مدیریت هزینه‌ها

مدیریت هزینه‌ها () به معنی سیستم‌هایی است که به وسیله یک کسب و کار برای پردازش، پرداخت و ممیزی هزینه‌های مستقیم کارکنان به کار می‌رود.

 مراحل 
اتوماسیون مدیریت هزینه‌ها دو جنبه دارد: فرآیندی که کارکنان برای تنظیم درخواست بازپرداخت هزینه‌ها دنبال می‌کنند و اقداماتی که کارکنان حسابداری یا بخش مالی برای پردازش درخواست در سیستم مالی انجام می‌دهند.

به‌طور معمول، در رویکرد دستی، کارمند گزارشی کاغذی، الکترونیکی یا گرافیکی از هزینه‌ها را پر می‌کند که سپس همراه با فاکتورها/رسیدهای مربوطه برای تأیید به مدیر یا کنترل‌کننده مالی دیگری ارسال می‌شود. پس از تأیید مدیر، گزارش برای پردازش به حسابداری فرستاده می‌شود. سپس کارکنان حسابداری هر آیتم هزینه را در سیستم مالی شرکت وارد می‌کنند و پس از آن گزارش و رسیدها را بایگانی می‌کنند. در صورت پیاده‌سازی نرم‌افزار به‌عنوان خدمت (SaaS) این فرایندها تا حد زیادی خودکار می‌شوند و فرایندهای ارسال و تأیید به‌صورت الکترونیکی انجام می‌شوند.

سازمان‌ها ممکن است فرایندهای مدیریت هزینه را به دلایلی مانند رعایت الزامات قانونی، کاهش هزینه‌ها، کنترل و افزایش بهره‌وری کارکنان خودکار کنند.

تعداد زیادی نرم‌افزار حسابداری برای کارآفرینان وجود دارد، مانند QuickBooks, Xero, FreshBooks یا Expensify، که امکان ثبت هزینه‌ها در حین حرکت، طبقه‌بندی تراکنش‌ها و تولید گزارش‌ها را فراهم می‌کنند. بسیاری از این برنامه‌ها می‌توانند با حساب‌های بانکی و کارت‌های اعتباری همگام‌سازی شوند، که ورودی دستی و تعداد خطاها را کاهش می‌دهد.

 انواع 
استراتژی‌های کسب‌وکار با در نظر گرفتن انواع مختلف مدیریت هزینه تدوین می‌شوند:
 صفحات گسترده: صفحات گسترده می‌توانند راهی ساده و کم‌هزینه برای پیگیری هزینه‌ها باشند، اما رسیدهای کاغذی همچنان وجود دارند که ممکن است گم یا آسیب ببینند. علاوه بر این، این روش ممکن است زمان‌بر باشد و در صورتی که کارکنان با صفحات گسترده آشنا نباشند موجب سردرگمی شود.
 فرم‌های کاغذی: فرم‌های کاغذی با رسیدهای کاغذی هماهنگی خوبی دارند. این نیز روشی کم‌هزینه برای تهیه گزارش‌های هزینه است. با این حال، ثبت و پیگیری این گزارش‌ها می‌تواند نیازمند کار دستی زیادی باشد، هم برای کارکنانی که وظیفه تأیید دارند و هم برای افرادی که باید پرداخت‌ها را در حسابداری انجام دهند.
 نرم‌افزار: نرم‌افزار بار کاری را کاهش می‌دهد، اما پیاده‌سازی اولیه آن ممکن است هزینه‌بر باشد. بر اساس گزارش Aberdeen Group «بهترین در کلاس مدیریت هزینه‌های سفر: چگونه آن را انجام می‌دهند» ، نرم‌افزار می‌تواند مسائل اصلی مربوط به رعایت مقررات، کار دستی، زمان تأیید و هزینه کلی گزارش‌دهی هزینه‌ها را حل کند.

 منابع 


رده:برآمد
رده:مدیریت منابع انسانی