Канцелариско работење

Канцелариско работење своите корени ги наоѓа во латинскиот јазик во зборот kainceli (решетка, преграда, ограда) што значи преградена соба во која се извршуваат основните работи од дејноста на органот. Канцелариското работење се состои од работи и задачи кои се извршуваат во канцелариите на имателите кои придонесуваат за извршување на основната дејност поради кој и постојат овие иматели.

Канцелариското работење наоѓа примена кај сите иматели . Со него се обезбедува усогласување и координација на работата на нивните одделни внатрешни организациони единици (стручни служби, сектори одделенија, кабинети, отсеци, бироа, комитети) и да ја олесни надворешната врска со другите субјекти. Конечна цел на КР е на граѓаните да им овозможи на поефикасен начин да си ги остварат своите права, обврски и интереси.

Канцелариските работи можат да се сфатат во потесна и во поширока смисла. Во потесна смисла тоа ги опфаќа работите во врска со примањето, прегледувањето, распоредувањето и доставувањето на актите за работа, нивна административно техничка обработка, враќање на решените предмети, класификација и разредување на актите и нивно одложување од писарница во архива. Во поширока смисла КР ја опфаќа административно техничката работа кај имателите: организирање, состаноци, служба за дежурство, организација на работата со странки, водење на стручна библиотека, организирани службени патувања, заверка на пописи, преписи и ракописи, административно техничко подготвување и изготвување на актите, чување и ракување со печати и штембили и сл.

Од равилното функционирање на КР зависи извршувањето на основната дејност на имателот. Оваа функција ќе се оствари доколку таа е организирана на современ начин со примена на современи канцелариски средства за работа и за организација на работата која ќе овозможи остварување на неговите начела на работа. Начелата на КР претставуваат насоки за работа на вработените во канцелариите. Поважни начела врз кои е засновано КР се следниве: начело за единственост, начело за точност, начело за експедитивност, начело на еднообразност, начело на единственост и економичност, начело на прегледност и др.

 Начело на единственост- обврзува целиот работен процес во КР да се извршува на единствен начин кај сите иматели. При работењето со ова начело треба да се избегнуваат сложените, неразбирливите и непрегледните евиденции.
 Начело на точност- работите да се извршуваат врз основа на точни факти и околности утврдени на точен и сигурен начин. Ако се утврдат неточности треба веднаш да се отстранат, а ако не се постапи така може да им се нанесе штета на странките и да се намали угледот на институцијата.
 Начело на експедитивност- канцелариските работи да се извршуваат со успех и навреме. Примените акти веднаш треба да се земат во работа со тоа што предност им се дава на актите од итен карактер. Експедитивноста е условена од повеќе фактори, а најмногу од факторот човек, од неговата стручна подготвеност, умешност во работењето и волјата за работа.
 Начело на еднообразност- канцелариските работи да се извршуваат на поедноставен и еднообразен начин. Со него се обезбедува сигурност во работењето, едноставна форма, еднообразно, типизирано, експедитивно, економично и лесно работење.
 Начело на прегледност- Треба да се извршува по определен редослед кој ќе обезбеди сите предмети да се решат навреме во рок и на квалитетен начин.
 Начело на едноставност и економичност- работите и задачите да се извршуваат на едноставен и економичен начин со трошење помалку средства, материјали, умствена и физичка енергија и време. Да се избегнуваат двојни евиденции, нерационално трошење на канцеларискиот потрошен материјал и нерационално користење на работното време. Вработените кои ги извршуваат канцелариските работи треба да се стручно и професионално оспособени за извршување на канцелариско техничките работи.

