CELEX ID: 32023R2844

--- ENGLISH ---

Document:
Official Journal 
of the European Union
EN
Series L
2023/2844
27.12.2023
REGULATION (EU) 2023/2844 OF THE EUROPEAN PARLIAMENT AND OF THE COUNCIL
of 13 December 2023
on the digitalisation of judicial cooperation and access to justice in cross-border civil, commercial and criminal matters, and amending certain acts in the field of judicial cooperation
THE EUROPEAN PARLIAMENT AND THE COUNCIL OF THE EUROPEAN UNION,
Having regard to the Treaty on the Functioning of the European Union, and in particular Article 81(2), points (e) and (f), and Article 82(1), point (d), thereof,
Having regard to the proposal from the European Commission,
After transmission of the draft legislative act to the national parliaments,
Having regard to the opinion of the European Economic and Social Committee 
(
1
)
,
Acting in accordance with the ordinary legislative procedure 
(
2
)
,
Whereas:
(1)
In its communication of 2 December 2020 entitled ‘Digitalisation of justice in the European Union - A toolbox of opportunities’, the Commission identified the need to modernise the legislative framework of the Union’s cross-border procedures in civil, commercial and criminal law, in line with the ‘digital by default’ principle, while ensuring that all necessary safeguards are in place to avoid social exclusion, and ensuring mutual trust, interoperability and security.
(2)
In order to achieve a fully functional area of freedom, security and justice, it is important that all Member States seek to reduce any existing disparities regarding digitalisation of systems and take advantage of opportunities offered by the relevant Union funding mechanisms.
(3)
For the purposes of enhancing judicial cooperation and access to justice, legal acts of the Union providing for communication between competent authorities, including Union bodies and agencies, and between competent authorities and natural and legal persons in civil and commercial matters, should be complemented by establishing the conditions for conducting such communication through digital means.
(4)
This Regulation seeks to improve the efficiency and effectiveness of judicial procedures and to facilitate access to justice by digitalising the existing communication channels, which should lead to cost and time savings, a reduction of the administrative burden, and improved resilience in force majeure circumstances for all authorities involved in cross-border judicial cooperation. The use of digital channels of communication between competent authorities should lead to reduced delays in the processing of cases, in the short term as well as in the long term. That should benefit individuals, legal entities and Member States’ competent authorities, and strengthen confidence in justice systems. Digitalisation of communication channels would also be of benefit in the area of cross-border criminal proceedings and in the context of the Union's fight against crime. In that regard, the high level of security that digital channels of communication can provide constitutes a step forward, also with respect to safeguarding the rights of the persons concerned, such as the right to respect for private and family life and the right to the protection of personal data.
(5)
The fundamental rights and freedoms of all persons concerned by the electronic exchange of data pursuant to this Regulation, in particular the right to effective access to justice, the right to a fair trial, the principle of non-discrimination, the right to respect for private and family life and the right to the protection of personal data, should be fully respected in accordance with Union law.
(6)
When fulfilling their obligations under this Regulation, all entities should respect the principle of the independence of the judiciary, having regard to the principle of separation of powers and the other principles of the rule of law.
(7)
Effective access to justice is a core objective of the area of freedom, security and justice. Digital transformation is a key step towards improving access to justice and the efficiency, quality and transparency of justice systems.
(8)
It is important that appropriate channels and tools are developed to ensure that justice systems can cooperate digitally in an efficient manner. Therefore, it is essential to establish, at Union level, a uniform information technology instrument that allows swift, direct, interoperable, reliable, accessible, secure and efficient cross-border electronic exchange of case-related data between competent authorities. The Commission and the Member States should ensure that legal professionals are involved in the digital transformation of justice systems.
(9)
Tools have been developed for the digital exchange of case-related data, which make it possible to avoid replacing or requiring costly modifications to the existing IT systems already established in the Member States. The e-Justice Communication via the On-line Data Exchange (e-CODEX) system, the legal framework for which is established by Regulation (EU) 2022/850 of the European Parliament and of the Council 
(
3
)
, is the main tool of that type developed to date to ensure the swift, direct, interoperable, sustainable, reliable and secure cross-border electronic exchange of case-related data between competent authorities.
(10)
Digitalisation of proceedings should ensure access to justice for all, including persons with disabilities. The decentralised IT system and the European electronic access point established by this Regulation should comply with the web accessibility requirements set out in Directive (EU) 2016/2102 of the European Parliament and of the Council 
(
4
)
. At the same time, the electronic payment methods referred to in this Regulation should comply with the accessibility requirements set out in Directive (EU) 2019/882 of the European Parliament and of the Council 
(
5
)
.
(11)
Establishing digital channels for cross-border communication would contribute directly to improving access to justice, by enabling natural and legal persons to seek the protection of their rights and assert their claims, initiate proceedings, and exchange case-related data in digital form with judicial or other competent authorities, in procedures falling under the scope of Union law in the area of civil and commercial matters.
(12)
In order to ensure that electronic communication tools have a positive impact on access to justice, Member States should allocate sufficient resources to the improvement of citizens’ digital skills and literacy and should pay particular attention to ensuring that a lack of digital skills does not become an obstacle to the use of the decentralised IT system. Member States should ensure that training is offered to all justice professionals concerned, including prosecutors, judges and administrative staff, and competent authorities, in order to ensure effective use of the decentralised IT system. Such training should aim to improve the functioning of justice systems across the Union, as well as the upholding of fundamental rights and values, in particular by enabling justice professionals to efficiently address any challenges that might arise during proceedings or hearings held via videoconferencing or other distance communication technology, due to their virtual nature. Member States should be encouraged and supported by the Commission to apply for grants for training activities under the relevant Union financial programmes.
(13)
This Regulation should cover the digitalisation of communication in cases with cross-border implications falling under the scope of certain Union legal acts in civil, commercial and criminal matters. Those acts should be listed in the Annexes to this Regulation. Communication between competent authorities and Union bodies and agencies, such as the European Public Prosecutor’s Office or Eurojust, in cases where they are competent under the legal acts listed in Annex II, should also be covered by this Regulation. Where insolvency practitioners are competent under national law to receive claims lodged by a foreign creditor in insolvency proceedings under Regulation (EU) 2015/848 of the European Parliament and of the Council 
(
6
)
, they should be considered to be competent authorities within the meaning of this Regulation.
(14)
This Regulation should not affect the rules governing cross-border judicial procedures established by the legal acts listed in Annexes I and II except for the rules related to communication by digital means introduced by this Regulation. This Regulation should be without prejudice to national law on the designation of any authority, person or body dealing with any aspect of the verification and filing of applications, documents and information. The requirements under applicable national law concerning the authenticity, accuracy, reliability, trustworthiness and the appropriate legal form of documents or information should remain unaffected, except for the rules related to the communication by digital means introduced by this Regulation.
(15)
Whether a case is to be considered a matter with cross-border implications should be determined under the legal acts listed in Annexes I and II. Where the legal acts listed in Annexes I and II explicitly state that national law should govern a communication procedure between competent authorities, this Regulation should not apply.
(16)
The obligations under this Regulation should not apply to oral communication such as by phone or in person.
(17)
This Regulation should not apply to the service of documents pursuant to Regulation (EU) 2020/1784 of the European Parliament and of the Council 
(
7
)
, or to the taking of evidence pursuant to Regulation (EU) 2020/1783 of the European Parliament and of the Council 
(
8
)
. Those Regulations already provide for specific rules on digitalisation of judicial cooperation. However, in order to enhance the electronic service of documents which is to be effected directly on a person who has a known address for service in another Member State, this Regulation should introduce certain amendments to Regulation (EU) 2020/1784.
(18)
When the Commission collaborates with external actors in the design and building stages of the European electronic access point, such actors should have experience in secure, user-friendly and accessible IT development.
(19)
In order to ensure secure, efficient, swift, interoperable, confidential and reliable communication between Member States for the purposes of cross-border judicial procedures in civil, commercial and criminal matters, appropriate communication technology should be used, provided that certain conditions relating to the security, integrity and reliability of the document received and the identification of the participants in the communication are met. Therefore, a secure, efficient and reliable decentralised IT system should be established for data exchanges in cross-border judicial procedures. The decentralised nature of the IT system should aim to enable secure data exchanges between competent authorities, without any Union institution being involved in the substance of those exchanges. The decentralised IT system should also make secure data exchanges possible between a Member State and Union bodies and agencies, such as Eurojust, in cases falling under the scope of the legal acts listed in Annex II.
