Направления автоматизации системы управления вузом

НАПРАВЛЕНИЯ АВТОМАТИЗАЦИИ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ВУЗОМ

DIRECTIONS OF AUTOMATION OF UNIVERSITY MANAGEMENT SYSTEM

А.Г. Кириллов

Система менеджмента качества, ISO 9001-2008, система управления вузом, информатизация, автоматизация вуза, процессный подход. В статье раскрыты основные направления автоматизации системы управления вузом. Одними из условий успешной автоматизации вуза являются применение процессного подхода к управлению и сертификация системы менеджмента качества по международному стандарту ISO 9001-2008. После построения процессной модели вуза становятся более очевидными маршруты движения документов. Дается подробное описание процессов для автоматизации системы управления вузом, объединенных в единую информационную среду.

A.G. Kirillov

The quality management system, ISO 9001-2008, the university management system, computerization, university automation, the process approach. The article describes the main directions of automation of the university management system. One of the conditions for a successful university automation is the application of the process approach to management and certification of the quality management system under the international standard ISO 9001-2008. Building a process model of university makes the routes of paperflow clearer. The result of the article is a detailed description of the processes of automation of the university management system combined in a single information environment.

В современных условиях в Российской Федерации в образовательной среде сложились жесткие конкурентные условия. Необходимым условием эффективного функционирования вузов является применение ими информационных технологий в системе управления вузом, это позволит существенно сократить трудозатраты администрации вуза, оптимизировать его деятельность, что в конечном счете даст дополнительное конкурентное преимущество на рынке образовательных услуг.

Рассмотрим направления автоматизации системы управления вузом, который применяет сертифицированную систему менеджмента качества (СМК) на основе международного стандарта ISO 9001:2008 и готов к внедрению электронного документооборота. Процессная модель вуза (рис.) определяет основные виды деятельности организации и формализует систему маршрутов движения документов в вузе, что существенно облегчает внедрение системы электронного документооборота.

В целом автоматизация вуза должна быть реализована на основе концепции единой информационной среды вуза, которую будем рассматривать с позиции менеджмента вуза.

Опираясь на концепцию единой информационной среды И.Л. Чудинова [Чудинов, 2005, с. 18], под единой информационной средой вуза будем понимать систему технических, информационных средств и управленческих решений, обеспечивающих:

- однозначное представление информации об объектах предметной области, ориентированное на информационную поддержку процессов функционирования и развития вуза во всех сферах деятельности (управленческих решений, образовательных технологий, научно-исследовательских работ, инновационных направлений и т.п.);

- интеграцию в единую информационную модель вуза различных видов информации, существующей в вузе;

- комплексное, авторизованное использование информации различными программны-

Процессы менеджмента:

Стратегическое планирование

Управление СМК

<и

я

о р.

с <и

к

2 Щ

н о

к и

Основной процесс жизненного

<и к к

сЗ СО

о о

к

н

«

<и о

с

«3

и м о н о и Ч о с

64

СЗ «

о «

о

со >

м о Ч

«

к к

св

С

§

ей

И §

Я

<и

К &

С

цикла «Образовательная деятельность»

Учебная деятельность

Воспитательная деятельность

Научно-исследовательская деятельность

Дополнительное _образование_

я

ч Й

я <

я н о о я а

и

Он

о

05

н и

ч м о

ч >>

со

и н

И «

н о

О Рн

§ £

4 г? ° 2

и £ &

Управление персоналом

Управление закупками

Поддерживающие: процессы

Редакционно-издательская деятельность

Информационно-библиотечное обеспечение

Управление информатизацией

Формирование положительного имиджа вуза

Управление инфраструктурой и производственной средой

Рис. Процессная модель вуза

ми модулями, а также студентами и сотрудниками вуза.

