Getting Things Done

Getting Things Done, GTD (у перакладзе з англ. — «давядзенне спраў да завяршэння», аднак часцей і няправільна — «як прывесці справы ў парадак») — методыка падвышэння асабістай эфектыўнасці, створаная Дэвідам Аланам і апісаная ім у аднайменнай кнізе, першае выданне якой выйшла ў 2001 годзе і было перакладзена на 23 мовы.

GTD заснавана на прынцыпе, які абвяшчае, што чалавек павінен вызваліць свой розум ад запамінання бягучых задач (бываюць выключэнні ў выпадках, калі некалькі задач па розных праектах узаемазлучаныя), перанясучы самі задачы і напамінкі пра іх на вонкавы носьбіт. Такім чынам, розум чалавека, вызвалены ад запамінання таго, што мае быць зроблена, можа сканцэнтравацца на выкананні саміх задач, якія павінны быць выразна вызначаны і сфармуляваны загадзя («якое наступнае дзеянне трэба здзейсніць?»). Насуперак шырока распаўсюджанаму меркаванню, GTD не тычыцца тайм-менеджменту, крытыкуючы яго за вузкую скіраванасць і абмежаваную эфектыўнасць.

 Распаўсюджанасць 
Часопіс Time назваў Getting Things Done «лепшай бізнес-кнігай дзесяцігоддзя»The Oracle of Organization — TIME , метад атрымаў дадатныя водгукі ў The GuardianSabina Dosani: Self efficiency | Money | The Guardian, BBC NewsBBC NEWS | UK | Magazine | Organise your life the Downing St way, CNNCutting through the clutter to get things done — CNN.com і шэрагу іншых вядомых выданняў.

 Метадалогія GTD 
У тайм-менеджменце прыярытэты звычайна гуляюць цэнтральную ролю. Насупраць, Алан прапануе 2 іншых элемента — кантроль і бачанне. Для іх рэалізацыі Алан выкарыстоўвае тры базавых мадэлі:
 упраўленне працоўным працэсам;
 6-узроўневая мадэль агляду працы;
 натуральны метад планавання.

Першая галоўная мадэль — упраўленне працоўным працэсам, выкарыстоўваецца для таго, каб узяць пад кантроль усе задачы і даручэнні. Кіраванне працоўным працэсам складаецца з пяці фаз (падрабязней — гл. у частцы «Прынцыпы»):
 збор;
 апрацоўка;
 арганізацыя;
 агляд;
 дзеянні.

Алан выкарыстоўвае аналогію «вышыні палёту» для таго, каб праілюстраваць яго другую галоўную мадэль — шасціўзроўневую мадэль агляду працы, для бачання перспектывы задач і даручэнняў. Па ўзыходнай лініі:
 бягучыя справы;
 бягучыя праекты;
 круг абавязкаў;
 найбліжэйшыя гады (1—2 гады);
 пяцігадовая перспектыва (3—5 гадоў);
 жыццё.
Паднімаючыся на вышыню птушынага палёту, кожны можа разгледзець «агульную карціну» сваіх спраў.

Алан рэкамендуе штотыднёвы агляд па розных узроўнях. Бачанне, атрыманае з гэтых аглядаў, дазваляе кіраваць асабістымі прыярытэтамі, якія, у сваю чаргу, вызначаюць прыярытэт таго, ці трэба выконваць і калі выконваць пэўныя задачы і даручэнні, сабраныя падчас працэсу кіравання працоўным працэсам. Падчас штотыднёвага агляду чалавек аналізуе кантэксты задач і раскладвае іх па адпаведных спісах. Прыкладамі групавання аналагічных задач з’яўляецца складанне спісу неабходных тэлефонных званкоў ці спісу даручэнняў, якія трэба выканаць у Цэнтры. Правілы фармавання кантэкстных спісаў могуць быць вызначаны наяўнасцю прылады ці прысутнасцю персоны\групы, з якімі трэба штосьці абмеркаваць ці азнаёміць.

