CELEX ID: 32008R0767

--- ENGLISH ---

Document:
13.8.2008
EN
Official Journal of the European Union
L 218/60
REGULATION (EC) No 767/2008 OF THE EUROPEAN PARLIAMENT AND OF THE COUNCIL
of 9 July 2008
concerning the Visa Information System (VIS) and the exchange of data between Member States on short-stay visas (VIS Regulation)
THE EUROPEAN PARLIAMENT AND THE COUNCIL OF THE EUROPEAN UNION,
Having regard to the Treaty establishing the European Community, and in particular Article 62(2)(b)(ii) and Article 66 thereof,
Having regard to the proposal from the Commission,
Acting in accordance with the procedure laid down in Article 251 of the Treaty 
(
1
)
,
Whereas:
(1)
Building upon the conclusions of the Council of 20 September 2001, and the conclusions of the European Council in Laeken in December 2001, in Seville in June 2002, in Thessaloniki in June 2003 and in Brussels in March 2004, the establishment of the Visa Information System (VIS) represents one of the key initiatives within the policies of the European Union aimed at establishing an area of freedom, security and justice.
(2)
Council Decision 2004/512/EC of 8 June 2004 establishing the Visa Information System (VIS) 
(
2
)
 established the VIS as a system for the exchange of visa data between Member States.
(3)
It is now necessary to define the purpose, the functionalities and responsibilities for the VIS, and to establish the conditions and procedures for the exchange of visa data between Member States to facilitate the examination of visa applications and related decisions, taking into account the orientations for the development of the VIS adopted by the Council on 19 February 2004 and to give the Commission the mandate to set up the VIS.
(4)
For a transitional period, the Commission should be responsible for the operational management of the central VIS, of the national interfaces and of certain aspects of the communication infrastructure between the central VIS and the national interfaces.
In the long term, and following an impact assessment containing a substantive analysis of alternatives from a financial, operational and organisational perspective, and legislative proposals from the Commission, a permanent Management Authority with responsibility for these tasks should be established. The transitional period should last for no more than five years from the date of entry into force of this Regulation.
(5)
The VIS should have the purpose of improving the implementation of the common visa policy, consular cooperation and consultation between central visa authorities by facilitating the exchange of data between Member States on applications and on the decisions relating thereto, in order to facilitate the visa application procedure, to prevent ‘visa shopping’, to facilitate the fight against fraud and to facilitate checks at external border crossing points and within the territory of the Member States. The VIS should also assist in the identification of any person who may not, or may no longer, fulfil the conditions for entry to, stay or residence on the territory of the Member States, and facilitate the application of Council Regulation (EC) No 343/2003 of 18 February 2003 establishing the criteria and mechanism for determining the Member State responsible for examining an asylum application lodged in one of the Member States by a third-country national 
(
3
)
, and contribute to the prevention of threats to the internal security of any of the Member States.
(6)
This Regulation is based on the 
acquis
 of the common visa policy. The data to be processed by the VIS should be determined on the basis of the data provided by the common form for visa applications as introduced by Council Decision 2002/354/EC of 25 April 2002 on the adaptation of Part III of, and the creation of an Annex 16 to, the Common Consular Instructions 
(
4
)
, and the information on the visa sticker provided for in Council Regulation (EC) No 1683/95 of 29 May 1995 laying down a uniform format for visas 
(
5
)
.
(7)
The VIS should be connected to the national systems of the Member States to enable the competent authorities of the Member States to process data on visa applications and on visas issued, refused, annulled, revoked or extended.
(8)
The conditions and procedures for entering, amending, deleting and consulting the data in the VIS should take into account the procedures laid down in the Common Consular Instructions on visas for the diplomatic missions and consular posts 
(
6
)
 (the Common Consular Instructions).
(9)
The technical functionalities of the network for consulting the central visa authorities as laid down in Article 17(2) of the Convention implementing the Schengen Agreement of 14 June 1985 between the Governments of the States of the Benelux Economic Union, the Federal Republic of Germany and the French Republic on the gradual abolition of checks at their common borders 
(
7
)
 (the Schengen Convention) should be integrated into the VIS.
(10)
To ensure reliable verification and identification of visa applicants, it is necessary to process biometric data in the VIS.
(11)
It is necessary to define the competent authorities of the Member States, the duly authorised staff of which are to have access to enter, amend, delete or consult data for the specific purposes of the VIS in accordance with this Regulation to the extent necessary for the performance of their tasks.
(12)
Any processing of VIS data should be proportionate to the objectives pursued and necessary for the performance of the tasks of the competent authorities. When using the VIS, the competent authorities should ensure that the human dignity and integrity of the persons whose data are requested are respected and should not discriminate against persons on grounds of sex, racial or ethnic origin, religion or belief, disability, age or sexual orientation.
(13)
This Regulation should be complemented by a separate legal instrument adopted under Title VI of the Treaty on European Union concerning access for the consultation of the VIS by authorities responsible for internal security.
(14)
The personal data stored in the VIS should be kept for no longer than is necessary for the purposes of the VIS. It is appropriate to keep the data for a maximum period of five years, in order to enable data on previous applications to be taken into account for the assessment of visa applications, including the applicants' good faith, and for the documentation of illegal immigrants who may, at some stage, have applied for a visa. A shorter period would not be sufficient for those purposes. The data should be deleted after a period of five years, unless there are grounds to delete them earlier.
(15)
Precise rules should be laid down as regards the responsibilities for the establishment and operation of the VIS, and the responsibilities of the Member States for the national systems and the access to data by the national authorities.
(16)
Rules on the liability of the Member States in respect of damage arising from any breach of this Regulation should be laid down. The liability of the Commission in respect of such damage is governed by the second paragraph of Article 288 of the Treaty.
(17)
Directive 95/46/EC of the European Parliament and of the Council of 24 October 1995 on the protection of individuals with regard to the processing of personal data and on the free movement of such data 
(
8
)
 applies to the processing of personal data by the Member States in application of this Regulation. However, certain points should be clarified in respect of the responsibility for the processing of data, of safeguarding the rights of the data subjects and of the supervision on data protection.
(18)
Regulation (EC) No 45/2001 of the European Parliament and the Council of 18 December 2000 on the protection of individuals with regard to the processing of personal data by the Community institutions and bodies and on the free movement of such data 
(
9
)
 applies to the activities of the Community institutions or bodies when carrying out their tasks as responsible for the operational management of the VIS. However, certain points should be clarified in respect of the responsibility for the processing of data and of the supervision of data protection.
(19)
The National Supervisory Authorities established in accordance with Article 28 of Directive 95/46/EC should monitor the lawfulness of the processing of personal data by the Member States, while the European Data Protection Supervisor as established by Regulation (EC) No 45/2001 should monitor the activities of the Community institutions and bodies in relation to the processing of personal data, taking into account the limited tasks of the Community institutions and bodies with regard to the data themselves.
(20)
The European Data Protection Supervisor and the National Supervisory Authorities should cooperate actively with each other.
(21)
The effective monitoring of the application of this Regulation requires evaluation at regular intervals.
(22)
The Member States should lay down rules on penalties applicable to infringements of the provisions of this Regulation and ensure that they are implemented.
(23)
The measures necessary for the implementation of this Regulation should be adopted in accordance with Council Decision 1999/468/EC of 28 June 1999 laying down the procedures for the exercise of implementing powers conferred on the Commission 
(
10
)
.
(24)
This Regulation respects the fundamental rights and observes the principles recognised in particular by the Charter of Fundamental Rights of the European Union.
(25)
Since the objectives of this Regulation, namely the establishment of a common Visa Information System and the creation of common obligations, conditions and procedures for the exchange of visa data between Member States, cannot be sufficiently achieved by the Member States and can therefore, by reason of the scale and impact of the action, be better achieved at Community level, the Community may adopt measures, in accordance with the principle of subsidiarity as set out in Article 5 of the Treaty. In accordance with the principle of proportionality, as set out in that Article, this Regulation does not go beyond what is necessary in order to achieve those objectives.
(26)
In accordance with Articles 1 and 2 of the Protocol on the position of Denmark, annexed to the Treaty on European Union and the Treaty establishing the European Community, Denmark does not take part in the adoption of this Regulation and is therefore not bound by it or subject to its application. Given that this Regulation builds upon the Schengen 
acquis
 under the provisions of Title IV of Part Three of the Treaty establishing the European Community, Denmark should, in accordance with Article 5 of that Protocol, decide within a period of six months after the adoption of this Regulation whether it will implement it in its national law.
(27)
As regards Iceland and Norway, this Regulation constitutes a development of provisions of the Schengen 
acquis
 within the meaning of the Agreement concluded by the Council of the European Union and the Republic of Iceland and the Kingdom of Norway concerning the association of those two States with the implementation, application and development of the Schengen 
acquis
 
(
11
)
, which falls within the area referred to in Article 1, point B of Council Decision 1999/437/EC 
(
12
)
 of 17 May 1999 on certain arrangements for the application of that Agreement.
(28)
An arrangement should be made to allow representatives of Iceland and Norway to be associated with the work of committees assisting the Commission in the exercise of its implementing powers. Such an arrangement has been contemplated in the Agreement in the form of Exchange of Letters between the Council of the European Union and the Republic of Iceland and the Kingdom of Norway concerning committees which assist the European Commission in the exercise of its executive powers 
(
13
)
, annexed to the Agreement referred to in Recital 27.
(29)
This Regulation constitutes a development of provisions of the Schengen 
acquis
 in which the United Kingdom does not take part, in accordance with Council Decision 2000/365/EC of 29 May 2000 concerning the request of the United Kingdom of Great Britain and Northern Ireland to take part in some of the provisions of the Schengen 
acquis
 
(
14
)
, and subsequent Council Decision 2004/926/EC of 22 December 2004 on the putting into effect of parts of the Schengen 
acquis
 by the United Kingdom of Great Britain and Northern Ireland 
(
15
)
. The United Kingdom is therefore not taking part in its adoption and is not bound by it or subject to its application.
(30)
This Regulation constitutes a development of provisions of the Schengen 
acquis
 in which Ireland does not take part, in accordance with Council Decision 2002/192/EC of 28 February 2002 concerning Ireland's request to take part in some of the provisions of the Schengen 
acquis
 
