Arsip

Arsip adalah akumulasi catatan atau materi historis - dalam media apa pun - atau fasilitas fisik tempat mereka berada.

Arsip berisi dokumen sumber utama yang telah terakumulasi selama masa hidup seseorang atau organisasi, dan disimpan untuk menunjukkan sejarah dan fungsi orang atau organisasi tersebut.Arsiparis profesional dan sejarawan umumnya memahami arsip sebagai catatan yang secara alamiah dan harus dihasilkan sebagai produk dari kegiatan hukum, komersial, administratif, atau sosial yang teratur. Arsip secara metaforis didefinisikan sebagai "sekresi suatu organisme"

Secara umum, arsip terdiri dari catatan yang telah dipilih untuk disimpan secara permanen atau jangka panjang dengan alasan nilai budaya, sejarah, atau bukti yang bertahan lama.Arsip biasanya tidak dipublikasikan dan hampir selalu unik, tidak seperti buku atau majalah, yang mungkin memiliki banyak salinan yang sama. Ini berarti bahwa arsip sangat berbeda dengan perpustakaan dalam hal fungsi dan pengorganisasiannya, meskipun koleksi arsip sering kali dapat ditemukan di dalam gedung perpustakaan.

Seseorang yang bekerja di bidang kearsipan disebut arsiparis. Studi dan praktik pengorganisasian, pelestarian, dan penyediaan akses terhadap informasi dan materi dalam arsip disebut ilmu kearsipan. Tempat penyimpanan fisik dapat disebut sebagai arsip (lebih umum di Inggris), arsip (lebih umum di Amerika Serikat), atau repositori.

 Etimologi 
Kata arsip dalam bahasa Inggris /ˈɑːrkaɪv/ berasal dari bahasa Prancis archives (jamak), dan pada gilirannya dari bahasa Latin archīum atau archīvum, bentuk romanisasi dari bahasa Yunani ἀρχεῖον (arkheion). Istilah Yunani ini awalnya merujuk pada rumah atau tempat tinggal Archon, seorang penguasa atau kepala hakim, tempat dokumen-dokumen resmi negara yang penting diarsipkan dan ditafsirkan; dari sana maknanya meluas hingga mencakup konsep-konsep seperti "balai kota" dan "arsip publik". Akar kata dari bahasa Yunani adalah ἀρχή (arkhē), yang berarti antara lain "peradilan, jabatan, pemerintahan", dan berasal dari kata kerja ἄρχω (arkhō), yang berarti "memulai, memerintah, memerintah" (juga merupakan akar dari kata bahasa Inggris seperti "anarki" dan "monarki").

 Sejarah 
Praktik penyimpanan dokumen resmi sudah sangat tua.Yeo Geoffrey. 2021. Record-Making and Record-Keeping in Early Societies. Abingdon Oxon: Routledge. Para arkeolog telah menemukan arsip ratusan (dan terkadang ribuan) tablet tanah liat yang berasal dari milenium ketiga dan kedua sebelum masehi di situs-situs seperti Ebla, Mari, Amarna, Hattusas, Ugarit, dan Pylos. Penemuan-penemuan ini sangat penting dalam mempelajari huruf, bahasa, sastra, dan politik kuno.

Sastra lisan, seperti hikayat Palestina, juga dapat memiliki fungsi pengarsipan bagi masyarakat.

Arsip dikembangkan dengan baik oleh bangsa Cina kuno, Yunani kuno, dan Romawi kuno (yang menyebutnya Tabularia). Namun, arsip-arsip tersebut telah hilang karena dokumen yang ditulis di atas bahan seperti papirus dan kertas relatif cepat rusak, tidak seperti tablet tanah liat. Arsip-arsip gereja, kerajaan, dan kota dari Abad Pertengahan masih bertahan dan sering kali mempertahankan status resminya tanpa gangguan hingga saat ini. Arsip-arsip tersebut merupakan alat dasar untuk penelitian sejarah pada periode ini.

