دليل التشغيل

دليل التشغيل  هو الوثيقة التي تُقدِّم من خلالها المنظمة إرشادات لأعضائها وموظفيها لتنفيذ مهامهم بطريقة صحيحة وبكفاءة معقولة. ويُوثّق الدليل الإجراءات القياسية المعتمدة لتنفيذ العمليات بأمان بهدف إنتاج السلع وتقديم الخدمات. وعادةً ما يُعدّ الالتزام بدليل التشغيل نشاطاً مُعتمَداً من الأشخاص المسؤولين قانونياً عن المنظمة.

يهدف دليل التشغيل إلى تذكير الموظفين بكيفية أداء أعمالهم. وقد يكون على شكل كتاب أو ملف يضم وثائق مطبوعة تحتوي على إجراءات التشغيل القياسية، ووصفاً للهيكل التنظيمي، وبيانات التواصل للموظفين الرئيسيين، وإجراءات الطوارئ. وهو لا يغني عن التدريب، لكنه يفترض أن يكون كافياً لتمكين شخص مُدرّب ومؤهَّل من التكيّف مع إجراءات المنظمة الخاصة.

يساعد دليل التشغيل أفراد المنظمة على إنجاز مهامهم بصورة موثوقة وفعّالة وبنتائج متسقة. فالدليل الجيد يقلل من الأخطاء البشرية، ويوضح بدقة ما يجب القيام به، ومن المسؤول عن ماذا، ولمن تُرفع المسؤولية. كما يُعدّ قاعدة معرفة للمنظمة، ويُفترض أن يكون متاحاً للرجوع إليه عند الحاجة، وأن يخضع للمراجعة الدورية والتحديث كلما اقتضى الأمر لضمان بقاء محتواه مُحدّثاً.

 الشكل 
يمكن أن يكون دليل التشغيل وثيقة رقمية أو ورقية. ويتميز الشكل الرقمي بسهولة ضبط إصدارات المراجعة وتوزيعه بسرعة وبتكلفة منخفضة. وينبغي أن يكون مستوى التفصيل كافياً لتمكين شخص كفؤ من فهم المطلوب وكيفية تنفيذه دون خبرة مسبقة بالمنظمة، مع التأكيد أنه ليس ؛ فالإفراط في التفاصيل أو نقصها قد يجعله أقل كفاءة.

 المحتوى 
يختلف محتوى دليل التشغيل باختلاف طبيعة المنظمة، لكن هناك بنية أساسية شائعة إلى حد كبير. ومن الأقسام المعتادة:
 الهيكل التنظيمي
 أوصاف الوظائف
 بيانات التواصل
 العمليات والأنظمة الموثّقة
 تعليمات الصحة والسلامة المهنية
 إجراءات الطوارئ
 تاريخ الشركة
 المنتجات والخدمات
 السياسات وبيانات المواقف

ويمكن تقسيم المعلومات إلى فئتين أساسيتين: معلومات تهم جميع العاملين في المنظمة، وأحياناً العملاء والجمهور، ومعلومات تهم مناصب ووظائف محددة.

وقد توجد متطلبات قانونية أو تنظيمية تفرض محتوى معيناً. وفي بعض الحالات قد يُشترط أن يعتمد المدير التنفيذي دليل التشغيل بتوقيعٍ رسمي، وأن يتضمن الدليل رقم إصدار وتاريخ بدء النفاذ، وأن يُدار بوصفه “وثيقة مضبوطة”.

 المخطط التنظيمي 

يُعرض الهيكل التنظيمي غالباً عبر مخطط تنظيمي، وهو رسم يوضح بنية المنظمة والعلاقات والرتب النسبية بين أقسامها وأفرادها، بما يسهّل على القارئ فهم موقع الأشخاص الرئيسيين داخل المؤسسة.

 وصف الوظائف 

وصف الوظيفة هو وثيقة تصف المهام والواجبات والمسؤوليات العامة لمنصبٍ ما، وقد تحدد الجهة التي يرفع إليها شاغل المنصب تقاريره، والمتطلبات مثل الكفاءة والمؤهلات والتسجيل أو الاعتماد أو المهارات اللازمة، ونطاق الراتب. وتساعد أوصاف الوظائف الرسمية الأفراد على فهم أدوارهم وتحديد مسؤوليات بعضهم بعضاً.

 بيانات التواصل 
تشمل أسماء ووسائل الاتصال بالأشخاص الرئيسيين داخل المنظمة وبجهات اتصال خارجية مهمة.

 العمليات الموثّقة 
العملية الموثّقة هي وصف تفصيلي لكيفية تنفيذ مهمة لتحقيق نتائج محددة. وليست بالضرورة “أفضل” أو “الطريقة الوحيدة”، لكنها طريقة يُفترض أن تعمل بموثوقية في الظروف المعطاة. وقد تُستخدم كإرشاد لضمان الاتساق وإكمال الخطوات، وتُعد في العادة ممارسة مقبولة داخل المنظمة وتقلل احتمال نسيان خطوة أو تنفيذها بترتيب خاطئ. وقد تشمل الوثائق تعليمات مكتوبة ومواد فيديو، ومخططات تدفق وقوائم تحقق، وتفيد أيضاً في تدريب الموظفين الجدد وتكيّفهم مع إجراءات العمل الداخلية.