(
16
)
. Ireland is therefore not taking part in its adoption and is not bound by it or subject to its application.
(31)
As regards Switzerland, this Regulation constitutes a development of the provisions of the Schengen 
acquis
 within the meaning of the Agreement signed by the European Union, the European Community and the Swiss Confederation on the association of the Swiss Confederation with the implementation, application and development of the Schengen 
acquis
 which falls within the area referred to in Article 1, point B of Decision 1999/437/EC read in conjunction with Article 4(1) of Council Decision 2004/860/EC 
(
17
)
.
(32)
An arrangement should be made to allow representatives of Switzerland to be associated with the work of committees assisting the Commission in the exercise of its implementing powers. Such an arrangement has been contemplated in the Exchange of Letters between the Community and Switzerland, annexed to the Agreement referred to in Recital 31.
(33)
This Regulation constitutes an act building on the Schengen 
acquis
 or otherwise related to it within the meaning of Article 3(2) of the 2003 Act of Accession and Article 4(2) of the 2005 Act of Accession,
HAVE ADOPTED THIS REGULATION:
CHAPTER I
GENERAL PROVISIONS
Article 1
Subject matter and scope
This Regulation defines the purpose of, the functionalities of and the responsibilities for the Visa Information System (VIS), as established by Article 1 of Decision 2004/512/EC. It sets up the conditions and procedures for the exchange of data between Member States on applications for short-stay visas and on the decisions taken in relation thereto, including the decision whether to annul, revoke or extend the visa, to facilitate the examination of such applications and the related decisions.
Article 2
Purpose
The VIS shall have the purpose of improving the implementation of the common visa policy, consular cooperation and consultation between central visa authorities by facilitating the exchange of data between Member States on applications and on the decisions relating thereto, in order:
(a)
to facilitate the visa application procedure;
(b)
to prevent the bypassing of the criteria for the determination of the Member State responsible for examining the application;
(c)
to facilitate the fight against fraud;
(d)
to facilitate checks at external border crossing points and within the territory of the Member States;
(e)
to assist in the identification of any person who may not, or may no longer, fulfil the conditions for entry to, stay or residence on the territory of the Member States;
(f)
to facilitate the application of Regulation (EC) No 343/2003;
(g)
to contribute to the prevention of threats to the internal security of any of the Member States.
Article 3
Availability of data for the prevention, detection and investigation of terrorist offences and other serious criminal offences
1.   The designated authorities of the Member States may in a specific case and following a reasoned written or electronic request access the data kept in the VIS referred to in Articles 9 to 14 if there are reasonable grounds to consider that consultation of VIS data will substantially contribute to the prevention, detection or investigation of terrorist offences and of other serious criminal offences. Europol may access the VIS within the limits of its mandate and when necessary for the performance of its tasks.
2.   The consultation referred to in paragraph 1 shall be carried out through central access point(s) which shall be responsible for ensuring strict compliance with the conditions for access and the procedures established in Council Decision 2008/633/JHA of 23 June 2008 concerning access for consultation of the Visa Information System (VIS) by the designated authorities of Member States and by Europol for the purposes of the prevention, detection and investigation of terrorist offences and of other serious criminal offences 
(
18
)
. Member States may designate more than one central access point to reflect their organisational and administrative structure in fulfilment of their constitutional or legal requirements. In an exceptional case of urgency, the central access point(s) may receive written, electronic or oral requests and only verify 
ex-post
 whether all the conditions for access are fulfilled, including whether an exceptional case of urgency existed. The 
ex-post
 verification shall take place without undue delay after the processing of the request.
3.   Data obtained from the VIS pursuant to the Decision referred to in paragraph 2 shall not be transferred or made available to a third country or to an international organisation. However, in an exceptional case of urgency, such data may be transferred or made available to a third country or an international organisation exclusively for the purposes of the prevention and detection of terrorist offences and of other serious criminal offences and under the conditions set out in that Decision. In accordance with national law, Member States shall ensure that records on such transfers are kept and make them available to national data protection authorities on request. The transfer of data by the Member State which entered the data in the VIS shall be subject to the national law of that Member State.
4.   This Regulation is without prejudice to any obligations under applicable national law for the communication of information on any criminal activity detected by the authorities referred to in Article 6 in the course of their duties to the responsible authorities for the purposes of preventing, investigating and prosecuting the related criminal offences.
Article 4
Definitions
For the purposes of this Regulation, the following definitions shall apply:
1.
‘visa’ means:
(a)
‘short-stay visa’ as defined in Article 11(1)(a) of the Schengen Convention;
(b)
‘transit visa’ as defined in Article 11(1)(b) of the Schengen Convention;
(c)
‘airport transit visa’ as defined in part I, point 2.1.1, of the Common Consular Instructions;
(d)
‘visa with limited territorial validity’ as defined in Articles 11(2), 14 and 16 of the Schengen Convention;
(e)
‘national long-stay visa valid concurrently as a short-stay visa’ as defined in Article 18 of the Schengen Convention;
2.
‘visa sticker’ means the uniform format for visas as defined by Regulation (EC) No 1683/95;
3.
‘visa authorities’ means the authorities which in each Member State are responsible for examining and for taking decisions on visa applications or for decisions whether to annul, revoke or extend visas, including the central visa authorities and the authorities responsible for issuing visas at the border in accordance with Council Regulation (EC) No 415/2003 of 27 February 2003 on the issue of visas at the border, including the issue of such visas to seamen in transit 
(
19
)
;
4.
‘application form’ means the uniform application form for visas in Annex 16 to the Common Consular Instructions;
5.
‘applicant’ means any person subject to the visa requirement pursuant to Council Regulation (EC) No 539/2001 of 15 March 2001 listing the third countries whose nationals must be in possession of visas when crossing the external borders and those whose nationals are exempt from that requirement 
(
20
)
, who has lodged an application for a visa;
6.
‘group members’ means applicants who are obliged for legal reasons to enter and leave the territory of the Member States together;
7.
‘travel document’ means a passport or other equivalent document entitling the holder to cross the external borders and to which a visa may be affixed;
8.
‘Member State responsible’ means the Member State which has entered the data in the VIS;
9.
‘verification’ means the process of comparison of sets of data to establish the validity of a claimed identity (one-to-one check);
10.
‘identification’ means the process of determining a person's identity through a database search against multiple sets of data (one-to-many check);
11.
‘alphanumeric data’ means data represented by letters, digits, special characters, spaces and punctuation marks.
Article 5
Categories of data
1.   Only the following categories of data shall be recorded in the VIS:
(a)
alphanumeric data on the applicant and on visas requested, issued, refused, annulled, revoked or extended referred to in Articles 9(1) to (4) and Articles 10 to 14;
(b)
photographs referred to in Article 9(5);
(c)
fingerprint data referred to in Article 9(6);
(d)
links to other applications referred to in Article 8(3) and (4).
2.   The messages transmitted by the infrastructure of the VIS, referred to in Article 16, Article 24(2) and Article 25(2), shall not be recorded in the VIS, without prejudice to the recording of data processing operations pursuant to Article 34.
Article 6
Access for entering, amending, deleting and consulting data
1.   Access to the VIS for entering, amending or deleting the data referred to in Article 5(1) in accordance with this Regulation shall be reserved exclusively to the duly authorised staff of the visa authorities.
2.   Access to the VIS for consulting the data shall be reserved exclusively to the duly authorised staff of the authorities of each Member State which are competent for the purposes laid down in Articles 15 to 22, limited to the extent that the data are required for the performance of their tasks in accordance with those purposes, and proportionate to the objectives pursued.
3.   Each Member State shall designate the competent authorities, the duly authorised staff of which shall have access to enter, amend, delete or consult data in the VIS. Each Member State shall without delay communicate to the Commission a list of these authorities, including those referred to in Article 41(4), and any amendments thereto. That list shall specify for what purpose each authority may process data in the VIS.
Within 3 months after the VIS has become operational in accordance with Article 48(1), the Commission shall publish a consolidated list in the 
Official Journal of the European Union
. Where there are amendments thereto, the Commission shall publish once a year an updated consolidated list.
Article 7
General principles
1.   Each competent authority authorised to access the VIS in accordance with this Regulation shall ensure that the use of the VIS is necessary, appropriate and proportionate to the performance of the tasks of the competent authorities.
2.   Each competent authority shall ensure that in using the VIS, it does not discriminate against applicants and visa holders on grounds of sex, racial or ethnic origin, religion or belief, disability, age or sexual orientation and that it fully respects the human dignity and the integrity of the applicant or of the visa holder.
CHAPTER II
ENTRY AND USE OF DATA BY VISA AUTHORITIES
Article 8
Procedures for entering data upon the application
1.   On receipt of an application, the visa authority shall create without delay the application file, by entering the data referred to in Article 9 in the VIS, as far as these data are required to be provided by the applicant.
2.   When creating the application file, the visa authority shall check in the VIS, in accordance with Article 15, whether a previous application of the individual applicant has been registered in the VIS by any of the Member States.
3.   If a previous application has been registered, the visa authority shall link each new application file to the previous application file on that applicant.
4.   If the applicant is travelling in a group or with his spouse and/or children, the visa authority shall create an application file for each applicant and link the application files of the persons travelling together.
5.   Where particular data are not required to be provided for legal reasons or factually cannot be provided, the specific data field(s) shall be marked as ‘not applicable’. In the case of fingerprints, the system shall for the purposes of Article 17 permit a distinction to be made between the cases where fingerprints are not required to be provided for legal reasons and the cases where they cannot be provided factually; after a period of four years this functionality shall expire unless it is confirmed by a Commission decision on the basis of the evaluation referred to in Article 50(4).
Article 9
Data upon lodging the application
The visa authority shall enter the following data in the application file:
1.
the application number;
2.
status information, indicating that a visa has been requested;
3.
the authority with which the application has been lodged, including its location, and whether the application has been lodged with that authority representing another Member State;
4.
the following data to be taken from the application form:
(a)
surname, surname at birth (former surname(s)); first name(s); sex; date, place and country of birth;
(b)
current nationality and nationality at birth;
(c)
type and number of the travel document, the authority which issued it and the date of issue and of expiry;
(d)
place and date of the application;
(e)
type of visa requested;
(f)
details of the person issuing an invitation and/or liable to pay the applicant's subsistence costs during the stay, being:
(i)
in the case of a natural person, the surname and first name and address of the person;
(ii)
in the case of a company or other organisation, the name and address of the company/other organisation, surname and first name of the contact person in that company/organisation;
(g)
main destination and duration of the intended stay;
(h)
purpose of travel;
(i)
intended date of arrival and departure;
(j)
intended border of first entry or transit route;
(k)
residence;
(l)
current occupation and employer; for students: name of school;
(m)
in the case of minors, surname and first name(s) of the applicant's father and mother;
5.
a photograph of the applicant, in accordance with Regulation (EC) No 1683/95;
6.
fingerprints of the applicant, in accordance with the relevant provisions of the Common Consular Instructions.
Article 10
Data to be added for a visa issued
1.   Where a decision has been taken to issue a visa, the visa authority that issued the visa shall add the following data to the application file:
(a)
status information indicating that the visa has been issued;
(b)
the authority that issued the visa, including its location, and whether that authority issued it on behalf of another Member State;
(c)
place and date of the decision to issue the visa;
(d)
the type of visa;
(e)
the number of the visa sticker;
(f)
the territory in which the visa holder is entitled to travel, in accordance with the relevant provisions of the Common Consular Instructions;
(g)
the commencement and expiry dates of the validity period of the visa;
(h)
the number of entries authorised by the visa in the territory for which the visa is valid;
(i)
the duration of the stay as authorised by the visa;
(j)
if applicable, the information indicating that the visa has been issued on a separate sheet in accordance with Council Regulation (EC) No 333/2002 of 18 February 2002 on a uniform format for forms for affixing the visa issued by Member States to persons holding travel documents not recognised by the Member State drawing up the form 
(
21
)
.
2.   If an application is withdrawn or not pursued further by the applicant before a decision has been taken whether to issue a visa, the visa authority with which the application was lodged shall indicate that the application has been closed for these reasons and the date when the application was closed.
Article 11
Data to be added where the examination of the application is discontinued
In circumstances where the visa authority representing another Member State is forced to discontinue the examination of the application, it shall add the following data to the application file:
1.
status information indicating that the examination of the application has been discontinued;
2.
the authority that discontinued the examination of the application, including its location;
3.
place and date of the decision to discontinue the examination;
4.
the Member State competent to examine the application.
Article 12
Data to be added for a visa refusal
1.   Where a decision has been taken to refuse a visa, the visa authority which refused the visa shall add the following data to the application file:
(a)
status information indicating that the visa has been refused;
(b)
the authority that refused the visa, including its location;
(c)
place and date of the decision to refuse the visa.
2.   The application file shall also indicate the ground(s) for refusal of the visa, which shall be one or more of the following. The applicant:
(a)
has no valid travel document(s);
(b)
has a false/counterfeit/forged travel document;
(c)
does not justify the purpose and conditions of stay, in particular is considered to represent a specific risk of illegal immigration pursuant to Part V of the Common Consular Instructions;
(d)
has already stayed for three months during a six-month period on the territory of the Member States;
(e)
does not have sufficient means of subsistence in relation to the period and form of stay, or the means to return to the country of origin or transit;
(f)
is a person for whom an alert has been issued for the purposes of refusing entry in the Schengen Information System (SIS) and/or in the national register;
(g)
is considered to constitute a threat to public policy, internal security or the international relations of any of the Member States, or to public health, as defined in Article 2 point 19 of Regulation (EC) No 562/2006 of the European Parliament and of the Council of 15 March 2006 establishing a Community Code on the rules governing the movement of persons across borders (Schengen Borders Code) 
(
22
)
.
Article 13
Data to be added for a visa annulled or revoked or with a shortened validity period
1.   Where a decision has been taken to annul or to revoke a visa, or to shorten the validity period of a visa, the visa authority that has taken the decision shall add the following data to the application file:
(a)
status information indicating that the visa has been annulled or revoked or the validity period has been shortened;
(b)
authority that annulled or revoked the visa or shortened the validity period of the visa, including its location;
(c)
place and date of the decision;
(d)
the new expiry date of the validity of the visa, if appropriate;
(e)
the number of the visa sticker, if the reduced period takes the form of a new visa sticker.
2.   The application file shall also indicate the ground(s) for annulment, revocation or shortening the validity period of the visa, which shall be:
(a)
in the case of annulment or revocation, one or more of the grounds listed in Article 12(2);
(b)
in the case of a decision to shorten the validity period of the visa, one or more of the following grounds:
(i)
for the purposes of the expulsion of the visa holder;
(ii)
absence of adequate means of subsistence for the initially intended duration of the stay.
Article 14
Data to be added for a visa extended
1.   Where a decision has been taken to extend a visa, the visa authority which extended the visa shall add the following data to the application file:
(a)
status information indicating that the visa has been extended;
(b)
the authority that extended the visa, including its location;
(c)
place and date of the decision;
(d)
the number of the visa sticker, if the extension of the visa takes the form of a new visa;
(e)
the commencement and expiry dates of the extended period;
(f)
period of the extension of the authorised duration of the stay;
(g)
the territory in which the visa holder is entitled to travel, in accordance with the relevant provisions of the Common Consular Instructions;
(h)
the type of the visa extended.
2.   The application file shall also indicate the grounds for extending the visa, which shall be one or more of the following:
(a)
force majeure;
(b)
humanitarian reasons;
(c)
serious occupational reasons;
(d)
serious personal reasons.
Article 15
Use of the VIS for examining applications
1.   The competent visa authority shall consult the VIS for the purposes of the examination of applications and the decisions relating to those applications, including the decision whether to annul, revoke, extend or shorten the validity of the visa in accordance with the relevant provisions.
2.   For the purposes referred to in paragraph 1, the competent visa authority shall be given access to search with one or several of the following data:
(a)
the application number;
(b)
the data referred to in Article 9(4)(a);
(c)
the data on the travel document, referred to in Article 9(4)(c);
(d)
the surname, first name and address of the natural person or the name and address of the company/other organisation, referred to in Article 9(4)(f);
(e)
fingerprints;
(f)
the number of the visa sticker and date of issue of any previous visa.
3.   If the search with one or several of the data listed in paragraph 2 indicates that data on the applicant are recorded in the VIS, the competent visa authority shall be given access to the application file(s) and the linked application file(s) pursuant to Article 8(3) and (4), solely for the purposes referred to in paragraph 1.
Article 16
Use of the VIS for consultation and requests for documents
1.   For the purposes of consultation between central visa authorities on applications according to Article 17(2) of the Schengen Convention, the consultation request and the responses thereto shall be transmitted in accordance with paragraph 2 of this Article.
2.   The Member State which is responsible for examining the application shall transmit the consultation request with the application number to the VIS, indicating the Member State or the Member States to be consulted.
The VIS shall transmit the request to the Member State or the Member States indicated.
The Member State or the Member States consulted shall transmit their response to the VIS, which shall transmit that response to the Member State which initiated the request.
3.   The procedure set out in paragraph 2 may also apply to the transmission of information on the issue of visas with limited territorial validity and other messages related to consular cooperation as well as to the transmission of requests to the competent visa authority to forward copies of travel documents and other documents supporting the application and to the transmission of electronic copies of those documents. The competent visa authorities shall respond to the request without delay.
4.   The personal data transmitted pursuant to this Article shall be used solely for the consultation of central visa authorities and consular cooperation.
Article 17
Use of data for reporting and statistics
The competent visa authorities shall have access to consult the following data, solely for the purposes of reporting and statistics without allowing the identification of individual applicants:
1.
status information;
2.
the competent visa authority, including its location;
3.
current nationality of the applicant;
4.
border of first entry;
5.
date and place of the application or the decision concerning the visa;
6.
the type of visa requested or issued;
7.
the type of the travel document;
8.
the grounds indicated for any decision concerning the visa or visa application;
9.
the competent visa authority, including its location, which refused the visa application and the date of the refusal;
10.
the cases in which the same applicant applied for a visa from more than one visa authority, indicating these visa authorities, their location and the dates of refusals;
11.
purpose of travel;
12.
the cases in which the data referred to in Article 9(6) could factually not be provided, in accordance with the second sentence of Article 8(5);
13.
the cases in which the data referred to in Article 9(6) was not required to be provided for legal reasons, in accordance with the second sentence of Article 8(5);
14.
the cases in which a person who could factually not provide the data referred to in Article 9(6) was refused a visa, in accordance with the second sentence of Article 8(5).
CHAPTER III
ACCESS TO DATA BY OTHER AUTHORITIES
Article 18
Access to data for verification at external border crossing points
1.   For the sole purpose of verifying the identity of the visa holder and/or the authenticity of the visa and/or whether the conditions for entry to the territory of the Member States in accordance with Article 5 of the Schengen Borders Code are fulfilled, the competent authorities for carrying out checks at external border crossing points in accordance with the Schengen Borders Code shall, subject to paragraphs 2 and 3, have access to search using the number of the visa sticker in combination with verification of fingerprints of the visa holder.
2.   For a maximum period of three years after the VIS has started operations, the search may be carried out using only the number of the visa sticker. As from one year after the start of operations, the period of three years may be reduced in the case of air borders in accordance with the procedure referred to in Article 49(3).
3.   For visa holders whose fingerprints cannot be used, the search shall be carried out only with the number of the visa sticker.
4.   If the search with the data listed in paragraph 1 indicates that data on the visa holder are recorded in the VIS, the competent border control authority shall be given access to consult the following data of the application file as well as of linked application file(s) pursuant to Article 8(4), solely for the purposes referred to in paragraph 1:
(a)
the status information and the data taken from the application form, referred to in Article 9(2) and (4);
(b)
photographs;
(c)
the data entered in respect of the visa(s) issued, annulled, revoked or whose validity is extended or shortened, referred to in Articles 10, 13 and 14.
5.   In circumstances where verification of the visa holder or of the visa fails or where there are doubts as to the identity of the visa holder, the authenticity of the visa and/or the travel document, the duly authorised staff of those competent authorities shall have access to data in accordance with Article 20(1) and (2).
Article 19
Access to data for verification within the territory of the Member States
1.   For the sole purpose of verifying the identity of the visa holder and/or the authenticity of the visa and/or whether the conditions for entry to, stay or residence on the territory of the Member States are fulfilled, the authorities competent for carrying out checks within the territory of the Member States as to whether the conditions for entry to, stay or residence on the territory of the Member States are fulfilled, shall have access to search with the number of the visa sticker in combination with verification of fingerprints of the visa holder, or the number of the visa sticker.
For visa holders whose fingerprints cannot be used, the search shall be carried out only with the number of the visa sticker.
2.   If the search with the data listed in paragraph 1 indicates that data on the visa holder are recorded in the VIS, the competent authority shall be given access to consult the following data of the application file as well as of linked application file(s) pursuant to Article 8(4), solely for the purposes referred to in paragraph 1:
(a)
the status information and the data taken from the application form, referred to in Article 9(2) and (4);
(b)
photographs;
(c)
the data entered in respect of the visa(s) issued, annulled, revoked or whose validity is extended or shortened, referred to in Articles 10, 13 and 14.
3.   In circumstances where verification of the visa holder or of the visa fails or where there are doubts as to the identity of the visa holder, the authenticity of the visa and/or the travel document, the duly authorised staff of the competent authorities shall have access to data in accordance with Article 20(1) and (2).
Article 20
Access to data for identification
1.   Solely for the purpose of the identification of any person who may not, or may no longer, fulfil the conditions for the entry to, stay or residence on the territory of the Member States, the authorities competent for carrying out checks at external border crossing points in accordance with the Schengen Borders Code or within the territory of the Member States as to whether the conditions for entry to, stay or residence on the territory of the Member States are fulfilled, shall have access to search with the fingerprints of that person.
Where the fingerprints of that person cannot be used or the search with the fingerprints fails, the search shall be carried out with the data referred to in Article 9(4)(a) and/or (c); this search may be carried out in combination with the data referred to in Article 9(4)(b).
2.   If the search with the data listed in paragraph 1 indicates that data on the applicant are recorded in the VIS, the competent authority shall be given access to consult the following data of the application file and the linked application file(s), pursuant to Article 8(3) and (4), solely for the purposes referred to in paragraph 1:
(a)
the application number, the status information and the authority to which the application was lodged;
(b)
the data taken from the application form, referred to in Article 9(4);
(c)
photographs;
(d)
the data entered in respect of any visa issued, refused, annulled, revoked or whose validity is extended or shortened, or of applications where examination has been discontinued, referred to in Articles 10 to 14.
3.   Where the person holds a visa, the competent authorities shall access the VIS first in accordance with Articles 18 or 19.
Article 21
Access to data for determining the responsibility for asylum applications
1.   For the sole purpose of determining the Member State responsible for examining an asylum application according to Articles 9 and 21 of Regulation (EC) No 343/2003, the competent asylum authorities shall have access to search with the fingerprints of the asylum seeker.
Where the fingerprints of the asylum seeker cannot be used or the search with the fingerprints fails, the search shall be carried out with the data referred to in Article 9(4)(a) and/or (c); this search may be carried out in combination with the data referred to in Article 9(4)(b).
2.   If the search with the data listed in paragraph 1 indicates that a visa issued with an expiry date of no more than six months before the date of the asylum application, and/or a visa extended to an expiry date of no more than six months before the date of the asylum application, is recorded in the VIS, the competent asylum authority shall be given access to consult the following data of the application file, and as regards the data listed in point (g) of the spouse and children, pursuant to Article 8(4), for the sole purpose referred to in paragraph 1:
(a)
the application number and the authority that issued or extended the visa, and whether the authority issued it on behalf of another Member State;
(b)
the data taken from the application form referred to in Article 9(4)(a) and (b);
(c)
the type of visa;
(d)
the period of validity of the visa;
(e)
the duration of the intended stay;
(f)
photographs;
(g)
the data referred to in Article 9(4)(a) and (b) of the linked application file(s) on the spouse and children.
3.   The consultation of the VIS pursuant to paragraphs 1 and 2 of this Article shall be carried out only by the designated national authorities referred to in Article 21(6) of Regulation (EC) No 343/2003.
Article 22
Access to data for examining the application for asylum
1.   For the sole purpose of examining an application for asylum, the competent asylum authorities shall have access in accordance with Article 21 of Regulation (EC) No 343/2003 to search with the fingerprints of the asylum seeker.
Where the fingerprints of the asylum seeker cannot be used or the search with the fingerprints fails, the search shall be carried out with the data referred to in Article 9(4)(a) and/or (c); this search may be carried out in combination with the data referred to in Article 9(4)(b).
2.   If the search with the data listed in paragraph 1 indicates that a visa issued is recorded in the VIS, the competent asylum authority shall have access to consult the following data of the application file and linked application file(s) of the applicant pursuant to Article 8(3), and, as regards the data listed in point (e) of the spouse and children, pursuant to Article 8(4), for the sole purpose referred to in paragraph 1:
(a)
the application number;
(b)
the data taken from the application form, referred to in Article 9(4)(a), (b) and (c);
(c)
photographs;
(d)
the data entered in respect of any visa issued, annulled, revoked, or whose validity is extended or shortened, referred to in Articles 10, 13 and 14;
(e)
the data referred to in Article 9(4)(a) and (b) of the linked application file(s) on the spouse and children.
3.   The consultation of the VIS pursuant to paragraphs 1 and 2 of this Article shall be carried out only by the designated national authorities referred to in Article 21(6) of Regulation (EC) No 343/2003.
CHAPTER IV
RETENTION AND AMENDMENT OF THE DATA
Article 23
Retention period for data storage
1.   Each application file shall be stored in the VIS for a maximum of five years, without prejudice to the deletion referred to in Articles 24 and 25 and to the keeping of records referred to in Article 34.
That period shall start:
(a)
on the expiry date of the visa, if a visa has been issued;
(b)
on the new expiry date of the visa, if a visa has been extended;
(c)
on the date of the creation of the application file in the VIS, if the application has been withdrawn, closed or discontinued;
(d)
on the date of the decision of the visa authority if a visa has been refused, annulled, shortened or revoked.
2.   Upon expiry of the period referred to in paragraph 1, the VIS shall automatically delete the application file and the link(s) to this file as referred to in Article 8(3) and (4).
Article 24
Amendment of data
1.   Only the Member State responsible shall have the right to amend data which it has transmitted to the VIS, by correcting or deleting such data.
2.   If a Member State has evidence to suggest that data processed in the VIS are inaccurate or that data were processed in the VIS contrary to this Regulation, it shall inform the Member State responsible immediately. Such message may be transmitted by the infrastructure of the VIS.
3.   The Member State responsible shall check the data concerned and, if necessary, correct or delete them immediately.
Article 25
Advance data deletion
1.   Where, before expiry of the period referred to in Article 23(1), an applicant has acquired the nationality of a Member State, the application files and the links referred to in Article 8(3) and (4) relating to him or her shall be deleted without delay from the VIS by the Member State which created the respective application file(s) and links.
2.   Each Member State shall inform the Member State(s) responsible without delay if an applicant has acquired its nationality. Such message may be transmitted by the infrastructure of the VIS.
3.   If the refusal of a visa has been annulled by a court or an appeal body, the Member State which refused the visa shall delete the data referred to in Article 12 without delay as soon as the decision to annul the refusal of the visa becomes final.
CHAPTER V
OPERATION AND RESPONSIBILITIES
Article 26
Operational management
1.   After a transitional period, a management authority (the Management Authority), funded from the general budget of the European Union, shall be responsible for the operational management of the central VIS and the national interfaces. The Management Authority shall ensure, in cooperation with the Member States, that at all times the best available technology, subject to a cost-benefit analysis, is used for the central VIS and the national interfaces.
2.   The Management Authority shall also be responsible for the following tasks relating to the communication infrastructure between the central VIS and the national interfaces:
(a)
supervision;
(b)
security;
(c)
the coordination of relations between the Member States and the provider.
3.   The Commission shall be responsible for all other tasks relating to the Communication Infrastructure between the central VIS and the national interfaces, in particular:
(a)
tasks relating to implementation of the budget;
(b)
acquisition and renewal;
(c)
contractual matters.
4.   During a transitional period before the Management Authority takes up its responsibilities, the Commission shall be responsible for the operational management of the VIS. The Commission may delegate that task and tasks relating to implementation of the budget, in accordance with Council Regulation (EC, Euratom) No 1605/2002 of 25 June 2002 on the Financial Regulation applicable to the general budget of the European Communities 
(
23
)
, to national public-sector bodies in two different Member States.
5.   Each national public-sector body referred to in paragraph 4 shall meet the following selection criteria:
(a)
it must demonstrate that it has extensive experience in operating a large-scale information system;
(b)
it must have considerable expertise in the service and security requirements of a large-scale information system;
(c)
it must have sufficient and experienced staff with the appropriate professional expertise and linguistic skills to work in an international cooperation environment such as that required by the VIS;
(d)
it must have a secure and custom-built facility infrastructure able, in particular, to back up and guarantee the continuous functioning of large-scale IT systems; and
(e)
its administrative environment must allow it to implement its tasks properly and avoid any conflict of interests.
6.   Prior to any delegation as referred to in paragraph 4 and at regular intervals thereafter, the Commission shall inform the European Parliament and the Council of the terms of the delegation, its precise scope, and the bodies to which tasks are delegated.
7.   Where the Commission delegates its responsibility during the transitional period pursuant to paragraph 4, it shall ensure that the delegation fully respects the limits set by the institutional system laid out in the Treaty. It shall ensure, in particular, that the delegation does not adversely affect any effective control mechanism under Community law, whether by the Court of Justice, the Court of Auditors or the European Data Protection Supervisor.
8.   Operational management of the VIS shall consist of all the tasks necessary to keep the VIS functioning 24 hours a day, seven days a week in accordance with this Regulation, in particular the maintenance work and technical developments necessary to ensure that the system functions at a satisfactory level of operational quality, in particular as regards the time required for interrogation of the central database by consular posts, which should be as short as possible.
9.   Without prejudice to Article 17 of the Staff Regulations of officials of the European Communities, laid down in Regulation (EEC, Euratom, ECSC) No 259/68 
(
24
)
, the Management Authority shall apply appropriate rules of professional secrecy or other equivalent duties of confidentiality to all its staff required to work with VIS data. This obligation shall also apply after such staff leave office or employment or after the termination of their activities.
Article 27
Location of the central Visa Information System
The principal central VIS, which performs technical supervision and administration functions, shall be located in Strasbourg (France) and a back-up central VIS, capable of ensuring all functionalities of the principal central VIS in the event of failure of the system, shall be located in Sankt Johann im Pongau (Austria).
Article 28
Relation to the national systems
1.   The VIS shall be connected to the national system of each Member State via the national interface in the Member State concerned.
2.   Each Member State shall designate a national authority, which shall provide the access of the competent authorities referred to in Article 6(1) and (2) to the VIS, and connect that national authority to the national interface.
3.   Each Member State shall observe automated procedures for processing the data.
4.   Each Member State shall be responsible for:
(a)
the development of the national system and/or its adaptation to the VIS according to Article 2(2) of Decision 2004/512/EC;
(b)
the organisation, management, operation and maintenance of its national system;
(c)
the management and arrangements for access of the duly authorised staff of the competent national authorities to the VIS in accordance with this Regulation and to establish and regularly update a list of such staff and their profiles;
(d)
bearing the costs incurred by the national system and the costs of their connection to the national interface, including the investment and operational costs of the communication infrastructure between the national interface and the national system.
5.   Before being authorised to process data stored in the VIS, the staff of the authorities having a right to access the VIS shall receive appropriate training about data security and data protection rules and shall be informed of any relevant criminal offences and penalties.
Article 29
Responsibility for the use of data
1.   Each Member State shall ensure that the data are processed lawfully, and in particular that only duly authorised staff have access to data processed in the VIS for the performance of their tasks in accordance with this Regulation. The Member State responsible shall ensure in particular that:
(a)
the data are collected lawfully;
(b)
the data are transmitted lawfully to the VIS;
(c)
the data are accurate and up-to-date when they are transmitted to the VIS.
2.   The management authority shall ensure that the VIS is operated in accordance with this Regulation and its implementing rules referred to in Article 45(2). In particular, the management authority shall:
(a)
take the necessary measures to ensure the security of the central VIS and the communication infrastructure between the central VIS and the national interfaces, without prejudice to the responsibilities of each Member State;
(b)
ensure that only duly authorised staff have access to data processed in the VIS for the performance of the tasks of the management authority in accordance with this Regulation.
3.   The management authority shall inform the European Parliament, the Council and the Commission of the measures which it takes pursuant to paragraph 2.
Article 30
Keeping of VIS data in national files
1.   Data retrieved from the VIS may be kept in national files only when necessary in an individual case, in accordance with the purpose of the VIS and in accordance with the relevant legal provisions, including those concerning data protection, and for no longer than necessary in that individual case.
2.   Paragraph 1 shall be without prejudice to the right of a Member State to keep in its national files data which that Member State entered in the VIS.
3.   Any use of data which does not comply with paragraphs 1 and 2 shall be considered a misuse under the national law of each Member State.
Article 31
Communication of data to third countries or international organisations
1.   Data processed in the VIS pursuant to this Regulation shall not be transferred or made available to a third country or to an international organisation.
2.   By way of derogation from paragraph 1, the data referred to in Article 9(4)(a), (b), (c), (k) and (m) may be transferred or made available to a third country or to an international organisation listed in the Annex if necessary in individual cases for the purpose of proving the identity of third-country nationals, including for the purpose of return, only where the following conditions are satisfied:
(a)
the Commission has adopted a decision on the adequate protection of personal data in that third country in accordance with Article 25(6) of Directive 95/46/EC, or a readmission agreement is in force between the Community and that third country, or the provisions of Article 26(1)(d) of Directive 95/46/EC apply;
(b)
the third country or international organisation agrees to use the data only for the purpose for which they were provided;
(c)
the data are transferred or made available in accordance with the relevant provisions of Community law, in particular readmission agreements, and the national law of the Member State which transferred or made the data available, including the legal provisions relevant to data security and data protection; and
(d)
the Member State(s) which entered the data in the VIS has given its consent.
3.   Such transfers of personal data to third countries or international organisations shall not prejudice the rights of refugees and persons requesting international protection, in particular as regards non-refoulement.
Article 32
Data security
1.   The Member State responsible shall ensure the security of the data before and during transmission to the national interface. Each Member State shall ensure the security of the data which it receives from the VIS.
2.   Each Member State shall, in relation to its national system, adopt the necessary measures, including a security plan, in order to:
(a)
physically protect data, including by making contingency plans for the protection of critical infrastructure;
(b)
deny unauthorised persons access to national installations in which the Member State carries out operations in accordance with the purposes of the VIS (checks at entrance to the installation);
(c)
prevent the unauthorised reading, copying, modification or removal of data media (data media control);
(d)
prevent the unauthorised input of data and the unauthorised inspection, modification or deletion of stored personal data (storage control);
(e)
prevent the unauthorised processing of data in the VIS and any unauthorised modification or deletion of data processed in the VIS (control of data entry);
(f)
ensure that persons authorised to access the VIS have access only to the data covered by their access authorisation, by means of individual and unique user identities and confidential access modes only (data access control);
(g)
ensure that all authorities with a right of access to the VIS create profiles describing the functions and responsibilities of persons who are authorised to access, enter, update, delete and search the data and make these profiles available to the National Supervisory Authorities referred to in Article 41 without delay at their request (personnel profiles);
(h)
ensure that it is possible to verify and establish to which bodies personal data may be transmitted using data communication equipment (communication control);
(i)
ensure that it is possible to verify and establish what data have been processed in the VIS, when, by whom and for what purpose (control of data recording);
(j)
prevent the unauthorised reading, copying, modification or deletion of personal data during the transmission of personal data to or from the VIS or during the transport of data media, in particular by means of appropriate encryption techniques (transport control);
(k)
monitor the effectiveness of the security measures referred to in this paragraph and take the necessary organisational measures related to internal monitoring to ensure compliance with this Regulation (self-auditing).
3.   The Management Authority shall take the necessary measures in order to achieve the objectives set out in paragraph 2 as regards the operation of the VIS, including the adoption of a security plan.
Article 33
Liability
1.   Any person who, or Member State which, has suffered damage as a result of an unlawful processing operation or any act incompatible with this Regulation shall be entitled to receive compensation from the Member State which is responsible for the damage suffered. That Member State shall be exempted from its liability, in whole or in part, if it proves that it is not responsible for the event giving rise to the damage.
2.   If any failure of a Member State to comply with its obligations under this Regulation causes damage to the VIS, that Member State shall be held liable for such damage, unless and insofar as the Management Authority or another Member State failed to take reasonable measures to prevent the damage from occurring or to minimise its impact.
3.   Claims for compensation against a Member State for the damage referred to in paragraphs 1 and 2 shall be governed by the provisions of national law of the defendant Member State.
Article 34
Keeping of records
1.   Each Member State and the Management Authority shall keep records of all data processing operations within the VIS. These records shall show the purpose of access referred to in Article 6(1) and in Articles 15 to 22, the date and time, the type of data transmitted as referred to in Articles 9 to 14, the type of data used for interrogation as referred to in Articles 15(2), 17, 18(1) to (3), 19(1), 20(1), 21(1) and 22(1) and the name of the authority entering or retrieving the data. In addition, each Member State shall keep records of the staff duly authorised to enter or retrieve the data.
2.   Such records may be used only for the data-protection monitoring of the admissibility of data processing as well as to ensure data security. The records shall be protected by appropriate measures against unauthorised access and deleted after a period of one year after the retention period referred to in Article 23(1) has expired, if they are not required for monitoring procedures which have already begun.
Article 35
Self-monitoring
Member States shall ensure that each authority entitled to access VIS data takes the measures necessary to comply with this Regulation and cooperates, where necessary, with the National Supervisory Authority.
Article 36
Penalties
Member States shall take the necessary measures to ensure that any misuse of data entered in the VIS is punishable by penalties, including administrative and/or criminal penalties in accordance with national law, that are effective, proportionate and dissuasive.
CHAPTER VI
RIGHTS AND SUPERVISION ON DATA PROTECTION
Article 37
Right of information
1.   Applicants and the persons referred to in Article 9(4)(f) shall be informed of the following by the Member State responsible:
(a)
the identity of the controller referred to in Article 41(4), including his contact details;
(b)
the purposes for which the data will be processed within the VIS;
(c)
the categories of recipients of the data, including the authorities referred to in Article 3;
(d)
the data retention period;
(e)
that the collection of the data is mandatory for the examination of the application;
(f)
the existence of the right of access to data relating to them, and the right to request that inaccurate data relating to them be corrected or that unlawfully processed data relating to them be deleted, including the right to receive information on the procedures for exercising those rights and the contact details of the National Supervisory Authorities referred to in Article 41(1), which shall hear claims concerning the protection of personal data.
2.   The information referred to in paragraph 1 shall be provided in writing to the applicant when the data from the application form, the photograph and the fingerprint data as referred to in Article 9(4), (5) and (6) are collected.
3.   The information referred to in paragraph 1 shall be provided to the persons referred to in Article 9(4)(f) on the forms to be signed by those persons providing proof of invitation, sponsorship and accommodation.
In the absence of such a form signed by those persons, this information shall be provided in accordance with Article 11 of Directive 95/46/EC.
Article 38
Right of access, correction and deletion
1.   Without prejudice to the obligation to provide other information in accordance with Article 12(a) of Directive 95/46/EC, any person shall have the right to obtain communication of the data relating to him recorded in the VIS and of the Member State which transmitted them to the VIS. Such access to data may be granted only by a Member State. Each Member State shall record any requests for such access.
2.   Any person may request that data relating to him which are inaccurate be corrected and that data recorded unlawfully be deleted. The correction and deletion shall be carried out without delay by the Member State responsible, in accordance with its laws, regulations and procedures.
3.   If the request as provided for in paragraph 2 is made to a Member State other than the Member State responsible, the authorities of the Member State with which the request was lodged shall contact the authorities of the Member State responsible within a period of 14 days. The Member State responsible shall check the accuracy of the data and the lawfulness of their processing in the VIS within a period of one month.
4.   If it emerges that data recorded in the VIS are inaccurate or have been recorded unlawfully, the Member State responsible shall correct or delete the data in accordance with Article 24(3). The Member State responsible shall confirm in writing to the person concerned without delay that it has taken action to correct or delete data relating to him.
5.   If the Member State responsible does not agree that data recorded in the VIS are inaccurate or have been recorded unlawfully, it shall explain in writing to the person concerned without delay why it is not prepared to correct or delete data relating to him.
6.   The Member State responsible shall also provide the person concerned with information explaining the steps which he can take if he does not accept the explanation provided. This shall include information on how to bring an action or a complaint before the competent authorities or courts of that Member State and on any assistance, including from the national supervisory authorities referred to in Article 41(1), that is available in accordance with the laws, regulations and procedures of that Member State.
Article 39
Cooperation to ensure the rights on data protection
1.   The Member States shall cooperate actively to enforce the rights laid down in Article 38(2), (3) and (4).
2.   In each Member State, the national supervisory authority shall, upon request, assist and advise the person concerned in exercising his right to correct or delete data relating to him in accordance with Article 28(4) of Directive 95/46/EC.
3.   The National Supervisory Authority of the Member State responsible which transmitted the data and the National Supervisory Authorities of the Member States with which the request was lodged shall cooperate to this end.
Article 40
Remedies
1.   In each Member State any person shall have the right to bring an action or a complaint before the competent authorities or courts of that Member State which refused the right of access to or the right of correction or deletion of data relating to him, provided for in Article 38(1) and (2).
2.   The assistance of the National Supervisory Authorities referred to in Article 39(2) shall remain available throughout the proceedings.
Article 41
Supervision by the National Supervisory Authority
1.   The authority or authorities designated in each Member State and endowed with the powers referred to in Article 28 of Directive 95/46/EC (the National Supervisory Authority) shall monitor independently the lawfulness of the processing of personal data referred to in Article 5(1) by the Member State in question, including their transmission to and from the VIS.
2.   The National Supervisory Authority shall ensure that an audit of the data processing operations in the national system is carried out in accordance with relevant international auditing standards at least every four years.
3.   Member States shall ensure that their National Supervisory Authority has sufficient resources to fulfil the tasks entrusted to it under this Regulation.
4.   In relation to the processing of personal data in the VIS, each Member State shall designate the authority which is to be considered as controller in accordance with Article 2(d) of Directive 95/46/EC and which shall have central responsibility for the processing of data by that Member State. Each Member State shall communicate the details of that authority to the Commission.
5.   Each Member State shall supply any information requested by the National Supervisory Authorities and shall, in particular, provide them with information on the activities carried out in accordance with Articles 28 and 29(1), grant them access to the lists referred to in Article 28(4)(c) and to its records as referred to in Article 34 and allow them access at all times to all their premises.
Article 42
Supervision by the European Data Protection Supervisor
1.   The European Data Protection Supervisor shall check that the personal data processing activities of the Management Authority are carried out in accordance with this Regulation. The duties and powers referred to in Articles 46 and 47 of Regulation (EC) No 45/2001 shall apply accordingly.
2.   The European Data Protection Supervisor shall ensure that an audit of the Management Authority's personal data processing activities is carried out in accordance with relevant international auditing standards at least every four years. A report of such audit shall be sent to the European Parliament, the Council, the Management Authority, the Commission and the National Supervisory Authorities. The Management Authority shall be given an opportunity to make comments before the report is adopted.
3.   The Management Authority shall supply information requested by the European Data Protection Supervisor, give him access to all documents and to its records referred to in Article 34(1) and allow him access to all its premises, at any time.
Article 43
Cooperation between National Supervisory Authorities and the European Data Protection Supervisor
1.   The National Supervisory Authorities and the European Data Protection Supervisor, each acting within the scope of their respective competences, shall cooperate actively within the framework of their responsibilities and shall ensure coordinated supervision of the VIS and the national systems.
2.   They shall, each acting within the scope of their respective competences, exchange relevant information, assist each other in carrying out audits and inspections, examine difficulties of interpretation or application of this Regulation, study problems with the exercise of independent supervision or with the exercise of the rights of data subjects, draw up harmonised proposals for joint solutions to any problems and promote awareness of data protection rights, as necessary.
3.   The National Supervisory Authorities and the European Data Protection Supervisor shall meet for that purpose at least twice a year. The costs and servicing of these meetings shall be b for the account of the European Data Protection Supervisor. Rules of procedure shall be adopted at the first meeting. Further working methods shall be developed jointly as necessary.
4.   A joint report of activities shall be sent to the European Parliament, the Council, the Commission and the Management Authority every two years. This report shall include a chapter of each Member State prepared by the National Supervisory Authority of that Member State.
Article 44
Data protection during the transitional period
Where the Commission delegates its responsibilities during the transitional period to another body or bodies, pursuant to Article 26(4) of this Regulation, it shall ensure that the European Data Protection Supervisor has the right and is able to exercise his tasks fully, including the carrying out of on-the-spot checks, and to exercise any other powers conferred on him by Article 47 of Regulation (EC) No 45/2001.
CHAPTER VII
FINAL PROVISIONS
Article 45
Implementation by the Commission
1.   The central VIS, the national interface in each Member State and the communication infrastructure between the central VIS and the national interfaces shall be implemented by the Commission as soon as possible after the entry into force of this Regulation, including the functionalities for processing the biometric data referred to in Article 5(1)(c).
2.   The measures necessary for the technical implementation of the central VIS, the national interfaces and the communication infrastructure between the central VIS and the national interfaces shall be adopted in accordance with the procedure referred to in Article 49(2), in particular:
(a)
for entering the data and linking applications in accordance with Article 8;
(b)
for accessing the data in accordance with Article 15 and Articles 17 to 22;
(c)
for amending, deleting and advance deleting of data in accordance with Articles 23 to 25;
(d)
for keeping and accessing the records in accordance with Article 34;
(e)
for the consultation mechanism and the procedures referred to in Article 16.
Article 46
Integration of the technical functionalities of the Schengen Consultation Network
The consultation mechanism referred to in Article 16 shall replace the Schengen Consultation Network from the date determined in accordance with the procedure referred to in Article 49(3) when all those Member States which use the Schengen Consultation Network at the date of entry into force of this Regulation have notified the legal and technical arrangements for the use of the VIS for the purpose of consultation between central visa authorities on visa applications according to Article 17(2) of the Schengen Convention.
Article 47
Start of transmission
Each Member State shall notify the Commission that it has made the necessary technical and legal arrangements to transmit the data referred to in Article 5(1) to the central VIS via the national interface.
Article 48
Start of operations
1.   The Commission shall determine the date from which the VIS is to start operations, when:
(a)
the measures referred to in Article 45(2) have been adopted;
(b)
the Commission has declared the successful completion of a comprehensive test of the VIS, which shall be conducted by the Commission together with Member States;
(c)
following validation of technical arrangements, the Member States have notified the Commission that they have made the necessary technical and legal arrangements to collect and transmit the data referred to in Article 5(1) to the VIS for all applications in the first region determined according to paragraph 4, including arrangements for the collection and/or transmission of the data on behalf of another Member State.
2.   The Commission shall inform the European Parliament of the results of the test carried out in accordance with paragraph 1(b).
3.   In every other region, the Commission shall determine the date from which the transmission of the data in Article 5(1) becomes mandatory when Member States have notified the Commission that they have made the necessary technical and legal arrangements to collect and transmit the data referred to in Article 5(1) to the VIS for all applications in the region concerned, including arrangements for the collection and/or transmission of the data on behalf of another Member State. Before that date, each Member State may start operations in any of these regions, as soon as it has notified to the Commission that it has made the necessary technical and legal arrangements to collect and transmit at least the data referred to in Article 5(1)(a) and (b) to the VIS.
4.   The regions referred to in paragraphs 1 and 3 shall be determined in accordance with the procedure referred to in Article 49(3). The criteria for the determination of these regions shall be the risk of illegal immigration, threats to the internal security of the Member States and the feasibility of collecting biometrics from all locations in this region.
5.   The Commission shall publish the dates for the start of operations in each region in the 
Official Journal of the European Union
.
6.   No Member State shall consult the data transmitted by other Member States to the VIS before it or another Member State representing this Member State starts entering data in accordance with paragraphs 1 and 3.
Article 49
Committee
1.   The Commission shall be assisted by the committee set up by Article 51(1) of Regulation (EC) No 1987/2006 of the European Parliament and of the Council of 20 December 2006 on the establishment, operation and use of the second generation Schengen Information System (SIS II) 
(
25
)
.
2.   Where reference is made to this paragraph, Articles 4 and 7 of Decision 1999/468/EC shall apply.
The period laid down in Article 4(3) of Decision 1999/468/EC shall be two months.
3.   Where reference is made to this paragraph, Article 5 and 7 of Decision 1999/468/EC shall apply.
The period laid down in Article 5(6) of Decision 1999/468/EC shall be two months.
Article 50
Monitoring and evaluation
1.   The Management Authority shall ensure that procedures are in place to monitor the functioning of the VIS against objectives relating to output, cost-effectiveness, security and quality of service.
2.   For the purposes of technical maintenance, the Management Authority shall have access to the necessary information relating to the processing operations performed in the VIS.
3.   Two years after the VIS is brought into operation and every two years thereafter, the Management Authority shall submit to the European Parliament, the Council and the Commission a report on the technical functioning of the VIS, including the security thereof.
4.   Three years after the VIS is brought into operation and every four years thereafter, the Commission shall produce an overall evaluation of the VIS. This overall evaluation shall include an examination of results achieved against objectives and an assessment of the continuing validity of the underlying rationale, the application of this Regulation in respect of the VIS, the security of the VIS, the use made of the provisions referred to in Article 31 and any implications for future operations. The Commission shall transmit the evaluation to the European Parliament and the Council.
5.   Before the end of the periods referred to in Article 18(2) the Commission shall report on the technical progress made regarding the use of fingerprints at external borders and its implications for the duration of searches using the number of the visa sticker in combination with verification of the fingerprints of the visa holder, including whether the expected duration of such a search entails excessive waiting time at border crossing points. The Commission shall transmit the evaluation to the European Parliament and the Council. On the basis of that evaluation, the European Parliament or the Council may invite the Commission to propose, if necessary, appropriate amendments to this Regulation.
6.   Member States shall provide the Management Authority and the Commission with the information necessary to draft the reports referred to in paragraph 3, 4 and 5.
7.   The Management Authority shall provide the Commission with the information necessary to produce the overall evaluations referred to in paragraph 4.
8.   During the transitional period before the Management Authority takes up its responsibilities, the Commission shall be responsible for producing and submitting the reports referred to in paragraph 3.
Article 51
Entry into force and application
1.   This Regulation shall enter into force on the 20th day following its publication in the 
Official Journal of the European Union
.
2.   It shall apply from the date referred to in Article 48(1).
3.   Articles 26, 27, 32, 45, 48(1), (2) and (4) and Article 49 shall apply as from 2 September 2008.
4.   During the transitional period referred to in Article 26(4), references in this Regulation to the Management Authority shall be construed as references to the Commission.
This Regulation shall be binding in its entirety and directly applicable in the Member States in accordance with the Treaty establishing the European Community.
Done at Strasbourg, 9 July 2008.
For the European Parliament
The President
H.-G. PÖTTERING
For the Council
The President
J.-P. JOUYET
(
1
)
  Opinion of the European Parliament of 7 June 2007 (
OJ C 125 E, 22.5.2008, p. 118
) and Council Decision of 23 June 2008.
(
2
)
  
