ว่าด้วยระบบทะเบียนประวัติอิเล็กทรอนิกส์และการควบคุมเกษียณอายุของข้าราชการพลเรือนสามัญ

พ.ศ. ๒๕๖๗

เพื่อให้การจัดระบบทะเบียนประวัติ การควบคุมเกษียณอายุของข้าราชการพลเรือนสามัญ และการบริหารทรัพยากรบุคคลของส่วนราชการเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ โดยใช้วิธีการทางอิเล็กทรอนิกส์

อาศัยอำนาจตามความในมาตรา ๘ (๕) (๗) และ (๑๒) แห่งพระราชบัญญัติระเบียบข้าราชการพลเรือน พ.ศ. ๒๕๕๑ ก.พ. จึงออกระเบียบไว้ ดังต่อไปนี้

ข้อ ๑ ระบียบนี้เรียกว่า “ระเบียบ ก.พ. วาด้วยระบบทะเบียนประวัติอิเล็กทรอนิกส์และ
การควบคุมเกษียณอายุของข้าราชการพลเรือนสามัญ พ.ศ. ๒๕๖๗”

ข้อ ๒ ระบียบนี้ให้ใช้บังคับตั้งแต่วันถัดจากวันประกาศในราชกิจจานุเบกษาเป็นต้นไป

ข้อ ๓ ในระเบียบนี้

“ระบบทะเบียนประวัติอิเล็กทรอนิกส์” หมายความว่า กระบวนการบริหารจัดการทะเบียนประวัติ
ข้อมูลการบริหารทรัพยากรบุคคล และสารสนเทศของข้าราชการพลเรือนสามัญ ด้วยโปรแกรมคอมพิวเตอร์
ของสำนักงาน ก.พ.

“ทะเบียนประวัติ” หมายความว่า ข้อมูลและเอกสารหลักฐานในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์
ที่เกี่ยวข้องกับข้าราชการพลเรือนสามัญในระบบทะเบียนประวัติอิเล็กทรอนิกส์

“สารสนเทศ” หมายความว่า ผลลัพธ์ของข้อมูลที่ผ่านการประมวลผล วิเคราะห์ จัดการ
และแปลความจากข้อมูลที่จัดเก็บในระบบทะเบียนประวัติอิเล็กทรอนิกส์

“ผู้มีสิทธิเข้าถึงข้อมูล” หมายความว่า ผู้ได้รับอนุญาต หรือได้รับสิทธิให้ดำเนินการในระบบ
ทะเบียนประวัติอิเล็กทรอนิกส์ ได้แก่ เจ้าของประวัติ ผู้ควบคุมระบบทะเบียนประวัติอิเล็กทรอนิกส์
ผู้ควบคุมทะเบียนประวัติตางส่วนราชการ ผู้กำหนดสิทธิการเข้าใช้งานทะเบียนประวัติ ผู้จัดทำทะเบียน
ประวัติด และบุคคลหรือนิติบุคคลที่มีกฎหมายให้สิทธิเข้าถึงทะเบียนประวัติด

“เจ้าของประวัติด” หากยความว่า ข้าราชการพลเรือนสามัญตามกฎหมายว่าด้วยระะยะยืมชาราชการพลเรือน

“ผู้ควบคุมระบบทะเบียนประวัติดอเล็กทรอนิกส์" หากยความว่า สานักงาน ก.พ.

“ผู้ควบคุมทะเบียนประวดิตของส่วนราชาคาร” หากยความว่า มัวหน้าส่วนราชการระดับกรม
หรือเทียบท่า มัวหน้าส่วนราชการระดับกรมที่อยู่ในบังคับบัญชาหรือรับฟังชอบการปฏิบัตรราชการ
ชินตรงต่อนายกรัฐมนตรีหรือต่อรัฐมนตรี และให้มหายความรวมถึง พลาดกระทรวง มัวราชการจังหวัด
เลขานุการรัฐมนตรี ทั้งนี้ มาจบหมายข้าราชการในสังกัดให้ปฏิบัติน้ำที่ดังกล่าวแทนก็ได้

