Microsoft Access

Microsoft Acces- MS Access ең кең тараған деректер басқару жүйелерінің (ДҚБЖ) бірі болып табылады. Оның шежіресіне көз жүгіртетін болсақ төмендегідей мәліметтерді айтуымызға болады:
 1995 Access 7 (Windows 95 үшін MS Office 95 пакеті)
 1997 Access 97 (MS Office 97 пакеті)
 1999 Access 2000 (MS Office 2000 пакеті)
 2001 Access 2002 (Office XP пакеті)
 2003 Access 2003 (MS Office 2003)
 2007 Microsoft Office Access 2007 (MS Office 2007)
 2010 Microsoft Office Access 2010 (MS Office 2010)
Microsoft Access бағдарламасы ол – кез-келген фирма, мекеме, шағын кәсіпкерлік шаруа-шылықтар бір-бірі турла мағлұмат алу үшін, немесе келісу үшін, арнайы қағаздар толты-рып, құжаттар дайыднап, қағаздардың санын көбейтіп әуре болмайды. Мұның бәрін осы бағдарлама жасайды. Бұл бағдарламада кесте түрінде, сызба түрінде, кез-келген фирманың толық мағлұматтары болады. Оны алып қарап, онымен тікелей жұмыс жасай беруге болады.
Microsoft Access бағдарламасы қазіргі кезде компьютерлік технологиялардың құрал ретінде кеңірек пайдаланылуы. Бұл бағдарлама қазіргі таңда компьютерді осы бағытта пайдаланудың нақты мысалдары көп емес. Бұл бағдарламаны оқушыларға оқыту жүйесіндегі көптеген сатылардан біртіндеп меңгеру арқылы жүргізіледі.
Microsoft Access бағдарламасы кеңінен қолданылатын бағдарлама. Ол өнідіріс орындарында, баспа-кітап шығару салаларында, оқулықтар жасауда, сауда-саттық айналымында есептік жүйелерді орындауда ерекше рөлді атқарады. Microsoft Access бағдарламасы жоғарғы оқу орындарындағы оқушылар үшін кеңінен пайдалану да бірнеше ұтымды жақтары бар. Оқу процесінде білімін жетілдіру, ақпарат құралдарын енгізу, есте сақтау операциялары бойын-ша барлық мағлұматтарды енгізіп отыру, есептеу, сараптау, т. б. жүйелер үшін тиімді. Microsoft Access бағдарламасы көбінесе, баспа қызметерінде, жоба жасау, типография-лық және топографиялық, жалпы инженерлік саланың бәрінде де қызмет етеді. Сонымен қоса конструктілік тәсілдердерді орындау, кестелермен жұмыс жасау салаларын да қамтиды.
MS Access ақпаратты көрсету және сақтау үшін пайдаланылатын жеке компонеттерден тұрады. Олар: кесте, форма, есеп беру, сұраныстар, деректерге мүмкіндік беретін беттер, макростар және модульдер. Формалар мен есептерді құру үшін конструкторлар қолданыла-ды, осндықтан бұл компонеттер конструкторлық объектілер деп аталады. Конструкторлық объектілер басқару элементтері деп аталатын едәуір кіші объектілерден тұрады (олар: өріс, батырмалар, диаграммалар, жақтаулар, және т.б.).
MS Access кіру жолы: пуск – все программы – MS Office – MS Access, яғни

Кесте деректер қорының негізі болып табылады. MS Access-те бүкіл ақпарат кестелерде беріледі.
Формалар-форма терезесінде кестелерді енгізу мен көру үшін қолданылады. Олар экран-да бейнеленген ақпараттың көлемін шектеуге мүмкіндік береді және оны тиісті түрде көрсе-теді. Шебердің көмегімен форманы, оған алдын-ала құрылған шоблонның біріне сәйкес ор-наластырып берілген кестенің өрістерін енгізе отырып, құруға, яғни форманың конструкто-ры көмегімен кез-келген күрделі дәрежедегі формаларды құруға болады.
Есесп берулер деректер қорында бар ақпаратты бейнелеу үшін қолданылады. Есеп беру-лер конструкторының көмегімен деректер тобын, өрістер тобын және есептелінетін өрістер-ді, оларды сәйкес жасайтын өз есеп берулерімізді дайындай аламыз.
Сұраныс деректер қорынан ақпаратты алады, әрі мұнда деректер бірнеше кесте арасында бөлінген болуы мүмкін. MS Access-те сұранысты пішімдеу үшін үлгі бойынша сұрату деген әдіс қолданылады. Визуалды ақпарат негізінде бұл әдісті қолдана отырып бір немесе бірне-ше кестелерден қажетті деректерді алуға болады.
Деректерге қатынау беті MS Access немесе Mocrosoft SQL Server деректер қорында сақталған интернет немесе интернет арқылы жұмыс істеуге және оларды көруге арналған Web парақтың арнайы түрін ұсынады.
Макростар жиі орындалатын операцияларды автоматтандыруға арналған. Әрбір макрос бір немесе бірнеше макрокомандалардан тұрады, олардың әрқайсысының белгілі бір қызметі бар, мысалы, формаларды немесе есептерді баспаға жібереді.
Енді MS Access терезелеріне шолу жасап кетейік және олардың мәзірлер қатарын қарастырып өтейік.
Бастапқы терезесі:

Деректер қорын құрастырушы терезесінің түрі:

Мәзір қатары:

Тақырыбы: МББЖ Access
Жоспар
Кіріспе
I. Бөлім . Даталогиялық жобалау туралы жалпы мағлуматтар.
1.1 Даталогиялық жобалаудың бастапқы деректері.
1.2 Даталогиялық жобалау нәтижесі.
1.3 Даталогиялық жобалауға қатынасы.
1.4 Деректер базасын құрамын аңықтау.
1.5 Жасанды идентификаторларды енгізу.
II Бөлім. Даталогиялық модельдердің ерекшеліктері.
2.1 Іштей жазу құрылымы.
2.2 Сыртқы жазу құрылымы.
2.3 Желілік МББЖ тендес файлдармен даталогиялық жобалау.
III Бөлім. Мәліметтер базасын жобалау « Жиһаздар»
3.1 Таблицалар
3.2 Форма
3.3 Сұраныстар
Қорытынды
Дереккөздер.

Кіріспе
Мәліметтер базасында жобалау кезендері.
Мәліметтер базасында белгілі – бір пәндік облыс туралы ақпарат көрінеді. Пәндік облыс (ПО) деп нақты зертеу үшін қызығұшылық білдіретін реалды әлемнің бөлігі аталады. Автоматтандырылған ақпараттық жүелердепәндік облыстың көрінісі мәліметтердің бірнеше деңгейлерінің модельдерімен ұсынылады. Модельдердің деңгейлерінің саны МББЖ – нің ерекшеліктеріне тәуельді болады. Әрі қарай біздер МББЖ — ге деректер базаларын жобалауда сұрақтарын қарастырамыз, құрылымдық деректер модельдерін қолдаймыз. Модельдер логикалық және физикалыһ деңгейде бөлек түрінде қолданатына қарамастан, методологиялық көзқарастан мөдельдердің деңгейлерін және деректер базаларының жобалау кезендерін бәрі – бір белгілеуге болады.