            
OJ L 213, 15.6.2004, p. 5
.
(
3
)
  
            
OJ L 50, 25.2.2003, p. 1
.
(
4
)
  
            
OJ L 123, 9.5.2002, p. 50
.
(
5
)
  
            
OJ L 164, 14.7.1995, p. 1
. Regulation as last amended by Regulation (EC) No 1791/2006 (
OJ L 363, 20.12.2006, p. 1
).
(
6
)
  
            
OJ C 326, 22.12.2005, p. 1
. Instructions as last amended by Council Decision 2006/684/EC (
OJ L 280, 12.10.2006, p. 29
).
(
7
)
  
            
OJ L 239, 22.9.2000, p. 19
. Convention as last amended by Regulation (EC) No 1987/2006 of the European Parliament and of the Council (
OJ L 381, 28.12.2006, p. 4
).
(
8
)
  
            
OJ L 281, 23.11.1995, p. 31
. Directive as amended by Regulation (EC) No 1882/2003 (
OJ L 284, 31.10.2003, p. 1
).
(
9
)
  
            
OJ L 8, 12.1.2001, p. 1
.
(
10
)
  
            
OJ L 184, 17.7.1999, p. 23
. Decision as amended by Decision 2006/512/EC (
OJ L 200, 22.7.2006, p. 11
).
(
11
)
  
            
OJ L 176, 10.7.1999, p. 36
.
(
12
)
  
            
OJ L 176, 10.7.1999, p. 31
.
(
13
)
  
            
OJ L 176, 10.7.1999, p. 53
.
(
14
)
  
            
OJ L 131, 1.6.2000, p. 43
.
(
15
)
  
            
OJ L 395, 31.12.2004, p. 70
.
(
16
)
  
            
OJ L 64, 7.3.2002, p. 20
.
(
17
)
  Decision 2004/860/EC of 25 October 2004 on the signing, on behalf of the European Community, and on the provisional application of certain provisions of the Agreement between the European Union, the European Community and the Swiss Confederation, concerning the Swiss Confederation's association with the implementation, application and development of the Schengen 
acquis
 (
OJ L 370, 17.12.2004, p. 78
).
(
18
)
  See page 129 of this Official Journal.
(
19
)
  
            
OJ L 64, 7.3.2003, p. 1
.
(
20
)
  
            
OJ L 81, 21.3.2001, p. 1
. Regulation as last amended by Regulation (EC) No 1932/2006 (
OJ L 405, 30.12.2006, p. 23
).
(
21
)
  
            
OJ L 53, 23.2.2002, p. 4
.
(
22
)
  
            
OJ L 105, 13.4.2006, p. 1
. Regulation as amended by Regulation (EC) No 296/2008 (
OJ L 97, 9.4.2008, p. 60
).
(
23
)
  
            
OJ L 248, 16.9.2002, p. 1
. Regulation as last amended by Regulation (EC) No 1525/2007 (
OJ L 343, 27.12.2007, p. 9
).
(
24
)
  
            
OJ L 56, 4.3.1968, p. 1
. Regulation as last amended by Regulation (EC, Euratom) No 337/2007 (
OJ L 90, 30.3.2007, p. 1
).
(
25
)
  
            
OJ L 381, 28.12.2006, p. 4
.
ANNEX
List of international organisations referred to in Article 31(2)
1.
UN organisations (such as UNHCR);
2.
International Organization for Migration (IOM);
3.
The International Committee of the Red Cross.