وقد تُوصف العملية الواحدة عبر إجراء تشغيلي قياسي واحد أو أكثر، تبعاً لعدد البدائل الممكنة.

 إجراءات التشغيل القياسية 

 إجراءات التشغيل القياسية هي تعليمات محددة خطوة بخطوة لتنفيذ مهمة ما، وتُعد جزءاً فرعياً من توثيق العمليات.

 تعليمات الصحة والسلامة المهنية 
 تشمل عادةً تقييمات المخاطر وسياسات إدارة المخاطر، وغيرها من التعليمات اللازمة للوقاية وتقليل الحوادث.

 إجراءات الطوارئ 
ينبغي أن يتضمن دليل التشغيل  التي تُمثل الاستجابة المعيارية لحالات طارئة يمكن توقّعها بشكل معقول في سياق العمل المعتاد، وقد يحدد أيضاً وتيرة إجراء التمارين. ومن أمثلتها الشائعة:
 خطط الإخلاء

 الاستجابة لتسرب أو انبعاث المواد الخطرة
 : كيفية استعادة التشغيل بعد حدث كارثي غير متوقع.

 السياسات 
السياسة هي منظومة مقصودة من المبادئ لتوجيه القرارات وتحقيق نتائج عقلانية. والسياسة عبارة عن بيان نية، وتُطبَّق عادةً عبر إجراء أو بروتوكول. وغالباً ما تعتمدها جهة حوكمة داخل المنظمة. وقد تساعد السياسات في اتخاذ قرارات ذاتية وأخرى موضوعية: فالسياسات المتعلقة بقرارات ذاتية مثل سياسة التوازن بين العمل والحياة، تدعم الإدارة العليا في المفاضلة بين عوامل متعددة يصعب اختبارها موضوعياً، بينما تكون السياسات المتعلقة بقرارات موضوعية ذات طابع تشغيلي ويمكن اختبارها بصورة أكثر مباشرة مثل سياسة كلمات المرور.

 الملاحق والمراجع 
يمكن إدراج الأدلة الموجودة مسبقاً للمعدات أو الإجراءات ضمن دليل التشغيل على هيئة ملاحق، أو الاكتفاء بالإحالة إليها كمراجع إذا لم تكن ذات فائدة عامة، بحيث يسهل العثور عليها عند الحاجة والتحقق من استمرار صلاحيتها عند مراجعة دليل التشغيل وتحديثه.

 المراجعة والتحديث والتوزيع 
لكي يكون دليل التشغيل مفيداً، يجب توزيعه على الأشخاص الذين سيستخدمونه، وأن تكون بحوزتهم النسخة الأحدث. كما تُعد سياسات وإجراءات التوزيع والتحديث جزءاً شائعاً من محتوى دليل التشغيل نفسه.

 متطلبات خاصة في بعض الصناعات 

 الغوص التجاري 
في جنوب أفريقيا، يلتزم مقاول الغوص بموجب اللائحة 21 من لوائح الغوص لعام 2009، بتوفير دليل تشغيل وإتاحته في موقع العمل لفريق الغوص قبل بدء أي عملية غوص. ويجب أن يتضمن الدليل أنواعاً محددة من المعلومات المتعلقة بالصحة والسلامة وفق ما تنص عليه مدونات الممارسة المرتبطة بعمليات الغوص المخططة. كما تشترط مدونة الممارسة للغوص الساحلي أن يستند المقاول في التخطيط والتنفيذ إلى وثائق محددة، من بينها دليل التشغيل.

ويُعد دليل التشغيل إجراءً إدارياً أساسياً للتحكم بالمخاطر، ويجب أن يُعدّه المقاول بالتشاور مع ممثلي الموظفين والطبيب المتعاقد مع الشركة المختص بطب الغوص. ويُطلب من أعضاء فريق الغوص الالتزام بمتطلبات الصحة والسلامة الواردة في الدليل. ومن بين الأمور التي ينبغي تحديدها فيه: جداول أو خوارزميات تخفيف الضغط المصرح باستخدامها، وكميات غاز التنفس التي يجب توافرها في موقع العمل بناءً على خطة الغوص والمعدات المستخدمة، وحدود واضحة للمخاطر البيئية التي قد يتعرض لها الغواصون، والإجراءات المطلوبة من كل عضو في فريق الغوص في حال وقوع طارئ أثناء العمليات.

وقد تُطبق متطلبات مماثلة على مقاولي الغوص التجاري في ولايات قضائية أخرى. كما تنص مدونة الممارسة للغوص البحري الصادرة عن الرابطة الدولية لمقاولي البحار على ضرورة أن يوفر المقاول دليل تشغيل لكل نظام غوص.

 المراجع 

تصنيف:اتصالات تقنية