문서 자동화

문서 자동화(document automation), 문서 조립(document assembly)은 전자 문서 생성에 도움을 주는 시스템 및 워크플로의 설계이다. 여기에는 미리 존재하는 텍스트 및 데이터의 세그먼트를 사용하여 새 문서를 조립하는 논리 기반 시스템이 포함된다. 이 과정은 특정 산업에서 법률 문서, 계약서 및 편지를 조립하는 데 점점 더 많이 사용되고 있다. 문서 자동화 시스템은 문서 세트에 포함된 모든 조건부 텍스트, 가변 텍스트 및 데이터를 자동화하는 데도 사용할 수 있다.

자동화 시스템을 통해 기업은 데이터 입력, 교정 시간 및 인적오류와 관련된 위험을 최소화할 수 있다. 추가적인 이점으로는 종이 처리, 문서 로딩, 저장, 배포, 우편/배송, 팩스, 전화, 인력 및 낭비 감소로 인한 시간 및 재정 절감이 있다.

 문서 조립 
기본 기능은 사용자가 소프트웨어 기반 인터뷰 질문이나 데이터 입력 화면에 답변하는 템플릿 기반 시스템으로 반복적인 문서를 번거롭게 수동으로 채우는 것을 대체하는 것이다. 수집된 정보는 문서를 채워 좋은 초안을 형성한다.Article: Disrupting Conventional Law Firm Business Models using Document Assembly Mountain, Int J Law Info Tech., 2006; 0: eal019v1 오늘날의 고급 문서 자동화 시스템은 사용자가 프로그래밍 없이 자신의 데이터와 규칙(논리)을 만들 수 있도록 한다.

비즈니스 환경에서 문서 자동화 기능은 일반적으로 브라우저 기반 공동 저작 및 전자 서명을 지원하여 일상적인 계약을 간소화하는 계약 수명 주기 관리 제품군에 포함되어 있다.

문서 자동화 소프트웨어는 주로 법, 금융서비스 및 위험관리 산업에서 사용되지만, 거래 기반 문서를 생성하는 모든 산업에서 사용할 수 있다. 문서 자동화 소프트웨어가 어떻게 사용될 수 있는지 좋은 예는 상업용 모기지 문서이다. 일반적인 상업용 모기지 거래에는 다음을 포함한 여러 문서가 포함될 수 있다.
 약속어음
 환경 배상
 신탁 증서
 모기지
 보증
이 문서 중 일부는 80~100페이지에 달하며 수백 개의 선택적 단락과 데이터 요소를 포함할 수 있다. 문서 자동화 소프트웨어는 거래 데이터에 따라 올바른 문서 변수를 자동으로 채울 수 있다. 또한 일부 문서 자동화 소프트웨어는 모든 관련 문서가 하나의 파일로 캡슐화되어 업데이트 및 협업이 쉽고 빠른 문서 제품군을 생성할 수 있다.

배우기 쉬운 더 간단한 소프트웨어 애플리케이션은 과도한 복잡성 없이 문서 준비를 자동화하는 데 사용될 수도 있다. 예를 들어, Pathagoras는 '일반 텍스트, 필드 없음' 문서 조립 시스템으로 자신을 내세운다. 클립보드 관리자를 사용하면 자주 사용하는 텍스트 조각을 저장하고 논리적인 그룹으로 구성한 다음 최종 문서에 빠르게 붙여넣을 수 있다.

