АВТОМАТИЗИРОВАННАЯ СИСТЕМА ДЛЯ ОСУЩЕСТВЛЕНИЯ КОМПЛЕКСНОЙ ПРОГРАММЫ ЗАКУПОК ПРИ ПОМОЩИ ЭЛЕКТРОННЫХ ТОРГОВЫХ ПРОЦЕДУР

Полезная модель относится к вычислительной технике, информационным технологиям, и может быть использована в автоматизированной системе для оперативного обеспечения в течение длительного срока времени материально-техническими ресурсами и оборудованием группы предприятий, входящих в состав государственной организации, акционерного общества или промышленного холдинга.
Для устойчивого развития предприятия в долгосрочной перспективе (в том числе построения на базе Группы промышленно-сбытового холдинга), выхода на новые рынки и укрепления на них, развития позиции на существующих рынках предприятиям Группы необходима эффективная система снабжения, позволяющая осуществлять оперативные поставки материально-технических ресурсов (МТР) и услуг требуемого качества с заданными экономическими параметрами поставок, как для внутренних нужд, так и для внешних потребителей.
Современный рынок МТР и услуг отличается слабой предсказуемостью конъюнктуры, общим трендом неконтролируемого роста цен, неоправданно удлиненными цепочками поставок необходимых ресурсов с применением, как правило, непрозрачных дилерских и посреднических схем, дефицитом поставщиков и подрядчиков специализированного, инновационного, высокотехнологичного оборудования и услуг, длительными сроками изготовления и поставки указанных типов оборудования.
Для повышения экономической эффективности закупок, минимизации негативных последствий колебаний внешней рыночной среды для группы предприятий существует объективная потребность унификации номенклатуры МТР и услуг, укрупнения закупок как по отдельным позициям, так и по типовым группам МТР и услуг, интеграции контроля закупок, сокращения числа поставщиков и подрядчиков, выстраивания долгосрочных отношений с контрагентами, построения системы детального анализа и прогнозирования цен, структуры и других параметров рынка, поведения участников рынка МТР и услуг.
Кроме того, для группы предприятий существует необходимость диверсификации источников МТР и услуг (как российских, так и зарубежных) с определением приоритетов закупок из тех или иных источников, пониманием по каждой ключевой позиции МТР и услуг (или типовой группе МТР и услуг) альтернативных и взаимозаменяемых источников.
Стоимость МТР и услуг составляет значительную долю в структуре себестоимости конечной продукции предприятий. Минимизация указанной доли (путем оптимизации ценовых характеристик МТР и услуг за счет централизации закупок) в структуре себестоимости позволит добиться существенного роста рентабельности продукции предприятий и, как следствие, повышения экономической эффективности группы предприятий в целом, высвобождения дополнительного инвестиционного ресурса на перспективные инновационные и инфраструктурные проекты.
Известна автоматизированная система планирования и учета материально-технических ресурсов федеральных судов общей юрисдикции и системы судебного департамента при Верховном суде Российской Федерации, содержащая модуль приема отчетов-заявок, модуль селекции адреса картотеки объектов в базе данных сервера, модуль идентификации адреса номера объекта в выбранной картотеке, модуль модификации адреса записей базы данных сервера, модуль формирования сигналов записи и считывания базы данных сервера, модуль приема записей базы данных сервера, модуль адресации материалов объекта пользователям, модуль приема рассматриваемых дел объектов, модуль селекции опорного адреса базы данных пользователя, модуль идентификации текущего адреса базы данных пользователя. (RU, U1, №77699, G06F 12/00, опубл. 27.10.2008).
Эта система предназначена для автоматизированного создания группе организаций отчета-заявок, редактирования отчета-заявок, создания заявок на дополнительное материально-техническое обеспечение, редактирования заявок на дополнительное материально-техническое обеспечение, печати заявок на дополнительное материально-техническое обеспечение и экспорт информационного пакета, содержащего заполненные формы документов. Отчеты-заявки создаются в форме информационных карточек. Документы, созданные на основе утвержденных форм бланков, имеют поля, в которых при создании структурированного документа часть полей формы заполняется автоматически, часть - с помощью классификаторов и справочников, часть - вручную.
Недостатками известной системы являются невысокое быстродействие и невозможность оперативного управления системой и отслеживания изменяющихся внешних параметров в течение длительных временных интервалов.
Известна информационная модель закупочного электронного терминала, содержащая автоматизированные рабочие места заказчиков конкурсов и участников, соединенные каналами связи с сервером закупочного электронного терминала, соединенного с сервером интегрированных баз данных, резервный сервер, соединенный с сервером закупочного электронного терминала, при этом в систему дополнительно введены защищенный сервер и Интернет-сервер, сервер анализа, соединенные с сервером закупочного электронного терминала, причем автоматизированные места участников конкурсов соединены каналами связи с Интернет-сервером, который соединен с сервером анализа, соединенным каналами связи с автоматизированными рабочими местами заказчиков конкурсов, при этом сервер интегрированных баз данных состоит из интегрированной базы данных проведения конкурсных торгов и анализа конкурсных предложений, базы данных поставщиков и производителей и базы данных классификатора продукции, при этом защищенный сервер соединен каналами связи с автоматизированными рабочими местами участников конкурсов и Интернет-сервером. (RU, U1, №43664, G06F 7/00, опубл. 27.01.2005).
Известное устройство позволяет осуществлять электронные конкурсные торги и оперативно осуществлять одномоментные закупки для нескольких заказчиков конкурсов и нескольких их участников, но не позволяет осуществлять централизованные закупки для множества предприятий в течение длительного интервала времени с корректированием стоимости закупок, интервалов поставок, изменения предприятий-поставщиков и т.д.
