Организация процесса учета изготовления и выпуск специальной оснастки собственного производства на основе процессного подхода

ПРОБЛЕМЫ УЧЕТА

ОРГАНИЗАЦИЯ ПРОЦЕССА УЧЕТА ИЗГОТОВЛЕНИЯ И ВЫПУСК СПЕЦИАЛЬНОЙ ОСНАСТКИ СОБСТВЕННОГО ПРОИЗВОДСТВА НА ОСНОВЕ ПРОЦЕССНОГО ПОДХОДА

Р. Г. МИХАЙЛЕНКО,

кандидат экономических наук, доцент кафедры аудита Ростовский государственный экономический университет

М. Н. ПИЛИПЕНКО,

ведущий специалист ОАО «Роствертол»

Предмет/тема. В настоящее время применение процессного подхода к организации учета специальной оснастки предполагает четкое определение тактических целей и приемов их достижения. Процессный подход требует адаптации описания бизнес-процесса к особенностям учета изготовления и выпуска специальной оснастки.

Цели/задачи. Основная цель статьи — сформировать дескриптивную модель бизнес-процесса «Учет изготовления и выпуск специальной оснастки собственного производства».

В рамках поставленной цели решены следующие задачи:

— проведен анализ существующих подходов к организации процессного управления;

— обоснована возможность трактовки традиционных учетных процессов как бизнес-процессов бухгалтерских служб организаций;

— интерпретированы основные понятия, используемые при формировании дескриптивной модели исследуемого бизнес-процесса.

Методология. Для решения поставленных задач применялись общенаучные методы: анализ и синтез, дедукция и индукция, классификация и сравнение, позволяющие обеспечить достаточный уровень релевантности полученных результатов и осуществить решение поставленных задач.

Результаты работы и область их применения. Самостоятельное и практическое значение имеет авторская дескриптивная модель ««Учет изготовления и выпуск специальной оснастки собственного производства», которая может быть применена при автоматизации процесса учета изготовления и выпуска специальной оснастки собственного производства коммерческими организациями.

Выводы/значимость. Применение разработанной модели позволяет формировать качественную информацию о работе системы управления коммерческой организации, на основе которой можно осуществлять независимый анализ результативности функционирования как коммерческой организации в целом, так и отдельных сотрудников.

Ключевые слова: бизнес-процесс, специальная оснастка, процессное управление, учетный процесс, дескриптивная модель, структура бизнес-процесса

В настоящее время успешная деятельность коммерческих организаций выполнима при условии, что они будут применять в своей хозяйственной практике инновационные подходы, в том числе и к управлению. В связи с этим на сегодняшнем этапе развития одним из передовых является процессный подход к управлению, который целесообразно использовать при разработке модели описания учетных бизнес-процессов.

С внедрением в практическую деятельность коммерческой организации процессного подхода к управлению появляются следующие преимущества:

— процессный подход дает возможность улучшить систему управления, сделать ее понятной для руководителей и способной реагировать на изменения, происходящие во внешней среде;

— процессный подход предоставляет возможность применять систему показателей, критериев

оценки результативности управления на каждом этапе производственной/управленческой цепочки;

— процессный подход гарантирует соучредителям, что действующая система управления направлена на постоянное увеличение и максимальный учет заинтересованных сторон;

— о сновой процессного подхода является принятие решений, составленное на фактах, благодаря чему наибольшую важность имеет наличие в организации информационной системы.

Внедрение системы управления предприятием на основе модели описания бизнес-процессов предполагает создание интегрированной информационной системы, которая позволяет осуществлять постоянный мониторинг процессов. При этом информация предоставляется специалистам в зависимости от уровня допуска в соответствии с их функциональными задачами.

Система управления модели описания бизнес-процесса обеспечивает вероятность построения на предприятии системы менеджмента качества в соответствии с требованиями международного стандарта ISO 9001:2000. Наличие сертификата соответствия системы менеджмента качества требованиям международного стандарта дает гарантию потребителям, что вопросам качества в коммерческой организации уделяется должное внимание.

