CELEX ID: 32021Q0611(01)

--- ENGLISH ---

Document:
11.6.2021
EN
Official Journal of the European Union
L 207/1
INTERINSTITUTIONAL AGREEMENT
of 20 May 2021
between the European Parliament, the Council of the European Union and the European Commission on a mandatory transparency register
THE EUROPEAN PARLIAMENT, THE COUNCIL OF THE EUROPEAN UNION AND THE EUROPEAN COMMISSION
Having regard to the Treaty on the Functioning of the European Union, and in particular Article 295 thereof,
Having regard to the Treaty establishing the European Atomic Energy Community, and in particular Article 106a thereof,
Whereas:
(1)
The European Parliament, the Council of the European Union and the European Commission (‘the signatory institutions’) maintain an open, transparent and regular dialogue with representative associations and civil society in accordance with the Treaty on European Union (TEU), and in particular Article 11(1) and (2) thereof.
(2)
That dialogue enables stakeholders to present their views on decisions that may affect them and hence to contribute effectively to the evidence base on which policy proposals are made. Engaging with stakeholders enhances the quality of decision-making by providing channels for external views and expertise to be given.
(3)
Transparency and accountability are essential for maintaining the trust of Union citizens in the legitimacy of the political, legislative and administrative processes of the Union.
(4)
The signatory institutions recognise the importance of coordinating their approach through the adoption of a joint framework for their cooperation, in order to further promote interest representation that is transparent and ethical.
(5)
Transparency concerning interest representation is especially important in order to allow citizens to follow the activities and be aware of the potential influence of interest representatives, including influence exercised through financial support and sponsorship. Such transparency is best ensured by means of a code of conduct which contains the rules and principles to be observed by interest representatives that sign up to a transparency register (the ‘register’).
(6)
In view of the positive experience with the transparency register for organisations and self-employed individuals engaged in EU policy-making and policy implementation established by the agreement between the European Parliament and the European Commission of 16 April 2014 
(
1
)
 (‘the 2014 Agreement’), the signatory institutions consider that the scope of the 2014 Agreement should be expanded.
(7)
It is necessary to make the register mandatory by putting in place, by means of individual decisions adopted by each of the signatory institutions, measures of equivalent effect that make registration of interest representatives in the register a necessary precondition for carrying out certain types of interest representation activities.
(8)
In order to further strengthen the joint framework and build on the progress made in establishing a common transparency culture, the signatory institutions should publish on the website of the register conditionality and complementary transparency measures that they put in place to encourage registration, such as dedicated mailing lists, the recommendation that certain decision-makers meet only registered interest representatives, or the publication of information on meetings between certain decision-makers and interest representatives.
(9)
In order to promote this Agreement beyond the signatory institutions, it should provide for arrangements that allow Union institutions, bodies, offices and agencies, other than the signatory institutions, and Member States’ permanent representations that voluntarily wish to apply the operating principles of the joint framework to benefit from the assistance of the secretariat of the register and its helpdesk support.
(10)
In order to avoid an unnecessary administrative burden and in line with current practice as regards registration, activities carried out by interest representatives exclusively on behalf of an association or network of which they are part should be considered to be activities of that network or association.
(11)
Activities of public authorities of Member States, as well as of any association or network of such public authorities that acts on their behalf at Union, national or subnational level, should not be covered by this Agreement, although associations and networks of public authorities at Union, national or subnational level engaging in interest representation activities should be allowed to register.
(12)
The practice of adopting an annual report on the functioning of the register should be maintained as a tool to ensure appropriate visibility for the coordinated approach of the signatory institutions and to bolster citizens’ trust. The scope of the annual report should be expanded to cover conditionality and complementary transparency measures put in place by the signatory institutions.
(13)
The functioning of the register should not impinge on the competences of any of the signatory institutions or affect their respective powers of internal organisation.
(14)
In the exercise of their respective powers of internal organisation, the signatory institutions should delegate to the secretariat and the management board of the register the power to act on their behalf for the adoption of individual decisions concerning applicants and registrants, in accordance with this Agreement. The signatory institutions should be co-defendants in any legal action brought before the Court of Justice of the European Union against final decisions of the management board of the register that adversely affect applicants or registrants.
(15)
The signatory institutions should act in mutual sincere cooperation in implementing this Agreement.
(16)
Any of the signatory institutions should be able to pursue other good governance and transparency policies outside the framework of this Agreement, to the extent that such policies do not interfere with the implementation of and the objectives pursued by this Agreement.
(17)
This Agreement is without prejudice to the exercise of rights under Article 11(4) TEU, concerning the European citizens’ initiative, and Article 227 of the Treaty on the functioning of the European Union (TFEU), concerning the right to petition the European Parliament,
AGREE AS FOLLOWS:
Article 1
Purpose and scope
This Agreement establishes a framework and operating principles for a coordinated approach on the part of the signatory institutions as regards transparent and ethical interest representation.
By means of individual decisions taken on the basis of their powers of internal organisation, the signatory institutions agree to implement the coordinated approach referred to in the first paragraph with regard to the activities covered by this Agreement (‘covered activities’) and to set out those covered activities that they decide to make conditional upon registration in the register.
Article 2
Definitions
For the purposes of this Agreement, the following definitions apply:
(a)
‘interest representative’ means any natural or legal person, or formal or informal group, association or network, that engages in covered activities;
(b)
‘applicant’ means any interest representative that applies to be entered in the register;
(c)
‘registrant’ means any interest representative with an entry in the register;
(d)
‘client’ means any interest representative that has entered into a contractual relationship with an intermediary for the purpose of that intermediary advancing that interest representative’s interests by carrying out covered activities;
(e)
‘intermediary’ means any interest representative that advances the interests of a client by carrying out covered activities;
(f)
‘client-intermediary relationship’ means any contractual relationship between a client and an intermediary concerning the carrying out of covered activities;
(g)
‘staff’ means staff subject to the Staff Regulations of Officials of the European Union and the Conditions of Employment of Other Servants of the Union, laid down in Council Regulation (EEC, Euratom, ECSC) No 259/68 
(
2
)
, employed by any of the signatory institutions, irrespective of the category to which they belong;
(h)
‘conditionality’ means the principle whereby registration in the register is a necessary precondition for interest representatives to be able to carry out certain covered activities.
Article 3
Covered activities
1.   This Agreement shall cover activities carried out by interest representatives with the objective of influencing the formulation or implementation of policy or legislation, or the decision-making processes of the signatory institutions or other Union institutions, bodies, offices and agencies (together referred to as ‘Union institutions’), without prejudice to Article 4.
2.   In particular, covered activities referred to in paragraph 1 include inter alia:
(a)
organising or participating in meetings, conferences or events, as well as engaging in any similar contacts with Union institutions;
(b)
contributing to or participating in consultations, hearings or other similar initiatives;
(c)
organising communication campaigns, platforms, networks and grassroots initiatives;
(d)
preparing or commissioning policy and position papers, amendments, opinion polls and surveys, open letters and other communication or information material, and commissioning and carrying out research.
Article 4
Activities not covered
1.   This Agreement shall not cover the following activities:
(a)
the provision of legal and other professional advice, where:
(i)
it consists of representing clients in the context of a conciliation or mediation procedure aimed at preventing a dispute from being brought before a judicial or administrative body;
(ii)
the advice is given to clients to help them ensure that their activities comply with the existing legal framework; or
(iii)
it consists of representing clients and safeguarding their fundamental or procedural rights, such as the right to be heard, the right to a fair trial, and the right of defence in administrative proceedings, and includes activities carried out by lawyers or by any other professionals involved in representing clients and safeguarding their fundamental or procedural rights;
(b)
making submissions as a party or a third party in the framework of a legal or administrative procedure established by Union law or by international law applicable to the Union, and submissions based on a contractual relationship with any of the signatory institutions or based on a grant agreement financed by Union funds;
(c)
activities of the social partners acting as participants in social dialogue pursuant to Article 152 TFEU;
(d)
making submissions in response to direct and specific requests from any of the Union institutions, their representatives or staff, for factual information, data or expertise;
(e)
activities carried out by natural persons acting in a strictly personal capacity and not in association with others;
(f)
spontaneous meetings, meetings of a purely private or social character and meetings taking place in the context of an administrative procedure established by the TEU or TFEU or legal acts of the Union.
2.   This Agreement shall not cover activities carried out by the following bodies:
(a)
public authorities of Member States, including their permanent representations and embassies, at national and subnational level;
(b)
associations and networks of public authorities at Union, national or subnational level, on condition that they act exclusively on behalf of the relevant public authorities;
(c)
intergovernmental organisations, including agencies and bodies emanating from them;
(d)
public authorities of third countries, including their diplomatic missions and embassies, except where such authorities are represented by legal entities, offices or networks without diplomatic status or are represented by an intermediary;
(e)
political parties, with the exception of any organisations created by or affiliated with political parties;
(f)
churches and religious associations or communities as well as philosophical and non-confessional organisations referred to in Article 17 TFEU, with the exception of offices, legal entities, or networks created to represent churches, religious communities or philosophical and non-confessional organisations in their relations with the Union institutions, as well as their associations.
Article 5
Conditionality and complementary transparency measures
1.   The signatory institutions commit to the principle of conditionality, which they shall implement by means of individual decisions on the basis of their powers of internal organisation.
2.   When adopting conditionality or complementary transparency measures to encourage registration and strengthen the joint framework established by this Agreement, the signatory institutions shall ensure that such measures are consistent with this Agreement and that they reinforce the objective of the coordinated approach referred to in Article 1, namely, to set a high standard of transparent and ethical interest representation at Union level.
3.   Conditionality and complementary transparency measures adopted by the signatory institutions shall be made public on the website of the register, which shall be regularly updated.
Article 6
Eligibility and code of conduct
1.   Applicants that submit a complete application for registration shall be eligible to be entered in the register if they carry out covered activities and observe the code of conduct set out in Annex I (‘code of conduct’).
2.   When submitting an application for registration, applicants shall provide the information listed in Annex II and shall agree to that information being made available in the public domain.
3.   Applicants may be requested to substantiate their eligibility to be entered in the register and the accuracy of the information submitted by them.
4.   The secretariat of the register (‘the Secretariat’) shall activate an applicant’s registration once the applicant’s eligibility has been established and the registration is considered to satisfy the requirements set out in Annex II.
5.   Once an applicant’s registration has been activated, the applicant shall become a registrant.
6.   The Secretariat shall monitor registrations and evaluate registrants’ ongoing eligibility and observance of the code of conduct, in accordance with the procedures set out in Annex III.
7.   The Secretariat may carry out investigations on the basis of a complaint alleging that a registrant has not observed the code of conduct, as well as on its own initiative in the light of information that the registrant may no longer satisfy the requirements for eligiblity under paragraph 1.
8.   In the context of monitoring or of an investigation by the Secretariat, registrants shall in particular:
(a)
present, if requested, supporting material demonstrating that the information relating to their registration continues to be accurate; and
(b)
cooperate sincerely and constructively in accordance with the procedures set out in Annex III.
Article 7
Management Board
1.   The management board of the register (‘Management Board’) shall consist of the Secretaries-General of the signatory institutions, who shall chair it on a rotating basis for a term of one year.
2.   The Management Board shall:
(a)
oversee the overall implementation of this Agreement;
(b)
determine the annual priorities for the register as well as the budget estimates and share required for the implementation of those priorities;
(c)
issue general instructions to the Secretariat;
(d)
adopt the annual report referred to in Article 13;
(e)
examine and decide upon reasoned requests for review of the Secretariat’s decisions in accordance with point 9 of Annex III.
3.   The Management Board shall meet at least annually at the initiative of its Chair. It may also meet upon the request of one of its members.
4.   The Management Board shall decide by consensus.
Article 8
Secretariat
1.   The Secretariat shall be a joint operational structure set up to manage the functioning of the register. It shall be made up of the heads of unit, or equivalent, responsible for transparency issues in each signatory institution (‘heads of unit’) and their respective staff.
2.   One of the heads of unit shall be designated to act as ‘Coordinator’ by the Management Board for a renewable term of one year. The Secretariat shall operate under the coordination of the Coordinator.
The Coordinator shall represent the Secretariat and oversee its day-to-day work, in the common interest of the signatory institutions.
