Как оформить выплату суточных при разъездной работе?

 

Работникам с разъездным характером работы возмещаются расходы, связанные со служебными поездками. В частности, выплачиваются суточные 
([ч. 1 ст. 168.1 ТК РФ](/db/garant/content/12025268/hdoc/168101)). 
Размер и порядок возмещения таких расходов может устанавливаться в трудовом договоре с работником 
([ч. 2 ст. 168.1 ТК РФ](/db/garant/content/12025268/hdoc/16812)).

Формулировка положения о возмещении таких расходов в трудовом договоре может быть следующей: "При направлении работника в служебную поездку с дальностью 
расстояния свыше 400 км ему возмещаются дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные), в размере 500 рублей 
за каждый день нахождения в пути. Данные выплаты являются компенсационными".

В трудовом договоре следует прописать, какие документы работник должен предоставить работодателю для возмещения суточных (например, путевые листы). 
Также можно указать, в течение какого срока работник обязан предоставить работодателю документы, являющиеся основанием для возмещения ему суточных.

Суммы суточных, выплачиваемых работникам с разъездным характером работы, организация может учесть в расходах по налогу на прибыль. Отдельного основания 
для признания таких расходов НК РФ не предусмотрено, но учесть их можно как иные прочие расходы на производство и реализацию 
([пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ](/db/garant/content/10800200/hdoc/264147)). 
К аналогичному выводу пришел и Минфин России в письмах 
[от 14.07.2014 № 03-03-06/4/34093](/db/garant/content/70660020/hdoc), 
[от 18.08.2008 № 03-03-05/87](/db/garant/content/12062072/hdoc).

Вместе с тем удерживать НДФЛ с суточных за разъездной характер работы работодателю не следует. Дело в том, что не облагаются НДФЛ законодательно 
установленные выплаты, имеющие компенсационный характер 
([п. 5 ст. 217 НК РФ](/db/garant/content/10800200/hdoc/2175)).

Суточные возмещают расходы сотрудника, связанные с проживанием вне места постоянного жительства, поэтому освобождаются от НДФЛ в размерах, установленных 
трудовым договором.

Данное мнение подтверждается позицией Минфина России, изложенной в письмах 
[от 22.01.2015 № 03-04-06/1626](/db/garant/content/70885370/hdoc), 
[от 05.07.2013 № 03-04-06/25956](/db/garant/content/70308994/hdoc), 
[от 07.06.2011 № 03-04-06/6-131](/db/garant/content/12086812/hdoc), 
[от 04.09.2009 № 03-04-06-01/230](/db/garant/content/12069382/hdoc).

Не облагаются суточные за разъездной характер работы и страховыми взносами. Связано это с тем, что компенсационные выплаты освобождены от обложения 
страховыми взносами на основании 
[пп. "и" п. 2 ч. 1 ст. 9 Федерального закона](/db/garant/content/12068559/hdoc/9129) от 24.07.2009 № 212-ФЗ. 
По мнению Минтруда РФ (см. письмо 
[от 23.01.2015 № 17-3/В-26](/db/garant/content/70781124/hdoc)), 
суточные носят характер компенсационных выплат. Следовательно, страховыми выплатами не облагаются.

Смотрите также
--------------

* [Работа лиц с разъездным 
 характером работы](/db/content/stafft/src/271000_т_то с разъез.htm)
* [В каком порядке учитываются 
 расходы, возмещаемые сотруднику с разъездным характером работы?](/db/content/taxprib/src/1905007_п_разъезд.htm)
* [Должен ли работодатель 
 удержать и уплатить НДФЛ при выплате суточных при разъездном характере работ?](/db/content/taxndfl/src/040106_п разъезд суточные.htm)