CELEX ID: 32025D2024

--- ENGLISH ---

Document:
Official Journal 
of the European Union
EN
L series
2025/2024
10.10.2025
COMMISSION DECISION (EU) 2025/2024
of 9 October 2025
on the rules of procedure of the panel referred to in Article 145 of Regulation (EU, Euratom) 2024/2509 of the European Parliament and of the Council
THE EUROPEAN COMMISSION,
Having regard to the Treaty on the Functioning of the European Union,
Having regard to Regulation (EU, Euratom) 2024/2509 of the European Parliament and of the Council of 23 September 2024 on the financial rules applicable to the general budget of the Union 
(
1
)
,
Having regard to Commission Decision (EU) 2018/1220 of 6 September 2018 on the rules of procedure of the panel referred to in Article 143 of Regulation (EU, Euratom) 2018/1046 of the European Parliament and of the Council 
(
2
)
,
Whereas:
(1)
Regulation (EU, Euratom) 2024/2509 has replaced Regulation (EU, Euratom) 2018/1046 of the European Parliament and of the Council 
(
3
)
, providing for an independent panel as set out in Article 145 thereof, to assess certain situations of exclusion of persons and entities referred to in Article 137(2) of Regulation (EU, Euratom) 2024/2509 and to adopt appropriate recommendations (‘the Panel’) for the purposes of the proceedings to be carried out under the early detection and exclusion system (‘the EDES proceedings’).
(2)
Decision (EU) 2018/1220 laid down the rules of procedure of the Panel pursuant to Article 143(4) of Regulation (EU, Euratom) 2018/1046, applicable from the date of entry into force of that Regulation to ensure, inter alia, that the rights of defence of persons or entities who are the subject to EDES proceedings, including their right to be heard, are respected.
(3)
Article 145 of Regulation (EU, Euratom) 2024/2509 replaced Article 143 of Regulation (EU, Euratom) 2018/1046 setting out the rules for establishing the composition of the Panel, clarifying the role of vice-chair and the procedure for appointing the chair and vice-chair, as well as preventing and addressing conflicts of interests.
(4)
Article 145(2) and (4) of Regulation (EU, Euratom) 2024/2509 empowers the Commission to adopt the Panel’s rules of procedure and for the Panel to be assisted by a permanent secretariat provided by the Commission.
(5)
To ensure the Panel’s continuity and proper functioning, it is appropriate to specify the procedure for the appointment and dismissal of the chair and vice-chair and to lay down the rules under which the vice-chair is to act as chair where the chair is absent or prevented from attending to his or her duties.
(6)
To ensure the Panel’s continuity and proper functioning, it is necessary to lay down detailed rules on its composition in any given case, in particular those relating to the designation of the two permanent representatives of the Commission, their deputies and the additional member representing the authorising officer responsible.
(7)
It is necessary to specify which observers should participate in the Panel’s meetings to ensure that the Panel is fully and adequately informed and supported in carrying out its tasks and making its determinations.
(8)
In the interests of proper administration, it is appropriate to specify the support functions to be provided to the Panel by its permanent secretariat in the framework of the EDES proceedings.
(9)
The procedure for referring a case to the Panel should be clarified, in particular as regards the necessary content of the referral.
(10)
Article 138(8) of Regulation (EU, Euratom) 2024/2509 provides for the possibility of an expedited procedure, the conditions on which this procedure is to be used should be specified in the Panel’s rules of procedure.
(11)
Experience has shown that, in order to reduce the duration of the EDES proceedings in exceptional public procurement cases where strict deadlines apply and procedures may only be suspended for a limited time, the Panel may adopt an abridged recommendation setting out only a succinct reasoning, without the need of addressing all the issues raised during the adversarial procedure 
(
4
)
. Abridged recommendations may be adopted only where the Panel intends to recommend the responsible authorising officer to not adopt any exclusion or financial penalty, or to recommend lifting an existing exclusion or financial penalty.
(12)
It is appropriate to specify the practical arrangements for close cooperation between the Panel and the European Anti-Fraud Office (OLAF) and between the Panel and the European Public Prosecutor’s Office (EPPO) in light of the administrative arrangements on cooperation and timely exchange of information between the Commission and those bodies.
(13)
Decision (EU) 2018/1220 has been revised and renumbered on several occasions. It is therefore appropriate to repeal that Decision and replace it with a new Commission Decision.
(14)
In this context, it is also appropriate to further clarify the rules for the adoption of the Panel’s recommendations and opinions.
(15)
Any processing of personal data by the Panel and its permanent secretariat should be carried out in accordance with Regulation (EU) 2018/1725 of the European Parliament and of the Council 
(
5
)
.
(16)
Regulation (EC) 1049/2001 of the European Parliament and of the Council 
(
6
)
 should apply to the recommendations adopted by the Panel,
HAS ADOPTED THIS DECISION:
CHAPTER I
GENERAL PROVISIONS
Article 1
This Decision lays down the rules of procedure of the Panel referred to in Article 145 of Regulation (EU, Euratom) 2024/2509 and it replaces Decision (EU) 2018/1220.
Article 2
Appointment, termination of appointment and dismissal of the chair and of the vice-chair
1.   The chair and vice-chair of the Panel shall each be appointed by Decision of the Commission for a non-renewable term of five years, in accordance with Article 145(3) of Regulation (EU, Euratom) 2024/2509, following a call for expressions of interest. Their terms of office shall begin on the date fixed for that purpose in the respective decisions on their appointment. Those decisions shall be published in the C series of the 
Official Journal of the European Union
.
2.   The chair and the vice-chair shall remain in their respective posts for up to six months after the end of their term of office if necessary for the functioning of the Panel until their respective replacements have taken up their functions.
3.   The chair and vice-chair shall each be appointed as a special adviser of the Commission within the meaning of Article 5 of the Conditions of Employment of Other Servants of the European Union. Their contracts as special advisers shall fully respect their independence and shall not affect the duration of their term of office.
4.   If the chair and or the vice-chair no longer fulfils the conditions required for the performance of their respective duties, he or she shall be dismissed by the Commission.
5.   The conditions provided for the selection of the chair set out in Article 145(3) of Regulation (EU, Euratom) 2024/2509 also apply to the selection of the vice-chair.
Article 3
Deputising for the chair
If the chair is prevented from attending to his or her duties or if the chair’s post falls vacant, the vice-chair shall act as chair for the purposes of Article 145 of Regulation (EU, Euratom) 2024/2509 for such time as the chair is prevented from attending to his or her duties or until a new chair is appointed.
Article 4
Responsibilities of the chair
1.   The chair shall represent the Panel.
2.   The chair shall preside over the Panel’s meetings and organise its work.
3.   The chair shall be assisted to this end by the permanent secretariat referred to in Article 7.
4.   The chair may delegate to each of the permanent representatives of the Commission the power to sign specific documents relating to a particular case or to administrative matters on behalf of the chair.
5.   The chair shall set the schedule of the Panel’s meetings after consulting the permanent representatives of the Commission.
6.   The chair shall exercise other powers conferred on him or her by this decision.
Article 5
Designation of the other Panel members and their deputies
1.   The Principal Adviser responsible for ‘Legal Affairs, financial rules, controls and reporting’ in the Directorate-General for Budget shall be one of the two permanent representatives of the Commission pursuant to Article 145(2), point (c), of Regulation (EU, Euratom) 2024/2509.
If the position of a Principal Adviser responsible for ‘Legal Affairs, financial rules, controls and reporting’ is vacant, the Director within the Directorate-General for Budget who is responsible for the permanent secretariat shall become one of the two permanent representatives of the Commission pursuant to Article 145(2), point (c), of Regulation (EU, Euratom) 2024/2509.
The Director-General for Budget shall designate an official holding at least the post of Head of Unit or equivalent to deputise for this permanent representative of the Commission. That person may participate in all deliberations of the Panel but shall only participate in voting when the permanent representative of the Commission is unable to do so.
2.   The Director-General for Budget shall designate the second permanent representative of the Commission 
ad personam
 among Commission officials who holds at least the grade of AD 14.
The Director-General for Budget shall also designate an official holding at least the post of Head of Unit or equivalent to deputise for this permanent representative of the Commission. That person may participate in all deliberations of the Panel but shall only participate in voting when the permanent representative of the Commission is unable to do so.
3.   The member representing the requesting authorising officer and any deputy to that member shall be officials or temporary staff members designated in accordance with the rules of procedure and the internal administrative rules of the institution, office, body or agency concerned, as referred to in Article 73(3) of Regulation (EU, Euratom) 2024/2509 who perform at least the functions of Head of Unit or Head of Delegation.
Article 6
Observers
1.   Observers may participate in the Panel’s deliberations without voting rights.
2.   The designated member of the Commission’s Legal Service shall be entitled to an observer status for each matter submitted to the Panel and shall provide comments on its own initiative or at the request of the chair. To this end, the designated member shall attend all deliberations of the Panel. The Panel shall inform the Legal Service of all written proceedings in due time before their adoption.
3.   In matters where the request of the referring authorising officer is based in whole or in part on information transmitted by OLAF, one or more representatives of OLAF, including to the extent possible the investigators in charge of the case, shall attend the Panel’s meetings as observers and participate in the oral and written proceedings arising from the matter. OLAF shall provide comments at the request of the chair.
4.   In matters where the request of the referring authorising officer is based in whole or in part on information transmitted by the EPPO, one or more representatives of the EPPO, including to the extent possible those in charge of the case, shall attend the Panel’s meetings as observers and participate in the oral and written proceedings arising from the matter in accordance with the provisions of Article 103 of Council Regulation (EU) 2017/1939 
(
7
)
.
5.   Where justified in a specific case, the chair may invite OLAF to provide information or advice. The chair may also invite the EPPO to provide information or advice in accordance with the provisions of Article 103 of Regulation (EU) 2017/1939.
6.   Authorising officers (other than the referring authorising officer), who are concerned by a case referred to the Panel may request the chair to grant them observer status. Such authorising officers may attend the Panel’s deliberations and shall provide oral and written comments at the request of the chair. The Panel shall inform such authorising officers of relevant written proceedings.
7.   The chair, after consulting the permanent representatives of the Commission, may invite other observers to attend the Panel’s deliberations and may call on them to provide oral or written comments.
Article 7
Permanent secretariat
1.   The Panel’s permanent secretariat shall be provided by officials or staff members of the Directorate-General for Budget and shall be attached administratively to that Directorate-General.
