Организация и технология работы с документами в районном суде

РАЗДЕЛ III. ОРГАНИЗАЦИЯ И УПРАВЛЕНИЕ

Верещако Д.Д.

Студентка 4 курса направления подготовки 46.03.02 Документоведение и архивоведение Тамбовский государственный университет имени Г.Р. Державина г. Тамбов, Россия1

ОРГАНИЗАЦИЯ И ТЕХНОЛОГИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ В РАЙОННОМ СУДЕ

Аннотация: В статье рассматриваются особенности организации и технологии работы в районном суде. Описываются основные технологии работы с документами, порядок формирования дел и основные требования к оформлению дел на примере Тамбовского районного суда.

Ключевые слова: документопотоки, технологии работы с документами, формирование дел, оформление дел, архив.

Vereshchako D.D.

The student 4 courses in the direction of preparation 46.03.02 Documentary and Archival Studies Tambov State University behalf of G.R. Derzhavina Tambov, Russia

ORGANIZATION AND TECHNOLOGY OF WORK WITH DOCUMENTS IN THE DISTRICT COURT

Abstract: The article discusses the features of the organization and technology of work in district court. The main technologies of work with documents, the order of formation of cases and the basic requirements for registration of cases are called on the example of the Tambov district court.

Key words: document flows, technologies of work with documents, formation of affairs, registration of affairs, archive.

1 Научный руководитель: Медведева О.В. к.и.н., доцент, ФГБОУ ВО «Тамбовский государственный университет имени Г.Р. Державина» г. Тамбов, Россия.

В современных условиях развития общества точная организация документирования является гарантией эффективности в любой сфере деятельности. Документы, сделанные с ошибками, снижают авторитет подписавшего их должностного лица или организации, в которой они составлены; ставят под сомнение квалификацию сотрудников, работающих в сфере делопроизводства. В конечном итоге, документы с погрешностями способны оказать негативное воздействие, содержащиеся в них неверные и неточные сведения могут быть использованы и нанесут юридическому, физическому лицу существенный вред. В современных условиях документирование в органах судах необходимо для того, чтобы обеспечивать не только соблюдение процессуальных норм, исполнение приговоров, решений, определений и постановлений суда, но и четкое, культурное обслуживание обращающихся в суд граждан, юридических лиц, представителей учреждений и организаций, выполнение других функций суда. Рассмотрим технологии работы с документами на примере Тамбовского районного суда.

В состав аппарата Тамбовского районного суда Тамбовской области входят отдел судебного делопроизводства по гражданским делам, отдел судебного делопроизводства по уголовным делам, судьи, государственные гражданские служащие.

Деятельность по управлению документами в суде регламентируется помимо нормативных актов, распространяющихся на все органы власти (ГОСТ 7.0.97-2016, «Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях», «Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти», «Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» и др.) также своей нормативной базой - ФЗ «О порядке рассмотрения обращений, ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности судов в Российской Федерации», приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ «Об утверждении Инструкции по судебному делопроизводству в районном суде», приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ «Об утверждении Инструкции о порядке отбора на хранение в архив федеральных судов общей юрисдикции документов, их комплектования, учета и использования», и др. [1].

Все документы в Тамбовском районном суде можно разделить на три документопотока: входящие, исходящие и внутренние документы.

К входящей корреспонденции Тамбовского районного суда относятся: исковые заявления, административные исковые заявления, ходатайства, жалобы на постановления об административных правона-

рушениях, представления, запросы, письма, сообщения, возражения, отзывы. К исходящей корреспонденции относятся письма, электронные сообщения, копии определения суда. Внутреннюю документацию составляют приказы, штатное расписание суда, регламенты, положения о структурных подразделениях, коллегиальных органах, правила внутреннего трудового распорядка, инструкции; распоряжения, решения, годовые и полугодовые статистические отчеты о работе суда, протоколы, акты, справки, служебные записки, справки, объяснительные записки, журналы учета дел, описи дел, реестры, лист-заверитель, внутренняя опись, личные карточки, личные дела, график отпусков, трудовые книжки, приказы по личному составу.

Общее количество входящих документов в Тамбовском районном суде за 2016 год составило 9835 документов, в 2017 году поступило 10178 документов, а в 2018 году - 11822 документов.

Исходящих документов за 2016 год - 16264. За 2017 год отправлено 24889 документов, а за 2018 год - 29030 документов.

Общее количество внутренних документов в организации за 2016 год составляет 251 документ. В 2017 году внутренних документов было 287, а в 2018 году 335 документов.

