CELEX ID: 32024D3080

--- ENGLISH ---

Document:
Official Journal 
of the European Union
EN
L series
2024/3080
5.12.2024
COMMISSION DECISION (EU) 2024/3080
of 4 December 2024
establishing the Rules of Procedure of the Commission and amending Decision C(2000) 3614
THE EUROPEAN COMMISSION,
Having regard to the Treaty on European Union, and in particular Article 17 thereof,
Having regard to the Treaty on the Functioning of the European Union, and in particular Article 249 thereof,
Having regard to the Treaty establishing the European Atomic Energy Community, and in particular Article 106a thereof,
Whereas:
(1)
The Decision of 29 November 2000 establishing the Rules of Procedure 
(
1
)
 of the Commission has been amended several times. A main revision took place in 2010 
(
2
)
 by which the Commission adopted a Decision to which all the Articles of the Rules of Procedure were annexed. The last limited amendment dates back to 2020 
(
3
)
. It is therefore necessary in the interests of clarity to replace the provisions in the Articles of the Decision of 2000 and its successive amendments and certain annexes.
(2)
In order to improve their accessibility and readability, the Articles of the Rules of Procedure C(2000) 3614 should be merged with the Rules giving effect 
(
4
)
 thereto into a single document.
(3)
Several Articles of the Rules of Procedure C(2000) 3614 require substantial revision in order to take into account the evolution of the way in which the Commission functions.
(4)
The principle of collegiality governs the functioning of the Commission. It ensues from Article 17 of the Treaty on European Union and is based on the equal participation of the Members of the Commission in the adoption of decisions. The principle of collegiality means, in particular, that decisions should be the subject of collective discussion and that all Members of the College should bear collective political responsibility for all adopted decisions.
(5)
The functioning of the Commission and its services is also based on the principle of good governance, which entails, in particular, a clear definition of roles and responsibilities, as well as the traceability of decisions taken by the Commission.
(6)
In accordance with Article 15(3), third subparagraph of the Treaty on the Functioning of the European Union, the Rules of Procedure should contain, in an Annex, provisions concerning the application of Regulation (EC) No 1049/2001 of the European Parliament and of the Council 
(
5
)
.
(7)
In order to ensure readability and agility, these Rules of Procedure no longer contain, as annexes, (i) the Code of Good Administrative Behaviour for staff of the European Commission in their relations with the public, (ii) the Commission provisions setting up the ARGUS General Rapid Alert System and (iii) the detailed rules for the application of Regulation (EC) No 1367/2006 of the European Parliament and of the Council on the application of the provisions of the Aarhus Convention on access to information, public participation in decision-making and access to justice in environmental matters to Community institutions and bodies.
(8)
Pending the replacement of those annexes by corresponding autonomous decisions, they should temporarily remain applicable to avoid any legal vacuum. Therefore, Decision C(2000) 3614 should be amended by deleting its other provisions except those remaining annexes,
HAS ADOPTED THIS DECISION:
Chapter I
General provisions
Article 1
Subject-matter
This Decision lays down the rules governing the functioning of the European Commission.
Chapter II
Commission
Article 2
Collegiality
1.   The Commission shall act as a College, pursuant to these Rules of Procedure. The College is composed of the President and the other Members of the Commission.
2.   The Members of the Commission shall refrain from any behaviour likely to jeopardise, to any extent, the principle of collegiality.
3.   All Members of the Commission shall participate on an equal footing in the decision-making process and bear collective responsibility for the decisions taken.
4.   Each Member of the Commission shall respect, promote and support the positions adopted by the Commission, in particular throughout the different stages of the legislative procedure.
5.   Any position diverging from the position originally adopted by the Commission shall be collegially approved before being presented by representatives of the Commission to the other institutions or bodies of the European Union as well as to Member States, third countries, international or regional organisations and other third parties.
Article 3
President
1.   The President shall lay down the political guidelines within which the Commission is to work. The President shall steer the work of the Commission and represent it.
2.   The President shall decide on the internal organisation of the Commission, ensuring that it acts consistently, efficiently and as a collegiate body 
(
6
)
.
3.   The President shall structure and allocate responsibilities among the Members of the Commission without prejudice to Article 18(4) of the Treaty on European Union. The President may reshuffle the allocation of those responsibilities during the Commission’s term of office 
(
7
)
.
At the beginning of the term of office, the President shall send the Members of the Commission mission letters setting out their duties and the conditions for carrying them out in the fields of activity assigned to them.
4.   The President shall appoint Vice-Presidents, other than the High Representative of the European Union for Foreign Affairs and Security Policy, from among the Members of the Commission 
(
8
)
.
5.   The President shall adopt a decision on the order of precedence of all the Members of the Commission. As regards the Members of the Commission other than the Vice-Presidents, that order shall be based on their seniority in the Commission or, in the event of equal seniority, on their age.
6.   The President may decide at any time to set up groups of Members of the Commission. The decision of the President shall determine the mandate, the composition, the duration and the working methods of the group, and shall appoint the Member(s) to lead the work of the group.
7.   If Members of the Commission are prevented from carrying out their duties, the President shall appoint replacements from among the other Members of the Commission and adopt the provisions implementing that decision.
8.   A Member of the Commission shall resign if the President so requests 
(
9
)
.
9.   The President shall ensure the proper application of the Code of Conduct for the Members of the Commission 
(
10
)
.
Article 4
Members of the Commission
1.   The Members of the Commission shall perform their duties in complete independence, under the authority of the President. They shall neither seek nor take instructions from any government or other institution, body, office or entity 
(
11
)
. They shall devote themselves fully to the performance of their duties in the Union interest.
2.   Each Member of the Commission shall take responsibility for action in the field of activity assigned to them, without prejudice to the principle of collegiality.
3.   The Members of the Commission shall act in accordance with the highest professional and ethical standards and in particular with the Code of Conduct for the Members of the Commission.
4.   The Members of the Commission shall have a cabinet, which shall assist them in carrying out their duties. The rules governing the composition and operation of the cabinets shall be laid down by a decision of the President.
Article 5
Priorities, work programme and budget
1.   The Commission shall establish its priorities in line with the political guidelines laid down by the President. It shall reflect these priorities in its work programme and the draft general budget of the European Union, which it adopts each year.
2.   Each year the President shall take stock of the current year and set out the Commission’s priorities for the future in the State of the Union address in the European Parliament 
(
12
)
.
3.   In order to clarify and organise the implementation of the priorities, the Commission shall attach to its work programme a list of the main initiatives it is planning to adopt during the year in question. The Commission may update its work programme during the course of the year.
4.   At the President’s initiative, the Commission shall hold orientation debates to clarify its policy lines as well as to discuss any politically sensitive and/or important subjects or general political developments.
5.   The arrangements for validating the programming of Commission initiatives shall be set out by the President.
Chapter III
Decision-making procedures
Article 6
Types of decision-making procedure
1.   The Commission shall adopt initiatives in one of the legal forms provided for in Article 288 of the Treaty on the Functioning of the European Union or any other initiative falling within its remit (‘acts’):
(a)
by oral procedure, at the meetings of the Commission, in accordance with section 1 of this Chapter;
(b)
by written procedure, in accordance with section 2 of this Chapter;
(c)
by empowerment procedure, in accordance with section 3 of this Chapter;
(d)
by delegation procedure, in accordance with section 4 of this Chapter,
2.   Any draft act adopted by the Commission under one of the procedures referred to in paragraph 1 shall be entered beforehand in the information technology system established for that purpose, unless the Secretary-General expressly decides otherwise.
Section 1
Meetings of the Commission and oral procedure
Article 7
Meetings of the Commission
1.   Meetings of the Commission shall be convened by the President.
2.   The Commission shall meet, as a general rule, once a week (‘ordinary’ meetings). It shall also meet whenever the President deems it necessary (‘extraordinary’ meetings).
3.   In exceptional circumstances, if some or all of the Members of the Commission are prevented from attending a meeting of the Commission in person, the President may invite them to participate by means of telecommunication systems allowing for their identification and effective participation.
4.   Acts may be adopted by oral procedure at ordinary meetings or extraordinary meetings. The rules for organising and running the meetings, as well as the procedural rules, are set out in Articles 8 to 16.
5.   At the initiative of the President, the Commission may also hold orientation debates, seminars, informal meetings or working meetings on specific topics.
Article 8
Setting the agenda
1.   The President shall set the agenda of each ordinary and extraordinary meeting of the Commission.
2.   In order to facilitate the planning of the Commission’s work and to take account of the Commission’s communication strategy, the Secretary-General, under the authority of the President, shall establish the list of items that are planned for inclusion on the agenda of meetings of the Commission.
3.   In addition to the recurring items which are automatically placed on the agenda of each meeting of the Commission, such as the approval of minutes, interinstitutional relations, coordination of external action or administrative and budgetary matters, the politically sensitive and/or important matters and draft acts, in particular those linked to the Commission’s priorities, shall generally be included on the agenda.
4.   In order to guarantee the effective exercise of collegiality, any items included on the agenda of a meeting of the Commission shall be carried over to a later meeting if:
(a)
the relevant documents are not made available to the Members of the Commission within the time limits set out in Article 11(3), unless the President decides otherwise;
(b)
one (or more) of the language versions required by Article 41(1), point (b) is (are) missing, unless the President decides to ask the Commission for approval ‘in principle’, accompanied by an ad hoc empowerment for the purpose of adopting the draft act once the language version(s) is (are) available.
5.   The Commission may, on a proposal from the President, discuss a matter that does not appear on the agenda.
Article 9
Conditions for the inclusion of items on the agenda
1.   Without prejudice to paragraph 4, the following information shall be available when any request is made to include on the agenda a draft act referred to in Article 8(3):
(a)
the title of the draft act and a brief description of its objective;
(b)
the reasons for presenting it and for its timing;
(c)
its link with the political guidelines laid down by the President and the priorities set by the Commission and with the Commission’s work programme and its communication strategy;
(d)
the state of preparation of the file, including as regards better regulation requirements and the interservice consultation;
(e)
the explicit agreement of the Member of the Commission responsible for the budget if the proposal has significant budgetary implications.
2.   The conditions set out in paragraph 1 also apply to requests for inclusion on the agenda of draft acts of general application presented under miscellaneous administrative and budgetary matters.
3.   Articles 29, 36 and 41 shall apply to requests for inclusion on the agenda of draft acts submitted under empowerment and delegation procedures.
4.   Unless the President decides otherwise, paragraphs 1, 2 and 3 shall not apply to:
(a)
discussion papers requested by the President to structure orientation debates;
(b)
information notes from Members of the Commission who inform succinctly the Commission of matters under their responsibility, without asking it to adopt a position, and which commit only their authors and the inclusion of which on the agenda has been specifically authorised by the President.
5.   Any request to include an item on the agenda of a meeting of the Commission shall be submitted by one (or more) Member(s) of the Commission to the President at least nine working days before the meeting of the Commission in question. In exceptional circumstances, the President may accept a late request for an item to be included in the agenda. The Secretary-General shall be informed of any request for inclusion in the agenda.
Article 10
Preparation of agenda items
1.   Items included on the agenda of an ordinary or an extraordinary meeting of the Commission shall be prepared at the weekly meeting of the Heads of Cabinet chaired by the Secretary-General.
2.   Special meetings of cabinet members shall be organised, at the President’s initiative, for a preliminary discussion of specific matters or files. A member of the President’s cabinet shall chair these meetings. They shall usually be held in the week prior to that of the meeting of the Commission.
3.   The Interinstitutional Relations Group 
(
13
)
 shall examine the positions to be adopted by the Commission in interinstitutional matters, in particular files pending before the European Parliament and/or the Council.
4.   The Group for External Coordination 
(
14
)
 shall examine the positions to be adopted by the Commission in the field of external relations and shall ensure consistency between the external and internal aspects of the Commission's work.
5.   In principle, any matter on which an agreement has been reached at one of the preparatory meetings referred to in paragraphs 1 to 4 may not be reopened at a later stage.
6.   If an agreement is reached on an agenda item at a weekly meeting of the Heads of Cabinet and that item is kept on the agenda, the act in question may be adopted without debate during the meeting of the Commission.
7.   If an agreement is reached at the weekly meeting of the Heads of Cabinet or at the Commission meeting, the act in question may be adopted, on a proposal from the President, by finalisation written procedure, pursuant to Article 22.
8.   In all the preparatory meetings referred to in paragraphs 1 to 4, cabinet members shall speak on behalf of the Member of the Commission whom they represent on the basis of a clear mandate.
Article 11
Making the agenda and other documents available
1.   The Secretary-General shall make a draft agenda available to the Members of the Commission no later than the working day before the weekly meeting of the Heads of Cabinet.
2.   At the latest on the day before ordinary or extraordinary meetings of the Commission, the Secretary-General shall make the agenda, as set by the President, available to the Members of the Commission. The agenda shall be made public in accordance with Article 63.
3.   The documents required for the discussion of each of the agenda items shall be made available to the Members of the Commission no later than the working day prior to the weekly meeting of the Heads of Cabinet.
Unless a derogation is granted by the President on the basis of a duly reasoned written request, the documents intended for discussion at a special meeting of cabinet members shall be made available to the Members of the Commission at least 48 hours prior to the meeting. In the case of very long documents, the Secretary-General, in agreement with the President, may allow more time.
The documents shall be made available subject to the adoption procedure being initiated by the Secretary-General after verifying in particular the agreement of the Member of the Commission responsible and, where applicable, of the Members of the Commission who are jointly responsible or associated.
Article 12
Quorum and attendance of Members at meetings of the Commission
1.   The number of Members whose presence is necessary for the Commission to take valid decisions at its ordinary and extraordinary meetings shall be equal to the majority of its Members.
2.   In exceptional circumstances, if some or all Members of the Commission are prevented from attending a meeting of the Commission in person, the President may invite them to participate by means of telecommunication systems allowing for their identification and effective participation. They shall then be deemed to be present for the purposes of the quorum.
3.   In accordance with the principle of collegiality, the Members of the Commission shall attend all ordinary and extraordinary meetings of the Commission in their entirety.
4.   The President may release a Member of the Commission from the obligation to attend an ordinary or extraordinary meeting of the Commission, if justified by compelling circumstances, such as obligations with regard to other European Union institutions or related to the external representation of the European Union. In order to obtain such authorisation, the Member of the Commission concerned shall address a duly substantiated written request to the President in good time.
5.   Absent Members cannot be replaced.
Article 13
Decision-making
1.   The Commission’s decisions shall be adopted on a proposal from one or more of its Members. They shall be adopted by a majority of its Members.
2.   When a decision is to be voted on, at the initiative of the President or at the request of one or more of the Members of the Commission, the following rules shall apply:
(a)
a vote on a draft act may concern, at the President’s discretion: (i) the original draft act, or (ii) an amended draft act submitted either by the Member(s) of the Commission responsible or by the President;
(b)
before proceeding to a vote, the President shall establish that the necessary quorum exists, as laid down in Article 12(1);
(c)
each Member of the Commission shall have one vote, which may not be delegated;
(d)
the draft act shall be adopted if the number of votes in favour is equal to or more than a majority of its Members;
(e)
the outcome of the vote, declared by the President, and all the information relating to it, shall be recorded in the minutes of the Commission meeting, in accordance with the procedures laid down in Article 16(3); the same shall apply to any statements (such as explanations of vote) which Members of the Commission ask to be recorded;
(f)
in certain exceptional circumstances the President may decide to hold a secret ballot.
Article 14
Confidentiality of Commission meetings
1.   Meetings of the Commission shall not be public.
2.   Discussions in the meetings shall be protected by the principle of confidentiality.
Article 15
Attendance at Commission meetings
1.   The President shall decide which persons are allowed to attend the Commission’s discussions at its ordinary or extraordinary meetings.
2.   Unless the President decides otherwise, the following persons may attend the Commission meetings: the Secretary-General, the President’s Head of Cabinet, the Director-General of the Legal Service, the Director-General of the Directorate-General for Communication, the Head of the Commission’s Spokesperson’s Service and the Director of the Secretariat-General’s Directorate responsible for Decision-making and Collegiality.
Any of those persons who is unable to attend may be replaced by a representative.
3.   The President may decide to invite any other person on a particular agenda item.
4.   The President may, on their own initiative or at the request of a Member of the Commission, restrict the presence of members of Commission staff and other persons for all or part of a meeting.
5.   The Secretary-General shall assist the President in order to ensure compliance with the rules set out in paragraphs 1 to 4.
Article 16
Minutes of Commission meetings
1.   Minutes of all ordinary and extraordinary meetings of the Commission shall be drawn up by the Secretary-General.
2.   The ordinary minutes (‘PVO’) shall give an account of the conduct of the meeting, the discussions and the adoption of acts, which is information that is to be made public.
3.   The ordinary minutes may be accompanied by special minutes (‘PVS’), which shall record the discussions and acts not covered by paragraph 2, the votes taken and the statements which Members of the Commission ask to have recorded in the minutes. The special minutes shall be classified.
4.   The draft minutes (PVO and PVS) shall be submitted to the Commission for approval at a subsequent meeting. The approved minutes shall be authenticated by the handwritten or electronic signatures of the President and the Secretary-General.
5.   The ordinary minutes shall be made public once they have been approved by the Commission, in accordance with Article 63(2).
Section 2
Written procedure
Article 17
Decisions taken by written procedure
1.   The Commission’s decisions shall be adopted by written procedure on a proposal from one or more of its Members.
2.   A draft act originally placed on the agenda of a Commission meeting for adoption by oral procedure may be adopted by written procedure on a proposal from the President.
3.   Any Member of the Commission may send the President a reasoned request for the draft act submitted for adoption by written procedure to be mentioned at a meeting of the Commission or placed on the agenda of a meeting of the Commission. The Secretary-General shall be informed of such requests.
4.   All draft acts to be adopted by written procedure shall be made available to the Members of the Commission, indicating the expiry date for the written procedure.
5.   In the course of a written procedure, in accordance with Articles 24 to 28 and Article 41, the original draft act, the time limit or any other aspect of the procedure may be amended. The written procedure may also be suspended or abandoned.
6.   The act shall stand adopted on expiry of the time limit, provided that the draft act complies with all the required conditions of substance and form.
7.   The Secretary-General shall ensure that the written procedure runs smoothly and establish that it has been completed.
Article 18
Initiation of a written procedure
1.   The Secretary-General shall be responsible for initiating written procedures. To that end the Secretary-General shall verify that the required conditions of substance and form have been met, including the agreement of the responsible Member(s) of the Commission, the possible co-responsible or associated Member(s) and, where necessary, the agreement of the President.
2.   Without prejudice to Article 22, the positive opinion of the Legal Service, taking into account its comments, if any, made in connection with its mission as described in Article 53(2), as well as the positive opinion of the other services consulted, is required before a written procedure is initiated. The opinions of the Legal Service and of the other services consulted may be express or tacit.
Article 19
Time limits for a written procedure
1.   The Secretary-General shall set the expiry dates for written procedures.
2.   The time limit for an ordinary written procedure shall be no less than five working days from the date on which the draft act was made available to the Members of the Commission.
3.   However, the Secretary-General may set a shorter time limit, as provided for in Articles 20, 21 and 22.
4.   The initial expiry date may be postponed by the Secretary-General during the procedure:
(a)
at the request of the Member of the Commission responsible, or
(b)
on the initiative of the Secretary-General, in particular if the draft act does not meet all the required conditions of substance or form.
5.   The initial expiry date may also be brought forward by the Secretary-General during the procedure, at the request of the Member of the Commission responsible or on the initiative of the Secretary-General if required by special circumstances. If bringing the expiry date forward alters the type of written procedure, the prior agreement of the President shall be required.
6.   The Secretary-General shall inform the Members of the Commission of any change to the expiry date.
Article 20
Expedited written procedure
1.   The Member of the Commission responsible for a draft act may request an expedited written procedure. The request shall be duly justified by unforeseen and/or exceptional circumstances. It shall not be used as a means of making up for an administrative delay.
2.   The President may authorise the Secretary-General to set the minimum time limit to three working days from the date when the draft act was made available to the Members of the Commission.
Article 21
Urgent written procedure
1.   The Member of the Commission responsible for a draft act may request an urgent written procedure. The request shall be duly justified. It shall not be used as a means of making up for an administrative delay.
2.   The President may authorise the Secretary-General to set the time limit to less than three working days from the date when the draft act was made available to the Members of the Commission in order to enable an urgent act to be adopted.
3.   The urgent written procedure is used for the adoption of the Commission’s communication on a Council position adopted under the ordinary legislative procedure.
Article 22
Finalisation written procedure
1.   On a proposal from the President, any draft act which has been placed on the agenda of an ordinary or extraordinary meeting of the Commission for adoption by oral procedure may be adopted by finalisation written procedure if agreement has been reached on it at the weekly meeting of Heads of Cabinet and a positive opinion has been received on it from the Legal Service, or if agreement has been reached on it at the meeting of the Commission.
Where agreement is reached on the draft act at the Commission meeting, the finalisation written procedure may be initiated even in the absence of a positive opinion from the Legal Service and the other services consulted.
2.   The time limit for the finalisation written procedure may be set at less than five working days. The expiry date shall be after the meeting of the Commission for which the draft act was originally placed on the agenda, and before the following Commission meeting.
3.   The draft act shall be put on the list of politically sensitive and/or important written procedures, as mentioned in Article 28.
Article 23
Written procedure in the field of coordination and surveillance of economic and budgetary policies of the Member States, particularly in the euro area
1.   At the request of the Member of the Commission responsible for the draft act, the President may authorise the initiation of a written procedure in the field of coordination and surveillance of economic and budgetary policies of the Member States, particularly in the euro area.
2.   Without prejudice to Article 25, any Member of the Commission wishing to suspend this procedure shall send the President a reasoned request following an impartial and objective assessment of the structure, reasoning or result of the proposed draft act.
3.   If, following examination of the request, the President considers that the reasons given are not well-founded, the President may refuse to allow the suspension and may decide that the written procedure shall continue.
In that case, the Secretary-General shall ask the position of the other Members of the Commission to ensure, by analogy, the respect of the quorum referred to in Article 250 of the Treaty on the Functioning of the European Union.
4.   At the end of the time limit set, if needed extended by the time necessary for the President to examine the request for suspension and for the Secretary-General to collect the position of the other members, the act shall be adopted by the Commission.
5.   The President may also include the draft act on the agenda of a subsequent Commission meeting with a view to its adoption.
Article 24
Amendment of a written procedure
1.   The Member of the Commission responsible for the draft act may, on their own initiative or at the request of another Member, amend the original draft act. The Member of the Commission may also ask the Secretary-General to amend the time limit in accordance with Article 19(4) and (5) or any other aspect of the ongoing procedure.
2.   The Secretary-General shall inform the Members of the Commission of the amendments and, if applicable, make available an amended draft act accompanied, if necessary, by a new time limit.
Article 25
Suspension of a written procedure
1.   Without prejudice to Article 23, any Member of the Commission may send the Secretary-General a reasoned request for suspension of an ongoing written procedure. The Secretary-General shall suspend the procedure and inform the Members of the Commission thereof.
2.   The Secretary-General may also suspend the procedure on their own initiative if the Secretary-General finds that the draft act does not meet all the required conditions of substance or form. The Secretary-General shall inform the Members of the Commission thereof.
Article 26
Reopening of a written procedure following suspension
1.   The Secretary-General shall reopen a written procedure when:
(a)
the Member(s) of the Commission who requested the suspension send(s) the Secretary-General a request for the suspension to be lifted;
(b)
the conditions of substance and form have been met.
2.   The Secretary-General shall inform the Members of the Commission and, if applicable, make available to them an amended draft act. The Secretary-General shall set a new time limit if necessary.
Article 27
Abandonment of a written procedure
1.   A written procedure shall be abandoned:
(a)
at the request of the Member(s) of the Commission responsible;
(b)
on the initiative of the Secretary-General when justified by the conditions of substance or form;
(c)
when, at the request of a Member of the Commission, the President accepts that the draft act be placed on the agenda for a Commission meeting with a view to its adoption by oral procedure, in accordance with Article 17(3).
2.   The Secretary-General shall inform the Members of the Commission that the written procedure has been abandoned on the basis of paragraph 1(a) or 1(b).
Article 28
Information about written procedures
1.   Politically sensitive and/or important draft acts in the process of being adopted by written procedure and draft acts to be adopted by finalisation written procedure shall be brought to the attention of the Commission at its closest meeting.
2.   Taking into account the proposals by the President and the Members responsible, the Secretary-General shall make available a list of the draft acts for the weekly meeting of Heads of Cabinet.
3.   The list may be updated until the Commission meeting at which the draft acts in question are brought to the attention of the Commission.
Section 3
Empowerment procedure
Article 29
Granting of a general empowerment
1.   The Commission may grant a general empowerment to one or more of its Members to adopt management or administrative acts of a routine and recurring nature on its behalf and under its responsibility.
2.   The empowered Member of the Commission shall be accountable to the Commission for ensuring compliance with the conditions and rules for exercising the general empowerment.
3.   The President shall submit to the Commission the draft decision to grant a general empowerment. The agreement of the Member(s) of the Commission concerned shall be obtained in advance. The decision granting the general empowerment shall be adopted by oral procedure or, where appropriate, by finalisation written procedure.
4.   The Commission retains the right to exercise itself the powers it has granted. It may also give instructions to the Member(s) of the Commission exercising the general empowerment.
5.   Paragraphs 1 and 2 shall be without prejudice to the rules on delegation in respect of financial matters, adopted in accordance with Regulation (EU, Euratom) 2024/2509 of the European Parliament and of the Council (the Financial Regulation) 
(
15
)
, and to the powers conferred on the appointing authority and the authority empowered to conclude contracts of employment 
(
16
)
.
Article 30
Rules for the granting of a general empowerment
1.   A decision to grant a general empowerment shall specify:
(a)
the Member(s) of the Commission to whom the general empowerment is granted;
(b)
the precise subject-matter and scope of the general empowerment and the conditions for exercising it;
(c)
a clear justification as to why the measures to be taken by the empowered Member(s) of the Commission can be regarded as management or administrative acts;
(d)
the rules for exercising the general empowerment, in particular as regards interservice consultation.
2.   The requesting service shall send to the Secretary-General the preliminary draft decision to grant a general empowerment. The Secretary-General shall then carry out the interservice consultation and take the appropriate steps for the decision to be adopted by the Commission.
Article 31
Conditions and rules for exercising a general empowerment
1.   Before exercising a general empowerment, the empowered Member of the Commission shall determine, on their own initiative or on the basis of an analysis by the service responsible, whether, on grounds of a political assessment or other circumstances, the act should be adopted by oral or written procedure. If there is any doubt, the empowered Member of the Commission shall consult the President.
2.   The positive opinion of the Legal Service, taking into account its comments, if any, made in virtue of its duties as described in Article 53(2), as well as the positive opinion of the other services consulted, shall be required before the adoption of acts by general empowerment. The opinions of the Legal Service and that of the other services consulted may be express or tacit.
3.   The service responsible shall request, before the general empowerment is exercised, the agreement of the empowered Member(s) of the Commission and, if applicable, of any associated Members of the Commission.
4.   The Secretariat-General shall verify that the required conditions of substance and form have been complied with before the draft act is submitted to the empowered Member of the Commission for adoption.
5.   The empowered Member of the Commission shall adopt the act and certify that the conditions and rules governing the acts being adopted have been complied with.
6.   The act shall stand adopted once the signature – handwritten or electronic – of the empowered Member of the Commission, as affixed for the purposes of adoption, has been recorded in the information technology system provided for that purpose.
7.   If empowered Members of the Commission are prevented from exercising the general empowerment which has been granted to them, it may be exercised by another Member of the Commission.
Article 32
Subdelegation of a general empowerment
1.   The Member of the Commission who has been granted a general empowerment may subdelegate all or part of their delegated powers to a Director-General or Head of Service, unless this is expressly prohibited in the general empowerment decision. The Member of the Commission may revoke the subdelegation at any time. The service responsible shall notify the Secretariat-General of the decision to subdelegate or revoke.
2.   The Director-General or Head of Service shall act under the authority of the Member of the Commission to whom the empowerment has been granted. The empowered Member of the Commission shall remain accountable to the Commission for ensuring compliance with the conditions and rules for exercising the general empowerment.
3.   The decision to subdelegate shall define the subject-matter and scope of the subdelegated powers, which shall in no case exceed those specified in the general empowerment decision.
4.   Subdelegated powers cannot be delegated further, except in the cases referred to in Article 33.
5.   The Director-General or Head of Service shall adopt the draft act and certify that the conditions and rules governing the acts being adopted have been complied with.
6.   The act shall stand adopted once the signature – handwritten or electronic – of the Director-General or Head of Service, as affixed for the purposes of adoption, has been recorded in the information technology system provided for that purpose.
Article 33
Subdelegation for decisions awarding grants and contracts
1.   The Director-General or Head of Service to whom powers have been granted by subdelegation under Article 32 may in turn decide to subdelegate certain decisions selecting projects and certain individual decisions awarding grants and public procurement contracts to a Deputy Director-General, a Director or, in agreement with the Member of the Commission responsible, a Head of Unit.
2.   The Deputy Director-General, Director or Head of Unit shall act under the authority of the Director-General or Head of Service who has received the subdelegated powers. The empowered Member of the Commission shall remain accountable to the Commission for ensuring compliance with the conditions and rules for exercising the general empowerment.
3.   Subdelegations shall apply for the adoption of certain decisions selecting projects and of individual decisions awarding grants and public procurement contracts where the basic act provides that the Commission shall adopt a decision either on its own or after consulting a committee 
(
17
)
 and the committee has delivered a favourable opinion. Such decisions shall not be subject to interservice consultation.
4.   The Deputy Director-General, Director or Head of Unit to whom powers have been granted by subdelegation shall adopt the draft act and certify that the conditions and rules governing the acts being adopted have been complied with.
5.   The act shall stand adopted once the signature – handwritten or electronic – of the person who has received the subdelegated powers, as affixed for the purposes of adoption, has been recorded in the information technology system provided for that purpose.
Article 34
Register of general empowerments
The Secretariat-General shall keep a register of general empowerments, which shall be accessible on the Commission’s intranet. When a general empowerment is subdelegated, it shall be recorded in the register.
Article 35
Ad hoc empowerment
1.   The Commission may grant an ad hoc empowerment, limited in time, to one or more of its Members to adopt, in agreement with the President, certain one-off and specific measures, of which the Commission has determined the substance.
2.   Ad hoc empowerments may be granted to formalise the results of the Commission’s deliberations at its meetings, in particular by finalising and adopting an act which has previously been approved in principle at a meeting of the Commission once all the required language versions are available, as provided for in Article 8(4), point (b).
