מזכיר

מזכיר הוא תפקיד שלו משמעויות אחדות. במשמעות הנפוצה זהו עובד העוסק בענייני המנהלה (אדמיניסטרציה) של ארגון או אחת מיחידותיו, או עומד בראש הארגון (מזכיר כללי).

מזכיר הנושא משרת מנהלה
ממוזער|נשיא ארצות הברית לשעבר, ברק אובמה, ומזכירתו קייטי ג'ונסון בחדר הסגלגל, 2009
מזכיר הוא עובד העוסק בענייני המנהלה של ארגון או אחת מיחידותיו, ולעיתים בענייני המנהלה של אדם יחיד. תפקידי המזכיר כוללים, בין היתר:
 תיאום פגישות בארגון ומחוצה לו. בעבר הצריכה פעילות זו שימוש ביומנים מנייר, אך מסוף המאה העשרים נעשה תיאום זה בעיקר באמצעות יומן אלקטרוני, כגון אאוטלוק.
 טיפול במידע המגיע למשרד (מיון, הפצה, קטלוג, תיוק וכו').
 הדפסת תכתובת משרדית לסוגיה: פרוטוקולים של ישיבות, דואר יוצא וכדומה. בעבר שימשה למטרה זו מכונת כתיבה, שהוחלפה בסוף המאה העשרים במעבד תמלילים.
 הכנתם של חדרי ישיבות, ובפרט הכנת תקרובת ליושבים בהם.
 קבלת שיחות טלפון אל היחידה הארגונית, ובפרט אל מנהלה, ומתן מענה להן או הפנייתן לגורם המתאים. פונקציה זו הביאה לכך שהמשיבון כונה "מזכירה אלקטרונית", אך שם שנזנח כיוון שאינו תקין פוליטית.
 קבלת פני קהל מבקרים המגיע לארגון, מתן מענה לשאלות, הכוונה ומתן עזר.

במקצוע זה יש סוגי תפקידים והתמחויות שונים, דוגמת מזכירה רפואית, הנלמד בקורס אקדמאי, מזכירת בית ספר, מזכירת מנכ"ל, מזכירת כוח אדם, מזכירת מעבדה. בחלק מן המקצועות יש צורך בתעודת גמר או מקצוע מוכרת כדי לעסוק בתחום. בתחום המזכירות הרפואית יש צורך בתעודת גמר ותעודת מקצוע מטעם משרד העבודה והרווחה, אותן מקבלים אחרי השלמת קורס ייעודי ומעבר בחינות פנימיות ובחינות חיצוניות מעשיות ועיוניות.
בחלק ממקצועות המזכירות קיימות מספר דרגות הסמכה (דרגה 1, דרגה 2 וכדומה). אנשי ונשות המקצוע יכולים להתקדם בסולם הדרגות על ידי צבירת ותק מקצועי, השתלמות בקורסים ועמידה בבחינות ממשלתיותתוכנית בחינות במקצוע המזכירות שפורסמה על ידי משרד התעשייה והמסחר. הקורסים להכשרת מזכירות נלמדים בדרך כלל במכללות מקצועיות ללימודי תעודה ובמרכזי הכשרה, ובמקרים אחרים בארגונים ומוסדות ממשלתיים שבהם נחוצים מזכירים ומזכירות, כגון לשכת עורכי הדין שעורכת לעיתים קורסים להכשרה בתחום המזכירות המשפטית.

לעיתים, בארגונים גדולים, בהם עובדות במשרד מספר פקידות, מנהלת המשרד נקראת "מזכירה", בשונה מהעובדות האחרות.

עקב שם המקצוע המשרד (או עמדת העבודה), שבו נמצא המזכיר, מכונה "מזכירות", דוגמת: "מזכירות המפעל", "מזכירות המרפאה". כמו כן, עבודה הקשורה לענייני משרד כלליים וטיפול בניירת, מכונה "עבודת מזכירות".

כיום רוב העוסקים במקצוע זה בישראל הם נשים. המילה "מזכיר", המציינת גבר העוסק בתפקיד זה, הפכה לנדירה. עם זאת, במגזר החרדי עדין מקובלת העסקת גברים במקצוע זה.

חוק שוויון ההזדמנויות בעבודה אוסר הפליה מטעמי מין. המקפידים על הוראה זו מציינים במודעת "דרושים" את הנוסח "דרוש/ה מזכיר/ה" הפונה אל בני שני המינים. עם זאת, נפוצות גם מודעות המציינות "דרושה מזכירה".

