Где уместно употреблять смайлы?

 

В приватной беседе, переписке с заказчиком, но с использованием сдержанных эмоций и по обоюдной договоренности.

Говорят, что вставлять эмотиконы в текст сообщения нужно особым образом?

 

Да недопустимо использовать смайлики без глаз. Ставить закрывающуюся скобку нужно обязательно после двоеточия.

Можно ли выражать смех несколькими скобками?

 

Нежелательно, поскольку э то может означать наличие у собеседника двойного (тройного) подбородка.

Нужно ли выдерживать расстояние между эмотиконом и текстом?

 

Обязательно. Лепить вплотную к слову не рекомендуется, следует поставить между ними пробел.