3.   The Secretariat shall:
(a)
report to the Management Board, prepare its meetings and assist it in its tasks;
(b)
establish guidelines for registrants, to ensure that this Agreement is applied consistently;
(c)
decide upon the eligibility of applicants and monitor the content of the register, with the aim of achieving an optimal level of data quality in the register, on the understanding, however, that registrants are ultimately responsible for the accuracy of the information they have provided;
(d)
provide helpdesk support to applicants and registrants;
(e)
carry out investigations and apply measures in accordance with Annex III;
(f)
undertake communication and awareness-raising actions aimed at stakeholders;
(g)
draft the annual report referred to in Article 13;
(h)
be responsible for IT development and maintenance of the register;
(i)
exchange best practice and experience with similar bodies concerning the transparency of interest representation;
(j)
carry out any other activities necessary for the implementation of this Agreement.
4.   The Secretariat shall decide by consensus of the heads of unit.
Article 9
Empowerment
The Management Board and the Secretariat shall carry out the tasks assigned to them pursuant to Articles 7 and 8 and, in carrying out those tasks, shall be empowered to adopt decisions on behalf of the signatory institutions.
Article 10
Resources
1.   The signatory institutions shall ensure that the necessary human, administrative, technical and financial resources are made available, including adequate staffing for the Secretariat, so as to ensure that implementation of this Agreement is effective.
2.   Without prejudice to point (b) of Article 7(2) and taking into due consideration the different size of the institutions’ establishment plans, the signatory institutions shall take the necessary steps to finance the maintenance, development and promotion of the register.
Article 11
Voluntary involvement of Union institutions, bodies, offices and agencies, other than the signatory institutions
1.   Union institutions, bodies, offices and agencies, other than the signatory institutions, may notify the Management Board of measures by means of which they decide to make certain activities conditional upon registration in the register, or of any complementary transparency measures that they take.
2.   Where the Management Board considers that the measures referred to in paragraph 1 are consistent with the objectives pursued by this Agreement, it may, with the Union institution, body, office or agency concerned, agree conditions under which that institution, body, office or agency may benefit from the Secretariat’s assistance and helpdesk support. Any measures notified under paragraph 1 shall be published on the website of the register.
Article 12
Voluntary involvement of Member States’ permanent representations
Member States may notify the Management Board of measures taken, in accordance with national law, by means of which they decide to make certain activities targeting their permanent representations conditional upon registration in the register, or of any complementary transparency measures that they take. Any measures so notified shall be published on the website of the register.
Article 13
Annual report
1.   The Management Board shall adopt an annual report on the functioning of the register during the preceding year.
2.   The annual report shall include:
(a)
a chapter on factual information on the register, its content and any changes concerning the register;
(b)
a chapter on the conditionality and complementary transparency measures, referred to in Article 5, which are in force.
3.   The Management Board shall submit the annual report to the signatory institutions and shall ensure that it is published on the website of the register.
Article 14
Review
1.   The signatory institutions shall assess the implementation of measures taken pursuant to Article 5 by 2 July 2022, and regularly thereafter, with a view, where appropriate, to making recommendations on the improvement and reinforcement of such measures.
2.   This Agreement shall be subject to a review no later than 2 July 2025.
Article 15
Final and transitional provisions
1.   This Agreement shall be of a binding nature for the signatory institutions.
2.   For the purposes of Article 9, each signatory institution commits to adopting a decision which shall read as follows:
‘The Management Board and the Secretariat shall be empowered to adopt on behalf of the [name of the institution] individual decisions concerning applicants and registrants, in accordance with the Interinstitutional Agreement of 20 May 2021 on a mandatory transparency register (
OJ L 207, 11.6.2021, p. 1
).’.
Those decisions shall enter into force on the date of entry into force of this Agreement.
3.   This Agreement shall replace the 2014 Agreement, the effects of which shall cease to apply from the date of entry into force of this Agreement.
4.   This Agreement shall enter into force on the twentieth day following that of its publication in the 
Official Journal of the European Union
.
5.   Registrants who were entered in the register before the date of entry into force of this Agreement shall, for a period of six months from the date of entry into force of this Agreement, be entitled to amend their registration to satisfy the new requirements resulting from this Agreement in order to remain on the register.
6.   Any investigations of alerts or complaints opened under the 2014 Agreement shall be carried out in accordance with the procedure laid down in that Agreement.
Done at Brussels, 20 May 2021.
For the European Parliament
The President
David Maria SASSOLI
For the Council
The President
Ana Paula ZACARIAS
For the Commission
On behalf of the President
Věra JOUROVÁ
(
1
)
  Agreement between the European Parliament and the European Commission on the transparency register for organisations and self-employed individuals engaged in EU policy-making and policy implementation (
OJ L 277, 19.9.2014, p. 11
.).
(
2
)
  
            
OJ L 56, 4.3.1968, p. 1
.
ANNEX I
CODE OF CONDUCT
Registrants shall operate in line with the rules and principles set out in this Annex. In particular, registrants shall:
(a)
in their relations with any of the signatory institutions and other Union institutions, bodies, offices or agencies (together referred to as ‘Union institutions’), always identify themselves by name, by registration number and by the entity or entities they work for or represent;
(b)
declare the interests and objectives they promote, and specify the clients or members whom they represent as well as, where applicable, the registration number of those clients or members;
(c)
not obtain or try to obtain information or decisions dishonestly or by use of undue pressure, improper behaviour or offensive language;
(d)
not abuse their registration for commercial gain or distort or misrepresent the effect of registration;
(e)
not damage the reputation of the register or cause prejudice to the Union institutions or use their logos without express authorisation;
(f)
ensure that the information that they provide upon registration, and subsequently administer in the framework of their covered activities, is complete, up-to-date, accurate and not misleading, and agree to that information being made available in the public domain;
(g)
respect, and avoid obstructing the implementation and application of, the relevant publicly available rules, codes and guidelines established by the Union institutions;
(h)
not induce Members of the European Parliament, members of the Commission or staff of the Union institutions to contravene the rules and standards of behaviour applicable to them;
(i)
if employing former Members of the European Parliament, members of the Commission or staff of the Union institutions, take the confidentiality requirements and rules applicable to those individuals after leaving the respective institution duly into account, with a view to preventing conflicts of interest;
(j)
where engaged in a client-intermediary relationship:
(i)
ensure that the parties in such a relationship are entered in the register; and
(ii)
as clients or intermediaries, ensure that the relevant information concerning the relationship entered in the register pursuant to Annex II is published;
(k)
where, for the purpose of carrying out covered activities, they outsource certain tasks to third parties that are not themselves registered, ensure that such parties adhere to ethical standards that are at least equivalent to those that apply to registrants;
(l)
present to the Secretariat, if requested, supporting material demonstrating their eligibility and the accuracy of the information submitted, and cooperate sincerely and constructively with the Secretariat;
(m)
acknowledge that they may be subject to the investigation procedures and, where applicable, measures provided for in Annex III;
(n)
take appropriate steps to ensure that any of their employees engaged in covered activities are informed about their commitment as registrants to observe this code of conduct;
(o)
inform the clients or members they represent in the framework of covered activities of their commitment as registrants to observe this code of conduct;
(p)
respect, and avoid obstructing, the specific access and security rules and arrangements established by the signatory institutions.
ANNEX II
INFORMATION TO BE ENTERED IN THE REGISTER
This Annex sets out the information that shall be available in the register. That information shall be provided by applicants or, as the case may be, registrants, except where it is entered automatically.
I.   
GENERAL INFORMATION
(a)
name of the entity; address of the head office and the office in charge of relations with the Union, if different from the head office; phone number; e-mail address 
(
1
)
; website;
(b)
form of the entity;
(c)
interests represented;
(d)
confirmation that the applicant operates in accordance with the code of conduct;
(e)
name of the person legally responsible for the entity and of the person in charge of relations with the Union;
(f)
an annual estimate of the full-time equivalents for the persons involved in covered activities according to the following percentages of a full-time activity: 10 %, 25 %, 50 %, 75 % or 100 %;
(g)
goals, remit, fields of interest and geographical level of engagement;
(h)
organisations of which the registrant is a member and entities with which the registrant is affiliated;
(i)
registrant’s members and/or affiliation with relevant networks and associations.
II.   
LINKS TO UNION INSTITUTIONS
(a)
Union legislative proposals, policies or initiatives targeted by the covered activities;
(b)
membership of Commission expert groups 
(
2
)
 and other Union supported forums and platforms;
(c)
membership or support of, or participation in, intergroups and other unofficial grouping activities organised on the European Parliament’s premises;
(d)
names of persons with authorisation to access the European Parliament’s premises 
(
3
)
.
III.   
FINANCIAL INFORMATION
Registrants, including intermediaries, shall declare the amount and source of any Union grants contributing to their operating costs. The amounts declared shall be in euros.
(a)
Registrants promoting their own interests or the collective interests of their members vis-à-vis any of the signatory institutions shall provide an up-to-date estimate of the annual costs related to covered activities according to the grid below. The estimate of annual costs shall cover a full year of operations and refer to the most recent financial year closed, as of the date of registration or the date of the annual update of the registration details.
Bracket size of annual costs, in euros:
< 10 000
10 000  – 24 999
25 000  – 49 999
50 000  – 99 999
100 000  – 199 999
200 000  – 299 999
300 000  – 399 999
400 000  – 499 999
500 000  – 599 999
600 000  – 699 999
700 000  – 799 999
800 000  – 899 999
900 000  – 999 999
1 000 000  – 1 249 999
1 250 000  – 1 499 999
1 500 000  – 1 749 999
1 750 000  – 1 999 999
2 000 000  – 2 249 999
2 250 000  – 2 499 999
2 500 000  – 2 749 999
2 750 000  – 2 999 999
3 000 000  – 3 499 999
3 500 000  – 3 999 999
4 000 000  – 4 499 999
4 500 000  – 4 999 999
5 000 000  – 5 499 999
5 500 000  – 5 999 999
6 000 000  – 6 499 999
6 500 000  – 6 999 999
7 000 000  – 7 999 999
8 000 000  – 8 999 999
9 000 000  – 9 999 999
≥ 10 000 000
Clients shall declare the intermediaries carrying out covered activities on their behalf and the cost for each individual intermediary according to the grid below. The estimate of annual costs shall cover a full year of operations and refer to the most recent financial year closed, as of the date of registration or the date of the annual update of the registration details.
Any current intermediaries that are not covered by the most recent financial year closed shall be declared separately by name.
Bracket size of representation costs per intermediary, in euros:
< 10 000
10 000  – 24 999
25 000  – 49 999
50 000  – 99 999
100 000  – 199 999
200 000  – 299 999
300 000  – 399 999
400 000  – 499 999
500 000  – 599 999
600 000  – 699 999
700 000  – 799 999
800 000  – 899 999
900 000  – 999 999
≥ 1 000 000
(b)
Intermediaries shall declare the estimated total annual revenue generated that is attributable to covered activities according to the grid below. The estimated total annual revenue generated shall cover a full year of operations and refer to the most recent financial year closed, as of the date of registration or the date of the annual update of the registration details.
Revenue from individual clients for covered activities shall also be listed according to the grid below, accompanied by an indication of the Union legislative proposals, policies or initiatives targeted by the covered activities:
Bracket size of revenue generated per client, in euros:
< 10 000
10 000  – 24 999
25 000  – 49 999
50 000  – 99 999
100 000  – 199 999
200 000  – 299 999
300 000  – 399 999
400 000  – 499 999
500 000  – 599 999
600 000  – 699 999
700 000  – 799 999
800 000  – 899 999
900 000  – 999 999
≥1 000 000
The estimated total annual revenue generated for covered activities shall be calculated automatically by the register based on the aggregate of the estimated revenue generated per client.
Intermediaries shall declare on the register the clients on behalf of whom covered activities are carried out.
Any current clients that are not covered by the most recent financial year closed shall be declared on the register separately by name.
(c)
Registrants that do not represent commercial interests shall provide the following financial information:
(i)
their total budget for the most recent financial year closed;
(ii)
their main sources of funding by category: Union funding, public financing, grants, donations, their members’ contributions etc.;
(iii)
the amount of each contribution they received exceeding 10 % of their total budget, if the contributions are above EUR 10 000, and the name of the contributor.
