Как подтвердить расходы дистанционного сотрудника на оргтехнику, бумагу и картриджи?

 

В трудовом договоре с дистанционным сотрудником закрепляются порядок и сроки, в соответствии с которыми работодатель 
([ч. 1 ст. 312.3 ТК РФ](/db/garant/content/12025268/hdoc/312031)):

* обеспечивает его необходимым оборудованием (например, если организация поручила сотруднику купить оргтехнику, а затем полностью возмещает ее стоимость);
* выплачивает ему компенсацию за использование личного или арендованного имущества в служебных целях (если сотруднику не возмещается полная 
 стоимость оборудования, а выплачивается фиксированная сумма за его использование).

Таким образом, в рассматриваемом случае работнику выплачивается компенсация в порядке, определенном трудовым договором о дистанционной работе. 
Для признания расходов в целях налога на прибыль они должны быть экономически обоснованными и документально подтвержденными 
([ст. 252 НК РФ](/db/garant/content/10800200/hdoc/252)).

Помимо трудового договора, в котором будет указан размер возмещаемых расходов, а также порядок их возмещения, работодатель может для подтверждения 
затрат использовать любые документы.

В частности:

* документы, подтверждающие использование имущества в интересах работодателя (например, если речь идет о принтере, то обязанность работника – 
 предоставлять кому-либо печатные документы);
* копии техпаспортов на оргтехнику, которую использует работник;
* кассовые чеки и иные документы, подтверждающие оплату работником поименованных в трудовом договоре затрат.