Известна система обеспечения инновационной деятельности, которая выполнена состоящей из блока приема и коммутации информации, блока формирования инновационных разработок, блока формирования экспертных документов, блока формирования документов правовой защиты инновационных разработок, блока обработки и хранения баз данных системы, блока формирования юридических документов, поисковой системы на базе гармонизированных классификаторов, блока гармонизации общероссийских классификаторов, блока формирования и контроля финансовых документов, выполненного содержащим два блока: блок обработки финансовых обязательств, блок анализа финансовых обязательств, а также блока формирования и контроля электронной цифровой подписи, блока формирования и контроля электронного документооборота, блока формирования и контроля электронной банковской гарантии, блока формирования и контроля комплексной отчетности системы, блока формирования сводных программ закупок, блока формирования документов производственного обеспечения инновационных проектов, блока сопряжения с Единой Системой Электронных Торгов и блока формирования защищенных индивидуальных внутрисистемных электронных сообщений. (RU, U1, №83639, G06F 17/00, опубл. 10.06.2009).
Известная система позволяет расширить функциональные возможности, повысить надежность и быстродействие, оптимизировать условия работы всех участников инновационной деятельности, довести инновационные разработки до массового производства и создать цивилизованный рынок инноваций.
Ограничением этой системы является возможность обеспечения инновационной деятельности только одного конкретного предприятия, а не группы предприятий (организаций). Например, для нужд другого предприятия нужно использовать такую же систему обеспечения инновационной деятельности. Система не позволяет осуществлять централизованные закупки в течение длительного периода времени, например, года, данная задача в этом техническом решении просто не рассматривается.
Наиболее близкой является автоматизированная система для осуществления закупок (система мультикритериальных онлайновых запросов предложений и единого электронного документооборота), содержащая блок формирования экспертных оценок конкурсных заявок, блок формирования итоговых таблиц результатов торговой процедуры, блок формирования протоколов конкурсной комиссии, блок формирования и контроля полного комплекта итоговых документов торговой процедуры, соединенных последовательно, блок формирования конкурсной документации, блок формирования конкурсных заявок участников торговой процедуры, блок формирования документов договора купли, каналы внутренней связи, блок сопряжения, предназначенный для связи с электронной торговой площадкой и коммутации информации. (RU, U1, №107612, G06F 17/00, опубл. 20.08.2011).
Как следует из названия известной системы: «система мультикритериальных онлайновых запросов предложений и единого электронного документооборота» она предназначена для одноразового осуществления закупок и/или продаж одного, конкретного предприятия (организации) на электронной торговой площадке, и с помощью такой системы невозможно осуществить централизованные закупки в течение достаточно длительного интервала времени для многих дочерних предприятий, например, входящих в состав головной организации - государственной организации, акционерного общества, производственного объединения, холдинга. При использовании такой системы для группы предприятий, например, в течение года, пришлось бы постоянно корректировать планы производственных заданий с учетом изменения поставщиков, материально-технических ресурсов (МТР), качества представляемого оборудования, стоимости и т.п., невозможно реализовать долгосрочные планы на производство и продажу специализированного оборудования, невозможно обеспечить унификацию оборудования и МТР для группы предприятий, снижается надежность долговременных поставок оборудования, МТР, выполнения работ и оказания услуг, увеличиваются риски долговременной закупочной деятельности, снижается оперативность и прозрачность закупочной деятельности, увеличиваются транспортно-логистические и складские затраты.
Решаемая полезной моделью задача - обеспечение эффективности закупок оборудования и МТР для группы предприятий при помощи электронных торговых процедур в течение длительного промежутка времени, преимущественно года, обеспечение поэтапного контроля за ходом выполнения годовой комплексной программы закупок и улучшение технико-эксплуатационных характеристик.
Технический результат, который получен при выполнении заявленной полезной модели - расширение функциональных возможностей для группы предприятий при проведении электронных торгов за счет оптимизации осуществления закупок, повышение быстродействия и надежности системы при осуществлении долговременных закупок, обеспечение автоматизации и оптимизации условий работы всех участников производственного процесса, улучшение контроля за осуществлением закупок, обеспечение унификации оборудования и МТР для группы предприятий.
