СИСТЕМА ОБРАБОТКИ ДОКУМЕНТОВ
SYSTEM OF DOCUMENT PROCESSING

Изобретение относится к системам обработки данных, предназначенных для управленческих специфических функций учета и планирования в структурах бизнес-образования.
Известна информационно-справочная система Государственного регистра населения (Патент РФ №2246756, МПК 7 G06F 17/30, опубликован 20.02.2005), содержащая блок установки режима работы, первый и второй блоки селекции адресов записей, блок формирования адресов считывания записей, блок выдачи данных, первый и второй блоки сравнения кодов записей, блок сравнения количества записей, блок сравнения годовых интервалов, блок управления выборкой записей, регистр, счетчик, сумматор и др. Использование изобретения позволяет получить технический результат в виде повышения быстродействия системы путем локализации диапазона адресов поиска данных в базе данных Государственного регистра населения.
Несмотря на то, что система реализует функции выдачи проблемно-ориентированных списков граждан по заданным адресным, возрастным и другим критериям, недостатком ее является отсутствие блока вычислений.
Наиболее близким к предлагаемой системе является устройство для обработки документов, в частности финансовых (Патент РФ №2265884, МПК 7 G06F 17/60, опубликован 10.12.2005), которое содержит блок ввода кодированных данных, блок хранения данных, блок сортировки, обработки, вычислений, блок кодирования, блок вычислений, преобразователь, блок ввода дополнительных данных, через которые вводятся данные, характеризующиеся параметрами, отличными от параметров основного блока и блок ввода новых данных.
Система кодирует данные финансовых документов, записывает их в блок хранения данных, сортирует закодированные данные по заданным параметрам и вычисляет суммарные данные отсортированных групп, которые затем кодируют кодами, соответствующими структуре финансового итогового документа, формируют в группы с одинаковыми кодами и вычисляют результат по каждой сформированной группе данных.
Недостатком известной системы обработки документов являются то, что данная система имеет узкую направленность обработки финансовых документов и учитывает лишь количественные показатели и не отражает качественных критериев, необходимых для статистических и аналитических расчетов.
Задачей изобретения является создание системы обработки любых документов с учетом количественных и качественных критериев, необходимых для статистических и аналитических расчетов.
Поставленная задача решается за счет того, что в системе обработки документов, содержащей подсистему «Ввода и хранения данных», включающую блок ввода данных, блок ввода кодированных данных, блок хранения данных, вход которого соединен с выходом блока ввода данных и с выходом блока ввода кодированных данных, подсистему «Вычислений и обработки данных», включающую блок сортировки и обработки данных и блок вычислений, вход которого соединен с выходом блока сортировки и обработки данных, подсистема «Ввода и хранения данных» дополнительно содержит блок выбора форм ввода данных в зависимости от вида информации, выход которого соединен с входом блока ввода данных и с входом блока ввода кодированных данных, и блок оптимизации процесса ввода данных при помощи запросов и шаблонов, вход которого соединен также с выходом блока выбора форм ввода данных, а выход - с входом блока хранения данных, подсистема «Вычислений и обработки данных» дополнена блоком выбора вида вычислений, в котором осуществляется выбор уровня группировки и условий сортировки данных, выход которого соединен с входом блока сортировки и обработки данных, кроме того, система дополнена подсистемой «Поиска данных», включающей блок поиска данных, выход которого соединен с входом блока хранения данных, блок выбора вида поиска, выход которого соединен с входом блока поиска данных, блок выбора критериев поиска, вход которого соединен с выходом блока выбора вида поиска, блок оптимизации поиска с помощью системы запросов и фильтров, вход которого соединен с выходом блока выбора критериев поиска, также система дополнена подсистемой «Анализа, учета и отчетности», содержащей блок выбора вида отчета, выход которого соединен с входом блока формирования отчетов, выход которого соединен с входом блока формирования архива, выход которого соединен с входом блока формирования архива, выход которого соединен с входом блока сопоставления с предыдущими периодами, для соответствующих отчетных и статистических документов, кроме того, система дополнена подсистемой «Визуального представления данных», которая содержит блок выбора вида визуальной формы, выход которого соединен с входом блока визуального представления данных, вход которого соединен с выходами блока формирования отчетов и блока сопоставления с предыдущими периодами, выходами блока выбора видов форм ввода данных, блока выбора вида поиска, блока выбора вида вычислений, блока выбора вида отчета для осуществления возможности функции выбора вида соответствующих форм, блока архива визуальных форм, отвечающего за визуальное представление данных, содержащих в базе данных, в зависимости от текущей потребности пользователя, вход которого соединен с выходом блока вывода данных, вход которого соединен с выходом блока визуального представления данных.
