CELEX ID: 32018R1724

--- ENGLISH ---

Document:
21.11.2018
EN
Official Journal of the European Union
L 295/1
REGULATION (EU) 2018/1724 OF THE EUROPEAN PARLIAMENT AND OF THE COUNCIL
of 2 October 2018
establishing a single digital gateway to provide access to information, to procedures and to assistance and problem-solving services and amending Regulation (EU) No 1024/2012
(Text with EEA relevance)
THE EUROPEAN PARLIAMENT AND THE COUNCIL OF THE EUROPEAN UNION,
Having regard to the Treaty on the Functioning of the European Union, and in particular Article 21(2) and Article 114(1) thereof,
Having regard to the proposal from the European Commission,
After transmission of the draft legislative act to the national parliaments,
Having regard to the opinion of the European Economic and Social Committee 
(
1
)
,
Acting in accordance with the ordinary legislative procedure 
(
2
)
,
Whereas:
(1)
The internal market is one of the Union’s most tangible achievements. By allowing people, goods, services and capital to move freely it offers new opportunities for citizens and businesses. This Regulation is a key element of the Single Market Strategy established by the communication of the Commission of 28 October 2015 entitled ‘Upgrading the Single Market: more opportunities for people and business’. That strategy has the objective of unlocking the full potential of the internal market by making it easier for citizens and businesses to move within the Union and to trade, establish themselves and expand their businesses across borders.
(2)
The communication of the Commission of 6 May 2015 entitled ‘A Digital Single Market Strategy for Europe’ recognised the role of the internet and digital technologies in transforming our lives, changing the way in which citizens and businesses access information, acquire knowledge, buy goods and services, participate in the market and work, thereby facilitating opportunities for innovation, growth and jobs. That communication, along with several resolutions adopted by the European Parliament, acknowledged that the needs of citizens and businesses in their own country and across borders could be better met by extending and integrating existing European-level portals, websites, networks, services and systems and by linking them with different national solutions, thereby creating a single digital gateway serving as a European single entry point (‘the gateway’). The communication of the Commission of 19 April 2016 entitled ‘EU eGovernment Action Plan 2016-2020 — Accelerating the digital transformation of government’ listed the gateway amongst one of its actions for 2017. The Commission’s report of 24 January 2017, entitled ‘Strengthening Citizens’ Rights in a Union of Democratic Change — EU Citizenship Report 2017’ considered the gateway to be a priority for the rights of the Union’s citizens.
(3)
The European Parliament and the Council have repeatedly called for a more comprehensive and more user-friendly package of information and assistance to help citizens and businesses navigate the internal market and to strengthen and streamline internal market tools in order to better meet the needs of citizens and businesses in their cross-border activities.
(4)
This Regulation responds to those calls by offering citizens and businesses easy access to the information, the procedures, and the assistance and problem-solving services that they need in order to exercise their rights in the internal market. The gateway could contribute to the greater transparency of rules and regulations relating to different business and life events, in areas such as travel, retirement, education, employment, healthcare, consumer rights and family rights. Furthermore, it could help improve consumers’ confidence, address the lack of knowledge about consumer protection and internal market rules and reduce compliance costs for businesses. This Regulation establishes a user-friendly, interactive gateway which, based on users’ needs, should guide them to the most appropriate services. In that context, the Commission and Member States should play an important role in achieving those objectives.
(5)
The gateway should facilitate interactions between citizens and businesses, on the one hand, and competent authorities, on the other hand, by providing access to online solutions, facilitating the day-to-day activities of citizens and businesses and minimising the obstacles encountered in the internal market. The existence of a single digital gateway providing online access to accurate and up-to-date information, to procedures and to assistance and problem-solving services could help raise the users’ awareness of the different existing online services and could save them time and expense.
(6)
This Regulation has three objectives, namely to reduce any additional administrative burden on citizens and businesses that exercise or want to exercise their internal market rights, including the free movement of citizens, in full compliance with national rules and procedures, to eliminate discrimination and to ensure the functioning of the internal market with regard to the provision of information, of procedures and of assistance and problem-solving services. Since it covers free movement of citizens, which cannot be considered to be merely incidental, this Regulation should be based on Article 21(2) and Article 114(1) of the Treaty on the Functioning of the European Union (TFEU).
(7)
In order for Union citizens and businesses to enjoy their right to free movement within the internal market, the Union should adopt specific, non-discriminatory measures allowing citizens and businesses to have easy access to sufficiently comprehensive and reliable information about their rights under Union law and to information about the applicable national rules and procedures which they need to comply with when they move to, live or study, or when they establish or carry on a business, in a Member State other than their own. Information should be considered to be sufficiently comprehensive if it includes all the information that is necessary for the users to understand what their rights and obligations are and identifies the rules that apply to them in relation to the activities they want to undertake as cross-border users. The information should be stated in a clear, concise and understandable way and be operational and well adapted to the target user group. Information on procedures should cover all foreseeable procedural steps that are relevant for the user. It is important for citizens and businesses facing complex regulatory environments, such as those active in e-commerce and the collaborative economy, that they can easily find the applicable rules and how they apply to their activities. Easy and user-friendly access to information means enabling the users to easily find the information, to easily identify which parts of the information are relevant for their particular situation and to easily understand the relevant information. The information to be provided at national level should not only concern national rules implementing Union law, but also any other national rules that apply both to non-crossborder and cross-border users.
(8)
Rules on the provision of information in this Regulation should not apply to national judicial systems, since information in that area relevant for cross-border users is already included in the e-Justice portal. In some situations covered by this Regulation, courts should be considered to be competent authorities, for instance where courts are managing business registers. In addition, the non-discrimination principle should also apply to online procedures that give access to court proceedings.
(9)
It is clear that citizens and businesses from other Member States can be at a disadvantage due to their lack of familiarity with the national rules and administrative systems, the different languages used and their lack of geographic proximity to the competent authorities in a Member State other than their own. The most efficient way to reduce the ensuing obstacles to the internal market is to enable cross-border and non-crossborder users to access information online in a language they are able to understand in order to enable them to complete procedures for compliance with national rules fully online and to offer them assistance where rules and procedures are not clear enough or where they encounter obstacles to the exercise of their rights.
(10)
A number of Union acts have aimed to provide solutions by creating sectorial one-stop shops, including points of single contact established by Directive 2006/123/EC of the European Parliament and of the Council 
(
3
)
 which offer online information, assistance services and access to procedures relevant for the provision of services; Product Contact Points, established by Regulation (EC) No 764/2008 of the European Parliament and of the Council 
(
4
)
, and Product Contact Points for Construction, established by Regulation (EU) No 305/2011 of the European Parliament and of the Council 
(
5
)
, which provide access to product-specific technical rules; and national assistance centres for professional qualifications, established by Directive 2005/36/EC of the European Parliament and of the Council 
(
6
)
, which assist professionals moving cross-border. In addition, networks have been established, such as European Consumer Centres, in order to promote the understanding of Union consumers’ rights and to assist in resolving complaints about purchases made in other Member States within the network, when travelling or shopping online. Furthermore, SOLVIT as referred to in Commission Recommendation 2013/461/EU 
(
7
)
 seeks to deliver fast, effective and informal solutions to individuals and businesses when their internal market rights are denied by public authorities. Finally, several information portals, such as Your Europe, in respect of the internal market, and the e-Justice portal, in relation to the area of justice, were established to inform users about Union and national rules.
(11)
As a result of the sectorial nature of those Union acts, the current provision of online information and of assistance and problem-solving services together with online procedures for citizens and businesses remains very fragmented. There are discrepancies in the availability of online information and procedures, there is a lack of quality in relation to the services and a lack of awareness regarding that information and those assistance and problem-solving services. Cross-border users also experience problems finding and accessing those services.
(12)
This Regulation should establish a single digital gateway to act as the single entry point through which citizens and businesses are able to access information about the rules and requirements that they have to comply with, by virtue of Union or national law. The gateway should simplify citizens’ and businesses’ contact with the assistance and problem-solving services established at Union or national level and make that contact more effective. The gateway should also facilitate access to and completion of online procedures. This Regulation should not affect in any way the existing rights and obligations under Union or national law within those policy areas. For the procedures listed in Annex II to this Regulation and the procedures provided for in Directives 2005/36/EC and 2006/123/EC, and in Directives 2014/24/EU 
(
8
)
 and 2014/25/EU 
(
9
)
 of the European Parliament and of the Council, this Regulation should support the use of the ‘once-only’ principle and should fully respect the fundamental right to the protection of personal data, for the purpose of the exchange of evidence between competent authorities in different Member States.
(13)
The gateway and its content should be user-centric and user-friendly. The gateway should aim to avoid overlaps and should provide links to existing services. It should allow citizens and businesses to interact with public bodies at national and Union level by providing them with the opportunity to give feedback in relation to both the services offered through the gateway and the functioning of the internal market as they experience it. The feedback tool should enable the user to point out, in a way that makes it possible for the user to remain anonymous, perceived problems, deficiencies and needs in order to encourage the continuous improvement of the quality of the services.
(14)
The success of the gateway will depend on the joint effort of the Commission and the Member States. The gateway should include a common user interface integrated into the existing Your Europe portal, to be managed by the Commission. The common user interface should provide links to information, to procedures and to assistance or problem-solving services available on portals managed by competent authorities in Member States and by the Commission. In order to facilitate the use of the gateway, the common user interface should be available in all official languages of the institutions of the Union (‘official languages of the Union’). The existing Your Europe portal and its main access webpage, adapted to the requirements of the gateway, should preserve this multilingual approach to the information provided. The functioning of the gateway should be supported by technical tools developed by the Commission in close cooperation with the Member States.
(15)
In the Charter for the electronic Points of Single Contact under Directive 2006/123/EC, which was endorsed by the Council in 2013, Member States made a voluntary commitment to take a user-centric approach in the provision of information through the points of single contact, in order to cover areas of particular importance for businesses including VAT, income taxes, social security or labour law requirements. Based on the Charter and in the light of experience with the Your Europe portal, that information should also include a description of the assistance and problem-solving services. Citizens and businesses should be able to refer to such services when they have problems understanding the information, applying that information to their situation or completing a procedure.
(16)
This Regulation should list the information areas which are relevant for citizens and businesses exercising their rights and complying with their obligations within the internal market. For those areas, sufficiently comprehensive information should be provided at national level, including at regional and local levels, and at Union level, explaining the applicable rules and obligations and the procedures to be completed by citizens and businesses in order to comply with those rules and obligations. In order to ensure the quality of the services offered, the information provided through the gateway should be clear, accurate and up-to-date, the use of complex terminology should be minimised and the use of acronyms should be limited to those which provide simplified and easily understandable terms that do not require a pre-existing knowledge of the issue or area of law. That information should be provided in such a way that users can easily understand the basic rules and requirements applicable to their situation in such areas. Users should also be informed about the absence, in certain Member States, of national rules in the information areas listed in Annex I, especially where those areas are subject to national rules in other Member States. Such information about the absence of national rules could be included in the Your Europe portal.
(17)
Wherever possible, information already collected by the Commission from the Member States under existing Union law or voluntary arrangements — such as information collected for the EURES portal, established by Regulation (EU) 2016/589 of the European Parliament and of the Council 
(
10
)
, the e-Justice portal, established by Council Decision 2001/470/EC 
(
11
)
, or the Regulated professions database, established by Directive 2005/36/EC — should be used to cover part of the information to be made accessible to citizens and businesses at Union and national level in accordance with this Regulation. Member States should not be required to provide on their national websites information which is already available in the relevant databases managed by the Commission. Where Member States already have to provide online information pursuant to other Union acts, such as Directive 2014/67/EU of the European Parliament and of the Council 
(
12
)
, it should be sufficient for Member States to provide links to the existing online information. Where certain policy areas have already been fully harmonised through Union law, for instance consumer rights, information provided at Union level should generally be sufficient for users to be able to understand their relevant rights or obligations. In such cases, Member States should be required only to provide additional information regarding their national administrative procedures and assistance services or any other national administrative rules if it is relevant for users. Information regarding consumer rights, for instance, should not affect contract law, but should rather inform users about their rights under Union and national law in the context of commercial transactions.
(18)
This Regulation should enhance the internal market dimension of online procedures, and thereby contribute to the digitalisation of the internal market, by upholding the general principle of non-discrimination, inter alia, in relation to the access by citizens or businesses to online procedures already established at national level on the basis of Union or national law and to procedures that are to be made available fully online in accordance with this Regulation. Where a user, in a situation exclusively confined to a single Member State, is able to access and complete a procedure online in that Member State in an area covered by this Regulation, a cross-border user should also be able to access and complete that procedure online, either by using the same technical solution or an alternative, technically separate solution leading to the same outcome, without any discriminatory obstacles. Such obstacles might consist of nationally-designed solutions, such as using form fields that require national phone numbers, national prefixes for phone numbers or national postal codes, payment of fees that can only be done through systems which do not provide for cross-border payments, the lack of detailed explanations in a language understood by cross-border users, the lack of possibilities to submit electronic evidence from authorities located in another Member State and the lack of acceptance of electronic means of identification issued in other Member States. Member States should provide solutions for those obstacles.
(19)
When users are completing online procedures across borders, they should be able to receive all the relevant explanations in an official language of the Union that is broadly understood by the largest possible number of cross-border users. This does not mean that Member States are required to translate their administrative forms related to the procedure, or the output of that procedure, into that language. Member States are however encouraged to use technical solutions which would allow users to complete the procedures in as many cases as possible, in that language, while respecting the Member States’ rules on the use of languages.
(20)
The online national procedures that are relevant for cross-border users to enable them to exercise their internal market rights depend on whether they are resident or established in the Member State concerned, or want to access the procedures of that Member State while being resident or established in another Member State. This Regulation should not prevent Member States from requiring that cross-border users who are resident or established on their territory obtain a national identification number in order to get access to the online national procedures, provided this does not entail an unjustifiable additional burden or cost for those users. For cross-border users who are not resident or established in the Member State concerned, online national procedures that are not relevant for the exercise of their internal market rights, for instance enrolment in order to receive local services, such as garbage collection and parking permits, do not need to be made fully accessible online.
(21)
This Regulation should build on Regulation (EU) No 910/2014 of the European Parliament and of the Council 
(
13
)
, which lays down conditions under which Member States recognise certain electronic identification means for natural and legal persons subject to a notified electronic identification scheme of another Member State. Regulation (EU) No 910/2014 lays down the conditions subject to which users are permitted to use their means of electronic identification and authentication to access online public services in cross-border situations. Union institutions, bodies, offices and agencies are encouraged to accept means of electronic identification and authentication for the procedures for which they are responsible.
(22)
A number of sectorial Union acts such as Directives 2005/36/EC, 2006/123/EC, 2014/24/EU and 2014/25/EU require that procedures are made fully available online. This Regulation should require a number of other procedures of key importance to the majority of citizens and businesses exercising their rights and complying with their obligations across borders to be fully made available online.
(23)
In order to allow citizens and businesses to directly enjoy the benefits of the internal market without incurring an unnecessary additional administrative burden, this Regulation should require a full digitalisation of the user interface of certain key procedures for cross-border users, which are listed in Annex II to this Regulation. This Regulation should also lay down the criteria for determining how those procedures qualify as fully online. The obligation to make such a procedure fully available online should only apply where the procedure has been established in the Member State concerned. This Regulation should not cover the initial registration of a business activity, the procedures leading to the constitution of companies or firms as legal entities or any subsequent filing by such companies or firms, since such procedures necessitate a comprehensive approach aimed at facilitating digital solutions throughout a company’s lifecycle. When businesses establish themselves in another Member State, they are required to register with a social security scheme and an insurance scheme in order to register their employees and pay contributions to both schemes. They might need to notify their business activities, obtain permissions or register changes to their business activity. Those procedures are common for businesses operating in many sectors of the economy, and it is therefore appropriate to require that those procedures are made available online.
(24)
This Regulation should clarify what offering a procedure fully online entails. A procedure should be considered to be fully online if the user can take all steps, from access to completion, interacting with the competent authority, the ‘front office’, electronically, at a distance and through an online service. This online service should guide the user through a list of all the requirements to be fulfilled and all supporting evidence to be provided, should enable the user to provide the information and proof of compliance with all such requirements and should provide an automatic acknowledgement of receipt to the user, unless the output of the procedure is delivered immediately. This should not prevent competent authorities from contacting the users directly, where necessary in order to obtain further clarifications needed for the procedure. The output of the procedure, as set out in this Regulation, should also be provided by the competent authorities to the user in an electronic way, where possible under applicable Union and national law.
(25)
This Regulation should not affect the substance of the procedures listed in Annex II which are established at national, regional or local level and does not lay down material or procedural rules within the areas covered by Annex II, including the area of taxation. The purpose of this Regulation is to lay down the technical requirements in order to ensure that such procedures, where they have been established in the Member State concerned, are made available fully online.
(26)
This Regulation should not affect the competences of national authorities in any procedure, including the verification of the accuracy and the validity of information or evidence submitted and the verification of authenticity where evidence is submitted by means other than the technical system based on the ‘once-only’ principle. This Regulation should also not affect the procedural workflows within and between the competent authorities, the ‘back office’, whether digitalised or not. Where necessary, as part of some of the procedures for registering changes of business activities, Member States should continue to be able to require the involvement of notaries or lawyers who might want to use means of verification including videoconference or other online means that provide real-time audiovisual connection. However, such involvement should not prevent the completion of procedures for registering such changes in their entirety online.
(27)
In some cases users might be required to submit evidence to prove facts that cannot be established by online means. Such evidence could include a medical certificate, proof of being alive, proof of roadworthiness of motor vehicles or confirmation of their chassis numbers. Provided that such evidence can be submitted in electronic format, this should not constitute an exception to the principle that a procedure should be offered fully online. In other cases, it might still be necessary for users of a procedure to appear in person before a competent authority as part of an online procedure. Any such exceptions, other than those resulting from Union law, should be limited to situations which are justified by an overriding reason of public interest in the areas of public security, public health or the fight against fraud. In order to ensure transparency, Member States should share with the Commission and the other Member States information about such exceptions and the grounds on which, and circumstances in which, they can be applied. Member States should not be required to report about each individual case in which, exceptionally, physical presence was required, but should rather communicate the national provisions which provide for such cases. Best practices at national level and technical developments allowing further digitalisation in this regard should be discussed regularly in a gateway coordination group.
(28)
In cross-border situations, the procedure to register a change of address might consist of two separate procedures, one in the Member State of origin to request deregistration from the old address, and the other in the Member State of destination to request registration at the new address. Both procedures should be covered by this Regulation.
(29)
Since the digitalisation of requirements, procedures and formalities relating to the recognition of professional qualifications is already covered by Directive 2005/36/EC, this Regulation should only cover the digitalisation of the procedure to request the academic recognition of diplomas, certificates or other proof of courses completed with regard to a person wishing to begin or to continue studying, or to use an academic title outside the formalities relating to the recognition of professional qualifications.
(30)
This Regulation should not affect the social security coordination rules set out in Regulations (EC) No 883/2004 
(
14
)
 and (EC) No 987/2009 
(
15
)
 of the European Parliament and of the Council, which define the rights and obligations of insured persons and social security institutions, as well as the procedures applicable in the field of social security coordination.
(31)
Several networks and services have been established at Union and national level to assist citizens and businesses in their cross-border activities. It is important that those services, including existing assistance or problem-solving services established at Union level, such as the European Consumer Centres, Your Europe Advice, SOLVIT, the Intellectual Property Rights helpdesk, Europe Direct and the Enterprise Europe Network, form part of the gateway in order to ensure that all potential users can find them. The services listed in Annex III were established by binding Union acts, whilst other services operate on a voluntary basis. Services established by binding Union acts should be bound by the quality requirements laid down in this Regulation. Services operated on a voluntary basis should comply with those quality requirements if the intention is to make them accessible through the gateway. The scope and nature of those services, their governance arrangements, existing deadlines, and the voluntary, contractual or other basis on which they operate should not be altered by this Regulation. For instance, where the assistance that they provide is of an informal nature, this Regulation should not have the effect of changing such assistance into legal advice of a binding nature.
(32)
Furthermore, the Member States and the Commission should be able to add to the gateway other national assistance or problem-solving services provided by competent authorities or by private or semi-private entities, or public bodies, such as chambers of commerce or non-governmental assistance services for citizens, under the conditions laid down in this Regulation. In principle, competent authorities should be responsible for assisting citizens and businesses with any queries they have in relation to applicable rules and procedures that cannot be fully addressed by online services. However, in very specialised areas and where the service provided by private or semi-private bodies meets the users’ needs, Member States can propose to the Commission that it includes such services in the gateway, provided that those services meet all conditions laid down in this Regulation and do not duplicate the assistance or problem-solving services already included.
(33)
In order to assist users to identify the appropriate service, this Regulation should provide an assistance service finder that automatically guides users to the right service.
(34)
Compliance with a minimum list of quality requirements is essential for the success of the gateway in order to ensure that the provision of information or services is reliable, since, otherwise, the credibility of the gateway as a whole would be seriously undermined. The overarching objective of compliance is to ensure that the information or service is presented in a clear and user-friendly way. It is the responsibility of the Member States to determine how information is presented over the course of the user journey in order to meet this objective. For instance, while it is helpful for users to be informed, before launching a procedure, about the generally available means of redress when a procedure results in a negative outcome, it is much more user-friendly to provide any specific information about the possible steps to take in such a case at the end of the procedure.
(35)
The accessibility of information for cross-border users can be substantially improved where that information is made available in an official language of the Union broadly understood by the largest possible number of cross-border users. This language should in most cases be the foreign language most widely studied by users across the Union, but in some specific cases, more particularly in the case of information to be provided at local level by small municipalities close to the border of a Member State, the most suitable language may be the one used as a first language by the cross-border users in the neighbouring Member State. The translation from the official language or languages of the Member State in question into this other official language of the Union should accurately reflect the content of the information provided in the original language or languages. Translation may be limited to the information that users need in order to understand the basic rules and requirements that apply to their situation. While Member States should be encouraged to translate as much information as possible into an official language of the Union that is broadly understood by the largest possible number of cross-border users, the volume of information to be translated under this Regulation will depend on the financial resources available for this purpose, in particular those from the Union budget. The Commission should make the appropriate arrangements to ensure the efficient delivery of translations to the Member States at their request. The gateway coordination group should discuss and provide guidance on the official language or languages of the Union into which such information should be translated.
(36)
In accordance with Directive (EU) 2016/2102 of the European Parliament and of the Council 
(
16
)
, Member States are required to ensure that the websites of their public bodies are accessible in accordance with the principles of perceivability, operability, understandability and robustness and that they comply with the requirements laid down in that Directive. The Commission and the Member States should ensure compliance with the United Nations Convention on the Rights of Persons with Disabilities, in particular Articles 9 and 21 thereof, and, in order to foster access to information for persons with intellectual disabilities, alternatives in easy-to-read language should be provided to the greatest possible extent in accordance with the principle of proportionality. The Member States, by ratifying, and the Union, by concluding 
(
17
)
, that Convention, have committed themselves to taking appropriate measures to ensure access for persons with disabilities, on an equal basis with others, to new information and communication technologies and systems, including the internet, by facilitating access to information for persons with intellectual disabilities, providing alternatives in easy-to-read language to the greatest possible extent and proportionately.
(37)
Directive (EU) 2016/2102 does not apply to websites and mobile applications of Union institutions, bodies, offices and agencies, but the Commission should ensure that the common user interface and the webpages under its responsibility that are to be included in the gateway are accessible to persons with disabilities, meaning that they are perceivable, operable, understandable and robust. Perceivability means that information and the common user interface components must be presentable to users in ways they can perceive; operability means that the common user interface components and navigation must be operable; understandability means that information and the operation of the common user interface must be understandable; and robustness means that content must be robust enough to be interpreted reliably by a wide variety of user agents, including assistive technologies. In respect of the terms perceivable, operable, understandable and robust, the Commission is encouraged to comply with the relevant harmonised standards.
(38)
In order to facilitate the payment of fees required as part of online procedures or for the provision of assistance or problem-solving services, cross-border users should be able to use credit transfers or direct debits as specified in Regulation (EU) No 260/2012 of the European Parliament and of the Council 
(
18
)
 or other generally used cross-border payment means including debit or credit cards.
(39)
It is useful for users to be informed about the expected time a procedure may take. Accordingly, users should be informed about applicable deadlines or tacit approval or administrative silence arrangements or, if these are not applicable, at least of the average, estimated or indicative time that the procedure in question usually requires. Such estimates or indications should only help the users in planning their activities or any subsequent administrative steps and should have no legal effect.
(40)
This Regulation should also allow for the verification of the evidence provided in electronic format by the users, where that evidence is submitted without electronic seal or certification from the issuing competent authority, or where the technical tool established by this Regulation or another system enabling the direct exchange or verification of evidence between competent authorities of different Member States is not available. For such cases, this Regulation should provide for an effective mechanism for administrative cooperation among the competent authorities of the Member States, based on the Internal Market Information System (‘IMI’) established by Regulation (EU) No 1024/2012 of the European Parliament and of the Council 
(
19
)
. In such cases, the decision of a competent authority to use IMI should be voluntary, but once that authority has submitted a request for information or cooperation through IMI, the requested competent authority should be bound to cooperate and to provide a response. The request can be sent through IMI either to the competent authority issuing the evidence or to the central authority to be designated by Member States in accordance with their own administrative rules. To avoid unnecessary duplication and as Regulation (EU) 2016/1191 of the European Parliament and of the Council 
(
20
)
 covers part of the evidence relevant for the procedures covered by this Regulation, the cooperation arrangements for IMI laid down in Regulation (EU) 2016/1191 can also be used for the purpose of other evidence required in procedures covered by this Regulation. In order to allow Union bodies, offices or agencies to become actors within IMI, Regulation (EU) No 1024/2012 should be amended.
(41)
Online services provided by competent authorities are crucial for increasing the quality and security of the services provided to citizens and businesses. Public administrations within Member States are increasingly working towards the reuse of data, dispensing with the requirement that citizens and businesses supply the same information several times. The reuse of data should be facilitated for cross-border users in order to reduce additional burden.
(42)
In order to enable the lawful cross-border exchange of evidence and information by means of the Union-wide application of the ‘once-only’ principle, the application of this Regulation and of the ‘once-only’ principle should comply with all applicable data protection rules, including the principle of data minimisation, accuracy, storage limitation, integrity and confidentiality, necessity, proportionality and purpose limitation. Its implementation should also comply fully with the principles of security by design and of privacy by design, and should also respect the fundamental rights of individuals, including those related to fairness and transparency.
(43)
Member States should ensure that users of procedures are provided with clear information on how personal data relating to them will be processed in accordance with Articles 13 and 14 of Regulation (EU) 2016/679 of the European Parliament and of the Council 
(
21
)
 and Articles 15 and 16 of Regulation (EU) 2018/1725 
(
22
)
.
(44)
In order to further facilitate the use of online procedures, this Regulation should, in line with the ‘once-only’ principle, provide the basis for the creation and use of a fully operational, safe and secure technical system for the automated cross-border exchange of evidence between the actors involved in the procedure, where this is explicitly requested by citizens and businesses. Where the exchange of evidence includes personal data, the request should be considered to be explicit if it contains a freely given, specific, informed and unambiguous indication of the individual’s wish to have the relevant personal data exchanged, either by statement or by affirmative action. If the user is not the person concerned by the data, the online procedure should not affect his or her rights under Regulation (EU) 2016/679. The cross-border application of the ‘once-only’ principle should result in citizens and businesses not having to supply the same data to public authorities more than once, and that it should also be possible to use those data at the request of the user for the purposes of completing cross-border online procedures involving cross-border users. For the issuing competent authority, the obligation to use the technical system for the automated exchange of evidence between different Member States should apply only where authorities lawfully issue, in their own Member State, evidence in an electronic format that makes such an automated exchange possible.
(45)
Any cross-border exchange of evidence should have an appropriate legal basis such as Directive 2005/36/EC, 2006/123/EC, 2014/24/EU or 2014/25/EU or, for the procedures listed in Annex II, other applicable Union or national law.
(46)
It is appropriate that this Regulation lays down, as a general rule, that the cross-border automated exchange of evidence takes place at the explicit request of the user. However, this requirement should not apply where the relevant Union or national law allows for automated cross-border data exchange without an explicit user request.
(47)
The use of the technical system established by this Regulation should remain voluntary and the user should remain free to submit evidence by other means outside the technical system. The user should have the possibility to preview the evidence and the right to choose not to proceed with the exchange of evidence in cases where the user, after previewing the evidence to be exchanged, discovers that the information is inaccurate, out-of-date, or goes beyond what is necessary for the procedure in question. The data included in the preview should not be stored longer than is technically necessary.
(48)
The secure technical system that should be set up to enable the exchange of evidence under this Regulation should also give requesting competent authorities certainty that the evidence has been provided by the right issuing authority. Before accepting information provided by a user in the context of a procedure, the competent authority should be able to verify the information where it gives rise to doubts, and to conclude that it is accurate.
(49)
A number of building blocks offering basic capabilities exist that can be used to set up the technical system, such as the Connecting Europe Facility, established by Regulation (EU) No 1316/2013 of the European Parliament and of the Council 
(
23
)
, and the eDelivery and eID building blocks that form a part of that facility. Those building blocks consist of technical specifications, sample software and supporting services, and aim to ensure interoperability between the existing information and communication technology (ICT) systems in different Member States so that citizens, businesses and administrations, wherever they are in the Union, can benefit from seamless digital public services.
(50)
The technical system established by this Regulation should be available in addition to other systems providing mechanisms for cooperation between authorities, such as IMI, and should not affect other systems, including the system provided for in Regulation (EC) No 987/2009, the European Single Procurement Document, under Directive 2014/24/EU, the Electronic Exchange of Social Security Information, under Regulation (EC) No 987/2009, the European Professional Card, under Directive 2005/36/EC, the interconnection of national registers and the interconnection of central, commercial and company registers, under Directive (EU) 2017/1132 of the European Parliament and of the Council 
(
24
)
, and the interconnection of insolvency registers, under Regulation (EU) 2015/848 of the European Parliament and of the Council 
(
25
)
.
(51)
In order to ensure uniform conditions for the implementation of a technical system allowing for the automated exchange of evidence, implementing powers should be conferred on the Commission to lay down, in particular the technical and operational specifications of a system for the processing of a user’s request for evidence to be exchanged and for the transfer of such evidence, as well as to lay down the rules necessary to ensure the integrity and confidentiality of the transfer. Those powers should be exercised in accordance with Regulation (EU) No 182/2011 of the European Parliament and of the Council 
(
26
)
.
(52)
With a view to ensuring that the technical system provides a high level of security for the cross-border application of the ‘once-only’ principle, the Commission should, when adopting implementing acts setting out the specifications for such a technical system, take due account of the standards and technical specifications drawn up by European and international standardisation organisations and bodies, in particular the European Committee for Standardisation (CEN), the European Telecommunications Standards Institute (ETSI), the International Organisation for Standardisation (ISO) and the International Telecommunication Union (ITU), as well as of the security standards referred to in Article 32 of Regulation (EU) 2016/679 and Article 22 of Regulation (EU) 2018/1725.
(53)
Where necessary in order to ensure the development, availability, maintenance, supervision, monitoring and security management of the parts of the technical system for which the Commission is responsible, the Commission should request the advice of the European Data Protection Supervisor.
(54)
The competent authorities and the Commission should ensure that the information, procedures and services for which they are responsible comply with the quality criteria. The national coordinators appointed under this Regulation and the Commission should, at regular intervals, supervise compliance with the quality and security criteria at national and Union level respectively, and address any problems that arise. The national coordinators should in addition assist the Commission in monitoring the functioning of the technical system enabling the cross-border exchange of evidence. This Regulation should afford the Commission a range of means to address any deterioration in the quality of services offered through the gateway, depending on the seriousness and persistence of such deterioration, involving, where necessary, the gateway coordination group. This should not prejudge the overall responsibility of the Commission regarding the monitoring of the compliance with this Regulation.
(55)
This Regulation should specify the main functionalities of the technical tools supporting the functioning of the gateway, in particular the common user interface, the repository for links, and the common assistance service finder. The common user interface should ensure that users can easily find information, procedures and assistance and problem-solving services on national and Union level websites. Member States and the Commission should aim to provide links to a single source of the information required for the gateway in order to avoid confusion among the users as a result of different or fully or partly duplicative sources of the same information. This should not exclude the possibility of providing links to the same information offered by local or regional competent authorities regarding different geographical areas. It should also not prevent some duplication of information where this is unavoidable or desirable, for instance where some Union rights, obligations and rules are repeated or described on national webpages to improve user-friendliness. To minimise human intervention in the updating of the links to be used by the common user interface, a direct connection between the relevant technical systems of the Member States and the repository for links should, where technically possible, be established. The common ICT support tools might use the Core Public Services Vocabulary (CPSV) to facilitate interoperability with national service catalogues and semantics. Member States should be encouraged to use the CPSV, but are free to decide to use national solutions. The information included in the repository for links should be made publicly available in open, commonly used and machine-readable format, for example by application programming interfaces (APIs), in order to enable its reuse.
