Συστήματα αναφοράς διαχείρισης

Ένα σύστημα αναφοράς διαχείρισης (αγγλικά: management reporting system, MRS) είναι βάση δεδομένων που παρουσιάζει πληροφορίες που δημιουργούνται από τη συγκέντρωση και έρευνα διάφορων πληροφοριακών συστημάτων διοίκησης με απλό και κατανοητό τρόπο. Κύριος σκοπός των συστημάτων αυτών είναι η σύλληψη και αναφορά των λειτουργιών και των οικονομικών στοιχείων όλων των επιπέδων μίας επιχείρησης, ώστε να προβάλλουν σε όλα τα  οικονομικές και επιχειρησιακές πληροφορίες, κρατώντας την συνεχή ενημέρωση των διάφορων σωμάτων σε μία επιχείρηση βοηθώντας τη λήψη αποφάσεων και ομαλή λειτουργία στους διάφορους τομείς.

 Γενικά 
Τα συστήματα αναφοράς είναι αναγκαία στον επιχειρηματικό κόσμο αφού περιλαμβάνουν δραστηριότητες όπως τον οικονομικό έλεγχο και την επικοινωνία. Η παρουσία τους δίνει στις ομάδες και τα στελέχη ενός οργανισμού τη δυνατότητα να παρακολουθήσουν την απόδοση, τις ανάγκες, τους γενικούς στόχους και πληροφορίες που απαιτούνται για την βελτίωση και ολοκλήρωση ενός έργου. Τα συστήματα αναφοράς είναι επίσης βαρυσήμαντα στην κατανομή λεπτομερών καταστάσεων σχετικά με την γενική αξία της εταιρίας στο επενδύοντας κοινό. Ουσιαστικά προβάλλουν σε όλα τα επίπεδα  οικονομικές και επιχειρησιακές πληροφορίες, αποκαλύπτοντας σε ποια κατάσταση βρίσκετε η εταιρία αναγκάζοντας τα στελέχη υπέυθυνα για την λήψη αποφάσεων να αυξήσουν την αποδοτικότητα λειτουργίας και να λάβουν αποφάσεις ώστε να διαμένουν στον ανταγωνισμό. Όταν δοθούν οι πληροφορίες αυτές μαζί με την παρουσία οπτικοποιήσεων διευκολύνοντας την κατανόηση των πληροφοριών μειώνουν την πιθανότητα των σφαλμάτων και τις αρνητικές επιπτώσεις που μπορεί να υποστεί η επιχείρηση.

 Απαιτούμενες πρακτικές 
Για να θεωρείται ένα σύστημα αναφοράς διαχείρισης επαρκής πρέπει να περιλαμβάνει συγκεκριμένες εφαρμογές, ώστε να ιαονοποιεί τις ανάγκες των εργαζομένων.

 Οι αναφορές πρέπει να εμφανίζονται με οργανωμένο και οπτικά ευχάριστο τρόπο. Αν υπάρχει συνεχής ροή μεγάλης ποσότητας δεδομένων χωρίς κάποια ιεράρχιση τότε οι εργάτες νιώθουν καταπιεσμένοι οδηγώντας σε κόπωση και μείωση στην επίδοση των έργων. Τα δεδομένα πρέπει να εμφανίζονται σε μικρά κομμάτια με σειρά σπουδαιότητας, και μέσω χρονοδιαγραμμάτων αποκαλύπτοντας ροπή των δεδομένων με τη πάροδο του χρόνου για την ευκολία κατανόησης των εργατών.
 Ανάθεση στόχων και στρατηγικών από την αρχή του έργου με αυτό τον τρόπο μπορούν να δομηθούν τα συστήματα αναφοράς να παρακολουθούν συγκεκριμένα γνωρίσματα, έτσι ξεκαθαρίζει  τους στόχους της εταιρίας και αυξάνει την απόδοση.
Απομάκρυνση από αναλογικά συστήματα αναφοράς στο χαρτί, και ανακατεύθυνση προς τα ψηφιακά συστήματα τα προσφέρουν ευρύτερη ποικιλία εφαρμογών και αναφορών. Η χρήση των ψηφιακών μέσων επιτρέπει την ενημέρωση πληροφοριών σε πραγματικό χρόνο, δίνουν επίσης την δυνατότητα αλληλεπίδρασης και προσαρμογής με το σύστημα, και συνεργασίας μαζί με άλλα στελέχη ή εργάτες αφού παρουσιάζουν κοινά δεδομένα και αναλυτικά στοιχεία.
Η συνεχείς διατήρηση και αναβάθμιση των συστημάτων είναι αναγκαία, οι επιχειρήσεις μαζί με τους στόχους τους και τις στρατηγικές τους αναγκάζονται να μεταρρυθμιστούν συνεχώς ώστε να μπορούν να προσαρμοστούν στον ταχύ ρυθμό με τον οποίο αλλάζει η κοινωνία και οι κοινωνικοί θεσμοί. Με τον ίδιο ρυθμό πρέπει να αναπτύσσονται και να συντηρούνται τα συστήματα αναφοράς διαχείρισης ώστε να παραμείνουν βίωσιμα αυτά, αλλά και οι εταιρίας που τα χρησιμοποιούν.
Επιλογή διαφορετικών δεικτών απόδοσης (performance indicator) ανάλογα με τις θέσεις, ανάγκες και την κατεύθυνση εργασίας των εργαζομένων και στελεχών του οργανισμού ώστε να μπορούν να έχουν τις κατάλληλες πληροφορίες για την εκτέλεση της εργασίας τους.

