CELEX ID: 32021R2303

--- ENGLISH ---

Document:
30.12.2021
EN
Official Journal of the European Union
L 468/1
REGULATION (EU) 2021/2303 OF THE EUROPEAN PARLIAMENT AND OF THE COUNCIL
of 15 December 2021
on the European Union Agency for Asylum and repealing Regulation (EU) No 439/2010
THE EUROPEAN PARLIAMENT AND THE COUNCIL OF THE EUROPEAN UNION,
Having regard to the Treaty on the Functioning of the European Union, and in particular Article 78(1) and (2) thereof,
Having regard to the proposal from the European Commission,
After transmission of the draft legislative act to the national parliaments,
Acting in accordance with the ordinary legislative procedure 
(
1
)
,
Whereas:
(1)
The objective of the Union’s policy on asylum is to develop and establish a Common European Asylum System (CEAS) that is consistent with the values and humanitarian tradition of the Union and governed by the principle of solidarity and fair sharing of responsibility.
(2)
A common policy on asylum based on the full and inclusive application of the Geneva Convention Relating to the Status of Refugees of 28 July 1951, as amended by the New York Protocol of 31 January 1967, is a constituent part of the Union’s objective of establishing progressively an area of freedom, security and justice open to third-country nationals or stateless persons who seek international protection in the Union.
(3)
The CEAS is based on common minimum standards for procedures for international protection, recognition and protection offered at Union level and for reception conditions, and it establishes a system for determining the Member State responsible for examining applications for international protection. Notwithstanding the progress made on the CEAS, there are still significant disparities between the Member States as regards the granting of international protection and the form that such international protection takes. Those disparities should be addressed by ensuring greater convergence in the assessment of applications for international protection and by guaranteeing a uniform level of application of Union law, based on high protection standards, across the Union.
(4)
In its communication of 6 April 2016 entitled ‘Towards a reform of the Common European Asylum System and enhancing legal avenues to Europe’, the Commission set out priority areas for structurally improving the CEAS, namely the establishment of a sustainable and fair system for determining the Member State responsible for asylum seekers, the reinforcement of the Eurodac system, the achievement of greater convergence in the Union asylum system, the prevention of secondary movements within the Union and the development of a new mandate for the European Asylum Support Office (EASO). That communication is in line with a call by the European Council on 18 February 2016 to make progress towards reforming the Union’s existing framework so as to ensure a humane, fair and efficient asylum policy. That communication also proposes a way forward in line with the holistic approach to migration set out by the European Parliament in its own-initiative report of 12 April 2016 entitled ‘The situation in the Mediterranean and the need for a holistic EU approach to migration’.
(5)
EASO was established by Regulation (EU) No 439/2010 of the European Parliament and of the Council 
(
2
)
, and it took up its responsibilities on 1 February 2011. EASO enhances practical cooperation among Member States on asylum-related matters and assists Member States in implementing their obligations under the CEAS. EASO also provides support to Member States whose asylum and reception systems are under particular pressure. However, its role and function need to be further strengthened so as to not only support practical cooperation among Member States but to reinforce and contribute to ensuring the efficient functioning of the asylum and reception systems of the Member States.
(6)
Having regard to the structural weaknesses of the CEAS, which were brought to the fore by the large-scale and uncontrolled arrival of migrants and asylum seekers to the Union, and the need for an efficient, high and uniform level of application of Union law on asylum in the Member States, it is necessary to improve the implementation and functioning of the CEAS by building on the work of EASO and further developing it into a fully-fledged agency. Such an agency should be a centre of expertise on asylum. It should facilitate and improve the functioning of the CEAS by coordinating and strengthening practical cooperation and information exchange on asylum among Member States, by promoting Union and international law on asylum and operational standards in order to ensure a high degree of uniformity based on high protection standards as regards procedures for international protection, reception conditions and the assessment of protection needs across the Union, by enabling genuine and practical solidarity among Member States in order to assist the affected Member States in general and applicants for international protection in particular and in accordance with Article 80 of the Treaty on the Functioning of the European Union (TFEU), which stipulates that relevant Union acts are to contain appropriate measures to give effect to the principle of solidarity, in order to apply in a sustainable way the Union rules for determining the Member State responsible for examining applications for international protection and in order to enable convergence in the assessment of applications for international protection across the Union, by monitoring the operational and technical application of the CEAS, by supporting Member States with resettlement and the implementation of Regulation (EU) No 604/2013 of the European Parliament and of the Council 
(
3
)
 and by providing operational and technical assistance to Member States for the management of their asylum and reception systems, in particular those whose systems are subject to disproportionate pressure.
(7)
The tasks of EASO should be expanded, and in order to reflect those changes it should be replaced and succeeded by an agency entitled the European Union Agency for Asylum (the ‘Agency’), with full continuity in all of its activities and procedures.
(8)
In order to guarantee that it is independent and that it can carry out its tasks properly, the Agency should be provided with sufficient financial and human resources, including a sufficient number of its own staff to form part of asylum support teams and teams of experts for the monitoring mechanism under this Regulation.
(9)
The Agency should work in close cooperation with the national authorities responsible for asylum and immigration and other relevant services, drawing on the capacity and expertise of those authorities and services, and with the Commission. The Member States should cooperate with the Agency to ensure that it is capable of fulfilling its mandate. It is important, for the purposes of this Regulation, that the Agency and the Member States act in good faith and exchange information in a timely and accurate manner. Any provision of statistical data is to respect the technical and methodological specifications laid down in Regulation (EC) No 862/2007 of the European Parliament and of the Council 
(
4
)
.
(10)
The Agency should gather and analyse information on the situation of asylum in the Union and in third countries insofar as it might have an impact on the Union. That gathering and analysis of information should enable the Agency to provide Member States with up-to-date information including on migratory and refugee flows, and to identify possible risks for Member States’ asylum and reception systems. For that purpose, the Agency should work in close collaboration with the European Border and Coast Guard Agency, established by Regulation (EU) 2019/1896 of the European Parliament and of the Council 
(
5
)
.
(11)
No personal data should be stored in databases or published on web portals created by the Agency concerning legal developments in the field of asylum, including relevant case law, unless such data have been obtained from sources that are publicly accessible.
(12)
The Agency should be able to deploy liaison officers to the Member States to foster cooperation and to act as an interface between the Agency and the national authorities responsible for asylum and immigration and other relevant services. Liaison officers should facilitate communication between the Member State concerned and the Agency and share relevant information from the Agency with the Member State concerned. They should support the collection of information and contribute to promoting the application and implementation of Union law on asylum, including with regard to respect for fundamental rights. Liaison officers should regularly report on the situation of asylum in Member States to the Agency’s Executive Director, and those reports should be taken into account for the purposes of the monitoring mechanism under this Regulation. Where such reports raise concerns about one or more aspects relevant for the Member State concerned, the Executive Director should inform that Member State without delay.
(13)
The Agency should provide the necessary support to the Member States in carrying out their tasks and obligations under Regulation (EU) No 604/2013.
(14)
As regards resettlement, the Agency should be able to provide the necessary support to Member States at their request. To that end, the Agency should develop and offer expertise in resettlement in order to support actions on resettlement taken by Member States.
(15)
The Agency should assist Member States with the training of experts from all national administrations, courts and tribunals, and national authorities responsible for asylum matters, including through the development of a European asylum curriculum. Member States should develop appropriate training on the basis of the European asylum curriculum with the aim of promoting best practices and common standards in the implementation of Union law on asylum. In that respect, Member States should include core parts of the European asylum curriculum in their training. It is important that those core parts cover issues related to the determination of whether applicants qualify for international protection, interview techniques and evidence assessment. In addition, the Agency should verify and, where necessary, ensure that all experts participating in asylum support teams or forming part of the asylum reserve pool established under this Regulation (the ‘asylum reserve pool’) receive the necessary training before their participation in operational activities it organises.
(16)
The Agency should ensure a more structured, up-to-date and streamlined production of information on relevant third countries at Union level. The Agency should gather relevant information and draw up reports providing for country information. For that purpose, the Agency should establish and manage European networks on third-country information so as to avoid duplication and create synergies with national reports. It is necessary that the third-country information refer, inter alia, to the political, religious and security situation and to violations of human rights, including torture and ill-treatment, in the third country concerned.
(17)
In order to foster convergence in the assessment of applications for international protection and the type of protection granted, the Agency should, together with the Member States, develop a common analysis on the situation in specific countries of origin (the ‘common analysis’) and guidance notes. The common analysis should consist of an assessment of the situation in relevant countries of origin based on country-of-origin information. The guidance notes should be based on an interpretation of that common analysis developed by the Agency and Member States. When developing the common analysis and guidance notes the Agency should take note of the most recent United Nations High Commissioner for Refugees (UNHCR) Eligibility Guidelines for Assessing the International Protection Needs of Asylum Seekers from specific countries of origin, and it should be able to take into account other relevant sources. Without prejudice to the competence of the Member States to decide on individual applications for international protection, Member States should take into account the relevant common analysis and guidance notes when assessing applications for international protection from applicants who originate from third countries for which a common analysis and guidance notes have been developed in accordance with this Regulation.
(18)
The Agency should assist the Commission and should be able to assist the Member States by providing information and analysis on third countries regarding the concept of safe country of origin and the concept of safe third country. When providing such information and analysis the Agency should report to the European Parliament and to the Council in accordance with this Regulation.
(19)
In order to ensure a high degree of uniformity based on high protection standards as regards procedures for international protection, reception conditions and the assessment of protection needs across the Union, the Agency should organise and coordinate activities that promote the correct and effective implementation of Union law on asylum through tools of a non-binding nature. For that purpose, the Agency should develop operational standards, indicators and guidelines on asylum-related matters. The Agency should enable and promote the exchange of best practices among Member States.
(20)
The Agency, in close cooperation with the Commission and without prejudice to the Commission’s responsibility as guardian of the Treaties, should monitor the operational and technical application of the CEAS with the aim of preventing or identifying possible shortcomings in the asylum and reception systems of the Member States and of assessing their capacity and preparedness to manage situations of disproportionate pressure in order to enhance the efficiency of those systems (the ‘monitoring mechanism’). The monitoring mechanism should be comprehensive, and it should be possible to base the monitoring on information provided by the Member State concerned, the information analysis on the situation of asylum developed by the Agency, on-site visits, including short-notice visits, case sampling and information provided by intergovernmental organisations or bodies, in particular the UNHCR, and other relevant organisations on the basis of their expertise. The Executive Director should provide for the possibility for the Member State concerned to comment on the draft findings of a monitoring exercise carried out as part of the monitoring mechanism and, subsequently, on the draft recommendations. The Executive Director should draw up the draft recommendations in consultation with the Commission. After taking into account the comments of the Member State concerned, the Executive Director should submit to the Management Board the findings of the monitoring exercise and the draft recommendations, outlining the measures to be taken by the Member State concerned, including with the assistance of the Agency, as necessary, to address any shortcomings or issues of capacity and preparedness. The draft recommendations should specify the time limits within which those measures should be taken. The Management Board should adopt the recommendations. The Member State concerned should be able to request assistance from the Agency for the implementation of the recommendations and can request specific financial support from relevant Union financial instruments.
(21)
The monitoring exercise should take place in close collaboration with the Member State concerned, including as regards on-site visits and case sampling, where necessary. It is appropriate that case sampling consist of a selection of positive and negative decisions that cover a particular period of time and are relevant to the aspect of the CEAS that is being monitored. It is appropriate to base case sampling on objective indications, such as recognition rates. Case sampling is without prejudice to the competence of the Member States to decide on individual applications for international protection and is to be carried out in a manner that fully respects the principle of confidentiality.
(22)
In order to focus the monitoring exercise on particular elements of the CEAS, the Agency should have the possibility to monitor thematic or specific aspects of the CEAS. Where the Agency initiates a monitoring exercise on thematic or specific aspects of the CEAS, it should ensure that all Member States are subject to that thematic or specific monitoring. However, in order to avoid duplication of the Agency’s work, it would not be appropriate to subject a Member State to a monitoring exercise on thematic or specific aspects of the CEAS in a year during which the operational and technical application of all aspects of the CEAS of that Member State is being monitored.
(23)
Where the Member State concerned does not take the measures necessary to implement the recommendations adopted by the Management Board within the set time limit and, therefore, does not address the identified shortcomings in its asylum and reception systems or any issues of capacity and preparedness which result in serious consequences for the functioning of the CEAS, the Commission should, on the basis of its own assessment, adopt recommendations addressed to that Member State identifying the measures needed to remedy the situation, including, where necessary, specific measures to be taken by the Agency in support of that Member State. It should be possible for the Commission to organise on-site visits to the Member State concerned in order to verify the implementation of the recommendations. In its assessment, the Commission should consider the seriousness of the identified shortcomings in relation to their consequences for the functioning of the CEAS. Where, following the expiry of the time limit set in the recommendations, the Member State has not complied with the recommendations, the Commission should be able to make a proposal for a Council implementing act identifying measures to be taken by the Agency to support that Member State and requiring that Member State to cooperate with the Agency in the implementation of those measures.
(24)
When setting up teams of experts for carrying out the monitoring exercise, the Agency should invite an observer from the UNHCR. The absence of such an observer does not prevent the teams from performing their tasks.
(25)
To facilitate and improve the proper functioning of the CEAS and to assist Member States in implementing their obligations within the framework of the CEAS, the Agency should provide Member States with operational and technical assistance, in particular where their asylum and reception systems are subject to disproportionate pressure. Such assistance should be provided on the basis of an operational plan and through the deployment of asylum support teams. Asylum support teams should consist of experts from the Agency’s own staff, experts from Member States, experts seconded by Member States to the Agency or other experts not employed by the Agency with demonstrated relevant knowledge and experience in line with operational needs. It is important that the Agency only make use of such other experts not employed by it where it cannot otherwise ensure the proper and timely exercise of its tasks due to the lack of available experts from the Member States or the Agency’s own staff.
(26)
The asylum support teams should be able to support Member States with operational and technical measures, including by providing expertise relating to the identification and registration of third-country nationals, interpreting services and information on countries of origin and on the handling and management of asylum cases, by assisting national authorities competent for examining applications for international protection and by assisting with the relocation or transfer of applicants for or beneficiaries of international protection. Arrangements for asylum support teams should be governed by this Regulation in order to ensure that they can be deployed effectively.
(27)
Experts who participate in asylum support teams should complete the necessary training relevant to their duties and functions for their participation in operational activities. The Agency should, where necessary and in advance of or upon deployment, provide those experts with training specific to the operational and technical assistance provided in the Member State concerned (the ‘host Member State’). In order for experts participating in asylum support teams to be involved in facilitating the examination of applications for international protection, it is important that they demonstrate relevant experience of at least 1 year.
(28)
To ensure the availability of experts for asylum support teams and to ensure that they can be immediately deployed as necessary, the asylum reserve pool should be established. The asylum reserve pool should constitute a reserve of experts from Member States amounting to a minimum of 500 persons.
(29)
Where a Member State’s asylum and reception systems are subject to disproportionate pressure, the Agency should, at the request of that Member State or on its own initiative with the agreement of that Member State, be able to assist that Member State by means of a comprehensive set of measures, including the deployment of experts from the asylum reserve pool.
(30)
In order to address a situation in which the asylum or reception system of a Member State is rendered ineffective to the extent of having serious consequences for the functioning of the CEAS and is subject to disproportionate pressure that places an exceptionally heavy and urgent demand on that system and the Member State concerned does not take sufficient action to address that pressure, including by not requesting operational and technical assistance or by not agreeing to an initiative of the Agency for such assistance, or the Member State concerned does not comply with the Commission’s recommendations following a monitoring exercise, the Commission should be able to propose to the Council an implementing act identifying the measures to be taken by the Agency and requiring the Member State concerned to cooperate with the Agency in the implementation of those measures. The power to adopt such an implementing act should be conferred on the Council due to the potentially politically sensitive nature of the measures to be decided and the possible impact which such measures might have on the tasks of the national authorities. The Agency should be able to intervene, on the basis of that implementing act, in support of a Member State where its asylum or reception system is rendered ineffective to the extent of having serious consequences for the functioning of the CEAS. Such an intervention by the Agency is without prejudice to any infringement procedure initiated by the Commission.
(31)
To ensure that the asylum support teams, including experts deployed from the asylum reserve pool, are able to perform their tasks effectively with the means necessary, the Agency should be able to acquire or lease technical equipment. This should not, however, affect the obligation of host Member States to supply the facilities and equipment necessary for the Agency to be able to provide the required operational and technical assistance. Prior to acquiring or leasing equipment, the Agency should conduct a thorough needs and cost-benefit analysis.
(32)
For Member States that are faced with specific and disproportionate pressure on their asylum and reception systems due, in particular, to their geographic or demographic situation, the Agency should support solidarity measures within the Union and perform its tasks and obligations with regard to the relocation or transfer of applicants for or beneficiaries of international protection within the Union, while ensuring that advantage is not taken of asylum and reception systems.
(33)
Where a Member State faces specific and disproportionate migratory challenges at particular areas of the external borders, referred to as hotspot areas, it should be able to request that the Agency provide operational and technical assistance. In such cases, the Member State can rely on increased operational and technical reinforcement by migration management support teams composed of teams of experts from Member States deployed through the Agency, the European Border and Coast Guard Agency and the European Union Agency for Law Enforcement Cooperation (Europol), established by Regulation (EU) 2016/794 of the European Parliament and of the Council 
(
6
)
, or other relevant Union bodies, offices and agencies, as well as experts from the Agency’s staff and the European Border and Coast Guard Agency with the aim of managing such challenges. It is appropriate that the Agency assist the Commission with coordination among the different Union bodies, offices and agencies on the ground.
(34)
In hotspot areas, the Member States cooperate, under the coordination of the Commission, with relevant Union bodies, offices and agencies. Union bodies, offices and agencies are to operate in accordance with their respective mandates and powers. The Commission, in cooperation with the relevant Union bodies, offices and agencies, is to ensure that activities in hotspot areas comply with relevant Union law.
(35)
For the purpose of fulfilling its mission and to the extent required for the accomplishment of its tasks, the Agency should cooperate with Union bodies, offices and agencies, in particular the bodies, offices and agencies in the field of justice and home affairs, in matters covered by this Regulation in the framework of working arrangements concluded in accordance with Union law and policy. Those working arrangements should receive the Commission’s prior approval.
(36)
It is important that the Agency cooperate with the European Migration Network, established by Council Decision 2008/381/EC 
(
7
)
, to ensure synergies and avoid duplication of activities.
(37)
The Agency should cooperate with international organisations, in particular the UNHCR, in matters covered by this Regulation in the framework of working arrangements so as to benefit from their expertise and support. To that end, the roles of the UNHCR and other relevant international organisations should be fully recognised, and those organisations should be involved in the work of the Agency. Those working arrangements should receive the Commission’s prior approval.
(38)
The Agency should facilitate operational cooperation between Member States and third countries in matters related to its activities and to the extent necessary for the fulfilment of its tasks. The Agency should also be able to cooperate with the authorities of third countries in matters covered by this Regulation in the framework of working arrangements, which should receive the Commission’s prior approval. The Agency should act in accordance with the Union’s external policy, and it is appropriate that it integrate its external activities in broader strategic cooperation with third countries. It does not, under any circumstances, fall within the mandate of the Agency to formulate independent external policy. In their cooperation with third countries, the Agency and the Member States should respect the fundamental rights set out in the Charter of Fundamental Rights of the European Union (the ‘Charter’) and should comply with norms and standards which form part of Union law, including where the activities are carried out on the territory of third countries.
(39)
The Agency should be able to deploy experts from its own staff as liaison officers to relevant third countries to facilitate cooperation with third countries on asylum-related matters. Prior to the deployment of a liaison officer, the Agency should assess the human rights situation in the country concerned in order to ensure that that country complies with non-derogable human rights standards.
(40)
The Agency should maintain a close dialogue with civil society with a view to exchanging information and pooling knowledge in the field of asylum. The Agency should set up a Consultative Forum, which should constitute a mechanism for the exchange of information and the sharing of knowledge on asylum. The Consultative Forum should advise the Executive Director and the Management Board in matters covered by this Regulation. It is important that the composition and size of the Consultative Forum be determined with due regard to the efficiency of its activities, and that the Agency allocate adequate human and financial resources to the Consultative Forum.
(41)
This Regulation respects the fundamental rights and observes the principles recognised, in particular, by international and Union law, including the Charter. All activities of the Agency should be carried out in a manner that fully respects those fundamental rights and principles, in particular the right to asylum, the principle of non-refoulement, the right to respect for private and family life, including family reunification under Union law, the rights of the child, the right to protection of personal data and the right to an effective remedy and to a fair trial. The rights of the child and the special needs of persons in a vulnerable situation should always be taken into account. The Agency should therefore carry out its tasks with respect for the best interests of the child, in compliance with the United Nations Convention on the Rights of the Child, taking due account of the minor’s well-being and social development, safety and security considerations and the views of the minor in accordance with his or her age and maturity.
(42)
Where the operational and technical assistance provided by the Agency concerns persons in a vulnerable situation, that assistance should be adapted to the situation of those persons in accordance with the requirements laid down by Union and national law on asylum.
(43)
The Agency should adopt and implement a fundamental rights strategy to monitor and ensure the protection of fundamental rights.
(44)
An independent fundamental rights officer should be appointed to ensure that the Agency complies with fundamental rights in the course of its activities and to promote respect for fundamental rights within the Agency in accordance with the Charter, including by making a proposal for the Agency’s fundamental rights strategy and ensuring its implementation, and by handling complaints received by the Agency under the Agency’s complaints mechanism. To that end, it is important that the Agency provide the fundamental rights officer with adequate resources and staff corresponding to its mandate and size.
(45)
The Agency should establish a complaints mechanism under the responsibility of the fundamental rights officer. The aim of the complaints mechanism should be to ensure that fundamental rights are respected in all the activities of the Agency. The complaints mechanism should be an administrative mechanism. The fundamental rights officer should be responsible for handling complaints received by the Agency in accordance with the right to good administration. It is important that the complaints mechanism be effective, ensuring that complaints are properly followed up. The complaints mechanism is without prejudice to access to administrative and judicial remedies and does not constitute a requirement for seeking such remedies. The complaints mechanism should not constitute a mechanism for challenging any decision of a national authority on individual applications for international protection. It is essential that Member States conduct criminal investigations, where necessary. In order to increase transparency and accountability, the Agency should report on the complaints mechanism in its annual report on the situation of asylum in the Union. It is important that the Agency’s annual report on the situation of asylum in the Union cover, in particular, the number of complaints it has received, the types of fundamental rights violations involved, the operations concerned, where possible, and the follow-up measures taken by the Agency and Member States.
(46)
The Commission and the Member States should be represented on the Agency’s Management Board in order to exercise a policy and political oversight over its workings. The Management Board should give general orientation for the Agency’s activities and should ensure that the Agency performs its tasks. Where possible, it is advisable that the Management Board consist of the operational heads of the Member States’ asylum administrations or their representatives and that all parties represented in the Management Board make an effort to limit turnover of their representatives in order to ensure continuity of its work. The Management Board should be given the necessary powers, in particular to establish the budget, verify its execution, adopt the appropriate financial rules, establish transparent working procedures for decision-making by the Agency and appoint an Executive Director and Deputy Executive Director. It is appropriate that the Agency be governed and operate in line with the principles of the Common Approach on Union decentralised agencies adopted on 19 July 2012 by the European Parliament, the Council and the Commission.
(47)
The Agency should be independent as regards operational and technical matters, and it should enjoy legal, administrative and financial autonomy. To that end, it is necessary and appropriate that the Agency be an agency of the Union having legal personality and exercising the powers conferred upon it by this Regulation.
(48)
The Agency should report on its activities to the European Parliament and to the Council.
(49)
In order to guarantee its autonomy, the Agency should have its own budget, most of which should come from a contribution from the Union. The financing of the Agency will be subject to an agreement by the budgetary authority as set out in point 27 of the Interinstitutional Agreement of 16 December 2020 between the European Parliament, the Council of the European Union and the European Commission on budgetary discipline, on cooperation in budgetary matters and on sound financial management, as well as on new own resources, including a roadmap towards the introduction of new own resources 
(
8
)
. The Union budgetary procedure should be applicable to the Union’s contribution and to any grant chargeable to the general budget of the Union. The Court of Auditors should audit the Agency’s accounts.
(50)
It is important that the consolidated annual report on the Agency’s activities set out the proportion of the expenditure for each of the Agency’s main activities.
(51)
Financial resources made available by the Agency in the form of grants, delegated agreements or contracts in accordance with this Regulation are not to result in double financing with other national, Union or international financial resources.
(52)
Commission Delegated Regulation (EU) 2019/715 
(
9
)
 should apply to the Agency.
(53)
Regulation (EU, Euratom) No 883/2013 of the European Parliament and of the Council 
(
10
)
 should apply without restriction to the Agency, which should accede to the Interinstitutional Agreement of 25 May 1999 between the European Parliament, the Council of the European Union and the Commission of the European Communities concerning internal investigations by the European Anti-Fraud Office (OLAF) 
(
11
)
.
(54)
Regulation (EC) No 1049/2001 of the European Parliament and of the Council 
(
12
)
 should apply to the Agency.
(55)
Any processing of personal data by the Agency within the framework of this Regulation should be conducted in accordance with Regulation (EU) 2018/1725 of the European Parliament and of the Council 
(
13
)
 and should respect the principles of necessity and proportionality. The Agency should only process personal data in order to perform its tasks relating to the provision of operational and technical assistance to Member States, to resettlement, to the facilitation of the exchange of information with Member States, the European Border and Coast Guard Agency, Europol or the European Union Agency for Criminal Justice Cooperation (Eurojust), established by Regulation (EU) 2018/1727 of the European Parliament and of the Council 
(
14
)
, and to the analysis of information on the situation of asylum, for the purpose of carrying out case sampling for the purposes of the monitoring exercise and of potentially handling applications for international protection, in the framework of information obtained in the course of performing its tasks in migration management support teams at hotspot areas, and for administrative purposes. Any processing of personal data should be strictly limited to personal data necessary for those purposes and should respect the principle of proportionality. Any processing of retained personal data for purposes other than those set out in this Regulation should be prohibited.
(56)
Any personal data that the Agency processes, except those processed for administrative purposes, should be deleted after 30 days. A longer storage period is not necessary for the purposes for which the Agency processes personal data within the framework of this Regulation.
(57)
Personal data of a sensitive nature which are necessary for assessing whether a third-country national qualifies for international protection should only be processed for the purpose of facilitating the examination of an application for international protection, for the purpose of providing the necessary assistance in a procedure for international protection or for the purposes of resettlement. Such processing should be limited to what is strictly necessary for the purpose of conducting a complete assessment of an application for international protection in the interest of the applicant.
(58)
Regulation (EU) 2016/679 of the European Parliament and of the Council 
(
15
)
 applies to the processing of personal data by the Member States carried out in the application of this Regulation unless such processing is carried out by competent authorities of the Member States for the purposes of the prevention, investigation, detection or prosecution of criminal offences or the execution of criminal penalties, including the safeguarding against and the prevention of threats to public security.
(59)
Directive (EU) 2016/680 of the European Parliament and of the Council 
(
16
)
 applies to the processing of personal data by competent authorities of the Member States for the purposes of the prevention, investigation, detection or prosecution of criminal offences or the execution of criminal penalties, including the safeguarding against and the prevention of threats to public security, pursuant to this Regulation.
(60)
The rules set out in Regulation (EU) 2016/679 regarding the protection of the rights and freedoms of natural persons with regard to the processing of personal data, in particular their right to the protection of personal data which concerns them, should be specified in respect of the responsibility for the processing of the data, of safeguarding the rights of data subjects and of the supervision of data protection, in particular as far as certain sectors are concerned.
(61)
Since the objectives of this Regulation, namely to facilitate the implementation and improve the functioning of the CEAS, to strengthen practical cooperation and information exchange among Member States on asylum-related matters, to promote Union law on asylum and operational standards to ensure a high degree of uniformity as regards procedures for international protection, reception conditions and the assessment of protection needs across the Union, to monitor the operational and technical application of the CEAS, and to provide increased operational and technical assistance to Member States for the management of their asylum and reception systems, in particular to Member States subject to disproportionate pressure on their asylum and reception systems, cannot be sufficiently achieved by the Member States but can rather, by reason of the scale and effects of the action, be better achieved at Union level, the Union may adopt measures in accordance with the principle of subsidiarity as set out in Article 5 of the Treaty on European Union (TEU). In accordance with the principle of proportionality, as set out in that Article, this Regulation does not go beyond what is necessary in order to achieve those objectives.
(62)
In accordance with Articles 1 and 2 of Protocol No 21 on the position of the United Kingdom and Ireland in respect of the area of freedom, security and justice, annexed to the TEU and to the TFEU, and without prejudice to Article 4 of that Protocol, Ireland is not taking part in the adoption of this Regulation and is not bound by it or subject to its application.
(63)
In accordance with Articles 1 and 2 of the Protocol No 22 on the position of Denmark, annexed to the TEU and to the TFEU, Denmark is not taking part in the adoption of this Regulation and is not bound by it or subject to its application.
(64)
Taking into account the fact that Denmark has until now contributed to the practical cooperation between Member States within the area of asylum, the Agency should facilitate operational cooperation with Denmark. To that end, a representative of Denmark should be invited to participate in all the meetings of the Management Board, without the right to vote.
(65)
To fulfil its purpose, the Agency should be open to participation by countries which have concluded agreements with the Union by virtue of which they have adopted and apply Union law in the field covered by this Regulation, in particular Iceland, Liechtenstein, Norway and Switzerland. Consequently, and having regard to the fact that Liechtenstein, Norway and Switzerland participate in the activities of EASO on the basis of arrangements concluded by those countries with the Union concerning their participation in EASO, Iceland, Liechtenstein, Norway and Switzerland should be able to participate in the activities of the Agency and contribute to the practical cooperation between Member States and the Agency in accordance with the terms and conditions established by existing or new arrangements. To that end, representatives of Iceland, Liechtenstein, Norway and Switzerland should be allowed to participate in the meetings of the Management Board as observers.
(66)
This Regulation does not affect the competence of national asylum authorities to decide on individual applications for international protection.
(67)
This Regulation aims to amend and expand the provisions of Regulation (EU) No 439/2010. Since the amendments to be made are of substantial number and nature, that Regulation should, in the interests of clarity, be replaced in its entirety in relation to the Member States bound by this Regulation. The Agency, established by this Regulation, should replace and assume the functions of EASO, established by Regulation (EU) No 439/2010, which, as a consequence, should be repealed. With regard to the Member States bound by this Regulation references to the repealed Regulation should be construed as references to this Regulation.
(68)
The provisions of this Regulation on the monitoring mechanism for the operational and technical application of the CEAS are linked, inter alia, with the system for determining the Member State responsible for examining applications for international protection established by Regulation (EU) No 604/2013. Since the system as established by that Regulation might change, it is deemed necessary to defer the application of those provisions to a later date, namely 31 December 2023. Moreover, the provisions on the monitoring mechanism which relate to the adoption of recommendations addressed to the Member State concerned and the provisions on situations of disproportionate pressure or the ineffectiveness of the asylum and reception systems are more directly linked to, and affected by, the responsibility aspects of the system established by Regulation (EU) No 604/2013. Since that Regulation might be replaced by a new legal act currently under negotiation, and given the importance of the relevant aspects of such a new legal act, those provisions should only apply from the date on which that Regulation is replaced, unless that Regulation is replaced before 31 December 2023, in which case those provisions should apply from 31 December 2023.
(69)
The European Data Protection Supervisor was consulted in accordance with Article 28(2) of Regulation (EC) No 45/2001 of the European Parliament and of the Council 
(
17
)
 and delivered an opinion on 21 September 2016 
(
18
)
,
HAVE ADOPTED THIS REGULATION:
CHAPTER 1
THE EUROPEAN UNION AGENCY FOR ASYLUM
Article 1
Subject-matter and scope
1.   This Regulation establishes a European Union Agency for Asylum (the ‘Agency’). The Agency shall replace and succeed the European Asylum Support Office (EASO), established by Regulation (EU) No 439/2010.
2.   The Agency shall contribute to ensuring the efficient and uniform application of Union law on asylum in the Member States in a manner that fully respects fundamental rights. The Agency shall facilitate and support the activities of the Member States in the implementation of the Common European Asylum System (CEAS), including by enabling convergence in the assessment of applications for international protection across the Union and by coordinating and strengthening practical cooperation and information exchange.
The Agency shall improve the functioning of the CEAS, including through the monitoring mechanism referred to in Article 14 and by providing operational and technical assistance to Member States, in particular where their asylum and reception systems are under disproportionate pressure.
3.   The Agency shall be a centre of expertise by virtue of its independence, the scientific and technical quality of the assistance it provides and the information it collects and disseminates, the transparency of its operating procedures and methods, its diligence in performing the tasks assigned to it, and the information technology support needed to fulfil its mandate.
Article 2
Tasks
1.   For the purposes of Article 1, the Agency shall perform the following tasks:
(a)
facilitate, coordinate and strengthen practical cooperation and information exchange among Member States on their asylum and reception systems;
(b)
gather and analyse information of a qualitative and quantitative nature on the situation of asylum and on the implementation of the CEAS;
(c)
support Member States when carrying out their tasks and obligations in the framework of the CEAS;
(d)
assist Member States as regards training and, where appropriate, provide training to Member States’ experts from all national administrations, courts and tribunals, and national authorities responsible for asylum matters, including through the development of a European asylum curriculum;
(e)
draw up and regularly update reports and other documents providing information on the situation in relevant third countries, including countries of origin, at Union level;
(f)
set up and coordinate European networks on third-country information;
(g)
organise activities and coordinate efforts among Member States to develop common analysis on the situation in countries of origin and guidance notes;
(h)
provide information and analysis on third countries regarding the concept of safe country of origin and the concept of safe third country (the ‘safe country concepts’);
(i)
provide effective operational and technical assistance to Member States, in particular when their asylum and reception systems are subject to disproportionate pressure;
(j)
provide adequate support to Member States in carrying out their tasks and obligations under Regulation (EU) No 604/2013;
(k)
assist with the relocation or transfer of applicants for or beneficiaries of international protection within the Union;
(l)
set up and deploy asylum support teams;
(m)
set up an asylum reserve pool in accordance with Article 19(6) (the ‘asylum reserve pool’);
(n)
acquire and deploy the necessary technical equipment for asylum support teams and deploy experts from the asylum reserve pool;
(o)
develop operational standards, indicators, guidelines and best practices in regard to the implementation of Union law on asylum;
(p)
deploy liaison officers to Member States;
(q)
monitor the operational and technical application of the CEAS with a view to assisting Member States to enhance the efficiency of their asylum and reception systems;
(r)
support Member States in their cooperation with third countries in matters related to the external dimension of the CEAS, including through the deployment of liaison officers to third countries;
(s)
assist Member States with their actions on resettlement.
2.   The Agency shall, on its own initiative, engage in communication activities in the fields within its mandate. It shall provide the public with accurate and comprehensive information about its activities. The Agency shall not engage in communication activities that are detrimental to the tasks referred to in paragraph 1 of this Article. Communication activities shall be carried out without prejudice to Article 65 and in accordance with the relevant communication and dissemination plans adopted by the Management Board.
Article 3
National contact points for communication
Each Member State shall appoint at least one national contact point for communication with the Agency on matters relating to the tasks referred to in Article 2.
CHAPTER 2
PRACTICAL COOPERATION AND INFORMATION ON ASYLUM
Article 4
Duty to cooperate in good faith and exchange information
1.   The Agency and the national authorities responsible for asylum and immigration and other relevant services shall cooperate in good faith.
2.   In order to perform the tasks and obligations conferred on them by this Regulation, in particular for the Agency to carry out the tasks referred to in Article 2, the Agency and the national authorities responsible for asylum and immigration and other relevant services shall exchange all necessary information in a timely and accurate manner.
3.   The Agency shall work closely with the national authorities responsible for asylum and immigration and other relevant services and with the Commission. The Agency shall carry out its tasks without prejudice to those assigned to other relevant Union bodies, offices and agencies. The Agency shall cooperate with those bodies, offices and agencies, intergovernmental organisations, in particular the United Nations High Commissioner for Refugees (UNHCR), and other relevant organisations as provided for in this Regulation.
4.   The Agency shall organise, promote and coordinate activities enabling the exchange of information among Member States, including through the establishment of networks, as appropriate.
5.   Where, after calling upon a Member State to provide the Agency with the information necessary for it to perform its tasks in accordance with this Regulation, the Executive Director establishes that the Member State concerned has systematically failed to do so, he or she shall report that fact to the Management Board and to the Commission.
Article 5
Information analysis on the situation of asylum
1.   The Agency shall gather and analyse information on the situation of asylum in the Union and in third countries insofar as it might have an impact on the Union, including up-to-date information on root causes, migratory and refugee flows, the presence of unaccompanied minors, the overall reception capacity and resettlement needs of third countries, and possible arrivals of large numbers of third-country nationals which might subject the Member States’ asylum and reception systems to disproportionate pressure, with a view to providing timely and reliable information to the Member States and to identifying possible risks to the Member States’ asylum and reception systems.
For the purpose set out in the first subparagraph of this paragraph, the Agency shall work in close collaboration with the European Border and Coast Guard Agency and shall, as appropriate, take into account the risk analysis carried out by the European Border and Coast Guard Agency under Article 29 of Regulation (EU) 2019/1896 so as to ensure the highest level of consistency and convergence in the information provided by the Agency and the European Border and Coast Guard Agency.
2.   The Agency shall base its analysis on information provided, in particular, by Member States, relevant Union institutions, bodies, offices and agencies, the European External Action Service (EEAS) and the UNHCR, in particular the UNHCR Global Resettlement Needs reports. The Agency may also take into account information available from relevant organisations on the basis of their expertise.
3.   The Agency shall ensure the rapid exchange of relevant information among Member States and with the Commission. It shall also submit, in a timely and accurate manner, the results of its analysis to the Management Board. The Agency shall report on its analysis to the European Parliament twice a year.
Article 6
Information on the implementation of the CEAS
1.   The Agency shall organise, coordinate and promote the exchange of information among the Member States and between the Commission and the Member States concerning the implementation of Union law on asylum.
2.   The Agency shall create databases and web portals on Union, national and international asylum instruments, making use, in particular, of existing arrangements. No personal data shall be stored in those databases or published on those web portals, unless such data has been obtained by the Agency from sources that are publicly accessible.
3.   The databases and web portals referred to in paragraph 2 shall have publicly accessible parts which shall contain the following:
(a)
statistics on applications for international protection and on decisions taken by national authorities responsible for asylum matters;
(b)
information on national law and legal developments in the field of asylum, including case law;
(c)
information on relevant case law of the Court of Justice of the European Union (the ‘CJEU’) and of the European Court of Human Rights.
Article 7
Liaison officers in Member States
1.   The Executive Director shall appoint experts from the Agency’s staff to be deployed as liaison officers in Member States.
2.   The Executive Director shall, in consultation with the Member States concerned, make a proposal on the nature and terms of the deployment and on the Member State or region to which a liaison officer may be deployed. The Executive Director may decide that a liaison officer covers up to four Member States which are geographically close to each other. The proposal from the Executive Director shall be subject to approval by the Management Board.
3.   The Executive Director shall notify the Member State concerned of the appointment of liaison officers and shall determine, together with that Member State, the location of deployment.
4.   Liaison officers shall act on behalf of the Agency and shall foster cooperation and dialogue between the Agency and the national authorities responsible for asylum and immigration and other relevant services. Liaison officers shall, in particular:
(a)
act as an interface between the Agency and national authorities responsible for asylum and immigration and other relevant services;
(b)
support the collection of information referred to in Article 5 and any other information required by the Agency;
(c)
contribute to promoting the application of Union law on asylum, including with regard to respect for fundamental rights;
(d)
where requested, assist the Member States in preparing their contingency planning for measures to be taken to deal with possible disproportionate pressure on their asylum and reception systems;
(e)
facilitate communication between Member States and between the Member State concerned and the Agency, and share relevant information from the Agency with the Member State concerned, including information about ongoing assistance;
(f)
regularly provide reports to the Executive Director on the situation of asylum in the Member State concerned and its capacity to manage its asylum and reception systems effectively.
Where the reports referred to in point (f) of the first subparagraph raise concerns about one or more aspects relevant for the Member State concerned, the Executive Director shall inform that Member State without delay. Those reports shall be taken into account for the purposes of the monitoring mechanism referred to in Article 14 and shall be transmitted to the Member State concerned.
5.   For the purposes of paragraph 4, liaison officers shall stay in regular contact with the national authorities responsible for asylum and immigration and other relevant services, keeping a point of contact designated by the Member State concerned informed.
6.   In carrying out their duties, liaison officers shall take instructions only from the Agency.
Article 8
Training
1.   The Agency shall establish, develop and review training for members of its own staff and members of the staff of relevant national administrations, courts and tribunals, and of national authorities responsible for asylum and reception.
2.   The Agency shall develop training as referred to in paragraph 1 in close cooperation with Member States and, where appropriate, with the European Border and Coast Guard Agency, the European Union Agency for Fundamental Rights, established by Council Regulation (EC) No 168/2007 
(
19
)
, and relevant training entities, academic institutions, judicial associations, training networks and organisations.
3.   The Agency shall develop a European asylum curriculum taking into account the existing cooperation within the Union in the field of asylum in order to promote best practices and high standards in the implementation of Union law on asylum.
Member States shall develop appropriate training for their staff pursuant to their obligations under Union law on asylum on the basis of the European asylum curriculum and shall include core parts of that curriculum in that training.
4.   The training offered by the Agency shall be of high quality and shall identify key principles and best practices with a view to ensuring greater convergence of administrative methods, decisions and legal practices, while fully respecting the independence of national courts and tribunals.
