CELEX ID: 32019R0715

--- ENGLISH ---

Document:
10.5.2019
EN
Official Journal of the European Union
L 122/1
COMMISSION DELEGATED REGULATION (EU) 2019/715
of 18 December 2018
on the framework financial regulation for the bodies set up under the TFEU and Euratom Treaty and referred to in Article 70 of Regulation (EU, Euratom) 2018/1046 of the European Parliament and of the Council
THE EUROPEAN COMMISSION,
Having regard to the Treaty on the Functioning of the European Union, in conjunction with the Treaty establishing the European Atomic Energy Community,
Having regard to Regulation (EU, Euratom) 2018/1046 of the European Parliament and of the Council of 18 July 2018 on the financial rules applicable to the general budget of the Union, amending Regulations (EU) No 1296/2013, (EU) No 1301/2013, (EU) No 1303/2013, (EU) No 1304/2013, (EU) No 1309/2013, (EU) No 1316/2013, (EU) No 223/2014, (EU) No 283/2014, and Decision No 541/2014/EU and repealing Regulation (EU, Euratom) No 966/2012 
(
1
)
, and in particular Article 70 thereof,
Whereas:
(1)
Commission Delegated Regulation (EU) No 1271/2013 
(
2
)
 establishes the framework financial regulation for the bodies which are set up by the Union under the Treaty on the Functioning of the European Union and the Treaty establishing the European Atomic Energy Community and which have legal personality and receive contributions charged to the Union budget (‘Union bodies’). Delegated Regulation (EU) No 1271/2013 is based on Regulation (EU, Euratom) No 966/2012 
(
3
)
. Regulation (EU, Euratom) No 966/2012 has been replaced by Regulation (EU, Euratom) 2018/1046.
(2)
It is necessary to repeal Regulation (EU) No 1271/2013 and to replace it by this Regulation in order to align it with Regulation (EU, Euratom) 2018/1046 and to allow for additional simplification and clarification of rules to take into account the experience gained in their application and to further improve the Union bodies' governance setting up and their accountability.
(3)
This Regulation should establish the broad principles and basic rules applicable to the bodies set up under TFEU and the Euratom Treaty that receive contributions charged to the Union budget and without prejudice to the constituent act. On the basis of this Regulation Union bodies should adopt their own financial rules that may not depart from this Regulation except where their specific needs so require, and with the Commission's prior consent.
(4)
For the sake of consistency, Union bodies that are fully self-financed and to which this Regulation does not apply, should establish similar rules where appropriate. In accordance with the Joint statement of the European Parliament, the Council and the Commission of 19 July 2012 on decentralised agencies, those bodies should submit to the European Parliament, the Council and the Commission an annual report on the execution of their budget and take duly into account their requests and recommendations.
(5)
Union bodies should establish and implement their budget in accordance with the principles of unity, accuracy, universality, specification, annuality, equilibrium, unit of account, sound financial management and performance, and transparency.
(6)
The balancing nature of the Union contribution should be emphasised. The part of the Union body's positive budget result that exceeds the amount of the Union contribution paid during the year should be returned to the Union budget.
(7)
Where the constituent act provides that revenue is constituted by fees and charges in addition to the Union contribution and that revenue arising from fees and charges is assigned to particular items of expenditure, Union bodies should have the possibility to carry forward the balance in the form of assigned revenue. In order to allow for flexibility, the negative result related to assigned revenue from fees and charges could be offset against the accumulated surplus from previous years.
(8)
It is necessary to ensure that the fees are set at an appropriate level to cover the costs of providing the services and to avoid significant surpluses.
(9)
The exceptional delegation of tasks and award of grants to the Union bodies needs to be allowed in the constituent act or in a basic act and duly justified by the characteristics of the tasks and the specific expertise of the Union body, while ensuring sound financial management and cost-efficiency. Those additional tasks should fall within the scope of the Union body's objectives and should be compatible with the Union body's mandate, as defined in the constituent act.
(10)
In order to increase transparency the Commission should, in principle, conclude partnership agreements with EU bodies covering all funding given in addition to the annual Union contribution, notably when this funding has a significant impact on the Union body's operations.
(11)
The provisions on carryovers and assigned revenues should be amended to take into account the provisions of Regulation (EU, Euratom) 2018/1046. With regard to internal assigned revenue, the financing of new building projects with the revenue from lettings and the sale of buildings should be allowed as provided for in Regulation (EU, Euratom) 2018/1046. To that end, such revenue should be considered as internal assigned revenue that can be carried over until it is fully used.
(12)
In order to allow for additional flexibility, Union bodies should be able to carry out transactions in currencies other than euro for the needs of administrative management.
(13)
In line with Regulation (EU, Euratom) 2018/1046, the breaking down of commitments extending over several years into annual instalments should be allowed only where the constituent act or basic act provides so or where the commitments relate to administrative expenditure.
(14)
Taking into account the specificities of Union bodies, the acceptance of donations should be made subject to enhanced scrutiny. Moreover, Union bodies should not be able to use corporate sponsoring.
(15)
The concept of performance should be clarified. Performance should be linked to the principle of sound financial management. The principle of sound financial management should be clarified. A link should be established between objectives set and performance indicators, results and economy, efficiency and effectiveness in the use of appropriations.
(16)
Pursuant to Article 53 of Regulation (EU, Euratom) 2018/1046, the Union body has to take part in a benchmarking exercise with other Union bodies and with Union institutions.
(17)
It is necessary to establish rules on the action plan to follow up on the conclusions of overall periodic evaluations in order to ensure their efficient implementation.
(18)
For the purpose of ensuring consistent programming, the Union body should draw up a single programming document containing annual and multiannual programming, an estimate of its revenue and expenditure, resources programming, information on its building policy, a strategy for cooperation with third countries and/or international organisations, a strategy for achieving efficiency gains and synergies. The Union body should also draw up a strategy for operational management and internal control systems, including an anti-fraud strategy. The single programming document should take into account Commission guidelines.
(19)
The programming document should include the strategy for preventing recurrence of cases of conflict of interest, irregularities and fraud, in particular where weaknesses have led to critical recommendations.
(20)
The timetable for the single programming document should be aligned with the budgetary procedure to ensure its efficiency and consistency of all programming documents.
(21)
Union bodies should adjust their internal control systems where they run offices away from the main seat.
(22)
It is appropriate to provide for the possibility for Union bodies to conclude service-level agreements in accordance with Article 59 of Regulation (EU, Euratom) 2018/1046, in particular with each other and with Union institutions, in order to facilitate the implementation of their appropriations, when this is in line with sound financial management. Appropriate reporting on those service-level agreements should be ensured.
(23)
It is necessary to clarify the architecture of the internal audit and internal control functions and to streamline reporting requirements. The internal audit function within a Union body should be performed by the Commission's internal auditor who should carry out audits when justified by the risks involved. It is necessary to provide rules on the establishment and functioning of internal audit capabilities.
(24)
Reporting obligations should be streamlined. Union bodies should provide a consolidated annual activity report that includes comprehensive information on the achievement of objectives and results, the implementation of its work programme, budget, staff policy, and its operational management and internal control systems.
(25)
In order to improve the cost-efficiency of Union bodies, it is necessary to provide for the possibility of sharing services or transferring them to another Union body or to the Commission. It is therefore necessary to allow the accounting officer of the Commission to be entrusted with all or part of the tasks of the accounting officer of the Union body.
(26)
In order to align the rules on assigned revenue with those of Regulation (EU, Euratom) 2018/1046, it is necessary to provide for rules on a differentiation of internal and external assigned revenue and on their carry over.
(27)
In order to align the rules on treatment of interest generated by the Union contribution to the Union body with those of Regulation (EU, Euratom) 2018/1046, it is necessary to provide that interest is not due to the budget.
(28)
Regulation (EU, Euratom) 2018/1046 provides for the possibility to enter a legal commitment before a budgetary commitment in specific cases. Union bodies should also have that possibility.
(29)
In order to ensure consistency, specific provisions on procurement and grants should not be allowed. The application of a single set of rules ensures simplification of the Union body's work and enables the use of the guidelines and models prepared by the Commission.
(30)
The Union body should have the possibility to award grants and prizes in accordance with the constituent act or by delegation of the Commission pursuant to Article 62(1)(c)(iv) of Regulation (EC) No 2018/1046.
(31)
In addition to the forms of Union contribution already well established (reimbursement of the eligible costs actually incurred, unit cost, lump sums and flat-rate financing), it is appropriate to allow Union bodies to provide financing not linked to costs of the relevant operations. This additional form of financing should be based on the fulfilment of certain conditions 
ex ante
 or on the achievement of results measured by reference to previously set milestones or through performance indicators.
(32)
In order to protect the financial interests of the Union, the rules on a single early-detection and exclusion system set up by Regulation (EU, Euratom) 2018/1046 should apply to Union bodies.
(33)
Pursuant to Article 8(1) of Regulation (EU, Euratom) No 883/2013 of the European Parliament and of the Council 
(
4
)
, EU bodies shall transmit to the European Anti-Fraud Office without delay any information relating to possible cases of fraud, corruption or any other illegal activity affecting the financial interests of the Union. Pursuant to Article 24(1) of Council Regulation (EU) 2017/1939 
(
5
)
, Union bodies shall without undue delay report to the European Public Prosecutor's Office any criminal conduct in respect of which it could exercise its competence in accordance with that regulation. In order to strengthen the governance of Union bodies, they should also report cases of fraud, financial irregularities, as well as investigations, to the Commission without delay. The Commission and the Union bodies should put procedures in place that duly protect personal data and ensure the respect of the need-to-know principle in any transmission of information related to presumed fraud and other irregularities and on-going or completed investigations.
(34)
To identify and correctly manage the risk of actual or perceived conflict of interests, Union bodies should be required to adopt rules on the prevention and management of conflict of interests. Such rules should take into account guidance developed by the Commission.
(35)
Comprehensive access rights for the Commission, the European Anti-Fraud Office and the Court of Auditors should be spelled out in this Regulation.
(36)
The provisions regarding building policy, including the possibility and conditions for Union bodies to finance building acquisition projects through loans, should be aligned with Regulation (EU, Euratom) 2018/1046 to ensure a consistent application of the rules by all Union bodies and institutions.
(37)
Given that Delegated Regulation (EU) No 1268/2012 
(
6
)
 has been repealed, the requirement for the EU body to adopt its own implementing rules with Commission's prior consent should also be deleted.
(38)
It is necessary to provide for transitional provisions for programming and for the consolidated annual activity reporting given that the Commission needs time to develop the appropriate guidelines in cooperation with the Union bodies and the Union bodies need time to adapt to the new programming and reporting.
(39)
This Regulation should enter into force on the day following that of its publication in the 
Official Journal of the European Union
 in order to allow for the timely adoption of the revised financial regulations by the Union bodies at the latest by 1 July 2019 and so that agencies benefit from the simplification and alignment with Regulation (EU, Euratom) 2018/1046.
HAS ADOPTED THIS REGULATION:
TITLE I
GENERAL PROVISIONS
Article 1
Subject matter
This Regulation lays down the essential financial rules for bodies which are set up by the Union under the Treaty on the Functioning of the European Union and the Treaty establishing the European Atomic Energy Community and which have legal personality and receive contributions charged to the Union budget (‘Union bodies’).
On the basis of this Regulation each Union body is to adopt its own financial rules. The Union body's financial rules shall not depart from this Regulation except where its specific needs so require and with the Commission's prior consent.
Article 2
Definitions
For the purposes of this Regulation, the following definitions shall apply:
—
‘constituent act’ means the instrument of Union law governing the main aspects of the setting up and operation of the Union body,
—
‘management board’ means the main internal body of the Union body that is responsible for taking decisions on financial and budgetary matters, irrespective of the name given to it in the constituent act,
—
‘director’ means the person responsible for implementing the decisions of the management board and the budget of the Union body as authorising officer, irrespective of the title given to that person in the constituent act,
—
‘executive board’ means the internal body of the Union body that assists the management board and whose responsibilities and rules of procedures are, in principle, set out in the constituent act irrespective of the name given to this body in the constituent act.
Article 2 of Regulation (EU, Euratom) 2018/1046 shall apply 
mutatis mutandis
.
Article 3
Periods, dates and time limits
Unless otherwise provided, Council Regulation (EEC, Euratom) No 1182/71 
(
7
)
 shall apply to the deadlines set out in this Regulation.
Article 4
Protection of personal data
This Regulation is without prejudice to the requirements of Regulations (EU) 2018/1725 
(
8
)
 and (EU) 2016/679 
(
9
)
.
TITLE II
BUDGET AND BUDGETARY PRINCIPLES
Article 5
Respect for budgetary principles
The budget of the Union body shall be established and implemented in accordance with the principles of unity, budgetary accuracy, annuality, equilibrium, unit of account, universality, specification, sound financial management and transparency as set out in this Regulation.
CHAPTER 1
PRINCIPLES OF UNITY AND OF BUDGETARY ACCURACY
Article 6
Scope of the budget of the Union body
1.   For each financial year, the budget of the Union body shall forecast and authorise all revenue and expenditure considered necessary for the Union body. It shall comprise the revenue and expenditure of the Union body, including administrative expenditure.
2.   The budget of the Union body shall contain the following:
(a)
non-differentiated appropriations;
(b)
where justified by operational needs, differentiated appropriations, which consist of commitment appropriations and payment appropriations.
3.   The appropriations authorised for the financial year shall consist of:
(a)
appropriations consisting of the annual contribution granted by the Union;
(b)
appropriations arising from own revenue consisting of all fees and charges which the Union body is authorised to collect by virtue of the tasks entrusted to it, and any other revenue;
(c)
appropriations consisting of any financial contributions from the host Member States;
(d)
appropriations provided following the receipt of revenue assigned during the financial year to specific items of expenditure in accordance with Article 20(1);
(e)
appropriations carried over from the preceding financial years.
4.   Revenue consisting of fees and charges shall only be assigned in exceptional and duly justified cases provided for in the constituent act.
5.   Commitment appropriations shall cover the total cost of the legal commitments entered into during the financial year, subject to Article 75(2).
6.   Payment appropriations shall cover payments made to honour the legal commitments entered into in the financial year or preceding financial years.
7.   Paragraphs 3 and 5 of this Article shall not prevent appropriations being committed globally or budgetary commitments being made in annual instalments as respectively provided for in point (b) of Article 74(1) and in Article 74(2).
Article 7
Contribution agreements, grant agreements and financial framework partnerships
1.   Contribution agreements and grant agreements may be exceptionally concluded between the Commission and a Union body provided that the following conditions are met:
(a)
the constituent act of the Union body or a basic act expressly provides for such possibility;
(b)
the conclusion of such an agreement is duly justified by the special nature of the action and specific expertise of the Union body;
(c)
the tasks to be implemented by the Union body under the agreement satisfy the following criteria:
(i)
fall within the scope of the Union body's objectives and the tasks are compatible with the Union body's mandate as set out in the constituent act;
(ii)
the tasks do not form part of the tasks assigned to the Union body in the constituent act and financed by the annual contribution granted to it by the Union.
2.   Where contribution agreements and grant agreements referred in paragraph 1 and service-level agreements are concluded for services offered by the Union body to the Commission, the Commission may establish a financial framework partnership agreement with the Union body in line with Article 130 of Regulation (EU, Euratom) 2018/1046.
3.   The choice by the Commission of the Union body shall take due account of the cost efficiency of entrusting those tasks.
4.   Where the Commission exceptionally signs a contribution agreement with the Union body, the rules applicable to indirect management laid down in Titles V and VI of Regulation (EU, Euratom) 2018/1046 shall apply to the Union body in respect of funds allocated to that agreement and Articles 105 and 106 of this Regulation shall not apply.
5.   The tasks referred to under paragraph 1 should be included in the Single Programming Document of the Union body, referred to in Article 32, for information purposes only. Information on the agreements referred to under paragraph 2 shall be included in the consolidated annual activity report referred to in Article 48.
6.   The authorising officer shall inform the management board before signing any agreement referred to in paragraph 2.
Article 8
Specific rules on the principles of unity and budgetary accuracy
1.   All revenue and expenditure shall be booked to a budget line in the budget of the Union body.
2.   No expenditure may be committed or authorised in excess of the appropriations authorised by the budget of the Union body.
3.   An appropriation may be entered in the budget of the Union body only if it is for an item of expenditure considered necessary.
4.   Interest generated by pre-financing payments made from the budget of the Union body shall not be due to the Union body except as otherwise provided in the contribution agreements referred to in Article 7.
CHAPTER 2
PRINCIPLE OF ANNUALITY
Article 9
Definition
The appropriations entered in the budget of the Union body shall be authorised for a financial year that shall run from 1 January to 31 December.
Article 10
Budgetary accounting for revenue and appropriations
1.   The Union body's revenue of a financial year, as referred to in Article 6, shall be entered in the accounts for that financial year on the basis of the amounts collected during that financial year.
2.   The revenue of the Union body shall give rise to an equivalent amount of payment appropriations.
3.   Commitments shall be entered in the accounts for a financial year on the basis of the legal commitments entered into up to 31 December of that year. However, the global budgetary commitments referred to in point (b) of Article 74(1) shall be entered in the accounts for a financial year on the basis of the budgetary commitments up to 31 December of that year.
4.   Payments shall be entered in the accounts for a financial year on the basis of the payments made by the accounting officer by 31 December of that year.
5.   Where a constituent act provides that clearly defined tasks are financed separately or where the Union body implements agreements concluded in accordance with Article 7, the Union body shall have specific budget lines on the revenue and expenditure operations. The Union body shall clearly identify each group of tasks in its resource programming included in the single programming document drawn up pursuant to Article 32.
Article 11
Commitment of appropriations
1.   The appropriations entered in the budget of the Union body may be committed with effect from 1 January, once the budget of the Union body has been definitively adopted.
2.   As of 15 October of the financial year, routine administrative expenditure may be committed in advance against the appropriations provided for the following financial year, provided that the expenditure has been approved in the last budget of the Union body duly adopted, and only up to a maximum of one quarter of the appropriations decided upon by the management board on the corresponding budget line for the current financial year.
Article 12
Cancellation and carry-over of appropriations
1.   Appropriations which have not been used by the end of the financial year for which they were entered shall be cancelled, unless they are carried over in accordance with paragraphs 2 and 4.
2.   The following appropriations may be carried over by a decision taken pursuant to paragraph 3, but only to the following financial year:
(a)
commitment appropriations and non-differentiated appropriations, for which most of the preparatory stages of the commitment procedure have been completed by 31 December of the financial year. Such appropriations may be committed up to 31 March of the following financial year, with the exception of non-differentiated appropriations related to building projects which may be committed up to 31 December of the following financial year;
(b)
payment appropriations which are needed to cover existing commitments or commitments linked to commitment appropriations carried over, where the payment appropriations provided for in the relevant budget lines for the following financial year are insufficient.
With regard to point (b) of the first subparagraph, the Union body shall first use the appropriations authorised for the current financial year and shall not use the appropriations carried over until the former are exhausted.
3.   The management board or, where the constituent act allows it, the executive board, shall take its decision on carry-overs as referred to in paragraph 2 by 15 February of the following financial year.
4.   Appropriations shall be automatically carried over in respect of:
(a)
appropriations corresponding to internal assigned revenue. Such appropriations may be carried over only to the following financial year and may be committed up to 31 December of that year, with the exception of the internal assigned revenue from lettings and the sale of buildings and land referred to in point (e) of Article 20(3) which may be carried over until it is fully used;
(b)
appropriations corresponding to external assigned revenue. Such appropriations shall be fully used by the time all the operations relating to the programme or action to which they are assigned have been carried out or they may be carried over and used for the succeeding programme or action.
5.   Appropriations for staff expenditure shall not be carried over. For the purposes of this Article, staff expenditure comprises remuneration and allowances for the staff of Union bodies who are subject to the Staff Regulations.
6.   Non-differentiated appropriations legally committed by the end of the financial year shall be paid until the end of the following financial year.
Article 13
Detailed provisions on cancellation and carryover of appropriations
1.   The commitment appropriations and the non-differentiated appropriations referred to in point (a) of the first subparagraph of Article 12(2) may be carried over only if the commitments could not be made before 31 December of the financial year for reasons not attributable to the authorising officer and if the preparatory stages are sufficiently advanced to make it reasonable to expect that the commitment will be made by no later than 31 March of the following financial year, or, in relation to building projects, by 31 December of the following financial year.
2.   Appropriations carried over in accordance with point (a) of Article 12(2) which have not been committed by 31 March of the following financial year or up to 31 December of the following year for amounts relating to building projects shall be automatically cancelled.
3.   Appropriations carried over which have been cancelled shall be identified in the accounts.
Article 14
Decommitment of appropriations
1.   Where budgetary commitments are decommitted in any financial year after the year in which they were made as a result of total or partial non-implementation of the actions for which they were earmarked, the appropriations corresponding to such decommitments shall be cancelled.
2.   This Article shall not apply to external assigned revenue referred to in Article 20(2).
Article 15
Rules applicable in the event of late adoption of the budget of the Union body
1.   If the budget of the Union body has not been definitively adopted at the beginning of the financial year, the rules set out in paragraphs 2 to 6 shall apply.
2.   Commitments may be made per chapter up to a maximum of one quarter of the total appropriations authorised in the relevant chapter of the budget of the Union body for the preceding financial year plus one-twelfth for each month that has elapsed.
The limit of the appropriations provided for in the statement of estimates of revenue and expenditure shall not be exceeded.
Payments may be made monthly per chapter up to a maximum of one twelfth of the appropriations authorised in the relevant chapter of the budget of the Union body for the preceding financial year. However, that sum shall not exceed one twelfth of the appropriations provided for in the same chapter of the statement of estimates of revenue and expenditure.
3.   The appropriations authorised in the relevant chapter of the budget of the Union body for the preceding financial year, as referred to in paragraph 2, shall be understood as referring to the appropriations voted in the budget of the Union body, including by amending budgets, and after adjustment for the transfers made during that financial year.
4.   If the continuity of Union body action and management needs so require, the management board may, at the request of the director, authorise expenditure in excess of one provisional twelfth but not exceeding a total of four provisional twelfths, except in duly justified cases, both for commitments and for payments over and above those automatically made available in accordance with paragraph 2.
The additional twelfths shall be authorised in full and shall not be divisible.
5.   If, for a given chapter, the authorisation of four provisional twelfths granted in accordance with paragraph 4 is not sufficient to cover the expenditure necessary to avoid a break in continuity of action by the Union body in the area covered by the chapter in question, authorisation may exceptionally be given by the management board, at the request of the director, to exceed the amount of the appropriations entered in the corresponding chapter of the budget of the Union body for the preceding financial year. However, the overall total of the appropriations available in the budget of the Union body of the preceding financial year or in the statement of estimates of revenue and expenditure, as proposed, shall in no circumstances be exceeded.
CHAPTER 3
PRINCIPLE OF EQUILIBRIUM
Article 16
Definition and scope
1.   Revenue and payment appropriations shall be in balance.
2.   Commitment appropriations may not exceed the amount of the Union contribution, plus own revenue and any other revenue referred to in Article 6.
3.   For bodies for which the revenue is constituted by fees and charges in addition to the Union contribution, fees should be set at a level such as to avoid a significant accumulation of surplus. Where a significant positive or negative budget result, within the meaning of Article 99, becomes recurrent, the level of the fees and charges shall be revised.
4.   The Union body shall not raise loans within the framework of the budget of the Union body.
5.   The Union contribution to the Union body shall constitute for the budget of the Union body a balancing contribution and may be divided into a number of payments.
6.   The Union body shall implement rigorous cash management, taking due account of assigned revenue, in order to ensure that its cash balances are limited to duly justified requirements. With its payment requests it shall submit detailed and updated forecasts on its real cash requirements throughout the year, including information on assigned revenue.
Article 17
Balance from financial year
1.   If the budget result within the meaning of Article 99 is positive, it shall be repaid to the Commission up to the amount of the contribution paid during the year. The part of the budget result exceeding the amount of the Union contribution paid during the year shall be entered in the budget of the Union body for the following financial year as revenue.
The first subparagraph shall also apply when the revenue of the Union body is constituted by fees and charges in addition to the Union contribution.
The difference between the contribution entered in the budget and that actually paid to the Union body shall be cancelled.
2.   In exceptional cases, where the constituent act provides that the revenues arising from fees and charges are assigned to particular items of expenditure, the Union body may carry-over the balance of fees and charges as assigned revenue for the activities related to the provision of the services for which the fees are due.
3.   If the budget result within the meaning of Article 99 is negative, it shall be entered in the budget of the Union body for the following financial year as payment appropriations or, where appropriate, offset against positive budget result of the Union body in the following financial years.
Where the fees and charges are assigned revenue the negative result related to this assigned revenue can be offset against the accumulated surplus from previous years, if available.
4.   The revenue or payment appropriations shall be entered in the budget of the Union body during the budgetary procedure using the letter of amendment procedure set out in Article 42 of Regulation (EU, Euratom) 2018/1046 or, while implementation of the budget of the Union body is under way, by means of an amending budget.
An estimate of the budget result from year N – 1 will be provided by the Union body no later than 31 January of the year N. This information shall be duly taken into account by the Commission when assessing the financial needs of the Union body for the year N + 1.
CHAPTER 4
PRINCIPLE OF UNIT OF ACCOUNT
Article 18
Use of euro
1.   The budget shall be drawn up and implemented in euro and the accounts shall be presented in euro. However, for the cash-flow purposes referred to in Article 49, the accounting officer and, in the case of imprest accounts, the imprest administrators, and, for the needs of the administrative management of the Union body, the authorising officer responsible, shall be authorised to carry out operations in other currencies.
2.   Without prejudice to specific provisions laid down in sector-specific rules, or in specific contracts, grant agreements, contribution agreements and financing agreements, conversion by the authorising officer responsible shall be made using the daily euro exchange rate published in the C series of the 
Official Journal of the European Union
 of the day on which the payment order or recovery order is drawn up by the authorising department.
If no such daily rate is published, the authorising officer responsible shall use the one referred to in paragraph 3.
3.   For the purposes of the accounts provided for in Articles 82, 83 and 84 of Regulation (EU, Euratom) 2018/1046 conversion between the euro and another currency shall be made using the monthly accounting exchange rate of the euro. That accounting exchange rate shall be established by the accounting officer of the Commission by means of any source of information regarded as reliable, based on the exchange rate on the penultimate working day of the month preceding that for which the rate is established.
4.   Currency conversion operations shall be carried out in such a way as to avoid having a significant impact on the level of the Union co-financing or a detrimental impact on the budget. Where appropriate, the rate of conversion between the euro and other currencies may be calculated using the average of the daily exchange rate in a given period.
CHAPTER 5
PRINCIPLE OF UNIVERSALITY
Article 19
Scope
Without prejudice to Article 20, total revenue shall cover total payment appropriations. Without prejudice to Article 24, all revenue and expenditure shall be entered in full without any adjustment against each other.
Article 20
Assigned revenue
1.   External assigned revenue and internal assigned revenue shall be used to finance specific items of expenditure.
2.   The following shall constitute external assigned revenue:
(a)
financial contributions from Member States and third countries, including in both cases their public agencies, entities or natural persons, to certain activities of the Union body insofar as this is provided for in the agreement concluded between the Union body and the Member States, third countries or the public agencies, entities or natural persons in question;
(b)
financial contributions from international organisations;
(c)
revenue earmarked for a specific purpose, such as income from foundations, subsidies, gifts and bequests;
(d)
financial contributions, not covered by point (a), to the Union bodies' activities from third countries or non-Union bodies;
(e)
revenue from agreements referred to in Article 7;
(f)
internal assigned revenue referred to in paragraph 3, to the extent that it is ancillary to the other revenue referred to in points (a) to (c) of this paragraph;
(g)
revenue from fees and charges referred to in Article 6(3).
3.   The following shall constitute internal assigned revenue:
(a)
revenue from third parties in respect of goods, services or work supplied at their request, with the exception of fees and charges referred to in point (b) of Article 6(3);
(b)
revenue arising from the repayment, in accordance with Article 62, of amounts wrongly paid;
(c)
proceeds from the supply of goods, services and works for Union institutions or other Union bodies;
(d)
insurance payments received;
(e)
revenue from lettings and from the sale of buildings and land;
(f)
revenue arising from subsequent reimbursement of taxes pursuant to point (b) of Article 27(3) of Regulation (EU, Euratom) 2018/1046.
4.   Assigned revenue shall be carried over and transferred in accordance with the provisions of points (a) and (b) of Article 12(4) and Article 27.
5.   Without prejudice to point (f) of the second paragraph, the relevant constituent act may also assign the revenue for which it provides to specific items of expenditure. Unless specified otherwise in the relevant constituent act, such revenue shall constitute internal assigned revenue.
6.   All items of revenue within the meaning of points (a) to (c) of paragraph 2 and points (a) and (c) of paragraph 3 shall cover all direct or indirect expenditure incurred by the activity or purpose in question.
7.   The budget of the Union body shall include lines to accommodate external assigned revenue and internal assigned revenue and wherever possible shall indicate the amount.
Assigned revenue may be included in the estimate of revenue and expenditure only for the amounts that are certain at the date of the establishment of the estimate.
Article 21
Structure to accommodate assigned revenue and provision of corresponding appropriations
1.   The structure to accommodate assigned revenue in the budget of the Union body shall comprise:
(a)
in the statement of revenue, a budget line to receive the revenue;
(b)
in the statement of expenditure, the budget remarks, including general remarks, showing which budget lines may receive the appropriations corresponding to the assigned revenue which are made available.
In the case referred to in point (a) of the first subparagraph, a token entry ‘pro memoria’ shall be made and the estimated revenue shall be shown for information in the remarks.
2.   The appropriations corresponding to assigned revenue shall be made available automatically, both as commitment appropriations and as payment appropriations, when the revenue has been received by the Union body.
3.   By way of exception from paragraph 2, where assigned revenue stems from the implementation of a contribution agreement concluded pursuant to Article 7, the total amount of commitment appropriations may be made available upon entry into effect of the agreement concerned provided that the basic act with regard to the funds being delegated to the Union body provides for the possibility to make use of annual instalments.
Article 22
Donations
1.   The director may accept any donation made to the Union body, such as foundations, subsidies, gifts and bequests.
2.   Acceptance of a donation of a value of EUR 50 000 or more which involves a financial charge or any type of obligation, including follow-up costs, exceeding 10 % of the value of the donation made, shall be subject to the prior authorisation of the management board or, where the constituent act allows it, of the executive board. The management board or executive board, as applicable, shall take a decision within two months of the date on which the request for authorisation is submitted to it. If the management board or, where the constituent act allows it, the executive board fails to take a decision within that period, the donation shall be deemed accepted.
3.   The director shall, at the request of the management board or, where the constituent act allows it, the executive board, analyse, estimate and duly explain the financial charges, including follow-up costs, and any other obligations as referred to in paragraph 1 that the acceptance of the donation entails.
Article 23
Corporate Sponsorship
Article 26 of Regulation (EU, Euratom) 2018/1046 shall not apply to Union bodies.
Article 24
Rules on deductions and exchange rates adjustments
Article 27 of Regulation (EU, Euratom) 2018/1046 shall apply mutatis mutandis.
CHAPTER 6
PRINCIPLE OF SPECIFICATION
Article 25
General provisions
1.   Appropriations shall be earmarked for specific purposes by title and chapter. The chapters shall be further subdivided into articles and lines.
2.   In the budget of the Union body, appropriations may only be transferred to lines for which the budget of the Union body has authorised appropriations or which carry a token entry ‘pro memoria’.
3.   The limits referred to in Article 26 shall be calculated at the time the request for transfer is made and with reference to the appropriations provided in the budget of the Union body, including amending budgets.
4.   The amount to be taken into consideration for the purposes of calculating the limits referred to in Article 26 shall be the sum of the transfers to be made on the line from which transfers are being made, after adjustment for earlier transfers made.
Article 26
Transfers
1.   The director may transfer appropriations:
(a)
from one title to another up to a maximum of 10 % of the appropriations for the financial year shown on the line from which the transfer is made;
(b)
from one chapter to another and within each chapter without limit.
2.   Beyond the limit referred in paragraph 1, the director may propose transfers of appropriations from one title to another to the management board or, where the constituent act allows it, to the executive board. The management board or, where the constituent act allows it, the executive board shall have two weeks to oppose the proposed transfers. After that time limit, the proposed transfers shall be deemed to be adopted.
3.   Proposals for transfers and transfers carried out under paragraphs 1 and 2 shall be accompanied by appropriate and detailed supporting documents showing the implementation of appropriations and estimates of requirements up to the end of the financial year, both for the headings to be credited and for those from which the appropriations are drawn.
4.   The authorising officer shall inform the management board as soon as possible of all transfers made. The authoring officer shall inform the European Parliament and the Council of all transfers carried out under paragraph 2.
Article 27
Specific rules on transfers
Appropriations corresponding to assigned revenue may be transferred only if such revenue is used for the purpose for which it is assigned.
CHAPTER 7
PRINCIPLE OF SOUND FINANCIAL MANAGEMENT AND PERFORMANCE
Article 28
Performance and principles of economy, efficiency and effectiveness
1.   Appropriations shall be used in accordance with the principle of sound financial management, and thus be implemented respecting the following principles:
(a)
the principle of economy which requires that the resources used by the Union body in the pursuit of its activities shall be made available in due time, in appropriate quantity and quality and at the best price;
(b)
the principle of efficiency which concerns the best relationship between the resources employed, the activities undertaken and the achievement of objectives;
(c)
the principle of effectiveness which concerns the extent to which the objectives pursued are achieved through the activities undertaken.
2.   In line with the principle of sound financial management, the use of appropriations shall focus on performance and for that purpose:
(a)
objectives for programmes and activities shall be established 
ex ante
;
(b)
progress in the achievement of objectives shall be monitored with performance indicators;
(c)
progress in, and problems with, the achievement of those objectives shall be reported to the European Parliament and the Council in accordance with point (d) of the first subparagraph of Article 32(5) and with point (b) of the first subparagraph of Article 48(1).
3.   Specific, measurable, attainable, relevant and time-bound objectives as referred to in paragraphs 1 and 2 and relevant, accepted, credible, easy and robust indicators shall be defined where relevant. The indicators used to monitor the achievement of the objectives shall cover all sectors. The director shall provide the relevant information to the management board annually. It shall be included in the Single Programming Document referred to in Article 32.
4.   The Union body shall carry out a benchmarking exercise referred to in Article 38 of this Regulation.
The benchmarking exercise shall include:
(a)
a review of the efficiency of the Union body's horizontal services,
(b)
a cost-benefit analysis of sharing services or transferring them entirely to another Union body or the Commission.
When carrying out the benchmarking exercise referred to in the first and the second subparagraph the Union body shall make necessary arrangements to avoid any conflict of interests.
Article 29
Evaluations
1.   Programmes and activities that entail significant spending shall be subject to 
ex-ante
 and retrospective evaluations (‘evaluation’), which shall be proportionate to the objectives and expenditure.
2.   Ex-ante evaluations supporting the preparation of programmes and activities shall be based on evidence, if available, on the performance of related programmes or activities and shall identify and analyse the issues to be addressed, the added value of Union involvement, objectives, expected effects of different options and monitoring and evaluation arrangements.
3.   Retrospective evaluations shall assess the performance of the programme or activity, including aspects such as effectiveness, efficiency, coherence, relevance and EU added value. Retrospective evaluations shall be based on the information generated by the monitoring arrangements and indicators established for the action concerned. They shall be undertaken periodically and in sufficient time for the findings to be taken into account in 
ex-ante
 evaluations or impact assessments that support the preparation of related programmes and activities.
4.   The director shall prepare an action plan to follow-up on the conclusions of the evaluations referred to in paragraph 3 and report on its progress to the Commission in the consolidated annual activity report referred to in Article 48 and regularly to the Management Board.
5.   The management board shall scrutinise the implementation of the action plan referred to in paragraph 4.
Article 30
Internal control of budget implementation
1.   Pursuant to the principle of sound financial management, the budget of the Union body shall be implemented in compliance with effective and efficient internal control.
2.   For the purposes of the implementation of the budget of the Union body, internal control shall be applied at all levels of management and shall be designed to provide reasonable assurance of achieving the following objectives:
(a)
effectiveness, efficiency and economy of operations;
(b)
reliability of reporting;
(c)
safeguarding of assets and information;
(d)
prevention, detection, correction and follow-up of fraud and irregularities;
(e)
adequate management of the risks relating to the legality and regularity of the underlying transactions, taking into account the multiannual character of programmes as well as the nature of the payments concerned.
3.   Effective internal control shall be based on best international practices and on the Internal Control Framework laid down by the Commission for its own departments and shall include, in particular, the following elements:
(a)
segregation of tasks;
(b)
an appropriate risk management and control strategy that includes control at recipient level;
(c)
avoidance of conflicts of interests;
(d)
adequate audit trails and data integrity in data systems;
(e)
procedures for monitoring effectiveness and efficiency;
(f)
procedures for follow-up of identified internal control weaknesses and exceptions;
(g)
periodic assessment of the sound functioning of the internal control system.
4.   Efficient internal control shall be based on the following elements:
(a)
the implementation of an appropriate risk management and control strategy coordinated among appropriate actors involved in the control chain;
(b)
the accessibility for all appropriate actors in the control chain of the results of controls carried out;
(c)
reliance, where appropriate, on independent audit opinions, provided that the quality of the underlying work is adequate and acceptable and that it was performed in accordance with agreed standards;
(d)
the timely application of corrective measures including, where appropriate, dissuasive penalties;
(e)
the elimination of multiple controls;
(f)
the improvement of the cost-benefit ratio of controls.
5.   Where the Union body runs also offices away from the main seat, the internal control system shall be designed in order to mitigate the specific risks of the activities of those offices.
CHAPTER 8
PRINCIPLE OF TRANSPARENCY
Article 31
Publication of accounts and budgets
1.   The budget of the Union body shall be established and implemented and the accounts presented in accordance with the principle of transparency.
2.   A summary of the budget of the Union body and any amending budget of the Union body, as definitively adopted, shall be published in the 
Official Journal of the European Union
 within three months of their adoption.
The summary shall show the aggregated figures for each Title of the budget of the Union body, the establishment plan and an estimate of the number of contract staff expressed in full-time equivalents for which appropriations are budgeted, and seconded national experts. It shall also indicate the equivalent information for the previous financial year.
3.   The budget of the Union body including the establishment plan and any amending budgets of the Union body, as definitively adopted, as well as an indication of the number of contract staff expressed in full-time equivalents for which appropriations are budgeted, and of the number of seconded national experts, shall be transmitted for information to the European Parliament and the Council, the Court of Auditors and the Commission, and shall be published on the website of the Union body within four weeks of their adoption.
4.   The Union body shall make available on its website, no later than 30 June of the year following the financial year in which the funds were legally committed, information on the recipients of funds financed from the budget of the Union body, including experts contracted pursuant to Article 93 of this Regulation, in accordance with Article 38 of Regulation (EU, Euratom) 2018/1046 and following a standard presentation. The published information shall be easily accessible, transparent and comprehensive. The information shall be made available with due observance of the requirements of confidentiality and security, in particular the protection of personal data laid down in Regulation (EU) 2018/1725.
TITLE III
ESTABLISHMENT AND STRUCTURE OF THE BUDGET
CHAPTER 1
ESTABLISHMENT OF THE BUDGET OF THE UNION BODY
Article 32
Single programming document
1.   In accordance with Article 40 of Regulation (EU, Euratom) 2018/1046 the Union body shall send by 31 January each year to the Commission, the European Parliament and the Council its draft single programming document, as endorsed by its Management Board, containing:
(a)
a multiannual work programme;
(b)
an annual work programme;
(c)
an estimate of its revenue and expenditure;
(d)
a resources programming document;
(e)
information on its building policy;
(f)
strategy for cooperation with third countries and/or international organisations;
(g)
strategy for achieving efficiency gains and synergies;
(h)
strategy for the organisational management and internal control systems including their anti-fraud strategy as last updated and an indication of measures to prevent recurrence of cases of conflict of interest, irregularities and fraud, in particular where weaknesses, reported under Article 48 or paragraph 6 of Article 78, have led to critical recommendations.
The strategies referred to in the first subparagraph shall be assessed annually and updated as necessary.
The single programming document shall be drawn up taking into account guidelines set by the Commission.
2.   The multiannual work programme shall set out the overall strategic programming for the years N + 1 to N + 3, including the objectives, expected results and performance indicators to monitor the achievement of the objectives and the results.
This overall strategic programming shall also show, per activity, the indicative financial and human resources considered necessary to attain the objectives set and shall also demonstrate the contribution of the Union body to the achievement of the EU political priorities.
This strategic programming will be updated where appropriate, and in particular, to address the outcome of the overall evaluations referred to in the constituent act.
3.   The annual work programme shall set out for the year N + 1:
(a)
the expected outputs that will contribute to the achievement of the objectives set in the overall strategic programming;
(b)
a description of the activities to be financed together with an indication of the amount of financial and human resources, showing the number of officials, temporary and contract staff as defined in the Staff Regulations, as well as Seconded National Experts.
It shall clearly indicate which tasks of the Union body have been added, changed or deleted in comparison with the adopted annual work programme of the previous financial year. Evaluation results shall be taken into account as evidence of the likely merits of an increase or decrease of the proposed budget of the Union body in comparison with its budget of the previous financial year.
The annual work programme shall be coherent with the multiannual programme referred to in paragraph 2.
Any substantial amendment to the annual work programme shall be adopted by the same procedure as the initial work programme, in accordance with the provisions of the constituent act.
The management board may delegate the power to make non-substantial amendments to the annual work programme to the authorising officer of the Union body.
4.   The estimate of revenue and expenditure of the Union body, supported by the general guidelines underlying that estimate, shall include:
(a)
an estimate of revenue broken down by Title; indicating fees and charges separately, where appropriate;
(b)
an estimate of expenditure (commitment and payment appropriations), broken down by expenditure Title and Chapter;
(c)
quarterly estimate of cash payments and receipts;
(d)
an establishment plan setting the number of permanent and temporary posts by grade and by function group authorised within the limits of the budget appropriations requested for year N + 1. Where there is a change in the number of establishment plan posts requested for year N + 1, a statement justifying the request for new posts shall be provided;
The same information shall be provided on the number of contract staff and seconded national experts and shall be expressed in full-time equivalents.
5.   The resources programming shall include qualitative and quantitative information on the human resource and budgetary matters for the reporting purposes, in particular:
(a)
an estimate of the budget result from the year N – 1 as referred to in Article 17;
(b)
information on contribution in kind granted by the host Member State to the Union body for year N – 1;
(c)
information on the number of officials, temporary and contract staff as defined in the Staff Regulations as well as seconded experts for year N – 1 and for year N.
(d)
information on the achievement of all previously set objectives for the various activities for year N – 1, showing the actual use of the human and financial resources by the end of year split between activities.
The resource programming document shall be updated annually.
6.   Information on the building policy of the Union body shall include:
(a)
for each building, including of offices away from the main seat, the expenditure and surface area covered by the appropriations of the corresponding lines in the budget of the Union body;
(b)
the expected evolution of the global programming of surface area and premises for the coming years with a description of the building projects in planning phase which are already identified;
(c)
the final terms and costs, as well as relevant information regarding project implementation of new building projects previously submitted to the European Parliament and the Council under the procedure established in Article 266 of Regulation (EU, Euratom) 2018/1046 and not included in the preceding year's working documents.
7.   The Commission shall send its opinion on the draft Single Programming Document to the Union body in a timely manner in any case not later than 1st July of the year N.
If the Union body does not fully take into account the Commission's opinion, it shall provide the Commission with adequate explanations.
8.   The final single programming document shall be adopted by the management board.
9.   The Union body shall send any later updated version of the single programming document, notably to reflect the Commission's opinion and the outcome of the annual budgetary procedure, to the Commission, the European Parliament and the Council.
Article 33
Establishment of the budget
1.   The budget of the Union body shall be established in accordance with the provisions of the constituent act.
2.   As part of the procedure for adoption of the budget, the Commission shall send the Union body's statement of estimates to the European Parliament and the Council and propose the amount of the contribution for the Union body and the number of staff it considers the Union body needs.
The Commission shall provide the draft establishment plan of the Union bodies and an estimate of the number of contract staff and of seconded national experts expressed in full-time equivalents for which appropriations are proposed as soon as the Commission has established the draft budget.
3.   The European Parliament and the Council shall adopt the establishment plan of the Union body and any subsequent amendments thereto, in accordance with Article 34.
4.   After adoption of the draft budget by the Commission, the single programming document shall be adopted by the management board. It shall become definitive after final adoption of the Union budget setting the amount of the contribution and the establishment plan. If necessary the budget of the Union body and its establishment plan shall be adjusted accordingly.
5.   When proposing to entrust new tasks to a Union Body, the Commission shall, without prejudice to the legislative procedures for the modification of the constituent act, submit to the European Parliament and to the Council the necessary information to assess the impact of the new tasks on the resources of the Union body so as to review, where necessary, its financing and its staffing level.
Article 34
Amending budgets
Any amendment to the budget of the Union body, including to the establishment plan, beyond the modifications authorized under Articles 26(1) and 38(1) of this Regulation, shall be the subject of an amending budget adopted by the same procedure as the initial budget of the Union body, in accordance with the provisions of the constituent act and Article 32 of this Regulation.
Amending budgets shall be accompanied by statements of reasons and the information on the implementation of the budget for the preceding and current financial years available at the time of their establishment.
CHAPTER 2
STRUCTURE AND PRESENTATION OF THE BUDGET OF THE UNION BODY
Article 35
Structure of the budget of the Union body
The budget of the Union body shall consist of a statement of revenue and a statement of expenditure.
Article 36
Budget nomenclature
As far as it is justified by the nature of the Union body's activities, the statement of expenditure must be set out on the basis of a nomenclature with a classification by purpose. That nomenclature shall be determined by the Union body and shall make a clear distinction between administrative appropriations and operational appropriations.
The budget nomenclature shall comply with the principles of specification, sound financial management and transparency. It shall provide the clarity and transparency necessary for the budgetary process, facilitating the identification of the main objectives as reflected in the relevant legal bases, making choices on political priorities possible and enabling efficient and effective implementation.
Article 37
Presentation of the budget of the Union body
The budget of the Union body shall show:
(a)
in the statement of revenue:
(i)
the estimated revenue of the Union body for the financial year concerned (‘year N’);
(ii)
the estimated revenue for the preceding financial year and the revenue for year N – 2;
(iii)
appropriate remarks on each revenue line.
(b)
in the statement of expenditure:
(i)
the commitment and payment appropriations for year N;
(ii)
the commitment and payment appropriations for the preceding financial year, and the expenditure committed and the expenditure paid in year N – 2 — the latter also expressed as a percentage of the budget of the Union body of year N;
(iii)
a summary statement of the schedule of payments due in subsequent financial years to meet budget commitments entered into in earlier financial years;
(iv)
appropriate remarks on each subdivision.
Article 38
Rules on the establishment plans for staff
1.   The establishment plan referred to in Article 32(4) shall show next to the number of posts authorised for the financial year, the number authorised for the preceding year and the number of posts actually filled. It shall constitute an absolute limit for the Union body. No appointment may be made in excess of the limit set.
However, save in the case of grades AD 16, AD 15, AD 14 and AD 13, the management board may modify the establishment plan by up to 10 % of posts authorised, subject to the following conditions:
(a)
the volume of staff appropriations corresponding to a full financial year is not affected;
(b)
the limit of the total number of posts authorised by the establishment plan is not exceeded;
(c)
the Union body has taken part in a benchmarking exercise with other Union bodies as initiated by the Commission's staff screening exercise.
2.   By derogation from the second subparagraph of paragraph 1, the effects of part-time work authorised by the appointing authority in accordance with the Staff Regulations may be offset by other appointments. Where a staff member requests the withdrawal of the authorisation before expiry of the granted period, the Union body shall take appropriate measures to respect the limit referred to in point (b) of the second subparagraph of paragraph 1 as soon as possible.
TITLE IV
IMPLEMENTATION OF THE BUDGET OF THE UNION BODY
CHAPTER 1
GENERAL PROVISIONS
Article 39
Budget implementation in accordance with the principle of sound financial management
1.   The director shall perform the duties of authorising officer. He or she shall implement the revenue and expenditure of the budget in accordance with the financial rules of the Union body and the principle of sound financial management under his or her own responsibility and within the limits of the appropriations authorised.
2.   Without prejudice to the responsibilities of the authorising officer as regards prevention and detection of fraud and irregularities, the Union body shall participate in fraud prevention activities of the European Anti-fraud Office.
Article 40
Information on transfers of personal data for audit purposes
In any call made in the context of grants, procurement or prizes implemented in direct implementation, potential beneficiaries, candidates, tenderers and participants shall, in accordance with Regulation (EU) 2018/1725 be informed that, for the purposes of safeguarding the financial interests of the Union, their personal data may be transferred to internal audit services, to the European Court of Auditors, or to the European Anti-Fraud Office and between authorising officers of the Union bodies, the Commission and the executive agencies.
Article 41
Delegation of budget implementation powers
1.   The director may delegate the powers of budget implementation to staff of the Union body covered by the Staff Regulations, in accordance with the conditions laid down in the financial rules of the Union body adopted by the management board. Those so empowered may act only within the limits of the powers expressly conferred upon them.
2.   The delegatee may subdelegate the powers received with the explicit agreement of the director.
Article 42
Conflict of interests
1.   Financial actors within the meaning of Chapter 3 of this Title and other persons, including the members of the Management Board, involved in budget implementation and management, including acts preparatory thereto, audit or control shall not take any action that may bring their own interests into conflict with those of the Union body. They shall also take appropriate measures to prevent a conflict of interest from arising in the functions under their responsibility and to address situations which may objectively be perceived as a conflict of interest.
Where there is a risk of a conflict of interest, the person in question shall refer the matter to the competent authority. The competent authority shall confirm in writing, whether a conflict of interest is found to exist. In that case, the competent authority shall ensure that the person concerned ceases all activities in the matter. The competent authority shall take any further appropriate action.
2.   For the purposes of paragraph 1, a conflict of interest exists where the impartial and objective exercise of the functions of a financial actor or other person, as referred to in paragraph 1, is compromised for reasons involving family, emotional life, political or national affinity, economic interest or any other direct or indirect personal interest.
3.   The competent authority referred to in paragraph 1 shall be the director. If the member of staff concerned is the director, the competent authority shall be the management board or, where the constituent act allows it, the executive board. In case of a conflict of interest involving a member of the management board, the competent authority shall be the management board, exclusive of the member concerned.
4.   The Union body shall adopt rules on the prevention and management of conflict of interests and shall publish annually on its website the declaration of interests of the management board members.
CHAPTER 2
Article 43
Method of implementation of the budget of the Union body
1.   The budget of the Union body shall be implemented by the director in the departments placed under his or her authority.
2.   In order to facilitate the implementation of their appropriations, Union bodies may conclude service-level agreements as referred to in Article 59 of Regulation (EU, Euratom) 2018/1046.
3.   Technical expertise tasks and administrative, preparatory or ancillary tasks not involving the exercise of public authority or the use of discretionary powers of judgement may be entrusted by contract to external private-sector entities, where this proves to be indispensable.
CHAPTER 3
FINANCIAL ACTORS
SECTION 1
Principle of Segregation of Duties
Article 44
Segregation of duties
The duties of authorising officer and accounting officer shall be segregated and mutually exclusive.
The Union body shall provide each financial actor with the resources required to perform his or her duties and a charter describing in detail his or her tasks, rights and obligations.
SECTION 2
Authorising Officer
Article 45
Powers and duties of authorising officer
1.   The authorising officer shall be responsible for implementing revenue and expenditure in accordance with the principle of sound financial management, including through ensuring reporting on performance and for ensuring compliance with the requirements of legality and regularity and equal treatment of recipients of Union funds.
2.   The authorising officer shall put in place the organisational structure and the internal control systems suited to the performance of the duties of authorising officer, in accordance with the minimum standards or principles adopted by the management board or, where the constituent act allows it, by the executive board, on the basis of the Internal Control Framework laid down by the Commission for its own departments and having due regard to the risks associated with the management environment, including where applicable specific risks associated to decentralized offices, and the nature of the actions financed.
The establishment of such structure and systems shall be supported by a comprehensive risk analysis, which takes into account their cost-effectiveness and performance considerations.
The authorising officer may establish within his or her departments an expertise and advice function to help him or her control the risks involved in his or her activities.
3.   To implement expenditure, the authorising officer shall make budgetary and legal commitments, shall validate expenditure and authorise payments and shall undertake the preliminary steps for the implementation of appropriations.
4.   To implement revenue, the authorising officer shall draw up estimates of amounts receivable, establish entitlements to be recovered and issue recovery orders. Where appropriate, the authorising officer shall waive established entitlements.
5.   In order to prevent errors and irregularities before the authorization of operations and to mitigate risks of non-achievement of objectives, each operation shall be subject at least to an 
ex ante
 control relating to the operational and financial aspects of the operation, on the basis of a control strategy which takes risk and cost-effectiveness into account.
The extent in terms of frequency and intensity of the 
ex ante
 controls shall be determined by the authorising officer taking into account the results of prior controls as well as risk-based and cost-effectiveness considerations, on the basis of his or her own risk analysis. In case of doubt, the authorising officer responsible for validating the relevant operations shall, as part of the 
ex ante
 control, request complementary information or perform an on-the-spot control in order to obtain reasonable assurance.
6.   For the purpose of controls, a series of similar individual transactions relating to routine expenditure on salaries, pensions, reimbursement of mission expenses and medical expenses may be considered by the authorising officer to constitute a single operation.
7.   For a given operation, the verification shall be carried out by staff other than those who initiated the operation. The staff who carry out the verification shall not be subordinate to the members of staff who initiated the operation.
8.   The authorising officer may put in place 
ex post
 controls to detect and correct errors and irregularities of operations after they have been authorized. Such controls may be organised on a sample basis according to risk and shall take account of the results of prior controls as well as cost-effectiveness and performance considerations.
9.   The 
ex post
 controls shall be carried out by staff other than those responsible for the 
ex ante
 controls. The staff responsible for the 
ex post
 controls shall not be subordinate to the members of staff responsible for the 
ex ante
 controls.
The 
ex post
 controls may take the form of financial audits at the premises of the beneficiaries.
The rules and modalities, including timeframes, for carrying out audits of the beneficiaries shall be clear, consistent and transparent, and shall be made available when signing the grant agreement.
10.   Authorising officers and staff responsible for budget implementation shall have the necessary professional skills. They shall respect a specific code of professional standards adopted by the Union body and based on standards laid down by the Commission for its own departments.
11.   If a member of staff, involved in the financial management and control of transactions, considers that a decision he or she is required by his or her superior to apply or to agree to is irregular or contrary to the principles of sound financial management or the professional rules which that member of staff is required to observe, he or she shall inform the director who shall, if the information is given in writing, reply in writing. If the director fails to take action within a reasonable time given the circumstances of the case and in any event within a month or confirms the initial decision or instruction and the member of staff believes that such confirmation does not constitute a reasonable response to his or her concern, the member of staff shall inform the relevant panel referred to in Article 143 of Regulation (EU, Euratom) 2018/1046 and the management board in writing.
12.   In the event of any illegal activity, fraud or corruption which may harm the interests of the Union, a member of staff or other servant, including national experts seconded to the Union body, shall inform their immediate superior, the director or the management board of the Union body or the European Anti-Fraud Office or the European Public Prosecutor's Office directly. Contracts with external auditors carrying out audits of the financial management of the Union body shall provide for an obligation of the external auditor to inform the director or, if the latter may be involved, the management board of any suspected illegal activity, fraud or corruption that may harm the interests of the Union.
Article 46
Delegation of budget implementation
Where powers of budget implementation are delegated or subdelegated in accordance with Article 41, the relevant provisions of Article 45 shall apply mutatis mutandis to the authorising officers by delegation or subdelegation.
Article 47
Keeping of supporting documents by authorizing officers
1.   The authorising officer shall set up paper-based or electronic systems for the keeping of original supporting documents relating to budget implementation. Such documents shall be kept for at least five years from the date on which the European Parliament grants discharge for the financial year to which the documents relate.
2.   Documents relating to operations not definitively closed shall be kept for longer than provided for in paragraph 1, namely until the end of the year following that in which the operations are closed.
3.   Personal data contained in supporting documents shall, where possible, be deleted when those data are not necessary for budgetary discharge, control and audit purposes. Article 88 of Regulation (EU) 2018/1725 shall apply to the conservation of data.
Article 48
Consolidated Annual Activity Report
1.   The authorising officer shall report to the management board on the performance of his or her duties in a form of a consolidated annual activity report containing:
(a)
information on:
(i)
the achievement of the objectives and results set in the Single Programming Document referred to in Article 32 through the reporting on the set of Performance Indicators;
(ii)
the action plan to follow-up on the conclusions of the evaluations referred to in paragraph 3 of Article 29 and the report on its progress in accordance with Article 29(4);
(iii)
the implementation of the body's annual work programme, budget and staff resources referred to in Article 32(5)(c);
(iv)
the contribution of the Union body to the achievement of the Union political priorities;
(v)
organisational management and on the efficiency and effectiveness of the internal control systems including the implementation of the body's anti-fraud strategy, the summary of number and type of internal audits carried out by the internal auditor, the internal audit capabilities, the recommendations made and the action taken on these recommendations and on the recommendations of previous years, as referred to in Articles 82 and 83;
(vi)
any observations of the Court of Auditors and the actions taken on these observations;
(vii)
the agreements referred to in Article 7;
(viii)
the service-level agreements referred to in Article 43;
(ix)
the acts of delegation and subdelegation referred to in Article 41.
(b)
a declaration of the authorising officer stating whether he or she has a reasonable assurance that unless otherwise specified in any reservations related to defined areas of revenue and expenditure:
(i)
the information contained in the report presents a true and fair view;
(ii)
the resources assigned to the activities described in the report have been used for their intended purpose and in accordance with the principle of sound financial management;
(iii)
the control procedures put in place give the necessary guarantees concerning the legality and regularity of the underlying transactions.
The consolidated annual activity report shall indicate the results of the operations by reference to the objectives set and performance considerations, the risks associated with the operations, the use made of the resources provided and the efficiency and effectiveness of the internal control systems, including an overall assessment of the costs and benefits of controls.
The consolidated annual report shall be submitted to the management board for the assessment.
2.   No later than 1 July each year the consolidated annual activity report together with its assessment shall be sent by the management board to the Court of Auditors, to the Commission, to the European Parliament and the Council.
3.   Additional reporting requirements may be provided in the constituent act in duly justified cases, in particular when it is required by the nature of the field in which the body operates.
SECTION 3
Accounting Officer
Article 49
Powers and duties of the accounting officer
The management board shall appoint an accounting officer who shall be responsible in the Union body for:
(a)
properly implementing payments, collecting revenue and recovering amounts established as being receivable;
(b)
preparing and presenting the accounts in accordance with Title X;
(c)
keeping the accounts in accordance with Title X;
(d)
implementing the accounting rules and the chart of accounts in accordance with the provisions adopted by the Commission's accounting officer;
(e)
laying down and validating the accounting systems and, where appropriate, validating systems laid down by the authorising officer to supply or justify accounting information;
(f)
treasury management.
With respect to the tasks referred to in point (e) of the first subparagraph, the accounting officer shall be empowered to verify at any time compliance with the validation criteria.
Article 50
Appointment and termination of duties of the accounting officer
1.   The management board shall appoint an accounting officer, covered by the Staff Regulations, who shall be completely independent in the performance of his or her duties. The accounting officer shall be chosen by the management board on the grounds of his or her particular competence as evidenced by diplomas or by equivalent professional experience.
2.   Two or more Union bodies may appoint the same accounting officer. In such case, they shall make the necessary arrangements in order to avoid any conflict of interest.
Union bodies may also agree with the Commission that the accounting officer of the Commission shall also act as accounting officer of the Union body.
Union bodies may also entrust the accounting officer of the Commission with part of the tasks of an accounting officer of the Union body, taking into account the cost-benefit analysis referred to in Article 28.
3.   A trial balance shall be drawn up without delay in the event of termination of the duties of the accounting officer.
The trial balance accompanied by a hand-over report shall be transmitted by the accounting officer who is terminating his or her duties or, if it is not possible, by a member of staff in his or her department to the new accounting officer.
The new accounting officer shall sign the trial balance in acceptance within one month from the date of transmission and he or she may make reservations.
The hand-over report shall also contain the result of the trial balance and any reservations made.
Article 51
Accounting rules
The accounting officer of the Union body shall apply the rules adopted by the accounting officer of the Commission based on internationally accepted accounting standards for the public sector.
For the purposes of the first paragraph of this Article, Articles 80 to 84 and 87 of Regulation (EU, Euratom) 2018/1046 shall apply. Articles 85 and 86 of Regulation (EU, Euratom) 2018/1046 shall apply mutatis mutandis.
SECTION 4
Imprest Administrator
Article 52
Imprest accounts
Article 88 of Regulation (EU, Euratom) 2018/1046 shall apply.
Article 53
Creation and administration of imprest accounts
Where imprest accounts are set up by the Union body, Article 89 of Regulation (EU, Euratom) 2018/1046 shall apply.
CHAPTER 4
LIABILITY OF FINANCIAL ACTORS
SECTION 1
General Rules
Article 54
Withdrawal of delegation of powers to and suspension of duties of financial actors
Article 90 of Regulation (EU, Euratom) 2018/1046 shall apply.
Article 55
Liability of the financial actors for illegal activity, fraud or corruption
Article 91 of Regulation (EU, Euratom) 2018/1046 shall apply.
SECTION 2
Rules applicable to authorising officers
Article 56
Rules applicable to authorising officers
Article 92 of Regulation (EU, Euratom) 2018/1046 shall apply.
Article 57
Treatment of financial irregularities on the part of a member of staff
Article 93 of Regulation (EU, Euratom) 2018/1046 shall apply.
SECTION 3
Rules applicable to accounting officers and imprest administrators
Article 58
Rules applicable to accounting officers
Article 94 of Regulation (EU, Euratom) 2018/1046 shall apply.
Article 59
Rules applicable to imprest officers
Article 95 of Regulation (EU, Euratom) 2018/1046 shall apply.
CHAPTER 5
REVENUE OPERATIONS
Article 60
Request for payment
The Union body shall present to the Commission requests for payment of all or part of the annual Union contribution pursuant to Article 16(6) under terms and at intervals agreed with the Commission.
Article 61
Treatment of interest
The interest generated by funds paid to the Union body by the Commission by way of the contribution shall not be due to the budget of the Union.
Article 62
Estimate of amounts receivable
Article 97 of Regulation (EU, Euratom) 2018/1046 shall apply.
Article 63
Establishment of amounts receivable
Article 98 of Regulation (EU, Euratom) 2018/1046 shall apply mutatis mutandis.
Article 64
Default interest
Article 99 of Regulation (EU, Euratom) 2018/1046 shall apply.
Article 65
Authorisation of recovery
The authorisation of recovery is the act by which the authorising officer instructs the accounting officer, by issuing a recovery order, to recover an amount receivable that that authorising officer has established.
Article 66
Rules on recovery
Paragraphs 1 to 6 of Article 101 of Regulation (EU, Euratom) 2018/1046 shall apply mutatis mutandis.
Article 67
Recovery by offsetting
Article 102 of Regulation (EU, Euratom) 2018/1046 shall apply mutatis mutandis.
Article 68
Recovery procedure failing voluntary payment
Article 103 of Regulation (EU, Euratom) 2018/1046 shall apply.
Article 69
Additional time for payment
Article 104 of Regulation (EU, Euratom) 2018/1046 shall apply.
Article 70
Limitation period
Article 105 of Regulation (EU, Euratom) 2018/1046 shall apply mutatis mutandis.
Article 71
Specific provisions applicable to fees and charges
Where the Union body collects fees and charges referred to in point (b) of Article 6(3), an overall provisional estimate of such fees and charges shall be included in the Single Programming Document referred to in Article 32.
Where fees and charges are entirely determined by legislation or decisions of the management board, the authorising officer may abstain from issuing recovery orders and directly draw up debit notes after having established the amount receivable. In this case, all details of the Union body's entitlement shall be registered. The accounting officer shall keep a list of all debit notes and provide the number of the debit notes and the global amount in the Union body's report on budgetary and financial management.
Where the Union body uses a separate invoicing system, the accounting officer shall regularly, and at least on a monthly basis, enter the accumulated sum of fees and charges received into the accounts.
The Union body shall provide services by virtue of the tasks entrusted to it only after the corresponding fee or charge has been paid in its entirety. However, in exceptional circumstances, a service may be provided without prior payment of the corresponding charge or fee. In cases where service has been provided without prior payment of the corresponding charge or fee, Articles 63 to 70 shall apply.
CHAPTER 6
EXPENDITURE OPERATIONS
Article 72
Financing decisions
1.   A budgetary commitment shall be preceded by a financing decision. Administrative appropriations may be implemented without a prior financing decision.
2.   The annual and multi-annual work programmes of the Union body included in the single programming document referred to in Article 32 shall be equivalent to a financing decision for the activities it covers, provided that the elements set out in Article 32(2) and (3) are clearly identified. A multiannual financing decision shall specify that the implementation of the decision is subject to the availability of budget appropriations for the respective financial years after the adoption of the budget or as provided for in the system of provisional twelfths.
3.   The financing decision shall also set out the following:
(a)
for grants: the type of applicants targeted by the call for proposals or direct award and the global budgetary envelope reserved for the grants;
(b)
for procurement: the global budgetary envelope reserved for procurements;
(c)
for prizes: the type of participants targeted by the contest, the global budgetary envelope reserved for the contest and a specific reference for prizes with a unit value of EUR 1 000 000 or more.
Article 73
Expenditure operations
1.   Every item of expenditure shall be committed, validated, authorized and paid.
At the end of the periods referred to in Article 75, the unused balance of budgetary commitments shall be decommitted.
When executing operations, the authorising officer shall ensure that the expenditure complies with the Treaties, the budget, this Regulation and other acts adopted pursuant to the Treaties as well as with the principle of sound financial management.
2.   The authorising officer shall make a budgetary commitment before entering into a legal commitment with third parties.
The first subparagraph shall not apply to legal commitments concluded following a declaration of a crisis situation in the framework of a business continuity plan, in accordance with the procedures adopted by the Union body.
3.   The authorising officer shall validate expenditure by accepting that an item of expenditure is charged to the budget of the Union body, after having checked the supporting documents attesting the creditor's entitlement as per the conditions set in the legal commitment when there is a legal commitment. For this purpose, the authorising officer responsible shall:
(a)
verify the existence of the creditor's entitlement;
(b)
determine or verify the reality and the amount of the claim through the endorsement ‘certified correct’;
(c)
verify the conditions according to which payment is due.
Notwithstanding the first subparagraph, the validation of expenditure shall also apply to interim or final reports not associated with a request for payment in which case the impact on the accounting system will be limited to the general accounts.
4.   The validation decision shall be expressed through electronically secured signature in accordance with Article 146 of Regulation (EU, Euratom) 2018/1046 by the authorising officer or by a technically competent member of staff, duly empowered by a formal decision of the authorising officer or, exceptionally, for paper workflow, take the form of a stamp incorporating that signature.
With the endorsement ‘certified correct’, the authorising officer or a technically competent member of staff, duly empowered by the authorising officer, shall certify that:
(a)
for the pre-financing: the conditions required in the legal commitment for the payment of the pre-financing are met;
(b)
for interim and balance payments in contracts: the services provided for in the contract have been properly provided, the supplies properly delivered or that the work has been properly carried out;
(c)
for interim and balance payments in grants: the action or work programme carried out by the beneficiary is in all respects in compliance with the grant agreement including, where applicable that the costs declared by the beneficiary are eligible.
In the case referred to in point (c) of the second subparagraph, cost estimates shall not be deemed to comply with the eligibility conditions set out in Article 186(3) of Regulation (EU, Euratom) 2018/1046. The same principle shall also apply for interim and final reports not associated to a payment request.
5.   In order to authorize the expenditure, the authorising officer shall, after having verified that the appropriations are available, issue a payment order to instruct the accounting officer to pay an amount of expenditure that has been previously validated.
6.   Where periodic payments are made with regard to services rendered, including rental services, or goods delivered, the authorising officer may, subject to that officer's risk analysis, order the application of a direct debit system from an imprest account.
Article 74
Types of budgetary commitments
1.   Budgetary commitments shall fall into one of the following three categories:
(a)
individual: when the recipient and the amount of the expenditure are known;
(b)
global: when at least one of the elements necessary to identify the individual commitment is still not known;
(c)
provisional: to cover routine administrative expenditure where either the amount or the final payees are not definitively known.
2.   Budgetary commitments for actions extending over more than one financial year may be broken down over several years into annual instalments only where the constituent act or basic act so provides or where they relate to administrative expenditure.
3.   A global budgetary commitment shall be made on the basis of a financing decision.
The global budgetary commitment shall be made at the latest before the decision on the recipients and amounts is taken and, where implementation of the appropriations concerned involves the adoption of a work programme, at the earliest after that programme has been adopted.
4.   The global budgetary commitment shall be implemented by the conclusion of one or more legal commitments.
5.   Each individual legal commitment adopted following a global budgetary commitment shall, prior to signature, be registered by the authorising officer in the budgetary accounts and booked to the global budgetary commitment.
6.   Provisional budgetary commitments shall be implemented by entering into one or more legal commitments giving rise to an entitlement to subsequent payments. However, in cases relating to expenditure on staff management, they may be implemented directly by payments.
Article 75
Time limits for commitments
1.   Without prejudice to Articles 73(2) and 109(2) legal commitments relating to individual or provisional budgetary commitments shall be entered into by 31 December of year n, year n being the one in which the budgetary commitment was made.
2.   Global budgetary commitments shall cover the total cost of the corresponding legal commitments concluded up to 31 December of year n + 1.
3.   At the end of the periods referred to in paragraphs 1 and 2, the unused balance of such budgetary commitments shall be decommitted by the authorising officer.
4.   The individual and provisional budgetary commitments for actions extending over more than one financial year shall, except in the case of staff expenditure, have a final date for implementation set, in accordance with the conditions in the legal commitments to which they refer, and taking into account the principle of sound financial management.
5.   Any parts of budgetary commitments that have not been executed by payments six months after the final date for implementation shall be decommitted in accordance with Article 14.
6.   The amount of a budgetary commitment for which no payment within the meaning of Article 76 has been made within two years of the signing of the legal commitment shall be decommitted, except where that amount relates to a case under litigation before judicial courts or arbitral bodies or where there are special provisions laid down in sector-specific rules.
Article 76
Types of payments
1.   Payment of expenditure shall be made by the accounting officer within the limits of the funds available.
2.   Payment shall be made on production of proof that the relevant action is in accordance with the contract, the agreement or the basic act and shall cover one or more of the following operations:
(a)
payment of the entire amount due;
(b)
payment of the amount due in any of the following ways:
(i)
pre-financing providing a float, which may be divided into a number of payments in accordance with the principle of sound financial management; such pre-financing shall be paid either on the basis of the contract, the grant agreement or the basic act, or on the basis of supporting documents which make it possible to check that the terms of the contract or agreement in question are complied with;
(ii)
one or more interim payments as a counterpart of a partial execution of the action or performance of the contract. It may clear pre-financing in whole or in part, without prejudice to the provisions of the basic act;
(iii)
payment of the balance of the amounts due where the action or contract is completely executed.
The payment of the balance shall clear all preceding expenditure. A recovery order shall be issued to recover unused amounts.
3.   A distinction shall be made in budgetary accounting between the different types of payment referred to in paragraph 2 at the time each payment is made.
4.   The accounting rules referred to in Article 51 shall include the rules for clearing the pre-financing in the accounts and for the acknowledgment of the eligibility of costs.
5.   Pre-financing payments shall be cleared regularly by the authorising officer responsible, according to the economic nature of the project and, at the latest, at the end of the project. The clearing shall be performed on the basis of information on costs incurred or confirmation of the conditions for payment being fulfilled in accordance with Article 125 of Regulation (EU, Euratom) 2018/1046 as validated by the authorising officer in accordance with Article 73(3) of this Regulation.
For grant agreements or contracts above EUR 5 000 000, the authorising officer shall obtain at each year-end at least the information needed to calculate a reasonable estimate of the costs. That information shall not be used for clearing the pre-financing, but may be used by the authorising officer and the accounting officer to comply with Article 82(2) of Regulation (EU, Euratom) 2018/1046.
For the purposes of the second subparagraph, appropriate provisions shall be included in the legal commitments entered into.
Article 77
Time limits for payments
The payment of expenditure shall be carried out within the time limits specified in, and in accordance with Article 116 of Regulation (EU, Euratom) 2018/1046.
CHAPTER 7
INTERNAL AUDITOR
Article 78
Appointment and powers and duties of the internal auditor
1.   The Union body shall have an internal auditing function that shall be performed in compliance with the relevant international standards.
2.   The internal audit function shall be performed by the Commission's internal auditor. The internal auditor may be neither authorising officer nor accounting officer neither of the Union body nor of the Commission
3.   The internal auditor shall advise the Union body on dealing with risks, by issuing independent opinions on the quality of management and control systems and by issuing recommendations for improving the conditions of implementation of operations and promoting sound financial management.
The internal auditor shall be responsible, in particular, for:
(a)
assessing the suitability and effectiveness of internal management systems and the performance of departments in implementing programmes and actions by reference to the risks associated with them;
(b)
assessing the efficiency and effectiveness of the internal control and audit systems applicable to each operation for implementation of the budget of the Union body.
4.   The internal auditor shall perform his or her duties in relation to all the Union body's activities and departments. He or she shall enjoy full and unlimited access to all information required to perform his or her duties, if necessary on the spot access, including in the Member States and in third countries.
5.   The internal auditor shall take note of the consolidated annual activity report of the authorising officer and any other pieces of information identified.
6.   The internal auditor shall report to the management board and the director of the Union body on his or her findings and recommendations. The Union body shall ensure that action is taken with regard to recommendations resulting from audits.
7.   The internal auditor shall also report in any of the following cases:
(a)
critical risks and recommendations have not been addressed;
(b)
there are significant delays in the implementation of the recommendations made in previous years.
The management board or, where the constituent act allows it, the executive board, and the director shall ensure regular monitoring of the implementation of audit recommendations. The management board or, where the constituent act allows it, the executive board shall examine the information referred to in Article 48(1)(a) and whether the recommendations have been fully and timely implemented.
Each Union body shall consider whether the recommendations made in the reports of its internal auditor are suitable for an exchange of best practices with the other Union bodies.
8.   The Union body shall make available the contact details of the internal auditor to any natural or legal person involved in expenditure operations, for the purposes of confidentially contacting the internal auditor.
9.   The reports and findings of the internal auditor shall be accessible to the public only after validation by the internal auditor of the action taken for their implementation.
Article 79
Independence of the internal auditor
1.   The internal auditor shall enjoy complete independence in the conduct of his or her audits. Special rules applicable to the internal auditor shall be laid down by the Commission and shall be such as to guarantee that the internal auditor is completely independent in the performance of his or her duties, and to establish the internal auditor's responsibility.
2.   The internal auditor may not be given any instructions nor be restricted in any way as regards the performance of the functions which, by virtue of his or her appointment, are assigned to him or her under the Financial Regulation.
Article 80
Establishment of internal audit capability
1.   The management board or, where the constituent act allows it, the executive board may establish, with due regard to cost effectiveness and added value, an internal audit capability that shall perform its duties in compliance with the relevant international standards.
The purpose, authority and responsibility of the internal audit capability shall be provided for in the internal audit charter and shall be subject to the approval of the management board or, where the constituent act allows it, of the executive board.
The annual audit plan of an internal audit capability shall be drawn up by the Head of internal audit capability taking into consideration, inter alia, the director's assessment of risk in the Union body.
It shall be reviewed and approved by the management board or, where the constituent act allows it, by the executive board.
The internal audit capability shall report to the management board and the director on his or her findings and recommendations.
2.   If the internal audit capability of a single Union body is not cost-effective or is not able to meet international standards, the Union body may decide to share an internal audit capability with other Union bodies functioning in the same policy area.
In such cases the management board or, where the constituent act allows it, the executive board of the concerned Union bodies shall agree on the practical modalities of the shared internal audit capability.
3.   The internal audit actors shall cooperate efficiently through exchanging information and audit reports and, where appropriate, establishing joint risk assessments, and carrying out joint audits.
The management board or, where the constituent act allows it, the executive board, and the director shall ensure regular monitoring of the implementation of internal audit capability's recommendations.
TITLE V
COMMON RULES
Article 81
Forms of Union bodies' contributions
1.   Union bodies' contributions shall help achieve a Union policy objective and results specified and may take any of the following forms:
(a)
financing not linked to costs of the relevant operations based on:
(i)
the fulfilment of conditions set out in sector specific rules or Commission Decisions or;
(ii)
the achievement of results measured by reference to previously set milestones or through performance indicators.
(b)
reimbursement of eligible costs actually incurred:
(c)
unit costs, which cover all or certain specific categories of eligible costs which are clearly identified in advance by reference to an amount per unit;
(d)
lump sums, which cover in global terms all or certain specific categories of eligible costs which are clearly identified in advance;
(e)
flat-rate financing, which covers specific categories of eligible costs, which are clearly identified in advance, by applying a percentage;
(f)
a combination of the forms referred to in points (a) to (e).
Union bodies' contributions under points (c), (d) and (e) of the first subparagraph of this paragraph shall be established in accordance with Article 181 of Regulation (EU, Euratom) 2018/1046 or sector specific rules. Union bodies' contributions under point (a) of the first subparagraph of this paragraph shall be established in accordance with Article 181 of Regulation (EU, Euratom) 2018/1046, sector specific rules or a Commission decision.
2.   When determining the appropriate form of a contribution, the potential recipients' interests and accounting methods shall be taken into account to the greatest extent possible.
3.   The authorising officer responsible shall report on financing not linked to costs pursuant to points (a) and (f) of the first subparagraph of paragraph 1 of this Article in the annual activity report referred to in Article 48.
Article 82
Cross-reliance on assessments
Article 126 of Regulation (EU, Euratom) 2018/1046 shall apply mutatis mutandis.
Article 83
Cross-reliance on audits
Article 127 of Regulation (EU, Euratom) 2018/1046 shall apply.
Article 84
Use of already available information
Article 128 of Regulation (EU, Euratom) 2018/1046 shall apply.
Article 85
Cooperation for protection of the financial interests of the Union
Article 129 of Regulation (EU, Euratom) 2018/1046 shall apply mutatis mutandis.
Article 86
Information to the Commission on cases of fraud and other financial irregularities
Without prejudice to its obligations pursuant to Article 8(1) of Regulation (EU, Euratom) No 883/2013 and Article 24(1) of Regulation (EU) 2017/1939, the Union body shall inform the Commission without delay on cases of presumed fraud and other financial irregularities.
Moreover, it shall inform the Commission of any completed or ongoing investigations by the European Public Prosecutor's Office or the European anti-Fraud Office (OLAF), and of any audits or controls by the Court of Auditors or the Internal Audit Service (IAS), without endangering the confidentiality of the investigations.
Where the Commission's responsibility to implement the Union's budget may be affected or in cases involving a potentially serious reputational risk for the Union, the EPPO and/or OLAF shall inform the Commission without delay of any ongoing or completed investigation, without endangering its confidentiality and effectiveness.
Article 87
Early-detection and exclusion system
Section 2 of Chapter 2 of Title V of Regulation (EU, Euratom) 2018/1046 shall apply.
Article 88
Rules on procedures, management and e-government
Section 1 and section 3 of Chapter 2 and Chapter 3 of Title V of Regulation (EU, Euratom) 2018/1046 shall apply mutatis mutandis.
TITLE VI
PUBLIC PROCUREMENT AND CONCESSIONS
Article 89
Common provisions
As regards procurement, Title VII of Regulation (EU, Euratom) 2018/1046 and Annex 1 thereof shall apply, subject to Article 90.
The Union body may be associated, at its request, as contracting authority, in the award of Commission or interinstitutional contracts and with the award of contracts of other Union bodies.
Article 90
Procurement procedures
The Union body may conclude a service level agreement as referred to in paragraph 2 of Article 43 without having recourse to a public procurement procedure.
The Union body may use joint procurement procedures with contracting authorities of the host Member State to cover its administrative needs. In such case, Article 165 of Regulation (EU, Euratom) 2018/1046 shall apply.
TITLE VII
GRANTS AND PRIZES
Article 91
Grants
Where the Union body may award grants in accordance with the constituent act or by delegation of the Commission pursuant to Article 62(1)(c)(iv) of Regulation (EU, Euratom) 2018/1046, the relevant provisions of Title VIII of Regulation (EU, Euratom) 2018/1046 shall apply.
Article 92
Prizes
Where the Union body may award prizes in accordance with the constituent act or by delegation of the Commission pursuant to Article 62(1)(c)(iv) of Regulation (EU, Euratom) 2018/1046, the relevant provisions of Title IX of Regulation (EU, Euratom) 2018/1046 shall apply.
TITLE VIII
OTHER BUDGET IMPLEMENTATION INSTRUMENTS
Article 93
Remunerated external experts
Article 237 of Regulation (EU, Euratom) 2018/1046 shall apply mutatis mutandis.
Article 94
Non remunerated experts
Article 238 of Regulation (EU, Euratom) 2018/1046 shall apply mutatis mutandis.
Article 95
Membership fees and other payments of subscriptions
Article 239 of Regulation (EU, Euratom) 2018/1046 shall apply mutatis mutandis.
Article 96
Other instrument
Article 240 of Regulation (EU, Euratom) 2018/1046 shall apply mutatis mutandis.
TITLE IX
ANNUAL ACCOUNTS AND OTHER FINANCIAL REPORTING
CHAPTER 1
ANNUAL ACCOUNTS
SECTION 1
Accounting Framework
Article 97
Structure of the accounts
The annual accounts of the Union body shall be prepared for each financial year that shall run from 1 January to 31 December. Those accounts shall comprise the following:
(a)
the financial statements of the Union body;
(b)
the budget implementation reports of the Union body.
Article 98
Financial statements
1.   The financial statements shall be presented in euro and in accordance with the accounting rules referred to in Article 51 of this Regulation and shall comprise the following:
(a)
the balance sheet which presents all assets and liabilities and the financial situation prevailing on 31 December of the preceding financial year;
(b)
the statement of financial performance that presents the economic result for the preceding financial year;
(c)
the cash-flow statement showing amounts collected and disbursed during the financial year and the final treasury position;
(d)
the statement of changes in net assets presenting an overview of the movements during the year in reserves and accumulated results.
2.   The financial statements shall present information, including information on accounting policies, in a manner that ensures it is relevant, reliable, comparable and understandable.
3.   The notes to the financial statements shall supplement and comment on the information presented in the statements referred to in paragraph 1 of this Article and shall supply all the additional information prescribed by the accounting rules referred to in Article 51 of this Regulation and the internationally accepted accounting practice where such information is relevant to the Union body's activities.
The notes shall contain at least the following information:
(a)
accounting principles, rules and methods;
(b)
explanatory notes, supplying additional information not contained in the body of the financial statements, which is necessary for a fair presentation of the accounts.
4.   The accounting officer shall, after the close of the financial year and up to the date of transmission of the general accounts, make any adjustments that, without involving disbursement or collection in respect of that year, are necessary for a true and fair view of those accounts.
Article 99
Budget implementation reports
1.   The budget implementation reports shall be presented in euro and shall be comparable year by year. They shall consist of:
(a)
reports which aggregate all budgetary operations for the year in terms of revenue and expenditure;
(b)
explanatory notes, which shall supplement and comment on the information given in the reports.
2.   The structure of the budget implementation reports shall be the same as that of the budget of the Union body itself.
3.   The budget implementation reports shall contain:
(a)
information on revenue, in particular changes in the revenue estimates, the revenue outturn and entitlements established;
(b)
information showing changes in the total commitment and payment appropriations available;
(c)
information showing the use made of the total commitment and payment appropriations;
(d)
information showing commitments outstanding, those carried over from the preceding financial year and those made during the financial year.
4.   The budget result shall consist of the difference between:
(a)
all the revenue collected in respect of that financial year;
(b)
the amount of payments made against appropriations for that financial year increased by the amount of the appropriations for the same financial year carried over.
The difference referred to in the first subparagraph shall be increased or decreased on the one hand, by the net amount of appropriations carried over from previous financial years that have been cancelled and, on the other hand, by:
(a)
payments made in excess of non-differentiated appropriations carried over from the previous financial year, as a result of change in euro rates;
(b)
the balance resulting from exchange gains and losses during the financial year, both realised and non-realised.
Article 100
Supporting documents
Each entry into the accounts shall be based on appropriate supporting documents in accordance with Article 47 of this Regulation.
SECTION 2
Annual accounts timetable
Article 101
Provisional accounts
1.   The accounting officer of the Union body shall send the provisional accounts to the accounting officer of the Commission and to the Court of Auditors by 1 March of the following year.
2.   The accounting officer of the Union body shall also provide by 1 March of the following year the required accounting information for consolidation purposes to the accounting officer of the Commission, in the manner and format laid down by the latter.
Article 102
Approval of the final accounts
1.   In accordance with Article 246 of Regulation (EU, Euratom) 2018/1046, the Court of Auditors shall, by 1 June, make its observations on the provisional accounts of the Union body.
2.   The accounting officer of the Union body shall provide, by 15 June, the required accounting information to the accounting officer of the Commission, in the manner and format laid down by the Commission, with a view to drawing up the final consolidated accounts.
3.   On receiving the Court of Auditors' observations on the provisional accounts of the Union body, the accounting officer shall draw up the final accounts of the Union body in accordance with Article 49 of this Regulation. The director shall send them to the management board, which shall give an opinion on these accounts.
4.   The director shall send the final accounts, together with the opinion of the management board, to the accounting officer of the Commission, the Court of Auditors, the European Parliament and the Council, by 1 July of the following financial year.
5.   The accounting officer of the Union body shall also send to the Court of Auditors, with a copy to the accounting officer of the Commission, a representation letter covering those final accounts. The representation letter shall be established at the same date at which the final accounts of the Union body are drawn up.
The final accounts shall be accompanied by a note drawn up by the accounting officer, in which the latter declares that the final accounts were prepared in accordance with this Title and with the applicable accounting principles, rules and methods.
A link to the pages of the website where the final accounts of the Union body are disclosed shall be published in the 
Official Journal of the European Union
 by 15 November of the following year.
6.   The director shall send the Court of Auditors a reply to the observations made in its annual report by 30 September of the following financial year at the latest. The replies of the director shall be sent to the Commission at the same time.
CHAPTER 2
BUDGETARY AND OTHER FINANCIAL REPORTING
Article 103
Annual report on budgetary and financial management
1.   Each Union body shall prepare a report on budgetary and financial management for the financial year.
2.   The director shall send the report to the European Parliament, the Council, the Commission and the Court of Auditors, by 31 March of the following financial year.
3.   The report referred to in paragraph 2 shall give an account, both in absolute terms and expressed as a percentage, at least, of the rate of implementation of appropriations together with summary information on the transfers of appropriations among the various budget items.
TITLE X
EXTERNAL AUDIT, DISCHARGE AND COMBATTING FRAUD
Article 104
External audit
1.   An independent external auditor shall verify that the annual accounts of the Union body properly present the income, expenditure and financial position of the Union body prior to the consolidation in the final accounts of the Commission.
Unless otherwise provided for in the constituent act, the Court of Auditors shall prepare a specific annual report on the Union body in line with the requirements of Article 287(1) of the Treaty on the Functioning of the European Union.
In preparing that report, the Court of Auditors shall consider the audit work performed by the independent external auditor referred to in the first subparagraph and the action taken in response to the auditor's findings.
2.   The Union body shall send to the Court of Auditors the budget of the Union body, as finally adopted. It shall inform the Court of Auditors, as soon as possible, of all decisions and acts adopted pursuant to Articles 10, 14, 19 and 23.
3.   The scrutiny carried out by the Court of Auditors shall be governed by Articles 254 to 259 of Regulation (EU, Euratom) 2018/1046.
Article 105
Timetable of the discharge procedure
1.   The European Parliament, upon a recommendation from the Council, shall, before 15 May of year N + 2 save where otherwise provided in the constituent act, give a discharge to the director in respect of the implementation of the budget for year N. The director shall inform the management board of the observations of the European Parliament contained in the resolution accompanying the discharge decision.
2.   If the date provided for in paragraph 1 cannot be met, the European Parliament or the Council shall inform the director of the reasons for the postponement.
3.   If the European Parliament postpones the decision giving a discharge, the director, in cooperation with the management board, shall make every effort to take measures as soon as possible to remove or facilitate removal of the obstacles to that decision.
Article 106
The discharge procedure
1.   The discharge decision shall cover the accounts of all the revenue and expenditure of the Union body, the budget result and the assets and liabilities of the Union body shown in the financial statement.
2.   With a view to granting the discharge, the European Parliament shall, after the Council has done so, examine the accounts and financial statements of the Union body. It shall also examine the annual report made by the Court of Auditors, together with the replies of the director of the Union body, any relevant special reports by the Court of Auditors in respect of the financial year concerned and the Court of Auditors' statement of assurance as to the reliability of the accounts and the legality and regularity of the underlying transactions.
3.   The director shall submit to the European Parliament, at its request, in the same manner as provided for in Article 261(3) of Regulation (EU, Euratom) 2018/1046 any information required for the smooth application of the discharge procedure for the financial year concerned.
Article 107
Follow-up measures
1.   The director shall take all appropriate steps to act on the observations accompanying the European Parliament's discharge decision and on the comments accompanying the recommendation for discharge adopted by the Council.
2.   At the request of the European Parliament or the Council, the director shall report on the measures taken in the light of those observations and comments. The director shall send a copy thereof to the Commission and the Court of Auditors.
Article 108
On-the-spot checks by the Commission, the Court of Auditors and OLAF
1.   The EU body shall grant Commission staff and other persons authorised by it, as well as the Court of Auditors, access to its sites and premises and to all the data and information, including data and information in electronic format, needed in order to conduct their audits.
2.   The European Anti-Fraud Office may carry out investigations including on-the-spot checks and inspections, in accordance with the provisions and procedures laid down in Regulation (EU, Euratom) No 883/2013 of the European Parliament and of the Council and Council Regulation (Euratom, EC) No 2185/96 
(
10
)
 with a view to establishing whether there has been fraud, corruption or any other illegal activity affecting the financial interests of the Union.
TITLE XI
ADMINISTRATIVE APPROPRIATIONS
Article 109
Administrative appropriations
1.   Administrative appropriations shall be non-differentiated appropriations.
2.   Administrative expenditure arising from contracts covering periods that extend beyond the financial year, either in accordance with local practice or relating to the supply of equipment, shall be charged to the budget of the Union body of the financial year in which it is effected.
3.   Expenditure which is to be paid in advance pursuant to legal or contractual provisions may give rise to payments from 1 December onwards to be charged to the appropriations for the following financial year. In this case, the limit referred to in Article 11(2) shall not apply.
Article 110
Specific provisions regarding building projects
Articles 266 and 267 of Regulation (EU, Euratom) 2018/1046 shall apply.
TITLE XII
TRANSITIONAL AND FINAL PROVISIONS
Article 111
Information requests by the European Parliament, the Council and the Commission
The European Parliament, the Council and the Commission shall be entitled to obtain any necessary information or explanations from the Union body regarding budgetary matters within their fields of competence.
Article 112
Adoption of the new financial regulation of the Union body
Each body referred to in Article 70 of Regulation (EC) No 2018/1046 shall adopt new financial rules at the latest by 1 July 2019 or, in any event, within six months of the date on which a body falls within the scope of Article 70 of that Regulation, following the granting of a contribution charged to the budget. Until the date of application of the new financial rules, the Union's body current financial rules shall apply. The Union body shall publish its financial rules on its website.
Article 113
Repeal
Delegated Regulation (EU) No 1271/2013 is repealed with effect from 1 January 2019. However, Articles 32 and 47 of that Regulation shall continue to apply until 31 December 2019.
Article 114
Entry into force
This Regulation shall enter into force on the day following that of its publication in the 
Official Journal of the European Union
. It shall apply from 1 January 2019. However, Articles 32 and 48 shall apply from 1 January 2020.
This Regulation shall be binding in its entirety and directly applicable in all Member States.
Done at Brussels, 18 December 2018.
For the Commission
The President
Jean-Claude JUNCKER
(
1
)
  
