מיון עובדים

ניתוח תפקיד
ניתוח תפקיד  הוא שיטה המשמשת לקבלת מידע בנוגע למטלות והפעילויות המבוצעות בכל תפקיד בארגון, ניתוח זה עוזר לקבוע מהם הכישורים האישיים הנדרשים לביצוע העיסוק ובאילו תנאים מבוצע העיסוק. ניתוח התפקיד כולל איסוף מידע רלוונטי למשרה: תיאור מפורט של המשימות הכלולות בתפקיד, יחסי גומלין הנדרשים מול עובדים אחרים, ומהות הידע, הכישורים והיכולות ההכרחיים לעובד על מנת שהתפקיד יבוצע במידת הצלחה רבה ככל האפשר. המטרה העיקרית של ביצוע ניתוח העבודה היא להכין תיאור מפורט לכל תפקיד בארגון, תיאור שיעזור לשכור את העובדים המתאימים לתפקיד, כאלו שיספקו ביצועים מיטביים בעבודה.

 שיטות 
ניתוח התפקיד כולל איסוף מידע רלוונטי למשרה, שיטות לאיסוף הנתונים הן:
 תצפיות – ניתוח התפקיד בעזרת צפייה בעובדים במהלך יום העבודה, אפשרי הם בתצפית ישירה והן בתצפית עקיפה המושגת על ידי הקלטה ויזואלית של הפעילות.
 ראיונות – הראיון המתבצע פנים מול פנים מול העובד, ובו נשאלות שאלות ממוקדות בנוגע למשרתו, המרואיינים צריכים להיבחר מתוך קבוצת עובדים מייצגת מבין כלל העובדים העוסקים באותו תפקיד בארגון.
 יומנים – תיעוד שנכתב על ידי העובדים עצמם, התיעוד מפרט את הפעילויות שהם מבצעים במסגרת התפקיד ואת הזמן הנדרש לכל פעילות.
 שאלונים – השאלונים הממולאים באופן עצמאי בפרטיות ובאופן אנונימי על ידי הן המנהלים והן העובדים ועוסקים בדירוג חשיבות הפעילויות המבוצעות במהלך העבודה מתוך רשימת פעילויות נבחרת.
 תוצאות 
לאחר יישום השיטות מתאפשר לארגון להגדיר כל תפקיד בו מההיבטים הבאים:
 תיאור העיסוק- הגדרת תיאור פרטני של העבודה המבוצעת וכלל המשימות והפעילויות בה, כיצד העובד מבצע אותן ומה התגמול שלו עבורן.
 דרישות העיסוק - סקירת מפרט התכונות הכרחיות מהעובד לביצוע העיסוק: הידע, הכישורים והיכולות הנדרשים לביצוע התפקיד בצורה אפקטיבית. רשימה זו משקפת את הדרישות המינימליות מהעובד על מנת שיבצע את התפקיד בהצלחה.
 הערכת עיסוקים - טכניקה שתפקידה לקבוע את מיקומו היחסי של כל אחד מהעיסוקים בהיררכיית ארגון.

רשימה זאת מסייעת לממיינים להחליט האם המועמד מתאים או לא מתאים לתפקיד מסוים.
הגדרת ותיאור העיסוק הם מסמכים שמתארים מצבים קבועים יחסית, ובכך מזהים כישורים לתפקיד ספציפי.
 חסרונות 
ארגונים בעלי תפיסת משאבי אנוש גמישה שואפים שעובדיהם יהיו בעלי יכולת ביצוע של מגוון תפקידים רחב, יוכלו לעבור בין פרויקטים שונים ויהיו בעלי תכונות אופי שמתאימות לארגון. עקב כך, יעילותם של הגדרת ותיאור התפקיד פחותה בארגונים כאלה.
בארגונים אילו העיסוק הוא דינמי ומושפע מהשינויים הנ"ל:
 שינויים בזמן – תפקידים דורשים מבעליהם משימות ואחריות שונה בכל תקופה ותקופה.
 שינויים שנקבעים על ידי המועסקים – האדם נותן למשרה את אופיו ויש שינוי בביצוע העבודה מאדם לאדם.
 שינויים שתלויים בסביבה – הסביבה הטכנולוגית משתנה ובהתאם לכך גם היכולות הנדרשות לתפקיד משתנה.