Inggris, setelah tahun 1066, mengembangkan arsip dan metode akses arsip.Michael T. Clanchy, From Memory to Written Record: England 1066–1307 (Blackwell, 1979). Swiss mengembangkan sistem kearsipan setelah tahun 1450.

Pendahulu pertama ilmu kearsipan di Barat adalah buku petunjuk Jacob von Rammingen pada tahun 1571,The earliest predecessors of archival science - Jacob von Rammingen's two manuals of the registry and archival management, printed in 1571, translated by JBLD Strömberg. Lund: Wallin & Dalholm, Lundaboken, 2010 dan De Archivis libris singularis karya Baldassarre Bonifacio pada tahun 1632.L. Sandri, 'Il "De Archivis" di Baldassare Bonifacio', Notizie delle Archive di Stato, Roma, 1950, p. 95-111.

Pemikiran kearsipan modern berakar dari Revolusi Prancis. Arsip Nasional Prancis, yang mungkin memiliki koleksi arsip terbesar di dunia (dengan catatan sejak tahun 625 M), didirikan pada tahun 1790 selama Revolusi dari berbagai arsip pemerintah, agama, dan pribadi yang disita oleh kaum revolusioner.

Pada tahun 1883, arsiparis Prancis Gabriel Richou menerbitkan teks Barat pertama tentang teori kearsipan, berjudul Traité théorique et pratique des archives publiques (Perjanjian Teori dan Praktik Kearsipan Publik), di mana ia mensistematisasi teori kearsipan tentang respect des fonds, yang pertama kali diterbitkan oleh Natalis de Wailly pada tahun 1841.F. Hildesheimer, "Les Premières publications des Archives", Histoires de France, historiens de la France, Paris, 1994, p. 280-299.

 Pengguna dan institusi 
Sejarawan, ahli silsilah, pengacara, ahli demografi, pembuat film, dan lainnya melakukan penelitian di arsip. Proses penelitian di setiap arsip adalah unik dan bergantung pada institusi yang menyimpan arsip tersebut. Meskipun ada banyak jenis arsip, sensus terbaru arsiparis di Amerika Serikat mengidentifikasi lima jenis utama: akademis, bisnis (untuk mencari keuntungan), pemerintah, nirlaba, dan lainnya. Ada juga empat bidang penyelidikan utama yang terkait dengan arsip: teknologi material, prinsip-prinsip pengorganisasian, lokasi geografis, dan perwujudan kusut manusia dan non-manusia. Bidang-bidang ini membantu untuk mengkategorikan lebih lanjut jenis arsip apa yang sedang dibuat.

 Akademik 
Arsip di perguruan tinggi, universitas, dan fasilitas pendidikan lainnya biasanya disimpan di dalam perpustakaan, dan tugas-tugasnya dapat dilakukan oleh seorang arsiparis. Arsip akademik ada untuk melestarikan sejarah institusi dan melayani komunitas akademis.

Akses ke koleksi arsip ini biasanya hanya dapat dilakukan dengan membuat janji terlebih dahulu; beberapa di antaranya mencantumkan jam buka untuk bertanya. Pengguna arsip akademik dapat terdiri dari mahasiswa, mahasiswa pascasarjana, fakultas dan staf, peneliti ilmiah, dan masyarakat umum. Banyak arsip akademik bekerja sama dengan departemen hubungan alumni atau lembaga kampus lainnya untuk membantu menggalang dana bagi perpustakaan atau sekolah mereka. Kualifikasi untuk pekerjaan dapat bervariasi. Posisi entry-level biasanya membutuhkan ijazah sarjana, tetapi biasanya arsiparis memiliki gelar pascasarjana dalam bidang sejarah atau ilmu perpustakaan (sebaiknya disertifikasi oleh badan seperti American Library Association). Spesialisasi bidang subjek menjadi lebih umum pada posisi yang lebih tinggi.