            
OJ L 193, 30.7.2018, p. 1
.
(
2
)
  Commission Delegated Regulation (EU) No 1271/2013 of 30 September 2013 on the framework financial regulation for the bodies referred to in Article 208 of Regulation (EU, Euratom) No 966/2012 of the European Parliament and of the Council (
OJ L 328, 7.12.2013, p. 42
).
(
3
)
  Regulation (EU, Euratom) No 966/2012 of the European Parliament and of the Council of 25 October 2012 on the financial rules applicable to the general budget of the Union and repealing Council Regulation (EC, Euraom) No 1605/2002 (
OJ L 298, 26.10.2012, p. 1
).
(
4
)
  Regulation (EU, Euratom) 883/2013 of the European Parliament and of the Council of 11 September 2013 concerning investigations conducted by the European Anti-Fraud Office (OLAF) and repealing Regulation (EC) No 1073/1999 of the European Parliament and of the Council and Council Regulation (Euratom) No 1074/1999 (
OJ L 248, 18.9.2013, p. 1
).
(
5
)
  Council Regulation (EU) 2017/1939 of 12 October 2017 implementing enhanced cooperation on the establishment of the European Public Prosecutor's Office (‘the EPPO’) (
OJ L 283, 31.10.2017, p. 1
).
(
6
)
  Commission Delegated Regulation (EU) No 1268/2012 of 29 October 2012 on the rules of application of Regulation (EU, Euratom) No 966/2012 of the European Parliament and of the Council on the financial rules applicable to the general budget of the Union (
OJ L 362, 31.12.2012, p. 1
).
(
7
)
  Council Regulation (EEC, Euratom) No 1182/71 of 3 June 1971 determining the rules applicable to periods, dates and time limits (
OJ L 124, 8.6.1971, p. 1
).
(
8
)
  Regulation (EU) 2018/1725 of the European Parliament and of the Council of 23 October 2018 on the protection of natural persons with regard to the processing of personal data by the Union institutions, bodies, offices and agencies and on the free movement of such data, and repealing Regulation (EC) No 45/2001 and Decision No 1247/2002/EC Text with EEA relevance (
OJ L 295, 21.11.2018, p. 39
).
(
9
)
  Regulation (EU) 2016/679 of the European Parliament and of the Council of 27 April 2016 on the protection of natural persons with regard to the processing of personal data and on the free movement of such data, and repealing Directive 95/46/EC (General Data Protection Regulation) (Text with EEA relevance) (
OJ L 119, 4.5.2016, p. 1
).
(
10
)
  Council Regulation (Euratom, EC) No 2185/96 of 11 November 1996 concerning on-the-spot checks and inspections carried out by the Commission in order to protect the European Communities' financial interests against fraud and other irregularities (
OJ L 292, 15.11.1996, p. 2
).

