нструмент

Заголовок

Если информация о пациентах регистрируется в бумажной системе, обеспечьте ее надежное и правильное хранение

Почему

Все сведения о пациентах должны храниться таким образом, чтобы их легко могли найти те, кому они понадобятся. Кроме того, сведения о пациентах являются конфиденциальными и должны храниться так, чтобы они оставались конфиденциальными. Также важно обеспечить, чтобы хранящиеся сведения были защищены от пыли, влажности, насекомых и т. п.

Что

Информация о пациентах записана, в числе прочего, в формах запросов, в рабочих формах, в журналах регистрации, в копиях отчетов о результатах, в формах немедленного уведомления и т. д..

На этапе 3 хранилище документов будет модернизировано, с тем чтобы предотвратить порчу документов (в том числе со сведениями о пациентах) из-за физических факторов. На этапе 3 лабораторная систем архивирования также будет оптимизирована для обеспечения легкого доступа ко всей лабораторной информации тем, кто в ней нуждается. Однако важно, чтобы сведения о пациентах уже сейчас были надежно заархивированы для обеспечения их конфиденциальности и сохранности.

Убедитесь, что все записи, содержащие сведения о пациентах, хранятся в запертом шкафу, и что этот шкаф может быть открыт только уполномоченными сотрудниками.

Создайте систему для логического и упорядоченного хранения сведений о пациентах, так, что если результаты определенного пациента потребуется заменить, то это можно будет сделать быстро и легко. Используйте нумерацию или даты для того, чтобы организовать все папки в логическом порядке. Например, поместите записи о пациентах в папки по годам и рассортируйте записи в каждой папке по порядку идентификационных номеров пациентов.

Для предотвращения переполнения архива необходимо составить «Перечень сохраняемых документов», который задаст срок хранения каждого типа записей. Данный перечень уже был сделан в другом мероприятии на этапе 2, и это не требуется делать в рамках этого мероприятия.

Справа на странице дана ссылка на разделы пособия ВОЗ «Система управления качеством в лабораториях», посвященные управлению информацией и использованию бумажной информационной системы.

Как и кто

Менеджер по качеству (если применимо, то вместе с сотрудниками, участвующими в управлении данными):

Создайте логическую систему архивирования записей о пациентах, таких как формы запросов, рабочие формы, журналы регистрации и копии отчетов о результатах, как описано выше и в разделах пособия ВОЗ «Система управления качеством в лабораториях», ссылка на которые дана справа на странице.
Обеспечьте хранение записей со сведениями о пациентах в запирающихся шкафу или комнате достаточного размера, доступ к которым есть только у уполномоченных сотрудников.

Руководитель/менеджер лаборатории:

Уполномочьте определенных сотрудников на доступ к архиву сведений о пациентах. Переделайте «Таблицу полномочий» так, чтобы она включала задачи и ответственность сотрудников, которые имеют право доступа к архиву сведений о пациентах. Также переделайте должностные инструкции уполномоченных сотрудников так, чтобы они включали новые задачи и ответственность в отношении доступа к архиву сведений о пациентах и поддержания архива.