Деректер базасының даталогиялық моделі (ДМ). Даталогиялық модель логикалық деңгейдің моделі болып табылады және ол деректер элементтерінің логикалық арасындағы байланысты бейнелеп, олардың сақтау сыртқы ортаға да мазмұнына тәуельді болмайды. Осы модель информациялық бірліктер терминдеріне құрылады, нақты МББЖ рұқсат етілген, біздер деректер базасын жобалайтын ортада.ДЛМ құру кезеңі даталогиялық жобалау болып аталады. МББЖ тілімен деректер базасының логикалық құрылымын суреттеуді сызбанұсқа д.а.
ДБ физикалық моделі . Даталогиялық модельдің сақталатын орнына байланыстыру үшін физикалық деңгейдің деректер моделі қолданылады(көп жағдайда физикалық моделі д.а.). Осы модель есте сақтау құралғыларды аңықтайды және деректерді сақтайтын жерде физикалық түрін ұйымдастырады. Физикалық деңгейдегі модель мүмкіндік нәтижелілігін есептеп құрылады, МББЖ суреттеуі бойынша. Деректер базасының физикалық құрылымын суреттеуді сақтау сызбанұсқасы д.а. Соған сәйкес ДБ жобалау деңгейі физикалық жобалау д.а.

I. Даталогиялық жобалау туралы жалпы мағлұматтар.
1.1 Даталогиялық жобалаудың бастапқы деректері.
Кез – келген МББЖ өзіне мүмкін болатын мәліметтердің логикалық бірліктерімен жұмыс жасайды, сонымен қатар жоғарғы деңгейдегі логикалық құрылымдардың ақпараттық бірліктерді құраушы төменгі деңгейлерден аңықталған ережелер композицияларын қолдануға мүмкіндегі береді. Бұдан басқа, көптеген МББЖмәліметтер базасы құрылымына сандық және басқалай шектеулер қояды. Сондықтан даталогиялық модельді құруға кіріспестен бұрын МББЖ – нің ерекшеліктерін тыңғылықты түрде оқып — зерттеу керек, жобалық шешімді таңдауға әсер етуші факторларды анықтау қажет, сонымен қатар, жобалаудың автоматтандырылуының қолда бар жабдықтарын, оларды пайдалану мүмкіндіктері мен мақсатты бағытталдығын анализдеу керек.
Даталогиялық жобалау мәліметтер базасының логикалық құрылымын жобалау болып МББЖ – мен ұсынылатын мәліметтерді физикалық мүмкіндіктері әсер етеді. Сондықтан да, мәліметтерді физикалық ұйымдастыру ерекшеліктерін білу логикалық құрылымды жобалау барысында пайдалы болып табылады.
Мәліметтер базасының логикалық құрылымы,және де мәліметтермен толтырылған мәліметтер базасы реалды пәндік облыстың көрінісі болып табылады. Сондықтан жобалық шешімдерді таңдауға информациялық модельде көрсетілген, пәндік облыспен көрсетілетін специфика әсер етеді.

1.2 Даталогиялық жобалау нәтижесі.
Даталогиялық жобалаудың түпкілікті нәтижесі болып ЯОД – да мәліметтер базасының логыкалық құрылымын суреттеу табылады. Бірақ егер жобалау “қолмен” жүргізілсе, онда ең алдымен мәліметтер базасы құрылымың схемалық графикалық көрінісі құрылады. Бұл жағдайда мәліметтерді суреттеу тілінің конструкциясы мен ақпараттық бірліктер мен олардың арасындағы байланыстарды графикалық белгілеудің арасындағы бірмағыналық сәйкестілік қамтамасыз етілуі тиіс. Графикалық көрнісіс мәліметтер базасының құрылымын автоматты жобалау барысында жобалаушымен қарым – қатынастың интерфейстік жабдығы ретінде және де жобаны құжаттау кезінде де қолданылады.
Мәліметтер базасының логикалық құрылымын жобалау барлық ақпараттық бірліктер мен олардың арасындағы байланысты анықтауды , оларға ат беруді білдіреді. Егер де ақпараттық бірліктер үшін әртүрлі типтерді қолдану мүмкін болса, онда олардың типін аңықтау қажет. Сонымен қтар кейбір сандық характеристикаларды, мысалы, өріс ұзындығын берген жөн.
1.3 Даталогиялық жобалауға қатынасы.
Деректер моделінің әрбір типі және модельдің әрбір түрі нақты МББЖ қолданылғанда өзінің ерекше қасиеттері болады. Сонымен қатар барлық құрылымды деректер модельдерінде және өзінің ортасында ДБ ұстаным жобалауларында көптеген ұқсастықтары болады. Осының барлығы деректер базасының құрлымын жобалауда бірыңғай методологиялық қатынасты қолдануға мүмкіндік береді.
ДБ жобалау процесі алдын – ала пәндік облыстағы объектілер классификациясын жасауға, жүйеге келтіргенде объектілер және олардың арасындағы бойынша туралы ақпараты береді.
Жобалаудың бастапқы кезеңдерде ДБ – ң тізімі аңықталуы керек. ДБ логикалық құрылымын жобалауда инфологиялық модельдің деректер моделіне ауысып кетуіне жағдай жасайды және нақты МББЖ қолданылады да тексеру болғаннан кейін даталогиялық модель пәндік облыста суреттеледі.
Кез – келген пәндік облыстың даталогиялық модельде суреттеудің көптеген жобалаудың шешімдері бар.
Жобалау әдісі ең кішкентай логикалық бірлігі (олардың әртүрлі аталуына қарамастан ) барлық МББЖ семантикалық тең болады және объектің идентификаторына сәйкес келуі керек немесе объектің қасиетіне немесе процеске.
Пәндік облыстағы зат арасындағы байланыстар, инфологиялық модельде сипаталады , даталогиялық модельде инфологиялық элементердің бірге орналасуына байланысты суретелуі немесе олардың арасындағы байланыстың жариялауында. Байланыс іштей жазу сырттай жазу деңгейде де берілуі мүмкін.
Байланыстың барлық түрі емес пәндік облыстағы болғандары даталогиялық модельде нақты түрде сипатталуы мүмкін. Көптеген МББЖ элементер арасындағы М : М байланысты қолданбайды.Осы жағдай да даталогиялық модельге көмекші элемент енгізіледі, осы қатынасты сипттайтын болады. Осы жағдайға назар аудару керек, себебі пәндік облыста және ИЛМ сипаттайтын қатынастар тек қана деректер базасының құрылымы арқылы берілуі мүмкін, сонымен қатар програмалық жолмен де берілуі мүмкін.Мыс: Қорытылған объектілер деректер базасын логикалық құрылымы деңгейде класс тобының сипатталуы керегі болмайды. Осы жағайда класстар тобы програмалық жолмен сақталатын деректердің өңдеумен аңықталады. Сипаттаудың қандай тәсілмен шешімі нақты жағдайда қолдану керегінің көптеген факторлардан тәуельді болады:тұрақсыздық заттың сипаттауы номенклатураның көлемі, МББЖ ерекшеліктері деректер өңдеуі мінезіне т.с.с. Егерде пәндік облыста қызметкерлердің жынысы бойынша классификация қолданса, деректер базасында жыныстық классификаторды құрудың қажеті жоқ, себебі ол тек қана екі позицияны ұстайды және ешқашан өзгертілмейді. Соған сәйкес пәндік облыстың обьектілеріне класс топтарды бөлудің керегі жоқ, олар көп жағдайда бірлескен түрде өңделеді және негізінде оларды сипаттайтын біртүрлі қасиеттер тізімін құрайды. Егерде сипаттайтын зат тұрақсыз болса, онда оны деректер арқылы беру керек, әйтпесе ол программаның әрдайым түзулуін қажет, осы жағдайда деректерді өзгертудің жағына қарағанда қиынға соғады.
Бірлескен обьектілердің бір файлда сипатталуына қарағанда, тағы бір тәсілі бар, әрбір төменгі деңгейдегі класс тобы обьектілеріне бөлек өзіндік файлдарды атап көрсетуге болады.Осы екі вариант кез – келген МББЖ қолдану мүмкін.
Сипаттаудың басқа тәсілдері нақты және нақты емес ДБ логикалық құрылымда класс топтарының суреттеуімен байланысты класс тобының нақты суреттейді — жазуында қасиеттердің мағыналары үшін жолдар белгіленуі әртүрлі класс топтарының жалпы обьектілерге және класс топтарының қасиеттің шешіміне жолдардың орнына класс топтарына тәуельді болған тәуельді тізімімен бір жол қолданады, оның құрамынан қандай класс тобы, қандай суреттейтін обьектіге жататыны белгілі болады. ДБ класс топтарының нақты бөліктен құрылымын принциптің орындалуы МББЖ – ң спецификасынан тәуельді болады.
ДБ логикалық құрылымын жобалауында негізгі мағынасын пәндік облысының қасиеті иемденеді. Бірақта информацияның өңдеу мінезі де жобалауда шешімін қабылдауға әсерін тигізеді. Мыс: Жиі қолданылатын информацияны бірге сақтау ұсынылады, көп жағдайда бірге өңделетін және керісінше бірге көп қолданылмайтын информацияны әртүрлі файлдарға бөліктеу. Көп қолданылатын информацияны және информацияға жолдамалар жиілігі аз болатын әртүрлі файлдарда сақтау керек, соңғысын архивтік файлдарға кіргізгені жақсы бөлер еді, ДБ тізімінде қолдағаннан гөрі.