As part of the European asylum curriculum, the training offered by the Agency shall cover, in particular:
(a)
international and Union fundamental rights standards, in particular the provisions of the Charter of Fundamental Rights of the European Union (the ‘Charter’), as well as international and Union law on asylum, including specific legal issues and case law;
(b)
issues related to the determination of whether an applicant qualifies for international protection and the rights of beneficiaries of international protection;
(c)
issues related to the processing of applications for international protection;
(d)
interview techniques;
(e)
evidence assessment;
(f)
relevant case law of national courts, the CJEU and the European Court of Human Rights and other relevant developments in the field of asylum law;
(g)
issues related to fingerprint data, including data protection aspects, data quality and data security requirements;
(h)
the use of expert medical and legal reports in the procedure for international protection;
(i)
issues related to the production and use of information on third countries;
(j)
reception conditions;
(k)
issues related to minors, in particular unaccompanied minors, as regards the best interests of the child assessment, specific procedural safeguards such as respect of the child’s right to be heard and other child protection aspects, age assessment techniques, and reception conditions for children and families;
(l)
issues related to applicants in need of special procedural guarantees, applicants with special reception needs and other persons in a vulnerable situation, with particular attention to victims of torture, to victims of human trafficking and to related gender-sensitive issues;
(m)
issues related to interpretation and cultural mediation;
(n)
issues related to resettlement;
(o)
issues related to the handling of relocation procedures;
(p)
resilience and stress-management skills, in particular for staff in managerial positions.
5.   The Agency shall provide general, specific or thematic training as well as ad hoc training activities, including by using the ‘train the trainers’ methodology and e-learning.
6.   The Agency shall take the initiatives necessary to verify and, where appropriate, ensure that the experts, including experts not employed by it, who participate in asylum support teams have received the training relevant to their duties and functions that is necessary for their participation in the operational activities organised by the Agency.
The Agency shall, where necessary and in advance of or upon deployment, provide the experts referred to in the first subparagraph with training which is specific to the operational and technical assistance provided in the Member State concerned (the ‘host Member State’).
7.   The Agency may organise training activities on the territory of a Member State or a third country in cooperation with that Member State or third country.
CHAPTER 3
COUNTRY INFORMATION AND GUIDANCE
Article 9
Information on third countries at Union level
1.   The Agency shall be a centre for gathering relevant, reliable, objective, accurate and up-to date information on relevant third countries in a transparent and impartial manner, making use of relevant information, including child-specific and gender-specific information, and targeted information on persons belonging to vulnerable and minority groups. The Agency shall draw up and regularly update reports and other documents providing information on relevant third countries at Union level, including on thematic issues specific to relevant third countries.
2.   The Agency shall, in particular:
(a)
make use of all relevant sources of information, including information gathered from international organisations, in particular the UNHCR and other relevant organisations, including members of the Consultative Forum referred to in Article 50, Union institutions, bodies, offices and agencies and the EEAS, and through the networks referred to in Article 10 and fact-finding missions;
(b)
manage and further develop a web portal for gathering and sharing information on relevant third countries, which shall include a public section for general users and a restricted section for users who are employees of the national authorities responsible for asylum and immigration or any other body mandated by a Member State to carry out research on third-country information;
(c)
develop a common format and a common methodology including terms of reference, in accordance with the requirements of Union law on asylum, for developing reports and other documents with information on relevant third countries at Union level.
Article 10
European networks on third-country information
1.   The Agency shall ensure the coordination of national initiatives producing information on third countries by establishing and managing networks among Member States on third-country information. Such networks may, where appropriate and on a case-by-case basis, involve external experts with relevant expertise from the UNHCR or other relevant organisations.
2.   The purpose of the networks referred to in paragraph 1 shall be for Member States to, in particular:
(a)
exchange and update national reports, other documents and other relevant information on third countries, including on thematic issues;
(b)
submit queries to the Agency and assist in responding to queries related to specific questions of fact that might arise from applications for international protection, without prejudice to privacy rules, data protection rules and, as established in national law, confidentiality rules;
(c)
contribute to the development and update of Union-level documents providing information on relevant third countries.
Article 11
Common analysis on the situation in countries of origin and guidance notes
1.   To foster convergence in applying the assessment criteria established in Directive 2011/95/EU of the European Parliament and of the Council 
(
20
)
, the Agency shall coordinate efforts among Member States to develop a common analysis on the situation in specific countries of origin (the ‘common analysis’) and guidance notes to assist Member States in the assessment of relevant applications for international protection.
In the development of the common analysis and guidance notes, the Agency shall take note of the most recent UNHCR Eligibility Guidelines for Assessing the International Protection Needs of Asylum-Seekers from specific countries of origin.
2.   The Executive Director shall, after consulting the Commission, submit guidance notes to the Management Board for endorsement. Guidance notes shall be accompanied by the common analysis.
3.   Member States shall take into account the common analysis and guidance notes when examining applications for international protection, without prejudice to their competence to decide on individual applications for international protection.
4.   The Agency shall ensure that the common analysis and guidance notes are regularly reviewed and are updated as necessary. Such a review and update shall be carried out where there is a change in the situation in a country of origin or where there are objective indications that the common analysis and guidance notes are not being used. Any review or update of the common analysis and guidance notes shall require consultation of the Commission and endorsement by the Management Board as referred to in paragraph 2.
5.   Member States shall submit to the Agency any relevant information indicating that a review or an update of the common analysis and guidance notes is necessary.
Article 12
Information and analysis on safe countries of origin and safe third countries
1.   The Agency may assist the Member States in applying the safe country concepts in accordance with Directive 2013/32/EU of the European Parliament and of the Council 
(
21
)
 by providing information and analysis.
2.   The Agency shall assist the Commission in the context of its tasks regarding the safe country concepts in accordance with Directive 2013/32/EU by providing information and analysis.
3.   When providing the information and analysis under paragraphs 1 and 2 of this Article, the Agency shall follow the general principles provided for in Article 9.
4.   The Agency shall submit the information and analyses it provides under paragraphs 1 and 2 to the European Parliament and to the Council, both on a regular basis and upon request.
CHAPTER 4
OPERATIONAL STANDARDS AND GUIDELINES
Article 13
Operational standards, indicators, guidelines and best practices
1.   The Agency shall organise and coordinate activities promoting a correct and effective implementation of Union law on asylum, including through the development of operational standards, indicators, guidelines or best practices on asylum-related matters, and the exchange of best practices in asylum-related matters among Member States.
2.   The Agency shall, on its own initiative or at the request of the Management Board or the Commission, develop operational standards, indicators, guidelines and best practices related to the implementation of Union law on asylum.
3.   In the development of the operational standards, indicators, guidelines and best practices referred to in paragraph 2, the Agency shall consult the Commission, the Member States and, where appropriate, the UNHCR. The Agency may also, based on relevant expertise, consult intergovernmental or other organisations as well as judicial associations and expert networks.
4.   The Management Board shall adopt the operational standards, indicators, guidelines and best practices referred to in paragraph 2. After their adoption, the Agency shall communicate those operational standards, indicators, guidelines and best practices to the Member States and to the Commission.
5.   The Agency shall assist Member States, at their request, in applying the operational standards, indicators, guidelines and best practices referred to in paragraph 2 to their asylum and reception systems by providing the necessary expertise or operational and technical assistance.
6.   The Agency shall take into account the operational standards, indicators, guidelines and best practices referred to in paragraph 2 of this Article for the purposes of the monitoring mechanism referred to in Article 14.
CHAPTER 5
MONITORING
Article 14
Monitoring mechanism for the operational and technical application of the CEAS
1.   The Agency, in close cooperation with the Commission, shall establish a monitoring mechanism for the purpose of monitoring the operational and technical application of the CEAS in order to prevent or identify possible shortcomings in the asylum and reception systems of Member States and to assess their capacity and preparedness to manage situations of disproportionate pressure so as to enhance the efficiency of those systems.
2.   The Management Board shall, on a proposal of the Executive Director and in consultation with the Commission, establish a common methodology for the monitoring mechanism set out in this Chapter. The common methodology shall include objective criteria against which the monitoring shall be carried out, a description of the methods, processes and tools for the monitoring mechanism such as practical arrangements for on-site visits, including short-notice visits, and rules and principles for the establishment of teams of experts.
3.   The monitoring shall cover the operational and technical application of all aspects of the CEAS, in particular:
(a)
the system for determining the Member State responsible for examining applications for international protection established by Regulation (EU) No 604/2013, procedures for international protection, the application of criteria for assessing the need for protection and the type of protection granted, including as regards respect for fundamental rights, child protection safeguards and the specific needs of persons in a vulnerable situation;
(b)
the availability and capacity of staff in terms of translation and interpretation and the capacity of staff to handle and manage asylum cases efficiently, including handling appeals, without prejudice to judicial independence and with full respect for the organisation of the judiciary of each Member State;
(c)
reception conditions, capacity, infrastructure and equipment and, to the extent possible, financial resources for reception.
4.   The monitoring may be carried out, in particular, on the basis of the information provided by the Member State concerned, the information analysis on the situation of asylum referred to in Article 5 and case sampling.
The Agency may take into account information available from relevant intergovernmental organisations or bodies, in particular the UNHCR, and other relevant organisations on the basis of their expertise.
5.   The Agency may carry out on-site visits for the purposes of the monitoring exercise. The Agency shall carry out short-notice visits only for the purposes of Article 15(2).
6.   Member States shall, at the request of the Agency, provide it with information on the aspects of the CEAS referred to in paragraph 3.
Member States shall, at the request of the Agency, provide it with information on their contingency planning for measures to be taken to deal with possible disproportionate pressure on their asylum or reception system. The Agency shall, with the agreement of the Member State concerned, assist Member States in preparing and reviewing their contingency planning.
7.   The Member States shall cooperate with the Agency, including by facilitating any on-site visit carried out for the purposes of the monitoring exercise. The Executive Director shall notify the Member States concerned sufficiently in advance of any such visit. In the case of short-notice visits, the Executive Director shall notify the Member State concerned 72 hours in advance.
Article 15
Procedure and follow-up
1.   The Management Board shall, on the basis of a proposal of the Executive Director and in consultation with the Commission, adopt a programme for the purposes of the monitoring mechanism referred to in Article 14 (the ‘monitoring programme’), which shall cover:
(a)
the operational and technical application of all aspects of the CEAS in each Member State; and
(b)
thematic or specific aspects of the CEAS with regard to all Member States.
The monitoring programme shall indicate which Member States’ asylum and reception systems are to be monitored in a particular year. The monitoring programme shall ensure that each Member State is monitored at least once in every 5-year period.
2.   Where the information analysis on the situation of asylum referred to in Article 5 raises serious concerns regarding the functioning of a Member State’s asylum or reception system, the Agency shall initiate a monitoring exercise either on its own initiative in consultation with the Commission or at the request of the Commission.
3.   The Executive Director shall send the findings of a monitoring exercise to the Member State concerned for comments, including, as appropriate, indications of its needs. Member States shall have 1 month from the date of receipt of the findings to submit comments.
4.   The Executive Director shall, on the basis of the findings referred to in paragraph 3 and taking into account the comments of the Member State concerned, and in consultation with the Commission, draw up draft recommendations. The draft recommendations shall outline the measures to be taken by the Member State concerned, including with the assistance of the Agency, as necessary, and a time limit by which any necessary measures need to be taken by the Member State concerned to address the shortcomings or issues of capacity and preparedness identified in the monitoring exercise. The Executive Director shall send the draft recommendations to the Member State concerned. The Member State concerned shall have 1 month from the date of receipt of the draft recommendations to submit comments thereon. In the cases referred to in paragraph 2, the Member State concerned shall submit its comments within 15 days.
After taking into account the comments of the Member State concerned, the Executive Director shall submit the findings and draft recommendations to the Management Board. The Management Board shall, by a decision of two-thirds of its members with the right to vote, adopt the recommendations. The Agency shall transmit the recommendations to the European Parliament. The Agency shall inform the Commission about the implementation of the recommendations.
5.   Where a Member State does not implement the measures outlined in the recommendations of the Agency referred to in paragraph 4 within the set time limit, resulting in serious consequences for the functioning of the CEAS, the Commission shall, on the basis of its own assessment, adopt recommendations addressed to that Member State identifying the measures needed to remedy the shortcomings and, where necessary, specific measures to be taken by the Agency to support that Member State.
6.   The Commission may, taking into account the seriousness of the shortcomings, organise on-site visits to the Member State concerned. The Commission shall notify the Member State concerned sufficiently in advance of any such visit.
7.   The Member State concerned shall report to the Commission on the implementation of the recommendations referred to in paragraph 5 of this Article within the time limit set in those recommendations. Where, after that time limit, the Member State concerned has not complied with those recommendations, the Commission may make a proposal for a Council implementing act in accordance with Article 22(1).
8.   The Commission shall inform the European Parliament and the Council of any follow-up to a monitoring exercise that it carries out. The Commission shall transmit the recommendations referred to in paragraph 5 to the European Parliament and to the Council, and shall inform them on a regular basis about the progress made by the Member State concerned in the implementation of those recommendations.
CHAPTER 6
OPERATIONAL AND TECHNICAL ASSISTANCE
Article 16
Operational and technical assistance by the Agency
1.   The Agency shall provide operational and technical assistance to a Member State in accordance with this Chapter:
(a)
at the request of the Member State with regard to the implementation of its obligations under the CEAS;
(b)
at the request of the Member State where its asylum or reception system is subject to disproportionate pressure;
(c)
where the Member State faces disproportionate migratory challenges and requests operational and technical reinforcement through the deployment of migration management support teams in accordance with Article 21;
(d)
on its own initiative with the agreement of the Member State where the Member State’s asylum or reception system is subject to disproportionate pressure;
(e)
where it provides operational and technical assistance in accordance with Article 22.
2.   The Agency shall organise and coordinate the appropriate operational and technical assistance, which may entail taking one or more of the following operational and technical measures in a manner that fully respects fundamental rights:
(a)
assist Member States with the identification and registration of third-country nationals, as appropriate, in close cooperation with other Union bodies, offices and agencies;
(b)
assist Member States with receiving and registering applications for international protection;
(c)
facilitate the examination by the competent national authorities of applications for international protection or provide those authorities with the necessary assistance in the procedure for international protection;
(d)
facilitate joint initiatives of Member States for the processing of applications for international protection;
(e)
assist with the provision of information on the procedure for international protection;
(f)
advise on, assist with or coordinate the setting up or the provision of reception facilities by Member States, in particular emergency accommodation, transport and medical assistance;
(g)
provide adequate support to Member States in carrying out their tasks and obligations under Regulation (EU) No 604/2013;
(h)
assist with the relocation or transfer of applicants for or beneficiaries of international protection within the Union;
(i)
provide interpretation services;
(j)
assist Member States in ensuring that all the necessary safeguards with respect to the rights of the child and child protection are in place, in particular as regards unaccompanied minors;
(k)
assist Member States in identifying applicants in need of special procedural guarantees or applicants with special reception needs, or other persons in a vulnerable situation, including minors, in referring those persons to the competent national authorities for appropriate assistance on the basis of national measures and in ensuring that all the necessary safeguards for those persons are in place;
(l)
form part of the migration management support teams at hotspot areas referred to in Regulation (EU) 2019/1896 in close cooperation with other relevant Union bodies, offices and agencies;
(m)
deploy asylum support teams;
(n)
deploy technical equipment for asylum support teams, as appropriate.
3.   The Agency shall finance or co-finance the operational and technical measures set out in paragraph 2 from its budget in accordance with the financial rules applicable to the Agency.
4.   The Executive Director shall evaluate the result of the operational and technical measures set out in paragraph 2 of this Article. Within 60 days of the end of the provision of those measures, the Executive Director shall transmit to the Management Board detailed evaluation reports, together with the observations of the fundamental rights officer, in accordance with the reporting and evaluation scheme provided for in operational plans as referred to in Article 18(2), point (k). The Agency shall make a comprehensive comparative analysis of those results, which shall be included in the annual report on the situation of asylum in the Union referred to in Article 69.
Article 17
Procedure for providing operational and technical assistance
1.   Member States shall address requests for assistance under Article 16(1), point (a), (b) or (c), to the Executive Director. Such requests shall describe the situation and the purpose of the request and shall be accompanied by a detailed assessment of needs and, as appropriate, a description of the measures already taken at national level.
2.   Where a Member State agrees to the assistance proposed on the initiative of the Agency under Article 16(1), point (d), the Member State concerned shall submit to the Agency a detailed assessment of needs and, as appropriate, a description of the measures already taken at national level.
3.   The Executive Director shall evaluate, approve and coordinate requests for assistance, including the deployment of asylum support teams. The Executive Director shall immediately notify the Management Board of the receipt of a request for assistance under Article 16(1), point (a), (b) or (c), or of a proposal by the Agency to provide assistance on its own initiative under Article 16(1), point (d). The Executive Director shall examine the detailed assessment of needs submitted by the Member State concerned under paragraph 1 or 2 of this Article.
4.   The Agency shall subject each request for assistance under Article 16(1), point (a), (b) or (c), and proposal to provide assistance on its own initiative under Article 16(1), point (d), to a thorough and reliable assessment, enabling it to identify and propose one or more of the measures referred to in Article 16(2) in order to meet the needs of the Member State concerned. Where necessary, the Executive Director may send experts from the Agency to assess the situation of the Member State requiring assistance.
5.   The Executive Director shall take a decision on the provision of operational and technical assistance, including on the deployment of asylum support teams:
(a)
within 3 working days of the date of receipt of a request under Article 16(1), point (a), (b) or (c); or
(b)
within 3 working days of the date on which the Member State concerned provides its agreement to a proposal of the Agency to provide assistance on its own initiative under Article 16(1), point (d).
Where the Executive Director sends experts to the Member State concerned under paragraph 4, the Executive Director shall take a decision as referred to in the first subparagraph within 5 working days of the date referred to in point (a) or (b), as appropriate.
At the same time as taking a decision under the first subparagraph, the Executive Director shall notify the Member State concerned and the Management Board of his or her decision in writing stating the main reasons on which the decision is based.
Article 18
Operational plan
1.   Where operational and technical assistance is to be provided, the Executive Director shall draw up an operational plan in cooperation with the host Member State. The Executive Director and the host Member State shall agree on the operational plan:
(a)
within 10 working days of the date on which a decision as referred to in Article 17(5) is taken in the case of a request for assistance under Article 16(1), point (a);
(b)
within 5 working days of the date on which a decision as referred to in Article 17(5) is taken in the case of a request for assistance under Article 16(1), point (b); or
(c)
within 5 working days of the date on which the Member State provides its agreement to a proposal by the Agency to provide assistance on its own initiative under Article 16(1), point (d).
The Agency shall consult participating Member States, where necessary, on the operational plan through the national contact points referred to in Article 24.
2.   An operational plan shall be binding on the Agency, the host Member State and the participating Member States. It shall set out in detail the conditions for the deployment of asylum support teams within the framework of the operational and technical assistance to be provided and organisational aspects, including the following:
(a)
a description of the situation, and the modus operandi and objectives of the deployment of the asylum support teams, including the operational objective;
(b)
the foreseeable duration of the deployment of the asylum support teams;
(c)
the location in the host Member State to which the asylum support teams are to be deployed;
(d)
logistical arrangements, including information on working conditions, for the asylum support teams;
(e)
a detailed and clear description of the tasks and responsibilities of the asylum support teams, including with regard to fundamental rights;
(f)
instructions for the asylum support teams, including as regards the national and European databases that they are authorised to consult and the equipment that they may use or carry in the host Member State;
(g)
the composition of the asylum support teams in terms of profiles and number of experts;
(h)
technical equipment, including specific provisions such as conditions of use, transport and other logistics and financial provisions;
(i)
capacity-building activities related to the operational and technical assistance being provided;
(j)
regarding assistance with applications for international protection, including regarding the examination of such applications, and without prejudice to the competence of Member States to decide on individual applications for international protection, specific information on the tasks that the asylum support teams may perform and a clear description of their responsibilities and of the applicable Union, national and international law, including the liability regime;
(k)
a reporting and evaluation scheme containing benchmarks for an evaluation report and the date of submission of the final evaluation report;
(l)
where appropriate, the conditions for cooperation with third countries, other Union bodies, offices and agencies, or international organisations within their respective mandates;
(m)
measures for referring persons in need of international protection, victims of trafficking in human beings, minors and any other persons in a vulnerable situation to the competent national authorities for appropriate assistance;
(n)
practical arrangements related to the complaints mechanism referred to in Article 51.
3.   In Member States where the UNHCR operates and has the capacity to contribute to responding to a request for operational and technical assistance under Article 16(1), the Agency shall coordinate with the UNHCR as regards the implementation of the operational plan, where appropriate and with the agreement of the Member State concerned.
4.   As regards paragraph 2, point (f), the host Member State shall authorise experts participating in asylum support teams to consult European databases, and it may authorise them to consult its national databases in accordance with relevant Union and national law on access to and consultation of those databases and as necessary to achieve the objectives and perform the tasks outlined in the operational plan.
5.   Any amendments to or adaptations of an operational plan shall require the agreement of the Executive Director and the host Member State, after consulting the participating Member States, where necessary. The Agency shall immediately send a copy of the amended or adapted operational plan to the national contact points of the participating Member States referred to in Article 24.
6.   The Executive Director shall, after informing the host Member State, suspend or terminate, in whole or in part, the deployment of asylum support teams where:
(a)
the conditions for taking operational and technical measures as referred to in Article 16(2) are no longer fulfilled;
(b)
the host Member State does not respect the operational plan;
(c)
after consulting the fundamental rights officer, the Executive Director considers that there are violations of fundamental rights or international protection obligations by the host Member State that are of a serious nature or are likely to persist.
Article 19
Composition of asylum support teams
1.   The Executive Director shall determine the composition of each asylum support team. Asylum support teams shall consist of:
(a)
experts from the Agency’s own staff;
(b)
experts from Member States;
(c)
experts seconded by Member States to the Agency; or
(d)
other experts not employed by the Agency.
When determining the composition of an asylum support team, the Executive Director shall take into account the particular circumstances of the Member State concerned. An asylum support team shall be constituted in accordance with the relevant operational plan.
2.   On a proposal of the Executive Director, the Management Board shall decide on the profiles and the overall number of experts to be made available for an asylum support team. The same procedure shall apply to any subsequent changes in the profiles and the overall number of experts.
3.   Member States shall contribute to asylum support teams by nominating national experts who correspond to the required profiles as decided upon by the Management Board in accordance with paragraph 2. The number of experts to be made available by each Member State for the following year shall be established on the basis of annual bilateral negotiations and agreements between the Agency and the Member State concerned.
In accordance with the agreements referred to in the first subparagraph, Member States shall make their own experts or experts they have seconded to the Agency available for deployment at the request of the Agency. However, where a Member State is faced with an exceptional situation substantially affecting the discharge of national tasks, it shall not be required to make those experts so available.
4.   The Agency shall contribute to asylum support teams with experts from its own staff, including experts employed and trained for field work and interpreters with at least basic training or proven experience who may be recruited in the host Member States, or with other experts not employed by the Agency with demonstrated relevant knowledge and experience in accordance with operational needs.
5.   As part of the asylum support teams, the Agency shall set up a list of interpreters. Member States shall assist the Agency in identifying interpreters for the list of interpreters, including individuals who do not form part of the national administration of Member States. Interpretation assistance may be provided through the deployment of interpreters in the Member State concerned or, where appropriate, via video-conferencing.
6.   An asylum reserve pool of a minimum of 500 experts shall be set up for the purposes of deploying asylum support teams in the framework of requests for assistance under Article 16(1), point (b), proposals by the Agency to provide assistance on its own initiative under Article 16(1), point (d), and assistance provided by the Agency under Article 22. The asylum reserve pool shall constitute a reserve of experts placed at the immediate disposal of the Agency. For that purpose, each Member State shall make available to the asylum reserve pool the number of experts set out in Annex I. The Management Board shall, on a proposal of the Executive Director, decide by a majority of three-fourths of its members with the right to vote on the profiles of experts to be included in the asylum reserve pool. The same procedure shall apply to any subsequent changes to the profiles of experts.
7.   The Executive Director may verify whether the experts made available to the asylum reserve pool by Member States in accordance with paragraph 6 correspond to the profiles decided by the Management Board under that paragraph. In advance of deployment the Executive Director may request that a Member State remove an expert from the asylum reserve pool where that expert does not correspond to the required profile and replace him or her with an expert that corresponds to one of the required profiles.
8.   Without prejudice to Article 22(5) and when faced with an exceptional situation substantially affecting the discharge of national tasks as evidenced by the information analysis on the situation of asylum referred to in Article 5, a Member State may request the Management Board in writing to be temporarily exempted from its obligation to make experts available to the asylum reserve pool. Such a request shall provide comprehensive reasons and information on the situation in that Member State. The Management Board shall decide by a majority of three-fourths of its members with the right to vote whether to temporarily exempt that Member State from part of its contribution set out in Annex I.
Article 20
Deployment of asylum support teams
1.   The Agency shall deploy asylum support teams to Member States to provide operational and technical assistance under Article 16(1).
2.   As soon as an operational plan is agreed upon in accordance with Article 18(1) or Article 22(2), the Executive Director shall request the Member States to deploy their experts within 10 working days. The request shall be sent, in writing, together with a copy of the operational plan, to the national contact points referred to in Article 24 and shall specify the scheduled date of deployment.
3.   The Executive Director shall deploy asylum support teams from the asylum reserve pool in the framework of a request for assistance under Article 16(1), point (b), a proposal by the Agency to provide assistance on its own initiative under Article 16(1), point (d), or assistance provided by the Agency under Article 22. The deployment of experts from the asylum reserve pool shall take place within 7 working days from the date on which the operational plan is agreed in accordance with Article 18(1) or Article 22(2).
4.   Member States shall, without undue delay, make the experts from the asylum reserve pool available for deployment as determined by the Executive Director. The host Member State shall not deploy experts forming part of its fixed contribution to the asylum reserve pool. If there is a shortage of experts for deployment in the asylum reserve pool, the Management Board shall, on a proposal of the Executive Director, decide how that shortage is to be filled. The Executive Director shall inform the European Parliament, the Council and the Commission accordingly.
5.   The Member State from which the expert is deployed (the ‘home Member State’) shall determine the duration of deployment. The duration of deployment shall not be less than 45 days, unless the operational and technical assistance in question is required for a shorter duration.
6.   The Executive Director shall request that a Member State remove an expert from an asylum support team in the event of misconduct or an infringement of the applicable deployment rules. In such cases, the expert concerned shall not be considered for future deployments.
7.   The Agency shall inform the European Parliament by means of its annual report on the situation of asylum in the Union referred to in Article 69 of the number of experts committed and deployed to the asylum support teams in accordance with this Article. That report shall list the Member States that have invoked the exceptional situation referred to in Article 19(3) or (8) in the previous year. It shall also include the reasons for invoking the exceptional situation and the information provided by the Member State concerned.
Article 21
Migration management support teams
1.   Where a Member State requests operational and technical reinforcement by migration management support teams under Article 40 of Regulation (EU) 2019/1896 or where migration management support teams are deployed at hotspot areas under Article 42 of that Regulation, the Executive Director shall work closely with the European Border and Coast Guard Agency when, as provided for in Article 40(2) of that Regulation, he or she examines, in coordination with other relevant Union bodies, offices and agencies, a Member State’s request for reinforcement and the assessment of its needs for the purpose of defining a comprehensive reinforcement package consisting of various activities coordinated by the relevant Union bodies, offices and agencies to be agreed upon by the Member State concerned.
2.   The Commission shall, in cooperation with the host Member State and the relevant Union bodies, offices and agencies, establish the terms of cooperation at the hotspot area and be responsible for the coordination of the activities of the migration management support teams.
3.   The Executive Director shall, in the cases referred to in paragraph 1, launch the procedure for deployment of asylum support teams as part of migration management support teams, including experts from the asylum reserve pool as appropriate. The operational and technical reinforcement provided by the asylum support teams in the framework of the migration management support teams may include:
(a)
assistance in the screening of third-country nationals, including their identification, registration and, where requested by the host Member State, fingerprinting, and the provision of information on the purpose of those procedures;
(b)
the provision of initial information to third-country nationals who wish to make an application for international protection and the referral of those third-country nationals to the competent national authorities;
(c)
the provision of information to applicants for international protection on the procedure for international protection, on reception conditions as appropriate and on relocation, as well as the provision of necessary assistance to applicants or potential applicants that could be subject to relocation;
(d)
the registration of applications for international protection and, where requested by the host Member State, the facilitation of the examination of such applications.
Article 22
Situation of disproportionate pressure or ineffectiveness of the asylum and reception systems
1.   The Council, on the basis of a proposal from the Commission under Article 15(7), may adopt without delay a decision by means of an implementing act, identifying one or more of the measures set out in Article 16(2) to be taken by the Agency to support a Member State and requiring that Member State to cooperate with the Agency in the implementation of those measures, where the asylum or reception system of that Member State is rendered ineffective to the extent of having serious consequences for the functioning of the CEAS and where:
(a)
the asylum or reception system of that Member State is subject to disproportionate pressure that places an exceptionally heavy and urgent demand on that system and that Member State does not take sufficient action to address that pressure, including by not requesting operational and technical assistance under Article 16(1), point (a), (b) or (c), or by not agreeing to a proposal of the Agency to provide such assistance on its own initiative under Article 16(1), point (d); or
(b)
that Member State does not comply with recommendations of the Commission referred to in Article 15(5).
The Council shall transmit decisions as referred to in the first subparagraph to the European Parliament.
2.   The Executive Director shall, within 3 working days of the date of adoption of a Council decision as referred to in paragraph 1, determine the details of the practical implementation of that Council decision. In parallel, the Executive Director shall draw up an operational plan and submit it to the Member State concerned. The Executive Director and the Member State concerned shall agree on the operational plan within 3 working days of the date of its submission.
3.   The Agency shall deploy the necessary experts from the asylum reserve pool and experts from its own staff in accordance with Article 20(3). The Agency may deploy additional asylum support teams as necessary.
4.   The Member State concerned shall comply with the Council decision referred to in paragraph 1. For that purpose, it shall cooperate with the Agency and immediately take the action necessary to facilitate the implementation of that decision and the practical execution of the measures set out in that decision and in the operational plan, without prejudice to its competence to decide on individual applications for international protection.
5.   For the purposes of this Article, the Member States shall make the experts from the asylum reserve pool available for deployment as determined by the Executive Director and shall not invoke the exceptional situation referred to in Article 19(3) or (8). The host Member State shall not deploy experts forming part of its fixed contribution to the asylum reserve pool.
Article 23
Technical equipment
1.   Without prejudice to an obligation of the host Member State to supply the facilities and equipment necessary for the Agency to be able to provide the required operational and technical assistance, the Agency may deploy its own equipment to the host Member State, including at its request, to the extent that such equipment might be needed by asylum support teams and insofar as such equipment might complement equipment already made available by the host Member State or other Union bodies, offices and agencies.
2.   The Agency may acquire or lease technical equipment by decision of the Executive Director, in consultation with the Management Board. Any acquisition or leasing of technical equipment shall be preceded by a thorough needs and cost-benefit analysis. Any expenditure in connection with such acquisition or leasing shall be provided for in the Agency’s budget and in accordance with the financial rules applicable to the Agency.
3.   The Agency shall ensure the security of its own equipment throughout the life cycle of the equipment.
Article 24
National contact point
Each Member State shall appoint a national contact point for communication with the Agency on all matters relating to operational and technical assistance as referred to in Articles 16 and 22.
Article 25
Coordinating officer of the Agency
1.   The Agency shall ensure the operational implementation of all organisational aspects, including the presence of staff members of the Agency, related to the deployment of asylum support teams throughout the provision of operational and technical assistance under Article 16 or 22.
2.   The Executive Director shall appoint one or more experts from the Agency’s staff to act or to be deployed as a coordinating officer for the purposes of paragraph 1. The Executive Director shall notify the host Member State of such appointments.
3.   The coordinating officer shall foster cooperation and coordination between the host Member State and the participating Member States. In particular, the coordinating officer shall:
(a)
act as an interface between the Agency, the host Member State and experts participating in asylum support teams, providing assistance, on behalf of the Agency, on all issues relating to the experts’ conditions of deployment;
(b)
monitor the correct implementation of the operational plan;
(c)
act on behalf of the Agency as regards all aspects of the deployment of asylum support teams and report to the Agency on all those aspects;
(d)
report to the Executive Director where the operational plan is not adequately implemented.
4.   The Executive Director may authorise the coordinating officer to assist in resolving any disputes concerning the implementation of the operational plan and the deployment of asylum support teams.
5.   In discharging his or her duties, the coordinating officer shall work in close cooperation with the competent national authorities and shall take instructions only from the Executive Director.
Article 26
Civil liability
1.   The host Member State shall be liable in accordance with its national law for any damage caused by experts participating in an asylum support team operating on its territory during their operations.
2.   Where such damage is caused by gross negligence or wilful misconduct on the part of experts participating in an asylum support team, the host Member State may request the home Member State or the Agency to reimburse it for any sums that it has paid to injured parties or persons entitled to receive such sums on their behalf.
3.   Without prejudice to the exercise of its rights vis-à-vis third parties, each Member State shall waive all its claims against the host Member State or any other Member State for any damage it has sustained, except in cases of gross negligence or wilful misconduct.
4.   Any dispute between Member States or between a Member State and the Agency relating to the application of paragraphs 2 and 3 of this Article which cannot be resolved by negotiations between them shall be submitted by them to the CJEU in accordance with Article 273 TFEU.
5.   Without prejudice to the exercise of its rights vis-à-vis third parties, the Agency shall bear the costs of damage to its equipment during deployment, except in cases of gross negligence or wilful misconduct.
Article 27
Criminal liability
During the deployment of an asylum support team, the deployed experts shall be treated in the same way as officials of the host Member State with regard to any criminal offences that might be committed against them or by them.
Article 28
Costs
1.   The Agency shall bear the costs incurred by experts participating in asylum support teams, in particular:
(a)
costs related to travel from the home Member State to the host Member State, travel from the host Member State to the home Member State and travel within the host Member State for the purposes of deployment;
(b)
costs related to vaccinations;
(c)
costs related to special insurance needs;
(d)
costs related to health care;
(e)
daily subsistence allowances, including accommodation costs;
(f)
costs related to the Agency’s technical equipment;
(g)
experts’ fees;
(h)
transportation costs, including car rental costs and all related costs such as insurance, fuel and tolls;
(i)
telecommunication costs.
2.   The Management Board shall establish detailed rules and update them as necessary as regards the payment of costs incurred by experts in accordance with paragraph 1.
CHAPTER 7
INFORMATION EXCHANGE AND DATA PROTECTION
Article 29
Information exchange systems
1.   The Agency shall facilitate the exchange of information relevant to its tasks with the Commission, the Member States and, where appropriate, the relevant Union bodies, offices and agencies.
2.   The Agency shall, in cooperation with the European Union Agency for the Operational Management of Large-Scale IT Systems in the Area of Freedom, Security and Justice (eu-LISA), established by Regulation (EU) 2018/1726 of the European Parliament and of the Council 
(
22
)
, develop and operate an information system capable of exchanging classified information in accordance with Council Decision 2013/488/EU 
(
23
)
 and Commission Decision (EU, Euratom) 2015/444 
(
24
)
 and personal data as referred to in Articles 31 and 32 of this Regulation with the actors referred to in paragraph 1 of this Article.
Article 30
Data Protection
1.   The Agency shall apply Regulation (EU) 2018/1725 when processing personal data.
2.   The Management Board shall take measures for the application of Regulation (EU) 2018/1725 by the Agency, including measures concerning the appointment of the Agency’s data protection officer. Those measures shall be taken after consulting the European Data Protection Supervisor.
3.   Without prejudice to Articles 31 and 32, the Agency may process personal data for necessary administrative purposes related to personnel.
4.   The transfer of personal data processed by the Agency and the onward transfer by Member States of personal data processed in the framework of this Regulation to authorities of third countries or to third parties, including international organisations, shall be prohibited.
5.   By way of derogation from paragraph 4, the Agency may transfer, subject to the informed and freely given consent of a third-country national identified for the sole purpose of conducting a resettlement procedure, his or her full name, information on the course of the resettlement procedure involving him or her and information on the outcome of such a resettlement procedure to relevant international organisations to the extent necessary for that purpose. Such personal data shall not be further processed for any other purpose or transferred onwards.
6.   Where experts participating in asylum support teams process personal data under the instructions of the host Member State during the provision of operational and technical assistance to that Member State, Regulation (EU) 2016/679 shall apply.
Article 31
Purposes of processing personal data
1.   The Agency shall process personal data only to the extent necessary and for the following purposes:
(a)
providing operational and technical assistance in accordance with Article 16(2) and Article 21(2) and (3);
(b)
carrying out case sampling for the purposes of monitoring as referred to in Article 14;
(c)
facilitating the exchange of information with the competent national authorities, the European Border and Coast Guard Agency, Europol or Eurojust in accordance with Article 37 and in the framework of information obtained when performing the tasks listed in Article 21(3) where necessary for the performance of their tasks in accordance with their respective mandates;
(d)
analysing information on the situation of asylum as referred to in Article 5;
(e)
assisting Member States with their actions on resettlement.
2.   Any processing of personal data shall respect the principle of proportionality and be strictly limited to personal data necessary for the purposes referred to in paragraph 1.
3.   Member States or other Union bodies, offices and agencies providing personal data to the Agency shall only transfer data to the Agency for the purposes referred to in paragraph 1. Any processing of retained personal data for purposes other than those referred to in paragraph 1 shall be prohibited.
4.   Member States or other Union bodies, offices and agencies providing personal data to the Agency may indicate, at the moment of transferring personal data, any restriction on access or use, in general or specific terms, including as regards transfer, erasure or destruction. Where the need for such restrictions becomes apparent after the transfer of personal data, the Member State or Union body, office or agency concerned shall inform the Agency accordingly. The Agency shall comply with such restrictions.
Article 32
Processing of personal data for the provision of operational and technical assistance and for the purposes of resettlement
1.   The processing by the Agency of personal data collected by or transmitted to it by the Member States or by its own staff when providing operational and technical assistance to Member States and for the purposes of resettlement shall be limited to the following data on third-country nationals:
(a)
full name;
(b)
date and place of birth;
(c)
place of residence or stay;
(d)
gender;
(e)
age;
(f)
nationality;
(g)
profession;
(h)
education;
(i)
family members;
(j)
date and place of arrival;
(k)
fingerprint data;
(l)
facial image data; and
(m)
status in relation to international protection.
2.   The Agency may process the personal data referred to in paragraph 1 where necessary for one of the following purposes:
(a)
to take an operational and technical measure under Article 16(2), point (a), (b), (c), (g) or (h);
(b)
to transmit those personal data to the European Border and Coast Guard Agency, Europol or Eurojust for the performance of their tasks in accordance with their respective mandates and in accordance with Article 30;
(c)
to transmit those personal data to the national authorities responsible for asylum and immigration and other relevant services in accordance with national law and national and Union data protection rules;
(d)
to analyse information on the situation of asylum as referred to in Article 5;
(e)
to assist Member States with their actions on resettlement.
3.   Where strictly necessary for an operational and technical measure under Article 16(2), point (c), or for the purpose referred to in paragraph 2, point (e), of this Article, the Agency may, in relation to a specific case, process personal data necessary for the assessment of whether a third-country national qualifies for international protection and personal data concerning the health or specific vulnerabilities of a third-country national. Those personal data shall be made accessible only to staff who, in the specific case, need knowledge of them. Those staff shall safeguard the confidentiality of that data. Such personal data shall not be further processed or transferred onwards.
4.   The Agency shall delete personal data as soon as it has transmitted them to the European Border and Coast Guard Agency, Europol or Eurojust or to the competent national authorities or as soon as they have been used to analyse information on the situation of asylum as referred to in Article 5. In any event, the data storage period shall not exceed 30 days from the date on which the Agency collects or receives those personal data. The Agency shall anonymise personal data in the information analysis on the situation of asylum referred to in Article 5.
5.   The Agency shall delete personal data obtained for the purpose referred to in Article 31(1), point (e), as soon as they are no longer necessary for the purpose for which they were obtained and, in any event, no later than 30 days from the date on which the third-country national was resettled.
6.   Without prejudice to other rights provided for in Regulation (EU) 2016/679 and in addition to the information referred to in Article 13 of that Regulation, experts participating in asylum support teams transmitting personal data pursuant to paragraph 1 of this Article shall provide third-country nationals, at the time of the collection of their personal data, with the contact details of the relevant supervisory authority responsible for monitoring and enforcing compliance with that Regulation.
Article 33
Cooperation with Denmark
The Agency shall facilitate operational cooperation with Denmark, including the exchange of information and best practices in matters covered by its activities.
Article 34
Cooperation with associated countries
1.   The Agency shall be open to the participation of Iceland, Liechtenstein, Norway and Switzerland.
2.   The nature, extent and manner in which Iceland, Liechtenstein, Norway and Switzerland are to participate in the Agency’s work shall be set out in relevant arrangements. Those arrangements shall include provisions relating to participation in initiatives undertaken by the Agency, financial contributions, participation in the meetings of the Management Board and staff. As regards staff, the arrangements shall comply with the Staff Regulations of Officials of the European Union (the ‘Staff Regulations’) and the Conditions of Employment of Other Servants of the Union (the ‘Conditions of Employment’) laid down in Council Regulation (EEC, Euratom, ECSC) No 259/68 
(
25
)
.
Article 35
Cooperation with third countries
1.   In matters related to its activities and to the extent required for the fulfilment of its tasks, the Agency shall facilitate and encourage operational cooperation between Member States and third countries, within the framework of the Union’s external policy, including with regard to the protection of fundamental rights, and in cooperation with the EEAS. The Agency and the Member States shall promote and comply with norms and standards which form part of Union law, including when carrying out activities on the territory of third countries.
2.   The Agency may cooperate with the authorities of third countries competent in matters covered by this Regulation with the support of and in coordination with Union delegations, in particular with a view to promoting Union standards on asylum, assisting third countries as regards expertise and capacity building for their own asylum and reception systems, and implementing regional development and protection programmes and other actions. The Agency may carry out such cooperation within the framework of working arrangements concluded with those authorities in accordance with Union law and policy. The Management Board shall decide on those working arrangements, which shall be subject to prior approval by the Commission. The Agency shall inform the European Parliament and the Council before a working arrangement is concluded.
