Asjaajamine

**Asjaajamine** on dokumentide loomine, registreerimine, edastamine, süstematiseerimine, hoidmine ja kasutamine nende üleandmisel arhiivi. (Arhiiviseadus § 2 lg 1).

## Asjaajamise põhimõisteid
*Dokument – mis tahes teabekandjale jäädvustatud teave, mis on loodud või saadud asutuse või isiku tegevuse käigus ning mille sisu, vorm ja struktuur on küllaldane faktide või tegevuse tõestamiseks.
*Dokumendihaldus – on juhtimisvaldkond, mis tegeleb asutuses dokumentide loomise, saamise, korraldamise, kasutamise ja arhiveerimise/ hävitamisega ning selle tõhusa ja süstemaatlise kontrollimisega, kaasa arvatud ametitegevuste ja -toimingute kohta käiva tõendusmaterjali ja teabe registreerimis- ja korraldusprotsessidega.
*Dokumendisüsteem – infosüsteem, mille otstarbeks on dokumentide hõlmamine ja kontrollitud haldamine kogu nende elukäigu jooksul.
*Arhivaal – dokument, millele on kehtestatud säilitustähtaeg või mida säilitatakse tema väärtuse tõttu ühiskonnale, riigile, omanikule või teisele isikule.
*Arhiiv – asutuse või isiku tegevuse käigus loodud või saadud arhivaalide terviklik kogum.

## Asjaajamise korraldamine
Asutuse sisemist töökorraldust reguleerivates dokumentides määratakse asjaajamistoiminguid korraldavad (vastutavad) struktuuriüksused ja ametnikud:

*Asjaajamise korraldamine (sh asjaajamiskorra, dokumentide loetelu koostamine)
*Dokumentide registreerimine ja ringluse korraldamine
*Dokumentide avalikustamine ja neile juurdepääsu tagamine (sh. teabenõuete täitmine)
*Arhivaalide hoidmine asutuses ja avalikku – või eraarhiivi üleandmiseks ettevalmistamine
*Dokumentide tähtaegse täitmise kontrolli korraldamine
 
## Asjaajamise liigid
a) **tsentraliseeritud** – kõik asjaajamise toimingud toimuvad ühes kohas;

b) **detsentraliseeritud** – kõik asjaajamise toimingud toimuvad struktuuriüksustes;

c) **diferentseeritud** – osa asjaajamist toimub tsentraliseeritud ja osa struktuuriüksustes.

## Nõuded asjaajamisele
Asjaajamine peab olema teostatud süstemaatiliselt ning asjaajamistoimingud peavad olema kavandatud ja metoodiliselt teostatud.

### Asjaajamine peab olema teostatud järjekindlalt
*järjekindlus suhtumises dokumenti olenemata selle teabeväärtusest
*järjekindlus ajas – tähelepanu ja vahendid
*kõik dokumendiliigid, teabekandjad, vormingud
 
### Asjaajamistoimingud peavad olema kontrollitavad
Kõik toimingud, mida dokumendiga tehakse, peavad olema kontrollitud dokumendi loomisest või saamisest kuni tema hävitamise või üleandmiseni avalikku – või eraarhiivi.

### Asjaajamine toimib kogu elukäigu jooksul
*dokumendi elukäik põhineb dokumentide väärtuse muutumises ajas
*dokumendi elukäik võib kesta 1 aasta, 10 aastat või 100 aastat jne. Aktiivses faasis olev dokument läbib elukäigu jooksul kolm faasi: aktiivse, poolaktiivse ja mitteaktiivse.
 
