Мониторинг деятельности библиотеки в структуре перспективного планирования (на примере научной библиотеки Омского государственного технического университета)

УДК 005.51:027.7 Л.Г. Литвина

Омский государственный технический университет, г. Омск

МОНИТОРИНГ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ БИБЛИОТЕКИ В СТРУКТУРЕ ПЕРСПЕКТИВНОГО ПЛАНИРОВАНИЯ

В научной библиотеке Омского государственного технического университета (НБ ОмГТУ) система стратегического планирования сложилась достаточно давно, еще в эпоху плановой социалистической экономики, когда библиотекой разрабатывались перспективные планы работы, рассчитанные на пять лет.

Позднее для более эффективного решения на университетском уровне проблем библиотечно-информационного обслуживания пользователей вуза администрацией и коллективом библиотеки были инициированы перспективные программы развития информационно-библиотечной деятельности в ОмГТУ на определенный период (3 года, 6 лет). В программах библиотечно-информационная деятельность рассматривалась как один из факторов доступности, качества и эффективности вузовского образования и включала создание фондов и каталогов, сбор, анализ, преобразование, хранение, поиск и распространение информации, обслуживание читателей, обеспечение библиотечно-информационных процессов средствами материально-технического оснащения.

Программа - это способ поэтапной организации деятельности, направленный на достижение конкретной цели (изменение определенной ситуации) в ограниченное время и с использованием заранее определенных ресурсов. Конечная цель, которую призвана реализовать Программа, всегда формулируется как возможная, желательная, должная, соотносимая с каким-либо идеалом, предполагающая вариативные пути своего достижения и не содержащая изначальных гарантий своей реализуемости. Достижение конечных целей и задач требует постоянного управленческого контроля, одним из инструментов которого является мониторинг. В условиях стратегического планирования мониторинг базируется на отслеживании текущей ситуации и сравнении реального положения дел с ранее разработанным планом. Для контроля над исполнением Программы совершенствования библиотечно-информационной деятельности в Омском государственном техническом университете (2005 - 2010 гг.) были использованы следующие виды мониторинга: анализ степени реализации Программы (направленный на сбор информации об основных ресурсах и продуктах программы); анализ качества предоставленных услуг (предполагающий сбор информации посредством использования «обратной связи»); определение степени удовлетворенности пользователей (тесно связан с мониторингом качества услуг, используемый инструментарий - опросы, интервью и.т.д.).

Цель мониторинга - анализ процесса выполнения Программы и достижения ожидаемых конечных результатов ее реализации в соответствии с основными направлениями деятельности НБ. В ходе мониторинга отслеживались соответствие содержания и сроков мероприятий графику выполнения работ, соблюдение технологий, методов, процедур, анализировалось, насколько достигаются поставленные цели. В рамках организации мониторинга были реализованы следующие задачи: выбор индикаторов и методов сбора информации; создание рабочей группы, распределение ответственности, постановка задач исполнителям; разработка программы мониторинга; сбор, анализ и интерпретация данных; формирование аналитического документа. Объект мониторинга - это деятельность библиотеки по реализации Программы и ее результативность, предмет - процессы и\или отдельные аспекты деятельности библиотеки в рамках реализации Программы. Источниками сбора информации являлись го-

232

довые текстовые и статистические отчеты библиотеки (отделов), отчеты по системе менеджмента качества (СМК), материалы анкетирования и опросов и др. Основные исполнители -заведующие отделами, главные специалисты и администрация библиотеки.

Поскольку было принято решение, что итоговый мониторинг Программы будет носить вы-

борочный характер, рабочая группа определила для анализа разделы и пункты Программы, по которым будет проведен мониторинг, составила перечень соответствующих количественных индикаторов. Интерпретация, обработка и использование материалов мониторинга включали статистическую обработку данных, их графическое представление, текстовую интерпретацию количественных данных, написание аналитического документа (отчета). Измеримость, проверяемость и относительная стабильность ожидаемых результатов позволили сделать количественный анализ данных и соотнести их с показателями качества.

Проведенный мониторинг позволил сравнить реальное состояние информационно-библиотечного обслуживания в ОмГТУ с намеченными в Программе целями, задачами и ожидаемыми результатами. Рассмотрим это на примере мониторинга формирования фонда. Конечный (ожидаемый) результат, заявленный в Программе - достижение соответствия состава фонда НБ информационным потребностям пользователей и задачам библиотеки. Для анализа были выбраны такие показатели, как новые поступления в НБ - их количество, качество (наличие грифа МО или рецензии Минобрнауки РФ), тематико-типологические характеристики. Анализ новых документов, поступивших в библиотеку за шесть лет, позволил выявить тенденцию уменьшения их количества в целом, а также по видам и типам. Эти данные, соотнесенные с количеством денежных средств, выделенных в этот же период на комплектование фонда, позволил сделать вывод, что уменьшение количества новых поступлений было вызвано ежегодным удорожанием стоимости изданий, в том числе периодических.

