Archif

Defnyddir y term archifau mewn dwy ffordd wahanol:

 mae "archifau" yn gofnodion o drafodion cyhoeddus neu breifat sydd wedi eu cadw gan eu creawdwyr er mwyn cyfeirio atynt, ond sydd bellach wedi eu neilltuo gan nad ydynt o ddefnydd parhaol cyfoes, er rhaid eu cadw rhag ofn bod angen gyfeirio atynt yn y dyfodol. Mae'n hanfodol bwysig, yn ôl theori archifyddiaeth, nad ydynt yn crwydro o afael eu ceidwaid, boed rheiny y sawl a'u crëodd a'u holynwyr, neu rai a ddirprwywyd gan eu crëwyr neu eu holunwyr. Unwaith maent wedi eu hysgaru o'u tarddiad (er enghraifft eu cynnwys mewn casgliad amrywiol heb fod yn gysylltiedig ag archifau eraill y corff neu'r person a'u crëodd), maent yn colli eu hansawdd archifol, gan droi'n ddogfennau'n unig, ac nid ydynt yn parhau mor werthfawr fel tystiolaeth. Honnir na all archifau ddweud celwydd, gan eu bod yn sgîl-gynnyrch proses weinyddol a'u cynhrychodd fel cofnod o benderfyniadau, gweithredoedd neu drafodion busnes o ryw fath. Yr athronydd archifyddol a ddiffiniodd beth yw archifau oedd Hilary Jenkinson; fe seiliwyd ei athroniaeth ar ymarfer yn Ffrainc ac yn yr Archifdy Gwladol yn Llundain.

Gall archifau fod wedi eu gwneud o unrhyw ddefnydd ac nid papur neu femrwn yn unig - yn dechnegol, gall graffiti ar wal, rhestr siopa, cofnod ar ffurf llun ac ati fod yn archifau. At hynny hefyd, mae unrhyw beth sy'n gysylltiedig â'r cofnod ei hun hefyd yn rhan o'r archif os yw'n gosod y cofnod ei hun yn ei gyd-destun. Enghraifft Jenkinson oedd Eliffant gyda label ar ei glust yn nodi ei fod yn bresant o ryw faharaja i'r Frenhines Fictoria: y label yw'r cofnod ei hun ond mae'r eliffant yn rhan o'r uned archifol gan ei fod yn esbonio'r nodyn - ac felly dylid (mewn egwyddor) gadw'r eliffant yn ogystal a'r nodyn yn y storfa archifol!Hilary Jenkinson, A Manual of Archive Administration, (Lund Humphries, 2il ol., 1937)

 Gall "archifau" hefyd gyfeirio at sefydliad sydd yn cadw hen gofnodion awdurdod, sefydliad neu fusnes o unrhyw fath a lle gellir, fel arfer, gyfeirio atynt. Ceir archifau preifat yn ogystal â rhai cyhoeddus, megis archifau, neu archifdai, sirol. Enw arall ar archifau/archifdy yw "swyddfa gofnodion".

Gofelir am archifau gan rai y gellir eu galw'n archifyddion, a gorau oll os ydynt wedi eu cynhwyso ar gyfer y gwaith; a dylai archifdy gael ei staffio gan rai gyda'r cymwysterau hynny.Gwybodaeth broffesiynol

Cyfeiriadau


Categori:Gweinyddiaeth
Categori:Dogfennau