Управление организационными изменениями на предприятии

Н.Ю. Гамалей

УПРАВЛЕНИЕ ОРГАНИЗАЦИОННЫМИ ИЗМЕНЕНИЯМИ

НА ПРЕДПРИЯТИИ Аннотация

Обоснована необходимость и технология внедрения организационных изменений на предприятии, классифицированы необходимые изменения. Поставлены и решены три задачи выбора и оптимизации организационных изменений: определения оптимального набора изменений, достижения цели предприятия на основе выбора изменений, оптимального списка изменений и своевременности изменений

Annotation

Necessity and technology of introduction of organizational changes at the enterprise is proved, necessary changes are classified. Three problems of a choice and optimization of organizational changes are put and solved: definitions of an optimum set of changes, achievements of the purpose of the enterprise on the basis of a choice of changes, the optimum list of changes and timeliness of changes

Ключевые слова

2011 № 2 Вестник Ростовского государственного экономического университета

Управление изменениями, организационные изменения, задача выбора оптимального набора изменений, своевременность изменений, закономерности процесса изменений

Keywords

Management of changes, organizational changes, problem of the choice of the optimum set of changes, timeliness of changes, laws of process of changes

В условиях быстроменяющейся внешней для предприятия среды необходима реакция на происходящие изменения и адаптация к ним. Управление и приспособление к изменениям внешней и внутренней среды стали в настоящее время актуальной научной проблемой. К 2020г. производительность труда вырастет в 4 раза, к 2025 г. существующие сейчас знания будут составлять 1% будущих, темп изменений по закону Миллера удваивается в течение десятилетия. Поэтому возникла проблема обоснования и выбора необходимых изменений предприятия для обеспечения его устойчивости и эффективности функционирования [1,2]. Решение этой задачи требует оптимизационного подхода [3], который не развит в теории управления изменениями. В статье рассмотрены основные механизмы и модели управления изменениями.

^0

t1

Определение и классификация изменений.

Под изменениями понимаются отличия состояний системы S(t) в отстоящие моменты времени 1 12: S(t1) S(t2) или замена одного решения другим под воздействием различных факторов. К изменениям можно также отнести радикальный пересмотр способов функционирования организации или методов работы. Примерами изменений могут быть: внедрение новой информационной системы, реорганизация предприятия, новая система мотивации, снятие ряда ограничений деятельности, введение новых услуг. Формально изменение можно записать в виде:

^

Изменения позволяют перевести организацию из старого состояния 80 в новое Б1

структура

политика

цели

технология

культура

структура

политика

цели

технология

культура

S

t

0 1 Рис. 1 Изменения как переход системы в новое состояние.

Изменения способствуют инновационному развитию организации, при котором ее эффективность растет (Е1  Е1-1) и дает прирост эффективности:

Е= Ег Е,.1_П0

Изменения открывают новые возможности для людей и могут иметь разные характеристики (рис. 2).

Рис. 2 Типология изменений

Изменения могут инициироваться «сверху - вниз» ( инициаторы - высшее руководство), «снизу-вверх» (инициаторы - отдельные сотрудники) и экспертами (инициаторы-эксперты,

внешние консультанты). В процессе изменений свои характеристики меняют разные компоненты организации

Таблица 1.Изменения основных компонентов организации

Компоненты организации Текущее состояние Желаемое состояние

Политика Ро Рі

Цели Сто Сті

Стратегии Во Ві

Технология То Ті

Структура 81о

Люди Ьо Ьі

Культура Ко Кі

Задача управления изменениями состоит в выборе такого вектора изменений 1= (II, 12....1„), который даст желаемый (или максимальный) эффект

Е(1):

с} Е(1)= тах

при ограничениях £ Ьк;» 1]<Вк

1]<Сдоп

1]>О,

где Ьк -потребление к-го ресурса для реализации _]-го изменения,

Вк-общее количество ресурсов к-го типа,

С . затраты на _]- е изменение.

Закономерности процесса изменений.