(56)
The search facility of the common user interface should lead users to the information they need wherever it is on Union or national level webpages. In addition, as an alternative way to guide users to useful information, it will continue to be helpful to create links between existing and complementary websites or webpages, streamlining and grouping them together as much as possible, and to create links between webpages and websites at Union and national level providing access to online services and information.
(57)
This Regulation should also specify quality requirements for the common user interface. The Commission should ensure that the common user interface complies with those requirements, and the interface should in particular be available and accessible online through various channels, as well as being easy to use.
(58)
In order to ensure uniform conditions for the implementation of the technical solutions supporting the gateway, implementing powers should be conferred on the Commission to lay down, where necessary, the applicable standards and interoperability requirements in order to make it easier to find the information on rules and obligations, on procedures and on assistance and problem-solving services for which the Member States and Commission are responsible. Those powers should be exercised in accordance with Regulation (EU) No 182/2011.
(59)
This Regulation should also clearly allocate the responsibility regarding the development, availability, maintenance and security of the ICT applications supporting the gateway between the Commission and Member States. As part of their maintenance tasks, the Commission and the Member States should regularly monitor the proper functioning of those ICT applications.
(60)
In order to develop the full potential of the different areas of information, the procedures and the assistance and problem-solving services that should be included in the gateway, target audiences’ awareness of their existence and operation needs to be improved significantly. Their inclusion in the gateway should make it much easier for users to find the information, the procedures and the assistance and problem-solving services that they need, even when they are not familiar with any of them. In addition, coordinated promotional activities will be needed to ensure that citizens and businesses across the Union become aware of the existence of the gateway and of the advantages it offers. Such promotional activities should include search engine optimisation and other online awareness raising actions, since they are the most cost-effective and have the potential to reach the largest possible target audience. For maximum efficiency, those promotional activities should be coordinated within the framework of the gateway coordination group and Member States should adjust their promotional efforts so that there is a common brand reference in all relevant contexts, with a possibility of co-branding the gateway with national initiatives.
(61)
All Union institutions, bodies and agencies should be encouraged to promote the gateway by including its logo and links to it on all relevant webpages for which they are responsible.
(62)
The name by which the gateway is to be known and promoted to the general public should be ‘Your Europe’. The common user interface should be prominent and easy to find, particularly on relevant Union and national webpages. The logo of the gateway should be visible on relevant Union and national websites.
(63)
In order to obtain adequate information for measuring and improving the performance of the gateway, this Regulation should require the competent authorities and the Commission to collect and analyse the data related to the use of the different information areas, procedures and services offered through the gateway. The collection of user statistics, such as data relating to the number of visits to specific webpages, the number of users within a Member State compared to the number of users from other Member States, the search terms used, the most visited webpages, the referral webpages, or the number, origin and subject matter of requests for assistance should improve the functioning of the gateway by helping to identify the audience, to develop promotional activities and to improve the quality of the services offered. The collection of such data should take into account the annual eGovernment Benchmarking done by the Commission in order to avoid any duplication.
(64)
In order to ensure uniform conditions for the implementation of this Regulation, implementing powers should be conferred on the Commission to lay down uniform rules on the method of collecting and exchanging user statistics. Those powers should be exercised in accordance with Regulation (EU) No 182/2011.
(65)
The quality of the gateway depends on the quality of Union and national services provided through the gateway. Therefore, the quality of the information, procedures, assistance and problem-solving services available through the gateway should also be regularly monitored through a user feedback tool that asks users to assess and give feedback on the coverage and quality of the information, procedure or assistance and problem-solving service which they have used. This feedback should be collected in a common tool to which the Commission, the competent authorities and the national coordinators should have access. In order to ensure uniform conditions for implementation of this Regulation in relation to the common functionalities of user feedback tools and the detailed arrangements for the collection and sharing of the user feedback, implementing powers should be conferred on the Commission. Those powers should be exercised in accordance with Regulation (EU) No 182/2011. The Commission should publish, in anonymised form, online summary overviews of the problems emerging from the information, the main user statistics and the main user feedback collected in accordance with this Regulation.
(66)
In addition, the gateway should include a feedback tool that enables users to signal, voluntarily and anonymously, any problems and difficulties that they encountered while exercising their internal market rights. This tool should be considered only to be complementary to the complaint handling mechanisms, since it cannot offer a personalised response to users. The received input should be combined with aggregated information from assistance and problem-solving services about the cases that they have handled in order to produce an overview of the internal market as perceived by its users and to identify problem areas for possible future action in order to improve the functioning of the internal market. That overview should be linked to existing reporting tools, such as the Single Market Scoreboard.
(67)
The right of Member States to decide who should carry out the role of the national coordinator should be unaffected by this Regulation. Member States should be able to adapt the functions and responsibilities of their national coordinators in relation to the gateway to their internal administrative structures. Member States should be able to appoint additional national coordinators to carry out the tasks under this Regulation alone or jointly with others, with responsibility for a division of the administration or a geographic region, or in accordance with other criteria. Member States should inform the Commission of the identity of the single national coordinator that they have appointed for contacts with the Commission.
(68)
The gateway coordination group composed of the national coordinators and chaired by the Commission should be set up with a view to facilitating the application of this Regulation, in particular by exchanging best practices and working together to improve the consistency of the presentation of information as required by this Regulation. The work of the gateway coordination group should take into account the objectives set out in the annual work programme, which the Commission should submit to it for consideration. The annual work programme should take the form of guidelines or recommendations, which are not binding for Member States. The Commission, upon the request of the European Parliament, can decide to invite Parliament to send experts to attend meetings of the gateway coordination group.
(69)
This Regulation should clarify which parts of the gateway are to be financed through the Union budget and which parts are to be the responsibility of the Member States. The Commission should assist the Member States in identifying reusable ICT building blocks and financing available through various Union level funds and programmes that can contribute to covering the costs for ICT adaptations and developments needed at national level to comply with this Regulation. The budget required for the implementation of this Regulation should be compatible with the applicable Multiannual Financial Framework.
(70)
Member States are encouraged to coordinate, exchange and collaborate more with one another in order to increase their strategic, operational, research and development capacities in the area of cybersecurity, in particular through the implementation of the network and information security, as referred to in Directive (EU) 2016/1148 of the European Parliament and of the Council 
(
27
)
, to strengthen the security and resilience of their public administration and services. Member States are encouraged to increase the security of transactions and to ensure a sufficient level of confidence in electronic means by using the eIDAS framework laid down by Regulation (EU) No 910/2014 and in particular adequate assurance levels. Member States can take measures in accordance with Union law to safeguard cybersecurity and to prevent identity fraud or other forms of fraud.
(71)
Where the application of this Regulation entails the processing of personal data, it should be carried out in accordance with Union law on the protection of personal data, in particular Regulation (EU) 2016/679 and Regulation (EU) 2018/1725. Directive (EU) 2016/680 of the European Parliament and of the Council 
(
28
)
 should also apply in the context of this Regulation. As provided for in Regulation (EU) 2016/679, Member States can maintain or introduce further conditions, including limitations, with regard to the processing of data concerning health, and they can also provide for more specific rules on the processing of employees’ personal data in the context of employment.
(72)
This Regulation should promote and facilitate the streamlining of governance arrangements for the services covered by the gateway. For this purpose, the Commission should, in close cooperation with the Member States, review the existing governance arrangements and adapt them where necessary, in order to avoid duplication and inefficiencies.
(73)
The objective of this Regulation is to ensure that users who operate in other Member States have online access to comprehensive, reliable, accessible and understandable Union and national information on rights, rules and obligations, to online procedures that are fully transactional cross-border and to assistance and problem-solving services. As that objective cannot be sufficiently achieved by the Member States, but can rather, by reason of the scale and effects of this Regulation, be better achieved at Union level, the Union may adopt measures, in accordance with the principle of subsidiarity as set out in Article 5 of the Treaty on European Union. In accordance with the principle of proportionality as set out in that Article, this Regulation does not go beyond what is necessary in order to achieve that objective.
(74)
In order for the Member States and the Commission to develop and implement the necessary tools to give effect to this Regulation, certain of its provisions should apply from two years after its entry into force. Municipal authorities should be given until four years after the entry into force of this Regulation to implement the requirement to provide information regarding the rules, procedures and assistance and problem-solving services within their responsibility. The provisions of this Regulation regarding procedures to be offered fully online, the cross-border access to online procedures and the technical system for the cross-border automated exchange of evidence in accordance with the ‘once-only’ principle should be implemented by five years after the entry into force of this Regulation at the latest.
(75)
This Regulation respects the fundamental rights and observes the principles recognised in particular by the Charter of Fundamental Rights of the European Union, and should be implemented in accordance with those rights and principles.
(76)
The European Data Protection Supervisor was consulted in accordance with Article 28(2) of Regulation (EC) No 45/2001 of the European Parliament and of the Council 
(
29
)
 and delivered an opinion on 1 August 2017 
(
30
)
,
HAVE ADOPTED THIS REGULATION:
CHAPTER I
GENERAL PROVISIONS
Article 1
Subject matter
1.   This Regulation lays down rules for:
(a)
the establishment and operation of a single digital gateway to provide citizens and businesses with easy access to high quality information, to efficient procedures and to effective assistance and problem-solving services with regard to Union and national rules applicable to citizens and businesses exercising or intending to exercise their rights derived from Union law in the field of the internal market, within the meaning of Article 26(2) TFEU;
(b)
the use of procedures by cross-border users and the implementation of the ‘once-only’ principle in connection with the procedures listed in Annex II to this Regulation and the procedures provided for in Directives 2005/36/EC, 2006/123/EC, 2014/24/EU and 2014/25/EU;
(c)
the reporting on obstacles in the internal market based on the collection of user feedback and statistics from the services covered by the gateway.
2.   Where this Regulation conflicts with a provision of another Union act governing specific aspects of the subject matter covered by this Regulation, the provision of that other Union act shall prevail.
3.   This Regulation shall not affect the substance of, or the rights granted through, any procedure laid down at Union or national level in any of the areas covered by this Regulation. Furthermore, this Regulation shall not affect measures taken in accordance with Union law to safeguard cybersecurity and to prevent fraud.
Article 2
Establishment of the single digital gateway
1.   A single digital gateway (‘the gateway’) shall be established by the Commission and the Member States in accordance with this Regulation. The gateway shall consist of a common user interface managed by the Commission (‘the common user interface’), which shall be integrated into the Your Europe portal and shall give access to relevant Union and national webpages.
2.   The gateway shall give access to:
(a)
information on rights, obligations and rules laid down in Union and national law that are applicable to users exercising or intending to exercise their rights derived from Union law in the field of the internal market in the areas listed in Annex I;
(b)
information on online and offline procedures and links to online procedures, including procedures covered by Annex II, established at Union or national level in order to enable users to exercise the rights and to comply with the obligations and rules in the field of the internal market in the areas listed in Annex I;
(c)
information on, and links to, the assistance and problem-solving services listed in Annex III or referred to in Article 7 which citizens and businesses can refer to if they have questions or problems related to the rights, obligations, rules or procedures referred to in points (a) and (b) of this paragraph.
3.   The common user interface shall be accessible in all official languages of the Union.
Article 3
Definitions
For the purposes of this Regulation, the following definitions apply:
(1)
‘user’ means either a citizen of the Union, a natural person residing in a Member State or a legal person having its registered office in a Member State, and who accesses the information, the procedures, or the assistance or problem-solving services, referred to in Article 2(2), through the gateway;
(2)
‘cross-border user’ means a user in a situation which is not confined in all respects within a single Member State;
(3)
‘procedure’ means a sequence of actions that must be taken by users to satisfy the requirements, or to obtain from a competent authority a decision, in order to be able to exercise their rights as referred to in point (a) of Article 2(2);
(4)
‘competent authority’ means any Member State authority or body established at national, regional or local level with specific responsibilities relating to the information, procedures, assistance and problem-solving services covered by this Regulation;
(5)
‘evidence’ means any document or data, including text or sound, visual or audiovisual recording, irrespective of the medium used, required by a competent authority to prove facts or compliance with procedural requirements referred to in point (b) of Article 2(2).
CHAPTER II
GATEWAY SERVICES
Article 4
Access to information
1.   Member States shall ensure that users have easy, online access on their national webpages to the following:
(a)
information about those rights, obligations and rules referred to in point (a) of Article 2(2) that are derived from national law;
(b)
information about those procedures referred to in point (b) of Article 2(2) that are established at national level;
(c)
information about those assistance and problem-solving services referred to in point (c) of Article 2(2) that are provided at national level.
2.   The Commission shall ensure that the Your Europe portal provides users with easy, online access to the following:
(a)
information about those rights, obligations and rules referred to in point (a) of Article 2(2) that are derived from Union law;
(b)
information about those procedures referred to in point (b) of Article 2(2) that are established at Union level;
(c)
information about those assistance and problem-solving services referred to in point (c) of Article 2(2) that are provided at Union level.
Article 5
Access to information not included in Annex I
1.   The Member States and the Commission may provide links to information not listed in Annex I which is offered by competent authorities, the Commission or bodies, offices and agencies of the Union, provided that this information falls within the scope of the gateway as defined in point (a) of Article 1(1) and complies with the quality requirements laid down in Article 9.
2.   The links to the information referred to in paragraph 1 of this Article shall be provided in accordance with Article 19(2) and (3).
3.   Before activating any links, the Commission shall verify that the conditions laid down in paragraph 1 are met and consult the gateway coordination group.
Article 6
Procedures to be offered fully online
1.   Each Member State shall ensure that users can access and complete any of the procedures listed in Annex II fully online, provided that the relevant procedure has been established in the Member State concerned.
2.   The procedures referred to in paragraph 1 shall be considered to be fully online where:
(a)
the identification of users, the provision of information and supporting evidence, signature and final submission can all be carried out electronically at a distance, through a service channel which enables users to fulfil the requirements related to the procedure in a user-friendly and structured way;
(b)
users are provided with an automatic acknowledgement of receipt, unless the output of the procedure is delivered immediately;
(c)
the output of the procedure is delivered electronically, or where necessary to comply with applicable Union or national law, delivered by physical means; and
(d)
users are provided with an electronic notification of completion of the procedure.
3.   Where, in exceptional cases justified by overriding reasons of public interest in the areas of public security, public health or the fight against fraud, the objective pursued cannot be fully achieved online, Member States may require the user to appear in person before the competent authority as a step in the procedure. In such exceptional cases, Member States shall limit such physical presence to what is strictly necessary and objectively justified and shall ensure that other steps of the procedure can be completed fully online. Member States shall also ensure that physical presence requirements do not result in discrimination against cross-border users.
4.   Member States shall notify and explain, through a common repository accessible to the Commission and the other Member States, the grounds on which, and the circumstances in which, physical presence might be required for the procedural steps referred to in paragraph 3, and the grounds on which, and the circumstances in which, physical delivery is necessary, as referred to in point (c) of paragraph 2.
5.   This Article shall not prevent Member States from offering users the additional possibility of accessing and completing the procedures referred to in point (b) of Article 2(2) by means other than an online channel, or from contacting users directly.
Article 7
Access to assistance and problem-solving services
1.   The Member States and the Commission shall ensure that users, including cross-border users, have easy online access through different channels to the assistance and problem-solving services referred to in point (c) of Article 2(2).
2.   The national coordinators referred to in Article 28 and the Commission may provide links to assistance and problem-solving services offered by competent authorities, the Commission or bodies, offices and agencies of the Union, other than those listed in Annex III, in accordance with Article 19(2) and (3), provided that such services comply with the quality requirements laid down in Articles 11 and 16.
3.   Where necessary to meet the needs of the users, the national coordinator may propose to the Commission that links to assistance or problem-solving services provided by private or semi-private entities are included in the gateway, where those services meet the following conditions:
(a)
they offer information or assistance within the areas, and for the purposes, covered by this Regulation and are complementary to services already included in the gateway;
(b)
they are offered free of charge or at a price which is affordable for micro-enterprises, non-profit organisations and citizens; and
(c)
they comply with the requirements laid down in Articles 8, 11 and 16.
4.   Where the national coordinator has proposed the inclusion of a link in accordance with paragraph 3 of this Article, and provides such link in accordance with Article 19(3), the Commission shall assess whether the conditions in paragraph 3 of this Article are met by the service to be included through the link, and if so, shall activate the link.
Where the Commission finds that the conditions in paragraph 3 are not met by the service to be included, it shall inform the national coordinator of the reasons for not activating the link.
Article 8
Quality requirements related to web accessibility
The Commission shall make those of its websites and webpages through which it grants access to the information referred to in Article 4(2) and to the assistance and problem-solving services referred to in Article 7 more accessible by making them perceivable, operable, understandable and robust.
CHAPTER III
QUALITY REQUIREMENTS
SECTION 1
Quality requirements related to information on rights, obligations and rules, on procedures and on assistance and problem-solving services
Article 9
Quality of information on rights, obligations and rules
1.   Where Member States and the Commission are responsible in accordance with Article 4 for ensuring access to information referred to in point (a) of Article 2(2), they shall make sure that such information complies with the following requirements:
(a)
it is user-friendly, enabling users to easily find and understand the information and to easily identify which parts of the information are relevant to their particular situation;
(b)
it is accurate and sufficiently comprehensive to cover information that users need to know in order to exercise their rights in full compliance with applicable rules and obligations;
(c)
it includes references, links to legal acts, technical specifications and guidelines, where relevant;
(d)
it includes the name of the competent authority or entity responsible for the content of the information;
(e)
it includes the contact details of any relevant assistance or problem-solving services, such as a phone number, an email address, an online enquiry form or any other commonly used means of electronic communication that is most suitable for the type of service offered and for the target audience of that service;
(f)
it includes the date of the last update of the information, if any, or, where the information has not been updated, the date of publication of the information;
(g)
it is well-structured and presented, so that users can quickly find the information they need;
(h)
it is kept up-to-date; and
(i)
it is written in clear and plain language adapted to the needs of the target users.
2.   Member States shall make the information referred to in paragraph 1 of this Article accessible in an official language of the Union that is broadly understood by the largest possible number of cross-border users, in accordance with Article 12.
Article 10
Quality of information on procedures
1.   The Member States and the Commission shall, for the purposes of complying with Article 4, ensure that, before users have to identify themselves prior to launching the procedure, they have access to a sufficiently comprehensive, clear and user-friendly explanation of the following elements, where applicable, of the procedures referred to in point (b) of Article 2(2):
(a)
the relevant steps of the procedure to be taken by the user, including any exception, under Article 6(3), to the obligation of Member States to offer the procedure fully online;
(b)
the name of the competent authority responsible for the procedure, including its contact details;
(c)
the accepted means of authentication, identification and signature for the procedure;
(d)
the type and format of evidence to be submitted;
(e)
the means of redress or appeal which are generally available in the event of disputes with the competent authorities;
(f)
the applicable fees and the online methods of payment;
(g)
any deadlines to be respected by the user or by the competent authority and where no deadlines exist, the average, estimated or indicative time that the competent authority needs to complete the procedure;
(h)
any rules concerning a lack of reply from the competent authority and the legal consequences thereof for the users, including tacit approval or administrative silence arrangements;
(i)
any additional languages in which the procedure can be carried out.
2.   If no tacit approval, administrative silence or similar arrangements exist, competent authorities shall, where applicable, inform users of any delays and of any extension of deadlines or any consequences thereof.
3.   Where the explanation referred to in paragraph 1 is already made available for non-crossborder users, it may be used or reused for the purposes of this Regulation, provided that it also covers the situation of cross-border users, where applicable.
4.   Member States shall make the explanation referred to in paragraph 1 of this Article accessible in an official language of the Union that is broadly understood by the largest possible number of cross-border users, in accordance with Article 12.
Article 11
Quality of information on assistance and problem-solving services
1.   The Member States and the Commission shall, for the purposes of complying with Article 4, ensure that, before submitting a request for a service as referred to in point (c) of Article 2(2), users have access to a clear and user-friendly explanation of the following:
(a)
the type, purpose and expected results of the service offered;
(b)
the contact details of the entities responsible for the service such as a phone number, an email address, an online enquiry form or any other commonly used means of electronic communication that is most suitable for the type of service offered and for the target audience of that service;
(c)
where relevant, the applicable fees and the online methods of payment;
(d)
any applicable deadlines to be respected and where none exist, an average, or estimated time required to deliver the service;
(e)
any additional languages in which the request can be submitted and which can be used in subsequent contacts.
2.   Member States shall make the explanation referred to in paragraph 1 of this Article accessible in an official language of the Union that is broadly understood by the largest possible number of cross-border users, in accordance with Article 12.
Article 12
Translation of information
1.   Where a Member State does not provide the information, explanations and instructions set out in Articles 9, 10 and 11, and in point (a) of Article 13(2), in an official language of the Union broadly understood by the largest possible number of cross-border users, that Member State shall request the Commission to provide translations into that language, within the limits of the available Union budget referred to in point (c) of Article 32(1).
2.   Member States shall ensure the texts submitted for translation under paragraph 1 of this Article cover at least the basic information in all areas listed in Annex I and that, where sufficient Union budget is available, they cover any further information, explanations and instructions referred to in Articles 9, 10 and 11, and in point (a) of Article 13(2), taking the most important needs of cross-border users into account. Member States shall provide to the repository for links referred to in Article 19 the links to such translated information.
3.   The language referred to in paragraph 1 shall be the official language of the Union that is most widely studied as a foreign language by users across the Union. By way of exception, where the information, explanations or instructions to be translated are expected to be of predominant interest for cross-border users originating from one other Member State, the language referred to in paragraph 1 may be the official language of the Union used as the first language by those cross-border users.
4.   Where a Member State requests a translation into an official language of the Union that is not the language most widely studied as a foreign language by users across the Union, it shall provide reasons for its request. Where the Commission finds that the conditions referred to in paragraph 3 for the choice of such other language are not met, it may refuse the request and shall inform the Member State of the reasons thereof.
SECTION 2
Requirements related to online procedures
Article 13
Cross-border access to online procedures
1.   Member States shall ensure that, where a procedure referred to in point (b) of Article 2(2) and established at national level can be accessed and completed online by non-cross-border users, it can also be accessed and completed online by cross-border users in a non-discriminatory way by means of the same or an alternative technical solution.
2.   Member States shall ensure that, for the procedures referred to in paragraph 1 of this Article, at least the following requirements are met:
(a)
users are able to access the instructions for completing the procedure in an official language of the Union that is broadly understood by the largest possible number of cross-border users, in accordance with Article 12;
(b)
cross-border users are able to submit the required information, including where the structure of such information differs from similar information in the Member State concerned;
(c)
cross-border users are able to identify and authenticate themselves, sign or seal documents electronically, as provided for in Regulation (EU) No 910/2014, in all cases where this is also possible for non-crossborder users;
(d)
cross-border users are able to provide evidence of compliance with applicable requirements and to receive the outcome of the procedures in electronic format in all cases where this is also possible for non-crossborder users;
(e)
where the completion of a procedure requires a payment, users are able to pay any fees online through widely available cross-border payment services, without discrimination based on the place of establishment of the payment service provider, the place of issue of the payment instrument or the location of the payment account within the Union.
3.   Where the procedure does not require electronic identification or authentication, as referred to in point (c) of paragraph 2, and where competent authorities are allowed under applicable national law or administrative practices to accept digitalised copies of non-electronic evidence of identity, such as identity cards or passports, in respect of non-crossborder users, those authorities shall also accept such digitalised copies in respect of cross-border users.
Article 14
Technical system for the cross-border automated exchange of evidence and application of the ‘once-only’ principle
1.   For the purpose of the exchange of evidence for the online procedures listed in Annex II to this Regulation and the procedures provided for in Directives 2005/36/EC, 2006/123/EC, 2014/24/EU and 2014/25/EU, a technical system for the automated exchange of evidence between competent authorities in different Member States (‘the technical system’) shall be established by the Commission in cooperation with the Member States.
2.   Where competent authorities lawfully issue, in their own Member State and in an electronic format that allows automated exchange, evidence that is relevant for the online procedures referred to in paragraph 1, they shall also make such evidence available to requesting competent authorities from other Member States in an electronic format that allows automated exchange.
3.   The technical system shall, in particular:
(a)
enable the processing of requests for evidence at the explicit request of the user;
(b)
enable the processing of requests for evidence to be accessed or exchanged;
(c)
allow the transmission of evidence between competent authorities;
(d)
allow the processing of the evidence by the requesting competent authority;
(e)
ensure the confidentiality and integrity of the evidence;
(f)
enable the possibility for the user to preview the evidence to be used by the requesting competent authority and to choose whether or not to proceed with the exchange of evidence;
(g)
ensure an adequate level of interoperability with other relevant systems;
(h)
ensure a high level of security for the transmission and processing of evidence;
(i)
not process evidence beyond what is technically necessary for the exchange of evidence, and then only for the duration necessary for that purpose.
4.   The use of the technical system shall not be obligatory for users and shall only be permitted at their explicit request, unless otherwise provided under Union or national law. The users shall be permitted to submit evidence by means other than the technical system and directly to the requesting competent authority.
5.   The possibility of previewing the evidence, referred to in point (f) of paragraph 3 of this Article shall not be required for procedures where the automated cross-border data exchange without such preview is allowed under applicable Union or national law. That possibility of previewing the evidence shall be without prejudice to the obligation to provide the information under Articles 13 and 14 of Regulation (EU) 2016/679.
6.   Member States shall integrate the fully operational technical system as part of the procedures referred to in paragraph 1.
7.   The competent authorities responsible for the online procedures referred to in paragraph 1 shall, upon an explicit, freely given, specific, informed and unambiguous request of the user concerned, request evidence directly from competent authorities issuing evidence in other Member States through the technical system. The issuing competent authorities referred to in paragraph 2 shall, in accordance with point (e) of paragraph 3, make such evidence available through the same system.
8.   The evidence made available to the requesting competent authority shall be limited to what has been requested and shall only be used by that authority for the purpose of the procedure for which the evidence was exchanged. The evidence exchanged through the technical system shall, for the purposes of the requesting competent authority, be deemed to be authentic.
9.   By 12 June 2021, the Commission shall adopt implementing acts to set out the technical and operational specifications of the technical system necessary for the implementation of this Article. Those implementing acts shall be adopted in accordance with the examination procedure referred to in Article 37(2).
10.   Paragraphs 1 to 8 shall not apply to procedures established at Union level which provide for different mechanisms for the exchange of evidence, unless the technical system necessary for the implementation of this Article is integrated into those procedures in accordance with the rules of the Union acts that establish those procedures.
11.   The Commission and each of the Member States shall be responsible for the development, availability, maintenance, supervision, monitoring and security management of their respective parts of the technical system.
Article 15
Verification of evidence between Member States
Where the technical system, or other systems for the exchange or verification of evidence between Member States are not available or are not applicable, or where the user does not request the use of the technical system, competent authorities shall cooperate through the Internal Market Information System (IMI) where this is necessary in order to verify the authenticity of evidence that was submitted to one of them in an electronic format by the user for the purpose of an online procedure.
SECTION 3
Quality requirements related to assistance and problem-solving services
Article 16
Quality requirements related to assistance and problem-solving services
The competent authorities and the Commission shall, within their respective competences, ensure that the assistance and problem-solving services listed in Annex III and those that have been included in the gateway in accordance with Article 7(2), (3) and (4) comply with the following quality requirements:
(a)
they are provided within a reasonable timeframe taking into account the complexity of the request;
(b)
when deadlines are extended, users are informed in advance of the reasons thereof and of the new deadline given;
(c)
where the provision of a service requires a payment, users are able to pay any fees online through widely available cross-border payment services without discrimination based on the place of establishment of the payment service provider, the place of issue of the payment instrument or the location of the payment account within the Union.
SECTION 4
Quality monitoring
Article 17
Quality monitoring
1.   The national coordinators referred to in Article 28 and the Commission shall, within their respective competences, regularly monitor the compliance of the information, procedures and assistance and problem-solving services available through the gateway with the quality requirements laid down in Articles 8 to 13 and 16. The monitoring shall be carried out on the basis of the data gathered in accordance with Articles 24 and 25.
2.   In the event of a deterioration in the quality of the information, of the procedures and of the assistance or problem-solving services referred to in paragraph 1 provided by the competent authorities, the Commission shall, taking into account the seriousness and persistence of the deterioration, take one or more of the following measures:
(a)
inform the relevant national coordinator and ask for remedial action;
(b)
submit for discussion in the gateway coordination group recommended actions to improve compliance with the quality requirements;
(c)
send a letter with recommendations to the Member State concerned;
(d)
temporarily disconnect the information, the procedure, or the assistance or problem-solving service from the gateway.
3.   Where an assistance or problem-solving service to which links are provided in accordance with Article 7(3) consistently does not comply with requirements laid down in Articles 11 and 16, or no longer meets the needs of the users as indicated by the data gathered in accordance with Articles 24 and 25, the Commission may, after consultation with the relevant national coordinator and, where necessary, with the gateway coordination group, disconnect it from the gateway.
CHAPTER IV
TECHNICAL SOLUTIONS
Article 18
Common user interface
1.   The Commission shall, in close cooperation with the Member States, provide a common user interface, integrated into the ‘Your Europe’ portal, to ensure the proper functioning of the gateway.
2.   The common user interface shall give access to the information, procedures and assistance or problem-solving services by means of links to the relevant Union and national level websites or webpages included in the repository for links referred to in Article 19.
3.   The Member States and the Commission, acting in accordance with their respective roles and responsibilities, as provided for in Article 4, shall ensure that the information on rules and obligations, on procedures and on assistance and problem-solving services is organised and marked in a way that makes it easier to find through the common user interface.
4.   The Commission shall ensure that the common user interface complies with the following quality requirements:
(a)
it is easy to use;
(b)
it is accessible online through various electronic devices;
(c)
it is developed and optimised for different web browsers;
(d)
it meets the following web accessibility requirements: perceivability, operability, understandability and robustness.
5.   The Commission may adopt implementing acts laying down interoperability requirements to make it easier to find the information on rules and obligations, on procedures and on assistance and problem-solving services through the common user interface. Those implementing acts shall be adopted in accordance with the examination procedure referred to in Article 37(2).
Article 19
Repository for links
1.   The Commission, in close cooperation with the Member States, shall establish and maintain an electronic repository for links to the information, procedures and assistance and problem-solving services referred to in Article 2(2) allowing the connection between such services and the common user interface.
2.   The Commission shall provide the repository for links with the links to the information, procedures and assistance and problem-solving services accessible on the webpages managed at Union level, and it shall keep those links accurate and up-to-date.
3.   The national coordinators shall provide the repository for links with the links to the information, procedures and assistance and problem-solving services accessible on the webpages managed by competent authorities, or by private or semi-private entities as referred to in Article 7(3), and they shall keep those links accurate and up-to-date.
4.   Where technically possible, the provision, referred to in paragraph 3, of the links may be carried out automatically between the relevant systems of the Member States and the repository for links.
5.   The Commission shall make the information included in the repository for links publicly available in an open and machine-readable format.
6.   The Commission and the national coordinators shall ensure that the links to information, procedures and assistance or problem-solving services offered through the gateway do not contain any unnecessary full or partial duplication and overlaps that are likely to confuse users.
7.   Where the making available of information referred to in Article 4 is provided for in other provisions of Union law, the Commission and the national coordinators may provide links to that information in order to comply with the requirements of that Article.
Article 20
Common assistance service finder
1.   In order to facilitate access to the assistance and problem-solving services listed in Annex III or referred to in Article 7(2) and (3), the competent authorities and the Commission shall ensure that users can access them through a common assistance and problem-solving service finder (‘the common assistance service finder’) available through the gateway.
2.   The Commission shall develop and manage the common assistance service finder, and decide on the structure and format in which the descriptions and contact details of the assistance and problem-solving services need to be provided, to enable the proper functioning of the common assistance service finder.
3.   The national coordinators shall provide the descriptions and contact details as referred to in paragraph 2 to the Commission.
