CELEX ID: 32009D0496

--- ENGLISH ---

Document:
30.6.2009
EN
Official Journal of the European Union
L 168/41
DECISION OF THE EUROPEAN PARLIAMENT, THE COUNCIL, THE COMMISSION, THE COURT OF JUSTICE, THE COURT OF AUDITORS, THE EUROPEAN ECONOMIC AND SOCIAL COMMITTEE AND THE COMMITTEE OF THE REGIONS
of 26 June 2009
on the organisation and operation of the Publications Office of the European Union
(2009/496/EC, Euratom)
THE EUROPEAN PARLIAMENT,
THE COUNCIL,
THE COMMISSION,
THE COURT OF JUSTICE,
THE COURT OF AUDITORS,
THE EUROPEAN ECONOMIC AND SOCIAL COMMITTEE,
THE COMMITTEE OF THE REGIONS,
Having regard to the Treaty on European Union,
Having regard to the Treaty establishing the European Community,
Having regard to the Treaty establishing the European Atomic Energy Community,
Whereas:
(1)
Article 8 of the Decision of the representatives of the governments of the Member States of 8 April 1965 on the provisional location of certain institutions and departments of the Communities 
(
1
)
 provided for an Office for Official Publications of the Communities (hereinafter the Office) to be located in Luxembourg. That provision was last implemented by Decision 2000/459/EC, ECSC, Euratom 
(
2
)
.
(2)
The rules and regulations applicable to officials and other servants of the European Communities apply to the Office. Account should be taken of the recent amendments to those rules and regulations.
(3)
Council Regulation (EC, Euratom) No 1605/2002 of 25 June 2002 on the Financial Regulation applicable to the general budget of the European Communities 
(
3
)
 (hereinafter the Financial Regulation) contains specific provisions concerning the operation of the Office.
(4)
Major technological advances are taking place in publishing and these need to be taken into account in the way the Office operates.
(5)
For the sake of clarity, it is appropriate to repeal Decision 2000/459/EC, ECSC, Euratom and to replace it by this Decision,
HAVE DECIDED AS FOLLOWS:
Article 1
The Publications Office
1.   The task of the Publications Office of the European Union (hereinafter the Office), which is an interinstitutional office, shall be to publish the publications of the institutions of the European Communities and the European Union under optimum conditions.
To this end it shall, firstly, enable the institutions to fulfil their obligations to publish legislative texts and, secondly, contribute to the technical formulation and implementation of information and communication policies within its areas of competence.
2.   The Office shall be managed by its Director following the strategic guidelines set by the Management Committee. Apart from the provisions of this Decision which are specific to the interinstitutional role of the Office, the Office shall apply the administrative and financial procedures of the Commission. In establishing those procedures, the Commission shall take account of the specific nature of the Office.
Article 2
Definitions
For the purposes of this Decision, the following definitions shall apply:
1.
‘publishing’ means any action necessary for the design, checking, allocation of international standard numbers and/or catalogue numbers, production, cataloguing, indexation, distribution, promotion, sale, storage and archiving of publications in any shape or form and by any means, present or future;
2.
‘publications’ means all texts, published on whatever medium and in whatever format, bearing an international standard number and/or a catalogue number;
3.
‘mandatory publications’ means publications published pursuant to the Treaties or other legislative texts;
4.
‘non-mandatory publications’ means any publications edited under the prerogatives of any institution;
5.
‘management of copyright’ means that the author services hold the copyright or the right to reuse and includes the management of those rights by the Office in respect of the publications entrusted to the Office for publishing;
6.
‘net receipts from sales’ means the total sum of invoices, minus trade discounts granted and management, collection and banking costs;
7.
‘institutions’ means the institutions, bodies, offices and agencies established by or under the Treaties.
Article 3
Scope of competence of the Office
1.   The Office shall have competence for the following:
(a)
publishing the 
Official Journal of the European Union
 (hereinafter Official Journal) and guaranteeing that it is authentic;
(b)
publishing the other mandatory publications;
(c)
publishing or co-publishing non-mandatory publications entrusted to the Office under the prerogatives of each institution, in particular in the context of the institutions’ communication activities;
(d)
publishing or co-publishing publications on its own initiative, including publications intended to promote its own services; in this context, the Office may procure translations by means of a service contract;
(e)
developing, maintaining and updating electronic publishing services for the public;
(f)
making all legislation and other official texts available to the public;
(g)
preserving all publications of the institutions and making them available to the public in electronic form;
(h)
allocating international standard numbers and/or catalogue numbers to the institutions’ publications;
(i)
managing reproduction and translation rights in respect of the institutions’ publications;
(j)
promoting and selling the publications and services which it offers to the public.
2.   The Office shall provide advice and assistance to the institutions for:
(a)
programming and planning their publications programmes;
(b)
implementing their publishing projects, whatever the publishing medium;
(c)
providing page make-up and design for their publishing projects;
(d)
providing information on trends in the publications market in the Member States and on the subjects likely to find the widest audience;
(e)
deciding print-runs and establishing distribution plans;
(f)
pricing and selling publications;
(g)
promoting, distributing and evaluating their publications, whether free of charge or offered for sale;
(h)
analysing, evaluating and setting up websites and Web services for the public;
(i)
drafting framework contracts for publishing activities;
(j)
providing technological supervision of publishing systems.
Article 4
Responsibilities of the institutions
1.   Each institution shall have exclusive competence to take decisions on the publishing of its own publications.
2.   The institutions shall use the services of the Office to publish their mandatory publications.
3.   The institutions may publish their non-mandatory publications without the involvement of the Office. In that case, they shall ask the Office for international standard numbers and/or catalogue numbers and give the Office an electronic version of the publication, whatever its format, as well as two paper copies of the publication where appropriate.
4.   The institutions shall undertake to guarantee all reproduction, translation and distribution rights in respect of all the constituent elements of a publication.
5.   The institutions shall undertake to establish a distribution plan, approved by the Office, for their publications.
6.   The institutions may conclude service agreements with the Office in order to define the methods of their cooperation.
Article 5
Tasks of the Office
1.   Tasks performed by the Office shall include the following:
(a)
the collation of documents for publication;
(b)