Для решения поставленной задачи с достижением указанного технического результата в известной автоматизированной системе для осуществления закупок, содержащей блок формирования конкурсной документации, блок формирования конкурсных заявок участников торговой процедуры, блок формирования документов договора закупки, блок формирования экспертных оценок конкурсных заявок, блок формирования итоговых таблиц результатов торговой процедуры, блок формирования протоколов конкурсной комиссии, блок формирования и контроля полного комплекта итоговых документов торговой процедуры, каналы внутренней связи, блок сопряжения, предназначенный для связи с электронной торговой площадкой и коммутации информации, согласно заявленной полезной модели блок формирования конкурсной документации и блок формирования конкурсных заявок участников торговой процедуры объединены в блок формирования лотов, выполненный с указанием сроков начала и окончания выполнения годовой комплексной программы (ГКПЗ) по позициям номенклатур, введены блок формирования инвестиционных разработок и производственных заданий, блок формирования планов предприятий в разрезе номенклатур и сроков, блок согласования планов, выполненный из блока обеспечения производственной деятельности, блока капитального строительства и инжиниринга, блока экономики и финансирования, соединенных последовательно, блок корректировки плана, блок формирования проекта ГКПЗ по номенклатурам и срокам выполнения, блок формирования экспертных документов, блок формирования ГКПЗ, блок разделения ГКПЗ по централизованным и локальным закупкам, блок хранения ГКПЗ, блок формирования списка лотов по порядку сроков начала выполнения ГКПЗ, блок коммутации, блок поисковой системы, блок контроля поставок, блок формирования и контроля итоговых документов закупок по этапам выполнения ГКПЗ, первый дополнительный блок сопряжения и второй дополнительный блок спряжения, при этом система выполнена из серверов - сер вера головной организации, сервера специализированной закупочной организации, и, по меньшей мере, двух серверов предприятий, причем сервер специализированной закупочной организации и серверы предприятий выполнены идентичными, сервер головной организации имеет блок формирования инвестиционных разработок и производственных заданий, блок формирования планов предприятий в разрезе номенклатур и сроков, блок согласования планов, блок корректировки плана, блок формирования проекта ГКПЗ по номенклатурам и срокам выполнения, блок формирования экспертных документов, блок формирования ГКПЗ, блок разделения ГКПЗ по централизованным и локальным закупкам, соединенных последовательно, а также блок формирования и контроля итоговых документов закупок по этапам выполнения ГКПЗ, при этом вторые выходы блока обеспечения производственной деятельности, блока капитального строительства и инжиниринга, блока экономики и финансирования подсоединены к второму входу блока формирования планов предприятий в разрезе номенклатур и сроков через блок корректировки, первый дополнительный блок сопряжения предназначен для связи с удаленными серверами через сеть Интернет, сервер специализированной закупочной организации имеет блок хранения ГКПЗ, выполненный обеспечивающим хранение ГКПЗ по централизованным закупкам, блок формирования лотов, блок формирования списка лотов по порядку сроков начала выполнения ГКПЗ, блок коммутации, блок поисковой системы, блок формирования экспертных оценок конкурсных заявок, блок формирования итоговых таблиц результатов торговой процедуры, блок формирования протоколов конкурсной комиссии, блок формирования документов договора закупки, блок формирования и контроля полного комплекта итоговых документов торговой процедуры, блок контроля поставок, которые соединены последовательно, второй дополнительный блок сопряжения предназначен для связи с электронной торговой площадкой и для связи с удаленными серверами, при этом вход блока хранения ГКПЗ подсоединен по сети с первым выходом блока разделения ГКПЗ по централизованным и локальным закупкам сервера головной организации, вход-выход блока поисковой системы и вход-выход блока формирования документов договора закупки подсоединены к второму дополнительному блоку сопряжения, а выход блока контроля поставок по сети подсоединен к одному из входов блока формирования и контроля итоговых документов закупок по этапам выполнения ГКПЗ сервера головной организации, каждый из серверов предприятия имеет блок хранения ГКПЗ, выполненный обеспечивающим хранение ГКПЗ по локальным закупкам, блок формирования списка лотов по порядку сроков начала выполнения ГКПЗ, блок коммутации, блок поисковой системы, блок формирования экспертных оценок конкурсных заявок, блок формирования итоговых таблиц результатов торговой процедуры, блок формирования протоколов конкурсной комиссии, блок формирования документов договора закупки, блок формирования и контроля полного комплекта итоговых документов торговой процедуры, блок контроля поставок, которые соединены последовательно, блок сопряжения, предназначенный для связи с электронной торговой площадкой и коммутации информации также предназначен для связи с удаленными серверами через сеть Интернет, вход блока хранения ГКПЗ подсоединен к второму выходу блока разделения ГКПЗ по централизованным и локальным закупкам сервера головной организации через блок сопряжения, сеть Интернет и первый дополнительный блок сопряжения, вход-выход блока поисковой системы и вход-выход блока формирования документов договора закупки подсоединены к блоку сопряжения, а выход блока контроля поставок подсоединен через блок сопряжения, сеть Интернет, первый дополнительный блок сопряжения к другому из входов блока формирования и контроля итоговых документов закупок по этапам выполнения ГКПЗ сервера головной организации.
Возможны дополнительные варианты выполнения системы, в которых целесообразно, чтобы:
- в сервер головной организации был введен блок мониторинга, вход которого подсоединен к выходу блока формирования инвестиционных разработок и производственных заданий, а выход блока мониторинга подсоединен к третьему входу блока формирования планов предприятий в разрезе номенклатур и сроков;
- в качестве сети сервера головной организации и сервера специализированной закупочной организации была использована локальная или магистральная сеть;
- в качестве сети сервера головной организации и сервера специализированной закупочной организации была использована сеть Интернет, а связь между ними осуществлена посредством сети Интернет, а также первого дополнительного блока сопряжения и второго дополнительного блока сопряжения.
Указанные преимущества полезной модели, а так же ее особенности поясняются с помощью лучшего варианта ее выполнения со ссылками на прилагаемый чертеж.
Фиг.1 изображает функциональную схему заявленной автоматизированной системы.
