нструмент

Заголовок

Стандартизируйте метод выбора поставщиков и оценки договоров на закупки и поставки товаров и услуг

Почему

У лаборатории обычно много поставщиков. Поставщиками могут быть сервисные компании, выполняющие обслуживание оборудования и инфраструктуры, или поставщики товаров.

Очень важно выбрать надежных поставщиков, которые доставят то, что вам нужно, и которые лучше всего соответствуют вашим требованиям. Довольно часто случается, что у только что доставленных реагентов срок годности почти истек из-за долгой доставки или что доставлены более старые реагенты, чем в предыдущую поставку. Такие случаи следует принимать во внимание при выборе поставщиков. Важно, чтобы все ваши требования были отражены в надлежащем договоре (контракте) с поставщиком и чтобы эти требования выполнялись. Если это аспекты регулярно стандартным образом отслеживаются, у вас есть уверенность, что вы тратите деньги с максимальной отдачей. Если ваши требования не выполняют, эта процедура дает вам основание для расторжения договора или задержки или отмены оплаты, так как у вас имеются все документы и вы можете доказать, что договорные соглашения не были выполнены.

Также важно, чтобы лаборатория не принимала без разбора подарки. Например, если лаборатория примет некое бесплатно предоставленное оборудование, может оказаться так, что это оборудование невозможно обслуживать или для него трудно получить реагенты. И в результате лаборатория обзаведется оборудованием, которое она не сможет использовать для своей обычной работы. В таком случае лучше вежливо отказаться от подарка и, может быть, предложить альтернативный вариант, которым лаборатория сможет пользоваться.

Что

Напишите СОП «Выбор и оценка поставщиков». Обычно такая процедура описывает следующие шаги:

формулирование требований к поставщику;
составление списка имеющихся поставщиков;
требования к предложениям цены (часто зависит от стоимости предполагаемой покупки), например, три предложения цены, закрытый тендер, открытый тендер;
выбор поставщика, наиболее точно соответствующего вашим требованиям (включите контрольный список, который проведет вас через этот процесс и который можно хранить для последующего использования, если потребуется)
подготовка договора на оказание услуг поставщиком;
отслеживание эффективности работы поставщика и выполнения им договора;
оценка поставщика в отношении предоставленных услуг (включите контрольный список, который проведет вас через этот процесс и который можно хранить для последующего использования, если потребуется);
поправки/изменения/продление договоров;
если облегчит задачу, то контрольный список, который поможет отслеживать выполнения выше упомянутых действий.

Как и кто

Руководитель/менеджер лаборатории:

Напишите СОП «Выбор и оценка поставщиков» в соответствии с протоколом написания процедурной СОП, приведенным в «Образце СОП», и используйте шаблон для процедурной СОП (приложение к «Образцу СОП»).
Проверьте и утвердите СОП в соответствии с процедурами, указанными в СОП «Контроль документов».
Включите СОП в список «Прочитано и понято» и отметьте, кому из сотрудников требуется прочитать данную СОП (все ключевые сотрудники, а именно: руководители подразделений, сотрудники, ответственные за оборудование, биобезопасность и инвентарный учет, бухгалтер).
Представьте СОП тем сотрудникам, кто будет иметь дело с данной процедурой, объясните им, почему она была подготовлена и какие процедуры в нее включены. Объясните, что данная СОП теперь должна выполняться.
Заведите папку под названием «Договоры на получение услуг». Храните в этой папке договоры вместе с контрольными списками по выбору поставщиков и по их оценке после получения услуг и протоколами встреч с поставщиками.