Обеспечение сохранности архивных документов в 1990-х годах (на примере центрального государственного архива Чувашской Республики)

УДК 930.25

А.К. КУЗНЕЦОВ

ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРАННОСТИ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ В 1990-х ГОДАХ

Ключевые слова: государственные архивы, сохранность архивных документов, Чувашия 1991-2000.

Исследовалось состояние обеспечения сохранности архивных документов в Центральном государственном архиве Чувашской Республики в 1990-х годах. Указаны недостатки и отмечены положительные моменты в этом направлении деятельности архива.

A.K. KUZNETSOV GUARANTEE SECURITY ARCHIVAL DOCUMENTS IN 1990S

Key words: state archives, security archival documents, Chuvashiya 1991-2000.

The research deals with the state of security archival documents in the Central state archive of the Chuvash Republic in 1990s. The drawbacks and advantages of this line of activity of the archive are pointed out.

Сохранение такого колоссального информационного ресурса, каким является Архивный фонд, всегда было и остается приоритетным направлением деятельности развитого государства. Однако в сложных социально-экономических условиях 1990-х годов российское государство выдвинуло на передний план иные задачи. Между тем хранение документов в архивах становилось ненадежным. В 75% зданий федеральных архивов системы электропроводки, пожаротушения, сигнализации, в 70% - кровля, перекрытия, отопление, канализация стали опасны [1]. За рассматриваемый период не было заложено строительство ни одного архивного здания [2]. Тяжелое положение сложилось и в региональных архивах.

Одним из крупнейших хранилищ документов в Чувашской Республике в рассматриваемый период являлся Центральный государственный архив Чувашской Республики (далее - госархив). В нем были сосредоточены информационные массивы с 1639 г., являвшиеся историко-культурным наследием народа Чувашии [3. Д. 922. Л. 22]. По данным паспортизации на 01 января 2000 г. в госархиве насчитывалось 2839 фондов объемом 1034632 единицы хранения (далее - ед. хр.) документов на бумажной основе, 33933 ед. хр. фотодокументов, 80 ед. хр. кинодокументов, 2 ед. хр. фонодокументов, 35249 ед. хр. печатных изданий [3. Д. 951. Л. 8-11].

Госархив располагался в типовом здании, построенном в 1963 г. Вместимость архивохранилищ составила 1,2 млн ед. хр. [3. Д. 831. Л. 1] В 1991-1993 гг. был проведен текущий ремонт здания, осуществлена реконструкция хранилища (установлены двухъярусные металлические стеллажи, введена в действие отопительная система), освобожденного в связи с перемещением в 1992 г. книжной палаты в здание Центрального государственного архива общественных объединений Чувашской Республики, в 1995-2000 гг. осуществлена замена кровли [3. Д. 824. Л. 83]. В указанный период произошли положительные изменения и в техническом оснащении госархива: приобретено оборудование для реставрационных работ, персональный компьютер, принтер и другая техника [3. Д. 924. Л. 75].

Несмотря на предпринятые меры, здание госархива в полной мере не отвечало требованиям обеспечения сохранности документов. Отсутствовали помещения для приема, акклиматизации и временного хранения поступающих в

архив документов, изолированного хранения особо ценных документов. В читальный зал так и не были переданы третьи экземпляры описей, что в условиях расширения использования документов неоправданно увеличивало нагрузку на работников архивохранилищ [3. Д. 810. Л. 5].

Одной из важнейших являлась проблема организации охраны Архивного фонда Чувашской Республики. Все архивохранилища были оборудованы пенными огнетушителями, пожарной и охранной сигнализацией, инструкцией по противопожарной безопасности. В соответствии с письмом Росархива «О недостатках в охране архивов и организации их обследования органами вневедомственной охраны МВД РФ» от 28 августа 1995 г. № 4/826-II госархивом были закуплены 4 новых огнетушителя [3. Д. 867. Л. 65] и введен пропускной режим [3. Д. 867. Л. 67]. Недофинансирование вынудило с 1999 г. отказаться от услуг подразделения вневедомственной охраны, что отрицательно сказалось на расстановке штатной численности архива. К дежурству в дневное время стали привлекать сотрудников всех структурных подразделений госархива [4. Л. 16].

