Автоматизированные бизнес-процессы в рекламном агентстве

УДК 338.24:004

АВТОМАТИЗИРОВАННЫЕ БИЗНЕС-ПРОЦЕССЫ В РЕКЛАМНОМ АГЕНТСТВЕ

В. Е. Башкирова, О. А. Гордеева, С. В. Рындина

AUTOMATED BUSINESS PROCESSES IN AN ADVERTISING AGENCY

V. E. Bashkirova, O. A. Gordeeva, S. V. Ryndina

Аннотация. Актуальность и цели. Дальнейшее развитие процессного подхода связано с исполнимыми бизнес-процессами. Для многих компаний актуально внедрение системы, реализующей их автоматизацию. Целью данной работы является моделирование бизнес-процессов рекламного агентства в нотациях, которые поддерживают возможность передачи процессов в среду исполнения. Материалы и методы. Статья посвящена исследованию на примере рекламного агентства возможностей моделирования бизнес-процессов в различных нотациях как способа автоматизировать бизнес в целом и отдельные его части. Рассматривается специальный класс систем workflow, которые применяются при автоматизации бизнес-процессов. При моделировании бизнес-процессов использованы такие нотации, как IDEF3, Business Process, Activity diagram. Результаты. В статье исследованы особенности моделирования бизнес-процессов в нотациях, которые поддерживают workflow-системы. Рассмотрены проблемы, возникающие при внедрении систем workflow на предприятиях. Выводы. Одним из условий повышения отдачи от использования процессного подхода является выделение в бизнес-архитектуре компании процессов, для которых целесообразна автоматизация. Для поддержания исполнения таких процессов в компании необходимо внедрение workflow-системы. Затраты на внедрение окупаются за счет повышения качества управления процессами, снижения зависимости от трудовых ресурсов.

Ключевые слова: исполнимый бизнес-процесс, автоматизация бизнес-процессов, моделирование, нотация, система управления потоком работ.

Abstract. Background. Further development of the process approach is associated with executable business processes. For many companies implementation of the system, which implements the automation of business processes, is actual. The aim of this work is modeling of business processes of an advertising agency in notations which support the ability to transfer processes in the runtime environment. Materials and methods. The article investigates the possibilities of modeling business processes in different notations (for example, in advertising agency) as a way to automate the business as a whole and its individual parts. We consider a special class of systems workflow, which are used in the automation of business processes. When modeling business processes used notation, such as: IDEF3, Business Process, Activity diagram. Results. The article describes the features of modeling business processes in notations which support workflow system. The problems that arise in the implementation of workflow systems in enterprises are considered. Conclusions. One of the conditions to increase the impact of the use of the process approach is the allocation of a business architecture of processes for which suitable automation. To maintain the performance of the company processes necessary to implement workflow systems. Implementation costs recouped through improved process control, reduce dependence on labor.

Key words: executable business process, automation of business processes, modeling, notation, workflow management system.

Понятие «бизнес-процесс» в последнее время стало весьма популярно. Его можно определить как набор действий, которые выполняются для получения заданного результата. Требования к бизнес-процессам следующие: процесс должен быть описанным, оптимальным, действительно выполняться согласно описанию и со временем совершенствоваться. От эффективности бизнес-процессов напрямую зависит конкурентоспособность и прибыльность компании.

Определение бизнес-процесса по ISO 9000:2000 следующее: это совокупность взаимосвязанных или взаимодействующих видов деятельности, преобразующих входы в выходы [1].

Бизнес-процесс представляет собой завершенную последовательность взаимосвязанных и повторяющихся видов деятельности. Клиентом бизнес-процесса является потребитель результатов исполнения процесса. Другой процесс также может быть клиентом бизнес-процесса. Приоритетные направления в деятельности предприятия включают выстраивание системы бизнес-процессов, которые были бы эффективны и включали бы только действительно необходимые операции. Следующим шагом на пути к успеху для предприятия может стать выделение в бизнес-архитектуре процессов, для которых целесообразна автоматизация. Автоматизация бизнес-процессов повышает контроль над качеством исполнения, управляемость компанией, снижает зависимость от трудовых ресурсов. Моделирование бизнес-процессов для последующей передачи в среду исполнения имеет свои особенности. Остановимся на них подробнее.

Рассмотрим возможности автоматизации бизнес-процессов на примере рекламного агентства. Все рекламные агентства подразделяются на агентства полного и неполного цикла. Рекламное агентство полного цикла предоставляет клиентам полный комплекс рекламных услуг. Агентство неполного цикла специализируется лишь на одной области рекламы.

