Συστήματα διαχείρισης εγγράφων

Το σύστημα διαχείρισης εγγράφων (DMS) είναι ένα σύστημα ηλεκτρονικού υπολογιστή (ή ένα σύνολο από προγράμματα ηλεκτρονικού υπολογιστή) που χρησιμοποιείται για την παρακολούθηση και αποθήκευση ηλεκτρονικών εγγράφων ή φυσικών εντύπων (εικόνες εγγράφων αποτυπωμένες σε χαρτί). Επίσης, είναι ικανό να παρακολουθεί τις διάφορες εκδοχές από διάφορους χρήστες (ιστορικό παρακολούθησης), καθώς και ο όρος έχει κάποια συνάφεια με έννοιες των συστημάτων διαχείρισης περιεχομένου. Συχνά παρουσιάζεται ως συστατικό στοιχείο των συστημάτων διαχείρισης επιχειρηματικού περιεχομένου (ECM) και σχετίζεται με την ψηφιακή διαχείριση περιουσιακών στοιχείων, απεικόνισης εγγράφων, ροής εργασίας, και συστημάτων διαχείρισης καταγραφής.

 Ιστορικό 

Αρχές τις δεκαετίας του '80 μια ομάδα από πωλητές άρχισαν να αναπτύσσουν συστήματα λογισμικού για τη διαχείριση εγγράφων αποτυπωμένων σε χαρτιά,τα συστήματα αυτά ασχολήθηκαν με έντυπα έγγραφα τα όποια περιλάμβαναν όχι μόνο τυπωμένα και δημοσιευμένα έγγραφα αλλά και φωτογραφίες, εικόνες κ.ά. Αργότερα οι προγραμματιστές ξεκίνησαν να αναπτύσσουν ένα δεύτερο τύπο συστημάτων τα όποια μπορούσαν να διαχειρίζονται ηλεκτρονικά έγγραφα, δηλαδή όλα αυτά τα έγγραφα ή αρχεία που δημιουργούνταν σε ηλεκτρονικούς υπολογιστές και συχνά αποθηκεύονταν σε τοπικά συστήματα αρχείων.

Τα νεότερα ηλεκτρονικά συστήματα διαχείρισης εγγράφων ( EDM ) διαχειρίζονται είτε συγκεκριμένους τύπους αρχείων, είτε έναν περιορισμένο αριθμό μορφών αρχείων. Πολλά από αυτά τα συστήματα, αργότερα έγιναν γνωστά ως συστήματα απεικόνισης εγγράφων, γιατί επικεντρώθηκαν στην καταγραφή,αποθήκευση και ανάκτηση. Τα συστήματα αυτά επέτρεψαν την οργάνωση της καταγραφής των φαξ και των εντύπων, την αποθήκευση αντιγράφων των εγγράφων ως εικόνες, καθώς και την αποθήκευση τους στο σύστημα για την ασφάλεια τους και την γρήγορη ανάκτηση τους.

Τα συστήματα EDM εξελίχθηκαν ως το σημείο οπού μπορούσαν να διαχειρίζονται όλους τους τύπους αρχείων που θα μπορούσαν να υπάρχουν στο δίκτυο, την ασφάλεια τους καθώς και την δυνατότητα έλεγχου τους. Καθώς πολλά EDM συστήματα διαχειρίζονται έγγραφα στη μητρική τους μορφή ( Microsoft word or excel, PDF ) μερικά συστήματα διαχείρισης εγγράφων βασισμένα στο διαδίκτυο διαχειρίζονται έγγραφα στη μορφή html. Αυτή η πολιτική διαχείρισης εγγράφων απαιτεί το περιεχόμενο να έχει εισαχθεί στο σύστημα. Ωστόσο, όταν το περιεχόμενο εισαχθεί το λογισμικό λειτουργεί σαν μια μηχανή αναζήτησης ώστε οι χρηστές να μπορούν να βρουν αυτό που ψάχνουν πιο γρήγορα. Η μορφή html επιτρέπει την καλύτερη εφαρμογή των δυνατοτήτων αναζήτησης όπως είναι η αναζήτηση ολοκλήρου κειμένου.