Summary:
VIS regulation
SUMMARY OF:
Regulation (EC) 
No 767/2008
 concerning the visa information system and the exchange of data between Member States on short-stay visas (VIS regulation)
WHAT IS THE AIM OF THE REGULATION?
It sets up the visa information system (VIS) and lays down the procedures and conditions for the exchange of visa data with regard to short-stay visa applications between 
European Union
 (EU) 
Member States
 which have signed the 
Schengen Agreement and Convention
.
KEY POINTS
Note to reader: this regulation has been amended several times. This summary reflects the content of the regulation, as amended, where these amendments have actually entered into force.
Purpose
The 
purpose
 of the VIS, originally set up under Decision 
2004/512/EC
, is to improve the implementation of the common visa policy, consular cooperation and consultations between the central visa authorities by:
facilitating the 
visa application procedure
;
preventing 
‘visa shopping’
;
facilitating the 
fight against fraud
;
facilitating 
checks at external border crossing points
 and in the national territories;
assisting in identifying persons who do not meet the requirements for entering, staying or residing in the national territories;
facilitating the application of Regulation (EU) 
No 
604/2013
, which determines the Member State responsible for examining a non EU-country national’s asylum application (see 
summary
);
contributing to the prevention of threats to Member States’ 
internal security
.
In specific cases, the national authorities and 
Europol
 may request access to data entered into the VIS for the purpose of preventing, detecting and investigating terrorist and criminal offences.
The following 
categories of data
 are recorded in the VIS:
alphanumeric data on the applicant and on the visas requested, issued, refused, annulled, revoked or extended;
photographs;
fingerprint data;
links to previous visa applications and to the application files of persons travelling together.
Categories of data recorded in the common identity repository
The following data are recorded in the common identity repository (CIR):
family name, given names, date of birth, sex;
surname at birth (former surname(s)), place and country of birth, current nationality and nationality at birth;
travel document information, including: 
type and number,
issuing country,
issuing authority,
date of expiry of validity.
Access to the VIS
Only duly authorised staff of the visa authorities may 
enter, amend or delete
 VIS data;
Only duly authorised staff of the visa authorities and authorities who carry out checks at the external border crossing points, immigration checks and asylum may consult VIS data.
Authorities with access to VIS must ensure that: 
its use is limited to that which is necessary, appropriate and proportionate for carrying out their tasks;
in using VIS, visa applicants and holders are not discriminated against and that their human dignity and integrity are respected.
Data entry by the visa authorities
The visa authority creates the application file, where an 
application is admissible
 according to the Visa Code, laid down in amending Regulation (EC) 
No 
810/2009
 (see 
summary
). It enters the data specified in Article 9 of Regulation (EC) 
No 767/2008
 into the VIS.
The visa authority adds other data where a decision has been taken to issue a visa, for example: 
the issuing authority;
the type of visa;
the number of the visa sticker;
the territory in which the visa holder is entitled to travel;
the start and end dates of the visa’s validity;
the number of entries authorised by the visa in the territory.
The 
grounds
 must be specified where a decision has been taken to: 
refuse, annul or revoke a visa; or
extend its period of validity.
Use of the VIS
The VIS is used:
by competent visa authorities examining applications and the decisions relating to those applications;
between central visa authorities for consultation and requests for documents;
by competent visa authorities for the purposes of reporting and statistics (without identifying individual applicants).
Access to VIS data by other authorities
Amending Regulation (EU) 
2017/2226
 introducing the EU Entry/Exit System (EES) (see 
summary
) resulted in more efficient and rapid border checks by means of a secure communication channel between the central system of the EES and the central VIS. Direct consultation between the EES and the VIS is only possible where both Regulation (EC) 
No 767/2008
 and Regulation (EU) 2017/2226 so provide.
Visa authorities
 using the VIS may consult the EES from the VIS: 
when examining and deciding on visa applications;
in order to retrieve and export the visa-related data directly from the VIS into the EES in the event that a visa is annulled, revoked or extended.
Border authorities
 using the EES may consult the VIS from the EES in order to: 
retrieve the visa-related data directly from the VIS and import them into the EES;
verify the authenticity and validity of the visa;
check whether visa-exempt non-EU nationals for whom an individual file is not recorded in the EES were previously registered in the VIS;
verify, where the identity of a visa holder is verified using fingerprints, the identity of a visa holder with fingerprints against the VIS.
Authorities
 competent for carrying out 
checks within the territory of the Member States
 may search data with the 
sole purpose
 of verifying the identity of the visa holder and/or the authenticity of the visa and/or whether the conditions for entry to, stay or residence are fulfilled.
National authorities
 responsible for 
asylum
 may have access to data for the 
sole purposes
 of: 
determining the Member State responsible for examining an asylum application; and
examining an application for asylum.
Operation of the VIS
Since June 2018, the 
European Agency for the Operational Management of Large-Scale IT Systems (eu-LISA)
 has been responsible for the operational management of the Central VIS and the national interfaces which connect to Member States’ national systems.
Operational management
 of the VIS consists of all the tasks necessary to keep the VIS functioning 24 hours a day, 7 days a week. These include the maintenance work and technical developments necessary to ensure that the system functions at a satisfactory level of operational quality.
Each EU Member State is responsible for: 
developing, organising, managing, operating and maintaining its national system;
ensuring the security of data before and during transmission to its national interface and, to this end, adopting a security plan;
managing access by duly authorised staff of its competent national authorities to the VIS;
bearing the costs incurred by its national system.
Data in the VIS
 cannot be communicated to non-EU countries or international organisations unless it is vital for attesting a non-EU national’s identity in individual cases.
Data security, liability and protection
The Member State which has entered the data in the VIS must ensure its 
security
 before and during transmission to the national interface. Each country must ensure the security of data received from the VIS and adopt a security plan in relation to its national system.
Any person who, or country which, has suffered damage as a result of an unlawful processing operation or any act incompatible with Regulation (EC) 
No 767/2008
 is entitled to receive 
compensation
 from the country responsible for the damage suffered.
Each country and the eu-LISA must keep 
records of all data processing operations within the VIS
, as well as records of the staff duly authorised to enter or retrieve the data.
Each Member State must require a national supervisory authority, established in accordance with Regulation (EU) 
2016/679
 (see 
summary
), to monitor the lawfulness of the processing of personal data by that country. The 
European Data Protection Supervisor
 monitors the activities of eu-LISA.
Application
As a Schengen instrument, this regulation applies to Member States with the exception of Ireland. Denmark has decided to implement the regulation, as have Iceland, Norway and Switzerland.
Recent amendments to Regulation (EC) 
No 767/2008
With a view to addressing security challenges as well as changing migration patterns, efforts are under way to make the EU’s various information systems interoperable. Regulation (EC) 
No 767/2008
 has therefore been amended several times to take this work into account — although these changes will not apply until a date yet to be decided, which will not be before 
2023
. These amendments are the following.
Regulation (EU) 
2019/817
 concerning 
interoperability
 between 
EU information systems in the field of justice, freedom and security
 (see 
summary
).
Regulation (EU) 
2021/1134
 amending Regulation (EC) 
No 767/2008
, as well as two closely related texts, the 
Visa Code
 (Regulation (EC) 
No 
810/2009
 — see 
summary
) and the 
Schengen Borders Code
 (Regulation (EU) 
2016/399
 — see 
summary
). Among other things, it strengthens the 
background checks
 undertaken before a decision is taken on granting a visa.
Regulation (EU) 
2021/1152
 amending Regulation (EC) 
No 767/2008
 in relation to the VIS’s 
interoperability
 with the 
European Travel Information and Authorisation System
 set up under Regulation (EU) 
2018/1240
 (see 
summary
).
FROM WHEN DOES THE REGULATION APPLY?
Application of Regulation (EC) 
No 767/2008
 was to be determined by the 
European Commission
 in accordance with its Article 48(3). The VIS came into operation on 
11 October 2011
.
The regulation’s Articles 26, 27, 32, 45, 48(1), (2) and (4) and Article 49 have applied since 
2 September 2008
.
BACKGROUND
For more information, see:
Visa information system (VIS)
 (European Commission)
IT systems in the area of freedom, security and justice
 (Council of the European Union).
MAIN DOCUMENT
Regulation (EC) 
No 
767/2008
 of the European Parliament and of the Council of 
9 July 2008
 concerning the Visa Information System (VIS) and the exchange of data between Member States on short-stay visas (VIS Regulation) (OJ L 218, 
13.8.2008
, 
pp. 60–81
).
Successive amendments to Regulation (EC) 
No 767/2008
 have been incorporated in the original text. This 
consolidated version
 is of documentary value only.
RELATED DOCUMENTS
Regulation (EU) 
2018/1726
 of the European Parliament and of the Council of 
14 November 2018
 on the European Union Agency for the Operational Management of Large-Scale IT Systems in the Area of Freedom, Security and Justice (eu-LISA), and amending Regulation (EC) 
No 1987/2006
 and Council Decision 2007/533/JHA and repealing Regulation (EU) 
No 1077/2011
 (OJ L 295, 
21.11.2018
, 
pp. 99–137
).
See 
consolidated version
.
Regulation (EU) 
2018/1240
 of the European Parliament and of the Council of 
12 September 2018
 establishing a European Travel Information and Authorisation System (ETIAS) and amending Regulations (EU) 
No 1077/2011
, (EU) 
No 515/2014
, (EU) 2016/399, (EU) 2016/1624 and (EU) 2017/2226 (OJ L 236, 
19.9.2018
, 
pp. 1–71
).
See 
consolidated version
.
Regulation (EU) 
2016/679
 of the European Parliament and of the Council of 
27 April 2016
 on the protection of natural persons with regard to the processing of personal data and on the free movement of such data, and repealing Directive 95/46/EC (General Data Protection Regulation) (OJ L 119, 
4.5.2016
, 
pp. 1–88
).
See 
consolidated version
.
Regulation (EU) 
2016/399
 of the European Parliament and of the Council of 
9 March 2016
 on a Union Code on the rules governing the movement of persons across borders (Schengen Borders Code) (OJ L 77, 
23.3.2016
, 
pp. 1–52
).
See 
consolidated version
.
Regulation (EU) 
No 
604/2013
 of the European Parliament and of the Council of 
26 June 2013
 establishing the criteria and mechanisms for determining the Member State responsible for examining an application for international protection lodged in one of the Member States by a third-country national or a stateless person (OJ L 180, 
29.6.2013
, 
pp. 31–59
).
See 
consolidated version
.
Regulation (EC) 
No 
810/2009
 of the European Parliament and of the Council of 
13 July 2009
 establishing a Community Code on Visas (Visa Code) (OJ L 243, 
15.9.2009
, 
pp. 1–58
).
See 
consolidated version
.
Council Decision 
2004/512/EC
 of 
8 June 2004
 establishing the Visa Information System (VIS) (OJ L 213, 
15.6.2004
, 
pp. 5–7
).
See 
consolidated version
.
last update 
3.8.2023