הקושי מתקבל כתוצאה מכך שלמרות השינויים המפורטים לעיל, הניתוח עצמו מתבצע בנקודת זמן אחת ותוצאותיו סטטיות ומתאימות לנקודת זמן זו.
קושי נוסף בניתוח העיסוק מתקבל מכך שאף על פי שהניתוח עוזר להתאים בין עובדים למטלות בארגון הוא אינו עוסק בשאלה האם אישיות העובד מתאימה לתרבות הארגונית.
 שימושים 
שימושי הארגון לתוצאות ניתוח העבודה הם:
 מיון והצבת עובדים- בעזרת ניתוח עיסוקים ניתן להשוות בין נתוני העיסוק לבין נתוני המועמדים לקבלת מועמדים מתאימים.
 תכנון משאבי אנוש ותכנון מסלולי קריירה- המידע המתקבל מהניתוח מאפשר אופק תכנון קריירה לקידום העובדים המתאימים.
 הערכת ביצועי העובד - ביצוע השוואה בין דרישות העיסוק לביצוע העובד הוא הבסיס לשיטת הערכת עובדים לשם שיפור תפוקתם.
 הדרכת עובדים- בעזרת ניתוח עיסוקים ניתן להסיק מהו סוג ההדרכה האפקטיבי לכל עיסוק בארגון.
 העשרת עיסוקים- התמחות גם בעיסוקים נוספים, הקרובים לתחום העיסוק המנותח.
 שיפור שיטות ותהליכי עבודה- פירוט המטלות המתקבל משיטת ניתוח עיסוקים, מאפשר לייעל תהליכי עבודה.

כלי מיון
כלי מיון הם כל אמצעי שבו ארגונים משתמשים לשם איסוף מידע על המועמד לתפקיד, מידע זה ישמש בקביעת הכישורים, הידע והיכולות של המועמד ויסייע בהחלטה האם המועמד מתאים לתפקיד.
המיון משתמש בכלים של מהימנות - תוצאות החוזרות על עצמן ללא תלות בזמן, בזהות הבוחן או במיקומו של המבחן, ותוקף - ההתאמה בין תוצאות מבחן לבין הביצוע של התפקיד בפועל. מדידת התוקף של מבחני מיון היא בעייתית שכן ההערכה של עובדים על ידי מנהליהם סובלת מסובייקטיביות, ולכן תיקוף של כלי מיון מחייב שימוש בכלי הערכה מהימנים.

לצד התרומה שלו לארגון, מיון עובדים טומן בחובו עלויות שעלולות להיות גבוהות. העלויות הישירות יכולות לכלול שכר למחלקת כוח אדם, תשלום לחברות השמה, בנייה ותחזוק של חדרי ראיונות וכדומה. העלויות העקיפות כוללות את עלות הזמן שאובד בעת המבחנים עד למציאת עובד, ואת עלות זמן הבוחן מול העבודה שהיה אמור לבצע.

השימוש באמצעי המיון מעורר מספר סוגיות אתיות, לגבי רמת השקיפות של התהליך כלפי המועמד וידיעתו על הקריטריונים שבהם הוא נבחן, ולגבי זכויותיו החוקיות (דוגמת שמירה על זכותו לפרטיות תוך הימנעות ממענה על שאלות פולשניות). ישנם שלושה כלי מיון עיקריים: ראיונות, מבחנים וסימולציות.

