Разработка системы внутренней самооценки деятельности организации

Выявлено, что методики, объединяющей в себе подходы кризисного реинжиниринга, в основе которых делается акцент на стратегию предприятия, нет. Поэтому целесообразно предложить разработку методики проведения проекта РБП на основе стратегического анализа и целеориентированного направления.

Обобщение накопленных методов позволило предложить типологию методов реинжиниринга бизнес-процессов и на ее основе разработать модель применения методов реинжиниринга бизнес-процессов, которая наглядно демонстрирует на каких этапах проекта РБП применимы данные методы.

А.И. Тихонов А. С. Мажарова

РАЗРАБОТКА СИСТЕМЫ ВНУТРЕННЕЙ САМООЦЕНКИ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНИЗАЦИИ

DEVELOPMENT OF THE SYSTEM OF INTERNAL SELF-IMAGE OF ACTIVITY OF THE ORGANIZATION

Аннотация: в статье рассматривается структура системы внутренней самооценки деятельности организации, определяются ее подсистемы: подсистема подготовки и сопровождения; подсистема разработки регламентов; подсистема формирования комплекса показателей; подсистема мониторинга и контроля; подсистема внедрения и автоматизации системы самооценки. Предлагается организационное решение по определению полномочий и ответственности подразделений за разработку и внедрение системы внутренней самооценки. Показана логическая схема формирования эффективности разрабатываемой системы самооценки.

Ключевые слова: комплекс показателей, контроль, критерии отбора показателей самооценки, мониторинг, система внутренней самооценки, цели развития Abstract: in article the structure of system of internal self-image of activity of the organization is considered, its subsystems are defined: preparation and support subsystem; subsystem of development of regulations; subsystem of formation of a complex of indicators; monitoring and control subsystem; subsystem of introduction and automation of system of self-image. The organizational decision on determination of powers and responsibility of divisions for development and introduction of system of internal self-image is offered. The logic scheme offormation of efficiency of developed system of self-image is shown.

Keywords: complex of indicators, control, criteria of selection of indicators of self-image, monitoring, system of internal self-image, development purpose Цели разрабатываемой системы самооценки:

• «Снимок» состояния организации по различным группам показателей;

• Выявление «узких мест», исключение которых создаст базу для устойчивого развития организации;

• Принятие управленческих решений руководителями всех уровней на основе полученных результатов самооценки;

• Доведение результатов самооценки до руководителей нижнего уровня (начальников отделений, отделов, служб) и формирование обратной связи;

• В перспективе - постановка целей развития до уровня простого работника. Заказчик системы - руководители высшего и среднего уровня (президент,

генеральный конструктор, вице-президенты, директора, заместители генерального конструктора, главные конструкторы по направлениям деятельности). Пользователи системы самооценки - руководители всех уровней.

© Тихонов А.И., Мажарова А.С., 2012

Вестник университета № 11, 2012 г.

Для разработки системы самооценки (рисунки 1, 2) необходимо рассмотрение следующих основных блоков (подсистем):

1) Подготовка и сопровождение системы самооценки;

2) Разработка регламентов и процедур проведения;

3) Формирование комплекса показателей самооценки;

4) Мониторинг и контроль;

5) Внедрение и автоматизация процесса самооценки.

Для подготовки и внедрения на предприятии системы внутренней самооценки выпускается Приказ Президента Корпорации о создании ответственной Комиссии. Председателем Комиссии назначается заместитель генерального конструктора по стратегии, развитию бизнеса и международной деятельности либо старший вице-президент по экономике и корпоративному управлению. В состав данной Комиссии (из десяти-двенадцати человек) должны входить следующие ответственные руководители:

• руководитель центра стратегических исследований;

• начальник управления по экономике, планированию и координации работ;

• директор по персоналу;

• начальник службы формирования, контроля и анализа консолидированных показателей финансово-экономического состояния Корпорации и дочерних обществ;

• заместитель генерального конструктора по информационным технологиям;

• директор по безопасности, начальник службы экономической безопасности;

• отдельные ответственные исполнители руководящих должностей по направлениям работ вышеперечисленных руководителей (начальники отделов, их заместители, главные специалисты и другие).

В соответствии с приказом, утвержденная комиссия в трехмесячный срок должна подготовить предложения о функционировании системы внутренней самооценки на предприятии и разработать проект: «Положение о создании и сопровождении системы внутренней самооценки» (далее Положение). Основные тезисы данного Положения заслушиваются на заседании Правления Корпорации. Докладчиком может выступать либо председатель комиссии, либо его заместитель, либо другой ответственный руководитель из состава комиссии. В случае одобрения и принятия положительного решения на Правлении о внедрении системы внутренней самооценки, проект Положения окончательно дорабатывается и выходит Приказ Президента Корпорации об утверждении данного Положения. В приказе также четко прописываются, кто и в какие сроки должен подготовить конкретные регламенты и расписать необходимые процедуры для реализации системы самооценки. На подготовку регламентов устанавливается срок не более трех месяцев. Регламент закрепляет руководителей из состава Комиссии, ответственных каждый за своё направление, за сбор от руководителей им подчиненных структурных подразделений, анализ, обобщение результатов и предложения по устранению «узких мест».