1.4 Деректер базасын құрамын аңықтау.
Информациялық модельдерден даталогиялық модельге көшу кезінде мынаны ескеру керек, информациялық модель өзіне пәндік облыс туралы ДБ жобалауға керекті бүкіл информацияны кірістіреді. Ол ИЛМ ішіндегі заттарды бәрі даталогиялық модельде сипаттамайды. ДЛМ құрастырғананнан бұрын шешу керек қандай информация ДБ – да сақталады. Мыс: Инфологиялық модельде саналатын көрсеткіштер суреттелуі керек, бірақ та олар деректер базасында сақталмауға болады. ДБ – да сақталатын көрсеткіштер тізімін аңықтауда әртүрлі қатынастар бар. Соған сай деректер базасында тек қана нәтижелік көрсеткіштер сақталуы тиіс, ал өңделетін көрсеткіштер сұраным болған кезінде есептелуі тиіс.
Осы қатынастың жақсы жақтары бар.
1. ”нені сақтау керек ” шешімін қабылдағанда қарапайымдылық және бірлік.
2. Информацияның төлқұжатының болмауы, және одан шығатын барлық салдары
3. Кез – келген саналатын көрсеткішті алудың мүмкіндігі.
Саналатын көрсеткіштер сақталуға шешім қабылдауда бірнеше факторлар әсер етуі мүмкін.
Гипотетикалық пәндік облысты қарастырайық, ал оқу орнын суреттейді. Осы оқу орында оқитындарға стипендия беріледі. Стипендия берудің нақтыланған алгоритмі болады.
1. Барлық экзамендарды сессия уақытында тапсырылғандарға беріледі.
2. Стипендияның көлемі белгілі.
3. Кімде қаңағат деген бағалар болмаса, стипендия 25% жоғары болады.
4. Кімде тек қана өте жақсы деген бағалар болса стипендия 50 % артады.
Семестр бойы стипендияның көлемі өзгермейтінің қарастырайық. Осы жағдайда стипендияның көлемі саналатын көрсеткішке жатады, сондықтан деректер базасында сақталмайды, себебі кез – келген уақытта саналатын жолмен аңықталады. Бірақ та қарастыратын жағдайда оны ДБ сақтауға жақсы болған еді, себебі:
а) Алынатын мөлшері ірі қарай көп қолданады.
б) Стипендия көлемін аңықтаудың алгоритмі күрделі логика құрайды, санауға керекті бірнеше файлдарды қарастыруды етеді.
в) Стипендияның көлемі семестр бойы өзгермеуі керек. “Стипендияның берілуі” нақты файлды иемдегенде оның толықтылығын және дәлдігін қадағалау жеңіл болады.
1.5 Жасанды идентификаторларды енгізу.
Деректер базасының файлында обьекті суреттегенде обьектің идентификаторы осы көптеген жағдайда кілттік жолы болады.Бірақ кейбір жағдайларда жасанды идентификаторларды енгізуге қажеттілік туады, немесе басқаша айтқанда кодтарды. Осы жағдайлар келесі болып табылады.
1. Пәндік облыста бақылағанда синонимия немесе мүмкін болу, обьектінің табиғилық идентификаторы уникальды қасиетін ие болмауы мүмкін. Мыс: Өндірістің қызметкерлері арасында бірдей фамилия болуы мүмкін. Осы жағдайда обьектілерінде біртипті идентификациясы болуы үшін информациялық жүйеде жасанды кодтарды қолдану керек болады.
2. Егерде обьект көптеген байланыстарда қатысса, онда оларды сипттау үшін бірнеше файлдар құралады, және солардың әрбіреуінде обьектінің идентификаторы қолданады. Барлық файлдарда обьектінің ұзын табиғилық идентификаторды қолданбау үшін қысқа кодты енгізіп қолдануға болады. Ол тек қана есті экономдап қоймай сонымен қатар информацияны енгізуді жеңілдетеді.
3. Егерде табиғилық идентификатор уақыт сайын өзгеруі мүмкін, онда көптеген проблемалар пайда болуы мүмкін, егер осындай “динамикалық идентификатормен” қатар “статистикалық жасанды идентификаторларды ” қолданбаса.
Қайсыбір обьектілерге идентификаторлар иеленіп отырса, онда осы идентификаторлар тұрақты болуы қаламау керек. Мыс: Оқу орындарында қайсыбір жағдайларда оқу группалар аңықталады. Оларды сипаттау үшін курстық номерін қолдануға болады. Бірақ осы жағдайда группаның идентификаторы жыл сайын өзгеріп отырады.
Даталогиялық модельді жобалаған барлық қадамдары итеративті істеледі. Сонымен қатар даталогиялық жобалау деңгейдің ішінде де, басқа ДБ жобалау деңгейлерінде де итерация болуы мүмкін.

