Формирование информационной системы управления производственным объединением и оценка ее эффективности

ЭКОНОМИКА И УПРАВЛЕНИЕ НАРОДНЫМ ХОЗЯЙСТВОМ

Экономика, организация и управление предприятиями, отраслями, комплексами

Промышленность

МАХМУДОВ М.К.

ФОРМИРОВАНИЕ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ПРОИЗВОДСТВЕННЫМ ОБЪЕДИНЕНИЕМ И ОЦЕНКА ЕЕ ЭФФЕКТИВНОСТИ

Аннотация. В статье обосновывается целесообразность внедрения на крупных производственных объединениях и предприятиях интегрированных информационных систем управления. Разработана оригинальная структура информационной системы управления и определены условия, при выполнении которых ее внедрение на производственных предприятиях становится эффективным. Предложена методика оценки эффективности внедрения информационной системы управления на крупном производственном объединении. Ключевые слова: производственное объединение, информационная система управления, оптимальное планирование, состояние окружающей среды.

MAHMUDOV M.K.

SHAPING INFORMATION MANAGERIAL SYSTEM BY PRODUCTION ASSOCIATION AND ESTIMATION TO HER EFFICIENCY

Abstract. Practicability of the introduction is motivated in article on large production associations and enterprise integrated information managerial system. It is designed original structure information managerial system and is determined condition, when performing which her(its) introduction on production enterprise becomes efficient. The offered methods of the estimation to efficiency of the introduction information managerial system on large production association.

Keywords: production association, information managerial system, optimum planning, condition surrounding ambi-ences.

С середины 90-х годов информационные системы управления (ИСУ) стали использоваться в теории и практике управленческого учета и планирования крупнейших российских предприятий. Это было связано с началом работ на крупнейших сырьевых гигантах России по инсталляции полнофункциональных программных (автоматизированных) пакетов, посредством которых в аналогичных западных корпорациях решают вопросы сквозного (от уровня высшего руководства до низовых звеньев управления) учета товарно-материальных и финансовых потоков и выработки единой хозяйственной политики. Однако реальные результаты внедрения полнофункциональных программных пакетов на большинстве российских производственных предприятий оказались более чем скромными. Программное обеспечение является лишь техническим средством реализации ИСУ. Для эффективного применения ИСУ требуется соответствующая квалификация кадров, методологический инструментарий планово-аналитической работы, адекватная нуждам предприятий сквозная система внутреннего и внешнего докумен-

тооборота. Между тем, в подавляющем большинстве менеджмент российских предприятий даже не имеет четкого представления о том, какие функции и ограничения имеют информационные системы управления, каковы этапы их внедрения, чем один информационный пакет отличается от другого, и какой из них наиболее оптимален для конкретного предприятия[1].

В настоящий момент времени существует ряд существенных обстоятельств, обуславливающих необходимость внедрения ИСУ на крупных производственных предприятиях и объедине-ниях[2], т.к. для большинства крупных российских предприятий характерны:

- достаточно сложная система распределения полномочий между головным предприятием и производственными подразделениями, дочерними и зависимыми предприятиями, то есть разделения показателей хозяйственной деятельности на планируемые из центра (дирекции, управляющей компании холдинга) и определяемые на местах;

- многообразие товарно-материальных и финансовых потоков, определяемое наличием элементов вертикальной (по стадиям технологического цикла) и горизонтальной (региональное и дивизиональное разделение труда) интеграции;

- многообразие рынков сбыта, отличающихся по своей емкости и эластичности спроса по цене;

- многообразие видов деятельности и, как следствие, необходимость дополнительного их разграничения в системе управленческого учета и планирования;

- усложненная система контроля и стимулирования деятельности подразделений, которая в идеале должна охватывать все факторы хозяйственной деятельности, контролируемые подразделениями и обеспечивать равенство стимулирования за одинаковый вклад в финансовые результаты предприятия различных подразделений;

- различный характер производственного процесса по различным видам деятельности и, как следствие, различные способы учета затрат и финансовых результатов;

- недостаточное качество информационного обеспечения процесса принятия управленческих решений (недостаточная полнота, достоверность и оперативность полученных данных менеджерами всех уровней управления);

- недостаточная регламентированность документооборота и, как следствие, снижение эффективности систем учета и контроля деятельности объединения.

Таким образом, внедрение информационной системы управления на крупных российских производственных предприятиях и объединениях:

- во-первых, создает предпосылки для качественного улучшения процесса управленческого планирования и контроля их деятельности со стороны высшего и среднего руководства;

- во-вторых, обеспечивает должное представление о результатах деятельности объединения различным партнерам и, тем самым, окажет положительный эффект в сфере расширения сотрудничества с различными предприятиями и организациями.

