Конференц-связь

Рынок услуг по организации деловых конференций (MICE) в России за последние годы существенно вырос. Большие города обзавелись новыми конференц-площадками, которые можно найти не только в гостиницах high-класса, но и в развлекательных или деловых центрах, а также в специализированных конференц-центрах, предназначенных исключительно для бизнес-мероприятий. Однако спрос по-прежнему опережает предложение.

Запросный лист

Жизнь менеджера, в обязанности которого входит организация MICE-мероприятий, трудна и опасна. Несмотря на то что предложение на этом рынке увеличивается год от года, достойных конференц-площадок катастрофически не хватает, а те, что имеются, надо бронировать за несколько месяцев вперед.

По словам директора по маркетингу компании "Миэль-Коммерческая недвижимость" Наталии Костиковой, бизнес-площадки, как правило, представляют собой помещения в гостиницах, расположенных в центре столицы. "Качество залов соответствует количеству звезд отеля,— поясняет она.— Все высококлассные гостиницы предлагают в основном стандартный пакет бизнес-услуг, техническое обеспечение помещений, хотя встроенные кабины для синхронного перевода есть сегодня лишь в гостинице "Балчуг"".

Помимо технического оснащения организаторов часто не устраивает вместимость помещений. "Большинство залов в столичных гостиницах предназначено для мероприятий семинарского формата, в то время как для наших конференций необходимы помещения, свободно вмещающее не меньше 200 человек, которых можно удобно рассадить за отдельными столами. Однако таких площадок практически нет даже в пятизвездных отелях,— говорит руководитель департамента конференций ИД "Генеральный директор" Мария Ковалева.— Чаще всего мы обращаемся в Marriott Grand, но чтобы забронировать место, нужно подать заявку за год до мероприятия".

Не всегда подходит арендаторам помещений для конференций и внутренняя организация пространства. Так, для проведения рабочей сессии по проекту компания "МТ Девелопмент" искала площадки с площадью комнат около 60, 35 и 25 кв. м, но, по словам руководителя отдела PR и продвижения проектов Анны Ким, организаторам в ходе поисков пришлось идти на серьезные компромиссы.

Еще один недостаток конференц-площадок — непродуманная организация услуг питания. "Мы с этой проблемой сталкиваемся чрезвычайно часто, так как наши клиенты — серьезные люди, управленцы, занимающие высокие посты в деловых сферах,— рассказывает Мария Ковалева.— Для них форма фуршета, которую может предложить большинство гостиниц, категорически неприемлема, они предпочитают формат кулуарной беседы за отдельным столом".

Например, в отелях Marriott есть шесть ресторанов с различными кухнями — от русской до французской, которые могут вместить необходимое количество человек, а в отеле "Ритц-Карлтон" для банкета надо арендовать дополнительный зал, что существенно увеличивает стоимость мероприятия. Организаторов конференций огорчает то, что ни один московский отель или конференц-центр не впустит на мероприятие постороннюю кейтеринговую компанию, а заставит пользоваться услугами собственной.

Все в сад

Впрочем, некоторые проблемы, связанные с организацией и проведением бизнес-конференций, можно решить, обратившись в загородные отели, которые располагают большими площадками и возможностями для достойного размещения гостей.

"Современные подмосковные гостиницы могут принять большое количество гостей в будние или выходные дни, причем на этот сегмент дохода они делают весомую ставку",— говорит коммерческий директор конференц-центра "На Филипповском" Константин Кузнецов.

Очевидное преимущество есть и в цене. Конечно, для того, чтобы раскрутить мероприятие, которое проводится за пределами МКАД, понадобится куда больше усилий и материальных вложений, но они едва ли превысят разницу в арендных ставках, так как стоимость проведения мероприятия зависит в первую очередь от стоимости аренды площадки, которая тем выше, чем ближе выбранное место к центру города.

Но при выборе загородного варианта, для того чтобы участники мероприятия могли добраться до места его проведения, необходимо обеспечить трансфер, а также смириться с высокой вероятностью многочасовых задержек из-за автомобильных пробок. Впрочем, город тоже не может похвастаться свободными дорогами, но тут решающую роль играет статус самого мероприятия.

Правда, кроме гостиниц на рынке существует еще как минимум три варианта расположения конференц-площадки. Прежде всего это специализированные конференц-центры, которые предназначены исключительно для такого рода мероприятий. Например, "Форум Холл", "Суриковъ Холл", конференц-центр "Павелецкий", конференц-центр "На Филипповском".

Среди очевидных преимуществ такого выбора, по мнению директора по коммуникациям конференц-центра EXTROPOLIS Анны Олевской,— деловая атмосфера, которую не сможет обеспечить ни один отель. "В связи с тем что EXTROPOLIS является независимым конференц-центром, предоставляющим полный комплекс конференц-услуг, мы считаем, что каждый должен заниматься своим делом,— объясняет она.— В любом случае конференц-услуги в гостиницах являются второстепенным бизнесом по сравнению с продажей номерного фонда и ресторанных услуг".

Нетрудно предположить, что к специализированным площадкам организаторы предъявляют самые высокие требования. "Современный конференц-центр должен быть в состоянии организовать видеоконференцию, компьютерный класс, предложить в аренду и обслужить любое оборудование,— продолжает госпожа Олевская.— В набор услуг, как ни странно это звучит, должен входить вышколенный персонал, который понимает, каково его назначение, быстро реагирует на пожелания клиента и, конечно, доброжелателен".

