, идентичность документов), ‘функции документа’ (информационная функция документа, культурная функция документа, правовая функция документа).

Подкласс 1 уровня ‘совокупность документов’ состоит из трех подклассов 2 уровня, обозначающих различные группы документов и работу с ними: подкласс ‘документация’ (бухгалтерская документация, документация системы менеджмента качества, научно-исследовательская документация, организационно-распорядительная документация), ‘объединения документов’ (документальный массив, документальная система), ‘дело’ (оперативное хранение дел, помещение документа в дело, формирование дел).

Подкласс 1 уровня ‘движение документов’ содержит ряд подклассов 2 уровня, описывающих время, направление, особенности перемещения документов, основные характеристики документооборота, а также представляющих перечень операций, осуществляемых при работе с документами: ‘жизненный цикл документов’ (день поступления, жизненный цикл документа, день регистрации), ‘документооборот’ (документооборот, до-кументопоток, объем документооборота), ‘документные процессы’ (документирование, конверсия, конвертирование, миграция документов), ‘операции, осуществляемые с документами’ (защита документов, оценка документов, поиск документов, регистрация документов, согласование документов, уничтожение документов, утверждение документа).

Подкласс ‘субъект и объект документной деятельности’ разделяется на два подкласса 2 уровня: ‘лица, оперирующие с документами’ (автор документа, архивариус, владелец, делопроизводитель, исполнитель), ‘документ-

ные объекты’ (документационные ресурсы, документарные процедуры, документные системы).

Подкласс ‘информационная составляющая документа’ включает термины подклассов 2 уровня ‘содержание документа’ (постановляющая часть, распорядительная часть, семантическая сущность документа); ‘реквизитный состав’ (адрес, адресат, виза, ознакомительная виза, входящий номер, геральдические знаки, герб, дата подписания, дата утверждения, дата регистрации, отметка, служебная отметка, печать, регистрационный номер, индекс, информационные реквизиты, наименование вида документа, наименование должности, печать, регистрационный номер, товарный знак, эмблема); а также термины подкласса 2 уровня ‘бланк и оформление документа’, отражающие место расположения информации в документе, особенности нумерации и табличного представления информации (бланк, бланк письма, верхнее поле, граница, лицевая сторона, фирменные бланки, боковина таблицы, головка таблицы, таблица, столбец, заголовок, буквенная нумерация, сквозная нумерация), и термины

2 с ?

уровня ‘структура документа’ (приложение, структура документа, удаления в документе, электронные компоненты документов).

Подкласс 1 уровня ‘материальная составляющая документа’ представлен подклассами ‘носитель’ (бумажный носитель, материальный носитель), ‘форма документа’ (компакт-диск, лазерный диск, локальные диски, магнитная лента, магнитный диск, электронная форма документа) и ‘форма представления документа’ (образ документа, первичное представление документа, черно-белые образы документов, электронное представление документа).

Подкласс 1 уровня ‘архивная деятельность и хранение документов’ включает два

2 с ?

уровня архивная деятельность и ‘хранение документов’.

Понятийный подкласс 2 уровня ‘архивная деятельность’ представлен рядом терминов, обслуживающих архивное дело, архивоведение, а также отражающих функционирование архивов как учреждений (архив, архивный фонд, архивохранилища, личные архивы, муниципальный архив, систематизация архивных фондов, текущие архивы, электронный архив, национальный архив и др.).

Понятийный подкласс 2 уровня ‘хранение документов’ содержит термины, связанные с организацией временного и постоянного хранения документов (архивное хранение, внесетевое хранение документов, временное хранение, государственное хранение и др.).

программа, символ, система, элемент, язык), ‘свойства’ (доступность, защищенность, масштабируемость, модульность, надежность, открытость, распределенность, эффективность), ‘процессы’ (внедрение, идентификация, интеграция, индексирование,

Понятийные подклассы

I уровень II уровень

Документ и его характеристики Вид документа Стадия создания документа Свойства Функции

Совокупность документов Документация Объединения документов Дело

Движение документов Жизненный цикл документов Документооборот Документные процессы Операции с документами

Субъект и объект документной деятельности Лица, работающие с документами Документные объекты

Информацион-ная составляющая документа Содержание Реквизиты Бланк и оформление Структура

Материальная составляющая документа Носитель Форма документа Форма представления документа

Архивная деятельность и хранение документов Архивная деятельность Хранение документов

Рис 2. Структура понятийного класса ‘документная сотавляющая’

Таким образом, основу терминосистемы предметной области ‘управление документацией’ составляют термины, характеризующие документ как информационно-материальный объект и как одно из средств социальной коммуникации, описывающие процессы документной деятельности и особенности движения документов в пределах организации. В совокупности данные термины образуют систему с определенной иерархией и разнообразными связями, что обусловливается сложностью, неоднозначностью, многоаспек-тностью такого явления действительности, как документ.

