Повышение результативности сертификации систем менеджмента организаций

И. А. Абдуллин, Г. Г. Богатеев, Н. И. Лаптев,

Е. А. Москвичева, Ю. В. Зорин, С. Л. Александров

ПОВЫШЕНИЕ РЕЗУЛЬТАТИВНОСТИ СЕРТИФИКАЦИИ СИСТЕМ МЕНЕДЖМЕНТА ОРГАНИЗАЦИЙ

Ключевые слова: организация, требования, менеджмент, сертификация.

Формализуются инновационные возможности сертификационных требований в целях повышения результативности функционирования систем менеджмента качества организаций. Функции улучшения менеджмента имеют объективные основания существовать не только в деятельности организаций, но и быть объектом проверки при сертификации.

Keywords: the organization, requirements, management, certification.

Innovative opportunities of certified requirements with a view of increase of productivity of functioning of systems of a quality management of the organizations are formalized. Functions of improvement of management have the objective bases to exist not only in activity of the organizations, but also to be object of check at certification.

Изменение парадигмы сертификации систем менеджмента качества (СМК) строится на специфике международных стандартов (МС) ISO серии 9000, позиционировании их требований и рекомендаций относительно традиционной деятельности менеджмента организаций [1, 2].

Менеджмент организаций, осознавая свою роль в повышении результативности СМК, должен признать свою деятельность не только основной системной причиной имеющихся и потенциальных несоответствий, но и основным системным источником улучшений, в том числе за счет совершенствования собственной работы.

Понимание и применение положений ГОСТ Р ИСО 9001 в деятельности организаций изменяется от выполнения единичных требований к отдельным элементам работы менеджмента до построения системной работы по улучшению процессов менеджмента, включая процедуры сертификации СМК.

Процессы менеджмента рассмотрены в аспектах осуществления и управления. Учитывая терминологические особенности МС ISO серии 9000, «менеджмент системы менеджмента» или «менеджмент процессов менеджмента» в рамках настоящих материалов обозначен как «менеджмент менеджмента» (ММ).

Цикл PDCA (планирование, осуществление, проверка и улучшение) в МС ISO серии 9000 является ключевым символом систематизации функций менеджмента по улучшению деятельности организаций. Применение функций менеджмента к процессам менеджмента инициируют выполнение функций ММ.

«Качество менеджмента» организации в этом случае не только пропагандируется, но приобретает объективную реальность, так как переводится из абстрактного лозунга в системную функцию деятельности менеджмента, становится не только объектом менедж-

мента в организации, но и важным моментом для всех видов аудита СМК (внутреннего, внешнего, сертификационного).

Для реализации менеджментом организаций функций ММ в ГОСТ Р ИСО 9001 заложены соответствующие требования, хотя и не столь прямо и конкретно, как это необходимо для безоговорочного признания и применения их всеми участниками сертификации СМК [3].

Акцентированное внимание к этой стороне ГОСТ Р ИСО 9001 показывает, что требования по осуществлению в организациях функций ММ повторяются в нем многократно, пронизывая практически весь текст стандарта.

Функции ММ формируются требованиями стандарта, как к СМК в целом, так и к управлению всеми процессами при отнесении их к процессам менеджмента. Например, управление процессами определяется в СМК интегральным понятием «процессный подход» (1111). Реализация 1111 в отношении процессов менеджмента формирует функции ММ.

Функции ММ в организациях образуются при выполнении специальных требований ГОСТ Р ИСО 9001 к деятельности менеджмента. Например, разработка документированных процедур процессов менеджмента, в том числе обязательных для целей сертификации, таких как, управление документацией и записями, управление несоответствующей продукцией и т.п., является функцией ММ по планированию процессов менеджмента.

В СМК имеются специфические процессы менеджмента, в отношении которых содержатся требования к их менеджменту. Например, для внутреннего аудита СМК, являющегося по определению процессом менеджмента, требования стандарта по планированию и контролю этого процесса формируют функции ММ.

Перечисленные требования ГОСТ Р ИСО 9001 основывают в организации СМК, инициирующую осуществление систематической деятельности в области менеджмента, направленной на улучшение собственно менеджмента.

Выполнение функций ММ рекомендуется поддерживать документацией, которая играет существенную роль в становлении любой важной для организации деятельности. Функции ММ должны быть отражены в положениях о службах и подразделениях, должностных инструкциях персонала, процедурах и планах работы, организационных приказах, регламентирующих деятельность менеджмента организаций.

Деятельность по реализации функций ММ может и должна демонстрироваться заинтересованным сторонам организации, в том числе владельцам, инвесторам, представителям власти, общественности и т. д.