Article 21
Responsibilities for the ICT applications supporting the gateway
1.   The Commission shall be responsible for the development, availability, monitoring, updating, maintenance, security and hosting of the following ICT applications and webpages:
(a)
the Your Europe portal, referred to in Article 2(1);
(b)
the common user interface, referred to in Article 18(1), including the search engine or any other ICT tool that enables searchability of web information and services;
(c)
the repository for links, referred to in Article 19(1);
(d)
the common assistance service finder, referred to in Article 20(1);
(e)
the user feedback tools, referred to in Article 25(1) and point (a) of Article 26(1).
The Commission shall work in close cooperation with the Member States to develop the ICT applications.
2.   The Member States shall be responsible for the development, availability, monitoring, updating, maintenance and security of ICT applications related to the national websites and webpages that they manage and that are linked to the common user interface.
CHAPTER V
PROMOTION
Article 22
Name, logo and quality label
1.   The name by which the gateway is to be known and promoted to the general public shall be ‘Your Europe’.
The logo by which the gateway is to be known and promoted to the general public shall be decided by the Commission in close cooperation with the gateway coordination group by 12 June 2019 at the latest.
The logo of the gateway and a link to the gateway shall be made visible and available on the relevant Union-level and national-level websites that are connected to the gateway.
2.   As proof of adherence to the quality requirements referred to in Articles 9, 10 and 11, the name and the logo of the gateway shall also serve as a quality label. However, the logo of the gateway shall only be used as a quality label by webpages and websites included in the repository for links referred to in Article 19.
Article 23
Promotion
1.   The Member States and the Commission shall promote the awareness and the use of the gateway amongst citizens and businesses and shall ensure that the gateway and its information, procedures and assistance and problem-solving services are visible to the public and can be easily found through search engines which are accessible to the public.
2.   The Member States and the Commission shall coordinate their promotion activities referred to in paragraph 1 and shall refer to the gateway and use its logo in such activities, along with any other brand names, as appropriate.
3.   The Member States and the Commission shall ensure that the gateway can be easily found through the related websites for which they are responsible, and that clear links to the common user interface are available on all relevant websites at Union and national level.
4.   The national coordinators shall promote the gateway to the national competent authorities.
CHAPTER VI
COLLECTION OF USER FEEDBACK AND STATISTICS
Article 24
User statistics
1.   The competent authorities and the Commission shall ensure that statistics are collected in relation to users’ visits on the gateway and on the webpages to which the gateway links in a way that guarantees anonymity of the users, in order to improve the functionality of the gateway.
2.   The competent authorities, the providers of assistance or problem-solving services as referred to in Article 7(3) and the Commission shall collect and exchange, in an aggregated way, the number, the origin and the subject matter of requests for assistance and problem-solving services and their response times.
3.   The statistics collected in accordance with paragraphs 1 and 2 in relation to the information, procedures and assistance and problem-solving services to which the gateway links shall include the following data categories:
(a)
data related to the number, origin and type of users of the gateway;
(b)
data related to the user preferences and user journeys;
(c)
data related to the usability, findability and quality of the information, procedures and assistance and problem-solving services.
Those data shall be made available to the public in an open and commonly used, machine-readable format.
4.   The Commission shall adopt implementing acts laying down the method of collecting and exchanging the user statistics referred to in paragraphs 1, 2 and 3 of this Article. Those implementing acts shall be adopted in accordance with the examination procedure referred to in Article 37(2).
Article 25
User feedback on the services of the gateway
1.   In order to gather direct information from users about their satisfaction with the services provided through the gateway and the information made available therein, the Commission shall provide users through the gateway with a user-friendly feedback tool that enables them, immediately after using any of the services referred to in Article 2(2), to comment anonymously on the quality and availability of the services provided through the gateway, of the information made available therein and of the common user interface.
2.   The competent authorities and the Commission shall ensure that users can access the tool referred to in paragraph 1 from all webpages that are part of the gateway.
3.   The Commission, the competent authorities and the national coordinators shall have direct access to the user feedback collected through the tool referred to in paragraph 1 for the purpose of addressing any problems raised.
4.   The competent authorities shall not be required on those of their webpages that are part of the gateway to give users access to the user feedback tool referred to in paragraph 1, where another user feedback tool with similar functionalities to the user feedback tool referred to in paragraph 1 is already available on their webpages for the purpose of monitoring service quality. The competent authorities shall collect the user feedback received through their own user feedback tool and shall share it with the Commission and the national coordinators of the other Member States.
5.   The Commission shall adopt implementing acts laying down rules for the collection and sharing of the user feedback. Those implementing acts shall be adopted in accordance with the examination procedure referred to in Article 37(2).
Article 26
Reporting on the functioning of the internal market
1.   The Commission shall:
(a)
provide users of the gateway with a user-friendly tool to signal and give feedback anonymously on any obstacles encountered by them in exercising their internal market rights;
(b)
collect aggregated information from the assistance and problem-solving services that form part of the gateway about the subject matter of requests and responses.
2.   The Commission, the competent authorities and the national coordinators shall have direct access to the feedback collected in accordance with point (a) of paragraph 1.
3.   The Member States and the Commission shall analyse and investigate the problems raised by users pursuant to this Article and address them, wherever possible, by appropriate means.
Article 27
Online summary overviews
The Commission shall publish in an anonymised form online summary overviews of the problems emerging from the information collected in accordance with Article 26(1), the main user statistics referred to in Article 24, and the main user feedback referred to in Article 25.
CHAPTER VII
GOVERNANCE OF THE GATEWAY
Article 28
National coordinators
1.   Each Member State shall appoint a national coordinator. In addition to their obligations in accordance with Articles 7, 17, 19, 20, 23 and 25, the national coordinators shall:
(a)
act as a contact point for their respective administrations for all matters relating to the gateway;
(b)
promote the uniform application of Articles 9 to 16 by their respective competent authorities;
(c)
ensure that the recommendations referred to in point (c) of Article 17(2) are properly implemented.
2.   Each Member State may, in accordance with its internal administrative structure, appoint one or more coordinators in order to carry out any of the tasks listed in paragraph 1. One national coordinator for each Member State shall be responsible for contacts with the Commission in respect of all matters relating to the gateway.
3.   Each Member State shall inform the other Member States and the Commission of the name and contact details of its national coordinator.
Article 29
Coordination group
A coordination group is hereby established (‘the gateway coordination group’). It shall be composed of one national coordinator from each Member State and shall be chaired by a representative of the Commission. It shall adopt its rules of procedure. The Commission shall provide the secretariat.
Article 30
Tasks of the gateway coordination group
1.   The gateway coordination group shall support the implementation of this Regulation. In particular it shall:
(a)
facilitate the exchange and regular updating of best practices;
(b)
encourage the uptake of fully online procedures beyond those included in Annex II to this Regulation, and of online means of authentication, identification and signatures, in particular those provided for in Regulation (EU) No 910/2014;
(c)
discuss improvements to the user-friendly presentation of information within the areas listed in Annex I, in particular on the basis of the data collected in accordance with Articles 24 and 25;
(d)
assist the Commission in developing the common ICT solutions supporting the gateway;
(e)
discuss the draft annual work programme;
(f)
assist the Commission in monitoring the execution of the annual work programme;
(g)
discuss additional information provided in accordance with Article 5 with a view to encouraging other Member States to provide similar information, where relevant to the users;
(h)
assist the Commission in monitoring compliance with the requirements set out in Articles 8 to 16, in accordance with Article 17;
(i)
inform about the implementation of Article 6(1);
(j)
discuss and recommend actions to the competent authorities and the Commission with a view to avoiding or eliminating unnecessary duplication of the services available through the gateway;
(k)
provide opinions on procedures or measures to address efficiently any problems with the quality of the services raised by users or suggestions for its improvement;
(l)
discuss the application of the principles of security by design and privacy by design in the context of this Regulation;
(m)
discuss issues related to the collection of the user feedback and statistics referred to in Articles 24 and 25, so that the services offered at Union and national level are continuously improved;
(n)
discuss issues related to the quality requirements of the services offered through the gateway;
(o)
exchange best practices and assist the Commission in the organisation, structuring and presentation of services referred to in Article 2(2), to enable the proper functioning of the common user interface;
(p)
facilitate the development and implementation of the coordinated promotion;
(q)
cooperate with the governance bodies or networks of information services, and of assistance or problem-solving services;
(r)
provide guidance on the additional official language, or languages, of the Union to be used by competent authorities in accordance with Articles 9(2), 10(4) and 11(2), and point (a) of Article 13(2).
2.   The Commission may consult the gateway coordination group on any matter relating to the application of this Regulation.
Article 31
Annual work programme
1.   The Commission shall adopt the annual work programme which shall specify, in particular:
(a)
actions to improve the presentation of specific information within the areas listed in Annex I and actions to facilitate the timely implementation, by competent authorities at all levels, including municipal level, of the requirement to provide information;
(b)
actions to facilitate compliance with Articles 6 and 13;
(c)
actions required to ensure the consistent compliance with the requirements set out in Articles 9 to 12;
(d)
activities related to the promotion of the gateway in accordance with Article 23.
2.   When preparing the draft annual work programme, the Commission shall take account of the user statistics and feedback collected in accordance with Articles 24 and 25 and of any suggestions made by Member States. Prior to adoption, the Commission shall submit the draft annual work programme to the gateway coordination group for discussion.
CHAPTER VIII
FINAL PROVISIONS
Article 32
Costs
1.   The general budget of the European Union shall cover the costs of:
(a)
development and maintenance of the ICT tools supporting the implementation of this Regulation at Union level;
(b)
promotion of the gateway at Union level;
(c)
translation of information, explanations and instructions in accordance with Article 12 within a maximum annual volume per Member State, without prejudice to possible reallocation where this is necessary in order to enable full use of the available budget.
2.   The costs related to national webportals, information platforms, assistance services and procedures established at Member State level shall be met from the respective budgets of the Member States, unless otherwise provided for in Union legislation.
Article 33
Protection of personal data
The processing of personal data by competent authorities within the framework of this Regulation shall comply with Regulation (EU) 2016/679. Processing of personal data by the Commission within the framework of this Regulation shall comply with Regulation (EU) 2018/1725.
Article 34
Cooperation with other information and assistance networks
1.   After consulting the Member States, the Commission shall decide which existing informal governance arrangements for any of the assistance or problem-solving services listed in Annex III or for any of the areas of information covered by Annex I are to become the responsibility of the gateway coordination group.
2.   Where the information and assistance services or networks have been created by a legally binding Union act for any of the areas of information covered by Annex I, the Commission shall coordinate the work of the gateway coordination group and the governance bodies of such services or networks with a view to achieving synergies and avoiding duplication.
Article 35
Internal Market Information System
1.   The Internal Market Information System (IMI), established by Regulation (EU) No 1024/2012, shall be used for the purposes of, and in accordance with, Article 6(4) and Article 15.
2.   The Commission may decide to use IMI as the electronic repository for links referred to in Article 19(1).
Article 36
Reporting and review
By 12 December 2022 and once every two years thereafter, the Commission shall review the application of this Regulation and submit to the European Parliament and to the Council an assessment report on the functioning of the gateway and on the functioning of the internal market on the basis of the statistics and feedback collected in accordance with Articles 24, 25 and 26. The review shall, in particular, evaluate the scope of Article 14, taking into account technological, market and legal developments concerning the exchange of evidence between competent authorities.
Article 37
Committee procedure
1.   The Commission shall be assisted by a committee. That committee shall be a committee within the meaning of Regulation (EU) No 182/2011.
2.   Where reference is made to this paragraph, Article 5 of Regulation (EU) No 182/2011 shall apply.
Article 38
Amendment to Regulation (EU) No 1024/2012
Regulation (EU) No 1024/2012 is amended as follows:
(1)
Article 1 is replaced by the following:
‘Article 1
Subject matter
This Regulation lays down rules for the use of an Internal Market Information System (“IMI”) for administrative cooperation among the IMI actors, including the processing of personal data.’;
(2)
in Article 3, paragraph 1 is replaced by the following:
‘1.   IMI shall be used for exchanges of information, including of personal data, among the IMI actors and for the processing of that information for the purposes of either of the following:
(a)
administrative cooperation required in accordance with the acts listed in the Annex;
(b)
administrative cooperation subject to a pilot project carried out in accordance with Article 4.’;
(3)
in Article 5, the second paragraph is amended as follows:
(a)
point (a) is replaced by the following:
‘(a)
“IMI” means the electronic tool provided by the Commission to facilitate administrative cooperation among the IMI actors;’;
(b)
point (b) is replaced by the following:
‘(b)
“administrative cooperation” means the collaboration between IMI actors by exchanging and processing information for the purpose of better application of Union law;’;
(c)
point (g) is replaced by the following:
‘(g)
“IMI actors” means the competent authorities, the IMI coordinators, the Commission and the Union bodies, offices and agencies;’;
(4)
in Article 8(1), the following point is added:
‘(f)
ensuring coordination with Union bodies, offices and agencies and granting them access to IMI.’;
(5)
in Article 9, paragraph 4 is replaced by the following:
‘4.   Appropriate means shall be put in place by the Member States, the Commission and Union bodies, offices and agencies to ensure that IMI users are allowed to access personal data processed in IMI only on a need-to-know basis and within the internal market area or areas for which they were granted access rights in accordance with paragraph 3.’;
(6)
Article 21 is amended as follows:
(a)
paragraph 2 is replaced by the following:
‘2.   The European Data Protection Supervisor shall be responsible for monitoring and ensuring the application of this Regulation when the Commission or Union bodies, offices and agencies, in their role as IMI actors, process personal data. The duties and powers referred to in Articles 57 and 58 of Regulation (EU) 2018/1725
 (
*1
)
 shall apply accordingly.
(
*1
)
  Regulation (EU) 2018/1725 of the European Parliament and of the Council of 23 October 2018 on the protection of natural persons with regard to the processing of personal data by the Union institutions, bodies, offices and agencies and on the free movement of such data, and repealing Regulation (EC) No 45/2001 and Decision No 1247/2002/EC (
OJ L 295, 21.11.2018, p. 39
).’;"
(b)
paragraph 3 is replaced by the following:
‘3.   The National Supervisory Authorities and the European Data Protection Supervisor, each acting within the scope of their respective competences, shall cooperate with each other to ensure the coordinated supervision of IMI and its use by IMI actors in accordance with Article 62 of Regulation (EU) 2018/1725.’;
(c)
paragraph 4 is deleted;
(7)
in Article 29, paragraph 1 is deleted;
(8)
in the Annex, the following points are added:
‘11.
Regulation (EU) 2016/679 of the European Parliament and of the Council of 27 April 2016 on the protection of natural persons with regard to the processing of personal data and on the free movement of such data, and repealing Directive 95/46/EC (General Data Protection Regulation)
 (
*2
)
: Article 56, Articles 60 to 66 and Article 70(1).
12.
Regulation (EU) 2018/1725 of the European Parliament and of the Council of 2 October 2018 establishing a single digital gateway to provide access to information, to procedures and to assistance and problem-solving services and amending Regulation (EU) No 1024/2012
 (
*3
)
: Articles 6(4), 15 and 19.
(
*2
)
  
                                          
OJ L 119, 4.5.2016, p. 1
."
(
*3
)
  
                                          
OJ L 295, 21.11.2018, p. 39’.
"
Article 39
Entry into force
This Regulation shall enter into force on the twentieth day following that of its publication in the 
Official Journal of the European Union
.
Article 2, Article 4, Articles 7 to 12, Article 16, Article 17, Article 18(1) to (4), Article 19, Article 20, Article 24(1), (2) and (3), Article 25(1) to (4), Article 26 and Article 27 shall apply from 12 December 2020.
Article 6, Article 13, Article 14(1) to (8) and (10) and Article 15 shall apply from 12 December 2023.
Notwithstanding the date of application of Articles 2, 9, 10 and 11, municipal authorities shall make the information, explanations and instructions referred to in those Articles available by 12 December 2022 at the latest.
This Regulation shall be binding in its entirety and directly applicable in all Member States.
Done at Strasbourg, 2 October 2018.
For the European Parliament
The President
A. TAJANI
For the Council
The President
J. BOGNER-STRAUSS
(
1
)
  
            
OJ C 81, 2.3.2018, p. 88
.
(
2
)
  Position of the European Parliament of 13 September 2018 (not yet published in the Official Journal) and decision of the Council of 27 September 2018.
(
3
)
  Directive 2006/123/EC of the European Parliament and of the Council of 12 December 2006 on services in the internal market (
OJ L 376, 27.12.2006, p. 36
).
(
4
)
  Regulation (EC) No 764/2008 of the European Parliament and of the Council of 9 July 2008 laying down procedures relating to the application of certain national technical rules to products lawfully marketed in another Member State and repealing Decision No 3052/95/EC (
OJ L 218, 13.8.2008, p. 21
).
(
5
)
  Regulation (EU) No 305/2011 of the European Parliament and of the Council of 9 March 2011 laying down harmonised conditions for the marketing of construction products and repealing Council Directive 89/106/EEC (
OJ L 88, 4.4.2011, p. 5
).
(
6
)
  Directive 2005/36/EC of the European Parliament and of the Council of 7 September 2005 on the recognition of professional qualifications (
OJ L 255, 30.9.2005, p. 22
).
(
7
)
  Commission Recommendation 2013/461/EU of 17 September 2013 on the principles governing SOLVIT (
OJ L 249, 19.9.2013, p. 10
).
(
8
)
  Directive 2014/24/EU of the European Parliament and of the Council of 26 February 2014 on public procurement and repealing Directive 2004/18/EC (
OJ L 94, 28.3.2014, p. 65
).
(
9
)
  Directive 2014/25/EU of the European Parliament and of the Council of 26 February 2014 on procurement by entities operating in the water, energy, transport and postal services sectors and repealing Directive 2004/17/EC (
OJ L 94, 28.3.2014, p. 243
).
(
10
)
  Regulation (EU) 2016/589 of the European Parliament and of the Council of 13 April 2016 on a European network of employment services (EURES), workers’ access to mobility services and the further integration of labour markets, and amending Regulations (EU) No 492/2011 and (EU) No 1296/2013 (
OJ L 107, 22.4.2016, p. 1
).
(
11
)
  Council Decision 2001/470/EC of 28 May 2001 establishing a European Judicial Network in civil and commercial matters (
OJ L 174, 27.6.2001, p. 25
).
(
12
)
  Directive 2014/67/EU of the European Parliament and of the Council of 15 May 2014 on the enforcement of Directive 96/71/EC concerning the posting of workers in the framework of the provision of services and amending Regulation (EU) No 1024/2012 on administrative cooperation through the Internal Market Information System (‘the IMI Regulation’) (
OJ L 159, 28.5.2014, p. 11
),
(
13
)
  Regulation (EU) No 910/2014 of the European Parliament and of the Council of 23 July 2014 on electronic identification and trust services for electronic transactions in the internal market and repealing Directive 1999/93/EC (
OJ L 257, 28.8.2014, p. 73
).
(
14
)
  Regulation (EC) No 883/2004 of the European Parliament and of the Council of 29 April 2004 on the coordination of social security systems (
OJ L 166, 30.4.2004, p. 1
).
(
15
)
  Regulation (EC) No 987/2009 of the European Parliament and of the Council of 16 September 2009 laying down the procedure for implementing Regulation (EC) No 883/2004 on the coordination of social security systems (
OJ L 284, 30.10.2009, p. 1
).
(
16
)
  Directive (EU) 2016/2102 of the European Parliament and of the Council of 26 October 2016 on the accessibility of the websites and mobile applications of public sector bodies (
OJ L 327, 2.12.2016, p. 1
).
(
17
)
  Council Decision 2010/48/EC of 26 November 2009 concerning the conclusion, by the European Community, of the United Nations Convention on the Rights of Persons with Disabilities (
OJ L 23, 27.1.2010, p. 35
).
(
18
)
  Regulation (EU) No 260/2012 of the European Parliament and of the Council of 14 March 2012 establishing technical and business requirements for credit transfers and direct debits in euro and amending Regulation (EC) No 924/2009 (
OJ L 94, 30.3.2012, p. 22
).
(
19
)
  Regulation (EU) No 1024/2012 of the European Parliament and of the Council of 25 October 2012 on administrative cooperation through the Internal Market Information System and repealing Commission Decision 2008/49/EC (‘the IMI Regulation’) (
OJ L 316, 14.11.2012, p. 1
).
(
20
)
  Regulation (EU) 2016/1191 of the European Parliament and of the Council of 6 July 2016 on promoting the free movement of citizens by simplifying the requirements for presenting certain public documents in the European Union and amending Regulation (EU) No 1024/2012 (
OJ L 200, 26.7.2016, p. 1
).
(
21
)
  Regulation (EU) 2016/679 of the European Parliament and of the Council of 27 April 2016 on the protection of natural persons with regard to the processing of personal data and on the free movement of such data, and repealing Directive 95/46/EC (General Data Protection Regulation) (
OJ L 119, 4.5.2016, p. 1
).
(
22
)
  Regulation (EU) 2018/1725 of the European Parliament and of the Council of 23 October 2018 on the protection of natural persons with regard to the processing of personal data by the Union institutions, bodies, offices and agencies and on the free movement of such data, and repealing Regulation (EC) No 45/2001 and Decision No 1247/2002/EC (see page 39 of this Official Journal).
(
23
)
  Regulation (EU) No 1316/2013 of the European Parliament and of the Council of 11 December 2013 establishing the Connecting Europe Facility, amending Regulation (EU) No 913/2010 and repealing Regulations (EC) No 680/2007 and (EC) No 67/2010 (
OJ L 348, 20.12.2013, p. 129
).
(
24
)
  Directive (EU) 2017/1132 of the European Parliament and of the Council of 14 June 2017 relating to certain aspects of company law (
OJ L 169, 30.6.2017, p. 46
).
(
25
)
  Regulation (EU) 2015/848 of the European Parliament and of the Council of 20 May 2015 on insolvency proceedings (
OJ L 141, 5.6.2015, p. 19
).
(
26
)
  Regulation (EU) No 182/2011 of the European Parliament and of the Council of 16 February 2011 laying down the rules and general principles concerning mechanisms for control by Member States of the Commission’s exercise of implementing powers (
OJ L 55, 28.2.2011, p. 13
).
(
27
)
  Directive (EU) 2016/1148 of the European Parliament and of the Council of 6 July 2016 concerning measures for a high common level of security of network and information systems across the Union (
OJ L 194, 19.7.2016, p. 1
).
(
28
)
  Directive (EU) 2016/680 of the European Parliament and of the Council of 27 April 2016 on the protection of natural persons with regard to the processing of personal data by competent authorities for the purposes of the prevention, investigation, detection or prosecution of criminal offences or the execution of criminal penalties, and on the free movement of such data, and repealing Council Framework Decision 2008/977/JHA (
OJ L 119, 4.5.2016, p. 89
).
(
29
)
  Regulation (EC) No 45/2001 of the European Parliament and of the Council of 18 December 2000 on the protection of individuals with regard to the processing of personal data by the Community institutions and bodies and on the free movement of such data (
OJ L 8, 12.1.2001, p. 1
).
(
30
)
  
            
OJ C 340, 11.10.2017, p. 6
.
ANNEX I
List of areas of information relevant for citizens and business exercising their internal market rights referred to in point (a) of Article 2(2)
Areas of information areas related to citizens:
Area
INFORMATION REGARDING RIGHTS, OBLIGATIONS AND RULES ARISING FROM UNION AND NATIONAL LAW
A.
Travel within the Union
1.
documents required of Union citizens, their family members who are not Union citizens, minors travelling alone and non-Union citizens when travelling across borders within the Union (ID card, visa, passport)
2.
rights and obligations of travellers by plane, train, ship, bus in and from the Union, and of those who buy travel packages or linked travel arrangements
3.
assistance in case of reduced mobility when travelling in and from the Union
4.
transport of animals, plants, alcohol, tobacco, cigarettes and other goods when travelling in the Union
5.
voice calling and sending and receiving electronic messages and electronic data within the Union
B.
Work and retirement within the Union
1.
seeking employment in another Member State
2.
taking up employment in another Member State
3.
recognition of qualifications with a view to employment in another Member State
4.
taxation in another Member State
5.
rules on liability and mandatory insurance linked to residence or employment in another Member State
6.
terms and conditions of employment, including for posted workers, as stipulated by law or statutory instrument (including information on working hours, paid leave, holiday entitlements, rights and obligations regarding overtime work, health checks, termination of contracts, dismissal and redundancies)
7.
equal treatment (rules prohibiting discrimination in the workplace, rules on equal pay for men and women and on equal pay for employees on fixed-term or permanent employment contracts)
8.
health and safety obligations in relation to different types of activity
9.
social security rights and obligations in the Union including those related to getting pensions
C.
Vehicles in the Union
1.
taking a motor vehicle temporarily or permanently to another Member State
2.
acquiring and renewing a driving licence
3.
taking out mandatory motor vehicle insurance
4.
buying and selling a motor vehicle in another Member State
5.
national traffic rules and requirements for drivers, including general rules for the use of the national road infrastructure: time-based charges (vignette), distance-based charges (toll), emission stickers
D.
Residence in another Member State
1.
moving temporarily or permanently to another Member State
2.
purchasing and selling of immovable property, including any conditions and obligations related to taxation, ownership, or use of such property, including its use as a secondary residence
3.
participating in municipal elections and elections to the European Parliament
4.
requirements for residence cards for Union citizens and their family members, including family members who are not Union citizens
5.
conditions applicable to the naturalisation of nationals from another Member State
6.
rules applicable in the case of death, including rules on the repatriation of remains to another Member State
E.
Education or traineeship in another Member State
1.
education system in another Member State, including early childhood education and care, primary and secondary education, higher education and adult learning
2.
volunteering in another Member State
3.
traineeships in another Member State
4.
conducting research in another Member State as part of an education programme
F.
Healthcare
1.
getting medical treatment in another Member State
2.
buying prescribed pharmaceutical products in a Member State other than the one where the prescription was issued, online or in person
3.
health insurance rules applicable in the case of short-term or long-term stays in another Member State, including how to apply for a European Health Insurance Card
4.
general information on access rights or obligations to participate in available public preventive healthcare measures
5.
services provided through national emergency numbers, including ‘112’ and ‘116’ numbers
6.
rights and conditions for moving to a residential care home
G.
Citizens’ and family rights
1.
birth, custody for minor children, parental responsibilities, rules on surrogacy and adoption, including second-parent-adoption, maintenance obligations in relation to children in a cross-border family situation
2.
living in a couple with different nationalities, including same-sex couples (marriage, civil or registered partnership, separation, divorce, marital property rights, the rights of cohabitants)
3.
rules of gender recognition
4.
rights and obligations in relation to succession in another Member State, including tax rules
5.
rights and rules applicable in the case of cross-border parental child abduction
H.
Consumer rights
1.
buying goods, digital content or services (including financial services) from another Member State, online or in person
2.
holding a bank account in another Member State
3.
connection to utilities, such as gas, electricity, water, household waste disposal, telecoms and the internet
4.
payments, including credit transfers, delays in cross-border payments
5.
consumer rights and guarantees related to buying goods and services, including procedures for consumer dispute resolution and compensation
6.
safety and security of consumer products
7.
renting a motor vehicle
I.
Protection of personal data
1.
exercising data subjects’ rights in relation to the protection of personal data
Areas of information related to businesses:
Area
INFORMATION REGARDING RIGHTS, OBLIGATIONS AND RULES
J.
Starting, running and closing a business
1.
registering, changing the legal form of or closing a business (registration procedures and legal forms for carrying out business)
2.
moving a business to another Member State
3.
intellectual property rights (applying for a patent, registering a trademark, a drawing or a design, getting a licence for reproduction)
4.
fairness and transparency in commercial practices, including consumer rights and guarantees related to selling goods and services
5.
offering online facilities for cross-border payments when selling goods and services online
6.
rights and obligations arising under contract law, including late payment interests
7.
insolvency proceedings and liquidation of companies
8.
credit insurance
9.
mergers of companies or selling a business
10.
civil liability of directors of a company
11.
rules and obligations regarding the processing of personal data
K.
Employees
1.
terms of employment stipulated by law or statutory instrument (including working hours, paid leave, holiday entitlements, rights and obligations regarding overtime work, health checks, termination of contracts, dismissals and redundancies)
2.
social security rights and obligations in the Union (registering as employer, registering employees, notifying the end of contract of an employee, paying social contributions, rights and obligations related to pensions)
3.
employment of workers in other Member States (posting of workers, rules on freedom to provide services, residency requirements for workers)
4.
equal treatment (rules prohibiting discrimination in the workplace, rules on equal pay for men and women and equal pay for employees on fixed-term or under permanent employment contracts)
5.
rules on staff representation
L.
Taxes
1.
VAT: information on the general rules, rates and exemptions, registering for and paying VAT, obtaining a refund
2.
excise duties: information on the general rules, rates and exemptions, registration for excise tax purposes and payment of excise tax, obtaining a refund
3.
customs duties and other taxes and duties collected on imports
4.
customs procedures for imports and exports under the Union Customs Code
5.
other taxes: payment, rates, tax returns
M.
Goods
1.
obtaining CE marking
2.
product rules and requirements
3.
identifying applicable standards, technical specifications and getting products certified
4.
mutual recognition of products not subject to Union specifications
5.
requirements regarding classification, labelling and packaging for hazardous chemicals
6.
distance/off-premises selling: information to be given to customers in advance, confirmation of the contract in writing, withdrawal from a contract, delivering of the goods, other specific obligations
7.
defective products: consumer rights and guarantees, after-sale responsibilities, means of redress for an injured party
8.
certification, labels (EMAS, energy labels, Eco-design, EU eco-label)
9.
recycling and waste management
N.
Services
1.
acquiring licences, authorisations or permits with a view to starting and operating a business
2.
notifying the authorities of cross-border activities
3.
recognition of professional qualifications, including vocational education and training
O.
Funding a business
1.
obtaining access to finance at the Union level, including Union funding programmes and business grants
2.
obtaining access to finance at national level
3.
initiatives addressed to entrepreneurs (exchanges organised for new entrepreneurs, mentoring programmes, etc.)
P.
Public contracts
1.
participating in public tenders: rules and procedures
2.
submitting a bid online in response to a public call for tender
3.
reporting irregularities in relation to the tender process
Q.
Health and safety at work
1.
health and safety obligations in relation to different types of activity, including risk prevention, information and training
ANNEX II
Procedures referred to in Article 6(1)
Life events
Procedures
Expected output subject to an assessment of the application by the competent authority in accordance with national law, where relevant
Birth
Requesting proof of registration of birth
Proof of registration of birth or birth certificate
Residence
Requesting proof of residence
Confirmation of registration at the current address
Studying
Applying for a tertiary education study financing, such as study grants and loans from a public body or institution
Decision on the application for financing or acknowledgement of receipt
Submitting an initial application for admission to public tertiary education institution
Confirmation of the receipt of application
Requesting academic recognition of diplomas, certificates or other proof of studies or courses
Decision on the request for recognition
Working
Request for determination of applicable legislation in accordance with Title II of Regulation (EC) No 883/2004
 (
1
)
Decision on applicable legislation
Notifying changes in the personal or professional circumstances of the person receiving social security benefits, relevant for such benefits
Confirmation of receipt of notification of such changes
Application for a European Health Insurance Card (EHIC)
European Health Insurance Card (EHIC)
Submitting an income tax declaration
Confirmation of the receipt of the declaration
Moving
Registering a change of address
Confirmation of deregistration at the previous address and of the registration of the new address
Registering a motor vehicle originating from or already registered in a Member State, in standard procedures
 (
2
)
Proof of registration of a motor vehicle
Obtaining stickers for the use of the national road infrastructure: time-based charges (vignette), distance-based charges (toll), issued by a public body or institution
Receipt of toll sticker or vignette or other proof of payment
Obtaining emission stickers issued by a public body or institution
Receipt of emission sticker or other proof of payment
Retiring
Claiming pension and pre-retirement benefits from compulsory schemes
Confirmation of the receipt of the claim or decision regarding the claim for a pension or pre-retirement benefits
Requesting information on the data related to pension from compulsory schemes
Statement of personal pension data
Starting, running and closing a business
Notification of business activity, permission for exercising a business activity, changes of business activity and the termination of a business activity not involving insolvency or liquidation procedures, excluding the initial registration of a business activity with the business register and excluding procedures concerning the constitution of or any subsequent filing by companies or firms within the meaning of the second paragraph of Article 54 TFEU
Confirmation of the receipt of notification or change, or of the request for permission for business activity
Registration of an employer (a natural person) with compulsory pension and insurance schemes
Confirmation of registration or social security registration number
Registration of employees with compulsory pension and insurance schemes
Confirmation of registration or social security registration number
Submitting a corporate tax declaration
Confirmation of the receipt of the declaration
Notification to the social security schemes of the end of contract with an employee, excluding procedures for the collective termination of employee contracts
Confirmation of the receipt of the notification
Payment of social contributions for employees
Receipt or other form of confirmation of payment of social contributions for employees
(
1
)
  Regulation (EC) No 883/2004 of the European Parliament and of the Council of 29 April 2004 on the coordination of social security systems (
OJ L 166, 30.4.2004, p. 1
).