Предлагаемая система обработки документов поясняется чертежами, на которых изображены:
фиг.1 - общая блок-схема заявленной системы,
фиг.2 - схема подсистемы 1 «Ввода и хранения данных»,
фиг.3 - схема подсистемы 2 «Поиска данных»,
фиг.4 - схема подсистемы 3 «Вычислений и обработки данных»,
фиг.5 - схема подсистемы 4 «Анализа, учета и отчетности»,
фиг.6 - схема подсистемы 5 «Визуального представления данных»;
фиг.7 - схема работы и взаимодействия блоков системы между собой.
Предлагаемая система организации данных представляет собой единую систему, в которой предусмотрены пять взаимосвязанных между собой подсистем (фиг.1): 1 - подсистема «Ввода и хранения данных», 2 - подсистема «Поиска данных», 3 - подсистема «Вычислений и обработки данных», 4 - подсистема «Анализа, учета и отчетности», 5 - подсистема «Визуального представления данных».
Работа в базе данных зависит от полноты и качества введенной информации. Для этого предусмотрена подсистема 1 «Ввода и хранения данных», представленная схематически на фиг.2, где: 1.1 - блок выбора форм ввода данных, 1.2 - блок ввода данных, 1.3 - блок ввода кодированной данных, 1.4 - блок оптимизации процесса ввода данных, 1.5 - блок хранения данных.
Подсистема 1, отвечающая за ввод и хранение данных, делится на пять блоков. В блоке 1.1 осуществляется выбор формы ввода данных, в зависимости от вида информации. В блоке 1.2 осуществляется непосредственно ввод данных с клавиатуры. Блок 1.3 отвечает за ввод кодированных данных, реквизитов, структурных признаков и другой служебной информации, каждой записи присваиваются коды, в зависимости от принадлежности к той или иной структурной группе, а также определенной информации коды присваиваются автоматически. Блок 1.4 предусмотрен для оптимизации процесса ввода, с помощью которого значительная часть информации вносится автоматически посредством запросов, на основе группировки и структуризации информации. В блоке 1.5 хранится введенная информация.
Подсистема 2 «Поиска данных» (фиг.3) включает 2.1 - блок выбора вида поиска, 2.2 - блок выбора критериев поиска, 2.3 - блок оптимизации поиска, 2.4 - блок поиска.
Подсистема 2 отвечает за поиск данных и состоит из четырех взаимосвязанных блоков. В блоке 2.1 осуществляется выбор вида поиска с помощью подсистемы визуального представления данных (блок 5.2). В блоке 2.2 происходит выбор или ввод критериев (условий) поиска. В блоке 2.3 происходит оптимизация процесса поиска с помощью системы запросов и системы фильтров. В блоке 2.4 непосредственно сам поиск данных.
Подсистема «Вычислений и обработки данных» (фиг.4) содержит 3.1 - блок выбора вида вычислений, 3.2 - блок сортировки и обработки данных, 3.3 - блок вычислений.
Подсистема 3 отвечает за процессы вычислений и обработки данных и состоит из трех блоков. В блоке 3.1 осуществляется выбор видов вычислений, в зависимости от уровня группировки и условий сортировки данных, в блоке 3.2 в зависимости от выбранного визуального представления данных происходит сортировка данных, их кодирование, отбор критериев запроса или группы запросов для вычислений, за счет чего оптимизируется процесс обработки данных. В блоке 3.3 осуществляются сами вычисления.
Подсистема 4 «Анализа, учета и отчетности» (фиг.5) состоит из 4.1 - блока выбора вида отчета, 4.2 - блока формирования отчетов, 4.3 - блока сопоставления с предыдущими периодами, 4.4 - блока формирования архива.
Подсистема 4 отвечает за отчетность и статистику, а также включает аналитическую функцию. Подсистема включает в себя четыре блока. В блоке 4.1 осуществляется выбор вида отчетности в соответствии с требованиями за счет взаимодействия с подсистемой визуального представления данных (блок 5.2). В блоке 4.2 с помощью системы основных и вспомогательных запросов за счет взаимодействия с подсистемой обработки данных (блок 3.3) происходит формирование отчетов и статистики. Блок 4.3 отвечает за вспомогательную систему запросов по сопоставлению данных как к текущим значениям, так и к предыдущим показателям, за счет взаимодействия с блоком 4.4, в котором формируется и накапливается архив полученных статистических и отчетных данных.
Подсистема 5 «Визуального представления данных» отвечает за визуальное представление данных, содержащихся в базе данных в зависимости от текущей потребности пользователя. Подсистема 5 состоит из четырех блоков, где 5.1 - блок выбора вида визуальной формы, 5.2 - блок визуального представления данных, 5.3 - блок вывода данных, 5.4 - блок архива визуальных форм.