 Bisnis (untuk mencari keuntungan) 
Arsip yang berada di lembaga nirlaba biasanya adalah arsip yang dimiliki oleh bisnis swasta. Contoh arsip bisnis terkemuka di Amerika Serikat antara lain Coca-Cola (yang juga memiliki museum terpisah World of Coca-Cola), Procter and Gamble, Motorola Heritage Services and Archives, dan Levi Strauss & Co. Arsip perusahaan-perusahaan ini menyimpan dokumen dan benda bersejarah yang berkaitan dengan sejarah dan administrasi perusahaan mereka. Arsip bisnis memiliki tujuan untuk membantu perusahaan mempertahankan kendali atas merek mereka dengan menyimpan kenangan masa lalu perusahaan. Khususnya dalam arsip bisnis, manajemen arsip terpisah dari aspek historis arsip. Pekerja dalam jenis arsip ini dapat memiliki kombinasi pelatihan dan gelar, baik dari latar belakang sejarah atau perpustakaan. Arsip-arsip ini biasanya tidak terbuka untuk umum dan hanya digunakan oleh pekerja dari perusahaan pemiliknya, meskipun ada juga yang mengizinkan pengunjung yang telah disetujui melalui perjanjian. Arsip bisnis berkepentingan untuk menjaga integritas perusahaan mereka dan oleh karena itu mereka sangat selektif dalam hal bagaimana materi mereka dapat digunakan.

 Pemerintah 
Arsip pemerintah meliputi arsip yang dikelola oleh pemerintah lokal dan negara bagian serta arsip yang dikelola oleh pemerintah nasional (atau federal). Siapa pun dapat menggunakan arsip pemerintah, dan pengguna yang sering menggunakan arsip pemerintah adalah reporter, ahli silsilah, penulis, sejarawan, mahasiswa, dan orang-orang yang mencari informasi tentang sejarah rumah atau wilayah mereka. Banyak arsip pemerintah yang terbuka untuk umum, dan tidak perlu membuat janji untuk mengunjunginya.

Di Amerika Serikat, National Archives and Records Administration (NARA) memiliki fasilitas arsip pusat di District of Columbia dan College Park, Maryland, dengan fasilitas regional yang tersebar di seluruh Amerika Serikat. Beberapa pemerintah kota atau pemerintah daerah mungkin memiliki repositori, tetapi organisasi dan aksesibilitasnya sangat bervariasi. Sama halnya dengan profesi perpustakaan, persyaratan sertifikasi dan pendidikan juga sangat bervariasi, dari satu negara bagian ke negara bagian lainnya.Watkins, Christine. "Chapter Report: The Many Faces of Certification." American Libraries 29, no. 9 (October 1998): 11. (accessed 23 July 2014). Asosiasi profesi sendiri mendorong perlunya profesionalisasi.Bastian, Jeannette, and Elizabeth Yakel. "'Are We There Yet?' Professionalism and the Development of an Archival Core Curriculum in the United States." Journal of Education for Library & Information Science 46, no. 2 (Spring2005 2005): 95–114. (accessed 23 July 2024) NARA menawarkan Sertifikat Program Pelatihan Manajemen Arsip Federal untuk pengembangan profesi. Mayoritas staf arsip negara bagian dan lokal memiliki gelar sarjana - semakin banyak repositori yang mencantumkan gelar tingkat lanjut (misal: MA, MLS/MLIS, Ph.D.) dan sertifikasi sebagai persyaratan posisi atau preferensi.

Di Inggris, Arsip Nasional (sebelumnya dikenal sebagai Kantor Arsip Publik) adalah arsip pemerintah untuk Inggris dan Wales. Arsip fisik yang disimpan oleh Arsip Nasional mencapai 185 km (115 mil) rak, jumlah yang terus bertambah setiap tahunnya. Arsip Warisan Inggris adalah arsip publik untuk Warisan Inggris. Arsip Nasional Skotlandia, yang terletak di Edinburgh, melayani negara tersebut; sementara Kantor Arsip Publik Irlandia Utara di Belfast adalah arsip pemerintah untuk Irlandia Utara.