(
2
)
  This covers the following vehicles: (a) any motor vehicle or trailer as referred to in Article 3 of Directive 2007/46/EC of the European Parliament and of the Council (
OJ L 263, 9.10.2007, p. 1
); and (b) any two- or three-wheel motor vehicle, whether twin-wheeled or otherwise, intended to travel on the road, as referred to in Article 1 of Regulation (EU) No 168/2013 of the European Parliament and of the Council (
OJ L 60, 2.3.2013, p. 52
).
ANNEX III
List of the assistance and problem-solving services referred to in point (c) of Article 2(2)
(1)
Points of single contact 
(
1
)
(2)
Product Contact Points 
(
2
)
(3)
Product Contact Points for Construction 
(
3
)
(4)
National assistance centres for professional qualifications 
(
4
)
(5)
National contact points for cross-border healthcare 
(
5
)
(6)
European network of employment services (EURES) 
(
6
)
(7)
Online dispute resolution (ODR) 
(
7
)
(
1
)
  Directive 2006/123/EC of the European Parliament and of the Council of 12 December 2006 on services in the internal market (
OJ L 376, 27.12.2006, p. 36
).
(
2
)
  Regulation (EC) No 764/2008 of the European Parliament and of the Council of 9 July 2008 laying down procedures relating to the application of certain national technical rules to products lawfully marketed in another Member State and repealing Decision No 3052/95/EC (
OJ L 218, 13.8.2008, p. 21
).
(
3
)
  Regulation (EU) No 305/2011 of the European Parliament and of the Council of 9 March 2011 laying down harmonised conditions for the marketing of construction products and repealing Council Directive 89/106/EEC (
OJ L 88, 4.4.2011, p. 5
).
(
4
)
  Directive 2005/36/EC of the European Parliament and of the Council of 7 September 2005 on the recognition of professional qualifications (
OJ L 255, 30.9.2005, p. 22
).
(
5
)
  Directive 2011/24/EU of the European Parliament and of the Council of 9 March 2011 on the application of patients’ rights in cross-border healthcare (
OJ L 88, 4.4.2011, p. 45
).
(
6
)
  Regulation (EU) 2016/589 of the European Parliament and of the Council of 13 April 2016 on a European network of employment services (EURES), workers’ access to mobility services and the further integration of labour markets, and amending Regulations (EU) No 492/2011 and (EU) No 1296/2013 (
OJ L 107, 22.4.2016, p. 1
).
(
7
)
  Regulation (EU) No 524/2013 of the European Parliament and of the Council of 21 May 2013 on online dispute resolution for consumer disputes and amending Regulation (EC) No 2006/2004 and Directive 2009/22/EC (Regulation on consumer ODR) (
OJ L 165, 18.6.2013, p. 1
).

Summary:
The single digital gateway
SUMMARY OF:
Regulation (EU) 2018/1724 establishing a single digital gateway to provide access to information, to procedures and to assistance and problem-solving services
WHAT IS THE AIM OF THE REGULATION?
The 
single digital gateway
 will facilitate online access to the information, key administrative procedures and assistance and problem-solving services that people and businesses may wish to contact if they encounter problems when exercising their 
internal market
 rights while living in or doing business in a 
European Union
 (EU) 
Member State
.
KEY POINTS
A single online point of access to information, procedures and assistance
The single digital gateway will guide people and companies to information on national and EU rules, rights and procedures, and also to the websites where they can carry out these procedures online. Users looking for help will be guided towards assistance and problem-solving services.
In practical terms, a search function on the ‘
Your Europe
’ portal will provide: 
access to information
 – people will be able to easily find reliable, qualitative information on EU and national rules that apply to them when they want to exercise their internal market rights;
access to procedures
 – people will find out exactly how to carry out administrative procedures and what steps they need to follow;
the possibility to submit documents and other evidence between authorities across borders that are needed for these procedures;
access to assistance
 – if users are still confused about which rules apply or if they have trouble with a procedure, they will be guided to the most suitable EU or national assistance service to solve their problem.
The quality, user friendliness and adequacy of the information provided by the 
European Commission
 and by authorities in Member States will be monitored on the basis of user feedback.
Digitised administration
The regulation establishing the gateway also requires that the key administrative procedures be available online both to users in their own country and to cross-border users.
By 
12 December 2023
 at the latest, a list of 21 important administrative procedures will be fully available online in all Member States. These cover situations that are relevant for doing business, working, studying or moving from one location to another. Examples include: 
requesting a proof of residence;
applying for study grants;
asking for academic recognition of diplomas;
registering a vehicle;
getting a 
European health insurance card
;
claiming pension benefits; and
registering employees for pension and insurance schemes.
All national online procedures will have to be made fully accessible to cross-border users.
The ‘once-only’ principle (i.e. users should not have to submit to authorities documents or data already held by other authorities) will be applied to cross-border exchanges of evidence for a range of procedures. For these procedures, users will be given the option to request the direct exchange of evidence between authorities in different Member States.
In addition, starting in December 2020, users have been able to provide feedback on problems they come across in the single market, with a view to improving policymaking.
Implementation
The functioning of the gateway will be supported by technical tools developed by the Commission in cooperation with national administrations. A gateway coordination group composed of the national coordinators and the Commission will support the regulation’s implementation. The application of the regulation will be reviewed in December 2022 and the functioning of the gateway will be reviewed every 2 years from 2022.
Implementing acts
Implementing Regulation (EU) 
2020/1121
In 2020, the Commission adopted Implementing Regulation (EU) 2020/1121, which sets out the rules on collecting and sharing user statistics and feedback on the services of the single digital gateway. The data collected will be used by the service providers, national coordinators and the Commission to monitor whether the services provided through the gateway comply with the quality criteria, and to improve those services and the functionality of the single digital gateway.
Implementing Regulation (EU) 2020/1121 was accompanied by a Commission 
declaration
, which states that it intends to explore, together with the Member States in the context of the gateway coordination group, the feasibility of and the demand for a common EU-level service managed by the Commission. Another solution could be proposed to facilitate the collection and transmission of statistics related to web pages that are part of the gateway and are under the responsibility of municipal authorities.
Implementing Regulation (EU) 
2022/1463
In 2022, the Commission adopted Implementing Regulation (EU) 2022/1463, which lays down the technical and operational specifications of the technical system for the cross-border automated exchange of evidence and application of the ‘once-only’ principle. The regulation also specifies Member States’ role, in particular that of the respective national authorities when acting as evidence requester or evidence provider, and of the intermediary platforms, where applicable, in relation to the 
protection of personal data
 included in the evidence that is exchanged through the ‘once-only’ technical system.
FROM WHEN DOES THE REGULATION APPLY?
Regulation (EU) 2018/1724 has applied since 
12 December 2020
. However, articles concerning the digitalisation of procedures, the cross-border availability of procedures and the use of the ‘once-only’ system will apply from 
12 December 2023
. The obligation concerning the availability of information by municipal authorities applies from 
12 December 2022
.
BACKGROUND
For further information, see::
The single digital gateway and Your Europe
 (European Commission)
Solvit: Solutions to problems with your EU rights
 (European Commission).
MAIN DOCUMENT
Regulation (EU) 
2018/1724
 of the European Parliament and of the Council of 
2 October 2018
 establishing a single digital gateway to provide access to information, to procedures and to assistance and problem-solving services and amending Regulation (EU) 
No 1024/2012
 (OJ L 295, 
21.11.2018
, 
pp. 1–38
).
RELATED DOCUMENTS
Commission Implementing Regulation (EU) 
2022/1463
 of 
5 August 2022
 setting out technical and operational specifications of the technical system for the cross-border automated exchange of evidence and application of the ‘once-only’ principle in accordance with Regulation (EU) 2018/1724 of the European Parliament and of the Council (OJ L 231, 
6.9.2022
, 
pp. 1–21
).
Commission Implementing Regulation (EU) 
2020/1121
 of 
29 July 2020
 on the collection and sharing of user statistics and feedback on the services of the single digital gateway in accordance with Regulation (EU) 2018/1724 of the European Parliament and of the Council (OJ L 245, 
30.7.2020
, 
pp. 3–14
).
Commission 
Declaration
 accompanying the Commission Implementing Regulation on the collection and sharing of user statistics and feedback on the services of the single digital gateway in accordance with Regulation (EU) 2018/1724 of the European Parliament and of the Council (OJ C 250, 
30.7.2020
, 
p. 5
).
Commission Recommendation 
2013/461/EU
 of 
17 September 2013
 on the principles governing SOLVIT (OJ L 249, 
19.9.2013
, 
pp. 10–15
).
Regulation (EU) 
No 
1024/2012
 of the European Parliament and of the Council of 
25 October 2012
 on administrative cooperation through the Internal Market Information System and repealing Commission Decision 2008/49/EC (‘the IMI Regulation’) (OJ L 316, 
14.11.2012
, 
pp. 1–11
).
Successive amendments to Regulation (EU) 
No 1024/2012
 have been incorporated in the original text. This 
consolidated version
 is of documentary value only.
Directive 
2006/123/EC
 of the European Parliament and of the Council of 
12 December 2006
 on services in the internal market (OJ L 376, 
27.12.2006
, 
pp. 36–68
).
last update 
21.11.2022

--- DANISH ---

Document:
21.11.2018
DA
Den Europæiske Unions Tidende
L 295/1
EUROPA-PARLAMENTETS OG RÅDETS FORORDNING (EU) 2018/1724
af 2. oktober 2018
om oprettelse af en fælles digital portal, der giver adgang til oplysninger, procedurer og bistands- og problemløsningstjenester, og om ændring af forordning (EU) nr. 1024/2012
(EØS-relevant tekst)
EUROPA-PARLAMENTET OG RÅDET FOR DEN EUROPÆISKE UNION HAR —
under henvisning til traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde, særlig artikel 21, stk. 2, og artikel 114, stk. 1,
under henvisning til forslag fra Europa-Kommissionen,
efter fremsendelse af udkast til lovgivningsmæssig retsakt til de nationale parlamenter,
under henvisning til udtalelse fra Det Europæiske Økonomiske og Sociale Udvalg 
(
1
)
,
efter den almindelige lovgivningsprocedure 
(
2
)
, og
ud fra følgende betragtninger:
(1)
Det indre marked er en af Unionens mest håndgribelige bedrifter. Ved at gøre det muligt for personer, varer, tjenesteydelser og kapital at bevæge sig frit åbner det nye muligheder for borgerne og virksomhederne. Denne forordning er et nøgleelement i strategien for det indre marked, der blev fastlagt i Kommissionens meddelelse af 28. oktober 2015 med titlen »Opgradering af det indre marked: flere muligheder for borgerne og virksomhederne«. Denne strategi har som formål at frigøre det indre markeds fulde potentiale ved at gøre det lettere for borgerne og virksomhederne at bevæge sig i Unionen og at handle, etablere sig og udvide deres virksomhed på tværs af grænserne.
(2)
Kommissionens meddelelse af 6. maj 2015 med titlen »En strategi for et digitalt indre marked i EU« anerkendte den rolle, som internettet og de digitale teknologier spiller i at ændre vores tilværelse, ændre den måde borgere og virksomheder skaffer sig adgang til oplysninger, tilegner sig viden, køber varer og tjenesteydelser, deltager i markedet og arbejder på, og derved fremmer muligheder for innovation, vækst og beskæftigelse. Denne meddelelse og flere beslutninger, som er vedtaget af Europa-Parlamentet, anerkendte, at borgernes og virksomhedernes behov i deres eget land og på tværs af grænserne bedre kan nås ved at udvide og integrere de eksisterende portaler, websteder, net, tjenester og systemer på europæisk niveau og ved at knytte dem sammen med forskellige nationale løsninger og derved skabe en »fælles digital portal«, der fungerer som et enkelt europæisk kontaktpunkt (»portalen«). Kommissionens meddelelse af 19. april 2016 med titlen »EU-handlingsplan for e-forvaltning 2016-2020 — Fremskyndelse af forvaltningernes digitale omstilling« nævnte portalen som et af tiltagene heri for 2017. Kommissionens rapport af 24. januar 2017 med titlen »Styrkelse af borgernes rettigheder i en Union med demokratiske forandringer — 2017-rapport om unionsborgerskab« anså portalen for at være en prioritet for rettighederne inden for unionsborgerskabet.
(3)
Europa-Parlamentet og Rådet har gentagne gange opfordret til en mere omfattende og mere brugervenlig pakke af oplysninger og bistand for at hjælpe borgere og virksomheder med at navigere på det indre marked og for at styrke og strømline redskaberne vedrørende det indre marked med henblik på bedre at opfylde borgernes og virksomhedernes behov i forbindelse med deres grænseoverskridende aktiviteter.
(4)
Denne forordning er et svar på disse opfordringer ved at tilbyde borgerne og virksomhederne adgang til de oplysninger, de procedurer og de bistands- og problemløsningstjenester, som er nødvendige, for at de kan udøve deres rettigheder på det indre marked. Portalen vil kunne bidrage til større gennemsigtighed af regler og bestemmelser vedrørende forskellige forretningsmæssige begivenheder og begivenheder i livet på områder som f.eks. rejser, pension, uddannelse, beskæftigelse, sundhedspleje, forbrugerrettigheder og familierettigheder. Den vil desuden kunne bidrage til at styrke forbrugernes tillid, adressere manglen på viden om forbrugerbeskyttelsen og det indre markeds regler og nedbringe virksomhedernes omkostninger til overholdelse af reglerne. Ved denne forordning oprettes en brugervenlig, interaktiv portal, som baseret på brugernes behov bør vejlede dem til de relevante tjenester. I den forbindelse bør Kommissionen og medlemsstaterne spille en vigtig rolle for at nå disse mål.
(5)
Portalen bør lette samspillet mellem borgere og virksomheder på den ene side og kompetente myndigheder på den anden side ved at give adgang til onlineløsninger, som gør borgernes og virksomhedernes daglige aktiviteter lettere og minimerer hindringerne i det indre marked. Tilstedeværelsen af en fælles digital portal, som giver adgang til nøjagtige og opdaterede oplysninger, adgang til onlineprocedurer og bistands- og problemløsningstjenester, kunne bidrage til at øge brugernes kendskab til de forskellige eksisterende onlinetjenester og spare brugerne for tid og penge.
(6)
Denne forordning har tre formål, nemlig at begrænse eventuelle yderligere administrative byrder for borgere og virksomheder, der udøver eller ønsker at udøve deres rettigheder på det indre marked, herunder den frie bevægelighed for borgere, i fuld overensstemmelse med nationale regler og procedurer, at afskaffe forskelsbehandling og at sikre, at det indre marked fungerer med hensyn til leveringen af oplysninger, af procedurer og af bistands- og problemløsningstjenester. Eftersom den omfatter fri bevægelighed for borgere, hvilket ikke blot kan betragtes som sekundært, bør denne forordning bygge på artikel 21, stk. 2, og artikel 114, stk. 1, i traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde (TEUF).
(7)
For at EU-borgere og -virksomheder kan udnytte deres ret til fri bevægelighed inden for det indre marked, bør Unionen vedtage specifikke, ikkediskriminerende foranstaltninger, der gør det muligt for borgerne og virksomhederne at få let adgang til tilstrækkeligt omfattende og pålidelige oplysninger om deres rettigheder i henhold til EU-retten og til oplysninger om de gældende nationale regler og procedurer, som de skal følge, når de flytter til, bor eller studerer, eller når de opretter eller driver virksomhed, i en anden medlemsstat end deres egen. Oplysninger bør anses som tilstrækkeligt omfattende, hvis de omfatter alle de oplysninger, der er nødvendige for at sikre, at brugerne forstår, hvilke rettigheder og forpligtelser de har, og identificerer de regler, der finder anvendelse på de aktiviteter, som de ønsker at gennemføre som grænseoverskridende brugere. Oplysningerne bør gives i en klar, kortfattet og forståelig form, være operationelle og godt tilpasset til den brugergruppe, de er henvendt til. Oplysninger om procedurer bør omfatte alle proceduremæssige skridt, som kan forudses, og som er relevante for brugeren. Det er vigtigt for borgere og virksomheder, der står over for komplekse reguleringsmæssige rammer, f.eks. virksomheder inden for e-handel og den kollaborative økonomi, at de let kan finde de gældende regler, og hvordan de finder anvendelse på deres aktiviteter. Let og brugervenlig adgang til oplysninger betyder, at brugeren sættes i stand til nemt at finde oplysningerne, nemt at afgøre, hvilke dele af oplysningerne der er relevante for deres særlige situation, og nemt at forstå de relevante oplysninger. De oplysninger, der skal gives på nationalt plan, bør ikke kun vedrøre nationale regler til gennemførelse af EU-retten, men også eventuelle andre nationale regler, som finder anvendelse på både grænseoverskridende og ikkegrænseoverskridende brugere.
(8)
Regler om leveringen af oplysninger i denne forordning bør ikke finde anvendelse på nationale retssystemer, eftersom oplysninger på dette område af relevans for grænseoverskridende brugere allerede er medtaget i e-justiceportalen. I visse situationer, der er omfattet af denne forordning, bør domstole anses for at være kompetente myndigheder, f.eks. når domstole forvalter selskabsregistre. Derudover bør princippet om ikkeforskelsbehandling også finde anvendelse på onlineprocedurer, der giver adgang til retssager.
(9)
Det er klart, at borgere og virksomheder fra andre medlemsstater kan være ugunstigt stillet på grund af deres manglende kendskab til de nationale regler og administrative systemer, de forskellige anvendte sprog og deres manglende geografiske nærhed til de kompetente myndigheder i en anden medlemsstat end deres egen. Den mest effektive metode til at mindske de deraf følgende hindringer på det indre marked er at muliggøre, at grænseoverskridende og ikkegrænseoverskridende brugere kan få adgang til oplysninger online på et sprog, som de kan forstå, for at sætte dem i stand til at gennemføre procedurer for overholdelse af nationale regler fuldt ud online og at tilbyde dem bistand, hvis reglerne og procedurerne ikke er klare nok, eller hvis de støder på hindringer for udøvelsen af deres rettigheder.
(10)
En række EU-retsakter har tilsigtet at finde løsninger ved at oprette sektorspecifikke enkelte kontaktpunkter, herunder de kvikskranker, som er oprettet ved Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 2006/123/EF 
(
3
)
, som giver onlineinformation, bistand og adgang til procedurer, der er relevante for udførelse af tjenesteydelser, produktkontaktpunkter, der er oprettet ved Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 764/2008 
(
4
)
 og produktkontaktpunkter for byggeriet, der er oprettet ved Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) nr. 305/2011 
(
5
)
, som giver adgang til produktspecifikke tekniske forskrifter, og nationale støttecentre for erhvervsmæssige kvalifikationer, der er oprettet ved Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 2005/36/EF 
(
6
)
, som bistår erhvervsudøvere, der flytter til et andet land. Derudover er der oprettet net, såsom Det Europæiske Netværk af Forbrugercentre, med henblik på at fremme forståelse af forbrugernes rettigheder og for at bistå med at løse klager over køb foretaget i andre medlemsstater inden for netværket, når der rejses eller indkøbes online. Endvidere forsøger Solvit som omhandlet i Kommissionens henstilling 2013/461/EU 
(
7
)
 at finde hurtige, effektive og uformelle løsninger til enkeltpersoner og virksomheder, når deres rettigheder inden for det indre marked nægtes af offentlige myndigheder. Endelig blev en række informationsportaler såsom Dit Europa vedrørende det indre marked og e-justiceportalen vedrørende området med retfærdighed oprettet for at informere brugerne om EU-regler og nationale regler.
(11)
Som følge af den sektorspecifikke karakter af disse EU-retsakter er den nuværende tilrådighedsstillelse af onlineinformation og af bistands- og problemløsningstjenester sammen med onlineprocedurer for borgere og virksomheder fortsat meget fragmenteret. Der er forskelle i tilgængeligheden af onlineinformation og -procedurer, og der er mangel på kvalitet med hensyn til tjenesterne og manglende kendskab til de pågældende oplysninger og bistands- og problemløsningstjenester. Grænseoverskridende brugere oplever også problemer med at finde og få adgang til disse tjenester.
(12)
Der bør ved denne forordning oprettes en fælles digital portal, der fungerer som et enkelt kontaktpunkt, hvor borgerne og virksomhederne kan få adgang til oplysninger om, hvilke regler og krav de skal opfylde i medfør af EU-retten eller national ret. Portalen bør forenkle borgernes og virksomhedernes kontakt med de bistands- og problemløsningstjenester, der er oprettet på EU-plan eller nationalt plan, og gøre denne kontakt mere effektiv. Portalen bør også lette adgangen til og gennemførelsen af onlineprocedurer. Denne forordning bør ikke på nogen måde berøre de gældende rettigheder og forpligtelser i henhold til EU-retten eller national ret inden for disse politikområder. I forbindelse med de procedurer, der er opført i bilag II til denne forordning, og de procedurer, der er fastsat i direktiv 2005/36/EF og 2006/123/EF og i Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 2014/24/EU 
(
8
)
 og 2014/25/EU 
(
9
)
, bør denne forordning støtte anvendelsen af engangsprincippet og fuldt ud respektere den grundlæggende ret til beskyttelse af personoplysninger for så vidt angår udveksling af dokumentation mellem kompetente myndigheder i forskellige medlemsstater.
(13)
Portalen og dens indhold bør være brugercentreret og brugervenlig. Portalen bør sigte mod at undgå overlap og bør indeholde links til eksisterende tjenester. Den bør gøre det muligt for borgerne og virksomhederne at kommunikere med offentlige organer på nationalt plan eller EU-plan ved at give dem mulighed for at give feedback om både de tjenester, der tilbydes via portalen, og det indre markeds funktion, sådan som de oplever den. Feedbackredskabet bør gøre det muligt for brugerne at påpege på en måde, som gør det muligt for brugerne at forblive anonyme, oplevede problemer, mangler og behov med henblik på at fremme den løbende forbedring af kvaliteten af tjenesterne.
(14)
Om portalen bliver vellykket, vil afhænge af Kommissionens og medlemsstaternes fælles indsats. Portalen bør omfatte en fælles brugergrænseflade, der er integreret i den eksisterende Dit Europa-portal, og som skal forvaltes af Kommissionen. Den fælles brugergrænseflade bør indeholde links til oplysninger, til procedurer og til bistands- eller problemløsningstjenester, der er tilgængelige på portaler, som forvaltes af kompetente myndigheder i medlemsstaterne og af Kommissionen. For at lette anvendelsen af portalen bør den fælles brugergrænseflade være tilgængelig på alle de officielle sprog for Unionens institutioner (»Unionens officielle sprog«). Den eksisterende Dit Europa-portal og dens primære adgangsside, som er tilpasset kravene på portalen, bør bevare denne flersprogede tilgang til de oplysninger, som gives. Portalens funktion bør understøttes af tekniske redskaber, der udvikles af Kommissionen i tæt samarbejde med medlemsstaterne.
(15)
I chartret for elektroniske kvikskranker i henhold til direktiv 2006/123/EF, som Rådet godkendte i 2013, giver medlemsstaterne frivilligt tilsagn om at anlægge en brugercentreret tilgang til levering af oplysninger via kvikskrankerne for at dække områder af særlig betydning for virksomheder, herunder moms, selskabsskat, social sikring og arbejdsretlige krav. På grundlag af chartret og i lyset af erfaring med Dit Europa-portalen bør disse oplysninger også omfatte en beskrivelse af bistands- og problemløsningstjenesterne. Borgere og virksomheder bør kunne henvende sig til sådanne tjenester, når de har problemer med at forstå oplysningerne, med at anvende disse oplysninger på deres situation eller med at afslutte en procedure.
(16)
Denne forordning bør indeholde en liste over de områder, der er relevante for, at borgere og virksomheder kan udøve deres rettigheder og overholde deres forpligtelser på det indre marked. Inden for disse områder bør der gives tilstrækkeligt omfattende oplysninger på nationalt plan, herunder på regionalt og lokalt plan, og på EU-plan, der forklarer de gældende regler og forpligtelser og de procedurer, borgerne og virksomhederne skal gennemføre for at overholde disse regler og opfylde disse forpligtelser. For at sikre kvaliteten af de tilbudte tjenester bør de oplysninger, der leveres gennem portalen, være klare, nøjagtige og opdaterede, brug af kompleks terminologi bør minimeres, og brug af akronymer bør begrænses til dem, som resulterer i forenklede og letforståelige termer, som ikke kræver forudgående viden om emnet eller lovområdet. Disse oplysninger bør gives på en sådan måde, at brugerne let kan forstå de grundlæggende regler og krav, der gælder for deres situation på disse områder. Brugerne bør også informeres om fraværet i visse medlemsstater af nationale regler inden for de områder, der er anført i bilag I, navnlig såfremt disse områder er underlagt nationale regler i andre medlemsstater. Sådanne oplysninger om fravær af nationale regler kunne medtages på Dit Europa-portalen.
(17)
Når det er muligt, bør oplysninger, som Kommissionen allerede har indsamlet fra medlemsstaterne i henhold til eksisterende EU-ret eller frivillige ordninger såsom oplysninger indsamlet til Euresportalen, der er oprettet ved Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2016/589 
(
10
)
, e-justiceportalen, der er oprettet ved Rådets beslutning 2001/470/EF 
(
11
)
, eller databasen over lovregulerede erhverv, der er oprettet ved direktiv 2005/36/EF, anvendes til at dække en del af de oplysninger, der skal gøres tilgængelige for borgerne og virksomhederne på EU-plan og på nationalt plan i overensstemmelse med denne forordning. Medlemsstaterne bør ikke være forpligtede til på deres nationale websteder at levere oplysninger, der allerede findes i de relevante databaser, som forvaltes af Kommissionen. Når medlemsstaterne allerede skal give onlineinformation i henhold til andre EU-retsakter, såsom Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 2014/67/EU 
(
12
)
, bør det være tilstrækkeligt, at medlemsstaterne tilvejebringer links til den eksisterende onlineinformation. Når visse politikområder allerede er blevet fuldt ud harmoniseret ved EU-retten, f.eks. forbrugerrettigheder, bør de oplysninger, der gives på EU-plan, generelt være tilstrækkelige til at brugerne er i stand til at forstå deres relevante rettigheder eller forpligtelser. I sådanne tilfælde bør det kun være påkrævet, at medlemsstaterne tilvejebringer yderligere oplysninger vedrørende deres nationale administrative procedurer og bistandstjenester eller eventuelle andre nationale administrative regler, hvis det er relevant for brugerne. Oplysninger vedrørende forbrugerrettigheder bør f.eks. ikke indvirke på aftaleretten, men bør snarere informere brugerne om deres rettigheder i henhold til EU-retten og national ret i forbindelse med handelstransaktioner.
(18)
Denne forordning bør styrke dimensionen vedrørende det indre marked af onlineprocedurer og derved bidrage til digitaliseringen af det indre marked ved at opretholde det almindelige princip om ikkeforskelsbehandling, bl.a. med hensyn til borgernes eller virksomhedernes adgang til onlineprocedurer, der allerede er indført på nationalt plan på grundlag af EU-retten eller national ret, og til procedurer, der i overensstemmelse med denne forordning skal gøres fuldt tilgængelige online. Hvis en bruger i en situation, der udelukkende er begrænset til en enkelt medlemsstat, kan få adgang til og gennemføre en procedure online i den pågældende medlemsstat på et område, der er omfattet af denne forordning, bør en grænseoverskridende bruger også kunne få adgang til og kunne gennemføre denne procedure online enten gennem den samme tekniske løsning eller en alternativ separat teknisk løsning, der fører til det samme resultat, uden nogen diskriminerende hindringer. Sådanne hindringer kan bestå i nationalt udformede løsninger såsom felter, der kræver nationale telefonnumre, nationale præfikser for telefonnumre eller nationale postnumre, betaling af gebyrer, som kun kan ske gennem systemer, der ikke giver mulighed for grænseoverskridende betalinger, mangel på detaljerede forklaringer på et sprog, som forstås af grænseoverskridende brugere, manglende muligheder for at indgive elektronisk dokumentation fra myndigheder, der er beliggende i en anden medlemsstat, og manglende accept af elektroniske identifikationsmidler, der er udstedt i andre medlemsstater. Medlemsstaterne bør komme med løsninger på disse hindringer.
(19)
Når brugere gennemfører onlineprocedurer på tværs af grænserne, bør de kunne modtage alle relevante forklaringer på et af Unionens officielle sprog, der forstås bredt af det størst mulige antal grænseoverskridende brugere. Dette betyder ikke, at medlemsstaterne er forpligtet til at oversætte deres administrative formularer, der er knyttet til proceduren, eller resultatet af proceduren til dette sprog. Medlemsstaterne opfordres dog til at anvende tekniske løsninger, der i så mange tilfælde som muligt, vil gøre det muligt for brugerne at gennemføre procedurerne på dette sprog, samtidig med at medlemsstaternes nationale regler om anvendelsen af sprog respekteres.
(20)
De nationale onlineprocedurer, der er relevante for, at grænseoverskridende brugere kan udøve deres rettigheder i det indre marked, afhænger af, om de er bosiddende eller etableret i den pågældende medlemsstat, eller om de ønsker adgang til den pågældende medlemsstats procedurer, mens de er bosiddende eller etableret i en anden medlemsstat. Denne forordning bør ikke forhindre medlemsstater i at kræve, at grænseoverskridende brugere, som er bosiddende eller etableret på deres område, får et nationalt identifikationsnummer for at få adgang til nationale onlineprocedurer, forudsat at dette ikke medfører en urimelig ekstra byrde eller omkostning for disse brugere. For grænseoverskridende brugere, som ikke er bosiddende eller etableret i den pågældende medlemsstat, behøver nationale onlineprocedurer, der ikke er relevante for udøvelsen af deres rettigheder i det indre marked, f.eks. tilmelding for at modtage lokale tjenester såsom affaldsindsamling og parkeringstilladelser, ikke gøres fuldt ud tilgængelige online.
(21)
Denne forordning bør bygge på Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) nr. 910/2014 
(
13
)
, der fastlægger, på hvilke betingelser medlemsstaterne anerkender visse elektroniske identifikationsmidler for fysiske og juridiske personer, der er omfattet af en anmeldt elektronisk identifikationsordning i en anden medlemsstat. Forordning (EU) nr. 910/2014 fastlægger, på hvilke betingelser brugerne har tilladelse til at anvende deres elektroniske identifikations- og autentifikationsmidler til at få adgang til offentlige onlinetjenester i grænseoverskridende situationer. EU-institutioner, -organer, -kontorer og -agenturer opfordres til at anerkende elektroniske identifikations- og autentifikationsmidler i forbindelse med de procedurer, som de er ansvarlige for.
(22)
En række sektorspecifikke EU-retsakter, såsom direktiv 2005/36/EF, 2006/123/EF, 2014/24/EU og 2014/25/EU, kræver, at procedurer gøres fuldt tilgængelige online. Denne forordning bør kræve, at en række andre procedurer, der er af største vigtighed for flertallet af borgere og virksomheder, som udøver deres rettigheder og overholder deres forpligtelser på tværs af grænserne, gøres fuldt tilgængelige online.
(23)
For at gøre det muligt for borgerne og virksomhederne direkte at kunne nyde godt af fordelene ved det indre marked uden, at det medfører en yderligere unødig administrativ byrde, bør denne forordning kræve en fuld digitalisering af brugergrænsefladen for visse centrale procedurer for grænseoverskridende brugere, som er anført i denne forordnings bilag II. Denne forordning bør også fastlægge kriterierne til at afgøre, hvordan disse procedurer kan betragtes som fuldt ud online. Denne forpligtelse til at gøre en sådan procedure fuldt tilgængelig online bør kun finde anvendelse, når procedurerne er etableret i de berørte medlemsstater. Denne forordning bør hverken omfatte den første registrering af en økonomisk virksomhed eller de procedurer, der fører til stiftelse af selskaber eller firmaer som juridiske enheder, eller en eventuel senere registrering, som disse selskaber eller firmaer måtte foretage, da sådanne procedurer kræver en omfattende tilgang, der tager sigte på at lette digitale løsninger i hele et selskabs livscyklus. Når virksomheder etablerer sig i en anden medlemsstat, har de pligt til at lade sig registrere i en social sikringsordning og en forsikringsordning med henblik på at registrere deres ansatte og betale bidrag til begge ordninger. De kan have behov for at anmelde deres økonomiske virksomhed, indhente tilladelser eller registrere ændringer i deres økonomiske virksomhed. Disse procedurer er fælles for virksomheder, der er aktive i mange erhvervssektorer, og det er derfor hensigtsmæssigt at kræve, at disse registreringsprocedurer gøres tilgængelige online.