Summary:
Framework financial regulation for decentralised regulatory agencies
SUMMARY OF:
Delegated Regulation (EU) 2019/715 on the framework financial regulation for the bodies set up under the TFEU and Euratom Treaty and referred to in Article 70 of Regulation (EU, Euratom) 2018/1046
WHAT IS THE AIM OF THE REGULATION?
It lays down the essential financial rules for the 
European Union
 (EU) bodies referred to in Article 70 of Regulation (EU, Euratom) 
2018/1046
 — see 
summary
. These bodies are mostly 
decentralised agencies
1
 (also referred as regulatory agencies) set up under the EU 
treaties
, and have legal personality and receive EU funds. In order to fall under this 
European Commission
 delegated regulation, the 
regulation
 of the 
European Parliament
 and of the 
Council of the European Union
 setting up the EU body in question must refer to Article 70 of the financial regulation.
Each such EU body must adopt its own financial rules in line with the Commission Delegated Regulation (EU) 2019/715. It may only depart from the rules of the 
delegated regulation
 because of its specific needs and if it has received prior consent from the Commission.
KEY POINTS
Each EU body falling under this Commission delegated regulation must respect the following 
budgetary principles
.
Unity and budgetary accuracy:
each financial year, the body’s budget must forecast and authorise all revenue and expenditure necessary for its work;
all revenue and expenditure must be booked to a budget line;
no expenditure can be greater than the amount authorised in the budget.
Annuality:
the budget’s financial year runs from 1 January to 31 December;
specific rules cover the treatment of 
commitment
2
 and 
payment
3
 
appropriations
;
if the budget has not been adopted by the beginning of the financial year, monthly payments are capped at one twelfth of the corresponding sums in the previous year’s budget.
Equilibrium:
revenue and payment appropriations must be in balance;
the body may not raise loans within its budget;
unspent finance received from the 
EU budget
 should be repaid to the Commission.
Unit of account:
the budget is drawn up and implemented in 
euro
, as is the presentation of the accounts;
rules state how other currencies are to be converted into euro.
Universality:
total revenue must cover total payments;
all revenue and expenditure must be entered in full without any adjustment against each other;
specific rules apply to revenue, depending on whether it is generated externally or internally.
Specification:
appropriations are earmarked for specific purposes by budgetary title, chapter, article and line;
the director may transfer appropriations from one budget title or chapter to another, subject to certain conditions.
Sound financial management and performance:
payments must respect the principles of economy, efficiency and effectiveness;
payments focus on performance, based on objectives for programmes and activities, and indicators to measure progress made;
benchmarking includes a review of the efficiency of the body’s horizontal services and a cost–benefit analysis of sharing or transferring services to another body or the Commission;
programmes and activities involving significant spending are subject to 
ex ante
 (based on forecast) and 
ex post
 (based on final outcome) evaluations.
Internal control of budget implementation:
applies at all management levels;
aims to achieve reasonable assurance of: 
effectiveness, efficiency and economy of operations,
reliability of reporting,
safeguard of assets and information,
prevention, detection, correction and follow-up of fraud and irregularities,
adequate management of risks of underlying transactions.
Transparency:
a summary of the body’s budget, and any amending budget, is published in the 
Official Journal of the European Union
 within 3 months of adoption;
the body publishes on its website the budget, establishment plan and details of staff numbers and seconded national experts, and transmits the information to the European Parliament, Council, 
European Court of Auditors
 and Commission within 4 weeks of adoption;
the body provides details on its website of the recipients of EU funding;
in the context of conflicts of interest, the body publishes annually on its website the management board members’ declarations of interest.
Rules on establishing and structuring the budget state.
The body sends the Commission, the European Parliament and the Council a 
draft single programming document
 by 31 January every year. This contains information ranging from work programmes and budgetary estimates to building policy details.
The Commission, after input from the European Parliament and the Council, adopts the draft budget. This becomes definitive once the overall EU budget is adopted.
The body’s budget must contain separate revenue and expenditure statements and details on staff numbers.
The 
regulation
 states that:
the 
duties
 of the 
authorising and accounting officers
 are 
segregated and mutually exclusive
, with each having the necessary resources to carry out their duties;
the 
director
 performs the 
authorising officer’s duties
, which include: 
implementing revenue and expenditure according to the principle of sound financial management,
putting in place the organisational structure and internal controls,
applying 
ex ante
 and possibly 
ex post
 controls,
using paper-based or electronic systems to keep original budgetary supporting documents for at least 5 years,
reporting to the management board by submitting a detailed consolidated annual activity report;
the 
management board
 appoints an independent 
accounting officer
, responsible for: 
properly implementing payments, collecting revenue and recovering amounts due,
preparing, presenting and keeping the accounts,
laying down and validating the accounting systems, including those of the authorising officer, when appropriate.
The following 
expenditure rules
 apply:
every item must be committed, validated, authorised and paid;
budgetary commitments
 fall into one of three categories: 
individual, when the recipient and amount are known,
global, if either the recipient or amount is not known,
provisional, to cover routine administrative expenditure when either the amount or final payee is unknown;
commitments
 are subject to 
time limits
;
payments
 require proof that the relevant action complies with the contract.
The EU body must have an 
internal audit function
. The Commission’s internal auditor carries out this role by:
advising on risks, the quality of management and control systems and possible improvements;
assessing the effectiveness of internal management, control and audit systems and departmental performance in implementing programmes;
enjoying full and unlimited access to all necessary information and complete independence in their work.
The EU body’s 
financial contributions
 must help achieve an EU policy objective with specific results. These can range from the reimbursement of eligible costs to flat-rate financing.
The EU body must inform the Commission without delay of cases of 
presumed fraud or other financial irregularities
, any completed or ongoing investigations by the 
European Public Prosecutor’s Office
 or 
European Anti-Fraud Office
 and any audits or controls by the Court of Auditors and the 
Internal Audit Service
, without endangering the investigations’ confidentiality.
Annual accounting rules
 require the EU body to provide its 
financial statements, budget implementation reports
 and 
supporting documents
.
The 
Court of Auditors
, an 
independent external auditor
, the 
Commission
, 
Council
 and 
European Parliament
 all examine how the budget was implemented before Members of the European Parliament approve, or reject, the annual accounts (known as ‘the discharge procedure’).
Commission staff and the Court of Auditors have access to the EU body’s sites, premises and data to carry out audits. The European Anti-Fraud Office may conduct investigations, on-the-spot checks and inspections.
The regulation repeals Delegated Regulation (EU) 
No 
1271/2013
, which provided the former financial regulation framework.
FROM WHEN DOES THE REGULATION APPLY?
It entered into force on 
11 May 2019
 but it has applied retroactively since 
1 January 2019
, apart from Article 32 (single programming document) and Article 48 (consolidated annual activity report), which have applied since 
1 January 2020
.
BACKGROUND
Regulation (EU, Euratom) 2018/1046 is the EU’s financial regulation. Its Article 70 sets out the basic budgetary principles for certain EU bodies.
For further information, see: 
Financial Regulation applicable to the general budget of the Union
 — publication (European Commission).
KEY TERMS
Decentralised/regulatory agencies.
 EU bodies set up under the Treaty on the Functioning of the European Union (TFEU) and the Euratom Treaty and which have legal personality and receive contributions charged to the budget. They are entrusted with specific budgetary tasks to contribute to the implementation of EU policies and support the decision-making process by pooling specialist expertise. They may take over technical, regulatory and supervisory functions. They differ from one to the other, both in terms of size and purpose, but they share a basic structure and similar ways of operating.
Commitment appropriations.
 Pledges to pay, provided certain conditions are fulfilled.
Payment appropriations.
 Expenditure from commitments in the current, or preceding, financial years.
MAIN DOCUMENT
Commission Delegated Regulation (EU) 
2019/715
 of 
18 December 2018
 on the framework financial regulation for the bodies set up under the TFEU and Euratom Treaty and referred to in Article 70 of Regulation (EU, Euratom) 2018/1046 of the European Parliament and of the Council (OJ L 122, 
10.5.2019
, 
pp. 1–38
).
RELATED DOCUMENTS
Commission Notice — 
Guidance on the avoidance and management of conflicts of interest under the financial regulation
 (OJ C 121, 
9.4.2021
, 
pp. 1–43
).
Communication from the Commission on the strengthening of the governance of Union bodies under Article 70 of the Financial Regulation 2018/1046 and on the guidelines for the Single Programming Document and the Consolidated Annual Activity Report (
C(2020) 2297
, 
20.4.2020
).
Regulation (EU, Euratom) 
2018/1046
 of the European Parliament and of the Council of 
18 July 2018
 on the financial rules applicable to the general budget of the Union, amending Regulations (EU) 
No 1296/2013
, (EU) 
No 1301/2013
, (EU) 
No 1303/2013
, (EU) 
No 1304/2013
, (EU) 
No 1309/2013
, (EU) 
No 1316/2013
, (EU) 
No 223/2014
, (EU) 
No 283/2014
, and Decision 
No 541/2014/EU
 and repealing Regulation (EU, Euratom) 
No 966/2012
 (OJ L 193, 
30.7.2018
, 
pp. 1–222
).
last update 
3.11.2021

