CELEX ID: 32021D2121

--- ENGLISH ---

Document:
2.12.2021
EN
Official Journal of the European Union
L 430/30
COMMISSION DECISION (EU) 2021/2121
of 6 July 2020
on records management and archives
THE EUROPEAN COMMISSION,
Having regard to the Treaty on the Functioning of the European Union,
Having regard to Council Regulation (EEC, Euratom) No 354/83 of 1 February 1983 concerning the opening to the public of the historical archives of the European Economic Community and the European Atomic Energy Community 
(
1
)
, and in particular Article 9(1) thereof,
Whereas:
(1)
The records held by the Commission form the basis of its operation and daily work. They are part of the Commission’s assets and fulfil the functions of facilitating the exchange of information, providing evidence of action taken, meeting the institution’s legal obligations and preserving its memory. They must therefore be managed in accordance with effective rules applicable to all directorates-general and equivalent departments.
(2)
The Commission keeps records that are created, received and managed in the course of its activities. All records, regardless of format and the technological environment in which they are collected, created or generated, are captured and maintained in an official electronic repository of records.
(3)
Provisions on records management and archives set out principles to ensure: the creation, receipt and proper preservation or elimination of records and their consultation and communication; the authenticity, reliability, integrity and readability over time of records and the metadata accompanying them; the identification of each record together with the extraction and allocation of metadata, so that it can be filed, searched and is easily traceable; the development, maintenance and updating of the structure of the Commission’s records and archives management systems, its electronic repositories and its repositories for analogue media.
(4)
These principles are intended to cover the lifecycle of the Commission’s records, whatever their medium, making available, exchanging, sharing, reusing and disseminating data, information and records, in line with the policy, governance arrangements and practice of the Commission’s data and information management.
(5)
Effective and proper records management and archiving help meet the Commission’s transparency obligations, in particular by facilitating public access to documents and implementing the principle of accountability of public actions.
(6)
Provisions on records management and archives should be aligned with the obligation to provide access to documents held by the Commission in accordance with the principles, arrangements and limits set out in Regulation (EC) No 1049/2001 of the European Parliament and of the Council 
(
2
)
.
(7)
By Commission Decision 2002/47/EC, ECSC, Euratom 
(
3
)
, the Commission amended its Rules of Procedure to include provisions on document management and by Commission Decision 2004/563/EC, Euratom 
(
4
)
 it amended the Rules of Procedure to include provisions on electronic and digitised documents to set up electronic document management and archiving, laying down a common set of rules and procedures applicable to all departments.
(8)
It is necessary to update the rules determining the conditions under which electronic, digitised and electronically transmitted documents are valid and stored for the Commission’s purposes.
(9)
The records management and archiving policy should take account of the Commission’s digital transformation programme 
(
5
)
. Therefore, the principle of the creation of records only in electronic format should be strongly emphasised, although exceptions to this principle should nevertheless be possible.
(10)
The Union institutions, bodies, offices and agencies are encouraged to recognise electronic identification and trust services covered by Regulation (EU) No 910/2014 of the European Parliament and of the Council 
(
6
)
 for the purpose of administrative cooperation capitalising, in particular, on existing good practice and the results of ongoing projects in the areas covered by this Regulation.
(11)
The Commission’s rules and procedures on records management and archives should be regularly updated, taking account of developments in and the results of academic and scientific research, including the emergence of relevant standards and developments in information and communication technologies.
(12)
A records management system does not only register records, but more broadly captures them to clearly and reliably identify them, ensure their traceability and make them available to other users through filing or other means of aggregation of records throughout their life cycle.
(13)
Information systems, networks and transmission facilities that feed the Commission’s records system should be protected by appropriate security measures in accordance with the applicable security rules for protecting information.
(14)
Data and information should be available and shared as widely as possible within the Commission in order to facilitate the collaborative working of its staff and the retrievability and reuse of data and information and to promote the synergy of its resources and improve efficiency.
(15)
Each institution of the Union creates and maintains its historical archives and opens them to the public in accordance with Regulation (EEC, Euratom) No 354/83. Each institution furthermore adopts internal rules regarding the application of that Regulation.
(16)
Under Regulation (EU) 2018/1725 of the European Parliament and of the Council 
(
7
)
, the Commission is required to provide information to data subjects on the processing of personal data concerning them and to respect their rights as data subjects. However, the Commission should balance these rights with the objectives of archiving in the public interest in accordance with data protection law.
(17)
Articles 16(5) and 19(3) of Regulation (EU) 2018/1725 provide for exceptions to data subjects’ right to information and right to erasure in respect of processing data for archiving purposes in the public interest. Those rights should not apply in principle in the particular context of the Commission’s historical archives, taking into account the size of the institution and its records and the nature of archiving in the public interest. The erasure of personal data contained in such records, in particular, would undermine the validity, integrity and authenticity of the Commission’s archives and is therefore likely to seriously impair the achievement of the objectives of archiving in the public interest.
(18)
The Commission may be unable or would be required to make a disproportionate effort to provide information on processing once its files and records selected for permanent preservation have been transferred to its historical archives. Data subjects should be informed that records containing their personal data may be transferred to the Commission’s historical archives at the end of the retention period identified for those records as part of the information referred to in Articles 15 and 16 of Regulation (EU) 2018/1725. That information is provided in relation to the original processing operations for which the personal data were initially collected.
(19)
Article 25(4) of Regulation (EU) 2018/1725 gives the Commission the possibility of providing for derogations from the rights referred to in Articles 17, 18, 20, 21, 22 and 23 of that Regulation, insofar as those rights are likely to render impossible or seriously impair the achievement of archiving purposes in the public interest and derogations are necessary for the fulfilment of those purposes. Unless derogations are provided for in a legal act adopted on the basis of the Treaties, internal rules must be adopted under which the Commission is entitled to derogate from those rights.
(20)
Granting access to personal data in case of a data subject request which does not provide specific information regarding the processing to which the request relates may involve a disproportionate administrative effort or be practically impossible, given the size and nature of the Commission’s historical archives.
(21)
The rectification of personal data would undermine the integrity and authenticity of the Commission’s archives and defeat the purpose of archiving in the public interest. This is without prejudice to the possibility that the Commission, in duly justified cases of inaccurate personal data, may decide to include a supplementary statement or annotation to the relevant record.
(22)
Personal data form an integral and indispensable part of records selected for permanent preservation. Therefore, granting the right to object to the processing of personal data contained in such records would render impossible the achievement of the purposes of archiving in the public interest.
(23)
The Commission should provide for derogations subject to the conditions and safeguards referred to in Article 13 of Regulation (EU) 2018/1725.
(24)
In applying the principle of accountability, the Commission should keep a record of its application of derogations.
(25)
To guarantee the utmost protection of the rights and freedoms of data subjects and in accordance with Article 44(1) of Regulation (EU) 2018/1725, the Data Protection Officer of the Commission should be informed as soon as possible of the application of derogations under this Decision.
(26)
The European Data Protection Supervisor was consulted on these rules and delivered an opinion with its recommendations on 3 March 2020.
(27)
All members of staff should be accountable for the creation and correct management of records relating to policies, process and procedures for which they are responsible,
HAS DECIDED AS FOLLOWS:
CHAPTER I
GENERAL PROVISIONS
Article 1
Subject matter
This Decision lays down rules concerning:
(a)
the management of Commission records and archives;
(b)
the preservation and opening to the public of the Commission’s archives and the deposit of the Commission’s historical archives at the Historical Archives of the European Union at the European University Institute (EUI) in Florence.
Article 2
Scope
This Decision applies to records held by the Commission and to its archives, irrespective of their form, medium, age and location.
It may apply, by specific agreement, to records held by other entities responsible for applying certain Union policies or to records exchanged via data transmission networks between administrations and the Commission.
Article 3
Definitions
For the purposes of this Decision, the following definitions shall apply:
(1)
‘record’ means information, received and created in the form of a document 
(
8
)
, a collection of data or other form in a digital or analogue medium that is captured in an official repository and managed and maintained as evidence and as an asset 
(
9
)
;
(2)
‘metadata’ means any information describing the context, content and structure of records and their management over time for the purposes of, inter alia, retrieval, accessibility and reuse;
(3)
‘digitisation’ means the process of transforming a record on paper or any other traditional medium into an electronic rendition;
(4)
‘official repository of records’ means a system, recognised and approved by the Secretariat-General, in which records held by the Commission are collected, organised and categorised to facilitate records retrieval, distribution, use, disposal or preservation;
(5)
‘capture’ means the insertion of a document into an official electronic repository by combining a unique identifier and metadata 
(
10
)
;
(6)
‘unique identifier’ means a sequence of digits or letters, or both, unambiguously assigned to a record by a machine or person and which identifies that record as unique and distinct from all other records;
(7)
‘registration’ means capturing a record into a register, establishing that it is complete and properly constituted from an administrative and/or legal standpoint and certifying that it has been sent by an author to an addressee on a given date, as incoming or outgoing mail, or has been incorporated into one of the Commission’s official repositories;
(8)
‘file’ means an aggregation of records organised in line with the Commission’s activities, for reasons of proof, justification or information and to guarantee efficiency in the work; the group of records making up the file is organised in such a way as to form a coherent and relevant unit in terms of the activities conducted by the Commission or its departments;
(9)
‘filing plan’ means an instrument with a hierarchical and logical structure, in the form of a tree structure with a number of interlinked headings, which enables files (or other aggregations of records) to be intellectually organised and linked to the context in which they were drawn up, on the basis of the functions, activities and working processes;
(10)
‘authenticity’ means the fact that a record can be proved to be what it purports to be, to have been created or sent by the person purported to have created or sent it and to have been created or sent when purported 
(
11
)
;
(11)
‘reliability’ means the fact that the content of a record can be trusted as a full and accurate representation of the transactions, activities or facts to which they attest and that the record can be depended upon in the course of subsequent transactions or activities 
(
12
)
;
(12)
‘integrity’ means the fact that a record is complete and unaltered 
(
13
)
;
(13)
‘validity’ means the fact that a document has all the intrinsic and extrinsic characteristics required by its production context, necessary in order to be accepted as an expression of its author with all its legal consequences;
(14)
‘admissibility’ means the fact that a document has all the intrinsic and extrinsic characteristics required by its reception context, necessary for it to be accepted as an expression of its author with all its legal consequences;
(15)
‘preservation’ means all technical processes and operations which make it possible to keep records over time, to maintain their integrity and authenticity and to guarantee access to their content.
CHAPTER II
RECORDS MANAGEMENT
Article 4
Creation
1.   The author of any newly created information shall analyse it in order to determine the electronic management system by which the information is to be managed, if it is to be captured and in which official repository system it is to be preserved.
2.   Records shall be created in accordance with the formal requirements set out for the relevant type of records.
3.   The Commission’s records shall be created as electronic records and shall be kept in its official electronic repositories.
However, in the following situations records may be created in a different medium or kept in a different manner:
(a)
where a provision of Union or national law so requires;
(b)
where protocol convenience imposes paper medium;
(c)
where practical reasons impede digitisation of the document;
(d)
where the preservation of the original analogue document has an added value because of its form or the material from which it is made or for historical reasons.
Article 5
Digitisation
1.   Information in analogue media created or received by the Commission shall be systematically digitised. The resulting electronic renditions, when captured in an official electronic repository, shall replace the corresponding original analogue documents, unless a handwritten signature is required by a provision of Union law or the law of the Member State or third country concerned.
2.   Implementing rules adopted pursuant to Article 22 shall set out the procedural and technical details of digitisation, the applicable exceptions and the elimination of analogue records following their digitisation.
Article 6
Capture
1.   Each directorate-general or equivalent department shall regularly review the types of information created or received in the course of its activities to identify which ones are to be captured in an official electronic repository and, taking account of the context in which they were produced, to organise the management of these throughout their life cycle.
2.   The captured records shall not be altered. They may be removed or replaced by subsequent versions until the file they belong to is closed.
Article 7
Registration
1.   Documents shall be registered if they contain important information which is not short-lived or if they may involve action or follow-up by the Commission or one of its departments.
2.   Registers shall be set up to generate unique identifiers for the registered records.
