Съезд по правилам

Проведение дилерских конференций – эффективный, но затратный маркетинговый инструмент любой торговой компании. Хотя общие расходы на них можно существенно сократить, опыт показывает, что для успеха конференции на некоторых позициях экономить не стоит. Например, на том, что находится на столах участников.

Выход в плюс. Бюджет хорошей однодневной конференции на 150 человек с неформальным ужином составляет в Москве около $40 тыс. При правильной организации затраты можно не только сократить, но и выйти на рентабельность до 20% за счет продажи спонсорских пакетов. Средняя цена пакета главного спонсора деловой конференции в Москве – $10 тыс. Известные персоны делового сообщества значительно повышают статус и стоимость участия в конференции, а также спонсорских пакетов мероприятия. Поэтому организаторы нередко платят спикерам за выступления (до $500).

Минимальный набор. Опыт проведения конференций показывает, что существует минимальный набор презентационных материалов. Это флип-чарт (конструкция, напоминающая перекидной блокнот на подставке) или маркерная доска. Лучше выбрать не стационарную, а мобильную доску на колесиках, которая легко перемещается по комнате (причем ее рабочая поверхность поворачивается на 360 градусов). В основной набор входят также маркеры, бумага и ручки для участников.

Более продвинутый вариант подразумевает использование наряду с флип-чартом проектора и экрана. А раздаточный пакет участника конференции дополняется индивидуальной папкой, рекламными материалами, программой, блокнотом и беджем.

Бюджет на оборудование. Вот пример расходов на оборудование. Суммирование стоимости флип-чарта Legamaster 74 х 105 см ($211), проектора Panasonic PT-LM1E, 1200 лм ($1000) с экраном на подставке 150 х 150 см ($174) дает в итоге $1385.

Расходы на расходные. Индивидуальный – и почти исчерпывающий, то есть корректируемый только в сторону уменьшения – пакет участника, по рекомендации компании «Прагматик экспресс», может включать несколько позиций. Это сброшюрованные листы на пружине с материалами выступлений (по 150 страниц), прозрачные обложки Fellowes, CD с материалами семинара, индивидуальные папки Esselte (карман для CD, блокнот для записей, держатель для ручки). Кроме того, сюда войдут одноразовые ручки Bic, беджи на клипсе и настольные таблички для каждого участника фирмы Durable, бутылка боржоми, маркеры Stabilo boss mini для пометок в материалах и бумага SvetoCopy для записей (из расчета шесть упаковок на каждые 20 участников). Такой комплект обойдется приблизительно в $17 на каждого участника.

К расходным материалам можно отнести и пару блокнотов для флип-чарта ($12,5 за две штуки).