Memo

Memorandum (ladina keelest memorandum est) ehk memo on kirjalik meeldetuletus. Memo on lühike ja ülevaatlik dokument, mis koostatakse seisukohtade, ürituste, kohtumiste, menetluskäigu või muu taolise teabe edastamiseks. Memorandumeid kasutatakse kõige sagedamini suhtlemiseks sama organisatsiooni liikmete vahel. Memosid on mitut tüüpi, alates lühikestest märkmetest kuni väikeste aruannete ja ettepanekuteni. Memod mängivad organisatsioonide juhtimisel võtmerolli.

 Memo ülesehitus 

 Memo päises on kuupäev, teema, adressaat ja koostaja/koostajad.

 Memo algab tavaliselt lühikese sissejuhatusega, selles sisalduva teabe kohta. Kui lugeja pole teemaga tuttav, lisa memole juurde tutvustav lõik. Lugejat on igaks juhuks hea teemaga kurssi viia isegi siis, kui ta on juba eelnevalt sellega tuttav. 

"Nagu me peale eilset koosolekut arutasime..."

 Üldiselt käsitletakse memos ainult ühte teemat. Memo lõpus on lühike kokkuvõte, kus tuuakse välja kõige olulisemad faktid ja järeldused.
 Memo koostamise viimane samm on selle allkirjastamine. Allkirjaga näitab autor, et ta nõustub tekstis esitatud väidetega. Mõned autorid panevad oma allkirja memo lõppu ning mõned kohe algusesse oma nime kõrvale.

 Memole iseloomulik 

 Memo on lühike ja konkreetne ning selle orienteeruv maht on kuni 500 sõna.
 Memos käsitletakse üldjuhul vaid ühte teemat. 
Erilist tähelepanu tuleb pöörata memo teema või pealkirja sõnastamisele ,et see oleks täpne ja konkreetne.
 Ainukesed erandid sissejuhatuse ära jätmiseks on:  

 kui adressaat on tõenäoliselt skeptiline või
 kui autor ei nõustu inimestega temast kõrgemal positsioonil.

 Sellisel juhul on parim esitada kohe probleem ning alles hiljem tuua välja need aspektid, mis su vaateid toetavad.
 Vahel on hea kasutada liste, et oma ideid paremini nähtavaks teha. Samas tuleb arvestada sellega, et kui memo koosnebki ainult listidest, muutub adressaadil selle lugemine keeruliseks. Listid kaotavad oma eripära, kui neid kasutatakse üle.
 Tähtis on kasutada pealkirja, mis tõmbab tähelepanu ning annab märku teema muutusest.
 Kohtumise või ürituse memo koostatakse üldjuhul kas viie tööpäeva jooksul või siis määratud tähtajaks.

 Memo kirjutamise keel ja stiil 
Memorandumite formaalsuse tase sõltub lugejast ja kirjutamise eesmärgist. Kui kirjutada kolleegile, kes on võrdsel tasemel ja sõber, võib seda teha isiklikumas ja mitteametlikus stiilis. Seevastu kui memo on mõeldud mitmele lugejale või organisatsiooni kõrgema taseme liikmele, tuleb aruande koostamisel kasutada formaalsemat stiili.

 Viited 

Kategooria:Dokumendid