(
1
)
  Email address provided will not be published.
(
2
)
  Membership of expert groups shall be inserted in the register automatically. Registration shall not confer an automatic entitlement to such membership.
(
3
)
  Registrants can request authorisation for access to the European Parliament’s premises at the end of the registration process. The names of individuals who receive access passes to the European Parliament’s premises shall be automatically inserted in the register. Registration shall not confer an automatic entitlement to such an access pass.
ANNEX III
MONITORING, INVESTIGATIONS AND MEASURES
1.   
General principles
1.1.
The Secretariat may open an investigation on the basis of a complaint alleging that a registrant has not observed the code of conduct (‘non-observance’) as well as on its own initiative in the light of information that the registrant may be ineligible.
1.2.
An investigation is an administrative procedure involving the Secretariat and the registrant concerned, as well as, where the investigation was not opened on the Secretariat’s own initiative, the third party that lodged the complaint (‘complainant’).
1.3.
When an investigation has been opened, the Secretariat may suspend the registration concerned as a precaution. The Secretariat shall immediately inform the registrant concerned of its decision to suspend the registration, providing a reasoned explanation for its decision.
2.   
Admissibility of complaints
2.1.
Any natural or legal person may lodge a complaint with the Secretariat concerning a registrant’s alleged non-observance. Complaints shall be submitted in writing. In order to be admissible, the complaint shall:
(a)
identify the registrant concerned and clearly set out the details of the complaint;
(b)
provide the name and contact details of the complainant;
(c)
be lodged within one year of the alleged non-observance;
(d)
be supported by evidence demonstrating a reasonable probability of non-observance.
2.2.
Where a complaint is inadmissible, the Secretariat shall notify the complainant accordingly, providing a reasoned explanation for its decision.
3.   
Complaints procedure
3.1.
Following receipt of an admissible complaint, the Secretariat shall open an investigation and notify the complainant and the registrant concerned.
3.2.
The registrant concerned shall receive a copy of the complaint, including any annexes, and be asked to provide a reasoned response within 20 working days.
3.3.
The Secretariat shall take into account any reasoned response received under point 3.2, gather any relevant information, and draft a report on its findings.
3.4.
Where the report finds that the registrant concerned has not observed the code of conduct, the Secretariat shall notify the registrant accordingly. That notification may also contain:
(a)
instructions to remedy the non-observance within 20 working days of receipt of the notification; and
(b)
a formal warning that measures may be taken if the non-observance is not remedied or recurs.
3.5.
The Secretariat shall declare the registrant concerned eligible to remain on the register and close the investigation, where one of the following applies:
(a)
the alleged non-observance primarily concerns point (f) of the code of conduct and is remedied within 20 working days of receipt of the notification under point 3.1;
(b)
the report finds that the registrant has observed the code of conduct;
(c)
the registrant remedies the non-observance after being notified under point (a) of point 3.4;
(d)
a formal warning under point (b) of point 3.4 is deemed sufficient.
3.6.
The Secretariat shall declare the registrant concerned ineligible and close the investigation, where the report finds that the registrant has not observed the code of conduct and one of the following applies:
(a)
the registrant has not remedied the non-observance after being notified under point (a) of point 3.4;
(b)
a formal warning under point (b) of point 3.4 is deemed insufficient.
3.7.
Once the Secretariat has drafted its report, it shall provide the registrant concerned with a copy of that report upon request.
4.   
Monitoring and own-initiative investigations
4.1.
The Secretariat may request that registrants amend their registrations where it has reason to believe that those registrations do not accurately provide the information specified in Annex II.
4.2.
Where a request under point 4.1 is made, the Secretariat may suspend the registration concerned as a precaution.
4.3.
Where the registrant concerned does not cooperate sincerely and constructively, the Secretariat may remove from the register a registration that is subject to a request under point 4.1.
4.4.
The Secretariat may open an investigation on its own initiative in the light of information that a registrant may be ineligible.
4.5.
Where the Secretariat opens an investigation on its own initiative, it shall notify the registrant concerned and ask the registrant to provide a reasoned response within 20 working days.
4.6.
The Secretariat shall take into account any reasoned response received under point 4.5, gather any relevant information, and draft a report on its findings.
4.7.
Where the report finds that the registrant concerned is ineligible, the Secretariat shall notify the registrant accordingly. That notification may also contain:
(a)
instructions to remedy the ineligibility within 20 working days of receipt of the notification; and
(b)
a formal warning that measures may be imposed if the ineligibility is not remedied or recurs.
4.8.
The Secretariat shall declare the registrant concerned eligible and close the investigation, where one of the following applies:
(a)
the investigation primarily concerns a suspected absence of covered activities and the registrant concerned demonstrates, within 20 working days of receipt of the notification under point 4.5, that they carry out covered activities;
(b)
the report finds that the registrant is eligible;
(c)
the registrant remedies the ineligibility after being notified under point (a) of point 4.7;
(d)
a formal warning under point (b) of point 4.7 is deemed sufficient.
4.9.
The Secretariat shall declare the registrant concerned ineligible and close the investigation where the investigation primarily concerns a suspected absence of covered activities and the registrant concerned does not demonstrate, within 20 working days of receipt of the notification under point 4.5, that they carry out covered activities.
4.10.
The Secretariat shall declare the registrant concerned ineligible and close the investigation where the report referred to in point 4.6 finds that the registrant is ineligible and one of the following applies:
(a)
the registrant does not remedy the ineligibility after being notified under point (a) of point 4.7;
(b)
a formal warning under point (b) of point 4.7 is deemed insufficient.
4.11.
Once the Secretariat has drafted its report, it shall provide the registrants concerned with a copy of that report upon request.
5.   
Cooperation with the Secretariat during investigations
5.1.
The Secretariat shall, where necessary, request the parties to an investigation to provide information relevant to the investigation within 20 working days of the request. The parties concerned may indicate which information provided by them should be considered sensitive.
5.2.
The Secretariat may decide to hear the parties to an investigation.
5.3.
The Secretariat may decide to extend the deadlines set in accordance with this Annex, where requested by registrants and justified by reasonable grounds. That decision may also involve suspending the registration concerned for the duration of the investigation.
5.4.
If the Secretariat considers that a registrant concerned by an investigation is not cooperating sincerely and constructively in the investigation, it may, after having given the registrant the possibility to make their views known in writing, close the investigation and remove the registration concerned from the register.
6.   
Right to be heard
The registrant shall have the possibility to make known their own views in writing before any decision establishing ineligibility is taken.
7.   
Decision
7.1.
The Secretariat shall close an investigation with a reasoned decision. The Secretariat shall notify the parties concerned in writing of that decision. That decision shall specify whether ineligibility was established. Where applicable, the decision shall also specify the form of ineligibility and what measure was taken by the Secretariat as well as the relevant remedies.
7.2.
Where the Secretariat establishes that a registrant is ineligible in accordance with point 7.1, it shall remove the registration concerned from the register.
7.3.
The Secretariat may consider a request to reopen an investigation up to 20 working days after the parties concerned have been informed of its decision.
7.4.
An investigation may only be reopened where information that was available before the Secretariat made its decision was, through no fault or oversight of the party making the request under point 7.3, not considered by the Secretariat when it made its decision.
8.   
Measures
8.1.
Where the Secretariat removes a registration under point 7.2 due to it having established that the ineligibility relates to non-observance, it may also, where appropriate in the light of the seriousness of the non-observance:
(a)
prohibit the interest representative concerned from registering again for a period of between 20 working days and two years; and
(b)
publish the measure taken on the website of the register.
8.2.
When deciding on the severity of the measure taken pursuant to point 8.1, the Secretariat shall duly take into account the relevant circumstances of an investigation, in the light of the objectives pursued by this Agreement.
8.3.
Interest representatives subject to a prohibition under point (a) of point 8.1 may not register again until the period of removal has expired and the registrant has satisfactorily remedied the grounds that led to the removal.
9.   
Review
9.1.
Registrants that are subject to measures taken under point 8.1 may lodge a reasoned request for review by the Management Board.
9.2.
The request for review shall be sent to the Secretariat within 20 working days of receipt of the notification of the measure taken by the Secretariat.
9.3.
Requests for review submitted in accordance with points 9.1 and 9.2 shall be forwarded to the Chair of the Management Board, who may refer the case to the full Management Board where appropriate or where requested by one of the other members of the Management Board.
9.4.
A request for review shall not suspend the measure taken by the Secretariat, unless the Management Board decides otherwise on the basis of specific grounds set out in the request for review.
9.5.
The Chair of the Management Board shall notify the registrants concerned of the Management Board’s decision on the review within 40 working days of receipt of the request for review.
10.   
Remedies
Registrants that are not satisfied with a decision of the Management Board under point 9 may appeal to the Court of Justice of the European Union in accordance with Article 263 TFEU or submit a complaint to the European Ombudsman in accordance with Article 228 TFEU.

Summary:
Lobbying regulation — the EU mandatory transparency register
SUMMARY OF:
Interinstitutional Agreement on a mandatory transparency register
WHAT IS THE AIM OF THE AGREEMENT?
The agreement aims to reinforce a common transparency culture and set high standards of transparent and ethical interest representation at the 
European Union
 (EU) level by establishing:
a joint framework for cooperation between the 
European Parliament
, the 
Council
 and the 
European Commission
 (‘the signatory institutions’) regarding their dealings with interest representatives
1
;
a 
transparency register
 (‘the register’), in which interest representatives must register in order to be able to carry out certain interest representation activities (principle of conditionality);
a 
code of conduct
 that interest representatives must observe and 
information requirements
 that they must comply with in order to be eligible for registration;
a procedure for monitoring the application of the code of conduct, investigating alleged violations of that code and taking action in the event of non-observance.
KEY POINTS
The agreement:
applies to various activities (‘covered activities’) carried out by interest representatives to influence the formulation or implementation of EU policy or legislation, or the decision-making processes of the signatory institutions or other EU 
institutions
, bodies, offices and 
agencies
;
identifies 
covered activities
 including: 
organising or participating in meetings, conferences and events, and engaging in any similar contacts with EU institutions,
contributing to, or participating in, consultations, hearings or similar initiatives,
organising communication campaigns, platforms, networks and grassroots initiatives,
preparing or commissioning policy and position papers, amendments, opinion polls, surveys, open letters, other communication or information material, or commissioning and carrying out research;
exempts a range of activities
, such as: 
the provision of legal and other professional advice to clients in specific circumstances,
activities by employers and trade unions acting as participants in 
social dialogue
,
activities carried out by individuals acting in a strictly personal capacity and not in association with others,
spontaneous, purely private or social meetings and meetings taking place in the context of an administrative procedure established by the 
treaties
 or 
legal acts
 of the EU;
does not apply to the activities of the following bodies: 
EU Member State
 public authorities, including their national and subnational embassies and permanent representations,
intergovernmental organisations and their agencies and bodies;
does not apply either, subject to some exceptions, to activities of the following bodies: 
EU, national or subnational associations and networks of public authorities,
public authorities, including diplomatic missions and embassies, of non-EU countries,
political parties,
churches and religious associations or communities, and philosophical and non-confessional organisations.
The signatory institutions agree to apply the 
principle of conditionality
, whereby registration in the register is a necessary precondition for interest representatives to be able to carry out certain covered activities. To that end, they adopt conditionality measures by means of individual decisions on the basis of their powers of internal organisation. The signatory institutions may further adopt 
complementary transparency measures
 to encourage registration and strengthen the joint framework.
Interest representatives
 that apply to be entered in the register must:
provide a wide range of information listed in Annex II to the agreement and agree to make that information publicly available, notably: 
their name, contact details, staff numbers, legal representative and interests represented, along with the organisations or entities of which the registrant is a member and the registrant’s members,
the EU legislative proposals, policies or initiatives they target, membership of Commission expert groups and other EU-supported forums and platforms or of intergroups or other unofficial groupings of Members of the European Parliament (MEPs),
financial information, including, within specific bands, annual costs of their activities, costs for intermediaries carrying out activities on their behalf, revenue from individual clients (for intermediaries) or total budget and sources of funding (for registrants that do not represent commercial interests);
observe the code of conduct
 set out in Annex I to the agreement, with its 16 rules and principles, which requires that registrants: 
declare the interests and objectives they promote and specify the clients or members whom they represent,
not obtain or try to obtain information dishonestly or persuade MEPs, members of the Commission or EU staff to break the rules and standards of behaviour applicable to them,
not abuse their registration for commercial gain,
ensure the information they provide for registration purposes is complete, up to date and accurate.
