Upravljanje vremenom

**Upravljanje vremenom** je proces planiranja i vršenja svjesne kontrole vremena utrošenog na određene aktivnosti, posebno za povećanje efikasnosti, kvaliteta i produktivnosti. Uključuje balansiranje različitih zahtjeva pred osobom koji se odnose na posao, društveni život, porodicu, hobije, lične interese i obaveze sa konačnom prirodom vremena. Efikasno korištenje vremena daje osobi "izbor" o trošenju ili upravljanju aktivnostima u svoje vrijeme i svrsishodnost. Upravljanje vremenom može biti potpomognuto nizom vještina, alata i tehnika koje se koriste za upravljanje vremenom kada se izvršavaju specifični zadaci, projekti i ciljevi u skladu s rokom. U početku se upravljanje vremenom odnosilo samo na poslovne ili radne aktivnosti, ali se vremenom pojam proširio i uključio i lične aktivnosti. Sistem upravljanja vremenom je dizajnirana kombinacija procesa, alata, tehnika i metoda. Upravljanje vremenom je obično neophodno u svakom upravljanju projektom jer određuje vrijeme i obim završetka projekta.

Glavne teme koje proizilaze iz literature o upravljanju vremenom uključuju sljedeće:
* Stvaranje okruženja pogodnog za efektivnost (u smislu isplativosti, kvaliteta rezultata i vremena za završetak zadataka ili projekta)
* Određivanje prioriteta
* Povezani proces smanjenja vremena utrošenog na neprioritete
* Implementacija ciljeva

## Kulturološki pogledi na upravljanje vremenom 
Razlike u načinu na koji kultura gleda na vrijeme mogu uticati na način na koji se upravlja njihovim vremenom. Naprimjer, pogled na *linearno vrijeme* je način zamišljanja vremena kao da teče iz jednog trenutka u drugi na linearan način. Ova linearna percepcija vremena preovlađuje u Americi zajedno sa većinom sjevernoevropskih zemalja, kao što su Njemačka, Švicarska i Engleska. Ljudi u ovim kulturama imaju tendenciju da pridaju veliku vrijednost produktivnom upravljanju vremenom i skloni su izbjegavanju odluka ili radnji koje bi rezultirale gubitkom vremena.

Konačni kulturni pogled na vrijeme je pogled na *ciklično vrijeme*. U cikličnim kulturama, vrijeme se ne smatra ni linearnim ni povezanim s događajima. Budući da se dani, mjeseci, godine, godišnja doba i događaji dešavaju u redovnim ponavljajućim pojavama, vrijeme se posmatra kao ciklično. U ovom pogledu, vrijeme se ne smatra izgubljenim jer će se uvijek vratiti kasnije, stoga ga postoji neograničena količina.

## Stvaranje efektivnog okruženja
Neka literatura o upravljanju vremenom naglašava zadatke vezane za stvaranje okruženja pogodnog za "stvarnu" efektivnost. Ove strategije uključuju principe kao što su:
* "organiziranost" - trijaža papirologije i zadataka,
* "zaštita vremena" izolacijom, izdvajanjem i delegiranjem,
* "postizanje kroz upravljanje ciljem i kroz fokusiranje na cilj" – motivacijski naglasak,
* "oporavak od lošeg vremenuh navika" – oporavak od osnovnih psiholoških problema, npr. odugovlačenje.

Također, važno je i vrijeme rješavanja zadataka. Pošto se zadaci koji zahtijevaju visoku razinu koncentracije i mentalne energije često rade na početku dana kada je osoba svježija. Literatura se takođe fokusira na prevazilaženje hroničnih psiholoških problema kao što je odlaganje.

Pretjerana i kronična nesposobnost efikasnog upravljanja vremenom može biti posljedica poremećaja deficita pažnje i hiperaktivnosti (ADHD) ili poremećaja nedostatka pažnje (ADD). Dijagnostički kriteriji uključuju osjećaj neuspjeha, poteškoće s organiziranjem, poteškoće pri započinjanju, probleme u upravljanju mnogim istovremenim projektima i probleme s praćenjem. Daniel Amen se fokusira na prefrontalni korteks koji je najnoviji dio mozga. Upravlja funkcijama raspona pažnje, upravljanja impulsima, organizacije, učenja iz iskustva i samokontrole, između ostalog. Neki autori tvrde da je promjena načina rada prefrontalnog korteksa moguća i nude rješenje.

