Анализ отклонений как инструмент гибкой системы внутрифирменного планирования

БУХГАЛТЕРСКИЙ УЧЕТ, АНАЛИЗ И АУДИТ: ВОПРОСЫ ТЕОРИИ И ПРАКТИКИ

Вестник Омского университета. Серия «Экономика». 2010. № 4. С. 182-186.

УДК 338.984

АНАЛИЗ ОТКЛОНЕНИЙ КАК ИНСТРУМЕНТ ГИБКОЙ СИСТЕМЫ ВНУТРИФИРМЕННОГО ПЛАНИРОВАНИЯ

DEVIATION ANALYSIS - A TOOL TO MAKE ENTERPRISE PLANNING FLEXIBLE

Я.Н. Чечукова Y.N. Chechukova

Омский государственный университет им. Ф.М. Достоевского

Гибкая система внутрифирменного планирования обеспечивает предприятию эффективное функционирование в изменяющихся условиях осуществления деятельности, позволяя своевременно корректировать планы и бюджеты. В статье рассматривается анализ отклонений как один из инструментов гибкой системы внутрифирменного планирования.

Flexible enterprise planning system enables enterprise to operate effectively by adjusting its plans and budgets in due time despite changeable environment. The article deals with deviation analysis as one of the tools to provide flexible enterprise planning system.

Ключевые слова: анализ отклонений, гибкая система внутрифирменного планирования, существенность отклонения, систематические и случайные отклонения, управление по отклонениям.

Key words: deviation analysis, flexible enterprise planning system, deviation range, systematic and random deviations, deviation management.

В условиях нестабильной среды осуществления деятельности, характеризующейся многообразием влияющих факторов, ускорением информационных и материальных потоков, интенсификацией всех основных процессов, основой успешного функционирования предприятия становится концепция гибкого развития, предполагающая повышение способности предприятия адаптироваться к изменяющимся факторам [1]. Гибкость в управлении предприятием трактуется как параметр, характеризующий организационное свойство системы управления, ее иерархического уровня руководства или распорядительного органа, проявляемое в способности к быстрой структурной перестройке, адаптации к изменяющейся среде. Гибкость в управлении предлагается определять как отношение числа своевременно выполняемых управленческих работ к их общему количеству, объективно возникающему за определенный интервал в силу нестандартного воздействия внешней среды, реорганизации, изменений в технологии принятия решений [2].

Внутрифирменное планирование, выступая одним из основных инструментов управле-

© Я.Н. Чечукова, 2010

ния предприятием и проводником целей и задач высшего руководства, также должно обеспечивать своевременную корректировку планов предприятия в соответствии с изменяющимися условиями осуществления деятельности, иными словами, в условиях изменчивого и труднопредсказуемого внешнего окружения актуальным представляется формирование гибкой системы внутрифирменного планирования.

Стоит отметить, что гибкость в качестве требования к системе планирования на предприятии или одного из ключевых принципов формирования плана рассматривается в исследованиях большинства авторов, занимающихся разработкой теоретических основ внутрифирменного планирования (см. таблицу).

Впервые гибкость как одно из основных требований к разработке планов предприятия было обозначено А. Файолем. Эластичность и гибкость планирования рассматриваются А.И. Ильиным как возможность плана приспосабливаться к изменению различных условий. М.И. Бухалков связывает принцип гибкости с непрерывностью планирования и определяет его как возможность корректировки установленных показателей, координации плановоэкономической деятельности предприятия.

Р.А. Фатхудинов выделяет согласованность плана с параметрами внешней среды системы управления и обеспечение обратной связи системы планирования в числе основных принципов планирования. Соблюдение данных принципов также обеспечивает гибкость системе

Анализ существующих теоретических подходов к определению гибкости планирования позволяет сформулировать основные требования к гибкой системе внутрифирменного планирования на предприятии:

- способность оперативно адаптироваться к изменению условий осуществления деятельности;

- возможность осуществления корректировки ранее установленных показателей, а также поставленных целей и задач;

- обеспечение сбалансированности планов стратегического, тактического и оперативного уровней при изменении факторов внешней и внутренней среды.