3.   Any request by a Member of the Commission for an ad hoc empowerment shall be duly justified and placed on the agenda of a Commission meeting.
4.   Ad hoc empowerments shall be exercised 
mutatis mutandis
 in accordance with the procedures described in Article 31(2) to (6) and always in agreement with the President and in close cooperation with the Secretariat-General.
5.   Ad hoc empowerments may not be subdelegated.
Section 4
Delegation procedure
Article 36
Granting of a direct delegation of powers
1.   The Commission may delegate powers directly to one (or more) Director(s)-General or Head(s) of Service to adopt management or administrative acts of a routine and recurring nature on its behalf and under its responsibility.
2.   The Director-General or Head of Service to whom delegated powers have been granted shall be accountable to the Commission for ensuring compliance with the conditions and rules for exercising the direct delegation of powers.
3.   The President shall submit to the Commission the draft decision to grant a direct delegation. The agreement of the Member(s) of the Commission concerned shall be obtained in advance. The decision granting the direct delegation shall be adopted by oral procedure or, where appropriate, by finalisation written procedure.
4.   The Commission shall retain the right to exercise itself the powers it has granted. It may also give instructions to the Director-General or Head of Service exercising the direct delegation.
5.   Except in the cases referred to in Article 39, powers that have been delegated directly to a Director-General or Head of Service may not be subdelegated further.
6.   Paragraphs 1 and 2 shall be without prejudice to the rules on delegation in respect of financial matters, adopted in accordance with Regulation (EU, Euratom) 2024/2509 of the European Parliament and of the Council (the Financial Regulation), and to the powers conferred on the appointing authority and the authority empowered to conclude contracts of employment.
Article 37
Rules for the granting of a direct delegation
1.   A decision to grant a direct delegation shall specify:
(a)
the Director-General or Head of Service to whom the powers are directly delegated;
(b)
the precise subject-matter and scope of the direct delegation and the conditions for exercising it;
(c)
a clear justification as to why the measures to be taken by the Director-General or Head of Service to whom the powers are delegated can be regarded as management or administrative acts;
(d)
the rules for exercising the direct delegation, in particular as regards interservice consultation.
2.   The requesting service shall send the preliminary draft decision granting the direct delegation to the Secretary-General. The Secretary-General shall then carry out the interservice consultation and take the appropriate steps for the decision to be adopted by the Commission.
Article 38
Conditions and rules for exercising a direct delegation
1.   Before exercising a direct delegation, the Director-General or Head of Service to whom the powers are delegated shall determine whether, on grounds of a political assessment or other circumstances, the act should be adopted by oral or written procedure. If there is any doubt, the Director-General or Head of Service shall consult the Member of the Commission to whom the field of activity has been assigned.
2.   The positive opinion of the Legal Service, taking into account its comments, if any, made in virtue of its duties as described in Article 53(2), as well as the positive opinion of the other services consulted, shall be required before the adoption of acts by direct delegation. The opinions of the Legal Service and those of the other services consulted may be express or tacit.
3.   The Director-General or Head of Service to whom the powers are delegated shall adopt the draft act and certify that the conditions and rules governing the acts being adopted have been complied with.
4.   The act shall stand adopted once the signature – handwritten or electronic – of the Director-General or Head of Service, as affixed for the purposes of adoption, has been recorded in the information technology system provided for that purpose.
5.   If the Director-General or Head of Service to whom a direct delegation has been granted is prevented from exercising it, it may be exercised by the official designated in accordance with Article 52.
Article 39
Subdelegation for decisions awarding grants and contracts
1.   The Director-General or Head of Service to whom delegated powers have been granted under Article 36 may in turn decide to subdelegate certain decisions selecting projects and certain individual decisions awarding grants and public procurement contracts to a Deputy Director-General, a Director or, in agreement with the Member of the Commission responsible, a Head of Unit.
2.   The subdelegated Deputy Director-General, Director or Head of Unit shall act under the authority of the Director-General or Head of Service to whom delegated powers have been granted. The Director-General or Head of Service shall remain accountable to the Commission for ensuring compliance with the conditions and rules for exercising the direct delegation.
3.   Subdelegations shall apply for the adoption of certain decisions selecting projects and of individual decisions awarding grants and public procurement contracts where the basic act provides that the Commission is to adopt a decision either on its own or after consulting a committee 
(
18
)
 and the committee has delivered a favourable opinion. Such decisions shall not be subject to interservice consultation.
4.   The Deputy Director-General, Director or Head of Unit to whom powers have been granted by subdelegation shall adopt the draft act and certify that the conditions and rules governing the acts being adopted have been complied with.
5.   The act shall stand adopted once the signature – handwritten or electronic – of the Deputy Director-General, Director or Head of Unit, as affixed for the purposes of adoption, has been recorded in the information technology system provided for that purpose.
Article 40
Register of direct delegations
The Secretariat-General shall keep a register of direct delegations, which shall be accessible on the Commission’s intranet.
Section 5
Provisions common to all decision-making procedures
Article 41
Language rules for the decision-making procedures
1.   All draft acts to be adopted by oral procedure, by written procedure, by the exercise of a general or ad hoc empowerment, or by the exercise of a direct delegation shall be available, as appropriate, in:
(a)
the language(s) stipulated by the President, taking account of the minimum requirements of the Members of the Commission;
(b)
the language(s) required for publication of the act in the 
Official Journal of the European Union
 or for its notification to the addressee(s) so that it can enter into force or take effect.
2.   All draft acts to be discussed at a Commission meeting shall be made available to the Members of the Commission in the languages required under paragraph 1.
3.   All draft acts to be adopted by written procedure shall be made available to the Members of the Commission, when the procedure is initiated, in the language(s) required under paragraph 1(a), and, before expiry of the procedure, in the language(s) required under paragraph 1(b). If the condition set out in paragraph 1(b) is not met, the Secretary-General shall extend the time limit or suspend the written procedure.
4.   Where the Legal Service carries out a legal-linguistic revision of a draft act, all the necessary language versions shall be available in good time.
5.   In the case of draft acts to be adopted by oral or by written procedure, the President shall assess any specific and/or exceptional situation in which some of the language versions required under paragraph 1(a) cannot be made available for duly substantiated reasons. In the case of draft acts to be adopted by the oral procedure in particular, depending on the circumstances, the President may decide to carry over the item concerned to the agenda of a later meeting.
6.   In the case of draft acts to be adopted by the exercise of a general or ad hoc empowerment or by the exercise of a direct delegation, the act can be adopted only once the language version(s) referred to in paragraph 1(b) is(are) available.
7.   Where an act adopted is to be officially transmitted to the other Union institutions and/or published in the 
Official Journal of the European Union
, the text shall be available in all the official languages.
Article 42
Information concerning adopted acts
The Commission shall take note of the acts adopted by written procedure, empowerment procedure and delegation procedure, which shall be recorded in day notes. The day notes shall be referred to in the minutes of the next Commission meeting.
A summary note shall be drawn up at each Commission meeting. It shall list acts adopted autonomously by the Commission by oral procedure. It shall also refer to the day notes of acts adopted by written procedure.
Article 43
Authentication of adopted acts
1.   Non-legislative acts adopted autonomously by the Commission shall be authenticated on or after their adoption and, if necessary, before their notification to their addressee(s) or their publication in the 
Official Journal of the European Union
.
2.   The acts referred to in paragraph 1 shall be authenticated as follows:
(a)
for those that are adopted by the oral procedure:
(i)
by the handwritten or electronic signature of the Secretary-General on the summary note drawn up during the Commission meeting at which they were adopted and which lists those acts;
(ii)
when the President makes use of telecommunication systems under the conditions laid down in Article 12(2), and when circumstances prevent the signing of the summary note, the express written agreement of the Secretary-General may exceptionally replace its signature and shall then be attached to that note;
(b)
for those that are adopted by the written procedure, by the handwritten or electronic signature of the Secretary-General on the day note referred to in Article 42 in which they are recorded;
(c)
for those that are adopted by empowerment procedure, by the handwritten or electronic signature of the empowered Member of the Commission on the adoption sheet and the record thereof; these acts shall be recorded in the corresponding day note referred to in Article 42;
(d)
for those that are adopted by delegation procedure (including by subdelegation), by the handwritten or electronic signature of the Director-General, Deputy Director- General, Director or Head of Unit to whom powers have been delegated or subdelegated on the adoption sheet and the record thereof; these acts shall be recorded in the corresponding day note referred to in Article 42.
3.   The acts referred to in paragraph 2 shall be attached, including in electronic format where applicable, in the authentic language(s), to the summary notes or day notes referred to in that paragraph in such a way that they cannot be separated from them.
Article 44
Signature of adopted acts
1.   Non-legislative acts adopted by the Commission by the oral procedure and by the written procedure in the form of regulations, directives or decisions, when the latter do not specify to whom they are addressed, shall be deemed to have been signed by the President of the Commission within the meaning of Article 297(2) of the Treaty on the Functioning of the European Union when the President affixes their signature to the summary note referred to in Article 42.
2.   Where the President makes use of Article 7(3) and where the circumstances prevent the summary note from being signed, their express written consent may exceptionally replace their signature and shall be attached to that note.
3.   Non-legislative acts adopted by the Commission by the oral procedure or by the written procedure in the form of decisions, when the latter specify to whom they are addressed, shall be deemed to have been signed by the Member of the Commission to whom the field of activity has been assigned when the Secretary-General affixes the signature referred to respectively in Article 43(2), points (a) and (b).
4.   Acts referred to in paragraph 1 and adopted by the written procedure, which require publication in order to enter into force so urgently that it is not possible to wait for the signature of the summary note at the next Commission meeting, shall be deemed to have been signed by the President within the meaning of Article 297(2) of the Treaty on the Functioning of the European Union when the Secretary-General affixes the signature referred to in Article 43(2), point (b).
5.   The signature of the acts adopted by the empowerment procedure, by the delegation procedure or by subdelegation in one of the forms laid down in Article 297(2) of the Treaty on the Functioning of the European Union, shall be delegated, as the case may be, to the Member of the Commission thus empowered or to the Director-General, Deputy Director-General, Director or Head of Unit to whom powers have been delegated or subdelegated. This signature shall be affixed in accordance with the rules laid down in Article 43(2), points (c) and (d).
Chapter IV
Commission services and interservice cooperation
Section 1
Services
Article 45
Structure and role of services
1.   The Commission shall establish an organisational structure composed of a number of Directorates-General and other Commission services, as well as offices whose mandate is to perform administrative and support tasks (equivalent services). They form together a single administrative service and share collective responsibility for the coherence of all policies. In principle, Directorates-General, other services and equivalent services shall be divided into directorates, and directorates into units.
2.   The mission of all services shall be to assist the Commission in the preparation and performance of its tasks, and in the achievement of its priorities.
Article 46
Ethics and good administrative behaviour
The staff of the Commission shall comply with the highest professional and ethical rules. They shall act in accordance with the rules laid down in the Staff Regulations 
(
19
)
 and the Code of Good Administrative Behaviour.
Article 47
Creation of specific functions and structures
1.   In order to carry out particular tasks and to meet specific needs which cannot be handled in an optimal manner by a service established by the Commission, the President may set up specific functions or structures, such as task forces that pool expertise from various services.
2.   The President shall determine their mandate, composition, duration, the Member of the Commission responsible, the level at which the function of head of the structure concerned is established and the administrative attachment of the function or specific structure.
A Commission decision may lay down the terms of implementation, in particular with respect to the resources and functioning of the specific function or structure concerned.
Article 48
Business continuity and standby duty
1.   The Members of the Commission and the services of the Commission shall ensure that they take all appropriate measures to ensure continuity of service, in compliance with the provisions adopted for that purpose by the Commission or the President.
2.   In the event of a general disruption affecting the services of the Commission, the President may activate the Commission’s business continuity plan.
3.   In the event of a disruption limited to certain services, the Directors-General or Heads of Service concerned may activate the business continuity plans established for that purpose.
4.   The Members of the Commission shall assure permanence at certain times of year so that essential functions of the Commission such as internal coordination, decision-making, representation and communication are fulfilled.
5.   Commission staff shall likewise support corporate standby arrangements throughout the year in order to ensure continuity of service and provide uninterrupted assistance to the Commission in the preparation and performance of its tasks.
Article 49
Crisis management
On the basis of the rules regarding the Commission’s system for the management of cross-border crises 
(
20
)
, the services shall coordinate and rapidly exchange information in the event of a crisis, or an exceptional or unforeseeable event affecting several policy areas, having a cross-border impact or affecting the functioning of the Union institutions.
Article 50
Secretary-General
1.   The Secretary-General shall assist the President so that, in the context of the political guidelines laid down by the President, the Commission achieves the priorities that it has set. The Secretary-General shall ensure that draft acts are consistent with these priorities. The Secretary-General shall inform the President in in a timely manner of any draft acts which, because of their importance or content, warrant the President’s particular attention.
2.   The Secretary-General shall assist the President in preparing the proceedings and conducting the meetings of the Commission. The Secretary-General shall also assist the Members of the Commission who direct the work of groups of Members, as referred to in Article 3(6), in preparing and conducting their meetings. The Secretary-General shall provide the secretariat of these groups.
3.   The Secretary-General shall contribute to ensuring overall policy coherence. To this end, the Secretary-General shall carry out planning and coordination tasks both before and after Commission decisions, in particular by means of interservice meetings and meetings between the cabinets and the services concerned.
4.   The Secretary-General shall ensure the smooth running of the decision-making process. In particular, the Secretary-General shall take the necessary steps to ensure that Commission acts are notified to those concerned and/or published in the 
Official Journal of the European Union
. The Secretary-General shall also ensure that acts are transmitted to other European Union institutions and bodies, and to the national parliaments.
5.   The Secretary-General shall ensure that the coordination instruments within the Commission function properly, and comment where necessary on any matter relating to interservice coordination.
6.   Under the authority of the President, the Secretary-General may take mediation or arbitration measures in the event of disagreement between services.
7.   The Secretary-General shall help to ensure the Commission’s compliance with the provisions on better regulation, relying in particular on the work of the Regulatory Scrutiny Board.
8.   The Secretary-General shall help to ensure that the Commission works collegially. The Secretary-General shall ensure compliance with procedures and monitor the quality of the draft acts submitted to the Commission.
9.   The Secretary-General shall also help to ensure that draft acts comply with the Commission’s external obligations and interinstitutional commitments.
10.   Under the authority of the President, the Secretary-General shall ensure that information notes meet the requirements set out in Article 9(4), point (b) before making them available to the Commission, regardless of whether they have been placed on the agenda.
11.   The Secretary-General shall coordinate and ensure the overall coherence of official relations with the other European Union institutions and bodies, and with the national parliaments.
12.   The Secretary-General shall inform the Commission of the state of play in internal and interinstitutional procedures.
Article 51
Directors-General and Heads of Service
1.   The Directors-General and Heads of Service shall assist the President and the other Members of the Commission under whose authority they are placed to achieve the priorities set by the Commission, develop the policies which have been entrusted to them and implement these policies effectively.
2.   The Directors-General and Heads of Service shall advise the President and the other Members of the Commission on the matters for which they are responsible and shall be entrusted with the sound management and organisation of the work of the services under their authority, in accordance with the rules and standards laid down by the Commission with a view to ensuring inter alia that it can comply with its legal and financial obligations.
3.   The Directors-General and Heads of Service shall shape the organisational structures of their services on the basis of the organisation charts adopted by the Commission. They shall be responsible for allocating human and financial resources within their services.
4.   The Directors-General and Heads of Service shall be responsible for implementing the part of the general budget of the European Union allocated to them in accordance with the financial rules in force.
5.   The Directors-General and Heads of Service shall draw up annual management plans setting out the results to be obtained each year and identifying the means of doing so in order to contribute to achieving the objectives laid down in the multiannual strategic plan, in line with the Commission’s priorities.
The Directors-General and Heads of Service shall also produce annual activity reports that describe the progress made each year in delivering on the strategic objectives, and that certify the legality and regularity of the financial transactions carried out under their responsibility.
The Directors-General and Heads of Service shall identify and assess the risks relating to the achievement of their objectives. If necessary, they shall put in place appropriate measures to limit these risks.
6.   The Directors-General and Heads of Service shall also carry out any other support, management or administrative task not falling within the responsibility of the College with the purpose of managing or administering the services on a day-to-day basis in order to assist the Commission in the preparation and execution of its mission as well as in the implementation of its priorities.
Article 52
Deputising for hierarchical superiors
1.   When a post holder is prevented from exercising their functions, or when the post is vacant:
(a)
the functions of the Secretary-General, the Director-General or Head of Service shall be exercised by the official designated by the Commission;
(b)
the functions of any other hierarchical superior shall be exercised by the official designated by the Director-General or Head of Service.
2.   If no replacement has been designated, those functions shall be exercised:
(a)
when the hierarchical position in question is provided by a deputy, by that deputy;
(b)
when the hierarchical position in question has several deputies, by the deputy present with the highest grade and, in the event of equal grade, the deputy with the greatest seniority in the grade and, in the event of equal seniority, the one who is the eldest;
(c)
when there is no post of deputy, when it is not occupied or when the deputy is prevented from exercising their duties, by the subordinate official present in the highest function group with the highest grade and, in the event of equal grade, the subordinate official with the greatest seniority in the grade and, in the event of equal seniority, the one who is eldest.
Article 53
Legal Service
1.   The Legal Service shall provide legal advice to the Commission.
2.   The Legal Service shall ensure independent and objective review of legality, checking compatibility with European Union law, including the Charter of Fundamental Rights, and international law, of all draft proposals for legal acts, all draft acts to be adopted by the Commission and any other document that may have legal implications. It shall oversee the form of acts and provide legal-linguistic revision where applicable.
3.   The Legal Service shall have exclusive competence to represent the Commission before all courts and arbitration bodies.
Section 2
Interservice cooperation
Article 54
Coordination and informal consultation between services
1.   Interservice coordination shall reflect the principle of collegiality governing the Commission’s decision-making process. It shall contribute to compliance with the political guidelines laid down by the President and the priorities set by the Commission and shall ensure the consistency of acts and the effectiveness of the Commission’s action, in accordance with the better regulation policy.
2.   The service responsible shall liaise with the services concerned by the field of activity or nature of the draft act. They shall, from the outset, work in close cooperation and in a coordinated fashion in the preparation of that draft.
3.   The services shall also cooperate within interservice coordination groups or other appropriate structures that may prepare important, complex or cross-cutting proposals, including to carry out the related evaluations, fitness checks, public consultations and impact assessments.
4.   Interservice coordination shall be carried out before and after the formal interservice consultation referred to in Article 55. It shall continue after the adoption of the acts by the Commission, in particular during the interinstitutional process, and when implementing Union legislation.
5.   The service responsible shall ensure the quality of the drafting and form of draft acts or positions examined in the Interinstitutional Relations Group and the Group for External Coordination.
6.   Without prejudice to Article 2(4), the services shall obtain the agreement of the Legal Service, the Secretariat-General, and any other concerned services before representatives of the Commission present a position of the Commission, as well as ‘non-papers’ and any other form of contribution prepared by one or more Commission services, vis-à-vis national authorities, Union institutions, international organisations or third countries.
Article 55
Formal interservice consultation
1.   When a draft act is at a sufficiently advanced stage of preparation, the service responsible shall formally consult the services with a legitimate interest on account of the nature, subject-matter or impact of the draft act.
2.   The formal interservice consultation procedure shall also apply to Commission staff working documents.
3.   Notwithstanding the procedures laid down by the President, all politically sensitive and/or important draft acts shall be agreed by the Member(s) of the Commission responsible before the launch of the formal interservice consultation.
Article 56
Consultation of the Secretariat-General
1.   The Secretariat-General shall be consulted on all draft acts to be adopted by the Commission by the oral procedure, with the exception of those presented under miscellaneous administrative and budgetary matters of individual scope, as well as on draft acts that, regardless of the type of decision-making procedure used:
(a)
are politically sensitive and/or important;
(b)
feature in the Commission’s annual work programme, including draft acts mentioned in the annexes thereto;
(c)
involve institutional aspects;
(d)
are subject to an evaluation, fitness check, public consultation or impact assessment.
2.   The Secretariat-General shall be consulted on all positions that may commit the Commission vis-à-vis other Union institutions and bodies, third countries or international or regional organisations, and for all joint initiatives by the Commission and the High Representative of the European Union for Foreign Affairs and Security Policy.
3.   The Secretariat-General shall be consulted on Commission staff working documents.
Article 57
Consultation of the Legal Service
1.   The Legal Service shall be consulted on all draft acts, Commission staff working documents and all documents that may have legal implications.
2.   However, draft acts of a recurrent nature shall not require consultation of the Legal Service. Such exemptions shall require the prior formal agreement of the Legal Service.
Article 58
Consultation of other services
1.   The consultation of any service having a legitimate interest shall be required in accordance with Article 55(1).
2.   The consultation of the Directorate-General for Budget shall be required for all draft acts or documents which may have an impact on the budget and finances, including contingent liabilities, or on the interpretation and application of the general EU financial rules.
3.   The consultation of the Directorate-General for Human Resources and Security shall be required for all draft acts or Commission staff working documents that may have an impact on staff and administration.
Article 59
Time limits for the formal interservice consultation
1.   The services consulted shall be given at least ten working days, starting from the date on which the documents are made available, in which to submit their opinions, with or without comments.
2.   In exceptional cases, an additional period may be agreed between the services concerned.
3.   The positive opinions of the Legal Service and of the other services consulted may be express or tacit.
If a service consulted has not reacted within the time limit, it shall be deemed to have given its positive opinion (tacit agreement).
4.   The service responsible may request a shorter time limit under the conditions set out in Article 60 relating to fast-track consultations, and in Article 61 relating to specific interservice consultations.
Article 60
Fast-track consultation
1.   In exceptional cases, and on duly justified grounds of urgency, the service responsible may ask the Secretariat-General for a fast-track interservice consultation, allowing the consultation to be completed within a shorter time limit than the one described in Article 59(1). This fast-track consultation may take place during a meeting or in writing.
The service responsible shall send its duly substantiated request to make use of the fast-track consultation to the Secretariat-General, indicating the format – by meeting or in writing – which it considers most appropriate. Such a request shall not be aimed at making up for any administrative delay. The Secretariat-General shall decide whether the fast-track consultation is appropriate and shall inform the President. The agreement on the texts by the Member(s) responsible before the launch of the consultation, as set out in Article 55(3), shall remain applicable.
When the Secretariat-General considers that the request to use the fast-track consultation is justified, it shall determine whether it should take place in a meeting or in writing.
2.   When the fast-track consultation takes place during a meeting, the documents shall be made available to the services consulted at least 48 hours before the meeting 
(
21
)
 except when otherwise provided for by the Secretariat-General.
The services consulted shall express their opinions during the meeting or in writing before the meeting.
The Secretariat-General shall chair the meeting and record the results and the opinions expressed by the services consulted in the minutes of the meeting.
The end of the meeting marks the end of the consultation.
3.   When the fast-track consultation takes place in writing, the time limit for the services consulted to submit their opinions shall be fixed by common agreement between the Secretariat-General and the service responsible and may not be less than 48 hours, except when otherwise provided for by the Secretariat-General.
The services consulted shall express their opinion in writing within that period. Failure by a service consulted to reply within the fixed time limit shall be deemed to constitute a positive opinion (tacit agreement).
Article 61
Specific interservice consultations
1.   For consultations of a recurrent nature, the Secretariat-General may authorise, at the request of the service responsible, the creation of a type of interservice consultation known as ‘specific’, the rules for which shall differ, in particular in relation to the time limit and the services consulted, from those of the consultation referred to in Article 55.
2.   Once a specific consultation has been authorised, it shall systematically apply to consultations on all draft acts falling within its scope.
Article 62
Result of interservice consultations
1.   Once the interservice consultation is over, the service responsible shall revise the draft act and/or staff working document, taking into account the comments received.
2.   The service responsible shall make the revised draft act and/or staff working document available to the services consulted, in good time. It shall inform them of the reasons for any failure to take their comments into account, before initiating the adoption procedure.
3.   The positive opinion of the Legal Service, taking into account its comments, if any, made in virtue of its duties as described in Article 53(2), as well as the positive opinion of the other services consulted shall be required before a draft implementing act is submitted for a vote to the representatives of Member States in committees established to monitor the exercise of the implementing powers conferred on the Commission.
Chapter V
Transparency, data protection and security
Article 63
Transparency
1.   The Commission shall make available to citizens the legislative proposals it submits to the European Parliament and/or the Council, accompanied by the impact assessments and the Regulatory Scrutiny Board opinions, as well as information on expert groups and committees, public consultations and beneficiaries of Union funds.
2.   The Commission shall provide in its register of documents the agendas of Commission meetings, the tentative agendas for forthcoming meetings, the approved ordinary minutes of the Commission meetings and the acts published in the 
Official Journal of the European Union
.
Article 64
Transparency Register
In order to ensure the transparency of its relations with interest representatives, the Commission shall observe the rules and principles of the public transparency register agreed with the other institutions 
(
22
)
.
Article 65
Public access to Commission documents
1.   In accordance with Article 15(3) of the Treaty on the Functioning of the European Union and Article 42 of the Charter of Fundamental Rights of the European Union, any citizen of the European Union, and any natural or legal person residing or having its registered office in a Member State, has a right of access to Commission documents, regardless of the medium. This access is subject to the conditions laid down in Regulation (EC) No 1049/2001 
(
23
)
.
2.   The Commission’s Detailed rules for the application of Regulation (EC) No 1049/2001 of the European Parliament and of the Council regarding public access to European Parliament, Council and Commission documents adopted on the basis of Article 15(3) of the Treaty on the Functioning of the European Union and Article 18(1) of Regulation (EC) No 1049/2001, and as set out in the Annex to these Rules of Procedure, shall apply.
Article 66
Document management
1.   Document management shall be carried out in an efficient manner to enable the Commission to trace its actions at any time in order to comply, among other things, with its legal obligations, in particular as regards data protection, public access to documents and the security of information.
2.   The Commission services shall comply with the internal rules on registration, filing, storage and transfer of documents to the Historical Archives.
Article 67
Security and confidentiality
1.   Without prejudice to Regulation (EC) No 1049/2001 of the European Parliament and of the Council, the Members of the Commission and all Commission staff shall have a general obligation to respect the confidentiality of the discussions, information and documents that come to their attention 
(
24
)
.
2.   Within the Commission, persons, assets and information shall be afforded appropriate levels of protection commensurate with identified risks 
(
25
)
. Classified European Union information shall also be given appropriate protection 
(
26
)
.
3.   Classified information at the level of CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL or higher can only be accessed by staff who have obtained a security clearance from the national authorities of their country of origin.
Article 68
Protection of personal data
1.   Personal data shall be processed by the Commission in accordance with Article 8 of the Charter of Fundamental Rights of the European Union and Regulation (EU) 2018/1725 of the European Parliament and of the Council 
(
27
)
 as well as other European Union rules on data protection 
(
28
)
.
2.   The Data Protection Officer of the Commission, acting independently, shall ensure that the Union rules on data protection are applied within the Commission.
Chapter VI
Final provisions
Article 69
Additional measures
1.   The Commission may adopt internal decisions and give administrative instructions to services to supplement these Rules of Procedure and/or to take into account technological developments.
2.   The President may adopt any decision relating to the Commission’s functioning and internal organisation, including, at the start of its term of office, the Commission’s working methods.
Article 70
Amendments to Commission Decision C(2000) 3614
Articles 1 to 28 of Commission Decision C(2000) 3614 of 29 November 2000 
(
29
)
, the annex to that Decision containing the detailed rules for the application of Regulation (EC) No 1049/2001 of the European Parliament, the annex to that Decision laying down the Code of Good Administrative Behaviour for staff of the European Commission in their relations with the public and the Rules giving effect to the Rules of Procedure annexed to Commission Decision C(2010) 1200 final 
(
30
)
 are deleted.
Article 71
Entry into force
This Decision shall enter into force on the day following that of its publication in the 
Official Journal of the European Union
.
Done at Brussels, 4 December 2024.
For the Commission
The President
Ursula VON DER LEYEN
(
1
)
  Rules of Procedure C(2000) 3614 of 29 November 2000 (
OJ L 308 of 8.12.2000, p. 26
, ELI: 
http://data.europa.eu/eli/proc_rules/2000/3614/oj
).
(
2
)
  Commission Decision C(2010) 1200 of 24 February 2010 amending its Rules of Procedure (
OJ L 55 of 05.03.2010, p. 60
, ELI: 
http://data.europa.eu/eli/dec/2010/138(1)/oj
).
(
3
)
  Commission Decision C(2020) 3000 of 22 April 2020 amending its Rules of Procedure (
OJ L 127I, 22.4.2020, p. 1
, ELI: 
http://data.europa.eu/eli/dec/2020/555/oj
).
(
4
)
  Rules giving effect to the Rules of Procedure, annexed to Commission Decision C(2010) 1200 final of 24 February 2010 amending its Rules of Procedure.
(
5
)
  Regulation (EC) No 1049/2001 of the European Parliament and of the Council of 30 May 2001 regarding public access to European Parliament, Council and Commission documents (
OJ L 145, 31.05.2001, p. 43
, ELI: 
http://data.europa.eu/eli/reg/2001/1049/oj
).
(
6
)
  Treaty on European Union, Article 17(6)(b).
(
7
)
  Treaty on the Functioning of the European Union, Article 248.
(
8
)
  Treaty on European Union, Article 17(6)(c).
(
9
)
  Treaty on European Union, Article 17(6).
(
10
)
  Commission Decision C(2018) 700 of 31 January 2018 on a Code of Conduct for the Members of the European Commission (
OJ C 65, 21.2.2018, p. 7
).
(
11
)
  Treaty on European Union, Article 17(3).
(
12
)
  Framework Agreement on relations between the European Parliament and the European Commission, Annex IV, point 5 (
OJ L 304 20.11.2010, p. 47
, ELI: 
http://data.europa.eu/eli/agree_interinstit/2010/1120/oj
).
(
13
)
  P(2024)5 of 1 December 2024, Communication from the President to the Commission on the working methods of the European Commission.
(
14
)
  P(2024)
5
 of 1 December 2024, Communication from the President to the Commission on the working methods of the European Commission.
(
15
)
  Regulation (EU, Euratom) 2024/2509 of the European Parliament and of the Council of 23 September 2024 on the financial rules applicable to the general budget of the Union (recast) (
OJ L, 2024/2509, 26.9.2024, ELI: http://data.europa.eu/eli/reg/2024/2509/oj
).
