時間管理

**時間管理**（）係指一個人或者一個組織做計劃，諗自己要點樣運用時間：現實表明，一個人或者一個組織無時無刻都有多項工作要應付，又要面對好多令佢分心嘅事物；有唔少管理工作者都因此而思考，時間呢一樣有限嘅資源要點分配，先至能夠做嘢做得有效率。

時間管理做得妥善，可以達致優先處理晒啲工作、減低壓力，而且仲會提高成個人嘅生產力——識得做時間管理可以係一種重要嘅競爭優勢。要做好時間管理，人需要設定目標、制定時間表、防範分心同埋保持自律，確保所有重要嘅工作都能夠有效同準時噉完成。管理學同心理學嘅工作者仲設計咗唔少工具幫人做呢啲計劃，例如**艾森豪威爾矩陣**就講到靠重要度同緊急度嚟決定邊啲工作要優先處理。

啲人講親時間管理，好多時都係講工作場所裡便嘅唔同工作，例如講邊個 project 要處理咗先，又或者係响項目管理上同一個 project 唔同部份要點分配時間做。不過再廣泛啲講，時間管理技巧亦有助一個人打理佢人生有嘅時間——包括係應付工作、社交生活、屋企同嗜好等咁多唔同要求。

## 優先次序

要做時間管理，好多人都會首先諗自己嘅目標係乜。佢哋要問以下呢啲問題；
*佢有咩長期、中期同短期目標要達到？
*佢打算做嘅嘢當中，會唔會有一啲係可以放棄嘅？
*佢會唔會嘥咗時間去做埋晒啲幫唔到佢達到目標嘅嘢？
等等。做時間管理，最基本嘅技巧係決定每一項工作有幾需要**優先處理**：舉個簡單例子，而家阿深嘅老細同佢講，叫佢今個禮拜要搞掂某份報告（工作 1），同時阿深個同事阿明就想佢幫手做些少分析，喺四個月內搞得掂嘅話，就會提升另外一個 project 嘅價值（工作 2）；一般認為，工作 1 明顯比較緊急，緊急啲就表示比較有需要優先處理咗佢。要決定一項工作有幾需要優先處理，一般都會考慮以下呢啲因素：
*：愈係急住要交貨嘅工作，愈優先處理。
*為咗邊個做嘅：愈係為老細做嘅工作，愈優先處理。
*要花幾耐時間：好快搞得掂嘅工作，可以嗱嗱臨做咗佢先。要預測一件工作會花幾多時間，可以憑自己或者身邊嘅人嘅經驗。
*要花幾多精神：好花精神嘅工作，可能會搞到自己做完之後就冇晒精神，嗰日餘下嘅時間無力再有效噉做其他嘅工作。
知道晒每件工作「要幾優先處理」，個人就可以寫返一個計劃或者時間表。可以想像類似以下噉：

:

### 四象限法

艾森豪威爾方法呢套方法，時間管理上成日會講。呢個諗頭據講係出自第 34 任美國總統艾森豪威爾嘅一句說話：
我手上嗰啲等住做嘅事務可以分兩類，**緊急**同**重要**，重要嘢永遠唔會緊急，緊急嘢唔會重要。
用艾森豪威爾嘅決策原則，手上嘅工作會按照**重要度**同**緊急度**呢兩個標準去評估，然後就可以放入去所謂嘅**艾森豪威爾矩陣**嗰度，個矩陣分四格：
***象限 I**：重要又緊急嘅嘢（十萬火急），例如要即刻處理嘅危機、deadline 就快到嘅工作... 等等，呢啲工作要即做。
***象限 II**：重要但唔緊急嘅嘢，例如必定要做但係離 deadline 好遠嘅工作，或者係計劃將來嘅進修；呢啲工作就要喺時間表或者日曆嗰度記低，提醒自己搞掂晒象限 I 嘅嘢之後就要去做。
***象限 III**：唔重要但緊急嘅嘢，例如好多會議都被指係屬於呢類；可以考慮委派第個人去做。
***象限 IV**：唔重要唔緊急嘅嘢，做唔做都冇乜所謂。
按照艾森豪威爾矩陣，象限 I 嘅嘢要優先處理，象限 II 嘅嘢就要第二處理... 如此類推。

## 常見問題

### 動力不足

人做嘢效率低下，好多時因為佢哋有拖延嘅行為，或者係佢動力低沉。一般認為，一個人要有動力做嘢，最低限度要有明確嘅目標同埋步驟，知道自己想做乜，而且達成目標要做嘅步驟佢起碼要有大致嘅概念。如果連呢兩樣嘢都冇，佢就會冇動力做嘢。

動力係一個心理學概念，包括能夠啟動行為嘅生理、情緒同社會力量，能夠啟動同埋維持達成目標必要嘅行為。有關動力呢樣嘢嘅本質係乜，心理學家都有所著墨，當中需求層次理論就幾出名：呢個理論將人嘅需要想像成係分幾層（好似下圖噉）嘅，一個人要諗某一層嘅需要，就一定要滿足晒佢下面嗰幾層嘅需要先；即係話一個人要食得飽同埋滿足晒其他基本生理需要，先有可能會諗自己夠唔夠安全，夠晒安全佢哋先可以再諗愛同歸屬方面嘅需要... 如此類推。基於呢套諗法，一個人唔夠動力做嘢，好多時係因為佢哋未滿足到低層啲嘅需要。



