CELEX ID: 32021R1163

--- ENGLISH ---

Document:
16.7.2021
EN
Official Journal of the European Union
L 253/1
REGULATION (EU, Euratom) 2021/1163 OF THE EUROPEAN PARLIAMENT
of 24 June 2021
laying down the regulations and general conditions governing the performance of the Ombudsman’s duties (Statute of the European Ombudsman) and repealing Decision 94/262/ECSC, EC, Euratom
THE EUROPEAN PARLIAMENT,
Having regard to the Treaty on the Functioning of the European Union, and in particular Article 228(4) thereof,
Having regard to the Treaty establishing the European Atomic Energy Community, and in particular Article 106a(1) thereof,
After transmission of the draft legislative act to the national parliaments,
Having regard to the consent of the Council of the European Union 
(
1
)
,
Having regard to the opinion of the European Commission 
(
2
)
,
Acting in accordance with a special legislative procedure,
Whereas:
(1)
The regulations and general conditions governing the performance of the Ombudsman’s duties should be laid down in compliance with the provisions of the Treaty on the Functioning of the European Union (TFEU), and in particular point (d) of Article 20(2) and Article 228 thereof, the Treaty establishing the European Atomic Energy Community and the Charter of Fundamental Rights of the European Union (the ‘Charter’).
(2)
Decision 94/262/ECSC, EC, Euratom of the European Parliament 
(
3
)
 was last amended in 2008. Following the entry into force of the Treaty of Lisbon on 1 December 2009, Decision 94/262/ECSC, EC, Euratom should be repealed and replaced by a Regulation adopted on the basis of Article 228(4) TFEU.
(3)
Article 41 of the Charter recognises the right to good administration as a fundamental right of citizens of the Union. Article 43 of the Charter recognises the right to refer to the European Ombudsman cases of maladministration in the activities of the institutions, bodies, offices or agencies of the Union. In order to ensure that those rights are effective and to enhance the capacity of the Ombudsman to conduct thorough and impartial inquiries, thereby underpinning the Ombudsman’s independence upon which they both depend, he or she should be provided with all the tools necessary to successfully perform the Ombudsman’s duties referred to in the Treaties and in this Regulation.
(4)
The establishment of the conditions under which a complaint may be lodged with the Ombudsman should comply with the principle of full, free and easy access, with due regard being given to the specific restrictions arising from legal and administrative proceedings.
(5)
The Ombudsman should act with due regard to the competences of the Union institutions, bodies, offices or agencies which are the subject of his or her inquiries.
(6)
It is necessary to lay down the procedures to be followed where the Ombudsman’s inquiries reveal cases of maladministration. The Ombudsman should submit a comprehensive report to the European Parliament at the end of each annual session. The Ombudsman should also be entitled to include in that annual report an assessment of compliance with recommendations made.
(7)
In order to strengthen the Ombudsman’s role and to promote administrative best practices within the Union institutions, bodies, offices and agencies, it is desirable to allow the Ombudsman, without prejudice to his or her primary duty, which is to handle complaints, to conduct own-initiative inquiries whenever he or she finds grounds, and in particular in repeated, systemic or particularly serious instances of maladministration.
(8)
Regulation (EC) No 1049/2001 of the European Parliament and of the Council 
(
4
)
, as complemented by Regulation (EC) No 1367/2006 of the European Parliament and of the Council 
(
5
)
, should apply to requests for public access to documents of the Ombudsman, with the exception of those obtained in the course of an inquiry, in which case requests should be dealt with by the originating Union institution, body, office or agency.
(9)
The Ombudsman should have access to all elements required for the performance of his or her duties. To that end, Union institutions, bodies, offices and agencies should provide the Ombudsman with any information that he or she requests for the purposes of an inquiry. Where the exercise of the Ombudsman’s duties would require the Ombudsman to be provided with classified information held by the Union institutions, bodies, offices and agencies or by the authorities of the Member States, the Ombudsman should be able to access such information, subject to ensuring that the rules for its protection are complied with.
(10)
The Ombudsman and his or her staff should be obliged to treat in confidence any information which they have acquired in the course of their duties, without prejudice to the Ombudsman’s obligation to inform the authorities of the Member States of facts which might relate to criminal offences and have come to his or her attention in the course of an inquiry. The Ombudsman should also be able to inform the Union institution, body, office or agency concerned of the facts that call into question the conduct of a member of their staff. The obligation of the Ombudsman to treat in confidence any information acquired in the course of his or her duties should be without prejudice to the Ombudsman’s obligation to conduct his or her work as openly as possible pursuant to Article 15(1) TFEU. In particular, in order to duly carry out his or her duties and to support his or her findings, the Ombudsman should be able to refer in his or her reports to any information accessible to the public.
(11)
Where necessary for the effective performance of his or her duties, the Ombudsman should be given the possibility to cooperate and exchange information with the authorities of the Member States, in compliance with the applicable national and Union law, and with other Union institutions, bodies, offices or agencies, in compliance with applicable Union law.
(12)
The Ombudsman should be elected by the European Parliament at the beginning of the parliamentary term and for the duration thereof, chosen from among persons who are citizens of the Union and who offer all requisite guarantees of independence and competence. General conditions should also be laid down, inter alia, concerning the cessation of the Ombudsman’s duties, the replacement of the Ombudsman, incompatibilities, the remuneration of the Ombudsman and the privileges and immunities of the Ombudsman.
(13)
It should be specified that the seat of the Ombudsman is that of the European Parliament as determined by point (a) of the sole Article of Protocol No 6 on the location of the seats of the institutions and of certain bodies, offices, agencies and departments of the European Union, annexed to the Treaty on European Union, to the Treaty on the Functioning of the European Union and to the Treaty establishing the European Atomic Energy Community (‘Protocol No 6’).
(14)
The Ombudsman should achieve gender parity within the composition of his or her secretariat, paying due regard to Article 1d(2) of the Staff Regulations of Officials of the European Union and the Conditions of Employment of Other Servants of the Union, laid down in Council Regulation (EEC, Euratom, ECSC) No 259/68 
(
6
)
 (the ‘Staff Regulations’).
(15)
It is for the Ombudsman to adopt the implementing provisions for this Regulation after consultation of the European Parliament, the Council and the European Commission. In the absence of an opinion from these institutions within the timeframe reasonably set by the Ombudsman in advance, he or she may adopt the implementing provisions concerned. In order to guarantee legal certainty and the highest standards in performing the Ombudsman’s duties, the minimum content of the implementing provisions to be adopted should be established in this Regulation,
HAS ADOPTED THIS REGULATION:
Article 1
Subject matter and principles
1.   This Regulation lays down the regulations and general conditions governing the performance of the Ombudsman’s duties (Statute of the European Ombudsman).
2.   The Ombudsman shall be completely independent in the performance of his or her duties and shall act without any prior authorisation.
3.   The Ombudsman shall help to uncover maladministration in the activities of the Union institutions, bodies, offices and agencies, with the exception of the Court of Justice of the European Union acting in its judicial role, paying due regard to point (d) of Article 20(2) and Article 228 TFEU and Article 41 of the Charter on the right to good administration.
No action by any other authority or person may be the subject of a complaint to the Ombudsman.
4.   Where appropriate, the Ombudsman shall make recommendations, proposals for solutions and suggestions for improvement to address the issue.
5.   In the performance of his or her duties, the Ombudsman may not question the soundness of a court’s ruling or a court’s competence to issue a ruling.
Article 2
Complaints
1.   Any citizen of the Union or any natural or legal person residing or having its registered office in a Member State may, directly or through a member of the European Parliament, lodge a complaint with the Ombudsman in respect of an instance of maladministration.
2.   A complaint shall make clear reference to its object and to the identity of the complainant. A complainant may request that the complaint, or parts of it, remains confidential.
3.   A complaint shall be lodged within two years of the date on which the facts on which it is based came to the attention of the complainant. Before the complaint is lodged, the complainant shall make the appropriate administrative approaches to the Union institution, body, office or agency concerned.
4.   The Ombudsman shall dismiss a complaint as inadmissible if it is outside the scope of the Ombudsman’s mandate or if the procedural requirements laid down in paragraphs 2 and 3 are not fulfilled. Where a complaint is outside the scope of the Ombudsman’s mandate, he or she may advise the complainant to address it to another authority.
5.   If the Ombudsman finds that the complaint is manifestly unfounded, he or she shall close the file and inform the complainant of that finding. In cases where the complainant has informed the Union institution, body, office or agency concerned about the complaint, the Ombudsman shall also inform the authority concerned.
6.   Complaints concerning employment relations between the Union institutions, bodies, offices or agencies and their staff shall be admissible only if the person concerned has exhausted all internal administrative procedures, in particular those referred to in Article 90 of the Staff Regulations, and the competent authority of the Union institution, body, office or agency concerned has taken a decision or the time limits for its reply have expired. The Ombudsman shall also be entitled to verify the measures adopted by the competent authority of the Union institution, body, office or agency concerned to ensure the protection of alleged victims of harassment and to restore a healthy and safe working environment respecting the dignity of the persons concerned while an administrative inquiry is ongoing, provided that the persons concerned have exhausted the internal administrative procedures in relation to these measures.