(
16
)
  Council Regulation No 31 (EEC), 11 (EAEC) of 14 June 1962 laying down the Staff Regulations of Officials and the Conditions of Employment of Other Servants of the European Economic Community and the European Atomic Energy Community (
OJ 45, 14.6.1962, p. 1385
, ELI: 
http://data.europa.eu/eli/reg/1962/31(1)
 and Commission Decision C(2013) 3288 of 4 June 2013 on the exercise of powers conferred by the Staff Regulations on the appointing authority (AIPN) and by the Conditions of Employment of Other Servants on the authority empowered to conclude contracts of employment (AHCC).
(
17
)
  Regulation (EU) No 182/2011 of the European Parliament and of the Council of 16 February 2011 laying down the rules and general principles concerning mechanisms for control by Member States of the Commission’s exercise of implementing powers (
OJ L 55, 28.2.2011, p. 13
, ELI: 
http://data.europa.eu/eli/reg/2011/182/oj
).
(
18
)
  Regulation (EU) No 182/2011 of the European Parliament and of the Council of 16 February 2011 laying down the rules and general principles concerning mechanisms for control by Member States of the Commission’s exercise of implementing powers (
OJ L 55, 28.2.2011, p. 13
, ELI: 
http://data.europa.eu/eli/reg/2011/182/oj
).
(
19
)
  Council Regulation No 31 (EEC), 11 (EAEC) of 14 June 1962 laying down the Staff Regulations of Officials and the Conditions of Employment of Other Servants of the European Economic Community and the European Atomic Energy Community (
OJ 45, 14.6.1962, p. 1385
, ELI: 
http://data.europa.eu/eli/reg/1962/31(1)/oj
).
(
20
)
  See the rules setting up the ARGUS General Rapid Alert System annexed to Decision C(2000) 3614.
(
21
)
  This 48-hour period does not include public holidays, Saturdays or Sundays.
(
22
)
  Interinstitutional Agreement of 20 May 2021 between the European Parliament, the Council of the European Union and the European Commission on a mandatory transparency register (
OJ L 207, 11.6.2021, p. 1
, ELI : 
http://data.europa.eu/eli/agree_interinstit/2021/611/oj
).
(
23
)
  Regulation (EC) No 1049/2001 of the European Parliament and of the Council of 30 May 2001 regarding public access to European Parliament, Council and Commission documents (
OJ L 145, 31.05.2001, p. 43
, ELI: 
http://data.europa.eu/eli/reg/2001/1049/oj
).
(
24
)
  See Article 339 of the Treaty on the Functioning of the European Union, Article 5(2) of Decision C (2018) 700 on a Code of Conduct for the Members of the European Commission and Article 17 of the Staff Regulations of Officials of the European Union, applicable by analogy to other servants of the European Union.
(
25
)
  Commission Decision (EU, Euratom) 2015/443 of 13 March 2015 on Security in the Commission (
OJ L 72, 17.03.2015, p. 41
, ELI: 
http://data.europa.eu/eli/dec/2015/443/oj
).
(
26
)
  Commission Decision (EU, Euratom) 2015/444 of 13 March 2015 on the security rules for protecting EU classified information (
OJ L 72, 17.03.2015, p. 53
, ELI: 
http://data.europa.eu/eli/dec/2015/444/oj
).
(
27
)
  Regulation (EU) 2018/1725 of the European Parliament and of the Council of 23 October 2018 on the protection of natural persons with regard to the processing of personal data by the Union institutions, bodies, offices and agencies and on the free movement of such data shall apply to the processing of personal data within the framework of these Rules of Procedure (
OJ L 295, 21.11.2018, p. 39
, ELI: 
http://data.europa.eu/eli/reg/2018/1725/oj
).
(
28
)
  Among them, Commission Decision (EU) 2020/969 of 3 July 2020 laying down implementing rules concerning the Data Protection Officer, restrictions of data subjects’ rights and the application of Regulation (EU) 2018/1725 of the European Parliament and of the Council, and repealing Commission Decision 2008/597/EC (
OJ L 213, 6.7.2020, p. 12
, ELI: 
http://data.europa.eu/eli/dec/2020/969/oj
).
(
29
)
  Rules of Procedure of the Commission (
OJ L 308 of 8.12.2000, p. 26
, ELI: 
http://data.europa.eu/eli/proc_rules/2000/3614/oj
).
(
30
)
  Commission Decision of 24 February 2010 amending its Rules of Procedure (
OJ L 55, 5.3.2010, p. 60
).
ANNEX
Detailed rules for the application of Regulation (EC) No 1049/2001 of the European Parliament and of the Council regarding public access to European Parliament, Council and Commission documents
Whereas:
(1)
The Commission is to take its decisions as openly and as closely as possible to the citizen, and to ensure that its proceedings are transparent. This enables citizens to participate and guarantees that the administration enjoys legitimacy and is accountable to the citizens, in the line with the democratic principles of the Union.
(2)
In accordance with Article 15(3), third subparagraph of the Treaty on the Functioning of the European Union and Article 18(1) of Regulation (EC) No 1049/2001 
(
1
)
, each institution of the Union is to elaborate in its own Rules of Procedure specific provisions regarding access to its documents.
(3)
The Commission has put in place a digital system for handling applications for access to documents, the Electronic Access to European Commission Documents (‘EASE’), designed to streamline the management of access to documents applications, emphasising the overarching goal of making documents as widely as possible accessible to the public.
Article 1
Purpose and scope
Citizens of the Union and natural or legal persons residing or having their registered office in a Member State enjoy a right of access to Commission documents under Article 15(3) of the Treaty on the Functioning of the European Union, Article 42 of the Charter of Fundamental Rights of the European Union and Article 2(1) of Regulation (EC) No 1049/2001 in accordance with these detailed Rules.
Article 2
Definitions
For the purposes of this Decision, the following definitions shall apply:
(1)
‘applicant’ means any citizens of the Union and natural or legal persons residing or having their registered office in a Member State submitting an application for access to documents pursuant to Regulation (EC) No 1049/2001;
(2)
‘document’ refers to the definition of ‘document’ as provided in Article 3(a) of Regulation (EC) No 1049/2001;
(3)
‘document drawn up by the Commission’ means a document that has been approved as ready for transmission by the person who is empowered to take responsibility for its content in accordance with the rules and regulations applying to the underlying business process. This person does not have to be the person charged with the practical task of drafting or typing but is instead the person or administrative entity responsible for the content in accordance with the procedural requirements and internal rules of the European Commission for the business process concerned;
(4)
‘document received by the Commission’ means a document that has been intentionally delivered to the European Commission by the (external) sender;
(5)
‘document held by the Commission’ means:
(a)
any document registered pursuant to Article 7 of Commission Decision 2021/2121 of 6 July 2020 on records management and archives 
(
2
)
 (hereafter ‘Commission Decision 2021/2121’); and
(b)
any other document created in an information technology application controlled and owned by the Commission and stored on a corporate device or on a corporate cloud service, except for documents stored in personal folders for purely personal use outside professional activity;
(6)
‘business process’ means a pre-defined workflow with clearly defined steps deriving from the procedural requirements or internal rules, and descriptions of the outcome from each step.
Article 3
Documents directly accessible to the public
1.   The Commission shall provide direct public access to legislative proposals as of their adoption. They shall be accompanied by the impact assessment and the Regulatory Scrutiny Board opinion.
2.   The Commission shall provide direct public access to the following documents, 
inter alia
, by publishing them in a timely manner in dedicated websites:
(a)
agendas for Commission meetings, and tentative agendas for forthcoming meetings;
(b)
approved ordinary minutes of Commission meetings;
(c)
State of the Union addresses; Commission work programmes, Strategic Foresight reports, Strategic Plans, Management Plans, Annual Burden Survey, the Opinions on the Fit for Future Platform and Annual Activity reports;
(d)
European Semester Country-specific recommendations, guidance documents to Member States and Scoreboard related to the Recovery and Resilience Facility;
(e)
decisions related to the European Citizens Initiative;
(f)
reasoned opinions of the national Parliaments and replies of the Commission on the compliance of a draft legislative act with the principle of subsidiarity pursuant to Articles 6 and 7 of Protocol (No 2) to the Treaty on European Union and the Treaty of the Functioning of the European Union;
(g)
the aggregated mission expenses of Members of the Commission;
(h)
minutes of meetings held between Members of the Commission, their members of Cabinet, Commission managers with interest representatives.
Article 4
Rules for providing access to documents accessible upon request
1.   Applications for access to any document not falling under Article 3 shall be assessed applying the exceptions to access set out in Article 4(1) to (3) of Regulation (EC) No 1049/2001.
2.   There is a presumption that access to the following documents, inter alia, undermines interests protected by Article 4(1) to (3) of Regulation (EC) No 1049/2001:
(a)
documents being part of pre-infringement and on-going infringement proceedings;
(b)
documents being part of on-going court proceedings;
(c)
opinions of the Legal Service;
(d)
documents being part of State aid cases;
(e)
documents being part of competition cases (including merger control procedures and cartel investigations, as well as documents sent to the Commission by national competition authorities), trade defence cases, foreign subsidy cases, foreign direct investment cases, financial market supervision and resolution cases, procedures under the Digital Markets Act 
(
3
)
 and Digital Services Act 
(
4
)
 and comparable administrative procedures;
(f)
documents being part of on-going administrative authorisation proceedings;
(g)
documents being part of the European Anti-Fraud Office (‘OLAF’) investigations;
(h)
bids and grant applications submitted by tenderers or grant applicants in public procurement procedures;
(i)
competitions for the recruitment of staff;
(j)
documents being part of investigations of the Investigation and Disciplinary Office of the Commission; and
(k)
documents being part of the personal file of staff members.
No access to those documents shall therefore be granted, unless the applicant demonstrates an overriding public interest in providing access prevailing over the interests protected by Article 4(2) to 4(3) of Regulation (EC) No 1049/2001.
Proceedings are on-going until the act closing the proceedings can no longer be contested before the Union courts or a national court.
Parties to the proceedings under points (e) to (k) have the right to access the file pursuant to Article 41(2)(b) of the Charter of Fundamental Rights and the applicable sector-specific legislation.
Article 5
Rules for the registration of documents and the deletion of unregistered content
1.   Any content that constitutes important information that is not short-lived shall be registered pursuant to Article 7 of Commission Decision 2021/2121.
2.   The following content does not meet that definition:
(a)
content that, if not kept, would have no negative administrative or legal effect for the European Commission;
(b)
content circulated as part of an informal, preliminary exchange of views between European Commission staff;
(c)
exchanges on short-lived matters (such as exchanges regarding practical meeting arrangements);
(d)
information on one’s personal situation, unless it documents or implements the procedures established by the Staff Regulations;
(e)
informal, preliminary exchanges of views between European Commission staff with a view to determining the position of the administrative entity responsible for the document’s content;
(f)
iterations of a preliminary document (e.g. a draft legislative proposal or policy communication or a draft impact assessment); and
(g)
early versions of documents being prepared in collaborative spaces, i.e. versions that do not reflect the outcome or document of the collaborative work on the platform.
3.   Unregistered emails are automatically deleted from mailboxes after 6 months.
4.   Text messaging applications on corporate mobile phones shall not be used for important information that is not short-lived, unless where this is strictly required in the interest of the service. Text messaging applications shall comply with the Commission’s information technology security recommendations for the automatic disappearance of messages.
Article 6
Measures facilitating access to documents
The coverage of the Register of Commission Documents created in accordance with Article 11 of Regulation (EC) No 1049/2001 shall be extended gradually. A link to the Register shall be available on the EUROPA website.
The Commission shall maintain the competition cases register, the register of delegated and implementing acts and the comitology register.
Article 7
No creation of new documents
The application for access shall be refused where its fulfilment would require the creation of a new document, including where it would involve the compilation of information from several documents or the extraction of information which requires a substantial investment.
Article 8
Digital system for handling applications for access to documents
1.   EASE shall consist of two parts:
(a)
a public portal enabling citizens to request Commission document(s) (the ‘EASE Portal’); and
(b)
an internal IT system for Commission staff to handle applications.
2.   The EASE Portal shall provide information to the public regarding the manner in which applications are to be submitted and regarding the applicants’ procedural rights under Regulation (EC) No 1049/2001.
3.   A help page in all official languages shall inform the public how documents can be obtained.
4.   If documents are voluminous or difficult to handle, the applicant may be invited to consult the documents on the spot. This consultation shall be free.
Article 9
General rules of procedure
1.   Applicants may submit applications for access to documents through the EASE Portal. Alternatively, applicants may send applications by post or e-mail to the Secretariat-General or to the relevant Directorate-General or service.
2.   Applicants shall provide their name and surname, when submitting the application. If the applicant does not provide their name or surname or provides false information, the application will not be processed.
3.   Applications submitted via the EASE Portal, by post or by e-mail shall indicate the country of residence and the postal address. In the absence of communication of a postal address, such applications will not be processed.
4.   Replies and decisions of the Commission to applications submitted via the EASE Portal shall be deemed to be notified when the applicant opens the reply on the Portal. If the applicant does not open the reply or decision within 15 working days after the Secretariat-General, Directorate-General or service sent it, the reply or decision shall be deemed to be notified on the 16th working day as of the date when it was sent.
5.   Replies and decisions to applications submitted outside of the EASE Portal shall be sent by e-mail, except when an applicant specifically requested a hard copy version, or submitted their application by letter, or when the Secretariat-General, Directorate-General or service has a particular reason to send a reply or decision by registered mail. Any communication of a reply or decision by e-mail shall include an explicit request for an acknowledgment of receipt from the applicants. Should applicants fail to acknowledge receipt after five working days, a reminder shall be sent, except where the applicant has already publicly acknowledged receipt of the reply or decision. Where an electronically transmitted reply or decision has not been acknowledged, a notification by registered mail shall take place.
6.   The temporal and material scope of the application shall be clearly defined. If an application is imprecise, as referred to in Article 6(2) of Regulation (EC) No 1049/2001, the applicant shall be invited to provide additional information making it possible to identify the documents requested. The deadline for the reply shall start to run once the information, enabling the scope of the application to be defined and the documents to be identified, is received.
The ‘cut-off’ date, or date up until when documents are identified, shall be defined as the date of registration of the initial application.
7.   The service in charge shall assist the applicant, for example by providing information on the use of public registers of documents. If within seven working days from sending the clarification request, the applicant has not provided additional information enabling the requested documents to be identified, the application shall be considered as withdrawn and the applicant will be informed accordingly.
8.   Requests for information, other than environmental information, fall outside the scope of Regulation (EC) No 1049/2001 and shall be handled by the competent service of the Commission under its Code of Good Administrative Behaviour. After informing the applicant, the competent service of the Commission may requalify an application submitted under Regulation (EC) No 1049/2001 as a request for information and handle it accordingly, unless the applicant expressly objects to and provides grounds against such a requalification.
9.   In accordance with Article 6(3) of Regulation (EC) No 1049/2001, the service in charge may confer informally with the applicant with a view to finding a fair solution enabling the service in charge to deal with voluminous or wide-scope applications within the statutory time limits. The fair solution can concern only the number and content of the documents requested, not the time limits laid down in Articles 7 and 8 of Regulation (EC) No 1049/2001. Those time limits may not be disregarded in order to provide deferred replies in batches, even as per the applicant’s request. Where a fair solution cannot be reached, the service in charge may unilaterally reduce the scope of the application, after having genuinely studied all alternative options and explained in detail in its decision the reasons why those various options would involve an unreasonable workload or be less favourable to the applicant.
10.   In accordance with Article 2 of Regulation 1/58 
(
5
)
, the Secretariat-General, the Directorate-General or service shall reply to applications for access to documents in the language of the application, provided it was written in one of the official Union languages. Exceptionally, having obtained the express prior agreement of the applicant, the Directorate-General or service may reply in another language than the one used in the application for access in order to ensure the swiftest processing of the application.
11.   Whereas the Commission strives to issue a maximum number of documents in all official languages of the Union, where the requested linguistic version of a document does not exist, the Secretariat-General, the Directorate-General or service is not required to create it. It shall provide the applicant with the existing official linguistic version. Where there are several official linguistic versions other than the requested one, the Secretariat-General, the Directorate-General or service shall invite the applicant to indicate its preferred existing alternative.
12.   Following the full or partial refusal of access to documents, the applicant has the right to file a new application for access to the same document(s) at a later stage. This new application will be handled as a new initial application, provided that there have been relevant changes in the legal and/or factual circumstances warranting possible wider access since the first initial reply or confirmatory decision was adopted. Otherwise, the earlier initial or confirmatory decision shall be confirmed with reference to the fact that the factual and legal circumstances have not changed.
13.   In accordance with its Code of Good Administrative Behaviour, the Commission may reserve the right to discontinue further exchanges of correspondence which can reasonably be regarded as repetitive.
14.   In exceptional circumstances, the relevant Directorate-General or service shall refuse to handle an application for access to documents where it is made in clear abuse of the right of access to documents. The refusal shall state the reasons substantiating this conclusion, including, where applicable, the reasons that led to conclude that the objective of the applicant was to paralyse the proper functioning of the institution and that the workload relating to the disclosure of the documents requested is unreasonable and disproportionate as compared to the objectives set by Regulation (EC) No 1049/2001.
Article 10
Treatment of initial applications
1.   The relevant Directorate-General or service searches for the documents requested by the applicant among the documents held by the Commission.
2.   All documents falling within the scope of the initial application shall be identified. Where access is refused, the reply shall provide at least a clear list by categories of documents, with enough detail so as to allow the applicant to contest the refusal, unless such identification would put at risk the interests protected by the exceptions to access to documents. Where access is partially granted or granted in full, the reply shall indicate the documents by title and unique identification number.
In the case of complex and/or bulky applications, the deadline to reply within fifteen working days may be extended by fifteen working days. Any extension of the time limit shall be justified and communicated in a timely manner to the applicant.
3.   The initial reply shall include a comprehensive assessment of both the material scope and the temporal scope of the application. The initial reply shall ensure the accurate categorisation or identification of all documents falling within the scope of the initial application. In doing so, the Directorate-General or service shall nevertheless ensure that no information protected under Article 4 of Regulation (EC) No 1049/2001 is disclosed. The initial reply shall inform the applicant of their right to submit, within fifteen working days from receipt of the reply, a confirmatory application to the Secretariat-General of the Commission.
4.   Initial replies granting full access to the requested document(s) or wide partial access subject to the redaction solely of non-requested personal data, shall be signed at the level of the Director. In all other cases, replies shall be signed by the Director-General or Head of Service of the Directorate-General or service concerned.
Article 11
Treatment of confirmatory applications
1.   The power to take decisions on confirmatory applications is delegated to the Secretary-General. The decision shall be taken by the Secretary-General after agreement of the Legal Service.
2.   The applicant may, within 15 working days of receiving the initial reply, make a confirmatory application asking the Commission to reconsider its position.
3.   The Secretariat-General shall perform a full administrative review of the initial reply of the Directorate-General or service responsible. However, any document(s) produced or received by the Commission after registration of the initial application will not fall into the scope of the confirmatory review in order to safeguard the two-step review process provided for in Regulation (EC) No 1049/2001.
4.   The scope of an initial application cannot be extended at confirmatory stage.
Where the applicant expressly requests the review of the initial reply in relation to selected documents totally or partially refused, the scope of the confirmatory review shall be circumscribed accordingly.
Where the scope of the confirmatory application is larger or different from the scope at initial level, the applicant shall be invited to submit a new initial application pursuant to Article 6 of Regulation (EC) No 1049/2001.
5.   The Directorate-General or service which was responsible for handling the initial application shall assist the Secretariat-General in the preparation of the confirmatory decision.
The Directorate-General’s or service’s contribution shall contain all necessary elements to enable the Secretariat-General to swiftly understand the context and the main issues at stake. It shall include a full assessment regarding all arguments of the applicant presented at confirmatory stage. The contribution shall also include the original version of the documents to which access was partially or fully refused. The contribution shall be sent without delay.
The Secretariat-General may request the Directorate-General or service to perform any other necessary steps to ensure the quality and legal soundness of the treatment of the confirmatory application.
Where the applicant claims that documents falling within the scope of their application have not been identified in the initial reply, the Directorate-General or service shall undertake a renewed search for documents and, if applicable, provide the Secretariat-General with a note signed by its Director-General or Head of Service attesting to the lack of any existing relevant documents in its possession.
If, while handling a confirmatory application, the Secretariat-General becomes aware that documents existing prior to the date of registration of the initial application and falling within its scope were not identified in the initial reply, the Commission shall register 
ex officio
 a new separate initial application, in order to guarantee a swifter handling of the confirmatory application in relation to the documents already identified within the scope of the initial reply, as well as to allow the applicant to eventually introduce a confirmatory application asking the institution to reconsider its position in relation to the disclosure of the newly identified documents.
6.   The confirmatory decision shall inform the applicants of their right to bring an action before the General Court or to lodge a complaint with the European Ombudsman under the conditions specified respectively in Articles 263 and 228 of the Treaty on the Functioning of the European Union.
7.   Anonymised confirmatory decisions adopted under Regulation (EC) No 1049/2001 are in principle published on the EASE Portal.
Article 12
Consultations on third-party documents
1.   As regards third-party documents, the Commission shall consult the third party with a view to assessing whether an exception in paragraph 1 or 2 of Article 4 of Regulation (EC) No 1049/2001 is applicable, without prejudice to paragraphs 2 and 3 of the present Article.
For the purposes of this Article, a ‘third party’ shall be the entity other than the Commission which is the author of the document held by the Commission.
If specific circumstances justify, the competent service may consult also the entity which submitted the document to the Commission but is not the author of the requested document.
2.   If the Commission considers that it is clear that access to the third-party document(s) must be refused under one of the exceptions provided for in Article 4 of Regulation (EC) No 1049/2001, access to the document(s) shall be refused without consultation of the third party.
3.   The Commission shall grant access to the third-party document(s) without consulting the third party, where:
(a)
the document requested has already been disclosed either by its author or under Regulation (EC) No 1049/2001 or similar provisions;
(b)
it is clear that the disclosure, or partial disclosure, of its contents would not affect one of the interests referred to in Article 4 of Regulation (EC) No 1049/2001.
4.   The third party consulted in accordance with paragraph 1 shall be given a deadline for reply which shall not be shorter than five working days. The given deadline must be such as to enable the Secretariat-General, the Directorate-General or service to comply with the deadlines for reply set out in Article 7 and 8 of Regulation (EC) No 1049/2001. In the absence of an answer from the third party within the deadline, or if the third party is untraceable or not identifiable, the Secretariat-General, the Directorate-General or service shall decide whether the exceptions in Article 4 of Regulation (EC) No 1049/2001 apply, taking into account the legitimate interests of the third party on the basis of the information at the Commission’s disposal.
5.   The consultation of Member States as regards documents originating from them shall be carried out through their Permanent Representations to the European Union.
6.   Where the Member State objects to the public disclosure of its document(s) invoking exceptions laid down in Article 4(1) to (3) of Regulation (EC) No 1049/2001, a 
prima facie
 assessment by the Commission of those objections and of the reasons underpinning the Member State’s position in that regard shall be sufficient. The reply or decision shall refer to the Member State’s reasoning in order to enable the applicant to understand the grounds and origins of the refusal. In the absence of reasons for objection submitted by the Member State concerned, the Commission may decide that one, several or none of the exceptions apply.
7.   If the Secretariat-General, the Directorate-General or service intends to give access to a document against the explicit objection of the third party or Member State, it shall notify the third party or Member State of its intention to disclose the document. The third party or Member State shall be informed of the remedies available to oppose disclosure, namely an action for annulment before the General Court and a request for interim measures before the President of the General Court. Access to the relevant document may only be given after a period of ten working days, starting to run from the acknowledgement of receipt of the notification by the third party or Member State.
8.   Where a Member State receives an application for access to a document originating from the Commission, it may, for the purposes of the consultation referred to in Article 5 of Regulation (EC) No 1049/2001, contact the Secretariat-General, which shall be responsible for determining the Directorate-General or service responsible for the document within the Commission.
Article 13
Erga omnes effect of a decision to give public access following an application
Documents disclosed by the Commission under Regulation (EC) No 1049/2001 shall become available to the public at large (‘
erga omnes’
            
 effect).
Because of that 
erga omnes
 effect of Regulation (EC) No 1049/2001, the Commission cannot:
(a)
refuse to provide access to a document legally released under that Regulation to other applicants; and/or
(b)
grant a narrower access to a document previously disclosed under that Regulation.
Documents disclosed under Regulation (EC) No 1049/2001 shall be published on the EASE Portal, or in a similar online platform. The Commission may establish specific modalities of access to such platforms. The Commission does not assume any responsibility from the reuse of the disclosed documents subject to third-party intellectual property rights. The Commission may fulfil its obligation of granting access by informing the applicant how to obtain a document that it has previously released.
The Commission may reply to a large number of applications for the same document(s) or on the same specific subject, especially when they are phrased in similar terms, via a single disclosure. Every applicant shall be informed of said publication and of the relevant means of redress.
Article 14
Personal data
1.   Where a document to which public access has been requested contains personal data within the meaning of Regulation (EU) 2018/1725 of the European Parliament and of the Council 
(
6
)
 (hereafter ‘Regulation (EU) 2018/1725’), the handling of such personal data shall be in compliance with Article 8 of the Charter of Fundamental Rights of the European Union and the provisions of that Regulation.
2.   When appearing in documents subject to an application under Regulation (EC) No 1049/2001, the identity and function of Commission staff members at Director level or above, Members of the Commission and members of their Cabinet, where mentioned in the context of their professional duties, shall be disclosed, unless there is any reason to assume that the data subject’s legitimate interests might be prejudiced.
The identity and function of the following natural persons shall also be disclosed, where mentioned in the context of their professional duties, unless there is any reason to assume that the data subject’s legitimate interests might by prejudiced:
(a)
public figures acting in their public capacity, such as Head of State, President, Minister, senior State officials, Head of regional administration, Ambassador, Member of Parliament, Permanent Representative, Member of the European Parliament, Secretary General or equivalent and above of other Union institutions and bodies, or international inter-governmental organisations, as well as Principal Church officials;
(b)
Presidents, Directors General, Chief Executive Officers, Chief Operating Officers or equivalent legal representative of legal persons such as companies, consortiums, non-governmental organisations, including think tanks, associations.
3.   Where a document contains personal data which has already been made public lawfully, the Commission shall merely transmit the document to the applicant or refer the applicant to the public link where the document is available.
4.   When applicants request access to documents containing their own personal data, those requests shall be handled under Article 17 of Regulation (EU) 2018/1725, unless the applicants specifically request that such requests be handled under Regulation (EC) No 1049/2001. In the latter case, the applicant shall be informed that in order to protect the data subject’s legitimate interests, the requested documents shall be disclosed to the public without their personal data, unless the necessity and proportionality test under Article 9 of Regulation (EU) 2018/1725 is complied with.
5.   Any request of a third party consulted under Article 4(4) and (5) of Regulation (EC) No 1049/2001 to know the identity of the applicant would entail a transmission of personal data and shall be refused under the provisions of Regulation (EU) 2018/1725.
Article 15
Implementation of the judgments of the Court of Justice of the European Union and recommendations of the European Ombudsman
1.   In case of annulment of its confirmatory decision by the Court, the Commission shall adopt a new confirmatory decision implementing that judgement.
2.   Where the European Ombudsman has made a proposal for a solution or recommendation, the Commission may upon assessment of the arguments provided by the European Ombudsman decide to grant further or full access to documents in the framework of the Commission’s reply to the proposal or recommendation.
Both the documents thus disclosed and the Commission’s reply to the European Ombudsman shall be published on the EASE Portal.
Article 16
Special rules applicable to the applications for access to documents concerning the activities of OLAF, the Supervisory Committee and the Controller of procedural guarantees
1.   As regards initial replies, by way of derogation from Article 10(4) of these Rules, if the application concerns documents relating to the administrative investigations of the European Anti-Fraud Office (OLAF) referred to in Article 1 of Regulation (EU, Euratom) No 883/2013 of the European Parliament and of the Council 
(
7
)
 (hereafter ‘Regulation (EU, Euratom) No 883/2013’) and in Article 2(1) and (2) of Commission Decision 1999/352/EC, ECSC, Euratom establishing OLAF 
(
8
)
 (hereafter ‘Decision 1999/352/EC,ECSC, Euratom’), the initial reply shall be signed by the OLAF Director who has been designated for this purpose at OLAF by the Director-General of OLAF.
This same rule shall apply to documents related to staff matters for which the Director-General of OLAF acts as appointing authority.
If the application concerns documents which relate to the activities of the Supervisory Committee referred to in Article 15 of Regulation (EU, Euratom) No 883/2013, and which do not originate from OLAF, the initial reply shall be signed by the Head of the Secretariat of the Supervisory Committee after having consulted the Supervisory Committee.
The Secretariat of the Supervisory Committee shall consult OLAF if the documents related to the activities of the Supervisory Committee reveal information regarding specific investigative steps taken in an OLAF investigation, or their outcome, in such a manner that the OLAF investigation can be identified by the public, including the informant or the person concerned by the investigation. The case number of the investigation shall not be considered as such information. The Secretariat of the Supervisory Committee and OLAF shall endeavour to find a solution that ensures a speedy treatment of the application. The Head of Secretariat of the Supervisory Committee shall take into account OLAF’s opinion.
If the application concerns documents which relate to the activities of the Controller of procedural guarantees referred to in Article 9a and 9b of Regulation (EU, Euratom) No 883/2013 and which do not originate from OLAF, the initial reply shall be signed by the Controller of procedural guarantees.
The Controller of procedural guarantees shall consult OLAF if the documents related to the activities of the Controller of procedural guarantees reveal information regarding specific investigative steps taken or their outcome in an identifiable OLAF investigation. The case number of the investigation shall not be considered as such information. The Controller and OLAF shall endeavour to find a solution that ensures a speedy treatment of the application. The Controller shall take into account OLAF’s opinion.
2.   As regards confirmatory decisions, by way of derogation from Article 11(1) of these Rules, when the confirmatory application concerns documents relating to administrative investigations of the European Anti-Fraud Office (OLAF) referred to in Article 1 of Regulation (EU, Euratom) No 883/2013 and Article 2(1) and (2) of Decision 1999/352/EC, ECSC, Euratom, the power to take decisions on confirmatory applications is delegated to the Director-General of OLAF. The Director-General of OLAF shall take the decision after agreement of the Legal Service. The same shall apply to confirmatory applications related to documents on staff matters for which the Director-General of OLAF acts as appointing authority.
The power to take decisions on confirmatory applications is delegated to the Secretary-General when the confirmatory applications concern initial replies issued by the Head of the Secretariat of the Supervisory Committee or by the Controller of procedural guarantees. The Secretary-General shall consult OLAF if the documents reveal information regarding specific investigative steps taken in an OLAF investigation, or their outcome, in such a manner that the OLAF investigation can be identified by the public, including the informant or the person concerned by the investigation.
