Оценка эффективности использования МО- дуля «Управление персоналом» комплекс- ной информационной системы Югорского государственного университета

ВЕСТНИК Югорского ГОСУДАРСТВЕННОГО УНИВЕРСИТЕТА

2009 г. Выпуск 2 (13). С. 89-97

УДК 004.42:378

оценка эффективности использования модуля «управление персоналом» комплексной информационной системы югорского государственного университета

Я. Б. Татаринцев, Е. П. Инжакова

Одним из представителей корпоративных информационных систем класса ЕЯР является «Галактика ЕЯР». Это полномасштабная управленческая информационная система, разработанная специально для крупных и средних отечественных предприятий. Система изначально ориентирована на промышленные предприятия, но может эксплуатироваться в организациях любой сферы, в том числе и в образовательных учреждениях. Это достигается модульной системой и большим количеством настроек. По своим функциональным возможностям, полноте реализации процессов планирования система «Г алактика ЕЯР» не имеет аналогов среди российских решений.

Весь функционал системы условно разделён на большие функциональные блоки, называемые контурами. Каждый контур представляет собой совокупность нескольких модулей. На рисунке 1 представлена схема функциональных возможностей КИС «Галактика БКР» [1].

Рис. 1. Функционал КИС «Галактика БКР»

Внедрение в 2007 году в Югорском государственном университете информационной системы «Галактика ERP» положило начало реализации комплексной управленческой информационной системы, охватывающей различные аспекты внутренней деятельности университета.

За три года были внедрены и настроены следующие модули КИС «Галактика»:

• управление персоналом;

• управление контингентом студентов (на основе модуля «Управление персоналом»);

• заработная плата для расчёта стипендии.

В настоящее время идет внедрение модулей:

• управление контингентом студентов;

• управление учебным процессом;

• заработная плата для расчёта зарплаты сотрудников;

• управление недвижимостью;

• управление договорами.

Помимо КИС «Галактика» в единую информационную среду университета входят:

• Официальный сайт «Югорского государственного университета»;

• Информационно-поисковая система «Расписание занятий»;

• Информационно-справочная система «Югорского государственного университета»;

• Система электронного согласования договоров «Cart» и др.

Первоочередную значимость имеет контур «Управление персоналом», в который входят модули «Управление персоналом» и «Заработная плата», обеспечивающие автоматизированный учёт кадров и выполнение вычислительных процедур, связанных с оплатой труда персонала предприятия.

Задачи, решаемые с помощью модуля «Управление персоналом», распределяются по уровням, которые тесно связаны между собой, и изменение на одном из них находит отражение на других. На рисунке 2 представлена функциональная схема модуля, отражающая взаимосвязь хранящейся в базе данных информации с решаемыми задачами [1].

Отбор ИЗ ЧИСТІЇ кандидатов, прием, перевод, уНОЛЬН&НЙС

£

£

Ж

о_

X

CL

ЕГ

Плоннркшанне я предоставление отпускав Регигграціи Й/л

Л

Настройко модулі, структура предприятия, классификаторы, справочники

I

і

і

г

Типовые унифицированные документы и произвольные выходные ранчеты

Создание структуры и иерархии подчиненности

J лодраздетеяий

Трудоустроили Штатное расписание Jf Струкгурмыв единицы

Учрт кадров База ^ ванных Рабочий габел*

Отпуска, Формы Зоробоїної

балЕінн АЛ* ПФ НМЛ

Ї.

-в-

а

3

5

1

а*

3

S.

ь

Начитанно заработной! плати н учет

трудовых затрат

Рис. 2. Схема функционирования модуля «Управление персоналом»

Эффективное использование модуля «Управление персоналом» - один из ключевых факторов успешного функционирования всей управленческой информационной системы. Для оценки эффективности внедрения и использования контура в Югорском государственном университете выделены ключевые показатели эффективности на основе автоматизации следующих бизнес-процессов:

1. Ведение картотеки сотрудников.

2. Вывод распорядительных документов.

3. Формирование типовых отчётов.