Each register shall be connected to one or more electronic repositories. Exceptions may be made for security reasons.
Article 8
Filing plan
The Commission’s filing plan shall use a common file classification across all Commission departments. That classification shall form part of the Commission’s activity-based management.
Article 9
Computerised processes and systems
The directorates-general and equivalent departments shall keep and manage their records by means of computerised processes and computerised systems and structures with interfaces to ensure storage of, access to and recovery of records, unless required otherwise by a Commission provision.
Article 10
Legal effects of electronic signatures, seals, timestamps and registered delivery services
1.   A qualified electronic signature 
(
14
)
 shall have the equivalent legal effect of a handwritten signature.
2.   A qualified electronic seal 
(
15
)
 shall enjoy the presumption of integrity of the data and of correctness of the origin of that data to which the qualified electronic seal is linked.
3.   A qualified electronic time stamp 
(
16
)
 shall enjoy the presumption of the accuracy of the date and the time it indicates and the integrity of the data to which the date and time are bound.
4.   Data sent and received using a qualified electronic registered delivery service 
(
17
)
 shall enjoy the presumption of the integrity of the data, the sending of that data by the identified sender, its receipt by the identified addressee and the accuracy of the date and time of sending and receipt indicated by the qualified electronic registered delivery service.
Article 11
Validity of documents and procedures
1.   A document created or received by the Commission shall be considered to satisfy the validity or admissibility criteria where the following conditions are met:
(a)
the person from whom it originates is identified;
(b)
the context in which the document was produced is reliable and the document meets the conditions that guarantee its integrity;
(c)
the document complies with the formal requirements set out in the applicable Union or national law;
(d)
in the case of an electronic document, the document is created in a way that guarantees the integrity, reliability and usability of its content and the accompanying metadata.
2.   An electronic rendition created by digitising an analogue document created or received by the Commission shall be considered to satisfy the validity or admissibility criteria where the following conditions are fulfilled:
(a)
no signature is required by a provision of Union law or the law of a Member State or third country concerned;
(b)
its format offers guarantees of integrity, reliability, durability, readability over time and ease of access to the information it contains.
Where a signed analogue document is not required, such an electronic rendition may be used for any exchange of information and for any internal procedure within the Commission.
3.   Where a provision of Union or national law requires a signed original of a document, a document drawn up or received by the Commission shall satisfy that requirement if the document contains any of the following:
(a)
one or more handwritten or qualified electronic signatures;
(b)
one or more electronic signatures, other than qualified, providing sufficient guarantees about the identification of the signatory and the expression of their will in the signed document.
4.   Where a procedure specific to the Commission requires the signature of an authorised person or the approval of a person at one or more stages of the procedure, the procedure may be managed by computer systems, provided that each person is clearly and unambiguously identified and that the system in question provides guarantees that the content is not altered during the procedure.
5.   Where a procedure involves the Commission and other entities and requires the signature of an authorised person or the approval of a person at one or more stages of the procedure, the procedure may be managed by computer systems meeting conditions and providing technical assurances determined by mutual agreement.
Article 12
Provision of data and information within the Commission
1.   Data and information shall be made available and shared as widely as possible within the Commission, unless legal obligations require access to be limited.
2.   In the interest of information sharing, directorates-general and equivalent departments shall ensure that their files are as widely accessible as the sensitivity of their content allows.
Article 13
Information security and protection
Records shall be managed in accordance with the Commission’s security rules applicable to the protection of information. To this end, records, files, information systems and archives, including their networks and means of transmission, shall be protected by appropriate security measures for the management of classified information, sensitive non-classified information and personal data 
(
18
)
.
Classified information shall be processed in accordance with the rules in force on security.
CHAPTER III
PRESERVATION AND HISTORICAL ARCHIVES
Article 14
Storage and preservation
1.   Storage and preservation shall take place under the following conditions:
(a)
records shall be stored in the form in which they were created, sent or received or in a form which preserves the authenticity, reliability and the integrity of their content and of the accompanying metadata;
(b)
the content of records and their relevant metadata must be readable throughout their period of storage by any person authorised to have access to them;
(c)
where records are sent or received electronically, the information required to determine the origin or destination of the record and the date and time of the capture or registration, shall be part of the minimum metadata to be stored;
(d)
as regards electronic procedures managed by IT systems, information about the formal stages of the procedure shall be stored under such conditions as to ensure that those stages and the authors and participants can be identified.
2.   The Secretary-General shall ensure the implementation of a digital preservation strategy to ensure long-term access to electronic records on the basis of the retention lists referred in Article 15(1). The strategy shall be drawn up in cooperation with the Commission’s Historical Archives Service and shall ensure that processes, tools and resources are in place to ensure the authenticity, reliability and integrity of records and their accessibility.
Article 15
Retention, transfer and elimination
1.   The retention period for the various categories of files and, in certain cases, records, shall be set for the whole Commission by way of regulatory instruments, such as the common retention list, or one or more specific retention lists drawn up on the basis of the organisational context, the existing legislation and the Commission’s legal obligations.
2.   Directorates-general and equivalent departments shall regularly conduct an appraisal of records and files managed by them to assess whether they shall be transferred to the Commission’s historical archives referred to in Article 16, or eliminated.
However, a set of metadata on records and files shall be retained in the original electronic repository as evidence of such records and files and their transfer or elimination.
3.   EU classified information with a classification of CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL or higher shall not be transferred to the Commission’s Historical Archives Service.
Article 16
Commission’s Historical Archives Service
The tasks of the Commission’s Historical Archives Service shall be to:
(a)
guarantee the authenticity, reliability and integrity of and access to the Commission’s records, files and archives which have been transferred to it;
(b)
ensure the material protection and integrity of the metadata of records and files provided by the transferring departments;
(c)
make records and files available on request to the directorates-general or equivalent departments;
(d)
undertake, where necessary and in cooperation with the originating directorate-general or equivalent department or its successor, a second review of all transferred records, files and archives;
(e)
initiate the declassification of classified documents as referred to in Articles 3 and 5 of Regulation (EEC, Euratom) No 354/83;
(f)
open the Commission’s historical archives to the public after the expiry of a period of 30 years, except for those records covered by exceptions relating to the privacy and integrity of individuals, or the commercial interests of a natural or legal person, including intellectual property;
(g)
deposit the Commission’s historical archives that have been opened to the public at the Historical Archives of the European Union at the EUI.
Article 17
Processing of personal data contained in the Commission’s historical archives
1.   The following derogations from the rights of data subjects shall apply in accordance with Article 25(4) of Regulation (EU) 2018/1725, as necessary to fulfil archiving purposes in the public interest and to preserve the integrity of the Commission’s historical archives, in particular:
(a)
the right of access 
(
19
)
, in so far as the request of the data subject does not allow for the identification of specific records without involving disproportionate administrative effort. In assessing the action to be taken on the request of the data subject and the administrative effort required, particular account shall be taken of the information provided by the data subject and the nature, scope and size of the records potentially concerned;
(b)
the right to rectification 
(
20
)
, in so far as rectification renders it impossible to preserve the integrity and authenticity of records selected for permanent preservation in the Commission’s historical archives, without prejudice to the possibility of a supplementary statement or annotation to the record concerned, unless this proves impossible or involves disproportionate effort;
(c)
the obligation to notify the rectification or erasure of personal data 
(
21
)
 in so far as this proves impossible or involves disproportionate effort;
(d)
the right to object to the processing 
(
22
)
, in so far as the personal data are contained in records selected for permanent preservation in the Commission’s historical archives as an integral and indispensable part of these records.
2.   The Commission shall implement appropriate safeguards to ensure compliance with Article 13 of Regulation (EU) 2018/1725. Such safeguards shall include technical and organisational measures, in particular, in order to ensure respect for the principle of data minimisation. The safeguards shall include:
(a)
the files to be transferred to the Commission’s historical archives shall be selected following a case-by-case assessment according to the Commission’s retention lists. All the other files, including structured personal data files, such as personal and medical files, shall be eliminated at the end of the administrative retention period;
(b)
the retention lists shall provide for the administrative elimination of certain types of records before the end of the administrative retention period. Consequently, these types of records shall not be processed for archiving purposes in the public interest;
(c)
prior to processing for archiving purposes in the public interest, the directorate-general or equivalent department shall report the potential presence of records covered by Article 2(1) of Regulation (EEC, Euratom) No 354/83 in the files to be transferred to the Commission’s historical archives;
(d)
before any Commission file is opened to the public, the Commission’s Historical Archives Service shall review it to verify the possible presence of records covered by the exceptions indicated in Article 2(1) of Regulation (EEC, Euratom) No 354/83, including on the basis of the signposting referred to in point (c) with the aim of protecting personal data.
3.   The Commission shall record the reasons for derogations applied pursuant to this Decision. The record and, where applicable, the documents concerning the factual or legal context shall be registered. They shall be made available to the European Data Protection Supervisor on request.
4.   The Data Protection Officer of the Commission shall be informed, as soon as possible of the application of derogations from data subject rights in accordance with this Decision. Upon request, the Data Protection Officer shall be provided with access to the associated records and any documents setting out the factual or legal context.
Article 18
Deposit of the Commission’s historical archives at the EUI
1.   The Commission’s Historical Archives Service shall provide the EUI, where possible, with access to digitised copies of records held in an analogue medium.
2.   The EUI shall be the main access point to the Commission’s historical archives that are open to the public.
3.   The Commission’s Historical Archives Service shall send the EUI descriptions of the archives deposited. In accordance with international standards and to facilitate the exchange of metadata, the Commission will promote interoperability between its archives systems and those of the EUI.
4.   The EUI acts as a processor 
(
23
)
 in accordance with Article 3 of Regulation (EU) 2018/1725, under instructions from the Commission, which acts as the controller 
(
24
)
 of personal data contained in its historical archives, deposited at the EUI. The Commission’s Historical Archives Service provides, on behalf of the Commission, the necessary instructions for the processing of personal data contained in the Commission’s deposited archives by the EUI and monitors its performance.
5.   Classified information shall not be deposited at the EUI.
CHAPTER IV
GOVERNANCE AND IMPLEMENTATION
Article 19
Governance at Commission level
1.   Each director-general or head of department shall put in place the necessary organisational, administrative and physical structure and provide the staff required to implement this Decision and the implementing rules by their departments.
2.   The Secretariat-General shall be responsible for ensuring that this Decision and its implementing rules are applied.
3.   The Directorate-General for Informatics shall be responsible for providing the technological infrastructure to implement this Decision.
Article 20
Network of document management officers
1.   Each director-general or head of department shall designate a document management officer to maintain a modern and efficient records management system in their department and to ensure coordination within their department, with the Secretariat-General and the other departments of the Commission.
2.   The role of the network of document management officers, chaired by the Secretariat-General, shall be to:
(a)
ensure the correct and uniform application of this Decision within the directorates-general and equivalent departments;
(b)
deal with any issues which may arise from its application;
(c)
share the requirements of directorates-general and equivalent departments as regards training and support measures.
Article 21
Information, training and support
The Secretariat-General, in close cooperation with the Directorate-General for Informatics, the Directorate-General for Human Resources and Security and the Commission’s Historical Archives Service, shall put in place the information, training and support measures necessary to ensure the application of this Decision within the directorates-general and equivalent departments.
Article 22
Implementing rules
The Secretary-General shall draw up the implementing rules in coordination with the directorates-general and equivalent departments and shall ensure their implementation.
They shall be regularly updated taking account in particular of:
(a)
developments regarding records and archives management and results of academic and scientific research, including the emergence of relevant standards;
(b)
developments in information and communication technologies;
(c)
the applicable rules on the probative value of electronic records;
(d)
the Commission’s obligations as regards transparency, public access to documents and the opening to the public of archives;
(e)
any new obligations by which the Commission may be bound;
(f)
harmonisation in the presentation of records drawn up by the Commission and its departments.
Article 23
Final provision
Decision 2002/47/EC, ECSC, Euratom and Decision 2004/563/EC, Euratom have no longer effect.
Done at Brussels, 6 July 2020.
For the Commission
The President
Ursula VON DER LEYEN
(
1
)
  
