форменная одежда для охраны. 

как правильно учитывать форменную одежду, нужно ли вести карточки учета или что-то подобное, нужно ли включать в доход работнику стоимость формы, если да, то взимается ндфл или нет. большое спасибо.

"финансовая газета. региональный выпуск", 2010, n 17

учет форменной и специальной одежды

форменную одежду следует отличать от специальной. форменная одежда демонстрирует принадлежность работника к конкретной организации или виду деятельности. обязательность ее ношения может быть как продиктована требованиями законодательства, так и установлена решением руководства организации.
порядок использования форменной одежды должен быть закреплен в каком-либо локальном нормативном акте организации, например в положении о форменной одежде.
специальная одежда в отличие от форменной призвана защищать работников от каких-либо вредных факторов и выдается работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, а также на работах, выполняемых в особых температурных условиях или связанных с загрязнением (ст. ст. 209 и 212 тк рф). в большинстве случаев выдавать ее обязывает законодательство.
таким образом, основным отличием форменной одежды от специальной является то, что форменная одежда (униформа) призвана выполнять представительские, а спецодежда - защитные функции.

форменная одежда

бухгалтерский учет

в законодательстве о бухгалтерском учете специальный порядок учета форменной одежды не предусмотрен.
срок эксплуатации (использования) форменной одежды может быть как менее, так и более 12 месяцев. если срок использования одежды меньше 12 месяцев, то учет форменной одежды ведется в соответствии с пбу 5/01 "учет материально-производственных запасов" и методическими указаниями по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов и приказом минфина россии от 28.12.2001 n 119н на специальном субсчете счета 10 "материалы". поступление форменной одежды оформляется приходным ордером по форме n м-4.
если срок полезного использования форменной одежды больше года, она учитывается как основное средство на счете 01 "основные средства" в соответствии с пбу 6/01 "учет основных средств". поступление одежды в этом случае оформляется актом по форме n ос-1.
при этом активы стоимостью не более 20 000 руб. за единицу могут отражаться в бухгалтерском учете в составе материально-производственных запасов на счете 10 "материалы" (п. 5 пбу 6/01). стоимостный критерий устанавливается учетной политикой организации.
списание расходов в бухгалтерском учете в момент выдачи униформы сотруднику зависит от того, переходит ли к нему право собственности. если право собственности на форменную одежду остается за организацией, то она списывается с кредита счетов 10 "материалы" и 02 "амортизация основных средств" в дебет счетов учета затрат на производство - 20 "основное производство", 25 "общепроизводственные расходы", 26 "общехозяйственные расходы". если право собственности на форменную одежду переходит к сотруднику, то она списывается с кредита счетов 10 "материалы" и 01 "основные средства" в дебет счета 91 "прочие доходы и расходы".