 Εργαλεια 

Τα συστήματα διαχείρισης εγγράφων συνήθως παρέχουν κάποια εργαλεία όπως αποθήκευση, ιστορικό παλαιότερων εκδόσεων, μεταδεδομένα, ασφάλεια, καθώς και δημιουργία ευρετηρίου και ανάκτηση εγγράφων. Εδώ είναι μια περιγραφή αυτών των εργαλείων
 Εργαλείο  Περιγραφή Μεταδεδομένα  
Τα μεταδεδομένα συνήθως αποθηκεύονται για κάθε έγγραφο. Τα μεταδεδομένα μπορούν, για παράδειγμα, να περιλαμβάνουν την ημερομηνία που αποθηκεύτηκε το έγγραφο καθώς και την ταυτότητα του χρήστη, που το αποθήκευσε. Η DMS μπορεί να εξάγει μεταδεδομένα από το έγγραφο αυτόματα ή να προτρέψει τον χρήστη να προσθέσει μεταδεδομένα. Μερικά συστήματα χρησιμοποιούν επίσης οπτική αναγνώριση χαρακτήρων σε σαρωμένες εικόνες, ή εξάγουν κείμενο απο ηλεκτρονικά κείμενα. Το κείμενο που εξάγεται μπορεί να χρησιμοποιηθεί για να βοηθήσει τους χρήστες να εντοπίζουν τα έγγραφα με τον εντοπισμό πιθανών λέξεων-κλειδιών ή να χρησιμοποιηθεί για πλήρη αναζήτηση κειμένου, ή τέλος μπορεί να χρησιμοποιηθεί από μόνο του. Το εξαγόμενο κείμενο μπορεί επίσης να αποθηκευτεί ως συνιστώσα των μετα-δεδομένων, μαζί με την εικόνα, είτε χωριστά ως πηγή για την αναζήτηση σε συλλογές εγγράφων. Ενοποίηση  Πολλά συστήματα διαχείρισης εγγράφων προσπαθούν να ενσωματώσουν τη διαχείριση των εγγράφων απευθείας σε άλλες εφαρμογές, ώστε οι χρήστες να μπορούν να ανακτούν τα υπάρχοντα έγγραφα απευθείας από τη διαχείριση του συστήματος αποθήκευσης εγγράφων, να κάνουν αλλαγές, και να αποθηκεύουν το αλλαγμένο έγγραφο πίσω στο αποθετήριο ως νέα έκδοση, όλα χωρίς να φύγουν από την εφαρμογή.  Καταγραφή  Η καταγραφή συνίσταται κατά κύριο λόγο στην αποδοχή και την επεξεργασία των εικόνων των έντυπων εγγράφων από σαρωτές και εκτυπωτές πολλαπλών λειτουργιών.Η οπτική αναγνώριση χαρακτήρων (OCR) συχνά ενσωματώνεται στο υλικό ή χρησιμοποιείται ως αυτόνομο λογισμικό, ώστε να μετατρέψει τις ψηφιακές εικόνες σε κείμενο γλώσσας μηχανής. Δημιουργία ευρετηρίου  Παρακολούθηση ηλεκτρονικών εγγράφων. Η δημιουργία ευρετηρίου μπορεί να είναι τόσο απλή όσο η παρακολούθηση των μοναδικών ευπροσδιόριστων στοιχείων των εγγράφων, συχνά όμως λαμβάνει  μια πιο σύνθετη μορφή,παρέχοντας ταξινόμηση στα μεταδεδομενα των εγγράφων ή ακόμη και μέσα από ευρετήρια που εξάγονται από τα έγγραφα. Δημιουργία ευρετηρίου υπάρχει κυρίως για να υποστηρίζει την ανάκτηση των εγγράφων. Ένας τομέας ζωτικής σημασίας για την ταχεία ανάκτηση είναι η δημιουργία ενός δείκτη τοπολογίας. Χώρος αποθήκευσης  Η αποθήκευση των εγγράφων συχνά περιλαμβάνει τη διαχείριση των ίδιων των εγγράφων όπου είναι αποθηκευμένα, για όσο χρονικό διάστημα πραγματοποιείται η μεταφορά των εγγράφων από το ένα μέσο αποθήκευσης στο άλλο (ιεραρχική διαχείριση αποθήκευσης) καθώς και για την ενδεχόμενη καταστροφή του εγγράφου. Ανάκτηση εγγράφων  Ανακτήση των ηλεκτρονικών έγγραφων από τον αποθηκευτικό χώρο. Παρά το γεγονός ότι η έννοια της ανάκτησης