Основные подходы автоматизации планирования закупки на базе системы SAP R/3 применительно к условиям работы «РУП» БМЗ

7 «/

M

агтт^ г: гшшгггта

3 (61), 2011-

The main approaches of purchase planning automation on the basis of the system SAP R/3 with regard to working conditions at RUP "BMZ" are examined.

E. Ф. ТЕРЛЕЦКАЯ, РУП «БМЗ»

УДК 669.

основные подходы автоматизации планирования закупки на базе системы SAP R/3 применительно к условиям работы «руп» БМз

Планирование закупки - один из ключевых элементов жизнедеятельности современного предприятия. Особенно остро эта проблема стоит на металлургических заводах, где в любой момент времени необходимо иметь доступ к оперативной информации о потребностях подразделений завода в сырье, оборудовании, материально-техническом оснащении и т. д., а также по остаткам товарно-материальных ценностей (ТМЦ) на складах. Без внедрения бизнес-процесса планирования закупки в единой информационной системе процесс формирования заявок на закупку получается достаточно трудоемким и отнимает много времени, поскольку заявки формируются вручную на бумажных носителях. Зачастую процессы согласования заявки недопустимо затягиваются из-за отсутствия на рабочем месте уполномоченных лиц либо их загруженности, а также невозможности параллельного выполнения несвязанных задач; часть заявок утрачивается в процессе рассмотрения и планирования. Все вместе это приводит к коммерческим рискам, неплановым простоям, непроизводительным потерям времени руководителей и исполнителей, увеличивает затраты на обработку и хранение заявок. Как следствие, снижается эффективность деятельности компании в целом. Кроме того, на этапе закупки того или иного вида материалов невозможно контролировать приобретение избыточных запасов. В результате возникает ситуация, которая приводит к скоплению достаточно большого количества неликвидов на складах и перерасходу денежных средств, а также несвоевременной поставки требующихся ТМЦ. Данная проблема возникает, в первую очередь, из-за отсутствия единого информационного пространства.

С целью более оперативного управления процесса планирования закупок было принято реше-

ние о внедрении программы «Заявочной кампании» в единой информационной системе на базе системы SAP R/3. Стандартная функциональность создания заявок при этом бы обеспечивала полную поддержку процесса централизованного планирования закупок. В связи с этим были применены два основных подхода решения проблемы:

• автоматическая генерация заявок в системе -заявки на основании плана производства;

• ручное формирование заявок в системе с использованием статусов - заявки на основании ремонтных работ, приказов на реконструкцию, модернизацию и т. д.

Кроме того, для удобства работы с заявками была разработана программа «Диспетчер заявок» (см. рисунок), которая содержит все необходимые инструменты ввода статусов согласований, корректировки и обработки информации по заявкам в разрезе служб снабжения и подразделений завода. Диспетчер позволяет определять и контролировать лимиты по подразделениям завода и направлениям расходования денежных средств, формировать различные графики и отслеживать выполнение принятых заявок.

Рассмотрим основные подходы решения вопроса более подробно.

Заявки на основании плана производства

На основании норм расхода материалов и утвержденного годового и месячного планов производства в модуле PP (планирование и управление производством) системы SAP R/3, определяемых линейным персоналом цеха, автоматически формируются годовые и соответственно месячные заявки на закупку сырья и материалов в системе SAP R/3. На основании пакета сформированных годовых заявок заводские службы могут планиро-

пгггг^ г: гсгшотпто /74

-3(61),2011/ III

«Диспетчер заявок»

вать выделение денежных средств для соответствующего подразделения на следующий год. На основании пакета месячных заявок специалисты служб снабжения планируют закупку сырья и материалов на следующий месяц. Кроме того, есть возможность формировать дополнительные заявки, которые создаются автоматически на основании версии плана производства, с последующей возможностью ручной корректировки при помощи «Диспетчера заявок». Данный подход обеспечивает бесперебойное функционирование производственного процесса предприятия.

Заявки на основании ремонтных работ

Заявки подразделяются на плановые, подаваемые в соответствии с утвержденными планами ремонта и испытаний, и срочные для проведения непланового ремонта в целях предупреждения повреждений оборудования. Вся информация о необходимом оборудовании и запасных частях для текущих и капитальных ремонтов передается мастерами в технические бюро цехов, где затем формируются заявки в системе SAP R/3. Плановый пакет заявок на следующий год формируется в системе с обязательным указанием номенклатуры, объемов поставки, плановой даты поставки, цеха-заявителя, основанием для закупки, направлением расходования денежных средств, финансовой позицией и соответствующей закупочной организацией. Созданным заявкам автоматически присваивается статус «Создана» и передается в электронном виде с помощью SAP-офиса в управление комплектации оборудования (УКО) или управления материально-технического снабжения (УМТС) на расценку, согласование и дальнейшую проработку. После расценки заявке присваивается статус «Расценена» и она вносится в проект основного или дополнительного графика поставки. Выбор вида графика возможен при условии, что сумма

