МЕТОДЫ АВТОМАТИЗАЦИИ ПРОЦЕССОВ УПРАВЛЕНИЯ ПЕРСОНАЛОМ НА ПРЕДПРИЯТИЯХ АВИАСТРОЕНИЯ В УСЛОВИЯХ ЦИФРОВОЙ ЭКОНОМИКИ

Методы автоматизации процессов управления персоналом на предприятиях авиастроения в условиях цифровой экономики

о см о см

о ш т

X

<

т О X X

Калачанов Вячеслав Дмитриевич,

доктор экономических наук, заведующий кафедрой «Управление высокотехнологичными предприятиями» ФГБОУ ВО «Московский авиационный институт (национальный исследовательский университет)»

Ефимова Наталья Сергеевна,

кандидат экономических наук, доцент кафедры «Управление высокотехнологичными предприятиями» ФГБОУ ВО «Московский авиационный институт (национальный исследовательский университет)»

Новиков Александр Николаевич,

кандидат экономических наук, доцент кафедры «Управление высокотехнологичными предприятиями» ФГБОУ ВО «Московский авиационный институт (национальный исследовательский университет)»

Максимов Владислав Сергеевич,

заместитель Генерального директора ФГУП «ЦАГИ»

В статье рассматривается разработка информационной подсистемы управления персоналомна предприятии авиастроения. Целью создания автоматизированной информационной системы, обеспечивающей компьютерную поддержку по управлению персонала, является значительное сокращение временных и материальных затрат за счет автоматизации ручного труда и формирования отчетности при обработке информации. Был произведен анализ объекта управления и описаны организационная и производственная структуры предприятия, рассмотрены виды обеспечения информационной системы предприятия, дана диаграмма взаимодействия структурных подразделений управления по персоналу, описаны бизнес-процессы, осуществляемые управлением по персоналу. В результате проведенного анализа проблемы был произведен выбор программного обеспечения, подлежащего внедрению с целью автоматизации системы управления персоналом. Ключевые слова: управление персоналом, информационная система, автоматизация бизнес-процесса, снижение затрат, внедрение информационных систем.

Управление персоналом признается одной из наиболее важных сфер деятельности предприятия, способной многократно повысить его эффективность.

Система управления персоналом обеспечивает непрерывное совершенствование методов работы с кадрами и использованием достижений отечественной и зарубежной науки и наилучшего производственного опыта.

Задачи, решаемые отделом кадров, можно разбить на две большие группы. Первая группа связана с непосредственной работой с людьми, а вторая - с информацией о них. Чтобы непосредственная работа с людьми была более плодотворной и на нее оставалось больше времени у сотрудников отдела кадров, вторая группа задач должна быть максимально автоматизирована.

В первую очередь следует автоматизировать задачи подбора и найма, а также текущего учета кадров. В круг задач текущего кадрового управления входят учет персонального состава, перемещение персонала, его обучение и переобучение, продвижение по службе, трудовая дисциплина, составление должностных инструкций, формирование отчетности, предоставление социальных льгот.

Кроме того, требуют автоматизации работа со штатным расписанием и планом предприятия, оперативный учет рабочего времени и расчет зарплаты, хотя это относится к компетенции других подразделений предприятия. Но очень часто задача табелирования (учета отработанного времени) возлагается на отдел кадров.

Выбор и внедрение информационных систем управления персоналом сильно зависит от специфики деятельности предприятия. Поэтому рассмотрим особенности системы управления персоналом на предприятиях авиастроения.

На диаграмме, представленной на рисунке 1, показана взаимосвязь между основными подразделениями авиастроительного предприятия и маршруты взаимодействия между ними в процессе управления персоналом.

В отдел подбора и адаптации поступает заявка от соискателя на занятие вакантной должности. Отдел предоставляет соискателю информацию о вакансии. Если претендент соответствует требованиям и начальник управления по персоналу готов заключить договор, то потенциальный работник предоставляет отделу необходимый пакет документов. Отдел подбора и адаптации заводит на нового работника учетную карточку и передает её в отдел кадров. Также отдел подбора и адаптации составляет проект трудового договора и передает его на подпись начальнику управления по персоналу.

