Организационно-методические аспекты внедрения автоматизированной информационной системы управления вузом

прошлого в осознании настоящего. СПб.: Изд-во СПГПУ, 2007. 160 с.

4. Baxter Jane, Chua Wei Fong. Alternative management accounting research - whence and whither // Accounting, Organizations and Society. 2003. 28. P. 97126.

5. Ittner Christopher D., Larcker David F. Assessing empirical research in managerial accounting: a velue-based

management perspective // Journal of Accounting and Economics. 2001. 32. P. 349-410.

6. Sherri Gerald, CPA, and Vinning Russell, CPA.

Accounting for Perestroika // Management Accounting / April, 1995 P. 42-45.

7. Zimmerman Jerold L. Conjectures regarding empirical managerial accounting research // Journal of Accounting and Economics. 2001. 32. P. 411-427.

О. В. Подолякин

Организационно-методические аспекты внедрения автоматизированной информационной системы управления вузом

В настоящее время вузы России функционируют в динамично меняющихся условиях. Происходит усиление конкуренции между ними, вследствие чего создается необходимость совершенствования деятельности организаций высшего образования, вузовской системы управления. Один из возможных механизмов такого совершенствования связан с автоматизацией управленческого труда посредством внедрения и использования автоматизированных информационных систем управления (АИСУ), в основе которых лежат современные информационно-коммуникационные технологии (ИКТ).

Информационно-коммуникационные технологии следует определить как совокупности методов, процессов и алгоритмов, программно-технических и коммуникационных средств и решений. Эффективное их использование обеспечивает сбор, хранение, обработку, вывод и передачу информации с одновременным снижением трудоемкости, повышением оперативности и надежности операций использования информации [7]. Автоматизированная информационная система управления - это комплекс функциональных подсистем поиска, сбора, ввода, хранения, обработки, передачи и распространения информации, направленных на решение задач управления и базирующихся на использовании многофункционального программного обеспечения, информационных баз данных, средств вычислительной техники и связи [5].

За последние годы, с 2002 по 2006 гг., число высших учебных заведений, использующих информационно-коммуникационные технологии, увеличилось на 44 % (табл. 1).

Внедрение автоматизированной информационной системы управления в организации делает возможным достижение следующих целей [2, 10]:

1. Обеспечить лучший управленческий контроль над деятельностью организации.

2. Исключить ошибки в работе управленческого персонала.

3. Расширить возможности стратегического планирования и качественного анализа управленческих решений.

4. Обеспечить обработку и анализ больших объемов управленческой информации.

5. Сократить время, затрачиваемое на принятие управленческих решений.

6. Уменьшить себестоимость процессов принятия решений.

7. Повысить производительность труда управленческого персонала.

Данные статистики показывают (табл. 2), что специальные программные средства используются в вузах в основном для решения организационных, управленческих и экономических задач.

Однако осуществление проектов внедрения АИСУ не является гарантией того, что произойдут положительные изменения в сфере управления организацией. Лишь четверть подобных проектов оканчивается успешно и приносит измеримый положительный результат [1]. Основные проблемы, препятствующие благоприятному завершению проектов по внедрению автоматизированных информационных систем управления, заключаются в следующем:

- отсутствие экономического и финансового обоснования проекта;

Таблица 1

Характеристики информационных и коммуникационных технологий (ИКТ) в вузах, на начало года1

Использовавших ИКТ, всего В том числе использовавшие Имевшие Web-сайт

Персональные компьютеры ЭВМ других типов Локальные вычислительные сети Электронную почту Сеть Интернет Другие глобальные сети Выделенные каналы связи

2002 г.

1297 1238 н.д. 1028 1012 1022 118 н.д. 642

2003 г.

1385 1335 228 1052 1086 1114 195 516 671

2004 г.

1433 1402 316 1174 1233 1254 216 644 771

2005 г.

1563 1522 305 1315 1384 1399 264 802 818

2006 г.

1862 1826 409 1587 1674 1694 294 942 939

Таблица 2

Использование специальных программных средств в вузах2

2005 г. 2006 г.