ενός συγκεκριμένου εγγράφου είναι απλή, η ανάκτηση στον τομέα των ηλεκτρονικών μεσων μπορεί να είναι αρκετά περίπλοκη και δύσκολη. Μια απλή ανάκτηση των μεμονωμένων εγγράφων μπορεί να υποστηριχθεί, επιτρέποντας στο χρήστη να καθορίσει το μοναδικό αναγνωριστικό έγγραφο, και το σύστημα θα χρησιμοποιήσει το βασικό δείκτη για να ανακτήσει το έγγραφο. Μια πιο ευέλικτη ανάκτηση επιτρέπει στο χρήστη να καθορίσει τους επιμέρους όρους αναζήτησης που αφορούν το αναγνωριστικό έγγραφο ή και τμημάτων της αναμενόμενης μεταδεδομένων. Αυτό κανονικά θα επιστρέψει μια λίστα από έγγραφα τα οποία ανταποκρίνονται στους όρους αναζήτησης του χρήστη. Μερικά συστήματα παρέχουν τη δυνατότητα να καθοριστεί μια έκφραση που περιέχει πολλές λέξεις-κλειδιά ή φράσεις που αναμένεται να υπάρχουν μέσα στα περιεχόμενα των εγγράφων. Η ανάκτηση για αυτό το είδος της αναζήτησης μπορεί να υποστηριχθεί από παλαιότερα ευρετήρια, ή ενδέχεται να λειτουργεί πραγματοποιώντας πιο χρονοβόρες αναζητήσεις μέσα από το περιεχόμενο των εγγράφων , για να επιστρέψει μια λίστα των εν δυνάμει σχετικών εγγράφων.  Διανομή  Ένα έγγραφο προς διανομή πρέπει να είναι σε μορφή που δεν μπορεί εύκολα να αλλοιωθεί. Ως κοινή πρακτική στη νομοθεσία των βιομηχανιών, το πρωτότυπο  αντίγραφο του εγγράφου συνήθως δεν χρησιμοποιείται ποτέ για τη διανομή, εκτός από την αρχειοθέτηση. Αν ένα έγγραφο πρέπει διανεμηθεί ηλεκτρονικά σε ένα ρυθμιστικό περιβάλλον, τότε ο εξοπλισμός στον οποίο ανατίθεται η εργασία πρέπει να είναι ποιοτικός και να έχει εγκριθεί. Ομοίως ποιότητα ενέκρινε ηλεκτρονική φορείς διανομής πρέπει να χρησιμοποιούνται. Η προσέγγιση αυτή ισχύει  για τα συστήματα με τα οποία το έγγραφο  ανταλλάσσεται μεταξύ, εάν η ακεραιότητα του εγγράφου είναι υψηλή Ασφάλεια  Η ασφάλεια των εγγράφων είναι ζωτικής σημασίας σε πολλές εφαρμογές διαχείρισης εγγράφων. Οι απαιτήσεις  για ορισμένα έγγραφα μπορεί να είναι αρκετά πολύπλοκη, ανάλογα με τον τύπο των εγγράφων. Για παράδειγμα,στις Ηνωμένες Πολιτείες, η δυνατότητα μεταφοράς Ασφάλισης Υγείας και Ευθύνης (HIPAA) απαιτεί ότι τα ιατρικά έγγραφα πρέπει να  έχουν ορισμένες απαιτήσεις ασφαλείας. Μερικά συστήματα διαχείρισης εγγράφων έχουν μια μονάδα διαχείρισης δικαιωμάτων που επιτρέπει σε έναν διαχειριστή να παρέχει πρόσβαση στα έγγραφα βάσει του τύπου μόνο σε ορισμένα άτομα ή ομάδες ατομων. Ροή εργασιών   Η ροη εργασιας είναι ένα σύνθετο πρόβλημα και κάποια συστήματα διαχείρισης εγγράφων έχουν μια ενσωματωμένη μονάδα ροής εργασίας. Υπάρχουν διαφορετικοί τύποι ροής εργασίας. Η χρήση εξαρτάται από το περιβάλλον του συστήματος ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων (EDMS) όπου εφαρμόζεται. Το εγχειρίδιο ροής εργασίας απαιτεί ένα χρήστη να βλέπει το έγγραφο και να αποφασίσει σε ποιον να το στείλει. Η ροη εργασιας βασιζεται σε κανόνες που επιτρέπουν σε έναν διαχειριστή να δημιουργήσει έναν κανόνα που να