문서학

문서학(documentation science)은 정보의 기록과 검색을 연구하는 학문이다. 여기에는 물리적 문서뿐만 아니라 디지털 문서에 캡처된 정보를 저장, 검색 및 공유하는 방법이 포함된다. 이 분야는 문헌정보학 및 정보과학 분야와 밀접하게 연관되어 있지만, 독자적인 이론과 실무를 가지고 있다.

문서학이라는 용어는 벨기에의 변호사이자 평화 운동가인 폴 오틀레에 의해 만들어졌다. 그는 정보과학의 선구자로 여겨진다. 그는 앙리 라퐁텐과 함께 학문으로서의 문서학의 토대를 마련했다. 이 분야의 전문가는 문서학자(documentalist)라고 불린다.

수년에 걸쳐 문서학은 크고 중요한 연구 분야로 성장했다. 기록 보관 및 검색과 같은 전통적인 관행에서 문서의 본질에 대한 현대적 이론, 디지털 정보를 조직하는 새로운 방법, 도서관, 연구, 의료, 비즈니스 및 기술 등의 응용 분야로 발전해 왔다. 이 분야는 디지털 시대에도 계속해서 진화하고 있다.

 문서학의 발전 
섬네일|독일 괴를리츠에 있는 어퍼 루사티아 과학 도서관. 사진: Ralf Roletschek, 라이선스: CC BY 3.0

 1895년: 1895년 9월 12일 벨기에 브뤼셀에서 폴 오틀레와 앙리 라퐁텐에 의해 국제 서지 협회(International Institute of Bibliography, IIB)가 설립되었다. 현재 국제십진분류법(UDC)으로 알려진 보편적 분류 체계를 사용하여 기록된 모든 지식을 목록화하는 것을 목표로 했다.
 1931년: 국제 서지 협회(IIB)가 국제 문서 협회(International Institute for Documentation, IID)로 명칭을 변경했다.
 1934년: 폴 오틀레는 통신을 통해 어디서나 접근 가능한 상호 연결된 문서의 글로벌 네트워크인 "방사형 도서관"을 구상했다. 이 초기 아이디어는 현재 인터넷의 전조로 여겨진다.
 1937년: 미국 문서 협회(American Documentation Institute)가 설립되었다(1968년에 미국정보과학기술협회로 명칭 변경).
 1951년: 수잔 브리에가 《문서학이란 무엇인가?》(Qu'est-ce que la documentation?)를 출판하여 "문서는 사실을 뒷받침하는 증거"라고 제안했으며, 정의를 확장하여 과학적 연구의 일부인 경우 동물원의 동물과 같은 대상도 포함시켰다. 이는 문서를 정의하는 데 있어 중요한 이론적 변화였다.
 1965-1990년: 대규모 연구 도서관, 온라인 컴퓨터 검색 시스템 등에 문서화 부서가 설립되었다. 검색을 수행하는 사람들은 문서학자라고 불렸다. 그러나 1980년대 중반 최초의 CD-ROM 데이터베이스와 1990년대 인터넷의 등장으로 이러한 중개 검색이 감소했고, 대부분의 관련 부서는 폐쇄되거나 다른 부서와 통합되었다.
 1996년: 1996년 노르웨이 트롬쇠 대학교에 문서학 연구인 "Dokvit"이 설립되었다.
 2001년: 도큐먼트 아카데미(The Document Academy)가 설립되었다. 이는 문서화를 기념하는 국제 네트워크이다. 노르웨이 트롬쇠 대학교의 문서학 프로그램과 캘리포니아 대학교 버클리의 정보 관리 및 시스템 학교에 의해 운영되었다.
 2003년: 도큐먼트 아카데미가 주최하는 일련의 컨퍼런스인 제1회 문서 연구 컨퍼런스(DOCAM)가 개최되었다. DOCAM '03(2003)은 2003년 8월 13~15일 캘리포니아 대학교 버클리의 정보 관리 및 시스템 학교(SIMS)에서 열렸다.
 2007년: 마이클 버클랜드, 로널드 E. 데이, 비르거 예를란이 문서학의 이론적 토대를 확장했다. 그들은 사회적 유물로서의 문서를 탐구하고, 분류에서 이데올로기의 역할, 그리고 문서가 지식 체계에 어떻게 영향을 미치는지 연구했다.
 2010년대: 2010년대에는 디지털 흔적(예: 트윗, 로그)이 전통적인 물리적 형태 없이 어떻게 문서로 기능하는지에 초점을 맞춘 포스트-도큐먼테이션 또는 "문서성"(documentality)의 개념이 시작되었다. 이는 문서 이론에 새로운 사고를 가져왔다.
 2016년~현재: 도큐먼트 아카데미의 DOCAM 컨퍼런스가 계속되어 문서화의 이론과 실제에서 지속적인 발전을 제공하고 있다. 주제에는 정동, 기억, 액티비즘, 본디지털 기록 등이 포함된다.
 2017년: 학술지 《정보 연구》(Information Research)가 가상 환경 및 디지털 아카이브에서의 문서화에 대한 견해를 포함하여 "문서 이론"을 다루는 특별호를 발행했다.
 2020년~현재: 연구 데이터 관리(RDM) 및 오픈 사이언스의 성장은 데이터 공유, 메타데이터 표준 및 과학적 작업의 재현성을 위해 문서화 관행을 핵심적으로 만들었다.