            
OJ L 43, 15.2.1983, p. 1
.
(
2
)
  Regulation (EC) No 1049/2001 of the European Parliament and of the Council of 30 May 2001 regarding public access to European Parliament, Council and Commission documents (
OJ L 145, 31.5.2001, p. 43
).
(
3
)
  Commission Decision 2002/47/EC, ECSC, Euratom of 23 January 2002 amending its Rules of Procedure (
OJ L 21, 24.1.2002, p. 23
).
(
4
)
  Commission Decision 2004/563/EC, Euratom of 7 July 2004 amending its Rules of Procedure (
OJ L 251, 27.7.2004, p. 9
).
(
5
)
  Communication to the Commission C(2018) 7118 on the European Commission Digital Strategy. See also Commission Communication C(2016) 6626, which sets out the general direction of the internal policy for data, information and knowledge management at the Commission.
(
6
)
  Regulation (EU) No 910/2014 of the European Parliament and of the Council of 23 July 2014 on electronic identification and trust services for electronic transactions in the internal market and repealing Directive 1999/93/EC (
OJ L 257, 28.8.2014, p. 73
).
(
7
)
  Regulation (EU) 2018/1725 of the European Parliament and of the Council of 23 October 2018 on the protection of natural persons with regard to the processing of personal data by the Union institutions, bodies, offices and agencies and on the free movement of such data, and repealing Regulation (EC) No 45/2001 and Decision No 1247/2002/EC (
OJ L 295, 21.11.2018, p. 39
).
(
8
)
  
            ‘document’ is understood within the meaning of Article 3(a) of Regulation (EC) No 1049/2001.
(
9
)
  ISO 15489-1:2016, point 3.14.
(
10
)
  ISO 15489-1:2016, point 9.3.
(
11
)
  ISO 15489-1:2016, point 5.2.2.1.
(
12
)
  ISO 15489-1:2016, point 5.2.2.2.
(
13
)
  ISO 15489-1:2016, point 5.2.2.3.
(
14
)
  
            ‘electronic signature’ is understood within the meaning of Article 3(10) to (12) of Regulation (EU) No 910/2014.
(
15
)
  
            ‘electronic seal’ is understood within the meaning of Article 3(25) to (27) of Regulation (EU) No 910/2014.
(
16
)
  
            ‘electronic stamp’ is understood within the meaning of Article 3(33) and (34) of Regulation (EU) No 910/2014.
(
17
)
  
            ‘electronic registered delivery service’ is understood within the meaning of Article 3(36) and (37) of Regulation (EU) No 910/2014.
(
18
)
  
            ‘personal data’ is understood within the meaning of Article 3(1) of Regulation (EU) 2018/1725.
(
19
)
  Article 17 of Regulation (EU) 2018/1725.
(
20
)
  Article 18 of Regulation (EU) 2018/1725.
(
21
)
  Article 21 of Regulation (EU) 2018/1725.
(
22
)
  Article 23 of Regulation (EU) 2018/1725.
(
23
)
  
            ‘processor’ is understood within the meaning of Article 3(12) of Regulation (EU) 2018/1725.
(
24
)
  
            ‘controller’ is understood within the meaning of Article 3(8) of Regulation (EU) 2018/1725.

Summary:
Managing European Commission records and archives
SUMMARY OF:
Decision (EU) 2021/2121 on records management and archives
WHAT IS THE AIM OF THE DECISION?
The 
decision
 lays down rules about preserving the documents used in the 
European Commission
’s operations and daily work, no matter what form they take, the medium used, their age, or where they are located, specifically concerning:
managing the records and archives;
preserving the archives and opening them to the public;
depositing the historical archives at the 
European Union
’s (EU) 
Historical Archives Service
 at the 
European University Institute
 (EUI) in Florence.
The rules are designed to facilitate the exchange of information, provide evidence of action taken, comply with legal obligations and secure the Commission’s legacy.
KEY POINTS
Records
A ‘
record
’ means information received and created in the form of a document, a collection of data or another form, in a digital or analogue medium, captured in an official repository and managed and maintained as evidence and as an asset. Under the rules, the record must be:
analysed to determine the electronic management system to be used, and in which official repository system it is to be preserved;
created in line with requirements set out for the relevant type of record;
systematically created in electronic form, with some exceptions, or digitised if originally in analogue form; and
kept in official electronic repositories.
Capture and registration
Commission departments must 
regularly review the types of information created 
or received to identify which ones are to be ‘captured’ in an official electronic repository.
The 
captured records must not be altered
, but they may be removed or replaced by subsequent versions until the file they belong to is closed.
Documents 
must be registered if they contain important information which is not short-lived
 or if they could involve action or follow-up.
Legal effects of electronic signatures, seals, time stamps and registered delivery services
An
 electronic signature
 is considered legally equivalent to a handwritten signature.
An 
electronic seal
 is presumed to indicate the data’s integrity and the correctness of its origin.
An 
electronic time stamp
 is presumed to denote its accuracy and integrity.
Data transmitted using an 
electronic registered delivery service
 is presumed to indicate the integrity of the data, addressee, and date and time of sending and receipt.
Document validity and admissibility
A document is considered to satisfy the validity or admissibility criteria if:
the person from whom it originates is identified;
the document’s context is reliable and it meets conditions that guarantee its integrity;
the document complies with requirements set out in the applicable EU or national law;
in the case of an electronic document, the document is created in a way that guarantees the integrity, reliability and usability of its content and the accompanying metadata
1
.
Information sharing
Data and information must be made available and shared as widely as possible within the Commission, unless access is limited for legal reasons.
Directorates-general (DGs) and equivalent departments must make files as widely accessible as the sensitivity of their content allows.
Storage and preservation
Storage and preservation are under the following conditions:
records are stored in the form in which they were created, sent or received or which preserves the authenticity, reliability and integrity of their content;
the content is readable throughout the storage period by anyone with authorised access;
the origin or destination of the record and the date and time of capture or registration of electronic documents must be clear from the accompanying metadata.
Retention, transfer and elimination
How long files are kept for the various categories is set out for the whole Commission through regulatory instruments.
DGs must assess which categories of files are transferred to the Commission’s historical archives or eliminated.
Metadata is retained as evidence of records and files and their transfer or elimination.
Information classified as ‘CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL’ or higher is not transferred to the Historical Archives Service.
The Commission
’
s Historical Archives Service
The service:
guarantees the authenticity, reliability and integrity of, and access to, the records, files and archives;
ensures the material protection and the integrity of the metadata;
makes records and files available on request to DGs and equivalent departments;
undertakes, by agreement with DGs as necessary, a second review of all transferred records, files and archives;
initiates the declassification of classified documents;
opens the Commission’s historical archives to the public after the 30-year restriction expires, with exceptions related to privacy, commercial interests and 
intellectual property
;
deposits the Commission’s archives that are open to the public at the EU’s historical archives at the EUI.
The Commission’s historical archives at the EUI
The EUI is the main access point for historical archives open to the public.
The Commission gives the EUI access to digitised copies of records held in analogue form, where possible, and descriptions of all the archives deposited. It promotes interoperability between its archives systems and those of the EUI.
Implementing rules
Each director-general or head of department puts in place the necessary organisational, administrative and physical structure and provides the staff required for their departments to implement this decision and the implementing rules, which are regularly updated taking account in particular of:
developments regarding record and archive management, academic and scientific research and standards;
developments in information and communication technologies;
transparency, public access to documents and the opening to the public of archives;
record harmonisation.
FROM WHEN DOES THE DECISION APPLY?
It has applied since 
6 July 2020
.
BACKGROUND
For further information, see:
Historical archives
 (European Commission)
Implementing Rules for Decision C(2020) 4482 on records management and archives
 (European Commission).
KEY TERMS
Metadata.
 Information describing the context, content and structure of records and their management over time for the purposes of, 
inter alia
, retrieval, accessibility and reuse.
MAIN DOCUMENT
Commission Decision (EU) 
2021/2121
 of 
6 July 2020
 on records management and archives (OJ L 430, 
2.12.2021
, 
pp. 30–41
).
RELATED DOCUMENTS
Regulation (EU) 
2018/1725
 of the European Parliament and of the Council of 
23 October 2018
 on the protection of natural persons with regard to the processing of personal data by the Union institutions, bodies, offices and agencies and on the free movement of such data, and repealing Regulation (EC) 
No 45/2001
 and Decision 
No 1247/2002/EC
 (OJ L 295, 
21.11.2018
, 
pp. 39–98
).
Regulation (EC) 
No 
1049/2001
 of the European Parliament and of the Council of 
30 May 2001
 regarding public access to European Parliament, Council and Commission documents (OJ L 145, 
31.5.2001
, 
pp. 43–48
).
Rules of Procedure
 of the Commission (C(2000) 3614) (OJ L 308, 
8.12.2000
, 
pp. 26–34
).
Successive amendments to the rules have been incorporated in the original text. This 
consolidated version
 is of documentary value only.
Implementing Rules
 for Decision C(2020) 4482 on records management and archives.
last update 
17.5.2022