--- DANISH ---

Document:
10.5.2019
DA
Den Europæiske Unions Tidende
L 122/1
KOMMISSIONENS DELEGEREDE FORORDNING (EU) 2019/715
af 18. december 2018
om rammefinansforordningen for de organer, der er nedsat i henhold til TEUF og Euratomtraktaten og omhandlet i artikel 70 i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU, Euratom) 2018/1046
EUROPA-KOMMISSIONEN HAR —
under henvisning til traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde sammenholdt med traktaten om oprettelse af Det Europæiske Atomenergifællesskab,
under henvisning til Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU, Euratom) 2018/1046 af 18. juli 2018 om de finansielle regler vedrørende Unionens almindelige budget, om ændring af forordning (EU) nr. 1296/2013, (EU) nr. 1301/2013, (EU) nr. 1303/2013, (EU) nr. 1304/2013, (EU) nr. 1309/2013, (EU) nr. 1316/2013, (EU) nr. 223/2014, (EU) nr. 283/2014 og afgørelse nr. 541/2014/EU og om ophævelse af forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 
(
1
)
, særlig artikel 70, og
ud fra følgende betragtninger:
(1)
Ved Kommissionens delegerede forordning (EU) nr. 1271/2013 
(
2
)
 fastsættes rammefinansforordningen for de organer, der er nedsat i henhold til traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde og traktaten om oprettelse af Det Europæiske Atomenergifællesskab, og som er juridiske personer og modtager bidrag over Unionens budget (»EU-organer«). Delegeret forordning (EU) nr. 1271/2013 er baseret på Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 
(
3
)
. Forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 er blevet erstattet af forordning (EU, Euratom) 2018/1046.
(2)
Det er nødvendigt at ophæve forordning (EU) nr. 1271/2013 og erstatte den med nærværende forordning for at bringe reglerne i overensstemmelse med forordning (EU, Euratom) 2018/1046 og give mulighed for yderligere forenkling og præcisering af reglerne, således at der tages hensyn til de erfaringer, der er indhøstet ved deres anvendelse, og for yderligere at forbedre EU-organernes ledelsesstruktur og ansvarlighed.
(3)
Denne forordning bør fastlægge de overordnede principper og de grundlæggende regler for de organer, der er nedsat i henhold til traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde (»TEUF«) og Euratom-traktaten, og som modtager bidrag over EU-budgettet, uden at dette berører oprettelsesakten. EU-organerne bør på grundlag af denne forordning vedtage deres egne finansielle regler, der kun må afvige fra forordningen, når det er nødvendigt som følge af deres særlige behov, og kun hvis Kommissionen på forhånd giver sit samtykke.
(4)
EU-organer, der er fuldt selvfinansierende, og som denne forordning ikke finder anvendelse på, bør for at sikre den nødvendige sammenhæng indføre tilsvarende regler, hvis det er relevant. I overensstemmelse med den fælles erklæring fra Europa-Parlamentet, Rådet og Kommissionen af 19. juli 2012 om decentraliserede agenturer bør disse organer forelægge Europa-Parlamentet, Rådet og Kommissionen en årsrapport om gennemførelsen af deres budget og tage behørigt hensyn til deres anmodninger og anbefalinger.
(5)
EU-organerne bør opstille og gennemføre deres budget i overensstemmelse med principperne om enhed, et realistisk budget, bruttoopgørelse, specificering, etårighed, balance, én regningsenhed, forsvarlig økonomisk forvaltning og performance samt gennemsigtighed.
(6)
Det bør understreges, at Unionens bidrag har en udligningsfunktion. Den del af EU-organets positive budgetresultat, der overstiger det bidrag, som Unionen har betalt i løbet af året, bør tilbagebetales til Unionens budget.
(7)
Når det fastsættes i oprettelsesakten, at indtægter ud over Unionens bidrag består af gebyrer og afgifter, og at indtægter fra gebyrer og afgifter afsættes til dækning af specifikke udgifter, bør EU-organerne have mulighed for at fremføre saldoen i form af formålsbestemte indtægter. For at give mulighed for fleksibilitet kunne det negative resultat vedrørende formålsbestemte indtægter fra gebyrer og afgifter modregnes i det akkumulerede overskud fra tidligere år.
(8)
Det bør sikres, at gebyrerne fastsættes på et passende niveau med henblik på at dække omkostningerne ved leveringen af tjenesteydelserne og undgå betydelige overskud.
(9)
Den ekstraordinære delegation af opgaver og tildeling af tilskud til EU-organerne bør være tilladt i henhold til oprettelsesakten eller en basisretsakt og behørigt begrundet i opgavernes karakter og EU-organets specifikke ekspertise, samtidig med at der sikres en forsvarlig økonomisk forvaltning og omkostningseffektivitet. Sådanne yderligere opgaver bør være i overensstemmelse med EU-organets mål og forenelige med dets mandat som fastsat i oprettelsesakten.
(10)
For at øge gennemsigtigheden bør Kommissionen i princippet indgå partnerskabsaftaler med EU-organer omfattende al finansiering, som ydes ud over Unionens årlige bidrag, navnlig når denne finansiering har en væsentlig indvirkning på EU-organets aktiviteter.
(11)
Bestemmelserne om fremførsler og formålsbestemte indtægter bør ændres for at tage hensyn til bestemmelserne i forordning (EU, Euratom) 2018/1046. Hvad angår interne formålsbestemte indtægter bør det være muligt at finansiere nye byggeprojekter med indtægter fra udlejning og salg af bygninger som fastsat i forordning (EU, Euratom) 2018/1046. Med henblik herpå bør sådanne indtægter betragtes som interne formålsbestemte indtægter, som kan fremføres, indtil de er anvendt fuldt ud.
(12)
For at give mulighed for yderligere fleksibilitet bør EU-organer kunne gennemføre transaktioner i andre valutaer end euro i forbindelse med administrativ forvaltning.
(13)
I overensstemmelse med forordning (EU, Euratom) 2018/1046 bør forpligtelser, der strækker sig over flere år, kun kunne opdeles i årlige trancher, hvis oprettelsesakten eller basisretsakten indeholder bestemmelser herom, eller hvis de vedrører administrationsudgifter.
(14)
I betragtning af EU-organernes særlige forhold bør modtagelsen af donationer underkastes øget kontrol. EU-organer bør desuden ikke kunne anvende virksomhedssponsorering.
(15)
Begrebet performance bør præciseres. Performance bør knyttes sammen med princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning. Princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning bør præciseres. Der bør etableres en forbindelse mellem opstillede mål og performanceindikatorer samt resultater og sparsommelighed, produktivitet og effektivitet ved anvendelse af bevillinger.
(16)
I henhold til artikel 53 i forordning (EU, Euratom) 2018/1046 skal EU-organet deltage i en benchmarkingundersøgelse med andre EU-organer og med EU-institutioner.
(17)
Der bør indføres regler for handlingsplanen for opfølgning på konklusionerne fra de overordnede regelmæssige evalueringer for at sikre, at de gennemføres effektivt.
(18)
For at sikre en sammenhængende programmering bør EU-organet udarbejde et samlet programmeringsdokument, som indeholder den årlige og flerårige programmering, et skøn over indtægter og udgifter, en ressourceplan, oplysninger om sin ejendomspolitik, en strategi for samarbejde med tredjelande og/eller internationale organisationer og en strategi for opnåelse af effektivitetsgevinster og synergier. EU-organet bør også udarbejde en strategi for sine systemer for operationel forvaltning og intern kontrol, herunder en strategi til bekæmpelse af svig. I forbindelse med det samlede programmeringsdokument bør der tages hensyn til Kommissionens retningslinjer.
(19)
Programmeringsdokumentet bør indeholde en strategi for at undgå gentagelse af interessekonflikter, uregelmæssigheder og svig, navnlig hvis svagheder har givet anledning til kritiske henstillinger.
(20)
Tidsplanen for det samlede programmeringsdokument bør tilpasses budgetproceduren for at sikre, at den er effektiv, og at der er sammenhæng mellem alle programmeringsdokumenterne.
(21)
EU-organer bør tilpasse deres interne kontrolsystemer, hvis de har kontorer adskilt fra hovedsædet.
(22)
EU-organer bør for at lette gennemførelsen af deres bevillinger kunne indgå serviceleveranceaftaler i overensstemmelse med artikel 59 i forordning (EU, Euratom) 2018/1046, navnlig med hinanden og med EU-institutioner, hvis dette er foreneligt med forsvarlig økonomisk forvaltning. Der bør sikres en passende rapportering vedrørende disse serviceleveranceaftaler.
(23)
Den interne revisionsfunktions og den interne kontrolfunktions struktur bør gøres klarere, og rapporteringskravene bør strømlines. Den interne revisionsfunktion i et EU-organ bør varetages af Kommissionens interne revisor, som bør foretage revisioner, når risiciene retfærdiggør det. Der bør indføres regler for oprettelsen af interne revisionsafdelinger og deres måde at fungere på.
(24)
Rapporteringsforpligtelserne bør strømlines. EU-organerne bør fremlægge en konsolideret årlig aktivitetsrapport, som indeholder fyldestgørende oplysninger om opnåelsen af mål og resultater, gennemførelsen af deres arbejdsprogram, deres budget, deres personalepolitik og deres systemer for operationel forvaltning og intern kontrol.
(25)
For at gøre EU-organerne mere omkostningseffektive bør der gives mulighed for at dele tjenester eller overføre dem til et andet EU-organ eller til Kommissionen. Det er derfor nødvendigt, at alle eller en del af de opgaver, som påhviler EU-organets regnskabsfører, kan overdrages til Kommissionens regnskabsfører.
(26)
For at tilpasse reglerne om formålsbestemte indtægter til reglerne i forordning (EU, Euratom) 2018/1046 bør der fastsættes regler om opdeling af interne og eksterne formålsbestemte indtægter og disses fremførsel.
(27)
For at tilpasse reglerne om behandling af renter af Unionens bidrag til EU-organet til reglerne i forordning (EU, Euratom) 2018/1046 bør det fastsættes, at der ikke skal betales renter til budgettet.
(28)
Forordning (EU, Euratom) 2018/1046 giver mulighed for i bestemte tilfælde at indgå en retlig forpligtelse før en budgetmæssig forpligtelse. EU-organerne bør også have denne mulighed.
(29)
For at sikre overensstemmelse bør specifikke bestemmelser om udbud og tilskud ikke være tilladt. Anvendelsen af ét sæt regler sikrer, at EU-organets arbejde forenkles, og gør det muligt at anvende de retningslinjer og modeller, som Kommissionen har udarbejdet.
(30)
EU-organet bør kunne tildele tilskud og priser i overensstemmelse med oprettelsesakten eller ved delegation fra Kommissionen i henhold til artikel 62, stk. 1, litra c), nr. iv), i forordning (EU, Euratom) 2018/1046.
(31)
Ud over de former for bidrag fra Unionen, der allerede er veletablerede (godtgørelse af faktisk afholdte støtteberettigede omkostninger, enhedsomkostninger, faste beløb og finansiering efter fast takst), bør EU-organer kunne yde finansiering, der ikke er knyttet til de pågældende operationers omkostninger. Disse yderligere finansieringsformer bør være baseret på opfyldelse af visse forhåndsbetingelser eller på opnåelse af resultater målt i forhold til tidligere fastsatte delmål eller ved hjælp af performanceindikatorer.
(32)
For at beskytte Unionens finansielle interesser bør reglerne om et fælles system for tidlig opdagelse og udelukkelse oprettet ved forordning (EU, Euratom) 2018/1046 finde anvendelse på EU-organer.
(33)
I henhold til artikel 8, stk. 1, i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU, Euratom) nr. 883/2013 
(
4
)
 fremsender EU-organer omgående alle oplysninger om eventuelle tilfælde af svig, korruption eller enhver anden ulovlig aktivitet, der påvirker Unionens finansielle interesser, til Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig. I henhold til artikel 24, stk. 1, i Rådets forordning (EU) 2017/1939 
(
5
)
 underretter EU-organer uden unødig forsinkelse Den Europæiske Anklagemyndighed om enhver strafbar adfærd, i forhold til hvilken den kan udøve sin kompetence i overensstemmelse med nævnte forordning. For at styrke styringen af EU-organer bør disse endvidere straks indberette tilfælde af svig, økonomiske uregelmæssigheder og undersøgelser til Kommissionen. Kommissionen og EU-organerne bør indføre procedurer til behørig beskyttelse af personoplysninger og sikring af »behov for at vide«-princippet ved enhver videregivelse af oplysninger om formodet svig og andre uregelmæssigheder samt igangværende eller afsluttede undersøgelser.
(34)
For at identificere risiciene for faktiske eller opfattede interessekonflikter og sikre, at de forvaltes korrekt, bør det kræves, at EU-organerne vedtager regler om forebyggelse og forvaltning af interessekonflikter. I forbindelse med sådanne regler bør der tages hensyn til den vejledning, som Kommissionen har udarbejdet.
(35)
De omfattende adgangsrettigheder, som Kommissionen, Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig og Revisionsretten skal have, bør tydeligt præciseres i denne forordning.
(36)
Bestemmelserne om ejendomspolitik, herunder muligheden og betingelserne for, at EU-organer kan finansiere ejendomserhvervelse ved lån, bør tilpasses til forordning (EU, Euratom) 2018/1046 for at sikre, at alle EU-organer og -institutioner anvender reglerne på en ensartet måde.
(37)
Eftersom Kommissionens delegerede forordning (EU) nr. 1268/2012 
(
6
)
 er ophævet, bør kravet om, at EU-organet skal vedtage sine egne gennemførelsesbestemmelser med Kommissionens forudgående samtykke også udgå.
(38)
Der bør fastsættes overgangsbestemmelser for programmering og for den konsoliderede årlige aktivitetsrapport, da Kommissionen har brug for tid til at udarbejde de relevante retningslinjer i samarbejde med EU-organerne og disse har brug for tid til at tilpasse sig til den nye programmering og rapportering.
(39)
Denne forordning bør træde i kraft dagen efter offentliggørelsen i 
Den Europæiske Unions Tidende
 for at gøre det muligt for EU-organerne rettidigt at vedtage de reviderede finansforordninger senest den 1. juli 2019, og således at organerne kan drage fordel af forenklingen og tilpasningen til forordning (EU, Euratom) 2018/1046 —
VEDTAGET DENNE FORORDNING:
AFSNIT I
ALMINDELIGE BESTEMMELSER
Artikel 1
Emne
Ved denne forordning fastsættes de vigtigste finansielle regler for de organer, der er nedsat i henhold til traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde og traktaten om oprettelse af Det Europæiske Atomenergifællesskab, og som er juridiske personer og modtager bidrag over Unionens budget (»EU-organer«).
På grundlag af denne forordning skal ethvert EU-organ vedtage sine egne finansielle regler. EU-organets finansielle regler kan kun afvige fra denne forordning, hvis det er nødvendigt på grund af dets særlige behov, og Kommissionen på forhånd giver sit samtykke.
Artikel 2
Definitioner
I denne forordning forstås ved:
—   
»oprettelsesakt«
: det unionsretlige instrument, der fastlægger de vigtigste aspekter af oprettelsen af EU-organet og dets arbejde
—   
»bestyrelse«
: EU-organets vigtigste interne beslutningsorgan i finansielle og budgetmæssige anliggender, uanset dets betegnelse i oprettelsesakten
—   
»direktør«
: den person, der er ansvarlig for at gennemføre bestyrelsens afgørelser og EU-organets budget som anvisningsberettiget, uanset den pågældendes betegnelse i oprettelsesakten
—   
»forretningsudvalg«
: det interne organ i EU-organet, der bistår bestyrelsen, og hvis ansvarsområder og forretningsorden principielt er fastsat i oprettelsesakten uanset dette organs navn i oprettelsesakten.
Artikel 2 i forordning (EU, Euratom) 2018/1046 finder tilsvarende anvendelse.
Artikel 3
Tidsfrister, datoer og tidspunkter
Hvor intet andet er bestemt, finder Rådets forordning (EØF, Euratom) nr. 1182/71 
(
7
)
 anvendelse på fristerne i denne forordning.
Artikel 4
Beskyttelse af personoplysninger
Denne forordning berører ikke bestemmelserne i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2018/1725 
(
8
)
 og forordning (EU) 2016/679 
(
9
)
.
AFSNIT II
BUDGET OG BUDGETPRINCIPPER
Artikel 5
Overholdelse af budgetprincipper
EU-organets budget opstilles og gennemføres i overensstemmelse med principperne om enhed, et realistisk budget, etårighed, balance, én regningsenhed, bruttoopgørelse, specificering, forsvarlig økonomisk forvaltning samt gennemsigtighed som fastsat i denne forordning.
KAPITEL 1
PRINCIPPERNE OM ENHED OG ET REALISTISK BUDGET
Artikel 6
Anvendelsesområdet for EU-organets budget
1.   For hvert regnskabsår angives og godkendes alle de indtægter og udgifter, der skønnes nødvendige for EU-organet, på EU-organets budget. Det omfatter EU-organets indtægter og udgifter, herunder administrationsudgifter.
2.   EU-organets budget skal indeholde følgende:
a)
ikke-opdelte bevillinger
b)
når de operationelle behov berettiger det, opdelte bevillinger, som består af forpligtelses- og betalingsbevillinger.
3.   De bevillinger, der godkendes for regnskabsåret, omfatter:
a)
bevillinger bestående af det årlige bidrag fra Unionen
b)
bevillinger hidrørende fra egne indtægter, bestående af alle afgifter og gebyrer, som EU-organet er bemyndiget til at opkræve i kraft af de opgaver, det pålægges, samt eventuelle andre indtægter
c)
bevillinger bestående af eventuelle finansielle bidrag fra de medlemsstater, hvor EU-organet har sæde
d)
bevillinger, der er opført som følge af opkrævning af formålsbestemte indtægter i løbet af regnskabsåret med henblik på finansiering af bestemte udgifter, jf. artikel 20, stk. 1
e)
fremførte bevillinger fra de foregående regnskabsår.
4.   Indtægter, der består af gebyrer og afgifter, afsættes kun til et bestemt formål i behørigt begrundede undtagelsestilfælde, som er fastlagt i oprettelsesakten.
5.   Forpligtelsesbevillinger dækker de samlede omkostninger ved de retlige forpligtelser, der indgås i løbet af regnskabsåret, jf. dog artikel 75, stk. 2.
6.   Betalingsbevillinger dækker de betalinger, der er nødvendige til opfyldelse af retlige forpligtelser indgået i regnskabsåret eller tidligere regnskabsår.
7.   Denne artikels stk. 3 og 5 er ikke til hinder for, at der kan indgås samlede bevillingsforpligtelser eller budgetmæssige forpligtelser opdelt i årlige trancher, jf. henholdsvis artikel 74, stk. 1, litra b), og artikel 74, stk. 2.
Artikel 7
Bidragsaftaler, tilskudsaftaler og finansielle partnerskabsrammer
1.   Der kan undtagelsesvis indgås bidragsaftaler og tilskudsaftaler mellem Kommissionen og et EU-organ, forudsat at følgende betingelser er opfyldt:
a)
oprettelsesakten for EU-organet eller en basisretsakt indeholder bestemmelser herom
b)
indgåelsen af en sådan aftale er begrundet i foranstaltningens særlige karakter og EU-organets specifikke ekspertise
c)
de opgaver, som EU-organet skal gennemføre i henhold til aftalen, opfylder følgende kriterier:
i)
opgaverne er i overensstemmelse med EU-organets mål og forenelige med dets mandat som fastsat i oprettelsesakten
ii)
opgaverne er ikke en del af EU-organets opgaver som fastsat i oprettelsesakten og finansieret af Unionens årlige bidrag.
2.   Hvis der indgås bidragsaftaler og tilskudsaftaler som omhandlet i stk. 1 samt serviceleveranceaftaler for tjenester, som EU-organet tilbyder Kommissionen, kan Kommissionen etablere en finansiel partnerskabsramme med EU-organet i overensstemmelse med artikel 130 i forordning (EU, Euratom) 2018/1046.
3.   I forbindelse med Kommissionens valg af EU-organ skal der tages behørigt hensyn til omkostningseffektiviteten ved at overdrage de pågældende opgaver.
4.   Hvis Kommissionen undtagelsesvis indgår en bidragsaftale med EU-organet, finder reglerne for indirekte forvaltning som fastsat i afsnit V og VI i forordning (EU, Euratom) 2018/1046 anvendelse på EU-organet for så vidt angår midler, der afsættes til en sådan aftale, og nærværende forordnings artikel 105 og 106 finder ikke anvendelse.
5.   De opgaver, der er omhandlet i stk. 1, bør til orientering medtages i EU-organets samlede programmeringsdokument, jf. artikel 32. Oplysninger om de aftaler, der er omhandlet i stk. 2, medtages i den konsoliderede årlige aktivitetsrapport, jf. artikel 48.
6.   Den anvisningsberettigede underretter bestyrelsen forud for indgåelsen af en aftale som omhandlet i stk. 2.
Artikel 8
Særlige regler om principperne om enhed og et realistisk budget
1.   Enhver indtægt og udgift konteres en budgetpost på EU-organets budget.
2.   Der må ikke indgås forpligtelser eller anvises betalinger for udgifter, der overstiger de godkendte bevillinger på EU-organets budget.
3.   En bevilling må kun opføres på EU-organets budget, hvis den er til en udgift, der skønnes nødvendig.
4.   Renter af forfinansiering, der betales over EU-organets budget tilkommer ikke EU-organet, medmindre det er bestemt i de bidragsaftaler, der er omhandlet i artikel 7.
KAPITEL 2
PRINCIPPET OM ETÅRIGHED
Artikel 9
Definition
Bevillingerne på EU-organets budget gælder for ét regnskabsår, der begynder den 1. januar og slutter den 31. december.
Artikel 10
Budgetmæssigt regnskab for indtægter og bevillinger
1.   EU-organets indtægter for et regnskabsår som omhandlet i artikel 6 opføres for det pågældende regnskabsår på grundlag af de beløb, der oppebæres i løbet af regnskabsåret.
2.   EU-organets indtægter giver anledning til et tilsvarende beløb i betalingsbevillinger.
3.   Forpligtelserne for et regnskabsår opføres på grundlag af de retlige forpligtelser, der indgås indtil den 31. december i det pågældende år. Dog opføres de i artikel 74, stk. 1, litra b), omhandlede samlede budgetmæssige forpligtelser for et regnskabsår på grundlag af de budgetmæssige forpligtelser, der indgås indtil den 31. december i det pågældende år.
4.   Betalingerne opføres for et regnskabsår på grundlag af de betalinger, som regnskabsføreren foretager senest den 31. december i det pågældende regnskabsår.
5.   Hvis det i en oprettelsesakt fastsættes, at klart definerede opgaver finansieres separat, eller hvis EU-organet gennemfører aftaler indgået i overensstemmelse med artikel 7, fører EU-organet indtægts- og udgiftstransaktionerne på specifikke budgetposter. EU-organet identificerer klart hver gruppe af opgaver i sin ressourceplan, som indgår i det samlede programmeringsdokument, der udarbejdes i henhold til artikel 32.
Artikel 11
Indgåelse af forpligtelser for bevillinger
1.   Så snart EU-organets budget er endeligt vedtaget, kan der indgås forpligtelser for de bevillinger, der er opført på EU-organets budget, med virkning fra den 1. januar.
2.   Pr. 15. oktober i et regnskabsår kan der for løbende administrationsudgifter indgås forudgående forpligtelser, der konteres bevillingerne for det følgende regnskabsår, forudsat at udgiften er godkendt i det sidste behørigt vedtagne budget for EU-organet og ikke overstiger en fjerdedel af de bevillinger, som bestyrelsen har opført under den dertil svarende budgetpost for det løbende regnskabsår.
Artikel 12
Bortfald og fremførsel af bevillinger
1.   Bevillinger, der ikke er udnyttet inden udgangen af det regnskabsår, for hvilket de er opført, bortfalder, medmindre de fremføres, jf. stk. 2 og 4.
2.   Følgende bevillinger kan fremføres ved afgørelse truffet i medfør af stk. 3, men kun til det følgende regnskabsår:
a)
forpligtelsesbevillinger og ikke-opdelte bevillinger, for hvilke størstedelen af de forberedende etaper forud for indgåelsen af forpligtelsen er afsluttet pr. 31. december i regnskabsåret. Der kan indgås forpligtelser for sådanne bevillinger indtil den 31. marts det følgende regnskabsår med undtagelse af ikke-opdelte bevillinger vedrørende byggeprojekter, for hvilke der kan indgås forpligtelser indtil den 31. december det følgende regnskabsår
b)
betalingsbevillinger, der er nødvendige til opfyldelse af tidligere indgåede forpligtelser, eller forpligtelser knyttet til fremførte forpligtelsesbevillinger, når de betalingsbevillinger, der er opført under de pågældende budgetposter for det følgende regnskabsår, er utilstrækkelige.
For så vidt angår første afsnit, litra b), skal EU-organet først anvende de for det løbende regnskabsår godkendte bevillinger og må ikke anvende de fremførte bevillinger, før førstnævnte bevillinger er opbrugt.
3.   Bestyrelsen eller, hvis oprettelsesakten åbner mulighed herfor, forretningsudvalget træffer sin afgørelse om fremførsler som omhandlet i stk. 2 senest den 15. februar det følgende regnskabsår.
4.   Bevillinger fremføres automatisk med hensyn til:
a)
bevillinger svarende til interne formålsbestemte indtægter. Sådanne bevillinger kan kun fremføres til det følgende regnskabsår, og der kan indgås forpligtelser for dem frem til den 31. december i dette år, med undtagelse af interne formålsbestemte indtægter fra udlejning og salg af bygninger og jord, jf. artikel 20, stk. 3, litra e), som kan fremføres, indtil de er fuldt anvendt
b)
bevillinger svarende til eksterne formålsbestemte indtægter. Sådanne bevillinger skal anvendes fuldt ud, indtil alle operationer i tilknytning til det program eller det tiltag, de er bestemt for, er udført, eller de kan fremføres og anvendes til efterfølgende programmer eller tiltag.
5.   Bevillinger til personaleudgifter kan ikke fremføres. I nærværende artikel forstås ved personaleudgifter vederlag og godtgørelser til ansatte i EU-organer, der er omfattet af vedtægten.
6.   Ikke-opdelte bevillinger, som retligt forpligtende er indgået inden regnskabsårets udløb, betales indtil udgangen af det følgende regnskabsår.
Artikel 13
Nærmere bestemmelser om bortfald og fremførsel af bevillinger
1.   De forpligtelsesbevillinger og ikke-opdelte bevillinger, der er omhandlet i artikel 12, stk. 2, første afsnit, litra a), kan kun fremføres, hvis der ikke har kunnet indgås forpligtelser inden den 31. december i regnskabsåret af årsager, som ikke kan tilskrives den anvisningsberettigede, og hvis de forberedende etaper er så fremskredne, at det med rimelighed kan forventes, at forpligtelsen vil kunne indgås senest den 31. marts i det følgende regnskabsår eller for så vidt angår byggeprojekter den 31. december i det følgende regnskabsår.
2.   Bevillinger, der er fremført i overensstemmelse med artikel 12, stk. 2, litra a), og for hvilke der ikke er indgået forpligtelser pr. 31. marts i det følgende regnskabsår eller frem til den 31. december i det følgende regnskabsår for beløb vedrørende ejendomsprojekter, bortfalder automatisk.
3.   Fremførte bevillinger, som er bortfaldet, identificeres i regnskaberne.
Artikel 14
Frigørelse af bevillinger
1.   Frigørelse af budgetmæssige forpligtelser i et senere regnskabsår end det regnskabsår, hvor de blev indgået, som følge af manglende eller ufuldstændig gennemførelse af de foranstaltninger, hvortil de var bestemt, bevirker, at de bevillinger, der svarer til sådanne frigørelser, bortfalder.
2.   Denne artikel finder ikke anvendelse på de eksterne formålsbestemte indtægter, der er omhandlet i artikel 20, stk. 2.
Artikel 15
Gældende regler i tilfælde af sen vedtagelse af EU-organets budget
1.   Hvis EU-organets budget ikke er endeligt vedtaget ved regnskabsårets begyndelse, finder reglerne i stk. 2-6 anvendelse.
2.   Der kan for hvert relevant kapitel indgås forpligtelser for indtil en fjerdedel af de samlede godkendte bevillinger for det pågældende kapitel i EU-organets budget for det foregående regnskabsår, forhøjet med en tolvtedel for hver forløben måned.
Bevillingslofterne i oversigten over indtægter og udgifter må ikke overskrides.
Der kan for hvert relevant kapitel foretages månedlige betalinger på indtil en tolvtedel af de godkendte bevillinger for det pågældende kapitel i EU-organets budget for det foregående regnskabsår. Beløbet må dog ikke overskride en tolvtedel af de bevillinger, der er opført i samme kapitel i oversigten over indtægter og udgifter.
3.   Ved det foregående regnskabsårs godkendte bevillinger for det pågældende kapitel i EU-organets budget, jf. stk. 2, forstås de bevillinger, der er vedtaget i EU-organets budget, herunder bevillinger fastsat gennem et ændringsbudget, efter justering for de overførsler, der er foretaget i løbet af det pågældende regnskabsår.
4.   Hvis kontinuiteten i EU-organets virksomhed og forvaltningshensyn nødvendiggør det, kan bestyrelsen, bortset fra i behørigt begrundede tilfælde, på anmodning af direktøren bevilge et udgiftsbeløb, der overstiger én foreløbig tolvtedel, men som ikke overstiger en samlet sum af fire foreløbige tolvtedele, til såvel forpligtelser som betalinger ud over dem, der automatisk er til rådighed i henhold til stk. 2.
De yderligere tolvtedele bevilges med en tolvtedels fulde beløb og kan ikke opdeles.
5.   Hvis fire foreløbige tolvtedele, som er bevilget for et givet kapitel i overensstemmelse med stk. 4, ikke er tilstrækkelige til at dække de udgifter, der er nødvendige for at undgå at bryde kontinuiteten i EU-organets virksomhed på det område, det pågældende kapitel vedrører, kan bestyrelsen på anmodning af direktøren undtagelsesvis tillade en overskridelse af det bevillingsbeløb, der er opført under det tilsvarende kapitel på EU-organets budget for det foregående regnskabsår. Det samlede beløb for bevillingerne på det foregående regnskabsårs budget for EU-organet eller i oversigten over indtægter og udgifter må imidlertid under ingen omstændigheder overskrides.
KAPITEL 3
PRINCIPPET OM BALANCE
Artikel 16
Definition og anvendelsesområde
1.   Der skal være balance mellem indtægter og betalingsbevillinger.
2.   Forpligtelsesbevillingerne må ikke overstige Unionens bidrag, forhøjet med de egne indtægter og eventuelle andre indtægter som omhandlet i artikel 6.
3.   For organer, hvis indtægter ud over Unionens bidrag består af gebyrer og afgifter, bør gebyrerne have et niveau, som ikke genererer et betydeligt overskud. Når der gentagne gange opstår et betydeligt positivt eller negativt budgetresultat, jf. artikel 99, revideres gebyrernes og afgifternes niveau.
4.   EU-organet må ikke optage lån inden for rammerne af EU-organets budget.
5.   Unionens bidrag til EU-organet udgør et udligningsbidrag for EU-organets budget og kan opdeles i flere betalinger.
6.   EU-organet gennemfører en stram likviditetsstyring under hensyntagen til formålsbestemte indtægter for at sikre, at dets likvide midler er begrænset til behørigt begrundede behov. Sammen med sine betalingsanmodninger fremlægger det detaljerende og ajourførte overslag over sine faktiske likviditetsbehov for hele året, herunder oplysninger om formålsbestemte indtægter.
Artikel 17
Saldoen for regnskabsåret
1.   Hvis budgetresultatet, jf. artikel 99, er positivt, tilbagebetales det til Kommissionen op til et beløb svarende til det bidrag, som er betalt i løbet af året. Den del af budgetresultatet, der overstiger det bidrag fra Unionen, som er betalt i løbet af året, opføres på EU-organets budget for det følgende regnskabsår som indtægt.
Første afsnit finder også anvendelse, når EU-organets indtægter ud over bidraget fra Unionen består af gebyrer og afgifter.
Forskellen mellem det bidrag, der er opført på budgettet, og det bidrag, der rent faktisk er betalt til EU-organet, bortfalder.
2.   I undtagelsestilfælde, når det fastsættes i oprettelsesakten, at indtægterne fra gebyrer og afgifter er formålsbestemt til bestemte former for udgifter, kan EU-organet fremføre saldoen fra gebyrer og afgifter som formålsbestemte indtægter til de aktiviteter, der vedrører leveringen af de tjenesteydelser, som der betales gebyr af.
3.   Hvis budgetresultatet, jf. artikel 99, er negativt, opføres det på EU-organets budget for det følgende regnskabsår som betalingsbevillinger eller modregnes i givet fald i EU-organets positive budgetresultat i de følgende regnskabsår.
Hvis gebyrer og afgifter er formålsbestemte indtægter, kan det negative resultat vedrørende disse formålsbestemte indtægter modregnes i det akkumulerede overskud fra tidligere år, hvis et sådant findes.
4.   Indtægten eller betalingsbevillingerne opføres på EU-organets budget under budgetbehandlingen ved forelæggelse af en ændringsskrivelse efter fremgangsmåden i artikel 42 i forordning (EU, Euratom) 2018/1046 eller under gennemførelsen af EU-organets budget ved et ændringsbudget.
EU-organet fremlægger senest den 31. januar i år n et overslag over budgetresultatet for år n – 1. Kommissionen tager behørigt hensyn til disse oplysninger, når den vurderer EU-organets finansielle behov i år n + 1.
KAPITEL 4
PRINCIPPET OM ÉN REGNINGSENHED
Artikel 18
Brug af euroen
1.   Budgettet opstilles og gennemføres og regnskaberne aflægges i euro. Af hensyn til likviditetsstyringen som omhandlet i artikel 49 kan regnskabsføreren og, hvis der er tale om forskudskonti, forskudsbestyreren, og, i forbindelse med den administrative forvaltning af EU-organet, den ansvarlige anvisningsberettigede, dog gennemføre transaktioner i andre valutaer.
2.   Ved omregninger, som foretages af den ansvarlige anvisningsberettigede, anvendes den daglige vekselkurs for euroen, som offentliggøres i 
Den Europæiske Unions Tidende
, C-udgaven, den dag, hvor betalingsordren eller indtægtsordren udfærdiges af den anvisningsberettigede tjenestegren, uden at dette dog berører særlige bestemmelser i sektorspecifikke regler eller i kontrakter, tilskudsaftaler, bidragsaftaler og finansieringsaftaler.
Hvis der ikke offentliggøres en sådan daglig vekselkurs, anvender den ansvarlige anvisningsberettigede den regnskabskurs, der er omhandlet i stk. 3.
3.   Med henblik på den regnskabsføring, der er omhandlet i artikel 82, 83 og 84 i forordning (EU, Euratom) 2018/1046, foretages omregningen mellem euroen og en anden valuta ved anvendelse af den månedlige regnskabsvekselkurs for euroen. Denne regnskabsvekselkurs fastsættes af Kommissionens regnskabsfører under anvendelse af de informationskilder, der anses for troværdige, på grundlag af vekselkursen den næstsidste arbejdsdag i den måned, der går forud for den måned, for hvilken kursen fastsættes.
4.   Valutaomregninger foretages på en sådan måde, at det undgås, at de har væsentlig indvirkning på niveauet for Unionens samfinansiering eller negativ indvirkning på budgettet. Når det er hensigtsmæssigt, kan omregningskursen mellem euroen og andre valutaer beregnes ved hjælp af gennemsnittet for den daglige vekselkurs i en given periode.
KAPITEL 5
PRINCIPPET OM BRUTTOOPGØRELSE
Artikel 19
Anvendelsesområde
Samtlige indtægter skal dække samtlige betalingsbevillinger, jf. dog artikel 20. Indtægter og udgifter opføres uden indbyrdes modregning, jf. dog artikel 24.
Artikel 20
Formålsbestemte indtægter
1.   Eksterne formålsbestemte indtægter og interne formålsbestemte indtægter skal anvendes til finansiering af bestemte former for udgifter.
2.   Følgende udgør eksterne formålsbestemte indtægter:
a)
finansielle bidrag fra medlemsstaterne og tredjelande, herunder i begge tilfælde deres offentlige organer, enheder eller fysiske personer, til visse af EU-organets aktiviteter, for så vidt som det er fastsat i den aftale, der er indgået mellem EU-organet og de pågældende medlemsstater, tredjelande eller offentlige organer, enheder eller fysiske personer
b)
finansielle bidrag fra internationale organisationer
c)
indtægter, der har et bestemt formål, såsom indtægter fra fonde, tilskud, gaver og testamentsarv
d)
finansielle bidrag, der ikke er omfattet af litra a), fra tredjelande eller fra organer uden for Unionen, til EU-organets aktiviteter
e)
indtægter fra aftaler som omhandlet i artikel 7
f)
interne formålsbestemte indtægter som omhandlet i stk. 3, i det omfang de er supplerende til de andre indtægter, der er omhandlet i nærværende stykkes litra a)-c)
g)
indtægter fra gebyrer og afgifter som omhandlet i artikel 6, stk. 3.
3.   Følgende udgør interne formålsbestemte indtægter:
a)
indtægter fra tredjemand for levering af varer, tjenesteydelser eller bygge- og anlægsarbejder udført på dennes anmodning, med undtagelse af gebyrer og afgifter som omhandlet i artikel 6, stk. 3, litra b)
b)
indtægter fra tilbagebetaling i overensstemmelse med artikel 62 af uretmæssigt udbetalte beløb
c)
indtægter fra levering af varer, tjenesteydelser og bygge- og anlægsarbejder, der udføres for EU-institutioner eller andre EU-organer
d)
forsikringserstatninger
e)
indtægter fra udlejning og salg af bygninger og jord
f)
indtægter fra efterfølgende refundering af afgifter i henhold til artikel 27, stk. 3, litra b), i forordning (EU, Euratom) 2018/1046.
4.   Formålsbestemte indtægter fremføres og overføres i overensstemmelse med bestemmelserne i artikel 12, stk. 4, litra a) og b), og artikel 27.
5.   I den relevante oprettelsesakt kan det også foreskrives, at de indtægter, som følger af oprettelsesakten, er formålsbestemt til bestemte former for udgifter, jf. dog andet afsnit, litra f). Medmindre andet er fastlagt i den relevante oprettelsesakt, udgør sådanne indtægter interne formålsbestemte indtægter.
6.   Enhver indtægt efter stk. 2, litra a)-c), og stk. 3, litra a) og c), skal dække samtlige direkte eller indirekte udgifter, som den pågældende aktivitet eller det pågældende formål medfører.
7.   EU-organets budget skal indeholde posteringsmuligheder for eksterne formålsbestemte indtægter og interne formålsbestemte indtægter, og beløbet skal så vidt muligt anføres.
Formålsbestemte indtægter kan kun medtages i overslaget over indtægter og udgifter for så vidt angår de beløb, som der er klarhed over på tidspunktet for fastlæggelsen af overslaget.
Artikel 21
Strukturen for opførelse af formålsbestemte indtægter og af de tilsvarende bevillinger
1.   Strukturen for opførelse af formålsbestemte indtægter på EU-organets budget omfatter følgende:
a)
i oversigten over indtægter oprettes en budgetpost, hvor indtægterne opføres
b)
i oversigten over udgifter, budgetanmærkningerne, herunder de generelle anmærkninger, som angiver, under hvilke budgetposter bevillingerne svarende til de formålsbestemte indtægter vil kunne opføres.
I det i første afsnit, litra a), omhandlede tilfælde anføres der et pro memoria (p.m.) under posten, og de anslåede indtægter anføres til orientering i anmærkningerne.
2.   Bevillingerne svarende til de formålsbestemte indtægter stilles automatisk til rådighed for både forpligtelsesbevillingers og betalingsbevillingers vedkommende, når EU-organet har modtaget indtægten.
3.   Hvis formålsbestemte indtægter hidrører fra gennemførelsen af en bidragsaftale indgået i henhold til artikel 7, kan de samlede forpligtelsesbevillinger som en undtagelse fra stk. 2 stilles til rådighed efter det tidspunkt, hvor den pågældende aftale får virkning, forudsat at basisretsakten for så vidt angår de midler, som uddelegeres til EU-organet, giver mulighed for at anvende årlige trancher.
Artikel 22
Donationer
1.   Direktøren kan modtage enhver form for donation til fordel for EU-organet såsom fonde, tilskud, gaver og testamentsarv.
2.   En donation af en værdi på 50 000 EUR eller derover, der medfører forpligtelser af enhver art, herunder dermed forbundne udgifter, som overstiger 10 % af donationens værdi, kan kun modtages efter forudgående godkendelse fra bestyrelsen eller, hvis oprettelsesakten åbner mulighed herfor, forretningsudvalget. Bestyrelsen eller i givet fald forretningsudvalget træffer afgørelse senest to måneder efter modtagelsen af anmodningen. Hvis bestyrelsen eller, hvis oprettelsesakten åbner mulighed herfor, forretningsudvalget ikke træffer afgørelse inden for denne frist, anses donationen for at være accepteret.
3.   Direktøren fremlægger på anmodning af bestyrelsen eller, hvis oprettelsesakten åbner mulighed herfor, forretningsudvalget analyser og overslag og redegør behørigt for forpligtelser af enhver art som omhandlet i stk. 1, herunder dermed forbundne udgifter, der er forbundet med modtagelsen af donationen.
Artikel 23
Virksomhedssponsorering
Artikel 26 i forordning (EU, Euratom) 2018/1046 finder ikke anvendelse på EU-organer.
Artikel 24
Regler om fradrag og kursjusteringer
Artikel 27 i forordning (EU, Euratom) 2018/1046 finder tilsvarende anvendelse.
KAPITEL 6
PRINCIPPET OM SPECIFICERING
Artikel 25
Almindelige bestemmelser
1.   Bevillingerne fordeles på afsnit og kapitler. Kapitlerne underinddeles i artikler og poster.
2.   Hvad angår EU-organets budget kan der kun overføres bevillinger til poster, hvorunder der på EU-organets budget er opført en bevilling eller er anført et pro memoria (p.m.).
3.   Beregningen af de begrænsninger, der er omhandlet i artikel 26, foretages på tidspunktet for anmodningen om overførsel og under henvisning til de bevillinger, som er opført på EU-organets budget, herunder ændringsbudgetterne.