Article 17
Principle of sincere cooperation
Applications for access to documents submitted by national authorities or bodies, including judicial authorities, shall be dealt in accordance with the principle of sincere cooperation provided under Article 4(3) of the Treaty on European Union.
In the case of express request of the national authorities, the Commission shall handle their application under Regulation (EC) No 1049/2001.
Article 18
Implementation of the Withdrawal Agreement
In accordance with Article 122 of the Agreement on the withdrawal of the United Kingdom of Great Britain and Northern Ireland from the European Union and the European Atomic Energy Community 
(
9
)
, all references to Member States and their authorities in Regulation (EC) No 1049/2001 and the present Rules are to be understood as including the United Kingdom and its authorities in respect to documents drawn up by or obtained by the Commission before or after the end of the transition period in connection with activities of the Union pursuant to the said Agreement.
Article 19
Treatment of applications for access to classified documents
Where an application for access concerns a sensitive document as defined in Article 9(1) of Regulation (EC) No 1049/2001, or another document classified in accordance with the relevant security rules, it shall be handled by officials entitled to acquaint themselves with this document in accordance with the applicable Commission security rules.
Reasons shall be given on the basis of the exceptions listed in Article 4 of Regulation (EC) No 1049/2001 for any decision refusing access to all or part of a classified document. Where access to the requested document cannot be refused on the basis of those exceptions, the Directorate-General or service handling the application shall ensure that the document is declassified before sending it to the applicant.
The agreement of the originating authority shall be required if access is to be given to a classified document.
Article 20
Internal organisation
All Directorates-General and services shall designate a dedicated member of staff with a solid legal background as an ‘access-to-documents’ coordinator who will ensure the proper implementation of Regulation (EC) No 1049/2001 within the respective Directorate-General or service, including the respect of time-limits and consistency of the replies.
The Secretariat-General shall ensure coordination and uniform implementation of these Rules by Directorates-General and services. To that end, it shall provide them with all necessary advice, guidelines and trainings.
(
1
)
  Regulation (EC) No 1049/2001 of the European Parliament and of the Council of 30 May 2001 regarding public access to European Parliament, Council and Commission documents (
OJ L 145, 31.5.2001, p. 43
, ELI: 
http://data.europa.eu/eli/reg/2001/1049/oj
).
(
2
)
  
            
OJ L 430, 2.12.2021, p. 30
, ELI: 
http://data.europa.eu/eli/dec/2021/2121/oj
.
(
3
)
  Regulation (EU) 2022/1925 of the European Parliament and of the Council of 14 September 2022 on contestable and fair markets in the digital sector and amending Directives (EU) 2019/1937 and (EU) 2020/1828 (
OJ L 265, 12.10.2022, p. 1
, ELI: 
http://data.europa.eu/eli/reg/2022/1925/oj
).
(
4
)
  Regulation (EU) 2022/2065 of the European Parliament and of the Council of 19 October 2022 on a Single Market For Digital Services and amending Directive 2000/31/EC (
OJ L 277, 27.10.2022, p. 1
, ELI: 
http://data.europa.eu/eli/reg/2022/2065/oj
).
(
5
)
  Regulation No 1 Determining the languages to be used by the European Economic Community (
OJ 17, 6.10.1958, p.385
, ELI: 
http://data.europa.eu/eli/reg/1958/1(1)/oj
).
(
6
)
  Regulation (EU) 2018/1725 of the European Parliament and of the Council of 23 October 2018 on the protection of natural persons with regard to the processing of personal data by the Union institutions, bodies, offices and agencies and on the free movement of such data and repealing Regulation (EC) No 45/2001 and Decision No 1247/2002/EC (
OJ L 295, 21.11.2018, p. 39
, ELI: 
http://data.europa.eu/eli/reg/2018/1725/oj
).
(
7
)
  Regulation (EU, Euratom) No 883/2013 of the European Parliament and of the Council of 11 September 2013 concerning investigations conducted by the European Anti-Fraud Office (OLAF) and repealing Regulation (EC) No 1073/1999 of the European Parliament and of the Council and Council Regulation (Euratom) No 1074/1999 (
OJ L 248, 18.9.2013, p. 1
, ELI: 
http://data.europa.eu/eli/reg/2013/883/oj
).
(
8
)
  Commission Decision 1999/352/EC, ECSC, Euratom of 28 April 1999 establishing the European Anti-fraud Office (OLAF) (
OJ L 136, 31.5.1999, p. 20
, ELI: 
http://data.europa.eu/eli/dec/1999/352/oj)
.
(
9
)
  Agreement on the withdrawal of the United Kingdom of Great Britain and Northern Ireland from the European Union and the European Atomic Energy Community (
OJ L 29, 31.1.2020, p. 7
, ELI: 
http://data.europa.eu/eli/treaty/withd_2020/sign
).
ELI: http://data.europa.eu/eli/dec/2024/3080/oj
ISSN 1977-0677 (electronic edition)

Summary:
Rules of Procedure of the European Commission
SUMMARY OF:
European Commission – rules of procedure
Decision (EU) 2024/3080 establishing the Rules of Procedure of the Commission
WHAT IS THE AIM OF THE RULES OF PROCEDURE?
Article 
249
 of the Treaty on the Functioning of the European Union provides for the 
European Commission
 to adopt its own rules of procedure.
Decision (EU) 2024/3080 amends the rules of procedure, which govern the (internal) functioning of the European Commission.
Structure
Collegiality – the Commission must act as a 
college
, with a 
President
 and other Commissioners, including the High Representative of the European Union for Foreign Affairs and Security Policy, each having defined roles.
Priorities, work programme and 
budget
 – the Commission must set priorities in line with the political guidelines laid down by the President, reflected in its work programme and the draft general budget of the 
European Union
, which it adopts each year.
Decision-making procedures
Oral procedure.
 The Commission takes decisions – mostly of major political or economic importance – during its ordinary or extraordinary meetings.
Written procedure.
 Decisions are adopted in writing within a predetermined time limit.
Empowerment procedure.
 The Commission empowers one or more Commissioners to adopt management or administrative measures on its behalf.
Delegation procedure.
 The Commission delegates the power to adopt certain management or administrative measures on its behalf to Directors-General or Heads of service.
Services and inter-service cooperation
The organisational structure is composed of a number of Directorates-General (DGs) and other Commission services. These form a single administrative service and share collective responsibility for the coherence of all policies.
The staff complies with the highest professional and ethical rules and acts in accordance with the 
Staff Regulations
 and the 
Code of Good Administrative Behaviour
.
Role of the Secretary General – assists the President, including by ensuring that the Commission’s priorities align with the political guidelines.
Role of the Directors-General, Heads of Service and of the Legal Service.
In light of the principle of collegiality, consultations between DGs and the Secretariat-General, Legal Service and other services are conducted during the preparation of a draft act.
Transparency, data protection and security
Public availability of 
legislative proposals
 and related documents.
Transparency of relations with interest representatives in accordance with the rules and principles of the public 
transparency register
.
Detailed rules for applying Regulation (EC) No 
1049/2001
 on public 
access to documents
 (annex).
General obligation to respect the 
confidentiality
 of discussions, information and documents.
The following annexes to the Rules of Procedure remain temporarily in force:
the annex setting up the ARGUS general rapid alert system; and
the annex on the application of the provisions of the 
Aarhus Convention
 on access to information, public participation in decision-making and access to justice in environmental matters to community institutions and bodies.
BACKGROUND
For further information, see: 
Decision-making process in the Commission
 (European Commission).
MAIN DOCUMENTS
Rules of Procedure of the Commission
 [C(2000) 3614] (OJ L 308, 
8.12.2000
, pp. 26–34).
Commission Decision (EU) 
2024/3080
 of 
4 December 2024
 establishing the Rules of Procedure of the Commission and amending Decision C(2000) 3614 (OJ L, 2024/3080, 
5.12.2024
).
Successive amendments to the rules of procedure have been incorporated into the original text. This 
consolidated version
 is of documentary value only.
RELATED DOCUMENTS
Commission Decision (EU) 
2024/3083
 of 
4 December 2024
 establishing the Code of Good Administrative Behaviour for Staff of the European Commission in their relations with the public (OJ L, 2024/3083, 
5.12.2024
).
Commission Decision (EU) 
2023/748
 of 
11 April 2023
 laying down detailed rules for the application of Regulation (EC) No 1367/2006 of the European Parliament and of the Council as regards requests for the internal review of administrative acts or omissions (OJ L 99, 
12.4.2023
, pp. 23–27).
Consolidated version of the Treaty on European Union – Title III: Provisions on the institutions – Article 
17
 (OJ C 202, 
7.6.2016
, pp. 25–26).
Consolidated version of the Treaty on the Functioning of the European Union – Part Six: Institutional and financial provisions – Title I: Institutional provisions – Chapter 1: The institutions – Section 4: The Commission – Article 
248
 (ex-Article 217(2) TEC) (OJ C 202, 
7.6.2016
, p. 157).
Consolidated version of the Treaty on the Functioning of the European Union – Part Six: Institutional and financial provisions – Title I: Institutional provisions – Chapter 1: The institutions – Section 4: The Commission – Article 
249
 (ex-Articles 218(2) and 212 TEC) (OJ C 202, 
7.6.2016
, p. 157).
Consolidated version of the Treaty on the Functioning of the European Union – Part Six: Institutional and financial provisions – Title I: Institutional provisions – Chapter 1: The institutions – Section 4: The Commission – Article 
250
 (ex-Article 219 TEC) (OJ C 202, 
7.6.2016
, p. 157).
Council Regulation (EU) 
2016/300
 of 
29 February 2016
 determining the emoluments of EU high-level public office holders (OJ L 58, 
4.3.2016
, pp. 1–12).
Commission Decision (EU, Euratom) 
2015/444
 of 
13 March 2015
 on the security rules for protecting EU classified information (OJ L 72, 
17.3.2015
, pp. 53–88).
European Council Decision 
2013/272/EU
 of 
22 May 2013
 concerning the number of Members of the European Commission (OJ L 165, 
18.6.2013
, p. 98).
Regulation (EC) No 
1367/2006
 of the European Parliament and of the Council of 
6 September 2006
 on the application of the provisions of the Aarhus Convention on Access to Information, Public Participation in Decision-making and Access to Justice in Environmental Matters to Community institutions and bodies (OJ L 264, 
25.9.2006
, pp. 13–19).
See 
consolidated version
.
Regulation (EC) No 
1049/2001
 of the European Parliament and of the Council of 
30 May 2001
 regarding public access to European Parliament, Council and Commission documents (OJ L 145, 
31.5.2001
, pp. 43–48).
last update 
7.4.2025

--- DANISH ---

Document:
Den Europæiske Unions 
Tidende
DA
L-udgaven
2024/3080
5.12.2024
KOMMISSIONENS AFGØRELSE (EU) 2024/3080
af 4. december 2024
om fastlæggelse af Kommissionens forretningsorden og om ændring af afgørelse K(2000) 3614
EUROPA-KOMMISSIONEN HAR —
under henvisning til traktaten om Den Europæiske Union, særlig artikel 17,
under henvisning til traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde, særlig artikel 249,
under henvisning til traktaten om oprettelse af Det Europæiske Atomenergifællesskab, særlig artikel 106A, og
ud fra følgende betragtninger:
(1)
Afgørelsen af 29. november 2000 om fastsættelse af Kommissionens forretningsorden 
(
1
)
 er blevet ændret flere gange. I 2010 blev der foretaget en gennemgribende revision 
(
2
)
, hvor Kommissionen vedtog en afgørelse, hvortil alle forretningsordenens artikler var knyttet som bilag. Den seneste begrænsede ændring går tilbage til 2020 
(
3
)
. Af klarhedshensyn er det derfor nødvendigt at erstatte bestemmelserne i artiklerne i afgørelsen af 2000 med de senere ændringer og visse bilag.
(2)
For at forbedre deres tilgængelighed og læsbarhed bør artiklerne i forretningsorden K(2000) 3614 samles med gennemførelsesbestemmelserne 
(
4
)
 i et enkelt dokument.
(3)
Der er brug for en omfattende revision af flere artikler i forretningsorden K(2000) 3614 for at tage hensyn til udviklingen i den måde, hvorpå Kommissionen udfører sine opgaver.
(4)
Kollegialitetsprincippet er bestemmende for Kommissionens funktion. Det følger af artikel 17 i traktaten om Den Europæiske Union og er baseret på, at Kommissionens medlemmer i lige grad deltager i vedtagelsen af afgørelser. Kollegialitetsprincippet betyder navnlig, at afgørelser bør drøftes i fællesskab, og at samtlige medlemmer af kollegiet bør påtage sig det kollektive politiske ansvar for alle trufne afgørelser.
(5)
Kommissionens og dens tjenestegrenes funktionsmåde er også baseret på princippet om god forvaltningsskik, som navnlig indebærer en klar definition af roller og ansvarsområder samt sporbarhed af de afgørelser, der træffes af Kommissionen.
(6)
I overensstemmelse med artikel 15, stk. 3, tredje afsnit, i traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde indeholder forretningsordenen - i bilaget - bestemmelser om anvendelsen af Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 1049/2001 
(
5
)
.
(7)
Af hensyn til læsbarheden og klarheden er følgende bilag ikke længere knyttet til denne forretningsorden: i) kodeksen for god forvaltningsskik for Europa-Kommissionens medarbejdere i deres forbindelser med offentligheden, ii) Kommissionens bestemmelser om oprettelse af det overordnede, hurtige varslingssystem "ARGUS" og iii) de nærmere bestemmelser for anvendelse af Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 1367/2006 om anvendelse af Århus-konventionens bestemmelser om adgang til oplysninger, offentlig deltagelse i beslutningsprocesser samt adgang til klage og domstolsprøvelse på miljøområdet på Fællesskabets institutioner og organer.
(8)
Indtil disse bilag erstattes af tilsvarende selvstændige afgørelser, bør de midlertidigt fortsat finde anvendelse for at undgå et retligt tomrum. Afgørelse K(2000) 3614 bør derfor ændres ved at lade de øvrige bestemmelser, bortset fra ovennævnte bilag, udgå —
VEDTAGET DENNE AFGØRELSE:
Kapitel I
Generelle bestemmelser
Artikel 1
Genstand
I denne afgørelse fastsættes reglerne for Kommissionens funktionsmåde.
Kapitel II
Kommissionen
Artikel 2
Kollegialitet
1.   Kommissionen fungerer som et kollegium efter reglerne i denne forretningsorden. Kollegiet består af formanden og de øvrige medlemmer af Kommissionen.
2.   Kommissionens medlemmer afholder sig fra enhver adfærd, der på nogen måde kan bringe kollegialitetsprincippet i fare.
3.   Alle medlemmer af Kommissionen deltager på lige fod i beslutningsprocessen og bærer det kollektive ansvar for de afgørelser, der træffes.
4.   Hvert medlem af Kommissionen respekterer, fremmer og støtter de standpunkter, som Kommissionen indtager, navnlig i de forskellige faser af lovgivningsproceduren.
5.   Enhver holdning, der afviger fra Kommissionens oprindelige holdning, godkendes i fællesskab, inden repræsentanter for Kommissionen forelægger den for de øvrige EU-institutioner eller -organer samt for medlemsstaterne, tredjelande, internationale eller regionale organisationer og andre tredjeparter.
Artikel 3
Formand
1.   Formanden fastlægger de politiske retningslinjer, inden for hvilke Kommissionen skal arbejde. Formanden leder Kommissionens arbejde og repræsenterer den.
2.   Formanden træffer afgørelse om Kommissionens interne organisation for at sikre, at den optræder sammenhængende, effektivt og som et kollegium 
(
6
)
.
3.   Formanden strukturerer og fordeler ansvarsområderne mellem Kommissionens medlemmer, jf. dog artikel 18, stk. 4, i traktaten om Den Europæiske Union. Formanden kan ændre fordelingen af disse ansvarsområder i løbet af Kommissionens embedsperiode 
(
7
)
.
Ved embedsperiodens begyndelse sender formanden opgavebeskrivelser til Kommissionens medlemmer, hvori deres hverv og betingelserne for udøvelsen heraf inden for de arbejdsområder, de har fået tildelt, er angivet.
4.   Formanden udnævner næstformænd, bortset fra Unionens højtstående repræsentant for udenrigsanliggender og sikkerhedspolitik, blandt Kommissionens medlemmer 
(
8
)
.
5.   Formanden træffer afgørelse om rangfølgen for alle Kommissionens medlemmer. For så vidt angår andre medlemmer af Kommissionen end næstformændene baseres denne rangfølge på deres anciennitet i Kommissionen eller, hvis de har samme anciennitet, på deres alder.
6.   Formanden kan til enhver tid beslutte at nedsætte grupper af medlemmer af Kommissionen. I formandens afgørelse fastlægges gruppens mandat, sammensætning, varighed og arbejdsmetoder, og det eller de medlemmer, der skal lede gruppens arbejde, udpeges.
7.   Er medlemmer af Kommissionen forhindret i at udøve deres hverv, udpeger formanden afløsere blandt de øvrige medlemmer af Kommissionen og fastsætter de bestemmelser, hvorved denne afgørelse gennemføres.
8.   Et medlem af Kommissionen træder tilbage, hvis formanden anmoder herom 
(
9
)
.
9.   Formanden sikrer den korrekte anvendelse af adfærdskodeksen for Kommissionens medlemmer 
(
10
)
.
Artikel 4
Kommissionens kompetence
1.   Kommissionens medlemmer udøver deres hverv i fuld uafhængighed på formandens vegne. De må hverken søge eller modtage instrukser fra nogen regering, nogen institution, noget andet organ eller nogen anden organisation 
(
11
)
. De forpligter sig fuldt ud til at udføre deres opgaver i Unionens interesse.
2.   Hvert medlem af Kommissionen er ansvarligt for foranstaltninger på det arbejdsområde, vedkommende har fået tildelt, uden at dette berører kollegialitetsprincippet.
3.   Kommissionens medlemmer handler i overensstemmelse med de højeste faglige og etiske standarder og navnlig adfærdskodeksen for Kommissionens medlemmer.
4.   Kommissionens medlemmer har et kabinet, der bistår dem under udførelsen af deres opgaver. Reglerne for kabinetternes sammensætning og funktion fastsættes ved formandens afgørelse.
Artikel 5
Prioriteter, arbejdsprogram og budget
1.   Kommissionen fastlægger sine prioriteter i overensstemmelse med de politiske retningslinjer, som formanden har fastlagt. Disse prioriteter afspejles i Kommissionens arbejdsprogram og i forslaget til Den Europæiske Unions almindelige budget, som den vedtager hvert år.
2.   Formanden gør hvert år status over det indeværende år og redegør for Kommissionens fremtidige prioriteter i talen om Unionens tilstand i Europa-Parlamentet 
(
12
)
.
3.   For at klarlægge og tilrettelægge gennemførelsen af prioriteterne vedlægger Kommissionen sit arbejdsprogram en liste over de vigtigste initiativer, den agter at vedtage i løbet af det pågældende år. Kommissionen kan ajourføre sit arbejdsprogram i løbet af året.
4.   På formandens initiativ afholder Kommissionen orienterende debatter for at præcisere sine politiske linjer og drøfte politisk følsomme og/eller vigtige emner eller den generelle politiske udvikling.
5.   Ordningerne for validering af programmeringen af Kommissionens initiativer fastsættes af formanden.
Kapitel III
Beslutningsprocedurer
Artikel 6
Typer af beslutningsprocedurer
1.   Kommissionen vedtager initiativer i en af de retlige former, der er omhandlet i artikel 288 i traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde, eller ethvert andet initiativ, der henhører under dens kompetenceområde ("retsakter"):
(a)
ved mundtlig procedure på Kommissionens møder i overensstemmelse med del 1 i dette kapitel
(b)
ved skriftlig procedure i overensstemmelse med del 2 i dette kapitel
(c)
ved bemyndigelsesprocedure i overensstemmelse med del 3 i dette kapitel
(d)
ved delegationsprocedure i overensstemmelse med del 4 i dette kapitel
2.   Ethvert udkast til retsakt, der vedtages af Kommissionen efter en af de procedurer, der er angivet i stk. 1, indlæses på forhånd i det dertil oprettede IT-system, medmindre generalsekretæren udtrykkeligt bestemmer andet.
Del 1
Kommissionens møder og den mundtlige procedure
Artikel 7
Kommissionens møder
1.   Formanden indkalder til Kommissionens møder.
2.   Kommissionen afholder som hovedregel et møde en gang om ugen ("ordinære" møder). Den træder også sammen, når formanden finder det nødvendigt ("ekstraordinære" møder).
3.   Under særlige omstændigheder, hvor visse af eller alle Kommissionens medlemmer er forhindret i at deltage personligt i et møde i Kommissionen, kan formanden bede dem deltage ved hjælp af telekommunikationssystemer, der muliggør en identifikation af dem og deres effektive deltagelse.
4.   Retsakter kan vedtages ved mundtlig procedure på ordinære eller ekstraordinære møder. Reglerne for tilrettelæggelse og afholdelse af møderne samt procedurereglerne er fastsat i artikel 8-16.
5.   På formandens initiativ kan Kommissionen også afholde orienterende debatter, seminarer, uformelle møder eller arbejdsmøder om specifikke emner.
Artikel 8
Fastsættelse af dagsordenen
1.   Formanden fastsætter dagsordenen for hvert ordinært og ekstraordinært møde i Kommissionen.
2.   For at lette planlægningen af Kommissionens arbejde og følge Kommissionens kommunikationsstrategi udarbejder generalsekretæren på formandens vegne en liste over punkter, der påtænkes optaget på dagsordenen for Kommissionens møder.
3.   Ud over de tilbagevendende punkter, der automatisk opføres på dagsordenen for hvert møde i Kommissionen, såsom godkendelse af referater, interinstitutionelle forbindelser, koordinering af foranstaltninger udadtil eller administrative og budgetmæssige anliggender, opføres politisk følsomme og/eller vigtige anliggender og udkast til retsakter, navnlig dem, der er knyttet til Kommissionens prioriteter i almindelighed på dagsordenen.
4.   For at sikre en effektiv udøvelse af kollegialitetsprincippet overføres punkter, der er opført på dagsordenen for et møde i Kommissionen, til et senere møde, hvis:
(a)
de relevante dokumenter ikke stilles til rådighed for Kommissionens medlemmer inden for de frister, der er fastsat i artikel 11, stk. 3, medmindre formanden bestemmer andet,
(b)
en (eller flere) af de sprogversioner, der kræves i henhold til artikel 41, stk. 1, litra b), mangler, medmindre formanden beslutter at anmode Kommissionen om "principiel" godkendelse ledsaget af en ad hoc-bemyndigelse med henblik på vedtagelse af udkastet til retsakt, når sprogversionen/sprogversionerne foreligger.
5.   Kommissionen kan på forslag af formanden drøfte et spørgsmål, der ikke er opført på dagsordenen.
Artikel 9
Betingelser for optagelse af punkter på dagsordenen
1.   Med forbehold af stk. 4 skal følgende oplysninger være tilgængelige, når der fremsættes anmodning om, at et udkast til retsakt som omhandlet i artikel 8, stk. 3, optages på dagsordenen:
(a)
titlen på udkastet til retsakt og en kort beskrivelse af dets formål
(b)
begrundelsen for forelæggelsen heraf og for tidspunktet herfor
(c)
forbindelsen til de politiske retningslinjer, som formanden har fastlagt, og de prioriteter, som Kommissionen har fastsat, og til Kommissionens arbejdsprogram og kommunikationsstrategi
(d)
status for udarbejdelsen af dossieret, herunder for så vidt angår kravene om bedre regulering og høringen af andre tjenestegrene
(e)
udtrykkeligt samtykke fra det medlem af Kommissionen, der er ansvarligt for budgettet, hvis forslaget har betydelige budgetmæssige konsekvenser.
2.   Betingelserne i stk. 1 gælder også for anmodninger om optagelse på dagsordenen af udkast til almengyldige retsakter, der forelægges i forbindelse med forskellige administrative og budgetmæssige spørgsmål.
3.   Artikel 29, 36 og 41 finder anvendelse på anmodninger om optagelse på dagsordenen af udkast til retsakter, der indgives efter bemyndigelses- og delegationsprocedurerne.
4.   Medmindre formanden bestemmer andet, finder stk. 1, 2 og 3 ikke anvendelse på:
(a)
oplæg, som formanden har anmodet om med henblik på at strukturere de orienterende debatter
(b)
orienterende notater fra Kommissionens medlemmer, som kortfattet underretter Kommissionen om spørgsmål, der henhører under deres ansvarsområde, uden at anmode den om at vedtage en holdning, og som kun forpligter deres ophavsmænd, og hvis optagelse på dagsordenen specifikt er blevet godkendt af formanden.
5.   Enhver anmodning om at optage et punkt på dagsordenen for et møde i Kommissionen skal indgives af et (eller flere) medlem(mer) af Kommissionen til formanden senest ni hverdage før det pågældende møde i Kommissionen. Under særlige omstændigheder kan formanden imødekomme en for sen anmodning om optagelse af et punkt på dagsordenen. Generalsekretæren underrettes om enhver anmodning om optagelse af et punkt på dagsordenen.
Artikel 10
Forberedelse af punkter på dagsordenen
1.   Punkter på dagsordenen for et ordinært eller et ekstraordinært møde i Kommissionen forberedes på det ugentlige møde mellem kabinetscheferne under ledelse af generalsekretæren.
2.   Der afholdes særlige møder for kabinetsmedlemmer på formandens initiativ med henblik på en indledende drøftelse af specifikke spørgsmål eller sager. Et medlem af formandens kabinet leder disse møder. De afholdes normalt i den uge, der går forud for Kommissionens møde.
3.   Gruppen for Interinstitutionelle Forbindelser 
(
13
)
 gennemgår de holdninger, som Kommissionen skal indtage i interinstitutionelle spørgsmål, navnlig sager, der er under behandling i Europa-Parlamentet og/eller Rådet.
4.   Gruppen for Ekstern Koordinering 
(
14
)
 gennemgår de holdninger, som Kommissionen skal indtage på området eksterne forbindelser, og sikrer sammenhæng mellem de eksterne og interne aspekter af Kommissionens arbejde.
5.   I princippet kan ethvert spørgsmål, som der er opnået enighed om på et af de forberedende møder, der er omhandlet i stk. 1-4, ikke tages op til fornyet behandling på et senere tidspunkt.
6.   Hvis der opnås enighed om et punkt på dagsordenen på et ugentligt møde mellem kabinetscheferne, og dette punkt forbliver på dagsordenen, kan den pågældende retsakt vedtages uden forhandling på Kommissionens møde.
7.   Hvis der opnås enighed på kabinetschefernes ugentlige møde eller på Kommissionens møde, kan den pågældende retsakt på forslag af formanden vedtages ved endelig skriftlig procedure i henhold til artikel 22.
8.   På alle de forberedende møder, der er nævnt i stk. 1-4, taler kabinetsmedlemmerne på vegne af det medlem af Kommissionen, som de repræsenterer, på grundlag af en klar bemyndigelse.
Artikel 11
Tilrådighedsstillelse af dagsordenen og andre dokumenter
1.   Generalsekretæren stiller et forslag til dagsorden til rådighed for Kommissionens medlemmer senest på hverdagen før kabinetschefernes ugentlige møde.
2.   Senest dagen før Kommissionens ordinære eller ekstraordinære møder stiller generalsekretæren dagsordenen som fastsat af formanden til rådighed for Kommissionens medlemmer. Dagsordenen offentliggøres i overensstemmelse med artikel 63.
3.   De dokumenter, der er nødvendige for drøftelsen af hvert af punkterne på dagsordenen, stilles til rådighed for Kommissionens medlemmer senest på hverdagen forud for kabinetschefernes ugentlige møde.
Medmindre formanden giver dispensation på grundlag af en behørigt begrundet skriftlig anmodning, skal de dokumenter, der skal drøftes på et ekstraordinært kabinetsmøde, stilles til rådighed for Kommissionens medlemmer senest 48 timer før mødet. I tilfælde af meget lange dokumenter kan generalsekretæren efter aftale med formanden afsætte mere tid.
Dokumenterne stilles til rådighed under forudsætning af, at vedtagelsesproceduren indledes af generalsekretæren efter navnlig at have kontrolleret, at det ansvarlige kommissionsmedlem og i givet fald de i fællesskab ansvarlige eller associerede medlemmer af Kommissionen har givet deres samtykke.
Artikel 12
Beslutningsdygtighed og medlemmernes deltagelse på Kommissionens møder
1.   Kommissionen er beslutningsdygtig på sine ordinære og ekstraordinære møder, når flertallet af dens medlemmer er til stede.
2.   Under særlige omstændigheder, hvor nogle af eller alle Kommissionens medlemmer er forhindret i at deltage personligt i et møde i Kommissionen, kan formanden bede dem deltage ved hjælp af telekommunikationssystemer, der muliggør en identifikation af dem og deres effektive deltagelse. De anses i så fald for at være til stede med henblik på beslutningsdygtighed.
3.   I overensstemmelse med kollegialitetsprincippet deltager Kommissionens medlemmer i alle Kommissionens ordinære og ekstraordinære møder i deres helhed.
4.   Formanden kan fritage et medlem af Kommissionen for forpligtelsen til at deltage i et ordinært eller ekstraordinært møde i Kommissionen, hvis tvingende omstændigheder tilsiger det, såsom forpligtelser over for andre EU-institutioner eller forpligtelser i forbindelse med Den Europæiske Unions repræsentation udadtil. For at opnå en sådan tilladelse skal det pågældende medlem af Kommissionen i god tid indgive en behørigt begrundet skriftlig anmodning til formanden.
5.   Fraværende medlemmer kan ikke erstattes.
Artikel 13
Beslutningstagning
1.   Kommissionens afgørelser træffes på forslag af et eller flere af dens medlemmer. De vedtages med et flertal af medlemmernes stemmer.
2.   Når der skal stemmes om en afgørelse på formandens initiativ eller på anmodning fra et eller flere af Kommissionens medlemmer, gælder følgende regler:
(a)
En afstemning om et udkast til retsakt kan efter formandens skøn vedrøre: i) det oprindelige udkast til retsakt eller ii) et ændret udkast til retsakt, der forelægges enten af det eller de ansvarlige kommissionsmedlemmer eller af formanden.
(b)
Inden afstemningen sikrer formanden sig, at det fornødne antal medlemmer er til stede, jf. artikel 12, stk. 1.
