личное дело работника

здравствуйте!! первый раз столкнулась с кадровым учетом(( подскажите, пожалуйста, из чего должно состоять личное дело работника и как его оформлять (сшивать или можно в папку-скоросшиватель все вставить предварительно продыроколив, или еще каким-то образом)? заранее спасибо!

здравствуйте.цитата: "кадровик. кадровое делопроизводство", 2011, n 11правила формирования и оформления личного дела сотрудникасловарь кадрового делопроизводства. личное дело - это систематизированный комплекс персональных и первичных учетных документов, характеризующих трудовую деятельность сотрудника.внутренняя опись дела - это документ, содержащий перечень документов, входящих в состав дела, и предназначенный для учета документов определенных категорий постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т. д.).особенно тщательно необходимо относиться к формированию личного дела сотрудника, так как срок хранения данного дела составляет 75 лет и документы данного дела служат подтверждением записей в трудовой книжке сотрудника.статья 42 федерального закона от 27.07.2004 n 79-фз "о государственной гражданской службе российской федерации" (ред. от 11.07.2011) обязывает службу кадров отражать весь период госслужбы чиновника в его личном деле, но в других организациях ведение личного дела не обязательно. однако в соответствии с ч. 1 ст. 17 федерального закона от 22.10.2004 n 125-фз "об архивном деле в российской федерации" (ред. от 27.07.2010) документы по личному составу особо выделены в числе тех архивных документов, сохранность которых обязаны обеспечивать государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица.состав документов личного дела законодательно не закреплен.личные дела заводятся на руководящих работников всех рангов, специалистов, работников, располагающих материальными или информационными ресурсами, владеющих ценными или конфиденциальными сведениями, документами, базами данных. на рабочих (в т. ч. работающих временно) и технический персонал организаций личные дела обычно не заводятся. все необходимые сведения о них отражаются в личной учетной карточке формы n т-2 или n т-2гс.состав документов личного дела сотрудникаличное дело заводится после издания приказа о приеме работника на работу.личное дело формируется в два этапа:- в процессе приема работника на должность после подписания трудового договора и издания приказа о приеме на работу;- в процессе ведения личного дела в течение трудовой деятельности работника.на первом этапе документы в личном деле располагаются в следующей последовательности:- внутренняя опись документов дела;- копии дипломов об образовании и присуждении ученых степеней, аттестатов о присвоении ученых и почетных званий, документов о награждении, различных свидетельств и других документов, подтверждающих те или иные персональные данные;- трудовой договор;- копия приказа о приеме на работу.составление автобиографии, резюме и заявления, так же как и порядок внесения их в личное дело сотрудника, не является обязательным и зависит от принятой процедуры приема на работу в конкретной организации.при формировании личного дела следует учитывать, что в соответствии с тк рф заявление о приеме на работу не является основанием для приема работника на работу (основанием является трудовой договор), то есть не обязательно, а сведения автобиографии дублируются в личной карточке, так же как и резюме.на втором этапе документы в личных делах располагаются по мере их поступления.внутренняя опись составляется для учета документов определенных категорий постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т. д.).специфика составления внутренней описи документов личного дела состоит в том, что она включается в дело сразу же при его заведении и заполняется по ходу его ведения. именно поэтому во внутренней описи предусмотрено отражение включения в личное дело новых документов, а также изъятия документов из личного дела, замены подлинников копиями (фиксируется в графе "примечание").если дело уже переплетено и подшито, то заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.следует обратить внимание также на то, что при подготовке дела к сдаче в архив листы внутренней описи нумеруются отдельно от листов личного дела.копии документов об образовании должны быть заверены сотрудником службы кадров. отметка о заверении копии проставляется специальным штампом или делается от руки. отметка о заверении копии включает в себя следующие элементы.копия приказа о приеме на работу также должна иметь отметку о заверении копии, оформленную по образцу, указанному выше. в противном случае это будет ксерокопия или копия, не имеющая юридической силы.не следует писать "копия верна", поскольку и так понятно, что это копия, а не оригинал. при выдаче копии за пределы организации (а документы личного дела будут передаваться в архив) на ней проставляется печать.