Medlemsregister

Et medlemsregister eller medlemssystem er et elektronisk informasjonssystem  for å administrere medlemmer i en organisasjon eller forening. Et medlemsregister kunne tidligere også være et papirbasert system, men dette antas å være et forbigått fenomen i det moderne samfunnet. Elektroniske medlemsregistre løser oppgaver rundt e-forvalting og e-demokrati.Tranvik, Tommy og Seller, Per: Digital teknologi i sivilsamfunnet. Unipub, 2008. ISBN 978-82-7477-353-0Bang, Jens Christian: Ti trinn for valg av riktig medlemssystem. E-bok på medlems-register.no, 2012

Medlemssystem og medlemsregister brukes gjerne om hverandre.

Medlemssystemet støtter organisasjonens medlemsstrategi og målsetninger. Funksjonene skal løse oppgaver for medlemmer og ansatte i organisasjonen. De vanligste funksjonene i et medlemssystem er:

 Medlemsregister – database med informasjon om medlemmene som adresse, epostadresse, telefonnummer, medlemskap og rolle for medlemmene
 Strukturering av organisasjonsnivåer – informasjon om hvert lokallag og fylkeslag. Organiseringen er gjerne: Medlem > Lokallag > Fylkeslag
 Kontingentfakturering – faktureringssystem som kan utføre gruppefaktureringer for ulike medlemstyper og i ulike fakturaformater. En slik modul inneholder gjerne funksjonalitet som reskontro og automatiserte purrerutiner.
 Kurs og konferanse – modul for planlegging, publisering, invitasjon, påmelding og oppføling for aktiviteter.
 Min side – medlemssider der organisasjonsnivåene kan kommunisere seg imellom. Medlemmene oppdaterer egen informasjon, melder seg på aktiviteter, ser fakturaer og mottar meldinger fra organisasjonen.
GDPR - håndtering av lovregulerte krav til personvern

 Organisasjoner som bruker medlemssystemer 
Medlemssystemer brukes av ideelle, frivillige og kommersielle organisasjoner som har medlemmer. Typiske brukere av et medlemssystem er fagforeninger, pasientorganisasjoner, politiske partier og interesseforeninger. For denne typen organisasjoner er medlemssystemet det mest sentrale IT-verktøyet.

 Brukergrupper 
Et medlemssystem brukes av ulike brukergrupper som gjør oppgaver innen ulike funksjonsområder. De typiske brukergruppene er:
 Sentraladministrasjon – medlemsadministrasjon, oppretting av kurs og konferanser, kontingentfakturering og medlemsdialog
 Lokallagsledere – medlemsadministrasjon, uttrekk av medlemslister og medlemsdialog
 Tillitsvalgte – medlemsadministrasjon, uttrekk av medlemslister og medlemsdialog
 Medlemmer – dialog med organisasjonen, påmelding til aktiviteter og selvbetjent profiloppdatering

 Leverandører 
Leverandørene av medlemssystemer differensierer seg mot ulike størrelser og fagområder i organisasjonsmarkedet. Medlemssystemene kan i hovedsak deles inn i tre kategorier: Lokal installasjon, online enkel standard og online tilpasset standard.

 Referanser 

Kategori:Informasjonssystemer
Kategori:Programvare