CELEX ID: 32022Q0531(01)

--- ENGLISH ---

Document:
31.5.2022
EN
Official Journal of the European Union
L 149/1
RULES OF PROCEDURE AND CODE OF CONDUCT FOR MEMBERS OF THE EUROPEAN ECONOMIC AND SOCIAL COMMITTEE
(MAY 2022)
PREAMBLE
1.
The European Economic and Social Committee (the ‘Committee’), which was established by the 1957 Treaties of Rome, is a consultative body of the European Union.
2.
Based on Article 300 of the Treaty on the Functioning of the European Union, the Committee consists of representatives of organisations of employers, of the workers and of other parties representative of civil society, notably in socio-economic, civic, professional and cultural areas.
The members of the Committee are not bound by any mandatory instructions. They are completely independent in the performance of their duties, in the Union’s general interest.
The Committee works in three groups: the employers’ group, the workers’ group and the other parties of civil society group.
3.
Within the European institutional set-up, the Committee fulfils a specific role: it is the prime forum in which the organisations of civil society in the European Union, represented by the members, can have their views represented and discussed, and it is especially well placed to act as an intermediary between organised civil society and the European Union institutions.
The Committee's consultative role enables European civil society to participate in the European Union decision-making process.
4.
The Committee’s discussions often require negotiations involving all parties of civil society: employers (group I), workers (group II) and other parties of civil society (group III).
5.
This expertise and the search for convergence resulting from these discussions and negotiations improve the quality and credibility of the European Union decision-making process, insofar as they make it more comprehensible and acceptable for Europe’s citizens and increase the transparency which is so vital for democracy.
6.
As a chamber for debating and for drawing up opinions, the Committee helps to strengthen the democratic credentials of the process of building the European Union, including the promotion of relations between the EU and socio-economic groupings in third countries.
In so doing, it helps to promote genuine identification with Europe.
7.
After the expiry of the European Coal and Steel Community Treaty, the European Commission tasked the European Economic and Social Committee to take over the acquis and the resources of the consultative committee of the ECSC. This is how the consultative commission on industrial change (CCMI) was created and is still today a part of the Committee.
8.
To carry out its mission successfully, the Committee establishes its Rules of Procedure in accordance with Article 303, second paragraph, of the Treaty on the Functioning of the European Union.
PART ONE
ORGANISATION OF THE COMMITTEE
TITLE I
MEMBERS OF THE COMMITTEE
Rule 1 – Members of the Committee
1.
The Committee consists of representatives of organisations of employers, of the workers, and of other parties representative of civil society, notably in socio-economic, civic, professional and cultural areas.
2.
Members of the Committee are appointed for five years. Their term of office is renewable.
3.
The members of the Committee are not bound by any mandatory instructions. They are completely independent in the performance of their duties, in the Union’s general interest.
4.
Members of the Committee are entitled to the allowances and reimbursement of travel and subsistence expenses necessary for the performance of their duties, in accordance with the relevant decisions of the Council of the EU and of the bureau.
The Council determines the allowances of members of the Committee.
5.
The Committee shall strive to ensure compliance with the principles of gender equality and non-discrimination, as defined in European Union law, and that these principles are applied in all bodies of the Committee.
The bureau shall assess developments regarding the gender balance in the various bodies of the Committee and, if necessary, adopt specific recommendations.
On a regular basis, a report prepared with the help of the administration shall be presented to the bureau to evaluate such developments. On the basis of such a report, the bureau shall decide on concrete measures in order to improve the gender balance.
Rule 2 – Members’ Statute
1.
Members of the Committee shall have the title ‘member of the European Economic and Social Committee’.
2.
In the performance of their duties and during travel to and from the place of meetings, members enjoy the customary privileges, immunities and facilities established in Article 10 of the ‘Protocol (No 7) on the privileges and immunities of the European Union’ annexed to the Treaties.
3.
The ‘Members' Statute of the European Economic and Social Committee’ (the ‘Members’ Statute’) shall define their rights and obligations, as well as the rules governing their activity and their relations with the Committee and its services.
Rule 3 – Code of Conduct
1.
Members are required to maintain the standards enshrined in the ‘Code of Conduct for Members of the EESC’ (the ‘Code of Conduct’).
2.
The Code of Conduct, appended as an annex, which has the same legal value as these Rules of Procedure, sets the standards and principles of conduct applicable to members of the Committee, delegates of the CCMI, alternates and advisors.
3.
The Code of Conduct establishes an ethical committee.
It also sets the procedure and the measures to be applied in case of a breach of standards and principles.
4.
Failure to comply with the standards and principles established by the Code of Conduct may lead to the application of the measures set out in the said Code.
Rule 4 – Termination of members’ tenure of office
1.
Membership of the Committee expires at the end of the five-year term laid down by the Council at the time of the Committee’s renewal.
2.
Individual membership may also exceptionally cease through death, on resignation, on removal from office, in the event of unforeseen circumstances or an incompatibility of functions arising or on expulsion.
3.
Resignations shall be in writing and shall be addressed to the president of the Committee.
In cases of resignation other than those provided for in paragraph 8 of this Rule, the resigning member:
—
shall remain in office until the date on which the appointment of his or her replacement takes effect, unless the resigning member indicates otherwise; and
—
may withdraw the resignation up until the date it is forwarded to the Council in accordance with paragraph 9 of this Rule.
4.
The circumstances in which members may be removed from office are laid down in Rule 93(2) of these Rules of Procedure.
5.
Unforeseen circumstances shall arise where a member of the Committee is unable to perform his or her duties for medical or other reasons, for a period of more than twelve months.
6.
An incompatibility of functions shall arise where a member of the Committee is appointed or elected as a member of a government or parliament, a deputy minister with political responsibilities, a member of an institution or body of the European Union, or becomes an official or other servant of the Union in active employment.
7.
The circumstances in which members may be expelled are laid down in Articles 14(3) and 16 of the Code of Conduct.
8.
In the event of removal from office, unforeseen circumstances or an incompatibility of functions arising, the member in question shall resign.
Failure to resign in one of these cases may result in the application of Articles 14(3) and 16 of the Code of Conduct.
9.
In all exceptional cases of termination of tenure of office, the president of the Committee shall notify the Council in order for the Council to verify the vacancy and initiate the replacement procedure.
The new member shall be appointed for the remainder of the current term of office.
TITLE II
BODIES OF THE COMMITTEE
Chapter I
General points
Rule 5 – Executive bodies, compositions and structure
1.
The president and the bureau are the executive bodies of the Committee.
2.
The Committee works in its full composition – plenary sessions of the assembly – or in a reduced composition – meetings of sections and of other Committee bodies.
The secretariat shall keep up to date and publish on the intranet the list of Committee bodies.
3.
The Committee is divided into three groups, the composition and role of which are set out in Rule 6.
Chapter II
The groups
Rule 6 – Composition and role of the groups
1.
At the installation of the Committee in office three groups of members shall be set up, representing respectively employers, workers and other components of organised civil society.
2.
The groups shall operate in a democratic, transparent and autonomous manner in their functioning, in accordance with their principles and internal practice and with these Rules of Procedure.
3.
Members may join one of the groups on a voluntary basis, subject to the approval of their eligibility by the members of that group.
No member may belong to more than one group at the same time.
4.
The groups shall participate in the preparation, organisation and coordination of the business of the Committee and its constituent bodies.
They shall endeavour to reach a consensus with the other groups.
They shall make proposals for elections and appointments to posts and for the composition of the Committee's bodies in accordance with these Rules of Procedure.
5.
Each group shall be provided with a secretariat.
Rule 7 – Group presidents
1.
Each group shall internally elect its president and, if applicable, its vice-presidents.
2.
The group presidents shall automatically be members of the Committee bureau.
3.
The group presidents shall have an advisory role in the formulation of the Committee policy vis-à-vis the presidency and the bureau.
4.
The group presidents shall meet regularly with the Committee presidency in the enlarged presidency to assist in preparing the work of the bureau and the assembly, in accordance with Rule 20(3).
Rule 8 – Members not belonging to a group
1.
As group membership is voluntary, members may belong to none of the groups.
2.
Members not belonging to a group shall not have significant advantages or disadvantages over members belonging to a group.
3.
With regard to participation in the work of the Committee, members not belonging to a group shall have the same rights and obligations as those who have joined a group.
Members not belonging to a group shall have the material and technical support required for the performance of their duties.
This support shall be provided by the general secretariat.
4.
The bureau shall determine the detailed arrangements for the participation of members not belonging to a group in the work of the Committee.
The detailed arrangements for the provision of material support by the secretariat shall be laid down by the bureau on a proposal from the secretary-general.
5.
The participation of members not belonging to a group in study groups, as well as their appointment as rapporteurs, shall be the subject of a decision by the Committee president after consultation of the groups.
6.
At plenary debates, the allocation of speaking time must take account of the existence of members not belonging to a group.
7.
In any case, the right of members not belonging to a group to access all information provided to group members shall be guaranteed.
Chapter III
The assembly
Rule 9 – Composition of the assembly
1.
The assembly comprises all the members of the Committee appointed by the Council, who meet in plenary session.
2.
Delegates of the CCMI, alternates and advisors are not members of the Committee and do not form part of the assembly.
Rule 10 – Powers of the assembly
1.
The assembly exercises all the powers conferred on the Committee by the Treaties and other legal instruments.
However, it may confer its powers on another Committee body in the Rules of Procedure, the Code of Conduct or the Members’ Statute, in accordance with the provisions of these Rules of Procedure.
It may also expressly delegate its powers in the cases provided for in these Rules of Procedure.
2.
The assembly shall have residual powers: any power not conferred on another body by the Rules of Procedure, the Code of Conduct or the Members’ Statute shall belong to the assembly.
3.
The assembly shall adopt the opinions and other acts that the Committee draws up within the framework of the consultative role given to it by the Treaties.
4.
The assembly shall adopt the Rules of Procedure, the Code of Conduct and the Members' Statute.
5.
The assembly shall determine the number of members of the bureau in accordance with the provisions of these Rules of Procedure.
It shall also determine the number and the responsibilities of the sections, as well as the number of members participating in each section and in the CCMI, on a proposal from the groups.
6.
The assembly shall appoint the president and vice-presidents of the Committee, the presidents of the sections and of the CCMI, as well as the rest of the members of the bureau, with the exception of the three group presidents, who shall be elected directly by their respective groups.
It shall also appoint, on a proposal from the groups, the members of the sections, the members and delegates of the CCMI as well as the members of their bureaux, the members of the subcommittees, of the observatories, of the delegations, of the ethical committee, the quaestors and the members of the rules of procedure panel.
7.
The assembly shall have the power to revise on appeal certain decisions of the bureau in accordance with paragraph 8 of Rule 12.
8.
The powers laid down in paragraphs 2 to 7 of this Rule shall not be delegated to or conferred on any other body.
Chapter IV
The bureau of the Committee
Rule 11 – Composition of the bureau
The bureau of the Committee shall comprise:
a)
the president of the Committee;
b)
the two vice-presidents of the Committee;
c)
the three group presidents, elected as provided for in Rule 37(2)(a), second indent;
d)
the presidents of the sections and of the CCMI; and
e)
a variable number of members, totalling no more than the number of Member States.
Rule 12 – Powers of the bureau
1.
The bureau shall have political responsibility for the general management of the Committee.
In particular, it shall ensure that the activities of the Committee, its bodies and its staff are in keeping with its institutional aims.
2.
The bureau shall determine the objectives, the strategies and the priorities of the Committee in all areas.
It shall determine the Committee’s work programme and shall evaluate the implementation of said programme.
It shall adopt the Committee’s work programme after consulting the enlarged presidency.
3.
The bureau shall exercise the budgetary and financial powers provided for in the Regulation on the financial rules applicable to the general budget of the European Union 
(
1
)
 (the ‘Financial Regulation’) and in these Rules of Procedure.
4.
In particular, the bureau shall:
—
perform the duties of authorising officer conferred on the Committee under the Financial Regulation. It shall delegate these powers to the secretary-general, as authorising officer by delegation, specifying the extent of the delegated powers and whether the secretary-general may subdelegate his or her powers;
—
determine the implementing arrangements regarding the allowances and reimbursement of travel and subsistence expenses of members, CCMI delegates, alternates and advisors, in compliance with the applicable budget and financial procedures;
—
in accordance with the applicable budgetary and financial procedures, lay down rules regarding:
—
the assistance to be given to members, delegates of the CCMI, alternates and advisors with disabilities;
—
the co-financing of training, IT, telecommunications and office equipment costs incurred by members and delegates of the CCMI;
—
the payment or reimbursement of entertainment and representation expenses incurred by members and delegates of the CCMI;
—
authorise activities in accordance with the provisions of Rule 13.
5.
The bureau shall be responsible for ensuring that the Committee makes good use of its human, budgetary and technical resources.
It shall lay down the organisation and working procedures of the Committee and shall adopt the organisation chart on the proposal of the secretary-general.
6.
The bureau shall adopt provisions for implementing the Rules of Procedure after consulting the groups in accordance with the provisions of these Rules of Procedure.
7.
The bureau may set up 
ad hoc
 groups to deal with any questions falling within its competence. It may also set up permanent groups as provided for in Rule 35.
8.
The bureau shall clarify the interpretation of the Rules of Procedure and its Implementing Provisions at the request of a member of the Committee or of the secretary-general. However, the assembly shall be responsible for interpreting the Rules of Procedure with regard to the prerogatives of the bureau.
The bureau’s interpretation decisions may be appealed to the assembly in accordance with the procedure laid down in the Implementing Provisions of the Rules of Procedure.
The assembly’s decision shall be final.
9.
Every six months the bureau shall examine, on the basis of a report drawn up for this purpose, the action taken on opinions delivered by the Committee.
10.
The bureau shall consider suggestions and recommendations from external control or investigation bodies in a timely manner.
11.
The bureau shall lay down its own procedural rules.
Rule 13 – Authorisation of activities
The bureau may authorise activities directly or indirectly linked to the Committee’s consultative function by decisions on a case-by-case basis. This applies in particular to:
—
the establishment, composition and management by the Committee of forums, platforms or other thematic consultation structures, and the format for the participation of the Committee in the consultation structures set up by the institutions of the European Union or in structures in which such institutions take part;
—
members’ participation in external structures, which shall be regularly monitored and evaluated. Members’ representation in external structures shall be balanced and on a rotational basis;
—
the preparation or commission of studies and their publication;
—
the organisation of working visits and events away from headquarters.
Rule 14 – Evaluation of policies
1.
Where appropriate, the bureau shall authorise the evaluation of policies.
2.
‘Evaluation of policies’ shall be understood as 
ex post
 evaluations, concerning policies or legal instruments of the European Union which are already being implemented.
Ex-post
 evaluations shall be qualitative and targeted.
The policy evaluation exercise shall take account of economic, social and environmental impacts.
3.
Policy evaluations may take the form of opinions or evaluation reports as defined in these Rules of Procedure:
—
where they are explicitly requested by European Union institutions or decided on own initiative and are intended to express the points of view, assessments and requests of organised civil society on the impact of the Union's policies, policy evaluations shall be adopted in the form of opinions;
—
where they are explicitly requested by European Union institutions and are intended to present factual information with conclusions and recommendations, policy evaluations shall be adopted in the form of evaluation reports.
Rule 15 – Working procedures of the Committee bureau
1.
The bureau shall be chaired by the president of the Committee or, in the absence of the president, by one of the vice-presidents.
It shall meet in ordinary session ahead of assembly sessions and in extraordinary session where necessary.
2.
The president shall convene meetings of the bureau, acting either 
ex officio
 or at the request of ten members of the bureau.
3.
Minutes of each bureau meeting shall be drawn up.
These minutes shall be submitted to the bureau for approval at the following meeting.
4.
The bureau may also work by written procedure.
The bureau shall lay down the written procedure in its own procedural rules.
5.
At the time of the Committee’s five-yearly renewal, the outgoing bureau shall discharge current business until the first meeting of the new Committee.
6.
‘Current business’ shall be understood as business that must be dealt with to ensure the continuity of services and the normal operation of the Committee during the period between the end of the term of office of the members of the outgoing Committee and the installation of the new Committee in office (‘interregnum period’), such as, in particular:
—
issues of day-to-day management that must be settled and that do not involve new decisions that would be binding on the Committee on a lasting basis;
—
ongoing business in respect of which decisions had previously been made and that is at an advanced stage, the outcome of which should be managed;
—
urgent matters where a delay in its resolution would be detrimental to the Committee. In that case, the bureau could delegate, exclusively to a member whose mandate has been renewed, the power to continue certain specific activities during the ‘interregnum period’.
Rule 16 – Instructions for the purposes of external or interinstitutional cooperation
1.
The bureau may instruct the president of the Committee to negotiate and conclude cooperation agreements with the institutions and other bodies of the European Union or with external bodies or organisations.
2.
The bureau may also instruct the secretary-general or a director of the Committee to negotiate and conclude agreements of a purely administrative nature with the institutions and bodies of the European Union or with external bodies or organisations. It can also delegate these powers to them.
3.
Such instructions and delegations shall lay down the scope, extent and limits of the instructions and shall determine the procedure to be followed for the negotiation and conclusion of such agreements on behalf of the Committee.
Rule 17 – Commission for financial and budgetary affairs (CAF)
1.
A commission for financial and budgetary affairs (CAF) shall be set up comprising twelve members: one president, who shall be one of the two Committee vice-presidents, and eleven members appointed by the bureau on a proposal from the groups.
2.
The commission for financial and budgetary affairs shall have the following powers:
a)
it shall receive the preliminary draft estimate of revenue and expenditure for the following financial year, which shall be submitted to it by the secretary-general; it shall examine said draft, discuss it with the secretary-general and submit it to the bureau, together with its comments and proposed amendments, for approval;
b)
it shall be responsible for preparing the bureau’s draft decisions of a financial and budgetary or organisational nature where they have a financial or budgetary impact.
c)
It shall advise the bureau on:
—
any matter of importance which may compromise the sound management of appropriations or prevent attainment of the objectives set, in particular regarding forecasts on the utilisation of appropriations;
—
the implementation of the current budget, transfer of appropriations, impacts relating to the establishment plan, administrative appropriations and operations concerning buildings-related projects. It shall in particular provide an assessment of the state of play and suggest future steps;
—
the discharge process, working closely with the secretary-general and the European Parliament rapporteur.
3.
The bureau may delegate other powers to the commission for financial and budgetary affairs.
4.
The commission for financial and budgetary affairs shall submit to the bureau a draft of its own procedural rules, for approval.
5.
The commission for financial and budgetary affairs shall submit a report of its activities to the ordinary bureau meetings.
6.
The president of the commission for financial and budgetary affairs shall represent the Committee vis-à-vis the European Union budgetary authorities and shall report thereon to the bureau.
Rule 18 – Communication commission (COCOM)
1.
A communication commission (COCOM) shall be set up comprising twelve members: one president, who shall be one of the two Committee vice-presidents, and eleven members appointed by the bureau on a proposal from the groups.
2.
The communication commission shall have the following powers:
a)
It shall be responsible for guiding and monitoring the Committee’s communication strategy.
b)
It shall advise the bureau and the Committee president on matters of communication.
c)
It shall coordinate the activities of the structures responsible for communication, for relations with the press and media and for culture, and ensure that such activities are consistent with the Committee's strategy and programmes.
3.
The communication commission shall submit to the bureau a draft of its own procedural rules, for approval.
4.
The communication commission shall submit a report of its activities to the ordinary bureau meetings.
Chapter V
The presidency
Rule 19 – The president of the Committee
1.
The president shall represent the Committee.
The president may delegate this authority of representation to a vice-president or, if necessary, to another member.
2.
The president shall direct the work of the Committee and its internal bodies, in accordance with the Treaties, the legal instruments in force and these Rules of Procedure.
3.
The Committee president shall convene and chair the assembly sessions, as well as the meetings of the bureau and of the enlarged presidency.
The president shall have all the powers necessary to direct the deliberations of these bodies and ensure that they are properly conducted.
4.
The president shall involve the vice-presidents in his or her activities on a permanent basis; he or she may delegate to them specific tasks or specific responsibilities falling within his or her remit.
The vice-presidents shall be accountable to the president for such delegation.
5.
The president shall report to the assembly on actions and measures taken on behalf of the Committee between plenary sessions.
These reports may be followed by a debate.
6.
The president may entrust specific tasks to the secretary-general for a limited period. The secretary-general shall report to the president thereon.
7.
The Committee, in its role as personal data controller, shall be represented by its president.
The president shall exercise on behalf of the Committee the duties and responsibilities assigned to the Committee as a European Union body by the applicable legislation on the protection of personal data.
The president may delegate this authority to the secretary-general.
8.
After his or her election, the president shall present his or her work programme for his or her term of office to the assembly.
At the end of his or her term, the president shall present a review of achievements to the assembly.
These two presentations shall be debated by the assembly.
Rule 20 – The presidency
1.
The Committee presidency shall comprise the president and the two vice-presidents.
2.
The two vice-presidents shall be respectively president of the commission for financial and budgetary affairs and president of the communication commission and shall perform these tasks under the authority of the Committee president.
3.
The Committee presidency shall meet with the group presidents in the enlarged presidency to prepare the work of the bureau and the assembly.
The section presidents may be invited to take part in these meetings.
4
The Committee presidency shall meet at least twice a year with the presidents of the groups, the sections and the CCMI in order to define the Committee’s programme of work and assess its implementation and, where appropriate, submit proposals to the bureau.
Rule 21 – The enlarged presidency
1
The enlarged presidency shall comprise the presidency and the group presidents.
2
The role of the enlarged presidency shall be to:
a)
prepare and facilitate the work of the bureau and the assembly;
b)
facilitate the necessary decisions in the event of pressing time constraints or extraordinary circumstances;
c)
advise the bureau on the formulation of the Committee’s policies;
d)
hold discussions in the event of a conflict when determining the size of a study group or in relation to its activities;
e)
propose to the bureau the agenda for the assembly;
f)
advise, where appropriate, on the appointment of officials and the employment of other servants, as provided for in these Rules of Procedure.
3
The enlarged presidency shall meet to prepare the work of the bureau and the assembly or if needed.
It shall also meet at least twice a year with the presidents of the sections and the CCMI to prepare the Committee’s programme of work and assess its implementation and, where appropriate, submit proposals to the bureau.
Other persons can be invited to the meetings of the enlarged presidency as appropriate.
Chapter VI
The sections
Rule 22 – Formation of the sections
1
The Committee’s consultative work shall be distributed between thematic sections, unless these Rules of Procedure stipulate otherwise.
2
The Committee shall set up its sections at the installation session following each five-yearly renewal.
Sections shall be set up by the assembly in the fields within the Committee’s remit as laid down in the Treaties.
3
The list of sections and the fields within their remit may be re-examined at the time of each five-yearly renewal.
Rule 23 – Members of the sections
1
The number of members of the sections shall be decided by the assembly.
2
The members of the sections shall be appointed by the assembly, on proposals from the groups. Appointments shall be for two and a half years and shall be renewable.
3
Apart from the president, every member of the Committee must be a member of at least one section.
No member may belong to more than two sections, except if he or she comes from a Member State where the number of Committee members is nine or less.
No member may belong to more than three sections.
4
The procedure laid down for the appointment of section members shall also be followed for the replacement of such members.
The replacement member does not have to belong to the same group as the replaced member.
Rule 24 – Section presidencies and bureaux
1.
The bureaux of sections, elected for a term of two and a half years, shall comprise twelve members including a president and three vice-presidents.
2
Members of section bureaux shall be appointed by the assembly on a proposal from the groups.
Section presidents and other members of section bureaux may be re-elected.
3
The presidency of sections shall be rotated between the groups under the following conditions:
—
the presidency of half the sections shall be rotated between the groups at the start of the five-year term of office;
—
the presidency of the other half of the sections shall be rotated between the groups after two and a half years, at the time of the mid-term renewal;
—
the same group may not hold the presidency of a section for a period exceeding two consecutive terms of office of two and a half years.
Rule 25 – Tasks of the sections
1
It shall be the task of the sections to adopt draft opinions that are referred to them.
2
They may also be tasked with adopting draft evaluation reports and draft information reports.
3
Each section shall have a secretariat in order to complete the tasks assigned to it.
Chapter VII
Subcommittees and observatories
Rule 26 – Subcommittees
1.
On the initiative of the bureau, the assembly may, in exceptional cases, set up subcommittees to produce draft opinions on strictly horizontal general matters.
The drafts shall be presented to the bureau and submitted to the assembly’s approval.
Members of subcommittees shall be appointed by the assembly on proposals from the groups.
2.
The bureau may also set up subcommittees in the periods between plenary sessions.
It may also appoint their members, on proposals from the groups.
In this case, the decision to set up a subcommittee and the appointment of its members shall be subject to subsequent confirmation by the assembly.
3
In no case may a subcommittee be set up for more than one matter.
A subcommittee shall be automatically dissolved as soon as the assembly votes on the draft opinion which it has prepared.
4.
Subcommittees set up for questions coming within the purview of two or more bodies shall be made up of members of those bodies.
5.
The provisions governing sections shall be applicable, 
mutatis mutandis
, to subcommittees.
Rule 27 – Observatories
1.
The Committee may set up observatories when the nature, extent and complexity of the subject to be dealt with calls for particular flexibility in the working methods, procedures and instruments to be used.
2.
An observatory shall be set up by a decision of the assembly, ratifying, where appropriate, a decision taken earlier by the bureau on a proposal from a section or from a group.
3.
The decision from the assembly to set up an observatory shall define its object, structure, composition and duration.
The decision may subsequently be revoked or amended by the assembly, on a proposal from the bureau.
4.
Members of observatories shall be appointed by the assembly on proposals from the groups.
5.
Without prejudice to the terms of reference of the sections and the CCMI, an observatory may draw up information documents and carry out studies on the effects of EU legal instruments or their absence in the areas within its remit.
These information documents and studies may be forwarded to the European Parliament, the Council, the Commission or to any other European Union institution or body, if the assembly so decides.
6.
Each observatory shall work under the oversight of a section.
7.
The bureau may authorise a section to assign the preparation of a draft opinion to the observatory attached to it.
The draft opinion prepared by the observatory shall be submitted to the section for adoption.
Where the section adopts the draft opinion, the section shall submit it to the assembly for adoption.
Chapter VIII
Consultative commissions
Rule 28 – Consultative Commission on Industrial Change (CCMI)
1.
The Committee shall set up the consultative commission on industrial change (CCMI) within three months of the date of the Committee’s five-yearly renewal, during an assembly plenary session.
2.
The CCMI shall be made up of members of the Committee and delegates from organisations representing the various economic and social sectors, as well as civil society organisations concerned by industrial change. The number of members and delegates shall be determined by the assembly on a proposal by the bureau.
The term of office of the CCMI members shall be two and a half years. For CCMI delegates it shall be five years. In both cases the mandate shall be renewable.
3.
Committee members who join the CCMI shall be appointed by the assembly on proposals from the groups.
4.
Delegates of the CCMI shall be appointed by the assembly on a proposal from the bureau, following the groups' recommendations.
The recommendations for appointing delegates shall be decided by each group in accordance with their internal rules.
5.
The president of the CCMI shall be a member of the Committee bureau, to which he or she shall report every two and a half years on the activity of this consultative commission.
6.
Delegates shall be subject to the same rules as Committee members as regards allowances and travel and subsistence expenses.
CCMI delegates may not designate alternates for CCMI meetings and preparatory work.
7.
The CCMI shall have a secretariat.
Rule 29 – The establishment of other consultative commissions
1.
The Committee may set up other consultative commissions where this proves necessary to fulfil the tasks assigned to the Committee by the Treaties or by other legal instruments.
These shall be made up of members of the Committee and of delegates from areas of civil society that the Committee wishes to involve in its work.
2.
In order to set up new consultative commissions, explicit authorisation must be obtained in advance from the Union budgetary authorities.
3.
Consultative commissions shall be set up by a decision of the assembly which shall confirm a decision adopted by the bureau.
The decision from the assembly setting up a consultative commission shall define its object, structure, composition and duration, together with any conditions for becoming a delegate on it.
Chapter IX
Dialogue with economic and social organisations in EU and non-EU states
Rule 30 – Relations with external organisations
1.
The Committee, on the initiative of the bureau, may maintain structured relations with economic and social councils and similar institutions and with civil society organisations of an economic and social nature in the European Union and in non-EU countries.
2.
In the same way, it may undertake actions designed to foster the establishment of economic and social councils or similar institutions in countries which do not yet have them.
Rule 31 – Delegations and joint consultative committees
1.
The assembly, on a proposal from the bureau, may appoint delegations to maintain relations with the various economic and social components of organised civil society in states or associations of states outside the European Union.
2.
Cooperation between the Committee and partners from organised civil society in the candidate countries shall take the form of joint consultative committees if these have been formed by the Association Councils.
Otherwise, it shall take place in contact groups.
The members of joint consultative committees and contact groups shall be appointed by the bureau on proposals by the groups.
3.
The joint consultative committees and contact groups shall draw up joint information reports and declarations, which may be forwarded by the Committee to the relevant institutions and to the actors concerned.
Chapter X
Other bodies
Rule 32 – The quaestors’ group
1.
On a proposal from the bureau, the assembly shall elect, for each two-and-a-half-year period, three Committee members to form the quaestors’ group.
2.
The position of quaestor is incompatible with that of member of the following bodies:
—
the bureau of the Committee;
—
the commission for financial and budgetary affairs (CAF);
—
the ethical committee; and
—
the audit committee.
3.
The duties of the quaestors shall be as follows:
a)
to monitor the implementation of and ensure the proper execution of the Members’ Statute;
b)
to draw up proposals for perfecting and improving the Members’ Statute;
c)
to endeavour, by taking appropriate steps, to resolve any cases of doubt or dispute arising from application of the Members’ Statute;
d)
to be responsible for relations between the members of the Committee and the general secretariat as regards application of the Members’ Statute.
Rule 33 – Ethical committee
1.
On a proposal from the bureau, the assembly shall elect, for each two-and-a-half-year period, twelve members of the Committee, with gender parity, six full members and six reserve members, who shall form the ethical committee.
The detailed arrangements for this election are laid down in Article 10 of the Code of Conduct.
2.
The position of member of the ethical committee is incompatible with that of member of the following bodies:
—
the bureau of the Committee;
—
the quaestors’ group; and
—
the audit committee.
3.
Each of the Committee’s three groups shall nominate one if its members to serve as chair of the ethical committee for two and a half years on a rotating basis.
Rule 34 – Audit committee
1.
An audit committee shall be set up with the task of advising the president and bureau on audit matters.
2.
The audit committee shall perform the duties assigned to the internal audit progress committee under Article 123 of the Financial Regulation.
In particular, the audit committee shall be tasked with ensuring the independence of the internal auditor, monitoring the quality of the internal audit work and ensuring that internal and external audit recommendations are properly considered and followed up by the Committee’s services.
3.
The audit committee shall report to the bureau.
4.
The bureau shall decide on the structure, membership, tasks and procedural rules of the audit committee, taking into account the Committee’s organisational autonomy and the importance of independent expert advice.
5.
The members of the audit committee shall be appointed by the bureau on a proposal from the groups.
Each of the Committee’s three groups shall nominate a chair of the audit committee for two and a half years on a rotating basis.
6.
The position of member of the audit committee shall be incompatible with that of member of one of the following bodies:
—
the bureau of the Committee;
—
the commission for financial and budgetary affairs (CAF);
—
the quaestors’ group; and
—
the ethical committee.
7.
The audit committee shall adopt the draft internal auditor’s charter in accordance with the Financial Regulation and in line with the relevant international standards for internal audits, and shall submit it to the bureau for adoption.
Rule 35 – Permanent groups
1.
The Committee may set up permanent groups when the nature of the subject to be dealt with calls for particular deep monitoring of the subject, being a part of EU policy of high importance for the civil society.
2.
A permanent group shall be set up by a decision of the bureau, on a proposal from a section or from a group.
3.
The decision from the bureau to set up a permanent group shall define its object, structure, composition and duration. The duration of a permanent group may not be longer than until the end of the current mandate.
4.
Members of permanent groups shall be appointed by the bureau on proposals from the groups.
5.
Each permanent group shall work under the oversight of a section.
Chapter XI
Categories
Rule 36 – Categories
1.
Members of the Committee may, on a voluntary basis, form categories representing the various economic and social interests of organised civil society in the European Union.
2.
A category shall be made up of at least ten members.
In the event of conflict over the eligibility of a member, the bureau shall decide after having consulted the members of the category.
No Committee member may belong to more than one category at the same time.
3.
The creation of a category shall be subject to approval being granted by the bureau, who shall inform the assembly.
4.
The bureau’s decision approving the creation of a category shall define its object, structure, composition, duration and procedural rules.
This decision may subsequently be amended or revoked by the bureau.
PART TWO
PROCEDURES
TITLE I
PROCEDURE FOR INSTALLING THE COMMITTEE IN OFFICE AND ELECTION AND APPOINTMENT PROCEDURES
Chapter I
Procedure for installing the Committee in office
Rule 37 – First assembly session and installation of the Committee in office
1.
The first session of the assembly following each five-yearly renewal shall be dedicated to the installation of the Committee in office.
It shall be convened and chaired by the oldest member, and shall be held not later than 40 calendar days after the date of the decision of the Council appointing the members of the Committee, provided at least half of the members have been appointed by the Council.
In the event that the members of the Committee are not all appointed in the same Council decision, the aforementioned deadline shall be counted from the date of the decision appointing the majority of the members.
2.
At the installation session, the following steps shall be taken:
a)
Setting-up of the groups
—
The members of the Committee shall declare the group to which they wish to belong and the three groups shall be set up.
—
Each group shall withdraw and elect its president and vice-presidents, where applicable, at a meeting specific to the members of that group.
—
The names of the three group presidents shall be communicated to the assembly.
b)
Setting-up of the sections
—
The assembly shall determine the number of sections and the fields within their remit.
—
The members of the Committee shall declare the sections to which they wish to belong.
—
The assembly shall appoint the section members and set up the sections.
c)
Setting-up of the Committee bureau
—
The assembly shall determine the number of bureau members.
—
The assembly shall elect the members of the bureau other than the group presidents for two and a half years from the date on which the Committee is installed in office in accordance with the provisions of these Rules of Procedure.
d)
Appointment of members to other positions of responsibility within the Committee, in accordance with the provisions of these Rules of Procedure.
3.
Only matters pertaining to these steps may be discussed while the oldest member is acting as chair.
Rule 38 – Mid-term renewal session
1.
Halfway through the five-year term, i.e. two and a half years following the date of the Committee’s installation in office, the terms of office of the Committee’s positions of responsibility shall be renewed.
2.
The meeting of the assembly at which the members are elected or appointed to the positions of responsibility referred to in the previous paragraph for the last two and a half years of a five-year period shall be convened by the outgoing Committee president.
3.
It shall be held at the beginning of the session of the month in which the term of office of the first bureau expires. The chair shall be taken by the outgoing Committee president.
Chapter II
Election and appointment procedures
Section 1 – Procedure for the election of bureau members
Rule 39 – Election panel and lists of candidates for the election of bureau members
1.
The assembly shall set up an election panel, drawn from its members and consisting of a balanced representation of members of the three groups, with one national of each Member State.
Members of the election panel shall not stand for election to the bureau.
2.
The election panel shall be responsible for receiving a list (or lists) of candidates for the bureau, for vetting the legality of the applications according to paragraph 6 of this Rule, and for submitting the list (or lists) of candidates to the assembly for the purposes of electing the bureau.
3.
The groups, represented by their presidents, shall participate in negotiating and drafting a proposal for bureau membership in the form of a common list which shall be submitted to the election panel.
4.
Alternative complete lists of members may also be submitted to the election panel by at least twenty-five members.
5.
The election panel shall first submit to the assembly the common list put forward by the groups for vote. It shall also submit to it the alternative lists, where applicable.
6.
In order to be admitted to the vote in the assembly all lists must comply with the provisions of Rules 1(5) and 41 and be accompanied by a declaration of acceptance from each candidate with an indication of the post they wish to occupy.
