Projekti lõpetamine

Projekti lõpetamine ei ole alati üheselt määratletav protsess. Lõpukriteeriumid määratakse enamasti kindlaks juba projekti alguses, kuid tegelik lõpetamine sõltub projekti kulust ja osapoolte kokkulepetest. Lõpetamise käigus tehakse kokkuvõte projekti tulemustest ning hinnatakse selle tugevusi ja nõrkusi.

#### Projekti lõpetamise eesmärgid

* tehtud töö kokkuvõtmine ja dokumenteerimine;
* projekti tulemuste hindamine;
* tugevuste ja parandamist vajavate kohtade analüüs;
* halduslike ja finantsiliste tegevuste lõpuleviimine.

#### Millal loetakse projekt lõppenuks?

* projekti eesmärgid on saavutatud;
* projekti tulemused ei ole enam asjakohased;
* projekti tellija või täitja loobub projektist;
* on täidetud muud varem kokku lepitud lõpetamiskriteeriumid.

Projekti lõpp hõlmab tavaliselt üleandmis- ja vastuvõtuakti või muu lõppdokumendi vormistamist, projekti ametlikku kinnitamist lõpetatuks ning kõikide arvelduse ja aruandlusega seotud toimingute lõpetamist. Kui projekt lõpeb edukalt ja eesmärgid on saavutatud, soovitatakse projekti lõppu ka tähistada. Tähistamisel on mitmeid eesmärke:

* võimalus esitleda projekti tulemusi nii meeskonnaliikmetele kui ka laiemale avalikkusele;
* selge signaal, et projekt on õnnestunud ja ametlikult lõppenud;
* võimalus tunnustada ning tänada projekti meeskonda ja teisi panustajaid.

Avalik tunnustus on meeskonnaliikmetele sageli motiveeriv, mis aitab luua head koostöövaimu ka järgnevate projektide jaoks. Projektijuht võib lisaks korraldada tänuüritusi või tänada meeskonnaliikmeid ning teisi partnereid personaalselt.

## Projekti lõpetamise võtmetegevused

Projekti korrektne lõpetamine hõlmab tavaliselt seitset sisulist ja vormilist tegevust:

#### Kõigi projekti tegevuste lõpuleviimine

* lõpetatakse kõik pooleliolevad ülesanded;
* koostatakse plaan edasiseks tegutsemiseks.

#### Suhtlus kliendi ja peamiste huvigruppidega

* selgitatakse välja, kas projekti tulemus vastab ootustele;
* kogutakse tagasisidet kontrollimaks rahulolu tulemusega.

#### Lõpetamine organisatsiooni tasandil

* otsustatakse järelejäänud ressursside kasutus;
* eemaldatakse projektis kasutusel olnud renditud või laenatud vara;
* viiakse lõpule finantsarvestus.

#### Koostööpartnerite ja töövõtjate tegevuste sulgemine

* kontrollitakse, kas kõik partnerid on oma kohustused täitnud;
* projekti juht kontrollib koostööpartnerite esitatud aruannete sisu;
* tänatakse koostööpartnereid.

#### Riskianalüüsi koostamine

* hinnatakse riske, mis võivad mõjutada projekti lõpetamist;
* analüüsitakse rahavoogusid, õiguslikke riske, hooldusküsimusi ja poliitilisi tegureid.

#### Lõpparuande koostamine

* koondatakse kogu dokumentatsioon eelmistest etappidest;
* fikseeritakse projekti kulgemine ja tulemused.

#### Meeskonna viimane kokkukutsumine

* vaadatakse ühiselt üle projekti kulg ja tulemus;
* tänatakse ja vabastatakse meeskonnaliikmed projektist;
* soovi korral tähistatakse projekti ametlikku lõppu.

Projekti andmete süsteemne kogumine, dokumenteerimine ja arhiveerimine võimaldab koostada põhjaliku analüüsi tööprotsessi tugevustest ja nõrkustest. Kriitiline analüüs on alus parandusmeetmete väljatöötamiseks, et vältida vigade kordumist ja rakendada edukaid lahendusi järgmistes projektides. Dokumenteeritud lõpetamine tagab projekti tulemuste ühese mõistetavuse, annab aluse tellija tagasiside hindamiseks ning võimaldab kasutada kogutud teavet uute projektide võrdlusanalüüsiks ja planeerimiseks.

## Vead ja probleemid

Projekti edukaks läbiviimiseks on oluline ennetada sagedasi vigu, nagu puudulik ajaplaneerimine või mitme mahuka projekti samaaegne käsilevõtmine, mis võib jätta pooleliolevad tööd tähelepanuta. Projekti lõpetamine ja dokumenteerimine peavad olema planeeritud tegevused, mitte viimase hetke ülesanded. Jooksev dokumenteerimine ja vahearuanded võimaldavad analüüsida ressursikasutust ning hinnata projekti seisu igas faasis. Projekti lõpetamist raskendavad ebamääraselt püstitatud eesmärgid või olukord, kus tellija pole lõpptulemust määratlenud. Sellises olukorras on keeruline hinnata projekti õnnestumist. Peamised takistused on:

* ajapuudus – ressursse on piisavalt, kuid tähtaeg on ebarealistlik;
* vahendite puudus – aega on piisavalt, kuid puuduvad teostuseks vajalikud vahendid. 

Sujuva lõpetamise tagab algne tegevuskava, kus on täpselt kirjas lõpetamiseks vajalikud sammud ja osapoolte vastutus. Kindla tegevuskava puudumine võib põhjustada segadust, mis viib meeskonnaliikmete enneaegse lahkumiseni või nende eemaldamiseni projektist. Siinkohal on oluline projektijuhi roll meeskonnavaimu hoidmisel ja liikmete vajalikkuse teadvustamisel. Projekti õnnestumise aluseks on ka hästi defineeritud skoop ehk tööde ulatus ja kvaliteedi planeerimine. Kvaliteedi planeerimise käigus määratakse kindlaks standardid, mille alusel projekti juhitakse ja tulemusi hinnatakse, ning meetodid nende nõuete täitmiseks. Need protsessid toimuvad paralleelselt projekti teiste tegevustega.

## Viited

## Allikad
*Erekoolitus. Projekti lõpetamine
*Kunter, K., Mikle, K.M. (2008) Projektijuhtimine
*Orav, I. Projektijuhtimine
*2A. Close-out