За шесть лет в фонд библиотеки поступило 274858 экз./ 8489 назв. учебной литературы, из них с грифом - 21,6% экз. и 37,2% назв. соответственно. Тем не менее, библиотека в своей отчетной документации всегда указывала, что при комплектовании учитывались требования к обеспеченности учебных заведений ВПО основной и дополнительной литературой, в обязательном порядке применяемые при лицензировании и аккредитации, в том числе наличие не менее 60% грифованной литературы в фонде. В этом нет противоречия, т.к. 69% экз. и 48% названий приобретаемой библиотекой в сторонних издательствах литературы имеет грифы различного статуса. Но необходимо отметить, что в структуре новых поступлений примерно 75% экз. и 24,7% назв. составляли внутривузовские издания, среди которых с грифом - соответственно 5,7% и 5,5%. Поэтому в целом учебный фонд ОмГТУ не соответствует требованиям учредителя, что наглядно было представлено в итоговом документе мониторинга в соответствующих таблицах и диаграммах.

Несмотря на достаточно высокую обновляемость фонда учебной литературы (5%), необходимо отметить, что данный фонд использовался пассивно. Это подтвердил и анализ текущего комплектования, который библиотека проводит ежегодно с 2009 года. При анализе учитывались конкретные издания, приобретенные или вышедшие в Издательстве ОмГТУ, источник финансирования (федеральный бюджет, внебюджетные средства вуза), количество поступивших в НБ экземпляров, количество затраченных университетом денежных средств, количество книговыдач, обращаемость. Приказом по ОмГТУ были утверждены следующие критерии оценки: для активно используемых изданий - показатель обращаемости 0,9 и выше; для недостаточно активно используемых изданий - показатель обращаемости от 0,5 до 0,8; для пассивно используемых изданий - показатель обращаемости от 0 до 0,4. Разработанная методика позволила выявить не только издания, неиспользуемые или недостаточно используемые в учебном процессе университета, но и просчитать количество средств, использованных вузом на комплектование этих изданий в предыдущем году. Дополнительный ана-

233

лиз (выборочный) библиографических списков в учебно-методических изданиях и рабочих программах преподавателей показал, что в них не всегда содержится информация о новых изданиях из библиотечного фонда ОмГТУ .

Таким образом, кроме объективных причин пассивного использования фонда учебной литературы (выдача изданий на семестр или год в соответствии с учебными планами, которая снижает их обращаемость, наличие электронных аналогов внутривузовских изданий в Электронной библиотеке ОмГТУ), были выявлены и другие: отсутствие новых изданий в библиографических списках в учебно-методических изданиях вуза, в рабочих программах преподавателей ряда дисциплин.

Мониторинг соответствия состава фонда НБ информационным потребностям пользователей и задачам библиотеки позволил сделать вывод, что фонд документов лишь частично соответствует информационным потребностям пользователей, задачам библиотеки и требованиям Минобрнауки РФ. В составе новых поступлений учебной литературы за истекший период только 32% названий изданий с грифом, вместо требуемых 60%. Тираж внутривузовских изданий, как правило, не учитывал количество студентов, изучающих дисциплину, что привело к переизбытку этих изданий в фонде библиотеки (75% от общего количества экз. учебной литературы), снижению их обращаемости. Учредитель в отчетный период поддерживал на одном уровне финансирование комплектования документного фонда ОмГТУ, не учитывая ежегодное удорожание документов и информационных ресурсов. Чтобы соответствовать понятию «основной информационный ресурс учебно-воспитательной и научной деятельности университета» библиотечный фонд требует иного подхода со стороны руководства вуза: качественного комплектования за счет увеличения ассигнований на эту статью расходов; изменения тиражной политики вузовского книгоиздания, увеличения изданий с грифами.

Данные, полученные в ходе мониторинга, были предоставлены администрации вуза и стали основой для принятия управленческих решений в рамках ОмГТУ и библиотеки. Например, Распоряжения по ОмГТУ № 385 от 19.10.2011г. и № 36 от 10.02 2012г обязывали кафедры сверить рабочие программы (карты учебно-методического и информационного обеспечения) с библиотечным фондом ОмГТУ. Редакционно-издательским советом университета было принято решение в течение трех лет перевести работу Издательства ОмГТУ в электронный формат. Эти меры должны повысить востребованность фонда учебной литературы, а, значит, сделать процесс обучения более эффективным и качественным.

Материалы Мониторинга в дальнейшем будут использованы при формировании планов, в том числе стратегических ОмГТУ и библиотеки.

Библиографический список

1. Мониторинг программы совершенствования библиотечно-информационной деятельности в Омском государственном техническом университете (2005 - 2010 гг.) / сост. Л. И. Литвина, С. Е. Мансурова ; НБ ОмГТУ. - Омск, 2011. - 70 с.

2. Программа совершенствования библиотечно-информационной деятельности в Омском государственном техническом университете (2005 - 2010 гг.) / НБ ОмГТУ. - Омск, 2005. - 18 с.