CELEX ID: 32008H0416

--- ENGLISH ---

Document:
5.6.2008
EN
Official Journal of the European Union
L 146/19
COMMISSION RECOMMENDATION
of 10 April 2008
on the management of intellectual property in knowledge transfer activities and Code of Practice for universities and other public research organisations
(notified under document number C(2008) 1329)
(Text with EEA relevance)
(2008/416/EC)
THE COMMISSION OF THE EUROPEAN COMMUNITIES,
Having regard to the Treaty establishing the European Community, and in particular Article 165 thereof,
Whereas:
(1)
When relaunching the Lisbon Strategy in 2005, the Heads of State or Government stressed the key role that better links between public research organisations, including universities, and industry can play in facilitating the circulation and use of ideas in a dynamic knowledge society and in enhancing competitiveness and welfare.
(2)
An effort should be made to better convert knowledge into socioeconomic benefits. Therefore, public research organisations need to disseminate and to more effectively exploit publicly funded research results with a view to translating them into new products and services. Means to realise this include in particular academia-industry collaborations — collaborative or contract research conducted or funded jointly with the private sector — licensing and the creation of spin-offs.
(3)
Effectively exploiting publicly funded research results depends on the proper management of intellectual property (i.e. knowledge in the broadest sense, encompassing e.g. inventions, software, databases and micro-organisms, whether or not they are protected by legal instruments such as patents), on the development of an entrepreneurial culture and associated skills within public research organisations, as well as on better communication and interaction between the public and private sector.
(4)
The active engagement of public research organisations in intellectual property management and knowledge transfer is essential for generating socioeconomic benefits, and for attracting students, scientists and further research funding.
(5)
Member States have in recent years taken initiatives to facilitate knowledge transfer at national level, but significant discrepancies between national regulatory frameworks, policies and practices, as well as varying standards in the management of intellectual property within public research organisations, prevent or hamper transnational knowledge transfer across Europe and the realisation of the European Research Area.
(6)
Following the 2007 Commission Communication 
(
1
)
, setting out approaches for a common European framework for knowledge transfer, the European Council therefore invited the Commission, in June 2007, to develop guidance on the management of intellectual property by public research organisations in the form of a Recommendation to Member States.
(7)
This Recommendation seeks to provide Member States and their regions with policy guidelines for the development or updating of national guidelines and frameworks, and public research organisations with a Code of Practice, in order to improve the way public research organisations manage intellectual property and knowledge transfer.
(8)
Collaboration in the field of research and development as well as knowledge transfer activities between the Community and third countries should be based on clear and uniform recommendations and practices that ensure equitable and fair access to intellectual property generated through international research collaborations, to the mutual benefit of all partners involved. The attached Code of Practice should be used as a reference in that context.
(9)
A number of good practices have been identified that should help Member States to implement this Recommendation. It is for each Member State to choose the procedures and practices best designed to ensure that the principles of this Recommendation are followed, having regard to what would be most effective in the context of that Member State, since practices that are effective in one Member State may not be as effective in another. Existing guidance provided at Community and OECD level should also be taken into account.
(10)
The Commission and the Member States should monitor the implementation of this Recommendation and its impact, and foster the exchange of good practices regarding knowledge transfer,
HEREBY RECOMMENDS THAT MEMBER STATES SHOULD:
1.
ensure that all public research organisations define knowledge transfer as a strategic mission;
2.
encourage public research organisations to establish and publicise policies and procedures for the management of intellectual property in line with the Code of Practice set out in Annex I;
3.
support the development of knowledge transfer capacity and skills in public research organisations, as well as measures to raise the awareness and skills of students — in particular in the area of science and technology — regarding intellectual property, knowledge transfer and entrepreneurship;
4.
promote the broad dissemination of knowledge created with public funds, by taking steps to encourage open access to research results, while enabling, where appropriate, the related intellectual property to be protected;
5.
cooperate and take steps to improve the coherence of their respective ownership regimes as regards intellectual property rights in such a way as to facilitate cross-border collaborations and knowledge transfer in the field of research and development;
6.
use the principles outlined in this Recommendation as a basis for introducing or adapting national guidelines and legislation concerning the management of intellectual property and knowledge transfer by public research organisations, as well as for concluding agreements concerning research cooperation with third countries, or for any other measures to promote knowledge transfer, or when creating new related policies or funding schemes, while observing State aid rules;
7.
take steps to ensure the widest possible implementation of the Code of Practice, whether directly or through the rules laid down by national and regional research funding bodies;
8.
ensure equitable and fair treatment of participants from Member States and third countries in international research projects regarding the ownership of and access to intellectual property rights, to the mutual benefit of all partners involved;
9.
designate a national contact point, the tasks of which should include the coordination of measures regarding knowledge transfer between public research organisations and the private sector, including tackling transnational issues, in liaison with similar contact points in other Member States;
10.
examine and make use of the best practices set out in Annex II, taking into account the national context;
11.
inform the Commission by 15 July 2010 and every two years thereafter of measures taken on the basis of this Recommendation, as well as their impact.
Done at Brussels, 10 April 2008.
For the Commission
Janez POTOČNIK
Member of the Commission
(
1
)
  COM(2007) 182.
ANNEX I
Code of Practice for universities and other public research organisations concerning the management of intellectual property in knowledge transfer activities
This Code of Practice consists of three main sets of principles.
The principles for an internal intellectual property (hereinafter IP) policy constitute the basic set of principles which public research organisations should implement in order to effectively manage the intellectual property resulting from their — own or collaborative — activities in the field of research and development.