Нами предлагается при построении системы автоматизации вуза отталкиваться от логики процессного подхода, который предусматривает ряд системных процессов - управление документацией и записями, аудит, управление несоответствиями, корректирующие и предупреждающие действия. Данные процессы являются особенными и служат для обеспечения инструментов по контролю за реализуемыми процессами и для поиска путей улучшения системы управления вузом, таким образом, остальные процессы для них являются источниками данных для анализа и совершенствования системы управления вузом. Основной процесс «Образовательная деятельность» и поддерживающие процессы при автоматизации являются взаимопроникающими, поэтому при реализации модулей, автоматизирующих тот или иной

процесс, будут охватываться ресурсы и основного процесса, и нескольких поддерживающих. Особенной является задача по опубликованию электронных документов, перечень публикуемых документов нормативно регламентируется [Федеральная..., 2014], но при этом совершенно очевидно, что часть создаваемых документов несет в себе коммерческий секрет успеха некоторых образовательных программ, поэтому необходимо следить за тем, какие документы будут опубликованы для внешнего доступа из сети Интернет, а какие будут опубликованы для локального доступа из вуза.

Автоматизация вуза должна решать следующие задачи:

1) реализация документооборота системных процессов вуза;

2) поддержка основного процесса «Образовательная деятельность» и вспомогательных процессов вуза;

<

со

да

-а

1 ^

С

со

0 и

8

1

да да

н

и

Рн

<

и

< КС д да

& с «

X

Н

и

И СО

3) публикование системы документов для локального и внешнего доступа.

Схема информатизации управления вузом предполагает реализацию программного комплекса, автоматизирующего следующие направления.

1. Автоматизация документооборота системных процессов вуза предполагает реализацию таких модулей, как:

а) модуль автоматизации целеполагания и средств контроля достигнутых целей для структурных подразделений вуза, который предполагает возможность разработки целей вуза в области качества от вышестоящих подразделений к нижестоящим по организационной структуре вуза и осуществление контроля за выполнением указанных поставленных целей с накоплением статистических данных и их адаптацию для представления высшему руководству вуза;

б) электронная поддержка документооборота внутреннего аудита, которая включает автоматизацию составления программы аудита, формирование плана, поддержку создания отчетов по аудиту, полугодовых отчетов по программам аудита, ведение архива корректирующих и предупреждающих действий, управление несоответствиями, документацией и записями СМК;

в) модуль сбора и анализа показателей эффективности процессов вуза, задачей которого являются накопление статистических данных, мониторинг их состояния и формирование обобщенных показателей эффективности вуза.

2. Автоматизация основного процесса «Образовательная деятельность»:

а) автоматизация процесса проведения маркетинговых исследований предполагает создание программного \л/еЬ-ориентированного модуля «Анкетирование», который включает в себя функции анкетирования через глобальную сеть Интернет, проведение статистического анализа для подготовки аналитических справок по проведенным исследованиям;

б) автоматизированный комплекс учета материально-технической базы вуза включает в себя учет имеющегося аудиторного фонда, специализированного оборудования, распределение аудиторного фонда при проведении занятий;

в) поддержка электронных версий основных образовательных программ (ООП), реализуемых в вузе. ШеЬ-ориентированный модуль предполагает возможность интерактивной работы с ООП. Большинство элементов ООП должно быть размещено на сайте вуза [Федеральная..., 2014]. Для реализации этого модуля необходима поддержка электронной цифровой подписи;

г) модуль учета контингента предполагает несколько направлений работы: учет слушателей довузовского отделения, контингента дополнительного образования и учет основного контингента студентов с дополнительным функционалом по работе с сиротами и иностранцами;

д) модуль поддержки приемной кампании предполагает средство визуализации правил приема на веб-портале вуза, подачи предварительного заявления на поступление через Интернет, интерактивный инструмент подготовки договора с будущими студентами;

е) модуль управления учебной деятельностью состоит из компонентов: системы тестирования студентов, абитуриентов, иностранцев и инвалидов, средств поддержки информационно-образовательной среды, которая включает средства визуализации и адаптации для студентов элементов ООП, автоматизации сбора результатов предварительной и промежуточной аттестации, реализации дистанционной технологии обучения, построенной на основе веб-ориентированной системы М0001_Е [Зыкова и др., 2014, с. 67-70]; электронной системы формирования заявок на нагрузку от деканатов на кафедры, формирования электронных карточек учебных поручений, модуля формирования расписания, электронной системы учета личных карточек студентов, учета приказов по студентам, электронной поддержки документооборота практики, модуля печати диплома;