Оценка эффективности ведения картотеки сотрудников

Цель данного процесса - создание системы, которая отвечает основным требованиям учебного заведения:

• создание единого информационного пространства в вузе;

• обеспечение всех подразделений информацией для принятия решений;

• оперативность в получении информации для контроля и управления;

• оптимизация трудозатрат по вводу первичной информации и формированию отчётов.

Картотека сотрудников хранит подробные данные о каждом сотруднике, позволяет просматривать и корректировать сведения о работниках университета в виде, максимально приближенном к типовой форме «Т-2 Личная карточка». Для этого все информационные параметры работников, которые позволяет учитывать модуль, сгруппированы в 11 смысловых карточек [1].

Для того чтобы оценить эффективность использования картотеки сотрудников, в каждом разделе было подсчитано общее количество полей, которые необходимо заполнить. Например, карточка «1. Общие сведения» (рис. 3) содержит 78 полей.

| 2 1. Общие сведения. ИНЖАКОВА Екатерина Петровна ^П|х]

Принят на работу ]Ц| Уволен | ЛУ Ф.И.О. ИНЖАКОВА Екатерина Петровна История ФИО Пол |ж7] Склонение ФИО Таб.номер [10003267 Свободные табномера |

Пропуск |

Подразделение (УПРАВЛЕНИЕ КАДРОВЮтдел по работе с профессорско-преподавательским^

Должность Техник 1 категории Категория УВП Контакты

Классность/звание | ^

Хар-р работы Постоянная работа Вид работы |Основное место работы й

Осн.профессия I ^ Документы

Смежная профессия | ^

Доп.информ

Дата рождения [28/06/1987 |]| I

Гражданство российская федерация ^ Национальность | ^ Приложения

Место рождения (б36460, Россия, Томская обл, Коллааевский р-н, Колпашево г I

Место прописки 1628001, Россия, Ханты-Мансийский Автономный округ - Югра АО, Ханты-М:^ Архив

Место проживания |б28001, Россия, Ханты-Мансийский Автономный округ- Юфа АО, Ханты-М:^{ Аттестация

Врем, регистрация |

Профосмотр

Код: 21 Паспорт фажданина РФ

Серия: 67 06 №718517 Выдан: 10/07/2007 Отделом УФМС России по Ханты-Мансийскому Автономному округу -Юфе в Код подразделения: 860-031 Действителен по: Профессии

Рис. 3. Карточка «1. Общие сведения»

Подсчитывая процент заполнения каждого поля для всех работающих сотрудников, производится оценка эффективности использования картотеки. Для разных полей подсчёт ведётся в зависимости либо от общего числа работников (например, сведения об образовании должны быть заполнены у всех работников), либо от числа работников для которых необходим данный учёт (например, все необходимые сведения о присвоении учёной степени заполняются только у кандидатов и докторов наук).

Для оценки заполнения каждого раздела в целом была составлена таблица градации оценок в соответствии с диапазоном процентного заполнения (таблица 1).

Таблица 1. Градация оценок для диапазонов процента заполнения

Процент использования Оценка

0-10 % Отсутствует

11-25 % Очень слабо

26-40 % Слабо

41-60 % Удовлетворительно

61-74 % Хорошо

75-100 % Отлично

В таблице 2 приведён список всех параметров учёта, которые позволяет учитывать модуль «Управление персоналом» с указанием оценки в соответствии с таблицей 1.

Таблица 2. Параметры учёта модуля «Управление персоналом» с указанием оценки использования в Югорском государственном университете