(20)
The decentralised IT system should be comprised of back-end systems in the Member States and the relevant Union bodies and agencies, and interoperable access points through which those systems are linked using secure interconnections. The access points of the decentralised IT system should be based on e-CODEX.
(21)
For the purposes of this Regulation, Member States should be able to use software developed by the Commission (reference implementation software) instead of a national IT system. That reference implementation software should be based on a modular setup, meaning that the software is packaged and delivered separately from the e-CODEX components needed to connect it to the decentralised IT system. Such a setup should enable Member States to reuse or enhance their existing national judicial communication infrastructure for the purpose of cross-border use. For matters relating to maintenance obligations, Member States could also use software developed by the Hague Conference on Private International Law (iSupport).
(22)
The Commission should be responsible for the creation, development and maintenance of the reference implementation software, in accordance with the principles of data protection by design and by default, and with accessibility requirements. The Commission should design, develop and maintain the reference implementation software in compliance with the data protection requirements and principles laid down in Regulations (EU) 2018/1725 
(
9
)
 and (EU) 2016/679 
(
10
)
 of the European Parliament and of the Council, and Directive (EU) 2016/680 of the European Parliament and of the Council 
(
11
)
, in particular the principles of data protection by design and by default as well as a high level of cybersecurity. In particular, any natural or legal person that takes part in creating, developing or maintaining the national IT systems or the reference implementation software should be bound by those requirements and principles. The reference implementation software should also include appropriate technical measures and should allow for organisational measures, including the necessary oversight for ensuring a level of security and interoperability which is appropriate for the exchange of information in the context of cross-border judicial procedures. In order to ensure interoperability with national IT systems, the reference implementation software should be able to implement the digital procedural standards, as defined in Regulation (EU) 2022/850, for the corresponding legal acts listed in Annexes I and II to this Regulation.
(23)
In order to provide swift, secure and efficient assistance to applicants, communication between competent authorities, such as courts and central authorities established under Council Regulations (EC) No 4/2009 
(
12
)
 and (EU) 2019/1111 
(
13
)
, should, as a rule, be carried out through the decentralised IT system.
(24)
Transmission through the decentralised IT system could be impossible due to a disruption of the system. Any disruption of the system should be resolved as soon as possible by the relevant Union bodies and the Member States. The transmission could also be impossible in practice due to the physical or technical nature of what has to be transmitted, such as the transmission of physical evidence or the need to transmit the original document in paper format to assess its authenticity, or due to force majeure. Situations of force majeure, as a general rule, follow from unforeseeable and unavoidable events arising from a cause external to the competent authority. Where the decentralised IT system is not used, communication should be carried out by the most appropriate alternative means. Such alternative means should entail, inter alia, transmission being performed as swiftly as possible and in a secure manner by other secure electronic means, by postal service or by transmission in person where such transmission is possible.
(25)
The decentralised IT system should be used by default in the communication between competent authorities. However, for the purposes of ensuring the flexibility of judicial cooperation, other means of communication could be more appropriate in certain situations. This could be appropriate where the competent authorities need direct personal communication, and in particular for direct communication between courts under Regulations (EU) 2015/848 and (EU) 2019/1111, as well as for direct communication between competent authorities under Council Framework Decisions 2005/214/JHA 
(
14
)
, 2006/783/JHA 
(
15
)
, 2008/909/JHA 
(
16
)
, 2008/947/JHA 
(
17
)
, 2009/829/JHA 
(
18
)
, Directive 2014/41/EU of the European Parliament and of the Council 
(
19
)
 or Regulation (EU) 2018/1805 of the European Parliament and of the Council 
(
20
)
 where the communication between the competent authorities could be carried out by any means or any appropriate means, as provided for in those acts. In such cases, competent authorities could use less formal communication means, such as e-mail.
Other means of communication could also be appropriate where the communication involves the handling of sensitive data or where the conversion of voluminous documentation into electronic form imposes a disproportionate administrative burden on the competent authority that sends the documentation. Considering that competent authorities deal with sensitive data, the security and reliability of the information exchange should always be ensured when selecting the appropriate means of communication. The decentralised IT system should always be considered the most appropriate means of exchanging forms established pursuant to the legal acts listed in Annexes I and II to this Regulation. However, forms could be exchanged by other means in cases where the competent authorities of different Member States are present at the same location in a Member State for the purpose of assisting in the execution of judicial cooperation procedures under the legal acts listed in Annex II to this Regulation, if it is necessary due to the urgency of the matter, such as in situations under Directive 2014/41/EU where the issuing authority assists in the execution of the European Investigation Order in the executing State or where competent authorities of different Member States coordinate judicial cooperation procedures under the legal acts listed in Annex II to this Regulation at a meeting in person.
(26)
In relation to the components of the decentralised IT system which are under the responsibility of the Union, in accordance with the security requirements established by Regulation (EU) 2022/850, the entity managing the system’s components should have sufficient resources in order to ensure their proper functioning.
(27)
For the purpose of facilitating the access of natural and legal persons to the competent authorities in civil and commercial matters, this Regulation should establish an access point at Union level, a ‘European electronic access point’, as part of the decentralised IT system, which should contain information for natural and legal persons on their right to legal aid, and through which they should be able to file claims, launch requests, send, request and receive procedurally relevant information, including digitalised case files or parts thereof, and communicate with the competent authorities, or have their representative do so on their behalf, in the instances covered by this Regulation or be served with judicial or extra-judicial documents. The European electronic access point should be hosted on the European e-Justice Portal, which serves as a one-stop-shop for judicial information and services in the Union.
(28)
The right to legal aid or legal assistance as provided for by Union and national law, in particular the right to legal aid as established by Regulation (EU) No 650/2012 of the European Parliament and of the Council 
(
21
)
, Council Regulations (EC) No 4/2009 and (EU) 2019/1111 and Council Directive 2003/8/EC 
(
22
)
, applies. Natural and legal persons should be able to access relevant information on the e-Justice Portal through links on the European electronic access point.
(29)
In the context of communication by natural and legal persons with competent authorities in civil and commercial matters in cross-border cases, electronic communication should be used as an alternative to the existing means of communication, including national means, without affecting how natural or legal persons communicate with their national authorities, in accordance with national law. In the case of communication by legal persons with competent authorities, the use by default of electronic means should be encouraged. Nevertheless, to ensure that access to justice through digital means does not contribute to a further widening of the digital divide, the choice of the means of communication between electronic communication, as provided for by this Regulation, and other means of communication should be left to the discretion of the persons concerned. This is particularly important in order to cater for the specific circumstances of persons who might lack the requisite technical means or digital skills to access digital services and persons with disabilities, as the Member States and the Union have committed themselves to taking appropriate measures in accordance with the United Nations Convention on the Rights of Persons with Disabilities.
(30)
In order to enhance electronic cross-border communication and transmission of documents through the decentralised IT system, including through the European electronic access point, those documents should not be denied legal effect and should not be considered inadmissible in the proceedings solely on the grounds that they are in electronic form. However, that principle should be without prejudice to the assessment of the legal effects or the admissibility of those documents, which could constitute evidence in accordance with national law.
(31)
In order to facilitate oral hearings in proceedings in civil, commercial and criminal matters with cross-border implications, this Regulation should provide for the optional use of videoconferencing or other distance communication technology.
(32)
Videoconferencing or other distance communication technology should allow the competent authority to authenticate the identity of the persons to be heard, and should enable visual, audio and oral communication during the hearing. A mere phone call should not be considered to be appropriate distance communication technology for oral hearings. The technology used should meet applicable standards for the protection of personal data, of the confidentiality of communications and of data security, irrespective of the type of hearing for which it is used.
(33)
A hearing conducted through videoconferencing or other distance communication technology should not be refused solely on account of the non-existence of national rules governing the use of distance communication technology. In such a case, the most appropriate rules applicable under national law, such as rules on the taking of evidence, should apply 
mutatis mutandis
.
(34)
The right to interpretation should not be affected by this Regulation, and videoconferencing or other distance communication technology used in proceedings in civil, commercial or criminal matters should allow for the use of interpretation.