--- DANISH ---

Document:
13.8.2008
DA
Den Europæiske Unions Tidende
L 218/60
EUROPA-PARLAMENTETS OG RÅDETS FORORDNING (EF) Nr. 767/2008
af 9. juli 2008
om visuminformationssystemet (VIS) og udveksling af oplysninger mellem medlemsstaterne om visa til kortvarigt ophold (VIS-forordningen)
EUROPA-PARLAMENTET OG RÅDET FOR DEN EUROPÆISKE UNION HAR —
under henvisning til traktaten om oprettelse af Det Europæiske Fællesskab, særlig artikel 62, nr. 2), litra b), nr. ii), og artikel 66,
under henvisning til forslag fra Kommissionen,
efter proceduren i traktatens artikel 251 
(
1
)
, og
ud fra følgende betragtninger:
(1)
På baggrund af Rådets konklusioner af 20. september 2001 og konklusionerne fra Det Europæiske Råds møder i Laeken i december 2001, i Sevilla i juni 2002, i Thessaloniki i juni 2003 og i Bruxelles i marts 2004 udgør indførelsen af visuminformationssystem (VIS) et af de vigtigste initiativer inden for Den Europæiske Unions politikker med henblik på indførelse af et område med frihed, sikkerhed og retfærdighed.
(2)
Med Rådets beslutning 2004/512/EF af 8. juni 2004 om indførelse af visuminformationssystemet (VIS) 
(
2
)
 blev VIS indført som et system til udveksling af visumoplysninger mellem medlemsstaterne.
(3)
Det er nu nødvendigt at fastlægge formålet med VIS og dets funktioner og ansvarsområder og at fastsætte betingelserne og procedurerne for udveksling af visumoplysninger mellem medlemsstaterne for at lette behandlingen af visumansøgninger og afgørelser i forbindelse hermed under hensyntagen til de retningslinjer for udvikling af VIS, som Rådet vedtog den 19. februar 2004, og at give Kommissionen mandat til at oprette VIS.
(4)
I en overgangsperiode bør Kommissionen være ansvarlig for den operationelle forvaltning af det centrale VIS, de nationale grænseflader og visse dele af kommunikationsinfrastrukturen mellem det centrale VIS og de nationale grænseflader.
På lang sigt og på grundlag af en konsekvensvurdering med en grundig analyse af alternativer ud fra et økonomisk, operationelt og organisatorisk perspektiv og lovgivningsforslag fra Kommissionen bør der oprettes en permanent forvaltningsmyndighed, der skal have ansvaret for disse opgaver. Overgangsperioden bør være på højst fem år fra datoen for denne forordnings ikrafttræden.
(5)
VIS bør have til formål at forbedre gennemførelsen af den fælles visumpolitik, det konsulære samarbejde og konsultationerne mellem de centrale visummyndigheder ved at lette udvekslingen af oplysninger mellem medlemsstaterne om ansøgninger og om afgørelser i forbindelse hermed for at lette visumansøgningsproceduren, forebygge »visumshopping«, lette bekæmpelsen af svig og lette kontrollen ved de ydre grænseovergangssteder og inden for medlemsstaternes område. VIS bør også bidrage til identifikationen af alle personer, der ikke eller ikke længere opfylder betingelserne for indrejse, ophold og bopæl på medlemsstaternes område og lette anvendelsen af Rådets forordning (EF) nr. 343/2003 af 18. februar 2003 om fastsættelse af kriterier og procedurer til afgørelse af, hvilken medlemsstat der er ansvarlig for behandlingen af en asylansøgning, der er indgivet af en tredjelandsstatsborger i en af medlemsstaterne 
(
3
)
, samt bidrage til forebyggelsen af trusler mod de enkelte medlemsstaters indre sikkerhed.
(6)
Denne forordning bygger på bestemmelserne om den fælles visumpolitik. De oplysninger, som skal behandles af VIS, bør fastlægges under hensyntagen til de oplysninger, som findes i det fælles skema for visumansøgninger, der er indført ved Rådets beslutning 2002/354/EF af 25. april 2002 om tilpasning af del III og tilføjelse af et bilag 16 i de fælles konsulære instrukser 
(
4
)
, og oplysningerne på den visummærkat, som er omhandlet i Rådets forordning (EF) nr. 1683/95 af 29. maj 1995 om ensartet udformning af visa 
(
5
)
.
(7)
VIS bør være forbundet med medlemsstaternes nationale systemer for at gøre det muligt for de kompetente myndigheder i medlemsstaterne at behandle oplysninger om visumansøgninger og om visa, som er udstedt, afslået, annulleret, inddraget eller forlænget.
(8)
Betingelserne og procedurerne for indlæsning, ændring, sletning og søgning af oplysninger i VIS bør tage hensyn til de procedurer, som er fastsat i de fælles konsulære instrukser til de diplomatiske og konsulære repræsentationer 
(
6
)
 (de fælles konsulære instrukser).
(9)
De tekniske funktioner i nettet for høring af de centrale visummyndigheder, der er omhandlet i artikel 17, stk. 2, i konventionen om gennemførelse af Schengen-aftalen af 14. juni 1985 mellem regeringerne for staterne i Den Økonomiske Union Benelux, Forbundsrepublikken Tyskland og Den Franske Republik om gradvis ophævelse af kontrollen ved de fælles grænser 
(
7
)
 (Schengen-konventionen), bør integreres i VIS.
(10)
For at sikre en pålidelig verifikation og identifikation af visumansøgere er det nødvendigt at behandle biometriske data i VIS.
(11)
Det er nødvendigt at definere de kompetente myndigheder i medlemsstaterne, hvis behørigt bemyndigede medarbejdere skal have adgang til at indlæse, ændre, slette eller søge oplysninger med henblik på de specifikke formål med VIS i overensstemmelse med denne forordning, i det omfang det er nødvendigt for udførelsen af deres opgaver.
(12)
Enhver behandling af oplysninger i VIS bør stå i forhold til de forfulgte mål og være nødvendig for udførelsen af de kompetente myndigheders opgaver. Ved anvendelsen af VIS bør de kompetente myndigheder sikre, at den menneskelige værdighed og integritet for de personer, hvorom der anmodes om oplysninger, respekteres, og de bør ikke forskelsbehandle personer på grundlag af køn, race eller etnisk oprindelse, religion eller tro, handicap, alder eller seksuel orientering.
(13)
Denne forordning bør suppleres med en selvstændig retsakt, der vedtages i henhold til afsnit VI i traktaten om Den Europæiske Union, om adgang til søgning i VIS for myndigheder med ansvar for den indre sikkerhed.
(14)
De personoplysninger, som lagres i VIS, bør ikke opbevares længere, end det er nødvendigt af hensyn til formålene med VIS. Det er hensigtsmæssigt at opbevare oplysningerne i en periode på højst fem år for at gøre det muligt at tage hensyn til oplysninger om tidligere ansøgninger i forbindelse med vurderingen af visumansøgninger, herunder om der er tale om en bona fide-ansøger, og i forbindelse med dokumentation af ulovlige indvandrere, som på et givet tidspunkt kan have ansøgt om visum. En kortere periode ville ikke være tilstrækkelig i forbindelse med disse formål. Oplysningerne bør slettes efter en periode på fem år, medmindre der er grunde til at slette dem tidligere.
(15)
Der bør fastlægges præcise regler for ansvaret for indførelsen og driften af VIS på den ene side og for medlemsstaternes ansvar for de nationale systemer og de nationale myndigheders adgang til oplysningerne på den anden side.
(16)
Der bør fastlægges regler om medlemsstaternes erstatningsansvar for skader, der opstår som følge af overtrædelser af denne forordning. Kommissionens ansvar for sådanne skader bestemmes af traktatens artikel 288, stk. 2.
(17)
Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 95/46/EF af 24. oktober 1995 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger 
(
8
)
 finder anvendelse på medlemsstaternes behandling af personoplysninger i medfør af denne forordning. Visse punkter bør dog præciseres med hensyn til ansvaret for behandlingen af oplysninger, beskyttelsen af de registreredes rettigheder og tilsyn med hensyn til databeskyttelse.
(18)
Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 45/2001 af 18. december 2000 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger i fællesskabsinstitutionerne og -organerne og om fri udveksling af sådanne oplysninger 
(
9
)
 finder anvendelse på fællesskabsinstitutionernes og -organernes aktiviteter, når de udøver deres hverv som ansvarlige for den operationelle forvaltning af VIS. Visse punkter bør dog præciseres hvad angår ansvaret for behandlingen af oplysninger og tilsyn med hensyn til databeskyttelse.
(19)
De nationale tilsynsmyndigheder, som er oprettet i overensstemmelse med artikel 28 i direktiv 95/46/EF, bør kontrollere, at medlemsstaternes behandling af personoplysninger er lovlig, mens Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse, som er oprettet ved forordning (EF) nr. 45/2001, bør kontrollere fællesskabsinstitutionernes og -organernes aktiviteter hvad angår behandlingen af personoplysninger, idet der tages hensyn til, at fællesskabsinstitutionerne og -organerne har begrænsede opgaver med hensyn til selve oplysningerne.
(20)
Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse og de nationale tilsynsmyndigheder bør samarbejde aktivt med hinanden.
(21)
Det bør med jævne mellemrum evalueres, om anvendelsen af denne forordning overvåges effektivt.
(22)
Medlemsstaterne bør fastsætte de sanktioner, der skal anvendes i tilfælde af overtrædelse af denne forordning, og sikre, at de gennemføres.
(23)
De nødvendige foranstaltninger til gennemførelse af denne forordning bør vedtages i henhold til Rådets afgørelse 1999/468/EF af 28. juni 1999 om fastsættelse af de nærmere vilkår for udøvelsen af de gennemførelsesbeføjelser, der tillægges Kommissionen 
(
10
)
.
(24)
Denne forordning respekterer de grundlæggende rettigheder og overholder de principper, der anerkendes i bl.a. Den Europæiske Unions charter om grundlæggende rettigheder.
(25)
Målene for denne forordning, nemlig indførelsen af et fælles visuminformationssystem og indførelsen af fælles forpligtelser, betingelser og procedurer for udveksling af visumoplysninger mellem medlemsstaterne kan ikke i tilstrækkelig grad opfyldes af medlemsstaterne og kan derfor på grund af handlingens omfang og virkninger bedre nås på fællesskabsplan; Fællesskabet kan derfor træffe foranstaltninger i overensstemmelse med subsidiaritetsprincippet, jf. traktatens artikel 5. I overensstemmelse med proportionalitetsprincippet, jf. nævnte artikel, går denne forordning ikke ud over, hvad der er nødvendigt for at nå disse mål.
(26)
I medfør af artikel 1 og 2 i protokollen om Danmarks stilling, der er knyttet som bilag til traktaten om Den Europæiske Union og traktaten om oprettelse af Det Europæiske Fællesskab, deltager Danmark ikke i vedtagelsen af denne forordning, som derfor ikke er bindende for og ikke finder anvendelse i Danmark. Da formålet med denne forordning er at udbygge Schengen-reglerne efter bestemmelserne i afsnit IV i tredje del af traktaten om oprettelse af Det Europæiske Fællesskab, bør Danmark i medfør af artikel 5 i nævnte protokol inden seks måneder efter vedtagelsen af denne forordning træffe afgørelse om, hvorvidt det vil gennemføre den i sin nationale lovgivning.
(27)
Hvad angår Island og Norge udgør denne forordning et led i udviklingen af de bestemmelser i Schengen-reglerne, jf. aftalen indgået mellem Rådet for Den Europæiske Union og Republikken Island og Kongeriget Norge om disse to staters associering i gennemførelsen, anvendelsen og udviklingen af Schengen-reglerne 
(
11
)
, som falder ind under det område, der er nævnt i artikel 1, litra B, i Rådets afgørelse 1999/437/EF 
(
12
)
 om visse gennemførelsesbestemmelser til nævnte aftale.
(28)
Der bør udarbejdes en ordning, som giver repræsentanter for Island og Norge mulighed for at deltage som associeret i arbejdet i de udvalg, der bistår Kommissionen ved udøvelsen af dens gennemførelsesbeføjelser. En sådan ordning er omhandlet i aftalen i form af brevveksling mellem Rådet for Den Europæiske Union og Republikken Island og Kongeriget Norge vedrørende udvalg, der bistår Europa-Kommissionen i udøvelsen af dennes gennemførelsesbeføjelser 
(
13
)
, der er knyttet som bilag til den i betragtning 27 nævnte aftale.
(29)
Denne forordning udgør et led i udviklingen af de bestemmelser i Schengen-reglerne, som Det Forenede Kongerige ikke deltager i, jf. Rådets afgørelse 2000/365/EF af 29. maj 2000 om anmodningen fra Det Forenede Kongerige Storbritannien og Nordirland om at deltage i visse bestemmelser i Schengen-reglerne 
(
14
)
 og Rådets efterfølgende afgørelse 2004/926/EF af 22. december 2004 om iværksættelse af nogle af Schengen-reglerne i Det Forenede Kongerige Storbritannien og Nordirland 
(
15
)
. Det Forenede Kongerige deltager derfor ikke i vedtagelsen af denne forordning, som ikke er bindende for og ikke finder anvendelse i Det Forenede Kongerige.
(30)
Denne forordning udgør et led i udviklingen af de bestemmelser i Schengen-reglerne, som Irland ikke deltager i, jf. Rådets afgørelse 2002/192/EF af 28. februar 2002 om anmodningen fra Irland om at deltage i visse bestemmelser i Schengen-reglerne 
(
16
)
. Irland deltager derfor ikke i vedtagelsen af denne forordning, som ikke er bindende for og ikke finder anvendelse i Irland.
(31)
Hvad angår Schweiz udgør denne forordning en udvikling af de bestemmelser i Schengen-reglerne, jf. aftalen indgået mellem Den Europæiske Union, Det Europæiske Fællesskab og Det Schweiziske Forbund om Det Schweiziske Forbunds associering i gennemførelsen, anvendelsen og udviklingen af Schengen-reglerne, som falder ind under det område, der er nævnt i artikel 1, litra B, i afgørelse 1999/437/EF, sammenholdt med artikel 4, stk. 1, i Rådets afgørelse 2004/860/EF 
(
17
)
.
(32)
Der bør udarbejdes en ordning, som giver repræsentanter for Schweiz mulighed for at deltage som associeret i arbejdet i de udvalg, der bistår Kommissionen ved udøvelsen af dens gennemførelsesbeføjelser. En sådan ordning er omhandlet i den brevveksling mellem Fællesskabet og Schweiz, der er knyttet som bilag til den i betragtning 31 nævnte aftale.
(33)
Denne forordning udgør en retsakt, der bygger på Schengen-reglerne eller på anden måde har tilknytning dertil, jf. artikel 3, stk. 2, i tiltrædelsesakten af 2003 og artikel 4, stk. 2, i tiltrædelsesakten af 2005 —
UDSTEDT FØLGENDE FORORDNING:
KAPITEL I
GENERELLE BESTEMMELSER
Artikel 1
Emne og anvendelsesområde
I denne forordning fastlægges formålet med, funktionerne i og ansvaret for det visuminformationssystem (VIS), som er indført ved artikel 1 i beslutning 2004/512/EF. Der fastlægges betingelser og procedurer for udveksling af oplysninger mellem medlemsstaterne om ansøgninger om visa til kortvarigt ophold og om afgørelser, som træffes i forbindelse hermed, herunder afgørelser om, hvorvidt visummet skal annulleres, inddrages eller forlænges, for at lette behandlingen af sådanne ansøgninger og afgørelserne i forbindelse hermed.
Artikel 2
Formål
VIS har til formål at forbedre gennemførelsen af den fælles visumpolitik, det konsulære samarbejde og konsultationerne mellem de centrale visummyndigheder ved at lette udvekslingen af oplysninger mellem medlemsstaterne om ansøgninger og om afgørelser i forbindelse hermed med henblik på:
a)
at lette visumansøgningsprocedurerne
b)
at forebygge omgåelse af kriterierne for afgørelse af, hvilken medlemsstat der er ansvarlig for behandlingen af ansøgningen
c)
at lette bekæmpelsen af svig
d)
at lette kontrollen ved de ydre grænseovergangssteder og inden for medlemsstaternes område
e)
at bistå med identifikationen af alle personer, der ikke eller ikke længere opfylder betingelserne for indrejse i, ophold eller bopæl på medlemsstaternes område
f)
at lette anvendelsen af forordning (EF) nr. 343/2003
g)
at bidrage til forebyggelsen af trusler mod de enkelte medlemsstaters indre sikkerhed.
Artikel 3
Tilgængeligheden af oplysninger med henblik på forebyggelse, afsløring og efterforskning af terrorhandlinger og andre alvorlige strafbare handlinger
1.   Medlemsstaternes udpegede myndigheder kan i en bestemt sag og efter at have indgivet en begrundet skriftlig eller elektronisk anmodning få adgang til de i artikel 9-14 omhandlede oplysninger, der opbevares i VIS, når der er rimelig grund til at antage, at søgning i VIS-oplysningerne vil bidrage væsentligt til forebyggelse, afsløring eller efterforskning af terrorhandlinger og andre alvorlige strafbare handlinger. Europol har adgang til VIS inden for rammerne af sit mandat, og når det er nødvendigt for udførelsen af dets opgaver.
2.   Den i stk. 1 omhandlede søgning skal ske via centrale adgangspunkter, der er ansvarlige for at sikre en streng overholdelse af de adgangsbetingelser og procedurer, som er fastlagt i Rådets afgørelse 2008/633/RIA af 23. juni 2008 om adgang til søgning i visuminformationssystemet (VIS) for de udpegede myndigheder i medlemsstaterne og for Europol med henblik på forebyggelse, afsløring og efterforskning af terrorhandlinger og andre alvorlige strafbare handlinger 
(
18
)
. Medlemsstaterne kan udpege mere end et centralt adgangspunkt i overensstemmelse med deres organisatoriske og administrative struktur til opfyldelse af krav i henhold til deres forfatning eller lovgivning. I særlige tilfælde af hastende karakter kan det eller de centrale adgangspunkt(er) modtage skriftlige, elektroniske eller mundtlige anmodninger og først efterfølgende kontrollere, at alle betingelser for adgang er opfyldt, herunder at der var tale om et særligt tilfælde af hastende karakter. Den efterfølgende kontrol skal finde sted uden unødigt ophold efter behandlingen af anmodningen.
3.   Oplysninger indhentet i VIS i henhold til den i stk. 2 nævnte afgørelse, må ikke overføres til eller stilles til rådighed for et tredjeland eller en international organisation. Sådanne oplysninger kan dog i særlige tilfælde af hastende karakter overføres til eller stilles til rådighed for et tredjeland eller en international organisation udelukkende med henblik på forebyggelse, afsløring og efterforskning af terrorhandlinger og andre alvorlige strafbare handlinger og på de i nævnte afgørelse fastlagte betingelser. Medlemsstaterne sikrer i overensstemmelse med den nationale lovgivning, at der føres registre over sådanne overførsler, og stiller dem til rådighed for nationale databeskyttelsesmyndigheder efter anmodning. Overførslen af oplysningerne fra den medlemsstat, der har indlæst oplysningerne i VIS, er undergivet den pågældende medlemsstats lovgivning.
4.   Denne forordning berører ikke eventuelle forpligtelser, som de i artikel 6 nævnte myndigheder i henhold til national lovgivning måtte have til at formidle oplysninger om strafbar aktivitet, som de afslører under udførelsen af deres arbejde, til de ansvarlige myndigheder med henblik på at forebygge, efterforske og retsforfølge de pågældende strafbare handlinger.
Artikel 4
Definitioner
I denne forordning forstås ved:
1)
»visum«:
a)
»visum til kortvarigt ophold« som defineret i artikel 11, stk. 1, litra a), i Schengen-konventionen
b)
»transitvisum« som defineret i artikel 11, stk. 1, litra b), i Schengen-konventionen
c)
»lufthavnstransitvisum« som defineret i del I, punkt 2.1.1, i de fælles konsulære instrukser
d)
»visum med begrænset territorial gyldighed« som defineret i artikel 11, stk. 2, samt artikel 14 og 16 i Schengen-konventionen
e)
»nationalt visum til længerevarende ophold med samme gyldighed som visum til kortvarigt ophold« som defineret i artikel 18 i Schengen-konventionen
2)
»visummærkat«: den ensartede udformning af visa som defineret i forordning (EF) nr. 1683/95
3)
»visummyndigheder«: de myndigheder, der i hver medlemsstat er ansvarlige for at behandle og træffe afgørelse om visumansøgninger eller for at træffe afgørelser om, hvorvidt et visum skal annulleres, inddrages eller forlænges, herunder de centrale visummyndigheder og de myndigheder, der er ansvarlige for at udstede visum ved grænsen i overensstemmelse med Rådets forordning (EF) nr. 415/2005 af 27. februar 2003 om udstedelse af visum ved grænsen, herunder udstedelse af visum til søfolk i transit 
(
19
)
4)
»ansøgningsskema«: det ensartede skema til ansøgning om visum i bilag 16 til de fælles konsulære instrukser
5)
»ansøger«: enhver visumpligtig person i henhold til Rådets forordning (EF) nr. 539/2001 af 15. marts 2001 om fastlæggelse af listen over de tredjelande, hvis statsborgere skal være i besiddelse af visum ved passage af de ydre grænser, og listen over de tredjelande, hvis statsborgere er fritaget for dette krav 
(
20
)
, som har indgivet en ansøgning om visum
6)
»gruppemedlemmer«: ansøgere, som af juridiske årsager er nødt til at rejse ind i og forlade medlemsstaternes område samlet
7)
»rejsedokument«: et pas eller et andet tilsvarende dokument, som giver indehaveren ret til at passere de ydre grænser, og som kan forsynes med visum
8)
»ansvarlig medlemsstat«: den medlemsstat, som har indlæst oplysningerne i VIS
9)
»verifikation«: sammenligning af datasæt for at kontrollere, om en påstået identitet er ægte (en-til-en-tjek)
10)
»identifikation«: fastlæggelse af en persons identitet via en søgning i en database på grundlag af flere datasæt (en-til-mange-tjek)
11)
»alfanumeriske oplysninger«: oplysninger, der er angivet med bogstaver, tal, specialtegn, mellemrum og tegnsætning.
Artikel 5
Kategorier af oplysninger
1.   Kun følgende kategorier af oplysninger registreres i VIS:
a)
alfanumeriske oplysninger om ansøgeren og om visa, som der er ansøgt om, udstedt, givet afslag på, annulleret, inddraget eller forlænget, jf. artikel 9, stk. 1-4, og artikel 10-14
b)
fotografier, jf. artikel 9, stk. 5
c)
fingeraftryksoplysninger, jf. artikel 9, stk. 6
d)
forbindelser med andre ansøgninger, jf. artikel 8, stk. 3 og 4.
2.   De meddelelser, som fremsendes via VIS-infrastrukturen i overensstemmelse med artikel 16, artikel 24, stk. 2, og artikel 25, stk. 2, registreres ikke i VIS, uden at dette dog berører registreringen af databehandlingen i overensstemmelse med artikel 34.
Artikel 6
Adgang til at indlæse, ændre, slette og søge oplysninger
1.   Adgangen til VIS med henblik på at indlæse, ændre eller slette de oplysninger, som er omhandlet i artikel 5, stk. 1, i overensstemmelse med denne forordning er udelukkende forbeholdt behørigt bemyndigede medarbejdere i visummyndighederne.
2.   Adgangen til VIS med henblik på at søge oplysninger er udelukkende forbeholdt behørigt bemyndigede medarbejdere i de myndigheder i hver medlemsstat, som er kompetente med hensyn til de formål, der er fastlagt i artikel 15-22, og er begrænset til de oplysninger, der er nødvendige for udførelsen af opgaverne i overensstemmelse med disse formål, samt står i rimeligt forhold til de forfulgte mål.
3.   Hver medlemsstat udpeger de kompetente myndigheder, hvis behørigt bemyndigede medarbejdere har adgang til at indlæse, ændre, slette eller søge oplysninger i VIS. Hver medlemsstat sender straks Kommissionen en liste over disse myndigheder, herunder dem, der er omhandlet i artikel 41, stk. 4, og eventuelle ændringer hertil. Det skal fremgå af listen, med hvilket formål de relevante myndigheder har adgang til at behandle oplysninger i VIS.
Inden tre måneder efter at VIS er blevet sat i drift, jf. artikel 48, stk. 1, offentliggør Kommissionen en konsolideret liste i 
Den Europæiske Unions Tidende
. Når der er ændringer til denne, offentliggør Kommissionen én gang hvert år en ajourført konsolideret liste.
Artikel 7
Generelle principper
1.   Hver kompetent myndighed med bemyndiget adgang til VIS i henhold til denne forordning sikrer, at anvendelsen af VIS er nødvendig, hensigtsmæssig og forholdsmæssig for udførelsen af de kompetente myndigheders opgaver.
2.   Hver kompetent myndighed sikrer, at den i forbindelse med anvendelsen af VIS ikke forskelsbehandler ansøgere eller visumindehavere på grundlag af køn, race eller etnisk oprindelse, religion eller tro, handicap, alder eller seksuel orientering, og at den fuldt ud respekterer ansøgerens eller visumindehaverens menneskelige værdighed og integritet.
KAPITEL II
VISUMMYNDIGHEDERNES INDLÆSNING OG ANVENDELSE AF OPLYSNINGER
Artikel 8
Procedurer for indlæsning af oplysninger om ansøgningen
1.   Ved modtagelsen af en ansøgning opretter visummyndigheden straks et ansøgningsdossier ved at indlæse de oplysninger, som er omhandlet i artikel 9, i VIS, i det omfang disse oplysninger skal afgives af ansøgeren.
2.   Ved oprettelsen af ansøgningsdossieret kontrollerer visummyndigheden i VIS i overensstemmelse med artikel 15, om en af medlemsstaterne har registreret en tidligere ansøgning fra den pågældende ansøger i VIS.
3.   Hvis der er registreret en tidligere ansøgning, forbinder visummyndigheden hvert nyt ansøgningsdossier med det tidligere ansøgningsdossier om ansøgeren.
4.   Hvis ansøgeren rejser i en gruppe eller sammen med sin ægtefælle og/eller sine børn, opretter visummyndigheden et ansøgningsdossier for hver ansøger og forbinder ansøgningsdossiererne for de personer, der rejser sammen.
5.   Hvis der af retlige grunde ikke kræves særlige oplysninger, eller de rent faktisk ikke kan fremskaffes, udfyldes det eller de særlige datafelter med udtrykket »ikke relevant«. For så vidt angår fingeraftryk skal systemet med henblik på artikel 17 gøre det muligt at skelne mellem de tilfælde, hvor der af retlige grunde ikke kræves fingeraftryk, og de tilfælde, hvor de rent faktisk ikke kan fremskaffes Denne funktion udløber efter fire år, medmindre den bekræftes ved en afgørelse, truffet af Kommissionen på grundlag af den i artikel 50, stk. 4, omhandlede evaluering.
Artikel 9
Oplysninger, som indlæses ved indgivelsen af ansøgningen
Visummyndigheden indlæser følgende oplysninger i ansøgningsdossieret:
1)
ansøgningsnummeret
2)
statusoplysninger, som viser, at der er ansøgt om visum
3)
den myndighed, som ansøgningen er indgivet til, herunder dennes beliggenhed, og oplysninger om, hvorvidt den pågældende myndighed har modtaget ansøgningen på en anden medlemsstats vegne
4)
følgende oplysninger, som tages fra ansøgningsskemaet:
a)
efternavn, fødenavn (tidligere efternavn(e)) og fornavn(e); køn; fødselsdato, fødested og fødeland
b)
nuværende nationalitet og nationalitet ved fødslen
c)
rejsedokumentets type og nummer, den myndighed, som har udstedt det, og udstedelses- og udløbsdato
d)
sted og dato for ansøgningen
e)
den visumtype, som der ansøges om
f)
oplysninger om den person, der har udstedt en invitation og/eller er forpligtet til at dække ansøgerens leveomkostninger under opholdet:
i)
når der er tale om en fysisk person: personens efternavn, fornavn og adresse
ii)
når der er tale om et firma eller en anden organisation: firmaets/organisationens navn og adresse samt efternavn og fornavn på kontaktpersonen i firmaet/organisationen
g)
vigtigste bestemmelsessted og det planlagte opholds varighed
h)
rejsens formål
i)
planlagte ankomst- og afrejsedato
j)
planlagte første indrejsested eller transitrute
k)
opholdssted
l)
nuværende beskæftigelse og arbejdsgiver; for studerende: uddannelsesinstitutionens navn
m)
for mindreårige ansøgere: faderens og moderens efternavn og fornavn(e)
5)
et fotografi af ansøgeren i overensstemmelse med forordning (EF) nr. 1683/95
6)
ansøgerens fingeraftryk i overensstemmelse med de relevante bestemmelser i de fælles konsulære instrukser.
Artikel 10
Oplysninger, som tilføjes, når der er udstedt visum
1.   Når der er truffet afgørelse om at udstede visum, tilføjer den visummyndighed, som har udstedt visummet, følgende oplysninger til ansøgningsdossieret:
a)
statusoplysninger, som viser, at visummet er udstedt
b)
den myndighed, som har udstedt visummet, herunder dennes beliggenhed, og oplysninger om, hvorvidt den pågældende myndighed har udstedt det på en anden medlemsstats vegne
c)
sted og dato for afgørelsen om at udstede visummet