4.   Det beløb, som skal tages i betragtning med henblik på beregning af de begrænsninger, der er omhandlet i artikel 26, er summen af de overførsler, der skal foretages fra den post, hvorfra overførslen sker, korrigeret med de tidligere overførsler.
Artikel 26
Overførsler
1.   Direktøren kan overføre bevillinger:
a)
fra et afsnit til et andet på højst 10 % af regnskabsårets bevillinger under den post, hvorfra overførslen foretages
b)
fra et kapitel til et andet og inden for det enkelte kapitel uden begrænsninger.
2.   Ud over den grænse, som er nævnt i stk. 1, kan direktøren foreslå bestyrelsen eller, hvis oprettelsesakten åbner mulighed for det, forretningsudvalget, at der foretages overførsler af bevillinger fra et afsnit til et andet. Bestyrelsen eller, hvis oprettelsesakten åbner mulighed herfor, forretningsudvalget har en frist på to uger til at gøre indsigelse mod de foreslåede overførsler. Efter fristens udløb anses de foreslåede overførsler for at være vedtaget.
3.   Forslagene til overførsler og de overførsler, der er foretaget i overensstemmelse med stk. 1 og 2, ledsages af relevante og detaljerede begrundelser med en redegørelse for bevillingsanvendelsen og de anslåede behov indtil regnskabsårets udgang såvel for de poster, hvortil bevillingerne overføres, som for de poster, hvorfra bevillingerne overføres.
4.   Den anvisningsberettigede underretter hurtigst muligt bestyrelsen om alle overførsler, der er foretaget. Den anvisningsberettigede underretter Europa-Parlamentet og Rådet om alle overførsler, der er gennemført i henhold til stk. 2.
Artikel 27
Specifikke regler for overførsler
Bevillinger, der modsvares af formålsbestemte indtægter, kan kun overføres, hvis disse indtægter bevarer deres oprindelige formål.
KAPITEL 7
PRINCIPPET OM FORSVARLIG ØKONOMISK FORVALTNING OG PERFORMANCE
Artikel 28
Performance og principperne om sparsommelighed, produktivitet og effektivitet
1.   Bevillinger skal anvendes i overensstemmelse med princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning og således gennemføres under overholdelse af følgende principper:
a)
princippet om sparsommelighed, som kræver, at de ressourcer, som EU-organet bruger til udførelse af sine aktiviteter, stilles til rådighed på det rette tidspunkt, i den rigtige mængde og kvalitet samt til den mest fordelagtige pris
b)
princippet om produktivitet, som vedrører det optimale forhold mellem de anvendte ressourcer, de gennemførte aktiviteter og de mål, der nås
c)
princippet om effektivitet, som vedrører det omfang, i hvilket de forfulgte mål nås ved hjælp af de gennemførte aktiviteter.
2.   I overensstemmelse med princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning skal der ved anvendelsen af bevillingerne fokuseres på performance og med henblik herpå:
a)
skal der fastsættes forudgående mål for programmer og aktiviteter
b)
skal det ved hjælp af performanceindikatorer overvåges, at der gøres fremskridt med at nå målene
c)
skal Europa-Parlamentet og Rådet underrettes om fremskridt og problemer med at nå disse mål, jf. artikel 32, stk. 5, første afsnit, litra d), og artikel 48, stk. 1, første afsnit, litra b).
3.   Der fastsættes, hvis det er relevant, specifikke, målelige, realiserbare, relevante og tidsbestemte målsætninger som omhandlet i stk. 1 og 2 og relevante, accepterede, troværdige, nemme og robuste indikatorer. De indikatorer, som anvendes til at overvåge, om målsætningerne er opfyldt, skal dække alle sektorer. Direktøren fremsender årligt de relevante oplysninger til bestyrelsen. De skal indgå i det samlede programmeringsdokument, jf. artikel 32.
4.   EU-organet foretager en benchmarkingundersøgelse, jf. denne forordnings artikel 38.
Benchmarkingundersøgelsen skal omfatte:
a)
en gennemgang af EU-organets horisontale tjenesters effektivitet
b)
en cost-benefit-analyse af fordelene ved at være fælles om tjenester eller overføre dem fuldstændigt til et andet EU-organ eller Kommissionen.
Når EU-organet foretager den benchmarkingundersøgelse, der er omhandlet i første og andet afsnit, træffer det de nødvendige foranstaltninger til at undgå interessekonflikter.
Artikel 29
Evalueringer
1.   Programmer og aktiviteter, der giver anledning til betydelige udgifter, skal være genstand for forudgående og retrospektive evalueringer (i det følgende blot benævnt »evalueringer«), som skal stå i forhold til målene og udgifterne.
2.   Forudgående evalueringer, der understøtter forberedelsen af programmer og aktiviteter, skal om muligt baseres på dokumentation for de pågældende programmers eller aktiviteters performance og skal indkredse og analysere de spørgsmål, der skal behandles, merværdien ved inddragelse af Unionen, målsætninger, forventede virkninger af forskellige muligheder og overvågnings- og evalueringsordninger.
3.   Retrospektive evalueringer skal vurdere programmets eller aktivitetens performance, herunder aspekter såsom effektivitet, virkningsfuldhed, sammenhæng, relevans og merværdi på EU-plan. Retrospektive evalueringer skal baseres på oplysningerne fra de overvågningsordninger og de indikatorer, der er fastsat for den pågældende foranstaltning. De skal foretages regelmæssigt og tilstrækkeligt tidligt til, at der kan tages hensyn til resultaterne i forudgående evalueringer eller konsekvensanalyser, som understøtter forberedelsen af de pågældende programmer og aktiviteter.
4.   Direktøren udarbejder en handlingsplan med henblik på opfølgning på konklusionerne af de evalueringer, der er omhandlet i stk. 3, og aflægger rapport om de fremskridt, der er gjort, til Kommissionen i den konsoliderede årlige aktivitetsrapport, jf. artikel 48, og regelmæssigt til bestyrelsen.
5.   Bestyrelsen kontrollerer gennemførelsen af den handlingsplan, der er omhandlet i stk. 4.
Artikel 30
Intern kontrol med budgetgennemførelsen
1.   I henhold til princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning gennemføres EU-organets budget under overholdelse af en effektiv og produktiv intern kontrol.
2.   Med henblik på gennemførelsen af EU-organets budget anvendes der intern kontrol på alle niveauer i forvaltningen, som skal give en rimelig sikkerhed for, at følgende målsætninger opfyldes:
a)
effektivitet, produktivitet og sparsommelighed i transaktionerne
b)
pålidelig rapportering
c)
beskyttelse af aktiver og oplysninger
d)
forebyggelse, afsløring, korrektion af og opfølgning på svig og uregelmæssigheder
e)
tilfredsstillende styring af risiciene i forbindelse med de underliggende transaktioners lovlighed og formelle rigtighed under hensyntagen til programmernes flerårige karakter samt de pågældende betalingers art.
3.   En effektiv intern kontrol er baseret på bedste internationale praksis og de rammer for intern kontrol, som Kommissionen har fastlagt for sine egne tjenestegrene, og omfatter bl.a. følgende elementer:
a)
adskillelse af opgaver
b)
en passende strategi for risikostyring og kontrol, der omfatter kontrol på modtagerniveau
c)
undgåelse af interessekonflikter
d)
tilstrækkelige revisionsspor og dataintegritet i datasystemer
e)
procedurer for overvågning af effektivitet og produktivitet
f)
procedurer for opfølgning på konstaterede svagheder og undtagelser i den interne kontrol
g)
regelmæssig vurdering af, om det interne kontrolsystem fungerer, som det skal.
4.   En produktiv intern kontrol er baseret på følgende elementer:
a)
gennemførelse af en hensigtsmæssig strategi for risikostyring og kontrol, som koordineres blandt relevante aktører i kontrolkæden
b)
tilgængeligheden af kontrolresultaterne for alle relevante aktører i kontrolkæden
c)
tillid, hvor det er berettiget, til uafhængige revisionsudtalelser, såfremt kvaliteten af det arbejde, der ligger til grund herfor, er tilstrækkelig og acceptabel, og arbejdet er udført i overensstemmelse med aftalte standarder
d)
rettidig anvendelse af korrigerende foranstaltninger, herunder i givet fald afskrækkende sanktioner
e)
afskaffelse af gentagne kontroller
f)
forbedring af forholdet mellem omkostninger og fordele ved kontrol.
5.   Hvis EU-organet også har kontorer adskilt fra hovedsædet, udformes det interne kontrolsystem med henblik på at afbøde den specifikke risiko ved disse kontorers aktivitet.
KAPITEL 8
PRINCIPPET OM GENNEMSIGTIGHED
Artikel 31
Offentliggørelse af regnskaber og budgetter
1.   EU-organets budget opstilles og gennemføres og regnskaberne aflægges i overensstemmelse med princippet om gennemsigtighed.
2.   En oversigt over EU-organets budget og EU-organets eventuelle ændringsbudgetter i deres endeligt vedtagne form offentliggøres i 
Den Europæiske Unions Tidende
 senest tre måneder efter vedtagelsen.
Oversigten indeholder de samlede beløb for hvert afsnit af EU-organets budget, stillingsfortegnelsen og et overslag over antallet af kontraktansatte, angivet i fuldtidsækvivalenter, som der er opført bevillinger til på budgettet, og udstationerede nationale eksperter. Den angiver også oplysningerne for det foregående år.
3.   EU-organets budget, herunder stillingsfortegnelsen og EU-organets ændringsbudgetter i endeligt vedtaget form samt oplysninger om antallet af kontraktansatte, udtrykt i fuldtidsækvivalenter, som der er opført bevillinger til på budgettet, og antallet af udstationerede nationale eksperter, sendes i deres endeligt vedtagne form til Europa-Parlamentet og Rådet, Revisionsretten og Kommissionen til orientering og offentliggøres på EU-organets hjemmeside senest fire uger efter vedtagelsen.
4.   EU-organet offentliggør på sin hjemmeside senest den 30. juni i det år, der følger efter det regnskabsår, hvor der blev indgået retlige forpligtelser for midlerne, oplysninger om modtagerne af midler fra EU-organets budget, herunder eksperter, som der er indgået kontrakt med efter nærværende forordnings artikel 93, i overensstemmelse med artikel 38 i forordning (EU, Euratom) 2018/1046 og ved brug af en standardopstilling. De offentliggjorte oplysninger skal være lettilgængelige, overskuelige og dækkende. Oplysningerne stilles til rådighed under behørig iagttagelse af de krav om fortrolighed og sikkerhed, især beskyttelse af personoplysninger, der er fastsat i forordning (EU) 2018/1725.
AFSNIT III
BUDGETTETS FASTLÆGGELSE OG STRUKTUR
KAPITEL 1
FASTLÆGGELSE AF EU-ORGANETS BUDGET
Artikel 32
Samlet programmeringsdokument
1.   I overensstemmelse med artikel 40 i forordning (EU, Euratom) 2018/1046 sender EU-organet senest den 31. januar hvert år Kommissionen, Europa-Parlamentet og Rådet udkast til samlet programmeringsdokument godkendt af bestyrelsen indeholdende:
a)
et flerårigt arbejdsprogram
b)
et årligt arbejdsprogram
c)
et overslag over sine indtægter og udgifter
d)
en ressourceplan
e)
oplysninger om sin ejendomspolitik
f)
en strategi for samarbejde med tredjelande og/eller internationale organisationer
g)
en strategi for opnåelse af effektivitetsgevinster og synergier
h)
en strategi for systemerne for organisatorisk styring og intern kontrol, herunder den seneste version af strategien til bekæmpelse af svig og en angivelse af, hvilke foranstaltninger der er truffet for at undgå gentagelse af interessekonflikter, uregelmæssigheder og svig, navnlig hvis svagheder indberettet i henhold til artikel 48 eller artikel 78, stk. 6, har givet anledning til kritiske henstillinger.
De i første afsnit omhandlede strategier vurderes årligt og ajourføres efter behov.
Det samlede programmeringsdokument udarbejdes under hensyntagen til Kommissionens retningslinjer.
2.   Det flerårige arbejdsprogram skal indeholde den samlede strategiske programmering for årene n+1 til n+3, herunder mål, forventede resultater og performanceindikatorer til overvågning af opnåelsen af mål og resultater.
Denne samlede strategiske programmering skal for hver aktivitet endvidere angive et overslag over, hvilke finansielle og menneskelige ressourcer der anses for nødvendige for at nå de opstillede mål og skal tillige indeholde dokumentation for EU-organets bidrag til opnåelsen af EU's politiske prioriteter.
Denne strategiske programmering ajourføres, når det er nødvendigt, navnlig med henblik på resultaterne af de overordnede evalueringer, der er omhandlet i oprettelsesakten.
3.   Det årlige arbejdsprogram skal for år n+1 indeholde:
a)
det forventede output, som vil bidrage til opnåelsen af målene i den samlede strategiske programmering
b)
en beskrivelse af de aktiviteter, der skal finansieres, samt en angivelse af de finansielle og menneskelige ressourcer, som viser antallet af tjenestemænd, midlertidigt ansatte og kontraktansatte som defineret i vedtægten samt udstationerede nationale eksperter.
Den skal indeholde klare oplysninger om, hvilke af EU-organets opgaver der er blevet tilføjet, ændret eller ikke videreføres i forhold til det vedtagne årlige arbejdsprogram for det foregående regnskabsår. Resultatet af evalueringerne skal bruges til at vise, hvilke fordele en forøgelse eller nedsættelse af EU-organets foreslåede budget i forhold til dets budget for det foregående regnskabsår vil kunne indebære.
Det årlige arbejdsprogram skal være i overensstemmelse med det i stk. 2 nævnte flerårige program.
Større ændringer af det årlige arbejdsprogram vedtages efter samme procedure som det oprindelige arbejdsprogram, jf. bestemmelserne i oprettelsesakten.
Bestyrelsen kan uddelegere beføjelser til EU-organets anvisningsberettigede til at foretage ikke-væsentlige ændringer af det årlige arbejdsprogram.
4.   Overslaget over EU-organets indtægter og udgifter samt de generelle retningslinjer, der ligger til grund for overslaget, skal omfatte:
a)
et overslag over indtægter opdelt på afsnit med separat angivelse af gebyrer og afgifter, hvis det er relevant
b)
et overslag over udgifter (forpligtelses- og betalingsbevillinger) opdelt på afsnit og kapitel
c)
kvartalsoverslag over ud- og indbetalinger i kontanter
d)
en stillingsfortegnelse, der angiver det antal faste og midlertidige stillinger opgjort efter lønklasse og ansættelsesgruppe, som er godkendt inden for rammerne af de budgetbevillinger, hvorom der anmodes for år n + 1. I tilfælde af en ændring af det antal stillinger i stillingsfortegnelsen, hvorom der anmodes for år n + 1, en begrundelse for de nye stillinger, der anmodes om.
De samme oplysninger gives for antallet af kontraktansatte og udstationerede nationale eksperter og angives i fuldtidsækvivalenter.
5.   Ressourceplanen omfatter kvalitative og kvantitative oplysninger om personalebehovet og budgetmæssige spørgsmål til rapporteringsformål, navnlig:
a)
et overslag over budgetresultatet for år n – 1, jf. artikel 17
b)
oplysninger om naturaliebidrag fra værtsmedlemsstaten til EU-organet for år n – 1
c)
oplysninger om antallet af tjenestemænd, midlertidigt ansatte og kontraktansatte som defineret i vedtægten samt om antallet af udstationerede nationale eksperter for år n – 1 og n
d)
oplysninger om opnåelsen af alle tidligere opstillede mål for de forskellige aktiviteter for år n – 1, som viser den aktuelle anvendelse af de menneskelige og finansielle ressourcer ved udgangen af året fordelt på aktiviteter.
Ressourceplanen ajourføres årligt.
6.   Oplysningerne om EU-organets ejendomspolitik skal indeholde:
a)
for hver enkelt bygning, herunder kontorer adskilt fra hovedsædet, de udgifter og etagearealer, der dækkes af bevillingerne under de tilsvarende budgetposter på EU-organets budget
b)
den forventede udvikling i den samlede programmering af etagearealer og lokaler for de kommende år med en beskrivelse af allerede kendte byggeprojekter, der er i planlægningsfasen
c)
de endelige betingelser og omkostninger samt relevante oplysninger vedrørende projektgennemførelsen for nye ejendomsprojekter, der tidligere er blevet forelagt Europa-Parlamentet og Rådet efter proceduren i artikel 266 i forordning (EU, Euratom) 2018/1046, og som ikke er medtaget i det foregående års arbejdsdokumenter.
7.   Kommissionen sender rettidigt og ikke senere end den 1. juli i år n EU-organet sin udtalelse vedrørende udkastet til samlet programmeringsdokument.
Såfremt EU-organet ikke tager udtalelsen fra Kommissionen fuldt ud i betragtning, skal det afgive fyldestgørende forklaring til Kommissionen herom.
8.   Det endelige samlede programmeringsdokument vedtages af bestyrelsen.
9.   EU-organet sender Kommissionen, Europa-Parlamentet og Rådet enhver senere version af det samlede programmeringsdokument, navnlig med henblik på at formidle Kommissionens udtalelse og resultatet af den årlige budgetprocedure.
Artikel 33
Fastlæggelse af budgettet
1.   EU-organets budget fastlægges i overensstemmelse med bestemmelserne i oprettelsesakten.
2.   Som led i proceduren for vedtagelse af budgettet sender Kommissionen EU-organets overslag til Europa-Parlamentet og Rådet og foreslår det bidrag til EU-organet og det personale, som den mener er nødvendigt for EU-organet.
Kommissionen fremlægger et udkast til EU-organernes stillingsfortegnelse og et overslag over antallet af kontraktansatte og udstationerede nationale eksperter angivet i fuldtidsækvivalenter, som der foreslås bevillinger til, så snart Kommissionen har udarbejdet et budgetforslag.
3.   Europa-Parlamentet og Rådet vedtager EU-organets stillingsfortegnelse og efterfølgende ændringer hertil i overensstemmelse med artikel 34.
4.   Efter Kommissionens vedtagelse af budgetforslaget vedtager bestyrelsen det samlede programmeringsdokument. Det bliver endeligt efter den endelige vedtagelse af Unionens budget, der angiver bidraget og stillingsfortegnelsen. EU-organets budget og dets stillingsfortegnelse justeres eventuelt i overensstemmelse hermed.
5.   Når Kommissionen foreslår at tildele et EU-organ nye opgaver, skal den, uden at det berører de lovgivningsmæssige procedurer for ændring af oprettelsesakten, sende Europa-Parlamentet og Rådet de nødvendige oplysninger til vurdering af virkningen af de nye opgaver på EU-organets ressourcer med henblik på i givet fald at revidere finansieringen af EU-organet samt dets personalebehov.
Artikel 34
Ændringsbudgetter
Enhver ændring af EU-organets budget, herunder af stillingsfortegnelsen, ud over de ændringer, der er tilladt i henhold til denne forordnings artikel 26, stk. 1, og artikel 38, stk. 1, er genstand for et ændringsbudget, der vedtages efter samme procedure som EU-organets oprindelige budget i overensstemmelse med bestemmelserne i oprettelsesakten og denne forordnings artikel 32.
Ændringsbudgetter ledsages af begrundelser og af de oplysninger om budgetgennemførelsen i det foregående og løbende regnskabsår, som foreligger ved udarbejdelsen af forslagene.
KAPITEL 2
STRUKUREN FOR OG UDFORMNINGEN AF EU-ORGANETS BUDGET
Artikel 35
Strukturen for EU-organets budget
EU-organets budget består af en oversigt over indtægter og en oversigt over udgifter.
Artikel 36
Budgetkontoplan
Hvis arten af EU-organets aktiviteter berettiger dertil, skal oversigten over udgifter være opstillet efter en kontoplan opdelt efter formål. Kontoplanen fastlægges af EU-organet og sondrer klart mellem administrationsbevillinger og aktionsbevillinger.
Budgetkontoplanen skal overholde principperne om specificering, forsvarlig økonomisk forvaltning og gennemsigtighed. Den skal sikre den klarhed og gennemsigtighed, som er nødvendig for budgetprocessen, gøre det lettere at identificere de vigtigste formål som afspejlet i de relevante retsgrundlag, åbne mulighed for valg vedrørende politiske prioriteter og muliggøre en produktiv og effektiv gennemførelse.
Artikel 37
Udformningen af EU-organets budget
EU-organets budget viser:
a)
i oversigten over indtægter:
i)
overslag over EU-organets indtægter i det pågældende regnskabsår (»regnskabsår n«)
ii)
de anslåede indtægter i det foregående regnskabsår og indtægterne i regnskabsåret n – 2
iii)
relevante anmærkninger for hver indtægtspost
b)
i den almindelige oversigt over udgifter:
i)
forpligtelses- og betalingsbevillingerne for regnskabsår n
ii)
forpligtelses- og betalingsbevillingerne for det foregående regnskabsår, og de indgåede udgiftsforpligtelser og de betalte udgifter i regnskabsåret n – 2, sidstnævnte også opført som procentdel af EU-organets budget for regnskabsår n
iii)
en samlet oversigt over forfaldsplanerne for de betalinger, der skal foretages i de efterfølgende regnskabsår som følge af budgetmæssige forpligtelser indgået i tidligere regnskabsår
iv)
de relevante anmærkninger for hver underinddeling.
Artikel 38
Regler for stillingsfortegnelsen for personale
1.   Den stillingsfortegnelse, der er omhandlet i artikel 32, stk. 4, skal ud for det antal stillinger, der godkendes for det pågældende regnskabsår, vise antallet af godkendte stillinger for det foregående regnskabsår samt antallet af reelt besatte stillinger. Dette er en ufravigelig grænse for EU-organet. Ingen udnævnelser kan finde sted ud over denne grænse.
Dog kan bestyrelsen ændre stillingsfortegnelsen med indtil 10 % af de godkendte stillinger, undtagen for så vidt angår lønklasse AD 16, AD 15, AD 14 og AD 13, forudsat at følgende betingelser er opfyldt:
a)
omfanget af personalebevillingerne for hele regnskabsåret må ikke berøres
b)
det samlede antal godkendte stillinger for stillingsfortegnelsen må ikke overskrides
c)
EU-organet har deltaget i en benchmarkingundersøgelse med andre EU-organer iværksat gennem Kommissionens personalescreening.
2.   Som en undtagelse fra stk. 1, andet afsnit, kan der kompenseres for virkningerne af deltidstjeneste, der er godkendt af ansættelsesmyndigheden i overensstemmelse med vedtægten. Når en ansat anmoder om tilbagetrækning af godkendelsen inden udløbet af den tildelte periode, træffer EU-organet hurtigst muligt passende foranstaltninger til at sikre, at det samlede antal, som er omhandlet i stk. 1, andet afsnit, litra b), overholdes.
AFSNIT IV
GENNEMFØRELSE AF EU-ORGANETS BUDGET
KAPITEL 1
ALMINDELIGE BESTEMMELSER
Artikel 39
Budgetgennemførelse i overensstemmelse med princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning
1.   Direktøren udøver funktionen som anvisningsberettiget. Direktøren har ansvaret for gennemførelsen af budgettet med hensyn til indtægter og udgifter i overensstemmelse med de finansielle bestemmelser for EU-organet og princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning på eget ansvar og inden for rammerne af de givne bevillinger.
2.   Uden at dette berører den anvisningsberettigedes ansvar med hensyn til forebyggelse og afsløring af svig og uregelmæssigheder, deltager EU-organet i Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svigs aktiviteter til bekæmpelse af svig.
Artikel 40
Information om videregivelse af personoplysninger til revisionsformål
I forbindelse med tilskud, udbud eller priser, der gennemføres ved direkte gennemførelse, informeres potentielle modtagere, ansøgere, tilbudsgivere og deltagere i henhold til forordning (EU) 2018/1725 om, at deres personoplysninger af hensyn til beskyttelsen af Unionens finansielle interesser kan overføres til interne revisionstjenester, til Den Europæiske Revisionsret eller til Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig og mellem de anvisningsberettigede i EU-organerne, Kommissionen og forvaltningsorganerne.
Artikel 41
Delegation af beføjelser vedrørende budgetgennemførelsen
1.   Direktøren kan delegere sine beføjelser vedrørende gennemførelsen af budgettet til ansatte i EU-organet, der er omfattet af vedtægten, på de betingelser, der er fastlagt i de finansielle bestemmelser for EU-organet, som bestyrelsen har vedtaget. De befuldmægtigede kan kun handle inden for rammerne af de beføjelser, som de udtrykkeligt har fået overdraget.
2.   Den befuldmægtigede kan subdelegere de modtagne beføjelser efter direktørens udtrykkelige godkendelse.
Artikel 42
Interessekonflikter
1.   Finansielle aktører som omhandlet i kapitel 3 i dette afsnit og andre personer, herunder bestyrelsesmedlemmer, der er beskæftiget med budgetgennemførelse og forvaltning, herunder forberedende foranstaltninger med henblik herpå, revision eller kontrol, foretager ikke handlinger, der vil kunne medføre, at den pågældendes egne interesser kommer i konflikt med det pågældende EU-organs interesser. De træffer desuden passende foranstaltninger for at undgå, at der opstår interessekonflikt i de funktioner, der henhører under deres ansvar, og for at afhjælpe situationer, der objektivt set kan opfattes som en interessekonflikt.
Hvis der er risiko for en interessekonflikt, forelægger den pågældende sagen for den kompetente myndighed. Den kompetente myndighed fastslår skriftligt, om der er konstateret en interessekonflikt. I så fald sikrer den kompetente myndighed, at den pågældende ophører med al aktivitet i sagen. Den kompetente myndighed træffer alle eventuelle yderligere, hensigtsmæssige foranstaltninger.
2.   Med henblik på stk. 1 er der tale om interessekonflikt, når en upartisk og objektiv udøvelse af de opgaver, der påhviler en finansiel aktør eller en anden person omhandlet i stk. 1, bringes i fare af familiemæssige, følelsesmæssige, politiske, nationale eller økonomiske grunde eller ethvert andet direkte eller indirekte personligt interessefællesskab.
3.   Den kompetente myndighed, der er omhandlet i stk. 1, er direktøren. Hvis den pågældende aktør er direktøren, er bestyrelsen eller, hvis oprettelsesakten åbner mulighed herfor, forretningsudvalget den kompetente myndighed. I tilfælde af en interessekonflikt, som involverer et bestyrelsesmedlem, er den kompetente myndighed bestyrelsen på nær det pågældende medlem.
4.   EU-organet vedtager regler om forebyggelse og forvaltning af interessekonflikter og offentliggør hvert år bestyrelsesmedlemmernes interesseerklæringer på sin hjemmeside.
KAPITEL 2
Artikel 43
Metoder til gennemførelse af EU-organets budget
1.   EU-organets budget gennemføres af direktøren i de tjenester, som er undergivet direktørens myndighed.
2.   EU-organer kan for at lette gennemførelsen af deres bevillinger indgå serviceleveranceaftaler som omhandlet i artikel 59 i forordning (EU, Euratom) 2018/1046.
3.   I det omfang det er nødvendigt, kan opgaver af teknisk, administrativ, forberedende eller underordnet art, der ikke indebærer udøvelse af offentlig myndighed eller udøvelse af skønsbeføjelser, på kontraktbasis overlades til eksterne enheder i den private sektor.
KAPITEL 3
FINANSIELLE AKTØRER
AFDELING 1
Princippet om adskillelse af funktioner
Artikel 44
Adskillelse af funktioner
Funktionerne som anvisningsberettiget og regnskabsfører er adskilte og indbyrdes uforenelige.
EU-organet giver hver enkelt finansiel aktør de ressourcer, der er nødvendige for, at vedkommende kan udføre sine funktioner, samt en detaljeret beskrivelse af den pågældendes opgaver, rettigheder og forpligtelser.
AFDELING 2
Den anvisningsberettigede
Artikel 45
Den anvisningsberettigedes beføjelser og opgaver
1.   Den anvisningsberettigede er ansvarlig for, at indtægter modtages og udgifter afholdes i overensstemmelse med princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning, herunder ved at sikre performancerapportering, og for at sikre, at kravene om lovlighed og formel rigtighed samt ligebehandling af modtagere af EU-midler overholdes.
2.   Den anvisningsberettigede etablerer den organisationsstruktur og de interne kontrolsystemer, der er tilpasset den anvisningsberettigedes opgaver, i overensstemmelse med minimumsstandarder eller -principper fastsat af bestyrelsen eller, hvis oprettelsesakten åbner mulighed herfor, forretningsudvalget på baggrund af de rammer for intern kontrol, som Kommissionen har fastlagt for sine egne tjenestegrene, og under behørigt hensyn til de risici, der er forbundet med forvaltningsmiljøet, herunder i givet fald de specifikke risici forbundet med decentraliserede kontorer, og arten af de finansierede foranstaltninger.
Etableringen af en sådan struktur og sådanne systemer understøttes af en omfattende risikoanalyse, der tager hensyn til overvejelser vedrørende deres omkostningseffektivitet og performance.
Den anvisningsberettigede kan inden for sine tjenestegrene etablere en ekspertise- og rådgivningsfunktion, som skal hjælpe vedkommende med at forebygge risici i forbindelse med vedkommendes aktiviteter.
3.   Afholdelse af udgifter omfatter, at den anvisningsberettigede indgår budgetmæssige og retlige forpligtelser, fastsætter udgifter og anviser betalinger samt foretager de handlinger, der er nødvendige forud for anvendelsen af bevillingerne.
4.   Den anvisningsberettigede skal med henblik på at modtage indtægter udfærdige overslag over fordringer, fastlægge udestående fordringer og udstede indtægtsordrer. Hvor det er relevant, giver den anvisningsberettigede afkald på konstaterede fordringer.
5.   For at forhindre fejl og uregelmæssigheder, inden transaktioner godkendes, og for at afbøde risici for manglende opfyldelse af målene, er hver transaktion genstand for mindst en forudgående kontrol af de operationelle og finansielle aspekter af transaktionen på grundlag af en kontrolstrategi, der tager hensyn til risikoen og omkostningseffektiviteten.
Omfanget af den forudgående kontrol med hensyn til hyppighed og intensitet fastlægges af den anvisningsberettigede under hensyntagen til resultaterne af tidligere kontrol og ud fra en vurdering af risici og omkostningseffektivitet på grundlag af vedkommendes egen risikoanalyse. I tilfælde af tvivl kan den anvisningsberettigede, som er ansvarlig for godkendelsen af de pågældende transaktioner, som led i den forudgående kontrol anmode om yderligere oplysninger eller udføre kontrol på stedet med henblik på at opnå rimelig sikkerhed.
6.   I forbindelse med forudgående kontrol kan den anvisningsberettigede betragte en række ensartede individuelle transaktioner vedrørende løbende udgifter til løn, pensioner, godtgørelse af udgifter i forbindelse med tjenesterejser og udgifter til lægebehandling som én transaktion.
7.   For hver enkelt transaktion udføres verificeringen af andre ansatte end dem, der iværksatte transaktionen. De ansatte, der udfører verificeringen af en transaktion, er ikke underordnet dem, der indledte transaktionen.
8.   Den anvisningsberettigede kan indføre efterfølgende kontrol for at opdage og korrigere fejl og uregelmæssigheder i transaktioner, efter at de er blevet godkendt. Sådan kontrol kan ske på grundlag af stikprøver afhængigt af risikoen og skal tage hensyn til resultaterne af forudgående kontrol såvel som overvejelser vedrørende omkostningseffektivitet og performance.
9.   Den efterfølgende kontrol foretages af andre ansatte end dem, som har haft ansvaret for den forudgående kontrol. De ansatte, der er ansvarlige for den efterfølgende kontrol, kan ikke være underordnet de ansatte, der er ansvarlige for den forudgående kontrol.
Den efterfølgende kontrol kan tage form af en finansiel revision i tilskudsmodtagernes lokaler.
Regler og procedurer, herunder tidsfrister, for revision af tilskudsmodtagerne skal være klare, konsekvente og gennemsigtige og stilles til rådighed, når tilskudsaftalen underskrives.
10.   De anvisningsberettigede og ansatte, der er ansvarlige for budgetgennemførelsen, skal have de nødvendige faglige færdigheder. De skal overholde en særlig kodeks af faglige standarder, der fastlægges af EU-organet og er baseret på de standarder, Kommissionen har fastlagt for sine egne tjenestegrene.
11.   Hvis en ansat, der deltager i den økonomiske forvaltning og kontrollen med transaktionerne, mener, at en beslutning, som dennes overordnede pålægger vedkommende at udføre eller acceptere, er i modstrid med gældende regler, med principperne om forsvarlig økonomisk forvaltning eller med de faglige regler, som vedkommende skal overholde, underretter vedkommende skriftligt sin direktør, som svarer skriftligt, hvis oplysningerne er givet skriftligt. Hvis direktøren ikke reagerer inden for en rimelig frist afhængig af sagens omstændigheder og under alle omstændigheder senest inden en måned eller bekræfter den oprindelige afgørelse eller instruks, og hvis den ansatte mener, at denne bekræftelse ikke er tilstrækkelig i betragtning af de fremsatte forbehold, underretter den ansatte skriftligt den relevante instans som omhandlet i artikel 143 i forordning (EU, Euratom) 2018/1046 og bestyrelsen herom.
12.   I tilfælde af ulovlige aktiviteter, svig eller korruption, som kan skade Unionens interesser, skal en ansat, herunder nationale eksperter udstationeret til EU-organet, informere sin umiddelbart overordnede, EU-organets direktør eller bestyrelse eller Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig eller Den Europæiske Anklagemyndighed direkte. Aftaler med eksterne revisorer, der udfører revisioner af EU-organets finansielle forvaltning, skal indeholde en forpligtelse for den eksterne revisor til at underrette direktøren eller, hvis denne selv kan være involveret, bestyrelsen om enhver mistanke om ulovlig aktivitet, svig eller korruption, der vil kunne skade Unionens interesser.
Artikel 46
Delegation af budgetgennemførelsen
I det tilfælde, hvor der er foretaget delegation eller subdelegation af beføjelserne til gennemførelse af budgettet i overensstemmelse med artikel 41, finder de relevante bestemmelser i artikel 45 tilsvarende anvendelse på de ved delegation eller subdelegation bemyndigede anvisningsberettigede.
Artikel 47
De anvisningsberettigedes opbevaring af bilag
1.   Den anvisningsberettigede etablerer papirbaserede eller elektroniske systemer til opbevaring af originale bilag knyttet til budgetgennemførelsen. Sådanne bilag skal opbevares i mindst fem år regnet fra Europa-Parlamentets meddelelse af decharge for det regnskabsår, som bilagene vedrører.
2.   Dog opbevares bilag vedrørende transaktioner, som ikke er endeligt afsluttet, i en længere periode end den i stk. 1 omhandlede, nemlig indtil udgangen af året efter, at transaktionerne er afsluttet.
3.   Personoplysninger i bilag slettes om muligt, når disse oplysninger ikke er nødvendige med henblik på budgetdecharge, kontrol og revision. Artikel 88 i forordning (EU) 2018/1725 finder anvendelse på opbevaring af trafikdata.
Artikel 48
Konsolideret årlig aktivitetsrapport
1.   Den anvisningsberettigede redegør over for bestyrelsen for sin virksomhed i en konsolideret årlig aktivitetsrapport, der indeholder:
a)
oplysninger om:
i)
opnåelsen af mål og resultater i det samlede programmeringsdokument, jf. artikel 32, gennem rapportering i forhold til performanceindikatorer
ii)
den handlingsplan, der skal følge op på konklusionerne af de evalueringer, der er omhandlet i artikel 29, stk. 3, og rapporten om de fremskridt, der er gjort, jf. artikel 29, stk. 4
iii)
gennemførelsen af organets årlige arbejdsprogram, budget og personaleressourcer, jf. artikel 32, stk. 5, litra c)
iv)
EU-organets bidrag til opnåelsen af EU's politiske prioriteter
v)
organisatorisk styring og om produktiviteten og effektiviteten af systemerne til intern kontrol, herunder gennemførelsen af organets strategi til bekæmpelse af svig, et resumé af antallet og typer af interne revisioner, der er udarbejdet af den interne revisor, de interne revisionsfunktioner, de henstillinger, der er fremsat, og den opfølgning, der har fundet sted i forbindelse med disse henstillinger og i forbindelse med henstillinger fra tidligere år, jf. artikel 82 og 83
vi)
eventuelle bemærkninger fremsat af Revisionsretten, og den opfølgning, der har fundet sted i forbindelse med disse bemærkninger
vii)
de i artikel 7 omhandlede aftaler
viii)
de i artikel 43 omhandlede serviceleveranceaftaler
ix)
delegations- og subdelegationsdokumenter, jf. artikel 41
b)
en erklæring, hvori den anvisningsberettigede bekræfter, at vedkommende, medmindre andet er præciseret i eventuelle forbehold vedrørende afgrænsede indkomst- og udgiftsområder, har rimelig sikkerhed for, at:
i)
oplysningerne i beretningen giver et retvisende og rimeligt billede
ii)
de midler, der var afsat til de i beretningen beskrevne aktiviteter, er anvendt til de tilsigtede formål og i overensstemmelse med principperne for forsvarlig økonomisk forvaltning
iii)
de eksisterende kontrolprocedurer giver de nødvendige garantier for de underliggende transaktioners lovlighed og formelle rigtighed.
Den konsoliderede årlige aktivitetsrapport skal redegøre for resultaterne af de gennemførte transaktioner i forhold til de opstillede mål og overvejelser vedrørende performance, for de dermed forbundne risici samt for, hvordan de disponible ressourcer er udnyttet, og for de interne kontrolsystemers effektivitet og produktivitet og skal bl.a. indeholde en samlet vurdering af kontrollernes omkostninger og fordele.
Den konsoliderede årlige aktivitetsrapport fremlægges for bestyrelsen til vurdering.
2.   Senest den 1. juli hvert år fremsender bestyrelsen den konsoliderede årlige aktivitetsrapport og deres vurdering heraf til Revisionsretten, Kommissionen, Europa-Parlamentet og Rådet.
3.   Yderligere rapporteringskrav kan fastsættes i oprettelsesakten i behørigt begrundede undtagelsestilfælde, navnlig hvor det område, som organet opererer inden for, kræver det.
AFDELING 3
Regnskabsføreren
Artikel 49
Regnskabsførerens beføjelser og opgaver
Bestyrelsen udpeger en regnskabsfører, som i EU-organet har ansvaret for:
a)
korrekt gennemførelse af betalinger, inkassering af indtægter og inddrivelse af fastlagte fordringer
b)
udarbejdelse og forelæggelse af årsregnskabet i overensstemmelse med afsnit X
c)
regnskabsføring i overensstemmelse med afsnit X
d)
gennemførelse af regnskabsreglerne samt regnskabskontoplanen i overensstemmelse med de bestemmelser, der er fastlagt af Kommissionens regnskabsfører
e)
udformning og godkendelse af regnskabssystemerne og, når det er relevant, godkendelse af de systemer, som den anvisningsberettigede har udformet med henblik på at levere eller dokumentere regnskabsmæssige oplysninger
f)
likviditetsstyring.
Med hensyn til de opgaver, der er omhandlet i første afsnit, litra e), er regnskabsføreren bemyndiget til når som helst at verificere, at godkendelseskriterierne er overholdt.
Artikel 50
Udnævnelse af regnskabsføreren og dennes fratræden
1.   Bestyrelsen udnævner en regnskabsfører, der er omfattet af vedtægten, og som er fuldstændig uafhængig under udførelsen af sit hverv. Regnskabsføreren udvælges af bestyrelsen på grundlag af sine særlige kvalifikationer, som skal være dokumenteret ved eksamensbeviser eller tilsvarende faglig erfaring.
2.   To eller flere EU-organer kan udnævne den samme regnskabsfører. I så fald træffer de de nødvendige forholdsregler for at undgå enhver interessekonflikt.
EU-organer kan også blive enige med Kommissionen om, at Kommissionens regnskabsfører også skal fungere som regnskabsfører for EU-organet.
EU-organer kan også pålægge Kommissionens regnskabsfører en del af de opgaver, som påhviler EU-organets regnskabsfører, jf. analysen af omkostningseffektiviteten som omhandlet i artikel 28.
3.   Hvis regnskabsføreren fratræder sit hverv, opstilles der snarest muligt en generel kontooversigt.
Den generelle kontooversigt, ledsaget af en afleveringsrapport, sendes af den fratrædende regnskabsfører eller, hvis dette ikke er muligt, af en medarbejder i vedkommendes tjenestegren, til den nye regnskabsfører.
Den nye regnskabsfører godkender den generelle kontooversigt med sin underskrift senest en måned efter fremsendelsen, og vedkommende kan fremsætte forbehold.
Afleveringsrapporten skal også indeholde resultatet af den generelle kontooversigt og eventuelle forbehold.
Artikel 51
Regnskabsregler
EU-organets regnskabsfører anvender de regler, der er vedtaget af Kommissionens regnskabsfører med udgangspunkt i de internationalt anerkendte regnskabsstandarder, der anvendes i den offentlige sektor.
Med henblik på nærværende artikels første afsnit finder artikel 80-84 og 87 i forordning (EU, Euratom) 2018/1046 anvendelse. Artikel 85 og 86 i forordning (EU, Euratom) 2018/1046 finder tilsvarende anvendelse.
AFDELING 4
Forskudsbestyreren
Artikel 52
Forskudskonti
Artikel 88 i forordning (EU, Euratom) 2018/1046 finder anvendelse.
Artikel 53
Oprettelse og forvaltning af forskudskonti
Hvis EU-organet opretter forskudskonti, finder artikel 89 i forordning (EU, Euratom) 2018/1046 anvendelse.
KAPITEL 4
DE FINANSIELLE AKTØRERS ANSVAR
AFDELING 1
Almindelige bestemmelser
Artikel 54
Tilbagekaldelse af delegation af beføjelser til og suspension af funktioner for finansielle aktører
