командировочные расходы

здравствуйте!!! подскажите ,пожайлуста. сотрудник едит в командировку на 3 дня на личном автомобиле, нужно ли соформлять договор аренды автомобиля и путевой лист?

условия и порядок выплаты компенсации за использование личных автомобилей сотрудников для служебных поездок определены в письме минфина россии от 21 июля 1992 г. n 57 "об условиях выплаты компенсации работникам за использование ими личных легковых автомобилей для служебных поездок" (далее - письмо n 57).
согласно п. 3 письма n 57 конкретный размер компенсации определяется в зависимости от интенсивности использования личного легкового автомобиля для служебных поездок.
при этом в размерах компенсации работнику должно быть учтено возмещение затрат по эксплуатации личного легкового автомобиля (сумма износа, затраты на горюче-смазочные материалы (далее - гсм), техническое обслуживание и текущий ремонт).
основанием для выплаты компенсации работнику, использующему личный легковой автомобиль для служебных поездок, является приказ руководителя организации, в котором предусматриваются размеры этой компенсации.
для получения компенсации работник, использующий личный транспорт для служебных поездок, представляет в бухгалтерию организации копию технического паспорта личного автомобиля, заверенную в установленном порядке, и ведет учет служебных поездок в путевых листах.
формы путевых листов для учета работ в автомобильном транспорте утверждены постановлением госкомстата россии от 28 ноября 1997 г. n 78 "об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте". в путевых листах отражаются маршрут движения автомобиля, километраж, расход бензина и другие характеристики. этот документ является первичным документом, подтверждающим использование сотрудником данного автомобиля только в производственных целях.
"гроссмедиа", 2010
"росбух", 2010

если вы предполагаете оплату гсм, использование а/м - нужно, а если это так на общественных началах (т.е. безвозмездно) - не обязательно.

сотруднику нужно возместить только ст-ть гсм.



чтобы взять стоимость возмещаемого гсм на затраты, нужны: договор аренды, путевой лист и чеки азс.

а на каком основании вы собираетесь возместить гсм? тогда договор аренды заключить нужно. путевой в принципе можете не составлять.

путевой нужен, т.к. гсм должны рассчитываться по нормам, а для этого нужны показания спидометра.

я имела ввиду не проводить гсм, а выплатить на эту сумму арендный платеж. по моему так проще, чем оформлять путевой, составлять приказ на нормы гсм - и все это ради одной поездки на 3 дня.

согласна с кручининой натальей обязательно нужен договор, путевой лист и чеки с заправочных станций. организация вправе учитывать расходы на топливно-смазочные материалы для служебных автомобилей в полном объеме. при этом необходимо, чтобы такие затраты отвечали требованиям, установленным п. 1 ст. 252 нк рф, и были подтверждены кассовыми чеками на покупку топлива и путевыми листами.

согласна, так проще.

может и проще, но дороже т.к. придется начислить налоги

хочу дополнить, предыдущие высказывания.существуют предельные нормы компенсации за использование личных легковых автомобилей: до 2000см3- 1200руб.в мес, свыше 2000см3-1500руб.в мес.если превышает - начислить ндфл. (и для осно и для усн)
в соответствии с п. 40 ст. 270 нк рф расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей сверх норм, установленных правительством российской федерации, не учитываются при определении налогооблагаемой прибыли.

какие же налоги на арендную плату?

ндфл.

это ведь доход! значит ндфл. арендная плата, выплачиваемая организацией арендодателю — физическому лицу, признается его налогооблагаемым доходом в соответствии с подпунктом 4 пункта 1 статьи 208 нк рф. согласно пункту 1 статьи 224 нк рф в отношении этого вида дохода применяется налоговая ставка в размере 13 процентов.

вот про него я как то забыла

договор аренды авто-это основание выплатить владельцу авто некую сумму за пользование его имуществом.а вот при использовании этого имущества в производственных целях все возникающие текущие затраты- это затраты организации-арендатора.в том числе и затраты на гсм.и для оплаты и учета этих затрат необходимы:
1)путевой лист - для подтверждения производственного характера поездки и определения километража,,
2)чеки азс - для подтверждения факта приобретения гсм - но это при договоре аренды затраты организации.
 если выплачивать компенсацию за использование личного автотранспорта-тогда не нужны чеки азс,а вот путевые листы или хотя бы график поездок за месяц нужен для подтверждения факта использования авто в производственных целях.но сумма компенсации (в пределах норм 1200 и 1500) уже включает в себя компенсацию разных расходов владельца,в том числе и гсм,и бензин в этом случае отдельно не оплачивается.
 если был разовый случай такой поездки,возможно оформить приказом руководителя поездку в командировку на личном авто("в целях оперативного решения производственного задания"),в том же приказе оговорить,что затраты на гсм возмещаются из кассы предпрития при предоставлении путевого листа и чеков азс -тогда стоимость бензина возмещается именно работнику.