## Postavljanje prioriteta i ciljeva
Strategije upravljanja vremenom često se povezuju sa preporukom da se postave lični ciljevi. Literatura naglašava teme kao što su:
* "Rad u prioritetnom redosledu" – postavite ciljeve i odredite prioritete,
* "Postavite gravitacijske ciljeve" – koji automatski privlače akcije.

Ovi ciljevi se bilježe i mogu se raščlaniti na projekt, akcijski plan ili jednostavnu listu zadataka. Za pojedinačne zadatke ili za ciljeve može se utvrditi ocjena važnosti, odrediti rokovi i dodijeliti prioriteti. Ovaj proces rezultira planom sa listom zadataka, rasporedom ili kalendarom aktivnosti. Autori mogu preporučiti dnevne, sedmične, mjesečne ili druge periode planiranja, povezane s različitim obimom planiranja ili pregleda. To se radi na različite načine, i to:

### ABCD analiza
Tehnika koja se već dugo koristi u poslovnom upravljanju je kategorizacija velikih podataka u grupe. Ove grupe su često označene A, B, C i D – otuda i naziv. Aktivnosti su rangirane prema ovim općim kriterijima:
* **A** – zadaci koji se smatraju hitnim i važnim,
* **B** – zadaci koji su važni, ali nisu hitni,
* **C** – zadaci koji su nevažni, ali hitni,
* **D** – zadaci koji su nevažni i nisu hitni.
Svaka grupa se zatim rangira po prioritetu - da bi se dalje precizirao prioritet, neki biraju da zatim prisilno rangiraju sve stavke "B" kao "A" ili "C". ABC analiza može uključiti više od tri grupe.

ABC analiza se često kombinuje sa Pareto analizom.

### Pareto analiza
Pareto princip je ideja da 80% posljedica dolazi iz 20% uzroka. Primijenjeno na produktivnost, to znači da se 80% rezultata može postići obavljanjem 20% zadataka. Ako je produktivnost cilj upravljanja vremenom, onda bi ovim zadacima trebalo dati veći prioritet.

### Eisenhowerov metod 
„Ajzenhauerov metod " ili "Eisenhower princip" je metod koji koristi principe važnosti i hitnosti za organiziranje prioriteta i radnog opterećenja. Ovaj metod proizlazi iz citata koji se pripisuje Dwightu D. Eisenhoweru: "Imam dvije vrste problema, hitan i važan. Hitno nije važno, a važno nikad nije hitno." Eisenhower nije tvrdio ovaj uvid za sebe, već ga je pripisao (neimenovanom) "bivšem predsjedniku koledža."

Koristeći Eisenhowerov princip odlučivanja, zadaci se procjenjuju po kriterijima važno/nevažno i hitno/nije hitno, a zatim stavlja u odgovarajuće kvadrante u Ajzenhauerovu matricu (takođe poznat kao "Ajzenhauerova kutija" ili "Ajzenhauerova matrica odluka""). Zadaci u kvadrantima se tada rješavaju na sljedeći način.

# Važni/hitni zadaci kvadranta se obavljaju odmah i lično, npr. krize, rokovi, problemi.

Akronimu je svojstvena hijerarhija samospoznaje, koja odražava Abraham Maslow hijerarhiju potreba.
# **P**odredite prioritet svom vremenu i odredite svoj život prema ciljevima.
# **O**organizirajte stvari koje morate redovno ostvarivati da biste bili uspješni (porodica i finansije).
# **S**podesite stvari koje možda ne volite da radite, ali morate da radite (posao i kućni poslovi).
# **E**ekonomizirajte stvari koje biste trebali raditi ili možda čak želite raditi, ali nisu prijeko hitne (zabave i druženje).
# **C**doprinosite obraćajući pažnju na nekoliko preostalih stvari koje čine razliku (društvene obaveze).

## Uklanjanje neprioriteta
Upravljanje vremenom također pokriva kako eliminirati zadatke koji ne pružaju vrijednost pojedincu ili organizaciji.

