Документационное обеспечение учета товарных операций бюджетных учреждений

Проблемы учета

ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УЧЕТА ТОВАРНЫХ ОПЕРАЦИЙ БЮДЖЕТНЫХ УЧРЕЖДЕНИЙ

И. А. ВАРПАЕВА, старший преподаватель кафедры финансов и бухгалтерского учета факультета управления и предпринимательства Нижегородский государственный университет им. Н. И. Лобачевского

Для документального оформления товарных операций действующими инструкциями по применению планов счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений предлагается ограниченный перечень первичных учетных документов. Рассмотрим состав и назначение форм первичной документации, применяемых в практике деятельности торговых предприятий.

Товары являются частью материальных запасов, которые приобретены или получены от других юридических или физических лиц и предназначены для продажи. Закупку и продажу товаров могут осуществлять любые экономические субъекты, как специализированные торговые, так и неспециализированные, для которых торговля является одним из видов хозяйственной деятельности. К последним с 2011 г. можно отнести и учреждения бюджетной сферы.

В соответствии со ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон № 402-ФЗ) каждый факт хозяйственной жизни экономического субъекта подлежит оформлению первичным учетным документом, который должен быть составлен при совершении названного факта хозяйственной жизни (а если это не представляется возможным, то непосредственно после его окончания) на бумажном носителе и

(или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

Для документального оформления товарных операций действующими инструкциями по применению планов счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений предлагаются следующие первичные учетные документы.

Принятие к бухгалтерскому учету товаров, приобретенных учреждением для продажи, осуществляется на основании акта о приемке материалов (ф.0315004), накладной поставщика и других аналогичных документов1. Обособленное отражение в учете торговой надбавки по поступившим товарам при передаче их на реализацию производится на основании акта о приемке материалов (ф. 0315004), справки (ф. 0504833) с приложением расчета, накладной поставщика (и других аналогичных документов) и отражается по дебету соответствующих счетов аналитического учета сч. 2 105 38 340 «Увеличение стоимости товаров — иного движимого имущества учреждения» и кредиту сч. 2 208 34 660 «Увеличение кредиторской задолженности по приобретению материальных запасов», 2 302 34 730 «Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по приобретению

1 Каких-либо пояснений не приводится (прим. авт.).

материальных запасов», 2 105 39 440 «Изменение за счет наценки стоимости товаров». Акт по ф. 0315004 составляется также, если имеются расхождения фактического объема полученных товаров, их качества и номенклатуры с данными, указанными в сопроводительных документах организации — поставщика товаров.

Принятие к бухгалтерскому учету хозяйственных операций по реализации товаров осуществляется на основании справки-отчета кассира (ф. 0330106), приходного кассового ордера (ф. 0310001) и отражается по дебету сч. 2 401 10 130 «Доходы от оказания платных услуг» и кредиту сч. 2 105 38 440 «Уменьшение стоимости товаров — иного движимого имущества учреждения».

Суммы торговых надбавок по товарам, реализованным, отпущенным или списанным с бухгалтерского учета (в том числе вследствие их естественной убыли, брака, порчи, недостачи), отражаются в уменьшение финансового результата текущего финансового года сторнировочной записью по дебету сч. 2 401 10 130 «Доходы от оказания платных услуг» и кредиту сч. 2 105 39 440 «Изменение за счет наценки стоимости товаров — иного движимого имущества учреждения» на основании справки (ф. 0504833) с приложением расчета реализованной торговой надбавки.

При организации документального учета товарных операций учреждение может воспользоваться формами, предусмотренными Альбомом унифицированных форм первичной документации по учету торговых операций, утвержденным постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 № 132 «Об утверждении унифицированных форм первичной документации по учету торговых операций».

Применение разработанных специально для торговых организаций первичных учетных документов вполне обоснованно, несмотря на то, что с вступлением в действие Закона № 402-ФЗ формы унифицированной первичной документации не являются обязательными к применению. Кроме того, приведенные в Альбоме унифицированных форм первичной документации по учету торговых операций формы могут послужить основой для самостоятельной разработки учреждением собственного комплекта первичной учетной документации для учета товаров и операций с ними.

В таблице обобщены основные формы общих первичных учетных документов по товарным (торговым) операциям.