II Даталогиялық модельдердің ерекшеліктері
2.1 Іштей жазу құрылымы

Мәліметтер базасында модельдердің құрылымымен бөлуді қадағалау керек (іштей жазуды және сыртқы жазуды ). Іштей жазу құрылымы сызықтық немесе иерархиялық болуы мүмкін . Сызықтық құрылымда жазу қарапайым элементтерден тұрады (көбінде жолдар аталады) оларды жазғанда бір – бірінің артынан жазуды қадағалау керек немесе басқаша айтқанда жазу құрылымы нормаланған болады.
Иерархиялық іштей жазу құрылымы жағдайда, жазу құрылымына тек қана қарапайым емес сонымен қатар құрамдас компоненттер де кіреді. Олар векторлар болуы мүмкін (біртипті элементер қайталанып келсе), қайталанып келетін группалар (жазудың ішінде бірнеше құрамдас информациялық бірліктерінің даналары, бірнеше әртипті элементерді кірістіретін ), сондай – ақ, іштей жазуында қайталанбайтын информациялық құрамдас бірліктері. Мыс: Егер де біздің жазуында ТҰЛҒА болса, онда соның ішінде қарапайым элементер кіруі мүмкін, Табельдік НОМЕР, ФАМИЛИЯ т.б. АҒЫЛШЫН ТІЛІ векторы (тұлға бірнеше ағылшын тілдерін меңгергендігін топшыланады) қайталанатын группа ЖҰМЫС, ТІЗІМ, ТАҒАЙЫНДАУ КҮНІ, ШЫҒУ КҮНІ, ЖҰМЫС ОРНЫ, ЛАУАЗЫМЫ, сонымен қатар қайталанбайтын группа АДРЕСІ, ҚАЛА, КӨШЕ, ҮЙІ, КВАРТИРА элементтерден құрайтын.
Иерархиялық жазу құрылымы көп деңгейлік болуы мүмкін:Ұстаным ережелері бойынша өте күрделі құрылымдар болуы мүмкін. Мыс: Қайталанатын группа құрамына сапалық құрамдас компонент ретінде басқа қайталанатын группа кіреді. Дегенмен әртүрлі себептермен (жүзеге асыру қиындығына байланысты) нақты МББЖ – да айырмашылық шектеулер болады, Мыс:Қайталанатын группа бірінші иерархиялық деңгейде болуы мүмкін.
Өзіндік жазу құрылымда тәуелді және тәуелсіз құрылымымен болуы мүмкін. Соңғысы көбінде білдіреді, егер де нақты обьектке жазуда кез – келген компоненттің мағынасы болмаса, сол компоненттің берілген жазуда болмауын білдіреді. Мыс: бір қызметкер жоғарғы оқу орнын бітірсе, ғылыми дәрежесі және ғылыми атағы, сол ЖОО бітірген жылы ғылыми дәрежесі, ғылыми атағы берілген күні сол қызметкердің жазуында сақталады. Егер басқа қызмекерде осы белгілер болмаса, сол жазуында да осы жолдар болмайды.
Жазудың басқа ерекшеліктері оның ұзындығы болып табылады. Осы белгі бойынша жазу тәуелді мен тәулсіз және белгісіз ұзындығымен бөлінеді. Жазу тәуелді ұзындығымен сипатталады, сол арқылы оның тәуелді ұзындығын сол жолдар иемденеді немесе кез – келген жолдардың мүлдем болмауы, немесе қайталанатын компоненттерге бірнеше экземплярдің болуы қалайды.
Жолдардың негізгі тән белгілер олардың ұзындығының түрі болып табылады. Болып отырған МББЖ жолдар түрлері ұстанатын терімдер бойынша бөлінеді, бірақ осы терімді көбейту туралы беталыс болып тұр. Қазіргі уақытта көптеген МББЖ, кәдімгі қарапайым жолдар, символдық және сандық түрлерімен қатар мерзім түрлер, логикалық жолдар және ақша түр жолдар енгізуге болады. Кейбір жүйелер қолданушының жолдардың түрлерін енгізуге мүмкіндік береді.
2.2 Сыртқы жазу құрылымы
МББЖ дәстүрлі бөлінеді типтер бойынша мәлімет модельдер реляциялық иерархиялық және желілік. Олардың жазу байланыстылығына сипаттауға негізделеді. Олардың терминологиялық айырмашылыққа қарамастан кез – келген моделдің негізгі компоненттері жазу құрайтын файлдардан тұрады.
Классикалық иерархиялық моделдерде бір файл болады, сол файл құрылымға кірер есік болады. Қалған файлдар өз арасында байланыста болады. Солардың әрбіреуі түбір шыңнан басқасы және бір нәтижелік шын бар болады(ата – ана ) және кез – келген бағынышты шыңңан (балалар) негізделеді. Файл “ата – ана” және тудырған файл жазу арасында қатынас 1:М болады (кейбір жағдайларда 1:1).
Желілік модельдерде егер оған ешқандай шектеу қоймаса ұстанымда жүйеге кез – келген файл нүктелік кірер есік болады, файлдың әрбіреуі сандық бассыздық басқа файлдармен қатынаста болуы мүмкін және жазулар арасында байланысқан файлдар арасында кез – келген қатынастар болуымүмкін (1 : 1, 1 : М, М : М). Бірақ шыңдығында МББЖ – да модельге әртүрлі шектеулер қойлады. Желілік МББЖ әртүрлі файлдармен болуы мүмкін. Олардың ішінде файлдар екі типті болады: негізгі және тәуельді. Қандай МББЖ – де жүйелік деректерге кірер есік тек қана негізгі файлдар болады, өз арасында байланыстылық тек әртипті файлдар болады.
Көптеген МББЖ – де М : М деген қатынас қолданбайды. Сондай модельдерде әрбір байланыс жұп файлдар арасында бөлінген түрде ауысқанда және әрбіреуінің ішінен бір файл осы жұпта “иеленуші” болып жарияланады, ал басқасы “мүше”. Жазулардың ішінде қатынас “иеленуші” және “мүше” — 1: М болады.
Иерархиялық және желілік модель файлдар арасындағы қатынас жүйелік деректер құрылымы сипатталғанда аңықталады және физикалық беріледі әртүрлі көрсеткіштер арқылы. Реляциялық модельдерде өзіндік аталымы қолданады, бірақ ол модельдің елеулігін өзгертпейді. Көп жағдайда жалғыз модеьдік шектеуге әртүрлі МББЖ – де әртүрлі аталымдар қолданады. Логикалық деңгейде элемент көп жағдайда атрибут; сонымен қатар ол үшін бағана термині қолданады, жол т.б. Жиынтық атрибуттардың жиынтығы жолды құрайды (синонимдік терминдер – “қатар” “жазу”, “кортеж”).Жолдардың жиынтығы қатынасты құрайды (“таблица”, “деректер базасының файлы”). Деректер базасы ұғымы барлық реляциялық МББЖ қатынастардың көптігін қолдануы болмайды (сол сияқты ДБ жасағанда, бөлінген қатынастар (файлдар) сипатталады, ол бүкіл деректер базасына дербес информациялық бірлікке ешқандай сипаттау қарастырмаған ).
Реляциялық модельде файлдар арасында байланыс нақты түрде қарастырылмайды. Олар орнатылады динамикалық түрде деректердің өңдеу кезіндегі сәйкес жолдардың тендік мағыналарда.
Желілік және иерархиялық модельдерде жазу құрылымы кез – келген болуы мүмкін. Реляциялық модельдерде жазу құрылымы сызықтық болуы қажет. Аңықталуы бойынша әрбір қатынастың өзіндік кілті болады атрибут (қарапайым кілт) немесе атрибуттардың жиынтығын (құрама кілті) сәйкестіретін кортеж. Кейбір жағдайларда қатынастарда бірнеше мүмкін болатын кілттер болады. Өкінішке орай реляциялық МББЖ – дің ішінен барлығы кілттік концепциясын қолданбайды, себебі осы жағдайда көптеген проблемалар (көбінесе, кілттің уникалды болуын тексеру және кейбір шектеулерін қадағалауды ескеру) қолдануға жүктеледі. Тәуілдігіне қарамастан МББЖ жазуда кілттердің сипатталуын талаптардың бар немесе жоқ болуына қарамастан, деректер базасының жобалаушы түсіну керек, қандай кілт әрбір қатынастың болады. Бірнеше мүмкін болатын кілттердің ішінен біреуі таңдалады да бірінші кілт болып сипатталады.
Атрибут немесе атрибуттар группасы қарастыратын қатынастарда кілт болатыны сипаттайтын, ал басқа қатынастарда керісінше кілті саналатын сыртқы кілті болып аталады.
Егерде кез – келген таблица өзінің құрамында сыртқы кілтті ұстайтын болса, онда ол
а) құрамына бірінші кілті ұстайтын таблицамен логикалық түрде байланысқан.
б) сол қатынастың өзіндік белгісі “біреудің – көбілергге ”(құрамында сыртқы кілті ұстайтын таблица осы қатынастың “көбілер ”жағында орналасады ) .
Өзінше түсініктері бойынша “ата — ана” – “бала ” иерархиялық модельде файл “иеленуші ” – файл “мүше” желілік модельдерде және байланыс “кілт ” – “сыртқы кілт ” реляциялық модельдерде біртүрлі қатынасты береді – жазудың ішінде сәйкес файлдарда 1 : М қатынастың болуы. Реляциялық МББЖ – де көбінде “көзқарас” (viev) мағынасы қолданылады. Ол виртуалдық таблицаны сипаттайды. Бірнеше жолдармен бағаналардың жалпы мағыналар логикалық қосылу нәтижесінде және мүмкін жолдардың біріккендігін көптүрлігін кірістіреді. Берілген немесе таңдалған шартпен болады. Осы мағына деректер банкінің дәстүрлі “сызбанұсқа” мағынасы кеңейтеді. Айыру және жалпы модельдердің әртүрлі класстардың түсінігі деректер базасының құрылымын жобалауда жалпы қатынасты қолдануға мүмкіндік береді, модельдердің бір түрден екінші түрге өзгертілуі мүмкіндігінің, құралдарын қолдануға көбінесе тілдік бір модельдің классымен басқаларымен жүмыс істеуге арналған.
2.3 Желілік МББЖ тендес файлдармен даталогиялық жобалау.
Тендес желілік файлдармен МББЖ – ді даталогиялық жобалау, реляциялық МББЖ жобалаумен көбінесе ұқсас болып келеді. Айырмасы тізімдерін құрастыру керектігіне болады. Егер желілік МББЖ қолдануға тек қана сызықтық құрылымдық жазуды мүмкіндігігн берсе, онда пәндердің бөліктері артындағы қатынас сыртай жазулардың байланыстар арқылы да сонымен қатар келістірілген іштей жазумен де берілуі мүмкін.
Егер де сізде деректер базасының реляциялық жобаланған құралымымен болса, және сіз барлық жерде тізімін, байланыстың “кілт – сыртқы кілт” кілттен сыртқы кілтке көрсеткіш ретінде жариялайтын болсаңыз, онда сіз желілік модельге түзетілген құрылымын алатын боласыз. Мүмкін ол басқа құрылымдарға қарағанда рациональсыз болуы мүмкін. 1.9. Суретте осындай
Тәсілмен деректер базасының құрылымы көрсетілген.
ФАК