К основным бизнес-процессам предприятия относятся процессы, ориентированные на производство товара или услуги. Основные бизнес-процессы в рекламном бизнесе - это взаимодействие с клиентами и разработка рекламного проекта. Первое включает в себя разработку методики поиска клиентов, схемы их привлечения и общения с ними; переговоры с клиентами, знакомство покупателей со спектром предоставляемых услуг, ценами; поддержку контактов с существующими клиентами. Разработка рекламного проекта прежде всего включает формулирование технического задания. Оно устанавливает основное назначение разрабатываемого проекта, а также его технические характеристики, показатели качества и технико-экономические требования, выполнение необходимых стадий создания и сроки реализации. Техническое задание описывает состав проекта, а также специальные требования.

При моделировании бизнес-процессов используются различные нотации моделирования, которые представляют собой стандарт графического изображения бизнес-процессов. С помощью нотаций можно продемонстрировать различные аспекты бизнеса.

Нотация, согласно ГОСТ Р 52292-2004, это «набор символов и правил их использования для представления данных» [2].

Моделирование бизнес-процессов можно рассматривать сквозь призму методологий. Методология по ГОСТ Р 54097-2010 - это «учение о структуре,

логической организации, методах и средствах деятельности» [3]. Методология предполагает глобальную стратегию внедрения.

Методология структурного моделирования поддерживается нотациями семейства ГОББ. Целям автоматизации бизнес-процессов наиболее соответствует графическая нотация ГОЕБЗ, описывающая логику выполнения работ, очередность их запуска и завершения.

Опираясь на данную нотацию, рассмотрим один из бизнес-процессов рекламного агентства. Для моделирования был выбран процесс «Проработка деталей рекламного проекта» (рис. 1).

выставление счета за оказанные услуги

Рис. 1. IDEF3 диаграмма бизнес-процесса «Проработка деталей рекламного проекта»

Инструментальным средством ARIS поддерживается интегрированная методология моделирования бизнес-процессов. В этой системе реализовано более ста различных нотаций, между которыми в интегрированной среде ARIS поддерживаются связи. Это позволяет наглядно отображать бизнес-процессы, рассматривать их с различных точек зрения и с разной степенью детализации. Многоаспектное представление бизнес-процессов, поддерживаемое данной методологией, является хорошей основой для последующей автоматизации бизнеса в компании: создания различных информационных систем и стандартных пакетов автоматизации.

Среди нотаций, которые поддерживаются ARIS, для автоматизации наиболее пригодны eEPC, Business Process. Диаграмма Business Process для бизнес-процесса «Работа с заказом» показана на рис. 2.

В этой нотации представлены функции, события, документы и отношения между ними:

- функция (function) - отображает выполняемые работы;

- событие (event) - отображает состояния системы, управляющие выполнением работ;

- документ (document) - отображает носители информации;

- логические операторы - определяют связи между событиями и функциями в рамках процесса.

Рис. 2. Диаграмма бизнес-процесса

Использование UML (Unified Modeling Language - унифицированный язык моделирования) - основа методологии объектно-ориентированного моделирования бизнес-процессов.

Бизнес-процессы нижнего уровня, подлежащие автоматизации, удобно отображать с помощью Activity diagram (диаграммы деятельности). Процесс представляется в виде алгоритма, по которому реализуется последовательность операций бизнес-процесса. Именно в эти алгоритмы должна встроиться информационная система, автоматизировав некоторую их часть.

Основное назначение моделирования бизнес-процессов на основе Activity diagram - отражать бизнес-процессы объекта. Этот тип диаграмм позволяет показать последовательность выполнения операций, условия ветвления, синхронизацию (рис. 3).

Автоматизация бизнес-процессов представляет собой усовершенствование работы того или иного предприятия, снижение доли рутинных операций, выполняемых сотрудниками, повышение качества бизнеса в целом. Бизнес-процессы включают в себя четко построенные модели функционирования как предприятия в целом, так и отдельных его частей. Основной задачей работы предприятия является деятельность, направленная на получение прибыли. Снижение затрат на деятельность компании может происходить за счет автоматизации бизнес-процессов. Автоматизировать бизнес-процессы «как есть» очень часто не имеет смысла, необходимо прежде провести оптимизацию бизнес-архитектуры. Правильно выстроенный бизнес-процесс включает только действительно необходимые операции и позволяет ввести показатели качества исполнения (время выполнения операций, количество брака, число экземпляров неоптимального сценария исполнения процесса и т.п.). В противном случае автоматизация только переведет проблемы на новый уровень, к сложностям исполнения бизнес-процессов в ручном режиме добавятся ошибки и промахи автоматизированного исполнения. Только то, что качественно смоделировано, может принести положительный эффект при автоматизации. Поэтому и необходимо использование различных методологий при моделировании, и так важен этап проектирования бизнес-архитектуры компании.

