Инвентаризация расчетов с работниками в некоммерческих организациях

Учет в некоммерческих организациях

ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ РАСЧЕТОВ С РАБОТНИКАМИ В НЕКОММЕРЧЕСКИХ ОРГАНИЗАЦИЯХ

Т. И. МЕЛЕХИНА, кандидат экономических наук, доцент кафедры бухгалтерского учета, анализа и аудита

Институт управления финансами и налогового администрирования Государственного университета управления

С 01.01.2013 вступил в силу Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон № 402-ФЗ). Статья 11 Закона № 402-ФЗ обязывает некоммерческие организации проводить инвентаризацию перед составлением годовой бухгалтерской отчетности. Инвентаризации подлежит все имущество и все виды финансовых обязательств организации.

Порядок проведения инвентаризации определяется Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными приказом Минфина России от 13.06.1995 № 49 (далее — Методические указания № 49). Для проведения инвентаризации в организации должна быть создана постоянно действующая инвентаризационная комиссия.

Перед началом проведения инвентаризации руководитель организации издает приказ, в котором указываются:

— сроки инвентаризации;

— проверяемое имущество и обязательства;

— персональный состав инвентаризационной комиссии.

Для составления приказа используется унифицированный бланк (ф. № ИНВ-22), утвержденный постановлением Госкомстата России от 18.08.1998

№ 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации».

Инвентаризация расчетов с персоналом — это проверка обоснованности сумм задолженности, которая числится на счетах бухгалтерского учета организации (п. 3.44 Методических указаний № 49).

В ходе инвентаризации комиссия должна проверить:

— соответствие начисленных сумм заработной платы и других выплат положениям системы оплаты, локальным нормативным актам работодателя, данным о фактической выработке, фактически отработанном времени;

— характер кредиторской и дебиторской задолженностей в расчетах с работниками по заработной плате (нормальная или просроченная);

— данные синтетического и аналитического учета.

В соответствии с Методическими указаниями № 49 инвентаризация расчетов с работниками проводится в несколько этапов:

— подготовительный;

— непосредственно инвентаризация;

— оформление результатов инвентаризации.

На первом, подготовительном этапе осуществляется подготовка документов, необходимых для проведения инвентаризации, а также издается приказ о проведении инвентаризации по ф. ИНВ-22, формируется состав инвентаризационной комиссии и определяются сроки ее проведения.

На втором этапе осуществляются:

— проверка фактического наличия обязательств;

— составление на ее основании инвентаризационной ведомости;

— сопоставление результатов инвентаризации с данными бухгалтерского учета.

На третьем этапе осуществляется приведение данных бухгалтерского учета в соответствие с результатами инвентаризации.

При проведении инвентаризации расчетов с работниками необходимо проверить задолженность, которая числится по счетам синтетического учета (см. таблицу).

Инвентаризация расчетов по начислению и выплате заработной платы. В ходе проведения инвентаризации расчетов по начислению и выплате заработной платы необходимо проверить сведения о фактических начислениях и выплатах сотрудникам, что фиксируется в следующих документах:

— расчетно-платежных, расчетных ведомостях, лицевых счетах (в которых ведется расчет зарплаты);

— расчетно-платежных или платежных ведомостях, расходных кассовых ордерах (по выплате заработной платы).

Кроме этого, необходимо тщательно проверить документы, которые являются основанием для расчета заработной платы. Положения по оплате труда и премировании работников, нормы и системы оплаты труда содержатся в трудовых и коллективных договорах. Отдельные выплаты могут производиться

на основании приказов работодателя. При сдельной форме оплаты труда необходимо проверить наряды и другие документы на выполненные в течение месяца работы в соответствии с утвержденными нормами выработки и расценками.