КАФ

Қызметкер

Ағ.т. менг. Балалар
Ағ. Т.

Сур.1.1. Реляциялық модель арқылы алынған даталогиялық модель желілік деректер базасы.
Егер пәндік облыста обьект көптеген қасиеттерін иеленіп отырса, осы жағдайда бөлек файлдарды көрсету үшін қолдану керегі болмайды. Векторларды қолдануға болады, бір жазуда бірнеше файлдарды жариялауға болады(егер обьекте бірнеше көптік қасиеттері болса және де олар барлығы бір файлда жариялануы мүмкін).
Егер обьект құрамдас қасиетті иеленсе, онда осы жағдайда группаны қолдануға болады, егер де осы қасиет қайталанатын болса, группада қайталанатын болады.Суретте 1.2 . Обьектке мүмкін болатын жазу құрылымы көрсетілген.
Тұлға

Сур. 1.2. “Обьект – қасиет ” іштей жазу құрылымын қолданғанда көрсетілуі.
Егер боьект нақты қасиеттерін иеленсе және МББЖ жолдарын жойылуын мүмкіндігін сипатталады, осы жағдайда осындай мүмкіндікті қолдану керек.
Егер жұп боьектілер арасында обьектке бөлек файлдарды жасауға болады және тізімін жариялап, осы файл иеленуші болады, обьектке сәйкестендіреді, осы “1” жағында байланыста орналасқан. (1.3 а суретте) қайталанатын группаның ішкі жазуында қолдануға мүмкіндік береді, оған обьектің атрибуттарын кіргізіп “М” осы жағдайда қарастыратын жағында орналасқан (1.3. б) .
Проектің шешімін тандаған кезінде желінің қуатын ескерілуі қажет (үлкен қуатты ұзын жазулардың пайда болуына әкелед, осы жағдай кедергі болуы мүмкін, басқа сөздермен айтқанда, қайталанатын группаны тізімнің орнына қолданғанда тек, егер “көптік” обьектінің экземплярларының саны көп болмаса) “көптік” обьектінің басқа байланыстарға қатысуы (егер ол басқа желілерде болса, онда оны бөлек файл енгізу керек ) қолданушылар сұранымның ерекшеліктері (мыс: “көптік ”обьектте информация керек болған жағдайда, онда оны бөлек файлда сақтау керек).Көп жағдайда пәндік облыстағы әрбір обьектке бөлек файлды құрау қажет етеді, осы жағдайда сияқты, жобаланған деректер базасының ең жақсы адаптациялық қасиеттері болады.