2.   Under the chair’s authority, the permanent secretariat shall:
(a)
verify the capacity of the referring authorising officer, of his or her designated representative and of any observers;
(b)
verify that requests for recommendations are complete and contain all the necessary documents and information;
(c)
identify any other authorising officers concerned by the case who may be proposed as possible observers;
(d)
organise the necessary dealings and contacts with the referring authorising officer, the Commission’s Legal Service and other observers that are or may be associated with the case in question in order to supplement the file;
(e)
draw up drafts to be submitted to the Panel and send them to the chair, to the other members and to the observers who are to participate in the deliberations in a case;
(f)
propose to the chair the draft schedule of the Panel’s meetings;
(g)
draw up the draft agenda for the Panel’s meetings and send it to the members and participants;
(h)
verify the presence of the persons and documents necessary to ensure that the Panel’s deliberations are conducted properly;
(i)
attend the deliberations of the Panel and ensure that they are followed up;
(j)
draw up summary minutes of each meeting and make them available to the members;
(k)
transmit documents and communications on behalf of the Panel to persons or entities subject to the proceeding, including the letter containing the alleged facts and findings and the preliminary classification in law of the conduct;
(l)
transmit the recommendation adopted by the Panel to the referring authorising officer;
(m)
ensure that all correspondence addressed to the Panel or relating to its activities is followed up;
(n)
keep the register of the recommendations adopted by the Panel and of all the decisions taken by the authorising officers responsible; and
(o)
ensure the publication of the decisions on exclusion and financial penalties referred to in Article 142 of Regulation (EU, Euratom) 2024/2509.
3.   The permanent secretariat can be reached at the following email address: 
Panel-secretariat-BUDG@ec.europa.eu
.
Article 8
Prevention and management of conflicts of interests
1.   Where the chair, the vice-chair, any other member or that member’s deputy, the officials and staff members making up the permanent secretariat, or any other person who participates in the Panel’s meetings or is aware of the documents relating to a case, finds himself or herself in a situation that might give rise to a risk of conflict of interests within the meaning of Article 61 of Regulation (EU, Euratom) 2024/2509, he or she shall immediately inform the other members and the permanent secretariat. The same applies where they find themselves in a situation that might objectively be perceived as a conflict of interests.
2.   Persons who find themselves in a situation that might give rise to a risk of conflict of interests or that might objectively be perceived as a conflict of interests as referred to in paragraph 1 shall not participate in the deliberations of the Panel or in the adoption of the adversarial letter or the recommendation. A note recording the way in which the risk of the conflict of interests has been dealt with shall be included in the file.
Article 9
Cooperation between the Panel and OLAF
1.   OLAF shall cooperate closely with the Panel in accordance with Regulation (EU, Euratom) No 883/2013 of the European Parliament and of the Council 
(
8
)
, with due regard for the respect of procedural and fundamental rights and for the protection of whistle-blowers.
2.   Where the request of the referring authorising officer is based on information transmitted by OLAF, the Panel shall consult OLAF before sending notification to any person or entity who is the subject of a request for a recommendation in order not to breach the confidentiality of judicial proceedings or investigations conducted or coordinated by OLAF, including in respect of the protection of whistle-blowers, and of national investigations or judicial proceedings.
3.   Disclosure to persons or entities, or to their agents, of information stemming from, or relating to, investigations conducted or coordinated by OLAF shall require OLAF’s agreement.
Article 10
Cooperation with the EPPO
The arrangements for cooperation between the Panel and the EPPO shall be set out in accordance with Article 103 of Regulation (EU) 2017/1939.
Article 11
Submission of requests for recommendations to the Panel
1.   A request for a recommendation may be submitted to the Panel by any authorising officer of the Commission, of another institution, of a European office set up by the Commission, of an executive agency, or of another European office, body or agency.
2.   Requests for recommendations shall be sent to the permanent secretariat via ARES where possible and otherwise shall be emailed in confidential form. Requests for recommendations shall ensure the appropriate confidentiality level and security marking on all documents. Where documents stem from or relate to an OLAF investigation, the authorising officer shall apply the relevant OLAF investigations markings.
Where a request for a recommendation is made by an authorising officer that is not of the Commission, the permanent secretariat and that authorising officer shall take the necessary steps to ensure the confidentiality of the information exchanged in the case in question.
3.   Requests for recommendations shall contain the information specified in Article 144(3) of Regulation (EU, Euratom) 2024/2509. They shall also contain any other relevant information referred to in Article 138(3) of that Regulation, including, where applicable, OLAF reports and the information transmitted by the EPPO. They shall include a duly completed information sheet.
4.   Where a request for recommendation contains reports or other information that were transmitted by OLAF or the EPPO, the authorising officer shall consult OLAF or EPPO, as the case may be, to identify any information that may not be disclosed to persons or entities who are the subject of a request for a recommendation and shall appropriately redact such reports or information before transmitting them to the Panel.
Article 12
Forms of procedure
Matters before the Panel may be decided either in a meeting of the Panel or by written procedure.
Article 13
Meetings of the Panel
Meetings of the Panel may be convened by the chair for the purpose of:
(a)
establishing the preliminary classification in law of a conduct pursuant to Article 138(3) of Regulation (EU, Euratom) 2024/2509 with a view to notifying the persons or entities who are the subject of a request for a recommendation thereof;
(b)
adopting a recommendation as referred to in Article 145(6) of Regulation (EU, Euratom) 2024/2509; or
(c)
dealing with any questions relating to the Panel’s functioning.
Article 14
Written procedure
On the initiative of the chair or at the request of another member of the Panel, the facts and findings and the preliminary classification in law of the conduct may be established, and the recommendation may be adopted, by written procedure. Any member of the Panel may object to the use of the written procedure. Observers shall be associated with this procedure.
Article 15
Expedited procedure
In cases where the nature or circumstances of the case so require, the Panel may decide to expedite the procedure at the request of the authorising officer or on its own initiative. In such cases, the Panel shall endeavour to:
(a)
treat the case with priority and transmit the adversarial letter referred to in Article 16 to the person or entity subject to the proceeding within 30 working days of receiving the request for a recommendation; and
(b)
adopt the recommendation within 20 working days from the expiration of the time limit for submitting observations on the adversarial letter referred to in Article 16.
Article 16
The right to be heard
1.   Persons or entities who are the subject of a request for a recommendation shall have the right to submit observations, unless exceptional circumstances exist in which there are compelling legitimate grounds to preserve the confidentiality of an investigation or national judicial proceedings that would require that right to be deferred until such legitimate grounds cease to exist, as provided for in the second sentence of Article 145(5) of Regulation (EU, Euratom) 2024/2509.
2.   In adopting its recommendations, the Panel shall consider only facts and findings and preliminary classifications in law of conduct in respect of which the person or entity who is the subject of the request for a recommendation has been able to submit observations except in cases where the second sentence of Article 145(5) of Regulation (EU, Euratom) 2024/2509 applies.
3.   Before adopting a recommendation, the chair, acting at the direction of the Panel in accordance with Article 17(1), shall send to the person or entity who is the subject of the request for a recommendation a letter disclosing the facts and findings considered by the Panel and the preliminary classification in law of the conduct (an ‘adversarial letter’), subject to the provisions of Article 145(5) of Regulation (EU, Euratom) 2024/2509. In principle, this letter shall be sent by email.
4.   The addressee of an adversarial letter shall submit any observations on that adversarial letter, including any annexes or attachments to those observations, in writing in the form of electronic files that may be opened using commonly available office productivity software. The observations shall be submitted to the permanent secretariat at the email address given in the letter.
5.   The length of observations, excluding annexes, shall not exceed the number of pages of the adversarial letter, excluding annexes, except in duly justified cases involving complex legal or factual issues.
6.   As a general rule addressees of adversarial letters shall have fifteen working days to submit observations on the adversarial letter. This period shall start according to the rules set out in Article 146 of Regulation (EU, Euratom) 2024/2509.
7.   Where the addressee of an adversarial letter presents a reasoned request for the time limit for submitting observations on the adversarial letter to be extended due to exceptional circumstances, the Panel may extend the time limit by no more than half of the period initially granted.
8.   Where a person or entity who is the subject of a request for a recommendation has not submitted observations on the adversarial letter by the applicable deadline despite the notification of the adversarial letter in accordance with Article 146 of Regulation (EU, Euratom) 2024/2509, the Panel may infer that that person or entity does not contest the facts or preliminary classifications in law set out in that adversarial letter.
Article 17
Adoption and notification of adversarial letters and recommendations
1.   The members of the Panel shall endeavour to reach a consensus on the content of adversarial letters and, subsequently, on the recommendation.
2.   In the absence of a consensus, the matter shall be put to a majority vote in which:
(a)
the chair has one vote;
(b)
the two permanent representatives of the Commission together have one vote; if there is no agreement between them, the one vote is a negative one;
(c)
the member representing the referring authorising officer has one vote.
3.   The Panel shall notify its recommendation to the referring authorising officer and the observers.
Article 18
Abridged recommendations
In exceptional public procurement cases where strict deadlines apply and the procedure may only be suspended for a limited time, where the Panel recommends against adopting administrative measures or recommends lifting existing administrative measures, the Panel may adopt an abridged recommendation. The following conditions shall apply.
(a)
Abridged recommendations may only be adopted in case the Panel envisages recommending to not adopt any exclusion decision or any decision imposing financial penalties on a person or entity or recommending the lifting an existing exclusion decision or of a decision imposing financial penalties.
(b)
The authorising officer shall not adopt an exclusion decision or a decision imposing financial penalties on a person or entity on the basis of an abridged recommendation. Where the authorising officer envisages taking a more severe decision than what has been recommended by the Panel, such decision shall be taken in accordance with Article 145(6), second subparagraph of Regulation (EU, Euratom) 2024/2509.
(c)
Recommendations in abridged form must set out the facts and main reasons for the Panel’s conclusions but do not need to address all issues raised in the request for recommendation or in the observations on the adversarial letter.
Article 19
Procedure for the adoption of recommendations
1.   Once the permanent secretariat has verified the request for a recommendation and has examined the case as provided for in Article 7, it shall send it to the chair and the members of the Panel. The chair shall verify the preparation of the file, after requesting additional measures of verification or examination, where necessary.
2.   Proceedings before the Panel in relation to a request for a recommendation shall be opened when the Panel has concluded that the evidence in the file is sufficient to allow it to establish a preliminary classification in law of the conduct and shall be deemed to be closed once the Panel has notified its recommendation to the referring authorising officer or the referring authorising officer has withdrawn its request for a recommendation.
3.   The Panel shall endeavour, in principle, to deliver its recommendations to referring authorising officers within a reasonable period after the opening of proceedings, taking into account the need to ensure that the right to be heard is respected.
Article 20
Confidentiality of the proceedings and deliberations
Without prejudice to the application of Article 8(1) of Regulation (EU, Euratom) No 883/2013 and Article 22a of the Staff Regulations 
(
9
)
, the members of the Panel and of its permanent secretariat, as well as any persons who have participated in any capacity in the proceedings or meetings of the Panel or have been involved in preparing the documents, opinions or positions issued by it, shall comply with the strictest confidentiality in this respect, in accordance with their possible administrative or contractual liability or liability under the Staff Regulations. The same applies to the chair and vice-chair.
Article 21
Handling of requests for access to documents and protection of personal data
Regulation (EC) No 1049/2001 and Regulation (EU) 2018/1725 apply to the proceedings of the Panel.
CHAPTER II
SPECIFIC PROVISIONS ON THE EXERCISE OF THE CONSULTATIVE POWERS REFERRED TO IN ARTICLE 93 OF THE FINANCIAL REGULATION
Article 22
Principles
1.   Articles 1 to 4, 8, 20 and 21 in Chapter I of these Rules of Procedure apply to the Panel’s exercise of the consultative powers conferred on it by Article 93 of Regulation (EU, Euratom) 2024/2509.