К общим документам учета торговых операций наряду с указанными в табл. 1 относятся такие первичные учетные документы, как: ^ товарный ярлык (ф. № ТОРГ-11); ^ журнал учета движения товаров на складе

(ф. № ТОРГ-18); ^ сопроводительный реестр сдачи документов (ф. № ТОРГ-31).

Дадим краткую характеристику первичных учетных документов.

Акт о приемке товаров (ф. № ТОРГ-1) применяется для оформления приемки товаров по качеству, количеству, массе и комплектности в соответствии с правилами приемки товаров и условиями договора.

Акт о приемке товаров составляется членами приемной комиссии, уполномоченными на это руководителем экономического субъекта. При заполнении строки «Сертификат» (реквизиты документа, удостоверяющего качество товара в соответствии с принятыми стандартами) обязательно указывается его номер, наименование органа регистрации, выдавшего документ, и срок его действия. По строке «Способ доставки» указывается вид транспортного средства, доставившего товар (вагон, состав, автофургон, рефрижератор и т. д.). Приемка товара производится по фактическому наличию. Количество составляемых актов и комплектность документов определяется фактической ситуацией.

При приемке товара плодоовощными базами, складами, холодильниками применяется унифицированная форма приходный групповой отвес (ф. № ТОРГ-17).

При составлении документа в обязательном порядке указывается, в каком состоянии прибыл товар. Данные о состоянии товара подтверждаются подписями представителя транспортной организации, поставщика, грузополучателя.

Данная форма составляется в трех экземплярах: один экземпляр передается в бухгалтерию плодоовощной базы, склада, холодильника, второй — весовщику (железной дороги, водного транспорта) или лицу, сопровождающему груз, третий остается у материально ответственного лица. В случае необходимости предъявления поставщику претензии приходные групповые отвесы составляются в четырех экземплярах.

Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей (ф. № ТОРГ-2) и Акт об установленном расхождении по количеству

Основные первичные документы учета товарных операций

№ п/п Хозяйственная операция Наименование документа Код документа

1 Поступление товаров 1.1. Акт о приемке товаров ТОРГ-1

1.2. Приходный групповой отвес ТОРГ-17

1.3. Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей ТОРГ-2

1.4. Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке импортных товаров ТОРГ-3

1.5. Акт о приемке товара, поступившего без счета поставщика ТОРГ-4

1.6. Акт об оприходовании тары, не указанной в счете поставщика ТОРГ-5

1.7. Акт о завесе тары ТОРГ-6

1.8. Журнал регистрации товарно-материальных ценностей, требующих завеса тары ТОРГ-7

1.9. Накладная на внутреннее перемещение товаров и тары ТОРГ-13

1.10. Расходно-приходная накладная (для мелкорозничной торговли) ТОРГ-14

2 Выбытие товаров 2.1. Заказ — отборочный лист ТОРГ-8

2.2. Заказ ТОРГ-26

2.3. Упаковочный ярлык ТОРГ-9

2.4. Спецификация ТОРГ-10

2.5. Товарная накладная ТОРГ-12

2.6. Расходный отвес (спецификация) ТОРГ-19

2.7. Журнал учета выполнения заказов покупателей ТОРГ-27

2.8. Акт о порче, бое, ломе товарно-материальных ценностей ТОРГ-15

2.9. Акт о списании товаров ТОРГ-16

2.10. Накладная на внутреннее перемещение товаров и тары ТОРГ-13

2.11. Расходно-приходная накладная (для мелкорозничной торговли) ТОРГ-14

3 Прочие товарные операции 4.1. Акт о подработке, подсортировке, перетаривании товаров ТОРГ-20

4.2. Акт о переборке (сортировке) плодоовощной продукции ТОРГ-21

4.3. Акт о перемеривании тканей ТОРГ-24

4.4. Акт об уценке лоскута ТОРГ-25

и качеству при приемке импортных товаров (ф. № ТОРГ-3) являются юридическим основанием для предъявления претензии поставщику при наличии расхождений фактически поступивших грузов с данными сопроводительных документов поставщика.

Приемка товаров получателем по количеству, качеству и комплектности товаров от организации транспорта оформляется актом в соответствии с правилами, действующими на транспорте.