Иными словами, гибкая система внутрифирменного планирования предполагает наличие механизма корректировки установленных показателей и координации всей системы планов предприятия, включая и координацию стратегического, тактического и оперативного уровней планирования. Возможность коорди-

планирования на предприятии, поскольку наличие обратной связи планирования и мониторинг факторов внешней среды являются необходимыми условиями своевременной адаптации разработанной системы планов предприятия к происходящим изменениям.

нации и корректировки запланированных целей всех уровней внутрифирменного планирования появляется по мере реализации разработанных планов.

Поступление информации о ходе выполнения плана, а также о фактическом состоянии положенных в основу разработки планов внешних и внутренних факторов позволяет обоснованно принимать решение о необходимости или отсутствии таковой внесения изменений в ранее намеченный курс действий (рис. 1).

Инструментом гибкой системы внутрифирменного планирования, позволяющим анализировать ход выполнения плановых показателей, является анализ отклонений или план-фактный анализ. План-фактный анализ предполагает расчет отклонений посредством соотнесения фактической и плановой информации по ключевым показателям деятельности предприятия в рамках планового периода. Данный инструмент гибкой системы внутрифирменного планирования позволяет своевременно реа-

Принципы гибкой системы внутрифирменного планирования

Источник Принцип Сущность

М.И. Бухалков Непрерывность планов Процессы планирования являются взаимосвязанными между собой и должны осуществляться постоянно и без остановки

Гибкость планов Возможность корректировки установленных показателей и корректировки планово-экономической деятельности предприятия

А.И. Ильин Эластичность и гибкость планирования Возможность плана приспосабливаться к изменению различных условий

Р.А. Фатхудинов Согласованность плана с параметрами внешней среды Анализ динамики факторов внешней среды и исследование их влияния на плановые показатели

Обеспечение обратной связи Возможность для исполнителя плана представлять предложения об изменении плана его разработчику

В.В. Царев Оперативность Необходимость выработки различных воздействий на управляемую систему в такие сроки, которые обеспечивали бы достижение главных целей деятельности фирмы

Обратная связь Необходимость учета влияния более низкой по иерархии структуры на структуру более высокого уровня при выработке и принятии управленческого решения в любой сфере деятельности и корректирование ранее принятых управленческих решений

Г.Я. Гольдштейн Эластичность и гибкость Использование плановых резервов, учет множественности возможных альтернатив, отсрочка деталей планирования до выяснения обстановки, вариантность

гировать на изменение внешних и внутренних факторов посредством анализа существенности и причин отклонений. Анализ факторов, повлекших отклонения фактических результатов

Разработка

плана

деятельности предприятия от плановых, обеспечивает систему внутрифирменного планирования предприятия неотъемлемой составляющей всякой системы - обратной связью.

Рис. 1. Обратная связь гибкой системы внутрифирменного планирования

Во временном аспекте анализ отклонений на предприятии охватывает два плановых периода: при текущем или оперативном планировании - плановый месяц и месяц, следующий за плановым, при годовом планировании анализ отклонений осуществляется в течение нескольких месяцев, следующих за годом планирования.

Можно выделить следующие основные этапы анализа отклонений:

1) определение ключевых показателей, подлежащих контролю;

2) расчет отклонений по выделенным показателям;

3) анализ существенности рассчитанных отклонений;

4) анализ и систематизация факторов, повлекших отклонения;

5) принятие управленческих решений и осуществление управленческих воздействий.

Определение показателей, подлежащих контролю, осуществляется в соответствии с существующей на предприятии системой планов и бюджетов по каждому из составляемых планов специалистами, ответственными за их выполнение. По итогам установленных плановых периодов формируются отчеты о выполнении плана, осуществляется расчет отклонений и специалистами, ответственными за выполнение того или иного планового показателя, составляются аналитические записки с указанием факторов, повлекших указанные отклонения.

Выявленные отклонения по характеру влияния на конечный результат деятельности предприятия подразделяются на две основные группы - позитивные и негативные. Анализ причин возникновения позитивных отклонений фактических результатов деятельности от плановых показателей позволит организации выявить возможности во внешней среде осуществления деятельности, а также определить сильные стороны внутренней среды. Негативные отклонения подлежат анализу и систематизации, поскольку данный анализ позволит выявить факторы внешней среды, препятствующие достижению плановых показателей, и слабые стороны внутренней среды организации [3].