(35)
In order to facilitate oral hearings in proceedings in civil and commercial matters with cross-border implications, this Regulation should provide for the optional use of videoconferencing or other distance communication technology for the participation of the parties or their representatives in such hearings, subject to the availability of the relevant technology, the possibility for the parties to submit an opinion on the use of such technology and the appropriateness of the use of such technology in the specific circumstances of the case. This Regulation should preclude neither persons that assist a party nor public prosecutors in civil and commercial matters from attending the hearing through videoconferencing or other distance communication technology, in accordance with applicable national law.
(36)
The procedure for initiating and conducting hearings through videoconferencing or other distance communication technology should be governed in civil and commercial matters by the law of the Member State where the proceedings take place. Where the recording of hearings is provided for under the national law of the Member State conducting the hearing in civil or commercial matters, the parties should be informed of those provisions, and, where provided for, of the possibility for them to object to the recording.
(37)
When deciding whether to allow the participation of the parties and their representatives in a hearing in civil and commercial matters through videoconferencing or other distance communication technology, the competent authority should choose an appropriate method for exploring the opinions of the parties in accordance with national procedural law.
(38)
Where a competent authority in proceedings in civil or commercial matters has decided to allow the participation of at least one of the parties or other persons in a hearing through videoconferencing, that competent authority should ensure that such persons have access to that hearing through videoconferencing. In particular, the competent authority should send such persons a link to be able to participate in that videoconference and provide technical assistance. For example, the competent authority should provide instructions about the software which will be used and organise, where necessary, a technical test before the hearing. The competent authority should take into account the specific needs of persons with disabilities.
(39)
Where a child participates in proceedings in civil or commercial matters, in particular as a party, under national law, the child should be able to participate in the hearing through videoconferencing or other distance communication technology provided for in this Regulation, taking into account their procedural rights. On the other hand, where the child is participating in the proceedings for the purpose of taking evidence in civil or commercial matters, for example where the child is to be heard as a witness, the child could also be heard through videoconferencing or other distance communication technology in accordance with Regulation (EU) 2020/1783.
(40)
Where a competent authority requests the participation of a person for the purpose of taking evidence in civil or commercial matters, the participation of such person in the hearing through videoconferencing or other distance communication technology should be governed by Regulation (EU) 2020/1783.
(41)
This Regulation should not apply to the use of videoconferencing or other distance communication technology in civil and commercial matters where such use is already provided for in the legal acts listed in Annex I, or in matters which do not have cross-border implications. Moreover, this Regulation should not apply to the use of videoconferencing or other distance communication technology in notarial authentication procedures.
(42)
In criminal matters, the procedure for initiating and conducting hearings through videoconferencing or other distance communication technology should be governed by the law of the Member State which conducts the hearing. The Member State that conducts the hearing through videoconferencing or other distance communication technology should be understood to be the Member State that has requested the use of videoconferencing or other distance communication technology.
(43)
The rules laid down in this Regulation on the use of videoconferencing or other distance communication technology for hearings in judicial cooperation procedures in criminal matters should not apply to hearings through videoconferencing or other distance communication technology for the purposes of taking evidence or of holding a trial which could result in a decision on the guilt or innocence of a suspect or an accused person. This Regulation should be without prejudice to Directive 2014/41/EU, to the Convention on Mutual Assistance in Criminal Matters between the Member States of the European Union, and to Council Framework Decision 2002/465/JHA 
(
23
)
.
(44)
In order to safeguard the right to a fair trial and the rights of defence, the suspect, the accused or convicted person, or an affected person, as defined in Regulation (EU) 2018/1805, other than a suspect or an accused or convicted person, should give their consent to the use of videoconferencing or other distance communication technology for a hearing in judicial cooperation procedures in criminal matters. It should be possible for the competent authority to derogate from the requirement to seek the consent of the suspect, the accused or convicted person or the affected person, only in exceptional circumstances in which such derogation is duly justified by serious threats to public security and public health, which are shown to be genuine and present or foreseeable. The use of an exemption in respect of seeking consent for videoconferencing should be limited to what is necessary and should fully respect the Charter of Fundamental Rights of the European Union (the ‘Charter’). In the absence of consent being sought, the suspect, the accused or convicted person or the affected person should have the possibility of seeking a review in accordance with national law and in full compliance with the Charter.
(45)
Where the rights of a suspect or of an accused or convicted person are violated in the context of a hearing conducted through videoconferencing or other distance communication technology, access to an effective remedy should be guaranteed in accordance with Article 47 of the Charter. Access to an effective remedy should also be guaranteed for affected persons, other than a suspect or an accused or convicted person, in the context of a hearing through videoconferencing or other distance communication technology in proceedings under Regulation (EU) 2018/1805.
(46)
The competent authorities responsible for a hearing through videoconferencing or other distance communication technology in criminal matters should ensure that communication between the suspect, the accused or convicted person or the affected person in proceedings under Regulation (EU) 2018/1805 and their lawyer, both immediately before and during the hearing, is confidential in accordance with applicable national law.
(47)
Where a hearing through videoconferencing or other distance communication technology is organised in criminal matters, the competent authority that receives the request to set up such a hearing (the ‘requested competent authority’) should ensure that the suspect, the accused or convicted person, or the affected person as defined in Regulation (EU) 2018/1805, including persons with disabilities, have access to the necessary infrastructure to use videoconferencing or other distance communication technology. This should include a responsibility to provide access, for example, to the premises where the hearing is to be held and to the available technical equipment. Where technical equipment is not available on the premises of the requested competent authority, it should be possible for that authority to make the practical arrangements by organising the hearing at the premises of another authority for the purpose of conducting it through videoconferencing or other distance communication technology, if possible, in accordance with national procedures.
(48)
Regulation (EU) No 910/2014 of the European Parliament and of the Council 
(
24
)
 sets up a common Union regulatory framework for the recognition of electronic identification means and electronic trust services (‘e-IDAS trust services’), in particular electronic signatures, electronic seals, time stamps, electronic delivery services and website authentication, which are recognised across borders as having the same legal status as their physical equivalents. Therefore, this Regulation should provide for the use of the e-IDAS trust services for the purposes of digital communication.
(49)
Where a document transmitted as part of electronic communication under this Regulation requires a seal or signature, a qualified electronic seal or signature as defined in Regulation (EU) No 910/2014 should be used by competent authorities and a qualified electronic signature or electronic identification should be used by natural or legal persons. However, this Regulation should not affect the formal requirements applicable to documents produced in support of a request, which could be digital originals or certified copies. This Regulation should also be without prejudice to national law regarding the conversion of documents and to any requirements regarding the authenticity, accuracy, reliability, trustworthiness and appropriate legal form of documents or information, except with regard to the conditions relating to the communication by digital means introduced by this Regulation.
(50)
For the purposes of facilitating payment of fees in cases with cross-border implications falling under the scope of the Union legal acts in civil and commercial matters listed in Annex I, the technical means of electronic payment of fees should comply with the applicable rules on accessibility. The use of payment methods widely available throughout the Union, such as credit cards, debit cards, e-wallet and bank transfers should be possible in an online environment and accessible through the European electronic access point.
(51)
It is necessary, for the purposes of ensuring the full attainment of the objectives of this Regulation and for the alignment of the existing Union legal acts in civil, commercial and criminal matters with this Regulation, that amendments be introduced by this Regulation in the following legal acts: Regulations (EC) No 805/2004 
(
25
)
, (EC) No 1896/2006 
(
26
)
, (EC) No 861/2007 
(
27
)
, (EU) No 606/2013 
(
28
)
, (EU) No 655/2014 
(
29
)
, (EU) 2015/848 and (EU) 2018/1805 of the European Parliament and of the Council. Those amendments seek to ensure that communication takes place in accordance with the rules and principles set out in this Regulation. Amendments to Directives and Framework Decisions in civil, commercial and criminal matters are introduced by Directive (EU) 2023/2843 of the European Parliament and of the Council 
(
30
)
.
(52)
In accordance with paragraphs 22 and 23 of the Interinstitutional Agreement of 13 April 2016 on Better Law-Making 
(
31
)
, the Commission should evaluate this Regulation on the basis of the information collected through specific monitoring arrangements, including quantitative and qualitative assessments for each of the legal acts listed in Annexes I and II to this Regulation, in order to assess the actual effects of this Regulation on the ground, particularly to examine the impact on the efficiency and effectiveness of the digitalisation of cross-border judicial cooperation and the need for any further action.