Di Prancis, Administrasi Arsip Prancis (Service interministériel des Archives de France) di Kementerian Kebudayaan mengawasi Arsip Nasional (Archives nationales), yang memiliki 373 km (232 mil) arsip fisik pada tahun 2020 (total panjang rak yang ditempati yang diletakkan bersebelahan), dengan arsip asli yang berasal dari tahun 625 Masehi, dan 74,75 terabyte (74.750 GB) arsip elektronik, serta Arsip Luar Negeri Nasional (ANOM, 36,5 km (22.7 mi) dari arsip fisik), Arsip Nasional Dunia Perburuhan [fr] (ANMT, 49,8 kilometer (30.9 mi) dari arsip fisik), dan semua arsip publik lokal (arsip departemen, atau archives départementales, yang terletak di préfectures dari masing-masing 100 départements di Prancis ditambah Kota Paris, lebih dari 400 arsip kotamadya di kota-kota besar dan kota-kota besar di Prancis, dan 12 arsip regional yang lebih baru) yang memiliki 3.591 km (2.231 mil) arsip fisik dan 225,25 terabyte arsip elektronik (pada 2020).

Arsip Kementerian Angkatan Bersenjata Prancis (Dinas Sejarah Pertahanan, sekitar 450 kilometer (280 mil) arsip fisik) dan arsip Kementerian Luar Negeri Prancis (Arsip Diplomatik [fr], sekitar 120 kilometer (75 mil) arsip fisik) dikelola secara terpisah oleh kementerian masing-masing dan tidak berada di bawah yurisdiksi Arsip Administrasi Prancis.

Di India, Arsip Nasional (NAI) berlokasi di New Delhi.

Di Taiwan, Administrasi Arsip Nasional berada di Taipei.

Sebagian besar organisasi antar pemerintah menyimpan arsip historis mereka sendiri. Namun, sejumlah organisasi Eropa, termasuk Komisi Eropa, memilih untuk menyimpan arsip mereka di European University Institute di Florence.

 Gereja 
Arsip gereja yang terkenal adalah Arsip Apostolik Vatikan. Keuskupan agung, keuskupan, dan paroki juga memiliki arsip di Gereja Katolik Roma dan Anglikan. Yang sangat penting adalah arsip biara karena usianya yang sudah kuno, seperti yang dimiliki oleh Monte Cassino, Saint Gall, dan Fulda. Catatan dalam arsip-arsip ini meliputi manuskrip, catatan kepausan, catatan gereja lokal, foto-foto, sejarah lisan, materi audiovisual, dan gambar-gambar arsitektur.

Sebagian besar denominasi Protestan juga memiliki arsip, termasuk Presbyterian Historical Society, Arsip Gereja Moravia, Perpustakaan dan Arsip Sejarah Baptis Selatan, Arsip United Methodist dan Pusat Sejarah Gereja United Methodist, dan Gereja Kristen (Murid-murid Kristus).

 Nirlaba 
Arsip nirlaba meliputi arsip yang ada di perkumpulan sejarah, bisnis nirlaba seperti rumah sakit, dan repositori di dalam yayasan. Repositori semacam itu biasanya didirikan dengan dana pribadi dari para donatur untuk melestarikan dokumen dan sejarah orang atau tempat tertentu. Lembaga-lembaga ini dapat mengandalkan dana hibah dari pemerintah maupun dana swasta.Tergantung pada ketersediaan dana, arsip nirlaba dapat berukuran sekecil komunitas sejarah di kota kecil hingga sebesar komunitas sejarah negara bagian yang dapat menyaingi arsip pemerintah. Pengguna arsip jenis ini dapat bervariasi seperti halnya lembaga yang menyimpannya. Pegawai arsip nirlaba dapat terdiri dari arsiparis profesional, paraprofesional, atau sukarelawan, karena pendidikan yang diperlukan untuk posisi di arsip nirlaba bervariasi sesuai dengan tuntutan basis pengguna arsip.