The principles for a knowledge transfer (hereinafter KT) policy complement those relating to IP policy by focusing more specifically on the active transfer and exploitation of such intellectual property, regardless of whether or not it is protected by IP rights.
The principles for collaborative and contract research are meant to concern all kinds of research activities conducted or funded jointly by a public research organisation and the private sector, including in particular collaborative research (where all parties carry out R&D tasks) and contract research (where R&D is contracted out to a public research organisation by a private company).
Principles for an internal intellectual property policy
1.
Develop an IP policy as part of the long-term strategy and mission of the public research organisation, and publicise it internally and externally, while establishing a single responsible contact point.
2.
That policy should provide clear rules for staff and students regarding in particular the disclosure of new ideas with potential commercial interest, the ownership of research results, record keeping, the management of conflicts of interest and engagement with third parties.
3.
Promote the identification, exploitation and, where appropriate, protection of intellectual property, in line with the strategy and mission of the public research organisation and with a view to maximising socioeconomic benefits. To this end, different strategies may be adopted — possibly differentiated in the respective scientific/technical areas — for instance the ‘public domain’ approach or the ‘open innovation’ approach.
4.
Provide appropriate incentives to ensure that all relevant staff play an active role in the implementation of the IP policy. Such incentives should not only be of a financial nature but should also promote career progression, by considering intellectual property and knowledge transfer aspects in appraisal procedures, in addition to academic criteria.
5.
Consider the creation of coherent portfolios of intellectual property by the public research organisation — e.g. in specific technological areas — and, where appropriate, the setting-up of patent/IP pools including intellectual property of other public research organisations. This could ease exploitation, through critical mass and reduced transaction costs for third parties.
6.
Raise awareness and basic skills regarding intellectual property and knowledge transfer through training actions for students as well as research staff, and ensure that the staff responsible for the management of IP/KT have the required skills and receive adequate training.
7.
Develop and publicise a publication/dissemination policy promoting the broad dissemination of research and development results (e.g. through open access publication), while accepting possible delay where the protection of intellectual property is envisaged, although this should be kept to a minimum.
Principles for a knowledge transfer policy
8.
In order to promote the use of publicly funded research results and maximise their socioeconomic impact, consider all types of possible exploitation mechanisms (such as licensing or spin-off creation) and all possible exploitation partners (such as spin-offs or existing companies, other public research organisations, investors, or innovation support services or agencies), and select the most appropriate ones.
9.
While proactive IP/KT policy may generate additional revenues for the public research organisation, this should not be considered the prime objective.
10.
Ensure that the public research organisation has access to or possesses professional knowledge transfer services including legal, financial, commercial as well as intellectual property protection and enforcement advisors, in addition to staff with technical background.
11.
Develop and publicise a licensing policy, in order to harmonise practices within the public research organisation and ensure fairness in all deals. In particular, transfers of ownership of intellectual property owned by the public research organisation and the granting of exclusive licences 
(
1
)
 should be carefully assessed, especially with respect to non-European third parties. Licences for exploitation purposes should involve adequate compensation, financial or otherwise.
12.
Develop and publicise a policy for the creation of spin-offs, allowing and encouraging the public research organisation’s staff to engage in the creation of spin-offs where appropriate, and clarifying long-term relations between spin-offs and the public research organisation.
13.
Establish clear principles regarding the sharing of financial returns from knowledge transfer revenues between the public research organisation, the department and the inventors.
14.
Monitor intellectual property protection and knowledge transfer activities and related achievements, and publicise these regularly. The research results of the public research organisation, any related expertise and intellectual property rights should be made more visible to the private sector, in order to promote their exploitation.
Principles regarding collaborative and contract research 
(
2
)
15.
The rules governing collaborative and contract research activities should be compatible with the mission of each party. They should take into account the level of private funding and be in accordance with the objectives of the research activities, in particular to maximise the commercial and socioeconomic impact of the research, to support the public research organisation’s objective to attract private research funding, to maintain an intellectual property position that allows further academic and collaborative research, and avoid impeding the dissemination of the R&D results.
16.
IP-related issues should be clarified at management level and as early as possible in the research project, ideally before it starts. IP-related issues include allocation of the ownership of intellectual property which is generated in the framework of the project (hereinafter foreground), identification of the intellectual property which is possessed by the parties before starting the project (hereinafter background) and which is necessary for project execution or exploitation purposes, access rights 
(
3
)
 to foreground and background for these purposes, and the sharing of revenues.
17.
In a collaborative research project, ownership of the foreground should stay with the party that has generated it, but can be allocated to the different parties on the basis of a contractual agreement concluded in advance, adequately reflecting the parties' respective interests, tasks and financial or other contributions to the project. In the case of contract research the foreground generated by the public research organisation is owned by the private sector party. The ownership of background should not be affected by the project.
18.
Access rights 
(
3
)
 should be clarified by the parties as early as possible in the research project, ideally before it starts. Where necessary for the purpose of conducting the research project, or for the exploitation of foreground of a party, access rights to other parties' foreground and background should be available, under conditions which should adequately reflect the parties' respective interests, tasks, and financial and other contributions to the project.
(
1
)
  With regard to R&D results having several possible application fields, exclusive licences granted without any limitation to a specific field of use should be avoided. Moreover, as a rule, the PRO should reserve adequate rights to facilitate dissemination and further research.