Rule 40 – Election of bureau members
The procedure for electing bureau members shall be carried out in stages, holding more than one ballot if necessary, in the following order:
1.
In the first stage, the assembly shall decide on the list or lists of candidates for the bureau.
a)
The common list presented by the groups shall be voted on first.
If more than two thirds of Committee members vote in favour, the members of the bureau are elected.
b)
If the common list does not obtain the required majority, the alternative list(s) shall be voted on, where appropriate, in the order decided by the election panel.
If more than two thirds of Committee members vote in favour, the members of the bureau are elected.
c)
If none of the lists presented to the assembly obtain the required majority, a second ballot shall be held in accordance with the procedure laid down in points a) and b) above.
In this case, the majority required is more than the half of the members of the Committee.
d)
If none of the lists obtains the new required majority in the second ballot, the sitting shall be suspended and postponed to another time.
When the meeting resumes, a third ballot shall be held in accordance with the procedure laid down in points a) and b) above.
In this case, the majority required is more than a half of the members present or represented.
2.
Once the list of bureau members has been adopted by the assembly, in the second stage the assembly shall elect members to the positions on the bureau other than those of the presidents of the groups, holding more than one ballot if necessary, under the following conditions:
a)
Only those bureau members who appear on the list previously adopted by the assembly may be elected.
b)
The votes shall be held in the following order:
i.
election of the Committee president,
ii.
election of the two Committee vice-presidents,
iii.
election of the section presidents,
iv.
election of the CCMI president.
c)
A majority is achieved if more than a half of the members present or represented vote in favour.
d)
If none of the candidates reaches the required majority in a vote, a second vote shall be held, but only between the two candidates who received the most votes in the first ballot.
The candidate who obtains the highest number of votes in the second vote shall be appointed.
Rule 41 – Conditions for the election of bureau members
The election of the bureau members must comply with the following conditions, otherwise the election shall be deemed to be invalid:
1.
The composition of the bureau must comply with the provisions of Rule 1(5) and reflect the overall balance between the groups and geographical balance, with at least one, and a maximum of three, nationals of each Member State.
2.
For each two-and-a-half-year term, the Committee president shall be elected in turn from among the members of the three groups.
3.
The two vice-presidents shall belong to different groups and shall be elected from among the members of the groups to which the Committee president does not belong.
4.
The president and vice-presidents of the Committee shall not be re-elected.
5.
For the two and a half years immediately following the expiry of his term of office the Committee president shall not be a member of the bureau as a vice-president of the Committee or as the president of a group, a section or the CCMI.
Rule 42 – Replacement of a bureau member
1.
If a bureau member is in one of the situations provided for in Rule 4(2), such a member shall be replaced in accordance with the conditions set out in Rule 41 for the remainder of his term of office.
2.
Replacement shall be subject to a vote by the assembly on the basis of a proposal from the group to which the member being replaced belongs. If that member does not belong to a group, the groups shall draw up a proposal for replacement.
A majority is achieved if more than half of the members present or represented vote in favour.
If the candidate proposed by the group concerned does not obtain the required majority, the group shall make new proposals until a member is appointed.
Section 2 – Procedure for the election of other positions of responsibility
Rule 43 – Procedure for the election of other positions of responsibility by the assembly
1.
At the installation session, once the bureau members have been elected and the positions within the bureau have been assigned, the assembly shall elect members to the following positions:
a)
the three members of the quaestors’ group,
b)
the six full members and six reserve members of the ethical committee,
c)
the members of the section bureaux other than their presidents.
2.
The Implementing Provisions of the Rules of Procedure shall set out the procedure for election to these positions.
Rule 44 – Procedure for the appointment of rapporteurs and study group members
The criteria and procedure for appointing rapporteurs and study group members are set out in Rule 55 of these Rules of Procedure.
Section 3 – Participation of the groups in election and appointment procedures
Rule 45 – Groups’ proposals
1.
The groups shall draw up proposals for the election of bureau members and for the appointment of members of Committee bodies, respecting the principles of gender equality and non-discrimination as defined by European Union law.
2.
In applying this Rule, the groups shall seek balance and shall take account of the skills and expertise of the members proposed.
They shall also, where appropriate, take account of the existence of members not belonging to a group.
TITLE II
THE CONSULTATIVE PROCEDURE
Chapter I
General points
Rule 46 – Performance of consultative duties
The Committee shall be convened by its president at the request of the European Parliament, the Council or the Commission.
It may also meet on its own initiative.
It shall perform its consultative duties by drawing up opinions, evaluation reports, information reports or resolutions on current topics.
Rule 47 – Committee opinions
The opinion is the legal instrument provided for in the Treaties for the Committee to express the views of organised civil society.
The Committee’s opinions shall be classified in the following three categories, in accordance with the provisions of Rule 53:
1.
Category A opinions
This category includes opinions resulting from:
—
mandatory or optional referrals from the European Parliament, the Council or the Commission on topics considered by the Committee to be priorities;
—
all requests for exploratory opinions from the European Parliament, the Council or the Commission;
—
all adopted proposals for own-initiative opinions.
Such opinions shall be handled by study groups of various sizes (between 6 and 24 members) and possessing appropriate resources.
2.
Category B opinions
This category comprises opinions based on mandatory or optional referrals of an urgent nature or covering topics that are of secondary interest to the Committee.
Such opinions shall be handled by a rapporteur working alone or a rapporteur-general, except in the cases provided for in these Rules of Procedure.
The bureau may decide, in duly justified cases, that a category B opinion shall be handled by a three-member drafting group (category B +).
3.
Category C opinions
This category comprises opinions based on mandatory or optional referrals of a purely technical nature for which the involvement of a rapporteur or study group is not considered necessary.
Such opinions shall be dealt with in a standard opinion, which the bureau shall submit directly to the assembly.
This procedure shall not involve either the appointment of a rapporteur or examination by a section but simply the adoption or rejection of the standard opinion at the assembly.
When such items come up at the plenary session, the assembly shall first of all establish whether it is in favour of or against the referral being handled according to the above-mentioned procedure, and, where appropriate, shall then vote for or against the adoption of the standard opinion.
Rule 48 – Evaluation reports
1.
An evaluation report is a Committee document intended to evaluate EU policy in accordance with Rule 14.
The report must be requested by a European institution.
2.
The evaluation report shall be drawn up by a study group working with a rapporteur.
3.
It shall be submitted, together with its conclusions and recommendations and, if necessary, appendices, to the competent section or the CCMI for adoption. During the section meeting, provisions on amendments as referred to in Rule 60(1) shall apply.
4.
The report adopted by the section or the CCMI shall be presented to the assembly by the rapporteur.
The bureau shall send back to the section or to the CCMI an evaluation report that does not comply with the provisions of paragraph 1 of the present Rule.
Amendments to an evaluation report may be tabled by members and groups to be voted by the assembly, provided the amendments comply with the provisions of paragraph 1 of the present Rule.
The assembly shall vote on the report and, where appropriate, on sending the document to the other European institutions.
5.
Evaluation reports shall not be published in the 
Official Journal of the European Union
, but may be forwarded to the other institutions if the assembly so decides.
Rule 49 – Information reports
1.
An information report is a Committee document intended to examine a question pertaining to the policies of the European Union or their possible developments, containing only factual information and, possibly, summaries of information without recommendations.
2.
The draft information report shall be drawn up by a study group working with a rapporteur.
3.
It shall be submitted, together with any summaries of information and appendices, to the competent section or to the CCMI for adoption. During the section meeting, the same provisions on amendments as referred to in Rule 60(1) shall apply.
4.
The report adopted by the section or by the CCMI shall be presented to the assembly by the rapporteur.
The bureau shall send back to the section or to the CCMI an information report that does not comply with the provisions of paragraph 1 of the present Rule.
The assembly shall vote on the report and, where appropriate, on sending the document to the other European institutions.
5.
Information reports shall not be published in the 
Official Journal of the European Union
, but may be forwarded to the other institutions if the assembly so decides.
6.
An information report may serve as a basis for preparing an own-initiative opinion.
Rule 50 – Resolutions on current topics
1.
The Committee may issue resolutions on a current topic.
2.
The proposal must be signed by either the Committee president, the president of a section, the president of a group or at least twenty-five members of the Committee.
It must include the draft resolution and, whenever possible, be submitted to the bureau secretariat 48 hours before the opening of the session of the assembly.
3.
Whenever possible, draft resolutions shall be given priority on the agenda for the plenary session.
Resolutions on current topics shall be debated, voted on and, where appropriate, adopted by the Assembly.
Chapter II
Initiation of the consultative procedure
Rule 51 – Initiation of the procedure by referral from the institutions
1.
The Committee is consulted by the European Parliament, by the Council or by the Commission in order to draw up opinions where the Treaties so provide.
2.
The Committee may also be consulted by these institutions in all cases in which they consider it appropriate. It may also be asked to prepare policy evaluation reports.
3.
The institution may, if it considers it necessary, set the Committee a time limit for the submission of its opinion.
Upon expiry of the time limit, the absence of an opinion shall not prevent further action.
4.
Referrals from the institutions shall be sent to the president of the Committee.
The president, in consultation with the bureau, shall organise the work of the Committee, taking account of the time limits set in the referral.
Rule 52 – Initiation of the procedure on the Committee’s own initiative
1.
The Committee may issue an opinion on its own initiative in cases in which it considers such action appropriate.
2.
On a proposal from the bureau, adopted by the majority of its members, the assembly may decide to issue an own-initiative opinion on any question pertaining to the European Union, its policies and their possible developments.
3.
The assembly may, on a proposal from the bureau, decide to prepare an information report with a view to examining any question pertaining to the policies of the European Union and their possible developments.
4.
Following a proposal from the Committee president, a section, a group or at least twenty-five members, the assembly may decide to issue a resolution on a current topic.
Chapter III
Work of the sections
Section 1 – Preparation of the work of the sections
Rule 53 – Designation of sections and allocation of opinions
1.
When an opinion, evaluation report or information report is to be produced, the Committee bureau shall designate the section which is to be responsible for preparing the work in question.
Where the matter for consideration is clearly within the purview of a given section, the president of the Committee shall designate that section and inform the bureau of his decision.
The bureau shall, where appropriate, ratify the designation made by the Committee president at its next meeting.
2.
The section presidents shall present a proposal for allocating opinions among the three categories referred to in Rule 47.
The proposal shall be submitted to the bureau, which shall determine the order of priority of opinions, allocating them among categories.
The category of an opinion shall determine whether it is drawn up by a rapporteur working alone or assisted by a study group.
3.
The sections shall give a provisional indication of the size of the study group for each opinion, evaluation report or information report.
In the event of a disagreement between the sections, the matter shall be referred to the enlarged presidency for discussion.
The final proposal shall be submitted to the bureau for decision.
4.
In duly justified cases, the presidents of the groups may propose that the size of the study group be modified subsequent to the bureau decision.
At its next meeting the bureau shall, where appropriate, confirm this new proposal and lay down the final size of the study group.
When there is a need for an urgent procedure in order to meet the institutional deadlines, the sections are informed of the changes at the same time as the nominations; sections may seek the approval of the Committee bureau by written procedure.
Rule 54 – Preparatory work of the sections
The preparatory work of the sections shall be carried out within a study group, with a rapporteur.
Exceptionally, it may also be carried out:
—
by the rapporteur in cooperation with one or two co-rapporteurs, or two and three rapporteurs on an equal footing within a study group, or
—
by a rapporteur working alone or, if necessary, with a drafting group.
Rule 55 – Study groups
1.
Study groups may vary in size, ranging from 6 to 24 members.
A drafting group is a 3-member study group.
2.
The section presidents shall appoint the rapporteur – and, where appropriate, the co-rapporteurs – and the members of the study group on the basis of proposals agreed by the group presidents.
3.
In order that study groups may be set up quickly, especially in urgent cases, with the agreement between the three group presidents on the proposed appointment of rapporteurs and, where appropriate, co-rapporteurs, and on the composition of study or drafting groups, the section presidents may take the steps required to ensure that work can begin.
In such cases, the decision of a section president on the appointment of the rapporteur – and, where appropriate, the co-rapporteurs – and of the study group members shall require agreement between the three group presidents.
4.
Once appointed, the rapporteur – and, where appropriate, the co-rapporteurs – assisted by their advisors, shall study the question referred, take account of the views expressed by the study group members and, on this basis, draw up the draft opinion, which shall be sent to the president of the section.
There shall be no voting at study group meetings.
5.
Study groups may not become permanent bodies.
In exceptional cases, the bureau may give them prior authorisation to extend their activities for a period that may not under any circumstances exceed the end of the two-and-a-half-year term of office.
Rule 56 – Supplementary opinions
1.
Where a section that has been designated to prepare an opinion wishes to hear the views of the CCMI, or where the CCMI wishes to set out its views on an opinion allocated to a section, the Committee bureau may authorise the drawing up of a supplementary opinion or the presentation of additional comments on one or more of the issues covered by the main referral.
The bureau may also take this decision on its own initiative.
2.
The president of the CCMI shall be notified by the Committee president of the decision and of the time limit for the completion of the section’s work. The president of the section concerned shall also be informed.
3.
The Committee president shall inform the members of the Committee of the referral to the CCMI and of the date on which the subject is to be dealt with by the plenary session.
4.
The bureau shall organise the work in such a way that the CCMI is able to prepare its supplementary opinion in good time to be taken into consideration by the section.
5.
The section alone shall be responsible for reporting to the assembly.
It shall however append to its opinion the supplementary opinion drawn up by the CCMI.
Section 2 – Holding section meetings
Rule 57 – Section meetings
1.
Meetings of the sections shall be prepared by the section president in consultation with the section bureau, unless specified otherwise in these Rules of Procedure.
They shall be convened by their president.
2.
Section meetings shall be chaired by the section president or, in his or her absence, by one of the section vice-presidents.
3.
Concise minutes of each section meeting, including the presence list, shall be drawn up and submitted to the section for approval at the next meeting. These minutes shall be published in the EESC website.
Rule 58 – Joint meetings
The Committee president, in agreement with the bureau, may authorise a section to hold a joint meeting with another section, the CCMI, a European Parliament committee, or a Committee of the Regions commission.
Rule 59 – Section quorum
1.
A quorum shall exist at section meetings if over half of the full members are present or represented, unless specified otherwise in these Rules of Procedure.
2.
If there is not a quorum, the president shall close the meeting and convene a further meeting to be held at a time which he or she considers appropriate, but during the course of the same day; at that further meeting a quorum shall exist irrespective of the number of members present or represented.
Rule 60 – Section opinions
1.
With reference to the draft opinion submitted by the rapporteur – or, where appropriate, the co-rapporteurs – the section shall discuss the proposed text.
Amendments to the draft opinions may be submitted in the section.
The section shall vote on and, where appropriate, adopt the section opinion.
2.
Section opinions shall contain the text adopted by the section.
The text of proposed amendments which have been rejected, together with the result of the voting thereon, shall be appended to the opinion if the amendment received at least one-quarter of the votes cast.
Section 3 – Procedures following section meetings
Rule 61 – Sending section opinions to the assembly
1.
Section opinions, including their appendices, shall be sent by the president of the section to the Committee bureau, which shall submit them to the assembly as soon as possible.
2.
These documents shall be made available to the members of the Committee in good time.
Rule 62 – Re-examination of section opinions
The president of the Committee, in agreement with the bureau or with the assembly – depending on the stage reached in the procedure – may refer a section opinion back to a section if the procedure laid down in these Rules of Procedure for drawing up opinions has not been adhered to or if further study is considered necessary.
Chapter IV
Work of the assembly
Section 1 – Preparation of the work of the assembly
Rule 63 – Preparatiry session of plenaons
1.
The assembly shall meet in plenary session to adopt Committee opinions, evaluation reports, information reports and resolutions on current topics.
2.
Sessions shall be prepared by the Committee president in consultation with the bureau.
3.
The bureau shall meet before each session, and where appropriate during a session, to organise the proceedings.
Rule 64 – Setting the agenda
1.
The draft agenda for the assembly shall be drawn up by the bureau on the basis of a proposal from the enlarged presidency.
2.
If a motion of no confidence has been submitted in accordance with Rule 92, this motion shall always be the first item on the agenda of the next plenary session.
3.
Draft resolutions shall be given priority on the agenda for the plenary session.
4.
Where a text has been adopted by a section with less than five votes against, the bureau may include it on the assembly agenda among the items to be voted on without a discussion.
5.
The bureau may set a time limit for the general discussion of each opinion at the session.
6.
The draft agenda shall be sent by the Committee president to all members and to the European Parliament, the Council and the Commission at least fifteen calendar days before the opening of the relevant session.
7.
The documents necessary for the Committee’s deliberations shall be made available to the members in good time before the opening of the session.
Rule 65 – Tabling of amendments
1.
In the interests of efficient organisation of the proceedings of the assembly, the bureau shall fix the arrangements for the lodging of proposals for amendments.
2.
Only Committee members and the groups may table amendments to Committee opinions, evaluation reports and information reports.
3.
Proposals for amendments shall be drawn up in writing, signed by the proposers and lodged with the secretariat before the opening of the relevant session.
The assembly shall, however, allow proposals for amendments to be lodged up to 12 noon before the opening of the relevant session sitting, provided such proposals are lodged by a group or signed by at least twenty-five members.
4.
Proposals for amendments must specify the part of the text to which they refer and be supported by a brief explanatory statement.
5.
All amendments shall be distributed to members before the beginning of the plenary session or, in the case provided for in the second sentence of paragraph 3, before the start of the sitting.
Section 2 – Holding plenary sessions
Rule 66 – Opening the session and establishing the quorum
1.
The Committee president shall open session sittings, preside over discussions and ensure that these Rules of Procedure are observed.
The president shall be assisted by the vice-presidents of the Committee.
2.
If the Committee president is absent, one of the vice-presidents shall deputise.
If the vice-presidents are absent, the oldest member of the bureau shall deputise.
3.
The Committee president shall establish the quorum at the beginning of each sitting.
A quorum shall exist at session sittings if more than half of the members of the assembly are present or represented.
4.
If there is not a quorum, the Committee president shall close the sitting and convene a further sitting to be held at a time he considers appropriate but during the same session; at that further sitting there shall be a quorum whatever the number of members present or represented.
Rule 67 – Adoption of the agenda
1.
The draft agenda shall be submitted to the assembly for approval at the opening of each session.
2.
When the agenda is submitted for adoption, the inclusion of any topical item shall be announced, where appropriate, by the Committee president.
3.
The assembly may amend the draft agenda for the purpose of examining draft resolutions submitted in accordance with the procedure referred to in Rule 50.
4.
Where the bureau has included a document on the agenda of the assembly among the items to be voted on without a discussion, a discussion shall nonetheless be held if:
—
at least twenty-five members so request,
—
an amendment is tabled for discussion at the plenary session, or
—
the section concerned requests that the document be discussed at the plenary session.
5.
Once the agenda has been adopted, the items must be examined during the sitting for which they are scheduled and in the established order.
Rule 68 – Deliberation and votes
1.
The assembly shall base its deliberations on the work of the competent section.
2.
The plenary assembly shall decide by a majority of the votes cast, unless otherwise provided in these Rules of Procedure.
3.
The following voting procedure shall apply to Committee opinions, evaluation reports and information reports:
a)
amendments to the draft document shall be put to the vote first;
b)
once the amendments have been voted on, a vote shall be taken on the document as a whole, whether amended or not.
Rule 69 – Speaking time
1.
The Committee president, either on his or her own initiative or at the request of a member, may invite the assembly in exceptional cases to decide on a limitation of speaking time or the number of speakers, the adjournment of a sitting or the closure of a discussion.
2.
Once a discussion has been declared closed, no member may speak except to explain his vote; such explanations of voting shall be made after the relevant vote has been taken and shall not exceed the speaking time allotted by the Committee president.
3.
A member may at any time request and be given priority to speak during a discussion for the purpose of submitting a procedural motion.
Rule 70 – Dealing with amendments
1.
The assembly shall base its work on a list of amendments.
2.
Rapporteurs may indicate amendments tabled to their draft opinion which they recommend to be adopted (voting recommendation).
The acceptance by the rapporteur of an amendment shall not constitute a reason for not voting on that amendment.
3.
Amendments that are repetitive in their form and content shall be examined together and dealt with in a consistent way.
4.
For each amendment the assembly shall hear members speaking for and speaking against the proposed amendment, according to the principle of equal treatment. The rapporteur shall have the right to intervene if he or she so wishes.
If the Committee president decides to limit the speaking time, the limitation shall apply to all participants equally, in accordance with the principle of equal treatment.
5.
If the number of speakers in the debate on any document voted by the assembly is limited in accordance with the provisions of Rule 69 (1), the same number of members speaking for and against amendments shall have the right to speak, and the rapporteur shall have the right to be among these speakers as the last speaker.
6.
When a proposal for an amendment is examined, the rapporteur may put forward compromise proposals, preferably in writing, with the agreement of the proposer of the amendment.
In such cases the Committee shall only vote on these compromise proposals.
7.
Voting on amendments shall follow the order of the text to which they refer and the following order of priority:
—
compromise amendments first,
—
then rapporteur's amendments, and
—
finally, other amendments.
8.
If two or more mutually exclusive amendments have been tabled to the same part of a text, the president, on a proposal by the sections, can decide that the amendment that departs furthest from the original text shall be put to the vote first.
9.
The Committee president shall announce before the vote is taken whether the adoption of an amendment would negate one or more other amendments, either because these amendments are mutually exclusive if they refer to the same passage, or because they are contradictory.
An amendment shall be deemed to fall if it is inconsistent with a prior vote on the same opinion.
10.
If the text as a whole fails to secure a majority of votes in the final vote, the assembly may take one of the following steps:
a)
refer the document back to the competent section for re-examination in accordance with Rule 62;
b)
appoint a rapporteur-general, who shall submit a new draft text to the assembly at the same or another session; or
c)
give up the opinion.
In the latter case the Committee president shall inform the institution from which the request emanated.
11.
If the coherence of the final text has been compromised as a result of the adoption of amendments, the president of the Committee, after consulting the president of the competent section, the rapporteur and the authors of the amendments concerned, may propose to the assembly that the amendments be dealt with in such a way as to ensure that the final text is consistent.
The assembly shall vote on the Committee president’s proposal.
Rule 71 – Counter-opinions
1.
Any amendment or set of amendments which aim to set out a generally divergent view to an opinion presented by a section or the CCMI shall be described as a counter-opinion.
2.
The bureau has the competence to describe one or more amendments as a counter-opinion.
Any group may submit such a request to the bureau.
The bureau shall take its decision after hearing the views of the group presidents and the president of the section concerned or of the CCMI.
3.
The bureau may decide, having described one or more amendments as a counter-opinion, to refer the draft opinion, together with the counter-opinion, back to the section or the CCMI for further study, should the time limit set for adopting the opinion allow.
If the bureau decides not to refer it back, the draft opinion shall, where possible, be added to the agenda for the last day of the plenary session.
4.
Where an amendment was not presented in sufficient time to allow the bureau to take a decision on whether to describe it as a counter-opinion, this decision, as well as any decision to refer the matter back to the body concerned, shall be adopted by the assembly on a proposal from the president and following consultation with the president of the body concerned and the authors of the counter-opinion.
5.
If the proposed text is not considered to be a counter-opinion by the bureau, or if it is so considered but the draft opinion is not referred back to the body concerned, the assembly shall vote on the submitted amendments in the same way as for any other amendments.
6.
If the counter-opinion obtains a majority of the votes in the plenary, it shall be adopted. In order to decide whether the original text should be appended to the adopted opinion, a new vote shall take place. The original text shall be appended to the new text if it obtains at least one quarter of the votes cast.
7.
If the counter-opinion does not obtain a majority but obtains at least one quarter of the votes cast, it shall be appended to the original opinion.
Rule 72 – Minutes of the plenary session
1.
Minutes of each plenary session shall be drawn up and submitted to the assembly for its approval at the next session.
2.
The final version of such minutes shall be signed by the president and the secretary-general of the Committee.
Rule 73 – Closing of the plenary session
Before the closing of the plenary session, the president shall announce the time and place of the following plenary session.
Where appropriate, he shall also announce any items already on the agenda.
Section 3 – Procedures following plenary sessions
Rule 74 – Content of Committee opinions sent to the institutions
1.
Opinions of the Committee shall consist of, in addition to the legal basis of the opinion, an explanatory statement and the views of the Committee on the question as a whole.
They shall contain a substantive part and a procedural part.
2.
The result of the voting on the opinion as a whole shall be set out in the procedural section of the opinion.
Where a recorded vote is held, the names of the voters shall be given.
3.
If proposed amendments are rejected by the plenary session but receive at least one quarter of the votes cast, their texts and explanatory statements shall be appended to the relevant Committee opinions, together with the results of the voting.
This requirement shall also apply to counter-opinions.
4.
Section opinion texts that are rejected in favour of amendments adopted by the assembly shall also be appended to Committee opinions together with the results of the voting, provided that at least one quarter of the votes cast were in favour of retention of the section opinion texts.
5.
When one of the three groups in the Committee, or one of the categories of economic and social activity referred to in Rule 36, adopts a divergent but uniform standpoint on a matter submitted to the assembly for examination, one of them may decide that its position will be summarised in a brief statement to be appended to the opinion, where the debate on that matter has been concluded by a recorded vote.
Rule 75 – Sending opinions
1.
Opinions adopted by the Committee and minutes of assembly plenary sessions shall be sent to the European Parliament, the Council and the Commission.
2.
Opinions adopted by the Committee may be forwarded to any other institution or concerned entity.
Chapter V
Common provisions
Section 1 – Voting
Rule 76 – Voting
1.
The valid forms of votes shall be: votes for, votes against and abstentions.
2.
Except where otherwise provided in these Rules, adoption of the texts and decisions of the Committee and its constituent bodies shall be by a majority of the votes cast for and against.
3.
Voting shall be by open ballot, by secret ballot or by roll call. In this latter case, the names and the votes will be recorded in the minutes of the meeting.
4.
Voting on a resolution, a proposed amendment, a counter-opinion, an opinion or any other text shall be by recorded vote if one quarter of the members present or represented so request.
5.
Election to the various representative positions shall always be by secret ballot.
Other votes may be taken by secret ballot if a majority of the members present or represented so request.
6.
If the vote is a tie (an equal number of votes for and against), the chair of the meeting shall have a casting vote.
Section 2 – Rapporteurs
Rule 77 – Duties of rapporteurs
1.
It shall be the task of the rapporteur to draw up the draft opinion, evaluation report or information report ensuring that the different contributions of the study group members are incorporated into it.
The rapporteur shall present the text he or she has drawn up to the body concerned.
If it is adopted, he or she shall present the draft to the assembly.
2.
The rapporteur, with the help of his or her advisor, where appropriate, shall be responsible for monitoring action taken on an opinion after its adoption at the plenary session.
He or she shall be assisted in this task by the secretariat of the section concerned, which shall be informed of the findings of such monitoring.
3.
Should the body concerned adopt amendments that alter the substance of the text the rapporteur has drawn up, he or she may inform in writing the president of the body that he or she resigns from his or her duties. He or she may also request that his or her name be removed from the opinion at the end of the procedure.
Following such resignation, the body which has appointed the resigning rapporteur may appoint a new rapporteur after consultation with the groups.
Rule 78 – Rapporteur working alone
A rapporteur working alone shall work without a study group to prepare a draft opinion and submit it to the section or the CCMI. Whenever necessary, he or she can be supported by two more members, forming a drafting group.
Rule 79 – Rapporteur-general
1.
The rapporteur-general shall prepare his or her draft opinion alone, without a study or drafting group, and shall address the assembly without first addressing the section or the CCMI.
2.
A rapporteur-general shall be appointed:
—
by the assembly, or
—
by the Committee president, in urgent cases.
The appointment made by the Committee president shall be ratified by the assembly before the draft opinion concerned is discussed.
3.
In all other respects, rapporteurs-general shall have the same tasks and obligations as any other rapporteur.
Section 3 – Hearings
Rule 80 – Hearings
If an issue under discussion is of sufficient importance, the various bodies and working units of the Committee may invite guest speakers from outside the Committee to a hearing as part of preparing their work. All three groups shall be equally involved in the preparation of hearings.
Section 4 – Advisors
Rule 81 – Advisors
1.
Where necessary, and to help with preparing certain tasks, the Committee may appoint advisors to assist either the rapporteurs or the groups.
2.
Advisors do not represent the Committee and shall not be authorised to speak on its behalf.
3.
Committee members may not be appointed advisors.
Alternates may be appointed, subject to temporary suspension of their tenure of office as alternate.
4.
Advisors taking part in work shall be subject to the same rules as Committee members as regards allowances and reimbursement of travel and subsistence expenses.
5.
Any reference made to rapporteurs in the context of this Rule shall be interpreted as also referring, 
mutatis mutandis
, to co-rapporteurs.
Rule 82 – Advisors to rapporteurs
1.
Where necessary, rapporteurs may propose the appointment of advisors.
2.
These advisors shall be appointed by the section presidents, on a proposal from the rapporteurs, to assist the rapporteurs in preparing documents relating to the Committee’s consultative work as set out in Rule 46 of these Rules of Procedure.
3.
Advisors to rapporteurs may, on a proposal from the rapporteur, attend certain meetings where their presence is necessary and justified in the context of examining the document for the preparation of which they were appointed.
Under these conditions, they may attend the following meetings:
—
study group meetings;
—
section meetings;
—
CCMI meetings;
—
subcommittee meetings;
—
ad hoc
 group meetings.
They may also attend one preparatory meeting with the rapporteur.
Participation in other meetings, including meetings with representatives of other institutions and with other stakeholders, needs to be authorised in advance by the section president.
4.
Advisors to rapporteurs may attend plenary sessions in exceptional cases only, provided that both of the following conditions are met:
i.
the document on which they are working is included on the assembly’s agenda for debate; and
ii.
they are authorised in advance by the section president.
5.
Advisors to rapporteurs-general may attend plenary sessions.
Rule 83 – Advisors to groups
1.
The group presidents may appoint advisors to the groups.
2.
Group advisors may attend study group meetings.
3.
Group advisors may attend preparatory meetings, section meetings and plenary sessions in exceptional cases only, provided that both of the following conditions are met:
i.
the document in question is included on the meeting or plenary session agenda for debate; and
ii.
they are authorised in advance by the president of the group concerned.
4.
Group advisors may also provide assistance to prepare other documents or reports for the groups concerning the consultative and political work of the Committee, as authorised by the bureau. In order to perform those duties, group advisors would be allowed to participate in maximum two preparatory meetings with members of the groups. Group advisors could participate in additional meetings only if authorised in advance by the president of the group concerned.
5.
The criteria and procedures for appointing group advisors shall be decided by each group.
Section 5 – Absence and representation
Rule 84 – Delegation of voting rights
1.
Committee members who are unable to attend a plenary session may delegate their voting rights to another member of the Committee.
Committee members who are unable to attend a section meeting may delegate their voting rights to another member of the section.
2.
Members who are unable to attend shall inform the secretariat of their group in writing, which shall in turn inform the president of the body concerned.
Members not belonging to a group shall inform the president of the body concerned directly.
3.
No member may hold more than one delegated voting right at a plenary assembly session or section meeting.
4.
For the calculation of quorums and majorities, a member delegating his or her voting rights is considered as a represented member.
Rule 85 – Representation
1.
Members who are unable to attend a meeting to which they have been duly invited may arrange for another member of the Committee to represent them at the relevant meeting by granting that member a proxy.
2.
Members who are unable to attend shall inform the secretariat of their group in writing, which shall in turn inform the president of the body concerned.
Members not belonging to a group shall inform the president of the body concerned directly.
3.
Such proxies are valid solely for the meeting for which they are issued.
The proxy includes the delegation of voting rights, in accordance with Rule 84, to the representing member, unless specified otherwise in said proxy.
4.
Representation within the meaning of this Rule does not apply to meetings of:
—
the Committee bureau;
—
the Commission for Financial and Budgetary Affairs (CAF);
—
the quaestors’ group;
—
the ethical committee;
—
the audit committee.
Rule 86 – Substitution in a study group
1.
At the time of the constitution of a study group, any member of said group may ask the section to be substituted by another member of the Committee.
2.
Such substitution shall apply for a specific question and for the duration of the work of the section on that question.
Rule 87 – Alternates
1.
Members of the Committee may designate alternates for preparatory work. Alternates are appointed by the bureau.
CCMI delegates may not designate alternates.
2.
The following meetings shall be regarded as preparatory work within the meaning of this Rule, provided that they are held in Brussels, for the elaboration of an opinion, an evaluation report or an information report:
—
study group meetings;
—
section meetings;
—
CCMI meetings;
—
observatory meetings;
—
subcommittee meetings.
3.
Alternates shall be persons external to the Committee.
Committee members and CCMI delegates may not act as alternates.
4.
Alternates must come from the same area, or represent the same category, of civil society as the members they exercise duties for.
The name and capacity of the alternate selected shall be communicated to the bureau of the Committee for its approval.
5.
An alternate may only exercise duties for one member at a time.
6.
The alternate shall carry out the same duties as those of the member, with the following exceptions:
—
alternates shall not have voting rights;
if the member wishes to exercise his or her voting rights, he or she must send a written delegation of voting rights to another Committee member, in accordance with Rule 84 of these Rules of Procedure.
—
should the member be president of a section, member of the section bureau or president of a study group, the alternate may not perform these duties;
—
the alternate may not act as rapporteur or co-rapporteur.
7.
Regarding allowances and travel and subsistence expenses, alternates shall be subject to the relevant decisions of the Council and of the bureau.
8.
Alternates may be appointed as advisors.
In that case the status of alternate shall be suspended in practice for the duration of their tenure of office as advisor.
9.
A member may bring their alternate’s duties to an end at any time, informing the bureau accordingly.
In any event, the duties of the alternate shall come to an end at the same time as those of the member.
In the event of the resignation of a member, the duties of that member’s alternate shall come to an end on the day on which the Committee member ceases to hold office.
10.
The criteria and procedure for appointing alternates shall be laid down in a decision of the bureau, after consultation of the groups.
Section 6 – Working procedures of the CCMI
Rule 88 – Specific features of the CCMI
1.
The CCMI draws up supplementary opinions.
The bureau may also task the CCMI with drawing up draft ordinary opinions, including own-initiative opinions, draft evaluation reports and draft information reports.
2.
The provisions applicable to the sections shall apply 
mutatis mutandis
 to the CCMI, with the following specific features:
—
Only members of the Committee may be appointed as rapporteurs. Delegates may only be appointed as co-rapporteurs.
—
When a draft opinion, a draft evaluation report or a draft information report is voted on at the CCMI, its president shall first invite the delegates only to express their views by a non-binding vote, the result of which shall be announced by the president.
The president shall then open the vote to the members of the Committee.
Only the votes of members shall be taken into consideration when determining whether the draft opinion, evaluation report or information report has been adopted.
The same procedure shall be followed in the case of votes on amendments.
—
Delegates may table amendments to draft opinions, evaluation reports and information reports to be voted on in the CCMI. They shall not be able to table amendments to be voted in the assembly.
TITLE III
OTHER PROCEDURES
Chapter I
Urgency procedures
Rule 89 – Urgency at assembly level
1.
In the event of urgency resulting from a deadline for the submission of its opinion imposed on the Committee by the European Parliament, the Council or the Commission, the urgency procedure may be applied if the Committee president finds that this is necessary to enable the Committee to adopt its opinion in good time.
The urgency procedure at assembly level may also be applied to the adoption of evaluation reports, information reports or resolutions on current topics if the Committee president finds it is necessary not to wait until the next plenary session.
2.
The urgency procedure at assembly level allows the president of the Committee, immediately and after informing the enlarged presidency in writing, to adopt all requisite steps to enable the Committee to carry out its work properly.
The Committee president shall immediately inform the members of the bureau of the steps taken.
3.
Measures adopted by the Committee president shall be submitted to the following session of the assembly for ratification.
Rule 90 – Urgency at bureau level
1.
In the event that the bureau is obliged to adopt a decision within a timeframe such that it is impossible to wait for its next meeting and it would not be possible to use the written procedure, the Committee president may immediately adopt all requisite steps to ensure the proper functioning of the Committee.
