Организация делопроизводства в бухгалтерии

ПРОБЛЕМЫ УЧЕТА

ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В БУХГАЛТЕРИИ

В. В. АВДЕЕВ,

консультант по налогам и сборам

Бухгалтерский труд предполагает использование первичных бухгалтерских документов, ведь основой для ведения бухгалтерского и налогового учета является документальное подтверждение доходов и расходов фирм. Несмотря на то, что законодательство довольно полно регламентирует порядок работы с бухгалтерскими документами, составленными самой организацией и полученными ею со стороны, бухгалтерия, как и любое другое структурное подразделение компании, должна иметь свое делопроизводство, которое бы обеспечивало наиболее оптимальную технологию обработки бухгалтерской документации.

В соответствии с требованиями ст. 4 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон № 129-ФЗ) все российские организации обязаны вести бухгалтерский учет. Единственным случаем, когда организация вправе отказаться от ведения такового в полном объеме, является применение ею упрощенной системы налогообложения, правила которой установлены нормами гл. 26.2 Налогового кодекса Российской Федерации (НК РФ). Вместе с тем надо отметить, что сегодня этим правом пользуется небольшое количество организаций, которые по вполне объективным причинам не могут отказаться от ведения бухгалтерского учета. Иначе говоря, такое право для указанной категории хозяйствующих субъектов фактически является лишь формальным.

Ответственным за организацию бухгалтерского учета в любой компании является ее руководитель. Он же принимает решение о том, каким образом организация будет выполнять требование основного бухгалтерского закона. Исходя из размеров организации, ее вида деятельности, структуры, а также объема учетной работы, ру-

ководитель фирмы может принять решение об учреждении собственной бухгалтерской службы, возглавляемой главным бухгалтером, передать на договорных началах ведение учета сторонним специалистам или заняться его ведением самостоятельно.

Практика показывает, что сегодня вести бухгалтерский и налоговый учет должным образом сложно даже высококвалифицированным специалистам, поэтому, как правило, руководители избирают первый из вариантов, допускаемых Законом № 129-ФЗ, — учреждают собственную бухгалтерскую службу.

Именно в бухгалтерии организации посредством применения упорядоченной системы сбора, регистрации и обобщения информации в денежном выражении об имуществе, обязательствах фирмы, а также их движении собираются все сведения, которые используются руководством в дальнейшем для принятия необходимых управленческих решений. Следует заметить, что качественное ведение бухгалтерского учета, а также своевременное отражение результатов деятельности компании в бухгалтерской и налоговой отчетности оказывают значительное влияние не только на эффективную деятельность организации, но и на ее финансовое благополучие в целом.

Неотъемлемой частью ведения бухгалтерского и налогового учета, как уже было отмечено, является документооборот, правила организации которого и технология обработки всей учетной информации утверждаются руководителем при утверждении учетной политики компании.

Необходимо напомнить, что в общепринятом значении под документооборотом понимается прохождение каждым бухгалтерским документом всех этапов движения от момента его создания до

передачи в архив. Однако движение бухгалтерских документов требует определенной системы управления, которая достигается путем делопроизводства в бухгалтерской службе. Под движением бухгалтерских документов понимается не что иное как документирование фактов хозяйственной деятельности и организация всей дальнейшей работы с бухгалтерскими документами.

Причем делопроизводство в бухгалтерии представляет собой, как правило, составную часть общей системы делопроизводства, применяемой в организации.

Нужно сказать, что существуют три формы организации делопроизводства—централизованная, децентрализованная и смешанная, выбор которой зависит от масштабов самой организации, ее структурного состава, отраслевой направленности и интенсивности хозяйственной деятельности.

Централизованная форма делопроизводства, применяемая в организации, означает, что все операции по обработке документов производятся централизованно в одном месте — в службе делопроизводства, канцелярии, общем отделе или у секретаря.

Децентрализованная форма означает обработку документов, которая распределена между структурными подразделениями компании, причем каждое из подразделений выполняет однотипный набор операций, в том числе и бухгалтерская служба.

Смешанная форма объединяет первые две, т. е. одна часть работы с документами производится централизованно (прием, регистрация, размножение и контроль), а другая часть функций передается в структурные подразделения (обслуживание, формирование дел, хранение).