(c)
Hvert medlem af Kommissionen har én stemme, som ikke kan uddelegeres.
(d)
Udkastet til retsakt vedtages, hvis antallet af stemmer for udgør eller overstiger et flertal af medlemmerne.
(e)
Afstemningsresultatet, der bekendtgøres af formanden, og alle oplysninger i forbindelse hermed, optages i referatet af Kommissionens møde i overensstemmelse med procedurerne i artikel 16, stk. 3. Det samme gælder for alle erklæringer (såsom stemmeforklaringer), som Kommissionens medlemmer anmoder om at få gengivet i referatet.
(f)
Formanden kan under særlige omstændigheder beslutte at afholde en hemmelig afstemning.
Artikel 14
Den fortrolige karakter af Kommissionens møder
1.   Kommissionens møder er ikke offentlige.
2.   Drøftelserne på møderne er omfattet af princippet om fortrolighed.
Artikel 15
Deltagelse i Kommissionens møder
1.   Formanden afgør, hvilke personer der kan deltage i Kommissionens drøftelser på dens ordinære eller ekstraordinære møder.
2.   Medmindre formanden bestemmer andet, kan følgende personer deltage i Kommissionens møder: generalsekretæren, formandens kabinetschef, generaldirektøren for Juridisk Tjeneste, generaldirektøren for Generaldirektoratet for Kommunikation, chefen for Kommissionens talsmandstjeneste og direktøren for generalsekretariatets direktorat med ansvar for beslutningstagning og kollegialitet.
Enhver af disse personer, som er forhindret i at deltage, kan erstattes af en repræsentant.
3.   Formanden kan beslutte at opfordre enhver anden person til at deltage i mødet i relation til et bestemt punkt på dagsordenen.
4.   Formanden kan på eget initiativ eller efter anmodning fra et medlem af Kommissionen beslutte, at medlemmer af Kommissionens personale og andre personer ikke må deltage under hele eller en del af et møde.
5.   Generalsekretæren bistår formanden med henblik på at sikre, at reglerne i stk. 1-4 overholdes.
Artikel 16
Referat af Kommissionens møder
1.   Generalsekretæren udarbejder referater af alle ordinære og ekstraordinære møder i Kommissionen.
2.   Det almindelige mødereferat skal indeholde en redegørelse for mødets forløb, drøftelserne og vedtagelsen af retsakter, hvilket er oplysninger, der skal offentliggøres.
3.   Det almindelige referat kan ledsages af et særligt referat, hvori de drøftelser og retsakter, der ikke er omfattet af stk. 2, de afstemninger, der er afholdt, og de erklæringer, som Kommissionens medlemmer anmoder om at få gengivet i referatet, optages. De særlige mødereferater klassificeres.
4.   Udkastet til almindelige og særlige mødereferater forelægges Kommissionen til godkendelse på et efterfølgende møde. Godkendte mødereferater forsynes med formandens og generalsekretærens håndskrevne eller elektroniske underskrifter.
5.   Det almindelige referat offentliggøres, når det er godkendt af Kommissionen, jf. artikel 63, stk. 2.
Del 2
Skriftlig procedure
Artikel 17
Afgørelser truffet ved skriftlig procedure
1.   Kommissionens afgørelser træffes ved skriftlig procedure på forslag af et eller flere af dens medlemmer.
2.   Et udkast til retsakt, der oprindeligt var opført på dagsordenen for et møde i Kommissionen til vedtagelse ved mundtlig procedure, kan vedtages ved skriftlig procedure på forslag af formanden.
3.   Ethvert medlem af Kommissionen kan sende formanden en begrundet anmodning om, at det udkast til retsakt, der er forelagt til vedtagelse ved skriftlig procedure, nævnes på et møde i Kommissionen eller sættes på dagsordenen for et møde i Kommissionen. Generalsekretæren underrettes om sådanne anmodninger.
4.   Alle udkast til retsakter, der skal vedtages ved skriftlig procedure, stilles til rådighed for Kommissionens medlemmer med angivelse af datoen for afslutning af den skriftlige procedure.
5.   Under en skriftlig procedure kan det oprindelige udkast til retsakt, fristen eller ethvert andet aspekt af proceduren ændres i overensstemmelse med artikel 24-28 og artikel 41. Den skriftlige procedure kan også suspenderes eller indstilles.
6.   Retsakten anses for at være vedtaget ved fristens udløb, forudsat at udkastet til retsakt opfylder alle de krævede betingelser med hensyn til indhold og form.
7.   Generalsekretæren sikrer, at den skriftlige procedure forløber gnidningsløst, og fastslår, at den er afsluttet.
Artikel 18
Indledning af den skriftlige procedure
1.   Generalsekretæren har ansvaret for at indlede skriftlige procedurer. I dette øjemed kontrollerer generalsekretæren, at de krævede betingelser med hensyn til indhold og form er opfyldt, herunder at der foreligger samtykke fra det eller de ansvarlige medlemmer af Kommissionen samt det eller de eventuelle medansvarlige eller associerede medlemmer og om nødvendigt samtykke fra formanden.
2.   Med forbehold af artikel 22 kræves der en positiv udtalelse fra Juridisk Tjeneste, og der tages hensyn til dens eventuelle bemærkninger fremsat inden for rammerne af dens opgaver som beskrevet i artikel 53, stk. 2, samt en positiv udtalelse fra de øvrige hørte tjenestegrene, inden der indledes en skriftlig procedure. Udtalelserne fra Juridisk Tjeneste og de øvrige hørte tjenestegrene kan være udtrykkelige eller stiltiende.
Artikel 19
Frister for den skriftlige procedure
1.   Generalsekretæren fastsætter datoerne for afslutning af skriftlige procedurer.
2.   Fristen for en almindelig skriftlig procedure skal være på mindst fem hverdage fra den dato, hvor udkastet til retsakt blev stillet til rådighed for Kommissionens medlemmer.
3.   Generalsekretæren kan dog fastsætte en kortere frist, jf. artikel 20, 21 og 22.
4.   Generalsekretæren kan udsætte den oprindelige afslutningsdato under proceduren:
(a)
efter anmodning fra det ansvarlige medlem af Kommissionen eller
(b)
på generalsekretærens initiativ, navnlig hvis udkastet til retsakt ikke opfylder alle de krævede betingelser med hensyn til indhold eller form.
5.   Generalsekretæren kan også fremrykke den oprindelige afslutningsdato under proceduren efter anmodning fra det ansvarlige medlem af Kommissionen eller på generalsekretærens initiativ, hvis særlige omstændigheder kræver det. Hvis fremrykning af datoen ændrer typen af skriftlig procedure, er formandens forudgående samtykke nødvendigt.
6.   Generalsekretæren underretter Kommissionens medlemmer om enhver ændring af afslutningsdatoen.
Artikel 20
Fremskyndet skriftlig procedure
1.   Det medlem af Kommissionen, der er ansvarligt for et udkast til retsakt, kan anmode om en fremskyndet skriftlig procedure. Anmodningen skal være behørigt begrundet i uforudsete og/eller ekstraordinære omstændigheder. Den må ikke anvendes som et middel til at kompensere for en administrativ forsinkelse.
2.   Formanden kan bemyndige generalsekretæren til at fastsætte minimumsfristen til tre hverdage fra den dato, hvor udkastet til retsakt blev stillet til rådighed for Kommissionens medlemmer.
Artikel 21
Skriftlig hasteprocedure
1.   Det medlem af Kommissionen, der er ansvarligt for et udkast til retsakt, kan anmode om en skriftlig hasteprocedure. Anmodningen skal være behørigt begrundet. Den må ikke anvendes som et middel til at kompensere for en administrativ forsinkelse.
2.   Formanden kan bemyndige generalsekretæren til at fastsætte fristen til mindre end tre hverdage fra den dato, hvor udkastet til retsakt blev stillet til rådighed for Kommissionens medlemmer, således at der kan vedtages en hasteretsakt.
3.   Den skriftlige hasteprocedure anvendes til vedtagelse af Kommissionens meddelelse om Rådets holdning vedtaget efter den almindelige lovgivningsprocedure.
Artikel 22
Afslutning af skriftlig procedure
1.   På forslag af formanden kan ethvert udkast til retsakt, der er sat på dagsordenen for et ordinært eller ekstraordinært møde i Kommissionen med henblik på vedtagelse ved mundtlig procedure, vedtages ved endelig skriftlig procedure, hvis der er opnået enighed om det på det ugentlige møde mellem kabinetscheferne, og der er modtaget en positiv udtalelse herom fra Juridisk Tjeneste, eller hvis der er opnået enighed om det på Kommissionens møde.
Hvis der opnås enighed om udkastet til retsakt på Kommissionens møde, kan den endelige skriftlige procedure indledes, selv om der ikke foreligger en positiv udtalelse fra Juridisk Tjeneste og de øvrige hørte tjenestegrene.
2.   Fristen for afslutning af den skriftlige procedure kan fastsættes til mindre end fem hverdage. Udløbsdatoen skal ligge efter det møde i Kommissionen, hvor udkastet oprindeligt var sat på dagsordenen, og før det efterfølgende møde i Kommissionen.
3.   Udkastet til retsakt opføres på listen over politisk følsomme og/eller vigtige skriftlige procedurer, jf. artikel 28.
Artikel 23
Skriftlig procedure vedrørende samordning og overvågning af medlemsstaternes økonomiske politik og budgetpolitik, navnlig i euroområdet
1.   Efter anmodning fra det medlem af Kommissionen, der er ansvarligt for udkastet til retsakt, kan formanden give tilladelse til, at der indledes en skriftlig procedure vedrørende samordning og overvågning af medlemsstaternes økonomiske politik og budgetpolitik, navnlig i euroområdet.
2.   Ethvert medlem af Kommissionen, der ønsker at suspendere denne procedure, sender formanden en begrundet anmodning efter en upartisk og objektiv vurdering af strukturen i, begrundelsen for eller resultatet af det foreslåede udkast til retsakt, jf. dog artikel 25.
3.   Hvis formanden efter at have behandlet anmodningen finder, at den ikke er begrundet, kan formanden afslå anmodningen om suspension og beslutte, at den skriftlige procedure skal fortsætte.
I så fald anmoder generalsekretæren de øvrige medlemmer af Kommissionen om deres synspunkter for analogt at sikre det beslutningsdygtige antal medlemmer, der er omhandlet i artikel 250 i traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde.
4.   Ved udløbet af den fastsatte frist, om nødvendigt forlænget med den tid, der er nødvendig for, at formanden kan behandle anmodningen om suspension, og for, at generalsekretæren kan indhente de øvrige medlemmers synspunkter, vedtages retsakten af Kommissionen.
5.   Formanden kan også vælge at optage udkastet til retsakt på dagsordenen for Kommissionens næste møde med henblik på vedtagelse.
Artikel 24
Ændring af en skriftlig procedure
1.   Det medlem af Kommissionen, der er ansvarligt for udkastet til retsakt, kan på eget initiativ eller efter anmodning fra et andet medlem ændre det oprindelige udkast til retsakt. Medlemmet kan også anmode generalsekretæren om at ændre fristen i overensstemmelse med artikel 19, stk. 4 og 5, eller ethvert andet aspekt af den igangværende procedure.
2.   Generalsekretæren underretter Kommissionens medlemmer om ændringerne og forelægger i givet fald et ændret udkast til retsakt, om nødvendigt med en ny frist.
Artikel 25
Suspension af en skriftlig procedure
1.   Med forbehold af artikel 23 kan ethvert medlem af Kommissionen sende generalsekretæren en begrundet anmodning om suspension af en igangværende skriftlig procedure. Generalsekretæren suspenderer proceduren og underretter Kommissionens medlemmer herom.
2.   Generalsekretæren kan også på eget initiativ suspendere proceduren, hvis generalsekretæren finder, at udkastet til retsakt ikke opfylder alle de krævede betingelser med hensyn til indhold eller form. Generalsekretæren underretter Kommissionens medlemmer herom.
Artikel 26
Genoptagelse af en skriftlig procedure efter suspension
1.   Generalsekretæren genoptager en skriftlig procedure, når:
(a)
det eller de medlemmer af Kommissionen, der har anmodet om suspensionen, sender generalsekretæren en anmodning om ophævelse af suspensionen,
(b)
betingelserne med hensyn til indhold og form er opfyldt.
2.   Generalsekretæren underretter Kommissionens medlemmer og stiller i givet fald et ændret udkast til retsakt til rådighed for dem. Generalsekretæren fastsætter om nødvendigt en ny frist.
Artikel 27
Indstilling af en skriftlig procedure
1.   En skriftlig procedure indstilles:
(a)
efter anmodning fra det eller de ansvarlige medlemmer af Kommissionen,
(b)
på generalsekretærens initiativ, når betingelserne vedrørende indhold eller form berettiger det,
(c)
når formanden efter anmodning fra et medlem af Kommissionen accepterer, at udkastet til retsakt sættes på dagsordenen for et møde i Kommissionen med henblik på vedtagelse ved mundtlig procedure i overensstemmelse med artikel 17, stk. 3.
2.   Generalsekretæren underretter Kommissionens medlemmer om, at den skriftlige procedure er indstillet på grundlag af stk. 1, litra a) eller b).
Artikel 28
Oplysninger om skriftlige procedurer
1.   Politisk følsomme og/eller vigtige udkast til retsakter, der er ved at blive vedtaget ved skriftlig procedure, og udkast til retsakter, der skal vedtages ved den endelige skriftlige procedure, meddeles Kommissionen på førstkommende møde.
2.   Under hensyntagen til forslagene fra formanden og de ansvarlige medlemmer stiller generalsekretæren en liste over udkast til retsakter til rådighed for kabinetschefernes ugentlige møde.
3.   Listen kan ajourføres indtil det møde i Kommissionen, hvor Kommissionen underrettes om de pågældende udkast til retsakter.
Del 3
Bemyndigelsesprocedure
Artikel 29
Tildeling af generel bemyndigelse
1.   Kommissionen kan give et eller flere af sine medlemmer generel bemyndigelse til at foretage rutinemæssige og tilbagevendende ledelseshandlinger eller vedtage administrative retsakter på dens vegne og under dens ansvar.
2.   Det bemyndigede medlem af Kommissionen er ansvarligt over for Kommissionen for at sikre, at betingelserne og reglerne for udøvelse af den generelle bemyndigelse overholdes.
3.   Formanden forelægger Kommissionen udkastet til afgørelse om tildeling af en generel bemyndigelse. Samtykke fra det eller de pågældende medlemmer af Kommissionen indhentes på forhånd. Afgørelsen om tildeling af den generelle bemyndigelse vedtages ved mundtlig procedure eller, hvor det er relevant, ved endelig skriftlig procedure.
4.   Kommissionen bevarer retten til selv at udøve de beføjelser, den har tildelt. Den kan også give instrukser til det eller de medlemmer af Kommissionen, der udøver den generelle bemyndigelse.
5.   Stk. 1 og 2 berører ikke de regler om delegation på det finansielle område, der er vedtaget i overensstemmelse med Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU, Euratom) 2024/2509 (finansforordningen) 
(
15
)
, og de beføjelser, der er tillagt ansættelsesmyndigheden og den myndighed, der har kompetence til at indgå ansættelseskontrakter 
(
16
)
.
Artikel 30
Regler for tildeling af en generel bemyndigelse
1.   I en afgørelse om tildeling af en generel bemyndigelse skal følgende angives:
(a)
det eller de medlemmer af Kommissionen, som har fået tildelt den generelle bemyndigelse
(b)
den præcise genstand for og den præcise rækkevidde af den generelle bemyndigelse og betingelserne for at udøve den
(c)
en klar begrundelse for, hvorfor de foranstaltninger, der skal træffes af det eller de bemyndigede medlemmer af Kommissionen, kan betragtes som ledelseshandlinger eller administrative retsakter
(d)
reglerne for udøvelse af den generelle bemyndigelse, navnlig hvad angår høring af andre tjenestegrene.
2.   Den anmodende tjenestegren sender generalsekretæren det foreløbige udkast til afgørelse om tildeling af en generel bemyndigelse. Generalsekretæren foretager derefter høringen af andre tjenestegrenene og træffer de nødvendige foranstaltninger med henblik på den afgørelse, der skal vedtages af Kommissionen.
Artikel 31
Betingelser og regler for udøvelse af en generel bemyndigelse
1.   Inden udøvelsen af en generel bemyndigelse afgør det bemyndigede medlem af Kommissionen på eget initiativ eller på grundlag af en analyse foretaget af den ansvarlige tjenestegren, om retsakten på grund af en politisk vurdering eller andre omstændigheder bør vedtages ved mundtlig eller skriftlig procedure. I tvivlstilfælde rådfører det bemyndigede medlem af Kommissionen sig med formanden.
2.   En positiv udtalelse fra Juridisk Tjeneste er fornøden, og der tages hensyn til tjenestens eventuelle bemærkninger fremsat inden for rammerne af dens opgaver som beskrevet i artikel 53, stk. 2, samt en positiv udtalelse fra de øvrige hørte tjenestegrene, inden retsakter vedtages ved generel bemyndigelse. Udtalelserne fra Juridisk Tjeneste og de øvrige hørte tjenestegrene kan være udtrykkelige eller stiltiende.
3.   Den ansvarlige tjenestegren anmoder, inden den generelle bemyndigelse udøves, om samtykke fra det eller de bemyndigede medlemmer af Kommissionen og, hvis det er relevant, fra eventuelle associerede medlemmer af Kommissionen.
4.   Generalsekretariatet sikrer sig, at de krævede betingelser med hensyn til indhold og form er opfyldt, inden udkastet til retsakt forelægges det bemyndigede medlem af Kommissionen til vedtagelse.
5.   Det bemyndigede medlem af Kommissionen vedtager retsakten og attesterer, at de betingelser og regler, der gælder for de retsakter, der vedtages, er overholdt.
6.   Retsakten anses for at være vedtaget, når det bemyndigede medlem af Kommissionens håndskrevne eller elektroniske underskrift, som er anbragt med henblik på vedtagelsen, er blevet registreret i det dertil beregnede IT-system.
7.   Hvis bemyndigede medlemmer af Kommissionen forhindres i at udøve den generelle bemyndigelse, de har fået tildelt, kan den udøves af et andet medlem af Kommissionen.
Artikel 32
Videredelegation af en generel bemyndigelse
1.   Det medlem af Kommissionen, der har fået tildelt en generel bemyndigelse, kan videredelegere alle eller en del af sine delegerede beføjelser til en generaldirektør eller chef for en tjeneste, medmindre dette udtrykkeligt er forbudt i afgørelsen om generel bemyndigelse. Medlemmet af Kommissionen kan til enhver tid tilbagekalde videredelegationen. Den ansvarlige tjenestegren underretter generalsekretariatet om beslutningen om at videredelegere eller tilbagekalde bemyndigelsen.
2.   Generaldirektøren eller chefen for en tjeneste refererer til det kommissionsmedlem, som bemyndigelsen er givet til. Det bemyndigede medlem af Kommissionen forbliver ansvarligt over for Kommissionen for at sikre overholdelse af betingelserne og reglerne for udøvelse af den generelle bemyndigelse.
3.   I beslutningen om videredelegering fastlægges genstanden for og rækkevidden af de videredelegerede beføjelser, som under ingen omstændigheder må overstige dem, der er angivet i afgørelsen om generel bemyndigelse.
4.   Videredelegerede beføjelser kan ikke delegeres yderligere, undtagen i de tilfælde, der er opregnet i artikel 33.
5.   Generaldirektøren eller chefen for en tjeneste vedtager udkastet til retsakt og attesterer, at de betingelser og regler, der gælder for de retsakter, der vedtages, er overholdt.
6.   Retsakten anses for at være vedtaget, når generaldirektørens eller chefen for en tjenestes håndskrevne eller elektroniske underskrift, som er anbragt med henblik på vedtagelsen, er blevet registreret i det dertil beregnede IT-system.
Artikel 33
Videredelegation af beføjelser for så vidt angår afgørelser om bevilling af støtte og tildeling af kontrakter
1.   Den generaldirektør eller chef for en tjeneste, som har fået delegeret beføjelser i henhold til artikel 32, kan derefter beslutte at videredelegere visse afgørelser om udvælgelse af projekter og visse konkrete afgørelser om bevilling af støtte og tildeling af offentlige kontrakter til en vicegeneraldirektør, en direktør eller, efter aftale med det ansvarlige medlem af Kommissionen, en kontorchef.
2.   Vicegeneraldirektøren, direktøren eller kontorchefen refererer til den generaldirektør eller chef for en tjeneste, der har fået de videredelegerede beføjelser tildelt. Det bemyndigede medlem af Kommissionen forbliver ansvarligt over for Kommissionen for at sikre overholdelse af betingelserne og reglerne for udøvelse af den generelle bemyndigelse.
3.   Videredelegation finder anvendelse på vedtagelsen af visse afgørelser om udvælgelse af projekter og konkrete afgørelser om bevilling af støtte og tildeling af offentlige kontrakter, når det i basisretsakten er fastsat, at Kommissionen skal vedtage en afgørelse enten på egen hånd eller efter høring af et udvalg 
(
17
)
, og udvalget har afgivet en positiv udtalelse. Sådanne afgørelser er ikke genstand for høring af andre tjenestegrene.
4.   Den vicegeneraldirektør, direktør eller kontorchef, som beføjelserne er videredelegeret til, vedtager udkastet til retsakt og attesterer, at betingelserne og reglerne for de retsakter, der vedtages, er overholdt.
5.   Retsakten anses for at være vedtaget, når underskriften – håndskrevet eller elektronisk – for den ved videredelegation beføjede person, som er anbragt med henblik på vedtagelsen, er blevet registreret i det dertil beregnede IT-system.
Artikel 34
Register over generel bemyndigelse
Generalsekretariatet fører et register over generelle bemyndigelser, som skal være tilgængeligt på Kommissionens intranet. Når en generel bemyndigelse videredelegeres, indføres den i registret.
Artikel 35
Ad hoc-bemyndigelse
1.   Kommissionen kan give et eller flere af sine medlemmer en tidsbegrænset ad hoc-bemyndigelse til efter aftale med formanden at vedtage visse enkeltstående og specifikke foranstaltninger, hvis indhold Kommissionen har fastlagt.
2.   Der kan gives ad hoc-bemyndigelse til at formalisere resultaterne af Kommissionens drøftelser på dens møder, navnlig ved at færdiggøre og vedtage en retsakt, der tidligere er blevet principielt godkendt på et møde i Kommissionen, når alle de krævede sprogversioner foreligger, jf. artikel 8, stk. 4, litra b).
3.   Enhver anmodning fra et medlem af Kommissionen om en ad hoc-bemyndigelse skal være behørigt begrundet og sættes på dagsordenen for et møde i Kommissionen.
4.   Ad hoc-beføjelserne udøves tilsvarende i overensstemmelse med procedurerne i artikel 31, stk. 2-6, og altid efter aftale med formanden og i tæt samarbejde med generalsekretariatet.
5.   En ad hoc-bemyndigelse kan ikke videredelegeres.
Del 4
Delegationsprocedure
Artikel 36
Direkte delegation af beføjelser
1.   Kommissionen kan delegere beføjelser direkte til en (eller flere) generaldirektør(er) eller chef(er) for en tjeneste til at udføre rutinemæssige og tilbagevendende ledelseshandlinger eller vedtage administrative retsakter på dens vegne og under dens ansvar.
2.   Den generaldirektør eller chef for en tjeneste, som beføjelserne er delegeret til, er ansvarlig over for Kommissionen for at sikre, at betingelserne og reglerne for udøvelse af den direkte delegation af beføjelser overholdes.
3.   Formanden forelægger Kommissionen udkastet til afgørelse om direkte delegation. Samtykke fra det eller de pågældende medlemmer af Kommissionen indhentes på forhånd. Afgørelsen om direkte delegation vedtages ved mundtlig procedure eller, hvor det er relevant, ved endelig skriftlig procedure.
4.   Kommissionen bevarer retten til selv at udøve de beføjelser, den har tildelt. Den kan også give instrukser til den generaldirektør eller chef for en tjeneste, der udøver den direkte delegation.
5.   Bortset fra de tilfælde, der er omhandlet i artikel 39, kan beføjelser, der er delegeret direkte til en generaldirektør eller chef for en tjeneste, ikke videredelegeres.
6.   Stk. 1 og 2 berører ikke de regler om delegation på det finansielle område, der er vedtaget i overensstemmelse med Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU, Euratom) 2024/2509 (finansforordningen), og de beføjelser, der er tillagt ansættelsesmyndigheden og den myndighed, der har kompetence til at indgå ansættelseskontrakter.
Artikel 37
Regler for tildeling af direkte delegation
1.   I en afgørelse om direkte delegation skal følgende angives:
(a)
den generaldirektør eller chef for en tjeneste, som beføjelserne direkte delegeres til
(b)
den præcise genstand for og den præcise rækkevidde af den direkte delegation og betingelserne for at udøve den
(c)
en klar begrundelse for, hvorfor de foranstaltninger, der skal træffes af den generaldirektør eller chef for en tjeneste, som beføjelserne er delegeret til, kan betragtes som ledelseshandlinger eller administrative retsakter
(d)
reglerne for udøvelse af den direkte delegation, navnlig hvad angår høring af andre tjenestegrene.
2.   Den anmodende tjenestegren sender det foreløbige udkast til afgørelse om direkte delegation til generalsekretæren. Generalsekretæren foretager derefter høringen af andre tjenestegrenene og træffer de nødvendige foranstaltninger med henblik på den afgørelse, der skal vedtages af Kommissionen.
Artikel 38
Betingelser og regler for udøvelse af direkte delegation
1.   Inden udøvelsen af en direkte delegation skal den generaldirektør eller chef for en tjeneste, som beføjelserne delegeres til, afgøre, om retsakten på grund af en politisk vurdering eller andre omstændigheder bør vedtages ved mundtlig eller skriftlig procedure. I tvivlstilfælde rådfører generaldirektøren eller chefen for en tjeneste sig med det medlem af Kommissionen, til hvem arbejdsområdet er blevet overdraget.
2.   En positiv udtalelse fra Juridisk Tjeneste er fornøden, og der tages hensyn til dens eventuelle bemærkninger fremsat inden for rammerne af dens opgaver som beskrevet i artikel 53, stk. 2, samt en positiv udtalelse fra de øvrige hørte tjenestegrene, inden retsakter vedtages ved direkte delegation. Udtalelserne fra Juridisk Tjeneste og de øvrige hørte tjenestegrene kan være udtrykkelige eller stiltiende.
3.   Den generaldirektør eller chef for en tjeneste, som beføjelserne er delegeret til, vedtager udkastet til retsakt og attesterer, at de betingelser og regler, der gælder for de retsakter, der vedtages, er overholdt.
4.   Retsakten anses for at være vedtaget, når generaldirektørens eller chefen for en tjenestes håndskrevne eller elektroniske underskrift, som er anbragt med henblik på vedtagelsen, er blevet registreret i det dertil beregnede IT-system.
5.   Hvis den generaldirektør eller chef for en tjeneste, til hvem den direkte delegation er tildelt, er forhindret i at udøve sine beføjelser, kan den udøves af den tjenestemand, der er udpeget i overensstemmelse med artikel 52.
Artikel 39
Videredelegation af beføjelser for så vidt angår afgørelser om bevilling af støtte og tildeling af kontrakter
1.   Den generaldirektør eller chef for en tjeneste, der har fået delegeret beføjelser i henhold til artikel 36, kan derefter beslutte at videredelegere visse afgørelser om udvælgelse af projekter og visse konkrete afgørelser om bevilling af støtte og tildeling af offentlige kontrakter til en vicegeneraldirektør, en direktør eller, efter aftale med det ansvarlige medlem af Kommissionen, en kontorchef.
2.   Den vicegeneraldirektør, direktør eller kontorchef, som beføjelserne er videredelegeret til, refererer til den generaldirektør eller chef for en tjeneste, som beføjelserne er delegeret til. Generaldirektøren eller chefen for en tjeneste er fortsat ansvarlig over for Kommissionen for at sikre, at betingelserne og reglerne for udøvelse af direkte delegation overholdes.
3.   Videredelegation finder anvendelse på vedtagelsen af visse afgørelser om udvælgelse af projekter og konkrete afgørelser om bevilling af støtte og tildeling af offentlige kontrakter, når det i basisretsakten er fastsat, at Kommissionen skal vedtage en afgørelse enten på egen hånd eller efter høring af et udvalg 
(
18
)
, og udvalget har afgivet en positiv udtalelse. Sådanne afgørelser er ikke genstand for høring af andre tjenestegrene.
4.   Den vicegeneraldirektør, direktør eller kontorchef, som beføjelserne er videredelegeret til, vedtager udkastet til retsakt og attesterer, at betingelserne og reglerne for de retsakter, der vedtages, er overholdt.
5.   Retsakten anses for at være vedtaget, når vicegeneraldirektørens, direktørens eller kontorchefens håndskrevne eller elektroniske underskrift, som er anbragt med henblik på vedtagelsen, er blevet registreret i det dertil beregnede IT-system.
Artikel 40
Register over direkte delegationer
Generalsekretariatet fører et register over direkte delegationer, som skal være tilgængeligt på Kommissionens intranet.
Del 5
Fælles bestemmelser for beslutningsprocedurerne
Artikel 41
Sprogregler for beslutningsprocedurerne
1.   Alle udkast til retsakter, der skal vedtages ved mundtlig procedure, ved skriftlig procedure, ved udøvelse af generel bemyndigelse eller ad hoc-bemyndigelse eller ved udøvelse af direkte delegation, skal, alt efter hvad der er relevant, være tilgængelige på:
(a)
det eller de sprog, som formanden har fastsat under hensyntagen til minimumskravene til Kommissionens medlemmer
(b)
det eller de sprog, der kræves for offentliggørelse af retsakten i 
Den Europæiske Unions Tidende
 eller for dens meddelelse til modtageren/modtagerne, således at den kan træde i kraft eller få virkning.
2.   Alle udkast til retsakter, der skal drøftes på et møde i Kommissionen, stilles til rådighed for Kommissionens medlemmer på de sprog, der kræves i henhold til stk. 1.
3.   Alle udkast til retsakter, der skal vedtages ved skriftlig procedure, stilles ved procedurens indledning til rådighed for Kommissionens medlemmer på det eller de sprog, der kræves i henhold til stk. 1, litra a), og inden procedurens afslutning på det eller de sprog, der kræves i henhold til stk. 1, litra b). Hvis betingelsen i stk. 1, litra b), ikke er opfyldt, forlænger generalsekretæren fristen eller suspenderer den skriftlige procedure.