 Πλεονεκτήματα 
Όταν ένα σύστημα αναφοράς διαχείρισης περιλαμβάνει συγκεκριμένες ιδιότητες τότε μπορεί να οδηγήσει στα ακόλουθα πλεονεκτήματα.

 Βελτίωση στη λήψη αποφάσεων και την διαλειτουργική συνεργασία μεταξύ των τμημάτων λόγο της διαθεσιμότητας αξιόπιστων δεδομένων μειώνουν την αβεβαιότητα προς την λείψει αποφάσεων.
 Βελτίωση και αύξηση επικοινωνίας, επειδή τα δεδομένα είναι άμεσα διαθέσιμα έχει ως αποτέλεσμα την συνεχή τους μετάδοση μεταξύ των διαφόρων σωμάτων μίας επιχείρησης δημιουργώντας αδιάκοπη επαφή και εμπιστοσύνη.
 Αναγνώριση πιθανών προβλημάτων στην αρχή ή κατά την διάρκεια δημιουργίας ενός έργου αποτρέποντας μη-εμφανίσημα προβλήματα 
 Μεγιστοποιεί την παραγωγικότητα, ακρίβεια και αποτελεσματικότητα, τα συστήματα αναφοράς συγκεντρώνουν τις αναγκαίες πληροφορίες μειώνοντας το χρόνο που χρειάζονται οι υπάλληλοι να συγκεντρώσουν  τα κατάλληλα δεδομένα αφήνοντας τους να αντιμετωπίσουν άλλα θέματα σχετικά με την εργασία τους.
 Μείωση κόστους και αύξηση εισόδων, μέσω της συνεχής ροής και της σαφήνειας που παραχωρούν τα συστήματα αναφοράς διαχείρισης, υπάρχει καλύτερη ανταπόκριση στην μεταβολή των επιχειρηματικών περιβάλλοντων.

 Εμπόδια και μειονεκτήματα 
Η ανάπτυξη και χρήση συστημάτων διαχείρισης αναφορών συχνά αντιμετωπίζει εμπόδια που σχετίζονται με βασικά αναλυτικά ζητήματα, πολλά τα οποία δεν έχουν σίγουρη λύση αναγκάζωντας την έκθεση σε πολλαπλές μεθόδους επίλυσης οι οποίες μπορούν να εμφανίσουν άλλα προβλήματα. Μερικά από αυτά τα εμπόδια είναι:

 Η παράβλεψη στις μεταβολές στοιχείων πελατών, αποθεμάτων και αγορών, που μπορούν να επηρεάσουν επενδύσεις, κέρδη και παραγωγικότητα.
 Απώθηση πελατών και επενδυτών από ανακριβή κατανομή εξόδων και πόρων σε μεμονωμένα προϊόντα.

 Δείτε επίσης 
 Πληροφοριακά συστήματα διοίκησης
 Διοίκηση Επιχειρησιακής Aπόδοσης
 Επένδυση
 Επιχείρηση

 Παραπομπές 

Κατηγορία:Λογισμικό επιχειρήσεων