Projektijuhtimise plaan

**Projektijuhtimise plaan** (inglise keeles *project management plan*) koostatakse projekti algfaasis, eesmärgiga määratleda tulemusteni jõudmiseks vajalikud tegevused, ressursid ja järjestus. 

## Plaani osad
* ajagraafik
* ülesannete kirjeldus – rollid; vastutusalad; struktuur;
* ressursid – eelarve; personal; vajaminevate oskuste koolitamine;
* protsessi kirjeldus – tegevuste järjestamine; infovahetuse kava; mõõdistamise meetodid; riskid; eeldused;
* vajalik dokumentatsioon – vajaminevad load; bürokraatia ajakulu;
* riskianalüüs – riskide hindamine, vähendamise viisid.

## Liigitus
Projektijuhtimise plaane võib nende ülesehituse järgi jagada kaheks. Ühed neist koostatakse **etteantud struktuuri alusel**, järgides kindlaid vorminõudeid, peatükke ja sisulisi ettekirjutusi. Sellised plaanid on levinud eelkõige rahastustaotluste, avalike projektikonkursside ja institutsionaalsete programmide puhul, kus dokument peab vastama kindlale vormile. Teist tüüpi projektijuhtimise plaanid valmivad **vabas vormis või väheste ettekirjutuste järgi**, mis annab koostajale suurema paindlikkuse nii ülesehituse kui ka rõhuasetuste osas.

Lisaks sisulisele kvaliteedile sõltub projektijuhtimise plaani mõju suurel määral ka formaalsetest omadustest. Väga oluline on vormistamise kvaliteet: tekst peab olema kirjutatud selges, arusaadavas ja täpses keeles. Visuaalselt peaks projektiplaan olema hästi struktureeritud, ülevaatlik ja korrektselt kujundatud, et selle lugemine oleks lihtne ning oluline teave kiiresti leitav. Samuti peab projektiplaan olema veenvalt esitatud, et tuua esile meeskonna pädevus, kavandatud lahenduse põhjendatus ning ressursside optimaalne kasutus. Hästi vormistatud ja argumenteeritud plaan ei toimi üksnes tehnilise dokumendina, vaid aitab kujundada usaldust projekti elluviijate ja selle teostatavuse suhtes.

## Projekti juht
Projektijuhtimise plaani üks olulisemaid osi on projektijuhi roll, kuna just tema vastutab nii plaani koostamise, selle õigsuse ja asjakohasuse kui ka selle eest, et projekti tulemus vastaks kavandatule. Projektijuhi üks tähtsamaid omadusi on analüüsivõime, mis võimaldab viia projektijuhtimise plaani võimalikult hästi kooskõlla ootuste ja tegelike võimalustega. Seejuures tuleb säilitada plaani teostatavus ning vältida ressursside põhjendamatut raiskamist.

Projektijuhtimise plaani koostamine ja selle hilisem kinnitamine või vastuvõtmine sõltub suurel määral projekti esialgse kava kvaliteedist. Esialgne kava tuleks koostada ka siis, kui projektiplaani koostamine tellitakse teenusena sisse, sest see aitab sõnastada projekti põhielemendid ning loob osapoolte vahel ühise arusaama projekti eesmärkidest ja ülesehitusest.

Projektijuhtimise plaani tugevuste ja nõrkuste hindamiseks on soovitatav teha SWOT-analüüs, isegi kui selleks puudub otsene vormiline nõue. Mõnel juhul võib SWOT-analüüsi teatud osade käsitlemine olla ette nähtud projekti tingimustes, kuid kõige enam on sellest kasu just projektimeeskonnale endale. Selline analüüs aitab selgemini määratleda projekti eeliseid ja riske ning suunata tähelepanu õigetele prioriteetidele.

Hästi läbi viidud analüüs võimaldab projektiplaanis paremini jaotada rõhuasetusi, hinnata realistlikumalt vajalikke oskusi ja ressursse ning luua eeldused projekti edukaks elluviimiseks.

## Plaani koostamine
Objektiivselt koostatud projektijuhtimise plaan annab selged ja veenvad vastused projekti põhiküsimustele. See sõnastab esmalt, miks projekti ellu viiakse, milline on selle eesmärk, kuidas soovitakse selleni jõuda ning millist tulemust tahetakse saavutada. Samuti peab plaan selgitama, kuidas eesmärkideni jõutakse, milliste tegevuste kaudu tulemuseni liigutakse ja millistele aspektidele tuleb projekti käigus kõige enam tähelepanu pöörata. Oluline osa projektijuhtimise plaanist on ka küsimus, kes projektis osalevad, milline on nende rollijaotus ning miks on vastutus ja ülesanded just sellisel viisil jaotatud. Lisaks peab plaan andma vastuse küsimusele, millal tegevused toimuvad, esitades selge ajakava koos vaheetappide, põhitegevuste, ajajaotuse ning vajaduse korral ka projekti pikaajalise jätkusuutlikkuse või toetusega.

Hästi koostatud projektijuhtimise plaanil on mitmeid tugevaid külgi. See aitab juba varases etapis tuvastada võimalikke riske ning mõelda läbi viisid, kuidas neid ennetada või juhtida. Samuti loob see projektile süsteemse ja tervikliku raamistiku, mis toetab loogilist ja struktureeritud mõtlemist. Põhjalik eeltöö võib aidata vähendada hilisemat segadust ning optimeerida bürokraatiat ja paberitööd, kuna oluline info on juba varakult läbi töötatud. Lisaks soodustab projektijuhtimise plaan partnerlust ja koostööd, võimaldades kaasata erinevaid huvigruppe ning siduda tegevused selgelt vastutajate, tähtaegade ja oodatavate tulemustega.