2.   Other articles in Chapter I of these Rules of Procedure shall also apply to the Panel’s exercise of the powers referred to in paragraph 1, unless otherwise provided for in this Chapter.
Article 23
Additional members of the Panel and their deputies
1.   When issuing the opinion referred to in Article 93(1) of Regulation (EU, Euratom) 2024/2509, the Panel shall be composed of the members referred to in Article 145(2), points (a) to (c), of that Regulation and of the following three additional members:
(a)
a representative of the appointing authority in charge of disciplinary matters of the Union institution, Union body, European office or body or person concerned when the case is referred in accordance with Article 93(1), first subparagraph, point (a), or a representative of the authorising officer responsible when the case is referred in accordance with Article 93(1), first subparagraph, point (b);
(b)
a member appointed by the staff committee of the Union institution, Union body, European office or body or person concerned;
(c)
a member of the legal service of the institution, European office set up by the Commission, executive agency or other European office, body or agency of the member of staff concerned.
2.   The persons referred to in Article 5(1), second subparagraph, and Article 5(2), second subparagraph, may participate in all deliberations of the Panel, and shall only participate in voting when the permanent representative of the Commission for whom they are a deputy is unable to do so.
3.   Each of the three additional members referred to in paragraph 1 shall have a deputy designated, respectively, by:
(a)
the appointing authority concerned or the authorising officer responsible;
(b)
the staff committee concerned;
(c)
the legal service concerned.
Article 24
Designation of observers
1.   The Commission’s Legal Service shall designate an observer when the staff member concerned does not belong to the Commission.
2.   The authorising officer responsible or, where appropriate, the Head of a Union Delegation acting as authorising officer by sub-delegation, or their representatives, shall have observer status.
3.   OLAF shall designate an observer when the information relating to the alleged breach of a provision of Regulation (EU, Euratom) 2024/2509 or of any other provision relating to financial management or control of transactions results from information transmitted by OLAF.
4.   The disciplinary office of the institution or body concerned shall designate an observer where a case is referred to the Panel by the appointing authority. In other cases, it may be invited by the chair to designate an observer.
5.   After consulting the members, the chair may invite other observers.
Article 25
Permanent secretariat of the Panel
1.   Article 7, except for paragraph 2, points (k) and (o), thereof, applies for the purposes of this Chapter.
2.   In particular, the permanent secretariat shall:
(a)
where the Panel is directly informed of a case by a staff member, ensure that the file is sent to the appointing authority and shall notify this to the staff member who transmitted the information, as specified in Article 26(2);
(b)
where a case is referred to the Panel, verify the capacity of the referring authority and of its designated representatives;
(c)
identify, in agreement with the chair, the three additional members of the Panel and the observers and verify their capacity;
(d)
verify that the files are complete and contain all the necessary documents and information, in particular the information sheet referred to in Article 11(4), a description of the facts and the alleged irregularity, and the supporting documents, including the investigation reports;
(e)
verify that the staff member concerned has been properly heard by the appointing authority or the authorising officer responsible, as appropriate;
(f)
draw up the draft opinions to be submitted for examination by the Panel and send them to the chair, to the other members and to the observers who have been called upon to participate in settling a case;
(g)
send the recommendations referred to in Article 93(3) of Regulation (EU, Euratom) 2024/2509 to the authorising officer responsible and the internal audit service responsible;
(h)
where the Panel considers that the case is a matter for OLAF, transmit the file to the appointing authority without delay and inform OLAF.
Article 26
Referral of cases to the Panel
1.   In accordance with Article 93(1) of Regulation (EU, Euratom) 2024/2509, the Panel shall be convened at the request of any appointing authority responsible for disciplinary matters or of an authorising officer responsible, including a head of a Union delegation or a deputy acting as the authorising officer by sub-delegation, hereinafter a ‘referring authority’.
2.   Where the Panel is directly informed by a staff member, it shall send the file to the competent appointing authority or, as appropriate, to the authority empowered to conclude contracts and inform that staff member. If the competent appointing authority decides to refer the case to the Panel, it shall inform the staff member. If it decides not to refer the case to the Panel, it shall inform the Panel and the staff member.
3.   By way of derogation from paragraph 2, in order to ensure that whistle-blowers are effectively protected, as provided for in Article 22a(3) of the Staff Regulations, the Panel may decide not to inform the competent appointing authority and to inform OLAF.
Article 27
Written procedure
At the initiative of the chair or at the request of a member of the Panel, opinions may be adopted by written procedure. Any member of the Panel may object to the use of the written procedure. In that case, the chair shall convene a meeting within a reasonable time. The same rule shall apply as regards the recommendation referred to in Article 93(3) of Regulation (EU, Euratom) 2024/2509.
Article 28
Adoption of opinions and recommendations
1.   The Panel shall seek to reach a consensus on whether a financial irregularity has occurred and on the reasoning underlying its opinions or recommendations.
2.   In the absence of a consensus, the matter shall be put to a vote in which:
(a)
the chair has one vote;
(b)
the two permanent representatives of the Commission together have one vote;
(c)
three additional members referred to in Article 23(1) have one vote each.
3.   Paragraphs 1 and 2 apply 
mutatis mutandis
 to the adoption of the recommendations. The consensus or the vote shall concern in particular the systemic nature of the issues detected.
Article 29
Notification of opinions
The Panel shall notify opinions without delay to the referring authority, the authorising officer responsible and the observers. Where the EPPO has been invited as an observer, the provisions of Article 103 of Regulation (EU) 2017/1939 shall apply.
Article 30
The staff member’s right to be heard
In accordance with Article 93(2) second subparagraph of Regulation (EU, Euratom) 2024/2509, before referring a case to the Panel, the appointing authority or, as applicable, the authorising officer responsible shall give the member of staff involved the opportunity to present his or her observations on the facts concerning them.
CHAPTER III
FINAL PROVISIONS
Article 31
Repeal
Decision (EU) 2018/1220 is repealed.
Article 32
Entry into force and application
This Decision shall enter into force on the third day following that of its publication in the 
Official Journal of the European Union
.
Done at Brussels, 9 October 2025.
For the Commission
The President
Ursula VON DER LEYEN
(
1
)
  
            
OJ L, 2024/2509, 26.9.2024, ELI: http://data.europa.eu/eli/reg/2024/2509/oj
.
(
2
)
  
            
OJ L 226, 7.9.2018, p. 7
, ELI: 
http://data.europa.eu/eli/dec/2018/1220/oj
.
(
3
)
  Regulation (EU, Euratom) 2018/1046 of the European Parliament and of the Council of 18 July 2018 on the financial rules applicable to the general budget of the Union, amending Regulations (EU) No 1296/2013, (EU) No 1301/2013, (EU) No 1303/2013, (EU) No 1304/2013, (EU) No 1309/2013, (EU) No 1316/2013, (EU) No 223/2014, (EU) No 283/2014, and Decision No 541/2014/EU and repealing Regulation (EU, Euratom) No 966/2012 (
OJ L 193, 30.7.2018, p. 1
, ELI: 
http://data.europa.eu/eli/reg/2018/1046/oj
).
(
4
)
  T-113/24, 
Lattanzio KIBS and Others
 v 
Commission
, ECLI:EU:T:2025:756, paragraph 89.
(
5
)
  Regulation (EU) 2018/1725 of the European Parliament and of the Council of 23 October 2018 on the protection of natural persons with regard to the processing of personal data by the Union institutions, bodies, offices and agencies and on the free movement of such data, and repealing Regulation (EC) No 45/2001 and Decision No 1247/2002/EC (
OJ L 295, 21.11.2018, p. 39
, ELI: 
http://data.europa.eu/eli/reg/2018/1725/oj
).
(
6
)
  Regulation (EC) No 1049/2001 of the European Parliament and of the Council of 30 May 2001 regarding public access to European Parliament, Council and Commission documents (
OJ L 145, 31.5.2001, p. 43
, ELI: 
http://data.europa.eu/eli/reg/2001/1049/oj
).
(
7
)
  Council Regulation (EU) 2017/1939 of 12 October 2017 implementing enhanced cooperation on the establishment of the European Public Prosecutor’s Office (‘the EPPO’) (
OJ L 283, 31.10.2017, p. 1
, ELI: 
http://data.europa.eu/eli/reg/2017/1939/oj
).
(
8
)
  Regulation (EU, Euratom) No 883/2013 of the European Parliament and of the Council of 11 September 2013 concerning investigations conducted by the European Anti-Fraud Office (OLAF) and repealing Regulation (EC) No 1073/1999 of the European Parliament and of the Council and Council Regulation (Euratom) No 1074/1999 (
OJ L 248, 18.9.2013, p. 1
, ELI: 
http://data.europa.eu/eli/reg/2013/883/oj
).
(
9
)
  Regulation No 31 (EEC), 11 (EAEC), laying down the Staff Regulations of Officials and the Conditions of Employment of Other Servants of the European Economic Community and the European Atomic Energy Community (
OJ 45, 14.6.1962, p. 1385/62
, ELI: 
http://data.europa.eu/eli/reg/1962/31(1)/2021-01-01
).
ELI: http://data.europa.eu/eli/dec/2025/2024/oj
ISSN 1977-0677 (electronic edition)

Summary:
Ensuring the sound financial management of the EU budget
SUMMARY OF:
Decision (EU) 2025/2024 on the rules of procedure of the panel referred to in Article 145 of the EU’s Financial Regulation
WHAT IS THE AIM OF THE DECISION?
Decision (EU) 2025/2024 establishes the 
rules of procedure
 for the interinstitutional panel established by Article 145 of Regulation (EU, Euratom) 
2024/2509
 (the Financial Regulation) (see 
summary
).
The panel is the central point across all 
European Union
 (EU) 
institutions
, bodies and agencies to assess whether participants and recipients and other persons and entities applying for EU funds should be excluded from EU funding or be subject to a financial penalty, and whether these sanctions should be published.
While ensuring the right to be heard of the persons and entities concerned, it bases its recommendations on facts and findings from various sources, including 
European Anti-Fraud Office (OLAF)
 and 
European Public Prosecutor’s Office (EPPO)
 investigations and decisions adopted by national authorities or international organisations.
It is also competent (under Article 93 of the Financial Regulation) to issue opinions and recommendations on financial irregularities resulting from an act or omission of an EU staff member.
KEY POINTS
The 
European Commission
 appoints a high-level independent chair of the panel for a non-renewable five-year term. This person must be either a former member of the 
Court of Justice of the European Union
 or the 
European Court of Auditors
, or a former director-general of an EU institution other than the Commission.
The 
chair
:
represents the panel, presides its meetings and organises its work;
is assisted by a permanent secretariat;
convenes the panel when it is asked to give a recommendation on a case.
The chair is deputised by a vice-chair who is appointed under the same conditions and replaces the chair in case they are prevented from attending to their duties.