Artikel 90 i forordning (EU, Euratom) 2018/1046 finder anvendelse.
Artikel 55
De finansielle aktørers ansvar i tilfælde af ulovlig aktivitet, svig eller korruption
Artikel 91 i forordning (EU, Euratom) 2018/1046 finder anvendelse.
AFDELING 2
Regler for anvisningsberettigede
Artikel 56
Regler for anvisningsberettigede
Artikel 92 i forordning (EU, Euratom) 2018/1046 finder anvendelse.
Artikel 57
Behandling af økonomiske uregelmæssigheder fra en ansats side
Artikel 93 i forordning (EU, Euratom) 2018/1046 finder anvendelse.
AFDELING 3
Regler for regnskabsførere og forskudsbestyrere
Artikel 58
Regler for regnskabsførere
Artikel 94 i forordning (EU, Euratom) 2018/1046 finder anvendelse.
Artikel 59
Regler for forskudsbestyrere
Artikel 95 i forordning (EU, Euratom) 2018/1046 finder anvendelse.
KAPITEL 5
FORVALTNING AF INDTÆGTER
Artikel 60
Betalingsanmodninger
EU-organet forelægger Kommissionen, under betingelser og med intervaller, som aftales med denne, anmodninger om udbetaling af hele eller en del af Unionens årlige bidrag i henhold til artikel 16, stk. 6.
Artikel 61
Behandling af renter
Renter af midler, som Kommissionen har betalt til EU-organet i form af bidrag, overføres ikke til Unionens budget.
Artikel 62
Overslag over fordringer
Artikel 97 i forordning (EU, Euratom) 2018/1046 finder anvendelse.
Artikel 63
Fastlæggelse af fordringer
Artikel 98 i forordning (EU, Euratom) 2018/1046 finder tilsvarende anvendelse.
Artikel 64
Morarenter
Artikel 99 i forordning (EU, Euratom) 2018/1046 finder anvendelse.
Artikel 65
Anvisning af indtægter
Anvisning af indtægter er den handling, hvorved den anvisningsberettigede ved udstedelse af en indtægtsordre giver regnskabsføreren instruks om at inddrive en fordring, som den anvisningsberettigede har fastlagt.
Artikel 66
Reglerne vedrørende inddrivelse
Artikel 101, stk. 1-6, i forordning (EU, Euratom) 2018/1046 finder tilsvarende anvendelse.
Artikel 67
Inddrivelse ved modregning
Artikel 102 i forordning (EU, Euratom) 2018/1046 finder tilsvarende anvendelse.
Artikel 68
Inddrivelsesprocedure ved manglende frivillig betaling
Artikel 103 i forordning (EU, Euratom) 2018/1046 finder anvendelse.
Artikel 69
Henstand med betaling
Artikel 104 i forordning (EU, Euratom) 2018/1046 finder anvendelse.
Artikel 70
Forældelsesfrist
Artikel 105 i forordning (EU, Euratom) 2018/1046 finder tilsvarende anvendelse.
Artikel 71
Specifikke bestemmelser vedrørende gebyrer og afgifter
Hvis EU-organet oppebærer gebyrer eller afgifter, som omhandlet i artikel 6, stk. 3, litra b), medtages der i det samlede programmeringsdokument, jf. artikel 32, et samlet foreløbigt overslag over disse.
Når gebyrerne og afgifterne fuldt ud bestemmes af lovgivning eller beslutninger truffet af bestyrelsen, kan den anvisningsberettigede undlade at udstede indtægtsordrer og udstede debetnotaer, så snart han har fastlagt fordringen. I så fald registreres alle oplysninger om EU-organets fordring. Regnskabsføreren fører en oversigt over alle debetnotaer og angiver nummeret på debetnotaerne og det samlede beløb i EU-organets beretning om den budgetmæssige og økonomiske forvaltning.
Hvis EU-organet anvender et særskilt faktureringssystem, bogfører regnskabsføreren regelmæssigt og mindst en gang om måneden det samlede beløb for modtagne gebyrer og afgifter i regnskaberne.
Generelt leverer EU-organet først tjenesteydelser i henhold til de pålagte opgaver, efter at det tilsvarende gebyr eller den tilsvarende afgift er fuldt ud betalt. I særlige tilfælde kan en tjenesteydelse imidlertid leveres, før det tilsvarende gebyr eller den tilsvarende afgift er betalt. I de tilfælde, hvor en tjenesteydelse er leveret, før det tilsvarende gebyr eller den tilsvarende afgift er betalt, finder artikel 63-70 anvendelse.
KAPITEL 6
FORVALTNING AF UDGIFTER
Artikel 72
Finansieringsafgørelse
1.   Forud for en budgetmæssig forpligtelse skal der foreligge en finansieringsafgørelse. Administrationsbevillingerne kan anvendes uden en forudgående finansieringsafgørelse.
2.   EU-organets årlige og flerårige arbejdsprogrammer i det samlede programmeringsdokument, jf. artikel 32, har værdi af finansieringsafgørelse for så vidt angår de aktiviteter, det omfatter, såfremt de i artikel 32, stk. 2 og 3, fastlagte kriterier er klart identificeret. I en flerårig finansieringsafgørelse angives det, at gennemførelsen af afgørelsen er betinget af disponible bevillinger i de respektive regnskabsår efter vedtagelsen af budgettet eller som fastsat inden for rammerne af ordningen med foreløbige tolvtedele.
3.   Finansieringsafgørelsen skal endvidere medtage følgende oplysninger:
a)
i forbindelse med tilskud: hvilken type ansøgere, forslagsindkaldelsen eller den direkte tildeling er rettet imod, og den samlede budgetbevilling, der er afsat til tilskuddene
b)
i forbindelse med indkøb: den samlede budgetbevilling, der er afsat til indkøb
c)
i forbindelse med priser: hvilke deltagere konkurrencen er rettet imod, den samlede budgetbevilling, der øremærkes til konkurrencen, og en specifik henvisning for priser med en enhedsværdi på 1 000 000 EUR eller mere.
Artikel 73
Forvaltning af udgifter
1.   Enhver udgift omfatter indgåelse af en forpligtelse, fastsættelse af udgiften, anvisning til betaling og betaling.
Ved udløbet af de perioder, der er omhandlet i artikel 75, frigøres den uudnyttede del af de budgetmæssige forpligtelser.
Når den anvisningsberettigede gennemfører transaktioner, sikrer vedkommende, at udgiften er i overensstemmelse med traktaterne, budgettet, denne forordning og andre retsakter, der er vedtaget i henhold til traktaterne, samt med princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning.
2.   Den anvisningsberettigede indgår en budgetmæssig forpligtelse, før vedkommende indgår en retlig forpligtelse over for tredjemand.
Første afsnit finder ikke anvendelse på retlige forpligtelser, der indgås som følge af en erklæring om en krisesituation inden for rammerne af en beredskabsplan i overensstemmelse med de procedurer, som EU-organet har vedtaget.
3.   Den anvisningsberettigede fastsætter udgifter ved at acceptere, at en udgift opføres på EU-organets budget, efter at have tjekket de bilag, der attesterer kreditors adkomst, i overensstemmelse med betingelserne i den retlige forpligtelse, når der foreligger en retlig forpligtelse. Med henblik herpå foretager den ansvarlige anvisningsberettigede sig følgende:
a)
verificerer kreditors adkomst
b)
fastslår eller verificerer fordringens tilstedeværelse og størrelse ved påtegningen »i overensstemmelse med de faktiske forhold«
c)
verificerer, at fordringen er forfalden.
Uanset første afsnit gælder fastsættelsen af udgifter også foreløbige eller endelige rapporter, der ikke er knyttet til en betalingsanmodning, i hvilket tilfælde virkningen for regnskabssystemet er begrænset til det generelle regnskab.
4.   Afgørelsen om fastsættelse kommer til udtryk ved en elektronisk sikret signatur i overensstemmelse med artikel 146 i forordning (EU, Euratom) 2018/1046, der gives af den anvisningsberettigede eller en teknisk kompetent ansat, der er behørigt bemyndiget ved en formel afgørelse truffet af den anvisningsberettigede, eller undtagelsesvist, i tilfælde hvor der benyttes papir, ved et stempel, hvori signaturen indgår.
Med påtegnelsen »i overensstemmelse med de faktiske forhold« certificerer den anvisningsberettigede eller en teknisk kompetent ansat, der er behørigt bemyndiget af den ansvarlige anvisningsberettigede:
a)
for forfinansiering: at de betingelser, der er fastsat i den retlige forpligtelse til betaling af forfinansiering, er opfyldt
b)
for mellemliggende betalinger og betaling af saldoen i kontrakter: at de tjenesteydelser, der er omhandlet i kontrakten, er korrekt leveret, at varerne er korrekt leveret, eller at bygge- og anlægsarbejderne er korrekt udført
c)
for mellemliggende betalinger og betaling af saldoen i tilskudsaftaler: at den foranstaltning eller det arbejdsprogram, som tilskudsmodtageren har gennemført, i alle henseender er i overensstemmelse med tilskudsaftalen, herunder, hvor det er relevant, at de omkostninger, som tilskudsmodtageren har angivet, er støtteberettigede.
I den situation, der er omhandlet i andet afsnit, litra c), anses omkostningsoverslag ikke for at opfylde kriterierne for støtteberettigede omkostninger i artikel 186, stk. 3, i forordning (EU, Euratom) 2018/1046. Samme princip gælder også for foreløbige og endelige rapporter, som ikke er knyttet til en betalingsanmodning.
5.   Med henblik på at anvise udgifter udsteder den anvisningsberettigede efter at have sikret sig, at bevillingerne er til stede, en betalingsordre for at give regnskabsføreren instruks om at betale en udgift, som tidligere er blevet fastsat.
6.   Når der foretages periodisk betaling for leverede tjenesteydelser, herunder udlejningsydelser, eller vareleverancer, kan den anvisningsberettigede afhængig af vedkommendes risikoanalyse give instruks om anvendelse af en direkte debiteringsordning fra en forskudskonto.
Artikel 74
Kategorier af budgetmæssige forpligtelser
1.   Budgetmæssige forpligtelser opdeles i følgende tre kategorier:
a)
specifik: hvis tilskudsmodtageren og udgiftens størrelse er bestemt
b)
samlet: hvis mindst ét af de elementer, der er nødvendige for at identificere en specifik forpligtelse, ikke er bestemt
c)
foreløbig: til at dække løbende administrationsudgifter, for hvilke enten beløbet eller de endelige modtagere ikke er endeligt bestemt.
2.   Budgetmæssige forpligtelser i forbindelse med foranstaltninger, hvis gennemførelse strækker sig over mere end et regnskabsår, kan kun opdeles i årlige trancher over flere regnskabsår, hvis oprettelsesakten eller basisretsakten åbner mulighed herfor, eller hvor de vedrører administrationsudgifter.
3.   En samlet budgetmæssig forpligtelse indgås på grundlag af en finansieringsafgørelse.
Den samlede budgetmæssige forpligtelse indgås senest inden afgørelsen om modtagerne og beløbet træffes, og, når gennemførelsen af de pågældende bevillinger omfatter vedtagelse af et arbejdsprogram, tidligst efter vedtagelsen af programmet.
4.   Den samlede budgetmæssige forpligtelse gennemføres ved indgåelse af en eller flere retlige forpligtelser.
5.   Når der indgås en specifik retlig forpligtelse, der følger af en samlet budgetmæssig forpligtelse, skal den anvisningsberettigede, inden denne underskriver, registrere beløbet i bevillingsregnskabet og afskrive det på den samlede budgetmæssige forpligtelse.
6.   Foreløbige budgetmæssige forpligtelser gennemføres ved indgåelse af en eller flere retlige forpligtelser, der giver ret til senere betalinger. I tilfælde, hvor der er tale om udgifter til personaleforvaltning, kan de dog gennemføres ved direkte betaling.
Artikel 75
Frister for forpligtelser
1.   Uden at det berører artikel 73, stk. 2, og artikel 109, stk. 2, skal retlige forpligtelser, der er knyttet til specifikke budgetmæssige forpligtelser eller foreløbige budgetmæssige forpligtelser, indgås senest den 31. december i år n, idet år n er det år, hvor den budgetmæssige forpligtelse blev indgået.
2.   De samlede budgetmæssige forpligtelser dækker alle omkostninger, som følger af de dertil svarende retlige forpligtelser, der indgås frem til den 31. december i år n+1.
3.   Ved udløbet af de perioder, der er anført i stk. 1 og 2, frigør den anvisningsberettigede den uudnyttede del af disse budgetmæssige forpligtelser.
4.   Ved specifikke og foreløbige budgetmæssige forpligtelser til foranstaltninger, hvis gennemførelse strækker sig over mere end et regnskabsår, fastsættes der, undtagen for personaleudgifter, en frist for indfrielsen i overensstemmelse med betingelserne i de retlige forpligtelser, de vedrører, og under hensyntagen til princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning.
5.   Den del af de budgetmæssige forpligtelser, der ikke er indfriet ved betaling seks måneder efter den endelige frist for indfrielsen, frigøres efter artikel 14.
6.   En budgetmæssig forpligtelse, der ikke har givet anledning til nogen betaling som omhandlet i artikel 76 i en periode på to år efter indgåelsen af den retlige forpligtelse, frigøres, medmindre beløbet vedrører en sag, der pågår for retten eller en voldgiftsinstans, eller hvis der er fastlagt særlige bestemmelser i sektorspecifikke regler.
Artikel 76
Betalingstyper
1.   Regnskabsføreren foretager betalingerne inden for rammerne af de disponible midler.
2.   Det skal dokumenteres, at den til betalingen svarende foranstaltning er i overensstemmelse med kontrakten, aftalen eller basisretsakten, og betalingen skal dække en eller flere af følgende transaktioner:
a)
betaling af hele det skyldige beløb
b)
betaling af det skyldige beløb i form af:
i)
forfinansiering, som stiller likvide midler til rådighed, og som kan opdeles i flere betalinger i overensstemmelse med princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning; en sådan forfinansiering udbetales enten på grundlag af kontrakten, tilskudsaftalen eller basisretsakten eller på grundlag af bilag, som gør det muligt at kontrollere, at betingelserne i den pågældende kontrakt eller aftale er opfyldt
ii)
en eller flere mellemliggende betalinger modsvarende en delvis gennemførelse af foranstaltningen eller kontrakten. Den kan helt eller delvis afslutte forfinansieringen, jf. dog bestemmelserne i basisretsakten
iii)
betaling af saldoen af det skyldige beløb, når foranstaltningen eller kontrakten er fuldstændigt gennemført.
Betalingen af saldoen skal afslutte alle tidligere udgifter. Der skal udstedes en indtægtsordre for at inddrive uudnyttede beløb.
3.   De forskellige typer af betalinger, der er omhandlet i stk. 2, opføres særskilt i budgetregnskabet på betalingstidspunktet.
4.   De regnskabsregler, der er omhandlet i artikel 51, omfatter reglerne for afslutning af forfinansiering i regnskaberne og for anerkendelse af udgifternes støtteberettigelse.
5.   Udbetalinger ved forfinansiering afsluttes regelmæssigt af den ansvarlige anvisningsberettigede efter projektets økonomiske karakter og senest ved projektets afslutning. Afslutningen foretages på grundlag af oplysninger om afholdte omkostninger eller bekræftelse af, at betingelserne for betaling er opfyldt i overensstemmelse med artikel 125 i forordning (EU, Euratom) 2018/1046 som fastsat af den anvisningsberettigede i henhold til nærværende forordnings artikel 73, stk. 3.
I forbindelse med tilskudsaftaler eller kontrakter over 5 000 000 EUR skal den anvisningsberettigede ved hver årsafslutning indhente mindst de oplysninger, der er nødvendige for at kunne beregne et rimeligt skøn over omkostningerne. Disse oplysninger anvendes ikke ved afslutning af forfinansiering, men kan anvendes af den anvisningsberettigede og regnskabsføreren til at opfylde artikel 82, stk. 2, i forordning (EU, Euratom) 2018/1046.
Med henblik på andet afsnit skal der indsættes passende bestemmelser i de indgåede retlige forpligtelser.
Artikel 77
Betalingsfrister
Betaling af udgifter skal finde sted i overensstemmelse med artikel 116 i forordning (EU, Euratom) 2018/1046 og inden for de i artiklen fastsatte tidsfrister.
KAPITEL 7
DEN INTERNE REVISOR
Artikel 78
Udnævnelse af den interne revisor samt dennes beføjelser og opgaver
1.   Hvert EU-organ skal have en intern revisionsfunktion, der skal udøves under overholdelse af de relevante internationale standarder.
2.   Den interne revision varetages af Kommissionens interne revisor. Den interne revisor kan hverken være anvisningsberettiget eller regnskabsfører for EU-organet eller for Kommissionen.
3.   Den interne revisor rådgiver EU-organet med hensyn til risikostyring ved at afgive uafhængige udtalelser om forvaltnings- og kontrolsystemernes kvalitet og ved at fremsætte henstillinger til forbedring af betingelserne for transaktionernes gennemførelse og til fremme af en forsvarlig økonomisk forvaltning
Den interne revisor har navnlig til opgave:
a)
at vurdere, om de interne forvaltningssystemer er hensigtsmæssige og effektive, og i hvilket omfang tjenestegrenene har formået at gennemføre programmer og foranstaltninger set i relation til de dermed forbundne risici
b)
at vurdere produktiviteten og effektiviteten af de interne kontrol- og revisionssystemer, der anvendes på hver budgetgennemførelsestransaktion i EU-organets budget.
4.   Den interne revisors hverv dækker alle EU-organets aktiviteter og tjenestegrene. Vedkommende har fuldstændig og ubegrænset adgang til alle oplysninger, der er nødvendige for udførelsen af vedkommendes hverv, om nødvendigt på stedet og herunder også i medlemsstaterne og i tredjelande.
5.   Den interne revisor gør sig bekendt med den konsoliderede årlige aktivitetsrapport fra den anvisningsberettigede og med de øvrige nævnte oplysninger.
6.   Den interne revisor aflægger beretning til bestyrelsen og direktøren for EU-organet om resultatet af sine undersøgelser og anfører heri eventuelle henstillinger. EU-organet sørger for, at henstillinger på baggrund af revisionsarbejdet følges op.
7.   Den interne revisor aflægger også rapport i følgende tilfælde:
a)
der er ikke taget stilling til alvorlige risici og henstillinger
b)
der er store forsinkelser i gennemførelsen af en række henstillinger fra de tidligere år.
Bestyrelsen eller, hvis oprettelsesakten åbner mulighed herfor, forretningsudvalget samt direktøren sikrer regelmæssig kontrol med gennemførelsen af revisorens henstillinger. Bestyrelsen eller, hvis oprettelsesakten åbner mulighed herfor, forretningsudvalget kontrollerer de i artikel 48, stk. 1, litra a), omhandlede oplysninger, og hvorvidt henstillingerne gennemføres fuldstændigt og rettidigt.
Hvert EU-organ undersøger, om henstillingerne i den interne revisors beretninger er egnet til udveksling af bedste praksis med de øvrige EU-organer.
8.   EU-organet gør kontaktoplysningerne for den interne revisor tilgængelige for alle fysiske og juridiske personer, der er involveret i forvaltning af udgifter, med henblik på fortrolig kontakt til den interne revisor.
9.   Den interne revisors beretninger og konklusioner gøres først tilgængelige for offentligheden, når den interne revisor har godkendt de foranstaltninger, der er iværksat til gennemførelse af beretningerne og konklusionerne.
Artikel 79
Den interne revisors uafhængighed
1.   Den interne revisor foretager sin revision i fuldstændig uafhængighed. Kommissionen fastsætter særlige regler for den interne revisor, der sikrer den interne revisor fuldstændig uafhængighed under udøvelsen af sit hverv og bestemmer dennes ansvarsområde.
2.   Den interne revisor må hverken modtage instrukser eller pålægges begrænsninger for så vidt angår udførelsen af de funktioner, som vedkommende ved sin udnævnelse er overdraget i medfør af finansforordningen.
Artikel 80
Oprettelse af den interne revisionsfunktion
1.   Bestyrelsen eller, hvis oprettelsesakten åbner mulighed herfor, forretningsudvalget kan under behørig hensyntagen til omkostningseffektivitet og merværdi oprette en intern revisionsfunktion, der udfører sine opgaver under overholdelse af de relevante internationale standarder.
Formålet med den interne revisionsfunktion samt dens bemyndigelse og ansvar fastsættes i det interne revisionscharter og godkendes af bestyrelsen eller, hvis oprettelsesakten åbner mulighed herfor, forretningsudvalget.
Den interne revisionsfunktions årlige revisionsplan udarbejdes af chefen for den interne revisionsfunktion, bl.a. under hensyntagen til direktørens vurdering af EU-organets risici.
Den gennemgås og godkendes af bestyrelsen eller, hvis oprettelsesakten åbner mulighed herfor, forretningsudvalget.
Den interne revisionsfunktion aflægger rapport til bestyrelsen og direktøren om resultatet af sine undersøgelser og anfører heri eventuelle henstillinger.
2.   Såfremt et EU-organs interne revisionsfunktion ikke er omkostningseffektiv eller ikke formår at overholde de internationale standarder, kan EU-organet beslutte at dele en intern revisionsfunktion med andre EU-organer, der arbejder inden for samme politikområde.
I disse tilfælde træffer bestyrelsen eller, hvis oprettelsesakten åbner mulighed herfor, forretningsudvalget for de berørte EU-organer aftale om de praktiske aspekter vedrørende den delte revisionsfunktion.
3.   Aktørerne inden for den interne revision samarbejder effektivt ved hjælp af informationsudveksling og revisionsberetninger og i givet fald ved udarbejdelse af fælles risikovurderinger og fælles revisioner.
Bestyrelsen eller, hvis oprettelsesakten åbner mulighed for det, forretningsudvalget samt direktøren sikrer regelmæssig kontrol med gennemførelsen af revisorens henstillinger.
AFSNIT V
FÆLLES BESTEMMELSER
Artikel 81
Former for bidrag fra EU-organer
1.   Bidrag fra EU-organer medvirker til at opnå et bestemt af Unionens politiske mål og bestemte resultater og kan antage en af følgende former:
a)
finansiering, som ikke er knyttet til de pågældende transaktioners omkostninger, og som baseres på:
i)
opfyldelse af betingelser i sektorspecifikke regler eller Kommissionens afgørelser eller
ii)
opnåelse af resultater målt i forhold til tidligere fastsatte delmål eller ved hjælp af performanceindikatorer
b)
godtgørelse af faktisk afholdte støtteberettigede udgifter
c)
enhedsomkostninger, som dækker alle eller visse specifikke kategorier af støtteberettigede omkostninger, som er klart fastlagt på forhånd med henvisning til et beløb pr. enhed
d)
faste beløb, som samlet set dækker alle eller visse specifikke kategorier af støtteberettigede omkostninger, som er klart fastlagt på forhånd
e)
finansiering efter fast takst, som dækker specifikke kategorier af støtteberettigede omkostninger, som er klart fastlagt på forhånd med henvisning til en procentsats
f)
en kombination af de i litra a)-e) omhandlede former.
Bidrag fra EU-organer i henhold til dette stykkes første afsnit, litra c), d) og e), fastsættes i overensstemmelse med artikel 181 i forordning (EU, Euratom) 2018/1046 eller sektorspecifikke regler. Bidrag fra EU-organer i henhold til dette stykkes første afsnit, litra a), fastsættes i overensstemmelse med artikel 181 i forordning (EU, Euratom) 2018/1046, sektorspecifikke regler eller Kommissionens afgørelser.
2.   Ved fastlæggelsen af den passende bidragsform tages der i videst mulige omfang hensyn til de potentielle modtageres interesser og regnskabsmetoder.
3.   Den ansvarlige anvisningsberettigede rapporterer i den årlige aktivitetsrapport, der er omhandlet i artikel 48, om finansiering, der ikke er knyttet til omkostninger i medfør af nærværende artikels stk. 1, første afsnit, litra a) og f).
Artikel 82
Gensidig tillid til vurderinger
Artikel 126 i forordning (EU, Euratom) 2018/1046 finder tilsvarende anvendelse.
Artikel 83
Gensidig tillid til revisioner
Artikel 127 i forordning (EU, Euratom) 2018/1046 finder anvendelse.
Artikel 84
Anvendelse af allerede tilgængelige oplysninger
Artikel 128 i forordning (EU, Euratom) 2018/1046 finder anvendelse.
Artikel 85
Samarbejde om beskyttelse af Unionens finansielle interesser
Artikel 129 i forordning (EU, Euratom) 2018/1046 finder tilsvarende anvendelse.
Artikel 86
Oplysninger til Kommissionen om tilfælde af svig og andre økonomiske uregelmæssigheder
EU-organet underretter uden ophold Kommissionen om tilfælde af formodet svig og andre økonomiske uregelmæssigheder, uden at det berører dets forpligtelser i henhold til artikel 8, stk. 1, i forordning (EU, Euratom) nr. 883/2013 og artikel 24, stk. 1, i forordning (EU) 2017/1939.
Det underretter desuden Kommissionen om eventuelle afsluttede eller igangværende undersøgelser fra Den Europæiske Anklagemyndigheds eller Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svigs side og om eventuelle revisioner eller kontroller udført af Revisionsretten eller Den Interne Revisionstjeneste, uden at fortroligheden i forbindelse med undersøgelserne bringes i fare.
Hvis der er mulighed for, at Kommissionens ansvar for gennemførelsen af Unionens budget berøres, eller i situationer, som indebærer en potentielt alvorlig omdømmemæssig risiko for Unionen, underretter Den Europæiske Anklagemyndighed og/eller Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig hurtigst muligt Kommissionen om igangværende eller afsluttede undersøgelser, uden at fortroligheden og effektiviteten bringes i fare.
Artikel 87
System for tidlig opdagelse og udelukkelse
Afsnit V, kapitel 2, afdeling 2, i forordning (EU, Euratom) 2018/1046 finder anvendelse.
Artikel 88
Regler om procedurer, forvaltning og e-forvaltning
Kapitel 2, afdeling 1 og 3, og afsnit V, kapitel 3, i forordning (EU, Euratom) 2018/1046 finder tilsvarende anvendelse.
AFSNIT VI
UDBUD OG KONCESSIONER
Artikel 89
Fælles bestemmelser
For så vidt angår indgåelse af offentlige kontrakter finder afsnit VII i forordning (EU, Euratom) 2018/1046 og bilag I hertil anvendelse, jf. dog artikel 90.
EU-organet kan på anmodning deltage som ordregivende myndighed i tildelingen af Kommissionens kontrakter eller interinstitutionelle kontrakter og i tildelingen af andre EU-organers kontrakter.
Artikel 90
Udbudsprocedurer
EU-organet kan indgå en serviceleveranceaftale, jf. artikel 43, stk. 2, uden at anvende procedurer for indgåelse af offentlige indkøbsaftaler.
EU-organet kan anvende fælles udbudsprocedurer med ordregivende myndigheder i værtsmedlemsstaten for at dække sine administrative behov. I så fald finder artikel 165 i forordning (EU, Euratom) 2018/1046 anvendelse.
AFSNIT VII
TILSKUD OG PRISER
Artikel 91
Tilskud
Hvis EU-organet kan yde tilskud i overensstemmelse med oprettelsesakten eller ved delegation fra Kommissionen i henhold til artikel 62, stk. 1, litra c), nr. iv), i forordning (EU, Euratom) 2018/1046, finder de relevante bestemmelser i afsnit VIII i forordning (EU, Euratom) 2018/1046 anvendelse.
Artikel 92
Priser
Hvis EU-organet kan tildele priser i overensstemmelse med oprettelsesakten eller ved delegation fra Kommissionen i henhold til artikel 62, stk. 1, litra c), nr. iv), i forordning (EU, Euratom) 2018/1046, finder de relevante bestemmelser i afsnit IX i forordning (EU, Euratom) 2018/1046 anvendelse.
AFSNIT VIII
ANDRE INSTRUMENTER TIL BUDGETGENNEMFØRELSE
Artikel 93
Aflønnede eksterne eksperter
Artikel 237 i forordning (EU, Euratom) 2018/1046 finder tilsvarende anvendelse.
Artikel 94
Ulønnede eksperter
Artikel 238 i forordning (EU, Euratom) 2018/1046 finder tilsvarende anvendelse.
Artikel 95
Medlemsgebyrer og andre betalinger af kontingenter
Artikel 239 i forordning (EU, Euratom) 2018/1046 finder tilsvarende anvendelse.
Artikel 96
Andre instrumenter
Artikel 240 i forordning (EU, Euratom) 2018/1046 finder tilsvarende anvendelse.
AFSNIT IX
ÅRSREGNSKABER OG ANDRE FORMER FOR REGNSKABSAFLÆGGELSE
KAPITEL 1
ÅRSREGNSKABER
AFDELING 1
Regnskabsregler
Artikel 97
Regnskabernes struktur
EU-organets årsregnskaber skal udarbejdes for hvert regnskabsår, der begynder den 1. januar og slutter den 31. december. Disse regnskaber skal bestå af følgende:
a)
EU-organets årsregnskab
b)
beretninger om EU-organets budgetgennemførelse.
Artikel 98
Årsregnskaber
1.   Regnskaberne opstilles i euro og i overensstemmelse med de regnskabsregler, der er omhandlet i denne forordnings artikel 51, og skal bestå af:
a)
balancen, der viser alle aktiver og passiver samt den finansielle stilling pr. 31. december i det foregående regnskabsår
b)
resultatopgørelsen, der viser det økonomiske resultat for det foregående regnskabsår
c)
pengestrømsopgørelsen, der viser regnskabsårets indbetalinger og udbetalinger og den endelige likviditetssaldo
d)
opgørelsen over bevægelser på nettoaktiver med en oversigt over bevægelser på reserver i løbet af året og de kumulerede resultater.
2.   Årsregnskaberne skal indeholde oplysninger, herunder oplysninger om regnskabspolitik, på en måde, der sikrer, at oplysningerne er relevante, pålidelige, sammenlignelige og forståelige.
3.   Noterne til regnskabet skal indeholde supplerende oplysninger om og bemærkninger til oplysningerne i de regnskaber, der er omhandlet i denne artikels stk. 1, og give alle de yderligere oplysninger, der foreskrives i de regnskabsregler, der er omhandlet i denne forordnings artikel 51 og i internationalt anerkendt regnskabspraksis, når disse oplysninger er relevante for EU-organets virksomhed.
Noterne skal som minimum indeholde følgende:
a)
regnskabsprincipper, -regler og -metoder
b)
forklarende noter med yderligere oplysninger, der ikke findes i selve regnskabet, men som er nødvendige for at give et retvisende billede af regnskaberne.
4.   Regnskabsføreren foretager efter regnskabsårets udløb og frem til fremsendelsen af det almindelige regnskab sådanne korrektioner, som uden at medføre udbetalinger eller indbetalinger med virkning for det pågældende år, er nødvendige for et korrekt og retvisende billede af de pågældende regnskaber.
Artikel 99
Beretninger om budgetgennemførelsen
1.   Beretningerne om budgetgennemførelsen opstilles i euro og skal være sammenlignelige år for år. De omfatter:
a)
beretninger, der sammenfatter alle budgettransaktioner i regnskabsåret med hensyn til indtægter og udgifter
b)
forklarende noter, der indeholder supplerende oplysninger om og bemærkninger til de i beretningerne indeholdte oplysninger.
2.   Beretningerne om budgetgennemførelsen opstilles efter samme struktur, som er anvendt i EU-organets budget.
3.   Beretningerne om budgetgennemførelsen indeholder:
a)
oplysninger om indtægter, navnlig ændringer i indtægtsoverslagene, indtægterne og de konstaterede fordringer
b)
oplysninger, der viser ændringer i de samlede disponible forpligtelses- og betalingsbevillinger
c)
oplysninger om, hvordan de samlede disponible forpligtelses- og betalingsbevillinger er udnyttet
d)
oplysninger, der viser de udestående forpligtelser, de forpligtelser, som er fremført fra det foregående regnskabsår, og de forpligtelser, som er indgået i løbet af regnskabsåret.
4.   Budgetresultatet består af differencen mellem:
a)
de samlede oppebårne indtægter i det pågældende regnskabsår
b)
de samlede betalinger foretaget over det pågældende regnskabsårs bevillinger, med tillæg af bevillinger for samme regnskabsår, der er fremført.
Den difference, der er omhandlet i første afsnit, forhøjes eller nedsættes dels med nettobeløbet for bortfaldne bevillinger fremført fra tidligere regnskabsår, dels med:
a)
overskridelser — i form af betalinger — af ikke-opdelte bevillinger fremført fra forudgående regnskabsår, såfremt disse overskridelser skyldes udsving i eurokurserne
b)
nettoresultatet af kursgevinster og kurstab i løbet af regnskabsåret, såvel realiserede som ikkerealiserede.
Artikel 100
Bilag
Hver postering i regnskaberne skal være baseret på passende bilag i overensstemmelse med denne forordnings artikel 47.
AFDELING 2
Tidsplan for årsregnskaber
Artikel 101
Foreløbige regnskaber
1.   EU-organets regnskabsfører sender senest den 1. marts efter det afsluttede regnskabsår sit foreløbige årsregnskab til Kommissionens regnskabsfører og Revisionsretten.
2.   EU-organets regnskabsfører sender tillige senest den 1. marts efter det afsluttede regnskabsår de regnskabsoplysninger, som er nødvendige med henblik på konsolideringen, til Kommissionens regnskabsfører på den måde og i det format, der fastlægges af sidstnævnte.
Artikel 102
Godkendelse af det endelige årsregnskab
1.   I henhold til artikel 246 i forordning (EU, Euratom) 2018/1046 fremsætter Revisionsretten senest den 1. juni sine bemærkninger til EU-organets foreløbige årsregnskab.
2.   EU-organets regnskabsfører sender senest den 15. juni de regnskabsoplysninger, som er nødvendige med henblik på opstilling af det endelige konsoliderede årsregnskab, til Kommissionens regnskabsfører på den måde og i det format, der fastlægges af Kommissionen.
3.   Efter modtagelse af Revisionsrettens bemærkninger vedrørende EU-organets foreløbige regnskab udarbejder regnskabsføreren EU-organets endelige årsregnskab, jf. denne forordnings artikel 49. Direktøren fremsender årsregnskabet til bestyrelsen, som derpå afgiver en udtalelse.
4.   Direktøren sender senest den 1. juli i det følgende regnskabsår det endelige årsregnskab og bestyrelsens udtalelse til Kommissionens regnskabsfører, Revisionsretten, Europa-Parlamentet og Rådet.
5.   EU-organets regnskabsfører sender ligeledes en forvaltningserklæring, der dækker dette endelige årsregnskab, til Revisionsretten med kopi til Kommissionens regnskabsfører. Forvaltningserklæringen udarbejdes på samme dato som det endelige årsregnskab for EU-organet.
Det endelige årsregnskab ledsages af en note fra regnskabsføreren, hvori sidstnævnte erklærer, at det endelige årsregnskab er udfærdiget i overensstemmelse med dette afsnit og med de gældende regnskabsmæssige principper, regler og metoder.
Et link til de sider på hjemmesiden, hvor EU-organets endelige årsregnskab offentliggøres, offentliggøres i 
Den Europæiske Unions Tidende
 senest den 15. november i det følgende år.
6.   Direktøren fremsender senest den 30. september efter det afsluttede regnskabsår et svar til Revisionsretten på de bemærkninger, som denne har fremsat i forbindelse med sin årsberetning. Direktørens svar sendes samtidig til Kommissionen.
KAPITEL 2
BUDGETRAPPORTERING OG ANDRE FORMER FOR REGNSKABSAFLÆGGELSE
Artikel 103
Årlig beretning om den budgetmæssige og økonomiske forvaltning
1.   Hvert EU-organ udarbejder en beretning om den budgetmæssige og økonomiske forvaltning i regnskabsåret.
2.   Direktøren sender senest den 31. marts efter det afsluttede regnskabsår beretningen til Europa-Parlamentet, Rådet, Kommissionen og Revisionsretten.
3.   Den i stk. 2 omhandlede beretning skal mindst redegøre for udnyttelsesgraden for bevillingerne, både i absolutte tal og angivet som procentdele, og indeholde kortfattede oplysninger om bevillingsoverførsler mellem de forskellige budgetkonti.
AFSNIT X
EKSTERN REVISION, DECHARGE OG BEKÆMPELSE AF SVIG
Artikel 104
Ekstern revision
1.   En uafhængig ekstern revisor skal bekræfte, at EU-organets årsregnskaber giver et korrekt billede af EU-organets indtægter, udgifter og finansielle stilling, inden konsolideringen i Kommissionens endelige årsregnskab.
Medmindre andet er bestemt i oprettelsesakten, udarbejder Revisionsretten en særlig årsberetning om EU-organet i overensstemmelse med kravene i artikel 287, stk. 1, i traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde.
Revisionsretten tager i forbindelse med udarbejdelsen af denne beretning hensyn til det revisionsarbejde, der er udført af de uafhængige eksterne revisorer, der er omhandlet i første afsnit, og de foranstaltninger, der er truffet som reaktion på revisorernes konklusioner.
2.   EU-organet sender sit endeligt vedtagne årsregnskab til Revisionsretten. EU-organet underretter så snart som muligt Revisionsretten om alle beslutninger og foranstaltninger, som det træffer i henhold til artikel 10, 14, 19 og 23.
3.   Revisionsrettens revision udføres i henhold til artikel 254-259 i forordning (EU, Euratom) 2018/1046.
Artikel 105
Tidsplan for dechargeproceduren
1.   Efter henstilling fra Rådet meddeler Europa-Parlamentet inden den 15. maj i år n+2, medmindre andet er fastsat i oprettelsesakten, direktøren decharge for gennemførelsen af budgettet for regnskabsåret n. Direktøren underretter bestyrelsen om Europa-Parlamentets bemærkninger i den beslutning, der ledsager afgørelsen om decharge.
2.   Hvis den frist, der er nævnt i stk. 1, ikke kan overholdes, oplyser Europa-Parlamentet eller Rådet direktøren om årsagerne til, at afgørelsen har måttet udsættes.
3.   Hvis Europa-Parlamentet udsætter afgørelsen om decharge, bestræber direktøren sig på i samarbejde med bestyrelsen snarest muligt at træffe foranstaltninger, der kan fjerne eller gøre det lettere at fjerne hindringerne for denne afgørelse.
Artikel 106
Dechargeproceduren
1.   Dechargeafgørelsen omfatter regnskaberne over alle EU-organets indtægter og udgifter, den heraf følgende saldo og EU-organets aktiver og passiver som opført på balancen.
2.   Med henblik på at meddele decharge gennemgår Europa-Parlamentet næst efter Rådet EU-organets regnskaber, årsregnskabet og balancen. Europa-Parlamentet gennemgår også Revisionsrettens årsberetning med tilhørende svar fra direktøren for EU-organet samt de af Revisionsrettens særberetninger, der er relevante for det pågældende regnskabsår, og Revisionsrettens erklæring om regnskabernes rigtighed og de underliggende transaktioners lovlighed og formelle rigtighed.
3.   Direktøren kan af Europa-Parlamentet blive anmodet om at forelægge alle de oplysninger, der er nødvendige for, at dechargeproceduren vedrørende det pågældende regnskabsår kan forløbe tilfredsstillende, jf. også artikel 261, stk. 3, i forordning (EU, Euratom) 2018/1046.
Artikel 107
Opfølgende foranstaltninger
1.   Direktøren træffer alle egnede foranstaltninger til at efterkomme bemærkningerne i Europa-Parlamentets afgørelse om decharge samt de kommentarer, der ledsager Rådets henstilling om decharge.
2.   Efter anmodning fra Europa-Parlamentet eller Rådet aflægger direktøren beretning om, hvilke foranstaltninger vedkommende har truffet på baggrund af disse bemærkninger og kommentarer. Direktøren fremsender en kopi heraf til Kommissionen og Revisionsretten.
Artikel 108
Kommissionens, Revisionsrettens og OLAF's kontrol på stedet
1.   EU-organet giver Kommissionens personale og andre personer, som den har godkendt, samt Revisionsretten adgang til dets kontorlokaler og alle relevante oplysninger, herunder i elektronisk form, i det omfang det er nødvendigt for at udføre deres revisioner.
2.   Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig kan udføre undersøgelser, herunder kontrol og inspektion på stedet i henhold til de bestemmelser og procedurer, der er fastlagt i forordning (EU, Euratom) nr. 883/2013 og Rådets forordning (Euratom, EF) nr. 2185/96 
(
10
)
 med henblik på at fastslå, om der er tale om svig, korruption eller andre ulovlige aktiviteter, der påvirker Unionens finansielle interesser.
AFSNIT XI
ADMINISTRATIONSBEVILLINGER
Artikel 109
Administrationsbevillinger
1.   Administrationsbevillinger er ikke-opdelte bevillinger.
2.   Administrationsudgifter i medfør af kontrakter, der dækker perioder på mere end et regnskabsår, enten i overensstemmelse med lokal sædvane, eller fordi der er tale om levering af udstyr, konteres EU-organets budget for det regnskabsår, hvori de afholdes.
3.   Udgifter, der ifølge retlige eller kontraktlige bestemmelser skal betales forud, kan fra den 1. december give anledning til betaling, der konteres bevillingerne for det følgende regnskabsår. I så fald finder det i artikel 11, stk. 2, omhandlede loft ikke anvendelse.
Artikel 110
Særlige bestemmelser vedrørende byggeprojekter
Artikel 266 og 267 i forordning (EU, Euratom) 2018/1046 finder anvendelse.
AFSNIT XII
OVERGANGSBESTEMMELSER OG AFSLUTTENDE BESTEMMELSER
Artikel 111
Europa-Parlamentets, Rådets og Kommissionens anmodninger om oplysninger
Europa-Parlamentet, Rådet og Kommissionen har ret til at indhente alle relevante oplysninger og forklaringer fra EU-organet vedrørende budgetspørgsmål, der henhører under deres respektive kompetenceområder.
Artikel 112
Vedtagelse af EU-organets nye finansforordning
Hvert af de organer, der er omhandlet i artikel 70 i forordning (EU, Euratom) 2018/1046, vedtager nye finansielle regler senest den 1. juli 2019 eller under alle omstændigheder senest seks måneder efter den dato, hvor organet er omfattet af nævnte forordnings artikel 70 som følge af tildelingen af et bidrag over det almindelige budget. Frem til de nye finansielle reglers anvendelsesdato finder EU-organets gældende finansielle regler anvendelse. EU-organet offentliggør sine finansielle regler på sin hjemmeside.
Artikel 113
Ophævelse
Delegeret forordning (EU) nr. 1271/2013 ophæves med virkning fra den 1. januar 2019. Nævnte forordnings artikel 32 og 47 anvendes dog fortsat indtil den 31. december 2019.
Artikel 114
Ikrafttræden
Denne forordning træder i kraft dagen efter offentliggørelsen i 
Den Europæiske Unions Tidende
. Den anvendes fra den 1. januar 2019. Artikel 32 og 48 anvendes dog fra den 1. januar 2020.
Denne forordning er bindende i alle enkeltheder og gælder umiddelbart i hver medlemsstat.
Udfærdiget i Bruxelles, den 18. december 2018.
På Kommissionens vegne
Jean-Claude JUNCKER
Formand
(
1
)
  