(24)
Denne forordning bør præcisere, hvad det indebærer at stille en procedure til rådighed fuldt ud online. En procedure bør betragtes som fuldt ud online, hvis brugeren kan tage alle skridt elektronisk, på afstand og ved hjælp af en onlinetjeneste lige fra adgang til gennemførelse med kommunikation med den kompetente myndighed (»front office«). Denne onlinetjeneste bør lede brugeren gennem en liste over alle de krav, der skal opfyldes, og al den dokumentation, der skal stilles til rådighed, bør gøre det muligt for brugeren at levere oplysningerne og dokumentationen for overholdelse af alle de pågældende krav og bør give brugeren en automatisk kvittering for modtagelse, medmindre resultatet af proceduren leveres straks. Dette bør ikke forhindre kompetente myndigheder i at kontakte brugerne direkte, hvis det er nødvendigt for at få yderligere præciseringer, der er nødvendige for proceduren. De kompetente myndigheder bør også levere resultatet af den procedure, der er omhandlet i denne forordning, til brugeren i elektronisk form, hvor dette er muligt i henhold til gældende EU-ret og national ret.
(25)
Denne forordning bør ikke påvirke indholdet af de procedurer, der er anført i bilag II, som er etableret på nationalt, regionalt eller lokalt plan, og som ikke fastlægger materielle eller proceduremæssige regler inden for de områder, der er omfattet af bilag II, herunder skatteområdet. Formålet med denne forordning er at fastlægge de tekniske krav for at sikre, at disse procedurer, hvis de er blevet indført i den pågældende medlemsstat, bliver gjort fuldt tilgængelige online.
(26)
Denne forordning bør ikke påvirke de nationale myndigheders kompetencer i enhver procedure, herunder verifikation af rigtigheden og gyldigheden af de indgivne oplysninger eller beviser, og kontrol af ægthed, såfremt dokumentationen indgives på anden vis end det tekniske system på grundlag af engangsprincippet. Denne forordning bør heller ikke berøre de proceduremæssige arbejdsgange inden for og mellem de kompetente myndigheder, »back office«, hvad enten de er digitaliseret eller ej. Om nødvendigt som led i nogle af procedurerne for registrering af ændringer af erhvervsvirksomhed bør medlemsstaterne fortsat være i stand til at kræve inddragelse af notarer eller advokater, som kan ønske at anvende midler til verifikation, herunder videokonference eller andre onlinebaserede midler, som giver en audiovisuel forbindelse i realtid. En sådan inddragelse bør imidlertid ikke forhindre, at procedurerne for registrering af disse ændringer i deres helhed finder sted online.
(27)
I nogle tilfælde kan det forlanges, at brugeren indgiver dokumentation som bevis for faktiske omstændigheder, der ikke kan fastslås ved hjælp af elektroniske midler. Det kunne omfatte en lægeerklæring, dokumentation for at være i live, dokumentation for, at motorkøretøjer har bestået den tekniske kontrol, eller bekræftelse af deres chassisnumre. Forudsat at denne dokumentation kan indgives elektronisk, bør dette ikke udgøre en undtagelse fra princippet om, at en procedure bør stilles til rådighed fuldt ud online. Det kan i andre tilfælde stadig være nødvendigt for brugere af en procedure at give personligt fremmøde for en kompetent myndighed som del af en onlineprocedure. En sådan undtagelse bortset fra dem, der følger af EU-retten, bør begrænses til situationer, der er begrundet i et bydende nødvendigt hensyn til samfundets interesser på områderne offentlig sikkerhed, offentlig sundhed eller bekæmpelse af svig. For at sikre gennemsigtighed bør medlemsstaterne udveksle oplysninger med Kommissionen og de øvrige medlemsstater om sådanne undtagelser og om grundene til og omstændighederne under hvilke, de kan anvendes. Medlemsstaterne bør ikke være forpligtet til at indberette hvert enkelt tilfælde, hvor der undtagelsesvis blev krævet personligt fremmøde, men bør snarere meddele de nationale bestemmelser, der fastlægger sådanne tilfælde. Bedste praksis på nationalt plan og tekniske udviklinger, der giver mulighed for yderligere digitalisering i denne henseende, bør drøftes regelmæssigt i en portalkoordinationsgruppe.
(28)
I grænseoverskridende situationer kan proceduren for registrering af en adresseændring bestå af to særskilte procedurer, én i oprindelsesmedlemsstaten for at anmode om afmelding af den gamle adresse og den anden i bestemmelsesmedlemsstaten for at anmode om registrering på den nye adresse. Begge procedurer bør være omfattet af denne forordning.
(29)
Eftersom digitaliseringen af krav, procedurer og formaliteter i forbindelse med anerkendelse af erhvervsmæssige kvalifikationer allerede er omfattet af direktiv 2005/36/EF, bør denne forordning kun omfatte digitalisering af proceduren for anmodning om akademisk anerkendelse af eksamensbeviser, certifikater eller anden dokumentation for gennemførte kurser for en person, der ønsker at fortsætte eller påbegynde studier, eller for benyttelse af en uddannelsestitel, ud over formaliteterne i forbindelse med anerkendelse af erhvervsmæssige kvalifikationer.
(30)
Denne forordning bør ikke berøre de regler om koordinering af social sikring, der er fastsat i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 883/2004 
(
14
)
 og (EF) nr. 987/2009 
(
15
)
, som fastlægger rettighederne og forpligtelserne for forsikrede og socialsikringsinstitutioner, eller de procedurer, der gælder på området koordinering af social sikring.
(31)
Flere net og tjenester er blevet oprettet på EU-plan og nationalt plan for at bistå borgere og virksomheder i forbindelse med deres grænseoverskridende aktiviteter. Det er vigtigt, at disse tjenester, blandt andre eksisterende bistands- eller problemløsningstjenester, der er oprettet på EU-plan, eksempelvis Det Europæiske Netværk af Forbrugercentre, Dit Europa — Råd & Vink, Solvit, helpdesken vedrørende intellektuelle ejendomsrettigheder, Europe Direct og Enterprise Europe-netværket, indgår i portalen for at sikre, at alle potentielle brugere kan finde dem. De tjenester, der er anført i bilag III, er blevet oprettet ved bindende EU-retsakter, mens andre tjenester fungerer på frivilligt grundlag. Tjenester, der er blevet oprettet ved bindende EU-retsakter, bør være bundet af de kvalitetskrav, der fastlægges i denne forordning. Tjenester, der fungerer på frivilligt grundlag, bør opfylde disse kvalitetskrav, hvis det er hensigten at stille dem til rådighed via portalen. Omfanget og arten af disse tjenester, deres forvaltningsordninger, de eksisterende frister og det frivillige, kontraktmæssige eller andet grundlag, som de anvendes på, bør ikke ændres ved denne forordning. Hvis den bistand, som de yder, eksempelvis er uformel, bør denne forordning ikke resultere i en ændring af denne bistand til bindende juridisk rådgivning.
(32)
Desuden bør medlemsstaterne og Kommissionen kunne tilføje andre nationale bistands- eller problemløsningstjenester til portalen, som stilles til rådighed af kompetente myndigheder eller af private eller halvprivate enheder eller offentlige organer, såsom handelskamre eller ikkestatslige bistandstjenester for borgere, på de betingelser, der er fastlagt i denne forordning. I princippet bør de kompetente myndigheder være ansvarlige for at bistå borgerne og virksomhederne med forespørgsler vedrørende gældende regler og procedurer, som ikke fuldt ud kan besvares af onlinetjenester. Inden for meget specialiserede områder, og når tjenester, som stilles til rådighed af private eller halvprivate organer, opfylder brugernes behov, kan medlemsstaterne dog foreslå Kommissionen, at den medtager sådanne tjenester i portalen, forudsat at de opfylder alle betingelserne i denne forordning og ikke overlapper de bistands- eller problemløsningstjenester, der allerede er medtaget.
(33)
For at bistå brugerne med at finde frem til den relevante tjeneste bør denne forordning indeholde bestemmelser om en vejviser til bistandstjenester, der automatisk leder brugerne til den rette tjeneste.
(34)
Overholdelse af en minimumsliste over kvalitetskrav er væsentligt for en velfungerende portal med henblik på at sikre, at tilrådighedsstillelsen af oplysninger og tjenester er pålidelig, da troværdigheden af portalen som helhed ellers ville blive undergravet i alvorlig grad. Det overordnede mål med overholdelse er at sikre, at oplysningerne eller tjenesten opstilles på en klar og brugervenlig måde. Det er medlemsstaternes ansvar at beslutte, hvordan oplysningerne opstilles i løbet af brugerrejsen med henblik på at nå dette mål. Eksempelvis er det, selv om det er nyttigt for brugerne at blive underrettet om alment tilgængelige klagemuligheder, når en procedure medfører et negativt resultat, før proceduren indledes, meget mere brugervenligt at give konkrete oplysninger om de mulige skridt, der skal tages i et sådant tilfælde, ved slutningen af proceduren.
(35)
Tilgængeligheden af oplysninger for grænseoverskridende brugere kan forbedres betydeligt, hvis oplysningerne er tilgængelige på et af Unionens officielle sprog, der forstås bredt af det størst mulige antal grænseoverskridende brugere. Dette sprog bør i de fleste tilfælde være det fremmedsprog, der studeres af flest brugere i hele Unionen, men i visse særlige tilfælde, nærmere bestemt i tilfælde, hvor oplysninger skal gives på lokalt plan af små kommuner tæt på grænsen af en medlemsstat, kan det sprog, der anvendes som førstesprog af de grænseoverskridende brugere i nabomedlemsstaten, være det mest velegnede. Oversættelsen fra det eller de officielle sprog i den pågældende medlemsstat til dette andet af Unionens officielle sprog bør nøje afspejle indholdet af de oplysninger, der gives på originalsproget eller originalsprogene. Oversættelsen kan begrænses til de oplysninger, som brugerne behøver for at forstå de grundlæggende regler og krav, der gælder for deres situation. Medlemsstaterne bør tilskyndes til at oversætte så mange oplysninger som muligt til et af Unionens officielle sprog, som forstås bredt af det størst mulige antal grænseoverskridende brugere, men mængden af oplysninger, som skal oversættes i henhold til denne forordning, vil afhænge af de finansielle midler, der er til rådighed til dette formål, navnlig dem fra Unionens budget. Kommissionen bør træffe alle passende foranstaltninger for at sikre en effektiv levering af oversættelse til medlemsstaterne efter disses anmodning. Portalkoordinationsgruppen bør drøfte og yde vejledning om det eller de af Unionens officielle sprog, hvortil sådanne oplysninger bør oversættes.
(36)
I overensstemmelse med Europa-Parlamentets og Rådets direktiv (EU) 2016/2102 
(
16
)
 kræves det af medlemsstaterne, at de sørger for, at webstederne for deres offentlige organer er tilgængelige i overensstemmelse med principperne om opfattelighed, funktionsevne, forståelighed og robusthed, og at de opfylder kravene fastlagt i nævnte direktiv. Kommissionen og medlemsstaterne bør sikre overensstemmelse med De Forenede Nationers konvention om rettigheder for personer med handicap, navnlig artikel 9 og 21, og for at fremme adgangen til information for personer med intellektuelt handicap bør alternativer i et letlæseligt sprog stilles til rådighed i det størst mulige omfang og i overensstemmelse med proportionalitetsprincippet. Medlemsstaterne har ved at ratificere og Unionen ved at indgå 
(
17
)
 nævnte konvention forpligtet sig til at træffe passende foranstaltninger til at sikre personer med handicap adgang på lige fod med andre til nye informations- og kommunikationsteknologier og -systemer, herunder internettet, ved at lette adgangen til information for personer med intellektuelle funktionsnedsættelser og tilbyde alternativer i et letlæseligt sprog i det størst mulige omfang og forholdsmæssigt.
(37)
Direktiv (EU) 2016/2102 finder ikke anvendelse på EU-institutioners, -organers, -kontorers og -agenturers websteder og mobilapplikationer, men Kommissionen bør sikre, at den fælles brugergrænseflade og de websider, som den har ansvaret for, og som skal indgå i portalen, er tilgængelige for personer med handicap, hvilket skal forstås sådan, at de er opfattelige, anvendelige, forståelige og robuste. Ved opfattelighed forstås, at oplysninger og de fælles brugergrænsefladekomponenter skal præsenteres for brugerne på måder, som de kan opfatte, ved anvendelighed forstås, at de fælles brugergrænsefladekomponenter og navigationen skal kunne anvendes, ved forståelighed forstås, at oplysningerne og betjeningen af den fælles brugergrænseflade skal være forståelige, og ved robusthed forstås, at indhold skal være robust nok til at kunne fortolkes pålideligt af en bred vifte af brugeragenter, herunder hjælpemiddelteknologier. For så vidt angår termerne opfattelige, anvendelige, forståelige og robuste tilskyndes Kommissionen til at overholde de relevante harmoniserede standarder.
(38)
For at lette betalingen af gebyrer, der kræves som en del af onlineprocedurer eller for levering af bistands- eller problemløsningstjenester, bør grænseoverskridende brugere kunne anvende kreditoverførsler eller direkte debiteringer som fastlagt i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) nr. 260/2012 
(
18
)
 eller andre almindeligt anvendte grænseoverskridende betalingsmidler, herunder grænseoverskridende debet- eller kreditkort.
(39)
Det er hensigtsmæssigt, at brugerne underrettes om, hvor lang tid en procedure kan forventes at tage. Brugerne bør derfor underrettes om gældende frister eller ordninger med stiltiende godkendelse eller administrativ stiltiende godkendelse eller, hvis sådanne ikke er relevante, i det mindste om den gennemsnitlige anslåede eller vejledende tid, den pågældende procedure normalt tager. Sådanne skøn eller vejledende angivelser bør kun hjælpe brugerne med at planlægge deres aktiviteter eller efterfølgende administrative skridt og bør ikke have nogen retsvirkning.
(40)
Denne forordning bør også give mulighed for at verificere dokumentation, som brugere har indgivet i elektronisk form, hvis dokumentationen indgives uden elektronisk segl eller certificering fra den udstedende kompetente myndighed, eller hvis det tekniske redskab, der er oprettet ved denne forordning, eller ethvert andet system, der muliggør direkte udveksling eller verificering af dokumentation mellem kompetente myndigheder i forskellige medlemsstater, ikke er til rådighed. Til sådanne tilfælde bør denne forordning fastsætte bestemmelser om en effektiv mekanisme til administrativt samarbejde mellem medlemsstaternes kompetente myndigheder, som bygger på informationssystemet for det indre marked (»IMI«), der blev oprettet ved Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) nr. 1024/2012 
(
19
)
. I sådanne tilfælde bør den kompetente myndigheds beslutning om at anvende IMI være frivillig, men når først denne myndighed har indgivet en anmodning om oplysninger eller samarbejde gennem IMI, bør den anmodede kompetente myndighed være forpligtet til at samarbejde og til at give et svar. Anmodningen kan sendes gennem IMI enten til en kompetent myndighed, der har udstedt dokumentationen, eller til den centrale myndighed, der udpeges af medlemsstaterne i overensstemmelse med deres egne administrative regler. For at undgå unødige overlap, og eftersom Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2016/1191 
(
20
)
 dækker en del af den dokumentation, som er relevant for de procedurer, der er omfattet af nærværende forordning, kan de samarbejdsordninger for IMI, der er fastsat i forordning (EU) 2016/1191, også anvendes i forbindelse med anden dokumentation, der er påkrævet i forbindelse med procedurer, der er omfattet af nærværende forordning. For at gøre det muligt for EU-organer, -kontorer og -agenturer at blive aktører i IMI bør forordning (EU) nr. 1024/2012 ændres.
(41)
Onlinetjenester, der stilles til rådighed af kompetente myndigheder, er af afgørende betydning for at øge kvaliteten og sikkerheden af de tjenester, der stilles til rådighed for borgerne og virksomhederne. Offentlige forvaltninger i medlemsstaterne arbejder i stigende grad hen mod genbrug af data, med fritagelse for kravet om, at borgerne og virksomhederne indgiver de samme oplysninger flere gange. Genbrug af data bør lettes for grænseoverskridende brugere, for at begrænse yderligere byrder.
(42)
Med henblik på at muliggøre lovmæssig korrekt udveksling af dokumentation og oplysninger på tværs af landegrænser ved hjælp af anvendelse af engangsprincippet i hele Unionen bør anvendelsen af denne forordning og af engangsprincippet overholde alle relevante regler for databeskyttelse, herunder principperne for dataminimering, nøjagtighed, lagringsbegrænsning, integritet og fortrolighed, nødvendighed, proportionalitet og formålsbegrænsning. Dens gennemførelse bør også fuldt ud overholde principperne om indbygget sikkerhed og om privatlivsbeskyttelse og bør desuden respektere individets grundlæggende rettigheder, herunder dem der vedrører retfærdighed og gennemsigtighed.
(43)
Medlemsstaterne bør sikre, at brugere af procedurer modtager klare oplysninger om, hvorledes personoplysninger, som vedrører dem, vil blive behandlet i overensstemmelse med artikel 13 og 14 i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2016/679 
(
21
)
 og artikel 15 og 16 i forordning (EU)2018/1725 
(
22
)
.
(44)
For yderligere at lette anvendelsen af onlineprocedurer bør denne forordning i overensstemmelse med engangsprincippet skabe grundlag for udvikling og anvendelse af et fuldt funktionsdygtigt og sikkert teknisk system for elektronisk udveksling af dokumentation på tværs af grænserne mellem de aktører, der er involveret i proceduren, hvor borgerne og virksomhederne har anmodet udtrykkeligt om dette. Hvis udvekslingen af dokumentation indeholder personoplysninger, bør anmodningen anses for at være udtrykkelig, hvis den indeholder et frivilligt, specifikt, informeret og utvetydigt ønske fra personen om at få de relevante personoplysninger udvekslet, enten i form af en erklæring eller en klar bekræftelse. Hvis brugeren ikke er den person, der er omfattet af oplysningerne, bør onlineproceduren ikke påvirke vedkommendes rettigheder, jf. forordning (EU) 2016/679. Den grænseoverskridende anvendelse af engangsprincippet bør medføre, at borgerne og virksomhederne ikke skal indgive de samme data til offentlige myndigheder mere end én gang, og at det også bør være muligt at anvende disse data på brugerens anmodning med henblik på at gennemføre grænseoverskridende onlineprocedurer, der involverer grænseoverskridende brugere. Forpligtelsen for den udstedende kompetente myndighed til at anvende det tekniske system til elektronisk udveksling af oplysninger mellem forskellige medlemsstater bør kun finde anvendelse, når myndigheder i deres egen medlemsstat lovformeligt udsteder dokumentation i et elektronisk format, der gør elektronisk udveksling mulig.
(45)
Enhver grænseoverskridende udveksling af dokumentation bør have et passende retsgrundlag, såsom direktiv 2005/36/EF, 2006/123/EF, 2014/24/EU eller 2014/25/EU, eller, for så vidt angår procedurerne, der er opført i bilag II, anden gældende EU-ret eller national ret.
(46)
Det er hensigtsmæssigt, at denne forordning fastsætter som en generel regel, at grænseoverskridende elektronisk udveksling af dokumentation finder sted på brugerens udtrykkelige anmodning. Dette krav bør imidlertid ikke finde anvendelse, hvis den relevante EU-ret eller nationale ret giver mulighed for grænseoverskridende elektronisk dataudveksling uden en udtrykkelig anmodning fra brugeren.
(47)
Anvendelsen af det tekniske system, der er oprettet ved denne forordning, bør være frivillig, ligesom brugeren frit bør kunne indgive dokumentation på anden måde uden for det tekniske system. Brugeren bør have mulighed for at se dokumentationen og ret til at vælge ikke at fortsætte med udvekslingen af dokumentation i tilfælde, hvor brugeren, efter at have set den dokumentation, der skal udveksles, opdager, at oplysningerne er unøjagtige, forældede eller mere omfattende, end hvad der er nødvendigt med henblik på den pågældende procedure. Dataene i forhåndsvisningen bør ikke opbevares længere, end strengt nødvendigt af tekniske hensyn.
(48)
Det sikre tekniske system, der bør oprettes for at muliggøre udveksling af dokumentation i henhold til denne forordning, bør også give anmodende kompetente myndigheder sikkerhed for, at den pågældende dokumentation stammer fra den rette udstedende myndighed. Inden den kompetente myndighed accepterer oplysninger fra en bruger i forbindelse med en procedure, bør den, hvor de giver anledning til tvivl, kunne kontrollere oplysningerne og konkludere, at de er nøjagtige.
(49)
En række byggesten, der rummer grundlæggende muligheder, eksisterer, som kan anvendes til at oprette det tekniske system, såsom Connecting Europe-faciliteten oprettet ved Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) nr. 1316/2013 
(
23
)
 og byggestenene e-levering og eID, som udgør en del af nævnte facilitet. Disse byggesten består af tekniske specifikationer, et udvalg af software og hjælpetjenester og tager sigte på at sikre interoperabilitet mellem de eksisterende systemer for informations- og kommunikationsteknologi (IKT) i forskellige medlemsstater, så borgerne, virksomhederne og forvaltningerne, uanset hvor de måtte befinde sig i Europa, kan nyde godt af sømløse digitale offentlige tjenester.
(50)
Det tekniske system, der er oprettet ved denne forordning, bør stå til rådighed i tillæg til andre systemer med mekanismer til samarbejde mellem myndigheder, såsom IMI, og bør ikke berøre andre systemer, herunder det system, der er fastsat i forordning (EF) nr. 987/2009, det fælles europæiske udbudsdokument i henhold til direktiv 2014/24/EU, den elektroniske udveksling af oplysninger om social sikring i henhold til forordning (EF) nr. 987/2009, det europæiske erhvervspas i henhold til direktiv 2005/36/EF, sammenkoblingen af nationale registre og sammenkoblingen af centrale registre og handels- og selskabsregistre i henhold til Europa-Parlamentets og Rådets direktiv (EU) 2017/1132 
(
24
)
 og sammenkoblingen af insolvensregistre i henhold til Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2015/848 
(
25
)
.
(51)
For at sikre ensartede betingelser for gennemførelsen af et teknisk system, som giver mulighed for elektronisk udveksling af dokumentation, bør Kommissionen tillægges gennemførelsesbeføjelser til at fastlægge navnlig de tekniske og operationelle specifikationer for et system til behandling af en brugers anmodning om udveksling af dokumentation og om overførsel af sådan dokumentation samt at fastlægge de nødvendige regler til at sikre integriteten og fortroligheden af overførsler. Disse beføjelser bør udøves i overensstemmelse med Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) nr. 182/2011 
(
26
)
.
(52)
Med henblik på at sikre, at det tekniske system giver et højt sikkerhedsniveau i forbindelse med grænseoverskridende anvendelse af engangsprincippet, bør Kommissionen, når den vedtager gennemførelsesretsakter, der fastsætter specifikationerne for et sådant teknisk system, tage behørigt hensyn til de standarder og tekniske specifikationer, der er udarbejdet af europæiske og internationale standardiseringsorganisationer og -organer, navnlig Den Europæiske Standardiseringsorganisation (CEN), Det Europæiske Institut for Telestandarder (ETSI), Den Internationale Standardiseringsorganisation (ISO) og Den Internationale Telekommunikationsunion (ITU), samt til de sikkerhedsstander, der er omhandlet i artikel 32 i forordning (EU) 2016/679 og artikel 22 i forordning (EU) 2018/1725.
(53)
Hvor det er nødvendigt for at sikre udvikling, tilgængelighed, vedligeholdelse, tilsyn med, overvågning og sikkerhedsmæssig forvaltning af de dele af det tekniske system, som Kommissionen er ansvarlig for, bør Kommissionen rådføre sig med Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse.
(54)
De kompetente myndigheder og Kommissionen bør sikre, at de oplysninger, procedurer og tjenester, som de er ansvarlige for, overholder kvalitetskriterierne. Nationale koordinatorer, der er udnævnt i henhold til denne forordning, og Kommissionen bør med jævne mellemrum føre tilsyn med overholdelsen af kvalitets- og sikkerhedskriterierne på henholdsvis nationalt plan og EU-plan og tage hånd om eventuelle problemer, der måtte opstå. De nationale koordinatorer bør desuden hjælpe Kommissionen med at overvåge, hvordan det tekniske system fungerer, og dermed muliggøre grænseoverskridende udveksling af dokumentation. Denne forordning bør give Kommissionen en vifte af midler til at afhjælpe enhver forringelse af kvaliteten af de tjenester, der stilles til rådighed via portalen, afhængigt af hvor alvorlig forringelsen er, og hvor længe den varer, om nødvendigt med inddragelse af portalkoordinationsgruppen. Dette bør ikke berøre Kommissionens overordnede ansvar for overvågning af overholdelsen af denne forordning.
(55)
Denne forordning bør angive de vigtigste funktionaliteter i de tekniske redskaber, der understøtter portalens funktion, navnlig den fælles brugergrænseflade, linkfortegnelsen og den fælles vejviser til bistandstjenester. Den fælles brugergrænseflade bør sikre, at brugerne let kan finde oplysninger, procedurer og bistands- og problemløsningstjenester på nationale websteder og EU-websteder. Medlemsstaterne og Kommissionen bør sigte mod at tilvejebringe links til en enkelt kilde til de oplysninger, der kræves til portalen, for at undgå forveksling blandt brugerne som følge af forskellige eller helt eller delvist overlappende kilder til de samme oplysninger. Dette bør ikke udelukke muligheden for at tilvejebringe links til de samme oplysninger fra kompetente lokale eller regionale myndigheder vedrørende forskellige geografiske områder. Det bør heller ikke forhindre et vist overlap af oplysninger, når dette er uundgåeligt eller ønskeligt, f.eks. når visse EU-rettigheder, -forpligtelser og -regler gentages eller beskrives på nationale websteder for at forbedre brugervenligheden. For at minimere menneskelig medvirken ved opdateringen af de links, der skal anvendes af den fælles brugergrænseflade, bør der, hvis det er teknisk muligt, etableres en direkte forbindelse mellem de relevante tekniske systemer i medlemsstaterne og linkfortegnelsen. De fælles IKT-støtteredskaber kan anvende det grundlæggende glossar for offentlige tjenester (CPSV) for at lette interoperabiliteten med nationale tjenestekataloger og national semantik. Medlemsstaterne bør opfordres til at anvende CPSV, men kan frit beslutte at anvende nationale løsninger. Oplysningerne i linkfortegnelsen bør være offentligt tilgængelige i et åbent, almindeligt anvendt og maskinlæsbart dataformat, f.eks. i form af programmeringsgrænseflader for applikationer (API'er), for at gøre det muligt at genanvende dem.
(56)
Søgefunktionen i den fælles brugergrænseflade bør føre brugerne til de oplysninger, de har brug for, uanset om oplysningerne befinder sig på EU-websider eller på nationale websider. Derudover vil det som en alternativ måde at føre brugere til nyttige oplysninger fortsat være en hjælp, at der skabes links såvel mellem eksisterende og supplerende websteder eller websider, som strømlines og grupperes mest muligt, som mellem websteder og websider på EU-plan og på nationalt plan, så der gives adgang til onlinetjenester og oplysninger.
(57)
Denne forordning bør også indeholde kvalitetskrav til den fælles brugergrænseflade. Kommissionen bør sikre, at den fælles brugergrænseflade opfylder disse krav, og brugergrænsefladen bør navnlig være til rådighed og tilgængelig online via forskellige kanaler samt være let at bruge.
(58)
For at sikre ensartede betingelser for indførelsen af de tekniske løsninger, der understøtter portalen, bør Kommissionen tillægges gennemførelsesbeføjelser til, hvor det er nødvendigt, at fastlægge de standarder, der skal anvendes, og interoperabilitetskrav med henblik på at gøre det lettere at finde oplysninger om regler og forpligtelser, om procedurer og om bistands- og problemløsningstjenester, for hvilke medlemsstaterne og Kommissionen er ansvarlige. Disse beføjelser bør udøves i overensstemmelse med forordning (EU) nr. 182/2011.
(59)
Denne forordning bør også tydeligt fordele ansvaret for udvikling, tilgængelighed og vedligeholdelse af og sikkerhed for de IKT-applikationer, der understøtter portalen, mellem Kommissionen og medlemsstaterne. Som led i deres vedligeholdelsesopgaver bør Kommissionen og medlemsstaterne regelmæssigt føre tilsyn med, at disse IKT-applikationer fungerer korrekt.
(60)
For at udvikle det fulde potentiale i de forskellige områder af oplysninger, de procedurer og de bistands- og problemløsningstjenester, som bør indgå i portalen, skal målgruppernes kendskab til deres eksistens og virkemåde forbedres betydeligt. Deres medtagelse i portalen bør gøre det meget lettere for brugerne at finde de oplysninger, de procedurer og de bistands- og problemløsningstjenester, som de har behov for, selv når de ikke er bekendt med nogen af dem. Endvidere vil koordinerede promoverende aktiviteter være nødvendig for at sikre, at borgerne og virksomhederne i hele Unionen får kendskab til eksistensen af portalen og de fordele, som der er ved den. Sådanne promoverende aktiviteter bør omfatte optimering af søgemaskiner og andre onlineoplysningstiltag, da de er de mest omkostningseffektive og har potentiale til at nå ud til den størst mulige målgruppe. Med henblik på størst mulig effektivitet bør disse promoverende aktiviteter koordineres inden for rammerne af portalkoordinationsgruppen, og medlemsstaterne bør tilpasse deres promoverende indsats, så der er en fælles mærkereference i alle relevante sammenhænge og mulighed for at anvende det samme mærke for portalen og nationale initiativer.
(61)
Alle EU-institutioner, -organer og -agenturer bør opfordres til at fremme portalen ved at indsætte dens logo og links til den på alle relevante websider, som de er ansvarlige for.
(62)
Det navn, som portalen skal kendes og formidles til offentligheden under, bør være »Your Europe«. Den fælles brugergrænseflade bør være fremtrædende og let at finde, især via relevante EU-websider og nationale websider. Portalens logo bør være synligt på relevante EU-websteder og nationale websteder.
(63)
For at opnå egnede oplysninger til måling og forbedring af resultaterne i forbindelse med portalen bør denne forordning kræve, at de kompetente myndigheder og Kommissionen indsamler og analyserer data vedrørende anvendelse af de forskellige oplysningsområder, procedurer og tjenester, der stilles til rådighed via portalen. Indsamlingen af brugerstatistik, såsom data vedrørende antallet af besøg på specifikke websider, antallet af brugere i en medlemsstat i forhold til antallet af brugere fra andre medlemsstater, de anvendte søgetermer, de mest besøgte websider, de henvisende websider, eller antallet af anmodninger om bistand, deres oprindelse og emne, bør forbedre portalens funktion ved at hjælpe med til at udpege målgruppen, udvikle promoverende aktiviteter og forbedre kvaliteten af de tilbudte tjenester. Indsamlingen af sådanne data bør tage højde for den årlige benchmarking for e-forvaltning, der udføres af Kommissionen, for at undgå overlap.
(64)
For at sikre ensartede betingelser for gennemførelsen af denne forordning bør Kommissionen tillægges gennemførelsesbeføjelser med henblik på at fastlægge ensartede regler om metoden til indsamling og udveksling af brugerstatistikker. Disse beføjelser bør udøves i overensstemmelse med forordning (EU) nr. 182/2011.
(65)
Kvaliteten af portalen afhænger af kvaliteten af de EU-tjenester og nationale tjenester, som leveres gennem portalen. Derfor bør kvaliteten af de oplysninger, procedurer og bistands- og problemløsningstjenester, der er tilgængelige via portalen, også overvåges regelmæssigt ved hjælp af et brugerfeedbackredskab, som vil bede brugerne om at vurdere og give feedback om dækningen og kvaliteten af de oplysninger, procedurer og bistands- og problemløsningstjenester, som de har brugt. Denne feedback bør blive indsamlet i et fælles redskab, som Kommissionen, de kompetente myndigheder og de nationale koordinatorer bør have adgang til. For at sikre ensartede betingelser for gennemførelse af denne forordning for så vidt angår de fælles funktionaliteter i brugerfeedbackredskaberne og nærmere ordninger for indsamling og udveksling af brugerfeedback bør Kommissionen tillægges gennemførelsesbeføjelser. Disse beføjelser bør udøves i overensstemmelse med forordning (EU) nr. 182/2011. Kommissionen bør i anonymiseret form offentliggøre sammenfattende onlineoversigter over de problemer, der fremgår af oplysningerne, de vigtigste brugerstatistikker og den vigtigste brugerfeedback, der er indsamlet i overensstemmelse med nærværende forordning.