The 
panel
 also includes:
two permanent members: the principal adviser responsible for legal Affairs, financial rules, controls and reporting from the 
Directorate-General for Budget
 and another person designated by the Director-General for Budget;
the requested authorising officer;
observers from the Commission’s 
legal service
, which attends all of the panel’s meetings;
observers from OLAF and/or the EPPO, where the case concerns information they have provided;
authorising officers from whichever EU institution, body or agency is concerned by the case;
other observers invited by the chair.
The 
permanent secretariat is under the chair’s authority
 and:
is staffed by officials or staff members from the Directorate-General for Budget;
organises the panel’s work;
draws up documents for the panel;
verifies the documentation and information submitted;
identifies individuals who are potentially involved in a case;
keeps a register of all of the panel’s recommendations.
Any member of the panel or the secretariat who considers they may have a conflict of interest in a case does not participate in the proceedings.
Participation of the European Anti-Fraud Office
OLAF cooperates closely with the panel to respect procedural and fundamental rights and to protect whistle-blowers.
OLAF is consulted before the panel notifies a person or entity concerned, where a case is based on information transmitted by OLAF. This is done to avoid damaging the confidentiality of legal proceedings or ongoing investigations.
Participation of the European Public Prosecutor’s Office
The EPPO cooperates with the panel according to the arrangements for cooperation set out in the agreement referred to in Article 103 of Regulation (EU) 
2017/1939
.
The EPPO participates as an observer in panel meetings where the request of the referring authority is based, in whole or in part, on information transmitted by the EPPO.
Referring cases to the panel
Any authorising officer of the Commission, of another institution, of a European office set up by the Commission, of an executive agency or of another European office, body or agency:
may request a recommendation from the panel via the advanced records system where possible, and otherwise by email in confidential form;
must inform the panel as soon as they become aware of information that could exclude a person or entity from EU funds;
must provide all the necessary information, specified in Article 144(3) of the Financial Regulation;
must provide any other relevant information referred to in Article 138(3) of that regulation, including, where applicable, OLAF reports and the information transmitted by the EPPO.
Expedited procedure
The authorising officer or the early detection and exclusion system panel of its own initiative may require to treat the case with priority when the nature or circumstances of the case so require.
The panel transmits the adversarial letter within 30 working days of receiving the request for a recommendation.
The panel adopts the recommendation within 20 working days from the expiration of the time limit for submitting observations by the person or entity subject to the early detection and exclusion system proceeding.
Right to be heard
Persons or entities that are the subject of a request for a recommendation:
will receive an adversarial letter disclosing the facts and findings considered by the panel and the preliminary classification in law of the conduct;
may submit their observations, except where there are compelling legitimate grounds to preserve the confidentiality of the investigation or judicial proceedings;
must submit observations in writing and in the form of electronic files within 15 working days.
The length of observations, excluding annexes, must not exceed the number of pages of the adversarial letter.
Abridged recommendations
Such recommendations set out facts and main reasons but do not address all issues raised in the request for recommendation or in the observations to the adversarial letter.
They may be adopted only in exceptional public procurement cases where strict deadlines apply and the procedure may be suspended only for a limited time.
The authorising officer will not adopt an exclusion decision or a decision imposing financial penalties on the basis of an abridged recommendation.
The panel:
aims for consensus when giving its recommendation on a case involving a person or entity;
decides by majority vote in the absence of a consensus, with one vote for the chair, one joint vote for the two permanent members and one vote for the authorising officer involved;
notifies its recommendation to the observers and the institution, body or agency that referred the case.
The panel members, the secretariat staff and all other persons involved in the proceedings and its preparation must respect the strictest confidentiality.
EU staff members
The panel:
may give an opinion as to whether an EU staff member has committed a financial irregularity;
includes, in such circumstances, three extra members (one from the disciplinary body of the institution concerned, one from its staff committee and one from its legal service).
The adversarial procedure is held by the referring authority before the case is examined by the panel.
Repeal
This 
decision
 repeals and replaces Decision (EU) 
2018/1220
.
FROM WHEN DOES THE DECISION APPLY?
It has applied since 
13 October 2025
.
BACKGROUND
Decision (EU) 2025/2024 follows the adoption of the Financial Regulation, which 
recast
 and replaced the previous Financial Regulation (Regulation (EU, Euratom) 
2018/1046
).
For further information, see:
EU Financial Regulation
 (European Commission).
MAIN DOCUMENT
Commission Decision (EU) 
2025/2024
 of 
9 October 2025
 on the rules of procedure of the panel referred to in Article 145 of Regulation (EU, Euratom) 2024/2509 of the European Parliament and of the Council (OJ L, 2025/2024, 
10.10.2025
).
RELATED DOCUMENTS
Regulation (EU, Euratom) 
2024/2509
 on the financial rules for the EU budget (‘EU financial regulation’).
Regulation (EU) 
2017/1939
 establishing the European Public Prosecutor’s Office (‘the EPPO’).
Successive amendments to Regulation (EU) 2017/1939 have been incorporated into the original text. This 
consolidated version
 is of documentary value only.
Regulation (EU, Euratom) 
No 
883/2013
 on investigations by the European Anti-Fraud Office (‘OLAF’).
See 
consolidated version
.
last update 
19.11.2025

--- DANISH ---

Document:
Den Europæiske Unions 
Tidende
DA
L-udgaven
2025/2024
10.10.2025
KOMMISSIONENS AFGØRELSE (EU) 2025/2024
af 9. oktober 2025
om forretningsordenen for det panel, der er omhandlet i artikel 145 i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU, Euratom) 2024/2509
EUROPA-KOMMISSIONEN HAR —
under henvisning til traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde,
under henvisning til Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU, Euratom) 2024/2509 af 23. september 2024 om de finansielle regler vedrørende Unionens almindelige budget 
(
1
)
,
under henvisning til Kommissionens afgørelse (EU) 2018/1220 af 6. september 2018 om forretningsordenen for det panel, der omhandles i artikel 143 i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU, Euratom) 2018/1046 
(
2
)
, og
ud fra følgende betragtninger:
(1)
Forordning (EU, Euratom) 2024/2509 har erstattet Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU, Euratom) 2018/1046 om oprettelse af et uafhængigt panel 
(
3
)
, jf. forordningens artikel 145, med henblik på at vurdere visse situationer med udelukkelse af personer og enheder, der er opregnet i artikel 137, stk. 2, i forordning (EU, Euratom) 2024/2509, og vedtage passende henstillinger (»panelet«) med henblik på de procedurer, der skal gennemføres som led i systemet for tidlig opdagelse og udelukkelse (»EDES-procedurerne«).
(2)
Ved afgørelse (EU) 2018/1220 blev panelets forretningsorden fastsat i henhold til artikel 143, stk. 4, i forordning (EU, Euratom) 2018/1046. Forretningsordenen fandt anvendelse fra datoen for nævnte forordnings ikrafttræden, for bl.a. at sikre, at retten til forsvar for personer eller enheder, der er omfattet af EDES-procedurer, herunder deres ret til at blive hørt, iagttages.
(3)
Artikel 145 i forordning (EU, Euratom) 2024/2509 erstattede artikel 143 i forordning (EU, Euratom) 2018/1046 om fastsættelse af reglerne for panelets sammensætning, præcisering af næstformandens rolle og proceduren for udnævnelse af formanden og næstformanden samt forebyggelse og håndtering af interessekonflikter.
(4)
Kommissionen har ved artikel 145, stk. 2 og 4, i forordning (EU, Euratom) 2024/2509 fået tillagt beføjelse til at fastsætte panelets forretningsorden, og Kommissionen stiller et permanent sekretariat til rådighed for panelet.
(5)
For at sikre kontinuiteten i panelets virke og sikre, at panelet fungerer tilfredsstillende, bør der fastlægges en procedure for udnævnelse og afsættelse af formanden og næstformanden, og der bør fastsættes regler for, hvornår næstformanden skal fungere som formand, når formanden er fraværende eller forhindret i at varetage sit hverv.
(6)
For at sikre kontinuiteten i panelets virke og sikre, at panelet fungerer tilfredsstillende, er det nødvendigt at fastsætte præcise regler for panelets sammensætning i enhver situation, især dem, der vedrører udpegelsen af Kommissionens faste repræsentanter, deres stedfortrædere og det yderligere medlem, som repræsenterer den ansvarlige anvisningsberettigede.
(7)
Det er nødvendigt at præcisere, hvilke observatører der bør deltage i panelets møder, for at sikre, at panelet er fuldt ud og tilstrækkeligt informeret og støttet i udførelsen af sine opgaver og i beslutningsprocessen.
(8)
Af hensyn til en velfungerende administration bør det præciseres, hvilke støttefunktioner det faste sekretariat skal varetage for panelet i forbindelse med EDES-procedurerne.
(9)
Den procedure, der anvendes ved henvisning af sager til panelet, bør fastlægges nærmere, især bør det præciseres, hvilke oplysninger henvisningen skal indeholde.
(10)
Artikel 138, stk. 8, i forordning (EU, Euratom) 2024/2509 giver mulighed for en fremskyndet procedure, og betingelserne for anvendelse af denne procedure bør præciseres i panelets forretningsorden.
(11)
Erfaringen har vist, at panelet for at reducere varigheden af EDES-procedurerne i ekstraordinære sager om offentlige udbud, hvor der gælder strenge frister, og hvor procedurerne kun kan suspenderes i en begrænset periode, kan afgive en forkortet henstilling, der kun indeholder en kortfattet begrundelse, uden at det er nødvendigt at behandle alle de spørgsmål, der rejses under den kontradiktoriske procedure 
(
4
)
. Forkortede henstillinger kan kun afgives, hvis panelet har til hensigt at anbefale den ansvarlige anvisningsberettigede ikke at vedtage nogen form for udelukkelse eller økonomisk sanktion eller at anbefale ophævelse af en eksisterende udelukkelse eller økonomisk sanktion.
(12)
Det bør præciseres, hvilke praktiske regler der gælder for et tæt samarbejde mellem panelet og Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig (OLAF) og mellem panelet og Den Europæiske Anklagemyndighed (EPPO) set i lyset af de administrative regler for samarbejde og rettidig udveksling af oplysninger mellem Kommissionen og disse organer.
(13)
Afgørelse (EU) 2018/1220 er blevet revideret og omnummereret ved flere lejligheder. Afgørelse bør derfor ophæves og erstattes af en ny kommissionsafgørelse.
(14)
I den forbindelse bør det yderligere præciseres, hvilke regler der gælder for vedtagelse af panelets henstillinger og udtalelser.
(15)
Panelets og dets faste sekretariats behandling af personoplysninger er omfattet af bestemmelserne i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2018/1725 
(
5
)
.
(16)
Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 1049/2001 
(
6
)
 bør gælde for henstillinger, der vedtages af panelet —
VEDTAGET DENNE AFGØRELSE:
KAPITEL 1
ALMINDELIGE BESTEMMELSER
Artikel 1
I denne afgørelse fastlægges forretningsordenen for det panel, der er omhandlet i artikel 145 i forordning (EU, Euratom) 2024/2509, og den erstatter afgørelse (EU) 2018/1220.