(
2
)
  When a PRO engages in contract or collaborative research with an industrial partner, the Commission will automatically (i.e. without any notification requirement) consider that no indirect State aid is granted to the industrial partner through the PRO if the conditions set out in the Community Framework for State aid for R&D&I (
OJ C 323, 30.12.2006
, in particular points 3.2.1 and 3.2.2 thereof) are fulfilled.
(
3
)
  Access rights refer to rights granted by the parties to each other, as opposed to licences to third parties. They should determine which parties can use which pieces of foreground/background, for research purposes and/or for exploitation purposes, and on what conditions.
ANNEX II
Identified practices of public authorities that facilitate the management of intellectual property in knowledge transfer activities by universities and other public research organisations
Knowledge transfer as a strategic mission of public research organisations
1.
Knowledge transfer between universities and industry is made a permanent political and operational priority for all public research funding bodies within a Member State, at both national and regional level.
2.
The subject clearly falls within the responsibility of a ministry, which is charged with coordinating knowledge transfer promotion initiatives with other ministries.
3.
Each ministry and regional government body that carries out knowledge transfer activities designates an official responsible for monitoring their impact. They meet regularly in order to exchange information and discuss ways to improve knowledge transfer.
Policies for managing intellectual property
4.
The proper management of intellectual property resulting from public funding is promoted, requiring that it be carried out according to established principles taking into account the legitimate interests of industry (e.g. temporary confidentiality constraints).
5.
Research policy promotes reliance on the private sector to help identify technological needs and to foster private investment in research and encourage the exploitation of publicly funded research results.
Knowledge transfer capacities and skills
6.
Sufficient resources and incentives are available to public research organisations and their staff to engage in knowledge transfer activities.
7.
Measures are taken to ensure the availability and facilitate the recruitment of trained staff (such as technology transfer officers) by public research organisations.
8.
A set of model contracts is made available, as well as a decision-making tool helping the most appropriate model contract to be selected, depending on a number of parameters.
9.
Before establishing new mechanisms to promote knowledge transfer (such as mobility or funding schemes), relevant stakeholder groups, including SMEs and large industry as well as public research organisations, are consulted.
10.
The pooling of resources between public research organisations at local or regional level is promoted where these do not have the critical mass of research spending to justify having their own knowledge transfer office or intellectual property manager.
11.
Programmes supporting research spin-offs are launched, incorporating entrepreneurship training and featuring strong interaction of public research organisations with local incubators, financiers, business support agencies, etc.
12.
Government funding is made available to support knowledge transfer and business engagement at public research organisations, including through hiring experts.
Coherence in transnational cooperation
13.
In order to promote transnational knowledge transfer and facilitate cooperation with parties from other countries, the owner of intellectual property from publicly funded research is defined by clear rules and this information, together with any funding conditions which may affect the transfer of knowledge, is made easily available. Institutional ownership — as opposed to the ‘professor's privilege’ regime — is considered the default legal regime for intellectual property ownership at public research organisations in most EU Member States.
14.
When signing international research cooperation agreements, the terms and conditions relating to projects funded under both countries' schemes provide all participants with similar rights, especially as regards access to intellectual property rights and related use restrictions.
Dissemination of knowledge
15.
Open access is implemented by public research funding bodies with regard to peer reviewed scientific publications resulting from publicly funded research.
16.
Open access to research data is promoted, in line with the OECD Principles and Guidelines for Access to Research Data from Public Funding, taking into account restrictions linked to commercial exploitation.
17.
Archival facilities for research results (such as Internet-based repositories) are developed with public funding in connection with open access policies.
Monitoring implementation
18.
The necessary mechanisms are put in place to monitor and review progress made by national public research organisations in knowledge transfer activities, e.g. through annual reports of the individual public research organisations. This information, together with best practices, is also made available to other Member States.

Summary:
The management of intellectual property by universities and public research organisations
SUMMARY OF:
Recommendation 2008/416/EC on the management of intellectual property in knowledge transfer activities and Code of Practice for universities and other public research organisations
WHAT IS THE AIM OF THE RECOMMENDATION?
It aims to improve 
intellectual property
 (IP) 
management
 and 
knowledge transfer
 by universities and public research organisations (PROs) in EU countries.
In this recommendation, the 
European Commission
 encourages EU countries to introduce policies or guidelines to ensure that publicly-funded scientific research results are used commercially or for further research, to encourage the uptake of innovations.
KEY POINTS
Universities and PROs should manage their intellectual property to facilitate knowledge transfer, in particular by the 
granting of licences
 and the 
creation of spin-off companies
.
In order to improve IP management and knowledge by European universities and PROs, this recommendation establishes a number of principles that EU countries are asked to folowwhen preparing their guidelines or rules.
In accordance with these principles, the Commission urges EU countries to:
make knowledge transfer a priority for universities and PROs;
invite universities and PROs to prepare and implement measures regarding intellectual property management in line with the 
Code of Practice
 set out in Annex I of the recommendation;
encourage the development of capacities and skills in intellectual property, knowledge transfer and entrepreneurial culture within universities and PROs;
enable the dissemination of publicly-funded research results, whilst ensuring that intellectual property is adequately protected;
cooperate with a view to improving the consistency of their respective schemes with regard to intellectual property, to facilitate collaboration and knowledge transfer on an international level in 
research and development
;
use the principles set out in this recommendation as a basis to prepare or adapt guidelines and policies on IP management, knowledge transfer or new funding schemes, or to conclude cooperation agreements with non-EU countries in the field of research;
monitor the implementation of the Code of Practice;
guarantee equitable and fair treatment for international research projects in terms of intellectual property rights, in the mutual interest of all partners concerned;
designate a national contact responsible for the coordination of measures regarding knowledge transfer between public research organisations and the private sector;
examine and make use of the best practices set out in Annex II of the recommendation, taking into account the national context;
inform the Commission by 
15 July 2010
 and every 2 years thereafter of measures adopted on the basis of this recommendation, as well as their impact.