Начисление заработной платы производится за фактически отработанное время, что отражается в табеле учета затрат рабочего времени. В табеле также содержится информация о не отработанном, но оплачиваемом времени (время нетрудоспособности, отпуск, командировки, выполнение государственных обязанностей и др.). Обороты по кредиту сч. 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» необходимо сопоставить с суммой начислений по расчетным и расчетно-платежным ведомостям. По дебету сч. 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» корреспондирует со счетами учета денежных средств (50 «Касса», 51 «Расчетные счета»). Остаток невыплаченных сумм отражается на отдельном субсчете сч. 70, а суммы депонированной зарплаты — на сч. 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами».

Расчеты с физическими лицами, которые не являются работниками организации, по договорам гражданско-правового характера отражаются на специальном субсчете к сч. 76 «Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами».

В результате инвентаризационная комиссия выявляет, какие суммы начислений не были выплачены работникам и должны учитываться на счете 70 как кредиторская задолженность, а какие из них должны быть депонированы. Депоненты могут возникать в учете организации только в том случае, если она выплачивает заработную плату через кассу.

На выдачу заработной платы из кассы дается пять рабочих дней (п. 4.6 Положения о порядке ведения кассовых операций, утвержденного Банком России 12.10.2011 № 373-П).

Перечень учитываемых обязательств по счетам бухгалтерского учета

№ п/п Название счета Перечень учитываемых обязательств

1 Счет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» Обобщается информация о расчетах с работниками по заработной плате, пособиям и т. п., а также по выплате доходов по акциям и другим ценным бумагам данной организации

2 Счет 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», субсчет 4 «Расчеты по депонированным суммам» Обобщается информация о расчетах с работниками по суммам, начисленным, но не выплаченным в установленный срок

3 Счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» Обобщается информация обо всех видах расчетов с работниками, кроме расчетов по оплате труда и расчетов с подотчетными лицами

4 Счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» Обобщается информация о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и прочие расходы, командировочные расходы

Если работник не получил заработную плату в срок, бухгалтер должен депонировать невостребованную сумму. В бухгалтерском учете депонированная заработная плата отражается по дебету сч. 70 кредиту сч. 76, субсчет «Расчеты по депонированным суммам».

При выдаче депонированной заработной платы оформляется расходный кассовый ордер. Сведения о выданных депонентах вносятся в Книгу учета депонированной заработной платы или в карточку депонента.

При проведении инвентаризации депонированных сумм проверяется соответствие остатка по сч. 76, субсчету «Расчеты по депонированным суммам», суммам оплаты труда, не выплаченным в срок из-за неявки работников (по книге учета депонированной заработной платы или карточкам депонентов). Кроме того, проверяется наличие депонентской задолженности, по которой истек срок исковой давности.

Инвентаризация расчетов с подотчетными лицами. С 01.01.2012 порядок выдачи наличных денежных средств под отчет регламентируется Положением Банка России от 12.10.2011 № 373-П «О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации» (далее — Положение № 373-П). Выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные с о суще ствлением деятельности юридического лица, проводится кассиром по расходным кассовым ордерам, оформляемым согласно письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему собственноручную надпись руководителя о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату. В срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу, подотчетное лицо обязано предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру, а при их отсутствии — руководителю авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами. Проверка авансового отчета главным бухгалтером или бухгалтером, а при их отсутствии — руководителем, его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем (пп. 4.1 и 4.4 Положения № 373-П).

В ходе инвентаризации расчетов с подотчетными лицами необходимо ознакомиться со следующими списками:

— списками лиц, которым могут быть выданы подотчетные суммы;

— списками лиц руководящего состава, уполномоченных поручать подотчетным лицам производить траты в интересах работодателя и давать распоряжения сотрудникам бухгалтерии о выдаче подотчетных сумм.

