Совершенствование процедуры управления поставками при закупке сырья и материалов в пищевой отрасли

УДК 664:614.3

Совершенствование процедуры управления поставщиками

при закупке сырья и материалов в пищевой отрасли

А. А. Тихомиров, канд. экон. наук, профессор Московский государственный университет пищевых производств

Бизнес-процесс управления закупками является одним из основных в производственной системе пищевых предприятий. В методологии клиентно-ориентированного проектирования продуктов питания процедура управления поставками при закупке сырья и материалов также очень важна, так как невозможно обеспечить стабильное качество и конкурентоспособность пищевой продукции без стабильных поставок качественного и безопасного сырья и материалов.

В международном стандарте ISO 9001:2015 в разделе «Управление поставляемыми извне процессами, продуктами и услугами» указано, что «организация должна установить и применять критерии для оценки деятельности поставщиков, основанные на их способности выполнять

процессы или производить продукты и услуги в соответствии с требованиями», а также: «организация должна принимать во внимание результативность средств управления, применяемых к внешнему поставщику.»

Бизнес-процесс управления закупками пищевого предприятия (рис. 1) включает процедуры:

• выбор поставщиков;

• поставки сырья и материалов;

• верификация закупленной продукции;

• передача сырья и материалов в производство;

• мониторинг и оценка поставщиков.

Входом процесса является сформированная база данных поставщиков сырья и материалов. Закупки планируются на основе анализа стратегии развития пищевого предприятия,

в которой определены перспективы разработки и продвижения конкурентоспособных сегментов продукции, совместно с проектированием новой и инновационной продукции, а также процедуры рециклинга уже существующих товаров. На базе проведенного анализа формируется годовой план закупок, анализируется уже существующая база данных поставщиков, которая регулярно актуализируется и развивается. Для этих целей используется исследование рынка в уже существующих сегментах продаж продукции предприятия, а также в новых сегментах, необходимых для развития ассортиментного перечня.

При составлении базы поставщиков используются средства интернета, рекламные материалы, посещение специализированных выставок, при этом большое значение имеют контакты с предполагаемыми поставщиками. При внесении предполагаемого поставщика в базу специалисты отдела закупок руководствуются спецификациями по сырью и материалам, составленными на основе планов выпуска продукции на предприятии, а также данными по бюджету.

Одним из перспективных направлений выбора поставщиков является организация тендера, т. е. конкурсной формы размещения заказа на поставку сырья и материалов, по результатам которого выбирается поставщик и заключается договор.

При разработке перечня поставщиков, участвующих в тендере, учитываются критериальные показатели бизнес-процесса «Управление закупками» (рис. 2). Базовыми группами критериев являются:

Вход

База данных поставщиков

Перечень поставщиков участвующих в тендере

иыбор

ПОСГЯНЩИКОЙ

Тендер

Заключение договоров

Управление закупками сырья и материалов

I [оставки сырья и материалов

Транспортная и складская логистика

Пери фи ка-ння

закупленной продукции

J k':v щчн сырья и материалов в производство

Мониторинг

и оценка постав [ци ков

Рис. 1. Бизнес-процесс управления закупками пищевого предприятия

Финансовые. технические, информационные ресурсы

Выход

Обеспечение производства

сырьем и материалами требуемого качества и

количества

• группа I - способность удовлетворить потребителя;

• группа II - стабильность поставок;

• группа III - верифицируемость поставляемых сырья и материалов.

По группе критериев I оценивается компетентность поставщика в контексте общности ценностей поставщика и потребителя, удовлетворенности потребителя по количеству, качеству и цене поставляемого сырья и материалов, возможности организации аудита поставщика. Компетентность поставщика связана со многими факторами, к которым в первую очередь относятся длительность пребывания на рынке, корректность выполнения поставок, наличие рекламаций и т. п. Важнейшей составляющей группы критериев I является удовлетворенность заказчика качеством поставок, что определяется поставкой сырья и материалов требуемого качества и количества по требуемой цене.

Соответствие требованиям - важнейший элемент в процедуре оценки поставщика, составная часть которой -его аудит. Если поставщик отказывается от аудита второй стороны, то это весомый повод отказаться от услуг этой организации, так как систематический аудит позволяет определить компетентность поставщика и соответствие его деятельности, обеспечивающей выполнение критериальных показателей.

По группе II критерии связаны с основополагающим показателем - стабильностью поставок, т. е. получением требуемых количеств сырья и материалов точно в срок, в определенном месте. Это обстоятельство может быть выполнено в первую очередь у перспективных поставщиков, которые имеют полную обеспеченность производственными помещениями, оборудованием и персоналом, а также финансовую стабильность.

