Audit Kewangan Sekolah

Audit dan pengauditan adalah  perkara penting dalam pengurusan sesebuah organisasi.  Setiap organisasi tidak akan terlepas daripada pengurusan kewangan.  Pengurusan kewangan melibatkan    akauntabiliti yang amat diperlukan. Justeru itu audit dan pengauditan amat penting dalam mengekalkan akauntabiliti.Laporan audit yang  berkualiti   dapat meningkatkan akauntabiliti awam bagi mencapai kecemerlangan pengurusan  kewangan.

Di peringkat sekolah , pengauditan   menjurus kepada kewangan yang melibatkan sumber  kewangan  kerajaan.  Sumber Wang Kerajaan lebih dititikberatkan  berbanding  dengan  sumber  kewangan yang lain. 

Kewangan Persatuan Ibu Bapa  dan Guru  diaudit oleh  juruaudit dalaman yang dilantik oleh PIBG. Sementara  kewangan Koperasi Sekolah diaudit oleh pegawai daripada Jabatan Koperasi. 

Pengauditan  kewangan di sekolah terbahagi kepada beberapa peringkat iaitu  :
	Audit Dalaman
	Audit Luaran

Audit Dalaman 
Pengauditan Dalaman  biasanya  dilakukan  oleh  guru-guru yang dilantik oleh pengetua. Biasanya  guru-guru ini mempunyai kemahiran dan pengalaman dalam  pelajaran Prinsip Akaun atau   pelajaran  Perdagangan.

Audit Luaran 
Pengauditan Luaran  dilakukan oleh pegawai yang  datang dari  Jabatan Pendidikan Negeri.   Pegawai-pegawai ini akan memastikan pengurusan kewangan  berjalan   dengan lancar.

Pada peringkat Kementerian Pendidikan, Unit Audit Dalam ditubuhkan   pada tahun 1982 setelah  keluar arahan melalui pekeling :
	Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 2 Tahun 1979
	Pekeliling Am Bilangan 2 Tahun 1982.
Unit Audit Dalaman ini akan membantu Ketua Setiausaha Kementerian   dalam  membuat pemeriksaan audit.

1995,   dibentuk Bahagian Audit Sekolah. Bahagian Audit Sekolah ini  merupakan   cantuman Unit Audit Dalaman dan Cawangan Audit Sekolah.

Kerja-kerja pengauditan ini   tertakluk kepada  banyak pekeliling yang dikeluarkan oleh kerajaan . Antaranya ialah  :
	Pekeliling Perbendaharaan Bilangan  2/ 1979  mengenai Audit Dalaman di agensi-agensi Kerajaan Pusat
	Semua arahan  dan peraturan yang ditetapkan  oleh Kementerian Pendidikan
	Pengauditan mestilah  mematuhi piawaian  yang ditetapkan oleh International Organisation of Supreme Audit Instition.  




Definisi 

“ Official examination of accounts to see that they are in order” (Oxford 2001)

Audit adalah suatu proses sistematik untuk memperoleh dan menilai bukti secara objektif mengenai pernyataan tentang kegiatan kewangan, dengan tujuan untuk menentukan kesesuaian antara pernyataan-pernyataan tersebut dengan kriteria yang telah ditetapkan, serta penyampaian hasil-hasilnya kepada pemakai yang berkepentingan.

“ Internal auditing is an independent, objective assurance ang consulting activity designed to add value and improve an organization’s operations. It helps an organization accomplish its objectives by bringing a systematic, disciplined approach to evaluate and improve the effectiveness of risk management, control, and governance process”
(Jlamber 1999)

Fungsi

Fungsi utama pengauditan   dalam pengurusan kewangan sekolah ialah  :

	Mengkaji dan menilai operasi pengurusan kewangan sekolah diuruskan dengan teratur bagi memastikan dasar, peraturan dan undang-undang yanh digubal oleh Kementerian Pendidikan dipatuhi oleh pihak pengetua atau  guru besar.
	Mengkaji dan menilai operasi-operasi pengurusan dari segi kesempurnaan, kemampuan, kecekapan, keberkesanan dan ekonominya..
	Menentukan kekukuhan, kesempurnaan dan kemampuan rekod-rekod dan sistem perakaunan, sistem maklumat pengurusan serta sistem kawalan dalaman.
	Membuat laporan  hasil pengauditan dan   mengesyorkan langkah-langkah yang  sistematik kepada Pusat Tanggungjawab.
	Menyiasat  secarsa khusus sekiranya   berlaku sebarang penyelewengan  menurut arahan  Ketua Setiausaha Kementerian Pendidikan.
	Membantu Perbendaharaan Negara  bagi memantapkan lagi dasar ,  prosedur,  sistem dan skop Audit Dalam.

Apa yang hendak diaudit

Di dalam proses pengauditan, pihak audit akan menghantar surat kepada pihak sekolah melalui Pejabat Audit Sekolah Negeri, Bahagian Audit Sekolah Dan Audit Dalam, Kementerian Pendidikan Malaysia memberitahu jadual atau masa pegawai Bahagian Audit akan membuat pengauditan di sekolah-sekolah yang berkaitan. Misalnya Sekolah Menengah Kebangasaan Ghafar Baba dijadualkan pada 01.6.2000 hingga 19.6.2000. (Lihat Lampiran    )