Процесс изменений организации подчиняется ряду законов:

1-адекватной конструкции: организация по своим характеристикам должна быть адекватна характеристикам внешней среды; если среда имеет N0 элементов и Я отношений, а система имеет соответственно N Я§, то её адекватность среде равна:

А=Мп*Мк,

где Мп,МЯ _ функции принадлежности характеристик системы к множеству характеристик среды;

2-сохранения равновесия: любая система находится в равновесии; если в организации возникают проблемы, происходит перераспределение ресурсов и равновесие восстанавливается. В то же время устойчивость системы определяется ее развитием, поэтому время от времени при нарушении адекватности происходят изменения систе-

мы, направленные на инновационное развитие.

3- эффективности изменений:

результат изменений Я должен превышать затраты на их осуществление СТ: [Я

При этом изменения должны охватывать ключевые области с наибольшим эффектом. Например, инвестиции нужно вкладывать в те отрасли, где их отдача наибольшая.

4-обратной связи: в стохастической среде все предвидеть невозможно, поэтому управление изменениями должно основываться на обратной связи о полученных результатах;

5-закон сохранения и превращения энергии: для преобразований и развития организации должны быть либо внутренние изменения (преобразование потенциала в кинетику преобразований), либо внешние воздействия (требования рынка, среды, высшего руководства).

6-социальной инерции: психологическая консервативность людей ведет к сопротивлению изменениям, ко-

торое нужно преодолевать специальными технологиями;

7-необходимости креатива и лидерства: изменения на основе новых идей, творческого подхода и лидерства на этой основе наиболее эффективны. Причем для обоснования эффективного применения креатива в организации можно решить оптимизационную задачу. Если ^-уровень креативности,

0< „ < 1, то ему могут быть поставлены в соответствие две функции потерь:Сп1 („)-затраты на подъем креативности, С„2 („)- потери от низкой креативности организации. Если эти функции имеют вид экспонент, как показывает практика, то:

С„1 (^)=С1ек1„

Сп2 (п) = С • е-*

и оптимальный уровень П определяется либо точкой пересечения кривых (рис.3),

Рис. 3 Графическое представление функций потерь.

либо условием равенства нулю производной суммы этих функций: йСп(п) = й [Сп1 (т])+ Спг (77)]

= 0

Из

С1ек1П = С2 е - кп

условия

равенства

после логарифмирования получает* 1„ С2/ С,

П =--------2-----^

К + к2

ся 1 2

Если в фирме С1(0)=10 тысяч рублей, С2(0)=100 тысяч рублей, к1=4,2,

к=3,6, то П *= 0,29, то есть уровень креативности должен быть 0,29.

Внедрение изменений чаще всего представляет последовательный процесс преобразований с преодолением сопротивления

Воздействие на структуру власти

Реакция структуры власти

Этап 3

Переориентация на внутренние проблемы

Диагностика проблемной области

Этап 4

Осознание конкретной проблемы

Нахождение нового работника

Этап 5

Рис. 4 Модель проведения организационных изменений

Если изменения протекают по этой модели, то согласно Грейнеру, процесс изменений должен завершиться принятием новых методов работы организации. Оригинальная модель организационных изменений предложена Ф.Гуияром и Д.Келли (рис.5). Для описания системы организационных изменений авторы взяли аналогию между человеческим организмом и организацией. Эта биотехническая модель управления бизнесом состоит из четырех преобразований, каждое из которых имеет три этапа (рис. 5) (см. ниже).

Методы управления изменениями.

В настоящее время можно выделить 2 подхода к изменениям организации - эволюционный и революционный (рис.6) (см.ниже).

При этом процесс организационного развития реализуется в 3 этапа (рис.6) и направлен на изменения характеристик персонала. Нововведение в составе изменений характеристик организации внедряется последовательно на протяжении 5 фаз (табл.2) (см.ниже).