По состоянию на 2000 г. госархив располагал 6 архивохранилищами, оснащенными металлическими стеллажами протяженностью 11,4 тыс. погонных метров. Документы в хранилищах были размещены раздельно по историческим эпохам. Однако отсутствие свободных площадей стало актуальнейшей проблемой обеспечения сохранности документов [3. Оп. 1. Д. 922. Л. 23]. Так, с 2000 г. госархив вынужден был приостановить плановое комплектование управленческой документацией. Прием документов от учреждений - источников комплектования осуществлялся в исключительных случаях (от ликвидированных организаций, не имеющих правопреемников). В этой связи, как отмечал заместитель руководителя Росархива В.П. Тарасов, участились попытки со стороны некоторых негосударственных структур приватизировать документы Архивного фонда Российской Федерации, временно в них хранящихся, в основном научно-технического профиля, что, безусловно, может нанести ущерб информационной безопасности страны [2].

В госархиве была организована система ответственного хранения документов. Приказами директора все архивохранилища переданы на ответственное хранение заведующим архивохранилищами и старшим хранителям фондов, установлен порядок допуска и список лиц, имеющих право брать ключи и печатки от хранилищ. При смене заведующих архивохранилищ составлялись соответствующие акты приема-передачи. 22 мая 1991 г. был утвержден регламент работы архивохранилищ, согласно которому в целях усиления контроля за обеспечением сохранности документов упорядочен порядок выдачи дел из архивохранилищ. Однако вследствие острого дефицита бюджета рабочего времени дела выдавались часто непроверенными, без листов использования [3. Д. 831. Л. 2].

В 1995 г. в связи с приказом Государственной архивной службы России от 18 мая 1995 г. «О фактах хищения документов в Российском государственном историческом архиве» и информационным письмом от 25 июля 1995 г. № 4/771-II вновь была поднята проблема выдачи дел с обязательной полистной проверкой, с выверением листов-заверителей, листов использования [3. Д. 831. Л. 9]. К тому же значительный объем поступавших в госархив запросов социально-правового характера и увеличение числа исследователей привели к постоянному движению наиболее важных по информационной значимости фондов (Совета министров, Президиума Верховного Совета ЧАССР, райисполкомов, райфинотделов и т.д.). Все же ввиду интенсивной выдачи дел из архивохранилищ в структурные подразделения архива и сотрудникам Чувашко-мархива дела выдавались без полистной проверки [3. Д. 831. Л. 9].

Для сохранности документов немаловажную роль играет оптимальные температурно-влажностный и санитарно-гигиенический режимы. Температура и

влажность в хранилищах контролировалась с помощью психрометров. Санитарно-гигиенические условия поддерживались проведением регулярной влажной уборки, ежемесячных санитарных дней [3. Д. 831. Л. 1]. В 1992 г. был также проведен микологический и энтомологический анализ дел, пораженных плесневыми грибами, который показал, что дела не представляют опасности для состояния окружающих ед. хр. [3. Д. 808. Л. 51] Выявленные ранее 63 ед. хр., пораженные плесневыми грибами были подвергнуты дезинфекции [3. Д. 831. Л. 16].

В соответствии с плановыми показателями проводилось обеспыливание и картонирование дел. В 1991-1996 гг. проведено картонирование по фондам I и II категории в объеме 28578 ед. хр. [4. Л. 15]. В дальнейшем из-за отсутствия финансовых средств оно было приостановлено. К сожалению, эта же причина легла в основу изношенности до предела калориферной системы, что привело к грубому нарушению режима хранения документов. Несмотря на наличие приборов, сотрудники госархива не смогли обеспечить выполнения нормативов температурно-влажностного режима хранения документов. Так, в 1998 г. в гос-архиве было зафиксировано наличие плесени в хранилище дореволюционных фондов. Биоповреждения обнаружены по документам информационнонасыщенного фонда 193 «Управление Алатырского удельного округа» [4. Л. 18]. В связи с отсутствием дезокамеры и изолированного помещения дезинфекция проводилась только в летний период. Имела место также запыленность документов, 2/3 которых не были закартонированы. Госархив не располагал достаточным количеством пылесосов для проведения обеспыливания дел, чтобы поддерживать на должном уровне состояние гигиенического режима в архивохранилище.