3.   Within the framework of cooperation with third countries, the Agency may support a Member State in the implementation of resettlement schemes, at the request of that Member State.
4.   Within the framework of the Union’s external policy, the Agency shall, where appropriate, participate in the implementation of international agreements concluded by the Union with third countries regarding matters covered by this Regulation.
5.   The Agency may benefit from Union funding in accordance with the provisions of the relevant instruments supporting the Union’s external policy. The Agency may launch and finance technical assistance projects in third countries regarding matters covered by this Regulation.
6.   The Agency shall inform the European Parliament of activities conducted pursuant to this Article by means of its annual report on the situation of asylum in the Union referred to in Article 69. That report shall also include an assessment of the cooperation with third countries.
Article 36
Liaison officers in third countries
1.   The Agency may deploy experts from its own staff as liaison officers. Liaison officers shall enjoy the highest possible protection when carrying out their duties in third countries. Liaison officers shall only be deployed to third countries whose migration and asylum management practices comply with non-derogable human rights standards.
2.   Within the framework of the Union’s external policy, priority for the deployment of liaison officers shall be given to those third countries which, on the basis of the information analysis on their situation of asylum referred to in Article 5, constitute countries of origin or transit regarding asylum-related migration. The deployment of liaison officers shall be subject to approval by the Management Board.
3.   The tasks of the liaison officers shall include, in compliance with Union law and in a manner that fully respects fundamental rights, establishing and maintaining contacts with the competent authorities of the third country to which they are deployed with a view to gathering information, contributing to the establishment of protection-sensitive migration management and, as appropriate, facilitating access to legal pathways to the Union for persons in need of protection, including by means of resettlement. The liaison officers shall coordinate closely with Union delegations and, where appropriate, international organisations and bodies, in particular the UNHCR.
4.   The decision of the Agency to deploy liaison officers to third countries shall be subject to receiving the prior opinion of the Commission. The European Parliament shall be kept fully informed accordingly without delay.
Article 37
Cooperation with Union bodies, offices and agencies
1.   The Agency shall cooperate with the Union bodies, offices and agencies which carry out activities relating to its field of activity, in particular the bodies, offices and agencies in the field of justice and home affairs which are competent in matters covered by this Regulation.
2.   Cooperation as referred to in paragraph 1 shall take place, subject to the Commission’s prior approval, within the framework of working arrangements concluded with the Union bodies, offices and agencies referred to in that paragraph. The Agency shall inform the European Parliament and the Council of any such working arrangements.
3.   Cooperation as referred to in paragraph 1 shall create synergies among the relevant Union bodies, offices and agencies, and any duplication of effort in the work carried out by each Union body, office or agency pursuant to its mandate shall be avoided.
Article 38
Cooperation with the UNHCR and other international organisations
The Agency shall cooperate with international organisations, in particular the UNHCR, in areas governed by this Regulation, within the framework of working arrangements concluded with such organisations, in accordance with the Treaties and the instruments setting out the competence of such organisations. The Management Board shall decide on the working arrangements, which shall be subject to prior approval by the Commission. The Agency shall inform the European Parliament and the Council of any such working arrangements.
CHAPTER 8
ORGANISATION OF THE AGENCY
Article 39
Administrative and management structure
The Agency’s administrative and management structure shall comprise:
(a)
a Management Board, which shall exercise the functions set out in Article 41;
(b)
an Executive Director, who shall exercise the responsibilities set out in Article 47;
(c)
a Deputy Executive Director, as established in Article 48;
(d)
a fundamental rights officer, as established in Article 49; and
(e)
a Consultative Forum, as established in Article 50.
Article 40
Composition of the Management Board
1.   The Management Board shall be composed of one representative of each Member State and two representatives of the Commission. Each of those representatives shall have the right to vote.
2.   The Management Board shall include one representative of the UNHCR. That representative shall not have the right to vote.
3.   Each member of the Management Board shall have an alternate. An alternate shall represent a member of the Management Board in his or her absence.
4.   Members of the Management Board and their alternates shall be appointed in the light of their knowledge and expertise in the field of asylum, taking into account relevant managerial, administrative and budgetary skills. All parties involved shall aim to achieve a balanced representation between men and women on the Management Board.
5.   The term of office for members of the Management Board shall be 4 years. That term shall be renewable. On the expiry of their term of office or in the event of their resignation, members shall remain in office until their term of office is renewed or until they are replaced.
Article 41
Functions of the Management Board
1.   The Management Board shall give general orientation for the Agency’s activities and shall ensure that the Agency performs its tasks. In particular, the Management Board shall:
(a)
adopt the annual budget of the Agency by a majority of two-thirds of its members with the right to vote and exercise other functions in respect of the Agency’s budget pursuant to Chapter 9;
(b)
adopt a consolidated annual report on the Agency’s activities, send it, by 1 July each year, to the European Parliament, to the Council, to the Commission and to the Court of Auditors, and make it public;
(c)
adopt the financial rules applicable to the Agency in accordance with Article 56;
(d)
take all decisions for the purpose of fulfilling the Agency’s mandate as laid down in this Regulation;
(e)
adopt an anti-fraud strategy, which shall be proportionate to the risk of fraud, taking into account the costs and benefits of the measures to be implemented as part of that strategy;
(f)
adopt rules for the prevention and management of conflicts of interest in respect of its members;
(g)
adopt and regularly update the communication and dissemination plans referred to in Article 2(2) on the basis of a needs analysis;
(h)
adopt its rules of procedure;
(i)
exercise, in accordance with paragraph 2, with respect to the Agency’s staff, the powers conferred by the Staff Regulations on the appointing authority and by the Conditions of Employment on the authority empowered to conclude a contract of employment (the ‘appointing authority powers’);
(j)
adopt appropriate implementing rules for giving effect to the Staff Regulations and the Conditions of Employment in accordance with Article 110 of the Staff Regulations;
(k)
appoint the Executive Director and Deputy Executive Director, exercise disciplinary authority over them and, where necessary, extend their terms of office or remove them from office in accordance with Articles 46 or 48, as appropriate;
(l)
appoint the fundamental rights officer, subject to the Staff Regulations and the Conditions of Employment, from a selection of candidates proposed by the Executive Director;
(m)
appoint an accounting officer, subject to the Staff Regulations and the Conditions of Employment, who shall be completely independent in the performance of his or her duties;
(n)
adopt an annual report on the situation of asylum in the Union in accordance with Article 69;
(o)
take all decisions on the development of the information systems provided for in this Regulation, including the information portal referred to Article 9(2), point (b);
(p)
adopt the detailed rules for the application of Regulation (EC) No 1049/2001 in accordance with Article 63 of this Regulation;
(q)
take measures for the application of Regulation (EU) 2018/1725 by the Agency, including measures concerning the appointment of the Agency’s data protection officer;
(r)
adopt the Agency’s staff policy in accordance with Article 60;
(s)
adopt each year the Agency’s programming document in accordance with Article 42;
(t)
take all decisions on the establishment of the Agency’s internal structures and, where necessary, their modification;
(u)
ensure adequate follow-up to findings and recommendations stemming from internal or external audit reports and evaluations, as well as from investigations by the European Anti-Fraud Office (OLAF);
(v)
adopt the operational standards, indicators, guidelines and best practices developed by the Agency in accordance with Article 13(2);
(w)
endorse the guidance notes concerning country-of-origin information and any review or update of those guidance notes in accordance with Article 11(2) and (4);
(x)
adopt a decision establishing a common methodology for the monitoring mechanism referred to in Article 14;
(y)
adopt the programme for monitoring the operational and technical application of the CEAS in accordance with Article 15(1);
(z)
adopt the recommendations following a monitoring exercise in accordance with Article 15(4);
(aa)
decide on the profiles and overall numbers of experts to be made available for asylum support teams and for the asylum reserve pool in accordance with Article 19(2) and (6);
(ab)
adopt a strategy for relations with third countries or international organisations concerning matters for which the Agency is competent, as well as a working arrangement with the Commission for its implementation;
(ac)
authorise and approve the conclusion of working arrangements in accordance with Articles 35, 37 and 38.
2.   The Management Board shall adopt, in accordance with Article 110 of the Staff Regulations, a decision based on Article 2(1) of the Staff Regulations and on Article 6 of the Conditions of Employment, delegating relevant appointing authority powers to the Executive Director and establishing the conditions under which that delegation of appointing authority powers can be suspended. The Executive Director shall be authorised to sub-delegate the appointing authority powers.
Where exceptional circumstances so require, the Management Board may, by way of a decision, temporarily suspend the delegation of the appointing authority powers to the Executive Director and those sub-delegated by the Executive Director and exercise them itself or delegate them to one of its members or to a staff member other than the Executive Director.
3.   The Management Board may establish a small-sized Executive Board to assist it and the Executive Director with regard to the preparation of the decisions, programmes and activities to be adopted by the Management Board. Where necessary, the Executive Board may take certain provisional, urgent decisions on behalf of the Management Board, in particular on administrative management matters. The Executive Board shall not take decisions that are required to be passed by a majority of either two-thirds or three-fourths of the members of the Management Board. The Management Board may delegate certain clearly defined tasks to the Executive Board, in particular where such a delegation would improve the efficiency of the Agency. The Management Board shall not delegate to the Executive Board tasks related to decisions that are required to be passed by a majority of either two-thirds or three-fourths of the members of the Management Board. For the purposes of establishing the Executive Board, the Management Board shall adopt its rules of procedure. Those rules of procedure shall, in particular, cover the composition and functions of the Executive Board.
Article 42
Multi-annual programming and annual work programmes
1.   The Management Board shall send a draft version of a programming document containing the multi-annual and annual programming, based on a draft put forward by the Executive Director, to the European Parliament, to the Council and to the Commission by 31 January each year. The Management Board shall likewise send any later updated draft versions of the programming document to the European Parliament, to the Council and to the Commission.
By 30 November each year, the Management Board shall adopt, by a majority of two-thirds of its members with the right to vote, the programming document, taking into account the opinion of the Commission and, in the case of the multi-annual programming, after consulting the European Parliament. The Management Board shall forward the programming document to the European Parliament, to the Council and to the Commission.
The programming document shall become final after the definitive adoption of the general budget of the Union and, if necessary, shall be adjusted accordingly.
2.   The multi-annual programming shall set out the overall strategic programming in the medium and long-term including objectives, expected results and performance indicators. The multi-annual programming shall also set out resource programming, including a multi-annual budget and staff numbers.
The multi-annual programming shall set the strategic areas of intervention and explain what needs to be done to achieve the objectives set out therein. The multi-annual programming shall include the strategy for relations with third countries and international organisations referred to in Articles 35 and 38, respectively, the actions linked to that strategy and a specification of the associated resources.
The multi-annual programming shall be implemented by means of annual work programmes. The multi-annual programming shall be updated annually and where appropriate, in particular to address the outcome of the evaluation referred to in Article 70.
3.   The annual work programme shall comprise detailed objectives and expected results including performance indicators. The annual work programme shall also contain a description of the actions to be financed and an indication of the financial and human resources allocated to each activity, in accordance with the principles of activity-based budgeting and management. The annual work programme shall be consistent with the multi-annual programming referred to in paragraph 2. The annual work programme shall clearly indicate the tasks that have been added, changed or deleted in comparison with the previous financial year.
4.   The Management Board shall amend the annual work programme when the Agency is given a new task.
Any substantial amendment to the annual work programme shall be adopted by the same procedure as the initial annual work programme. The Management Board may delegate the power to make non-substantial amendments to the annual work programme to the Executive Director.
Article 43
Chairperson of the Management Board
1.   The Management Board shall elect a Chairperson and a Deputy Chairperson from its members with the right to vote. The Chairperson and the Deputy Chairperson shall be elected by a majority of two-thirds of the members of the Management Board with the right to vote.
The Deputy Chairperson shall automatically replace the Chairperson if he or she is prevented from attending to his or her duties.
2.   The term of office of the Chairperson and the Deputy Chairperson shall be 4 years, renewable once. If, however, their membership of the Management Board ends at any time during their term of office, their term of office shall automatically expire on that date.
Article 44
Meetings of the Management Board
1.   The Chairperson shall convene meetings of the Management Board.
2.   The Executive Director shall take part in the deliberations of the Management Board, without the right to vote.
3.   The representative of the UNHCR shall not take part in any meetings during which the Management Board performs the functions laid down in Article 41(1), point (e), (f), (i), (j), (k), (p), (r), (s), (t) or (u), or in Article 41(2), and when the Management Board decides to make financial resources available for financing UNHCR activities as provided for in Article 52 to enable the Agency to benefit from the UNHCR’s expertise.
4.   The Management Board shall hold at least two ordinary meetings a year. In addition, the Management Board shall meet on the initiative of its Chairperson, at the request of the Commission or at the request of one-third of its members.
5.   The Management Board may invite any person whose opinion may be of interest to attend its meetings as an observer.
6.   Denmark shall be invited to send a representative to attend the meetings of the Management Board.
7.   The members and the alternates of the Management Board may, subject to its rules of procedure, be assisted at the meetings by advisers or experts.
8.   The Agency shall provide the secretariat for the Management Board.
Article 45
Voting rules of the Management Board
1.   Unless otherwise provided, the Management Board shall take its decisions by an absolute majority of its members with the right to vote.
2.   Each member with the right to vote shall have one vote. In the absence of a member with the right to vote, his or her alternate shall be entitled to exercise his or her right to vote.
3.   The Chairperson shall take part in the voting.
4.   The Executive Director shall not take part in the voting.
5.   Representatives of Member States that do not fully participate in the Union 
acquis
 in the field of asylum shall not vote where the Management Board is called on to adopt operational standards, indicators, guidelines or best practices which relate exclusively to a Union asylum instrument by which the Member States they represent are not bound.
6.   The Management Board’s rules of procedure shall establish more detailed voting arrangements, in particular the circumstances in which a member may act on behalf of another member.
Article 46
Executive Director
1.   The Executive Director shall be a member of staff and shall be recruited as a temporary agent of the Agency in accordance with Article 2, point (a), of the Conditions of Employment.
2.   The Commission shall propose at least three candidates for the post of executive director based on a list following publication of the post in the 
Official Journal of the European Union
 and, as appropriate, other press or internet sites.
3.   The Management Board shall appoint the Executive Director on the grounds of merit, documented high-level administrative and management skills and senior professional experience in the field of migration and asylum. Before appointment, the candidates proposed by the Commission shall be invited to make a statement before the competent committee or committees of the European Parliament and answer questions put by the members of that committee or those committees.
Following such a statement, the European Parliament shall adopt an opinion setting out its views and may indicate a preferred candidate.
The Management Board shall appoint the Executive Director, taking the opinion of the European Parliament referred to in the second subparagraph into account.
If the Management Board takes a decision to appoint a candidate other than the candidate whom the European Parliament indicated as its preferred candidate, the Management Board shall inform the European Parliament and the Council in writing of the manner in which the opinion of the European Parliament was taken into account.
For the purpose of concluding the contract with the Executive Director, the Agency shall be represented by the Chairperson of the Management Board.
4.   The term of office of the Executive Director shall be 5 years. By the end of that period, the Commission shall undertake an assessment that takes into account an evaluation of the Executive Director’s performance and the Agency’s future tasks and challenges.
5.   The Management Board, acting on a proposal from the Commission that takes into account the assessment referred to in paragraph 4, may extend the term of office of the Executive Director once for no more than 5 years.
6.   The Management Board shall inform the European Parliament if it intends to extend the Executive Director’s term of office. Within the 1-month period before any such extension, the Executive Director may be invited to make a statement before the competent committee or committees of the European Parliament and answer questions put by the members of that committee or those committees.
7.   An Executive Director whose term of office has been extended shall not participate in another selection procedure for the same post at the end of the overall period.
8.   The Executive Director may be removed from office only upon a decision of the Management Board acting on a proposal from the Commission.
9.   The Management Board shall take decisions on the appointment, extension of the term of office or removal from office of the Executive Director by a two-thirds majority of its members with the right to vote.
Article 47
Responsibilities of the Executive Director
1.   The Executive Director shall manage the Agency. The Executive Director shall be accountable to the Management Board.
2.   Without prejudice to the powers of the Commission and the Management Board, the Executive Director shall be independent in the performance of his or her duties and shall neither seek nor take instructions from any government, institution, person or other body.
3.   The Executive Director shall report to the European Parliament on the performance of his or her duties when invited to do so. The Council may invite the Executive Director to report on the performance of his or her duties.
4.   The Executive Director shall be the legal representative of the Agency.
5.   The Executive Director shall be responsible for the implementation of the tasks assigned to the Agency by this Regulation. In particular, the Executive Director shall be responsible for:
(a)
the day-to-day administration of the Agency;
(b)
implementing decisions adopted by the Management Board;
(c)
preparing programming documents referred to in Article 42 and submitting them to the Management Board after consulting the Commission;
(d)
implementing programming documents referred to in Article 42 and reporting to the Management Board on their implementation;
(e)
preparing consolidated annual reports on the Agency’s activities and presenting them to the Management Board for adoption;
(f)
preparing an action plan following-up conclusions of internal or external audit reports and evaluations, as well as investigations by OLAF, and reporting on progress twice a year to the Commission and regularly to the Management Board and, if applicable, to the Executive Board;
(g)
without prejudice to the investigative competence of OLAF, protecting the financial interests of the Union by applying preventive measures against fraud, corruption and any other illegal activities, by effective checks and, if irregularities are detected, by recovering amounts wrongly paid and, where appropriate, by imposing effective, proportionate and dissuasive administrative and financial penalties;
(h)
preparing an anti-fraud strategy for the Agency and presenting it to the Management Board for approval;
(i)
preparing the draft financial rules applicable to the Agency;
(j)
drawing up provisional draft statements of estimates of the Agency’s revenue and expenditure in accordance with Article 53, and implementing its budget;
(k)
exercising the powers laid down in Article 60 in respect of the Agency’s staff;
(l)
taking all decisions on the management of the information systems provided for in this Regulation, including the information portal referred to in Article 9(2), point (b);
(m)
taking all decisions on the management of the Agency’s internal structures;
(n)
drafting reports on the situation in third countries as referred to in Article 9;
(o)
submitting the common analysis and guidance notes to the Management Board in accordance with Article 11(2);
(p)
setting up teams of experts for the purpose of Articles 14 and 15 which shall be composed of experts from the Agency’s own staff, the Commission and, where necessary, the Member States and, as observers, the UNHCR;
(q)
initiating a monitoring exercise in accordance with Article 15(2);
(r)
submitting the findings and draft recommendations in the context of a monitoring exercise to the Member State concerned and subsequently to the Management Board in accordance with Article 15(3) and (4);
(s)
reporting to the Management Board and to the Commission in accordance with Article 4(5);
(t)
evaluating, approving and coordinating requests for operational and technical assistance in accordance with Article 16(1) and Article 20;
(u)
ensuring the implementation of operational plans as referred to in Article 18;
(v)
ensuring coordination of the Agency’s activities in the migration management support teams with the Commission and other relevant Union bodies, offices and agencies in accordance with Article 21(1);
(w)
ensuring the implementation of Council decisions as referred to in Article 22(2);
(x)
deciding, in consultation with the Management Board, on the acquisition or lease of technical equipment in accordance with Article 23(2);
(y)
proposing a selection of candidates for appointment as the fundamental rights officer in accordance with Article 49(1);
(z)
appointing a coordinating officer of the Agency in accordance with Article 25(2).
Article 48
Deputy Executive Director
1.   A Deputy Executive Director shall assist the Executive Director in the management of the Agency and in the performance of the tasks referred to in Article 47(5). If the Executive Director is absent or indisposed, the Deputy Executive Director shall take his or her place.
2.   The Management Board shall appoint the Deputy Executive Director on a proposal of the Executive Director. The Deputy Executive Director shall be appointed on the grounds of merit, appropriate administrative and management skills, and relevant professional experience in the field of asylum. The Executive Director shall propose at least three candidates for the post of Deputy Executive Director. The Management Board shall have the power to extend the term of office of the Deputy Executive Director or to remove the Deputy Executive Director from office acting on the proposal from the Executive Director. Article 46(1), (4), (7) and (9) shall apply mutatis mutandis to the Deputy Executive Director.
Article 49
Fundamental rights officer
1.   The Management Board shall appoint a fundamental rights officer from a selection of candidates proposed by the Executive Director. The fundamental rights officer shall have the necessary qualifications and experience in the field of fundamental rights and asylum.
2.   The fundamental rights officer shall be independent in the performance of his or her duties and shall report directly to the Management Board.
3.   The fundamental rights officer shall be responsible for ensuring the Agency’s compliance with fundamental rights in all of its activities and promoting respect by the Agency of fundamental rights. The fundamental rights officer shall also be responsible for implementing the complaints mechanism referred to in Article 51.
4.   The fundamental rights officer shall cooperate with the Consultative Forum.
5.   The fundamental rights officer shall be consulted on, inter alia, operational plans as referred to in Article 18, evaluation of the Agency’s operational and technical assistance, the code of conduct referred to in Article 58 and the European asylum curriculum referred to in Article 8(3). The fundamental rights officer shall have access to all information concerning respect for fundamental rights in relation to all the Agency’s activities, including by organising visits, with the consent of the Member State concerned, to the places where the Agency carries out operational activities.
Article 50
Consultative Forum
1.   The Agency shall maintain a close dialogue with relevant civil society organisations and relevant competent bodies operating in the field of asylum policy at local, regional, national, Union or international level. For that purpose, the Agency shall set up a Consultative Forum.
2.   The Consultative Forum shall constitute a mechanism for the exchange of information and the sharing of knowledge. The Consultative Forum shall ensure a close dialogue between the Agency and relevant organisations and bodies referred to in paragraph 1.
3.   The Agency shall invite the European Union Agency for Fundamental Rights, the European Border and Coast Guard Agency, the UNHCR and other relevant organisations and bodies referred to in paragraph 1 to be members of the Consultative Forum.
On a proposal of the Executive Director, the Management Board shall decide on the composition of the Consultative Forum, including on thematic or geographically focused consultation groups, and on the conditions for transmitting information to the Consultative Forum. The Consultative Forum shall, after consulting the Management Board and the Executive Director, establish its working methods, including thematic or geographically focused working groups as deemed necessary and useful.
4.   The Consultative Forum shall advise the Executive Director and the Management Board on asylum-related matters in accordance with the Agency’s specific needs in areas identified as a priority for its work.
5.   The Consultative Forum shall, in particular:
(a)
make suggestions to the Management Board on the annual and multi-annual programming referred to in Article 42;
(b)
provide feedback to the Management Board and suggest measures as follow-up to the annual report on the situation of asylum in the Union referred to in Article 69; and
(c)
communicate to the Executive Director and the Management Board the conclusions and recommendations of conferences, seminars and meetings, and the findings from studies or field work carried out by any of the member organisations or bodies of the Consultative Forum which is relevant to the work of the Agency.
6.   The Consultative Forum shall be consulted on the preparation, adoption and implementation of the fundamental rights strategy referred to in Article 57(3) and the code of conduct referred to in Article 58, the setting up of the complaints mechanism referred to in Article 51 and the development of the European asylum curriculum referred to in Article 8(3).
7.   The Consultative Forum shall meet in full session at least once a year and shall organise meetings for the thematic or geographically focused consultation groups as necessary.
Article 51
Complaints mechanism
1.   The Agency shall set up a complaints mechanism to ensure that fundamental rights are respected in all of the Agency’s activities.
2.   Any person who is directly affected by the actions of an expert participating in an asylum support team, and who considers that his or her fundamental rights have been violated due to those actions, or any party representing such a person, may submit a complaint in writing to the Agency.
3.   Only substantiated complaints involving concrete fundamental rights violations shall be admissible. Complaints which challenge a national authority’s decision on an individual application for international protection shall be inadmissible. Complaints which are anonymous, abusive, malicious, frivolous, vexatious, hypothetical or inaccurate shall also be inadmissible.
4.   The fundamental rights officer shall be responsible for handling complaints received by the Agency and shall do so in accordance with the right to good administration. For that purpose, the fundamental rights officer shall:
(a)
review the admissibility of a complaint;
(b)
register admissible complaints;
(c)
forward all registered complaints to the Executive Director;
(d)
forward complaints concerning experts participating in an asylum support team to the home Member State;
(e)
inform the relevant authority or body competent for fundamental rights in a Member State of a complaint; and
(f)
register and ensure follow-up by the Agency or the Member State concerned.
5.   In accordance with the right to good administration, where a complaint is admissible, the complainant shall be informed that a complaint has been registered, that an assessment has been initiated and that a response may be expected as soon as it becomes available. Where a complaint is forwarded to a national authority or body, the complainant shall be provided with the contact details of that authority or body. Where a complaint is inadmissible, the complainant shall be informed of the reasons for the inadmissibility and, where possible, provided with further options for addressing his or her concerns. Any decision shall be in writing and reasoned.
6.   In the case of a registered complaint concerning a staff member of the Agency, the Executive Director shall ensure appropriate follow-up, in consultation with the fundamental rights officer, including disciplinary measures as necessary. The Executive Director shall report within a determined timeframe to the fundamental rights officer on the findings and follow-up made by the Agency in response to a complaint, including any disciplinary measures.
7.   Where a complaint is related to data protection issues, the Executive Director shall involve the Agency’s data protection officer. The fundamental rights officer and the data protection officer shall establish, in writing, a memorandum of understanding specifying the division of tasks between them and the way in which they cooperate as regards complaints received.
8.   In the case of a complaint concerning an expert of a Member State, including seconded national experts, the home Member State shall ensure appropriate follow-up, including disciplinary measures as necessary or other measures in accordance with national law. The home Member State shall report to the fundamental rights officer on the findings and follow-up made in response to a complaint within a determined time period and, if necessary, at regular intervals thereafter. The Agency shall follow the matter up where no report is received from the home Member State.
9.   Where an expert deployed by a Member State, including seconded national experts, is found to have violated fundamental rights or international protection obligations, the Executive Director shall request the Member State to remove that expert or seconded national expert immediately from the activities of the Agency. Where an expert deployed by the Agency is found to have violated fundamental rights or international protection obligations, the Executive Director shall remove that expert from the activities of the Agency.
10.   The fundamental rights officer shall report to the Executive Director and to the Management Board on the findings and follow-up made by the Agency and the Member States concerned in response to a complaint. The Agency shall include information on the complaints mechanism in its annual report on the situation of asylum in the Union referred to in Article 69.
11.   The Agency, including the fundamental rights officer, shall handle and process any personal data contained in a complaint in accordance with Regulation (EU) 2018/1725. Member States shall handle and process any personal data contained in a complaint in accordance with Regulation (EU) 2016/679 or Directive (EU) 2016/680, as appropriate. When a complainant submits a complaint, that complainant shall be deemed to have consented to the processing of his or her personal data by the Agency and the fundamental rights officer within the meaning of Article 5(1), point (d), of Regulation (EU) 2018/1725. In order to safeguard the interests of complainants, the fundamental rights officer shall deal confidentially with complaints in accordance with national and Union law unless the complainant explicitly waives his or her right to confidentiality. Where a complainant waives his or her right to confidentiality, that complainant shall be deemed to have consented to the disclosure, where necessary, by the fundamental rights officer or the Agency of his or her identity to the competent authorities or bodies in relation to the subject of the complaint.
CHAPTER 9
FINANCIAL PROVISIONS
Article 52
Budget
1.   Estimates of the revenue and expenditure of the Agency shall be prepared each financial year, corresponding to the calendar year, and shall be shown in the Agency’s budget.
2.   The Agency’s budget shall be balanced in terms of revenue and of expenditure.
3.   Without prejudice to other resources, the Agency’s revenue shall comprise:
(a)
a contribution from the Union entered in the general budget of the Union;
(b)
Union funding under indirect management or in the form of ad hoc grants in accordance with the financial rules applicable to the Agency and with the provisions of the relevant instruments supporting the policies of the Union;
(c)
any voluntary financial contribution from Member States;
(d)
any contribution from associated countries;
(e)
charges for publications and any service provided by the Agency.
4.   The expenditure of the Agency shall include staff remuneration, administrative and infrastructure expenses, and operating expenditure.
Article 53
Establishment of the budget
1.   Each year the Executive Director shall draw up a provisional draft statement of estimates of the Agency’s revenue and expenditure for the following financial year, including the establishment plan, and send it to the Management Board.
2.   The Management Board shall, on the basis of the provisional draft statement of estimates referred to in paragraph 1, adopt a draft statement of estimates of the Agency’s revenue and expenditure for the following financial year.
3.   The draft statement of estimates of the Agency’s revenue and expenditure referred to in paragraph 2 shall be sent to the Commission, the European Parliament and the Council by 31 January each year.
4.   The Commission shall send the statement of estimates to the budgetary authority together with the draft general budget of the Union.
5.   On the basis of the statement of estimates, the Commission shall enter in the draft general budget of the Union the estimates it considers necessary for the establishment plan and the amount of the contribution from the Union to be charged to the general budget, which it shall place before the budgetary authority in accordance with Articles 313 and 314 TFEU.
6.   The budgetary authority shall authorise the appropriations for the contribution from the Union to the Agency.
7.   The budgetary authority shall adopt the Agency’s establishment plan.
8.   The Management Board shall adopt the Agency’s budget. The Agency’s budget shall become final following the definitive adoption of the general budget of the Union. Where necessary, the Agency’s budget shall be adjusted accordingly.
9.   For any building project likely to have significant implications for the budget of the Agency, Delegated Regulation (EU) 2019/715 shall apply.
Article 54
Implementation of the budget
1.   The Executive Director shall implement the Agency’s budget.
2.   Each year the Executive Director shall send to the budgetary authority all information relevant to the findings of evaluation procedures.
Article 55
Presentation of accounts and discharge
1.   By 1 March of financial year N + 1, the Agency’s accounting officer shall send the provisional accounts for financial year N to the Commission’s accounting officer and to the Court of Auditors.
2.   By 31 March of financial year N + 1, the Agency shall send the report on the budgetary and financial management for financial year N to the European Parliament, to the Council and to the Court of Auditors.
By 31 March of financial year N + 1, the Commission’s accounting officer shall send the Agency’s provisional accounts for financial year N, consolidated with the Commission’s accounts, to the Court of Auditors.
3.   On receipt of the Court of Auditors’ observations on the Agency’s provisional accounts pursuant to Article 246 of Regulation (EU, Euratom) 2018/1046 of the European Parliament and of the Council 
(
26
)
, the Executive Director shall draw up the Agency’s final accounts for financial year N under his or her own responsibility and submit them to the Management Board for an opinion.
4.   The Management Board shall deliver an opinion on the Agency’s final accounts for financial year N.
5.   The Executive Director shall, by 1 July of financial year N + 1, send the final accounts for financial year N, together with the Management Board’s opinion, to the European Parliament, to the Council, to the Commission and to the Court of Auditors.
6.   The final accounts for financial year N shall be published in the 
Official Journal of the European Union
 by 15 November of financial year N + 1.
7.   The Executive Director shall send the Court of Auditors a reply to its observations by 30 September of financial year N + 1. The Executive Director shall also send that reply to the Management Board.
8.   The Executive Director shall submit to the European Parliament, at the latter’s request, any information required for the smooth application of the discharge procedure for the financial year in question, in accordance with Article 261(3) of Regulation (EU, Euratom) 2018/1046.
9.   On a recommendation from the Council acting by a qualified majority, the European Parliament shall, before 15 May of financial year N + 2, give a discharge to the Executive Director in respect of the implementation of the budget for financial year N.
Article 56
Financial rules
1.   The Management Board shall adopt the financial rules applicable to the Agency after consulting the Commission. The financial rules shall comply with Delegated Regulation (EU) 2019/715, except where a derogation from that Regulation is specifically required for the Agency’s operation and the Commission has given its prior consent.
2.   The Agency may award grants related to the fulfilment of the tasks referred to in Article 2 of this Regulation and make use of framework contracts in accordance with this Regulation or by delegation of the Commission pursuant to Article 62(1), point (c)(iv), of Regulation (EU, Euratom) 2018/1046. The relevant provisions of Regulation (EU, Euratom) 2018/1046 shall apply.
CHAPTER 10
GENERAL PROVISIONS
Article 57
Protection of fundamental rights and the fundamental rights strategy
1.   The Agency shall guarantee the protection of fundamental rights in the performance of its tasks under this Regulation in accordance with relevant Union law, including the Charter, and relevant international law, in particular the Geneva Convention Relating to the Status of Refugees of 28 July 1951, as amended by the New York Protocol of 31 January 1967.
2.   The best interests of the child shall be a primary consideration when applying this Regulation.
3.   The Agency shall, on a proposal of the fundamental rights officer, adopt and implement a fundamental rights strategy to ensure respect for fundamental rights in all the Agency’s activities.
Article 58
Code of conduct
The Agency shall develop, adopt and implement a code of conduct applicable to all experts participating in asylum support teams. The code of conduct shall lay down procedures intended to guarantee the principles of the rule of law and respect for fundamental rights with a particular focus on children, unaccompanied minors and other persons in a vulnerable situation.
Article 59
Legal status
1.   The Agency shall be an agency of the Union. The Agency shall have legal personality.
2.   In each of the Member States, the Agency shall enjoy the most extensive legal capacity accorded to legal persons under their laws. The Agency may, in particular, acquire and dispose of movable and immovable property and be a party to legal proceedings.
3.   The Agency shall be independent as regards operational and technical matters.
4.   The Agency shall be represented by its Executive Director.
5.   The seat of the Agency shall be Malta.
Article 60
Staff
1.   The Staff Regulations, the Conditions of Employment and the rules adopted by agreement between the institutions of the Union for giving effect to the Staff Regulations and the Conditions of Employment shall apply to the Agency’s staff.
2.   The Management Board shall adopt appropriate implementing rules for giving effect to the Staff Regulations and the Conditions of Employment pursuant to Article 110 of the Staff Regulations.
3.   The Agency shall exercise the appointing authority powers in respect of its own staff.
4.   The Agency may make use of seconded national experts or other staff not employed by it. The Management Board shall adopt a decision laying down rules on the secondment of national experts to the Agency.
5.   The Agency may employ staff to work in the field in Member States.
Article 61
Privileges and immunities
Protocol No 7 on the Privileges and Immunities of the European Union annexed to the TEU and to the TFEU shall apply to the Agency and its staff.
Article 62
Language arrangements
1.   Council Regulation No 1 
(
27
)
 shall apply to the Agency.
2.   Without prejudice to decisions taken on the basis of Article 342 TFEU, the consolidated annual report on the Agency’s activities and programming documents as referred to in Article 42 shall be produced in all official languages of the institutions of the Union.
3.   The Translation Centre of the bodies of the European Union shall provide the translation services required for the functioning of the Agency.
Article 63
Transparency
1.   Regulation (EC) No 1049/2001 shall apply to documents held by the Agency.
2.   The Agency may communicate on its own initiative on matters falling within the scope of its tasks. The Agency shall make public the consolidated annual report on the Agency’s activities and ensure, in particular, that the public and any interested party are rapidly given objective, reliable and easily understandable information with regard to its work.
3.   The Management Board shall, within 6 months of the date of its first meeting, adopt detailed rules for the application of paragraphs 1 and 2.
4.   Any natural or legal person shall be entitled to address the Agency in writing in any official language of the institutions of the Union. He or she shall have the right to receive an answer in the same language.
5.   Decisions taken by the Agency pursuant to Article 8 of Regulation (EC) No 1049/2001 may give rise to a complaint being lodged with the European Ombudsman or an action before the CJEU, under the conditions laid down in Articles 228 and 263 TFEU respectively.
Article 64
Combating fraud
1.   In order to combat fraud, corruption and other unlawful activities Regulation (EU, Euratom) No 883/2013 shall apply without restriction. The Agency shall accede to the Interinstitutional Agreement of 25 May 1999 concerning internal investigations by OLAF and adopt appropriate provisions applicable to all the employees of the Agency using the template set out in the Annex to that Agreement.
2.   The Court of Auditors shall have the power of audit, on the basis of documents and on-the-spot checks and inspections, over all grant beneficiaries, contractors and subcontractors who have received Union funds from the Agency.
3.   OLAF may carry out investigations, including on-the-spot checks and inspections in accordance with the provisions and procedures laid down in Regulation (EU, Euratom) No 883/2013 and Council Regulation (Euratom, EC) No 2185/96 
(
28
)
 with a view to establishing whether there has been fraud, corruption or any other illegal activity affecting the financial interests of the Union in connection with a grant agreement or grant decision or a contract funded by the Agency.
4.   Without prejudice to paragraphs 1, 2 and 3, working arrangements with third countries and international organisations, contracts, grant agreements and grant decisions of the Agency shall contain provisions expressly empowering the Court of Auditors and OLAF to conduct such audits and investigations, in accordance with their respective competences.
Article 65
Security rules on the protection of classified information and sensitive non-classified information
1.   The Agency shall apply the Commission’s rules on security as set out in Commission Decisions (EU, Euratom) 2015/443 
(
29
)
 and (EU, Euratom) 2015/444. Those rules shall apply, in particular, to the exchange, processing and storage of classified information.
2.   The Agency shall apply the security principles relating to the processing of non-classified sensitive information as set out in Decisions (EU, Euratom) 2015/443 and (EU, Euratom) 2015/444 and as implemented by the Commission. The Management Board shall establish measures for the application of those security principles.
3.   Classification shall not preclude information from being made available to the European Parliament. The transmission and handling of information and documents transmitted to the European Parliament in accordance with this Regulation shall comply with the rules concerning the forwarding and handling of classified information which are applicable between the European Parliament and the Commission.
Article 66
Liability
1.   The Agency’s contractual liability shall be governed by the law applicable to the contract in question.
2.   The CJEU shall have jurisdiction to give judgment pursuant to any arbitration clause contained in a contract concluded by the Agency.
3.   In the case of non-contractual liability, the Agency shall, in accordance with the general principles common to the laws of the Member States, make good any damage caused by its departments or by its staff in the performance of their duties.
4.   The CJEU shall have jurisdiction in disputes over compensation for damages referred to in paragraph 3.
5.   The personal liability of the Agency’s staff towards it shall be governed by the provisions of the Staff Regulations or Conditions of Employment applicable to them.
Article 67
Administrative monitoring
The activities of the Agency shall be subject to the inquiries of the European Ombudsman in accordance with Article 228 TFEU.
Article 68
Headquarters agreement and operating conditions
1.   The necessary arrangements concerning the accommodation to be provided to the Agency in the Member State in which the Agency has its seat, the facilities to be made available by that Member State and the specific rules applicable in that Member State to members of the Management Board, Agency staff and members of their families shall be laid down in a Headquarters Agreement between the Agency and that Member State. The Headquarters Agreement shall be concluded after obtaining the approval of the Management Board.
2.   The Member State in which the Agency has its seat shall provide the Agency with the conditions necessary to ensure its proper functioning, including multilingual, European-oriented schooling and appropriate transport connections.
Article 69
Annual report on the situation of asylum in the Union
The Agency shall draw up an annual report on the situation of asylum in the Union. The Agency shall transmit that report to the Management Board, to the European Parliament, to the Council and to the Commission, and the Executive Director shall present it to the European Parliament. The annual report on the situation of asylum in the Union shall be made public.
Article 70
Evaluation and review
1.   Three months following the replacement of Regulation (EU) No 604/2013, the Commission shall report to the European Parliament and to the Council on the results of its evaluation of whether this Regulation needs to be amended for the purpose of ensuring the coherence and internal consistency of the Union legal framework, in particular as regards the provisions on the monitoring mechanism referred to in Article 14, and shall present the necessary proposals to amend this Regulation, as appropriate.
2.   By 20 January 2025, and every 5 years thereafter, the Commission shall commission an independent external evaluation to assess, in particular, the Agency’s performance in relation to its objectives, mandate and tasks. That evaluation shall cover the Agency’s impact on practical cooperation on asylum-related matters and on facilitating the implementation of the CEAS. The evaluation shall take due regard of progress made within the Agency’s mandate, including an assessment of whether additional measures are necessary to ensure effective solidarity and sharing of responsibilities with Member States subject to particular pressure.
The evaluation referred to in the first subparagraph shall, in particular, address the possible need to modify the mandate of the Agency and the financial implications of any such modification. It shall also examine whether the management structure is appropriate for carrying out the Agency’s tasks. The evaluation shall take into account the views of stakeholders at both Union and national level.
3.   The Commission shall send the report that is the result of the evaluation referred to in paragraph 2, together with its conclusions on that report, to the European Parliament, to the Council and to the Management Board.
4.   On the occasion of every second evaluation referred to in paragraph 2, the Commission shall consider whether continuation of the Agency is justified with regard to its objectives, mandate and tasks, and it may propose that this Regulation be amended accordingly or repealed.
Article 71
Transitional provision
The Agency shall succeed EASO as regards all ownership, agreements, legal obligations, employment contracts, financial commitments and liabilities. In particular, this Regulation shall not affect the rights and obligations of the staff of EASO whose continuity of career shall be ensured in all respects.
Article 72
Replacement and repeal
Regulation (EU) No 439/2010 is replaced with regard to the Member States bound by this Regulation. Therefore, Regulation (EU) No 439/2010 is repealed.
With regard to the Member States bound by this Regulation, references to the repealed Regulation shall be construed as references to this Regulation and shall be read in accordance with the correlation table set out in Annex II.
Article 73
Entry into force
This Regulation shall enter into force on the twentieth day following that of its publication in the 
Official Journal of the European Union
.
Article 2(1), point (q), Article 14 and Article 15(1), (2) and (3) shall apply from 31 December 2023, and Article 15(4) to (8) and Article 22 shall apply from the date on which Regulation (EU) No 604/2013 is replaced, unless that Regulation is replaced before 31 December 2023, in which case those provisions shall apply from 31 December 2023.
This Regulation shall be binding in its entirety and directly applicable in the Member States in accordance with the Treaties.
Done at Strasbourg, 15 December 2021.
For the European Parliament
The President
D. M. SASSOLI
For the Council
The President
A. LOGAR
(
1
)
  Position of the European Parliament of 11 November 2021 (not yet published in the Official Journal) and decision of the Council of 9 December 2021.
(
2
)
  Regulation (EU) No 439/2010 of the European Parliament and of the Council of 19 May 2010 establishing a European Asylum Support Office (
OJ L 132, 29.5.2010, p. 11
).