            
EUT L 193 af 30.7.2018, s. 1
.
(
2
)
  Kommissionens delegerede forordning (EU) nr. 1271/2013 af 30. september 2013 om rammefinansforordningen for de organer, der er omhandlet i artikel 208 i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 (
EUT L 328 af 7.12.2013, s. 42
).
(
3
)
  Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 af 25. oktober 2012 om de finansielle regler vedrørende Unionens almindelige budget og om ophævelse af Rådets forordning (EF, Euratom) nr. 1605/2002 (
EUT L 298 af 26.10.2012, s. 1
).
(
4
)
  Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU, Euratom) nr. 883/2013 af 11. september 2013 om undersøgelser, der foretages af Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig (OLAF) og om ophævelse af Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 1073/1999 og Rådets forordning (Euratom) nr. 1074/1999 (
EUT L 248 af 18.9.2013, s. 1
).
(
5
)
  Rådets forordning (EU) 2017/1939 af 12. oktober 2017 om gennemførelse af et forstærket samarbejde om oprettelse af Den Europæiske Anklagemyndighed (»EPPO«) (
EUT L 283 af 31.10.2017, s. 1
).
(
6
)
  Kommissionens delegerede forordning (EU) nr. 1268/2012 af 29. oktober 2012 om gennemførelsesbestemmelser til Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 om de finansielle regler vedrørende Unionens almindelige budget (
EUT L 362 af 31.12.2012, s. 1
).
(
7
)
  Rådets forordning (EØF, Euratom) nr. 1182/71 af 3. juni 1971 om fastsættelse af regler om tidsfrister, datoer og tidspunkter (
EFT L 124 af 8.6.1971, s. 1
).
(
8
)
  Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2018/1725 af 23. oktober 2018 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger i Unionens institutioner, organer, kontorer og agenturer og om fri udveksling af sådanne oplysninger og om ophævelse af forordning (EF) nr. 45/2001 og afgørelse nr. 1247/2002/EF (EØS-relevant tekst) (
EUT L 295 af 21.11.2018, s. 39
).
(
9
)
  Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger og om ophævelse af direktiv 95/46/EF (generel forordning om databeskyttelse) (EØS-relevant tekst) (
EUT L 119 af 4.5.2016, s. 1
).
(
10
)
  Rådets forordning (Euratom, EF) nr. 2185/96 af 11. november 1996 om Kommissionens kontrol og inspektion på stedet med henblik på beskyttelse af De Europæiske Fællesskabers finansielle interesser mod svig og andre uregelmæssigheder (
EFT L 292 af 15.11.1996, s. 2
).