 이론적 토대 
문서학에는 문서가 무엇인지, 사람들이 문서를 어떻게 사용하는지, 문서가 어떻게 조직되는지를 설명하는 깊이 있는 이론들이 있다. 이러한 개념들은 도서관뿐만 아니라 철학, 언어, 사회과학을 연구한 학자들에 의해 도입되었다.

수잔 브리에는 문서를 증거로 사용하거나 정보를 공유하기 위해 만들어진 "어떠한 물리적 형태의 증거"라고 설명했다. 예를 들어 동물원의 영양은 연구, 분류 및 설명의 대상이 되기 때문에 문서가 될 수 있다.

문서는 단순한 물건이나 재료가 아니라 사회에 의해 형성되기도 한다. 마이클 버클랜드는 문서가 정보로서 유용하거나 유효하다고 사람들이 동의할 때만 의미를 갖는다는 점을 지적했다. 그는 누군가가 그것을 증거로 사용하기로 결정할 때 문서가 된다고 설명했다.

로널드 E. 데이는 문서화가 중립적이지 않으며 권력, 이데올로기, 정치의 영향을 받을 수 있다는 점에 대해 썼다. 그는 도서관이 책을 정리하는 방식과 같은 분류 체계가 단순한 기술적 도구가 아니라고 주장했다. 그것들은 또한 어떤 종류의 지식이 다른 지식보다 더 중요하게 여겨지는지를 보여준다.

최근 몇 년 동안 마우리치오 페라리스의 "문서성"(documentality)과 같은 새로운 이론이 도입되었다. 그는 문서가 반드시 종이나 파일일 필요는 없으며, 나중에 찾아볼 수 있는 흔적을 남기는 한 트윗, 데이터베이스 항목 또는 로그 파일과 같은 디지털 형태도 문서가 될 수 있다고 제안했다. 이 이론은 현대의 디지털 문서를 설명하는 데 도움이 된다.

 방법론 및 실무 
문서학에는 사람들이 정보를 수집, 조직, 저장 및 찾는 데 도움이 되는 많은 방법이 포함되어 있다. 이러한 관행은 도서관, 아카이브, 연구실, 기업, 그리고 현재는 온라인 시스템에서도 사용된다.

 문서의 수집 및 생성 
과거에 문서화 작업에는 책, 기사, 보고서 및 기타 인쇄물을 수집하는 작업이 포함되었다. 사람들은 카드 목록, 색인 또는 서지를 사용하여 이러한 자료의 기록을 수동으로 작성했다. 폴 오틀레의 국제 서지 목록 작업이 한 예이다. 그는 전 세계의 지식을 정리하기 위해 수백만 개의 카드 항목을 만들었다.

오늘날 문서는 인간에 의해서만 생성되는 것이 아니다. 컴퓨터와 기계도 로그 파일, 메타데이터, 센서 데이터와 같은 문서를 생성한다. 여기에는 수집과 관리를 위한 새로운 도구와 방법이 필요하다.