Достоинства процессного подхода осмыслены руководителями отечественных коммерческих организаций, однако внедрение процессного подхода в финансово-хозяйственную деятельность коммерческих организаций связано с проблемами, поиск решений которых по силам экономическим субъектам.

Таким образом, необходимо научное подтверждение трактовки понятия бизнес-процесс и разработки направлений осуществления разнообразных функций управления применительно к ним. В частности это имеет отношение к учетной функции, так как информационная система, являющаяся основой системы управления бизнес-процессами, в превалирующей доле содержит учетные данные финансового и управленческого учета. Создание и внедрение системы управления бизнес-процессами, базирующимися на модели описания бизнес-процессов, вырабатывает надобность в теоретическом подтверждении выделения учетного процесса как независимого бизнес-процесса.

В настоящее время подходы к организации учета, анализа, внутреннего и внешнего аудита в коммерческих организациях обращены в большей мере не на отдельные объекты отчетности, а на

экономические процессы, приводящие к их формированию.

Следует отметить, что и современная теория бухгалтерского учета определяет организацию учета по объектам, но не по процессам, что значительно усложняет возможности практического применения системы управления бизнес-процесса. Так, это активизирует креативный подход к организации учета исходя из надобности в информации и целей, которые установлены перед руководителями коммерческих организаций. С другой стороны, трудность формирования учетно-аналитического обеспечения системы управления бизнес-процессами, адекватного информационным потребностям менеджмента, приводит к тому, что коммерческие организации отстраняются от прогрессивных технологий учета.

Деятельность любой организации может рассматриваться как совокупность взаимодействующих процессов (бизнес-процессов), при этом система процессов должна строиться не формально, а с учетом особенностей организации.

Несмотря на достаточную освещенность вопросов использования процессного подхода, переход многих организаций к его применению заканчивается неудачей. Это связано, как правило, с отсутствием единства применяемой терминологии и, как следствие, с некорректным применением на практике методологических основ, используемых при внедрении процессного подхода. В рамках использования процессного подхода при разработке модели описания бизнес-процесса встает вопрос о сущности самого понятия «бизнес-процесс», который имеет массу различных определений, приписывающих ему те или иные свойства. Обзор понятий «процесс» и «бизнес-процесс», используемых при разработке модели описания бизнес-процесса, приведен в табл. 1.

Авторы работ, посвященных использованию процессного подхода, неодинаково анализируют дефиниции «процесс» и «бизнес-процесс». Интерес авторов концентрируется только на одном или нескольких его свойствах в зависимости от задач, стоящих перед организацией.

Так, бизнес-процесс может рассматриваться:

— как целевая организационная деятельность;

— как получение продукта;

— как бизнес-процесс;

— как система;

— как механизм получения добавленной стоимости.

Анализ существующих определений позволил сделать вывод о том, что понятие бизнес-процесс

Таблица 1

Обзор понятий «процесс» и «бизнес-процесс»

Авторы | Содержание понятия

Процесс

ГОСТ Р ИСО 9000-2001. Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь. Доступ из справ. -правовой системы «Консультант Плюс» Процесс — это совокупность взаимосвязанных или взаимодействующих видов деятельности, преобразующих входы и выходы

Харингтон Дж. Совершенство управления процессами. М.: Стандарты и качество, 2007. С. 35—41 Процесс — это последовательность взаимосвязанных работ, имеющих своей целью потребление входов процесса и их преобразование в выходы, требующиеся внутренним или внешним потребителям, сопровождаемое созданием добавленной стоимости

Бизнес-процесс

ГОСТ Р ИСО 9001-96. Системы качества. Модель обеспечения качества при проектировании, разработке, производстве, монтаже и обслуживании. М.: Изд-во стандартов, 1997. Доступ из справ. -правовой системы «Консультант Плюс». Совокупность взаимосвязанных ресурсов и деятельности, которая преобразует входящие элементы в выходящие

Павлов Д. В. Особенности моделирования учетных бизнес-процессов // Экономический анализ: теория и практика. 2009. №16. С. 46—53 Бизнес-процесс

