какие правовые основы для использования электронных документов и накладных?

 

правовыми основами для использования электронных документов и накладных являются:  
 
• закон республики беларусь от 28.12.2009 №113-з   

• постановление совета министров республики беларусь от 9 июля 2013 г. №599   

• постановление совета министров республики беларусь от 7 марта 2014 г. №202   

• постановление министерства финансов республики беларусь, национальной академии наук беларуси от 17 апреля 2014 г. № 22/4   

• стб 2341-2013  

• стб 2353-2014

какие возможности предоставляет сервис «эдин»?

 

со всеми возможностями нашего сервиса вы можете ознакомиться по ссылке.

какие есть варианты подключения к сервису «эдин»?

 

есть два варианта подключения к нашему сервису:  

• подключение к web-порталу (подходит для клиентов с малым количеством документов).  

• полная интеграция (подходит для клиентов с большим количеством документов, работа ведется в вашей учетной системе).

какое количество сотрудников может работать в вашей системе? что необходимо для оборудования их рабочих мест?

 

в нашей системе может работать неограниченное количество сотрудников. мы можем создать несколько доступов. для работы каждому сотруднику необходим компьютер с доступом в интернет, а также в программу «1с:предприятие», в случае интеграции.

есть ли ограничения на объем передаваемых документов?

 

в настоящее время таких ограничений нет.

что такое электронный документооборот?

 

электронный документооборот (эдо) — совокупность автоматизированных процессов по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции безбумажного делопроизводства.

в чем ваши преимущества в сравнении с другими провайдерами?

 

основные преимущества нашего сервиса:  

• технологичность.  

• наличие модуля интеграции «1с» собственной разработки.  

• современный web-клиент.  

• время отклика системы на передачу сообщений и документов - 1 секунда.  

• обновление платформы без остановки работы сервиса.  

• развитый и современный api интеграций с учетными системами пользователей.  

• наличие и поддержки bpmn.  

• понятные цены.

какими типами документов можно обмениваться при внедрении автоматизации в бизнес-процесс компании?

 

при использовании эдо в работе вы сможете обмениваться актами выполненных работ, договорами, актами сверок, счет-фактурами на оплату (invoice) и другими документами, а также подписанными эцп (электронно-цифровая подпись) электронными документами в формате pdf.

можно ли внести изменения в документ после подписания его эцп?

 

внесение любых изменений в электронный документ после подписания его эцп делает данный документ недействительным. это отличает его от документов на бумажном носителе, для которых допустимо нанесение различных служебных отметок непосредственно на сам документ.
соответственно, если электронный документ согласуется работниками при помощи эцп, внесение в него любых изменений (в том числе исправление орфографических ошибок) после согласования сделает данное согласование недействительным.

как обеспечивается юридическая значимость документов?

 

для большинства документов для обеспечения юридической значимости достаточно, чтобы документ был подписан действующей электронно-цифровой подписью.

какая экономия при использовании электронного документооборота?

 

при сравнении себестоимости одного бумажного документа с электронным при полном переходе на электронный документооборот потенциальная экономия составляет около 70%.

у меня сложилась такая ситуация: я работаю со своими штрих-кодами, а торговая сеть с отличными от моих. что делать?

 

в случае, если вы выбрали вариант работы с веб-версией, нет разницы. в случае, если вы выбрали вариант интеграции можно либо провести сверку, либо договориться об использовании одних кодов, либо мы сделаем настройку на платформе по преобразованию кодов сети в коды поставщика и наоборот.

могу ли я увеличить количество товара в ответе на заказ или уведомлении об отгрузке?

 

это возможно сделать только по согласованию с торговой сетью.

приведите пример расчета эффективности внедрения edi.

 

возьмем за исходные данные количество отправляемых заказов в месяц. в нашем примере будет 5 000 заказов. зарплата одного сотрудника при 8-часовом рабочем дне составляет 800 руб. в месяц. затраченное на ручную обработку заказа, составляет около 30 минут, через edi обработка 1 заказа - 5 минут.  

уменьшение персонала на одной операции приводит к экономии 12х800=9600 руб. в месяц.


что такое gln номер?

 

gln (global location number) — это глобальный номер места нахождения, который идентифицирует участника. gln представляет собой 13-разрядный цифровой код (номер), который предназначен для точной и краткой идентификации юридических лиц, функциональных подразделений и физических объектов. присвоение номеров gln регулируется стандартами gs1 для того, чтобы гарантировать уникальность каждого номера в рамках всего мира.

где используется gln номер и для чего он нужен?

 

gln номер используется в:  
 
• электронном обмене данными (edi) для обозначения отправителя и получателя электронных сообщений.  
 
• в логистических и транспортных операциях для обозначения физических объектов и адресатов.  
 
• в области штрихового кодирования gln незаменим при использовании символики ean-128 совместно со стандартным идентификатором применения – application identifiers (ai).  
 
• в электронной коммерции.


как получить gln номер?

 

для получения gln номера необходимо обратиться в национальную ассоциацию gs1. в беларуси — это ассоциация автоматической идентификации гс1 бел.

сколько провайдер обязан хранить накладные?

 

с учетом изложенного составленные на бумажном носителе реестры наравне с накладными должны храниться не менее 3 лет после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства, при условии завершения проверки, проводимой в рамках ведомственного контроля.

какие действия совершают грузоотправитель и грузополучатель при передаче/получении электронной накладной?