Di samping itu pihak audit juga  menyatakan bahan atau rekod perakaunan yang perlu disediakan. Di antaranya ialah :-
	Buku Tunai bagi semua Kumpul Wang yang dikendalikan
	Buku Kedatangan murid dan penyata bulanan termasuk tahun sebelum dan tahun semasa
	Buku Stok dan Buku Daftar Harta Sekolah
	Buku Resit Terimaan
	Buku Kegunaan Telefon
	Buku Perbelanjaan Pos
	Buku Panjar Wang Runcit
	Buku rekod penghuni asrama (Jika ada)
	Penyata Bank, slip masuk bank, pangkal cek termasuk bulan Januari
	Sijil Simpanan Tetap, Sijil Baki akhir bank, sijil Pelaburan lain.
Satu salinan fotostat PCG	
 Satu salinan Carta Organisasi/ Carta Aliran Pembayaran  
Yuran
 Satu salinan perjanjian kantin dan kedai buku
	Baucer penerimaan bantuan pelajaran dan lain-lain peruntukan kerajaan
	Dokumen-dokumen penyokong setiap pembayaran  (bil / invois)
	Dokumen-dokumen berhubung dengan semua jenis biasiswa
	Dokumen-dokumen berhubung dengan perjanjian
	Surat kelulusan Jabatan Pendidikan Negeri / Bahagian Teknik dan Vokasional termasuk viremen hapuskira dan sebagainya.
	Buku rekod jualan, belian bagi projek yang dikendalikan
	Penyata kira-kira seperti pada 31 Disember dari syarikat-syarikat yang berurusniaga dengan sekolah
	Dokumen-dokumen berkaitan dengan projek bantuan modal/ gotong royong
	Majalah Sekolah (Jika diterbitkan)
	Buku rekod penghuni asrama

Lain-lain dokumen yang diperlukan ialah:
	Jadual pecahan akaun belum terima dan akaun belum bayar seperti pada 31 Disember
	Senarai stok 
	Surat Pengakuan
	Borang Serahan Guru/Daftar kutipan harian
	Sijil Baki Bank pada 31 Disember 1999 dari pihak bank

Selain daripada itu terdapat juga kertas-kertas kerja yang dikehendaki iaitu:-
	Penerimaan dan Pendapatan
	Pembayaran dan Perbelanjaan

Sebarang bil /invois dan dokumen berkaitan yang ditulis dalam bahasa selain dari Bahasa Malaysia dan Bahasa Inggeris hendaklah diterjemahkan ke dalam Bahasa Malaysia dan disahkan oleh pengetua.

Di samping itu juga terdapat pesanan dari bahagian audit bagi memudahkan dan melancarkan lagi pengauditan dibuat. Turut disertakan juga nama pegawai yang menjalankan tugas sebagai pengauditan di sekolah berkenaan.

Salah urus kewangan sekolah 

Ada pelbagai kelemahan dan kesilapan  yang ditemui oleh Juruaudit Sekolah . Hasil penemuan  ketika pengauditan ini  diedarkan kepada semua   pengetua dan  guru besar .

Kesalahan ketika Penyediaan dan Penyerahan Penyata Kewangan

Juruaudit mendapati penyediaan Penyata Kewangan setiap tahun bagi sekolah-sekolah tidak memuaskan. 
Punca utama kesalahan dalam Penyata Kewangan ialah :
	Jumlah pendapatan terkurang atau terlebih dinyatakan kerana kesilapan dalam memperakaunkan terimaan tahun lalu dan terimaan tahun semasa yang tidak di ambil kira dalam pendapatan semasa.
	Jumlah perbelanjaan kurang tepat kerana terdapat bil-bil tahun lalu diambilkira sebagai perbelanjaan semasa.
	Kesilapan dalam penyediaan penyata untung rugi bagi akaun Kedai Buku.

Pada umumnya, Pengurusan Penyata Kewangan Sekolah masih mempunyai kelemahan dari segi penyelenggaraan dokumen dan rekod serta penyediaan penyata tersebut. Penyata kewangan kerapkali perlu dibetulkan kerana kesilapan atau ketinggalan yang material dan fundamental yang menjejaskan ketepatan angka-angka yang ditujukan dalam Penyata Kewangan Sekolah. Kesalahan ini adalah mengenai isu yang sama dan telah beberapa kali dilaporkan. Oleh itu pihak sekolah hendaklah memandang serius perkara ini, supaya kesalahan dan ketinggalan yang sama tidak akan berulang lagi

Dokumen terpenting ialah Buku Tunai.  Jika  Buku Tunai gagal dikemaskini,  pengetua tidak akan dapat mengetahui kedudukan kewangan semasa,  kedudukan kewangan sekolah,  kutipan yang diterima , penerimaan dan pembayaran   dan sistem  kawalan.Penyalahgunaan wang  mudah berlaku jika Buku Tunai tidak dikemaskini setiap masa.
Pengetua mestilah memastikan  wang di dalam bank sama dengan baki  wang di buku tunai. Sebaik-baiknya pengetua menyemak  dan menandatangani  akaun di Buku Tunai dengan  baki di bank adalah seimbang.

Langkah-langkah berikut dicadangkan bagi mengatasi kesalahan dalam Penyata  Kewangan :

	Pengetua dan Guru Besar hendaklah peka terhadap teguran dan nasihat Audit agar dapat mempertingkatkan kualiti pengurusan kewangan di sekolah. 
	Pengetua / Guru Besar perlu membuat penyelidikan yang rapi terhadap pegawai-pegawai di bawah jagaan bagi memastikan mereka memahami undang-undang, peraturan kewangan,pekeliling-pekeliling dan arahan-arahan yang diedarkan dari masa ke semasa supaya dapat melaksanakan tugas dengan lebih cekap.
	Sistem pemantauan (monitoring) dan susulan yang sedia ada perlu dipertingkatkan supaya lebih berkesan dan cekap. Pengetua / Guru Besar perlu memeriksa Buku Tunai dan Buku Resit bagi mengelakkan daripada berlakunya penyelewengan dan penyalahgunaan wang sekolah. Seterusnya Pengetua / Guru Besar hendaklah mengambil tindakan segera terhadap segala kelemahan yang dibangkitkan.  