ראיונות
ראיון עבודה הוא אמצעי נפוץ ביותר לצורך מיון  עובדים לתפקיד. התוצאות המתקבלות בראיון העבודה מקבלות משקל רב בתהליך קבלת ההחלטות של שכירת עובדים חדשים לארגון, דבר המוביל פעמים רבות לפסילת מתמודד שלא צלח יפה את הראיון, גם אם לאותו מתמודד היו גורמים אחרים המעידים על התאמתו לתפקיד כגון: ניסיון רלוונטי, ציונים גבוהים במבחנים ומכתבי המלצה. ארגונים רבים משתמשים בראיון העבודה לא רק ככלי לבחינת ביצועים עתידיים בתפקיד של מועמד, אלא גם כדרך לבחון האם המועמד מתאים לתרבות הארגונית של הארגון, וזאת על ידי בדיקת תכונות האישיות שלו, הערכים בהם הוא מאמין ועוד. קיימות שתי דרכים עיקריות לניהול ראיון עבודה: ראיון פתוח וראיון מובנה.
ראיון פתוח
הראיון מתנהל כשיחה חופשית בין המראיין למרואיין, בה המראיין מציג שאלות אקראיות כתגובה לתשובות שהשיב המרואיין. דרך זו לניהול ראיון עבודה אינה יעילה שכן הסטנדרטיזציה בה נמוכה, דבר הגורר תוקף ומהימנות נמוכים. טענה נוספת המופנית נגד השימוש בראיון המסורתי היא שהמראיין מושפע מהטיות שיפוט הגורמות לו להסיק מסקנות שגויות, כגון:
 אפקט ההילה – תכונה ספציפית של מועמד לתפקיד קורנת במיוחד למראיין וגורמת לו להעדיף את אותו מועמד על פני מועמדים מתאימים אחרים.
 אפקט הראשונות - למידע המוצג בתחילה יש נטייה גדולה יותר להשפיע על הרושם שנוצר לעומת המידע המוצג לאחר מכן, מכך הסדר בו המתמודדים מתראיינים עלול להשפיע על תוצאות הראיון.
 אפקט הדמיון – אנשים נוטים להעדיף אנשים בעלי תכונות הדומות להם, דבר העלול לגרום למראיין להעדיף מתמודד עם תכונות דומות לשלו, על פני מתמודדים אחרים המתאימים יותר לתפקיד.

 ראיון מובנה 
הראיון המובנה, מורכב משאלות קבועות שהוכנו מראש, אשר תוכנן נוגע רק לעניינים רלוונטיים למשרה. השאלות מוצגות בסדר אחיד לכל המתמודדים, וכל תשובה מקבלת ניקוד לפי סקאלה קבועה. בדרך זו, הסטנדרטיזציה גבוהה, דבר התורם להקטנת השונות וקבלת תוקף גבוה יותר.
קיימים שלושה סוגים נפוצים של שאלות בהן משתמשים בראיונות עבודה:
 מצבים בעבודה – שאלות הבוחנות כיצד המתמודד מגיב למצבים שונים העלולים לנבוע במסגרת התפקיד. לדוגמה, "לקוח מתקשר למוקד, הוא עצבני ודורש להתנתק מהשירות. מה תאמר ללקוח?".
 ידע רלוונטי לתפקיד – שאלות הבודקות האם למתמודד יש את הידע הטכני הדרוש לתפקיד. לדוגמה, "מנה שלושה שמות של מודלים לניהול מלאי".
 תנאי המשרה – שאלות הבודקות אם המועמד מסכים לתנאים מסוימים הנדרשים ממנו במסגרת התפקיד. לדוגמה, "האם אתה מוכן לעבוד משמרת לילה שלוש פעמים בשבוע?"

מבחנים
ארגונים משתמשים במבחנים מסוגים שונים על מנת להעריך התאמת מועמד למשרה קיימת, בין המבחנים בשימוש ניתן למצוא: מבחנים קוגניטיביים, מבחני אישיות, מבחני מאמץ פיזיים, מבחני יושר, מבחני סמים ואף מבחנים גרפולוגיים. הביקורת שהופנתה בעבר כלפי מבחני קבלה לעבודה היא שאין בהכרח קשר בין תוכן המבחן לבין התפקיד בפועל, ולכן הם אינם נבאי טוב של ביצועים בעבודה. עם השנים, נעשו מחקרים שסייעו בפיתוח מבחנים מתאימים יותר למיון עובדים, ומבחנים הם כלי פופולרי בשימוש הארגונים לצורך גיוס כוח אדם.

 מבחנים קוגניטיביים

מבחנים קוגניטיביים בוחנים את רמת האינטליגנציה הכללית של המועמדים וכן כישורים קוגניטיביים ספציפיים. ישנם שלושה סוגים נפוצים של מבחנים קוגניטיביים:
 מבחני יכולת מילולית – בודקים את יכולת הנבחן להשתמש בכישורי שפה.
 יכולת כמותית – בודקים את יכולת הנבחן לפתור בעיות חשבון שונות.
 יכולת הסבר וניתוח - בודקים יכולת הנבחן לפתור מגוון בעיות אנליטיות.