The agreement establishes:
a 
management board of the register
 — consisting of the secretaries-general of the signatory institutions — to: 
determine the register’s priorities and the budget and share required for the implementation of those priorities,
adopt an annual report and oversee the overall implementation of the agreement;
a 
secretariat of the register
 — consisting of the heads of unit responsible for transparency issues in the signatory institutions and their staff — to manage the register, which involves: 
establishing guidelines for registrants and providing help-desk support to applicants and registrants,
deciding upon the eligibility of applicants and monitoring the content of the register,
carrying out investigations and applying measures in accordance with the procedure in Annex III to the agreement.
The management board and the secretariat of the register are empowered to adopt, on behalf of the signatory institutions, individual decisions concerning applicants and registrants.
The signatory institutions ensure the secretariat of the register has the necessary human, administrative, technical and financial resources.
Other EU institutions, bodies, offices and agencies and Member States (for their permanent representations) may notify the management board of the register of measures they take to make certain activities conditional upon registration in the register or of any complementary transparency measures they take on a voluntary basis.
Conditionality and complementary transparency measures adopted by the signatory institutions and other EU institutions, bodies, offices or agencies or Member States (for their permanent representations) are made public on the 
website
 of the register.
The agreement replaces its 2014 predecessor and will be reviewed no later than 
2 July 2025
.
FROM WHEN DOES THE AGREEMENT ENTER INTO FORCE?
It has been in force since 
1 July 2021
.
BACKGROUND
The agreement is complemented by a 
political statement
 of the European Parliament, the Council and the Commission: 
recognising the importance of the principle of conditionality and emphasising the aim of the three institutions’ coordinated approach, namely to reinforce a common transparency culture, while setting high standards of transparent and ethical interest representation at the EU level;
listing the conditionality and complementary transparency measures already in place for each of the signatory institutions that are acknowledged to be consistent with the agreement.
In addition, the Council adopted a 
decision
 on 
6 May 2021
 establishing the rules for contact between its general secretariat and interest representatives.
The agreement replaces a 2014 
agreement
 between the European Parliament and the Commission (the Council was an observer) on a transparency register for organisations and self-employed individuals engaged in EU policymaking and policy implementation.
It expands the scope of the previous register and makes the registration of interest representatives in the transparency register a prerequisite for certain interest representation activities, such as meeting certain decision-makers or staff of the signatory institutions or getting access to the institutions’ premises.
For further information, see:
Transparency register
 (European Commission).
KEY TERMS
Interest representative.
 Any natural or legal person, formal or informal group, association or network engaged in lobbying (described as ‘covered activities’ in the agreement).
MAIN DOCUMENT
Interinstitutional Agreement of 
20 May 2021
 between the European Parliament, the Council of the European Union and the European Commission on a 
mandatory transparency register
 (OJ L 207, 
11.6.2021
, 
pp. 1–17
).
RELATED DOCUMENTS
Political statement
 of the European Parliament, the Council of the European Union and the European Commission on the occasion of the adoption of the Interinstitutional Agreement on a Mandatory Transparency Register (OJ L 207, 
11.6.2021
, 
p. 18
).
Council Decision (EU) 
2021/929
 of 
6 May 2021
 on the regulation of contacts between the General Secretariat of the Council and interest representatives (OJ L 207, 
11.6.2021
, 
pp. 19–21
).
last update 
29.9.2021

--- DANISH ---

Document:
11.6.2021
DA
Den Europæiske Unions Tidende
L 207/1
INTERINSTITUTIONEL AFTALE
af 20. maj 2021
mellem Europa-Parlamentet, Rådet for Den Europæiske Union og Europa-Kommissionen om et obligatorisk åbenhedsregister
EUROPA-PARLAMENTET, RÅDET FOR DEN EUROPÆISKE UNION OG EUROPA-KOMMISSIONEN HAR —
under henvisning til traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde, særlig artikel 295,
under henvisning til traktaten om oprettelse af Det Europæiske Atomenergifællesskab, særlig artikel 106a, og
ud fra følgende betragtninger:
(1)
Europa-Parlamentet, Rådet for Den Europæiske Union og Europa-Kommissionen (»de underskrivende institutioner«) fører en åben, gennemsigtig og regelmæssig dialog med repræsentative sammenslutninger og civilsamfundet i overensstemmelse med traktaten om Den Europæiske Union (TEU), særlig artikel 11, stk. 1 og 2.
(2)
Denne dialog gør det muligt for interessenter at fremlægge deres synspunkter om beslutninger, der kan berøre dem, og dermed bidrage effektivt til det grundlag, som politiske forslag bygger på. Kontakten med interessenter forbedrer kvaliteten af beslutningsprocessen ved at give mulighed for indgivelse af synspunkter og ekspertise.
(3)
Åbenhed og ansvarlighed er afgørende for at bevare EU-borgernes tillid til legitimiteten af Unionens politiske, lovgivningsmæssige og administrative processer.
(4)
De underskrivende institutioner anerkender betydningen af at samordne deres tilgang gennem vedtagelse af en fælles ramme for deres samarbejde for yderligere at fremme en åben og etisk interesserepræsentation.
(5)
Åbenhed vedrørende interesserepræsentationen er særligt vigtig for at give borgerne mulighed for at følge interesserepræsentanternes aktiviteter og være opmærksomme på disses potentielle indflydelse, herunder indflydelse udøvet gennem finansiel støtte og sponsorering. En sådan åbenhed sikres bedst ved hjælp af en adfærdskodeks, som indeholder de regler og principper, der skal overholdes af interesserepræsentanter, der tilmelder sig et åbenhedsregister (»registret«).
(6)
I betragtning af de positive erfaringer med åbenhedsregistret for organisationer og selvstændige, der deltager i udformningen og gennemførelsen af Unionens politikker, som blev oprettet ved aftalen mellem Europa-Parlamentet og Kommissionen af 16. april 2014 
(
1
)
 (»2014-aftalen«), mener de underskrivende institutioner, at anvendelsesområdet for 2014-aftalen bør udvides.
(7)
Det er nødvendigt at gøre registret obligatorisk ved gennem individuelle afgørelser, der er truffet af hver af de underskrivende institutioner, at indføre foranstaltninger med tilsvarende virkning, som for interesserepræsentanterne gør optagelse i registret til en nødvendig forudsætning for at kunne udføre visse former for interesserepræsentationsaktiviteter.
(8)
For yderligere at styrke den fælles ramme og bygge videre på de fremskridt, der er gjort med hensyn til at etablere en fælles åbenhedskultur, bør de underskrivende institutioner på registrets websted offentliggøre konditionalitetsforanstaltninger og supplerende gennemsigtighedsforanstaltninger, som de har indført for at fremme registrering, såsom dedikerede mailservicelister, anbefalinger om, at visse beslutningstagere kun mødes med registrerede interesserepræsentanter eller offentliggørelse af oplysninger om møder mellem visse beslutningstagere og interesserepræsentanter.
(9)
For at fremme denne aftale ud over de underskrivende institutioner bør den indføre ordninger, der gør det muligt for andre EU-institutioner, -organer, -kontorer og -agenturer end de underskrivende institutioner, og medlemsstaternes faste repræsentationer, som på frivillig basis ønsker at anvende principperne i den fælles ramme, at få bistand fra registrets sekretariat og støtte fra dets helpdesk.
(10)
For at undgå unødvendige administrative byrder og i overensstemmelse med gældende praksis med hensyn til registrering bør aktiviteter, der udføres af interesserepræsentanter udelukkende på vegne af en sammenslutning eller et netværk, som de er en del af, betragtes som aktiviteter i dette netværk eller denne sammenslutning.
(11)
Aktiviteter udøvet af medlemsstaternes offentlige myndigheder, samt af enhver sammenslutning eller ethvert netværk af sådanne offentlige myndigheder, der handler på medlemsstaternes vegne på EU-plan, nationalt plan eller subnationalt plan, bør ikke være omfattet af denne aftale, selv om sammenslutninger og netværk af offentlige myndigheder på EU-plan, nationalt plan eller subnationalt plan, der deltager i interesserepræsentationsaktiviteter, bør kunne registreres.
(12)
Praksis med at vedtage en årlig rapport om registrets funktion bør opretholdes som et redskab til at sikre en passende synlighed for de underskrivende institutioners koordinerede tilgang og til at styrke borgernes tillid. Indholdet af årsberetningen bør udvides til at omfatte konditionalitetsforanstaltninger og supplerende åbenhedsforanstaltninger, der iværksættes af de underskrivende institutioner.
(13)
Registrets funktion må ikke berøre nogen af de underskrivende institutioners kompetenceområder eller påvirke deres respektive beføjelser i forbindelse med deres interne organisation.
(14)
Under udøvelsen af deres respektive beføjelser inden for deres interne organisation bør de underskrivende institutioner i overensstemmelse med denne aftale delegere beføjelsen til at handle på deres vegne til registrets sekretariat og bestyrelse, hvad angår vedtagelse af individuelle afgørelser vedrørende ansøgere og registrerede. De underskrivende institutioner bør alle være sagsøgte i eventuelle retssager, der anlægges ved Den Europæiske Unions Domstol mod endelige afgørelser af registrets bestyrelse, som har en negativ indvirkning på ansøgere eller registrerede.
(15)
De underskrivende institutioner bør gensidigt og loyalt samarbejde om gennemførelsen af denne aftale.
(16)
Enhver af de underskrivende institutioner bør kunne føre andre politikker for god ledelse og åbenhed uden for rammerne af denne aftale, i det omfang sådanne politikker ikke griber ind i gennemførelsen af og de mål, der forfølges, ved denne aftale.
(17)
Denne aftale berører ikke udøvelsen af rettigheder i henhold til artikel 11, stk. 4, i TEU om det europæiske borgerinitiativ og artikel 227 i traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde (TEUF) om retten til at indgive andragender til Europa-Parlamentet —
INDGÅET FØLGENDE AFTALE:
Artikel 1
Formål og anvendelsesområde
Denne aftale fastlægger rammer og arbejdsprincipper for en koordineret indsats fra de underskrivende institutioners side med hensyn til åbenhed og etisk interesserepræsentation.
Ved individuelle beslutninger, der træffes på grundlag af deres interne organisationsbeføjelser, er de underskrivende institutioner enige om at gennemføre den i første stykke omhandlede samordnede fremgangsmåde for så vidt angår de aktiviteter, der er omfattet af denne aftale (»omfattede aktiviteter«), og at fastlægge de omfattede aktiviteter, som de beslutter at gøre betinget af registrering i registret.
Artikel 2
Definitioner
I denne aftale forstås ved:
a)
»interesserepræsentant«: enhver fysisk eller juridisk person eller formel eller uformel sammenslutning, forening eller netværk, der deltager i omfattede aktiviteter
b)
»ansøger«: enhver interesserepræsentant, der ansøger om optagelse i registret
c)
»registreret«: enhver interesserepræsentant, der har ladet sig opføre i registret
d)
»klient«: enhver interesserepræsentant, der har indgået en kontrakt med en mellemmand med henblik på, at mellemmanden fremmer denne interesserepræsentants interesser ved at udføre omfattede aktiviteter
e)
»mellemmand«: enhver interesserepræsentant, der fremmer en klients interesser ved at udføre omfattede aktiviteter
f)
»klient-mellemmand-forhold«: ethvert kontraktforhold mellem en klient og en mellemmand vedrørende udførelsen af omfattede aktiviteter
g)
»personale«: personale, der er omfattet af vedtægten for tjenestemænd i Den Europæiske Union og ansættelsesvilkårene for øvrige ansatte i Unionen, jf. Rådets forordning (EØF, Euratom, EKSF) nr. 259/68 
(
2
)
 og ansat i en af de underskrivende institutioner, uanset hvilken kategori de pågældende tilhører
h)
»konditionalitet«: det princip, at registrering i registret er en nødvendig forudsætning for, at interesserepræsentanter kan udføre visse omfattede aktiviteter.