υπαγορεύει τη ροή του εγγράφου μέσω ενός οργανισμού: για παράδειγμα, ένα τιμολόγιο που περνά μέσα από μια διαδικασία έγκρισης και στη συνέχεια διοχετεύεται στους λογαριασμούς-τμήμα πληρωμών. Σημαντικοί κανόνες επιτρέπουν στα καταστήματα να δημιουργηθούν μέσα απο μια διαδικασία ροής εργασιών. Ένα απλό παράδειγμα θα ήταν να εισαχθεί σε ένα τιμολόγιο το ποσό και αν το ποσό είναι χαμηλότερο από ένα ορισμένο ποσό, να ακολουθήσει διαφορετικές διαδρομές, μέσα στην οργάνωση. Σύνθετοι μηχανισμοί ροή εργασίας μπορεί να χειριστούν το περιεχόμενο, ενώ οι κανόνες αυτοί είναι σε ισχύ. Σύμπραξη  Η σύμπραξη θα πρέπει να εμπεριέχεται σε ένα EDMS. Στη βασική του μορφή, ένα σύστημα σύμπραξης EDMS θα πρέπει να επιτρέπει στα έγγραφα να μπορούν να ανακτηθούν και να επεξεργαστούν από έναν εξουσιοδοτημένο χρήστη. Η πρόσβαση θα πρέπει να αποκλειστεί σε άλλους χρήστες πραγματοποιείται επεξεργασία στο έγγραφο. Άλλες προηγμένες μορφές σύμπραξης επιτρέπουν σε πολλούς χρήστες να δούν και να τροποποιήσουν , ένα έγγραφο που την ίδια στιγμή βρίσκεται σε μια περίοδο επεξεργασίας. Το αποτέλεσμα της διαδικασίας θα πρέπει να είναι ορατό στην τελική του μορφή, καθως επίσης θα πρέπει να αποθήκευονται και οι μετατροπές που πραγματοποιούνται από μεμονωμένους χρήστες κατά τη διάρκεια της επεξεργασιας. Ιστορικό  Το ιστορικό εκδόσεων είναι μια διαδικασία κατά την οποία τα έγγραφα αποθηκέυονται από το σύστημα διαχείρισης εγγράφων, επιτρέποντας στους χρήστες να ανακτούν τις προηγούμενες εκδόσεις και να συνεχίσουν το έργο τους από ένα συγκεκριμένο σημείο. Το ιστορικό εκδόσεων είναι χρήσιμο για έγγραφα που μεταβάλλονται με την πάροδο του χρόνου και απαιτούν ενημέρωση, αλλά μπορεί να είναι αναγκαίο και για την επιστροφη σε προηγούμενη έκδοση. Αναζήτηση  Βρίσκει τα έγγραφα και φακέλους που χρησιμοποιούν τις ιδιότητες της λεξη-κλειδι ή μεσω αναζήτησης πλήρους κειμένου. Τα έγγραφα μπορούν να αναζητηθούν χρησιμοποιώντας διάφορα χαρακτηριστικά και κάποιο απο το περιεχόμενο του εγγράφου Δημοσίευση  Η δημοσίευση ενός εγγράφου περιλαμβάνει τις διαδικασίες της διόρθωσης κειμένων, από γνωστες ή απο οποιονδήποτε, την αναθεώρηση, την εκτύπωση και την έγκριση τους.Τα μέτρα αυτά εξασφαλίζουν σύνεση και λογική σκέψη. Οποιοσδήποτε απρόσεκτος χειρισμός μπορεί να οδηγήσει σε ανακρίβεια του εγγράφου και ως εκ τούτου να παραπλανήσει τους χρήστες και τους αναγνώστες του.  
Το δημοσιευμένο έγγραφο θα πρέπει να είναι σε μορφή που να μην μπορει να μεταβληθει απο ατομα χωρίς ειδικές γνώσεις ή εργαλεία, και ταυτοχρονα να ειναι ευκολο στην αναγνωση ή φορητό. Αναπαραγωγή  Η αναπαραγωγή εγγράφου / εικόνας είναι το κλειδί κατά την εφαρμογή ενός συστήματος.Οσο χρησιμο ειναι η εισαγωγη τους στο συστημα,τοσο χρησιμο ειναι και η εξαγωγη τους απο αυτο.Ένα παράδειγμα αυτού είναι τα σχέδια του κτιρίου,πώς τα σχέδια θα μπορουσαν να επεξεργαστουν εφοσον ειναι τυπωμενα σε χαρτι.

