Внутрифирменное планирование на базе ERP-систем

ВНУТРИФИРМЕННОЕ ПЛАНИРОВАНИЕ НА БАЗЕ ЕЯР-СИСТЕМ

А.Г. Барсегян, канд. экон. наук, доцент Волгоградский государственный университет

Проблемы поиска оптимальных механизмов и моделей планирования эффективного развития организаций всегда были и остаются в центре внимания исследователей, занимающихся вопросами совершенствования систем управления и разрабатывающих соответствующий инструментарий менеджмента. К наиболее прогрессивным формам данного инструментария в свете научно-технического прогресса справедливо относят современные информационные технологии управления, ориентированные на представлении сложной совокупности бизнес-процессов в виде логически увязанных подсистем с гибкой структурой планирования и контроля. Базовым преимуществом данных технологий является возможность адаптировать исходную модель реализации бизнес-процессов к уже функционирующей на внедряемом предприятии организационно-производственной системе с учетом специфики и особенностей осуществляемого бизнеса.

Эволюция инструментария планирования потребности в ресурсах привела к становлению ERP-систем (Enterprise Resource Planning - ERP), которые призваны объединить все подразделения компании и все необходимые функции в одной компьютерной системе, обслуживающей текущие и планируемые потребности этих подразделений. Надо отметить, что разработка подобной единой системы - непростая задача. Обычно каждое структурное подразделение имеет собственную компьютерную систему, оптимизированную для решения его задач. ERP-система ведет единую базу данных по всем подразделениям и задачам таким образом, что доступ к информации становится проще, а главное, подразделения получают возможность обмениваться информацией. ERP-система автоматизирует задачи, встроенные в выполнение бизнес-процессов.

Термин ERP, согласно APICS (American Production and Inventory Control Society), означает «финансово ориентированную информационную систему для определения и планирования ресурсов предприятия, необходимых для получения, изготовления, отгрузки и учёта заказов потребителей»1.

Рассматривая методологический аспект ERP-систем, надо отметить, что, с одной стороны, ERP является информационной системой идентификации и планирования всех ресурсов предприятия, которые необходимы для осуществления продаж, производства, закупок и учета в процессе выполнения клиентских заказов. В то же время ERP-система представляет собой методологию эффективного планирования и управления всеми ресурсами предприятия, которые

1 Cox, James F., III, John H.Blackstone, and Michael S. Spencer, eds. APICS Dictionary, 8th ed., Falls Church, VA: APICS -The Educational Society for Resource Management, 1995.

необходимы для осуществления продаж, производства, закупок и учета при исполнении заказов клиентов в сферах производства товаров и оказания услуг. Таким образом, термин ERP может означать не только информационную систему, но и соответствующую методологию управления, реализуемую и поддерживаемую этой информационной системой.

Современные ERP-системы построены по модульному принципу, что дает возможность руководству фирм выбора и внедрения лишь тех модулей, которые ему действительно необходимы. Модули ERP-систем могут отличаться как по названиям, так и по содержанию. Тем не менее, есть некоторый набор функций, который может считаться типовым для программных продуктов класса ERP (см. табл.).

ERP-системы поддерживают самые разные методы производственного управления и внутрифирменного планирования, прошедшие определенные этапы своего развития и проверенные практикой многих компаний. Эти методы весьма разнообразны — от простейшего управления по точке перезаказа до моделей синхронного планирования и оптимизации. Рассмотрим эти методы в их историческом развитии.

Управление по точке перезаказа. Этот метод основан на определении точки перезаказа — минимального уровня складского запаса, по достижении которого формируется заказ на пополнение. При этом объем заказываемой партии рассчитывается на основе формулы оптимального объема заказа (Economic order quantity, EOQ), позволяющей минимизировать суммарные затраты на размещение заказа и хранение материала на складе. Развитием этого подхода является статистическое управление запасами (Statistical inventory control, SIC), предусматривающее наличие страхового (буферного) запаса для компенсации случайных колебаний спроса на материал и/или времени доставки. Размер страхового запаса рассчитывается исходя из вероятностных характеристик и экономических показателей.

Планирование потребностей в материалах (MRP). В 60-е годы был разработан метод MRP (Material Requirements Planning — Планирование потребностей в материалах), позволяющий устранить недостатки простейших систем управления запасами. MRP базируется на данных основного производственного плана, при составлении которого за исходную точку принимается ожидаемый спрос на готовую продукцию, либо иные возникающие потребности в материалах. Таким образом, прогрессивность метода MRP объяснялась его ориентацией на будущие потребности и возможностью формирования заказов на пополнение запасов именно тогда, когда это действительно необходимо, и только на реально необходимые объемы.