(66)
Portalen bør endvidere indeholde et feedbackredskab, der gør det muligt for brugerne frivilligt og anonymt at kunne gøre opmærksom på eventuelle problemer og vanskeligheder, som de har haft i forbindelse med udøvelsen af deres rettigheder på det indre marked. Dette redskab bør kun betragtes som et supplement til klagebehandlingsordninger, eftersom det ikke kan give et personligt svar til brugerne. De modtagne bidrag bør kombineres med aggregerede oplysninger fra bistands- og problemløsningstjenesterne om de sager, som de har behandlet, med henblik på at udarbejde en oversigt over det indre marked, sådan som det opfattes af sine brugere, og at identificere problemområder med henblik på mulige fremtidige tiltag til at forbedre det indre markeds funktion. Denne oversigt bør være knyttet til eksisterende rapporteringsværktøjer såsom resultattavlen for det indre marked.
(67)
Medlemsstaternes ret til at afgøre, hvem der skal varetage rollen som national koordinator, bør ikke berøres af denne forordning. Medlemsstaterne bør kunne tilpasse funktionerne og ansvarsområderne for deres nationale koordinatorer i relation til portalen til deres interne administrative strukturer. Medlemsstaterne bør kunne udpege yderligere nationale koordinatorer til at udføre opgaverne i henhold til denne forordning, alene eller sammen med andre, med ansvar for et udsnit af administrationen eller et geografisk område eller i overensstemmelse med andre kriterier. Medlemsstaterne bør underrette Kommissionen om identiteten på den fælles nationale koordinator, som de har udpeget til kontakten til Kommissionen.
(68)
Der bør nedsættes en koordinationsgruppe bestående af de nationale koordinatorer og med Kommissionen som formand med henblik på at lette anvendelsen af denne forordning, navnlig ved at udveksle bedste praksis og samarbejde for at forbedre konsekvensen i fremlæggelsen af oplysninger som krævet i denne forordning. Portalkoordinationsgruppens arbejde bør tage hensyn til de mål, der er fastsat i et årligt arbejdsprogram, som Kommissionen bør forelægge den med henblik på drøftelse. Det årlige arbejdsprogram bør tage form af retningslinjer eller anbefalinger, som er ikkebindende for medlemsstaterne. Kommissionen kan efter anmodning fra Europa-Parlamentet beslutte at opfordre det til at sende eksperter til at deltage i portalkoordinationsgruppens møder.
(69)
Denne forordning bør præcisere, hvilke dele af portalen der skal finansieres over Unionens budget, og hvilke dele der skal være medlemsstaternes ansvar. Kommissionen bør bistå medlemsstaterne med at identificere genanvendelige IKT-byggesten og finansiering, der er til rådighed gennem forskellige EU-midler og -programmer, der kan bidrage til at dække omkostningerne til de IKT-tilpasninger og -udviklinger, der er nødvendige på nationalt plan for at efterkomme denne forordning. Det budget, der kræves til gennemførelsen af denne forordning, bør være foreneligt med den relevante flerårige finansielle ramme.
(70)
Medlemsstaterne opfordres til at koordinere, udveksle og samarbejde mere med hinanden med henblik på at øge deres strategiske og operationelle kapaciteter samt deres forsknings- og udviklingskapaciteter inden for cybersikkerhed, navnlig gennem gennemførelsen af den net- og informationssikkerhed, der er omhandlet i Europa-Parlamentets og Rådets direktiv (EU) 2016/1148 
(
27
)
, for at styrke sikkerheden og robustheden i deres offentlige forvaltning og tjenester. Medlemsstaterne tilskyndes til at skærpe transaktioners sikkerhed og sikre et tilstrækkeligt niveau af tillid til elektroniske midler ved at anvende eIDAS-rammen, der blev fastlagt ved forordning (EU) nr. 910/2014 og navnlig have passende sikringsniveauer. Medlemsstaterne kan træffe foranstaltninger i overensstemmelse med EU-retten med henblik på at sikre cybersikkerheden og forhindre identitetssvig eller andre former for svig.
(71)
Når anvendelsen af denne forordning indebærer behandling af personoplysninger, bør den gennemføres i overensstemmelse med EU-retten om beskyttelse af personoplysninger, særlig forordning (EU) 2016/679 og forordning (EU) 2018/1725. Europa-Parlamentets og Rådets direktiv (EU) 2016/680 
(
28
)
 bør også finde anvendelse i forbindelse med nærværende forordning. I overensstemmelse med forordning (EU) 2016/679 kan medlemsstaterne opretholde eller indføre yderligere betingelser, herunder begrænsninger, for behandling af helbredsoplysninger, og de kan også fastsætte mere specifikke regler for behandling af arbejdstageres personoplysninger i forbindelse med ansættelsesforhold.
(72)
Nærværende forordning bør fremme og lette strømliningen af forvaltningsordningerne for de tjenester, der er omfattet af portalen. Med henblik herpå bør Kommissionen i tæt samarbejde med medlemsstaterne revidere de eksisterende forvaltningsordninger og tilpasse dem, hvis det er nødvendigt, for at undgå overlap og ineffektivitet.
(73)
Målet for denne forordning er at sikre, at brugere, der opererer i andre medlemsstater, har onlineadgang til omfattende, pålidelige, tilgængelige og forståelige EU-oplysninger og nationale oplysninger om rettigheder, regler og forpligtelser, til onlineprocedurer, som er fuldt anvendelige på tværs af grænserne, og til bistands- og problemløsningstjenester. Da dette formål ikke i tilstrækkelig grad kan opfyldes af medlemsstaterne, men på grund af denne forordnings omfang og virkninger bedre kan nås på EU-plan, kan Unionen vedtage foranstaltninger i overensstemmelse med nærhedsprincippet, jf. artikel 5 i traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde. I overensstemmelse med proportionalitetsprincippet, jf. nævnte artikel, går denne forordning ikke videre, end hvad der er nødvendigt for at opfylde dette mål.
(74)
For at medlemsstaterne og Kommissionen kan udvikle og iværksætte de redskaber, der er nødvendige for at gennemføre denne forordning, bør visse af dens bestemmelser finde anvendelse fra to år efter dens ikrafttrædelsesdato. Kommunale myndigheder bør gives op til fire år efter denne forordnings ikrafttræden til at gennemføre de krav til at tilvejebringe oplysninger om reglerne, procedurerne samt bistands- og problemløsningstjenesterne inden for deres ansvarsområde. Bestemmelserne i denne forordning om de procedurer, der skal tilbydes helt online, om den grænseoverskridende adgang til onlineprocedurer og om det tekniske system til grænseoverskridende elektronisk udveksling af oplysninger i overensstemmelse med »engangsprincippet« bør gennemføres senest fem år efter denne forordnings ikrafttræden.
(75)
Denne forordning respekterer de grundlæggende rettigheder og følger de principper, der er anerkendt i navnlig Den Europæiske Unions charter om grundlæggende rettigheder, og bør gennemføres i overensstemmelse med disse rettigheder og principper.
(76)
Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse blev hørt i henhold til artikel 28, stk. 2, i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 45/2001 
(
29
)
 og afgav udtalelse den 1. august 2017 
(
30
)
 —
VEDTAGET DENNE FORORDNING:
KAPITEL I
ALMINDELIGE BESTEMMELSER
Artikel 1
Genstand
1.   Denne forordning fastsætter regler for:
a)
oprettelse og drift af en fælles digital portal, som giver borgerne og virksomhederne let adgang til oplysninger af høj kvalitet, til effektive procedurer og til effektive bistands- og problemløsningstjenester vedrørende EU-regler og nationale regler gældende for borgere og virksomheder, der udøver eller har til hensigt at udøve deres rettigheder i medfør af EU-retten på området det indre marked, jf. artikel 26, stk. 2, i TEUF
b)
grænseoverskridende brugeres anvendelse af procedurer, og indførelsen af engangsprincippet i forbindelse med de procedurer, der er anført i bilag II til denne forordning, og de procedurer, der er omhandlet i direktiv 2005/36/EF, 2006/123/EF, 2014/24/EU og 2014/25/EU
c)
indberetningen af hindringer på det indre marked på grundlag af indsamling af brugerfeedback og statistikker fra de tjenester, der er omfattet af portalen.
2.   Hvis denne forordning strider mod en bestemmelse i en anden EU-retsakt om specifikke aspekter af genstanden for denne forordning, har bestemmelsen i den anden EU-retsakt forrang.
3.   Denne forordning berører hverken indholdet af en procedure eller de rettigheder, der tildeles gennem en procedure, som er fastlagt på EU-plan eller nationalt plan på et af de områder, der er omfattet af denne forordning. Denne forordning berører endvidere ikke foranstaltninger, der træffes i overensstemmelse med EU-retten for at sikre cybersikkerheden og forebygge svig.
Artikel 2
Oprettelse af den fælles digitale portal
1.   Kommissionen og medlemsstaterne opretter en fælles digital portal (»portalen«) i overensstemmelse med denne forordning. Portalen skal bestå af en fælles brugergrænseflade, som forvaltes af Kommissionen (»den fælles brugergrænseflade«), som skal være integreret i Dit Europa-portalen, og som skal give adgang til relevante EU-websider og nationale websider.
2.   Portalen skal give adgang til:
a)
oplysninger om rettigheder, forpligtelser og regler, der er fastsat i EU-retten og national ret, og som finder anvendelse på brugere, der udøver eller har til hensigt at udøve deres rettigheder i medfør af EU-retten på området det indre marked inden for de områder, der er anført i bilag I
b)
oplysninger om online- og offlineprocedurer og links til onlineprocedurer, herunder procedurer omfattet af bilag II, der er fastlagt på EU-plan eller nationalt plan med henblik på at give brugerne mulighed for udøvelse af rettighederne og for overholdelse af forpligtelserne og reglerne på området det indre marked inden for de områder, der er anført i bilag I
c)
oplysninger om og links til de bistands- og problemløsningstjenester, som er anført i bilag III eller omhandlet i artikel 7, som borgerne og virksomhederne kan henvende sig til, hvis de har spørgsmål eller problemer vedrørende de rettigheder, forpligtelser, regler og procedurer, som er omhandlet i dette stykkes litra a) og b).
3.   Den fælles brugergrænseflade skal være tilgængelig på alle Unionens officielle sprog.
Artikel 3
Definitioner
I denne forordning forstås ved:
1)
»bruger«: enten en unionsborger, en fysisk person bosiddende i en medlemsstat eller en juridisk person med vedtægtsmæssigt hjemsted i en medlemsstat, og som via portalen tilgår de oplysninger, de procedurer eller de bistands- eller problemløsningstjenester, der er omhandlet i artikel 2, stk. 2
2)
»grænseoverskridende bruger«: en bruger i en situation, som ikke i alle henseender er begrænset til en enkelt medlemsstat
3)
»procedure«: en række handlinger, som brugere skal udføre for at opfylde kravene eller for at opnå en afgørelse fra en kompetent myndighed med henblik på at kunne udøve deres rettigheder som omhandlet i artikel 2, stk. 2, litra a)
4)
»kompetent myndighed«: en myndighed eller et organ i en medlemsstat, der er etableret på nationalt, regionalt eller lokalt niveau, og som har bestemte ansvarsområder vedrørende de oplysninger, procedurer og bistands- og problemløsningstjenester, der er omfattet af denne forordning
5)
»dokumentation«: ethvert dokument eller enhver form for data, herunder tekst eller lyd, visuelle eller audiovisuelle optagelser, uanset hvilket medium der er anvendt, som er krævet af en kompetent myndighed for at bevise faktiske omstændigheder eller overholdelse af de proceduremæssige krav, der er omhandlet i artikel 2, stk. 2, litra b).
KAPITEL II
PORTALTJENESTER
Artikel 4
Adgang til oplysninger
1.   Medlemsstaterne sikrer, at brugerne har let onlineadgang på deres nationale websider til følgende:
a)
oplysninger om de rettigheder, forpligtelser og regler, der er omhandlet i artikel 2, stk. 2, litra a), og som hidrører fra national ret
b)
oplysninger om de procedurer, der er omhandlet i artikel 2, stk. 2, litra b), og som er etableret på nationalt plan
c)
oplysninger om de bistands- og problemløsningstjenester, der er omhandlet i artikel 2, stk. 2, litra c), og som stilles til rådighed på nationalt plan.
2.   Kommissionen sikrer, at Dit Europa-portalen giver brugerne let onlineadgang til følgende:
a)
oplysninger om de rettigheder, forpligtelser og regler, der er omhandlet i artikel 2, stk. 2, litra a), og som hidrører fra national ret
b)
oplysninger om de procedurer, der er omhandlet i artikel 2, stk. 2, litra b), og som er etableret på EU-plan
c)
oplysninger om de bistands- og problemløsningstjenester, der er omhandlet i artikel 2, stk. 2, litra c), og som stilles til rådighed på EU-plan.
Artikel 5
Adgang til oplysninger, som ikke er omfattet af bilag I
1.   Medlemsstaterne og Kommissionen kan tilvejebringe links til oplysninger på områder, som ikke er opført i bilag I, og som tilbydes af kompetente myndigheder, Kommissionen eller EU-organer, -kontorer og -agenturer, hvis disse oplysninger er omfattet af anvendelsesområdet for portalen som defineret i artikel 1, stk. 1, litra a), og er i overensstemmelse med de kvalitetskrav, der er fastlagt i artikel 9.
2.   Linkene til de i nærværende artikels stk. 1 omhandlede oplysninger tilvejebringes i overensstemmelse med artikel 19, stk. 2 og 3.
3.   Inden Kommissionen aktiverer eventuelle links, kontrollerer den, at betingelserne fastlagt i stk. 1 er opfyldt, og hører portalkoordinationsgruppen.
Artikel 6
Procedurer, der tilbydes helt online
1.   Hver medlemsstat sikrer, at brugere kan få adgang til og gennemføre alle de procedurer, der er anført i bilag II, helt online, forudsat at den relevante procedure er indført i den pågældende medlemsstat.
2.   De procedurer, der er omhandlet i stk. 1, anses for at være helt online, hvis:
a)
identifikationen af brugere, indgivelsen af oplysninger og dokumentation, undertegnelse og endelig indsendelse i det hele kan gennemføres elektronisk på afstand via en tjenestekanal, der giver brugerne mulighed for at opfylde kravene i forbindelse med proceduren på en brugervenlig og struktureret måde
b)
brugere får en automatisk kvittering for modtagelsen, medmindre resultatet af proceduren leveres straks
c)
resultatet af proceduren leveres elektronisk eller, hvis dette er nødvendigt for at overholde gældende EU-ret eller national ret, leveres fysisk, og
d)
brugere får en elektronisk meddelelse om afslutning af proceduren.
3.   Hvis det tilstræbte mål i undtagelsestilfælde begrundet i tvingende almene hensyn til den offentlige sikkerhed, folkesundheden eller bekæmpelse af svig ikke kan opfyldes helt online, kan medlemsstaterne kræve brugerens fysiske tilstedeværelse hos den pågældende kompetente myndighed som et trin i proceduren. I sådanne undtagelsestilfælde begrænser medlemsstaterne en sådan fysisk tilstedeværelse til, hvad der er strengt nødvendigt og objektivt begrundet, og sikrer, at de andre faser af proceduren helt kan gennemføres online. Medlemsstaterne sikrer også, at krav om fysisk tilstedeværelse ikke fører til forskelsbehandling af grænseoverskridende brugere.
4.   Medlemsstaterne underretter og forklarer gennem en fælles database, som Kommissionen og de øvrige medlemsstater har adgang til, om grundene til og omstændighederne under hvilke, fysisk tilstedeværelse kan være påkrævet for de proceduremæssige trin, der er omhandlet i stk. 3, og grundene til og omstændighederne under hvilke, fysisk levering er nødvendig, som omhandlet i stk. 2, litra c).
5.   Denne artikel forhindrer ikke medlemsstaterne i at give brugerne yderligere mulighed for at tilgå og gennemføre procedurerne som omhandlet i artikel 2, stk. 2, litra b), på anden måde end gennem en onlinekanal, eller i at kontakte brugerne direkte.
Artikel 7
Adgang til bistands- og problemløsningstjenester
1.   Medlemsstaterne og Kommissionen sikrer, at brugerne, herunder grænseoverskridende brugere, har let onlineadgang gennem forskellige kanaler til bistands- og problemløsningstjenester, jf. artikel 2, stk. 2, litra c).
2.   De i artikel 28 omhandlede nationale koordinatorer og Kommissionen kan tilvejebringe links til bistands- og problemløsningstjenester, som kompetente myndigheder, Kommissionen eller EU-organer, -kontorer eller -agenturer stiller til rådighed, bortset fra dem, der er anført i bilag III, i overensstemmelse med artikel 19, stk. 2 og 3, forudsat at sådanne tjenester opfylder de kvalitetskrav, der er fastsat i artikel 11 og 16.
3.   Hvis det er nødvendigt for at opfylde brugernes behov, kan den nationale koordinator foreslå Kommissionen, at links til bistands- eller problemløsningstjenester, der stilles til rådighed af private eller halvprivate enheder, medtages i portalen, såfremt disse tjenester opfylder følgende betingelser:
a)
de tilbyder oplysninger eller bistand inden for de områder og til de formål, der er omfattet af denne forordning, og er et supplement til de tjenester, der allerede indgår i portalen
b)
de tilbydes gratis eller til en pris, der er overkommelig for mikrovirksomheder, nonprofitorganisationer og borgere, og
c)
de opfylder de krav, der er fastsat i artikel 8, 11 og 16.
4.   Hvis den nationale koordinator har foreslået medtagelse af et link i overensstemmelse med denne artikels stk. 3 og tilvejebringer et sådant link i overensstemmelse med artikel 19, stk. 3, vurderer Kommissionen, om betingelserne i denne artikels stk. 3 er opfyldt af den tjeneste, der skal medtages gennem linket, og hvis det er tilfældet, aktiverer linket.
Hvis Kommissionen finder, at betingelserne i stk. 3 ikke er opfyldt af den tjeneste, der skal medtages, skal den underrette den nationale koordinator om grundene til ikke at aktivere linket.
Artikel 8
Kvalitetskrav vedrørende webtilgængelighed
Kommissionen gør de af sine websider og websteder, som giver adgang til de oplysninger, der er omhandlet i artikel 4, stk. 2, og de bistands- og problemløsningstjenester, der er omhandlet i artikel 7, mere tilgængelige ved at gøre dem mere opfattelige, funktionsdygtige, forståelige og robuste.
KAPITEL III
KVALITETSKRAV
AFDELING 1
Kvalitetskrav til oplysninger om rettigheder, forpligtelser og regler, om procedurer og om bistands- og problemløsningstjenester
Artikel 9
Kvalitet af oplysninger om rettigheder, forpligtelser og regler
1.   Hvis medlemsstaterne og Kommissionen i henhold til artikel 4 er ansvarlige for at sørge for adgang til de oplysninger, der er omhandlet i artikel 2, stk. 2, litra a), sikrer de, at sådanne oplysninger opfylder følgende krav:
a)
de er brugervenlige, således at brugerne nemt kan finde frem til og forstå oplysningerne og let identificere, hvilke dele af oplysningerne der er relevante for deres særlige situation
b)
de er nøjagtige og tilstrækkeligt omfattende til at dække oplysninger, som brugerne har behov for at kende for at kunne udøve deres rettigheder i fuld overensstemmelse med gældende regler og forpligtelser
c)
de omfatter henvisninger, links til retsakter, tekniske specifikationer og retningslinjer, hvis det er relevant
d)
de omfatter navnet på den kompetente myndighed eller enhed, der er ansvarlig for oplysningernes indhold
e)
de omfatter kontaktoplysningerne til eventuelle relevante bistands- eller problemløsningstjenester, såsom et telefonnummer, en e-mailadresse, en online forespørgselsblanket eller enhver anden almindeligt anvendt elektronisk kommunikation, der er bedst egnet til den type tjeneste, der bliver tilbudt, og til målgruppen for denne tjeneste
f)
de omfatter datoen for den seneste opdatering af oplysningerne, eller hvis oplysningerne ikke er blevet opdateret, datoen for offentliggørelsen af oplysningerne
g)
de er velstrukturerede og opstillet, så brugerne hurtigt kan finde de oplysninger, som de har behov for
h)
de holdes opdateret, og
i)
de er skrevet i et klart og enkelt sprog, der er tilpasset målbrugernes behov.
2.   Medlemsstaterne gør de i denne artikels stk. 1 nævnte oplysninger tilgængelige på et af Unionens officielle sprog, der forstås bredt af det størst mulige antal grænseoverskridende brugere, i overensstemmelse med artikel 12.
Artikel 10
Kvaliteten af oplysninger om procedurer
1.   Medlemsstaterne og Kommissionen sikrer med henblik på overholdelse af artikel 4, at brugerne, inden brugerne skal identificere sig, før proceduren indledes, har adgang til en tilstrækkeligt omfattende, klar og brugervenlig forklaring af følgende elementer, hvor det er relevant, i proceduren, der er omhandlet i artikel 2, stk. 2, litra b):
a)
de relevante trin i proceduren, brugeren skal tage, herunder enhver undtagelse i henhold til artikel 6, stk. 3, til medlemsstaternes forpligtelse til at tilbyde proceduren helt online
b)
navnet på den kompetente myndighed, der er ansvarlig for proceduren, herunder dens kontaktoplysninger
c)
de godkendte midler til autentifikation, identifikation og underskrift i forbindelse med proceduren
d)
typen og formatet af den dokumentation, der skal indsendes
e)
de former for retsmidler eller appel, der generelt er til rådighed i tilfælde af tvister med de kompetente myndigheder
f)
de gældende gebyrer og onlinebetalingsmåder
g)
eventuelle frister, der skal overholdes af brugeren eller af den kompetente myndighed, og, hvis der ikke findes nogen frister, den gennemsnitlige, anslåede eller vejledende tid, som den kompetente myndighed skal bruge for at fuldføre proceduren
h)
eventuelle regler vedrørende manglende svar fra den kompetente myndighed og de retlige konsekvenser heraf for brugerne, herunder ordninger med stiltiende godkendelse eller administrativ stiltiende godkendelse
i)
eventuelle yderligere sprog, som proceduren kan gennemføres på.
2.   Hvis der ikke foreligger ordninger med stiltiende godkendelse eller administrativ stiltiende godkendelse eller lignende ordninger, skal de kompetente myndigheder, hvor det er relevant, oplyse brugerne om eventuelle forsinkelser og om eventuelle fristforlængelser eller eventuelle følger heraf.
3.   Hvis den i stk. 1 omhandlede forklaring allerede er stillet til rådighed for ikkegrænseoverskridende brugere, kan den anvendes eller genanvendes med henblik på denne forordning, forudsat at den, hvis det er relevant, også dækker grænseoverskridende brugeres situation.
4.   Medlemsstaterne gør den i nærværende artikels stk. 1 omhandlede forklaring tilgængelig på et af Unionens officielle sprog, der forstås bredt af det størst mulige antal grænseoverskridende brugere, i overensstemmelse med artikel 12.
Artikel 11
Kvaliteten af oplysninger om bistands- og problemløsningstjenester
1.   Medlemsstaterne og Kommissionen sikrer med henblik på overholdelse af artikel 4, at brugerne, inden de indgiver en anmodning om en tjeneste som omhandlet i artikel 2, stk. 2, litra c), har adgang til en klar og brugervenlig forklaring af følgende:
a)
den udbudte tjenestes art, formål og forventede resultater
b)
kontaktoplysninger på de enheder, der er ansvarlige for tjenesten, såsom et telefonnummer, en e-mailadresse, en online forespørgselsblanket eller enhver anden almindeligt anvendt elektronisk kommunikation, der er bedst egnet til den type tjeneste, der bliver tilbudt, og målgruppen for denne tjeneste
c)
i givet fald de gældende gebyrer og onlinebetalingsmåder
d)
eventuelle gældende frister, der skal overholdes, og hvor sådanne ikke findes, et gennemsnit eller den tid, der skønnes påkrævet for at levere tjenesten
e)
eventuelle yderligere sprog, som en anmodning kan indgives på, og som kan anvendes i den efterfølgende kontakt.
2.   Medlemsstaterne gør den i denne artikels stk. 1 omhandlede forklaring tilgængelig på et af Unionens officielle sprog, der forstås bredt af det størst mulige antal grænseoverskridende brugere, i overensstemmelse med artikel 12.
Artikel 12
Oversættelse af oplysninger
1.   Hvis medlemsstaterne ikke stiller de oplysninger, forklaringer og vejledninger, der er fastsat i artikel 9, 10 og 11 og artikel 13, stk. 2, litra a), til rådighed på et af Unionens officielle sprog, der forstås bredt af det størst mulige antal grænseoverskridende brugere, skal medlemsstaterne anmode Kommissionen om at stille oversættelser til rådighed på det pågældende sprog inden for det tilgængelige EU-budgets grænser, jf. artikel 32, stk. 1, litra c).
2.   Medlemsstaterne sikrer, at de tekster, der er indgivet til oversættelse i henhold til nærværende artikels stk. 1, mindst dækker de grundlæggende oplysninger på alle de områder, der er opført i bilag I, og at, hvis der er tilstrækkelige EU-budgetmidler til rådighed, de dækker eventuelle yderligere oplysninger, forklaringer og vejledninger, jf. artikel 9, 10 og 11 og artikel 13, stk. 2, litra a), idet der tages hensyn til de grænseoverskridende brugeres vigtigste behov. Medlemsstaterne gør i den i artikel 19 omhandlede linkfortegnelse links til sådanne oversatte oplysninger tilgængelige.
3.   Det i stk. 1 omhandlede sprog skal være det af Unionens officielle sprog, der hyppigst læres som fremmedsprog af brugere i hele Unionen. Som en undtagelse, hvor de oplysninger, forklaringer eller vejledninger, der skal oversættes, forventes at være af størst interesse for grænseoverskridende brugere med oprindelse i en enkelt anden medlemsstat, kan det i stk. 1 omhandlede sprog være det officielle EU-sprog, der anvendes som første sprog af disse grænseoverskridende brugere.
4.   Hvis en medlemsstat anmoder om en oversættelse til et af Unionens officielle sprog, der ikke er det sprog, der hyppigst læres som fremmedsprog af brugere i hele Unionen, skal den begrunde sin anmodning. Hvis Kommissionen finder, at de i stk. 3 omhandlede betingelser for valg af et sådant andet sprog ikke er opfyldt, kan den afvise anmodningen og skal den underrette medlemsstaten om begrundelsen derfor.
AFDELING 2
Krav vedrørende onlineprocedurer
Artikel 13
Grænseoverskridende adgang til onlineprocedurer
1.   Medlemsstaterne sikrer, at når en procedure som omhandlet i artikel 2, stk. 2, litra b), der er etableret på nationalt plan, kan tilgås og gennemføres online af ikkegrænseoverskridende brugere, kan den også tilgås og gennemføres online af grænseoverskridende brugere uden forskelsbehandling ved hjælp af samme eller en alternativ teknisk løsning.
2.   Medlemsstaterne sikrer for så vidt angår de i nærværende artikels stk. 1 omhandlede procedurer, at mindst følgende krav er opfyldt:
a)
brugerne kan få adgang til vejledningen i at gennemføre proceduren på et af Unionens officielle sprog, der forstås bredt af det størst mulige antal grænseoverskridende brugere, i overensstemmelse med artikel 12
b)
grænseoverskridende brugere er i stand til at indsende de krævede oplysninger, herunder hvis disse oplysningers struktur adskiller sig fra lignende oplysninger i den pågældende medlemsstat
c)
grænseoverskridende brugere er i stand til at identificere og autentificere sig selv, underskrive eller forsegle dokumenter elektronisk, jf. forordning (EU) nr. 910/2014, i alle tilfælde, hvor dette også er muligt for ikkegrænseoverskridende brugere
d)
grænseoverskridende brugere er i stand til at dokumentere overholdelse af gældende krav og modtage resultatet af procedurerne i elektronisk format i alle tilfælde, hvor dette også er muligt for ikkegrænseoverskridende brugere
e)
hvis gennemførelsen af en procedure kræver en betaling, er brugerne i stand til at betale eventuelle gebyrer online via bredt tilgængelige grænseoverskridende betalingstjenester uden forskelsbehandling på grundlag af, hvor betalingstjenesteudbyderen er hjemmehørende, hvor betalingsinstrumentet er udstedt, eller hvor betalingskontoen er placeret i Unionen.
3.   Hvis proceduren ikke kræver elektronisk identifikation eller autentifikation, jf. stk. 2, litra c), og hvis de kompetente myndigheder ifølge gældende national ret eller administrativ praksis har ret til at acceptere digitaliserede kopier af ikkeelektroniske identitetsbeviser, såsom identitetskort eller pas, for så vidt angår ikkegrænseoverskridende brugere, skal disse myndigheder også acceptere sådanne digitaliserede kopier for så vidt angår grænseoverskridende brugere.
Artikel 14
Teknisk system til grænseoverskridende elektronisk udveksling af dokumentation og anvendelsen af engangsprincippet
1.   Med henblik på udveksling af dokumentation til onlineprocedurer, der er opført i denne forordnings bilag II, og de procedurer, der er fastsat i direktiv 2005/36/EF, 2006/123/EF, 2014/24/EU og 2014/25/EU, etablerer Kommissionen i samarbejde med medlemsstaterne et teknisk system til elektronisk udveksling af oplysninger mellem kompetente myndigheder i forskellige medlemsstater (»det tekniske system«).
2.   Når de kompetente myndigheder i deres egen medlemsstat lovformeligt og i et elektronisk format, der muliggør elektronisk udveksling, udsteder dokumentation, som er relevant for de i stk. 1 omhandlede onlineprocedurer, skal de også gøre den pågældende dokumentation tilgængelig for anmodende kompetente myndigheder fra andre medlemsstater i et elektronisk format, der muliggør elektronisk udveksling.
3.   Det tekniske system skal navnlig:
a)
gøre det muligt at behandle anmodninger om dokumentation efter udtrykkelig anmodning fra brugeren
b)
gøre det muligt at behandle anmodninger om dokumentation, der skal tilgås eller udveksles
c)
gøre det muligt at overføre dokumentation mellem kompetente myndigheder
d)
gøre det muligt for den anmodende kompetente myndighed at behandle dokumentationen
e)
sikre dokumentationens fortrolighed og integritet
f)
gøre det muligt for brugeren forlods at se den dokumentation, der anvendes af den anmodende kompetente myndighed, og for at vælge, om der skal gås videre med udveksling af dokumentation eller ej
g)
sikre et passende niveau af interoperabilitet med andre relevante systemer
h)
sikre et højt sikkerhedsniveau for overførsel og behandling af dokumentation
i)
ikke behandle dokumentation ud over, hvad der er teknisk nødvendigt for fremsendelsen af dokumentation, og så kun i den periode, der er nødvendig til dette formål.
4.   Anvendelsen af det tekniske system skal ikke være obligatorisk for brugere og må kun tillades på deres udtrykkelige anmodning, medmindre andet er fastsat i EU-retten eller national ret. Brugeren skal have tilladelse til at fremlægge dokumentation på andre måder end det tekniske system og direkte til den anmodende kompetente myndighed.
5.   Den i nærværende artikels stk. 3, litra f), omhandlede mulighed for forlods at se dokumentationen er ikke påkrævet i forbindelse med procedurer, hvor automatisk grænseoverskridende dataudveksling uden en sådan visning er tilladt i henhold til gældende EU-ret eller national ret. Denne mulighed for forlods at se dokumentationen berører ikke forpligtelsen til at tilvejebringe oplysninger i henhold til artikel 13 og 14 i forordning (EU) 2016/679.
6.   Medlemsstaterne indarbejder det fuldt operationelle tekniske system som en del af procedurerne i stk. 1.
7.   De kompetente myndigheder, der er ansvarlige for onlineprocedurerne, jf. stk. 1, anmoder, efter en udtrykkelig, frit givet, specifik, oplyst og utvetydig anmodning fra den berørte bruger via det tekniske system om dokumentation direkte fra kompetente myndigheder, der udsteder dokumentation i andre medlemsstater. De udstedende kompetente myndigheder omhandlet i stk. 2 gør i overensstemmelse med stk. 3, litra e), den pågældende dokumentation tilgængelig via det samme system.