В общем случае формирование ИСУ объединением производственных предприятий может базироваться на следующих основных принципах [3]:

1. Использование модели оптимального планирования в качестве аналитического блока ИСУ.

Применение модели оптимального планирования является основой ИСУ как программно-аналитического продукта последнего поколения. В отличие от традиционных систем управления, ИСУ основанная на модели оптимального планирования, позволяет решать ряд крайне актуальных для деятельности любого крупного предприятия проблем учета и планирования.

2. Построение программно-технического блока системы на базе одного из существующих на рынке стандартных пакетов полной функциональности.

Объединение системы оптимального планирования с существующими полнофункциональными программными продуктами позволяет задействовать наиболее сильные стороны каждой системы:

- быстродействие совершения операций и детальное информационное обеспечение существующих на рынке программных продуктов;

- системность методологии оптимального планирования и качественно новый уровень эффективности принятия управленческих решений, что позволит резко улучшить финансовую, учетную, контрольную и планово-аналитическую деятельность объединения.

3. Внедрение систем управленческого и финансового планирования по принципу «сверху -вниз» (то есть от головного предприятия к дочерним предприятиям).

В принципе, существуют два подхода к построению единой системы управленческого и финансового учета, а также планирования на крупном производственном объединении[4]:

Первый - «сверху вниз». Система управления строится на уровне головного предприятия и постепенно «спускается» (детализируется) на уровень дочерних предприятий.

Второй - «снизу вверх». Система управления строится на уровне отдельных фрагментов объединения (например, на ряде дочерних предприятий) и в дальнейшем «интегрируется» на уровнь головного предприятия.

Как показывает мировой опыт, второй вариант является, безусловно, более затратным и, соответственно, менее эффективным по следующим причинам:

- во-первых, при втором варианте проведение эффективной единой хозяйственной политики производственного объединения возможно только после полной интеграции систем управления, что предполагает охват ИСУ всех его подразделений и предприятий. Это происходит потому, что выработка с помощью инструментария ИСУ политики, эффективной в рамках отдельно взятого предприятия, вовсе не означает эффективность данной политики для объединения в целом;

- во-вторых, интеграция является не просто сложением систем ИСУ, внедренных на отдельно взятых предприятиях объединения. Планирование на уровне объединения предполагает новое качество управления. Соответственно, в результате интеграции значительная часть первоначальных затрат по разработке и внедрению ИСУ на отдельных предприятиях может оказаться неэффективной, что означает несение объединением убытков.

Этих проблем удается избежать при построении интегрированной ИСУ по принципу «сверху - вниз», то есть первоначальной постройки информационной системы управления на уровне головного предприятия и постепенным охватом дочерних и зависимых предприятий.

Проект же по разработке и внедрению ИСУ на объединении, как правило, состоит из трех фаз: обследование компании; проектирование, ввод в действие[1].

На первой фазе разработки (обследование) проводится сбор данных и анализ деятельности объединения (корпоративного центра и согласованного набора типовых структурных подразделений), строится модель бизнес-процессов «как есть», определяются основные элементы системы и технологии управления, вырабатывается видение будущей ИСУ, строится модель бизнес-процессов «как должно быть», определяются требования к будущей ИСУ. На основе этих требований вырабатывается концепция развития ИСУ: этапы создания ИСУ, их содержание, способы адаптации действующих автоматизированных систем управления, модель внедрения (разработка заказной системы либо адаптация готового программного пакета, либо гибридная модель - часть системы разрабатывается на заказ, часть охватывается готовым пакетом).

Последующие конкретные шаги по совершенствованию системы управления объединением или крупным предприятием могут быть определены по окончании первой фазы взаимодействия, когда будет проведено исследование его бизнеса, определены и согласованы пути реорганизации системы и пути развития информационных технологий.

Эскизный проект создается на основе технического задания (ТЗ), которое укрупненно описывает управленческие и информационные взаимосвязи в системе. После согласования эскизного проекта можно начинать детальное проектирование и внедрение выделенных подсистем (по бизнес-процессам и/или подразделениям) с целью сокращения сроков получения реальной отдачи от внедряемых технологий. В соответствии с согласованной очередностью внедрения разрабатываются детальные ТЗ на подсистемы и проводятся работы по внедрению подсистем вплоть до завершения опытной эксплуатации.

Основная работа, необходимая для разработки технического задания проводится при выборе системы. На этом этапе необходимо окончательно согласовать и утвердить детали, касающиеся всех подсистем ИСУ. На каждую подсистему оформляется и утверждается ТЗ, которое определяет требования к ней и порядок ее создания.

Пробное внедрение предполагаемой технологии управления проводится в ручном режиме по выбранным направлениям деятельности. По результатам опробования производятся необ-

ходимые изменения.