 Audit Kewangan -Pengurusan Pendidikan 
Wang Belum diBank

Mengikut peraturan kewangan, Pengetua / Guru Besar hendaklah memastikan semua pungutan wang tunai diakaunkan ke dalam buku tunai dan dimasukkan ke bank. Peraturan ini penting dari segi kawalan dalaman untuk memastikan semua pungutan telah diakaunkan dengan betul dan sempurna.
Berdasarkan pengauditan yang dibuat, wang belum bank ini terbahagi kepada dua kategori .
	Kategori pertama merupakan kutipan yang sudah diterima dan dikeluarkan resit murid tetapi tidak diserahkan ke pejabat untuk direkodkan dalam Buku Tunai dan dimasukkan ke bank. 
	Kategori kedua pula adalah kutipan yang telah diserahkan ke pejabat dan dikeluarkan resit pejabat serta direkodkan dalam Buku Tunai tetapi belum dimasukkan ke bank.
Perkara ini berlaku kerana kurang penyeliaan oleh Pengetua / Guru Besar yang bertanggungjawab. Keadaan ini boleh memberi ruang kepada penyalahgunaan wang pungutan sekolah. Oleh itu, Pengetua / Guru Besar hendaklah membuat penyeliaan yang rapi bagi memastikan segala pungutan diakaunkan dan dibankkan tepat pada masanya.

Akaun Belum Bayar 

Akaun Belum Bayar merupakan tanggungan sekolah yang belum dijelaskan sehingga akhir tahun kewangan 1996 walaupun bekalan atau perkhidmatan telah diterima dalam tahun kewangan tersebut. 

Punca utama masalah ini ialah  daripada penyelenggaraan Daftar Bil yang tidak lengkap dan kemaskini. Tindakan lewat atau tidak menjelaskan bil-bil bukan sahaja menyalahi peraturan A.P 103 malah memberi gambaran yang pengurusan kewangan adalah tidak cekap. 
Akaun belum bayar ini biasanya melibatkan :
	Bil-bil daripada pembekal
	Bayaran balik gaji
	Bayaran kepada  KWSP 
	Lain-lain kepada pihak ketiga. 

Contohnya  sebuah sekolah di Melaka gagal membayar  kepada syarikat pembekal dari tahun  1991 hingga 1998. Kes ini  tentu menjejaskan reputasi baik Kementerian Pendidikan . Selain itu ia menganiayai  syarikat pembekal  tersebut. Sedangkan  syarikat itu perlukan pusingan   modal.

Pungutan Tanpa Mengeluarkan Resit

Arahan Perbendaharaan 60 menyatakan semua terimaan hendaklah dikeluarkan resit rasmi bagi mengakuterima wang yang dibayar kepada pihak sekolah. Pemeriksaan audit menunjukkan peraturan ini tidak dipatuhi sepenuhnya terutama sekolah tidak mengeluarkan resit semasa pungutan dibuat. Perkara ini berulang setiap tahun dan pegawai yang bertanggungjawab hendaklah memastikan bahawa peraturan kewangan dipatuhi setiap masa. Kes-kes yang dimaksudkan ini antaranya adalah terimaan seperti bantuan per kapita dan wang kedai buku. 

 Baucer Bayaran Tanpa Dokumen Sokongan

Mengikut Arahan Perbendaharaan 99a dan Arahan Perbendaharaan 107 setiap bayaran mestilah disokong dengan :
	baucer bayaran
	Bil
	Invois
	Resit
	Borang pesanan bagi mengelakkan bayaran palsu.
Semua perkara di atas amat  penting bagi menjaga akauntabiti.   Dokumen tersebut menjadi  bukti sahih  pembayaran telah dilakukan secara sah dan  dalam  pengetahuan pengetua sendiri . Selain itu  dokumen ini penting untuk  urusan stok dan  semakan pengurusan kewangan.

Tanpa   dokumen yang lengkap, pengetua akan dianggap  membuat pembayaran tanpa prosedur, tidak menjaga reputasi  Kementerian Pendidikan ,  membuat  keuntungan sendiri dan  menyeleweng daripada tugas  seorang pengetua.

Perbelanjaan Tanpa Kebenaran

Pemberian bantuan pelajaran ke sekolah-sekolah dan pungutan yang dibuat oleh sekolah adalah untuk tujuan tertentu bagi kepentingan murid-murid sahaja. Peruntukan yang telah disediakan untuk sesuatu tujuan hendaklah digunakan untuk maksud yang telah ditetapkan. Perbelanjaan selain daripada yang diluluskan adalah tidak dibenarkan kecuali mendapat kebenaran bertulis daripada Pusat Tanggungjawab atau pihak berwajib. 

Seringkali juga pengetua membuat perbelanjaan tanpa mengikut peruntukan yang ditetapkan.   Pengetua dan guru besar dianggap gagal merancang   dalam kewangan.

Sekiranya  peruntukan tidak mencukupi, maka  permohonan pindah peruntukan mestilah dikemukakan.

 Pembelian Melebihi Had

Barangan yang dibeli hendaklah tidak membazir dan  mestilah mendapat kebenaran daripada  Pusat Tanggungjawab.  Selalunya barangan  ini   mahal seperti pembelian  komputer dan  mesin cetak.  Sekiranya  sekolah masih ada peruntukan,  kelulusan pembelian akan diberi.