d)
visumtype
e)
visummærkatens nummer
f)
det område, som visumindehaveren har ret til at rejse inden for, i overensstemmelse med de relevante bestemmelser i de fælles konsulære instrukser
g)
begyndelses- og udløbsdato for visummets gyldighedsperiode
h)
antallet af indrejser, som visummet giver ret til på det område, som visummet er gyldigt for
i)
varigheden af det ophold, som visummet giver ret til
j)
om fornødent oplysninger om, at visummet er blevet udstedt på en særskilt formular, jf. Rådets forordning (EF) nr. 333/2002 af 18. februar 2002 om ensartet udformning af ark til påføring af visum udstedt af medlemsstater til personer, hvis rejsedokumenter ikke anerkendes af den medlemsstat, der udarbejder det pågældende ark 
(
21
)
.
2.   Hvis en ansøgning trækkes tilbage, eller hvis ansøgeren ikke går videre med den, inden der er truffet afgørelse om, hvorvidt der skal udstedes visum, anfører den visummyndighed, som ansøgningen blev indgivet til, at behandlingen af ansøgningen er afsluttet af disse grunde, med angivelse af datoen for afslutningen.
Artikel 11
Oplysninger, som tilføjes, når behandlingen af ansøgningen afbrydes
Når den visummyndighed, som repræsenterer en anden medlemsstat, tvinges til at afbryde behandlingen af ansøgningen, tilføjer den følgende oplysninger til ansøgningsdossieret:
1)
statusoplysninger, som viser, at behandlingen af ansøgningen er afbrudt
2)
den myndighed, som afbrød behandlingen af ansøgningen, herunder dennes beliggenhed
3)
sted og dato for afgørelsen om at afbryde behandlingen
4)
den medlemsstat, som er kompetent til at behandle ansøgningen.
Artikel 12
Oplysninger, som tilføjes, når der gives afslag på visum
1.   Når der er truffet afgørelse om at give afslag på visum, tilføjer den visummyndighed, der gav afslag på visum, følgende oplysninger til ansøgningsdossieret:
a)
statusoplysninger, som viser, at der er givet afslag på visum
b)
den myndighed, som har givet afslag på visum, herunder dennes beliggenhed
c)
sted og dato for afgørelsen om at give afslag på visum.
2.   Ansøgningsdossieret skal også indeholde oplysninger om grunden eller grundene til, at der er givet afslag på visum; der kan være tale om en eller flere af følgende grunde: Ansøgeren:
a)
er ikke i besiddelse af gyldige rejsedokumenter
b)
er i besiddelse af et falsk eller forfalsket rejsedokument
c)
dokumenterer ikke opholdets formål og nærmere omstændigheder og anses navnlig for at udgøre en særlig risiko for ulovlig indvandring, jf. del V i de fælles konsulære instrukser
d)
har allerede opholdt sig tre måneder inden for en periode på seks måneder på medlemsstaternes område
e)
er ikke i besiddelse af tilstrækkelige subsistensmidler i forhold til opholdets varighed og karakter eller midler til tilbagerejsen til hjemlandet eller transitlandet
f)
er indberettet som uønsket i Schengen-Informationssystemet (SIS) og/eller det nationale register
g)
anses for at udgøre en trussel mod en eller flere medlemsstaters offentlige orden, indre sikkerhed eller internationale forbindelser eller mod folkesundheden, jf. artikel 2, nr. 19), i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 562/2006 af 15. marts 2006 om indførelse af en fællesskabskodeks for personers grænsepassage (Schengen-grænsekodeks) 
(
22
)
.
Artikel 13
Oplysninger, som tilføjes, når et visum annulleres eller inddrages, eller når dets gyldighedsperiode forkortes
1.   Når der er truffet afgørelse om at annullere, inddrage eller forkorte gyldighedsperioden for et visum, tilføjer den visummyndighed, der har truffet afgørelsen, følgende oplysninger til ansøgningsdossieret:
a)
statusoplysninger, som viser, at visummet er annulleret eller inddraget, eller at gyldighedsperioden er forkortet
b)
den myndighed, som har annulleret eller inddraget visummet eller forkortet dets gyldighedsperiode, herunder dennes beliggenhed
c)
sted og dato for afgørelsen
d)
i givet fald den nye udløbsdato for visummets gyldighedsperiode
e)
visummærkatens nummer, hvis forkortelsen af perioden sker i form af en ny visummærkat.
2.   Ansøgningsdossieret skal også indeholde oplysninger om grunden eller grundene til annulleringen eller inddragelsen af visummet eller forkortelsen af dets gyldighedsperiode; der kan være tale om følgende grunde:
a)
når der er tale om annullering eller inddragelse: en eller flere af de grunde, som er anført i artikel 12, stk. 2
b)
når der er tale om en afgørelse om at forkorte visummets gyldighedsperiode: en eller flere af følgende grunde:
i)
gyldighedsperioden er forkortet med henblik på udvisning af visumindehaveren
ii)
utilstrækkelige subsistensmidler i forhold til opholdets oprindeligt planlagte varighed.
Artikel 14
Oplysninger, som tilføjes, når et visum forlænges
1.   Når der er truffet afgørelse om at forlænge et visum, tilføjer den visummyndighed, som har forlænget visummet, følgende oplysninger til ansøgningsdossieret:
a)
statusoplysninger, som viser, at visummet er forlænget
b)
den myndighed, som har forlænget visummet, herunder dennes beliggenhed
c)
sted og dato for afgørelsen
d)
nummeret på visummærkaten, hvis forlængelsen af visummet sker i form af et nyt visum
e)
begyndelses- og udløbsdato for den forlængede periode
f)
periode for forlængelsen af opholdets tilladte varighed
g)
det område, som visumindehaveren har ret til at rejse inden for, i overensstemmelse med de relevante bestemmelser i de fælles konsulære instrukser
h)
det forlængede visums type.
2.   Ansøgningsdossieret skal også indeholde oplysninger om grunden eller grundene til, at visummet er forlænget; der kan være tale om en eller flere af følgende grunde:
a)
force majeure
b)
humanitære årsager
c)
tungtvejende erhvervsmæssige årsager
d)
tungtvejende personlige årsager.
Artikel 15
Anvendelse af VIS til behandling af ansøgninger
1.   Den kompetente visummyndighed søger i VIS med henblik på behandlingen af ansøgninger og afgørelser i forbindelse med disse ansøgninger, herunder afgørelser om, hvorvidt visummet skal annulleres, inddrages, forlænges, eller om dets gyldighedsperiode skal forkortes, i overensstemmelse med de relevante bestemmelser.
2.   Til de formål, som er anført i stk. 1, gives den kompetente visummyndighed adgang til at søge med en eller flere af følgende oplysninger:
a)
ansøgningsnummeret
b)
de oplysninger, der er omhandlet i artikel 9, nr. 4), litra a)
c)
de oplysninger om rejsedokumentet, der er omhandlet i artikel 9, nr. 4), litra c)
d)
efternavnet, fornavnet og adressen på den fysiske person eller navnet og adressen på det firma/den anden organisation, der er omhandlet i artikel 9, nr. 4), litra f)
e)
fingeraftryk
f)
nummeret på visummærkaten og udstedelsesdatoen for tidligere udstedte visa.
3.   Hvis søgningen med en eller flere af de oplysninger, som er anført i stk. 2, viser, at der er registreret oplysninger om ansøgeren i VIS, gives den kompetente visummyndighed udelukkende med henblik på de formål, som er anført i stk. 1, adgang til ansøgningsdossieret og den eller de hermed forbundne ansøgningsdossierer, jf. artikel 8, stk. 3 og 4.
Artikel 16
Anvendelse af VIS til konsultationer og anmodninger om dokumenter
1.   Med henblik på konsultationer mellem de centrale visummyndigheder om ansøgninger i overensstemmelse med Schengen-konventionens artikel 17, stk. 2, fremsendes anmodningen om konsultationer og svarene herpå i overensstemmelse med stk. 2 i nærværende artikel.
2.   Den medlemsstat, som er ansvarlig for behandlingen af ansøgningen, sender anmodningen om konsultationer ledsaget af ansøgningsnummeret til VIS med angivelse af den eller de medlemsstater, som skal konsulteres.
VIS videresender anmodningen til den eller de anførte medlemsstater.
Den eller de medlemsstater, som konsulteres, sender svaret til VIS, som videresender det til den medlemsstat, som fremsatte anmodningen.
3.   Proceduren i stk. 2 kan også anvendes til fremsendelse af oplysninger om udstedelse af visa med begrænset territorial gyldighed og andre meddelelser i forbindelse med det konsulære samarbejde samt til fremsendelse af anmodninger til den kompetente visummyndighed om at fremsende kopier af rejsedokumenter og andre dokumenter til støtte for ansøgningen og til fremsendelse af elektroniske kopier af disse dokumenter. De kompetente visummyndigheder besvarer straks anmodningen.
4.   De personoplysninger, som fremsendes efter denne artikel, anvendes udelukkende til konsultation af centrale visummyndigheder og til det konsulære samarbejde.
Artikel 17
Anvendelse af oplysninger til rapportering og statistikker
De kompetente visummyndigheder har udelukkende med henblik på rapportering og statistikker og uden at gøre det muligt at identificere den enkelte ansøger adgang til at konsultere følgende oplysninger:
1)
statusoplysninger
2)
den kompetente visummyndighed, herunder dennes beliggenhed
3)
ansøgerens nuværende nationalitet
4)
første indrejsested
5)
dato og sted for ansøgningen eller afgørelsen vedrørende visummet
6)
den visumtype, som der er ansøgt om, eller som er udstedt
7)
type rejsedokument
8)
de grunde, som er anført for en afgørelse vedrørende visummet eller visumansøgningen
9)
den kompetente visummyndighed, som gav afslag på visumansøgningen, herunder myndighedens beliggenhed, og datoen for afslaget
10)
de tilfælde, hvor samme ansøger har ansøgt om visum ved mere end én kompetent myndighed, med angivelse af de kompetente visummyndigheder, deres beliggenhed og datoerne for afslagene
11)
rejsens formål
12)
de tilfælde, hvori de i artikel 9, stk. 6, omhandlede oplysninger rent faktisk ikke kunne fremskaffes, jf. artikel 8, stk. 5, andet punktum
13)
de tilfælde, hvor de i artikel 9, stk. 6, omhandlede oplysninger af retlige grunde ikke var påkrævede, jf. artikel 8, stk. 5, andet punktum
14)
de tilfælde, hvor en person, som rent faktisk ikke kunne fremskaffe de i artikel 9, stk. 6, omhandlede oplysninger, fik afslag på visum, jf. artikel 8, stk. 5, andet punktum.
KAPITEL III
ANDRE MYNDIGHEDERS ADGANG TIL OPLYSNINGER
Artikel 18
Adgang til oplysninger med henblik på kontrol ved de ydre grænseovergangssteder
1.   De myndigheder, som har kompetence til at foretage kontrol ved de ydre grænseovergangssteder i overensstemmelse med Schengen-grænsekodeksen, har udelukkende med henblik på at verificere visumindehaverens identitet og/eller visummets ægthed, og/eller hvorvidt betingelserne for indrejse på medlemsstaternes område i henhold til artikel 5 i Schengen-grænsekodeksen er opfyldt, adgang til at søge med visummærkatens nummer kombineret med verifikation af visumindehaverens fingeraftryk, jf. dog stk. 2 og 3.
2.   I en periode på højst tre år efter at VIS er sat i drift, kan søgningen foretages alene med visummærkatens nummer. Når der er gået et år efter idriftsættelsen, kan perioden på tre år reduceres for så vidt angår luftgrænser efter proceduren i artikel 49, stk. 3.
3.   For visumindehavere, hvis fingeraftryk ikke kan bruges, foretages søgningen alene med visummærkatens nummer.
4.   Hvis søgningen med de oplysninger, som er anført i stk. 1, viser, at der er registreret oplysninger om visumindehaveren i VIS, gives den kompetente grænsekontrolmyndighed udelukkende med henblik på de formål, som er anført i stk. 1, adgang til følgende oplysninger i ansøgningsdossieret samt dermed forbundne ansøgningsdossierer, jf. artikel 8, stk. 4:
a)
statusoplysningerne og de oplysninger taget fra ansøgningsskemaet, som er omhandlet i artikel 9, nr. 2) og 4)
b)
fotografier
c)
de indlæste oplysninger om visa, som er udstedt, annulleret, inddraget, eller hvis gyldighed er blevet forlænget eller forkortet, jf. artikel 10, 13 og 14.
5.   Såfremt kontrol af visumindehaveren eller visummet ikke er mulig, eller såfremt der hersker tvivl om visumindehaverens identitet eller visummets og/eller rejsedokumentets ægthed, gives behørigt bemyndigede medarbejdere fra disse kompetente myndigheder adgang til oplysninger i overensstemmelse med artikel 20, stk. 1 og 2.
Artikel 19
Adgang til oplysninger med henblik på kontrol på medlemsstaternes område
1.   De myndigheder, som har kompetence til at foretage kontrol på medlemsstaternes område med hensyn til, om betingelserne for indrejse til, ophold eller bopæl på medlemsstaternes område er opfyldt, har udelukkende med henblik på at verificere visumindehaverens identitet og/eller visummets ægthed, og/eller hvorvidt betingelserne for indrejse til, ophold eller bopæl på medlemsstaternes område er opfyldt, adgang til at søge med visummærkatens nummer kombineret med verifikation af visumindehaverens fingeraftryk eller med visummærkatens nummer.
For visumindehavere, hvis fingeraftryk ikke kan bruges, foretages søgningen alene med visummærkatens nummer.
2.   Hvis søgningen med de oplysninger, som er anført i stk. 1, viser, at der er registreret oplysninger om visumindehaveren i VIS, gives den kompetente myndighed udelukkende med henblik på de formål, som er anført i stk. 1, adgang til følgende oplysninger i ansøgningsdossieret og dermed forbundne ansøgningsdossierer, jf. artikel 8, stk. 4:
a)
statusoplysningerne og de oplysninger taget fra ansøgningsskemaet, som er omhandlet i artikel 9, nr. 2) og 4)
b)
fotografier
c)
de indlæste oplysninger om visa, som er udstedt, annulleret, inddraget, eller hvis gyldighed er blevet forlænget eller forkortet, jf. artikel 10, 13 og 14.
3.   Såfremt kontrol af visumindehaveren eller visummet ikke er mulig, eller såfremt der hersker tvivl om visumindehaverens identitet eller visummets og/eller rejsedokumentets ægthed, gives behørigt bemyndigede medarbejdere fra de kompetente myndigheder adgang til oplysninger i overensstemmelse med artikel 20, stk. 1 og 2.
Artikel 20
Adgang til oplysninger med henblik på identifikation
1.   De myndigheder, som har kompetence til at foretage kontrol ved de ydre grænseovergangssteder i overensstemmelse med Schengen-grænsekodeksen eller på medlemsstaternes område med hensyn til, om betingelserne for indrejse til, ophold eller bopæl på medlemsstaternes område er opfyldt, har udelukkende med henblik at identificere en person, som eventuelt ikke eller ikke længere opfylder betingelserne for indrejse til, ophold eller bopæl på medlemsstaternes område, adgang til at søge med personens fingeraftryk.
Såfremt den pågældendes fingeraftryk ikke kan anvendes, eller søgning med fingeraftryk ikke er mulig, skal søgningen foretages med de oplysninger, som er omhandlet i artikel 9, nr. 4), litra a) og/eller c). Denne søgning kan foretages i kombination med de oplysninger, der er omhandlet i artikel 9, nr. 4), litra b).
2.   Hvis søgningen med de oplysninger, som er anført i stk. 1, viser, at der er registreret oplysninger om ansøgeren i VIS, gives den kompetente myndighed udelukkende med henblik på de formål, som er anført i stk. 1, adgang til følgende oplysninger i ansøgningsdossieret og dermed forbundne ansøgningsdossierer, jf. artikel 8, stk. 3 og 4:
a)
ansøgningsnummeret, statusoplysningerne og den myndighed, som ansøgningen blev indgivet til
b)
de oplysninger taget fra ansøgningsskemaet, som er omhandlet i artikel 9, nr. 4)
c)
fotografier
d)
de indlæste oplysninger om visa, som er udstedt, afslået, annulleret, inddraget, eller hvis gyldighedsperiode er forlænget eller forkortet, eller om ansøgninger, for hvilke behandlingen er afbrudt, jf. artikel 10-14.
3.   Såfremt personen er indehaver af et visum, skal de kompetente myndigheders søgning i VIS i første omgang ske i henhold til artikel 18 eller 19.
Artikel 21
Adgang til oplysninger med henblik på fastlæggelse af ansvaret for asylansøgninger
1.   De kompetente asylmyndigheder har udelukkende med henblik på at afgøre, hvilken medlemsstat der er ansvarlig for behandlingen af en asylansøgning i henhold til artikel 9 og 21 i forordning (EF) nr. 343/2003, adgang til at søge med asylsøgerens fingeraftryk.
Såfremt den pågældendes fingeraftryk ikke kan anvendes, eller søgning med fingeraftryk ikke er mulig, skal søgningen foretages med de oplysninger, som er omhandlet i artikel 9, nr. 4), litra a) og/eller c). Søgningen kan foretages i kombination med de oplysninger, der er omhandlet i artikel 9, nr. 4), litra b).
2.   Hvis søgningen med de oplysninger, som er anført i stk. 1, viser, at et visum, der er udstedt med en udløbsdato, som ligger højst seks måneder før datoen for asylansøgningen, og/eller et visum, der er forlænget til en udløbsdato, som ligger højst seks måneder før datoen for asylansøgningen, er registreret i VIS, gives den kompetente asylmyndighed udelukkende med henblik på det formål, som er anført i stk. 1, adgang til følgende oplysninger i ansøgningsdossieret og, for så vidt angår litra g), oplysninger vedrørende ægtefælle og børn, jf. artikel 8, stk. 4:
a)
ansøgningsnummeret og den myndighed, som har udstedt eller forlænget visummet, samt hvorvidt myndigheden udstedte det på vegne af en anden medlemsstat
b)
de oplysninger taget fra ansøgningsskemaet, som er omhandlet i artikel 9, nr. 4), litra a) og b)
c)
visumtype
d)
visummets gyldighedsperiode
e)
det tilsigtede opholds varighed
f)
fotografier
g)
de i artikel 9, nr. 4), litra a) og b), omhandlede oplysninger i dermed forbundne ansøgningsdossierer for ægtefælle og børn.
3.   Søgning i VIS i medfør af stk. 1 og 2 udføres udelukkende af de udpegede nationale myndigheder, jf. artikel 21, stk. 6, i forordning (EF) nr. 343/2003.
Artikel 22
Adgang til oplysninger med henblik på behandling af asylansøgningen
1.   De kompetente asylmyndigheder har i overensstemmelse med artikel 21 i forordning (EF) nr. 343/2003 og udelukkende med henblik på at behandle en asylansøgning adgang til at søge med asylsøgerens fingeraftryk.
Såfremt den pågældendes fingeraftryk ikke kan anvendes, eller søgning med fingeraftryk ikke er mulig, skal søgningen foretages med de oplysninger, som er omhandlet i artikel 9, nr. 4), litra a) og/eller c). Denne søgning kan foretages i kombination med de oplysninger, der er omhandlet i artikel 9, nr. 4), litra b).
2.   Hvis søgningen med de oplysninger, som er anført i stk. 1, viser, at et udstedt visum er registreret i VIS, gives den kompetente asylmyndighed udelukkende med henblik på det formål, som er anført i stk. 1, adgang til at konsultere følgende oplysninger i ansøgningsdossieret og dermed forbundne ansøgningsdossierer vedrørende ansøgeren, jf. artikel 8, stk. 3, og, for så vidt angår oplysningerne i litra e), vedrørende ægtefælle og børn, jf. artikel 8, stk. 4:
a)
ansøgningsnummeret
b)
de oplysninger taget fra ansøgningsskemaet, som er omhandlet i artikel 9, nr. 4), litra a), b) og c)
c)
fotografier
d)
de indlæste oplysninger om visa, som er udstedt, annulleret, inddraget, eller hvis gyldighedsperiode er blevet forlænget eller forkortet, jf. artikel 10, 13 og 14
e)
de i artikel 9, nr. 4), litra a) og b), omhandlede oplysninger i dermed forbundne ansøgningsdossierer for ægtefælle og børn.
3.   Søgning i VIS i medfør af stk. 1 og 2 udføres udelukkende af de udpegede nationale myndigheder, jf. artikel 21, stk. 6, i forordning (EF) nr. 343/2003.
KAPITEL IV
LAGRING OG ÆNDRING AF OPLYSNINGER
Artikel 23
Lagringsperiode for oplysninger
1.   Hvert ansøgningsdossier lagres i VIS i højst fem år, uden at dette berører sletning som omhandlet i artikel 24 og 25 og føring af registre som omhandlet i artikel 34.
Denne periode begynder:
a)
på visummets udløbsdato, hvis der er udstedt et visum
b)
på visummets nye udløbsdato, hvis et visum er blevet forlænget
c)
på datoen for oprettelsen af ansøgningsdossieret i VIS, hvis ansøgningen er trukket tilbage eller behandlingen af den er afsluttet eller afbrudt
d)
på datoen for visummyndighedens afgørelse, hvis et visum er afslået, annulleret, forkortet eller inddraget.
2.   Ved udløbet af den periode, som er nævnt i stk. 1, sletter VIS automatisk ansøgningsdossieret og forbindelserne til dette dossier, jf. artikel 8, stk. 3 og 4.
Artikel 24
Ændring af oplysninger
1.   Det er kun den ansvarlige medlemsstat, der har ret til at ændre de oplysninger, som den har fremsendt til VIS, ved at berigtige eller slette dem.
2.   Hvis en medlemsstat har oplysninger, der tyder på, at oplysninger, som er behandlet i VIS, er ukorrekte, eller at oplysningerne er behandlet i VIS i strid med denne forordning, underretter den straks den ansvarlige medlemsstat. En sådan meddelelse kan sendes via VIS-infrastrukturen.
3.   Den ansvarlige medlemsstat kontrollerer de pågældende oplysninger og berigtiger eller sletter dem om nødvendigt straks.
Artikel 25
Sletning af oplysninger før tiden
1.   Ansøgningsdossierer og forbindelser som omhandlet i artikel 8, stk. 3 og 4, vedrørende en ansøger, som har opnået statsborgerskab i en af medlemsstaterne inden udløbet af den periode, der er omhandlet i artikel 23, stk. 1, slettes straks fra VIS af den medlemsstat, der oprettede det eller de pågældende ansøgningsdossierer og forbindelserne hermed.
2.   Hver medlemsstat underretter straks den eller de ansvarlige medlemsstater, hvis en ansøger har opnået statsborgerskab i medlemsstaten. En sådan meddelelse kan sendes via VIS-infrastrukturen.
3.   Hvis et visumafslag er blevet annulleret af en domstol eller en klageinstans, sletter den medlemsstat, som har givet afslag på visum, straks de oplysninger, der henvises til i artikel 12, når afgørelsen om at annullere visumafslaget bliver endelig.
KAPITEL V
DRIFT OG ANSVARSOMRÅDER
Artikel 26
Operationel forvaltning
1.   Efter en overgangsperiode overtager en forvaltningsmyndighed (Forvaltningsmyndigheden), der finansieres over Den Europæiske Unions almindelige budget, ansvaret for den operationelle forvaltning af det centrale VIS og de nationale grænseflader. Forvaltningsmyndigheden sikrer i samarbejde med medlemsstaterne, at den ud fra en lønsomhedsvurdering bedste tilgængelige teknologi til enhver tid anvendes til det centrale VIS og de nationale grænseflader.
2.   Forvaltningsmyndigheden er også ansvarlig for følgende opgaver i relation til kommunikationsinfrastrukturen mellem det centrale VIS og de nationale grænseflader:
a)
tilsyn
b)
sikkerhed
c)
koordinering af forbindelserne mellem medlemsstaterne og udbyderen.
3.   Kommissionen er ansvarlig for alle andre opgaver i relation til kommunikationsinfrastrukturen mellem det centrale VIS og de nationale grænseflader, navnlig:
a)
budgetgennemførelsesopgaver
b)
anskaffelse og fornyelse
c)
kontraktforhold.
4.   I en overgangsperiode, indtil forvaltningsmyndigheden indleder sin virksomhed, er Kommissionen ansvarlig for den operationelle forvaltning af VIS. Kommissionen kan, i overensstemmelse med Rådets forordning (EF, Euratom) nr. 1605/2002 af 25. juni 2002 om finansforordningen vedrørende De Europæiske Fællesskabers almindelige budget 
(
23
)
, overlade udøvelsen af denne forvaltningsopgave og budgetgennemførelsesopgaverne til nationale offentlige organer i to forskellige medlemsstater.
5.   Hvert nationalt offentligt organ som omhandlet i stk. 4 skal opfylde følgende udvælgelseskriterier:
a)
det skal godtgøre omfattende erfaring med at drive et stort informationssystem
b)
det skal råde over en væsentlig ekspertise inden for de service- og sikkerhedskrav, der knytter sig til et stort informationssystem
c)
det skal have tilstrækkeligt og erfarent personale, der råder over den relevante faglige ekspertise og de relevante sproglige færdigheder, som er nødvendige for at kunne samarbejde i et internationalt miljø, således som det kræves i forbindelse med VIS
d)
det skal råde over en infrastruktur med en sikker og specifikt udformet facilitet, der især er i stand til at fungere som backup for og garantere en kontinuerlig drift af store informationssystemer, og
e)
det skal have et administrativt miljø, der sætter det i stand til at udføre sine opgaver korrekt og undgå enhver form for interessekonflikt.
6.   Kommissionen skal forud for en delegation af opgaver som omhandlet i stk. 4 og med regelmæssige mellemrum derefter underrette Europa-Parlamentet og Rådet om betingelserne for og det nøjagtige omfang af delegationen samt de organer, hvortil der delegeres opgaver.
7.   Hvis Kommissionen i overgangsperioden uddelegerer sit ansvar i medfør af stk. 4, sikrer den, at denne delegation fuldt ud overholder de frister, der er fastsat af det institutionelle system i henhold til traktaten. Den sikrer navnlig, at delegationen ikke negativt påvirker konkrete kontrolmekanismer i henhold til fællesskabslovgivningen, uanset om det drejer sig om kontrol udøvet af Domstolen, Revisionsretten eller Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse.
8.   Den operationelle forvaltning af VIS omfatter alle de opgaver, der er nødvendige for, at VIS kan fungere 24 timer i døgnet alle ugens 7 dage i overensstemmelse med denne forordning, navnlig den vedligeholdelse og tekniske udvikling, der er nødvendig for at sikre, at systemet fungerer med en tilfredsstillende operationel kvalitet, især med hensyn til den tid, der kræves til konsulaters søgninger i den centrale database, som bør være så kort som muligt.
9.   Forvaltningsmyndigheden anvender relevante regler for tavshedspligt eller tilsvarende fortrolighedskrav i forbindelse med alt personale, der skal arbejde med VIS-oplysninger, jf. dog artikel 17 i vedtægten for tjenestemænd i De Europæiske Fællesskaber, som fastsat i forordning (EØF, Euratom, EKSF) nr. 259/68 
(
24
)
. Denne pligt består fortsat, når de pågældende medarbejdere er fratrådt deres stilling, eller deres virksomhed er ophørt.
Artikel 27
Det centrale visuminformationssystems placering
Det overordnede centrale VIS, der står for teknisk tilsyn og forvaltning, placeres i Strasbourg (Frankrig), og et centralt backup-VIS, der kan sikre alle funktioner i det overordnede centrale VIS i tilfælde af systemsvigt, placeres i Sankt Johann im Pongau (Østrig).
Artikel 28
Forbindelsen med de nationale systemer
1.   VIS forbindes med de nationale systemer i hver medlemsstat via den nationale grænseflade i den pågældende medlemsstat.
2.   Hver medlemsstat udpeger en national myndighed, som sørger for, at de kompetente myndigheder, der er omhandlet i artikel 6, stk. 1 og 2, har adgang til VIS, og forbinder denne nationale myndighed med den nationale grænseflade.
3.   Hver medlemsstat følger automatiske procedurer for behandling af oplysningerne.
4.   Hver medlemsstat er ansvarlig for:
a)
udviklingen af det nationale system og/eller tilpasningen heraf til VIS i overensstemmelse med artikel 2, stk. 2, i beslutning 2004/512/EF
b)
organiseringen, forvaltningen, driften og vedligeholdelsen af det nationale system
c)
forvaltningen af og ordninger for adgang til VIS for behørigt bemyndigede medarbejdere i de kompetente nationale myndigheder i overensstemmelse med denne forordning samt udarbejdelse og regelmæssig ajourføring af en oversigt over sådanne medarbejdere og deres profiler
d)
afholdelsen af omkostningerne til de nationale systemer og omkostningerne til deres forbindelse med den nationale grænseflade, herunder investeringer og driftsomkostninger vedrørende kommunikationsinfrastrukturen mellem den nationale grænseflade og det nationale system.
5.   Før personale, som er ansat hos myndigheder med adgangsret til VIS, får tilladelse til at behandle oplysninger, der er lagret i VIS, modtager det den relevante uddannelse i datasikkerheds– og databeskyttelsesregler samt orienteres om relevante lovovertrædelser og sanktioner.
Artikel 29
Ansvar for anvendelse af oplysninger