Стрыгина В. Систематизация бизнес-процесса: «Наем персонала» // Кадровая служба и управление персоналом предприятия. 2009. № 7. URL: http://www.delo-press.ra/articles.php?n=7210 Бизнес-процесс — это структурированный набор действий, охватывающий различные сущности предприятия и подчиненные определенной цели

Репин В. В. Процессный подход к управлению. Моделирование бизнес-процессов / В. В. Репин, B. Г. Елиферов. М.: Стандарты и качество, 2009. C. 23 Бизнес-процесс — это устойчивая, целенаправленная совокупность взаимосвязанных видов деятельности, которая по определенной технологии преобразует входы в выходы, представляющий ценность для потребителя

Легенчук С. П., Дударева К. О. Управление бухгалтерским документооборотом на предприятии: анализ основных подходов // Международный бухгалтерский учет. 2013. № 1. С. 43—49 Бизнес-процесс — это совокупность взаимосвязанных операций и функций субъектов их выполнения, имеет вход (разного рода ресурсы) и выход (конечный продукт) для удовлетворения потребностей конечного потребителя

Горулев Д. А., Кварандзия А. А. Формирование страховых резервов при прямом возмещении убытков // Налогообложение, учет и отчетность в страховой компании. 2008. № 3. Доступ из справ. -правовой системы «Консультант Плюс» Бизнес-процесс — это набор необходимых и достаточных мероприятий, наиболее эффективно связывающих точку входа в систему (начало процесса) и точку выхода из нее (конец процесса), приводящих в конечном счете к результативности самого процесса

Зиндер Е. З. Новое системное проектирование: информационные технологии и бизнес-реинжиниринг // Системы управления базами данных. 1996. № 1. С. 55—67 Логические серии взаимозависимых действий, которые используют ресурсы предприятия для создания или получения в обозримом или измеримо предсказуемом будущем полезного для заказчика выхода, такого как продукт или услуга

Беккер И и др. Менеджмент процессов / И. Бейкер, Л. Вилков, В. Таратухин, М. Кугелер, М. Роземанн. М.: Эксмо, 2008. 384 с. Бизнес-процесс является особым процессом, который служит осуществлению основных целей предприятия (бизнес-целей) и описывает центральную сферу его деятельности. Основными признаками бизнес-процесса являются точки соприкосновения этого процесса с бизнес-партнерами предприятия

Тищенко Г. Совершенствование бизнес-процессов. URL: http://quality.eup.ru/MATERIALY3/pns-bp.htm Бизнес-процесс — это логичный, последовательный, взаимосвязанный набор мероприятий, который потребляет ресурсы поставщика, создает ценность и выдает результат потребителю

Зырянова Т. В., Тарновская Ю. С. Моделирование процессного подхода для целей управленческого учета // Международный бухгалтерский учет. 2012. № 44. С. 15—28 Бизнес-процесс — это реализация целей компании через определенную совокупность последовательных процессов, контролируемых на разных уровнях управления, имеющих точку входа, последовательную цепочку действий и точку выхода

Парасоцкая Н. Н. Бизнес-процессы как способ повышения эффективности принимаемых управленческих решений // Все для бухгалтера. 2010. № 6. С. 19—23 Упрощенно бизнес-процесс можно трактовать как поток чередующихся событий и операций, ограниченный входом и выходом

Рис. 1. Основные характеристики процессов

характеризуется следующим образом: вид деятельности; наличие входов и выходов; создание продукта, представляющего ценность для потребителя; наличие «добавленной стоимости», «потребительской стоимости».

При разработке модели описания бизнес-процесса необходимо принимать во внимание основные характеристики процесса, представленные на рис. 1.

В настоящее время в рамках процессного подхода Н. М. Абдикеев, Т. П. Данько, С. В. Иль-деменов, Д. А. Кисилев, Д. В. Павлов, Д. Р. Наговицын выделяют подходы, которые предполагают

Рис. 2. Порядок организации учетного процесса

выделение «сквозных процессов» и процессов в рамках структурных подразделений. Специфика представленных подходов отражена в табл. 2.