Peruntukan Tidak dibelanjakan

Kesan daripada peuntukan   yang tidak dibelanjakan akan menyebabkan  sekolah mempunyai lebihan wang yang banyak.  Jimat cermat tidak timbul  jika kelulusan untuk  pembelian  telah diberikan oleh   Pusat Tanggungjawab
Pelajar  yang terlibat  mungkin kekurangan bahan  jika peruntukan tidak dibelanjakan. Selalunya melibatkan peruntukan bagi mata pelajaran :
	Sains
	Kemahiran Hidup
	Pendidikan Seni.

Pengetua  atau Ketua bidang merasakan semua bahan  telah mencukupi dan tidak perlu sebarang pembelian  lagi. Ketua Panitia tidak peka   dengan keperluan  guru-guru dan para pelajar.  Perubahan    mendadak  dalam  pengajaran dan pembelajaran tidak diterima.


 Buku Daftar Kedatangan Murid Tidak Kemaskini
Bilangan pelajar  mestilah yang dilaporkan mestilah  sama dengan   di dalam Buku Daftar Pelajar. Buku Daftar Murid dapat membantu pengetua  membuat tuntutan perkapita.

 Lebihan Bayaran Gaji dan Elaun
Melalui pekeliling dari Kementerian Pendidikan  ( Rujukan KP(S) 1583/29 / Jld.9(71)  bertarikh 1 Julai 1999 )  mendapati  sekolah kerap  terlebih bayar gaji dan elaun kepada pegawai perkhidmatan pendidikan .   Pada tahun  1999, diadapati 441 kes lebihan  bayaran gaji dan elaun  yang melibatkan RM1.02 juta.  Kes ini melibatkan 308 sekolah yang  telah disiasat.

Ketua Audit Negara  dalam Laporan Audit 1997 amat memandang berat kes-kes sedemikian  dan  tentunya menjejaskan nama baik keseluruhan  Kementerian Pendidikan.
Punca utama  lebihan  bayaran gaji dan elain ini ialah :
	cuti tanpa gaji
	cuti separuh gaji
	meletak jawatan
	tindakan tatatertib ( buang kerja )
	elaun memangku /  tanggungkerja
	imbuhan tetap perumahan
	cuti bersalin  ( anak keenam dan seterusnya )
	 bertukar
	lain-lain
Strategi bagi mengatasi masalah lebihan   bayaran gaji dan  elaun ini pada masa depan ialah :
	Kenalpasti Pegawai Perkhidmatan Pendidikan  yang terlibat dalam lebihan bayaran gaji
	Kutip semula amaun yang  terlebih bayar
	Adakan Daftar Khas  Maklumat Pegawai Perkhidmatan  Pendidikan yang diberi kelulusan cuti tanpa / separuh  gaji dan lain-lain.
	Mengeluarkan nama pegawai / kakitangan  daripada Lembaran Gaji dengan serta merta dan sediakan Borang SG20 dan Kew 8.
	Pegawai Perkhidmatan Pendidikan yang memohon cuti separuh gaji atau  cuti tanpa gaji  hendalah menandatangani  Surat Akujanji.
	Hukuman dikenakan kepada   pengetua, guru besar atau pembantu  tadbir kewangan  . Antaranya ialah   tindakan  tatatertib dan surcaj kerana kecuaian dan  kegagalan mematuhi semua Arahan Perbendaharaan.

Kelemahan Juruaudit 
Melalui  Akta Pendidikan 1996,  Menteri Pendidikan atau pegawai-pegawai yang diberi kuasa  , hanya  membuat pemeriksaan  terhadap  penyata kira-kira sekolah kerajaan sahaja.  Juruaudit hanya  memeriksa sekolah yang menerima bantuan kerajaan sahaja.

Sekolah swasta tidak termasuk dalam  senarai juruaudit. Seringkali kerajaan dipersalahkan   jika berlaku  kelemahan di :
	Sekolah  di bawah  agensi MARA  Dan lain-lain agensi.
	Sekolah agama  di bawah Jabatan Pendidikan Negeri
	Sekolah swasta

Kuasa Juruaudit 
	Juruaudit Sekolah berhak melihat :
	Segala rekod
	Buku
	Baucer
	Dokumen
	Wang Tunai
	Setem
	Cagaran
	Barang-barang
	Harta benda lain yang tertakluk  kepada pengauditan.

Apa yang berlaku  , semua perkara di atas tidak  terletak di satu tempat. Ada kalanya sistem pengurusan   tidak teratur  dan   ada pihak pentadbiran  di sekolah tidak ambil peduli. Hal ini berlaku kepada pengetua atau  guru besar yang telah berumur dan hendak pencen.

Bilangan Kakitangan tidak mencukupi
Tidak ramai yang berminat  dengan kerja-kerja pengauditan  ini. Tidak semua mampu meneliti dan menyemak perkara-perkara yang kecil-kecil.  Tidak semua orang mampu melihat angka-angka di dalam penyata kewangan, resit dan sebagainya. Akhirnya perkara-perkara besar dan penting sahaja yang diselia .

Ada juga  yang mengatakan hanya   kaum perempuan yang mampu menyemak  perkara yang remeh-temeh . Orang perempuan dikatakan lebih tekun dan teliti.  Mereka lebih  cekap menjalankan   proses pengauditan di sekolah-sekolah.   Lagipun mereka lebih   mematuhi peraturan    dan  tidak menggunakan  budi bicara lansung.