Недостаток метода MRP состоит в том, что он исходит из принципа неограниченной загрузки, то есть игнорирует ограниченность производственных мощностей. Но, как известно, далеко не все ресурсы предприятия могут рассматриваться как неограниченные. Поэтому, несмотря на свою прогрессивность, метод MRP оказался не способен решить задачу взаимоувязки планирования материальных ресурсов и мощностей.

Планирование производственных ресурсов (MRP II). Концепцию MRP II (Manufacturing Resource Planning — Планирование производственных ресурсов) часто называют методологической основой ERP-систем. Это метод планирования всех ресурсов производственного предприятия, включая планирование в натуральных единицах, финансовое планирование в стоимостном выражении, а также элементы моделирования производственных ситуаций. MRP II является результатом развития метода MRP. В отличие от MRP, рассматривающего производственные мощности как неограниченные, MRP II содержит специальную функцию, позволяющую согласовывать потребности в материалах с возможностями производства. Эта функция получила название CRP (Capacity Requirements Planning — Планирование производственных мощностей). Таким образом, MRP II представляет собой сочетание планирования по MRP с функцией CRP, включая управление складами, снабжением, продажами и производством.

Усовершенствованное планирование (APS). Методология APS (Advanced Planning and Scheduling) появилась в середине 90-х годов и поэтому может считаться одной из последних разработок в теории

управления производством. Этот метод включает в себя две части: планирование производства и снабжения и диспетчеризацию производства.

Первая часть метода APS похожа на алгоритм MRP II. Существенное отличие заключается в том, что в системе APS согласование материалов и мощностей происходит не итеративно, а синхронно, что резко сокращает время перепланирования. Это особенно актуально для позаказного производства, а также в случаях жесткой конкуренции в сроках выполнения заказа и необходимости точного соблюдения этих сроков. Вторая часть метода APS — диспетчеризация производства, с возможностью учета различного рода ограничений, с элементами оптимизации.

Функции APS, присущие производственным ERP-системам, пока являются новыми не только для России, но и для большинства западных компаний. Тем не менее, считается, что со временем алгоритмы APS станут общепринятыми для многих производственных предприятий.

Что же касается финансовых задач, решаемых при помощи ERP-систем, то их можно подразделить на три категории: финансовый учет, управленческий учет и финансовый менеджмент.

Финансовый учет. В соответствии с международной практикой, бухгалтерский учет (Accounting) включает в себя два направления: финансовый учет (Financial Accounting), ориентированный преимущественно на внешних пользователей финансовой информации, и управленческий учет (Managerial Accounting), ориентированный на принятие управленческих решений внутри компании.

Основные модули и функции ERP-систем

Наименование модуля Функциональная характеристика

1 2

1. КОНСТРУКТОРСКИЕ И ТЕХНОЛОГИЧЕСКИЕ СПЕЦИФИКАЦИИ Позволяет определить состав конечного изделия, а также материальные ресурсы и операции, необходимые для его изготовления

2. УПРАВЛЕНИЕ СПРОСОМ И ФОРМИРОВАНИЕ ПЛАНОВ ПРОДАЖ И ПРОИЗВОДСТВА Позволяет прогнозировать спрос и планировать выпуск продукции

1 2

3. ПЛАНИРОВАНИЕ ПОТРЕБНОСТЕЙ В МАТЕРИАЛАХ Позволяет определить объемы различных видов материальных ресурсов (сырья, материалов, комплектующих), необходимых для выполнения производственного плана, а также сроки поставок, размеры партий и т.д.

4. УПРАВЛЕНИЕ ЗАПАСАМИ И ЗАКУПКАМИ Позволяет организовать ведение договоров, реализовать схему централизованных закупок, обеспечить учет и оптимизацию складских запасов и т.д.

5. ПЛАНИРОВАНИЕ ПРОИЗВОДСТВЕННЫХ МОЩНОСТЕЙ Позволяет контролировать наличие доступных мощностей и планировать их загрузку. Включает укрупненное планирование мощностей (для оценки реалистичности производственных планов) и более детальное планирование, вплоть до отдельных рабочих центров

Продолжение табл.

6. финансовый менеджмент Включает функции финансового учета, управленческого учета, а также оперативного управления финансами

7. УПРАВЛЕНИЕ ПРОЕКТАМИ Обеспечивает планирование задач проекта и ресурсов, необходимых для их реализации

Финансовый учет ведется в соответствии с действующим законодательством, поэтому одним из критериев выбора ERP-системы является степень ее локализации. При этом под локализацией следует понимать не только русификацию, но и соответствие системы требованиям российского законодательства, в том числе в области бухгалтерского учета и отчетности. Проблема локализации актуальна не только для России, и то, что ведущие ERP-системы работают в разных странах, подтверждает их адаптируемость к местному законодательству. Локализация ERP-систем, как правило, обеспечивается локальными представительствами компаний-поставщиков.