--- DANISH ---

Document:
2.12.2021
DA
Den Europæiske Unions Tidende
L 430/30
KOMMISSIONENS AFGØRELSE (EU) 2021/2121
af 6. juli 2020
om forvaltning af fortegnelser og arkiver
EUROPA-KOMMISSIONEN HAR ––
under henvisning til traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde,
under henvisning til Rådets forordning (EØF, Euratom) nr. 354/83 af 1. februar 1983 om åbning for offentligheden af de historiske arkiver for Det Europæiske Økonomiske Fællesskab og Det Europæiske Atomenergifællesskab 
(
1
)
, særlig artikel 9, stk. 1, og
ud fra følgende betragtninger:
(1)
De fortegnelser, som Kommissionen ligger inde med, danner grundlag for dens drift og daglige arbejde. De er en del af Kommissionens aktiver og opfylder de funktioner, der består i at lette udvekslingen af oplysninger, fremlægge dokumentation for trufne foranstaltninger, opfylde institutionens retlige forpligtelser og bevare dens hukommelse. De skal derfor forvaltes i overensstemmelse med effektive regler, der gælder for alle generaldirektorater og tilsvarende tjenestegrene.
(2)
Kommissionen fører fortegnelser, der oprettes, modtages og forvaltes som led i dens aktiviteter. Alle fortegnelser, uanset format og det teknologiske miljø, som de indsamles, oprettes eller genereres i, registreres og opbevares i et officielt elektronisk register.
(3)
Bestemmelser om forvaltning af fortegnelser og arkiver indeholder principper, der skal sikre: oprettelse, modtagelse og korrekt bevarelse eller fjernelse af fortegnelser samt høring og kommunikation heraf, autenticiteten, pålideligheden, integriteten og læsbarheden over tid af fortegnelserne og de metadata, der ledsager dem, identificering af hver fortegnelse samt udtræk og tildeling af metadata, så de kan arkiveres, er søgbare og let kan spores, udvikling, vedligeholdelse og ajourføring af strukturen i Kommissionens registrerings- og arkivforvaltningssystemer, dens elektroniske registre og dens registre over analoge medier.
(4)
Disse principper skal dække hele livscyklussen for Kommissionens registre, uanset medie, og stille dem til rådighed, udveksle, dele, genbruge og formidle data, oplysninger og registre i overensstemmelse med politikken, forvaltningsordningerne og praksis for Kommissionens data- og informationsforvaltning.
(5)
Effektiv og korrekt forvaltning og arkivering af fortegnelser bidrager til at opfylde Kommissionens gennemsigtighedsforpligtelser, navnlig ved at lette offentlighedens adgang til dokumenter og gennemføre princippet om ansvarlighed i forbindelse med offentlige handlinger.
(6)
Bestemmelserne om forvaltning af fortegnelser og arkiver bør bringes i overensstemmelse med forpligtelsen til at give adgang til dokumenter, som Kommissionen er i besiddelse af, i overensstemmelse med de principper, ordninger og begrænsninger, der er fastsat i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 1049/2001 
(
2
)
.
(7)
Ved Kommissionens afgørelse 2002/47/EF, EKSF, Euratom 
(
3
)
 ændrede Kommissionen sin forretningsorden, så den omfattede bestemmelser om dokumentforvaltning, og ved Kommissionens afgørelse 2004/563/EF, Euratom 
(
4
)
 ændrede den forretningsordenen, så den kom til at omfatte bestemmelser om elektroniske og digitaliserede dokumenter med henblik på at oprette elektronisk dokumentforvaltning og arkivering og fastlagde et fælles sæt regler og procedurer for alle tjenestegrene.
(8)
Det er nødvendigt at ajourføre de regler, der fastsætter betingelserne for, at elektroniske, digitaliserede og elektronisk fremsendte dokumenter er gyldige og opbevares til brug for Kommissionen.
(9)
Politikken for forvaltning af fortegnelser og arkivering bør tage hensyn til Kommissionens program for digital omstilling 
(
5
)
. Princippet om kun at oprette fortegnelser i elektronisk format bør derfor understreges kraftigt, selv om det ikke desto mindre bør være muligt at fravige det.
(10)
Unionens institutioner, organer, kontorer og agenturer opfordres til at anerkende elektronisk identifikation og tillidstjenester, der er omfattet af Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) nr. 910/2014 
(
6
)
, med henblik på administrativt samarbejde, navnlig med udgangspunkt i eksisterende god praksis og resultaterne af igangværende projekter på de områder, der er omfattet af denne forordning.
(11)
Kommissionens regler og procedurer for forvaltning af fortegnelser og arkiver bør ajourføres regelmæssigt under hensyntagen til udviklingen i og resultaterne af akademisk og videnskabelig forskning, herunder fremkomsten af relevante standarder og udviklingen inden for informations- og kommunikationsteknologi.
(12)
Et registreringssystem registrerer ikke blot fortegnelser, men registrerer dem mere generelt med henblik på klart og pålideligt at identificere dem, sikre deres sporbarhed og gøre dem tilgængelige for andre brugere ved hjælp af arkivering eller andre former for aggregering af fortegnelser gennem hele deres livscyklus.
(13)
Informationssystemer, netværk og transmissionsfaciliteter, der forsyner Kommissionens registreringssystem, bør beskyttes ved hjælp af passende sikkerhedsforanstaltninger i overensstemmelse med de gældende sikkerhedsregler for informationsbeskyttelse.
(14)
Data og oplysninger bør være tilgængelige og udveksles så bredt som muligt inden for Kommissionen for at lette samarbejdet mellem dens medarbejdere og muligheden for at hente og genbruge data og oplysninger og for at fremme synergien mellem dens ressourcer og forbedre effektiviteten.
(15)
Hver EU-institution opretter og vedligeholder sine historiske arkiver og åbner dem for offentligheden i overensstemmelse med forordning (EØF, Euratom) nr. 354/83. Hver institution vedtager endvidere interne regler for anvendelsen af nævnte forordning.
(16)
I henhold til Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2018/1725 
(
7
)
 skal Kommissionen give de registrerede oplysninger om behandlingen af personoplysninger, der vedrører dem, og respektere deres rettigheder som registrerede. Kommissionen bør dog afveje disse rettigheder i forhold til målene om arkivering i offentlighedens interesse i overensstemmelse med databeskyttelseslovgivningen.
(17)
Artikel 16, stk. 5, og artikel 19, stk. 3, i forordning (EU) 2018/1725 indeholder undtagelser fra registreredes ret til information og ret til sletning i forbindelse med behandling af oplysninger til arkiveringsformål i samfundets interesse. Disse rettigheder bør i princippet ikke finde anvendelse i den særlige sammenhæng med Kommissionens historiske arkiver, idet der tages hensyn til institutionens størrelse og dens registre og til arten af arkivering i samfundets interesse. Sletning af personoplysninger i sådanne registre vil navnlig underminere gyldigheden, integriteten og autenticiteten af Kommissionens arkiver og vil derfor i alvorlig grad kunne skade opfyldelsen af målene om arkivering i samfundets interesse.
(18)
Kommissionen kan være ude af stand til eller vil være forpligtet til at gøre en uforholdsmæssig indsats for at give oplysninger om behandlingen, når dens sagsakter og fortegnelser, der er udvalgt til permanent opbevaring, er blevet overført til dens historiske arkiver. De registrerede bør informeres om, at fortegnelser, der indeholder deres personoplysninger, kan overføres til Kommissionens historiske arkiver ved udløbet af den opbevaringsperiode, der er fastsat for disse fortegnelser som en del af de oplysninger, der er omhandlet i artikel 15 og 16 i forordning (EU) 2018/1725. Disse oplysninger gives i forbindelse med de oprindelige behandlingsaktiviteter, for hvilke personoplysningerne oprindeligt blev indsamlet.
(19)
Artikel 25, stk. 4, i forordning (EU) 2018/1725 giver Kommissionen mulighed for at fastsætte undtagelser fra de rettigheder, der er omhandlet i artikel 17, 18, 20, 21, 22 og 23 i nævnte forordning, såfremt sådanne rettigheder sandsynligvis vil umuliggøre eller i alvorlig grad hindre opfyldelse af arkiveringsformål i samfundets interesse, og sådanne undtagelser er nødvendige for at opfylde disse formål. Medmindre der er fastsat undtagelser i en retsakt, der er vedtaget på grundlag af traktaterne, skal der vedtages interne regler, i henhold til hvilke Kommissionen kan fravige disse rettigheder.
(20)
Indrømmelse af adgang til personoplysninger i tilfælde af en anmodning fra den registrerede, som ikke indeholder specifikke oplysninger om den behandling, som anmodningen vedrører, kan indebære en uforholdsmæssig stor administrativ indsats eller være praktisk umulig i betragtning af størrelsen og arten af Kommissionens historiske arkiver.
(21)
Berigtigelse af personoplysninger vil undergrave integriteten og autenticiteten af Kommissionens arkiver og være i strid med formålet om arkivering i samfundets interesse. Dette berører ikke muligheden for, at Kommissionen i behørigt begrundede tilfælde af urigtige personoplysninger kan beslutte at medtage en supplerende erklæring eller anmærkning til den relevante registrering.
(22)
Personoplysninger udgør en integrerende og uundværlig del af de registre, der er udvalgt til permanent opbevaring. En indrømmelse af retten til at gøre indsigelse mod behandlingen af personoplysninger, der er indeholdt i sådanne fortegnelser, ville derfor gøre det umuligt at opfylde formålene med arkivering i samfundets interesse.
(23)
Kommissionen bør fastsætte undtagelser med forbehold af de betingelser og garantier, der er omhandlet i artikel 13 i forordning (EU) 2018/1725.
(24)
Ved anvendelsen af princippet om ansvarlighed bør Kommissionen føre en fortegnelse over anvendelsen af undtagelser.
(25)
For at sikre den størst mulige beskyttelse af registreredes rettigheder og frihedsrettigheder og i overensstemmelse med artikel 44, stk. 1, i forordning (EU) 2018/1725 bør Kommissionens databeskyttelsesrådgiver snarest muligt underrettes om anvendelsen af undtagelser i henhold til denne afgørelse.
(26)
Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse er blevet hørt om disse regler og afgav en udtalelse sammen med sine henstillinger den 3. marts 2020.
(27)
Alle medarbejdere bør være ansvarlige for udarbejdelsen og den korrekte forvaltning af fortegnelser vedrørende politikker, processer og procedurer, som de er ansvarlige for —
BESTEMT FØLGENDE:
KAPITEL I
GENERELLE BESTEMMELSER
Artikel 1
Genstand
I denne afgørelse fastsættes regler for:
a)
forvaltningen af Kommissionens fortegnelser og arkiver
b)
bevarelse og åbning for offentligheden af Kommissionens arkiver og deponering af Kommissionens historiske arkiver i Den Europæiske Unions historiske arkiver ved Det Europæiske Universitetsinstitut (EUI) i Firenze.
Artikel 2
Anvendelsesområde
Denne afgørelse finder anvendelse på Kommissionens fortegnelser og arkiver, uanset form, medie, alder og placering.
Den kan ved særlig aftale finde anvendelse på fortegnelser, der opbevares af andre enheder, der er ansvarlige for anvendelsen af visse EU-politikker, eller på fortegnelser, der udveksles via datatransmissionsnet mellem administrationerne og Kommissionen.
Artikel 3
Definitioner
I denne afgørelse finder følgende definitioner anvendelse:
1)
»fortegnelse«: oplysninger, der modtages og oprettes i form af et dokument 
(
8
)
, en samling af data eller anden form i et digitalt eller analogt medie, der registreres i et officielt register og forvaltes og vedligeholdes som dokumentation og som et aktiv 
(
9
)
2)
»metadata«: alle oplysninger, der beskriver konteksten, indholdet og strukturen af fortegnelserne og deres forvaltning over tid med henblik på bl.a. søgning, tilgængelighed og videreanvendelse
3)
