Система оптимизации проектных работ
SYSTEM FOR OPTIMISING PROJECT WORKS

Изобретение относится к аппаратно-программному комплексу, который обеспечивает сбор и анализ данных, для оценки состояния цели и всего проекта до достижения срока исполнения как объективными методами, так и прогнозом ответственного организующего и отвечающего за получение результата.
Из уровня техники известна автоматизированная система управления предприятием, раскрытая в документе RU 2695987 С1, опубл. 29.07.2019, которая содержит соединенные между собой блок календарного среднесрочного планирования, базу данных плановых задач, блок оценки важности плановых задач, блок оценки временных рамок выполнения плановых задач, базу данных о функциональных задачах по договорным и внутренним соглашениям, блок оценки важности функциональных задач, блок оценки временных рамок выполнения функциональных задач, блок оперативной памяти дополнительных задач, блок оценки важности дополнительных задач, блок оценки временных рамок выполнения дополнительных задач, базу данных о сотрудниках, блок расчета заработной платы, блок оценки выполнения среднесрочного плана, базу данных учета рабочего времени, базу данных объектов, базу данных структуры предприятия и типов работ, блок фильтрации по объектам, блок оценки выполнения задач пользователями объектов, блок фильтрации по подразделениям предприятия и типам работ, блок оценки выполнения задач исполнителями работ.
Недостатком известной системы является отсутствие возможности принятия упреждающих решений, в случае возникновения инцидентов и рисков при выполнении задач.
Известна система и способ формирования базы решений, раскрытые в источнике информации RU 2601150 С2, опубл. 10.03.2016. Система формирования базы решений, содержит множество компьютеров и сервер, соединенные сетью связи, причем сервер содержит блок приема задачи, выполненный с возможностью приема от пользователя-инициатора задачи, которую требуется решить, блок распределения ролей, выполненный с возможностью распределения ролей среди пользователей системы формирования базы решений в зависимости от задачи, которую требуется решить, блок публикации, выполненный с возможностью публикации задачи для общего доступа пользователям системы формирования базы решений, блок приема решений, выполненный с возможностью приема решений задачи от пользователей системы формирования базы решений, блок оценки, выполненный с возможностью выставления оценки принятым решениям задачи согласно заданным критериям, блок выбора, выполненный с возможностью выбора по меньшей мере одного решения на основании, по меньшей мере, выставленной оценки, базу данных, выполненную с возможностью хранения выбранных решений.
Недостатком известной системы является то, что система формирования базы решений направлена на ускорение отбора решений поставленной задачи, но не позволяет оценить состояние результата и всего проекта до достижения срока исполнения.
Ближайшим аналогом, выбранным в качестве прототипа, являются способ и устройство управления задачами, возникающими в результате строительной деятельности, раскрытые в документе CN 107784403 А, опубл. 09.03.2018. Способ интерактивного управления задачами разработчика в управлении проектами содержит этапы строительных работ на которых количественные рабочие задания оцениваются экспертом; количественные рабочие задания назначаются цедентом, при этом назначенные рабочие задания классифицируются и назначаются исполнителю в соответствии с рабочим статусом; количественные рабочие задания выполняются ответственными лицами; подтверждение результата выполненных заданий выполняется цедентом; если результат подтвержден для передачи, данные рабочих заданий сохраняются, и данные рабочих заданий могут впоследствии запрашиваться; если результат не подтвердится, рабочие задания изменяются или повторно выполняются ответственными лицами.
Недостатком известного метода является отсутствие возможности принятия упреждающих решений, в случае возникновения инцидентов и рисков, влияющих на получение результатов.
Предлагаемая система оптимизации проектных работ предназначена для регистрации, учета, обработки и анализа результатов, используемых руководителями крупных предприятий в целях оптимизации действия руководителей по контролю над текущей деятельностью и развитием стратегических проектов.
