Функциональные составляющие электронного архива на основе устных источников

УДК: 930.251

В. В. Эрмиш

ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ СОСТАВЛЯЮЩИЕ ЭЛЕКТРОННОГО АРХИВА НА ОСНОВЕ УСТНЫХ ИСТОЧНИКОВ

овременный этап развития информационных технологий отодвигает на второй план архивные фонды в традиционном их понимании (как хранилище письменных документов), а место бумажного документа уверенно занимает электронный документ. На сегодняшний день, по меньшей мере, любой архив или библиотека имеют возможность не только дать исследователю достоверную, исчерпывающую и наглядную информацию по интересующему его вопросу, но и предоставить на рассмотрение любой документ. Перспектива создания электронных архивов это не только перевод печатных документов на другой вид носителей, но и: уменьшение объема фонда в несколько раз, упрощение доступа к архивным документам для граждан, сокращение экземплярности изданий.

Конечной целью автоматизации не является простое хранение архивных документов. Современный подход к архиву, создание принципиально новых (электронных) архивов, позволит расширить потенциал архива, а значит и возможности, как работников архива, так и непосредственно пользователя.

На базе Саратовского государственного технического университета имени Гагарина Ю. А. был организован ряд экспедиций под единым названием «Чумацкий шлях». Целью данной экспедиции стал сбор фольклорно-этнографи-ческого материала украинцев Нижнего Поволжья, которые проживают на территориях «соляного пути». В результате собрана обширная база аудио-, видео-и фото-файлов, которые необходимо заархивировать для дальнейшего использования в исследовательских целях.

© В. В. Эрмиш, 2016

В связи с отсутствием правовой базы в сфере электронного архивирования, предлагаем свою концепцию оформления информации подобного рода.

Первый этап архивирования единиц хранения, включает в себя три раздела: паспортизация, индексация и стандартизация материала, содержащего информацию о месте и времени записи, респонденте и корреспонденте, в том числе -блок данных о самом тексте - о жанровой принадлежности, качественных определениях, в которых указываются формы хранения (текстовая, аудио- и видео-, коллекция фотографий), аннотация на содержание собранного материала, инвентарный номер основного фонда хранения.

Целью паспортизации является отражение полноты информации о материале. Она нужна, для правильной организации работы и эффективной эксплуатации материала. А также она позволяет расставить приоритеты в работе по созданию архива для операционализации действий.

Паспортизация - это первый шаг к созданию правил. Она должна содержать в себе основные организационные параметры. А именно: полное наименование программы; основание для ее разработки; заказчика; разработчиков программы; основную цель и основные задачи; срок реализации; управление и контроль исполнения; ожидаемые результаты. Важность данного раздела при проектировании электронного архива очевидна.

Следующим этапом в построении электронного архива является индексация. А именно - индексация как комплексный ввод данных и информации, охарактеризованная присвоением каждо-

С

ВЕСТНИК МУЗЫКАЛЬНОЙ НАУКИ № 2 (12) - 2016

Таблица 1 «Индексация»

№ п/п Регистра ционный номер (индекс) Имя аудиозаписи Название аудиозаписи Название папки (где расположен файл) Длительность

1 1Ал/1-1 1_Крохмалева Александра Семеновна, 1941; Пикулина (Крохмалёва) Анна Семёновна, 1935 А 1200718 Александровка 03:41

му документу определенного индекса (см.: табл. 1). Она необходима при использовании системы кодирования документов для целей их учета.

Данная индексация продумана специально для удобства редакторам в составлении систематизированного списка технотронных документов электронного архива. Подобная регистрация наглядно демонстрирует основные параметры записи интервью, что помогает Пользователям ориентироваться в поиске необходимой информации и расчета времени на ее осмысление.

После составления паспорта проекта и присвоения каждому документу индекса, необходимо приступить к заключительному этапу архивирования: стандартизации собранного материала.

Обойтись без стандартизации на этапе архивирования мультимедиа-файлов невозможно. Поэтому предлагается следующий вид решения поставленной задачи.

Этапы стандартизации материала электронного архива:

1) Создание единообразной классификации информационного блока (аудио-, видео-, фотоматериал);

2) Интерпретация полученных результатов и предварительная стандартная обработка;

3) Создание сводной таблицы параметров, собранной информации в виде документа, который прилагается к официально-вспомогательным материалам данного электронного архива.

