การบริหารเวลา

การบริหารเวลา เป็นกระบวนการของการวางแผนและควบคุมเวลาที่ใช้ไปกับกิจกรรมเฉพาะอย่างมีสติ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเพื่อเพิ่มประสิทธิผล, ประสิทธิภาพ และผลิตภาพ โดยเกี่ยวข้องกับการสร้างสมดุลของความต้องการที่หลากหลายต่อบุคคลที่เกี่ยวข้องกับการงาน, ชีวิตทางสังคม, ครอบครัว, งานอดิเรก, ความสนใจส่วนตัว และภาระผูกพันกับธรรมชาติของเวลา ซึ่งการใช้เวลาอย่างมีประสิทธิภาพทำให้บุคคลมี "ทางเลือก" ในการใช้จ่ายหรือจัดการกิจกรรมตามเวลา และความเหมาะสมของตนเอง การบริหารเวลาอาจได้รับความช่วยเหลือจากทักษะ, เครื่องมือ และเทคนิคต่าง ๆ ที่ใช้ในการจัดการเวลา เมื่อทำงาน, โครงการ และเป้าหมายเฉพาะให้สำเร็จตามวันครบกำหนด แรกเริ่มเดิมที การบริหารเวลาหมายถึงเพียงกิจกรรมทางธุรกิจหรือการทำงาน แต่ในที่สุด คำนี้ก็ขยายกว้างขึ้นเพื่อรวมกิจกรรมส่วนบุคคลด้วย ทั้งนี้ ระบบการบริหารเวลาเป็นการผสมผสานระหว่างกระบวนการ, เครื่องมือ, เทคนิค และวิธีการต่าง ๆ ซึ่งการบริหารเวลามักจะมีความจำเป็นในการจัดการโครงการใด ๆ เนื่องจากเป็นตัวกำหนดเวลาและขอบเขตที่สำเร็จของโครงการ

หัวข้อหลักที่เกิดขึ้นจากเอกสารข้อมูลเกี่ยวกับการบริหารเวลา ได้แก่:
 การสร้างสภาพแวดล้อมที่เอื้อต่อประสิทธิผล (ในแง่ของต้นทุน-ผลประโยชน์, คุณภาพของผลลัพธ์ และเวลาในการทำงาน หรือโครงการให้เสร็จ)
 การจัดลำดับความสำคัญ
 กระบวนการที่เกี่ยวข้องในการลดเวลาที่ใช้กับสิ่งที่ไม่สำคัญ
 การดำเนินการตามเป้าหมาย

 มุมมองทางวัฒนธรรมของการบริหารเวลา 
ความแตกต่างในวิธีที่วัฒนธรรมมองเวลา อาจส่งผลต่อวิธีการจัดการเวลาของพวกเขา ตัวอย่างเช่น มุมมองเวลาเชิงเส้น เป็นวิธีคิดเวลาที่ไหลจากช่วงเวลาหนึ่งไปยังช่วงเวลาถัดไปในลักษณะเชิงเส้น การรับรู้เกี่ยวกับเวลาเชิงเส้นนี้มีความโดดเด่นในอเมริกา เช่นเดียวกับประเทศในยุโรปเหนือส่วนใหญ่ เช่น เยอรมนี, สวิตเซอร์แลนด์ และอังกฤษ โดยผู้คนในวัฒนธรรมเหล่านี้มักจะให้ความสำคัญกับการจัดการเวลาอย่างมีประสิทธิผล และมักจะหลีกเลี่ยงการตัดสินใจหรือการกระทำที่จะส่งผลให้เสียเวลา มุมมองเชิงเส้นตรงของเวลานี้สัมพันธ์กับวัฒนธรรมเหล่านี้เป็นแบบ “โมโนโครนิก” (ระบบที่ทำทีละอย่าง) มากกว่า หรือเลือกที่จะทำสิ่งเดียวเท่านั้นในแต่ละครั้ง ซึ่งโดยทั่วไป ทัศนะทางวัฒนธรรมนี้นำไปสู่การมุ่งความสนใจไปที่การบรรลุภารกิจเดียวได้ดีขึ้น และด้วยเหตุนี้ จึงเป้นการจัดการเวลาที่มีประสิทธิผลมากขึ้น