7.   The Ombudsman shall inform the Union institution, body, office or agency concerned of a registered complaint, as soon as that complaint has been declared admissible and the decision has been taken to open an inquiry.
8.   Complaints lodged with the Ombudsman shall not affect time limits for appeals in administrative or judicial proceedings.
9.   Where, because of legal proceedings in progress or concluded concerning the facts which have been put forward, the Ombudsman declares a complaint inadmissible or decides to terminate consideration of it, the outcome of any inquiries that the Ombudsman has carried out up to that point shall be put on file and that file shall be closed.
10.   The Ombudsman shall as soon as possible inform the complainant of the action taken on the complaint and, as far as possible, seek a solution with the Union institution, body, office or agency concerned to eliminate the instance of maladministration. The Ombudsman shall inform the complainant of the solution proposed along with the comments, if any, of the Union institution, body, office or agency concerned. The complainant may submit comments or provide, at any stage, additional information that was not known at the time of the submission of the complaint.
Where a solution accepted by the complainant and the Union institution, body, office or agency concerned has been found, the Ombudsman may close the file without pursuing the procedure provided for in Article 4.
Article 3
Inquiries
1.   In accordance with his or her duties, the Ombudsman shall conduct inquiries for which he or she finds grounds, on his or her own initiative or following a complaint.
2.   The Ombudsman shall inform the Union institution, body, office or agency concerned of such inquiries without undue delay. Without prejudice to Article 5, the Union institution, body, office or agency concerned may, on its own initiative or at the Ombudsman’s request, submit any useful comment or evidence.
3.   The Ombudsman may conduct own-initiative inquiries whenever he or she finds grounds, and in particular in repeated, systemic or particularly serious instances of maladministration, in order to address those instances as an issue of public interest. In the context of such inquiries, he or she may also make proposals and initiatives to promote administrative best practices within Union institutions, bodies, offices and agencies.
Article 4
Interaction between the Ombudsman and the institutions
1.   Where, following an inquiry, instances of maladministration are found, the Ombudsman shall inform, without undue delay, the Union institution, body, office or agency concerned of the findings of the inquiry and, where appropriate, shall make recommendations.
2.   The Union institution, body, office or agency concerned shall send the Ombudsman a detailed opinion within three months. The Ombudsman may, upon a reasoned request of the Union institution, body, office or agency concerned, grant an extension of that deadline. That extension shall not exceed two months. Where no opinion is delivered by the Union institution, body, office or agency concerned within the original three-month deadline or within the extended deadline, the Ombudsman may close the inquiry without such an opinion.
3.   Upon the closure of an inquiry, the Ombudsman shall forward a report to the Union institution, body, office or agency concerned and, where the nature or the scale of the instance of maladministration uncovered so requires, to the European Parliament. The Ombudsman may make recommendations in the report. The Ombudsman shall inform the complainant of the outcome of the inquiry, of the opinion delivered by the Union institution, body, office or agency concerned and of any recommendations made in the report.
4.   Where appropriate in relation to an inquiry into the activities of a Union institution, body, office or agency, the Ombudsman may be heard before the European Parliament, at the appropriate level, on his or her own initiative or at the request of the European Parliament.
5.   At the end of each annual session, the Ombudsman shall submit to the European Parliament a report on the outcome of the inquiries that he or she carried out. The report shall include an assessment of compliance with the Ombudsman’s recommendations, proposals for solutions and suggestions for improvement. The report shall also include, where relevant, the outcome of the Ombudsman’s inquiries related to harassment, whistleblowing and conflicts of interest within the Union institutions, bodies, offices or agencies.
Article 5
Provision of information to the Ombudsman
1.   For the purposes of this Article, ‘provision of information’ includes all physical and electronic means by which the Ombudsman and his or her secretariat are given access to information, including documents, independently of its form.
2.   ‘EU classified information’ means any information or material designated by EU security classification, the unauthorised disclosure of which could cause varying degrees of prejudice to the interests of the Union or to those of one or more of the Member States.
3.   Subject to the conditions laid down in this Article, the Union institutions, bodies, offices and agencies and the competent authorities of the Member States shall, at the request of the Ombudsman or on their own initiative, and without undue delay, provide the Ombudsman with any information he or she has requested for the purposes of an inquiry.
4.   The Ombudsman shall be provided with EU classified information subject to the following principles and conditions:
(a)
the Union institution, body, office or agency providing the EU classified information must have completed its relevant internal procedures and, where the originator is a third party, the latter must have given its prior written consent;
(b)
the Ombudsman’s ‘need to know’ must have been established;
(c)
it must be ensured that access to information classified CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL or above is granted only to persons holding a security clearance to the relevant security level in accordance with national law and authorised by the competent security authority.
5.   For the provision of EU classified information, the Union institution, body, office or agency concerned shall assess whether the Ombudsman has effectively put in place internal security rules as well as physical and procedural measures to protect EU classified information. To this effect, the Ombudsman and a Union institution, body, office or agency may also enter into an arrangement establishing a general framework governing the provision of EU classified information.
6.   In accordance with paragraphs 4 and 5, access to EU classified information shall be provided in the premises of the Union institution, body, office or agency concerned, unless otherwise agreed with the Ombudsman.
7.   Without prejudice to paragraph 3, the competent authorities of the Member States may refuse to provide the Ombudsman with information covered by national law on protection of classified information or by provisions preventing its communication.
Nonetheless, the Member State concerned may provide such information to the Ombudsman subject to conditions set out by its competent authority.
8.   Where the Union institutions, bodies, offices or agencies and the authorities of the Member States intend to provide the Ombudsman with EU classified information or any other information which is not accessible to the public, they shall give the Ombudsman advance notice thereof.
The Ombudsman shall ensure that such information is adequately protected and in particular shall not disclose it to the complainant or to the public without the prior consent of the Union institution, body, office or agency or the competent authority of the Member State concerned. As regards EU classified information, the consent shall be given in writing.
9.   The Union institutions, bodies, offices or agencies refusing access to EU classified information shall provide the Ombudsman with a justification in writing, indicating, as a minimum, the grounds for refusal.
10.   The Ombudsman shall retain possession of information referred to in paragraph 8 only until the inquiry is definitively closed.
The Ombudsman may request a Union institution, body, office or agency, or a Member State, to retain such information for a period of at least five years.
11.   If the requested assistance is not forthcoming, the Ombudsman may inform the European Parliament, which shall act accordingly.
Article 6
Public access to documents of the Ombudsman
The Ombudsman shall deal with requests for public access to documents, with the exception of those obtained in the course of an inquiry and held by the Ombudsman for the duration of that inquiry or after its closure, in accordance with the conditions and limits provided for in Regulation (EC) No 1049/2001, as complemented by Regulation (EC) No 1367/2006.
Article 7
Hearing of officials and other servants
1.   Officials and other servants of Union institutions, bodies, offices and agencies shall be heard, at the request of the Ombudsman, with regard to facts which relate to an ongoing inquiry by the Ombudsman.
2.   Those officials and other servants shall speak on behalf of their institution, body, office or agency. They shall continue to be bound by the obligations arising from the rules to which they are subject.
Article 8
Inquiries in the context of whistleblowing
1.   The Ombudsman may conduct an inquiry to uncover instances of maladministration in the treatment of information as defined in Article 22a of the Staff Regulations which have been disclosed to him or her by an official or other servant in accordance with the relevant rules laid down in the Staff Regulations.
2.   In such cases, the official or other servant shall benefit from the protection offered by the Staff Regulations against any prejudicial effects on the part of the Union institution, body, office or agency as a result of having communicated the information.
3.   The Ombudsman may also inquire whether there was an instance of maladministration in the handling of such case by the Union institution, body, office or agency concerned, including as regards the protection of the official or other servant concerned.
Article 9
Professional secrecy
1.   The Ombudsman and his or her staff shall not divulge information or documents which they obtain in the course of an inquiry. Without prejudice to paragraph 2, they shall, in particular, not divulge any EU classified information or internal documents of the Union institutions, bodies, offices or agencies supplied to the Ombudsman or documents falling within the scope of Union law regarding the protection of personal data. They shall also not divulge any information which could harm the rights of the complainant or of any other person involved.
2.   Without prejudice to the general reporting obligation of all Union institutions, bodies, offices and agencies to the European Anti-Fraud Office (OLAF), in accordance with Article 8 of Regulation (EU, Euratom) No 883/2013 of the European Parliament and of the Council 
(
7
)
, if facts learnt in the course of an Ombudsman inquiry might constitute or relate to a criminal offence, the Ombudsman shall report to the competent authorities of the Member States and, in so far as the case falls within their respective competences, to the European Public Prosecutor’s Office, in accordance with Article 24 of Council Regulation (EU) 2017/1939 
(
8
)
 and to OLAF.
3.   If appropriate, and with the agreement of the European Public Prosecutor’s Office or OLAF, the Ombudsman shall also notify the Union institution, body, office or agency with authority over the official or other servant concerned, which may initiate the appropriate procedures.
