Sistem pengurusan dokumen

Sistem Pengurusan Dokumen (DMS) biasanya merujuk kepada sistem berkomputer yang digunakan untuk menyimpan, berkongsi, menjejaki, dan menguruskan fail atau dokumen. Sesetengah sistem termasuk penjejakan sejarah di mana log pelbagai versi yang dibuat dan diubahsuai oleh pengguna yang berbeza direkodkan. Istilah ini mempunyai beberapa pertindihan dengan konsep sistem pengurusan kandungan. Ia sering dilihat sebagai komponen dalam Sistem Pengurusan Kandungan Enterprise (ECM) dan berkaitan dengan pengurusan aset digital, pengimejan dokumen, sistem aliran kerja, dan sistem pengurusan rekod.

 Sejarah 
Walaupun kebanyakan sistem Pengurusan Dokumen Elektronik (EDM) menyimpan dokumen dalam format asal seperti Microsoft Word atau Excel, PDF, beberapa sistem pengurusan dokumen berdasarkan web mula menyimpan kandungan dalam bentuk HTML. Sistem pengurusan dokumen berdasarkan HTML ini boleh berfungsi sebagai sistem penerbitan atau sistem pengurusan asas.Policy Management System  Kandungan ditangkap menggunakan editor berdasarkan pelayar atau melalui pengimportan dan penukaran kandungan bukan HTML. Menyimpan dokumen sebagai HTML memudahkan aliran kerja teks penuh kerana kebanyakan enjin carian dapat berurusan dengan HTML secara langsung. Sistem Pengurusan Dokumen yang tidak menyimpan dalam format HTML memerlukan proses ekstraksi teks dari format propietari, menjadikan aliran kerja carian teks penuh sedikit lebih rumit.

Keupayaan carian termasuk pertanyaan boolean, analisis kluster, dan stemming Stemming: Making searching easier  telah menjadi komponen penting dalam Sistem Pengurusan Dokumen (DMS) apabila pengguna telah membiasakan diri dengan cara carian di internet dan menghabiskan lebih sedikit masa untuk menguruskan kandungan mereka.