Автоматизированной система для осуществления закупок (фиг.1) содержит блок 1 формирования конкурсной документации, блок 2 формирования конкурсных заявок участников торговой процедуры, блок 3 формирования документов договора закупки, блок 4 формирования экспертных оценок конкурсных заявок, блок 5 формирования итоговых таблиц результатов торговой процедуры, блок 6 формирования протоколов конкурсной комиссии, блок 7 формирования и контроля полного комплекта итоговых документов торговой процедуры, каналы внутренней связи (на фиг.1 не показаны), блок 8 сопряжения, предназначенный для связи с электронной торговой площадкой 9 и коммутации информации. Блок 1 формирования конкурсной документации и блок 2 формирования конкурсных заявок участников торговой процедуры объединены в блок 10 формирования лотов, выполненный с указанием сроков начала и окончания выполнения годовой комплексной программы (ГКПЗ) по позициям номенклатур. Введены блок 11 формирования инвестиционных разработок и производственных заданий, блок 12 формирования планов предприятий в разрезе номенклатур и сроков, блок 13 согласования планов, выполненный из блока 14 обеспечения производственной деятельности, блока 15 капитального строительства и инжиниринга, блока 16 экономики и финансирования, соединенных последовательно. Также в систему введены блок 17 корректировки плана, блок 18 формирования проекта ГКПЗ по номенклатурам и срокам выполнения, блок 19 формирования экспертных документов, блок 20 формирования ГКПЗ, блок 21 разделения ГКПЗ по централизованным и локальным закупкам, блок 22 хранения ГКПЗ, блок 23 формирования списка лотов по порядку сроков начала выполнения ГКПЗ, блок 24 коммутации, блок 25 поисковой системы, блок 26 контроля поставок, блок 27 формирования и контроля итоговых документов закупок по этапам выполнения ГКПЗ, первый дополнительный блок 28 сопряжения и второй дополнительный блок 29 спряжения.
Система выполнена из серверов - сервера 30 головной организации, сервера 31 специализированной закупочной организации (СЗО), и, по меньшей мере, двух серверов 32, 33 предприятий, причем сервер 31 СЗО, серверы 32, 33 предприятий выполнены идентичными. Сервер 33 предприятия на фиг.1 не показан и выполнен аналогично серверу 32.
Сервер 30 головной организации содержит блок 11 формирования инвестиционных разработок и производственных заданий, блок 12 формирования планов предприятий в разрезе номенклатур и сроков, блок 13 согласования планов, выполненный из блока 14 обеспечения производственной деятельности, блока 15 капитального строительства и инжиниринга, блока 16 экономики и финансирования, соединенных последовательно, блок 18 формирования проекта ГКПЗ по номенклатурам и срокам выполнения, блок 19 формирования экспертных документов, блок 20 формирования ГКПЗ, блок 21 разделения ГКПЗ по централизованным и локальным закупкам, соединенных последовательно, а также блок корректировки плана, блок формирования и контроля итоговых документов закупок по этапам выполнения ГКПЗ. Вторые выходы блока 14 обеспечения производственной деятельности, блока 15 капитального строительства и инжиниринга, блока 16 экономики и финансирования подсоединены к трем входам блока 17 корректировки плана, а его выход к второму входу блока 12 формирования планов предприятий в разрезе номенклатур и сроков. Первый дополнительный блок 28 сопряжения предназначен для связи с удаленными серверами через сеть Интернет.
Сервер 31 СЗО содержит блок 22 хранения ГКПЗ, выполненный обеспечивающим хранение ГКПЗ по централизованным закупкам, блок 10 формирования лотов, блок 23 формирования списка лотов по порядку сроков начала выполнения ГКПЗ, блок 24 коммутации, блок 25 поисковой системы, блок 4 формирования экспертных оценок конкурсных заявок, блок 5 формирования итоговых таблиц результатов торговой процедуры, блок 6 формирования протоколов конкурсной комиссии, блок 3 формирования документов договора закупки, блок 7 формирования и контроля полного комплекта итоговых документов торговой процедуры, блок 26 контроля поставок, которые соединены последовательно. Второй дополнительный блок 29 сопряжения предназначен для связи с электронной торговой площадкой 9 и для связи с удаленными серверами. Вход блока 22 хранения ГКПЗ подсоединен по сети с первым выходом блока 21 разделения ГКПЗ по централизованным и локальным закупкам сервера 30 головной организации. Вход-выход блока 25 поисковой системы и вход-выход блока 3 формирования документов договора закупки подсоединены к второму дополнительному блоку 29 сопряжения. Выход блока 26 контроля поставок по сети подсоединен к одному из входов блока 27 формирования и контроля итоговых документов закупок по этапам выполнения ГКПЗ сервера 30 головной организации.
Каждый из серверов 32, 33 предприятия (сервер 33 на фиг.1 не показан) содержит блок 22 хранения ГКПЗ, выполненный обеспечивающим хранение ГКПЗ по локальным закупкам, блок 10 формирования лотов, блок 23 формирования списка лотов по порядку сроков начала выполнения ГКПЗ, блок 24 коммутации, блок 25 поисковой системы, блок 4 формирования экспертных оценок конкурсных заявок, блок 5 формирования итоговых таблиц результатов торговой процедуры, блок 6 формирования протоколов конкурсной комиссии, блок 3 формирования документов договора закупки, блок 7 формирования и контроля полного комплекта итоговых документов торговой процедуры, блок 26 контроля поставок, которые соединены последовательно. Блок 8 сопряжения предназначен для связи с электронной торговой площадкой 9 и коммутации информации также предназначен для связи с удаленными серверами через сеть Интернет. Вход блока 22 хранения ГКПЗ подсоединен к второму выходу блока 21 разделения ГКПЗ по централизованным и локальным закупкам сервера 30 головной организации через блок 8 сопряжения, сеть Интернет и первый дополнительный блок 28 сопряжения. В ход-выход блока 25 поисковой системы и вход-выход блока 3 формирования документов договора закупки подсоединены к блоку 8 сопряжения. Выход блока 7 контроля поставок подсоединен через блок 8 сопряжения, сеть Интернет, первый дополнительный блок 28 сопряжения к другому из входов блока 27 формирования и контроля итоговых документов закупок по этапам выполнения ГКПЗ сервера головной организации.