Article 10
Cooperation with the authorities of the Member States and with Union institutions, bodies, offices and agencies
1.   Where necessary for the performance of his or her duties, the Ombudsman may cooperate with the authorities of the Member States, in compliance with the applicable national and Union law.
2.   Within the scope of his or her duties, the Ombudsman may also cooperate with other Union institutions, bodies, offices and agencies, in particular with those in charge of the promotion and protection of fundamental rights. The Ombudsman shall avoid any overlap or duplication with the activities of those Union institutions, bodies, offices or agencies.
3.   Communication addressed to the authorities of the Member States for the purposes of applying this Regulation shall be made through their permanent representations to the Union, except where the permanent representation concerned agrees that the Ombudsman’s secretariat may directly contact the authorities of the Member State concerned.
Article 11
Election of the Ombudsman
1.   The Ombudsman shall be elected, and eligible for reappointment, in accordance with Article 228(2) TFEU from candidates selected following a transparent procedure.
2.   Following the publication of the call for nominations in the 
Official Journal of the European Union
, the Ombudsman shall be chosen from persons who:
—
are citizens of the Union,
—
have full civil and political rights,
—
offer every guarantee of independence,
—
meet the conditions required for the exercise of the highest judicial office in their country or have the acknowledged competence and qualifications to undertake the duties of the Ombudsman, and
—
have not been members of national governments or members of the European Parliament, the European Council or the European Commission within the two years preceding the date of publication of the call for nominations.
Article 12
Cessation of the Ombudsman’s duties
1.   The Ombudsman shall cease to exercise his or her duties either at the end of his or her term of office or upon resignation or dismissal.
2.   Save in the event of dismissal, the Ombudsman shall remain in office until a new Ombudsman has been elected.
3.   In the event of early cessation of duties, a new Ombudsman shall within three months of the office falling vacant be elected for the remainder of the term of office of the European Parliament. Until a new Ombudsman has been elected, the principal officer referred to in Article 16(2) shall be responsible for urgent matters falling within the Ombudsman’s duties.
Article 13
Dismissal
Where the European Parliament intends to request the dismissal of the Ombudsman in accordance with Article 228(2) TFEU, it shall hear the Ombudsman before making such a request.
Article 14
Exercise of the Ombudsman’s duties
1.   In the performance of his or her duties, the Ombudsman shall act in accordance with Article 228(3) TFEU. The Ombudsman shall refrain from any act incompatible with the nature of those duties.
2.   When taking up office, the Ombudsman shall give a solemn undertaking before the Court of Justice that he or she will perform the duties referred to in the Treaties and in this Regulation with complete independence and impartiality and will respect the obligations arising therefrom during and after his or her term of office. The solemn undertaking shall in particular include the duty to behave with integrity and discretion as regards the acceptance of certain appointments or benefits after the end of the term of office.
3.   During the Ombudsman’s term of office, he or she may not engage in any other political or administrative duties, or any other occupation, whether gainful or not.
Article 15
Remuneration, privileges and immunities
1.   The Ombudsman shall have the same rank in terms of remuneration, allowances and pension as a judge at the Court of Justice.
2.   Articles 11 to 14 and Article 17 of Protocol No 7 on the privileges and immunities of the European Union, annexed to the Treaty on European Union, to the Treaty on the Functioning of the European Union and to the Treaty establishing the European Atomic Energy Community shall apply to the Ombudsman and to the officials and other servants of the Ombudsman’s secretariat.
Article 16
Secretariat of the Ombudsman
1.   The Ombudsman shall be awarded an adequate budget, sufficient to ensure the Ombudsman’s independence and the performance of his or her duties.
2.   The Ombudsman shall be assisted by a secretariat. The Ombudsman shall appoint the principal officer of the secretariat.
3.   The officials and other servants of the Ombudsman’s secretariat shall be subject to the Staff Regulations. The number of members of staff of the secretariat shall be adopted each year as part of the budgetary procedure.
4.   Where officials of the Union are seconded to the Ombudsman’s secretariat, that secondment shall be considered as a secondment in the interests of the service in accordance with point (a) of the first paragraph of Article 37 and Article 38 of the Staff Regulations.
Article 17
Seat of the Ombudsman
The seat of the Ombudsman shall be that of the European Parliament as determined by point (a) of the sole Article of Protocol No 6.
Article 18
Implementing provisions
The Ombudsman shall adopt the implementing provisions for this Regulation, after consultation of the European Parliament, the Council and the European Commission. Those shall be in accordance with this Regulation and shall, as a minimum, include provisions on:
(a)
procedural rights of the complainant and the Union institution, body, office or agency concerned;
(b)
receipt, processing and closure of complaints;
(c)
own-initiative inquiries; and
(d)
follow-up inquiries.
Article 19
Final provisions
1.   Decision 94/262/ECSC, EC, Euratom is repealed.
2.   This Regulation shall enter into force on the twentieth day following that of its publication in the 
Official Journal of the European Union
.
This Regulation shall be binding in its entirety and directly applicable in all Member States.
Done at Brussels, 24 June 2021.
For the European Parliament
The President
D. M. SASSOLI
(
1
)
  Consent of 18 June 2021 (not yet published in the Official Journal).
(
2
)
  Opinion of 18 June 2021 (not yet published in the Official Journal).
(
3
)
  Decision 94/262/ECSC, EC, Euratom of the European Parliament of 9 March 1994 on the regulations and general conditions governing the performance of the Ombudsman’s duties (
OJ L 113, 4.5.1994, p. 15
).
(
4
)
  Regulation (EC) No 1049/2001 of the European Parliament and of the Council of 30 May 2001 regarding public access to European Parliament, Council and Commission documents (
OJ L 145, 31.5.2001, p. 43
).
(
5
)
  Regulation (EC) No 1367/2006 of the European Parliament and of the Council of 6 September 2006 on the application of the provisions of the Aarhus Convention on Access to Information, Public Participation in Decision-making and Access to Justice in Environmental Matters to Community institutions and bodies (
OJ L 264, 25.9.2006, p. 13
).
(
6
)
  
            
OJ L 56, 4.3.1968, p. 1
.
(
7
)
  Regulation (EU, Euratom) No 883/2013 of the European Parliament and of the Council of 11 September 2013 concerning investigations conducted by the European Anti-Fraud Office (OLAF) and repealing Regulation (EC) No 1073/1999 of the European Parliament and of the Council and Council Regulation (Euratom) No 1074/1999 (
OJ L 248, 18.9.2013, p. 1
).
(
8
)
  Council Regulation (EU) 2017/1939 of 12 October 2017 implementing enhanced cooperation on the establishment of the European Public Prosecutor’s Office (‘the EPPO’) (
OJ L 283, 31.10.2017, p. 1
).

Summary:
The European Ombudsman
SUMMARY OF:
Regulation (EU, Euratom) 2021/1163 laying down the regulations and general conditions governing the performance of the Ombudsman’s duties
WHAT IS THE AIM OF THE REGULATION?
It lays down the rules and conditions for the European Ombudsman’s work. These are known as the 
Statute of the European Ombudsman
.
KEY POINTS
The Ombudsman:
must be completely independent and not take any outside instruction;
helps to uncover maladministration
1
 by 
European Union
 (EU) institutions, bodies, offices and agencies;
makes recommendations and proposes solutions to address an issue, when appropriate;
may not question the ruling or competence of a court, including the 
Court of Justice of the European Union
;
cooperates with national and EU authorities in carrying out their duties.
Complaints
Any EU citizen or natural or legal person residing, or with a registered office, in an EU 
Member State
 may take a complaint to the Ombudsman directly, or through a Member of the 
European Parliament
. Complaints from any other person or authority are not eligible.
The person bringing the complaint must do so within 2 years of being aware of the grounds on which it is based and must have already approached the relevant organisation about the facts involved.
The Ombudsman dismisses complaints that are beyond its remit or that are manifestly unfounded and informs the institution concerned when it declares a complaint admissible.
Complaints from EU staff must exhaust all internal administrative procedures before being referred to the Ombudsman.
The Ombudsman informs complainants of the action taken and tries to solve the maladministration with the institution concerned. If a solution satisfies the complainant and the institution, the case is closed.
Inquiries
The Ombudsman may conduct inquiries either on its own initiative or following a complaint, while informing the relevant institution.
Own-initiative inquiries focus in particular on repeated, systemic or particularly serious instances of maladministration as a matter of public interest, and may be followed by best-practice proposals.
Protection from reprisals is given to whistle-blowers who disclose information to the Ombudsman that leads to an inquiry.
Follow-up
The Ombudsman informs the relevant institution if it establishes a case of maladministration and, when appropriate, makes recommendations.
The institution may respond to the Ombudsman, normally within 3 months. If it does not, the inquiry is closed and the Ombudsman forwards its report to all concerned.
The Ombudsman presents a report to the European Parliament at the end of each annual session on the outcome of its inquiries. This contains an assessment of compliance with recommendations, proposals for solutions and improvement, and details of cases involving harassment, whistleblowing and conflicts of interest.