Алан падкрэслівае, што першых дзвюх мадэляў досыць для атрымання кантролю і бачання ў большасці задач і праектаў. Аднак, існуюць некаторыя выпадкі, якія патрабуюць глыбейшага абдумвання і разважання. Для гэтага выкарыстоўваецца трэцяя галоўная мадэль — натуральны метад планавання. У той час як ва ўпраўленні працоўным працэсам робіцца «гарызантальная факусоўка» на выкананні індывідуальных задач, у натуральным метадзе планавання робіцца «вертыкальная факусоўка» на планаванні праектаў і прадумвання іх. Мадэль планавання складаецца з 5 стадый:

 вызначэнне мэты і прынцыпаў;
 бачанне жаданых вынікаў;
 мазгавы штурм;
 арганізацыя;
 вызначэнне наступнага пэўнага дзеяння.

GTD палягчае гэты працэс, засноўваючыся на захоўванні, адсочванні і выкарыстанні падрабязнай інфармацыі, злучанай з выкананай задачай. Па здагадцы Алана шматлікія з правалаў, з якімі мы сутыкаемся, былі выкліканы недастатковым 'першапачатковым' планаваннем (гэта значыць, калі яшчэ высвятлялася, што неабходна дасягнуць і якія пэўныя дзеянні для гэтага неабходны). Важна прадумаць гэта загадзя, стварыўшы такую паслядоўнасць дзеянняў, якую можна будзе выканаць без вяртання да планавання.
Алан сцвярджае, што «сістэма напамінку» нашага розуму неэфектыўная і рэдка нагадвае нам пра тое, што мы павінны і можам зрабіць у дадзены момант і ў дадзеным месцы. Такім чынам, інфармацыя пра «наступныя пэўныя дзеянні», кантэкстна злучаных з дадзеным момантам і месцам, можа паслужыць вонкавай падтрымкай, якая гарантуе, што мы зробім сабе правільныя напамінкі ў патрэбны час. Паколькі GTD заснавана на вядзенні дадатковых запісаў, яго можна разглядаць як рэалізацыю навуковых тэорый distributed cognition і extended mind.

Кароткае апісанне GTD з кнігі Алана, Гатоўнасць да ўсяго (Ready for Anything):
Выкіньце ўсё з вашай галавы. Прымайце рашэнні пра патрабаваныя дзеянні тады, калі з’яўляецца справа — а не тады, калі яна патрабуе аварыйнага завяршэння. Арганізуйце па адпаведных катэгорыях запісу-напамінкі пра свае праекты і запланаваным дзеянням па іх. Падтрымлівайце гэту сістэму, папаўняйце яе і рабіце яе перагляд так часта, каб у далейшым давяраць нават свайму інтуітыўнаму выбару дзеяння (ці не дзеянню).

 Прынцыпы 
Асноўныя прынцыпы GTD:

 Збор 
Прадуктыўнасць без стрэсу пачынаецца з працэсу разгрузкі розуму, які складаецца ў фіксацыі ўсяго больш-менш важнага на паперы ці іншым носьбіце — у тым, што Алан заве кошыкам (inbox: фізічная скрыня для прыёму паведамленняў, электронная паштовая скрыня, дыктафон, ноўтбук, кішэнны камп'ютар, ці іх камбінацыя. Сутнасць у тым, каб выкінуць з галавы ўсё больш-менш важнае на зручны носьбіт для наступнай апрацоўкі. Усе кошыкі павінны быць вызвалены (апрацаваны) прынамсі раз у тыдзень.
Алан не настойвае на нейкім вызначаным метадзе збору, але робіць акцэнт на важнасці рэгулярнага вызвалення кошыка. Любое месца захоўвання (фізічная, электронная паштовая скрыня, магнітафон, ноўтбук, кішэнны камп’ютар, і т.д), прымальна, калі яно рэгулярна апрацоўваецца.

 Апрацоўка 
Апрацоўка кошыка ідзе строга па наступным алгарытме.

 Пачынаем з верхняга элемента кошыка.
 Робім адзін элемент за раз (пры гэтым ніколі нічога не вяртаем назад)
 Калі элемент патрабуе дзеяння:
 Робім гэта (калі на гэта патрабуецца менш за дзве-пяць хвілін), ЦІ
 Дэлігуем гэта каму-небудзь, ЦІ
 Адкладаем гэта.
 Калі элемент не патрабуе дзеяння:
 Пакідаем гэта ў даведкавай інфармацыі, ЦІ
 Выкідваем гэта, ЦІ
 У спіс «калі-небудзь / можа быць».