Небольшие организации, имеющие сравнительно малый объем документооборота, как правило, останавливают свой выбор на централизованной форме делопроизводства, являющейся самой оптимальной с точки зрения организации труда делопроизводственного персонала. Те же компании, у которых имеется сложная производственная структура, применяют децентрализованную форму, все остальные — смешанную форму.

Так как бухгалтерия представляет собой структурное подразделение самой компании, то обычно организация делопроизводства в бухгалтерии осуществляется по аналогии с организацией делопроизводства самой фирмы. Однако если в отношении последней эти функции берет на себя служба документационного обеспечения управления, канцелярия либо общий отдел, то в бухгал-

терии вопросами делопроизводства занимается обычно группа бухгалтерского делопроизводства, численный состав которой зависит от объема работ по документационному обеспечению деятельности бухгалтерии, а также квалификации персонала. В этом случае разрабатывается положение о группе делопроизводства, в котором определяются все организационные вопросы такой структурной единицы, существующей в составе бухгалтерии, ее цели, задачи, участки работы, функции, а также вопросы ответственности и порядок взаимодействия делопроизводителей с исполнителями — сотрудниками самой бухгалтерии. После чего на основе общей инструкции по делопроизводству разрабатывается аналогичная инструкция для бухгалтерского делопроизводственного персонала, хотя как вариант может использоваться и общая инструкция по делопроизводству компании, содержащая отдельный раздел, посвященный вопросам документального обеспечения бухгалтерской службы.

Параллельно с этим разрабатываются и должностные инструкции, которыми будут руководствоваться сотрудники делопроизводственной группы бухгалтерии.

Следует напомнить, что бухгалтерская документация, являющаяся частью управленческой документации любой компании, включает в себя первичные учетные документы, бухгалтерские регистры, а также бухгалтерскую отчетность. Примерный состав видов бухгалтерской документации определен Общероссийским классификатором управленческой документации ОК 011-93, утвержденным постановлением Госстандарта РФ от 30.12.1993 № 299.

Так как делопроизводство представляет собой полный цикл работы с документами, начиная от момента их создания или получения до завершения исполнения, то, конечно же, управление бухгалтерской документацией, как и любой другой, следует рассматривать в разрезе следующих составляющих:

• движение бухгалтерских документов организации в соответствии с графиком документооборота;

• контроль за их исполнением;

• оперативное хранение в течение текущего

года и подготовка к передаче в архив;

• хранение в архиве.

Первым этапом движения документов в организации является их создание или получение. В соответствии с правилами делопроизводства все документы организации, как поступающие со стороны, так и создаваемые ею самой, подлежат

обязательной регистрации. Причем документы, поступающие в бумажном виде, проходят первичную обработку и предварительное рассмотрение, затем регистрируются в контрольно-регистрационной форме и направляются соответствующим исполнителям.

При приеме документов проверяются правильность доставки и целостность упаковки документов. Ошибочно доставленные документы обычно возвращаются отправителю. Регистрация документа производится путем проставления на нем специального регистрационного штампа, проставляемого в правой нижней части лицевой стороны первой страницы документа. Регистрационный штамп должен содержать наименование организации и регистрационный номер документа.

Необходимо отметить, что регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях. Дата регистрации документа зависит от вида документа, а именно:

• документы, поступающие в организацию, регистрируются в день их поступления;

• документы, созданные самой организацией, регистрируют в день их подписания или утверждения.

Регистрационный номер документа состоит из порядкового номера, который, исходя из информационных потребностей организации, может дополняться буквенным или цифровым индексом структурного подразделения, индексом дела по номенклатуре дел, и др.

Нужно сказать, что регистрация бухгалтерских документов имеет большое значение для организации.

Как уже было отмечено, именно первичные бухгалтерские документы являются основанием для отражения в учете доходов и расходов фирм. Однако не всегда первичные документы поступают в организацию вовремя, а если учесть, что они зачастую отправляются по почте, то случаи поступления документов с большим опозданием для большинства фирм не редкость. А раз нет документов, то соответственно нет и расходов.