the preparation, graphic design, correction, page make-up and verification of the texts and other components, in whatever format and on whatever medium, as instructed by the institutions and in compliance with the typographical and linguistic presentation requirements established in cooperation with the institutions;
(c)
the indexation and cataloguing of publications;
(d)
the documentary analysis of texts published in the Official Journal and other official texts;
(e)
the consolidation of legislative texts;
(f)
the management, development, updating and distribution of the Eurovoc multilingual thesaurus;
(g)
the organisation of printing by its service providers;
(h)
the monitoring of the performance of work;
(i)
quality control;
(j)
acceptance as regards quality and quantity;
(k)
the physical and electronic distribution of the Official Journal, official texts other than those published in the Official Journal and other non-mandatory publications;
(l)
storage;
(m)
physical and electronic archiving;
(n)
the reprinting of publications that are out of print and printing on request;
(o)
the creation of a consolidated catalogue of the institutions’ publications;
(p)
the sale, including the issue of invoices, collection and transfer of revenue, and management of claims;
(q)
promotion;
(r)
the creation, purchase, management, updating, monitoring and supervision of the mailing lists of the institutions and the creation of targeted mailing lists;
2.   Within the framework of its own powers or on the basis of the delegation of authorising officer powers by the institutions, the Office shall be responsible for:
(a)
public procurement, including entering into legally binding commitments;
(b)
financial oversight of contracts with suppliers;
(c)
settlement of expenditure, including acceptance as regards quality and quantity, expressed by signing an authorisation for payment;
(d)
authorisation of expenditure;
(e)
revenue operations.
Article 6
Management Committee
1.   A Management Committee shall be established within which all the signatory institutions are represented. The Management Committee shall be made up of the Registrar of the Court of Justice, the Deputy Secretary-General of the Council and the Secretaries-General of the other institutions or their representatives. The European Central Bank shall take part in the work of the Management Committee as an observer.
2.   The Management Committee shall designate a Chairperson, to be chosen among its members, for a period of two years.
3.   The Management Committee shall meet at least four times a year at the initiative of its Chairperson or at the request of an institution.
4.   The Management Committee shall adopt its Rules of Procedure, which shall be published in the Official Journal.
5.   The Management Committee’s decisions shall be taken by simple majority, except where otherwise provided.
6.   Each institution which is a signatory to this Decision shall have one vote on the Management Committee.
Article 7
Tasks and responsibilities of the Management Committee
1.   By way of derogation from Article 6, the Management Committee shall, by unanimous decision, in the common interest of the institutions and within the scope of competence of the Office, adopt the following decisions:
(a)
on the basis of a proposal from the Director, it shall adopt the strategic objectives of the Office and the rules governing its operation;
(b)
it shall set the guidelines for the general policies of the Office, particularly as regards sales, distribution and publishing, and shall ensure that the Office contributes to the formulation and implementation of information and communication policies within its areas of competence;
(c)
on the basis of a draft prepared by the Director of the Office, it shall adopt an annual management report to the institutions concerning the implementation of the strategy and services supplied by the Office; by 1 May of each year, it shall send its report on the financial year just ended to the institutions;
(d)
it shall approve the estimates of the Office’s revenue and expenditure under the budget procedure for the Office’s administrative budget;
(e)
it shall approve the criteria by which the Office conducts its cost accounting, which the Director of the Office shall adopt;
(f)
it shall submit to the institutions any suggestions it has for improving the smooth running of the Office.
2.   The Management Committee shall take account of the guidelines produced by the interinstitutional bodies on communication and information set up for this purpose. The Chairperson of the Management Committee shall communicate with these bodies every year.
3.   The contact person with discharge authority for strategic decisions within the areas of competence of the Office shall be the Chairperson of the Management Committee in his capacity as representative of interinstitutional cooperation.
4.   The Chairperson of the Management Committee and the Director of the Office shall by common agreement draw up mutual information and communication rules to formalise their relations. This agreement shall be sent to the members of the Management Committee for information.
Article 8
Director of the Office
The Director of the Office shall be responsible for the smooth running of the Office, acting under the authority of the Management Committee and within its scope of competence. For the application of administrative and financial procedures, he shall act under the authority of the Commission.
Article 9
Tasks and responsibilities of the Director of the Office
1.   The Director of the Office shall provide the secretariat for the Management Committee and shall submit quarterly reports to the Management Committee on the performance of his duties.
2.   The Director of the Office shall submit to the Management Committee any proposal for improving the smooth running of the Office.
3.   After consulting the Management Committee for advice, the Director of the Office shall determine the types of service which the Office may perform against payment for the institutions, and the corresponding charges.
4.   The Director of the Office shall, after obtaining the approval of the Management Committee, determine the criteria by which the Office is to conduct its cost accounting. He shall define the procedures for accounting cooperation between the Office and the institutions in agreement with the Commission Accounting Officer.
5.   The Director of the Office shall draw up draft estimates of the Office’s revenue and expenditure under the budget procedure for the Office’s administrative budget. After approval by the Management Committee, these proposals shall be submitted to the Commission.
6.   The Director of the Office shall decide whether, and in accordance with what procedures, publications from third parties may be published.
7.   The Director of the Office shall take part in interinstitutional activities concerning information and communication within the areas of competence of the Office.
8.   As regards the publishing of legislation and official documents relating to the legislative procedure, including the Official Journal, the Director of the Office shall:
(a)
ensure that the competent authorities in each institution take the basic decisions that are to be applied jointly;
(b)
submit proposals for improving the structure and presentation of the Official Journal and official legislative texts;
(c)
submit proposals to the institutions for harmonising the presentation of texts for publication;
(d)
examine any difficulties encountered in the course of day-to-day operations, draft, within the context of the Office, the necessary instructions and suggest to the institutions appropriate recommendations in order to overcome such difficulties.