В сервер 30 головной организации может быть введен блок 33 мониторинга, вход которого подсоединен к выходу блока 11 формирования инвестиционных разработок и производственных заданий, а выход блока 33 мониторинга подсоединен к третьему входу блока 12 формирования планов предприятий в разрезе номенклатур и сроков.
Кроме того, в качестве сети сервера 30 головной организации и сервера 31 СЗО может быть использована локальная или магистральная (отраслевая) сеть.
Возможно также, что в качестве сети сервера 30 головной организации и сервера 31 СЗО использована сеть Интернет, а связь между ними осуществлена посредством сети Интернет, а также первого дополнительного блока 28 сопряжения и второго дополнительного блока 29 сопряжения (на фиг.1 не показано).
Работает автоматизированная система для осуществления закупок (фиг.1) следующим образом.
На вход (показан стрелкой со свободным концом) блока 11 формирования инвестиционных разработок и производственных заданий сервера 30 головной организации поступают по внешним линиям связи или вводятся с клавиатуры данные о задании, описание технологического процесса, ориентировочная стоимость, комплектующие, объем производства продукции, необходимые МТР, материально-техническое обеспечение (МТО) и т.п., на основании которых блок 10 формирует данные о технической и технологической документации в соответствии с установленными требованиями. Эти данные поступают на вход блока 12 формирования документов планов предприятий в разрезе номенклатур и сроков. Блок 12 формирует документы плана для предприятия, в которых отражаются потребности в комплектующих, в МТР, работах и услугах для выполнения производственных заданий, планов ТО и ремонта в разрезе номенклатур, которые передаются блоку 13 согласования планов. Блок 13 выполнен из последовательно соединенных блоков - блока 14 обеспечения производственной деятельности, блока 15 капитального строительства и инжиниринга, блока 16 экономики и финансирования. Вторые выходы блока 14, блока 15, блока 16 соответственно соединены с тремя входами блока 17 корректировки плана, выход которого соединен с вторым входом блока 12 формирования документов планов предприятий в разрезе номенклатур и сроков. Блок 17 корректировки плана выполняет функцию и/или, т.е соответствующие разделы плана, относящиеся к обеспечению производственной деятельности, строительству и/или финансирования могут быть скорректированы по-отдельности и/или совместно. Блоки 12, 14, 15, 16, 17 позволяют уполномоченным сотрудникам (отделам) предприятия в режиме реального времени со своего рабочего места (на фиг.1 не показано) принимать участие в формировании документов в части их касающейся, например: объемы, качество, сроки, базис, условия поставки, обеспечение производственных площадей, складских помещений, условия оплаты и гарантий поставщика, лимитная цена за единицу продукции (товара, работ, услуг), причем каждый из уполномоченных сотрудников предприятия в любое время может видеть все изменения, вносимые в документацию другими сотрудниками (отделами). Кроме того, в систему может быть введен блок 33 мониторинга, вход которого подсоединен к выходу блока 11 формирования инвестиционных разработок и производственных заданий, а выход к третьему входу блока 12 блока 12 формирования документов планов предприятий в разрезе номенклатур и сроков. Блок 33 согласно данным инвестиционных разработок и производственных заданий осуществляется мониторинг рынка, формирование аналитики по рынку МТР, МО, работ, услуг, а также информация о номенклатуре и плановых ценах на МТР, работы и услуги. Кроме того, факультативно блок 33 может формировать данные о возможных поставщиках (например, адреса их Web-сайтов, e-mail и т.п.). После корректировки блоком 17 и окончательного их согласования блоком 13 в блоке 12 каждому из предприятий, входящему в группу, присваивается уникальный идентификационный номер (IN), a данные о документах планов предприятий в разрезе номенклатур и сроков с выхода блока 12 через блок 13 поступают на вход блока 18 формирования проекта ГКПЗ, который формирует проект годовой комплексной программы закупок (ГКПЗ) для всех предприятий (с их IN), входящих в группу в разрезе номенклатур закупок по номенклатурам и срокам выполнения.
Блок 18 формирует сводный проект ГКПЗ по категориям номенклатур с указанием IN предприятий.
К первой категории для осуществления централизованных закупок относятся закупки, которые содержат в себе позиции оборудования, МТР, работ и услуг, которые соответствуют одному и/или нескольким критериям:
- Несут наибольшие риски для Группы предприятий при осуществлении производственной и закупочной деятельности, в частности:
- Являются наиболее критичными для обеспечения непрерывного производства предприятиями Группы.
- Являются позициями с длительным сроком изготовления/поставки.
- Являются узкоспециализированными позициями (сложны с технической точки зрения, требуют проектирования и изготовления перед поставкой и т.п.).
- Являются позициями со сложными процедурами оформления (сложное таможенное оформление, повышенный контроль государства).
- Являются позициями, закупка которых возможна у ограниченной категории поставщиков.
- Являются позициями, по которым наиболее часты сбои по срокам объемам и качеству поставок.
- Отличаются высокой стоимостью единицы продукции.
- Имеют наибольший потенциал эффекта синергии для Группы, в частности:
- Являются однотипными позициями, закупаемыми в большом объеме для нескольких предприятий Группы.
- Являются позициями, потребление которых отличается относительной равномерностью для нескольких предприятий Группы.
- Являются позициями с предсказуемой конъюнктурой рынка, по которым возможна закупка без привлечения региональных контрагентов.
К второй категории для осуществления локальных закупок относятся закупки, которые содержат в себе позиции оборудования, МТР, работ и услуг, которые соответствуют одному и/или нескольким критериям:
- Среднестоимостные позиции, которые не входят в первую категорию и консолидация которых на уровне предприятий наиболее целесообразна из-за регионального принципа формирования рынка поставщиков (при условии наличия достаточного количества региональных поставщиков), соответствующего уровня рисков и других факторов.