Особенно остро эта проблема связана с учетом услуг коммунальщиков, которые зачастую присылают своим партнерам акты и счета-фактуры с большим опозданием. Мало того что организация не имеет возможности отразить в учете расходы на коммунальные услуги, но при этом еще и не имеет права воспользоваться вычетом по НДС, так как счет-фактура отсутствует, поэтому, как правило, бухгалтерская отчетность и соответствующие

налоговые декларации составляются без учета таких сумм.

Бухгалтер, получив необходимые документы, вынужден вносить в них соответствующие коррективы. Однако при проверках налоговые органы, увидев документ с не вписывающейся в рамки проверяемого периода датой, предъявляют налогоплательщикам претензии о том, что ими неверно исчислена налоговая база или неправомерно применен вычет по налогу на добавленную стоимость (НДС). Кстати сказать, именно в отношении применения вычетов по НДС такая ситуация возникает чаще всего.

Следует напомнить, что правом на применение вычета по НДС налогоплательщик может воспользоваться при одновременном выполнении следующих условий:

• товары (работы, услуги) предназначены для использования в налогооблагаемой деятельности;

• товары (работы, услуги) приняты к учету;

• на руках у налогоплательщика имеется надлежащим образом оформленный счет-фактура.

Если у налогоплательщика выполнены только

первые два условия, а счет-фактура отсутствует, то воспользоваться вычетом по НДС он не сможет. Применить вычет он сможет только в том налоговом периоде, в котором получил счет-фактуру. Такие разъяснения по этому поводу дает Минфин России в своем письме от 02.04.2009 № 03-07-09/18.

Поддерживают чиновников финансового ведомства и арбитры. Так, в постановлении ФАС Московского округа от 22.04.2010 № КА-А40/3668-10 по делу № А40-122879/09-99-923 указано, что нормы НК РФ не запрещают налогоплательщику воспользоваться вычетом по НДС в более поздний налоговый период, по сравнению с тем, в котором были приобретены и приняты на учет товары (работы, услуги). Однако здесь возникает другая проблема — проблема подтверждения срока поступления документа в организацию. Причем некоторые специалисты считают, что таким подтверждением является запись счета-фактуры в журнале полученных счетов-фактур с сохранением конверта, в котором он поступил, и на котором указана дата почтового отправления, расписки курьера или службы доставки и так далее. Однако, по мнению автора, идеальным подтверждением является не что иное, как штамп и регистрационный номер на входящем документе, зарегистрированном делопроизводителем по всем правилам.

Обратите внимание! Документы, поступившие в компанию со стороны и созданные самой

организацией, учитываются делопроизводственной группой отдельно.

В отношении документов, создаваемых организацией самостоятельно, следует напомнить, что бухгалтерские документы являются официальными, поэтому при их составлении организация должна соблюдать требования, предъявляемые к правилам составления официальных документов и порядку их оформления.

Следует напомнить, что общие требования к использованию и оформлению бухгалтерских документов установлены ст. 9 Закона № 129-ФЗ и содержатся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, разработанных и утвержденных Госкомстатом России. Кроме того, общие правила оформления документов зафиксированы в Государственном стандарте РФ «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30-2003» (ГОСТ 6.30-2003), утвержденном постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст.

Обратите внимание! Первичный бухгалтерский документ только тогда обладает юридической силой документа, когда он составлен по надлежащей форме, все его реквизиты заполнены, свободные строки прочеркнуты, он подписан надлежащим образом, а в необходимых случаях еще и скреплен печатью организации.

Группа бухгалтерского делопроизводства должна определить и составить перечень первичных учетных документов, которыми в дальнейшем организация будет пользоваться в своей деятельности, табель форм документов, который впоследствии утверждается руководителем организации.

Одним из комплекса мероприятий, связанных с управлением бухгалтерскими документами, является разработка номенклатуры дел, представляющей собой систематизированный перечень наименований дел, заводимых в бухгалтерской службе организации, с указанием сроков их хранения, на что указано в ГОСТе Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденном постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 № 28.

Так как практическое применение номенклатуры дел непосредственно связано с требованием бухгалтерского и налогового законодательства о сохранности бухгалтерской документации в течение определенных сроков, то ее разработка и утверждение являются обязательными для делопроизводителей бухгалтерской службы.

Следует напомнить, что бухгалтерское законодательство требует от организаций сохранять бухгалтерские документы в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет, на что указано в ст. 17 Закона № 129-ФЗ. В налоговом учете в соответствии со ст. 23 НК РФ налогоплательщик обязан в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов.