9.   The Director of the Office shall, in accordance with the Financial Regulation, draw up an annual activity report covering the management of funds assigned by the Commission and other institutions under the Financial Regulation. The report shall be addressed to the Commission and the institutions concerned and, for information, to the Management Committee.
10.   For the purposes of the assignment of Commission funds and implementation of the budget, information and consultation procedures between the Commissioner responsible for relations with the Office and the Director of the Office shall be established by common agreement.
11.   The Director of the Office shall be responsible for implementing the strategic objectives adopted by the Management Committee and for the sound management of the Office and its activities as well as the management of its budget.
12.   Should the Director of the Office be absent or unavailable, the deputisation rules based on grade and seniority shall apply unless the Management Committee, on a proposal from its Chairperson or the Director of the Office, decides on a different order.
13.   The Director of the Office shall inform the institutions about the planning and use of resources and the progress of work in a quarterly report.
Article 10
Staff
1.   The Commission, having obtained the unanimous approval of the Management Committee, shall make appointments to the posts of Director-General and Director. The Commission’s rules on mobility and evaluation of senior management shall apply to the Director-General and Directors (grades AD 16/AD 15/AD 14). When the mobility deadline normally provided for in the relevant rules is approaching for an official occupying such a post, the Commission shall inform the Management Committee, which may issue a unanimous opinion on the case.
2.   The Management Committee shall be closely involved in any procedures that have to be completed before the appointment of officials or other servants to the posts of Director-General (grades AD 16/AD 15) and Director (grades AD 15/AD 14) at the Office, especially in drafting vacancy notices, examining applications and appointing competition selection boards in relation to those posts.
3.   The powers of the appointing authority and those of the authority empowered to conclude contracts of employment in respect of officials and other servants assigned to the Office shall be exercised by the Commission. The Commission may delegate some of its powers within the Commission and to the Director of the Office. Such delegation shall be effected under the same conditions as for Commission Directors-General.
4.   Subject to paragraph 2, the provisions and procedures adopted by the Commission to implement the Staff Regulations of Officials and the Conditions of Employment of Other Servants of the European Communities shall apply to officials and other servants assigned to the Office under the same conditions as for Commission officials and other servants serving in Luxembourg.
5.   The officials of all the institutions shall be informed of any post vacant within the Office for which a vacancy notice is to be published, as soon as the appointing authority or the authority empowered to conclude contracts of employment decides to fill that post.
6.   The Director of the Office shall report to the Management Committee on staff management on a quarterly basis.
Article 11
Financial aspects
1.   The appropriations allocated to the Office, the total amount of which shall be shown under a separate heading within the section of the budget relating to the Commission, shall be set out in detail in an annex to that section. This annex shall be in the form of a statement of revenue and expenditure subdivided in the same way as the sections of the budget.
2.   The establishment plan of the Office shall be set out in an annex to the establishment plan of the Commission.
3.   Each institution shall be authorising officer for the relevant appropriations under the ‘publishing expenditure’ heading in its budget.
4.   Each institution may delegate authorising officer powers to the Director of the Office for the management of appropriations entered in its section and shall set the limits and conditions for this delegation of powers in accordance with the Financial Regulation. The Director of the Office shall report to the Management Committee on such delegation of powers on a quarterly basis.
5.   The budgetary and financial management of the Office, including management of the appropriations assigned by institutions other than the Commission, shall be conducted in compliance with the Financial Regulation and its implementing provisions and the financial framework in force at the Commission.
6.   The Office’s accounts shall be drawn up in accordance with the accounting rules and methods approved by the Commission Accounting Officer. The Office shall keep separate accounts for the sale of the Official Journal and publications. Net receipts from sales shall be passed on to the institutions.
Article 12
Oversight
1.   The function of internal auditor shall be performed at the Office by the Commission internal auditor, in accordance with the Financial Regulation. The Office shall establish an internal audit capability using arrangements similar to those for the Commission’s Directorates-General and departments. The institutions may ask the Director of the Office to include specific audits in the work programme of the Office’s internal audit capability.
2.   The Office shall answer any questions falling within its competence in connection with the remit of the European Anti-Fraud Office (OLAF). In order to protect the interests of the European Union, an agreement setting out mutual information arrangements shall be drawn up between the Chairperson of the Management Committee and the Director of OLAF.
Article 13
Complaints and requests
1.   Within the limits of its competence, the Office shall be responsible for answering questions from the European Ombudsman and the European Data Protection Supervisor.
2.   Any legal action within the areas of competence of the Office shall be brought against the Commission.
Article 14
Public access to documents
1.   The Director of the Office shall take the decisions referred to in Article 7 of Regulation (EC) No 1049/2001 of the European Parliament and of the Council of 30 May 2001 regarding public access to European Parliament, Council and Commission documents 
(
4
)
. Where applications are refused, decisions on confirmatory applications shall be taken by the Secretary-General of the Commission.
2.   The Office shall keep a register of documents in accordance with Article 11 of Regulation (EC) No 1049/2001.
Article 15
Repeal
Decision 2000/459/EC, ECSC, Euratom is repealed.
References to the repealed Decision shall be construed as references to this Decision.
Article 16
Effective date
This Decision shall take effect on the day following its publication in the 
Official Journal of the European Union
.
Done at Brussels and at Luxembourg, 26 June 2009.
For the European Parliament
The President
H.-G. PÖTTERING
For the Council
The President
K. SCHWARZENBERG
For the Commission
The President
J. M. BARROSO
For the Court of Justice
The President
V. SKOURIS
For the Court of Auditors
The President
V. M. SILVA CALDEIRA
For the European Economic and Social Committee
The President
M. SEPI
For the Committee of the Regions
The President
L. VAN DEN BRANDE
(
1
)
  