В зависимости от характера поставляемого сырья и материалов могут использоваться различные способы поставок. Продовольственное сырье в большей степени относится к скоропортящейся продукции, поэтому в договорах отмечаются сроки поставок, иногда даже оговаривается время подвоза. Нарушение сроков вызывает порчу продукции, срыв производственного процесса, финансовые издержки. Значительные запасы сырья и материалов в большинстве случаев вызывают омертвление финансовых средств, большие складские затраты. Частое внесение поправок в законодательные акты требует изменения маркировки, в связи с чем возникают непредусмотренные

Рис. 2. Критериальные показатели бизнес-процесса «Управление закупками»

финансовые затраты на замену этикеток и т. п. Поэтому гибкие договорные отношения с поставщиками, закупки через запланированные интервалы и точно в срок способствуют снижению расходов.

Производственные помещения и оборудование, в которых обеспечивается выполнение заказов, влияет на объемы и сроки поставок. При занесении поставщика в перечень участников тендера выясняется способность выполнения заказа на имеющихся площадях и оборудовании, возможности увеличения производственных мощностей, их доля в поставках для основных заказчиков, достаточность комплек-

са оборудования для выполнения основного производственного цикла и степень его изношенности, наличие у предприятия служб, выполняющих планово-предупредительные ремонты и т. п.

Особое место в процедуре поставок занимает обеспеченность предприятия-поставщика квалифицированным персоналом. Заказчик должен иметь информацию о:

• количестве сотрудников на предприятии;

• уровне их квалификации и оплаты;

• данных по текучести кадров.

Финансовое положение предприятия-поставщика - ключевой

элемент системы, позволяющим оценить возможные риски, учитывая параметры:

• стоимости основного капитала и его доходности;

• прибыльности предприятия по финансовой отчетности за последние три года;

• уровня заимствований и соотношения задолженностей и активов.

В зависимости от вышеперечисленных и других показателей определяется возможность финансовых взаимоотношений и их уровень, условия оплаты поставленной продукции, зависимость от курсовых значений валютных средств и т. д.

Группа критериев III* связана со стабильностью показателей качества и безопасности поставляемых сырья и материалов. Для оценки соблюдения требований критериев этой группы целесообразно использовать систему эталонных образцов, а также возможность получения доступа к информации, связанной с результатами лабораторных испытаний. Имея эталонные образцы и протоколы испытаний, заказчик может проверить соответствие показателей выборки из поставленной партии имеющемуся эталону как по органолептическим, так и по физико-химическим характеристикам. Тем самым заказчик, используя контрольные карты или другие статистические инструменты, получает возможность управления качеством поставляемого сырья и материалов для обеспечения конечного качества готовой продукции. Следует также отметить целесообразность использования единых эталонов для сенсорной и физико-химической оценки, что позволяет на основе возможных взаимосвязей установить стабильность качества поставляемого сырья и материалов.

Таким образом, использование критериальных показателей позволяет эффективно провести тендер, выбрать и в дальнейшем работать с поставщиками, соответствующими требованиям заказчика.

По результатам проведенного тендера формируется перечень поставщиков на календарный год и оформляются договора, включающие в себя обычно разделы:

• наименование и предмет договора;

• требования к качеству и безопасности поставляемой продукции;

• условия поставки;

• ответственность сторон;

* Верификация - проверка соответствия конечного продукта предопредленным эталонным требованиям по прямым и косвенным характеристикам.

• особые условия и срок действия договора;

• реквизиты, адреса и подписи сторон.

В требованиях по качеству и безопасности указываются нормативные документы, в соответствии с которыми изготавливается поставляемая продукция, а также дополнительные требования, выдвигаемые заказчиком и которые касаются как сырья, так и вспомогательных материалов: тары и упаковки, этикеток и т. п.

В разделе договора «Условия поставки» оговаривается количество продукции в партии и график поставок. В определенных случаях график поставок может оформляться как приложение к договору и составляться на каждый месяц в течение срока поставок. В договоре указываются при необходимости температурно-влажностные, временные и другие характеристики, требования к транспортной таре, маркировке, транспортным средствам, сопроводительным документам и т. п.

Цена и порядок расчетов приводятся в договоре или в дополнительных соглашениях, оформляемых как приложение к договору, в которых может быть отмечено изменение цены в пределах, указанных в договоре. Также описываются процедуры расчетов за поставленную продукцию.