Masa Tidak Mencukupi
Biasanya pegawai audit yang datang ke sekolah  datang dari  Jabatan Pendidikan Negeri.  Pegawai ini akan berulang-alik ke sekolah  mengikut waktu pejabat.  Bilangan pegawai yang datang  biasanya 2 orang.    Sekolah yang besar, masa yang lama   akan diambil untuk membuat pengauditan.  Jarak yang jauh seperti  dari Jabatan Pendidikan Negeri Selangor di Shah Alam ke   Sabak Bernam memakan masa yang lama untuk berulang-alik. Ia  juga melibatkan kos penginapan  , pengangkutan dan sebagainya.

Contohnya mereka terpaksa  memeriksa  buku resit yuran pelajar. Kalau ada 3000 pelajar di sekolah itu, maka 3000 helai salinan  yuran  diperiksa.  Jadi tidak mungkin   juruaudit  dapat memeriksa perkara-perkara sebegini.

Masih Teknik Tradisional
	Belum  ada proses pengauditan secara :
	berkomputer dan seragam di seluruh negara
	pengauditan secara on line
	penggunaan kamera digital atau kamera video.
	Rakaman suara.

Hanya melihat dokumen atau rekod yang disediakan 
Penyata Kewangan  yang disemak oleh  Juruaudit sebenarnya masih mempunyai kelemahan yang ketara.  Sekiranya semua  resit ada dan mencukupi, maka  pengurusan kewangan dikira bersih. Malangnya masih ada segelintir pentadbir memanipulasikan  penyata kewangan ini.

Pemeriksaan tidak menyeluruh 
Pemeriksaan hanya melihat   dari beberapa  contoh yang tertentu sahaja.  Juruaudit tidak  mampu memeriksa semua  perkara. Perkara-perkara yang kecil mungkin  dilepaskan begitu sahaja. 

Tiada Kepakaran 
Proses pengauditan memerlukan kemahiran dan kepakaran yang tertentu .  Kekurangan kepakaran ini berlaku pada :
	Pengetua  atau  guru besar
	Kerani dan kakitangan sekolah  yang lain
	Guru Juruaudit dalaman yang dilantik
	Pegawai audit yang datang.
Biasanya  kerani di sekolah lebih mengetahui   tentang pengurusan kewangan jika dibanding  dengan pengetua atau guru besar.  Dalam hal ini, pengetua atau guru besar akan mendengar    sahaja apa yang  diputuskan  oleh  kerani kewangan.

Kewangan Setahun diaudit dalam tempoh singkat
Pengetua / Guru besar wajib menjawab sebarang pertanyaan daripada Juruaudit dalam tempoh  30 hari dari tarikh pertanyaan. Ini  mengikut Pekeliling  Perbendaharaan  14/ 80.
	Di sini berlaku kelemahan manusia  seperti :
	Tidak  berekod
	Sistem fail tidak kemaskini

Pemeriksaan Mengejut 
Pengetua / Guru Besar dikehendaki menjalankan pemeriksaan mengejut wang tunai dan barang-barang berharga dari semasa ke semasa. 

Tetapi kemampuan manusia  terhad, tidak semua pengetua dan guru besar mampu melakukannya. Selalunya  Pengetua / Guru Besar percaya  bulat-bulat ( 100 % )  kakitangan bawahan.
Ketika membuat pemeriksaan  mengejut, perkara  berikut mestilah dilalukan  , iaitu :
	tarikh dan masa pemeriksaan
	nama pegawai yang diperiksa kerana wang tunai   dan bnarang-barang lain yang berada  di bawah jagaaannya
	amaun wang dan setem yang diamanahkan kepadanya.
	Hasil pemeriksaan
	Tandatangan dan jawatan pegawai pemeriksa.

Tidak Peka Dengan Aduan
Seringkali aduan daripada pihak -pihak tertentu  terhadap pengurusan kewangan sekolah tidak dihiraukan oleh  Jabatan Audit.  Di peringkat sekolah ,  kedengaran   berita-berita liar  tentang pengurusan  kewangan yang lemah. Contohnya  pembelian penyapu sehingga RM 18.00  sebatang . 

Aduan ini  tidak sampai ke Jabatan Audit .  Tidak ada saluran yang kemas  berhubung dengan   aduan penyelewengan . Jika sampai sekalipun   tindakan  tidak  tegas , senyap , pengap dan lepas begitu sahaja. Antara alasan yang sering diberikan  ialah    ada resit pembayaran.

Pada akhirnya    guru atau ibu bapa yang mengadu   akan berasa bosan  dan kecewa.  Mereka  tidak ambil peduli lagi.  Perasaan marah kepada  pengurusan kewangan sekolah yang lemah  ditujukan  kepada kerajaan .  Kerajaan  akan menjadi ‘mangsa’  ketika pilihanraya.

Sepatutnya  segala aduan direkodkan , tidak dicampakkan ke dalam tong sampah. Mungkin aduan tidak lengkap dengan maklumat yang sepatutnya.

Jabatan audit sepatutnya   tidak menunggu  aduan  dari sesiapa. Jika ada surat layang ,  gossip atau    berita yang tersiar di dalam surat khabar , Jabatan Audit atau BPR boleh  terus membuat penyiasatan.

Meminta Bantuan Biro Pencegahan Rasuah
Ada beberapa kes  pengurusan  sekolah yang  melibatkan  BPR .  Ada  pengetua / guru besar  yang didakwa dan disiarkan dalam suratkhabar.  Masyarakat guru akan melenting  apabila  surat khabar  menyiarkan keburukan yang berlaku di sekolah.

Alasan yang diberikan ialah   penyelewengan  kewangan di sekolah amat kecil.  Kesalahan ini dianggap kesalahan ikan-ikan  bilis sahaja. Mengapa  pihak BPR enggan menyiasat jerung-jerung  di jabatan lain  terutama sekali yang membabitkan ahli-ahli politik. Inilah andaian atau gossip yang biasa kita dengar.