4.   Når Juridisk Tjeneste foretager en juridisk-sproglig gennemgang af et udkast til retsakt, skal alle de nødvendige sprogversioner foreligge i god tid.
5.   For så vidt angår udkast til retsakter, der skal vedtages ved mundtlig eller skriftlig procedure, vurderer formanden enhver specifik og/eller ekstraordinær situation, hvor nogle af de sprogversioner, der kræves i henhold til stk. 1, litra a), ikke kan stilles til rådighed af behørigt begrundede årsager. Navnlig når der er tale om udkast til retsakter, der skal vedtages ved den mundtlige procedure, kan formanden alt efter omstændighederne beslutte at overføre det pågældende punkt til dagsordenen for et senere møde.
6.   I tilfælde af udkast til retsakter, der skal vedtages ved udøvelse af en generel bemyndigelse eller ad hoc-bemyndigelse eller ved udøvelse af direkte delegation, kan retsakten først vedtages, når den eller de sprogversioner, der er omhandlet i stk. 1, litra b), foreligger.
7.   Hvis en vedtaget retsakt skal fremsendes officielt til de øvrige EU-institutioner og/eller offentliggøres i 
Den Europæiske Unions Tidende
, skal teksten foreligge på alle de officielle sprog.
Artikel 42
Oplysninger om vedtagne retsakter
Kommissionen registrerer de retsakter, der er vedtaget ved skriftlig procedure, bemyndigelsesprocedure og delegationsprocedure, som opføres i daglige notater. De daglige notater skal nævnes i referatet af det næste møde i Kommissionen.
Der udarbejdes et sammenfattende notat på hvert møde i Kommissionen. Heri opregnes de retsakter, som Kommissionen selvstændigt har vedtaget ved mundtlig procedure. Det indeholder også daglige notater om retsakter vedtaget ved skriftlig procedure.
Artikel 43
Bekræftelse af vedtagne retsakter
1.   Ikkelovgivningsmæssige retsakter, der vedtages selvstændigt af Kommissionen, bekræftes ved eller efter vedtagelsen og om nødvendigt inden meddelelsen til adressaterne eller offentliggørelsen i 
Den Europæiske Unions Tidende
.
2.   De i stk. 1 omhandlede retsakter bekræftes som følger:
(a)
Retsakter, der vedtages efter den mundtlige procedure:
i)
ved generalsekretærens håndskrevne eller elektroniske underskrift på det sammenfattende notat, der blev udarbejdet på det møde i Kommissionen, hvor de blev vedtaget, og som indeholder en liste over disse retsakter
ii)
når formanden bruger telekommunikationssystemer på de betingelser, der er fastsat i artikel 12, stk. 2, og hvis det grundet omstændighederne ikke er muligt at undertegne det sammenfattende notat, kan generalsekretærens udtrykkelige skriftlige samtykke undtagelsesvis træde i stedet for dennes underskrift og skal derefter knyttes til nævnte notat
(b)
for dem, der vedtages ved den skriftlige procedure, ved generalsekretærens håndskrevne eller elektroniske underskrift på det daglige notat, der er omhandlet i artikel 42, hvor de er registreret
(c)
for dem, der vedtages ved bemyndigelsesproceduren, ved det bemyndigede medlem af Kommissionens håndskrevne eller elektroniske underskrift på vedtagelsesarket og registreringen heraf. Disse retsakter skal registreres i det tilsvarende daglige notat, der er omhandlet i artikel 42
(d)
for dem, der vedtages ved delegationsproceduren (herunder ved videredelegation) ved håndskreven eller elektronisk underskrift af den generaldirektør, vicegeneraldirektør, direktør eller kontorchef, som beføjelserne blev delegeret eller videredelegeret til, på vedtagelsesarket og registreringen heraf. Disse retsakter skal registreres i det tilsvarende daglige notat, der er omhandlet i artikel 42.
3.   De i stk. 2 omhandlede retsakter vedhæftes, herunder i givet fald i elektronisk format, på det eller de autentiske sprog, til de deri omhandlede sammenfattende eller daglige notater på en sådan måde, at de ikke kan adskilles fra dem.
Artikel 44
Undertegnelse af vedtagne retsakter
1.   Ikkelovgivningsmæssige retsakter, der vedtages af Kommissionen ved mundtlig og skriftlig procedure i form af forordninger, direktiver eller afgørelser, når sidstnævnte ikke angiver, hvem de er rettet til, anses for at være undertegnet af Kommissionens formand, jf. artikel 297, stk. 2, i traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde, når formanden underskriver det sammenfattende notat, der er omhandlet i artikel 42.
2.   Hvis formanden gør brug af artikel 7, stk. 3, og hvis det grundet omstændighederne ikke er muligt at undertegne det sammenfattende notat, kan formandens udtrykkelige samtykke undtagelsesvis træde i stedet for dennes underskrift og skal knyttes til nævnte notat.
3.   Ikkelovgivningsmæssige retsakter, der vedtages af Kommissionen ved den mundtlige procedure eller ved den skriftlige procedure i form af afgørelser, når sidstnævnte angiver, hvem de er rettet til, anses for at være undertegnet af det medlem af Kommissionen, som arbejdsområdet er blevet tildelt, når generalsekretæren påfører den underskrift, der er omhandlet i henholdsvis artikel 43, stk. 2, litra a) og b).
4.   De i stk. 1 omhandlede retsakter, der er vedtaget ved skriftlig procedure, og som skal offentliggøres for at kunne træde i kraft så hurtigt, at det ikke er muligt at afvente undertegnelsen af det sammenfattende notat på Kommissionens næste møde, anses for at være undertegnet af formanden, jf. artikel 297, stk. 2, i traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde, når generalsekretæren påfører den i artikel 43, stk. 2, litra b), omhandlede underskrift.
5.   Undertegnelsen af de retsakter, der er vedtaget ved bemyndigelsesproceduren, ved delegationsproceduren eller ved videredelegation i en af de former, der er fastsat i artikel 297, stk. 2, i traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde, delegeres alt efter omstændighederne til det således bemyndigede medlem af Kommissionen eller til den generaldirektør, vicegeneraldirektør, direktør eller kontorchef, som beføjelserne blev delegeret eller videredelegeret til. Retsakterne undertegnes efter reglerne i artikel 43, stk. 2, litra c) og d).
Kapitel IV
Kommissionens tjenestegrene og tværtjenstligt samarbejde
Del 1
Tjenestegrene
Artikel 45
Tjenestegrenenes struktur og rolle
1.   Kommissionen opretter en organisatorisk struktur bestående af en række generaldirektorater og andre tjenestegrene i Kommissionen samt kontorer, der har beføjelse til at udføre administrative opgaver og støtteopgaver (ligestillede tjenestegrene). De udgør tilsammen en enkelt administrativ tjeneste og deler det kollektive ansvar for sammenhængen i alle politikker. I princippet opdeles generaldirektorater, andre tjenestegrene og ligestillede tjenestegrene i direktorater, og direktorater i kontorer.
2.   Alle tjenestegrene har til opgave at bistå Kommissionen med forberedelsen og udførelsen af dens opgaver og med gennemførelsen af dens prioriteter.
Artikel 46
Etik og god forvaltningsskik
Kommissionens personale skal overholde de højeste faglige og etiske regler. De handler i overensstemmelse med de regler, der er fastsat i personalevedtægten 
(
19
)
 og kodeksen for god forvaltningsskik.
Artikel 47
Oprettelse af specifikke funktioner og strukturer
1.   For at udføre særlige opgaver og opfylde specifikke behov, som ikke kan håndteres optimalt af en tjenestegren, der er oprettet af Kommissionen, kan formanden oprette specifikke funktioner eller strukturer, såsom taskforcer, der samler ekspertise fra forskellige tjenestegrene.
2.   Formanden fastlægger deres beføjelser, sammensætning, varighed, det ansvarlige medlem af Kommissionen, det niveau, hvor stillingen som leder af den pågældende enhed oprettes, og stillingens eller den specifikke strukturs administrative placering.
I en kommissionsafgørelse kan der fastsættes betingelser for gennemførelsen, navnlig med hensyn til den specifikke funktions eller strukturs ressourcer og funktion.
Artikel 48
Kontinuitet og rådighedstjeneste
1.   Kommissionens medlemmer og tjenestegrene træffer alle nødvendige dispositioner for at sikre kontinuitet i tjenesten under overholdelse af de bestemmelser, Kommissionen eller dens formand træffer herom.
2.   I tilfælde af en generel forstyrrelse, der berører Kommissionens tjenestegrene, kan formanden aktivere Kommissionens kontinuitetsplan.
3.   I tilfælde af en forstyrrelse, der er begrænset til visse tjenester, kan de berørte generaldirektører eller cheferne for de relevante tjenester aktivere de kontinuitetsplaner, der er udarbejdet til formålet.
4.   Kommissionens medlemmer skal sikre kontinuitet på bestemte tidspunkter af året, således at Kommissionens væsentlige funktioner, såsom intern koordinering, beslutningstagning, repræsentation og kommunikation, varetages.
5.   Kommissionens personale sørger ligeledes for rådighedstjeneste hele året for at sikre tjenestens kontinuitet og yder uafbrudt bistand til Kommissionen i forbindelse med forberedelsen og udførelsen af dens opgaver.
Artikel 49
Krisestyring
På grundlag af reglerne vedrørende Kommissionens system til håndtering af grænseoverskridende kriser 
(
20
)
, koordinerer og udveksler tjenestegrenene hurtigt oplysninger i tilfælde af en krise eller en ekstraordinær eller uforudsigelig begivenhed, der berører flere politikområder, har grænseoverskridende virkninger eller påvirker EU-institutionernes funktion.
Artikel 50
Generalsekretæren
1.   Generalsekretæren bistår formanden med Kommissionens gennemførelse af sine prioriteter inden for rammerne af de af formanden fastlagte politiske retningslinjer. Generalsekretæren sikrer, at udkastene til retsakter er i overensstemmelse med disse prioriteter. Generalsekretæren underretter i god tid formanden om ethvert udkast til retsakter, som på grund af deres betydning eller indhold bør undergives formandens særlige opmærksomhed.
2.   Generalsekretæren bistår formanden ved forberedelsen af Kommissionens arbejde og afholdelsen af dens møder. Generalsekretæren bistår også de medlemmer af Kommissionen, der leder arbejdet i de i artikel 3, stk. 6, omhandlede grupper af medlemmer med forberedelsen og afholdelsen af deres møder. Generalsekretæren varetager sekretariatsopgaverne for disse grupper.
3.   Generalsekretæren bidrager til at sikre den overordnede sammenhæng i politikkerne. I dette øjemed udfører generalsekretæren planlægnings- og koordineringsopgaver både før og efter Kommissionens afgørelser, navnlig ved hjælp af tværtjenstlige møder og møder mellem kabinetterne og de berørte tjenestegrene.
4.   Generalsekretæren sikrer, at beslutningsprocessen forløber smidigt. Generalsekretæren træffer navnlig de nødvendige foranstaltninger til at sikre, at Kommissionens retsakter meddeles de berørte parter og/eller offentliggøres i 
Den Europæiske Unions Tidende
. Generalsekretæren sikrer også, at retsakter fremsendes til andre EU-institutioner og -organer samt til de nationale parlamenter.
5.   Generalsekretæren sikrer, at koordineringsinstrumenterne i Kommissionen fungerer korrekt, og knytter om nødvendigt bemærkninger til ethvert spørgsmål vedrørende koordinering mellem tjenestegrenene.
6.   Generalsekretæren kan på formandens vegne træffe mæglings- eller voldgiftsforanstaltninger i tilfælde af uenighed mellem tjenestegrenene.
7.   Generalsekretæren bidrager til at sikre Kommissionens overholdelse af bestemmelserne om bedre regulering, navnlig på grundlag af arbejdet i Udvalget for Forskriftskontrol.
8.   Generalsekretæren bidrager til at sikre, at Kommissionen arbejder kollegialt. Generalsekretæren sikrer, at procedurerne overholdes, og fører tilsyn med kvaliteten af de udkast til retsakter, der forelægges Kommissionen.
9.   Generalsekretæren bidrager også til at sikre, at udkast til retsakter er i overensstemmelse med Kommissionens eksterne og interinstitutionelle forpligtelser.
10.   Generalsekretæren sikrer på formandens vegne, at orienterende noter opfylder kravene i artikel 9, stk. 4, litra b), inden de stilles til rådighed for Kommissionen, uanset om de er opført på dagsordenen.
11.   Generalsekretæren koordinerer og sikrer den overordnede sammenhæng i de officielle forbindelser med de øvrige EU-institutioner og -organer og med de nationale parlamenter.
12.   Generalsekretæren underretter Kommissionen om, hvor langt man er nået i de interne og interinstitutionelle procedurer.
Artikel 51
Generaldirektører og chefer for tjenester
1.   Generaldirektørerne og cheferne for de forskellige tjenester bistår formanden og de øvrige medlemmer af Kommissionen, som de refererer til, med at gennemføre de prioriteter, som Kommissionen har fastsat, udvikle de politikker, som de har fået overdraget, og gennemføre disse politikker effektivt.
2.   Generaldirektørerne og cheferne for de forskellige tjenester rådgiver formanden og Kommissionens øvrige medlemmer om de spørgsmål, de er ansvarlige for, og har til opgave at sikre en forsvarlig forvaltning og tilrettelæggelse af arbejdet i de tjenestegrene, der hører under deres myndighed, i overensstemmelse med de regler og standarder, som Kommissionen har fastsat, bl.a. for at sikre, at den kan opfylde sine retlige og finansielle forpligtelser.
3.   Generaldirektørerne og cheferne for de forskellige tjenester udformer deres tjenestegrenes organisationsstrukturer på grundlag af de organisationsplaner, som Kommissionen har vedtaget. De er ansvarlige for fordelingen af menneskelige og finansielle ressourcer inden for deres tjenestegrene.
4.   Generaldirektørerne og cheferne for de forskellige tjenester er ansvarlige for gennemførelsen af den del af Den Europæiske Unions almindelige budget, som de har fået tildelt, i overensstemmelse med de gældende finansielle bestemmelser.
5.   Generaldirektørerne og cheferne for de forskellige tjenester udarbejder årlige forvaltningsplaner med angivelse af de resultater, der skal opnås hvert år, og af, hvordan dette kan bidrage til at nå de mål, der er fastsat i den flerårige strategiplan, i overensstemmelse med Kommissionens prioriteter.
Generaldirektørerne og cheferne for de forskellige tjenester udarbejder også årlige aktivitetsrapporter, der beskriver de fremskridt, der hvert år er gjort med hensyn til at opfylde de strategiske mål, og som attesterer lovligheden og den formelle rigtighed af de finansielle transaktioner, der er gennemført under deres ansvar.
Generaldirektørerne og cheferne for de forskellige tjenester identificerer og vurderer de risici, der er forbundet med opfyldelsen af deres mål. Om nødvendigt træffer de passende foranstaltninger for at begrænse disse risici.
6.   Generaldirektørerne og cheferne for de forskellige tjenester udfører også enhver anden støtte- eller ledelseshandling eller administrativ opgave, der ikke henhører under kollegiets ansvarsområde, med henblik på den daglige forvaltning og administration af tjenestegrenene for at bistå Kommissionen med forberedelsen og udførelsen af dens opgaver samt med gennemførelsen af dens prioriteter.
Artikel 52
Stedfortrædere for overordnede
1.   Når indehaveren af en stilling er forhindret i at udøve sine funktioner, eller når stillingen er ledig:
(a)
varetages generalsekretærens, generaldirektørens eller chefen for en tjenestes funktioner af den tjenestemand, som Kommissionen har udpeget
(b)
varetages enhver anden ½ funktioner af den tjenestemand, der er udpeget af generaldirektøren eller chefen for tjenesten.
2.   Hvis der ikke er udpeget en stedfortræder, udøves disse funktioner:
(a)
når den pågældende stilling varetages af en stedfortræder, af denne stedfortræder
(b)
når den pågældende stilling har flere stedfortrædere, af den tilstedeværende stedfortræder i den højeste lønklasse, og i tilfælde af, at flere er i samme lønklasse, af den stedfortræder, der har den højeste anciennitet i lønklassen, og i tilfælde af, at flere har samme anciennitet, af den ældste af disse
(c)
når der ikke findes en stilling som stedfortræder, når den ikke er besat, eller hvis stedfortræderen er forhindret i at udøve sit hverv, af den tilstedeværende underordnede tjenestemand i den højeste ansættelsesgruppe i den højeste lønklasse, og, i tilfælde af, at flere er i samme lønklasse, den underordnede tjenestemand med den højeste anciennitet i lønklassen og, i tilfælde af, at flere har samme anciennitet, af den ældste af disse.
Artikel 53
Juridisk Tjeneste
1.   Juridisk Tjeneste yder juridisk rådgivning til Kommissionen.
2.   Juridisk Tjeneste sikrer en uafhængig og objektiv legalitetskontrol og kontrollerer foreneligheden med EU-retten, herunder chartret om grundlæggende rettigheder, og folkeretten af alle udkast til lovgivningsforslag, alle udkast til retsakter, der skal vedtages af Kommissionen, og alle andre dokumenter, der kan have retsvirkninger. Den fører tilsyn med retsakternes form og foretager en juridisk-sproglig gennemgang, hvor det er relevant.
3.   Juridisk Tjeneste har enekompetence til at repræsentere Kommissionen ved alle domstole og voldgiftsorganer.
Del 2
Tværtjenstligt samarbejde
Artikel 54
Koordinering og uformel høring mellem tjenestegrenene
1.   Koordineringen mellem tjenestegrenene skal afspejle kollegialitetsprincippet i Kommissionens beslutningsproces. Det skal bidrage til at overholde de politiske retningslinjer, som formanden har fastlagt, og de prioriteter, som Kommissionen har fastsat, og skal sikre sammenhæng i retsakterne og effektiviteten af Kommissionens indsats i overensstemmelse med politikken for bedre regulering.
2.   Den ansvarlige tjenestegren samarbejder med de tjenestegrene, der er berørt af udkastet til retsakts anvendelsesområde eller art. De arbejder tæt sammen og koordinerer lige fra begyndelsen deres indsats ved udarbejdelsen af dette udkast.
3.   Tjenestegrenene samarbejder også inden for tværtjenstlige koordineringsgrupper eller andre relevante strukturer, der kan udarbejde vigtige, komplekse eller tværgående forslag, herunder med henblik på at foretage de tilhørende evalueringer, kvalitetskontroller, offentlige høringer og konsekvensanalyser.
4.   Koordineringen mellem tjenestegrenene foretages før og efter den formelle høring af andre tjenestegrene, jf. artikel 55. Den fortsætter efter vedtagelsen af Kommissionens retsakter, navnlig som led i den interinstitutionelle proces, og når EU-lovgivningen gennemføres.
5.   Den ansvarlige tjenestegren sikrer kvaliteten af affattelsen og formen af de udkast til retsakter eller holdninger, der behandles i Gruppen for Interinstitutionelle Forbindelser og Gruppen for Ekstern Koordinering.
6.   Med forbehold af artikel 2, stk. 4, indhenter tjenestegrenene Juridisk Tjenestes, generalsekretariatets og enhver anden berørt tjenestegrens samtykke, inden repræsentanter for Kommissionen fremlægger Kommissionens holdning, samt "uofficielle dokumenter" og enhver anden form for bidrag udarbejdet af en eller flere af Kommissionens tjenestegrene over for nationale myndigheder, EU-institutioner, internationale organisationer eller tredjelande.
Artikel 55
Formel høring af andre tjenestegrene
1.   Når et udkast til retsakt befinder sig på et tilstrækkeligt fremskredent stadium af udarbejdelsen, hører den ansvarlige tjenestegren formelt de tjenestegrene, der har en legitim interesse heri som følge af udkastets art, genstand eller virkning.
2.   Den formelle procedure for høring mellem tjenestegrenene finder også anvendelse på arbejdsdokumenter fra Kommissionens tjenestegrene.
3.   Uanset de procedurer, der er fastlagt af formanden, skal alle politisk følsomme og/eller vigtige udkast til retsakter godkendes af det eller de ansvarlige medlemmer af Kommissionen, inden den formelle høring af andre tjenestegrene indledes.
Artikel 56
Høring af generalsekretariatet
1.   Generalsekretariatet høres om alle udkast til retsakter, der skal vedtages af Kommissionen ved den mundtlige procedure, med undtagelse af dem, der forelægges i forbindelse med forskellige konkrete administrative og budgetmæssige spørgsmål, samt om udkast til retsakter, der, uanset hvilken type beslutningsprocedure der anvendes:
(a)
er politisk følsomme og/eller vigtige
(b)
indgår i Kommissionens årlige arbejdsprogram, herunder de udkast til retsakter, der er nævnt i bilagene hertil
(c)
omfatter institutionelle aspekter
(d)
er genstand for en evaluering, kvalitetskontrol, offentlig høring eller konsekvensanalyse.
2.   Generalsekretariatet høres om alle holdninger, der kan forpligte Kommissionen over for andre EU-institutioner og -organer, tredjelande eller internationale eller regionale organisationer, og om alle fælles initiativer fra Kommissionen og Unionens højtstående repræsentant for udenrigsanliggender og sikkerhedspolitik.
3.   Generalsekretariatet høres om arbejdsdokumenter fra Kommissionens tjenestegrene.
Artikel 57
Høring af Juridisk Tjeneste
1.   Juridisk Tjeneste høres om alle udkast til retsakter, arbejdsdokumenter fra Kommissionens tjenestegrene og alle dokumenter, der kan have retsvirkninger.
2.   Høring af Juridisk Tjeneste er imidlertid ikke påkrævet i forbindelse med udkast til retsakter af tilbagevendende karakter. Sådanne undtagelser skal forlods godkendes af Juridisk Tjeneste.
Artikel 58
Høring af andre tjenestegrene
1.   Høring af enhver tjenestegren, der har en legitim interesse inden for et bestemt område, er påkrævet i henhold til artikel 55, stk. 1.
2.   Generaldirektoratet for Budget høres om alle udkast til retsakter eller dokumenter, der kan få indvirkning på budgettet og økonomien, herunder eventualforpligtelser, eller på fortolkningen og anvendelsen af Unionens almindelige finansielle regler.
3.   Generaldirektoratet for Menneskelige Ressourcer og Sikkerhed høres om alle udkast til retsakter eller arbejdsdokumenter fra Kommissionens tjenestegrene, der kan få indvirkning på personale og administration.
Artikel 59
Frister for den formelle høring af andre tjenestegrene
1.   De hørte tjenestegrene skal indrømmes en frist på mindst ti hverdage regnet fra den dato, hvor dokumenterne stilles til rådighed, til at fremsætte deres udtalelser, med eller uden bemærkninger.
2.   I særlige tilfælde kan en forlængelse af fristen aftales mellem de berørte tjenestegrene.
3.   Positive udtalelser fra Juridisk Tjeneste og de øvrige hørte tjenestegrene kan være udtrykkelige eller stiltiende.
Hvis en hørt tjenestegren ikke har reageret inden for den fastsatte frist, anses den for at have afgivet en positiv udtalelse (stiltiende samtykke).
4.   Den ansvarlige tjenestegren kan anmode om en kortere frist på de betingelser, der er fastsat i artikel 60 vedrørende hurtige høringer og i artikel 61 vedrørende specifikke høringer af andre tjenestegrene.
Artikel 60
Hurtig høring
1.   I særlige tilfælde og i behørigt begrundede hastende tilfælde kan den ansvarlige tjenestegren anmode generalsekretariatet om en hurtig høring af andre tjenestegrene, således at høringen kan afsluttes inden for en kortere frist end den, der er angivet i artikel 59, stk. 1. Denne hurtige høring kan finde sted på et møde eller skriftligt.
Den ansvarlige tjenestegren sender sin behørigt begrundede anmodning om at gøre brug af muligheden for hurtig høring til generalsekretariatet med angivelse af det format – på et møde eller skriftligt, som den finder mest hensigtsmæssigt. En sådan anmodning må ikke have til formål at kompensere for administrative forsinkelser. Generalsekretariatet afgør, om en hurtig høring er hensigtsmæssig og meddeler formanden sin beslutning. Aftalen om tekster fra det eller de ansvarlige medlemmer inden indledningen af høringen, jf. artikel 55, stk. 3, finder fortsat anvendelse.
Når generalsekretariatet finder, at anmodningen om at gøre brug af muligheden for hurtig høring er berettiget, afgør det, om den skal finde sted på et møde eller skriftligt.
2.   Hvis den hurtige høring finder sted på et møde, skal dokumenterne stilles til rådighed for de hørte tjenestegrene mindst 48 timer før mødet 
(
21
)
, medmindre generalsekretariatet bestemmer andet.
De hørte tjenestegrene udtaler sig på mødet eller skriftligt inden mødet.
Generalsekretariatet leder mødet og registrerer resultaterne og de udtalelser, som de hørte tjenestegrene har afgivet, i mødereferatet.
Mødets afslutning markerer afslutningen af høringen.
3.   Når den hurtige høring finder sted skriftligt, fastsættes fristen for de hørte tjenestegrenes afgivelse af deres udtalelser efter fælles aftale mellem generalsekretariatet og den ansvarlige tjenestegren, og den må ikke være kortere end 48 timer, medmindre generalsekretariatet bestemmer andet.
De hørte tjenestegrene afgiver en skriftlig udtalelse inden for denne frist. Hvis en hørt tjenestegren ikke svarer inden for den fastsatte frist, betragtes det som en positiv udtalelse (stiltiende samtykke).
Artikel 61
Specifikke høringer af andre tjenestegrene
1.   For så vidt angår høringer af tilbagevendende karakter kan generalsekretariatet på anmodning af den ansvarlige tjenestegren tillade, at der oprettes en form for høring af andre tjenestegrene, benævnt "specifik", for hvilken reglerne, navnlig med hensyn til fristen og de hørte tjenestegrene, afviger fra reglerne for den i artikel 55 omhandlede høring.
2.   Når der er givet tilladelse til en specifik høring, finder den konsekvent anvendelse på høringer om alle udkast til retsakter, der falder ind under dens anvendelsesområde.
Artikel 62
Resultat af høringer af andre tjenestegrene
1.   Når høringen af andre tjenestegrene er afsluttet, reviderer den ansvarlige tjenestegren udkastet til retsakt og/eller arbejdsdokumentet under hensyntagen til de modtagne bemærkninger.
2.   Den ansvarlige tjenestegren stiller i god tid det reviderede udkast til retsakt og/eller arbejdsdokumentet til rådighed for de hørte tjenestegrene. Den underretter dem om grundene til, at den eventuelt ikke har taget hensyn til deres bemærkninger, inden den indleder vedtagelsesproceduren.
3.   En positiv udtalelse fra Juridisk Tjeneste er fornøden, og der tages hensyn til dens eventuelle bemærkninger fremsat inden for rammerne af dens opgaver som beskrevet i artikel 53, stk. 2, samt en positiv udtalelse fra de øvrige hørte tjenestegrene, inden et udkast til gennemførelsesretsakt forelægges medlemsstaternes repræsentanter til afstemning i udvalg, der er nedsat for at føre tilsyn med udøvelsen af de gennemførelsesbeføjelser, som Kommissionen er tillagt.
Kapitel V
Gennemsigtighed, databeskyttelse og sikkerhed
Artikel 63
Åbenhed
1.   Kommissionen stiller de lovgivningsforslag, den forelægger Europa-Parlamentet og/eller Rådet, bilagt konsekvensanalyser og udtalelserne fra Udvalget for Forskriftskontrol, og oplysninger om ekspertgrupper og rådgivende udvalg, offentlige høringer og modtagere af EU-midler til rådighed for borgerne.
2.   Kommissionen opfører i sit dokumentregister dagsordenerne for Kommissionens møder, foreløbige dagsordener for de næste møder, de godkendte almindelige referater af Kommissionens møder og de retsakter, som offentliggøres i 
Den Europæiske Unions Tidende
.
Artikel 64
Åbenhedsregister
For at sikre åbenhed i sine forbindelser med interesserepræsentanter overholder Kommissionen reglerne og principperne i det offentlige åbenhedsregister, der er aftalt med de andre institutioner 
(
22
)
.
Artikel 65
Aktindsigt i Kommissionens dokumenter
1.   I henhold til artikel 15, stk. 3, i traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde og artikel 42 i Den Europæiske Unions charter om grundlæggende rettigheder har enhver unionsborger samt enhver fysisk eller juridisk person med bopæl eller hjemsted i en medlemsstat ret til aktindsigt i Kommissionens dokumenter, uanset medium. Denne ret til aktindsigt er underlagt betingelserne i forordning (EF) nr. 1049/2001 
(
23
)
.
2.   Kommissionens bestemmelser vedrørende gennemførelsen af Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 1049/2001 om aktindsigt i Europa-Parlamentets, Rådets og Kommissionens dokumenter, der er vedtaget på grundlag af artikel 15, stk. 3, i traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde og artikel 18, stk. 1, i forordning (EF) nr. 1049/2001, og som er fastsat i bilaget til denne forretningsorden, finder anvendelse.
Artikel 66
Dokumentforvaltning
1.   Dokumentforvaltningen skal udføres på en effektiv måde, så Kommissionen til enhver tid kan spore sine foranstaltninger for bl.a. at opfylde sine retlige forpligtelser, navnlig med hensyn til databeskyttelse, aktindsigt og informationssikkerhed.
2.   Kommissionens tjenestegrene skal overholde de interne regler for registrering, arkivering, opbevaring og overførsel af dokumenter til de historiske arkiver.
Artikel 67
Sikkerhed og fortrolighed
1.   Med forbehold af Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 1049/2001 har Kommissionens medlemmer og alle Kommissionens ansatte en generel forpligtelse til at respektere fortroligheden af de drøftelser, oplysninger og dokumenter, som de får kendskab til 
(
24
)
.
2.   I Kommissionen skal personer, aktiver og oplysninger sikres et passende beskyttelsesniveau, der står i et rimeligt forhold til de identificerede risici 
(
25
)
. Klassificerede EU-oplysninger skal også beskyttes på passende vis 
(
26
)
.
3.   Klassificerede oplysninger på CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL-niveau eller højere kan kun tilgås af personale, der har opnået en sikkerhedsgodkendelse fra de nationale myndigheder i deres oprindelsesland.
Artikel 68
Beskyttelse af personoplysninger
1.   Personoplysninger behandles af Kommissionen i overensstemmelse med artikel 8 i Den Europæiske Unions charter om grundlæggende rettigheder og Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2018/1725 
(
27
)
 samt andre EU-regler om databeskyttelse 
(
28
)
.
2.   Kommissionens databeskyttelsesansvarlige sikrer uafhængigt, at EU-reglerne om databeskyttelse anvendes i Kommissionen.