Summary:
Rammefinansforordning for decentraliserede reguleringsagenturer
RESUMÉ AF:
Delegeret forordning (EU) 2019/715 om rammefinansforordningen for de organer, der er nedsat i henhold til TEUF og Euratomtraktaten og omhandlet i artikel 70 i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU, Euratom) 2018/1046
HVAD ER FORMÅLET MED FORORDNINGEN?
Den fastlægger de vigtigste finansielle regler for 
Den Europæiske Unions
 (EU) organer, der er omhandlet i artikel 70 forordning (EU, Euratom) 
2018/1046
 — se 
resumé
. Disse organer er primært 
decentraliserede agenturer
1
 (også omtalt som reguleringsagenturer), der er nedsat i henhold til EU’s 
traktater
, og som er juridiske personer og modtager EU-midler. For at være omfattet af denne 
Europa-Kommissionens
 delegerede forordning skal den 
forordning
 udstedt af 
Europa-Parlamentets
 og 
Rådet for den Europæiske Unions
, som opretter det pågældende EU-organ, henvise til artikel 70 i finansforordningen.
Hvert enkelt af sådanne EU-organer vedtager egne finansielle regler i overensstemmelse med Kommissionens delegerede forordning (EU) 2019/715. Det må kun afvige fra reglerne i den 
delegerede forordning
 på grund af specifikke behov, og hvis der er opnået forudgående samtykke fra Kommissionen.
HOVEDPUNKTER
Alle EU-organer, som er omfattet af denne Kommissionens delegerede forordning, skal overholde følgende 
budgetprincipper
.
Enhed og et realistisk budget:
 
for hvert regnskabsår angiver og godkender organets budget indtægter og udgifter, der skønnes nødvendige for dets arbejde
enhver indtægt og udgift konteres en budgetpost
ingen forpligtelse må overstige de bevillinger, der er godkendt i budgettet.
Etårighed:
 
budgettets regnskabsår begynder den 1. januar og slutter den 31. december hvert år
der gælder særlige regler for behandling af 
forpligtelses-
2
 og 
betalings-
3
 
bevillinger
hvis budgettet ikke er vedtaget ved regnskabsårets begyndelse, fastsættes et loft for månedlige betalinger svarende til en tolvtedel af det tilsvarende beløb i det foregående års budget.
Balance:
 
der skal være balance mellem indtægter og udgifter
organet må ikke optage lån inden for rammerne af sit budget
ikke anvendte midler, som er modtaget fra 
EU-budgettet
, skal betales tilbage til Kommissionen.
Regningsenhed:
 
budgettet opstilles og gennemføres i 
euro
, og det samme gælder for regnskaberne
regler fastlægger, hvordan øvrige valutaer skal omregnes til euro.
Bruttoopgørelse:
 
de samlede indtægter skal dække de samlede betalinger
alle indtægter og udgifter skal angives fuldstændigt og uden uden indbyrdes modregning
særlige regler gælder for indtægter afhængigt af, om de er genereret eksternt eller internt.
Specificering:
 
bevillinger fordeles på budgettitel, -kapitel, -artikel og -konto
direktøren kan overføre bevillinger fra en budgettitel eller et budgetkapitel til en anden/et andet i henhold til visse betingelser.
Forsvarlig økonomisk forvaltning og performance:
 
betalinger skal overholde principperne om sparsommelighed, produktivitet og effektivitet
betalinger skal fokusere på performance og tage hensyn til mål for programmer og aktiviteter og indikatorer til at måle fremgang
benchmarking omfatter en gennemgang af organets horisontale tjenesters effektivitet og en cost-benefit-analyse af at være fælles om tjenester eller overføre dem fuldstændigt til et andet EU-organ eller Kommissionen
programmer og aktiviteter, der giver anledning til betydelige udgifter, skal være genstand for 
forudgående
 (baseret på overslag) og 
retrospektive
 (baseret på resultaterne) evalueringer.
Intern kontrol af budgetgennemførsel
 
gælder for alle forvaltningsniveauer
har til formål at opnå rimelig sikkerhed for:
effektivitet, produktivitet og sparsommelighed i transaktionerne
pålidelig rapportering
beskyttelse af aktiver og oplysninger
forebyggelse, opdagelse, korrektion af og opfølgning på svig og uregelmæssigheder
tilfredsstillende styring af risiciene i forbindelse med de underliggende transaktioner.
Gennemsigtighed:
 
en oversigt over organets budget og eventuelle ændringsbudgetter offentliggøres i 
Den Europæiske Unions Tidende
 senest tre måneder efter vedtagelse
organet offentliggør på sin hjemmeside budgettet, stillingsfortegnelsen, antal medarbejdere og udstationerede nationale eksperter og sender oplysningerne til Europa-Parlamentet, Rådet, 
Den Europæiske Revisionsret
 og Kommissionen senest fire uger efter vedtagelse
organet oplyser detaljeret om modtagere af EU-finansiering på sin hjemmeside
af hensyn til interessekonflikter offentliggør organet hvert år interesseerklæringer for sin bestyrelse på sin hjemmeside.
Regler om fastlæggelse og strukturering af budgeterklæringen.
Organet sender et 
 udkast til samlet programmeringsdokument
 til Kommissionen, Europa-Parlamentet og Rådet senest den 31. januar hvert år. Dette indeholder oplysninger, som strækker sig fra arbejdsprogrammer og budgetoverslag til opbygning af politikdetaljer.
Kommissionen vedtager, efter input fra Europa-Parlamentet og Rådet, udkastet til budget. Dette bliver endeligt, når det overordnede EU-budget vedtages.
Organets budget skal indeholde separate erklæringer om indtægter og udgifter og antal medarbejdere.
Forordningen
 fastlægger, at:
de 
 anvisningsberettigedes og regnskabsføreres
 
opgaver
 er 
adskilte og indbyrdes uforenelige
, og de har hver især de nødvendige ressourcer til at udføre deres opgaver
direktøren
 udøver 
funktionen som anvisningsberettiget
, hvilket omfatter:
at indtægter og udgifter afholdes i overensstemmelse med forsvarlig økonomisk forvaltning
at indføre organisationsstrukturen og interne kontrolsystemer
at udføre 
forudgående
 og eventuelt 
efterfølgende
 kontroller
at benytte papirbaserede eller elektroniske systemer til opbevaring af originale bilag knyttet til budgettet i mindst fem år
årligt at rapportere til bestyrelsen ved at fremsende en detaljeret konsolideret årlig aktivitetsrapport
bestyrelsen
 udnævner en uafhængig 
regnskabsfører
, som er ansvarlig for:
korrekt gennemførelse af betalinger, inkassering af indtægter og inddrivelse af skyldige beløb
udarbejdelse og forelæggelse af regnskabet og regnskabsføring
udformning og godkendelse af regnskabssystemerne og, når det er relevant, dem som den anvisningsberettigede har udformet.
Følgende 
regler for udgifter
 gælder:
alle udgifter skal forpligtes, fastsættes, godkendes og betales
budgetforpligtelser
 opdeles i følgende tre kategorier:
specifik, hvis modtageren og udgiftens størrelse er bestemt
samlet, hvis enten modtager eller beløb ikke er bestemt
foreløbig til at dække løbende administrationsudgifter, for hvilke enten beløbet eller de endelige modtagere ikke er endeligt bestemt
forpligtelser
 er underlagt 
tidsfrister
betalinger
 forudsætter, at den pågældende foranstaltning er i overensstemmelse med kontrakten.
EU-organet skal have en 
intern revision
. Kommissionens interne revision udfører sin rolle ved at:
rådgive om risikostyring, forvaltnings- og kontrolsystemernes kvalitet og mulige forbedringer
vurdere effektiviteten af de interne forvaltnings-, kontrol- og revisionssystemer og tjenestegrenenes performance i forbindelse med gennemførsel af programmer
have fuldstændig og ubegrænset adgang til alle oplysninger og fuldstændig uafhængighed i udførelsen af dens arbejde.
EU-organets 
finansielle bidrag
 skal medvirke til at opnå et af EU’s politiske mål med bestemte resultater. Disse kan spænde fra godtgørelse af støtteberettigede udgifter til finansiering efter fast takst.
EU-organet skal uden forsinkelse informere Kommissionen i tilfælde af 
formodet svig og andre finansielle uregelmæssigheder
, alle gennemførte eller igangværende undersøgelser, som foretages af 
Den Europæiske Anklagemyndighed
 eller 
Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig
 og eventuelle revisioner eller kontroller udført af Revisionsretten og 
Den Interne Revisionstjeneste
, uden at fortroligheden i forbindelse med undersøgelserne bringes i fare.
Reglerne for årsregnskaber
 kræver, at EU-organet indsender sine 
regnskaber, beretninger om budgetgennemførsel
 og 
bilag
.
Revisionsretten
, en 
uafhængig ekstern revisor
, 
Kommissionen
, 
Rådet
 og 
Europa-Parlamentet
 gennemgår alle, hvordan budgettet blev gennemført, inden Europa-Parlamentets medlemmer godkender eller afviser årsregnskaberne (kendt som »dechargeproceduren«).
Kommissionens personale og Revisionsretten har adgang til EU-organets lokaler og data for at udføre revisioner. Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig udfører undersøgelser, kontroller og inspektioner på stedet.
Forordningen ophæver delegeret forordning (EU) 
nr. 
1271/2013
, som udgjorde den tidligere rammefinansforordning.
HVORNÅR GÆLDER FORORDNINGEN FRA?
Den trådte i kraft 
11. maj 2019
, men har haft virkning med tilbagevirkende kraft siden den 
1. januar 2019
, med undtagelse af artikel 32 (samlet programmeringsdokument) og artikel 48 (konsolideret årlig aktivitetsrapport), som trådte i kraft den 
1. januar 2020
.
BAGGRUND
Forordning (EU, Euratom) 2018/1046 er EU’s finansforordning. Artikel 70 heri fastlægger de grundlæggende budgetprincipper for visse EU-organer.
For yderligere oplysninger henvises til:
Finansforordningen gældende for Unionens almindelige budget
 — publikation (Europa-Kommissionen).
VIGTIGE BEGREBER
Decentraliserede agenturer/reguleringsagenturer.
 EU-organer, der er oprettet i henhold til traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde (TEUF) og Euratomtraktaten, og som er juridiske personer og modtager bidrag over Unionens budget. De overdrages specifikke budgetopgaver for at bidrage til gennemførelsen af EU-politikker og støtte processer til beslutningstagning ved at samle ekspertise fra specialister. De kan overtage tekniske, lovgivningsmæssige, regulerende og tilsynsmæssige funktioner. De adskiller sig fra hinanden både i form af størrelse og formål, men de har samme grundlæggende struktur og ensartede driftsmetoder.
Forpligtelsesbevillinger.
 Forpligtelser, som skal betales, under forudsætning af at visse betingelser er opfyldt.
Betalingsbevillinger.
 Udgifter til forpligtelser indgået i regnskabsåret eller tidligere regnskabsår.
HOVEDDOKUMENT
Kommissionens delegerede forordning (EU) 
2019/715
 af 
18. december 2018
 om rammefinansforordningen for de organer, der er nedsat i henhold til TEUF og Euratomtraktaten og omhandlet i artikel 70 i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU, Euratom) 2018/1046 (EUT L 122 af 
10.5.2019
, 
s. 1-38
).
TILHØRENDE DOKUMENTER
Kommissionens meddelelse — 
Vejledning om undgåelse og håndtering af interessekonflikter i henhold til finansforordningen
 (EUT C 121 af 
9.4.2021
 af 
s. 1-43
).
Meddelelse fra Kommissionen om styrkelse af forvaltningen af EU’s organer i henhold til artikel 70 i finansforordningen 2018/1046 og om retningslinjer for det samlede programmeringsdokument og den konsoliderede årlige aktivitetsrapport (
C(2020) 2297
, 
20.4.2020
).
Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU, Euratom) 
2018/1046
 af 
18. juli 2018
 om de finansielle regler vedrørende Unionens almindelige budget, om ændring af forordning (EU) 
nr. 1296/2013
, (EU) 
nr. 1301/2013
, (EU) 
nr. 1303/2013
, (EU) 
nr. 1304/2013
, (EU) 
nr. 1309/2013
, (EU) 
nr. 1316/2013
, (EU) 
nr. 223/2014
, (EU) 
nr. 283/2014
 og afgørelse 
nr. 541/2014/EU
 og om ophævelse af forordning (EU, Euratom) 
nr. 966/2012
 (EUT L 193 af 
30.7.2018
, 
s. 1-222
).
Efterfølgende ændringer af forordning (EU, Euratom) 2018/1046 er blevet indarbejdet i grundteksten. Denne 
konsoliderede udgave
 har ingen retsvirkning.
seneste ajourføring 
3.11.2021