нструмент

Заголовок

Сделайте «Таблицу полномочий»

Почему

Для каждого вида деятельности, выполняемого в лаборатории, исключительно важно определить следующее: какие должности уполномочены на выполнение этой деятельности, какие должности несут ответственность за ее правильное выполнение и какие должности не уполномочены ее выполнять. Такой способ обеспечит правильное и безопасное выполнение всех видов деятельности, потому что в этом случае каждому будет понятно, кто уполномочен выполнять данный вид деятельности и поэтому должен быть этому обучен и кто отвечает за каждый вид деятельности.

Что

«Таблица полномочий» определяет полномочия и ответственность для каждого вида деятельности в лаборатории.

Например, для деятельности «Работа на ПЦР-машине » в таблице написано, что сотрудники подразделения молекулярной биологии уполномочены выполнять эту деятельность, а руководитель этого подразделения несет ответственность за правильное выполнение этой деятельности. Сотрудникам других подразделений лаборатории автоматически не разрешается работать на ПЦР-машине. Если будет замечено, что ПЦР-машина работает неправильно, несущий ответственность руководитель подразделения должен быть уведомлен, и он в свою очередь должен принять меры, чтобы не допустить такого в будущем.

Справа на странице приведена ссылка на пример «Таблицы полномочий».

Как и кто

Руководитель/менеджер лаборатории:

Составьте список всех видов деятельности, выполняемых в лаборатории. Например, заказ реагентов, роспись за получение реагентов, проверка на соответствие доставленных реагентов заказу и т. д.. Наилучший способ составить такой список – это вначале составить список всех подразделений лаборатории, затем перечислить все процедуры, выполняемые в каждом подразделении, а после этого определить, для каких шагов в каждой из процедур требуется разрешение. Действуйте прагматически и не беспокойтесь, что вы забудете некоторые виды деятельности; вы всегда сможете добавить их позже.
Сделайте черновик таблицы полномочий (ссылка на пример такой таблицы приведена справа на странице). Настоятельно рекомендуется поддерживать «Таблицу полномочий» в виде «живого документа». К примеру, не распечатывайте ее и, если возможно, ведите ее в электронном виде. Тогда в любой момент в нее легко будет вносить изменения и дополнения. Опыт показывает, что это гораздо удобнее, особенно поначалу.
Определите для каждого вида деятельности, какие должности/подразделения лаборатории несут ответственность, а какие уполномочены выполнять данный вид деятельности (в предыдущем мероприятии был создан список должностей в лаборатории). Укажите ответственность и полномочия в «Таблице полномочий». Не забудьте о том, что кто-то в организации (обычно руководитель/менеджер лаборатории) должен сам иметь полномочия на то, чтобы разрешать другим сотрудникам выполнять определенные виды деятельности и редактировать «Таблицу полномочий».
Поставьте дату и подпись на «Таблицу полномочий».
Храните «Таблицу полномочий» в папке «Организация» или поддерживайте ее в электронном виде и сделайте ее доступной для всех сотрудников.
На еженедельном совещании объясните сотрудникам, что были подготовлены органиграммы и «Таблица полномочий». Объясните сотрудникам, какое отношение имеет «Таблица полномочий» к их должностям, и то, что они в любой момент могут проверить в этой таблице, в чем заключаются их задачи, ответственность и полномочия. Важно, чтобы когда сотрудники не уверены, разрешено ли им выполнять определенную задачу или нет, они могли проверь свои полномочия.