Projektinhallinta

Projektinhallinta eli hankehallinta tarkoittaa resurssien (kuten työvoiman) organisointia ja hallintaa sellaisella tavalla, että projekti voidaan päättää suunnitellun sisältöisenä ja laatuisena, aikataulun sekä budjetin mukaisesti. Käytettäviin resursseihin luetaan esimerkiksi raha, työvoima, raaka-aineet, energia, tila ja palkat. Resurssien lisäksi huomioidaan esimerkiksi viestintä, laatu ja riskit.

Lyhyt projektinhallinnan historia

Projektinhallinnan isänä pidetään Henry Ganttia, joka kehitti projektin suunnittelu- ja seurantatekniikoita, mm. Gantt-kaavion. Gantt-kaavio kuvaa tehtäviä aikajanalla niiden ajoitusta osoittavien pylväiden avulla. Ganttia pidetään myös työnosituksen () kehittäjänä. Työnosituksessa projekti jaetaan pieniin osiin, joiden pohjalta työn kulkua on helpompi hallita ja tehtävät voidaan jakaa eri vastuuhenkilöille. 

Seuraava kehitysvaihe oli PERT-malli () ja kriittisen polun menetelmä, jotka perustuivat matemaattisiin malleihin.

1969 USA:ssa perustettiin Project Management Institute (PMI), joka palvelee projektinhallinnasta kiinnostuneita. 1981 PMI julkaisi kirjan A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK), joka sisältää projektinhallinnassa yleisesti käytettyjä standardeja ja ohjeita. Euroopassa perustettiin 1967 International Project Management Association (IPMA), joka myös perusti IPMA Project Baseline:n. Organisaatiot tekevät parhaillaan yhteistyötä luodakseen kansainvälisen projektinhallinnan standardin.

Projektipäällikkö

Projektinhallinta on useimmiten projektipäällikön tehtävä. Projektipäällikkö ei useimmiten osallistu projektin muiden tehtävien tekemiseen, vaan lähinnä keskittyy projektin etenemisen varmistamiseen ja eri osapuolten yhteistyön varmistamiseen siten, että projektin riskit pienenevät. Projektipäällikkö toimii usein asiakkaan edustajana, ja siksi määrittelee ja toteuttaa asiakkaan tarpeet. Projektipäällikön tehtävänä on löytää paras mahdollinen kompromissi kolmen projektien resurssimuuttujan kesken: aika, kustannukset ja laatu. Jos jotain muuttujista muutetaan, se vaikuttaa automaattisesti kahteen muuhun: jos tavoitellaan parempaa laatua, projektin kustannukset tavallisesti nousevat ja kesto pitenee. Kommunikointi eri sidosryhmien kanssa on myös projektipäällikön tärkeimpiä tehtäviä.

Projektipäällikkö tekee projektin osituksen, tyypillisesti yhteistyössä muiden kokeneiden projektinjäsenten kanssa. Projektipäällikkö myös jakaa projektin tehtävät eri työntekijöille.

Projektinhallinnan tehtäviä

 Projektin määrittely
 Työn ja tavoitteiden suunnittelu
 Tavoitteiden analysointi
 Riskien hallinta (analysointi ja seuranta)
 Projektin laajuuden hallinta
 Resurssien arviointi
 Resurssien jako
 Projektiorganisaation muodostus
 Työn organisointi
 Resurssien hankinta
 Tehtävien jako
 Projektin etenemisen seuranta ja hallinta
 Tulosten analysointi
 Laadun hallinta
 Virheiden ehkäiseminen
 Projektin päättäminen
 Sidosryhmien ja heidän tarpeidensa analysointi
 Sidosryhmien kanssa kommunikointi

Projektinhallinnan tuotoksia

Menestyneiden projektien täytyy dokumentoida tavoitteet ja tuotokset riittävän hyvin. Nämä dokumentit toimivat projektin sponsorin, asiakkaiden ja projektin jäsenten odotusten linjaamiseksi.

 Projektin asetus
 Projektin liiketoimintasuunnitelma/kannattavuusselvitys (ks. liiketoimintatarkastelu)
 Projektisuunnitelma
 WBS
 Muutostenhallinta/konfiguraationhallintasuunnitelma
 Riskien hallintasuunnitelma
 Viestintäsuunnitelma
 Asialista
 Tehtävälista
 Resurssinhallintasuunnitelma (ks. riskianalyysi)
 Projektin aikataulu
 Projektiraportti (ks. esim edistymisraportti ja loppuraportti)
 Vastuunjako
 Sidosryhmien analysointi
 Opitut kokemukset

Nämä dokumentit tallennetaan yleensä paikkaan, johon projektin sidosryhmillä on vapaa pääsy, esimerkiksi Intranetiin.

