необходимые документы для выплаты компенсации за использование личного автомобиля

здравствуйте, директор нашей организации решил выплачивать компенсация за использование личного авто в приделах нормы (1200 руб), озадачил подготовкой всех документов, подскажите пожалуйста, кроме приказа директора о назначении компенсации нужны ли путевые листы (мне не автотранспортная организация) спасибо.

добрый день.для подтверждения расходов на компенсацию необходимы:1) доп.соглашение к трудовому договору между работником и работодателем.(ст. 188 тк рф).  2) приказ руководителя организации 3) копия птс4) документы, подтверждающие необходимость использования личного автомобиля работника в служебных целях. 5) документы, подтверждающие обоснованность понесенных им расходов, в порядке, установленном правилами бухгалтерского учета (например, путевые листы). цитата (министерство финансов российской федерации письмо от 15 сентября 2005 г. n 03-03-04/2/63):  проблемная ситуация: банк просит разъяснить, в каком порядке учитывать компенсацию расходов по использованию личных автомобилей работников при исполнении должностных обязанностей в целях налогообложения прибыли, в случае если не все рабочие дни месяца автотранспорт использовался в служебных целях:- в полном размере, установленном постановлением правительства рф от 08.02.2002 n 92, вне зависимости от фактического количества рабочих дней, когда личный автомобиль использовался в служебных целях;- пропорционально количеству дней использования личных автомобилей в служебных целях.  ответ:департамент налоговой и таможенно-тарифной политики рассмотрел письмо по вопросу учета компенсаций, выплачиваемых работникам банка за использование личных автомобилей в служебных целях, при исчислении налога на прибыль и сообщает следующее.при признании организацией расходов в виде выплаты компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов следует рассматривать два аспекта этой проблемы.во-первых, выплата компенсации непосредственно работнику организации за использование им в служебных целях личного автомобиля.во-вторых, учет выплаченной работнику компенсации в качестве расходов для целей налогообложения прибыли в пределах норм, установленных постановлением правительством российской федерации от 08.02.2002 n 92 "об установлении норм расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией".согласно письму минфина россии от 21.07.1992 n 57 "об условиях выплаты компенсации работникам за использование ими легковых личных легковых автомобилей для служебных поездок", зарегистрированному в минюсте россии 22.07.1992 n 13, компенсация выплачивается работникам предприятий, организаций и учреждений за использование ими для служебных поездок личных легковых автомобилей. выплата производится в тех случаях, когда их работа по роду производственной (служебной) деятельности связана с постоянными служебными разъездами в соответствии с их должностными обязанностями.основанием для выплаты компенсации работникам, использующим личные легковые автомобили для служебных поездок, является приказ руководителя предприятия, организации и учреждения, в котором предусматриваются размеры этой компенсации.конкретный размер компенсации определяется в зависимости от интенсивности использования личного легкового автомобиля для служебных поездок.в размерах компенсации работнику учтено возмещение затрат по эксплуатации используемого для служебных поездок личного легкового автомобиля (сумма износа, затраты на горюче-смазочные материалы, техническое обслуживание и текущий ремонт).таким образом, руководитель организации в приказе самостоятельно устанавливает конкретный размер компенсации работнику за использование им личного автомобиля для служебных поездок в зависимости от интенсивности использования личного автомобиля для служебных поездок.для получения компенсации работники представляют в бухгалтерию организации копию технического паспорта личного автомобиля, заверенную в установленном порядке.кроме того, для определения суммы компенсации работник представляет в бухгалтерию организации также другие документы, подтверждающие обоснованность понесенных им расходов, в порядке, установленном правилами бухгалтерского учета (например, путевые листы).работнику на основании приказа один раз в месяц компенсируются фактически понесенные им затраты, связанные с использованием личного автомобиля для служебных поездок.если работник по каким-либо причинам не исполнял служебные обязанности (был в отпуске, по причине временной нетрудоспособности, находился в командировке) и не использовал личный автомобиль для служебных поездок в этот период времени, то, соответственно, он не мог представить в бухгалтерию соответствующие документы, подтверждающие понесенные им затраты.если работник использовал личный автомобиль для служебных поездок не полный месяц (например, работал несколько дней в месяце, а остальное время был в отпуске), то и фактические расходы по использованию им личного автомобиля для служебных поездок за эти несколько дней будут значительно меньше, чем если бы он использовал автомобиль в течение всего месяца, и, следовательно, эти компенсационные выплаты будут меньше нормы компенсации, установленной постановлением правительства российской федерации от 08.02.2002 n 92.обращаем внимание на то, что в настоящем письме не затрагиваются вопросы учета выплаты компенсации за использование личного автомобиля для служебных поездок в целях исчисления налога на доходы физических лиц.однако независимо от фактически компенсированной организацией работнику суммы его затрат, связанных с использованием им в течение месяца личного автомобиля для служебных поездок, для целей налогообложения прибыли указанные расходы будут признаны только в пределах норм, установленных постановлением правительства российской федерации от 08.02.2002 n 92. заместитель директорадепартамента налоговойи таможенно-тарифной политикиа.и.иванеев

ольга спасибо большое за ответ, по поводу путевых листов смотрите, что нашла "судьи фас цо в постановлении от 25.05.2009 по делу n а62-5333/2008 указали, что форма 3 "путевой лист легкового автомобиля", утвержденная постановлением госкомстата россии от 28.11.1997 n 78, распространяется на юридических лиц всех форм собственности, осуществляющих деятельность по эксплуатации автотранспортных средств (грузовых, легковых, в том числе служебных автомобилей, специализированных и такси), и носит обязательный характер.согласно указаниям по применению и заполнению указанной формы она является первичным документом по учету работы легкового автотранспорта и основанием для начисления заработной платы водителю.анализируя требования вышеназванных нормативных документов, судьи пришли к выводу, что выписывать путевой лист работнику, использующему личный автотранспорт в служебных целях и не состоящему в должности водителя данной организации, организация не обязана, поскольку путевые листы применяются организациями в целях учета работы принадлежащего им автотранспорта и не предназначены для учета поездок работников на своих личных автомобилях, даже если эти поездки осуществляются в служебных целях.в качестве документов, обосновывающих выплаты компенсаций работникам предприятия, судьи фас ско признали приказы, в которых определена ежемесячная сумма выплат с указанием фамилии работника, его должности и размера оплаты труда, а также должностные инструкции работников, из содержания которых следует, что использование автомобиля осуществляется для выполнения работником своих должностных обязанностей (постановление фас ско от 18.06.2009 по делу n а53-14011/2008-с5-14)."

все это хорошо, но это как видите судебное разбирательство и без документов, подтверждающих обоснованность понесенных им расходов, не обойтись. какие это будут документы решать вам .