Анализ современного состояния, структуры, организации и управления системой документационного обеспечения управления органов внутренних дел

Клюев Станислав Геннадьевич

кандидат технических наук, Краснодарский университет МВД России

Анализ современного состояния, структуры, организации и управления системой документационного обеспечения управления

органов внутренних дел

В статье приводится результат анализа современного состояния системы документационного обеспечения управления органов внутренних дел. Обосновывается необходимость построения теоретических основ системного анализа и прогнозирования эффективности функционирования системы документационного обеспечения управления органов внутренних дел. Описывается необходимость совершенствования системы документационного обеспечения управления органов внутренних дел.

Ключевые слова: системный анализ, система управления, документационное обеспечение, обеспечение управления, подразделения делопроизводства.

S.G. Klyuev, Master of Technics, Krasnodar University of the Ministry of the Interior of Russia; e-mail: s.g.klyuev@mail.ru

Analysis of the current state, the structure, organization and management of the system of document management of bodies of internal affairs

The article is the result of the analysis of the current state of the system of document management of bodies of internal affairs. Held rationale for constructing the theoretical foundations of system analysis and forecasting of efficiency of the documents control system of internal affairs bodies. The article describes the need to improve the system of document management bodies of internal affairs.

Key words: system analysis, management system, documentation support, management software, office units.

Система документационного обеспечения управления органов внутренних дел (СДОУ ОВД) представляет собой разветвленную развитую систему, действующую на всей территории Российской Федерации. В организационном отношении СДОУ ОВД является единой многоуровневой иерархической системой, состоящей из главного системообразующего элемента - Департамента делопроизводства и работы с обращениями граждан и организаций Министерства внутренних дел Российской Федерации (ДДО МВД России) и управлений (отделов) делопроизводства и режима структурных подразделений Министерства внутренних дел Российской Федерации (МВД России), территориальных органов внутренних дел на уровне субъектов Российской Федерации, а также подразделений (отделов, отделений, групп) делопроизводства и режима органов внутренних дел на районном уровне.

ДДО МВД России обеспечивает управление СДОУ ОВД, осуществляя организационно-методическое руководство подразделениями

делопроизводства и режима в системе МВД России.

Подразделениями делопроизводства и режима как основными элементами СДОУ ОВД выполняются следующие основные задачи по доку-ментационному обеспечению управления [1]:

прием, регистрация и распределение входящих (поступающих) документов;

передача документов на рассмотрение руководителю (начальнику) органа внутренних дел (или лицу, его замещающему) и после получения соответствующих указаний - непосредственно исполнителю;

контроль за прохождением и сроками рассмотрения документов;

регистрация исходящих (отправляемых) документов, их экспедиционная обработка и отправка адресатам;

контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководителю (начальнику) органа внутренних дел (или лицу, его замещающему);

организация справочно-информационной работы по вопросам делопроизводства;

99

копирование и оперативное размножение документов;

разработка проектов бланков документов; разработка и ведение номенклатуры особой важности, совершенно секретных, секретных и несекретных дел, представление в установленном порядке проекта номенклатуры особой важности, совершенно секретных, секретных и несекретных дел на согласование в Центр реабилитации жертв политических репрессий и архивной информации ФКУ «Главный информационно-аналитический центр МВД России» или структурные подразделения информационных центров органов внутренних дел;

подготовка проектов описей дел постоянного и временного (10 лет и более) хранения, представление их на согласование в соответствующее подразделение спецфондов для последующего утверждения их Центральной экспертно-проверочной комиссией МВД России либо экспертными комиссиями органов внутренних дел; передача дел на архивное хранение осуществляется в соответствии с ежегодным планом-графиком приема дел подразделением спецфондов;

выдача сотрудникам нормативных правовых актов, документов и дел, контроль за их возвратом;

участие в сверке наличия документов, находящихся на исполнении у сотрудников;

проведение в установленном порядке экспертизы научной и практической ценности документов, дел, журналов, нормативных правовых актов и специальных изданий, представление проектов актов об уничтожении документов на рассмотрение соответствующим экспертным комиссиям;

своевременный отбор документов, дел, журналов, нормативных правовых актов и специальных изданий с истекшими сроками хранения, не подлежащих архивному хранению и не имеющих исторической и научной ценности, представление на рассмотрение соответствующими экспертными комиссиями проектов актов об уничтожении документальных материалов и организация их уничтожения в установленном порядке;

информирование руководителя (начальника) органа внутренних дел об исполнении документов и поручений по ним, анализ и подготовка на его основе предложений по совершенствованию работы с документами;

определение порядка прохождения и обработки документов, использование новых технологических приемов работы с документами, оптимизирующих документооборот;

обеспечение готовности к спасению документов в случае пожара, стихийных бедствий и других чрезвычайных ситуаций;

организация изучения сотрудниками органа внутренних дел в системе служебной подготовки нормативных правовых актов, организационно-распорядительных и информационно-методических документов по вопросам делопроизводства;

консультирование сотрудников органа внутренних дел по вопросам работы с документами;

организация работы по рассмотрению обращений граждан;

подготовка заявок на изготовление печатей и штампов, печатно-бланочной продукции;

учет печатей, штампов, факсимиле и бланков документов, используемых в органе внутренних дел, а также хранилищ документов и ключей от них;

анализ состояния документооборота, на его основании представление руководителю (начальнику) органа внутренних дел предложений по упорядочению ведения служебной переписки.

