Mesyuarat

Mesyuarat ( serapan  terbitan kata kerja  syāwara "berunding")  ialah sebentuk komunikasi formal yang dilakukan dalam sesuatu pertubuhan yang bertujuan untuk membuat sesuatu keputusan atau menyelesaikan sebarang masalah berbangkit. Mesyuarat yang sah harus dihadiri dengan sebilangan ahli pertubuhan berkenaan seperti mana diperuntukan dalam tataurusan persatuannya yang berkenaan. Pada lazimnya, kebanyakan pertubuhan akan menentukan kehadiran dua pertiga  daripada ahlinya sebagai kuorum untuk mengesahkan mesyuarat. Mesyuarat yang gagal mencapai kehadiran ahlinya sebagaimana ditentukan oleh tataurusan persatuan, dianggap tidak sah dan sebarang keputusan yang dicapai tidak boleh dianggap sebagai keputusan yang mewakili pertubuhan berkenaan.

Ciri-ciri mesyuarat
Mesyuarat bukan sekadar perbincangan, sebaliknya ia merupakan perbincangan yang memiliki ciri-ciri seperti di bawah:

Mesyuarat harus diadakan dan dikawal oleh seorang pengerusi. Lazimnya,  pengerusi mesyuarat pada masa yang sama merupakan pengerusi dalam sesuatu pertubuhan. 
Semua orang yang harus menghadiri mesyuarat akan dipanggil oleh seorang setiausaha. Pada lazimnya, bagi mesyuarat yang penting, notis akan dihantar kepada mereka yang terlibat dua minggu sebelum mesyuarat diadakan.
Semua perkara yang dibincangkan dalam mesyuarat harus dicatat secara hitam putih oleh setiausaha.
Mesyuarat harus dijalankan menurut tatacara mesyuarat.

Tatacara mesyuarat
Sebagai satu bentuk komunikasi yang formal, mesyuarat mempunyai tatacaranya yang tertentu. Setiap pertubuhan mempunyai tatacara mesyuaratnya yang tersendiri, tetapi pada umumnya, tatacara mesyuarat adalah seperti di bawah:

Peringkat pra-mesyuarat
Perancangan: Pengerusi merupakan orang yang merancang mesyuarat. Beliau akan menentukan apa yang harus dibincangkan dalam mesyuarat, tarikh, masa dan tempat mesyuarat diadakan. 
Pengumuman: Selepas peracangan mesyuarat telah siap maka pengumuman akan disiarkan kepada mereka yang terlibat. Pada lazimnya, pengumuman ini akan dilakukan melalui notis yang mengandungi butiran mengenai, tempat, masa dan tarikh mesyuarat, serta agenda mesyuarat(perkara yang akan dibincangkan).
Persediaan: Selepas menerima notis, ahli terlibat harus bersedia untuk mesyuarat. Mereka harus menyediakan semua dokument yang diperlukan. Selain itu memikirkan apa yang harus dikemukan dalam mesyuarat.

Peringkat dalam mesyuarat
Permulaan: Mesyuarat boleh bermula sekiranya masa yang ditetapkan sudah sampai dan kehadiran ahli sudah mencapai bilangan yang ditetapkan oleh peraturan yang ditetapkan dalam sebuah institusi (biasanya 2/3 daripada jumlah ahli). Sekiranya, ahli yang hadir tidak cukup semasa waktu mesyuarat sudah sampai, pengerusi boleh menangguhkan mesyuarat untuk setengah jam. Sekirannya masih tidak sampai, maka mesyuarat terpaksa dibatalkan. 
Pembukaan: Mesyuarat akan dimulakan oleh pengucapan pengerusi. Pengerusi akan mengenalkan tujuan mesyuarat kepada ahlinya.
Pengesahan Minit Mesyuarat Lepas: Minit mengenai mesyuarat yang ditulis oleh setiausaha harus disemak dan disahkan oleh ahli sebelum ahli mesyuarat membincangkan perkara lain. Ini adalah kerana minit mesyuarat ini mewakili apa yang dibincangkan oleh ahli pada mesyuarat yang lepas dan ini adalah tanggung jawab mereka untuk mengesahkan kebenaran minit mesyuarat ini. 
Perbincangan menurut Agenda: Agenda merupakan tajuk yang menjadi topik perbincangan dalam sesuatu mesyuarat. Ahli mesyuarat harus berbincang dengan menuruti agenda yang ditentukan oleh pengerusi. Pada peringkat ini, pengundian akan dilakukan sekiranya keputusan perlu dibuat dalam sesuatu pertubuhan.
Pembangkitan Perkara Berbangkit: Perkara berbangkit ialah tajuk perbincangan di luar agenda yang dibangkitkan semasa mesyuarat dijalankan.  Ahli mesyuarat akan diberi peluang untuk membangkitkan perkara berbangkit  selepas melalui ke semua agenda. Perkara berbangkit ini akan diterima sekiranya tidak menerima bantahan daripada pengerusi dan juga ahli-ahli yang lain.
Penutup: Mesyuarat boleh ditamatkan oleh pengerusi sekirannya kesemua perkara harus dibincangan telah dibincangkan, ataupun apabila pengerusi berasa bahawa meneruskan mesyuarat itu tidak akan mendatangkan hasil.  Bagi menutup mesyuarat itu, pengerusi mungkin berkata, "Dengan ini, saya menangguhkan mesyuarat dengan rasminya"

Rujukan

Sumber utama
Omardin Haji Ashaari. Kaedah Mengendalikan Mesyuarat. 1996. Kuala Lumupur: Dewan Bahasa dan Pustaka.


Kategori: Pengurusan
Kategori: Kajian organisasi dan pengurusan sumber manusia

Kategori: Komunikasi
Kategori: Pentadbiran