“ผู้กำหนดสิตาธิตาเข้าใช้งานทะเบียนประวดิต" หากยความว่า มัวราชการทำได้รับมอบหมาย จากผู้ควบคุมทะเบียนประวดิตของส่วนราชการ

"ผู้จัดทำทะเบียนประวัติ" หมายความว่า ข้าราชการ พนักงานราชการ หรือลูกจ้างที่ได้รับมอบหมายจากผู้กำหนดสิทธิการเข้าใช้งานทะเบียนประวัติ

ข้อ ๔ ให้เลขารักษาราชการ ก.พ. รักษาการตามระเบียบนี้

ข้อ ๕ ในกรณีที่มีปัญหาเกี่ยวกับการปฏิบัติตามระเบียบนี้ ให้ ก.พ. พิจารณาวินิจฉัยคำวินิจฉัยของ ก.พ. ให้เป็นที่สุด

หมวด ๑
บททั่วไป

ข้อ ๖ เจ้าของประวัติ มีสิทธิเข้าถึงทะเบียนประวัติของตนเอง และมีหน้าที่รับรองความถูกต้องของข้อมูลที่ตนนำส่งแก่ส่วนราชการ

ข้อ ๗ ผู้ควบคุมระบบทะเบียนประวัติอิเล็กทรอนิกส์ มีสิทธิเข้าถึงทะเบียนประวัติของข้าราชการพลเรือนสามัญทุกส่วนราชการ โดยมีหน้าที่และอำนาจดังนี้

(๑) ดำเนินงานตามนโยบาย หลักเกณฑ์ วิธีการเกี่ยวกับระบบทะเบียนประวัติอิเล็กทรอนิกส์ที่ ก.พ. กำหนด

(๒) ดำเนินการเกี่ยวกับการรักษาทะเบียนประวัติและการควบคุมเกษียณอายุของข้าราชการพลเรือน

ข้อ ๘ ผู้ควบคุมทะเบียนประวัติของส่วนราชการ มีสิทธิเข้าถึงทะเบียนประวัติของข้าราชการพลเรือนสามัญในส่วนราชการของตน โดยมีหน้าที่และอำนาจในการบริหารจัดการ ควบคุม และตรวจสอบทะเบียนประวัติและสารสนเทศของส่วนราชการนั้น

ภายใต้บังคับวรรคหนึ่ง ให้ปลัดกระทรวง ผู้ว่าราชการจังหวัด และเลขานุการรัฐมนตรี มีหน้าที่และอำนาจดังนี้

(๑) ปลัดกระทรวง

ก. เป็นผู้ควบคุมทะเบียนประวัติของสำนักงานปลัดกระทรวง

ข. เป็นผู้มีสิทธิเข้าถึงทะเบียนประวัติของข้าราชการในระดับกระทรวง

(๒) ผู้ว่าราชการจังหวัด

ก. เป็นผู้ควบคุมทะเบียนประวัติของส่วนราชการในราชการบริหารส่วนภูมิภาค ในเขตพื้นที่จังหวัด

ข. ในกรณีที่มีการมอบอำนาจเกี่ยวกับการบริหารทรัพยากรบุคคลในเขตพื้นที่จังหวัดให้ผู้ว่าราชการจังหวัดเป็นผู้ควบคุมทะเบียนประวัติของส่วนราชการที่ได้รับมอบอำนาจ

(๓) เลขาธุการรัฐมนตรี เป็นผู้ควบคุมทะเบียนประวัติของสำนักงานรัฐมนตรี

ข้อ ๙ ผู้กำหนดสิทธิการเข้าใช้งานทะเบียนประวัติ มีสิทธิเข้าถึงทะเบียนประวัติข้าราชการ ในส่วนราชการที่ตนสังกัดอยู่ โดยมีหน้าที่และอำนาจกำหนดสิทธิการเข้าใช้งาน ควบคุม และตรวจสอบ การเข้าใช้งานของผู้มีหน้าที่เกี่ยวข้องกับทะเบียนประวัติและสารสนเทศของส่วนราชการนั้น ๆ