Information
EU institutions, bodies, offices and agencies and relevant national authorities must provide the Ombudsman, without delay, any information requested in an inquiry.
The information, which is subject to professional secrecy, covers all physical and electronic documents, including 
EU classified material
 — subject to certain conditions.
The Ombudsman may question EU officials on facts involving an ongoing inquiry.
The Ombudsman handles requests for public access to documents, except for those obtained during an inquiry.
General conditions
The European Parliament elects (and has the power to dismiss) the Ombudsman, who is eligible for reappointment at the start of the parliamentary term.
The Ombudsman: 
must be an EU citizen with full civil and political rights and must not have been a national or European parliamentarian or have served in the 
European Council
 or 
European Commission
 within 2 years of the call for nominations;
may not engage in any other political or administrative duties or occupation, paid or otherwise, during the term of office;
has the same pay, allowances and pension as a judge at the Court of Justice;
has an adequate budget and secretariat to ensure its independence and carry out its duties;
is based in Strasbourg.
The regulation repeals and replaces Decision 
94/262/ECSC, EC, Euratom
.
FROM WHEN DOES THE REGULATION APPLY?
It has applied since 
5 August 2021
.
BACKGROUND
The regulation revising the European Ombudsman’s statute codifies many of its existing working practices. It strengthens the Ombudsman’s legal base and introduces safeguards to further guarantee its independence.
The regulation represents a special type of legislative process where the European Parliament has the direct right of legislative initiative, the Council gives its consent and the Commission its opinion.
The regulation is adopted on the basis of Article 
228
 of the Treaty on the Functioning of the European Union (TFEU) and Article 
106a
 of the Treaty establishing the European Atomic Energy Community.
Article 
20
(2)(d) TFEU recognises the right of an EU citizen to apply to the European Ombudsman and Article 
41
 of the Charter of Fundamental Rights recognises good administration as a fundamental EU right.
The Ombudsman Office was established by the 
Maastricht Treaty
 (see 
summary
) in 1992. There have been three Ombudsmen since the first in 1995.
For more information, see: 
European Ombudsman
 (European Ombudsman).
KEY TERMS
Maladministration.
 Failure to act according to the law or principles of good administration or violation of human rights.
MAIN DOCUMENT
Regulation (EU, Euratom) 
2021/1163
 of the European Parliament of 
24 June 2021
 laying down the regulations and general conditions governing the performance of the Ombudsman’s duties (Statute of the European Ombudsman) and repealing Decision 94/262/ECSC, EC, Euratom (OJ L 253, 
16.7.2021
, 
pp. 1–10
).
RELATED DOCUMENTS
Consolidated text: Regulation 
No 31
 (EEC), 11 (EAEC)
, laying down the Staff Regulations of Officials and the Conditions of Employment of Other Servants of the European Economic Community and the European Atomic Energy Community.
Consolidated version of the Treaty on the Functioning of the European Union — Part Six — Institutional and financial provisions — Title I — Institutional provisions — Chapter 1 — The institutions — Section 1 — The European Parliament — Article 
228
 (ex Article 195 TEC) (OJ C 202, 
7.6.2016
, 
pp. 150–151
).
Consolidated version of the Treaty establishing the European Atomic Energy Community — Title III — Institutional and financial provisions — Chapter 1 — Application of certain provisions of the Treaty on European Union and of the Treaty on the Functioning of the European Union — Article 
106a
 (OJ C 203, 
7.6.2016
, 
p. 40
).
Charter of Fundamental Rights of the European Union — Title V — Citizens’ rights — Article 
41
 — Right to good administration (OJ C 202, 
7.6.2016
, 
pp. 401–402
).
last update 
27.9.2021

--- DANISH ---

Document:
16.7.2021
DA
Den Europæiske Unions Tidende
L 253/1
EUROPA-PARLAMENTETS FORORDNING (EU, Euratom) 2021/1163
af 24. juni 2021
om Ombudsmandens statut og de almindelige betingelser for udøvelsen af dennes hverv (Den Europæiske Ombudsmands statut) og om ophævelse af afgørelse 94/262/EKSF, EF, Euratom
EUROPA-PARLAMENTET HAR —
under henvisning til traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde, særlig artikel 228, stk. 4,
under henvisning til traktaten om oprettelse af Det Europæiske Atomenergifællesskab, særlig artikel 106A, stk. 1, og
efter fremsendelse af udkast til lovgivningsmæssig retsakt til de nationale parlamenter,
under henvisning til godkendelse fra Rådet for Den Europæiske Union 
(
1
)
,
under henvisning til udtalelse fra Europa-Kommissionen 
(
2
)
,
efter en særlig lovgivningsprocedure, og
ud fra følgende betragtninger:
(1)
Statutten og de almindelige betingelser for udøvelsen af ombudsmandens hverv bør fastsættes under overholdelse af bestemmelserne i traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde (TEUF), særlig artikel 20, stk. 2, litra d), og artikel 228 heraf, traktaten om oprettelse af Det Europæiske Atomenergifællesskab og Den Europæiske Unions charter om grundlæggende rettigheder (»chartret«).
(2)
Europa-Parlamentets afgørelse 94/262/EKSF, EF, Euratom 
(
3
)
 blev sidst ændret i 2008. Efter Lissabontraktatens ikrafttræden den 1. december 2009 bør afgørelse 94/262/EKSF, EF, Euratom ophæves og erstattes af en forordning vedtaget på grundlag af artikel 228, stk. 4, i TEUF.
(3)
I artikel 41 i chartret anerkendes det, at retten til god forvaltning er en grundlæggende rettighed for unionsborgere. I chartrets artikel 43 anerkendes endvidere retten til at klage til Den Europæiske Ombudsmand over tilfælde af fejl og forsømmelser i forbindelse med handlinger foretaget af Unionens institutioner, organer, kontorer eller agenturer. For at sikre, at disse rettigheder har et reelt indhold, og for at forbedre ombudsmandens muligheder for at gennemføre grundige og upartiske undersøgelser og derved styrke ombudsmandens uafhængighed, som begge dele er afhængige af, bør han eller hun være udstyret med alle de nødvendige værktøjer for ordentligt at kunne varetage Ombudsmandens hverv som omhandlet i traktaterne og i denne forordning.
(4)
Fastsættelsen af de betingelser, hvorunder en klage kan indbringes for ombudsmanden, bør stemme overens med princippet om fuld, fri og let adgang under behørig hensyntagen til de specifikke begrænsninger, der følger af retslige og administrative procedurer.
(5)
Ombudsmanden bør handle under behørig hensyntagen til kompetencerne hos de EU-institutioner, -organer, -kontorer eller -agenturer, som er genstand for hans eller hendes undersøgelser.
(6)
Det er nødvendigt at fastlægge de procedurer, der skal følges, hvis resultaterne af ombudsmandens undersøgelser viser, at der foreligger fejl eller forsømmelser. Ombudsmanden bør ved slutningen af hver årlig session aflægge en samlet beretning til Europa-Parlamentet. Ombudsmanden bør også have ret til, i sin årlige beretning, at medtage en vurdering af overholdelsen af de fremsatte henstillinger.
(7)
For at styrke ombudsmandens rolle og fremme den bedste administrative praksis i Unionens institutioner, organer, kontorer og agenturer er det hensigtsmæssigt at lade ombudsmanden foretage undersøgelser på eget initiativ, når han eller hun finder det berettiget, navnlig af gentagne, systemiske eller særligt alvorlige tilfælde af fejl eller forsømmelser, uden at dette berører hans eller hendes primære pligt til at behandle klager.
(8)
Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 1049/2001 
(
4
)
, som suppleret ved Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 1367/2006 
(
5
)
 bør finde anvendelse på begæringer om aktindsigt i ombudsmandens dokumenter, med undtagelse af dokumenter, der er indhentet i forbindelse med en undersøgelse, i tilfælde af hvilket begæringer bør behandles af den EU-institution eller det EU-organ, -kontor eller -agentur, som dokumenterne stammer fra.
(9)
Ombudsmanden bør have adgang til alle elementer, der er nødvendige for udøvelsen af hans eller hendes hverv. Med henblik herpå bør Unionens institutioner, organer, kontorer og agenturer give Ombudsmanden alle oplysninger, som han eller hun anmoder om med henblik på en undersøgelse. Hvis udøvelsen af ombudsmandens hverv kræver, at ombudsmanden får adgang til klassificerede informationer, som Unionens institutioner, organer, kontorer og agenturer eller medlemsstaternes myndigheder er i besiddelse af, bør Ombudsmanden have adgang til sådanne informationer med forbehold af, at det sikres, at reglerne for beskyttelsen heraf overholdes.