Количественные данные свидетельствуют о том, что с каждым годом объем документации возрастает (люди становятся более грамотными в правовом отношении, стремятся защитить свои права и свободу), а значит, увеличивается время на прием, обработку, регистрацию.

В технологию работы с документами в Тамбовском районном суде входят следующие операции: прием и первичная обработка документов; распределение дел; регистрация; контроль за исполнением; исполнение документов и отправка.

Прием и первичная обработка в суде включает в себя следующие операции. Начальник отдела судебного делопроизводства (а в случае его отсутствия секретарь суда) вскрывает пакеты и проверяет соответствие присланных судебных дел и других материалов описи. Операция распределения дел осуществляется следующим образом: документы, которые подлежат распределению, передаются председателю суда. Также можно воспользоваться для осуществления данной операции модулем «Распределения дел», который находится в государственной автоматизированной системе «Правосудие».

Документы, поступившие в суд, регистрируются. Сотрудники отделов судебного делопроизводства по гражданским/ уголовным делам на письмах ставят штамп, затем проставляют дату поступления материалов в суд и регистрационный номер документа. В настоящее время

наиболее предпочтительным вариантом регистрации в Тамбовском районном суде являются регистрационные журналы учета входящей и исходящей корреспонденции. Данные журналы создаются автоматически в программной системе «Правосудие». В конце рабочего дня либо по мере необходимости в течение рабочего дня журналы распечатываются на бумажном носителе в форме реестров [2].

Такие документы, как судебные повестки, возвращенные в суд, расписки в получении судебных повесток, исковых заявлений, рекламные извещения, поздравительные письма не регистрируются, а подлежат передаче с отметкой о времени получения их судом для приобщения к делу.

После того, как регистрация завершается, почта передается по назначению (судьям, ведущему специалисту, юристу 1 класса, в отделы судебного делопроизводства).

Контроль за исполнением возложен на работника, которому передан документ. В ПС ГАС «Правосудие» в модуле «Документооборот» есть функция контроль за исполнением. Все данные о сроках исполнения вносятся работниками самостоятельно.

Перед тем как отправить документ, работники суда проверяют правильность его оформления, то есть наличие всех необходимых подписей; дат, заголовков; отметок об исполнителе; правильность адресования; наличие необходимых страниц в документе и приложений; при наличии документа, предназначенного разовому корреспонденту, наличие адреса.

Исходящую корреспонденцию направляют заказными бандеролями, заказными письмами, либо с использованием курьеров. Список отправляемой корреспонденции формируется с использованием ГАС «Правосудие» в электронном виде с последующим выводом на бумажный носитель.

В целях правильного формирования дел в Тамбовском районном суде производится классификация документов, которая закреплена в номенклатуре дел. Номенклатура Тамбовского районного суда составляется начальниками отделов судебного делопроизводства при непосредственном участии архивариуса (ведущий специалист), в соответствии с перечнем документов федеральных судов общей юрисдикции с указанием сроков хранения.

По истечении календарного года к номенклатуре дел составляется итоговая запись, которая содержит в себе сведения о количестве заведенных дел (в отдельности дела с постоянным сроком хранения и с временным сроком хранения).

Всего за 2018 год в Тамбовском районном суде сформировано 3722 дел. Из них дел с постоянным сроком хранения - 835; с временным сроком хранения (свыше 10 лет) - 463; с временным до 10 лет включительно - 2424.

Формирование дел в Тамбовском районном суде осуществляется в соответствии со следующими основными требованиями:

1. Документы с постоянным и временным сроком хранения должны группироваться в отдельные дела;

2. В каждое дело необходимо включать по одному экземпляру каждого документа (не более);

3. В дело группируются только документы одного календарного года; исключение составляют: переходящие дела; судебные дела; личные дела, которые формируются в течение всего периода работы;

4. Приказы по личному составу необходимо группировать в дела в соответствии с установленными для них сроками хранения;

5. В личных делах документы необходимо располагать в хронологическом порядке по мере поступления;

6. Такие документы, как лицевые счета по оплате труда работников, необходимо группировать в отдельные дела. Они должны располагаться в деле в алфавитном порядке в соответствии с фамилией, именем и отчеством.

В соответствии со сроками хранения в Тамбовском районном суде производится оформление дел. Дела с постоянным, временным (свыше 10 лет) сроком хранения и по личному составу подлежат полному оформлению.

Оформление дел в Тамбовском районном суде предусматривает выполнение следующих операций: дела подлежат подшивке или переплету; в деле листы необходимо нумеровать; к делу составляется лист-заверитель и внутренняя опись документов; обложка дела подлежит оформлению (уточняются названия организации, регистрационный индекс дела, крайние даты дела, заголовки дела).