В связи с вводом в эксплуатацию реконструированного архивохранилища, передачей фондов общественных объединений в Центральный госархив общественных объединений Чувашской Республики в госархиве проводилась целенаправленная работа по объединению разрозненных частей и рациональному размещению фондов в пределах архивохранилищ. Из одного хранилища в другое были перемещены документы Чебоксарского горисполкома, Ибресинского земельного отдела, Уполминзага, народных судов, начальников милиции и др. (1995-1996 гг. - 1616 связок) [3. Д. 867. Л. 65]. Внутри архивохранилищ передвинуты фонды Министерства финансов ЧАССР, Чебоксарской уездной комиссии последгола, райфинотделов, плановых комиссий, инспектур госстатистики, земельных отделов, учреждений народного образования, сельсоветов, стройтре-стов и др. (1995-1996 гг. - 16542 связки) [3. Д. 867. Л. 65-66; Д. 831. Л. 10-11]. При перемещении своевременно вносились изменения в учетные документы, заполнялись книги ежедневного движения фондов по хранилищу и топографические указатели. Однако из-за дефицита свободных площадей не было возможности продолжать прием дел по отраслевому принципу, приходилось принимать часть фондов в другие хранилища. Это приводило к необоснованным затратам физических сил и бюджета рабочего времени в дальнейшем при объединении разрозненных частей фондов [3. Д. 831. Л. 11].

Целенаправленно стало осуществляться еще одно направление обеспечения сохранности документов - работа с особо ценными документами (далее -ОЦД). На основании приказа директора от 08 января 1992 г. № 2 «Об организации работы с особо ценными документами» в госархиве была создана специальная комиссия по работе с ОЦД.

За 1991-2000 гг. выявление ОЦД на бумажной основе было организовано по фондам I и II категории. Всего было выявлено и описано 5504 ед. хр. и 969 ед. хр. фотодокументов, из них 334 ед. хр. были переданы в Центральный государственный архив общественных объединений Чувашской Республики. На

01 января 2001 г. в госархиве количественный показатель выявленных особо ценных ед. хр. составлял 23464 [3. Д. 992. Л. 31]. Объем работы в этом направлении в рассматриваемые годы был различен. Максимальные показателя приходятся на 1993 и 1999 гг., а в 1996 и 2000 гг. выявление и описание ОЦД вообще не проводилось [3. Д. 992. Л. 23]. Такое положение объяснялось привлечением членов комиссии к выполнению социально-правовых запросов граждан, поступавших в большом количестве.

Учет и обеспечение сохранности ОЦД были возложены на главного хранителя фондов, который осуществлял его по списку фондов, содержащих ОЦД, описям ОЦД и страхового фонда. Кроме того, заведующий отделом обеспечения сохранности и учета документов Архивного фонда Чувашской Республики вел журнал учета фондов, по которым проведено выявление ОЦД. В архивохранилищах также имелись картотеки фондов, содержащих ОЦД. Все коробки и связки с особо ценными единицами хранения были промаркированы.

Госархив проводил целенаправленную работу по проверке физического состояния ОЦД. Так, в 1994 г. выявлялись документы с затухающим текстом по фондам Алатырского Киево-Николаевского Новодевичьего монастыря и коллекции рукописей XVII в. Заведены карточки учета документов с затухающим текстом на 42 ед. хр. [3. Д. 818. Л. 32]. Однако в связи с отсутствием специального оборудования и средств работа по восстановлению таких документов в рассматриваемый период не проводилась.

Работа с ОЦД, особенно в начальный период, имела ряд трудностей: отсутствие методических разработок, перечней и критериев, которыми руководствовались бы при определении ценности многих групп документов. Это приводило и к сложностям при утверждении описей на заседаниях экспертнопроверочной методической комиссии Комитета Чувашской Республики по делам архивов. Так, в 1994 г. из 43 описей 13 были возвращены с рекомендациями о дополнительном выявлении ОЦД [3. Д. 818. Л. 33]. Отрицательными в этой работе явились наличие отдельных случаев выдачи для использования подлинников ОЦД и при этом отсутствие визы заведующего отдела государственного хранения и учета архивного фонда [3. Д. 831. Л. 2, 4-5].