Keupayaan BPR juga amat terhad. Banyak perkara yang perlu disiasat.  BPR menghadapi masalah :
	Aduan yang tidak lengkap. 
	Aduan lebih berbentuk  gossip dan menganiaya . Pengadu hanya mendengar dari pihak ketiga.
	Pembuat aduan enggan menjadi saksi.  Enggan menjadi saksi  telah  menjadi budaya di dalam masyarakat Malaysia. Pihak polis  sukar mendakwa seseorang kerana  ramai  yang enggan menjadi saksi.

Elak Daripada disiar dalam Akhbar
Di Malaysia menjadi  satu kecenderungan untuk menutup sesuatu kes bagi mengelakkan Kementerian mendapat malu.

Wartawan yang  menyiasat penyelewengan di sekolah  atau di jabatan-jabatan pendidikan  sukar sukar mendapatkan     maklumat daripada pengetua atau  guru besar. 

Malaysia ada   Akta Mesin Cetak, Akta Keselamatan Dalam Negeri  , Akta Hasutan yang melarang penyiaran berita sewenang-wenangnya. Akta-akta ini memang ada kebaikan.  

Tetapi penyiaran berita ‘penyelewengan ‘ juga ada  kebaikan , iaitu supaya  orang lain   akan tampil memberi maklumat tambahan dan pihak yang hendak  membuat salah akan berasa takut.   Bagaimanapun perkara  ini ada pro dan kontranya.

Ramai pihak takut kena saman. Saman-menyaman  telah menjadi menjadi  budaya di kalangan  kita.  Saman  malu ini melibatkan   tuntutan wang berjuta-juta ringgit.  

Biasanya orang luar   tidak akan dapat maklumat yang lengkap  tentang pengurusan kewangan sekolah.  Orang luar tidak dibenarkan mencapai segala maklumat  kewangan sekolah. Hanya pihak-pihak yang  bertanggungjawab sahaja   boleh mencapai   maklumat ini.   Jadi dalam hal ini  mungkin ada perkara-perkara yang tidak telus.  Orang luar mungkin  melihat sekolah / Jabatan / Kementerian  cuba  menyembunyikan sesuatu. Contoh   terkini ialah :
	Pembinaan kelas komputer.
	Pemasangan Astro di sekolah-sekolah.
	Pembinaan  tembok sekolah
	Projek mengecat sekolah

Cara Mengatasi

Ada beberapa strategi yang telah diambil bagi meningkatkan lagi mutu   pengurusan   kewangan di sekolah . Antaranya ialah  :

	Memperkemaskan sistem pengauditan di Pejabat Audit Sekolah
	Mengadakan program latihan bagi meningkatkan prestasi kerja
	Meningkatkan pengunaan komputer dan  sistem perisian yang lebih  mantap dan canggih
	Kemaskini peraturan dan  prosedur dan memastikan ia dipatuhi.I

Berdasarkan kepada penemuan-penemuan audit, dapat dibuat kesimpulan bahawa:-

	Pengetua / Guru Besar kurang melibatkan diri dalam pengurusan kewangan sekolah dan menyerahkan tugas-tugas urusan kewangan kepada pegawai-pegawai bawahan tanpa sebarang panduan dan pengawasan.
	Pengetua / Guru Besar kurang arif tentang prosedur perbelanjaan / bayaran dan ini menyebabkan perbelanjaan tanpa dokumen sokongan dibuat.
	Penyeliaan terhadap pungutan sekolah tidak dilaksanakan sepenuhnya dan ini menyebabkan berlakunya akaun belum terima setiap tahun.
	Penyemakan dan pemeriksaan terhadap rekod-rekod sekolah seperti buku tunai, daftar bil dan daftar stok buku resit tidak dijalankan secara regular oleh Pengetua / Guru Besar.
	Pematuhan kepada prosedur dan arahan kewangan juga tidak diberi penekanan oleh Pengetua / Guru Besar.
	Kakitangan kewangan kurang mendapat latihan dan ini menyebabkan banyak peraturan dan arahan kewangan tidak difahami sepenuhnya.

Tindakan Pengetua / Guru Besar 
Bagi memperbaiki kelemahan-kelemahan yang disebutkan, adalah dicadangkan Pengetua / Guru Besar mengambil langkah-langkah seperti berikut :-

	Pengetua / Guru besar perlu memupuk kesedaran tentang pentingnya penglibatan mereka dalam pengurusan kewangan supaya tahap akauntabiliti dapat dipertingkatkan.

	Pengetua / Guru Besar hendaklah merancang dan melakukan perbelanjaan dengan teratur selaras dengan peruntukan yang telah disediakan.

	Pengetua / Guru Besar yang bertanggungjawab hendaklah menyelia tugas-tugas pungutan sekolah dengan lebih cekap bagi mengelakkan penyelewengan dan penyalahgunaan pendapatan sekolah.

	Rekod-rekod sekolah hendaklah diperiksa secara regular oleh Pegawai-pegawai yang diberi kuasa.

	Pusat Tanggungjawab perlu menekankan tentang pentingnya pegawai-pegawai memahami dan mematuhi prosedur dan peraturan yang dikeluarkan oleh Kerajaan, Kementerian Pendidikan dan Pusat Tanggungjawab dari semasa ke semasa. Selain itu latihan dan kursus yang berkaitan dengan kewangan perlu diberikan kepada pegawai-pegawai untuk meningkatkan kefahaman dan kemahiran.

	Pusat Tanggungjawab hendaklah mengambil tindakan tegas terhadap pegawai-pegawai yang gagal mematuhi peraturan kewangan.