### Asjaajamine peab tagama
*asutuse ülesannete täitmise ja otsuste vastuvõtmise täpse ja küllaldase dokumenteerimise
*nõuetekohaste dokumentide vormistamise
*dokumentide kiire ringluse
*dokumentide lihtsa ja kiire leidmise ning juurdepääsu neile
*dokumentidele kehtestatud juurdepääsupiirangutest kinnipidamise
*dokumentide tähtaegse täitmise
*dokumentide ja neis sisalduva teabe säilimise dokumentidele kehtestatud säilitustähtaja jooksul
 
## Asutuse asjaajamiskord
### Asutuse juht kehtestab asutuse asjaajamiskorra, milles sätestatakse
*asutuse asjaajamisperiood või -perioodid
*asutuse dokumendiringluse kord või skeemid
*dokumendiplankide kasutamise kord
*registreeritavate dokumentide liigid; registreerimise kord ja dokumentide tähistuste (indeksite) süsteem
*dokumentide või toimingute kohta dokumendiregistrisse kantavate andmete loetelu
*dokumentide läbivaatamiseks esitamise või saatmise kord
*asutusesisene dokumentide kooskõlastamise kord
*asutusesisene dokumentide teatavakstegemise kord
*dokumentide allkirjastamise ja ametliku kinnitusega tõestamise kord
*dokumentide avalikustamise, neile juurdepääsu tagamise ja juurdepääsupiirangute kehtestamise kord
*vastust või lahendamist vajavate, dokumentidest tulenevate ülesannete täitmise ja asjade tähtaegse lahendamise kontrolli kord
*dokumentide hoidmise ja hävitamise kord kooskõlas Vabariigi Valitsuse 29.dets. 1998 aasta määrusega nr. 308 kinnitatud "Arhiivieeskirjaga"
*ametniku teenistusest või töötaja töölt vabastamise või teenistus – või töösuhte peatumise korral asjaajamise üleandmise kord
*muud toimingud tulenevalt asutuse ülesannetest

## Dokument asjaajamises

### Dokumendi komponendid
*teabekandja 
*sisu – faktid, millest dokument räägib
*vorm – viis, kuidas sisu on esitatud
*füüsiline vorm – dokumendi välised tunnused
*intellektuaalne – sisu väljendamise viis (tekst, pilt, diagramm, jms)
*isikud – võivad olla nii juriidilised kui füüsilised. Iga dokument nõuab kolme isiku osalust: väljaandja, adressaat, koostaja

 
Dokument omab tõestusväärtust, kui ta on usaldatav ja autentne

*usaldatav dokument – tõene, pole võltsitud
*autentne – päritolu võib usaldada
 
#### Dokumendi vorminõuded
Dokumendid vormistatakse dokumendiplankidele.

Igal asutusel on:

**Üldplank** (nii paberil kui ka digitaalsel teabekandjal). Üldplangi alusel võib moodustada dokumendiliigi planke. Dokumendiplangid kujundatakse „Valitsusasutuste asjaajamiskorra alustes“ toodud näidisvormingu alusel ( kuni vastavate standardite väljatöötamiseni ). Dokumendil on kohustuslikud ja vastavale dokumendiliigile omased rekvisiidid.

### Kohustuslikud rekvisiidid
*väljaandja nimi või nimetus
*dokumendi kuupäev
*tekst
*allkiri
*vormingu tüüp (digitaaldokumendi puhul)

#### Dokumendiliigist lähtuvad lisarekvisiidid
*asutuse sümbol (logo)
*asutuse registrikood
*väljaandmise koht
*menetlemise korda või juurdepääsu reguleeriv märge
*adressaat
*indeks
*dokumendiliigi nimetus
*kinnitusmärge
*pöördumine
*märkus lisade kohta
*lisaadressaadid
*kooskõlastusmärge
*viisa
*pitser, ärakirja või koopia, väljavõtte ja arvutiväljatrüki kinnitamise märge
*koostaja või vastutava väljaandja nimi
*pealkiri

### Dokumendiringlus
Dokumendiringlus on dokumentide liikumine asutuses alates nende saamisest või koostamisest kuni nende täitmise ja väljasaatmiseni.

Dokumendiringluse eesmärk on piirata dokumentide põhjendamatuid ümberpaigutusi.

