Как оформлять поездки директора на личном авто к контрагентам?

 

В такой ситуации каждую поездку директора можно оформить как командировку либо установить ему разъездной характер работы.

Командировкой признается поездка сотрудника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения 
вне места постоянной работы ([ч. 1 ст. 166 ТК РФ](/db/garant/content/12025268/hdoc/1661)). 
Законодательство не устанавливает минимальный срок командировки, поэтому руководителя можно отправлять и в однодневные командировки. 
Такое оформление будет актуально, если поездки редкие и в основном за пределы города нахождения организации.

Если командировка на несколько дней, то оформление и оплата происходят стандартным способом. Если же командировка однодневная, 
то единственное ограничение – это отсутствие суточных. Однако и их можно выплачивать, важно корректно это оформить, чтобы можно было 
учесть указанные суммы в расходах, не начислять страховые взносы и не удерживать с них НДФЛ.

Суточные при однодневной командировке можно учитывать как иные прочие расходы 
([пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ](/db/garant/content/10800200/hdoc/264147)), а не как командировочные 
расходы. В части страховых взносов и НДФЛ требования примерно одинаковые – выплата при однодневной поездке не должна называться "суточные" 
в локальном нормативном акте. Кроме того, руководитель должен представить документы, подтверждающие расходы. Например, чек из ресторана 
(иной точки общепита) или магазинов, где директор покупал продукты.

Если руководитель останавливается в гостинице во время таких поездок, то проживание ему также необходимо оплачивать 
([ст. 168 ТК РФ](/db/garant/content/12025268/hdoc/168)).

Фактический срок командировки в случае, если работник едет в командировку на собственном авто, указывается в служебной записке. 
Составить такую записку директор должен по возвращении из командировки. К ней прилагаются документы, подтверждающие использование 
автомобиля для поездки в командировку. Такими документами могут быть путевой лист, маршрутный лист, счета, квитанции, кассовые чеки 
и иные документы, подтверждающие маршрут следования транспорта.

Порядок учета расходов на ГСМ, понесенных в связи с командировкой, зависит от того, как оформлено использование личного автомобиля 
руководителя в служебных целях.

Так, ФНС России считает, что расходы на ГСМ сотрудника, который получает компенсацию за использование личного авто, входят в сумму 
компенсации, даже если он поехал на этом авто в командировку (см. письмо 
[от 21.05.2010 № ШС-37-3/2199](/db/garant/content/12076329/hdoc)). Однако если с директором 
заключить (к примеру) договор аренды его авто, ГСМ можно компенсировать в полном объеме и включать его в расходы.

Что касается разъездного характера работы, его имеет смысл установить, если поездки частые и они осуществляются не только в 
близлежащие города, но и по городу нахождения организации. Служебные поездки сотрудников, постоянная работа которых имеет разъездной 
характер, командировками не признаются ([ч. 1 ст. 166 ТК РФ](/db/garant/content/12025268/hdoc/1661)).

При этом сотрудникам, постоянная работа которых имеет разъездной характер, возмещаются следующие виды затрат, связанных со служебными 
поездками ([ст. 168.1 ТК РФ](/db/garant/content/12025268/hdoc/1681)):

* расходы на проезд;
* расходы по найму жилого помещения;
* дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);
* иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.

Чтобы оплачивать руководителю эти расходы, необходимо в трудовом договоре с ним указать, что его работа носит разъездной характер. 
Возмещение расходов на ГСМ при разъездном характере работы происходит в том же порядке, что и при командировках.

Смотрите также
--------------

* [Является 
 ли поездка на один день командировкой?](/db/content/stafft/src/090103_п_ком_однодневная.htm?_=1584701968)
* [Как 
 оформить отношения с сотрудником, использующим личный автомобиль для служебных нужд?](/db/content/contracts/src/dogovor/_08_отдельные виды договоров/0802_договор_аренды_тс_без_экипажа/компенсация_аренда_тс.htm?_=1585033649)
* [Срок командировки, 
 день отъезда (приезда)](/db/content/stafft/src/090200_т_срок.htm?_=1584701968)
* [Облагаются 
 ли страховыми взносами (в т.ч. "на травматизм") суточные при однодневной командировке?](/db/content/socsec/src/310000_п_суточные_однодневные_командировки.htm?_=1583337826)
* [Должен ли работодатель 
 удержать и уплатить НДФЛ с суточных при однодневной командировке сотрудника в пределах территории РФ?](/db/content/taxndfl/src/070403_п_суточные_1день.htm?_=1584696873)
* [Можно ли учесть в расходах 
 суточные, выплаченные работнику за однодневную командировку?](/db/content/taxprib/src/1903001_п_одноднев.htm?_=1584434455)