Для грамотного планирования бизнес-процессов рекламного агентства необходимо проанализировать цель товародвижения, желаемый объем продаж, емкость рынка и др. Рассмотренные нотации моделирования бизнес-процессов могут существенно упростить эту задачу, поддерживая наглядное представление взаимосвязанных процессов компании и позволяя на основе показателей эффективности деятельности вырабатывать требования к исполнению отдельных бизнес-процессов.

Автоматизация бизнес-процессов прежде всего позволяет повысить качество управления компанией. Управление по ГОСТ 34.003-90 - это «совокупность целенаправленных действий, включающая оценку ситуации и состояния объекта управления, выбор управляющих воздействий и их реализацию» [4].

Для автоматизации процессного управления предприятиями разработан специальный класс компьютерных систем - систем управления бизнес-процессами (СУБП). Основная задача таких систем - раздавать задания исполнителям и контролировать их выполнение. Вместе с заданием исполнителю передается информация, которая необходима в процессе выполнения операций. Стандартный подход к определению последовательности заданий включает в себя моделирование бизнес-процесса в одной из рассмотренных ранее нотаций, которые наглядно представляют порядок операций, входящих в процесс. Поддержка моделирования в требуемых нотациях осуществляется за счет включения в систему графического редактора бизнес-процессов. Созданная схема бизнес-процесса дополняется различными перспективами (слоями) рассмотрения: ресурсы (исполнители, которыми могут быть и автоматизированные системы, выполняющие стандартные операции без участия человека), данные (документы, значения переменных процесса и т.п.), передачи управления (правила перехода при наличии маршрутных узлов).

Внедрение СУБП на предприятии приводит к необходимости использования определенного языка описания бизнес-процессов, основанного на графических диаграммах, который должен стать стандартом для всех менеджеров предприятия.

Среди систем СУБП, присутствующих на рынке, на текущий момент есть и коммерческое программное обеспечение, и свободное программное обеспечение с открытым кодом, распространяющееся по лицензии GNU (General Public License, Универсальная общественная лицензия GNU или Открытое лицензионное соглашение GNU). При этом компании, курирующие разработку свободно распространяемого программного обеспечения, могут предоставлять поддержку и внедрение таких систем на коммерческой основе. Предприятие, выбравшее такую систему СУБП, может использовать это программное обеспечение по собственному усмотрению и абсолютно бесплатно, но за возможные ошибки в работе программы, коммерческие провалы при использовании программ никто ответственности не несет. Внедрение такого программного обеспечения возлагает все риски на само предприятие. В качестве примера подобной системы рассмотрим систему Runa WFE, разработанную Консалтинговой группой Руна.

Runa WFE - свободная, масштабируемая система управления бизнес-процессами с открытым кодом, которая ориентирована на конечного пользователя. То, что система имеет открытый код и поддерживает основной функционал коммерческих разработок, делает ее привлекательной для использования в высших учебных заведениях. Она применяется при подготовке студентов экономических специальностей во многих экономических вузах страны. С другой стороны, на сайте разработчика есть примеры использования системы для автоматизации процессов на предприятиях. Конечно, система применяется гораздо шире, так как компании, построившие на основе этого программного обеспечения свои приложения СУБП, не обязаны ставить об этом в известность разработчика.

Как большинство СУБП, система Runa WFE состоит из серверной и клиентской частей. При этом серверная часть системы может быть установлена на уже существующий аппаратный сервер.

Одним из вариантов автоматизации процессного управления предприятием является внедрение Runa WFE. Этот проект привлекает много энтузиа-

стов, которые способствуют развитию системы своими идеями, обогащают ее функционал за счет новых возможностей, позволяющих решать задачи бизнеса в сфере автоматизации. Для коммерческого программного обеспечения характерен разрыв между появлением перспективной идеи совершенствования функционала и реализацией ее в системе. Это затратно, ломает некоторые стереотипы и т.п. Для свободного программного обеспечения это не является проблемой, продукт модифицируется не только благодаря программистам компании разработчика, но и благодаря не менее квалифицированным программистам со стороны, пожелавшим поучаствовать в проекте.

Автоматизация предприятия на основе процессного подхода позволяет исключить сложные операции из действий сотрудников, повысить скорость их взаимодействия, модифицировать существующие бизнес-процессы для повышения эффективности их исполнения, а также оперативно перестраивать бизнес-процессы предприятия в ответ на существенные изменения условий бизнеса. На сегодняшний день автоматизация бизнес-процессов неразрывно связана с workflow-системами. Основные преимущества таких систем обусловлены использованием единых стандартов описания бизнес-процессов, созданием библиотеки бизнес-процессов предприятия и возможностью встраивания в эту систему других автоматизированных информационных систем, уже существующих на предприятии. Например, коммерческая версия workflow -системы ELMA поддерживает интеграцию с системами семейства «1С».

