Практика создания системы согласования документов организации с помощью электронной цифровой подписи

© КОЛЛЕКТИВ АВТОРОВ, 2014 УДК 004.9

Практика создания системы согласования документов организации с помощью электронной цифровой подписи

А.В. Козлович, В.А. Петросянц

Федеральное государственное бюджетное учреждение «Научный центр экспертизы средств медицинского применения» Министерства здравоохранения Российской Федерации, 127051, Москва, Россия

Резюме: В статье представлена организация системы согласования документов внутри Федерального государственного бюджетного учреждения «Научный центр экспертизы средств медицинского применения» Министерства здравоохранения России в электронном виде с помощью электронной цифровой подписи, а также исторические аспекты ее формирования. Приведена краткая характеристика CALS - средств, внедренных в деятельность экспертного учреждения, необходимых для поддержания жизненного цикла лекарственной продукции. Определены основные задачи, решению которых должна способствовать информационная система (ИС) «Согласование». Перечислены основные этапы разработки ИС и ее функциональные возможности. Представлен порядок действий пользователя в ИС «Согласование» с учетом современных требований информационной безопасности. Также кратко представлены выводы, полученные в ходе разработки ИС «Согласование». Определены перспективы использования ИС «Согласование» в экспертной и научной деятельности учреждения.

Ключевые слова: информационная система; ИС «Согласование»; автоматизация; документооборот; электронная цифровая подпись.

Библиографическое описание: Козлович AB, Петросянц ВА. Практика создания системы согласования документов организации с помощью электронной цифровой подписи. Ведомости Научного центра экспертизы средств медицинского применения 2014; 4: 55-58.

THE DEVELOPMENT OF THE COORDINATION SYSTEM FOR ORGANIZATIONAL DOCUMENTS USING ELECTRONIC DIGITAL SIGNATURE A.V. Kozlovich, V.A. Petrosyants

Federal State Budgetary Institution «Scientific Centre for Expert Evaluation of Medicinal Products» of the Ministry of Health of the Russian Federation, 127051, Moscow, Russia

Abstract: The article describes document coordination system within the Federal State Budgetary Institution «Scientific Centre for Expert Evaluation of Medicinal Products» of the Ministry of Health of the Russian Federation in electronic format by means of electronic digital signature (EDS) as well as the historical aspects of its development. A brief description of CALS - the recourses used in the activities of the expert institution, that are necessary for maintaining the life cycle of medicinal products is provided. The article identifies the main tasks, which should be solved with a help of the information system (IS) «Coordination». It outlines principal stages of the IS development and its functional capability. It describes the operation procedure for the IS «Coordination» with regard to modern standards of information security. The conclusions obtained when developing the IS «Coordination» are briefly summarized. The prospects of using the IS «Coordination» in the expert and scientific activities of the institution are defined.

Key words: information system; information system «Coordination»; automatization; document management; electronic digital signature.

Bibliographic description: Kozlovich AV; Petrosyants VA. The development of the coordination system for organizational documents using electronic digital signature. Scientific Centre for Expert Evaluation of Medicinal Products Bulletin 2014; 4: 55-58.

Современная политика здравоохранения передовых стран мира в значительной мере направлена на повышение информационной прозрачности жизненного цикла лекарственного препарата (ЖЦЛП), представляющего собой сложный нелинейный динамический процесс и обладающего уникальной многоступенчатой структурой. Задача такого уровня требует неукоснительного соблюдения качества информационного обеспечения на всех системных и отраслевых уровнях. Вместе с этим необходимо, чтобы все механизмы формализации, участвующие в оформлении CALS (Continuous Acquisition and Lifecycle Support -средства непрерывной информационной поддержки поставок и жизненного цикла продукции) [1] ЖЦЛП, отвечали современным технологическим требованиям. Являясь наукоемким, фармацевтический сектор требует столь высокой степени компьютеризации,

при которой электронный документооборот становится неотъемлемой составляющей любого учреждения отрасли. Виртуализация делопроизводства помогает решить и предупредить ряд проблем, связанных с протоколированием событий и описанием характеристик, составляющих ЖЦЛП, который быстро и неизбежно осложняется потребностью постоянно согласовывать формально оформленные решения между все возрастающим числом участников.