(
3
)
  Regulation (EU) No 604/2013 of the European Parliament and of the Council of 26 June 2013 establishing the criteria and mechanisms for determining the Member State responsible for examining an application for international protection lodged in one of the Member States by a third-country national or a stateless person (
OJ L 180, 29.6.2013, p. 31
).
(
4
)
  Regulation (EC) No 862/2007 of the European Parliament and of the Council of 11 July 2007 on Community statistics on migration and international protection and repealing Council Regulation (EEC) No 311/76 on the compilation of statistics on foreign workers (
OJ L 199, 31.7.2007, p. 23
).
(
5
)
  Regulation (EU) 2019/1896 of the European Parliament and of the Council of 13 November 2019 on the European Border and Coast Guard and repealing Regulations (EU) No 1052/2013 and (EU) 2016/1624 (
OJ L 295, 14.11.2019, p. 1
).
(
6
)
  Regulation (EU) 2016/794 of the European Parliament and of the Council of 11 May 2016 on the European Union Agency for Law Enforcement Cooperation (Europol) and replacing and repealing Council Decisions 2009/371/JHA, 2009/934/JHA, 2009/935/JHA, 2009/936/JHA and 2009/968/JHA (
OJ L 135, 24.5.2016, p. 53
).
(
7
)
  Council Decision 2008/381/EC of 14 May 2008 establishing a European Migration Network (
OJ L 131, 21.5.2008, p. 7
).
(
8
)
  
            
OJ L 433 I, 22.12.2020, p. 28
.
(
9
)
  Commission Delegated Regulation (EU) 2019/715 of 18 December 2018 on the framework financial regulation for the bodies set up under the TFEU and Euratom Treaty and referred to in Article 70 of Regulation (EU, Euratom) 2018/1046 of the European Parliament and of the Council (
OJ L 122, 10.5.2019, p. 1
).
(
10
)
  Regulation (EU, Euratom) No 883/2013 of the European Parliament and of the Council of 11 September 2013 concerning investigations conducted by the European Anti-Fraud Office (OLAF) and repealing Regulation (EC) No 1073/1999 of the European Parliament and of the Council and Council Regulation (Euratom) No 1074/1999 (
OJ L 248, 18.9.2013, p. 1
).
(
11
)
  
            
OJ L 136, 31.5.1999, p. 15
.
(
12
)
  Regulation (EC) No 1049/2001 of the European Parliament and of the Council of 30 May 2001 regarding public access to European Parliament, Council and Commission documents (
OJ L 145, 31.5.2001, p. 43
).
(
13
)
  Regulation (EU) 2018/1725 of the European Parliament and of the Council of 23 October 2018 on the protection of natural persons with regard to the processing of personal data by the Union institutions, bodies, offices and agencies and on the free movement of such data, and repealing Regulation (EC) No 45/2001 and Decision No 1247/2002/EC (
OJ L 295, 21.11.2018, p. 39
).
(
14
)
  Regulation (EU) 2018/1727 of the European Parliament and of the Council of 14 November 2018 on the European Union Agency for Criminal Justice Cooperation (Eurojust), and replacing and repealing Council Decision 2002/187/JHA (
OJ L 295, 21.11.2018, p. 138
).
(
15
)
  Regulation (EU) 2016/679 of the European Parliament and of the Council of 27 April 2016 on the protection of natural persons with regard to the processing of personal data and on the free movement of such data, and repealing Directive 95/46/EC (General Data Protection Regulation) (
OJ L 119, 4.5.2016, p. 1
).
(
16
)
  Directive (EU) 2016/680 of the European Parliament and of the Council of 27 April 2016 on the protection of natural persons with regard to the processing of personal data by competent authorities for the purposes of the prevention, investigation, detection or prosecution of criminal offences or the execution of criminal penalties, and on the free movement of such data, and repealing Council Framework Decision 2008/977/JHA (
OJ L 119, 4.5.2016, p. 89
).
(
17
)
  Regulation (EC) No 45/2001 of the European Parliament and of the Council of 18 December 2000 on the protection of individuals with regard to the processing of personal data by the Community institutions and bodies and on the free movement of such data (
OJ L 8, 12.1.2001, p. 1
).
(
18
)
  
            
OJ C 9, 21.1.2017, p. 3
.
(
19
)
  Council Regulation (EC) No 168/2007 of 15 February 2007 establishing a European Union Agency for Fundamental Rights (
OJ L 53, 22.2.2007, p. 1
).
(
20
)
  Directive 2011/95/EU of the European Parliament and of the Council of 13 December 2011 on standards for the qualification of third-country nationals or stateless persons as beneficiaries of international protection, for a uniform status for refugees or for persons eligible for subsidiary protection, and for the content of the protection granted (
OJ L 337, 20.12.2011, p. 9
).
(
21
)
  Directive 2013/32/EU of the European Parliament and of the Council of 26 June 2013 on common procedures for granting and withdrawing international protection (
OJ L 180, 29.6.2013, p. 60
).
(
22
)
  Regulation (EU) 2018/1726 of the European Parliament and of the Council of 14 November 2018 on the European Union Agency for the Operational Management of Large-Scale IT Systems in the Area of Freedom, Security and Justice (eu-LISA), and amending Regulation (EC) No 1987/2006 and Council Decision 2007/533/JHA and repealing Regulation (EU) No 1077/2011 (
OJ L 295, 21.11.2018, p. 99
).
(
23
)
  Council Decision 2013/488/EU of 23 September 2013 on the security rules for protecting EU classified information (
OJ L 274, 15.10.2013, p. 1
).
(
24
)
  Commission Decision (EU, Euratom) 2015/444 of 13 March 2015 on the security rules for protecting EU classified information (
OJ L 72, 17.3.2015, p. 53
).
(
25
)
  
            
OJ L 56, 4.3.1968, p. 1
.
(
26
)
  Regulation (EU, Euratom) 2018/1046 of the European Parliament and of the Council of 18 July 2018 on the financial rules applicable to the general budget of the Union, amending Regulations (EU) No 1296/2013, (EU) No 1301/2013, (EU) No 1303/2013, (EU) No 1304/2013, (EU) No 1309/2013, (EU) No 1316/2013, (EU) No 223/2014, (EU) No 283/2014, and Decision No 541/2014/EU and repealing Regulation (EU, Euratom) No 966/2012 (
OJ L 193, 30.7.2018, p. 1
).
(
27
)
  Council Regulation No 1 of 15 April 1958 determining the languages to be used in the European Economic Community (
OJ 17, 6.10.1958, p. 385
).
(
28
)
  Council Regulation (Euratom, EC) No 2185/96 of 11 November 1996 concerning on-the-spot checks and inspections carried out by the Commission in order to protect the European Communities’ financial interests against fraud and other irregularities (
OJ L 292, 15.11.1996, p. 2
).
(
29
)
  Commission Decision (EU, Euratom) 2015/443 of 13 March 2015 on Security in the Commission (
OJ L 72, 17.3.2015, p. 41
).
ANNEX I
NUMBER OF EXPERTS TO BE PROVIDED TO THE ASYLUM RESERVE POOL REFERRED TO IN ARTICLE 19(6)
Belgium
15
Bulgaria
8
Czechia
8
Germany
86
Estonia
6
Greece
25
Spain
46
France
80
Croatia
5
Italy
40
Cyprus
3
Latvia
5
Lithuania
6
Luxembourg
4
Hungary
10
Malta
4
Netherlands
24
Austria
15
Poland
40
Portugal
7
Romania
20
Slovenia
5
Slovakia
10
Finland
9
Sweden
19
Total
500 /500
ANNEX II
Correlation table
Regulation (EU) No 439/2010
This Regulation
Article 1
Article 1(1) and(2)
Article 2(1)
Article 2(1), point (a)
Article 2(2)
Article 2(1), point (i)
Article 2(3)
-
Article 2(4)
Article 1(3)
Article 2(5)
Article 4(3)
Article 2(6)
-
-
Article 2(1), except points (a), (e), (i), (k), (l), (r) and (s)
-
Article 2(2)
-
Article 3
Article 3
Article 4(4)
-
Article 4(1), (2) and (5)
Article 4, points (a) to (d)
Article 2(1), point (e), and Article 9
Article 4, point (e)
Article 11(1)
Article 5
Article 2(1), point (k)
Article 6
Article 8
Article 7, first paragraph
Article 2(1), point (r)
Article 7, second paragraph
Article 2(1), point (s), and Article 35(3)
Article 7, third paragraph
Article 35(2)
-
Article 7
-
Article 10
Article 11(2) to (5)
-
Article 12
-
Article 13(4), (5) and (6)
-
Article 14
-
Article 15
Article 8
Article 16(1), point (b)
Article 9
Article 5
Article 10
Article 16
Article 11
Article 6
Article 12(1)
Article 69
Article 12(2)
Article 13(1), (2) and(3)
Article 13(1)
Article 16(1), point (b), and Article 17(1)
Article 13(2)
Article 16(2), introductory wording
Article 14
Article 16(2), points (e) and (i)
-
Article 16(1), except point (b)
-
Article 16(2), except points (e) and (i)
-
Article 16(3) and (4)
-
Article 17(2) to (5)
Article 15
Article 2(1), point (l), and Article 19(2), (3) and (5)
Article 16
Article 19(1), (2) and (3)
-
Article 19(4), (6), (7) and (8)
Article 17
Article 20
Article 18
Article 18
Article 19
Article 24
Article 20
Article 25
Article 21
Article 26
-
Article 21
-
Article 22
-
Article 23
Article 22
Article 27
Article 23
Article 28
-
Article 23
-
Article 29
-
Article 30(2) to (6)
-
Article 31
-
Article 32
Article 24
Article 39
Article 25
Article 40
Article 26
Article 43
Article 27
Article 44
Article 28
Article 44
Article 29
Article 41
Article 30
Article 46
Article 31
Article 47
-
Article 48
-
Article 49
-
Article 51
Article 32
-
Article 33
Article 52
Article 34
Article 53
Article 35
Article 54
Article 36
Article 55
Article 37
Article 56(1)
-
Article 56(2)
-
Article 57
-
Article 58
Article 38
Article 60
Article 39
Article 61
Article 40
Article 59
Article 41
Article 62
Article 42(1) to (3)
Article 63(1) to (4)
Article 42(4)
Article 30(1)
Article 43
Article 65
Article 44
Article 64
Article 45
Article 66
Article 46
Article 70
Article 47
Article 67
Article 48
Article 33
Article 49(1)
Article 34
Article 49(2)
Article 35(1)
-
Article 35(4), (5) and (6)
Article 50, first paragraph
Article 38
Article 50, second paragraph
-
Article 51
Article 50
Article 52
Article 37
Article 53
Article 68
-
Article 67
Article 54
-
-
Article 71
-
Article 72
Article 55
Article 73

Summary:
European Union Agency for Asylum
SUMMARY OF:
Regulation (EU) 2021/2303 on the European Union Agency for Asylum
WHAT IS THE AIM OF THE REGULATION?
It aims to improve the application of asylum policy within the 
European Union
 (EU), by turning the 
European Asylum Support Office
 (EASO) into a fully-fledged 
EU agency
.
Regulation (EU) 2021/2303 repeals Regulation (EU) 
No 
439/2010
, which covered EASO.
KEY POINTS
Objectives
The European Union Agency for Asylum (EUAA) has several objectives:
to help ensure that EU 
asylum law
 is applied effectively and uniformly in EU 
Member States
 and in a way that fully respects 
fundamental rights
;
to assist and support Member States in implementing the 
Common European Asylum System
 (CEAS) to prevent or identify weaknesses in national asylum and reception systems, in particular by providing operational and technical assistance;
to improve the functioning of the CEAS;
to ensure a common high-level application of CEAS standards through training of national asylum and reception officials.
Tasks
In pursuit of these objectives, the regulation sets the EUAA a number of specific tasks, including to:
assist Member States with receiving and registering applications for international protection;
assist with the relocation or transfer of applicants or beneficiaries of international protection within the EU;
set up and coordinate EU networks on non-EU country information;
assist Member States in identifying applicants requiring special procedural guarantees or those with special reception needs, or other persons in vulnerable situations, including unaccompanied minors.
Organisation and structure
To carry out these tasks the regulation also sets out mechanisms, systems and procedures enabling the EUAA to assist Member States in covering various aspects of asylum policy:
practical cooperation and information on asylum
 – includes information gathering and analysis, and the exchange of information between Member States, and between Member States and the 
European Commission
;
country information and guidance
 – includes setting up an EU network on non-EU country information;
operational standards and guidance
 – the agency will set operational standards, indicators, guidelines and best practices;
monitoring
 – the agency will prepare the establishment of a monitoring mechanism to assess how the CEAS is being applied from technical and operational perspectives;
operational and technical assistance
 – such as organising joint initiatives between Member States to process 
asylum applications
 and setting up a 
permanent asylum reserve pool
 of at least 500 experts who could be deployed immediately;
establishing the role of an independent fundamental rights officer to ensure that the rights of asylum applicants are safeguarded;
information exchange and data protection
 – includes ensuring the exchange of information between Member States, the Commission and other EU bodies and agencies;
organisation of the agency
 – includes the administrative and management structure and the composition of the Management Board.
FROM WHEN DOES THE REGULATION APPLY?
It has applied since 
19 January 2022
.
BACKGROUND
For more information, see:
European Union Agency for Asylum
.
MAIN DOCUMENT
Regulation (EU) 
2021/2303
 of the European Parliament and of the Council of 
15 December 2021
 on the European Union Agency for Asylum and repealing Regulation (EU) 
No 439/2010
 (OJ L 468, 
30.12.2021
, 
pp. 1–54
).
RELATED DOCUMENTS
Regulation (EU) 
2021/1134
 of the European Parliament and of the Council of 
7 July 2021
 amending Regulations (EC) 
No 767/2008
, (EC) 
No 810/2009
, (EU) 2016/399, (EU) 2017/2226, (EU) 2018/1240, (EU) 2018/1860, (EU) 2018/1861, (EU) 2019/817 and (EU) 2019/1896 of the European Parliament and of the Council and repealing Council Decisions 2004/512/EC and 2008/633/JHA, for the purpose of reforming the Visa Information System (OJ L 248, 
13.7.2021
, 
pp. 11–87
).
Regulation (EU) 
2019/1896
 of the European Parliament and of the Council of 
13 November 2019
 on the European Border and Coast Guard and repealing Regulations (EU) 
No 1052/2013
 and (EU) 2016/1624 (OJ L 295, 
14.11.2019
, 
pp. 1–131
).
last update 
28.4.2022

--- DANISH ---

Document:
30.12.2021
DA
Den Europæiske Unions Tidende
L 468/1
EUROPA-PARLAMENTETS OG RÅDETS FORORDNING (EU) 2021/2303
af 15. december 2021
om Den Europæiske Unions Asylagentur og om ophævelse af forordning (EU) nr. 439/2010
EUROPA-PARLAMENTET OG RÅDET FOR DEN EUROPÆISKE UNION HAR —
under henvisning til traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde, særlig artikel 78, stk. 1 og 2,
under henvisning til forslag fra Europa-Kommissionen,
efter fremsendelse af udkast til lovgivningsmæssig retsakt til de nationale parlamenter,
efter den almindelige lovgivningsprocedure 
(
1
)
, og
ud fra følgende betragtninger:
(1)
Formålet med Unionens asylpolitik er at udvikle og fastlægge et fælles europæisk asylsystem, som harmonerer med Unionens værdier og humanitære tradition og er underlagt princippet om solidaritet og rimelig ansvarsfordeling.
(2)
En fælles asylpolitik, som bygger på en fuldstændig og inklusiv anvendelse af Genèvekonventionen om flygtninges retsstilling af 28. juli 1951 som ændret ved New York-protokollen af 31. januar 1967, er en integreret del af Unionens målsætning om gradvis at indføre et område med frihed, sikkerhed og retfærdighed, der er åbent for tredjelandsstatsborgere og statsløse, som søger international beskyttelse i Unionen.
(3)
Det fælles europæiske asylsystem er baseret på fælles minimumsstandarder for procedurer for international beskyttelse, anerkendelse og beskyttelse på EU-plan og for modtagelsesforhold, og det etablerer et system til afgørelse af, hvilken medlemsstat der er ansvarlig for at behandle ansøgninger om international beskyttelse. Selv om der er gjort fremskridt med det fælles europæiske asylsystem, er der stadig væsentlige forskelle mellem medlemsstaterne for så vidt angår tildeling af international beskyttelse og den form, som sådan beskyttelse tager. Disse forskelle bør udjævnes ved at sikre øget konvergens i vurderingen af ansøgninger om international beskyttelse og ved at garantere et ensartet niveau for anvendelse af EU-retten, baseret på høje beskyttelsesstandarder, i hele Unionen.
(4)
I sin meddelelse af 6. april 2016 med titlen »Om en reform af det fælles europæiske asylsystem og om fremme af lovlige migrationsveje til Europa« fastlagde Kommissionen prioritetsområder for strukturelt at forbedre det fælles europæiske asylsystem, nemlig at etablere et bæredygtigt og retfærdigt system for at afgøre, hvilke medlemsstater der er ansvarlige for asylansøgere, styrke Eurodac-systemet, sikre større konvergens i Unionens asylsystemet, forebygge sekundære bevægelser i Unionen og udvikle et nyt mandat for Det Europæiske Asylstøttekontor (EASO). Meddelelsen harmonerer med Det Europæiske Råds opfordring fra den 18. februar 2016 om at gøre fremskridt i retning af at reformere Unionens nuværende rammer for derved at sikre en human, fair og effektiv asylpolitik. I meddelelsen foreslås desuden en vej fremad i overensstemmelse med den holistiske tilgang til migration, som Europa-Parlamentet fremlagde i sin initiativbetænkning af 12. april 2016 med titlen »om situationen i Middelhavsområdet og behovet for en holistisk EU-tilgang til migration«.
(5)
EASO blev oprettet ved Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) nr. 439/2010 
(
2
)
 og påbegyndte sin virksomhed den 1. februar 2011. EASO fremmer praktisk samarbejde mellem medlemsstaterne om asylrelaterede spørgsmål og bistår medlemsstaterne med at opfylde deres forpligtelser i henhold til det fælles europæiske asylsystem. EASO yder desuden støtte til de medlemsstater, hvis asyl- og modtagelsessystemer er under et særligt pres. Der er imidlertid behov for at styrke dets rolle og funktion yderligere for ikke blot at støtte praktisk samarbejde mellem medlemsstaterne, men også forstærke medlemsstaternes asyl- og modtagelsessystemer og bidrage til at sikre, at de fungerer effektivt.
(6)
I betragtning af de strukturelle svagheder ved det fælles europæiske asylsystem, som blev tydeliggjort af den omfattende og ukontrollerede tilstrømning af migranter og asylansøgere til Unionen, og behovet for effektiv, omfattende og ensartet anvendelse af EU-retten om asyl i medlemsstaterne er det nødvendigt at forbedre det fælles europæisk asylsystems implementering og funktion ved at bygge videre på EASO's arbejde og videreudvikle det til et fuldgyldigt agentur. Et sådant agentur bør være et center for ekspertise om asyl. Det bør lette og forbedre det fælles europæiske asylsystems funktionsdygtighed ved at koordinere og styrke praktisk samarbejde og udveksling af oplysninger om asyl mellem medlemsstaterne, ved at fremme EU-retten og folkeretten om asyl og de operationelle standarder for at sikre en høj grad af ensartethed baseret på høje beskyttelsesstandarder for så vidt angår procedurer for international beskyttelse, modtagelsesforhold og vurdering af beskyttelsesbehov i hele Unionen, ved at muliggøre reel og praktisk solidaritet blandt medlemsstaterne for at bistå de berørte medlemsstater i almindelighed og ansøgere om international beskyttelse i særdeleshed og i overensstemmelse med artikel 80 i traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde (TEUF), hvori det fastsættes, at relevante EU-retsakter skal indeholde passende bestemmelser vedrørende anvendelsen af solidaritetsprincippet, med henblik på en bæredygtig anvendelse af EU-reglerne for afgørelse af, hvilken medlemsstat der er ansvarlig for behandling af ansøgninger om international beskyttelse, og med henblik på at muliggøre konvergens i vurderingen af ansøgninger om international beskyttelse i hele Unionen, ved at overvåge den operationelle og tekniske anvendelse af det fælles europæiske asylsystem, ved at støtte medlemsstaterne med genbosætning og gennemførelse af Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) nr. 604/2013 
(
3
)
 og ved at yde operationel og teknisk bistand til medlemsstaterne med henblik på forvaltningen af deres asyl- og modtagelsessystemer, navnlig dem, hvis asylsystemer er udsat for et uforholdsmæssigt stort pres.
(7)
EASO's opgaver bør udvides, og for at afspejle disse forandringer bør det erstattes og efterfølges af et agentur kaldet Den Europæiske Unions Asylagentur (»agenturet«), som i fuldt omfang vil videreføre alle dets aktiviteter og procedurer.
(8)
Med henblik på at sikre, at det er uafhængigt, og at det kan udføre sine opgaver korrekt, bør agenturet have tilstrækkelige finansielle og menneskelige ressourcer, herunder et tilstrækkeligt antal eget personale til at deltage i asylstøttehold og eksperthold med henblik på overvågningsmekanismen i henhold til denne forordning.
(9)
Agenturet bør arbejde tæt sammen med de nationale myndigheder med ansvar for asyl og indvandring og andre relevante tjenester og i den forbindelse trække på disse myndigheder og tjenesters kapacitet og ekspertise samt med Kommissionen. Medlemsstaterne bør samarbejde med agenturet for at sikre, at det er i stand til at opfylde sit mandat. Det er med henblik på denne forordnings formål vigtigt, at agenturet og medlemsstaterne handler i god tro og udveksler oplysninger rettidigt og præcist. Tilvejebringelse af statistiske data skal ske under overholdelse af de tekniske og metodemæssige specifikationer, der er fastlagt i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 862/2007 
(
4
)
.
(10)
Agenturet bør indsamle og analysere oplysninger om asylsituationen i Unionen samt i tredjelande i det omfang, den vil kunne have indvirkning på Unionen. Denne indsamling og analyse af oplysninger bør gøre det muligt for agenturet at give medlemsstaterne ajourførte oplysninger, herunder om migrations- og flygtningestrømme, samt at identificere eventuelle risici for medlemsstaternes asyl- og modtagelsessystemer. Med henblik herpå bør agenturet arbejde tæt sammen med Det Europæiske Agentur for Grænse- og Kystbevogtning, der er oprettet ved Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2019/1896 
(
5
)
.
(11)
Ingen personoplysninger bør lagres i databaser eller offentliggøres på webportaler, som agenturet har oprettet vedrørende den retlige udvikling på asylområdet, herunder relevant retspraksis, medmindre sådanne oplysninger er blevet indhentet fra offentligt tilgængelige kilder.
(12)
Agenturet bør kunne udsende forbindelsesofficerer til medlemsstaterne for at fremme samarbejde og fungere som kontaktpunkt mellem agenturet og de nationale myndigheder med ansvar for asyl og indvandring og andre relevante tjenester. Forbindelsesofficerer bør lette kommunikation mellem den berørte medlemsstat og agenturet og dele relevante oplysninger fra agenturet med denne medlemsstat. De bør støtte indsamlingen af oplysninger og bidrage til at fremme anvendelsen og gennemførelsen af EU-retten om asyl, herunder med hensyn til respekt for de grundlæggende rettigheder. Forbindelsesofficererne bør regelmæssigt aflægge rapport om asylsituationen i medlemsstater til den administrerende direktør, og disse rapporter bør tages i betragtning i forbindelse med overvågningsmekanismen i henhold til denne forordning. Hvor sådanne rapporter giver anledning til bekymring om et eller flere aspekter af relevans for den berørte medlemsstat, bør den administrerende direktør straks underrette denne medlemsstat.
(13)
Agenturet bør yde den nødvendige støtte til medlemsstaterne til disses varetagelse af deres opgaver og forpligtelser i henhold til forordning (EU) nr. 604/2013.
(14)
Med hensyn til genbosætning bør agenturet kunne yde den nødvendige støtte til medlemsstater på deres anmodning. Med henblik herpå bør agenturet udvikle og tilbyde ekspertise vedrørende genbosætning for at støtte genbosætningstiltag, der træffes af medlemsstaterne.
(15)
Agenturet bør hjælpe medlemsstaterne med uddannelse af eksperter fra alle nationale forvaltninger, domstole og retsinstanser og nationale myndigheder med ansvar for asylspørgsmål, herunder ved at udvikle et europæisk uddannelsesprogram på asylområdet. Medlemsstaterne bør udvikle relevant uddannelse baseret på det europæiske uddannelsesprogram på asylområdet med henblik på at fremme bedste praksis og fælles standarder i forbindelse med gennemførelsen af EU-retten om asyl. Medlemsstaterne bør i den forbindelse medtage centrale dele af det europæiske uddannelsesprogram på asylområdet i den uddannelse, som de tilbyder. Det er vigtigt, at disse centrale dele omfatter spørgsmål vedrørende fastlæggelsen af, om ansøgere opfylder kravene for international beskyttelse, interviewteknikker og bevisvurdering. Derudover bør agenturet kontrollere og om nødvendigt sikre, at alle eksperter, der indgår i asylstøttehold eller i asylreservepuljen, modtager den nødvendige uddannelse, før de deltager i operative aktiviteter, som agenturet tilrettelægger.
(16)
Agenturet bør sikre en mere velstruktureret, ajourført og strømlinet produktion af oplysninger om relevante tredjelande på EU-plan. Agenturet bør indsamle relevante oplysninger og udarbejde rapporter med landeoplysninger. Til dette formål bør agenturet oprette og forvalte europæiske netværk for oplysninger om tredjelande for derved at undgå dobbeltarbejde og skabe synergier med nationale rapporter. Det er nødvendigt, at oplysninger om tredjelande bl.a. henviser til den politiske, religiøse og sikkerhedsmæssige situation og til menneskerettighedskrænkelser, herunder tortur og mishandling, i det berørte tredjeland.
(17)
For at sikre konvergens i vurderingen af ansøgninger om international beskyttelse og typen af den tildelte beskyttelse bør agenturet i samarbejde med medlemsstaterne udarbejde en fælles analyse om situationen i bestemte oprindelseslande (den »fælles analyse«) og vejledende notater. Den fælles analyse bør bestå af en vurdering af situationen i relevante oprindelseslande baseret på oplysninger om oprindelseslande. De vejledende notater bør baseres på en fortolkning af den pågældende fælles analyse, som agenturet og medlemsstaterne har udarbejdet. Ved udarbejdelsen af den fælles analyse og de vejledende notater bør agenturet tage hensyn til de seneste retningslinjer fra De Forenede Nationers højkommissær for flygtninge (UNHCR) for vurdering af behovet for international beskyttelse for asylansøgere fra bestemte oprindelseslande og bør endvidere kunne tage hensyn til andre relevante kilder. Uden at det berører medlemsstaternes kompetence til at træffe afgørelse om individuelle ansøgninger om international beskyttelse, bør medlemsstaterne tage hensyn til den relevante fælles analyse og de relevante vejledende notater, når de vurderer ansøgninger om international beskyttelse fra ansøgere fra tredjelande, for hvilke der er udarbejdet en fælles analyse og vejledende notater i overensstemmelse med denne forordning.
(18)
Agenturet bør bistå Kommissionen og bør være i stand til at bistå medlemsstaterne ved at levere oplysninger og analyser om tredjelande vedrørende begrebet sikkert oprindelsesland og begrebet sikkert tredjeland. Agenturet bør i forbindelse med leveringen af sådanne oplysninger og analyser aflægge rapport til Europa-Parlamentet og Rådet i overensstemmelse med denne forordning.
(19)
For at sikre en høj grad af ensartethed, baseret på høje beskyttelsesstandarder, for så vidt angår procedurerne for international beskyttelse, modtagelsesforhold og vurderingen af beskyttelsesbehov i hele Unionen bør agenturet tilrettelægge og koordinere aktiviteter, der fremmer en korrekt og effektiv gennemførelse af EU-retten om asyl ved hjælp af ikke-bindende værktøjer. Med det formål bør agenturet udarbejde operationelle standarder, indikatorer og retningslinjer om asylrelaterede spørgsmål. Agenturet bør skabe mulighed for og fremme udveksling af bedste praksis blandt medlemsstaterne.
(20)
Agenturet bør i tæt samarbejde med Kommissionen, og uden at det berører Kommissionens ansvar som traktaternes vogter, overvåge den operationelle og tekniske anvendelse af det fælles europæiske asylsystem med det formål at forebygge eller identificere eventuelle mangler i medlemsstaternes asyl- og modtagelsessystemer og vurdere deres kapacitet og beredskab til at håndtere situationer med et uforholdsmæssigt stort pres for at gøre disse systemer mere effektive (»overvågningsmekanismen«). Overvågningsmekanismen bør være omfattende, og det bør være muligt at basere overvågningen på oplysninger fra den berørte medlemsstat, en analyse af oplysninger om asylsituationen udarbejdet af agenturet, besøg på stedet, herunder besøg med kort varsel, stikprøveudtagning af sager og oplysninger fra mellemstatslige organisationer eller organer, navnlig UNHCR, og andre relevante organisationer på grundlag af deres ekspertise. Den administrerende direktør bør give den berørte medlemsstat mulighed for at fremsætte bemærkninger til udkastet til resultater af en overvågning og derefter om udkastet til henstillinger. Den administrerende direktør bør udarbejde udkastet til henstillinger i samråd med Kommissionen. Efter at have taget hensyn til den berørte medlemsstats bemærkninger bør den administrerende direktør forelægge bestyrelsen resultaterne af overvågningen og udkastet til henstillinger med en beskrivelse af de foranstaltninger, som den pågældende medlemsstat skal træffe, herunder om nødvendigt med bistand fra agenturet, for at afhjælpe eventuelle mangler eller problemer med hensyn til kapacitet og beredskab. Udkastet til henstillinger bør fastsætte, inden for hvilke frister disse foranstaltninger bør træffes. Bestyrelsen bør vedtage henstillingerne. Det bør være muligt for den pågældende medlemsstat at anmode om bistand fra agenturet med henblik på gennemførelsen af henstillingerne, og medlemsstaten kan anmode om specifik finansiel støtte fra relevante finansielle EU-instrumenter.
(21)
Overvågningen bør foregå i tæt samarbejde med den berørte medlemsstat, herunder for så vidt angår besøg på stedet og stikprøveudtagning af sager, hvor det er nødvendigt. Det er hensigtsmæssigt, at stikprøveudtagning af sager omfatter et udvalg af positive og negative afgørelser, der dækker en bestemt periode, og som er relevante for den del af det fælles europæiske asylsystem, der overvåges. Det er hensigtsmæssigt at basere stikprøveudtagning af sager på objektive indikatorer såsom anerkendelsesprocenter. Stikprøveudtagningen af sager berører ikke medlemsstaternes kompetence til at træffe afgørelse om individuelle ansøgninger om international beskyttelse, og den skal foretages på en måde, der fuldt ud overholder fortrolighedsprincippet.
(22)
Med henblik på at fokusere overvågningen på særlige elementer af det fælles europæiske asylsystem bør agenturet have mulighed for at overvåge tematiske eller specifikke aspekter af det fælles europæiske asylsystem. Hvor agenturet indleder en overvågning af tematiske eller specifikke aspekter af det fælles europæiske asylsystem, bør det sikre, at alle medlemsstater er omfattet af denne tematiske eller specifikke overvågning. Med henblik på at undgå, at agenturet udfører dobbeltarbejde, vil det imidlertid ikke være hensigtsmæssigt at gøre en medlemsstat til genstand for en overvågning af tematiske eller specifikke aspekter af det fælles europæiske asylsystem i et år, hvor denne medlemsstats operationelle og tekniske anvendelse af alle aspekter af det fælles europæiske asylsystem er genstand for overvågning.
(23)
Hvor den berørte medlemsstat ikke træffer de nødvendige foranstaltninger til at gennemføre de henstillinger, der er vedtaget af bestyrelsen, inden for den fastsatte frist og derfor ikke afhjælper de identificerede mangler i sine asyl- og modtagelsessystemer eller andre problemer vedrørende kapacitet og beredskab, der har alvorlige konsekvenser for det fælles europæisk asylsystems funktionsdygtighed, bør Kommissionen på baggrund af sin egen vurdering vedtage henstillinger rettet til denne medlemsstat med angivelse af, hvilke foranstaltninger der er nødvendige for at rette op på situationen, herunder, hvor det er nødvendigt, specifikke foranstaltninger, som agenturet skal træffe til støtte for denne medlemsstat. Det bør være muligt for Kommissionen at tilrettelægge besøg på stedet i den berørte medlemsstat med henblik på at kontrollere gennemførelsen af henstillingerne. I sin vurdering bør Kommissionen tage hensyn til, hvor alvorlige de identificerede mangler er med hensyn til deres konsekvenser for det fælles europæiske asylsystems funktionsdygtighed. Hvor medlemsstaten efter udløbet af den frist, der er fastsat i henstillingerne, ikke har efterkommet henstillingerne, bør Kommissionen kunne fremsætte et forslag til Rådets gennemførelsesretsakt, der fastlægger de foranstaltninger, som agenturet skal træffe for at støtte denne medlemsstat, og kræver, at denne medlemsstat samarbejder med agenturet om gennemførelsen af disse foranstaltninger.
(24)
Når agenturet opretter hold af eksperter til at udføre overvågningen, bør det indbyde en observatør fra UNHCR. Fraværet af en sådan observatør forhindrer ikke holdene i at udføre deres opgaver.
(25)
For at fremme og forbedre det fælles europæisk asylsystems funktionsdygtighed og bistå medlemsstaterne med at opfylde deres forpligtelser inden for rammerne af det fælles europæisk asylsystem bør agenturet yde medlemsstaterne operationel og teknisk bistand, navnlig hvor deres asyl- og modtagelsessystemer er udsat for et uforholdsmæssigt stort pres. En sådan bistand bør ydes på basis af en operationel plan og ved indsættelse af asylstøttehold. Asylstøttehold bør bestå af eksperter fra agenturets eget personale, eksperter fra medlemsstaterne, eksperter udstationeret til agenturet af medlemsstaterne eller andre eksperter, som ikke er ansat af agenturet, men har dokumenteret relevant viden og erfaring modsvarende de operationelle behov. Det er vigtigt, at agenturet kun gør brug af sådanne andre eksperter, som ikke er ansat af agenturet, hvor det ikke på anden måde kan sikre en korrekt og rettidig udførelse af sine opgaver, fordi der ikke er eksperter til rådighed fra medlemsstaterne eller agenturets eget personale.
(26)
Asylstøtteholdene bør kunne bistå medlemsstaterne med operationelle og tekniske foranstaltninger, herunder ved at stille ekspertise vedrørende identifikation og registrering af tredjelandsstatsborgere, tolketjenester og oplysninger om oprindelseslande og om behandling og forvaltning af asylsager til rådighed, ved at bistå de nationale myndigheder med kompetence til at behandle ansøgninger om international beskyttelse og ved at bistå ved omfordeling eller overførsel af personer, der ansøger om eller er tildelt international beskyttelse. Ordninger med asylstøttehold bør være reguleret af denne forordning for at sikre, at de kan indsættes effektivt.
(27)
Eksperter, der indgår i asylstøttehold, bør gennemgå den nødvendige uddannelse, der er relevant for deres hverv og funktioner i operationelle aktiviteter. Agenturet bør, hvor det er nødvendigt og forud for eller ved indsættelse, give disse eksperter en uddannelse, som er specifik for den operationelle og tekniske bistand, der ydes i den berørte medlemsstat (»værtsmedlemsstaten«). For at eksperter, som indgår i asylstøttehold, kan bidrage til at lette behandlingen af ansøgninger om international beskyttelse, er det vigtigt, at de har mindst ét års relevant erfaring.
(28)
For at sikre, at der er eksperter til rådighed for asylstøttehold, og for at sikre, at de omgående kan indsættes efter behov, bør der oprettes en asylreservepulje. Asylreservepuljen bør udgøre en reserve af eksperter fra medlemsstaterne på mindst 500 personer.
(29)
Hvor en medlemsstats asyl- og modtagelsessystemer er udsat for et uforholdsmæssigt stort pres, bør agenturet efter anmodning fra denne medlemsstat eller på eget initiativ med denne medlemsstats samtykke kunne hjælpe denne medlemsstat ved at træffe omfattende foranstaltninger, herunder indsættelse af eksperter fra asylreservepuljen.
(30)
Med henblik på at afhjælpe en situation, hvor en medlemsstats asyl- eller modtagelsessystem er blevet ineffektivt i en sådan grad, at det har alvorlige konsekvenser for det fælles europæisk asylsystems funktionsdygtighed, og udsættes for et uforholdsmæssigt stort pres, som stiller usædvanligt store og presserende krav til dette system, og den berørte medlemsstat ikke træffer tilstrækkelige tiltag til at afhjælpe dette pres, herunder ved ikke at anmode om operationel og teknisk bistand eller ved ikke at give samtykke til et initiativ fra agenturet om sådan bistand, eller hvor den berørte medlemsstat ikke efterkommer Kommissionens henstillinger efter en overvågning, bør Kommissionen kunne foreslå Rådet en gennemførelsesretsakt, der identificerer de foranstaltninger, som agenturet skal træffe, og pålægger den pågældende medlemsstat at samarbejde med agenturet om gennemførelsen af disse foranstaltninger. Beføjelsen til at vedtage en sådan gennemførelsesretsakt bør tillægges Rådet på grund af den potentielt politisk følsomme karakter af de foranstaltninger, der skal træffes, og de mulige virkninger, som sådanne foranstaltninger vil kunne have for de nationale myndigheders opgaver. Agenturet bør på grundlag af denne gennemførelsesretsakt kunne gribe ind for at støtte en medlemsstat, hvor dens asyl- eller modtagelsessystem er blevet ineffektivt i en sådan grad, at det har alvorlige konsekvenser for det fælles europæiske asylsystems funktionsdygtighed. Et sådant indgreb fra agenturets side berører ikke eventuelle traktatbrudsprocedurer, som Kommissionen indleder.
(31)
For at sikre, at asylstøtteholdene, herunder eksperter, der indsættes fra asylreservepuljen, er i stand til at varetage deres opgaver effektivt med de fornødne midler, bør agenturet kunne erhverve eller lease teknisk udstyr. Dette bør dog ikke berøre værtsmedlemsstaters forpligtelse til at levere de faciliteter og det udstyr, der er nødvendigt for, at agenturet kan yde den fornødne operationelle og tekniske bistand. Inden erhvervelse eller leasing af udstyr bør agenturet foretage en grundig behovs- og cost-benefit-analyse.
(32)
For medlemsstater, hvis asyl- og modtagelsessystemer udsættes for et særligt og uforholdsmæssigt stort pres navnlig som følge af deres geografiske placering eller befolkningsmæssige situation, bør agenturet støtte solidaritetsforanstaltninger inden for Unionen og udføre sine opgaver og forpligtelser med hensyn til omfordeling eller overførsel af personer, der ansøger om eller er tildelt international beskyttelse, inden for Unionen, samtidig med at det sikres, at asyl- og modtagelsessystemer ikke misbruges.
(33)
Hvor en medlemsstat står over for særlige og uforholdsmæssigt store migrationsmæssige udfordringer i bestemte områder langs de ydre grænser, såkaldte hotspotområder, bør den kunne anmode agenturet om at yde operationel og teknisk bistand. I sådanne tilfælde kan medlemsstaten regne med øget operationel og teknisk forstærkning fra migrationsstyringsstøttehold bestående af hold af eksperter fra medlemsstaterne, som er udsendt af agenturet, Det Europæiske Agentur for Grænse- og Kystbevogtning, Den Europæiske Unions Agentur for Retshåndhævelsessamarbejde (Europol), der er oprettet ved Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2016/794 
(
6
)
, eller andre relevante EU-organer, -kontorer og -agenturer, samt eksperter fra agenturets personale og Det Europæiske Agentur for Grænse- og Kystbevogtning med henblik på at håndtere sådanne udfordringer. Det er hensigtsmæssigt, at agenturet bistår Kommissionen med koordineringen mellem de forskellige EU-organer, -kontorer og -agenturer i marken.
(34)
I hotspotområder samarbejder medlemsstaterne under Kommissionens koordinering med relevante EU-organer, -kontorer og -agenturer. EU-organer, -kontorer og -agenturer skal handle i overensstemmelse med deres respektive mandater og beføjelser. Kommissionen skal i samarbejde med de relevante EU-organer, -kontorer og -agenturer sikre, at aktiviteterne i hotspotområderne overholder den relevante EU-ret.
(35)
Agenturet bør med henblik på at opfylde sin mission og i det omfang, det er nødvendigt for, at det kan udføre sine opgaver, samarbejde med EU-organer, -kontorer og -agenturer, navnlig med organerne, kontorerne og agenturerne på området for retlige og indre anliggender, vedrørende spørgsmål omfattet af denne forordning og inden for rammerne af samarbejdsordninger aftalt i overensstemmelse med EU-retten og Unionens politikker. Disse samarbejdsordninger bør forhåndsgodkendes af Kommissionen.
(36)
Det er vigtigt, at agenturet samarbejder med Det Europæiske Migrationsnetværk, som er oprettet ved Rådets beslutning 2008/381/EF 
(
7
)
, for at sikre synergier og undgå overlappende aktiviteter.
(37)
Agenturet bør samarbejde med internationale organisationer, navnlig UNHCR, vedrørende spørgsmål omfattet af denne forordning og inden for rammerne af samarbejdsordninger for derved at få gavn af deres ekspertise og støtte. Med henblik herpå bør UNHCR's og øvrige relevante internationale organisationers roller anerkendes fuldt ud, og disse organisationer bør inddrages i agenturets arbejde. De pågældende samarbejdsordninger bør forhåndsgodkendes af Kommissionen.