»digitalisering«: processen med at omdanne en fortegnelse på papir eller et andet traditionelt medie til en elektronisk gengivelse
4)
»officielt register«: et system, der er anerkendt og godkendt af Generalsekretariatet, og hvor Kommissionens fortegnelser indsamles, organiseres og kategoriseres for at gøre det lettere at hente, distribuere, anvende, bortskaffe eller bevare fortegnelser
5)
»indsamling«: indsættelse af et dokument i et officielt elektronisk register ved at kombinere en entydig identifikator og metadata 
(
10
)
6)
»entydig identifikator«: en sekvens af cifre eller bogstaver eller begge dele, som entydigt er tildelt en fortegnelse af en maskine eller person, og som identificerer denne registrering som unik og adskilt fra alle andre registreringer
7)
»registrering«: optagelse af en fortegnelse i et register, konstatering af, at den er fuldstændig og forskriftsmæssig ud fra et administrativt og/eller juridisk synspunkt, og bekræftelse af, at den er blevet sendt af en ophavsmand til en modtager på en given dato, som indgående eller udgående post eller er blevet integreret i en af Kommissionens officielle datalagre
8)
»dossier«: en samling af fortegnelser, der er organiseret i overensstemmelse med Kommissionens aktiviteter, til dokumentations-, begrundelses- eller informationsformål og for at sikre effektivitet i arbejdet. Den gruppe af fortegnelser, der udgør dossieret, er organiseret på en sådan måde, at den udgør en sammenhængende og relevant enhed med hensyn til de aktiviteter, der udføres af Kommissionen eller dens tjenestegrene
9)
»arkiveringsplan«: et instrument med en hierarkisk og logisk struktur i form af en træstruktur med en række indbyrdes forbundne overskrifter, som gør det muligt på grundlag af funktioner, aktiviteter og arbejdsprocesser at organisere dossierer (eller andre samlinger af fortegnelser) intellektuelt og knytte dem til den sammenhæng, hvori de blev udarbejdet
10)
»autenticitet«: det forhold, at det kan bevises, at en fortegnelse er det, den påstås at være, at den er oprettet eller sendt af den person, der angiveligt har oprettet eller sendt den, og at den er blevet oprettet eller sendt på det hævdede tidspunkt 
(
11
)
11)
»pålidelighed«: det forhold, at man kan have tillid til indholdet af en fortegnelse som en fuldstændig og nøjagtig gengivelse af de transaktioner, aktiviteter eller forhold, som den attesterer, og at man kan stole på fortegnelsen i forbindelse med efterfølgende transaktioner eller aktiviteter 
(
12
)
12)
»integritet«: det forhold, at en fortegnelse er fuldstændig og uændret 
(
13
)
13)
»gyldighed«: det forhold, at et dokument har alle de iboende og ydre kendetegn, der kræves i forbindelse med dets fremstilling, og som er nødvendig for at blive accepteret som et udtryk for dets ophavsmand med alle dets retlige konsekvenser
14)
»antagelighed«: det forhold, at et dokument har alle de iboende og ydre kendetegn, der kræves i modtagelsessammenhæng, og som er nødvendige for, at det kan accepteres som et udtryk for dets ophavsmand med alle dets retlige konsekvenser
15)
»opbevaring«: alle tekniske processer og operationer, der gør det muligt at føre fortegnelser over tid, bevare deres integritet og autenticitet og sikre adgang til deres indhold.
KAPITEL II
FORVALTNING AF FORTEGNELSER
Artikel 4
Oprettelse
1.   Ophavsmanden til alle nyoprettede oplysninger analyserer dem med henblik på at fastlægge det elektroniske forvaltningssystem, som oplysningerne skal forvaltes gennem, om de skal registreres, og i hvilket officielt registersystem de skal opbevares.
2.   Fortegnelser oprettes i overensstemmelse med de formelle krav, der er fastsat for den relevante type fortegnelser.
3.   Kommissionens fortegnelser oprettes som elektroniske fortegnelser og opbevares i Kommissionens officielle elektroniske registre.
I følgende situationer kan fortegnelserne dog oprettes på et andet medie eller opbevares på en anden måde:
a)
når en bestemmelse i EU-retten eller national ret kræver det
b)
hvor det af protokolmæssige hensyn kræver et papirmedie
c)
hvis praktiske årsager hindrer digitaliseringen af dokumentet
d)
hvis bevarelsen af det originale analoge dokument har en merværdi på grund af dets form eller det materiale, det er fremstillet af, eller af historiske årsager.
Artikel 5
Digitalisering
1.   Oplysninger i analoge medier, som Kommissionen har oprettet eller modtaget, skal digitaliseres systematisk. De deraf følgende elektroniske gengivelser skal, når de registreres i et officielt elektronisk register, erstatte de tilsvarende originale analoge dokumenter, medmindre en bestemmelse i EU-retten eller lovgivningen i den pågældende medlemsstat eller det pågældende tredjeland kræver en håndskrevet underskrift.
2.   De gennemførelsesbestemmelser, der vedtages i henhold til artikel 22, skal indeholde de proceduremæssige og tekniske detaljer vedrørende digitalisering, de gældende undtagelser og afskaffelsen af analoge optagelser efter digitaliseringen heraf.
Artikel 6
Indsamling
1.   Hvert generaldirektorat eller en tilsvarende tjenestegren gennemgår regelmæssigt de typer oplysninger, der fremkommer eller modtages som led i dets eller dens aktiviteter, med henblik på at identificere, hvilke oplysninger der skal indsamles i et officielt elektronisk register, og under hensyntagen til den sammenhæng, hvori de blev udarbejdet, tilrettelægge forvaltningen af disse i hele deres livscyklus.
2.   De indsamlede fortegnelser må ikke ændres. De kan fjernes eller erstattes af efterfølgende versioner, indtil det dossier, de tilhører, lukkes.
Artikel 7
Registrering
1.   Dokumenter registreres, hvis de indeholder vigtige oplysninger, som ikke kun er af kortvarig relevans, eller hvis de kan indebære handling eller opfølgning fra Kommissionens eller en af dens tjenestegrenes side.
2.   Der oprettes registre for at generere entydige identifikatorer for de registrerede fortegnelser.
Hvert register skal være forbundet med et eller flere elektroniske datalagre. Der kan gøres undtagelser af sikkerhedshensyn.
Artikel 8
Arkiveringsplan
I Kommissionens arkiveringsplan anvendes en fælles dossierklassificering i alle Kommissionens tjenestegrene. Denne klassificering indgår i Kommissionens aktivitetsbaserede forvaltning.
Artikel 9
IT-processer og -systemer
Generaldirektoraterne og de tilsvarende tjenestegrene fører og forvalter deres fortegnelser ved hjælp af IT-processer, -systemer og -strukturer med grænseflader for at sikre lagring af, adgang til og retablering af fortegnelser, medmindre andet er fastsat i en bestemmelse fra Kommissionen.
Artikel 10
Retsvirkninger af elektroniske signaturer, segl, tidsstempler og registrerede leveringstjenester
1.   En kvalificeret elektronisk signatur 
(
14
)
 har samme retsvirkning som en håndskrevet underskrift.
2.   For et kvalificeret elektronisk segl 
(
15
)
 gælder der en formodning for integriteten af de data og nøjagtigheden af oprindelsen af de data, som det kvalificerede elektroniske segl er knyttet til.
3.   For et kvalificeret elektronisk tidsstempel 
(
16
)
 gælder der en formodning for nøjagtigheden af den dato og det tidspunkt, som det angiver, og integriteten af de data, som dato- og tidsangivelsen er knyttet til.
4.   Med hensyn til data, der sendes og modtages via en kvalificeret elektronisk registreret leveringstjeneste 
(
17
)
, gælder der en formodning om dataenes integritet, den valgte afsenders afsendelse og den valgte modtagers modtagelse af dataene og nøjagtigheden af den dato og det tidspunkt for afsendelse og modtagelse, som den kvalificerede elektroniske registrerede leveringstjeneste angiver.
Artikel 11
Dokumenters og procedurers gyldighed
1.   Et dokument, der er udarbejdet eller modtaget af Kommissionen, anses for at opfylde kriterierne for gyldighed eller antagelighed, hvis følgende betingelser er opfyldt:
a)
den person, som den hidrører fra, er identificeret
b)
den sammenhæng, hvori dokumentet er udarbejdet, er pålidelig, og dokumentet opfylder de betingelser, der garanterer dets integritet
c)
dokumentet opfylder de formelle krav, der er fastsat i gældende EU-ret eller national ret
d)
hvis der er tale om et elektronisk dokument, oprettes dokumentet på en måde, der garanterer integriteten, pålideligheden og anvendeligheden af dets indhold og de ledsagende metadata.
2.   En elektronisk gengivelse, der genereres ved digitalisering af et analogt dokument, der er oprettet eller modtaget af Kommissionen, anses for at opfylde kriterierne for gyldighed eller antagelighed, hvis følgende betingelser er opfyldt:
a)
der kræves ingen underskrift i henhold til en bestemmelse i EU-retten eller lovgivningen i en berørt medlemsstat eller et berørt tredjeland
b)
dens format giver garanti for integritet, pålidelighed, holdbarhed, læsbarhed over tid og let adgang til de oplysninger, den indeholder.
Hvis der ikke kræves et underskrevet analogt dokument, kan en sådan elektronisk gengivelse anvendes til enhver udveksling af oplysninger og til interne procedurer i Kommissionen.
3.   Hvis en bestemmelse i EU-retten eller national ret kræver et underskrevet originaleksemplar af et dokument, skal et dokument, der er udarbejdet eller modtaget af Kommissionen, opfylde dette krav, hvis dokumentet indeholder et af følgende:
a)
en eller flere håndskrevne eller kvalificerede elektroniske signaturer
b)
en eller flere elektroniske signaturer, som ikke er kvalificerede, og som giver tilstrækkelige garantier for underskriverens identifikation og viljestilkendegivelse i det underskrevne dokument.
4.   Hvis en procedure, der er specifik for Kommissionen, kræver en bemyndiget persons underskrift eller en persons godkendelse på et eller flere trin i proceduren, kan proceduren forvaltes ved hjælp af IT-systemer, forudsat at hver enkelt person er klart og utvetydigt identificeret, og at det pågældende system garanterer, at indholdet ikke ændres under proceduren.
5.   Hvis en procedure involverer Kommissionen og andre enheder og kræver en bemyndiget persons underskrift eller godkendelse af en person på et eller flere trin i proceduren, kan proceduren forvaltes af IT-systemer, der opfylder betingelser og giver teknisk sikkerhed efter fælles overenskomst.
Artikel 12
Levering af data og oplysninger inden for Kommissionen
1.   Data og oplysninger skal stilles til rådighed og udveksles så bredt som muligt i Kommissionen, medmindre retlige forpligtelser kræver begrænset adgang.
2.   Af hensyn til informationsudvekslingen sørger generaldirektoraterne og de tilsvarende tjenestegrene for, at deres dossierer er lige så bredt tilgængelige, som følsomheden af deres indhold tillader.
Artikel 13
Informationssikkerhed og -beskyttelse
Fortegnelser forvaltes i overensstemmelse med Kommissionens sikkerhedsforskrifter for beskyttelse af oplysninger. Med henblik herpå skal fortegnelser, dossierer, informationssystemer og arkiver, herunder deres netværk og fremsendelsesmidler, beskyttes ved hjælp af passende sikkerhedsforanstaltninger til forvaltning af klassificerede oplysninger, følsomme ikkeklassificerede oplysninger og personoplysninger 
(
18
)
.
Klassificerede oplysninger behandles i overensstemmelse med de gældende sikkerhedsregler.
KAPITEL III
BEVARELSE OG HISTORISKE ARKIVER
Artikel 14
Opbevaring og bevarelse
1.   Opbevaring og bevarelse finder sted på følgende betingelser:
a)
fortegnelser opbevares i den form, hvori de blev oprettet, sendt eller modtaget, eller i en form, der bevarer ægtheden, pålideligheden og integriteten af deres indhold og de ledsagende metadata
b)
