Как я веду учет финансов и продаж: Хитрости и советы / Lifehack в журнале Ярмарки Мастеров

Как я веду учет финансов и продаж

В прошлой статье я рассказывала о становлении своего первого магазина и о том, что пора бы открывать второй, чтобы не смешивать работы из разных материалов и не создавать кашу. Магазин открылся и назрел вопрос, как бы отслеживать доходы с обоих магазинов и статистику продаж.

В начале своего творческого пути, как и у большинства, все писалось в блокнотах, но ребенок очень любил мои блокноты, и старательно помогал мне в них вести записи. Тогда, я и решила вести свои учеты в компьютере.

Воспользоваться я решила программой Excel, поскольку только ее собственно и знала.

Что я умела в этой программе делать, да собственно ничего! Суммировать данные. В общем, этого мне вполне хватало.

Вот так выглядела моя бухгалтерия, когда я вела один магазин. Все данные вымышленные!

Такая табличка меня вполне устраивала, все само плюсовалось, предоплата с доплатой, в примечании указывала для себя статус проданной работы, "готовая" или "на заказ", номер почтового отправления и другие нужные вещи.

Каждый месяц отдельный лист, и того 12 листов + лист итогов года.

По мере заполнения месячных продаж лист "Итоги" автоматически пересчитывается.

Когда открылся второй магазин, вести две бухгалтерии, как-то не хотелось. Мне хотелось, что бы все было в одном месте и при этом можно было бы сразу видеть разницу по приходу и расходу, да и по количеству изделий, и тому подобному.

Далее я покажу какой таблицей я пользуюсь сейчас, вернее, на что хватило моих знаний :) В общем, я ее делала посредствам суммирования.

Сразу оговорюсь, что данный учет удобен для меня, мне не нужно вести строгий учет по заказам, срокам, расходу материала на конкретную единицу. Для меня важно, сколько средств ко мне поступает от каждого магазина, сколько я трачу на закупку материалов в каждом магазине, какое количество товара готового и заказанного в каждом магазине продаю в месяц, и соответственно какие изделия пользуются наибольшей популярностью.

Так вот табличка выглядит сейчас.

Графу предоплату я убрала, если вносится предоплата, я пишу в примечании об этом, и ставлю сумму которую должны доплатить и помечаю цветом, чтобы в глаза бросалось. Когда доплачивают остаток, меняю "Сумму" на полную.

Появились графы с названиями магазинов "Роскошь Меха" и "Кожевенный Бутик", когда записываю продажу, в одном из них проставляю количество проданных единиц.

Например: продано комплект из двух меховых браслетов и меховой ободок, ставлю в графе магазин "Роскошь Меха" цифру 3, в графе "Кожевенный Бутик" ставлю 0 или ничего не ставлю.

В табличке "Расходы" появились те же графы с названиями магазинов. Когда произвожу закупку материала указываю цифру 1 в графе магазина на чьи нужды его приобретаю. Единицу в графе нужного магазина ставить обязательно, поскольку иначе функция "СУММЕСЛИ" произведет не верный расчет. Возможно можно и по другим формулам произвести расчеты, но я о них не знаю. Буду рада если кто подскажет, какой еще формулой можно воспользоваться.

Все данный вымышленные! В своей таблице я более подробно описываю наименование товара с их названиями.

Как и в первой таблице, под этими тоже есть итоговая табличка, теперь она выглядит так

В ней все данные автоматически считаются. И хорошо видно каков приход по каждому магазину, расход и прибыль как по отдельному магазину, так и в целом за месяц.

В этом варианте тоже 12 листов, согласно месяцам. И, конечно, есть "Итоги года".

Выглядят они теперь так. Кроме таблички, я сделала гистограмму, где видно процентное соотношение Приход-Расход. Можно сразу увидеть, стоит ли по экономить на материалах или же наоборот, есть возможность закупиться.

Еще появилось два новых листа, где я учитываю проданные изделия по месяцам и по статусу "Готовые" или на "Заказ". Один на каждый магазин.

Здесь я вижу все проданные изделия по месяцам, месячные итоги по каждому наименованию, по статусу, и общие итоги года.

Голубой — готовая работа

Желтый — сделана на заказ

Зеленый — общее число проданных работ

А так же дополняю эту таблицу наглядными гистограммами. Первая по годовому количеству проданных работ в каждой категории, и во второй статистика количества проданных работ по месяцам.

При покупке определенного товара вношу в таблицу нужного магазина цифры. Итоги и гистограмма автоматически меняются.

Такие подсчеты произвожу у себя в магазинах. Магазина два, таблица одна.

Я вижу ту информацию, что мне нужна.

Есть еще, конечно, моменты, которые хотелось бы улучшить, я над этим работаю. Может, в к следующему году поведаю о них :)

Мой способ не подойдет тем, кто имеет несколько магазинов с материалами для творчества, слишком там много наименований, к тому же у них наверняка имеются свои умные таблицы учета.

А тем, у кого несколько магазинов с разными товарами и он не особо владеет знаниями в области данной программы вполне подойдет, поскольку для ее создания все делается посредствам суммирования.

Спасибо тем, кто дочитал до конца. Надеюсь, информация будет кому-то полезна.

Чудесного летнего дня, ваша Катерина.