 정보의 조직 
문서를 조직하는 것은 항상 문서학의 근본적인 요소였다. 분류(대상을 그룹으로 나누는 것) 및 색인 작성(주제 또는 키워드 목록 만들기)과 같은 방법은 개인이 필요한 것을 찾는 데 도움이 된다.

널리 사용되는 시스템 중 하나는 오틀레와 앙리 라퐁텐이 개발한 국제십진분류법(UDC)이다. 또 다른 하나는 미국 도서관 대다수에서 사용되는 미국의회도서관 분류법(LCC)이다. 색인 작성은 사람이 직접 수행하거나 텍스트를 읽고 문서에 태그를 추가하는 소프트웨어 프로그램을 통해 수행할 수 있다.

메타데이터 또한 문서를 설명하는 데 사용된다. 메타데이터는 문서의 제목, 저자, 날짜, 주제와 같은 "데이터에 대한 데이터"이다. 디지털 도서관에서는 메타데이터의 일관성을 유지하기 위해 더블린 코어와 같은 표준이 사용된다.

 검색 및 접근 
문서화의 주요 목적 중 하나는 사용자가 올바른 문서를 찾도록 돕는 것이다. 이를 정보 검색이라고 한다. 과거에는 이것이 카드 목록 서랍이나 인쇄된 색인을 사용하는 것을 의미했다. 오늘날 사람들은 검색 엔진, 데이터베이스 및 디지털 도서관을 사용한다.

현대의 검색 도구는 불 논리, 랭킹 알고리즘, 때로는 기계 학습을 사용하여 가장 유용한 결과를 먼저 보여준다. 이는 문서학과 정보 검색 모두에서 연구되는 부분이다.

 보존 및 아카이빙 
문서는 장기 보관이 필요하다. 이를 문서의 보존이라고 한다. 인쇄된 문서는 빛, 해충 또는 시간에 의해 손상될 수 있는 반면, 디지털 문서는 형식이 구식이 되거나 저장 시설이 고장나면 가치가 없어질 수 있다.

아카이브 전문가들은 자료를 보존하기 위해 파일을 새로운 형식으로 옮기는 마이그레이션(migration)이나 구형 시스템을 복제하는 에뮬레이션(emulation)과 같은 방법을 사용한다.

이러한 방법과 도구는 새로운 기술이 개발됨에 따라 계속 변화하고 있다. 그러나 정보를 안전하게 유지하고, 조직하고, 찾기 쉽게 만든다는 문서화의 주요 목적은 동일하게 유지되고 있다.

 디지털 시대의 문서화 
인터넷, 컴퓨터, 클라우드 스토리지의 확장으로 문서는 더 이상 단순한 책, 종이 또는 보고서가 아니다. 이제 문서는 전자우편, 트윗, 비디오, 웹사이트, 데이터베이스, 또는 기계가 생성한 로그 파일이 될 수 있다.

 본디지털 문서 
오늘날 많은 문서는 직접 디지털 형태로 생성된다. 이를 본디지털 문서라고 한다. 예를 들어 디지털 사진, 소셜 미디어 게시물, 전자우편, 온라인 기사 등이 있다. 이들은 일반적으로 클라우드나 서버에 저장된다.

마우리치오 페라리스와 로널드 E. 데이와 같은 학자들은 이러한 디지털 흔적들이 저장, 검색 및 나중에 사용될 수 있기 때문에 여전히 문서라고 주장한다. 그들은 흔적을 남기는 모든 것이 문서가 될 수 있다는 의미로 이 아이디어를 문서성(documentality)이라고 부른다.

 디지털 보존 
디지털 문서는 적절하게 저장되지 않으면 쉽게 사라질 수 있다. 그렇기 때문에 디지털 보존은 이제 문서학의 큰 부분이 되었다.

문서를 계속 사용할 수 있도록 유지하기 위해 아카이브 전문가들은 구형 시스템을 재현하는 에뮬레이션과 파일을 새로운 형식으로 전송하는 마이그레이션 기술을 사용한다. 이는 디지털 파일이 정통성을 유지하고 손상되지 않도록 보장하기 위함이다.