Обратите внимание! При определении конкретных сроков хранения бухгалтерской документации организации руководствуются Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения документов, утвержденным приказом Минкульту-ры России от 25.08.2010 № 558.

Номенклатура дел бухгалтерской службы разрабатывается в соответствии со сводной номенклатурой дел, применяемой в организации по той же типовой форме, и утверждается главным бухгалтером.

Так как номенклатура дел организации применяется с 1-го января каждого календарного года, то номенклатуры дел всех структурных подразделений организации, в том числе и бухгалтерии, должны разрабатываться в четвертом квартале предыдущего года.

Бухгалтерской службе, как структурному подразделению компании, присваивается определенный код, поэтому все наименования дел, заносимые в бухгалтерскую номенклатуру под своими индексами, отражаются с присвоенным бухгалтерии кодом.

При разработке номенклатуры бухгалтерской службы следует руководствоваться разд. 3.4 «Номенклатуры дел» Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением коллегии Росархива от 06.02.2002 (далее — Правила).

Правилами предусмотрено, что в номенклатуру дел включаются заголовки дел (томов, частей), причем их расположение определяется степенью важности документов и их взаимосвязью. Наименование бухгалтерских дел должно четко отражать содержание и состав документов дела. По окончании года в номенклатуре дел заполняется итоговая запись о количестве дел, заведенных в бухгалтерии, причем записи по делам постоянного и временного хранения указываются отдельно. Информация, содержащаяся в итоговой записи номенклатуры дел, сообщается в архив организации, о чем на

самой номенклатуре дел делается соответствующая надпись с указанием должности, подписи и расшифровки подписи лица, сделавшего данную отметку.

Помимо разработки номенклатуры дел бухгалтерии в обязанности делопроизводственной группы входит и разработка графика документооборота. Причем результативного управления бухгалтерскими документами можно достигнуть только посредством строгого соблюдения указанного графика всеми его исполнителями.

Работу по составлению данного графика организует главный бухгалтер, а непосредственной его разработкой занимаются делопроизводители во взаимодействии с общей службой делопроизводства компании и архивом.

График документооборота является регламентом, закрепляющим оптимальный режим (сроки и очередность) обработки всей бухгалтерской документации, поступающей в организацию. При его разработке следует помнить, что он должен устанавливать рациональный документооборот, т. е. предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждым первичным документом, определять минимальный срок его нахождения в подразделении. При этом он должен способствовать улучшению всей учетной работы в организации, усилению контрольных функций бухгалтерского учета, а также повышению уровня механизации и автоматизации учетных работ.

Оформляется график документооборота в виде таблицы, схемы или в виде перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым исполнителем, с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.

Обычно используется табличный вариант графика документооборота, примерная форма которого предложена Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденном приказом Министерства финансов СССР от 29.07.1983 № 105 (далее — Положение № 105), утверждает график документооборота руководитель организации.

Как правило, ознакомление с утвержденным графиком документооборота каждого его исполнителя осуществляется посредством вручения ему выписки из графика, в которой перечислены все документы, относящиеся к сфере деятельности конкретного сотрудника, а также указаны адреса и сроки представления документов.

Ответственность за соблюдение графика движения документов несут его исполнители, а кон-

троль за соблюдением графика документооборота осуществляет главный бухгалтер компании.

Он же осуществляет и контроль за исполнением бухгалтерских документов, причем контрольные мероприятия включают в себя как сроки исполнения бухгалтерских документов, так и качество их исполнения.

После надлежащего исполнения документа он помещается в соответствующее дело.

Порядок формирования дел бухгалтерской службы также разрабатывается группой бухгалтерского делопроизводства и утверждается главным бухгалтером. При этом делопроизводители руководствуются общим порядком формирования дел, довольно подробно изложенным в Правилах делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477.

Следует обратить внимание на то, что формирование дел в первую очередь направлено на обеспечение сохранности бухгалтерских документов, поэтому к правилам формирования бухгалтерских дел группа делопроизводства должна подходить крайне ответственно.

Работа по формированию дел включает в себя следующие этапы: распределение исполненных документов в дела, расположение документов внутри самого дела, а также формирование обложки.

