нструмент

Заголовок

Подготовьте и используйте планы, состоящие из конкретных SMART действий

Почему

Это очень важный шаг: все действия, которые необходимо выполнить для внедрения системы управления качеством, должны планироваться как конкретные SMART действия.

Внедрение системы управления качеством – это процесс, в котором множество разных задач должно быть выполнено множеством разных людей. Если не будет эффективного управления всеми выполняемыми задачами, лаборатория утонет в море задач и потеряет контроль.

Что

Можно эффективно отслеживать задачи и следить за их своевременным выполнением, если перевести задачи в «конкретные SMART действия». Слово SMART в переводе с английского означает «умный», и оно же является аббревиатурой следующих слов: Specific, Measurable, Agreed, Realistic и Time-bound, что означает: конкретные, измеримые, согласованные, реалистичные и привязанные к срокам. В рамках такого подхода конкретное действие описывается одним предложением, разъясняющим, что необходимо сделать, кто должен это сделать и в какое время. Кроме того, модель SMART также гарантирует, что не планируются невыполнимые действия.

SMART:

Конкретные (Specific): точно опишите действия, которые необходимо сделать.
Измеримые (Measurable): сформулируйте действия таким образом, чтобы их выполнение можно было проверить (измерить).
Согласованные (Agreed): укажите, кто будет выполнять каждое действие.
Реалистичные (Realistic): формулируйте реалистичные действия; нереалистичные планы никогда не будут выполнены.
Привязанные к срокам (Time-bound): укажите срок выполнения.

Если для определенных мероприятий требуется несколько действий, эти действия объединяют в «План действий». Примером является план оценки помещений и безопасности, которую потребуется сделать позже на этапе 1. Для оценки безопасности лаборатории используют контрольный список. Оценка может выявить множество пунктов для улучшения. Все эти пункты должны быть улучшены до того, как лаборатория подаст заявку на аккредитацию. Таким образом, каждый пункт для улучшения потребуется перевести в одно или несколько действий. Все конкретные действия, связанные с биобезопасностью, будут объединены в план под названием «План действий для улучшения биобезопасности».

Пример конкретного SMART действия: Найти материал, наиболее подходящий для пола в лаборатории (устойчивый к воде, легко моющийся) | Имя сотрудника, который должен это сделать | 30 сентября 2015 г.

Действие в этом примере является конкретным (объясняется, что должно быть сделано) и измеримым (показателем будет отчет сотрудника об идеальном материале для пола в лаборатории вместе с обоснованием этого выбора). Оно также является согласованным (указано, кто должен выполнить это действие) и привязанным к сроку (крайний срок – 30 сентября 2015 г.). Оно также реалистично: это действие может быть выполнено без особых проблем.

Для более подробной информации о модели SMART обратитесь к документу «Планирование SMART действий», ссылка на который приведена справа на странице.

Как и кто

Формулирование SMART действий:

Относится ко всем сотрудникам, которые поручают задания другим сотрудникам:

Для каждого задания, которое необходимо выполнить, определите, кто должен это сделать и когда, и сформулируйте действия, выполнение которых в указанный срок можно «измерить» (или проверить).
Сформулируйте, что конкретно должно быть сделано, и постарайтесь не делать описание слишком объемным.
Если пункт получается слишком объемным, разбейте его на несколько действий. Например, не ставьте задание «Заменить полы в лаборатории», но разделите процесс замены полов на несколько шагов, где шаг 1 будет «Найти наиболее подходящий материал для пола в лаборатории», шаг 2 – «Сделать смету замены полов в лаборатории», и т. д..
Обсуждайте ход осуществления пунктов плана на совещаниях.

Подготовка плана конкретных действий:

Относится ко всем сотрудникам, которым приходится составлять планы SMART действий:

Для подготовки планов действий можно использовать шаблон плана, ссылка на который приведена на странице справа.

Подготовьте план действий.
Передайте план действий Координатору по качеству.

Координатор по качеству:

Включите все пункты плана действий в протокол еженедельных рабочих совещаний сотрудников (см. следующее мероприятие). Это поможет отслеживать своевременное выполнение всех действий: ход дела будет обсуждаться раз в неделю.
Заведите новую папку и назовите эту папку «Планы действий».
Поместите в папку два разделителя и назовите их «Планы действий в работе» и «Выполненные планы действий».
Поместите в папку все планы действий.
Руководитель/менеджер лаборатории должен каждый месяц проверять, какие пункты были выполнены, а какие по-прежнему в работе, и по каким требуется последующая деятельность. Когда в определенном плане действий выполнены все пункты, руководитель/менеджер ставит на этом плане свою подпись и перемещает его за разделитель «Выполненные планы действий».