 Komponen 
Sistem Pengurusan Dokumen (DMS) biasanya menyediakan beberapa komponen utama yang termasuk storan, versi, metadata, keselamatan, serta keupayaan pengindeksan dan pengambilan semula. Berikut adalah penerangan mengenai komponen-komponen ini:
TopikPeneranganMetadataMetadata biasanya disimpan untuk setiap dokumen. Metadata boleh merangkumi tarikh dokumen akan disimpan dan identiti pengguna yang menyimpannya, sebagai contoh. Sistem Pengurusan Dokumen (DMS) juga boleh mengekstrak metadata dari dokumen secara automatik atau meminta pengguna menambah metadata. Sesetengah sistem juga menggunakan pengenalan aksara optik pada imej yang diimbas, atau melakukan pengekstrakan teks pada dokumen elektronik. Teks yang diekstrak kemudiannya boleh digunakan untuk membantu pengguna dalam mencari dokumen dengan mengenal pasti kata kunci yang mungkin atau menyediakan kemampuan carian teks penuh, atau boleh digunakan sendiri. Teks yang diekstrak juga boleh disimpan sebagai komponen metadata, disimpan bersama dokumen, atau dipisahkan dari dokumen sebagai sumber untuk mencari koleksi dokumen. IntegrasiBanyak sistem pengurusan dokumen cuba menyediakan fungsi pengurusan dokumen secara langsung kepada aplikasi lain, supaya pengguna boleh mendapatkan dokumen sedia ada terus dari penyimpanan sistem pengurusan dokumen, membuat perubahan, dan menyimpan dokumen yang telah diubah kembali ke penyimpanan sebagai versi baru, tanpa meninggalkan aplikasi. Integrasi seperti ini biasanya tersedia untuk pelbagai perisian seperti sistem pengurusan alur kerja dan sistem pengurusan kandungan, biasanya melalui antara muka pemrograman aplikasi (API) menggunakan piawai terbuka seperti ODMA, LDAP, WebDAV, dan SOAP atau perkhidmatan web RESTful.MenangkapProses pengambilan utamanya melibatkan penerimaan dan pemprosesan imej dokumen kertas daripada pembaris atau pencetak serba guna. Perisian Pengenalan Aksara Optik (OCR) sering digunakan, sama ada terintegrasi dalam perkakasan atau sebagai perisian berdiri sendiri, untuk menukarkan imej digital kepada teks yang boleh dibaca mesin. Perisian Pengenalan Aksara Optik (OMR) kadang-kadang digunakan untuk mengekstrak nilai-nilai pada petak semak atau bulatan. Proses pengambilan juga boleh melibatkan penerimaan dokumen elektronik dan fail berdasarkan komputer lain.Pengesahan dataPeraturan pengesahan data boleh menyemak kegagalan dokumen, tandatangan yang hilang, nama yang salah eja, dan isu-isu lain, serta mencadangkan pilihan pembetulan secara masa nyata sebelum mengimport data ke dalam Sistem Pengurusan Dokumen (DMS). Pemprosesan tambahan dalam bentuk harmonisasi dan perubahan format data juga boleh diterapkan sebagai sebahagian daripada pengesahan data. PengindeksanPengeindeksan menjejaki dokumen elektronik. Pengeindeksan boleh se-simple menyimpan pengenal unik dokumen; tetapi seringkali ia mengambil bentuk yang lebih kompleks, menyediakan klasifikasi melalui metadata dokumen atau malah melalui indeks perkataan yang diekstrak dari kandungan dokumen. Pengeindeksan wujud terutamanya untuk menyokong pertanyaan dan pengambilan maklumat. Satu bidang yang penting untuk pengambilan yang cepat adalah penciptaan Topologi atau skema indeks. PenyimpananPenyimpanan dokumen elektronik. Penyimpanan dokumen ini seringkali melibatkan pengurusan dokumen yang sama; di mana dokumen tersebut disimpan, berapa lama, migrasi dokumen dari satu media penyimpanan ke media lain (pengurusan penyimpanan hierarki), dan akhirnya pemusnahan dokumen.Pengambilan semulaPengambilan dokumen elektronik dari penyimpanan. Walaupun konsep untuk mengambil dokumen tertentu adalah mudah, pengambilan dalam konteks elektronik boleh menjadi agak kompleks dan berkuasa. Pengambilan mudah untuk dokumen individu dapat disokong dengan membenarkan pengguna menentukan pengenal dokumen unik, dan sistem menggunakan indeks asas (atau pertanyaan tanpa indeks pada storan datanya) untuk mengambil dokumen tersebut. Pengambilan yang lebih fleksibel membolehkan pengguna menentukan sebahagian daripada frasa carian yang melibatkan pengenal dokumen dan/atau bahagian metadata yang dijangka. Ini biasanya akan mengembalikan senarai dokumen yang sepadan dengan terma carian pengguna. Sesetengah sistem menyediakan kemampuan untuk menentukan ungkapan Boolean yang mengandungi beberapa kata kunci atau frasa contoh yang dijangkakan wujud dalam kandungan dokumen. Pengambilan untuk jenis pertanyaan ini boleh disokong oleh indeks yang telah dibina sebelumnya, atau boleh menjalankan carian yang lebih memakan masa melalui kandungan dokumen untuk mengembalikan senarai dokumen yang