Калі на дзеянне патрабуецца  дзве-пяць хвілін, гэта павінна быць неадкладна зроблена. Дзвухвілінаване правіла абумоўлена тым прыкладным часам, які трэба, каб фармальна адкласці дзеянне.

 Арганізацыя 
Для кантролю за элементамі, якія чакаюць увагі, Алан раіць выкарыстоўваць набор спісаў.

 Наступныя дзеянні — Па кожным элеменце, які патрабуе ўвагі, вырашыце, што з’яўляецца наступным дзеяннем, якое можа быць фізічна выканана. Напрыклад, калі маецца элемент «Напісаць праектную справаздачу», наступнае дзеянне можа быць такім: «Напісаць ліст Майклу з прапановай пра сустрэчу» ці: «Патэлефанаваць Мары для таго, каб даведацца пра патрабаванні да справаздачы». Хоць элемент можа патрабаваць даволі шмат крокаў і дзеянняў, заўсёды будзе штосьці, што мае быць зроблена спачатку, і гэты крок павінен быць апісаны ў спісе наступных дзеянняў. Пераважна, каб гэтыя крокі былі арганізаваны па кантэксце, у якім яны могуць быць зроблены (напрыклад, «у офісе», «па тэлефоне» ці «ў краме»).
 Праекты — Кожны растулены цыкл у жыцці ці працы, які патрабуе больш чым аднаго фізічнага дзеяння для дасягнення мэты, становіцца праектам. Праекты неабходна кантраляваць і перыядычна рабіць агляд, каб пераканацца, што з кожным праектам злучана наступнае дзеянне, і, такім чынам, праект будзе прасоўвацца.
 Ліст чакання — Калі дзеянне было дэлегавана камусьці ці калі чакаецца некаторая вонкавая падзея, перш чым праект можа быць прасунуты, гэта адсочваецца ў сістэме і перыядычна высвятляецца, ці патрабуецца дзеянне ці трэба паслаць напамінак.
 Калі-небудзь/можа быць — Рэчы, якія будуць зроблены ў некаторы момант, але не цяпер. Напрыклад, «вывучыць кітайскую» ці «ўладкаваць вечарынку ў басейне».

Каляндар важны для кантролю над сустрэчамі і даручэннямі; аднак, Алан рэкамендуе, каб каляндар быў зарэзерваваны толькі для тых рэчаў, якія павінны быць зроблены ў строга пэўны тэрмін, ці для сустрэч і даручэнняў з зададзеным часам і месцам. А справы павінны быць зафіксаваны ў спісах наступных дзеянняў, а не ў календары.

Апошні ключавы кампанент GTD, які арганізуе — сістэма дакументаў. Сістэма дакументаў мае быць лёгкай, простай і цікавай. Нават адзіны лісток паперы, калі ён патрэбен для даведкавай інфармацыі, павінен атрымаць сваю ўласную тэчку, калі наяўныя тэчкі для яго не падыходзяць. Алан прапануе аднамерную, арганізаваную ў алфавітным парадку, сістэму захоўвання дакументаў для таго, каб хутка і проста аднаўляць неабходную інфармацыю.

 Агляд 
Спісы дзеянняў і напамінкі будуць мала карысныя, калі не рабіць агляд прынамсі штодня, ці настолькі часта, наколькі гэта магчыма. Улічваючы час, энергію і рэсурсы, даступныя ў дадзены момант, трэба знайсці самую важную задачу, якая можа быць зроблена неадкладна, і зрабіць яе. Калі Вы маеце звычку адкладаць свае справы, усё скончыцца тым, што Вы будзеце рабіць простыя задачы і пазбягаць цяжкіх. Для рашэння гэтай праблемы можна рабіць дзеянні са спісу адзін за адным, па аналогіі з тым, як апрацоўваецца кошык.
GTD патрабуе, каб, прынамсі, штотыдзень праводзіўся агляд па ўсіх дзеяннях, праектам і «адкладзеным» элементам для таго, каб пераканацца, што любыя новыя задачы ці хуткія падзеі ўведзены ў сістэму, і што ўсё актуальна.