Отделом микрофильмирования, фотокопирования и реставрации документов госархива в эти годы была проведена огромная и очень важная работа по созданию страхового фонда ОЦД. Всего за 1991-2000 гг. было изготовлено 740115 кадров. В течение 1991-1994 гг. - по 120 тыс. кадров ежегодно. Однако в последующие годы эти показатели стали заметно снижаться (в 1995 г. - 80085 кадров, 1996 г. - 60264, 1998 - 45453) [3. Д. 992. Л. 27]. С IV квартала 1999 г. из-за отсутствия средств на приобретение негативной пленки страховой фонд не создавался. Существовали и другие проблемы: сокращение штатной численности отдела, направление сотрудников на другие виды работ, износ оборудования, отсутствие монтажного стола, вытяжной вентиляции, запыленность дел, отсутствие площадей и т.д. [3. Д. 819. Л. 27-28]

Из общего количества выявленных фондов I категории был смикрофиль-мирован 51 фонд (всего отнесено к I категории 72 фонда) [3. Д. 823. Л. 40]. Полностью смикрофильмированы следующие фонды дореволюционного периода: Цивильской, Чебоксарской, Ядринской воеводских канцелярий, Цивиль-ской и Ядринской уездных земских управ, Алатырской провинциальной канцелярии Нижегородской губернии, Свияжской провинциальной канцелярии Казанской губернии, Симбирской чувашской учительской школы, инспекторов чувашских школ, И.Я. Яковлева [3. Д. 848. Л. 50]. Трудно переоценить культурноисторическую и научную ценность этих документов, которые также имеют уникальные типографические особенности. По советскому периоду смикрофильми-

рованы 45 фондов I категории, в том числе Ревком ЧАО, областные органы государственной власти и управления, министерства, творческие союзы, личные фонды и др. [3. Д. 823. Л. 40].

Страховой фонд являлся неприкосновенным и хранился обособленно в специальном хранилище, оборудованном металлическими стеллажами и шкафами [3. Д. 823. Л. 49]. Контроль за сохранностью страховых копий осуществлялся по средствам проверки их наличия и технического состояния, которая проводилась заведующим отделом микрофильмирования, фотокопирования и реставрации документов. Дефектов механического, химического и биологического характеров не было выявлено [3. Д. 818. Л. 32]. Ежегодно в госархиве проводилась консервационно-профилактическая обработка микрофильмов, находящихся на хранении более 10 лет [3. Д. 823. Л. 50]. Объемные показатели по консервационно-профилактической обработке микрофильмов в течение 1992-2000 гг. оставались на одном уровне - 9900 кадров [4. Л. 20].

С 1965 г. в госархиве начал формироваться фонд пользования, но затем вплоть до 1988 г. эта работа была прекращена, возобновилась - в 1992-1994 гг. В 1993 г. фонд пользования был приведен в рабочее состояние и передан в количестве 5353 единиц из архивохранилища кинофотофонодокументов в архивохранилище для выдачи в читальный зал [3. Д. 822. Л. 27]. Таким образом, исследователям с этого времени не должны были выдаваться подлинники ОЦД, на которые изготовлен фонд пользования. В 1990-е годы из-за плохой обеспеченности позитивной пленкой началось отставание изготовления микрофильмов фонда пользования от микрофильмов страхового фонда, а с 1995 г. работы по изготовлению фонда пользования прекратились [3. Д. 818. Л. 32]. Всего за 1992-1994 гг. было изготовлено 315176 кадров фонда пользования [3. Д. 831. Л. 16].

В целях обеспечения физической сохранности документов Архивного фонда Чувашской Республики отделом микрофильмирования, фотокопирования и реставрации документов до второго полугодия 1998 г. кроме создание страхового фонда и фонда пользования на ОЦД проводился комплекс реставрационно-восстановительных работ с архивными документами и на бумажной основе, и на пленочных носителях (фотодокументы).