Projektinhallinnan suuntauksia

Projektinhallinnan suuntauksiin voidaan lukea erilaisia ketteriä, interaktiivisia, inkrementaalisia ja vaiheistettuja suuntauksia.

 Perinteinen suuntaus 

Perinteisesti projektihallinnassa on tiettyjä vaiheita, jotka tehdään yleensä samassa järjestyksessä:
 projektin asettaminen
 projektin suunnittelu
 projektin toteutus
 projektin seuranta
 projektin päättäminen

Erityisesti suunnittelu-, toteutus- ja seurantavaiheet saattavat toistua useamman kerran. Esimerkiksi seurantavaiheessa saattaa nousta esiin ongelmia, jotka vaativat korjausta ja joskus myös projektisuunnitelmaa täytyy muuttaa näiden ongelmien poistamiseksi. Näistä vaiheista on erilaisia muunnelmia eri teollisuuden aloilla. Ohjelmiston kehittämisessä monet organisaatiot noudattavat Rational Unified Process (RUP) tai tuotekehitykselle tyypillistä vaiheistettua (ks. Cooper: stage-gate model) mallia.

Päättämiseen kuuluu postmortem (myös nimellä retrospective), jossa arvioidaan miten projekti sujui. Tarkoitus on antaa ryhmälle tilaisuus arvioida, mikä sujui hyvin ja mitä voi parantaa seuraavalla kerralla. Post-mortem voidaan suorittaa koko projektin lopussa, mutta se voi olla hyödyllinen myös jokaisen vaiheen jälkeen monivaiheisessa projektissa.

 RUP (Rational Unified Process) 

 Aloitus: Projektin sisältö määritetään, samoin mahdollinen järjestelmän arkkitehtuuri, ja haetaan projektille rahoitus ja sidosryhmien hyväksyntä. 
 Kehitys: Järjestelmän arkkitehtuuri varmennetaan. 
 Rakentaminen: Rakennetaan toimiva ohjelmisto säännöllisten pienten lisäysten avulla. 
 Siirtyminen: Varmennetaan ja otetaan käyttöön järjestelmä sille suunnitellussa ympäristössä.

 Kriittinen ketju 

Kriittinen ketju () on kriittisen polun ja TOC-teorian pohjalle rakennettu projektinhallintamenetelmä.

 Ketterät suuntaukset 

Perinteiset projektinhallinnan menetelmät, joissa projektin sisältö pyritään suunnitteluvaiheessa lukitsemaan, soveltuvat parhaiten kertaluonteisille projekteille, joissa on vain pieni tai kohtalainen määrä etukäteen tuntemattomia muuttujia. Koska varsinkin nykyaikaiseen tuote- ja ohjelmistokehitykseen sisältyy usein enemmän etukäteen tuntemattomia kuin tunnettuja muuttujia, sekä peräkkäisiä tuotejulkaisuja, on kehitetty tällaisille projekteille paremmin soveltuvia malleja, kuten ketterä ohjelmistokehitys (), Extreme Programming ja Scrum. Ketterien mallien ajatellaan joskus soveltuvan vain pieniin projekteihin, mutta itse asiassa Apollo-avaruusohjelman menestys perustui osittain iteratiiviseen kehitysmalliin, jossa suunnitelmia, määrityksiä ja toteutusta tarkennettiin ajan myötä, kun toleranssit ja muut etukäteen tuntemattomat muuttujat opittiin tuntemaan paremmin.

 Prosessipohjainen hallinta 

Projektinhallintaan on liitetty usein prosessipohjainen asioiden hallinta, esimerkkinä tästä mainittakoon kypsyysmallit kuten CMMI () ja ISO/IEC 15504 (SPICE – ).

 Lähteet 

Kirjallisuutta
 Risto Pelin: Projektihallinnan käsikirja, 5. uudistettu painos, Projektijohtaminen Oy Risto Pelin, Espoo 2008.
 Rainer Jansson, Peter Juselius: Projektiopas Ideasta liiketoimintaan, Tekes, Helsinki 2004.
 Paavo Viirkorpi: Onnistunut projekti - opas kunta-alan projektityöskentelyyn , Suomen Kuntaliitto, Helsinki, 2000.
 Jess Sutherland, Ken Schwaber, Lare Lekman: Suomenkielinen Scrum Guide, Agile Finland, 2011

Aiheesta muualla

 Projektinhallintaluentoja (IT projektit) 
 Projektien hallinta ja ohjaus (TKK:n kurssin sivusto]

*
Luokka:Seulonnan keskeiset artikkelit