Қызметкер

А)
Қызметкер
Б)

Балалар
Сур. 1.3. М : М қатынасты сипаттағанда тізімнің қолдануы.
А) инфологиялық модельдің фрагменті.
Б) даталогиялық конструкция.
А) б)
Сур.1.4 . Көп деңгейлік иерархиялық нақты түрде сипатталуы.
А) инфологиялық модельдің фрагменті Б) даталогиялық конструкция
Көп деңгейлік иерархия көрінбейтін түрде сипатталуы мүмкін. (сур1.5.) Сипаттаудың осындай тәсілін қолдану керек, егерде обьектің күрделі және өзгермейтін құрылымы болса, ал осы құрылымның әртүрлі деңгейлерінде орналасқан элементтер – біртектілік. Жоғарыда айтылғандай көптеген МББЖ біртүрлі файлды иеленуші ретінде қолдануды мүмкіндік бермейді және біртүрлі тізімнің мүшесін. Осы жағдай да бір класстың обьектілер арасындағы байланыстарды сипаттау үшін даталогиялық модельге қосымша файл енгізіледі. (Сур.1.6.)
Пәндік облыстағы М : М байланысы обьектілер арасында үш файлдың құрылуына және екі тізімнің жариялауына әкеліп соғады.

Сур. 1.5. Нақты емес түрде көпдеңгейлік иерархиялық суреттелуі
А) Абстрактілік даталогиялық конструкция
Б) даталогиялық конструкция

Сур.1.6. Бір класстың обьектілер арасындағы байланысты суреттелуі.
А) инфологиялық модельдің фрагменті
Б) даталогиялық конструкция

Сур.1.7 . М : М байланыстың суреттелуі.
Біріккен обьектіні суреттегенде реляциялық модельдерде де сондай варианттары болуы мүмкін. Біріккен обьектінің суреттегенде бір файл қолданылады немесе әрбір төмеңгі категорияға олардан мүлдем өзгермейтін арнайы файл қолданады. Деректер базасының құрылымда класс топтарының суреттелуі 1.8. сур. көрсетілген.

ТҰЛҒА

Сур.1.8. Деректер базасының құрамында нақты суреттелуі.
Келесі мәселерге назар аудару керек, «класс – класс тобы» байланысты суреттейтін тізім қасиеттерін иеленеді. Солардың түсіну себебі, оларды жобалау және жүйенің функционалды жұмыс істеуін қадағалау. Біріншіден иеленуші жазу мен мүше жазу байланыс арасындағы, 1 : 1 типін иеленеді. Екіншіден мүше жазу керекті файлға енгізу кезінде, обьектінің белгіленген класс тобына қосылғанда іріктеу критерийнің мәні тексерілуі керек. Үшіншіден әрбір обьект иеленуші жазуда да мүше жазуы орналасқан барлық атрибуттарының қосылысымен сипатталады. Сонымен негізгі рөлі иеленуші жазуға жатады, себебі соның ішінде обьектінің идентификаторы орналасады. Соған сәйкес егер обьектілер қайсыбір класс топтарының қайсыбір байланыстарға қатысса, соған сәйкес тізім түгелімен классты сипатталатын иеленуші – файлмен жауарысылуы қажет.
Агрегарлық обьекті суреттегенде реляциялық модельдерінде сияқты, оған деректер базасының файлы қойылады.

Сур.1.9. Агрегарлық обьектінің суреттелуі.

III Бөлім. Мәліметтер базаларын жобалау «Жиһаздар”
3.1.Таблицалар.
Бізде берілген таблицаларда жиһаз және олардың түрлері, категорияларға бөлінген мәліметтер бар. Код категории бізде- түйінді жиһаз.
код мебели Мебель
1 Офисный
2 Спальный
3 Гостиный
4 Столовая
5 Детская
Осы таблицадан кейін жиһаздың аты, бағасы көрсетілген таблицаны шығарамыз. Бұл жерде түйінді жиһаз бұл – Код мебели.

код мебели название мебели описание мебели категория стоимость поставщики
2 Диван Мягкий гостинный 2500000 Украина,Мебель КО
3 Софа Раздвигающий спальный 3500,00 Шведция,Медиа арт
4 Камод Красное дерево спальный 8000,00 Польша,Пани Ком
5 Шкаф купе слоновый кость спальный 56000,00 Румыния,Рум Меб
6 Гарнитур Дерево гостинный 65000,00 Украина,Мебель КО
7 Куханный гарнитур красное дерево столовая 45000,00 Белорусия,МК
8 Пуфик Мягкий спальный 8000,00 Германия,Герман ПРО
9 Табуретки Дерево столовая 4500,00 Украина,Мебель КО
10 Кровать Железная детская 6500,00 Шведция,Медиа арт
Келесі таблицада Сатып алушылар тізімі, адресі, олардың қаласы, индексі.Осы мәліметтер төменде берілген.
Код покупателя имя Фамилия адрес город индекс
1 Александра Кревцова Мусина,25 Уральск 417001
2 Аман Алдабеогенов мкрн.4,д5,кв56 Уральск 417002
3 Жанна Рахимова Почталина144/1 Уральск 417001
4 Мурат Сатыбалдиев Мусина 14 Уральск 417001
5 Самат Алдабаев Утвинский 123 Уральск 001002
6 Куралай Жоламанова Пр Евразия4888 Уральск 417001
7 Ажар Абуова Ул Волгаградская45 Уральск 417001
8 Дулат Хаирлиев 4мкр.15д.85кв. Уральск 417001
9 Ербол Шарипов 4мкр.16д.25кв Уральск 417001
10 Гуля Жамангарина С Тюленина45 Уральск 417001
11 Куралай Жоламанова Пр Евразия4888 Уральск 417001
Төменде және бір өріс берілген. Бұл таблицада Дата заказа , Код покупателя, қай кезде тауар алған болса , сол кезде оған сыйлық берілген.

код заказа код покупателя дата заказа подарок
1 1 12/04/2004 Да
2 2 01/06/2004 Нет
3 3 12/01/2004 Да
4 4 24/03/2004 Да
5 5 29/01/2004 Нет
Келесі таблица қызметкерлерге қатысты зейнетақы фонды көрсетілген. Қызметкерлерде олардың қай қорға жататындығына байланысты осы қорларға есептеулер жүргізілген.
пенсионные фонды
Код код фонда название фонда гипперссылка
1 1 Солнышко www. Solnishko.kz
2 25 Наурыз www. Nauriz.kz
3 12 Казкомерцбанк www.kkb.kz.
3.2 Сұраныс.
Төменде көрсетілген сұраныстары өздерінің ерекшелігі мен және спецификасымен мәліметтер базасына қойылатын талаптары бойынша бөлінген. Бірінші менеджмент және экономика бөліміне қатысты қызметкерлерді мінездейді.
Запрос
фамилия Имя должность отдел
Жумагалиев Марат менеджер экономика
Алдабаевна Жанна экономист менеджмент
Сатыбалдиева Самал бухгалтер экономика
Каримова Айнур секретарь экономика
Келесі сұраныс нақты кезеңде тапсырылған сұраныстың уақытын өсу қарқынымен көрсетеді.Бұнда Код покупателя, Дата заказа және сыйлық берілген.
Запрос
код покупателя дата заказа подарок
1 23.02.2003 Да
5 16.11.2003 Нет
Ал келесі сұраныс бұл бағасы 28-ден төмен жиһаздар тізімін көтсетеді.
Запрос
название мебели стоимость
Софа 3500
Диван 25000
Пуфик 8000
Келесі сұраныс бұл сіздің білгіңіз келген қаланы көрсетіп береді.