mungkin relevan. Lihat juga Pengambilan Dokumen.PengagihanSebuah dokumen yang siap untuk diedarkan harus dalam format yang tidak dapat diubah dengan mudah. Salinan asal master dokumen biasanya tidak pernah digunakan untuk pengedaran; sebaliknya, pautan elektronik ke dokumen itu sendiri lebih biasa. Jika suatu dokumen akan diedarkan secara elektronik dalam persekitaran yang diatur, maka kriteria tambahan harus dipenuhi, termasuk jaminan penjejakan dan pemberian nombor versi, bahkan di antara sistem lain. Pendekatan ini berlaku untuk kedua-dua sistem yang digunakan untuk pertukaran dokumen, jika integriti dokumen itu penting.KeselamatanKeselamatan dokumen adalah penting dalam banyak aplikasi pengurusan dokumen. Keperluan pematuhan untuk beberapa dokumen boleh menjadi cukup kompleks bergantung kepada jenis dokumen tersebut. Sebagai contoh, di Amerika Syarikat, piawai seperti ISO 9001 dan ISO 13485, serta peraturan FDA (Pentadbiran Makanan dan Dadah Amerika Syarikat), menentukan bagaimana proses kawalan dokumen seharusnya ditangani. Sistem pengurusan dokumen mungkin mempunyai modul pengurusan hak akses yang membolehkan pentadbir memberikan akses kepada dokumen berdasarkan jenis kepada hanya beberapa orang atau kumpulan orang tertentu. Penandaan dokumen pada waktu pencetakan atau pembuatan PDF adalah elemen penting untuk mencegah perubahan atau penggunaan yang tidak disengajakan.Aliran kerjaAlur kerja (workflow) adalah proses yang kompleks, dan sesetengah sistem pengurusan dokumen mempunyai modul alur kerja yang tersendiri atau boleh berintegrasi dengan alat pengurusan alur kerja. Terdapat berbagai jenis alur kerja. Penggunaan bergantung kepada persekitaran di mana sistem pengurusan dokumen elektronik (EDMS) diterapkan. Alur kerja manual memerlukan pengguna untuk melihat dokumen dan memutuskan kepada siapa harus menghantarkannya. Alur kerja berdasarkan peraturan membolehkan seorang pentadbir membuat peraturan yang mengatur aliran dokumen melalui organisasi: sebagai contoh, invois melalui proses kelulusan dan kemudian dihantar ke bahagian akaun bayaran. Peraturan dinamik membolehkan cabang-cabang dicipta dalam proses alur kerja. Contoh mudah adalah memasukkan jumlah invois dan jika jumlahnya lebih rendah daripada jumlah tertentu yang ditetapkan, ia mengikuti laluan yang berbeza melalui organisasi. Mekanisme alur kerja yang lebih canggih boleh memanipulasi kandungan atau memberikan isyarat kepada proses luar semasa peraturan ini berkuat kuasa.KerjasamaKerjasama sepatutnya menjadi unsur asas dalam EDMS. Dalam bentuk asasnya, EDMS yang kolaboratif seharusnya membolehkan pengguna yang dibenarkan mengambil dan bekerja pada dokumen tersebut. Akses harus ditutup kepada pengguna lain semasa kerja dilakukan pada dokumen. Bentuk kolaborasi yang lebih canggih berfungsi secara masa nyata, membolehkan beberapa pengguna melihat dan mengubah (atau menandai) dokumen pada masa yang sama. Dokumen yang dihasilkan adalah menyeluruh, termasuk semua tambahan pengguna. Kerjasama dalam sistem pengurusan dokumen bermaksud bahawa pelbagai penandaan oleh setiap pengguna individu semasa sesi kolaborasi direkodkan, membolehkan sejarah dokumen dipantau. VersiVersi merupakan proses di mana dokumen disemak masuk atau keluar dari sistem pengurusan dokumen, membolehkan pengguna mendapatkan versi sebelumnya dan meneruskan kerja dari titik yang dipilih. Versi berguna untuk dokumen yang berubah seiring masa dan memerlukan pembaharuan, tetapi mungkin perlu untuk kembali atau merujuk kepada salinan sebelumnya. MencariPencarian mencari dokumen dan folder menggunakan ciri-ciri templat atau pencarian teks penuh. Dokumen boleh dicari menggunakan pelbagai ciri dan kandungan dokumen.Carian bersekutuIni merujuk kepada keupayaan untuk memperluaskan keupayaan carian untuk mendapatkan hasil dari pelbagai sumber, atau dari pelbagai Sistem Pengurusan Dokumen (DMS) dalam satu perniagaan. PenerbitMenerbitkan sebuah dokumen melibatkan prosedur-prosedur seperti penyelidikan kembali, penilaian oleh rakan sejawat atau orang ramai, memberikan kebenaran, mencetak dan meluluskan, dan sebagainya. Langkah-langkah tersebut memastikan kecemasan dan pemikiran logik. Sebarang penanganan yang ceroboh boleh mengakibatkan ketidak tepatan dokumen dan oleh itu menyesatkan atau menggangu pengguna dan pembaca dokumen tersebut. Dalam industri yang diatur undang-undang, beberapa prosedur perlu diselesaikan seperti yang dibuktikan oleh tandatangan yang berkaitan dan tarikh di mana dokumen itu ditandatangani. Sila rujuk kepada bahagian ISO ICS 01.140.40 dan 35.240.30 untuk maklumat lanjut.

