Palkanlaskennan automatisointi

**Palkanlaskennan automatisointi** tarkoittaa yrityksen tai yhteisön palkanlaskennan järjestämistä niin, että työntekijöiden palkkojen laskemisesta vastaavan henkilön tai henkilöiden tekemä manuaalinen työ vähenee merkittävästi tai poistuu lähes kokonaan.

Palkanlaskennan automatisointiin käytetään tietokoneohjelmistoja. Usein palkanlaskennan ohjelmisto on integroitu yrityksen toiminnanohjausjärjestelmään, jonka avulla hallinnoidaan keskitetysti yrityksen tai yhteisön koko taloutta, palkanlaskennan lisäksi esimerkiksi asiakkuuksia, tuotantoa, henkilöstöresursseja, laskutusta ja kirjanpitoa. 

## Palkanlaskennan toimenpiteet
Palkanlaskenta muodostuu lukuisista eri vaiheista ja toimenpiteistä, joiden hoitaminen vaatii taloushallinnon ammattitaitoa, muun muassa työ- ja virkaehtosopimusten hallintaa, ja joista huolehtiminen on lain mukaan työnantajan velvollisuus.

Palkanlaskentaan kuuluvat seuraavat tehtävät:
* palkan laskeminen, maksatus ja pidätysten tilitykset verottajalle
* palkkalaskelmien ja palkkatodistusten toimittaminen työntekijöille
* tilastojen ja ilmoitusten laatiminen työmarkkinajärjestöille ja Tilastokeskukseen
* tilastojen kokoaminen toiminnan kehittämisen tarpeisiin
* tilityshakemukset työ- ja elinkeinotoimistolle työttömän henkilön palkkaukseen myönnettävää palkkatukea varten
* työsopimusten laadinta
* viranomaisilmoitusten antaminen verottajalle ja vakuutusyhtiölle
* vuosilomien laskeminen

Palkanlaskennan yhteydessä käsitellään tavallisesti myös työntekijöiden matkakulut ja -laskut.

## Ohjelmistot ja moduulit
Palkanlaskenta voidaan automatisoida käyttämällä ohjelmistoa, joka keskittää kaikki palkanlaskennassa tarvittavat tiedot yhteen paikkaan. Jos palkanlaskentaohjelmaa ei hankita osana kattavaa toiminnanohjausjärjestelmää, se voidaan monissa tapauksissa yhdistää yrityksellä jo oleviin kirjanpito-, myyntireskontra-, palkanlaskenta-, työajanseuranta- ja rekrytointiohjelmiin. 

Koska nämä eri moduulit on toiminnanohjausjärjestelmissä mahdollista saada ”keskustelemaan” keskenään, järjestelmään johonkin osaan kerran tallennettu tieto on hyödynnettävissä ohjelmiston kaikissa moduuleissa. Esimerkiksi työvuoroseurannan tuntikirjaukset siirtyvät automaattisesti, ilman käsin tehtävää työtä, osioon, jonka avulla palkat lasketaan. 

Vaikka palkanlaskenta ulkoistettaisiin esimerkiksi tilitoimistolle, tiettyjen asiakirjojen – muun muassa
työsopimusten – laadinta jää edelleen työnantajan vastuulle. Silloinkin palkanlaskennan automatisointi
tehostaa työnantajavelvoitteiden hoitamista.

Henkilöstöhallinnon ohjelmisto auttaa käyttäjiä noudattamaan kaikkia sovellettavia lakeja, paikallisia sopimuksia ja yksilöllisiä työsopimuksia, mukaan lukien suositukset työn ja yksityiselämän tasapainosta. Lähtökohtana on työtehtävien selkeä määrittely suunnittelustandardien ja optimaalisten työmenetelmien avulla, jotta kukin tehtävä voidaan suorittaa mahdollisimman tehokkaasti ja turvallisesti.

Kun henkilöstöhallinto on kehittynyt perinteisestä suunnittelusta kehittyneempään työajan hallintaan, siitä on tullut entistä integroituneempi ja kysyntälähtöisempi. Palkanlaskennan, vuorosuunnittelun ja työajan seurannan prosessien synkronointi antaa johtajille täydellisen ja tarkan kuvan työvoimakustannuksista. Tämä auttaa ennusteissa, budjetoinnissa ja parempien henkilöstöpäätösten tekemisessä. Sitä pidetään kokonaisvaltaisena lähestymistapana työn tuottavuuden lisäämiseen, työvoimakustannusten alentamiseen ja asiakaspalvelun parantamiseen. Keskeisiin prosesseihin kuuluvat usein:
* Ennustaminen ja budjetointi: kysynnän ennusteiden laatiminen työmäärän ja henkilöstötarpeiden määrittämiseksi. Usein perustuu historiallisten tietojen (kuten myyntilukujen tai asiakaskontaktien) analyysiin työkohtaisiin suoritusstandardeihin pääsemiseksi.
* Vuorosuunnittelu: työvuorolistojen laatiminen ja jakaminen työntekijöiden kesken. Tämä sisältää henkilöstötarpeiden, huippukuormien, pätevyyksien, työlainsäädännön ja sopimusehtojen huomioon ottamisen.
* Henkilöstön osallistaminen: tarjotkaa työntekijöille työkaluja osallistua työvuorosuunnitteluun, kuten saatavuuden hallinta tai vuoropyynnöt.
* Suorituskyvyn hallinta: työn tulosten mittaaminen, palautteen antaminen ja valmennus sekä palkitsemisjärjestelmien ja verkkokoulutuksen hallinta.
* Työajan seuranta: todellisten työtuntien kerääminen palkanlaskentaa varten ja työajanseurannan ylläpito.
* Prosessianalyysi: työnhallintaprosessin seuranta ja analysointi tehokkuuden parantamiseksi.

Työvoiman hallintamarkkinoihin on vaikuttanut tekoälyn (AI) integrointi, joka on muuttanut ohjelmistot yksinkertaisista kirjanpitotyökaluista "älykkäiksi järjestelmiksi". Tekoälyn käyttö työvoiman hallinnassa voi sisältää kysynnän ennustamisen ennakoivan analytiikan avulla, työntekijöiden vuorojen optimoinnin ja tehtävien jakamisen työntekijöiden taitojen perusteella.

## Hyödyt

Palkanlaskennan automatisointi säästää aikaa, rahaa ja vähentää virheitä, koska se kokoaa kaiken tiedon
sähköisessä muodossa yhteen paikkaan.

The American Payroll Association (APA) arvioi, että automatisointi vähentää palkanlaskennan prosessista aiheutuvia kustannuksia jopa 80 prosenttia, mitä selittää virheiden väheneminen palkanmaksussa ja laskutuksessa.

## Käyttöönotto ja ylläpito
Palkanlaskentaohjelmisto voi olla joko tietokoneelle kovalevylle asennettava tai selainpohjainen, internetissä käytettävä pilvipalvelu, jonka käyttöönotto ei vaadi asennuksia ja jonka ylläpidosta käyttäjän ei tarvitse huolehtia. Päivitykset – joita tarvitaan esimerkiksi, kun  työehtosopimus tai  työaika muuttuvat – tekee ohjelmiston toimittaja suoraan internetsovellukseen. Myös tietoturvallisuus on ohjelmiston toimittajan vastuulla.

Käytön helppouden ja kustannustehokkuuden ansiosta pilvipalveluiden suosio on kasvamassa.

Pilvipalveluna toteutettavan palkanlaskennan ohjelmistoa käytetään verkossa selaimen avulla – aivan kuten mitä tahansa internetsivua, jolle kirjaudutaan.

## Lähteet