The Code of Practice for universities and other PROs proposes operational principles for PROs and universities to use when defining or revising their institutional policies. Universities should, in particular, encourage publicly-funded research results to be used and disseminated, whilst allowing intellectual property to be protected.
BACKGROUND
This recommendation is one of the five strategic initiatives planned by the Commission in 2008 following on from its 
Green Paper
 aimed at creating a genuine 
European Research Area
. It is also based on the Commission’s 2007 
communication
 on knowledge transfer.
For more information, see:
European Research Area
 (
European Commission
).
MAIN DOCUMENT
Commission 
Recommendation 2008/416/EC
 of 
10 April 2008
 on the management of intellectual property in knowledge transfer activities and Code of Practice for universities and other public research organisations (OJ L 146, 
5.6.2008
, 
pp. 19–24
)
last update 
16.5.2018

--- DANISH ---

Document:
5.6.2008
DA
Den Europæiske Unions Tidende
L 146/19
KOMMISSIONENS HENSTILLING
af 10. april 2008
om forvaltning af intellektuel ejendom ved videnoverførsel og om en kodeks for universiteter og andre offentlige forskningsinstitutioner
(meddelt under nummer K(2008) 1329)
(EØS-relevant tekst)
(2008/416/EF)
KOMMISSIONEN FOR DE EUROPÆISKE FÆLLESSKABER,
som henviser til traktaten om oprettelse af Det Europæiske Fællesskab, særlig artikel 165, og
som tager følgende i betragtning:
(1)
Da stats- og regeringscheferne satte nyt skub i Lissabon-strategien i 2005, understregede de den nøglebetydning, som bedre forbindelser mellem offentlige forskningsinstitutter, herunder universiteter, og industrien kan spille for at fremme formidlingen og anvendelsen af ideer i et dynamisk vidensamfund og for at øge konkurrenceevnen og velfærdet.
(2)
Der bør gøres en indsats for at fremme omsætningen af viden til samfundsmæssige og økonomiske fordele. Offentlige forskningsinstitutter bør derfor videreformidle og mere effektivt udnytte offentligt finansierede forskningsresultater med henblik på at omsætte dem til nye produkter og tjenester. Dette kan navnlig ske gennem et samarbejde mellem den akademiske verden og industrien i form af forskningssamarbejde og kontraktforskning, som gennemføres eller finansieres sammen med den private sektor, og gennem licensudstedelse og oprettelse af spin-off-virksomheder.
(3)
Hvis offentligt finansierede forskningsresultater skal udnyttes effektivt, kræver det hensigtsmæssig forvaltning af intellektuel ejendom (dvs. viden i bredeste forstand som f.eks. opfindelser, software, databaser og mikroorganismer, uanset om disse er juridisk beskyttede af f.eks. patenter) og udvikling af en igangsætterkultur og de hertil knyttede iværksætterfærdigheder i offentlige forskningsinstitutter samt bedre kommunikation og interaktion mellem den offentlige og private sektor.
(4)
Offentlige forskningsinstitutters aktive engagement i forvaltningen af intellektuel ejendom og videnoverførsel er nødvendig for at kunne skabe samfundsmæssige og økonomiske fordele og for at kunne tiltrække studerende, videnskabsmænd og yderligere forskningsmidler.
(5)
Medlemsstaterne har i de seneste år taget initiativ til at fremme overførsel af viden på nationalt plan, men betydelige forskelle mellem nationale lovregler, politikker og praksis samt varierende normer for offentlige forskningsinstitutioners forvaltning af intellektuel ejendom hindrer eller hæmmer tværnational videnoverførsel inden for Europa og gennemførelsen af det europæiske forskningsrum.
(6)
Som opfølgning på Kommissionens meddelelse 
(
1
)
 og retningslinjer om tilgange til en fælles europæisk ramme for videnformidling opfordrede Rådet i juni 2007 derfor Kommissionen til at opstille retningslinjer for offentlige forskningsinstitutioners forvaltning af intellektuel ejendom i form af en henstilling til medlemsstaterne.
(7)
Formålet med denne henstilling er at vejlede medlemsstaterne og regionerne med hensyn til opstilling eller ajourføring af nationale retningslinjer og rammer og opstille en kodeks for offentlige forskningsinstitutter med henblik på at forbedre deres forvaltning af intellektuel ejendom og videnoverførsel.
(8)
Samarbejde inden for forskning og udvikling samt videnoverførsel mellem Fællesskabet og tredjelande bør være baseret på klare og ensartede anbefalinger og praksis, der sikrer retfærdig og lige adgang til intellektuel ejendom, som er skabt gennem internationalt forskningssamarbejde, til gavn for alle involverede parter. Den i bilaget opstillede kodeks bør anvendes som reference i denne forbindelse.
(9)
Der er blevet identificeret eksempler på »bedste praksis«, som medlemsstaterne med fordel kan anvende for at gennemføre denne henstilling. De enkelte medlemsstater kan selv vælge, hvilke procedurer og hvilken praksis der er bedst egnet til at sikre, at principperne i denne henstilling efterleves under hensyn til, hvad der vil være mest effektivt ud fra de særlige forhold, der gør sig gældende i den enkelte medlemsstat, idet procedurer og praksis, der er effektive i én medlemsstat, ikke nødvendigvis er lige så effektive i en anden. Eksisterende retningslinjer på EU- og OECD-niveau bør også tages i betragtning.