Dokumen yang diterbitkan seharusnya berada dalam format yang tidak dapat diubah dengan mudah tanpa pengetahuan atau alat khusus, dan namun ia adalah bacaan sahaja atau mudah alih.Pengeluaran semula salinan kerasPembaruan dokumen/gambar seringkali diperlukan dalam sistem pengurusan dokumen, dan peranti output yang disokong serta kemampuan reproduksi harus diambil kira. 

 Penyeragaman 
Banyak persatuan industri menerbitkan senarai mereka sendiri untuk piawaian kawalan dokumen tertentu yang digunakan dalam bidang tertentu mereka. Berikut adalah senarai beberapa dokumen ISO yang berkaitan, termasuk dalam bahagian ICS 01.140.10 dan 01.140.20. ISO juga telah menerbitkan satu siri piawaian mengenai dokumentasi teknikal, yang tercakup dalam bahagian 01.110. 

 ISO 2709 Maklumat dan dokumentasi – Format untuk pertukaran maklumat
 Maklumat dan dokumentasi ISO 15836 – Set elemen metadata Teras Dublin
 ISO 15489 Maklumat dan dokumentasi – Pengurusan rekod
 ISO 21127 Maklumat dan dokumentasi – Ontologi rujukan untuk pertukaran maklumat warisan budaya
 Maklumat dan dokumentasi ISO 23950 – Pendapatan semula maklumat (Z39.50) – Definisi perkhidmatan aplikasi dan spesifikasi protokol
 ISO 10244 Pengurusan dokumen – Pendahuluan dan analisis proses perniagaan
 Pengurusan Dokumen ISO 32000 – Format dokumen mudah alih
 Spesifikasi ISO/IEC 27001 untuk sistem pengurusan keselamatan maklumat

 Kawalan dokumen 
Peraturan kerajaan biasanya menuntut syarikat dalam industri tertentu untuk mengawal dokumen mereka dengan ketat. Pengurus Dokumen bertanggungjawab untuk menjalankan kawalan dokumen ini. Industri yang terlibat termasuk perakaunan (contohnya: Arahan EU Ke-8, Akta Sarbanes-Oxley), keselamatan makanan (contohnya Akta Pemodenan Keselamatan Makanan di AS), ISO (seperti yang dinyatakan di atas), pembuatan peranti perubatan (FDA), pembuatan darah, sel manusia dan produk tisu (FDA), penjagaan kesihatan (JCAHO), dan teknologi maklumat (ITIL). Beberapa industri beroperasi di bawah keperluan kawalan dokumen yang lebih ketat kerana jenis maklumat yang mereka simpan melibatkan privasi, waranti, atau tujuan lain yang dikawal selia. Contoh-contoh termasuk maklumat kesihatan yang dilindungi (PHI) seperti yang diperlukan oleh HIPAA atau dokumen projek pembinaan yang diperlukan untuk tempoh jaminan. Pelan strategik sistem maklumat (ISSP) boleh membentuk sistem maklumat organisasi dalam jangka masa pendek hingga panjang. 

Dokumen yang disimpan dalam sistem pengurusan dokumen, seperti prosedur, arahan kerja, dan pernyataan dasar, menyediakan bukti dokumen yang terkawal. Kegagalan untuk mematuhi boleh menyebabkan denda, kehilangan perniagaan, atau merosakkan reputasi perniagaan.

Kawalan dokumen termasuk: 

 menyemak dan meluluskan dokumen sebelum dikeluarkan
 memastikan perubahan dan semakan dikenal pasti dengan jelas
 memastikan bahawa versi dokumen yang berkaitan tersedia di "tempat penggunaan" mereka
 memastikan dokumen kekal boleh dibaca dan dikenal pasti
 memastikan bahawa dokumen luaran (seperti dokumen yang dibekalkan pelanggan atau manual pembekal) dikenal pasti dan dikawal
 menghalang penggunaan "tidak disengajakan" dokumen usang

Keperluan untuk kawalan dokumen ini merupakan sebahagian daripada kos pematuhan organisasi, selain dari fungsi berkaitan seperti pegawai perlindungan data dan audit dalaman.

 DM bersepadu 
Pengurusan dokumen bersepadu merangkumi teknologi, alat, dan kaedah yang digunakan untuk menangkap, mengurus, menyimpan, memelihara, menghantar, dan membuang 'dokumen' merentas perniagaan. Dalam konteks ini, 'dokumen' merujuk kepada pelbagai aset maklumat termasuk imej, dokumen pejabat, grafik dan lukisan, serta objek elektronik baharu seperti laman web, e-mel, mesej segera, dan video.

 Perisian pengurusan dokumen 
Dokumen kertas telah digunakan secara meluas dalam menyimpan maklumat selama bertahun-tahun. Walaupun begitu, penggunaan kertas boleh menjadi mahal dan, jika digunakan secara berlebihan, boleh membazir. Perisian pengurusan dokumen bukan sekadar alat, tetapi ia membolehkan pengguna menguruskan akses, menjejak, dan mengedit maklumat yang disimpan. Perisian pengurusan dokumen boleh diibaratkan sebagai kabinet elektronik yang memungkinkan penyusunan semua fail kertas dan Digital. Perisian ini membantu perniagaan untuk mengubah kertas menjadi fail digital dan menyimpannya dalam satu lokasi setelah diimbas dan diimport dalam format digital.Chaouni, Mamoun (5 February 2015). "7 Powerful Advantages of Using a Document Management System"  Salah satu faedah utama pengurusan dokumen digital ialah ciptaan persekitaran "selamat gagal" untuk melindungi semua dokumen dan data. Terutamanya dalam industri pembinaan berat, perisian pengurusan dokumen membolehkan ahli pasukan untuk melihat dan memuat naik dokumen dengan selamat bagi projek yang ditugaskan kepada mereka dari mana-mana dan pada bila-bila masa, membantu menyelaraskan operasi seharian.

 Rujukan 

 Pautan luar