Artikel 2
Udnævnelse, fratræden og afsættelse af formanden og næstformanden
1.   Panelets formand og næstformand udnævnes ved en kommissionsafgørelse for en periode på fem år, som ikke kan forlænges, jf. artikel 145, stk. 3, i forordning (EU, Euratom) 2024/2509, efter en indkaldelse af interessetilkendegivelser. Deres embedsperiode løber fra det tidspunkt, som er fastsat i deres respektive udnævnelsesafgørelser. Afgørelserne offentliggøres i C-udgaven af Den Europæiske Unions Tidende.
2.   Formanden og næstformanden forbliver i deres respektive stillinger i op til seks måneder efter udløbet af deres embedsperiode, hvis det er nødvendigt for panelets funktion, indtil deres efterfølgere har påbegyndt deres hverv.
3.   Formanden og næstformanden fungerer Kommissionens særlige rådgivere som omhandlet i artikel 5 i ansættelsesvilkårene for de øvrige ansatte i Den Europæiske Union. I deres ansættelseskontrakter som særlig rådgiver skal deres uafhængighed sikres fuldt ud, og kontrakterne må ikke påvirke varigheden af deres embede.
4.   Kommissionen kan afskedige formanden og næstformanden, hvis de ikke længere opfylder kravene for at kunne varetage deres opgaver.
5.   De betingelser for valg af formanden, der er fastsat i artikel 145, stk. 3, i forordning (EU, Euratom) 2024/2509, gælder også for udvælgelsen af næstformanden.
Artikel 3
Formandens stedfortræder
Hvis formanden er forhindret i at udføre sit hverv, eller hvis formandens stilling bliver ledig, fungerer næstformanden som formand i henhold til artikel 145 i forordning (EU, Euratom) 2024/2509, så længe formanden er forhindret i at udføre sit hverv, eller indtil der udpeges en ny formand.
Artikel 4
Formandens ansvarsområder
1.   Formanden repræsenterer panelet.
2.   Formanden leder panelets møder og tilrettelægger dets arbejde.
3.   Herved bistås formanden af det i artikel 7 nævnte faste sekretariat.
4.   Formanden kan delegere beføjelsen til at underskrive specifikke dokumenter vedrørende en bestemt sag eller administrative spørgsmål på vegne af formanden til hver af Kommissionens faste repræsentanter.
5.   Efter høring af Kommissionens faste repræsentanter fastlægger formanden panelets mødekalender.
6.   Formanden udfører de øvrige opgaver, som vedkommende tillægges ved denne afgørelse.
Artikel 5
Udnævnelse af panelets øvrige medlemmer og deres stedfortrædere
1.   Den ledende konsulent med ansvar for retlige anliggender, finansielle regler, kontrol og rapportering i Generaldirektoratet for Budget er en af Kommissionens to faste repræsentanter. jf. artikel 145, stk. 2, litra c), i forordning (EU, Euratom) 2024/2509.
Hvis stillingen som ledende konsulent med ansvar for retlige anliggender, finansielle regler, kontrol og rapportering i Generaldirektoratet for Budget er ledig, bliver den direktør, der er ansvarlig for faste sekretariat, en af Kommissionens to faste repræsentanter. jf. artikel 145, stk. 2, litra c), i forordning (EU, Euratom) 2024/2509.
Generaldirektøren for budget udpeger en stedfortræder for Kommissionens faste repræsentant blandt tjenestemænd, der som minimum har en stilling som kontorchef eller tilsvarende. Denne person kan deltage i alle panelets drøftelser, men deltager kun i afstemninger, hvis Kommissionens faste repræsentant ikke er i stand hertil.
2.   Generaldirektøren for budget udpeger personligt det andet af Kommissionens faste medlemmer blandt de tjenestemænd i Kommissionen, der som minimum er indplaceret i lønklasse AD 14.
Generaldirektøren for budget udpeger ligeledes en stedfortræder for Kommissionens faste repræsentant blandt tjenestemænd, der som minimum har en stilling som kontorchef eller tilsvarende. Denne person kan deltage i alle panelets drøftelser, men deltager kun i afstemninger, hvis Kommissionens faste repræsentant ikke er i stand hertil.
3.   Det medlem, der repræsenterer den anmodende anvisningsberettigede og vedkommendes stedfortræder, er tjenestemænd eller midlertidigt ansatte udpeget i overensstemmelse med forretningsordenen og de interne administrative regler for den berørte institution, det berørte agentur eller det berørte organ, jf. artikel 73, stk. 3, i forordning (EU, Euratom) 2024/2509, der fungerer mindst som kontorchef eller delegationschef.
Artikel 6
Observatører
1.   Observatører kan deltage i panelets drøftelser uden stemmeret.
2.   Det udpegede medlem fra Kommissionens Juridiske Tjeneste har automatisk observatørstatus i forbindelse med behandlingen af alle sager, der forelægges panelet, og fremsætter bemærkninger på eget initiativ eller på anmodning af formanden. Med henblik herpå deltager det udpegede medlem i alle panelets drøftelser. Panelet underretter Juridisk Tjeneste om alle skriftlige procedurer i god tid inden deres vedtagelse.
3.   I sager, hvor anmodningen fra den henvisende anvisningsberettigede helt eller delvis er baseret på oplysninger fremsendt af OLAF, deltager en eller flere repræsentanter for OLAF, herunder så vidt muligt de efterforskere, der er ansvarlige for sagen, i panelets møder som observatører og deltager i de mundtlige og skriftlige forhandlinger, der opstår i forbindelse med behandlingen af sagen. OLAF fremsætter bemærkninger efter anmodning fra formanden.
4.   I sager, hvor anmodningen fra den henvisende anvisningsberettigede helt eller delvis er baseret på oplysninger fremsendt af EPPO, deltager en eller flere repræsentanter for EPPO, herunder så vidt muligt de personer, der er ansvarlige for sagen, i panelets møder som observatører og deltager i de mundtlige og skriftlige forhandlinger, der opstår i forbindelse med behandlingen af sagen i overensstemmelse med forskrifterne i artikel 103 i Rådets forordning (EU) 2017/1939 
(
7
)
.
5.   Hvis det er berettiget i en konkret sag, kan formanden opfordre OLAF til at give oplysninger eller rådgivning. Formanden kan også opfordre EPPO til at give oplysninger eller rådgivning i overensstemmelse med bestemmelserne i artikel 103 i forordning (EU) 2017/1939.
6.   Anvisningsberettigede (bortset fra den henvisende anvisningsberettigede), som er berørt af en sag, der henvises til panelet, kan anmode formanden om at give dem observatørstatus. Sådanne anvisningsberettigede kan deltage i panelets drøftelser, og de fremsætter mundtlige og skriftlige bemærkninger efter anmodning fra formanden. Panelet underretter de anvisningsberettigede om relevante skriftlige procedurer.
7.   Efter høring af Kommissionens faste repræsentanter kan formanden indbyde andre observatører til at deltage i panelets forhandlinger og opfordre dem til at fremsætte mundtlige eller skriftlige bemærkninger.
Artikel 7
Det faste sekretariat
1.   Panelets faste sekretariat oprettes af og knyttes administrativt til Generaldirektoratet for Budget.
2.   Under formandens ledelse varetager det faste sekretariat følgende opgaver:
a)
det kontrollerer den henvisende anvisningsberettigedes status og dennes udpegede repræsentants og eventuelle observatørers status
b)
det kontrollerer, at anmodningerne om henstillinger er fuldstændige og indeholder alle nødvendige dokumenter og oplysninger
c)
det identificerer eventuelle andre anvisningsberettigede, som er berørt af sagen, og som eventuelt kan foreslås som observatører
d)
det tilrettelægger de nødvendige skridt og kontakter med den henvisende anvisningsberettigede, Kommissionens Juridiske Tjeneste og andre observatører, der er eller kunne blive involveret i den pågældende sag, med det formål at indhente supplerende oplysninger
e)
det udarbejder de udkast, der skal forelægges panelet, og fremsender dem til formanden, de øvrige medlemmer og de observatører, der deltager i sagens behandling
f)
det forelægger formanden et udkast til panelets mødekalender
g)
det udarbejder et udkast til dagsorden for panelets møder og sender det til panelets medlemmer og deltagerne i panelets møder
h)
det verificerer tilstedeværelsen af de personer og dokumenter, der er nødvendige for at sikre den formelle rigtighed af panelets drøftelser
i)
det deltager i panelets drøftelser og står for opfølgningen heraf
j)
det udarbejde et kortfattet referat af hvert møde og stiller det til rådighed for medlemmerne
k)
det fremsender dokumenter og meddelelser på panelets vegne til personer eller enheder, der er omfattet af proceduren, herunder beskrivelsen af de faktiske omstændigheder og konklusioner og den foreløbige juridiske vurdering af adfærden
l)
det fremsender den henstilling, som panelet har vedtaget, til den henvisende anvisningsberettigede
m)
det følger op på al korrespondance rettet til panelet eller vedrørende dets aktiviteter
n)
det fører et register over de henstillinger, som panelet vedtager, og alle de afgørelser, som de ansvarlige anvisningsberettigede træffer, og
o)
det sikrer offentliggørelsen af afgørelser om udelukkelse og økonomiske sanktioner som omhandlet i artikel 142 i forordning (EU, Euratom) 2024/2509.
3.   Det permanente sekretariat kan kontaktes på følgende e-mailadresse: 
Panel-secretariat-BUDG@ec.europa.eu
.
Artikel 8
Forebyggelse og håndtering af interessekonflikter
1.   Når formanden, næstformanden, ethvert andet medlem eller vedkommendes stedfortræder, tjenestemændene og de øvrige ansatte i panelets faste sekretariat og enhver anden person, der deltager i panelets møder eller har kendskab til dokumenter vedrørende en bestemt sag, befinder sig i en situation, der kunne give anledning til en interessekonflikt som omhandlet i artikel 61 i forordning (EU, Euratom) 2024/2509 underretter de omgående de øvrige medlemmer og det faste sekretariat. Det samme gælder, når de befinder sig i en situation, der objektivt set kunne opfattes som en interessekonflikt.
2.   Personer, der befinder sig i en situation, der kan give anledning til en risiko for interessekonflikter, eller som objektivt set kan opfattes som en interessekonflikt som omhandlet i stk. 1, deltager ikke i panelets drøftelser eller i udfærdigelsen af den kontradiktoriske skrivelse eller vedtagelse af henstillingen. Sagsakten vedlægges et notat om, hvordan risikoen for interessekonflikter er blevet behandlet.
Artikel 9
Samarbejde mellem panelet og OLAF
1.   OLAF arbejder tæt sammen med panelet i overensstemmelse med bestemmelserne i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU, Euratom) nr. 883/2013 
(
8
)
, under behørig hensyntagen til processuelle og grundlæggende rettigheder og til beskyttelse af whistleblowere.
2.   Hvis anmodningen fra den henvisende anvisningsberettigede er baseret på oplysninger fra OLAF, konsulterer panelet af hensyn til fortroligheden af de undersøgelser, som gennemføres eller koordineres af OLAF, herunder beskyttelsen af whistleblowere, og de nationale undersøgelser eller retssager, OLAF, inden den person eller enhed, der er genstand for en anmodning om en henstilling, underrettes.