 

согласно постановлению министерства финансов республики беларусь и национальной академии наук беларуси 17 апреля 2014 г. №22/4 грузоотправитель при передаче грузополучателю электронной накладной:  
 

• создает в электронном виде накладную в порядке, установленном законодательством;  
 
• подписывает электронную накладную эцп;  
 
• передает электронную накладную в адрес грузополучателя через edi-провайдера;  
 
• сохраняет подписанную накладную в электронном виде.

что такое реестр накладных? что он из себя представляет?

 

при создании электронной товарно-транспортной накладной в электронном виде дополнительно создается реестр товарно-транспортных накладных в бумажном виде (приложение к постановлению совета министров республики беларусь № 599 от 09.07.2013 г.), которым должно сопровождаться перемещение груза. реестр электронных накладных не является первичным документом утвержденной формы и может быть расширен необходимыми для заполнения полями на усмотрение руководителя организации.

какие документы должен иметь при себе водитель?

 

по требованию контролирующих органов перевозчик обязан представить для проверки среди прочих документов заполненный реестр и товарно-транспортные накладные в виде электронных документов, переданные грузоотправителем грузополучателю, на материальном носителе. проверка соответствия перевозимых грузов может осуществляться налоговыми органами посредством удаленного доступа к информационной системе электронного документооборота, в которой содержится полная информация об электронных накладных.

какие документы должен предъявлять водитель инспектору?

 

по требованию контролирующих органов перевозчик обязан представить для проверки среди прочих документов заполненный реестр и товарно-транспортные накладные в виде электронных документов, переданные грузоотправителем грузополучателю, на материальном носителе. проверка соответствия перевозимых грузов может осуществляться налоговыми органами посредством удаленного доступа к информационной системе электронного документооборота, в которой содержится полная информация об электронных накладных.

у кого из участников электронного документооборота должен храниться реестр?

 

реестры должны храниться у грузоотправителя как у субъекта хозяйствования, оформившего реестр, и у перевозчика как лица, которому передан такой реестр.

как оформляется тара в электронной накладной?

 

аналогично, как и в бумажной накладной, тара описывается отдельной позицией в электронной накладной.

каким образом происходит сверка груза?

 

перевозчик имеет возможность осуществить сверку фактически принимаемого к перемещению им груза с информацией о таком грузе, содержащейся в товарно-транспортных накладных в виде электронных документов, переданных ему на материальном носителе.

как оформляются возвраты в электронной накладной?

 

аналогично, как и в случае с бумажной накладной. грузополучатель товара, оформляющий возврат, создает электронную накладную с зеркальными реквизитами грузоотправителя и грузополучателя относительно накладной, по которой он получил товар. то есть грузоотправителем в накладной выступает организация, возвращающая товар, а грузополучателем - организация, поставившая товар.

как быстро передается электронная накладная?

 

по требованиям стандарта, предъявляемым к аттестованным edi-провайдерам, все электронные документы должны передаваться в промежутке не более 30 минут. в реальности передача накладной от отправителя до получателя (полный цикл с проверками, подтверждениями и служебными сообщениями) происходит мгновенно.

что делать, если в силу каких-либо обстоятельств электронная накладная не будет доставлена?

 

незамедлительно сообщить об этом факте edi-провайдеру. edi-провайдер должен принять меры по выявлению и устранению причин недоставки.

что такое роуминг?

 

роуминг – это технология обмена edi документами между edi провайдерами, а также юридически значимыми электронными документами между операторами электронного документооборота.

как будет осуществляться роуминг между edi-провайдерами?

 

по требованиям стандарта стб 2353-2014, предъявляемым к аттестованному edi-провайдеру, последний должен присоединиться к регламенту о предоставлении роумингового соединения (подписать соглашение и быть готовым выполнить все необходимые организационные и технические мероприятия). это означает, что в случае официального запроса клиента, edi-провайдер должен настроить роуминг с указанным клиентом аттестованным edi-провайдером в установленные в требованиях стандарта сроки.

могу ли я одновременно с одними клиентами использовать бумажные накладные, а с другими - электронные накладные?

 

да. вопрос перехода на электронный вариант обмена заключается в желании и готовности самого предприятия и его контрагентов к ускорению сроков поставок товара и снижению издержек.

какие документы должны предоставляться в суд в случае судебных разбирательств?

 

удостоверение копии электронной накладной производится (при необходимости) руп ”информационно-издательский центр по налогам и сборам“ по запросам судебных, контрольных (надзорных) органов на безвозмездной основе.

кто платит за накладную?

 

отправитель накладной.

какую информацию о накладной нужно хранить на материальном носителе? (распечатанный документ, usb)

 

товарно-транспортные накладные в виде электронных документов – накладные, переданные грузоотправителем грузополучателю, на материальном носителе, в которых содержится полная информация об электронных накладных (в качестве материальных носителей могут быть использованы флеш-диск, диск, ноутбук, планшет, иное устройство, бумажный носитель и т.д.).

в случае проверки контролирующих органов на предприятии, что должен предъявить клиент, когда контролирующие органы запросят у них накладные?

 

с учетом требований пункта 22 правил автомобильных перевозок перевозчик при перевозке грузов должен иметь реестр и товарно-транспортные накладные в виде электронных документов, переданные грузоотправителем грузополучателю, на материальном носителе.

кто платит за передачу документа?

 

согласно правилам работы нашего сервиса оплату проводит тот, кто отправляет документы.

у меня ситуация. я использую сервис для передачи документов. у моего контрагента нет такой возможности. как в таком случае поступать?

 

в таком случае вы можете отправить электронный документ с использованием эцп, а ваш контрагент при отсутствии возможности/желания подключиться к сервису распечатывает этот документ с реквизитом подписи, подписывает и ставит обычную печать, высылает вам экземпляр. такой документ будет иметь юридическую силу.