 메타데이터 및 상호운용성 
디지털 문서에는 제목, 저자, 날짜, 주제와 같이 문서를 설명하는 정보인 좋은 메타데이터가 필요하다. 더블린 코어 및 MODS와 같은 표준은 시스템 간에 메타데이터의 일관성을 유지하여 사람과 기계가 문서를 검색하고 사용할 수 있도록 돕는다.

상호운용성은 서로 다른 시스템이 함께 작동할 수 있도록 한다. 예를 들어 한 국가의 디지털 도서관이 다른 국가의 다른 도서관과 기록을 공유할 수 있다. 문서학은 메타데이터와 문서 형식을 플랫폼 간에 더 쉽게 공유할 수 있도록 만드는 연구를 수행한다.

 새로운 과제 
디지털 시대에는 이전에 상상했던 것보다 훨씬 더 기하급수적인 속도로 정보가 생성되고 있다. 이를 때때로 정보 과다라고 한다. 이로 인해 디지털 문서화에서 프라이버시, 진위성, 윤리에 대한 의문이 제기된다. 예를 들어, 디지털 문서의 소유권은 누구에게 있는가? 그것을 신뢰할 수 있는가? 얼마나 오랫동안 보관해야 하는가? 이것들은 오늘날 우리가 이 분야에서 직면하고 있는 지속적인 과제들이다.

 현대적 응용 
오늘날 문서학은 거의 모든 분야에서 채택되고 있다. 그 용도는 아카이브와 도서관에서 과학, 비즈니스, 의료, 교육 및 기술 분야까지 확장된다. 지배적인 목표는 여전히 동일하다. 사람들이 정보를 편리하게 찾고 활용할 수 있도록 문서를 생성, 조직 및 공유하는 것이다.

도서관 및 아카이브

목록 작성, 분류, 메타데이터 태깅과 같은 문서화 방법은 도서관에서 여전히 사용된다. 대부분의 도서관은 이용자가 역사적 문서, 보고서, 논문 및 전자책에 접근할 수 있는 온라인 디지털 저장소를 개발했다.

아카이브는 장기간 기록을 보존하기 위해 문서학을 사용한다. 여기에는 종이 기록뿐만 아니라 전자우편, 웹사이트, 데이터베이스와 같은 본디지털 자료도 포함된다.

 연구 및 교육 
대학교와 연구 센터에서 문서학은 실험 데이터를 적절하게 조직하고 라벨을 붙이고 저장하여 다른 사람들이 재사용할 수 있도록 하는 연구 데이터 관리(RDM)를 돕는다. 이는 오픈 사이언스를 지원하고 연구자들이 자금 지원 및 출판 요구 사항을 충족하도록 돕는다.

교육자들은 또한 출처 인용, 정보 평가, 디지털 도구 사용을 통한 학술 작업의 작성, 정리 및 공유와 같은 문서화 기술을 가르친다.

 의료 및 비즈니스 
의료 분야에서 문서화는 전자의무기록(EHR)에 사용된다. 이러한 기록은 환자의 처방전, 검사 결과, 치료 계획 및 이력으로 구성된다. 이러한 기록의 정확한 문서화는 의사와 간호사가 환자의 안전과 건강을 개선하기 위해 적시에 올바른 결정을 내리는 데 도움을 줄 수 있다.

비즈니스 분야에서는 프로젝트 파일, 회의록, 준법 문서, 표준 운영 절차(SOP)를 저장하기 위해 문서화 시스템을 사용한다. 이러한 문서는 직원의 협업, 지식 공유 및 조직 프로토콜에 따른 업무 수행을 돕는다.

 기술 및 디지털 플랫폼 
저작물 관리 시스템(CMS), 문서 버전 관리 시스템, 협업 플랫폼과 같은 현대 소프트웨어 도구는 문서학 원칙을 기반으로 한다.

프로그래밍 및 IT 분야에서 개발자는 API, 시스템 및 코드에 대한 기술 문서를 작성한다. 이는 다른 사람들이 기술과 그 용도를 이해하는 것을 돕는다.

오늘날 문서학은 점점 더 중요해지고 있다. 매일 생성되는 방대한 양의 디지털 정보를 관리하는 데 도움을 주며 업무와 삶의 거의 모든 측면에서 지식 공유를 지원한다.

 같이 보기 

 각주 

 더 읽어보기 
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