(10)
Kommissionen og medlemsstaterne bør overvåge gennemførelsen af den henstilling og dens virkning og fremme udveksling af bedste praksis vedrørende videnoverførsel,
HENSTILLER TIL MEDLEMSSTATERNE:
1)
at de sikrer, at alle offentlige forskningsinstitutter definerer videnoverførsel som et strategisk mål
2)
at de opfordrer offentlige forskningsinstitutter til at opstille politikker og procedurer for forvaltning af intellektuel ejendom i overensstemmelse med den kodeks, som er opstillet i bilag I
3)
at de støtter udviklingen af offentlige forskningsinstitutters kapacitet og kompetence inden for videnoverførsel samt foranstaltninger, der kan øge studerendes opmærksomhed og kompetence med hensyn til intellektuel ejendom, videnoverførsel og iværksætterfærdigheder inden for især videnskab og teknologi
4)
at de fremmer en bred formidling af viden skabt med offentlige midler ved at fremme åben adgang til forskningsresultater og samtidig sikre den nødvendige beskyttelse af de hermed forbundne intellektuelle ejendomsrettigheder
5)
at de samarbejder og tager skridt til at skabe større ensartethed mellem deres respektive bestemmelser vedrørende intellektuelle ejendomsrettigheder på en sådan måde, at tværnationalt samarbejde og videnoverførsel inden for forskning og udvikling fremmes
6)
at de anvender principperne i denne henstilling som grundlag for at indføre og tilpasse nationale retningslinjer og lovgivning vedrørende offentlige forskningsinstitutters forvaltning af intellektuel ejendom og videnoverførsel, for at indgå aftaler om forskningssamarbejde med tredjelande med henblik på andre foranstaltninger, der skal fremme videnoverførsel, eller i forbindelse med nye politikker eller finansieringsordninger på området og under iagttagelse af reglerne om statsstøtte
7)
at de tager skridt til at sikre den bredest mulige gennemførelse af kodeksen, enten direkte eller gennem de regler, der fastlægges af nationale og regionale finansieringsorganer
8)
at de sikrer en rimelig og retfærdig behandling af deltagere fra medlemsstaterne og fra tredjelande i internationale forskningsprojekter vedrørende ejerskab og adgang til intellektuel ejendom til gensidig gavn for alle involverede parter
9)
at de udpeger et nationalt kontaktpunkt til samordning af foranstaltninger vedrørende videnoverførsel mellem offentlige forskningsinstitutter og den private sektor og håndtering af tværnationale spørgsmål i samarbejde med tilsvarende kontaktpunkter i andre medlemsstater
10)
at de anvender den bedste praksis, som er opstillet i bilag II, under hensyntagen til den nationale kontekst
11)
at de senest 15. juli 2010 og herefter hvert andet år informerer Kommissionen om foranstaltninger, som er truffet på grundlag af denne henstilling, og om deres virkning.
Udfærdiget i Bruxelles, den 10. april 2008.
På Kommissionens vegne
Janez POTOČNIK
Medlem af Kommissionen
(
1
)
  KOM(2007) 182 endelig.
BILAG I
Kodeks for universiteter og andre offentlige forskningsinstitutioner om forvaltning af intellektuel ejendom ved videnoverførsel
Denne kodeks består af tre sæt principper.
Principperne for en intern politik for intellektuel ejendom består af et grundlæggende sæt principper, som offentlige forskningsinstitutter bør gennemføre for effektivt at forvalte intellektuel ejendom, som de har skabt — enten selv eller i et samarbejde — i forbindelse med deres forsknings- og udviklingsaktiviteter.
Principperne for en politik for videnoverførsel supplerer principperne ovenfor ved at fokusere mere specifikt på aktiv formidling og udnyttelse af intellektuel ejendom, uanset om denne er beskyttet.
Principperne for forskningssamarbejde og kontraktforskning berører all former for forskning, som udføres eller finansieres af et offentligt forskningsinstitut og af den private sektor, herunder især forskningssamarbejde (hvor alle parter udfører F&U) og kontraktforskning (hvor en privat virksomhed giver F&U i entreprise til et offentligt forskningsinstitut).
Principper for en intern politik for intellektuel ejendom
1.
Udvikling af en politik for intellektuel ejendom som del af en langsigtet strategi og mission for det offentlige forskningsinstitut og offentliggørelse heraf internt og eksternt samt etablering af et enkelt kontaktpunkt.
2.
Denne bør omfatte klare regler for personale og studerende om især offentliggørelse af nye ideer med potentiel kommerciel værdi, ejerskabet af forskningsresultater, registre, håndtering af interessekonflikter og interaktion med tredjeparter.
3.
Fremme af identifikation, udnyttelse og eventuelt beskyttelse af intellektuel ejendom i overensstemmelse med det offentlige forskningsinstituts strategi og mission og med henblik på at maksimere de samfundsmæssige og økonomiske fordele. Med henblik herpå kan der vælges forskellige strategier — eventuelt differentieret inden for de forskellige videnskabelige/tekniske områder — f.eks. med en »offentligt domæne«-tilgang eller en »åben innovation«-tilgang.
4.