Samas kaasnevad projektijuhtimise plaani koostamisega ka teatud nõrkused. Planeerimisprotsess võib olla ajamahukas ning mõnel juhul võib selle käigus mööduda sobiv hetk tegutsemiseks. Samuti võib liiga detailselt paika pandud plaan osutuda jäigaks olukorras, kus projekti elluviimise käigus on vaja kiiresti muutustega kohaneda. Probleemiks võib olla ka see, et projekti algusfaasis ei osata alati piisavalt täpselt hinnata kõiki vajalikke oskusi, teadmisi või ressursse. Lisaks võib põhjalik planeerimine mõnikord hoopis suurendada bürokraatiat, eriti siis, kui projekti käivitamiseks on vaja taotleda erilube või täita keerukaid haldusnõudeid. Seetõttu peab projektijuhtimise plaan olema ühtaegu põhjalik ja läbimõeldud, kuid samas piisavalt paindlik, et toetada projekti edukat elluviimist ka muutuvates oludes.

## Edu pant
Edukas projektijuhtimise plaan põhineb neljal keskse tähtsusega komponendil: asjakohasusel, teostatavusel, küpsusel ja jätkusuutlikkusel. **Asjakohasus** tähendab seda, et projekt vastab tegelikule vajadusele, on kooskõlas valdkondlike või ühiskondlike arengusuundadega ning on suunatud konkreetse probleemi lahendamisele. **Teostatavus** väljendub selles, et projektil on realistlik ajaraam, piisavad ressursid, vajalik võimekus ning kooskõla kehtiva seadusandluse ja regulatsioonidega. **Küps projektijuhtimise plaan** eeldab selgelt jaotatud vastutust, täpset eelarvet, põhjalikult läbi mõeldud tegevuskava ning korrektset ja nõuetekohast dokumentatsiooni. **Jätkusuutlikkus** tähendab omakorda seda, et projekt haakub tulevikuteemade ja arengusuundadega ning sellel on potentsiaal jätkuda või mõju avaldada ka pärast otsese tegevusperioodi lõppu.

Projektijuhtimise plaani edu tagavad eelkõige realistlikud eesmärgid, mida hinnatakse ja vajaduse korral ümber seatakse kogu protsessi vältel. Sama oluline on tagada tegevuste ja tulemuste mõõdetavus, et projekti edenemist oleks võimalik pidevalt hinnata. Tõhus projektijuhtimine eeldab ka selget kontrollitavust, kus tegevuste ja tulemuste täitmist saab hinnata võimalikult üheselt, vajaduse korral ka lihtsa jah või ei põhimõttel. Selline lähenemine aitab vältida ebamäärasust ning suurendab projekti juhtimise läbipaistvust.

Projektiplaani eeliseks on ka see, et selle mittekäivitumise korral on seda võimalik hiljem uuesti kasutada ja kohandada. Sageli on see otstarbekas, sest juba olemasoleva projekti ümbertöötamine nõuab vähem aega ja ressursse kui täiesti uue projekti koostamine. Samuti võimaldab varasema projektiplaani taaskasutamine arvestada eelnevalt saadud negatiivse tagasiside või rahastamisotsustega ning viia projekt kooskõlla muutunud tingimuste ja nõuetega. Sellisel viisil võib projekt aja jooksul muutuda tugevamaks ja sisuliselt täpsemaks. Majanduslikus mõttes võib suurimat mõju saavutada olukorras, kus projekti põhistruktuuri ei muudeta oluliselt, kuid seda arendatakse ja kasutatakse mitme järjestikuse taotluse või elluviimiskatse käigus.

Efektiivse projektihalduse tagamiseks peab projektijuhtimise plaan kirjeldama ka organisatsioonilist ülesehitust ja töökorraldust. Selles tuleb selgelt määratleda projektimeeskonna struktuur ning ülesannete jaotus nii üksuste kui ka üksiktäitjate tasandil. Samuti on oluline kirjeldada tööjaotust ja infovahetuse korda, sealhulgas seda, kes langetab otsuseid ning kuidas toimub otsustamise ja kooskõlastamise protsess. Hästi toimiv projektijuhtimise plaan sisaldab ka kriisideks valmistumise osa, kus on hinnatud võimalikke riske ning selgitatud, kuidas nende ilmnemisel tegutseda. Riskihalduse põhimõtete lahtikirjutamine aitab projektis osalejatel tegutseda ühtse arusaama alusel ning suurendab valmisolekut tulla toime ettenägematute olukordadega. Nii kujuneb projektijuhtimise plaanist mitte ainult vormiline dokument, vaid praktiline töövahend, mis toetab projekti edukat elluviimist algusest lõpuni.

## Vahendid ja metoodikad
* Gantti graafik
* PERT (inglise keeles *Program Evaluation and Review Technique*)
* CPM (inglise keeles *Critical Path Metod*)
* WBS (inglise keeles *Work Breakdown Structure*)

Neist populaarseim on PERT-graafik, mille põhimõtted on selged ja lihtsad järgida – märgi ära algus ja lõpp ning liikudes lõpust alguse poole tuleb lisada kõik vajalikud projektitegevused ajateljele.

## Välislingid
* https://www.slideshare.net/Humer150/projektijuhtimine
* https://www.slideshare.net/MsJana/projektijuhtimise-konspekt-ii
* http://www.projektijuhtimine.ee/uudised/projekti-plaanimisest/
* https://www.looveesti.ee/arenda-ettevotet/juhtimine/projektijuhtimine/
* https://en.wikipedia.org/wiki/Project_pla