- Позиции, не удовлетворяющие требованиям первой категории по одному или нескольким критериям, но консолидация которых на региональном уровне дает эффект синергии (например, позиции, поставщики которых находятся только в конкретном регионе присутствия предприятий Группы).
- Номенклатура, которая может быть отнесена как к первой категории, так и ко второй категории должна быть оценена на предмет монополизируемости рынка, который ее предлагает. Для исключения случаев, когда ввиду централизации закупок сокращается количество претендентов (производители маленькие, весь объем охватить не могут, разбросаны географически), что оставляет на рынке нескольких игроков, способных обеспечить Группу предприятий нужным объемом продукции по дискриминационным ценам (то есть необоснованно завышенными ввиду высокого монополизма рынка).
- Все остальные.
Далее проект ГКПЗ с блока 18 поступает в блок 19 формирования экспертных документов, который служит для обоснованного отнесения номенклатур позиций ГКПЗ к первой или второй категории, т.е. для осуществления централизованных или локальных закупок в соответствии с вышеописанными критериями.
На основании информации блока 18 эксперты заполняют электронные формы для каждой позиции проекта ГКПЗ с проставлением соответствующих бальных оценок каждым экспертом. Возможны различные варианты проведения экспертиз проекта ГКПХ. Например, для отнесения позиции номенклатуры к централизованным закупками устанавливаются бальные оценки от 6 до 10, а для локальных закупок от 1 до 5. Эксперты между собой не общаются, а вход блока 19 защищен для каждого эксперта индивидуальным паролем. По существу блок 19 и эксперты выполняют функции центральной закупочной комиссии (ЦЗК). Эти данные поступают в блок 20 формирования ГКПЗ, в котором выводится автоматизированная суммарная оценка W по всем экспертам, позволяющая отнести номенклатуру закупаемых комплектующих, МТР, услуг к первой или второй категории по формуле W=ΣAi/K, где ΣAi - суммарная бальная оценка всех экспертов, а К - количество экспертов. Если W≥6, то закупки относятся к централизованным, а если W≤5 - то локальные Централизованные закупки идентифицируют в сводном плане ГКПЗ блока 20 каким-либо одним индексом, а локальные закупки каким-либо другим. Для организации, которая будет осуществлять централизованные закупки, вводится собственный уникальный IN. IN для предприятий, осуществляющих локальные закупки, был сформирован в блоке 12, передан в блок 18 и через блок 19 в блок 20, и этот IN также отражается в блоке 20. Таким образом, блоком 20 автоматически формируется утвержденная ЦЗК ГКПЗ для специализированной закупочной организации и группы предприятий. Блок 21 разделения ГКПЗ по централизованным и локальным закупкам, который в соответствии с установленными индексами на централизованные или локальные закупки расчленяет ГКПЗ, сформированную блоком 20.
По первому выходу блока 21 по сети направляются данные ГКПЗ для индексов, обозначающих централизованные закупки, на вход блока 22 хранения ГКПЗ, выполненного обеспечивающим хранение ГКПЗ по централизованным закупкам сервера 31 СЗО. По второму выходу блока 21 с учетом индексов на локальные закупки и IN предприятий направляются такие данные посредством первого дополнительного блока 28 сопряжения и блока 8 сопряжения через сеть Интернет (на фиг.1 показано облаком) на вход блока 22 хранения ГКПЗ серверов 32, 33 предприятий, выполненных обеспечивающими хранение ГКПЗ по локальным закупкам. (Сервер 33 на фиг.1 не показан, выполнен идентичным серверу 32). Вообще все три сервера 31, 32, 33 конструктивно выполнены идентичными, и отличаются только областями назначения. Сервер 31 СЗО предназначен для осуществления централизованных закупок, а серверы 31, 32 для осуществления локальных закупок, относящихся к профилю деятельности предприятий.
В отличие от ближайшего аналога (RU, №107612), технического решение которого осуществляет одноразовую закупку для одного предприятия, поэтому в нем содержится блок формирования внутренних заявок подразделения предприятия на закупку и/или продажу, в заявленном техническом решении реализуются многоразовые централизованные и локальные закупки для группы предприятий в течение планового года, поэтому блока формирования внутренних заявок не требуется (он отсутствует), а блок 22 осуществляет хранение ГКПЗ с указанием позиций номенклатур закупок оборудования, МТР, работ, услуг, сроков закупок, выполнения работ. Блок 1 формирования конкурсной документации и блок 2 формирования конкурсных заявок участников торговой процедуры известного ближайшего аналога (RU, №107612) объединены в блок 10 формирования лотов, выполненный с указанием сроков начала и окончания выполнения годовой комплексной программы (ГКПЗ) по позициям номенклатур. Поскольку для транспортирования информации в заявленном техническом решении используется текстовая файловая система, то блоки 1 и 2 могут быть достаточно просто объединены в единый файл или присоединением одного файла к другому.
Как для сервера 31 СЗО, так и сервера 32 предприятия, с выхода блока 10 формирования лотов данные о них поступают на вход блока 23 формирования списка лотов по порядку сроков начала выполнения ГКПЗ. Кроме формирования списка лотов выполнения ГКПЗ по порядку сроков начала выполнения, этот блок 23 сохраняет наименования позиций номенклатур блока 22, выстраивая их по срокам начала выполнения, а также сохраняет сроки окончания закупок МТР, работ, услуг для последующей оценки возможности выполнения работ в установленные сроки. Блок 24 коммутации осуществляет сравнение текущего времени (дату, месяц, год) с данными о начале срока исполнения ГКПЗ надлежащего лота блока 23 из списка и соответственно по совпадающим датам коммутирует передачу данных об этом лоте блоку 25 поисковой системы. Вход-выход блока 25 поисковой системы подсоединен к второму дополнительному блоку 29 сопряжения сервера 31 СЗО, а вход-выход блока 25 поисковой системы сервера 32 предприятия подсоединен к блоку 8 спряжения для передачи данных о соответствующих лотах (соответствующих текущему времени) электронной торговой площадке 9.