ж) модуль поддержки воспитательной работы включает анкетирование студентов, ведение электронного журнала куратора, формирование электронной версии циклограммы плана-графика проведения мероприятий;

з) автоматизированный модуль поддержки научной деятельности предполагает наличие автоматизированной системы подбора, структури-

рования и визуализации грантов, выполнение показателей научно-исследовательской работы факультета, кафедры, формирование планов и отчетов, проведение научных мероприятий и учет научно-исследовательской работы студентов, результаты которого накапливаются в электронном портфолио студентов;

и) модуль анализа удовлетворенности потребителей образовательных услуг предполагает анкетирование, анализ больших массивов данных, их визуализацию и удобное представление для статистического анализа;

к) модуль содействия трудоустройству выпускников включает автоматизированный сбор вакансий от работодателей из открытых источников, прямые заявки от работодателей на выпускников, визуализацию этой информации, а также анкетирование выпускников по трудоустройству после их выпуска;

л) автоматизированный модуль управления персоналом вуза, включает ведение личных дел сотрудников, автоматизированный учет приказов по персоналу, учет надбавок и стимулирующих выплат, поддержку учета выполнения эффективного контракта сотрудников вуза;

м) модуль управления закупками включает планирование закупок, учет государственных контрактов, заключение гражданско-правовых договоров и др.;

н) автоматизация информационно-библиотеч-ного обеспечения, которая предполагает прямую связь между основными образовательными программами и подбором литературы для их реализации, а также возможности объединения различных электронных библиотечных систем в единую систему поиска библиографической информации;

о) автоматизация редакционно-издательской деятельности вуза предполагает составление плана публикаций на отчетный период, учет выпускаемой организацией научной и методической литературы.

3. Автоматизированная система опубликования документов для внутривузовского и внешнего доступа предполагает наличие системы публикации на \л/еЬ-портале вуза необходимой информации с ее разделением на общедоступную, вну-

тривузовскую с локальным доступом и с авторизи-рованным доступом к информации сотрудников и слушателей вуза.

Итак, автоматизация указанных направлений позволит вузу существенно оптимизировать деятельность сотрудников, высвободить трудовые ресурсы и существенно повысить эффективность управления вузом на основе инновационных решений, что будет являться стимулом для улучшения качества предоставляемых образовательных услуг, а общим результатом будет повышение эффективности деятельности образовательной организации в целом, что является одной из основных задач, поставленных перед высшими учебными заведениями Министерством образования и науки Российской Федерации.

Библиографический список

1. ГОСТ Р ИСО 9001-2008. Системы менеджмента качества. Требования. Взамен ГОСТ Р ИСО 9001-2001; введ. 13.11.2009. М.: Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии. М.: Стандартинформ, 2010. 32 с.

2. Зыкова Т.В., Сидорова Т.В., Кытманов A.A., Шершнева В.А., Цибульский Г.М. О возможностях веб-ориентированной среды MOODLE при создании курса математического анализа // Вестник КГПУ им. В.П. Астафьева. 2014. № 2.

3. Об образовании в Российской Федерации [Электронный ресурс]: Федер. закон № 273-Ф3 от 29.12.2012 // Собр. законодательства Рос. Федерации. 2012. 31 дек. (53). С. 7598.

4. Федеральная служба по надзору в сфере образования. Об утверждении требований к структуре официального сайта образовательной организации в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» и формату представления на нем информации: приказ № 785 от 29.05.2014 // Российская газета. 2014. № 6460. 21.8.14. С. 13.

5. Чудинов И.Л., Концепция единой информационной среды, опыт её реализации в Томском политехническом университете // 1Т-инно-вации в образовании: матер. Всерос. науч,-практ. конф. Петрозаводск, 27-30 июня 2005 г. Петрозаводск: ПГУ, 2005. 323 с.

<С

а

ч

с m

о

ь

к Щ

w m н о

Рч <

о ^ о о

О Й

Ei

W

н S о

Рч

W

0

1

к %

о

W V S

ь

1-4

<с п

W

с

S

X

н и

щ м