indholdet af fortegnelserne og deres relevante metadata skal kunne læses i hele opbevaringsperioden for enhver person, der har tilladelse til at have adgang til dem
c)
hvis fortegnelserne sendes eller modtages elektronisk, skal de oplysninger, der er nødvendige for at fastslå registreringens oprindelse eller bestemmelsessted samt dato og klokkeslæt for indsamling eller registrering, være en del af de minimumsmetadata, der skal lagres
d)
for så vidt angår elektroniske procedurer, der forvaltes af IT-systemer, lagres oplysninger om procedurens formelle faser på en sådan måde, at det sikres, at disse faser samt forfattere og deltagere kan identificeres.
2.   Generalsekretæren sikrer gennemførelsen af en digital bevaringsstrategi for at sikre langsigtet adgang til elektroniske registre på grundlag af de opbevaringslister, der er omhandlet i artikel 15, stk. 1. Strategien udarbejdes i samarbejde med Kommissionens tjeneste for historiske arkiver og sikrer, at processer, værktøjer og ressourcer er på plads for at sikre registrenes autenticitet, pålidelighed og integritet og deres tilgængelighed.
Artikel 15
Opbevaring, overførsel og eliminering
1.   Opbevaringsperioden for de forskellige kategorier af dossierer og i visse tilfælde fortegnelser fastsættes for hele Kommissionen ved hjælp af retsakter såsom den fælles opbevaringsliste eller en eller flere specifikke opbevaringslister udarbejdet på grundlag af den organisatoriske sammenhæng, den eksisterende lovgivning og Kommissionens retlige forpligtelser.
2.   Generaldirektorater og tilsvarende tjenestegrene foretager regelmæssigt en vurdering af de fortegnelser og dossierer, de forvalter, for at vurdere, om de skal overføres til Kommissionens historiske arkiver, jf. artikel 16, eller fjernes.
Et sæt metadata om fortegnelser og dossierer opbevares dog i det oprindelige elektroniske register som dokumentation for sådanne fortegnelser og dossierer og overførsel eller fjernelse heraf.
3.   EU's klassificerede informationer med en klassifikationsgrad CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL eller højere overføres ikke til Kommissionens Kontor for Historiske Arkiver.
Artikel 16
Kommissionens Kontor for Historiske Arkiver
Kommissionens Kontor for Historiske Arkiver har til opgave at:
a)
garantere autenticiteten, pålideligheden og integriteten af og adgangen til Kommissionens fortegnelser, dossierer og arkiver, som er blevet overført til den
b)
sikre den materielle beskyttelse og integriteten af metadata for de registre og dossierer, der leveres af de overførende tjenestegrene
c)
efter anmodning stille fortegnelser og dossierer til rådighed for generaldirektoraterne eller tilsvarende tjenestegrene
d)
om nødvendigt og i samarbejde med det oprindelige generaldirektorat eller den tilsvarende tjenestegren eller dets eller dens efterfølger foretage en fornyet gennemgang af alle overførte fortegnelser, dossierer og arkiver
e)
indlede afklassificering af klassificerede dokumenter som omhandlet i artikel 3 og 5 i forordning (EØF, Euratom) nr. 354/83
f)
åbne Kommissionens historiske arkiver for offentligheden efter udløbet af en periode på 30 år, bortset fra de fortegnelser, der er omfattet af undtagelser vedrørende privatlivets fred og enkeltpersoners integritet eller fysiske eller juridiske personers forretningsmæssige interesser, herunder intellektuelle ejendomsrettigheder
g)
deponere Kommissionens historiske arkiver, som er blevet åbnet for offentligheden, i Den Europæiske Unions historiske arkiver i EUI.
Artikel 17
Behandling af personoplysninger i Kommissionens historiske arkiver
1.   Følgende undtagelser fra de registreredes rettigheder finder i overensstemmelse med artikel 25, stk. 4, i forordning (EU) 2018/1725 anvendelse i det omfang, det er nødvendigt for at opfylde arkiveringsformål i samfundets interesse og for at bevare integriteten af Kommissionens historiske arkiver, navnlig:
a)
adgangsret 
(
19
)
, for så vidt som den registreredes anmodning ikke gør det muligt at identificere specifikke fortegnelser uden en uforholdsmæssig administrativ byrde. Ved vurderingen af, hvilke foranstaltninger der skal træffes på den registreredes anmodning, og hvor stor en administrativ indsats der kræves, skal der navnlig tages hensyn til de oplysninger, som den registrerede har givet, og til arten, omfanget og størrelsen af de fortegnelser, der potentielt kan være berørt
b)
retten til berigtigelse 
(
20
)
, for så vidt berigtigelsen gør det umuligt at bevare integriteten og autenticiteten af de optegnelser, der er udvalgt til permanent opbevaring i Kommissionens historiske arkiver, uden at dette berører muligheden for en supplerende erklæring eller anmærkning til den pågældende fortegnelse, medmindre dette viser sig umuligt eller indebærer en uforholdsmæssig stor indsats
c)
forpligtelsen til at underrette om berigtigelse eller sletning af personoplysninger 
(
21
)
, hvis dette viser sig umuligt eller uforholdsmæssigt vanskeligt
d)
retten til at gøre indsigelse mod behandlingen 
(
22
)
, for så vidt som personoplysningerne er indeholdt i fortegnelser, der er udvalgt til permanent opbevaring i Kommissionens historiske arkiver som en integrerende og uundværlig del af disse fortegnelser.
2.   Kommissionen træffer de fornødne foranstaltninger for at sikre, at artikel 13 i forordning (EU) 2018/1725 overholdes. Sådanne garantier omfatter tekniske og organisatoriske foranstaltninger, navnlig for at sikre overholdelse af princippet om dataminimering. Garantierne omfatter følgende:
a)
De dossierer, der skal overføres til Kommissionens historiske arkiver, udvælges efter en individuel vurdering i henhold til Kommissionens opbevaringslister. Alle andre dossierer, herunder strukturerede persondatadossierer, såsom personlige filer og lægejournaler, fjernes ved udløbet af den administrative opbevaringsperiode.
b)
Opbevaringslisterne skal indeholde bestemmelser om administrativ fjernelse af visse typer fortegnelser inden udløbet af den administrative opbevaringsperiode. Disse former for fortegnelser må derfor ikke behandles med henblik på arkivering i samfundets interesse.
c)
Inden behandling med henblik på arkivering i samfundets interesse anmelder generaldirektoratet eller en tilsvarende tjenestegren den eventuelle tilstedeværelse af de registre, der er omhandlet i artikel 2, stk. 1, i forordning (EØF, Euratom) nr. 354/83, i de dossierer, der skal overføres til Kommissionens historiske arkiver.
d)
Inden Kommissionens dossierer åbnes for offentligheden, gennemgår Kommissionens Kontor for Historiske Arkiver dem for at kontrollere, om der findes fortegnelser, der er omfattet af undtagelserne i artikel 2, stk. 1, i forordning (EØF, Euratom) nr. 354/83, herunder på grundlag af den i litra c) omhandlede skiltning med det formål at beskytte personoplysninger.
3.   Kommissionen registrerer årsagerne til de undtagelser, der anvendes i henhold til denne afgørelse. Fortegnelserne og, hvor det er relevant, dokumenter vedrørende den faktiske eller retlige sammenhæng registreres. De stilles til rådighed for Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse på dennes anmodning.
4.   Kommissionens databeskyttelsesrådgiver underrettes hurtigst muligt om anvendelsen af undtagelser fra registreredes rettigheder i overensstemmelse med denne afgørelse. Efter anmodning gives databeskyttelsesrådgiveren adgang til de tilhørende fortegnelser og eventuelle dokumenter, der beskriver den faktuelle eller retlige sammenhæng.
Artikel 18
Deponering af Kommissionens historiske arkiver hos EUI
1.   Kommissionens Kontor for Historiske Arkiver giver så vidt muligt EUI adgang til digitaliserede kopier af fortegnelser, der opbevares på et analogt medie.
2.   EUI er det vigtigste adgangspunkt til Kommissionens historiske arkiver, der er åbne for offentligheden.
3.   Kommissionens Kontor for Historiske Arkiver fremsender EUI-beskrivelserne af de deponerede arkiver. I overensstemmelse med internationale standarder og for at lette udvekslingen af metadata vil Kommissionen fremme interoperabiliteten mellem sine arkiver og EUI's systemer.
4.   EUI fungerer som databehandler 
(
23
)
 i overensstemmelse med artikel 3 i forordning (EU) 2018/1725 efter instruks fra Kommissionen, der fungerer som dataansvarlig 
(
24
)
 for personoplysninger i sine historiske arkiver, der er deponeret hos EUI. Kommissionens Kontor for Historiske Arkiver leverer på vegne af Kommissionen de instrukser, der er nødvendige for, at EUI kan behandle personoplysninger i Kommissionens arkiver, som EUI har deponeret, og overvåger EUI's resultater.
5.   Klassificerede oplysninger må ikke deponeres hos EUI.
KAPITEL IV
FORVALTNING OG GENNEMFØRELSE
Artikel 19
Forvaltning på Kommissionsniveau
1.   Hver generaldirektør eller chef for en tjenestegren etablerer den nødvendige organisatoriske, administrative og fysiske struktur og stiller det personale til rådighed, der er nødvendigt for at gennemføre denne afgørelse og gennemførelsesbestemmelserne i deres tjenestegrene.
2.   Generalsekretariatet har ansvaret for at sikre, at denne afgørelse og gennemførelsesbestemmelserne hertil anvendes.
3.   Generaldirektoratet for Informationsteknologi er ansvarligt for at tilvejebringe den teknologiske infrastruktur til gennemførelse af denne afgørelse.
Artikel 20
Netværk af dokumenthåndterende medarbejdere
1.   Hver generaldirektør eller chef for en tjenestegren udpeger en dokumenthåndterende person, der skal føre et moderne og effektivt system til forvaltning af fortegnelser i deres tjenestegrene og sikre koordinering inden for deres tjenestegren, med Generalsekretariatet og Kommissionens øvrige tjenestegrene.
2.   Netværket af sagsbehandlere, der ledes af Generalsekretariatet, har til opgave at:
a)
sikre en korrekt og ensartet anvendelse af denne afgørelse i generaldirektoraterne og de tilsvarende tjenestegrene
b)
behandle alle spørgsmål, der måtte opstå i forbindelse med dens anvendelse
c)
dele generaldirektoraternes og de tilsvarende tjenestegrenes behov med hensyn til uddannelses- og støtteforanstaltninger.
Artikel 21
Oplysning, uddannelse og bistand
Generalsekretariatet iværksætter i tæt samarbejde med Generaldirektoratet for Informationsteknologi, Generaldirektoratet for Menneskelige Ressourcer og Sikkerhed og Kommissionens Kontor for Historiske Arkiver de informations-, uddannelses- og støtteforanstaltninger, der er nødvendige for at sikre gennemførelsen af denne afgørelse i generaldirektoraterne og tilsvarende tjenestegrene.
Artikel 22
Gennemførelsesbestemmelser
Generalsekretæren udarbejder gennemførelsesbestemmelserne i samråd med generaldirektoraterne og de tilsvarende tjenestegrene og sørger for, at de gennemføres.
De ajourføres regelmæssigt, idet der navnlig tages hensyn til:
a)
udvikling med hensyn til forvaltning af fortegnelser og arkiver og resultater af akademisk og videnskabelig forskning, herunder fremkomsten af relevante standarder
b)
udviklingen inden for informations- og kommunikationsteknologi
c)
de gældende regler om bevisværdien af elektroniske fortegnelser
d)
Kommissionens forpligtelser med hensyn til gennemsigtighed, aktindsigt og åbning af arkiver for offentligheden
e)
eventuelle nye forpligtelser, som Kommissionen måtte være bundet af
f)
harmonisering af præsentationen af de fortegnelser, der udarbejdes af Kommissionen og dens tjenestegrene.
Artikel 23
Afsluttende bestemmelse
Afgørelse 2002/47/EF, EKSF, Euratom og afgørelse 2004/563/EF, Euratom har ikke længere virkning.
Udfærdiget i Bruxelles, den 6. juli 2020.
På Kommissionens vegne
Ursula VON DER LEYEN
Formand
(
1
)
  