He or she shall inform the members of the bureau of the steps taken.
2.
Measures adopted by the Committee president shall be submitted to the following bureau meeting for ratification.
Rule 91 – Urgency at section level
1.
Where the urgency results from the deadlines imposed on a section for issuing an opinion, the president of that section may, with the agreement of the three group presidents, organise the work of the section otherwise than as provided in these Rules of Procedure.
The urgency procedure at section level may also be applied to the adoption of evaluation reports, information reports or resolutions on current topics if the section president finds it is necessary not to wait until the next meeting.
The section president shall inform the members of the section bureau of the steps taken.
2.
Measures adopted by the president of the section concerned under the urgency procedure shall be submitted to the following meeting of that section for confirmation.
The section president may decide that confirmation of the proposal made by him or her be expressed in writing before the following meeting of the section. In that case he or she will set a deadline for answering. The usual majorities for adopting decisions within the section shall apply.
3.
The provisions of this Rule are also applicable to the CCMI.
Chapter II
Procedures related to members
Rule 92 – Motion of no confidence
1.
On a proposal from the bureau adopted by at least three quarters of its members, or at the request of more than half of Committee members, a motion of no confidence with regard to the Committee president may be submitted to the assembly.
In such cases, this motion shall be the first item on the agenda of the next plenary session.
The assembly shall be chaired by the vice-president in charge of the CAF to address the motion of no confidence item.
2.
The assembly shall take a decision by secret ballot, with no provision for delegation of votes, having heard in succession a member of each group and then members of the presidency wishing to speak, a representative of the members who requested the motion of no confidence, where appropriate, and lastly the Committee president.
The assembly shall take a decision on that proposal by a majority of two-thirds of the votes cast, constituting a majority of its component members.
Otherwise, it shall be deemed rejected.
3.
The assembly shall immediately arrange for the replacement of the Committee president by a member belonging to the same group as the outgoing Committee president.
4.
The assembly votes the candidate proposed by the group concerned. If the candidate is not accepted, proceedings shall be suspended to enable the group concerned to propose other members of that group until one candidate is elected as Committee president.
It shall be reconvened, if possible the same day, by the temporary president.
5.
The new president of the Committee shall be elected for the remaining part of the current term of office.
Rule 93 – Removal from office
1.
Any member of the Committee who is unable to attend a session or meeting to which he or she has been duly invited must give advance notice of absence to the secretariat of his or her group, which in turn shall inform the president of the body concerned.
Members not belonging to a group shall inform the president of the body concerned directly.
2.
Where a member of the Committee fails to attend more than five consecutive plenary sessions of the assembly without delegating his or her voting rights to another member under Rule 84 and without providing a reason recognised as valid, the Committee president may, after consulting the bureau and inviting the member concerned to explain his or her absence, ask the member to resign in accordance with Rule 4(8) and, if necessary, call upon the Council to remove that member from office in accordance with Rule 4(9) of these Rules of Procedure.
3.
Where a member of a section or the CCMI fails to attend more than five consecutive meetings of that body without delegating his or her voting rights to another member under Rule 84, without arranging for another member to represent him or her under Rule 85, and without providing a reason recognised as valid, the president of that body may, after inviting the member concerned to explain his or her absence, call upon him or her to leave the section or the CCMI.
The section president shall inform the Committee bureau of this fact and the replacement procedure shall be initiated in accordance with Rule 23(4) of these Rules of Procedure.
Rule 94 – Disciplinary procedure
In the event of a breach of ethical standards, of rules, principles or standards of conduct, or of the duties and obligations laid down in these Rules of Procedure, in the Code of Conduct or in the Members’ Statute by a member of the Committee, a delegate, an alternate or an advisor, the disciplinary procedure laid down in Part III of the Code of Conduct shall apply.
Rule 95 – Waiver of immunity
Any request to the president of the Committee by a competent authority of a Member State to waive the immunity of a member of the Committee shall be dealt with in accordance with the procedure laid down in Chapter IV of the Members’ Statute.
Rule 96 – Assistance
1.
The members of the Committee may be granted the assistance which the Union provides for officials under the Staff Regulations of Officials of the European Union, in the cases and under the conditions referred to therein 
(
2
)
 (‘Staff Regulations’).
2.
The bureau shall be responsible for deciding on a request for assistance from a member, on a proposal from the Committee president.
The bureau shall adopt its decision after hearing the member concerned.
3.
If the member requesting assistance is a member of the bureau, he or she shall not take part in the part of the bureau meeting that decides on the matter.
Moreover, if it is the Committee president who requests the assistance, the bureau shall act on a proposal from the vice-president in charge of the CAF.
Chapter III
Publication and distribution of texts
Rule 97 – Publication
1.
The Committee shall publish its opinions in the 
Official Journal of the European Union
.
2.
The names of the members of the assembly, its bureau and its sections, and all changes in the membership thereof, shall be published in the 
Official Journal of the European Union
 and on the Committee's website.
Rule 98 – Transparency, openness and right of access to Committee documents
1.
The Committee shall ensure the transparency of its decisions as openly as possible.
2.
Any citizen of the European Union may write to the Committee in one of the official languages and receive a reply written in the same language in accordance with the fourth paragraph of Article 24 of the Treaty on the Functioning of the European Union.
3.
Any citizen of the Union and any natural or legal person residing or having its registered office in a Member State has a right of access to Committee documents, whatever their medium, in accordance with Article 15 of the Treaty on the Functioning of the European Union.
Such access to Committee documents is subject to the principles, conditions and limits laid down in the European regulations and in the Committee’s internal decisions, as well as in compliance with EU data protection rules.
4.
The Committee shall establish a register of Committee documents.
The bureau shall adopt the internal rules governing access to said register and shall draw up a list of directly accessible documents.
Its purpose is to ensure that all Committee documents are recorded, in particular the decisions of the assembly, the bureau and the Committee president.
5.
The secretary-general shall be responsible for taking the measures necessary to guarantee the public's right of access to the corresponding documents, after consultation of the enlarged presidency and the Legal service.
Rule 99 – Public nature of Committee meetings
1.
Plenary sessions of the assembly and meetings of the sections and the CCMI shall be public.
2.
However, certain debates of these bodies that do not concern consultative work may be declared confidential by the assembly.
The institutions or bodies concerned, and the bureau, may ask the assembly to conduct a debate 
in camera
.
3.
Other meetings shall not be public.
However, in duly justified cases at the discretion of the chair of the meeting other persons may attend non-public meetings as observers.
4.
Members of the European Parliament, the Council and the Commission, as well as any other stakeholders as deemed appropriate, may be invited by the president of the meeting to attend, address or answer questions at meetings of the assembly, the bureau, the sections and the CCMI, and other Committee bodies.
PART THREE
ADMINISTRATION OF THE COMMITTEE
Chapter I
General secretariat
Rule 100 – General secretariat
1.
The Committee shall be assisted by a general secretariat headed by a secretary-general.
2.
The bureau, acting on a proposal from the secretary-general, shall draw up the establishment plan for the general secretariat and adopt the Committee’s organisation chart in such a way that it can ensure the efficient functioning of the Committee and its constituent bodies and help the members in the performance of their duties, in particular in the organisation of meetings and the preparation of opinions.
Rule 101 – Secretary-general
1.
The secretary-general shall discharge his or her duties under the direction of the Committee president, representing the bureau.
2.
The secretary-general shall attend the meetings of the bureau in an advisory capacity and shall keep the minutes of those meetings.
3.
He or she shall give a solemn undertaking, before the bureau, to discharge his or her duties conscientiously and with complete impartiality.
4.
The secretary-general shall be responsible for giving effect to decisions taken by the assembly, the bureau and the Committee president pursuant to these Rules of Procedure.
With regard to the implementation of decisions adopted by these bodies, he or she shall, where appropriate, report in writing every three months to the Committee president on the criteria and implementing provisions which have been adopted or are envisaged for handling administrative or organisational problems and staff matters.
The Committee president shall immediately forward this information to the bureau.
5.
The powers conferred on the secretary-general in accordance with the delegation of powers of the bureau or president of the Committee shall end at the latest 21 calendar days after the date on which a new bureau is elected or a new Committee president is appointed.
The secretary-general may subdelegate the powers conferred on him or her by the bureau or the Committee president within the limits decided by the delegating authority.
6.
The secretary-general may delegate his or her own powers by indicating, in internal administrative rules, the staff to whom these tasks are delegated, the extent of the powers delegated, and whether the beneficiaries of the delegation may in turn subdelegate their powers.
Chapter II
Officials and other staff
Rule 102 – Powers of the appointing authority
All the powers which the Staff Regulations confer on the appointing authority shall be exercised as follows:
1.
with respect to the official appointed to the post of secretary-general: by the bureau;
2.
with respect to officials appointed to the posts of deputy secretary-general or director:
—
as regards application of Articles 29, 30, 31, 40, 41, 49, 50, 51, 78 and 90(2) of the Staff Regulations: by the bureau, on a proposal from the secretary-general;
—
as regards the application of the other provisions of the Staff Regulations, including Article 90(1): by the Committee president, on a proposal from the secretary-general;
3.
with respect to officials appointed to the posts of deputy director or head of unit: by the Committee president, acting on a proposal from the secretary-general.
The enlarged presidency shall receive comprehensive information and be consulted on the appointment of said officials;
4.
with respect to officials in the AD function group who do not have a management post at the level of head of unit or above and officials of the AST and AST/SC function groups: by the secretary-general.
Rule 103 – Powers of the authority empowered to conclude contracts (AECC)
All the powers which the Conditions of Employment of Other Servants (‘CEOS’) confer on the authority empowered to conclude contracts (‘AECC’) shall be exercised as follows:
1.
with respect to the temporary staff member appointed to the post of secretary-general: by the bureau;
2.
with respect to temporary staff engaged for the posts of deputy secretary-general or director:
—
as regards the application of Articles 11, 17, 33 and 48 of the CEOS: by the bureau, on a proposal by the secretary-general;
—
as regards the application of the other provisions of the CEOS, by the Committee president, on a proposal from the secretary-general;
3.
with respect to temporary staff engaged for the posts of deputy director or head of unit: by the Committee president, on a proposal from the secretary-general.
The enlarged presidency shall receive comprehensive information and be consulted on the appointment of said staff;
4.
with respect to temporary staff in the AD function group who do not have a management post at the level of head of unit or above and temporary staff of the AST and AST/SC function groups: by the secretary-general;
5.
with respect to special advisers: by the secretary-general;
6.
with respect to contract staff: by the secretary-general.
Rule 104 – Other provisions of the Staff Regulations
1.
The Committee president shall exercise the powers conferred on the Committee by Article 110 of the Staff Regulations with a view to implementing the general provisions for giving effect to the Staff Regulations and the rules adopted by agreement between the institutions.
With regard to the other provisions of a general nature, these powers shall be exercised by the secretary-general.
2.
In all other cases not provided for in these Rules of Procedure, the powers conferred on the Committee by the Staff Regulations or by the CEOS shall be exercised by the secretary-general.
3.
The bureau, the Committee president and the secretary-general may delegate the powers vested in them by Rules 102, 103 and 104 of these Rules of Procedure.
Decisions to delegate indicating the officials or other staff members to whom these powers are delegated shall specify the scope of the powers delegated, their limits and period of validity, as well as stating whether they may be subdelegated.
Rule 105 – Selection of the secretary-general
The procedure for appointing or engaging a new secretary-general shall be as follows:
A.
The bureau shall (first stage):
i.
Decide on the secretary-general’s status (official or temporary member of staff).
ii.
Appoint a drafting panel made up of three Committee members, responsible for preparing a draft vacancy notice with the assistance of the relevant departments of the general secretariat, and set the time limit within which the panel must submit the draft vacancy notice to it.
iii.
Adopt the vacancy notice on the basis of the draft presented by the drafting panel.
iv.
Appoint a screening panel made up of six members of the Committee and set the time limit by which the panel must present its findings to the bureau.
B.
The screening panel shall:
i.
Have the task of:
—
examining applications,
—
conducting interviews,
—
drawing up a reasoned report in writing listing the candidates in order of preference, in the light of their skills and in accordance with the procedure and criteria set out in the vacancy notice, and
—
proposing a list of candidates for the post.
Provided that a sufficient number of applications have been received, fulfilling the requirements presented in the vacancy notice, the list shall contain at least three candidates for the post and shall respect, where candidates are of equal merit, the principle of gender balance.
In the case of an official’s post, the screening panel shall rank the candidates in accordance with the order set out in Article 29 of the Staff Regulations.
ii.
Be fully independent, and its work shall be impartial, confidential and based on the criteria defined in the vacancy notice adopted by the bureau.
The panel shall be assisted by the competent services of the Committee's general secretariat and may, if necessary, call on the services of outside experts or tests produced by an ‘assessment centre’.
C.
The bureau shall (second stage):
i.
Examine the report and the documents on which it is based, and the list of candidates, presented by the screening panel.
ii.
Interview the candidates proposed by the screening panel.
iii.
Take the final decision by means of a vote 
in camera
, if necessary with several rounds:
—
A candidate receiving, in the first round, votes exceeding half the number of members of the bureau shall be appointed without the need for a second round.
—
If no applicant achieves this majority, the bureau shall hold a second round of voting for the two candidates who obtained the largest number of votes; the candidate receiving votes exceeding half the number of members of the Bureau shall be appointed.
—
In the event of a tie making it impossible to identify only two candidates after the first round or to appoint the secretary-general after the second round, a new meeting of the bureau shall be convened at a next possible date for these purposes.
At this second meeting, the bureau shall again conduct interviews with the candidates proposed by the screening panel.
—
If the bureau does not ultimately select a candidate, the selection procedure shall be closed without appointment and the Bureau shall launch a new selection procedure.
Rule 106 – Selection of other positions in the hierarchy
1.
Without prejudice to the possibility of filling posts by transfer or promotion within the institution, which must be examined first, for the appointment of officials and the engagement of other staff to the posts of deputy secretary-general, director, deputy director or head of unit of consultative work, the procedure shall be as follows:
a)
The Appointing Authority or the AECC shall decide whether to publish the post only internally or also interinstitutionally.
In the case of the posts of deputy secretary-general and director, publication may also take place in accordance with Article 29(2) of the Staff Regulations.
b)
Before applications are examined, the secretary-general shall establish an assessment grid for screening based on the vacancy notice.
c)
When the various applications are examined, the secretary-general shall be assisted by officials from the general secretariat with at least the same grade and function as the position to be filled. For the post of deputy secretary-general, the function of the officials shall be at least director.
Three members appointed by the Bureau shall also participate in the work of the panel.
d)
At the end of the procedure, the secretary-general shall present a proposal for appointment or engagement, taking into account the order laid down in Article 29 of the Staff Regulations in the case of an official.
e)
The secretary-general shall submit this proposal:
—
in the case of appointment or engagement of the deputy secretary-general or a director: to the bureau, who shall decide on that basis;
—
in the case of appointment or engagement of a deputy director or head of unit of consultative work: to the Committee president, who shall decide on that basis. The enlarged presidency shall receive comprehensive information and be consulted before such an appointment or engagement.
2.
The secretary-general may adopt a decision on the implementing provisions for this Rule.
Chapter III
Secretariats
Rule 107 – Secretariat of the Committee president
1.
The Committee president shall have a secretariat.
2.
This secretariat shall comprise officials assigned to the Committee president’s secretariat and/or staff engaged under the budget as temporary staff.
In both cases, the powers of the Appointing Authority or the AECC shall be exercised by the Committee president.
Rule 108 – Section secretariats
The sections and the CCMI shall each have a secretariat, provided by the general secretariat under the management of a head of unit.
Rule 109 – Group secretariats
1.
The groups shall each have a secretariat. The head of the group secretariat reports directly to the president of the group concerned.
2.
The powers of the appointing authority shall be exercised, with respect to officials seconded to the groups in accordance with the second indent of Article 37(a) of the Staff Regulations, on a proposal from the group president concerned, as regards the application of Article 38 of the Staff Regulations, including decisions relating to their career development within the group.
When an official seconded to a group rejoins the Committee secretariat, he or she shall be classified in the grade to which he or she would have been entitled as an official.
3.
The powers of the AECC shall be exercised, with respect to temporary staff seconded to the groups in accordance with Article 2(c) of the CEOS, on a proposal from the group president concerned, as regards the application of the third paragraph of Articles 8, 9 and 10(3) of the CEOS.
Chapter IV
Budget
Rule 110 – Drawing up the Committee’s budget
1.
In the first four months of each year the secretary-general shall send to the commission for financial and budgetary affairs the preliminary draft estimates of the expenditure and revenue of the Committee, which will be submitted to the bureau for the next financial year.
2.
The CAF shall examine the draft, discuss it with the secretary-general, and submit it to the bureau, where appropriate making remarks or proposing modifications.
3.
The bureau shall draw up the estimates of the expenditure and revenue of the Committee.
It shall forward these to the budgetary authority in accordance with the procedure and within the time limits laid down in the Financial Regulation.
4.
The president of the Committee, acting in accordance with the Financial Regulation, shall implement or cause to be implemented the statement of expenditure and revenue.
Chapter V
Miscellaneous
Rule 111 – Correspondence
Correspondence addressed to the Committee shall be forwarded to the Committee president or the secretary-general.
Rule 112 – Principles for the holding of meetings
1.
To ensure the proper functioning of the Committee, the Committee meetings shall be held in presence. Meetings can also be held in hybrid form.
2.
Specific provisions concerning the organisation and holding of hybrid meetings, the possible participation of members, CCMI delegates, alternates and advisors in these meetings shall be adopted by the bureau, following consultation with the groups and the enlarged presidency.
PART FOUR
FINAL PROVISIONS
Rule 113 – Gender and terminology
The terms used in these Rules of Procedure for the various offices are not gender-specific.
Rule 114 – Symbols of the Committee
1.
The Committee recognises and adopts the following European Union symbols:
a)
the flag representing a circle of twelve gold stars on a blue background;
b)
the anthem taken from the ‘Ode to Joy’ from Beethoven’s Ninth Symphony;
c)
the motto ‘United in diversity’.
2.
The Committee shall celebrate Europe Day on 9 May.
3.
The flag shall be displayed in the buildings of the Committee and to mark official occasions.
4.
The anthem shall be played at the opening of every inaugural session at the beginning of a term of office and at other formal sessions, e.g. when welcoming heads of state or government, or new members following an enlargement.
Rule 115 – Revision of the Rules of Procedure
1.
The assembly may decide by an absolute majority of its members that these Rules of Procedure should be revised.
2.
If such a decision is taken, the assembly shall set up a panel, which shall be known as the Rules of Procedure Panel.
The assembly shall appoint a rapporteur-general to produce a draft text of the new Rules of Procedure. The panel and the rapporteur-general shall strive to reach a consensus on all critical issues. If this is not possible, alternative proposals supported by at least a half of the panel members shall be added to the draft produced by the rapporteur-general.
3.
The draft shall be presented to the assembly and amendments may be tabled.
4.
The assembly shall adopt the new Rules of Procedure, where appropriate, if more than half of its members vote in favour.
Rule 116 – Adoption of the Implementing Provisions of the Rules of Procedure
1.
After the adoption of the Rules of Procedure, the assembly shall renew the mandate of the Rules of Procedure Panel for a maximum period of ninety working days so that, if necessary, it may draw up a draft amendment to the Implementing Provisions.
2.
The proposal shall be submitted to the bureau, who will adopt it after receiving the views of the groups, if more than a half of its members vote in favour.
3.
In the event of a revision of the Rules of Procedure without any subsequent amendment of the Implementing Provisions, said provisions shall continue to apply.
They must always be interpreted in such a way as to ensure compliance with the provisions of the Rules of Procedure in force.
4.
The Implementing Provisions may also be amended if the bureau considers that a revision is necessary.
In such cases, the Bureau shall ask the assembly to set up a panel for the revision of the Implementing Provisions and the procedure laid down in paragraphs 1 and 2 of this Rule shall be followed, 
mutatis mutandis
.
5.
The Implementing Provisions shall enter into force on the day following their publication on the Committee's intranet.
Rule 117 – Entry into force of the Rules of Procedure
The Rules of Procedure shall enter into force the day after their publication in the 
Official Journal of the European Union
.
(
1
)
  Regulation (EU, Euratom) 2018/1046 of the European Parliament and of the Council of 18 July 2018 on the financial rules applicable to the general budget of the Union, amending Regulations (EU) No 1296/2013, (EU) No 1301/2013, (EU) No 1303/2013, (EU) No 1304/2013, (EU) No 1309/2013, (EU) No 1316/2013, (EU) No 223/2014, (EU) No 283/2014, and Decision No 541/2014/EU and repealing Regulation (EU, Euratom) No 966/2012 (
OJ L 193, 30.7.2018, p. 1
).
(
2
)
  Regulation (EU, Euratom) No 1023/2013 of the European Parliament and of the Council of 22 October 2013 amending the Staff Regulations of Officials of the European Union and the Conditions of Employment of Other Servants of the European Union (
OJ L 287, 29.10.2013, p. 15
). Consolidated version: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX%3A01962R0031-20220101
ANNEX
CODE OF CONDUCT FOR MEMBERS OF THE EUROPEAN ECONOMIC AND SOCIAL COMMITTEE
PART I – STANDARDS AND PRINCIPLES
Article 1
General principles
1.   This Code of Conduct shall apply to the members of the Committee. As decided by the bureau of the European Economic and Social Committee of October 2020, the revision of this code will result in the adaptation of all relevant texts, such as the Members' Statute, the EESC's Rules of procedure and any other text as appropriate.
It shall also apply, 
mutatis mutandis
, to delegates of consultative commissions, alternates and experts, except for Articles 1(2), 7(3) and 10 of this Code which are applicable only to the members of the Committee.
2.   The members of the Committee are not bound by any mandatory instructions.
They are completely independent in the performance of their duties, in the Union's general interest.
3.   Members shall conduct themselves in accordance with the Treaties and the law deriving therefrom. Their relations with organisations or interest groups shall be compatible with the need to preserve their independence.
4.   Members shall be guided by and observe the following general principles of conduct: integrity, openness, diligence, honesty, accountability, respect for others and respect for the Committee's reputation.
5.   In accordance with Articles 2 and 3 of the Treaty on European Union, and with the Charter of Fundamental Rights of the European Union, the members shall ensure, in the performance of their duties, the promotion, effective protection and respect of fundamental rights and values such as human dignity, non-discrimination, tolerance, freedom, solidarity, the principle of the rule of law and gender equality.
6.   In performing their tasks, members shall commit themselves to building the best possible consensus in a spirit of mutual respect.
7.   In exercising their duties, the members shall act solely in the general interest and shall refrain from obtaining or seeking to obtain any direct or indirect financial benefit or other reward.
8.   In any case where a member, whether intentionally or through negligence, fails to comply with his or her obligations or obtains, or seeks to obtain, in the exercise of their duties as members, any direct or indirect financial benefit or other reward, he or she shall be subject to the measures provided for in this Code.
Article 2
Principles of conduct
1.   The conduct of members shall be characterised by mutual respect and shall be based on the values and principles laid down in the Treaties, and particularly in the Charter of Fundamental Rights.
2.   Members shall commit themselves to respecting the Committee, as well as the dignity of members and staff, and to preserving its reputation.
3.   Members shall not compromise the smooth conduct of Committee business and shall not compromise the maintenance of security and order on the Committee's premises or the functioning of its equipment.
4.   Members shall not disrupt the good order of sessions or meetings and shall refrain from improper behaviour.
They shall not resort to defamatory, racist, sexist, homophobic, xenophobic or offensive language or behaviour.
5.   The application of this rule shall not otherwise detract from the liveliness of debates, nor shall it undermine the members' freedom of speech.
6.   After ceasing to hold office, former members shall continue to be bound by ethical standards of integrity and discretion. Former members shall not lobby members or staff on behalf of their own business, that of their employer or client, on matters for which they are holding important positions or writing reports for a period of two years after ceasing to hold office.
Article 3
Disclosure of information
1.   Members shall refrain from any unauthorised disclosure of sensitive information defined as such, received in the exercise of their duties, unless that information has already been made public or is accessible to the public.
2.   They shall continue to be bound by this obligation after leaving the Committee.
Article 4
Appropriate behaviour
1.   In exercising their duties, members shall behave in accordance with the rules and obligations laid down in this Code of Conduct, with dignity and respect and without prejudice or discrimination.
2.   Members shall behave in a professional manner and shall refrain, in their relations with other members as well as with staff, from degrading or insulting behaviour, using offensive or discriminatory language or any other actions which are unethical, demeaning or unlawful.
3.   Members shall not incite or encourage other members or staff to violate, circumvent or ignore the legislation in force, the Committee's internal rules or this Code, or accept such behaviour by staff under their responsibility.
4.   With the aim of ensuring that the Committee functions effectively, members shall seek to ensure, exercising appropriate discretion, that any disagreements or conflicts involving other members or staff under their responsibility are handled promptly, fairly and effectively.
Article 5
Prevention of harassment
1.   Members shall refrain from any type of psychological or sexual harassment 
(
1
)
1
.
2.   Where necessary, members shall cooperate promptly and fully with the procedures in place for managing situations of conflict or harassment (psychological, physical or sexual), including responding promptly to any allegations of harassment.
3.   Members shall be offered, and encouraged to take part in, specialised training organised for them on preventing conflict and harassment in the workplace and on prevention of any misconduct or behaviour which would be contrary to European values.
Article 6
Integrity and financial transparency
1.   Members are entitled to allowances as determined by the Council, but do not receive any remuneration from the Committee.
2.   Missions or activities that are partially or totally reimbursed by a third party shall not be the subject of double reimbursement by the Committee.
If a mission or activity is partially or totally reimbursed by a third party after having been reimbursed by the Committee, the member shall promptly inform the general secretariat and return the reimbursement to the Committee, up to the amount received from the third party.
3.   In the performance of their duties, members shall refrain from accepting any gifts or benefits with a value of more than EUR 150.
When, in accordance with diplomatic and courtesy usage, they receive gifts worth more than this amount, they shall hand them over to the general secretariat when they attend the next meeting of the Committee after their receipt.
The president shall decide whether such gifts, as well as gifts of the same value given directly to him or her, become the property of the Committee or are donated to a suitable charitable organisation.
The general secretariat shall keep a register of gifts with a value of more than EUR 150, which shall be publicly available if requested.
4.   Members shall comply with all of the Committee's financial rules that are applicable to them.
Article 7
Declaration of financial interests
1.   Members shall, in accordance with the principle of transparency, submit a declaration of their financial interests to the president upon taking up their duties.
Declarations shall be re-submitted on an annual basis on 1 January, and in case of a change in the information to be declared during a member's term of office, a new declaration shall be submitted at the earliest opportunity and at the latest within two months of the change in question.
2.   The declaration of financial interests shall contain the information listed in Article 5a of the Members' Statute.
3.   Members of the Committee may not be elected as officeholders of the Committee or of one of its bodies, be appointed as a rapporteur or participate in missions or activities if they have not submitted or updated their declaration of financial interests.
4.   Delegates of consultative commissions, alternates and experts shall not be entitled to receive any allowances from the Committee before submitting or updating their declaration of financial interests.
5.   If the president receives information which leads him or her to believe that the declaration of financial interests of a member is substantially incorrect or out of date, or could reasonably lead to incompatibility with the members' obligations as laid down in this Code of Conduct, the president may consult the ethical committee.
Where appropriate, the president shall request the member to correct his or her declaration within 10 working days.
6.   The bureau, after having received in writing the opinion of the ethical committee, shall, not earlier than 14 days later, hear the member concerned, assisted if so desired by another person, and may adopt a decision applying paragraph 3 or 4, as applicable, to members who do not comply with the president's correction request.
The bureau shall hear the member concerned, either orally or in writing, before adopting the decision, which shall be reasoned.
Article 8
Conflicts of interests
1.   Members shall avoid any situation liable to give rise to a conflict of interests or which may objectively be perceived as a conflict of interests.
2.   A conflict of interests exists where a member has a personal interest that may conflict with the interests of the Union or could improperly influence the performance of his or her duties as a member.
A conflict of interests does not exist where a member benefits only as a member of the general public or of a broad class of persons.
3.   For the purposes of paragraph 2, a conflict of interests arises where a personal interest may influence the independent performance of their duties. Personal interests include, but are not limited to, any potential benefit or advantage to members themselves, their spouses, partners or direct family members.
4.   In cases of ambiguity, the member may seek advice in confidence from the ethical committee, under Article 9(2)(a).
5.   Any member who finds that he or she has a conflict of interests, or is in a situation which may objectively be perceived as such, shall immediately take the necessary steps to address it, in accordance with the principles and provisions of this Code.
If the member is unable to resolve the conflict of interests, or the situation that may be perceived as a conflict of interests, he or she shall cease all activity on the matter and shall report this to the president in writing.
6.   The president shall decide, after consulting the ethical committee, whether the member shall cease definitively all activity on the matter.
7.   Members who do not comply with their obligations to disclose or declare a conflict of interests or a situation which may objectively be perceived as a conflict of interests, who do not address it or, being unable to resolve it, do not cease all activity on the matter, could be subject to the measures of this Code.
PART II – ETHICAL COMMITTEE
Article 9
Ethical committee
1.   An ethical committee is hereby established.
2.   The functions of the ethical committee are the following:
a)
Members may consult the ethical committee on any matters related to this Code; in turn, the ethical committee may seek advice from the Committee's legal service. Upon request by a member, the ethical committee shall give him or her, in confidence and within 30 calendar days, guidance on the interpretation and implementation of the provisions of this Code.
b)
Following a complaint submitted in accordance with Article 11(1), the ethical committee shall also assess alleged breaches of ethical standards set in this Code and advise the president on possible steps to be taken.
c)
The ethical committee shall advise the president and the bureau, upon request, on the interpretation and implementation of the provisions of this Code.
3.   The ethical committee may, after consulting with the president unless he or she has a conflict of interests, seek advice from experts.
4.   The ethical committee shall publish an annual report of its work, duly anonymised.
5.   The ethical committee shall propose its own rules of procedure, to be adopted by the bureau.
Article 10
Members of the ethical committee
1.   On a proposal from the bureau, the assembly shall elect, for each two-and-a-half-year period, six members of the Committee, two (of different genders) from each of the three groups, as full members of the ethical committee.
2.   On a proposal from the bureau, the assembly shall also appoint, for the same period, six members of the Committee, two (of different genders) from each of the three groups, as reserve members for the ethical committee. Reserve members shall replace a full member in the work of the ethical committee if a full member cannot attend or if he or she is involved in a case of conflict of interests.
3.   The mandate of full and reserve members of the ethical committee is renewable.
4.   The position of member of the ethical committee is incompatible with that of member of the following bodies:
—
the bureau of the Committee;
—
the audit committee;
—
the quaestors' group.
5.   Each group of the ethical committee shall serve as chair for two and a half years on a rotating basis among the three groups.
In the event of a tie in a vote, the chair will have a casting vote.
6.   Any member of the ethical committee shall recuse him or herself from participating in a procedure if he or she finds he or she has a conflict of interests or is in a situation which may objectively be perceived as a conflict of interests by a third party.
If, in a procedure, a member of the ethical committee is called into question by another member of the ethical committee, his or her participation in the procedure may be refused by a majority vote of the ethical committee.
The member called into question shall not be present at the vote.
7.   In the event of an alleged breach of ethical standards by a full or reserve member of the ethical committee, the member concerned shall refrain from taking part in the proceedings relating to the alleged breach and shall be immediately replaced by a reserve member.
If, at the end of the procedure, the president concludes that the member concerned has breached ethical standards and the sanction adopted is other than a written warning, the member shall cease to be a full or reserve member of the ethical committee.
In such a case, the president shall appoint a replacement member for the remaining period of the two-and-a-half-year mandate. The appointment shall be confirmed by the assembly at the following session.
8.   The members of the ethical committee have a duty of confidentiality.
9.   The members of the ethical committee shall be provided, at the beginning of their mandate, with appropriate, mandatory training.
PART III – PROCEDURE IN THE EVENT OF POSSIBLE BREACHES OF ETHICAL STANDARDS
Article 11
Opening of the procedure
1.   Any person, member or employee, can submit a complaint to the ethical committee concerning the behaviour of a member.
Allegations shall be supported by sufficient 
prima facie
 evidence to justify the initiation of an investigation.
2.   The ethical committee shall inform the president of the Committee of the receipt of the complaint, except where the President is him or herself the subject of the complaint.
3.   The president shall transmit to OLAF, without delay, any information or evidence related to members that comes to his or her attention and needs to be transmitted to OLAF under the administrative arrangements signed with the office.
4.   Whistleblowers recognised as such shall have the rights to confidentiality, protection, prohibition of retaliation and measures of support provided for by EU law, including the Staff Regulations of Officials of the European Union and the Conditions of Employment of Other Servants of the European Union 
(
2
)
, national law and the internal EESC rules, as applicable.
Article 12
Investigation
1.   Without prejudice to Article 17, where the ethical committee considers that there is a reason to think that a member may have breached the ethical standards set in this Code, it shall open an investigation. The ethical committee shall promptly inform the president and the member concerned that an investigation has been opened, provided this is not harmful to the investigation or to potential evidence.
2.   The ethical committee shall examine the circumstances of the alleged breach and shall hear the member concerned, either orally or in writing.
The member concerned may be assisted by a lawyer or a person of his or her choice.
3.   The ethical committee shall have investigation powers and shall call any witnesses (members, staff or third parties) it may consider necessary or useful to hear in the framework of the investigation.
The ethical committee shall be provided with all existing evidence, including correspondence, and shall receive any piece of information it may consider necessary or useful.
4.   Members and former members shall cooperate promptly and fully with the ethical committee by providing all the relevant additional information needed.
Members shall not lobby the ethical committee, the president or the bureau in a manner calculated to influence their consideration of the matter.
5.   On the basis of its conclusions, the ethical committee shall make a reasoned report to the president containing recommendations on a possible decision that may include penalties when appropriate. The report is sent to the member in question at the same time.
Article 13
Reasoned decision
1.   The president shall adopt a reasoned decision on the basis of the report of the ethical committee, after having notified the member concerned of all evidence in the file and the recommendations of the ethical committee, and after having heard the member concerned, either orally or in writing, with the member's legal advisor if the member requests it.
2.   In the reasoned decision, the president may:
a)
decide that no case has been made against the member; or
b)
if the president concludes that the member concerned has breached the ethical standards set in this Code, adopt a decision imposing a penalty pursuant to Article 14.
3.   The president shall promptly notify the reasoned decision to the member concerned.
4.   In the event of an alleged breach of ethical standards by the president of the Committee, he or she shall not take part in the proceedings and shall be replaced by the vice-president that chairs the commission for financial and budgetary affairs, who shall assume the functions of the president for that specific procedure.
Article 14
Penalties
1.   When assessing the conduct observed, the severity of the penalties imposed shall be proportionate to the seriousness of the misconduct and to the member's hierarchical position.
To determine the seriousness of the misconduct and to decide upon the penalty to be imposed, account shall be taken in particular of:
a)
the nature of the misconduct and the circumstances in which it occurred;
b)
the extent to which the misconduct adversely affects the physical and/or moral integrity of members and/or staff, the reputation and/or the interests of the Committee or the European Union;
c)
the extent to which the misconduct involves intentional actions or negligence, as well as the degree of the member's hierarchical responsibility;
d)
the level of the member's duties and responsibilities, as well as the member's hierarchical position over the victims of the misconduct;
e)
the level of damage inflicted on the physical or moral integrity of the victim or victims; and
f)
whether the misconduct involves repeated action or behaviour.
2.   According to the degree of severity of the member's behaviour, the penalty may consist of one or more of the following measures:
a)
a written warning (which can be made public);
b)
a reprimand (which can be made public);
c)
temporary forfeiture of entitlement to the daily subsistence allowance for a period of between two and 30 meeting days, according to the gravity of the misconduct;
d)
without prejudice to the right to vote in plenary, temporary suspension from participation in all or some of the activities of the EESC or its bodies, in missions or in activities for a period of between two and 30 meeting days;
e)
prohibition from representing the EESC on any national, inter-institutional or international forums, for up to one year;
f)
in the case of a breach of confidentiality, a limitation on the rights to access confidential or classified information for up to one year.
