Маркировка бухгалтерской документации

Бухгалтеру на заметку

МАРКИРОВКА БУХГАЛТЕРСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ*

Е.Ю. РУСЯЕВА,

руководитель отдела информации компании «Графика-М»

Штемпельная продукция необходима для нормального функционирования офиса. Правильно подобранные печати и штампы облегчают работу каждого бухгалтерского отдела. С помощью штемпельных изделий маркируется огромный поток документации. Ускоренный темп нашей жизни диктует условия, при которых главным критерием оценки работ становится оперативность. Отсюда и основное требование к изделиям: качество (износоустойчивость), экономичность, удобство в использовании. Ведь если театр начинается с вешалки, то бухгалтерия... с удостоверяющей печати.

Страсти по печати

В России все основные документы организации заверяются удостоверительной печатью. Печатей может быть в организации несколько. Это так называемые номерные печати, удостоверяющие все документы в филиалах организации, пунктах приема, кассах, представительствах, в финансовых отделах. К номерным печатям предъявляются те же требования, что и к основной. Ранее такая печать называлась реестровой.

После налоговой реформы 2002 г., к сожалению, не все организационные вопросы были сразу разрешены. Так, к примеру, сложности создались с заказом печатей. Вполне понятно, раз меняются данные организации, в частности, появляется ОГРН (общий государственный регистрационный номер), изменения обязательно вносятся в основную печать. Это что касается перерегистрации. Когда печать заказывается впервые, поясним, что на территории Москвы продолжает действовать порядок, когда вновь созданная организация пока вносится в реестр и заверяет эскиз печати в Московской регистрационной палате (МРП), платя за это «удовольствие» 600 руб. По закону ОГРН уже является внесенным в государственный реестр номером, и его наличие на печати удостоверяет законность оформления документов юридического лица. Следовательно, и занесение в еще один реестр МРП является не вполне правомочным. Поэтому заказ-

• Впервые материал опубликован в журнале «Бухгалтер и закон» N9 1 (61), 2004 г.

чик вправе выбрать: заказывать реестровые печати или печати по новому ГОСТ.

Эти недоразумения связаны с тем, что на данный момент разработан только ГОСТ Р 51511-2001 на изготовление печатей с изображением герба РФ. Причем только с 1 января 2004 г. он вошел в силу.

В свете принятия нового Федерального закона «О техническом регулировании» технические регламенты на изготовление печатей - в перспективе национальные стандарты выработаны на основе этого ГОСТ объединениями профессиональных штемпелеизготовителей, а именно Всероссийским некоммерческим партнерством «Корпорация профессиональных изготовителей печатей и штампов». Эти добровольные стандарты на изготовление коммерческих печатей отправлены в Гостандарт РФ и во все основные министерства и ведомства. В дальнейшем они лягут в основу национальных стандартов на изготовление всех удостовери-тельных мастичных печатей.

Главное - выдержать наличие основных принципов защиты печатей, это (рис. 1):

1 - линия толщиной

0,08 мм;

2 - микротекст;

3 - растровое поле.

Поясняет Евгений Смирнов, президент отечественного штемпельного производства «Графика-М»:

- В июне 2002 г. Правительство РФ опубликовало постановление относительно Федерального

Рис. 1. Макеты оттисков печатей с учетом требований нового ГОСТ:

/ - линия толшиной 0.08 мм;

2 - ми кротекст:

3 - растровое поле

закона №129 «О порядке регистрации юридических лиц», в котором, в частности, говорится о том, что отныне в печати каждой организации, независимо от формы собственности, рядом с ее названием должен присутствовать ОГРН - 13-значный код, несущий практически всю информацию о фирме и призванный стать единым «информационным окном» для налоговой службы.

В основе ГОСТ Р 51511 -2001 лежит хорошая идея: ужесточив требования к качеству печатей, завершить эру применения фотополимеров и тем самым пресечь преступный бизнес фальсификаторов. Но вновь «хотелось как лучше, а получилось как всегда». Госстандарт разрабатывал требования для гербовых печатей, а о печатях коммерсантов почему-то никто не вспомнил. Несмотря на это, в первых числах июля 2003 г. Центробанк и казначейство объявили о непринятии любых платежных поручений, не имеющих ОГРН и не соответствующих ГОСТ.