Kelewatan Penyerahan Penyata Tahunan. 
Menurut arahan Perbendaharaan Malaysia Kementerian/Jabatan yang mengendalikan Kumpulan Wang Amanah/Akaun  Amanah hendaklah mengemukakan penyata tahunan untuk diaudit tidak lewat dari 31 Mac tahun berikutnya.

Baki Akaun Tidak Bergerak
Bagi akaun Amanah yang tidak lagi aktif dan mempunyai baki di dalam akaun. Jadi akaun-akaun ini hendaklah ditentukan sama ada masih diperlukan atau sebaliknya dan pengawai yang bertanggungjawab hendaklah menutup akaun-akaun itu sekiranya tujuannya telah dicapai ataupun tidak dikehendaki lagi.

Kelemahan Kawalan Terimaan
Terdapat kelemahan di dalam mengakaunkan kutipan royalti daripada penerbit-penerbit buku telah tidak diselenggarakan ataupun direkodkan dengan lengkap dan kemas kini. Ada juga akaun yang tidak dikawal dengan sempurna di samping kelemahan memungut balik daripada peminjam-peminjam seperti Tabung Pinjaman Pelajar dalam tempoh yang telah ditetapkan akan menyebabkan wang tidak dapat dipusingkan semula untuk membantu orang lain untuk mendapat bantuan kewangan seperti Tabung Pinjaman Pelajar.

Bagi mengelakkan kelemahan di dalam pengurusan kewangan di semua peringkat khasnya di peringkat sekolah maka peraturan ataupun akta perlu dipatuhi dan diikuti agar dapat mengatasi beberapa kelemahan yang terdapat di dalam pengurusan kewangan.

Oleh sebab itu pihak sekolah hendaklah mengemukakan Penyata Kewangan Tahunan Sekolah kepada Audit Sekolah selewat-lewatnya pada 31 Mac tahun berikutnya, tetapi pihak sekolah dikehendaki menyerahkan Penyata Tahunan Kewangan Sekolah pada atau sebelum 28/29 Februari kepada Pusat Tanggung Jawab/Audit Sekolah supaya sekolah mempunyai tempoh untuk membetulkan penyata-penyata yang bermasalah.

Pengetua hendaklah memastikan segala dokumen lengkap yang mempunyai rekod perakaunan yang berkaitan dengan pengurusan kewangan sekolah diserahkan kepada juruaudit yang dilantik oleh Kementerian Pendidikan.

Terdapat dua bahagian dokuman disediakan  di dalam laporan audit berkenaan iaitu:-
	Dokumen Pertama
Laporan Audit, Surat Pemerhatian Audit dan Surat Pengakuan Pengetua
	Dokumen Kedua

Kumpulan Wang Kerajaan 
 Lembaran Imbangan, Penyata Pendapatan dan Perbelanjaan. Penyata Penerimaan dan Pembayaran dan Nota-nota Akaun.

Beberapa perkara yang berkaitan di dalam Lembaran Imbangan  untuk diaudit ialah harta, tanggungan dan  Kumpulan Wang Terkumpul. Bagi Penyata Pendapatan dan Perbelanjaan pula perkara yang diaudit ialah sumber pendapatan sekolah seperti LBPT/LPK, Perpustakaan dan penerimaan wang untuk mata pelajaran serta pelbagai. Semuanya merupakan jumlah pendapatan. Manakala bagi perbelanjaan yang diaudit pula ialah jumlah perbelanjaan termasuk LPBT/LPK , perpustakaan, penggunaan untuk mata pelajaran dan pelbagai.

Seterusnya bagi Penyata Penerimaan dan Pembayaran pula perkara yang diaudit ialah jumlah penerimaan termasuk gaji/elaun, LPBT/LPK, perpustakaan, mata pelajaran, faedah bank, yuran peperiksaan awam dan pelbagai. Manakala bagi jumlah pembayaran yang diaudit ialah perkara yang berkaitan gaji/elaun, LPBT/LPK , perpustakaan, mata pelajaran, biasiswa, faedah bank, yuran peperiksaan dan pelbagai.

Bagi memudahkan juruaudit memeriksa akaun Lembaran Imbangan ia akan diberi nombor dan diistilahkan sebagai nota. Di dalam hal ini nota yang dinomborkan di bahagian hadapan perkara. Misalnya Pelbagai   5. Bagi menjelaskan lagi berkaitan nota dan perkara di dalam Lembaran Imbagan kita lihat jadual di bawah:-
	Dasar Perakaunan (Syarat-syarat yang telah ditetapkan)
	Wang Pertaruhan
	Kumpulan Wang Terkumpul
	LPBT/LPK (Pendapatan)
	Pelbagai (Pendapatan)
	LPBT/LPK (Perbelanjaan)
	Faedah Bank (Perbelanjaan)
	Pelbagai (Perbelanjaan)
Di samping itu enrolman murid bagi tahun semasa dan jumlah bantuan pelajaran mengikut pecahan mata pelajaran turut disertakan sekali. Akhir sekali bagi perkara yang diaudit di dalam Kumpulan Wang Kerajaan ialah Penyata Penyesuaian Bank. Semua perkara di atas dikira pada 31 Disember bagi tahun berkenaan misalnya 31 Disember 1999.

Kumpulan Wang Suwa
Lembaran  Imbangan, Penyata Pendapatan dan Perbelanjaan, Penyata Penerimaan dan Pembayaran dan Nota-nota Akaun.

Bagi Kumpulan Wang Suwa (Kumpulan Sumber Wang Awam) perkara yang diaudit di dalam Lembaran Imbangan ialah harta, tanggungan dan Kumpulang Wang Terkumpul.