Так как информация в программе может быть представлена в виде форм выбора видов функциональной деятельности в системе, различных форм ввода и корректировки данных, навигатора поисковой системы, справочных и информационных форм, списочных, табличных и отчетных документов, документов установленного образца, результатов поиска, вычислений и анализа данных, статистических и аналитических отчетов и т.д., то в блоке 5.1 в зависимости от текущей функциональной задачи осуществляется выбор визуальной формы. В блоке 5.2 осуществляется связь с подсистемами 2, 3, 4 в зависимости от поставленной задачи, и в данных подсистемах автоматически осуществляется отбор запроса или группы запросов и фильтров для поиска, вычислений и анализа данных. Блок 5.3 отвечает за непосредственное представление данных и вывод их на печать или на экран. В блоке 5.4 выбранная форма при необходимости размещается в архив.
Работа и взаимодействие описанных подсистем базы данных, предназначенной для управленческих специфических функций учета и планирования в структурах бизнес-образования, схематически представлена на фиг.7 и осуществляется следующим образом.
При запуске системы пользователю предлагается основное меню и главная форма (с помощью подсистемы 5) с возможностью выбора в блоке (5.1) система представления информации в зависимости от текущей задачи пользователя:
- ввод и коррекция данных,
- поиск данных,
- обработка данных (вычисление, сортировка, группировка, анализ и др.).
Ввод данных (подсистема 1) может представлять собой стандартную систему ввода (с помощью клавиатуры и «мыши») и автоматическую (с помощью системы фильтров и запросов). В блоке 5.1 осуществляется выбор визуальной формы в зависимости от вида информации. Вводимая информация делится на два типа (ввод первичной информации, коррекция данных). Первичная информация также подразделяется на ввод самой информации и ввод служебной (структурные признаки, коды, реквизиты) информации. Через блок связи 5.2-1.1 в блоке 1.3 производится присвоение кодов и ввод служебной информации, а в блоке 1.2 - ввод данных по видам.
Первичный ввод справочной и служебной информации осуществляется последовательно с помощью линейных форм. Для первичного ввода рабочей информации (данных) могут быть использованы формы снабженных полями со списками справочной информации и кнопками автоматического заполнения стандартных и структурированных данных. Формы ввода могут быть как последовательными, так и сложноподчиненными, и могут осуществлять ввод сразу по нескольким направлениям. Блок ввода кодированных данных 1.3 необходим для дальнейшей оптимизации обработки данных и их структуризации. Для уменьшения временных затрат на этапе ввода данных предусмотрен блок 1.4, который отвечает за автоматизированный ввод данных из справочников с помощью системы запросов и фильтров блока 1.4, например заполнение изучаемых дисциплин исходя из учебного плана по специальности.
Для наглядности систем первичного последовательного ввода рабочих данных можно представить в виде следующей последовательности взаимодействия блоков подсистемы
5.1→[5.2-1.1]→1.2→1.5
Ввод служебной информации в виде другой последовательности
5.1→[5.2-1.1]→1.3→1.5
А систем первичного ввода рабочих данных с использованием автоматизированного ввода - в виде следующей последовательности:
5.1→[5.2-1.1]→1.4→1.5
Корректировка ранее внесенных данных осуществляется с использованием поисковой подсистемы 2. Как и в вышеописанных случаях, в блоке 5.1 происходит выбор визуального представления, далее через блок связи 5.2-2.4 осуществляется поиск данных, в блоке 2.1 осуществляется выбор вида поиска, с помощью блока 2.2 задаются условия поиска, с помощью блока 2.3 (применение фильтров, запросов, сортировки или группировки) сокращается время поиска данных. Затем исправленная информация через блок связи 2.4 попадает в блок хранения 1.6.
Схематически корректировка служебной информации выглядит в виде такой последовательности
5.1→5.2→2.1→2.2→2.3→2.4→1.5
А корректировка рабочей информации выглядит в виде такой последовательности
5.1→[5.2-2.1]→2.4→1.5
Поиск данных в системе возможен как с помощью навигатора по списочному составу (студенты, слушатели, преподаватели) и по структурным единицам (группа, специальность, предмет), так и с помощью главного меню по интересуемым направлениям (документооборот, успеваемость, финансовая отчетность, статистическая отчетность и т.д.). В зависимости от первоначальной причины поиска информации подсистема поиска 2 может быть задействована как самостоятельно, так и в сочетании с другими системами. Функция поиска данных может быть востребована в следующих случаях:
- поиск и корректировка данных;
- поиск и визуальное представление первичной единицы информации;
- поиск и визуальное представление обработанных данных с помощью системы фильтров, группировки, сортировки и др.;
- поиск и визуальное представление обработанных данных с различными вариантами расчетов;
- поиск и визуальное представление обработанных данных в виде аналитической и статистической информации.