Отдел социального обеспечения получает от сотрудников заявки на получение компенсации. После рассмотрения отдел отправляет ответ по заявке. Также в

отдел социального обеспечения отдел кадров направляет заявления на отпуск и листки нетрудоспособности работников.

Отдел кадров по заявлению работников выдает справки о трудовой деятельности и выписки из трудовых книжек. Также отдел кадров направляет отчет о движении работников начальнику управления по персоналу и должностные инструкции в отдел подбора персонала.

Отдел аттестации и обучения разрабатывает проекты программ аттестации и отсылает на утверждение

начальнику управления по персоналу. Также отдел аттестации принимает от отдела кадров заявки на обучение и отсылает отчеты о проведенной аттестации, выдает дипломы сотрудникам, прошедшим обучение.

Начальник управления по персоналу передает в отдел кадров утвержденное штатное расписание и заключенные трудовые договора. Также он направляет утвержденные проекты программ аттестации в отдел аттестации и обучения.

Рисунок 1 - Взаимодействие организационных единиц управления по персоналу авиастроительного предприятия

Сформулируем общие требования к программному решению задачи управления персоналом на предприятии авиастроения.

Функциональные требования:

- Определение потребности предприятия в кадрах;

- Организация подбора и осуществление комплектования структурных подразделений кадрами рабочих и специалистов требуемых профессий, специальностей и квалификации;

- Осуществление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством, действующими положениями, должностными инструкциями и штатным расписанием;

- Формирование и ведение базы данных о количественном и качественном составе кадров, фактической численности работающих;

- Выдача работникам справок, копий кадровых документов, оформленных и заверенных в установленном порядке;

- Систематизация кадровых документов;

- Составление графика отпусков работников;

- Организация и ведение работы по медицинскому страхованию работников;

- Оформление и учет командировок;

X X

о

го А с.

X

го т

о

м о м о

о см о см

о ш т

X

3

<

т О X X

- Организация, совместно с руководителями структурных подразделений, адаптации молодых специалистов и рабочих;

- Осуществление планирования подготовки, переподготовки и повышения; квалификации персонала, на основе их заявок и производственной необходимости;

- Организация и проведение аттестации работников;

- Учет кадрового резерва;

- Формирование и ведение базы данных о количестве работников, достигающих пенсионного возраста и возраста необходимого для оформления льготных пенсий;

- Подготовка пакетов документов для льготных пенсий;

- Оформление материалов на поощрение персонала;

- Оформление распорядительных документов по привлечению работников к дисциплинарной ответственности;

- Анализ причины текучести кадров, потерь рабочего времени, нарушений дисциплины труда, разработка мероприятий по их устранению и обеспечение их выполнения;

- Хранение информации о всех сотрудниках когда-либо работавших в компании и информацию о кандидатах;

- Применение мер материального воздействия к нарушителям трудовой дисциплины в соответствии с действующими нормативными документами.

Нефункциональные требования:

- Достойная защита информации;

- Возможность обеспечения детализации прав доступа к системе;

- Контроль входной и выходной информации;

- Наличие механизмов восстановления после программных и аппаратных отказов;

- Возможность созданиярезервных копий, реин-дексирования баз;

- Простой и удобный интерфейс для пользователя;

- Организация удаленного доступа;

- Маштабируемость;

- Организация удаленного доступа к ресурсам;

- Возможность расширения функций и взаимодействия с внешними системами;

- Возможность эффективно поддерживать актуальность данных, с которымиработает система.

Критерии эффективности

Внедрение АИС управления персоналом можно считать успешным, если будут достигнуты следующие результаты:

1. Уменьшена трудоемкость оформления кадровых документов;

2. Достигнута координация в сфере кадрового делопроизводства;

3. Снижена себестоимость продукции предприятия;

4. Увеличена скорость доступа к нормативно-справочным и служебным документам;

5. Уменьшен объем бумажного документооборота;

6. Достигнут высокий уровень освоения и эксплуатации АИС персоналом предприятия

Рассмотрим стандартный укрупненный основнойбиз-нес-процесс управления персоналом на авиастроитель-

ном предприятии (рисунок 2). Бизнес-процесс управления персоналом начинается с анализа укомплектованности штата. В случае укомплектованного штата отдел аттестации и обучения проверяет необходимость в переобучении или повышения квалификации персонала. Если необходимость существует, то отдел направляет сотрудников на обучение, если нет, то сотрудники продолжают работать в обычном режиме. В случае если на предприятии не хватает штатных единиц, то отдел подбора персонала размещает вакансии в интернете и СМИ и проводит отбор кандидатов, соответствующих вакантной должности. После отбора заключается трудовой договор, происходит назначение на должность начальником управления по персоналу и ведется кадровый учет.