(10)
Ombudsmanden og hans eller hendes personale bør behandle de oplysninger, de har fået kendskab til under udøvelsen af deres hverv med fortrolighed, uden at det berører ombudsmandens pligt til at underrette medlemsstaternes myndigheder om forhold, der kan have forbindelse med strafbare handlinger, og som han eller hun måtte have fået kendskab til i forbindelse med en undersøgelse. Ombudsmanden bør ligeledes være i stand til at underrette den berørte institution eller det berørte organ, kontor eller agentur om forhold, som rejser tvivl vedrørende en af deres tjenestemænds eller ansattes adfærd. Ombudsmandens forpligtelse til fortrolig behandling af alle oplysninger, der indhentes i forbindelse med hans eller hendes hverv, bør ikke berøre ombudsmandens forpligtelse til at udføre sit arbejde så åbent som muligt, jf. artikel 15, stk. 1, i TEUF. For at kunne varetage sine opgaver og underbygge sine konklusioner bør ombudsmanden navnlig i sine beretninger kunne henvise til alle oplysninger, der er tilgængelige for offentligheden.
(11)
Ombudsmanden bør, hvis det er nødvendigt, for at han eller hun kan udføre sine opgaver effektivt, have mulighed for at samarbejde og udveksle oplysninger med medlemsstaternes myndigheder i overensstemmelse med gældende national ret og EU-ret samt med Unionens øvrige institutioner, organer, kontorer eller agenturer i overensstemmelse med gældende EU-ret.
(12)
I begyndelsen af hver valgperiode og for hele valgperioden vælger Europa-Parlamentet en person, der er unionsborger og som kan bevise, at han eller hun er uafhængig og besidder de fornødne kvalifikationer, til ombudsmand. Der bør endvidere fastsættes generelle bestemmelser, blandt andet om ophør af ombudsmandens hverv, udpegelse af en efterfølger til ombudsmanden, uforenelighed, ombudsmandens vederlag samt ombudsmandens privilegier og immuniteter.
(13)
Det bør præciseres, at ombudsmanden har samme hjemsted som Europa-Parlamentet, jf. den eneste artikel, litra a), i protokol nr. 6 om fastlæggelse af hjemstedet for Den Europæiske Unions institutioner og for visse af Unionens organer, kontorer, agenturer og tjenester, der er knyttet som bilag til traktaten om Den Europæiske Union, traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde og traktaten om oprettelse af Det Europæiske Atomenergifællesskab (»protokol nr. 6«).
(14)
Ombudsmanden bør sikre en ligelig kønsfordeling i sammensætningen af sit sekretariat under behørig hensyntagen til artikel 1d, stk. 2, i vedtægten for tjenestemænd i Den Europæiske Union og ansættelsesvilkårene for de øvrige ansatte i Unionen, fastsat ved Rådets forordning (EØF, Euratom, EKSF) nr. 259/68 
(
6
)
 (»personalevedtægten«).
(15)
Det tilkommer ombudsmandens at fastsætte gennemførelsesbestemmelserne til denne forordning efter høring af Europa-Parlamentet, Rådet og Europa-Kommissionen. I mangel af en udtalelse fra disse institutioner inden for en rimelig frist, som ombudsmanden på forhånd har fastsat, kan han eller hun fastsætte de pågældende gennemførelsesbestemmelser. For at garantere retssikkerheden og de højest tænkelige standarder ved udøvelsen af ombudsmandens hverv bør mindstekravene til de gennemførelsesbestemmelser, der skal vedtages, fastsættes i denne forordning —
VEDTAGET DENNE FORORDNING:
Artikel 1
Genstand og principper
1.   I denne forordning fastsættes statutten og de almindelige betingelser for udøvelsen af ombudsmandens hverv (»Den Europæiske Ombudsmands statut«).
2.   Ombudsmanden udfører sit hverv i fuldkommen uafhængighed og handler uden forudgående tilladelse.
3.   Ombudsmanden hjælper med at afsløre fejl eller forsømmelser i forbindelse med handlinger foretaget af Unionens institutioner, organer, kontorer og agenturer med undtagelse af Domstolen under udøvelsen af dens domstolsfunktioner under behørig hensyntagen til artikel 20, stk. 2, litra d), artikel 228 i TEUF og artikel 41 i chartret om retten til god forvaltning.
Handlinger foretaget af enhver anden myndighed eller person kan ikke indklages for ombudsmanden.
4.   Ombudsmanden fremsætter i givet fald henstillinger, forslag til løsninger og forslag til forbedringer med henblik på at behandle problemet.
5.   Ombudsmanden kan ved udøvelsen af sit hverv ikke anfægte begrundelsen for en retsafgørelse eller en domstols kompetence til at træffe afgørelse.
Artikel 2
Klager
1.   Enhver unionsborger eller enhver fysisk eller juridisk person med bopæl eller hjemsted i en medlemsstat kan enten direkte eller gennem et medlem af Europa-Parlamentet indgive klage til ombudsmanden over tilfælde af fejl eller forsømmelser.
2.   En klage skal indeholde en klar angivelse af dens indhold og klagerens identitet. En klager kan anmode om, at klagen helt eller delvist forbliver fortrolig.
3.   En klage skal indgives inden for en frist på to år regnet fra den dato, hvor klageren blev gjort bekendt med de omstændigheder, der berettiger klagen. Inden klagen indgives, skal klageren rette de fornødne administrative henvendelser til den eller det af Unionens institutioner, organer, kontorer eller agenturer, som klagen vedrører.
4.   Ombudsmanden afviser en klage, hvis den ligger uden for anvendelsesområdet for ombudsmandens mandat, eller hvis de proceduremæssige krav i stk. 2 og 3 ikke er opfyldt. Ligger en klage uden for anvendelsesområdet for ombudsmandens mandat, kan han eller hun råde klageren til at sende klagen til en anden myndighed.
5.   Finder ombudsmanden, at klagen er åbenbart grundløs, afslutter han eller hun sagen og underretter klageren herom. Hvis klageren har underrettet den berørte EU-institution eller det berørte EU-organ, -kontor eller -agentur om klagen, underretter ombudsmanden også den berørte myndighed.
6.   Klager, der vedrører ansættelsesforhold mellem EU-institutioner, -organer, -kontorer eller -agenturer og deres personale, kan kun behandles, hvis den pågældende person har udtømt alle interne administrative procedurer, navnlig dem, der er omhandlet i artikel 90 i personalevedtægten, og den kompetente myndighed i den berørte EU-institution eller det berørte EU-organ, -kontor eller -agentur har truffet en afgørelse, eller svarfristen er udløbet. Ombudsmanden har ligeledes ret til at kontrollere de foranstaltninger, som den kompetente myndighed i den berørte institution eller det berørte organ, kontor eller agentur har truffet for at sikre beskyttelse af formodede ofre for chikane og genoprette et sundt og sikkert arbejdsmiljø, der respekterer de berørte personers værdighed, mens en administrativ undersøgelse pågår, forudsat at de berørte personer har udtømt de interne administrative procedurer med hensyn til disse foranstaltninger.
7.   Ombudsmanden underretter den berørte EU-institution eller det berørte EU-organ, kontor eller agentur om en registreret klage, så snart denne klage er konstateret at opfylde betingelserne for behandling, og afgørelsen om at indlede en undersøgelse er truffet.
8.   Indgivelse af klager til ombudsmanden fører ikke til en afbrydelse af forældelsesfristerne for rekurs eller søgsmål.
9.   Når ombudsmanden på grund af en verserende eller afsluttet retssag vedrørende de forelagte forhold konstaterer, at en klage ikke opfylder betingelserne for behandling, eller beslutter at afslutte sin behandling heraf, henlægges resultaterne af de undersøgelser, ombudsmanden måtte have foretaget indtil dette tidspunkt, og sagen afsluttes.
10.   Ombudsmanden underretter snarest muligt klageren om den videre behandling af klagen og forsøger sammen med den pågældende EU-institution eller det pågældende EU-organ, -kontor eller -agentur at finde en løsning, der kan bringe fejlene eller forsømmelserne til ophør. Ombudsmanden underretter klageren om den foreslåede løsning samt de bemærkninger, der måtte være fremsat af den pågældende EU-institution eller det pågældende EU-organ, -kontor eller -agentur. Klageren kan når som helst fremsætte bemærkninger eller fremlægge yderligere oplysninger, som ikke var kendte på tidspunktet for indgivelsen af klagen.
Er der fundet en løsning, som klageren og den berørte EU-institution eller det berørte EU-organ, -kontor eller -agentur accepterer, kan ombudsmanden afslutte sagen uden at følge proceduren i artikel 4.
Artikel 3
Undersøgelser
1.   Ombudsmanden skal i overensstemmelse med sit hverv foretage de undersøgelser, som han eller hun finder berettigede, enten på eget initiativ eller på grundlag af en klage.
2.   Ombudsmanden underretter hurtigst muligt den berørte EU-institution eller det berørte EU-organ, -kontor eller -agentur om sådanne undersøgelser. Med forbehold af artikel 5 kan den berørte EU-institution eller det berørte EU-organ, -kontor eller -agentur på eget initiativ eller på anmodning af ombudsmanden forelægge alle relevante bemærkninger eller oplysninger.
3.   Ombudsmanden kan foretage undersøgelser på eget initiativ, når han eller hun finder det berettiget, og navnlig af gentagne, systemiske eller særligt alvorlige tilfælde af fejl eller forsømmelser, for at behandle disse tilfælde som et spørgsmål af almen interesse. I forbindelse med sådanne undersøgelser kan han eller hun også fremsætte forslag og initiativer til fremme af den bedste administrative praksis i Unionens institutioner, organer, kontorer og agenturer.
