нструмент

Заголовок

Стандартизируйте систему хранения и заказов материалов в виде СОП

Почему

В предыдущих двух мероприятиях вы создали систему инвентарного учета, которая автоматически показывает, когда пора делать новый заказ. Вы обновляете эту систему на еженедельной основе, и раз в квартал вы сверяете запасы с записями. Все эти процедуры должны быть описаны в СОП, для того чтобы они всегда выполнялись правильно и одинаково (т. е., эти процедуры должны быть стандартизированы).

Что

Напишите СОП, которая будет включать следующие процедуры:

Поддержание запасов:

извлечение материалов из хранения,
обновление «Журнала контроля запасов»,
сверка записей с реальными материалами в наличии.

Заказ новых материалов:

выбор наименования,
заказ наименования,
выполнение проверки всех поставок при получении,
маркировка доставленных материалов (см. следующее мероприятие),
обновление «Карточки учета запасов» или заведение новой,
добавление нового реагента или расходного материала в «Журнал контроля запасов»,
хранение нового реагента или расходного материала.

Добавьте к этой СОП следующие элементы в качестве приложений:

форма «Карточки учета запасов»,
форма заказа,
форма контрольного списка проверки при получении.

Как и кто

Сотрудник, ответственный за инвентарный учет:

Подготовьте стандартную форму (бланк) заказа, который заполняется для каждого нового заказа.
Напишите СОП в соответствии с протоколом написания процедурной СОП, приведенным в «Образце СОП», и используйте шаблон для процедурной СОП (приложение к «Образцу СОП»).
Проверьте и утвердите данную СОП в соответствии с СОП «Контроль документов».
Включите СОП в список «Прочитано и понято» и укажите, кому из сотрудников требуется прочитать данную СОП (это будут те сотрудники, кто имеет дело с данной процедурой).
На еженедельном рабочем совещании представьте сотрудникам эту СОП и объясните, что теперь в лаборатории имеется автоматическая система инвентарного учета. Объясните, что если сотрудники хотят заказать новый материал, они должны прийти к вам с заполненной формой заказа, для того чтобы заказ был размещен и добавлен в систему инвентарного учета. Объявите, кому из сотрудников требуется прочитать эту СОП и объясните, что после прочтения они должны поставить свою подпись в список «Прочитано и понято».