Prema saradniku "Wall Street Journala" Jaredu Sandbergu, liste zadataka "nisu ključ produktivnosti [za koji su] razbijene". On izvještava kako se procjenjuje da "30% popisivača provodi više vremena upravljajući svojim listama nego [oni] dovršavajući ono što je na njima".

Izvršna direktorica softvera Elisabeth Hendrickson tvrdi da kruto pridržavanje lista zadataka može stvoriti "tiraniju liste obaveza" koja prisiljava nekoga da "gubi vrijeme na nevažne aktivnosti".

Svaki oblik stresa se smatra oslabljenim za učenje i život; čak i kada bi se prilagodljivost mogla steći, njeni efekti su štetni. Ali stres je neizbježan dio svakodnevnog života, i Reinhold Niebuhr sugerira da je bolje suočiti se s njim, kao da imate "spokoj da prihvatite stvari koje ne možete promijeniti i imati hrabrosti promijeniti stvari koje možete."

Dio postavljanja prioriteta i ciljeva je emocija „briga“, a njena funkcija je da ignoriše sadašnjost kako bi se fiksirala na budućnost koja nikada ne stiže, što dovodi do beskorisnog trošenja nečijeg vremena i energije. To je nepotreban trošak ili lažni aspekt koji može ometati planove zbog ljudskih faktora. Eisenhowerov metod je strategija koja se koristi za nadmetanje sa brigama i dosadnim imperativnim zadacima. Briga kao stres je reakcija na skup faktora okoline; razumijevanje da ovo nije dio osobe daje osobi mogućnosti da upravlja njima. Sportisti pod vodstvom trenera nazivaju ovo rukovodstvo kao "izbacivanje u igru."

Promjena je teška, a svakodnevni životni obrasci su najdublje ukorijenjene navike od svih. Kako bi se eliminirali neprioriteti u vremenu učenja, predlaže se podijeliti zadatke, uhvatiti trenutke, preispitati način rukovanja zadacima, odgoditi nevažne zadatke (shvatajući da trenutna relevantnost zadatka i osjećaj hitnosti odražavaju želje osobe, a ne zadatka važnost), upravljati životnom ravnotežom (odmor, san, dokolica) i varati slobodno i neproduktivno vrijeme (slušanje audio zapisa predavanja, prolaženje kroz prezentacije predavanja u redu itd.).

Određeni nepotrebni faktori koji utiču na upravljanje vremenom su navike, nedostatak definicije zadatka (nedostatak jasnoće), prezaštićenost poslom, krivica za neispunjavanje ciljeva i naknadno izbegavanje sadašnjih zadataka, definisanje zadataka sa većim očekivanjima od njihove vrijednosti (prekokvalifikovanje), fokusiranje na stvari koje imaju očigledno pozitivan pogled bez procjene njihove važnosti za lične potrebe, zadatke koji zahtijevaju podršku i vreijme, interese u sekcijama i sukobe, itd.. Naviknut sistematski proces postaje uređaj koji osoba može koristiti sa vlasništvom za efikasno upravljanje vremenom.

## Implementacija ciljeva
**Lista zadataka** (također zvana **to-do list** ili "stvari koje treba uraditi") je lista zadataka]] koje treba završiti , kao što su poslovi ili koraci ka završetku projekta. To je inventarski alat koji služi kao alternativa ili dopuna memoriji.

Liste zadataka koriste se u samoupravljanju, za  poslovno upravljanje, upravljanje projektom i razvoj softvera. Može uključivati više od jedne liste.

Kada je jedna od stavki na listi zadataka obavljena, zadatak se kvačicom potvrđuje ili precrtavanjem isključuje. Tradicionalni metod je da ih napišete na komad papira, obično na bloku za bilješke ili međuspremniku. Liste zadataka također mogu imati oblik papira ili softverska kontrolna lista.

Spisateljica Julie Morgenstern predlaže "što treba i ne treba" u upravljanju vremenom koje uključuje:
* Mapirajte sve što je važno, tako što ćete napraviti listu zadataka.
* Napravite "oazu vremena" kojom možete upravljati.
* Reci ne".
* Postavite prioritete.
* Ne ispuštajte sve.
* Nemojte misliti da će se kritični zadatak obaviti u slobodnom vremenu.