3.   In addition, the president may, in accordance with the procedure laid down in Article 16, submit a proposal to the bureau for:
g)
the temporary suspension of the member from one or more of the offices held by that member in the Committee, for up to one year;
h)
the removal of the member from one or more of the offices held by that member in the Committee; or
i)
calling upon the Council to remove the member from the Committee.
4.   The time period of the measures laid down in paragraphs 2 and 3, points c) to f) and g) of this Article may be doubled in the case of repeated breaches, or if the member refuses to comply with one of the ancillary measures laid down in paragraph 5.
5.   In addition to the penalties laid down in paragraphs 2 and 3, the following ancillary measures may be applied:
i.
requiring the member to take action to regularise his or her position;
ii.
requiring the member to make a personal statement of apology (privately, to a specific person, or publicly, in the plenary);
iii.
requiring the member to repair any damage.
Article 15
Internal appeal procedure
1.   The member concerned may lodge an internal appeal with the bureau within two weeks of notification of the penalty imposed by the president by virtue of Article 14(2), (4) and (5).
The appeal shall have the immediate effect of suspending the application of the penalty.
2.   The bureau shall hear the member concerned, either orally or in writing, before adopting a decision.
The bureau may, not later than four weeks after the lodging of the appeal or, if it does not meet in that period, at its next meeting, annul, confirm or modify the penalty imposed.
3.   The member concerned may bring an action for annulment before the Court of Justice of the European Union within two months of the notification of the final decision or within two months of the date on which the bureau should have taken its decision, pursuant to Article 263 of the Treaty on the Functioning of the European Union.
Article 16
Early termination of an office
1.   In accordance with his or her reasoned decision, the president may submit a proposal to the bureau pursuant to Article 14(3).
2.   The bureau, acting by a majority of two-thirds of the votes cast, may propose to the assembly suspending or bringing to an end the term of office of the president, a vice-president, a president of a group, a member of the bureau, a quaestor, a president or vice-president of a section or any other officeholder elected within the Committee, where it considers that the member in question has been guilty of serious misconduct.
Exceptionally, the bureau may propose to the assembly the expulsion of the member from the Committee.
The bureau shall hear the member concerned, either orally or in writing, before making a proposal to the assembly pursuant to this Article.
3.   The assembly shall take a decision on the proposal by a majority of two-thirds of the votes cast, constituting a majority of its component members.
The assembly shall hear the Committee president's reasoned report, then the member concerned, either orally or in writing, before the decision is adopted.
If a decision of expulsion is adopted, it shall be notified to the Council, so that it initiates the replacement procedure.
4.   The member concerned may bring an action for annulment before the Court of Justice of the European Union within two months of the notification of the decision of the assembly, pursuant to Article 263 of the Treaty on the Functioning of the European Union.
PART IV – FINAL PROVISIONS
Article 17
Investigations conducted by the European Anti-Fraud Office (OLAF)
1.   The common rules laid down in the interinstitutional agreement 
(
3
)
 concerning internal investigations by the European Anti-Fraud Office (OLAF), comprising the measures that are needed to facilitate the smooth running of investigations conducted by OLAF, shall be applicable.
2.   Where the Committee is aware of possible cases of fraud, corruption or any other illegal activities detrimental to the interests of the European Union and OLAF has either not yet been informed or not yet taken a decision on whether or not to open an investigation, the ethical committee shall not open an investigation into the same facts, unless agreed otherwise with OLAF.
It will suspend any procedure relating to the case and avoid undertaking any activities which may compromise potential evidence and OLAF's investigation.
Article 18
Application of the Code
The president shall be responsible for the full and correct application of this Code.
Within the framework of application of this Code, the president may at any time refer to the ethical committee for advice on any matter.
(
1
)
  EEC/EAEC Council: Regulation No 31 (EEC), 11 (EAEC), laying down the Staff Regulations of Officials and the Conditions of Employment of Other Servants of the European Economic Community and the European Atomic Energy Community (
OJ P 45, 14.6.1962, p. 1385
), https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX%3A01962R0031-20220101&qid=1653325709293
(
2
)
  Consolidated version: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX%3A01962R0031-20220101
(
3
)
  Administrative arrangements between the European Economic and Social Committee and the European Anti-Fraud Office of 13 January 2016.

Summary:
European Economic and Social Committee (EESC)
SUMMARY OF:
Rules of Procedure of the European Economic and Social Committee – May 2022
Article 300 Treaty on the Functioning of the European Union (TFEU) – the EU’s advisory bodies
Article 301 TFEU (ex Article 258 TEC) – the European Economic and Social Committee
Article 302 TFEU (ex Article 259 TEC) – the European Economic and Social Committee
Article 303 TFEU (ex Article 260 TEC) – the European Economic and Social Committee
Article 304 TFEU (ex Article 262 TEC) – the European Economic and Social Committee
Article 13 Treaty on European Union – Provisions on the institutions
WHAT IS THE AIM OF THE ARTICLES AND THE RULES OF PROCEDURE?
Article 300
 of the 
Treaty on the Functioning of the European Union
 (TFEU) states that the 
European Parliament
, the 
Council of the European Union
 and the 
European Commission
 are assisted by the 
European Economic and Social Committee
 (EESC), acting in an advisory capacity. The EESC consists of representatives of organisations of employers, of employees and of other parties representative of 
civil society
, notably in socioeconomic, civic, professional and cultural areas. EESC members are not bound by any mandatory instructions and are completely independent in the performance of their duties, in the EU’s general interest.
Article 301 TFEU
 lays down the maximum number of members of the EESC. It states that the Council unanimously adopts a decision fixing the EESC’s composition and determines its members’ allowances.
Article 302 TFEU
 sets out the length of EESC members’ appointments (which are renewable) and the appointment process, which is conducted by the Council after consulting the Commission.
Article 303 TFEU
 states that the EESC elects its president and adopts its 
rules of procedure
.
Article 304 TFEU
 states that the EESC can be consulted by the Parliament, the Council or the Commission where the 
treaties
 so provide and in all cases in which they consider it appropriate. It may also issue own-initiative opinions whenever they consider such action appropriate. EESC opinions are forwarded to the Parliament, the Council and the Commission.
Article 13
 of the
Treaty on European Union
 lists the 
European Union
 (EU) institutions and states that the Parliament, the Council and the Commission are assisted by the EESC and the 
European Committee of the Regions
, acting in an advisory capacity.
The 
EESC rules of procedure
 set out how the body operates and organises itself. They are adopted by the EESC assembly by an absolute majority.
KEY POINTS
The rules of procedure 
codify
 the EESC’s internal operational rules and complement the foundational rules set out in the Treaty on European Union and the TFEU.
The rules of procedure include a 
code of conduct
 for members covering: 
ethical standards;
financial transparency;
non-discrimination
;
equal opportunities
;
dignity in the workplace;
sanctions for breaching the code.
The code of conduct also establishes an ethical committee.
Members
The EESC includes the following three groups. 
Employers’ organisations
. Members from private and public sectors of industry, small businesses, chambers of commerce, wholesale and retail trade, banking and insurance, transport and agriculture (
Group I
).
Employees
. Members from national trade union organisations, both at the level of confederations and of sectoral federations (
Group II
).
Civil society organisations
. For example, farmer and consumer organisations, small businesses, the crafts sector and liberal professions and non-governmental organisations in the field of social and environmental protection (
Group III
).
Members do not need to belong to any of the three groups. Members not belonging to a group have the same rights and obligations as those belonging to a group. New rules have been introduced regarding the participation of non-attached members in study groups, their appointment as rapporteurs and their participation in plenary sessions.
EESC members are proposed by the governments of the EU 
Member States
 and are appointed by the Council for 
5 years
. Decision (EU) 
2019/853
 sets the current number of members at 
329
 following the United Kingdom’s withdrawal from the EU. Article 301 TFEU provides for a maximum of 350 members. The current breakdown of members by country is as follows: 
24 for Germany, France and Italy;
21 for Spain and Poland;
15 for Romania;
12 for Belgium, Bulgaria, Czechia, Greece, Hungary, Netherlands, Austria, Portugal and Sweden;
nine for Denmark, Ireland, Croatia, Lithuania, Slovakia and Finland;
seven for Estonia, Latvia and Slovenia;
six for Cyprus and Luxembourg;
five for Malta.
The three groups elect their presidents and vice-presidents for a term of 2.5 years. They participate in the preparation, organisation and coordination of the EESC’s business.
The 2022 edition of the rules introduces a new majority threshold for the adoption of the motion of no confidence, which is now two thirds of the votes cast.
The EESC’s role in the legislative procedure
The EESC produces opinions at the request of the Parliament, the Council or the Commission.
It also prepares evaluations of EU policies or legal instruments already being implemented, which may take the form of opinions or evaluation reports.
It may also deliver opinions on its own initiative, exploratory opinions at the request of the EU institutions or the 
Presidency of the Council of the European Union
 and information reports or resolutions on any questions relating to the tasks assigned to the EU.
Organisation
The EESC consists of the following bodies.
The EESC plenary 
assembly
 of all members, which meets in nine sessions each year.
The 
presidency
, comprising the president and the two vice-presidents.
The 
president
, who: 
directs the work of the EESC;
represents the EESC in its external relations;
reports to the EESC on action and measures taken on its behalf;
presents a work programme at the start of the term of office and reviews achievements at the end of the term.
Two 
vice-presidents
, respectively in charge of budget and communication.
The 
enlarged presidency
, comprising the president, the two vice-presidents and three group presidents, which: 
prepares the work of the bureau and the assembly;
facilitates the necessary decisions in cases of urgency or extraordinary circumstances.
The 
bureau
, which has political responsibility for the general management of the EESC and consists of: 
the president and the two vice-presidents;
the three group presidents;
the six section presidents;
a variable number of members, which cannot exceed the number of Member States.
The 2022 edition of the rules details the procedures for the election of bureau members.
The 
legislative sections
, whose task it is to draw up opinions or information reports on questions referred to them. There are six sections: 
economic and monetary union and economic and social cohesion
;
single market, production and consumption
;
transport, energy, infrastructure and the information society
;
employment, social affairs and citizenship
;
agriculture, rural development and the environment
;
external relations
.
The EESC may also set up 
consultative commissions
 comprising EESC members and delegates from areas of civil society that the EESC wishes to involve in its work. The 
Consultative Commission on Industrial Change
 examines changes in industry across a wide range of sectors. It is a distinct body within the EESC and has a remit extended to all sectors of industry in both manufacturing and services. The disparity between the status of the EESC legislative sections and the commission has been addressed in the 2022 rules of procedure, providing more transparency on their roles and objectives.
The EESC also has:
three observatories
 on: 
the digital transition and the single market
,
the labour market
,
sustainable development
;
two ad hoc groups
 on: 
the 
European semester
,
fundamental rights and the rule of law
;
a 
liaison group
, whose task is to interact with European civil society organisations and networks not represented in the EESC assembly and to monitor joint initiatives.
The EESC is supported by a permanent secretariat, led by a 
secretary-general
 who is appointed by the bureau. The EESC shares some of its services (translation, IT, logistics) with the European Committee of the Regions.
FROM WHEN DO THE RULES OF PROCEDURE APPLY?
The current rules have been in force since 
1 June 2022
.
BACKGROUND
The EESC is based in Brussels.
For further information, see:
Our work
 (European Economic and Social Committee).
MAIN DOCUMENTS
Rules of procedure and code of conduct
 for members of the European Economic and Social Committee (MAY 2022) (OJ L 149, 
31.5.2022
, 
pp. 1–54
).
Consolidated version of the Treaty on the Functioning of the European Union – Part Six – Institutional and financial provisions – Title I – Institutional provisions – Chapter 3 – The Union’s advisory bodies – 
Article 300
 (OJ C 202, 
7.6.2016
, 
p. 177
).
Consolidated version of the Treaty on the Functioning of the European Union – Part Six – Institutional and financial provisions – Title I – Institutional provisions – Chapter 3 – The Union’s advisory bodies – Section 1 – The Economic and Social Committee:
Article 301
 (ex Article 258 TEC) (OJ C 202, 
7.6.2016
, 
p. 177
).
Article 302
 (ex Article 259 TEC) (OJ C 202, 
7.6.2016
, 
p. 178
).
Article 303
 (ex Article 260 TEC) (OJ C 202, 
7.6.2016
, 
p. 178
).
Article 304
 (ex Article 262 TEC) (OJ C 202, 
7.6.2016
, 
p. 178
).
Consolidated version of the Treaty on European Union – Title III – Provisions on the institutions – 
Article 13
 (OJ C 202, 
7.6.2016
, 
p. 22
).
RELATED DOCUMENTS
Council Decision (EU) 
2019/853
 of 
21 May 2019
 determining the composition of the European Economic and Social Committee (OJ L 139, 
27.5.2019
, 
pp. 15–16
).
Protocol on cooperation
 between the European Commission and the European Economic and Social Committee (OJ C 102, 
5.4.2012
, 
pp. 1–5
).
last update 
22.6.2022

--- DANISH ---

Document:
31.5.2022
DA
Den Europæiske Unions Tidende
L 149/1
FORRETNINGSORDEN OG ADFÆRDSKODEKS FOR MEDLEMMERNE AF DET EUROPÆISKE ØKONOMISKE OG SOCIALE UDVALG
(MAJ 2022)
PRÆAMBEL
1.
Det Europæiske Økonomiske og Sociale Udvalg (»udvalget«/»EØSU«) blev oprettet i medfør af Romtraktaterne i 1957 og er et rådgivende organ i Den Europæiske Union.
2.
Ifølge artikel 300 i traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde består udvalget af repræsentanter for arbejdsgiver- og arbejdstagerorganisationer og for organisationer for andre aktører, der er repræsentative for civilsamfundet, navnlig på det socioøkonomiske, borgerretlige, faglige og kulturelle område.
Udvalgets medlemmer er ikke bundet af nogen instruktion. De udfører deres hverv i fuldkommen uafhængighed og i Unionens almene interesse.
Udvalget udfører sit arbejde i tre grupper, henholdsvis arbejdsgivergruppen, arbejdstagergruppen og gruppen for civilsamfundets øvrige aktører.
3.
EØSU varetager en specifik funktion i EU's institutionelle system: det er det vigtigste samlings- og debatforum for det organiserede civilsamfund i EU, som er repræsenteret ved udvalgets medlemmer, og samtidig disses fremmeste talerør i forhold til Den Europæiske Unions institutioner.
Udvalgets rådgivende funktion giver således det europæiske civilsamfund adgang til at deltage i EU's beslutningsproces.
4.
Dialogen mellem EØSU's medlemmer involverer ofte alle dele af civilsamfundet, dvs. arbejdsgiverne (Gruppe I), arbejdstagerne (Gruppe II) og civilsamfundets øvrige aktører (Gruppe III).
5.
Denne sagkundskab og den søgen efter overensstemmende synspunkter, som kommer til udfoldelse gennem dialog og forhandlinger, er med til at fremme kvaliteten og troværdigheden i EU's beslutningsproces ved at gøre denne mere forståelig og acceptabel for EU's borgere og samtidig øge den gennemsigtighed, som er uomgængelig nødvendig for demokratiet.
6.
Som forum for debat og udarbejdelse af udtalelser bidrager udvalget til at opfylde kravet om mere demokrati i opbygningen af Den Europæiske Union og fremme af relationerne mellem EU og de økonomiske og sociale interessegrupper i tredjelande.
På den måde er EØSU med til at udvikle en ægte europæisk bevidsthed.
7.
Da traktaten om oprettelse af Det Europæiske Kul- og Stålfællesskab udløb, pålagde Kommissionen Det Europæiske Økonomiske og Sociale Udvalg at overtage Det Rådgivende Udvalg for Det Europæiske Kul- og Stålfællesskabs regelværk og ressourcer. Det er baggrunden for oprettelsen af Den Rådgivende Kommission for Industrielle Ændringer (CCMI), og den er i dag stadig en del af udvalget.
8.
For at løfte disse opgaver fastsætter EØSU i medfør af artikel 303, stk. 2, i traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde sin forretningsorden.
FØRSTE DEL
UDVALGETS ORGANISATION
AFSNIT I
UDVALGETS MEDLEMMER
Artikel 1 — Udvalgets medlemmer
1.
Udvalget består af repræsentanter for arbejdsgiver- og arbejdstagerorganisationer og for organisationer for andre aktører, der er repræsentative for civilsamfundet, navnlig på det socioøkonomiske, borgerretlige, faglige og kulturelle område.
2.
Udvalgets medlemmer beskikkes for fem år. Genbeskikkelse kan finde sted.
3.
Udvalgets medlemmer er ikke bundet af nogen instruktion. De udfører deres hverv i fuldkommen uafhængighed og i Unionens almene interesse.
4.
Udvalgets medlemmer har ret til dagpenge og godtgørelse af rejse- og opholdsudgifter, som er nødvendige for udførelsen af deres hverv, i overensstemmelse med Rådets og præsidiets relevante afgørelser.
Rådet for Den Europæiske Union fastsætter udvalgsmedlemmernes dagpenge.
5.
Udvalget bestræber sig på at sikre overholdelsen af principperne om ligebehandling af kønnene og om ikkediskrimination, som fastlagt i EU-retten, og anvendelsen af disse principper i alle udvalgets organer.
Præsidiet gør status over udviklingen i fordelingen mellem mænd og kvinder i udvalgets forskellige organer og vedtager i givet fald konkrete henstillinger.
Præsidiet får med jævne mellemrum forelagt en rapport, udarbejdet med bistand fra administrationen, der evaluerer udviklingen. På baggrund af denne rapport træffer præsidiet afgørelse om konkrete foranstaltninger med henblik på at forbedre kønsbalancen.
Artikel 2 — Mandatvilkår
1.
Udvalgets medlemmer bærer titlen »medlem af Det Europæiske Økonomiske og Sociale Udvalg«.
2.
Under udførelsen af deres hverv og under rejser til og fra mødestedet nyder medlemmerne de privilegier, immuniteter og lettelser, der er fastlagt i artikel 10 i protokol (nr. 7) til traktaterne om Den Europæiske Unions privilegier og immuniteter.
3.
Mandatvilkårene for Det Europæiske Økonomiske og Sociale Udvalgs medlemmer (»mandatvilkårene«) fastlægger udvalgets medlemmers rettigheder og pligter samt regler vedrørende deres opgaver og forbindelser med udvalget og dets administration.
Artikel 3 — Adfærdskodeks
1.
Medlemmerne har pligt til at opretholde de standarder, der er nedfældet i adfærdskodeksen for EØSU's medlemmer (»adfærdskodeksen«).
2.
Adfærdskodeksen, der er vedhæftet hertil som et bilag og har samme juridiske værdi som denne forretningsorden, fastlægger de adfærdsstandarder og -principper, der gælder for medlemmer af udvalget, delegerede i CCMI, suppleanter og rådgivere.
3.
I medfør af adfærdskodeksen oprettes der et etisk udvalg.
Adfærdskodeksen fastlægger endvidere den procedure og de foranstaltninger, der finder anvendelse i tilfælde af overtrædelse af standarderne og principperne.
4.
Manglende overholdelse af de i adfærdskodeksen fastlagte standarder og principper kan føre til anvendelse af de foranstaltninger, der er beskrevet i kodeksen.
Artikel 4 — Ophør af medlemmers mandat
1.
Udvalgsmedlemmernes mandat udløber ved udgangen af den femårige periode, som fastlægges af Rådet i forbindelse med nybeskikkelsen.
2.
Det enkelte medlems mandat kan også undtagelsesvis ophøre ved dødsfald, fratrædelse, mandatets ophævelse, indtræffen af uforudsete forhindringer eller af hvervsuforenelighed eller bortvisning.
3.
Fratrædelse meddeles skriftligt til udvalgets formand.
I tilfælde af fratrædelse, ud over de i stk. 8 nævnte årsager:
—
viderefører medlemmet sit hverv, indtil efterfølgerens mandat træder i kraft, medmindre det fratrædende medlem giver anden meddelelse
—
kan medlemmet tilbagekalde sin fratrædelse, så længe Rådet endnu ikke er blevet underrettet herom, jf. stk. 9.
4.
Et mandat kan ophæves under de omstændigheder, der er anført i denne forretningsordens artikel 93, stk. 2.
5.
Indtræffen af uforudsete forhindringer forekommer i tilfælde, hvor et medlem af udvalget af helbredsmæssige eller andre grunde er ude at stand til at udøve sit mandat i en periode på mere end tolv måneder.
6.
Indtræffen af hvervsuforenelighed forekommer i tilfælde, hvor et medlem af udvalget udnævnes til eller vælges som medlem af en regering, et parlament, som viceminister med politisk ansvar eller som medlem af en af Den Europæiske Unions institutioner eller organer eller bliver tjenestemands- eller kontraktansat i en af EU's institutioner.
7.
De omstændigheder, under hvilke medlemmer kan ekskluderes, er fastlagt i artikel 14, stk. 3, og artikel 16, i adfærdskodeksen.
8.
I tilfælde af mandatets ophævelse, eller hvis der indtræffer forhindringer eller hvervsuforenelighed, har medlemmet pligt til at fratræde som medlem.
Hvis medlemmet i en af disse situationer ikke fratræder, kan det føre til anvendelse af adfærdskodeksens artikel 14, stk. 3, og artikel 16.
9.
I forbindelse med alle undtagelsesvise årsager til mandatets ophør underretter udvalgets formand Rådet, som konstaterer, at mandatet er ledigt, og iværksætter proceduren for udnævnelse af en efterfølger.
Det nye medlem udnævnes for den resterende del af mandatperioden.
AFSNIT II
UDVALGETS ORGANER
Kapitel I
Generelt
Artikel 5 — Udvalgets udøvende organer, sammensætning og struktur
1.
Udvalgets udøvende organer er formanden og præsidiet.
2.
Udvalget arbejder i plenum — på udvalgets plenarforsamlinger — eller i mindre fora — på sektionsmøder og møder i udvalgets øvrige organer.
Sekretariatet holder oversigten over udvalgets organer ajour og offentliggør den på intranettet.
3.
Udvalget er opdelt i tre grupper, hvis sammensætning og rolle er fastsat i artikel 6.
Kapitel II
Grupperne
Artikel 6 — Gruppernes sammensætning og rolle
1.
På udvalgets konstituerende møde nedsættes der tre grupper til repræsentation af henholdsvis arbejdsgiverne, arbejdstagerne og de øvrige interessegrupper i det organiserede civilsamfund.
2.
Forretningsgangen i grupperne er demokratisk, gennemsigtig og selvstændig i overensstemmelse med deres principper og interne praksis og med denne forretningsorden.
3.
Udvalgets medlemmer vælger selv, hvilken gruppe de i givet fald vil tilhøre, under forudsætning af at den pågældende gruppes medlemmer godkender deres medlemskab.
Et medlem kan ikke tilhøre mere end en gruppe ad gangen.
4.
Grupperne deltager i forberedelsen, tilrettelæggelsen og samordningen af arbejdsopgaverne i udvalget og dets organer.
De bestræber sig på at opnå konsensus med de øvrige grupper.
De fremsætter forslag til valg og udpegelse til poster og til sammensætningen af udvalgets organer i overensstemmelse med denne forretningsorden.
5.
Hver gruppe råder over et sekretariat.
Artikel 7 — Formændene for grupperne
1.
Hver gruppe vælger selv sin formand og, hvis det er relevant, sine næstformænd.
2.
Gruppeformændene er fødte medlemmer af udvalgets præsidium.
3.
Gruppeformændene har en rådgivende funktion i forhold til udvalgets formandskab og præsidiet, når det gælder formuleringen af udvalgets politikker.
4.
Gruppeformændene mødes regelmæssigt med udvalgets udvidede formandskab for at bistå med forberedelsen af præsidiets og forsamlingens arbejde, jf. artikel 20, stk. 3.
Artikel 8 — Medlemmer, der ikke tilhører en gruppe
1.
Da det er frivilligt for medlemmerne, om de vil tilhøre en gruppe, kan de også vælge at stå uden for grupperne.
2.
Medlemmer uden gruppetilhørsforhold har ingen særlige fordele eller ulemper i forhold til de medlemmer, som tilhører en gruppe.
3.
Hvad angår deltagelse i udvalgets arbejde har medlemmer uden gruppetilhørsforhold de samme rettigheder og pligter som medlemmer, der tilhører en gruppe.
De medlemmer, som ikke tilhører en gruppe, har adgang til den materielle og tekniske bistand, som er nødvendig for udøvelsen af deres mandat.
Denne bistand ydes af generalsekretariatet.
4.
Bestemmelserne om deltagelsen af medlemmer uden gruppetilhørsforhold i udvalgets arbejde fastlægges af præsidiet.
Bestemmelserne om materiel bistand fra sekretariatet fastsættes af præsidiet på forslag af generalsekretæren.
5.
Formanden træffer afgørelse om deltagelsen af medlemmer uden gruppetilhørsforhold i studiegrupper samt om deres udpegelse til ordførere efter høring af grupperne.
6.
Under debatterne på plenarforsamlingen tages der ved fordeling af taletiden hensyn til, at nogle medlemmer ikke tilhører en gruppe.
7.
Under alle omstændigheder skal medlemmer, der ikke tilhører en gruppe, sikres adgang til alle oplysninger, som medlemmer af grupperne har adgang til.
Kapitel III
Forsamlingen
Artikel 9 — Forsamlingens sammensætning
1.
Forsamlingen består af samtlige medlemmer af udvalget, der er udnævnt af Rådet og træder sammen på plenarforsamlingen.
2.
Delegerede i CCMI, suppleanter og rådgivere er ikke medlemmer af udvalget og er ikke en del af forsamlingen.
Artikel 10 — Forsamlingens beføjelser
1.
Forsamlingen udøver alle de beføjelser, udvalget har fået tillagt ved traktaterne og øvrige retsakter.
Den kan dog i overensstemmelse med bestemmelserne i denne forretningsorden overdrage sine beføjelser til et andet af udvalgets organer i medfør af forretningsordenen, adfærdskodeksen eller mandatvilkårene.
Den kan også udtrykkeligt delegere sine beføjelser i de i denne forretningsorden nævnte tilfælde.
2.
Forsamlingen har residualkompetence. Dvs. at alle beføjelser, der ikke i medfør af forretningsordenen, adfærdskodeksen eller mandatvilkårene er tillagt et andet organ, ligger hos forsamlingen.
3.
Forsamlingen vedtager udtalelser og andre dokumenter, som udvalget udarbejder inden for rammerne af den rådgivende rolle, det har fået tillagt af traktaterne.
4.
Forsamlingen vedtager forretningsordenen, adfærdskodeksen og mandatvilkårene.
5.
Forsamlingen fastlægger antallet af præsidiemedlemmer i overensstemmelse med bestemmelserne i denne forretningsorden.
Den fastlægger også antallet af sektioner og disses opgaver samt antallet af medlemmer i de enkelte sektioner og i CCMI på forslag af grupperne.
6.
Forsamlingen udpeger udvalgets formand og næstformænd, formændene for sektionerne og CCMI samt de øvrige medlemmer af præsidiet, med undtagelse af de tre gruppeformænd, som vælges direkte af deres respektive grupper.
Den udpeger også, på forslag af grupperne, medlemmerne af sektionerne, medlemmerne og de delegerede i CCMI samt medlemmerne af disses præsidier, medlemmerne af underudvalgene, af observatorierne, af delegationerne, af det etiske udvalg, kvæstorerne og medlemmerne af udvalget om revision af forretningsordenen.
7.
Forsamlingen har beføjelse til at efterprøve visse afgørelser fra præsidiet eller til at fungere som appelinstans for sådanne i overensstemmelse med artikel 12, stk. 8.
8.
De i denne artikel stk. 2-7 nævnte beføjelser må hverken uddelegeres eller overdrages til et andet organ.
Kapitel IV
Udvalgets Præsidium
Artikel 11 — Præsidiets sammensætning
Præsidiet består af:
a)
udvalgets formand
b)
udvalgets to næstformænd
c)
de tre gruppeformænd valgt i henhold til artikel 37, stk. 2, litra a), 2. led
d)
formændene for sektionerne og CCMI
e)
et varierende antal medlemmer, som ikke overskrider antallet af medlemsstater.
Artikel 12 — Præsidiets beføjelser
1.
Præsidiet har det politiske ansvar for den overordnede ledelse af udvalget.
Det påser i den forbindelse navnlig, at de aktiviteter, der udfoldes af udvalget, dets organer og personale, er i overensstemmelse med udvalgets opgaver og formål som institution.
2.
Præsidiet fastlægger udvalgets mål, strategier og prioriteter på alle områder.
Det udstikker retningslinjerne for udvalgets arbejdsprogram og evaluerer dets gennemførelse.
Det vedtager udvalgets arbejdsprogram efter høring af det udvidede formandskab.
3.
Udvalgets præsidium udøver de beføjelser vedrørende budgettet og finansforvaltningen, som er hjemlet i forordningen om de finansielle regler vedrørende Den Europæiske Unions almindelige budget 
(
1
)
 (»finansforordningen«) og i denne forretningsorden.
4.
Ikke mindst skal præsidiet:
—
varetage opgaven som anvisningsberettiget, der er tildelt udvalget i overensstemmelse med bestemmelserne i finansforordningen. Det overdrager disse beføjelser til generalsekretæren som delegeret anvisningsberettiget og fastsætter omfanget af de delegerede beføjelser samt angiver, hvorvidt generalsekretæren kan videredelegere sine beføjelser
—
fastsætte gennemførelsesbestemmelser for ydelse af dagpenge og godtgørelse af rejse- og opholdsudgifter for medlemmerne, delegerede i CCMI, suppleanter og rådgivere i overensstemmelse med de gældende budget- og finansprocedurer
—
i overensstemmelse med de gældende budget- og finansprocedurer fastlægge regler vedrørende:
—
bistand til medlemmer, delegerede i CCMI, suppleanter og rådgivere med handicap
—
tilskud til udgifter til uddannelse, IT, telekommunikation og kontorudstyr til medlemmer og delegerede i CCMI
—
godtgørelse af repræsentationsudgifter for medlemmer og delegerede i CCMI
—
give tilladelse til aktiviteter i henhold til artikel 13.
5.
Præsidiet er ansvarligt for, at udvalgets menneskelige, budgetmæssige og tekniske ressourcer anvendes hensigtsmæssigt.
Præsidiet fastlægger udvalgets organisation og interne arbejdsgang og vedtager organisationsplanen på forslag af generalsekretæren.
6.
Præsidiet vedtager gennemførelsesbestemmelserne for forretningsordenen efter høring af grupperne i henhold til bestemmelserne i denne forretningsorden.
7.
Præsidiet kan nedsætte 
ad hoc
-grupper til behandling af ethvert spørgsmål, som henhører under dets kompetence. Det kan også nedsætte permanente grupper, jf. artikel 35.
8.
Præsidiet præciserer fortolkningen af forretningsordenen og de tilhørende gennemførelsesbestemmelser på anmodning af et medlem af udvalget eller af generalsekretæren. Det er imidlertid forsamlingen, som har kompetence til at fortolke forretningsordenen, når det gælder præsidiets beføjelser.
Præsidiets fortolkningsafgørelser kan indbringes for forsamlingen i overensstemmelse med den procedure, der er fastsat i gennemførelsesbestemmelserne til forretningsordenen.
Forsamlingens afgørelse er endelig.
9.
Præsidiet undersøger hvert halve år på grundlag af en til formålet udarbejdet rapport, hvilken indflydelse udvalgets udtalelser har haft.
10.
Præsidiet behandler rettidigt forslag og henstillinger fra eksterne kontrol- eller undersøgelsesorganer
11.
Præsidiet fastlægger reglerne for sin forretningsgang.
Artikel 13 — Tilladelse til aktiviteter
Præsidiet kan efter en konkret og individuel vurdering give tilladelse til aktiviteter, som direkte eller indirekte har forbindelse til udvalgets rådgivende funktion, herunder:
—
udvalgets oprettelse, sammensætning og forvaltning af fora, platforme og andre tematiske høringsstrukturer, samt formatet for udvalgets deltagelse i strukturer, der er oprettet af Den Europæiske Unions institutioner, eller strukturer som sidstnævnte medvirker i
—
medlemmernes deltagelse i eksterne strukturer, som følges og evalueres løbende. Medlemmernes repræsentation i eksterne strukturer er afbalanceret og går på skift
—
gennemførelse eller bestilling af undersøgelser samt offentliggørelse af samme
—
tilrettelæggelse af arbejdsbesøg og arrangementer uden for udvalgets hjemsted.
Artikel 14 — Politikevalueringer
1.
Præsidiet giver, når det skønnes passende, tilladelse til at udarbejde politikevalueringer.
2.
Ved »politikevaluering« forstås efterfølgende evalueringer, der vedrører EU-politikker eller -retsinstrumenter, som allerede er iværksat.
Efterfølgende evalueringer skal være kvalitative og målrettede.
Ved politikevalueringen tages økonomiske, sociale og miljømæssige virkninger i betragtning.
3.
Politikevalueringer kan tage form af udtalelser eller evalueringsrapporter i denne forretningsordens forstand:
—
Hvis de udarbejdes på udtrykkelig anmodning af Den Europæiske Unions institutioner eller udarbejdes på eget initiativ med det formål at give udtryk for, hvordan det organiserede civilsamfund ser på virkningerne af Unionens politikker, og hvilke holdninger og ønsker det har, vedtages de i form af udtalelser.
—
Hvis de udarbejdes på udtrykkelig anmodning af Den Europæiske Unions institutioner og har til formål at fremlægge faktuelle oplysninger samt konklusioner og anbefalinger, vedtages de i form af evalueringsrapporter.
Artikel 15 — Forretningsgangen i udvalgets præsidium
1.
Udvalgets formand, eller i dennes fravær en af næstformændene, er formand for præsidiet.
Det træder sammen på ordinære møder forud for plenarmøder og på ekstraordinære møder efter behov.
2.
Formanden indkalder præsidiet enten på embeds vegne eller på begæring af ti af præsidiets medlemmer.
3.
Efter hvert præsidiemøde udarbejdes et forhandlingsreferat.
Dette referat skal godkendes af præsidiet på dets næste møde.
4.
Præsidiet kan også arbejde via skriftlig procedure.
Den skriftlige procedure fastlægges af præsidiet i dets egen forretningsorden.
5.
I forbindelse med nybeskikkelsen hvert femte år varetager det afgående præsidium de løbende forretninger frem til det første møde i det nybeskikkede udvalg.
6.
Ved »løbende forretninger« forstås sager, hvis behandling er nødvendig for udvalgets driftskontinuitet og normale forretningsgang i perioden mellem udløbet af de afgående medlemmers mandatperiode og indsættelsen af det nye udvalg (»overgangsperioden«), herunder navnlig:
—
sager vedrørende den daglige ledelse, som skal bringes i orden, og som ikke indebærer nye afgørelser, der vil være bindende for udvalget på længere sigt
—
verserende sager, der er blevet truffet afgørelse om tidligere, og som befinder sig i et fremskredent stadie af processen og skal afsluttes
—
hastesager, hvor en forsinket løsning kan være til skade for udvalget. I sådanne tilfælde kan præsidiet udelukkende delegere beføjelser til et medlem, hvis mandat er blevet fornyet, så den pågældende kan fortsætte visse nærmere angivne aktiviteter i »overgangsperioden«.
Artikel 16 — Bemyndigelser i forbindelse med det eksterne eller interinstitutionelle samarbejde
1
Præsidiet kan give udvalgets formand bemyndigelse til at forhandle og indgå samarbejdsaftaler med Den Europæiske Unions institutioner og organer eller med eksterne organer og organisationer.
2.
Præsidiet kan også bemyndige generalsekretæren eller en af udvalgets direktører til at forhandle og indgå aftaler af rent administrativ karakter med Den Europæiske Unions institutioner og organer eller med eksterne organer og organisationer. Det kan også uddelegere disse beføjelser til dem.
3.
Sådanne mandater og delegationer fastsætter anvendelsesområder, omfanget af og grænserne for disse, og fastlægger den procedure, der skal følges ved forhandling og indgåelse af sådanne aftaler på udvalgets vegne.