רוב המבחנים הקוגניטיביים משלבים את שלושת הסוגים הנ"ל. אחד המבחנים הקוגניטיביים הפופולריים ביותר הוא ה-“General Aptitude Test Battery” הידוע גם בכינוי GATB, מבחן זה נמצא בשימוש על ידי שירות התעסוקה האמריקאי לצורך סיווג מועמדים למשרות. מבחנים קוגנטיים הוכחו מחקרית כנבאי טוב עבור ביצועים בעבודה הדורשת יכולת קוגניטיבית.

 מבחני אישיות 

מטרת מבחני אישיות היא לאתר תכונות אופי שונות אשר יש להן יכולת להשפיע על טיב הביצוע בתפקיד של עובד. מחקרים מצאו שישנן חמש תכונות אשר להן השפעה ניכרת על אישיות האדם ועל התנהגותו. תכונות אלו ידועות בשם חמש התכונות הגדולות והן: מוחצנות, נועם הליכות, פתיחות מחשבתית, מצפוניות ויציבות רגשית. מתוך חמש התכונות, מצפוניות נמצאה כתכונה המשמעותית ביותר לניבוי ביצועים בתפקיד, כיוון שהיא מאפשרת לאנשים עמידות רבה יותר בפני לחצים וקשיים בעבודה. תכונות אחרות נמצאו כמנבאות טובות עבור תפקידים ספציפיים, לדוגמה התכונה מוחצנות נמצאה כמועילה עבור סוכני מכירות, ואילו התכונה נועם הליכות נמצאה כקשורה לתפקידים הדורשים עבודה בצוות. עם זאת, ישנם מדדי ביצוע בתפקיד (לדוגמה, מספר החלקים המיוצר מדי שעה) אשר תכונות אישיות אינן מסוגלות לנבא.

 מבחנים גרפולוגים 

גרפולוגיה היא תחום פסאודו-מדעי השואף ללמוד על אופי האדם מתוך כתב היד שלו. במבחן גרפולוגי, הנבדק כותב קטע טקסט בכתב ידו, והגרפולוג מנתח את הכתוב ומאבחן את מאפייני האישיות של הכותב. שימוש בגרפולוגיה כאמצעי למיון עובדים הוא הליך נפוץ באירופה, היבשת בה נולדה תורה זו. בארצות הברית השימוש בשיטה זו נדיר יותר, ועם זאת מוערך שלפחות 3,000 ארגונים אמריקאיים משתמשים בגרפולוגיה כחלק מתהליך גיוס עובדים לארגונם. על אף האמור לעיל, הגרפולוגיה הוכחה כאמצעי לא תקף למיון עובדים.

 מבחנים השלכתיים 

מבחן השלכה הוא סוג של מבחן אישיות בפסיכולוגיה, שבו מוצג גירוי רב משמעי, שעל הנבחן להציג לו פירוש. ההנחה היא שהפירוש ישקף דבר מה על נותן הפירוש. רוב מבחני ההשלכה מבוססים על הפסיכולוגיה הפסיכואנליטית. הם מורכבים מגירויים מעורפלים, המאפשרים לאדם מרחב תגובה גדול. הנחת היסוד במבחנים אלה גורסת כי רגשותיו של האדם, יצריו, עמדותיו, משאלותיו וצרכיו, מושלכים על הגירויים העמומים ותגובותיו הן לפיכך ביטוי לעולמו הפנימי והלא מודע.

קיימים סוגים שונים של מבחני אישיות השלכתיים הנבדלים ביניהם באופי הגירויים ובאופי התגובות. יש שמציגים לנבדק גירויים חזותיים עמומים יותר או פחות (כתם דיו או ציור), והוא מתבקש להגיב מילולית. דוגמה: מבחני רורשאך ו־TAT. יש המציגים לנבדק גירויים מילוליים (מילים או חלקי משפטים), ועליו להגיב מילולית. יש המציגים לנבדק גירוי מילולי, ועליו להגיב בציור, כמו מבחן ציור איש. בדרך כלל אפשר להעבירם לקבוצות מיוחדות עקב היותם, בחלקם, לא מילוליים. עם זאת, המעמד המדעי של שיטות אלה מוטל בספק מכיוון שהנתונים הפסיכומטריים שלהם אינם טובים דיים.