(38)
Agenturet bør lette operationelt samarbejde mellem medlemsstaterne og tredjelande for så vidt angår spørgsmål, der vedrører dets aktiviteter, og i det omfang, det er nødvendigt for, at det kan udføre sine opgaver. Agenturet bør desuden kunne samarbejde med myndighederne i tredjelande vedrørende spørgsmål omfattet af denne forordning og inden for rammerne af samarbejdsordninger, som bør forhåndsgodkendes af Kommissionen. Agenturet bør handle i overensstemmelse med Unionens udenrigspolitik, og det er hensigtsmæssigt, at det integrerer sine eksterne aktiviteter i et bredere strategisk samarbejde med tredjelande. Det falder under ingen omstændigheder under agenturets mandat at formulere en selvstændig udenrigspolitik. Agenturet og medlemsstaterne bør under samarbejdet med tredjelande respektere de grundlæggende rettigheder, der er fastsat i Den Europæiske Unions charter om grundlæggende rettigheder (»chartret«), og overholde normer og standarder, som udgør en del af EU-retten, herunder hvor aktiviteterne finder sted på tredjelandes område.
(39)
Agenturet bør kunne udsende eksperter fra sit eget personale som forbindelsesofficerer til relevante tredjelande for at lette samarbejdet med tredjelande om asylrelaterede spørgsmål. Inden der udsendes en forbindelsesofficer, bør agenturet vurdere menneskerettighedssituationen i det pågældende land for at sikre, at dette land overholder ufravigelige menneskerettighedsstandarder.
(40)
Agenturet bør opretholde en tæt dialog med civilsamfundet med henblik på at udveksle oplysninger og samle viden på asylområdet. Agenturet bør etablere et rådgivende forum, som bør udgøre en mekanisme til udveksling af oplysninger og deling af viden om asyl. Det rådgivende forum bør rådgive den administrerende direktør og bestyrelsen i spørgsmål, der er omfattet af denne forordning. Det er vigtigt, at det rådgivende forums sammensætning og størrelse fastlægges under behørig hensyntagen til effektiviteten af dets aktiviteter, og at agenturet tildeler det rådgivende forum tilstrækkelige menneskelige og finansielle ressourcer.
(41)
Denne forordning respekterer de grundlæggende rettigheder og overholder de principper, som anerkendes i navnlig folkeretten og EU-retten, herunder chartret. Alle agenturets aktiviteter bør udføres på en måde, der fuldt ud overholder disse grundlæggende rettigheder og principper, navnlig asylretten, princippet om non-refoulement, retten til respekt for privatliv og familieliv, herunder retten til familiesammenføring i henhold til EU-retten, barnets rettigheder, retten til beskyttelse af personoplysninger, adgang til effektive retsmidler og en retfærdig rettergang. Der bør altid tages hensyn til barnets rettigheder og de særlige behov, som personer i en sårbar situation har. Agenturet bør derfor udføre sine opgaver under hensyntagen til barnets tarv i overensstemmelse med De Forenede Nationers konvention om barnets rettigheder, idet det tager passende hensyn til den mindreåriges trivsel og sociale udvikling, trygheds- og sikkerhedsaspekter samt den mindreåriges synspunkter i overensstemmelse med vedkommendes alder og modenhed.
(42)
Hvor den operationelle og tekniske bistand, som agenturet yder, vedrører personer i en sårbar situation, bør denne bistand tilpasses situationen for disse personer i overensstemmelse med de krav, der er fastsat i EU-ret og national ret om asyl.
(43)
Agenturet bør vedtage og gennemføre en strategi for grundlæggende rettigheder med henblik på at overvåge og sikre beskyttelsen af grundlæggende rettigheder.
(44)
Der bør udnævnes en uafhængig ansvarlig for grundlæggende rettigheder for at sikre, at agenturet efterlever de grundlæggende rettigheder i forbindelse med sine aktiviteter, og fremme respekt for de grundlæggende rettigheder inden for agenturet i overensstemmelse med chartret, herunder ved at fremsætte et forslag til agenturets strategi for grundlæggende rettigheder og sikre dens gennemførelse samt ved at behandle klager, som agenturet modtager som led i agenturets klageordning. Med henblik herpå er det vigtigt, at agenturet giver den ansvarlige for grundlæggende rettigheder tilstrækkelige ressourcer og personale svarende til indholdet og omfanget af agenturets mandat.
(45)
Agenturet bør indføre en klageordning under ansvar af den ansvarlige for grundlæggende rettigheder. Formålet med klageordningen bør være, at grundlæggende rettigheder respekteres i alle agenturets aktiviteter. Klageordningen bør være en administrativ ordning. Den ansvarlige for grundlæggende rettigheder bør være ansvarlig for behandlingen af de klager, agenturet modtager, i overensstemmelse med retten til god forvaltning. Det er vigtigt, at klageordningen er effektiv og sikrer behørig opfølgning på klager. Klageordningen berører ikke adgangen til administrative og judicielle retsmidler og er ikke en betingelse for at kunne anvende sådanne retsmidler. Klageordningen bør ikke kunne anvendes til at anfægte en national myndigheds afgørelse om individuelle ansøgninger om international beskyttelse. Det er af afgørende betydning, at medlemsstaterne foretager strafferetlige undersøgelser, hvor det er nødvendigt. For at øge gennemsigtigheden og ansvarligheden bør agenturet aflægge rapport om klageordningen som led i sin årlige rapport om asylsituationen i Unionen. Det er vigtigt, at agenturets årlige rapport om asylsituationen i Unionen omfatter især antallet af klager, agenturet har modtaget, typerne af krænkelser af grundlæggende rettigheder, de berørte operationer, hvor det er muligt, og de opfølgende foranstaltninger, som agenturet og medlemsstaterne har truffet.
(46)
Kommissionen og medlemsstaterne bør være repræsenteret i agenturets bestyrelse for at føre et konkret og overordnet politisk tilsyn med dets arbejde. Bestyrelsen bør udstikke de generelle retningslinjer for agenturets aktiviteter og sikre, at det udfører sine opgaver. Hvor det er muligt, er det anbefalelsesværdigt, at bestyrelsen består af de operationelle chefer for medlemsstaternes asylmyndigheder eller deres repræsentanter, og at alle parter, der er repræsenteret i bestyrelsen, bestræber sig på at begrænse udskiftningen af deres repræsentanter med henblik på at sikre kontinuitet i dens arbejde. Bestyrelsen bør have de nødvendige beføjelser, navnlig med hensyn til at fastlægge budgettet, kontrollere dets gennemførelse, vedtage passende finansielle bestemmelser, fastlægge gennemsigtige procedurer for agenturets beslutningstagning og udnævne den administrerende direktør og vicedirektøren. Det er hensigtsmæssigt, at agenturet forvaltes og drives i overensstemmelse med principperne i den fælles tilgang til decentrale EU-agenturer, som Europa-Parlamentet, Rådet og Kommissionen vedtog den 19. juli 2012.
(47)
Agenturet bør være uafhængigt for så vidt angår operationelle og tekniske forhold, og det bør have retlig, administrativ og finansiel autonomi. Med henblik herpå er det nødvendigt og hensigtsmæssigt, at agenturet er et EU-agentur, der har status som juridisk person, og som udøver de beføjelser, der tillægges det ved denne forordning.
(48)
Agenturet bør aflægge rapport om sine aktiviteter til Europa-Parlamentet og Rådet.
(49)
For at sikre agenturets autonomi bør det råde over sit eget budget, hvor indtægterne hovedsagelig bør komme fra et bidrag fra Unionen. Finansieringen af agenturet vil ske på grundlag af en aftale med budgetmyndigheden som fastlagt i punkt 27 i den interinstitutionelle aftale af 16. december 2020 mellem Europa-Parlamentet, Rådet for Den Europæiske Union og Europa-Kommissionen om budgetdisciplin, om samarbejde på budgetområdet og om forsvarlig økonomisk forvaltning samt om nye egne indtægter, herunder en køreplan for indførelse af nye egne indtægter 
(
8
)
. Unionens budgetprocedure bør gælde for så vidt angår Unionens bidrag og ethvert tilskud, der ydes over Unionens almindelige budget. Revisionsretten bør revidere agenturets regnskaber.
(50)
Det er vigtigt, at den konsoliderede årlige rapport om agenturets virksomhed angiver, hvordan udgifterne fordeler sig på hver af agenturets hovedaktiviteter.
(51)
Finansielle ressourcer, som agenturet stiller til rådighed i form af tilskud, uddelegeringsaftaler eller kontrakter i henhold til denne forordning, må ikke føre til dobbeltfinansiering med andre nationale eller internationale finansielle ressourcer eller finansielle ressourcer fra Unionen.
(52)
Kommissionens delegerede forordning (EU) 2019/715 
(
9
)
 bør finde anvendelse på agenturet.
(53)
Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU, Euratom) nr. 883/2013 
(
10
)
 bør finde anvendelse uden begrænsninger på agenturet, som bør tiltræde den interinstitutionelle aftale af 25. maj 1999 mellem Europa-Parlamentet, Rådet for Den Europæiske Union og Kommissionen for De Europæiske Fællesskaber om de interne undersøgelser, der foretages af Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig (OLAF) 
(
11
)
.
(54)
Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 1049/2001 
(
12
)
 bør finde anvendelse på agenturet.
(55)
Enhver behandling af personoplysninger, som agenturet foretager inden for rammerne af denne forordning, bør ske i overensstemmelse med Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2018/1725 
(
13
)
 og overholde principperne om nødvendighed og proportionalitet. Agenturet bør alene behandle personoplysninger med henblik på at varetage sine opgaver med ydelse af operationel og teknisk bistand til medlemsstaterne, med genbosætning, med lettelse af udveksling af oplysninger med medlemsstaterne, Det Europæiske Agentur for Grænse- og Kystbevogtning, Europol eller Den Europæiske Unions Agentur for Strafferetligt Samarbejde (Eurojust), der er oprettet ved Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2018/1727 
(
14
)
, og med analyse af oplysninger om asylsituationen, med henblik på at foretage stikprøveudtagning af sager som led i overvågningen og på potentielt at håndtere ansøgninger om international beskyttelse, i forbindelse med oplysninger, der er indhentet under varetagelsen af agenturets opgaver i migrationsstyringsstøttehold i hotspotområder, samt med henblik på administrative formål. Enhver behandling af personoplysninger bør være strengt begrænset til personoplysninger, der er nødvendige til disse formål, og bør overholde proportionalitetsprincippet. Enhver behandling af opbevarede personoplysninger til andre formål end dem, der er fastlagt i denne forordning, bør være forbudt.
(56)
Alle personoplysninger, som agenturet behandler til andre formål end administrative formål, bør slettes efter 30 dage. En længere opbevaringsperiode er ikke nødvendig for at opfylde formålene med agenturets behandling af personoplysninger inden for rammerne af denne forordning.
(57)
Personoplysninger af følsom karakter, der er nødvendige for at vurdere, hvorvidt en tredjelandsstatsborger er berettiget til international beskyttelse, bør kun behandles med henblik på at lette behandlingen af en ansøgning om international beskyttelse, med henblik på at yde den nødvendige bistand under en procedure for international beskyttelse eller med henblik på genbosætning. En sådan behandling bør være begrænset til det, der er strengt nødvendigt for at foretage en fuldstændig vurdering af en ansøgning om international beskyttelse i ansøgerens interesse.
(58)
Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2016/679 
(
15
)
 finder anvendelse på medlemsstaternes behandling af personoplysninger, der udføres under anvendelsen af nærværende forordning, medmindre en sådan behandling foretages af medlemsstaternes kompetente myndigheder med henblik på at forebygge, efterforske, afsløre eller retsforfølge strafbare handlinger eller fuldbyrde strafferetlige sanktioner, herunder beskytte mod og forebygge trusler mod den offentlige sikkerhed.
(59)
Europa-Parlamentets og Rådets direktiv (EU) 2016/680 
(
16
)
 finder anvendelse på medlemsstaternes kompetente myndigheders behandling af personoplysninger med henblik på at forebygge, efterforske, afsløre eller retsforfølge strafbare handlinger eller fuldbyrde strafferetlige sanktioner, herunder beskytte mod eller forebygge trusler mod den offentlige sikkerhed, i medfør af nærværende forordning.
(60)
Reglerne i forordning (EU) 2016/679 vedrørende beskyttelse af fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder, navnlig deres ret til beskyttelse af personoplysninger, bør specificeres med hensyn til ansvaret for behandling af oplysningerne, beskyttelsen af den registreredes rettigheder og tilsynet med databeskyttelsen, navnlig for så vidt angår visse sektorer.
(61)
Målene for denne forordning, nemlig at lette gennemførelsen og forbedre funktionsdygtighed af det fælles europæiske asylsystem, at styrke praktisk samarbejde og udveksling af oplysninger om asylrelaterede spørgsmål blandt medlemsstaterne, at styrke EU-retten om asyl og operationelle standarder for at sikre en høj grad af ensartethed for så vidt angår procedurerne for international beskyttelse, modtagelsesforhold og vurdering af beskyttelsesbehov i hele Unionen, at overvåge den operationelle og tekniske anvendelse af det fælles europæiske asylsystem og at yde øget operationel og teknisk bistand til medlemsstaterne i forbindelse med forvaltningen af deres asyl- og modtagelsessystemer, navnlig til medlemsstater, der udsættes for et uforholdsmæssigt stort pres på deres asyl- og modtagelsessystemer, kan ikke i tilstrækkelig grad opfyldes af medlemsstaterne, men kan på grund af handlingens omfang og virkninger bedre nås på EU-plan; Unionen kan derfor vedtage foranstaltninger i overensstemmelse med nærhedsprincippet, jf. artikel 5 i traktaten om Den Europæiske Union (TEU). I overensstemmelse med proportionalitetsprincippet, jf. nævnte artikel, går denne forordning ikke videre, end hvad der er nødvendigt for at nå disse mål.
(62)
I medfør af artikel 1 og 2 i protokol nr. 21 om Det Forenede Kongeriges og Irlands stilling for så vidt angår området med frihed, sikkerhed og retfærdighed, der er knyttet som bilag til TEU og til TEUF, og med forbehold af artikel 4 i samme protokol, deltager Irland ikke i vedtagelsen af denne forordning, som ikke er bindende for og ikke finder anvendelse i Irland.
(63)
I medfør af artikel 1 og 2 i protokol nr. 22 om Danmarks stilling, der er knyttet som bilag til TEU og til TEUF, deltager Danmark ikke i vedtagelsen af denne forordning, som ikke er bindende for og ikke finder anvendelse i Danmark.
(64)
Eftersom Danmark hidtil har bidraget til det praktiske samarbejde mellem medlemsstaterne på asylområdet, bør agenturet lette det operationelle samarbejde med Danmark. I den henseende bør en repræsentant for Danmark inviteres til at deltage i alle bestyrelsens møder uden stemmeret.
(65)
For at agenturet kan opfylde sit formål, bør det være åbent for deltagelse af lande, som har indgået aftaler med Unionen, i henhold til hvilke de har indført og anvender EU-retten på de områder, der er omfattet af denne forordning, navnlig Island, Liechtenstein, Norge og Schweiz. Som følge heraf, og eftersom Island, Liechtenstein, Norge og Schweiz deltager i EASO's aktiviteter på grundlag af ordninger, som disse lande har indgået med Unionen vedrørende deres deltagelse i EASO, bør Island, Liechtenstein, Norge og Schweiz kunne deltage i agenturets aktiviteter og bidrage til det praktiske samarbejde mellem medlemsstaterne og agenturet i overensstemmelse med de vilkår og betingelser, der er fastlagt i eksisterende eller nye ordninger. I den henseende bør repræsentanter for Island, Liechtenstein, Norge og Schweiz have mulighed for at deltage som observatører i bestyrelsens møder.
(66)
Denne forordning berører ikke de nationale asylmyndigheders kompetence til at træffe afgørelse om individuelle ansøgninger om international beskyttelse.
(67)
Denne forordning har til formål at ændre og udvide bestemmelserne i forordning (EU) nr. 439/2010. Da de ændringer, der skal foretages, er væsentlige både med hensyn til antal og art, bør nævnte forordning af klarhedshensyn erstattes i sin helhed for de medlemsstater, der er bundet af nærværende forordning. Det agentur, der oprettes ved nærværende forordning, bør træde i stedet for og overtage opgaverne fra EASO, der er oprettet ved forordning (EU) nr. 439/2010, som derfor bør ophæves. For så vidt angår de medlemsstater, der er bundet af nærværende forordning, bør henvisninger til den ophævede forordning betragtes som henvisninger til nærværende forordning.
(68)
Bestemmelserne i denne forordning om overvågningsmekanismen for den operationelle og tekniske anvendelse af det fælles europæiske asylsystem hænger bl.a. sammen med det system til afgørelse af, hvilken medlemsstat der er ansvarlig for at behandle ansøgninger om international beskyttelse, der indførtes ved forordning (EU) nr. 604/2013. Da systemet indført ved nævnte forordning vil kunne blive ændret, anses det for nødvendigt at udsætte anvendelsen af disse bestemmelser til en senere dato, nemlig frem til den 31. december 2023. Desuden er de bestemmelser om overvågningsmekanismen, som vedrører vedtagelsen af henstillinger rettet til den berørte medlemsstat, samt bestemmelserne om en situation, hvor asyl- og modtagelsessystemerne kommer under et uforholdsmæssigt stort pres eller bliver ineffektive, mere direkte knyttet til og berørt af ansvarsaspekterne i det system, der indførtes ved forordning (EU) nr. 604/2013. Eftersom nævnte forordning vil kunne blive erstattet af en ny retsakt, der for øjeblikket er under forhandling, og i betragtning af betydningen af de relevante aspekter af en sådan ny retsakt, bør disse bestemmelser først finde anvendelse fra den dato, hvor den nævnte forordning er erstattet, medmindre nævnte forordning erstattes inden den 31. december 2023, i hvilket tilfælde disse bestemmelser bør finde anvendelse fra den 31. december 2023.
(69)
Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse er blevet hørt i overensstemmelse med artikel 28, stk. 2, i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 45/2001 
(
17
)
 og afgav en udtalelse den 21. september 2016 
(
18
)
 —
VEDTAGET DENNE FORORDNING:
KAPITEL 1
DEN EUROPÆISKE UNIONS ASYLAGENTUR
Artikel 1
Genstand og anvendelsesområde
1.   Denne forordning opretter Den Europæiske Unions Asylagentur (»agenturet«). Agenturet træder i stedet for og efterfølger Det Europæiske Asylstøttekontor (EASO), som blev oprettet ved forordning (EU) nr. 439/2010.
2.   Agenturet skal bidrage til at sikre effektiv og ensartet anvendelse af EU-retten om asyl i medlemsstaterne på en måde, der fuldt ud respekterer grundlæggende rettigheder. Agenturet skal lette og støtte medlemsstaternes aktiviteter i forbindelse med gennemførelsen af det fælles europæiske asylsystem, herunder ved at muliggøre konvergens i vurderingen af ansøgninger om international beskyttelse i hele Unionen og ved at koordinere og styrke praktisk samarbejde og udveksling af oplysninger.
Agenturet skal forbedre funktionsdygtigheden af det fælles europæiske asylsystem, herunder gennem overvågningsmekanismen omhandlet i artikel 14 og ved at yde operationel og teknisk bistand til medlemsstaterne, navnlig hvor deres asyl- og modtagelsessystemer er under et uforholdsmæssigt stort pres.
3.   Agenturet skal udgøre et center for ekspertise i kraft af sin uafhængighed, den videnskabelige og tekniske kvalitet af den støtte, som det yder, og de oplysninger, det indsamler og formidler, gennemsigtigheden af dets operationelle procedurer og metoder, dets omhu med at varetage sine tildelte opgaver og den informationsteknologiske støtte, der kræves, for at det kan opfylde sit mandat.
Artikel 2
Opgaver
1.   Med henblik på artikel 1 skal agenturet varetage følgende opgaver:
a)
lette, koordinere og styrke praktisk samarbejde og udveksling af oplysninger blandt medlemsstaterne om deres asyl- og modtagelsessystemer
b)
indsamle og analysere kvalitative og kvantitative oplysninger om asylsituationen og om gennemførelsen af det fælles europæiske asylsystem
c)
hjælpe medlemsstaterne, når de udfører deres opgaver og forpligtelser inden for rammerne af det fælles europæiske asylsystem
d)
hjælpe medlemsstaterne for så vidt angår uddannelse og, hvor det er hensigtsmæssigt, stille uddannelse til rådighed for medlemsstaternes eksperter fra alle nationale forvaltninger, domstole og retsinstanser og nationale myndigheder med ansvar for asylspørgsmål, herunder gennem udviklingen af et europæisk uddannelsesprogram på asylområdet
e)
udarbejde og regelmæssigt ajourføre rapporter og andre dokumenter med oplysninger om situationen i relevante tredjelande, herunder oprindelseslande, på EU-plan
f)
oprette og koordinere europæiske netværk for oplysninger om tredjelande
g)
tilrettelægge aktiviteter og koordinere medlemsstaternes bestræbelser på at udarbejde fælles analyser om situationen i oprindelseslande og vejledende notater
h)
levere oplysninger og analyser om tredjelande vedrørende begrebet sikkert oprindelsesland og begrebet sikkert tredjeland (»sikkert land«-begreberne)
i)
yde effektiv operationel og teknisk bistand til medlemsstaterne, navnlig når deres asyl- og modtagelsessystemer er under et uforholdsmæssigt stort pres
j)
yde passende støtte til medlemsstaternes varetagelse af deres opgaver og forpligtelser i henhold til forordning (EU) nr. 604/2013
k)
bistå med omfordeling eller overførsel af personer, der ansøger om eller er tildelt international beskyttelse, inden for Unionen
l)
oprette og indsætte asylstøttehold
m)
oprette en asylreservepulje i overensstemmelse med artikel 19, stk. 6 (»asylreservepuljen«)
n)
anskaffe og indsætte det nødvendige tekniske udstyr til asylstøttehold og indsætte eksperter fra asylreservepuljen
o)
udarbejde operationelle standarder, indikatorer, retningslinjer og bedste praksis med hensyn til gennemførelsen af EU-retten om asyl
p)
udstationere forbindelsesofficerer i medlemsstaterne
q)
overvåge den operationelle og tekniske anvendelse af det fælles europæiske asylsystem med henblik på at bistå medlemsstaterne med at gøre deres asyl- og modtagelsessystemer mere effektive
r)
støtte medlemsstaterne i deres samarbejde med tredjelande i spørgsmål vedrørende den eksterne dimension af det fælles europæiske asylsystem, herunder ved udstationering af forbindelsesofficerer i tredjelande
s)
bistå medlemsstaterne med deres genbosætningstiltag.
2.   Agenturet udfører på eget initiativ kommunikationsaktiviteter på de områder, der er omfattet af dets mandat. Det giver offentligheden nøjagtige og omfattende oplysninger om sine aktiviteter. Agenturet må ikke udføre kommunikationsaktiviteter, der er skadelige for de opgaver, der er omfattet af denne artikels stk. 1. Kommunikationsaktiviteterne gennemføres, uden at det berører artikel 65, og i henhold til de relevante kommunikations- og formidlingsplaner, som bestyrelsen har vedtaget.
Artikel 3
Nationale kontaktpunkter for kommunikation
Hver medlemsstat udpeger mindst ét nationalt kontaktpunkt til kommunikation med agenturet om spørgsmål vedrørende opgaverne omhandlet i artikel 2.
KAPITEL 2
PRAKTISK SAMARBEJDE OG OPLYSNINGER OM ASYL
Artikel 4
Pligt til at samarbejde i god tro og udveksle oplysninger
1.   Agenturet og de nationale myndigheder med ansvar for asyl og indvandring og andre relevante tjenester skal samarbejde i god tro.
2.   Med henblik på at udføre de opgaver og opfylde de forpligtelser, der følger af denne forordning, navnlig agenturets opgaver omhandlet i artikel 2, udveksler agenturet og de nationale myndigheder med ansvar for asyl og indvandring og andre relevante tjenester alle nødvendige oplysninger rettidigt og præcist.
3.   Agenturet arbejder tæt sammen med de nationale myndigheder med ansvar for asyl og indvandring og andre relevante tjenester samt med Kommissionen. Agenturet varetager sine opgaver uden at gribe ind i de opgaver, som er tildelt andre relevante EU-organer, -kontorer og -agenturer. Agenturet samarbejder med disse organer, kontorer og agenturer, mellemstatslige organisationer, navnlig De Forenede Nationers højkommissær for flygtninge (UNHCR), og andre relevante organisationer som foreskrevet i denne forordning.
4.   Agenturet tilrettelægger, fremmer og koordinerer aktiviteter, som muliggør udveksling af oplysninger blandt medlemsstaterne, bl.a. ved at etablere netværk efter behov.
5.   Hvor den administrerende direktør efter at have opfordret en medlemsstat til at give agenturet de oplysninger, der er nødvendige for, at det kan udføre sine opgaver i overensstemmelse med denne forordning, fastslår, at den pågældende medlemsstat systematisk har undladt at gøre dette, aflægger den administrerende direktør rapport herom til bestyrelsen og til Kommissionen.
Artikel 5
Analyse af oplysninger om asylsituationen
1.   Agenturet indsamler og analyserer oplysninger om asylsituationen i Unionen og i tredjelande i det omfang, denne vil kunne få indflydelse på Unionen, herunder opdaterede oplysninger om tilgrundliggende årsager, migrations- og flygtningestrømme, tilstedeværelsen af uledsagede mindreårige, tredjelandes samlede modtagelseskapacitet og genbosætningsbehov samt om muligheden for tilstrømning af et stort antal tredjelandsstatsborgere, som vil kunne sætte medlemsstaternes asyl- og modtagelsessystemer under et uforholdsmæssigt stort pres, med det formål at give medlemsstaterne rettidige og pålidelige oplysninger og afdække mulige risici for medlemsstaternes asyl- og modtagelsessystemer.
Til formålet anført i dette stykkes første afsnit arbejder agenturet tæt sammen med Det Europæiske Agentur for Grænse- og Kystbevogtning og tager i relevant omfang hensyn til sidstnævntes risikoanalyser i henhold til artikel 29 i forordning (EU) 2019/1896 for at sikre maksimal sammenhæng og konvergens i de oplysninger, som agenturet og Det Europæiske Agentur for Grænse- og Kystbevogtning leverer.
2.   Agenturet baserer sin analyse på oplysninger, der primært leveres af medlemsstaterne, relevante EU-institutioner, -organer, -kontorer og -agenturer, Tjenesten for EU's Optræden Udadtil samt UNHCR, navnlig UNHCR's rapporter om globale genbosætningsbehov (Global Resettlement Needs). Agenturet kan også tage hensyn til oplysninger, der er tilgængelige fra relevante organisationer på grundlag af disses ekspertise.
3.   Agenturet sikrer hurtig udveksling af relevante oplysninger mellem medlemsstaterne og med Kommissionen. Det forelægger endvidere på rettidig og nøjagtig vis resultaterne af sin analyse for bestyrelsen. Agenturet aflægger to gange om året rapport til Europa-Parlamentet om sin analyse.
Artikel 6
Oplysninger om gennemførelsen af det fælles europæiske asylsystem
1.   Agenturet tilrettelægger, koordinerer og fremmer udveksling af oplysninger mellem medlemsstaterne og mellem Kommissionen og medlemsstaterne om gennemførelsen af EU-retten om asyl.
2.   Agenturet opretter databaser og webportaler vedrørende asylinstrumenter på EU-plan og på nationalt og internationalt plan og gør i den forbindelse navnlig brug af eksisterende arrangementer. Personoplysninger må ikke lagres i disse databaser eller offentliggøres på disse webportaler, medmindre agenturet har hentet sådanne oplysninger fra offentligt tilgængelige kilder.
3.   De i stk. 2 omhandlede databaser og webportaler skal have offentligt tilgængelige dele, som skal indeholde følgende:
a)
statistikker over ansøgninger om international beskyttelse og over afgørelser truffet af nationale myndigheder med ansvar for asylspørgsmål
b)
oplysninger om national ret og den nationale juridiske udvikling på asylområdet, herunder retspraksis
c)
oplysninger om EU-Domstolens og Den Europæiske Menneskerettighedsdomstols praksis på området.
Artikel 7
Forbindelsesofficerer i medlemsstaterne
1.   Den administrerende direktør udpeger eksperter blandt agenturets medarbejdere med henblik på udstationering som forbindelsesofficerer i medlemsstaterne.
2.   Den administrerende direktør fremsætter i samråd med de berørte medlemsstater et forslag om karakteren af og vilkårene for udstationeringen og om den medlemsstat eller region, hvori der kan udstationeres en forbindelsesofficer. Den administrerende direktør kan beslutte, at en forbindelsesofficer skal dække op til fire medlemsstater, som geografisk ligger tæt på hinanden. Forslaget fra den administrerende direktør kræver bestyrelsens godkendelse.
3.   Den administrerende direktør informerer den berørte medlemsstat om udpegelsen af forbindelsesofficerer og fastsætter sammen med denne medlemsstat, hvor udstationeringen skal finde sted.
4.   Forbindelsesofficererne optræder på agenturets vegne og fremmer samarbejdet og dialogen mellem agenturet og de nationale myndigheder med ansvar for asyl og indvandring og andre relevante tjenester. Forbindelsesofficererne skal navnlig:
a)
fungere som forbindelsesled mellem agenturet og de nationale myndigheder med ansvar for asyl og indvandring og andre relevante tjenester
b)
støtte indsamlingen af de i artikel 5 omhandlede oplysninger og alle andre oplysninger, agenturet har brug for
c)
bidrage til at fremme anvendelsen af EU-retten om asyl, herunder hvad angår overholdelse af grundlæggende rettigheder
d)
efter anmodning bistå medlemsstaterne i udarbejdelsen af deres beredskabsplaner for foranstaltninger, der skal tages for at håndtere et eventuelt uforholdsmæssigt stort pres på deres asyl- og modtagelsessystemer
e)
lette kommunikationen mellem medlemsstater og mellem den berørte medlemsstat og agenturet og dele relevante oplysninger fra agenturet med den berørte medlemsstat, herunder oplysninger om igangværende bistand
f)
regelmæssigt forelægge den administrerende direktør rapporter om asylsituationen i den berørte medlemsstat og dens kapacitet til at forvalte sine asyl- og modtagelsessystemer effektivt.
Hvor de i første afsnit, litra f), omhandlede rapporter giver anledning til bekymring for så vidt angår et eller flere aspekter af relevans for den berørte medlemsstat, underretter den administrerende direktør straks denne medlemsstat. Disse rapporter tages i betragtning i forbindelse med overvågningsmekanismen omhandlet i artikel 14 og sendes til den berørte medlemsstat.
5.   Med henblik på stk. 4 forbliver forbindelsesofficeren i løbende kontakt med de nationale myndigheder med ansvar for asyl og indvandring og andre relevante tjenester og holder et kontaktpunkt udpeget af den berørte medlemsstat orienteret.
6.   Forbindelsesofficererne må under udførelsen af deres hverv kun tage imod instrukser fra agenturet.
Artikel 8
Uddannelse
1.   Agenturet etablerer, udvikler og gennemgår uddannelse af dets eget personale og af personalet i relevante nationale forvaltninger, domstole og retsinstanser og i nationale myndigheder med ansvar for asyl og modtagelse.
2.   Agenturet udvikler uddannelse som omhandlet i stk. 1 i tæt samarbejde med medlemsstaterne og, hvor det er relevant, med Det Europæiske Agentur for Grænse- og Kystbevogtning, Den Europæiske Unions Agentur for Grundlæggende Rettigheder oprettet ved Rådets forordning (EF) nr. 168/2007 
(
19
)
 og relevante uddannelsesenheder, uddannelsesinstitutioner, retslige sammenslutninger, uddannelsesnetværk og relevante organisationer.
3.   Agenturet udvikler et europæisk uddannelsesprogram på asylområdet under hensyntagen til det eksisterende samarbejde inden for Unionen på asylområdet med henblik på at fremme bedste praksis og høje standarder for gennemførelsen af EU-retten om asyl.
Medlemsstaterne udvikler relevant uddannelse af deres personale i medfør af deres forpligtelser i henhold til EU-retten om asyl på grundlag af det europæiske uddannelsesprogram på asylområdet og medtager centrale dele af dette uddannelsesprogram i den pågældende uddannelse.
4.   Den af agenturet tilbudte uddannelse skal være af høj kvalitet og identificere nøgleprincipper og bedste praksis med henblik på at sikre større konvergens i administrative metoder, afgørelser og retspraksis, samtidigt med at nationale domstoles og retsinstansers uafhængighed respekteres.
Som del af det europæiske uddannelsesprogram på asylområdet dækker den af agenturet tilbudte uddannelse navnlig:
a)
internationale standarder og EU-standarder for grundlæggende rettigheder, navnlig bestemmelserne i Den Europæiske Unions charter om grundlæggende rettigheder (»chartret«), samt folkeretten og EU-retten om asyl, herunder specifikke retlige spørgsmål og retspraksis
b)
spørgsmål vedrørende afgørelsen af, om en ansøger er berettiget til international beskyttelse, og vedrørende rettighederne for personer, der er tildelt international beskyttelse
c)
spørgsmål vedrørende behandlingen af ansøgninger om international beskyttelse
d)
interviewteknikker
e)
bevisvurdering
f)
den relevante retspraksis fra nationale domstole, EU-Domstolen og Den Europæiske Menneskerettighedsdomstol samt anden relevant udvikling inden for asylretten
g)
spørgsmål vedrørende fingeraftryksdata, herunder databeskyttelsesaspekter, datakvalitet og krav til datasikkerhed
h)
anvendelse af lægelige og juridiske ekspertudtalelser i proceduren for international beskyttelse
i)
spørgsmål vedrørende produktion og anvendelse af oplysninger om tredjelande
j)
modtagelsesforhold
k)
spørgsmål vedrørende mindreårige, navnlig uledsagede mindreårige, for så vidt angår vurdering af barnets tarv, specifikke proceduremæssige garantier såsom respekt for barnets ret til at blive hørt og andre aspekter vedrørende beskyttelse af børn, teknikker til aldersbestemmelse og modtagelsesforhold for børn og familier
l)
spørgsmål vedrørende ansøgere med behov for særlige proceduremæssige garantier, ansøgere med særlige modtagelsesbehov og andre personer i en sårbar situation, med særligt fokus på ofre for tortur, på ofre for menneskehandel og på forbundne kønssensitive spørgsmål
m)
spørgsmål vedrørende tolkning og kulturel formidling
n)
spørgsmål vedrørende genbosætning
o)
spørgsmål vedrørende håndteringen af omfordelingsprocedurer
p)
resiliens- og stresshåndteringsfærdigheder, navnlig for personale i lederstillinger.
5.   Agenturet tilbyder såvel generel, specifik eller temabaseret uddannelse som ad hoc-uddannelsesaktiviteter, herunder ved at anvende metoder til »uddannelse af undervisere« (»train the trainers«) og e-læring.
6.   Agenturet træffer de nødvendige foranstaltninger til at kontrollere og, hvor det er relevant, sikre, at de eksperter, der deltager i asylstøtteholdene, herunder eksperter, der ikke er ansat af agenturet, har modtaget den uddannelse af relevans for deres hverv og funktioner, der er nødvendig med henblik på deres deltagelse i de operative aktiviteter, som agenturet tilrettelægger.
Agenturet giver om nødvendigt og forud for eller ved indsættelse eksperterne omhandlet i førte afsnit uddannelse, som er specifik for den operationelle og tekniske bistand, der ydes i den berørte medlemsstat (»værtsmedlemsstaten«).
7.   Agenturet kan tilrettelægge uddannelsesaktiviteter på en medlemsstats eller et tredjelands område i samarbejde med den pågældende medlemsstat eller det pågældende tredjeland.
KAPITEL 3
LANDEOPLYSNINGER OG -VEJLEDNING
Artikel 9
Oplysninger om tredjelande på EU-plan
1.   Agenturet skal være et center for indsamling af relevante, pålidelige, objektive, præcise og ajourførte oplysninger om relevante tredjelande på en gennemsigtig og upartisk måde og i den forbindelse gøre brug af relevante, herunder børne- og kønsspecifikke, oplysninger og målrettede oplysninger om personer, som tilhører sårbare grupper og minoritetsgrupper. Agenturet udarbejder og ajourfører regelmæssigt rapporter og andre dokumenter med oplysninger om relevante tredjelande på EU-plan, bl.a. om tematiske emner, der specifikt vedrører relevante tredjelande.
2.   Agenturet skal navnlig:
a)
gøre brug af alle relevante informationskilder, herunder oplysninger, der er indsamlet fra internationale organisationer, navnlig UNHCR og andre relevante organisationer, herunder medlemmer af det rådgivende forum omhandlet i artikel 50, EU-institutioner, -agenturer, -organer og -kontorer og Tjenesten for EU's Optræden Udadtil, gennem de netværk, der er omhandlet i artikel 10, og ved hjælp af undersøgelsesmissioner
b)
forvalte og videreudvikle en webportal til indsamling og deling af oplysninger om relevante tredjelande, hvilket skal omfatte en del med offentlig adgang for almindelige brugere og en del med begrænset adgang for brugere, der er ansatte i de nationale myndigheder med ansvar for asyl og indvandring eller ethvert andet organ, som er bemyndiget af en medlemsstat til at forske i tredjelandsoplysninger
c)
udarbejde et fælles format og en fælles metode, herunder en referenceramme, i overensstemmelse med kravene i EU-retten om asyl for udarbejdelse af rapporter og andre dokumenter med oplysninger om relevante tredjelande på EU-plan.
Artikel 10
Europæiske netværk for oplysninger om tredjelande
1.   Agenturet sikrer koordinering af nationale initiativer til produktion af oplysninger om tredjelande ved at etablere og forvalte netværk blandt medlemsstaterne for oplysninger om tredjelande. Sådanne netværk kan, hvor det er relevant og ud fra en konkret vurdering, inddrage eksterne eksperter med den relevante ekspertise fra UNHCR eller andre relevante organisationer.
2.   Formålet med de i stk. 1 omhandlede netværk er, at medlemsstaterne navnlig:
a)
udveksler og opdaterer nationale rapporter, andre dokumenter og andre relevante oplysninger om tredjelande, herunder om tematiske spørgsmål
b)
indsender forespørgsler til agenturet og bistår med besvarelsen af forespørgsler vedrørende specifikke faktuelle forhold, der måtte opstå på baggrund af ansøgninger om international beskyttelse, uden at det berører regler om privatlivets fred, databeskyttelse og, som fastlagt i national ret, fortrolighed
c)
bidrager til udarbejdelsen og ajourføringen af dokumenter på EU-plan, der giver oplysninger om relevante tredjelande.
Artikel 11
Fælles analyse om situationen i oprindelseslande og vejledende notater
1.   For at fremme konvergensen i anvendelsen af de vurderingskriterier, der er fastlagt i Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 2011/95/EU 
(
20
)
, koordinerer agenturet medlemsstaternes bestræbelser på at udarbejde en fælles analyse af situationen i bestemte oprindelseslande (den »fælles analyse«) og vejledende notater for at bistå medlemsstaterne med at vurdere relevante ansøgninger om international beskyttelse.
Ved udarbejdelsen af den fælles analyse og de vejledende notater tager agenturet hensyn til UNHCR's seneste retningslinjer for vurdering af behovet for international beskyttelse for asylansøgere fra bestemte oprindelseslande.
2.   Den administrerende direktør forelægger efter samråd med Kommissionen de vejledende notater for bestyrelsen med henblik på godkendelse. De vejledende notater ledsages af den fælles analyse.
3.   Medlemsstaterne skal tage hensyn til den fælles analyse og de vejledende notater, når de behandler ansøgninger om international beskyttelse, uden at det berører deres kompetence til at træffe afgørelse om individuelle ansøgninger om international beskyttelse.
4.   Agenturet sikrer, at den fælles analyse og de vejledende notater regelmæssigt gennemgås og ajourføres efter behov. En sådan gennemgang og ajourføring foretages, hvor der sker en ændring i situationen i oprindelseslandet, eller hvor der er objektive indikationer for, at den fælles analyse og de vejledende notater ikke anvendes. Enhver gennemgang eller ajourføring af den fælles analyse og de vejledende notater skal ske i samråd med Kommissionen og godkendes af bestyrelsen, som omhandlet i stk. 2.
5.   Medlemsstaterne forelægger agenturet alle relevante oplysninger, der indikerer et behov for at gennemgå eller ajourføre den fælles analyse og de vejledende notater.
Artikel 12
Oplysninger og analyser vedrørende sikre oprindelseslande og sikre tredjelande
1.   Agenturet kan bistå medlemsstaterne med at anvende »sikkert land«-begreberne i overensstemmelse med Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 2013/32/EU 
(
21
)
 ved at tilvejebringe oplysninger og analyser.
2.   Agenturet bistår Kommissionen med dennes opgaver vedrørende »sikkert land«-begreberne i overensstemmelse med direktiv 2013/32/EU ved at tilvejebringe oplysninger og analyser.
3.   Ved tilvejebringelsen af oplysningerne og analyserne i henhold til denne artikels stk. 1 og 2 følger agenturet de generelle principper fastsat i artikel 9.
4.   Agenturet forelægger Europa-Parlamentet og Rådet de oplysninger og analyser, som det tilvejebringer i henhold til stk. 1 og 2, såvel med regelmæssige mellemrum som på anmodning.
KAPITEL 4
OPERATIONELLE STANDARDER OG RETNINGSLINJER
Artikel 13
Operationelle standarder, indikatorer, retningslinjer og bedste praksis
1.   Agenturet tilrettelægger og koordinerer aktiviteter, der fremmer en korrekt og effektiv gennemførelse af EU-retten om asyl, herunder gennem udarbejdelse af operationelle standarder, indikatorer, retningslinjer og bedste praksis om asylrelaterede spørgsmål og udveksling af bedste praksis om asylrelaterede spørgsmål mellem medlemsstaterne.
2.   Agenturet udarbejder på eget initiativ eller efter anmodning fra bestyrelsen eller Kommissionen operationelle standarder, indikatorer, retningslinjer og bedste praksis for gennemførelsen af EU-retten om asyl.
