مکاتبات اداری

**مکاتبات اداری** به معنای تبادل اطلاعات در قالب نوشتاری در امور و فعالیت‌های کاری است. مکاتبات اداری می‌تواند بین سازمان‌ها، درون سازمان‌ها یا بین افراد و سازمان صورت گیرد. «مکاتبات» به ارتباطات کتبی اشاره دارد.

## روش‌ها
### نامه‌های اداری

نامه‌های اداری رسمی‌ترین روش ارتباطی با فرمت‌های خاص هستند. آن‌ها خطاب به یک شخص یا سازمان خاص هستند. انواع مختلف نامه‌های اداری مورد استفاده بر اساس زمینه آن‌ها به شرح زیر است:
# نامه‌های استعلام
# نامه‌های ادعائی / شکایات
# نامه‌های درخواست
# نامه های دستوری
# نامه‌های نصب / عزل
# توصیه نامه‌ها
# قول‌نامه‌ها

نامه‌های اداری ممکن است دست‌نویس یا چاپ شده باشند. مدرن سازی منجر به استفاده از ابزارهای جدید در مکاتبات اداری مانند ایمیل و فکس شده‌است.

### تفاوت انواع نامه های اداری

#### نامه داخلی در مقابل نامه‌های بیرونی
نامه‌های داخلی و نامه‌های بیرونی از لحاظ مخاطب و کاربرد با یکدیگر تفاوت دارند. نامه‌های داخلی درون یک سازمان و میان کارکنان، مدیران یا بخش‌های مختلف آن رد و بدل می‌شوند و معمولاً برای اطلاع‌رسانی، هماهنگی یا پیگیری امور اداری به کار می‌روند. در مقابل،

نامه‌های بیرونی برای برقراری ارتباط با افراد یا سازمان‌های خارج از مجموعه نوشته می‌شوند و جنبه رسمی‌تر و حساس‌تری دارند؛ چرا که نماینده اعتبار و چهره سازمان در برابر نهادهای دیگر هستند. بنابراین، در نگارش نامه‌های بیرونی باید دقت بیشتری در انتخاب واژه‌ها، لحن، ساختار و نگارش رعایت شود تا حرفه‌ای بودن و احترام سازمان حفظ گردد.

#### نامه‌های رسمی در مقابل نامه‌های غیر رسمی
نامه‌های عمومی و نامه‌های اداری از نظر هدف، محتوا و لحن با یکدیگر تفاوت دارند. نامه‌های عمومی معمولاً برای ارتباطات غیررسمی یا اطلاع‌رسانی‌های کلی میان افراد یا گروه‌ها نوشته می‌شوند و می‌توانند لحنی دوستانه‌تر و انعطاف‌پذیرتر داشته باشند. این نوع نامه‌ها ممکن است شامل دعوت‌نامه‌ها، پیام‌های تبریک یا اطلاعیه‌های ساده باشند. در مقابل، نامه‌های اداری دارای ساختاری مشخص، زبان رسمی و هدفی حرفه‌ای هستند و بیشتر در محیط‌های سازمانی برای امور رسمی مانند درخواست‌ها، گزارش‌ها، مکاتبات رسمی با نهادها یا پاسخ به استعلام‌ها مورد استفاده قرار می‌گیرند. رعایت دقیق اصول نگارشی در نامه‌های اداری از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است تا پیام به‌درستی و با اعتبار منتقل شود.

#### نامه دستوری در مقابل نامه درخواست
نامه دستوری و نامه درخواست دو نوع رایج از نامه‌های اداری هستند که هرکدام کارکرد و ویژگی‌های خاص خود را دارند. نامه دستوری از سوی مقام بالاتر سازمان به زیرمجموعه یا کارکنان صادر می‌شود و حاوی دستورات، وظایف یا تصمیماتی است که باید اجرا شوند؛ این نامه‌ها لحنی قاطع، مستقیم و رسمی دارند و معمولاً جای بحث یا تغییر در محتوا باقی نمی‌گذارند. در مقابل، نامه درخواست از سوی فردی با جایگاه پایین‌تر یا هم‌سطح خطاب به مقام بالاتر یا واحد دیگر نوشته می‌شود و در آن تقاضایی مانند مرخصی، افزایش حقوق، انتقال یا دریافت خدمات مطرح می‌شود. لحن نامه درخواست معمولاً محترمانه و مودبانه است و بر ضرورت، دلیل و منطق پشت تقاضا تأکید دارد.

### پست الکترونیک
ایمیل جدیدترین روش رسمی ارتباط کاری است و پرکاربردترین روش ارتباط نوشتاری است. زمانی استفاده می‌شود که نیاز به برقراری ارتباط با مخاطبان زیادی در یک سازمان باشد.

### یادداشت
یادداشت سندی است که برای مکاتبات درونی در یک سازمان استفاده می‌شود. ممکن است یادداشت‌هایی توسط مدیریت تنظیم شود و خطاب به سایر کارکنان باشد و ارسال شود.

## اهمیت ارتباطات نوشتاری
* حفظ یک رابطه مناسب
* استفاده به عنوان مدرک یا سابقه تاریخی یک امر کاری
* ایجاد و حفظ حسن نیت
* ارزانی و سادگی
* رسمی بودن
* مستقل از مهارت‌های بین فردی

## کاربردها
### در امور تجاری
مکاتبات تجاری، مکاتباتی هستند که در روابط و تعاملات تجاری سازمان‌ها و بنگاه‌ها بکار می‌روند. در یک تعامل تجاری، مکاتبه یکی از اجزاء مهم تلقی می‌شود که طی آن طرفین تجارت اقدام به رد و بدل کردن اطلاعات و نظرات خود می‌نمایند.

یک مکاتبه تجاری می‌تواند صورت‌های مختلفی از قبیل مکاتبات غیررسمی یا رسمی، ایمیل، صورتجلسات نشست‌های تخصصی، قراردادها، تفاهمنامه‌ها و … بخود گیرد.

بدیهی است که انجام یک مکاتبه تجاری خوب نیز منوط به احاطه کافی بر موارد اطلاعاتی متعددی همچون حقوق بازرگانی، اصول و مفاهیم اقتصادی، مسائل اجتماعی و فرهنگی، ابعاد فنی، ادبیات اقتصادی، تسلط به زبان خارجی و … می‌گردد.

## جستارهای وابسته
* نامه اداری
* سازمان
* ارتباطات
* کارکنان
* مذاکرات
* قرارداد

## منابع

رده:مقاله‌های ایجادشده توسط ایجادگر
رده:نظریه ارتباطات
رده:مدیریت
رده:مدیریت بازرگانی
رده:اسناد کسب‌وکار
رده:نامه‌ها