רשימת תיוג

רשימת תיוג או צ'ק ליסט היא כלי עזר לביצוע משימות חוזרות, המיועד לצמצם את הסיכוי לכישלון באמצעות פיצוי על מגבלות פוטנציאליות של זיכרון ותשומת לב אנושיים. השימוש ברשימת תיוג מסייע להבטחת עקביות ושלמות בביצוע משימה ולהפחית נטייה להימנע, להשמיט או להזניח שלבים חשובים במשימה. לרשימות תיוג יתרון נוסף בעצם תיעוד המשימה וביכולת בקרה של התיעוד, ובדיעבד גם של המשימה עצמה.

 שימושים בולטים 
 סיוע בבטיחות תעופה כדי להבטיח הימצאות כל הפריטים קריטיים לדוגמה: רשימות תיוג לפני טיסה.
 הבטחת איכות של הנדסת תוכנה, לבדיקת תאימות תהליכים, סטנדרטיזציה של קוד, מניעת שגיאות ועוד.
 תהליכי תפעול בתעשייה.
 תהליכי ניהול סיכונים.
 תהליכי השקעה.
 יצירת ערכות הישרדות חירום.
 בצלילה טכנית נעשה שימוש ברשימות תיוג בהכנת ציוד לצלילה, ולוודא שהצולל ומערכות תומכות החיים מוכנות במלואן לפני הכניסה למים. במידה פחותה, רשימות הבדיקה משמשות גם בצלילה ספורטיבית.
 ברפואה, לתהליכים רפואיים שונים, למשל הרשימה לבטיחות כירורגית  של ארגון הבריאות העולמי, שנמצאה בעלת השפעה גדולה על שיפור בטיחות המטופלים. עם זאת, השימוש ברשימות תיוג בתחום הבריאות לא תמיד זוכה להצלחה.

סוגים
 רשימת פעולות עבור נהלים סטנדרטיים, הכוללות פרטים לגבי כל שלב.
 רשימת פעולות עבור נהלים סטנדרטיים, שכוללות מעט מאוד פירוט עבור כל שלב, או ללא פירוט כלל, בהנחה שהמפעיל מכיר היטב כל שלב.
 רשימת צעדים, לשמירה על סדר פעולות קבוע מראש.
 רשימת תיאום במיזמים, המפרטות מי אחראי לכל חלק במיזם ומיועדת לוודא שמידע חדש מגיע לכולם.
 רשימת בדיקה לפתרון בעיות, שעשויות להכיל מספר ענפים לאבחון.
 רשימת נהלים לתגובה במצב חירום.
 רשימת תיוג להגברת האובייקטיביות בקבלת החלטות, להפחתת השפעות רגשיות.
 רשימת משימות לביצוע במהלך תקופה מוגדרת.

 שיטות עבודה 
שיטת Read-Do (קרא-עשה) - זיהוי הפריט ברשימה, וידוא קיומו ולאחר מכן סימונו ברשימה.
שיטת Do-Confirm (עשה-דווח) - ביצוע כל המשימות הנדרשות ולאחר מכן בדיקה ברשימת התיוג שלא נשכח דבר. תהליך זה מחייב לזכור מה כבר נעשה עד לשלב הסימון ברשימה.

מבנה
רשימות תיוג בנויות לרוב כרשימות עם תיבות סימון קטנות בצד הטקסט. סימן הביקורת מסומן בתיבה על ידי המשתמש לאחר השלמת הפריט.

לפעמים משתמשים גם בפורמטים אחרים. רשימות תיוג בתעופה מורכבות בדרך כלל מעמודת "מערכת" ועמודת "פעולה" המופרדות בקו מקווקו, ללא תיבות סימון, מכיוון שהן מוקראות לעיתים קרובות בקול רם ובדרך כלל מיועדות לשימוש חוזר.

יעילות
מאפיינים של רשימות ביקורת יעילות כוללים:
 פשטות ונוחות לשימוש. כל פריט שמופיע ברשימה צריך להיות הכרחי, וכלל הפריטים צריכים להספיק לביצוע המשימה.
 מיקוד באחריות של אדם מסוים או של צוות שעובד יחד.
 קיבוץ של פריטים שניתן לבצע באותו זמן ומקום, ועל ידי אותו אדם.
 במידה וקיימות מספר קבוצות פריטים ברשימה אחת, הפרדה ברורה בין הקבוצות ואפשרות סימון של השלמת קבוצה בודדת.
 ללא פירוט יתר, לא מעורפלת, ללא מידע מיותר העלול להיות הסחת דעת.
 רשימת שלבים לפי סדר כאשר הסדר חשוב.
 סדר רשימה הגיוני: מאורגנת על פי סדר הכרונולוגי כאשר זה החשוב, על פי מיקום פריטים כאשר ניתן לצמצם את זמן התנועה ביניהם, וכיוצ"ב.
 ניתנת להשלמה בפרק זמן מתאים, ומאפשרת להתאושש מכל הפרעה מבלי להסתכן בהחמצת פריט או ביצוע בדיקה מחדש שלא לצורך.
 נוחה לשימוש באתר, ללא צורך במאמץ מיוחד כדי לקרוא או להגן עליה מפני תנאי הסביבה.
 מוצלבת מול נהלים סטנדרטיים אם יש (במיוחד למטרות הדרכה וביקורת).
 מאפשרת חתימה ושמירה לצורך תיעוד תהליכים. אם הרשימה ניתנת לשימוש חוזר, עשויה בפורמט וחומרים מתאימים.
 קלה למציאת תיבות הסימון בתחילת כל פריט ובמעקב אחר הסימון הלא שלם הבא, למשל על ידי מילת מפתח בתחילת הטקסט שתעזור להבטיח שהתיבה הנכונה היא המסומנת.
 מרווחים משמעותיים בין סעיפים למניעת סימון שגוי.
 כאשר נעשה שימוש במספר רשימות תיוג, עקב מורכבות המשימה או צורך של מספר אנשים לבצע בדיקות במקומות שונים, רצוי להשתמש ברשימה ראשית המציינת את השלמת כל הרשימות הכפופות.
 כוללת הוראות רק במידה והן הכרחיות.

 חסרונות 
תלות מוגזמת ברשימות תיוג עלולה להפריע לביצועים בעת התמודדות עם מצבים בהם הזמן הוא קריטי, למשל מצב חירום רפואי או חירום בטיסה.

חסרון נוסף הוא שימוש ברשימת תיוג כתחליף לשכל הישר. הכשרה אינטנסיבית, לרבות לימוד ראשוני של רשימות התיוג, יכולה לעזור לשלב את השימוש ברשימות עם טכניקות אדפטיביות וגמישות יותר לפתרון בעיות.

נטייה לשנן את הרשימה ולפעול ללא הרשימה הפיזית - הניסיון מראה שרשימות תיוג משוננות פחות יעילות מרשימות כתובות בהפניית תשומת הלב לחוסרים.

 ראו גם 
 בדיקות חיוניות
 טופס טיולים
 מתכון
 סכמה (רפואה)

 קישורים חיצוניים 

 https://www.process.st/making-checklists/

הערות שוליים

קטגוריה:הנדסת תעשייה
קטגוריה:ניהול תהליכים
קטגוריה:מסמכים טכניים
תיוג