درخواست طرح پیشنهادی

**درخواست طرح پیشنهادی**  (RFP) سندی است که از تأمین کنندگان بالقوه درخواست می‌کند تا طرحی را برای ارائه پیشنهادهای تجاری خود فراهم کنند. این سند اغلب از طریق فرایند مناقصه، به وسیله آژانس یا شرکتی که علاقه‌مند به دریافت کالا، خدمات یا دارایی ارزشمند است ایجاد می‌شود.

## بررسی اجمالی
چنین سندی زمانی استفاده می‌شود که درخواست طرح پیشنهادی تجاری نیاز به تخصص فنی یا قابلیت‌های تخصصی داشته باشد یا در مواردی که محصول یا خدمات درخواستی هنوز وجود ندارند و در نتیجه ارائه پیشنهاد برای ایجاد هر آنچه که درخواست می‌شود ممکن است نیاز تحقیق و توسعه داشته باشد.

درخواست طرح پیشنهادی الزامات اولیه را برای ارائه کالا یا خدمات مشخص می‌کند و ممکن است در سطوح مختلفی ساختار و قالب دقیقی را برای پاسخی که تأمین کننده ارائه می‌دهد دیکته کند. درخواست‌های مؤثر معمولاً استراتژی و اهداف کوتاه‌مدت/بلندمدت تجاری را منعکس می‌کنند و بینش دقیقی را ارائه می‌دهند که بر اساس آن تأمین‌کنندگان قادر خواهند بود دیدگاهی مشابه ارائه دهند.

در این زمینه، دو نمونه درخواست مشابه نیز وجود دارد. درخواست قیمت‌گذاری (RFQ) که به موجب آن مشتری ممکن است صرفا به دنبال قیمت‌گذاری کالا یا خدمات باشد و درخواست اطلاعات (RFI) که در آن مشتری قبل از ارسال RFP به اطلاعات بیشتری از فروشندگان نیاز دارد. درخواست طرح پیشنهادی یا درخواست قیمت گذاری معمولاً به دنبال درخواست اطلاعات ارائه می‌شوند.

در اصل، درخواست طرح پیشنهادی:
* به تأمین کنندگان اطلاع می‌دهد که سازمانی قصد خرید دارد و آنها را تشویق می‌کند تا نهایت تلاش خود را به کار گیرند.
* شرکت را ملزم می‌کند که پیشنهاد خود را برای خرید مشخص کند. اگر تحلیل نیازمندی‌ها به درستی انجام شده باشد، می‌تواند به راحتی در سند درخواست گنجانده شود.
* به تأمین کنندگان هشدار می‌دهد که فرایند انتخاب فرآیندی رقابتی است.
* امکان توزیع و پاسخگویی گسترده را فراهم می‌کند.
* اطمینان حاصل می‌کند که تأمین کنندگان به‌طور واقعی به نیازمندی‌های شناسایی شده پاسخ می‌دهند.
* به‌طور کلی باید به نحوی باشد که از یک روش ارزیابی و انتخاب ساختار یافته پیروی کند، به طوری که یک سازمان بتواند انصاف و بی‌طرفی خود را نشان دهد، عاملی که در تدارکات بخش عمومی نقشی حیاتی دارد.

## مشخصات فنی
یک RFP معمولاً شامل مواردی بیش از درخواست قیمت می‌شود که عبارتند از: انتخاب موارد مورد نیاز برای انجام پروژه، جدول زمانی پروژه، قالب مورد استفاده برای کل بسته RFP و گرفتن تاییدیه برای قالب بسته RFI. سایر اطلاعات درخواستی نیز ممکن است شامل این موارد باشد: اطلاعات اولیه و تاریخچه شرکت، اطلاعات مالی (که شرکت می‌تواند بدون خطر ورشکستگی آنها را ارائه دهد)، قابلیت فنی (که در تأمین عمده خدمات به کار گرفته می‌شوند؛ مثلاً در شرایطی که موارد مورد نیاز از قبل ایجاد نشده‌اند یا می‌توان آنها را از طریق قابلیت‌های فنی مختلف تأمین نمود)، اطلاعات محصول یا خدمات مانند موجودی انبار و زمان تخمینی اتمام پروژه و در آخر، بازخورد و نظر مشتریان که برای تعیین میزان شایستگی و کارایی شرکت عامل مهمی محسوب می‌شود.

RFPها اغلب شامل مشخصات محصول، پروژه یا خدماتی هستند که برای آن یک پیشنهاد تجاری درخواست شده است. ویژگی‌های این طرح پیشنهادی هرچه با جزئیات بیشتری مطرح شوند، طرح دقیق تری ارائه خواهد شد. به‌طور کلی RFPها برای یک تأمین کننده یا گروهی از فروشندگان مورد تأیید ارسال می‌شوند.

مناقصه گران طرح پیشنهادی ارائه شده را بررسی می‌کنند و در تاریخ و زمان معینی آن را به تأمین کننده برمی‌گردانند. بسته به شرایط RFP اولیه، ممکن است پیشنهادهای دیرهنگام مورد یررسی قرار نگیرند. طرح‌های پیشنهادی تعیین می‌کنند که یک تأمین کننده، فروشنده یا شریک سازمانی شایستگی و کارایی لازم را دارد یا خیر. سازمان‌ها معمولاً فروشندگان را طی یک فرایند دقیق غربالگری مورد بررسی قرار می‌دهند تا فهرستی از فروشندگانی را که باید برای دورهای بعدی مذاکره دعوت شوند بدست آورند. این فرایند غربالگری می‌تواند براساس مدل‌های امتیازدهی به فروشنده باشد یا بر اساس بحث و بررسی‌های داخلی و درون سازمانی خریدار. طرح‌های پیشنهادی ممکن است به بحث گذاشته شوند (اغلب برای روشن شدن قابلیت‌های فنی یا بررسی اشتباهات موجود در طرح پیشنهادی یا در بسیاری موارد برای مذاکره بر سر قیمت). در بیشتر موارد، ممکن است فقط از مناقصه گران منتخب برای شرکت در مناقصه‌های بعدی دعوت شود یا خواسته شود که بهترین پیشنهاد فنی و مالی خود را ارائه دهند. این پیشنهادات معمولاً **بهترین پیشنهاد نهایی (BAFO)** نامیده می‌شوند و طرح پیشنهادی بعد از آن را که تغییراتی دارد **بهترین پیشنهاد نهایی** ***اصلاح شده*** **(BARFO)** نامیده می‌شود.

هنگامی که هر دو طرف، یعنی سازمان خریدار و سازمان فروشنده، در مورد شرایط و ضوابط فنی و تجاری پیشنهاد توافق کردند، می‌توانند به مراحل بعدی مانند امضای قرارداد، بیانیه کاری که معاملات خرید را رسمی می‌کند، بروند.

## منابع

رده:برون‌سپاری
رده:بسترهای مزایده
رده:تدارکات
رده:فروش