3.3 Форма.
Әрі қарай мен қалай Формамен жұмыс істегенімді көрсетеді. Формалар мәліметтердің енгізу жылдамдығын жоғаралатады және олардың дұрыстылығын қамтамасыз етеді. Бұл жерде өзіміздің мәліметтер базамызды құруға болады. Мысалы: жұмысшылардың фотосын қою т.б .Біздер бұнда фондтар жайлы ақпаратты қосамыз: аты, гиперссылка, код фонда, жұмысшылар аты, фамилиясы және олардың лауазымдары.

Бұл форманың көмегімен әртүрлі форма типін құруға болады. Столбец ленточную , табличный , және басқалары.Оның ерекшелігі мәлімет бір – бірінен бөлініп тұрады және нақты әрі тиімді болып келеді.
MS Access деректер базасы. Деректер базаның құрылымы.
Қызметтің кез келген саласында жиі деректердің үлкен көлемдерімен жұмыс жасау қажет. Бұл кездегі негізгі операциялар – бұл ақпаратты жинау, оны өңдеу (қажет деректерді іздеу, сұрыптау және т.б.), деректерді қарап шығуға және баспаға шығаруға арналған формаларды құрастыру болып табылады. Осы барлық функцияларды қамтамасыз ететін ең таңымалды программалық құрал MS Access деректер базасын басқару жүйесі болып табылады.
Деректер базасы – бұл ақпарат, яғни деректер арнайы форматта (*.mdb) сақталынатын файл (құжат).
Деректер базасын басқару жүйесі – бұл программа. Ол арқылы ақпарат деректер базасына енгізілінеді, сұрыпталынады, сүзбеу жүргізілінеді, қажет ақпарат ізделінеді, қажет ақпарат басқа программаларға көшірілінеді.
Деректер базасындағы бағандар өрістер деп аталады, ал жолдар – жазулар. Жазулар саны қатты дисктің сыйымдылығымен шектеледі. Өрістердің максималды саны – 255.
Өрістер мен олардың қасиеттерінің жиынтығы деректер базаның құрылымын анықтайды. Жазуы жоқ деректер базасы да деректер базасы болып табылады, өйткені оның құрылымы бар.
Деректер базасын құрастыру:
1 қадам. Оның құрылымын құрастыру.
2 қадам. Құрылымды ақпаратпен толтыру.
Access-ті жүктеген кезде деректер қорының объектілерімен жұмыс жасауға арналған мәзір пайда болады.
Жұмыс жасаудың режимдері және объектілері
Кестелер – жазулар жиынтығы болып табылады. Деректер базасында не сақталынады соның бәрі оның кестелерінде сақталынады. Олардың құрылымы және мазмұны бар. Кестенің құрылымын құрастырғанда өрістердің атауларын, өрістердің типтерін және олардың өлшемдерін анықтау қажет. Кестенің әрбір өрісіне ерекше ат беріледі. Содан кейін қандай типті деректер әрбір өрісте орналасады екендігін шешу. Өріс типінің мәні Конструктор режимінде ғана көрсетілінеді.
Сұраныстар – толтырылған деректер базасымен жұмыс жасауға арналған негізгі объект. Деректерді өзгерту, таңдау және талдау құралы болып табылады. Олар бойынша бірнеше кестенің деректерін өзгертуге, талдауға және қарауға болады. Базаның байланысқан кестелерінен деректердің күрделі таңдауын орындауға және оларды нәтижелі кестелер түрінде көрсетуге мүмкіндік береді. Нәтижелі кестелер тек жедел жадыда сақталынады, ал бірақ оларды сақтауға болады.
Формалар – кестенің деректерін енгізу және бір жазуды көру үшін және т.б. мақсаттары үшін қолданылатын экранның арнайы форматы болып табылады. Формалар деректерді енгізуге, оларды түзетуге, қосуға және жазуларды жоюға мүмкіндік береді. Бір уақытта өз ара байланысқан кестелермен операциялар істеу үшін формаларды құруға болады.
Есептер – бұл деректерді ұйымдастыру және баспаға пайдаланушыға қажетті түрде шығарудың ең тиімді құралы.
Макростар – бұл белгілі бір операцияларды орындайтын макрокомандалар жиынтығы. Ол базамен жұмыс жасауын автоматтандырудың құралы болып табылады.
Модуль – бұл Visual Basic for Application (VBA) программалау тілінде жазылған программа.
Жұмыс жасаудың режимдері:
1. Оперативті режим – терезеде ақпарат жүйенің мәселелерін шешу, яғни ақпаратты қарап шығу, өзгерту, таңдау
2. Конструктор режимі – объекттің құрылымын, макетін құру немесе өзгерту.
Деректер түрлері.
• Мәтіндік – мәтін немесе есептеулерді жүргізуге талап етпейтін сандар (255 таңбаға дейін).
• Сандық – есептеулер жүргізуге арналған әр түрлі форматты сандық деректер.
• Мерзім/уақыт – мерзім және уақыт туралы ақпарат сақтау.
• Ақшалы – ақшалық мәндер және бүтін бөлігінде 15 таңбаға дейін, бөлшек бөлігінде 4 таңбаға дейін дәлдікпен жүргізілінетін математикалық есептеулерде қолданылатын сандық деректер.
• Memo – көп көлемді мәтінді сақтау.
• Санауыш – арнайы сандық өріс. Мұнда Access әрбір жазуға автоматты түрде арнайы реттік нөмерін береді.
• Логикалық – екі мүмкін мәндерден тек біреуін ғана қабылдай алады (иә, жоқ).
• OLE объекттің өрісі – Access кестесіне ендірілген немесе байланысқан объект.
• Гиперсілтеме — әріп және цифрлардан құрылған және гиперсілтеме адресін көрсететін жол.
• Алмастыру шебері – тұрақты мәндер жиынтығы немесе басқа кестеден қажет мәндерді тізімнен немесе тізімі бар өрістен таңдауға мүмкіндік беретін өріс.
Кестелерді құру.
Access-ті жүктегеннен соң экранда сұхбат терезесі пайда болады. Ол арқылы дайын деректер базасын ашуға, жаңа деректер базасын құрастыруға немесе ол үшін ендірілген шеберді пайдалануға болады.
Біз Новая база данных ауыстыру қосқышын таңдаймыз және OK батырмасын шертеміз. Файл новой базы данных сұхбат терезесі пайда болады. Мұнда файлдың атын және оның орналасуын көрсетеміз. Сохранить батырмасын шертеміз. Деректер базаның терезесі пайда болады. Мұнда 6 астарлы бет орналасқан. Кестені құрастыру үшін Таблицы астарлы бетін таңдаймыз. Создать батырмасын шертеміз. Новая таблица сұхбат терезесі пайда болады. Мұнда кестені құрастырудың 5 мүмкін тәсілі көрсетілген.