В зависимости от выбранного вида в нашей системе задействованы те или иные блоки. Так как процедура поиска и последующей корректировки данных были рассмотрены выше, рассмотрим следующие варианты.
Поиск и визуальное представление первичной единицы информации также начинается с выбора визуальной формы в блоке 5.1 - с помощью навигатора главной формы или с помощью системы меню, далее через блок связи 5.2-2.1 с системой поиска и блок связи 2.4-1.5 с системой хранения данных осуществляется поиск данных. Так как информация является единичной, дополнительные блоки не задействованы. Затем через блок связи с системой визуального представления 2.4-5.2 и блок формирования визуальной формы 5.3 информация появляется на экране и при необходимости выводится на печать. Схематически последовательность может быть представлена следующим образом:
5.1→5.2→2.1→2.4→1.5→2.4→5.2→5.3
Поиск и визуальное представление обработанных данных отличается от описанного ранее тем, что в его реализации задействован блок 2.3 (система запросов и фильтров):
5.1→5.2→2.1→2.2→2.3→2.4→1.5→2.4→5.2→5.3
Поиск и визуальное представление обработанных данных с различными вариантами расчетов дополняется блоком сортировки и обработки и блоком 3.3 вычислений, блоки 2.2 и 2.3 в процессе не участвуют, но участвует блок формирования отчетов:
5.1→5.2→2.1→2.4→1.5→2.4→3.2→3.3→4.2→5.2→5.3
В данной задаче важную роль играет подсистема 3 (обработки данных), так как данная подсистема участвует в процессе расчетов и вычислений, как вспомогательная функция выбор критериев запроса в блоке 3.1 осуществляется в зависимости от выбранного визуального представления в блоке 5.1. Схематически данная последовательность выглядит следующим образом:
5.1→5.2→3.1→3.2→3.3→4.2→5.2→5.3
Поиск и визуальное представление данных в виде аналитической и статистической информации дополняется блоком 4.2 связи с системой анализа и статистики
5.1→5.2→4.1→4.2→2.4→1.5→2.4→1.5→2.4→3.2→3.3→4.2→5.2→5.3
При необходимости сравнения текущей информации с данными прошлых периодов дополнительно подключается блок 4.3 через блок 4.4 и цепочка тогда выглядит так
5.1→5.2→4.1→4.2→2.4→1.5→2.4→3.3→4.2→4.4→4.3→5.2→5.3
Визуальное представление данных основная функция и задача всей системы, так как все действия пользователя начинаются и заканчиваются в подсистеме 5.
Визуальное представление данных в программе подразделяется на несколько видов:
- рабочие формы для выбора видов ввода, корректировки, поиска;
- внешние формы для вывода на экран единичной информации для типовых документов, справочной информации и др.;
- отчетные, статистические и аналитические формы.
Система визуального представления тесно связана с системой ввода, поиска, вычислений и анализа, так как является результатом работы всей системы в целом.
Анализ данных в программе представлен отдельной подсистемой, так как существенно отличается от подсистемы вычислений возможностью сравнительного анализа с показателями предыдущих периодов и возможностью наглядного отображения данных в виде графиков и диаграмм.
Статистические данные по определенным временным периодам загружаются в архив и при необходимости могут быть размещены в дополнительной форме для сравнительного анализа, на основании которого могут быть сделаны выводы об эффективности того или иного процесса в сфере предоставления коммерческих образовательных услуг.
Предлагаемая система решает задачу не только повышения эффективности работы финансовой составляющей, но и позволяет получать и анализировать результаты по более широкому кругу вопросов, таких как уровень знаний, возрастной состав студентов и слушателей, сравнительный анализ успеваемости в динамике и т.д.
Рассматриваемая система обработки данных в образовательных коммерческих учреждениях реализует задачу повышения эффективности работы данной структуры за счет минимизации трудовых и временных затрат на ведение документооборота, на поиск и обработку необходимой информации, повышение быстродействия и достоверности при получении финансовых результатов и отчетных форм, а также за счет оптимизации учетных функций учебного процесса и повышения качества предоставляемых услуг.
Объектами учета данной системы являются
учебный план;
списочный состав студентов и слушателей;
преподавательский состав;
перечень групп;
перечень специальностей;
документооборот (учебные карточки, договоры, приказы, протоколы и др.).
Объектами анализа являются
численность, состав и успеваемость студентов и слушателей;
востребованность предмета, специальности;
своевременность и полнота оплаты;
действенность рекламы.
Сравнительный анализ преимуществ заявленной системы обработки данных перед имеющимися аналогами приведен в таблице.