ФГБУ «НЦЭСМП» Минздрава России (далее -Учреждение) постоянно работает над улучшением качества информационного мониторинга всех аспектов своей практической деятельности, особенно связанной с рядом подответственных этапов ЖЦЛП. Опираясь на комплекс новейших достижений в области технологий программирования и построения коммуникаций, учреждение разрабатывает и внедря-

ет в повседневную практику инновационные многофункциональные CALS-инструменты. Примером, может послужить информационная система «Согласование» (ИС «Согласование»), обладающая значительным арсеналом возможностей по упрощению согласования и оформления служебной документации. Дополнительно применение системы позволило внести набор позитивных изменений в порядок формирования экспертного заключения, что значительно ускорило составление заявок на проведение сертификации лекарственных и медицинских иммунобиологический препаратов.

ПРАКТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ

Продолжая вектор развития электронного документооборота, Учреждение стремится продолжить снижение затрат на печать документации и предполагает освободить рабочие места сотрудников и административные помещения от бумаги — носителя информации, отличающегося такими негативными особенностями, как аллергенность и пожароопас-ность. Сокращение архивирования бумажных носителей позволяет уменьшить ручной труд, связанный с промежуточной обработкой материалов и физическим перемещением документов между подразделе -ниями, следовательно, планируется экономия расходов на оплату низко квалифицированного труда.

К производственной специфике Учреждения можно отнести значительное разнообразие формируемых и обрабатываемых документов: технических заданий, производственных регламентов, методических рекомендаций, нормативов управления, операционных процедур и т.д. Научная и экспертная деятельность невозможны без активного общения исполнителей разного уровня, выполняющих постоянное согласование сущностей, требующих реализации в виде официальных документов, снабженных указанием индивидуального вклада каждого из создателей.

Большинство программных решений по автоматизации работы сотрудников активно применяется на индивидуальном пользовательском уровне. Но, уделяя приоритет передовым технологиям и стремясь поддержать статус эффективной и стабильно развивающейся организации, Учреждение сохраняет ряд канцелярских архаизмов на стадии согласования служебной документации. Подобный консервативный подход понижает оперативность принятия решений, а использование документов, содержащих рукописные фрагменты, провоцирует искажение информации, что недопустимо для экспертной организации в принципе.

Ради улучшения ситуации Управлением информатизации Учреждения был проведен определенный перечень работ. В первую очередь построена модель реального информационного обмена для ключевых бизнес-процессов, что позволило уточнить алгоритм движения бумажных носителей. По результатам анализа собранных данных проведена коррекция ряда низко производительных узлов взаимодействия, а финальная

Рис. 1. Электронный USB-ключ

схема внедрена на практическом уровне в виде информационной системы, значительно повышающей автоматизацию служебного документооборота учреждения и укрепляющей согласованность взаимодействия между удаленными центрами управления.

ИС «Согласование» изначально создавалась с учетом предстоящего подсоединения к единому информационному пространству Учрежедения. При этом группы или отдельные пользователи могут подключаться к системе как изнутри Учреждения, так и по внешним каналам связи. Личная идентификация лиц, имеющих повышенные права доступа к системе, происходит с использованием электронной цифровой подписи — ЭЦП, передаваемой, например, с помощью накопителя информации (рис. 1).

Для виртуального документа ЭЦП как реквизит повышает уровень информационной защищенности, исключая опасность нелегального доступа и позволяя сделать прозрачной групповую работу авторов и согласователей над содержанием, что особенно актуально для объектов, имеющих конфиденциальный статус. Для руководителя появляются дополнительные возможности по отслеживанию активности и интересов участников различных проектов, требующих согласования, документов. ЭЦП упрощает криптографическое взаимодействие между виртуальными рабочими площадками различных учреждений, что позволит существенно увеличить скорость регистрации межведомственных документов.

Мониторинг согласования и управление процессом в режиме on-line позволяет провести сокращение издержек рабочего времени, поощряет адекватное планирование и согласование, обеспечивая своевременное выявление участников, тормозящих цепочку утверждения в целом, упрощает выполнение операций отчетности [2].

Проведенная оптимизация систем управления в первую очередь затрагивает электронные версии канцелярского, служебного и архивного оборота данных, гарантированно позволяя выполнение современных требований по качеству и безопасности в отношении обмена и хранения информации, значительно расширяя перспективы информационно-технического

Ежеквартальный рецензируемый научно-практический журнал

№ 4 2014

сопровождения и документирования всех направлений деятельности Учреждения [3].

ПОРЯДОК ДЕЙСТВИЙ ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ

Реализованный программный продукт позволяет провести процедуру согласования электронной формы документа по заданной схеме (рис. 2).