При описании бизнес-процессов для последующей автоматизации мы рассмотрели разные методологии, поддерживающие различные нотации описания. С одной стороны, такое разнообразие развивает теорию бизнес-процессов, но, с другой стороны, отсутствие единого стандарта описания бизнес-процессов для систем workflow является проблемой. Разными компаниями и сообществами разработано немало различных несовместимых друг с другом стандартов, таких как BPEL4WS, XPDL, BPML, WSCI, BPSS, YAWL и т.д. Программные продукты могут поддерживать любые из этих стандартов и даже использовать свои собственные варианты описания. Это затрудняет выбор компаниям, желающим использовать системы автоматизации. Многие откладывают их внедрение, так как боятся сделать неверный выбор сейчас, и при появлении единого стандарта придется перестраивать систему или нести дополнительное бремя расходов при использовании уникального, практически никем более не применяемого языка описания бизнес-процессов.

Ученые из университета Квинсленда (The University of Queensland) Вил Ван-дер-Альст, Артур Хофстеде, Бартек Кипужевский и Алистер Баррос предложили методологию классификации workflow-систем, основанную на WorkFlow-паттернах (WorkFlow patterns). WF-паттерны - это типовые структуры внутри бизнес-процесса, рассматриваемые в его контексте. Таких паттернов ими было выделено двадцать [5].

Рассматривать workflow-системы с точки зрения поддерживаемых в них паттернов оказалось очень удобно. Предприятие может выделить паттерны, наиболее востребованные в его бизнес-архитектуре (типовые структуры, на основе которых можно выстроить бизнес-процессы предприятия), и, вооружившись перечнем паттернов, найти на рынке программного обеспечения те workflow-системы, которые их поддерживают.

Число выделенных паттернов увеличивается по мере более детального рассмотрения бизнес-процессов компаний из различных отраслей: паттерны

данных, паттерны транзакций и т.п. WorkFlow-паттерны сближают WF-языки с языками объектно-ориентированного программирования. WF-язык позволяет описать бизнес-процесс формально: задать его возможные состояния, в которых определены соответствующие действия, определить набор внутренних переменных, бизнес-правила и т.д.

Ведение любого бизнеса требует особых усилий, умений и знаний, будь то рекламное агентство или что-то другое. Какое бы дело ни выбрал человек, он должен уметь грамотно составлять бизнес-процессы и, что немаловажно, быть способным совершенствовать их, автоматизировать, т. е. переводить свой бизнес на новый уровень. Workflow-системы - это следующая ступень развития процессного подхода, предоставляющая широкие возможности для снижения издержек в бизнесе.

Список литературы

1. ГОСТ Р ИСО 9000-2000. Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь (взамен ИСО 9000:1993 и ИСО 8402:1994).

2. ГОСТ Р 52292-2004. Информационная технология. Электронный обмен информацией. Термины и определения.

3. ГОСТ Р 54097-2010. Ресурсосбережение. Наилучшие доступные технологии. Методология идентификации.

4. ГОСТ Р 34.003-90. Информационные технологии. Комплекс стандартов на автоматизированные системы. Автоматизированные системы. Термины и определения.

5. Workflow Patterns / Wil van Der Aalst, Arthur H. M. Hofstede, Bartek Kiepuszewski, Alistair P. Barros // Distributed and Parallel Databases. - 2003. - № 14 (1). - P. 5-51.

Башкирова Валерия Евгеньевна

студентка,

Пензенский государственный университет E-mail: lera.bashkirova.94@mail.ru

Гордеева Ольга Андреевна

студентка,

Пензенский государственный университет E-mail: gordeeva.lelya@mail.ru

Рындина Светлана Валентиновна

кандидат физико-математических наук, доцент,

кафедра экономической кибернетики, Пензенский государственный университет E-mail: svetlanar2004@ya.ru

Bashkirova Valeriya Evgenjevna student,

Penza State University

Gordeeva Olga Andreevna student,

Penza State University

Ryndina Svetlana Valentinovna candidate of physical and mathematical sciences, associate professor,

sub-department of economic cybernetics, Penza State University

УДК 338.24:004 Башкирова, В. Е.

Автоматизированные бизнес-процессы в рекламном агентстве / В. Е. Башкирова, О. А. Гордеева, С. В. Рындина // Модели, системы, сети в экономике, технике, природе и обществе. - 2015. - № 1 (13). - С. 13-20.