Автоматизация учета и контроля исполнения смет доходов и расходов бюджетных учреждений

Бухгалтер и компьютер

АВТОМАТИЗАЦИЯ УЧЕТА И КОНТРОЛЯ ИСПОЛНЕНИЯ СМЕТ ДОХОДОВ И РАСХОДОВ БЮДЖЕТНЫХ УЧРЕЖДЕНИЙ

К. В. Сер геев а 9

руководитель отдела разработки программ бюджетного учета, лауреат Премии Правительства РФ в области науки и техники, фирма «1С»

Органы государственной власти и местного самоуправления для реализации функций государства создают (учреждают) некоммерческие организации, на осуществление которыми управленческих, социально-культурных, научно-техничес-ких и иных государственных функций выделяется финансирование из бюджета.

Для эффективного использования средств бюджета необходимо иметь оперативную, объективную и достоверную информацию о целевом их расходовании. С этой целью на государственном уровне решается задача автоматизации учетной деятельности бюджетных учреждений и обмена информацией о финансовых потоках в электронном виде.

Автоматизации бухгалтерского учета бюджетных учреждений уделялось много внимания еще в советское время. Для этого создавались так называемые машинно-счетные станции, на базе которых были организованы централизованные бухгалтерии. На машинно-счетных станциях велась обработка всей накопленной за период бухгалтерской информации постфактум. Анализировать эту информацию можно было только для принятия решений на будущее.

Появление персональных компьютеров позволило вести бухгалтерский учет в реальном времени. Современная компьютерная учетная программа — это не только калькулятор, способный обработать большой объем данных. В настоящее время на компьютере можно вести весь документооборот и в любой момент получать всю необходимую информацию. Главная задача бухгалтера в настоящее время — анализ накопленной в программе информации. На первый план выдвигаются контрольно-аналитические функции бухгалтерской службы.

Современный компьютер с установленным на нем новейшим программным обеспечением на столе бухгалтера — это не дань моде.

Практика последних лет свидетельствует о постоянном увеличении нагрузки на бухгалтерскую службу. Увеличивается объем статистической информации, которую требуется представлять в статистические и вышестоящие органы. С разрешением бюджетным учреждениям вести предпринимательскую деятельность увеличился объем учетной работы в связи с подготовкой налоговых деклараций. С принятием новых инструкций по ведению учета и подготовке отчетности в бюджетных учреждениях потребовалось организовать раздельный учет бюджетной и внебюджетной деятельности, учет стал более аналитичным, значительно возросло количество регистров учета и количество отчетных форм, которые необходимо составлять. Кроме того, существенно сократились сроки представления бухгалтерского отчета. С введением в действие гл. 25 «Налог на прибыль организаций» Налогового кодекса РФ потребовалось ведение отдельного налогового учета по своим особым правилам.

Все это вынуждает применять для ведения учета и подготовки отчетности новейшие достижения автоматизации. И сегодня это стало возможным.

С введением в действие федеральной целевой программы «Электронная Россия», основной целью которой является повышение эффективности функционирования экономики и государственного управления на базе информационных компьютерных технологий, на государственном уровне выделяются средства на автоматизацию управленческой деятельности бюджетных учреждений.

В рамках программы планируется и уже осуществляется переход государственного управления

на электронный документооборот, подключение к телекоммуникационным сетям и обеспечение доступа в сети Интернет для органов государственной власти и местного самоуправления, бюджетных учреждений в области науки, образования, здравоохранения, культуры.

Переход государственного управления на электронный документооборот предполагает использование информационных технологий, в том числе для ведения бухгалтерского учета и сбора в электронном виде бухгалтерской и налоговой отчетности.

Специально для бюджетных учреждений фирмой «1С» разработан спектр программных продуктов на платформе «1С:Предприятие», позволяющих организовать комплексное ведение бухгалтерского учета, кадрового учета, расчета заработной платы, учета финансирования, сметного планирования, сбор и консолидацию отчетности.

Фирма «1С» специализируется на разработке, поддержке и дистрибьюции компьютерных программ и баз данных делового и домашнего назначения. Основанная в 1991 г. «1С» — это российская фирма со штатом более 300 человек, опирающаяся исключительно на собственные профессиональные успехи. Поданным многочисленных опросов, «1С» занимает первое место в софтверном секторе российской компьютерной индустрии.

Программные продукты фирмы «1С» уже более десяти лет являются одним из самых прогрессивных решений для ведения бухгалтерского, оперативного, кадрового учета, расчета заработной платы как коммерческих предприятий и некоммерческих организаций, так и бюджетных учреждений. Об этом свидетельствует практика их использования огромной армией бухгалтеров предприятий, организаций и учреждений различных видов деятельности (зарегистрировано более 700 тыс. официальных пользователей).

Постановлением Правительства России от 21 марта 2002 г. коллективу разработчиков — сотрудников фирмы «1С» были присуждены Премии Правительства РФ в области науки и техники за создание и внедрение в отраслях экономики системы программ «1С:Предприятие».