Заявленное изобретение направлено на ускорение и оптимизацию процесса управления предприятием за счет оценки состояния задачи и всего проекта в целом до достижения срока исполнения, как объективными методами, так и прогнозом ответственного за счет автоматизации процесса регистрации, систематизации, обработки, передачи, оценки рисков и комплексного анализа зарегистрированных целей.
Использование заявленной системы оптимизации проекта позволяет:
- сократить трудозатраты на организацию контроля и подготовку отчетов;
- упростить процедуры контроля при реализации проекта, за счет регулярной оценки состояния конечных и промежуточных результатов, с учетом выявления проблем заранее.
Технический результат заключается в оптимизации управления предприятием за счет автоматизации процессов регистрации и оповещения о возникновении внеплановых инцидентов при работе предприятия; визуализации текущего состояния целей предприятия; создание аналитики, исключая влияние человеческого фактора.
Указанная задача решается, а технический результат достигается за счет использования системы оптимизации проектных работ посредством регистрации контролируемых результатов и сбора информации о перспективах их исполнения в назначенный срок характеризующаяся тем, что она содержит: автоматизированные рабочие места с настройками, позволяющими идентифицировать пользователя, при этом рабочие места соединены между собой и с сервером посредством локальной компьютерной сети, с возможностью установки автоматизированной системы разработки и контроля выполнения плановых производственных заданий предприятия в реальном времени, которая включает связанные между собой следующие блоки: блок регистрации целей, блок корректировки целей, блок регистрации оценки рисков исполнения, блок оповещения о событиях, блок регистрации действий пользователей с целями, блок проверки достижения целей, блок получения информации от других информационных систем предприятия, блок регистрации исполнения целей, блок визуализации состояния предприятия, блок аналитических отчетов, причем вся информация, с вышеперечисленных блоков, поступает в информационную базу системы электронного документооборота (далее - СЭД), где обрабатывается и хранится, доступ к автоматизированной системе разработки и контроля выполнения плановых производственных заданий предприятия предоставляется только ограниченному кругу пользователей, а именно: заказчику и ответственному(ым); при этом автоматизированная система разработки и контроля выполнения плановых производственных заданий предприятия имеет возможность обмена данных с учетными системами предприятия с помощью блока получения информации из внешних систем, для возможности оповещения пользователей о событиях регистрации целей, корректировки целей, получения результата и детализации целей; при регистрации цели в блоке регистрации цели производятся записи в блоке оповещения о событиях и в блоке регистрации действий пользователей с целями; оповещение участников процесса о событиях регистрации целей производится посредством почтовых клиентов электронной почты; для возможности изменения параметров целей используется блок корректировки целей, причем все действия, произведенные в блоке корректировки целей, также регистрируются посредством блока оповещения о событиях и блока регистрации действий пользователей с целями; после регистрации и корректировки целей включается блок регистрации оценки рисков исполнения, в результате работы которого, блок оповещения о событиях и блок визуализации состояния предприятия с периодичностью направляют ответственным оповещение с распоряжением оценить риски достижения запланированных целей; текущее состояние исполнения целей предприятия осуществляет блок визуализации состояния предприятия, на основе полученных данных из информационной базы СЭД, данные выводятся на сводный монитор, а блок аналитических отчетов, позволяет на выбор пользователя сформировать отчеты, предоставляющие информацию о состоянии предприятия и о ходе работ с целями; при получении конечного результата, предусмотренного целью, ответственный в блоке регистрации исполнения целей создает запись об исполнении цели, а блок оповещения о событиях информирует заказчика об исполнении цели, после чего заказчик в блоке регистрации исполнения целей осуществляет проверку результата и регистрирует свое согласие либо несогласие с исполнением.
Заявленная система оптимизации проектных работ поясняется блок-схемой, демонстрирующей один из предпочтительных вариантов реализации на фигуре 1.
