УСТРОЙСТВО ДЛЯ КОНТРОЛЯ ДВИЖЕНИЯ И ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

Устройство относится к устройствам считывания и распознавания написанных знаков и может быть использовано для автоматизации делопроизводства на основе компьютера, в частности для контроля прохождения и движения документов с использованием штрих-кода.
Проблемой современного делопроизводства на предприятиях при обработке полученных документов является большое количество ручного труда, даже при наличии компьютера. Отсюда низкая производительность и наличие ошибок.
Отдельной проблемой стоит контроль исполнения документов, так как входяш их документов бывает очень много, как и исполнителей.
Известно устройство идентификации зарегистрированных изделий ( см. Патент РФ. 15.07.97. № «.106.698),который включает в себя запоминание параметров изделия вместе в присвоенным ему индивидуальным номером в эталонной базе данных, запрашивание сведений в базах данных, сравнение их, физическое маркирование каждого изделия при введении его в хозяйственный оборот, сравнение запрошенного сведения с хранящимся в базе данных, и по результатам сравнения определяют юридическое состояние изделия.
Недостатком этого устройства является низкая эффективность идентификации документов, так как в нем применяется ручное кодирование индивидуального номера, что приводит к ошибкам кодирования, а также трудоемкость внесения текущих изменений.
Известно также устройство контроля прохождения и контроля исполнения документов на основе компьютера, в котором в качестве контрольных средств (носителей) используются перфокарты, магнитные диски и ленты, на которые записываются личный номер документа, исполнители документа, сроки исполнения, а по мере движения документа на носитель заносятся все выполняемые операции и время их исполнения (см. Зубок И.Г.,И.Г., Нефедов Б.Н. Автоматизация распорядительскойдеятельности. Новосибирск: Наука, 986)
ПРОТОТИП.
Недостатком данного устройства является неудобство пользования: нужно пробивать перфокарты, заправлять ленты, предварительно найдя нужную в данный момент, затем вводить эту информацию с носителей в ЭВМ, проделывать это неоднократно по мере движения документа, видно что остается много ручного труда, а значит и ошибок.
Технической задачей полезной модели является повышение эффективности контроля движения и исполнения документов.
С этой целью предлагается устройство для контроля движения и исполнения документов, содержашее центральный компьютер, клавиатуру центрального компьютера, блок программы кодирования шифрового кода, принтер, обрабатываемый документ, исполнителя документа, сканер, персональный компьютер исполнителя, клавиатуру персонального компьютера, причем первый вход центрального компьютера соединен с выходом блока программы кодирования (дискета), выход центрального компьютера соединен с принтером, выход которого соединен с документом, первый выход которого соединен оптической линией связи со сканером, а второй выход - визуальный линией связи соединен с исполнителем, первый
выход исполнителя соединен механической связью со сканером, а второй выход с клавиатурой персонального компьютера, выход сканера электрически соединен со входом персонального компьтера. центральный и персональный компьютеры соединены в компьютерную сеть с возможностью подключения в нее п-исполнителей с п-персональными компьютерами.
На чертеже показана блок-схема устройства, где 1-центральный компьютер (ЦК), 2 - клавиатура ЦК, 3 - блок программы кодирования ШК, 4 - принтер, 5 - обрабатываемый документ, 6 - исполнитель, 7 сканер, 8 - персональный компьютер (ПК) исполнителя, 9 клавиатура ПК.
Первый вход ЦК 1 соединен с выходом клавиатуры 2, второй вход ЦК 1 соединен с выходом блока 3 программы кодирования (дискета), выход ЦК 1 соединен с принтером 4, выход которого соединен с документом 5, первый выход которого соединен оптической линией связи со сканером 7, а второй выход - визуальной линией связи соединен с исполнителем 6, первый выход исполнителя 6 соединен механической связью со сканером 7, а второй выход - с клавиатурой 9 ПК, выход сканера 7 электрически соединен со входом ПК 8, а ЦК 1 и ПК 8 соединены в компьютерную сеть, в которую могут быть объединены (при необходимости) и другие ПК исполнителей.
Центральный компьютер 1 и персональный компьютер 8 могут быть выполнены, например, на Pentium 200 с процессором ММХ, программа 3 кодирования в ШК может быть представлена на дискете, например, 1,44 Мб, принтер 4, совместимый с ЦК 1, может быть выполнен, например, на ПР Desk jet 690, исполнитель 6 физическое лицо, назначенное для исполнения данного док тУ1ента,
сканер 7 выбирается в зависимости от принятого типа ШК, клавиатуры 2 и 9 - стандартные клавиатуры из комплектовки ЦК 1 и ПК 8.
Под постоянными реквизитами документа понимаются: название организации или предприятия или должностного лица, являющегося автором документа; дата подписания документа; вид документа (письмо, решение, уведомление и пр.); регистрационный номер документа. Состав этих реквизитов может изменяться, а их отличительной особенностью является то, что они нанесены на документ.
Под изменяемыми реквизитами документа понимаются: адресные данные лица (лиц), которому он передан для исполнения, сроки исполнения; предварительное решение вопроса и т.д.
Под движением документа в физическом смысле понимается у какого конкретно исполнителя в данный момент времени на обработке он находится.
Под движением документа в юридическом смысле понимается в каком состоянии по срокам обработки ( начало, конец, середина) документ находится.
Устройство работает следующим образом. Постоянные реквизиты документа 5 (пока еще без ШК) через клавиатуру 2 заносятся в ЦК 1, автоматически кодируются по программе блока 3 и через принтер 4 в виде ШК наносятся на документ 5, с которого исполнителем 6 при помощи сканера 7 считываются и заносятся в ПК 8, где декодируются, заносятся в базу данных и высвечиваются в виде реквизитов на экране монитора; исполнитель 6 работает визуально с документом 5 и реквизитами с экрана монитора ПК 8, анализирует и предлагает рабочее решение, которое вводит в банк документов ПК 8;
руководитель, его заместитель или другой причастный к этому документу сотрудник всегда может просмотреть итоги работы с документом (проконтролировать) через клавиатуру 2 ЦК 1 и компьютерную сеть, соединяющую ЦК 1 и ПК 8, войдя в базу данных ПК 8 и прочитав файл документа, он проконтролирует физическое и юридическое состояние последнего, при необходимости внесет соответствующие коррективы.
Применение ИЖ для контроля движения бумажных документов увеличивает производительность труда, уменьптает вероятность появления ощибок и трудозатраты, повыщает качество работы. Следует заметить, что в принципе для поставленной задачи можно применять почти любой ШК, включая нестандартные, то есть разработанные специально для контроля прохождения документов, но предпочтительнее применять общепринятые и известные коды: code 39, code 93, code 128, так как они - алфавитно-цифровые, позволяют наращивание и абсолютно нечувствительны к ошибкам считывания. Кроме того следует заметить, что ШК распечатывается на документе на месте реквизита (согласно ГОСТ - место для данных автоматического поиска документов).