Sistem pengurusan dokumen

**Sistem Pengurusan Dokumen (DMS)** biasanya merujuk kepada sistem berkomputer yang digunakan untuk menyimpan, berkongsi, menjejaki, dan menguruskan fail atau dokumen. Sesetengah sistem termasuk penjejakan sejarah di mana log pelbagai versi yang dibuat dan diubahsuai oleh pengguna yang berbeza direkodkan. Istilah ini mempunyai beberapa pertindihan dengan konsep sistem pengurusan kandungan. Ia sering dilihat sebagai komponen dalam Sistem Pengurusan Kandungan Enterprise (ECM) dan berkaitan dengan pengurusan aset digital, pengimejan dokumen, sistem aliran kerja, dan sistem pengurusan rekod.

## Sejarah
Walaupun kebanyakan sistem Pengurusan Dokumen Elektronik (EDM) menyimpan dokumen dalam format asal seperti Microsoft Word atau Excel, PDF, beberapa sistem pengurusan dokumen berdasarkan web mula menyimpan kandungan dalam bentuk HTML. Sistem pengurusan dokumen berdasarkan HTML ini boleh berfungsi sebagai sistem penerbitan atau sistem pengurusan asas. Kandungan ditangkap menggunakan editor berdasarkan pelayar atau melalui pengimportan dan penukaran kandungan bukan HTML. Menyimpan dokumen sebagai HTML memudahkan aliran kerja teks penuh kerana kebanyakan enjin carian dapat berurusan dengan HTML secara langsung. Sistem Pengurusan Dokumen yang tidak menyimpan dalam format HTML memerlukan proses ekstraksi teks dari format propietari, menjadikan aliran kerja carian teks penuh sedikit lebih rumit.

Keupayaan carian termasuk pertanyaan boolean, analisis kluster, dan stemming  telah menjadi komponen penting dalam Sistem Pengurusan Dokumen (DMS) apabila pengguna telah membiasakan diri dengan cara carian di internet dan menghabiskan lebih sedikit masa untuk menguruskan kandungan mereka.

## Komponen
Sistem Pengurusan Dokumen (DMS) biasanya menyediakan beberapa komponen utama yang termasuk storan, versi, metadata, keselamatan, serta keupayaan pengindeksan dan pengambilan semula. Berikut adalah penerangan mengenai komponen-komponen ini:

## Penyeragaman
Banyak persatuan industri menerbitkan senarai mereka sendiri untuk piawaian kawalan dokumen tertentu yang digunakan dalam bidang tertentu mereka. Berikut adalah senarai beberapa dokumen ISO yang berkaitan, termasuk dalam bahagian ICS 01.140.10 dan 01.140.20. ISO juga telah menerbitkan satu siri piawaian mengenai dokumentasi teknikal, yang tercakup dalam bahagian 01.110. 

* ISO 2709 Maklumat dan dokumentasi – Format untuk pertukaran maklumat
* Maklumat dan dokumentasi ISO 15836 – Set elemen metadata Teras Dublin
* ISO 15489 Maklumat dan dokumentasi – Pengurusan rekod
* ISO 21127 Maklumat dan dokumentasi – Ontologi rujukan untuk pertukaran maklumat warisan budaya
* Maklumat dan dokumentasi ISO 23950 – Pendapatan semula maklumat (Z39.50) – Definisi perkhidmatan aplikasi dan spesifikasi protokol
* ISO 10244 Pengurusan dokumen – Pendahuluan dan analisis proses perniagaan
* Pengurusan Dokumen ISO 32000 – Format dokumen mudah alih
* Spesifikasi ISO/IEC 27001 untuk sistem pengurusan keselamatan maklumat