3.   I forbindelse med udarbejdelsen af de operationelle standarder, indikatorer, retningslinjer og bedste praksis, der er omhandlet i stk. 2, konsulterer agenturet Kommissionen, medlemsstaterne og, hvor det er relevant, UNHCR. Agenturet kan også på grundlag af relevant ekspertise konsultere mellemstatslige eller andre organisationer samt retslige sammenslutninger og netværk af sagkyndige.
4.   Bestyrelsen vedtager de operationelle standarder, indikatorer, retningslinjer og bedste praksis, der er omhandlet i stk. 2. Efter vedtagelsen meddeler agenturet disse operationelle standarder, indikatorer, retningslinjer og bedste praksis til medlemsstaterne og til Kommissionen.
5.   Agenturet bistår efter anmodning fra medlemsstaterne disse med at anvende de operationelle standarder, indikatorer, retningslinjer og bedste praksis, der er omhandlet i stk. 2, på deres asyl- og modtagelsessystemer ved at stille den nødvendige ekspertise eller operationelle og tekniske bistand til rådighed.
6.   Agenturet tager med henblik på overvågningsmekanismen omhandlet i artikel 14 hensyn til de operationelle standarder, indikatorer, retningslinjer og bedste praksis, der er omhandlet i nærværende artikels stk. 2.
KAPITEL 5
OVERVÅGNING
Artikel 14
Overvågningsmekanisme for den operationelle og tekniske anvendelse af det fælles europæiske asylsystem
1.   Agenturet opretter i tæt samarbejde med Kommissionen en overvågningsmekanisme med henblik på at overvåge den operationelle og tekniske anvendelse af det fælles europæiske asylsystem med henblik på at forebygge eller identificere eventuelle mangler i medlemsstaternes asyl- og modtagelsessystemer og vurdere deres kapacitet og beredskab til at håndtere situationer med et uforholdsmæssigt stort pres for at gøre disse systemer mere effektive.
2.   Bestyrelsen fastlægger på forslag af den administrerende direktør og i samråd med Kommissionen en fælles metodik for den overvågningsmekanisme, der er fastsat i dette kapitel. Den fælles metodik skal omfatte objektive kriterier på baggrund af hvilke overvågningen skal foretages, en beskrivelse af overvågningsmekanismens metoder, processer og værktøjer såsom praktiske ordninger for besøg på stedet, herunder besøg med kort varsel, og regler og principper for oprettelse af eksperthold.
3.   Overvågningen omfatter den operationelle og tekniske anvendelse af alle aspekter af det fælles europæiske asylsystem, navnlig:
a)
systemet for bestemmelse af den medlemsstat, der som fastlagt ved forordning (EU) nr. 604/2013 er ansvarlig for behandlingen af ansøgninger om international beskyttelse, procedurerne for international beskyttelse, anvendelsen af kriterier til vurdering af behovet for beskyttelse og typen af den tildelte beskyttelse, herunder med hensyn til respekt for grundlæggende rettigheder, garantier for beskyttelse af børn og særlige behov, som personer i en sårbar situation har
b)
personalets disponibilitet og kapacitet med hensyn til oversættelse og tolkning samt personalets kapacitet til at behandle og forvalte asylsager effektivt, herunder behandling af klager over afgørelser, uden at dette berører retsvæsenets uafhængighed og i fuld respekt for retssystemets opbygning i den enkelte medlemsstat
c)
modtagelsesforhold, -kapacitet, -infrastruktur og -udstyr og så vidt muligt finansielle ressourcer for modtagelse.
4.   Overvågningen kan navnlig udføres på grundlag af de oplysninger, den berørte medlemsstat fremlægger, den i artikel 5 omhandlede analyse af oplysninger om asylsituationen og stikprøveudtagning af sager.
Agenturet kan tage hensyn til oplysninger, der er tilgængelige fra relevante mellemstatslige organisationer eller organer, navnlig UNHCR, og andre relevante organisationer på grundlag af disses ekspertise.
5.   Agenturet kan foretage besøg på stedet med henblik på overvågningen. Agenturet må kun foretage besøg med kort varsel med henblik på artikel 15, stk. 2.
6.   Medlemsstaterne forsyner efter anmodning fra agenturet dette med oplysninger om de aspekter af det fælles europæiske asylsystem, der er omhandlet i stk. 3.
Medlemsstaterne forsyner efter anmodning fra agenturet dette med oplysninger om deres beredskabsplaner for foranstaltninger for at håndtere et eventuelt uforholdsmæssigt stort pres på deres asyl- eller modtagelsessystem. Agenturet bistår med den berørte medlemsstats samtykke medlemsstaterne med at udarbejde og gennemgå deres beredskabsplaner.
7.   Medlemsstaterne samarbejder med agenturet, herunder ved at lette eventuelle besøg på stedet, der foretages som led i overvågningen. Den administrerende direktør giver de berørte medlemsstater tilstrækkeligt forudgående varsel om ethvert sådant besøg. Ved besøg med kort varsel giver den administrerende direktør den berørte medlemsstat et forudgående varsel på 72 timer.
Artikel 15
Procedure og opfølgning
1.   Bestyrelsen vedtager på grundlag af et forslag fra den administrerende direktør og i samråd med Kommissionen et program med henblik på overvågningsmekanismen omhandlet i artikel 14 (»overvågningsprogrammet«), som skal dække:
a)
den operationelle og tekniske anvendelse af alle aspekter af det fælles europæiske asylsystem i hver enkelt medlemsstat, og
b)
tematiske eller specifikke aspekter af det fælles europæiske asylsystem for alle medlemsstaters vedkommende.
I overvågningsprogrammet angives det, hvilke medlemsstaters asyl- og modtagelsessystemer der skal overvåges i et givent år. I overvågningsprogrammet sikres det, at hver medlemsstat overvåges mindst én gang inden for hver periode på fem år.
2.   Hvor den i artikel 5 omhandlede analyse af oplysninger om asylsituationen giver anledning til alvorlig bekymring for så vidt angår funktionsdygtigheden af en medlemsstats asyl- eller modtagelsessystem, iværksætter agenturet en overvågning enten på eget initiativ i samråd med Kommissionen eller på Kommissionens anmodning.
3.   Den administrerende direktør sender resultaterne af en overvågning til den berørte medlemsstat med henblik på bemærkninger, herunder i relevant omfang oplysninger om dens behov. Medlemsstater har en måned fra datoen for modtagelse af resultaterne til at fremsætte bemærkninger.
4.   Den administrerende direktør udarbejder på grundlag af de i stk. 3 omhandlede resultater og under hensyntagen til den berørte medlemsstats bemærkninger, og i samråd med Kommissionen, et udkast til henstillinger. Udkastet til henstillinger skal indeholde en beskrivelse af de foranstaltninger, som den berørte medlemsstat skal træffe, herunder i nødvendigt omfang med bistand fra agenturet, og en frist for, hvornår nødvendige foranstaltninger skal træffes af den berørte medlemsstat for at afhjælpe de kapacitets- og beredskabsmæssige mangler eller problemer, der er konstateret ved overvågningen. Den administrerende direktør sender udkastet til henstillinger til den berørte medlemsstat. Den berørte medlemsstat har en måned fra datoen for modtagelse af udkastet til henstillinger til at fremsætte bemærkninger til dette. I de tilfælde, der er omhandlet i stk. 2, skal den berørte medlemsstat fremsætte sine bemærkninger inden for 15 dage.
Den administrerende direktør skal efter at have taget hensyn til den berørte medlemsstats bemærkninger forelægge resultaterne og udkastet til henstillinger for bestyrelsen. Bestyrelsen vedtager ved en afgørelse truffet af to tredjedele af sine stemmeberettigede medlemmer henstillingerne. Agenturet fremsender henstillingerne til Europa-Parlamentet. Agenturet underretter Kommissionen om gennemførelsen af henstillingerne.
5.   Hvor en medlemsstat ikke inden for den fastsatte frist gennemfører de foranstaltninger, der er angivet i henstillingerne fra agenturet omhandlet i stk. 4, med deraf følgende alvorlige konsekvenser for det fælles europæiske asylsystems funktionsdygtighed, vedtager Kommissionen på baggrund af sin egen vurdering henstillinger til medlemsstaten med angivelse af, hvilke foranstaltninger der er nødvendige for at afhjælpe manglerne, og, hvor det er nødvendigt, specifikke foranstaltninger, som agenturet skal træffe for at støtte nævnte medlemsstat.
6.   Afhængigt af, hvor alvorlige manglerne er, kan Kommissionen organisere besøg på stedet i den berørte medlemsstat. Kommissionen giver den berørte medlemsstat et tilstrækkeligt forudgående varsel om ethvert sådant besøg.
7.   Den berørte medlemsstat rapporterer til Kommissionen om gennemførelsen af de i denne artikels stk. 5 omhandlede henstillinger inden for den frist, der er fastsat i disse henstillinger. Hvor den berørte medlemsstat efter denne frist ikke har efterkommet disse henstillinger, kan Kommissionen fremsætte et forslag til Rådets gennemførelsesretsakt i overensstemmelse med artikel 22, stk. 1.
8.   Kommissionen underretter Europa-Parlamentet og Rådet om enhver opfølgning til en overvågning, som den foretager. Kommissionen fremsender de i stk. 5 omhandlede henstillinger til Europa-Parlamentet og til Rådet og underretter dem regelmæssigt om den berørte medlemsstats fremskridt med gennemførelsen af disse henstillinger.
KAPITEL 6
OPERATIONEL OG TEKNISK BISTAND
Artikel 16
Operationel og teknisk bistand fra agenturet
1.   Agenturet yder en medlemsstat operationel og teknisk bistand i overensstemmelse med dette kapitel:
a)
på medlemsstatens anmodning for så vidt angår gennemførelse af dens forpligtelser i henhold til det fælles europæiske asylsystem
b)
på medlemsstatens anmodning, hvor dens asyl- eller modtagelsessystem er under et uforholdsmæssigt stort pres
c)
hvor medlemsstaten står overfor uforholdsmæssigt store migrationsmæssige udfordringer og anmoder om operationel og teknisk forstærkning i form af indsættelse af migrationsstyringsstøttehold i overensstemmelse med artikel 21
d)
på dets eget initiativ med medlemsstatens samtykke, hvor medlemsstatens asyl- eller modtagelsessystem er under et uforholdsmæssigt stort pres
e)
hvor det yder operationel og teknisk bistand i overensstemmelse med artikel 22.
2.   Agenturet tilrettelægger og koordinerer den fornødne operationelle og tekniske bistand, hvilket kan indebære at træffe en eller flere af følgende operationelle og tekniske foranstaltninger på en måde, der fuldt ud respekterer grundlæggende rettigheder:
a)
at bistå medlemsstaterne med identifikation og registrering af tredjelandsstatsborgere, alt efter hvad der er relevant, i tæt samarbejde med andre EU-organer, -kontorer og -agenturer
b)
at bistå medlemsstaterne med at modtage og registrere ansøgninger om international beskyttelse
c)
at lette de kompetente nationale myndigheders behandling af ansøgninger om international beskyttelse eller at yde dem den nødvendige bistand i forbindelse med proceduren for international beskyttelse
d)
at lette medlemsstaternes fælles initiativer for behandling af ansøgninger om international beskyttelse
e)
at bistå med oplysninger om proceduren for international beskyttelse
f)
at rådgive om, bistå med eller koordinere medlemsstaternes etablering eller levering af modtagelsesfaciliteter, navnlig nødindkvartering, -transport og -lægehjælp
g)
at yde passende støtte til medlemsstaternes varetagelse af deres opgaver og forpligtelser i henhold til forordning (EU) nr. 604/2013
h)
at bistå med omfordeling eller overførsel af personer, der ansøger om eller er tildelt international beskyttelse, inden for Unionen
i)
at tilvejebringe tolketjenester
j)
at bistå medlemsstaterne med at sikre, at alle fornødne garantier for så vidt angår børns rettigheder og beskyttelse af børn er på plads, navnlig vedrørende uledsagede mindreårige
k)
at bistå medlemsstaterne med at identificere ansøgere med behov for særlige proceduremæssige garantier eller ansøgere med særlige modtagelsesbehov eller andre personer i en sårbar situation, herunder mindreårige, med at henvise disse personer til de kompetente nationale myndigheder med henblik på passende bistand på grundlag af nationale foranstaltninger og med at sikre, at alle de nødvendige garantier for disse personer er på plads
l)
at indgå i de migrationsstyringsstøttehold i hotspotområder, der er omhandlet i forordning (EU) 2019/1896, i tæt samarbejde med andre relevante EU-organer, -kontorer og -agenturer
m)
at indsætte asylstøttehold
n)
at indsætte teknisk udstyr til asylstøttehold i relevant omfang.
3.   Agenturet finansierer eller medfinansierer de operationelle og tekniske foranstaltninger, der er anført i stk. 2, over sit budget i henhold til de finansielle regler, der gælder for agenturet.
4.   Den administrerende direktør evaluerer resultaterne af de operationelle og tekniske foranstaltninger, der er omhandlet i denne artikels stk. 2. Inden for 60 dage efter, at gennemførelsen af disse foranstaltninger er afsluttet, sender den administrerende direktør bestyrelsen detaljerede evalueringsrapporter sammen med bemærkningerne fra den ansvarlige for grundlæggende rettigheder i overensstemmelse med rapporterings- og evalueringsordningen i den operationelle plan som omhandlet i artikel 18, stk. 2, litra k). Agenturet foretager en omfattende komparativ analyse af disse resultater og inkluderer denne i den i artikel 69 omhandlede årlige rapport om asylsituationen i Unionen.
Artikel 17
Procedure for operationel og teknisk bistand
1.   Medlemsstater retter anmodninger om bistand i henhold til artikel 16, stk. 1, litra a), b) og c), til den administrerende direktør. Sådanne anmodninger skal beskrive situationen og formålet med anmodningen og skal ledsages af en detaljeret vurdering af behov og i givet fald en beskrivelse af foranstaltninger, der allerede er truffet på nationalt plan.
2.   Hvor en medlemsstat giver sit samtykke til den bistand, som foreslås på agenturets initiativ i henhold til artikel 16, stk. 1, litra d), skal den pågældende medlemsstat forelægge agenturet en detaljeret vurdering af behov og i givet fald en beskrivelse af de foranstaltninger, der allerede er truffet på nationalt plan.
3.   Den administrerende direktør evaluerer, godkender og koordinerer anmodningerne om bistand, herunder udsendelse af asylstøttehold. Den administrerende direktør underretter omgående bestyrelsen om modtagelsen af en anmodning om bistand i henhold til artikel 16, stk. 1, litra a), b) eller c), eller et forslag fra agenturet om at yde bistand på dets eget initiativ i henhold til artikel 16, stk. 1, litra d). Den administrerende direktør gennemgår den detaljerede vurdering af behov, som den pågældende medlemsstat har forelagt i henhold til nærværende artikels stk. 1 eller 2.
4.   Agenturet skal underkaste enhver anmodning om bistand i henhold til artikel 16, stk. 1, litra a), b) eller c), og ethvert forslag om at yde bistand på dets eget initiativ i henhold til artikel 16, stk. 1, litra d), en omhyggelig og pålidelig vurdering, der sætter det i stand til at udpege og foreslå en eller flere af de i artikel 16, stk. 2, omhandlede foranstaltninger med henblik på at opfylde den berørte medlemsstats behov. Hvor det er nødvendigt, kan den administrerende direktør udsende eksperter fra agenturet for at vurdere situationen i den medlemsstat, der anmoder om bistand.
5.   Den administrerende direktør træffer en afgørelse om ydelse af operationel og teknisk bistand, herunder om indsættelse af asylstøttehold:
a)
inden for tre arbejdsdage fra datoen for modtagelsen af en anmodning i henhold til artikel 16, stk. 1, litra a), b) eller c), eller
b)
inden for tre arbejdsdage fra den dato, hvor den berørte medlemsstat gav sit samtykke til agenturets forslag om at give bistand på sit eget initiativ i henhold til artikel 16, stk. 1, litra d).
Hvor den administrerende direktør sender eksperter til den berørte medlemsstat i henhold til stk. 4, træffer den administrerende direktør en afgørelse som omhandlet i første afsnit inden for fem arbejdsdage fra den dato, der er omhandlet i litra a) eller b), alt efter hvad der er relevant.
Samtidig med at den administrerende direktør træffer en afgørelse i henhold til første afsnit, underretter vedkommende den berørte medlemsstat og bestyrelsen om sin afgørelse med angivelse af de væsentligste grunde, som afgørelsen er baseret på.
Artikel 18
Operationel plan
1.   Hvor der skal ydes operationel og teknisk bistand, udarbejder den administrerende direktør en operationel plan i samarbejde med værtsmedlemsstaten. Den administrerende direktør og værtsmedlemsstaten skal nå til enighed om den operationelle plan
a)
inden for ti arbejdsdage fra den dato, hvor en afgørelse som omhandlet i artikel 17, stk. 5, træffes i tilfælde af en anmodning om bistand i henhold til artikel 16, stk. 1, litra a)
b)
inden for fem arbejdsdage fra den dato, hvor en afgørelse som omhandlet i artikel 17, stk. 5, træffes i tilfælde af en anmodning om bistand i henhold til artikel 16, stk. 1, litra b), eller
c)
inden for fem arbejdsdage fra den dato, hvor medlemsstaten giver sit samtykke til agenturets forslag om at give bistand på dets eget initiativ i henhold til artikel 16, stk. 1, litra d).
Hvor det er nødvendigt, konsulterer agenturet deltagende medlemsstater om den operative plan via de nationale kontaktpunkter, der er omhandlet i artikel 24.
2.   En operationel plan er bindende for agenturet, værtsmedlemsstaten og de deltagende medlemsstater. Den skal indeholde de nærmere betingelser for indsættelse af asylstøttehold inden for rammerne af den operationelle og tekniske bistand, der skal ydes, og organisatoriske aspekter, herunder følgende:
a)
en beskrivelse af situationen og modus operandi og mål for indsættelsen af asylstøtteholdene, herunder det operationelle mål
b)
den forventede varighed af indsættelsen af asylstøtteholdene
c)
det sted i værtsmedlemsstaten, hvor asylstøtteholdene skal indsættes
d)
logistiske ordninger, herunder oplysninger om arbejdsbetingelser, for asylstøtteholdene
e)
en detaljeret og klar beskrivelse af asylstøtteholdenes opgaver og ansvarsområder, herunder med hensyn de grundlæggende rettigheder
f)
instrukser for asylstøtteholdene, herunder for så vidt angår de nationale og europæiske databaser, som de har tilladelse til at søge i, og det udstyr, som de må anvende eller bære i værtsmedlemsstaten
g)
sammensætningen af asylstøtteholdene med hensyn til profiler for og antal af eksperter
h)
teknisk udstyr, inklusive specifikke bestemmelser såsom betingelser for anvendelse, transport og andre former for logistik samt finansielle bestemmelser
i)
kapacitetsopbygningsaktiviteter vedrørende den operationelle og tekniske bistand, der ydes
j)
for så vidt angår bistand med ansøgninger om international beskyttelse, inklusive behandlingen af sådanne ansøgninger, og uden at det berører medlemsstaternes kompetence til at træffe afgørelse om individuelle ansøgninger om international beskyttelse, specifikke oplysninger om de opgaver, som asylstøtteholdene kan udføre, og en klar beskrivelse af deres ansvarsområder og af gældende EU-ret, national ret og folkeret, herunder ordningen for ansvar
k)
en rapporterings- og evalueringsordning med benchmarks for en evalueringsrapport og datoen for indgivelse af den endelige evalueringsrapport
l)
hvor det er relevant, retningslinjerne for samarbejde med tredjelande, andre EU-agenturer, -organer og -kontorer eller internationale organisationer inden for deres respektive mandater
m)
foranstaltninger til henvisning af personer med behov for international beskyttelse, ofre for menneskehandel, mindreårige og alle andre personer i en sårbar situation til de kompetente nationale myndigheder med henblik på passende bistand
n)
praktiske ordninger vedrørende den klageordning, der er omhandlet i artikel 51.
3.   I medlemsstater, hvor UNHCR opererer og har kapacitet til at bidrage til at besvare en anmodning om operationel og teknisk bistand i henhold til artikel 16, stk. 1, koordinerer agenturet sin indsats med UNHCR for så vidt angår gennemførelsen af den operationelle plan, hvor det er relevant og med den berørte medlemsstats samtykke.
4.   For så vidt angår stk. 2, litra f), giver værtsmedlemsstaten eksperter, der indgår i asylstøtteholdene, tilladelse til at foretage søgninger i europæiske databaser, og den kan give dem tilladelse til at søge i sine nationale databaser i overensstemmelse med relevant EU-ret og national ret om adgang til og søgning i disse databaser og i det omfang, det er nødvendigt for at opfylde de mål og udføre de opgaver, der er beskrevet i den operationelle plan.
5.   Alle ændringer eller tilpasninger af en operationel plan skal godkendes af såvel den administrerende direktør som værtsmedlemsstaten efter samråd med de deltagende medlemsstater, hvor det er nødvendigt. Agenturet sender omgående en kopi af den ændrede eller tilpassede operationelle plan til de deltagende medlemsstaters nationale kontaktpunkter, der er omhandlet i artikel 24.
6.   Efter at have underrettet værtsmedlemsstaten suspenderer eller afslutter den administrerende direktør helt eller delvist indsættelsen af asylstøttehold, hvor:
a)
betingelserne for at træffe operationelle og tekniske foranstaltninger som omhandlet i artikel 16, stk. 2, ikke længere er opfyldt
b)
værtsmedlemsstaten ikke respekterer den operationelle plan
c)
den administrerende direktør efter samråd med den ansvarlige for grundlæggende rettigheder vurderer, at værtsmedlemsstaten gør sig skyldig i krænkelser af grundlæggende rettigheder eller internationale beskyttelsesforpligtelser, som er af alvorlig art eller som sandsynligvis vil vare ved.
Artikel 19
Asylstøtteholdenes sammensætning
1.   Den administrerende direktør fastlægger sammensætningen af hvert enkelt asylstøttehold. Asylstøttehold består af
a)
eksperter fra agenturets eget personale
b)
eksperter fra medlemsstaterne
c)
eksperter udstationeret af medlemsstaterne til agenturet, eller
d)
andre eksperter, der ikke er ansat af agenturet.
Når den administrerende direktør fastlægger sammensætningen af et asylstøttehold, tager vedkommende hensyn til de særlige omstændigheder i den berørte medlemsstat. Et asylstøttehold sammensættes i overensstemmelse med den relevante operationelle plan.
2.   På forslag fra den administrerende direktør træffer bestyrelsen træffe afgørelse om profilerne for og det samlede antal af eksperter, der skal stilles til rådighed for asylstøtteholdene. Den samme procedure benyttes ved eventuelle senere ændringer af eksperternes profiler og samlede antal.
3.   Medlemsstaterne bidrager til asylstøtteholdene ved at udpege nationale eksperter, der svarer til de ønskede profiler i henhold til bestyrelsens afgørelse herom i overensstemmelse med stk. 2. Antallet af eksperter, der skal stilles til rådighed af hver medlemsstat for det følgende år, fastlægges på grundlag af årlige bilaterale forhandlinger og aftaler mellem agenturet og den berørte medlemsstat.
I overensstemmelse med de i første afsnit omhandlede aftaler stiller medlemsstaterne deres egne eksperter eller eksperter, de har udstationeret til agenturet, til rådighed for indsættelse på agenturets anmodning. Hvor en medlemsstat imidlertid står i en ekstraordinær situation, der i væsentlig grad berører udførelsen af nationale opgaver, er den ikke forpligtet til således at stille disse eksperter til rådighed.
4.   Agenturet bidrager til asylstøttehold med eksperter fra sit eget personale, herunder eksperter, der er ansat og uddannet til feltarbejde, og tolke med mindst en grunduddannelse eller dokumenteret erfaring, som kan ansættes i værtsmedlemsstaterne, eller med andre eksperter, som ikke er ansat af agenturet, men har en dokumenteret relevant viden og erfaring i overensstemmelse med de operationelle behov.
5.   Som del af asylstøtteholdene udarbejder agenturet en liste over tolke. Medlemsstaterne bistår agenturet med at identificere tolke til listen over tolke, herunder personer, der ikke indgår i medlemsstaternes nationale forvaltning. Tolkebistand kan ydes ved indsættelse af tolke i den berørte medlemsstat eller, hvor det er hensigtsmæssigt, videokonference.
6.   Der oprettes en asylreservepulje på mindst 500 eksperter med henblik på at indsætte asylstøttehold inden for rammerne af anmodninger om bistand i henhold til artikel 16, stk. 1, litra b), forslag fra agenturet om at yde bistand på dets eget initiativ i henhold til artikel 16, stk. 1, litra d), og bistand ydet af agenturet i henhold til artikel 22. Asylreservepuljen udgør en reserve af eksperter stillet til agenturets umiddelbare rådighed. Med henblik herpå stiller hver medlemsstat det antal eksperter til rådighed for asylreservepuljen, der er anført i bilaget. Bestyrelsen træffer på forslag af den administrerende direktør med et flertal på tre fjerdedele af sine stemmeberettigede medlemmer afgørelse om profilerne for eksperter, der skal indgå i asylreservepuljen. Den samme procedure benyttes ved eventuelle senere ændringer af eksperternes profiler.
7.   Den administrerende direktør kan kontrollere, om de eksperter, som medlemsstaterne stiller til rådighed for asylreservepuljen i overensstemmelse med stk. 6, svarer til de profiler, der er fastlagt af bestyrelsen i henhold til nævnte stykke. Forud for indsættelsen kan den administrerende direktør anmode en medlemsstat om at fjerne en ekspert fra asylreservepuljen, hvor denne ekspert ikke svarer til den ønskede profil, og erstatte vedkommende med en ekspert, der svarer til en af de ønskede profiler.
8.   Uden at det berører artikel 22, stk. 5, kan en medlemsstat, som står i en ekstraordinær situation, der i væsentlig grad berører udførelsen af nationale opgaver, som dokumenteret af den i artikel 5 omhandlede analyse af oplysninger om asylsituationen, skriftligt anmode bestyrelsen om at blive midlertidigt fritaget for sin forpligtelse til at stille eksperter til rådighed for asylreservepuljen. En sådan anmodning skal indeholde en udførlig begrundelse og oplysninger om situationen i den pågældende medlemsstat. Bestyrelsen træffer afgørelse med et flertal på tre fjerdedele af sine stemmeberettigede medlemmer om, hvorvidt denne medlemsstat midlertidigt skal fritages for en del af dens bidrag fastsat i bilag I.
Artikel 20
Indsættelse af asylstøttehold
1.   Agenturet indsætter asylstøttehold i medlemsstaterne for at yde operationel og teknisk bistand i henhold til artikel 16, stk. 1.
2.   Så snart der er opnået enighed om en operationel plan i overensstemmelse med artikel 18, stk. 1, eller artikel 22, stk. 2, anmoder den administrerende direktør medlemsstaterne om at indsætte deres eksperter inden for ti arbejdsdage. Anmodningen sendes skriftligt sammen med en kopi af den operationelle plan til de nationale kontaktpunkter, der er omhandlet i artikel 24, og angiver den planlagte indsættelsesdato.
3.   Den administrerende direktør indsætter asylstøttehold fra asylreservepuljen inden for rammerne af en anmodning om bistand i henhold til artikel 16, stk. 1, litra b), et forslag fra agenturet om at yde bistand på dets eget initiativ i henhold til artikel 16, stk. 1, litra d), eller bistand ydet af agenturet i henhold til artikel 22. Indsættelsen af eksperter fra asylreservepuljen skal finde sted inden for syv arbejdsdage fra den dato, hvor der er opnået enighed om den operationelle plan i overensstemmelse med artikel 18, stk. 1, eller artikel 22, stk. 2.
4.   Medlemsstaterne stiller uden unødigt ophold eksperterne fra asylreservepuljen til rådighed for indsættelse som fastsat af den administrerende direktør. Værtsmedlemsstaten må ikke indsætte eksperter, som indgår i dens faste bidrag til asylreservepuljen. Hvis der i asylreservepuljen er en mangel på eksperter til indsættelse, træffer bestyrelsen på grundlag af et forslag fra den administrerende direktør afgørelse om, hvordan denne mangel skal afhjælpes. Den administrerende direktør informerer Europa-Parlamentet, Rådet og Kommissionen herom.
5.   Den medlemsstat, hvorfra eksperten indsættes (»oprindelsesmedlemsstaten«), fastsætter indsættelsens varighed. Indsættelsens varighed må ikke være på under 45 dage, medmindre den pågældende operationelle og tekniske bistand er nødvendig i en kortere periode.
6.   Den administrerende direktør anmoder en medlemsstat om at fjerne en ekspert fra et asylstøttehold i tilfælde af tjenesteforseelse eller en overtrædelse af de gældende regler for indsættelse. I sådanne tilfælde bliver den pågældende ekspert ikke taget i betragtning til fremtidige indsættelser.
7.   Agenturet informerer ved hjælp af den i artikel 69 omhandlede årlige rapport om asylsituationen i Unionen Europa-Parlamentet om antallet af eksperter, der er stillet til rådighed for og indsat på asylstøtteholdene i overensstemmelse med nærværende artikel. Denne rapport indeholder en liste over de medlemsstater, der i det foregående år har påberåbt sig at stå i den ekstraordinære situation, der er omhandlet i artikel 19, stk. 3 eller 8. Den skal endvidere indeholde begrundelsen for at påberåbe sig den ekstraordinære situation og de øvrige oplysninger, som den pågældende medlemsstat har fremlagt.
Artikel 21
Migrationsstyringsstøttehold
1.   Hvor en medlemsstat anmoder om operationel og teknisk forstærkning fra migrationsstyringsstøttehold i henhold til artikel 40 i forordning (EU) 2019/1896, eller hvor der indsættes migrationsstyringsstøttehold i hotspotområder i henhold til artikel 42 i nævnte forordning, arbejder den administrerende direktør tæt sammen med Det Europæiske Agentur for Grænse- og Kystbevogtning, når vedkommende, som det foreskrives i artikel 40, stk. 2, i nævnte forordning, i samarbejde med andre relevante EU-organer, -kontorer og -agenturer undersøger en medlemsstats anmodning om forstærkning og vurderingen af dens behov med henblik på at fastlægge en omfattende forstærkningspakke bestående af forskellige aktiviteter, der koordineres af de relevante EU-organer, -kontorer og -agenturer, og som den pågældende medlemsstat skal godkende.
2.   Kommissionen fastlægger i samarbejde med værtsmedlemsstaten og de relevante EU-organer, -kontorer og -agenturer vilkårene for samarbejde i hotspotområdet og er ansvarlig for koordineringen af migrationsstyringsstøtteholdenes aktiviteter.
3.   Den administrerende direktør iværksætter i de i stk. 1 omhandlede tilfælde proceduren for indsættelse af asylstøttehold som en del af migrationsstyringsstøtteholdene, herunder i relevant omfang eksperter fra asylreservepuljen. Den operationelle og tekniske forstærkning fra asylstøtteholdene inden for rammerne af migrationsstyringsstøtteholdene kan omfatte:
a)
bistand med screening af tredjelandsstatsborgere, herunder identifikation, registrering samt, hvor værtsmedlemsstaten anmoder herom, optagelse af fingeraftryk og oplysninger om formålet med disse procedurer
b)
indledende oplysninger til tredjelandsstatsborgere, der ønsker at indgive en ansøgning om international beskyttelse, og henvisning af disse tredjelandsstatsborgere til de kompetente nationale myndigheder
c)
oplysninger til ansøgere om international beskyttelse om proceduren for international beskyttelse, om modtagelsesforhold i relevant omfang og om omfordeling samt ydelse af den nødvendige bistand til ansøgere eller potentielle ansøgere, som kan blive genstand for omfordeling
d)
registrering af ansøgninger om international beskyttelse og, hvor værtsmedlemsstaten anmoder herom, bistand med behandlingen af sådanne ansøgninger.
Artikel 22
Situationer med et uforholdsmæssigt pres på eller manglende effektivitet i asyl- og modtagelsessystemer
1.   På grundlag af et forslag fra Kommissionen kan Rådet straks træffe en afgørelse i form af en gennemførelsesretsakt, hvori anføres en eller flere af de foranstaltninger, der er beskrevet i artikel 16, stk. 2, der skal træffes af agenturet for at støtte en medlemsstat, og hvori denne medlemsstat pålægges at samarbejde med agenturet om gennemførelsen af disse foranstaltninger, hvor denne medlemsstats asyl- eller modtagelsessystem er blevet ineffektivt i en sådan grad, at det medfører alvorlige konsekvenser for det fælles europæiske asylsystems funktionsdygtighed, og hvor:
a)
denne medlemsstats asyl- eller modtagelsessystem er udsat for et uforholdsmæssigt stort pres, der stiller et usædvanligt stort og presserende krav til dette system, og denne medlemsstat ikke tager tilstrækkelige tiltag for at afhjælpe dette pres, herunder ved ikke at anmode om operationel og teknisk bistand i henhold til artikel 16, stk. 1, litra a), b) eller c), eller ved ikke at give sit samtykke til et forslag fra agenturet om at yde sådan bistand på dets eget initiativ i henhold til artikel 16, stk. 1, litra d), eller
b)
denne medlemsstat ikke efterkommer Kommissionens henstillinger omhandlet i artikel 15, stk. 5.
Rådet fremsender afgørelser som omhandlet i første afsnit til Europa-Parlamentet.
2.   Den administrerende direktør fastlægger inden for tre hverdage fra vedtagelsen af en rådsafgørelse som omhandlet i stk. 1 de nærmere bestemmelser for den praktiske gennemførelse af denne rådsafgørelse. Sideløbende hermed udarbejder den administrerende direktør en operationel plan og forelægger den for den berørte medlemsstat. Den administrerende direktør og den berørte medlemsstat skal nå til enighed om den operationelle plan inden for tre arbejdsdage fra datoen for dens fremlæggelse.
3.   Agenturet indsætter de nødvendige eksperter fra asylreservepuljen og eksperter fra dets eget personale i overensstemmelse med artikel 20, stk. 3. Agenturet kan om nødvendigt indsætte yderligere asylstøttehold.
4.   Den berørte medlemsstat skal efterkomme Rådets afgørelse omhandlet i stk. 1. Med henblik herpå samarbejder den med agenturet og tager omgående de nødvendige skridt for at lette implementeringen af denne afgørelse og den praktiske gennemførelse af de foranstaltninger, der er fastsat i denne afgørelse og i den operationelle plan, uden at det berører dens kompetence til at træffe afgørelse om individuelle ansøgninger om international beskyttelse.
5.   Med henblik på anvendelsen af denne artikel stiller medlemsstaterne eksperterne fra asylreservepuljen til rådighed for indsættelse som fastsat af den administrerende direktør og må ikke påberåbe sig den i artikel 19, stk. 3 eller 8, omhandlede ekstraordinære situation. Værtsmedlemsstaten må ikke indsætte eksperter, som indgår i dens faste bidrag til asylreservepuljen.
Artikel 23
Teknisk udstyr
1.   Uden at det berører værtsmedlemsstatens forpligtelse til at levere de faciliteter og det udstyr til agenturet, der er nødvendige for, at agenturet kan yde den krævede operationelle og tekniske bistand, kan agenturet indsætte sit eget udstyr i værtsmedlemsstaten, herunder på dennes anmodning, i den udstrækning, asylstøtteholdene har brug for sådant udstyr, og sådant udstyr vil kunne supplere det udstyr, som værtsmedlemsstaten eller andre EU-organer, -kontorer og -agenturer allerede har stillet til rådighed.
2.   Agenturet kan erhverve eller lease teknisk udstyr ved en afgørelse, som den administrerende direktør træffer i samråd med bestyrelsen. Forud for enhver erhvervelse eller leasing af teknisk udstyr skal der foretages en grundig behovs- og cost-benefit-analyse. Alle udgifter i forbindelse med sådan erhvervelse eller leasing skal være anført i agenturets budget og være i overensstemmelse med de finansielle regler, der gælder for agenturet.
3.   Agenturet sikrer sikkerheden af sit eget udstyr gennem hele udstyrets livscyklus.
Artikel 24
Nationalt kontaktpunkt
Hver medlemsstat udpeger et nationalt kontaktpunkt til kommunikation med agenturet om alle spørgsmål vedrørende operationel og teknisk bistand som omhandlet i artikel 16 og 22.
Artikel 25
Agenturets koordinationsansvarlige
1.   Agenturet sikrer den operationelle implementering af alle organisatoriske aspekter, herunder tilstedeværelsen af agenturets personale, der vedrører indsættelsen af asylstøttehold, i hele den periode, hvor der ydes operationel og teknisk bistand i henhold til artikel 16 eller 22.
2.   Den administrerende direktør udpeger en eller flere eksperter fra agenturets personale til at fungere eller blive indsat som koordinationsansvarlig med henblik på stk. 1. Den administrerende direktør underretter værtsmedlemsstaten om sådanne udpegelser.
3.   Den koordinationsansvarlige fremmer samarbejde og koordinering mellem værtsmedlemsstaten og de deltagende medlemsstater. Den koordinationsansvarlige skal navnlig:
a)
fungere som kontaktperson mellem agenturet, værtsmedlemsstaten og eksperter, der indgår i asylstøtteholdene, og yde bistand på agenturets vegne i alle spørgsmål vedrørende eksperternes indsættelsesvilkår
b)
overvåge, at den operationelle plan implementeres korrekt
c)
handle på agenturets vegne for så vidt angår alle aspekter af indsættelsen af asylstøttehold og aflægge rapport til agenturet om alle disse aspekter
d)
aflægge rapport til den administrerende direktør i tilfælde, hvor den operationelle plan ikke implementeres korrekt.
4.   Den administrerende direktør kan bemyndige den koordinationsansvarlige til at bistå med at løse eventuelle tvister vedrørende implementeringen af den operationelle plan og indsættelsen af asylstøttehold.
5.   Den koordinationsansvarlige arbejder som led i varetagelsen af sit hverv tæt sammen med de kompetente nationale myndigheder og tager udelukkende imod instrukser fra den administrerende direktør.
Artikel 26
Civilretligt ansvar
1.   Værtsmedlemsstaten er ansvarlig i henhold til sin nationale ret for skader forvoldt af eksperter, der indgår i et asylstøttehold, der agerer på dens område, under udførelsen af deres opgaver.
2.   Hvor sådanne skader er forvoldt af eksperter, der deltager på et asylstøttehold, ved grov uagtsomhed eller forsætligt, kan værtsmedlemsstaten anmode oprindelsesmedlemsstaten eller agenturet om at godtgøre beløb, den har udbetalt til skadelidte eller til personer berettiget til at modtage sådanne beløb på deres vegne.
3.   Uden at det berører eventuelle rettigheder over for tredjemand frafalder hver medlemsstat alle sine krav mod værtsmedlemsstaten eller enhver anden medlemsstat for skader, den har lidt, undtagen i tilfælde af grov uagtsomhed eller forsæt.
4.   Enhver tvist mellem medlemsstater eller mellem en medlemsstat og agenturet om anvendelsen af denne artikels stk. 2 og 3, som ikke kan løses ved forhandlinger mellem dem, indbringes for EU-Domstolen i overensstemmelse med artikel 273 i TEUF.
5.   Uden at det berører eventuelle rettigheder over for tredjemand, dækker agenturet udgifterne til skader forvoldt på dets udstyr under indsættelse, undtagen i tilfælde af grov uagtsomhed eller forsæt.
Artikel 27
Strafferetligt ansvar
Under indsættelsen af et asylstøttehold behandles de udsendte eksperter på lige fod med værtsmedlemsstatens embedsmænd for så vidt angår eventuelle strafbare handlinger, der begås mod eller af dem.
Artikel 28
Udgifter
1.   Agenturet dækker de udgifter, som eksperter deltagende i asylstøttehold pådrager sig, navnlig:
a)
udgifter vedrørende rejser fra oprindelsesmedlemsstaten til værtsmedlemsstaten og fra værtsmedlemsstaten til oprindelsesmedlemsstaten samt rejser inden for værtsmedlemsstaten med henblik på udsendelsen
b)
udgifter vedrørende vaccinationer
c)
udgifter vedrørende særlige forsikringsbehov
d)
udgifter vedrørende sundhedsydelser
e)
dagpenge, herunder udgifter til indkvartering
f)
udgifter vedrørende agenturets tekniske udstyr
g)
eksperthonorarer
h)
transportudgifter, herunder udgifter til billeje og alle dermed forbundne udgifter såsom forsikring, brændstof og vejafgifter
i)
udgifter til telekommunikation.
2.   Bestyrelsen fastlægger detaljerede regler vedrørende dækning af udgifter, som eksperter pådrager sig i overensstemmelse med stk. 1, og ajourfører dem efter behov.
KAPITEL 7
INFORMATIONSUDVEKSLING OG DATABESKYTTELSE
Artikel 29
Informationsudvekslingssystemer
1.   Agenturet letter udveksling af oplysninger af relevans for dets opgaver med Kommissionen, medlemsstaterne og, hvor det er hensigtsmæssigt, med de relevante EU-organer, -kontorer og -agenturer.
2.   Agenturet udvikler og driver i samarbejde med Det Europæiske Agentur for den Operationelle Forvaltning af Store IT-Systemer inden for Området med Frihed, Sikkerhed og Retfærdighed (eu-LISA), der er oprettet ved Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2018/1726 
(
22
)
, et informationssystem, der gør det muligt at udveksle fortrolige oplysninger i overensstemmelse med Rådets afgørelse 2013/488/EU 
(
23
)
 og Kommissionens afgørelse (EU, Euratom) 2015/444 
(
24
)
 og personoplysninger som omhandlet i nærværende forordnings artikel 31 og 32 med de i nærværende artikels stk. 1 omhandlede aktører.
Artikel 30
Databeskyttelse
1.   Agenturet anvender forordning (EU) 2018/1725, når det behandler personoplysninger.
2.   Bestyrelsen træffer foranstaltninger med henblik på agenturets anvendelse af forordning (EU) 2018/1725, herunder foranstaltninger vedrørende udpegelse af agenturets databeskyttelsesrådgiver. Disse foranstaltninger skal træffes efter samråd med Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse.
3.   Uden at det berører artikel 31 og 32 kan agenturet behandle personoplysninger til de nødvendige administrative formål vedrørende personale.
