Современное состояние систем электронного документооборота органов муниципальной власти

Веретехина С. В.

кандидат экономических наук, факультет управления, РГСУ, г.

Москва

Veretekhina,S.,V.,

candidate of economic Sciences, Russian State Social University, Moscow

СОВРЕМЕННОЕ СОСТОЯНИЕ СИСТЕМ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА ОРГАНОВ МУНИЦИПАЛЬНОЙ ВЛАСТИ

The current state of electronic document management systems of municipal government

Аннотация: В статье рассмотрены технологические требования к системам электронного документооборота (СЭД). Описаны встраиваемые модули для организации межведомственного документооборота. Рассмотрен вектор направленности развития СЭД на государственном уровне. Описан потенциал интернет-технологий в активизации гражданского участия в процедурах местного референдума. В деятельности муниципального образования определены направления использования информационных технологий.

Ключевые слова: гражданин в управлении, эффективность местного самоуправления, электронный документооборота на муниципальном уровне

Annotation: The article describes the technological requirements for electronic document management systems (EMS). Described plug-in modules for organization of interdepartmental document circulation. Considered the vector direction of the development of EMS at the state level. Describes the potential of Internet technologies in enhancing citizen participation in the procedures of a local referendum. In the activities of the municipal formation the directions of use of information technology.

Keywords:, citizen in control, the efficiency of local government,

electronic document management at the municipal level

g

Согласно концепции Правительства социально-экономического развития Российской Федерации, использование информационных технологий в деятельности федеральных органов государственной власти, органов муниципальной власти, местного самоуправления должно сопровождаться внедрением систем электронного документооборота (СЭД), а также переводом документации в электронный вид и созданием электронных архивов. В настоящее время федеральные министерства и ведомства, в частности Федеральная

8 Концепция долгосрочного социально-экономического развития Российской Федерации на период до 2020 года, утвержденная распоряжением Правительства Российской Федерации от 17 ноября 2GG8 г. N 1662-р

таможенная служба, Федеральная налоговая служба, Роснедвижимость, Федеральное казначейство, Министерство финансов Российской Федерации, Министерство иностранных дел Российской Федерации и др., активно используют электронный документооборот. Органы законодательной власти также активно используют СЭД в своей деятельности и после завершения работ по созданию "электронного парламента" переходят на региональном уровне на электронный документооборот [1]. К СЭД министерств и ведомств предъявляются более высокие требования, чем к решениям, применяющимся в коммерческом секторе, так как большую часть документооборота органов власти представляет информация государственного значения: бюллетени, приказы, отчеты, постановления и т.д. В основу концепции использования информационных технологий в деятельность органов государственной власти входит применение систем электронного документооборота (СЭД). Государственная власть к программному обеспечению СЭД выставляет повышенный ряд технологических требований, к которым относятся:

1. обеспечение безопасности транзакций документов;

2. отслеживание документа по всему жизненному циклу (с момента разработки до момента поиска в электронном архиве);

3. соответствие организационным взаимосвязям и подчиненности (иерархической структуре организации);

4. автоматизации функций контроля, формирование плановой и внеплановой отчетности по сформированному в системе запросу.

Система электронного документооборота, на примере «Турбо9СЭД», предназначена для автоматизации делопроизводственной деятельности и документационного обеспечения управления для органов государственной, законодательной, исполнительной власти. Отличительной особенностью вышеуказанной СЭД является наличие учета обращений граждан в электронном виде посредством использования информационно-коммуникационных технологий. Основной акцент в СЭД делается на учет обращений граждан, который включает полный типовой классификатор обращений граждан, организаций и общественных объединений, что позволяет формировать полный и достоверный отчет по обращениям граждан.

Современные СЭД имеют модули взаимодействия с другими СЭД на муниципальном уровне. Такие модули позволяют производить обмен между информационными системами участников для предоставления государственных и муниципальных услуг и исполнения государственных и муниципальных функций в электронном виде коммуникации [2]. Наличие дополнительных модулей позволяет организовать межведомственный документооборот согласно ГОСТ Р 53898-20В. Система межведомственного электронного документооборота (МЭДО) - это федеральная система, которая позволяет повысить эффективность управления в органах

государственной власти за счет сокращения времени прохождения документов между организациями и ведомствами, минимизировать затраты на разработку, согласование, подписание, обработку, отправку документов, дополнительно обеспечивая постоянный мониторинг состояния исполнения поручений. Стратегическое планирование нового уровня качества работы государственных структур подразумевает переход на новый более качественный уровень управления. Современные системы электронного документооборота способны решать достаточно большую часть проблем, связанных с реализацией стратегического развития государственных органов. Потоки внутриведомственной информации разнообразны по источникам и формам представления. Однако их можно условно классифицировать по способу хранения на электронные и бумажные документы. По некоторым оценкам, в настоящее время достаточно малый объем ведомственной информации хранится в электронном виде. Все остальные данные содержатся на бумаге. При этом, по оценкам CNews Analytic, объем ведомственной электронной текстовой информации за последние три года удвоился, что делает внедрение СЭД особо актуальным. Рассмотрим вектор направленности развития СЭД.

