Как организовать бюджетный электронный журнал входящей/исходящей корреспонденции?
===================================================================================

 В нашей общественной организации делопроизводство ведется в бумажном виде и после прихода карантина мы столкнулись с проблемой - физический доступ в гос. органы закрылись и обращение/получение услуг перешли в онлайн-формат.  

  

Но это оказалось большим плюсом нежели минусом, так как теперь можно автоматизировать половину работы (например, однотипные уведомления на почту от гос. органов).  

  

Бюджет около нуля, т.к. руководство (пожилые и не очень разбираются в технологиях) боится что-то упустить и доверяет только бумагам.  

  

Сотрудники устали от бюрократии и хотят как-то облегчить свою участь.  

  

Поэтому готовые решения (часто громоздкие) отпадают (но недалеко, внедрение будет поэтапным).  

  

Я думаю, надо сперва сделать банальную электронную регистрацию входящей/исходящей корреспонденции.  

  

Для этого поднимаем телеграм-бот, который принимает от сотрудников следующие данные:  

куда или откуда направляется/принимается письмо (обращение, заявление и т.п), краткое описание, внутренний номер дела, идентификатор для отслеживания (талон, треккод, исх. № входящего письма).  

  

Я не думаю, что здесь нужна страница с формами и поэтому сообщения в телеграме успешно заменят их (простое разделение по переносам строк).  

  

Бот регистрирует в БД и выдает номер.  

  

Теперь нужен скрипт для обработки текста уведомлений от гос. органов, скрипт должен их обрабатывать и передавать для регистрации в БД (думаю, здесь не обойтись без поднятия почтового сервера).  

  

Другой скрипт будет отслеживать даты и сроки и отправлять уведомления сотрудникам через телеграм.  

  

И другие скрипты для составления документов по шаблонам, для парсинга информации там, где нет уведомлений от гос. органов или они не приходят на почту и т.п.  

  

И скромная админка для управления этим.  

  

Если у кого есть опыт или рекомендации (особенно бесплатным библиотекам на python), предложения (можно и коммерческие), буду рад увидеть в ответах. 

 Не надо никакого почтового сервера, телеграм-бота и т.д. Сделайте все на Гугл Документах. Таблица с данными (входящие/исходящие/ответственные/визирование/закрытие), в качестве фронта Гугл формы или Гугл Веб Апп, емейлы перенаправлять на адрес на Гугл Почте и подтягивать в базу автоматом скриптом (благо Гугл Апп Скрипт это просто ЖабаСкрипт с подключенными фирменными либами). Для среднестатистического конторского работника это будет в разы понятнее, а для IT-спеца отпадет необходимость что-то администрировать, деплоить и т.д. 

 1) Без страницы с валидацией (!!!) данных, увы, не обойтись. Вы даже не представляете, сколько ошибок будут делать при вводе информации, сколько будет всего перепутано и напутано, сколько придется переварить вашему боту неправильной информации.  

2) Поднимать почтовый сервер, очень, очень плохая идея, начиная от спама, и заканчивая неформализованным обменом информацией в теле письма. Здесь вы тоже удивитесь, что зачастую это не совсем текст, а в лучшем случае html, в худшем - закодированный в хрензнаеткакойкодировке в Base64...  

3) Делать обмен с госорганами через электронную почту - еще хуже, ибо все, что в пункте 2) плюс в теле письма ответ в прикрепленном doc-файле.  

  

Итого, самое лучшее - поставить таки достаточно мощную систему, в котором вести ВНУТРЕННИЙ документооборот. Но тут будет этап ВНЕДРЕНИЯ, на котором скорее всего будете посланы.  

  

Самый лучший вариант, если у ваших госорганов есть внешние API к их системам в виде запросов JSON/XML....