Artikel 4
Samspil mellem ombudsmanden og institutionerne
1.   Hvis der, i forbindelse med en undersøgelse, konstateres tilfælde af fejl eller forsømmelser, underretter ombudsmanden uden unødig forsinkelse den berørte EU-institution eller det berørte EU-organ, -kontor eller -agentur om undersøgelsens resultater og fremsætter i givet fald henstillinger.
2.   Den berørte institution eller det berørte organ, kontor eller agentur afgiver en detaljeret udtalelse til ombudsmanden inden tre måneder. Ombudsmanden kan efter en begrundet anmodning fra den berørte EU-institution eller det berørte EU-organ, -kontor eller -agentur forlænge fristen. Denne fristforlængelse må højst være på to måneder. Hvis den berørte EU-institution eller det berørte EU-organ, -kontor eller -agentur ikke afgiver nogen udtalelse inden for den oprindelige frist på tre måneder eller inden for den forlængede frist, kan ombudsmanden afslutte undersøgelsen uden en sådan udtalelse.
3.   Efter afslutningen af en undersøgelse, fremsender ombudsmanden en rapport til den berørte EU-institution eller det berørte EU-organ, -kontor eller -agentur, og, hvis det er påkrævet i lyset af arten eller omfanget af de afslørede fejl eller forsømmelser, til Europa-Parlamentet. Ombudsmanden kan fremsætte henstillinger i rapporten. Ombudsmanden underretter klageren om resultatet af undersøgelsen, om den af EU-institutionen, -organet, -kontoret eller -agenturet afgivne udtalelse og om eventuelle henstillinger, som er fremsat i rapporten.
4.   Når det er relevant i forbindelse med en undersøgelse af aktiviteter i Unionens institutioner, organer, kontorer eller agenturer, kan ombudsmanden få foretræde for Europa-Parlamentet på det mest passende niveau, enten på eget initiativ eller efter anmodning fra Europa-Parlamentet.
5.   Ved slutningen af hver årlig session aflægger ombudsmanden en beretning til Europa-Parlamentet om resultatet af de gennemførte undersøgelser. Beretningen omfatter en vurdering af, hvordan ombudsmandens henstillinger er blevet efterlevet, forslag til løsninger og forslag til forbedringer. Beretningen skal også, hvor det er relevant, indeholde resultatet af Ombudsmandens undersøgelser vedrørende chikane, whistleblowing og interessekonflikter inden for Unionens institutioner, organer, kontorer eller agenturer.
Artikel 5
Meddelelse af informationer til ombudsmanden
1.   I denne artikel forstås »meddelelse af informationer« som omfattende alle fysiske og elektroniske midler, som giver ombudsmanden og dennes sekretariat adgang til informationer, herunder dokumenter, uanset formen.
2.   Ved »EU-klassificerede informationer« forstås informationer eller materiale mærket med en EU-sikkerhedsklassifikation, hvis uautoriserede videregivelse kunne forvolde Unionens eller en eller flere af medlemsstaternes interesser skade i forskellig grad.
3.   På de betingelser, der er fastsat i denne artikel, meddeler Unionens institutioner, organer, kontorer og agenturer og medlemsstaternes kompetente myndigheder efter anmodning fra ombudsmanden eller på eget initiativ og uden unødig forsinkelse ombudsmanden alle de informationer, som han eller hun har anmodet om med henblik på en undersøgelse.
4.   Følgende principper og betingelser finder anvendelse for ombudsmandens adgang til EU-klassificerede informationer:
a)
den EU-institution eller det EU-organ, -kontor eller -agentur, der meddeler de EU-klassificerede informationer, skal have afsluttet sine relevante interne procedurer, og hvis ophavsmanden er en tredjepart, skal denne på forhånd have givet sit skriftlige samtykke
b)
ombudsmandens behov for adgang til informationerne skal være godtgjort
c)
det skal sikres, at kun personer, der har en sikkerhedsgodkendelse til det relevante sikkerhedsniveau i henhold til national ret, og som er godkendt af den kompetente sikkerhedsmyndighed, får adgang til informationer, der er klassificeret CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL eller højere.
5.   Med hensyn til meddelelse af EU-klassificerede informationer vurderer den berørte EU-institution eller det berørte EU-organ, -kontor eller -agentur, om Ombudsmanden effektivt har indført interne sikkerhedsregler samt fysiske og proceduremæssige foranstaltninger til beskyttelse af EU-klassificerede informationer. Med henblik herpå kan Ombudsmanden og en EU-institution eller et EU-organ, -kontor eller -agentur også indgå en aftale, der fastlægger en generel ramme for meddelelse af EU-klassificerede informationer.
6.   I overensstemmelse med stk. 4 og 5 gives der adgang til EU-klassificerede informationer i den berørte EU-institutions eller det berørte EU-organs, -kontors eller -agenturs lokaler, medmindre der truffet aftale om andet med Ombudsmanden.
7.   Med forbehold af stk. 3 kan medlemsstaternes kompetente myndigheder nægte at give ombudsmanden adgang til informationer, der er omfattet af national lovgivning om beskyttelse af klassificerede informationer eller af bestemmelser, der forhindrer videregivelse heraf.
Den pågældende medlemsstat kan dog meddele ombudsmanden sådanne informationer på betingelser, der fastsættes af dens kompetente myndighed.
8.   Hvor Unionens institutioner, organer, kontorer eller agenturer og medlemsstaternes myndigheder agter at meddele EU-klassificerede informationer eller andre informationer til ombudsmanden, som ikke er tilgængelige for offentligheden, underretter disse på forhånd ombudsmanden herom.
Ombudsmanden sikrer, at sådanne informationer beskyttes på behørig vis, og må navnlig ikke videregive dem til klageren eller offentligheden uden forudgående samtykke fra EU-institutionen, -organet, -kontoret eller -agenturet eller den kompetente myndighed i den berørte medlemsstat. For så vidt angår EU-klassificerede informationer skal samtykket gives skriftligt.
9.   De EU-institutioner, -organer, -kontorer eller -agenturer, der nægter at give adgang til EU-klassificerede informationer, giver Ombudsmanden en skriftlig begrundelse, der som minimum angiver grundene til afslaget.
10.   Ombudsmanden opbevarer kun informationer, jf. stk. 8, indtil undersøgelsen er endeligt afsluttet.
Ombudsmanden kan anmode en EU-institution, et organ, kontor eller agentur eller en medlemsstat om at opbevare sådanne informationer i en periode på mindst fem år.
11.   Opnås den ønskede bistand ikke, underretter ombudsmanden Europa-Parlamentet, der handler i overensstemmelse hermed.
Artikel 6
Aktindsigt i ombudsmandens dokumenter
Ombudsmanden behandler begæringer om aktindsigt, dog ikke i dokumenter, der er indhentet i forbindelse med en undersøgelse og opbevaret af ombudsmanden i løbet af undersøgelsen eller efter dens afslutning, i overensstemmelse med betingelserne og begrænsningerne i forordning (EF) nr. 1049/2001, som suppleret ved forordning (EF) nr. 1367/2006.
Artikel 7
Høring af tjenestemænd og øvrige ansatte
1.   Tjenestemænd og øvrige ansatte i Unionens institutioner, organer, kontorer og agenturer høres efter anmodning fra ombudsmanden om forhold, der vedrører en igangværende ombudsmandsundersøgelse.
2.   Disse tjenestemænd og øvrige ansatte udtaler sig på vegne af deres institution, organ, kontor eller agentur. De forbliver bundet af de forpligtelser, der følger af de for deres ansættelsesforhold gældende regler.
Artikel 8
Undersøgelser i forbindelse med whistleblowing
1.   Ombudsmanden kan foretage en undersøgelse for at afdække tilfælde af fejl eller forsømmelser i forbindelse med behandlingen af oplysninger som defineret i personalevedtægtens artikel 22a, som en tjenestemand eller en anden ansat har underrettet ham eller hende om i overensstemmelse med de relevante bestemmelser i personalevedtægten.
2.   I sådanne tilfælde nyder tjenestemanden eller den ansatte den beskyttelse, som personalevedtægten giver mod eventuelle sanktioner fra EU-institutionens, -organets, -kontorets eller -agenturets side som følge af meddelelsen af informationerne.
3.   Ombudsmanden kan også undersøge, om der foreligger tilfælde af fejl eller forsømmelser i forbindelse med den pågældende institutions eller det pågældende organs, kontors eller agenturs håndtering af sådanne sager, herunder med hensyn til beskyttelsen af den pågældende tjenestemand eller ansatte.
Artikel 9
Tavshedspligt
1.   Ombudsmanden og dennes ansatte må ikke videregive informationer eller dokumenter, som kommer dem i hænde i forbindelse med en undersøgelse. Med forbehold af stk. 2 er de navnlig forpligtede til ikke at videregive EU-klassificerede informationer eller interne dokumenter fra EU-institutioner, -organer, -kontorer eller -agenturer, som ombudsmanden har modtaget, eller dokumenter, der henhører under EU-retten om beskyttelse af personoplysninger. De må heller ikke videregive informationer, som kan skade klageren eller enhver anden berørt person.
