Uraian jabatan

Uraian jabatan (atau deskripsi pekerjaan) adalah dokumen yang menjelaskan tugas, tanggung jawab, serta kualifikasi yang diperlukan untuk suatu jabatan. Menurut definisi Bureau of Law and Business Inc. dalam terbitannya How to Write Job Description-The Easy Way (1982), uraian jabatan merupakan "Catatan tertulis tentang tugas-tugas, tanggung jawab, serta kualifikasi yang disyaratkan untuk suatu jabatan, atas dasar informasi yang diperoleh dari proses analisis jabatan."

 Fungsi 
Uraian jabatan memiliki beberapa fungsi utama, antara lain:

 Identifikasi Jabatan: Membantu dalam mengidentifikasi dan mendefinisikan setiap jabatan dalam suatu organisasi.
 Batasan Jabatan: Memberikan batasan-batasan yang jelas mengenai tanggung jawab dan ruang lingkup jabatan tersebut.
 Menguraikan Cakupan Jabatan: Menyediakan rincian mengenai tugas yang harus dilaksanakan dan kualifikasi yang diperlukan.

 Manfaat 
Beberapa manfaat yang diperoleh baik oleh organisasi maupun karyawan dari penerapan uraian jabatan yang jelas antara lain:

 Kejelasan Tanggung Jawab: Memperjelas siapa yang bertanggung jawab atas pelaksanaan tugas dalam organisasi.
 Pemahaman Karyawan: Membantu karyawan memahami tugas dan tanggung jawab mereka.
 Informasi Kualifikasi: Memberikan informasi tentang pengetahuan, pelatihan, pendidikan, dan keterampilan yang diperlukan untuk menjalankan pekerjaan.
 Evaluasi dan Pengembangan Organisasi: Membantu manajemen dalam menganalisis dan menyempurnakan struktur organisasi, serta dalam penyusunan struktur gaji.

Contoh pemanfaatan uraian jabatan dalam administrasi personalia:

 Perencanaan tenaga kerja
 Rekrutmen dan seleksi
 Orientasi dan pengembangan
 Struktur upah dan gaji
 Penilaian kinerja

 Unsur-unsur 
Terdapat lima unsur dasar yang perlu ada dalam uraian jabatan:

 Identitas Jabatan: Nama jabatan yang akan dijelaskan lebih lanjut.
 Ringkasan Jabatan: Gambaran umum mengenai tugas dan tanggung jawab yang akan dijalankan oleh pemegang jabatan.
 Uraian Tugas dan Tanggung Jawab: Penjelasan mengenai tugas-tugas utama serta tanggung jawab yang harus dipikul.
 Tanggung Jawab Terhadap Atasan: Penjelasan mengenai hubungan antara pemegang jabatan dan atasan, serta tanggung jawab yang harus dipenuhi.
 Spesifikasi Jabatan: Syarat-syarat yang harus dipenuhi oleh karyawan yang menduduki jabatan tersebut, termasuk kualifikasi pendidikan, pengalaman, dan keterampilan.

 Analisis jabatan 

Sebelum menyusun uraian jabatan, dilakukan analisis jabatan untuk menentukan tugas, tanggung jawab, dan kriteria yang dibutuhkan dalam suatu posisi jabatan. Proses analisis ini dilakukan secara teliti agar deskripsi pekerjaan yang dihasilkan akurat dan bermanfaat.

Deskripsi pekerjaan dapat disusun secara naratif atau dalam bentuk daftar poin, tergantung pada kebutuhan organisasi.

 Spesifikasi jabatan 
Selain uraian jabatan, dalam Manajemen Sumber Daya Manusia (MSDM) terdapat juga spesifikasi jabatan yang berfokus pada kualifikasi minimum yang harus dimiliki oleh pemegang jabatan, seperti pengetahuan, keterampilan, dan kemampuan yang diperlukan untuk menjalankan pekerjaan secara efektif

Uraian jabatan dapat bervariasi tergantung pada tingkat posisi. Untuk posisi entry-level, penekanan diberikan pada keterampilan minimum yang dibutuhkan, sedangkan untuk posisi manajerial atau eksekutif, pengalaman dan kemampuan memimpin menjadi fokus utama. Uraian jabatan juga dapat bersifat generalis, mencakup berbagai tugas dan alat yang dapat digunakan oleh pegawai dalam suatu pekerjaan

 Format dan gaya penulisan 
Penyusunan uraian jabatan dilakukan melalui analisis jabatan, yaitu proses pengumpulan dan analisis informasi tentang tugas, tanggung jawab, dan konteks pekerjaan. Uraian jabatan harus ditulis dengan bahasa yang sederhana dan jelas agar mudah dipahami oleh semua pihak terkait. Penggunaan kata kerja aktif dalam bentuk sekarang sangat dianjurkan. Uraian jabatan juga perlu diperbarui setiap kali terjadi perubahan pada posisi atau ketika posisi tersebut kosong, untuk menyesuaikan dengan kebutuhan organisasi yang mungkin berubah akibat perkembangan teknologi atau perubahan struktur organisasi

Uraian jabatan biasanya ditulis secara ringkas, sering kali hanya satu halaman, dengan gaya bahasa yang langsung, sederhana, dan menggunakan istilah yang mudah dipahami oleh pegawai yang menjalankan pekerjaan tersebut. Penggunaan gambar atau bullet point dapat membantu memperjelas tugas dan langkah kerja. Uraian jabatan tidak mencakup protokol detail tentang cara melakukan pekerjaan, melainkan hanya mendeskripsikan tugas dan tanggung jawab utama

 Referensi 

 Daftar pustaka 

 Lumbatoruan, Magdalena. Ensiklopedi Ekonomi Bisnis dan Manajemen. Jakarta: PT Citra Adi Pustaka, 1992, hlm. 2-4.

 Catatan kaki 

Kategori:Pekerjaan