Teabehaldus

Teabehaldus (inglise keeles Information Management) on tegevus, mis toetab asutuse ja avaliku sektori eesmärkide saavutamist teabe haldamise, jagamise ja vahetamisega kõigis infosüsteemides ja andmekogudes. Teabehalduse alategevused on andmehaldus, dokumendihaldus, sisuhaldus sise- ja välisveebis ning teabele juurdepääsu ja teabe kaitse korraldamine. Teabehaldus on organisatsioonisisese teabe hankimise, kasutamise, juurdepääsu ja levitamise protsess.

Eestis reguleerivad teabehaldust teenuste korraldamise ja teabehalduse alused, avaliku teabe seadus, arhiiviseadus, isikuandmete kaitse seadus.

 Ajalugu 
pisi|Hollerithi perfokaart
Inimkond on ajaloo vältel pidevalt kogunud ja säilitanud informatsiooni. Traditsioonilistes kultuurides hoiti teavet valdavalt kollektiivses mälus suulises vormis. Kirjaliku kultuuri tekkimisel hakati informatsiooni säilitama dokumentide ja raamatute kujul. 21. sajandi infoühiskond sõltub suuresti digitaalsest teabest ja selle haldamisest. Alates arvutite leiutamisest 1940.–50. aastatel mõjutab digitehnoloogia igat arenenud maailma elanikku. Kõik sõltuvad üha rohkem teabest ja selle kättesaadavusest. Info haldamiseks on kujunenud erinevad institutsioonid. Tänapäevase automaatse digitaalse andmetöötluse eelkäijaks võib pidada perfokaartidel põhinevat mehaanilist andmetöötlussüsteemi, mille lõi 1880. aastatel Herman Hollerith.

 Vastutus ja koordineerimine Eestis 
Teabehalduse korraldaja (asutus) vastutab avalike teenuste osutamise, selle kvaliteedi, arendamise ja halduse eest. Asutus määrab selleks vastutava struktuuriüksuse, ameti- või töökoha, et tagada teenuste ühtlane kvaliteet ja tõhusus.

Vabariigi Valitsuse määruse teenuste korraldamise ja teabehalduse alused tähenduses on teenus määruse tähenduses otsene avalik teenus ja tugiteenus.

 Otsene avalik teenus on teenus, mida asutus osutab füüsilisele või eraõiguslikule juriidilisele isikule tema tahtel, teeninduskontakti kaudu mis tahes suhtluskanalis ja mis võimaldab isikul täita seadusest tuleneva kohustuse või kasutada seadusest tulenevat õigust.
 Proaktiivne teenus on otsene avalik teenus, mida asutus osutab omal initsiatiivil, isikute eeldataval tahtel ja riigi infosüsteemi kuuluvate andmekogude andmete alusel. Proaktiivne teenus osutatakse automaatselt või isiku nõusolekul.
 Sündmusteenus on otsene avalik teenus, mida mitu asutust osutab ühiselt, et isik saaks täita kõik kohustused ja kasutada kõiki õigusi, mis talle tekivad ühe sündmuse või olukorra tõttu
 Tugiteenust osutab asutus enda või teise asutuse ametnikele või töötajatele. Tugiteenus toetab asutuse ülesannete täitmist.

Eestis koordineerivad asutusteülest teenuste arengut:
 Majandus- ja Kommunikatsiooniministeerium – otseste avalike teenuste korraldamine, sealhulgas nende osutamiseks vajaliku teabe kindlaksmääramisel, jagamisel ja vahetamisel.
 Andmekaitse Inspektsioon – teabele juurdepääsu ja teabe kaitse korraldamine.
 Riigi Infosüsteemi Amet –  riiklik kompetentsikeskus, kes kujundab ja kindlustab Eesti digiühiskonna alustalasid: digiriigi kesksete tehnoloogiliste platvormide arendamine, haldamine, riigi küberturvalisuse tagamine.

 Teabehalduse protsess 
Teabehaldus on määratletud kui organisatsiooni teabevarade ja teabevõimekuste kasutuselevõtt, et suurendada organisatsiooni tõhusust ja tulemuslikkust. Seda nähakse kui protsesside ja süsteemide juhtimist, mis koguvad, loovad, organiseerivad, jagavad ja kasutavad teavet. Teabehaldus ühendab kahte põhimõistet: teave ja juhtimine.

 Teabe korrastamine 
Põhiülesande täitmisel tekkivast teabest ülevaate saamiseks määrab asutus teenuste osutamiseks vajaliku teabe korrastamise tingimused: teabe liigitamine, lisateabe vajalikkus, teabeallikad, teabe säilitamise tingimused, säilitustähtajad, juurdepääsutingimused ja teabe kasutajad.

 Teabele juurdepääsu korraldus 
Teabevaldaja on kohustatud võimaldama juurdepääsu tema valduses olevale teabele seaduses sätestatud korras. Juurdepääsupiiranguga teabele on kehtestatud juurdepääsupiirang(ud) seaduses sätestatud korras.

 Teabe jagamine ja vahetamine 
Dokumente vahetatakse asutustega üldjuhul elektrooniliselt, välja arvatud juhul, kui edastada tuleb dokument, mis ei ole saaja jaoks elektroonilises vormis kasutatav või mida ei ole otstarbekas digiteerida. Eelistatud kanaliks riigi ja kohalike omavalitsuse üksuse ametiasutustega andmete ja dokumentide vahetamisel on infosüsteemide andmevahetuskihil (X-tee) asuv dokumendivahetussüsteem DVK.