Рисунок 2 - Укрупненный основной бизнес-процесс управления персоналом на предприятии авиастроения

Чтобы сделать процесс управления персоналом более быстрым и точным,сократить управленческие расходы и повысить эффективность решений, необходимо автоматизировать ряд этапов данного процесса.

Предлагаются следующие меры по внедрению информационной подсистемы в процесс управления персоналом авиастроительного предприятия.

1. Создание электронной базы данных сотрудников предприятия. Она должна содержать списки сотрудников, больничные листы и служебные записки о команди-

ровании, данные по премированию, заявления на отпуск, трудовые договора, акты сдачи продукции каждого сотрудника и табели учета рабочего времени;

2. Внедрения формирования электронных актов сдачи продукции и табелей учета рабочего времени в структурных подразделениях предприятия и занесения их в базу данных сотрудников;

3. Перевод в электронный вид табелей посещаемости и успеваемости в учебном центре и занесение в электронную базу данных сведений о полученных сертификатах и присвоенной квалификации по каждому сотруднику;

4. Создание полной электронной баз данных нормативно-справочных и служебных документов. Туда должны войти: штатное расписание, утвержденные методы начисления заработной платы по видам работ и учетная политика предприятия;

5. Автоматизация процесса найма и предварительного отбора потенциальных работников;

6. Четкая регламентация процесса разработки мо-тивационных программ и доработка показателей эффективности её реализации;

7. Расширение локальной сети предприятия до полного охвата ею всех структурных подразделений завода. Это необходимо для того, чтобы все документы, поступающие руководителям служб и цехов, сразу заносились в базу данных без ручной передачи в управление по персоналу;

8. Совершенствование автоматизации задачи расчета заработной платы, с целью получения одновременного результата по персональным карточкам работников всех категорий с надбавками и премиями и социальным отчислениям;

9. Внедрение технологии электронно-цифровой подписи.

Ниже представлена контекстная диаграмма потоков информации для информационной подсистемы управления персоналом (рисунок 3).

Рисунок 3 - Контекстная диаграмма потоков информации для подсистемы управления персоналом предприятия авиастроения

Внедрение информационной подсистемы управления персоналом значительно улучшит ряд показателей эффективности бизнес-процессов. Оценочные величины изменения факторов эффективности представлены в таблице 1.

При успешном внедрении информационной подсистемы управления персоналом на предприятии авиастроениямогут быть достигнутыряд выгод и положительных эффектов, в том числе:

- увеличение скорости доступа к нормативно-справочным и служебным документам;

- уменьшение объема бумажного документооборота;

- повышение точности расчетов и обработки информации;

- сокращение затрат на расходные материалы;

- сокращение себестоимости производства и реализации продукции.

X X

о

го А с.

X

го т

о

м о м о

о es о es

о ш m

X

Таблица 1

Факторы экономической эффективности решения задачи jперсоналом

управления Задачи

- Ч

S * ии

х m с

ад

m

Ш = t аи

É &¡ о

Создание единой базы данных сотрудников предприятия; Внедрение технологии электронно-цифровой подписи.

3-9 Ё

о Ц

СО Œ

Факторы улучшения бизнес-процессов

на нижнем уровне

Регламентация процесса разработки мотиваци-онных программ; Доработка показателей эффективности реализации мотиваци-онных программ.

Перевод в электронный вид табелей посещаемости и успеваемости .

Формирования электронных актов сдачи продукции и табелей учета рабочего времени.

на верхнем уровне

Снижение трудоемкости процессов кадрового делопроизводства; Создание четкой структуры представления данных о сотрудниках предприятия

Повышение эффективности проведения мотиваци-онных мероприятий;

Повышение удовлетворенности сотрудников своим

Упрощение и снижение трудоемкости учета успеваемости и аттестации сотрудников.

