нструмент

Заголовок

Стандартизируйте метод подготовки, проверки и оценки договоров на оказание услуг

Почему

Перед тем, как что-то пообещать, вы всегда должны быть уверены, что вы сможете выполнить обещание. Это относится и к лаборатории. Если лаборатория заключает договор (контракт) на выполнение исследований для исследовательского проекта или по предоставлению других услуг, лаборатория должна быть уверена, что он сможет выполнить взятые обязательства.

Что

Подготовьте СОП «Подготовка, проверка и оценка договоров на оказание услуг». Данная СОП описывает все действия, которые необходимо сделать, чтобы подготовить правильный договор на поставку услуг и проверить и оценить этот договор.

Описывают следующие процедуры:

Изучение того, выполняются ли в лаборатории все требуемые исследования и имеется ли должный опыт, в том числе:

изучение того, сможет ли лаборатория справиться с дополнительным количеством проб, которые потребуется исследовать, помимо обычного числа текущих анализов (надо учесть наличие персонала, рабочих мест, опыта и т. д.);
проверка того, покроет ли сумма средств, предусмотренных исследовательским проектом, требуемые расходы;
достижение договоренностей в отношении числа проб, времени их доставки, времени выполнения анализов, времени и формы предоставления результатов, сроков хранения данных в лаборатории, сроков и формы оплаты и т. д.; все встречи с клиентом должны быть запротоколированы, и протоколы должны храниться вместе с самим договором;
формулирование критериев, позволяющих расторгнуть договор в случаях, когда определенные требования с вашей стороны не выполняются заказчиком.

Процедура проверки договора в течение срока его действия. Это сводится к проверке того, выполняются ли соглашения, отраженные в договоре. Результаты проверки документально оформляют, и эти документы хранят вместе с самим договором.
Процедура ведения протоколов встреч заказчика и лаборатории с указанием на то, что в протокол должно быть включено описание всех соглашений, достигнутых в ходе таких встреч. Такие протоколы также хранят вместе с договором и результатами проверки договора. Если во время действия договора определенные соглашения были изменены или дополнены, договор должен быть снова проверен.
Процедура оценки договора, во время которой проверяют выполнение всех соглашений лабораторией и заказчиком. Выводы этой оценки также документируют. Данный документ также включает действия, которые необходимо предпринять, если какие-то соглашения не были выполнены лабораторией или заказчиком.
Процедура, описывающая порядок действий в случае, если лаборатория вынуждена отклониться от обязательств по договору в связи с непредвиденными обстоятельствами. В первую очередь, до отклонения от обязательств по договору, о ситуации информируют заказчика. Лаборатории надлежит попытаться найти решение проблемы в тесном обсуждении с заказчиком. Эти события документируют и хранят вместе с договором.

Как и кто

Руководитель/менеджер лаборатории:

Напишите СОП «Подготовка, проверка и оценка договоров на оказание услуг» в соответствии с протоколом написания процедурной СОП, приведенным в «Образце СОП», и используйте шаблон для процедурной СОП (приложение к «Образцу СОП»). Во время написания процедуры учитывайте свой собственный опыт прошлого участия в договорной деятельности по предоставлению услуг.
Проверьте и утвердите СОП в соответствии с процедурами, указанными в СОП «Контроль документов».
Обсудите содержание СОП с соответствующими лицами. Это будут лица, участвующие в процессах снабжения и заключения договоров.
Создайте новую папку под названием «Договоры об оказании услуг». Храните в этой папке договоры вместе с результатами их проверки и оценки и протоколами встреч с заказчиками по данным договорам.
Включите СОП в список «Прочитано и понято» и отметьте, кому из сотрудников требуется прочитать данную СОП (тем, кто имеет дело с данной процедурой, например, старшие сотрудники, отдел снабжения, бухгалтер и т. д.).
Представьте СОП тем сотрудникам, кто будет иметь дело с данной процедурой, объясните им, почему она была подготовлена и какие процедуры в нее включены. Объясните, что отныне этой СОП надлежит следовать при разработке новых договоров.