4.   Overførsel af personoplysninger, som behandles af agenturet, og medlemsstaters videreoverførsel af personoplysninger, som behandles inden for rammerne af denne forordning, til myndigheder i tredjelande eller til tredjeparter, herunder internationale organisationer, er forbudt.
5.   Uanset stk. 4 kan agenturet, under forudsætning af en tredjelandsstatsborgers informerede og frivillige samtykke og alene med det formål at gennemføre en genbosætningsprocedure, overføre vedkommendes fulde navn, oplysninger om forløbet af genbosætningsproceduren involverende vedkommende og oplysninger om resultatet af en sådan genbosætningsprocedure til relevante internationale organisationer i det for det nævnte formål nødvendige omfang. Sådanne personoplysninger må ikke efterfølgende underkastes yderligere behandling til andre formål eller videreoverføres.
6.   Hvor eksperter, der indgår i asylstøttehold, behandler personoplysninger efter instruks af værtsmedlemsstaten under ydelsen af operationel og teknisk bistand til denne medlemsstat, finder forordning (EU) 2016/679 anvendelse.
Artikel 31
Formål med behandling af personoplysninger
1.   Agenturet må udelukkende behandle personoplysninger i det omfang, det er nødvendigt, og til følgende formål:
a)
ydelse af operationel og teknisk bistand i overensstemmelse med artikel 16, stk. 2, og artikel 21, stk. 2 og 3
b)
stikprøveudtagning af sager med henblik på overvågning som omhandlet i artikel 14
c)
lettelse af udveksling af oplysninger med de kompetente nationale myndigheder, Det Europæiske Agentur for Grænse- og Kystbevogtning, Europol og Eurojust i overensstemmelse med artikel 37 og inden for rammerne af oplysninger indhentet ved udførelse af de i artikel 21, stk. 3, anførte opgaver, hvor det er nødvendigt med henblik på udførelsen af deres opgaver i overensstemmelse med deres respektive mandater
d)
analyse af oplysninger om asylsituationen i overensstemmelse med artikel 5
e)
bistand til medlemsstaterne med deres genbosætningstiltag.
2.   Behandling af personoplysninger skal overholde proportionalitetsprincippet og være strengt begrænset til personoplysninger, der er nødvendige til de i stk. 1 omhandlede formål.
3.   Medlemsstater eller andre EU-organer, -kontorer og -agenturer, der leverer personoplysninger til agenturet, må udelukkende overføre oplysninger til agenturet til de i stk. 1 omhandlede formål. Enhver behandling af opbevarede personoplysninger til andre end de i stk. 1 omhandlede formål er forbudt.
4.   Medlemsstaterne eller andre EU-organer, -kontorer og -agenturer, der leverer personoplysninger til agenturet, kan på tidspunktet for overførsel af personoplysninger anføre generelle eller specifikke begrænsninger for adgang eller brug, herunder med hensyn til overførsel, sletning eller tilintetgørelse. Hvor behovet for sådanne begrænsninger bliver kendt efter overførslen af personoplysninger, underretter den berørte medlemsstat eller det berørte EU-organ, -kontor og -agentur agenturet herom. Agenturet skal respektere sådanne begrænsninger.
Artikel 32
Behandling af personoplysninger med henblik på ydelse af operationel og teknisk bistand og på genbosætning
1.   Agenturets behandling af personoplysninger, som medlemsstaterne eller dets eget personale indsamler eller sender til det ved ydelse af operationel og teknisk bistand til medlemsstater og med henblik på genbosætning, må udelukkende omfatte følgende oplysninger om tredjelandsstatsborgere:
a)
fulde navn
b)
fødselsdato og fødested
c)
bopæl eller opholdssted
d)
køn
e)
alder
f)
nationalitet
g)
profession
h)
uddannelse
i)
familiemedlemmer
j)
ankomstdato og -sted
k)
fingeraftryksdata
l)
ansigtsbilleddata og
m)
status hvad angår international beskyttelse.
2.   Agenturet må behandle de personoplysninger, der er omhandlet i stk. 1, hvor det er nødvendigt til et af følgende formål:
a)
at træffe en operationel og teknisk foranstaltning i henhold til artikel 16, stk. 2, litra a), b), c), g) eller h)
b)
at overføre disse personoplysninger til Det Europæiske Agentur for Grænse- og Kystbevogtning, Europol eller Eurojust med henblik på udførelsen af deres opgaver i overensstemmelse med deres respektive mandater og i overensstemmelse med artikel 30
c)
at overføre disse personoplysninger til de nationale myndigheder med ansvar for asyl og indvandring samt andre relevante tjenester i overensstemmelse med national ret, nationale databeskyttelsesregler og Unionens databeskyttelsesregler
d)
at analysere oplysninger om asylsituationen som omhandlet i artikel 5
e)
når det er nødvendigt for at bistå medlemsstaterne med deres genbosætningstiltag.
3.   Hvor det er strengt nødvendigt for en operationel og teknisk foranstaltning i henhold til artikel 16, stk. 2, litra c), eller for det i nærværende artikels stk. 2, litra e), omhandlede formål, kan agenturet vedrørende en konkret sag behandle personoplysninger, der er nødvendige for at kunne bedømme, om en tredjelandsstatsborger er berettiget til international beskyttelse, og personoplysninger om en tredjelandsstatsborgers sundhedstilstand eller specifikke sårbarheder. Sådanne personoplysninger må kun stilles til rådighed for personale, der har brug for at kende dem i den konkrete sag. Dette personale sikrer, at fortroligheden af disse oplysninger bevares. Sådanne personoplysninger må ikke underkastes yderligere behandling eller videreoverføres.
4.   Agenturet sletter personoplysninger, så snart det har overført dem til Det Europæiske Agentur for Grænse- og Kystbevogtning, Europol eller Eurojust eller til de nationale kompetente myndigheder, eller så snart de er blevet benyttet til den i artikel 5 omhandlede analyse af oplysninger om asylsituationen. Opbevaringsperioden må i intet tilfælde overstige 30 dage fra den dato, hvor agenturet indsamler eller modtager disse personoplysninger. Agenturet anonymiserer personoplysninger i den i artikel 5 omhandlede analyse af oplysninger om asylsituationen.
5.   Agenturet sletter personoplysninger, der er indhentet til det i artikel 31, stk. 1, litra e), omhandlede formål, så snart de ikke længere er nødvendige til det formål, som de var indhentet til, og under alle omstændigheder senest 30 dage efter den dato, hvor tredjelandsstatsborgeren blev genbosat.
6.   Uden at det berører andre rettigheder, der er fastsat i forordning (EU) 2016/679, og ud over de oplysninger, der er omhandlet i artikel 13 i nævnte forordning, skal eksperter, der indgår i asylstøttehold, der videregiver personoplysninger i medfør af nærværende artikels stk. 1, på tidspunktet for indsamlingen af tredjelandsstatsborgeres personoplysninger give disse kontaktoplysningerne for den relevante tilsynsmyndighed, som er ansvarlig for at overvåge og håndhæve overholdelsen af nævnte forordning.
Artikel 33
Samarbejde med Danmark
Agenturet letter operationelt samarbejde med Danmark, herunder udveksling af oplysninger og bedste praksis i spørgsmål, der er omfattet af dets aktiviteter.
Artikel 34
Samarbejde med associerede lande
1.   Agenturet er åbent for deltagelse af Island, Liechtenstein, Norge og Schweiz.
2.   Arten, omfanget og måden, hvorpå Island, Liechtenstein, Norge og Schweiz skal deltage i agenturets arbejde, fastlægges i relevante ordninger. Disse ordninger skal omfatte bestemmelser vedrørende deltagelse i initiativer, der gennemføres af agenturet, økonomiske bidrag, deltagelse i bestyrelsens møder og personale. Hvad angår personale skal disse ordninger overholde vedtægten for tjenestemænd i Den Europæiske Union (»personalevedtægten«) og ansættelsesvilkårene for de øvrige ansatte i Den Europæiske Union (»ansættelsesvilkårene«), der er fastsat ved Rådets forordning (EØF, Euratom, EKSF) nr. 259/68 
(
25
)
.
Artikel 35
Samarbejde med tredjelande
1.   I spørgsmål vedrørende agenturets aktiviteter, og i det omfang det er påkrævet for udførelsen af dets opgaver, letter og tilskynder agenturet til operationelt samarbejde mellem medlemsstaterne og tredjelande inden for rammerne af Unionens udenrigspolitik, herunder med hensyn til beskyttelsen af de grundlæggende rettigheder, og i samarbejde med Tjenesten for EU's Optræden Udadtil. Agenturet og medlemsstaterne fremmer og overholder normer og standarder, der er en del af EU-retten, herunder når de udfører aktiviteter på tredjelandes område.
2.   Agenturet kan samarbejde med de myndigheder i tredjelande, der er kompetente i spørgsmål, der er omfattet af denne forordning, med støtte fra og koordineret med EU-delegationer, navnlig med henblik på at fremme Unionens standarder på asylområdet, bistå tredjelande for så vidt angår ekspertise og kapacitetsopbygning til deres egne asyl- og modtagelsessystemer, og implementere regionale udviklings- og beskyttelsesprogrammer og andre tiltag. Agenturet kan gennemføre sådant samarbejde inden for rammerne af samarbejdsordninger indgået med disse myndigheder i overensstemmelse med EU-retten og EU-politikker. Bestyrelsen træffer afgørelse om disse samarbejdsordninger, der er underlagt krav om forhåndsgodkendelse fra Kommissionen. Agenturet informerer Europa-Parlamentet og Rådet, inden en samarbejdsordning indgås.
3.   Inden for rammerne af samarbejde med tredjelande kan agenturet støtte en medlemsstat med gennemførelsen af genbosætningsordninger på den pågældende medlemsstats anmodning.
4.   Inden for rammerne af Unionens udenrigspolitik deltager agenturet, hvor det er hensigtsmæssigt, i gennemførelsen af internationale aftaler, som Unionen har indgået med tredjelande på de områder, der er omfattet af denne forordning.
5.   Agenturet kan få EU-finansiering i overensstemmelse med bestemmelserne for de relevante instrumenter, der støtter Unionens udenrigspolitik. Agenturet kan iværksætte og finansiere projekter for ydelse af teknisk bistand i tredjelande på områder, der er omfattet af denne forordning.
6.   Agenturet skal informere Europa-Parlamentet om de aktiviteter, det har gennemført i henhold til denne artikel, ved hjælp af sin årlige rapport om asylsituationen i Unionen, der er omhandlet i artikel 69. Denne rapport skal også omfatte en vurdering af samarbejdet med tredjelande.
Artikel 36
Forbindelsesofficerer i tredjelande
1.   Agenturet kan udsende eksperter fra sit eget personale som forbindelsesofficerer. Forbindelsesofficerer skal nyde den størst mulige beskyttelse under udførelsen af deres hverv i tredjelande. Forbindelsesofficerer udsendes kun til tredjelande, hvis forvaltningspraksis på migrations- og asylområdet overholder ufravigelige menneskerettighedsstandarder.
2.   Inden for rammerne af Unionens udenrigspolitik gives der ved udsendelsen af forbindelsesofficerer prioritet til de tredjelande, som på grundlag af den i artikel 5 omhandlede analyse af oplysninger om deres asylsituation udgør oprindelses- eller transitlande for asylrelateret migration. Udsendelsen af forbindelsesofficerer forudsætter godkendelse af bestyrelsen.
3.   Agenturets forbindelsesofficerers opgaver omfatter i overensstemmelse med EU-retten og på en måde, der fuldt ud respekterer grundlæggende rettigheder, etablering og vedligeholdelse af kontakter med de kompetente myndigheder i det tredjeland, de er udsendt til, med henblik på at indsamle oplysninger, bidrage til at etablere beskyttelsessensitiv migrationsstyring og i relevant omfang lette adgangen til lovlige migrationsveje til Unionen for personer, der har behov for beskyttelse, herunder ved hjælp af genbosætning. Forbindelsesofficererne koordinerer tæt med EU-delegationer og, hvor det er hensigtsmæssigt, med internationale organisationer og organer, navnlig UNHCR.
4.   Agenturets afgørelse om udsendelse af forbindelsesofficerer til tredjelande forudsætter, at Kommissionen har afgivet forhåndsudtalelse herom. Europa-Parlamentet skal holdes fuldt informeret herom uden forsinkelse.
Artikel 37
Samarbejde med EU-organer, -kontorer og -agenturer
1.   Agenturet samarbejder med de EU-organer, -kontorer og -agenturer, der udfører aktiviteter med forbindelse til dets aktivitetsområde, navnlig de organer, kontorer og agenturer på området for retlige og indre anliggender, som har kompetence i spørgsmål, der er omfattet af denne forordning.
2.   Samarbejde som omhandlet i stk. 1 foregår, under forudsætning af Kommissionens forhåndsgodkendelse, inden for rammerne af samarbejdsordninger, der indgås med de EU-organer, -kontorer og -agenturer, der er omhandlet i nævnte stykke. Agenturet informerer Europa-Parlamentet og Rådet om enhver sådan samarbejdsordning.
3.   Samarbejde som omhandlet i stk. 1 skal skabe synergier mellem relevante EU-organer, -kontorer og -agenturer, og enhver overlapning af det arbejde, hver enkelt EU-organ, -kontor og -agentur udfører i henhold til dets mandat, skal undgås.
Artikel 38
Samarbejde med UNHCR og andre internationale organisationer
Agenturet samarbejder med internationale organisationer, navnlig UNHCR, på områder, der er omfattet af denne forordning, inden for rammerne af samarbejdsordninger, der indgås med sådanne organisationer, i overensstemmelse med traktaterne og de instrumenter, der fastsætter sådanne organers kompetence. Bestyrelsen træffer afgørelse om samarbejdsordningerne, hvilket forudsætter forhåndsgodkendelse fra Kommissionen. Agenturet informerer Europa-Parlamentet og Rådet om enhver sådan samarbejdsordning.
KAPITEL 8
AGENTURETS ORGANISATION
Artikel 39
Administrativ og ledelsesmæssig struktur
Agenturets administrative og ledelsesmæssige struktur består af:
a)
en bestyrelse, der varetager de funktioner, der er fastsat i artikel 41
b)
en administrerende direktør, der varetager de ansvarsområder, der er fastsat i artikel 47
c)
en viceadministrerende direktør, som fastsat i artikel 48
d)
en ansvarlig for grundlæggende rettigheder, som fastsat i artikel 49
e)
et rådgivende forum, som fastsat i artikel 50.
Artikel 40
Bestyrelsens sammensætning
1.   Bestyrelsen består af en repræsentant for hver medlemsstat og to repræsentanter for Kommissionen. Hver af disse repræsentanter har stemmeret.
2.   Bestyrelsen har desuden én repræsentant for UNHCR. Denne repræsentant har ikke stemmeret.
3.   Hvert medlem af bestyrelsen har en suppleant. En suppleant repræsenterer et medlem i dettes fravær.
4.   Medlemmerne af bestyrelsen og deres suppleanter udpeges i lyset af deres viden og ekspertise på asylområdet og under hensyntagen til relevante ledelsesmæssige, administrative og budgetmæssige kompetencer. Alle involverede parter sigter mod at opnå en ligelig repræsentation af mænd og kvinder i bestyrelsen.
5.   Bestyrelsens medlemmer udnævnes for fire år. Denne periode kan fornys. Ved udløbet af deres mandatperiode eller i tilfælde af deres tilbagetræden forbliver medlemmerne på posten, indtil deres mandatperiode er fornyet, eller indtil de er blevet afløst.
Artikel 41
Bestyrelsens funktioner
1.   Bestyrelsen udstikker de generelle retningslinjer for agenturets aktiviteter og sikrer, at agenturet udfører sine opgaver. Bestyrelsen skal navnlig:
a)
vedtage agenturets årsbudget med et flertal på to tredjedele af dets stemmeberettigede medlemmer og varetage andre funktioner i relation til agenturets budget i henhold til kapitel 9
b)
vedtage en konsolideret årlig rapport om agenturets virksomhed, senest den 1. juli hvert år sende den til Europa-Parlamentet, Rådet, Kommissionen og Revisionsretten, og offentliggøre den
c)
vedtage de finansielle bestemmelser, der gælder for agenturet, i overensstemmelse med artikel 56
d)
træffe alle afgørelser med henblik på gennemførelsen af agenturets mandat som fastlagt i denne forordning
e)
vedtage en strategi til bekæmpelse af svig, som skal være proportionel med risikoen for svig, under hensyntagen til omkostningerne og fordelene ved de foranstaltninger, der skal gennemføres som led i denne strategi
f)
vedtage regler for forebyggelse og håndtering af interessekonflikter blandt sine medlemmer
g)
vedtage og regelmæssigt ajourføre de kommunikations- og formidlingsplaner, der er omhandlet i artikel 2, stk. 2, på grundlag af en behovsanalyse
h)
vedtage sin forretningsorden
i)
i overensstemmelse med stk. 2 med hensyn til agenturets personale udøve de beføjelser, som personalevedtægten tillægger ansættelsesmyndigheden, og som ansættelsesvilkårene tillægger den myndighed, der har kompetence til at indgå ansættelseskontrakter (»ansættelsesmyndighedsbeføjelserne«)
j)
vedtage passende gennemførelsesbestemmelser med henblik på at sætte personalevedtægten og ansættelsesvilkårene i kraft i overensstemmelse med personalevedtægtens artikel 110
k)
udnævne den administrerende direktør og den viceadministrerende direktør, udøve disciplinær myndighed over vedkommende og om nødvendigt forlænge vedkommendes ansættelse eller afskedige vedkommende i overensstemmelse med artikel 46 eller 48, alt efter hvad der er relevant
l)
i overensstemmelse med personalevedtægten og ansættelsesvilkårene udnævne en ansvarlig for grundlæggende rettigheder fra et udvalg af ansøgere, der foreslås af den administrerende direktør
m)
udnævne en regnskabsfører, i henhold til personalevedtægten og ansættelsesvilkårene, som skal være fuldstændig uafhængig i udøvelsen af sit hverv
n)
vedtage en årlig rapport om asylsituationen i Unionen i overensstemmelse med artikel 69
o)
træffe alle afgørelser om udviklingen af de informationssystemer, der er fastsat i denne forordning, herunder den informationsportal, der er omhandlet i artikel 9, stk. 2, litra b)
p)
vedtage de nærmere regler for anvendelse af forordning (EF) nr. 1049/2001 i overensstemmelse med artikel 63 i nærværende forordning
q)
træffe foranstaltninger for agenturets anvendelse af forordning (EU) 2018/1725, herunder foranstaltninger til udpegelse af agenturets databeskyttelsesrådgiver
r)
vedtage agenturets personalepolitik i overensstemmelse med artikel 60
s)
hvert år vedtage agenturets programmeringsdokument i overensstemmelse med artikel 42
t)
træffe alle afgørelser vedrørende fastlæggelse af agenturets interne strukturer og, hvor det er nødvendigt, ændringer heraf
u)
sikre passende opfølgning på resultater og anbefalinger fra interne eller eksterne revisionsrapporter og evalueringer samt fra undersøgelser foretaget af Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig (OLAF)
v)
vedtage de operationelle standarder, indikatorer, retningslinjer og bedste praksis, som agenturet har udarbejdet i overensstemmelse med artikel 13, stk. 2
w)
godkende de vejledende notater vedrørende oplysninger om oprindelseslande og eventuelle gennemgange eller ajourføring af disse vejledende notater i overensstemmelse med artikel 11, stk. 2 og 4
x)
vedtage en afgørelse om en fælles metode for den i artikel 14 omhandlede overvågningsmekanisme
y)
vedtage programmet for overvågning af den operationelle og tekniske anvendelse af det fælles europæiske asylsystem i overensstemmelse med artikel 15, stk. 1
z)
vedtage henstillingerne efter en overvågning i overensstemmelse med artikel 15, stk. 4
aa)
træffe afgørelse om profilerne for og det samlede antal eksperter, der skal stilles til rådighed for asylstøtteholde og for asylreservepuljen, i overensstemmelse med artikel 19, stk. 2 og 6
ab)
vedtage en strategi for relationer med tredjelande eller internationale organisationer vedrørende spørgsmål, hvor agenturet er kompetent, samt en samarbejdsordning med Kommissionen for gennemførelsen heraf
ac)
bemyndige og godkende indgåelsen af samarbejdsordninger i overensstemmelse med artikel 35, 37 og 38.
2.   I overensstemmelse med personalevedtægtens artikel 110 vedtager bestyrelsen en afgørelse baseret på personalevedtægtens artikel 2, stk. 1, og ansættelsesvilkårenes artikel 6 om delegation af de relevante ansættelsesmyndighedsbeføjelser til den administrerende direktør og fastlæggelse af betingelserne for at suspendere denne delegation af ansættelsesmyndighedsbeføjelser. Det skal være tilladt for den administrerende direktør at videredelegere ansættelsesmyndighedsbeføjelserne.
Hvor det kræves af ekstraordinære omstændigheder, kan bestyrelsen ved en afgørelse midlertidigt suspendere delegationen af ansættelsesmyndighedsbeføjelserne til den administrerende direktør og af de beføjelser, der er videredelegeret af den administrerende direktør, og selv udøve dem eller delegere dem til et af sine medlemmer eller til en anden ansat end den administrerende direktør.
3.   Bestyrelsen kan nedsætte et mindre forretningsudvalg til at bistå det og den administrerende direktør med forberedelsen af de afgørelser, programmer og aktiviteter, som skal vedtages af bestyrelsen. Hvor det er nødvendigt, kan forretningsudvalget træffe visse midlertidige, hastende afgørelser på bestyrelsens vegne, navnlig vedrørende administrative ledelsesmæssige spørgsmål. Forretningsudvalget må ikke træffe afgørelser, der kræver et flertal på enten to tredjedele eller tre fjerdedele af medlemmerne af bestyrelsen. Bestyrelsen kan delegere visse klart definerede opgaver til forretningsudvalget, navnlig hvor en sådan delegering vil forbedre agenturets effektivitet. Bestyrelsen må ikke delegere opgaver vedrørende afgørelser, der kræver et flertal på enten to tredjedele eller tre fjerdedele af medlemmerne af bestyrelsen, til forretningsudvalget. Med henblik på nedsættelse af forretningsudvalget vedtager bestyrelsen dettes forretningsorden. Denne forretningsorden skal navnlig omfatte forretningsudvalgets sammensætning og funktioner.
Artikel 42
Flerårig programmering og årlige arbejdsprogrammer
1.   Bestyrelsen sender et udkast til programmeringsdokument indeholdende den flerårige og årlige programmering, baseret på et udkast fremlagt af den administrerende direktør, til Europa-Parlamentet, Rådet og Kommissionen senest den 31. januar hvert år. Bestyrelsen sender ligeledes eventuelle senere ajourførte udkast til programmeringsdokumentet til Europa-Parlamentet, Rådet og Kommissionen.
Senest den 30. november hvert år vedtager bestyrelsen med et flertal på to tredjedele af sine stemmeberettigede medlemmer programmeringsdokumentet under hensyntagen til Kommissionens synspunkter og, for så vidt angår den flerårige programmering, efter samråd med Europa-Parlamentet. Bestyrelsen sender programmeringsdokumentet til Europa-Parlamentet, Rådet og Kommissionen.
Programmeringsdokumentet bliver endeligt efter den endelige vedtagelse af Unionens almindelige budget og skal, om nødvendigt, justeres i overensstemmelse hermed.
2.   Den flerårige programmering fastlægger den overordnede strategiske programmering på mellemlang og lang sigt, herunder mål, forventede resultater og resultatindikatorer. Den flerårige programmering faslægger også programmeringen af ressourcer, herunder det flerårige budget og antal af personale.
Den flerårige programmering fastlægger de strategiske indsatsområder og redegør for, hvad der skal gøres for at nå målene fastlagt deri. Den flerårige programmering omfatter strategien for relationer med tredjelande og internationale organisationer omhandlet i henholdsvis artikel 35 og 38, tiltagene knyttet til denne strategi og en specificering af de tilknyttede ressourcer.
Den flerårige programmering gennemføres ved hjælp af årlige arbejdsprogrammer. Den flerårige programmering ajourføres årligt og når det er hensigtsmæssigt, særligt for at adressere resultatet af den i artikel 70 omhandlede evaluering.
3.   Det årlige arbejdsprogram indeholder detaljerede mål og forventede resultater, herunder resultatindikatorer. Det årlige arbejdsprogram indeholder også en beskrivelse af de tiltag, der skal finansieres, og en angivelse af de finansielle og menneskelige ressourcer, der afsættes til hver aktivitet, i overensstemmelse med principperne om aktivitetsbaseret budgettering og forvaltning. Det årlige arbejdsprogram skal være i overensstemmelse med den i stk. 2 omhandlede flerårige programmering. Det anføres klart i det årlige arbejdsprogram, hvilke opgaver der er blevet tilføjet, ændret eller slettet i forhold til det foregående regnskabsår.
4.   Bestyrelsen ændrer det årlige arbejdsprogram, når agenturet tillægges en ny opgave.
Væsentlige ændringer af det årlige arbejdsprogram vedtages efter samme procedure som det oprindelige årlige arbejdsprogram. Bestyrelsen kan delegere beføjelsen til at foretage ikke-væsentlige ændringer af det årlige arbejdsprogram til den administrerende direktør.
Artikel 43
Bestyrelsens formand
1.   Bestyrelsen vælger en formand og en næstformand blandt sine stemmeberettigede medlemmer. Formanden og næstformanden vælges med et flertal på to tredjedele af de stemmeberettigede bestyrelsesmedlemmer.
Næstformanden afløser automatisk formanden, hvis denne er forhindret i at udøve sit hverv.
2.   Formandens og næstformandens mandatperiode er på fire år og kan fornys én gang. Hvis formanden eller næstformanden imidlertid ophører med at være medlem af bestyrelsen under sin mandatperiode, ophører vedkommendes mandat automatisk samtidigt.
Artikel 44
Bestyrelsens møder
1.   Bestyrelsesformanden indkalder til bestyrelsesmøder.
2.   Den administrerende direktør deltager i bestyrelsens drøftelser, men uden stemmeret.
3.   Repræsentanten for UNHCR deltager ikke i møder, hvor bestyrelsen varetager funktionerne fastlagt i artikel 41, stk. 1, litra e), f), i), j), k), p), r), s), t) eller u), eller i artikel 41, stk. 2, og når bestyrelsen træffer afgørelse om at stille finansielle ressourcer til rådighed for finansiering af UNHCR-aktiviteter, jf. artikel 52, for at gøre det muligt for agenturet at drage nytte af UNHCR's ekspertise.
4.   Bestyrelsen afholder mindst to ordinære møder om året. Bestyrelsen mødes herudover på initiativ af sin formand, efter anmodning fra Kommissionen eller efter anmodning fra en tredjedel af sine medlemmer.
5.   Bestyrelsen kan invitere enhver, hvis synspunkter kan være af interesse, til at deltage i sine møder som observatør.
6.   Danmark inviteres til at sende en repræsentant til at deltage i bestyrelsens møder.
7.   Bestyrelsens medlemmer og suppleanter kan, med forbehold af dens forretningsorden, bistås under møderne af rådgivere eller eksperter.
8.   Sekretariatsopgaverne for bestyrelsen varetages af agenturet.
Artikel 45
Bestyrelsens afstemningsregler
1.   Medmindre andet er fastsat, træffer bestyrelsen afgørelser med et absolut flertal af sine stemmeberettigede medlemmer.
2.   Hvert stemmeberettiget medlem har én stemme. Hvis et stemmeberettiget medlem ikke er til stede, har suppleanten stemmeret.
3.   Formanden deltager i stemmeafgivningen.
4.   Den administrerende direktør deltager ikke i stemmeafgivningen.
5.   Repræsentanter for medlemsstater, der ikke deltager i alle dele af gældende EU-ret på asylområdet, har ikke stemmeret, hvor bestyrelsen skal vedtage operationelle standarder, indikatorer, retningslinjer eller bedste praksis, som udelukkende vedrører et EU-instrument på asylområdet, der ikke er bindende for de medlemsstater, de repræsenterer.
6.   Der skal i bestyrelsens forretningsorden fastsættes mere detaljerede afstemningsregler, navnlig med hensyn til de situationer, hvor et medlem kan optræde på et andet medlems vegne.
Artikel 46
Administrerende direktør
1.   Den administrerende direktør er en del af personalet og ansættes som midlertidigt ansat ved agenturet i overensstemmelse med ansættelsesvilkårenes artikel 2, litra a).
2.   Kommissionen foreslår mindst tre kandidater til stillingen som administrerende direktør på grundlag af en liste opstillet efter offentliggørelse af stillingen i 
Den Europæiske Unions Tidende
 og, alt efter hvad der er relevant, i andre medier eller på andre websteder.
3.   Bestyrelsen udnævner den administrerende direktør på grundlag af kvalifikationer, dokumenterede administrative og ledelsesmæssige kompetencer på højt plan og faglig erfaring på højt niveau på migrations- og asylområdet. Før udnævnelse opfordres de kandidater, som Kommissionen har foreslået, til at afgive en erklæring i det eller de kompetente udvalg i Europa-Parlamentet og besvare spørgsmål fra medlemmerne af det eller de pågældende udvalg.
Efter en sådan erklæring vedtager Europa-Parlamentet en udtalelse, hvori det redegør for sine synspunkter og kan pege på sin foretrukne kandidat.
Bestyrelsen udnævner den administrerende direktør under hensyntagen til Europa-Parlamentets i andet afsnit omhandlede udtalelse.
Hvis bestyrelsen beslutter at udnævne en anden kandidat end den, som Europa-Parlamentet har peget på som sin foretrukne kandidat, underretter bestyrelsen skriftligt Europa-Parlamentet og Rådet om, hvordan den har taget hensyn til Europa-Parlamentets udtalelse.
Ved indgåelsen af kontrakten med den administrerende direktør repræsenteres agenturet af bestyrelsens formand.
4.   Den administrerende direktørs ansættelsesperiode er på fem år. Ved udløbet af denne periode foretager Kommissionen en vurdering, der tager hensyn til en evaluering af den administrerende direktørs præstation og agenturets fremtidige opgaver og udfordringer.
5.   På forslag af Kommissionen, der tager hensyn til den i stk. 4 omhandlede vurdering, kan bestyrelsen forlænge den administrerende direktørs ansættelsesperiode én gang for en periode på højst fem år.
6.   Bestyrelsen underretter Europa-Parlamentet, hvis den har til hensigt at forlænge den administrerende direktørs ansættelsesperiode. Inden for perioden på én måned inden en sådan forlængelse kan den administrerende direktør indbydes til at afgive en erklæring i det eller de kompetente udvalg i Europa-Parlamentet og besvare spørgsmål fra medlemmerne af det eller de pågældende udvalg.
7.   En administrerende direktør, hvis ansættelsesperiode er blevet forlænget, må ikke efter udløbet af den samlede periode deltage i endnu en udvælgelsesprocedure til samme stilling.
8.   Den administrerende direktør kan kun afskediges ved en afgørelse truffet af bestyrelsen på forslag af Kommissionen.
9.   Afgørelser om udnævnelse af den administrerende direktør, forlængelse af dennes ansættelsesperiode eller dennes afskedigelse træffes af bestyrelsen med et flertal på to tredjedele af dens stemmeberettigede medlemmer.
Artikel 47
Den administrerende direktørs ansvarsområder
1.   Den administrerende direktør forestår ledelsen af agenturet. Den administrerende direktør står til ansvar over for bestyrelsen.
2.   Uden at det berører Kommissionens og bestyrelsens beføjelser, er den administrerende direktør uafhængig i udøvelsen af sit hverv og må hverken søge eller modtage instruktioner fra nogen regering, institution eller person eller noget andet organ.
3.   Den administrerende direktør skal aflægge rapport til Europa-Parlamentet om udøvelsen af sit hverv, når det anmoder herom. Rådet kan anmode den administrerende direktør om at aflægge rapport om udøvelsen af sit hverv.
4.   Den administrerende direktør er agenturets retlige repræsentant.
5.   Den administrerende direktør er ansvarlig for gennemførelsen af de opgaver, der pålægges agenturet ved denne forordning. Den administrerende direktør er navnlig ansvarlig for:
a)
den daglige ledelse af agenturet
b)
at gennemføre bestyrelsens afgørelser
c)
at udarbejde programmeringsdokumenter omhandlet i artikel 42 og forelægge disse for bestyrelsen efter samråd med Kommissionen
d)
at gennemføre programmeringsdokumenter omhandlet i artikel 42 og aflægge rapport til bestyrelsen om disses gennemførelse
e)
at udarbejde konsoliderede årlige aktivitetsrapporter om agenturets virksomhed og forelægge disse for bestyrelsen til godkendelse
f)
at udarbejde en handlingsplan, der følger op på konklusionerne i interne eller eksterne auditrapporter og evalueringer samt undersøgelser foretaget af OLAF, og aflægge statusrapport to gange om året til Kommissionen og regelmæssigt til bestyrelsen og, hvis det er relevant, forretningsudvalget
g)
uden at det berører OLAF's undersøgelsesbeføjelser, at beskytte Unionens finansielle interesser ved anvendelse af foranstaltninger til forebyggelse af svig, korruption og andre ulovlige aktiviteter, gennem effektiv kontrol og, hvis der konstateres uregelmæssigheder, gennem inddrivelse af uretmæssigt udbetalte beløb og, hvor det er hensigtsmæssigt, ved pålæggelse af administrative og økonomiske, sanktioner, der er effektive, står i et rimeligt forhold til uregelmæssigheden og har afskrækkende virkning
h)
at udarbejde agenturets strategi for bekæmpelse af svig og forelægge denne for bestyrelsen til godkendelse
i)
at udarbejde udkast til de finansielle bestemmelser, der gælder for agenturet
j)
at udarbejde foreløbige udkast til et overslag over agenturets indtægter og udgifter i overensstemmelse med artikel 53 og gennemføre dets budget
k)
at udøve de i artikel 60 nævnte beføjelser over for agenturets medarbejdere
l)
at træffe alle afgørelser vedrørende forvaltningen af de informationssystemer, der er fastsat i denne forordning, herunder den informationsportal, der er omhandlet i artikel 9, stk. 2, litra b)
m)
at træffe alle afgørelser om ledelsen af agenturets interne strukturer
n)
at udarbejde rapporter om situationen i tredjelande som omhandlet i artikel 9
o)
at fremlægge den fælles analyse og de vejledende notater for bestyrelsen i overensstemmelse med artikel 11, stk. 2
p)
at oprette eksperthold til de i artikel 14 og 15 nævnte formål, som skal bestå af eksperter fra agenturets eget personale, Kommissionen og, hvor det er nødvendigt, medlemsstaterne samt, som observatører, fra UNHCR
q)
at iværksætte en overvågning i overensstemmelse med artikel 15, stk. 2
r)
at fremlægge resultaterne og udkastet til anbefalinger i forbindelse med en overvågning for den berørte medlemsstat og efterfølgende for bestyrelsen i overensstemmelse med artikel 15, stk. 3 og 4
s)
at aflægge rapport til bestyrelsen og Kommissionen i overensstemmelse med artikel 4, stk. 5
t)
at evaluere, godkende og koordinere anmodninger om operationel og teknisk bistand i overensstemmelse med artikel 16, stk. 1, og artikel 20
u)
at sikre gennemførelsen af operationelle planer som omhandlet i artikel 18
v)
at sikre koordineringen af agenturets aktiviteter i migrationsstyringsstøtteholdene med Kommissionen og andre relevante EU-organer, -kontorer og –agenturer i overensstemmelse med artikel 21, stk. 1
w)
at sikre gennemførelsen af rådsafgørelser som omhandlet i artikel 22, stk. 2
x)
i samråd med bestyrelsen at træffe afgørelse om erhvervelse eller leasing af teknisk udstyr i overensstemmelse med artikel 23, stk. 2
y)
at indstille et udvalg af kandidater til posten som ansvarlig for grundlæggende rettigheder i overensstemmelse med artikel 49, stk. 1
z)
at udpege en koordineringsansvarlig for agenturet i overensstemmelse med artikel 25, stk. 2.
Artikel 48
Viceadministrerende direktør
1.   Den viceadministrerende direktør bistår den administrerende direktør med ledelsen af agenturet og udførelsen af de opgaver, der er omhandlet i artikel 47, stk. 5. Den viceadministrerende direktør træder i den administrerende direktørs sted ved dennes fravær eller forfald.
2.   Bestyrelsen udnævner den viceadministrerende direktør på forslag af den administrerende direktør. Den viceadministrerende direktør udnævnes på grundlag af kvalifikationer, passende administrative og ledelsesmæssige kompetencer, og relevant faglig erfaring på asylområdet. Den administrerende direktør foreslår mindst tre kandidater til stillingen som viceadministrerende direktør. Bestyrelsen har beføjelse til at forlænge ansættelsesperioden for den viceadministrerende direktør eller afskedige vedkommende på forslag af den administrerende direktør. Artikel 46, stk. 1, 4, 7 og 9, finder tilsvarende anvendelse på den viceadministrerende direktør.
Artikel 49
Den ansvarlige for grundlæggende rettigheder
1.   Bestyrelsen udnævner den ansvarlige for grundlæggende rettigheder fra et udvalg af kandidater, der foreslås af den administrerende direktør. Den ansvarlige for grundlæggende rettigheder skal have de nødvendige kvalifikationer og den nødvendige erfaring på området for grundlæggende rettigheder og asyl.
2.   Den ansvarlige for grundlæggende rettigheder er uafhængig ved udøvelsen af sit hverv og refererer direkte til bestyrelsen.
3.   Den ansvarlige for grundlæggende rettigheder er ansvarlig for at sikre agenturets overholdelse af de grundlæggende rettigheder ved udførelsen af alle dets aktiviteter og fremme agenturets respekt for grundlæggende rettigheder. Den ansvarlige for grundlæggende rettigheder er endvidere ansvarlig for at sikre implementeringen af den i artikel 51 omhandlede klageordning.
4.   Den ansvarlige for grundlæggende rettigheder samarbejder med det rådgivende forum.
5.   Den ansvarlige for grundlæggende rettigheder høres bl.a. om operationelle planer som omhandlet i artikel 18, evaluering af agenturets operationelle og tekniske bistand, den i artikel 58 omhandlede adfærdskodeks og det i artikel 8, stk. 3, omhandlede europæiske uddannelsesprogram på asylområdet. Den ansvarlige for grundlæggende rettigheder har adgang til alle oplysninger om overholdelsen af de grundlæggende rettigheder i forbindelse med alle agenturets aktiviteter, herunder ved at organisere besøg, med den berørte medlemsstats samtykke, til de steder, hvor agenturet udfører operationelle aktiviteter.
Artikel 50
Det rådgivende forum
1.   Agenturet holder en tæt dialog med relevante civilsamfundsorganisationer og relevante kompetente organer, der er aktive inden for asylpolitikken på lokalt, regionalt, nationalt og internationalt niveau samt på EU-niveau. Med henblik herpå opretter agenturet et rådgivende forum.
2.   Det rådgivende forum udgør en mekanisme til udveksling af oplysninger og deling af viden. Det rådgivende forum sikrer en tæt dialog mellem agenturet og relevante organisationer og organer omhandlet i stk. 1.
3.   Agenturet inviterer Den Europæiske Unions Agentur for Grundlæggende Rettigheder, Det Europæiske Agentur for Grænse- og Kystbevogtning, UNHCR og andre relevante organisationer og organer omhandlet i stk. 1 til at være medlemmer af det rådgivende forum.
På forslag af den administrerende direktør træffer bestyrelsen afgørelse om det rådgivende forums sammensætning, herunder om tematisk eller geografisk orienterede høringsgrupper, og om betingelserne for videregivelse af oplysninger til det. Det rådgivende forum skal efter samråd med bestyrelsen og den administrerende direktør fastlægge sine arbejdsmetoder, herunder tematisk eller geografisk orienterede arbejdsgrupper, alt efter hvad der findes nødvendigt og nyttigt.
4.   Det rådgivende forum rådgiver den administrerende direktør og bestyrelsen om asylrelaterede spørgsmål i overensstemmelse med agenturets specifikke behov på områder, der er identificeret som en prioritet for dets arbejde.
5.   Det rådgivende forum skal navnlig:
a)
fremsætte forslag til bestyrelsen om den årlige og flerårige programmering, der er omhandlet i artikel 42
b)
give feedback til bestyrelsen og foreslå foranstaltninger som opfølgning på den årlige rapport om asylsituationen i Unionen, der er omhandlet i artikel 69, og
c)
meddele den administrerende direktør og bestyrelsen konklusionerne og anbefalingerne fra konferencer, seminarer og møder samt resultaterne af undersøgelser eller feltarbejde, som udføres af en af det rådgivende forums medlemsorganisationer eller -organer, som er relevante for agenturets arbejde.
6.   Det rådgivende forum høres om forberedelsen, vedtagelsen og gennemførelsen af den i artikel 57, stk. 3, omhandlede strategi for grundlæggende rettigheder og den i artikel 58 omhandlede adfærdskodeks, oprettelse af den i artikel 51 omhandlede klageordning og udviklingen af det i artikel 8, stk. 3, omhandlede europæiske uddannelsesprogram på asylområdet.
7.   Det rådgivende forum mødes mindst én gang om året i plenum og afholder møder for de tematisk eller geografisk orienterede høringsgrupper efter behov.
Artikel 51
Klageordning
1.   Agenturet opretter en klageordning for at sikre, at grundlæggende rettigheder overholdes ved alle agenturets aktiviteter.
2.   Enhver person, som er direkte berørt af tiltag af en ekspert, der indgår i et asylstøttehold, og som finder, at vedkommendes grundlæggende rettigheder er blevet krænket som følge af sådanne tiltag, eller enhver part, der repræsenterer en sådan person, kan indgive skriftlig klage til agenturet.
3.   Kun begrundede klager, der vedrører konkrete krænkelser af grundlæggende rettigheder, kan antages til behandling. Klager over en national myndigheds afgørelse om en individuel ansøgning om international beskyttelse kan ikke antages til behandling. Klager, der er anonyme, udtryk for misbrug, ondsindede, uunderbyggede, chikanøse, hypotetiske eller upræcise, kan heller ikke antages til behandling.