Акты о приемке товаров по количеству составляются в соответствии с фактическим наличием товаров данным, содержащимся в транспортных, сопроводительных или расчетных документах, а при приемке их по качеству и комплектности-тре-бованиями к качеству товаров, предусмотренными в договоре или контракте.

Акты составляются по результатам приемки членами комиссии и экспертом организации, на которую возложено проведение экспертизы, с участием представителей организаций поставщика и получателя или представителем организации-получателя с участием компетентного представителя незаинтересованной организации.

Акты составляются отдельно по каждому поставщику на каждую партию товара, поступившую по одному транспортному документу.

При приемке товарно-материальных ценностей акты о приемке с приложением документов (счета-фактуры, накладные и т. д.) передаются в бухгалтерию под расписку и для направления претензионного письма поставщику или транспортной организации, доставившей груз.

Акт по ф. № ТОРГ-2 составляется в четырех экземплярах, по ф. № ТОРГ-3 — в пяти экземплярах.

Акт о приемке товара, поступившего без счета поставщика (ф. № ТОРГ-4), применяется для оформления неотфактурованных поставок и составляется в двух экземплярах членами комиссии при участии материально ответственного лица. Как правило, товар, поступивший без счета поставщика, принимается к учету по средней цене, сложившейся в организации покупателя на аналогичный товар.

Акт об оприходовании тары, не указанной в счете поставщика (ф. № ТОРГ-5), применяется для оформления тары и упаковочных материалов, полученных при распаковке товаров, в том случае

когда они не показываются отдельно в счетах поставщика и их стоимость включена в цену товара. Составляется в двух экземплярах. Первый экземпляр передается в бухгалтерию экономического субъекта, второй — остается у материально ответственного лица.

Акт о завесе тары (ф. № ТОРГ-6) применяется для оформления приемки и списания завеса тары. Составляется в одном экземпляре членами комиссии с участием представителя заинтересованной организации и передается материально ответственным лицом с товарным отчетом в бухгалтерию организации. В случае если масса тары превышает массу, указанную в сопроводительных документах поставщика, акт составляется в двух экземплярах. Второй экземпляр вместе с рекламацией направляется поставщику для возмещения. Для учета тары, требующей завеса, а также записи сведений о произведенном завесе тары используется Журнал регистрации товарно-материальных ценностей, требующих завеса тары (ф. № ТОРГ-7).

Накладная на внутреннее перемещение, передачу товаров, тары (ф. № ТОРГ-13) применяется для учета движения товарно-материальных ценностей (товара, тары) внутри организации, между структурными подразделениям или материально ответственными лицами.

Накладная составляется в двух экземплярах материально ответственным лицом структурного подразделения, сдающего товарно-материальные ценности. Первый экземпляр служит сдающему подразделению основанием для списания товарно-материальных ценностей, а второй экземпляр — принимающему подразделению для оприходования ценностей. Заполненный документ подписывается материально ответственными лицами сдатчика и получателя и сдается в бухгалтерию для учета движения товарно-материальных ценностей.

Расходно-приходная накладная (для мелкорозничной торговли) (ф. № ТОРГ-14) применяется для оформления отпуска товаров на лотки, продавцам с тележек и тому подобное, на которые не составляются товарные отчеты.

Накладная выписывается в двух экземплярах материально ответственным лицом, отпускающим товар. Один экземпляр передается продавцу товара, а второй экземпляр остается в организации. По окончании рабочего дня в накладной производят запись о сдаче продавцом выручки за проданные товары в кассу экономического субъекта. В случае если продавец не может возвратить нереализо-

ванные товары, в накладной производится запись остатков

Заказ — отборочный лист (ф. № ТОРГ-8) применяется на оптовых базах (складах) для отбора товара, тары. На основании данных этого документа заполняется товарно-транспортная накладная. Для оформления продажи товаров по предварительным заказам на конкретные дату и время с доставкой (либо без доставки) по указанному адресу используется унифицированная форма Заказ (ф. № ТОРГ-26). Для учета выполнения заказов покупателей используется Журнал учета выполнения заказов покупателей (ф. № ТОРГ-27). В журнале регистрируются принятые заказы по номерам, датам и времени исполнения, а также получение заказа отборщиком и возврат им исполненных заказов.