 Lain-lain 
Beberapa arsip menentang kategorisasi. Ada arsip suku-suku bangsa di Amerika Utara, dan ada pula arsip yang disimpan di dalam dokumen-dokumen milik perorangan. Banyak museum menyimpan arsip untuk membuktikan asal-usul benda-benda yang mereka miliki. Setiap lembaga atau orang yang ingin menyimpan dokumen penting mereka dengan cara yang terorganisasi yang menggunakan prinsip-prinsip paling dasar dari ilmu kearsipan mungkin memiliki arsip. Dalam sensus arsiparis tahun 2004 yang dilakukan di Amerika Serikat, 2,7% arsiparis dipekerjakan di institusi yang tidak dapat dikategorikan. Ini adalah angka yang terpisah dari 1,3% yang mengidentifikasi diri mereka sebagai wiraswasta.Jenis arsip lainnya adalah proyek Rahasia Negara.

Arsip individu dapat mencakup surat, kertas, foto, file komputer, lembar memo, catatan keuangan, atau buku harian yang dibuat atau dikumpulkan oleh individu tersebut, apa pun media atau formatnya. Arsip sebuah organisasi (seperti perusahaan atau pemerintah) cenderung berisi jenis arsip lain, seperti file administrasi, catatan bisnis, memo, korespondensi resmi, dan notulen rapat. Beberapa arsip terdiri dari kompilasi dari kedua jenis koleksi tersebut. Contoh dari kompilasi gabungan ini adalah Arsip Transgender di Universitas Victoria, yang berisi banyak koleksi sumbangan baik dari perorangan maupun organisasi dari seluruh dunia. Banyak dari sumbangan tersebut belum dikatalogkan, tetapi saat ini sedang dalam proses pelestarian secara digital dan tersedia untuk publik secara online.

Arctic World Archive adalah fasilitas penyimpanan data yang dikelola secara komersial yang terletak di kepulauan Svalbard, Norwegia, yang berisi data yang memiliki nilai historis dan budaya dari beberapa negara serta seluruh kode sumber terbuka perusahaan multinasional Amerika, GitHub. Data disimpan dalam gulungan film yang dikembangkan secara khusus di dalam lemari besi yang terkubur jauh di bawah lapisan es, dengan media penyimpanan data yang diharapkan dapat bertahan selama 500 hingga 1000 tahun.

 Standardisasi 
Dewan Arsip Internasional (International Council on Archives/ICA) telah mengembangkan sejumlah standar tentang deskripsi arsip, termasuk Standar Umum Internasional Deskripsi Arsip ISAD (G). ISAD (G) dimaksudkan untuk digunakan bersama dengan standar nasional atau sebagai dasar bagi negara-negara untuk membangun standar mereka sendiri. Di Amerika Serikat, ISAD (G) diimplementasikan melalui Describing Archives: Di Kanada, ISAD (G) diimplementasikan melalui Dewan Arsip sebagai Aturan untuk Deskripsi Arsip, yang juga dikenal sebagai "DACS".  Di Kanada, ISAD (G) diimplementasikan melalui Dewan Arsipsebagai Aturan untuk Deskripsi Arsip, yang juga dikenal sebagai "RAD".

ISO saat ini sedang mengerjakan standar-standarnya.

 Perlindungan 
Kekayaan budaya yang tersimpan dalam arsip terancam oleh bencana alam, perang, atau keadaan darurat lainnya di banyak negara. Mitra internasional untuk arsip adalah UNESCO dan Blue Shield International, sesuai dengan Konvensi Den Haag untuk Perlindungan Kekayaan Budaya dari tahun 1954 dan Protokol ke-2 dari tahun 1999. Dari perspektif nasional dan internasional, ada banyak kolaborasi antara arsip dan organisasi Blue Shield lokal untuk memastikan keberadaan fasilitas penyimpanan properti budaya yang berkelanjutan. Selain bekerja sama dengan pasukan penjaga perdamaian Perserikatan Bangsa-Bangsa jika terjadi perang, perlindungan arsip memerlukan pembuatan "daftar larangan menyerang", menghubungkan struktur sipil dan militer, dan pelatihan personil lokal.Roger O’Keefe, Camille Péron, Tofig Musayev, Gianluca Ferrari: Protection of Cultural Property. Military Manual. UNESCO, 2016.Corine Wegener, Marjan Otter "Cultural Property at War: Protecting Heritage during Armed Conflict" in The Getty Conservation Institute, Newsletter 23.1, Spring 2008.Marilyn E. Phelan "Museum Law: A Guide for Officers, Directors, and Counsel" (2014), p 419.Aisling Irwin "A no-strike list may shield Yemen`s ancient treasures from war" in Daily News, 23 January 2017.Aisling Irwin "A no-strike list may shield Yemen`s ancient treasures from war" in Daily News, 23 January 2017.

