Автоматизация системы менеджмента качества как основа для совершенствования управления в проектной организации

Домбровская К.И., Астафьев С.А.

Автоматизация системы менеджмента качества как основа для совершенствования управления в проектной организации

Российские предприятия, наравне с предприятиями мира, все чаще в управленческой практике обращаются к международным стандартам Международной организации по стандартам (ИСО).

В годовом отчете ИСО за 2011 год (ИСО в цифрах) отражено, что в конце 2011 года насчитывалось 163 национальных организации по стандартизации. Из них 110 — организации-члены, 43 — члены-корреспонденты (обозреватели), 10 члены — абоненты (подписчики)1.

В выпуске обзора ИСО за 2010 год, подчеркивается глобальное значение стандартов ISO, количество сертифицированных СМК увеличилось на 6,23% по всему миру, что составило, в общей сложности, 1 457 912 сертификатов и пользователей одного или нескольких стандартов в 178 странах. Китай сохраняет первое место по общему числу сертификатов ISO 9001 (297037 шт.), Италия — на втором месте (138892 шт.) и Россия на третьей позиции (62265 шт.). Наибольший рост числа сертификатов также в Китае, затем — в России, далее — в Италии2.

Если говорить о российских предприятиях инвестиционно-строительного комплекса и, в частности, о проектных предприятиях, то большинство из них уже разработало, внедрило и сертифицировало систему менеджмента качества (СМК) в соответствии со стандартами ISO 9001. Теперь многие из предприятий данной отрасли столкнулись с новой проблемой — необходимостью непрерывного улучшения СМК (пункт 8.5.1 ГОСТ Р ИСО 9001-2008).

Существуют два основных подхода к улучшению систем менеджмента качества. Первый из них — это проекты прорыва, которые ведут к внедрению новых или улучшению существующих процессов. Другой подход заключается в постоянном поэтапном улучшении, которое проводится в рамках существующих процессов. Последовательность действий сводится к следующим этапам:

- постепенный (пошаговый) подход совершенствования процессов (по Демингу) в рамках существующей организационной структуры

1 ISO in Figures for the Year 2011

2 The ISO Survey of Certifications for 2010. URL: http:// www.iso.org

управления, требующий незначительных капиталовложений или не требующий их вообще;

- кардинальный подход (по Хаммеру и Чампи), ведущий к существенным изменениям процесса и фундаментальным изменениям в организационной структуре управления.

Кардинальный подход — это слишком рискованный шаг, который может не оправдать себя. Чаще всего проектные организации прибегают к постепенному совершенствованию, прибегая к первому подходу.

Одним из наиболее очевидных путей совершенствования системы менеджмента качества является ее автоматизация. Для обеспечения эффективного функционирования и управления СМК необходимо обеспечить четкое информационное взаимодействие всех подразделений, на которые распространено ее действие. Этого можно добиться, если дать проектному предприятию такой инструмент, который позволит автоматизировать выполнение учетно-регистрационных и аналитических функций СМК, объединит имеющиеся информационные ресурсы в единое целое. Информационная поддержка СМК позволит обеспечить ее эффективное функционирование на основе адекватного применения информационных технологий сбора, обработки, хранения, распространения и использования информации с применением технических и программных средств, баз данных и знаний. Без применения информационных технологий для поддержки деятельности предприятия в рамках СМК обеспечить эффективное функционирование СМК во многих случаях крайне затруднительно или просто невозможно.

Автоматизированная система — система, состоящая из персонала и комплекса средств автоматизации его деятельности, реализующая информационную технологию выполнения установленных функций3.

К автоматизации СМК можно отнести электронный документооборот, автоматизацию ведения записей, автоматизацию мониторинга и измерения процессов. Достаточно сложно найти программный продукт, который мог бы отвечать всем этим требованиям, поэтому необходимо определить области для автоматизации и выбрать совместимые программные продукты.

Основные области для автоматизации внутри проектной организации:

1. документооборот (организационно-распорядительная документация, корреспонденция),

2. архив документации, выпущенной организацией,

3. планирование работы организации (выполнение договорных обязательств, мониторинг сроков, закрепление ответственных, формирование отчетов),

4. стратегическое планирование (формирование политики, миссии, видения, стратегических целей, их декомпозиция до уровня каждого подразделения, формирование планов и отчетов),

5. система менеджмента качества (разработка процессов организации с определением ответственных, формирование организационных документов —положений и должностных инструкций, документы для внутреннего аудита, анализ СМК, ознакомление с документами).

Желательно совместить автоматизацию СМК с автоматизацией документооборота и стратегического планирования.

В мире известно более 400 программных систем, поддерживающих бизнес-моделирование4.