Назрела критическая ситуация: страна оказалась не готова к столь резкой перемене.

Руководители как государственных, так и коммерческих предприятий должны приложить максимум усилий, чтобы обзавестись новыми печатями,, соответствующими требованиям введенного ГОСТ. Можно, конечно, дожидаться момента, когда Центробанк, в соответствии с требованием закона, уведомит деловую общественность о грядущих переменах. Все спохватятся, бросятся заказывать печати. Но выполнить такой объем заказов печатники просто не смогут физически, даже если производственные мощности их предприятий увеличить в десяток раз. Согласно статистике, в стране используется около 500 тыс. гербовых печатей, что составляет всего лишь около 10% от общего их количества, а значит, общее их количество — около 5 млн шт. С помощью одной лазерной машины, способной делать печати требуемого качества, можно исполнять не более 2 000 печатей в месяц. А таких машин в России не так уж и много. Даже если в связи с новым законом Министерства финансов и экономического развития РФ «О технических регламентах» ГОСТ будет отменен, банки все равно станут действовать в соответствии с постановлением правительства и требовать предоставления оттисков с ОГРН. Так что ажиотаж гарантируется и в этом случае.

Выбирая изготовителя печати, обязательно требуйте сертификат, а также поинтересуйтесь, на каком оборудовании предлагается изготовление печати, на какой оснастке и из какой резины: высокая цена - еще не гарантия качества.

Результат оттиска печати зависит от: оснастки; материала клише; оборудования, на котором изготовлено изделие.

В соответствии с постановлениями Министерства по налогам и сборам и постановлением Пра-

вительства РФ от 19.06.2002 К? 438 к печатям юридических лиц предъявляются требования по наличию в тексте печати ОГРН.

Также выдвигаются новые требования по изготовлению: клише печати должно быть из серой, экологически безопасной резины, изготавливаться у сертифицированных производителей (сертификат «Пе-чатьСерт») и иметь многоуровневую защиту от подделки.

В начале офисного сезона кому как не финансовому отделу стоит заранее позаботиться о наличии в организации удостоверительных печатей.

Оснастка - механизм для скорости и четкости

Во многом четкость оттиска и скорость пропечатки зависит от возможностей маркировочных механизмов. Естественно, чем больше документов в день приходится маркировать, тем надежнее и, естественно, более скоростной и устойчивой должна быть оснастка штемпельных изделий. Пока во всем мире предпочтение отдается европейским линиям автоматических оснасток, на которые и крепятся клише необходимых в работе печатей и штампов.

В частности, фирма COLOP (Австрия) специально по требованиям нового ГОСТ, где оговаривается, что диаметр печати должен быть не меньше 40 мм, разработала новые высокопрофессиональные оснастки: R40 (рис. 2) и для печатей с большим количеством текста R45 (рис. 3) диаметром 45 мм. Это характерно для российских организаций. Если количество оттисков в день превышает 1 000, что бы-

Рис. 2. Печать фирмы COLOR

ШШ

Рис. 3. Печать фирмы COLOR

бухгалтерски* УЧЕТ в бюджетных и некоммерческих организациях

6 (102) - 2004

вает во многих банковских учреждениях, можно приобрести долговечную металлическую оснастку.

Так, новая металлическая оснастка для круглой печати Я2040 (рис. 4) обладает теми характеристиками, которые должны иметь оснастки, используемые в усиленном режиме эксплуатации: металлическая конструкция, усиленная пружина рабочего механизма обеспечивает длительный срок службы - до 10 лет, при гарантии в 3 года. Основные преимущества можно перечислить: бесшумность, оперативность, малое усилие прижатия.

Также стоит отметить и оснастки для штампов от 3 до 10 строк. На эти оснастки крепится клише любого необходимого штампа.

Наборные печати и штампы серии Экспресс

Для удобства российских пользователей отечественные производители штемпельной продукции разработали удобные наборные комплекты.

