нструмент

Заголовок

Организуйте архив, обеспечивающий защиту лабораторной информации, но и предоставляющий возможность быстро ее найти

Почему

До настоящего момента вы завели много папок для разного рода записей. Важно контролировать доступ к информации, содержащейся в этих записях, и обеспечить безопасное хранение записей, в том числе, защиту от повреждающих факторов.

Что

Организуйте лабораторный архив. Лабораторный архив должен соответствовать следующим наиболее важным требованиям:

Доступ к архиву контролируется; сотрудники должны иметь разрешение одного из следующих уровней:

иметь доступ к архиву;
иметь доступ к архиву и добавлять в архив записи;
иметь доступ к архиву, добавлять в архив записи и изменять записи, уже имеющиеся в архиве;

медицинские работники (заказчики исследований) также могут иметь доступ к определенным медицинским записям, хранящимся в лабораторном архиве.

Логически вытекает из предыдущего пункта: архив должен быть запираться на ключ.
Должно быть легко найти и извлечь информацию, хранящуюся в архиве: логическая система организации хранения обеспечит быстрый и легкий поиск записей.
Записи в архиве должны быть защищены от повреждающих факторов, таких как влажность, солнечный свет, насекомые, пожар и т. п..

Обратите внимание, что в конкретных странах могут быть также дополнительные национальные правила, которым архив должен соответствовать.

Как и кто

Руководитель/менеджер лаборатории:

Подготовьте план SMART действий по модернизации/организации лабораторного архива и приведите архив в соответствие с вышеуказанными требованиями.
Следите за своевременным выполнением плана действий. Делайте это, добавляя конкретные запланированные действия в протоколы еженедельных совещаний персонала. Благодаря этому, на каждом совещании вы можете выяснить с сотрудниками, на какой стадии находится каждое из запланированных действий. Поскольку вы как руководитель/менеджер лаборатории также присутствуете на этих встречах, то вы можете принудить тех сотрудников, кто не выполнил в установленный срок запланированные действия, выполнить их как можно скорее.
Переделайте «Таблицу полномочий», чтобы она отражала уровень полномочий в отношении доступа к лабораторному архиву (только доступ или доступ и изменение записей). Кроме того, добавьте в таблицу заказчика анализов и определите полномочия этой позиции (как правило, заказчики имеют разрешение на доступ к информации в медицинских записях, но не могут добавлять и изменять информацию в архиве).