Информация для делегатов

Информация для делегатов

Все члены и участники Кодекса принимают активное участие в деятельности Кодекса по разработке документов и текстов Кодекса, а именно, они направляют свои письменные комментарии в Комиссию и присутствуют на заседаниях Кодекса. Однако, заседания Кодекса – это комплексные мероприятия, которые требуют тщательной подготовки, которая обеспечивала бы слаженную работу всех участников мероприятия и своевременное принятие решений на нем. Настоящий документ разработан специально для тех, кто будет присутствовать на заседании Комиссии Кодекс Алиментариус впервые.

Делегаты должны знать:

Основные Правила Процедуры Кодекса, особенно шаг 8, регламентирующий процедуру голосования (Руководство по процедуре Комиссии Кодекса доступно онлайн на сайте Кодекса);
Где и как получить документацию заседания, какие документы необходимо иметь при себе (некоторые документы могут участвовать в нескольких заседаниях – как текущих, так и в прошедших и связанных с ними заседаниями);
Формат заседания;
Как принять участие в заседании;
Процедуру анализа и принятия докладов.

Документация

Делегации должны получить всю необходимую документацию в соответствующем контактном центре Кодекса или на веб-сайте Кодекса перед началом заседания и заблаговременно ознакомиться с темами, которые будут обсуждаться на заседании. Участники должны принести эти документы с собой, так как на самом заседании будет доступно ограниченное количество копий. Документация распределяется в соответствии с электронными дистрибутивными списками, а также ее можно получить в электронном виде на веб-сайте Кодекса.
Документы в распечатанном виде доступны в Контактных центрах Кодекса лишь в исключительных случаях. Документация включает в себя циркулярные письма, приглашение, предварительную повестку дня, рабочие доклады и информационные справки. После заседания, все доклады и внутренние конференц-документы рассылаются в электронном виде. Доклады, финальные тексты и публикации доступны на веб-сайте Кодекса.

Приглашение

В приглашении указывается дата, время и место проведения заседания. Именные приглашения не выдаются. Имена представителей и других членов делегаций должны быть переданы в Контактный центр Кодекса как можно раньше, причем не позднее, чем за 30 дней до открытия заседания.

Оформление визы

За оформление всех необходимых документов, связанных с поездкой, в том числе визы, несут ответственность сами участники. Поэтому, все участники должны заблаговременно обратиться в посольство соответствующей страны для получения въездной визы. Контактные центры Кодекса принимающей страны могут дать справку о местонахождении их посольств или консульств, однако сами центры не занимаются оформлением виз.

Соглашение о трастовом фонде

Если трастовый фонд ФАО/ВОЗ (Трастовый фонд Кодекса) берет на себя расходы, связанные с участием в заседании Кодекса на особых условиях, он оплачивает поездку делегата, все необходимые приготовления для этого осуществляются заблаговременно до начала заседания под руководством секретариата фонда ВОЗ.
Дополнительную информацию по данному вопросу смотрите здесь:
[email protected];

http://www.who.int/foodsafety/areas_work/food-standard/codextrustfund/en/

Ни Секретариат Кодекса, ни секретариат оргкомитета принимающей страны не уполномочен оказывать содействие в данном вопросе.

Предварительная повестка дня

Повестка дня разрабатывается Секретариатом Кодекса по поручению Совета Директоров ФАО и ВОЗ и при участии Председателя. В повестке дня также содержится информация о времени проведения заседаний, включая время проведения голосований.

Рабочие доклады

В обязанности Секретариата Кодекса входит подготовить и разослать рабочие доклады. Рабочие доклады составляют основу для дискуссий, проводимых на заседаниях и, как правило, рассылаются как минимум за 2 месяца до начала заседания.
Все рабочие доклады имеют одинаковый код: ALINORM, после него следуют цифры, обозначающие последовательно: год создания, номер заседания, а затем в конце – порядковый номер самого документа, выдвинутого на обсуждение в повестке дня. К рабочим докладам также относятся доклады вспомогательных органов Комиссии, которые были выпущены на предыдущем заседании Комиссии.

Информационные справки

Документы, которые готовятся исключительно в информационных целях, имеют код INF.

Внутренние конференц-документы

Все комментарии, полученные по прошествии указанного крайнего срока, а также незатребованные документы, присланные по собственной инициативе, раздаются на самом заседании и называются внутренними конференц-документами (CRDs). Им также присваиваются порядковые номера, которые следуют за маркировкой соответствующего кода – LIМ. Одним из недостатков этих документов является то, что они имеют ограниченное количество копий, доступ к которым имеют только Члены и участники, присутствующие на заседании, а также и тот факт, что выпускаются они лишь на одном языке – языке оригинала. Еще одним фактором, затрудняющим работу с внутренними конференц-документами, является то, что у Членов и участников заседания недостаточно времени и возможностей, чтобы детально ознакомиться с их содержанием, сформулировать собственную позицию по данному вопросу и, следовательно, вынести то или иное решение.

Поэтому Членам и участникам рекомендуется направлять свои комментарии в письменной форме в течении срока, указанного в циркулярном письме.