Пользователь ИС «Согласование» создает виртуальную карточку согласования, которая будет представлять документ в системе. При этом необходимо соблюдать требования, перечисленные в инструкции пользователя и представиться, используя личную ЭЦП (установить и8В-ключ и ввести пин-код). Далее необходимо добавить в список согласующих лиц, которым документ будет представлен для обсуждения. Согласующему потребуется поставить отметку о решении и указать замечания, если таковые имеются. Учет замечаний является ответственностью автора карточки согласования. Для передачи карточки на согласование автор должен произвести ее окончательное оформление. Автор может изменять список лиц, участвующих в согласовании в течение всего хода согласования. Всем участникам процесса согласования, включая автора, отправляется уведомление по электронной почте. При изменении статуса карточки и вынесении решения каждым из согласова-телей участникам также направляется уведомление, информирующее участников согласования о необходимости (завершении) утверждения рабочей версии документа.

ПЕРСПЕКТИВЫ И ВЫВОДЫ

ИС «Согласование» снабжена интуитивно понятным интерфейсом пользователя с проработанной эргономикой, что позволило упростить действия определяющих лиц при совершении процедуры согласования текста. В результате документы рассматриваются и визируются в более короткий промежуток времени, поскольку утверждающему необходимо выполнить всего два действия: просмотреть материал и сделать отметку — принять решение; параметры действия фиксируются автоматически, по ЭЦП.

Возможность согласования внутренней документации позволило Учреждению максимально перевести в цифровой формат внутренние служебные записки, приказы и заявления.

Применение ЭЦП повысило информационную безопасность. У каждого сотрудника, участвующего в согласовании документации Учреждения, имеется персональная ЭЦП, выполненная на основе решения «Рутокен» компании «Актив» (Россия) и представляющая собой И8В-ключ, работающий в паре с пин-кодом (рис. 2). Подобное решение направлено на повышение уровня безопасности в системе и точности наблюдения за действиями пользователей, участвующих в согласовании. ЭЦП позволяет задать различный уровень ответственности лица на разных этапах согласования. При возникновении спорных

Рис. 2. Общий алгоритм движения документов при их оформлении в ИС «Согласование»

ситуаций всегда можно выявить, кто и на каком этапе произвел ошибочное действие.

Кроме того, у Учреждения существует свой внутренний регистрационный центр для выдачи ЭЦП. Следовательно, отсутствует необходимость привлечения стороннего партнера, что сводит обслуживание ЭЦП сотрудников в рамки организации.

В качестве практического примера отлаженного использования программного комплекса можно привести несколько примеров.

1. Порядок проведения закупок, проводимый в рамках федерального закона от 05.04.2013 № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» [5].

2. Формирование экспертных заключений на текущий момент получает защиту и идентификационную

метку за счет систем авторизации Microsoft Windows; введение систем с ЭЦП позволяет во многих случаях отказаться от финального «ручного» подписания итогового документа большой группой лиц, находящихся на территориально разрозненных объектах.

3. Система электронного согласования с участием ЭЦП также внедрена в Центре Сертификации МИБП Учреждения на стадии формировании договора оказания услуг, здесь она применяется начиная с этапа формирования задания для Испытательного центра и заканчивая финальной версией договора, требующего подписи руководителя учреждения.

Готовится программа использования ЭЦП на этапах документооборота, отвечающих за проведение согласования служебной документации с Минздравом РФ. Виртуализация формирования заданий, отчетов, промежуточных версий, информационных писем и т.п. при выполнении заданий значительно снизит канцелярскую нагрузку на все участвующие подразделения.

Проводится интеграция ЭЦП в АИС «Документооборот поставок НТП» для осуществления документооборота с внешними заказчиками на поставку научно-технической продукции внешним организациям и заказчикам. При этом предполагается обработка ЭЦП, выданных внешним центром регистра-

ции. Суть данного проекта заключается во внедрении процедур использования ЭЦП в алгоритм приема и исполнения заявки на поставку НТП. При этом необходимо учитывать, что форма заявки и вся последующая рабочая документация должны быть автоматически формируемыми и находиться в электронном виде [2].

Разработанное в Учреждении программное средство ИС «Согласование» оказалось эффективным продуктом интеллектуальной деятельности, который соответствует всем современным стандартам и требованиям к информационным системам. С одной стороны выполняется одно из основных задач современной информатизации, а именно, снижение количества ошибок, допускаемых при осуществлении документооборота. С другой стороны обеспечивается отказ от бумажных носителей, что способствует экономической эффективности.