Перечень проверяемых документов зависит от целей, на которые выдавались деньги под отчет:

— покупка материальных ценностей — авансовые отчеты с приложенными документами, которые подтверждают расходование средств и приобретение ценностей (в частности, товарные и кассовые чеки);

— командировка — служебные задания, приказы о направлении в командировку, командировочные удостоверения, авансовый отчет с приложенными к нему документами, которые подтверждают расходование средств и приобретение ценностей (в частности, товарные и кассовые чеки, проездные билеты, счета за проживание в гостинице);

— представительские расходы — авансовый отчет с приложением оправдательных документов (чеки, квитанции к расходным кассовым ордерам и прочие платежные документы).

Синтетический учет расчетов с подотчетными лицами ведется на сч. 71 «Расчеты с подотчетными лицами». По дебету счета отражают выдачу работнику денежных средств (Д-т сч. 71 «Расчеты с подотчетными лицами» К-т сч. 50 «Касса»), по кредиту — погашение задолженности, оприходование ценностей или учет расходов.

Инвентаризационная комиссия проверяет авансовые отчеты работников и наличие в них документов, подтверждающих расходы. На основании расходных кассовых ордеров определяют суммы, которые были выданы работникам под отчет, а на основании приходных кассовых ордеров — остатки подотчетных сумм, возвращенные работниками в кассу организации.

Если организация выдает под отчет денежные средства, перечисляя их на карточные счета работников, проверяются платежные поручения и банковские выписки, в которых фигурируют эти суммы.

По итогам инвентаризации комиссия должна установить подотчетные суммы, по которым работники не представили авансовый отчет. Из них выделяют суммы, по которым сотрудники не отчитались в срок (который указан руководителем на заявлении работника) (п. 4.4 Положения

№ 373-П). Кроме того, необходимо проверить, не числится ли дебиторская (кредиторская) задолженность за уволенными работниками.

При инвентаризации расчетов по прочим операциям проверяются следующие виды расчетов организации с работниками:

1) инвентаризация расчетов по займам работникам. В соответствии с п. 1 ст. 807 Гражданского кодекса РФ (ГК РФ) организации могут выдавать своим сотрудникам займы в денежной или натуральной форме. Договор займа между организацией и работником оформляется в письменном виде (п. 1 ст. 808 ГК РФ). Денежные средства выдаются из кассы по расходному кассовому ордеру или перечисляются в безналичной форме по указанным работником реквизитам.

В ходе инвентаризации проверке подлежит сч. 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет 1 «Расчеты по предоставленным займам». Если заем процентный, его можно отразить на сч. 58 «Финансовые вложения», субсчет 3 «Предоставленные займы».

В соответствии с положениями ст. 210 и 212 Налогового кодекса РФ (НК РФ), если работнику выдан заем, у него может возникнуть материальная выгода, которая облагается налогом на доходы физических лиц (НДФЛ). При этом обязанность рассчитать и удержать НДФЛ возлагается на организацию, выдавшую заем;

2) инвентаризация ущерба в результате брака, недостач и хищений материальных ценностей. Размер задолженности работника по возмещению материального ущерба на дату проведения инвентаризации определяется в соответствии с документами, которые служат основанием для взыскания. Это может быть приказ руководителя или решение суда. На основании приходных кассовых ордеров комиссия устанавливает, какая сумма задолженности уже погашена работником;

3) инвентаризация выплат работникам компенсации за задержку выплаты заработной платы. Чтобы определить, вовремя ли организация выплачивала своим работникам заработную плату, отпускные и т. п., необходимо сопоставить:

— даты фактической выплаты заработной платы с днями, установленными для ее выплаты;

— дату выплаты отпускных с датой, на которую приходится начало отпуска работника;

— дату увольнения работника с датой выплаты ему сумм, связанных с увольнением.

Если сроки были нарушены, работодатель должен начислить работникам компенсацию. Это начисление отражается в расчетных листах.

В ходе инвентаризации, по мнению автора, необходимо также проверить, начислялась ли подобная компенсация. Если компенсация за задержку выплаты заработной платы не начислялась, ее нужно рассчитать и отразить в инвентаризационной ведомости суммы задолженности;

4) инвентаризация других сумм, отраженных на сч. 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».