Организация торговой процедуры при проведении электронных торгов подробно описана в ближайшем аналоге, соответствует действующим правилам проведения электронных аукционов и положениям Федерального Закона 94.
Данные об участниках электронных торгов, обозначаемых номерами, о предоставляемых ими поставках оборудования, МТР, услугах с электронной торговой площадки 9 (в заявленной полезной модели в зависимости от вида закупки электронные торговые площадки 9 для серверов 31 и 32 могут совпадать или быть разными) через первый дополнительный блок сопряжения 29 сервера 31 и через блок сопряжения 8 сервера 32 поступают на вход-выход блока 25 поисковой системы, а после завершения объявленной торговой процедуры с его выхода на вход блока 4 формирования экспертных оценок конкурсных заявок участников. Блок 4 позволяет осуществить оценку конкурсных заявок участников торговой процедуры независимыми экспертами, которые между собой не общаются и имеют отдельный пароль. Эксперты проверяют возможность осуществления поставок в соответствии с ГКПЗ, сроков закупок и объемов поставляемых оборудования, МТР, услуг, и заполняют электронные формы на каждую конкурсную заявку участников торговой процедуры с проставлением бальной оценки, например, от 1 до 10.
Суммирование бальных оценок, выставленных экспертами, производится в автоматическом режиме в блоке 5 формирования итоговых таблиц результатов торговой процедуры, после того как информация с выхода блока 4 поступает на вход блока 5. Затем данные итоговых таблиц результатов торговой процедуры с выхода блока 5 поступают на вход блока 6 формирования протоколов конкурсной комиссии, который позволяет заполнять в электронной форме протоколы по выбору одного или двух (в зависимости от объемов продаж и сроков) участников торговой процедуры (поставщиков) и решение о победителе(ях) данной торговой процедуры. После подписания председателем конкурсной комиссии итогового протокола торговой процедуры электронной цифровой подписью, информация о победителях, например по наименьшей цене поставок, поступает на вход блока 3 формирования документов договора закупки, который создает надлежащим образом оформленный пакет документации для осуществления закупки. Далее этот пакет документации с входа-выхода блока 3 через второй дополнительный блок 29 сопряжения сервера 31 СЗО или через блок 8 сопряжения сервера 32 предприятия поступает на электронную торговую площадку 9, организатор торговой процедуры производит расшифровку номеров участников торговой процедуры (на фиг.1 не показаны). После этого осуществляется окончательное оформление пакета документации договоров закупок/продаж между закупщиками и поставщиками, и документация поступает с электронной торговой площадки 9 через второй дополнительный блок 29 сопряжения или блок 8 сопряжения на вход-выход блока 3 сервера 31 или вход-выход блока 3 сервера 32, соответственно. В документации указывается номенклатура поставок, срок начала поставки, срок окончания поставки, объемом поставки, этапы поставок, цена и другие конкретные данные, в которых заинтересованы как закупщик, так и поставщик. С выхода блока 3 данные о документации договоров закупок поступают на вход блока 7, который формирует полный комплект итоговых документов торговой процедуры.
Для простоты прочтения схемы (фиг.1) показан блок 8 сопряжения сервера 32, выполненный в виде трех частей, но специалистам понятно, что реально действующий сервер имеет функционально единый блок сопряжения с сетью. Это примечание справедливо и для первого дополнительного блока 28 сопряжения сервера 30 головной организации.
При наступлении следующей даты текущего времени блок 24 коммутации осуществляет сравнение текущего времени (дату, месяц, год) с данными о начале срока исполнения ГКПЗ надлежащего лота блока 23 из списка и, если такой лот по совпадающим датам есть, то соответственно по совпадающим датам блок 24 коммутирует передачу данных об этом лоте блоку 25 поисковой системы. Процесс повторяется для следующего лота для всех последовательно соединенных блоков 25, 4, 5, 6, 3, 7. Наличие блока 7 формирования и контроля полного комплекта итоговых документов торговой процедуры в заявленной полезной модели обязательно, т.к. в нем сохраняются все данные о предыдущих и последующих торговых процедурах и обо всех заключенных договорах закупок.
Выход блока 7 сервера 31 СЗО и выход блока 7 сервера 32 предприятия подсоединен к входу блока 26 контроля поставок, который отслеживает сроки начала и окончания поставок заключенных договоров, сохраненных в блоке 7 формирования и контроля полного комплекта итоговых документов торговой процедуры. При реально осуществленной поставке МТР до срока окончания или при совпадении срока окончания поставки с документированной в договоре, информация о наступившей дефакто поставке поступает в блок 26 сервера 31, который по сети передает эту информацию с его IN к одному из входов блока 27 формирования и контроля итоговых документов закупок по этапам выполнения ГКПЗ сервера 30 головной организации. Информация о наступившей де-факто поставке поступает также от блока 7 в блок 26 сервера 32 предприятия (с присущим ему IN), который посредством блока 8 сопряжения через сеть Интернет и первый дополнительный блок 28 сопряжения передает эту информацию к другому из входов блока 27. На следующие входы блока 27 информация о поставках поступает от сервера 33 предприятия, сервера 24 предприятия и т.д. Количество входов блока 27 формирования и контроля итоговых документов закупок по этапам выполнения ГКПЗ сервера 30 головной организации выбрано большим, чем СЗО и количество предприятий группы для возможности наращивания количества предприятий, или может быть аппаратно или программно увеличено.