К основным функциям СМК, которые можно автоматизировать, относятся:

- процессы организации — взаимосвязь процессов, определение и закрепление ответственных (программные продукты: Aris, Business Studio, SAP/R3, Биг-Мастер Орг-Мастер ПРОФИ);

- аудиты — формирование программы, плана, контрольных вопросов, отчета, рассылка документов на ознакомление (ISOratnik, MS Project);

- систематизация документов СМК — разработка документов на основе процессов, их корректировка и изменение (Служба качества 2.0);

- статистический контроль качества продукции — ведение учета статистических данных качества продукции (Statistica 6.0, SPSS Statistics 17.0);

- мониторинг удовлетворенности потребителя (1С).

Большинство проектных организаций уже пришли к тому, что им необходимо автоматизировать СМК, поэтому на сегодняшний день наиболее актуальным является вопрос выбора программного продукта, который отвечал бы всем требованиям организации.

Одним из таких предприятий стало ОАО «Иркутскгипродорнии» - одно из сильнейших проектно-изыскательских предприятий Иркутской области, имеющее филиалы в Москве, Новосибирске, Красноярске. Уже более полувека институт занимает ведущую позицию в Сибири и на Дальнем Востоке по изысканиям и проектированию автомобильных дорог, мостов и объектов промышленно-гражданской инфраструктуры, организации и проведению конкурсных торгов, управлению проектами и инженерному сопровождению строительства. В 1997 г. институт приступил к разработке документов по системе качества требования международного стандарта ИСО 9001. В мае 2001 г. был получен сертификат органа сертификации TUV CERT Thuringen, подтверждающий соответствие системы менеджмента качества ОАО «Иркутскгипродорнии» требованиям ИСО 9001, также ежегодно предприятие успешно походит надзорные и ресертификационные аудиты. Руководство компании решило автоматизировать СМК, встал вопрос о выборе программного продукта.

Была определена группа экспертов (специалисты по качеству, руководители структурных подразделений, специалисты технического отдела, специалисты отдела информационных технологий) для участия в выборе программного продукта. Также были отобраны программные продукты, соответствующие основным требованиям: ARIS, Business Studio, MS Visio, Орг. Мастер.

На основании опроса экспертов были получены данные по предпочтительному описанию нотации

Блок-схема IDEF0 еЕРС DFD BPMN

0 1 2 3 4 5

Рис. 1. Результаты опроса экспертов по выбору нотации описания процессов5

смк

ПИР  ИТ

Рис.2. Результаты опроса экспертов по выбору нотации описания процессов (в разрезе направлений деятельности экспертов) 6

Затем была разработана анкета по определению весов критериев выбора

программного продукта (1111). Вниманию экспертов были представлены 8 модулей:

- моделируемые предметные области,

- способы представления данных,

- получение регламентной отчетности,

- возможности анализа,

- технологические возможности (для специалистов ИТ),

- коммуникативность и пользовательские свойства,

- стоимость,

- популярность 1111 в России и в регионе.

В разрезе каждого модуля нужно было оценить программные продукты: ARIS, Business Studio, MS Visio, Орг. Мастер (Рис. 3).

7

Рис. 3. Результаты опроса экспертов по определению весов критериев выбора ПП

В результате анализа анкет 1111 Business Studio набрал наибольший средний балл (Рис. 4 — в целом по группе экспертов, Рис. 5 — в разрезе по направлению деятельности экспертов).

О 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100 110 120 130

8

Рис. 4. Результаты опроса экспертов по выбору ПП описания процессов

ОРГМастер

MS Visio

BS

ARIS

0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100 110 120 130 140

CMK ППИР ПИТ

Рис. 5. Результаты опроса экспертов по выбору ПП описания процессов (в разрезе

направлений деятельности экспертов) 9

В мае 2012 г. была приобретена лицензионная версия ПП Business Studio,

был обучен ряд специалистов ОАО «Иркутскгипродорнии», в который вошли

8 Данные исследования, проведенного отделом информационных технологий ОАО

«Иркутскгипродорнии»

9 Данные исследования, проведенного отделом информационных технологий ОАО

«Иркутскгипродорнии»

специалисты технической службы, менеджеры по качеству, специалисты ИТ-службы.

Данный программный продукт планируется использовать в следующих областях деятельности компании:

1. Упорядочивание, хранение, ознакомление с документацией СМК, отчетность.

2. Создание, корректировка организационных документов предприятия.

3. Стратегическое планирование компании.

Для начала работы в ПП Business Studio проведен Gap-анализ. Название анализа происходит от английского слова «gap» (недостаток, расхождение во мнениях, трещина). Gap-анализ подразумевает три вида деятельности: анализ текущего состояния организации; установление всех несоответствий между существующим состоянием и идеалом; определение методов, ресурсов и деятельности для оптимизации состояния10.