            
OJ 152, 13.7.1967, p. 18
.
(
2
)
  
            
OJ L 183, 22.7.2000, p. 12
.
(
3
)
  
            
OJ L 248, 16.9.2002, p. 1
.
(
4
)
  
            
OJ L 145, 31.5.2001, p. 43
.

Summary:
Publications Office
SUMMARY OF:
Decision 2009/496/EC, Euratom — the organisation and operation of the Publications Office of the European Union
WHAT IS THE AIM OF THIS DECISION?
It sets out the role, responsibilities, tasks and organisational structure of the Publications Office of the European Union.
KEY POINTS
Role
The Publications Office (OP) is an interinstitutional office whose task is to publish the publications of the EU institutions. It is responsible for publishing legal and general publications in both paper and electronic formats, such as:
the 
daily Official Journal of the EU
 in 23 languages (24 when Irish is required);
a range of websites for EU citizens, governments and businesses, including:
EUR-Lex
,
EU Open Data Portal
,
EU Bookshop
,
Tenders Electronic Daily
,
the Community Research and Development Information Service
.
The OP also ensures the long-term preservation of content produced by EU institutions and bodies.
In addition, the OP provides advice and assistance to the EU institutions in a number of areas, including:
programming and planning their publications programmes;
providing information on trends in the publications market in the EU countries and on the subjects likely to find the widest audience;
providing technological supervision of publishing systems.
Tasks
The OP has a number of specific tasks, including:
collating documents for publication;
providing preparation, graphic design, correction, page make-up and checking of texts for publication;
indexing and cataloguing publications;
documentary analysis of texts published in the Official Journal and other official texts;
consolidating legislative texts
;
managing, developing, updating and distributing the 
EuroVoc multilingual thesaurus
;
organising the printing of publications by the Office’s service providers;
quality control of factors involved in production;
distributing the Official Journal, official texts other than those published in the Official Journal and other non-mandatory publications (via 
EUR-Lex
, 
EU Publications 
or as physical prints);
physical and electronic archiving;
creating, purchasing, managing, updating, monitoring and supervising the mailing lists of the institutions and creating targeted mailing lists.
Responsibilities of the institutions
Each institution must use the services of the OP to publish their mandatory publications.
As for non-mandatory publications, EU institutions decide on whether to use the OP services or not.
When EU institutions publish without the involvement of the OP, they must nevertheless ask the Office for identifiers (a classification of publications in an unequivocal and exclusive way) and provide it with copies of the publications.
FROM WHEN DOES THE DECISION APPLY?
It has applied since 
1 July 2009
.
BACKGROUND
For more information, see:
The Publications Office of the European Union
 (
Europa
).
MAIN DOCUMENT
Decision 2009/496/EC, Euratom
 of the European Parliament, the Council, the Commission, the Court of Justice, the Court of Auditors, the European Economic and Social Committee and the Committee of the Regions of 
26 June 2009
 on the organisation and operation of the Publications Office of the European Union (OJ L 168, 
30.6.2009
, 
pp. 41-47
)
Successive amendments to Decision 2009/496/EC have been incorporated into the original document. This 
consolidated version
 is of documentary value only.
last update 
15.12.2017