В разделе «Ответственность сторон» описаны действия при нарушении сторонами условий договора. К ним относятся нарушение сроков поставок, качества сырья и материалов, сроков и суммы оплаты и т. п. Указываются суммы и порядок оплаты штрафов, процедуры возврата несоответствующей продукции и т. д. В особых условиях описываются процедуры разрешения спорных ситуаций, возникающих при выполнении договора а также отказа от выполнения условий договора.

После вступления в силу подписанного договора и осуществления поставок в соответствии с установленным графиком и разработанными нормативными документами по транспортной и складской логистике закупленная продукция поступает на склады заказчика.

С целью верификации закупленной продукции осуществляется входной контроль сырья и материалов и аудит поставщика. Партия, поступившая к поставщику, подвергается предварительной проверке и выборочному входному статистическому контролю. При предварительном контроле проверяется:

• соответствие сведений об отгрузке заказа на поставку;

• нарушение транспортной упаковки;

• наличие требуемой сопроводительной документации.

В случае несоответствия процедуре предварительной проверки партия направляется в изолятор и вырабатываются решения по коррекции и корректирующим действиям. В большинстве случаев решение принимается после согласования с поставщиком.

Входной контроль на пищевых предприятиях является выборочным. Сплошной контроль относительно дорог и применяется обычно в случае несоответствий требованиям безопасности. Размер выборки при входном контроле регламентирован нормативными документами и рассчитан на основе статистических законов теории вероятности. Сырье и материалы, прошедшие процедуру входного контроля при положительном решении, поступают на соответствующие операции производственного процесса.

В течение периода поставок ведется регулярный мониторинг поставщика, материалы которого используют в процедуре оценки поставщиков, путем их ранжирования по категориям в зависимости от суммы набранных баллов при анализе на основе критериальных показателей.

Критериальный показатель деятельности поставщика К рассчитывается по формуле:

„ ( К! , КП Kill Л

где KI- значение критерия в группе I (способность удовлетворить потребителя); KI - максималь-

1 ' max

ное значение критерия в группе I; a - коэффициент весомости группы критериев I; KII -значение критерия в группе II (стабильность поставок); KII - максимальное значение кри-

max 1

терия в группе II; b - коэффициент весомости группы критериев II; KIII -значение критерия в группе III (верифицируемого поставляемых сырья и материалов); KII - максималь-

max

ное значение критерия в группе III; c - коэффициент весомости группы критериев III.

Экспертная группа предприятия-поставщика устанавливает значения величин, входящих в приведенную форму и рассчитывает критериальный показатель деятельности каждого поставщика. В зависимости от полученного значения показателя поставщик может попасть в одну из нижеперечисленных категорий:

• категория А; K = (80-100) % -отличный поставщик, полностью соответствующий требованиям, рекомендован к пролонгированию договора;

• категория В; К = (70-79) % - имеются незначительные несоответствия по критериальным показателям, необходимо выполнить корректирующие действия. Поставщик рекомендован к перезаключению договора;

• категория С; К = (50-69) % имеются незначительные и не более двух значительных несоответствий по критериальным показателям, необходимо выполнить корректирующие действия. Вопрос о перезаключении договора может быть решен по результатам внепланового внутреннего аудита;

• категория С; К < 49%, имеется более двух значительных несоответствий. Поставщик не рекомендуется к перезаключению договора.

В зависимости от значимости для потребителя поставщика, вида деятельности, ассортимента выпу-

скаемой продукции, внутреннего и внешнего контекста, значения коэффициентов весомости и предельных параметров в категориях могут изменяться по решению экспертной комиссии предприятия-заказчика при выполнении основного принципа: несоответствующая продукция не должна попасть к потребителю.

Предложенный подход к управлению поставками при соответствующей адаптации в зависимости от направленности, структуры, мощности и т. п. пищевого предприятия может быть использован с целью уменьшения финансовых издержек при закупке сырья и материалов.

ЛИТЕРАТУРА

1. Линдерс, М. Управление закупками и поставками/М. Линдерс, Ф. Джонсон,

А. Флинн, Г. Фирон. - Учебник. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2007. - 751 с.

2. Тихомиров, А. А. Повышение качества пищевой продукции путем использования методологии клиентно-ориентированного проектирования/А. А. Тихомиров // Пищевая промышленность. - 2016. - № 4. - С.

3. Матисон, В. А. Применение дескрипторного-профильного метода для оценки качества продуктов питания/ В. А. Матисон, Н. И. Арутюнова, Е. Д. Горячева // Пищевая промышленность. - 2015. - № 6. - С. 52-54.