Система оптимизации проектных работ содержит последовательно и взаимно связанные между собой посредством локальной компьютерной сети сервер и следующие блоки:
1 - Блок регистрации целей;
2 - Блок корректировки целей;
3 - Блок регистрации оценки рисков;
4 - Блок формирования оповещения о событиях;
5 - Блок регистрации действий пользователей;
6 - Блок регистрации исполнения целей;
7 - Блок проверки достижения целей;
8 - Блок визуализации состояния предприятия;
9 - Блок аналитических отчетов;
10 - Блок получения информации от внешних систем;
11 - База данных системы электронного документооборота;
12 - Учетная система предприятия обработки информации;
13 - Сводный монитор.
В качестве пользователей заявленной системы оптимизации выступают Заказчик и Ответственный, причем права доступа к зарегистрированным целям ограничены и определяются Заказчиком.
Заказчиком выступает как правило руководитель предприятия, который ставит цель и которому необходимо достижение этой цели.
В качестве Ответственного Заказчиком назначается сотрудник предприятия, организующий и отвечающий за выполнение цели. Ответственный принимает решение о способе достижения цели. Может выполнять все действия по достижению цели самостоятельно, и/или привлекать к соисполнению цели полностью или частично других ответственных, для каждого из которых ставит новую цель, т.е. выполняет декомпозицию цели на составляющие.
В общем случае система оптимизации проектных работ включает следующий функционал:
Блок 1 - «Блок регистрации целей». Данный блок позволяет зарегистрировать целевой показатель, конечную или промежуточную цель работы к указанной дате, указать получателя этой цели, ответственного за выполнение, а также периодичность оповещения о рисках достижения заявленной цели.
Перечень зарегистрированных целей хранится в электронных таблицах в информационной базе данных системы электронного документооборота (СЭД) и обрабатывается типовыми механизмами системы, в частности, такими как регистрация пользователей; разграничение прав пользователей; хранение и обработка электронных таблиц; рассылка уведомлений по электронной почте; прикрепление внешних файлов к записям целей; формирование запросов к электронным таблицам хранения информации.
Блок 1 связан с блоками 4 - «Блок формирование оповещения о событиях» и 5 - «Блок регистрации действий пользователей», а именно при регистрации цели производятся записи в блоках 4 и 5. Информация из этих блоков, также, поступает в информационную базу СЭД 11, где обрабатывается и хранится.
С помощью типовых механизмов оповещения СЭД, а также с помощью внешних механизмов оповещения, например, посредством почтовых клиентов электронной почты, производится оповещение участников процесса о событиях регистрации целей, а также о других событиях, в зависимости от настроек системы оптимизации проектных работ в конкретном случае.
После получения пользователем оповещения, о регистрации цели, происходит этап согласования, на котором ответственный за выполнение поставленной цели либо утверждает поставленную ему цель, либо считает необходимым произвести декомпозицию поставленной цели и/или изменить параметры цели, в частности, дать более корректную формулировку поставленной цели, изменить сроки выполнения поставленной цели, или изменить ответственного.
Для изменений и/или декомпозиции цели вступает в работу блок 2 - «Блок корректировки целей», который обеспечивает возможность подачи заявок на изменение параметров целей, и согласование этих изменений с Заказчиком. После отработки блока 2 происходит изменение параметров цели, но при этом сохраняются исторические данные о первоначальном состоянии и процессе изменений.
Все действия в блоке 2 регистрируются посредством блока 4 - «Формирование оповещения о событиях», а также блока 5 - «Регистрации действий пользователей» в информационной базе СЭД, а затем через типовые механизмы СЭД осуществляется оповещение участников процесса о произошедших изменениях.
Для имеющихся зарегистрированных и согласованных с Заказчиком целей с помощью типового механизма регламентных заданий СЭД включается блок 3 - «Блок регистрации оценки рисков».