На все дела, которые подлежат передаче в архив на постоянное и временное хранение, а также дела по личному составу, составляется внутренняя опись документов дела, в которой указывается заголовок, индекс документа, дата и номер листа в наряде.

Перед тем, как передать в архив учетно-статистические карточки, начальники отделов судебного делопроизводства проверяют их наличие и правильное заполнение всех предусмотренных реквизитов. После передачи дел в архивы учетно-статистические карточки хранятся в картотеках отдельно по уголовным делам, гражданским, административным делам и де-

лам об административных правонарушениях в порядке их номеров по годам. Каждый том должен содержать не более ста пятидесяти учетно-статистических карточек, не более 250 листов. Учетно-статистические карточки передаются в архив вместе с алфавитным указателем.

Тамбовский районный суд имеет два архива: один архив для гражданской коллегии, другой - для уголовной коллегии. Дела, которые подлежат передаче в архивы суда, передаются в соответствии с графиком, который согласовывается со структурными подразделениями и утверждается председателем суда.

Поступившие в архивы суда дела и другие документы хранятся по фондам в хронологическом порядке. За хранение дел в архивах назначают ответственными ведущие специалисты. В Тамбовском районном суде архивные дела систематизируются согласно описям дел и хранятся в связках. К каждой связке прикрепляется ярлык из картона или плотной бумаги с указанием следующих данных: первый и последний регистрационный номер дел, который входит в связку.

В архивы суда не передаются документы с временным сроком хранения или «до минования надобности». Когда истекает срок хранения, они уничтожаются. Так, в 2018 году в Тамбовском районном суде уничтожали дела за 2005 и 2006 гг., в 2017 году - за 2003 и 2004 гг.

В исключительных случаях по решению председателя суда, дела временных сроков хранения передаются в архивы суда по описям дел.

Таким образом, в Тамбовском районном суде технология работы с документами включает все традиционные операции, но их большая часть в настоящее время осуществляется в автоматизированном режиме. Однако происходит дублирование многих документов на бумажном и электронном носителях, что объясняется нерешенными проблемами обеспечения сохранности электронных документов. Кроме того, контроль за исполнением до сих не осуществляется автоматически, что замедляет процесс выполнения операций. Правильность работы с документами и соблюдения требований нормативных актов довольно серьезно контролируется, и серьезных нарушений не возникает. Однако учитывая неуклонный рост документооборота, можно порекомендовать пересмотреть количественный состав сотрудников.

Список литературы

1. Медведева О.В. Нормативная база управления документацией в государственных организациях / О.В. Медведева // Ученые записки Тамбовского отделения Российского союза молодых ученых: сб. науч. ст. - Тамбов, 2018. -Сб. 11. - С. 179-184.

2. Об утверждении Инструкции по судебному делопроизводству в районном суде: приказ: принят от 29.04.2003 № 36 // СПС Консультант плюс справочно-правовая система. [Электронный ресурс]. - Режим доступа: компьютер. локал. сеть каб. 414 фак-та культуры и искусств Тамб. гос. ун-та им. Г.Р. Державина. - Загл. с титул экрана. - Яз. рус

3. Программное изделие СДП ИРЦВ.80379-01.

Деева О.С.

студентка Института экономики, управления и сервиса ФГБОУ ВО «Тамбовский государственный университет им. Г.Р. Державина», г. Тамбов1

ПРИЧИНЫ ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО СТРЕССА И МЕТОДЫ ЕГО ПРОФИЛАКТИКИ

Аннотация: В статье рассматриваются причины возникновения и способы профилактики профессиональных стрессов сотрудников в современных организациях.

Ключевые слова: стресс, организационный стресс, причины стресса, профилактика.

Deeva O.S.

student of the Institute of Economics, management and service

Of the @Tambov state University n.a. G.R. Derzhavin», Tambov

CAUSES OF OCCUPATIONAL STRESS

AND METHODS OF ITS PREVENTION

Abstract: The article discusses the causes and methods of prevention of professional stress of employees in modern organizations.

Key words: stress, organizational stress, causes of stress, prevention.

В современном обществе жизнь каждого человека связана с объемом большого количества поступающей информации, которая позитивно или негативно влияет на его эмоциональное состояние. Любые

1 Научный руководитель: Труфанова Т.А. к. псих. н., доцент, ФГБОУ ВО «Тамбовский государственный университет им. Г.Р. Державина» Тамбов, Россия.