1.   Hver medlemsstat sikrer, at oplysningerne behandles på lovlig vis, og navnlig at kun behørigt bemyndiget personale har adgang til oplysninger, som er behandlet i VIS, med henblik på udførelsen af opgaverne i overensstemmelse med denne forordning. Den ansvarlige medlemsstat sikrer specielt, at
a)
oplysningerne indsamles på lovlig vis
b)
oplysningerne fremsendes til VIS på lovlig vis
c)
oplysningerne er korrekte og ajourførte ved fremsendelsen til VIS.
2.   Forvaltningsmyndigheden sørger for, at VIS drives i overensstemmelse med denne forordning og gennemførelsesbestemmelserne hertil, jf. artikel 45, stk. 2. Forvaltningsmyndigheden skal især:
a)
træffe de nødvendige foranstaltninger til at garantere sikkerheden af det centrale VIS og kommunikationsinfrastrukturen mellem det centrale VIS og de nationale grænseflader, uden at dette dog berører de enkelte medlemsstaters ansvar
b)
sikre, at kun behørigt bemyndigede medarbejdere har adgang til oplysninger, som er blevet behandlet i VIS, med henblik på udførelsen af Forvaltningsmyndighedens opgaver i overensstemmelse med denne forordning.
3.   Forvaltningsmyndigheden underretter Europa-Parlamentet, Rådet og Kommissionen om de foranstaltninger, den træffer i henhold til stk. 2.
Artikel 30
Opbevaring af VIS-oplysninger i nationale registre
1.   Oplysninger, der er hentet i VIS, må kun opbevares i nationale registre, når det er nødvendigt i et konkret tilfælde, i overensstemmelse med VIS’ formål og i overensstemmelse med de relevante retlige bestemmelser, herunder reglerne for databeskyttelse, og ikke længere end det er nødvendigt i det konkrete tilfælde.
2.   Stk. 1 berører ikke en medlemsstats ret til i sine nationale registre at opbevare oplysninger, som den selv har indlæst i VIS.
3.   Enhver anvendelse af oplysninger i strid med stk. 1 og 2 betragtes som misbrug efter bestemmelserne i den enkelte medlemsstats nationale lovgivning.
Artikel 31
Udlevering af oplysninger til tredjelande eller internationale organisationer
1.   Oplysninger, der behandles i VIS i henhold til denne forordning, må ikke overføres til eller stilles til rådighed for et tredjeland eller en international organisation.
2.   Uanset stk. 1 kan de i artikel 9, nr. 4), litra a), b), c), k) og m), omhandlede oplysninger overføres til eller stilles til rådighed for et tredjeland eller en international organisation, der er nævnt i bilaget, hvis det er nødvendigt i konkrete sager med henblik på at bevise tredjelandsstatsborgeres identitet, herunder med henblik på tilbagesendelse, og kun hvis følgende betingelser er opfyldt:
a)
Kommissionen har vedtaget en afgørelse om en passende beskyttelse af personoplysninger i det pågældende tredjeland i overensstemmelse med artikel 25, stk. 6, i direktiv 95/46/EF, eller der er en gældende tilbagetagelsesaftale mellem Fællesskabet og det pågældende tredjeland, eller bestemmelserne i artikel 26, stk. 1, litra d), i direktiv 95/46/EF finder anvendelse.
b)
Tredjelandet eller den internationale organisation accepterer udelukkende at anvende oplysningerne til det formål, hvortil de blev indhentet.
c)
Oplysningerne overføres eller stilles til rådighed i overensstemmelse med de relevante fællesskabsbestemmelser, navnlig tilbagetagelsesaftaler, og den nationale lovgivning i den medlemsstat, der overførte eller stillede oplysningerne til rådighed, herunder reglerne om datasikkerhed og databeskyttelse.
d)
Den eller de medlemsstater, som har indlæst oplysningerne i VIS, har givet samtykke.
3.   Sådanne overførsler af personoplysninger til tredjelande eller internationale organisationer berører ikke de rettigheder, der er tillagt flygtninge og personer, der anmoder om international beskyttelse, navnlig for så vidt angår non-refoulement.
Artikel 32
Datasikkerhed
1.   Den ansvarlige medlemsstat garanterer oplysningernes sikkerhed før og under fremsendelsen til den nationale grænseflade. Hver medlemsstat garanterer sikkerheden af de oplysninger, som den modtager fra VIS.
2.   Hver medlemsstat træffer i relation til sit nationale system de nødvendige foranstaltninger, herunder i form af en sikkerhedsplan, med henblik på at:
a)
beskytte oplysninger fysisk, bl.a. ved at udarbejde beredskabsplaner for beskyttelse af kritisk infrastruktur
b)
forhindre, at personer uden bemyndigelse får adgang til nationale anlæg, hvor medlemsstaten udfører operationer i overensstemmelse med formålene med VIS (kontrol ved indgangen til anlægget)
c)
forhindre, at databærere kan læses, kopieres, ændres eller fjernes af personer uden bemyndigelse (kontrol med databærere)
d)
forhindre uautoriseret indlæsning af oplysninger samt uautoriseret læsning, ændring eller sletning af indlæste personoplysninger (kontrol med opbevaring)
e)
forhindre uautoriseret behandling af oplysninger i VIS samt uautoriseret ændring eller sletning af oplysninger, som er blevet behandlet i VIS (kontrol med indlæsning af oplysninger)
f)
sikre, at bemyndigede personer kun får adgang til de oplysninger i VIS, som hører ind under deres bemyndigelse, og kun ved hjælp af individuelle og entydige brugeridentiteter og fortrolige adgangsmetoder (kontrol med dataadgang)
g)
sikre, at alle myndigheder med adgangsret til VIS opretter profiler, der beskriver funktioner og ansvarsområder for de personer, som er bemyndiget til at få adgang til, indlæse, ajourføre, slette og søge i oplysningerne, og på anmodning straks stiller disse profiler til rådighed for de nationale tilsynsmyndigheder, der er omhandlet i artikel 41 (personaleprofiler)
h)
sikre, at det er muligt at efterprøve og fastslå, hvilke myndigheder personoplysninger må videregives til via datatransmissionsudstyr (kontrol med videregivelse)
i)
sikre, at det er muligt at efterprøve og fastslå, hvilke oplysninger der er blevet behandlet i VIS, hvornår, af hvem og til hvilket formål (kontrol med registrering af oplysninger)
j)
forhindre uautoriseret læsning, kopiering, ændring eller sletning af personoplysninger under fremsendelsen af personoplysninger til eller fra VIS eller under fremsendelsen af databærere, navnlig ved hjælp af passende krypteringsteknikker (kontrol med transport)
k)
overvåge effektiviteten af de sikkerhedsforanstaltninger, der er omhandlet i dette stykke, og træffe de nødvendige organisatoriske foranstaltninger vedrørende intern kontrol for at sikre overholdelsen af denne forordning (egenkontrol).
3.   Forvaltningsmyndigheden træffer de nødvendige foranstaltninger med henblik på at opfylde målsætningerne i stk. 2 for så vidt angår driften af VIS, herunder vedtagelsen af en sikkerhedsplan.
Artikel 33
Erstatningsansvar
1.   Enhver person eller medlemsstat, som har lidt skade som følge af en ulovlig behandling eller enhver anden handling, der er i strid med denne forordning, har ret til erstatning fra den medlemsstat, som er ansvarlig for skaden. Den pågældende medlemsstat fritages helt eller delvis for erstatningsansvar, hvis den kan bevise, at den ikke er skyld i den begivenhed, der medførte skaden.
2.   Hvis en medlemsstats manglende overholdelse af sine forpligtelser i henhold til denne forordning volder skade på VIS, holdes den pågældende medlemsstat ansvarlig for skaden, medmindre Forvaltningsmyndigheden eller en anden af de medlemsstater, der deltager i VIS, ikke har truffet rimelige foranstaltninger til at forhindre skaden i at ske eller til at begrænse dens omfang.
3.   Skadeserstatningskrav mod en medlemsstat, der fremsættes efter stk. 1 og 2, behandles efter den sagsøgte medlemsstats nationale ret.
Artikel 34
Føring af registre
1.   Hver medlemsstat og Forvaltningsmyndigheden fører registre over alle behandlinger af oplysninger i VIS. Disse registre skal vise formålet med adgangen, jf. artikel 6, stk. 1, og artikel 15-22, datoen og tidspunktet, den type oplysninger, der er fremsendt, jf. artikel 9-14, den type oplysninger, der er anvendt til søgningen, jf. artikel 15, stk. 2, artikel 17, artikel 18, stk. 1-3, artikel 19, stk. 1, artikel 20, stk. 1, artikel 21, stk. 1, og artikel 22, stk. 1, og navnet på den myndighed, der har indlæst eller hentet oplysningerne. Desuden fører hver medlemsstat registre over de personer, som er ansvarlige for at indlæse eller hente oplysningerne.
2.   Disse registre må kun bruges til kontrol med lovligheden af behandlingen af oplysningerne i databeskyttelsesøjemed samt til at garantere oplysningernes sikkerhed. Registrene beskyttes med de nødvendige foranstaltninger mod uautoriseret adgang og slettes efter en periode på et år efter udløbet af den lagringsperiode, der er omhandlet i artikel 23, stk. 1, hvis de ikke er nødvendige for kontrolprocedurer, som allerede er indledt.
Artikel 35
Egenkontrol
Medlemsstaterne sikrer, at enhver myndighed, der har ret til adgang til VIS-oplysninger, træffer de foranstaltninger, der er nødvendige for at sikre overholdelsen af denne forordning, og i nødvendigt omfang samarbejder med den nationale tilsynsmyndighed.
Artikel 36
Sanktioner
Medlemsstaterne træffer de nødvendige foranstaltninger til at sikre, at ethvert misbrug af oplysninger indlæst i VIS pålægges sanktioner, herunder administrative og/eller strafferetlige sanktioner i overensstemmelse med national ret, som er effektive, forholdsmæssige og har afskrækkende virkning.
KAPITEL VI
RETTIGHEDER OG TILSYN MED HENSYN TIL DATABESKYTTELSE
Artikel 37
Ret til information
1.   Ansøgerne og de personer, der er omhandlet i artikel 9, nr. 4), litra f), informeres om følgende af den ansvarlige medlemsstat:
a)
identiteten af den registeransvarlige, jf. artikel 41, stk. 4, og dennes kontaktoplysninger
b)
formålene med at behandle oplysningerne inden for VIS
c)
kategorierne af modtagere af oplysningerne, herunder de myndigheder, der er omhandlet i artikel 3
d)
dataopbevaringsperioden
e)
at indsamlingen af oplysningerne er obligatorisk i forbindelse med behandlingen af ansøgningen
f)
at de pågældende har ret til at få indsigt i oplysninger om dem selv og til at kræve, at ukorrekte oplysninger om dem selv rettes, og at ulovligt lagrede oplysninger om dem selv slettes, herunder ret til at få oplysninger om procedurerne for udøvelse af disse rettigheder og kontaktoplysninger for de nationale tilsynsmyndigheder, som er omhandlet i artikel 41, stk. 1, og som skal behandle krav om beskyttelse af personoplysninger.
2.   De oplysninger, som er omhandlet i stk. 1, gives til ansøgeren skriftligt, når oplysningerne fra ansøgningsskemaet, fotografiet og fingeraftryksoplysningerne, jf. artikel 9, nr. 4), 5) og 6), indsamles.
3.   De oplysninger, som er omhandlet i stk. 1, gives til de personer, der er omhandlet i artikel 9, nr. 4), litra f), på den garantierklæring vedrørende invitation, underhold og logi, som skal underskrives af de pågældende personer.
Hvis disse personer ikke har underskrevet en sådan garantierklæring, skal oplysningerne gives i overensstemmelse med artikel 11 i direktiv 95/46/EF.
Artikel 38
Ret til indsigt i samt berigtigelse og sletning af oplysninger
1.   Uden at dette berører forpligtelsen til at give andre oplysninger i overensstemmelse med artikel 12, litra a), i direktiv 95/46/EF, har enhver person ret til at få meddelelse om de oplysninger om ham, der er registreret i VIS, og om, hvilken medlemsstat der har fremsendt dem til VIS. Adgang til oplysningerne kan kun gives af en medlemsstat. Hver medlemsstat registrerer alle anmodninger om sådan adgang.
2.   Enhver person kan anmode om, at ukorrekte oplysninger om ham berigtiges, og at oplysninger, der er registreret ulovligt, slettes. Berigtigelsen og sletningen foretages straks af den ansvarlige medlemsstat i overensstemmelse med medlemsstatens love, administrative bestemmelser og procedurer.
3.   Hvis anmodningen som omhandlet i stk. 2 fremsættes til en anden medlemsstat end den ansvarlige medlemsstat, kontakter myndighederne i den medlemsstat, som anmodningen er indgivet til, myndighederne i den ansvarlige medlemsstat inden 14 dage. Den ansvarlige medlemsstat kontrollerer inden en måned, at oplysningerne er korrekte, og at behandlingen af oplysningerne i VIS er lovlig.
4.   Hvis det viser sig, at oplysninger, der er registreret i VIS, er ukorrekte eller ulovligt registreret, berigtiger eller sletter den ansvarlige medlemsstat oplysningerne i overensstemmelse med artikel 24, stk. 3. Den ansvarlige medlemsstat bekræfter straks skriftligt over for den pågældende, at den har taget skridt til at berigtige eller slette oplysningerne om vedkommende.
5.   Hvis den ansvarlige medlemsstat ikke anerkender, at de oplysninger, som er registreret i VIS, er ukorrekte eller ulovligt registreret, forklarer den straks skriftligt over for den pågældende, hvorfor den ikke er villig til at berigtige eller slette oplysningerne om vedkommende.
6.   Den ansvarlige medlemsstat orienterer ligeledes den pågældende om, hvilke skridt han kan tage, hvis han ikke kan acceptere den forklaring, der er givet. Denne orientering skal indeholde oplysninger om, hvordan den pågældende kan anlægge sag ved eller indgive klage til den pågældende medlemsstats kompetente myndigheder eller domstole, og hvilken bistand, herunder fra de nationale tilsynsmyndigheder som omhandlet i artikel 41, stk. 1, der kan ydes i henhold til den pågældende medlemsstats love, administrative bestemmelser og procedurer.
Artikel 39
Samarbejde med henblik på at sikre rettigheder med hensyn til databeskyttelse
1.   Medlemsstaterne samarbejder aktivt med henblik på at håndhæve de rettigheder, som er omhandlet i artikel 38, stk. 2, 3 og 4.
2.   I hver medlemsstat bistår og rådgiver den nationale tilsynsmyndighed på anmodning den pågældende ved udøvelsen af den pågældendes ret til at få berigtiget eller slettet oplysninger om sig selv i overensstemmelse med artikel 28, stk. 4, i direktiv 95/46/EF.
3.   Den nationale tilsynsmyndighed i den ansvarlige medlemsstat, som fremsendte oplysningerne, og de nationale tilsynsmyndigheder i de medlemsstater, hvortil anmodningen er indgivet, samarbejder med henblik herpå.
Artikel 40
Klageadgang
1.   I hver medlemsstat har enhver person ret til at anlægge sag ved eller indgive klage til de kompetente myndigheder eller domstole i den pågældende medlemsstat, hvis han nægtes den ret til indsigt eller den ret til at få berigtiget eller slettet oplysninger om ham, som er omhandlet i artikel 38, stk. 1 og 2.
2.   De nationale tilsynsmyndigheders bistand som omhandlet i artikel 39, stk. 2, er til rådighed under hele denne proces.
Artikel 41
Tilsyn ved den nationale tilsynsmyndighed
1.   Den eller de myndigheder, som er udpeget i hver medlemsstat, og som er tillagt de beføjelser, der er omhandlet i artikel 28 i direktiv 95/46/EF (den nationale tilsynsmyndighed), overvåger uafhængigt, at den pågældende medlemsstats behandling af personoplysninger, jf. artikel 5, stk. 1, herunder deres fremsendelse til og fra VIS, foregår på lovlig vis.
2.   Den nationale tilsynsmyndighed sikrer, at der mindst hvert fjerde år foretages en revision af behandlingen af data i det nationale system i overensstemmelse med relevante internationale revisionsstandarder.
3.   Medlemsstaterne sikrer, at deres nationale tilsynsmyndighed har tilstrækkelige midler til at udføre de opgaver, som overdrages til dem i henhold til denne forordning.
4.   Med hensyn til behandling af personoplysninger i VIS udpeger hver medlemsstat den myndighed, som skal betragtes som registeransvarlig efter artikel 2, litra d), i direktiv 95/46/EF, og som skal have det centrale ansvar for denne medlemsstats databehandling. Hver medlemsstat giver Kommissionen meddelelse om denne myndighed.
5.   Hver medlemsstat fremsender alle de oplysninger, som de nationale tilsynsmyndigheder anmoder om, herunder navnlig oplysninger om de aktiviteter, der gennemføres i overensstemmelse med artikel 28 og artikel 29, stk. 1, giver de nationale tilsynsmyndigheder adgang til de oversigter, som er omhandlet i artikel 28, stk. 4, litra c), og til sine registre som omhandlet i artikel 34, og giver til enhver tid de nationale tilsynsmyndigheder adgang til alle sine lokaler.
Artikel 42
Tilsyn ved Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse
1.   Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse kontrollerer, at Forvaltningsmyndighedens behandling af personoplysninger sker i overensstemmelse med denne forordning. De opgaver og beføjelser, der er omhandlet i artikel 46 og 47 i forordning (EF) nr. 45/2001, finder tilsvarende anvendelse.
2.   Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse sikrer, at der mindst hvert fjerde år foretages en revision af forvaltningsmyndighedens behandling af personoplysninger i overensstemmelse med relevante internationale revisionsstandarder. Revisionsrapporten sendes til Europa-Parlamentet, Rådet, Forvaltningsmyndigheden, Kommissionen og de nationale tilsynsmyndigheder. Forvaltningsmyndigheden skal have mulighed for at fremsætte bemærkninger, inden rapporten vedtages.
3.   Forvaltningsmyndigheden fremsender de oplysninger, som Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse anmoder om, giver den adgang til alle dokumenter og til Forvaltningsmyndighedens registre som omhandlet i artikel 34, stk. 1, og giver den til enhver tid adgang til alle sine lokaler.
Artikel 43
Samarbejde mellem de nationale tilsynsmyndigheder og Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse
1.   De nationale tilsynsmyndigheder og Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse, der hver især handler inden for deres respektive beføjelser, samarbejder aktivt inden for rammerne af deres ansvarsområder og sikrer et samordnet tilsyn med VIS og de nationale systemer.
2.   Idet de hver især handler inden for deres respektive beføjelser, udveksler de relevante oplysninger, bistår hinanden med at gennemføre revisioner og inspektioner, undersøger vanskeligheder med fortolkningen eller anvendelsen af denne forordning, undersøger problemer med udøvelsen af uafhængigt tilsyn eller i forbindelse med udøvelsen af den registreredes rettigheder, udarbejder harmoniserede forslag til fælles løsninger på eventuelle problemer og fremmer bevidstheden om databeskyttelsesrettigheder alt efter behov.
3.   De nationale tilsynsmyndigheder og Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse mødes med henblik herpå mindst to gange om året. Udgifter og service i forbindelse med disse møder påhviler Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse. Forretningsordenen vedtages på det første møde. De øvrige arbejdsmetoder udvikles i fællesskab efter behov.
4.   Der sendes en fælles aktivitetsrapport til Europa-Parlamentet, Rådet, Kommissionen og Forvaltningsmyndigheden hvert andet år. Rapporten skal omfatte et kapitel om hver medlemsstat, som udarbejdes af den pågældende medlemsstats nationale tilsynsmyndighed.
Artikel 44
Databeskyttelse i overgangsperioden
Såfremt Kommissionen i overgangsperioden uddelegerer sit ansvar til et andet organ i medfør af artikel 26, stk. 4, sikrer den, at Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse har ret til og mulighed for fuldt ud at udføre sine opgaver, herunder mulighed for at udføre kontrol på stedet eller udøve enhver anden beføjelse, der er tillagt Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse ved artikel 47 i forordning (EF) nr. 45/2001.
KAPITEL VII
AFSLUTTENDE BESTEMMELSER
Artikel 45
Kommissionens gennemførelse
1.   Det centrale VIS, den nationale grænseflade i hver medlemsstat og kommunikationsinfrastrukturen mellem det centrale VIS og de nationale grænseflader, herunder funktionerne for behandling af biometriske data, jf. artikel 5, stk. 1, litra c), gennemføres af Kommissionen snarest muligt efter denne forordnings ikrafttræden.
2.   De foranstaltninger, som er nødvendige for den tekniske gennemførelse af det centrale VIS, de nationale grænseflader og kommunikationsinfrastrukturen mellem det centrale VIS og de nationale grænseflader, vedtages efter proceduren i artikel 49, stk. 2, navnlig med henblik på:
a)
at indlæse oplysninger og forbinde ansøgningsdossierer, jf. artikel 8
b)
at få adgang til oplysningerne, jf. artikel 15 og artikel 17-22
c)
at ændre og slette oplysninger og slette oplysninger før tiden, jf. artikel 23-25
d)
at føre og give adgang til registrene, jf. artikel 34
e)
konsultationsmekanismen og procedurerne i artikel 16.
Artikel 46
Integration af de tekniske funktioner i Schengen-konsultationsnettet
Konsultationsmekanismen i artikel 16 træder i stedet for Schengen-konsultationsnettet fra den dato, der fastsættes efter proceduren i artikel 49, stk. 3, når alle de medlemsstater, som anvender Schengen-konsultationsnettet på datoen for denne forordnings ikrafttræden, har meddelt, at de har truffet de tekniske og juridiske foranstaltninger til anvendelse af VIS med henblik på konsultationer mellem de centrale visummyndigheder om visumansøgninger i henhold til Schengen-konventionens artikel 17, stk. 2.
Artikel 47
Starten på fremsendelsen
Hver medlemsstat meddeler Kommissionen, at den har truffet de nødvendige tekniske og juridiske foranstaltninger til at fremsende de oplysninger, som er omhandlet i artikel 5, stk. 1, til det centrale VIS via den nationale grænseflade.
Artikel 48
Idriftsættelse
1.   Kommissionen fastsætter den dato, hvor VIS idriftsættes, når:
a)
foranstaltningerne i artikel 45, stk. 2, er vedtaget
b)
Kommissionen har givet meddelelse om en vellykket omfattende test af VIS udført af Kommissionen sammen med medlemsstaterne
c)
medlemsstaterne efter godkendelse af de tekniske foranstaltninger har meddelt Kommissionen, at de har truffet de nødvendige tekniske og juridiske foranstaltninger til indsamling og fremsendelse af de oplysninger, som er omhandlet i artikel 5, stk. 1, til VIS, for alle ansøgningsdossierer i den første region, som fastsat i overensstemmelse med stk. 3, herunder foranstaltninger til indsamling og/eller fremsendelse af oplysninger på vegne af en anden medlemsstat.
2.   Kommissionen meddeler Europa-Parlamentet resultaterne af den test, som er udført i henhold til stk. 1, litra b).
3.   Kommissionen fastsætter i hver af de andre regioner den dato, hvor overførsel af oplysningerne i artikel 5, stk. 1, bliver obligatorisk, når medlemsstaterne har meddelt Kommissionen, at de har truffet de nødvendige tekniske og juridiske foranstaltninger til at indsamle og fremsende de oplysninger, som er omhandlet i artikel 5, stk. 1, til VIS for alle ansøgninger i den pågældende region, herunder foranstaltninger til indsamling og/eller fremsendelse af oplysninger på vegne af en anden medlemsstat. Før denne dato kan den enkelte medlemsstat iværksætte driften i disse regioner, når den har meddelt Kommissionen, at den har truffet de nødvendige tekniske og juridiske foranstaltninger til at indsamle og fremsende mindst de oplysninger, som er omhandlet i artikel 5, stk. 1, litra a) og b), til VIS.
4.   Regionerne i stk. 1 og 3 fastlægges efter proceduren i artikel 49, stk. 3. Kriterierne for fastlæggelsen af disse regioner er risikoen for ulovlig indvandring, trusler mod medlemsstaternes indre sikkerhed og den realistiske mulighed for at indsamle biometriske data fra alle lokaliteter i den pågældende region.
5.   Kommissionen offentliggør datoerne for idriftsættelsen i hver region i 
Den Europæiske Unions Tidende
.
6.   En medlemsstat kan først konsultere de oplysninger, som er fremsendt til VIS af andre medlemsstater, når den eller en anden medlemsstat, som repræsenterer denne medlemsstat, begynder at indlæse oplysninger i overensstemmelse med stk. 1 og 3.
Artikel 49
Udvalg
1.   Kommissionen bistås af det udvalg, der er nedsat ved artikel 51, stk. 1, i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 1987/2006 af 20. december 2006 om oprettelse, drift og brug af anden generation af Schengen-informationssystemet (SIS II) 
(
25
)
.
2.   Når der henvises til dette stykke, anvendes artikel 4 og 7 i afgørelse 1999/468/EF.
Perioden i artikel 4, stk. 3, i afgørelse 1999/468/EF, fastsættes til to måneder.
3.   Når der henvises til dette stykke, anvendes artikel 5 og 7 i afgørelse 1999/468/EF.
Perioden i artikel 5, stk. 6, i afgørelse 1999/468/EF fastsættes til to måneder.
Artikel 50
Kontrol og evaluering
1.   Forvaltningsmyndigheden sørger for, at der etableres procedurer til kontrol af, hvordan VIS fungerer set i forhold til de mål, der er fastlagt i relation til resultater, omkostningseffektivitet, sikkerhed og tjenesternes kvalitet.
2.   Med henblik på den tekniske vedligeholdelse har Forvaltningsmyndigheden adgang til de nødvendige oplysninger vedrørende behandlingsprocesserne i VIS.
3.   To år efter idriftsættelsen af VIS og derefter hvert andet år forelægger Forvaltningsmyndigheden Europa-Parlamentet, Rådet og Kommissionen en rapport om, hvordan VIS fungerer teknisk set, herunder dens sikkerhed.
4.   Tre år efter idriftsættelsen af VIS og derefter hvert fjerde år udarbejder Kommissionen en samlet evaluering af VIS. Denne samlede evaluering skal omfatte en gennemgang af de opnåede resultater set i forhold til målene og en vurdering af, om de tilgrundliggende principper fortsat er gyldige, forordningens anvendelse med hensyn til VIS, sikkerheden i forbindelse med VIS, anvendelsen af artikel 31 og eventuelle konsekvenser for den fremtidige drift. Kommissionen forelægger evalueringen for Europa-Parlamentet og Rådet.
5.   Inden udgangen af de i artikel 18, stk. 2, nævnte perioder aflægger Kommissionen rapport om de tekniske fremskridt med hensyn til anvendelsen af fingeraftryk ved de ydre grænser og dens indvirkning på varigheden af søgninger med visummærkatens nummer kombineret med verifikation af visumindehaverens fingeraftryk, herunder om den forventede varighed af en sådan søgning medfører urimelig lang ventetid ved grænseovergangsstederne. Kommissionen sender evalueringen til Europa-Parlamentet og Rådet. Europa-Parlamentet eller Rådet kan på grundlag af evalueringen opfordre Kommissionen til om nødvendigt at foreslå passende ændringer af denne forordning.
6.   Medlemsstaterne sender Forvaltningsmyndigheden og Kommissionen de oplysninger, der er nødvendige for at udarbejde de i stk. 3, 4 og 5, nævnte rapporter.
7.   Forvaltningsmyndigheden sender Kommissionen de oplysninger, der er nødvendige for at foretage de overordnede evalueringer, der er omhandlet i stk. 4.
8.   I overgangsperioden indtil Forvaltningsmyndigheden indleder sin virksomhed, er Kommissionen ansvarlig for udarbejdelsen og forelæggelsen af de i stk. 3 nævnte rapporter.
Artikel 51
Ikrafttræden og anvendelse
1.   Denne forordning træder i kraft på tyvendedagen efter offentliggørelsen i 
Den Europæiske Unions Tidende
.
2.   Den anvendes fra den dato, som er omhandlet i artikel 48, stk. 1.
3.   Artikel 26, 27, 32 og 45, artikel 48, stk. 1, 2 og 4, og artikel 49 anvendes fra 2. september 2008.
4.   I den overgangsperiode, der er omhandlet i artikel 26, stk. 4, betragtes henvisninger i denne forordning til Forvaltningsmyndigheden som henvisninger til Kommissionen.
Denne forordning er bindende i alle enkeltheder og gælder umiddelbart i medlemsstaterne i overensstemmelse med traktaten om oprettelse af Det Europæiske Fællesskab.
Udfærdiget i Strasbourg, den 9. juli 2008.
På Europa-Parlamentets vegne
H.-G. PÖTTERING
Formand
På Rådets vegne
J.-P. JOUYET
Formand
(
1
)
  Europa-Parlamentets holdning af 7.6.2007 (
EUT C 125 E af 22.5.2008, s. 118
) og Rådets afgørelse af 23.6.2008.
(
2
)
  