В ключевые процессы СМК, выделенные в организации для улучшения, должны входить процессы менеджмента, например, такие как, управление проектированием, управление закупками, управление производством и т. д., а также управление инфраструктурой, управление подготовкой персонала и т. п.

В рамках СМК результативность процессов рассматривается, как «степень реализации запланированной деятельности и достижения запланированных результатов» (ГОСТ Р ИСО 9000-2008, п.3.2.14). Для обеспечения результативности «как при осуществлении процессов, так и при управлении ими» организация должна (п.п. 4.1с ГОСТ Р ИСО 9001) определять необходимые критерии и методы.

Критерии (количество, время, качество, стоимость) и методы (процедуры) характерны, как для осуществления (функция «осуществление» цикла РБСЛ) процессов менеджмента, так и для управления (функции «планирование», «проверка» и «улучшение» цикла РБСЛ) процессами менеджмента.

Критерии и методы являются результатом планирования процессов. Они создают основу менеджмента, так как являются той базой, выполнение которой обязательно для персонала. При этом необходимо уделять должное внимание интегральной результативности работы менеджмента организаций, в том числе на основе удовлетворенности внешних и внутренних потребителей.

Руководители разного уровня управления для осуществления функций ММ обременяются дополнительными обязанностями, так как критерии и методы процессов менеджмента являются объектами не только мониторинга внутри организации и предметом аудита при сертификации СМК, но и их изменения в целях улучшения.

Знаменательный факт, смещающий акцент, но не исключающий, а изменяющий восприятие результативности деятельности менеджмента от показателей, отражающих результаты работы исполнителей, например, по выпуску продукции, в сторону показателей деятельности менеджмента, раскрывающих, каким образом изготовлена и поставлена продукция потребителям, какие при этом показатели процессов менеджмента, должен стать основным мотивом изменения стереотипа восприятия ГОСТ Р ИСО 9001.

Важно в этой проблеме также то, что менеджмент организаций, реализуя принцип менеджмента качества «постоянное улучшение», должен доказывать свою приверженность улучшению процессов менеджмента, выполняя соответствующие мероприятия по достижению установленных критериев.

Менеджменту организаций при реализации функций ММ необходимо следовать декларациям высшего руководства, таким как миссия, видение, политика; соблюдать принципы менеджмента (менеджмента качества), в том числе в отношении требований и ожиданий заинтересованных сторон организаций; достигать поставленных целей, осуществляя запланированные процедуры и мероприятия; осуществлять менеджмент на иерархических уровнях управления и горизонтах организационной структуры, реализуя стратегию, тактику и оперативную деятельность; выполнять типичные (общие, основные) и специальные функции менеджмента; использовать методы менеджмента, в том числе функциональный, процедурный и процессный подход в управлении работой [4]; применять принятые правила менеджмента, например, двойного контроля (проверки и утверждения); прилагать признанные инструменты менеджмента, такие как статистические, 6 сигм, 5Б, 5М, самооценка, мониторинг окружающей деловой среды; а также внедрять инновационные и оригинальные (собственные и заимствованные) методики менеджмента.

Соблюдение принципов (ГОСТ Р ИСО 10014) и выполнение функций менеджмента (ГОСТ Р ИСО 9004) могут стать ключевыми элементами, определяющими результативность деятельности организаций, требующими не столько дополнительных ресурсов, сколько соответствующей культуры менеджмента, в том числе самоменеджмента руководителей.

Новации в деятельности менеджмента для широкого применения организациями, сертифицирующими свои СМК, требуют наличия механизмов их отработки и распространения, и стандарт их предоставляет.

Стандарт требований через процедуры сертификации СМК имеет легитимную возможность проведения определенной направленной политики в области развития менеджмента организаций.

Эксперты по сертификации СМК в рамках проводимых аудитов должны играть немаловажную роль в продвижении реализации функций ММ менеджментом организаций.

Сертификационные проверки организаций со стороны органов по сертификации (ОС) приобретают особый смысл в обеспечении результативности функционирования

СМК, так как получают новые возможности, в том числе в части повышения своей потенциальной значимости и полезности для деятельности организаций.

Роль внешних проверок со стороны ОС возрастает, так как их эксперты в отличие от внутренних аудиторов обладают определенными преимуществами, а именно большей независимостью от менеджмента организации, специальной подготовкой и особыми навыками, не зашоренностью взгляда со стороны. Эти обстоятельства должны приводить к большей объективности получаемой информации, повышению результативности сертификационной деятельности для организаций.