ข้อ ๑๐ ผู้จัดทำทะเบียนประวัติ มีสิทธิเข้าถึงทะเบียนประวัติตามที่ผู้กำหนดสิทธิการเข้าใช้งาน ทะเบียนประวัติมอบหมาย โดยมีหน้าที่และอำนาจในการจัดทำ บันทึก ตรวจสอบและแก้ไขปรับปรุง ข้อมูลทะเบียนประวัติให้ถูกต้อง หรือปฏิบัติหน้าที่อื่นตามที่ได้รับมอบหมาย

ข้อ ๑๑ กรณีที่มีกฎหมายให้สิทธิบุคคลหรือนิติบุคคลเข้าถึงทะเบียนประวัติให้ส่งคำขอมาช้างสำนักงาน ก.พ. พร้อมเหตุผลความจำเป็น และให้สำนักงาน ก.พ. จัดทำข้อมูลผู้ใช้งานให้กับบุคคลหรือนิติบุคคลนั้น

ข้อ ๑๒ ผู้มีสิทธิเข้าถึงข้อมูล จะมอบหมายช่วงการเข้าถึงทะเบียนประวัติและสารสนเทศมิได้

ข้อ ๑๓ ข้อมูลและเอกสารที่อยู่ในระบบทะเบียนประวัติอิเล็กทรอนิกส์ รวมทั้งการพิมพ์ใช้งาน ในรูปแบบกระดาษ สามารถใช้เป็นหลักฐานได้ตามกฎหมาย

ข้อ ๑๔ การดำเนินการใดที่มิได้กำหนดไว้ในระเบียบนี้ ให้เป็นไปตามกฎหมายว่าด้วยการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล กฎหมายว่าด้วยข้อมูลข่าวสารของราชการ กฎหมายว่าด้วยธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ กฎหมายว่าด้วยการปฏิบัติราชการทางอิเล็กทรอนิกส์ กฎหมายว่าด้วยการบริหารงานและการให้บริการภาครัฐผ่านระบบดิจิทัล และกฎหมายอื่นที่เกี่ยวข้อง

หมวด ๒
การจัดทำ การดูแลรักษา และการทำลายทะเบียนประวัติ

ข้อ ๑๕ ให้ส่วนราชการจัดทำทะเบียนประวัติดังกล่าวเรื่องสามัญในสังกัดของตนเองโดยระบบทะเบียนประวัติดังกล่าวของตนเอง โดยให้มีปฏิบัติตามหลักเกณฑ์และแนวทางการทำงานของสำนักงาน ก.พ.

ข้อ ๑๖ กรุณาพบข้อมูลในทะเบียนประวัตินี้ไม่ถูกต้อง เจ้าของประมวลผลสามารถยื่นฟ้องตนเองภายในระยะเวลาของการพิจารณา หากกรณีเฉพาะฉุกเฉินควรแจ้งสำนักงาน ก.พ. พืชนาวาณเดือน เปิดโอกาสให้นำเสนอรายงานภายในเวลาที่กำหนด

กรณีที่มีการเปลี่ยนแปลงสำคัญ เช่น ส่วนราชการภายใต้กรอบรายการใดๆ ในกรณีที่ทำการลงรายการข้อมูลทะเบียนประวัติต่างๆ มายจากสถานประกอบการใดๆ ส่วนราชการสามารถยกเลิกรายการได้ หากในกรณีที่ทำการลงรายการ

หมวด ๓
การรักษาความลับ

ข้อ ๑๘ ให้ทะเบียนประวัติเป็นข้อมูลชั่นลับ ผู้มีสิทธิเข้าถึงข้อมูลจะต้องปฏิบัติตามระเบียบนี้ และกฎหมายอื่นที่เกี่ยวข้องอย่างเคร่งครัด โดยห้ามคัดลอก เปิดเผย หรือยอมให้ผู้อื่นเข้าถึงทะเบียนประวัติ ด้วยวิธีการใด ๆ โดยมิชอบ ใช้ หรือเปิดเผยทะเบียนประวัตินอกเหนือหน้าที่และอำนาจ ที่ได้รับมอบหมาย หรือวัตถุประสงค์ที่ได้แจ้งไว้