Tilvejebringelse af passende incitamenter for at sikre, at relevant personale spiller en aktiv rolle ved gennemførelsen af politikken for intellektuel ejendom. Sådanne incitamenter bør ikke kun være af finansiel karakter, men bør også fremme karriereudvikling ved at inddrage aspekter vedrørende intellektuel ejendom og videnoverførsel i personalevurderinger i tilslutning til akademiske kriterier.
5.
Eventuel etablering af sammenhængende porteføljer af intellektuel ejendom i offentlige forskningsinstitutioner — f.eks. inden for specifikke teknologiske områder — og eventuel oprettelse af puljer af patenter/intellektuel ejendom, herunder også andre forskningsinstitutters intellektuelle ejendom. Dette vil kunne lette udnyttelsen, idet den kritiske masse nås, og transportomkostningerne for tredjeparter mindskes.
6.
Tilvejebringelse af større opmærksomhed og basiskompetencer vedrørende intellektuel ejendom gennem uddannelse af studerende og forskningspersonale og sikring af, at personale med ansvar for forvaltning af intellektuel ejendom og videnoverførsel besidder de nødvendige færdigheder og uddannelse.
7.
Udvikling og offentliggørelse af en publikations-/formidlingspolitik, der fremmer bred formidling af forsknings- og udviklingsresultater (gennem fri publikation), idet eventuelle forsinkelser accepteres, når der er tale om beskyttelse af intellektuel ejendom, om end dette kun bør forekomme i sjældne tilfælde.
Principper for en politik for vidensformidling
8.
For at fremme anvendelsen af offentligt finansierede forskningsresultater og maksimere deres sociale og økonomiske virkninger bør man inddrage alle potentielle udnyttelsesmekanismer (som f.eks. licensudstedelse og oprettelse af spin-off-virksomheder) og alle potentielle parter (som f.eks. spin-off-virksomheder eller eksisterende virksomheder, andre offentlige forskningsinstitutter, investorer eller innovationsstøttetjenester eller — konsulenter) og vælge de bedst egnede.
9.
Selv om en aktiv politik for intellektuel ejendom og videnoverførsel vil kunne tilføre det offentlige forskningsinstitut ekstraindtægter, bør dette ikke være hovedsigtet.
10.
Det bør sikres, at det offentlige forskningsinstitut har adgang til eller råder over professionel rådgivning vedrørende videnoverførsel, herunder juridisk, finansiel og kommerciel rådgivning og rådgivning vedrørende beskyttelse og håndhævning af intellektuelle ejendomsrettigheder samt personale med teknisk baggrund.
11.
Udvikling og offentliggørelse af en politik for licensudstedelse for at harmonisere praksis inden for det offentlige forskningsinstitut og sikre retfærdig behandling i alle tilfælde. Især bør overførsel af rettigheder til intellektuel ejendom, som ejes af det offentlige forskningsinstitut, og udstedelsen af eksklusivlicenser 
(
1
)
 nøje vurderes, navnlig når der er tale om ikke-europæiske tredjeparter. Licenser med henblik på kommerciel udnyttelse bør involvere passende kompensation af finansiel eller anden art.
12.
Udvikling og offentliggørelse af en politik for oprettelse af spin-off-virksomheder, der giver mulighed for og fremmer interessen hos personale i det offentlige forskningsinstitut i at oprette spin-off-virksomheder, og som fastlægger langtidsrelationerne mellem spin-off-virksomhederne og det offentlige forskningsinstitut.
13.
Opstilling af klare principper for deling af det finansielle udbytte i forbindelse med indtægter fra videnoverførsel mellem det offentlige forskningsinstitut, forskningsafdelinger og opfindere.
14.
Overvågning af aktiviteter i forbindelse med beskyttelse af intellektuel ejendom og videnoverførsel og beslægtede aktiviteter og regelmæssig offentliggørelse af disse aktiviteter. Det offentlige forskningsinstituts forskningsresultater, beslægtet ekspertise og intellektuelle ejendomsrettigheder bør gøres mere synlige for den private sektor for at fremme udnyttelsen.
Principper vedrørende forskningssamarbejde og kontraktforskning 
(
2
)
15.
Reglerne for forskningssamarbejde og kontraktforskning bør være kompatible med hver parts mission. De bør tage hensyn til omfanget af privat finansiering og være i overensstemmelse med målsætningerne for forskningsaktiviteterne, især med henblik på at maksimere forskningens sociale og økonomiske virkninger, støtte det offentlige forskningsinstituts mål om at tiltrække privat finansiering, fastholde rammer omkring intellektuel ejendom, som tillader yderligere videnskabelig forskning og kontraktforskning, uden at formidlingen af F&U-resultater hæmmes.
16.
Spørgsmål vedrørende intellektuel ejendom bør afklares på ledelsesniveau og så tidligt som muligt i forskningsprojektet, helst inden det påbegyndes. Spørgsmål om intellektuel ejendom vedrører tildelingen af rettigheder til intellektuel ejendom, som skabes i forbindelse med projektet (ny viden), identificering af den intellektuelle ejendom, som var ejet af parterne, før projektet blev påbegyndt (eksisterende viden), og som er nødvendig for projektets gennemførelse eller udnyttelsen, adgangsretten 
(
3
)
 til ny og eksisterende viden med henblik herpå samt deling af indtægter.
17.
I et forskningssamarbejde bør ejerskabet af ny viden forblive hos den part, som har skabt den, men den kan overgives til de forskellige parter på grundlag af forudgående kontrakter, som på rimelig vis afspejler parternes respektive interesser, opgaver samt finansielle og andre bidrag til projektet. I tilfælde af kontraktforskning ejes den nye viden, som er skabt af det offentlige forskningsinstitut, af parten i den private sektor. Ejerskabet af eksisterende viden berøres ikke af projektet.