Электронное правительство. Создание электронного правительства предусматривает разработку государственно-административными ведомствами сайтов, обеспечивая их технологическое обслуживание, бесперебойное функционирование и эффективное взаимодействие.

Законодательные органы власти. Основной деятельностью законодательных органов власти являются разработка и утверждение законов и подзаконных актов. Этот процесс может включать определение потребности в законе или дополнении к нему, подготовку научного, технического и экономического анализа законопроекта, сбор и обобщение замечаний, предоставленных общественностью, проведение публичных слушаний. После сбора всех комментариев составляется окончательный текст и назначается дата вступления в силу. Все эти функции возлагается на СЭД.

Предоставление государственных услуг населению. Интернет-сервисы по предоставлению государственных услуг гражданам страны позволяют формировать ответы на запросы граждан. На порталах производится идентификациях граждан, что позволяет им в электронном виде производить необходимые регистрации по всем направлениям деятельности от регистрации автомобиля до заполнения налоговой декларации, а также регистрации прав собственности и недвижимости.

Судебная система. Возможности СЭД позволяют отслеживать действия каждого лица, имеющего доступ к судебным делам. Маршрутизация прохождения документов и их жизненные циклы обеспечивают выполнение юридических процедур, которые определяют, кто из участников в процессе судопроизводства может иметь доступ к определенному типу информации. Такие же правила позволяют уничтожать

документы эта возможность является важнейшей компонентой системы управления записями об уголовных делах и судимостях. Стороны, занятые в процессе судопроизводства адвокаты, прокуратура, судебные исполнители, судьи и секретари суда, а также работники системы наказаний, могут отслеживать, собирать и сохранять необходимую информацию, связанную с рассмотрением уголовного дела. Документы сканируются и хранятся в электронном виде.

Управление землепользованием. В задачи документационного обеспечения учета документов по землепользованию входит контроль государственных и частных проектов, таких, как строительство дорог, мостов, жилищное и коммерческое строительство.

Проведение тендеров и конкурсов по государственным закупкам. Полноценная система электронных государственных закупок обеспечивает удобный интерфейс для государственных и муниципальных заказчиков по размещению информации о проводимых ими закупках. Комплексная автоматизация на муниципальном уровне начинается с внедрения СЭД для канцелярии. Расширяя функционал, СЭД для муниципальных нужд позволяет создать единое пространство необходимой документации с разграничением прав доступа в соответствии с должностными обязанностями. Современная СЭД на муниципальном уровне минимально обеспечивает автоматизацию процессов регистрации входящей /исходящей корреспонденции, размещение нормативных актов на электронных ресурсах, автоматизацию исполнения поручений и автоматизацию процессов работы по обращениям граждан. Дополнительно для жителей предусматривается разработка Интернет-приемной, предоставляется возможность каждому жителю иметь свой «личный кабинет» для простора состояния его документов: от приема и регистрации документа обращения гражданина до просмотра резолюции на документе и дальнейшего пути его следования. Такое совершенство обеспечивает качественно новый уровень для работы органов муниципальной власти и граждан. Неотъемлемой составляющей таких систем является наличие справочной системы, включающей нормативную документацию, справочники, каталоги, словари и другое. Муниципальные образования заинтересованы в оптимизации своих затрат. Наличие полнофункциональных СЭД позволяет провести разумную реорганизацию системы управления службы ДОУ и автоматизировать учетные, контрольные функции.

В заключение следует отметить, что в современном мире все больше внимания уделяется участию граждан в управлении через информационно-коммуникационные системы. Вместе с тем ряд авторов, Г.Андреева, А.Верещагин, И.Старостина, считают, что механизм участия граждан в управлении через информационно-коммуникационные системы, только зарождается, накапливая теоретико-методологическую базу [8]. Авторы обращают внимание на потенциал интернет-технологий в активизации гражданского участия в процедурах местного референдума, снижении

финансовых затрат на его организацию. Использование гражданами современных ИТ значительно повышает комфортность проживания горожан. Даёт большие возможности им в формировании свободы слова, участия в судьбе города. Именно поэтому администрации органов муниципальной власти используют все возможности СЭД для обеспечения участия граждан через интернет порталы или сайты администраций. В работах Кириллова А.В. рассматриваются проблемные вопросы управления

[6]. В деятельности муниципального образования можно выделить следующие направления использования ИТ:

1. Информационное взаимодействие субъектов муниципального управления;

2. Информационно-аналитическая поддержка управленческих решений;

3. Обеспечение безбумажной технологии обработки и хранения информации.