Отбор документов на реставрацию проводился с учетом ценности заключенной в них информации и степени их использования. В 1991-1994 гг. годовые объемные показатели по физической реставрации документов составляли в среднем 29000 листов. С 1995 г. объемные показатели начали неуклонно снижаться. Если в 1995 г. годовой объем реставрационных работ составлял 25200 листов, в 1996-1997 гг. в среднем - 14000 листов, то начиная с 1999 г. он снизился до 7000 листов [3. Д. 992. Л. 25].

С 1991 г. госархив освоил реставрацию крупноформатных документов (картографического материала), которая продолжалась вплоть до 1994 г. Была проведена работа по реставрации 925 карт и газетного материала в количестве 200 листов [3. Д. 808. Л. 48]. Из-за отсутствия средств на приобретение расходных материалов работы были прекращены.

Тенденция уменьшения годовых объемных показателей наблюдается также и по подшивке дел. В 1991-1994 гг. годовой объем составил около 3300 дел, в 1995-1998 гг. - 2000 дел, с 1999 г. - 1400 дел [3. Д. 992. Л. 25]. Переплетные работы вообще не были за кем-либо закреплены, хотя имелись переплетные дела в плохом физическом состоянии. Следствием отсутствия полного набора технических средств стала ограниченная номенклатура реставрационных работ госархива. Не осуществлялись отбеливание, нейтрализация кислотности, укрепляющая пропитка

основы, закрепление текстов, ламинирование, долив бумажной массы и др. Специалисты лаборатории не проходили соответствующего обучения [3. Д. 810. Л. 6].

Таким образом, в начале 1990-х годов мы можем говорить о больших объемах основных показателей обеспечения сохранности документов, освоении новых видов, например, реставрационных работ. Однако сокращение штатной численности, финансирования, а затем и упразднение в 1998 г. отдела микрофильмирования, фотокопирования и реставрации документов привело к серьезному снижению показателей, хотя потребности в реставрационновосстановительных работах велики в силу интенсификации использования и старения документов. В ходе проведенных в конце 1990-х годов в госархиве проверок наличия и состояния дел было выявлено более 73000 дел, нуждающихся в реставрационно-восстановительных работах, в дезинфекции - 6300 дел, в восстановлении угасающего текста - более 700 дел [3. Д. 992. Л. 25].

В целом сотрудниками госархива была проделана значительная работа по сохранению документального богатства республики. В непростые 1990-е годы было налажено выявление и учет ОЦД, создание страхового фонда, фонда пользования, консервационно-профилактическая обработка документов и др. Ежегодно около 30% от общего бюджета рабочего времени составлял именно комплекс работ по обеспечению сохранности документов [3. Д. 973. Л. 43]. Однако хроническое недофинансирование привело к неудовлетворительному состоянию материально-технической базы госархива. Требовались капитальный ремонт здания, замена электропроводки, охранной сигнализации, отопительной системы. Стоит также отметить отсутствие квалифицированных кадров и социальной поддержки архивистов. В настоящее время необходимо государственное содействие в организации работ по сохранению Архивного фонда Чувашской Республики.

Литература и источники

1. Привалов В.Ф. Обеспечение сохранности документального наследия в условиях современной действительности (тезисы доклада) / В.Ф. Привалов // Вестник архивиста. 1999. № 1. С. 13.

2. Тарасов В.П. Проблемы безопасности Архивного фонда Российской Федерации и пути их решения / В.П. Тарасов // Вестник архивиста. 1999. № 6. С. 15.

3. Государственный исторический архив Чувашской Республики (ГИА ЧР). Ф. Р-2315. Оп. 1.

4. ГИА ЧР. Ф. Р-819. Оп. 9. Д. 394.

КУЗНЕЦОВ АНТОН КОНСТАНТИНОВИЧ - ассистент, аспирант кафедры архивоведения и документоведения историко-географического факультета, Чувашский государственный университет, Россия, Чебоксары (kuznetsov-ak@mail.ru).

KUZNETSOV ANTON KONSTANTINOVICH - assistant, post-graduate student, department of archives and documents, Chuvash State University, Russia, Cheboksary.