нструмент

Заголовок

Создайте «Перечень сохраняемых документов»: определите сроки и место хранения для всех типов используемых документов

Почему

В рамках системы управления качеством готовится много документов. Каждый документ содержит информацию, и его необходимо хранить в течение определенного времени, с тем чтобы с этой информацией можно было ознакомиться и позже. Вместе с тем, не все типы документов необходимо хранить вместе и одинаково долго. В некоторых документах содержится такая информация, которая никогда не должна быть уничтожена. Другие же содержат сведения, которые теряют свое значение через 5 лет. Чтобы набор документов не стал слишком большим и неупорядоченным, следует решить, как долго хранить каждый тип записей.

Что

Составьте перечень сохраняемых документов, в котором укажите, как долго и где должен храниться каждый тип документов. Справа на странице дана ссылка на пример перечня сохраняемых документов, в котором приведено большинство видов документов, обычно создаваемых и используемых в системе управления качеством с рекомендуемым сроком хранения для каждого документа. Этот перечень можно использовать за основу.

Такой список, называемый «Перечень сохраняемых документов», будет приложением к СОП «Контроль документов», которая будет разработана позднее на этом этапе. Благодаря такому списку каждый сотрудник будет знать, какой документ должен сохраняться, а какой нет, и где и как долго должен храниться каждый вид документов.

Справа на странице приведена ссылка на раздел «Хранение документов и записей» пособия ВОЗ «Система управления качеством в лабораториях».

Как и кто

Менеджер по качеству:

Составьте список всех документов, обычно хранимых в лаборатории. Вы можете взять за основу пример перечня сохраняемых документов, ссылка на который дана справа на странице. Добавьте документы, которые не указаны в этой таблице, но используются в вашей лаборатории.
Решите, как долго должен храниться каждый документ, и укажите этот срок в перечне (не забудьте правовые нормы вашей организации и страны; если таковые есть, их следует соблюдать).
Решите, где должен храниться каждый документ, и укажите это место в перечне.
Позднее на этапе 2 будет подготовлена СОП «Контроль документов». Перечень сохраняемых документов будет приложением к этой СОП. До этого момента держите перечень сохраняемых документов в надежном месте, чтобы он не потерялся.