По данным Росстата «число заявителей» - граждан, обратившихся за получением государственных услуг в электронной форме за 2015г. составил всего 16%. Для сравнения в развитых европейских странах: В Голландии -67%, в Финляндии - 58%, в Швеции - 54%, в Дании-52%. По мнению автора статьи «Эффективность местного самоуправления в Российской Федерации и проблемам гражданского участия» И.Н.Трофимова, причиной низкой активности населения в решении местных проблем является неверие большинства граждан в возможность оказать влияние на принятие решений. Ещё одной причиной такой низкой активности граждан, он считает отсутствие достаточно развитой социально-политической коммуникации

[7]. Приказом от 8 июля 2013г. № 273 «Об утверждении методики статистической оценки для мониторинга числа граждан, использующих механизм получения государственных и муниципальных услуг в электронной форме» государственные и муниципальные органы обязываются обеспечивать возможность получения заявителем муниципальных услуг в электронном виде и вести учёт лиц, получившим такие услуги. Таким образом, в Российской Федерации на сегодняшний момент создана нормативно-правовая база на федеральном уровне, позволяющая концептуально определить пути вхождения страны в состояние информационного общества. Федеральное законодательство в информационной сфере является базовой основой для создания правового поля информатизации муниципальных образований, формирования муниципальных информационных ресурсов и информационного обслуживания населения в сфере информатизации муниципальных образований.

Список литературы:

1. Бондалетов В.В. Карьера и профессиональная компетентность управленца в условиях современной России. // В сборнике:

Профессиональное социальное образование: уровни, опыт и перспективы развития. Сборник материалов ХШ Всероссийского социально-педагогического конгресса. — 2013. — С. 38-40.

2. Веретехина С.В. Обзор требований европейской спецификации MOREG-2 и проблемы импортозамещения программного обеспечения СЭД/ЕСМ-решений на Российском рынке // Материалы Ивановских чтений.

— 2015. — № 5. — С.203-209.

3. Веретехина С. В. Автоматизированные системы оценки персонала // Управление персоналом и интеллектуальными ресурсами в России. — 2015.

— Т. 4. — №. 5. — C. 72-77.

4. Виниченко М.В. Эффективность, как основа KPI. Материалы Ивановских чтений. — 2015. — № 5. —. 209-216.

5. Виниченко М.В. Кадровый резерв руководства. /Виниченко М.В. // Проблемный анализ и государственно-управленческое проектирование. — 2014. — № 5 (37), том 7. — С.16-30.

6. Кириллов А.В. Проблемные вопросы развития технологий управления персоналом в отечественной практике и пути их решения: Монография // А.В. Кириллов, М.В. Виниченко, А.В. Мельничук, С.А. Макушкин. — М.: Русайнс, — 2015. — 280 с.

7. Трофимов И.Н. Эффективность местного самоуправления в Российской Федерации и проблемам гражданского участия» // журнал ARS ADMINISTRAND, — 2012.— №1.

8. Старостина И. Андреева Г., Верещагин А., Двери для референдума приоткрываются? // Сравнительное конституционное обозрение. — 2007, — № 2.

References:

1. Bondaletov V.V. Kar'era i professional'naja kompetentnost' upravlenca v uslovijah sovremennoj Rossii. // V sbornike: Professional'noe social'noe obrazovanie: urovni, opyt i perspektivy razvitija. Sbornik materialov HIII Vserossijskogo social'no-pedagogicheskogo kongressa. — 2013. — S. 38-40.

2. Veretehina S. V. Obzor trebovanij evropejskoj specifikacii MOREG-2 i problemy importozameshhenija programmnogo obespechenija SJeD/ESM-reshenij na Rossijskom rynke // Materialy Ivanovskih chtenij. — 2015. — № 5. — S.203-209.

3. Veretehina S. V. Avtomatizirovannye sistemy ocenki personala // Upravlenie personalom i intellektual'nymi resursami v Rossii. — 2015. — T. 4. — №. 5. — C. 72-77.

4. Vinichenko M.V. Jeffektivnost', kak osnova KPI. Materialy Ivanovskih chtenij. — 2015. — № 5. —. 209-216.

5. Vinichenko M.V. Kadrovyj rezerv rukovodstva. /Vinichenko M.V. // Problemnyj analiz i gosudarstvenno-upravlencheskoe proektirovanie. — 2014. — № 5 (37), tom 7. — S.16-30.

6. Kirillov A. V. Problemnye voprosy razvitija tehnologij upravlenija personalom v otechestvennoj praktike i puti ih reshenija: Monografija // A. V.

Kirillov, M.V. Vinichenko, A.V. Mel'nichuk, S.A. Makushkin. — M.: Rusajns, — 2015. — 280 s.

7. Trofimov I.N. Jeffektivnost' mestnogo samoupravlenija v Rossijskoj Federacii i problemam grazhdanskogo uchastija» // zhurnal ARS ADMINISTRAND, — 2012.— №1.

8. Starostina I. Andreeva G., Vereshhagin A., Dveri dlja referenduma priotkryvajutsja? //Sravnitel'noe konstitucionnoe obozrenie. — 2007, — № 2.