หากฝ่าฝืนหรือก่อให้เกิดความเสียหายตามวรรคหนึ่ง ผู้นั้นจะต้องรับผิดทางละเมิดทางแพ่ง หรือทางอาญาต่อเจ้าของประวัติและหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง

ข้อ ๑๙ มาตรการรักษาความมันคงปลอดภัยของระบบทะเบียนประวัติอิเล็กทรอนิกส์ ให้เป็นไปตามกฎหมายอื่นที่เกี่ยวข้อง และหลักเกณฑ์ วิธีการที่สำนักงาน ก.พ. กำหนด

หมวด ๔ การควบคุมเกษียณอายุ

ข้อ ๒๐ ให้ อ.ก.พ. กรุงทำการแทน ก.พ. เป็นเจ้าหน้าที่ควบคุมเกษียณอายุของข้าราชการ พลเรือนตามกฎหมายว่าด้วยบำเหน็จบำนาญข้าราชการ

ข้อ ๒๑ ให้ผู้ควบคุมทะเบียนประวัติของส่วนราชการจัดทำบัญชีรายชื่อข้าราชการพลเรือน ผู้มีสิทธิได้รับบำเหน็จบำนาญซึ่งจะมีอายุครบหกสิบปีบริบูรณ์ในปีงบประมาณถัดไป จากะบบทะเบียนประวัติอิเล็กทรอนิกส์ เพื่อเสนอ อ.ก.พ. กรุง พิจารณา

เมื่อ อ.ก.พ. กรุง เห็นชอบบัญชีรายชื่อตามวรรคหนึ่งแล้ว ให้ส่วนราชการยืนยันบัญชีรายชื่อพร้อมแนบเอกสารหลักฐานที่เกี่ยวข้องในระบบทะเบียนประวัติอิเล็กทรอนิกส์ ทั้งนี้ ให้ใช้บัญชีรายชื่อที่ผ่านการยืนยันแล้วยื่นต่อเจ้ากระทรวง หรือหัวหน้าหน่วยงานของรัฐของผู้นั้น แล้วแต่กรณี และยื่นต่อกระทรวงการคลังภายในเดือนกรกฎาคมของทุกปี

หมวด ๕ การควบคุมกำกับดูแล ติดตามตรวจสอบ และประเมินผล

ข้อ ๒๒ ให้ผู้ควบคุมทะเบียนประวัติของส่วนราชการ คนคุม กากัดูแล ติดตาม การดำเนินการและบริหารจัดการเกี่ยวกับทะเบียนประวัติอิเล็กทรอนิกส์

ข้อ ๒๓ หากสำนักงาน ก.พ. มีหน้าที่และอำนาจในการกำกับ ติดตาม ตรวจสอบ และประเมินผลการดำเนินการเกี่ยวกับทะเบียนประวัติและการควบคุมเกษียณอายุของข้าราชการ พลเรือนสามัญ และรายงานให้ ก.พ.ทราบ

ในการดำเนินการตามวรรคหนึ่ง ให้สำนักงาน ก.พ. มีหน้าที่และอำนาจเรียกผู้แทนของส่วนราชการหรือข้าราชการในราชการพลเรือนสามัญ หรือขอความร่วมมือจากบุคคลภายนอกมาชี้แจงข้อเท็จจริงหรือรายงานผลการดำเนินการเกี่ยวกับทะเบียนประวัติและการควบคุมเกษียณอายุของข้าราชการพลเรือนสามัญ ให้เป็นไปตามระเบียบนี้

