нструмент

Заголовок

Начните регулярно (еженедельно) проводить рабочие совещания сотрудников

Почему

Ясные, позитивные и частые взаимодействия и обмен информацией имеют важное значение для внедрения системы управления качеством. В лаборатории будет происходить много перемен, а это для сотрудников обычно связано со многими проблемами и вызывает у них множество вопросов. Если у всех сотрудников будет возможность обсудить проблемы и задать вопросы и если вы будете опираться на опыт всего персонала в поиске решений, это приведет не только к тому, что вы будете раньше выявлять проблемы, но и снизит риск того, что сотрудники будут сопротивляться внедрению системы управления качеством. Кроме того, это поможет в поиске практических и приемлемых решений.

Что

Организуйте еженедельные рабочие совещания с участием всех сотрудников. Готовьте протоколы этих совещаний и распространяйте их среди всех сотрудников.

Как и кто

Руководитель/менеджер лаборатории:

Запланируйте еженедельные рабочие совещания персонала на удобное время, когда все сотрудники смогут присутствовать.
Ведите эти совещания в качестве председателя и назначьте секретаря, который будет вести протоколы совещаний. На рабочих совещаниях должны обсуждаться следующие пункты:

текущие вопросы;
вопросы, касающиеся качества;
случаи несоответствия (полученные жалобы, аварии, поломки оборудования или проблемы с помещениями и инфраструктурой, организационные вопросы, ошибки в документах, и т. д.);
вопросы безопасности;
ход выполнения запланированных конкретных действий (см. предыдущее мероприятие);
время для вопросов (возможность для каждого сотрудника задать вопрос).

Если какое-то обсуждение порождает необходимость действия, сформулируйте это действие как SMART действие. Включите эти действия в протокол совещания и проверяйте ход их выполнения на каждом последующем совещании. Например, если один из сотрудников указывает на то, что имеется проблема, необходимо найти решение этой проблемы. Это решение должно быть сформулировано как SMART действие и включено в протокол. На каждом следующем рабочем совещании должен проверяться ход выполнения данного действия.

Секретарь:

Ведите протоколы всех совещаний. Протокол состоит по крайней мере из следующих частей (см. предыдущее мероприятие этапа 1):

краткая информация о том, что обсуждалось в ходе совещания;
перечень конкретных SMART действий;
повестка дня следующего совещания, в том числе запланированная дата следующего совещания; справа приведена ссылка на шаблон протокола, который можно использовать.

Предоставьте протокол всем сотрудникам в течение следующих 3 (рабочих) дней.
Возьмите папку «Протоколы совещаний» (заведенную раньше на этапе 1) и поместите в нее разделитель под названием «Еженедельные рабочие совещания сотрудников». Храните протоколы в этой папке за данным разделителем (разделитель нужен, потому как в этой папке также будут храниться протоколы других совещаний, например команды проекта «Качество»).