Показатель Всего В % от числа вузов, использующих ИКТ Всего В % от числа вузов, использующих ИКТ

Вузы, использующие специальные программные средства 1452 95,4 1737 95,1

В том числе:

для решения организационных, управленческих и экономических задач 1237 81,3 1409 77,2

обучающие программы 1165 76,5 1382 75,7

электронные справочно-правовые системы 1063 69,8 1329 72,8

для осуществления электронных расчетов 664 43,6 1087 59,5

для предоставления доступа к базам данных через глобальные информационные сети 635 41,7 766 41,9

для научных исследований 675 44,3 726 39,9

настольные издательские системы 673 44,2 717 39,3

для проектирования 544 35,7 612 33,5

для управления автоматизированным производством или

техническими средствами и технологическими 411 27,0 507 27,8

процессами

прочие 842 55,3 1024 56,1

1 Российский статистический ежегодник. 2006: Стат.сб./Росстат. - М., 2006. - 806 е.; Образование в РФ: стат. ежегодник. - М.: ГУ-ВШЭ, 2006. - 528с.

2 Образование в РФ: стат. ежегодник. - М.: ГУ-ВШЭ, 2006. - 528 с.

- неясная постановка целей и задач проекта и отсутствие планирования эффектов, создаваемых будущей АИСУ;

- незаинтересованность высшего руководства к проекту и его результатам;

- некорректная постановка задач для автоматизации;

- нежелание совершенствовать процессы деятельности организации в рамках проекта внедрения АИСУ;

- недостаток опыта, знаний и полномочий руководителей проекта;

- отсутствие в организации персонала, имеющего опыт реализации проектов по внедрению АИСУ;

- незаинтересованность в успешной реализации проекта со стороны глав функциональных подразделений и персонала организации;

- недостаточное внимание к тестированию АИСУ перед эксплуатацией.

Анализ опыта осуществления проектов по внедрению автоматизированных информационных систем управления в зарубежных и отечественных вузах и предприятиях [4, 8, 11], а также опыт участия в разработке АИСУ в одном из региональных вузов (а именно - Вологодской государственной молочнохозяйственной академии им. Н. В. Верещагина) позволяют заключить, что для успешной реализации таких проектов в вузе, необходимо соблюдение нескольких условий:

1. Создание стратегического документа, определяющего все аспекты применения АИСУ и ИКТ в вузе. Таким документом может являться стратегия информатизации вуза, которая позволит определить и регламентировать деятельность вуза в сфере ИКТ, согласовать реализацию проектов по информационно-коммуникационным технологиям (ИКТ-проектов) с общей стратегией развития вуза и его целями.

2. Полное и качественное планирование ИКТ-проектов, в особенности - проекта по разработке и внедрению АИСУ. Соблюдение данного условия даст гарантию осуществления проектов с соблюдением временных и финансовых ограничений.

3. Предшествующее проекту по внедрению АИСУ детальное обследование вуза, его системы управления и процессов, результат которого -подробная и реалистичная модель деятельности организации, что позволит решить многие проблемы до начала реализации проекта. Возможно появление необходимости внесения изменений в деятельность организации - корректировка поло-

жений о структурных подразделениях вуза, совершенствование процессов управления, систем управленческого контроля и отчетности.

4. Обучение сотрудников и обеспечение их заинтересованности в реализации проекта по внедрению автоматизированной информационной системы управления в вузе, что позволит устранить неприятие нововведений персоналом вуза и сократить время, необходимое для адаптации работников к АИСУ.

5. Осуществление выбора конкретных проектных решений на основе оценки эффективности инвестиций в АИСУ. То или иное проектное решение по АИСУ, будь то выбор конкретной модели сервера или программного обеспечения должно быть обосновано с финансовых позиций.

6. Качественная проработка процесса внедрения АИСУ. Имеется в виду постепенный процесс перехода на новую систему с всесторонним ее тестированием для исключения таких ситуаций, которые приведут к остановке работы подразделений вуза.