Artikel 17 — Finans- og budgetudvalget (CAF)
1.
Der nedsættes et finans- og budgetudvalg (CAF), som består af tolv medlemmer, nemlig en formand, som er en af EØSU's to næstformænd, og 11 medlemmer, som udpeges af præsidiet på gruppernes forslag.
2.
Finans- og budgetudvalget har følgende beføjelser:
a)
Det modtager det foreløbige udkast til overslag over indtægter og udgifter for det følgende regnskabsår, som forelægges det af generalsekretæren. Det gennemgår udkastet, drøfter det med generalsekretæren og forelægger det til godkendelse i præsidiet sammen med sine bemærkninger og ændringsforslag.
b)
Det forbereder præsidiets forslag til afgørelser om finansielle og budgetmæssige spørgsmål og om organisatoriske anliggender, som har økonomiske eller budgetmæssige konsekvenser.
c)
Det rådgiver præsidiet om:
—
ethvert spørgsmål af betydning, som kan kompromittere en god forvaltning af bevillinger eller hindre opfyldelsen af de fastsatte mål, navnlig med hensyn til prognoser for anvendelsen af bevillingerne
—
gennemførelsen af det løbende budget, bevillingsoverførsler, budgetkonsekvenser af stillingsfortegnelsen, administrative bevillinger og tiltag vedrørende bygningsrelaterede projekter. Det foretager herunder en vurdering af den aktuelle situation og fremsætter forslag til fremtidige tiltag
—
dechargeprocessen i tæt samarbejde med generalsekretæren og Europa-Parlamentets ordfører.
3.
Præsidiet kan udstyre finans- og budgetudvalget med andre beføjelser.
4.
Finans- og budgetudvalget forelægger et udkast til sine egne interne regler for præsidiet til godkendelse.
5.
Finans- og budgetudvalget redegør for sine aktiviteter på de ordinære præsidiemøder.
6.
Formanden for finans- og budgetudvalget repræsenterer udvalget over for Den Europæiske Unions budgetmyndigheder og aflægger rapport herom til præsidiet.
Artikel 18 — Kommunikationsudvalget (COCOM)
1.
Der nedsættes et kommunikationsudvalg (COCOM), som består af tolv medlemmer, nemlig en formand, som er en af EØSU's to næstformænd, og 11 medlemmer, som udpeges af præsidiet på gruppernes forslag.
2.
Kommunikationsudvalget har følgende beføjelser:
a)
Det fremmer og følger op på udvalgets kommunikationsstrategi.
b)
Det rådgiver præsidiet og udvalgets formand om kommunikation.
c)
Det samordner aktiviteterne i de organer, der har ansvaret for kommunikation, relationer med pressen og medierne og kulturspørgsmål, og sikrer, at aktiviteterne følger EØSU's strategi og de vedtagne programmer.
3.
Kommunikationsudvalget forelægger et udkast til sine egne interne regler for præsidiet til godkendelse.
4.
Kommunikationsudvalget redegør for sine aktiviteter på de ordinære præsidiemøder.
Kapitel V
Formandskabet
Artikel 19 — Udvalgets formand
1.
Formanden repræsenterer udvalget.
Formanden kan delegere denne repræsentationsbeføjelse til en næstformand eller om nødvendigt til et andet medlem.
2.
Formanden leder aktiviteterne i udvalget og dets organer i overensstemmelse med traktaterne, de gældende retsakter og denne forretningsorden.
3.
Udvalgets formand indkalder til og leder plenarmøderne såvel som møderne i præsidiet og det udvidede formandskab.
Formanden har alle de beføjelser, der er nødvendige for at lede forhandlingerne i disse organer og sikre, at de forløber korrekt.
4.
Formanden skal til stadighed inddrage næstformændene i sine aktiviteter; han eller hun kan overdrage dem visse specifikke opgaver eller særlige beføjelser, som henhører under hans/hendes kompetenceområde.
Næstformændene er ansvarlige over for formanden for de delegerede opgaver og beføjelser.
5.
Formanden underretter forsamlingen om, hvilke skridt og handlinger der er foretaget i udvalgets navn i tidsrummet mellem to plenarforsamlinger.
Disse meddelelser kan eventuelt efterfølges af en debat.
6.
Formanden kan overdrage konkrete, tidsbegrænsede opgaver til generalsekretæren, som aflægger rapport til formanden om disse.
7.
Som ansvarlig for behandlingen af personoplysninger repræsenteres udvalget af sin formand.
Formanden varetager på udvalgets vegne de opgaver og ansvarsområder, der er tillagt det som EU-organ i henhold til gældende lovgivning om beskyttelse af personoplysninger.
Han/hun kan overdrage denne beføjelse til generalsekretæren.
8.
Når formanden er blevet valgt, fremlægger han eller hun et arbejdsprogram for sin embedsperiode over for forsamlingen.
Ved afslutningen af sin embedsperiode gør formanden status over de opnåede resultater over for forsamlingen.
Disse to indlæg efterfølges af en debat i forsamlingen.
Artikel 20 — Formandskabet
1.
Udvalgets formandskab består af formanden og de to næstformænd.
2.
De to næstformænd er henholdsvis formand for finans- og budgetudvalget og formand for kommunikationsudvalget og varetager disse opgaver med reference til EØSU's formand.
3.
Udvalgets formandskab mødes med gruppeformændene i det udvidede formandskab for at forberede præsidiets og plenarforsamlingens arbejde.
Sektionernes formænd kan indbydes til at deltage i disse møder.
4.
Udvalgets formandskab mødes mindst to gange om året med formændene for grupperne, sektionerne og CCMI for at fastlægge udvalgets arbejdsprogram og evaluere dets gennemførelse, og det forelægger om nødvendigt forslag for præsidiet.
Artikel 21 — Det udvidede formandskab
1.
Det udvidede formandskab består af formandskabet og gruppeformændene.
2.
Det udvidede formandskab har følgende opgaver:
a)
at forberede og lette præsidiets og forsamlingens arbejde
b)
at befordre de nødvendige beslutninger i hastende tilfælde eller under ekstraordinære omstændigheder
c)
at rådgive præsidiet om formuleringen af udvalgets politikker
d)
at mægle i tilfælde af en konflikt i forbindelse med fastsættelsen af en studiegruppes størrelse, eller når det gælder dens aktiviteter
e)
at forelægge præsidiet et forslag til dagsorden for plenarforsamlingen
f)
efter omstændighederne at yde rådgivning om udnævnelse af tjenestemænd og ansættelse af øvrige ansatte i henhold til bestemmelserne i denne forretningsorden.
3.
Det udvidede formandskab mødes for at forberede præsidiets og forsamlingens arbejde samt efter behov.
Det mødes også mindst to gange om året med formændene for sektionerne og CCMI for at forberede udvalgets arbejdsprogram og evaluere dets gennemførelse, og det forelægger om nødvendigt forslag for præsidiet.
Andre personer kan, når det skønnes relevant, indbydes til møderne i det udvidede formandskab.
Kapitel VI
Sektionerne
Artikel 22 — Nedsættelse af sektioner
1
Udvalgets rådgivende arbejde fordeles mellem tematiske sektioner, medmindre andet er fastsat i denne forretningsorden.
2.
Efter nybeskikkelsen hvert femte år nedsætter udvalget sektioner på det konstituerende møde.
Forsamlingen nedsætter sektioner for områder, hvor udvalget har beføjelser i henhold til traktaterne.
3.
Sektionernes navne og kompetenceområder kan tages op til revision i forbindelse med nybeskikkelsen hvert femte år.
Artikel 23 — Medlemskab af sektionerne
1.
Forsamlingen træffer beslutning om antallet af medlemmer i sektionerne.
2.
Medlemmerne af sektionerne udpeges af forsamlingen på forslag af grupperne. Medlemmerne udpeges for en periode på to et halvt år, som kan fornyes.
3.
Med undtagelse af udvalgets formand skal alle medlemmer af udvalget være medlem af mindst én sektion.
Ingen kan være medlem af mere end to sektioner, medmindre den pågældende kommer fra en medlemsstat med ni eller færre end ni medlemmer i udvalget.
Ingen kan være medlem af mere end tre sektioner.
4.
Reglerne for udpegelse af sektionsmedlemmer finder også anvendelse, når der skal udpeges en afløser for et medlem af en sektion.
Afløseren behøver ikke tilhøre samme gruppe som det medlem, der afløses.
Artikel 24 — Sektionernes formandskaber og præsidier
1.
Sektionernes præsidier vælges for et tidsrum af to et halvt år og består af 12 medlemmer, heraf en formand og tre næstformænd.
2.
Medlemmerne af sektionernes præsidier udpeges af forsamlingen på forslag af grupperne.
Formanden og de øvrige medlemmer af sektionernes præsidier kan genvælges.
3.
Formandskabet for sektionerne går på skift mellem grupperne på følgende betingelser:
—
Formandskabet for halvdelen af sektionerne går på skift mellem grupperne ved starten af den femårige mandatperiode.
—
Formandskabet for den anden halvdel af sektionerne går på skift mellem grupperne, når udvalget efter en periode på to et halvt år nykonstitueres.
—
Ingen gruppe kan have formandskabet for en sektion i mere end to på hinanden følgende mandatperioder på to et halvt år.
Artikel 25 — Sektionernes opgaver
1.
Sektionerne har til opgave at vedtage forslag til udtalelser om spørgsmål, som henvises til dem.
2.
De kan også få til opgave at vedtage forslag til evalueringsrapporter og informationsrapporter.
3.
Med henblik på at udføre de tildelte opgaver råder hver sektion over et sekretariat.
Kapitel VII
Underudvalg og observatorier
Artikel 26 — Underudvalg
1.
Undtagelsesvis kan forsamlingen på præsidiets initiativ nedsætte underudvalg til i strengt tværgående spørgsmål, som er af generel art, at udarbejde forslag til udtalelser.
Forslaget forelægges for præsidiet og for forsamlingen til godkendelse.
Medlemmerne af underudvalgene udpeges af forsamlingen på forslag af grupperne.
2.
Præsidiet kan endvidere nedsætte underudvalg i perioderne mellem plenarforsamlingerne.
Det kan også udpege medlemmer af disse underudvalg på forslag af grupperne.
I sådanne tilfælde skal beslutningen om at nedsætte underudvalget og udpege dets medlemmer efterfølgende godkendes af forsamlingen.
3.
Et underudvalg kan kun nedsættes til behandling af en enkelt sag.
Det opløses, så snart forsamlingen har stemt om det forslag til udtalelse, som underudvalget har udarbejdet.
4.
Hvis en sag henhører under flere organers kompetenceområde, sammensættes underudvalget af medlemmer fra disse organer.
5.
Bestemmelserne for sektioner gælder analogt for underudvalg.
Artikel 27 — Observatorier
1.
Udvalget kan oprette observatorier, når arten, omfanget eller kompleksiteten af forelagte emner kræver særlig fleksibilitet i arbejdsmetoder, procedurer og instrumenter.
2.
Beslutning om oprettelse af et observatorium træffes af forsamlingen, eventuelt på grundlag af en beslutning, som forinden er truffet af præsidiet på forslag af en gruppe eller en sektion.
3.
I forsamlingens beslutning om oprettelse af et observatorium fastlægges dets formål, struktur, sammensætning og funktionsperiode.
Beslutningen kan senere ophæves eller ændres af forsamlingen på forslag af præsidiet.
4.
Medlemmerne af observatorierne udpeges af forsamlingen på forslag af grupperne.
5.
Uden at det berører sektionernes og CCMI's kompetencer, kan et observatorium udarbejde informationsdokumenter og gennemføre undersøgelser af virkningerne af Den Europæiske Unions retsakter eller mangel herpå inden for dets kompetenceområder.
Forsamlingen kan beslutte at sende disse informationsdokumenter og undersøgelser til Europa-Parlamentet, Rådet, Kommissionen eller en hvilken som helst anden af Den Europæiske Unions institutioner eller organer.
6.
Et observatorium arbejder i regi af en sektion.
7.
Præsidiet kan give en sektion tilladelse til at overdrage udarbejdelsen af et forslag til udtalelse til det observatorium, som den har tilknyttet.
Det forslag til udtalelse, som observatoriet udarbejder, forelægges sektionen til vedtagelse.
Hvis det vedtages i sektionen, er det sektionen, der forelægger det for forsamlingen til vedtagelse.
Kapitel VIII
Rådgivende kommissioner
Artikel 28 — Den Rådgivende Kommission for Industrielle Ændringer (CCMI)
1.
Inden for tre måneder fra datoen for udvalgets nybeskikkelse, der finder sted hvert femte år, nedsætter udvalget på en plenarforsamling den »rådgivende kommission for industrielle ændringer« (CCMI).
2.
CCMI består af medlemmer af udvalget og delegerede fra repræsentative organisationer inden for forskellige økonomiske og sociale sektorer og andre civilsamfundsorganisationer, som er berørt af industrielle ændringer. Antallet af medlemmer og delegerede fastsættes af forsamlingen på forslag af præsidiet.
Mandatperioden for CCMI-medlemmer er to et halvt år. For CCMI-delegerede er den fem år. For begge gælder, at deres mandat kan fornys.
3.
Medlemmer af udvalget, der indgår i CCMI, udpeges af forsamlingen på forslag af grupperne.
4.
Delegerede i CCMI udpeges af forsamlingen på forslag af præsidiet i overensstemmelse med gruppernes anbefalinger.
Anbefalingerne om udpegelse af delegerede fastlægges af de enkelte grupper i overensstemmelse med deres interne regler.
5.
CCMI's formand er medlem af udvalgets præsidium og aflægger efter hver periode på to et halvt år rapport til præsidiet om denne rådgivende kommissions aktiviteter.
6.
Delegerede er underlagt de samme regler om dagpenge og godtgørelse af rejse- og opholdsudgifter som udvalgets medlemmer.
CCMI-delegerede har ikke mulighed for at udpege suppleanter til deltagelse i CCMI's møder og forberedende arbejde.
7.
CCMI råder over et sekretariat.
Artikel 29 — Nedsættelse af andre rådgivende kommissioner
1.
Udvalget kan nedsætte andre rådgivende kommissioner, hvis dette viser sig nødvendigt for udførelsen af de opgaver, som udvalget ifølge traktaterne eller andre retsakter er blevet tildelt.
Sådanne kommissioner sammensættes af medlemmer af udvalget og af delegerede fra de områder af det organiserede civilsamfund, som udvalget ønsker at inddrage.
2.
Nedsættelse af nye rådgivende kommissioner kræver indhentelse af udtrykkelig forhåndstilladelse fra EU's budgetmyndigheder.
3.
Beslutning om nedsættelse af en rådgivende kommission træffes af forsamlingen, som følger en afgørelse herom vedtaget af præsidiet.
Forsamlingens beslutning om nedsættelse af en rådgivende kommission fastlægger dennes formål, struktur, sammensætning og funktionsperiode samt eventuelle betingelser for at blive delegeret til denne.
Kapitel IX
Dialog med økonomiske og sociale organisationer i EU og tredjelande
Artikel 30 — Forbindelser med eksterne organisationer
1.
På initiativ af præsidiet kan udvalget etablere strukturerede forbindelser til økonomiske og sociale råd, tilsvarende institutioner samt organisationer af økonomisk og social karakter i civilsamfundet i Den Europæiske Union og i tredjelande.
2.
Tilsvarende kan det gennemføre aktiviteter med henblik på at fremme oprettelsen af økonomiske og sociale råd eller lignende institutioner i lande, hvor sådanne endnu ikke findes.
Artikel 31 — Delegationer og blandede rådgivende udvalg
1.
På forslag af præsidiet kan forsamlingen nedsætte delegationer med henblik på varetagelse af kontakten med de forskellige økonomiske og sociale interessegrupper i lande eller sammenslutninger af lande uden for Den Europæiske Union.
2.
Samarbejdet mellem udvalget og dets partnere i det organiserede civilsamfund i kandidatlandene varetages af blandede rådgivende udvalg, såfremt associeringsrådene har nedsat sådanne.
I modsat fald finder det sted i kontaktgrupper.
Medlemmerne af blandede rådgivende udvalg og kontaktgrupper udpeges af præsidiet på forslag af grupperne.
3.
De blandede rådgivende udvalg og kontaktgrupperne udarbejder rapporter og erklæringer, der kan sendes til de kompetente institutioner og de berørte aktører.
Kapitel X
Andre organer
Artikel 32 — Kvæstorgruppen
1.
På forslag af præsidiet nedsætter forsamlingen for hver periode på to et halvt år en kvæstorgruppe bestående af tre af udvalgets medlemmer.
2.
En kvæstor kan ikke samtidig være medlem af følgende organer:
—
udvalgets præsidium
—
finans- og budgetudvalget (CAF)
—
det etiske udvalg
—
revisionsudvalget.
3.
Kvæstorerne har følgende opgaver:
a)
at føre tilsyn med gennemførelsen af mandatvilkårene og sikre, at de overholdes
b)
at udarbejde forslag til justering og forbedring af mandatvilkårene
c)
at fremme og iværksætte initiativer for at løse eventuelle tvivlsspørgsmål eller konflikter i forbindelse med mandatvilkårene
d)
at varetage kontakten mellem udvalgets medlemmer og generalsekretariatet for så vidt angår anvendelsen af mandatvilkårene.
Artikel 33 — Det etiske udvalg
1.
På forslag af præsidiet vælger forsamlingen for hver periode på to et halvt år tolv af udvalgets medlemmer, ligeligt fordelt mellem mænd og kvinder, heraf seks ordinære medlemmer og seks reservemedlemmer, som udgør det etiske udvalg.
Retningslinjerne for valget af disse medlemmer er fastsat i artikel 10 i adfærdskodeksen.
2.
Et medlem af det etiske udvalg kan ikke samtidig være medlem af følgende organer:
—
udvalgets præsidium
—
kvæstorgruppen
—
revisionsudvalget.
3.
Hver af udvalgets tre grupper udpeger et af sine medlemmer til på skift at varetage formandskabet for det etiske udvalg i to et halvt år ad gangen.
Artikel 34 — Revisionsudvalget
1.
Der nedsættes et revisionsudvalg, som udøver en rådgivende funktion i forhold til formanden og præsidiet med hensyn til revisionsanliggender.
2.
Revisionsudvalget varetager de opgaver, der i henhold til finansforordningens artikel 123 er tillagt opfølgningsudvalget vedrørende intern revision.
Revisionsudvalget har bl.a. til opgave at sikre den interne revisors uafhængighed, overvåge kvaliteten af det interne revisionsarbejde og sikre, at der tages passende hensyn til interne og eksterne revisionshenstillinger, og at udvalgets tjenestegrene følger op på dem.
3.
Revisionsudvalget aflægger rapport til præsidiet.
4.
Præsidiet træffer afgørelse om revisionsudvalgets struktur, sammensætning, opgaver og forretningsgang under hensyntagen til EØSU's organisatoriske autonomi og betydningen af uafhængige eksperters rådgivning.
5.
Medlemmerne af revisionsudvalget udnævnes af præsidiet på forslag af grupperne.
Hver af udvalgets tre grupper udpeger på skift en formand for revisionsudvalget i to et halvt år ad gangen.
6.
Et medlem af revisionsudvalget kan ikke samtidig være medlem af følgende organer:
—
udvalgets præsidium
—
finans- og budgetudvalget (CAF)
—
kvæstorgruppen
—
det etiske udvalg.
7.
Revisionsudvalget vedtager udkastet til den interne revisors opgavebeskrivelse i henhold til finansforordningen og i overensstemmelse med de relevante internationale standarder for intern revision og forelægger det for præsidiet til vedtagelse.
Artikel 35 — Permanente grupper
1.
Udvalget kan nedsætte permanente grupper, når der på grund af emnets karakter er behov for en særlig grundig overvågning af et emne, som er en del af EU's politik af stor betydning for civilsamfundet.
2.
Beslutningen om nedsættelse af en permanent gruppe træffes af præsidiet på grundlag af et forslag fra en sektion eller en gruppe.
3.
I præsidiets beslutning om oprettelse af en permanent gruppe fastlægges dens formål, struktur, sammensætning og funktionsperiode. En permanent gruppes funktionsperiode må ikke vare længere end til udløbet af den igangværende mandatperiode.
4.
Medlemmerne af permanente grupper udpeges af præsidiet på forslag af grupperne.
5.
En permanent gruppe arbejder i regi af en sektion.
Kapitel XI
Kategorier
Artikel 36 — Kategorier
1.
Udvalgets medlemmer kan vælge at danne kategorier, som repræsenterer de forskellige økonomiske og sociale interesser i det organiserede civilsamfund i EU.
2.
En kategori består af mindst ti medlemmer.
Hvis der er uenighed om, hvorvidt et medlem opfylder kravene for at tilhøre en kategori, træffer præsidiet, efter at have rådført sig med kategoriens medlemmer, beslutning herom.
Et medlem kan ikke tilhøre mere end en kategori ad gangen.
3.
Oprettelsen af en kategori skal godkendes af præsidiet, som underretter forsamlingen herom.
4.
Præsidiets afgørelse om godkendelsen af oprettelsen af en kategori fastlægger dens formål, struktur, sammensætning, funktionsperiode og reglerne for dens forretningsgang.
Præsidiet kan senere ændre eller ophæve denne afgørelse.
ANDEN DEL
PROCEDURER
AFSNIT I
PROCEDURER FOR KONSTITUERING AF UDVALGET OG FOR VALG OG UDNÆVNELSER
Kapitel I
Procedure for konstituering af udvalget
Artikel 37 — Første indkaldelse af forsamlingen og konstituering af udvalget
1.
På forsamlingens første møde efter udvalgets nybeskikkelse, der finder sted hvert femte år, konstituerer udvalget sig.
Forsamlingen indkaldes og ledes af sit ældste medlem og træder sammen senest 40 kalenderdage efter datoen for Rådets beslutning om udnævnelse af udvalgets medlemmer, forudsat at mindst halvdelen af medlemmerne er blevet udnævnt af Rådet.
Såfremt ikke alle udvalgets medlemmer udnævnes i en og samme afgørelse fra Rådet, løber ovennævnte frist fra datoen for afgørelsen om udnævnelse af flertallet af udvalgets medlemmer.
2.
Det konstituerende møde forløber som følger:
a)
Nedsættelse af grupper
—
Udvalgets medlemmer angiver, hvilken gruppe de ønsker at tilhøre, og de tre grupper nedsættes.
—
Hver enkelt gruppe trækker sig tilbage og vælger sin formand og eventuelt næstformænd på et møde, hvor kun gruppens medlemmer deltager.
—
Navnene på de tre gruppeformænd meddeles forsamlingen.
b)
Nedsættelse af sektioner
—
Forsamlingen fastsætter antallet af sektioner og deres kompetenceområder.
—
Udvalgets medlemmer angiver, hvilke sektioner de ønsker at tilhøre.
—
Forsamlingen udnævner medlemmerne af sektionerne og nedsætter sektionerne.
c)
Nedsættelse af udvalgets præsidium
—
Forsamlingen fastsætter antallet af præsidiemedlemmer.
—
I henhold til bestemmelserne i denne forretningsorden vælger forsamlingen de præsidiemedlemmer, som ikke er gruppeformænd, for en periode på to et halvt år, regnet fra mandatperiodens begyndelse.
d)
Udnævnelse af medlemmer til andre tillidsposter i udvalget i overensstemmelse med bestemmelserne i denne forretningsorden.
3.
Under aldersformandens ledelse kan der kun forhandles om spørgsmål, der vedrører ovenstående.
Artikel 38 — Møde i forbindelse med nykonstitueringen halvvejs i mandatperioden
1.
Halvvejs gennem den femårige mandatperiode, dvs. efter to et halvt år regnet fra mandatperiodens begyndelse, genbesættes udvalgets tillidsposter.
2.
Det plenarmøde, hvorunder der vælges eller udnævnes medlemmer til de i det foregående stykke nævnte poster for de sidste to et halvt år af den femårige mandatperiode, indkaldes af udvalgets afgående formand.
3.
Mødet ledes af udvalgets afgående formand og holdes i begyndelsen af plenarforsamlingen i den måned, hvor det første præsidiums mandatperiode udløber.
Kapitel II
Procedurer for valg og udnævnelser
Afdeling 1 — Procedure for valg af medlemmerne af præsidiet
Artikel 39 — Forberedende kommission og lister over kandidater til valget af præsidiemedlemmer
1.
Forsamlingen nedsætter af sin midte en forberedende kommission bestående af lige mange medlemmer fra hver af de tre grupper og med et medlem fra hver af medlemsstaterne.
Medlemmerne af den forberedende kommission kan ikke stille op som kandidater til præsidiet.
2.
Det er den forberedende kommissions ansvar at modtage en liste (eller lister) over kandidater til præsidiet, at undersøge lovligheden af kandidaturerne i henhold til denne artikels stk. 6, og at fremlægge en liste (eller lister) over kandidater til forsamlingen med henblik på valg af præsidiet.
3.
Grupperne, som er repræsenteret ved deres formænd, deltager i forhandlingerne og i udarbejdelsen af et forslag il præsidiets sammensætning i form af en fælles liste, som forelægges den forberedende kommission.
4.
Alternative fuldstændige lister over medlemmer kan også fremlægges for den forberedende kommission af en gruppe på mindst 25 medlemmer.
5.
Den forberedende kommission fremlægger først den fælles liste som foreslået af grupperne for forsamlingen til afstemning. Den fremlægger også eventuelle alternative lister.
6.
For at forsamlingen kan stemme, skal alle lister skal respektere bestemmelserne i artikel 1, stk. 5, og artikel 41 og være ledsaget af hver enkelt kandidats erklæring om accept af opstillingen med angivelse af, hvilken post den pågældende kandidat ønsker at beklæde.
Artikel 40 — Valg af præsidiemedlemmer
Proceduren for valg af præsidiemedlemmer finder sted i etaper, eventuelt ved flere på hinanden følgende afstemninger i følgende rækkefølge:
1.
Forsamlingen træffer i første omgang afgørelse om listen eller listerne over kandidater til præsidiet.
a)
Først stemmes der om den fælles liste, der er blevet fremlagt af grupperne.
Hvis mere end to tredjedele af udvalgets medlemmer stemmer for den, er præsidiets medlemmer valgt.
b)
Såfremt den fælles liste ikke opnår det krævede flertal, stemmes der om eventuelle alternative lister i den rækkefølge, som den forberedende kommission har fastlagt.
Hvis mere end to tredjedele af udvalgets medlemmer stemmer for den, er præsidiets medlemmer valgt.
c)
Såfremt ingen af de lister, der fremlægges for forsamlingen, opnår det krævede flertal, afholdes der endnu en valgrunde efter den i denne artikels litra a) og b) fastlagte procedure.
I dette tilfælde kræves der et flertal på mere end halvdelen af udvalgets medlemmer.
d)
Hvis ingen af listerne opnår det nye flertal, der kræves i anden runde, hæves mødet og udsættes til et andet tidspunkt.
Når mødet genoptages, afholdes der en tredje valgrunde efter den i denne artikels litra a) og b) fastlagte procedure.
I dette tilfælde kræves der et flertal på mere end halvdelen af de medlemmer, der er til stede eller repræsenteret på mødet.
2.
Når listen over præsidiemedlemmer er vedtaget af forsamlingen, går man videre til anden etape, hvor forsamlingen om nødvendigt ved flere på hinanden følgende afstemninger og på følgende betingelser vælger, hvem der med undtagelse af posterne som gruppeformænd skal beklæde poster i præsidiet:
a)
Der kan kun stemmes om medlemmer af præsidiet, som optræder på den liste, forsamlingen tidligere har vedtaget.
b)
Afstemningerne foretages i følgende rækkefølge:
i.
valg af EØSU's formand
ii.
valg af EØSU's to næstformænd
iii.
valg af sektionsformænd
iv.
valg af CCMI's formand.
c)
Det krævede flertal opnås, hvis mere end halvdelen af de medlemmer, der er til stede eller repræsenteret på mødet, stemmer for.
d)
Hvis ingen af kandidaterne opnår det krævede flertal ved afstemningen, stemmes der igen, men kun om de to kandidater, som opnåede flest stemmer i første valgrunde.
Den kandidat, som opnår flest stemmer i anden runde, bliver udnævnt.
Artikel 41 — Betingelser for valg af præsidiemedlemmer
Valget af præsidiemedlemmer skal opfylde følgende betingelser. I modsat fald anses valget for ugyldigt:
1.
Præsidiets sammensætning bør være i overensstemmelse med bestemmelserne i artikel 1, stk. 5, og sikre ligevægt mellem grupperne og geografisk ligevægt, således at der er mindst ét og højst tre medlemmer fra hver medlemsstat.
2.
For hver mandatperiode på to et halvt år vælges udvalgets formand skiftevis blandt medlemmerne af de tre grupper.
3.
De to næstformænd tilhører forskellige grupper og vælges blandt medlemmerne af de to grupper, formanden ikke tilhører.
4.
Udvalgets formand og næstformænd kan ikke genvælges til deres respektive hverv.
5.
Udvalgets formand kan ikke være medlem af præsidiet som næstformand for udvalget, formand for en gruppe, en sektion eller CCMI i den periode på to et halvt år, der følger efter udløbet af hans/hendes formandsperiode.
Artikel 42 — Afløsning af et medlem af præsidiet
1.
Hvis et præsidiemedlem befinder sig i en af de i artikel 4, stk. 2, nævnte situationer, afløses han eller hun for den resterende del af mandatperioden i overensstemmelse med betingelserne i artikel 41.
2.
Forsamlingen stemmer om afløsningen på grundlag af et forslag fra den gruppe, som det medlem, der afløses, er medlem af. Hvis medlemmet ikke tilhører en gruppe, udarbejder grupperne et forslag til afløser.
Det krævede flertal opnås, hvis mere end halvdelen af de medlemmer, der er til stede eller repræsenteret på mødet, stemmer for.
Hvis den kandidat, som den pågældende gruppe har foreslået, ikke opnår det krævede flertal ved afstemningen, fremsætter gruppen nye forslag, indtil der kan udnævnes et medlem.
Afdeling 2 — Procedure for valg til andre tillidsposter
Artikel 43 — Procedure for forsamlingens valg af medlemmer til andre tillidsposter
1.
Når præsidiemedlemmerne er valgt på det konstituerende møde, og de forskellige poster i præsidiet er blevet fordelt, vælger forsamlingen medlemmer til følgende poster:
a)
de tre medlemmer af kvæstorgruppen
b)
de seks ordinære medlemmer og de seks reservemedlemmer af det etiske udvalg
c)
de øvrige medlemmer af sektionernes præsidier ud over formændene.
2.
Forretningsordenens gennemførelsesbestemmelser fastlægger proceduren for valg til disse poster.
Artikel 44 — Procedure for udpegelse af ordførere og medlemmer af studiegrupper
Kriterierne og proceduren for udpegelse af ordførere og medlemmer af studiegrupper findes i denne forretningsordens artikel 55.
Afdeling 3 — Gruppernes deltagelse i procedurer for valg og udnævnelser
Artikel 45 — Forslag fra grupperne
1.
Grupperne udarbejder forslag til valg af præsidiemedlemmer og udnævnelse af medlemmer af udvalgets organer i overensstemmelse med principperne om ligestilling mellem kønnene og ikkediskrimination, som fastlagt i EU-retten.
2.
Ved anvendelsen af denne artikel efterstræber grupperne ligevægt og tager hensyn til de foreslåede medlemmers sagkundskab og ekspertise.
De tager om nødvendigt også hensyn til, at der findes medlemmer, som ikke tilhører en gruppe.
AFSNIT II
HØRINGSPROCEDUREN
Kapitel I
Generelt
Artikel 46 — Udøvelse af de rådgivende funktioner
Udvalget indkaldes af formanden efter Europa-Parlamentets, Rådets eller Kommissionens anmodning.
Det kan ligeledes træde sammen på eget initiativ.
Det udfører sine rådgivende funktioner gennem udarbejdelse af udtalelser, evalueringsrapporter, informationsrapporter og resolutioner om aktuelle emner.
Artikel 47 — Udvalgets udtalelser
Udtalelsen er det retlige instrument, som udvalget i henhold til traktaterne kan anvende til at formidle det organiserede civilsamfunds synspunkter.
Udvalgets udtalelser klassificeres i henhold til bestemmelserne i artikel 53 i følgende tre kategorier:
1.
Kategori A-udtalelser
Denne kategori omfatter udtalelser, der udarbejdes på grundlag af:
—
obligatoriske og fakultative høringsanmodninger fra Europa-Parlamentet, Rådet eller Kommissionen om emner, som udvalget prioriterer højt
—
alle anmodninger om sonderende udtalelser fra Europa-Parlamentet, Rådet og Kommissionen
—
alle vedtagne forslag til initiativudtalelser.
Disse udtalelser behandles af studiegrupper af varierende størrelse (mellem seks og 24 medlemmer) med de nødvendige midler.
2.
Kategori B-udtalelser
Denne kategori omfatter udtalelser, der udarbejdes på grundlag af obligatoriske og fakultative høringsanmodninger om emner af hastekarakter og om emner af underordnet betydning for udvalget.
Disse udtalelser behandles af en ordfører uden studiegruppe eller en hovedordfører, undtagen i de tilfælde, der er fastsat i denne forretningsorden.
I behørigt begrundede tilfælde kan præsidiet beslutte, at en kategori B-udtalelse skal behandles af en redaktionsgruppe (kategori B+).
3.
Kategori C-udtalelser
Denne kategori omfatter udtalelser, der udarbejdes på grundlag af obligatoriske eller fakultative høringsanmodninger af rent teknisk karakter, og hvor inddragelse af en ordfører eller studiegruppe ikke anses for nødvendig.
Sådanne udtalelser behandles i form af en standardudtalelse, som præsidiet forelægger direkte for plenarforsamlingen.
Denne procedure indebærer hverken udpegelse af en ordfører eller behandling i en sektion, men udelukkende vedtagelse (eller forkastelse) af standardudtalelsen på plenarforsamlingen.
Under plenumbehandlingen udtaler plenarforsamlingen sig først om, hvorvidt den er for eller imod behandlingen af høringsanmodningen efter ovennævnte procedure, og derefter stemmer den i givet fald for eller imod vedtagelsen af standardudtalelsen.
Artikel 48 — Evalueringsrapporter
1.
En evalueringsrapport er et dokument fra udvalget, som skal evaluere EU's politik i overensstemmelse med artikel 14.
Den udarbejdes på anmodning af en af Den Europæiske Unions institutioner.
2.
Evalueringsrapporten udarbejdes af en studiegruppe, der arbejder sammen med en ordfører.
3.
Den fremlægges sammen med konklusioner og anbefalinger og eventuelle bilag for den relevante sektion eller CCMI til vedtagelse. På sektionsmødet finder de i artikel 60, stk. 1, beskrevne bestemmelser om ændringsforslag anvendelse.
4.
Den rapport, som vedtages af sektionen eller CCMI, forelægges forsamlingen af ordføreren.
Præsidiet pålægger sektionen eller CCMI at genbehandle en evalueringsrapport, som ikke overholder bestemmelserne i denne artikels stk. 1.
Medlemmer og grupper kan fremsætte ændringsforslag til en evalueringsrapport, som forsamlingen skal stemme om, såfremt ændringsforslagene overholder bestemmelserne i denne artikels stk. 1.
Forsamlingen stemmer om rapporten og eventuelt om fremsendelse af denne til de øvrige EU-institutioner.
5.
Evalueringsrapporter offentliggøres ikke i EU-Tidende, men forsamlingen kan beslutte at sende dem til de øvrige institutioner.
Artikel 49 — Informationsrapporter
1.
En informationsrapport er et dokument fra udvalget, som skal belyse et spørgsmål vedrørende Den Europæiske Unions politikker og den mulige udvikling af disse, og som kun indeholder faktuelle oplysninger og eventuelt sammenfatninger af information, men ingen anbefalinger.
2.
Forslaget til informationsrapport udarbejdes af en studiegruppe, der arbejder sammen med en ordfører.
3.