Manakala bagi Penyata Pendapatan dan Perbelanjaan, ia berkaitan dengan jumlah pendapatan yang diterima daripada yuran-yuran Khas, majalah, faedah bank, kantin dan pelbagai. Bagi jumlah perbelanjaan pula ialah digunakan juga untuk membayar yuran-yuran khas, majalah, faedah bank dan pelbagai. Penolakan di antara pendapatan dan perbelanjaan akan menghasilkan kelebihan ataupun kekurangan pendapatan atas perbelanjaan. Penyata Penerimaan dan Pembayaran juga diaudit bagi memastikan jumlah wang terdapat di dalam bank pada 31 Disember tahun semasa audit.

Di dalam pengauditan bagi Kumpulan Wang SUWA juga nota diberikan nombor bagi perkara-perkara yang hendak diaudit.

	Dasar  Perakauan . Syarat-syarat yang ditetapkan
	Baki Wang Di Tangan (Panjar Wang Runcit)
	Wang Pertaruhan
	Kumpulan Wang Terkumpul
	Pendapatan Yang Diterima (Pelbagai)
	Perbelanjaan Faedah Bank
	Perbelanjaan  Wang Kantin
	Pelbagai Perbelanjaan

Selain daripada itu Penyata Penyesuaian Bank pada 31 Disember tahun pengauditan juga disertakan bersama untuk tujuan rujukan kepada penyata-penyata yang telah ditunjukkan.( Sila lihat lampiran )

 Kumpulan Wang Asrama
. Lembaran Imbangan, Penyata Pendapatan dan Perbelanjaan, Penyata Penerimaan dan Pembayaran dan nota-nota Akaun. Jika ada asrama.

Perkara-perkara yang dirujuk di dalam kumpulan wang ini ialah Lembaran Imbangan ialah harta, tanggungan dan Kumpulan Wang Terkumpul. Bagi Penyata Pendapatan dan Perbelanjaan  ia berkaitan dengan pendapatan-pendapatan  yang diterima dari pelbagai sumber untuk asrama dan wang itu juga dibelanjakan untuk kegunaan berkaitan dengan asrama sahaja. Begitu juga dengan Penyata Penerimaan dan Pembayaran ia berkaitan dengan wang yang diterima sebagai sumber pendapatan asrama misalnya yuran asrama dan pembayaran dibuat tentang perkara yang berkaitan dengan asrama juga misalnya pembayaran yuran makanan.

Kumpulan Wang Asrama juga seperti kumpulan wang yang disebutkan di atas ia juga mempunyai nota dan perkara yang dapat membantu pengurusan kewangan dan pengauditan. Nota dan perkara tersebut boleh dirujuk di bawah ini:-

	Dasar Perakuanan. Syarat-syarat yang telah ditetapkan
	Akaun Belum Terima
	Simpanan Tetap
	Akaun Belum Bayar
	Kumpulan Wang Terkumpul
	Pendapatan LPBT/LPK
	Pendapatan Faedah Bank
	Pelbagai pendapatan termasuk derma
	Perbelanjaan LPBT/LPK
	Perbelanjaan Faedah Bank

Bagi Kumpulan Wang Asrama ini enrolmen murid bagi tahun pengauditan diperlukan dan dinilai pada 1 Oktober tahun sebelumnya di samping jumlah bantuan pelajaran juga ditunjukkan bagi memudahkan proses pengauditan. Akhir sekali Penyata Penyesuaian Bank juga mesti ditunjukkan.

Bilibliografi
* Bahagian Kewangan KPM (2000 ) . Tatacara Pengurusan Kewangan dan Perakaunan Sekolah , Kuala Lumpur : Dewan Bahasa dan Pustaka

 Brian Knight ( 1993 ) Financial Management For Schools – The Thingking Manager’s Guide  , Newcastle Upon Tyne, Athenaeum Pree Ltd.

 Harold Koontz & Heinz Weihrich , Pengurusan , Dewan Bahasa dan Pustaka , Kuala Lumpur ,1997

 Hasnah Hj Haron, Yuserrie Zainuddin & Ishak Ismail, “Peranan Pengauditan” , Pusat Pengajian Pengurusan , USM

 Hussein Mahmood  ( 1997 ) , Kepemimpinan dan Keberkesanan Sekolah, Kuala Lumpur , Dewan Bahasa dan Pustaka

 Ibrahim Hashim (1983), PrinciplesOf Auditing Cooperative Audit , Petaling Jaya , Syarikat Benaan Haji Idris Sdn. Bhd

 Penerbit Persatuan Kebangsaan Pengetua-Pengetua Sekolah Menengah Malaysia Cawangan Selangor, (1996 ) Panduan Tugas Staf Sekolah, Kuala Lumpur, Alpha Sogma Sdn. Bhd.

 Roald F. Campbell, John E. Corbally & Raphael O. Nystrand, 1888, Pengenalan Pentadbiran Pendidikan , Serdang, Penerbit Universiti Putra Malaysia. 

Takiah Iskandar, (1995) , Asas Pengauditan, Kuala Lumpur, Dewan Bahasa dan Pustaka , 

 Philip E. Meyer, “Audit” , Microsoft Encarta Encyclopedia 2001, 1993-2002 Microsoft Corporation

 Philip E. Meyer, “Accounting and Bookkeeping “ , Microsoft Encarta Encyclopedia 2001, 1993-2002 Microsoft Corporation

 Richard P.Brief , “Audit “, Worldbook 2001 Premium Edition 

 Harvey Glickman , “Audit , Bookkeeping , Spreadsheet  “, Worldbook 2001 Premium Edition 

 Audit , Encyclopaedia Britannica Inc, 1994- 2001