(53)
The reference implementation software developed by the Commission as a back-end system should programmatically collect the data necessary for monitoring purposes and such data should be transmitted to the Commission. Where Member States choose to use a national IT system instead of the reference implementation software developed by the Commission, such a system could be equipped to programmatically collect those data and, in that case, those data should be transmitted to the Commission. The e-CODEX connector could also be equipped with a feature to allow retrieval of relevant statistical data.
(54)
In cases where data on the number of hearings in which videoconferencing was used cannot be collected automatically, and for the purpose of limiting the additional administrative burden of data collection, each Member State should designate at least one court or competent authority for the purpose of establishing a monitoring sample. The designated court or competent authority should be tasked with collecting and providing the Commission with such data on its own hearings, which should serve to provide an estimate of the amount of data necessary for the evaluation of this Regulation for a given Member State. The designated court or competent authority should be competent to conduct hearings through videoconferencing in accordance with this Regulation. In areas where authorities other than courts or prosecutors are considered to be competent authorities within the meaning of this Regulation, such as notaries, the designated monitoring sample should also be representative of their implementation of this Regulation.
(55)
The application of this Regulation is without prejudice to the separation of powers and the independence of the judiciary in the Member States, as well as to procedural rights as enshrined in the Charter and Union law, such as the procedural rights directives, namely Directives 2010/64/EU 
(
32
)
, 2012/13/EU 
(
33
)
, 2013/48/EU 
(
34
)
, (EU) 2016/343 
(
35
)
, (EU) 2016/800 
(
36
)
 and (EU) 2016/1919 
(
37
)
 of the European Parliament and of the Council, and in particular to the right to interpretation, the right of access to a lawyer, the right of access to the case file, the right to legal aid, and the right to be present at the trial.
(56)
Regulations (EU) 2016/679 and (EU) 2018/1725 and Directive (EU) 2016/680 apply to the processing of personal data carried out in the decentralised IT system. In order to clarify the responsibility for the processing of personal data sent or received through the decentralised IT system, this Regulation should indicate who is to be regarded as the controller of the personal data. For that purpose, each sending or receiving entity should be regarded as having determined the purpose and means of the personal data processing separately.
(57)
In order to ensure uniform conditions for the implementation of this Regulation as regards the establishment of the decentralised IT system, implementing powers should be conferred on the Commission. Those powers should be exercised in accordance with Regulation (EU) No 182/2011 of the European Parliament and of the Council 
(
38
)
. The implementing acts should enable Member States to adapt their relevant national IT systems for the purpose of connection to the decentralised IT system.
(58)
Since the objectives of this Regulation, in particular harmonised digitalisation of cross-border judicial cooperation, cannot be sufficiently achieved by the Member States acting alone, on account of, inter alia, it not being possible to guarantee that the IT systems of Member States and Union bodies and agencies are interoperable, but can rather, by reason of coordinated Union action, be better achieved at Union level, the Union may adopt measures, in accordance with the principle of subsidiarity as set out in Article 5 of the Treaty on European Union (TEU). In accordance with the principle of proportionality as set out in that Article, this Regulation does not go beyond what is necessary in order to achieve those objectives.
(59)
In accordance with Articles 1 and 2 of Protocol No 22 on the position of Denmark, annexed to the TEU and to the Treaty on the Functioning of the European Union (TFEU), Denmark is not taking part in the adoption of this Regulation and is not bound by it or subject to its application.
(60)
In accordance with Articles 1 and 2 and Article 4a(1) of Protocol No 21 on the position of the United Kingdom and Ireland in respect of the area of freedom, security and justice, annexed to the TEU and to the TFEU, and without prejudice to Article 4 of that Protocol, Ireland is not taking part in the adoption of this Regulation and is not bound by it or subject to its application.
(61)
The European Data Protection Supervisor was consulted in accordance with Article 42(1) of Regulation (EC) 2018/1725 and delivered formal comments on 25 January 2022,
HAVE ADOPTED THIS REGULATION:
CHAPTER I
GENERAL PROVISIONS
Article 1
Subject matter and scope
1.   This Regulation establishes a uniform legal framework for the use of electronic communication between competent authorities in judicial cooperation procedures in civil, commercial and criminal matters and for the use of electronic communication between natural or legal persons and competent authorities in judicial procedures in civil and commercial matters.
In addition, it lays down rules on:
(a)
the use of videoconferencing or other distance communication technology for purposes other than the taking of evidence under Regulation (EU) 2020/1783;
(b)
the application of electronic signatures and electronic seals;
(c)
the legal effects of electronic documents;
(d)
electronic payment of fees.
2.   This Regulation applies to electronic communication in judicial cooperation procedures in civil, commercial and criminal matters, as provided for in Articles 3 and 4, and hearings through videoconferencing or other means of distance communication technology in civil, commercial and criminal matters, as provided for in Articles 5 and 6.
Article 2
Definitions
For the purposes of this Regulation, the following definitions apply:
(1)
‘competent authority’ means a court, public prosecutor’s office, central authority and other competent authorities defined in, designated or which are the subject of notification in accordance with, the legal acts listed in Annexes I and II, as well as Union bodies and agencies that take part in judicial cooperation procedures in accordance with the legal acts listed in Annex II; for the purposes of Article 5, ‘competent authority’ also means any court or other authority competent under Union or national law to conduct hearings through videoconferencing or other distance communication technology in civil and commercial matters; for the purposes of Article 6, ‘competent authority’ also means any court or other authority taking part in procedures laid down in the legal acts listed in Annex II;
(2)
‘electronic communication’ means the digital exchange of information over the internet or another electronic communication network;
(3)
‘decentralised IT system’ means a network of IT systems and interoperable access points, operating under the individual responsibility and management of each Member State, Union body or agency, that enables the secure and reliable cross-border exchange of information;
(4)
‘European electronic access point’ means a portal which is accessible to natural and legal persons or their representatives, throughout the Union, and is connected to an interoperable access point in the context of the decentralised IT system;
(5)
‘fees’ means payments levied by competent authorities in the context of proceedings under the legal acts listed in Annex I;
(6)
‘videoconferencing’ means audio-visual transmission technology that allows two-way and simultaneous communication of image and sound, thereby enabling visual, audio and oral interaction.
CHAPTER II
COMMUNICATION BETWEEN COMPETENT AUTHORITIES
Article 3
Means of communication between competent authorities
1.   Communication pursuant to the legal acts listed in Annex I between competent authorities of different Member States, and, pursuant to the legal acts listed in Annex II, between competent authorities of different Member States and between a national competent authority and a Union body or agency, including the exchange of forms established by those acts, shall be carried out through a secure, efficient and reliable decentralised IT system.
2.   Communication may, however, be carried out by competent authorities by alternative means where electronic communication in accordance with paragraph 1 is not possible due to:
(a)
the disruption of the decentralised IT system;
(b)
the physical or technical nature of the trans mitted material; or
(c)
force majeure.
For the purposes of the first subparagraph, the competent authorities shall ensure that the alternative means of communication used are the swiftest and most appropriate and that they ensure a secure and reliable exchange of information.
3.   In addition to the exceptions referred to in paragraph 2, where the use of the decentralised IT system is not appropriate in a given situation, any other means of communication may be used. Competent authorities shall ensure that the exchange of information under this paragraph occurs in a secure and reliable manner.
4.   Paragraph 3 shall not apply to the exchange of forms provided for by the legal acts listed in Annexes I and II.
In cases where the competent authorities of different Member States are present at the same location in a Member State for the purpose of assisting in the execution of judicial cooperation procedures under the legal acts listed in Annex II, they may exchange the forms through other appropriate means if it is necessary due to the urgency of the matter. Competent authorities shall ensure that the exchange of forms referred to in this subparagraph occurs in a secure and reliable manner.
5.   This Article is without prejudice to applicable procedural provisions in Union and national law on admissibility of documents, with the exception of requirements related to the means of communication.
6.   Each Member State may decide to use the decentralised IT system for communication between its national authorities in cases falling under the scope of the legal acts listed in Annex I or II.
7.   Union bodies or agencies may decide to use the decentralised IT system for communication within the body or agency in cases falling under the scope of the legal acts listed in Annex II.