Покрај општото образование треба и стручно да бидат оспособени преку познавање на прописите од делокругот на работното место, да ги познаваат основите на кореспонденција, работа со компјутери, статистика, системи на класификација, рационално да ги користат средствата за интернет, да ги водат сите видови евиденции, да ја познаваат организацијата на имателот. Усовршувањата можат да бидат по пат на самообразование, семинари, курсеви, обуки. Некои особини се вродени, некои се стекнати, некои се учат: вредни, снаодливи, самодисциплинирани, експедитивни, сигурни, точни, пристојни, совесни, објективни и чесни. Во КР под странка се подразбира лице кое се појавува пред некоја организација, институција било писмено или усно, со покана или самоиницијативно, по лично барање или по барање на друг за извршување на определена работа. 
Странка може да биде физичко или правно лице како барател или молител, разни соработници, членови на комисии, здруженија на граѓани, невладини организации. Службите или работните единици кои работат со странки треба да бидат сместени во приземни простории или во непосредна близина на влезот од зградата заради полесно ориентирање на странките. Средствата се мошне значаен момент за извршување на канцелариските работи и задачи. Неопходна е стандардизација на средствата и методите за работа, а тоа значи тие да се сведат на еден тип. Треба да се набавува стандардизирана опрема, мебел, апарати, уреди и др. Средствата за работа како имот на имателот треба да се заштитат од кражби, оштетувања за да може да се продолжи векот на траењето, да се одржуваат чистат и чуваат, а тоа знали да се има добар домаќински однос кон нив. Во средствата за работа спаѓаат канцелариите или административните згради и простории, мебелот и опремата, средствата за евиденција, канцеларискиот материјал, средствата за официјализирање на актите, средствата за комуникација, информатичките средства за работа, канцелариската механизација и др.

Треба да се води сметка и за функционалната поврзаност на работните места, работата поврзана со странки, потребата од помошни простории, осветлувањето, одржувањето на хигиената, загревањето и др. Големината на просториите зависи од видот на работата што се извршува. По правило за секој работник треба да му се обезбеди 10м квадратни слободен простор и 2м квадратни слободна површина од подот иако се смета дека квадратурата од работното место просечно треба да изнесува 5м квадратни како простор предвиден за движење, канцеларискиот мебел и средства за работа. Висината на просториите треба да изнесува до 3м.
Евиденциите претставуваат среден попис на податоци за факти и околности за лица, предмети,, настани и сл. Според позитивните прописи се води евиденција на државјани, избирачи на родени, венчани, умрени асематични книги, евиденција на недвиности. Евиденциите можат да се водат по азбучен редослед, по време хронолошки, по струки, по групи и др. Тие можат да бидат самостојни, а можат да бидат поврзани со други видови евиденции. Можат да се водат во форма на други видови евиденции. Можат да се водат во форма на книги, форма на картотека, во електронска форма итн.
Во форма на картотека средувањето може да биде по броеви, букви од азбуката, видови итн.
Под класификација се подразбира расчленување, идентификација на поимите, појавите, предметите, називите, имињата и сл. Во практиката се средуваат повеќе системи на класификација: азбучен, абецеден, бројчен, географски, хронолошки или временски деимален систем и др. При канцелариското работење сретнуваме повеќе видови на обрасци или формулари кои однапред се умножени примероци целта е да се олесни, осовремени и да се забрза и рационализира канцелариското и друг вид на работење.
Обрасците содржат непроменливи делови на некој текст и променливи делови кои дополнително се внесуваат во образецот. Постојат обрасци чија форма, содржина и умножување се пропишани од надлежен орган. Таквите обрасци се задолжителни за сите физички и правни лица. Освен обрасци се употребуваат и печати и штембили кои се средства за официјализирање на актите. По правило печатот се втиснува на актот што го донесува имателот и тоа така да се зафати еден дел од потписот на луѓето овластено за потпишување на актот.
Потписот значи дека одредено лице своерачно го напишало своето име и презиме. Со потписот лицето што се потпишало изјавува дека нешто потврдува, одобрува или решава за она што пишува на актот односно документот. Освен овие средства во канцелариското работење се користат итн. помошни средства тоа се календари, потсетници кои се важни за бележење на работи кои се потребни успешно и навремено да ги завршуваат своите задачи во одреден временски рок.