Сведения о задолженности работников, полученные в ходе инвентаризации, комиссия сверяет с дебиторской задолженностью, которая числится на сч. 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».

Оформление результатов инвентаризации.

Согласно п. 2.5 Методических указаний № 49 для оформления результатов инвентаризации расчетов с персоналом сначала итоги проверки дебиторской и кредиторской задолженности в расчетах с работниками заносят в справку, которая является приложением к унифицированной форме № ИНВ-17 (утверждена постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88). Затем на основании указанной справки заполняется акт инвентаризации расчетов (ф. № ИНВ-17). Он составляется в двух экземплярах и подписывается ответственными лицами инвентаризационной комиссии. Один экземпляр акта передается в бухгалтерию, второй — остается в комиссии.

После того как составлены инвентаризационные ведомости, комиссия сопоставляет данные, полученные в ходе инвентаризации, с данными бухгалтерского учета. В результате такого сопоставления выявляются расхождения.

Бухгалтер имеет право удержать из заработной платы работника невозвращенную подотчетную сумму. Но сделать это можно в соответствии с ч. 3 ст. 137 Трудового кодекса РФ (ТК РФ) не позднее одного месяца со дня окончания срока, на который выдан аванс, и только при условии, что работник не оспаривает основания и размер задолженности.

Если работодатель пропустил месячный срок, он может предложить работнику вернуть долг добровольно или взыскание придется проводить в судебном порядке. Либо по истечении срока исковой давности придется признать эту задолженность как безнадежную. Безнадежной можно признать и задолженность за уволенным работником.

По истечении срока исковой давности организация может списать безнадежную задолженность в расходы в сумме, отраженной в бухгалтерском учете (п. 14.3 Положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99, утвержденного приказом Минфина России от 06.05.1999 № 33н). В соответствии со ст. 196 ГК РФ срок исковой давности составляет 3 года.

Срок исковой давности по подотчетным суммам, не возвращенным сотрудником, начинается отсчитываться по окончании срока, на который были выданы деньги (п. 2 ст. 200 ГК РФ).

Задолженность с истекшим сроком исковой давности списывается одним из следующих способов:

— за счет резерва по сомнительным долгам, если организация создавала такой резерв. В бухгалтерском учете делается следующая проводка: Д-т сч. 63 «Резервы по сомнительным долгам» К-т сч. 71 «Расчеты с подотчетными лицами»;

— на финансовые результаты деятельности организации, если резерв сомнительных долгов в бухучете не формируется. При этом необходимо сделать бухгалтерскую запись: Д-т сч. 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет «Прочие расходы» К-т сч. 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Для списания задолженности, по которой истек срок исковой давности, руководитель издает соответствующий приказ. На его основании задолженность в бухгалтерском учете будет включена в состав прочих расходов, а в налоговом учете — в состав внереализационных расходов.

На дату принятия решения о списании задолженности уволенного работника у него возникает доход в виде невозвращенных денежных средств, выданных под отчет. Названный доход подлежит обложению НДФЛ.

При невозможности удержать НДФЛ организация обязана представить в налоговые органы справку по ф. 2-НДФЛ. В соответствии с п. 5 ст. 226 НК РФ это необходимо сделать не позднее 31 января следующего года.

В бухгалтерском учете организации может быть остаток депонированной заработной платы, обратиться за которым работник имеет право в течение трех лет (письмо Минфина России от 22.03.2010 № 03-03-06/1/161).

Если по истечении трех лет заработная плата не была востребована, организация может списать данные суммы кредиторской задолженности на основании соответствующего приказа руководите-

ля. В бухгалтерском учете они будут включены в состав прочих доходов (пп. 7 и 10.4 Положения по бухгалтерскому учету «Доходы организации» ПБУ 9/99, утвержденного приказом Минфина России от 06.05.1999 № 32н), а в налоговом учете — в состав внереализационных доходов (п. 18 ст. 250 НК РФ).