7. Анализ результатов реализации проекта по внедрению автоматизированной информационной системы управления в вузе и разработка действий по ее дальнейшему совершенствованию и развитию.

Несмотря на сложности реализации проектов по ИКТ и АИСУ, расширение областей применения информационно-коммуникационных технологий ведет к увеличению соответствующих расходов предприятий и организаций. Так, затраты на информационные технологии по России в 2005 году превысили 215 млрд. руб. и выросли по сравнению с 2004 годом на 28%. Расходы высших учебных заведений на ИКТ в 2005 году составили 9,5 млрд. руб. (табл. 3).

С финансовыми расходами на АИСУ и ИКТ связана одна из ключевых проблем при реализации соответствующих проектов - проблема оценки эффективности инвестиций в автоматизированные информационные системы управления. Решение данной проблемы заключается в точном определении эффективности самой автоматизированной информационной системы управления и связанных с ней информационно-коммуникационных технологий.

В литературе представлено значительное количество методик оценки таких проектов [8, 9], но большинство из них неприменимы для вузов вследствие особенностей их финансирования и деятельности. Следует упомянуть, что, по мнению некоторых экспертов, сама оценка эконо-

Таблица 3

Затраты организаций высшего профессионального образования на информационные и коммуникационные технологии, млн. руб.3

на ИКТ, всего В том числе затраты

на приобретение вычислительной техники на приобретение программных средств на оплату услуг связи на обучение сотрудников на оплату услуг сторонних организаций и специалистов (кроме услуг связи и обучения) Прочие затраты

2004 г.

4664,7 3227,1 176,6 906,7 22,5 184,6 147,2

2005 г.

9495,8 6927,7 347,8 1242,5 548,2 258,5 171,0

мической эффективности проектов может составлять от 1 до 2% стоимости проекта [6]. Кроме того, не всегда существует возможность представить в финансовом выражении те преимущества, которые дает проект автоматизации. Изменения экономических показателей функционирования организаций с трудом поддаются увязке с инвестициями в развитие информационно-коммуникационных технологий. Однако проекты по внедрению АИСУ и ИКТ в большинстве случаев являются весьма затратными, следовательно, расходы на такие проекты необходимо обосновать. На наш взгляд, в условиях вуза целесообразно применять методику, базирующуюся на использовании процессного подхода в деятельности организации и совокупной стоимости владения (ССВ).

Расчет совокупной стоимости владения, представляющей собой сумму всех расходов на внедрение и поддержание АИСУ за время ее эксплуатации, может быть произведен по формуле:

с = с + С + С + С + С + С

ССВ ОПО УП СК ЭКС ПОЛ ПР'

где СССВ - совокупная стоимость владения АИСУ; СОПО - затраты на оборудование и программное обеспечение; СУП - затраты на управление проектом и обучение, подготовку персонала; ССК -затраты на услуги связи и коммуникации; СЭКС -затраты на эксплуатацию, обслуживание АИСУ; СПОЛ - затраты, связанные с самообучением пользователей работе с АИСУ; СПР - затраты, связанные с плановыми и внеплановыми простоями в работе системы.

Возможная и любая другая классификация затрат, если она позволяет с необходимой степенью точности определить совокупную стоимость владения АИСУ. В итоге для различных вариантов проектных решений, как технических, так и программных, может быть получена соответствующая величина расходов, что дает возможность определить наиболее экономичный вариант. Необходимо сказать, что совокупная стоимость владения принимает во внимание только затратные статьи.

Доходы, являющиеся следствием внедрения и использования автоматизированной информационной системы управления, мы предлагаем рассчитывать с использованием процессного подхода, т. е. подхода, основанного на выделении в организации процессов деятельности. Так как внедрение АИСУ в первую очередь направлено на автоматизацию управления, то целесообразно выделить именно процессы управления в вузе.