ส่วนมุมมองเวลาทางวัฒนธรรมอีกมุมมองหนึ่งคือมุมมองเวลาที่มีความกระตือรือร้นหลายอย่าง ซึ่งในวัฒนธรรมที่มีความกระตือรือร้นหลายอย่าง คนส่วนใหญ่รู้สึกว่ายิ่งทำกิจกรรมหรืองานต่าง ๆ เสร็จในคราวเดียวมากเท่าไหร่ก็ยิ่งดีเท่านั้น โดยสิ่งนี้สร้างความรู้สึกของความสุข วัฒนธรรมที่มีความกระตือรือร้นหลายอย่างเป็น “โพลีโครนิก” (ระบบที่ทำหลายอย่างพร้อมกัน) หรือฝักใฝ่ไปในทางทำงานหลายอย่างพร้อมกัน มุมมองเวลาที่มีความกระตือรือร้นหลายอย่างนี้โดดเด่นในประเทศยุโรปใต้ส่วนใหญ่ เช่น สเปน, โปรตุเกส และอิตาลี ในวัฒนธรรมเหล่านี้ ผู้คนมักจะใช้เวลากับสิ่งที่พวกเขาเห็นว่ามีความสำคัญมากกว่า เช่น ให้ความสำคัญกับการจบการสนทนาทางสังคม ส่วนในสภาพแวดล้อมทางธุรกิจ พวกเขามักจะให้ความสนใจเพียงเล็กน้อยกับระยะเวลาของการประชุม แต่เน้นที่การประชุมคุณภาพสูง ซึ่งโดยทั่วไปแล้ว การมุ่งเน้นทางวัฒนธรรมมักจะอยู่ที่การทำงานร่วมกันและความคิดสร้างสรรค์มากกว่าประสิทธิภาพ

ส่วนมุมมองเวลาทางวัฒนธรรมขั้นสุดท้ายคือมุมมองเวลาตามวัฏจักร ซึ่งในวัฒนธรรมแบบวัฏจักร เวลาไม่ถือเป็นเส้นตรงหรือเกี่ยวข้องกับเหตุการณ์ เนื่องจากวัน, เดือน, ปี, ฤดูกาล และเหตุการณ์ต่าง ๆ เกิดขึ้นซ้ำ ๆ กันเป็นประจำ เวลาจึงถูกมองว่าเป็นวัฏจักร ในมุมมองนี้ เวลาไม่ได้ถูกมองว่าสูญเปล่า เพราะมันจะกลับมาทีหลังเสมอ ดังนั้นจึงมีจำนวนไม่จำกัด โดยมุมมองเวลาตามวัฏจักรนี้แพร่หลายไปทั่วประเทศส่วนใหญ่ในเอเชีย รวมทั้งญี่ปุ่นและจีน ทั้งนี้ ในวัฒนธรรมที่มีแนวคิดเกี่ยวกับเวลาเป็นวัฏจักรเป็นสิ่งสำคัญกว่าในการทำงานให้เสร็จสิ้นอย่างถูกต้อง ดังนั้น คนส่วนใหญ่จะใช้เวลาคิดถึงการตัดสินใจ และผลกระทบที่จะเกิดขึ้นมากขึ้น ก่อนที่จะดำเนินการตามแผน ซึ่งผู้คนส่วนใหญ่ในวัฒนธรรมวัฏจักรมักจะเข้าใจว่าวัฒนธรรมอื่นมีมุมมองด้านเวลาที่แตกต่างกัน และตระหนักในเรื่องนี้เมื่อดำเนินการในเวทีโลก

 การสร้างสภาพแวดล้อมที่มีประสิทธิภาพ 
การประพันธ์ด้านการบริหารเวลาบางเรื่องเน้นย้ำถึงงานที่เกี่ยวข้องกับการสร้างสภาพแวดล้อมที่เอื้อต่อประสิทธิภาพ "ที่แท้จริง" กลยุทธ์เหล่านี้รวมถึงหลักการต่าง ๆ เช่น:
 "ได้รับการจัด" - เอกสารและงานการคัดแยกผู้ป่วย,
 "ปกป้องเวลาของตัวเอง" โดยการแยกออกต่างหาก, การปลีกตัวออก และการมอบหมาย,
 "ความสำเร็จผ่านการจัดการเป้าหมายและผ่านการมุ่งเน้นเป้าหมาย" - เน้นแรงจูงใจ,
 "การฟื้นฟูจากเวลา-นิสัยที่ไม่ดี" - การฟื้นฟูจากปัญหาทางจิตพื้นฐาน เช่น การผลัดวันประกันพรุ่ง