Следует отметить момент, связанный с возможностью использования ЭЦП для идентификации личности пользователя (согласователя). Обладая И8В-ключом и соответствующим ему пин-кодом, человек может в любой момент подписать электронный документ, сохраняя высокий уровень безопасности, что особенно важно при работе со служебными документами ФГБУ «НЦЭСМП» Минздрава России.

ЛИТЕРАТУРА

REFERENCES

1. Кошечкин КА. Перспективы применения CALS/PLM-технологий в фармацевтической отрасли Российской Федерации. Ведомости Научного центра экспертизы средств медицинского применения 2014; (1): 47-49.

2. Кошечкин КА, Сбоев ГА, Куприянов ВГ, Козлович АВ, Ильина ЕЕ, Дигтярь АВ. Оптимизация процессов реализации научно-технической продукции с применением информационных технологий. Ведомости Научного центра экспертизы средств медицинского применения 2013; (2): 43--47.

3. Меркулов ВА, Кошечкин КА, Яворский АН. Методические подходы к формированию информационной среды ФГБУ «Научный центр экспертизы средств медицинского применения» Минздравсоцраз-вития России. Ведомости Научного центра экспертизы средств медицинского применения 2011; (1): 49-52.

4. Приказ Минздравсоцразвития России от 26.08.2010 № 750н «Об утверждении правил проведения экспертизы лекарственных средств для медицинского применения и формы заключения комиссии экспертов» (зарегистрировано в Минюсте России 31.08.2010. № 18315).

5. Федеральный закон от 05.04.2013 № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд». Available from: http://www. consultant.ru/document/cons_doc_LAW_157037/.

6. Техническое задание «Информационная система "Согласование электронных документов"» (проект).

ОБ АВТОРАХ:_

Федеральное государственное бюджетное учреждение «Научный центр экспертизы средств медицинского применения» Министерства здравоохранения Российской Федерации. Российская Федерация, 127051, Москва, Петровский бульвар, 8.

Козлович Алексей Викторович. Начальник отдела системного анализа и сопровождения информационных систем.

Петросянц Вячеслав Андреевич. Аналитик отдела системного анализа и сопровождения информационных систем.

1. Koshechkin KA. Perspectives of using CALS/PLM-technologies in the pharmaceutical industry of the Russian Federation. Vedomosti Nauchnogo tsentra ekspertizy sredstv meditsinskogo primeneniya 2014; (1): 47-49 (in Russian).

2. Koshechkin KA, Sboev GA, Kupriyanov VG, Kozlovich AV, Ilyina EE, Digtyar AV. Optimizing the process of implementing scientific and technical product using information technology. Vedomosti Nauchnogo tsentra ekspertizy sredstv meditsinskogo primeneniya 2013; (2): 43--47 (in Russian).

3. Merkulov VA, Koshechkin KA, Yavorsky AN. Methodological approaches for organization of information environment at the Federal State Budgetary Institution «Scientific center for expertise of medical application products» of the Ministry of Health and Social Development of the Russian Federation. Vedomosti Nauchnogo tsentra ekspertizy sredstv meditsinskogo primen-eniya 2011; (1): 49-52 (in Russian).

4. Order of the Ministry of Health and Social Development of the Russian Federation of August 26, 2010 № 750n «On approval of the examination of drugs for medical use and form conclusions of the commission of experts» (registered in Ministry of Justice of the Russian Federation 31 August 2010. № 18315) (in Russian).

5. Federal Law of 05.04.2013 № 44-FZ «On the contract system in the procurement of goods, works and services for state and municipal needs». Available from: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_157037/ (in Russian).

6. Specification «Information system "Harmonization of electronic documents"» (project) (in Russian).

AUTHORS:_

Federal State Budgetary Institution «Scientific Centre for Expert Evaluation

of Medicinal Products» of the Ministry of Health of the Russian Federation, 8

Petrovsky Boulevard, Moscow, 127051, Russian Federation.

Kozlovich AV. Head of Department of System Analysis and Information Systems

Support.

Petrosyants VA. Analyst of Department of System Analysis and Information Systems Support.

АДРЕС ДЛЯ ПЕРЕПИСКИ:

Петросянц Вячеслав Андреевич; Petrosyants@expmed.ru

Статья поступила 25.09.2014 г.

Принята к печати 10.10.2014г.