Техническое проектирование отобранной подсистемы осуществляется в соответствии с утвержденным техническим заданием. На стадии проектирования по подсистемам проводится подробное моделирование бизнес-процессов и строится подробная модель будущей системы управления. Технический проект подробно описывает рабочие места ИСУ, выполняемые на них бизнес-операции, соответствующие им проводки, структуру обрабатываемых баз данных, взаимосвязи данных и алгоритмы их обработки. Технический проект должен включать данные об объемах и интенсивности потоков обрабатываемой информации, количестве пользователей ИСУ и характеристиках требуемого оборудования и программного обеспечения.

На этапе ввода интегрированной системы в действие проводится реализация/настройка программного продукта, осуществляется работа по созданию дополнительных модулей в соответствии с техническим проектом, например, создание конвертеров, позволяющих преобразовать нормативно-справочную информацию и другие хранимые данные из существующей системы в требуемый формат.

Исходя из вышеизложенных требований предлагается следующая информационная система, позволяющая сформировать на ее базе комплексную автоматизированную систему управления производственным предприятием (рисунок ).

В приведенной системе использованы следующие обозначения:

ПМ и РД - подсистемы мониторинга и регистрации данных, служащие для мониторинга окружающей среды и сбора данных о состоянии внешней и внутренней среды объединения. Указанная подсистема является мобильной, а число, входящее в нее подсистем мониторинга определяется количеством субъектов рынка, с которыми взаимодействует объединение;

ППО и ПД - подсистема первичной обработки и передачи данных. Данная подсистема служит для преобразования собранных в ПМиРД первичных данных к удобному для ввода в ЭВМ виду;

ПОД - подсистема обработки данных, являющаяся центральным звеном ИСУ, и служащая для структуризации и форматирования поступающих в нее данных и а также управления документооборотом. Даная подсистема реализуется на базе ПЭВМ;

Рис. Структура интегрированной системы управления производственным предприятием

РБД - распределенная по различным подсистемам база данных, в которой хранятся массивы постоянных данных и накопленный опыт функционирования;

ПОП - подсистема оптимального планирования производственной деятельности, функционирование которой опирается на поступающие в информационную систему данные и накопленный опыт функционирования;

ПСП - подсистема стратегического планирования развития объединения принятие решений в которой опирается на тренды развития внешней и внутренней среды объединения, полу-

ченные в подсистеме ПОД;

ПСУ - подсистема ситуационного управления производственным процессом объединения, служащая для формирования организационно-технических и организационно-экономических управленческих мероприятий на основе анализа ситуаций отражающих состояние его внешней и внутренней среды[5];

ПППР - подсистема поддержки принятия решений, в которой вырабатываются рекомендации менеджерам принимающих управленческие и хозяйственные решения на различных уровнях управления различными видами деятельности объединения.

Принцип функционирование предложенной информационной системы с очевидностью вытекает из функционального назначения образующих ее подсистем и связей между ними.

Следует отметить, что совершенствование системы управления предприятием на базе информационных технологий можно считать целесообразным, если:

1) увеличивается объем прибыли, получаемой объединением в результате повышения эффективности управления;

2) повышается оперативность управления;

3) происходит снижение инвестиционного цикла.

Опыт внедрения информационных систем показывает, что обычно указанные требования при правильном выборе системы в основном выполняются за счет:

- оптимизации проектных и управленческих решений;

- реакции системы в реальном масштабе времени на все изменения, происходящие в производственном процессе и в окружающей среде.

Обычно на практике оценка эффективности внедрения информационных систем проводится как оценка эффективности инвестиционного проекта, т.е. затрат на внедрение информационных технологий рассматриваются как инвестиции в развитие основных фондов. Это предполагает плановое управление ресурсами проекта на протяжении всего периода их использования с целью оптимизации экономических выгод, достигаемых за счет данных инвестиций.

Однако, как правило, недостаточно на предпроектной стадии обосновать целесообразность этих затрат, подкрепив расчетами теоретическую возможность их окупаемости. Кроме этого необходимо выстроить процесс формирования ИСУ таким образом, чтобы осуществляемые инвестиционные вложения на протяжении всего жизненного цикла ее разработки и внедрения работали в направлении максимизации выгоды.

Это означает, что экономические оценки по проекту внедрения информационной системы управления должны осуществляться не однократно, а в те моменты, когда возникающая ситуация (внешние обстоятельства) или предлагаемое решение (внутренняя корректировка проекта) способны существенным образом повлиять на эффективность осуществляемых инвестиций. Такие моменты определяются руководством инвестиционного проекта и в обобщенном виде представляют собой ситуации, когда:

- корректируются сроки реализации проекта;

- в проекте меняются существенные технические решения;

- меняется внешняя среда (экономическое окружение) реализации проекта;

- происходят значительные изменения в структуре и характеристиках работы внутри предприятия.