Kapitel VI
Afsluttende bestemmelser
Artikel 69
Supplerende foranstaltninger
1.   Kommissionen kan træffe interne afgørelser og give tjenestegrenene administrative instrukser med henblik på at supplere denne forretningsorden og/eller tage hensyn til den teknologiske udvikling.
2.   Formanden kan træffe enhver afgørelse vedrørende Kommissionens funktionsmåde og interne organisation, herunder, ved begyndelsen af dens embedsperiode, vedrørende Kommissionens arbejdsmetoder.
Artikel 70
Ændringer af Kommissionens afgørelse K(2000) 3614
Artikel 1-28 i Kommissionens afgørelse K(2000) 3614 af 29. november 2000 
(
29
)
, bilaget til nævnte afgørelse med gennemførelsesbestemmelser til Europa-Parlamentets forordning (EF) nr. 1049/2001, bilaget til nævnte afgørelse om kodeksen for god forvaltningsskik for Europa-Kommissionens medarbejdere i deres forbindelser med offentligheden og gennemførelsesbestemmelserne til forretningsordenen, der er knyttet som bilag til Kommissionens afgørelse K(2010) 1200 endelig 
(
30
)
, udgår.
Artikel 71
Ikrafttræden
Denne afgørelse træder i kraft dagen efter offentliggørelsen 
i Den Europæiske Unions Tidende
.
Udfærdiget i Bruxelles, den 4. december 2024.
På Kommissionens vegne
Ursula VON DER LEYEN
Formand
(
1
)
  Forretningsorden K(2000) 3614 af 29. november 2000 (
EFT L 308 af 8.12.2000, s. 26
, ELI: 
http://data.europa.eu/eli/proc_rules/2000/3614/oj
).
(
2
)
  Kommissionens afgørelse K(2010) 1200 af 24. februar 2010 om ændring af dens forretningsorden (
EUT L 55 af 5.3.2010, s. 60
, ELI: 
http://data.europa.eu/eli/dec/2010/138(1)/oj
).
(
3
)
  Kommissionens afgørelse (EU, Euratom) 2020/555 af 22. april 2020 om ændring af dens forretningsorden (
EUT L 127I af 22.4.2020, s. 1
, ELI: 
http://data.europa.eu/eli/dec/2020/555/oj
).
(
4
)
  Gennemførelsesbestemmelser til forretningsordenen, der er knyttet som bilag til Kommissionens afgørelse K(2010) 1200 endelig af 24. februar 2010 om ændring af dens forretningsorden.
(
5
)
  Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 1049/2001 af 30. maj 2001 om aktindsigt i Europa-Parlamentets, Rådets og Kommissionens dokumenter (
EFT L 145 af 31.5.2001, s. 43
, ELI: 
http://data.europa.eu/eli/reg/2001/1049/oj
).
(
6
)
  Artikel 17, stk. 6, litra b), i traktaten om Den Europæiske Union.
(
7
)
  Artikel 248 i traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde.
(
8
)
  Artikel 17, stk. 6, litra c), i traktaten om Den Europæiske Union.
(
9
)
  Artikel 17, stk. 6, i traktaten om Den Europæiske Union.
(
10
)
  Kommissionens afgørelse C(2018) 700 af 31. januar 2018 om en adfærdskodeks for medlemmer af Europa-Kommissionen (
EUT C 65 af 21.2.2018, s. 7
).
(
11
)
  Artikel 17, stk. 3, i traktaten om Den Europæiske Union.
(
12
)
  Rammeaftale om forbindelserne mellem Europa-Parlamentet og Europa-Kommissionen, bilag IV, punkt 5 (
EUT L 304 af 20.11.2010, s. 47
, ELI: 
http://data.europa.eu/eli/agree_interinstit/2010/1120/oj
).
(
13
)
  P(2024)5 af 1. december 2024, Meddelelse fra formanden til Kommissionen, Europa-Kommissionens arbejdsmetoder.
(
14
)
  P(2024)
5
 af 1. december 2024, Meddelelse fra formanden til Kommissionen, Europa-Kommissionens arbejdsmetoder.
(
15
)
  Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU, Euratom) 2024/2509 af 23. september 2024 om de finansielle regler vedrørende Unionens almindelige budget (omarbejdning) (
EUT L, 2024/2509, 26.9.2024, ELI: http://data.europa.eu/eli/reg/2024/2509/oj
).
(
16
)
  Rådets forordning nr. 31 (EØF), 11 (EURATOM), om vedtægten for tjenestemænd og om ansættelsesvilkårene for de øvrige ansatte i Det europæiske økonomiske Fællesskab og Det europæiske Atomenergifællesskab (
EFT 45 af 14.6.1962, s. 1385
, ELI: 
http://data.europa.eu/eli/reg/1962/31(1)
 og Kommissionens afgørelse C(2013) 3288 af 4. juni 2013 om udøvelsen af de beføjelser, som ansættelsesmyndigheden tillægges i vedtægten, og som den myndighed, der har kompetence til at indgå ansættelseskontrakter, tillægges i ansættelsesvilkårene for øvrige ansatte.
(
17
)
  Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) nr. 182/2011 af 16. februar 2011 om de generelle regler og principper for, hvordan medlemsstaterne skal kontrollere Kommissionens udøvelse af gennemførelsesbeføjelser (
EUT L 55 af 28.2.2011, s. 13
, ELI: 
http://data.europa.eu/eli/reg/2011/182/oj
).
(
18
)
  Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) nr. 182/2011 af 16. februar 2011 om de generelle regler og principper for, hvordan medlemsstaterne skal kontrollere Kommissionens udøvelse af gennemførelsesbeføjelser (
EUT L 55 af 28.2.2011, s. 13
, ELI: 
http://data.europa.eu/eli/reg/2011/182/oj
).
(
19
)
  Rådets forordning nr. 31 (EØF), 11 (EURATOM), om vedtægten for tjenestemænd og om ansættelsesvilkårene for de øvrige ansatte i Det europæiske økonomiske Fællesskab og Det europæiske Atomenergifællesskab (
EFT 45 af 14.6.1962, s. 1385
, ELI: 
http://data.europa.eu/eli/reg/1962/31(1)/oj
).
(
20
)
  Se reglerne om oprettelse af det overordnede, hurtige varslingssystem "ARGUS", der er knyttet som bilag til beslutning K(2000) 3614.
(
21
)
  Denne periode på 48 timer omfatter ikke helligdage, lørdage eller søndage.
(
22
)
  Interinstitutionel aftale af 20. maj 2021 mellem Europa-Parlamentet, Rådet for Den Europæiske Union og Europa-Kommissionen om et obligatorisk åbenhedsregister (
EUT L 207 af 11.6.2021, s. 1
, 
http://data.europa.eu/eli/agree_interinstit/2021/611/oj
).
(
23
)
  Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 1049/2001 af 30. maj 2001 om aktindsigt i Europa-Parlamentets, Rådets og Kommissionens dokumenter (
EFT L 145 af 31.5.2001, s. 43
, ELI: 
http://data.europa.eu/eli/reg/2001/1049/oj
).
(
24
)
  Jf. artikel 339 i traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde, artikel 5, stk. 2, i afgørelse C(2018) 700 om en adfærdskodeks for medlemmer af Europa-Kommissionen og artikel 17 i vedtægten for tjenestemænd i Den Europæiske Union, der finder tilsvarende anvendelse på Den Europæiske Unions øvrige ansatte.
(
25
)
  Kommissionens afgørelse (EU, Euratom) 2015/443 af 13. marts 2015 om sikkerhedsbeskyttelse i Kommissionen (
EUT L 72 af 17.3.2015, s. 41
, ELI: 
http://data.europa.eu/eli/dec/2015/443/oj
).
(
26
)
  Kommissionens afgørelse (EU, Euratom) 2015/444 af 13. marts 2015 om reglerne for sikkerhedsbeskyttelse af EU's klassificerede informationer (
EUT L 72 af 17.3.2015, s. 53
, ELI: 
http://data.europa.eu/eli/dec/2015/444/oj
).
(
27
)
  Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2018/1725 af 23. oktober 2018 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger i Unionens institutioner, organer, kontorer og agenturer og om fri udveksling af sådanne oplysninger finder anvendelse på behandlingen af personoplysninger inden for rammerne af denne forretningsorden (
EUT L 295 af 21.11.2018, s. 39
, ELI: 
http://data.europa.eu/eli/reg/2018/1725/oj
).
(
28
)
  Kommissionens afgørelse (EU) 2020/969 af 3. juli 2020 om gennemførelsesbestemmelser vedrørende databeskyttelsesrådgiveren, begrænsning af registreredes rettigheder, anvendelse af Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2018/1725 og om ophævelse af Kommissionens afgørelse 2008/597/EF (
EUT L 213 af 6.7.2020, s. 12
, ELI: 
http://data.europa.eu/eli/dec/2020/969/oj
).
(
29
)
  Kommissionens forretningsorden (
EFT L 308 af 8.12.2000, s. 26
, ELI: 
http://data.europa.eu/eli/proc_rules/2000/3614/oj
).
(
30
)
  Kommissionens afgørelse af 24. februar 2010 om ændring af dens forretningsorden (
EUT L 55 af 5.3.2010, s. 60
).
BILAG
Nærmere regler for anvendelsen af Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 1049/2001 om aktindsigt i Europa-Parlamentets, Rådets og Kommissionens dokumenter
Betragtninger:
(1)
Kommissionen skal træffe sine beslutninger så åbent og så tæt på borgerne som muligt og sikre åbenhed i sit arbejde. Dette giver borgerne mulighed for at deltage og garanterer, at forvaltningen har legitimitet og står til ansvar over for borgerne i overensstemmelse med Unionens demokratiske principper.
(2)
I overensstemmelse med artikel 15, stk. 3, tredje afsnit, i traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde og artikel 18, stk. 1, i forordning (EF) nr. 1049/2001 
(
1
)
 skal hver EU-institution i sin forretningsorden fastsætte særlige bestemmelser om aktindsigt i sine dokumenter.
(3)
Kommissionen har indført et digitalt system til behandling af begæringer om aktindsigt, "Electronic Access to European Commission Documents" ("EASE"), der har til formål at ensarte forvaltningen af begæringer om aktindsigt i dokumenter, samtidig med at der fokuseres på det overordnede mål om at gøre dokumenter så bredt tilgængelige for offentligheden som muligt.
Artikel 1
Formål og rækkevidde
Unionsborgere og fysiske og juridiske personer, der har bopæl eller hjemsted i en medlemsstat, har ret til aktindsigt i Kommissionens dokumenter i medfør af artikel 15, stk. 3, i traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde, artikel 42 i Den Europæiske Unions charter om grundlæggende rettigheder og artikel 2, stk. 1, i forordning (EF) nr. 1049/2001 i overensstemmelse med nærværende regler.
Artikel 2
Definitioner
I denne afgørelse forstås ved:
(1)
"person, der har fremsat begæringen": enhver unionsborger og enhver fysisk eller juridisk person, der har bopæl eller hjemsted i en medlemsstat, og som indgiver en begæring om aktindsigt efter forordning (EF) nr. 1049/2001
(2)
"dokument": dokument som defineret i artikel 3, litra a), i forordning (EF) nr. 1049/2001
(3)
"dokument udarbejdet af Kommissionen": et dokument, der er godkendt som klar til fremsendelse af den person, der har beføjelse til at tage ansvar for dets indhold i overensstemmelse med de regler og bestemmelser, der gælder for den tilgrundliggende forretningsproces. Denne person behøver ikke at være den person, der har den praktiske opgave med at affatte eller skrive, men er i stedet den person eller administrative enhed, der er ansvarlig for indholdet i overensstemmelse med Kommissionens proceduremæssige krav og interne regler for den pågældende forretningsproces
(4)
"dokument modtaget af Kommissionen": et dokument, der bevidst er blevet leveret til Kommissionen af den (eksterne) afsender
(5)
"dokument, som Kommissionen er i besiddelse af":
a)
ethvert dokument, der er registreret i henhold til artikel 7 i Kommissionens afgørelse 2021/2121 af 6. juli 2020 om forvaltning af fortegnelser og arkiver 
(
2
)
 (herefter "Kommissionsafgørelse 2021/2121"), og
b)
ethvert andet dokument, der er oprettet i en IT-applikation, som kontrolleres og ejes af Kommissionen, og som lagres på en virksomhedsenhed eller i en virksomhedscloudtjeneste, undtagen dokumenter, der er lagret i personlige mapper til rent personlig brug uden for erhvervsmæssig aktivitet
(6)
"forretningsproces": en foruddefineret arbejdsgang med klart definerede trin, der følger af de proceduremæssige krav eller interne regler, og beskrivelser af resultatet af hvert trin.
Artikel 3
Dokumenter, som offentligheden automatisk har ret til aktindsigt i
1.   Kommissionen giver direkte offentlig adgang til lovgivningsforslag fra tidspunktet for deres vedtagelse. Konsekvensanalysen og udtalelsen fra Udvalget for Forskriftskontrol skal være bilagt forlaget.
2.   Kommissionen giver offentligheden direkte adgang til følgende dokumenter, bl.a. ved at offentliggøre dem rettidigt på særlige websteder:
a)
dagsordener for Kommissionens møder og foreløbige dagsordener for kommende møder
b)
almindelige referater af Kommissionens møder
c)
taler om Unionens tilstand, Kommissionens arbejdsprogram, strategiske fremsynsrapporter, strategiske planer, forvaltningsplaner, den årlige undersøgelse af byrden, udtalelserne om Fit for Future-platformen og årlige aktivitetsrapporter
d)
landespecifikke henstillinger inden for rammerne af det europæiske semester, vejledninger til medlemsstaterne og resultattavler vedrørende genopretnings- og resiliensfaciliteten
e)
afgørelser vedrørende det europæiske borgerinitiativ
f)
begrundede udtalelser fra de nationale parlamenter og svar fra Kommissionen om et udkast til lovgivningsmæssig retsakts overensstemmelse med nærhedsprincippet i henhold til artikel 6 og 7 i protokol nr. 2 til traktaten om Den Europæiske Union og traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde
g)
samlede tjenesterejseudgifter for medlemmer af Kommissionen
h)
referater af møder mellem medlemmer af Kommissionen, deres kabinetsmedlemmer og Kommissionens ledere med interesserepræsentanter.
Artikel 4
Regler for aktindsigt i dokumenter, der er tilgængelige efter begæring
1.   Begæringer om aktindsigt i dokumenter, der ikke er omfattet af artikel 3, vurderes under anvendelse af undtagelserne fra aktindsigt i artikel 4, stk. 1-3, i forordning (EF) nr. 1049/2001.
2.   Der gælder en formodning om, at aktindsigt i bl.a. følgende dokumenter er til skade for interesser, der er beskyttet ved artikel 4, stk. 1-3, i forordning (EF) nr. 1049/2001:
a)
dokumenter, der indgår i den fase, der går forud for traktatbrudsprocedurer, og dokumenter, der indgår i en igangværende traktatbrudsprocedure
b)
dokumenter, der indgår i verserende retssager
c)
udtalelser fra Juridisk Tjeneste
d)
dokumenter, der indgår i statsstøttesager
e)
dokumenter, der indgår i konkurrencesager (herunder fusionskontrolprocedurer og kartelundersøgelser samt dokumenter, der sendes til Kommissionen af nationale konkurrencemyndigheder), handelsbeskyttelsessager, sager om udenlandske subsidier, sager om udenlandske direkte investeringer, sager om tilsyn med og regulering af finansielle markeder samt procedurer i henhold til forordningen om digitale markeder 
(
3
)
 og forordningen om digitale tjenester 
(
4
)
 og tilsvarende administrative procedurer
f)
dokumenter, der indgår i igangværende procedurer vedrørende administrativ godkendelse
g)
dokumenter, der indgår i undersøgelser, der foretages af Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig (OLAF)
h)
tilbud og tilskudsansøgninger indgivet af tilbudsgivere eller tilskudsansøgere i forbindelse med udbudsprocedurer
i)
udvælgelsesprøver med henblik på ansættelse af personale
j)
dokumenter, der indgår i undersøgelser foretaget af Kommissionens Undersøgelses- og Disciplinærkontor og
k)
dokumenter, der indgår i medarbejderes personlige aktmappe.
Der gives derfor ikke aktindsigt i disse dokumenter, medmindre den person, der har fremsat begæringen, godtgør, at der er en mere tungtvejende offentlig interesse i at give aktindsigt frem for de interesser, der er beskyttet ved artikel 4, stk. 2 og 3, i forordning (EF) nr. 1049/2001.
Proceduren er igangværende, indtil den retsakt, hvorved proceduren afsluttes, ikke længere kan anfægtes ved EU-domstolene eller en national domstol.
Parter i proceduren i litra e)-k) har ret til aktindsigt i medfør af artikel 41, stk. 2, litra b), i chartret om grundlæggende rettigheder og den gældende sektorspecifikke lovgivning.
Artikel 5
Regler for registrering af dokumenter og sletning af indhold, der ikke er registreret
1.   Alt indhold, der udgør vigtige oplysninger, som ikke kun er af kortvarig relevans, registreres i henhold til artikel 7 i Kommissionsafgørelse 2021/2121.
2.   Følgende indhold opfylder ikke denne definition:
a)
indhold, der, hvis det ikke opbevares, ikke vil have nogen negativ administrativ eller retlig virkning for Kommissionen
b)
indhold, som blev rundsendt som led i en uformel, indledende udveksling af synspunkter mellem Europa-Kommissionens personale
c)
udvekslinger om spørgsmål af kortvarig relevans (f.eks. udvekslinger om praktiske spørgsmål vedrørende møder)
d)
oplysninger om en persons personlige situation, medmindre de dokumenterer eller indgår i en af de procedurer, der er fastsat i personalevedtægten
e)
uformel, indledende udveksling af synspunkter mellem ansatte i Kommissionen med henblik på at fastlægge holdningen for den administrative enhed, der er ansvarlig for dokumentets indhold
f)
iterationer af et foreløbigt dokument (f.eks. et udkast til lovgivningsforslag eller politisk meddelelse eller et udkast til konsekvensanalyse) og
g)
tidlige versioner af dokumenter, der udarbejdes i samarbejdsområder, dvs. versioner, der ikke afspejler resultatet af eller dokumenterer samarbejdet på platformen.
3.   E-mails, som ikke er blevet registreret, slettes automatisk fra postkasser efter seks måneder.
4.   SMS-applikationer på virksomhedsmobiltelefoner må ikke anvendes til vigtige oplysninger, som ikke kun er af kortvarig relevans, medmindre dette er strengt nødvendigt af hensyn til tjenesten. SMS-applikationer skal være i overensstemmelse med Kommissionens IT-sikkerhedsanbefalinger om automatisk sletning af meddelelser.
Artikel 6
Foranstaltninger for at lette aktindsigt i dokumenter
Indholdet af registret over Kommissionens dokumenter, der er oprettet i overensstemmelse med artikel 11 i forordning (EF) nr. 1049/2001, udvides gradvist. Et link til registret skal stilles til rådighed på EUROPA-webstedet.
Kommissionen fører registret over konkurrencesager, registret over delegerede retsakter og gennemførelsesretsakter og komitologiregistret.
Artikel 7
Ingen udarbejdelse af nye dokumenter
Begæringen om aktindsigt afslås, hvis imødekommelse heraf ville kræve udarbejdelse af et nyt dokument, herunder hvis behandlingen ville indebære indhentelse af oplysninger fra flere dokumenter eller udtræk af oplysninger, der kræver en betydelig indsats.
Artikel 8
Digitalt system til behandling af begæringer om aktindsigt
1.   EASE består af to dele:
a)
en offentlig portal, der giver borgerne mulighed for at anmode om Kommissionens dokument(er) ("EASE-portalen"), og
b)
et internt IT-system, som Kommissionens personale kan bruge til at behandle begæringer.
2.   På EASE-portalen informeres offentligheden om, hvordan begæringer skal indgives, og om de proceduremæssige rettigheder for den person, der har fremsat begæringen, jf. forordning (EF) nr. 1049/2001.
3.   På en hjælpeside (på alle officielle sprog) informeres borgerne om, hvordan de kan få adgang til dokumenterne.
4.   Er der tale om meget omfangsrige dokumenter eller dokumenter, der er svære at håndtere, kan den person, der har fremsat begæringen, opfordres til at konsultere dokumenterne på stedet. Denne konsultation er gratis.
Artikel 9
Almindelige regler om fremgangsmåden
1.   Der kan indgives begæringer om aktindsigt via EASE-portalen. Alternativt kan begæringer også sendes pr. post eller e-mail til Kommissionens generalsekretariat eller til det relevante generaldirektorat eller den relevante tjenestegren.
2.   Den person, der fremsætter begæringen, skal angive sit for- og efternavn, når vedkommende indgiver begæringen. Hvis vedkommende ikke opgiver sit navn eller efternavn eller giver falske oplysninger, vil begæringen ikke blive behandlet.
3.   Begæringer, der indgives via EASE-portalen, pr. post eller e-mail, skal indeholde en angivelse af bopælsland og postadresse. Hvis der ikke oplyses en postadresse, vil sådanne begæringer ikke blive behandlet.
4.   Kommissionens svar på og afgørelser om begæringer, der indgives via EASE-portalen, anses for at være meddelt, når den person, der har fremsat begæringen, åbner svaret på portalen. Hvis den person, der har fremsat begæringen, ikke åbner svaret eller afgørelsen senest 15 hverdage efter, at generalsekretariatet, generaldirektoratet eller tjenestegrenen har sendt dem, anses svaret eller afgørelsen for at være meddelt den 16. hverdag efter afsendelsesdatoen.
5.   Svar på og afgørelser om begæringer, der fremsendes uden for EASE-portalen, sendes pr. e-mail, undtagen når den person, der har fremsat begæringen, specifikt har anmodet om en papirudgave eller indsendt sin begæring pr. brev, eller når generalsekretariatet, generaldirektoratet eller tjenestegrenen har en særlig grund til at sende et svar eller en afgørelse pr. anbefalet brev. Enhver meddelelse af et svar eller en afgørelse pr. e-mail skal indeholde en udtrykkelig anmodning om en kvittering for modtagelsen fra den person, der har fremsat begæringen. Hvis den person, der har fremsat begæringen, ikke kvitterer for modtagelsen efter fem hverdage, sendes der en påmindelse, medmindre den person, der har fremsat begæringen, allerede offentligt har bekræftet modtagelsen af svaret eller afgørelsen. Hvis der ikke er kvitteret for et svar eller en afgørelse, som er fremsendt elektronisk, skal der fremsendes en meddelelse pr. anbefalet post.
6.   Begæringens tidsmæssige og materielle rækkevidde skal være klart defineret. I tilfælde af en upræcis begæring, jf. artikel 6, stk. 2, i forordning (EF) nr. 1049/2001, opfordres den person, der har fremsat begæringen, til at tilvejebringe supplerende oplysninger, der gør det muligt at identificere de ønskede dokumenter. Svarfristen begynder at løbe, når de oplysninger, der gør det muligt at fastlægge begæringernes rækkevidde og identificere dokumenterne, er modtaget.
Skæringsdatoen eller den dato, indtil hvilken dokumenter identificeres, defineres som datoen for registrering af den oprindelige begæring.
7.   Den ansvarlige tjenestegren bistår den person, der har fremsat begæringen, f.eks. ved at give oplysninger om anvendelsen af offentlige registre over dokumenter. Hvis den person, der har fremsat begæringen, ikke senest syv hverdage efter fremsendelsen af anmodningen om præcisering har givet yderligere oplysninger, der gør det muligt at identificere de ønskede dokumenter, betragtes anmodningen som frafaldet, og personen underrettes herom.
8.   Anmodninger om andre oplysninger end miljøoplysninger falder uden for anvendelsesområdet for forordning (EF) nr. 1049/2001 og skal behandles af Kommissionens kompetente tjenestegren i overensstemmelse med kodeksen om god forvaltningsskik. Efter at have underrettet den person, der har fremsat begæringen, kan Kommissionens kompetente tjenestegren omkvalificere en begæring, der er indgivet i henhold til forordning (EF) nr. 1049/2001, som en anmodning om oplysninger og behandle den i overensstemmelse hermed, medmindre den person, der har fremsat begæringen, udtrykkeligt modsætter sig en sådan omkvalificering og angiver begrundelsen derfor.
9.   I overensstemmelse med artikel 6, stk. 3, i forordning (EF) nr. 1049/2001 kan den ansvarlige tjenestegren uformelt rådføre sig med den, der har fremsat begæringen, med henblik på at finde en rimelig løsning, der sætter den ansvarlige tjenestegren i stand til at behandle begæringer om et meget langt dokument eller et meget stort antal dokumenter inden for de lovbestemte frister. Den rimelige løsning kan kun vedrøre antallet og indholdet af de dokumenter, der anmodes om, og ikke de frister, der er fastsat i artikel 7 og 8 i forordning (EF) nr. 1049/2001. Der kan ikke ses bort fra disse frister med henblik på at give udskudte svar i partier, heller ikke hvis den person, der har fremsat begæringen, anmoder om det. Hvis der ikke kan findes en rimelig løsning, kan den ansvarlige tjenestegren ensidigt begrænse omfanget af begæringen efter reelt at have undersøgt alle alternative muligheder og i sin afgørelse udførligt redegjort for grundene til, at disse forskellige muligheder ville indebære en urimelig arbejdsbyrde eller være mindre gunstige for den person, der har fremsat begæringen.
10.   Som det fremgår af artikel 2 i forordning 1/58 
(
5
)
, skal generalsekretariatet, generaldirektoratet eller tjenestegrenen besvare begæringer om aktindsigt på det sprog, begæringen er affattet på, forudsat at den er affattet på et af de officielle EU-sprog. Undtagelsesvis kan generaldirektoratet eller tjenestegrenen efter at have indhentet udtrykkeligt forudgående samtykke fra den person, der har fremsat begæringen, svare på et andet sprog end det, der er anvendt i begæringen om aktindsigt, for at sikre en hurtig behandling af begæringen.
11.   Kommissionen bestræber sig på at udarbejde det højest mulige antal dokumenter på alle EU's officielle sprog, men når den ønskede sprogversion af et dokument ikke findes, er generalsekretariatet, generaldirektoratet eller tjenestegrenen ikke forpligtet til at oversætte det. Den person, der har fremsat begæringen, modtager den gældende officielle sprogversion. Hvis der er flere andre officielle sprogversioner end den ønskede, beder generalsekretariatet, generaldirektoratet eller tjenestegrenen den person, der har fremsat begæringen, om at angive sit foretrukne eksisterende alternativ.
12.   Efter et helt eller delvist afslag på aktindsigt har den person, der har fremsat begæringen, ret til at indgive en ny begæring om aktindsigt i de(t) samme dokument(er) på et senere tidspunkt. Denne nye begæring vil blive behandlet som en ny oprindelig begæring, forudsat at der er sket relevante ændringer i de retlige og/eller faktiske omstændigheder, der berettiger en eventuel aktindsigt i videre omfang, siden den første oprindelige eller bekræftende afgørelse blev truffet. I modsat fald bekræftes den tidligere oprindelige eller bekræftende afgørelse under henvisning til, at de faktiske og retlige omstændigheder ikke har ændret sig.
13.   I overensstemmelse med sin kodeks om god forvaltningsskik kan Kommissionen forbeholde sig ret til at afbryde yderligere brevvekslinger, der med rimelighed kan betragtes som gentagne.
14.   Under særlige omstændigheder afslår det relevante generaldirektorat eller den relevante tjenestegren at behandle en begæring om aktindsigt, hvis begæringen er udtryk for et klart misbrug af retten til aktindsigt. Afslaget skal indeholde en begrundelse for denne konklusion, herunder, hvor det er relevant, årsagerne til konklusionen om, at den person, der har fremsat begæringen, havde til hensigt at forstyrre institutionens funktion, og at arbejdsbyrden i forbindelse med udlevering af de ønskede dokumenter er urimelig og uforholdsmæssig set i forhold til de mål, der er fastsat i forordning (EF) nr. 1049/2001.
Artikel 10
Behandling af oprindelige begæringer
1.   Det relevante generaldirektorat eller den relevante tjenestegren søger efter de dokumenter, som den person, der har fremsat begæringen, har anmodet om, blandt de dokumenter, som Kommissionen er i besiddelse af.
2.   Alle dokumenter, der er omfattet af den oprindelige begæring, skal identificeres. Hvis der gives afslag på aktindsigt, skal svaret mindst indeholde en klar liste pr. dokumentkategori med tilstrækkelig detaljeringsgrad til, at den person, der har fremsat begæringen, kan anfægte afslaget, medmindre en sådan identifikation ville bringe de interesser, der er beskyttet af undtagelserne fra aktindsigt, i fare. Hvis der gives delvis eller fuld aktindsigt, skal svaret angive dokumenterne ved titel og entydigt identifikationsnummer.
I tilfælde af komplekse og/eller omfangsrige begæringer kan svarfristen på 15 hverdage forlænges med 15 hverdage. Enhver forlængelse af fristen skal begrundes og meddeles den person, der har fremsat begæringen, i god tid.
3.   Det indledende svar skal indeholde en omfattende vurdering af såvel det materielle som den tidsmæssige udstrækning af begæringen. Det indledende svar skal sikre en nøjagtig kategorisering eller identifikation af alle dokumenter, der er omfattet af den oprindelige begæring. I den forbindelse skal generaldirektøren eller tjenestegrenen ikke desto mindre sikre, at ingen oplysninger, der er beskyttet i henhold til artikel 4 i forordning (EF) nr. 1049/2001, videregives. I det indledende svar underrettes den person, der har fremsat begæringen, om dennes ret til senest 15 hverdage efter modtagelsen af svaret at genfremsætte begæringen over for Kommissionens generalsekretariat.
4.   Indledende svar om fuld aktindsigt i de(t) ønskede dokument(er) eller bred delvis aktindsigt udelukkende med forbehold af redigering af personoplysninger, der ikke er begæret aktindsigt i, underskrives af direktøren. I alle andre tilfælde underskrives svarene af generaldirektøren eller tilsvarende for det pågældende generaldirektorat eller den pågældende tjenestegren.
Artikel 11
Behandling af genfremsatte begæringer
1.   Beføjelsen til at træffe afgørelse om genfremsatte begæringer delegeres til generalsekretæren. Afgørelsen træffes af generalsekretæren efter aftale med Juridisk Tjeneste.
2.   Den person, der har fremsat begæringen, kan inden 15 hverdage fra modtagelsen af det indledende svar genfremsætte begæringen over for Kommissionen med henblik på at få denne til at tage begæringen op til fornyet behandling.