Таблица 1. Результаты Gap-анализа внедрения ПП Business Studio в рамках трех направлений

Области деятельности компании Как есть Разница (Gap) Как надо

Упорядочивание, хранение, ознакомление с документацией СМК, отчетность На данный момент структура CMK ОАО «Иркутскгипродорнии» состоит из политики в области качества, руководства по качеству, карт процессов (2), методологических инструкций (43), рабочих и контрольных инструкций (39), записей по качеству. Вся документация CMK хранится на внутреннем сервере в виде документов MS Word, есть документ (в формате Excel), который содержит в себе ссылки на все В ПП Business Studio необходимо занести каждый документ СМК ОАО «Иркутскгипродорн ии» в виде процесса. Документы СМК должны быть занесены в единую базу в виде процессов, на основе которых можно было бы создавать регламенты, организационные документы (положения о структурных подразделениях, должностные инструкции). Актуализация документов происходит автоматически, при изменении процесса.

10 Иняц Н. Интегрированные системы менеджмента на основе стандарта 180 9001. Ярославль, 2012.

документы СМК. Существует проблема с поиском, выделением обязанностей (например, для должностной инструкции), сложности с формированием отчетности, нет автоматизированного ознакомления с документами СМК. Корректировка документов СМК, которые связаны между собой затруднена (необходимо вносить изменения вручную) Автоматизация ознакомления с документами СМК (пользователи будут ознакамливаться с документом и удаленно ставят отметку об ознакомлении). Автоматизация формирования отчетов.

Создание, корректировка организационных документов предприятия Организационная структура ОАО «Иркутскгипродорнии» состоит из служб управления (7 служб из 20 подразделений), проектный комплекс (4 службы из 19 подразделений, 4 представительства и 3 филиалов) и строительный комплекс (8 подразделений). Разработка и корректировка организационных документов, в том числе и связанных между собой, затруднена (необходимо разрабатывать новые документы и вносить изменения вручную). В ПП Business Studio необходимо занести каждый документ СМК ОАО «Иркутскгипродорн ии» в виде процесса, а также создать шаблоны должностной инструкции и положения о подразделении. При занесении документов СМК в единую базу в виде процессов, можно было бы автоматизировать создание и корректировку организационных документов (положения о структурных подразделениях, должностные инструкции). Актуализация документов происходит автоматически, при изменении процесса. Автоматизация формирования отчетов.

Стратегическое планирование компании Процесс стратегического планирования предприятия осуществляется на 2-х уровнях: сначала разрабатывается стратегическая В ПП Business Studio необходимо занести стратегические цели в виде стратегической карты (конкретизация Автоматизированн ый процесс стратегического планирования, автоматическая декомпозиция целей и задач до уровня каждого

концепция, затем на ее основе ведется

разработка программ стратегического развития.

На основе

определенной генеральным директором общей стратегии предприятия разрабатывается миссия, видение,

стратегические задачи и стратегические

направления, определяются ключевые показатели эффективности для основных процессов. Также

разрабатываются цели в области качества в соответствии с

Политикой в области качества и

выбранными стратегическими направлениями.

На сегодняшний день данный процесс не автоматизирован, все документы разрабатываются посредством MS Word, MS Excel.

целей, их

связывание, выбор/занесение показателей и

определение их

целевых значений, определение связи

показателей с

бизнес-процессами, разработка стратегических мероприятий).

подразделения,

автоматическое

формирование

отчета за период по

каждому

подразделению,

автоматический

сбор отчетов для

формирования

отчета по бизнес-

единице.

Таким образом, ПП Business Studio поддерживает полный цикл разработки и оптимизации системы управления компанией: проектирование — внедрение — контроль — анализ11. Получив указанные результаты, можно с уверенностью сказать, что автоматизация системы менеджмента качества — это обязательное условие для эффективного управления проектной организацией, так как она дает возможность полноценного анализа и контроля для выявления областей, в которых нужны улучшения. Кроме того, автоматизация системы менеджмента качества существенно облегчает такие процедуры, как разработка и корректировка ее документации.

Список литературы:

1. ISO in Figures for the Year 2011 (at 31 December). URL: http:// www.iso.org (12.08.2012) (перевод К.И. Домбровской).

2. The ISO Survey of Certifications for 2010. URL: http:// www.iso.org (12.08.2012) (перевод К.И. Домбровской).

3. Аванесов Е.К. ISO 9001. Разработка, внедрение, сертификация, улучшение системы менеджмента качества. М, 2005.

4. ГОСТ 34.003-90 Информационная технология. Комплекс стандартов на автоматизированные системы. Автоматизированные системы. Термины и определения.

5. Группа компаний "Современные технологии управления". URL: http://www.businessstudio.ru/

6. Данные исследования, проведенного отделом информационных технологий ОАО «Иркутскгипродорнии»

7. Иняц Н. Интегрированные системы менеджмента на основе стандарта ISO 9001. Ярославль, 2012.