Эволюция пространства

Изменения в компании нередко заставляют руководство тратить деньги на перестройку офиса и закупку новой мебели. Однако есть способы свести расходы к минимуму.

Любая компания иногда сталкивается с тем, что нужно переделывать офис. Это может быть вызвано разными причинами: сокращением или увеличением отделов, появлением новых служб, бизнес-задач и процессов. Даже замена компьютеров на ноутбуки или необходимость создания в помещении бумажных архивов может привести к тому, что в офис приходится покупать новую мебель.

Когда изменения назрели, у любой компании есть альтернатива: смириться с тем, что в офисе будет некомфортно и неудобно работать, или выкинуть старую мебель и купить новую, отвечающую появившимся требованиям. Однако еще при проектировании офиса можно позаботиться о том, чтобы он легко видоизменялся. "Лучше всего, когда собственник задумывается об этом еще на стадии планировки помещений,— говорит Павел Поликарпов, заместитель генерального директора "Архитектурной мастерской Павла Поликарпова".— Идеально, когда внутренние перегородки в офисе мобильны, то есть могут легко демонтироваться и передвигаться. Во всех помещениях имеет смысл сделать одинаковое ковровое покрытие и подвесные потолки. Это позволит без особых усилий формировать новые кабинеты". Но даже если переносить стены в офисе нельзя, то всегда можно изменить функции помещений с помощью мебели.

Даже малозначительные на первый взгляд мелочи способны существенно упростить переезд сотрудников и целых отделов в пределах офиса. Например, если в тумбах и шкафах используются замки со сменными личинками. В этом случае в офисе хранится так называемый мастер-ключ, с помощью которого начальник хозяйственного отдела при необходимости вынет из замка личинку и перенесет ее на новое место. Тогда не нужно будет менять ключи переезжающим сотрудникам или переносить вслед за ними шкафы и тумбы. При желании в офисе можно создать систему, при которой у руководителя будет ключ, открывающий все офисные замки, у начальников отделов — ключи для определенной группы замков, а у сотрудников — индивидуальные ключи, открывающие один конкретный замок.

Стоит обратить внимание и на видоизменение офисной мебели. Если, например, возникает необходимость в хранении дополнительного объема документов, то можно, конечно, купить новые шкафы. Но под них придется выделять дефицитную офисную площадь. Намного эффективнее установить антресоли на существующие шкафы. Естественно, конструкция шкафов должна предусматривать такую возможность. Точно так же специалисты советуют использовать в офисе тумбы, в которые можно вставлять сменные ящики разного объема — в зависимости от требований сотрудников. Даже такие мелочи способны экономить офисную площадь и бюджет, повышая при этом эффективность работы.

Изменения в офисе должны быть простой процедурой, которая не отвлекает сотрудников от работы. Это еще один повод не дожидаться необходимости перемен, а подготовиться к ним сразу при проектировании помещений.

Комментарий эксперта

Борис Шахт, генеральный директор компании Orgspace Consulting:

— Существует такое понятие, как "стоимость изменений". В случае с организацией офиса это то количество денег, которое необходимо вложить для изменения помещения. Конечно, любой компании этот фактор стоит учитывать еще при проектировании. Но на практике, к сожалению, о нем забывают. Обычно все происходит следующим образом: архитектор по заказу компании делает красивую картинку будущего офиса, заказчик ее одобряет исходя из эстетических соображений. При этом часто забывают, что для офиса важна не только красота — в нем нужно будет работать. Работа же всегда подразумевает некие изменения, часто непрогнозируемые, в характере деятельности сотрудников. Если после этих изменений денег на переделку офиса потребуется много, компания встанет перед выбором: делать или не делать. А ведь есть множество решений, позволяющих свести стоимость перестановок к минимуму. Например, экраны, разделяющие рабочие места, в большинстве случаев имеют такую конструкцию, что их нельзя ни модернизировать, ни адаптировать. А ведь это очень распространенная потребность. Возможность увеличить или уменьшить высоту экрана, повесить на него дополнительные лотки и полки уже позволяет существенно изменить параметры рабочего места, приспособив его под требования работы или нового сотрудника.

Конечно, офисная мебель, которую можно трансформировать, стоит несколько дороже, чем неспособная к адаптации. Понятно, что у руководства компании всегда появляется соблазн купить более дешевые варианты. Но здесь стоит задуматься, что выгоднее: сэкономить сегодня и потом сталкиваться с необходимостью закупать мебель при каждом изменении или сделать разовое вложение в возможность легкой и быстрой адаптации офиса под новые нужды компании.