2.   Med forbehold af den generelle indberetningspligt for alle Unionens institutioner, organer, kontorer og agenturer til Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig (OLAF) i henhold til artikel 8 i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU, Euratom) nr. 883/2013 
(
7
)
, underretter ombudsmanden, hvis forhold, der er kommet frem i forbindelse med en ombudsmandsundersøgelse, kan udgøre eller har forbindelse til en strafbar handling, medlemsstaternes kompetente myndigheder og, såfremt sagen henhører under deres respektive beføjelser, Den Europæiske Anklagemyndighed, i overensstemmelse med artikel 24 i Rådets forordning (EU) 2017/1939 
(
8
)
 og OLAF.
3.   Ombudsmanden underretter i givet fald og efter aftale med Den Europæiske Anklagemyndighed eller OLAF også den eller det af Unionens for den pågældende tjenestemand eller ansatte kompetente institutioner, organer, kontorer eller agenturer, som kan indlede passende procedurer.
Artikel 10
Samarbejde med medlemsstaternes myndigheder og med Unionens institutioner, organer, kontorer og agenturer
1.   Ombudsmanden kan, hvis det er nødvendigt for udførelsen af hans eller hendes hverv, samarbejde med medlemsstaternes myndigheder i overensstemmelse med gældende national ret og EU-ret.
2.   Ombudsmanden kan inden for rammerne af sit hverv også samarbejde med andre EU-institutioner, -organer, -kontorer og -agenturer, navnlig dem, der har ansvaret for fremme og beskyttelse af grundlæggende rettigheder. Ombudsmanden undgår enhver gentagelse af eller overlapning med disse EU-institutioners, -organers, -kontorers eller -agenturers aktiviteter.
3.   Kommunikation rettet til medlemsstaternes myndigheder med henblik på anvendelsen af denne forordning sker via deres faste repræsentationer ved Unionen, undtagen hvis den pågældende faste repræsentation er indforstået med, at ombudsmandens sekretariat kan henvende sig direkte til den pågældende medlemsstats myndigheder.
Artikel 11
Valg af ombudsmanden
1.   Ombudsmanden vælges og kan genudnævnes i overensstemmelse med artikel 228, stk. 2, i TEUF blandt kandidater, som er udvalgt ved en gennemsigtig procedure.
2.   Efter offentliggørelsen af indkaldelsen af ansøgninger i 
Den Europæiske Unions Tidende
 vælges til ombudsmanden en person, der:
—
er unionsborger
—
i fuldt omfang er i besiddelse af borgerlige og politiske rettigheder
—
kan bevise, at han eller hun er uafhængig
—
opfylder de betingelser, der kræves for at bestride det højeste dommerembede i sit hjemland, eller hvis faglige kompetence og kvalifikationer til at påtage sig hvervet som ombudsmand er almindeligt anerkendt
—
ikke har været medlem af nationale regeringer eller af Europa-Parlamentet, Det Europæiske Råd eller Europa-Kommissionen i de to år forud for datoen for offentliggørelse af indkaldelsen af kandidater.
Artikel 12
Ophør af Ombudsmandens hverv
1.   Ombudsmandens hverv ophører ved udløbet af embedsperioden eller ved frivillig fratræden eller afskedigelse.
2.   Undtagen ved afskedigelse fortsætter ombudsmanden i sin stilling, indtil en efterfølger er blevet valgt.
3.   Såfremt hvervet fratrædes i utide, vælges der en ny ombudsmand, senest tre måneder efter at stillingen er blevet ledig, og for den resterende periode frem til afslutningen af Europa-Parlamentets valgperiode. Indtil der er valgt en ny ombudsmand, er det den leder, der er henvist til i artikel 16, stk. 2, der har ansvaret for hastende sager, som falder ind under ombudsmandens hverv.
Artikel 13
Afskedigelse
Hvis Europa-Parlamentet har til hensigt at indgive begæring om afskedigelse af ombudsmanden i overensstemmelse med artikel 228, stk. 2, i TEUF, hører det ombudsmanden, inden der indgives en sådan begæring.
Artikel 14
Udøvelse af Ombudsmandens hverv
1.   Ombudsmanden udøver sit hverv i overensstemmelse med artikel 228, stk. 3, i TEUF. Ombudsmanden afholder sig fra enhver handling, der er uforenelig med karakteren af dette hverv.
2.   Ombudsmanden afgiver ved tiltrædelsen af sit hverv et højtideligt tilsagn over for Domstolen om, at han eller hun vil varetage sit hverv, som omhandlet i traktaterne og i denne forordning, fuldstændig uafhængigt og upartisk og under hele sin embedsperiode og efter dennes ophør vil overholde de forpligtelser, der følger med hvervet, fuldt ud. Det højtidelige tilsagn omfatter i særdeleshed pligten til efter embedsperiodens ophør at udvise hæderlighed og tilbageholdenhed med hensyn til påtagelse af visse hverv eller opnåelse af visse fordele.
3.   Ombudsmanden må, så længe embedsperioden varer, ikke udøve noget andet politisk eller administrativt hverv eller nogen anden erhvervsmæssig virksomhed, hverken lønnet eller ulønnet.
Artikel 15
Vederlag, privilegier og immuniteter
1.   Ombudsmanden er, for så vidt angår vederlag, tillæg og pension, sidestillet med en dommer ved Domstolen.
2.   Artikel 11-14 og artikel 17 i protokol nr. 7 om Den Europæiske Unions privilegier og immuniteter, der er knyttet som bilag til traktaten om Den Europæiske Union, traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde og traktaten om oprettelse af Det Europæiske Atomenergifællesskab, finder anvendelse på ombudsmanden og på tjenestemænd og øvrige ansatte i ombudsmandens sekretariat.
Artikel 16
Ombudsmandens sekretariat
1.   Ombudsmanden tildeles et passende budget, der er tilstrækkeligt til at sikre, at ombudsmanden er uafhængig og kan varetage sit hverv.
2.   Ombudsmanden bistås af et sekretariat. Ombudsmanden udnævner lederen af sekretariatet.
3.   Tjenestemænd og andre ansatte i ombudsmandens sekretariat er omfattet af personalevedtægten. Antallet af ansatte i sekretariatet fastsættes hvert år i forbindelse med budgetproceduren.
4.   Hvis EU-tjenestemænd udstationeres til Ombudsmandens sekretariat, betragtes denne udstationering som midlertidig tjeneste i anden stilling i tjenestens interesse i henhold til artikel 37, stk. 1, litra a), og artikel 38 i personalevedtægten.
Artikel 17
Ombudsmandens hjemsted
Ombudsmandens har samme hjemsted som Europa-Parlamentet, jf. den eneste artikel, litra a), i protokol nr. 6.
Artikel 18
Gennemførelsesbestemmelser
Ombudsmandens fastsætter gennemførelsesbestemmelserne til denne forordning efter høring af Europa-Parlamentet, Rådet og Europa-Kommissionen. Disse gennemførelsesbestemmelser skal være i overensstemmelse med denne forordning og som minimum omfatte bestemmelser om:
a)
de processuelle rettigheder, der tilkommer klageren og den berørte EU-institution eller det berørte EU-organ, -kontor eller -agentur
b)
modtagelse, behandling og afslutning af klager
c)
undersøgelser på eget initiativ og
d)
opfølgende undersøgelser.
Artikel 19
Afsluttende bestemmelser
1.   Afgørelse 94/262/EKSF, EF, Euratom ophæves.
2.   Denne forordning træder i kraft på tyvendedagen efter offentliggørelsen i 
Den Europæiske Unions Tidende
.
Denne forordning er bindende i alle enkeltheder og gælder umiddelbart i hver medlemsstat.
Udfærdiget i Bruxelles, den 24. juni 2021.
På Europa-Parlamentets vegne
D.M. SASSOLI
Formand
(
1
)
  Godkendelse af 18.6.2021 (endnu ikke offentliggjort i EUT).
(
2
)
  Udtalelse af 18.6.2021 (endnu ikke offentliggjort i EUT).
(
3
)
  Europa-Parlamentets afgørelse 94/262/EKSF, EF, Euratom af 9. marts 1994 vedrørende ombudsmandens statut og de almindelige betingelser for udøvelsen af hans hverv (
EFT L 113 af 4.5.1994, s. 15
).
(
4
)
  Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 1049/2001 af 30. maj 2001 om aktindsigt i Europa-Parlamentets, Rådets og Kommissionens dokumenter (
EFT L 145 af 31.5.2001, s. 43
).
(
5
)
  Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 1367/2006 af 6. september 2006 om anvendelse af Århus-konventionens bestemmelser om adgang til oplysninger, offentlig deltagelse i beslutningsprocesser samt adgang til klage og domstolsprøvelse på miljøområdet på Fællesskabets institutioner og organer (
EUT L 264 af 25.9.2006, s. 13
).