#### Dokumendiringluse ülesanne

*Täpsustada, millised dokumendiliigid suunatakse juhtkonnale läbivaatamiseks, millised otse osakondadesse
*Vältida olukordi, et asutuse juht vaatab läbi kogu saabuva posti, kui on olemas asetäitjad eri küsimuste lahendamiseks

#### Eristatakse
*Saabunud dokumentide ringlust
*Väljasaadetavate dokumentide ringlust
*Sisedokumentide ringlust
 
Asutus on kohustatud registreerima dokumendiregistris tema ülesannete käigus loodud ja saadud dokumendid. Dokumendi loomise ja saamise viis ning teabekandja ei saa olla registreerimata jätmise põhjuseks. Dokumentide registreerimine peab olema ühekordne.

## Õigusaktid
### Määrused
1) asjaajamiskorra ühtsed alused;
 
2) arhiivieeskiri;

3) riiklike registrite põhimäärused;
 
4) juhendid;

5) ministri määrused ja käskkirjad;

6) kohalike omavalitsuste määrused.

### Seadused
1) arhiiviseadus;
 
2) avaliku teabe seadus;

3) isikuandmete kaitse seadus;

4) raamatupidamise seadus;

5) töölepingu seadus;

6) digitaalallkirja seadus;
 
7) andmekogude seadus;

8) tõestamisseadus;

9) haldusmenetluse seadus;

10) märgukirjale ja selgitustaotlusele vastamise seadus.

### Standardid
1) EVS 8:2000 (infotehnoloogia reeglid eesti keele kultuuri keskkonnas);

2) hea dok ja arhiivi juhised.

### Asutusesisesed õigusaktid/normdokumendid
1) asjaajamise kord või dokumentide süsteem või kvaliteedi juhtimise süsteem;

2) arhiivi ohuplaan;

3) teabenõuete menetlemise plaan.

## Digitaalne asjaajamine
### Amphora
Amphora võimaldab digitaalset dokumendihaldust ja asjaajamist. Amphora on juhtivaid digitaalse asjaajamise tarkvarasid Eestis. Tarkvara on loodud kasutajate vajadustest lähtuvalt ning mitmete funktsionaalsuste arendus on toimunud kasutajate tellimusel.

### Delta
Delta on veebipõhine rakendus, milles on realiseeritud dokumendi elukäigu jaoks vajaminev funktsionaalsus ning mis on ideaalne organisatsiooni dokumendihalduse töövahendiks

### Postipoiss
Postipoiss on elektrooniline dokumendihalduse süsteem, mis mõeldud elektroonilise ja paberil oleva dokumenteeritud informatsiooni (kirjad, avaldused, käskkirjad, lepingud, õigusaktid, protokollid, korraldused jne) haldamiseks. Postipoiss hõlmab dokumendi protsesse alates nende loomisest/saamisest, registreerimisest, haldamisest asutuse sees kuni selle arhivaaliks viimiseni.

## Hästi korraldatud asjaajamise tunnused
Hästi korraldatud asjaajamisel on järgmised tunnused:

dokumendid vormistatakse korrektselt, kooskõlas kehtivate õigusaktidega, et kindlustada nende juriidiline jõud;
dokumenditöö on maksimaalselt mehhaniseeritud, automatiseeritud, arvutiseeritud;

on loodud otstarbekas dokumentide arvestuse süsteem;

dokumendiringlus (dokumentide liikumine saamise või koostamise momendist täitmise või väljasaatmiseni) on operatiivne;

dokumendid lahendatakse tähtaegselt, on loodud töökindel tähtaegse lahendamise kontrolli süsteem;

lahendatud dokumendid paigutatakse toimikusse süsteemikindlalt;

dokumente säilitatakse nõuetekohaselt.

## Välislingid
*Asjaajamiskorra ühtsed alused
*Arhiivieeskiri
*Arhiiviseadus
*Avaliku teabe seadus
*Isikuandmete kaitse seadus
*Raamatupidamise seadus
*Töölepingu seadus
*Digitaalallkirja seadus
*Andmekogude seadus
*Tõestamisseadus
*Haldusmenetluse seadus
*Märgukirjale ja selgitustaotlusele vastamise seadus