№ Группа оценка

1 общие сведения

1.1 Данные о работнике Отлично

1.2 История ФИО Отлично

1.3 Документы Отлично

1.4 Контакты Удовл-но

1.5 Аттестация Хорошо

1.6 Доп. информация Отсутствует

1.7 Профессии Отсутствует

1.8 Профосмотры Отсутствует

1.9 Скан-копии Отсутствует

2 образование

2.1 Образование Хорошо

2.2 Повышение квалификации Удовл-но

2.3 Профессиональная переподготовка Удовл-но

2.4 Звания / степень Отлично

2.5 Знание языков Слабо

3 Анкетные данные, стаж

3.1 Стажи Отлично

3.2 Награждения Хорошо

3.3 Наказания Отсутствует

4 Родственники Удовл-но

5 сведения о воинском учете Отлично

6 сведения о работе на предприятии

6.1 Прием \ переводы Отлично

6.2 Внутренние совм-ва Отлично

6.3 Доплаты Отлично

6.4 История Отлично

6.5 Заместительства Отсутствует

6.6 Звания Отсутствует

7 сведения об отпусках Отлично

8 Места предыдущей работы Отсутствует

9 сведения о заболеваемости Отлично

10 командировки Отлично

11 Пенсионный стаж Отсутствует

В результате всех необходимых расчётов, сделан вывод, что картотека сотрудников используется приблизительно на 60%, если брать за 100% весь объём информации о работниках, который позволяет учитывать картотека.

Занижает этот показатель полное отсутствие использования разделов: дополнительная информация о работнике, профессии работников, профосмотры, наказания, заместительства, очерёдность присвоения званий, пенсионный стаж. Это связано либо с отсутствием необходимости данного учёта, либо с отсутствием необходимой информации.

В то же время, на 100% заполнены такие важные разделы как: общие данные, документы, стажи работников, история работы в университете, оформление командировок и больничных. Эффективный учёт этих данных обеспечен:

1) автоматизированным выводом табелей учёта рабочего времени сотрудников, которые проходят три уровня контроля в Управлении кадров непосредственно в подразделениях и в расчётном отделе Управления бухгалтерского учёта и финансового контроля;

2) автоматизированной системой контроля ошибок в таблицах баз данных, реализованной в «Информационно-справочной системе ЮГУ» [2].

Остальные разделы оценены баллами от 2 до 4 из-за отсутствия контроля актуальности внесённых данных о сотрудниках, а также неполнотой информации, что объясняется объективной незаинтересованностью некоторых служб в использовании информационной системы. Так, например, раздел «Скан-копии» не используется из-за организационных трудностей. Так же стоит отметить, что в КИС «Галактика» в настоящий момент не автоматизирован ряд бизнес-процессов, проходящих в Управлении кадров. В частности: ведение графиков отпусков, учёт сроков проведения конкурса профессорско-преподавательского персонала.

оценка эффективности вывода распорядительных документов

За период работы на предприятии на каждого сотрудника формируется несколько видов распорядительных документов. Без использования информационной системы на формирование одного документа в текстовом редакторе уходит порядка 15 минут, так как всю нужную информацию необходимо искать на бумажных носителях в личном деле сотрудника.

В ходе внедрения и опытной эксплуатации КИС «Галактика ERP» для каждого распорядительного действия (таблица 3) разработаны соответствующие печатные формы, которые позволяют максимально сократить время на оформление и печать приказа. Помимо распорядительных документов, реализована печать трудовых договоров и дополнительных соглашений с работниками, а так же других документов, имеющих справочный характер (например, форма Т-2 «Личная карточка»). Причем при трудоустройстве нового работника инженер отдела кадров, затратив до 30 минут на заполнение всех разделов личной карточки, в дальнейшем использует эти данные для оперативного формирования и печати различных документов, так как не требуется повторный ввод данных, которые уже хранятся в базе данных.

Проведена оценка объёмов оформленных в Управлении кадров приказов за 2008 год. Всего было обработано 7534 приказов, сформированных с помощью КИС «Галактика» (таблица 3).