При упаковке товара выписываются Упаковочный ярлык (ф. № ТОРГ-9) либо Спецификация (ф. № Т0РГ-10). При отпуске всех видов товаров как приложение к товарно-транспортной накладной применяется Расходный отвес (спецификация) (ф. № ТОРГ-19).

Упаковочный ярлык применяется при упаковке товара. Выписывается работником организации на каждое отдельное место (ящик, коробка и т. п.), подписывается материально ответственными лицами и упаковщиком.

Спецификация применяется в том случае, когда отфактурованная партия товара упаковывается в ящики, бочки и т. п. Выписывается материально ответственным лицом склада (кладовой). В спецификации перечисляется каждое отдельное место с товаром и проставляется его масса. Масса тары проставляется отдельно.

Расходный отвес (спецификация) составляется в двух экземплярах сотрудниками базы (склада), первый экземпляр передается в бухгалтерию, второй — представителю грузополучателя.

Товарная накладная (ф. № ТОРГ-12) применяется для оформления продажи (отпуска) товарно-материальных ценностей сторонней организации. Составляется в двух экземплярах, первый экземпляр остается в организации, сдающей товарно-материальные ценности, и является основанием для их списания, второй — передается получателю. Форма товарной накладной аналогична Акту о приемке товаров (ф. № ТОРГ-1).

Акт о порче, бое, ломе товарно-материальных ценностей (ф. № ТОРГ-15) применяется для оформления возникающего по тем или иным причинам боя, порчи, лома товарно-материальных ценностей,

подлежащих уценке или списанию. Для списания указанных ценностей, а также товаров, не подлежащих продаже по причине потери качества, используется Акт о списании товаров (ф. № ТОРГ-16).

Акт по ф. № ТОРГ-15 составляется и подписывается членами комиссии с участием представителя администрации организации, материально ответственного лица (при необходимости — представителя санитарного надзора). Акт утверждается руководителем организации. Первый экземпляр акта направляется в бухгалтерию и является основанием для списания с материально ответственного лица потерь товарно-материальных ценностей, второй экземпляр остается в подразделении, третий — у материально ответственного лица.

Акт по ф. № ТОРГ-16 составляется в трех экземплярах и подписывается членами комиссии, уполномоченной на это руководителем организации. Первый экземпляр направляется в бухгалтерию и является основанием для списания с материально ответственного лица потерь товарно-материальных ценностей, второй экземпляр остается в подразделении экономического субъекта, третий — у материально ответственного лица.

Товарный ярлык (ф. № ТОРГ-11) применяется для учета товарно-материальных ценностей в местах хранения товара.

Товарный ярлык заполняется в одном экземпляре материально ответственным лицом на каждое наименование с проставлением порядкового номера ярлыка. Товарный ярлык хранится вместе с товарно-материальными ценностями по месту их нахождения. Данные товарного ярлыка применяются для заполнения инвентаризационной описи товарно-материальных ценностей.

Журнал учета движения товаров на складе (ф. № ТОРГ-18) применяется для учета движения и остатков товаров и тары на складе (в кладовой). Ведется материально ответственным лицом по наименованиям, сортам, количеству и цене. Записи в журнал производятся на основании приходно-расходных документов или накопительных ведомостей по учету отпуска товаров и тары за день.

Для регистрации приходных и расходных документов и их передачи со склада в бухгалтерию применяется Сопроводительный реестр сдачи документов (ф. № ТОРГ-31). Реестр составляется в двух экземплярах материально ответственным лицом на приходные и расходные документы по товарным операциям за отчетный период. Первый экземпляр с приложенными к нему документами

под расписку передается в бухгалтерию организации, второй — остается у материально ответственного лица.

Акт о подработке, подсортировке, перета-ривании товаров (ф. № ТОРГ-20) применяется в случае обнаружения понижения качества и порчи товаров. Акт составляется в двух экземплярах членами комиссии на основании распоряжения руководителя экономического субъекта.

Акт о переборке, сортировке плодоовощной продукции (ф. № ТОРГ-21) применяется на плодоовощных базах (складах) для оформления переборки, сортировки картофеля, овощей, фруктов, а также отходов, выявленных при переборке. Акт составляется в двух экземплярах сотрудником базы (склада) на основании распоряжения руководителя организации.