 מזכיר העומד בראש הארגון 
ממוזער|אנטוניו גוטרש, המזכיר הכללי של האו"ם
בארגונים שונים, "מזכיר" או "מזכיר כללי" (מזכ"ל) הוא תוארו של העומד בראש הארגון. דוגמאות:
 בממשל ארצות הברית, המילה "מזכיר" פירושה שר, ובהתאם לכך הילרי קלינטון הייתה מזכירת המדינה.
 ניקיטה חרושצ'וב, מנהיג ברית המועצות בשנים 1953–1964, נשא בתואר "מזכ"ל המפלגה הקומוניסטית". באופן כללי במפלגות קומוניסטיות נושא ראש המפלגה בתואר מזכ"ל.
 העומד בראש האו"ם קרוי מזכ"ל האו"ם.
 העומד בראש ההסתדרות נקרא במשך שנים רבות, עד לשנת 1995, בשם "מזכ"ל ההסתדרות", כלומר המזכיר הכללי של ההסתדרות.
 בתנועת הצופים העבריים בישראל, ברית הנוער הקומוניסטי הישראלי ובני עקיבא, העומד בראשם נקרא "מזכ"ל התנועה".
 בישראל מזכיר הוא תוארו של אדם העומד בראש יישוב לא עירוני, דוגמה: מזכיר קיבוץ, מזכיר מושב, מזכיר יישוב.
חסן נסראללה עמד בראש מפלגת חזבאללה הלבנונית ונקרא "מזכ"ל חזבאללה"

מזכיר הנושא משרת תיאום בכירה
ממוזער| מזכיר הממשלה לשעבר, צחי ברוורמן
מזכיר הוא תוארו של אדם הנושא במשרת תיאום בכירה בארגון. דוגמאות:
 בחברות שונות קרוי אחד מחברי ההנהלה בשם מזכיר החברה.
 המזכיר הצבאי של ראש הממשלה הוא יועצו של ראש ממשלת ישראל לענייני צבא וביטחון, המתאם בינו ובין מערכת הביטחון. מאז שנת 2015 מכהן בתפקיד קצין בדרגת תת-אלוף.
 מזכיר הממשלה הוא בעל־תפקיד רשמי המלווה את ממשלת ישראל, וכפופה לו מזכירות הממשלה, שהיא יחידה במשרד ראש הממשלה.

מזכיר בית ספר
מזכיר בית ספר הוא תפקיד אדמיניסטרטיבי תכלול ותיווך בין כלל הגורמים השונים הפועלים במוסד החינוכי: תלמידים, הורים, מורים, הנהלה, רשות מקומית ומשרד החינוך. תפקידו קריטי לתפקוד השוטף של בית הספר, ודורש יכולות אדמיניסטרטיביות, טכניות-מחשוביות וכישורי תקשורת בין-אישית. תפקידי מזכיר בית ספר כוללים:

אחריות פנים בית ספרית: מזכיר בית ספר אחראי על ניהול הרישום והמידע על התלמידים: קליטת תלמידים חדשים, עדכון פרטים אישיים, רישום נוכחות והיעדרות, והפקת אישורים שונים; אחראי על ניהול מערכת השעות של המורים והכיתות, תיאום חדרים ומשאבים, ודאגה לזמינות ציוד הוראה בסיסי; אחראי על דואר נכנס ויוצא, ניהול ארכיון מסמכים – פיזי ודיגיטלי, ותחזוקת מאגרי נתונים; אחראי על הקלדה ועריכה של מסמכים רשמיים, מכתבים, פרוטוקולים והודעות להורים ולמורים, ולרוב גם על הפצתם; בנוסף להפעלת מערכות משרדיות כמו מרכזיות טלפון, פקס, מדפסות ומחשבים; מענה לפניות הורים ותלמידים גם בהתייחס לתביעות ביטוח תלמידים של משרד החינוך; והיכרות ועדכון תוכנות ניהול ייעודיות לבתי ספר.

אחריות מול גורמים מקצועיים חיצוניים: מזכיר בית ספר אמון על קשר שוטף עם משרד החינוך בכל הנוגע לדיווחים סטטיסטיים, אישורים, תקנים ותקציבים; תיאום מול הרשויות מקומיות בנושאי אחזקה, תשתיות, אישורי בטיחות ואירועים קהילתיים; וקשר עם ספקים ונותני שירות לבית הספר (כניקיון, הסעות, קייטרינג, ציוד משרדי) בנושאי הזמנות, קבלת סחורה ותשלומים. לעיתים קרובות גם מתאם שירותים מול מוסדות רווחה, שירותים פסיכולוגיים ואנשי מקצוע חיצוניים המעניקים שירותים לתלמידים או השתלמויות לצוות.

אחריות על ניהול תקציבי ופיננסי: מסייע בגביית תשלומים מהורים על ספרי לימוד, טיולים וחוגים. תוך ניהול קופת בית הספר ורישום חשבוניות וקבלות. עובד בשיתוף פעולה הדוק עם הנהלת החשבונות של הרשות המקומית או של משרד החינוך ומסייעת במעקב אחר תקציבים והוצאות.

סיוע בארגון אירועים ופרויקטים: אחראי על תכנון וביצוע אירועים ופרויקטים שונים בבית הספר, כמו: טקסי סיום, אירועי חגים, ימי ספורט, ימי הורים, טיולים ופעילויות חברתיות.

 דרג דיפלומטי 
התואר מזכיר משמש כדרג דיפלומטי מתחת ליועץ, ומקובלת בצורה מזכיר ראשון, מזכיר שני ומזכיר שלישי.

ראו גם
 לבלר – מזכיר שעיסוקו בכתיבה
 מזכירות רפואית

קישורים חיצוניים



הערות שוליים

קטגוריה:מקצועות
קטגוריה:מנהל עסקים