 מבחני סמים 
ישנם ארגונים הדורשים מהמועמדים לתפקיד לבצע מבחן לגילוי סמים. במסגרת מבחן זה, המועמד נותן דגימת שתן לבדיקת מעבדה, ואם התוצאה חיובית מרבית הארגונים מפסיקים בשלב זה את תהליך המיון של המועמד.
המטרה של מבחנים אלו היא להימנע מהעסקת אנשים אשר עלולים להפוך לעובדים בעיתיים עקב שימוש בסמים. במחקר שנערך ברשות הדואר האמריקאית, נלקחו דגימות שתן לצורך גילוי סמים מ-5000 מועמדים לתפקיד, אך לא נעשה שימוש בתוצאות הבדיקות בהחלטה בנוגע להעסקת המועמדים. במחקר נמצא שתוך תקופה של חצי שנה עד שנה מאוחר יותר, יחס ההיעדרות ויחס הפיטורים היה 41 אחוזים ו-38 אחוזים בהתאמה גדול יותר עבור אנשים עם תוצאה חיובית לנוכחות סמים בגופם. הבעיה הטמונה בשימוש במבחנים לגילוי סמים היא שאם הנבדק נמנע לתקופה מספקת טרם הבדיקה מהסם, תוצאות הבדיקה לסם תהיה שלילית והמבחן לא יגלה את העובד כבעייתי.

סימולציות
מבחני סימולציה הם מבחנים הבודקים יכולת ספציפית הקשורה למשרה, לדוגמה עבור משרה של קלדנות, מבחן סימולציה מתאים יבחן את היכולת של המתמודדים להקליד כמות מסוימת של מילים בזמן מוקצב וללא שגיאות. השימוש במבחנים אלו עלה במהלך בשני העשורים האחרונים, בזכות היכולת הטובה שלהם לנבא ביצועים בעבודה. עם זאת, ישנו קושי רב יותר בפיתוח מבחני סימולציה טובים ביחס לקושי הטמון בפיתוח מבחנים בכתב. שני הסוגים העיקריים של מבחני סימולציה הם מבחנים מעשיים, אשר מתאימים לעבודות פשוטות עם חזרתיות רבה, ומרכזי הערכה, המתאימים לבחירת עובדים לתפקידים בעלי דרישות מגוונות כגון תפקידי הנהלה.

מבחנים מעשיים
מבחנים מעשיים הם מבחנים אשר נתפרים בצורה ספציפית לתפקיד, ולפיכך היכולת שלהם לנבא ביצועים בעבודה גבוהים מאוד. על מנת לפתח מבחנים אלו, על ההנהלה לקבוע מהם הידע, הכישורים והיכולת הנדרשים לסוג העבודה. החלטות אלו מתבססות על הידע הנמצא בניתוח התפקיד. כדוגמה למבחנים מסוג זה, ניתן למצוא פס הרכבה שנבנה במיוחד על ידי חברת BMW בארצות הברית לצורך מיון עובדים. המתמודדים למשרה, מקבלים 90 דקות בהן הם צריכים לבצע מספר פעולות שגרתיות על פס ההרכבה, ומתקבלים לתפקיד לפי הביצועים שהפגינו. מחקרים מצביעים על כך שהתוצאות של מבחנים מעשיים מניבות תוקף גבוה יותר ממבחנים בכתב, אך עם זאת למבחנים אלו שתי הגבלות עיקריות:
 ספציפיות לעבודה – כל מבחן מתאים רק לסוג עבודה אחד, ואי אפשר להשתמש באותו מבחן למספר תפקידים שונים.

 קושי לפיתוח בעבודות מורכבות – מבחנים מעשיים מתאימים יותר לבחינת התאמה לעבודות פשוטות ושיגרתיות. יש קושי רב יותר לפתח מבחנים אלו כאשר העבודה היא מופשטת, מגוונת או כוללת עבודה בשיתוף עם עובדים נוספים.