Таким образом, процесс соизмерения инвестиций и достигаемых за их счет экономических выгод должен быть именно процессом, т.е. должен быть итерационной процедурой на протяжении всего периода разработки и внедрения ИСУ, результат которой способен повлиять на дальнейшее продолжение или условия осуществления проекта.

При этом, любые оценки целесообразности внедрения ИСУ об оптимальности выбора той или иной информационной системы или об эффективности инвестиций в проект внедрения информационной системы должны обязательно предваряться четким определением целей и желаемых результатов такого внедрения. Следовательно, оценка эффективности инвестиций в информационные технологии является необходимым условием принятия обоснованного решения, как о целесообразности использования конкретных информационных технологий, так и о соответствии понесенных затрат получаемым результатам.

Одним из основных показателей такой оценки является экономическая эффективность

внедрения новой техники. В широком смысле это показатель, характеризующий экономическую целесообразность внедрения в производство новой техники и её применения.

Методы оценки экономической эффективности применения новой техники те же, что и методы определения экономической эффективности капитальных вложений. Основа этих методов заключается в сопоставлении затрат на новую технику с получаемым от неё эффектом. Различают абсолютную (общую) и сравнительную эффективность новой техники. Абсолютная - измеряется отношением получаемого от внедрения новой техники эффекта (в виде роста объемов производства и снижения себестоимости продукции или роста прибыли) к затратам на её создание и внедрение. Сравнительная - применяется для выбора наилучшего варианта новой техники из имеющихся альтернативных образцов путём определения сроков окупаемости капитальных вложений или сравнения приведённых затрат по вариантам.

Рассматривая процесс внедрения и эксплуатации системы как процесс с дискретными состояниями и непрерывным временем, для его формализации можно использовать математический аппарат массового обслуживания[6]. Определяя, таким образом, финальные вероятности состояний проекта в период внедрения и эксплуатации, а также показатели качества его течения можно оценить эффективность внедрения информационной системы (Эвн) на конкретном строительном предприятии по формуле:

n

f., = Y Pf

аг / i г г

i =1

где n - число дискретных состояний системы, определяемых различной интенсивностью ее загрузки на различных интервалах отчетного периода; Pi - вероятность пребывания системы в i- том загруженном состоянии; Эi - эффективность информационной системы при ее пребывании в i-том состоянии, определяемая как отношение дополнительной прибыли, получаемой предприятием за счет повышения эффективности управления при пребывании системы в i-том состоянии к затратам, связанным с эксплуатацией системы в i-том состоянии.

При этом любые оценки целесообразности внедрения ИСУ, об оптимальности выбора той или иной информационной системы или об эффективности инвестиций в проект внедрения информационной системы должны обязательно предваряться четким определением целей и желаемых результатов такого внедрения. Следовательно, оценка эффективности инвестиций в информационные технологии является необходимым условием принятия обоснованного решения. как о целесообразности использования конкретных информационных технологий, так и о соответствии понесенных затрат и получаемых результатов.

Литература

1. Карабутов Н.Н. Информационные технологии в экономике. -М.: Экономика, 2002 -207 с..

2. Душин В.К. Теоретические основы информационных процессов и систем. - М.: Дашков и Ко, 2003. -348 с.

3. Синюк В.Г., Шевырев А.В. Использование информационно-аналитических технологий при принятии управленческих решений. - М.: ДМК Пресс, 2003.-163 с.

4. Уткин В.Б., Балдин К.В. Информационные системы в экономике - М. : Дашков и К, 2012.-395 с.

5. Мелехин В.Б., Гамзатов Т.Г. Математическое моделирование процесса проблемно-целевого планирования и ситуационного управления проектами в гидроэнергетическом строительстве// Научное обозрение. 2014. № 8. С. 121-127

6. Вентцель Е.С. Исследование операций: задачи, принципы, методология. -М.: Наука, 1980. -208 с. References:

1. Karabutov N. N. Information technology in the economy. - M.: Economies, 2002 -207..

2. The Dushin V. K. Theoretical foundations of information processes and systems. - M.: Dashkov and Co., 2003. -348 p.

3. Sinuk V. G., Shevyrev A. V. Use of information and analytical technologies in managerial decision making. -M.: DMKPress, 2003.-163 C.

4. Utkin, V. B., Baldin K. V. Information systems in Economics - M.: Dashkov I K, 2012.-395 C.

5. Melekhin, V. B., T. G. Gamzatov Mathematical modeling of the process of problem-oriented planning and situational project management in the hydropower construction industry// Scientific review. 2014. No. 8. P. 121-127

6. VenttselE. S. operationsResearch: challenges, principles, methodology. -M.: Nauka, 1980. -208p.