3.   Videregivelse til personer eller enheder eller deres ansatte af oplysninger, der stammer fra undersøgelser gennemført eller koordineret af OLAF, kræver OLAF's godkendelse.
Artikel 10
Samarbejde med Den Europæiske Anklagemyndighed
De nærmere regler for samarbejdet mellem panelet og EPPO fastsættes i overensstemmelse med artikel 103 i forordning (EU) 2017/1939.
Artikel 11
Indgivelse af anmodninger om henstillinger til panelet
1.   Enhver delegeret anvisningsberettiget i Kommissionen, i en af de øvrige institutioner, i et af Kommissionen oprettet europæisk kontor, i et forvaltningsorgan eller i et andet europæisk kontor eller organ kan indgive en anmodning om en henstilling til panelet.
2.   Anmodninger om henstillinger sendes så vidt muligt via ARES til det faste sekretariat eller pr. e-mail i fortrolig form. Anmodninger om henstillinger skal sikre et passende fortrolighedsniveau og sikkerhedsmærkning på alle dokumenter. Når dokumenter hidrører fra eller vedrører en OLAF-undersøgelse, anvender den anvisningsberettigede de relevante OLAF-undersøgelsesmærkninger.
Når en anmodning om en henstilling fremsættes af en anvisningsberettiget, som ikke henhører under Kommissionen, træffer det permanente sekretariat og den anvisningsberettigede de nødvendige foranstaltninger for at sikre fortroligheden af de udvekslede oplysninger i den pågældende sag.
3.   Anmodninger om en henstilling skal indeholde alle de oplysninger, der er opregnet i artikel 144, stk. 3, i forordning (EU, Euratom) 2024/2509. De skal også indeholde alle andre relevante oplysninger, der er omhandlet i nævnte forordnings artikel 138, stk. 3, herunder, hvor det er relevant, OLAF's rapporter og de oplysninger, som EPPO har fremsendt. Et behørigt udfyldt oplysningsskema skal vedlægges anmodningen.
4.   Hvis en anmodning om henstilling indeholder rapporter eller andre oplysninger, der er fremsendt af OLAF eller EPPO, skal den anvisningsberettigede høre OLAF eller EPPO, alt efter hvad der er relevant, for at finde alle oplysninger, der ikke må videregives til personer eller enheder, der er genstand for en anmodning om en henstilling, og på passende vis redigere sådanne rapporter eller oplysninger, inden de fremsendes til panelet.
Artikel 12
Procedure
Sager, der forelægges panelet, kan afgøres enten på et møde i panelet eller ved skriftlig procedure.
Artikel 13
Panelets møder
Formanden kan indkalde panelet til et møde med henblik på:
a)
at fastlægge den foreløbige juridiske vurdering af en adfærd efter artikel 138, stk. 3, i forordning (EU, Euratom) 2024/2509 med henblik på at underrette de personer eller enheder, der er genstand for en anmodning om en henstilling, herom
b)
at vedtage en henstilling som fastsat i artikel 145, stk. 6, i forordning (EU, Euratom) 2024/2509 eller
c)
at behandle spørgsmål vedrørende panelets funktionsmåde.
Artikel 14
Skriftlig procedure
På formandens initiativ eller efter anmodning fra et andet medlem af panelet kan den foreløbige juridiske vurdering foretages, og henstillingen vedtages efter en skriftlig procedure. Panelets medlemmer kan gøre indsigelse mod den skriftlige procedure. Observatørerne inddrages i denne procedure.
Artikel 15
Hasteprocedure
I tilfælde, hvor sagens art eller omstændigheder tilsiger det, kan panelet beslutte at fremskynde proceduren efter anmodning fra den anvisningsberettigede eller på eget initiativ. I så fald skal panelet tilstræbe:
a)
at behandle sagen med høj prioritet og fremsende den i artikel 16 omhandlede kontradiktoriske skrivelse til den person eller enhed, der er genstand for sagen, senest 30 arbejdsdage efter modtagelsen af anmodningen om en henstilling og
b)
vedtage henstillingen senest 20 arbejdsdage efter udløbet af fristen for at fremsætte bemærkninger til den i artikel 16 omhandlede kontradiktoriske skrivelse.
Artikel 16
Retten til at blive hørt
1.   Personer eller enheder, der er genstand for en anmodning om en henstilling, har ret til at fremsætte bemærkninger, medmindre der foreligger særlige omstændigheder, hvor der er vægtige legitime grunde til at sikre fortrolighed i forbindelse med en undersøgelse eller en national retslig procedure, indtil sådanne legitime grunde til at bevare fortroligheden ikke længere gør sig gældende, jf. artikel 145, stk. 5, andet punktum, i forordning (EU, Euratom) 2024/2509
2.   Panelet tager ved vedtagelsen af sine henstillinger kun hensyn til faktiske omstændigheder og resultater samt en foreløbig juridisk bedømmelse af adfærden, som den person eller enhed, der er genstand for anmodningen om en henstilling, har haft mulighed for at fremsætte bemærkninger til, undtagen i tilfælde, hvor artikel 145, stk. 5, andet punktum, i forordning (EU, Euratom) 2024/2509 finder anvendelse.
3.   Inden der vedtages en henstilling, sender formanden på vegne af panelet i overensstemmelse med artikel 17, stk. 1, den person eller enhed, der er genstand for anmodningen om en henstilling, en skrivelse med angivelse af de faktiske omstændigheder og resultater, som panelet har taget i betragtning, og den foreløbige juridiske vurdering af adfærden (en »kontradiktorisk skrivelse«), jf. dog forskrifterne i artikel 145, stk. 5, i forordning (EU, Euratom) 2024/2509. Denne skrivelse sendes som udgangspunkt pr. e-mail.
4.   Adressaten for en kontradiktorisk skrivelse skal fremsætte eventuelle bemærkninger til dette kontradiktoriske brev, herunder eventuelle bilag eller bilag til disse bemærkninger, skriftligt i form af elektroniske filer, der kan åbnes ved hjælp af almindelige tekstbehandlingsprogrammer. Bemærkningerne sendes til det faste sekretariat på den e-mailadresse, der er angivet i skrivelsen.
5.   Omfanget af bemærkningerne, eksklusive bilag, må ikke overstige antallet af sider i det kontradiktoriske brev, eksklusive bilag, undtagen i behørigt begrundede tilfælde, hvor der er tale om komplekse retlige eller faktiske spørgsmål.
6.   Som hovedregel har adressater for kontradiktoriske skrivelser femten arbejdsdage til at fremsætte bemærkninger til den kontradiktoriske skrivelse. Denne periode begynder at løbe efter forskrifterne i artikel 146 i forordning (EU, Euratom) 2024/2509.
7.   Hvis modtageren af en kontradiktorisk skrivelse fremsætter en begrundet anmodning om, at fristen for at fremsætte bemærkninger til den kontradiktoriske skrivelse forlænges på grund af særlige omstændigheder, kan panelet forlænge fristen med højst halvdelen af den oprindeligt indrømmede frist.
8.   Hvis en person eller enhed, der er genstand for en anmodning om en henstilling, ikke har fremsat bemærkninger til den kontradiktoriske skrivelse inden for den fastsatte frist på trods af meddelelsen af den kontradiktoriske skrivelse i overensstemmelse med artikel 146 i forordning (EU, Euratom) 2024/2509, kan panelet lægge til grund, at den berørte person eller enhed ikke bestrider de faktiske omstændigheder eller den foreløbige juridiske vurdering i den kontradiktoriske skrivelse.
Artikel 17
Vedtagelse og meddelelse af kontradiktoriske skrivelser og henstillinger
1.   Panelets medlemmer bestræber sig på at nå til enighed om indholdet af kontradiktoriske skrivelser og efterfølgende om henstillingen.
2.   I modsat fald skrides der til afstemning, hvor:
a)
formanden har én stemme
b)
Kommissionens to faste repræsentanter har én stemme hvis der ikke er enighed mellem dem, er den ene stemme negativ.
c)
det medlem, der repræsenterer den henvisende anvisningsberettigede, har én stemme.
3.   Panelet meddeler sin henstilling til den henvisende anvisningsberettigede og observatørerne.
Artikel 18
Summariske henstillinger
I særlige offentlige udbudssager, hvor der gælder strenge frister, og proceduren kun kan suspenderes i en begrænset periode, og hvor panelet anbefaler, at der ikke vedtages administrative foranstaltninger, eller anbefaler at ophæve eksisterende administrative foranstaltninger, kan panelet vedtage en summarisk henstilling. Følgende betingelser skal være opfyldt:
a)
Summariske henstillinger kan kun vedtages, hvis panelet påtænker ikke at vedtage nogen afgørelse om udelukkelse eller en afgørelse om at pålægge en person eller enhed økonomiske sanktioner eller anbefale ophævelse af en eksisterende afgørelse om udelukkelse eller af en afgørelse om pålæggelse af økonomiske sanktioner.
b)
Den anvisningsberettigede må ikke vedtage en afgørelse om udelukkelse eller en afgørelse om at pålægge en person eller enhed økonomiske sanktioner på grundlag af en summarisk henstilling. Hvis den anvisningsberettigede påtænker at træffe en strengere afgørelse end det, der er blevet anbefalet af panelet, træffes en sådan afgørelse i overensstemmelse med artikel 145, stk. 6, andet afsnit i forordning (EU, Euratom) 2024/2509.
c)
I summariske henstillinger skal der redegøres for de faktiske omstændigheder og hovedårsagerne til panelets afgørelse, men det er ikke nødvendigt at behandle alle de spørgsmål, der rejses i anmodningen om henstilling eller i bemærkningerne til den kontradiktoriske skrivelse.
Artikel 19
Procedure for vedtagelse af henstillinger
1.   Når det permanente sekretariat har kontrolleret anmodningen om en henstilling og behandlet sagen som omhandlet i artikel 7, sender det den til panelets formand og dets medlemmer. Formanden sikrer sig, at sagen er behørigt oplyst om nødvendigt efter at have anmodet om en supplerende kontrol eller yderligere sagsbehandlingsskridt.
2.   Proceduren i forbindelse med en anmodning om en henstilling indledes, når panelet har konkluderet, at dokumentationen i sagen er tilstrækkelig til, at det kan foretage en foreløbig juridisk vurdering af adfærden, og anses for afsluttet, når panelet har meddelt sin henstilling til den henvisende anvisningsberettigede, eller den henvisende anvisningsberettigede har trukket sin anmodning om en henstilling tilbage.
3.   Panelet bestræber sig i princippet på at afgive sine henstillinger til de henvisende anvisningsberettigede inden for en rimelig frist efter indledningen af proceduren under hensyntagen til behovet for at sikre, at retten til at blive hørt overholdes.