--- DANISH ---

Document:
30.6.2009
DA
Den Europæiske Unions Tidende
L 168/41
EUROPA-PARLAMENTETS, RÅDETS, KOMMISSIONENS, DOMSTOLENS, REVISIONSRETTENS, DET EUROPÆISKE ØKONOMISKE OG SOCIALE UDVALGS OG REGIONSUDVALGETS AFGØRELSE
af 26. juni 2009
om organisationen og driften af Kontoret for Den Europæiske Unions Publikationer
(2009/496/EF, Euratom)
EUROPA-PARLAMENTET,
RÅDET,
KOMMISSIONEN,
DOMSTOLEN,
REVISIONSRETTEN,
DET EUROPÆISKE ØKONOMISKE OG SOCIALE UDVALG og
REGIONSUDVALGET HAR —
under henvisning til traktaten om Den Europæiske Union,
under henvisning til traktaten om oprettelse af Det Europæiske Fællesskab,
under henvisning til traktaten om oprettelse af Det Europæiske Atomenergifællesskab, og
ud fra følgende betragtninger:
(1)
Artikel 8 i afgørelse af 8. april 1965, truffet af repræsentanterne for medlemsstaternes regeringer vedrørende den foreløbige placering af visse af Fællesskabernes institutioner og tjenester 
(
1
)
, omhandler oprettelsen i Luxembourg af et Kontor for De Europæiske Fællesskabers Officielle Publikationer (i det følgende benævnt »kontoret«). Denne bestemmelse er senest gennemført ved afgørelse 2000/459/EF, EKSF, Euratom 
(
2
)
.
(2)
Kontoret er omfattet af de gældende regler og bestemmelser for De Europæiske Fællesskabers tjenestemænd og øvrige ansatte. Der bør tages hensyn til de nylige ændringer heraf.
(3)
Rådets forordning (EF, Euratom) nr. 1605/2002 af 25. juni 2002 om finansforordningen vedrørende De Europæiske Fællesskabers almindelige budget 
(
3
)
 (i det følgende benævnt »finansforordningen«) indeholder særlige bestemmelser vedrørende driften af kontoret.
(4)
Publikationsvirksomheden har gennemgået en betydelig teknologisk udvikling, hvortil der bør tages hensyn i forbindelse med kontorets drift.
(5)
Af klarhedshensyn bør afgørelse 2000/459/EF, EKSF, Euratom ophæves og erstattes af nærværende afgørelse —
TRUFFET FØLGENDE AFGØRELSE:
Artikel 1
Publikationskontoret
1.   Kontoret for Den Europæiske Unions Publikationer (i det følgende benævnt »kontoret«) er et interinstitutionelt kontor, som har til opgave på de bedst mulige betingelser at udgive De Europæiske Fællesskabers og Den Europæiske Unions institutioners publikationer.
I denne sammenhæng er kontoret dels institutionerne behjælpelig med at opfylde deres forpligtelse til at offentliggøre lovtekster, og dels deltager det i den tekniske tilrettelæggelse og gennemførelse af informations- og kommunikationspolitikken inden for dets kompetenceområde.
2.   Kontoret ledes af en direktør efter de strategiske retningslinjer, som fastsættes af styrelsesudvalget. Med undtagelse af de bestemmelser, der kan henføres til kontorets interinstitutionelle opgaver, og som er fastsat i nærværende afgørelse, følger kontoret Kommissionens administrative og finansielle procedurer. Kommissionen tager under udarbejdelsen af disse procedurer hensyn til kontorets særlige karakter.
Artikel 2
Definitioner
I denne afgørelse forstås ved:
1)   
»udgivelse«
: enhver handling med henblik på tilrettelæggelse, kontrol og tildeling af internationale standardbognumre og/eller katalognumre, fremstilling, katalogisering, indeksering, distribution, salgsfremme, salg, oplagring og arkivering af publikationer af enhver art og udformning under anvendelse af alle nuværende og fremtidige metoder
2)   
»publikationer«
: enhver tekst, der udgives i en hvilken som helst form og hvilket som helst format under et internationalt standardbognummer og/eller et katalognummer
3)   
»obligatoriske publikationer«
: de publikationer, der udgives i medfør af traktaterne eller andre lovtekster
4)   
»ikke-obligatoriske publikationer«
: enhver publikation, der udgives med henvisning til de enkelte institutioners beføjelser
5)   
»forvaltning af ophavsret«
: bekræftelsen af, at de udgivende tjenestegrene har ophavsretten eller retten til at genbruge teksten, samt kontorets forvaltning heraf for de publikationer, hvis udgivelse er overdraget til kontoret
6)   
»nettoindtægter ved salg«
: summen af de fakturerede beløb med fradrag af rabat og udgifter til administration, opkrævning og bankudgifter
7)   
»institutioner«
: institutioner, organer og enheder, der er oprettet ved traktaterne eller på grundlag af disse.
Artikel 3
Kontorets beføjelser
1.   Kontorets beføjelser omfatter følgende områder:
a)
udgivelse af 
Den Europæiske Unions Tidende
 (i det følgende benævnt EU-Tidende) og sikring af dens ægthed
b)
udgivelse af andre obligatoriske publikationer
c)
udgivelse eller fælles udgivelse af ikke-obligatoriske publikationer, som er overdraget til kontoret af de enkelte institutioner inden for deres beføjelser, især som led i deres kommunikationsaktiviteter
d)
udgivelse eller fælles udgivelse af publikationer på kontorets eget initiativ, herunder publikationer, der har til formål at udbrede kendskabet til dets arbejde; med henblik herpå kan kontoret benytte sig af tjenesteydelseskontrakter til udførelse af oversættelsesopgaver
e)
udvikling, vedligeholdelse og ajourføring af dets elektroniske udgivelsestjenester beregnet for offentligheden
f)
tilrådighedsstillelse for offentligheden af al lovgivning og andre officielle tekster
g)
opbevarelse og tilrådighedsstillelse for offentligheden af alle institutionernes publikationer i elektronisk form
h)
tildeling af internationale standardbognumre og/eller katalognumre til institutionernes publikationer
i)
forvaltning af rettigheder til reproduktion og oversættelse af institutionernes publikationer
j)
salgsfremme og salg af de publikationer og tjenester, som det tilbyder offentligheden.
2.   Kontoret yder institutionerne rådgivning og bistand i forbindelse med:
a)
planlægning og tilrettelæggelse af deres publikationsprogrammer
b)
gennemførelse af deres udgivelsesprojekter uanset udgivelsesform
c)
layout og design af deres udgivelsesprojekter
d)
indhentelse af oplysninger om, hvordan udviklingen er på publikationsmarkedet i medlemsstaterne, og hvilke emner og titler der formodes at nå det største publikum
e)
fastsættelse af oplagstal og udarbejdelse af distributionsplaner
f)
prisfastsættelse for publikationer og salg heraf
g)
salgsfremme, distribution og evaluering af deres publikationer, som enten er gratis eller leveres mod betaling
h)
analyse, evaluering og opbygning af hjemmesider og internettjenester beregnet for offentligheden
i)
udarbejdelse af rammekontrakter vedrørende udgivelsesaktiviteter
j)
teknologisk overvågning af udgivelsessystemer.
Artikel 4
Institutionernes ansvar
1.   Det er den enkelte institution, der alene afgør, om den vil offentliggøre sine egne publikationer.
2.   Institutionerne udgiver deres obligatoriske publikationer med hjælp fra kontorets tjenestegrene.
3.   Institutionerne kan udgive deres ikke-obligatoriske publikationer uden kontorets mellemkomst. I så fald anmoder institutionerne kontoret om de internationale standardbognumre og/eller katalognumre og overlader kontoret en elektronisk udgave af publikationen, uanset dens format, samt efter omstændighederne to papireksemplarer af publikationen.
4.   Institutionerne forpligter sig til at sikre alle rettigheder vedrørende reproduktion, oversættelse og distribution af alle væsentlige dele af en publikation.
