взаимозачёт между арендатором и арендодателем

организацией-арендатором(не строительная организация) был проведён ремонт в здании организации-арендодателя. арендатор в свою очередь самостоятельно приобретал строительные материалы и нанимал строителей по трудовому соглашению. какие документы необходимо оформить для проведения взаимозачёта(ремонтные затраты в счёт аренды)? как я понимаю 
1. в договоре аренды должна предусматриваться возможность взаимозачётов и возможность проведения капитального ремонта арендатором
2. акт взаимозачёта
3. справку о стоимости работ и смету на строительные материалы (???)если нет, то каким образом арендодателю оценить стоимость всего произведённого ремонта???
4. ксерокопии трудовых соглашений строителей(это не лишнее?)
совсем запуталась, пожалуйста помогите!!!

думайте проще, пусть договор аренды и договор капитального ремонта живут отдельно.
1. договор на проведение работ по капитальному ремонту арендатором.
2. смета, утвержденная сторонами.
3. акт о выполенных работах+счет-фактура, если осно.
4. акт взаимозачета.

возникает вопрос по смете на строительные материалы-она будет просто представлена в виде перечня опред.наименований, действительная стоимость которых будет не подкреплена? или всё же потребовать с арендатора копии накладных и тов.чеков?

для подверждения достоверности вы впрве потребовать копии накладных на покупку материало. я бы так и сделала.

изначально с арендатором нужно было согласовать смету. если вы утвердили смету с обоих сторон, то в чем проблема?
если смету не утверждали, то конечно право за вами-требуйте подтверждения стоимости материалов и работ.

а что вы думаете по поводу: ???

всё таки нужно составить отдельный договор по ремонту? читала несколько источников- во многих пишут, что достаточно прописать в договоре аренды, что арендатор может проводить капремонт, и начало ремонта согласовать просто письмом-уведомлением