нструмент

Заголовок

Назначьте команду на проект «Качество». Председатель этой команды является Координатором по качеству

Почему

Внедрение системы управления качеством – это длительный процесс, включающий различные мероприятия во многих областях лабораторной практики. Вести весь этот процесс – это большая задача, которая не под силу одному человеку. Потребуется больше людей – объединенных в команду – чтобы координировать, планировать и осуществлять внедрение управления качеством.

Что

Чтобы справиться с тем объемом работы, которую предстоит сделать, в этом инструменте предлагается назначить команду на проект «Качество». Эта команда будет основным координационным органом по внедрению системы управления качеством. Она будет оказывать поддержку руководству лаборатории в осуществлении мероприятий, приведенных в этом инструменте.

Председатель команды проекта «Качество» будет выполнять функцию Координатора по качеству в лаборатории. Эту функция похожа на функцию сотрудника, ответственного за качество (менеджера по качеству), только с меньшим числом обязанностей и задач («реальный» менеджер по качеству будет назначен на этапе 2). Координатор по качеству будет внимательно следить за правильным применением этого инструмента. Его/ее функции будут следующие:

Координационная: обеспечивать правильное и своевременное исполнение членами команды предписанных инструментом мероприятий.
Консультативная: регулярно отчитываться перед руководством о ходе реализации системы управления качеством, а также, когда требуется, сотрудничать с руководителем/менеджером в осуществлении тех мероприятий, в которых есь конкретные задачи для руководителя/менеджера лаборатории.
Информационная: сотрудники лаборатории могут обращаться к этому человеку для получения более подробной информации по вопросам управления качеством. Это может работать и в противоположном направлении: Координатор может предоставлять сотрудникам информацию относительно системы управления качеством.

К задачам, которые входят в ответственность команды проекта «Качество», относятся:

Выполнение мероприятий: выполнять мероприятия/задачи, возложенные на них Координатором; вовлекать других сотрудников лаборатории в выполнение этих мероприятий. Например, когда потребуется разработать стандартную операционную процедуру (СОП) регистрации результатов и предоставлении отчетов с результатами, членам команды следует в этом тесно сотрудничать с сотрудником, ответственным за запись данных.
Консультирование/отчетность: члены команды отчитываются перед всей командой о выполнении порученных каждому мероприятий.
Планирование: Члены команды должны принимать активное участие в координации внедрения системы управления качеством и помогать в планировании мероприятий в ходе рабочих совещаний команды.

По крайней мере два раза в месяц команда проводит рабочие совещания для обсуждения хода работы и поиска решений возникших проблем. Руководителю/менеджеру лаборатории необходимо принимать участие в этих рабочих совещаниях, но председательствует на этих совещаниях Координатор по качеству. Протокол совещаний ведет один из членов команды проекта «Качество», но не Координатор по качеству, так как он/она ведет совещание. Протокол совещания следует передать всем членам команды и руководителю/менеджеру лаборатории, а также протоколы следует архивировать (таким образом они будут служить инструментами для отслеживания хода дел и доказательствами того, что совещания были проведены).

Как и кто

Руководитель/менеджер лаборатории:

С учетом объема предстоящей работы (зависит от размера лаборатории) и установленного срока для получения лабораторией аккредитации решите, из скольких человек будет состоять команда проекта «Качество». Помните, однако, что, чтобы ситуация оставалась рабочей и управляемой, команда должна быть небольшой, не больше 6 человек. Опыт показывает, что если в команде слишком много людей, это приводит к осложнениям и задержкам.
Назначьте сотрудников членами команды проекта «Качество». Включите в команду сотрудника, ответственного за биобезопасность, который будет назначен также на этом этапе. Назначьте председателя этой команды; этот человек будет служить Координатором по качеству для лаборатории.
Имейте в виду, что на выполнение задач членами команды проекта «Качество» потребуется время, в это время сотрудники не смогут выполнять свою обычную работу. Это особенно касается Координатора по качеству. При необходимости наймите новых сотрудников или реорганизуйте лабораторию (если это возможно), чтобы предотвратить перегрузку членов команды проекта «Качество» (или их коллег).
Объясните членам команды проекта «Качество» и Координатору, в чем заключаются их задачи и ответственность.
Запланируйте первые рабочие совещания команды (по крайней мере два раза в месяц, однако, если требуется, можно и чаще).
Держите работу команды в поле внимания. Помогайте разрешать проблемы, если таковые случаются, и следите за тем, чтобы команда работала надлежащим образом.

Координатор по качеству:

Ведите рабочие совещание команды и назначьте одного члена группы для ведения протоколов совещаний.
Отслеживайте выполнение мероприятий (обсуждайте конкретные действия из протоколов, см. ниже).
Информируйте руководителя/менеджера лаборатории о ходе дел.

Член команды проекта «Качество», назначенный для ведения протоколов совещаний:

Готовьте протоколы и раздавайте их членам команды в течение одного дня после совещания. Протоколы должны включать по крайней мере следующие части:
Заведите новую папку и назовите эту папку «Протоколы совещаний».
Вставьте в эту папку разделитель, озаглавленный «Протоколы команды проекта «Качество»», и храните протоколы за этим разделителем в данной папке.

ПРИМЕЧАНИЕ: справа приведен шаблон протокола, который можно использовать для написания протокола совещаний команды проекта «Качество». Вы можете адаптировать этот шаблон в соответствии с вашими требованиями и пожеланиями.