Det fremlægges sammen med eventuelle sammenfatninger af information og bilag for den relevante sektion eller CCMI til vedtagelse. På sektionsmødet finder de i artikel 60, stk. 1, beskrevne bestemmelser om ændringsforslag anvendelse.
4.
Den rapport, som vedtages af sektionen eller af CCMI, forelægges forsamlingen af ordføreren.
Præsidiet pålægger sektionen eller CCMI at genbehandle en informationsrapport, som ikke overholder bestemmelserne i denne artikels stk. 1.
Forsamlingen stemmer om rapporten og eventuelt om fremsendelse af denne til de øvrige EU-institutioner.
5.
Informationsrapporter offentliggøres ikke i 
Den Europæiske Unions Tidende
, men forsamlingen kan beslutte at sende dem til de øvrige institutioner.
6.
En informationsrapport kan danne grundlag for udarbejdelse af en initiativudtalelse.
Artikel 50 — Resolutioner om aktuelle emner
1.
Udvalget kan udarbejde resolutioner om aktuelle emner.
2.
Forslaget skal være underskrevet af enten udvalgets formand, formanden for en sektion, formanden for en gruppe eller af mindst femogtyve af udvalgets medlemmer.
Det skal omfatte udkastet til resolution og så vidt muligt indleveres til præsidiesekretariatet, 48 timer inden plenarforsamlingen indledes.
3.
Resolutionsudkast prioriteres så vidt muligt højt på dagsordenen for plenarforsamlingen.
Resolutioner om aktuelle emner debatteres, der stemmes om dem, og de vedtages i givet fald af forsamlingen.
Kapitel II
Indledning af høringsproceduren
Artikel 51 — Indledning af proceduren ved høringsanmodning fra institutionerne
1.
Udvalget høres af Europa-Parlamentet, af Rådet eller af Kommissionen med henblik på udarbejdelse af udtalelser i de tilfælde, der er nævnt i traktaterne.
2.
Disse institutioner kan også høre udvalget i alle andre tilfælde, hvor de finder det hensigtsmæssigt. Udvalget kan også blive anmodet om at udarbejde politikevalueringsrapporter.
3.
Hvis den pågældende institution finder det nødvendigt, kan den give den udvalget en frist for fremsættelsen af dets udtalelse.
Efter fristens udløb kan sagen behandles, uanset at udtalelse ikke foreligger.
4.
Høringsanmodninger fra institutionerne fremsendes til udvalgets formand.
I samråd med præsidiet tilrettelægger formanden sagens behandling i udvalget, således at der tages hensyn til den frist, som er fastsat i høringsanmodningen.
Artikel 52 — Indledning af proceduren på eget initiativ
1.
Udvalget kan selv tage initiativ til at afgive udtalelse, i tilfælde hvor det finder det hensigtsmæssigt.
2.
På præsidiets forslag og hvis det vedtages af et flertal af udvalgets medlemmer, kan forsamlingen beslutte at udarbejde en initiativudtalelse om ethvert spørgsmål vedrørende Den Europæiske Union, EU's politikker og den mulige udvikling af disse.
3.
På forslag af præsidiet kan forsamlingen beslutte at udarbejde en informationsrapport til belysning af ethvert spørgsmål vedrørende Den Europæiske Unions politikker og den mulige udvikling af disse.
4.
På forslag af udvalgets formand, en sektion, en gruppe eller mindst 25 medlemmer kan forsamlingen beslutte at udarbejde en resolution om et aktuelt emne.
Kapitel III
Sektionerne
Afdeling 1 — Forberedelse af sektionernes arbejde
Artikel 53 — Henvisning til sektioner og fordeling af udtalelser
1.
Når der skal udarbejdes en udtalelse, en evalueringsrapport eller en informationsrapport, træffer udvalgets præsidium afgørelse om, hvilken sektion der skal stå for det forberedende arbejde.
Hvis spørgsmålet entydigt henhører under en bestemt sektions kompetenceområde, henviser udvalgets formand spørgsmålet til denne sektion og underretter præsidiet om sin afgørelse.
Præsidiet godkender i givet fald henvisningen fra udvalgets formand på sit følgende møde.
2.
Sektionsformanden fremlægger et forslag til inddeling af udtalelser i de i artikel 47 omhandlede tre kategorier.
Forslaget forelægges præsidiet, som fastsætter prioriteringsrækkefølgen for gennemgangen af udtalelser og inddeler dem i kategorier.
En udtalelses kategori afgør, hvorvidt den skal udarbejdes af en ordfører uden studiegruppe eller af en ordfører bistået af en studiegruppe.
3.
Sektionerne angiver for hver enkelt udtalelse, evalueringsrapport og informationsrapport en foreløbig størrelse af studiegruppen.
I tilfælde af uenighed mellem sektionerne henvises sagen til drøftelse i det udvidede formandskab.
Det endelige forslag forelægges præsidiet til afgørelse.
4.
I behørigt begrundede tilfælde kan gruppeformændene foreslå en ændring af studiegruppens størrelse, efter at præsidiet har truffet sin afgørelse.
I givet fald bekræfter præsidiet på sit efterfølgende møde dette nye forslag og fastsætter studiegruppens endelige størrelse.
Når der er behov for at benytte en hasteprocedure for at kunne overholde de institutionelle frister, oplyses sektionerne om ændringerne, samtidig med at der foretages udnævnelser. Sektionerne kan anmode udvalgets præsidium om godkendelse ved skriftlig procedure.
Artikel 54 — Sektionernes arbejde
Sektionernes arbejde forberedes af en studiegruppe med en ordfører.
I særlige tilfælde kan det også forberedes:
—
af ordføreren i samarbejde med en eller to medordførere eller af to eller tre ligestillede ordførere i en studiegruppe, eller
—
af en ordfører uden studiegruppe, om nødvendigt bistået af en redaktionsgruppe.
Artikel 55 — Studiegrupper
1.
Studiegrupperne varierer i størrelse og kan have mellem seks og 24 medlemmer.
En redaktionsgruppe er en studiegruppe med tre medlemmer.
2.
På grundlag af forslag, som gruppeformændene er blevet enige om, udpeger sektionsformændene ordføreren og eventuelle medordførere samt medlemmerne af studiegruppen.
3.
Under forbehold af at der er enighed mellem de tre gruppeformænd om den foreslåede udnævnelse af ordførere og eventuelle medordførere samt om sammensætningen af studie- eller redaktionsgrupper, tager sektionsformændene de nødvendige skridt til hurtigst muligt at nedsætte studiegrupper og sætte arbejdet i gang. Det gælder særligt i hastende tilfælde.
I sådanne tilfælde kræver en sektionsformands beslutning om udpegelsen af ordføreren og af eventuelle medordførere samt om udpegelsen af medlemmer af studiegruppen, at der er enighed mellem de tre gruppeformænd.
4.
Når ordføreren — og eventuelle medordførere — er blevet udpeget, undersøger han eller hun bistået af sine rådgivere det forelagte spørgsmål, tager hensyn til de synspunkter, som studiegruppens medlemmer har fremsat, og udarbejder på grundlag heraf et forslag til udtalelse, som overdrages til sektionens formand.
Studiegrupperne afholder ikke afstemninger.
5.
En studiegruppe må ikke blive et permanent organ.
I særlige tilfælde kan præsidiet give en studiegruppe forhåndstilladelse til at videreføre sine aktiviteter i en periode, som ikke under nogen omstændigheder må overstige varigheden af den igangværende mandatperiode på to et halvt år.
Artikel 56 — Supplerende udtalelser
1.
Når en sektion, som er udpeget til at udarbejde en udtalelse, ønsker at få kendskab til CCMI's holdning, eller når CCMI ønsker at tilkendegive sin holdning vedrørende en udtalelse, som er henvist til en sektion, kan udvalgets præsidium give tilladelse til, at der udarbejdes en supplerende udtalelse eller fremsættes supplerende bemærkninger til et eller flere af de spørgsmål, som er genstand for anmodningen om udtalelse.
Præsidiet kan ligeledes træffe en sådan afgørelse på egen foranledning.
2.
Udvalgets formand giver formanden for CCMI meddelelse om afgørelsen og om den frist, inden for hvilken sektionen skal have afsluttet sit arbejde. Formanden for den relevante sektion orienteres også herom.
3.
Udvalgets formand underretter samtlige medlemmer af udvalget om sagens henvisning til CCMI og oplyser, på hvilken plenarforsamling sagen vil blive behandlet.
4.
Præsidiet tilrettelægger arbejdet, så CCMI får mulighed for at forberede sin supplerende udtalelse i tilstrækkelig god tid, til at sektionen kan tage den i betragtning.
5.
Kun sektionen er beføjet til at aflægge rapport til forsamlingen.
Dog skal den som et bilag til sin udtalelse vedføje den supplerende udtalelse, som CCMI har udarbejdet.
Afdeling 2 — Afholdelse af møder i sektionerne
Artikel 57 — Møder i sektionerne
1.
Møder i sektionerne forberedes af sektionens formand i samråd med sektionens præsidium, medmindre andet er fastsat i denne forretningsorden.
Sektionen indkaldes af sin formand.
2.
Sektionsmøderne ledes af sektionens formand eller, i dennes fravær, af en af sektionens næstformænd.
3.
For hvert møde i en sektion udarbejdes et kortfattet referat med tilhørende deltagerliste. Dette referat skal godkendes af sektionen på dens følgende møde. Referatet offentliggøres på EØSU's hjemmeside.
Artikel 58 — Fælles møder
Udvalgets formand kan i forståelse med præsidiet bemyndige en sektion til at holde møde sammen med en anden sektion, CCMI, et udvalg under Europa-Parlamentet eller et underudvalg under Regionsudvalget.
Artikel 59 — Beslutningsdygtighed i sektionerne
1.
En sektion er beslutningsdygtig, når over halvdelen af dens ordinære medlemmer er til stede eller repræsenteret, medmindre andet er fastsat i denne forretningsorden.
2.
Hvis sektionen ikke er beslutningsdygtig, hæver formanden mødet og indkalder efter en af ham/hende fastsat frist og på af ham/hende fastsatte vilkår i løbet af samme dag til et nyt møde, på hvilket sektionen er beslutningsdygtig uanset antallet af tilstedeværende eller repræsenterede medlemmer.
Artikel 60 — Sektionens udtalelse
1.
Sektionen drøfter det forslag til udtalelse, som ordføreren eller i givet fald medordførerne har fremlagt.
Det er muligt at fremsætte ændringsforslag til forslag til udtalelser i sektionen.
Sektionen stemmer om sektionens udtalelse og vedtager den i givet fald.
2.
Sektionens udtalelse indeholder kun den tekst, sektionen har vedtaget.
Ordlyden af forkastede ændringsforslag vedføjes som bilag til udtalelsen med angivelse af afstemningsresultatet, når ændringsforslaget har opnået mindst en fjerdedel af det samlede antal afgivne stemmer.
Afdeling 3 — Procedurer efter afholdelsen af sektionsmøder
Artikel 61 — Forelæggelse af udtalelsen for forsamlingen
1.
Sektionens udtalelse, herunder eventuelle bilag, overdrages af sektionsformanden til udvalgets præsidium, som forelægger den for forsamlingen så hurtigt som muligt.
2.
Disse dokumenter stilles til rådighed for udvalgets medlemmer i god tid.
Artikel 62 — Genbehandling af udtalelse i en sektion
Udvalgets formand kan i forståelse med præsidiet eller med forsamlingen, alt efter hvor langt man er nået i proceduren, pålægge en sektion at genbehandle en udtalelse, hvis proceduren for udarbejdelse af udtalelser som fastlagt i forretningsordenen ikke er blevet fulgt, eller hvis yderligere undersøgelse af sagen anses for nødvendigt.
Kapitel IV
Forsamlingens arbejde
Afdeling 1 — Forberedelse af forsamlingens arbejde
Artikel 63 — Forberedelse af plenarforsamlingen
1.
Udvalget træder sammen som plenarforsamling for at vedtage udvalgets udtalelser, evalueringsrapporter, informationsrapporter og resolutioner om aktuelle emner.
2.
Plenarforsamlingen forberedes af udvalgets formand i samråd med præsidiet.
3.
Præsidiet træder sammen forud for hver plenarforsamling og eventuelt under plenarforsamlingen for at tilrettelægge arbejdet.
Artikel 64 — Fastlæggelse af dagsordenen
1.
Forslaget til dagsorden for plenarforsamlingen udarbejdes af præsidiet på grundlag af et forslag fra det udvidede formandskab.
2.
Hvis der i henhold til artikel 92 er blevet indgivet en mistillidserklæring, sættes denne mistillidserklæring til hver en tid øverst på den førstkommende plenarforsamlings dagsorden.
3.
Resolutionsudkast prioriteres højt på dagsordenen for plenarforsamlingen.
4.
Når en tekst er vedtaget af en sektion med under fem stemmer imod, kan præsidiet sætte den på dagsordenen for plenarforsamlingen blandt de punkter, som sendes til afstemning uden debat.
5.
Præsidiet kan for hver udtalelse fastlægge en tidsramme for den generelle debat under plenarforsamlingen.
6.
Udvalgets formand sender senest 15 kalenderdage før plenarforsamlingens åbning forslaget til dagsorden til alle udvalgets medlemmer samt Europa-Parlamentet, Rådet og Kommissionen.
7.
Dokumenter, der er nødvendige for forsamlingens forhandlinger, stilles til medlemmernes disposition i god tid inden plenarmødets åbning.
Artikel 65 — Indgivelse af ændringsforslag
1.
For at sikre en effektiv afvikling af plenarforsamlingen fastsætter præsidiet de nærmere regler for indgivelse af ændringsforslag.
2.
Kun udvalgets medlemmer og grupperne kan indgive ændringsforslag til udvalgets udtalelser, evalueringsrapporter og informationsrapporter.
3.
Ændringsforslag affattes skriftligt, underskrives af forslagsstillerne og indgives til sekretariatet forud for plenarforsamlingens åbning.
Dog accepterer forsamlingen, at der indgives ændringsforslag indtil kl. 12 middag forud for det enkelte møde, dersom de indgives af en gruppe eller er underskrevet af mindst 25 medlemmer.
4.
Ændringsforslag skal indeholde angivelse af, hvilket punkt i teksten de omhandler, og være ledsaget af en kort begrundelse.
5.
Medlemmerne har adgang til alle ændringsforslag inden plenarforsamlingens åbning, eller — i de tilfælde, der er omhandlet i stk. 3, andet punktum — forud for det enkelte mødes begyndelse.
Afdeling 2 — Afholdelse af plenarforsamlingen
Artikel 66 — Åbning af mødet og prøvelse af beslutningsdygtigheden
1.
Udvalgets formand åbner mødet, leder forhandlingerne og påser, at forretningsordenen overholdes.
Han eller hun bistås af udvalgets næstformænd.
2.
I formandens fravær træder en af næstformændene i hans/hendes sted.
I næstformændenes fravær ledes møderne af præsidiets ældste medlem.
3.
I starten af alle plenarmøder sikrer udvalgets formand sig, at forsamlingen er beslutningsdygtig.
Forsamlingen er beslutningsdygtig, når mere end halvdelen af medlemmerne er til stede eller repræsenteret.
4.
Hvis forsamlingen ikke er beslutningsdygtig, hæver udvalgets formand mødet og indkalder efter en af ham/hende fastsat frist, men under samme plenarforsamling, til et nyt møde, på hvilket forsamlingen er beslutningsdygtig uanset antallet af tilstedeværende eller repræsenterede medlemmer.
Artikel 67 — Vedtagelse af dagsordenen
1.
Forslaget til dagsorden forelægges forsamlingen til vedtagelse ved plenarforsamlingens åbning.
2.
Hvis et aktuelt spørgsmål er på dagsordenen som debatpunkt, meddeler formanden dette under vedtagelsen af dagsordenen.
3.
Forsamlingen kan ændre forslaget til dagsorden for at behandle resolutionsudkast, som er indgivet i henhold til proceduren i artikel 50.
4.
Dersom præsidiet har sat et dokument på dagsordenen for plenarforsamlingen under punktet »afstemning uden debat«, afholdes der alligevel en debat:
—
hvis mindst 25 medlemmer anmoder herom
—
hvis der fremlægges ændringsforslag til behandling på plenarforsamlingen
—
hvis den berørte sektion anmoder om, at dokumentet bliver behandlet på plenarforsamlingen.
5.
Alle punkter på den vedtagne dagsorden behandles på det møde, de figurerer under, og i den fastsatte rækkefølge.
Artikel 68 — Forhandlinger og afstemninger
1.
Forsamlingen forhandler på grundlag af tekster fra den relevante sektion.
2.
Plenarforsamlingen træffer beslutning med simpelt flertal af de afgivne stemmer, medmindre andet er fastsat i denne forretningsorden.
3.
Der benyttes følgende afstemningsprocedure for udvalgets udtalelser, evalueringsrapporter og informationsrapporter:
a)
Først stemmes der om ændringsforslag til forslaget til udtalelse/informationsrapport.
b)
Når der er stemt om ændringsforslagene, stemmes der om dokumentet i sin helhed, i givet fald i den ændrede form.
Artikel 69 — Taletid
1.
Formanden kan på eget initiativ eller på et medlems anmodning undtagelsesvis opfordre forsamlingen til at beslutte at begrænse taletiden og antallet af talere, udsætte mødet eller afslutte debatten.
2.
Efter debattens afslutning kan et medlem kun få ordet for at afgive stemmeforklaring efter afstemningen inden for en af udvalgets formand fastsat taletid.
3.
Under en debat kan et medlem til enhver tid anmode om få ordet frem for andre til et procedureindlæg.
Artikel 70 — Behandling af ændringsforslag
1.
Forsamlingen arbejder på grundlag af en liste over ændringsforslag.
2.
Blandt de ændringsforslag, der er blevet fremsat til et forslag til udtalelse, kan ordføreren angive, hvilke han/hun anbefaler vedtaget.
Ordførerens godkendelse af et ændringsforslag er ingen begrundelse for at lade den sædvanlige afstemning om ændringsforslaget bortfalde.
3.
Ændringsforslag, der ligner hinanden i form og indhold, behandles samlet og på en ensartet måde.
4.
I overensstemmelse med princippet om ligebehandling påhører forsamlingen for hvert ændringsforslag både medlemmer, der er imod det fremsatte ændringsforslag, og medlemmer, der er for. Ordføreren har ret til at tage ordet, hvis han eller hun ønsker det.
Hvis udvalgets formand beslutter at begrænse taletiden, gælder begrænsningen på samme vis for alle deltagere i overensstemmelse med princippet om ligebehandling.
5.
Såfremt antallet af talere i en debat om et dokument, der er sat til afstemning i forsamlingen, begrænses i overensstemmelse med bestemmelserne i artikel 69, stk. 1, gives der taleret til lige mange medlemmer, der er for et givent ændringsforslag, og medlemmer, der er imod, og ordføreren har ret til at være blandt disse talere som den sidste, der tager ordet.
6.
Under behandlingen af et ændringsforslag kan ordføreren med forslagsstillerens billigelse fremsætte kompromisforslag. Dette skal helst ske skriftligt.
I så fald stemmer forsamlingen kun om kompromisforslaget.
7.
Afstemningen om ændringsforslag følger rækkefølgen i den tekst, de omhandler, og behandles i følgende rangorden:
—
først kompromisændringsforslag
—
derefter ordførerens ændringsforslag
—
og endelig de øvrige ændringsforslag.
8.
Vedrører to eller flere ændringsforslag, som udelukker hinanden, den samme tekstdel, kan formanden på forslag af sektionerne beslutte, at det forslag, der afviger mest fra den oprindelige tekst, sættes først til afstemning.
9.
Udvalgets formand oplyser før afstemningen, om vedtagelsen af et ændringsforslag medfører, at et eller flere andre ændringsforslag bortfalder, enten fordi disse ændringsforslag udelukker hinanden, hvis de vedrører samme tekstdel, eller fordi de modsiger hinanden.
Et ændringsforslag anses for bortfaldet, hvis det ikke stemmer overens med en tidligere afstemning om samme udtalelse.
10.
Hvis den samlede tekst ikke opnår et flertal af stemmerne under den endelige afstemning, kan forsamlingen træffe en af følgende foranstaltninger:
a)
pålægge sektionen at genbehandle udtalelsen i overensstemmelse med artikel 62
b)
udpege en hovedordfører, som under samme eller en senere plenarforsamling fremlægger et nyt forslag til udtalelse for forsamlingen
c)
undlade at udarbejde en udtalelse.
I sidstnævnte tilfælde underretter udvalgets formand den institution, der har indgivet anmodningen om en udtalelse, herom.
11.
Hvis sammenhængen i den endelige tekst berøres som følge af vedtagelsen af ændringsforslag, påhviler det udvalgets formand efter samråd med formanden for den kompetente sektion, ordføreren og forslagsstillerne til de pågældende ændringsforslag at foreslå forsamlingen en fremgangsmåde for behandlingen af ændringsforslag, som kan sikre en sammenhængende endelig tekst.
Forsamlingen stemmer om forslaget fra udvalgets formand.
Artikel 71 — Modudtalelser
1.
Et ændringsforslag eller en række ændringsforslag, der giver udtryk for en opfattelse, som afviger fundamentalt fra den udtalelse, der er fremlagt af en sektion eller CCMI, betragtes som en modudtalelse.
2.
Præsidiet har beføjelse til at betegne et eller flere ændringsforslag som en modudtalelse.
Enhver gruppe kan indgive en sådan anmodning til præsidiet.
Præsidiet træffer sin beslutning efter at have hørt gruppeformændene og formanden for den berørte sektion eller CCMI.
3.
Efter at have betegnet et ændringsforslag eller en række ændringsforslag som en modudtalelse kan præsidiet beslutte at sende forslaget til udtalelse, ledsaget af modudtalelsen, til genbehandling i den berørte sektion eller i CCMI, forudsat at den fastlagte frist for afgivelse af udtalelsen tillader det.
Hvis præsidiet beslutter ikke at sende forslaget til udtalelse til genbehandling, sættes det, dersom dette stadig er muligt, på dagsordenen for plenarforsamlingens sidste dag.
4.
Når et ændringsforslag ikke indgives i tilstrækkelig god tid til, at præsidiet har mulighed for at udtale sig om, hvorvidt der er tale om en modudtalelse, vedtages denne beslutning og beslutningen om eventuel genbehandling i det berørte organ af forsamlingen på forslag af formanden, og efter at formanden for det berørte organ og forslagsstillerne bag modudtalelsen er blevet hørt.
5.
Hvis den foreslåede tekst ikke kategoriseres som en modudtalelse af præsidiet, eller hvis den gør, men forslaget til udtalelse ikke sendes til genbehandling i det berørte organ, stemmer plenarforsamlingen om de fremsatte ændringsforslag på samme måde som for ethvert andet ændringsforslag.
6.
Hvis modudtalelsen opnår et flertal af stemmer på plenarforsamlingen, vedtages den. Med henblik på at beslutte, om den oprindelige tekst skal vedlægges som bilag til den vedtagne udtalelse, afholdes der en ny afstemning. Den oprindelige tekst vedlægges som bilag til den nye tekst, hvis den opnår mindst en fjerdedel af de afgivne stemmer.
7.
Hvis modudtalelsen ikke opnår et flertal, men opnår mindst en fjerdedel af de afgivne stemmer, vedlægges den som bilag til den oprindelige udtalelse.
Artikel 72 — Referat af plenarforsamlingen
1.
Der udarbejdes et referat for hver plenarforsamling. Referatet forelægges forsamlingen til godkendelse på dens næste møde.
2.
Referatet underskrives i sin endelige form af udvalgets formand og generalsekretær.
Artikel 73 — Hævelse af plenarforsamlingen
Før plenarforsamlingen hæves, giver udvalgets formand meddelelse om tid og sted for den næste plenarforsamling.
Han/hun giver også besked om eventuelle, allerede kendte dagsordenspunkter.
Afdeling 3 — Procedurer efter afholdelsen af plenarforsamlingen
Artikel 74 — Indholdet af de udtalelser, der sendes til institutionerne
1.
Udvalgets udtalelser består af en redegørelse for udtalelsens retsgrundlag, en begrundelse samt udvalgets opfattelse af det forelagte spørgsmål som helhed.
De indeholder en materiel del og en proceduredel.
2.
Resultatet af afstemningen om udtalelsen som helhed figurerer i udtalelsens proceduredel.
Når der har været stemt ved navneopråb, anføres navnene på dem, der har deltaget i afstemningen.
3.
Ordlyden af og begrundelserne for ændringsforslag, som plenarforsamlingen har forkastet, men som har opnået mindst en fjerdedel af det samlede antal afgivne stemmer, vedføjes som bilag til udtalelsen med angivelse af afstemningsresultatet.
Dette gælder også modudtalelser.
4.
Passager i sektionens udtalelse, der på plenarforsamlingen forkastes til fordel for ændringsforslag, vedføjes ligeledes sammen med afstemningsresultatet udvalgets udtalelse som bilag, såfremt mindst en fjerdedel af det samlede antal afgivne stemmer var for bevarelse af disse passager.
5.
Når en af udvalgets tre grupper eller en af de økonomisk-sociale kategorier, som omtales i artikel 36, i enighed indtager et divergerende standpunkt til et spørgsmål, som er forelagt forsamlingen til behandling, og spørgsmålets behandling er afsluttet med afstemning ved navneopråb, kan denne gruppe eller kategori beslutte, at dens standpunkt skal resumeres i en kort erklæring, som vedføjes udtalelsen som bilag.
Artikel 75 — Fremsendelse af udtalelser
1.
Udvalgets udtalelser og referatet af plenarforsamlingen sendes til Europa-Parlamentet, Rådet og Kommissionen.
2.
Udvalgets udtalelser kan sendes til enhver anden berørt institution eller enhed.
Kapitel V
Fælles bestemmelser
Afdeling 1 — Afstemning
Artikel 76 — Afstemning
1.
En gyldig stemme er enten »for«, »imod« eller »hverken for eller imod«.
2.
Udvalget og dets organer vedtager tekster og træffer beslutninger ved simpelt flertal af de afgivne stemmer »for« og »imod«, medmindre andet er fastsat i denne forretningsorden.
3.
Afstemning finder sted enten offentligt, hemmeligt eller ved navneopråb. I sidstnævnte tilfælde indføres navne og stemmer i mødereferatet.
4.
Afstemning om en resolution, et ændringsforslag, en modudtalelse, en udtalelse i sin helhed eller en hvilken som helst anden tekst skal ske ved navneopråb, hvis mindst en fjerdedel af udvalgets tilstedeværende eller repræsenterede medlemmer anmoder derom.
5.
Valg til de forskellige repræsentative hverv foregår altid ved hemmelig afstemning.
I alle andre tilfælde holdes hemmelig afstemning, hvis et flertal af udvalgets tilstedeværende eller repræsenterede medlemmer anmoder derom.
6.
Hvis der under en afstemning er afgivet lige mange stemmer for og imod, afgiver mødeformanden den afgørende stemme.
Afdeling 2 — Ordførere
Artikel 77 — Ordførernes opgaver
1.
Ordføreren har til opgave at udarbejde forslag til udtalelser, evalueringsrapporter eller informationsrapporter og skal indarbejde de forskellige bidrag fra medlemmerne af studiegruppen.
Ordføreren fremlægger den tekst, han eller hun har udarbejdet, for det berørte organ.
Hvis forslaget vedtages, fremlægger ordføreren udtalelsen for forsamlingen.
2.
Ordføreren sikrer, eventuelt med hjælp fra sin rådgiver, at der følges op på udtalelsen efter dens vedtagelse på plenarforsamlingen.
Han eller hun bistås i dette arbejde af den pågældende sektions sekretariat, og sektionen orienteres om opfølgningen.
3.
Såfremt det berørte organ vedtager ændringsforslag, der ændrer grundlæggende på den tekst, ordføreren har udarbejdet, kan ordføreren skriftligt meddele formanden for det pågældende organ, at han/hun nedlægger sit hverv som ordfører. Ordføreren kan også anmode om at få sit navn fjernet fra udtalelsen ved procedurens afslutning.
Hvis ordføreren således nedlægger sit hverv, kan det organ, som udpegede den afgående ordfører, udpege en ny ordfører efter samråd med grupperne.
Artikel 78 — Ordfører uden studiegruppe
En ordfører uden studiegruppe udarbejder uden hjælp fra en studiegruppe sit forslag til udtalelse og forelægger det for sektionen eller CCMI. Om nødvendigt kan han eller hun bistås af yderligere to medlemmer, så de tilsammen danner en redaktionsgruppe.
Artikel 79 — Hovedordfører
1.
En hovedordfører udarbejder på egen hånd og uden hjælp fra en studiegruppe eller redaktionsgruppe sit forslag til udtalelse og forelægger det direkte for forsamlingen, uden at det først skal igennem sektionen eller CCMI.
2.
En hovedordfører udpeges:
—
af forsamlingen eller
—
af udvalgets formand i hastetilfælde.
Inden det pågældende forslag til udtalelse behandles, godkender forsamlingen den hovedordfører, udvalgets formand har udpeget.
3.
I alle andre henseender har hovedordføreren de samme opgaver og pligter som enhver anden ordfører.
Afdeling 3 — Høringer
Artikel 80 — Høringer
I forbindelse med særligt vigtige spørgsmål kan udvalgets forskellige instanser og arbejdsorganer foretage høring af personer udefra som led i forberedelsen af deres arbejde. Alle tre grupper deltager på lige fod i forberedelsen af høringer.
Afdeling 4 — Rådgivere
Artikel 81 — Rådgivere
1.
Efter behov og med henblik på at hjælpe med løsning af bestemte opgaver kan udvalget udpege rådgivere, som bistår enten ordførerne eller grupperne.
2.
Rådgiverne repræsenterer ikke udvalget og er ikke bemyndigede til at udtrykke sig på dets vegne.
3.
Udvalgets medlemmer kan ikke udpeges til rådgivere.
Det kan suppleanter derimod, forudsat at deres mandat som suppleant midlertidigt ophæves.
4.
Rådgivere, som deltager i arbejdet, er underlagt de samme regler som udvalgets medlemmer, hvad angår dagpenge og godtgørelse af rejse- og opholdsudgifter.
5.
Enhver henvisning til ordførere i denne artikel finder tilsvarende anvendelse for medordførere.
Artikel 82 — Rådgivere for ordførerne
1.
Efter behov kan ordførerne fremsætte forslag om udpegelse af rådgivere.
2.
Disse rådgivere udpeges af sektionsformændene på forslag af ordførerne med henblik på at bistå sidstnævnte med at udarbejde dokumenter vedrørende udvalgets rådgivende arbejde, jf. artikel 46 i denne forretningsorden.
3.
Ordførernes rådgivere kan på forslag af ordførerne deltage i visse møder, når deres tilstedeværelse er nødvendig og behørigt begrundet i forbindelse med behandlingen af det dokument, de er udpeget til at bistå med udarbejdelsen af.
Under den forudsætning kan de deltage i følgende møder:
—
møder i studiegrupper
—
møder i sektioner
—
møder i CCMI
—
møder i underudvalg
—
møder i 
ad hoc
-grupper.
De kan også deltage i et enkelt forberedende møde med ordføreren.
Deltagelse i andre møder, herunder møder med repræsentanter for andre institutioner og med andre interessenter, kræver forudgående tilladelse af sektionens formand.
4.
Ordførernes rådgivere kan kun undtagelsesvis deltage i plenarmøder, og da under forudsætning af at følgende to betingelser begge er opfyldt:
i.
at det dokument, de arbejder på, er sat på plenarforsamlingens dagsorden til debat, og
ii.
at de får forudgående tilladelse af sektionens formand.
5.
Rådgivere for hovedordførere kan deltage i plenarforsamlingerne.
Artikel 83 — Rådgivere for grupperne
1.
Gruppeformændene kan udpege rådgivere for grupperne.
2.
Gruppernes rådgivere kan deltage i studiegruppemøder.
3.
Gruppernes rådgivere kan kun undtagelsesvis deltage i forberedende møder, sektionsmøder og plenarmøder, og da under forudsætning af at følgende to betingelser begge er opfyldt:
i.
at det omhandlede dokument er sat på mødets eller plenarforsamlingens dagsorden til debat, og
ii.
at de får forudgående tilladelse af formanden for den pågældende gruppe.
4.
Gruppernes rådgivere kan også yde bistand i forbindelse med udarbejdelsen af andre dokumenter eller rapporter for grupperne vedrørende udvalgets rådgivende og politiske arbejde som godkendt af præsidiet. Med henblik på at udføre disse opgaver vil grupperådgiverne kunne deltage i højst to forberedende møder med medlemmer af grupperne. Gruppernes rådgiverne kan kun deltage i yderligere møder, hvis de har fået forudgående tilladelse af formanden for den pågældende gruppe.
5.
Kriterierne og procedurerne for udpegelse af rådgivere fastlægges af de enkelte grupper.
Afdeling 5 — Fravær og repræsentation
Artikel 84 — Overdragelse af stemmeret
1.
Ethvert medlem, som er forhindret i at deltage i en plenarforsamling, kan overdrage sin stemmeret til et andet medlem af udvalget.
Ethvert medlem, som er forhindret i at deltage i et sektionsmøde, kan overdrage sin stemmeret til et andet medlem af sektionen.
2.
Det medlem, der er forhindret, underretter skriftligt sit gruppesekretariat, som derefter underretter formanden for det pågældende organ.
Medlemmer, der ikke tilhører en gruppe, underretter formanden for det pågældende organ direkte.
3.
Såvel på plenarforsamlingen som på møder i sektionen råder et medlem kun over én stemmefuldmagt.
4.
Ved beregningen af beslutningsdygtighed og flertal betragtes et medlem, der overdrager sin stemmeret, som et repræsenteret medlem.
Artikel 85 — Repræsentation
1.
Et medlem, som er forhindret i at deltage i et møde, hvortil han/hun er blevet behørigt indkaldt, kan lade sig repræsentere af et andet medlem af udvalget ved at give den pågældende en fuldmagt hertil.
2.
Det medlem, der er forhindret, underretter skriftligt sit gruppesekretariat, som derefter underretter formanden for det pågældende organ.
Medlemmer, der ikke tilhører en gruppe, underretter formanden for det pågældende organ direkte.
3.
Fuldmagten gælder alene for det møde, for hvilket den er givet.
Fuldmagten omfatter overdragelse af stemmeretten i medfør af artikel 84 til stedfortræderen, medmindre andet er angivet i fuldmagten.
4.
Repræsentationen i henhold til denne artikel gælder ikke for møder:
—
i udvalgets præsidium
—
i finans- og budgetudvalget (CAF)
—
i kvæstorgruppen
—
i det etiske udvalg
—
i revisionsudvalget.
Artikel 86 — Afløsning inden for en studiegruppe
1.
Ved nedsættelsen af en studiegruppe kan ethvert af dens medlemmer anmode sektionen om at blive afløst af et andet medlem af udvalget.
2.
En sådan afløsning, som gælder behandlingen af en bestemt sag til og med færdigbehandlingen i sektionen, kan ikke tilbagekaldes.
Artikel 87 — Suppleanter
1.
Udvalgets medlemmer kan nominere suppleanter i forbindelse med det forberedende arbejde. Suppleanterne udpeges af præsidiet.
Delegerede i CCMI kan ikke nominere suppleanter.
2.
Følgende møder betragtes som forberedende arbejde i henhold til denne artikel, forudsat at de afholdes i Bruxelles med henblik på at udarbejde en udtalelse, en evalueringsrapport eller en informationsrapport:
—
møder i studiegrupper
—
møder i sektioner
—
møder i CCMI
—
møder i observatorier
—
møder i underudvalg.
3.
Suppleanter er personer, som ikke normalt har deres gang i udvalget.
Udvalgets medlemmer og delegerede i CCMI kan ikke fungere som suppleanter.
4.
Suppleanter skal komme fra samme område eller repræsentere den samme kategori af civilsamfundet som de medlemmer, hvis opgaver de varetager.
Suppleantens navn og stilling skal meddeles udvalgets præsidium til godkendelse.
5.
En suppleant kan kun varetage opgaver for ét medlem ad gangen.
6.
Suppleanten varetager de samme opgaver som medlemmet, dog med følgende undtagelser:
—
Suppleanter har ikke stemmeret.
