нструмент

Заголовок

Организуйте подготовку менеджера по качеству и других сотрудников в качестве внутренних аудиторов

Почему

Помимо отслеживания качества исследований путем постановок внутренних контролей качества и участия во внешней оценке качества (начатого на этапе 2), требуется следить за работой системы управления качеством на предмет выявления потенциальных слабых мест и возможностей для улучшения.

Что

Вся система управления качеством должна проверяться внутренними аудитами. В процессе внутреннего аудита документы сравнивают с практикой и со стандартом. Таким образом проверяется, действительно ли процедуры выполняют так, как это описано в документах (в СОП, «Руководстве по качеству», «Руководстве по биобезопасности»), и, наоборот, соответствуют ли процедуры, описанные в документах, лучшим методам их выполнения на практике. Во время этих проверок также контролируют соответствие стандарту ИСО 15189. Информацию об аудитах можно найти в пособии ВОЗ «Система управления качеством в лабораториях», ссылка на которое приведена справа на странице.

Требование стандарта ИСО 15189 гласит, что раз в год должен проводиться аудит каждого основного элемента системы управления качеством . Рекомендуется с такой же частотой проводить аудит методов исследования.

На этапе 3 будет запущена система внутренних аудитов. Первым шагом к этому будет подготовка: внутренний аудит должен выполняться сертифицированными внутренними аудиторами. Сколько в лаборатории потребуется внутренних аудиторов зависит от размера лаборатории, это должно быть оценено руководителем/менеджером лаборатории. Число сотрудников, назначенных в качестве внутренних аудиторов, должно быть достаточным для проведения аудита всей системы управления качеством и всех методов исследования каждые 12 месяцев, при этом аудиторы не должны быть перегружены слишком большим объемом работы, иначе это может привести к неприемлемому уровню стресса, связанного с работой. Отправьте на курсы обучения по крайней мере менеджера по качеству и еще одного сотрудника. В этом случае менеджер по качеству и второй обученный сотрудник могут сформировать аудиторскую команду, в которой один проводит опрос, а другой записывает то, что было сказано. Особенно в начале, одному человеку трудно одновременно проводить опрос и делать записи. С точки зрения возможностей для подмены еще лучше иметь не менее 3 внутренних аудиторов на случай, если один человек поменяет работу или по иным причинам не сможет проводить аудит.

Как и кто

Руководитель/менеджер лаборатории:

Оцените, сколько в вашей лаборатории потребуется внутренних аудиторов.
Выберите сотрудников, среди которых должен быть менеджер по качеству, которые станут внутренними аудиторами (вы можете выбрать членов бывшей команды проекта «Качество», которые координировали деятельность по управлению качеством на этапе 1 до того, как был назначен менеджер по качеству).
Найдите финансирование для обучения этих сотрудников.
Выберите соответствующий курс внутренних аудитов и отправьте сотрудников на этот курс.
После того как сотрудники закончат курс, поместите копии их сертификатов об обучении в их личные дела.
Подготовьте должностные инструкции внутреннего аудитора, в которых опишите задачи и ответственность этой должности.
Переделайте индивидуальные должностные инструкции тех сотрудников, которые в настоящее время также являются внутренними аудиторами.
Включите полномочия внутренних аудиторов в «Таблицу полномочий».
На еженедельном рабочем совещании объясните сотрудникам идею внутреннего аудита, что во время него делается и почему это делается. Важно объяснить, что во время аудита проверяется система управления качеством, а не работа отдельных сотрудников, которых опрашивают (это не экзамен). Часто внутренние аудиторы склоны вести себя как полицейские или воспринимаются как таковые, и люди считают, что за неправильными ответами последует наказание. Так не должно быть, и это следует четко объяснить всем сотрудникам. Представьте сотрудников, которые являются внутренними аудиторами.