 Дзеянні 
Любая арганізацыйная сістэма бескарысная, калі ў ёй занадта шмат часу марнуецца на арганізацыю задач замест фізічнага іх выканання. Як сцвярджае Дэвід Алан, калі такую сістэму зрабіць простай для здзяйснення неабходных дзеянняў, то чалавек будзе меней пахілены іх адкладаць ці «перагружацца» занадта вялікай колькасцю «растуленых цыклаў».

 Сродкі і прыёмы 

 43 тэчкі 
Алан прапануе арганізаваць свае дакументы па сістэме, названай «43 тэчкі». Дванаццаць тэчак выкарыстоўваюцца па адной на кожны месяц, і дадаткова 31 тэчка выкарыстоўваецца для кожнага дня з наступных 31 дзён. Тэчкі спарадкаваны для таго, каб дапамагчы нагадваць карыстачу пра дзеянні, якія трэба зрабіць у гэты дзень.

 Тэчкі і хуткасшывальнікі 
Алан у сваёй кнізе згадвае, што для зручнага пошуку і структуравання інфармацыі лепш выкарыстоўваць тэчкі, такім чынам, усе дакументы, якія адносяцца да аднаго праекта, будуць знаходзіцца ў адным месцы. Гэта дазваляе хутчэй знаходзіць патрэбныя дакументы. Нават калі да праекта тычыцца ўсяго адзін дакумент, яго ўсё адно лепш пакласці ў тэчку, бо могуць з’явіцца і новыя дакументы па гэтай тэме.

 Праграмнае забеспячэнне для GTD 
Праграмнае забеспячэнне Алан назваў карысным і важным кампанентам для ажыццяўлення GTD. Яно ўключае лічбавае структураванне (digital outlining), мазгавы штурм і прыкладанні для кіравання праектамі. Аднак, у 2001 г. ён жаліўся на агульны недахоп «добрых інструментальных сродкаў 'кіравання праектамі'», мяркуючы, што «… у найблізкія гады з’явяцца меней структураваныя і больш функцыянальныя прыкладанні, заснаваныя на прынцыпах, па якіх мы думаем і плануем натуральнай выявай».

У адпаведнасці з гэтым прадказаннем, пазней адбыўся «віртуальны выбух» GTD — да красавіка 2008 г. асноўныя элементы сістэмы GTD падтрымлівалі ўжо больш за 100 прыкладанняў. Гэтыя інструментальныя сродкі ў наш час вар’іруюць ад простых менеджараў спісаў да шматкарыстальніцкіх вэб-службаў, бясплатных і камерцыйных, для ўсіх папулярных платформаў і прылад. Вялікая частка гэтага праграмнага забеспячэння аўтаматызуе ці паляпшае працэсы збору, апрацоўкі, арганізацыі, агляду і дзеянняў.

Некаторыя з такіх прыкладанняў Wunderlist, Todoist, Things, Remember The Milk (), OmniFocus (), MyLifeOrganized, LeaderTask і TaskCracker for Outlook.

 Перавыданне кнігі 2015 года 
У 2015 годзе выйшла перапрацаванае выданне кнігі "Як прывесці справы ў парадак". Новая рэдакцыя кнігі — гэты фактычна самастойны твор. Дададзены дзве новыя часткі і шмат інфармацыі, якая ўлічвае сённяшнія рэаліі свету інфармацыйных тэхналогій.

 Гл. таксама 
 Лайфхакер

 Крыніцы 

 Літаратура 


 Слайдкаст ад Cartmendum Getting Things Done у слайдах (Першая рэдакцыя. Запісана на канферэнцыі ў Кіеве ў 2010): частка 1, частка 2, частка 3.
 Слайдкаст Cartmendum Getting Things Done у слайдах (Рэдакцыя другая, пераасэнсаваная і пашыраная. Запісана на канферэнцыі ў Ніжнім Ноўгарадзе ў 2012): Уводзіны Частка I Частка II Частка III Частка IV


 Спасылкі 
 GTD Times  — афіцыйны блог David Allen & Co.

Катэгорыя:Развіццё асобы
Катэгорыя:Планаванне
Катэгорыя:Кнігі 2001 года
Катэгорыя:Кнігі пра бізнес