Ознакомление с Положением и регламентами проводится в установленном на предприятии порядке.

Сопровождение системы обеспечивают следующие подразделения:

• Центр стратегических исследований;

• Управления по экономике, планированию и координации работ;

• Служба формирования, контроля и анализа консолидированных показателей финансово-экономического состояния Корпорации и дочерних обществ;

• Центр информационных технологий;

• Служба экономической безопасности.

Действующие интегрированные информационные системы управления предприятием (далее ИИСУП) позволяют обеспечить внедрение и сопровождение

системы самооценки с помощью создания программного обеспечения (далее ПО), представляющего собой программу-форму, собирающую уже имеющиеся данные из ИИСУП и проводящую расчеты по заданным формулам. Разработка данной программы осуществляется внутренними специалистами Корпорации Центра информационных технологий. Таким образом, разрабатываемая система самооценки не требует дополнительных вложений, все необходимые ресурсы для ее реализации уже имеются в организации.

При составлении системы показателей самооценки к выбору показателей необходимо применять следующие критерии:

• одноразмерность;

• отражение отношений затраты-результат;

• учет влияния внешней среды;

• чувствительность к изменениям внешней среды.

По результатам анализа существующих моделей самооценки, предлагается следующая методика внутренней самооценки, включающая следующие 5 групп показателей:

1) показатели социального развития;

2) показатели интеллектуализации управления и информационных потоков;

3) показатели экономической среды;

4) производственные показатели;

5) финансовые показатели.

Показатели социального развития оценивают следующие факторы: управление человеческими ресурсами, кадровая стратегия, заинтересованность руководства в развитии организации и улучшении качества труда.

Показатели интеллектуализации управления и информационных потоков оценивают состояние корпоративных информационных систем, сервисов информационных технологий, их качество и уровень существующих проблем.

Показатели экономической среды оценивают состояние нормативной базы, нормативного обеспечения организации, в том числе существующий механизм ответственности за результаты, систему стимулирования за результаты.

Производственные показатели оценивают основные факторы, непосредственно связанные и влияющие на процесс производства организации, такие как: численность производственного персонала, товарная продукция, реализованная продукция (в материальном и денежном выражении), основные средства, оборотные средства, себестоимость продукции и услуг, рентабельность (продукции, производства, продаж) и другие специфические показатели для выбранной организации.

Финансовые показатели представляют главные показатели, отражающие результаты финансово-хозяйственной деятельности организации.

Показатели каждой группы разделены на:

1) базовые;

2) производные;

3) синтетические.

Базовые показатели - показатели, экономические величины, принятые в качестве основы, базы сравнения, сопоставления с другими показателями. В разрабатываемой системе самооценки под базовыми показателями принимаются показатели, с которыми не производятся действия для их расчета. Базовые показатели используются для расчета производных показателей.

Производные показатели представляют отношения, доли, проценты и рассчитываются с учетом базовых показателей.

ю

Система внутренней самооценки

Подсистема подготовки и сопровождения

Подсистема разработки регламентов и процедур

Подсистема Ч формирования комплекса показателей

[одсистема мониторинга и контроля

Подсистема внедрения и автоматизации системы самооценки

Решение единоличного органа власти:

Приказ Президента Корпорации; Создание ответственной Комиссии; Подготовка и утверждение Проекта Положения о создании и сопровождении системы.

Заказчики создания системы: руководители высшего и среднего уровня

Цели создания системы самооценки:

• «Снимок» состояния организации по различным группам показателей;

• Выявление «узких мест», исключение которых создаст базу для устойчивого развития организации;

• Принятие

управленческих решений руководителями всех уровней на основе полученных результатов самооценки;

• Доведение результатов самооценки до руководителей нижнего уровня (начальников отделений, отделов, служб) и формирование обратной связи;

• В перспективе -постановка целей развития до уровня простого работника.