Hvis medlemmet ønsker at udøve sin ret til at stemme, skal han eller hun sende en skriftlig stemmeoverdragelse til et andet medlem af udvalget i overensstemmelse med artikel 84 i denne forretningsorden.
—
Hvor medlemmet er formand for en sektion, medlem af en sektions præsidium eller formand for en studiegruppe, må suppleanten ikke udøve disse hverv;
—
Suppleanten kan ikke fungere som ordfører eller medordfører.
7.
For så vidt angår dagpenge og godtgørelse af rejse- og opholdsudgifter er suppleanter underlagt de relevante afgørelser truffet af Rådet og præsidiet.
8.
En suppleant kan udpeges til rådgiver.
I så fald ophæves den pågældendes status som suppleant i praksis, så længe han eller hun deltager i udvalgets arbejde som rådgiver.
9.
Et medlem kan til enhver tid ophæve sin suppleants mandat ved at underrette præsidiet herom.
Under alle omstændigheder udløber suppleantens mandat samtidig med medlemmets mandat.
Hvis et medlem ønsker at udtræde af udvalget, udløber suppleantens mandat den dag, hvor medlemmet faktisk ophører med sit hverv.
10.
Kriterierne og proceduren for udpegelse af suppleanter fastlægges i en afgørelse fra præsidiet efter høring af grupperne.
Afdeling 6 — Forretningsgangen i CCMI
Artikel 88 — Særlige kendetegn ved CCMI
1.
CCMI udarbejder supplerende udtalelser.
Præsidiet kan også pålægge CCMI at udarbejde forslag til almindelige udtalelser, herunder initiativudtalelser, forslag til evalueringsrapporter og forslag til informationsrapporter.
2.
De bestemmelser, der gælder for sektionerne, finder tilsvarende anvendelse på CCMI med følgende særlige kendetegn:
—
Kun medlemmer af udvalget kan udpeges til ordførere. Delegerede kan udelukkende udpeges til medordførere.
—
I forbindelse med afstemningen om et forslag til en udtalelse, evalueringsrapport eller informationsrapport i CCMI opfordrer dennes formand først kun de delegerede til at afgive deres stemme ved en vejledende afstemning, som formanden herefter offentliggør resultatet af.
På formandens opfordring afgiver udvalgets medlemmer derefter deres stemme.
Kun medlemmernes stemmer tages i betragtning ved afgørelsen af, om forslaget til udtalelse, evalueringsrapport eller informationsrapport er blevet vedtaget.
Proceduren er den samme, når det gælder ændringsforslag.
—
De delegerede kan fremsætte ændringsforslag til et forslag til udtalelse, evalueringsrapport eller informationsrapport, som der stemmes om i CCMI. De kan ikke fremsætte ændringsforslag til afstemning i forsamlingen.
AFSNIT III
ANDRE PROCEDURER
Kapitel I
Hasteprocedurer
Artikel 89 — Hasteprocedure i forsamlingen
1.
I tilfælde af uopsættelighed, der beror på den frist, som Europa-Parlamentet, Rådet eller Kommissionen har pålagt udvalget for afgivelse af udtalelse, kan det besluttes at anvende hasteproceduren, hvis udvalgets formand finder det nødvendigt for, at udvalgets udtalelse kan foreligge i tide.
Hasteproceduren kan også anvendes i forsamlingen i forbindelse med vedtagelse af evalueringsrapporter, informationsrapporter eller resolutioner om aktuelle emner, hvis udvalgets formand ikke mener, man kan vente til den følgende plenarforsamling.
2.
Når forsamlingens behandling af en sag således er uopsættelig, kan udvalgets formand umiddelbart, og efter skriftligt at have orienteret det udvidede formandskab, træffe alle nødvendige foranstaltninger til at sikre en korrekt afvikling af udvalgets arbejde.
Udvalgets formand underretter straks præsidiets medlemmer om sine beslutninger.
3.
De foranstaltninger, udvalgets formand har truffet, forelægges forsamlingen til godkendelse på den følgende plenarforsamling.
Artikel 90 — Hasteprocedure i præsidiet
1.
Hvis det er nødvendigt for præsidiet at træffe en afgørelse inden for en frist, der er så kort, at det er umuligt at vente til det næste præsidiemøde, og det ikke er muligt at anvende den skriftlige procedure, kan udvalgets formand straks vedtage alle de foranstaltninger, der er nødvendige for at sikre en korrekt afvikling af udvalgets arbejde.
Han eller hun underretter præsidiet om sine beslutninger.
2.
De foranstaltninger, udvalgets formand har truffet, forelægges præsidiet til godkendelse på det følgende præsidiemøde.
Artikel 91 — Hasteprocedure i sektionerne
1.
Hvis uopsætteligheden beror på den frist, som er pålagt en sektion for afgivelsen af en udtalelse, kan dennes formand med samtykke fra de tre gruppeformænd fravige denne forretningsordens bestemmelser ved tilrettelæggelsen af sagens behandling.
Hasteproceduren kan også anvendes i sektionerne i forbindelse med vedtagelse af evalueringsrapporter, informationsrapporter eller resolutioner om aktuelle emner, hvis sektionens formand ikke mener, man kan vente til det følgende møde.
Sektionens formand underretter sektionens præsidium om sine beslutninger.
2.
De foranstaltninger, formanden for den pågældende sektion har truffet under hasteproceduren, forelægges sektionen til godkendelse på dens følgende møde.
Sektionens formand kan beslutte, at hans eller hendes forslag skal godkendes skriftligt inden det følgende møde i sektionen. Er dette tilfældet, fastsætter han/hun en svarfrist. De sædvanlige regler om flertal for vedtagelse af afgørelser i sektionen finder anvendelse.
3.
Bestemmelserne i denne artikel finder også anvendelse for CCMI.
Kapitel II
Procedurer vedrørende medlemmerne
Artikel 92 — Mistillidserklæring
1.
På forslag af præsidiet, som vedtages med mindst tre fjerdedele af præsidiemedlemmernes stemmer, eller på anmodning af mere end halvdelen af udvalgets medlemmer kan forsamlingen forelægge en mistillidserklæring mod udvalgets formand.
I dette tilfælde sættes denne mistillidserklæring øverst på den førstkommende plenarforsamlings dagsorden.
Under behandlingen af mistillidserklæringen leder næstformanden med ansvar for CAF plenarmødet.
2.
Forsamlingen tager stilling ved hemmelig afstemning og uden mulighed for at overdrage stemmeretten, efter at den i rækkefølge har hørt et medlem af hver gruppe, de medlemmer af formandskabet, der ønsker at udtale sig, om relevant en repræsentant for de medlemmer, der har fremsat mistillidserklæringen, samt til sidst udvalgets formand.
Til vedtagelse af et sådant forslag kræves der et flertal på to tredjedele af de afgivne stemmer og et flertal af udvalgets medlemmer.
I modsat fald betragtes det som forkastet.
3.
Forsamlingen erstatter straks udvalgets formand med et medlem, der tilhører den samme gruppe som den afgående formand for udvalget.
4.
Forsamlingen stemmer om den kandidat, som den pågældende gruppe har foreslået. Hvis kandidaten ikke godkendes, udsættes mødet, så den pågældende gruppe kan foreslå andre medlemmer af gruppen, indtil en kandidat kan vælges til formand for udvalget.
Forsamlingen indkaldes på ny, om muligt samme dag, af sin midlertidige formand.
5.
Den nye formand for udvalget vælges for den resterende del af den igangværende mandatperiode.
Artikel 93 — Mandatets ophævelse
1.
Ethvert medlem, som er forhindret i at deltage i en plenarforsamling eller et møde, som han eller hun er blevet behørigt indkaldt til, skal inden mødet underrette sit gruppesekretariat, som derefter underretter formanden for det pågældende organ.
Medlemmer, der ikke tilhører en gruppe, underretter formanden for det pågældende organ direkte.
2.
Hvis et medlem af udvalget uden at overdrage sin stemmeret til et andet medlem i henhold til artikel 84 og uden anerkendt gyldig grund er fraværende fra mere end fem på hinanden følgende plenarforsamlinger, kan udvalgets formand efter høring af præsidiet og efter at have opfordret medlemmet til at begrunde sit fravær bede ham eller hende om at træde tilbage i overensstemmelse med artikel 4, stk. 8, og eventuelt anmode Rådet om at bringe medlemmets mandat til ophør, jf. artikel 4, stk. 9, i denne forretningsorden.
3.
Hvis et medlem af en sektion eller CCMI uden at overdrage sin stemmeret til et andet medlem i henhold til artikel 84, uden at lade sig repræsentere af et andet medlem i henhold til artikel 85, og uden anerkendt gyldig grund er fraværende fra mere end fem på hinanden følgende møder i dette organ, kan organets formand efter at have opfordret medlemmet til at begrunde sit fravær bede ham eller hende om at forlade den pågældende sektion eller CCMI.
Sektionens formand underretter udvalgets præsidium herom, og proceduren for udnævnelse af en afløser igangsættes i overensstemmelse med denne forretningsordens artikel 23, stk. 4.
Artikel 94 — Disciplinærsager
I tilfælde af at et af udvalgets medlemmer, en delegeret, en suppleant eller en rådgiver overtræder etiske standarder, regler, adfærdsprincipper eller -normer eller tilsidesætter de pligter, der er beskrevet i denne forretningsorden, i adfærdskodeksen eller i mandatvilkårene, finder den procedure for disciplinærsager, der er beskrevet i adfærdskodeksens del III, anvendelse.
Artikel 95 — Ophævelse af immunitet
Enhver anmodning stilet til udvalgets formand om ophævelse af et af udvalgets medlemmers immunitet fra en kompetent myndighed i en medlemsstat behandles i henhold til proceduren i kapitel IV i mandatvilkårene.
Artikel 96 — Bistand
1.
Udvalgets medlemmer kan få bevilget den bistand, som Unionen yder til tjenestemænd i henhold til vedtægten for tjenestemænd i Den Europæiske Union 
(
2
)
 (»tjenestemandsvedtægten«), i de tilfælde og på de betingelser, der er fastlagt deri.
2.
Det er præsidiet, der på forslag af udvalgets formand træffer afgørelse om et medlems anmodning om bistand.
Præsidiet træffer sin afgørelse efter at have hørt det pågældende medlem.
3.
Hvis det medlem, der anmoder om bistand, er medlem af præsidiet, deltager den pågældende ikke i det punkt på præsidiemødet, hvor der træffes afgørelse om spørgsmålet.
Hvis det er udvalgets formand, der anmoder om bistand, træffer præsidiet afgørelse på forslag af næstformanden med ansvar for CAF.
Kapitel III
Offentliggørelse og formidling af udvalgets arbejde
Artikel 97 — Offentliggørelse
1.
Udvalget offentliggør sine udtalelser i 
Den Europæiske Unions Tidende
.
2.
Sammensætningen af forsamlingen, præsidiet og sektionerne samt løbende ændringer heri offentliggøres i 
Den Europæiske Unions Tidende
 og på udvalgets hjemmeside.
Artikel 98 — Åbenhed og ret til aktindsigt i udvalgets dokumenter
1.
Udvalget sikrer størst mulig åbenhed i sine beslutninger.
2.
Enhver borger i Den Europæiske Union kan rette skriftlig henvendelse til udvalget på et af de officielle sprog og få et svar på det samme sprog, jf. artikel 24, stk. 4, i traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde.
3.
Alle unionsborgere og alle fysiske og juridiske personer, der har bopæl eller hjemsted i en medlemsstat, har ret til aktindsigt i udvalgets dokumenter, uanset medium, i henhold til artikel 15 i traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde.
En sådan aktindsigt i udvalgets dokumenter er underlagt de principper, betingelser og begrænsninger, som fremgår af EU-bestemmelser og udvalgets interne afgørelser, og skal overholde EU's databeskyttelsesregler.
4.
Udvalget opretter et register over sine dokumenter.
Præsidiet vedtager de interne regler om adgang til dette register og udarbejder en fortegnelse over de dokumenter, der er umiddelbart tilgængelige.
Formålet er at sikre, at alle udvalgets dokumenter registreres, ikke mindst afgørelser fra forsamlingen, præsidiet og udvalgets formand.
5.
Generalsekretæren pålægges at træffe de nødvendige foranstaltninger for at sikre offentligheden adgang til de relevante dokumenter efter høring af det udvidede formandskab og den juridiske tjeneste.
Artikel 99 — Offentlig adgang til udvalgets møder
1.
Plenarforsamlingerne og sektionernes samt CCMI's møder er offentlige.
2.
Forsamlingen kan dog beslutte, at visse forhandlinger i disse organer, som ikke vedrører det rådgivende arbejde, føres for lukkede døre.
De berørte institutioner eller organer samt præsidiet kan anmode forsamlingen om at afholde en debat for lukkede døre.
3.
De øvrige møder er ikke offentlige.
Når mødeformanden finder det berettiget, kan andre personer dog deltage som observatører i møder, der ikke er offentlige.
4.
Medlemmer af Europa-Parlamentet, Rådet og Kommissionen samt andre interessenter kan, hvis det skønnes hensigtsmæssigt, indbydes af mødeformanden til at deltage i møder i forsamlingen, præsidiet, sektionerne og CCMI tillige med andre af udvalgets organer samt til at tage ordet eller besvare spørgsmål på disse møder.
TREDJE DEL
UDVALGETS ADMINISTRATION
Kapitel I
Generalsekretariatet
Artikel 100 — Generalsekretariatet
1.
Udvalget bistås af et generalsekretariat under ledelse af en generalsekretær.
2.
På forslag af generalsekretæren fastlægger præsidiet organisationsplanen for generalsekretariatet og vedtager udvalgets organisationsplan på en sådan måde, at sekretariatet kan sikre, at udvalget og dets organer fungerer bedst muligt og kan bistå medlemmerne i udøvelsen af deres mandat, herunder tilrettelæggelsen af møder i udvalget og udarbejdelsen af udtalelser.
Artikel 101 — Generalsekretæren
1.
Generalsekretæren er i udøvelsen af sine funktioner underlagt udvalgets formand, som repræsenterer præsidiet.
2.
Generalsekretæren deltager uden stemmeret i præsidiets møder og udfærdiger mødereferaterne.
3.
Generalsekretæren forpligter sig højtideligt over for præsidiet til at udøve sine funktioner samvittighedsfuldt og upartisk.
4.
Generalsekretæren gennemfører de beslutninger, der træffes af plenarforsamlingen, præsidiet og udvalgets formand i henhold til forretningsordenen.
For så vidt angår gennemførelsen af de beslutninger, der vedtages af disse organer, forelægger generalsekretæren om fornødent hver tredje måned udvalgets formand en skriftlig rapport om trufne eller påtænkte kriterier og gennemførelsesbestemmelser vedrørende administrative og organisatoriske forhold samt personalespørgsmål.
Udvalgets formand viderebringer straks disse oplysninger til præsidiet.
5.
De beføjelser, som generalsekretæren har fået tildelt som led i delegeringen af præsidiets eller udvalgets formands beføjelser, ophører senest 21 kalenderdage efter valget af et nyt præsidium eller udnævnelsen af en ny formand for udvalget.
Generalsekretæren kan videredelegere de beføjelser, han eller hun har fået tildelt af præsidiet eller udvalgets formand, inden for de grænser, den delegerende myndighed fastsætter.
6.
Generalsekretæren kan uddelegere sine egne beføjelser ved i de interne administrative bestemmelser at angive, hvem han eller hun uddelegerer disse opgaver til, omfanget af de uddelegerede beføjelser, og hvorvidt modtagerne af en sådan delegation kan videredelegere beføjelserne.
Kapitel II
Tjenestemænd og øvrige ansatte
Artikel 102 — Ansættelsesmyndighedens beføjelser
De beføjelser, som i tjenestemandsvedtægten tillægges ansættelsesmyndigheden, udøves som følger:
1.
For så vidt angår den tjenestemand, der ansættes i stillingen som generalsekretær: af præsidiet.
2.
For så vidt angår tjenestemænd, der ansættes i en stilling som vicegeneralsekretær eller direktør
—
når vedtægtens artikel 29, 30, 31, 40, 41, 49, 50, 51, 78 og 90, stk. 2, anvendes: af præsidiet på forslag af generalsekretæren
—
når vedtægtens øvrige artikler, herunder artikel 90, stk. 1, anvendes: af udvalgets formand på forslag af generalsekretæren.
3.
For så vidt angår tjenestemænd, der udnævnes i en stilling som vicedirektør eller kontorchef: af udvalgets formand på forslag af generalsekretæren.
Det udvidede formandskab orienteres grundigt og høres inden udnævnelsen af disse tjenestemænd.
4.
For så vidt angår tjenestemænd i ansættelsesgruppe AD, der ikke har nogen lederfunktion som kontorchef eller derover, og tjenestemænd i ansættelsesgruppe AST og AST/SC: af generalsekretæren.
Artikel 103 — Kontraktindgåelsesmyndighedens beføjelser
Alle de beføjelser til at indgå ansættelseskontrakter, som i ansættelsesvilkårene for de øvrige ansatte i Den Europæiske Union tillægges den myndighed, der er beføjet til at indgå ansættelseskontrakter (kontraktindgåelsesmyndigheden), udøves:
1.
For så vidt angår den midlertidigt ansatte, der ansættes i stillingen som generalsekretær: af præsidiet.
2.
For så vidt angår midlertidigt ansatte, der ansættes i en stilling som vicegeneralsekretær eller direktør:
—
når artikel 11, 17, 33 og 48 i ansættelsesvilkårene for de øvrige ansatte anvendes: af præsidiet på forslag af generalsekretæren
—
når de øvrige bestemmelser i ansættelsesvilkårene for de øvrige ansatte anvendes: af udvalgets formand på forslag af generalsekretæren.
3.
For så vidt angår midlertidigt ansatte, der ansættes i en stilling som vicedirektør eller kontorchef: af udvalgets formand på forslag af generalsekretæren.
Det udvidede formandskab orienteres grundigt og høres inden ansættelsen af disse medarbejdere.
4.
For så vidt angår midlertidigt ansatte i ansættelsesgruppe AD, der ikke har nogen lederfunktion som kontorchef eller derover, og alle midlertidigt ansatte i ansættelsesgruppe AST og AST/SC: af generalsekretæren.
5.
For så vidt angår særlige rådgivere: af generalsekretæren.
6.
For så vidt angår kontraktansatte: af generalsekretæren.
Artikel 104 — Andre vedtægtsbestemmelser
1.
De beføjelser, som i tjenestemandsvedtægtens artikel 110 er tillagt udvalget med hensyn til iværksættelse af generelle gennemførelsesbestemmelser til samme vedtægt og med hensyn til regler indført ved fælles overenskomst mellem institutionerne, udøves af udvalgets formand.
For så vidt angår øvrige bestemmelser af generel karakter udøves disse beføjelser af generalsekretæren.
2.
I alle andre tilfælde, der ikke er omhandlet i denne forretningsorden, udøves de beføjelser, der i tjenestemandsvedtægten eller i ansættelsesvilkårene for de øvrige ansatte er tillagt udvalget, af generalsekretæren.
3.
Præsidiet, udvalgets formand og generalsekretæren kan delegere de beføjelser, de har fået tillagt i medfør af artikel 102, 103 og 104 i denne forretningsorden.
I forbindelse med delegation angives det, hvilke tjenestemænd eller øvrige ansatte disse beføjelser delegeres til, omfanget af de overdragne beføjelser, deres begrænsninger og varighed, og hvorvidt modtageren af delegationen kan videredelegere beføjelserne.
Artikel 105 — Udvælgelse af generalsekretæren
Følgende procedure anvendes ved udnævnelsen eller ansættelsen af en ny generalsekretær:
A.
Præsidiet (første etape):
i.
Fastlægger karakteren af stillingen som generalsekretær (tjenestemand eller midlertidigt ansat).
ii.
Udnævner et panel bestående af tre medlemmer af udvalget, der får til opgave at udarbejde et udkast til et stillingsopslag med bistand fra de relevante tjenestegrene i generalsekretariatet og fastsætter en frist for, hvornår panelet skal forelægge udkastet for præsidiet.
iii.
Vedtager derpå stillingsopslaget med udgangspunkt i det udkast, der er blevet fremlagt af panelet.
iv.
Udpeger et bedømmelsesudvalg bestående af seks af udvalgets medlemmer og fastlægger fristerne for, hvornår dette udvalg skal forelægge præsidiet resultatet af sit arbejde.
B.
Bedømmelsesudvalget:
i.
Har til opgave at:
—
gennemgå ansøgninger
—
gennemføre samtaler
—
udarbejde en skriftlig og begrundet rapport med placering af kandidaterne i prioriteret rækkefølge på grundlag af deres kompetencer og i overensstemmelse med de procedurer og kriterier, der fastsættes i stillingsopslaget
—
foreslå en liste med kandidater til stillingen.
Forudsat at udvalget har modtaget et tilstrækkeligt antal ansøgninger, som opfylder kravene i stillingsopslaget, skal listen indeholde mindst tre ansøgere og skal, for så vidt kandidaterne er lige kvalificerede, respektere princippet om ligestilling mellem kønnene.
Hvis der er tale om en stilling som tjenestemand, rangordner bedømmelsesudvalget kandidaterne i overensstemmelse med den rækkefølge, der er angivet i tjenestemandsvedtægtens artikel 29.
ii.
Arbejder fuldstændigt uafhængigt, upartisk og fortroligt i henhold til de kriterier, der fremgår af det stillingsopslag, som præsidiet har godkendt.
Det bistås af de relevante tjenestegrene i EØSU's generalsekretariat og kan i givet fald benytte sig af ekstern ekspertbistand eller af tests, der er udviklet i et assessmentcenter.
C.
Præsidiet (anden etape):
i.
Gennemgår rapporten og de dokumenter, den er baseret på, samt listen over kandidater, der er blevet fremlagt af bedømmelsesudvalget.
ii.
Afholder samtaler med de kandidater, som bedømmelsesudvalget har foreslået.
iii.
Præsidiet træffer den endelige afgørelse ved en afstemning for lukkede døre, om nødvendigt i flere runder:
—
En kandidat, der i første stemmerunde opnår stemmer fra mere end halvdelen af præsidiets medlemmer, er udnævnt, uden at der er behov for en anden stemmerunde.
—
Hvis ingen af kandidaterne opnår et sådant flertal i første runde, stemmer præsidiet i en anden stemmerunde om de to kandidater, der har opnået det største antal stemmer. Den kandidat, der opnår stemmer fra mere end halvdelen af præsidiemedlemmerne, udnævnes.
—
I tilfælde af stemmelighed, som medfører, at det ikke er muligt at vælge to kandidater efter første stemmerunde eller at udnævne en generalsekretær efter anden stemmerunde, indkaldes der hurtigst muligt til et nyt præsidiemøde med henblik på at afgøre dette spørgsmål.
Under dette andet møde afholder præsidiet igen samtaler med de kandidater, som bedømmelsesudvalget har foreslået.
—
Hvis præsidiet ikke i sidste ende vælger en kandidat, afsluttes udvælgelsesproceduren uden udnævnelse, og præsidiet iværksætter en ny udvælgelsesprocedure.
Artikel 106 — Udvælgelse af kandidater til andre ledelsesfunktioner
1.
Uden at det tilsidesætter mulighederne for at besætte stillinger ved forflyttelse eller forfremmelse internt i institutionen, hvilket skal undersøges først, anvendes der ved udnævnelsen af tjenestemænd og ansættelsen af øvrige ansatte til stillingerne som vicegeneralsekretær, direktør, vicedirektør og kontorchef for rådgivende arbejde følgende procedure:
a)
Ansættelsesmyndigheden eller kontraktindgåelsesmyndigheden beslutter, om stillingen kun skal slås op internt i udvalget, eller om den også skal offentliggøres på interinstitutionelt niveau.
Stillinger som vicegeneralsekretær og direktør kan også slås op i overensstemmelse med tjenestemandsvedtægtens artikel 29, stk. 2.
b)
Inden gennemgangen af ansøgningerne fastlægger generalsekretæren baseret på stillingsopslaget et evalueringsgrundlag, der er beregnet på en foreløbig udvælgelse af ansøgere.
c)
Generalsekretæren gennemgår ansøgningerne og bistås af medarbejdere fra generalsekretariatet i mindst samme lønklasse og på samme niveau som den stilling, der skal besættes. For så vidt angår stillingen som vicegeneralsekretær skal de pågældende medarbejdere som minimum være ansat på direktørniveau.
Tre medlemmer, der udpeges af præsidiet, deltager også i bedømmelsesudvalgets arbejde.
d)
Ved procedurens afslutning fremlægger generalsekretæren et forslag om udnævnelse eller ansættelse, idet der, såfremt det drejer sig om en tjenestemandsstilling, tages hensyn til den rangorden, der er fastsat i tjenestemandsvedtægtens artikel 29.
e)
Generalsekretæren forelægger sit forslag:
—
såfremt det drejer sig om udnævnelse eller ansættelse af vicegeneralsekretæren eller en direktør: for præsidiet, som træffer afgørelse på dette grundlag;
—
såfremt det drejer sig om udnævnelse eller ansættelse af en vicedirektør eller en kontorchef for det rådgivende arbejde: for udvalgets formand, som træffer afgørelse på dette grundlag. Det udvidede formandskab orienteres grundigt og høres inden udnævnelse eller ansættelse af sådanne medarbejdere.
2.
Generalsekretæren kan træffe afgørelse om gennemførelsesbestemmelserne for denne artikel.
Kapitel III
Sekretariater
Artikel 107 — Udvalgets formands sekretariat
1.
Udvalgets formand råder over et sekretariat.
2.
Medarbejderne i dette sekretariat er tjenestemænd, som er tilknyttet formandens sekretariat, og/eller medarbejdere, der er ansat inden for rammerne af budgettet som midlertidigt ansatte.
I begge tilfælde udøver udvalgets formand den beføjelse, der er tillagt ansættelsesmyndigheden eller kontraktindgåelsesmyndigheden.
Artikel 108 — Sektionernes sekretariater
Sektionerne og CCMI råder hver især over et sekretariat, som varetages af generalsekretariatet under ledelse af en kontorchef.
Artikel 109 — Gruppernes sekretariater
1.
Hver gruppe råder over et sekretariat. Lederen af gruppesekretariatet refererer direkte til formanden for den pågældende gruppe.
2.
Ansættelsesmyndighedens beføjelser udøves på forslag af gruppens formand for så vidt angår tjenestemænd, der gør tjeneste i grupperne i medfør af vedtægtens artikel 37, litra a), andet led, når vedtægtens artikel 38 anvendes, herunder beslutninger om deres karriereforløb i gruppen.
Når en tjenestemand efter midlertidig tjeneste i en gruppe genindtræder i udvalgets sekretariat, placeres han/hun i den lønklasse, han/hun ville have haft krav på som tjenestemand.
3.
Beføjelserne til at indgå ansættelseskontrakter udøves på forslag af gruppens formand for så vidt angår midlertidigt ansatte, der gør tjeneste i grupperne i medfør af artikel 2, litra c), i ansættelsesvilkårene for de øvrige ansatte i Den Europæiske Union, når stk. 3 i artikel 8, artikel 9 og artikel 10, stk. 3, i ansættelsesvilkårene for de øvrige ansatte i Den Europæiske Union anvendes.
Kapitel IV
Budget
Artikel 110 — Udarbejdelse af udvalgets budget
1.
Hvert år sender generalsekretæren inden for årets første fire måneder finans- og budgetudvalget et foreløbigt udkast til overslag over udvalgets indtægter og udgifter for det følgende regnskabsår, som forelægges præsidiet.
2.
CAF behandler udkastet, drøfter det med generalsekretæren samt forelægger det for præsidiet og fremsætter eventuelt bemærkninger eller foreslår ændringer til det.
3.
Præsidiet udarbejder overslaget over udvalgets indtægter og udgifter.
Det fremsendes til budgetmyndigheden i overensstemmelse med bestemmelserne og fristerne i finansforordningen.
4.
Det påhviler udvalgets formand at gennemføre budgettet eller lade det gennemføre inden for rammerne af finansforordningen.
Kapitel V
Diverse
Artikel 111 — Korrespondance
Korrespondance, der er adresseret til udvalget, videregives til udvalgets formand eller til generalsekretæren.
Artikel 112 — Principper for afholdelse af møder
1.
For at sikre en korrekt afvikling af udvalgets arbejde afholdes udvalgets møder med fysisk fremmøde. Møderne kan også afholdes som hybridmøder.
2.
Præsidiet vedtager efter høring af grupperne og det udvidede formandskab særlige bestemmelser om tilrettelæggelse og afholdelse af hybridmøder, og om medlemmers, CCMI-delegeredes, suppleanters og rådgiveres eventuelle deltagelse i disse møder.
FJERDE DEL
AFSLUTTENDE BESTEMMELSER
Artikel 113 — Køn og terminologi
I forbindelse med de funktioner og opgaver, som er nævnt i forretningsordenen, dækker de anvendte termer både mænd og kvinder.
Artikel 114 — Udvalgets symboler
1.
Udvalget anerkender og anvender følgende symboler for Den Europæiske Union:
a)
flaget med en cirkel bestående af 12 gyldne stjerner på blå baggrund
b)
hymnen fra »Ode til glæden« fra Ludwig van Beethovens niende symfoni
c)
mottoet »Forenet i mangfoldighed«.
2.
Udvalget fejrer Europadagen den 9. maj.
3.
Europaflaget opsættes i alle udvalgets bygninger og ved officielle begivenheder.
4.
Hymnen afspilles ved åbningen af alle konstituerende samlinger ved mandatperiodens start og ved andre højtidelige lejligheder, herunder for at byde stats- og regeringschefer velkommen eller for at modtage nye medlemmer efter en udvidelse.
Artikel 115 — Revision af forretningsordenen
1.
Forsamlingen kan med absolut flertal blandt medlemmerne beslutte at revidere denne forretningsorden.
2.
Med henblik på revisionen nedsætter forsamlingen et forretningsordensudvalg.
Forsamlingen pålægger en hovedordfører at udarbejde et forslag til ny forretningsorden. Forretningsordensudvalget og hovedordføreren bestræber sig på at nå til enighed om alle vigtige spørgsmål. Hvis dette ikke er muligt, vedlægger hovedordføreren som bilag til sit udkast alternative forslag, som har støtte fra mindst halvdelen af forretningsordensudvalgets medlemmer.
3.
Forslaget fremlægges for forsamlingen. Der kan stilles ændringsforslag hertil.
4.
Forsamlingen vedtager i givet fald den nye forretningsorden med et flertal på mere end halvdelen af udvalgets medlemmer.
Artikel 116 — Vedtagelse af gennemførelsesbestemmelserne til forretningsordenen
1.
Efter vedtagelsen af forretningsordenen forlænger forsamlingen forretningsordensudvalgets mandat med højst 90 arbejdsdage, så at dette om nødvendigt kan udarbejde et forslag til ændring af gennemførelsesbestemmelserne.
2.
Forslaget forelægges præsidiet, der efter høring af grupperne vedtager det med et flertal på mere end halvdelen af udvalgets medlemmer.
3.
Hvis forretningsordenen revideres, uden at gennemførelsesbestemmelserne efterfølgende ændres, finder disse fortsat anvendelse.
De skal til enhver tid fortolkes på en sådan måde, at det sikres, at bestemmelserne i den gældende forretningsorden overholdes.
4.
Gennemførelsesbestemmelserne kan også ændres, hvis præsidiet skønner, at der er behov for en revision.
I så fald anmoder præsidiet forsamlingen om at nedsætte et udvalg til revision af gennemførelsesbestemmelserne, og den i denne artikels stk. 1 og 2 fastlagte procedure finder tilsvarende anvendelse.
5.
Gennemførelsesbestemmelserne træder i kraft, dagen efter at de er blevet offentliggjort på udvalgets intranet.
Artikel 117 — Forretningsordenens ikrafttræden
Forretningsordenen træder i kraft dagen efter offentliggørelsen i 
Den Europæiske Unions Tidende
.
(
1
)
  Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU, Euratom) 2018/1046 af 18. juli 2018 om de finansielle regler vedrørende Unionens almindelige budget, om ændring af forordning (EU) nr. 1296/2013, (EU) nr. 1301/2013, (EU) nr. 1303/2013, (EU) nr. 1304/2013, (EU) nr. 1309/2013, (EU) nr. 1316/2013, (EU) nr. 223/2014, (EU) nr. 283/2014 og afgørelse nr. 541/2014/EU og om ophævelse af forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 (
EUT L 193 af 30.7.2018, s. 1
).
(
2
)
  Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU, Euratom) nr. 1023/2013 af 22. oktober 2013 om ændring af vedtægten for tjenestemænd i Den Europæiske Union og ansættelsesvilkårene for de øvrige ansatte i Den Europæiske Union (
EUT L 287 af 29.10.2013, s. 15
). Konsolideret tekst: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/DA/TXT/?uri=CELEX%3A01962R0031-20220101.
BILAG
ADFÆRDSKODEKS FOR MEDLEMMERNE AF DET EUROPÆISKE ØKONOMISKE OG SOCIALE UDVALG
DEL I — STANDARDER OG PRINCIPPER
Artikel 1
Generelle principper
1.   Denne adfærdskodeks gælder for udvalgets medlemmer. Som besluttet af Det Europæiske Økonomiske og Sociale Udvalgs præsidium i oktober 2020 vil revisionen af denne adfærdskodeks føre til tilpasning af alle relevante tekster såsom medlemmernes mandatvilkår, EØSU's forretningsorden og eventuelt andre tekster.
Den finder også tilsvarende anvendelse for delegerede i rådgivende kommissioner, suppleanter og eksperter, undtagen for så vidt angår artikel 1, stk. 2, artikel 7, stk. 3, og artikel 10 i denne kodeks, som kun gælder udvalgets medlemmer.
2.   Udvalgets medlemmer er ikke bundet af nogen instruktion.
De udfører deres hverv i fuldkommen uafhængighed og i Unionens almene interesse.
3.   Medlemmerne skal udvise en adfærd, der er i overensstemmelse med traktaterne og med den afledte ret. Deres forbindelser med organisationer eller interessegrupper skal være forenelige med behovet for, at de bevarer deres uafhængighed.
4.   Medlemmerne har som retningslinjer og handler i overensstemmelse med følgende generelle adfærdsprincipper: integritet, åbenhed, omhu, ærlighed, ansvarsbevidsthed, respekt for andre og respekt for udvalgets omdømme.
5.   I overensstemmelse med artikel 2 og 3 i traktaten om Den Europæiske Union såvel som EU's charter om grundlæggende rettigheder sikrer medlemmerne under udøvelsen af deres hverv fremme, effektiv beskyttelse og overholdelse af grundlæggende rettigheder og værdier såsom menneskelig værdighed, ikkeforskelsbehandling, tolerance, frihed, solidaritet, retsstatsprincippet og ligestilling mellem kønnene.
6.   Under udførelsen af deres opgaver forpligter medlemmerne sig til at stræbe efter størst mulig konsensus i en ånd af gensidig respekt.
7.   Under udøvelsen af deres hverv handler medlemmerne udelukkende i almenvellets interesse uden at opnå eller forsøge at opnå nogen direkte eller indirekte økonomisk fordel eller anden ydelse.
8.   Hvis et medlem enten forsætligt eller på grund af uagtsomhed undlader at opfylde sine forpligtelser eller som led i udøvelsen af sit hverv som medlem opnår eller forsøger at opnå en direkte eller indirekte økonomisk fordel eller anden ydelse, omfattes han eller hun af bestemmelserne i denne adfærdskodeks.
Artikel 2
Adfærdsprincipper
1.   Medlemmernes adfærd er kendetegnet ved gensidig respekt og er baseret på de værdier og principper, der er nedfældet i traktaterne og navnlig i chartret om grundlæggende rettigheder.
2.   Medlemmerne forpligter sig til at respektere udvalget, såvel som medlemmernes og medarbejdernes værdighed, og værne om dets omdømme.
3.   Medlemmerne må ikke vanskeliggøre en korrekt afvikling af udvalgets arbejde og må ikke vanskeliggøre opretholdelsen af sikkerhed og orden i udvalgets bygninger eller forhindre dets udstyr i at fungere.