Рис. 5. Элементы и этапы преобразования в ходе изменений

ПОДХОДЫ К ИЗМЕНЕНИЯМ ОРГАНИЗАЦИИ

Эволюционный

Подходы к изменениям

Революционн

ый

/

Организационно е развитие

Стратегия

системного

Структурны й метод

Кадровый

метод

вмешательства

Реинжиниринг

хозяйственной

деятельности

Инновационные методы,

информационные

технологии

ПРОЦЕСС ОРГАНИЗАЦИОННГО РАЗВИТИЯ

нОе

пределение

еобходимых

изменений

1 этап 2 этап 3 этап

«Размораж Движение - «Вторичное

ивание» замораживани

е»

Эффект

изменений

Рис. 6 Подходы к изменениям организации

Таблица 2. Фазы нововведений в организации

ФАЗЫ ЖИЗНЕДЕЯТЕЛЬНОСТИ ПРОЕКТНЫХ ГРУПП р________ НОВВВОВЕДЕНИЙ В ОРГАНИЗАЦИИ

Факторы Фазы

1 Концептуа- льная 2 Развертыва -ние 3 Исполнение 4 Оформлен ие 5 Т иражировани е

Ввды работ Замысел, обоснование, выявление лидера Утвержцени е, проекгиров а-ние, опытный образец Оргструкту- ра, вписывание в структуру предприятия оптимизация Доведение до конечного продукта, реализаци я Угвержцение постановки на поток продажа, технологии

1-е лицо Изобрета- тель, лидера инициатор Предприни- матель, «пускач» Управляю1_ц1 й, администратор Фіналист Президент, тренер, консультант

Тип группы Клуб, «тусовка^ группа радара Ре Проектная группа сомендации Структурная единица для менедж Бизнес- единица фОВ. Команда тиражи ровани я

Основные задачи управления развитием предпринимательской среды в организации:

- изменение отношения кпредпринимательству в коллективе;

- сопровождение и обслуживание процесса развития предпринимат ельства;

ОСНОВНЫЕ ПОКАЗАТЕЛИ ИЗМЕНЕНИЙ В ПРОЦЕССЕ ЖИЗНЕДЕЯТЕЛЬНОСТИ ________________________ОРГАНИЗАЦИИ_________________________

Характери- стики Этапы развития организации

1 Креатив 2 Бюрократия 3 Коллегия 4 Автономии 5 Корпорация

1. Основные виды деятельности Замысел и выживание: найти свое дело,делать и продавать Делать своё дело эффективно Расширять масштабы и горизонты своего дела Тиражироват ь технологии и диверсифиц и-ровать сферы деятельност и Контроль сферы, территории своей деятельности

2. Первое лицо Неформальн ый лидер Единоличны й лидер командир Председател ь совета директоров Президент, директор инвестицион -ного фонда Управляющий фондом развития и страхования

3. Стиль управления Неформальн ый Директивное руководство Коллегиально е управление Автономное управление Корпоративно е управление

4. Образ, метафора Сообщество Машина Семья Флотилия Политическое сообщество

5. Отношения собственност и Кредит Единоличны й хозяин ЗАО ОАО Многоукладно е хозяйство

6. Достижения Перспектива Эффективно сть Масштаб Диверсифик ация Устойчивость

Изменения в процессе развития организации характеризуются рядом показателей

При выборе стратегии изменений можно использовать матричные пред-

ставления. Например, если рассматривать разные причины и источники изменений, можно построить матрицу вида табл.4

Таблица 4. Матрица выбора изменений

План развития Источники изменений

Внешний Внутренний

Незапланированная причина Адаптация структуры и функций Программа организационного развития

Реакция на неожиданности, управление по «слабым сигналам» Рефлексивное управление

Для обоснования выбора изменений применимо построение эконометрических моделей, в которых Р-коэффициенты или параметры характеризуют знак влияния изменения и чувствительность результата yi к изменению xi. Путем обработки достаточной статистики (49 предприятий Ростовской области, статистика за 3 года работы) выявлены основные факторы изменений xi и результирующие показатели работы у^ Например, в уравнении, описывающем зависимость объема производства от затрат на мотивацию персонала, на внедрение технологии и на рекламу: у^6450+6,4х1-2,8х2+3,1х3

R2=0,92

х1 и х3 действуют положительно на объем выпуска продукции у^ х2-отрицательно, причем

т. = —= 6,4,

Л Ах1

т =—= -2,8,

" Ах2

т =—^ = 3,1

;з Ах3

Если теперь вводить изменения в виде вариаций Д х1, Д х2, Д х3, то результат будет равен сумме:

г = Ут -Ах ,

] ^ л г ’

и можно прогнозировать yi в зависимости от набора изменений. Если, например, Д х1=2, Д х2=0, Д х3=10, то

yi=6450+6,4•2+3,1•10=6493,8тыся ч рублей, и эти изменения дадут прирост Д ур+43,8тысяч рублей.