Artikel 3
Omfattede aktiviteter
1.   Denne aftale omfatter aktiviteter, der udføres af interesserepræsentanter med henblik på at påvirke udformningen eller gennemførelsen af politikker eller lovgivning eller beslutningsprocesserne i de underskrivende institutioner eller andre EU-institutioner, -organer, -kontorer og -agenturer (samlet benævnt »EU-institutionerne«), jf. dog artikel 4.
2.   De i stk. 1 omhandlede omfattede aktiviteter omfatter navnlig:
a)
tilrettelæggelse eller deltagelse i møder, konferencer eller arrangementer samt deltagelse i lignende kontakter med Unionens institutioner
b)
bidrag til eller deltagelse i konsultationer, høringer eller andre lignende initiativer
c)
tilrettelæggelse af kommunikationskampagner, platforme, netværk og initiativer på græsrodsniveau
d)
udarbejdelse eller bestilling af politik- og positionspapirer, ændringsforslag, meningsmålinger og opinionsundersøgelser, åbne breve og andet kommunikations- eller informationsmateriale samt bestilling og gennemførelse af undersøgelser.
Artikel 4
Aktiviteter, der ikke er omfattet
1.   Denne aftale finder ikke anvendelse på følgende aktiviteter:
a)
ydelse af juridisk og anden faglig rådgivning, når:
i)
den består i repræsentation af klienter i forbindelse med en forligs- eller mæglingsprocedure, der har til formål at forhindre, at en tvist bliver indbragt for domstolene eller en administrativ instans
ii)
rådgivningen ydes til klienter med henblik på at hjælpe dem med at sikre, at deres aktiviteter overholder eksisterende juridiske rammer, eller
iii)
den består i at repræsentere klienter og beskytte deres grundlæggende eller processuelle rettigheder såsom retten til at blive hørt, retten til en retfærdig rettergang og retten til forsvar i administrative sager og omfatter aktiviteter, der udføres af advokater eller af andre fagfolk, der er involveret i repræsentation af klienter, og beskyttelse af deres grundlæggende eller processuelle rettigheder
b)
fremsættelse af anbringender som part eller tredjepart i forbindelse med en retlig eller administrativ procedure i henhold til EU-retten eller i henhold til international lovgivning, der finder anvendelse på Unionen, og anbringender, der er baseret på et kontraktforhold med en af de underskrivende institutioner eller på en tilskudsaftale finansieret af EU-midler
c)
aktiviteter med deltagelse af arbejdsmarkedets parter i den sociale dialog i henhold til artikel 152 i TEUF
d)
fremsættelse af anbringender som svar på direkte og specifikke anmodninger fra en af Unionens institutioner, deres repræsentanter eller ansatte om faktuelle oplysninger, data eller ekspertise
e)
aktiviteter, der udføres af fysiske personer, der udelukkende handler på egne vegne og ikke sammen med andre
f)
spontane møder, møder af rent privat eller social karakter og møder, der finder sted inden for rammerne af en administrativ procedure, der er fastlagt i TEU eller TEUF eller EU-retsakter.
2.   Denne aftale omfatter ikke aktiviteter, der udføres af følgende organer:
a)
offentlige myndigheder i medlemsstaterne, herunder deres faste repræsentationer og ambassader, på nationalt og subnationalt plan
b)
sammenslutninger og netværk af offentlige myndigheder på EU-plan, nationalt eller subnationalt plan, forudsat at de udelukkende handler på vegne af de relevante offentlige myndigheder
c)
mellemstatslige organisationer, herunder agenturer og organer, der hører under disse
d)
offentlige myndigheder i tredjelande, herunder deres diplomatiske missioner og ambassader, med undtagelse af tilfælde, hvor sådanne myndigheder repræsenteres af juridiske enheder, kontorer eller netværk uden diplomatisk status eller gennem en mellemmand
e)
politisk partier, med undtagelse af organisationer, der er oprettet af eller tilknyttet politiske partier
f)
kirker, religiøse sammenslutninger eller samfund samt filosofiske og konfessionsløse organisationer som omhandlet i artikel 17 i TEUF, med undtagelse af kontorer, juridiske enheder eller netværk, der er oprettet til at repræsentere kirker, religiøse samfund eller filosofiske og konfessionsløse organisationer i deres forbindelser med Unionens institutioner samt sammenslutninger af sådanne.
Artikel 5
Konditionalitetsforanstaltninger og supplerende åbenhedsforanstaltninger
1.   De underskrivende institutioner forpligter sig til at overholde konditionalitetsprincippet, som de gennemfører ved individuelle afgørelser på grundlag af deres interne organisationsbeføjelser.
2.   Når de underskrivende institutioner indfører konditionalitetsforanstaltninger eller supplerende åbenhedsforanstaltninger for at fremme registreringen og styrke den fælles ramme som fastlagt ved denne aftale, sikrer de, at sådanne foranstaltninger er i overensstemmelse med denne aftale, og at de styrker målet for den koordinerede tilgang som omhandlet i artikel 1, nemlig at fastsætte en høj standard for en gennemsigtig og etisk interesserepræsentation på EU-plan.
3.   Konditionalitetsforanstaltningerne og de supplerende åbenhedsforanstaltninger indført af de underskrivende institutioner offentliggøres på registrets websted, som regelmæssigt ajourføres.
Artikel 6
Berettigelse til optagelse og adfærdskodeks
1.   Ansøgere, der indgiver en fuldstændig ansøgning om registrering, er berettiget til optagelse i registret, hvis de udfører omfattede aktiviteter og overholder adfærdskodeksen i bilag I (»adfærdskodeks«).
2.   Ved indgivelsen af en ansøgning om registrering skal ansøgere afgive de i bilag II anførte oplysninger og acceptere, at oplysningerne gøres offentligt tilgængelige.
3.   Ansøgerne kan blive anmodet om at dokumentere, at de er berettigede til optagelse i registret, og at de oplysninger, de har indsendt, er korrekte.
4.   Registrets sekretariat (»sekretariatet«) aktiverer en ansøgers registrering, når ansøgerens berettigelse til optagelse er fastslået, og registreringen anses for at opfylde kravene i bilag II.
5.   Når en ansøgers registrering er blevet aktiveret, kan ansøgeren betragte sig som registreret.
6.   Sekretariatet overvåger registreringerne og vurderer de registreredes fortsatte berettigelse til at være optaget og overholdelse af adfærdskodeksen i overensstemmelse med procedurerne i bilag III.
7.   Sekretariatet kan foretage undersøgelser på grundlag af en klage, hvori det hævdes, at en registreret ikke har overholdt adfærdskodeksen, samt på eget initiativ på grundlag af oplysninger om, at den registrerede måske ikke længere kan opfylde kravene til berettigelse til optagelse i henhold til stk. 1.
8.   I forbindelse med sekretariatets overvågning eller undersøgelse skal de registrerede navnlig:
a)
om nødvendigt fremlægge dokumentation for, at oplysningerne afgivet ved registreringen fortsat er korrekte, samt
b)
samarbejde oprigtigt og konstruktivt i overensstemmelse med procedurerne fastsat i bilag III.
Artikel 7
Bestyrelsen
1.   Registrets bestyrelse (»bestyrelsen«) består af generalsekretærerne for de underskrivende institutioner, som varetager formandskabet på skift i et år.
2.   Bestyrelsen:
a)
overvåger den overordnede gennemførelse af denne aftale
b)
fastlægger de årlige prioriteter for registret samt budgetoverslagene og den andel, der er nødvendig for gennemførelsen af disse prioriteter
c)
giver sekretariatet generelle instrukser
d)
godkender årsrapporten omhandlet i artikel 13
e)
undersøger og træffer afgørelse om begrundede anmodninger om gennemgang af sekretariatets afgørelser i overensstemmelse med punkt 9 i bilag III.
3.   Bestyrelsen træder sammen mindst én gang om året på formandens initiativ. Den kan ligeledes mødes efter anmodning fra et af sine medlemmer.
4.   Bestyrelsen træffer afgørelse ved konsensus.
Artikel 8
Sekretariat
1.   Sekretariatet er en fælles operationel struktur, der er oprettet for at styre registrets funktion. Det består af kontorcheferne eller andre på tilsvarende niveau, som er ansvarlige for åbenhedsspørgsmål i hver af de underskrivende institutioner (»kontorchefer«), og deres respektive personale.
2.   En af kontorcheferne udpeges af bestyrelsen til at fungere som »koordinator« for en periode på et år, der kan forlænges. Sekretariatet fungerer inden for rammerne af den koordinering, der forestås af koordinatoren.
Koordinatoren repræsenterer sekretariatet og fører tilsyn med det daglige arbejde i de underskrivende institutioners fælles interesse.
3.   Sekretariatet:
a)
aflægger beretning til bestyrelsen, forbereder dennes møder og bistår den i dens opgaver
b)
fastlægger retningslinjer for de registrerede for at sikre, at denne aftale anvendes konsekvent
c)
træffer afgørelse om ansøgernes berettigelse til at blive optaget og overvåger registrets indhold med henblik på at opnå så høj en datakvalitet i registret som muligt, idet det dog er underforstået, at de registrerede i sidste ende er ansvarlige for nøjagtigheden af de oplysninger, de har afgivet
d)
yder helpdesk-support til ansøgere og registrerede
e)
foretager undersøgelser og iværksætter foranstaltninger i overensstemmelse med bilag III
f)
påtager sig kommunikations- og oplysningsforanstaltninger rettet mod berørte parter
g)
udarbejder udkast til årsrapporten omhandlet i artikel 13
h)
er ansvarligt for IT-udvikling og vedligeholdelse af registret
i)
udveksler bedste praksis og erfaringer med lignende organer om åbenhed i interesserepræsentationen
j)
udfører alle andre aktiviteter, der er nødvendige for gennemførelsen af denne aftale.
4.   Sekretariatet træffer afgørelse ved konsensus blandt kontorcheferne.
Artikel 9
Bemyndigelse
Bestyrelsen og sekretariatet varetager de opgaver, der er pålagt dem i henhold til artikel 7 og 8, og er i forbindelse med udførelsen af disse opgaver bemyndiget til at træffe afgørelser på de underskrivende institutioners vegne.
Artikel 10
Ressourcer
1.   De underskrivende institutioner sikrer, at de nødvendige menneskelige, administrative, tekniske og finansielle ressourcer stilles til rådighed, herunder tilstrækkeligt personale til sekretariatet, der sikrer effektiv gennemførelse af denne aftale.
2.   Med forbehold af artikel 7, stk. 2, litra b), og under behørig hensyntagen til de forskelige størrelser af institutionernes stillingsfortegnelser træffer de underskrivende institutioner de nødvendige foranstaltninger til finansiering af vedligeholdelse, udvikling og fremme af registret.
Artikel 11
Frivillig deltagelse af andre EU-institutioner, -organer, -kontorer og -agenturer end de underskrivende institutioner
1.   Andre EU-institutioner, -organer, -kontorer og -agenturer end de underskrivende institutioner kan underrette bestyrelsen om de foranstaltninger, gennem hvilke de beslutter at betinge visse aktiviteter af registrering i registret eller af eventuelle supplerende åbenhedsforanstaltninger, som de træffer.
2.   Hvis bestyrelsen finder, at de i stk. 1 omhandlede foranstaltninger er i overensstemmelse med de mål, der forfølges ved denne aftale, kan den aftale med den eller det pågældende institution, organ, kontor eller agentur, på hvilke betingelser institutionen, organet, kontoret eller agenturet kan få bistand fra sekretariatet og helpdesk-support. Foranstaltninger, der er meddelt efter stk. 1, offentliggøres på registrets hjemmeside.
Artikel 12
Frivillig deltagelse af medlemsstaternes faste repræsentationer
Medlemsstaterne kan indgive meddelelse til bestyrelsen om foranstaltninger truffet i henhold til national lovgivning, hvorved de har gjort visse aktiviteter, der retter sig mod deres faste repræsentationer, betinget af optagelse i registret, eller om supplerende åbenhedsforanstaltninger, som de træffer. Sådanne meddelte foranstaltninger offentliggøres på registrets hjemmeside.
