Administrasie as sakefunksie in ondernemings

Die administrasie of inligtingsfunksie is daarvoor verantwoordelik om 'n diens aan bestuur te lewer deur die insameling van primêre en sekondêre data, die veilige bywerking van data na inligting, bywerking van inligting, verwerking van data, aanbieding van inligting en die uiteindelike vertolking en ontleding van die inligting.

 Invoer en bewaring van en toegang tot inligting 
Sakeonderneming versamel baie inligting, waaronder feite en syfers wat inligting verskaf oor hul markte, adresse en telefoonnommers van verskaffers, verkoopsyfers oor die jare, en hoe doeltreffend  spesifieke prosesse of prosedures was, ensovoorts. Indien hierdie inligting behoorlik georganiseer is, kan dit ontleed word en gebruik word om te help om dit maatskappy of onderneming glad te bestuur, sy prosesse te verbeter en sy mark te vergroot.

Dit is belangrik dat 'n onderneming se administratiewe funksie stelsels en prosedures het wat dit moontlik maar dat inligting korrek in hul stelsels ingevoer word, veilig bewaar, en maklik beskikbaar is vir ontleding en oorweging. Die rekenaar is belangrik in die hantering van inligting. Verskillende soorte programmatuur is beskikbaar om date mee in te voer en te verwerk na inligting. Die vertolking van inligting moet steeds deur mense gedoen word.

Vandag word die rekenaar op baie terreine gebruik en sy rol om inligting te bewaar en beskikbaar te stel verbeter voortdurend. Rekenaars is onmisbare hulpmiddels vir enige onderneming. Die hoofkomponente van 'n rekenaar is sy apparatuur, die invoerstelsel, die sentrale verwerker en die programmatuur/sagteware. Apparatuur is die fisiese toerusting. Dit bestaan uit drie dele, naamlik die invoerstelsel, die sentrale verwerker, en die uitvoerstelsel.

Verskillende rekenaarprogramme word tot voordeel van die onderneming gebruik. Elkeen van die verskillende funksionele gebiede kan van rekenaarinligting gebruik maak, byvoorbeeld:
 Rekeningkundige inligting soos boekhouding, kliënte se premiebetalings, paaiemente, en persoonlike besonderhede.
 Inligting oor voorraad soos deur die bemarkingsbestuurder vereis.
 Die produksiebestuurder kan gehalte- en produksiebeheer toepas deur rekenaarprogramme te gebruik.
 Finansiële funksies soos die verwerking van betaalstate en finansiële state is moontlik.
 Computicket, byvoorbeeld, is 'n organisasie wat 'n rekenaarnetwerk gebruik om teatersitplekke te bespreek.
 Ander soorte besprekings, soos vlugbesprekings, kan ook met behulp van 'n rekenaar gedoen word.
 Alle banke gebruik rekenaars om deponerings en onttrekkings by te werk.
 Boodskappe en korrespondensie kan deur die Internet en per vonkpos aan enige onderneming gestuur word.

 Skep doeltreffende stelsels om inligting in te voer en te bewaar 
Inligting moet op só 'n manier bewaar word dat dit nog steeds toeganklik is vir die mense wat die nodig het. Vertroulike inligting moet geliasseer word sodat dit nie gesien word deur mense wat nie toegang daartoe behoort te hê nie. Inligting kan bewaar word deur werklike fisiese lêers te gebruik, òf deur rekenaarlêers met toepaslike wagwoordeienskappe of bykomende sekrutiteitsprogrammatuur te gebruik. Elke onderneming sal op grond van hul spesifieke behoefte besluit watter tipe liasseerstelsel hulle wil gebruik. In baie gevalle sal hulle gewone fisiese, sowel as rekenaarlêers, nodig hê om inligting te bewaar. Ongeag of 'n liasseerstelsel uit fisiese of rekenaarlêers bestaan, kan dit só georganiseer word dat die iligting maklik gevind kan word. Dit is belangrik om lêers met verwante inligting saam te groepeer en om lêers name te gee wat maklik geïdentifiseer kan word. As 'n onderneming byvoorbeeld aan verskeie projekte werk wat elkeen verskillende tipes inligting, soos beplanning, korrespondensie, begrotings, en werklike uitgawes bevat, kan 'n lêergids vir elke moontlike projek onder die projeknaam vir daardie spesifieke projek geskep word. In die lêergids vir elke projek plaas hulle dan die lêers met inligting oor beplanning, korrespondensie, begrotings, en werklike uitgawes vir die projek. Die projekte word gewoonlik alfabeties gerangskik, wat dit makliker maar om die inligting te vind.

Dit is belangrik om rugsteune of drukstukke van die rekenaarlêers en -lêergidse te maak. Ongeag of die inligting op papier of op 'n rekenaarskyf is, moet dit steeds gedoen word. 'n Sentrale rugsteunstelsel kan gebruik word, òf elke persoon of kantoor kan 'n afsonderlike rugsteunstelsel gebruik.

Kategorie:Ekonomie