CHAPTER III
COMMUNICATION BETWEEN NATURAL OR LEGAL PERSONS AND COMPETENT AUTHORITIES IN CIVIL AND COMMERCIAL MATTERS
Article 4
European electronic access point
1.   A European electronic access point shall be established on the European e-Justice Portal.
2.   The European electronic access point may be used for electronic communication between natural or legal persons or their representatives and competent authorities in the following instances:
(a)
procedures provided for in Regulations (EC) No 1896/2006, (EC) No 861/2007 and (EU) No 655/2014;
(b)
procedures provided for in Regulation (EC) No 805/2004;
(c)
proceedings for recognition, a declaration of enforceability or refusal of recognition provided for in Regulations (EU) No 650/2012, (EU) No 1215/2012 
(
39
)
and (EU) No 606/2013 of the European Parliament and of the Council and Council Regulations (EC) No 4/2009, (EU) 2016/1103 
(
40
)
, (EU) 2016/1104 
(
41
)
 and (EU) 2019/1111;
(d)
procedures related to the issuance, rectification and withdrawal of:
(i)
extracts provided for in Regulation (EC) No 4/2009,
(ii)
the European Successions Certificate and the attestations provided for in Regulation (EU) No 650/2012,
(iii)
certificates provided for in Regulation (EU) No 1215/2012,
(iv)
certificates provided for in Regulation (EU) No 606/2013,
(v)
attestations provided for in Regulation (EU) 2016/1103,
(vi)
attestations provided for in Regulation (EU) 2016/1104,
(vii)
certificates provided for in Regulation (EU) 2019/1111;
(e)
the lodging of a claim by a foreign creditor in insolvency proceedings under Article 53 of Regulation (EU) 2015/848;
(f)
communication between natural or legal persons or their representatives with the Central Authorities under Regulation (EC) No 4/2009 and Regulation (EU) 2019/1111 or the competent authorities under Chapter IV of Directive 2003/8/EC.
3.   The Commission shall be responsible for the technical management, development, accessibility, maintenance, security and user technical support of the European electronic access point. The Commission shall provide the user technical support free of charge.
4.   The European electronic access point shall contain information for natural and legal persons on their right to legal aid, including in cross-border proceedings. It shall also enable their representatives to act on their behalf. The European electronic access point shall allow natural and legal persons, or their representatives, in the instances referred to in paragraph 2, to file claims, launch requests, send and receive procedurally relevant information and communicate with the competent authorities, or be served with judicial or extrajudicial documents.
Communication through the European electronic access point shall comply with the requirements of Union law and national law of the relevant Member State, in particular with regard to form, language and representation.
5.   Competent authorities shall accept communication through the European electronic access point in the instances referred to in paragraph 2.
6.   Provided that a natural or legal person or their representative has given prior express consent to the use of the European electronic access point as a means of communication or method of service, competent authorities shall communicate with that natural or legal person or their representative in the instances referred to in paragraph 2 using that access point, and may serve documents on them through that access point. Each instance of consent shall be specific to the procedure in which it is given and shall be given separately for the purposes of communication and service of documents. Where a natural or legal person intends to use the European electronic access point on their own initiative for communication in proceedings, they shall be able to indicate their consent in that initial communication.
7.   The European electronic access point shall be such as to ensure that users are identified.
CHAPTER IV
HEARING THROUGH VIDEOCONFERENCING OR OTHER DISTANCE COMMUNICATION TECHNOLOGY
Article 5
Participation in a hearing through videoconferencing or other distance communication technology in civil and commercial matters
1.   Without prejudice to specific provisions regulating the use of videoconferencing or other distance communication technology in proceedings under Regulations (EC) No 861/2007, (EU) No 655/2014 and (EU) 2020/1783, and at the request of a party or their representative or, where provided for under national law, on its own initiative, in proceedings in civil and commercial matters where one of the parties or their representative is present in another Member State, the competent authority shall decide on the participation of the parties and their representatives in a hearing through videoconferencing or other distance communication technology, on the basis of:
(a)
the availability of such technology;
(b)
the opinion of the parties to the proceedings on the use of such technology; and
(c)
the appropriateness of the use of such technology in the specific circumstances of the case.
2.   The competent authority conducting the hearing shall ensure that the parties and their representatives, including persons with disabilities, have access to the videoconference for the hearing.
3.   Where the recording of hearings is provided for under the national law of the Member State in which the proceedings take place, the same rules shall apply to hearings conducted through videoconferencing or other distance communication technology. The Member State in which the proceedings take place shall take appropriate measures in accordance with national law to ensure that such recordings are made and stored in a secure manner and not publicly disseminated.
4.   Without prejudice to paragraphs 1, 2 and 3, the procedure for hearings through videoconferencing or other distance communication technology shall be regulated by the national law of the Member State conducting the hearing.
Article 6
Hearing through videoconferencing or other distance communication technology in criminal matters
1.   This Article shall apply in proceedings under the following legal acts:
(a)
Council Framework Decision 2002/584/JHA 
(
42
)
, in particular Article 18(1)(a) thereof;
(b)
Framework Decision 2008/909/JHA, in particular Article 6(3) thereof;
(c)
Framework Decision 2008/947/JHA, in particular Article 17(4) thereof;
(d)
Framework Decision 2009/829/JHA, in particular Article 19(4) thereof;
(e)
Directive 2011/99/EU of the European Parliament and of the Council 
(
43
)
, in particular Article 6(4) thereof;
(f)
Regulation (EU) 2018/1805, in particular Article 33(1) thereof.
2.   Where the competent authority of a Member State requests (the ‘requesting competent authority’) the hearing of a suspect or an accused or convicted person, or an affected person, as defined in Article 2, point 10 of Regulation (EU) 2018/1805, other than a suspect or an accused or convicted person, present in another Member State in proceedings under the legal acts listed in paragraph 1 of this Article, the competent authority of that other Member State (the ‘requested competent authority’) shall allow such persons to participate in the hearing through videoconferencing or other distance communication technology, provided that:
(a)
the particular circumstances of the case justify the use of such technology; and
(b)
the suspect, the accused or convicted person or the affected person has given consent for the use of videoconferencing or other distance communication technology for that hearing in accordance with the requirements referred to in the second, third and fourth subparagraphs of this paragraph.
Before giving consent for the use of videoconferencing or other distance communication technology, the suspect or the accused person shall have the possibility of seeking the advice of a lawyer in accordance with Directive 2013/48/EU. Competent authorities shall provide the person that is to be heard with information about the procedure for conducting a hearing through videoconferencing or other distance communication technology, as well as about their procedural rights, including the right to interpretation and the right of access to a lawyer before the consent is given.
The consent shall be given voluntarily and unequivocally, and the requesting competent authority shall verify that consent prior to starting such hearing. Verification of the consent shall be recorded in the records of the hearing in accordance with the national law of the requesting Member State.
Without prejudice to the principle of a fair trial and the right to a legal remedy under national procedural law, the competent authority may decide not to seek the consent of the persons referred to in point (b) of the first subparagraph of this paragraph where participation in a hearing in person poses a serious threat to public security or public health which is shown to be genuine and present or foreseeable.
3.   The requested competent authority shall ensure that the persons referred to in paragraph 2, including persons with disabilities, have access to the necessary infrastructure to use videoconferencing or other distance communication technology.
4.   This Article is without prejudice to other Union legal acts that provide for the use of videoconferencing or other distance communication technology in criminal matters.
5.   The confidentiality of communication between a suspect, an accused or convicted person or an affected person and their lawyer before and during the hearing through videoconferencing or other distance communication technology shall be ensured in accordance with applicable national law.
6.   Before hearing a child through videoconferencing or other distance communication technology, holders of parental responsibility as defined in Article 3, point (2) of Directive (EU) 2016/800 or another appropriate adult as referred to in Article 5(2) of that Directive shall be informed promptly. When deciding whether to hear a child through videoconferencing or other distance communication technology, the competent authority shall take into account the best interests of the child.
7.   Where the recording of hearings is provided for under the national law of a Member State for domestic cases, the same rules shall apply to hearings conducted through videoconferencing or other distance communication technology in cross-border cases. The requesting Member State shall take appropriate measures in accordance with national law to ensure that such recordings are made and stored in a secure manner and not publicly disseminated.
8.   A suspect, an accused or convicted person or an affected person shall, in the event of a breach of the requirements or guarantees provided for in this Article, have the possibility of seeking an effective remedy, in accordance with national law and in full respect of the Charter.
9.   Without prejudice to paragraphs 1 to 8, the procedure for conducting a hearing through videoconferencing or other distance communication technology shall be regulated by the national law of the requesting Member State. The requesting and requested competent authorities shall agree on the practical arrangements for the hearing.