Artikel 13
Årsberetning
1.   Bestyrelsen vedtager en årlig beretning om registrets funktion i det foregående år.
2.   Årsberetningen omfatter:
a)
et kapitel om de faktiske oplysninger i registret, dets indhold og eventuelle ændringer vedrørende registret
b)
et kapitel om den i artikel 5 omhandlede konditionalitetsforanstaltninger og supplerende åbenhedsforanstaltninger, som er i kraft.
3.   Bestyrelsen forelægger hvert år sin beretning for de underskrivende institutioner og sikrer, at den offentliggøres på registrets hjemmeside.
Artikel 14
Revision
1.   De underskrivende institutioner vurderer gennemførelsen af foranstaltninger, der er iværksat i henhold til artikel 5, senest den 2. juli 2022 og derefter regelmæssigt med henblik på, hvor det er relevant, at fremsætte henstillinger om forbedring og styrkelse af sådanne foranstaltninger.
2.   Denne aftale revideres senest den 2. juli 2025.
Artikel 15
Afsluttende bestemmelser og overgangsbestemmelser
1.   Denne aftale er bindende for de underskrivende institutioner.
2.   Med henblik på anvendelsen af artikel 9 forpligter hver af de underskrivende institutioner sig til at træffe en afgørelse med følgende ordlyd:
»Bestyrelsen og sekretariatet er bemyndiget til på vegne af [institutionens navn] at træffe individuelle afgørelser vedrørende ansøgere og registrerede i overensstemmelse med den interinstitutionelle aftale af 20. maj 2021 om et obligatorisk åbenhedsregister (
EUT L 207 af 11.6.2021, s. 1
).«.
Disse afgørelser træder i kraft på datoen for denne aftales ikrafttræden.
3.   Denne aftale erstatter 2014-aftalen, hvis virkninger ophører med at gælde fra datoen for denne aftales ikrafttræden.
4.   Denne aftale træder i kraft på tyvendedagen efter offentliggørelsen i 
Den Europæiske Unions Tidende
.
5.   Registrerede, der blev optaget i registret inden datoen for denne aftales ikrafttræden, har i en periode på seks måneder fra datoen for denne aftales ikrafttræden ret til at ændre deres registrering for at opfylde de nye krav til at være registreret, der følger af denne aftale.
6.   Undersøgelser efter indberetninger eller klager, der er indledt i henhold til 2014-aftalen, udføres i overensstemmelse med proceduren fastlagt i nævnte aftale.
Udfærdiget i Bruxelles, 20. maj 2021
På Europa-Parlamentets vegne
D.M. SASSOLI
Formand
På Rådets vegne
A.P. ZACARIAS
Formand
På Kommissionens vegne
V. JOUROVÁ
På Formandens vegne
(
1
)
  Aftale mellem Europa-Parlamentet og Europa-Kommissionen om et åbenhedsregister for organisationer og selvstændige, der deltager i udformningen og gennemførelsen af EU's politikker (
EUT L 277 af 19.9.2014, s. 11
).
(
2
)
  
            
EFT L 56 af 4.3.1968, s. 1
.
BILAG I
ADFÆRDSKODEKS
Registrerede skal handle i overensstemmelse med de regler og principper, der er fastsat i dette bilag. De registrerede:
a)
skal navnlig i deres forbindelser med en af de underskrivende institutioner og andre EU-institutioner, -organer, -kontorer eller -agenturer (samlet benævnt »EU-institutioner«) altid identificere sig selv ved navn, registreringsnummer og ved den eller de enheder, de arbejder for eller repræsenterer
b)
skal navnlig oplyse de interesser og mål, de fremmer, og angive de klienter eller medlemmer, de repræsenterer, samt i givet fald disse klienters eller medlemmers registreringsnummer
c)
må navnlig ikke på uhæderlig vis eller ved hjælp af upassende pression eller utilbørlig optræden forsøge at indhente oplysninger eller indvirke på beslutninger
d)
må navnlig ikke misbruge deres registrering med henblik på kommerciel gevinst eller at fordreje eller forvanske virkningen af registreringen
e)
må navnlig ikke skade registrets omdømme eller forårsage forringelser for EU-institutionerne eller anvende deres logoer uden udtrykkelig tilladelse
f)
skal navnlig sikre, at de oplysninger, de giver ved registreringen og derefter administrerer inden for rammerne af deres omfattede aktiviteter, er fuldstændige, ajourførte, nøjagtige og ikke vildledende, og acceptere, at disse oplysninger stilles til rådighed i offentligheden
g)
skal navnlig respektere, og undgå at hindre, gennemførelsen og anvendelsen af relevante offentligt tilgængelige regler, kodekser og retningslinjer, som er fastlagt af EU -institutionerne
h)
må navnlig ikke foranledige medlemmer af Europa-Parlamentet, medlemmer af Kommissionen eller ansatte i Unionens institutioner til at overtræde de regler og normer for adfærd, der gælder for dem
i)
skal navnlig, hvis der ansættes tidligere medlemmer af Europa-Parlamentet, medlemmer af Kommissionen eller ansatte i en af Unionens institutioner, tage behørigt hensyn til de fortrolighedskrav og -regler, der gælder for disse personer, efter at de har forladt den pågældende institution, med henblik på at forebygge interessekonflikter
j)
skal navnlig, hvis der er tale om et klient-mellemmand-forhold:
i)
sikre, at parterne i et sådant forhold opføres i registret, og
ii)
som klienter eller mellemmænd sikre, at de relevante oplysninger om den forbindelse, der er opført i registret i henhold til bilag II, offentliggøres
k)
skal, når de med henblik på at udføre omfattede aktiviteter outsourcer visse opgaver til tredjeparter, som ikke selv er registreret, sikre, at sådanne parter overholder etiske standarder, der mindst svarer til dem, der gælder for registrerede
l)
skal, hvis de anmodes herom, forelægge sekretariatet understøttende materiale, der viser, at de er berettigede til optagelse, og at de indsendte oplysninger er korrekte, og skal samarbejde oprigtigt og konstruktivt med sekretariatet
m)
skal anerkende, at de kan underkastes de undersøgelsesprocedurer, og i givet fald foranstaltninger, der er fastsat i bilag III
n)
skal tage passende skridt til at sikre, at alle deres medarbejdere, der beskæftiger sig med omfattede aktiviteter, bliver informeret om deres forpligtelse som registrerede til at overholde denne adfærdskodeks
o)
skal underrette klienter eller medlemmer, som de måtte repræsentere inden for rammerne af de omfattede aktiviteter, om deres forpligtelse som registrerede til at overholde denne adfærdskodeks
p)
skal respektere, og undgå at hindre, de særlige adgangs- og sikkerhedsregler og -ordninger, som de underskrivende institutioner har indført.
BILAG II
OPLYSNINGER, DER SKAL OPFØRES I REGISTRET
I dette bilag fastsættes de oplysninger, der skal være tilgængelige i registret. Ansøgere eller i givet fald registrerede skal afgive de pågældende oplysninger, medmindre de er opført automatisk.
I.   
GENERELLE OPLYSNINGER
a)
enhedens navn adresse på hovedkontoret og på det kontor, der er ansvarligt for forbindelserne med Unionen, hvis den er forskellig fra hovedkontoret, telefonnummer, e-mailadresse 
(
1
)
, hjemmeside
b)
enhedens retlige form
c)
repræsenterede interesser
d)
bekræftelse af, at ansøgeren overholder adfærdskodeksen
e)
navnet på den person, der er juridisk ansvarlig for enheden, og på den person, der er ansvarlig for forbindelserne med Unionen
f)
et årligt skøn over fuldtidsækvivalenter for alle personer, der deltager i de omfattede aktiviteter, i henhold til følgende procentdele af en fuldtidsaktivitet: 10 %, 25 %, 50 %, 75 % eller 100 %
g)
mål, kompetencer, interesseområder og geografisk område dækket
h)
organisationer, som den registrerede er medlem af, og enheder, som den registrerede er tilknyttet
i)
den registreredes medlemskab af og/eller tilknytning til relevante netværk og sammenslutninger.
II.   
FORBINDELSER TIL UNIONENS INSTITUTIONER
a)
De EU-lovgivningsforslag, -politikker eller -initiativer, som de omfattede aktiviteter er rettet mod
b)
medlemskab af Kommissionens ekspertgrupper 
(
2
)
 og andre fora og platforme, der støttes af Unionen.
c)
medlemskab af eller støtte til eller deltagelse i tværpolitiske grupper og andre uofficielle gruppeaktiviteter, der organiseres i Europa-Parlamentets lokaler
d)
navnene på personer, der har fået udstedt adgangstilladelse til Europa-Parlamentets bygninger 
(
3
)
.
III.   
ØKONOMISKE OPLYSNINGER
Registrerede, herunder mellemmænd, skal angive størrelsen af og kilden til eventuelle EU-tilskud, der bidrager til deres driftsomkostninger. Beløb skal angives i euro.
a)
Registrerede, der fremmer deres egne eller deres medlemmers samlede interesser over for en af de underskrivende institutioner, skal fremlægge et ajourført skøn over de årlige omkostninger i forbindelse med omfattede aktiviteter i henhold til nedenstående skema. Overslaget over de årlige omkostninger skal dække et fuldt forretningsår og vedrøre det senest afsluttede regnskabsår på datoen for registreringen eller for den årlige ajourføring af registreringsoplysningerne.
Trin i årlige omkostninger i euro:
< 10 000
10 000 -24 999
25 000 -49 999
50 000 -99 999
100 000 -199 999
200 000 -299 999
300 000 -399 999
400 000 -499 999
500 000 -599 999
600 000 -699 999
700 000 -799 999
800 000 -899 999
900 000 -999 999
1 000 000 -1 249 999
1 250 000 -1 499 999
1 500 000 -1 749 999
1 750 000 -1 999 999
2 000 000 -2 249 999
2 250 000 -2 499 999
2 500 000 -2 749 999
2 750 000 -2 999 999
3 000 000 -3 499 999
3 500 000 -3 999 999
4 000 000 -4 499 999
4 500 000 -4 999 999
5 000 000 -5 499 999
5 500 000 -5 999 999
6 000 000 -6 499 999
6 500 000 -6 999 999
7 000 000 -7 999 999
8 000 000 -8 999 999
9 000 000 -9 999 999
≥ 10 000 000
Klienterne skal anmelde mellemmænd, der udfører omfattede aktiviteter på deres vegne, og omkostningerne for hver enkelt mellemmand i henhold til nedenstående skema. Overslaget over de årlige omkostninger skal dække et fuldt forretningsår og vedrøre det senest afsluttede regnskabsår på datoen for registreringen eller for den årlige ajourføring af registreringsoplysningerne.
Nuværende mellemmænd, der ikke er omfattet af det seneste afsluttede regnskabsår, skal angives særskilt ved navn.
Trin i repræsentationsomkostningerne pr. mellemmand i euro:
< 10 000
10 000 -24 999
25 000 -49 999
50 000 -99 999
100 000 -199 999
200 000 -299 999
300 000 -399 999
400 000 -499 999
500 000 -599 999
600 000 -699 999
700 000 -799 999
800 000 -899 999
900 000 -999 999
≥1 000 000
b)
Mellemmændene skal oplyse de anslåede samlede årlige indtægter, der kan henføres til omfattede aktiviteter, i henhold til nedenstående skema. Den anslåede samlede årlige opnåede indtægt skal dække et fuldt forretningsår og angå det senest afsluttede regnskabsår på datoen for registreringen eller for den årlige ajourføring af registreringsoplysningerne.
Indtægter fra individuelle klienter for omfattede aktiviteter anføres også i overensstemmelse med nedenstående skema sammen med en angivelse af de EU-lovgivningsforslag, -politikker eller -initiativer, som de omfattede aktiviteter var rettet mod:
Trin i indtægter genereret pr. klient i euro:
< 10 000
10 000 -24 999
25 000 -49 999
50 000 -99 999
100 000 -199 999
200 000 -299 999
300 000 -399 999
400 000 -499 999
500 000 -599 999
600 000 -699 999
700 000 -799 999
800 000 -899 999
900 000 -999 999
≥ 1 000 000
Den anslåede samlede årlige opnåede indtægt pr. klient for omfattede aktiviteter beregnes automatisk af registret på grundlag af den samlede anslåede indtægt pr. klient.