Таблица 3. Статистика оформления распорядительных документов в Управлении кадров Югорского государственного университета за 2008 год

Распорядительное действие ВСЕГО Янв Фев Март Апр Май Июнь Июль Авг Сент Окт Нояб Дек

Внутреннее совместительство, совмещение 195 15 13 5 7 6 3 2 4 83 41 9 7

Единовременное пособие на ребенка 24 2 4 0 1 1 2 4 7 2 0 1 0

Изменение ФИО 24 3 3 2 0 3 3 2 2 2 1 1 2

Назначение персональных надбавок 153 1 2 0 1 0 1 27 0 46 28 27 20

Распорядительное действие ВСЕГО Янв Фев Март Апр Май Июнь Июль Авг Сент Окт Нояб Дек

Отзыв из отпуска 43 4 0 1 1 1 3 5 6 13 2 5 2

Оформление очередного отпуска 2406 59 49 72 214 919 474 172 72 77 69 61 168

Перевод на новую систему оплаты труда 1748 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1748 0

Перемещение 519 32 39 14 59 33 26 5 19 132 56 26 78

Прием на работу 519 43 50 17 86 26 20 21 35 129 46 17 29

Приказ на командировку 632 28 68 55 85 67 26 21 15 60 96 56 55

Приказ по переездам 5 1 0 1 0 0 2 0 0 0 1 0 0

Работа в выходные и праздничные 523 10 64 41 70 37 44 11 15 60 52 79 40

Увольнение 743 42 28 32 42 69 110 54 108 79 46 25 108

ИТОГО 7534 240 320 240 566 1162 714 324 283 683 438 2055 509

На графике (рисунок 4) хорошо заметны три активных периода. Два из них повторяются ежегодно.

Статистика приказов за 2008 год

Меся ц

Рис. 4. Статистика оформления распорядительных документов за 2008 год

Первый пик активности приходится на май, с плавным переходом в июнь. Это связано с уходом сотрудников в отпуск. Пик в сентябре связан с приёмом на работу новых сотрудников и сотрудников, у которых истёк срок трудового договора. В ноябре 2008 года произошёл ещё один пик активности, он был связан с переходом на новую систему оплаты труда. Нужно отметить, что все 2055 приказов были сформированы автоматически на основании данных нового штатного расписания. Роль Управления кадров свелась к распечатке и проверке этих приказов.

Эффективность вывода распорядительных документов была обеспечена:

1) качественным ведением картотеки сотрудников;

2) оформлением всех кадровых операций в КИС «Галактика» и в соответствии со штатным расписанием, которое составляется и вносится в систему в Планово-финансовом управлении. Это позволяет избежать ошибок, так как вся информация по ставкам проверяется специалистом, а инженер Управления кадров, принимая нового сотрудника, лишь выбирает соответствующую строчку.

Оценка эффективности формирования типовых отчётов

В модуле «Управление персоналом» хранится вся кадровая информация, на основе которой предусмотрено получение большого числа иерархических (в т. ч. с использованием функции «Построитель отчетов»), стандартных и пользовательских отчетов, а также вывод на печать утвержденных типовых унифицированных форм. При формировании отчетов можно задать параметры настройки, определяющие объем и группировку данных. Также предоставлены возможности: формирования журналов регистрации приема на работу, увольнения с работы, переводов, отпусков; просмотра списка дней рождений работников; печати документов персонифицированного учета (для РФ и РБ).

Функционал модуля «Управление персоналом» передает пользователю широкий спектр типовых отчетов (рис. 5), которые можно сформировать и распечатать.

Е

Справочник: Отчеты

_1П]х]