CHAPTER V
TRUST SERVICES, LEGAL EFFECTS OF ELECTRONIC DOCUMENTS AND ELECTRONIC PAYMENT OF FEES
Article 7
Electronic signatures and electronic seals
1.   The general legal framework for the use of trust services set out in Regulation (EU) No 910/2014 shall apply to electronic communication under this Regulation.
2.   Where a document transmitted as part of electronic communication under Article 3 of this Regulation requires a seal or signature in accordance with the legal acts listed in Annexes I and II to this Regulation, the document shall feature a qualified electronic seal or qualified electronic signature as defined in Regulation (EU) No 910/2014.
3.   Where a document transmitted as part of electronic communication in the instances referred to in Article 4(2) of this Regulation requires the signature of the person transmitting the document, that person shall fulfil that requirement by means of:
(a)
electronic identification with an assurance level high as specified in Article 8(2), point (c), of Regulation (EU) No 910/2014; or
(b)
a qualified electronic signature as defined in Article 3(12) of Regulation (EU) No 910/2014.
Article 8
Legal effects of electronic documents
Documents transmitted as part of electronic communication shall not be denied legal effect or be considered inadmissible in the context of cross-border judicial procedures under the legal acts listed in Annexes I and II solely on the grounds that they are in electronic form.
Article 9
Electronic payment of fees
1.   Member States shall provide for the possibility of electronic payment of fees, including from Member States other than that where the competent authority is situated.
2.   The technical means for the electronic payment of fees shall comply with applicable rules on accessibility. Where the available means of electronic payment of fees so allow, they shall be accessible through the European electronic access point.
CHAPTER VI
PROCEDURAL PROVISIONS AND EVALUATION
Article 10
Adoption of implementing acts by the Commission
1.   The Commission shall adopt implementing acts on the decentralised IT system referred to in Article 3(1) of this Regulation and the European electronic access point referred to in Article 4(1) of this Regulation, setting out the following:
(a)
the technical specifications for the methods of communication by electronic means for the purposes of the decentralised IT system;
(b)
the technical specifications for communication protocols;
(c)
the information security objectives and relevant technical measures ensuring minimum information security standards and a high level of cybersecurity for the processing and communication of information within the decentralised IT system;
(d)
the minimum availability objectives and possible related technical requirements for the services provided by the decentralised IT system;
(e)
digital procedural standards as defined in Article 3(9) of Regulation (EU) 2022/850;
(f)
an implementation timetable laying down, inter alia, the dates of the availability of the reference implementation software, referred to in Article 12 of this Regulation, its installation by the competent authorities, and, where relevant, completion of the adjustments to national IT systems necessary for ensuring compliance with the requirements referred to in points (a) to (e) of this paragraph; and
(g)
the technical specifications for the European electronic access point, including the means used for the electronic identification of the user at the assurance level high as specified in Article 8(2), point (c), of Regulation (EU) No 910/2014 and the retention period for storing information and documents.
2.   The implementing acts referred to in paragraph 1 of this Article shall be adopted in accordance with the examination procedure referred to in Article 15(2).
3.   The implementing acts referred to in paragraph 1 of this Article shall be adopted by:
(a)
17 January 2026 for the legal acts listed in points 3 and 4 of Annex I and the legal acts listed in points 1, 10 and 11 of Annex II;
(b)
17 January 2027 for the legal acts listed in points 1, 8, 9 and 10 of Annex I and the legal acts listed in points 5 and 9 of Annex II;
(c)
17 January 2028 for the legal acts listed in points 6, 11 and 12 of Annex I and the legal acts listed in points 2, 3, 4 and 8 of Annex II; and
(d)
17 January 2029 for the legal acts listed in points 2, 5, 7 and 13 of Annex I and the legal acts listed in points 6 and 7 of Annex II.
Article 11
Training
1.   Member States shall ensure that the justice professionals concerned and competent authorities are offered the necessary training for efficient use of the decentralised IT system and for the appropriate use of videoconferencing or other distance communication technology. Without prejudice to judicial independence and differences in the organisation of the judiciary across the Union and with due respect for the independence of the legal profession, Member States shall encourage such training for judges, prosecutors and other justice professionals.
2.   The Commission shall ensure that the training of justice professionals in the efficient use of the decentralised IT system is among the training priorities supported by the relevant Union financial programmes.
3.   Member States shall encourage the authorities to share best practices regarding videoconferencing in order to reduce costs and increase efficiency.
4.   The Commission shall inform Member States of the possibility of applying for grants to support the activities referred to in paragraphs 1 and 3, under the relevant Union financial programmes.
Article 12
Reference implementation software
1.   The Commission shall be responsible for the creation, accessibility, development and maintenance of reference implementation software which Member States may choose to apply as their back-end system instead of a national IT system. The creation, development and maintenance of the reference implementation software shall be financed from the general budget of the Union.
2.   The Commission shall provide, maintain and support the reference implementation software on a free-of-charge basis.
3.   The reference implementation software shall offer a common interface for communication with other national IT systems.
Article 13
Costs of the decentralised IT system, European electronic access point and national IT systems
1.   Each Member State or entity operating an authorised e-CODEX access point as defined in Article 3(4) of Regulation (EU) 2022/850 shall bear the costs of the installation, operation and maintenance of the decentralised IT system access points for which they are responsible.
2.   Each Member State or entity operating an authorised e-CODEX access point as defined in Article 3(4) of Regulation (EU) 2022/850 shall bear the costs of establishing and adjusting its relevant national or, where applicable, other IT systems to make them interoperable with the access points, and shall bear the costs of administering, operating and maintaining those systems.
3.   The Commission shall inform Member States of the possibility of applying for grants to support the activities referred to in paragraphs 1 and 2, under the relevant Union financial programmes.
4.   Union bodies and agencies shall bear the costs of the installation, operation and maintenance of the components of the decentralised IT system under their responsibility.
5.   Union bodies and agencies shall bear the costs of establishing and adjusting their case-management systems to make them interoperable with the access points, and shall bear the costs of administering, operating and maintaining those systems.
6.   The Commission shall bear all costs related to the European electronic access point.
Article 14
Protection of information transmitted
1.   The competent authority shall be regarded as a controller within the meaning of Regulations (EU) 2016/679 and (EU) 2018/1725 or Directive (EU) 2016/680 in respect of the processing of personal data sent or received through the decentralised IT system.
2.   The Commission shall be regarded as a controller within the meaning of Regulation (EU) 2018/1725 in respect of personal data processing by the European electronic access point.
3.   Competent authorities shall ensure that information transmitted in the context of cross-border judicial procedures to another competent authority and deemed confidential under the law of the Member State from which the information is being sent is subject to the rules on confidentiality laid down by Union law and the national law of the Member State to which the information is being sent.
Article 15
Committee procedure
1.   The Commission shall be assisted by a committee. That committee shall be a committee within the meaning of Regulation (EU) No 182/2011.
2.   Where reference is made to this paragraph, Article 5 of Regulation (EU) No 182/2011 shall apply.
Article 16
Monitoring and Evaluation
1.   Four years from the date of entry into force of the implementing acts referred to in Article 10(3)(d) and every five years thereafter, the Commission shall carry out an evaluation of this Regulation and submit to the European Parliament and to the Council a report supported by information supplied by the Member States to the Commission and information collected by it. The Commission shall also include an assessment of the effect of electronic communication on the equality of arms in the context of cross-border civil and criminal proceedings. The Commission shall, in particular, assess the application of Article 5. On the basis of that assessment, the Commission shall submit, if appropriate, a legislative proposal obliging Member States to make videoconferencing or other distance communication technology available, specifying the relevant technology and the interoperability standards and establishing judicial cooperation for the purposes of providing the parties to the proceedings with access to the infrastructure necessary for use of videoconferencing or other distance communication technology in the premises of the competent authorities in the Member State where a party is present.
2.   Unless an equivalent notification procedure applies under other Union legal acts, the Member States shall provide the Commission on an annual basis with the following information relevant for the evaluation of the operation and application of this Regulation:
(a)
three years from the date of entry into force of each of the implementing acts referred to in Article 10(3), the costs incurred for establishing or adjusting their relevant national IT systems to make them interoperable with the access points;
(b)
three years from the entry into force of each of the implementing acts referred to in Article 10(3)(b), the length of first instance judicial proceedings, from the reception of the application by the competent authority until the date of the decision, under the legal acts listed in points 3, 4 and 9 of Annex I, where such information is available;
(c)
three years from the date of entry into force of each of the implementing acts referred to in Article 10(3), the length of time needed to transmit information on the decision on recognition and execution of a judgment or a judicial decision or, if not applicable, to transmit information on the results of the execution of such a judgment or a judicial decision, under the legal acts listed in points 1 to 7 and 9 to 11 of Annex II, grouped by corresponding legal act, where available;
(d)
three years from the date of entry into force of each of the implementing acts referred to in Article 10(3), the number of requests transmitted through the decentralised IT system in accordance with Article 3(1) and (2), where such information is available.