Формирование бухгалтерских документов в дела производится по месту их обработки в соответствии с номенклатурой дел бухгалтерской службы. Причем в каждое дело включаются только исполненные документы, относящиеся к одному вопросу. Документы, имеющие временные и постоянные сроки хранения, помещаются в дела раздельно. В дела включаются документы одного календарного года. Единственным исключением из этого правила являются так называемые переходящие дела, в которые могут включаться документы за несколько лет.

Документы в деле располагаются в следующем порядке: вначале дела помещается основной документ со всеми приложениями к нему, если таковые имеются, далее в хронологическом порядке располагаются документы, возникающие по мере решения вопроса. Следует иметь в виду, что исполненные документы, помещенные в дело, должны строго соответствовать требованиям государственных стандартов и иных нормативных актов, поэтому документы, содержащие дефекты оформления, должны возвращаться исполните -лям на доработку. Количество листов в деле не

должно превышать 250, а его толщина не должна превышать 4 см (включая обложку), в противном случае дело делится на тома.

Обращаем внимание на то, что сброшюрованные документы не подлежат помещению в дела, кроме того, не помещаются в дела и подлинники документов, подлежащие возврату.

Формирование дел является мероприятием текущего хранения документов в бухгалтерии, по окончании календарного года дела подлежат передаче в архив. Причем хранение организацией своей документации может осуществляться ею как в специализированной организации, так и в собственном хранилище. Следует напомнить, что право организации на создание собственного

архива закреплено в п. 2 ст. 13 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

Список литературы

1. ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»: постановление Госстандарта России от 27.02.1998 № 28.

2. Налоговый кодекс Российской Федерации (часть первая): Федеральный закон от 31.07.1998 № 146-ФЗ (в ред. от 22.06.2011) .

3. О бухгалтерском учете: Федеральный закон от 21.11.1996 № 129-ФЗ (в ред. от 03.11.2006) .

4. Об архивном деле в Российской Федерации: Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ.

Третий Южно-Уральский социальный форум

«ОПЕРЕЖАЮЩАЯ ПОДГОТОВКА КАДРОВ - ОСНОВА КОМПЛЕКСНОЙ МОДЕРНИЗАЦИИ РЕГИОНАЛЬНОЙ ЭКОНОМИКИ»

20-21 октября 2011 г.

Челябинский государственный университет при поддержке Правительства, Законодательного собрания и Общественной палаты Челябинской области проводит III Южно-Уральский социальный форум «Опережающая подготовка кадров - основа комплексной модернизации региональной экономики».

В ходе форума предлагается обсудить следующие проблемы:

* модернизация системы профессионального образования на основе опережающей подготовки кадров для инновационной экономики региона;

* правовые и законодательные аспекты государственной поддержки молодых специалистов;

* молодёжное предпринимательство - стратегический ресурс развития общества и государства;

* человеческий ресурс как медико-социальная проблема в условиях интенсификации рынка труда;

* формирование социокультурных ценностей личности в современных условиях;

* практика решения проблемы опережающей подготовки кадров для целей социально-экономического развития муниципальных образований;

* качество подготовки кадров и сертификация их квалификации для инновационной экономики.

В программе форума предусматривается работа дискуссионных центров по обозначенным проблемам, круглый стол в правительстве Челябинской области, пленарное заседание, экскурсии на предприятия и социальные объекты Челябинска, выставки и встречи с известными специалистами.

К участию приглашаются руководители предприятий и учреждений, ученые и практики в области социально-экономических отношений, руководители и специалисты соответствующих министерств и ведомств, главы городов и районов субъектов Российской Федерации, представители бизнес-структур, общественных и религиозных организаций.

Заявку на участие следует направить до 10 сентября 2011 г. на E-mail: soc_work@econ.cgu.chel.su. По итогам форума предполагается издание сборников материалов. Стоимость организационного взноса для публикации материалов - 400 руб.

Тезисы выступлений направлять по электронной почте до 20 сентября 2011 г. в соответствии с установленными требованиями. Оплата проезда и проживания за счет направляющей стороны.

Телефоны для справок: (351) 799-70-74, (351) 799-70-76 -деканат экономического факультета; (351) 799-70-81- кафедра социальной работы ЧелГУ. Факс: (351) 799-70-78.

www.socforum74csu.ru