מרכזי הערכה
מרכזי הערכה הם גופים המספקים שירותי מיון שמרכזים בתוכם את שלושת האמצעים (ראיונות, מבחנים וסימולציות) במקום אחד, ומתמקדים ביכולות חברתיות וניהוליות. עלות מרכזים אלו היא גבוהה והמיון בהם עשוי להמשך מספר ימים. השימוש במרכזי הערכה גובר, ולפי סקר שנערך באירופה יותר ממחצית הארגונים הגדולים (ארגונים המעסיקים אלף עובדים ומעלה) משתמשים במרכזי הערכה ככלי למיון עובדים.
מרכזי הערכה משתמשים במספר מבחנים אשר מדמים בעיות אמיתיות איתן ייאלץ להתמודד אדם המחזיק במשרה. בין המבחנים הפופולריים ניתן למצוא:
 מבחן In Basket – המתמודד מקבל תא ובו מונחים מספר מכתבים, תזכירים ודו"חות לגבי משימות הקשורות לארגון ועליו לטפל בבעיות העולות מהם לפי ראות עיניו. המתמודדים במבחן זה מוערכים לפי האופן בו הם בחרו לתעדף את סדר המשימות ולפי איכות ההחלטות שלהם.
 מבחן דיון בקבוצה ללא מנהיג – במבחן זה נאמר לקבוצת מתמודדים שהם שייכים לוועדת ההנהלה של ארגון מסוים, ושעליהם לקבל החלטות בנושאים של בעיות איתן מתמודד הארגון. בוחן מן הצד משקיף על הקבוצה, ומעריך את המתמודדים לפי היכולת שלהם ליצור אינטראקציה חיובית עם הקבוצה, לפתור בעיות ולקבל החלטות יעילות, תוך כדי שמירה על הלכידות הקבוצתית.
 סימולציה של תפקיד הקשור למקצוע – המתמודדים מתחלקים לקבוצות ומדמים סיטואציות הקשורות לתפקיד הספציפי. לדוגמה, עבור תפקיד במחלקת שירות מתמודד אחד מדמה לקוח עצבני ומתמודד שני מדמה את איש השירות שמטפל בבעיה. הנבחנים במבחן זה יבדקו לפי תכונות הרלוונטיות לתפקיד כגון שירותיות, סובלנות וקבלת החלטות במצבי לחץ.

מרכזי הערכה מוכוונים בדרך כלל עבור ארגון מסוים, ומאוישים במרואיינים מאותו הארגון. מרכזי הערכה משמשים גם כמרכזי הכשרת מנהלים והטמעת התרבות הארגונית.

התוקף של מרכזי הערכה שנוי במחלוקת. מחקרים משנות ה-80 וה-90 הצביעו על תוקף ניבוי גבוה ביחס לביצועי העובדים בפועל, בהשוואה לשיטות הערכה אחרות (מתאם של 0.36-0.53), ולכן נחשבו אמצעי מיון יעיל אם כי יקר. יש הטוענים כי תוקף מרכזי ההערכה ירד עם השנים, במיוחד בהשוואה לשיטות הערכה וגיוס עובדים חדישות יותר, שהופיעו עם התפתחות הטכנולוגיה והאינטרנט.

 מיון עובדים בישראל 
בפברואר 2012 פורסמה החלטה של רשם מאגרי המידע במשרד המשפטים, יורם הכהן, שמחייבת את מכוני המיון של מועמדים לעבודה, למסור לכל נבחן בחינם, פירוט של הסיבות לחוסר התאמתו לתפקיד אותו בדקו. הנחיה זו משנה את המצב שהיה קיים בישראל, בו פירוט הנימוקים הועבר רק למעסיק ולא לנבחן. ההחלטה גם קבעה שמכון המיון אינו רשאי להשתמש בתוצאות מבחני המיון למטרות אחרות כמו מסירת חוות הדעת לגורם אחר כלשהו, אלא אם הנבחן נתן לכך הסכמה מפורשת. כמו כן, חובה על מכון המיון למחוק כל מידע על הנבחן או להפוך אותו לאנונימי ללא אפשרות לקשרו לנבחן ספציפי, לאחר שהסתיים הליך בדיקת התאמתו לתפקיד מסוים והועברה חוות הדעת למעסיק.

ראו גם
 מבחני אישיות
 מיתוג מעסיק

קישורים חיצוניים







 הערות שוליים 

קטגוריה:ערכים שבהם תבנית בריטניקה אינה מתאימה
*