Понятийный класс ‘научные основы управления документацией’ является вторым по количеству выделенных терминов. Структура данного класса представлена следующими подклассами 1 уровня: ‘общенаучные термины’, который мы условно разделили на подклассы 2 уровня: ‘объекты’ (график, доказательства, идентификатор, институт, идея, канал, классификатор, концепция, принцип,

классификация, наблюдение, оптимизация, планирование, прогнозирование, регламентация, создание, унификация, уничтожение), ‘задачи, цели, функции, потребности’ (административные задачи, внешние потребности, внутренние потребности, оперативные задачи, стратегические задачи, управленческие функции, цель) и подкласс ‘отраслевые термины’ (рис. 3).

Подкласс ‘отраслевые термины’ содержит термины смежных дисциплин и отраслей знания: документоведения (практика доку-ментоведения, теория документоведения, терминосистема документоведения), политологии (государственная политика, гражданское общество, дипломатика, открытая политика), лингвистики (официально-деловой стиль, тавтология, термин), маркетинга (маркетинг, рекламные материалы), философии (гносеология документа, интересы человека, реальная действительность), социологии (корпоративная память, культурная идентичность, личность, миссия организа-

£

с

а

Понятийные подклассы

Общенаучные термины

Отраслевые термины

е

£

о

а

ы

й

е

б

О

ы

с

с

е

в

о

£

а

в

т

с

«

О

в

и

Й 5 нт ус о

, к

к ю

* К

ер Я н ^ о а в

й § ч К

Л В

ГО

е

т

с

и

с

р

о

£

е

и

н

е

ч

е

в

8

н

е

О

и

о

л

8

и

л

о

С

и

и

т

с

и

в

(-

н

и

(-

н

и

т

&

К

и

е

о

с

о

л

и

©

к

и

и

52

§

я

о

О

и

£

е

а

о <и

е

<5 ю н о е

Рис. 3. Понятийный класс ‘научные основы управления документацией’

ции, социально-экономические отношения,), этики (этическая норма, этический кодекс), теории систем (внешняя система, обратная связь, ядро системы, настройка системы, открытая система), а также понятия, входящие в подкласс 2 уровня ‘методологическое обеспечение управления документацией’ (метод классификации, методологические подходы, метод сравнения, графическая модель, моделирование, организационное проектирование, предпроектное обследование).

Таким образом, анализ показал, что тер-миносистема управления документацией является интеграционной и формирующейся. Терминологический аппарат отражает понятийные сегменты предметной области. Основными компонентами терминосистемы управления документацией являются термины, обозначающие вид, свойства, признаки, функции документов, документные процессы, операции, осуществляемые с документами. Широкая представленность терминологических единиц, характеризующих документные процессы и научные основы управления документацией, говорит о формировании новой профессиональной деятельности, построенной на интеграции научных знаний. Взаимопроникновение понятий, использующихся в философии, социологии, лингвистике, этике, политологии и характеризующих сферу работы с документами, определяет специфику новой профессиональной научной дисциплины «Управление документацией», ее комплексный характер. Это ставит перед исследователями задачу осмысления теоретических основ, определяющих развитие данной дисциплины, ее взаимодействия с другими науками, повышения эффективности способов организации профессиональной деятельности.

Уточнить место управления документацией в системе наук, определить структуру

профессиональной сферы, упорядочить ее понятийно-терминологический аппарат позволит составление тезауруса - словаря терминов, построенного по систематическому и алфавитному принципу и отражающего смысловые отношения иерархического и неиерархического типа. В основу такого тезауруса могут быть положены выделенные нами понятийные сегменты, которые фрагментируют знание о предметной области ‘управление документацией’ и структурируют его в пространственно-временном континууме.

Примечания

1 См.: Кузнецова, Т. В. Делопроизводство (организация и технология документационного обеспечения управления) : учеб. для вузов. М. : ЮНИТИ-ДАНА, 2002. С. 7.

2 См.: Ларин, М. В. Управление документаци-

ей. Теория и практика // Делопроизводитель. 2001. № 1. иЯЪ: http://www.directum.

ги/425841_р.зМт1.

3 Ларин, М. В. Управление документацией в организациях : проблемы истории и методологии : автореф. дис. ... д-ра ист. наук. М. : ВНИИДАД, 2000. С. 17.

4 ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования. С. 7.

5 См.: Филлипович, Ю. Н. Семантика информационных технологий : опыты словарно-тезаурусного описания / Ю. Н. Филлипович, А. В. Прохоров. М. : Изд-во МГУП, 2002. С. 3.

6 См.: Карпова, О. М. РЯ : проблемы терминографического описания / О. М. Карпова, Е. В. Щербакова. Иваново : Иван. гос. ун-т, 2005.С. 40.