В части финансового учета ERP-система обеспечивает учет операций с дебиторами и кредиторами, материально-производственных запасов, основных средств и нематериальных активов (с начислением амортизации), учет производственных операций и другие функции бухгалтерского учета. Система также обеспечивает мультивалютность, позволяя вести учет операций в разных валютах.

Важным качеством ERP-систем является то, что они не только обеспечивают ведение бухгалтерского учета в соответствии с национальным законодательством, но и позволяют составлять отчетность в соответствии с международными стандартами — МСФО (IAS) и GAAP.

Кроме того, ERP-система позволяет автоматизировать бухгалтерский документооборот и отчетность. Это касается таких функций, как выставление счетов на оплату (в том числе на разных языках, в зависимости от контрагента), расчеты с поставщиками и заказчиками (в том числе в иностранной валюте), обработка документарных операций (инкассо, аккредитивы, чеки, векселя), отчетность по срокам платежей, выверка операций по банковским счетам и другие. Эти функции являются общепринятыми, поэтому их использование в отечественной практике не вызывает серьезных проблем. Некоторые специфические особенности (например, 20-значные номера банковских счетов) учитываются при локализации ERP-систем.

Управленческий учет (Managerial Accounting) ориентирован, прежде всего, на внутренних пользователей информации, включая руководителей компании. При этом, если правила финансового учета и финансовой отчетности определяются законодательством, то методология управленческого учета является прерогативой самого предприятия.

Инструментарий управленческого учета чрезвычайно разнообразен: достаточно вспомнить метод полного поглощения косвенных затрат и маржинальный метод, позаказный и попроцессный способы учета, учет по центрам затрат, функционально-стоимостной учет, а также различные методы оценки

материальных запасов и определения себестоимости. Однако, несмотря на разнообразие, все методы учета имеют одну общую черту — они теснейшим образом связаны с производственными процессами и, соответственно, с производственной плоскостью ERP-системы.

С точки зрения типичной ERP-системы считается, что предприятие состоит из некоторого числа производственных цехов, каждый из которых, в свою очередь, включает в себя несколько рабочих центров. Каждый рабочий центр может выполнять несколько технологических операций, причем одна и та же операция может выполняться в одном или нескольких рабочих центрах.

Прямые материальные затраты (сырье, материалы, комплектующие и т.д.) учитываются на основе спецификации изделия. Прямые затраты на оплату труда производственного персонала также непосредственно относятся на выпускаемую продукцию, на основе почасовых ставок. Что касается накладных расходов, то они не могут быть отнесены на себестоимость выпускаемой продукции напрямую и (при использовании метода полного поглощения) подлежат распределению между производимыми изделиями на основе баз распределения и ставок поглощения.

Каждый раз, когда через рабочий центр проходит некоторая единица продукции, эта единица «поглощает» часть накладных расходов, а объем поглощения определяется произведением ставки поглощения на долю активности рабочего центра, приходящуюся на данное изделие. В качестве базы распределения чаще всего выступают: труд (количество трудочасов, израсходованных рабочим центром), оборудование (количество затраченных часов машинного времени) или материалы (количество или стоимость обработанных материалов). Для обеспечения таких расчетов в ERP-системе имеется соответствующая функциональность.

Современные ERP-системы также способны поддерживать маржинальный метод учета косвенных затрат и метод функционально-стоимостного учета.

Управление финансами. Одна из основных задач финансового менеджера — обеспечить ликвидность предприятия, чтобы предприятие в любой момент было способно выполнить свои финансовые обязательства. Возможности ERP-системы в части регулирования денежных потоков основаны на том, что в системе заложена вся необходимая для этого информация, включая детали расчетов с поставщиками, заказчиками и персоналом. Все это позволяет автоматизировать составление графика платежей и поступлений (платежного календаря).

С другой стороны, финансист не должен допускать неоправданного избытка денежной наличности, которая, как известно, не приносит дохода. Избыток

денежных средств следует либо инвестировать в более доходные активы, либо направить на уменьшение привлеченных средств (тем самым, сэкономив на процентных расходах). Все эти операции производятся на основе расчетов, а необходимая информация поступает из ERP-системы.

Финансовые модули ERP-систем также содержат функции, поддерживающие процесс бюджетирования (включая формирование финансового плана и контроль его исполнения), а также функции оперативного финансового планирования (ведение платежного календаря).

Резюмируя вышесказанное, можно утверждать, что ERP-системы, синтезируя возможности современных информационных технологий и передовые методики производственного и финансового менеджмента, являются эффективным средством внутрифирменного планирования как отдельных бизнес-процессов, так и всей деятельности организации в целом