5.   Institutionerne forpligter sig til at udarbejde en distributionsplan, der skal godkendes af kontoret, for deres publikationer.
6.   Institutionerne kan indgå tjenesteydelsesaftaler med kontoret med henblik på at fastlægge detaljerne i deres samarbejde.
Artikel 5
Kontorets opgaver
1.   I udførelsen af kontorets opgaver indgår bl.a. følgende:
a)
indsamling af de dokumenter, der skal udgives
b)
forberedelse, grafisk tilrettelæggelse, korrekturlæsning, layout og verifikation af tekster og øvrige elementer uanset format eller form under hensyntagen til dels institutionernes anvisninger og dels de typografiske og sproglige udformningsstandarder, som er aftalt med institutionerne
c)
indeksering og katalogisering af publikationer
d)
dokumentationsanalyse af tekster offentliggjort i EU-Tidende og andre officielle tekster
e)
konsolidering af lovtekster
f)
forvaltning, udvikling, ajourføring og distribution af den flersprogede tesaurus Eurovoc
g)
trykning, som foretages af kontorets leverandører
h)
tilsyn med udførelsen af arbejdet
i)
kvalitetskontrol
j)
godkendelse af kvalitet og kvantitet
k)
fysisk og elektronisk distribution af EU-Tidende, officielle tekster, som ikke offentliggøres i EU-Tidende, og andre ikke-obligatoriske publikationer
l)
oplagring
m)
fysisk og elektronisk arkivering
n)
genoptrykning af udgåede publikationer og trykning på bestilling
o)
udarbejdelse af et konsolideret katalog over institutionernes publikationer
p)
salg inklusive udstedelse af faktura, opkrævning og indbetaling af indtægter og administration af fordringer
q)
salgsfremme
r)
oprettelse, indkøb, forvaltning, ajourføring, tilsyn og kontrol af institutionernes mailinglister og oprettelse af målrettede mailinglister.
2.   Inden for rammerne af sin egen kompetence eller på grundlag af institutionernes delegation af beføjelsen som anvisningsberettiget foretager kontoret følgende:
a)
indgåelse af offentlige kontrakter, inklusive indgåelse af juridiske forpligtelser
b)
finansiel opfølgning af kontrakter med leverandører
c)
afvikling af udgiftsforpligtelser, herunder godkendelse af kvalitet og kvantitet, og undertegnelse af en betalingsgodkendelse
d)
anvisning af udgifter
e)
forvaltning af indtægter.
Artikel 6
Styrelsesudvalg
1.   Der nedsættes et styrelsesudvalg, hvori de underskrivende institutioner er repræsenterede. Styrelsesudvalget består af Domstolens justitssekretær, Rådets vicegeneralsekretær samt generalsekretærerne for de øvrige institutioner eller deres repræsentanter. Den Europæiske Centralbank deltager i styrelsesudvalgets arbejde som observatør.
2.   Styrelsesudvalget udpeger en formand blandt sine medlemmer for en toårig periode.
3.   Styrelsesudvalget træder sammen på formandens initiativ eller efter anmodning fra en institution og mindst fire gange om året.
4.   Styrelsesudvalget vedtager sin forretningsorden, som offentliggøres i EU-Tidende.
5.   Styrelsesudvalgets afgørelser træffes med simpelt flertal, såfremt intet andet er bestemt.
6.   Institutioner, der har underskrevet nærværende afgørelse, har hver især én stemme i styrelsesudvalget.
Artikel 7
Styrelsesudvalgets opgaver og ansvar
1.   Uanset bestemmelserne i artikel 6 træffer styrelsesudvalget følgende afgørelser med enstemmighed i institutionernes fælles interesse og inden for rammerne af kontorets beføjelser:
a)
Efter forslag fra direktøren vedtager det kontorets strategiske målsætninger og bestemmelserne vedrørende dets drift.
b)
Det fastsætter retningslinjerne for kontorets generelle politikker, bl.a. vedrørende salg, distribution og udgivelse, og tilser, at kontoret bidrager til tilrettelæggelsen og gennemførelsen af informations- og kommunikationspolitikkerne inden for dets kompetenceområder.
c)
Det vedtager på grundlag af et udkast udfærdiget af kontorets direktør en årsberetning til forelæggelse for institutionerne om strategiens gennemførelse og om de ydelser, som kontoret har leveret; det sender hvert år inden den 1. maj beretningen om det foregående regnskabsår til institutionerne.
d)
Inden for rammerne af budgetproceduren for kontorets driftsbudget godkender det overslaget over kontorets indtægter og udgifter.
e)
Det godkender kriterierne for kontorets omkostningsregnskab, som fastlægges af kontorets direktør.
f)
Det tilstiller institutionerne forslag til forbedring af kontorets drift.
2.   Styrelsesudvalget følger de retningslinjer, der fastsættes af de interinstitutionelle organer, der tager sig af kommunikation og information, med henblik herpå. Styrelsesudvalgets formand er hvert år i kontakt med disse organer.
3.   Det er styrelsesudvalgets formand, der i sin egenskab af repræsentant for det interinstitutionelle samarbejde optræder som kontaktperson i forhold til dechargemyndigheden, når der træffes strategiske beslutninger inden for kontorets kompetenceområder.
4.   Styrelsesudvalgets formand og kontorets direktør fastlægger efter fælles aftale bestemmelser for gensidig orientering og kommunikation som grundlag for deres forbindelser. Denne aftale sendes som orientering til styrelsesudvalgets medlemmer.
Artikel 8
Kontorets direktør
Kontorets direktør er med referat til styrelsesudvalget og inden for rammerne af dettes beføjelser ansvarlig for kontorets drift. Med hensyn til anvendelsen af de administrative og finansielle procedurer handler han med referat til Kommissionen.
Artikel 9
Opgaver og ansvar for kontorets direktør
1.   Kontorets direktør varetager styrelsesudvalgets sekretariatsfunktion og aflægger beretning til udvalget om udførelsen af sine opgaver i form af kvartalsrapporter.
2.   Kontorets direktør forelægger styrelsesudvalget forslag til forbedring af kontorets drift.
3.   Efter at have hørt styrelsesudvalget fastsætter kontorets direktør, hvilke ydelser kontoret kan udføre for institutionerne mod betaling og til hvilken tarif.
4.   Kontorets direktør vedtager efter at have indhentet styrelsesudvalgets godkendelse, efter hvilke kriterier kontoret skal føre sit omkostningsregnskab. Han definerer efter aftale med Kommissionens regnskabsfører, hvilke bestemmelser der skal gælde for regnskabssamarbejdet mellem kontoret og institutionerne.
5.   Som led i budgetproceduren for kontorets driftsbudget udarbejder kontorets direktør et udkast til indtægts- og udgiftsoverslag for kontoret. Disse forslag sendes efter at være blevet godkendt i styrelsesudvalget til Kommissionen.
6.   Kontorets direktør beslutter, om og på hvilke vilkår publikationer fra tredjeparter kan udgives.
7.   Kontorets direktør deltager i de interinstitutionelle informations- og kommunikationsaktiviteter, der ligger inden for kontorets kompetenceområde.
8.   Med hensyn til udgivelsen af lovgivning og officielle dokumenter vedrørende lovgivningsproceduren, inklusive EU-Tidende, er det direktøren, der:
a)
foranlediger, at de kompetente myndigheder i hver institution træffer de principbeslutninger, der skal anvendes af alle
b)
fremsætter forslag til forbedring af opbygningen og udformningen af EU-Tidende og de officielle lovtekster
c)
fremsætter forslag til institutionerne om ensartet udformning af de tekster, der skal offentliggøres
d)
undersøger eventuelle vanskeligheder i forbindelse med det daglige arbejde og udsteder inden for kontorets rammer de nødvendige forskrifter og fremsætter over for institutionerne forslag til løsning af sådanne vanskeligheder.