 Έλεγχος των εγγράφων 

Η συμμόρφωση των εγγράφων προσθέτει απαιτήσεις που μετατρέπουν τη διαχείριση των εγγράφων σε ένα ζήτημα έλεγχου των εγγράφων. Ο έλεγχος των εγγράφων αποτελεί σημαντική απαίτηση, όπως ο έλεγχος των λογιστικών (π.χ., 8η Οδηγία της ΕΕ, Sarbanes-Oxley), ο έλεγχος της ασφάλειας των τροφίμων (π.χ., την Ασφάλεια των Τροφίμων), ISO , ο έλεγχος της κατασκευής ιατρικών συσκευών (FDA), ο έλεγχος της υγείας. Τα έγγραφά - διαδικασίες, οδηγίες εργασίας, οι πολιτικές δηλώσεις, κλπ πρέπει να τεκμηριώνονται κατά τον έλεγχο. Η αποτυχία να συμμόρφωσης των εγγράφων θα μπορούσε να προκαλέσει την επιβολή προστίμων, ή απώλεια της αδειας λειτουργίας της επιχείρησης, ή ζημία στη φήμη της επιχείρησής.

Η βασική απαίτηση για τον έλεγχο του εγγράφου,απαιτεί τη δημιουργία και την τεκμηρίωση μιας διαδικασίας:
 Αναθεώρηση και έγκριση των εγγράφων πριν από την απελευθέρωση
 Κριτικές και εγκρίσεις
 Την εξασφάλιση ότι αλλαγές και οι αναθεωρήσεις επισημαίνονται πλήρως
 Την εξασφάλιση ότι οι σχετικές εκδόσεις των εφαρμοστέων εγγράφων είναι διαθέσιμες στα "σημεία της χρήσης τους"
 Την διασφάλιση ότι τα έγγραφα παραμένουν ευανάγνωστα και αναγνωρίσιμα
 Την διασφάλιση ότι τα εξωτερικά έγγραφα,όπως τα έγγραφα που παρέχονται σε πελάτη ή προμηθευτή,προσδιορίζονται και ελέγχονται
 Την απαγόρευση χρήσης απαρχαιωμένων εγγράφων

 Πηγές 
Papergear:Electronic Document Management Systems 
Policy Management System 
Stemming:Making searching easier  
Onsphere Corporation."SOP document management in a validatedenvironments"Retrieved 25 April 2011  
Anderson,Chris.Is document really that important?Bizmaualz,December 17th,2010 

Παραπομπές

Κατηγορία:Τεχνολογία πληροφοριών
Κατηγορία:Διοίκηση πόρων πληροφορικής