ระเบียบคณะกรรมการส่งเสริมการศึกษาเอกชน
ว่าด้วยการเก็บรักษาเอกสารหลักฐานของโรงเรียนในระบบ
พ.ศ. ๒๕๖๓

โดยที่เป็นการสมควรให้มีระเบียบเกี่ยวกับการเก็บรักษาเอกสารหลักฐานของโรงเรียนในระบบ เพื่อให้การจัดเก็บรักษาเอกสารของโรงเรียนในระบบเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ

อาศัยอำนาจตามมาตรา ๑๓ (๕) แห่งพระราชบัญญัติโรงเรียนเอกชน พ.ศ. ๒๕๕๐
ประกอบกับมติคณะกรรมการส่งเสริมการศึกษาเอกชน ในการประชุมครั้งที่ ๓/๒๕๖๓ เมื่อวันที่
๑๘ มีนาคม ๒๕๖๓ คณะกรรมการส่งเสริมการศึกษาเอกชนจึงออกระเบียบไว้ ดังต่อไปนี้

ข้อ ๑ ระเบียบนี้เรียกว่า “ระเบียบคณะกรรมการส่งเสริมการศึกษาเอกชนว่าด้วย การเก็บรักษาเอกสารหลักฐานของโรงเรียนในระบบ พ.ศ. ๒๕๖๓”

ข้อ ๒ ระเบียบนี้ให้ใช้บังคับตั้งแต่วันถัดจากวันประกาศในราชกิจจานุเบกษาเป็นต้นไป

ข้อ ๓ ในระเบียบนี้

“โรงเรียน” หมายความว่า โรงเรียนในระบบทะกสมาคมศึกษา และประเภทนานาชาติตามกฎหมายว่าด้วยโรงเรียนเอกชน

“สำนักงาน” หมายความว่า สำนักงานคณะกรรมการส่งเสริมการศึกษาเอกชน

ข้อ 4 ให้เลขาธิการคณะกรรมการส่งเสริมการศึกษาเอกชนรักษาการให้เป็นไปตามระเบียบนี้ และให้มีอำนาจตัดสินใจและวินิจฉัยชั่วคราวเกี่ยวกับการปฏิบัติตามระเบียบนี้

หมวด 1 เอกสารหลักฐานของโรงเรียน

ข้อ 5 เอกสารหลักฐานของโรงเรียน ประกอบด้วย เอกสารหลักฐานเกี่ยวกับการดำเนินกิจการของโรงเรียน และเอกสารหลักฐานเกี่ยวกับการจัดการศึกษาของโรงเรียน

ข้อ 6 เอกสารหลักฐานเกี่ยวกับการดำเนินกิจการของโรงเรียน ประกอบด้วย
(๑) ใบอนุญาตให้จัดตั้งโรงเรียน
(๒) ตราสารจัดตั้งโรงเรียน พร้อมเอกสารแนบท้ายตราสารจัดตั้งที่ได้รับอนุญาตรวมทั้งใบอนุญาตเปลี่ยนแปลงตราสารจัดตั้ง (ถ้ามี)
(๓) เอกสารเกี่ยวกับที่ดินและอสังหาริมทรัพย์ที่เป็นส่วนควบของที่ดินที่ใช้จัดตั้งโรงเรียน
(4) รายละเอียดเกี่ยวกับกิจการของโรงเรียน ได้แก่
(ก) เอกสารหลักฐานของโรงเรียน ส่วนที่ได้รับอนุญาตจากผู้อนุญาต ในส่วนที่เกี่ยวข้องกับหลักสูตร วิธีการเรียนการสอน การวัดและการประเมินผลการศึกษา

(ข) เอกสารหลักฐานของโรงเรียน ส่วนที่ไม่ต้องขออนุญาตจากผู้อนุญาตแต่ต้องรายงานให้สำนักงานทราบ ในส่วนที่เกี่ยวข้องกับโครงการและแผนการดำเนินงาน อัตราค่าธรรมเนียมการศึกษาและค่าธรรมเนียมอื่น คุณสมบัติ อัตราเงินเดือน คำสอน คำชุดเชย คำตอบแทน หลักเกณฑ์การจ้างและเลิกจ้าง และสวัสดิการของครูและบุคลากรทางการศึกษา ตามลำดับ