9.   Kontorets direktør udarbejder i overensstemmelse med finansforordningen en årsberetning, som dækker forvaltningen af de bevillinger, som det ved delegation har fået overdraget af Kommissionen og de øvrige institutioner i henhold til finansforordningen. Beretningen stiles til Kommissionen og de berørte institutioner og sendes til orientering til styrelsesudvalget.
10.   Som led i overdragelsen af midler fra Kommissionen og gennemførelsen af budgettet aftales det efter fælles overenskomst, hvilke informations- og høringsbestemmelser der skal gælde for forholdet mellem medlemmet af Kommissionen med ansvar for forbindelserne til kontoret og kontorets direktør.
11.   Kontorets direktør har ansvaret for gennemførelsen af de strategiske målsætninger, som styrelsesudvalget har fastsat, og for en forsvarlig forvaltning af kontoret og dets aktiviteter og for forvaltningen af dets budget.
12.   Med henblik på de tilfælde, hvor kontorets direktør er fraværende eller ikke til rådighed, udpeges en stedfortræder efter de gældende regler på grundlag af lønklasse og anciennitet, medmindre styrelsesudvalget efter forslag fra dets formand eller kontorets direktør vedtager en anden rækkefølge.
13.   I form af kvartalsrapporter underretter kontorets direktør institutionerne om ressourceplanlægningen og -forbruget samt om arbejdets forløb.
Artikel 10
Personale
1.   Udnævnelse til stillingerne som generaldirektør og direktør foretages af Kommissionen på grundlag af en enstemmig positiv indstilling fra styrelsesudvalget. Generaldirektøren og direktørerne (lønklasse AD 16/AD 15/AD 14) er omfattet af Kommissionens bestemmelser om mobilitet og evaluering af seniormanagere. Når den normale mobilitetsfrist, jf. de gældende bestemmelser, nærmer sig for en tjenestemand i et sådant embede, underretter Kommissionen styrelsesudvalget, som kan afgive en enstemmig udtalelse herom.
2.   De procedurer, der eventuelt skal gennemføres forud for udnævnelse af tjenestemænd og øvrige ansatte til stillingerne som generaldirektør (lønklasse AD 16/AD 15) og direktør (lønklasse AD 15/AD 14) i kontoret, herunder bl.a. udarbejdelse af stillingsopslag, gennemgang af ansøgninger og udnævnelse af udvælgelseskomitéer vedrørende sådanne stillinger, gennemføres i tæt samarbejde med styrelsesudvalget.
3.   Hvad angår kontorets tjenestemænd og øvrige ansatte, udøves beføjelserne som ansættelsesmyndighed (AIPN) og som myndighed, der har kompetence til at indgå ansættelseskontrakter (AHCC), af Kommissionen. Kommissionen kan delegere visse af sine beføjelser inden for Kommissionen og til kontorets direktør. Hvis der gives delegation, sker det på samme betingelser som for Kommissionens generaldirektører.
4.   Med forbehold af stk. 2 gælder de bestemmelser og procedurer, Kommissionen vedtager med henblik på gennemførelse af vedtægten for tjenestemænd og ansættelsesvilkårene for de øvrige ansatte i De Europæiske Fællesskaber, for tjenestemænd og øvrige ansatte, der gør tjeneste i kontoret, på samme vilkår som for Kommissionens tjenestemænd og øvrige ansatte med tjenestested i Luxembourg.
5.   Ledige stillinger i kontoret bekendtgøres for personalet i alle institutioner, så snart ansættelsesmyndigheden eller myndigheden, der har kompetence til at indgå ansættelseskontrakter, har besluttet at besætte stillingen.
6.   Kontorets direktør underretter en gang i kvartalet styrelsesudvalget om personaleforvaltningen.
Artikel 11
Finansielle aspekter
1.   Bevillingerne til kontoret, som opføres samlet under en særlig budgetpost i budgetsektionen for Kommissionen, udspecificeres i et bilag til den pågældende sektion. Dette bilag har form af en oversigt over indtægter og udgifter, som er inddelt på samme måde som budgettets sektioner.
2.   Stillingsfortegnelsen for kontoret er vedlagt som bilag til oversigten over Kommissionens personale.
3.   Institutionerne er hver især anvisningsberettigede for bevillingerne til »publikationsudgifter« på deres budget.
4.   De enkelte institutioner kan delegere beføjelsen som anvisningsberettiget til direktøren for kontoret, for så vidt angår forvaltningen af bevillinger under deres sektion, og fastsætter begrænsningerne og vilkårene for en sådan delegation i overensstemmelse med finansforordningen. Kontorets direktør underretter en gang i kvartalet styrelsesudvalget om delegationerne.
5.   Kontorets budget- og finansforvaltning gennemføres under overholdelse af finansforordningen og dens gennemførelsesbestemmelser og den finansielle ramme, der er gældende i Kommissionen, hvilket også gælder bevillinger, der er modtaget ved delegation fra andre institutioner end Kommissionen.
6.   Kontorets regnskab føres i overensstemmelse med de regnskabsbestemmelser og -metoder, som Kommissionens regnskabsfører har godkendt. Kontoret fører særskilt regnskab for salget af EU-Tidende og de øvrige publikationer. Nettoindtægten ved salg indbetales til institutionerne.
Artikel 12
Kontrol
1.   Funktionen som intern revisor for kontoret varetages i overensstemmelse med finansforordningen af Kommissionens interne revisor. I lighed med, hvad der gælder for Kommissionens generaldirektorater og tjenestegrene, etablerer kontoret en intern revisionsenhed. Institutionerne kan anmode kontorets direktør om, at kontorets interne revisionsenhed inddrager specifikke revisioner i sit arbejdsprogram.
2.   Kontoret besvarer alle spørgsmål, der ligger inden for dets beføjelser, fra Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig (OLAF). Med henblik på at beskytte Den Europæiske Unions interesser indgår styrelsesudvalgets formand og OLAF's direktør en aftale om, hvordan den gensidige information skal foregå.
Artikel 13
Klager og anmodninger
1.   Kontoret er ansvarlig for besvarelse af henvendelser fra Den Europæiske Ombudsmand og Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse, i det omfang de ligger inden for dets beføjelser.
2.   Alle sagsanlæg inden for kontorets kompetenceområder rettes mod Kommissionen.
Artikel 14
Aktindsigt
1.   Kontorets direktør træffer de beslutninger, der omhandles i artikel 7 i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 1049/2001 af 30. maj 2001 om aktindsigt i Europa-Parlamentets, Rådets og Kommissionens dokumenter 
(
4
)
. Hvis der gives afslag, er det Kommissionens generalsekretær, der besvarer en fornyet begæring om aktindsigt.
2.   Kontoret fører et dokumentregister, jf. artikel 11 i forordning (EF) nr. 1049/2001.
Artikel 15
Ophævelse
Afgørelse 2000/459/EF, EKSF, Euratom ophæves.
Henvisninger til den ophævede afgørelse gælder som henvisninger til nærværende afgørelse.
Artikel 16
Virkning
Denne afgørelse har virkning fra dagen efter offentliggørelsen i 
Den Europæiske Unions Tidende
.
Udfærdiget i Bruxelles og Luxembourg, 26. juni 2009.
På Europa-Parlamentets vegne
H.-G. PÖTTERING
Formand
På Rådets vegne
K. SCHWARZENBERG
Formand
På Kommissionens vegne
J. M. BARROSO
Formand
På Domstolens vegne
V. SKOURIS
Præsident
På Revisionsrettens vegne
V. M. SILVA CALDEIRA
Formand
På Det Europæiske Økonomiske og Sociale Udvalgs vegne
M. SEPI
Formand
På Regionsudvalgets vegne
L. VAN DEN BRANDE
Formand
(
1
)
  
