Может ли работодатель хранить копию паспорта в личном деле работника?

 

Обязанность оформлять личные дела установлена в отношении государственных и муниципальных служащих (Указ Президента РФ 
[от 30.05.2005 № 609](/db/garant/content/88234/hdoc), 
[ст. 30 Федерального закона](/db/garant/content/12052272/hdoc/30) от 02.03.2007 № 25-ФЗ). 
На работников коммерческих организаций оформлять личные дела необязательно.

Однако если коммерческая организация решила вести личные дела работников, то целесообразно закрепить порядок их ведения 
в соответствующем положении.

В личные дела работников могут помещаться следующие документы:

* анкета, автобиография, резюме;
* заявление о приеме на работу;
* копии документов об образовании;
* рекомендации и характеристики;
* медицинские справки;
* трудовой договор;
* выписка из приказа о приеме на работу;
* выписки из протоколов об избрании на должность, об итогах конкурса на вакантную должность;
* личная карточка.

Копии документов (выписки) должны заверять работники кадровой службы. Документы личного дела подшиваются в папку 
"Дело". В личном деле должна быть оформлена внутренняя опись документов.

В [п. 16 Указа](/db/garant/content/88234/hdoc/1016) Президента РФ от 30.05.2005 
№ 609 установлено, что к личному делу гражданского служащего в числе прочего приобщаются копия паспорта и копия документов 
ЗАГСа. Однако применять это требование к личным делам лиц, которые не являются гражданскими служащими, неправомерно.

Документы, удостоверяющие личность, нужны работодателю исключительно при оформлении трудовых отношений. Данные, которые 
содержат паспорта, СНИЛС и ИНН признаются персональными.

Под персональными данными понимаются сведения о фактах, событиях и обстоятельствах частной жизни гражданина, позволяющие 
идентифицировать его личность ([п. 1 Указа](/db/garant/content/10100083/hdoc/1001) 
Президента РФ от 06.03.1997 № 188). Сбор, обработка, передача, хранение и иные действия с такой информацией должны выполняться 
в строгом соответствии с Федеральным законом [от 
27.07.2006 № 152-ФЗ](/db/garant/content/12048567/hdoc) "О персональных данных" (далее – Закон № 152-ФЗ).

В соответствии с [п. 2 ст. 5 Закона](/db/garant/content/12048567/hdoc/5002) № 152-ФЗ 
обработка персональных данных должна ограничиваться достижением конкретных, заранее определенных и законных целей.

Паспорт и СНИЛС нужны работодателю для заключения договора, поэтому их предоставление ограничено целью заключения трудового 
договора. Следовательно, хранить копии этих документов в личном деле работодатель не вправе. Обратите внимание, требовать у 
работника ИНН работодатель не имеет права, поэтому хранение копии ИНН в личном деле не служит для достижения законных и заранее 
определенных целей.

Хранение копий паспорта, СНИЛС и ИНН в личном деле может повлечь ответственность за нарушение законодательства о персональных 
данных (см. например, постановление ФАС Северо-Кавказского округа 
от 21.04.2014 по делу № А53-13327/2013). Например, 
Пятнадцатый арбитражный апелляционный суд, привлекая к ответственности работодателя постановлением 
от 14.03.2014 № 15АП-22502/2013 по делу А53-12557/2013, 
указал следующее: в личных делах работников общества хранятся документы, содержащие персональные данные, превышающие 
установленный [пунктом 2 статьи 86 ТК РФ](/db/garant/content/12025268/hdoc/862) объем 
обрабатываемых персональных данных работников, определенный законодательством. К незаконно обрабатываемым персональным данным 
работников относятся копии страниц паспорта, фотографии работников.

Смотрите также
--------------

* [Ответственность 
 за нарушение порядка обработки и хранения персональных данных](/db/content/stafft/src/200700_т_ответственность_пд.htm)