В настоящее время программные продукты системы «1С:Предприятие» — одни из самых массовых по применению в бюджетной сфере.

Причинами выбора программных продуктов системы «1С:Предприятие» являются:

• доступная цена при хорошем качестве;

• широкая распространенность;

• наличие специалистов по программам системы «1С:Предприятие» во всех городах и районных центрах России;

• открытость и ясность прикладных решений — всегда можно видеть, как именно работает та или иная часть алгоритма;

• надежность сопровождения изменений законодательства и других изменений, касающихся большого круга пользователей, таких как выход новых инструкций по бухгалтерскому учету, новых версий операционных систем, и др.;

• масштабируемость программы — одно и то же прикладное решение может быть доступно и в однопользовательском, и в сетевых вариантах (файл-серверном или в кли-ент-серверном);

• наличие широких возможностей для взаимодействия с программами других разработчиков;

• и главное, — строгое соблюдение норм законодательства, регламентирующего ведение бухгалтерского учета в бюджетных учреждениях, и оперативное его отслеживание.

Ряд ведомств, ориентированных на современное ведение учета, принял централизованные решения по применению программ системы «1С:Предприятие» в своей деятельности. Наиболее крупные из них, например бухгалтерский учет, кадровый учет и расчет заработной платы, с помощью программных продуктов фирмы «1С» ведут по единой методологии 2,5 тыс. подразделений Пенсионного фонда России. Министерство сельского хозяйства России (более 2 тыс. подведомственных организаций) и Министерство природных ресурсов России составляют консолидированный бухгалтерский отчет с помощью программ «1С:Свод отчетов», «Свод отчетов ПРОФ». Учет с помощью продуктов «1С» ведется также во множестве финансовых органов администраций городов, районов, поселковых администраций.

Большинство учреждений используют типовые решения, или, в терминологии «1С», типовые конфигурации программ системы «1С:Предприятие». Это программы «Бухгалтерия для бюджетных организаций», «Бухгалтерия для распорядителей бюджетных средств», «1С:Свод отчетов», «1С:Зарплата и Кадры» и др. Кроме того, есть ряд совместных специализированных решений для ведения бухгалтерского учета в учреждениях системы Министерства обороны и других силовых ведомств, расчета денежного довольствия военнослужащих и приравненных к ним лиц, по учету диетического питания в больницах и госпиталях, учреждениях социального обеспечения, по ипотечному кредитованию, для тарификации работников образования и т.д.

Использование типового тиражного решения позволяет существенно сократить стоимость автоматизации и сроки внедрения. При необходимости типовые решения дорабатываются 1Т-специа-листами учреждения-пользователя или специалистами сети внедренческих организаций «1С:Фран-чайзинг».

Фирма «1С» работает с пользователями через самую разветвленную на компьютерном рынке СНГ партнерскую сеть. «1С:Франчайзинг» представляет собой сеть из почти 3 тыс. предприятий, сертифицированных фирмой «1С» на оказание комплексных услуг по автоматизации учетной и офисной работы на базе программных продуктов «1С». Фирмы-франчайзи работают под единой маркой и гарантируют высокое качество выполнения стандартного набора услуг: помощь в выборе программных средств, продажу программных продуктов ассортиментного минимума, доставку, установку, настройку, внедрение, послепродажное обслуживание, консультации и обучение пользователей. Особо стоит отметить партнеров-франчай-зи, технология внедрения у которых сертифицирована по международному стандарту качества ISO 9001:2000.

Типовое решение — это строгое следование нормативным документам, регламентирующим ведение,бухгалтерского учета в бюджетных учреждениях. Типовые решения от «1С» содержат необходимые первичные документы и регистры учета, а также поддерживают формирование необходимой отчетности бюджетных учреждений.

В типовых решениях от «1С» широко используются последние достижения безбумажного документооборота — это ведение бухгалтерского документооборота, возможность обмена информацией о расчетно-платежных операциях с казначейскими системами, системами типа «Клиент-банк», возможность загрузки в электронном виде обновленных государственных классификаторов — бюджетных классификаторов, классификаторов ОКОФ, ЕНАОФ, адресных классификаторов МНС России, возможность выгрузки в электронном виде бухгалтерской отчетности бюджетополучателя с дальнейшей загрузкой ее распорядителем бюджетных средств для подготовки консолидированного отчета и многое другое.

Одним из видов поддержки легальных пользователей программы является ее изменение в связи с изменением законодательства. В связи с изменением законодательства, регламентирующего бухгалтерский учет в бюджетных учреждениях, разработчики оперативно вносят изменения в программы и доводят эти изменения до пользователей.

В целях эффективного управления средствами федерального бюджета на государственном уровне определено направление на ужесточение контроля над расходами бюджетных средств и их рационализацию. Одним из важнейших шагов в области контроля и совершенствования управления доходами и кассовыми расходами является переход на казначейское исполнение бюджета.

