Нужны ли подтверждающие документы для освобождения от НДФЛ и страховых взносов выплат разъездным работникам?
------------------------------------------------------------------------------------------------------------

 

Работникам с разъездным характером работы работодатель обязан возмещать следующие виды затрат ([ч. 1 ст. 168.1 ТК РФ](/db/garant/content/12025268/hdoc/168101)):

* на проезд;
* на наём жилья;
* суточные;
* иные расходы, понесенные с его разрешения.

В письме от 24.02.2021 № 03-04-06/12696 специалисты Минфина России назвали условия, при соблюдении которых суммы возмещения расходов работникам с разъездным характером работы не облагаются НДФЛ и страховыми взносы. К таким условиям относятся следующие:

* в коллективном договоре, соглашении, локальном нормативном акте или трудовом договоре с работником предусмотрено, что его должность носит разъездной характер;
* возмещаемые расходы связаны со служебными поездками;
* расходы документально подтверждены.

Если какое-либо из названных условий не выполняется (например, нет подтверждающих документов), то суммы возмещения облагаются НДФЛ и страховыми взносами в общем порядке. Это объясняется тем, что в таком случае теряется предусмотренный [ст. 164 ТК РФ](/db/garant/content/12025268/hdoc/164) компенсационный характер таких выплат.

При этом сумма суточных, выплаченная на основании [ст. 168.1 ТК РФ](/db/garant/content/12025268/hdoc/1681), не требует документального подтверждения. Но она не облагается НДФЛ и страховыми взносами только в размере, установленном локальным актом организации.

Отметим, что аналогичной позиции Минфин России придерживается уже давно (см., например, письма [от 22.08.2019 № 03-15-06/64487](/db/garant/content/72665848/hdoc), [от 25.07.2018 № 03-04-06/52242](/db/garant/content/71955984/hdoc), [от 07.09.2017 № 03-04-06/57602](/db/garant/content/71683248/hdoc)).

На наш взгляд, с позицией Минфина России можно поспорить, ведь в положениях ТК РФ и НК РФ нет условия о наличии документов, подтверждающих расходы, произведенные работником с разъездным характером.

Суды также не находят связи между квалификацией выплаты в качестве компенсационной и обязательным наличием подтверждающих документов. Например, в п. 4 обзора, утв. Президиумом ВС РФ 21.10.2015, высшие арбитры отметили, что определяющее значение для целей налогообложения имеет характер соответствующей выплаты, позволяющий отнести ее к числу компенсаций, предусмотренных [ст. 164 ТК РФ](/db/garant/content/12025268/hdoc/164). Такой вывод сделан в отношении НДФЛ с надбавки, которую организация выплачивала работникам за передвижной характер работы. Эта надбавка компенсировала работникам расходы на проезд на городском транспорте общего пользования, такси без подтверждающих документов.