4. David, S. Designing and managing the supply chain/S. David, P. Kaminsky, Е. Sichi-Levi. New Уогкл Mc. Graw-Hiee/Irvin, 2013. - 373 p.

5. ISO 9001:2015 Международный стандарт система менеджмента качества. Требования.

Совершенствование процедуры управления поставками при закупке сырья и материалов в пищевой отрасли

Ключевые слова

бизнес-процесс; клиентно-ориентированное проектирование; критериальные показатели; пищевые продукты; управление закупками

Реферат

В методологии клиентно-ориентированного проектирования продуктов питания значительное место занимает процедура управления закупками сырья и материалов. Невозможно обеспечить стабильное качество и конкурентоспособность пищевой продукции без организации на современном уровне бизнес-процесса управления закупками. Проведенные исследования показали, что при системной организации процесса на основе выполнения критериальных показателей обеспечивается высокое качество пищевой продукции и ее успех на продовольственном рынке. Разработанная структурная схема бизнес-процесса, приведенная в статье, включает основные операции: выбор поставщиков, поставки сырья и материалов, верификацию закупленной продукции, передачу сырья и материалов в производство, мониторинг и оценку поставщиков. Вход бизнес-процесса определяется разработанной базой данных поставщиков и перечнем поставщиков, участвующих в тендере. Выход процесса характеризуется обеспеченностью производства сырьем и материалами требуемого качества и количества. В основе системы управления закупками лежит научный подход соответствия параметров процесса критериальным показателям: способность удовлетворить потребителя, стабильность поставок, верифицируемость поставляемых сырья и материалов. При выборе поставщика важнейшим критериальным показателем является удовлетворенность потребителя по количеству, качеству и цене поставляемого сырья и материалов на основе компетентности поставщика и общности ценностей для поставщика и потребителя. Стабильность поставок зависит от способности поставщика в требуемый срок и необходимое место осуществлять поставки. Перспективность поставщика связана с обеспеченностью производственными помещениями, оборудованием, персоналом и финансовой стабильностью поставщика. Верифицируемость обеспечивается соответствием показателей безопасности и качества, исключением поставок фальсифицированной и контрафактной продукции. Поставщиков оценивают по методике, использующей динамическую рейтинговую шкалу и ранжирование по четырем категориям. При попадании в категории А, В, С поставщик получает возможность участвовать в тендере. Материалы статьи способствуют развитию систем управления закупками на пищевых предприятиях.

Авторы

Тихомиров Алексей Александрович, канд. экон. наук, профессор, Московский государственный университет пищевых производств, 125080, Москва, Волоколамское шоссе, д. 11, tikhomirov@mgupp.ru

Improve Supplier Management Procedures in the Procurement of Raw Materials in the Food Industry

Key words

procurement management; food; business process; criteria indicators; customer-oriented design

Abstracts

In methodology of customer relationship-oriented food design has an important place procurement management procedure of raw materials. It is impossible to ensure stable quality and competitiveness of food products without the organization at the present level of procurement management business process. Studies have shown that the system of organization of the process on the basis of performance criteria indicators is provided high quality of food products and its success on the food market. The block of business process diagram which is shown in the article includes the basic operations: selection of suppliers, supply of raw materials and, verification of purchased product, the transfer of raw materials in the production, monitoring and evaluation of suppliers. Entering of business process is defined by the developed base of suppliers and a list of providers which is involved in the tender. The yield of the process is characterized by the production of raw materials and security of the required quality and quantity of materials. The heart of procurement management system is based on a scientific approach compliance criteria indicators parameters of the process: the ability to meet customer, stability of supply, verifiable supplied raw materials. During chosingprovider, the most important criteria indicators customer satisfaction in quantity, quality and price of raw materials supplied on the basis of the competence of the supplier and the community of values for the supplier and the consumer. Stability of supply depends on the ability of the supplier to the desired time and place you need to supply. The prospect of a supplier associated with providing industrial premises, equipment, personnel and financial stability of the vendor. Verifiability ensure compliance of safety and quality, except for the supply of counterfeit and pirated products. Evaluation of suppliers is carried out by the method using a dynamic rating scale and rankings in four categories. When injected into the categories A, B, C, the supplier receives the opportunity to participate in the tender. Submissions of article contribute to the development of procurement management system on food enterprises.

Authors

Tikhomirov Alexey Alexandrovich, Candidate of Economical Science, Professor,

Moscow State University of Food Production, 11, Volokolamskoye Shosse, Moscow, 125080, tikhomirov@mgupp.ru