3.   For the purpose of establishing a sample, each Member State shall designate one or more competent authorities to collect the data on the number of hearings conducted by those authorities in which videoconferencing or other distance communication technology was used in accordance with Articles 5 and 6. Such data shall be provided to the Commission from 2 May 2026.
4.   The reference implementation software and, where equipped to do so, the national back-end system shall programmatically collect the data referred to in paragraph 2, points (b), (c) and (d) and transmit them to the Commission on an annual basis.
5.   Member States shall make every endeavour to collect the data referred to in paragraph 2, points (b), (c) and (d).
Article 17
Information to be communicated to the Commission
1.   Member States shall communicate by 17 July 2024 to the Commission the following information with a view to making it available through the European e-Justice Portal:
(a)
details of national IT portals, where applicable;
(b)
a description of the national laws and procedures applicable to videoconferencing in accordance with Articles 5 and 6;
(c)
information on fees due;
(d)
details on the electronic payment methods available for fees due in cross-border cases;
(e)
the authorities with competence under the legal acts listed in Annexes I and II, where they have not already been notified to the Commission in accordance with those legal acts.
Member States shall communicate to the Commission any changes with regard to the information referred to in the first subparagraph without delay.
2.   Member States shall notify the Commission if they are in a position to apply Article 5 or 6 or operate the decentralised IT system earlier than required by this Regulation. The Commission shall make such information available electronically, in particular through the European e-Justice Portal.
CHAPTER VII
AMENDMENTS TO LEGAL ACTS IN THE AREA OF JUDICIAL COOPERATION IN CIVIL AND COMMERCIAL MATTERS
Article 18
Amendment to Regulation (EC) No 805/2004
In Article 13 (1) of Regulation (EC) No 805/2004, the following point is added:
‘(e)
electronic means of service provided for in Articles 19 and 19a of Regulation (EU) 2020/1784 of the European Parliament and of the Council
 (
*1
)
.
Article 19
Amendments to Regulation (EC) No 1896/2006
Regulation (EC) No 1896/2006 is amended as follows:
(1)
in Article 7, paragraph 5 is replaced by the following:
‘5.   The application shall be submitted by the means of electronic communication provided for in Article 4 of Regulation (EU) 2023/2844 of the European Parliament and of the Council
 (
*2
)
, in paper form or by any other means of communication, including electronic, accepted by the Member State of origin and available to the court of origin.
(
*2
)
  Regulation (EU) 2023/2844 of the European Parliament and of the Council of 13 December 2023 on the digitalisation of judicial cooperation and access to justice in cross-border civil, commercial and criminal matters, and amending certain acts in the field of judicial cooperation (
OJ L, 2023/2844, 27.12.2023, ELI: http://data.europa.eu/eli/reg/2023/2844/oj
).’;"
(2)
in Article 7(6), the first subparagraph is replaced by the following:
‘The application shall be signed by the claimant or, where applicable, by the claimant’s representative. Where the application is submitted in electronic form in accordance with paragraph 5 of this Article, the requirement to sign the application shall be fulfilled in accordance with Article 7(3) of Regulation (EU) 2023/2844. The electronic signature shall be recognised in the Member State of origin and may not be made subject to additional requirements.’;
(3)
in Article 13, the following paragraph is added:
‘The European order for payment may be served on the defendant by electronic means of service provided for in Articles 19 and 19a of Regulation (EU) 2020/1784 of the European Parliament and of the Council
 (
*3
)
.
(
*3
)
  Regulation (EU) 2020/1784 of the European Parliament and of the Council of 25 November 2020 on the service in the Member States of judicial and extrajudicial documents in civil or commercial matters (service of documents) (
OJ L 405, 2.12.2020, p. 40
).’;"
(4)
Article 16 is amended as follows:
(a)
paragraph 4 is replaced by the following:
‘4.   The statement of opposition shall be submitted by the means of electronic communication provided for in Article 4 of Regulation (EU) 2023/2844, in paper form or by any other means of communication, including electronic, accepted by the Member State of origin and available to the court of origin.’
;
(b)
in paragraph 5, the first subparagraph is replaced by the following:
‘The statement of opposition shall be signed by the defendant or, where applicable, by the defendant’s representative. Where the statement of opposition is submitted in electronic form in accordance with paragraph 4 of this Article, the requirement to sign the statement of opposition shall be fulfilled in accordance with Article 7(3) of Regulation (EU) 2023/2844. The electronic signature shall be recognised in the Member State of origin and may not be made subject to additional requirements.’.
Article 20
Amendments to Regulation (EC) No 861/2007
Regulation (EC) No 861/2007 is amended as follows:
(1)
in Article 4, paragraph 1 is replaced by the following:
‘1.   The claimant shall commence the European Small Claims Procedure by filling in standard claim Form A, as set out in Annex I to this Regulation, and lodging it with the court or tribunal with jurisdiction directly, by post, by the means of electronic communication provided for in Article 4 of Regulation (EU) 2023/2844 of the European Parliament and of the Council
 (
*4
)
 or by any other means of communication, such as fax or e-mail, acceptable to the Member State in which the procedure is commenced. The claim form shall include a description of evidence supporting the claim and be accompanied, where appropriate, by any relevant supporting documents.
(
*4
)
  Regulation (EU) 2023/2844 of the European Parliament and of the Council of 13 December 2023 on the digitalisation of judicial cooperation and access to justice in cross-border civil, commercial and criminal matters, and amending certain acts in the field of judicial cooperation (
OJ L, 2023/2844, 27.12.2023, ELI: http://data.europa.eu/eli/reg/2023/2844/oj
).’;"
(2)
in Article 13 (1), point (a), is replaced by the following:
‘(a)
by postal service;’;
(3)
in Article 13 (1), point (b) is replaced by the following:
‘(b)
by electronic means of service provided for in Articles 19 and 19a of Regulation (EU) 2020/1784 of the European Parliament and of the Council
 (
*5
)
; or
(
*5
)
  Regulation (EU) 2020/1784 of the European Parliament and of the Council of 25 November 2020 on the service in the Member States of judicial and extrajudicial documents in civil or commercial matters (service of documents) (
OJ L 405, 2.12.2020, p. 40
).’;"
(4)
in Article 13 (1), the following point is added:
‘(c)
through the European electronic access point established under Article 4(1) of Regulation (EU) 2023/2844, provided that the addressee gave prior express consent to the use of this means for service of documents in the course of the European Small Claims Procedure concerned.’;
(5)
in Article 13, paragraph 2 is replaced by the following:
‘2.   All communication not referred to in paragraph 1 between the court or tribunal and the parties or other persons involved in the proceedings shall be carried out either by:
(a)
electronic means attested by an acknowledgment of receipt, where such means are technically available and admissible in accordance with the procedural rules of the Member State in which the European Small Claims Procedure concerned is conducted, provided that the party or person concerned has accepted in advance such means of communication or is, in accordance with the procedural rules of the Member State in which that party or person is domiciled or habitually resident, under a legal obligation to accept such means of communication; or
(b)
the means of electronic communication provided for in Article 4 of Regulation (EU) 2023/2844.’
;
(6)
in Article 15a, paragraph 2 is replaced by the following:
‘2.   The Member States shall ensure that the parties can make electronic payments of court fees by means of distance payment methods which allow the parties to make the payment also from a Member State other than the Member State in which the court or tribunal is situated, in accordance with Article 9 of Regulation (EU) 2023/2844.’
.
Article 21
Amendments to Regulation (EU) No 606/2013
Regulation (EU) No 606/2013 is amended as follows:
(1)
in Article 8(2), the first subparagraph is replaced by the following:
‘Where the person causing the risk resides in the Member State of origin, the notification shall be effected in accordance with the law of that Member State. Where the person causing the risk resides in a Member State other than the Member State of origin, the notification shall be effected by registered letter with acknowledgment of receipt or equivalent or by the electronic means of service provided for in Articles 19 and 19a of Regulation (EU) 2020/1784 of the European Parliament and of the Council
 (
*6
)
. Where the person causing the risk resides in a third country, the notification shall be effected by registered letter with acknowledgment of receipt or equivalent.