Пользователи системы: руководители всех уровней

Ьо

о

3 а:

я «

Ч; Я Я 05

О Я

Ьо О

Ьо

Рис

1

Составляющие разрабатываемой системы внутренней самооценки деятельности организации

Подсистема подготовки и сопровождения системы самооценки

<л)

1) Выпуск Приказа Президента Корпорации о создании ответственной Комиссии;

2) Разработка Комиссией проекта: «Положение о создании и сопровождении системы внутренней самооценки»;

3) Принятие решения о внедрении системы внутренней самооценки на заседании Правления Корпорации и утверждение Положения; в случае замечаний -

доработкаКомиссией проекта Положения;

4) Выпуск Приказа Президента Корпорации об утверждении Положения, с указанием сроков подготовки регламентов и ответственных лиц;

5) Определение подразделений, обеспечивающих подготовку

и сопровождение системы обеспечивают следующие подразделения:

• Центр стратегических исследований;

• Управление по экономике, планированию и координации работ;

• Служба формирования, контроля и анализа консолидированных показателей финансово-экономического состояния Корпорации и дочерних обществ;

• Центр информационных технологий;

• Служба экономической безопасности;

6) Обеспечение и получение обратной связи.

А V

Л V

Подсистема разработки регламентов и процедур проведения самооценки

> Определение сроков разработки, проведения самооценки;

> Определение ответственных за разработку и проведение

(сбор, анализ, обобщение результатов и разработку мероприятий, принятие управленческих решений по результатам самооценки);

> Определение методов проведения самооценки;

> Ознакомление с регламентами и процедурами ответственных за разработку и проведение самооценки.

О

©

XX

Подсистема внедрения и автоматизации системы внутренней самооценки

1) Оформление и утверждение технического задания на разработку программного обеспечения (ПО);

2) Разработка ПО специалистами Центра информационных технологий;

3) Первичное тестирование и отладка системы;

4) Ввод ПО в штатную эксплуатацию;

5) Оценка эффективности системы, выявление и устранение замечаний;

6) Доработка системы в процессе эксплуатации.

Подсистема мониторинга и контроля

• Идентификация настоящего положения организации по группам показателей;

• Выявление основных блоков и основных показателей, являющихся неудовлетворительными;

• Отслеживание тенденции;

• Контроль деятельности ответственных руководителей и исполнителей.

Подсистема формирования комплекса показателей самооценки

Создание комплекса показателей по группам:

- показатели социального развития;

- показатели и интеллектуализации управления и информационных потоков;

- показатели экономической среды;

- производственные показатели;

- финансовые показатели.

Разделение показателей внутри каждой группы на:

- базовые;

- производные;

- синтетические.

Определение методик расчета показателей; Выбор показателей из каждой группы с учетом критериев (одноразмерность, отражение отношений затраты-результат, учет влияния внешней среды, чувствительность к изменениям внешней среды).

0

Рис. 2. Подсистемы разрабатываемой системы внутренней самооценки

Вестник университета № 11, 2012 г.

Синтетические показатели являются обобщающими, полученными посредством синтеза базовых и производных, и показывают соотношения и влияние факторов внешней среды.

Отбор и выбор показателей из сформированного комплекса по группам с учетом разделения на базовые, производные, синтетические производится поэтапно:

1. Экспертная оценка (по шкале от 1 до 10) значимости всех выделенных показателей;

2. Расчет среднего арифметического и отсечение показателей, оценка которых ниже среднего арифметического;

3. Формирование комплекса отобранных показателей и сравнение их между собой в матрице попарной оценки показателей по следующей системе: 0 -показатель имеет меньшую значимость, 1 - показатели равны по значимости, 2 -показатель имеет большую значимость.

4. Расчет суммы, набранной по каждому показателю и выбор 10-14 показателей с наивысшей суммой с учетом ранжирования показателей.

Главный эффект - упорядочивание информационных потоков, который заключается в следующем:

1) Быстрое обнаружение «узких мест»,

2) Выявление основных блоков и основных показателей, являющихся неудовлетворительными;

3) Актуализация получаемых результатов;

4) Повышение оперативности и качества принимаемых решений;

5) Экономия времени;

6) Идентификация настоящего положения организации по группам показателей и отслеживание тенденции;

7) Создание системы мониторинга, контроля;

8) Организация системы сбора и централизованного хранения информации;

9) Возможность автоматизации процесса самооценки: информационные системы в организации уже имеются, необходимо лишь создать программное обеспечение;

10) Просмотр показателей в динамике;

11) Наглядность результатов;

12) Возможность пополнения банка данных самооценки;

13) Возможность целевого отбора информации из банка данных и её упорядочение для решения задач управления,

14) Возможность группировки и обработки полученных данных;

15) Снижение трудоемкости процесса самооценки;

16) Планирование мероприятий для устранения «узких мест», ввод планируемых значений показателей и просмотр получаемых результатов;

17) Объективность рассчитываемых показателей;

18) Повышение достоверности результатов и страхование от будущих ошибок;

19) Улучшение информационных связей и взаимодействия между структурными подразделениями (в т.ч. непосредственно в процессе самооценки -опросы, анкетирования и т.д.);

20) Увеличение скорости обработки информации.

Таким образом, создание системы внутренней самооценки не только обеспечивает повышение эффективности управления вообще, но и становится гарантом конкурентоустойчивости организации.