## Kawalan dokumen
Peraturan kerajaan biasanya menuntut syarikat dalam industri tertentu untuk mengawal dokumen mereka dengan ketat. Pengurus Dokumen bertanggungjawab untuk menjalankan kawalan dokumen ini. Industri yang terlibat termasuk perakaunan (contohnya: Arahan EU Ke-8, Akta Sarbanes-Oxley), keselamatan makanan (contohnya Akta Pemodenan Keselamatan Makanan di AS), ISO (seperti yang dinyatakan di atas), pembuatan peranti perubatan (FDA), pembuatan darah, sel manusia dan produk tisu (FDA), penjagaan kesihatan (JCAHO), dan teknologi maklumat (*[[ITIL]]*). Beberapa industri beroperasi di bawah keperluan kawalan dokumen yang lebih ketat kerana jenis maklumat yang mereka simpan melibatkan privasi, waranti, atau tujuan lain yang dikawal selia. Contoh-contoh termasuk maklumat kesihatan yang dilindungi (PHI) seperti yang diperlukan oleh HIPAA atau dokumen projek pembinaan yang diperlukan untuk tempoh jaminan. Pelan strategik sistem maklumat (ISSP) boleh membentuk sistem maklumat organisasi dalam jangka masa pendek hingga panjang. 

Dokumen yang disimpan dalam sistem pengurusan dokumen, seperti prosedur, arahan kerja, dan pernyataan dasar, menyediakan bukti dokumen yang terkawal. Kegagalan untuk mematuhi boleh menyebabkan denda, kehilangan perniagaan, atau merosakkan reputasi perniagaan.

Kawalan dokumen termasuk: 

* menyemak dan meluluskan dokumen sebelum dikeluarkan
* memastikan perubahan dan semakan dikenal pasti dengan jelas
* memastikan bahawa versi dokumen yang berkaitan tersedia di "tempat penggunaan" mereka
* memastikan dokumen kekal boleh dibaca dan dikenal pasti
* memastikan bahawa dokumen luaran (seperti dokumen yang dibekalkan pelanggan atau manual pembekal) dikenal pasti dan dikawal
* menghalang penggunaan "tidak disengajakan" dokumen usang

Keperluan untuk kawalan dokumen ini merupakan sebahagian daripada kos pematuhan organisasi, selain dari fungsi berkaitan seperti pegawai perlindungan data dan audit dalaman.

## DM bersepadu
Pengurusan dokumen bersepadu merangkumi teknologi, alat, dan kaedah yang digunakan untuk menangkap, mengurus, menyimpan, memelihara, menghantar, dan membuang 'dokumen' merentas perniagaan. Dalam konteks ini, 'dokumen' merujuk kepada pelbagai aset maklumat termasuk imej, dokumen pejabat, grafik dan lukisan, serta objek elektronik baharu seperti laman web, e-mel, mesej segera, dan video.

## Perisian pengurusan dokumen
Dokumen kertas telah digunakan secara meluas dalam menyimpan maklumat selama bertahun-tahun. Walaupun begitu, penggunaan kertas boleh menjadi mahal dan, jika digunakan secara berlebihan, boleh membazir. Perisian pengurusan dokumen bukan sekadar alat, tetapi ia membolehkan pengguna menguruskan akses, menjejak, dan mengedit maklumat yang disimpan. Perisian pengurusan dokumen boleh diibaratkan sebagai kabinet elektronik yang memungkinkan penyusunan semua fail kertas dan Digital. Perisian ini membantu perniagaan untuk mengubah kertas menjadi fail digital dan menyimpannya dalam satu lokasi setelah diimbas dan diimport dalam format digital. Salah satu faedah utama pengurusan dokumen digital ialah ciptaan persekitaran "selamat gagal" untuk melindungi semua dokumen dan data. Terutamanya dalam industri pembinaan berat, perisian pengurusan dokumen membolehkan ahli pasukan untuk melihat dan memuat naik dokumen dengan selamat bagi projek yang ditugaskan kepada mereka dari mana-mana dan pada bila-bila masa, membantu menyelaraskan operasi seharian.

## Rujukan


## Pautan luar

*