Перечень некоторых важных документов, которые необходимо принести на заседание Кодекса:

Приглашение, предварительная повестка дня и рабочие доклады;
Доклад(ы) Комитетов Кодекса и рабочих групп;
Личный отчет руководителя делегации, который присутствовал на предыдущем заседании;
Руководство по Процедуре Кодекса
Краткая справка для руководителя делегации, в которой излагается позиция делегации по основным пунктам повестки дня и соответствующие комментарии;
Другие документы, такие как отчеты с последних заседаний Комиссии и Исполнительного Комитета

Формат заседания

Открытие заседания

Заседание обычно открывает старший представитель организации-партнера ФАО и ВОЗ. После открытия Председатель приступает к процедуре принятия повестки дня. После того, как будут рассмотрены все комментарии по поводу предварительной повестки дня, Председатель обратиться к Комиссии с тем, чтобы она утвердила повестку дня и присвоила ей статус повестки дня заседания.

Роль Председателя

Председатель следит за тем, чтобы все вопросы были полностью оговорены, включая письменные комментарии Членов и участников, которые не присутствуют на заседании.
Во время обсуждения каждого пункта повестки дня через определенные промежутки времени Председатель суммирует все сказанное во время дискуссии и формулирует точку зрения большинства. Председатель также следит за тем, чтобы выводы, сделанные во время обсуждения, были полностью понятны и ясны всем участникам обсуждения.

Как принимаются решения?

Комиссия предпринимает все усилия для того, чтобы участники согласованно и единодушно принимали и пересматривали стандарты. Решение принять или пересмотреть стандарт выдвигается на голосование только в том случае, если такого единодушия не удалось достигнуть. Методом голосования также происходит принятие изменений в Правилах Процедуры.

Выступления

Кто может выступать на заседании?

Членам и участникам разрешено выступать по поводу рассматриваемых тем. Обычно правом голоса обладает руководитель делегации, однако, если Председатель даст разрешение, другой член делегации также может высказаться. Все комментарии всегда направляются Председателю. Протокол устанавливает следующую очередность - сначала выступают Члены, затем участники, делегации могут выступать только после того, как Председатель предоставит им слово.

Как заявить о том, что моя делегация желает выступить?

Делегация, которая желает высказаться, должна поднять над головой специальную табличку, на которой указана страна/название организации, и держать ее до тех пор, пока Председатель не предоставит ей слово.

Как часто участники могут брать слово?

Кодекс не регламентирует количество и продолжительность выступлений Членов и участников. Общая практика такова, что участник выступает один раз на определенную тему, однако Председатель может дать ему разрешение выступить во второй раз, обычно это делается для того, чтобы выступивший разъяснил свою точку зрения или ответил на вопрос, возникший у другой делегации.

Важно, чтобы выступление было коротким и точным (не более 1-2 минут), рекомендуется говорить медленно, для того чтобы синхронный переводчик смог аккуратно и точно перевести вашу речь. Если во время выступления участник планирует зачитывать отрывки из рабочих докладов, необходимо перед началом выступления объявить код рабочего доклада, который планируется цитировать.

Отчет о заседании

Секретариат Кодекса готовит предварительный отчет заседания, который затем выдвигается на рассмотрение в последний день заседания. Как правило, в зависимости от напряженности графика заседания, дни - со второго по последний – отводятся для написания предварительного отчета (а именно те дни, в которые не проводятся пленарные заседания). Как правило, предварительный отчет становится доступен для ознакомления за час до процедуры его принятия, для того чтобы делегаты могли ознакомиться с его содержанием.

Так как финальный отчет является официальным документом заседания, делегаты должны внимательно прочесть его, чтобы удостовериться, что в нем точно и правильно изложены все позиции, рекомендации и выводы, сделанные участниками. Для того, чтобы обеспечить ясность излагаемых мнений и позиций выступавших, в финальном отчете могут не указываться имена отдельных делегаций и участников.

Во время рассмотрения предварительного отчета заседания, Председатель называет по отдельности каждый его параграф или раздел. Такая процедура позволяет делегациям, которые желают внести те или иные изменения или поправки, выступить в соответствующий момент. Если в этом возникает необходимость, важно, чтобы вносимые поправки и изменения были конкретно сформулированы (т.е. нужно уточнять, идет ли речь о пояснении пункта или о его удалении). На этом этапе недопустимо снова возвращаться к обсуждению самой проблемы; также недопустимо вносить в отчет то, что не было оговорено во время обсуждения.

Принятие предварительного отчета является составной частью официальной повестки дня заседания, и все делегации должны принять участие в его принятии.

После того, как отчет был принят всеми участниками, он становится официальным документом заседания Комиссии.

Отчет Комиссии позже публикуется на всех языках Комиссии и рассылается во все Контактные центры Кодекса. Отчет также публикуется на веб-сайте Кодекса.

Свяжитесь с Кодексом

Секретариат Кодекса

Объединенная программа ФАО/ВОЗ по стандартам на пищевые продукты

Штаб-квартира ФАО
Viale delle Terme di Caracalla
00153 Rome, Italy
Тел.: (+39) 06 57051

Эл. адрес: [email protected]