В сводной таблице (см.: табл.2) указывается и выбранный алгоритм сжатия, который, в свою очередь, является общепринятым на рынке информационных услуг, а также наиболее подходящий нашему проекту.

В итоге мы получаем систематизированный материал в виде документацион-ного подтверждения проделанной работы

Собранная коллекция фольклора украинцев нижнего Поволжья распределена на три блока: аудио-, видео-, фотоматериалы.

Аудио- блок составил 48 единиц. Ви-део- блок — 20 единиц. Фотоблок состоит из репортажных фотографий, снятых в местах записи.

Три ступени: ввод данных, сама информационная база, где осуществляется

Таблица 2

Стандартизация основных параметров тотронных документов электронного архива

Наименование параметра Вид медиа-документа

Аудио- Видео- Фото

Формат сжатия MF3 (трЗ) AVCHD JPEG

Способ воспроизведения Windows Media

Защита информации Кодирование

Сроки резервного копирования 1 раз месяц | 1раз в 2 месяца | 1 раз в полгода

Выдача электронных документов из архивохранилища Согласно получению прав доступа

Учет электронных документов Внутренняя опись

Источники комплектования Материалы экспедиций «Чумацкий шлях»

Пример 1

Аннотированный указатель сюжетных мотивов

Вспомогательный указатель, рубрики которого включают основные справочные данные об объекте поиска (год рождения или даты жизни лица, род его деятельности, вид и принадлежность географического объекта и т.д.). По сути дела, указатель часто объединен с примечаниями, которые необходимы для лучшего понимания читателем.

1) Крохмалева Александра Семеновна (1941), Пикулина (Крохмалева) Анна Семеновна (1935); Александровна; Традиции и обычаи;

поисковая работа, и отчеты, составляют вход в электронную базу.

Ввод данных делится на 5 файлов: жанры, справка об информантах, место записи, год записи, комментарии к текстам. В файле «о жанрах» - 6 жанровых групп. К каждому жанру подключены текстовые и аудио- и видео- файлы, с которых можно переходить к подробному описанию сюжетных мотивов. В файле о респондентах содержатся персональные данные и фотографии, с которого также есть возможность перехода на текстовый и звуковой файлы, содержащие интервью с информатором и исполненные им фольклорные произведения (см.: пример 1).

Обозначение места записи можно определить по контурной карте Нижнего Поволжья с отмеченными местами компактного проживания украинцев, которая также находится на странице ресурса. На этой же странице можно найти информацию о времени записи, также

историко-этнографическую справку о населенном пункте, где осуществлена запись. Год проведения экспедиции, где содержится информация об участниках и характеристика собранного материала выделена на отдельной странице. Файл о песнях содержит историю текста, аннотацию и инвентарный номер.

Итогом всего вышесказанного является организационно-информационная подготовка к созданию электронного архива. А именно, документационно правильно составленные следующие виды вспомогательных материалов: паспорт проекта, индексация, стандартизация, аннотированный список, каталогизация, архивный фонд песенной культуры, внутренняя опись, контурная карта с проложенным маршрутом и общая характеристика экспедиции. Данная подготовительная база подводит нас к дальнейшему этапу создания архива - разработке программного обеспечения как методологии описания архива.

Функциональные составляющие электронного архива на основе устных источников

Статья, посвященная функциональным составляющим электронного архива на основе устных источников рассматривает ряд вопросов, связанных с проектированием и созданием мультимедиа-архива для хранения технотронной документации, собранной в результате экспедиций по сбору фольклорного материала.

Ключевые слова: медиа-архив, технотронный документ, паспортизация, индексация, стандартизация.

Functional components of an electronic archive based on oral sources The article is dedicated to functional components of an electronic archive based on oral sources. It discusses a number of issues connected with designing and creation of multimedia archive for storage of technetronic documentation collected as a result of expeditions for the collection of folklore material.

Keywords: media archive, technetronic document, certification, indexing, standardization.

ВЕСТНИК МУЗЫКАЛЬНОЙ НАУКИ № 2 (12) - 2016

Эрмиш Виктория Викторовна - магистрант 1 курса Саратовского государственного технического университета имени Ю. А. Гагарина, Международный факультет прикладных информационных технологий.

Е-таУ: ermish.vika@mail.ru

Viktorija Jermish - 1st year MA student of the International faculty of applied information technologies at the Saratov State Technical University named after Yuri Gagarin. E-mail: ermish.vika@mail.ru