Исходя из проведенного исследования следует, что подход, основанный на выделении процессов в рамках структурных подразделений, предоставляет возможность для проведения исследования, описания и оценки результативности бизнес-процессов некоторых подразделений коммерческих организаций и позволяет рассматривать учетные процессы как бизнес-процессы финансово-бухгалтерской службы. Порядок организации учетного процесса изображен на рис. 2.

Под учетным процессом понимается единый, повторяющийся во времени (цикличный), организованный процесс документирования, обработки, предоставления и использования информации о хозяйствующем субъекте. Учетный

Таблица 2

Подходы к организации процессного управления

Подходы Характеристика подходов

Первый подход предполагает выделение «сквозных» процессов Под «сквозным» процессом понимается целенаправленная последовательность работ (функций, операций), осуществляемых разнообразными подразделениями предприятия. Эта последовательность должна приводить к получению заданного конечного результата, представляющего ценность для клиента. Разработка и внедрение модели управления на основе «сквозных» процессов является излишне трудным, долгим и дорогостоящим делом. Более того, при выделении и упорядочивании «сквозных» процессов частично решаются такие вопросы, как распределение ресурсов, управление процессом и оценка его результативности

Второй подход предполагает выделение процессов в рамках структурных подразделений Если определять бизнес-процесс как повторяющуюся регламентированную деятельность, которая преобразовывает входы и ресурсы в выходы и продукты бизнес-процесса, представляющие ценность для потребителя, то допускается рассматривать деятельность в рамках как одного, так и нескольких структурных подразделений. Бизнес-процесс подразделения ограничен рамками одного структурного подразделения. Это означает, что все ресурсы, используемые для реализации процесса, находятся под управлением руководителя этого подразделения, который и является владельцем процесса

процесс формируется самой организацией исходя из особенностей ее деятельности и принятой учетной политики, что является сочетанием общепринятого подхода с разработками конкретной организации по рационализации и совершенствованию учетного процесса.

В результате адаптации общепринятого определения бизнес-процесса к особенностям учетного процесса можно получить следующее определение: бизнес-процесс (учетный) — это совокупность однородных регламентированных учетных процедур, преобразующих исходные данные (входы) в результатную информацию (выходы). Необходимо интерпретировать основные общепринятые термины, используемые при описании бизнес-процессов, с точки зрения учета. Интерпретация основных терминов, используемых при формировании модели описания бизнес-процесса, представлена в табл. 3.

В табл. 3 представлена традиционная интерпретация основных терминов, используемых при формировании дескриптивной модели бизнес-процесса в целях изучения всех характеристик процессов. Одним из возможных подходов к описанию бизнес-процессов бухгалтерских служб является адаптация существующих стандартов описания бизнес-процессов к специфике учетных процессов. При описании бизнес-процесса учета изготовления и выпуска специальной оснастки собственного

производства следует руководствоваться стандартом описания, регламентации и аудита бизнес-процессов, разработанным В. В. Репиным и В. Г. Ели-феровым. В соответствии со стандартом должна определяться следующая информация:

— информация о владельце и назначении бизнес-процесса;

— информации о подразделениях, участвующих в выполнении или выполняющих бизнес-процесс;

— спецификации выходов/входов бизнес-процесса;

— перечень входов бизнес-процесса и поставщиков этих входов;

— перечень ресурсов с указанием поставщика, краткая спецификация ресурса;

— информации по операциям бизнес-процесса;

— исходящая информация;

— получатель информации;

— используемое программное обеспечение;

— информация о матрице ответственности по бизнес-процессу;

— информация о показателях бизнес-процесса. В качестве показателей могут быть использованы: число проверяемых документов; количество некорректно оформленных документов; количество регистрируемых документов; количество формируемых справок, отчетов, выборок и т. п.; процент

Таблица 3

Основные понятия, используемые при формировании дескриптивной модели бизнес-процесса

Элемент процесса учета Сущность элементов Характеристика элементов процесса изготовления и выпуска специальной оснастки собственного производства

Вход Совокупность необходимых и достаточных документов для выполнения учетных процедур Первичные документы по учету материалов, трудовых затрат, а также услуг сторонних организаций