При небольшом удалении друг от друга сервера 30 головной организации и сервера 31 специализированной закупочной организации качестве сети может быть использована локальная или магистральная (отраслевая) сеть связи.
При значительном удалении друг от друга сервера 30 головной организации и сервера 31 специализированной закупочной организации в качестве сети может быть использована сеть Интернет, а связь между сервером 30 и сервером 31 осуществлена посредством сети Интернет, а также первого дополнительного блока 28 сопряжения и второго дополнительного блока 29 сопряжения (на фиг.1 не показано).
Основными целями (техническим результатом) внедрения автоматизированной системы для осуществления комплексной программы закупок при помощи электронных торговых процедур, например, для Группы предприятий ИНТЕР РАО ЕЭС являются:
- Снижение стоимости закупаемых МТР, работ и услуг при соблюдении требований к срокам получения и качеству полученных МТР и услуг.
- Повышение надежности поставок МТР и оказания услуг.
- Достижение эффекта синергии от укрупнения и интеграции закупочной деятельности.
- Реализация принципов единой технической политики в части снабжения МТР и услугами в Группе ИНТЕР РАО ЕЭС.
- Минимизация рисков закупочной деятельности.
- Снижение уровня непроизводительного отвлечения капитала в запасы.
- Снижение транспортно-логистических и складских затрат.
- Снижение затрат на обработку заявок (заказов) на МТР и услуги.
- Повышение оперативности и прозрачности закупочной деятельности.
Указанные технические результаты достигаются следующим.
Снижение стоимости закупаемых МТР, работ и услуг обеспечивается за счет использования в системе электронных аукционных торгов, а также эффективной аналитики рынка с применением современных информационных технологий, устранения посреднических звеньев в процессе закупки вплоть до выхода к непосредственному производителю МТР, исполнителю работ и услуг, получения эффекта масштаба от объема закупок, эффективного управления запасами МТР в Группе.
Повышение надежности поставок МТР, выполнения работ и оказания услуг обеспечивается за счет оценки и контроля надежности поставщиков, сокращения числа контрагентов и выстраивания долгосрочных отношений с ними, обеспечения юридической безопасности заключаемых договоров, оперативного управления ходом поставки МТР либо оказанием услуг, диверсификации поставок (экономически оправданного распределения однотипных заказов между несколькими контрагентами).
Достижение эффекта синергии от укрупнения и интеграции закупочной деятельности за счет увеличения объема централизованных закупок в общем объеме закупок.
Реализация принципов единой технической политики в части снабжения МТР и услугами в Группе ИНТЕР РАО ЕЭС обеспечивается за счет унификации номенклатуры используемых и закупаемых МТР и оборудования, построения эффективной системы взаимозаменяемости отдельных позиций технологического оборудования, узлов и агрегатов, недискриминационного выбора МТР и оборудования для предприятий Группы из числа лучших предложений рынка, наиболее соответствующих единой технической политике Группы, предоставления информации на всех необходимых уровнях о существующей единой технической политике в части снабжения МТР и услугами, а также возможностях ее реализации.
Минимизация рисков закупочной деятельности достигается путем централизованной идентификации, планирования, разработки и реализации инструментов и механизмов управления рисками, оценки рангов остаточных рисков и уровня их приемлемости для Группы.
Снижение уровня непроизводительного отвлечения капитала в запасы МТР обеспечивается за счет повышения качества прогнозирования и планирования закупочной деятельности, повышения уровня оборачиваемости запасов, создания механизмов перераспределения неиспользуемых МТР между предприятиями Группы, формирования единого информационного пространства (в том числе содержащего данные о запасах МТР) с доступом к нему всех предприятий Группы, создания эффективной системы реализации неликвидных МТР либо невостребованных в Группе ликвидных МТР.
Повышение оперативности и прозрачности закупочной деятельности обеспечивается за счет оптимизации и стандартизации процедур снабжения, распределения полномочий и ответственности в системе снабжения, централизованного контроля ключевых параметров (в том числе ценовых) закупочной деятельности, открытости закупочных процедур для всех участников процесса закупок и доступа всех участников процесса закупок к единому информационному пространству, отражающему ведение процесса закупок и доставки МТР либо оказания услуг заказчику.
Снижение транспортно-логистических и складских затрат достигается путем оптимизации сетевой структуры цепочек поставок Группы, создания собственных транспортных сервисов, укрупнения, сокращения и перемещения складов Группы, создания промежуточных складских распределительных центров Группы, варьирования используемых видов транспорта, а также оптимизации маршрутов транспортировки.
Снижение затрат на обработку заявок (заказов) на МТР и услуг достигается путем оптимизации процессов формирования и исполнения ГКПЗ, применения эффективных информационных технологий планирования и контроля закупочной деятельности, оптимизации штатного расписания подразделений, задействованных в функционировании центральной системы снабжения (ЦСС) Группы ИНТЕР РАО ЕЭС.
Наиболее успешно заявленная автоматизированная система для осуществления комплексной программы закупок при помощи электронных торговых процедур промышленно применима в различных отраслях промышленности, преимущественно в автоматизированных информационных системах обеспечения и закупок МТР для больших групп предприятий, входящих в состав государственной организации, акционерного общества или производственного холдинга.