(๕) ใบอนุญาตให้รับโอนโรงเรียน
(๖) ใบอนุญาตอื่น ๆ ตามกฎหมายโรงเรียนเอกชน
(๗) เอกสารการแต่งตั้งและถอดถอนผู้จัดการ ผู้อำนวยการ รองผู้อำนวยการ ครู บุคลากรทางการศึกษา และเจ้าหน้าที่

(๘) เอกสารหลักฐานการแต่งตั้ง หรือเปลี่ยนแปลงนายทะเบียนที่จัดทำหลักฐานการศึกษา
(๙) ทะเบียนผู้อำนวยการ รองผู้อำนวยการ ครู บุคลากรทางการศึกษา และเจ้าหน้าที่พร้อมทั้งสมุดประจำตัว
(๑๐) สมุดหมายเลขรายวัน
(๑๑) หลักฐานลงเวลาการทำงานของครู บุคลากรทางการศึกษา และเจ้าหน้าที่
(๑๒) คำสั่งแต่งตั้งคณะกรรมการบริหารโรงเรียน
(๑๓) รายงานการประชุมคณะกรรมการบริหารโรงเรียน
(๑๔) บัญชีการจ่ายเงินเดือน/หลักฐานการจ่ายเงินเดือนครู และบุคลากรทางการศึกษา
(๑๕) หลักฐานการเงินและบัญชีของโรงเรียน
(๑๖) เอกสารอื่นตามที่สำนักงานกำหนด

ข้อ 7 เอกสารหลักฐานเกี่ยวกับการจัดการศึกษาของโรงเรียน มีดังนี้

(1) หลักฐานทางการศึกษา ประกอบด้วย

(ก) หลักฐานการรับนักเรียนพร้อมเอกสารประกอบที่เกี่ยวข้อง
(ข) บัญชีเรียกชื่อนักเรียน
(ค) ทะเบียนนักเรียน

(2) หลักฐานเกี่ยวกับการวัดและประเมินผลการศึกษาตามหลักสูตรที่โรงเรียนจัดการศึกษาหลักฐานอารมารยิ่น หลักฐานเวลาเรียนรายวิชา และหลักฐานการแสดง
(3) เอกสารอื่นตามที่สำนักงานกำหนด

หมวด 2 การเก็บรักษาเอกสารหลักฐานของโรงเรียน

ข้อ 8 ให้โรงเรียนเก็บรักษาเอกสารหลักฐานของโรงเรียน ตามข้อ 5 และข้อ 7ไว้ให้ครบถ้วน กูกต้องและเป็นปัจจุบัน โดยให้เก็บรักษาไว้ในสถานที่มั่นคงปลอดภัยพร้อมให้ตรวจสอบได้ตลอดระยะเวลาที่โรงเรียนยังดำเนินกิจการอยู่

กรณีเอกสารสูญหาย หรือชำรุดจนอยู่ในสภาพไม่ได้ ให้โรงเรียนบันทึกไว้เป็นหลักฐานในสมุดหมายเลขวันและรายงานให้ผู้อนุญาตทราบภายในสามสิบวันนับแต่วันที่ทราบ พร้อมทั้งให้แจ้งความไว้เป็นหลักฐานต่อเจ้าหน้าที่ตำรวจ ณ สถานตำรวจภูธรท้องถิ่นที่โรงเรียนตั้งอยู่

ข้อ ๙ ให้โรงเรียนส่งเอกสารหลักฐานของโรงเรียน ตามข้อ ๖ (๔) (ข) (๗) (๘) (๑๖)
และข้อ ๑๐ ให้สำนักงานตามหลักเกณฑ์ และวิธีการที่สำนักงานกำหนด ตลอดระยะเวลาที่โรงเรียนยังดำเนินกิจการอยู่