По результатам работы блока 3, посредством блока 4 - «Формирования оповещения о событиях» и блока 8 - «Визуализации состояния предприятия» с указанной заказчиком периодичностью (ежедневно, еженедельно, ежемесячно, ежеквартально, в нестандартные сроки), после регистрации и согласования цели, ответственным направляется распоряжение о необходимости оценить риски достижения запланированных целей. Также в блоке 3 - в целях упреждения возможных рисков срыва плановых сроков и мониторинга исполнения поставленной цели, производится регулярная оценка цели. При этом ответственные сообщают об имеющихся рисках в упрощенной качественной форме на основании своего экспертного мнения, например, «в срок», «есть несущественные риски» или «под угрозой», при этом ответственный должен внести причину такого прогноза исполнения цели, а также предложить способы исправления ситуации.
Простота требований по оценке рисков и отсутствие необходимости длительных расчетов позволяет оценивать риски быстро и, при этом, опираться на оперативную информацию. Такой способ позволяет быстро выявлять проблемные зоны в деятельности предприятия и оперативно предпринимать меры по противодействию негативным инцидентам и факторам.
Текущее состояние исполнения целей предприятия в компактном виде позволяет увидеть блок 8 - «Визуализации состояния предприятия», который получает данные из информационной базы СЭД, ранее сохраненные блоками 1, 2 и 3. Полученные данные выводятся на «Сводный монитор состояния целей предприятия». На мониторе пользователя «Сводный монитор состояния целей предприятия» визуализирует общее состояние проектов, которые пользователь контролирует либо выполняет. При необходимости анализа причин и этапа возникновения проблем с проектом пользователь может расшифровать интересующую цель, путем просмотра параметров цели.
«Сводный монитор состояния целей предприятия» выполнен в виде сигнальной панели, где применяется принцип «светофора». Цвета зеленый, желтый и красный напротив целей сигнализируют об оценке ответственного рисков своевременного достижения цели, т.е. отражают критичность состояния прогнозного срока исполнения цели по отношению к плановому. Также, блок 8 позволяет вывести для всех пользователей рабочие списки целей с необходимыми отборами, сортировками и группировками.
Параллельно с блоком 8 блок 9 - «Блок аналитических отчетов», также, на основании данных, хранящихся в информационной базе СЭД, позволяет на выбор пользователя формировать ряд отчетов, предоставляющих информацию как о состоянии предприятия, так и о ходе работ с целями. В том числе, но не только, отчеты об интенсивности работы пользователей, отчет о состоянии целей и пр. Набор отчетов не является окончательным, а может быть расширен и изменен в зависимости от потребностей и отраслевой принадлежности предприятия.
После получении результата, предусмотренного целью ответственный в блоке 6 - «Блок регистрации исполнения цели» создает запись об исполнении цели. При этом в этот момент, к регистрационной записи цели имеется возможность присоединить внешний файл с документацией, рабочими записями и прочими материалами, посредством типовых механизмов СЭД.
Посредством взаимодействия блока 6 с блоком 4 - «Блок формирования оповещений о событиях» происходит оповещение Заказчика об исполнении цели. Заказчик в блоке 7 - «Блок проверки достижения цели» осуществляет проверку правильности результата и регистрирует свое согласие, либо не согласие с исполнением цели.
На предприятии используются, например, учетная система «Управление производственным предприятием», а также система визуализации Power BI. Данные из системы управления производственным предприятием загружаются в информационную базу СЭД, и помещаются в регистрационные записи целей, с помощью блока 10 - «Блок получения информации из внешних систем». В дальнейшем, при формировании аналитических отчетов с помощью блока 9 - «Блок аналитических отчетов», данные из системы управления производственным предприятием используются для расшифровок показателей исполнения целей.
Для детализации данных количественных целей используется переход в систему Power BI посредством блока 10 - «Блок получения информации из внешних систем».
Система Power BI необходима для формирования целостной картины по всему предприятию, что обеспечивает более удобный вид инструментов контроля и управления.
Таким образом, система оптимизации проектных работ является уникальным решением, т.к. формирует аналитическую базу данных, которая может быть использована для оптимизации управления предприятием.