Если в ходе инвентаризации комиссия выявит, что бухгалтерия не начисляла компенсацию за задержку выплаты зарплаты и других выплат, то комиссия обязана составить подробный расчет и отразить задолженность перед работниками в инвентаризационной ведомости.

В соответствии со ст. 236 ТК РФ обязанность по выплате компенсации возникает у работодателя независимо от наличия его вины.

При нарушении установленного срока выплаты заработной платы работодатель обязан выплатить работникам денежную компенсацию в размере не ниже 1/300 действующей в это время ставки рефинансирования Банка России за каждый день задержки (ст. 236 ТК РФ).

Согласно ч. 1 ст. 136 ТК РФ сведения о суммах денежной компенсации за нарушение срока выплаты заработной платы работодатель должен включить в расчетный листок.

Бухгалтерский учет. Суммы компенсации за задержку заработной платы отражаются на отдельном субсчете сч. 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».

В тексте нового Закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» не содержится перечень случаев обязательного проведения инвентаризации. При этом п. 3 ст. 11 Закона № 402-ФЗ установлено, что случаи, сроки и порядок проведения инвентаризации, а также перечень объектов, подлежащих инвентаризации, определяются экономическим субъектом, за исключением обязательного проведения инвентаризации. Обязательное проведение инвентаризации устанавливается законодательством Российской Федерации, федеральными и отраслевыми стандартами.

Список литературы

1. Гражданский кодекс РФ (часть первая): Федеральный закон от 30.11.1994 № 51-ФЗ.

2. Мелехина Т. И. Инвентаризация объектов бухгалтерского учета // Бухгалтерский учет в бюджетных и некоммерческих организациях. 2010. № 9 (249).

3. О бухгалтерском учете: Федеральный закон от 21.11.1996 № 129-ФЗ.

4. О бухгалтерском учете: Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

5. Об утверждении Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств: приказ Минфина России от 13.06.1995 № 49 (в редакции приказа Минфина России от 08.11.2010 № 142н).

6. Об утверждении положений по бухгалтерскому учету: приказ Минфина России от 06.10.2008 № 106н.

7. Об утверждении Положения по бухгалтерскому учету «Бухгалтерская отчетность организации» (ПБУ 4/99): приказ Минфина России от 06.07.1999 № 43н.

8. Об утверждении Положения по бухгалтерскому учету «Доходы организации» ПБУ 9/99: приказ Минфина России от 06.05.1999 № 32н.

9. Об утверждении Положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99: приказ Минфина России от 06.05.1999 № 33н.

10. Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации: приказ Минфина России от 29.07.1998 № 34н.

11. Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации: постановление Госкомстата России от 18.08.1998 № 88.

Вниманию руководителей и бухгалтеров бюджетных и некоммерческих организаций, работников финансовых органов, преподавателей, аспирантов и студентов вузов

Журнал

«Бухгалтерский учет в бюджетных и некоммерческих организациях»

ISSN 2079-6714

Выпускается с 1998 года Включен в Российский индекс научного цитирования

Формат A4, объем 64-72 с. Периодичность - 2 раза в месяц

ПОДПИСКА ПРОДОЛЖАЕТСЯ!

Индекс по каталогу «Почта России» Индекс по каталогу «Роспечать» Индекс по каталогу «Пресса России»

34116 47699 29614

За дополнительной информацией обращайтесь в отдел реализации Издательского дома «ФИНАНСЫ и КРЕДИТ» телефон/факс: (495) 721-85-75, E-mail:podpiska@fin-izdat.ru

Возможна подписка на электронную версию журнала, а также приобретение отдельных статей: Научная электронная библиотека: eLibrary.ru Электронная библиотека: dilib.ru

www.fin-izdat.ru