18.
Spørgsmålet om adgangsretten 
(
3
)
 bør afklares af parterne så tidligt som muligt i forskningsprojektet, helst inden det påbegyndes. Når det er nødvendigt for at kunne gennemføre et forskningsprojekt eller for at kunne udnytte en parts nye viden, bør der gives adgang til andre parters nye og eksisterende viden på vilkår, som på rimelig vis afspejler parternes respektive interesser, opgaver samt finansielle og andre bidrag til projektet.
(
1
)
  Med hensyn til F&U-resultater, der kan anvendes inden for flere forskellige felter, bør man undgå eksklusivlicenser uden begrænsninger til et specifikt felt. Desuden bør det offentlige forskningsinstitut som hovedregel forbeholde sig tilstrækkelige rettigheder for at kunne fremme formidlingen og videreføre forskningen.
(
2
)
  Når et offentligt forskningsinstitut indgår i et forskningssamarbejde eller i kontraktforskning med en partner i erhvervslivet, vil Kommissionen automatisk (dvs. uden krav om indberetning) antage, at der ikke er ydet statsstøtte til den pågældende partner via forskningsinstituttet, hvis betingelserne i Fællesskabets rammebestemmelser for statsstøtte til forskning og innovation (FTI) er opfyldt (
EUT C 323 af 30.12.2006, s. 1
), især punkt 3.2.1 og 3.2.2.
(
3
)
  Adgangsret refererer til rettigheder, som parterne har givet hinanden, i modsætning til licenser udstedt til tredjeparter. De bør fastsætte, hvilke parter der kan anvende hvilken ny/eksisterende viden til forsknings- og/eller udnyttelse og på hvilke betingelser.
BILAG II
Praksis hos universiteter og andre offentlige forskningsinstitutioner, som kan sikre bedre forvaltning af intellektuel ejendom ved videnformidling
Videnoverførsel som en strategisk mission for offentlige forskningsinstitutter
1.
Videnoverførsel mellem universiteter og industrien gøres til en permanent politisk og operationel prioritet for alle organer, som finansierer offentlig forskning i en medlemsstat, på national såvel som regionalt plan.
2.
Videnoverførsel henhører klart under det ministerium, der har ansvaret for at samordne aktiviteter til fremme af videnoverførsel med andre ministerier.
3.
Alle ministerier eller regionale myndigheder, som er involveret i videnoverførsel, udpeger en embedsmand med ansvar for overvågning af virkningen. Disse mødes regelmæssigt for at udveksle information og diskutere forbedringer af videnoverførslen.
Politikker for forvaltning af intellektuel ejendom
4.
Hensigtsmæssig forvaltning af intellektuel ejendom skabt med offentlige midler fremmes i overensstemmelse med principper, der tager hensyn til erhvervslivets legitime interesser (krav om midlertidig fortrolighed).
5.
Forskningspolitikken skal sikre, at den private sektor er med til at identificere teknologiske behov og fremme private investeringer i forskning og udnyttelsen af offentligt finansierede forskningsresultater.
Videnoverførselskapacitet- og kompetencer
6.
Der skal være tilstrækkelige ressourcer og incitamenter for offentlige forskningsinstitutioner og deres personale til, at de vil engagere sig i videnformidling.
7.
Der tages skridt til at sikre, at offentlige forskningsinstitutter råder over og fremmer rekrutteringen af uddannet personale (som f.eks. teknologioverførselseksperter).
8.
Der tilvejebringes et sæt standardkontrakter og et beslutningsværktøj, som vil gøre det muligt at vælge den mest egnede kontrakt, afhængig af en række parametre.
9.
Før der etableres nye mekanismer til fremme af videnoverførsel (som f.eks. mobilitets- og finansieringsordninger), høres relevante interesseparter.
10.
Offentlige forskningsinstitutter opfordres til at gå sammen på lokalt eller regionalt plan, når de ikke har den kritiske masse af forskningsudgifter til at råde over egne videnoverførselskontorer eller ansvarlige for intellektuel ejendom.
11.
Der iværksættes programmer til støtte for oprettelsen af spin-off-virksomheder, som skal omfatte uddannelse i iværksætterfærdigheder og fokusere på høj interaktion mellem offentlige forskningsinstitutter og lokale iværksættervæksthuse, finansieringskilder, erhvervskonsulenttjenester osv.
12.
Der tilvejebringes statslige midler til støtte for videnoverførsel og etablering af kontakter i offentlige forskningsinstitutter, herunder ved anvendelse af rekrutteringsformidlere.
Tværnationalt samarbejde
13.
For at fremme tværnational videnoverførsel og fremme samarbejde med parter fra andre lande fastlægges klare regler for identificering af ejere af intellektuel ejendom, der er skabt på grundlag af offentligt finansieret forskning, og disse informationer skal sammen med oplysninger om finansieringsvilkår, der kan påvirke videnoverførslen, være frit tilgængelige. I de fleste EU-medlemsstater er det som hovedregel institutionerne — og ikke forskerne — der står som ejere af intellektuel ejendom.
14.
Når der undertegnes internationale aftaler om forskningssamarbejde, giver vilkårene for projekter, som finansieres af hvert af landene, alle parter samme rettigheder, især med hensyn til adgangen til intellektuel ejendom og begrænsninger af brugsretten.
Formidling af viden
15.