            
EUT L 213 af 15.6.2004, s. 5
.
(
3
)
  
            
EUT L 50 af 25.2.2003, s. 1
.
(
4
)
  
            
EFT L 123 af 9.5.2002, s. 50
.
(
5
)
  
            
EFT L 164 af 14.7.1995, s. 1
. Senest ændret ved forordning (EF) nr. 1791/2006 (
EUT L 363 af 20.12.2006, s. 1
).
(
6
)
  
            
EUT C 326 af 22.12.2005, s. 1
. Senest ændret ved Rådets afgørelse 2006/684/EF (
EUT L 280 af 12.10.2006, s. 29
).
(
7
)
  
            
EFT L 239 af 22.9.2000, s. 19
. Senest ændret ved Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 1987/2006 (
EUT L 381 af 28.12.2006, s. 4
).
(
8
)
  
            
EFT L 281 af 23.11.1995, s. 31
. Ændret ved forordning (EF) nr. 1882/2003 (
EUT L 284 af 31.10.2003, s. 1
).
(
9
)
  
            
EFT L 8 af 12.1.2001, s. 1
.
(
10
)
  
            
EFT L 184 af 17.7.1999, s. 23
. Ændret ved afgørelse 2006/512/EF (
EUT L 200 af 22.7.2006, s. 11
).
(
11
)
  
            
EFT L 176 af 10.7.1999, s. 36
.
(
12
)
  
            
EFT L 176 af 10.7.1999, s. 31
.
(
13
)
  
            
EFT L 176 af 10.7.1999, s. 53
.
(
14
)
  
            
EFT L 131 af 1.6.2000, s. 43
.
(
15
)
  
            
EUT L 395 af 31.12.2004, s. 70
.
(
16
)
  
            
EFT L 64 af 7.3.2002, s. 20
.
(
17
)
  Afgørelse 2004/860/EF af 25. oktober 2004 om undertegnelse, på Det Europæiske Fællesskabs vegne, af og midlertidig anvendelse af visse bestemmelser i aftalen mellem Den Europæiske Union, Det Europæiske Fællesskab og Det Schweiziske Forbund om Det Schweiziske Forbunds associering i gennemførelsen, anvendelsen og udviklingen af Schengen-reglerne (
EUT L 370 af 17.12.2004, s. 78
).
(
18
)
  Se side 129 i denne EUT.
(
19
)
  
            
EUT L 64 af 7.3.2003, s. 1
.
(
20
)
  
            
EFT L 81 af 21.3.2001, s. 1
. Senest ændret ved forordning (EF) nr. 1932/2006 (
EUT L 405 af 30.12.2006, s. 23
. 
Berigtiget i L 29 af 3.2.2007, s. 10
).
(
21
)
  
            
EFT L 53 af 23.2.2002, s. 4
.
(
22
)
  
            
EUT L 105 af 13.4.2006, s. 1
. Ændret ved forordning (EF) nr. 296/2008 (
EUT L 97 af 9.4.2008, s. 60
).
(
23
)
  
            
EFT L 248 af 16.9.2002, s. 1
. Senest ændret ved forordning (EF) nr. 1525/2007 (
EUT L 343 af 27.12.2007, s. 9
).
(
24
)
  
            
EFT L 56 af 4.3.1968, s. 1
. Senest ændret ved forordning (EF, Euratom) nr. 337/2007 (
EUT L 90 af 30.3.2007, s. 1
).
(
25
)
  
            
EUT L 381 af 28.12.2006, s. 4
.
BILAG
Liste over internationale organisationer nævnt i artikel 31, stk. 2
1.
FN-organisationer (f.eks. UNHCR)
2.
Den Internationale Organisation for Migration (IOM)
3.
Den Internationale Røde Kors Komité.

Summary:
VIS-forordning
RESUMÉ AF:
Forordning (EF) 
nr. 767/2008
 om visuminformationssystemet og udveksling af oplysninger mellem medlemsstaterne om visa til kortvarigt ophold (VIS-forordningen)
HVAD ER FORMÅLET MED FORORDNINGEN?
Den opretter visuminformationssystemet (VIS) og fastlægger procedurer og betingelser for udveksling af visumoplysninger for ansøgninger om korttidsvisum mellem 
Den Europæiske Unions
 (EU) 
medlemsstater
, der har undertegnet 
Schengenaftalen og Schengenkonventionen
.
HOVEDPUNKTER
Bemærkning til læser: Forordningen er blevet ændret flere gange. Dette resumé afspejler indholdet i forordningen, som ændret, hvor disse ændringer er trådt i kraft.
Formål
Formålet
 med VIS, der oprindeligt blev oprettet under afgørelse 
2004/512/EF
, er at forbedre gennemførslen af den fælles visumpolitik, det konsulære samarbejde og konsultationerne mellem de centrale visummyndigheder med det formål at:
gøre 
visumansøgningsproceduren lettere
forebygge 
»visumshopping«
lette 
bekæmpelse af svig
lette 
kontrollen ved de ydre grænseovergangssteder
 og i de nationale territorier
bidrage til identifikationen af personer, der ikke opfylder kravene til indrejse, ophold eller permanent ophold i de nationale territorier
lette anvendelsen af forordning (EU) 
nr. 
604/2013
, der fastlægger medlemsstatens ansvar for at undersøge statsborgere fra ikke-EU-landes visumansøgning (se 
resumé
)
bidrage til forebyggelse af trusler mod medlemsstaternes 
indre sikkerhed
.
De nationale myndigheder og 
Europol
 kan i særlige tilfælde anmode om adgang til oplysninger registreret i VIS med henblik på at forebygge, opdage og undersøge terrorhandlinger og lovovertrædelser.
I VIS registreres følgende 
kategorier af oplysninger
:
alfanumeriske oplysninger om ansøgerne og om de visa, der er ansøgt om, udstedt, afslået, annulleret, inddraget eller forlænget
fotografier
fingeraftryksoplysninger
forbindelser med tidligere visumansøgninger og med ansøgninger indgivet af personer, der rejser sammen.
Kategorier af oplysninger, der er registreret i det fælles identitetsregister
Følgende kategorier af oplysninger registreres i det fælles identitetsregister (CIR):
efternavn, fornavne, fødselsdato, køn
fødenavn (tidligere efternavn(e)), fødested og fødeland, nuværende nationalitet og nationalitet ved fødslen
oplysninger om rejsedokumenter, herunder:
type og nummer
udstedelsesland
udstedende myndighed
udløbsdato.
Adgang til VIS
Kun behørigt bemyndigede medarbejdere må 
angive, ændre eller slette
 VIS-oplysninger
Adgang til VIS gives kun til behørigt bemyndigede medarbejdere i visummyndighederne og myndigheder, som udfører kontrol ved de ydre grænser, udøver immigrationskontrol og asyl.
Myndigheder med adgang til VIS skal sikre, at:
brugen er begrænset til, hvad der er nødvendigt, passende og forholdsmæssigt for at udføre deres opgaver
de i forbindelse med anvendelsen af VIS ikke forskelsbehandler ansøgere eller visumindehavere, og at deres menneskelige værdighed og integritet respekteres.
Visummyndighedernes indlæsning af oplysninger
Visummyndighederne opretter et ansøgningsdossier, hvor 
ansøgningen antages til behandling 
 i henhold til den visumkodeks, som er fastlagt i ændringen til forordning (EF) 
nr. 
810/2009
 (se 
resumé
). De indlæser de oplysninger, som fremgår af artikel 9 i forordning (EF) 
nr. 767/2008
 i VIS.
Visummyndighederne tilføjer oplysninger, når der er truffet afgørelse om at udstede visum, for eksempel:
den udstedende myndighed
typen af visum
visummærkatens nummer
det område, som visumindehaveren har ret til at rejse inden for
begyndelses- og udløbsdato for visummets gyldighedsperiode
antallet af indrejser, som visummet giver ret til på området.
Der skal angives 
grunde
, når der er truffet beslutning om at:
afvise, annullere eller inddrage et visum
forlænge gyldighedsperioden.
Anvendelse af VIS
VIS anvendes:
af kompetente visummyndigheder, der behandler ansøgninger og afgørelser vedrørende ansøgninger
mellem centrale visummyndigheder i forbindelse med høring og anmodninger om dokumenter
af kompetente visummyndigheder i forbindelse med rapporter og statistikker (uden identificering af de enkelte ansøgere).
Øvrige myndigheders adgang til VIS-oplysninger
Ændringsforordning (EU) 
2017/2226
, som opretter et ind- og udrejsesystem (se 
resumé
) medførte mere effektive og hurtigere grænsekontroller ved hjælp af en sikker kommunikationskanal mellem det centrale ind- og udrejsesystem og det centrale VIS. Direkte søgning mellem ind- og udrejsesystemet og VIS skal kun være mulig, hvis der er hjemmel til det i både denne forordning (EF) 
nr. 767/2008
 og forordning (EF) 
nr. 2017/2226.
Visummyndigheder
, som anvender VIS, kan konsultere VIS’ ind-og udrejsesystem for at:
behandle og træffe afgørelse om visumansøgninger
hente og eksportere de visumrelaterede oplysninger direkte fra VIS til ind- og udrejsesystemet i tilfælde af, at et visum annulleres, trækkes tilbage eller forlænges.
Visummyndigheder
, som anvender ind- og udrejsesystemet, kan konsultere VIS fra ind- og udrejsesystemet for at:
hente visumrelaterede oplysninger direkte fra VIS og importere dem til ind- og udrejsesystemet
kontrollere visummets ægthed og gyldighed
kontrollere om ikke-EU-borgere, der er fritaget for visumpligt, for hvem en individuel mappe ikke er registreret i ind- og udrejsesystemet, tidligere er blevet registreret i VIS
verificere identiteten af en visumindehaver ved hjælp af fingeraftryk med de fingeraftryk, som er registreret i VIS.
Kompetente 
myndigheder
, som foretager 
kontrol på medlemsstaternes område
 kan søge oplysninger 
udelukkende med henblik på
 at verificere visumindehaverens identitet og/eller visummets ægthed og/eller, om betingelserne for indrejse, ophold eller opholdssted er opfyldt.
Nationale myndigheder
 med ansvar for 
asyl
 kan tilgå oplysninger 
udelukkende med henblik på
 at:
at afgøre, hvilken medlemsstat der er ansvarlig for behandlingen af en asylansøgning
behandle en asylansøgning.
Driften af VIS
Siden juni 2018 har 
Det Europæiske Agentur for den Operationelle Forvaltning af Store IT-Systemer (eu-LISA)
 været ansvarlig for den operationelle forvaltning af det centrale VIS-system og de nationale grænseflader, som er forbundet til medlemsstaternes nationale systemer.
Den 
operationelle forvaltning
 af VIS omfatter alle de opgaver, der er nødvendige for, at VIS kan fungere 24 timer i døgnet alle ugens syv dage. Dette omfatter vedligeholdelsesarbejde og den tekniske udvikling, der er nødvendig for at sikre, at systemet fungerer med en tilfredsstillende operationel kvalitet.
Hver EU-medlemsstat er ansvarlig for:
udvikling, organisering, forvaltning, drift og vedligeholdelse af sit nationale system
sikring af datasikkerheden før og under fremsendelse til dets nationale grænseflade og, til det formål, vedtagelsen af en sikkerhedsplan
forvalte de kompetente nationale myndigheders behørigt bemyndigede medarbejderes adgang til VIS
omkostningerne i forbindelse med de nationale systemer.
Oplysningerne i VIS
 må ikke videreformidles til ikke-EU-lande eller internationale organisationer, medmindre det er absolut nødvendigt for at bekræfte en ikke-EU-borgers nationalitet i enkeltstående tilfælde.
Datasikkerhed, ansvar og beskyttelse
Den medlemsstat, som har indlæst oplysninger i VIS, garanterer oplysningernes 
sikkerhed
 før og under fremsendelsen til den nationale grænseflade. Hver medlemsstat garanterer sikkerheden af de oplysninger, som den modtager fra VIS.
Enhver person eller ethvert land, som har lidt skade som følge af en ulovlig behandling eller enhver anden handling, der er i strid med forordning (EF) 
nr. 767/2008
, har ret til 
erstatning
 fra den medlemsstat, som er ansvarlig for skaden.
Hvert land og eu-LISA fører 
registre over alle behandlinger af oplysninger i VIS
 samt de personer, som er ansvarlige for at indlæse eller hente oplysningerne.
Hver medlemsstat skal sikre, at en national tilsynsmyndighed oprettet i overensstemmelse med forordning (EU) 
2016/679
 (se 
resumé
) kontrollerer, at behandlingen af personoplysningerne foregår på lovlig vis i det pågældende land. 
Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse
 kontrollerer eu-LISA’s aktiviteter.
Anvendelse
Som et Schengen-instrument gælder forordningen i medlemsstaterne, med undtagelse af Irland. Danmark har besluttet at gennemføre forordningen, hvilket også gælder for Island, Norge og Schweiz.
Ændringer til forordning (EF) 
nr. 767/2008
Med henblik på at tage fat på sikkerhedsudfordringer samt de skiftende migrationsmønstre udarbejdes der tiltag for at gøre EU’s forskellige informationssystemer interoperable. Forordning (EF) 
nr. 767/2008
 er som følge heraf ændret flere gang for at inkludere dette arbejde — selv om disse ændringer ikke gælder før, der er fastsat en dato, hvilket tidligst bliver i 
2023
. Ændringerne er følgende.
Forordning (EU) 
2019/817
 om 
interoperabilitet
 mellem 
EU-informationssystemer vedrørende retfærdighed, frihed og sikkerhed
 (se 
resumé
).
Forordning (EU) 
2021/1134
, der ændrer forordning (EF) 
nr. 767/2008
, samt to nært beslægtede tekster, 
visumkodeksen
 (forordning (EF) 
nr. 
810/2009
 — se 
resumé
) og 
Schengengrænsekodeksen
 (forordning (EU) 
2016/399
 — se 
resumé
). Den skal bl.a. styrke 
baggrundskontroller
, som gennemføres, inden en afgørelse om og udstedelse af visum.
Forordning (EU) 
2021/1152
, som ændrer forordning (EF) 
nr. 767/2008
 i forbindelse med VIS’ 
interoperabilitet
 med 
det europæiske system vedrørende rejseinformation og rejsetilladelse
, der blev oprettet under forordning (EU) 
2018/1240
 (se 
resumé
).
HVORNÅR GÆLDER FORORDNINGEN FRA?
Anvendelse af forordning (EF) 
nr. 767/2008
 skulle fastslås af 
Europa-Kommissionen
 i overensstemmelse med artikel 48, stk.3. VIS trådte i kraft den 
11. oktober 2011
.
Forordningens artikler 26, 27, 32, 45, 48, stk. 1, 2 og 4 og artikel 49 trådte i kraft den 
2. september 2008
.
BAGGRUND
For yderligere oplysninger henvises til:
Visuminformationssystem (VIS)
 (Europa-Kommissionen)
IT-systemer på området frihed, sikkerhed og retfærdighed
 (Rådet for Den Europæiske Union).
HOVEDDOKUMENT
Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) 
nr. 
767/2008
 af 
9. juli 2008
 om visuminformationssystemet (VIS) og udveksling af oplysninger mellem medlemsstaterne om visa til kortvarigt ophold (VIS-forordningen) (EUT L 218 af 
13.8.2008
, 
s. 60-81
).
Efterfølgende ændringer af forordning (EF) 
nr. 767/2008
 er blevet indarbejdet i grundteksten. Denne 
konsoliderede udgave
 har ingen retsvirkning.
TILHØRENDE DOKUMENTER
Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 
2018/1726
 af 
14. november 2018
 om Den Europæiske Unions Agentur for den Operationelle Forvaltning af Store IT-Systemer inden for Området med Frihed, Sikkerhed og Retfærdighed (eu-LISA) og om ændring af forordning (EF) 
nr. 1987/2006
 og Rådets afgørelse 2007/533/RIA og om ophævelse af forordning (EU) 
nr. 1077/2011
 (EUT L 295 af 
21.11.2018
, 
s. 99-137
).
Se den 
konsoliderede udgave
.
Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 
2018/1240
 af 
12. september 2018
 om oprettelse af et europæisk system vedrørende rejseinformation og rejsetilladelse (ETIAS) og om ændring af forordning (EU) 
nr. 1077/2011
, (EU) 
nr. 515/2014
, (EU) 2016/399 (EU) 2016/1624 og (EU) 2017/2226 (EUT L 236 af 
19.9.2018
, 
s. 1-71
).
Se den 
konsoliderede udgave
.
Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 
2016/679
 af 
27. april 2016
 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger og om ophævelse af direktiv 95/46/EF (generel forordning om databeskyttelse) (EUT L 119 af 
4.5.2016
, 
s. 1-88
).
Se den 
konsoliderede udgave
.
Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 
2016/399
 af 
9. marts 2016
 om en EU-kodeks for personers grænsepassage (Schengengrænsekodeks) (EUT L 77 af 
23.3.2016
, 
s. 1-52
).
Se den 
konsoliderede udgave
.
Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 
nr. 
604/2013
 af 
26. juni 2013
 om fastsættelse af kriterier og procedurer til afgørelse af, hvilken medlemsstat der er ansvarlig for behandlingen af en ansøgning om international beskyttelse, der er indgivet af en tredjelandsstatsborger eller en statsløs i en af medlemsstaterne (EUT L 180 af 
29.6.2013
, 
s. 31-59
).
Se den 
konsoliderede udgave
.
Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) 
nr. 
810/2009
 af 
13. juli 2009
 om en fællesskabskodeks for visa (visumkodeks) (EUT L 243 af 
15.9.2009
, 
s. 1-58
).
Se den 
konsoliderede udgave
.
Rådets beslutning 
2004/512/EF
 af 
8. juni 2004
 om indførelse af visuminformationssystemet (VIS) (EUT L 213 af 
15.6.2004
, 
s. 5-7
).
Se den 
konsoliderede udgave
.
seneste ajourføring 
3.8.2023