 Keterbatasan dan alternatif 
Arsip yang pada umumnya berisi artefak fisik dan dokumen cetak semakin bergeser ke digitalisasi item yang tidak berasal dari digital, yang kemudian biasanya disimpan. Hal ini memungkinkan aksesibilitas yang lebih besar ketika menggunakan alat pencarian dan basis data, serta peningkatan ketersediaan materi yang didigitalkan dari luar parameter fisik arsip, tetapi mungkin ada unsur kehilangan atau keterputusan ketika ada kesenjangan dalam item apa yang disediakan secara digital. Baik arsip fisik maupun digital juga umumnya memiliki batasan khusus mengenai jenis konten yang dianggap dapat dilestarikan, dikategorikan, dan diarsipkan. Ruang arsip konvensional yang dilembagakan secara konvensional memiliki kecenderungan untuk memprioritaskan benda-benda yang berwujud daripada pengalaman, tindakan, dampak, dan bahkan tubuh yang fana.Jenis prioritas yang berpotensi bias ini dapat dilihat sebagai bentuk pengistimewaan jenis pengetahuan tertentu atau menafsirkan pengalaman tertentu sebagai lebih valid daripada yang lain, membatasi konten yang tersedia bagi pengguna arsip, yang mengarah pada hambatan dalam mengakses informasi, dan berpotensi mengasingkan populasi yang kurang terwakili dan / atau terpinggirkan serta epistemologi dan ontologi mereka.Loeper, Lindsey. "LibGuides: Visiting Special Collections: Silences and bias in archives". lib.guides.umbc.edu. Retrieved 2021-02-06. Seperti yang ditunjukkan oleh Omnia El Shakry, berurusan dengan kehancuran adalah tantangan yang menjadi pusat dari historiografi dekolonial. Ketika dihadapkan pada kurangnya dokumen arsip, para sejarawan beralih ke sumber dan metode yang berbeda. Sebagai contoh, karena kurangnya arsip negara Palestina, banyak sejarawan Nakba harus mengandalkan sumber-sumber dalam arsip negara Israel.

Sebagai akibat dari kurangnya keterwakilan ini, beberapa aktivis melakukan upaya untuk mendekolonisasi lembaga arsip kontemporer yang mungkin menggunakan praktik hegemonik dan supremasi kulit putih dengan menerapkan alternatif subversif seperti pengarsipan anarkis atau pengarsipan tandingan dengan tujuan menjadikan aksesibilitas interseksional sebagai prioritas bagi mereka yang tidak dapat atau tidak ingin mengakses lembaga arsip kontemporerCaswell, Michelle. “Teaching to Dismantle White Supremacy in Archives.” The Library Quarterly (Chicago), vol. 87, no. 3, 2017, pp. 222-235.Page, Morgan M. "One from the Vaults: Gossip, Access, and Trans History-Telling." Trap Door: Trans Cultural Production and the Politics of Visibility. By Reina Gossett, Eric A. Stanley, and Johanna Burton. Cambridge, MA: MIT, 2017. 135-46. Print. Contoh dari hal ini adalah deskripsi Morgan M. Page dalam menyebarkan sejarah transgender secara langsung kepada orang-orang trans melalui berbagai media sosial dan platform jejaring seperti tumblr, Twitter, dan Instagram, serta melalui podcast. Meskipun sebagian besar materi yang diarsipkan biasanya terpelihara dengan baik di dalam koleksinya, perhatian pengarsipan terhadap kefanaan juga menyoroti ketidakkekalan yang inheren dan perubahan bertahap dari benda-benda fisik dari waktu ke waktu sebagai akibat dari penanganan yang dilakukan.