ข้อ ๒๔ เพื่อประโยชน์ของทางราชการ หากหน่วยงานของรัฐหรือสำนักงาน ก.พ. มีความจำเป็นที่จะต้องเชื่อมโยงข้อมูลจากระบบทะเบียนประวัติอิเล็กทรอนิกส์กับระบบฐานข้อมูลกลางภาครัฐหรือฐานข้อมูลอื่นที่เกี่ยวข้อง ให้เสนอ ก.พ. เพื่อพิจารณา ทั้งนี้ ภายใต้บังคับของกฎหมายว่าด้วยการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล กฎหมายว่าด้วยข้อมูลข่าวสารของราชการ กฎหมายว่าด้วยธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ กฎหมายว่าด้วยการปฏิบัติราชการทางอิเล็กทรอนิกส์ กฎหมายว่าด้วยการบริหารงานและการให้บริการภาครัฐผ่านระบบดิจิทัล และกฎหมายอื่นที่เกี่ยวข้อง

ข้อ ๒๕ ในกรณีที่ส่วนราชการจัดทำข้อมูลข้าราชการในสังกัดด้วยโปรแกรมอื่นนอกจากระบบทะเบียนประวัติอิเล็กทรอนิกส์ และประสงค์จะเชื่อมโยงข้อมูลจากโปรแกรมของส่วนราชการเพื่อนำส่งข้อมูลเข้าสู่ระบบตะเบียนประวัติอิเล็กทรอนิกส์ ให้ดำเนินการตามหลักเกณฑ์และวิธีการที่สำนักงาน ก.พ. กำหนด

บทเฉพาะกาล

ข้อ ๒๖ ให้ส่วนราชการจัดทำทะเบียนประวัติให้กับข้าราชการพลเรือนสามัญที่บรรจุก่อนวันที่ระเบียบนี้ใช้งานคำและยังรับราชการอยู่ โดยบันทึกข้อมูลจากเอกสาร ก.พ. ๗ และแฟ้มประวัติข้าราชการหรือถ่ายโอนข้อมูลจากระบบสารสนเทศงานบุคคลของส่วนราชการเข้าระบบทะเบียนประวัติอิเล็กทรอนิกส์ให้แล้วเสร็จภายในหนึ่งปีนับแต่วันที่ระเบียบนี้บังคับใช้

กรณีส่วนราชการที่มีข้าราชการจำนวนมากกว่า ๒๐,๐๐๐ คน ให้บันทึกข้อมูลจากเอกสาร ก.พ. ๗ และแฟ้มประวัติข้าราชการ หรือถ่ายโอนข้อมูลจากระบบสารสนเทศงานบุคคลของส่วนราชการเข้าระบบทะเบียนประวัติอิเล็กทรอนิกส์ให้แล้วเสร็จภายในสองปีนับแต่วันที่ระเบียบนี้บังคับใช้

ให้ส่วนราชการตามวรรคหนึ่งและวรรคสองแปลงเอกสาร ก.พ. ๗ และแฟ้มประวัติข้าราชการฉบับที่จัดเก็บ ณ ส่วนราชการ และนำข้อมูลเข้าระบบทะเบียนประวัติอิเล็กทรอนิกส์โดยตรวจสอบรายการข้อมูลกับเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ให้ตรงกัน และให้เจ้าของประวัติและผู้ควบคุมทะเบียนประวัติของส่วนราชการรับรองทะเบียนประวัติดังกล่าว ให้แล้วเสร็จภายในสามปีนับตั้งแต่วันที่ระเบียบนี้บังคับใช้

หากส่วนราชการไม่สามารถดำเนินการให้แล้วเสร็จภายในระยะเวลาตามที่กำหนด ให้ส่วนราชการรายงานเหตุผลความจำเป็นต่อ ก.พ. เพื่อกำหนดมาตรการต่อไป

ข้อ ๒๗ ในระหว่างการดำเนินการจัดทำทะเบียนประวัติตามระเบียบนี้ ให้เอกสาร ก.พ. ๗ และแฟ้มประวัติข้าราชการที่ใช้อยู่ก่อนวันที่ระเบียบนี้ใช้บังคับยังคงใช้ได้ต่อไป และให้ถือว่าเป็นฉบับที่ใช้อ้างอิงได้

ประกาศ ณ วันที่ ๕ กุมภาพันธ์ พ.ศ. ๒๕๖๗
ปานปรีย์ พหิทรานุกร
รองนายกรัฐมนตรี
ประธาน ก.พ.