นอกจากนี้ ระยะเวลาในการแก้ปัญหาก็มีความสำคัญเช่นกัน เนื่องจากงานที่ต้องใช้สมาธิและพลังงานทางจิตในระดับสูงมักทำในตอนต้นของวันเมื่อคนเรามีความสดชื่นมากกว่า อนึ่ง การประพันธ์ยังเน้นไปที่การเอาชนะปัญหาทางจิตเรื้อรัง เช่น การผัดวันประกันพรุ่ง

การไม่สามารถจัดการเวลาได้อย่างมีประสิทธิภาพมากเกินไปและเรื้อรังอาจเป็นผลมาจากโรคซนสมาธิสั้น (ADHD) หรือโรคสมาธิสั้น (ADD) โดยเกณฑ์การวินิจฉัย ได้แก่ ความรู้สึกไม่บรรลุผลสำเร็จ, ความยากลำบากในการจัดระเบียบ, ปัญหาในการเริ่มต้น, ปัญหาในการจัดการโครงการหลายโครงการพร้อมกัน และปัญหาในการติดตามผล ทั้งนี้ ดานิเอล อาเมน มุ่งเน้นไปที่คอร์เทกซ์กลีบหน้าผากส่วนหน้าซึ่งเป็นส่วนที่พัฒนาขึ้นล่าสุดของสมอง โดยจัดการหน้าที่ของช่วงความสนใจ, การจัดการแรงกระตุ้น, การจัดระเบียบ, การเรียนรู้จากประสบการณ์ และการตรวจสอบตนเอง ท่ามกลางคนอื่น ๆ ส่วนผู้เขียนบางคนโต้แย้งว่าการเปลี่ยนวิธีการทำงานของคอร์เทกซ์กลีบหน้าผากส่วนหน้านั้นเป็นไปได้และเสนอทางออก

 การจัดลำดับความสำคัญและเป้าหมาย 
กลยุทธ์การบริหารเวลามักเกี่ยวข้องกับคำแนะนำในการกำหนดเป้าหมายส่วนบุคคล การประพันธ์ดังกล่าวเน้นประเด็น เช่น:
 "ทำงานตามลำดับความสำคัญ" – กำหนดเป้าหมาย และจัดลำดับความสำคัญ,
 "ตั้งเป้าหมายแรงดึงดูด" – ที่ดึงดูดการกระทำโดยอัตโนมัติ

เป้าหมายเหล่านี้ได้รับการบันทึกไว้ และอาจแบ่งออกเป็นโครงการ, แผนปฏิบัติการ หรือรายการภารกิจทั่วไป สำหรับภารกิจรายบุคคลหรือสำหรับเป้าหมาย อาจมีการกำหนดระดับความสำคัญ, กำหนดเส้นตาย และกำหนดลำดับความสำคัญ กระบวนการนี้ส่งผลให้เกิดแผนพร้อมรายการงาน, กำหนดการ หรือปฏิทินของกิจกรรม ผู้เขียนเรื่องนี้อาจแนะนำช่วงเวลาการวางแผนรายวัน, รายสัปดาห์, รายเดือน หรืออื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับขอบเขตการวางแผนหรือการทบทวนที่แตกต่างกัน ซึ่งทำได้หลายวิธี ดังนี้:

 การวิเคราะห์เอบีซีดี 
เทคนิคที่ใช้ในการจัดการธุรกิจมาช้านานคือการจัดหมวดหมู่ข้อมูลขนาดใหญ่ออกเป็นกลุ่ม ๆ กลุ่มเหล่านี้มักถูกทำเครื่องหมายเอ (A), บี (B), ซี (C) และดี (D)—จึงเป็นที่มาของชื่อ โดยกิจกรรมได้รับการจัดอันดับตามเกณฑ์ทั่วไปเหล่านี้ ได้แก่:
 เอ – งานที่เห็นว่าเร่งด่วนและสำคัญ,
 บี – งานที่มีความสำคัญแต่ไม่เร่งด่วน,
 ซี – งานที่ไม่สำคัญแต่เร่งด่วน,
 ดี – งานที่ไม่สำคัญและไม่เร่งด่วน

จากนั้นจะจัดลำดับแต่ละกลุ่มตามลำดับความสำคัญ - บุคคลบางคนเลือกที่จะกะเกณฑ์จัดอันดับรายการ "บี" ทั้งหมดเป็น "เอ" หรือ "ซี" ซึ่งการวิเคราะห์เอบีซีสามารถรวมกลุ่มได้มากกว่าสามกลุ่ม