Потребитель учетной информации Должностное лицо, получающее результат учетного процесса для принятия управленческого решения или для дальнейшей обработки этой информации Бухгалтерия в лице главного бухгалтера

Поставщик Является должностным лицом, на которого возложена обязанность входа в процесс Бюро оснащения, которое разрабатывает задание на изготовление специальной оснастки Производственно-технологическое бюро, формирующее извещения на изготовление специальной оснастки

Процесс Учетная процедура Учет изготовления и выпуск специальной оснастки собственного производства

Ресурсы Документы на бумажных носителях и в электронном виде. Персонал. Программное обеспечение Первичные учетные документы на бумажных носителях. Должность сотрудников, участвующих в процессе изготовления и выпуска специальной оснастки: начальники, бухгалтеры, экономисты, инженеры-технологи, кладовщики. Автоматизированная система

Выход Результат исполнения учетных процедур в виде документов Расчет фактической себестоимости выпуска специальной оснастки собственного производства

несвоевременно поступающих документов; трудоемкость процесса (подпроцесса);

— информация о графических схемах бизнес-процессов.

Описание бизнес-процессов используется для оценки и анализа существующих процессов; их оптимизации; разработки нормативных документов, регламентирующих технологию выполнения бизнес-процессов или их отдельных элементов; формулирования требований к новым информационным системам управления.

Разработка регламентов бизнес-процессов нужна руководству производственно-коммерческой организации для проверки правомерности осуществления процессов сотрудниками и обучения новых работников.

Отсутствие таких регламентов в организации приводит к несоблюдению технологии процесса, что влечет за собой рост затрат, увеличение продолжительности выполнения процессов, рост числа дефектов, ошибок и несоответствий.

В целях выделения процесса учета изготовления и выпуска специальной оснастки собственного производства, его структурирования в разрезе подпроцессов и операций (рис. 3) изучены график документооборота, порядок обработки и свода данных, состав и взаимосвязь используемых систем автоматизации бухгалтерского учета.

Для возможности применения адаптивных методик описания бизнес-процессов к особенностям учетных процессов на основе стандарта В. В. Ре-

пина и В. Г. Елиферова разработана дескриптивная модель бизнес-процесса «Учет изготовления и выпуск специальной оснастки собственного производства». Методологией создания модели является совокупность приемов, при помощи которых объекты деятельности организации и связи между ними изображаются в виде модели. Укрупненная модель описания бизнес-процесса «Учет изготовления и выпуск специальной оснастки собственного производства» представлена в табл. 4.

Таким образом, применение дескриптивной модели описания бизнес-процесса «Учет изготовления и выпуск специальной оснастки собственного производства» предоставляет возможность руководителям аккумулировать качественную информацию о работе коммерческой организации, на основе которой они могут осуществлять независимый анализ результативности функционирования как коммерческой организации в целом, так и отдельных ее сотрудников. Такой механизм предоставляет возможность перенести акцент с учетных задач на управление бизнесом. В автоматизированной системе бизнес-процессы необходимы для того, чтобы группировать отдельные операции в цепочки взаимосвязанных действий, приводящих к достижению конкретной цели. Отличительной особенностью представленной дескриптивной модели является применение таких концепций, которые позволяют организовывать учет в разрезе бизнес-процессов, а также должным образом реагировать на изменения, происходящие

Таблица 4

Укрупненная дескриптивная модель бизнес-процесса «Учет изготовления и выпуск специальной оснастки собственного производства»

Характеристики бизнес-процесса (разделы описания) Информация по бизнес-процессу, подлежащая сбору и отражению

Назначение и владелец бизнес-процесса Наименование бизнес-процесса. Назначение бизнес-процесса. Подразделение, должность владельца процесса

Информация о подразделении или подразделениях, выполняющих бизнес-процесс или участвующих в выполнении бизнес-процесса Полное и сокращенное название подразделения или подразделений, выполняющих бизнес-процесс или участвующих в выполнении бизнес-процесса. Может быть представлена организационная структура подразделения, выполняющего процесс