Sada su dostupni brojni digitalni ekvivalenti, uključujući upravljanje ličnim informacijama (PIM) aplikacije i većinu PDA. Postoji i nekoliko web aplikacija za listu zadataka, od kojih su mnoge besplatne.

### Organizacija liste zadataka 
Liste zadataka su često podijeljene u dijagrame i nizove. Najjednostavniji višeslojni sistem uključuje opštu listu obaveza (ili datoteku sa zadatkom) za snimanje svih zadataka koje osoba treba da izvrši i dnevnu listu obaveza koja se kreira svakog dana prenošenjem zadataka sa opšte liste obaveza. . Alternativa je kreiranje "liste koje ne treba raditi", kako biste izbjegli nepotrebne zadatke.
* Rani zagovornik davanja prioriteta "ABC" bio je Alan Lakein, 1973. U njegovom sistemu "A" stavke su bile najvažnije ("A-1" najvažniji u toj grupi), "B" sljedeći najvažniji važno, "C" najmanje važno. dodeljuje "A" zadacima koje treba obaviti unutar dana, "B" za sedmicu, i "C" za mjesec.
* Da biste dali prioritet dnevnoj listi zadataka, ili evidentirate zadatke po redoslijedu najvećeg prioriteta, ili im dodijelite broj nakon što su navedeni ("1" za najviši prioritet, "2" za drugi najviši prioritet, itd.) koji označava kojim redosledom treba izvršiti zadatke. Potonji metod je općenito brži, što omogućava brže snimanje zadataka.

Različiti pisci su naglasili potencijalne poteškoće sa listama obaveza kao što su sljedeće.
* Upravljanje listom može preuzeti njeno sprovođenje. Ovo bi moglo biti uzrokovano odlaganjem produžavanjem aktivnosti planiranja. Ovo je slično paralizi analize. Kao i kod svake aktivnosti, postoji tačka smanjenja povrata.
* Da bi ostao fleksibilan, sistem zadataka mora omogućiti katastrofu. Kompanija mora biti spremna za katastrofu. Čak i ako je mala katastrofa, ako niko nije našao vremena za ovu situaciju, može metastazirati, potencijalno nanijeti štetu kompaniji.
* Da se izbjegne zaglavljivanje u rasipničkom obrascu, sistem zadataka bi također trebao uključivati redovne (mjesečne, polugodišnje i godišnje) sesije planiranja i evaluacije sistema, kako bi se otklonile neefikasnosti i osiguralo da korisnik ide u smjeru u kojem on ili ona zaista želi.
* Ako se neko vrijeme ne troši redovno na postizanje dugoročnih ciljeva, pojedinac se može zaglaviti u trajnom obrascu zadržavanja na kratkoročnim planovima, poput ostanka na određenom poslu mnogo duže nego što je prvobitno planirano.

### Softverske aplikacije 
Mnoge kompanije koriste softver za praćenje vremena za praćenje radnog vremena zaposlenog, naplativih sati, itd., npr. softver za upravljanje pravnom praksom.

Mnogi softverski proizvodi za upravljanje vremenom podržavaju više korisnika. Oni omogućavaju osobi da daje zadatke drugim korisnicima i koristi softver za komunikaciju i određivanje prioriteta zadataka.

Aplikacije sa listama zadataka mogu se smatrati lakim personalni informacijski upravljač ili softver za upravljanje projektima.
Moderna lista zadataka aplikacije može imati ugrađenu hijerarhiju zadataka (zadaci se sastoje od podzadataka koji opet mogu sadržavati podzadatke), može podržavati više metoda filtriranja i redanja liste zadataka i može omogućiti povezivanje proizvoljno dugačke bilješke za svaki zadatak.

Za razliku od koncepta omogućavanja osobi da koristi više metoda filtriranja, barem jedan softverski proizvod dodatno sadrži način rada u kojem će softver pokušati dinamički odrediti najbolje zadatke u bilo kojem trenutku.