8.   Den dokumentation, som gøres tilgængelig for den anmodende kompetente myndighed, skal være begrænset til, hvad der er anmodet om, og må kun anvendes af denne myndighed med henblik på den procedure, som dokumentationen er blevet udvekslet til. Den dokumentation, der udveksles via det tekniske system, skal for så vidt angår den modtagende kompetente myndighed anses for at have været autentisk.
9.   Senest den 12. juni 2021 vedtager Kommissionen gennemførelsesretsakter med henblik på at fastsætte de tekniske og operationelle specifikationer for det tekniske system, der er nødvendige for gennemførelsen af denne artikel. Disse gennemførelsesretsakter vedtages efter undersøgelsesproceduren, jf. artikel 37, stk. 2.
10.   Stk. 1-8 finder ikke anvendelse på procedurer, som er fastlagt på EU-plan, og som omfatter andre mekanismer til udveksling af dokumentation, medmindre det tekniske system, der er nødvendigt for gennemførelsen af denne artikel, er integreret i disse procedurer i overensstemmelse med reglerne i de EU-retsakter, der fastsætter disse procedurer.
11.   Kommissionen og hver af medlemsstaterne er ansvarlige for udvikling, tilgængelighed, vedligeholdelse, tilsyn med, overvågning og sikkerhedsmæssig forvaltning af deres respektive dele af det tekniske system.
Artikel 15
Verifikation af dokumentation mellem medlemsstaterne
Hvis det tekniske system eller andre systemer til udveksling eller verifikation af dokumentation mellem medlemsstaterne ikke er tilgængelige eller ikke finder anvendelse, eller hvis brugeren ikke anmoder om anvendelse af det tekniske system, samarbejder de kompetente myndigheder via informationssystemet for det indre marked (IMI), når det er nødvendigt for at verificere ægtheden af dokumentation, som brugeren har indgivet til en af dem i et elektronisk format med henblik på en onlineprocedure.
AFDELING 3
Kvalitetskrav vedrørende bistands- og problemløsningstjenester
Artikel 16
Kvalitetskrav vedrørende bistands- og problemløsningstjenester
De kompetente myndigheder og Kommissionen sikrer inden for deres respektive beføjelser, at de bistands- og problemløsningstjenester, der er opført i bilag III, og dem, der er medtaget i portalen i overensstemmelse med artikel 7, stk. 2, 3 og 4, opfylder følgende kvalitetskrav:
a)
de leveres inden for en rimelig tidsramme under hensyntagen til anmodningens kompleksitet
b)
hvis frister forlænges, underrettes brugerne på forhånd om grundene hertil og om den nye frist
c)
hvis leveringen af en tjeneste kræver en betaling, kan brugerne betale alle gebyrer online via bredt tilgængelige grænseoverskridende betalingstjenester uden forskelsbehandling på grundlag af, hvor betalingstjenesteudbyderen er hjemmehørende, hvor betalingsinstrumentet er udstedt, eller hvor betalingskontoen er placeret i Unionen.
AFDELING 4
Kvalitetsovervågning
Artikel 17
Kvalitetsovervågning
1.   De i artikel 28 omhandlede nationale koordinatorer og Kommissionen overvåger regelmæssigt inden for deres respektive beføjelser, at de oplysninger, procedurer og bistands- og problemløsningstjenester, der er tilgængelige via portalen, opfylder de kvalitetskrav, der er fastlagt i artikel 8-13 og artikel 16. Overvågningen sker på grundlag af de oplysninger, der indsamles i overensstemmelse med artikel 24 og 25.
2.   I tilfælde af en forringelse af kvaliteten af de i stk. 1 omhandlede oplysninger, procedurer og bistands- eller problemløsningstjenester, som leveres af de kompetente myndigheder, skal Kommissionen under hensyntagen til forringelsens alvorlige og vedvarende karakter træffe en eller flere af følgende foranstaltninger:
a)
underrette den relevante nationale koordinator og anmode om afhjælpende foranstaltninger
b)
forelægge anbefalede tiltag for at forbedre overholdelsen af kvalitetskravene til drøftelse i portalkoordinationsgruppen
c)
sende en skrivelse med henstillinger til den berørte medlemsstat
d)
midlertidigt afbryde forbindelsen fra portalen til oplysningerne, proceduren eller bistands- eller problemløsningstjenesten.
3.   Hvis en bistands- eller problemløsningstjeneste, som der linkes til i overensstemmelse med artikel 7, stk. 3, konsekvent ikke opfylder kravene fastlagt i artikel 11 og 16 eller ikke længere opfylder brugernes behov som anført i de oplysninger, der indsamles i overensstemmelse med artikel 24 og 25, kan Kommissionen efter konsultation med den relevante nationale koordinator og om nødvendigt med portalkoordinationsgruppen afbryde forbindelsen dertil fra portalen.
KAPITEL IV
TEKNISKE LØSNINGER
Artikel 18
Fælles brugergrænseflade
1.   Kommissionen sørger i tæt samarbejde med medlemsstaterne for en fælles brugergrænseflade, som er integreret i Dit Europa-portalen, for at sikre, at portalen er velfungerende.
2.   Den fælles brugergrænseflade skal give adgang til oplysninger, procedurer og bistands- eller problemløsningstjenester ved hjælp af links til de relevante websteder på EU-plan eller nationalt plan, som findes i linkfortegnelsen, jf. artikel 19.
3.   Medlemsstaterne og Kommissionen, der handler i overensstemmelse med deres respektive roller og ansvar som omhandlet i artikel 4, sikrer, at oplysningerne om reglerne og forpligtelserne, om procedurerne og om bistands- og problemløsningstjenesterne er organiseret og mærket på en måde, der gør det lettere at finde dem via den fælles brugergrænseflade.
4.   Kommissionen skal sikre, at den fælles brugergrænseflade overholder følgende kvalitetskrav:
a)
den er nem at anvende
b)
den er tilgængelig online via forskelligt elektronisk udstyr
c)
den er udviklet og optimeret til forskellige webbrowsere
d)
den opfylder følgende krav vedrørende webtilgængelighed: opfattelighed, operabilitet, forståelighed og robusthed.
5.   Kommissionen kan vedtage gennemførelsesretsakter, der fastlægger interoperabilitetskravene, for at gøre det lettere at finde oplysninger om regler og forpligtelser, om procedurer og om bistands- og problemløsningstjenester via den fælles brugergrænseflade. Disse gennemførelsesretsakter vedtages efter undersøgelsesproceduren, jf. artikel 37, stk. 2.
Artikel 19
Linkfortegnelse
1.   Kommissionen opretter og vedligeholder i tæt samarbejde med medlemsstaterne en elektronisk fortegnelse over links til de i artikel 2, stk. 2, omhandlede oplysninger, procedurer og bistands- og problemløsningstjenester, som muliggør forbindelsen mellem de pågældende tjenester og den fælles brugergrænseflade.
2.   Kommissionen sørger i linkfortegnelsen for linkene til de oplysninger, procedurer og bistands- og problemløsningstjenester, der er tilgængelige på de websider, der forvaltes på EU-plan, og den sørger for, at disse links er korrekte og ajourførte.
3.   De nationale koordinatorer sørger i linkfortegnelsen for linkene til de oplysninger, procedurer og bistands- og problemløsningstjenester, der er tilgængelige på de websider, der forvaltes af de kompetente myndigheder eller af private eller halvprivate enheder, jf. artikel 7, stk. 3, og de sørger for, at disse links er korrekte og ajourførte.
4.   Hvis det er teknisk muligt, kan den i stk. 3 omhandlede tilvejebringelse af links gennemføres automatisk mellem medlemsstaternes relevante systemer og linkfortegnelsen.
5.   Kommissionen gør de oplysninger, der er medtaget i linkfortegnelsen, offentligt tilgængelige i et åbent og maskinlæsbart dataformat.
6.   Kommissionen og de nationale koordinatorer sikrer, at linkene til de oplysninger, procedurer og bistands- eller problemløsningstjenester, der tilbydes via portalen, ikke indeholder unødvendige hele eller delvise dobbeltforekomster eller overlap, som vil kunne forvirre brugerne.
7.   Hvis tilgængeliggørelsen af de i artikel 4 omhandlede oplysninger er fastsat i andre bestemmelser i EU-retten, kan Kommissionen og de nationale koordinatorer sørge for links til disse oplysninger for at efterkomme kravene i den pågældende artikel.
Artikel 20
Fælles vejviser til bistandstjenester
1.   For at lette adgangen til de bistands- og problemløsningstjenester, som er opført i bilag III eller omhandlet i artikel 7, stk. 2 og 3, sikrer de kompetente myndigheder og Kommissionen, at brugerne kan få adgang til dem via en fælles vejviser til bistands- og problemløsningstjenester (»den fælles vejviser til bistandstjenester«), der er tilgængelig via portalen.
2.   Kommissionen udvikler og forvalter den fælles vejviser til bistandstjenester og beslutter, med hvilken struktur og i hvilket format beskrivelserne af og kontaktoplysningerne på bistands- og problemløsningstjenesterne skal stilles til rådighed, med henblik på sikre en velfungerende fælles vejviser til bistandstjenester.
3.   De nationale koordinatorer giver beskrivelserne og kontaktoplysningerne, jf. stk. 2, til Kommissionen.
Artikel 21
Forpligtelser for IKT-applikationerne bag portalen
1.   Kommissionen er ansvarlig for udviklingen, tilgængeligheden, overvågningen, opdateringen, vedligeholdelsen, sikkerheden og hostingen af følgende IKT-applikationer og websider:
a)
Dit Europa-portalen, jf. artikel 2, stk. 1
b)
den fælles brugergrænseflade, der er omhandlet i artikel 18, stk. 1, herunder en søgemaskine eller andre IKT-værktøjer, der gør weboplysninger og -tjenester søgbare
c)
linkfortegnelsen, jf. artikel 19, stk. 1
d)
den fælles vejviser til bistandstjenester, jf. artikel 20, stk. 1
e)
brugerfeedbackredskaberne, jf. artikel 25, stk. 1, og artikel 26, stk. 1, litra a).
Kommissionen arbejder tæt sammen med medlemsstaterne om at udarbejde IKT-applikationerne.
2.   Medlemsstaterne er ansvarlige for udviklingen, tilgængeligheden, overvågningen, opdateringen, vedligeholdelsen og sikkerheden af IKT-applikationer vedrørende de nationale websteder og websider, som de forvalter, og som er tilknyttet den fælles brugergrænseflade.
KAPITEL V
PROMOVERING
Artikel 22
Navn, logo og kvalitetsmærke
1.   Det navn, som portalen skal kendes og formidles til offentligheden under, er »Your Europe«.
Det logo, som portalen skal kendes og formidles til offentligheden under, fastlægges af Kommissionen i tæt samarbejde med portalkoordinationsgruppen senest den 12. juni 2019.
Portalens logo og et link til portalen skal gøres synlige og tilgængelige på de relevante websteder på EU-niveau og nationalt niveau, der er knyttet til portalen.
2.   Som bevis for, at kvalitetskravene i artikel 9, 10 og 11 overholdes, fungerer portalens navn og logo også som et kvalitetsmærke. Portalens logo må dog kun anvendes som et kvalitetsmærke af websider og websteder, der indgår i linkfortegnelsen, jf. artikel 19.
Artikel 23
Promovering
1.   Medlemsstaterne og Kommissionen promoverer kendskabet til og brugen af portalen blandt borgerne og virksomhederne og sikrer, at portalen og dens oplysninger, procedurer og bistands- og problemløsningstjenester er synlige for offentligheden og lette at finde via offentligt tilgængelige søgemaskiner.
2.   Medlemsstaterne og Kommissionen samordner deres promoveringsaktiviteter, jf. stk. 1, og henviser til portalen og anvender dens logo i forbindelse med sådanne aktiviteter sammen med eventuelle andre handelsnavne, når det er relevant.
3.   Medlemsstaterne og Kommissionen sikrer, at portalen er let at finde via de relevante websteder, som de er ansvarlige for, og at klare links til den fælles brugergrænseflade er tilgængelige på alle relevante websteder på EU-niveau og nationalt niveau.
4.   De nationale koordinatorer promoverer portalen over for de nationale kompetente myndigheder.
KAPITEL VI
INDSAMLING AF BRUGERFEEDBACK OG -STATISTIKKER
Artikel 24
Brugerstatistikker
1.   De kompetente myndigheder og Kommissionen sikrer, at statistiske oplysninger indsamles i forbindelse med brugernes besøg på portalen og de websider, som portalen linker til, på en måde, der sikrer brugernes anonymitet, med det sigte at forbedre portalens funktionalitet.
2.   De kompetente myndigheder, leverandørerne af bistands- eller problemløsningstjenester, jf. artikel 7, stk. 3, og Kommissionen indsamler og udveksler på en aggregeret måde antallet og oprindelsen af samt emnet for anmodninger om bistands- og problemløsningstjenester og den pågældende svartid.
3.   De statistiske oplysninger, der indsamles i overensstemmelse med stk. 1 og 2, vedrørende de oplysninger, procedurer og bistands- og problemløsningstjenester, som portalen linker til, skal omfatte følgende kategorier af oplysninger:
a)
data vedrørende antallet, oprindelsen og typen af brugere af portalen
b)
data vedrørende brugerpræferencer og brugerrejser
c)
data vedrørende brugbarheden, mulighederne for at finde oplysninger og kvaliteten af oplysningerne, procedurerne og bistands- og problemløsningstjenesterne.
Disse oplysninger skal stilles til rådighed for offentligheden i et åbent og almindeligt anvendt og maskinlæsbart format.
4.   Kommissionen vedtager gennemførelsesretsakter, der fastlægger metoden til indsamling og udveksling af brugerstatistikker, jf. denne artikels stk. 1, 2 og 3. Disse gennemførelsesretsakter vedtages efter undersøgelsesproceduren, jf. artikel 37, stk. 2.
Artikel 25
Brugerfeedback om portalens tjenester
1.   For at indhente direkte oplysninger fra brugerne om deres tilfredshed med de tjenester, der leveres via portalen, og de oplysninger, som er gjort tilgængelige heri, stiller Kommissionen via portalen et brugervenligt feedbackredskab til rådighed, der giver dem mulighed for umiddelbart efter, at de har benyttet tjenesterne, jf. artikel 2, stk. 2, anonymt at fremsætte bemærkninger om kvaliteten og tilgængeligheden af de tjenester, der leveres via portalen, af de oplysninger, som er gjort tilgængelige heri, samt af den fælles brugergrænseflade.
2.   De kompetente myndigheder og Kommissionen sikrer, at brugerne har adgang til det i stk. 1 omhandlede redskab på alle websider, som indgår i portalen.
3.   Kommissionen, de kompetente myndigheder og de nationale koordinatorer skal have direkte adgang til den brugerfeedback, som indsamles ved hjælp af det i stk. 1 omhandlede redskab, med henblik på at kunne løse eventuelle problemer, der påpeges.
4.   De kompetente myndigheder er ikke forpligtet til at give brugerne adgang til brugerfeedbackredskabet, jf. stk. 1, på de af deres websider, der er tilknyttet portalen, hvis der på deres websider er adgang til et andet brugerfeedbackredskab med lignende funktionaliteter som det i stk. 1 omhandlede brugerfeedbackredskab med henblik på at overvåge tjenesternes kvalitet. De kompetente myndigheder indsamler den brugerfeedback, der modtages gennem deres eget brugerfeedbackredskab, og deler den med Kommissionen og de nationale koordinatorer i de andre medlemsstater.
5.   Kommissionen vedtager gennemførelsesretsakter, der fastsætter regler for indsamlingen og delingen af brugerfeedbacken. Disse gennemførelsesretsakter vedtages efter undersøgelsesproceduren, jf. artikel 37, stk. 2.
Artikel 26
Indberetning om det indre markeds funktion
1.   Kommissionen:
a)
stiller et brugervenligt redskab til rådighed for brugerne, så de anonymt kan gøre opmærksom på og give feedback på hindringer, som de har haft i forbindelse med udøvelsen af deres rettigheder på det indre marked
b)
indsamler aggregerede oplysninger fra de bistands- og problemløsningstjenester, der indgår som en del af portalen, om emnet for anmodninger og svar.
2.   Kommissionen, de kompetente myndigheder og de nationale koordinatorer skal have direkte adgang til den feedback, der indsamles i overensstemmelse med stk. 1, litra a).
3.   Medlemsstaterne og Kommissionen analyserer og undersøger de af brugerne påpegede problemer i henhold til denne artikel og løser dem med passende midler, når det er muligt.
Artikel 27
Sammenfattende onlineoversigter
Kommissionen offentliggør i anonymiseret form sammenfattende onlineoversigter over de problemer, der fremgår af de oplysninger, der indsamles i overensstemmelse med artikel 26, stk. 1, de vigtigste brugerstatistikker, jf. artikel 24, og den vigtigste brugerfeedback, jf. artikel 25.
KAPITEL VII
FORVALTNING AF PORTALEN
Artikel 28
Nationale koordinatorer
1.   Hver medlemsstat udpeger en national koordinator. Ud over deres forpligtelser i overensstemmelse med artikel 7, 17, 19, 20, 23 og 25 skal de nationale koordinatorer:
a)
fungere som et kontaktpunkt inden for deres respektive forvaltninger for alle spørgsmål vedrørende portalen
b)
promovere en ensartet anvendelse af artikel 9-16 af de kompetente myndigheder
c)
sikre, at henstillingerne, jf. artikel 17, stk. 2, litra c), gennemføres korrekt.
2.   Hver medlemsstat kan i overensstemmelse med dens interne administrative struktur udpege en eller flere koordinatorer med henblik på at udføre de opgaver, der er angivet i stk. 1. En national koordinator for hver medlemsstat er ansvarlig for kontakten til Kommissionen i forbindelse med alle spørgsmål vedrørende portalen.
3.   Hver medlemsstat underretter de øvrige medlemsstater og Kommissionen om dens nationale koordinators navn og kontaktoplysninger.
Artikel 29
Koordineringsgruppe
Der nedsættes hermed en koordinationsgruppe (»portalkoordinationsgruppen«). Den består af én national koordinator fra hver medlemsstat og har en repræsentant for Kommissionen som formand. Den vedtager selv sin forretningsorden. Sekretariatsopgaverne varetages af Kommissionen.
Artikel 30
Portalkoordinationsgruppens opgaver
1.   Portalkoordinationsgruppen støtter gennemførelsen af denne forordning. Den har navnlig til opgave:
a)
at fremme udveksling og regelmæssig ajourføring af bedste praksis
b)
at tilskynde til udbredelse af fuldstændige onlineprocedurer ud over dem, der er anført i bilag II til denne forordning, og af onlinemetoder til autentificering, identifikation og underskrift, navnlig dem som er fastsat i forordning (EU) nr. 910/2014
c)
at drøfte forbedringer af den brugervenlige præsentation af oplysninger inden for de områder, der er opført i bilag I, navnlig baseret på de data, der er indsamlet i overensstemmelse med artikel 24 og 25
d)
at bistå Kommissionen med at udvikle fælles IKT-løsninger, der understøtter portalen
e)
at drøfte udkastet til det årlige arbejdsprogram
f)
at bistå Kommissionen med at overvåge gennemførelsen af det årlige arbejdsprogram
g)
at drøfte yderligere oplysninger i overensstemmelse med artikel 5 med henblik på at tilskynde medlemsstaterne til at stille tilsvarende oplysninger til rådighed, hvis det er relevant for brugerne
h)
at bistå Kommissionen med at overvåge overholdelsen af de krav, der er fastsat i artikel 8-16, i overensstemmelse med artikel 17
i)
at informere om gennemførelsen af artikel 6, stk. 1
j)
at drøfte og anbefale tiltag til de kompetente myndigheder og Kommissionen med henblik på at undgå eller fjerne unødvendige overlap i forbindelse med de tjenester, der er tilgængelige via portalen
k)
at afgive udtalelser om procedurer eller foranstaltninger til effektivt at tackle eventuelle problemer med tjenesternes kvalitet, som brugerne har påpeget, eller forslag til forbedring heraf
l)
at drøfte anvendelsen af principperne om indbygget sikkerhed og privatlivsbeskyttelse i forbindelse med denne forordning
m)
at drøfte spørgsmål vedrørende indsamling af brugerfeedback og -statistik, der er omhandlet i artikel 24 og 25, således at de tjenester, der tilbydes på EU-plan og nationalt plan, løbende forbedres
n)
at drøfte spørgsmål vedrørende kvalitetskrav til de tjenester, der tilbydes via portalen
o)
at udveksle bedste praksis og bistå Kommissionen med hensyn til organisationen, strukturen og præsentationen af tjenesterne, jf. artikel 2, stk. 2, med henblik på at sikre en velfungerende fælles brugergrænseflade
p)
at lette udviklingen og gennemførelsen af den koordinerede promovering
q)
at samarbejde med forvaltningsorganerne eller net for oplysningstjenester eller for bistands- eller problemløsningstjenester
r)
at tilvejebringe vejledninger om det eller de supplerende sprog af Unionens officielle sprog, der skal anvendes af kompetente myndigheder i overensstemmelse med artikel 9, stk. 2, artikel 10, stk. 4, og artikel 11, stk. 2, og artikel 13, stk. 2, litra a).
2.   Kommissionen kan rådføre sig med portalkoordinationsgruppen om alle spørgsmål vedrørende denne forordnings anvendelse.
Artikel 31
Årligt arbejdsprogram
1.   Kommissionen vedtager det årlige arbejdsprogram, som navnlig skal fastlægge:
a)
foranstaltninger til at forbedre den præsentation af konkrete oplysninger inden for de områder, der er opført i bilag I, og foranstaltninger med henblik på at lette den rettidige gennemførelse af de kompetente myndigheder på alle niveauer, herunder på kommunalt niveau, af kravene om information
b)
foranstaltninger til at lette overholdelse af artikel 6 og 13
c)
de foranstaltninger, der er nødvendige for at sikre en ensartet overholdelse af kravene fastsat i artikel 9-12
d)
aktiviteter i tilknytning til promoveringen af portalen, jf. artikel 23.
2.   Ved udarbejdelsen af udkastet til det årlige arbejdsprogram tager Kommissionen hensyn til brugerstatistikker og -feedback, der er indsamlet i overensstemmelse med artikel 24 og 25, og til eventuelle forslag fra medlemsstaterne. Forud for vedtagelsen forelægger Kommissionen udkastet til det årlige arbejdsprogram for portalkoordinationsgruppen med henblik på drøftelse.
KAPITEL VIII
AFSLUTTENDE BESTEMMELSER
Artikel 32
Omkostninger
1.   Den Europæiske Unions almindelige budget dækker omkostningerne i forbindelse med:
a)
udvikling og vedligeholdelse af IKT-redskaber til støtte for gennemførelsen af denne forordning på EU-plan
b)
promovering af portalen på EU-plan
c)
oversættelse af oplysninger, forklaringer og vejledninger i overensstemmelse med artikel 12 inden for en maksimal årlig mængde pr. medlemsstat med forbehold af en eventuel omlægning af midler, hvis det er nødvendigt for at muliggøre fuld udnyttelse af det tilgængelige budget.
2.   Omkostningerne i forbindelse med nationale webportaler, informationsplatforme, bistandstjenester og -procedurer, der er oprettet på medlemsstatsplan, afholdes over medlemsstaternes respektive budgetter, medmindre andet er fastsat i EU-lovgivningen.
Artikel 33
Beskyttelse af personoplysninger
De kompetente myndigheders behandling af personoplysninger inden for rammerne af denne forordning skal ske i overensstemmelse med forordning (EU) 2016/679. Kommissionens behandling af personoplysninger inden for rammerne af nærværende forordning skal ske i overensstemmelse med forordning (EU) 2018/1725.
Artikel 34
Samarbejde med andre oplysnings- og bistandsnet
1.   Efter at have konsulteret medlemsstaterne beslutter Kommissionen, hvilke eksisterende uformelle forvaltningsordninger for enhver af de i bilag III opførte bistands- eller problemløsningstjenester eller for enhver af de i bilag I omfattede oplysningsområder som portalkoordinationsgruppen skal være ansvarlig for.
2.   Hvis oplysnings- og bistandstjenesterne eller -nettene er oprettet ved en retligt bindende EU-retsakt på et af de i bilag I omfattede oplysningsområder, koordinerer Kommissionen arbejdet i portalkoordinationsgruppen og i de pågældende tjenesters eller nets forvaltningsorganer med henblik på at opnå synergier og undgå overlap.
Artikel 35
Informationssystemet for det indre marked
1.   Informationssystemet for det indre marked (IMI), der er oprettet ved forordning (EU) nr. 1024/2012, anvendes med henblik på og i overensstemmelse med artikel 6, stk. 4, og artikel 15.
2.   Kommissionen kan beslutte at anvende IMI som den i artikel 19, stk. 1, omhandlede elektroniske linkfortegnelse.
Artikel 36
Rapportering og gennemgang
Senest den 12. december 2022 og derefter hvert andet år gennemgår Kommissionen forordningens anvendelse og forelægger Europa-Parlamentet og Rådet en evalueringsrapport om portalens funktion og om det indre markeds funktion på grundlag af de statistiske oplysninger og den feedback, som er indsamlet i overensstemmelse med artikel 24, 25 og 26. Gennemgangen skal navnlig vurdere anvendelsesområdet for artikel 14 under hensyntagen til den teknologiske, markedsmæssige og retlige udvikling vedrørende udveksling af dokumentation mellem de kompetente myndigheder.
Artikel 37
Udvalgsprocedure
1.   Kommissionen bistås af et udvalg. Dette udvalg er et udvalg som omhandlet i forordning (EU) nr. 182/2011.
2.   Når der henvises til dette stykke, finder artikel 5 i forordning (EU) nr. 182/2011 anvendelse.
Artikel 38
Ændringer i forordning (EU) nr. 1024/2012
I forordning (EU) nr. 1024/2012 foretages følgende ændringer:
1)
Artikel 1 affattes således:
»Artikel 1
Genstand
I denne forordning fastsættes regler for anvendelse af informationssystemet for det indre marked (»IMI«) til administrativt samarbejde mellem IMI-aktører, herunder behandlingen af personoplysninger.«
2)
Artikel 3, stk. 1, affattes således:
»1.   IMI anvendes til udveksling af oplysninger, herunder personoplysninger, mellem IMI-aktørerne og til behandling af disse oplysninger med henblik på et af følgende formål:
a)
det administrative samarbejde, som kræves i henhold til de retsakter, der er anført i bilaget
b)
det administrative samarbejde, der er genstand for et pilotprojekt, der gennemføres i overensstemmelse med artikel 4.«
3)
I artikel 5, stk. 2, foretages følgende ændringer:
a)
Litra a) affattes således:
»a)
»IMI«: det elektroniske værktøj, der leveres af Kommissionen til at lette administrativt samarbejde mellem IMI-aktører«.
b)
Litra b) affattes således:
»b)
»administrativt samarbejde«: et samarbejde mellem IMI-aktører i form af udveksling og behandling af oplysninger med henblik på en bedre anvendelse af EU-retten«.
c)
Litra g) affattes således:
»g)
»IMI-aktører«: de kompetente myndigheder, IMI-koordinatorerne, Kommissionen og EU-organer, -kontorer og -agenturer«.
4)
I artikel 8, stk. 1, tilføjes følgende litra:
»f)
sørge for koordinering med EU-organer, -kontorer og -agenturer og give dem adgang til IMI.«
5)
Artikel 9, stk. 4, affattes således:
»4.   Medlemsstaterne, Kommissionen og EU-organer, -kontorer og -agenturer stiller passende midler til rådighed til at sikre, at IMI-brugere kun gives adgang til personoplysninger, der behandles i IMI, på need-to-know-basis og inden for det eller de områder af det indre marked, til hvilke de er tildelt adgangsret i overensstemmelse med stk. 3.«
6)
I artikel 21 foretages følgende ændringer:
a)
Stk. 2 affattes således:
»2.   Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse er ansvarlig for at føre tilsyn med og sikre anvendelsen af denne forordning, når Kommissionen eller EU-organer, -kontorer og -agenturer i deres egenskab af IMI-aktører behandler personoplysninger. De forpligtelser og beføjelser, der er omhandlet i artikel 57 og 58 i forordning (EU) 2018/1725
 (
*1
)
, finder tilsvarende anvendelse.
(
*1
)
  Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2018/1725 af 23. oktober 2018 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger i Unionens institutioner, organer, kontorer og agenturer og om fri udveksling af sådanne oplysninger og om ophævelse af forordning (EF) nr. 45/2001 og afgørelse nr. 1247/2002/EF (
EUT L 295 af 21.11.2018, s. 39
).«
                                                   "
b)
Stk. 3 affattes således:
»3.   De nationale tilsynsmyndigheder og Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse, der hver især handler inden for deres respektive beføjelser, samarbejder med hinanden med henblik på at sikre koordineret tilsyn med IMI og med IMI-aktørernes anvendelse heraf i overensstemmelse med artikel 62 i forordning (EU) 2018/1725.«
c)
Stk. 4 udgår.
7)
I artikel 29 udgår stk. 1.
8)
I bilaget tilføjes følgende punkter:
»11.
Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger og om ophævelse af direktiv 95/46/EF (generel forordning om databeskyttelse)
 (
*2
)
: artikel 56, artikel 60-66, og artikel 70, stk. 1.
12.
Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2018/1725 af 2. oktober 2018 om oprettelse af en fælles digital portal, der skal giver adgang til oplysninger, procedurer og bistands- og problemløsningstjenester, og om ændring af forordning (EU) nr. 1024/2012
 (
*3
)
: artikel 6, stk. 4, og artikel 15 og 19.
(
*2
)
  
                                          
EUT L 119 af 4.5.2016, s. 1
."
(
*3
)
  
                                          
EUT L 295 af 21.11.2018, s. 39
.«
                                       "
Artikel 39
Ikrafttræden
Denne forordning træder i kraft på tyvendedagen efter offentliggørelsen i 
Den Europæiske Unions Tidende
.
Artikel 2, 4, 7-12, 16 og 17, artikel 18, stk. 1-4, artikel 19 og 20, artikel 24, stk. 1, 2 og 3, artikel 25, stk. 1-4, og artikel 26 og 27 finder anvendelse fra den 12. december 2020.
Artikel 6 og 13, artikel 14, stk. 1-8 og 10, og artikel 15 finder anvendelse fra den 12. december 2023.
Uanset anvendelsesdatoen for artikel 2, 9, 10 og 11 skal kommunale myndigheder gøre de oplysninger, forklaringer og vejledninger, der er omhandlet i nævnte artikler, tilgængelige senest den 12. december 2022.
Denne forordning er bindende i alle enkeltheder og gælder umiddelbart i hver medlemsstat.
Udfærdiget i Strasbourg, den 2. oktober 2018.
På Europa-Parlamentets vegne
A. TAJANI
Formand
På Rådets vegne
J. BOGNER-STRAUSS
Formanden
(
1
)
  
            
EUT C 81 af 2.3.2018, s. 88
.
(
2
)
  Europa-Parlamentets holdning af 13.9.2018 (endnu ikke offentliggjort i EUT) og Rådets afgørelse af 27.9.2018.
(
3
)
  Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 2006/123/EF af 12. december 2006 om tjenesteydelser i det indre marked (
EUT L 376 af 27.12.2006, s. 36
).
(
4
)
  Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 764/2008 af 9. juli 2008 om procedurer for anvendelsen af visse nationale tekniske forskrifter på produkter, der markedsføres lovligt i en anden medlemsstat, og om ophævelse af beslutning nr. 3052/95/EF (
EUT L 218 af 13.8.2008, s. 21
).
(
5
)
  Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) nr. 305/2011 af 9. marts 2011 om fastlæggelse af harmoniserede betingelser for markedsføring af byggevarer og om ophævelse af Rådets direktiv 89/106/EØF (
EUT L 88 af 4.4.2011, s. 5
).
(
6
)
  Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 2005/36/EF af 7. september 2005 om anerkendelse af erhvervsmæssige kvalifikationer (
EUT L 255 af 30.9.2005, s. 22
).
(
7
)
  Kommissionens henstilling 2013/461/EU af 17. september 2013 om principperne for Solvit (
EUT L 249 af 19.9.2013, s. 10
).
(
8
)
  Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 2014/24/EU af 26. februar 2014 om offentlige udbud og om ophævelse af direktiv 2004/18/EF (
EUT L 94 af 28.3.2014, s. 65
).
(
9
)
  Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 2014/25/EU af 26. februar 2014 om fremgangsmåderne ved indgåelse af kontrakter inden for vand- og energiforsyning, transport samt posttjenester og om ophævelse af direktiv 2004/17/EF (
EUT L 94 af 28.3.2014, s. 243
).