Для осуществления необходимых управленческих воздействий по результатам план-фактного анализа выявленные отклонения следует разделить в зависимости от степени влияния на конечный результат деятельности предприятия на существенные и несущественные в соответствии с определенным для каждой группы показателей уровнем существенности.

Следует отметить, что существуют два основных метода оценки существенности отклонений фактических результатов от плановых: экстраполяция и метод экспертных оценок. Первый из двух методов предполагает оценку существенности отклонений фактического показателя от планового посредством сопоставления допущенных отклонений с данными

прошлых периодов планирования. Оценка отклонений методом экспертных оценок предполагает привлечение группы специалистов, в пределах компетенции которых находятся оцениваемые показатели.

По существенным негативным и позитивным отклонения фактических результатов от плановых показателей специалистами, ответственными за достижение указанных показателей, в пояснительной записке к отчету о выполнении плана проводится анализ факторов, повлекших отклонения. Систематизация факторов-причин отклонений позволяет разделить данные отклонения в зависимости от характера воздействия указанных факторов на случайные и систематические отклонения. Случайные отклонения фактических показателей деятельности от плановых возникают в результате однократного воздействия на предприятие

внешних и внутренних факторов, систематические отклонения являются следствием многократного влияния тех или иных факторов среды осуществления деятельности.

Автором предложен алгоритм анализа отклонений фактических показателей от плановых, позволяющий принимать решение о необходимости осуществления управленческих воздействий при выявлении тех или иных отклонений фактических результатов от плановых показателей (рис. 2). Контролю со стороны менеджмента предприятия подлежат систематические существенные позитивные и негативные отклонения фактических результатов от плановых, поскольку факторы, повлекшие данные отклонения, представляются наиболее значимыми для оценки вероятности выполнения и необходимости корректировки планов и бюджетов предприятия.

Выявлены отклонения нет

фактических данных

от плановых показателей

Рис. 2. Алгоритм анализа отклонений на предприятии

При анализе систематических существенных отклонений следует учитывать, что помимо изменения внешних факторов осуществления деятельности, таких как колебания цен на

сырье и материалы, изменение договорного портфеля, др., и внутренних, обусловленных спецификой производственного процесса, внутренней договорной политикой предприятия,

др., причиной возникновения отклонений могут быть некорректно сформированные планы предприятия. К примеру, использование метода экстраполяции при формировании плановых показателей в условиях нестабильной среды осуществления деятельности зачастую приводит к несоответствию утверждаемых плановых показателей актуальным условиям внешней среды предприятия. В данном случае анализ отклонений позволяет сделать вывод об эффективности применяемых в системе внутрифирменного планирования методов и инструментов и внести соответствующие изменения в целях улучшения данной системы.

В целом в системе управления предприятием анализ отклонений является:

- инструментом гибкой системы внутрифирменного планирования, позволяющим своевременно реагировать на изменение тех или иных факторов или условий осуществления деятельности и корректировать стратегию развития и план по мере их исполнения;

- необходимым этапом процесса планирования на предприятии, предшествующим непосредственному составлению планов и бюджетов и позволяющим внести в них необходимые коррективы на основании информации предыдущих периодов планирования;

- инструментом управленческого учета, представляющим собой информационную платформу для принятия определенных управленческих решений;

- эффективным инструментом контроля, позволяющим анализировать процесс выполнения плана и достижения поставленных целей предприятия;

- ключевым показателем оценки существующей системы планирования, позволяющим сделать вывод об эффективности применяемых методов и инструментов планирования.

1. Кислухина И. Концепция гибкого развития предприятия как основа противодействия экономическим кризисам // Проблемы теории и практики управления. - 2009. - № 11. -С.109-121.

2. Райзберг Б.А., Лозовский Л.Ш., Стародубцева Е.Б. Современный экономический словарь. - М.: Наука, 1996. - 496 с.

3. Лазаришина И.Д. Системные преимущества анализа отклонений с учетом существенности информации // Экономический анализ: теория и практика. - 2009. - № 6(135). -С.15-18.