ข้อ ๑๑ การเก็บรักษาเอกสารหลักฐาน ตามข้อ ๕ ข้อ ๖ และข้อ ๗ อาจจัดทำหรือแปลงให้อยู่ในรูปแบบของข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ตามกฎหมายว่าด้วยธรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ ทั้งนี้ ให้เป็นไปตามหลักเกณฑ์ และวิธีการที่สำนักงานกำหนด

ข้อ ๑๒ หากสำนักงานจัดเก็บเอกสารหลักฐานของโรงเรียน มีจำนวนคนจัดเก็บไม่น้อยกว่า คน โดยให้เก็บรักษาไว้ในสถานที่มั่นคงปลอดภัย

เอกสารหลักฐานที่สำนักงานจัดเก็บอาจทำลายได้ ให้เป็นไปตามหลักเกณฑ์ที่สำนักงานกำหนด

หัวหน้าสำนักงานประจำอำเภอของทางราชการที่เกี่ยวข้อง เสนอแล้วเอกสารหลักฐานที่มีการอุทธรณ์หรือฟ้องคดี ให้เก็บไว้จนกว่าเรื่องนั้นจะถึงที่สุด

การส่งมอบเอกสารหลักฐานของโรงเรียน

ข้อ ๑๔ เมื่อมีคำสั่งควบคุมโรงเรียนแล้ว ให้ผู้รับใบอนุญาต ผู้อำนวยการ และผู้จัดการส่งมอบเอกสารหลักฐานของโรงเรียน ตามข้อ ๖ ข้อ ๗ และส่งมอบทรัพย์สินพร้อมด้วยสรรพสมุดบัญชี เอกสาร สิ่งอื่นเกี่ยวกับทรัพย์สินและหนี้สินของโรงเรียนในระบบ ตลอดจนหลักฐานเกี่ยวกับนักเรียนทั้งหมดของโรงเรียนในระบบ และเอกสารหลักฐานที่คณะกรรมการควบคุมโรงเรียนกำหนดให้คณะกรรมการควบคุมโรงเรียนภายในเจ็ดวัน นับตั้งแต่วันที่มีคำสั่งควบคุมโรงเรียน

ข้อ ๑๕ โรงเรียนที่ยื่นคำขอเลิกกิจการ ให้ผู้รับใบอนุญาต ผู้อำนวยการ และผู้จัดการมีหน้าที่ส่งมอบเอกสารหลักฐานของโรงเรียน ตามข้อ ๖ (๑) (๒) (๔) (๕) (๖) (๑๐) และข้อ ๗ (๑) (ค) และ (๒) และเอกสารหลักฐานอื่นตามที่สำนักงานกำหนด ก่อนได้รับอนุญาตให้เลิกกิจการ โดยส่งมอบต่อผู้อนุญาต และให้ผู้อนุญาตส่งสำเนาเอกสารหลักฐานของโรงเรียนในรูปแบบข้อมูลทางอิเล็กทรอนิกส์ไปยังสำนักงานโดยเร็ว

ส่วนเอกสารหลักฐานของโรงเรียนที่เกี่ยวข้องกับหลักฐานการเงินและบัญชีให้เก็บรักษาตามกฎหมายว่าด้วยการบัญชี

บทเฉพาะกาล

ข้อ ๑๖ โรงเรียนที่จัดตั้งก่อนวันที่ระเบียบนี้มีผลบังคับใช้ ให้ดำเนินการตามระเบียบนี้ให้แล้วเสร็จภายในหนึ่งร้อยแปดสิบวัน นับแต่วันที่ระเบียบนี้มีผลใช้บังคับ

ในกรณีที่มีเหตุจำเป็นไม่สามารถดำเนินการภายในระยะเวลาที่กำหนดตามวรรคหนึ่ง ให้ยื่นคำขอพร้อมด้วยเหตุจำเป็นต่อผู้อนุญาตเป็นราย ๆ ไป