            
EFT L 43 af 15.2.1983, s. 1
.
(
2
)
  Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 1049/2001 af 30. maj 2001 om aktindsigt i Europa-Parlamentets, Rådets og Kommissionens dokumenter (
EFT L 145 af 31.5.2001, s. 43
).
(
3
)
  Kommissionens afgørelse 2002/47/EF, EKSF, Euratom af 23. januar 2002 om ændring af dens forretningsorden (
EFT L 21 af 24.1.2002, s. 23
).
(
4
)
  Kommissionens afgørelse 2004/563/EF, Euratom af 7. juli 2004 om ændring af dens forretningsorden (
EUT L 251 af 27.7.2004, s. 9
).
(
5
)
  Meddelelse til Kommissionen C(2018) 7118 om Europa-Kommissionens digitale strategi. Se også Kommissionens meddelelse C(2016) 6626, som udstikker de overordnede retningslinjer for den interne politik for data-, informations- og vidensforvaltning i Kommissionen.
(
6
)
  Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) nr. 910/2014 af 23. juli 2014 om elektronisk identifikation og tillidstjenester til brug for elektroniske transaktioner på det indre marked og om ophævelse af direktiv 1999/93/EF (
EUT L 257 af 28.8.2014, s. 73
).
(
7
)
  Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2018/1725 af 23. oktober 2018 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger i Unionens institutioner, organer, kontorer og agenturer og om fri udveksling af sådanne oplysninger og om ophævelse af forordning (EF) nr. 45/2001 og afgørelse nr. 1247/2002/EF (
EUT L 295 af 21.11.2018, s. 39
).
(
8
)
  
            »dokument« som defineret i artikel 3, litra a), i forordning (EF) nr. 1049/2001.
(
9
)
  ISO 15489-1:2016, punkt 3.14.
(
10
)
  ISO 15489-1:2016, punkt 9.3.
(
11
)
  ISO 15489-1:2016, punkt 5.2.2.1.
(
12
)
  ISO 15489-1:2016, punkt 5.2.2.2.
(
13
)
  ISO 15489-1:2016, punkt 5.2.2.3.
(
14
)
  
            »elektronisk signatur« som defineret i artikel 3, nr. 10)-12), i forordning (EU) nr. 910/2014.
(
15
)
  
            »elektronisk segl« som defineret i artikel 3, nr. 25)-27), i forordning (EU) nr. 910/2014.
(
16
)
  
            »elektronisk tidsstempel« som defineret i artikel 3, nr. 33) og 34), i forordning (EU) nr. 910/2014«.
(
17
)
  
            »elektronisk registreret leveringstjeneste« som defineret i artikel 3, nr. 36) og 37), i forordning (EU) nr. 910/2014.
(
18
)
  
            »personoplysninger« som defineret i artikel 3, nr. 1), i forordning (EU) 2018/1725.
(
19
)
  Artikel 17 i forordning (EU) 2018/1725.
(
20
)
  Artikel 18 i forordning (EU) 2018/1725.
(
21
)
  Artikel 21 i forordning (EU) 2018/1725.
(
22
)
  Artikel 23 i forordning (EU) 2018/1725.
(
23
)
  
            »databehandler« som defineret i artikel 3, nr. 12), i forordning (EU) 2018/1725.
(
24
)
  
            »dataansvarlig« som defineret i artikel 3, nr. 8), i forordning (EU) 2018/1725.