 Teabe säilitamine ja kasutamine 
Avalikke ülesandeid täitev asutus või isik peab tagama avaliku ülesande täitmise käigus loodud või saadud dokumentide või arhivaalide säilimise ja kasutatavuse seadustega või nende alusel kehtestatud õigusaktidega sätestatud tähtaja jooksul või Rahvusarhiivile üleandmiseni.

 Teabehalduse automatiseerimine 
Süsteemid aitavad teabehalduse protsesse tõhustada, vähendades käsitsi tehtavate toimingute arvu ja parandades andmete täpsust. Teabehalduse automatiseerimine hõlmab töövoogude automatiseerimist, dokumentide haldamise süsteemide kasutuselevõttu ja teabe turvalisuse tagamist läbi automatiseeritud kontrollide.

 Andmeturve ja infosüsteemide turvalisus 
Isikuandmed on tihedalt seotud eraeluga, mis on kaitstud inimõigusega privaatsusele. Seega tuleb igasuguseid isikuandmetega seotud tegevusi teha seaduslikult, et seda õigust mitte rikkuda.

Inimeste eraelulise teabe (isikuandmete) kaitstust valvab andmekaitse inspektsioon (AKI). Samuti valvab inspektsioon, et teave asutuste tegevuse kohta (avalik teave) oleks piisavalt kättesaadav. Õigus isikuandmete kaitsele ja õigus avalikule teabele on põhiseaduslikud õigused.

Privaatsus on arvutieetikas juba varakult palju tähelepanu pälvinud teema. Isikuandmete salvestamiseks, säilitamiseks ja edastamiseks kasutatakse sageli infotehnoloogiat ning võib juhtuda, et sellele teabele pääsevad ligi või kasutavad kolmandad isikud ilma vastavate isikute nõusolekuta, rikkudes sellega nende privaatsust.

Eesti infoturbestandardit (E-ITSi) peavad rakendama kõik organisatsioonid, kes täidavad avalikke ülesandeid. Ka ettevõtted võivad infoturbe eesmärkide saavutamiseks E-ITSi kasutada.

 Teabehalduse korraldaja kvalifikatsioon 
Teabehalduse korraldaja (dokumendihaldur, dokumendihalduse (pea)spetsialist, infohalduse spetsialist/koordinaator, protsessi(de) juht, teabehaldur, teenuste ja protsesside juht, teenuste juht, ärianalüütik) on spetsialist, kelle ülesandeks on teabehalduse korraldamine ja selle põhimõtete rakendamine organisatsiooni äriprotsessides ja teenuste arendamises ning toetada põhi- ja tugifunktsioonide täitmist. Oma töös teabe kaitse ja juurdepääsu korraldamisel puutub teabehalduse korraldaja kokku konfidentsiaalse informatsiooniga, mis seab sellel ametikohal töötavale isikule kõrged eetilised nõudmised.

Vastavalt Äriteeninduse ja Muu Äritegevuse Kutsenõukogu otsusele on teabehalduse korraldaja kutse andjaks Eestis kuni 9. novembrini 2025 MTÜ Dokumendihaldurite Ühing.

 Õppimisvõimalused 
 Infokorraldus
 Teabehalduse ja infosüsteemide korraldamine

 Teabehaldus 21. sajandil 
pisi|Tehisintellekti loodud kujutis tehisintellektist
Konverentsil Digital Workplace Conference 2023 tehti kokkuvõtlikult järeldused teabehalduse tuleviku kohta:
 Pidev muutus: tehnoloogia ja suhtlusplatvormide areng muudab pidevalt viise, kuidas teavet kogutakse, salvestatakse ja jagatakse.
 Eesmärgipõhine digitaalne transformatsioon: tehnoloogia kasutamine konkreetsete ärieesmärkide saavutamiseks, mitte lihtsalt tehnoloogia rakendamine selle enda pärast.
 Pilvekasutuse plaanimine: Pilvekasutuse teekond peaks olema hästi planeeritud ja vastavuses organisatsiooni vajadustega.
 Müra ja segajate vähendamine: Digitaalsete töökohtade kujundamisel tuleks minimeerida müra ja segajaid, pakkudes spetsiaalseid tööruume ja tööriistu.
 Turvalisus ja teabe kaitse: Turvalisus ja teabe kaitse on kriitilised komponendid tõhusa teabehalduse jaoks.
 Tehisintellekt (inglise keeles Artificial Intelligence): tehisintellekt mängib üha suuremat rolli teabehalduses, aidates andmete analüüsimisel ja töötlemisel.

 Vaata ka 

 teabehalduse riskianalüüs
 juhtimine
 dokument
 dokumendihaldus
 andmehaldus
 arhivaal
 teave
 avalik teave
 teabenõue
 isikuandmed
 x-tee
 andmeturve
 eetika

 Viited 

 Välislingid 

 Teenuste korraldamise ja teabehalduse alused
 Juhised määruse “Teenuste korraldamise ja teabehalduse alused” rakendajatele"
 Avaliku teabe seadus
 Arhiiviseadus
 Arhiivieeskiri
 Rahvusarhiivi juhised
 Isikuandmete kaitse seadus
 Eesti infoturbe standard
 Märgukirjale ja selgitustaotlusele vastamise ning kollektiivse pöördumise esitamise seadus (lühend - MSVS) side seadus
 Andmekogude juhend
 E-identimise ja e-tehingute usaldusteenuste seadus