В то же время деятельность по сертификации формализована процедурами аккредитации, существуют устоявшиеся традиции в деятельности ОС, установлены жесткие требования компетентности и персональной ответственности экспертов. Поэтому требования стандарта по реализации функций ММ перед повсеместным применением в деятельности ОС должны быть предварительно апробированы и одобрены участниками работ, в том числе специалистами в области менеджмента.

В части прогноза изменения деятельности ОС можно привести следующее. Трактование ГОСТ Р ИСО 9001 в части формализации функций ММ не следует воспринимать как предложение моментального изменения существующих подходов в подготовке к сертификации и сертификации СМК организаций.

Формализация функций ММ, как установленное требование стандарта, применение его в практике деятельности ОС потенциально может привести к пересмотру результатов сертификации СМК многих и многих организаций, что по разным причинам недопустимо.

Требования ГОСТ Р ИСО 9001 по реализации функций ММ следует применять, в первую очередь, организациям, полагающим, что стандарт в обычном понимании требований исчерпал свой потенциал и ограничивает (сдерживает) их возможности в развитии СМК.

Надо инициировать в продвинутых в области современного производства организациях апробацию лучших подходов в менеджменте, конечно, учитывая готовность и возможности, как организаций, применяющих ГОСТ Р ИСО 9001, так и ОС, проводящих сертификацию СМК на соответствие его требованиям. Реализацию требований по осуществлению функций ММ надо проводить на добровольной основе, постепенно и корректно, используя принцип «не навреди».

Разработка объективных критериев и эффективных процедур деятельности менеджмента, реализация функций ММ, ввиду творческого характера этой работы, является определённой проблемой. Риски не выполнения руководителями функций ММ велики, так как им присуща скрытость, идентифицировать их осуществление без соответствующего учета и демонстрации результатов сложно.

Деятельность по выпуску продукции может осуществляться и без функций ММ, направленность которых - снижение затрат, предупреждение несоответствий, обеспечение долгосрочного устойчивого успеха и развития организации.

При реализации функций ММ организациям не следует забывать также то, что в этой деятельности присутствуют и негативные моменты. Менеджмент при улучшении менеджмента работает сам на себя и может стать паразитной, затратной составляющей по отношению к деятельности по выпуску продукции.

Инициирование в деятельности менеджмента организаций функций ММ может быть распространено на сертификацию других стандартизованных систем менеджмента, построенных на основе таких МС, как ИСО 14001, ОНБЛБ 18001, в том числе отраслевых -ИСО 22000, ИСО\ТУ16949 и др.

Обладая потенциалом в улучшении деятельности и повышении результативности СМК, функции ММ имеют объективные основания существовать не только в составе систем менеджмента, формализованных МС, но также стать равноправными среди типичных (общих, основных) функций менеджмента.

Для изменения сложившихся взглядов и, что самое важное, устоявшейся практики сертификации СМК потребуется переосмысление некоторых моментов в деятельности, как при выполнении требований стандарта, так и при демонстрации их внедрения во время внешних и внутренних аудитов организации. Призвать к такому переосмыслению всех участников сертификации СМК, максимально подробно аргументируя при этом позицию авторов, и было основной целью данного материала.

Литература

1. Гончаров, Э. Н. Мониторинг административных процессов / Э.Н. Гончаров // Стандарты и качество. - 2006. - № 2. - С. 78-81.

2. Григорьев, Л. Ю. О роли СМК в общей системе управления предприятием / Л.Ю. Григорьев // Методы менеджмента качества. - 2009.- № 4. - С. 14-17.

3. Новиков, В. А. Еще раз о возможностях ГОСТ Р ИСО 9001 / В. А. Новиков, Ю. В. Зорин, С. Л. Александров // Компетентность - № 4-5.- С. 41-47.

4. Александров, С. Л. Процессы организаций при выполнении требований ГОСТ Р ИСО 9001 / С. Л. Александров // Методы менеджмента качества. - 2009. - № 5 - С. 34-37.

© И. А. Абдуллин - д-р техн. наук, проф., зав. каф. химии и технологии гетерогенных систем КГТУ, e-mail: ilnur@kstu.ru; Г. Г. Богатеев - канд. техн. наук, доц. каф. химии и технологии гетерогенных систем КГТУ; Н. И. Лаптев - д-р техн. наук, проф. СамГТУ, e-mail: niipkvt@inbox.ru; Е. А. Москвичева - канд. техн. наук, доц. СамГТУ; Ю. В. Зорин - д-р техн. наук, проф. Самарского филиала Академии стандартизации, метрологии и сертификации, e-mail: referent@samaragost.ru; С. Л. Александров - канд. техн. наук, эксперт Самарского центра сертификации продукции и услуг.