Summary:
Forvaltning af Europa-Kommissionens fortegnelser og arkiver
RESUMÉ AF:
Afgørelse (EU) 2021/2121 om forvaltning af fortegnelser og arkiver
HVAD ER FORMÅLET MED AFGØRELSEN?
Afgørelsen
 fastlægger regler om bevarelse af de dokumenter, der anvendes i 
Europa-Kommissionens
 drift og daglige arbejde, uanset deres form, anvendt medie, alder eller placering, især vedrørende:
forvaltning af fortegnelser og arkiver
bevarelse og åbning for offentligheden af arkiverne
deponering af de historiske arkiver i 
Den Europæiske Unions
 (EU) 
historiske arkiver
 ved 
Det Europæiske Universitetsinstitut
 (EUI) i Firenze.
Reglerne har til formål at lette udvekslingen af oplysninger, fremlægge dokumentation for trufne foranstaltninger, opfylde retlige forpligtelser og bevare Kommissionens eftermæle.
HOVEDPUNKTER
Fortegnelser
En »
fortegnelse
« oplysninger, der modtages og oprettes i form af et dokument, en samling af data eller anden form i et digitalt eller analogt medie, der registreres i et officielt register og forvaltes og vedligeholdes som dokumentation og som et aktiv. Ifølge reglerne skal fortegnelsen:
analyseres med henblik på at fastlægge det elektroniske forvaltningssystem, der skal anvendes, og i hvilket officielt registersystem de skal opbevares
oprettes i overensstemmelse med de krav, der er fastsat for den relevante type fortegnelse
systematisk oprettes i elektronisk form, med visse undtagelser, eller digitaliseres, hvis den oprindeligt var i analog form
opbevares i officielle elektroniske registre.
Indsamling og registrering
Kommissionens tjenestegrene skal 
regelmæssigt gennemgå de typer oplysninger, der fremkommer
 eller modtages, med henblik på at identificere, hvilke oplysninger der skal »indsamles« i et officielt elektronisk register.
De 
indsamlede fortegnelser må ikke ændres
, de kan dog fjernes eller erstattes af efterfølgende versioner, indtil det dossier, de tilhører, lukkes.
Dokumenter 
skal registreres, hvis de indeholder vigtige oplysninger, som ikke kun er af kortvarig relevans
, eller hvis de kan indebære handling eller opfølgning.
Retsvirkninger af elektroniske signaturer, segl, tidsstempler og registrerede leveringstjenester
En 
elektronisk signatur
 har samme retsvirkning som en håndskrevet underskrift.
Et 
elektronisk segl
 formodes at angive dataenes integritet og nøjagtigheden af deres oprindelse.
Et 
elektronisk tidsstempel
 formodes at angive dataenes nøjagtighed og integritet.
Transmission via en 
elektronisk registreret leveringstjeneste
 formodes at angive integriteten af data, adressat samt dato og tidspunkt for afsendelse og modtagelse.
Dokumenters gyldighed og antagelighed
Et dokument anses for at opfylde kriterierne for gyldighed eller antagelighed, hvis:
den person, som det hidrører fra, er identificeret
dokumentets sammenhæng er pålidelig, og dokumentet opfylder betingelser, der garanterer dets integritet
dokumentet opfylder krav, der er fastsat i gældende EU-ret eller national ret
hvis der er tale om et elektronisk dokument, at dokumentet er oprettet på en måde, der garanterer integriteten, pålideligheden og anvendeligheden af dets indhold og de ledsagende metadata
1
.
Informationsudveksling
Data og oplysninger skal stilles til rådighed og udveksles så bredt som muligt i Kommissionen, medmindre retlige forpligtelser kræver begrænset adgang.
Generaldirektoraterne (GD’er) og de tilsvarende tjenestegrene skal sørge for, at deres dossierer er lige så bredt tilgængelige, som følsomheden af deres indhold tillader.
Opbevaring og bevarelse
Opbevaring og bevarelse finder sted på følgende betingelser:
fortegnelser opbevares i den form, hvori de blev oprettet, sendt eller modtaget, eller i en form, der bevarer ægtheden, pålideligheden og integriteten af deres indhold
indholdet skal kunne læses i hele opbevaringsperioden for enhver person, der har tilladelse til at have adgang til dem
for elektroniske dokumenter skal registreringens oprindelse eller bestemmelsessted samt dato og klokkeslæt for indsamling eller registrering tydeligt fremgå af de ledsagende metadata.
Opbevaring, overførsel og eliminering
Opbevaringsperioderne for de forskellige kategorier fastsættes for hele Kommissionen ved hjælp af retsakter.
GD’er skal vurdere, hvilke kategorier af dossierer der skal overføres til Kommissionens historiske arkiver eller fjernes.
Metadata opbevares som dokumentation for fortegnelser og dossierer og overførsel eller fjernelse heraf.
Informationer med en klassifikationsgrad »CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL« eller højere overføres ikke til Kontoret for Historiske Arkiver.
Kommissionens
 
Kontor for Historiske Arkiver
Kontoret:
garanterer autenticiteten, pålideligheden og integriteten af og adgangen til fortegnelserne, dossiererne og arkiverne
sikrer den materielle beskyttelse og integriteten af metadataene
stiller fortegnelser og dossierer til rådighed for GD’er eller tilsvarende tjenestegrene efter anmodning
foretager en fornyet gennemgang af alle overførte fortegnelser, dossierer og arkiver, om nødvendigt efter aftale med GD’erne
indleder afklassificering af klassificerede dokumenter
åbner Kommissionens historiske arkiver for offentligheden efter udløbet af en periode på 30 år, med undtagelser vedrørende privatlivets fred, forretningsmæssige interesser og 
intellektuelle ejendomsrettigheder
deponerer Kommissionens arkiver, som er blevet åbnet for offentligheden, i EU’s historiske arkiver hos EUI.
Kommissionens historiske arkiver hos EUI
EUI er det vigtigste adgangspunkt til historiske arkiver, der er åbne for offentligheden.
Kommissionen giver så vidt muligt EUI adgang til digitaliserede kopier af fortegnelser, der opbevares på et analogt medie, samt beskrivelserne af de deponerede arkiver. Kommissionen fremmer interoperabiliteten mellem sine arkiver og EUI’s systemer.
Gennemførelsesbestemmelser
Hver generaldirektør eller chef for en tjenestegren etablerer den nødvendige organisatoriske, administrative og fysiske struktur og stiller det personale til rådighed, der er nødvendigt for at gennemføre denne afgørelse og gennemførelsesbestemmelserne, som regelmæssigt ajourføres, idet der navnlig tages hensyn til:
udvikling med hensyn til forvaltning af fortegnelser og arkiver og resultater af akademisk og videnskabelig forskning og standarder
udviklingen inden for informations- og kommunikationsteknologi
gennemsigtighed, aktindsigt og åbning af arkiver for offentligheden
harmonisering af fortegnelser.
HVORNÅR GÆLDER AFGØRELSEN FRA?
Den trådte i kraft den 
6. juli 2020
.
BAGGRUND
For yderligere oplysninger henvises til:
Historiske arkiver
 (Europa-Kommissionen)
Gennemførelsesbestemmelser vedrørende afgørelse C(2020) 4482 om forvaltning af fortegnelser og arkiver
 (Europa-Kommissionen).
VIGTIGE BEGREBER
Metadata.
 Oplysninger, der beskriver konteksten, indholdet og strukturen af fortegnelserne og deres forvaltning over tid med henblik på blandt andet søgning, tilgængelighed og videreanvendelse.
HOVEDDOKUMENT
Kommissionens afgørelse (EU) 
2021/2121
 af 
6. juli 2020
 om forvaltning af fortegnelser og arkiver (EUT L 430 af 
2.12.2021
, 
s. 30-41
).
TILHØRENDE DOKUMENTER
Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 
2018/1725
 af 
23. oktober 2018
 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger i Unionens institutioner, organer, kontorer og agenturer og om fri udveksling af sådanne oplysninger og om ophævelse af forordning (EF) 
nr. 45/2001
 og afgørelse 
nr. 1247/2002/EF
 (EUT L 295 af 
21.11.2018
, 
s. 39-98
).
Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) 
nr. 
1049/2001
 af 
30. maj 2001
 om aktindsigt i Europa-Parlamentets, Rådets og Kommissionens dokumenter (EUT L 145 af 
31.5.2001
, 
s. 43-48
).
Kommissionens 
forretningsorden
 (K(2000) 3614) (EUT L 308 af 
8.12.2000
, 
s. 26-34
).
Efterfølgende ændringer til reglerne er blevet indarbejdet i grundteksten. Denne 
konsoliderede udgave
 har ingen retsvirkning.
Gennemførelsesbestemmelser
 vedrørende afgørelse C(2020) 4482 om forvaltning af fortegnelser og arkiver.
seneste ajourføring 
17.5.2022