Необходимые условия и принципы успешного внедрения АБИС

УДК 021-048.35

Л.В.Новинская

НЕОБХОДИМЫЕ УСЛОВИЯ И ПРИНЦИПЫ УСПЕШНОГО ВНЕДРЕНИЯ АБИС

Рассмотрены организационные вопросы процесса внедрения информационно-коммуникационных тех-нологий в библиотечном деле. В состав обязательных условий успешного внедрения АБИС входят: участие руководства в проекте внедрения; наличие стратегического плана, ИТ-стратегии библиотеки; реорганизация структуры библиотеки; реинжиниринг; соблюдение существующих норм и правил; документированность тех-нологических процессов; наличие специальной кадровой политики.

Ключевые слова: внедрение АБИС, автоматизация, инновация, управление изменениями, методология внедрения, персонал, работа с кадрами.

Larisa Vladimirovna Novinskaya NECESSARY CONDITIONS AND PRINCIPLES FOR THE SUCCESSFUL IMPLEMEN-TATION OF

ALIS

The article considers the organizational issues of the process of introduction of information-communication technologies in libraries. In the obligatory conditions for the successful implementation of ALIS includes: directorate's participation in the project implementation; the availability of the strategic plan, the IT-strategy; reorganization of the structure; reengineering; compliance with rules; documentation, special personnel policy.

Key words: implementation ALIS, automation, innovation, change management, implementation methodology, personnel, work with the staff.

Причины неуспешного внедрения автоматизированных библиотечных информационных систем (АБИС), выявленные автором при анализе публикаций и проведении социологического исследования, заключаются не только и не столько в недостаточности выделяемых на внедрение средств и несоответ-ствии функциональных возможностей внедряемых АБИС требованиям библиотечных специалистов, ско-лько в отсутствии: сформированных условий эффективного внедрения автоматизированных техноло-гий, проработанной и документированной ИТ-стратегии, проекта внедрения, чётко прописанной после-довательности работ, мониторинга хода реализации и рисков проекта, работ по оценке эффективности.

Для успешного внедрения автоматизированных технологий в библиотечную практику, обеспе-чения оптимального хода процесса обязательными с точки зрения информационного, инновационного менеджмента, теории автоматизации технологических процессов, управления изменениями, проектами, персоналом являются следующие условия, предлагаемые автором: понимание и принятие руковод-ством целей внедрения АБИС, участие в реализации проекта; наличие стратегического плана, плана раз-вития библиотеки, ИТ-стратегии библиотеки; реорганизация структуры библиотеки; оптимизация тех-нологических процессов, реинжиниринг; соблюдение норм, правил, принципов теории автоматизации, информационного и инновационного менеджмента, управления изменениями и управления проектами; документированность технологических процессов; наличие специальной кадровой политики, сформиро-ванной на период внедрения АБИС.

Рассмотрим подробнее эти требования. По нашему мнению важно наличие понимания и поддер-жки проекта внедрения на уровне руководства. Часто руководители библиотек - гуманитарии - деле-гируют руководство процессом внедрения автоматизированных средств и технологий техническим спе-циалистам, считая неважными множество технических деталей или, не вникая в суть работ по внедрении, требуют необоснованно быстрых результатов. Таким образом, практически срывая проект внедрения.

Следующее обязательное условие успешного внедрения АБИС, по мнению автора, - наличие виде-ния развития ситуации, оформленное в виде стратегического плана, плана развития библио-теки, ИТ-стратегии библиотеки.

Результаты разработки долгосрочных решений, исследований и моделирования ситуации обяза-тельно документально оформляются для последующей сверки направления движения и оценки достиг-нутых результатов. Составляющей частью общей стратегии является ИТ-стратегия учреждения.

Третьим обязательным условием внедрения АБИС является - реорганизация структуры библио-теки. Причинами этого являются, во-первых, ориентированность ресурсов библиотеки на обеспечение функционирования традиционной технологии, текущее ведение; во-вторых, в сущест-вующей структуре, могут сохраняться негибкость, консерватизм и сопротивление переменам. Подобная структура не сможет инициировать изменения и эффективно управлять ими.

Прежде чем приступать к внедрению автоматизированной технологии в библиотеке необходимо произвести частичную реорганизацию её структуры и технологического цикла (реинжиниринг). Реин-жиниринг - следующее условие эффективного внедрения АБИС.

В результате предпроектного обследования библиотеки обычно фиксируются технологические проблемы взаимодействия подразделений на массиве текущих операций, устранение которых позволило бы уменьшить издержки, а также существенно сократить время исполнения различных этапов основных процессов. Рассмотрение взаимосвязей структурных подразделений библиотеки и оценка напря-жённо-сти труда на разных участках технологического цикла в условиях внедрения автоматизированных тех-нологий, ведёт к изменению структуры учреждения. И это должно выливаться не только и столько в создании служб автоматизации библиотечных процессов, сколько в изменении структур традиционных отделов библиотеки.

Так, например, в связи с установкой первого ПК в 1991 г. во Владимирской областной научной биб-лиотеке были объединены 2 отдельных подразделения «Отдел комплектования» и «Отдел обработки» в «Отдел формирования и организации библиотечных фондов». Безусловно, это были непопулярные среди персонала меры. Однако, после переходного периода появились и ожидаемые руководством положи-тельные результаты: упростился технологический процесс обработки поступающих изданий за счёт улучшения взаимодействия между специалистами уже одного единого отдела, что дало существенное увеличения скорости поступления приобретённого издания на полку отделов обслуживания.