1. Режим таблицы – кесте өрістердің атауларын бағандардың тақырып жолдарына енгізу арқылы құрылады.
2. Конструктор – кесте өрістердің атаулар тізімін және бірден әрбір өрістің қасиеттерін көрсету арқылы құрылады.
3. Мастер таблиц – автоматты түрде шебердің көмегімен. Ол дайын тізімнен өрістерді таңдауға мүмкіндік береді және мұнда жүзден аса әр түрлі кестелердің түрлерінің шаблондары берілген.
4. Импорт таблиц – кесте деректерді басқа деректер базасынан немесе электронды кестеден көшіру арқылы құрылады.
5. Связь с таблицами – кесте басқа деректер базасында орналасқан кестемен байланыс жасау арқылы құрылады.
Кесте бойынша жылжу.
жебелек пернелерін пайдалану;
қозғалту жолақтарын пайдалану;
қажет орында маусты шерту;
Tab пернесін пайдалану;
терезенің төменгі бөлігінде орналасқан көшу батырмаларын пайдалану
Деректерді сұрыптау.
Деректерді қарап шығу ыңғайлы болу үшін, кестедегі жазуларды белгілі бір тізбек бойынша сұрыптауға болады.
Мәндердің сұрыптауын орындау үшін, мәтін курсорын сұрыпталынатын бағанның кез келген ұяшығына орнату қажет, содан кейін келесі батырмаларды ( -өсу реті бойынша сұрыптау, — кему реті бойынша сұрыптау) шерту немесе ЗаписиàСортировка командасын орындау.
Іздеуді ұйымдастыру.
Егер кесте көп көлемді болса, онда редакталайтын деректерді тауып алу қажет. Іздеу жүргізу үшін, мәтін курсорын іздеу жүргізілетін өрісінің ұяшығына орнату, содан кейін ПравкаàНайти командасын орындау қажет.
Пайда болған терезеде ізделінетін деректердің үлгісі енгізілінеді және Найти батырмасын шертеді. Егер қажет мән табылса, онда курсор сол ұяшыққа орнатылынады.
Сүзбеуді құру және қолдану.
Сүзбеу – бұл жазулар жиынтығын таңдауға қолданылатын, шарттар жиынтығы.
Типтер:
1. белгіленген бойынша сүзбеу (фильтр по выделенному)
2. кәдімгі сүзбеу (обычный фильтр) – Сүзбеуді өзгерту батырмасы
3. кеңейтілген сүзбеу (расширенный фильтр).
Жұмыс тәртібі:
Записи/Фильтр/Изменить фильтр командасын орындау;
Кестеден тек бір жол ғана қалады;
Әрбір өріс мәтін курсоры орналасқан жағдайда тізімі бар өріс болып табылады;
Бұл тізімнен берілген өріс үшін қажет мәнді таңдауға болады;
Применить батырмасын шерту;
Таңдауды алып тастау үшін, дәл осы батырманы шерту қажет, тек бұл жағдайда ол Удалить фильтр деп аталады.
Форманы құру. Форманы көрсету режимдері.
Формалар – деректер базаны ақпаратпен толтыратын қызметкерлерге қажет. Олар ақпаратты енгізуге, қарап шығуға және кесте немесе сұраныстағы ақпаратты модификациялауға көмектеседі.
Құру тәсілдері:
1. автоматты түрде – Автоформа.
2. шебер арқылы – Мастер форм.
3. өз қолымен – Конструктор.
Форманы көрсету режимдері:
1. конструктор режимі
2. форма режимі
3. кесте режимі
Режимдер арасында ауысу Вид менюі арқылы іске асады.
Басқару элементтер.
Конструктор режимінде форманың көлбеу және тігінен орналасқан сызғыштар, форматтау тақтасы және құралдар тақтасы бар. Қосымша басқару элементтер тақтасын экранға шығаруға болады. Ол арқылы формаға жаңа объектілер енгізуге болады.
Басқару элементтер – бұл формада немесе есепте орналасқан және деректерді бейнелеуге, операцияларды жасауға немесе жай әсемдік үшін арналған графикалық объектілер болып табылады.
Формаларда үш бөлім және бірнеше басқару элементтер болуы мүмкін.
Форманың бөлімдері:
1. форманың тақырып жолы – бұл бөлім форманың 1-ші бетінің ең басында орналасады және тақырыптың атауын орналастыруға арналған;
2. форманың ескерту бөлімі – соңғы беттің ең соныңда орналасқан, пайдаланушыға арналған кеңестер және басқада қажет ақпаратты орналастыруға пайдаланады.
3. деректер аумағы – деректердің жазулары орналасқан.
Экранға көрінбейтін бөлімді шығару үшін Вид /Заголовок/Примечание формы командасын орындау қажет.
Сұраныстарды құрастыру.
Сұраныстар – бұл пайдаланушы орнатқан шарттың негізінде, бір немесе бірнеше кестелерден өзіне қажет жазуларды іріктеп алуға көмектеседі.
Сұранытың қасиеттері:
1. нәтижелі кестені құрастырғанда, базадан қажет ақпаратты тек таңдамай ғана, сонымен қатар оны өңдеу мүмкіндігі болып табылады (сұрыптау, сүзбеуден өткізу, біріктіру, бөлу, өзгерту). Сонда алғашқы кестеде ешқандай өзгертулер пайда болмайды.
2. қорытынды есептеулер жүргізу мүмкіндігі (өріс бойынша орташа мәнін, ең максималды, ең минималды мәнін, қосындыны табу).
Есептер құрастыру.
Есептер – сұраныстар жұмысының нәтижелерін көрнекті түрде, баспа құрылғысында басылма түрінде алуға мүмкіндік береді (қағаз құжаты).
Құру тәсілдері:
1. автоматты түрде – Автоотчет.
2. шебер арқылы – Мастер отчета.
3. өз қолымен – Конструктор.
Есептің құрылымы:
1. тақырып жол бөлімі– есептің жалпы атауын жазуға арналған;
2. жоғарғы колонтитул бөлімі – егер есептің құрылымы күрделі болса және бірнеше беттерден тұрса, онда ішкі атауларды жазу үшін қолданылады;
3. деректер аумағы – база кестелер өрісінің мазмұнымен байланысты, басқару элементтер орналасқан;
4. төменгі колонтитул– құру мерзімі және беттерді нөмірлеу;
5. ескерту бөлімі – қосымша ақпарат орналастыру;
6. топтың тақырып жолы – әрбір берілген топтың жоғарғы бөлігінде шығады.

 Дереккөздер 

Санат:Microsoft