Что входит в обязанности секретаря?

 

У секретаря достаточно много обязанностей. Чтобы при приеме на работу более точно узнать обо всем, что необходимо будет делать, нужно изучить должностную инструкцию. Есть определенный универсальный перечень обязанностей:  

  

Секретарь обрабатывает входящую документацию, письма, обеспечивает хранение различных документов, их регистрацию в журналах учета.  

Человек, работающий на этой должности, нередко планирует встречи, договаривается о поставках расходных материалов в офис.  

В некоторых компаниях принято, чтобы секретарь готовил кофе и подавал руководителю, гостям.  

  

Внимание!  

В каждой компании могут быть выставлены свои требования. Это не противоречит законодательству.

Чем секретарь отличается от ассистента?

 

В классическом понимании секретарь – это человек, который помогает организовать работу офиса или администрации, но не влияет на решения руководителя, не принимает участия в обсуждениях. Ассистент при этом может выполнять работу, которую делает секретарь, а также различные поручения, касающиеся не документооборота, не обеспечения офиса, но каких-то рабочих моментов. В ряде случаев ассистент может даже заменить руководителя на некоторых встречах.

Чем отличается секретарь от помощника руководителя?

 

Четких границ не существует, но так же как и в случае с ассистентом, помощник руководителя обладает более широкими полномочиями. Он помогает директору или начальнику отдела в работе, а не только обрабатывает документацию, рассылает письма, следит за исправной работой оргтехники в офисе. В небольших фирмах часто помощники руководителя выполняют все функции секретаря.

Когда и где появилась должность секретаря?

 

В России должность секретаря появилась в XVIII веке, сначала именно как должность личного секретаря императора. 27 февраля 1720 года Петр I издал «Генеральный регламент государственных коллегий», согласно которому была создана канцелярия и утверждена должность секретаря.

Каким должен быть секретарь?

 

Должность секретаря достаточно ответственная, поэтому работник, занимающий ее, должен не только быть образованным. Нужны и другие качества, без которых хорошая работа невозможна:  

  

грамотная устная и письменная речь обязательны;  

секретарь должен быть вежливым;  

важна коммуникабельность;  

хороший секретарь должен уметь находить общий язык с посетителями офиса, с коллегами, с партнерами компании;  

нужно не только уметь поддерживать разговор, но и быть отзывчивым, тактичным;  

хороший специалист должен постоянно учиться, проходить курсы повышения квалификации.  

В настоящее время темпы развития технологий очень стремительные. Нужно успевать за ними. Важным качеством является стрессоустойчивость. На работе могут случиться разные ситуации. Часто люди, с которыми приходится контактировать, не очень вежливы. Грамотный секретарь должен уметь выходить достойно из любой ситуации.  

  

Еще одним важным качеством является организованность. У секретаря много задач, часто он планирует рабочий день руководителя, напоминает о встречах. Все необходимо записывать и не упускать. Поэтому во многих компаниях одним из требований является готовность к ненормированному рабочему дню. Руководителю сложно обойтись без секретаря, а иногда последним приходится перерабатывать или появляться в выходные на работе.

Какое нужно образование, чтоб стать секретарем?

 

Четкий требований и регламентов к образованию секретаря нет. В государственные учреждения могут взять на работу на эту должность человека со средним специальным или высшим образованием. Возможно проведение собеседования.  

  

Но в последнее время к секретарям предъявляют все больше требований. Работник должен:  

  

Грамотно говорить и писать.  

Быть уверенным пользователем компьютера.  

В некоторых случаях обязательным является даже знание иностранного языка, так как секретарь может вести предварительные переговоры, договариваться о встречах для руководителя.  

Каждая частная компания может выставлять свои требования к кандидатам на должность. Чаще всего образование требуют высшее. Может понадобиться и прохождение профильных курсов (делопроизводителя, пользователя компьютера).