4.   Den ansvarlige for grundlæggende rettigheder er ansvarlig for behandlingen af de klager, som agenturet modtager, og skal gøre dette i overensstemmelse med retten til god forvaltning. Med henblik herpå skal den ansvarlige for grundlæggende rettigheder:
a)
gennemgå om en klage kan antages til behandling
b)
registrere klager, der kan antages til behandling
c)
fremsende alle registrerede klager til den administrerende direktør
d)
fremsende klager over eksperter, der indgår i et asylstøttehold, til oprindelsesmedlemsstaten
e)
underrette den relevante myndighed eller det relevante organ for grundlæggende rettigheder i en medlemsstat om en klage, og
f)
registrere og sikre agenturets eller den berørte medlemsstats opfølgning.
5.   I overensstemmelse med retten til god forvaltning underrettes en person, hvis klage kan antages til behandling, om, at klagen er blevet registreret, at vurderingen af klagen er påbegyndt, og at vedkommende kan forvente at få besked, så snart svaret foreligger. Hvor en klage fremsendes til en national myndighed eller et nationalt organ, gives myndighedens eller organets kontaktoplysninger til klageren. Hvor en klage ikke kan antages til behandling, underrettes klageren om grundene hertil og gives, hvor det er muligt, andre muligheder for at adressere vedkommendes bekymringer. Enhver afgørelse skal være skriftlig og begrundet.
6.   I tilfælde af en registreret klage, der vedrører en af agenturets ansatte, sikrer den administrerende direktør passende opfølgning i samråd med den ansvarlige for grundlæggende rettigheder, herunder om nødvendigt i form af disciplinære foranstaltninger. Den administrerende direktør rapporterer inden for en nærmere fastsat tidsfrist til den ansvarlige for grundlæggende rettigheder om resultaterne af klagebehandlingen og om agenturets opfølgning, herunder eventuelle disciplinære foranstaltninger.
7.   Hvor en klage vedrører databeskyttelsesspørgsmål, inddrager den administrerende direktør agenturets databeskyttelsesrådgiver. Den ansvarlige for grundlæggende rettigheder og databeskyttelsesrådgiveren fastlægger et skriftligt aftalememorandum, der præciserer opgavefordelingen mellem dem og den måde, de samarbejder med hensyn til modtagne klager.
8.   I tilfælde af en klage over en ekspert fra en medlemsstat, herunder en udstationeret national ekspert, sikrer oprindelsesmedlemsstaten passende opfølgning, herunder om nødvendigt i form af disciplinære foranstaltninger eller andre foranstaltninger i overensstemmelse med national ret. Oprindelsesmedlemsstaten rapporterer til den ansvarlige for grundlæggende rettigheder om resultaterne af klagebehandlingen og om opfølgningen heraf inden for en nærmere fastsat frist og om nødvendigt med regelmæssige mellemrum herefter. Modtages der ingen rapport fra oprindelsesmedlemsstaten, følger agenturet op på sagen.
9.   Konstateres det, at en ekspert, der er udsendt en medlemsstat, herunder en udstationeret national ekspert, har krænket grundlæggende rettigheder eller internationale beskyttelsesforpligtelser, anmoder den administrerende direktør medlemsstaten om omgående at fjerne eksperten eller den udstationerede nationale ekspert fra agenturets aktiviteter. Konstateres det, at en ekspert, der er udsendt af agenturet, har krænket grundlæggende rettigheder eller internationale beskyttelsesforpligtelser, fjerner den administrerende direktør denne ekspert fra agenturets aktiviteter.
10.   Den ansvarlige for grundlæggende rettigheder aflægger rapport til den administrerende direktør og bestyrelsen om resultaterne af klagebehandlingen og om agenturets og de berørte medlemsstaters opfølgning i forbindelse med en klage. Agenturet medtager oplysninger om klageordningen i sin årlige rapport om asylsituationen i Unionen, der er omhandlet i artikel 69.
11.   Agenturet, herunder den ansvarlige for grundlæggende rettigheder, håndterer og behandler alle personoplysninger indeholdt i en klage i overensstemmelse med forordning (EU) 2018/1725. Medlemsstaterne håndterer og behandler alle personoplysninger indeholdt i en klage i overensstemmelse med forordning (EU) 2016/679 eller direktiv (EU) 2016/680, alt efter hvad der er relevant. Hvor en klager indgiver en klage, anses klageren for at have give sit samtykke til, at agenturet og den ansvarlige for grundlæggende rettigheder behandler vedkommendes personoplysninger i den i artikel 5, stk. 1, litra d), i forordning (EU) 2018/1725 anvendte betydning. For at beskytte klageres interesser behandler den ansvarlige for grundlæggende rettigheder klager fortroligt i overensstemmelse med national ret og EU-retten, medmindre klageren udtrykkeligt giver afkald på sin ret til fortrolighed. Hvor en klager giver afkald på sin ret til fortrolighed, anses denne klager for at have givet sit samtykke til, at den ansvarlige for grundlæggende rettigheder eller agenturet, hvor det er nødvendigt, oplyser de kompetente myndigheder eller organer om vedkommendes identitet i relation til det, der klages over.
KAPITEL 9
FINANSIELLE BESTEMMELSER
Artikel 52
Budget
1.   Der udarbejdes et overslag over agenturets indtægter og udgifter for hvert regnskabsår svarende til kalenderåret, og de opføres i agenturets budget.
2.   Indtægterne og udgifterne på agenturets budget skal balancere.
3.   Med forbehold af andre ressourcer omfatter agenturets indtægter:
a)
et bidrag fra Unionen, opført i Unionens almindelige budget
b)
EU-finansiering ved indirekte forvaltning eller i form af ad hoc-tilskud i overensstemmelse med de finansielle bestemmelser, der gælder for agenturet, og med bestemmelserne i de relevante instrumenter til gennemførelse af Unionens politik
c)
eventuelle frivillige finansielle bidrag fra medlemsstater
d)
eventuelle bidrag fra associerede lande
e)
beløb, der opkræves for publikationer og andre ydelser leveret af agenturet.
4.   Agenturets udgifter omfatter lønninger, administrations- og infrastrukturudgifter og driftsudgifter.
Artikel 53
Opstilling af budgettet
1.   Hvert år udarbejder den administrerende direktør et foreløbigt udkast til overslag over agenturets indtægter og udgifter for det følgende regnskabsår, inklusive stillingsfortegnelsen, og sender det til bestyrelsen.
2.   Bestyrelsen vedtager på grundlag af det i stk. 1 omhandlede foreløbige udkast til overslag et udkast til overslag over agenturets indtægter og udgifter for det følgende regnskabsår.
3.   Det i stk. 2 omhandlede udkast til overslag over agenturets indtægter og udgifter sendes senest den 31. januar hvert år til Kommissionen, Europa-Parlamentet og Rådet.
4.   Kommissionen sender overslaget til budgetmyndigheden sammen med forslaget til Unionens almindelige budget.
5.   På grundlag af overslaget opfører Kommissionen de beløb, som den anser for nødvendige på baggrund af stillingsfortegnelsen, og det tilskud, der skal ydes over det almindelige budget, i forslaget til Unionens almindelige budget, som den forelægger for budgetmyndigheden i overensstemmelse med artikel 313 og 314 i TEUF.
6.   Budgetmyndigheden godkender bevillingen af bidraget fra Unionen til agenturet.
7.   Budgetmyndigheden godkender agenturets stillingsfortegnelse.
8.   Bestyrelsen vedtager agenturets budget. Agenturets budget bliver endeligt, når Unionens almindelige budget er endeligt vedtaget. Agenturets budget tilpasses om nødvendigt i overensstemmelse hermed.
9.   For ethvert byggeprojekt, der sandsynligvis vil få betydelige konsekvenser for agenturets budget, finder delegeret forordning (EU) 2019/715 anvendelse.
Artikel 54
Gennemførelse af budgettet
1.   Den administrerende direktør gennemfører agenturets budget.
2.   Den administrerende direktør sender hvert år budgetmyndigheden alle relevante oplysninger om resultaterne af evalueringsprocedurer.
Artikel 55
Regnskabsaflæggelse og decharge
1.   Agenturets regnskabsfører sender senest den 1. marts i regnskabsår n + 1 det foreløbige regnskab for regnskabsår n til Kommissionens regnskabsfører og Revisionsretten.
2.   Senest den 31. marts i regnskabsår n + 1 sender agenturet en beretning om den budgetmæssige og økonomiske forvaltning til Europa-Parlamentet, Rådet og Revisionsretten.
Kommissionens regnskabsfører sender senest den 31. marts i regnskabsår n + 1 agenturets foreløbige regnskab for regnskabsår n, konsolideret med Kommissionens regnskab, til Revisionsretten.
3.   Ved modtagelsen af Revisionsrettens bemærkninger om agenturets foreløbige regnskab i medfør af bestemmelserne i artikel 246 i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU, Euratom) 2018/1046 
(
26
)
 opstiller den administrerende direktør på eget ansvar agenturets endelige regnskab for regnskabsår n og forelægger det for bestyrelsen med henblik på en udtalelse.
4.   Bestyrelsen afgiver en udtalelse om agenturets endelige regnskab for regnskabsår n.
5.   Den administrerende direktør sender senest den 1. juli i regnskabsår n +1 det endelige regnskab for regnskabsår n, ledsaget af bestyrelsens udtalelse, til Europa-Parlamentet, Rådet, Kommissionen og Revisionsretten.
6.   Det endelige regnskab for regnskabsår n offentliggøres i 
Den Europæiske Unions Tidende
 senest den 15. november i regnskabsår n + 1.
7.   Den administrerende direktør sender senest den 30. september i regnskabsår n + 1 Revisionsretten et svar på dennes bemærkninger. Den administrerende direktør sender ligeledes dette svar til bestyrelsen.
8.   Anmoder Europa-Parlamentet derom, forelægger den administrerende direktør det alle de oplysninger, der er nødvendige for, at dechargeproceduren vedrørende det pågældende regnskabsår kan forløbe tilfredsstillende, i overensstemmelse med artikel 261, stk. 3, i forordning (EU, Euratom) 2018/1046.
9.   Efter henstilling fra Rådet, der træffer afgørelse med kvalificeret flertal, meddeler Europa-Parlamentet senest den 15. maj i regnskabsår n + 2 den administrerende direktør decharge for gennemførelsen af budgettet for regnskabsår n.
Artikel 56
Finansielle bestemmelser
1.   Bestyrelsen vedtager de finansielle bestemmelser, der gælder for agenturet, efter samråd med Kommissionen. De finansielle bestemmelser skal overholde delegeret forordning (EU) 2019/715, undtagen hvor en undtagelse fra nævnte forordning er specifikt påkrævet af hensyn til agenturets drift, og Kommissionen har givet sit forudgående samtykke.
2.   Agenturet kan tildele tilskud vedrørende gennemførelsen af de opgaver, der er omhandlet i denne forordnings artikel 2, og gøre brug af rammekontrakter i overensstemmelse med denne forordning eller ved delegation fra Kommissionen i henhold til artikel 62, stk. 1, litra c), nr. iv), i forordning (EU, Euratom) 2018/1046. De relevante bestemmelser i forordning (EU, Euratom) 2018/1046 finder anvendelse.
KAPITEL 10
ALMINDELIGE BESTEMMELSER
Artikel 57
Beskyttelse af grundlæggende rettigheder og strategien for grundlæggende rettigheder
1.   Agenturet sikrer ved udførelsen af sine opgaver i henhold til denne forordning beskyttelsen af de grundlæggende rettigheder i overensstemmelse med relevant EU-ret, herunder chartret, og relevant folkeret, navnlig Genèvekonventionen om flygtninges retsstilling af 28. juli 1951 som ændret ved New York-protokollen af 31. januar 1967.
2.   Hensynet til barnets tarv kommer i første række, når denne forordning anvendes.
3.   På forslag af den ansvarlige for grundlæggende rettigheder vedtager og gennemfører agenturet en strategi for grundlæggende rettigheder for at sikre respekt for grundlæggende rettigheder i alle agenturets aktiviteter.
Artikel 58
Adfærdskodeks
Agenturet udarbejder, vedtager og implementerer en adfærdskodeks gældende for alle eksperter, der indgår i asylstøttehold. Der skal i adfærdskodeksen fastlægges procedurer med henblik på at sikre retsstatsprincipperne og respekten for grundlæggende rettigheder med et særligt fokus på børn, uledsagede mindreårige og andre personer i en sårbar situation.
Artikel 59
Retlig status
1.   Agenturet er et EU-agentur. Agenturet har status som juridisk person.
2.   Agenturet har i hver medlemsstat den mest vidtgående rets- og handleevne, som statens retsregler tillægger juridiske personer. Det kan navnlig erhverve og afhænde fast ejendom og løsøre og optræde som part i retssager.
3.   Agenturet er uafhængigt for så vidt angår operationelle og tekniske anliggender.
4.   Agenturet repræsenteres af sin administrerende direktør.
5.   Agenturet har hjemsted i Malta.
Artikel 60
Personale
1.   Personalevedtægten, ansættelsesvilkårene og de regler, som EU-institutionerne i fællesskab har vedtaget for at sætte personalevedtægten og ansættelsesvilkårene i kraft, gælder for agenturets personale.
2.   Bestyrelsen vedtager passende gennemførelsesbestemmelser med henblik på at sætte personalevedtægten og ansættelsesvilkårene i kraft i henhold til personalevedtægtens artikel 110.
3.   Agenturet udøver ansættelsesmyndighedsbeføjelserne for så vidt angår dets eget personale.
4.   Agenturet kan gøre brug af udstationerede nationale eksperter og andet personale, der ikke er ansat af det. Bestyrelsen vedtager en afgørelse, der fastsætter reglerne for udstationering af nationale eksperter til agenturet.
5.   Agenturet kan ansætte personale til at arbejde i felten i medlemsstaterne.
Artikel 61
Privilegier og immuniteter
Protokol nr. 7 vedrørende Den Europæiske Unions Privilegier og Immuniteter, der er knyttet som bilag til TEU og til TEUF, gælder for agenturet og dets personale.
Artikel 62
Sprogordning
1.   Rådets forordning nr. 1 
(
27
)
 finder anvendelse på agenturet.
2.   Uden at det berører afgørelser, der træffes på grundlag af artikel 342 i TEUF, udarbejdes den konsoliderede årlige rapport om agenturets virksomhed og programmeringsdokumenter som omhandlet i artikel 42 på alle EU-institutionernes officielle sprog.
3.   Oversættelsescentret for Den Europæiske Unions Organer udfører de oversættelsesopgaver, der er påkrævet i forbindelse med agenturets virksomhed.
Artikel 63
Gennemsigtighed
1.   Forordning (EF) nr. 1049/2001 finder anvendelse på dokumenter i agenturets besiddelse.
2.   Agenturet kan kommunikere på eget initiativ i sager, der falder inden for dets ansvarsområde. Agenturet offentliggør den konsoliderede årlige rapport om agenturets virksomhed og sørger navnlig for, at offentligheden og alle interesserede parter hurtigt får objektive, pålidelige og letforståelige oplysninger om dets arbejde.
3.   Senest seks måneder efter datoen for dens første møde vedtager bestyrelsen detaljerede bestemmelser for anvendelsen af stk. 1 og 2.
4.   Enhver fysisk eller juridisk person har ret til at henvende sig skriftligt til agenturet på et af EU-institutionernes officielle sprog. Vedkommende har ret til at modtage et svar på samme sprog.
5.   De afgørelser, som agenturet træffer i henhold til artikel 8 i forordning (EF) nr. 1049/2001, kan give anledning til, at der indgives en klage til Den Europæiske Ombudsmand eller indbringes en klage for EU-Domstolen på de i artikel 228 og 263 i TEUF fastsatte betingelser.
Artikel 64
Bekæmpelse af svig
1.   Med henblik på at bekæmpe svig, korruption og andre ulovlige aktiviteter finder forordning (EU, Euratom) nr. 883/2013 ubegrænset anvendelse. Agenturet tiltræder den interinstitutionelle aftale af 25. maj 1999 om de interne undersøgelser, der foretages af OLAF, og vedtager passende bestemmelser gældende for alle agenturets ansatte under anvendelse af den model, der findes i bilaget til nævnte aftale.
2.   Revisionsretten har beføjelse til gennem bilagskontrol og kontrol og inspektion på stedet at revidere alle tilskudsmodtagere, kontrahenter og underkontrahenter, der har modtaget EU-midler fra agenturet.
3.   OLAF kan foretage undersøgelser, herunder kontrol og inspektion på stedet, i overensstemmelse med bestemmelserne og procedurerne fastlagt i forordning (EU, Euratom) nr. 883/2013 og Rådets forordning (Euratom, EF) nr. 2185/96 
(
28
)
 med henblik på at fastslå, om der har været svig, bestikkelse eller andre ulovlige aktiviteter, der skader Unionens finansielle interesser, i forbindelse med en aftale om tilskud eller en afgørelse om ydelse af tilskud eller en kontrakt, der finansieres af agenturet.
4.   Uden at det berører stk. 1, 2 og 3 skal samarbejdsordninger med tredjelande og med internationale organisationer, kontrakter, aftaler om tilskud og afgørelser om ydelse af tilskud indeholde bestemmelser, der udtrykkeligt giver Revisionsretten og OLAF beføjelse til at foretage sådan revision og undersøgelse i overensstemmelse med deres respektive beføjelser.
Artikel 65
Sikkerhedsregler for beskyttelse af klassificerede oplysninger og følsomme ikke-klassificerede oplysninger
1.   Agenturet anvender Kommissionens regler om sikkerhed som fastsat i Kommissionens afgørelse (EU, Euratom) 2015/443 
(
29
)
 og (EU, Euratom) 2015/444. Disse regler finder navnlig anvendelse på udveksling, behandling og opbevaring af klassificerede oplysninger.
2.   Agenturet anvender sikkerhedsprincipperne for behandling af ikke-klassificerede følsomme oplysninger som fastsat i afgørelse (EU, Euratom) 2015/443 og (EU, Euratom) 2015/444 og som implementeret af Kommissionen. Bestyrelsen fastlægger foranstaltninger for anvendelsen af disse sikkerhedsprincipper.
3.   Klassificering udelukker ikke oplysninger i at blive stillet til rådighed for Europa-Parlamentet. Fremsendelse og håndtering af oplysninger og dokumenter fremsendt til Europa-Parlamentet i overensstemmelse med denne forordning skal overholde de gældende regler for fremsendelse og håndtering af klassificerede informationer mellem Europa-Parlamentet og Kommissionen.
Artikel 66
Erstatningsansvar
1.   Agenturets ansvar i kontraktforhold reguleres efter den ret, som finder anvendelse på den pågældende kontrakt.
2.   EU-Domstolen har kompetence til at træffe afgørelse i henhold til en voldgiftsbestemmelse i en kontrakt, som agenturet har indgået.
3.   For så vidt angår ansvar uden for kontraktforhold skal agenturet i overensstemmelse med de almindelige retsprincipper, der er fælles for medlemsstaternes retssystemer, erstatte skader, der forvoldes af dets afdelinger eller af dets personale under udøvelsen af deres hverv.
4.   EU-Domstolen har kompetence til at afgøre tvister vedrørende erstatning for de i stk. 3 omhandlede skader.
5.   Agenturets personales personlige ansvar over for agenturet reguleres i de bestemmelser i personalevedtægten eller ansættelsesvilkårene, der gælder for dem.
Artikel 67
Administrativt tilsyn
Agenturets aktiviteter er underlagt Den Europæiske Ombudsmands undersøgelser i overensstemmelse med artikel 228 i TEUF.
Artikel 68
Hjemstedsaftale og driftsvilkår
1.   De nødvendige ordninger vedrørende de lokaler, der skal stilles til rådighed for agenturet i den medlemsstat, hvor agenturet har sit hjemsted, de faciliteter, der skal stilles til rådighed af den pågældende medlemsstat, og de særlige regler i den pågældende medlemsstat, der finder anvendelse på bestyrelsens medlemmer, agenturets personale og deres familiemedlemmer fastsættes i en hjemstedsaftale mellem agenturet og den pågældende medlemsstat. Hjemstedsaftalen indgås, efter at bestyrelsen har godkendt den.
2.   Den medlemsstat, hvor agenturet har sit hjemsted, tilvejebringer de vilkår, der er nødvendige for at sikre, at agenturet kan fungere efter hensigten, herunder tilbud om flersproget skoleundervisning med et europæisk indhold og hensigtsmæssige transportforbindelser.
Artikel 69
Årlig rapport om asylsituationen i Unionen
Agenturet udarbejder hvert år en rapport om asylsituationen i Unionen. Agenturet sender denne rapport til bestyrelsen, Europa-Parlamentet, Rådet og Kommissionen, og den administrerende direktør forelægger den for Europa-Parlamentet. Den årlige rapport om asylsituationen i Unionen offentliggøres.
Artikel 70
Evaluering og gennemgang
1.   Tre måneder efter, at forordning (EU) nr. 604/2013 er blevet erstattet, rapporterer Kommissionen til Europa-Parlamentet og Rådet om resultaterne af sin evaluering af, om det er nødvendigt at ændre nærværende forordning for at sikre sammenhængen og den interne konsekvens i Unionens retlige ramme, navnlig for så vidt angår bestemmelserne om overvågningsmekanismen omhandlet i artikel 14, og forelægger, alt efter hvad der er relevant, de nødvendige forslag til ændring af nærværende forordning.
2.   Senest den 20. januar 2025 og herefter hvert femte år bestiller Kommissionen en uafhængig ekstern evaluering til at vurdere navnlig agenturets præstation i forhold til dets mål, mandat og opgaver. Denne evaluering skal omfatte agenturets indvirkning på det praktiske samarbejde om asylrelaterede spørgsmål og på at lette implementeringen af det fælles europæiske asylsystem. Evalueringen skal tage behørigt hensyn til de fremskridt, der er gjort inden for rammerne af agenturets mandat, og herunder vurdere, om yderligere foranstaltninger er nødvendige for at sikre en effektiv solidaritet og ansvarsfordeling med medlemsstater, der er udsat for et særligt pres.
Den i første afsnit omhandlede evaluering skal navnlig undersøge eventuelle behov for at ændre agenturets mandat og de finansielle følger af en sådan ændring. Den skal også undersøge, hvorvidt ledelsesstrukturen er hensigtsmæssig for udførelsen af agenturets opgaver. Evalueringen skal tage hensyn til de berørte parters synspunkter, både på EU-plan og på nationalt plan.
3.   Kommissionen sender evalueringsrapporten, der er et resultat af den i stk. 2 omhandlede evaluering, og dens konklusioner til Europa-Parlamentet, Rådet og bestyrelsen.
4.   Kommissionen skal i forbindelse med hver anden evaluering omhandlet i stk. 2 tage stilling til, hvorvidt videreførelse af agenturet er begrundet med henvisning til dets mål, mandat og opgaver, og den kan foreslå, at denne forordning ændres i overensstemmelse hermed eller ophæves.
Artikel 71
Overgangsbestemmelse
Agenturet efterfølger EASO for så vidt angår ethvert ejendomsforhold, enhver aftale, enhver retlig forpligtelse, enhver ansættelseskontrakt, enhver økonomisk forpligtelse og ethvert økonomisk ansvar. Navnlig berører denne forordning ikke rettighederne og forpligtelserne for EASO's personale, for hvilket kontinuiteten i karrieren sikres i alle henseender.
Artikel 72
Erstatning og ophævelse
Forordning (EU) nr. 439/2010 erstattes for så vidt angår de medlemsstater, der er bundet af nærværende forordning. Forordning (EU) nr. 439/2010 ophæves derfor.
For så vidt angår de medlemsstater, der er bundet af nærværende forordning, gælder henvisninger til den ophævede forordning som henvisninger til nærværende forordning i overensstemmelse med sammenligningstabellen i bilag II.
Artikel 73
Ikrafttræden
Denne forordning træder i kraft på tyvendedagen efter offentliggørelsen i 
Den Europæiske Unions Tidende
.
Artikel 2, stk. 1, litra q), artikel 14 og artikel 15, stk. 1, 2 og 3, finder anvendelse fra den 31. december 2023, og artikel 15, stk. 4-8, og artikel 22 finder anvendelse fra datoen, hvor forordning (EU) nr. 604/2013 erstattes, medmindre nævnte forordning erstattes inden den 31. december 2023, i hvilket tilfælde disse bestemmelser finder anvendelse fra den 31. december 2023.
Denne forordning er bindende i alle enkeltheder og gælder umiddelbart i medlemsstaterne i overensstemmelse med traktaterne.
Udfærdiget i Strasbourg, den 15. december 2021.
På Europa-Parlamentets vegne
D. M. SASSOLI
Formand
På Rådets vegne
A. LOGAR
Formand
(
1
)
  Europa-Parlamentets holdning af 11.11.2021 (endnu ikke offentliggjort i EUT) og Rådets afgørelse af 9.12.2021.
(
2
)
  Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) nr. 439/2010 af 19. maj 2010 om oprettelse af et europæisk asylstøttekontor (
EUT L 132 af 29.5.2010, s. 11
).
(
3
)
  Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) nr. 604/2013 af 26. juni 2013 om fastsættelse af kriterier og procedurer til afgørelse af, hvilken medlemsstat der er ansvarlig for behandlingen af en ansøgning om international beskyttelse, der er indgivet af en tredjelandsstatsborger eller en statsløs i en af medlemsstaterne (
EUT L 180 af 29.6.2013, s. 31
).
(
4
)
  Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 862/2007 af 11. juli 2007 om EF-statistikker over migration og international beskyttelse og om ophævelse af Rådets forordning (EØF) nr. 311/76 om udarbejdelse af statistik vedrørende udenlandske arbejdstagere (
EUT L 199 af 31.7.2007, s. 23
).
(
5
)
  Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2019/1896 af 13. november 2019 om den europæiske grænse- og kystvagt og om ophævelse af forordning (EU) nr. 1052/2013 og (EU) 2016/1624 (
EUT L 295 af 14.11.2019, s. 1
).
(
6
)
  Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2016/794 af 11. maj 2016 om Den Europæiske Unions Agentur for Retshåndhævelsessamarbejde (Europol) og om erstatning og ophævelse af Rådets afgørelse 2009/371/RIA, 2009/934/RIA, 2009/935/RIA, 2009/936/RIA og 2009/968/RIA (
EUT L 135 af 24.5.2016, s. 53
).
(
7
)
  Rådets beslutning 2008/381/EF af 14. maj 2008 om oprettelse af et europæisk migrationsnetværk (
EUT L 131 af 21.5.2008, s. 7
).
(
8
)
  
            
EUT L 433 I af 22.12.2020, s. 28
.
(
9
)
  Kommissionens delegerede forordning (EU) 2019/715 af 18. december 2018 om rammefinansforordningen for de organer, der er nedsat i henhold til TEUF og Euratomtraktaten og omhandlet i artikel 70 i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU, Euratom) 2018/1046 (
EUT L 122 af 10.5.2019, s. 1
).
(
10
)
  Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU, Euratom) nr. 883/2013 af 11. september 2013 om undersøgelser, der foretages af Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig (OLAF) og om ophævelse af Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 1073/1999 og Rådets forordning (Euratom) nr. 1074/1999 (
EUT L 248 af 18.9.2013, s. 1
).
(
11
)
  
            
EFT L 136 af 31.5.1999, s. 15
.
(
12
)
  Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 1049/2001 af 30. maj 2001 om aktindsigt i Europa-Parlamentets, Rådets og Kommissionens dokumenter (
EFT L 145 af 31.5.2001, s. 43
).
(
13
)
  Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2018/1725 af 23. oktober 2018 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger i Unionens institutioner, organer, kontorer og agenturer og om fri udveksling af sådanne oplysninger og om ophævelse af forordning (EF) nr. 45/2001 og afgørelse nr. 1247/2002/EF (
EUT L 295 af 21.11.2018, s. 39
).
(
14
)
  Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2018/1727 af 14. november 2018 om Den Europæiske Unions Agentur for Strafferetligt Samarbejde (Eurojust), og om erstatning og ophævelse af Rådets afgørelse 2002/187/RIA (
EUT L 295 af 21.11.2018, s. 138
).
(
15
)
  Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger og om ophævelse af direktiv 95/46/EF (generel forordning om databeskyttelse) (
EUT L 119 af 4.5.2016, s. 1
).
(
16
)
  Europa-Parlamentets og Rådets direktiv (EU) 2016/680 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med kompetente myndigheders behandling af personoplysninger med henblik på at forebygge, efterforske, afsløre eller retsforfølge strafbare handlinger eller fuldbyrde strafferetlige sanktioner og om fri udveksling af sådanne oplysninger og om ophævelse af Rådets rammeafgørelse 2008/977/RIA (
EUT L 119 af 4.5.2016, s. 89
).
(
17
)
  Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 45/2001 af 18. december 2000 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger i fællesskabsinstitutionerne og -organerne og om fri udveksling af sådanne oplysninger (
EFT L 8 af 12.1.2001, s. 1
).
(
18
)
  
            
EUT C 9 af 21.1.2017, s. 3
.
(
19
)
  Rådets forordning (EF) nr. 168/2007 af 15. februar 2007 om oprettelse af Den Europæiske Unions Agentur for Grundlæggende Rettigheder (
EUT L 53 af 22.2.2007, s. 1
).
(
20
)
  Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 2011/95/EU af 13. december 2011 om fastsættelse af standarder for anerkendelse af tredjelandsstatsborgere eller statsløse som personer med international beskyttelse, for en ensartet status for flygtninge eller for personer, der er berettiget til subsidiær beskyttelse, og for indholdet af en sådan beskyttelse (
EUT L 337 af 20.12.2011, s. 9
).
(
21
)
  Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 2013/32/EU af 26. juni 2013 om fælles procedurer for tildeling og fratagelse af international beskyttelse (
EUT L 180 af 29.6.2013, s. 60
).
(
22
)
  Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2018/1726 af 14. november 2018 om Den Europæiske Unions Agentur for den Operationelle Forvaltning af Store IT-Systemer inden for Området med Frihed, Sikkerhed og Retfærdighed (eu-LISA) og om ændring af forordning (EF) nr. 1987/2006 og Rådets afgørelse 2007/533/RIA og om ophævelse af forordning (EU) nr. 1077/2011 (
EUT L 295 af 21.11.2018, s. 99
).
(
23
)
  Rådets afgørelse 2013/488/EU af 23. september 2013 om reglerne for sikkerhedsbeskyttelse af EU's klassificerede informationer (
EUT L 274 af 15.10.2013, s. 1
).
(
24
)
  Kommissionens afgørelse (EU, Euratom) 2015/444 af 13. marts 2015 om reglerne for sikkerhedsbeskyttelse af EU's klassificerede informationer (
EUT L 72 af 17.3.2015, s. 53
).
(
25
)
  
            
EFT L 56 af 4.3.1968, s. 1
.
(
26
)
  Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU, Euratom) 2018/1046 af 18. juli 2018 om de finansielle regler vedrørende Unionens almindelige budget, om ændring af forordning (EU) nr. 1296/2013, (EU) nr. 1301/2013, (EU) nr. 1303/2013, (EU) nr. 1304/2013, (EU) nr. 1309/2013, (EU) nr. 1316/2013, (EU) nr. 223/2014, (EU) nr. 283/2014 og afgørelse nr. 541/2014/EU og om ophævelse af forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 (
EUT L 193 af 30.7.2018, s. 1
).
(
27
)
  Forordning nr. 1 af 15. april 1958 om den ordning, der skal gælde for Det Europæiske Økonomiske Fællesskab på det sproglige område (
EFT 17 af 6.10.1958, s. 385
).
(
28
)
  Rådets Forordning (Euratom, EF) nr. 2185/96 af 11. november 1996 om Kommissionens kontrol og inspektion på stedet med henblik på beskyttelse af De Europæiske Fællesskabers finansielle interesser mod svig og andre uregelmæssigheder (
EFT L 292 af 15.11.1996, s. 2
).
(
29
)
  Kommissionens afgørelse (EU, Euratom) 2015/443 af 13. marts 2015 om sikkerhedsbeskyttelse i Kommissionen (
EUT L 72 af 17.3.2015, s. 41
).
BILAG I
ANTAL EKSPERTER, DER SKAL STILLES TIL RÅDIGHED FOR DEN I ARTIKEL 19, STK. 6, OMHANDLEDE ASYLRESERVEPULJE
Belgien
15
Bulgarien
8
Tjekkiet
8
Tyskland
86
Estland
6
Grækenland
25
Spanien
46
Frankrig
80
Kroatien
5
Italien
40
Cypern
3
Letland
5
Litauen
6
Luxembourg
4
Ungarn
10
Malta
4
Nederlandene
24
Østrig
15
Polen
40
Portugal
7
Rumænien
20
Slovenien
5
Slovakiet
10
Finland
9
Sverige
19
I alt
500 /500
BILAG II
Sammenligningstabel
Forordning (EU) nr. 439/2010
Denne forordning
Artikel 1
Artikel 1, stk. 1 og 2
Artikel 2, stk. 1
Artikel 2, stk. 1, litra a)
Artikel 2, stk. 2
Artikel 2, stk. 1, litra i)
Artikel 2, stk. 3
—
Artikel 2, stk. 4
Artikel 1, stk. 3
Artikel 2, stk. 5
Artikel 4, stk. 3
Artikel 2, stk. 6
—
—
Artikel 2, stk. 1, bortset fra litra a), e), i), k), l), r) og s)
—
Artikel 2, stk. 2
—
Artikel 3
Artikel 3
Artikel 4, stk. 4
—
Artikel 4, stk. 1, 2 og 5
Artikel 4, litra a)-d)
Artikel 2, stk. 1, litra e), og artikel 9
Artikel 4, litra e)
Artikel 11, stk. 1
Artikel 5
Artikel 2, stk. 1, litra k)
Artikel 6
Artikel 8
Artikel 7, stk. 1
Artikel 2, stk. 1, litra r)
Artikel 7, stk. 2
Artikel 2, stk. 1, litra s), og artikel 35, stk. 3
Artikel 7, stk. 3
Artikel 35, stk. 2
—
Artikel 7
—
Artikel 10
Artikel 11, stk. 2-5
—
Artikel 12
—
Artikel 13, stk. 4, 5 og 6
—
Artikel 14
—
Artikel 15
Artikel 8
Artikel 16, stk. 1, litra b)
Artikel 9
Artikel 5
Artikel 10
Artikel 16
Artikel 11
Artikel 6
Artikel 12, stk. 1
Artikel 69
Artikel 12, stk. 2
Artikel 13, stk. 1, 2 og 3
Artikel 13, stk. 1
Artikel 16, stk. 1, litra b), og artikel 17, stk. 1
Artikel 13, stk. 2
Artikel 16, stk. 2, indledningen
Artikel 14
Artikel 16, stk. 2, litra e) og i)
—
Artikel 16, stk. 1, bortset fra litra b)
—
Artikel 16, stk. 2, bortset fra litra e) og i)
—
Artikel 16, stk. 3 og 4
—
Artikel 17, stk. 2-5
Artikel 15
Artikel 2, stk. 1, litra l), og artikel 19, stk. 2, 3 og 5
Artikel 16
Artikel 19, stk. 1, 2 og 3
—
Artikel 19, stk. 4, 6, 7 og 8
Artikel 17
Artikel 20
Artikel 18
Artikel 18
Artikel 19
Artikel 24
Artikel 20
Artikel 25
Artikel 21
Artikel 26
—
Artikel 21
—
Artikel 22
—
Artikel 23
Artikel 22
Artikel 27
Artikel 23
Artikel 28
—
Artikel 23
—
Artikel 29
—
Artikel 30, stk. 2-6
—
Artikel 31
—
Artikel 32
Artikel 24
Artikel 39
Artikel 25
Artikel 40
Artikel 26
Artikel 43
Artikel 27
Artikel 44
Artikel 28
Artikel 44
Artikel 29
Artikel 41
Artikel 30
Artikel 46
Artikel 31
Artikel 47
—
Artikel 48
—
Artikel 49
—
Artikel 51
Artikel 32
—
Artikel 33
Artikel 52
Artikel 34
Artikel 53
Artikel 35
Artikel 54
Artikel 36
Artikel 55
Artikel 37
Artikel 56, stk. 1
—
Artikel 56, stk. 2
—
Artikel 57
—
Artikel 58
Artikel 38
Artikel 60
Artikel 39
Artikel 61
Artikel 40
Artikel 59
Artikel 41
Artikel 62
Artikel 42, stk. 1-3
Artikel 63, stk. 1-4
Artikel 42, stk. 4
Artikel 30, stk. 1
Artikel 43
Artikel 65
Artikel 44
Artikel 64
Artikel 45
Artikel 66
Artikel 46
Artikel 70
Artikel 47
Artikel 67
Artikel 48
Artikel 33
Artikel 49, stk. 1
Artikel 34
Artikel 49, stk. 2
Artikel 35, stk. 1
—
Artikel 35, stk. 4, 5 og 6
Artikel 50, stk. 1
Artikel 38
Artikel 50, stk. 2
—
Artikel 51
Artikel 50
Artikel 52
Artikel 37
Artikel 53
Artikel 68
—
Artikel 67
Artikel 54
—
—
Artikel 71
—
Artikel 72
Artikel 55
Artikel 73

Summary:
Den Europæiske Unions Asylagentur
RESUMÉ AF:
Forordning (EU) 2021/2303 om Den Europæiske Unions Asylagentur
HVAD ER FORMÅLET MED FORORDNINGEN?
Den har til formål at forbedre anvendelsen af asylpolitikken i 
Den Europæiske Union
 (EU) ved at gøre 
Det Europæiske Asylstøttekontor
 (EASO) til et fuldgyldigt 
EU-agentur
.
Forordning (EU) 2021/2303 ophæver forordning (EF) 
nr. 
439/2010
, der omfattede EASO.
HOVEDPUNKTER
Formål
Den Europæiske Unions Asylagentur (EUAA) har flere formål:
at hjælpe med at sikre, at EU’s 
asylret
 anvendes effektivt og ensartet i EU’s 
medlemsstater
 og på en måde, der fuldt ud overholder de 
grundlæggende rettigheder
at bistå og støtte medlemsstaterne i gennemførelsen af det 
fælles europæiske asylsystem
 for at forhindre eller udpege svagheder i nationale asyl- og modtagelsessystemer, navnlig ved at yde operationel og teknisk bistand
at forbedre det fælles europæiske asylsystems funktion
at sikre en fælles anvendelse på højt plan af det fælles europæiske asylsystems standarder gennem uddannelse af nationale asyl- og modtagelsesembedsmænd.
Opgaver
Til at nå disse mål giver forordningen EUAA en række specifikke opgaver, bl.a.:
at bistå medlemsstaterne med at modtage og registrere ansøgninger om international beskyttelse
at bistå med omfordeling eller overførsel af personer, der ansøger om eller er tildelt international beskyttelse, inden for EU
at oprette og koordinere EU-netværk for oplysninger om ikke-EU-lande
at bistå medlemsstaterne med at identificere ansøgere, der kræver særlige proceduremæssige garantier, og dem med særlige modtagelsesbehov eller andre personer i en sårbar situation, herunder uledsagede mindreårige.
Organisation og struktur
Til udførelse af disse opgaver fastlægger forordningen desuden mekanismer, systemer og procedurer, der skal sætte EUAA i stand til at bistå medlemsstaterne med at dække forskellige aspekter af asylpolitikken:
praktisk samarbejde og oplysninger om asyl
 — herunder indsamling og analyse af oplysninger samt udveksling af oplysninger mellem medlemsstaterne og mellem medlemsstaterne og 
Europa-Kommissionen
landeoplysninger og -retningslinjer
 — herunder oprettelse af et EU-netværk for oplysninger om ikke-EU-lande
operationelle standarder og retningslinjer
 — agenturet vil fastlægge operationelle standarder, indikatorer, retningslinjer og bedste praksis
overvågning
 — agenturet vil forberede oprettelsen af en overvågningsmekanisme til at vurdere anvendelsen af det fælles europæiske asylsystem fra et teknisk og operationelt synspunkt
operationel og teknisk bistand
 — som f.eks. organisering af fælles initiativer mellem medlemsstaterne for at behandle 
asylansøgninger
 og oprettelse af en 
permanent asylreservepulje
 med mindst 500 eksperter, som kan indsættes med det samme
fastlæggelse af rollen som en uafhængig ansvarlig for grundlæggende rettigheder for at sikre, at asylansøgeres rettigheder beskyttes
informationsudveksling og databeskyttelse
 — herunder sikring af informationsudveksling mellem medlemsstaterne, Kommissionen og andre EU-organer og -agenturer
agenturets organisation
 — herunder den administrative og ledelsesmæssige struktur og sammensætning af bestyrelsen.
HVORNÅR GÆLDER FORORDNINGEN FRA?
Den trådte i kraft den 
19. januar 2022
.
BAGGRUND
For yderligere oplysninger henvises til:
Den Europæiske Unions Asylagentur
HOVEDDOKUMENT
Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 
2021/2303
 af 
15. december 2021
 om Den Europæiske Unions Asylagentur og om ophævelse af forordning (EF) 
nr. 439/2010
 (EUT L 468 af 
30.12.2021
, 
s. 1-54
).
TILHØRENDE DOKUMENTER
Europa-Parlamentets og Rådets (EU) 
2021/1134
 af 
7. juli 2021
 om ændring af Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) 
nr. 767/2008
, (EF) 
nr. 810/2009
, (EU) 2016/399, (EU) 2017/2226, (EU) 2018/1240, (EU) 2018/1860, (EU) 2018/1861, (EU) 2019/817 og (EU) 2019/1896 og om ophævelse af Rådets beslutning 2004/512/EF og Rådets afgørelse 2008/633/RIA, med henblik på reform af visuminformationssystemet (EUT L 248 af 
13.7.2021
, 
s. 11-87
).
Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 
2019/1896
 af 
13. november 2019
 om den europæiske grænse- og kystvagt og om ophævelse af forordning (EU) 
nr. 1052/2013
 og (EU) 2016/1624 (EUT L 295 af 
14.11.2019
, 
s. 1-131
).
seneste ajourføring 
28.4.2022