основного и дополнительного графиков, а также проекта основного и дополнительного графиков не превышает лимита денежных средств, выделенного для соответствующего цеха. Все остальные заявки попадают в раздел «заявки вне графика», в том числе и срочные заявки. В случае дополнительного финансирования заявки вне графика можно внести в график поставки. Далее заявка направляется специалистам служб главных специалистов, которые осуществляют контроль за объемами заказываемых позиций и плановых сроках закупки и при необходимости вносят изменения. На этом этапе анализируются текущие запасы на заводе заявленных товарно-материальных ценностей. Сотрудник службы главного специалиста, курирующий заявки, принимает решение о необходимости закупки и в системе по позициям заявки проставляется статус «Согласовано ТС». Завизированные в службах главных специалистов заявки ответственные работники цехов передают в управление организации ремонтов и технической диагностики (УОРиТД) для их согласования и выполнения в пределах выделенных лимитов денежных средств. Согласованные в УОРиТД заявки ответственные работники цехов передают в УКО или УМТС для последующей закупки заявленных материалов или оборудования. Специалисты УКО/ УМТС при получении утвержденной заявки на бумажном носителе регистрируют ее в системе SAP R/3, присваивая номер и дату регистрации. После этого заявка попадает в график поставок и принимается для исполнения.

Оценка статусов заявок позволяет контролировать процесс их согласования, оценить время обработки каждой заявки на каждом этапе, а также получить необходимые документы по прохождению заявок всех стадий согласования.

На основании созданных заявок в системе SAP R/3 существует возможность формирования:

7fi I дгггг^ г: кгцумттг.

Я U / 3 (61), 2011-

• основного и дополнительного графиков поставки ТМЦ по службам УКО/УМТС для обеспечения ремонтов оборудования;

• проекта основного и дополнительного графиков поставки ТМЦ по УКО/УМТС для обеспечения ремонтов оборудования;

• графика поставки ТМЦ по УКО/УМТС для обеспечения ремонтов оборудования вне утвержденного графика.

В графике отражаются план и факт выполнения заявок на закупку ТМЦ с разбивкой по месяцам с указанием плановой и фактической стоимости закупки.

Такая последовательность контроля позволяет проследить этапы согласования и выполнения заявок; получить полную информацию о наличии невыполненных и выполненных заявок по службам, подразделениям, основаниям для заявки, направлениям расходования средств; получить полную отчетность по исполнению заявок конкретными исполнителями закупочных организаций и поступлению ТМЦ на заводские склады; проследить соблюдение сроков закупки ТМЦ для обеспечения ремонтов; проследить закупку ТМЦ сотрудниками закупочных организаций без ссылки на заявку; проанализировать плановое и фактическое распределение финансов.

Заявки на основании приказов, реконструкцию, модернизацию и т. д.

Данный тип заявок формируется в системе SAP R/3 по инициативе уполномоченных должностных лиц предприятия. Заявки создаются с обязательным указанием номенклатуры, объемов поставки, плановой даты поставки, цеха-заявителя, основанием для закупки, направлением расходования денежных средств, финансовой позицией и соответствующей закупочной организацией. Эти заявки фиксируются в системе и имеют статус «Создана». Печатная форма заявки содержит информацию о запасах заявленных ТМЦ на заводе в целом и конкретно у цеха-заявителя. Далее заявка проходит процедуру соответствующих внутренних согласований на бумажном носителе. Завизированные заявки передаются в службы снабжения, где они регистрируются в системе SAP R/3 с указанием статуса «зарегистрирована». Затем заявка передается для исполнения.

На основании созданных заявок в системе SAP R/3 существует возможность формирования:

• ведомости зарегистрированных заявок;

• ведомости выполнения заявок;

• просроченные в выполнении заявки.

Формирование службами снабжения завода

документа - заказа на поставку со ссылкой на заявку в системе SAP R/3 с последующим формированием приходного ордера является фактическим подтверждением частичного или полного выполнения заявок. Исходя из этого, цеха-заявители могут получить информацию о фактической стоимости материалов и их наличии на складе. Таким образом, связь «заявка ^ заказ ^ Приходный ордер» позволяет контролировать сроки и объемы выполнения заявок, а также дает возможность проанализировать плановые и фактические финансовые затраты.

Внедрение программы «заявочная кампания» в структурных подразделениях завода позволило добиться следующих положительных результатов:

• заметно сокращено время, затрачиваемое сотрудниками на оформление и обработку заявок, а также снижение сопутствующих расходов на организацию документооборота;

• повысилась оперативность согласования заявок на закупку;

• представилась возможность получения полной информации в виде отчета о наличии невыполненных и выполненных заявок по службам, подразделениям, основаниям для заявки, направлениям расходования денежных средств;

• возможен анализ планового и фактического распределения финансов;

• значительно возросла скорость принятия решений по формированию бюджета на закупку и распределение денежных средств между подразделениями завода;

• появилась возможность анализа и контроля работы снабженческих структур по своевременному выполнению планов закупки;

• появилась возможность контроля запасов на складах и в случае их скопления определять заявителя с его извещением о поступлении заявленных материалов на склад;

• снизить запасы неликвидов на центральных складах;

• обеспечить прозрачность закупочной деятельности, увеличить достоверность отчетности, выполнять мониторинг всего процесса от планирования закупки до получения материала заявителем.