Dokumentų valdymo sistema

Dokumentų valdymo sistema (DVS) – yra sistema, skirta stebėti, saugoti bei valdyti darbą su dokumentais organizacijoje.

Dokumentų valdymo sistemos pagrindinės savybės:
 Saugoti dokumentus
 Įdėti dokumentą, išsiimti redagavimui, įdėti pakeitimus
 Užtikrinti dokumentų apsaugą
 Valdyti dokumentų papildomą informaciją
 Saugoti senesnes dokumento versijas
 Saugoti veiksmų istoriją
 Užduočių, susijusių su dokumentais valdymas
 Dokumentų tvirtinimas

Savybių detalumas priklauso nuo konkrečių dokumentų valdymo sistemų – mažoms įmonėms skirtose sistemose dažniausiai būna palaikomos tik paprastos procedūros, didelėms organizacijoms skirtose programose savybės yra žymiai praplėstos.

Dažnai dokumentų valdymo sistemos yra specializuotos – pritaikytos konkrečiai organizacijai ar tam tikro tipo organizacijoms. Pavyzdžiui, Bentley gaminama sistema ProjectWise yra skirta didelėms organizacijoms, dirbančioms daugiausiai su MicroStation brėžiniais.

Taip pat dokumentų valdymo sistemos yra kuriamos kaip sudėtinės platformos, t. y. sukuriama pati sistema su konfigūravimo galimybėmis pagal konkretaus kliento poreikius, pvz.: kai organizacijai reikia ne tik dokumentų saugyklos, bet ir su dokumentais susijusių užduočių valdymo, incidentų valdymo ar CRM sistemos – dokumentų valdymo sistemą galima sukonfigūruoti pagal šiuos poreikius.

 Standartizavimas 
Dauguma pramonės asociacijų publikuoja savo konkrečių dokumentų kontrolės standartų sąrašus, kuriuos naudoja konkrečioje srityje. Žemiau yra nurodytas sąrašas su keletu ISO standarto dokumentų. 
 ISO 2709 Informacija ir dokumentavimas - Formatas skirtas informacijos  pasikeitimui
 ISO 15836 Informacija ir dokumentai - Dublin Core metaduomenų elementų rinkinys
 ISO 15489 Informacija ir dokumentai - Dokumentų valdymas
 ISO 23950 Informacija ir dokumentai - Informacijos paieška (Z39.50) – Prašymas paslaugų apibrėžimas ir protokolo specifikacija
 ISO 10244 Dokumentų valdymas - Verslo procesų pagrindas ir analizė
 ISO 32000 Dokumentų valdymas - nešiojamų dokumentų formatas

Kategorija:Kompiuteriai