Что такое документ: определение и виды документов | Новости Mail.ru

Понятие «документ»

В «Словаре русского языка» Сергея Ожегова говорится, что документ — это:

«деловая бумага, подтверждающая какой-нибудь факт или право на что-нибудь»;
«удостоверение, официальная бумага, свидетельствующие о личности предъявителя».

«Толковый словарь живого великорусского языка» Владимира Даля определяет слово «документ» как «всякую важную деловую бумагу, также диплом, свидетельство и прочее».

Функции документа

Различают общие и специальные функции документа. К общим относятся:

Социальная — документ содержит информацию о месте человека в обществе. Пример: Федор женится и получает свидетельство о заключении брака.
Информационная — документ хранит и осуществляет передачу во времени и пространстве важных сведений. Пример: Мария после опоздания на работу пишет начальнику объяснительную записку.
Коммуникативная — документ связывает общество и государство. Пример: Правительство России публикует постановление о внесении изменений в Положение о лицензировании производства лекарственных средств.
Культурная — документ закрепляет и передает нормы поведения и культурные традиции. Пример: архитектор Валентин находит в архиве чертежный проект недостроенного здания XVIII века.

К специальным функциям документа причисляются:

Правовая — документ диктует законы для здорового функционирования общества. Пример: Президент России издает указ о мерах по противодействию коррупции.
Обучающая — документ передает знания. Пример: учитель Евгения составляет методичку с советами по легкому освоению математики начальными классами.
Познавательная — документ дарит возможность постигать мир. Пример: выпускница педагогического колледжа Людмила читает уже опубликованную методичку той самой Евгении.
Управленческая — документ расписывает порядок действий. Пример: Егор при устройстве на работу знакомится с должностной инструкцией.
Мемориальная — документ содержит исторические сведения. Пример: в руки к реконструктору боев Михаилу попадает отчет о сражении при Ватерлоо в Отечественной войне 1812 года.
Учетная — документ что-то фиксирует. Пример: бухгалтер Ирина предоставляет директору отчет о расходе средств компании в мае.
Эстетическая — документ хранит и передает образно-художественные способы освоения реальности. Пример: влюбленные Лидия и Кирилл впервые смотрят «Титаник».
Релаксационная — документ переносит внутреннее напряжение на другой объект. Пример: реалити-шоу «Дом-2» на время отвлекает Маргариту от собственных проблем.

Классификация документов

Эксперты выделяют 15 классификаций документов.

По степени обязательности:

директивные документы — обязательны к выполнению;
информационные документы — носят рекомендательный характер.

По способу фиксации информации:

письменные документы — текстовые заявления, указы;
графические документы — чертежи, схемы;
фотодокументы — снимок в загранпаспорте, с места преступления;
аудиодокументы — диктофонные свидетельства, музыкальные композиции;
кинодокументы — ролики с уличной камеры, фильмы;
электромагнитные документы — информация на флешках, дисках.

организационно-распорядительные документы — приказ об увольнении, трудовой договор;
финансово-расчетные документы — расчетный чек, лицевой счет;
снабженческо-сбытовые документы — договор купли-продажи, документ поставки;
по личному составу — штатное расписание, график отпусков — и другие.

приказы;
положения;
протоколы;
распоряжения;
инструкции;
правила;
уставы;
отчеты;
акты;
планы;
письма;
заявления и другие.

учетные — накладная, кассовый чек;
плановые — программа, план;
статистические — карта выбывшего из больницы, форма учета перемещения товаров;
технические — чертежи, маршрутная карта — и другие.

типовые — не изменяются;
примерные — перерабатываются под нужды;
индивидуальные — составляются под уникальные случаи;
трафаретные — бланки.

простые — по одному поводу;
сложные — по нескольким поводам.

внутренние — создаются в организации;
внешние — входящая и исходящая корреспонденция.

официальные — документы государства, организаций;
личные — документы гражданина.

обычные;
секретные;
для служебного пользования.

По юридической значимости:

действительные — имеют силу;
недействительные — истек срок годности;
подложные — подделки.

подлинники — не копируются;
оригиналы — создаются для копирования;
копии — дубликаты.

временные — берегутся до десяти лет;
постоянные — не ограничены во времени хранения.

срочные — требуют исполнения в законные сроки;
несрочные — время на реализацию не ограничено.

Реквизиты документа

Реквизитами называют информационные элементы, которые указывают на назначение, пространственно-временные характеристики и подлинность документа.

Реквизиты географического пространства — адрес получения и отправления, почтовый индекс, номер телефона, номер счета в банке, государственный герб, фирменный логотип.
Реквизиты иерархии — индекс документа, наименование организации или структурного подразделения, подпись и печать утверждения вышестоящего.
Реквизит временного пространства — дата.
Реквизиты целевого назначения — внешний вид, заголовок, текст.
Реквизиты подлинности — подпись составителя, отметка о заверении копии.

Унификация управленческой документации

Унификация подразумевает приведение к единообразию и сокращение видов документов. Благодаря ей повышается эффективность сотрудников и сокращаются финансовые затраты.

Существуют три способа унификации документов, такие как:

Трафарет — когда в связном тексте пропечатывается неизменная информация и оставляются поля для заполнения.
Анкета — когда отсутствует связный текст, но имеются строки с вопросами или подзаголовками, куда вписываются необходимые данные.
Таблица — то же, что анкета, отличается лишь оформление.

Краткое резюме

Подведем итог. Документ — это материальный носитель информации, который предназначен для ее хранения или передачи во времени и пространстве.

Обновлено: 26.05.2023 16:49