Proje yönetimi ofisi

Proje yönetim ofisi (genellikle PYO olarak kısaltılır), bir işletme, devlet kurumu veya şirket içindeki, kuruluş içi proje yönetimi standartlarını tanımlayan ve sürdüren bir ekip veya departmana verilen isimdir. PYO, projelerde tekrar uygulamasının standartlaştırılmasından ve yürütmesini başarı ile tamamlanmasından sorumludur. PYO, proje yönetimi ve yürütme uygulamalarına ilişkin dokümantasyon, rehberlik ve ölçümlerin kaynağıdır.

Darling ve Whitty (2016), PYO'nun işlevinin tanımının zaman içindeki değişimini şu şekilde açıklar:

 1800'lerde proje ofisi, tarım endüstrisinde kullanılan bir çeşit ulusal yönetimiydi.
 1939 yılında "proje yönetim ofisi" terimi ilk kez bir yayın içinde kullanıldı.
 1950'lerdeki PYO kavramı, günümüzdeki modern halinin ilk belirtilerini gösterdi.
 Bugün PYO belirli sorunları çözmek için kullanılan dinamik bir yapı olarak görülmektedir.

PYO'lar, proje yönetimi ilkelerini genellikle PRINCE2 gibi endüstri standardını belirleyen metodolojilere veya PMBOK gibi yönergelerden oluşan kaynaklara dayandırır.

 Fonksiyonlar 
Bir PYO, standartların ve metodolojilerin belirlenmesinin ötesinde başka görevleri de yerine getirebilir. Portföy Yönetimi sürecinin kolaylaştırıcısı veya uygulayıcısı olarak stratejik proje yönetiminde söz sahibi olabilir. Görevler, aktif projeler ve portföyler  (projeyi tamamlanana kadar takip etmek) hakkında izleme,  raporlama   ve hangi projelerin devam edeceği veya iptal edileceğine dair alınacak stratejik kararlara yönelik üst yönetime sunum yapabilir.

Projeler üzerinde sahip olduğu kontrol ve etki derecesine göre farklı PYO çeşitleri vardır. Üç genel tür şu şekildedir:

 Destek - danışman ve kaynak sağlayıcı
 Direktif - projelerden doğrudan sorumlu, yürütücü
 Kontrol - destek ve direktif arasında dengeli bir yapı

PYO'ların nelerden sorumluğu olduğu konusunda çeşitli görüşler bulunmaktadır. PMBoK 5. baskısında, 6 PYO işlevini tanımlayan bir buçuk sayfayı bu tür tartışmalara ayırmıştır. Hobbs ve Aubry (2010), PYO'ların 27 farklı işlevini tanımlamış ve bunlardan bazılarının proje performansıyla geliştirilmesiyle ilgili bir korelasyona sahip olmadığını  tespit etmiştir. Darling & Whitty (2016), kanıta dayalı yönetim uygulamasına ihtiyaç olduğunu belirtmiş, danışmanların ve uygulayıcıların, hem kamu hem de özel kuruluşlarda, kesin sonuç olmadan muazzam miktarlarda finansman ile kanıtlanmamış çözümler sunduğunu ileri sürmüştür. Bilim, tıp veya hukuk alanında bilimsel dayanağı olmayan görüşlerin yayınlanmasına hoşgörü gösterilmeyeceği gibi, yönetim alanında da gerekçe sunulması aynı derecede önemlidir.

Bazı PYO'lar uzmanlık alanlarına göre faaliyet gösterir. Örnek vermek gerekirse de ÇPYO terimi, iş çevikliğini desteklemeye odaklanan bir PYO'yu tanımlamak için kullanılmaktadır.

PYO departmanları sıklıkla ve çeşitli nedenlerle değişim gösterebilir. Araştırmalar, proje yönetimindeki portföy yönetimi, metodoloji, işbirliği ve sorumluluk konularından tutun da, tecrübe, performans ve çalışma ortamına kadar tüm konuların PYO değişimini etkileyen faktörler olduğunu göstermektedir.https://www.pmi.org/learning/library/project-management-office-dynamics-change-6496  Aubry, M., Hobbs, J. B., Müller, R., & Blomquist, T. (2010). Identifying forces driving PMO changes. Paper presented at PMI® Research Conference: Defining the Future of Project Management, Washington, DC. Newtown Square, PA: Project Management Institute.

 Türler 
Aşağıda bazı PYO türlerinden örnekler verilmiştir:

 Kurumsal PYO - projelerin organizasyon stratejisi ve hedefi ile uyumlu olmasını sağlar; tüm PYO türleri arasında en geniş yetki alanına sahiptir, genellikle doğrudan CEO'ya (veya benzer role) bağlı çalışır ve tüm projelerde stratejik ve taktiksel kararlar alma yetkisine sahiptir.
 Bölümsel PYO - bir kuruluş içindeki belirli bir iş birimi için projelere destek sağlar; portföy yönetimi, eğitim, kaynak planlama ve proje koordinasyonu bu iş birimlerine örnek olarak verilebilir.
 Proje Odaklı PYO - tek bir büyük proje veya program için oluşturulur; idari destek, kontrol, raporlama ve izlemeyi içerir.
  (PYMM) - tüm organizasyondaki proje ekiplerini desteklemek için standartlaştırılmış proje yönetimi içeriklerini, prosedürlerini, yöntemlerini ve araçlarını tanımlar; süreç, metodoloji ve araçlara ilişkin idari hizmetleri ve eğitimleri içerir.

 (PMI) Program Yönetim Ofisi Uygulama Topluluğu'nun (CoP), PYO için yaptığı tanım, "Yürütme yönetimi, organizasyonel yönetim ve stratejik değişim liderliği uygulamalarını geliştirmeyi amaçlayan, organizasyonel mükemmellik için stratejik bir itici güç" şeklindedir.

PMO'daki 'P' genellikle "proje" için kullanılsa da "program" veya "portföy" anlamlarında da kullanılabilmektedir. Proje yönetim ofisleri projeleri desteklerken, program yönetim ofisleri projelerden/programlardan fayda elde etmek ve sürdürmek gibi daha geniş bir yetki alanına sahiptir. Portföy yönetim ofisleri ise, kuruluşlara stratejik hedeflere ulaşma konusunda destek verme sorumluluğuna sahiptir.

 Ayrıca bakınız 

 Proje Yönetimi
 Proje yönetimi yazılımı
 Belge yönetim sistemi
 Endüstri mühendisliği

 Kaynakça 

 Kaynakça