Konsep pengarsipan tandingan mempertanyakan apa yang cenderung dianggap dapat diarsipkan dan apa yang dipilih untuk dilestarikan dalam arsip kontemporer konvensional. Dengan pilihan yang tersedia melalui pengarsipan tandingan, terdapat potensi untuk "menantang konsepsi tradisional tentang sejarah" sebagaimana yang dipahami dalam arsip kontemporer, yang menciptakan ruang untuk narasi yang sering kali tidak ada dalam banyak materi arsip. Sifat tidak konvensional dari praktik pengarsipan tandingan memberikan ruang bagi pemeliharaan kualitas fana yang terkandung dalam pengalaman, pertunjukan, dan kisah-kisah yang secara historis penting, yang secara pribadi atau budaya relevan yang biasanya tidak mendapat tempat dalam arsip konvensional.

Praktik-praktik anarkisme dan pengarsipan tandingan sama-sama berakar pada kerja-kerja keadilan sosial.

 Jenis Arsip 
Arsip terbagi menjadi dua jenis yakni :

Arsip Statis

Arsip statis yang tidak digunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, dan administrasi umum kehidupan kebangsaan.

Arsip Statis yang dikelola oleh Arsip Nasional Republik Indonesia merupakan Arsip bernilai guna kesejarahan yang telah diserahkan oleh Pencipta Arsip yaitu Kementerian / Lembaga / BUMN / Organisasi Masyarakat / Organisasi Politik / Perorangan.

Pengelolaan Arsip Statis telah melalui serangkaian tahapan agar dapat diakses oleh Publik antara lain: Akuisisi Arsip, Pengolahan Arsip, Preservasi Arsip, dan Layanan Akses-emanfaatan Arsip. Untuk mempertahankan konteks penciptaannya, Arsip Statis dikelola berdasarkan Prinsip Asal Usul (Principal of Provenance)  dan Prinsip Aturan Asli (Principal of Original Order).

Prinsip Asal Usul yaitu asas yang dilakukan untuk menjaga arsip tetap terkelola dalam satu kesatuan pencipta arsip (provenance), tidak dicampur dengan arsip yang berasal dari pencipta arsip lain, sehingga arsip dapat melekat pada konteks penciptaannya.

Prinsip Aturan Asli yaitu asas yang dilakukan untuk menjaga arsip tetap ditata sesuai dengan pengaturan aslinya (original order) atau sesuai dengan pengaturan ketika arsip masih digunakan untuk pelaksanaan kegiatan pencipta arsip.

Sarana Temu Balik Arsip Statis yang tersedia antara lain:

Daftar Arsip Statis : Sarana bantu penemuan arsip statis berupa uraian deskripsi informasi yang sekurang- kurangnya memuat nomor arsip, bentuk redaksi, isi ringkas, kurun waktu penciptaan, tingkat perkembangan, jumlah, dan kondisi arsip.

Inventaris Arsip : Sarana bantu penemuan kembali arsip statis berupa uraian deskripsi informasi yang disusun berdasarkan skema pengaturan arsip yang dilengkapi dengan sejarah dan fungsi/peran pencipta arsip, riwayat arsip, sejarah penataan arsip, tanggung jawab teknis penyusunan, indeks, daftar istilah asing, struktur organisasi untuk arsip kelembagaan atau riwayat hidup untuk arsip perseorangan, dan konkordan (petunjuk perubahan terhadap nomor arsip pada inventaris arsip yang lama ke dalam inventaris arsip yang baru).