Но, к сожалению, далеко не все конференц-центры способны конкурировать с гостиницами, которые, строго говоря, работают в этом сегменте не по своему профилю. По словам Константина Кузнецова, это связано с двумя совершенно разными подходами к организации площадок. И если в первом случае уровень зала зависит от звездности, от позиционирования отеля, то в конференц-центрах набор услуг усреднен, ориентирован на типичные потребности клиентов.

Загруженность конференц-центров, так же, как и площадок в столичных отелях, очень велика, поэтому организаторам следует бронировать зал, как минимум, за три-шесть месяцев до мероприятия.

Украшение стола

Если же помещения конференц-центров и гостиниц организаторов по каким-то причинам не устраивают, существуют и другие варианты. Так, если нужна шоу-программа, то площадку стоит выбирать в развлекательном центре. Если же кордебалет или ледовое шоу не предполагается, можно остановиться на выставочных центрах, среди которых выделяются Гостиный двор и Манеж. Здесь есть площадки, подходящие для проведения как долгосрочных, так и краткосрочных мероприятий.

Еще один вариант — бизнес-центры, которых в столице тоже довольно много. По словам господина Кузнецова, на сегодняшний день конференц-зоны формируются во всех проектах бизнес-центров — это одно из условий, которое "арендатор выдвигает перед арендодателем при выборе офисного помещения". Но подчас условия строительства бизнес-центров не позволяют создавать полноценные конференц-залы, где наряду с техническим оснащением, сервисом и вместимостью будет наличествовать, например, дневной свет.

Этот параметр, по словам директора по гостиничным продажам и маркетингу трех отелей Marriott в Москве Константина Горяинова, является европейским стандартом и одним из важнейших факторов для клиента, если его представляет международная компания. Кроме того, бизнес-центрам все же выгоднее сосредоточиться на долгосрочных проектах аренды офисов, чем работать с краткосрочными арендаторами, встречать и обслуживать гостей.

"Пик спроса на event-услуги традиционно приходится на весну и осень, которые в целом совпадают с пиками и спадами в деловой активности бизнес-структур,— говорит Константин Кузнецов.— Тогда как рождественские каникулы, майские праздники, время летних отпусков являются периодами пониженного спроса".

В гостиницах проблемы сезонности решаются довольно просто, так как в этом сегменте, по словам регионального директора по коммуникации и общественным связям компании Rezidor Hotel Group Сандры Димитрович, бизнес и туризм, дополняя друг друга, обеспечивают заполняемость отеля и позволяют управляющей компании сбалансировать сезонность.

"В то же время в бизнесе в так называемое межсезонье для конференций проводятся различные корпоративные и внутренние мероприятия компаний, которые сезонности не подвержены,— говорит Мария Ковалева.— Поэтому окупаемость конференц-площадок зависит от грамотного планирования загрузки залов в любое время года".

Однако по оценкам Colliers International, на сегодняшний день наш рынок еще не готов принять формат таких профессиональных площадок. В частности, об этом свидетельствует факт отсутствия управляющих компаний, специализирующихся на этом сегменте. Единичные случаи есть, но в ближайшее время найти высокопрофессиональную команду специалистов в этой сфере все еще будет трудно.

"Придут ли на рынок управляющие компании такого типа? Скорее всего, да, так как процесс глобализации не остановить,— полагает Константин Кузнецов.— Но их будет немного, а вероятность встретить на рынке иностранные управляющие компании такого профиля еще меньше: российский event-рынок для них слишком мал и слишком диверсифицирован".

Гостиницы начинают и... выигрывают

Пока же на рынке MICE-услуг предпочтение перед бизнес-центрами отдается гостиницам. С одной стороны, так сложилось исторически. Высокие стандарты, культуру сервиса на развивающиеся рынки всегда первыми несли именно брендованные отели.

Конференц-центры, в свою очередь, не могут конкурировать с ними во время мероприятий с участием иногородних или зарубежных гостей, поскольку гостиницы часто дают возможность получения пакетной скидки за счет сосредоточения деловой части и мероприятий "без галстука" на одной территории. Роль играет и качество проживания иногородних и зарубежных участников, четкость организации мероприятия и предоставления банкетных услуг. Кроме того, гости конференции вряд ли задержатся в пробках и опоздают на мероприятие, если добираться на него будут на лифте из собственного номера.

"Высокое качество сервиса по трем разным компонентам в условиях развивающегося рынка можно найти гарантированно только на одном островке "цивилизации", то есть в отеле под международным управлением,— уверена директор департамента консалтинга компании Colliers International Елена Риставаара.— К тому же такой отель обладает еще одним безусловным достоинством: он располагается в центре города".

Почему не развлекательный центр? Для долгосрочного мероприятия он не подойдет. Но с другой стороны, для однодневного мероприятия с шоу-программой он все-таки будет выгоднее, чем отель, где существуют ограничения по шуму и времени проведения праздника.

С другой стороны, в Москве в последнее время стали развиваться кейтеринговые услуги, то есть выездное банкетное обслуживание, которое предлагают и многие отели high-класса. Так что у клиента появился более широкий выбор. Он может провести мероприятие, например, в собственном тренинговом центре, а банкетные услуги заказать "на стороне".

Поэтому, по мнению экспертов Colliers International, в ближайшем будущем специализированные комплексы, скорее всего, не появятся, а конференц-площадки будут предлагаться преимущественно как дополнительная услуга при отелях, бизнес- и выставочных центрах.