Выходы и входы бизнес-процесса Перечень клиентов бизнес-процесса с указанием получаемых ими выходов, в том числе выходов по управлению. Описание (спецификация) выходов. Перечень входов бизнес-процесса и поставщиков этих входов. Описание (спецификация) входов

Характеристики бизнес-процесса (разделы описания) Информация по бизнес-процессу, подлежащая сбору и отражению

Ресурсы Перечень ресурсов с указанием поставщика ресурса. Краткая спецификация каждого ресурса

Выполнение бизнес-процесса Информация по операциям бизнес-процесса. Матрица ответственности бизнес-процесса

Рис. 3. Структура бизнес-процесса «Учет изготовления и выпуск специальной оснастки собственного производства»

во внешней и внутренней среде, своевременно распределять области ответственности руководителей, вырабатывать административные компетенции руководителей всех уровней. Вместе с тем предлагаемая дескриптивная модель бизнес-процесса «Учет изготовления и выпуск специальной оснастки собственного производства» позволяет формировать релевантную информацию о специальной оснастке для различных групп пользователей, необходимую для принятия эффективных тактических и стратегических решений в области управления специальной оснасткой промышленных предприятий.

Список литературы

1. Абдикеев Н. М. Реинжиниринг бизнес-процессов / Н. М. Абдикеев, Т. П. Данько, С. В. Ильде-менов, Д. А. Кисилев. М.: ЭКСМО, 2005. Доступ из справ.-правовой системы «Гарант АЭРО».

2. Беккер Й. и др. Менеджмент процессов / Й. Бейкер, Л. Вилков, В. Таратухин, М. Кугелер, М. Роземанн. М.: Эксмо, 2008. 384 с.

3. ГОСТ Р ИСО 9000-2001. Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь. Доступ из справ.-правовой системы «Консультант Плюс».

4. ГОСТ Р ИСО 9001-96. Системы качества. Модель обеспечения качества при проектировании, разработке, производстве, монтаже и обслуживании. М.: Изд-во стандартов, 1997. Доступ из справ.-правовой системы «Консультант Плюс».

5. Горулев Д. А., Кварандзия А. А. Формирование страховых резервов при прямом возмещении убытков // Налогообложение, учет и отчетность в страховой компании. 2008. № 3. Доступ из справ.-правовой системы «Консультант Плюс».

6. Зиндер Е. З. Новое системное проектирование: информационные технологии и бизнес-реин-

жиниринг // Системы управления базами данных. 1996. № 1. С. 55—67.

7. Зырянова Т. В., Тарновская Ю. С. Моделирование процессного подхода для целей управленческого учета // Международный бухгалтерский учет. 2012. № 44. С. 15—28.

8. Легенчук С. П., Дударева К. О. Управление бухгалтерским документооборотом на предприятии: анализ основных подходов // Международный бухгалтерский учет. 2013. № 1. С. 43—49.

9. Международный стандарт ISO 9001:2000. Системы менеджмента качества-требования (неофициальный перевод для учебных целей). URL: http://www. adj. ru/.

10. Наговицын Д. Р. На пути к процессному подходу // Методы менеджмента качества. 2004. № 2. С. 23—25.

11. Павлов Д. В. Особенности моделирования учетных бизнес-процессов // Экономический анализ: теория и практика. 2009. № 16. С. 46—53.

12. Парасоцкая Н. Н. Бизнес-процессы как способ повышения эффективности принимаемых управленческих решений // Все для бухгалтера. 2010. № 6. С. 19—23.

13. Репин В. В. Процессный подход к управлению. Моделирование бизнес-процессов / В. В. Репин, В. Г. Елиферов. М.: Стандарты и качество, 2004. С. 23, 39—42.

14. Стрыгина В. Систематизация бизнес-процесса: «Наем персонала» // Кадровая служба и управление персоналом предприятия. 2009. № 7. URL: http://www. delo-press. ru/articles. php?n=7210.

15. Тищенко Г. Совершенствование бизнес-процессов. URL: http://quality. eup. ru/MATERIALY3/ pns-bp. htm.

16. Харингтон Дж. Совершенство управления процессами. М.: Стандарты и качество, 2007. С. 35—41.