налогообложение

право собственности на одежду переходит к работнику

налог на прибыль и ндс. в случае, когда форменная одежда предоставляется сотруднику в личное пользование, он может пользоваться ею и в нерабочее время. при этом работник не обязан возвращать одежду организации при увольнении. по истечении срока носки одежды ему выдается новый комплект.
если форменная одежда передается в собственность работнику, для целей исчисления ндс передачу следует рассматривать как операцию по реализации, которая облагается налогом в общеустановленном порядке на основании п. 1 ст. 146 нк рф. налоговая база по ндс определяется в данном случае как рыночная стоимость одежды.
начисление ндс отражается по дебету счета 91 "прочие доходы и расходы" и кредиту счета 68 "расчеты по налогам и сборам", субсчет "ндс".
принятый к вычету "входной" ндс организация восстанавливать не должна, так как форменная одежда используется в облагаемых ндс операциях.
в целях исчисления налога на прибыль организации могут учесть расходы на приобретение форменной одежды в том случае, когда обязанность обеспечения работников форменной одеждой обусловлена требованием законодательства либо обязательность ношения форменной одежды установлена решением организации. для включения ее стоимости в расходы организации необходимо, чтобы выдача одежды была предусмотрена коллективным (трудовым) договором и оставалась в личном постоянном пользовании сотрудника (ст. 255 нк рф).
согласно письмам минфина россии от 10.03.2006 n 03-03-04/1/203, от 07.06.2006 n 03-03-04/1/502 признавать расходы на основании п. 5 ст. 255 нк рф можно, только если форменная одежда передается работнику в собственность. в случае когда форменная одежда в собственность работников не передается, ее стоимость не может учитываться в составе расходов, даже если обязанность работодателя выдавать такую форменную одежду установлена трудовым или коллективным договором.
по этому вопросу возможна и альтернативная точка зрения. основывается она на том, что в п. 5 ст. 255 нк рф не говорится об обязательности передачи форменной одежды в собственность как условии признания этих расходов. предусматривается лишь то, что форменная одежда должна быть передана в личное постоянное пользование. но "собственность" и "личное постоянное пользование" - неравноценные понятия. согласно п. 1 ст. 209 гк рф собственнику принадлежат права владения, пользования и распоряжения своим имуществом, а свободно распоряжаться полученной форменной одеждой работник не имеет права - он обязан ее использовать в служебных целях.
если следовать этой позиции, то в момент передачи униформы сотруднику к нему не переходит право собственности на нее. когда это происходит, следует указать в положении о форменной одежде. соответственно, именно в данный момент стоимость униформы включается в состав расходов и подлежит начислению ндс.
ндфл, страховые взносы. если законодательством российской федерации предусмотрено ношение форменной одежды, то ее стоимость в пределах установленных норм не облагается ндфл (п. 3 ст. 217 нк рф).
в случае когда передача работникам в собственность форменной одежды законодательством не предусмотрена, считается, что работники получают доход в натуральной форме (ст. 211 нк рф). такой доход облагается ндфл по ставке 13%.
налоговая база с доходов, полученных в натуральной форме, рассчитывается исходя из рыночных цен, определяемых в соответствии со ст. 40 нк рф с учетом ндс.
согласно пп. 9 п. 1 ст. 9 федерального закона от 24.07.2009 n 212-фз (далее - закон n 212-фз) не подлежит обложению страховыми взносами стоимость форменной одежды, выдаваемой работникам бесплатно и остающейся в их личном постоянном пользовании, только в случае, если ношение форменной одежды предусмотрено законодательством российской федерации. если же выдача такой форменной одежды, законодательством не предусмотрена, необходимо начислить страховые взносы на стоимость униформы, так как страховыми взносами облагаются любые выплаты в пользу физических лиц, подлежащих обязательному социальному страхованию (п. 1 ст. 7 закона n 212-фз).
база для начисления страховых взносов в этом случае будет определяться исходя из цен, указанных сторонами договора с ндс (п. 6 ст. 8 закона n 212-фз).
такой же порядок действует в отношении страховых взносов на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, начисление которых напрямую зависит от того, предусмотрена ли выдача одежды законодательством или нет (п. 12 перечня выплат, на которые не начисляются страховые взносы в фонд социального страхования российской федерации, утвержденного постановлением правительства российской федерации от 07.07.1999 n 765).

право собственности остается у организации

налог на прибыль и ндс. в этом случае внутренними документами организации (например, положением о форменной одежде) предусматривается, что форменная одежда остается в собственности организации и подлежит возврату на склад по окончании срока ношения, при увольнении работника, получившего униформу, либо в иных случаях, определенных организацией. иногда указывается, что по окончании каждой рабочей смены форменная одежда должна оставаться в организации (работники переодеваются в свою обычную одежду в специально оборудованных помещениях). иногда форменная одежда выдается только на время проведения каких-то мероприятий (например, выставок), после чего сдается на склад.
во всех случаях в организации нужно организовать систему внутреннего контроля за оборотом форменной одежды, вести журналы выдачи и сдачи формы по окончании работы сотрудников либо после проведения конкретных мероприятий (порядок документооборота определяется учетной политикой).
учитывая мнение минфина россии о том, что на основании п. 5 ст. 255 нк рф расходы на форменную одежду могут быть учтены в целях налогообложения только при передаче форменной одежды работнику в собственность, в этом случае ее стоимость не учитывается для целей налогообложения прибыли. ндс, соответственно, не начисляется ввиду отсутствия объекта налогообложения. однако при этом возникает вопрос о возможности вычета "входного" ндс по форменной одежде.

д.родин
старший консультант
акг "интерком-аудит"
подписано в печать
21.04.2010

здесь ссылки на статьи https://www.buhonline.ru/forum/index?g=posts&t=2051

пишите в договор: ... предоставить ... охранника в форменной одежде. тогда автоматом материальные расходы, связанные с исполнением договора.

карточки вести надо.
в доход работнику стоимость одежды включается, если она была утеряна по его вине (раньше окончания срока ее использования). ндфл начисляется.