В программных продуктах «1С» предусмотрено взаимодействие с органами казначейства с помощью электронного документооборота — это

формирование платежных документов на осуществление кассового расхода и реестров на финансирование в электронном виде и передача их в казначейство, а затем загрузка в программу бюджетополучателя данных казначейской выписки об операциях, проведенных по лицевому счету получателя средств федерального бюджета. Это позволяет исключить повторный ввод данных о расчетных операциях и тем самым исключить возможные ошибки ввода, что существенно сокращает время и трудозатраты на обработку платежей как в органах казначейства, так и в бюджетных учреждениях.

Следует отметить положительный факт принятия Министерством финансов РФ единого формата, используемого при информационном взаимодействии органов федерального казначейства с получателями и распорядителями средств федерального бюджета (Требования к формату текстовых файлов с данными документов, участвующих в электронном документообороте между получателями и распорядителями средств и органами федерального казначейства, утверждены Информационно-техническим департаментом Минфина России (письмо от 30.04.2003 № 30-00-07/98)).

Это позволило упорядочить информационный обмен между всеми участниками бюджетного процесса в рамках федерального бюджета, независимо от используемого ими программного обеспечения.

Хотелось бы, чтобы и казначейства субъектов Федерации, и местные финансовые органы приняли решение о переходе на единый формат обмена данными. Поскольку невозможно перевести все бюджетные учреждения на использование единого программного обеспечения одномоментно, это и дорого, и тяжело в сопровождении в масштабах такой страны, как Россия, и не демократично. Гораздо дешевле выработать государственные стандарты обмена данными, которые были бы общедоступными и едиными как для принимающей, так и для передающей программы.

Переход государственного управления на электронный документооборот требует скорейшей разработки единых форматов обмена данными и для сбора бухгалтерской отчетности бюджетных учреждений.

В настоящее время единого формата обмена данными бухгалтерской отчетности не существует.

Формат, разработанный Минфином России для сдачи бухгалтерской отчетности, ориентирован на прямых получателей средств федерального бюджета и по ряду причин не может использоваться этими же распорядителями для сбора отчетности от своих подведомственных учреждений (например, для кода идентификации учреждений предусмотрено только три знака — код по Перечню прямых получателей средств федерального бюджета, а у многих министерств более тысячи подведомственных учреждений и т.д.).

Цель сбора отчетности в конечном итоге — получение отчета об исполнении консолидированного бюджета государства, который должен включать информацию о местных бюджетах. Пока же в каждом субъекте Федерации свои правила и форматы передачи отчетности. Поэтому для консолидации отчетности по распорядителю в наших программах используется свой формат данных, а для передачи отчетности в Главное управление федерального казначейства — формат Минфина России.

Переход государственного управления на электронный документооборот требует освоения финансовыми работниками бюджетных учреждений современных офисных программных продуктов, компьютерных систем бухгалтерского учета, овладения навыками работы со справочно-правовы-ми информационными системами, с сетью Интернет. Чтобы средства на автоматизацию были ис-пользованы эффективно, при планировании средств на новую технику и программное обеспечение обязательно необходимо предусмотреть финансирование на подготовку и переподготовку бухгалтерских кадров.

По результатам исследований расходов государственных учреждений на информатизацию в рамках федеральной целевой программы «Электронная Россия» выяснилось, что более 70% средств расходуется на закупку компьютерной техники, около 18% — на создание локальных сетей, примерно по 5% — на подключение к сетям и программное обеспечение. На обучение персонала, по данным Высшей школы экономики РФ, расходуется не более 1%, а, возможно, даже не более 0,7%.

Коэффициент использования оборудования составит не более 10 — 20% (как КПД у паровоза), что подразумевает прямые убытки государства от использования самых современных компьютеров.

В силу ряда причин в бухгалтерских службах бюджетных учреждений работают наименее подготовленные сотрудники: и как пользователи компьютерных программ, и как профессионалы-бухгалтеры. Это относится не только к рядовому, но, к сожалению, и к руководящему составу многих бухгалтерских служб. Поэтому профессиональная подготовка и переподготовка бухгалтерских кадров сегодня является острой необходимостью. Тем более важно предусмотреть и заложить в бюджет средства на подготовку и переподготовку бухгалтеров в связи с грядущими серьезными изменениями в бухгалтерском учете бюджетных учреждений.

Баланс государства складывается из балансов всех бюджетных учреждений России. И если в учете каждого конкретного учреждения будет наведен порядок, значит, будет порядок и в учете нашего государства в целом.

Использование программных продуктов «1С» уже позволило тысячам бюджетных учреждений России поставить бухгалтерский учет в соответствии с действующим законодательством и оперативно отслеживать текущие изменения методологии учета, снизить трудоемкость учета, исключить счетные ошибки, повысить качество учета и отчетности, оперативно контролировать исполнение сметы доходов и расходов и формировать достоверную бухгалтерскую отчетность в короткие сроки.