представительские расходы

добрый день! подскажите пожалуйста, нужно ли составлять приказ, смету, акт на списание расходов по приобретению чая, кофе, конфет и т.д., которые используются при ведении переговоров в переговорной аудитории, если в учётной политике такие расходы прописаны, а также в должностных инструкциях менеджеров указано, что они обязаны предложить клиенту чай-кофе?

да, эти документы нужны.

думаю надо, во всяком случае я составляю

документальное оформление представительских расходов состоит из нескольких этапов: 
 1) оформление так называемых подготовительных документов; 
 2) оформление уточняющих ( конкретизирующих) документов; 
 3) оформление документов, подтверждающих фактическое расходование денежных средств. 
 представительские расходы - это планируемые и целевые расходы. 
 на первом этапе в организации составляется и протоколом общего собрания учредителей (акционеров) утверждается смета представительских расходов на отчетный год. 
 на этом же этапе целесообразно издать внутренние организационно-распорядительные документы (например, приказы руководителя организации), регламентирующие: 
 - перечень официальных лиц организации, имеющих право участвовать в переговорах, а следовательно, получать под отчет средства на представительские расходы; 
 - порядок выдачи подотчетных сумм на представительские расходы; 
 - порядок расходования средств на представительские расходы; 
 - документальное оформление представительских расходов; 
 - порядок осуществления контроля над расходованием и списанием средств на представительские расходы; 
 - нормирование отдельных видов представительских расходов. 
 на втором этапе составляются внутренние оправдательные документы, непосредственно связанные с проведением конкретного представительского мероприятия. к таким документам, на наш взгляд, можно отнести: 
 - приказ руководителя о назначении ответственного за проведение официального мероприятия; 
 - приказ о направлении приглашения на деловую встречу, который должен содержать цель прибытия представителей сторонней организации; 
 - программа проведения деловой встречи с указанием даты, места и сроков проведения деловой встречи, фио участников со стороны организации и со стороны приглашенных и их должностей, утвержденной сметы представительских расходов. 
 на третьем этапе ответственным лицом оформляются и представляются в бухгалтерию организации документы, подтверждающие фактическое расходование денежных средств на проведенное мероприятие: 
 - отчет о расходах на проведение деловой встречи; 
 - авансовый отчет с приложенными документами, подтверждающими произведенные расходы. 
 такими документами являются: счета предприятий общественного питания, товарные чеки, чеки ккм, документы об оплате транспортных расходов, документы об оплате услуг переводчика и т.д. 
 все первичные документы должны соответствовать требованиям п. 2 ст. 9 закона n 129-фз.

у нас нет "конкретного мероприятия", у нас в офисе бывает по 15 человек каждый день от разных фирм. на каждую встречу акт составлять?

я понимаю, что проблематично, но увы надо!

согласна с радькова составлять док-ты все таки надо , ну как нибудь скооперируйте расходы в кучку что бы каждый день не писать

я составляю раз в месяц и думаю можно раз в квартал (в зависимости от величины расходов) покупку делаем раз в месяц и к этой покупке составляем все необходимые документы

день добрый. полезный факт по списанию представительских расходов. https://www.buhonline.ru/blanks-documents/documents/75?rubricname=account-policy