3.   Generalsekretariatet foretager en fuldstændig administrativ gennemgang af det indledende svar fra det ansvarlige generaldirektorat eller den ansvarlige tjenestegren. Dokumenter, der er udarbejdet eller modtaget af Kommissionen efter registreringen af den oprindelige begæring, vil imidlertid ikke være omfattet af den genfremsatte begæring for at sikre den totrinsproces, der er fastsat i forordning (EF) nr. 1049/2001.
4.   Omfanget af en oprindelig begæring kan ikke udvides i en genfremsat begæring.
Hvis den person, der har fremsat begæringen, udtrykkeligt anmoder om en fornyet gennemgang af det indledende svar i forbindelse med udvalgte dokumenter, som der er givet helt eller delvist afslag på, afgrænses omfanget af den genfremsatte begæring i overensstemmelse hermed.
Hvis omfanget af den genfremsatte begæring er større eller forskelligt fra omfanget på det oprindelige niveau, bliver den person, der har fremsat begæringen, opfordret til at indgive en ny oprindelig begæring i henhold til artikel 6 i forordning (EF) nr. 1049/2001.
5.   Det generaldirektorat eller den tjenestegren, der var ansvarlig for behandlingen af den oprindelige begæring, bistår generalsekretariatet med udarbejdelsen af den bekræftende afgørelse.
Generaldirektoratets eller tjenestegrenens bidrag skal indeholde alle de nødvendige oplysninger, så generalsekretariatet hurtigt kan forstå konteksten og de vigtigste spørgsmål. Den skal indeholde en fuldstændig stillingtagen til alle de argumenter, som den person, der har fremsat begæringen, har fremført i forbindelse med genfremsættelsen. Bidraget skal også omfatte den oprindelige udgave af de dokumenter, hvortil der blev givet helt eller delvist afslag på aktindsigt. Bidraget sendes snarest muligt.
Generalsekretariatet kan anmode generaldirektoratet eller tjenestegrenen om at træffe alle andre nødvendige foranstaltninger for at sikre kvaliteten og et sikkert retligt grundlag for behandlingen af den bekræftende begæring.
Hvis den person, der har fremsat begæringen, hævder, at de dokumenter, der er omfattet af begæringen, ikke er blevet identificeret i det indledende svar, foretager generaldirektoratet eller tjenestegrenen en fornyet søgning efter dokumenter og forsyner i givet fald generalsekretariatet med et notat underskrevet af generaldirektøren eller chefen for tjenestegrenen, hvoraf det fremgår, at generaldirektoratet eller tjenestegrenen ikke er i besiddelse af de pågældende dokumenter.
Hvis generalsekretariatet i forbindelse med behandlingen af en genfremsat begæring bliver opmærksom på, at dokumenter, der eksisterede inden datoen for registreringen af den oprindelige begæring, og som er omfattet af den, ikke blev identificeret i det indledende svar, registrerer Kommissionen på eget initiativ en ny særskilt oprindelig begæring for at sikre en hurtigere behandling af den genfremsatte begæring i relation til de dokumenter, der allerede er identificeret inden for rammerne af det indledende svar, samt for at give den person, der har fremsat begæringen, mulighed for senere at indgive en genfremsat begæring, hvori institutionen anmodes om at tage sin holdning til udleveringen af de nyligt identificerede dokumenter op til fornyet overvejelse.
6.   Den bekræftende afgørelse skal indeholde oplysninger til den person, der har fremsat begæringen, om retten til at indbringe en sag for Retten eller indgive en klage til Den Europæiske Ombudsmand på de betingelser, der er fastsat i henholdsvis artikel 263 og 228 i traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde.
7.   Anonymiserede bekræftende afgørelser, der er vedtaget i henhold til forordning (EF) nr. 1049/2001, offentliggøres i princippet på EASE-portalen.
Artikel 12
Konsultationer vedrørende dokumenter hidrørende fra tredjemand
1.   Med hensyn til dokumenter fra tredjemand rådfører Kommissionen sig med tredjemanden for at vurdere, om en undtagelse i henhold til artikel 4, stk. 1 eller 2 i forordning (EF) nr. 1049/2001 finder anvendelse, uden at det berører denne artikels stk. 2 og 3.
I denne artikel forstås ved "tredjemand" den enhed ud over Kommissionen, som er ophavsmand til det dokument, som Kommissionen er i besiddelse af.
Hvis særlige omstændigheder berettiger det, kan den kompetente tjenestegren også rådføre sig med den enhed, der har forelagt dokumentet for Kommissionen, men som ikke er ophavsmand til det ønskede dokument.
2.   Hvis Kommissionen vurderer, at det er klart, at der skal gives afslag på aktindsigt i det eller de ønskede dokumenter fra tredjemand i henhold til en af de undtagelser, der er omhandlet i artikel 4 i forordning (EF) nr. 1049/2001, gives der afslag på aktindsigt, uden at tredjemanden konsulteres.
3.   Kommissionen giver aktindsigt i dokumentet eller dokumenterne fra tredjemand uden at høre tredjeparten, hvis:
a)
det dokument, der er fremsat begæring om, allerede er blevet offentliggjort af ophavsmanden eller i medfør af bestemmelserne i forordning (EF) nr. 1049/2001 eller tilsvarende bestemmelser
b)
det er klart, at fuldstændig eller delvis offentliggørelse af dokumentets indhold ikke skader en af de interesser, der er omhandlet i artikel 4 i forordning (EF) nr. 1049/2001.
4.   Den tredjepart, der høres i overensstemmelse med stk. 1, gives en svarfrist, som ikke må være kortere end fem hverdage. Den fastsatte frist skal gøre det muligt for generalsekretariatet, generaldirektoratet eller tjenestegrenen at overholde de svarfrister, der er fastsat i artikel 7 og 8 i forordning (EF) nr. 1049/2001. Hvis tredjemanden ikke svarer inden udløbet af fristen, eller hvis tredjemanden ikke kan findes eller identificeres, træffer generalsekretariatet, generaldirektoratet eller tjenestegrenen afgørelse om, hvorvidt undtagelserne i artikel 4 i forordning (EF) nr. 1049/2001 finder anvendelse, idet de tager hensyn til tredjemandens berettigede interesser på grundlag af de oplysninger, Kommissionen råder over.
5.   Konsultation af medlemsstaterne om dokumenter, der hidrører fra dem, finder sted via deres faste repræsentationer ved Den Europæiske Union.
6.   Hvis medlemsstaten gør indsigelse mod offentliggørelse af dokumentet/dokumenterne på grundlag af undtagelserne i artikel 4, stk. 1-3, i forordning (EF) nr. 1049/2001, er Kommissionens umiddelbare vurdering af disse indsigelser og af de grunde, der ligger til grund for medlemsstatens standpunkt i denne henseende, tilstrækkelig. I svaret eller afgørelsen skal der henvises til medlemsstatens begrundelse for at sætte den person, der har fremsat begæringen, i stand til at forstå grundene til afslaget. Hvis den pågældende medlemsstat ikke har givet nogen begrundelse for at gøre indsigelse, kan Kommissionen beslutte, at en, flere eller ingen af undtagelserne finder anvendelse.
7.   Hvis generalsekretariatet, generaldirektoratet eller tjenestegrenen agter at give aktindsigt i et dokument mod tredjemandens eller medlemsstatens udtrykkelige ønske, underrettes tredjemanden eller medlemsstaten om, at man agter at give aktindsigt i dokumentet. Tredjemanden eller medlemsstaten oplyses om de muligheder, der står til rådighed for at modsætte sig offentliggørelse, nemlig indbringelse af et annullationssøgsmål for Retten og fremsættelse af en begæring om foreløbige forholdsregler for Rettens præsident. Aktindsigt i det relevante dokument kan kun gives efter en periode på ti hverdage, der begynder at løbe fra den dato, hvor tredjeparten eller medlemsstaten bekræfter modtagelsen af meddelelsen.
8.   Når en medlemsstat modtager en begæring om aktindsigt i et kommissionsdokument, kan den med henblik på konsultation som omhandlet i artikel 5 i forordning (EF) nr. 1049/2001 henvende sig til generalsekretariatet, der afgør, hvilket generaldirektorat eller hvilken tjenestegren i Kommissionen der er ansvarlig for dokumentet.
Artikel 13
Erga omnes-virkningen af en afgørelse om at give aktindsigt efter begæring
Dokumenter, der er offentliggjort af Kommissionen i henhold til forordning (EF) nr. 1049/2001, gøres tilgængelige for den brede offentlighed ("erga omnes-virkning").
På grund af erga omnes-virkningen af forordning (EF) nr. 1049/2001 kan Kommissionen ikke:
a)
afslå at give andre personer, der har fremsat begæring, aktindsigt i et dokument, der er lovligt frigivet efter reglerne i nævnte forordning og/eller
b)
give en mere begrænset aktindsigt i et dokument, der tidligere er blevet offentliggjort efter reglerne i nævnte forordning.
Dokumenter, der er offentliggjort i henhold til forordning (EF) nr. 1049/2001, skal offentliggøres på EASE-portalen eller på en lignende onlineplatform. Kommissionen kan fastsætte særlige regler for adgang til sådanne platforme. Kommissionen påtager sig intet ansvar for videreanvendelse af de offentliggjorte dokumenter, der er omfattet af tredjemands intellektuelle ejendomsrettigheder. Kommissionen kan opfylde sin forpligtelse til at give aktindsigt ved at underrette den person, der har fremsat begæringen, om, hvordan vedkommende kan få adgang til et dokument, som den tidligere har frigivet.
Kommissionen kan besvare et stort antal begæringer om det eller de samme dokumenter eller om det samme specifikke emne, navnlig når de er formuleret på samme måde, ved en enkelt offentliggørelse. Alle de personer, der har fremsat begæringer, underrettes om denne offentliggørelse og om de relevante muligheder for prøvelse af afgørelsen.
Artikel 14
Personoplysninger
1.   Hvis et dokument, der er begæret aktindsigt i, indeholder personoplysninger som omhandlet i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2018/1725) 
(
6
)
 (herefter "forordning (EU) 2018/1725"), skal behandlingen af sådanne personoplysninger være i overensstemmelse med artikel 8 i Den Europæiske Unions charter om grundlæggende rettigheder og bestemmelserne i nævnte forordning.
2.   Hvis identiteten og funktionen for Kommissionens ansatte på direktørniveau eller derover, kommissærer og medlemmer af deres kabinet, er nævnt i forbindelse med deres erhverv i dokumenter, der er genstand for en begæring i henhold til forordning (EF) nr. 1049/2001, skal de oplyses, medmindre der er grund til at antage, at den registreredes legitime interesser vil kunne lide skade.
Følgende fysiske personers identitet og funktion skal også oplyses, hvis de nævnes i forbindelse med deres erhverv, medmindre der er grund til at antage, at den registreredes legitime interesser vil kunne lide skade:
a)
Offentlige personer, der handler i deres offentlige egenskab, såsom statsoverhoved, præsident, minister, højtstående statsembedsmænd, leder af den regionale forvaltning, ambassadør, medlem af parlamentet, fast repræsentant, medlem af Europa-Parlamentet, generalsekretær eller tilsvarende og derover fra andre EU-institutioner og -organer eller internationale mellemstatslige organisationer samt ledende kirkelige embedsmænd.
b)
Formænd, generaldirektører, administrerende direktører, driftsdirektører eller tilsvarende retlige repræsentanter for juridiske personer såsom virksomheder, konsortier, ikkestatslige organisationer, herunder tænketanke og sammenslutninger.
3.   Hvis et dokument indeholder personoplysninger, der allerede er retmæssigt offentliggjort, fremsender Kommissionen blot dokumentet til den person, der har fremsat begæringen, eller henviser vedkommende til det offentlige link, hvor dokumentet er tilgængeligt.
4.   Når en person fremsætter begæring om aktindsigt i dokumenter, der indeholder vedkommendes egne personoplysninger, behandles denne begæring i henhold til artikel 17 i forordning (EU) 2018/1725, medmindre den pågældende specifikt anmoder om, at begæringen behandles i henhold til forordning (EF) nr. 1049/2001. I sidstnævnte tilfælde underrettes den person, der har fremsat begæringen, om, at de ønskede dokumenter for at beskytte den registreredes legitime interesser offentliggøres uden personoplysninger, medmindre nødvendigheds- og proportionalitetstesten i artikel 9 i forordning (EF) 2018/1725 er opfyldt.
5.   Enhver anmodning fra en tredjepart, der er blevet hørt i henhold til artikel 4, stk. 4 og 5, i forordning (EF) nr. 1049/2001, om at få kendskab til den person, der har fremsat begæringen, vil medføre videregivelse af personoplysninger og skal afslås efter bestemmelserne i forordning (EU) 2018/1725.
Artikel 15
Opfyldelse af domme afsagt af Den Europæiske Unions domstol og efterkommelse af Den Europæiske Ombudsmands henstillinger
1.   Hvis Domstolen annullerer en bekræftende afgørelse, vedtager Kommissionen en ny bekræftende afgørelse til opfyldelse af dommen.
2.   Hvis Den Europæiske Ombudsmand har fremsat et forslag til en løsning eller henstilling, kan Kommissionen efter en vurdering af dennes argumenter beslutte at give yderligere eller fuld aktindsigt i dokumenter inden for rammerne af Kommissionens svar på forslaget eller henstillingen.
Både de således offentliggjorte dokumenter og Kommissionens svar til Den Europæiske Ombudsmand offentliggøres på EASE-portalen.
Artikel 16
Særlige regler for begæringer om aktindsigt i dokumenter vedrørende OLAF's, Overvågningsudvalgs og den kontrolansvarlige for processuelle garantiers aktiviteter
1.   Hvad angår indledende svar gælder det som en undtagelse fra artikel 10, stk. 4, i disse regler, at såfremt begæringen vedrører dokumenter vedrørende de administrative undersøgelser, der er foretaget af Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig (OLAF), jf. artikel 1 i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU, Euratom) nr. 883/2013 
(
7
)
 (herefter "forordning (EU, Euratom) nr. 883/2013") og artikel 2, stk. 1 og 2, i Kommissionens afgørelse 1999/352/EF, EKSF, Euratom om oprettelse af OLAF 
(
8
)
, (herefter "afgørelse 1999/352/EF, EKSF, Euratom") underskrives det indledende svar af den direktør i OLAF, som OLAF's generaldirektør har udpeget til dette formål.
Denne regel gælder også for dokumenter vedrørende personalespørgsmål, hvor generaldirektøren for OLAF fungerer som ansættelsesmyndighed.
Hvis begæringen omhandler dokumenter, der vedrører Overvågningsudvalgets aktiviteter, jf. artikel 15 i forordning (EU, Euratom) nr. 883/2013, og som ikke hidrører fra OLAF, underskrives det indledende svar af chefen for Overvågningsudvalgets sekretariat efter høring af Overvågningsudvalget.
Overvågningsudvalgets sekretariat hører OLAF, hvis dokumenterne vedrørende Overvågningsudvalgets aktiviteter afslører oplysninger om specifikke undersøgelsesskridt, der er taget i en OLAF-undersøgelse, eller resultatet heraf på en sådan måde, at OLAF-undersøgelsen kan identificeres af offentligheden, herunder informanten eller den person, der er berørt af undersøgelsen. Undersøgelsens sagsnummer betragtes ikke som sådanne oplysninger. Overvågningsudvalgets sekretariat og OLAF bestræber sig på at finde en løsning, der sikrer en hurtig behandling af begæringen. Chefen for Overvågningsudvalgets sekretariat tager hensyn til OLAF's udtalelse.
Hvis begæringen omhandler dokumenter, der vedrører den kontrolansvarlige for processuelle garantiers aktiviteter, jf. artikel 9a og 9b i forordning (EU, Euratom) nr. 883/2013, og som ikke hidrører fra OLAF, underskrives det indledende svar af den kontrolansvarlige for processuelle garantier.
Den kontrolansvarlige for processuelle garantier hører OLAF, hvis dokumenterne vedrørende den kontrolansvarliges aktiviteter afslører oplysninger om specifikke undersøgelsesskridt eller resultatet heraf i en identificerbar OLAF-undersøgelse. Undersøgelsens sagsnummer betragtes ikke som sådanne oplysninger. Den kontrolansvarlige og OLAF bestræber sig på at finde en løsning, der sikrer en hurtig behandling af begæringen. Den kontrolansvarlige tager hensyn til OLAF's udtalelse.
2.   Hvad angår bekræftende afgørelser gælder det som en undtagelse fra artikel 11, stk. 1, i disse regler, at såfremt den genfremsatte begæring vedrører dokumenter vedrørende de administrative undersøgelser foretaget af Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig (OLAF), jf. artikel 1 i forordning (EU, Euratom) nr. 883/2013 og artikel 2, stk. 1 og 2, i afgørelse 1999/352/EF, EKSF, Euratom, uddelegeres beføjelsen til at træffe afgørelser om genfremsatte begæringer til OLAF's generaldirektør. OLAF's generaldirektør træffer afgørelsen efter aftale med Juridisk Tjeneste. Det samme gælder for genfremsatte begæringer vedrørende dokumenter om personalespørgsmål, hvor generaldirektøren for OLAF fungerer som ansættelsesmyndighed.
Beføjelsen til at træffe afgørelse om genfremsatte begæringer delegeres til generalsekretæren, når de genfremsatte begæringer vedrører indledende svar afgivet af chefen for Overvågningsudvalgets sekretariat eller af den kontrolansvarlige for processuelle garantier. Generalsekretæren hører OLAF, hvis dokumenterne afslører oplysninger om specifikke undersøgelsesskridt, der er taget i en OLAF-undersøgelse, eller resultatet heraf på en sådan måde, at OLAF-undersøgelsen kan identificeres af offentligheden, herunder informanten eller den person, der er berørt af undersøgelsen.
Artikel 17
Princippet om loyalt samarbejde
Begæringer om aktindsigt, der indgives af nationale myndigheder eller organer, herunder retslige myndigheder, behandles i overensstemmelse med princippet om loyalt samarbejde i henhold til artikel 4, stk. 3, i traktaten om Den Europæiske Union.
Efter udtrykkelig anmodning fra de nationale myndigheder behandler Kommissionen deres begæring i henhold til forordning (EF) nr. 1049/2001.
Artikel 18
Gennemførelse af udtrædelsesaftalen
I overensstemmelse med artikel 122 i Det Forenede Kongerige Storbritannien og Nordirlands udtrædelsesaftale fra Den Europæiske Union og Det Europæiske Atomenergifællesskab 
(
9
)
 forstås alle henvisninger til medlemsstaterne og deres myndigheder i forordning (EF) nr. 1049/2001 og nærværende bestemmelser som omfattende Det Forenede Kongerige og dets myndigheder for så vidt angår dokumenter, der er udarbejdet af eller indhentet af Kommissionen inden eller efter overgangsperiodens udløb i forbindelse med Unionens aktiviteter i henhold til nævnte aftale.
Artikel 19
Behandling af begæringer om aktindsigt i klassificerede dokumenter
Når en begæring om aktindsigt vedrører et følsomt dokument som defineret i artikel 9, stk. 1, i forordning (EF) nr. 1049/2001 eller et andet dokument, der er klassificeret i henhold til de relevante sikkerhedsbestemmelser, behandles den af tjenestemænd, der har ret til at gøre sig bekendt med dokumentet i henhold til Kommissionens gældende sikkerhedsregler.
Ethvert fuldstændigt eller delvis afslag på aktindsigt i et klassificeret dokument begrundes på grundlag af undtagelserne i artikel 4 i forordning (EF) nr. 1049/2001. Hvis det på grundlag af disse undtagelser ikke er muligt at give afslag på aktindsigt i et klassificeret dokument, sørger generaldirektoratet eller den tjenestegren, der behandler begæringen, for, at klassifikationen fjernes fra dokumentet, inden det overgives til den person, der har fremsat begæring om det.
Der kan dog kun gives aktindsigt i et klassificeret dokument, hvis der er opnået samtykke fra den myndighed, fra hvilken dokumentet hidrører.
Artikel 20
Intern organisation
Alle generaldirektorater og tjenestegrene skal udpege en særlig medarbejder med en solid juridisk baggrund som koordinator for aktindsigt, der skal sikre en korrekt gennemførelse af forordning (EF) nr. 1049/2001 inden for det respektive generaldirektorat eller den respektive tjenestegren, herunder overholdelse af frister og konsekvens i svarene.
Generalsekretariatet sikrer en god koordinering og en ensartet anvendelse af disse regler i de forskellige generaldirektorater og tjenestegrene. Med henblik herpå giver den dem al nødvendig rådgivning, vejledning og uddannelse.
(
1
)
  Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 1049/2001 af 30. maj 2001 om aktindsigt i Europa-Parlamentets, Rådets og Kommissionens dokumenter (
EFT L 145 af 31.5.2001, s. 43
, ELI: 
http://data.europa.eu/eli/reg/2001/1049/oj
).
(
2
)
  
            
EUT L 430 af 2.12.2021, s. 30
, ELI: 
http://data.europa.eu/eli/dec/2021/2121/oj
.
(
3
)
  Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2022/1925 af 14. september 2022 om åbne og fair markeder i den digitale sektor og om ændring af direktiv (EU) 2019/1937 og (EU) 2020/1828 (
EUT L 265 af 12.10.2022, s. 1
, ELI 
http://data.europa.eu/eli/reg/2022/1925/oj
).
(
4
)
  Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2022/2065 af 19. oktober 2022 om et indre marked for digitale tjenester og om ændring af direktiv 2000/31/EF (
EUT L 277 af 27.10.2022, s. 1
, ELI 
http://data.europa.eu/eli/reg/2022/2065/oj
).
(
5
)
  Forordning nr. 1 om den ordning, der skal gælde for Det Europæiske Økonomiske Fællesskab på det sproglige område (
EFT 17 af 6.10.1958, s. 385
, ELI: 
http://data.europa.eu/eli/reg/1958/1(1)/oj
).
(
6
)
  Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2018/1725 af 23. oktober 2018 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger i Unionens institutioner, organer, kontorer og agenturer og om fri udveksling af sådanne oplysninger og om ophævelse af forordning (EF) nr. 45/2001 og afgørelse nr. 1247/2002/EF (
EUT L 295 af 21.11.2018, s. 39
, ELI: 
http://data.europa.eu/eli/reg/2018/1725/oj
).
(
7
)
  Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU, Euratom) nr. 883/2013 af 11. september 2013 om undersøgelser, der foretages af Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig (OLAF) og om ophævelse af Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 1073/1999 og Rådets forordning (Euratom) nr. 1074/1999 (
EUT L 248 af 18.9.2013, s. 1
, ELI: 
http://data.europa.eu/eli/reg/2013/883/oj
).
(
8
)
  Kommissionens afgørelse 1999/352/EF, EKSF, Euratom af 28. april 1999 om oprettelse af Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig (OLAF) (
EFT L 136 af 31.5.1999, s. 20
, ELI 
http://data.europa.eu/eli/dec/1999/352/oj)
.
(
9
)
  Aftale om Det Forenede Kongerige Storbritannien og Nordirlands udtræden af Den Europæiske Union og Det Europæiske Atomenergifællesskab (
EUT L 29 af 31.1.2020, s. 7
, ELI: 
http://data.europa.eu/eli/treaty/withd_2020/sign
).
ELI: http://data.europa.eu/eli/dec/2024/3080/oj
ISSN 1977-0634 (electronic edition)

Summary:
Europa-Kommissionens forretningsorden
RESUMÉ AF:
Europa-Kommissionen — forretningsorden
Afgørelse (EU) 2024/3080 om fastlæggelse af Kommissionens forretningsorden
HVAD ER FORMÅLET MED PROCESREGLEMENTET?
I henhold til artikel 
249
 i traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde skal 
Europa-Kommissionen
 vedtage sin egen forretningsorden.
Afgørelse (EU) 2024/3080 ændrer forretningsordenen, der regulerer Europa-Kommissionens (interne) funktionsmåde.
Struktur
Kollegialitet— Kommissionen skal fungere som 
kollegium
 med en 
formand
 og andre kommissærer, herunder Den Europæiske Unions højtstående repræsentant for udenrigsanliggender og sikkerhedspolitik, som hver har definerede roller.
Prioriteter, arbejdsprogram og 
budget
 — Kommissionen skal fastlægge prioriteter i overensstemmelse med de politiske retningslinjer, der er fastsat af formanden, og som fremgår af dens arbejdsprogram og udkastet til 
Den Europæiske Union
s almindelige budget, som den vedtager hvert år.
Beslutningsprocedurerne
Mundtlig procedure.
 Kommissionen træffer beslutninger — primært af større politisk eller økonomisk betydning — på sine normale eller ekstraordinære møder.
Skriftlig procedure.
 Beslutninger vedtages skriftligt inden for en forudbestemt frist.
Bemyndigelsesprocedure
 Kommissionen giver en eller flere kommissærer bemyndigelse til at forvalte eller administrere på sine vegne.
Delegeringsprocedure.
 Kommissionen kan ved delegation give generaldirektørerne og cheferne for tjenestegrenene beføjelse til at træffe forvaltningsmæssige og administrative foranstaltninger på sine vegne.
Tjenester og samarbejde på tværs af tjenester
Den organisatoriske struktur består af en række generaldirektorater og andre tjenestegrene under Kommissionen. Disse udgør en fælles administrativ tjeneste og deler det kollektive ansvar for sammenhængen i alle politikker.
Personalet overholder de højeste faglige og etiske regler og handler i overensstemmelse med 
personalevedtægten
 og 
kodeksen for god forvaltningsskik
.
Generalsekretariatets rolle — bistår formanden, herunder ved at sikre, at Kommissionens prioriteter er i overensstemmelse med de politiske retningslinjer.
Generaldirektørernes, tjenestechefernes og den juridiske tjenestes rolle.
I lyset af princippet om kollegialitet gennemføres der høringer mellem generaldirektoraterne og Generalsekretariatet, den juridiske tjeneste og andre tjenester under udarbejdelsen af et udkast til en retsakt.
Gennemsigtighed, databeskyttelse og sikkerhed
Aktindsigt i 
lovgivningsforslag
 og tilhørende dokumenter.
Gennemsigtighed i forholdet til interesserepræsentanter i overensstemmelse med reglerne og principperne i det offentlige 
åbenhedsregister
.
Gennemførelsesbestemmelser til forordning (EF) nr. 
1049/2001
 om 
aktindsigt i dokumenter
 (bilag).
Generel forpligtelse til at respektere 
fortroligheden
 af drøftelser, oplysninger og dokumenter.
Følgende bilag til det interne regulativ forbliver midlertidigt i kraft:
Bilaget om oprettelse af ARGUS 's generelle system for hurtig varsling og
Bilaget om anvendelse af 
Århus-konventionens
 bestemmelser om adgang til oplysninger, offentlig deltagelse i beslutningstagning samt adgang til domstolsprøvelse på miljøområdet på fællesskabsinstitutioner og -organer.
BAGGRUND
For yderligere oplysninger henvises til:
Beslutningsprocedure i Kommissionen
 (Europa-Kommissionen).
HOVEDDOKUMENTER
Kommissionens 
forretningsorden
 (K(2000) 3614) (EUT L 308 af 
8.12.2000
, s. 26).
Kommissionens afgørelse (EU) 
2024/3080
 af 
4. december 2024
 om fastlæggelse af Kommissionens forretningsorden og om ændring af afgørelse K(2000) 3614 (EUT L, 2024/3080, 
5.12.2024
).
Efterfølgende ændringer af forretningsordenen er indarbejdet i grundteksten. Denne 
konsoliderede udgave
 har ingen retsvirkning.
TILHØRENDE DOKUMENTER
Kommissionens afgørelse (EU) 
2024/3083
 af 
4. december 2024
 om kodeksen for god forvaltningsskik for Europa-Kommissionens medarbejdere i deres forbindelser med offentligheden (EUT L, 2024/3083, 
5.12.2024
).
Kommissionens afgørelse (EU) 
2023/748
 af 
11. april 2023
 om de nærmere regler for anvendelsen af Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 1367/2006 for så vidt angår anmodninger om intern prøvelse af forvaltningsakter og administrative undladelser (EUT L 99 af 
12.4.2023
, s. 23).
Konsolideret udgave af traktaten om Den Europæiske Union — afsnit III: Bestemmelser om institutionerne — artikel 
17
 (EUT C 202 af 
7.6.2016
, s. 25).
Konsolideret udgave af traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde — sjette del: Institutionelle og finansielle bestemmelser — afsnit I: Bestemmelser vedrørende institutionerne — kapitel 1: Institutionerne — 4. afdeling: Kommissionen — artikel 
248
 (tidl. artikel 217, stk. 2 i TEF) (EUT C 202 af 
7.6.2016
, s. 157).
Konsolideret udgave af traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde — sjette del: Institutionelle og finansielle bestemmelser — afsnit I: Bestemmelser vedrørende institutionerne — kapitel 1: Institutionerne — 4. afdeling: Kommissionen — artikel 
249
 (tidl. artikel 218, stk. 2, og artikel 212 i TEF) (EUT C 202 af 
7.6.2016
, s. 157).
Konsolideret udgave af traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde — sjette del: Institutionelle og finansielle bestemmelser — afsnit I: Bestemmelser vedrørende institutionerne — kapitel 1: Institutionerne — 4. afdeling: Fælles bestemmelser — Artikel 
250
 (tidl. artikel 219 TEU) (EUT C 202 af 
7.6.2016
, s. 157)
Rådets forordning (EU) 
2016/300
 af 
29. februar 2016
 om lønningsregulativ for offentligt EU-ansatte på højt plan (EUT L 58 af 
4.3.2016
, s. 1).
Kommissionens afgørelse (EU, Euratom) 
2015/444
 af 
13. marts 2015
 om reglerne for sikkerhedsbeskyttelse af EU's klassificerede informationer (EUT L 72 af 
17.3.2015
, s. 53).
Det Europæiske Råds afgørelse 
2013/272/EU
 af 
22. maj 2013
 om antallet af medlemmer i Europa-Kommissionen (EUT L 165 af 
18.6.2013
, s. 98).
Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 
1367/2006
 af 
6. september 2006
 om anvendelse af Århus-konventionens bestemmelser om adgang til oplysninger, offentlig deltagelse i beslutningsprocesser samt adgang til klage og domstolsprøvelse på miljøområdet på Fællesskabets institutioner og organer (EUT L 264 af 
25.9.2006
, s. 13).
Se den 
konsoliderede udgave
.
Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 
1049/2001
 af 
30. maj 2001
 om aktindsigt i Europa-Parlamentets, Rådets og Kommissionens dokumenter (EUT L 145 af 
31.5.2001
, s. 43).
seneste ajourføring 
7.4.2025