 공급망 관리에서 
물류에는 많은 문서가 사용된다. 이들은 송장, 포장 명세서/전표/시트 (매니페스트), 내용물 목록, 픽 티켓, 다양한 유형의 도착 확인 폼/보고서 (예: MSDS, 손상된 상품, 반품된 상품, 상세/요약 등), 수입/수출, 배달, 선하증권 (BOL) 등이다. 이 문서들은 일반적으로 수하인과 송하인 간의 계약이므로 양 당사자 및 제3자 물류 회사 (3PL) 및 정부와 같은 모든 중개인에게 매우 중요하다. 물류, 공급망 관리 및 유통 센터 내의 문서 처리는 일반적으로 수작업 또는 바코드 스캐너, 소프트웨어 및 탁상용 레이저 프린터를 사용하여 반자동으로 수행된다. 레이저 인쇄된 문서를 주문과 자동으로 비교하고 동봉된 지갑/파우치를 운송 컨테이너 (자주 유연한 폴리백 또는 골판지/단단한 컨테이너)에 삽입하거나 자동으로 적용하는 고속 문서 자동화 시스템 제조업체가 있다. 이러한 문서 자동화 시스템을 보여주는 외부 웹사이트 비디오 링크는 아래를 참조하라. 특히 전자상거래, 인터넷/온라인 쇼핑 및 쇼핑 채널 (기타 과거 참조는 카탈로그 및 통신판매 쇼핑)의 증가로 인해 개인 정보 보호 및 신분 도용은 주요 관심사이며, 올바른 문서가 매번 올바른 주문 또는 배송과 연결되거나 연관되도록 보장하는 것이 그 어느 때보다 중요하다. 문서를 생성하는 소프트웨어는 ERP, WMS, TMS, 레거시 미들웨어 및 대부분의 회계 패키지이다.

많은 연구 프로젝트에서 화물수송 산업에서 문서의 광범위한 표준화 및 자동화를 조사했다.IATA. Cargo-XML Standards: Modernizing air cargo communication.

 법률 서비스에서 
자동화 기술은 고용 계약 및 재산 계획 문서와 같은 법률 문서 작성에 사용될 수 있으며, 온라인 인터페이스 또는 의사 결정 트리를 잠재적으로 사용할 수 있다. 대형 로펌에서는 문서 조립 시스템이 복잡한 용어 시트 및 신용 계약 초안 작성과 같은 작업을 시스템화하는 데 자주 사용된다.

2007년 법률서비스법Legal Services Act 2007 legislation.gov.uk으로 시작된 영국 법률 서비스 시장의 자유화로 인해 대형 기관들은 고객을 위한 법률 지원을 포함하도록 서비스를 확장했다.Article: Braced for the big bang and Tesco law Jon Robins The TimesA trip to the shops can end in divorce. Ellen Kelleher The Financial Times 이들 회사 대부분은 웹을 통해 법률 문서 서비스를 제공하기 위해 문서 자동화 기술의 일부 요소를 사용한다.Article: Why big brand legal services are bad news for solicitors Neil Rose The Guardian (Tuesday 2 November 2010) 이는 문서 자동화와 같은 기술이 대량, 저마진 법률 서비스를 '패키지화'하여 대중 시장에 제공하는 상품화 경향의 서막으로 여겨졌다.Article: Commoditisation of Legal Services - What It Means for the Future of Legal Practice  Sylvia Lowe Law GazetteArticle: From bespoke to commodity  Professor Richard Susskind OBE Legal Technology Journal (2006)Article: The commodities business  Professor Richard Susskind OBE The Law Society Gazette (Thursday 13 April 2006)

 보험에서 
보험 증권 및 증서는 유형에 따라 수백 페이지에 달할 수 있으며 피보험자에 대한 특정 정보를 포함할 수 있다. 일반적으로 과거에는 이러한 보험 문서 묶음이 a) 자유 형식 편지를 타이핑하고, b) 미리 인쇄된 브로셔를 추가하고, c) 템플릿을 편집하고, d) 필요한 정보로 그래픽을 사용자 지정한 다음, 모든 문서를 수동으로 정렬하고 하나의 묶음으로 삽입하여 피보험자에게 우편으로 보냄으로써 생성되었다. 하나의 묶음에 포함된 다양한 문서에는 다음과 같은 종류의 문서가 포함될 수 있다.
 환영 편지
 계약
 증명서
 주별 정책 문서
 보장 품목 및 보험 금액 목록
 수정
 추가 특약
 ID 카드
 회사 정보
 마케팅 자료 (기타 제품)
 데이터

하나의 묶음을 만드는 데 많은 노력이 필요할 수 있다. 대부분의 정책 관리 시스템에서 시스템은 시작점으로 일종의 정책 명세서를 생성하지만, 다른 필수 자료로 사용자 지정하고 보완해야 할 수 있다.

 같이 보기 
 문서 구성
 문서 모델링
 문서 프로세서
 템플릿 프로세서
 턴어라운드 문서

 각주 

분류:전자 문서
분류:기술 소통
분류:공급망 관리