除此之外，人成日都會出現拖延嘅傾向，可能遲遲都唔願意郁手做某一件工作，搞到進度延誤。有心理學家話，拖延其中一個最常見嘅成因，係啲人怕失敗而感到焦慮：多數人都會希望工作可以做到有咁好得咁好，或者起碼達到「合格過關」嘅水平，但心存焦慮嘅人往往會怕搞禍單工作，因而就係噉推延，推遲到可能 deadline 前一日先郁手做；有心理學家由需求層次理論嘅角度睇，指出人其中一樣最基礎嘅需要係安全，一旦人類去到安全域界，佢哋就唔想返去「感覺唔安全」嘅地方，而拖延可能係一種自我保護方法——人一旦要郁手做一樣嘢，就要「走出佢哋嘅安全區」嘗試做出可能會引致失敗嘅行動，雖然人類有能力理解自己應該要去做嗰樣嘢，但係佢哋本能上仲係會有一股抗拒感。

### 定時解壓

要管理自己嘅時間，可以造成相當嘅心理壓力。所以啲人講親時間管理，都會考慮到點樣幫人應對壓力。

有關點樣應對壓力，一種常見嘅睇法係主張「人應該定時畀自己減吓壓」。例如番茄工作法呢套方案，就係用嚟教人點樣定時唞唞嘅。番茄工作法原版做法如下：
#決定好跟住落嚟要做咩工作；
#設好計時器，設（例如）25 分鐘做「番茄時間」；
#郁手做嘢；
#計時器過咗番茄時間咁耐之後就會響，計時器一響個人就停手唞一陣（小休），通常會唞 5 至 10 分鐘；
#返去第二步，一路直至過咗四段番茄時間咁長嘅時間為止；
#做咗四段番茄時間咁耐嘅時間之後，就容許自己有一個大休（一般係 20 至 30 分鐘咁長），大休後返去第二步。
喺 2020 年代初，仲有人設計埋  自動帶人做番茄工作法，用家可以  番茄時間、小休同埋大休分別係幾長，夠鐘做小休或者大休嗰陣隻 apps 就會自動震或者響嚟提醒用家。有管理學同心理學工作者仲做埋研究，去現實嘅工作場所嗰度觀察打工仔嘅行為，發覺番茄工作法的確提升到人做嘢嘅效率，減少啲人拖延嘅傾向。

## 垃雜概念
時間管理會用到嘅其他概念：
*時間追蹤軟件：專家指時間管理有樣嘢好緊要，就係要留意住自己啲時間攞咗嚟做乜；事實表明人做嘢嗰陣，成日會做做吓分心走咗去做第啲同工作無關嘅嘢（例如上社交媒體呀噉），甚至分咗心都唔覺；一般認為，呢種情況有必要避免，於是有啲人就開發咗時間追蹤軟件，幫人留意住自己啲時間用咗嚟做乜，例如隻 apps 每半個鐘就響，叫用家記低自己過去嗰半個鐘做咗啲乜，從而畀用家有個紀錄，可以留意住自己有冇做做吓嘢分心。
*多作業處理：有唔少管理學工作者主張，多數人類實際上根本做唔到「同時做幾樣嘢」，嘗試同時做幾樣工作只會搞到佢咩都做唔成。有關呢個問題，有人主張可以用時間追蹤軟件嚟處理，留意住自己有冇花時間嘗試同時做幾樣嘢。
*:
***揼散大工作**：一個人面對又大又複雜嘅工作，可以首先將單嘢揼散做若干件「細工作」。例如寫一份報告可能望落好艱鉅，但係如果一個人將單嘢揼散，想像成寫報告嘅第一段同寫報告嘅第二段... 等等，就有可能令到工作冇咁難做。
***冇生產力嘅工作**：指「做咗都唔會創造價值或者幫手達到目的」嘅工作。冇生產力嘅工作嘅工作呢家嘢，喺實際工作場所嗰道都成日會出現，啲人忙完一輪之後都唔知自己做咗啲乜。例如啲人做咗分析，但係冇清楚噉紀錄低。

## 睇吓
*目標設定
*工作表現
*心流理論
*集中精神
*過度活躍症

## 註釋

## 參攷
外語詞彙：

引用來源：

## 外拎
* 【工作教學】成為時間管理達人！時間管理四象限，YouTube 視頻用粵語講艾森豪威爾矩陣。
* 【粵語】馬浚偉如何成爲：時間管理大師？｜盡興涼茶鋪
* 2024 年最好嗰六隻時間追蹤軟件，Zapier
* 九個幫你維持專注維持耐啲嘅習慣，Fast Company
* 五個步驟將啲工作揼散（加上有貼士），Indeed