При этом заявленная система предусматривает связи систем внутри предприятия и сторонних элементов для обмена информацией.
Пример работы системы «Управляющая компания группы»:
На первом уровне управления генеральным директором формируются конечные цели предприятия по функциям, а именно формулируется цель, описывается результат и признаки достижения цели, назначаются ответственные за их исполнение (как правило, ответственными за достижение конечных целей предприятия по функциям назначаются заместители генерального директора), назначаются целевой срок прохождения цели, устанавливается периодичность актуализации состояния цели.
После получения оповещения через блок 4, а также изменения состояния рабочих списков целей через блок 2, заместители генерального директора производят декомпозицию целей с формулировкой промежуточных целей, назначением ответственных и периодичности оповещения о рисках достижения целей.
Аналогичным образом поступают и новые ответственные третьего уровня. Количество уровней технически не ограничено.
После получения для исполнения цели ответственный приступает к выполнению мероприятий. Перечень мероприятий, необходимые ресурсы и календарный график работ ответственный формирует самостоятельно и для собственного применения. Оперативные действия не контролируются в рамках системы, что позволяет разгрузить управленческий персонал от рутинного контроля.
В процессе выполнения мероприятий по достижению цели (-ей) ответственный с периодичностью, указанной заказчиком, по требованию системы, формируемой блоком 3, создает запись с определением степени риска исполнения поставленной цели в срок. Степень риска оценивается по принципу светофора:
Зеленый - риск отсутствует;
Желтый - есть небольшие риски;
Красный - критичные риски исполнения.
Выбор степени риска осуществляет ответственный, как наиболее информированный и вовлеченный участник процесса, на основании своего экспертного мнения. Кроме оценки рисков, ответственный, должен указать причину такой оценки и способы исправления ситуации.
Чем выше степень риска, тем больше внимания в действиях предприятия уделяется конкретной цели. Для обеспечения исполнения цели у которой установлена высокая степень риска неисполнения формулируются дополнительные цели, которые призваны нивелировать негативные воздействия или инциденты.
Программным комплексом предусмотрены случаи, когда сроки исполнения цели, либо формулировка цели могут быть изменены по инициативе ответственного по согласованию с заказчиком. Это происходит в блоке 2. При согласии заказчика на изменение цели, предлагаемые ответственным, запись в таблице целей изменяется, при этом сохраняется история таких изменений.
В процессе работ по достижению целей может происходить присоединение внешних файлов с документацией, рабочими записями и пр. к регистрационной записи цели. Эти файлы доступны для всех участников работ над целью.
После получения результата, предусмотренного целью, ответственный регистрирует факт исполнения в блоке 6. О данном действии через блок 4 уведомляется заказчик, который в блоке 7 производит проверку исполнения, и, в случае согласия, отмечает факт проверки и принятия результатов.
Основным отличием от выявленных аналогов является то, что вместо контроля процесса исполнения проекта Руководство компании концентрируется на контроле своевременной поставки ключевых результатов. Таким образом, в фокусе всегда остается требуемый результат, успешность выполнения оценивается на основании отклонения сроков его получения, а приемка его качества делегируется квалифицированному специалисту или непосредственно оценивается Заказчиком.
При таком подходе, отчетность для Руководства максимально прозрачна и не требует изучения лишней информации. Контроль получения плановых результатов дает понимание движения проекта и не позволяет откладывать проблемы на потом. Для Руководителей проектов и исполнителей работ такой подход гарантирует политику невмешательства в непосредственные работы и четкое понимание в необходимости отчетности.
Разделение уровней позволит каждому руководителю сосредоточиться на контроле действительно важного для него результата, не погружаться в тонкости более низкого управления.
Таким образом, при использовании заявленной системы оптимизации проектных работ сокращаются трудозатраты на организацию контроля и подготовку отчетов; упрощаются процедуры контроля при реализации проекта, что приводит к оптимизации управления предприятием и созданию аналитики, исключая влияние человеческого фактора.