Artikel 20
Fortrolighed i forbindelse med arbejdet og drøftelserne
Medlemmerne af panelet og dets sekretariat samt alle, der uanset i hvilken egenskab har deltaget i panelets arbejde eller møder eller i udarbejdelsen af panelets dokumenter, udtalelser eller positionspapirer, skal udvise den højeste grad af fortrolighed i overensstemmelse med deres eventuelle administrative, vedtægtsmæssige eller kontraktuelle ansvar, jf. dog artikel 8, stk. 1, i forordning (EU, Euratom) nr. 883/2013, og artikel 22a i personalevedtægten 
(
9
)
. Det samme gælder for formanden og næstformanden.
Artikel 21
Behandling af ansøgninger om aktindsigt og beskyttelse af personoplysninger
Forordning (EF) nr. 1049/2001 og (EU) 2018/1725 finder anvendelse på panelets sagsbehandling.
KAPITEL II
BESTEMMELSER VEDRØRENDE UDØVELSEN AF DEN RÅDGIVENDE KOMPETENCE I HENHOLD TIL FINANSFORORDNINGENS ARTIKEL 93
Artikel 22
Principper
1.   Artikel 1-4, 8, 20 og 21 i kapitel I i denne forretningsorden finder anvendelse på panelets udøvelse af den rådgivende kompetence, som det er blevet tillagt i medfør af artikel 93 i forordning (EU, Euratom) 2024/2509.
2.   De øvrige artikler i kapitel I i denne forretningsorden finder også anvendelse på panelets udøvelse af den i stk. 1 nævnte kompetence, medmindre andet er fastsat i dette kapitel.
Artikel 23
Supplerende medlemmer af panelet og deres stedfortrædere
1.   Når panelet afgiver en udtalelse som omhandlet i artikel 93, stk. 1, i forordning (EU, Euratom) 2024/2509, er det sammensat af de medlemmer, der er nævnt i forordningens artikel 145, stk. 2, litra a)-c), og følgende tre supplerende medlemmer:
a)
en repræsentant for den ansættelsesmyndighed, der er ansvarlig for disciplinærsager hos den pågældende EU-institution, det pågældende EU-organ eller europæiske kontor, det pågældende organ eller den pågældende person, hvis sagen er blevet henvist i henhold til artikel 93 stk. 1, første afsnit, litra a), eller en repræsentant for den ansvarlige anvisningsberettigede, hvis sagen er blevet henvist i henhold til artikel 93, stk. 1, første afsnit, litra b)
b)
et medlem, der udpeges af personaleudvalget for den berørte EU-institution, det berørte EU-organ eller europæiske kontor, det berørte organ eller den berørte person
c)
et medlem af den juridiske tjeneste i den institution, det af Kommissionen oprettede europæiske kontor, det forvaltningsorgan eller et andet europæisk organ, som den berørte ansatte tilhører.
2.   De personer, der er omhandlet i artikel 5, stk. 1, andet afsnit, og artikel 5, stk. 2, andet afsnit, kan deltage i alle panelets drøftelser og deltager kun i afstemningen, når den faste repræsentant for Kommissionen, for hvem de er stedfortræder, er forhindret i det.
3.   Hvert af de tre yderligere medlemmer, der er omhandlet i stk. 1, får en stedfortræder udpeget af henholdsvis:
a)
den berørte ansættelsesmyndighed eller den ansvarlige anvisningsberettigede
b)
det relevante personaleudvalg eller
c)
den relevante juridiske tjeneste.
Artikel 24
Udpegning af observatører
1.   Kommissionens Juridiske Tjeneste udpeger en observatør, når den berørte ansatte ikke tilhører Kommissionen.
2.   Den kompetente anvisningsberettigede eller eventuelt lederen af EU-delegationen, der fungerer som anvisningsberettiget ved subdelegation, eller deres repræsentanter har observatørstatus.
3.   OLAF udpeger en observatør, når oplysningen om en påstået overtrædelse af en bestemmelse i forordning (EU, Euratom) 2024/2509, af enhver anden bestemmelse vedrørende den finansielle forvaltning eller af kontrollen af operationer følger af en oplysning hidrørende fra OLAF.
4.   Den berørte institutions eller det berørte organs disciplinærkontor udpeger en observatør, når panelet forelægges en sag af ansættelsesmyndigheden. I alle andre tilfælde kan formanden opfordre det til at udpege en observatør.
5.   Efter høring af medlemmerne kan formanden opfordre andre observatører til at deltage i møderne.
Artikel 25
Panelets faste sekretariat
1.   Artikel 7, med undtagelse af stk. 2, litra k) og o), finder anvendelse i relation til dette kapitel.
2.   Det faste sekretariat skal navnlig gøre følgende:
a)
når panelet underrettes direkte om en sag af en ansat, sikre, at den sendes til ansættelsesmyndigheden, og underrette den person, der har indgivet oplysningerne, herom, jf. artikel 26, stk. 2
b)
når panelet forelægges en sag, kontrollere den henvisende myndigheds og dennes repræsentanters status
c)
sammen med formanden vælge de tre supplerende medlemmer af panelet og deres stedfortrædere og kontrollere deres status
d)
kontrollere, at sagsakterne er fuldstændige og indeholder alle de nødvendige dokumenter og oplysninger, herunder især det i artikel 11, stk. 4, omhandlede oplysningsskema, en beskrivelse af de faktiske omstændigheder og den påståede uregelmæssighed og dokumentationen herfor, inklusive undersøgelsesrapporter
e)
kontrollere, at den ansatte er blevet forskriftsmæssigt hørt af ansættelsesmyndigheden eller eventuelt den ansvarlige anvisningsberettigede
f)
udarbejde de udtaleudkast, der skal forelægges panelet, og fremsende dem til formanden, de øvrige medlemmer og de observatører, der inddrages i behandlingen af en sag
g)
fremsende de henstillinger, der er omhandlet i artikel 93, stk. 3, i forordning (EU, Euratom) 2024/2509, til den ansvarlige anvisningsberettigede og den ansvarlige interne revisionstjeneste
h)
når panelet finder, at sagen henhører under OLAF, fremsende den til ansættelsesmyndigheden og underrette OLAF herom.
Artikel 26
Henvisning af sager til panelet
1.   I overensstemmelse med artikel 93, stk. 1, i forordning (EU, Euratom) 2024/2509 indkaldes panelet efter anmodning fra enhver kompetent ansættelsesmyndighed på disciplinærområdet eller af en ansvarlig anvisningsberettiget, herunder en EU-delegationsleder eller dennes stedfortræder, der fungerer som anvisningsberettiget ved subdelegation (herefter benævnt »henvisende myndighed«).
2.   Når panelet informeres direkte af en ansat, fremsender den sagen til den kompetente ansættelsesmyndighed eller eventuelt den myndighed, der har beføjelse til at indgå ansættelseskontrakter, og underretter den pågældende ansatte herom. Hvis den kompetente ansættelsesmyndighed beslutter at forelægge en sag for panelet, underrettes den ansatte herom. Hvis den beslutter ikke at henvise sagen til panelet, underrettes panelet og den ansatte herom.
3.   For at sikre en effektiv beskyttelse af whistleblowere, jf. artikel 22a, stk. 3, i tjenestemandsvedtægten, kan panelet som en undtagelse fra stk. 2 beslutte ikke at underrette den kompetente ansættelsesmyndighed herom og underrette OLAF herom.
Artikel 27
Skriftlig procedure
På initiativ af formanden eller efter anmodning fra et medlem af panelet kan udtalelserne udarbejdes ved skriftlig procedure. Panelets medlemmer kan gøre indsigelse mod den skriftlige procedure. I så fald indkalder formanden til et møde inden for en rimelig frist. Samme regel gælder med hensyn til den henstilling, der er omhandlet i artikel 93, stk. 3, i forordning (EU, Euratom) 2024/2509.
Artikel 28
Vedtagelse af udtalelser og henstillinger
1.   Panelet bestræber sig på at opnå enighed om, hvorvidt der foreligger en finansiel uregelmæssighed, og om den begrundelse, som udtalelserne eller henstillingerne er baseret på.
2.   I mangel af enighed skrides der til afstemning, hvor:
a)
formanden har én stemme
b)
Kommissionens to faste repræsentanter har én stemme
c)
tre yderligere medlemmer som omhandlet i artikel 23, stk. 1, har hver én stemme.
3.   Stk. 1 og 2 finder tilsvarende anvendelse på vedtagelsen af henstillinger. Enigheden eller afstemningen skal navnlig vedrøre en finansiel uregelmæssigheds systemiske karakter.
Artikel 29
Meddelelse af udtalelser
Panelet meddeler straks udtalelserne til den henvisende myndighed, den ansvarlige anvisningsberettigede og observatørerne. Hvis Den Europæiske Anklagemyndighed opfordres til at deltage som observatør, finder forskrifterne i artikel 103 i forordning (EU) 2017/1939 anvendelse.
Artikel 30
Den ansattes ret til at blive hørt
I overensstemmelse med artikel 93, stk. 2, andet afsnit, i forordning (EU, Euratom) 2024/2509 skal ansættelsesmyndigheden eller eventuelt den ansvarlige anvisningsberettigede, før panelet forelægges en sag, give den berørte ansatte mulighed for at fremsætte sine bemærkninger til de forhold, der vedrører vedkommende.
KAPITEL III
AFSLUTTENDE BESTEMMELSER
Artikel 31
Ophævelse
Afgørelse (EU) 2018/1220 ophæves.
Artikel 32
Ikrafttræden og anvendelse
Denne afgørelse træder i kraft på tredjedagen efter offentliggørelsen i 
Den Europæiske Unions Tidende
.
Udfærdiget i Bruxelles, den 9. oktober 2025.
På Kommissionens vegne
Ursula VON DER LEYEN
Formand
(
1
)
  
            
EUT L, 2024/2509, 26.9.2024, ELI: http://data.europa.eu/eli/reg/2024/2509/oj
.
(
2
)
  
            
EUT L 226 af 7.9.2018, s. 7
, ELI: 
http://data.europa.eu/eli/dec/2018/1220/oj
.
(
3
)
  Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU, Euratom) 2018/1046 af 18. juli 2018 om de finansielle regler vedrørende Unionens almindelige budget, om ændring af forordning (EU) nr. 1296/2013, (EU) nr. 1301/2013, (EU) nr. 1303/2013, (EU) nr. 1304/2013, (EU) nr. 1309/2013, (EU) nr. 1316/2013, (EU) nr. 223/2014, (EU) nr. 283/2014 og afgørelse nr. 541/2014/EU og om ophævelse af forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 (
EUT L 193 af 30.7.2018, s. 1
, ELI: 
http://data.europa.eu/eli/reg/2018/1046/oj
).
(
4
)
  T-113/24, 
Lattanzio KIBS m.fl.
 mod 
Kommissionen
, ECLI:EU:T:2025:756, præmis 89.
(
5
)
  Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2018/1725 af 23. oktober 2018 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger i Unionens institutioner, organer, kontorer og agenturer og om fri udveksling af sådanne oplysninger og om ophævelse af forordning (EF) nr. 45/2001 og afgørelse 1247/2002/EF (
EUT L 295 af 21.11.2018, s. 39
, ELI: 
http://data.europa.eu/eli/reg/2018/1725/oj
).