Mellemmænd skal i registret oplyse de klienter, for hvilke de omfattede aktiviteter udføres.
Alle nuværende mellemmænd, der ikke er omfattet af det seneste afsluttede regnskabsår, skal angives særskilt i registret ved navn.
c)
Registrerede, der ikke repræsenterer kommercielle interesser, skal give følgende økonomiske oplysninger:
i)
deres samlede budget for det seneste afsluttede regnskabsår
ii)
deres vigtigste indtægtskilder efter kategori: EU-finansiering, offentlig finansiering, tilskud, donationer, deres medlemsbidrag osv.
iii)
størrelsen af hvert bidrag, de har modtaget, som overstiger 10 % af deres samlede budget, hvis bidragene er over 10 000 EUR, samt navnet på bidragsyderen.
(
1
)
  Den oplyste e-mailadresse vil ikke blive offentliggjort.
(
2
)
  Medlemskab af ekspertgrupper opføres automatisk i registret. Registrering giver ikke automatisk ret til et sådant medlemskab.
(
3
)
  De registrerede kan anmode om adgangstilladelse til Europa-Parlamentets bygninger ved afslutningen af registreringsproceduren. Navnene på de personer, der får adgangskort til Europa-Parlamentets bygninger, opføres automatisk i registret. Registrering giver ikke automatisk ret til et adgangskort.
BILAG III
OVERVÅGNING, UNDERSØGELSER OG FORANSTALTNINGER
1.   
Generelle principper
1.1.
Sekretariatet kan indlede en undersøgelse på grundlag af en klage, hvori det hævdes, at en registreret ikke har overholdt adfærdskodeksen (»manglende overholdelse«), samt på eget initiativ på baggrund af oplysninger om, at den registrerede eventuelt ikke er berettiget til optagelse.
1.2.
En undersøgelse er en administrativ procedure, der involverer sekretariatet og den berørte registrerede, samt, hvis undersøgelsen ikke blev indledt på sekretariatets eget initiativ, den tredjemand, der indgav klagen (»klageren«).
1.3.
Når der er indledt en undersøgelse, kan sekretariatet som en sikkerhedsforanstaltning midlertidigt suspendere den pågældende registrering. Sekretariatet underretter straks den pågældende registrerede om sin afgørelse om at suspendere registreringen og giver en begrundelse for sin afgørelse.
2.   
Antagelse af klager
2.1.
Enhver fysisk eller juridisk person kan indgive klage til sekretariatet over en registrerets påståede manglende overholdelse. Klager skal indgives skriftligt. For at kunne antages skal klagen:
a)
identificere den pågældende registrerede og klart angive klagens indhold
b)
indeholde klagerens navn og kontaktoplysninger
c)
indgives senest et år efter den påståede manglende overholdelse
d)
være ledsaget af dokumentation, der godtgør, at der er rimelig sandsynlighed for manglende overholdelse.
2.2.
Hvis en klage ikke kan antages, underretter sekretariatet klageren herom og giver en begrundelse for sin afgørelse.
3.   
Klageprocedure
3.1.
Efter modtagelsen af en klage, der kan antages, indleder sekretariatet en undersøgelse og underretter klageren og den pågældende registrerede.
3.2.
Den pågældende registrerede modtager en kopi af klagen, herunder eventuelle bilag, og anmodes om at give et begrundet svar inden for 20 arbejdsdage.
3.3.
Sekretariatet tager hensyn til ethvert begrundet svar modtaget i henhold til punkt 3.2, indsamler alle relevante oplysninger og udarbejder en rapport om sine resultater.
3.4.
Hvis rapporten fastslår, at den pågældende registrerede ikke har overholdt adfærdskodeksen, meddeler sekretariatet den registrerede dette. Denne meddelelse kan også indeholde:
a)
anvisninger til afhjælpning af manglende overholdelse inden for 20 arbejdsdage efter modtagelse af meddelelsen samt
b)
en formel advarsel om, at der kan træffes foranstaltninger, hvis den manglende overholdelse ikke afhjælpes eller genoprettes.
3.5.
Sekretariatet erklærer den pågældende registrerede for berettiget til at forblive i registret og afslutter undersøgelsen, hvis et af følgende forhold gør sig gældende:
a)
den påståede manglende overholdelse primært vedrører litra f) i adfærdskodeksen og afhjælpes inden for 20 arbejdsdage, efter at den registrerede har modtaget meddelelse i henhold til punkt 3.1
b)
rapporten fastslår, at den registrerede har overholdt adfærdskodeksen
c)
den registrerede afhjælper den manglende overholdelse efter at have fået meddelelse herom i henhold til punkt 3.4, litra a)
d)
en formel advarsel i henhold til punkt 3.4, litra b), anses for værende tilstrækkelig.
3.6.
Sekretariatet erklærer den pågældende registrerede for ikke berettiget til at være optaget og afslutter undersøgelsen, hvis det i rapporten konstateres, at den registrerede ikke har overholdt adfærdskodeksen, og et af følgende forhold gør sig gældende:
a)
den registrerede ikke har afhjulpet den manglende overholdelse efter at have fået meddelelse herom i henhold til punkt 3.4, litra a)
b)
en formel advarsel i henhold til punkt 3.4, litra b), ikke anses for værende tilstrækkelig.
3.7.
Når sekretariatet har udarbejdet sin rapport, skal det efter anmodning give den pågældende registrerede en kopi af rapporten.
4.   
Overvågning og undersøgelser på eget initiativ
4.1.
Sekretariatet kan anmode registrerede om at ændre deres registreringsoplysninger, hvis det har grund til at antage, at disse registreringer ikke er fyldestgørende i henhold til bilag II.
4.2.
Når der er fremsat en anmodning i henhold til punkt 4.1, kan sekretariatet som en sikkerhedsforanstaltning midlertidigt suspendere den pågældende registrering.
4.3.
Hvis den pågældende registrerede ikke samarbejder oprigtigt og konstruktivt, kan sekretariatet fjerne en registrering, der er genstand for en anmodning i henhold til punkt 4.1, fra registret.
4.4.
Sekretariatet kan på eget initiativ indlede en undersøgelse, på baggrund af oplysninger om, at en registreret ikke er berettiget til at være optaget.
4.5.
Hvis sekretariatet indleder en undersøgelse på eget initiativ, meddeler det den pågældende registrerede dette og anmoder den registrerede om at give et begrundet svar inden for 20 arbejdsdage.
4.6.
Sekretariatet tager hensyn til ethvert begrundet svar modtaget i henhold til punkt 4.5, indsamler alle relevante oplysninger og udarbejder en rapport om sine resultater.
4.7.
Hvis rapporten fastslår, at den pågældende registrerede ikke er berettiget til optagelse, meddeler sekretariatet den registrerede dette. Denne meddelelse kan også indeholde:
a)
anvisninger til afhjælpning af den manglende berettigelse til optagelse inden for 20 arbejdsdage efter modtagelse af meddelelsen samt
b)
en formel advarsel om, at der kan træffes foranstaltninger, hvis årsagen til den manglende berettigelse til optagelse ikke afhjælpes eller genoprettes.
4.8.
Sekretariatet erklærer den pågældende registrerede for berettiget til at være optaget og afslutter undersøgelsen, hvis et af følgende forhold gør sig gældende:
a)
undersøgelsen hovedsagelig vedrører en mistanke om, at der ikke indgik omfattede aktiviteter, og den pågældende registrerede inden for 20 arbejdsdage efter at have modtaget meddelelsen i henhold til punkt 4.5 godtgør, at der udføres omfattede aktiviteter
b)
rapporten fastslår, at den registrerede er berettiget til at være optaget
c)
den registrerede afhjælper den manglende berettigelse til at være optaget efter at have fået meddelelse herom i henhold til punkt 4.7
d)
en formel advarsel i henhold til punkt 4.7, litra b), anses for værende tilstrækkelig.
4.9.
Sekretariatet erklærer den pågældende registrerede for ikke berettiget til at være optaget og lukker undersøgelsen, hvis undersøgelsen hovedsageligt vedrører en mistanke om, at der ikke indgik omfattede aktiviteter, og den pågældende registrerede ikke inden for 20 arbejdsdage efter at have modtaget meddelelsen i henhold til punkt 4.5 godtgør, at der udføres omfattede aktiviteter.
4.10.
Sekretariatet erklærer den pågældende registrerede for ikke berettiget til at være optaget og afslutter undersøgelsen, hvis det i rapporten omhandlet i punkt 4.6 konstateres, at den registrerede ikke er berettiget til at være optaget, og et af følgende forhold gør sig gældende:
a)
den registrerede ikke afhjælper den manglende berettigelse til at være optaget efter at have fået meddelelse herom i henhold til punkt 4.7, litra a)
b)
en formel advarsel i henhold til punkt 4.7, litra b), ikke anses for værende tilstrækkelig.
4.11.
Når sekretariatet har udarbejdet sin rapport, skal det efter anmodning give den pågældende registrerede en kopi af rapporten.
5.   
Samarbejde med sekretariatet under undersøgelser
5.1.
Sekretariatet anmoder om nødvendigt parterne i en undersøgelse om inden for en frist på 20 arbejdsdage efter anmodningen at fremlægge oplysninger, der er relevante for undersøgelsen. De berørte parter kan angive, hvilke af de oplysninger, de skal afgive, der bør betragtes som følsomme.
5.2.
Sekretariatet kan beslutte at høre parterne i en undersøgelse.
5.3.
Sekretariatet kan beslutte at forlænge de frister, der er fastsat i overensstemmelse med dette bilag, hvis de registrerede anmoder herom, og hvis det er rimeligt begrundet. Denne afgørelse kan også indebære, at den pågældende registrering suspenderes, så længe undersøgelsen varer.
5.4.
Hvis sekretariatet finder, at en af en undersøgelse berørt registreret ikke samarbejder oprigtigt og konstruktivt i en undersøgelse, kan det efter at have givet den registrerede mulighed for at tilkendegive sit synspunkt skriftligt, afslutte undersøgelsen og fjerne den pågældende registrering fra registret.
6.   
Høringsret
Den registrerede skal have mulighed for at tilkendegive sin egen mening skriftligt, inden der træffes afgørelse om, at en person ikke er berettiget til optagelse.
7.   
Beslutning
7.1.
Sekretariatet afslutter en undersøgelse med en begrundet afgørelse. Sekretariatet underretter skriftligt de berørte parter om denne afgørelse. Afgørelsen skal anføre, om der blev konstateret manglende berettigelse til at være optaget. I givet fald skal afgørelsen også anføre formen for manglende berettigelse til at være optaget og hvilke foranstaltninger, sekretariatet har truffet, samt hvilke retsmidler der er relevante.
7.2
Hvis sekretariatet konstaterer, at en registreret ikke er berettiget til at være optaget i henhold til punkt 7.1, fjerner det den pågældende registrering fra registret.
7.3
Sekretariatet kan behandle en anmodning om genoptagelse af en undersøgelse indtil 20 arbejdsdage efter, at de berørte parter har fået meddelelse om dets afgørelse.
7.4
En undersøgelse kan kun genoptages, hvis oplysninger, der var til rådighed, før sekretariatet traf sin afgørelse, ikke blev taget i betragtning af sekretariatet, da det traf sin afgørelse, og dette ikke skyldtes fejl eller forsømmelse hos den part, der fremsatte anmodningen i henhold til punkt 7.3.
8.   
Foranstaltninger
8.1.
Hvis sekretariatet fjerner en registrering i henhold til punkt 7.2, fordi det har fastslået, at den manglende berettigelse til at være optaget vedrører manglende overholdelse, kan det i givet fald også på baggrund af alvoren af den manglende overholdelse:
a)
forbyde den pågældende interesserepræsentant at registrere sig igen i en periode på mellem 20 arbejdsdage og to år, og
b)
offentliggøre alle foranstaltninger, der er truffet, på registrets hjemmeside.
8.2.
Når sekretariatet træffer afgørelse om, hvor alvorlig den foranstaltning, der er truffet i henhold til punkt 8.1, skal være, tager det behørigt hensyn til de relevante omstændigheder i forbindelse med en undersøgelse på baggrund af de mål, der forfølges ved denne aftale.