ทั้งนี้ การวิเคราะห์เอบีซีมักใช้ร่วมกับการวิเคราะห์ปาเรโต

 การวิเคราะห์ปาเรโต 

หลักการปาเรโตเป็นแนวคิดที่ว่า 80 เปอร์เซ็นต์ของผลที่ตามมา มาจาก 20 เปอร์เซ็นต์ของสาเหตุ เมื่อนำไปใช้กับการผลิต หมายความว่า 80 เปอร์เซ็นต์ของผลลัพธ์ สามารถทำได้โดยการทำงาน 20 เปอร์เซ็นต์ หากกำลังผลิตเป็นเป้าหมายของการบริหารเวลา งานเหล่านี้ควรได้รับการจัดลำดับความสำคัญให้สูงขึ้น

 วิธีไอเซนฮาวร์ 

"วิธีไอเซนฮาวร์" หรือ "หลักการของไอเซนฮาวร์" เป็นวิธีการที่ใช้หลักการสำคัญและความเร่งด่วนในการจัดลำดับความสำคัญและปริมาณงาน วิธีนี้เกิดจากคำพูดของดไวต์ ดี. ไอเซนฮาวร์ คือ: "ผมมีปัญหาสองประเภท คือ เรื่องเร่งด่วนและเรื่องสำคัญ ซึ่งเป็นเรื่องเร่งด่วนไม่สำคัญ และเรื่องสำคัญไม่เร่งด่วน" ไอเซนฮาวร์ไม่ได้อ้างข้อมูลเชิงลึกนี้สำหรับตัวเขาเอง แต่อ้างว่าเป็นของ "อดีตอธิการบดี" (นิรนาม)Background on the Eisenhower quote and citations to how it was picked up in media references afterwards are detailed in: 

การใช้หลักการตัดสินใจของไอเซนฮาวร์ งานต่าง ๆ จะได้รับการประเมินโดยใช้เกณฑ์ที่สำคัญ/ไม่สำคัญ และเร่งด่วน/ไม่เร่งด่วนDrake Baer (April 10, 2014),
"Dwight Eisenhower Nailed A Major Insight About Productivity" , Business Insider, (accessed 31 March 2015) จากนั้นจึงจัดไว้ในควอดรันต์ (จตุภาค) ตามในเมทริกซ์ไอเซนฮาวร์ (หรือเรียกอีกอย่างว่า "กล่องไอเซนฮาวร์" หรือ "เมทริกซ์การตัดสินใจของไอเซนฮาวร์") ซึ่งงานในควอดรันต์จะได้รับการจัดการ ดังนี้

 งานในควอดรันต์ที่สำคัญ/เร่งด่วนที่จะดำเนินการทันทีและเป็นส่วนตัว เช่น วิกฤตการณ์, เส้นตาย, ปัญหา
 งานในควอดรันต์ที่สำคัญ/ไม่เร่งด่วนที่จะมีวันสิ้นสุดและดำเนินการเป็นการส่วนตัว เช่น ความสัมพันธ์, การวางแผน, การพักผ่อนหย่อนใจ
 งานในควอดรันต์ที่ไม่สำคัญ/เร่งด่วนที่จะได้รับมอบหมาย เช่น การขัดจังหวะ, การประชุม, กิจกรรม
 งานในควอดรันต์ที่ไม่สำคัญ/ไม่เร่งด่วนที่จะถูกละทิ้ง เช่น การเสียเวลา, กิจกรรมที่น่ารื่นรมย์, เรื่องเล็ก ๆ น้อย ๆ

 การดำเนินการตามเป้าหมาย 

รายการงาน (เรียกอีกอย่างว่ารายการสิ่งที่ต้องทำหรือ "สิ่งที่ต้องทำ") คือรายการงาน เช่น งานบ้านหรือขั้นตอนในการดำเนินโครงการให้เสร็จสิ้น โดยเป็นเครื่องมือรายการสิ่งของซึ่งทำหน้าที่เป็นทางเลือกหรือเสริมความจำ

ซึ่งรายการงานใช้ในการบริหารจัดการตนเอง, การจัดการธุรกิจ, การจัดการโครงการ และการพัฒนาซอฟต์แวร์ โดยอาจเกี่ยวข้องกับมากกว่าหนึ่งรายการ