Organer, der finansierer offentlig forskning, sikrer, at videnskabelige publikationer, der udarbejdes på grundlag af den offentligt finansierede forskning, og som er godkendt af alle parter, bliver frit tilgængelige.
16.
Fri adgang til forskningsdata fremmes i overensstemmelse med OECD’s principper og retningslinjer for adgang til forskningsdata hidrørende fra offentlig finansiering under hensyntagen til begrænsninger vedrørende kommerciel udnyttelse.
17.
For at sikre fri adgang etableres der med offentlig finansiering faciliteter til arkivering af forskningsresultaterne (f.eks. i internetbaserede databaser).
Overvågning
18.
Der etableres mekanismer til overvågning af udviklingen i offentlige forskningsinstitutters videnoverførsel, f.eks. via årlige rapporter offentliggjort af de enkelte offentlige forskningsinstitutter. Disse informationer gøres sammen med bedste praksis tilgængelige for andre medlemsstater.

Summary:
Universiteter og offentlige forskningsinstitutioners forvaltning af intellektuel ejendom 
RESUMÉ AF:
Henstilling 2008/416/EF om forvaltning af intellektuel ejendom ved videnoverførsel og om en kodeks for universiteter og andre offentlige forskningsinstitutioner
HVAD ER FORMÅLET MED HENSTILLINGEN?
Den har til hensigt at forbedre universiteter og offentlige forskningsinstitutioners 
forvaltning
 og 
videnoverførsel
 af 
intellektuel ejendom
 i EU-landene.
I henstillingen anbefaler 
Europa-Kommissionen
 EU-landene at indføre politikker og retningslinjer for at sikre, at offentligt finansierede forskningsresultater anvendes kommercielt eller til yderligere forskning med henblik på at fremme innovation.
HOVEDPUNKTER
Universiteter og offentlige forskningsinstitutioner bør forvalte deres intellektuelle ejendom med henblik på at fremme overførsel af viden, navnlig gennem 
licensudstedelse
 og 
oprettelse af spin-off-virksomheder
.
For at forbedre europæiske universiteter og offentlige forskningsinstitutioners forvaltning og videnoverførsel af intellektuel ejendom anbefales det i henstillingen, at der fastsættes en række principper, som EU-landene opfordres til at følge, når de udarbejder retningslinjer eller regler.
I overensstemmelse med disse principper opfordrer Kommissionen EU-landene til:
at gøre videnoverførsel til en prioritet for universiteter og offentlige forskningsinstitutioner
at opfordre universiteter og offentlige forskningsinstitutioner til at udarbejde og implementere foranstaltninger vedrørende forvaltning af intellektuel ejendom i henhold til 
kodeksen
 i henstillingens bilag
at tilskynde til udvikling af kapacitet og kompetencer vedrørende intellektuel ejendom, videnoverførsel og iværksætterkultur på universiteter og offentlige forskningsinstitutioner
at fremme formidling af forskningsresultater skabt med offentlige midler og samtidig sikre den nødvendige beskyttelse af de hermed forbundne intellektuelle ejendomsrettigheder
at samarbejde om at skabe større ensartethed mellem deres respektive bestemmelser vedrørende intellektuel ejendom for at fremme tværnationalt samarbejde om videnoverførsel inden for 
forskning og udvikling
at anvende principperne i denne henstilling som grundlag for at udarbejde og tilpasse retningslinjer og lovgivning vedrørende offentlige forskningsinstitutters forvaltning af intellektuel ejendom, videnoverførsel eller finansieringsordninger, eller som grundlag for at indgå aftaler om forskningssamarbejde med tredjelande
at overvåge gennemførelsen af kodeksen
at sikre en rimelig og retfærdig behandling af internationale forskningsprojekter i forhold til intellektuelle ejendomsrettigheder til gensidig gavn for alle involverede parter
at udpege et nationalt kontaktpunkt, der er ansvarligt for samordning af foranstaltninger vedrørende videnoverførsel mellem offentlige forskningsinstitutter og den private sektor
at anvende den bedste praksis, som er opstillet i henstillingens bilag II, under hensyntagen til den nationale kontekst
at informere Kommissionen senest den 
15. juli 2010
 og herefter hvert andet år om foranstaltninger, som er truffet på grundlag af denne henstilling, og om deres virkning.
I kodeksen for universiteter og andre offentlige forskningsinstitutioner foreslås operationelle principper for universiteter og offentlige forskningsinstitutioner, som bør anvendes i forbindelse med definition og revidering af deres institutionelle politikker. Universiteter bør især opfordre til, at offentligt finansierede forskningsresultater anvendes og formidles, og samtidig sørge for beskyttelse af de hermed forbundne intellektuelle ejendomsrettigheder.
BAGGRUND
Henstillingen er ét af fem strategiske initiativer, der blev planlagt af Kommissionen i 2008 til opfølgning af 
grønbogen
, der har til formål at oprette et egentligt 
europæisk forskningsområde
. Den er desuden baseret på Kommissionens 
meddelelse
 fra 2007 om videnoverførsel.
For yderligere oplysninger henvises til:
Europæisk forskningsområde
 (
Europa-Kommissionen
).
HOVEDDOKUMENT
Kommissionens 
henstilling 2008/416/EF
 af 
10. april 2008
 om forvaltning af intellektuel ejendom ved videnoverførsel og om en kodeks for universiteter og andre offentlige forskningsinstitutioner (EUT L 146 af 
5.6.2008
, 
s. 19-24
).
seneste ajourføring 
16.5.2018