Наиболее простой и в то же время точный способ выделить процессы управления - это выделить их в соответствии со структурой управления вуза. Такими процессами являются: процесс управления персоналом, процесс управления образовательной деятельностью, процесс управления научной деятельностью и прочие. Далее в рамках каждого процесса выделяются отдельные функции, им реализуемые, которые разбиты по группам основных функций управления: планирование, организация, учет, контроль, анализ. В свою очередь каждая функция состоит из отдельных операций, к примеру: ввод информации, формирование документа и пр.

1 Российский статистический ежегодник. 2006: Стат. сб./Росстат. М., 2006. 806 с.

В результате проведения указанных процедур получена целостная картина того, как может повлиять внедрение АИСУ на систему управления вузом (то есть - на отдельные операции и функции процессов управления). В дальнейшем проведено измерение длительности выполнения функциональных операций при существующей информационной системе управления, и в численном выражении оценено изменение длительности при использовании возможностей АИСУ. Например, длительность операций по вводу информации практически не изменяется, в отличие от операций аналитического характера (при наличии соответствующих инструментов в АИСУ). Агрегирование получаемого эффекта по каждой операции позволяет определить эффект в рамках всей организации и достаточно достоверно оценить возможную доходную составляющую внедрения и использования автоматизированной информационной системы управления.

Получив описанным способом расходы и доходы, обусловленные внедрением АИСУ, рассчи-

тываются показатели эффективности инвестиций в систему [3]:

1. Чистый приведенный доход (Net Present Value, NPV) - сумма эффектов за расчетный период, приведенная к первоначальному шагу. Для эффективного инвестиционного проекта значение NPV является неотрицательным.

2. Период окупаемости (Payback Period, PP) -временной период, по прошествии которого затраты, обусловленые инвестиционным проектом, покрываются его совокупными результатами. Для эффективных инвестиционных проектов значение PP меньше их длительности.

3. Индекс прибыльности (Profitability Index, PI) - отношение суммы приведенных эффектов к величине инвестиций. Для эффективного проекта PI принимает значение большее единицы.

Предлагаемая нами методика расчета эффективности инвестиций в автоматизированную информационную систему отличается наглядностью, достаточной простотой расчетов и в то же время приемлемой точностью результатов.

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

1. Бурцев В. Инвестировать ли в информационные системы управления? Интернет ресурс: http:// www.zhuk.net.

2. Влияние информационных технологий на развитие фирм // Проблемы теории и практики управления. 2005. № 5. С. 113-119.

3. Волков А. С., Марченко А. А. Оценка эффективности инвестиционных проектов: Учеб. пособие. М.: Изд. РИОР, 2006. 111 с.

4. Граванова Ю. Сколько стоит ERP построить? Интернет ресурс: http://www.iteam.ru.

5. Емельянова Н. 3., Партыка Т. Л., Попов И. И. Основы построения автоматизированных систем: Учеб. пособие. М.: ФОРУМ: ИНФРА-М, 2005. 416 с.

6. Зырянов М. Эффективность ERP можно оце-

нить. Интернет ресурс: http://www.osp.ru.

7. Информационные системы и технологии в экономике и управлении: Учебник / Под ред. проф.

B. В. Трофимова. М.: Высшее образование, 2006. 480 с.

8. Крюков В. В., Шахгельдян К. И. Информационные технологии управления вузом // Университетское управление. № 2. 2005. С. 85-94.

9. Мейор Т. Как оценить преимущества ИТ. Интернет ресурс: http://www.osp.ru.

10. Некрасова Е. Информационная система предприятия: эффекты или эффективность? Интернет ресурс: http://www.cio-world.ru/.

11. Уэйлгам Т. Переполох в студенческом городке // Директор информационной службы. 2006. № 11.

C. 62-67.

С. А. Кораблев

Проблемы оценки эффективности финансирования производственной и управленческой деятельности в лесном хозяйстве

Сметно-бюджетная система финансирования лесного хозяйства порождает адекватную систему экономической организации лесохозяйственного производства и управления лесами, при которой не проис-

ходит соизмерения затраченных средств на работы и мероприятия с их конечными результатами.

В соответствии с проектом федерального бюджета 2008 г., предполагается примерно удвоить рас-