В различных ситуациях выбора изменений можно использовать разные технологии

Практический интерес представляет методика выбора изменений, основанная на сравнении оценок факторов изменений верхними и нижними уровнями управления (рис.8). На основе составленной анкеты получены 186 ответов сотрудников 9 предприятий с оценками потребности в организационных изменения, выделены 26 аспектов изменений управления предприятия, оцененных работниками и их руководителями (рис. 8). На этой основе выделены наиболее актуальные изменения, вошедшие в стратегию повышения эффективности управления предприятиями.

Нет методов анализа проблемы

Мало Ремесленные технологии Нерутинные технологии

новых

проблем Технологии «проектиро-

Рутинные вания», создание проек-

технологии тов, проектное управление

Много

новых

проблем

Есть методы анализа проблем Рис. 7. Континуум технологий решения задач управления изменениями

Сравнительная характеристика потребности в организационных изменениях, направленная на управление производством

Номер фактора

ш Нижний уровень управления ш Верхний уровень управлени5

Рис. 8. Оценки изменений разными уровнями управления

Некоторые математические модели выбора изменений в организации.

Изменения могут касаться разных сфер (к) деятельности организации: структуры, технологии, политики, культуры и т. д., и возможны различные типы (]) изменений ик. Тогда задача выбора оптимального списка изменений формируется в виде:

С(У) = УУе11  и к ^ та*

к ]

А

к ] г

УУ'УС,1  ив

к ] г

и,. > 0,

к. ’

где И]к - удельные затраты ь того ресурсов для ]-го изменения в к-ой сфере деятельности организации,

Су-удельная стоимость ресурса 1 А-запасы ресурсов В- предельные затраты на изменения

Эта задача решена для трех предприятий, и получены оптимальные планы изменений. Задача выбора оптимального момента времени для внедрения изменений формируется на основе минимизации функции суммарных потерь организации в зависимости от времени проведения изменений:

Cn () = [а + Ы + C0 в- л тт

a + bt < C

don

Если условие минимума потерь

dC (t) Л ln b - ln d • C0

—iw = о t =--------------

dt то d

Например, при Сп1 = 10+31 Сп2 = 100е -21 1 = 2.4 мес., и это будет оптимальным периодом внедрения изменений.

Третья задача дает возможность выбора оптимальной стратегии изменений с учетом их синергии при использовании технологий бенчмаркинга.

Управление изменениями становится стратегически важной областью менеджмента, позволяющей решать за-

дачи управления предприятиями на новой основе.

Библиографический список

1.Долятовский В.А. Управление изменениями: технологии эффективного ме-неджмента//Агробизнес и пищевая промышленность, №11, 12, 2004.

2.Долятовский В.А., Касаков

А.И.,Гамалей Я.В. Фильтрация, усвоен и е и и с пользование знаний в управлении. Монография- Ростов-на-Дону-

Отрадная: РГЭУ-ОГИ, 2005, 327 с.

3.Долятовский В.А.,Касаков А.И.,Коха-

ненко И.К. Методы эволюционной и синергетической экономики в управлении. Монография- Отрадная:РГЭУ-

ОГИ, 567 с.

Bibliographic list

1 .Dolyatovskiy V.A. Control of changes: technologies of effective manage-ment//Agrobusiness and the food-processing industry, №№ 11, 12, 2004.

2. Dolyatovskiy V. А., Kasakov A.I., Ga-maley Y.V. Filtration, mastering and use of knowledge in management. The Monogra-phy - Rostov-on-Don-: RSUE-OHI, 2005, 327 p.

3.Dolyatovskiy V. А., Kasakov A.I., Ko-hanenko I.K. Methods of evolutionary and synergetic economy in management. The Monography - Otradnaya:RSUE-OHI, 567 pages.