нструмент

Заголовок

Подготовьте Лабораторную информационную брошюру и начните следовать процедурам, описанным в данной брошюре

Почему

Информирование клиентов о том, чем занимается лаборатория, имеет первостепенное значение для качества лабораторных услуг. Если лаборатория информирует своих клиентов о том, какие анализы она выполняет и в каких клинических ситуациях какие анализы следует запрашивать, тем самым она помогает клиентам запросить наилучшую комбинацию исследований, которая предоставит оптимальную информацию для лечения пациентов. Помимо этого, лаборатория предотвратит запросы исследований, не соответствующих клиническому состоянию пациента, таким образом сократит рабочую нагрузку и улучшит соотношение эффективности и затрат.

Если лаборатория проинформирует клиентов о том, какая для каждого исследования нужна проба и как пробы следует упаковывать и отправлять в лабораторию, это улучшит биобезопасность и качество проб. Это в свою очередь позволит лаборатории обеспечить более высокое качество.

Что

Подготовьте Лабораторную информационную брошюру. Это брошюра содержит сведения о лаборатории (адрес + контактная информация + часы работы + виды услуг, предлагаемых лабораторией), и в ней рассказывается все, что клиентам лаборатории нужно знать о преаналитическом, аналитическом и постаналитическом этапах. Контактная информация нужна тогда, когда у клиентов возникают вопросы.

Информационная брошюра содержит выдержки из СОП «Взятие проб», «Прием проб» и «Предоставление отчетов о результатах».

В отношении преаналитического этапа информационная брошюра объясняет следующее пункты:

Как получить лабораторную форму запроса на исследование (форму запроса можно прикрепить к Лабораторной информационной брошюре в качестве приложения, так, чтобы клиенты могли ее скопировать).
Какие анализы лаборатория выполняет, в том числе информация о том, в каких клинических ситуациях какие требуются анализы.
Какие пробы требуются для каждого анализа, объем/количество, требования к транспортировке и, если это применимо, указания на особое время взятия проб. В этом разделе также приводят критерии отказа в приеме проб, приготовленные на этапе 2.
Как проба должна быть взята, в том числе:

идентификация пациента и проверка того, что пациент соответствует требованиям данного анализа (например, для некоторых анализов пробы берутся на голодный желудок; сотрудник, берущий пробу, должен убедиться, что пациент ничего не ел в период перед взятием пробы);
как подготовить пациента;
тип контейнера, в который должна быть собрана проба;
как маркировать форму запроса и контейнер с пробой.

Как и при каких условиях пробу следует упаковывать и отправлять в лабораторию, в том числе:

временные рамки переправки пробы в лабораторию;
температурный интервал, при котором проба должна транспортироваться;
метод упаковки контейнера с пробой для предотвращения утечки, которая может нарушить сохранность пробы и создать опасность для лиц, перевозящих пробу, и для населения в целом;
какие документы должны сопровождать пробу.

Если применимо, требования в отношении согласия пациента.
Процедура запроса рутинных лабораторных исследований, в том числе как заполнить форму запроса.
Процедура запроса срочных лабораторных исследований.

В отношении аналитического этапа информационная брошюра предоставляет следующую информацию:

обычное время выполнения каждого анализа;
биологические референтные интервалы и, если это применимо, критические интервалы (сигналы тревоги) для конкретных исследований;
перечень факторов, о которых известно, что они влияют на результаты определенных исследований или на интерпретацию результатов.

В отношении постаналитического этапа информационная брошюра объясняет:

обычный способ предоставления отчетов;
процедуру предоставления отчетов по срочным анализам;
пояснения к интерпретации отчета о результатах;
запросы на дополнительные исследования, в том числе сроки, когда это возможно сделать;
лабораторные правила по защите информации о пациентах (опишите, что лаборатория делает для защиты информации о пациентах от несанкционированного доступа, например, хранение информации в запертом архиве, в который имеет доступ только уполномоченный персонал, что весь персонал подписывает соглашение о конфиденциальности и т. д.; большинство из этих процедур введены на этапе 2 в рамках мероприятий по управлению информацией).
лабораторную процедуру рассмотрения жалоб (будет разработана на этапе 4).

Лабораторная информационная брошюра должна быть разослана всем клиентам лаборатории. В задачу системы контроля документов будет входить обеспечение того, что информация в брошюре соответствует сегодняшнему дню и является правильной. После каждого изменения брошюра должна быть снова напечатана и разослана всем клиентам.

Как и кто

Менеджер по качеству:

Выберите сотрудников, которые более всего подходят для написания (частей) Лабораторной информационной брошюры. Это должны быть сотрудники, реально участвующие в выполнении процедур, которые должны быть включены в информационную брошюру.
Попросите руководителя лаборатории поручить этим сотрудникам написать разделы информационной брошюры в сотрудничестве с вами.
Направляйте процесс написания брошюры сотрудниками. Объясните им, почему информационная брошюра должна быть написана, какое у нее будет содержание и что они должны включить в описание порученных им процедур.
Когда первый вариант информационной брошюры будет готов, попросите одного или двух сотрудников его проверить. Также попросите нескольких постоянных клиентов лаборатории дать отзыв на информационную брошюру и указать, что на их взгляд следует добавить, изменить или удалить.
Включите информационную брошюру в систему контроля документации (установленную на этапе 2), чтобы обеспечить ее регулярную проверку и актуальность. Добавьте в информационную брошюру титульную страницу и попросите проверяющих сотрудников после проверки поставить на титульной странице их подписи в соответствии с процедурой, описанной в СОП «Контроль документов».
Когда будет подготовлен окончательный вариант информационной брошюры, попросите руководителя/менеджера лаборатории его утвердить.
Напечатайте необходимое число копий информационной брошюры и разошлите копии всем клиентам, включенным в базу данных клиентов, подготовленную раньше на этапе 2 (можно разослать брошюру и в электронном виде, если у клиентов есть доступ к компьютеру).
Поскольку информационная брошюра входит в систему контроля документации, она должна ежегодно проверяться и, в случае необходимости, изменяться. Если в информационную брошюру были внесены изменения в результате такого запланированного пересмотра (но также и если была обнаружена ошибка, изменились процедуры анализа или стали выполняться новые анализы), сразу же следует распечатать новую версию и разослать ее клиентам, приложив просьбу уничтожить старую версию. Поскольку брошюра содержит титульную страницу, клиенты увидят, что изменилось по сравнению с предыдущей версией.