Сюда включены (рис. 5):

• автоматические оснастки как печатей, так и штампов;

• кассы специального шрифта (в том числе адресного и выделительного);

• пинцет для набора букв из касс;

• сменные штемпельные подушки;

• элемент секретной маркировки (для защиты от подделки);

• вставляющаяся рамка для штампов.

Сегодня, когда координаты организаций так

быстро меняются, наборные экспресс-комплекты позволят без лишних затрат времени и денег оперативно набрать текст из кассы букв или поменять изменившиеся цифры. Наборные печати часто используются на предприятии как номерные или со специальными словами: ДЛЯ ДОКУМЕНТОВ, КАССА и т.п.

Рис. 5. Наборные печать и штампы серии Экспресс

Кроме того, учитывая необходимость быстрой маркировки изделий стандартными словами, разработаны специальные штампы с набором готовых блоков: ПОЛУЧЕНО, ОПЛАЧЕНО. ПРИНЯТО и т.п.

Таким образом, можно использовать автоматическую оснастку длительное время, меняя только текст на клише.

Специальное предложение

Для облегчения нелегкой доли бухгалтеров отечественные штемпеле изготовители создали целый ряд изделий специально для использования в финансовых отделах. Это. прежде всего, угловые штампы и штампы с банковскими реквизитами организации. К примеру, разработан целый ряд специальных штампов для маркирования первичной бухгалтерской документации. Учтены также запросы небольших фирм, где ведется ручной метод бухучета.

Всевозможные штампы облегчают процесс регистрации входящей и исходящей документации.

Если бухгалтеру часто приходится ставить свои инициалы, легче заказать штамп-факсимиле с собственным ФИО и маркировать документы более оперативно.

Для оперативности проставления личных координат можно порекомендовать использовать наборные штампы и ручки серии РОКЕТ (карманные). Комплект включает инфоштамп 4-5 строк или ин-фопен 2-3 строки, кассу шрифта и пинцет для набора букв.

К сожалению, в целях экономии и по незнанию отечественные пользователи нередко заправляют сменные штемпельные подушки краской, предназначенной для настольных штемпельных подушек, несмотря на категорический запрет со стороны фирм-производителей. Это приводит к «заливанию» текста, непропечатке оттиска печатей и штампов, так как подушка не может пропитаться краской равномерно. Получается, скупой платит дважды: за краску и за клише, так как неправильное использование приводит и к быстрому износу самого изделия. Поэтому, как это принято во всем мире, в автоматических печатях штемпельную подушку надо просто менять (рис. 6).

Продолжительность жизни штемпельной подушки рассчитана на 4 ООО - 5 ООО оттисков - при среднем сроке эксплуатации от 1 до 2 месяцев (в зависимости от насыщенности текста штампа). Более 2 месяцев эксплуатации приводят к повреждениям поверхности штемпельного материала в связи с постоянным давлением клише печати на подушку.

Отечественные штемпелеизготовители наладили производство универсальных штемпельных подушек.

Высокотехнологичное оборудование позволяет применять высший стандарт качества штемпельного материала и краски. Такая продукция имеет международные сертификаты качества, экологически безопасна и предполагает длительный гарантийный срок использования. Хороший результат при простановке уже первых оттисков получается благодаря новой системе пропитки штемпельного материала.

Сменные штемпельные подушки изготовляются методом лазерной резки, преимущества которой заключаются в получении качественного и четкого оттиска, длительного срока использования, надежной и удобной фиксации. При этом краска не вытекает при работе, так как имеет равномерное распределение по всей длине и глубине подушки.

Решить, какую продукцию предпочесть, конечно, могут только сами пользователи. Но если страна стремительно готовится к вхождению в ВТО, то и уровень жизни должен соответствовать мировому. А мировые стандарты предписывают не экономить на качестве. Поэтому всегда надежнее использовать продукцию выдержавших проверку временем отечественных производителей.

Сейчас разработаны совместно с европейскими изготовителями усовершенствованные штемпельные изделия. Причем цены крупного производителя всегда ниже, а качество продукции выше, чем у небольших предприятий или у перекупщиков. Поэтому это информация к размышлению для сотрудников финансового отдела современного офиса.

Рис. 6. Штемпельные подушки в автоматической печати