Реорганизация деятельности преследует цель повышения эффективности деятельности орга-низации в целом. Если при автоматизации технологических процессов не была изменена структура библиотеки, значит, не были оптимизированы процессы и автоматизированные технологии внедряются не успешно. Прежде чем процесс автоматизировать, его надо оптимизировать!

Соблюдение норм, правил, принципов теории автоматизации, информационного и инно-вационного менеджмента, управления изменениями и управления проектами - это основа успеха процесса внедрения автоматизированных систем и технологий в любой отрасли.

Специалисты библиотек часто их нарушают. Так, в общей своей массе до сих пор библиотеки России ведут каталоги одновременно и традиционным способом и в электронной форме. В результате, во-пер-вых, увеличивается либо время на обработку поступающих изданий, либо штат соответствующих подраз-делений библиотеки, возможно и обе составляющие. Во-вторых, страдает качество и традиционной сис-темы каталогов и электронного каталога (ЭК): сильно тормозится процесс ретроконверсии; страдает качество поискового образа документа, и, соответственно, неполноценный электронный каталог не может заменить всю систему бумажных каталогов как должно. Причина этого заключается в том, что сотрудники не видят смысла в этих действия, ведя две системы, и нехватке рабочих рук из-за дубли-рования процессов. Если же сосредоточиться на одной цели, результат был бы значительно лучше.

Таким образом, «нарушается один из основополагающих принципов внедрения автоматизиро-ванных информационных систем: старая и новая технология (особенно на начальных этапах работы последней) не должны сосуществовать в одних и тех же звеньях системы » [1].

Следующее условие, обеспечивающие оптимальный ход процесса внедрения автоматизированных технологий в библиотечную практику - это документированность процесса. Не возможно обеспечить чёткость взаимодействия множества структур и сотрудников, получение требуемого результата в задан-ные сроки, если это не установлено, не прописано и не доведено до конечного пользователя. Регла-ментирование процесса делает его ясным как для группы внедрения, так и других задействованных в проекте сторон. При этом становится возможным сохранение и накопление приобретённых знаний, вероятность распространения данного опыта, многократное использование результатов один раз проде-ланного труда.

Наличие специальной кадровой политики, разработанной на период внедрения АБИС, обеспечит достижение поставленных целей в заданные сроки.

Кадровая политика в период внедрения должна, по крайней мере, включать следующие разделы: подбор руководителя ИТ-направления, определение круга его полномочий; формирование службы ИТ; обеспечение регулярного информирования сотрудников библиотеки о целях, задачах, содержании, планируемых и достигаемых результатах работ по внедрению; создание системы обучения персонала библиотеки; создание системы мотивации персонала библиотеки.

Важнейшими условиями начала процесса автоматизации является наличие персонала, готового к изменениям, сотрудников, подающихся обучению, которых целесообразно обучать новым технологиям и профессионала, знающего технологию работы библиотеки и разбирающегося в автоматизированных информационных технологиях. Если таковых нет, то сначала их подготовить, здесь важны и психологи-ческая и технологическая составляющие.

При внедрении АБИС часто возникает активное сопротивление сотрудников. Эта реакция с точки зрения психологии и теории управления изменениями - естественная и её необходимо учитывать ад-министрации. Преодолеть сопротивление можно постоянным честным информированием персонала о текущей ситуации и планируемых изменениях, популяризацией позитивного примера и т.п. Необходимо разработать программу работы с кадрами для смягчения такой реакции и мотивирования персонала.

Важнейшим звеном кадровой политики является система переподготовки кадров. По оценке Gart-ner бюджет раздела обучения персонала может занимать до 17% финансирования проекта [2].

Резюмируя, следует отметить то, что качественная предварительная подготовка к работе по внед-рению или смене автоматизированных информационных систем ведёт к эффективному решению поста-вленной задачи -инновационному преобразованию библиотеки.

Литература

1. Воройский, Ф.С. Организация и 1. Vorojskij, F.S. Organizacija i tehnologija pererabotki

технология переработки карточных каталогов в kartochnYh katal°g°v v mashinochitaemuju foj™ dja

машиночитаемую форму для создания ^^ Îf^T^ katalogov.[Jelektronny resurs] / FS

r^ « -i / Vorojskij // Biblioteki i associacii v menjajushhemsja mire:

электр°нных катал°г°в [Электр°нныи ресурс] / novye tehnologii i novye formy sotrudnichestva: V Jubilejnaja

Ф.С. Воройский // Библиотеки и ассоциации в

меняющемся мире: новые технологии и новые формы сотрудничества: V Юбилейная Международная Конференция «Крым - 98»: в 2 т. Т.1 / ГПНТБ России. - М., 1998. - Режим доступа: http: //www.gpntb.ru/win/inter-events/crimea98/doc1/doc41.html - Загл. с экрана. -

2. Обучение пользователей при внедрении ERP или отличный способ провалить внедрение // PROJECT2PROJECT. - Режим доступа:

http: //proj ect2project.ru/2011/07/31/obuchenie-polzovatelej-pri-vnedrenii-erp-iH-otlichnyj-sposob-provalit-vnedrenie/.- Загл. с экрана. -

Mezhdunarodnaja Konferencija «Krym - 98»: v 2 t. T.1 / GPNTB Rossii. - M., 1998. - Rezhim dostupa: http://www.gpntb.ru/win/inter-events/crimea98/doc1/doc41.html - Zagl. s jekrana. -

2. Obuchenie pol'zovatelej pri vnedrenii ERP ili otlichnyj sposob provalit' vnedrenie // PROJECT2PROJECT. - Rezhim dostupa: http://project2project.ru/2011/07/31/obuchenie-polzovatelej-pri-vnedrenii-erp-ili-otlichnyj-sposob-provalit-vnedrenie/.- Zagl. s jekrana. -