Акт о перемеривании тканей (ф. № ТОРГ-24) применяется для учета излишков (недостач) при перемеривании тканей в необходимых случаях до выпуска в продажу. Акт составляется в двух экземплярах членами комиссии. Один экземпляр остается у материально ответственного лица, а второй — прилагается к приходным документам и передается в бухгалтерию экономического субъекта. Фактическая мера длины куска проставляется на ярлыке производителя и скрепляется подписями членов комиссии. На ярлыке указываются номер и дата акта. Выявленные излишки тканей приходуются.

Акт об уценке лоскута (ф. № ТОРГ-25) применяется для оформления уценки мерного лоскута, образующегося в торговой сети при розничной продаже тканей по мере накопления лоскута. Акт составляется в двух экземплярах и подписывается ответственными лицами комиссии с участием представителя вышестоящей организации.

В соответствии с Инструкцией по применению Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений, утвержденной приказом Минфина России от 16.12.2010 № 174н, роль регистров аналитического учета товарных операций учреждений выполняют следующие документы:

— Карточка количественно-суммового учета материальных ценностей (ф. № 0504041);

— Карточка учета материальных ценностей (ф. № 0504043);

— Книга учета материальных ценностей (ф. № 0504042).

Названные регистры аналитического учета ведутся по наименованиям, стоимости, видам, сортам товаров, месту их нахождения и материально

ответственным лицам на основании первичных (сводных) учетных документов, приложенных к журналам операций.

В торговых организациях применяются приведенные ниже документы, выполняющие роль регистров аналитического учета.

Карточка количественно-стоимостного учета (ф. № ТОРГ-28) применяется в организациях торговли (на складах, базах) для аналитического учета товаров. Карточка ведется отдельно на каждое наименование, сорт товара. Однородные товары различного назначения, но имеющие одинаковую розничную цену, могут учитываться объединенно в одной карточке. Записи в карточке производятся в количественном и стоимостном выражении на основании приходных и расходных товарных документов, представляемых в бухгалтерию.

Товарный отчет (ф. № ТОРГ-29) и Отчет о таре (ф. № Т0РГ-30) применяются для учета товарных операций в организациях торговли за отчетный период. Документы составляются в двух экземплярах материально ответственным лицом с указанием номера, даты документов на поступление и выбытие товаров и тары, подписываются бухгалтером и материально ответственным лицом и утверждаются руководителем экономического субъекта.

Товарный журнал работника мелкорозничной торговли (ф. № ТОРГ-23) применяется для отпуска товаров в мелкорозничную сеть, выдается работникам мелкорозничной торговли (киосков, ларьков и т. п.).

Журнал ведется в одном экземпляре и находится на руках у работника мелкорозничной торговли. Отпуск товаров указанным работникам оформляется выпиской расходных накладных. Данные об отпуске товаров и получении выручки заносятся в журнал по совершении операции на основании приходно-расходных документов с определением каждый раз нового остатка товаров. Записи в журнале производятся и подписываются ответствен-

ными лицами, которые отпускают товары, а также принимают выручку в том случае, если выручка не сдается в кассу.

Рассмотренные формы первичной учетной документации, применяемые в деятельности торговых организаций, формируют необходимое информационное обеспечение для ведения аналитического и синтетического учета товаров, организации контроля за деятельностью материально ответственных лиц и управления товарными запасами экономического субъекта.

Список литературы

1. Варпаева И. А. Учет товарных операций государственных (муниципальных) учреждений // Бухгалтерский учет в бюджетных и некоммерческих организациях. 2012. № 3. С. 2—10.

2. Варпаева И. А. Учет товарных операций государственных (муниципальных) учреждений // Бухгалтерский учет в бюджетных и некоммерческих организациях. 2012. № 4. С. 2 — 8.

3. О бухгалтерском учете: Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

4. Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений и Инструкции по его применению: приказ Минфина России от 16.12.2010 № 174н.

5. Об утверждении унифицированных форм первичной документации по учету торговых операций: постановление Госкомстата России от 25.12.1998 № 132.

6. Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными академиями наук, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению: приказ Минфина России от 15.12.2010 № 173н.