Выберите запись

Наименование Код ш - I

^.Отчеты с

г£ьПо организации

&На текущую дату

гС^Графики, диаграммы

гНациональный состав

-[^Состав по профессиям

г& Группировки по сотрудникам

Качественный состав работников

-[^Национальный состав

•[^Состав по категориям

Состав по профессиям с

г£] Списки сотрудников с

-О Справки по штатному расписанию С

£3>На указанную дату с

-0,Списки сотрудников С

•[^) выпускники ЮГУ _|

|?) Для расчета 13 зарплаты

• [^) Сотрудники с указанным стажем

Список льготников с истекающими льготами

-£ьПо сотруднику

Личная карточка

|[) Личная карточка по форме Т2

|=) Личная карточка по форме Т2

Личная карточка по форме Т2 ГС приказ N1 от 05.01.2004

|?) Личная карточка по форме Т2 приказ N1 от 05.01.2004 и Труд .До го в ППС

Наградной лист

|?| Наградной лист

Подробная карточка

[^| Приказ о прекращении трудового дою вора

Пробный отчет а1 код 001

|?| Справка с места работы

|?) Учетная карточка научного работника по форме Т4 приказ N1 от 05.01.2004 •

Рис. 5. Справочник типовых отчетов 95

Механизм построения иерархических отчетов и с помощью функции «Построитель отчетов» позволяет получать отчеты с выбором произвольного перечня полей базы данных (которые предусмотрены в списке полей для вывода) и задания особых условий фильтрации, но при этом оператору необходимо задать параметры настройки, определяющие объем и группировку данных, которые требуют квалифицированных действий, что налагает на инженеров Управления кадров дополнительную нагрузку. Чтобы этого избежать на сайте «Информационно-справочной системы Югорского государственного университета» («ИСС ЮГУ») были размещены различные типовые и специализированные отчеты (рис. 6).

Рис. б. Главная страница сайта «Информационно-справочная система ЮГУ»

Информационно-справочная система ЮГУ реализована в виде WEB-интерфейса с помощью языка программирования Visual Studio и работает непосредственно с таблицами баз данных.

Доступ к сайту осуществляется в локальной сети университета (http://gal.ugrasu.ru) и только для зарегистрированных пользователей.

В системе реализован модуль администрирования, позволяющий открывать доступ непосредственно к самой системе, а также к конкретным отчетам, подразделениям, факультетам. Это позволяет разграничить доступ и защитить личную информацию сотрудников и студентов.

До внедрения информационной системы все отчеты составлялись вручную, и на это уходило от одного дня до недели, в зависимости от сложности. Для того чтобы сделать, например, отчет о сотрудниках, имеющих ученую степень и/или ученое звание, необходимо было пересмотреть все личные дела сотрудников, либо вести свой учет кадров, например, в файле Excel, а затем полученную информацию переносить в таблицы.

С появлением «ИСС ЮГУ» процесс создания такого отчета стал значительно легче. Теперь для получения отчета необходимо предоставить в отдел информатизации форму необходимого отчета. На обработку такого отчета специалисты затратят менее двух часов, в зависимости от сложности, что в несколько раз меньше, чем при создании отчета в ручном режиме.

На рисунке 7 представлен отчет «Ученые звания/степени», получаемый через «Информационно-справочную систему ЮГУ».

Рис. 7. Отчет «Ученые звания/степени»

Большое значение Информационно-справочной системе Югорского государственного университета придает динамический характер создаваемых отчетов, при создании которых используется метод обращения непосредственно к БД, что позволяет в любой момент получить полный и достоверный отчет, при этом предусмотрена выгрузка отчетов в MS Excel.

Средний показатель обращений к базам данных - более 100 за одну неделю. Самые востребованные отчёты: Штатная расстановка, Штатное расписание, Сведения по численности, Статистические отчёты.

Качественное ведение картотеки сотрудников, оформление всех кадровых операций в КИС «Галактика», табельный учёт, автоматизированная система контроля ошибок - всё это позволяет формировать различные отчёты с максимально точными и актуальными данными. В настоящее время количество ошибочных записей в различных отчётах не превышает 1%. Причём ошибочные записи не скрываются, а, наоборот, выделяются.

Заинтересованность различных служб вуза в новой информации повышает уровень требований к комплексной информационной системе, что ведёт к её развитию. Внедрение модуля «Управление персоналом» повысило эффективность деятельности Управления кадрами и придало новое качество управлению университетом.

ЛИТЕРАТУРА

1. Бочаров Е. П. Интегрированные корпоративные системы. Принципы построения : лабораторный практикум на базе системы «Галактика» / Е. П. Бочаров, А. И. Колдина. - М. : Финансы и статистика, 2005. - 286 с.

2. Татаринцев Я. Б. Автоматизированная система контроля данных по кадровому составу и контингенту студентов в Югорском государственном университете // Вестник Югорского государственного университета. - 2008. - № 3 (10). - С. 72-80.