Снижение времени получения данных бухгалтерией для расчета заработной платы.

Факторы экономической эффективности

Снижение трудоемкости выполняемых бизнес-

операций; Снижение ошибок в регламентах и графиках; Повышение эффективности работы сотрудников предприятия;

Сокращение избыточных должностей в штатном расписании; Повышение квалификационного уровня сотрудников предприятия;

Снижение количества прогулов, опозданий.

ве сж

30%

25% 20%

30%

15%

5%

Литература

1. Глинских А.И. О состоянии рынка автоматизированных систем управления персоналом - М.: Компью-тер-Информ, 2011.

2. Клеева Л.П. - Необходимое и достаточное условия эффективного функционирования организаций сферы науки и научного обслуживания, 2011

3. IEEE Std 610.12-1990, IEEE Standard Glossary of Software Engineering Terminology Международныйстан-дартвобластиИТ.

4. ГОСТ 7.32-2001 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. отчет о научно-исследовательской работе. Структура и правила оформления

5. ГОСТ Р ИСО/МЭК 12207-99 Информационная технология. Процессы жизненного цикла программных средств

6. Сысоева Е.В. Современное оперативное управление производством в организации // Инновации и инвестиции. 2019. № 3. С. 121-125.

7. Khizhnyak A.N., Chudnovsky A.D., Svetlov I.E., Sulimova E.A. The mechanism of forming a human capital of the enterprises in the conditions of transition to new

technology way // Mediterranean Journal of Social Sciences. 2015. T. 6. № 6 S3. C. 143-149.

8. Clustering as a criterion for the success of modern industrial enterprises / Akhmetshin E.M., Kolpak E.P., Sulimova E.A., Kireev V.S., Samarina E.A., Solodilova N.Z. // International Journal of Applied Business and Economic Research. 2017. T. 15. № 23. C. 221-231. Methods for automating personnel management processes at

aircraft manufacturing enterprises in the digital economy Kalachanov V.D., Efimova N.S., Novikov A.N., Maksimov V.S. Moscow Aviation Institute (National Research University), FSUE TsAGI

The article discusses the development of an information subsystem for personnel management at an aircraft manufacturing enterprise.

The purpose of creating an automated information system that provides computer support for personnel management is a significant reduction in time and material costs by automating manual labor and generating reports when processing information.

The analysis of the object of management was carried out and the organizational and production structure of the enterprise was described, the types of support of the information system of the enterprise were considered, a diagram of the interaction of the structural units of the personnel management was given, the business processes carried out by the personnel management were described.

As a result of the analysis of the problem, a choice of software was made to be implemented in order to automate the personnel management system. Key words: personnel management, information system, business process automation, cost reduction, implementation of information systems. References

1. Glinskikh A.I. On the state of the market for automated personnel

management systems - M .: Computer-Inform, 2011.

2. Kleeva L. P. - Necessary and sufficient conditions for the effective

functioning of organizations in the field of science and scientific services, 2011

3. IEEE Std 610.12-1990, IEEE Standard Glossary of Software

Engineering Terminology International IT industry standard.

4. GOST 7.32-2001 System of standards for information, librarianship and publishing. research report. Structure and design rules

5. GOST R ISO / IEC 12207-99 Information technology. Software

life cycle processes

6. Sysoeva E.V. Modern operational management of production in

an organization // Innovations and investments. 2019.No. 3.P. 121-125.

7. Khizhnyak A.N., Chudnovsky A.D., Svetlov I.E., Sulimova E.A.

The mechanism of forming a human capital of the enterprises in the conditions of transition to new technology way // Mediterranean Journal of Social Sciences. 2015. T. 6. No. 6 S3. S. 143-149.

8. Clustering as a criterion for the success of modern industrial

enterprises / Akhmetshin E.M., Kolpak E.P., Sulimova E.A., Kireev V.S., Samarina E.A., Solodilova N.Z. // International Journal of Applied Business and Economic Research. 2017.Vol. 15.No. 23.P. 221-231.

<

m о x

X