нструмент

Заголовок

Напишите СОП «Предоставление отчетов, регистрация и архивирование результатов»

Почему

Лаборатория отвечает за то, что заказчик своевременно получит правильные и полные результаты лабораторных анализов.

Регистрацию результатов и предоставление отчетов необходимо делать тщательно. Если качество лабораторной системы записи результатов и отчетности недостаточное, это может повлиять на правильность передачи результатов клиенту. Сколько бы усилий не направлялось на качественное выполнение собственно исследований, если система записи и отчетности не стандартизирована и ее качество не контролируется, то качественные результаты обеспечить невозможно.

Что

Напишите СОП «Предоставление отчетов, регистрация и архивирование результатов» В этой СОП должны быть описаны следующие процедуры:

Регистрация результатов.
Обеспечение правильной записи всех данных во всех необходимых журналах регистрации, формах и отчетах.
Проверка и утверждение результатов до выдачи отчета.
Включает проверку правильности переноса результатов между журналами регистрации, отчетами и рабочими формами и проверку полноты окончательного отчета уполномоченным персоналом (см. более раннее мероприятие этапа 2).
Обычная процедура предоставления отчетов о результатах.
Результаты в виде окончательного, утвержденного и официального отчета должны всегда передаваться уполномоченным сотрудником заказчику анализа, а не пациенту. Результаты, референтные интервалы (подготовленные также на этапе 2) и описания должны быть сообщены с использованием общепризнанной терминологии и синтаксиса.
Немедленное уведомление заказчика о результатах срочных анализов (проработанное также на этапе 2).
Немедленное уведомление заказчика о результатах, попавших в критический интервал (данная процедура была разработана ранее на этапе 2). Включите разработанную ранее на этапе 2 форму немедленного уведомления в качестве приложения к данной СОП.
Эта процедура должна обеспечить то, что попытки связаться с заказчиком будут продолжаться до тех пор, пока связь не будет установлена и результаты не сообщены.
Предоставление отчетов по телефону или с помощью других электронных средств.
Особое внимание следует уделять надлежащей проверке того, что результаты сообщаются нужному врачу и что врач правильно записывает результаты для соответствующего пациента.
Предоставление отчета о результатах анализа, проведенного на пробе низкого качества.
Уведомление об этом врача и объяснение, что результаты нужно интерпретировать с осторожностью, поскольку они менее надежны.
Изменение отчетов.
Если после выдачи отчета о результатах обнаружится, что в проведенном исследовании могли быть погрешности (например из-за использования некачественного реагента), то заказчик должен быть уведомлен о том, что результат является менее надежным или даже возможно неправильным, с тем чтобы он мог принять меры для правильной диагностики и лечения пациента. Исправления в первоначальном отчете должны быть заметны и помечены датой, временем и именем сотрудника, который внес исправления. В электронных системах отчетности должна быть функция прослеживания, которая записывает все изменения.
Архивирование результатов.
Копии официальных отчетов о результатах хранятся в лаборатории в течение определенного срока. Если отчет был исправлен, первоначальный отчет архивируется вместе с исправленным. Если результаты были незамедлительно сообщены заказчику, то заполненную форму немедленного уведомления добавляют к официальному отчету о результатах для возможной проверки позднее.

Как и кто

Менеджер по качеству вместе с сотрудниками, участвующими в предоставлении отчетов о результатах:

В сотрудничестве с сотрудниками, регулярно участвующим в предоставлении отчетов о результатах сделайте план СОП.
Напишите СОП в соответствии с протоколом написания процедурной СОП, приведенным в «Образце СОП», и используйте шаблон для процедурной СОП (приложение к «Образцу СОП»).
Проверьте и утвердите СОП в соответствии с процедурами, указанными в СОП «Контроль документов».
Когда СОП будет готова, определите, в каких местах должны иметься ее копии, и укажите в СОП все эти места (чтобы облегчить замену всех копий, когда будет подготовлена новая версия СОП).
Включите СОП в список «Прочитано и понято» и отметьте, кому из сотрудников требуется прочитать данную СОП (те, кто каким-либо образом участвует в одной из процедур, описанных в СОП).
На еженедельном рабочем совещании представьте сотрудникам данную СОП, разъясните ее содержание и укажите, кто должен ее прочитать.