Понимание структуры, функций, особенностей организации и управления СДОУ ОВД как сложной пространственно-распределенной многоуровневой иерархической системы массового обслуживания с учетом особенностей оперативно-служебной деятельности ОВД и взаимодействия ее структурных составляющих между собой является особенно важным по причине необходимости определения путей, задач и решений для оптимизации, совершенствования и развития СДОУ ОВД, являющейся стержнем общей системы управления органами внутренних дел, к устойчивости и оперативности которой предъявляются все возрастающие требования.

Эти требования предъявляются обществом и сформулированы в ряде нормативных правовых актов Российской Федерации и МВД России, основными из которых являются:

1. Указ Президента РФ от 1 марта 2011 г. № 248 «Вопросы Министерства внутренних дел Российской Федерации».

2. Федеральный закон от 7 февраля 2011 г. № З-ФЗ «О полиции».

3. Федеральный закон от 27 июля 2010 г. № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг».

4. Федеральный закон от 2 мая 2006 г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации».

5. Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».

100

ВЕСТНИК КРАСНОДАРСКОГО УНИВЕРСИТЕТА МВД РОССИИ • 2016 • № 4

6. Приказ МВД России от 12 сентября 2013 г. № 707 «Об утверждении Инструкции об организации рассмотрения обращений граждан в системе Министерства внутренних дел Российской Федерации».

7. Приказ МВД России от 20 июня 2012 г. № 615 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в органах внутренних дел Российской Федерации».

8. Приказ МВД России от 30 июня 2012 г. № 655 «Об утверждении Перечня документов, образующихся в деятельности органов внутренних дел Российской Федерации, с указанием сроков хранения».

9. Приказ МВД России от 31 мая 2011 г. № 600 «Об утверждении Перечня документов, образующихся в деятельности органов внутренних дел Российской Федерации, с указанием сроков хранения, создание, хранение и использование которых осуществляется в форме электронных документов».

Анализ указанных нормативных правовых актов и проведенные исследования состояния СДОУ ОВД в достаточной мере показали, что для СДОУ ОВД характерны следующие факторы, которые оказывают существенное влияние на снижение эффективности ее функционирования:

несовершенство сложившейся системы управления документооборотом и информационными ресурсами в целом, характеризующееся в основном неопределенностью организационно-правового статуса данных функций и их недооценкой;

несоответствие научно-методического обеспечения документационного обеспечения управления потребностям времени и развитию технологий обработки и передачи информации, а также изменений носителей информации;

отсутствие единых требований к техническому оснащению СДОУ ОВД, процессам документирования и движения документированной информации по «вертикали» и «горизонтали» органов управления;

1. Об утверждении Инструкции по делопроизводству в органах внутренних дел Российской Федерации: приказ МВД России от 20 июня 2012 г. № 615 (с изм. от 28 мая 2013 г.). URL: http://base. consultant. ru/cons/cgi/online. cgi? req=doc;base=EXP;n=539374 (дата обращения: 05.06.2016).

несовершенство процессов систематизации, индексирования, обработки, текущего и архивного хранения и использования документации должностными лицами органов внутренних дел, особенно характеризующееся отсутствием налаженной системы поиска нужной документации;

недостаточное внимание к кадровому обеспечению СДОУ ОВД, что характеризуется отсутствием ведомственной системы сертификации подразделений СДОУ ОВД.

Проведенный анализ позволяет сделать вывод о том, что для СДОУ ОВД на настоящий момент развития назрела необходимость совершенствования и повышения ее эффективности, что, в свою очередь, связано с решением ряда задач количественного анализа функционирования СДОУ ОВД, прогнозирования ее характеристик и оптимального управления развитием и совершенствованием системы документационного обеспечения управления.

Потребности в совершенствовании и развитии СДОУ ОВД диктуют необходимость формирования соответствующих основ теории, методологии и методов решения задач системного анализа, прогнозирования, параметрической и структурной оптимизации, синтеза и управления системой документационного управления.

Задачи развития и совершенствования СДОУ ОВД возникают постоянно, что связано с ростом количества и модификацией задач, возлагаемых на органы внутренних дел, а также с развитием научно-технического прогресса, совершенствованием технологий обработки, хранения и передачи документированной информации.

Таким образом, построение теоретических основ системного анализа и прогнозирования эффективности функционирования СДОУ ОВД, параметрической и структурной оптимизации, синтеза и управления, позволяющих количественным образом подтвердить или опровергнуть эвристические оценки развития и совершенствования СДОУ ОВД, является чрезвычайно важной задачей.

1. On approval of the Instruction on office work in the internal affairs bodies of the Russian Federation: order of the Ministry of the Interior of Russia d.d. June 20, 2012 № 615 (as amended on May 28, 2013). URL: http://base.consultant.ru/cons/ cgi/online.cgi?req=doc;base=EXP;n=539374 (date of access: 05.06.2016).

101