Guide Arsip : Sarana bantu penemuan arsip statis berupa uraian informasi mengenai khasanah arsip statis yang tersimpan baik secara keseluruhan maupun tematis di lembaga kearsipan.
Selain Sarana Temu Balik Arsip Statis, Arsip Nasional Republik Indonesia juga melaksanakan kegiatan Pemanfaatan Arsip Statis dalam bentuk penerbitan Naskah Sumber yang bersifat tematis sebagai referensi yang dapat digunakan para Pengguna untuk mendapatkan informasi Arsip Statis secara mudah. Bentuk lain dari kegiatan Pemanfaatan Arsip Statis antara lain Pameran Konvensional secara berkala dan Pameran Digital dalam bentuk penyajian Arsip Hari Ini.
Arsip DinamisArsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu. Sedangkan pengelolaan arsip dinamis adalah proses pengendalian arsip dinamis secara efisien, efektif, dan sistematis yang meliputi penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan, serta penyusutan arsip.

Pengelolaan arsip dinamis meliputi:

 Arsip vital, merupakan arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.
 Arsip aktif, merupakan arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus.
 Arsip inaktif, merupakan arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.

Pengelolaan arsip dinamis dilaksanakan untuk menjamin ketersediaan arsip dalam penyelenggaraan kegiatan sebagai bahan akuntabilitas kinerja dan alat bukti yang sah.

Untuk mendukung pengelolaan arsip dinamis yang efektif dan efisien, pencipta arsip perlu membuat:

 Tata naskah dinas, adalah pengaturan tentang jenis, format, penyiapan, pengamanan, pengabsahan, distribusi dan media yang digunakan dalam komunikasi kedinasan.
 Klasifikasi arsip, adalah pola pengaturan arsip secara berjenjang dari hasil pelaksanaan fungsi dan tugas instansi menjadi beberapa kategori unit informasi kearsipan.
 Jadwal retensi arsip, yang disusun berdasarkan pedoman retensi arsip yang telah dibuat. Pedoman retensi arsip merupakan ketentuan dalam bentuk petunjuk yang memuat retensi arsip masing-masing urusan pemerintahan yang menjadi dasar dalam penyusunan jadwal retensi arsip di setiap lembaga negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri, serta BUMN dan/atau BUMD.
 Sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip, yang disusun sebagai dasar untuk melindungi hak dan kewajiban pencipta arsip dan public terhadap akses arsip. Sebagai salah satu sumber informasi, arsip harus mudah diakses oleh publik, tetapi untuk pertimbangan keamanan dan melindungi fisik arsip maka perlu diatur ketentuan tentang pengamanan dan akses arsip dinamis.

Pengelolaan arsip dinamis pada lembaga negara, pemerintah daerah, perguruan tinggi negeri, serta BUMN dan/atau BUMD dilaksanakan dalam suatu sistem kearsipan nasional.

 Di Indonesia 
Menurut Pasal 1 angka 2 Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, arsip atau kintaka adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

Kearsipan diartikan sebagai hal-hal yang berkenaan dengan arsip. Sedangkan pengertian arsip menurut Undang-undang baru kearsipan ini adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

 Lihat pula 
 Pengarsipan pribadi
 Retensi Arsip
 Arsip Digital
 Arsip Nasional Republik Indonesia
 Repgrogafi
 Arsip Sebagai Alat Bukti
 Arsip sebagai alat pengambil keputusan

 Referensi 

 Pranala luar 

 International Council on Archives
 Archives Hub — gateway to descriptions of archives held in UK universities and colleges, part of the National Archives Network
 InterPARES Project — international research project on the long-term preservation of authentic digital records
 Access to Archives (A2A) — the English strand of the UK archives network
 Online-Guide to Archives around the globe 
 AIM25 – archives within the UK M25 area.
 British Cartoon Archive associated with the University of Kent
 The Digital Archive of Literacy Narratives 
 Banco di San Giorgio – Genova Italy: Archive (1407–1805): nearly 40,000 books catalogued with full description. www.giuseppefelloni.it
 Slavic Archives
 Inter-university Consortium for Political and Social Research (ICPSR)

Kategori:Perpustakaan
Kategori:Arsip
Kategori:Kearsipan
Kategori:Dokumen