Работодателям об электронной трудовой книжке

С 1 января 2020 года вступили в действие Федеральные законы от 16.12.2019 №439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде» и от 16.12.2019 №436-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования».

До 31 октября 2020 года включительно работодатели обязаны уведомить каждого работника в письменной форме об изменениях в трудовом законодательстве в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде, а также о праве работника сделать выбор, подав письменно одно из заявлений о сохранении бумажной трудовой книжки или о предоставлении сведений о трудовой деятельности в электронном виде (образец уведомления).

До 31 декабря 2020 года работнику необходимо подать письменное заявление (далее - Заявление) о продолжении ведения работодателем бумажной трудовой книжки либо о предоставлении сведений о трудовой деятельности в электронном виде (образцы заявлений).

Работнику, подавшему письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности электронном виде, трудовая книжка выдается на руки, и работодатель освобождается от ответственности за ее ведение и хранение. При выдаче трудовой книжки работнику в нее вносится запись о подаче работником заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности электронном виде. При сохранении работником бумажной трудовой книжки работодатель наряду с оформлением сведений о трудовой деятельности работника в электронном виде продолжает вносить записи в бумажную трудовую книжку.

Лицам, впервые поступающим на работу после 31 декабря 2020 года, сведения о трудовой деятельности необходимо вести только в электронном виде без оформления бумажной трудовой книжки.

В соответствии с Законом №436-ФЗ с 1 января 2020 года вводится обязанность для работодателей ежемесячно не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором осуществлено кадровое мероприятие (прием, перевод, увольнение), либо работником подано заявление о выборе ведения сведений о трудовой деятельности, представлять в ПФР отчетность в виде формализованного документа – формы СЗВ-ТД.

Форма СЗВ-ТД «Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица», утверждена постановлением Правления ПФР от 25 декабря 2019 №730п (порядок заполнения формы СЗВ-ТД).

При представлении указанных сведений впервые в отношении зарегистрированного лица одновременно представляются сведения о его трудовой деятельности в организации по состоянию на 1 января 2020 года. В случае отсутствия в течение 2020 года у зарегистрированного лица кадровых мероприятий (прием, перевод, увольнение) или Заявления, сведения о трудовой деятельности по состоянию на 1 января 2020 года на данное зарегистрированное лицо представляются по форме СЗВ-ТД не позднее 15 февраля 2021 года.

Пример №1 заполнения формы СЗВ-ТД

Пример №2 заполнения формы СЗВ-ТД

Пример №3 заполнения формы СЗВ-ТД

Пример №4 заполнения формы СЗВ-ТД

Пример №5 заполнения формы СЗВ-ТД

Пример №6 заполнения формы СЗВ-ТД

Начиная с 1 января 2021 года, устанавливаются два вида отчетности с разными сроками сдачи:

в случаях перевода на другую постоянную работу или приема Заявления форма СЗВ-ТД предоставляется не позднее 15 числа месяца, следующего за месяцем, в котором произошли кадровые изменения или прием Заявления;
в случаях заключения (расторжения) трудовых договоров (приема, увольнения) форма СЗВ-ТД представляется не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа (распоряжения), иных решений или документов, подтверждающих оформление (прекращение) трудовых отношений.

Обращаем внимание, что если в течение января 2020 года в организации проведены кадровые мероприятия или приняты от работников заявления о выборе способа ведения трудовой книжки, то работодатели обязаны направить в СФР на данных зарегистрированных лиц сведения о трудовой деятельности по форме СЗВ-ТД в срок не позднее 17 февраля 2020 года, так как 15 февраля - суббота.

Способы передачи отчетности по форме СЗВ-ТД с использованием Кабинета страхователя на сайте СФР:

Страхователи, имеющие учетную запись в Единой системе идентификации и аутентификации (ЕСИА), передают форму СЗВ-ТД через электронный сервис «Загрузить подготовленный документ».
Страхователи, не имеющие учетную запись в Единой системе идентификации и аутентификации (ЕСИА), для передачи отчетности по форме СЗВ-ТД могут использовать сервис «Загрузить проект отчетности». После успешной загрузки отчетности выводится информация о присвоенном номере переданному пакету и предоставляется возможность сохранить документ для последующего подписания руководителем организации (уполномоченным лицом) и передачи в печатном виде в территориальный орган СФР.

Инструкция по использованию сервиса «Загрузить проект отчетности»

Инструкция по использованию сервиса «Сформировать и отправить: СЗВ-ТД»

В помощь страхователям в тестовом режиме запущен сервис, который позволит страхователям дистанционно обратиться в службу технической поддержки СФР и получить консультацию по вопросам отчетности, представляемой по форме «Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица (СЗВ-ТД)».