8.3.
Interesserepræsentanter, der er omfattet af et forbud i henhold til punkt 8.1, litra a), kan først registreres igen, når perioden for fjernelsen er udløbet, og den registrerede på tilfredsstillende vis har afhjulpet de årsager, der førte til fjernelsen.
9.   
Gennemgang
9.1.
Registrerede, der er omfattet af foranstaltninger truffet i henhold til punkt 8.1, kan indgive en begrundet anmodning til bestyrelsen om at få foretaget en gennemgang af undersøgelsen.
9.2.
Anmodningen om en gennemgang sendes til sekretariatet senest 20 arbejdsdage efter modtagelsen af meddelelsen om foranstaltningen, som sekretariatet har truffet.
9.3.
Anmodninger om gennemgang, der indgives i henhold til punkt 9.1 og 9.2, fremsendes til formanden for bestyrelsen, som kan forelægge sagen for den samlede bestyrelse, hvis det er relevant, eller hvis et af de andre medlemmer af bestyrelsen anmoder herom.
9.4.
En anmodning om gennemgang må ikke suspendere den foranstaltning, som sekretariatet har truffet, medmindre bestyrelsen træffer anden afgørelse på grundlag af særlige grunde, der er anført i anmodningen om revision.
9.5.
Formanden for bestyrelsen underretter den pågældende registrerede om bestyrelsens beslutning om gennemgangen inden for 40 arbejdsdage efter modtagelsen af anmodningen om gennemgang.
10.   
Klageadgang og domstolsprøvelse
Registrerede, der ikke er tilfredse med en afgørelse truffet af bestyrelsen, kan indbringe sagen for Den Europæiske Unions Domstol i overensstemmelse med artikel 263 i TEUF eller indgive en klage til Den Europæiske Ombudsmand i overensstemmelse med artikel 228 i TEUF.

Summary:
Forordning om lobbyvirksomhed: EU’s obligatoriske åbenhedsregister
RESUMÉ AF:
Interinstitutionel aftale om et obligatorisk åbenhedsregister
HVAD ER FORMÅLET MED AFTALEN?
Aftalen har til formål at styrke en fælles åbenhedskultur og fastsætte en høj standard for en gennemsigtig og etisk interesserepræsentation på 
EU-plan
 ved at etablere:
En fælles ramme for samarbejde mellem 
Europa-Parlamentet
, 
Rådet
 og 
Europa-Kommissionen
 (»de underskrivende institutioner«) vedrørende deres håndtering af interesserepræsentanter
1
et 
åbenhedsregister
 (»registret«), hvor interesserepræsentanter skal registreres for at kunne udføre visse aktiviteter vedrørende interesserepræsentation (konditionalitetsprincippet)
en 
adfærdskodeks
, som interesserepræsentanterne skal overholde, og 
informationskrav
, som de skal opfylde for at være berettiget til at blive registreret
En procedure for overvågning af anvendelsen af adfærdskodeksen, undersøgelse af påståede overtrædelser af adfærdskodeksen og foranstaltninger i tilfælde af manglende overholdelse.
HOVEDPUNKTER
Aftalen:
finder anvendelse på forskellige aktiviteter (»omfattede aktiviteter«), der udføres af interesserepræsentanter med henblik på at påvirke udformningen eller gennemførelsen af EU-politikker eller -lovgivning eller beslutningsprocesserne i de underskrivende institutioner eller andre EU-
institutioner
, -organer, -kontorer og -
agenturer
identificerer 
omfattede aktiviteter
, herunder:
tilrettelæggelse eller deltagelse i møder, konferencer eller arrangementer samt deltagelse i lignende kontakter med EU-institutioner,
bidrag til eller deltagelse i konsultationer, høringer eller andre lignende initiativer,
tilrettelæggelse af kommunikationskampagner, platforme, netværk og initiativer på græsrodsniveau
udarbejdelse eller bestilling af politik- og positionspapirer, ændringsforslag, meningsmålinger og opinionsundersøgelser, åbne breve og andet kommunikations- eller informationsmateriale samt bestilling og gennemførelse af undersøgelser.
finder ikke anvendelse på en række aktiviteter
, herunder:
juridisk og anden faglig rådgivning af klienter under særlige omstændigheder,
aktiviteter med deltagelse af arbejdsgivere og fagforeninger som parter i 
den sociale dialog
,
aktiviteter, der udføres af enkeltpersoner, der udelukkende handler på egne vegne og ikke sammen med andre,
spontane møder, møder af rent privat eller social karakter og møder, der finder sted inden for rammerne af en administrativ procedure, der er fastlagt i EU-
traktaterne
 eller EU-
retsakter
finder ikke anvendelse på følgende organers aktiviteter:
EU-medlemsstaters
 offentlige myndigheder, herunder deres faste repræsentationer og ambassader på nationalt og subnationalt plan,
mellemstatslige organisationer og deres agenturer og organer
finder, med visse undtagelser, heller ikke anvendelse på følgende organers aktiviteter:
sammenslutninger og netværk af offentlige myndigheder på EU-plan, nationalt eller subnationalt plan,
offentlige myndigheder i tredjelande, herunder deres diplomatiske missioner og ambassader,
politiske partier,
kirker, religiøse sammenslutninger eller samfund samt filosofiske og konfessionsløse organisationer.
De underskrivende institutioner forpligter sig til at overholde 
konditionalitetsprincippet
, i henhold til hvilket optagelse i registret er en forudsætning for, at interesserepræsentanter kan udføre visse omfattede aktiviteter. Til det formål vedtager de konditionalitetsforanstaltninger i form af individuelle afgørelser på grundlag af deres interne organisationsbeføjelser. De underskrivende institutioner kan endvidere vedtage 
supplerende åbenhedsforanstaltninger
 for at fremme registreringen og styrke den fælles ramme.
Interesserepræsentanter
, der ansøger om optagelse registret skal:
afgive en lang række oplysninger, som er anført i bilag II til aftalen og acceptere, at oplysningerne gøres offentligt tilgængelige, navnlig:
deres navn, kontaktoplysninger, antal medarbejdere, juridisk repræsentant og repræsenterede interesser samt de organisationer eller enheder, som den registrerede er medlem af og den registreredes medlemmer,
de EU-lovgivningsforslag, -politikker eller -initiativer, som de omfattede aktiviteter er rettet mod, medlemskab af Kommissionens ekspertgrupper og andre fora og platforme, der støttes af EU, eller af tværpolitiske grupper og andre uofficielle gruppeaktiviteter, der organiseres af medlemmer af Europa-Parlamentet (MEP’er),
økonomiske oplysninger, herunder, inden for specifikke intervaller, årlige omkostninger for deres aktiviteter, omkostninger for mellemmænd, der udfører aktiviteter på deres vegne, indtægter fra individuelle klienter (for mellemmænd) eller det samlede budget og indtægtskilde (for registrerede, der ikke repræsenterer kommercielle interesser)
overholde adfærdskodeksen
 i bilag I til aftalen og dens 16 regler og principper, som indebærer, at de registrerede:
skal oplyse de interesser og mål, de fremmer, og angive de klienter eller medlemmer, de repræsenterer,
ikke må indhente eller forsøge at indhente oplysninger på uhæderlig vis eller overtale MEP’er, medlemmer af Kommissionen eller EU-ansatte til at bryde reglerne eller de normer for adfærd, der gælder for dem,
ikke må misbruge deres registrering med henblik på kommerciel gevinst,
skal sikre, at de oplysninger, de giver ved registreringen er fuldstændige, ajourførte, nøjagtige.
Aftalen fastslår, at:
en 
bestyrelse for registret
 — bestående af generalsekretærerne for de underskrivende institutioner — skal:
fastlægge prioriteterne for registret samt fastsætte budgettet og den andel, der er nødvendig for gennemførelsen af disse prioriteter,
godkende en årsrapport og overvåge den overordnede gennemførelse af aftalen
et 
registersekretariat
 — bestående af de kontorchefer, der er ansvarlige for åbenhedsspørgsmål i de underskrivende institutioner og deres medarbejdere — skal administrere registret, dvs.:
fastlægge retningslinjer for de registrerede og yde helpdesk-support til ansøgere og registrerede,
træffe afgørelse om ansøgernes berettigelse til at blive optaget og overvåge registrets indhold,
foretage undersøgelser og iværksætte foranstaltninger i overensstemmelse med proceduren i bilag III til aftalen.
Registrets bestyrelse og sekretariat er bemyndiget til at træffe individuelle afgørelser vedrørende ansøgere og registrerede på de underskrivende institutioners vegne.
De underskrivende institutioner sikrer, at registrets sekretariat har de nødvendige menneskelige, administrative, tekniske og finansielle ressourcer til rådighed.
Andre EU-institutioner, -organer, -kontorer og -agenturer eller medlemsstater (på vegne af deres faste repræsentationer) kan underrette bestyrelsen om de foranstaltninger, gennem hvilke de beslutter at betinge visse aktiviteter af registrering i registret eller af eventuelle supplerende åbenhedsforanstaltninger, som de træffer på frivillig basis.
Konditionalitets- og supplerende åbenhedsforanstaltninger vedtaget af de underskrivende institutioner og andre EU-institutioner, -organer, -kontorer og -agenturer eller medlemsstater (på vegne af deres faste repræsentationer) offentliggøres på registrets 
hjemmeside
.
Aftalen erstatter 2014-aftalen og skal revideres senest den 
2. juli 2025
.
HVORNÅR TRÆDER AFTALEN I KRAFT?
Den trådte i kraft den 
1. juli 2021
.
BAGGRUND
Aftalen suppleres af en 
politisk erklæring
 fra Europa-Parlamentet, Rådet og Kommissionen, der:
anerkender betydningen af konditionalitetsprincippet og fremhæver de tre institutioners mål om en samordnet tilgang for at styrke en fælles åbenhedskultur, idet der fastsættes en høj standard for en gennemsigtig og etisk interesserepræsentation på EU-plan
angiver de konditionalitets- og supplerende åbenhedsforanstaltninger, der allerede er på plads for hver af de underskrivende institutioner, og som anses for at være i overensstemmelse med aftalen.
Endvidere vedtog Rådet en 
afgørelse
 den 
6. maj 2021
 om fastsættelse af regler for kontakt mellem generalsekretariatet og interesserepræsentanter.
Aftalen erstatter 2014-
aftalen
 mellem Europa-Parlamentet og Europa-Kommissionen (med Rådet som observatør) om oprettelse af et åbenhedsregister for organisationer og selvstændige, der er involveret i udformningen og gennemførelsen af EU’s politikker.
Den udvider anvendelsesområdet for det tidligere register og gør registrering af interesserepræsentanter i åbenhedsregistret til et krav for visse interesserepræsentanters aktiviteter, såsom møder med visse beslutningstagere eller medarbejdere fra de underskrivende institutioner eller adgang til institutionernes bygninger.
For flere oplysninger henvises til:
Åbenhedsregister
 (Europa-Kommissionen)
VIGTIGE BEGREBER
Interesserepræsentant.
 Enhver fysisk eller juridisk person eller formel eller uformel sammenslutning, forening eller netværk, der deltager i lobbyvirksomhed (omtalt som »omfattede aktiviteter« i aftalen).
HOVEDDOKUMENT
Interinstitutionel aftale af 
20. maj 2021
 mellem Europa-Parlamentet, Rådet for Den Europæiske Union og Europa-Kommissionen om et 
obligatorisk åbenhedsregister
 (EUT L 207 af 
11.6.2021
, 
s. 1-17
).
TILHØRENDE DOKUMENTER
Politisk erklæring
 fra Europa-Parlamentet, Rådet for Den Europæiske Union og Europa-Kommissionen i forbindelse med vedtagelsen af den interinstitutionelle aftale om et obligatorisk åbenhedsregister (EUT L 207 af 
11.6.2021
, 
s. 18
).
Rådets afgørelse (EU) 
2021/929
 af 
6. maj 2021
 om regulering af kontakter mellem Generalsekretariatet for Rådet og interesserepræsentanter (EUT L 207 af 
11.6.2021
, 
s. 19-21
).
seneste ajourføring 
29.9.2021