เมื่อรายการใดรายการหนึ่งในรายการงานเสร็จสิ้น งานนั้นจะได้รับการทำเครื่องหมายถูกหรือขีดฆ่าออก ส่วนวิธีการดั้งเดิมคือการเขียนสิ่งเหล่านี้ลงบนกระดาษด้วยปากกาหรือดินสอ ที่โดยปกติจะเขียนบนกระดาษจดบันทึกหรือคลิปบอร์ด ทั้งนี้ รายการงานอาจเป็นรูปแบบของรายการตรวจสอบในกระดาษหรือซอฟต์แวร์

จูลี มอร์เกนสเติร์น ผู้เป็นนักเขียน ได้แนะนำ "สิ่งที่ควรและไม่ควรทำ" ของการบริหารเวลา ซึ่งรวมถึง:
 จัดทำแผนผังทุกสิ่งที่สำคัญโดยจัดทำรายการภารกิจ
 สร้าง "โอเอซิสแห่งกาลเวลา" ให้ใครคนหนึ่งได้จัดการ
 รู้จัก "ปฏิเสธ"
 กำหนดลำดับความสำคัญ
 อย่าละทิ้งทุกอย่าง
 อย่าคิดว่างานสำคัญจะเสร็จในเวลาว่าง

โดยขณะนี้มีสิ่งเทียบเท่าทางดิจิทัลจำนวนมาก รวมถึงแอปพลิเคชันการจัดการข้อมูลส่วนบุคคล (PIM) และเครื่องช่วยงานส่วนบุคคลแบบดิจิทัลส่วนใหญ่ นอกจากนี้ ยังมีแอปพลิเคชันรายการภารกิจบนเว็บหลายรายการ ซึ่งหลายรายการใช้งานได้ฟรี

 การจัดรายการภารกิจ 
รายการภารกิจมักจะถูกแบ่งเป็นชั้น โดยระบบแบ่งระดับที่ง่ายที่สุดประกอบด้วยรายการสิ่งที่ต้องทำทั่วไป (หรือแฟ้มงานค้าง) เพื่อบันทึกภารกิจทั้งหมดที่บุคคลดังกล่าวต้องทำให้สำเร็จ และรายการสิ่งที่ต้องทำรายวันซึ่งสร้างขึ้นในแต่ละวันโดยการโอนภารกิจจากรายการสิ่งที่ต้องทำทั่วไป หรืออีกทางเลือกหนึ่งคือการสร้าง "รายการที่ไม่ต้องทำ" เพื่อหลีกเลี่ยงงานที่ไม่จำเป็น

รายการภารกิจมักจะมีการกำหนดลำดับความสำคัญตามวิธีต่อไปนี้

 รายการสิ่งที่ต้องทำในแต่ละวัน ซึ่งจัดลำดับตามความสำคัญ และดำเนินการทีละอย่างตามเวลาที่มีเวลาในแต่ละวันนั้น ถือเป็นคำแนะนำที่มีประสิทธิผลมากที่สุดที่ชาลส์ เอ็ม. ชวาบ (ค.ศ. 1862–1939) ประธานเบธเลเฮมสตีลคอร์ปอเรชันได้รับ โดยที่ปรึกษาอย่างไอวี ลี (ค.ศ. 1877–1934)
 แอลัน เลคิน เป็นผู้เสนอแนวคิดการจัดลำดับความสำคัญแบบ "เอบีซี" (ABC) ในช่วงแรก ๆ เมื่อ ค.ศ. 1973 ซึ่งในระบบของเขา รายการ "เอ" (A) iมีความสำคัญมากที่สุด ("เอ-1" มีความสำคัญมากที่สุดในกลุ่มนั้น), รายการ "บี" (B) มีความสำคัญรองลงมา และรายการ "ซี" (C) มีความสำคัญน้อยที่สุด
 วิธีการเฉพาะอย่างหนึ่งในการใช้หลักการเอบีซี (ABC method) — ABC lists and tips for dyslexic students on how to manage to-do lists คือ กำหนด "เอ" (A) ให้แก่ภารกิจที่ต้องทำภายในหนึ่งวัน, "บี" (B) ให้แก่หนึ่งสัปดาห์ และ "ซี" (C) ให้แก่หนึ่งเดือน

 อ้างอิง 

 แหล่งข้อมูลอื่น 





 Burkeman, Oliver (2021). Four Thousand Weeks. Time Management for Mortals, Farrar, Straus and Giroux. 978-0374159122


หมวดหมู่:ระบบการจัดการ