4.   Medlemmerne må ikke forstyrre den gode ro og orden i forbindelse med afvikling af møder og skal afholde sig fra upassende adfærd.
De afstår fra ærekrænkende, racistisk, sexistisk, homofobisk, xenofobisk og stødende sprogbrug og adfærd.
5.   Anvendelsen af denne artikel må ikke på anden måde hindre livlige forhandlinger eller begrænse medlemmernes ytringsfrihed.
6.   Efter mandatperiodens ophør er forhenværende medlemmer fortsat bundet af etiske standarder som hæderlighed og tilbageholdenhed. Forhenværende medlemmer må i en periode på to år efter mandatperiodens ophør ikke udøve lobbyvirksomhed over for medlemmer eller personale på vegne af deres egen virksomhed, deres arbejdsgivers eller kunders virksomhed på områder, hvor de har en vigtig position, eller hvor de udarbejder rapporter.
Artikel 3
Videregivelse af oplysninger
1.   Medlemmerne skal afholde sig fra enhver uberettiget afsløring af følsomme oplysninger, dvs. oplysninger som de har fået kendskab til i forbindelse med udøvelsen af deres hverv, medmindre disse oplysninger allerede er offentliggjort, eller offentligheden har fået adgang hertil.
2.   De vil fortsat være pålagt denne forpligtelse, efter at de har forladt udvalget.
Artikel 4
Behørig adfærd
1.   I forbindelse med udøvelsen af deres hverv skal medlemmerne opføre sig i overensstemmelse med de regler og forpligtelser, der fremgår af denne adfærdskodeks, med værdighed og respekt og uden fordomme eller forskelsbehandling.
2.   Medlemmerne skal optræde professionelt og skal i deres forhold til andre medlemmer og personale afholde sig fra nedværdigende og fornærmende adfærd, offensivt og diskriminerende sprog samt andre handlinger, der er uetiske, nedværdigende eller ulovlige.
3.   Medlemmerne må ikke anspore eller tilskynde andre medlemmer eller personalet til at overtræde, omgå eller se bort fra gældende lovgivning, udvalgets interne regler eller denne kodeks eller tolerere en sådan adfærd hos personale under deres ansvar.
4.   Med henblik på at sikre at udvalget fungerer effektivt, skal medlemmerne under udvisning af passende diskretion tilstræbe at sikre, at eventuelle uoverensstemmelser eller konflikter, der involverer andre medlemmer eller personale under deres ansvar, håndteres hurtigt, retfærdigt og effektivt.
Artikel 5
Forebyggelse af chikane
1.   Medlemmerne skal afholde sig fra enhver form for psykisk og seksuel chikane 
(
1
)
.
2.   Om nødvendigt anvender medlemmerne omgående og fuldt ud de eksisterende procedurer til håndtering af konfliktsituationer eller chikane (psykisk, fysisk eller seksuel) og reagerer omgående på eventuelle påstande om chikane.
3.   Medlemmerne skal have tilbud om og opmuntres til at deltage i særlige kurser, der arrangeres for dem, om forebyggelse af konflikter og chikane på arbejdspladsen og om forebyggelse af enhver form for forseelse eller adfærd, som måtte stride imod europæiske værdier.
Artikel 6
Integritet og finansiel gennemsigtighed
1.   Medlemmerne modtager dagpenge, som fastsættes af Rådet, men ikke løn fra udvalget.
2.   Tjenesterejser eller aktiviteter, som godtgøres helt eller delvis af en tredjepart, kan ikke også godtgøres af udvalget.
Hvis en tjenesterejse eller aktivitet godtgøres helt eller delvis af en tredjepart efter at være blevet godtgjort af udvalget, skal medlemmet straks informere generalsekretariatet og tilbagebetale godtgørelsen til udvalget op til det beløb, der er modtaget fra tredjeparten.
3.   Under udøvelsen af deres hverv afholder medlemmerne sig fra at modtage gaver eller andre goder af en værdi på over 150 EUR.
Når de i overensstemmelse med diplomatisk skik og brug eller almindelig høflighed modtager gaver af en værdi, der overstiger dette beløb, skal de aflevere dem til generalsekretariatet ved det næste møde i udvalget, de deltager i efter modtagelsen.
Formanden afgør, om sådanne gaver samt gaver af tilsvarende værdi, som gives direkte til ham eller hende, overgår til udvalgets ejendom eller doneres til en egnet velgørende organisation.
Generalsekretariatet fører et register over gaver af en værdi på over 150 EUR, som skal være offentligt tilgængeligt på anmodning.
4.   Medlemmerne skal overholde alle de af udvalgets finansielle bestemmelser, som gælder for dem.
Artikel 7
Erklæring om økonomiske interesser
1.   Medlemmerne afgiver i overensstemmelse med princippet om åbenhed ved påbegyndelsen af deres mandat en erklæring til formanden om deres økonomiske interesser.
Erklæringerne indsendes igen hvert år den 1. januar og i tilfælde af ændringer i de oplysninger, der angives i løbet af et medlems mandatperiode, indsendes der hurtigst muligt og senest to måneder efter den pågældende ændring en ny erklæring.
2.   Erklæringen om økonomiske interesser skal indeholde de oplysninger, der er anført i artikel 5a i medlemmernes mandatvilkår.
3.   Udvalgets medlemmer kan ikke vælges til hverv i udvalget eller dets organer, udpeges til ordførere eller deltage i tjenesterejser eller aktiviteter, hvis de ikke har indgivet eller opdateret erklæringen om økonomiske interesser.
4.   Delegerede i rådgivende kommissioner, suppleanter og eksperter er ikke berettiget til at modtage godtgørelse fra udvalget, før de har indgivet eller opdateret erklæringen om økonomiske interesser.
5.   Hvis en formand modtager oplysninger, der får ham eller hende til at tro, at et medlems erklæring om økonomiske interesser er indholdsmæssigt urigtig eller forældet, eller at den med rimelighed kan føre til uforenelighed med medlemmets pligter som beskrevet i denne adfærdskodeks, kan formanden rådføre sig med det etiske udvalg.
Hvis det er relevant, anmoder formanden det pågældende medlem om at berigtige angivelsen inden for ti arbejdsdage.
6.   Efter at have modtaget en skriftlig udtalelse fra det etiske udvalg hører præsidiet tidligst efter 14 dage det pågældende medlem, der om ønsket bistås af en anden person, og kan derefter vedtage en afgørelse under anvendelse af stk. 3 eller 4, på medlemmer, som ikke følger formandens anmodning om berigtigelse.
Præsidiet skal høre det pågældende medlem, enten mundtligt eller skriftligt, inden afgørelsen vedtages, og denne skal være begrundet.
Artikel 8
Interessekonflikter
1.   Medlemmerne skal undgå enhver situation, der kan give anledning til en interessekonflikt, eller som objektivt set kan opfattes som en interessekonflikt.
2.   Der foreligger en interessekonflikt, når et medlem har en personlig interesse, som kan være i strid med Unionens interesser eller på utilbørlig vis påvirke udførelsen af medlemmets opgaver.
Der foreligger ikke en interessekonflikt, når et medlem opnår en fordel udelukkende som almindelig borger eller i kraft af sit tilhørsforhold til en bred personkreds.
3.   For så vidt angår stk. 2, opstår en personlig interessekonflikt, hvis en personlig interesse kan påvirke den uafhængige udøvelse af medlemmets hverv. Personlige interesser omfatter, men er ikke begrænset til, en potentiel gevinst eller fordel for medlemmerne selv, deres ægtefæller, partnere eller direkte familiemedlemmer.
4.   I tvivlstilfælde kan medlemmet anmode om fortrolig rådgivning fra det etiske udvalg, jf. artikel 9, stk. 2, litra a).
5.   Et medlem, der mener at befinde sig i en interessekonflikt eller i en situation, som objektivt set kan opfattes som en sådan, skal omgående træffe de nødvendige foranstaltninger for at afhjælpe dette forhold i overensstemmelse med principperne og bestemmelserne i denne adfærdskodeks.
Hvis medlemmet ikke er i stand til at løse interessekonflikten eller den situation, som kan opfattes som en interessekonflikt, skal han/hun ophøre al aktivitet på området og gøre formanden og generalsekretæren skriftligt opmærksom herpå.
6.   Formanden afgør efter at have rådført sig med det etiske udvalg, om medlemmet definitivt skal indstille alle aktiviteter på området
7.   Medlemmer, der tilsidesætter pligten til at oplyse om en interessekonflikt eller en situation, som objektivt set kan opfattes som en interessekonflikt, som ikke afhjælper dette forhold, eller som, hvis de ikke er i stand til at løse problemet, ikke indstiller alle aktiviteter på området, vil blive omfattet af bestemmelserne i denne adfærdskodeks.
DEL II — ETISK UDVALG
Artikel 9
Etisk udvalg
1.   Der oprettes herved et etisk udvalg.
2.   Det etiske udvalg har følgende funktioner:
a)
Medlemmerne kan rådføre sig med det etiske udvalg i spørgsmål om denne kodeks. Det etiske udvalg kan til gengæld søge rådgivning hos udvalgets juridiske tjeneste. Det etiske udvalg giver, i fortrolighed og inden for en frist på 30 kalenderdage, ethvert medlem, som anmoder herom, vejledning i fortolkningen og anvendelsen af bestemmelserne i denne kodeks.
b)
Hvis der indgives en klage i henhold til artikel 11, stk. 1, vurderer det etiske udvalg ligeledes påståede overtrædelser af de etiske standarder, som er fastlagt i denne kodeks, og rådgiver formanden om, hvilke foranstaltninger der eventuelt skal træffes.
c)
Det etiske udvalg rådgiver efter anmodning formanden og præsidiet om fortolkningen og anvendelsen af bestemmelserne i denne kodeks.
3.   Det etiske udvalg kan, efter høring af formanden medmindre han eller hun befinder sig i en interessekonflikt, anmode om rådgivning fra eksterne eksperter.
4.   Det etiske udvalg offentliggør en årlig rapport om sine aktiviteter, som er blevet behørigt anonymiseret.
5.   Det etiske udvalg foreslår sin egen forretningsorden, som vedtages af præsidiet.
Artikel 10
Medlemmer af det etiske udvalg
1.   På forslag af præsidiet vælger forsamlingen for hver periode på to et halvt år seks af udvalgets medlemmer, to (af forskellige køn) fra hver af de tre grupper, som ordinære medlemmer af det etiske udvalg.
2.   På forslag af præsidiet udpeger forsamlingen ligeledes for samme periode seks af udvalgets medlemmer, to (af forskellige køn) fra hver af de tre grupper, som reservemedlemmer af det etiske udvalg. Reservemedlemmer træder i stedet for et ordinært medlem i det etiske udvalgs arbejde, hvis et af de ordinære medlemmer ikke har mulighed for at deltage, eller hvis vedkommende er involveret i en interessekonflikt.
3.   Både ordinære medlemmer og reservemedlemmer af det etiske udvalg kan få forlænget deres mandat.
4.   Et medlem af det etiske udvalg kan ikke samtidig være medlem af følgende organer:
—
EØSU's præsidium
—
revisionsudvalget
—
kvæstorgruppen.
5.   Hver af de tre grupper i det etiske udvalg varetager formandskabet for udvalget på skift i to et halvt år ad gangen.
Ved stemmelighed er formandens stemme afgørende.
6.   Et medlem af det etiske udvalg, der mener at befinde sig i en interessekonflikt eller i en situation, som af en tredjepart objektivt set kan opfattes som en interessekonflikt, skal erklære sig inhabil og undlade at deltage i en given procedure.
Hvis et medlem af det etiske udvalg i forbindelse med en given procedure får draget sin habilitet i tvivl af et andet medlem af det etiske udvalg, kan det etiske udvalg ved flertalsafgørelse beslutte, at den pågældende ikke kan deltage i proceduren.
Det pågældende medlem er ikke til stede ved afstemningen.
7.   Fremsættes der påstand om, at de etiske standarder er blevet overtrådt af et ordinært medlem eller et reservemedlem af det etiske udvalg, afholder det pågældende medlem sig fra at deltage i arbejdet vedrørende den påståede overtrædelse og erstattes straks af et reservemedlem.
Hvis formanden ved procedurens afslutning konkluderer, at det pågældende medlem har overtrådt de etiske standarder, og den vedtagne sanktion ikke er en skriftlig advarsel, udtræder medlemmet som ordinært medlem eller reservemedlem af det etiske udvalg.
I så fald udpeger formanden et erstatningsmedlem for den resterende del af mandatperioden på to et halvt år. Udpegelsen bekræftes af forsamlingen på det førstkommende møde.
8.   Medlemmerne af det etiske udvalg har tavshedspligt.
9.   Medlemmerne af det etiske udvalg skal ved begyndelsen af deres mandatperiode følge et passende obligatorisk kursus.
DEL III — PROCEDURE I TILFÆLDE AF EVENTUELLE OVERTRÆDELSER AF ETISKE STANDARDER
Artikel 11
Igangsættelse af proceduren
1.   Enhver person, ethvert medlem og enhver medarbejder kan indgive en klage til det etiske udvalg over et medlems opførsel.
Påstande skal underbygges af tilstrækkelige 
prima facie
-beviser til at begrunde indledningen af en undersøgelse.
2.   Det etiske udvalg underretter EØSU's formand om modtagelsen af klagen, medmindre det er formanden selv, som er genstand for klagen.
3.   Formanden tilsender omgående og uden ophold OLAF oplysninger eller beviser vedrørende medlemmer, som formanden får kendskab til, og som i henhold til de administrative aftaler, der er indgået med OLAF, skal overdrages til OLAF.
4.   Whistleblowere, der anerkendes som sådanne, har ret til fortrolighed, beskyttelse, forbud mod repressalier og støtteforanstaltninger som fastsat i EU-retten, herunder i vedtægten for tjenestemænd i Den Europæiske Union og ansættelsesvilkårene for de øvrige ansatte i Den Europæiske Union 
(
2
)
, i national ret og i EØSU's interne regler, alt efter hvad der er relevant.
Artikel 12
Undersøgelse
1.   For så vidt andet ikke er fastsat i artikel 17, indleder det etiske udvalg en undersøgelse, når det mener, at der er grund til at tro, at et medlem kan have overtrådt de etiske standarder i denne kodeks. Såfremt dette ikke er til skade for undersøgelsesforløbet eller for potentielle beviser, underretter det etiske udvalg omgående formanden og det pågældende medlem om, at der er blevet indledt en undersøgelse.
2.   Det etiske udvalg undersøger omstændighederne omkring den påståede overtrædelse og hører det pågældende medlem, enten mundtligt eller skriftligt.
Det pågældende medlem kan bistås af en advokat eller af en person efter eget valg.
3.   Det etiske udvalg har undersøgelsesbeføjelser og indkalder alle vidner (medlemmer, personale eller tredjeparter), det måtte finde nødvendigt eller nyttigt at høre i forbindelse med undersøgelsen.
Det etiske udvalg skal have rådighed over alle eksisterende beviser, herunder korrespondance, og modtage alle oplysninger, det måtte skønne nødvendige eller nyttige.
4.   Medlemmer og tidligere medlemmer skal samarbejde omgående og fuldt ud med det etiske udvalg ved at stille alle yderligere relevante oplysninger, der måtte være behov for, til rådighed.
Medlemmerne må ikke drive lobbyvirksomhed over for det etiske udvalg, formanden eller præsidiet med henblik på at påvirke deres behandling af sagen.
5.   Det etiske udvalg udarbejder på grundlag af sine konklusioner en begrundet rapport til formanden med en henstilling om en mulig afgørelse, som eventuelt kan omfatte sanktioner. Rapporten sendes samtidig til det pågældende medlem.
Artikel 13
Begrundet afgørelse
1.   Efter at have underrettet det pågældende medlem om alle sagens akter og det etiske udvalgs henstillinger og efter at have hørt det pågældende medlem enten mundtligt eller skriftligt sammen med medlemmets juridiske rådgiver, hvis medlemmet ønsker det, træffer formanden på grundlag af det etiske udvalgs rapport en begrundet afgørelse.
2.   I den begrundede afgørelse kan formanden:
a)
træffe afgørelse om, at der ikke indledes en sag mod medlemmet, eller
b)
hvis formanden konkluderer, at det pågældende medlem har overtrådt de etiske standarder som fastlagt i denne kodeks, træffe afgørelse om pålæggelse af en sanktion i henhold til artikel 14.
3.   Formanden underretter omgående det pågældende medlem om den begrundede afgørelse.
4.   Fremsættes der påstand om, at de etiske standarder er blevet overtrådt af EØSU's formand, deltager formanden ikke i arbejdet, men erstattes af den af udvalgets næstformænd, der er formand for finans- og budgetudvalget, som så varetager formandens opgaver i forbindelse med den specifikke procedure.
Artikel 14
Sanktioner
1.   Ved vurderingen af den konstaterede adfærd skal omfanget af de sanktioner, der iværksættes, stå i et rimeligt forhold til grovheden af forseelsen og medlemmets position i hierarkiet.
For at fastslå forseelsens grovhed og beslutte, hvilken sanktion der skal iværksættes, tages der især hensyn til:
a)
forseelsens art og de omstændigheder, hvorunder den er blevet begået
b)
i hvilket omfang forseelsen skader medlemmernes og/eller personalets fysiske og/eller mentale integritet, EØSU's eller EU's omdømme og/eller interesser
c)
i hvilket omfang forseelsen indebærer forsætlige handlinger eller forsømmelser tillige med graden af medlemmets hierarkiske ansvar
d)
medlemmets opgaver og ansvarsområder samt medlemmets position i hierarkiet i forhold til ofrene for forseelsen
e)
omfanget af den skade, der er påført ofrets eller ofrenes fysiske eller mentale integritet
f)
hvorvidt der er om tale gentagelsestilfælde af handlingen eller den kulpøse adfærd.
2.   Alt efter hvor alvorlig medlemmets adfærd anses for at være, kan sanktionen bestå af en eller flere af følgende foranstaltninger:
a)
en skriftlig advarsel (som kan offentliggøres)
b)
en irettesættelse (som kan offentliggøres)
c)
midlertidig fratagelse af retten til dagpenge i en periode på mellem to og 30 mødedage, alt efter forseelsens grovhed
d)
midlertidig udelukkelse fra deltagelse i alle eller nogle af EØSU's eller dets organers aktiviteter, i tjenesterejser eller aktiviteter i en periode på mellem to og 30 mødedage, uden at dette berører retten til at stemme på plenarmødet
e)
forbud mod at repræsentere EØSU i et nationalt, interinstitutionelt eller internationalt forum i op til et år
f)
i tilfælde af brud på tavshedspligten, en begrænsning af rettighederne til at få adgang til fortrolige eller klassificerede oplysninger i op til et år.
3.   Derudover kan formanden i overensstemmelse med den i artikel 16 fastlagte procedure fremlægge et forslag for præsidiet om:
g)
midlertidigt at udelukke medlemmet i op til et år fra et eller flere af de hverv, medlemmet varetager i udvalget
h)
at fjerne medlemmet fra et eller flere af de hverv, medlemmet varetager i udvalget
i)
at opfordre Rådet til at ekskludere medlemmet af udvalget.
4.   Tidsperioden for bestemmelserne i denne artikels stk. 2, litra c)-f), og stk. 3, litra g), kan fordobles i tilfælde af gentagne forseelser, eller hvis medlemmet nægter at efterkomme en af de supplerende foranstaltninger i stk. 5.
5.   Ud over de sanktioner, der er fastlagt i stk. 2 og 3, kan der anvendes følgende supplerende foranstaltninger:
i.
medlemmet pålægges at træffe foranstaltninger med henblik på at bringe sine forhold i orden
ii.
medlemmet pålægges at give en personlig undskyldning (privat, til en bestemt person eller offentligt på plenarmødet)
iii.
medlemmet pålægges at udbedre den skade, som måtte være forvoldt.
Artikel 15
Interne klagemuligheder
1.   Inden for en frist på to uger efter at være blevet underrettet om den af formanden pålagte sanktion kan det pågældende medlem indgive en intern klage til præsidiet i henhold til artikel 14, stk. 2, 4 og 5.
En sådan klage har opsættende virkning for sanktionen.
2.   Præsidiet skal høre det pågældende medlem, enten mundtligt eller skriftligt, inden afgørelsen vedtages.
Præsidiet kan, senest fire uger efter at klagen er indgivet, eller hvis det ikke holder møde i den pågældende periode, på sit næste møde, annullere, bekræfte eller ændre omfanget af den pålagte sanktion.
3.   Det pågældende medlem kan i henhold til artikel 263 i Traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde anlægge annullationssøgsmål ved Domstolen inden for to måneder efter meddelelsen af den begrundede afgørelse eller efter den dato, hvor præsidiet skulle have truffet sin afgørelse.
Artikel 16
Afskedigelse
1.   I overensstemmelse med sin begrundede afgørelse kan formanden forelægge præsidiet et forslag i henhold til artikel 14, stk. 3.
2.   Præsidiet kan med et flertal på to tredjedele af de afgivne stemmer foreslå forsamlingen at suspendere eller afskedige formanden, en næstformand, en gruppeformand, et medlem af præsidiet, en kvæstor, en formand eller en næstformand for en sektion eller enhver anden, der er valgt til et hverv i udvalget, hvis det mener, at det pågældende medlem har begået en alvorlig forseelse.
Præsidiet kan undtagelsesvis foreslå forsamlingen at ekskludere medlemmet af udvalget.
Præsidiet skal høre det pågældende medlem, enten mundtligt eller skriftligt, inden det fremsætter et forslag for forsamlingen i henhold til denne artikel.
3.   Til vedtagelse af et sådant forslag kræves der et flertal på to tredjedele af de afgivne stemmer og et flertal af udvalgets medlemmer.
Forsamlingen skal høre udvalgets formands begrundede rapport og derefter det pågældende medlem, enten mundtligt eller skriftligt, inden afgørelsen vedtages.
Hvis der træffes afgørelse om at ekskludere medlemmet, skal det meddeles til Rådet, som så sætter proceduren for udnævnelse af en efterfølger i gang.
4.   Det pågældende medlem kan i henhold til artikel 263 i Traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde anlægge annullationssøgsmål ved Domstolen inden for to måneder efter meddelelsen af forsamlingens afgørelse.
DEL IV — AFSLUTTENDE BESTEMMELSER
Artikel 17
Undersøgelser, der foretages af Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig (OLAF)
1.   Den i den interinstitutionelle aftale 
(
3
)
 om de interne undersøgelser, der foretages af Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig (OLAF), indeholdte fælles ordning med de bestemmelser, der er nødvendige til fremme af en hensigtsmæssig afvikling af de undersøgelser, der foretages af OLAF, finder anvendelse.
2.   Hvis udvalget er bekendt med mulige tilfælde af svig, korruption eller andre ulovlige aktiviteter, der skader Den Europæiske Unions interesser, og OLAF enten endnu ikke er blevet underrettet eller endnu ikke har truffet afgørelse om, hvorvidt der skal indledes en undersøgelse, indleder det etiske udvalg ikke en undersøgelse af de samme forhold, medmindre andet er aftalt med OLAF.
Det indstiller enhver procedure vedrørende sagen og undgår at udføre aktiviteter, som kan kompromittere mulige beviser og OLAF's undersøgelse.
Artikel 18
Adfærdskodeksens håndhævelse
Formanden er ansvarlig for den fuldstændige og korrekte anvendelse af denne adfærdskodeks.
Inden for rammerne af anvendelsen af denne kodeks kan formanden til enhver tid henvise til det etiske udvalg med henblik på rådgivning om et givent spørgsmål.
(
1
)
  EØF/EURATOM Rådet: Forordning nr. 31 (EØF), nr.11 (EURATOM) om vedtægten for tjenestemænd og om ansættelsesvilkårene for de øvrige ansatte i Det europæiske økonomiske Fællesskab og Det europæiske Atomenergifællesskab (
EFT 45 af 14.6.1962, s. 1385
).
(
2
)
  Konsolideret version: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/DA/TXT/PDF/?uri=CELEX:31968R0259&from=EN.
(
3
)
  Administrative ordninger mellem Det Europæiske Økonomiske og Sociale Udvalg og Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig af 13 januar 2016.

Summary:
Det Europæiske Økonomiske og Sociale Udvalg (EØSU)
RESUMÉ AF:
Forretningsorden for Det Europæiske Økonomiske og Sociale Udvalg — maj 2022
Artikel 300 i traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde (TEUF) — EU’s rådgivende organer
Artikel 301 i TEUF (tidl. artikel 258 TEF) — Det Europæiske Økonomiske og Sociale Udvalg
Artikel 302 i TEUF (tidl. artikel 259 TEF) — Det Europæiske Økonomiske og Sociale Udvalg
Artikel 303 i TEUF (tidl. artikel 260 TEF) — Det Europæiske Økonomiske og Sociale Udvalg
Artikel 304 i TEUF (tidl. artikel 262 TEF) — Det Europæiske Økonomiske og Sociale Udvalg
Artikel 13 i traktaten om Den Europæiske Union — Bestemmelser om institutionerne
HVAD ER FORMÅLET MED ARTIKLERNE OG FORRETNINGSORDENEN?
Artikel 300
 i 
traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde
 (TEUF) fastslår, at 
Europa-Parlamentet
, 
Rådet for Den Europæiske Union
 og 
Europa-Kommissionen
 bistås af 
Det Europæiske Økonomiske og Sociale Udvalg
 (EØSU) med rådgivende funktioner. EØSU består af repræsentanter for arbejdsgiver- og arbejdstagerorganisationer og for organisationer for andre aktører, der er repræsentative for 
civilsamfundet
, navnlig på det socioøkonomiske, borgerretlige, faglige og kulturelle område. Medlemmerne af EØSU må ikke være bundet af nogen instruktion. De udfører deres hverv i fuldkommen uafhængighed og i EU’s almene interesse.
Artikel 301 i TEUF
 fastsætter det maksimale antal medlemmer af EØSU. Den angiver, at Rådet enstemmigt træffer afgørelse om udvalgets sammensætning, og at Rådet fastsætter udvalgsmedlemmernes dagpenge.
Artikel 302 i TEUF
 fastsætter længden af EØSU-medlemmernes beskikkelse (som kan forlænges) og udnævnelsesprocessen, der forestås af Rådet efter høring af Kommissionen.
Artikel 303 i TEUF
 angiver, at EØSU vælger sin formand og vedtager sin 
forretningsorden
.
Artikel 304 i TEUF
 angiver, at EØSU kan høres af Europa-Parlamentet, Rådet eller Europa-Kommissionen i de tilfælde, der er nævnt i 
traktaterne
 og i alle de tilfælde, hvor de finder det hensigtsmæssigt. Udvalget kan også selv tage initiativ til at afgive udtalelse i tilfælde, hvor det finder det hensigtsmæssigt. EØSU’s udtalelser fremlægges for Europa-Parlamentet, Rådet og Kommissionen.
Artikel 13
 i 
traktaten om Den Europæiske Union
 indeholder en liste over 
Den Europæiske Unions 
 (EU) institutioner og angiver, at Parlamentet, Rådet og Kommissionen bistås af EØSU og 
Regionsudvalget
 med rådgivende funktioner.
EØSU’s forretningsorden
 fastsætter, hvordan udvalget opererer, og hvordan det er sammensat. Den vedtages af EØSU’s forsamling med absolut flertal.
HOVEDPUNKTER
Forretningsordenen 
kodificerer
 EØSU’s interne driftsregler og supplerer de grundlæggende regler, der er beskrevet i traktaten om Den Europæiske Union og TEUF.
Forretningsordenen omfatter en 
adfærdskodeks
 for medlemmerne, der omfatter:
etiske standarder
finansiel gennemsigtighed
ikkediskrimination
lige muligheder
værdighed på arbejdspladsen
sanktioner i tilfælde af manglende overholdelse af kodeksen.
Med adfærdskodeksen oprettes desuden et etisk udvalg.
Medlemmer
EØSU består af følgende tre grupper:
Arbejdsgiverorganisationer
. Medlemmer fra den private og den offentlige sektor i erhvervslivet, små og mellemstore virksomheder, handelskamre, en gros- og detailhandelen, finans- og forsikringssektoren samt transport- og landbrugssektoren (
gruppe I
)
Medarbejdere
. Medlemmer fra de nationale fagforeninger, såvel fagforbund som industriforbund (
gruppe II
).
Civilsamfundsorganisationer
. F.eks. landbrugs- og forbrugerorganisationer, små virksomheder, håndværkssektoren, liberale erhverv og ikke-statslige organisationer inden for social beskyttelse og miljøbeskyttelse (
gruppe III
).
Medlemmerne behøver ikke tilhøre nogen af disse tre grupper. Medlemmer, der ikke tilhører en gruppe, har samme rettigheder og forpligtelser som dem, der tilhører en gruppe. Der er indført nye regler for medlemmer uden gruppetilknytnings deltagelse i studiegrupper, udnævnelse som ordførere og deltagelse i plenarforsamlinger.
EØSU-medlemmerne indstilles af de 27 EU-
medlemsstaters
 regeringer og udnævnes af Rådet for en periode på 
fem år
. Afgørelse (EU) 
2019/853
 fastlægger det aktuelle antal medlemmer til 
329
 efter Det Forenede Kongeriges udtræden af EU. Artikel 301 i TEUF tillader maksimalt 350 medlemmer. Den aktuelle fordeling af medlemmer efter land er som følger:
24 til Frankrig, Italien og Tyskland
21 til Polen og Spanien
15 til Rumænien
12 til Belgien, Bulgarien, Grækenland, Nederlandene, Portugal, Sverige, Tjekkiet, Ungarn og Østrig
9 til Danmark, Finland, Irland, Kroatien, Litauen og Slovakiet
7 til Estland, Letland og Slovenien
6 til Cypern og Luxembourg
5 til Malta.
De tre grupper vælger selv deres formænd og næstformænd for en periode på 2,5 år. De deltager i forberedelsen, tilrettelæggelsen og samordningen af EØSU’s arbejdsopgaver.
Forretningsordnen af 2022 indfører en ny flertalsgrænse for vedtagelse af et mistillidsvotum, som nu er to tredjedele af de afgivne stemmer.
EØSU’s rolle i lovgivningsproceduren
EØSU udarbejder udtalelser på anmodning af Parlamentet, Rådet eller Kommissionen.
Udvalget udarbejder også evalueringer af EU-politikker eller retsinstrumenter, der allerede er iværksat, i form af udtalelser eller evalueringsrapporter.
Udvalget kan også fremsætte udtalelser på eget initiativ, sonderende udtalelser på anmodning fra EU-institutionerne eller 
formandskabet for Rådet for Den Europæiske Union
 og informationsrapporter eller resolutioner om alle spørgsmål, der vedrører EU’s opgaver.
Organisering
EØSU består af følgende organer:
EØSU’s 
plenarforsamling
, der består af alle medlemmer, og som træder sammen ni gange om året.
Formandskabet
, der udgøres af formanden og de to næstformænd.
Formanden
, der:
leder arbejdet i EØSU
repræsenterer EØSU i dets eksterne forbindelser
rapporterer til EØSU om de handlinger og foranstaltninger, det har truffet på udvalgets vegne
fremlægger et arbejdsprogram i begyndelsen af mandatet og reviderer resultaterne ved slutningen af mandatet.
To 
næstformænd
 med ansvar for henholdsvis budget og kommunikation.
Det 
udvidede formandskab
, bestående af formanden og de to næstformænd samt de tre gruppeformænd, der:
forbereder præsidiets og forsamlingens arbejde
befordrer de nødvendige beslutninger i hastende tilfælde eller under ekstraordinære omstændigheder.
Præsidiet
, der har det politiske ansvar for den overordnede ledelse af EØSU, og som består af:
formanden og de to næstformænd
de tre gruppeformænd
de seks formænd for de faglige sektioner
et variabelt antal medlemmer, dog højst svarende til antallet af medlemsstater.
Forretningsordnen af 2022 fastlægger procedurerne for valg af præsidiemedlemmer.
De 
retlige sektioner
, hvis opgave det er at udarbejde udtalelser eller informationsrapporter om de spørgsmål, som de får forelagt. Der er seks sektioner:
den økonomiske og monetære union og økonomisk og social samhørighed
det indre marked, produktion og forbrug
transport, energi, infrastruktur og informationssamfundet
beskæftigelse, sociale spørgsmål og unionsborgerskab
landbrug, udvikling af landdistrikterne og miljø
eksterne forbindelser
.
EØSU kan også sammensætte 
rådgivende kommissioner
, der består af EØSU’s medlemmer og delegerede fra områder i civilsamfundet, som EØSU ønsker at involvere i sit arbejde. Den 
Rådgivende Kommission for Industrielle Ændringer
 undersøger industrielle ændringer inden for en lang række sektorer. Den er et særskilt organ inden for EØSU og beskæftiger sig med både produktion og tjenesteydelser inden for alle industrisektorer. Forskellen i status mellem EØSU’s retlige sektioner og kommissionen er behandlet i forretningsordenen af 2022, som indeholder en præcisering af deres roller og mål.
EØSU har også:
tre observatorier
 om:
den digitale overgang og det indre marked
arbejdsmarkedet
bæredygtig udvikling
to ad hoc-grupper
 om:
det 
europæiske semester
grundlæggende rettigheder og retsstatsprincippet
en 
kontaktgruppe
, der har til opgave at samarbejde med europæiske civilsamfundsorganisationer og netværk, der ikke er repræsenteret på EØSU’s plenarforsamling, og at føre tilsyn med fælles initiativer.
EØSU støttes af et fast sekretariat, der ledes af en 
generalsekretær
, som udpeges af præsidiet. EØSU deler nogle af sine tjenesteydelser (oversættelse, IT, logistik) med Regionsudvalget.
HVORNÅR GÆLDER FORRETNINGSORDENEN FRA?
Den nuværende forretningsorden trådte i kraft den 
1. juni 2022
.
BAGGRUND
EØSU er baseret i Bruxelles.
For yderligere oplysninger henvises til:
Vores arbejde
 (Det Europæiske Økonomiske og Sociale Udvalg).
HOVEDDOKUMENTER
Forretningsorden og adfærdskodeks
 for medlemmerne af Det Europæiske Økonomiske og Sociale Udvalg (MAJ 2022) (EUT L 149 af 
31.5.2022
, 
s. 1-54
).
Konsolideret udgave af traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde — sjette del — Institutionelle og finansielle bestemmelser — afsnit I — Bestemmelser vedrørende institutionerne — kapitel 3 — Unionens rådgivende organer — 
artikel 300
 (EUT C 202 af 
7.6.2016
, 
s. 177
).
Konsolideret udgave af traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde — sjette del — Institutionelle og finansielle bestemmelser — afsnit I — Institutionelle bestemmelser — kapitel 3 — Unionens rådgivende organer — 1. afdeling — Det Økonomiske og Sociale Udvalg:
Artikel 301
 (tidl. artikel 258 TEF) (EUT C 202 af 
7.6.2016
, 
s. 177
).
Artikel 302
 (tidl. artikel 259 TEF) (EUT C 202 af 
7.6.2016
, 
s. 178
).
Artikel 303
 (tidl. artikel 260 TEF) (EUT C 202 af 
7.6.2016
, 
s. 178
).
Artikel 304
 (tidl. artikel 262 TEF) (EUT C 202 af 
7.6.2016
, 
s. 178
).
Konsolideret udgave af traktaten om Den Europæiske Union — afsnit III — Bestemmelser om institutionerne — 
artikel 13
 (EUT C 202 af 
7.6.2016
, 
s. 22
).
TILHØRENDE DOKUMENTER
Rådets afgørelse (EU) 
2019/853
 af 
21. maj 2019
 Det Europæiske Økonomiske og Sociale Udvalgs sammensætning (EUT L 139 af 
27.5.2019
, 
s. 15-16
).
Samarbejdsprotokol
 mellem Europa-Kommissionen og Det Europæiske Økonomiske og Sociale Udvalg (EUT C 102 af 
5.4.2012
, 
s. 1-5
).
seneste ajourføring 
22.6.2022