            
EFT 152 af 13.7.1967, s. 18
.
(
2
)
  
            
EFT L 183 af 22.7.2000, s. 12
.
(
3
)
  
            
EFT L 248 af 16.9.2002, s. 1
.
(
4
)
  
            
EFT L 145 af 31.5.2001, s. 43
.

Summary:
Publikationskontoret
RESUMÉ AF:
Afgørelse 2009/496/EF, Euratom — organisationen og driften af Kontoret for Den Europæiske Unions Publikationer
HVAD ER FORMÅLET MED DENNE AFGØRELSE?
Den fastlægger Den Europæiske Unions publikationskontors rolle, ansvarsområder, opgaver og organisationsstruktur.
HOVEDPUNKTER
Rolle
Publikationskontoret er et interinstitutionelt kontor, som har til opgave at offentliggøre EU-institutionernes publikationer. Det har ansvaret for at offentliggøre juridiske og generelle publikationer både i papirformat og elektronisk format, såsom:
EU’s daglige tidende
 på 23 sprog (24, når irsk kræves) 
en række websteder for EU-borgerne, regeringer og erhvervsliv, bl.a.:
EUR-Lex
,
EU’s portal for åbne data
EU Bookshop
,
Tenders Electronic Daily
,
Fællesskabets Informationstjeneste for Forskning og Udvikling
.
Desuden sikrer Publikationskontoret langsigtet bevaring af indhold frembragt af EU’s institutioner og organer.
Publikationskontoret yder ligeledes rådgivning og bistand til EU’s institutioner på en række områder, der omfatter:
planlægning og tilrettelæggelse af deres publikationsprogrammer 
indhentning af oplysninger om, hvordan udviklingen er på publikationsmarkedet i EU-landene, og hvilke emner og titler der formodes at nå det største publikum 
teknologisk overvågning af udgivelsessystemer. 
Opgaver
Publikationskontoret har en række konkrete opgaver, der omfatter:
indsamling af de dokumenter, der skal udgives 
forberedelse, grafisk tilrettelæggelse, korrekturlæsning, layout og verifikation af tekster til offentliggørelse 
indeksering og katalogisering af publikationer 
dokumentationsanalyse af tekster offentliggjort i EU-Tidende og andre officielle tekster 
konsolidering af lovtekster
 
forvaltning, udvikling, ajourføring og distribution af 
den flersprogede tesaurus Eurovoc
 
trykning, som foretages af publikationskontorets leverandører 
kvalitetskontrol af de aspekter, der indgår i fremstillingen 
distribution af EU-Tidende, officielle tekster, som ikke offentliggøres i EU-Tidende, og andre ikke-obligatoriske publikationer (via 
EUR-Lex
, 
EU-publikationer 
eller som fysiske tryk) 
fysisk og elektronisk arkivering 
oprettelse, indkøb, forvaltning, ajourføring, tilsyn og kontrol af institutionernes mailinglister og oprettelse af målrettede mailinglister. 
EU-institutionernes ansvarsområder
Alle institutioner skal benytte publikationskontorets tjenester til at offentliggøre deres obligatoriske publikationer. 
For så vidt angår ikke-obligatoriske publikationer kan EU-institutionerne beslutte, om de vil anvende publikationskontorets tjenester. 
Når EU-institutionerne offentliggør uden om publikationskontoret, skal de dog indhente identifikationskoder fra publikationskontoret (til entydig klassificering af publikationer) og indsende kopier af publikationerne til publikationskontoret. 
HVORNÅR GÆLDER AFGØRELSEN FRA?
Den trådte i kraft den 
1. juli 2009
.
BAGGRUND
For yderligere oplysninger henvises til:
Kontoret for Den Europæiske Unions Publikationer
 (
Europa
). 
HOVEDDOKUMENT
Europa-Parlamentets, Rådets, Kommissionens, Domstolens, Revisionsrettens, Det Europæiske Økonomiske og Sociale Udvalgs og Regionsudvalgets 
afgørelse 2009/496/EF, Euratom
 af 
26. juni 2009
 om organisationen og driften af Kontoret for Den Europæiske Unions Publikationer (EUT L 168 af 
30.6.2009
, 
s. 41-47
)
Efterfølgende ændringer af afgørelse 2009/496/EF er indarbejdet i grundteksten. Denne 
konsoliderede udgave
 har ingen retsvirkning.
seneste ajourføring 
15.12.2017