на втором этапе в процессе трудовой деятельности работника в его личное дело включаются в хронологическом порядке:- документы, подтверждающие изменения анкетно-биографических данных (копии дипломов, свидетельств, документов органов загс и т. п.);- материалы, характеризующие работника (аттестационные листы, копии актов ревизий его деятельности, заключения по обследованию деятельности работника, заверенные копии выданных ему характеристик и т. п.).включаются в личное дело также:- копии приказов о перемещении по должности;- копии документов о поощрениях и награждениях, присвоении классных чинов, квалификационных разрядов.данные документы могут относиться к периодам времени и до назначения работника на должность. при увольнении сотрудника в личное дело подшивается копия приказа об увольнении. все приказы должны иметь отметку о заверении копии.таким образом, личное дело составляют документы, которые в дальнейшем могут быть востребованы в случае утери сотрудником трудовой книжки.существуют документы, которые не следует включать в личное дело работника, к таким документам относятся:- учетная карточка формы n т-2 и n т-2гс;- справки с места жительства;- справки о состоянии здоровья и иные документы временного срока хранения;- черновые и дублетные экземпляры документов (исключение составляют те документы, на которых содержатся ценные пометы);- личные карточки уволенных сотрудников (они формируются в отдельные дела по году увольнения);- жалобы (в том числе анонимные) граждан на сотрудников организации и материалы по их рассмотрению;- материалы, поступившие от органов дознания и судебно-следственных органов, редакций средств массовой информации;- трудовые книжки.все указанные документы формируются в отдельные дела.оформление личного дела сотрудникав номенклатуре дел кадровой службы личные дела вписываются одной строкой "личные дела сотрудников". документы, являющиеся основаниями к приказам по личному составу, формируются в отдельное дело "документы-основания к приказам по личному составу".в отделе кадров личные дела хранятся в последовательности номеров, в архиве - по алфавиту фамилий работавших. личные дела хранятся отдельно от трудовых книжек. для быстрого поиска дел служит алфавитная картотека или указатель. в небольших организациях дела располагаются в шкафу в порядке алфавита.дело не только должно быть правильно сформировано, но и оформлено. оформление обложки личного дела производится в соответствии с гост 17914-72 "обложки дел длительных сроков хранения. технические условия". обложки личных дел имеют порядковую нумерацию, соответствующую общему количеству дел.обложки используются для хранения помещенного в нее личного дела только работающего сотрудника.при увольнении сотрудника его личное дело извлекается из папки, оформляется в соответствии с требованиями архивной службы и сдается в архив организации.при этом начальной датой личного дела является дата заявления о приеме на работу, конечной - дата увольнения. освободившаяся обложка должна быть использована при формировании нового личного дела под тем же номером.на обложке дела указываются:- наименование организации;- наименование структурного подразделения;- индекс дела;- заголовок дела;- дата дела (тома, части);- количество листов в деле;- срок хранения дела;- архивный шифр дела.наименование организации указывается на верхнем поле каждого заводимого дела.заголовок дела должен соответствовать содержанию сформированных в деле документов.наименование структурного подразделения указывается с новой строки под наименованием организации. если в организации нет структурного деления, то данная запись будет отсутствовать.индекс дела указывается под названием структурного подразделения в середине обложки и должен совпадать с индексом дела по номенклатуре.начальной датой личного дела является дата трудового договора, конечной - дата увольнения. при этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами.количество листов в деле записывается на обложке под графой "дата". количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью, оформленной на листе-заверителе дела, который заполняется при передаче дела в архив. в текущем делопроизводстве листы личного дела, как и других дел, не нумеруются. исключение составляют только личные дела государственных служащих, порядок формирования которых установлен указом президента рф от 30.05.2005 n 609 "об утверждении положения о персональных данных государственного гражданского служащего российской федерации и ведении его личного дела" (ред. от 23.10.2008): предусмотрена нумерация листов личного дела при включении документов в дело, то есть в текущем делопроизводстве.л. доронинак. э. н., доцент кафедры "документоведение и доу"государственного университета управления