(
6
)
  Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 1049/2001 af 30. maj 2001 om aktindsigt i Europa-Parlamentets, Rådets og Kommissionens dokumenter (
EFT L 145 af 31.5.2001, s. 43
, ELI: 
http://data.europa.eu/eli/reg/2001/1049/oj
).
(
7
)
  Rådets forordning (EU) 2017/1939 af 12. oktober 2017 om gennemførelse af et forstærket samarbejde om oprettelse af Den Europæiske Anklagemyndighed (»EPPO«) (
EUT L 283 af 31.10.2017, s. 1
, ELI: 
http://data.europa.eu/eli/reg/2017/1939/oj
).
(
8
)
  Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU, Euratom) nr. 883/2013 af 11. september 2013 om undersøgelser, der foretages af Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig (OLAF) og om ophævelse af Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 1073/1999 og Rådets forordning (Euratom) nr. 1074/1999 (
EUT L 248 af 18.9.2013, s. 1
, ELI: 
http://data.europa.eu/eli/reg/2013/883/oj
).
(
9
)
  Forordning nr. 31 (EØF), 11 (Euratom), om vedtægten for tjenestemænd og om ansættelsesvilkårene for de øvrige ansatte i Det Europæiske Økonomiske Fællesskab og Det Europæiske Atomenergifællesskab (
EFT 45 af 14.6.1962, s. 1385/62
, ELI: 
http://data.europa.eu/eli/reg/1962/31(1)/2021-01-01
).
ELI: http://data.europa.eu/eli/dec/2025/2024/oj
ISSN 1977-0634 (electronic edition)

Summary:
Sikring af den forsvarlige økonomiske forvaltning af EU-budgettet
RESUMÉ AF:
Afgørelse (EU) 2025/2024 om forretningsorden for det panel, der er omhandlet i artikel 145 i EU's finansforordning
HVAD ER FORMÅLET MED AFGØRELSEN?
Afgørelse (EU) 2025/2024 fastsætter 
forretningsordenen
 for det interinstitutionelle panel, der er nedsat i artikel 145 i forordning (EU, Euratom) 
2024/2509
 (finansforordningen) (se 
resumé
).
Panelet er det centrale kontaktpunkt for alle 
Den Europæiske Unions
 (EU) 
institutioner
, organer og agenturer, når der skal vurderes, om deltagere, modtagere samt andre personer og enheder, der ansøger om EU-midler, bør udelukkes fra EU-finansiering eller pålægges en finansiel sanktion, og om disse sanktioner skal offentliggøres.
Samtidig med at den sikrer de berørte personers og enheders ret til at blive hørt, baserer den sine henstillinger på de faktiske omstændigheder og resultater fra forskellige kilder, herunder undersøgelser foretaget af 
Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig (OLAF)
 og 
Den Europæiske Anklagemyndighed (EPPO)
 samt afgørelser truffet af nationale myndigheder eller internationale organisationer.
Den er også kompetent (i henhold til artikel 93 i finansforordningen) til at afgive udtalelser og henstillinger om finansielle uregelmæssigheder, der skyldes en EU-ansats handling eller undladelse.
HOVEDPUNKTER
Europa-Kommissionen
 udnævner en uafhængig formand på højt niveau for panelet for en femårig periode, der ikke kan forlænges. Denne person skal enten være tidligere medlem af 
Den Europæiske Unions Domstol
 eller 
Den Europæiske Revisionsret
 eller tidligere generaldirektør for en anden EU-institution end Kommissionen.
Formanden
:
repræsenterer panelet, leder dets møder og tilrettelægger dets arbejde
bistås af et permanent sekretariat
indkalder panelet, når det anmodes om at afgive en henstilling i en sag.
En næstformand, der udnævnes på samme betingelser, fungerer som stedfortræder for formanden og træder i stedet for denne, hvis formanden er forhindret i at varetage sit hverv.
Panelet
 omfatter også:
to faste medlemmer: den ledende konsulent med ansvar for retlige anliggender, finansielle regler, kontrol og rapportering fra 
Generaldirektoratet for Budget
 og en anden person udpeget af generaldirektøren for budget
den anmodede anvisningsberettigede
observatører fra Kommissionens 
Juridiske Tjeneste
, som deltager i alle panelets møder
observatører fra OLAF og/eller EPPO, hvis sagen vedrører oplysninger, som de har afgivet
anvisningsberettigede fra den EU-institution, det EU-organ eller det EU-agentur, der er berørt af sagen
andre observatører, som formanden har inviteret.
Det 
permanente sekretariat er underlagt formandens ledelse
 og:
er bemandet med tjenestemænd eller øvrige ansatte fra Generaldirektoratet for Budget
tilrettelægger panelets arbejde
udarbejder dokumenter til panelet
kontrollerer den indsendte dokumentation og de indsendte oplysninger
identificerer personer, som muligvis er involveret i en sag
fører et register over alle panelets henstillinger.
Ethvert medlem af panelet eller sekretariatet, som mener at have en potentiel interessekonflikt i en sag, deltager ikke i behandlingen af sagen.
Deltagelse af Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig
OLAF samarbejder tæt med panelet for at sikre respekten for processuelle og grundlæggende rettigheder og til beskyttelse af whistleblowere
OLAF høres, inden panelet underretter en berørt person eller enhed, i tilfælde hvor sagen er baseret på oplysninger, som OLAF har fremsendt. Dette gøres for at undgå at kompromittere fortroligheden af retssager eller igangværende undersøgelser.
Den Europæiske Anklagemyndigheds deltagelse
EPPO samarbejder med panelet i overensstemmelse med de samarbejdsordninger, der er fastsat i den aftale, der er omhandlet i artikel 103 i forordning (EU) 
2017/1939
.
EPPO deltager som observatør i panelmøder, hvor anmodningen fra den henvisende myndighed bygger helt eller delvis på oplysninger fra EPPO.
Henvisning af sager til panelet
Enhver anvisningsberettiget i Kommissionen, i en af de øvrige institutioner, i et af Kommissionen oprettet europæisk kontor, i et forvaltningsorgan eller i et andet europæisk kontor eller organ:
kan anmode panelet om en henstilling via det avancerede registreringssystem, hvor det er muligt, og ellers pr. e-mail i fortrolig form
skal underrette panelet, så snart de bliver opmærksomme på oplysninger, der kan føre til, at en person eller enhed udelukkes fra EU-midler
skal give alle de nødvendige oplysninger, som fastsat i artikel 144, stk. 3, i finansforordningen
skal fremlægge alle andre relevante oplysninger, jf. nævnte forordnings artikel 138, stk. 3, herunder, hvor det er relevant, OLAF-rapporter og oplysninger fra EPPO.
Fremskyndet procedure
Den anvisningsberettigede eller panelet for systemet for tidlig opdagelse og udelukkelse kan på eget initiativ kræve, at sagen behandles med prioritet, hvis sagens art eller omstændigheder kræver det.
Panelet fremsender det kontradiktoriske brev inden for 30 arbejdsdage efter modtagelsen af anmodningen om en henstilling.
Panelet vedtager henstillingen inden for 20 arbejdsdage efter udløbet af fristen for fremsættelse af bemærkninger fra den person eller enhed, der er omfattet af proceduren i systemet for tidlig opdagelse og udelukkelse.
Ret til at blive hørt
Personer eller enheder, der er genstand for en anmodning om henstilling:
vil modtage et kontradiktorisk brev med oplysninger om de faktiske omstændigheder og konklusioner, som panelet har taget i betragtning, samt den foreløbige juridiske vurdering af adfærden
kan fremsætte bemærkninger, medmindre der er vægtige legitime grunde til at sikre fortrolighed i forbindelse med en undersøgelse eller en retslig procedure
skal fremsende bemærkninger skriftligt og i form af elektroniske filer inden for 15 arbejdsdage.
Omfanget af bemærkningerne, bortset fra bilagene, må ikke overstige antallet af sider i det kontradiktoriske brev.
Summariske henstillinger
Sådanne henstillinger redegør for de faktiske omstændigheder og hovedårsagerne, men behandler ikke alle de spørgsmål, der rejses i anmodningen om henstilling eller i bemærkningerne til det kontradiktoriske brev.
De kan kun vedtages i ekstraordinære sager om offentlige udbud, hvor der gælder strenge frister, og hvor proceduren kun kan suspenderes i en begrænset periode.
Den anvisningsberettigede vedtager ikke en afgørelse om udelukkelse eller en afgørelse om at pålægge økonomiske sanktioner på grundlag af en summarisk henstilling.
Panelet:
tilstræber at opnå konsensus, når den afgiver sin henstilling i en sag, der involverer en person eller enhed
træffer afgørelse ved flertalsafstemning, hvis der ikke kan opnås konsensus, med én stemme til formanden, én fælles stemme til de to faste medlemmer og én stemme til den pågældende anvisningsberettigede
underretter observatørerne og den institution, det organ eller det agentur, der har henvist sagen, om sin henstilling.
Panelets medlemmer, sekretariatets personale og alle andre personer, der er involveret i proceduren og forberedelsen heraf, skal udvise den højeste grad af fortrolighed.
EU-medarbejdere
Panelet:
kan afgive udtalelse om, hvorvidt en EU-ansat har begået en finansiel uregelmæssighed
omfatter i sådanne tilfælde tre yderligere medlemmer (én fra den pågældende institutions disciplinære organ, én fra dens personaleudvalg og én fra dens juridiske tjeneste).
Den kontradiktoriske procedure afholdes af den henvisende myndighed, inden sagen behandles af panelet.
Ophævelse
Denne 
afgørelse
 ophæver og erstatter afgørelse (EU) 
2018/1220
.
HVORNÅR GÆLDER AFGØRELSEN FRA?
Den har fundet anvendelse siden den 
13. oktober 2025
.
BAGGRUND
Afgørelse (EU) 2025/2024 følger efter vedtagelsen af finansforordningen, som 
omarbejder
 og erstatter den tidligere finansforordning (forordning (EU, Euratom) 
2018/1046
).
For yderligere oplysninger henvises til:
EU's finansforordning
 (Europa-Kommissionen).
HOVEDDOKUMENT
Kommissionens Afgørelse (EU) 
2025/2024
 af 
9. oktober 2025
 om forretningsordenen for det panel, der er omhandlet i artikel 145 i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU, Euratom) 2024/2509 (EUT L, 2025/2024, 
10.10.2025
).
TILHØRENDE DOKUMENTER
Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU, Euratom) 
2024/2509
 om de finansielle regler vedrørende Unionens almindelige budget (‘EU's finansforordning’).
Rådets forordning (EU) 
2017/1939
 om oprettelse af Den Europæiske Anklagemyndighed (»EPPO«).
Efterfølgende ændringer til forordning (EU) 2017/1939 er blevet indarbejdet i grundteksten. Denne 
konsoliderede udgave
 har ingen retsvirkning.
Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU, Euratom) 
nr. 
883/2013
 om undersøgelser, der foretages af Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig (‘OLAF’).
Se den 
konsoliderede udgave
.
sidste ajourføring 
19.11.2025