(
6
)
  
            
EFT L 56 af 4.3.1968, s. 1
.
(
7
)
  Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU, Euratom) nr. 883/2013 af 11. september 2013 om undersøgelser, der foretages af Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig (OLAF) og om ophævelse af Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 1073/1999 og Rådets forordning (Euratom) nr. 1074/1999 (
EUT L 248 af 18.9.2013, s. 1
).
(
8
)
  Rådets forordning (EU) 2017/1939 af 12. oktober 2017 om gennemførelse af et forstærket samarbejde om oprettelse af Den Europæiske Anklagemyndighed (»EPPO«) (
EUT L 283 af 31.10.2017, s. 1
).

Summary:
Den europæiske ombudsmand
RESUMÉ AF:
Forordning (EU, Euratom) 2021/1163 om Ombudsmandens statut og de almindelige betingelser for udøvelsen af dennes hverv
HVAD ER FORMÅLET MED FORORDNINGEN?
Den fastsætter regler og betingelser for den europæiske ombudsmands arbejde. Den kaldes 
Den Europæiske Ombudsmands statut
.
HOVEDPUNKTER
Ombudsmanden:
skal være fuldstændig uafhængig og må ikke modtage instrukser udefra
hjælper med at afsløre fejl eller forsømmelser
1
 begået af 
Den Europæiske Unions
 (EU) institutioner, organer, kontorer og agenturer
fremsætter henstillinger og foreslår løsninger med henblik på at behandle et problem, når det er relevant
kan ikke anfægte begrundelsen for en retsafgørelse eller en domstols kompetence til at træffe afgørelse, herunder 
Den Europæiske Unions Domstol
samarbejder med nationale myndigheder og EU-myndigheder ved udførelsen af deres pligter.
Klager
Enhver EU-borger eller enhver fysisk eller juridisk person med bopæl eller hjemsted i en 
EU-medlemsstat
 kan indgive klage til ombudsmanden enten direkte eller gennem et medlem af 
Europa-Parlamentet
. Klager fra enhver anden person eller myndighed modtages ikke.
Klagen skal indgives inden for en frist på to år regnet fra den dato, hvor klageren blev gjort bekendt med de omstændigheder, der berettiger klagen, og klageren skal have rettet henvendelse til den relevante organisation om de omhandlede fakta.
Ombudsmanden afviser klager, som ligger uden for anvendelsesområdet for ombudsmandens mandat, eller som er åbenbart grundløse. Institutionen underrettes, når en klage afvises.
Klager fra EU-personale skal have udtømt alle interne administrative procedurer, inden de kan indbringes for ombudsmanden.
Ombudsmanden underretter klagerne om den videre behandling af klagen og forsøger at løse problemet med fejl eller forsømmelser sammen med den berørte institution. Hvis der findes løsning, som klageren og institutionen accepterer, afsluttes sagen.
Undersøgelser
Ombudsmanden kan foretage undersøgelser enten på eget initiativ eller på grundlag af en klage. Den pågældende institution skal underrettes.
Undersøgelser på eget initiativ har især fokus på gentagne, systemiske eller særligt alvorlige tilfælde af fejl eller forsømmelser af almen interesse, og de kan blive efterfulgt af forslag til bedste praksis.
Der ydes beskyttelse til whistleblowere, som videregiver oplysninger til ombudsmanden, der leder til en undersøgelse.
Opfølgning
Ombudsmanden underretter den berørte institution, hvis det godtgøres, at der foreligger fejl eller forsømmelser, og kommer med henstillinger, hvis det er relevant.
Institutionen kan svare ombudsmanden, normalt inden for tre måneder. Hvis den ikke gør det, afsluttes undersøgelsen, og ombudsmanden sender sin rapport til alle involverede parter.
Ombudsmanden aflægger beretning for Europa-Parlamentet ved slutningen af hver årlig session om resultatet af de gennemførte undersøgelser. Beretningen omfatter en vurdering af, hvordan ombudsmandens henstillinger er blevet efterlevet, forslag til løsninger og til forbedringer samt nærmere detaljer vedrørende sager om chikane, whistleblowing og interessekonflikter.
Oplysninger
EU’s institutioner, organer, kontorer og agenturer samt relevante nationale myndigheder skal give ombudsmanden alle de informationer, som han eller hun har anmodet om i en undersøgelse, uden unødig forsinkelse.
Oplysningerne er underlagt tavshedspligt og omfatter alle fysiske og elektroniske dokumenter, herunder 
EU-klassificeret materiale
 — underlagt visse betingelser.
Ombudsmanden kan stille spørgsmål til EU-embedsmænd om fakta vedrørende en igangværende undersøgelse.
Ombudsmanden behandler begæringer om aktindsigt, dog ikke i dokumenter, der er indhentet i forbindelse med en undersøgelse.
Almindelige bestemmelser
Europa-Parlamentet vælger (og kan afskedige) ombudsmanden, som kan genudnævnes i begyndelsen af en valgperiode.
Ombudsmanden:
skal være en EU-borger, der i fuldt omfang er i besiddelse af borgerlige og politiske rettigheder, og må ikke have været medlem af en national regering eller af Europa-Parlamentet, 
Det Europæiske Råd
 eller 
Europa-Kommissionen
 i de to år forud for indkaldelsen af kandidater
må ikke udøve noget andet politisk eller administrativt hverv eller nogen anden erhvervsmæssig virksomhed, hverken lønnet eller ulønnet, så længe embedsperioden varer
får samme vederlag, tillæg og pension som en dommer ved Domstolen
har et passende budget og sekretariat, der er tilstrækkeligt til at sikre, at ombudsmanden er uafhængig og kan varetage sit hverv
har hjemsted i Strasbourg.
Forordningen ophæver og erstatter afgørelse 
94/262/EKSF, EF, Euratom
.
HVORNÅR GÆLDER FORORDNINGEN FRA?
Den trådte i kraft den 
5. august 2021
.
BAGGRUND
Forordningen, som reviderer Den Europæiske Ombudsmands statut, kodificerer mange af de eksisterende arbejdsrutiner. Den styrker ombudsmandens retsgrundlag og indfører beskyttelsesforanstaltninger, som yderligere garanterer dennes uafhængighed.
Forordningen er en særlig lovgivningsprocedure, hvor Europa-Parlamentet har direkte lovgivningsinitiativret, Rådet giver sit samtykke og Kommissionen en udtalelse.
Forordningen er vedtaget i medfør af artikel 
228
 i traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde (TEUF) og artikel 
106A
 i traktaten om oprettelse af Det Europæiske Atomenergifællesskab.
Artikel 
20
, stk. 2, litra d), i TEUF anerkender EU-borgernes ret til at henvende sig til Den Europæiske Ombudsmand, og artikel 
41
 i chartret om grundlæggende rettigheder anerkender god forvaltning som en grundlæggende EU-rettighed.
Ombudsmandens kontor blev oprettet med 
Maastrichttraktaten
 (se 
resumé
) i 1992. Der har været tre ombudsmænd siden den første i 1995.
For yderligere oplysninger henvises til:
Den Europæiske Ombudsmand
 (Den Europæiske Ombudsmand).
VIGTIGE BEGREBER
Fejl eller forsømmelser.
 Manglende handling ifølge lovgivningen eller principper for god forvaltning eller overtrædelse af menneskerettighederne.
HOVEDDOKUMENT
Europa-Parlamentets forordning (EU, Euratom) 
2021/1163
 af 
24. juni 2021
 om Ombudsmandens statut og de almindelige betingelser for udøvelsen af dennes hverv (Den Europæiske Ombudsmands statut) og om ophævelse af afgørelse 94/262/EKSF, EF, Euratom (EUT L 253 af 
16.7.2021
, 
s. 1-10
).
TILHØRENDE DOKUMENTER
Konsolideret tekst: Forordning 
nr. 31
 (EØF), 11 (EURATOM)
, om vedtægten for tjenestemænd og om ansættelsesvilkårene for de øvrige ansatte i Det europæiske økonomiske Fællesskab og Det europæiske Atomenergifællesskab.
Konsolideret udgave af traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde — sjette del — Institutionelle og finansielle bestemmelser — afsnit I — Bestemmelser vedrørende institutionerne — kapitel 1 — Institutionerne — 1. afdeling — Europa-Parlamentet — artikel 
228
 (tidligere artikel 195 i TEF) (EUT C 202 af 
7.6.2016
, 
s. 150-151
).
Konsolideret udgave af traktaten om oprettelse af Det Europæiske Atomenergifællesskab — afsnit III — Institutionelle og finansielle bestemmelser — kapitel 1 — Anvendelse af visse bestemmelser i traktaten om Den Europæiske Union og traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde — artikel 
106A
 (EUT C 203 af 
7.6.2016
, 
s. 40
).
Den Europæiske Unions charter om grundlæggende rettigheder — afsnit V — Borgerrettigheder — 
artikel 41
 — Ret til god forvaltning (EUT C 202 af 
7.6.2016
, 
s. 401-402
).
seneste ajourføring 
27.9.2021