### Sistemi upravljanja vremenom
Sistemi za upravljanje vremenom često uključuju vremenski sat ili web-baziranu aplikaciju koja se koristi za praćenje radnog vremena zaposlenog. Sistemi upravljanja vremenom daju poslodavcima uvid u njihovu radnu snagu, omogućavajući im da vide, planiraju i upravljaju vremenom zaposlenih. Na taj način poslodavci mogu upravljati troškovima rada i povećati produktivnost. Sistem upravljanja vremenom automatizuje procese, što eliminiše papirologiju i dosadne zadatke.

### GTD (Obavljanje stvari)
Završavanje stvari kreirao je David Allen. Osnovna ideja koja stoji iza ovog metoda je da se svi mali zadaci završe odmah, a veliki zadatak je da se podijeli na manje zadatke kako bi se započelo završavati odmah. Razlog za ovo je izbjegavanje preopterećenja informacijama ili "zamrzavanja mozga" koje će se vjerovatno dogoditi kada postoje stotine zadataka. Cilj GTD-a je da ohrabri korisnika da svoje zadatke i ideje iznese na papir i organizuje što je brže moguće kako bi njima bilo lahko upravljati i vidjeti.

### Pomodoro
"Pomodoro tehnika" Francesca Cirilla prvobitno je zamišljena kasnih 1980-ih i postepeno se usavršavala dok kasnije nije definisana 1992. Tehnika je imenica kuhinjskog tajmera u obliku Pomodoro (na italijanskom za paradajz) koji je Cirillo prvobitno koristio tokom boravka na univerzitetu. "Pomodoro" je opisan kao osnovna metrika vremena unutar tehnike i tradicionalno se definiše kao 30 minuta, koji se sastoji od 25 minuta rada i 5 minuta pauze. Cirillo takođe preporučuje dužu pauzu od 15 do 30 minuta nakon svaka četiri Pomodora. Eksperimentiranjem koje uključuje različite radne grupe i mentorske aktivnosti, Cirillo je odredio da "idealni Pomodoro" traje 20-35 minuta.

## Srodni koncepti
Upravljanje vremenom je povezano sa sljedećim konceptima.
* Upravljanje projektom: Upravljanje vremenom se može smatrati podskupom upravljanja projektom i poznatije je kao planiranje projekta raspored planiranje projekta. Upravljanje vremenom je također identificirano kao jedna od ključnih funkcija identificiranih u upravljanju projektima.
* Upravljanje pažnjom odnosi se na upravljanje kognitivnim resursima, a posebno na vrijeme koje ljudi izdvajaju (i organizuju umove svojih zaposlenih) za obavljanje nekih aktivnosti.
* Blokiranje vremena je strategija upravljanja vremenom koja se posebno zalaže za dodjelu dijelova vremena posvećenim zadacima kako bi se promovirao dublji fokus i produktivnost.

Organizacijsko upravljanje vremenom je nauka o identifikaciji, vrednovanju i smanjenju gubitka vremena unutar organizacije. Ono identifikuje, izveštava i finansijski vrednuje održivo vreme, izgubljeno vreme i efektivno vreme unutar organizacije i razvija poslovni slučaj da se izgubljeno vrijeme pretvori u produktivno vreme kroz finansiranje proizvoda, usluga, projekata ili inicijativa kao pozitivan povraćaj ulaganja.

## Također pogledajte
* Akcijska stavka
* Afričko vrijeme
* Upravljanje pažnjom
* Softver za kalendar
* Hronemija
* Tok (psihologija)
* Gantogram
* Postavljanje ciljeva
* Nauka o prekidima
* Maestro koncept
* Oportunitetni trošak
* Red
* Polihronicitet
* Prethodna obaveza
* Odugovlačenje
* Profesionalna organizacija
* Prospektivna memorija
* Tačnost
* Samopomoć
* Upravljanje zadacima
* Vrijeme i prisustvo
* Percepcija vremena
* Vrijeme do završetka
* Softver za praćenje vremena
* Vremenska vrijednost novca
* Upravljanje radnim aktivnostima
* Upravljanje radnom snagom
* Modeliranje radne snage

## Reference 
## Dopunska literatura 
* 
* 
* 
* 


Kategorija:Sistemi upravljanja