(
10
)
  Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2016/589 af 13. april 2016 om et europæisk arbejdsformidlingsnet (Eures), arbejdstageres adgang til mobilitetstjenester og øget integrering af arbejdsmarkederne og om ændring af forordning (EU) nr. 492/2011 og (EU) nr. 1296/2013 (
EUT L 107 af 22.4.2016, s. 1
).
(
11
)
  Rådets beslutning 2001/470/EF af 28. maj 2001 om oprettelse af et europæisk retligt netværk på det civile og handelsretlige område (
EFT L 174 af 27.6.2001, s. 25
).
(
12
)
  Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 2014/67/EU af 15. maj 2014 om håndhævelse af direktiv 96/71/EF om udstationering af arbejdstagere som led i udveksling af tjenesteydelser og om ændring af forordning (EU) nr. 1024/2012 om administrativt samarbejde via informationssystemet for det indre marked (»IMI-forordningen«) (
EUT L 159 af 28.5.2014, s. 11
).
(
13
)
  Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) nr. 910/2014 af 23. juli 2014 om elektronisk identifikation og tillidstjenester til brug for elektroniske transaktioner på det indre marked og om ophævelse af direktiv 1999/93/EF (
EUT L 257 af 28.8.2014, s. 73
).
(
14
)
  Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 883/2004 af 29. april 2004 om koordinering af de sociale sikringsordninger (
EUT L 166 af 30.4.2004, s. 1
).
(
15
)
  Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 987/2009 af 16. september 2009 om de nærmere regler til gennemførelse af forordning (EF) nr. 883/2004 om koordinering af de sociale sikringsordninger (
EUT L 284 af 30.10.2009, s. 1
).
(
16
)
  Europa-Parlamentets og Rådets direktiv (EU) 2016/2102 af 26. oktober 2016 om tilgængeligheden af offentlige organers websteder og mobilapplikationer (
EUT L 327 af 2.12.2016, s. 1
).
(
17
)
  Rådets afgørelse 2010/48/EF af 26. november 2009 om Det Europæiske Fællesskabs indgåelse af De Forenede Nationers konvention om handicappedes rettigheder (
EUT L 23 af 27.1.2010, s. 35
).
(
18
)
  Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) nr. 260/2012 af 14. marts 2012 om tekniske og forretningsmæssige krav til kreditoverførsler og direkte debiteringer i euro og om ændring af forordning (EF) nr. 924/2009 (
EUT L 94 af 30.3.2012, s. 22
).
(
19
)
  Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) nr. 1024/2012 af 25. oktober 2012 om administrativt samarbejde via informationssystemet for det indre marked og om ophævelse af Kommissionens beslutning 2008/49/EF (»IMI-forordningen«) (
EUT L 316 af 14.11.2012, s. 1
).
(
20
)
  Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2016/1191 af 6. juli 2016 om fremme af den frie bevægelighed for borgere gennem en forenkling af kravene vedrørende fremlæggelse af visse offentlige dokumenter i Den Europæiske Union og om ændring af forordning (EU) nr. 1024/2012 (
EUT L 200 af 26.7.2016, s. 1
).
(
21
)
  Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger og om ophævelse af direktiv 95/46/EF (generel forordning om databeskyttelse) (
EUT L 119 af 4.5.2016, s. 1
).
(
22
)
  Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2018/1725 af 23. oktober 2018 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger i Unionens institutioner, organer, kontorer og agenturer og om fri udveksling af sådanne oplysninger og om ophævelse af forordning (EF) nr. 45/2001 og afgørelse nr. 1247/2002/EF (se side 39 i denne EUT).
(
23
)
  Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) nr. 1316/2013 af 11. december 2013 om oprettelse af Connecting Europe-faciliteten, om ændring af forordning (EU) nr. 913/2010 og om ophævelse af forordning (EF) nr. 680/2007 og (EF) nr. 67/2010 (
EUT L 348 af 20.12.2013, s. 129
).
(
24
)
  Europa-Parlamentets og Rådets direktiv (EU) 2017/1132 af 14. juni 2017 om visse aspekter af selskabsretten (
EUT L 169 af 30.6.2017, s. 46
).
(
25
)
  Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2015/848 af 20. maj 2015 om insolvensbehandling (
EUT L 141 af 5.6.2015, s. 19
).
(
26
)
  Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) nr. 182/2011 af 16. februar 2011 om de generelle regler og principper for, hvordan medlemsstaterne skal kontrollere Kommissionens udøvelse af gennemførelsesbeføjelser (
EUT L 55 af 28.2.2011, s. 13
).
(
27
)
  Europa-Parlamentets og Rådets direktiv (EU) 2016/1148 af 6. juli 2016 om foranstaltninger, der skal sikre et højt fælles sikkerhedsniveau for net- og informationssystemer i hele Unionen (
EUT L 194 af 19.7.2016, s. 1
).
(
28
)
  Europa-Parlamentets og Rådets direktiv (EU) 2016/680 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med kompetente myndigheders behandling af personoplysninger med henblik på at forebygge, efterforske, afsløre eller retsforfølge strafbare handlinger eller fuldbyrde strafferetlige sanktioner og om fri udveksling af sådanne oplysninger og om ophævelse af Rådets rammeafgørelse 2008/977/RIA (
EUT L 119 af 4.5.2016, s. 89
).
(
29
)
  Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 45/2001 af 18. december 2000 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger i fællesskabsinstitutionerne og -organerne og om fri udveksling af sådanne oplysninger (
EFT L 8 af 12.1.2001, s. 1
).
(
30
)
  
            
EUT C 340 af 11.10.2017, p. 6
.
BILAG I
Liste over områder af oplysninger, der er relevante for borgere og virksomheder, når de udøver deres rettigheder i det indre marked, jf. artikel 2, stk. 2, litra a)
Områder af oplysninger vedrørende borgerne:
Område
OPLYSNINGER VEDRØRENDE RETTIGHEDER, FORPLIGTELSER OG REGLER, DER FØLGER AF EU-RETTEN OG NATIONAL RET
A.
Rejse inden for Unionen
1.
dokumenter, der kræves af EU-borgere, deres familiemedlemmer, der ikke er EU-borgere, mindreårige, der rejser alene, og ikke-EU-borgere, når de rejser på tværs af grænserne inden for Unionen (identitetskort, visa, pas)
2.
rettigheder og forpligtelser for rejsende med fly, tog, skib og bus i og fra Unionen og for rejsende, der køber pakkerejser eller sammensatte rejsearrangementer
3.
bistand i tilfælde af nedsat mobilitet ved rejse i eller fra Unionen
4.
transport af dyr, planter, alkohol, tobak, cigaretter og andre varer ved rejse i Unionen
5.
taleopkald og afsendelse og modtagelse af elektroniske meddelelser og elektroniske data inden for Unionen
B.
Arbejde og pension i Unionen
1.
søge beskæftigelse i en anden medlemsstat
2.
tage beskæftigelse i en anden medlemsstat
3.
anerkendelse af kvalifikationer med henblik på beskæftigelse i en anden medlemsstat
4.
beskatning i en anden medlemsstat
5.
regler om ansvarsforsikring og obligatorisk forsikring i forbindelse med ophold eller beskæftigelse i en anden medlemsstat
6.
ansættelsesvilkår, herunder for udstationerede arbejdstagere, fastsat ved lov eller bekendtgørelse (herunder arbejdstid, betalt orlov, ret til ferie, rettigheder og forpligtelser vedrørende overarbejde, lægeundersøgelser, opsigelse af kontrakter, afskedigelser og arbejdsløshed pga. virksomhedslukning eller personaleindskrænkning)
7.
ligebehandling (regler, der forbyder forskelsbehandling på arbejdspladsen, regler om lige løn til mænd og kvinder og om lige løn til ansatte med tidsbegrænsede eller tidsubegrænsede ansættelseskontrakter)
8.
forpligtelser vedrørende sundhed og sikkerhed i forbindelse med forskellige former for aktiviteter
9.
socialsikringsrettigheder og -forpligtelser i Unionen, herunder dem, der vedrører modtagelse af pensioner
C.
Køretøjer i Unionen
1.
midlertidig eller permanent indførelse af et motorkøretøj i en anden medlemsstat
2.
erhvervelse og fornyelse af kørekort
3.
tegning af en obligatorisk motorkøretøjsforsikring
4.
køb og salg af et motorkøretøj i en anden medlemsstat
5.
nationale færdselsregler og krav til førere, herunder generelle regler for anvendelse af national vejinfrastruktur: tidsbaserede afgifter (mærkater), afstandsbaserede afgifter (vejafgifter), emissionsmærkater
D.
Ophold i en anden medlemsstat
1.
midlertidig eller permanent flytning til en anden medlemsstat
2.
køb og salg af fast ejendom, herunder også eventuelle betingelser og forpligtelser i forbindelse med beskatning, ejerskab eller anvendelse af sådan ejendom, herunder dens anvendelse som en sekundær bolig
3.
deltagelse i kommunale valg og valg til Europa-Parlamentet
4.
krav om opholdskort for EU-borgere og deres familiemedlemmer, herunder familiemedlemmer, der ikke er EU-borgere
5.
betingelser, der finder anvendelse på naturalisation af borgere fra en anden medlemsstat
6.
regler, der finder anvendelse i tilfælde af død, herunder regler om hjemtransport af afdøde til en anden medlemsstat
E.
Uddannelse eller praktikophold i en anden medlemsstat
1.
uddannelsessystemet i en anden medlemsstat, herunder førskoleundervisning og børnepasning samt undervisning på primær- og sekundærtrinnet, videregående uddannelser og voksenuddannelse
2.
frivilligt arbejde i en anden medlemsstat
3.
praktikophold i en anden medlemsstat
4.
udførelse af forskning i en anden medlemsstat som led i et uddannelsesprogram
F.
Sundhedspleje
1.
modtagelse af lægebehandling i en anden medlemsstat
2.
køb af ordinerede lægemidler i en anden medlemsstat end den, hvor recepten er ordineret, online eller personligt
3.
sygesikringsregler, der finder anvendelse i tilfælde af kortvarende eller længerevarende ophold i en anden medlemsstat, herunder oplysninger om, hvordan man ansøger om et europæisk sygesikringskort
4.
generelle oplysninger om adgangsrettigheder eller pligter til at deltage i offentligt tilgængelige forebyggende sundhedsforanstaltninger
5.
tjenesteydelser, der leveres via nationale alarmnumre, herunder numrene »112« og »116«
6.
rettigheder til og betingelser for at flytte på plejehjem
G.
Borgerlige og familieretlige rettigheder
1.
fødsel, forældremyndighed over mindreårige børn, forældreansvar, regler for surrogatmoderskab og adoption, herunder stedbarnsadoption, underholdspligt i forhold til børn i en grænseoverskridende familiesituation
2.
samliv som par, herunder par af samme køn, med forskellige nationaliteter (ægteskab, civilt/registreret partnerskab, separation, skilsmisse, formueforhold mellem ægtefæller, samlevendes rettigheder)
3.
regler for anerkendelse af køn
4.
rettigheder og forpligtelser i forbindelse med arv i en anden medlemsstat, herunder skatteregler
5.
rettigheder og regler, der finder anvendelse i tilfælde af forældres grænseoverskridende bortførelse af deres børn
H.
Forbrugerrettigheder
1.
køb af varer, digitalt indhold eller tjenesteydelser (herunder finansielle tjenesteydelser) fra en anden medlemsstat, online eller personligt
2.
være indehaver af en bankkonto i en anden medlemsstat
3.
tilslutning til forsyningsvirksomheder som f.eks. gas, elektricitet, vand, bortskaffelse af husholdningsaffald, telekommunikation og internettet
4.
betalinger, herunder kreditoverførsler, forsinkelser i grænseoverskridende betalinger
5.
forbrugernes rettigheder og garantier i forbindelse med køb af varer og tjenester, herunder procedurer til bilæggelse af forbrugertvister og erstatning
6.
sikkerhed og sikkerhedsbeskyttelse i forbindelse med forbrugerprodukter
7.
leje af et motorkøretøj
I.
Beskyttelse af personoplysninger
1.
udøvelse af registreredes rettigheder i forbindelse med beskyttelsen af personoplysninger
Områder af oplysninger vedrørende virksomhederne:
Område
OPLYSNINGER VEDRØRENDE RETTIGHEDER, FORPLIGTELSER OG REGLER
J.
Opstart, drift og lukning af en virksomhed
1.
registrering af en virksomhed, ændring af en virksomheds juridiske form og lukning af en virksomhed (registreringsprocedurer og juridiske former, virksomheder kan have)
2.
flytning af en virksomhed til en anden medlemsstat
3.
intellektuelle ejendomsrettigheder (ansøgning om patent, registrering af et varemærke, en tegning eller et design, opnåelse af en licens til reproduktion)
4.
retfærdighed og gennemsigtighed i handelspraksis, herunder forbrugerrettigheder og garantier i forbindelse med salg af varer og tjenesteydelser
5.
udbud af onlinefaciliteter til grænseoverskridende betalinger ved salg af varer og tjenesteydelser på internettet
6.
rettigheder og forpligtelser i henhold til aftaleretten, herunder morarenter
7.
insolvensbehandling og likvidation af selskaber
8.
kreditforsikring
9.
fusion af selskaber eller salg af en virksomhed
10.
direktørers og bestyrelsesmedlemmers civilretlige erstatningsansvar
11.
regler og forpligtelser vedrørende behandling af personoplysninger
K.
Ansatte
1.
ansættelsesvilkår fastsat ved lov eller bekendtgørelse (herunder arbejdstid, betalt orlov, ret til ferie, rettigheder og forpligtelser vedrørende overarbejde, lægeundersøgelser, opsigelse af kontrakter, afskedigelser og arbejdsløshed pga. virksomhedslukning eller personaleindskrænkning)
2.
socialsikringsrettigheder og -forpligtelser i Unionen (registrering som arbejdsgiver, registrering af ansatte, meddelelse om en ansættelseskontrakts ophør, betaling af sociale bidrag, rettigheder og forpligtelser vedrørende pensioner)
3.
ansættelse af arbejdstagere i andre medlemsstater (udstationering af arbejdstagere, bestemmelser om fri udveksling af tjenesteydelser, bopælskrav for arbejdstagere)
4.
ligebehandling (regler, der forbyder forskelsbehandling på arbejdspladsen, lige løn til mænd og kvinder og lige løn til ansatte med tidsbegrænsede eller tidsubegrænsede ansættelseskontrakter)
5.
bestemmelser om personalerepræsentanter
L.
Skatter og afgifter
1.
moms: oplysninger om de generelle bestemmelser, satser og undtagelser, registrering og betaling af moms, momsrefusion
2.
punktafgifter: oplysninger om de generelle bestemmelser, satser og undtagelser, registrering i henseende til punktafgifter og betaling af punktafgifter, refusion af punktafgifter
3.
told og andre skatter og afgifter på import
4.
toldprocedurer ved import og eksport under EU-toldkodeksen
5.
andre skatter og afgifter: betaling, satser, tilbagebetaling
M.
Varer
1.
opnåelse af CE-mærkning
2.
regler for og krav til produkter
3.
identificering af gældende standarder, tekniske specifikationer og certificering af produkter
4.
gensidig anerkendelse af produkter, der ikke er omfattet af EU-specifikationer
5.
krav vedrørende klassificering, mærkning og emballering af farlige kemikalier
6.
oplysninger i forbindelse med fjernsalg/salg uden for fast forretningssted, der skal gives til kunder forud for salget, skriftlig bekræftelse af aftalen, ophævelse af en aftale, levering af varer, andre specifikke forpligtelser
7.
defekte produkter: forbrugerrettigheder og garantier, eftersalgsansvar, retsmidler for den forurettede part
8.
certificering, mærker (EMAS, energimærker, miljøvenligt design, EU-miljømærke)
9.
genanvendelse og affaldshåndtering
N.
Tjenesteydelser
1.
erhvervelse af licenser, autorisationer eller tilladelser med henblik på opstart og drift af virksomhed
2.
underrettelse af myndighederne om grænseoverskridende aktiviteter
3.
anerkendelse af faglige kvalifikationer, herunder erhvervsrettet uddannelse
O.
Finansiering af en virksomhed
1.
adgang til finansiering på EU-plan, herunder EU's finansieringsprogrammer og virksomhedstilskud
2.
adgang til finansiering på nationalt plan
3.
initiativer rettet mod iværksættere (udvekslinger organiseret for nye iværksættere, mentorordninger osv.)
P.
Offentlige kontrakter
1.
deltagelse i offentlige udbud: regler og procedurer
2.
indgivelse af et bud via internettet som svar på en offentlig udbudsprocedure
3.
indberetning af uregelmæssigheder i forbindelse med udbudsproceduren
Q.
Sundhed og sikkerhed på arbejdspladsen
1.
forpligtelser vedrørende sundhed og sikkerhed i forbindelse med forskellige former for aktiviteter, herunder risikoforebyggelse, oplysning og uddannelse
BILAG II
Procedurer, jf. artikel 6, stk. 1
Særlige livsbegivenheder
Procedurer
Forventet resultat med forbehold af den kompetente myndigheds vurdering af anmodningen i overensstemmelse med national ret, såfremt det er relevant
Fødsel
Anmodning om bevis for fødselsregistrering
Bevis for fødselsregistrering eller fødselsattest
Bopæl
Anmodning om bopælsattest
Bekræftelse af registrering af den nuværende adresse
Studier
Ansøgning om finansiering af en videregående uddannelse, såsom stipendier og lån fra et offentligt organ eller en offentlig institution
Afgørelse om ansøgningen om finansiering eller kvittering for modtagelsen
Indgivelse af en første ansøgning om optagelse til en offentlig videregående uddannelsesinstitution
Bekræftelse af modtagelse af ansøgningen
Anmodning om akademisk anerkendelse af eksamensbeviser, certifikater eller anden dokumentation for studier eller kurser
Afgørelse vedrørende en anmodning om anerkendelse
Arbejde
Anmodning om fastlæggelse af, hvilken lov der skal anvendes i overensstemmelse med afsnit II i forordning (EF) nr. 883/2004
 (
1
)
Afgørelse af, hvilken lov der skal anvendes
Meddelelse om ændringer i de personlige eller erhvervsmæssige forhold for den person, der modtager sociale sikringsydelser, og som er relevante for disse ydelser
Bekræftelse af modtagelse af en meddelelse om sådanne ændringer
Ansøgning om et europæisk sygesikringskort
Et europæisk sygesikringskort
Indgivelse af selvangivelse
Bekræftelse af modtagelse af selvangivelsen
Flytning
Registrering af en adresseændring
Bekræftelse af afmelding af den tidligere adresse og af registrering af den nye adresse
Registrering af et motorkøretøj, der har oprindelse i eller allerede er registreret i en medlemsstat, ved standardprocedurer
 (
2
)
Bevis for registrering af et motorkøretøj
Opnåelse af mærkater for anvendelse af national vejinfrastruktur: tidsbaserede afgifter (mærkater), afstandsbaserede afgifter (vejafgifter) udstedt af et offentligt organ eller en offentlig institution
Modtagelse af vejafgiftsmærkat eller lignende mærkat eller andet bevis for betaling
Opnåelse af emissionsmærkat udstedt af et offentligt organ eller en offentlig institution
Modtagelse af emissionsmærkat eller andet bevis for betaling
Pensionering
Begæring om pensionsydelser og efterløn fra obligatoriske ordninger
Bekræftelse af modtagelsen af begæringen eller afgørelse vedrørende en begæring om pensionsydelse eller efterløn
Anmodning om oplysninger om data vedrørende pensioner fra obligatoriske ordninger
Opgørelse med personlige pensionsoplysninger
Opstart, drift og lukning af en virksomhed
Indberetning af erhvervsaktivitet, tilladelser til udøvelse af en erhvervsaktivitet, ændringer i erhvervsaktivitet og ophør af erhvervsaktivitet uden insolvens eller konkursbehandling, dog ikke den første registrering af erhvervsaktivitet i erhvervsregistret og heller ikke procedurer vedrørende stiftelse af eller eventuelle efterfølgende registrering af virksomheder eller selskaber som nævnt i artikel 54, stk. 2, i TEUF
Bekræftelse af modtagelse af indberetning eller ændringer eller af anmodningen om tilladelse til at drive erhvervsvirksomhed
Registrering af en arbejdsgiver (en fysisk person) i obligatoriske pensions- og forsikringsordninger
Bekræftelse af registrering eller registreringsnummer i den sociale sikringsordning
Registrering af ansatte i obligatoriske pensions- og forsikringsordninger
Bekræftelse af registrering eller registreringsnummer i den sociale sikringsordning
Indgivelse af selskabsskatteangivelse
Bekræftelse af modtagelse af skatteangivelsen
Meddelelse til de sociale sikringsordninger om en ansættelseskontrakts ophør med undtagelse af procedurer for kollektiv opsigelse af ansættelseskontrakter
Bekræftelse af, at meddelelsen er modtaget
Betaling af sociale bidrag for ansatte
Kvittering eller anden form for bekræftelse af betaling af sociale bidrag for ansatte
(
1
)
  Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 883/2004 af 29. april 2004 om koordinering af de sociale sikringsordninger (
EUT L 166 af 30.4.2004, s. 1
).
(
2
)
  Dette omfatter følgende køretøjer: a) ethvert motorkøretøj eller påhængskøretøj, jf. artikel 3 i Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 2007/46/EF (
EUT L 263 af 9.10.2007, s. 1
), og b) ethvert to- eller trehjulet motordrevet køretøj, også med tvillinghjul, som er bestemt til brug på vej, jf. artikel 1 i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) nr. 168/2013 (
EUT L 60 af 2.3.2013, s. 52
).
BILAG III
Liste over bistands- og problemløsningstjenester, jf. artikel 2, stk. 2, litra c)
1)
Kvikskranker 
(
1
)
2)
Produktkontaktpunkter 
(
2
)
3)
Produktkontaktpunkter for byggeriet 
(
3
)
4)
Nationale støttecentre for erhvervsmæssige kvalifikationer 
(
4
)
5)
Nationale kontaktpunkter for grænseoverskridende sundhedsydelser 
(
5
)
6)
Det europæiske arbejdsformidlingsnet (Eures) 
(
6
)
7)
Onlinetvistbilæggelse (OTB) 
(
7
)
(
1
)
  Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 2006/123/EF af 12. december 2006 om tjenesteydelser i det indre marked (
EUT L 376 af 27.12.2006, s. 36
).
(
2
)
  Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 764/2008 af 9. juli 2008 om procedurer for anvendelsen af visse nationale tekniske forskrifter på produkter, der markedsføres lovligt i en anden medlemsstat, og om ophævelse af beslutning nr. 3052/95/EF (
EUT L 218 af 13.8.2008, s. 21
).
(
3
)
  Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) nr. 305/2011 af 9. marts 2011 om fastlæggelse af harmoniserede betingelser for markedsføring af byggevarer og om ophævelse af Rådets direktiv 89/106/EØF (
EUT L 88 af 4.4.2011, s. 5
).
(
4
)
  Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 2005/36/EF af 7. september 2005 om anerkendelse af erhvervsmæssige kvalifikationer (
EUT L 255 af 30.9.2005, s. 22
).
(
5
)
  Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 2011/24/EU af 9. marts 2011 om patientrettigheder i forbindelse med grænseoverskridende sundhedsydelser (
EUT L 88 af 4.4.2011, s. 45
).
(
6
)
  Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2016/589 af 13. april 2016 om et europæisk arbejdsformidlingsnet (Eures), arbejdstageres adgang til mobilitetstjenester og øget integrering af arbejdsmarkederne og om ændring af forordning (EU) nr. 492/2011 og (EU) nr. 1296/2013 (
EUT L 107 af 22.4.2016, s. 1
).
(
7
)
  Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) nr. 524/2013 af 21. maj 2013 om onlinetvistbilæggelse i forbindelse med tvister på forbrugerområdet og om ændring af forordning (EF) nr. 2006/2004 og direktiv 2009/22/EF (forordning om OTB på forbrugerområdet) (
EUT L 165 af 18.6.2013, s. 1
).

Summary:
Den fælles digitale portal
RESUMÉ AF:
Forordning (EU) 2018/1724 om oprettelse af en fælles digital portal, der giver adgang til oplysninger, procedurer og bistands- og problemløsningstjenester
HVAD ER FORMÅLET MED FORORDNINGEN?
Den fælles digitale portal
 letter adgangen til information, centrale administrative procedurer og problemløsende tjenester, som personer og virksomheder kan kontakte, hvis de oplever problemer under udøvelsen af deres rettigheder i det 
indre marked
, når de bor eller arbejder i en 
medlemsstat
 i 
Den Europæiske Union
 (EU).
HOVEDPUNKTER
Et fælles adgangspunkt til information, procedurer og bistand
Den fælles digitale portal hjælper personer og virksomheder med at hente oplysninger om nationale regler og EU-regler, rettigheder og procedurer samt de websteder, hvor de kan udføre disse procedurer online. Brugere, der søger hjælp, vil blive ledt til bistands- og problemløsningstjenester.
I praksis giver en søgefunktion på portalen »
Dit Europa
«:
adgang til oplysninger
 — borgerne kan nemt finde pålidelige, kvalitative oplysninger om EU-regler og nationale regler, der gælder for dem, når de ønsker at udøve deres rettigheder i det indre marked
adgang til procedurer
 — borgerne kan finde ud af nøjagtig, hvordan de udfører administrative procedurer, og hvilke trin de skal følge
myndighederne mulighed for på tværs af grænserne at udveksle dokumenter og andet bevismateriale, som er nødvendige for disse procedurer
adgang til bistand
 — hvis brugerne stadig er forvirrede over, hvilke regler der gælder, eller hvis de har problemer med en procedure, ledes de til den bedst egnede EU-bistandstjeneste eller nationale bistandstjeneste for at få løst deres problem.
Kvaliteten, brugervenligheden og tilstrækkeligheden af de oplysninger, der leveres af 
Europa-Kommissionen
 og af myndighederne i medlemsstaterne, overvåges på basis af brugerfeedback.
Digitaliseret administration
Forordningen, der opretter portalen, forudsætter også, at de centrale administrative procedurer er tilgængelige online for både brugere i deres eget land og grænseoverskridende brugere.
Senest den 
12. december 2023
 vil en liste med 21 vigtige administrative procedurer være fuldt tilgængelig online i alle medlemsstater. Disse dækker situationer, som er relevante for at drive virksomhed, arbejde, studere eller flytte fra et sted til et andet. Eksempler på disse omfatter:
anmodning om bopælsattest
ansøgning om stipendier
anmodning om akademisk anerkendelse af eksamensbeviser
registrering af køretøj
indhentning af et 
europæisk sygesikringskort
krav om pensionsydelser og
registrering af medarbejdere til pensions- og forsikringsordninger.
Alle nationale online procedurer skal gøres fuldt tilgængelige for grænseoverskridende brugere.
»Engangsprincippet« (dvs. det skal ikke være nødvendigt for brugerne at indgive dokumenter eller data til myndighederne, som andre myndigheder allerede er i besiddelse af) skal anvendes på grænseoverskridende udveksling af oplysninger til en række procedurer. Til disse procedurer får brugerne mulighed for at anmode om direkte udveksling af oplysninger mellem myndigheder i forskellige EU-medlemsstater.
Fra december 2020 har brugerne desuden kunnet give feedback om de problemer, som de støder på i det indre marked med henblik på at forbedre den politiske beslutningstagning.
Gennemførelse
Portalens funktion understøttes af tekniske værktøjer, der udvikles af Kommissionen i tæt samarbejde med de nationale forvaltninger. En portalkoordinationsgruppe bestående af de nationale koordinatorer og Kommissionen støtter gennemførelsen af forordningen. Anvendelsen af forordningen vil blive gennemgået i december 2022, og portalens funktionsmåde vil blive gennemgået hvert andet år fra 2022.
Gennemførelsesretsakter
Gennemførelsesforordning (EU) 
2020/1121
Kommissionen vedtog i 2020 gennemførelsesforordning (EU) 2020/1121, der fastsætter regler om indsamling og udveksling af brugerstatistik og -feedback vedrørende de tjenester, der leveres via den fælles digitale portal. De indsamlede data anvendes af tjenesteudbydere, nationale koordinatorer og af Kommissionen til at overvåge, hvorvidt de tjenester, der leveres via portalen, opfylder kvalitetskriterierne, og til at forbedre den fælles digitale portals funktionalitet.
Gennemførelsesforordning (EU) 2020/1121 blev ledsaget af en 
erklæring fra Kommissionen
, der angiver, at Kommissionen sammen med medlemsstaterne og inden for rammerne af portalkoordinationsgruppen agter at undersøge muligheden for og efterspørgslen efter en fælles tjeneste på EU-plan, som forvaltes af Kommissionen. Der kan stilles forslag om en anden løsning, der kan lette indsamling og indberetning af statistikker vedrørende websider, der indgår i portalen, og som hører under de kommunale myndigheders ansvar.
Gennemførelsesforordning (EU) 
2022/1463
I 2022 vedtog Kommissionen gennemførelsesforordning (EU) 2022/1463, som fastsætter de tekniske og operationelle specifikationer for det tekniske system til grænseoverskridende automatisk udveksling af bevismateriale og anvendelse af »engangsprincippet«. Forordningen præciserer også medlemsstaternes rolle, navnlig de respektive nationale myndigheders rolle, når de optræder som dokumentationsansøgere eller dokumentationsudbydere, og, hvor det er relevant, formidlingsplatformenes rolle i forbindelse med 
beskyttelsen af personoplysninger
 i den dokumentation, der udveksles via det tekniske system baseret på »engangsprincippet«.
HVORNÅR GÆLDER FORORDNINGEN FRA?
Forordning (EU) 2018/1724 trådte i kraft den 
12. december 2020
. Artiklerne vedrørende digitaliseringen af procedurerne, tilgængeligheden af procedurer på tværs af grænserne samt anvendelsen af »engangssystemet« gælder imidlertid fra den 
12. december 2023
. De kommunale myndigheders forpligtelse til at gøre oplysninger tilgængelige gælder fra den 
12. december 2022
.
BAGGRUND
For yderligere oplysninger henvises til:
Den fælles digitale portal og Your Europe
 (Europa-Kommissionen)
Solvit: Løsninger på problemer med dine EU-rettigheder
 (Europa-Kommissionen).
HOVEDDOKUMENT
Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 
2018/1724
 af 
2. oktober 2018
 om oprettelse af en fælles digital portal, der giver adgang til oplysninger, procedurer og bistands- og problemløsningstjenester og om ændring af forordning (EU) 
nr. 1024/2012
 (EUT L 295 af 
21.11.2018
, 
s. 1-38
).
TILHØRENDE DOKUMENTER
Kommissionens gennemførelsesforordning (EU) 
2022/1463
 af 
5. august 2022
 om fastsættelse af tekniske og operationelle specifikationer for det tekniske system til grænseoverskridende elektronisk udveksling af dokumentation og anvendelse af »engangsprincippet« i overensstemmelse med Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2018/1724 (EUT L 231 af 
6.9.2022
, 
s. 1-21
).
Kommissionens gennemførelsesforordning (EU) 
2020/1121
 af 
29. juli 2020
 om indsamling og udveksling af brugerstatistik og -feedback vedrørende de tjenester, der leveres via den fælles digitale portal i overensstemmelse med Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2018/1724 (EUT L 245 af 
30.7.2020
, 
s. 3-14
).
Erklæring
 fra Kommissionen, som ledsager Kommissionens gennemførelsesforordning om indsamling og udveksling af brugerstatistik og -feedback vedrørende de tjenester, der leveres via den fælles digitale portal i overensstemmelse med Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2018/1724 (EUT C 250 af 
30.7.2020
, 
s. 5
).
Kommissionens henstilling 
2013/461/EU
 af 
17. september 2013
 om principperne for SOLVIT (EUT L 249 af 
19.9.2013
, 
s. 10-15
).
Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 
nr. 
1024/2012
 af 
25. oktober 2012
 om administrativt samarbejde via informationssystemet for det indre marked og om ophævelse af Kommissionens beslutning 2008/49/EF (»IMI-forordningen«) (EUT L 316 af 
14.11.2012
, 
s. 1-11
).
Efterfølgende ændringer af forordning (EU) 
nr. 1024/2012
 er blevet indarbejdet i grundteksten. Denne 
konsoliderede udgave
 har ingen retsvirkning.
Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 
2006/123/EF
 af 
12. december 2006
 om tjenesteydelser i det indre marked (EUT L 376 af 
27.12.2006
, 
s. 36-68
).
seneste ajourføring 
21.11.2022