קיט מלא

עיקרון הקיט המלא הוא שיטה לניהול משימות, הגורסת כי בטרם התחלת ביצוע משימה יש לוודא הימצאות כל מה שדרוש להשלמת המשימה - כלי עבודה, חומרי גלם, רכיבים, חומר טכני, מידע וכיוצ"ב.

על אף שהשיטה נמצאת בשימוש שנים רבות (למשל בתחומי התעופה ובניתוחים אלקטיביים), המונח נטבע בשנת 1992 על ידי בעז רונן.

הגדרה וסוגים
קיט מלא (בעברית: ערכה) הוא אוסף כל הפריטים הנדרשים להשלמת משימה. הגדרת הקיט המלא היא ייחודית למשימה, ולסוגים שונים של משימות נדרשים סוגים שונים של ערכות. עם זאת, תיתכן הגדרה אחידה של הקיט למשימות שונות המתבצעות תוך שימוש במשאבים קבועים - למשל, על מנת להתחיל דיון בבית משפט נדרש התובע להציג את כל המסמכים על פי רשימה שנדרשת מראש, אך רשימת המסמכים הנדרשים אינה ייחודית לדיון מסוים אלא נדרשת לכל דיון ודיון כתנאי להתחלתו.

כאשר מדובר במשימות רב-שלביות, שהשלמת שלב אחד במשימה הכרחית להתחלת השלב הבא, יוגדר הקיט המלא לכל שלב בנפרד. במקרה כזה יוגדרו לכל שלב שני סוגי קיט מלא: inKit - אלו הם הפריטים הנדרשים להתחלת השלב, ו-outKit - קיט מלא של התפוקות של כל שלב. ה-outKit של שלב מוקדם יהיה חלק מה-inKit של השלב הבא.

במשימות בהן קיימת רמה גבוהה של אי-ודאות (למשל בתהליכי פיתוח) תכולת הקיט היא ברובה מידע - מפרטים, דרישות ואפיונים. במקרים כאלה ייתכן מצב שלא ניתן לקבל מראש את כל המידע. במצב זה נקבע קיט מנדטורי, שהוא המידע המינימלי הדרוש להתחלת המשימה.

יישום
יישום עקרון הקיט המלא דורש מספר תנאים:
 יישום שיטות ניהול מתקדמות כגון תורת האילוצים, ייצור רזה, אסטרטגיה עסקית, ניהול איכות כוללני ועוד.
 גיבוי ניהולי מלא לשימוש בשיטה - האפשרות "לעגל פינות" מאוד מפתה (להלן), ועל מנת שהשיטה תצליח נדרשת הקפדה ללא פשרות.
 הסברת השיטה לכל "שרשרת" הנוגעים לה - לקוחות, מבצעי המשימות, ספקים.
 מינוי "שומר שער" (gater) לאישור התחלת תהליכים. שומר השער אחראי על וידוא התקיימות הקיט המלא (למשל על ידי רשימת תיוג), וללא אישורו לא ניתן להתחיל בתהליך.
 מעקב, מדידה ובקרה מתמידים על התהליכים, ניתוח ומתן פתרון לבעיות שמתגלות.
 תכנון קיט "ישים" מחייב בחינה ותכנון של היקף המשימה. הגדרה של משימה מורכבת הדורשת קיט מסובך מדי עלולה להקשות על הרכבת הקיט המלא.

 עיגול פינות 
קיימות מספר סיבות עיקריות המובילות אנשים שלא להקפיד על קיט מלא:
 שאיפה להפעלת משאבים קיימים, מתוך תחושה כי משאבים "בטלים" מהווים בזבוז, וככל שהמשאבים ינוצלו יותר כן תגדל תפוקת המערכת.
 רצון "להרוויח זמן" - מחשבה כי התחלה מוקדמת יותר של משימה תוביל בהכרח לסיום מוקדם יותר.
 כניעה ללחץ חיצוני (למשל מצד מזמין העבודה) לפעולה מיידית.
 השקפת עולם אישית הגורסת כי לא ניתן להגיע לשלמות בביצועים, ולכן הגעה לקיט מלא אינה אפשרית.

יתרונות
 צמצום כמויות . משימות אינן "נתקעות" בשל צורך להמתין להגעת רכיב או מידע, וכך גם נמנעת הנטייה להתחיל מספר משימות במקביל.
 צמצום משך הזמן של המשימה ולפיכך הגדלת התפוקה.
 צמצום הוצאות תפעוליות, למשל על ידי מניעה של אובדן ופחת חומרי גלם, המחולקים מראש לגדלים הנדרשים למשימה.
 שליטה בלוחות הזמנים.
 בקרה פשוטה יותר על התהליך.
 שיפור תזרים המזומנים והקטנת הדרישה להון חוזר - מכיוון שהעבודה בקיט מלא מאפשרת השלמה מהירה יותר של המשימה, היא מקדימה את מועד התשלום עליה, ובמקביל מתפנה זמן לביצוע מטלות נוספות המגדילות את ההכנסות.
 הגברת המוטיבציה אצל העובדים: העבודה בקיט מלא מצמצמת את תחושת הלחץ והדרישות לביצועים מהירים תוך אלתורים, ומאפשרת סיפוק בגין השלמה מוצלחת של משימות.
 מחויבות לעבודה מסודרת על פי נהלים.
 צמצום העומס על הקשב שנוצר במקרה של משימות שהופסקו בטרם הסתיימו.

דוגמה
דוגמה מוכרת למשימה הדורשת קיט מלא לביצועה היא נתינת משכנתה. תהליך הבדיקה והאישור ארוך, מחד דורש כמויות גדולות של מידע ומאידך כרוך עבור הלווה בדחיפות רבה (שכן תנאי העסקה לא פעם מוגבלים בזמן) ועבור המלווה בסיכון גדול. על מנת למנוע שגיאות בתהליך, אך לבצעו במהירות רבה ככל הניתן - שתי מטרות שעלולות לסתור זו את זו, מבצעים בנקים רבים את תהליך פתיחת תיק המשכנתה בשיטת הקיט המלא - רק אחרי קבלת כל הנתונים והמסמכים הנדרשים לביצוע התהליך. דוגמה לרשימת מסמכים כזו:
 הוכחת הון עצמי להשלמת העסקה
 תעודת זהות
 תלושי שכר אחרונים/ שומת מס אחרונה / אישור רואה חשבון
 תדפיסי חשבון עובר ושב
 תדפיס יתרת הלוואות קיימות
 חוזה רכישה של הנכס
 נסח טאבו
 תעודת זכאות/בדיקת זכאות לסיוע מהמדינה
 שמאות של הנכס

חלק מהמסמכים הללו ניתנים להפקה באופן מיידי, אך חלקם דורש שכירת שירותיהם של בעלי מקצוע שונים - שמאי מקרקעין, עורך דין, רואה חשבון, וחלקם דורש את הנפקתם מגופים ממשלתיים, כך שהזמן הדרוש להשגת המסמכים שונה מאוד ממסמך למסמך. העבודה בקיט מלא מוודאת את "איפוס" זמן השגת המסמכים, והוצאתו אל מחוץ לתהליך המבוצע על ידי הבנק, דבר שמאפשר לבנק להתחייב על מסגרת הזמן בה תינתן המשכנתה.

ראו גם
 הבטחת איכות
 מיז אן פלאס

לקריאה נוספת
 בעז רונן, שמעון פס, ניהול ממוקד: לעשות יותר עם מה שיש, הוצאת הוד-עמי, 2004 - פרק 12

הערות שוליים

קטגוריה:ניהול תהליכים
קטגוריה:תורת האילוצים