(
*6
)
  Regulation (EU) 2020/1784 of the European Parliament and of the Council of 25 November 2020 on the service in the Member States of judicial and extrajudicial documents in civil or commercial matters (service of documents) (
OJ L 405, 2.12.2020, p. 40
).’;"
(2)
in Article 11(4), the first subparagraph is replaced by the following:
‘Where the person causing the risk resides in the Member State addressed, the notification shall be effected in accordance with the law of that Member State. Where the person causing the risk resides in a Member State other than the Member State addressed, the notification shall be effected by registered letter with acknowledgment of receipt or equivalent or by the electronic means of service provided for in Articles 19 and 19a of Regulation (EU) 2020/1784. Where the person causing the risk resides in a third country, the notification shall be effected by registered letter with acknowledgment of receipt or equivalent.’.
Article 22
Amendments to Regulation (EU) No 655/2014
Regulation (EU) No 655/2014 is amended as follows:
(1)
in Article 8, paragraph 4 is replaced by the following:
‘4.   The application and supporting documents may be submitted by any means of communication, including electronic, which are accepted under the procedural rules of the Member State in which the application is lodged or by the means of electronic communication provided for in Article 4 of Regulation (EU) 2023/2844 of the European Parliament and of the Council
 (
*7
)
.
(
*7
)
  Regulation (EU) 2023/2844 of the European Parliament and of the Council of 13 December 2023 on the digitalisation of judicial cooperation and access to justice in cross-border civil, commercial and criminal matters, and amending certain acts in the field of judicial cooperation (
OJ L, 2023/2844, 27.12.2023, ELI: http://data.europa.eu/eli/reg/2023/2844/oj
).’;"
(2)
in Article 17, paragraph 5 is replaced by the following:
‘5.   The decision on the application shall be brought to the notice of the creditor in accordance with the procedure provided for by the law of the Member State of origin for equivalent national orders or by the means of electronic communication provided for in Article 4 of Regulation (EU) 2023/2844.’
;
(3)
Article 29 is replaced by the following:
‘Article 29
Transmission of documents
1.   Where this Regulation provides for transmission of documents in accordance with this Article, such transmission shall be carried out in accordance with Regulation (EU) 2023/2844 as regards the communication between authorities, or by any appropriate means where communication is to be carried out by creditors, provided that the content of the document received is true and faithful to that of the document transmitted and that all information contained in it is easily legible.
2.   The court or authority that received documents in accordance with paragraph 1 of this Article shall, by the end of the working day following the day of receipt, send to:
(a)
the authority that transmitted the documents an acknowledgment of receipt, in accordance with Article 3 of Regulation (EU) 2023/2844; or
(b)
the creditor or bank that transmitted the documents an acknowledgment of receipt
;
 employing the swiftest possible means of transmission.
The court or authority that received documents in accordance with paragraph 1 of this Article shall use the standard form for acknowledgment of receipt established by means of implementing acts adopted in accordance with the advisory procedure referred to in Article 52(2).’
;
(4)
Article 36 is amended as follows:
(a)
paragraph 1 is replaced by the following:
‘1.   The application for a remedy pursuant to Article 33, 34 or 35 shall be made using the remedy form established by means of implementing acts adopted in accordance with the advisory procedure referred to in Article 52(2).
The application may be made at any time and may be submitted:
(a)
by any means of communication, including electronic means, which are accepted under the procedural rules of the Member State in which the application is lodged; or
(b)
by the means of electronic communication provided for in Article 4 of Regulation (EU) 2023/2844.’
;
(b)
paragraph 3 is replaced by the following:
‘3.   Except where the application was submitted by the debtor pursuant to point (a) of Article 34(1) or pursuant to Article 35(3), the decision on the application shall be issued after both parties have been given the opportunity to present their case, including by such appropriate means of communication technology as are available and accepted under the national law of each of the Member States involved or by the means of electronic communication provided for under Regulation (EU) 2023/2844.’
.
Article 23
Amendments to Regulation (EU) 2015/848
Regulation (EU) 2015/848 is amended as follows:
(1)
In Article 42(3), the first sentence is replaced by the following:
‘The cooperation referred to in paragraph 1 of this Article shall be implemented in accordance with Article 3 of Regulation (EU) 2023/2844 of the European Parliament and of the Council
 (
*8
)
.
(
*8
)
  Regulation (EU) 2023/2844 of the European Parliament and of the Council of 13 December 2023 on the digitalisation of judicial cooperation and access to justice in cross-border civil, commercial and criminal matters, and amending certain acts in the field of judicial cooperation (
OJ L, 2023/2844, 27.12.2023, ELI: http://data.europa.eu/eli/reg/2023/2844/oj
).’;"
(2)
Article 53 is replaced by the following:
‘Article 53
Right to lodge claims
Any foreign creditor may lodge claims in insolvency proceedings by any means of communication which are accepted by the law of the State of the opening of proceedings or by the means of electronic communication provided for in Article 4 of Regulation (EU) 2023/2844.
Representation by a lawyer or another legal professional shall not be mandatory for the sole purpose of lodging of claims.’
;
(3)
in Article 57(3), the first sentence is replaced by the following:
‘The cooperation referred to in paragraph 1 of this Article shall be implemented in accordance with Article 3 of Regulation (EU) 2023/2844.’.
Article 24
Amendments to Regulation (EU) 2020/1784
Regulation (EU) 2020/1784 is amended as follows:
(1)
in Article 12, paragraph 7 is replaced by the following:
‘7.   For the purposes of paragraphs 1 and 2, the diplomatic agents or consular officers, in cases where service is effected in accordance with Article 17, and the authority or person, in cases where service is effected in accordance with Article 18, 19, 19a or 20, shall inform the addressee that the addressee may refuse to accept the document and that either form L in Annex I or a written declaration of refusal must be sent to those agents or officers or to that authority or person respectively.’
;
(2)
in Article 13, paragraph 3 is replaced by the following:
‘3.   This Article also applies to the other means of transmission and service of judicial documents provided for in Section 2 with the exception of Article 19a.’
;
(3)
the following Article is inserted:
‘Article 19a
Electronic service through the European electronic access point
1.   The service of judicial documents may be effected directly on a person who has a known address for service in another Member State through the European electronic access point established under Article 4(1) of Regulation (EU) 2023/2844 of the European Parliament and of the Council
 (
*9
)
, provided that the addressee has given prior express consent to the use of that electronic means for serving documents in the course of the legal proceedings concerned.
2.   The addressee shall confirm the receipt of the documents with an acknowledgment of receipt, including the date of the receipt. The date of service of documents shall be the date specified in the acknowledgment of receipt. The same rule shall apply in the case of service of refused documents which is remedied in accordance with Article 12(5).
(
*9
)
  Regulation (EU) 2023/2844 of the European Parliament and of the Council of 13 December 2023 on the digitalisation of judicial cooperation and access to justice in cross-border civil, commercial and criminal matters, and amending certain acts in the field of judicial cooperation (
OJ L, 2023/2844, 27.12.2023, ELI: http://data.europa.eu/eli/reg/2023/2844/oj
).’;"
(4)
in Article 37, the following paragraph is added:
‘3.   Article 19a shall apply from the first day of the month following the period of two years from the date of entry into force of the implementing acts referred to in Article 10(3)(a) of Regulation (EU) 2023/2844.’
.
CHAPTER VIII
AMENDMENTS TO LEGAL ACTS IN THE AREA OF JUDICIAL COOPERATION IN CRIMINAL MATTERS
Article 25
Amendments to Regulation (EU) 2018/1805
Regulation (EU) 2018/1805 is amended as follows:
(1)
in Article 4, paragraph 1 is replaced by the following:
‘1.   A freezing order shall be transmitted by means of a freezing certificate. The issuing authority shall transmit the freezing certificate provided for in Article 6 directly to the executing authority or, where applicable, to the central authority referred to in Article 24(2).’
;
(2)
in Article 7, paragraph 2 is replaced by the following:
‘2.   The executing authority shall report to the issuing authority on the execution of the freezing order, including a description of the property frozen and, where available, providing an estimate of its value. Such reporting shall be carried out without undue delay once the executing authority has been informed that the freezing order has been executed.’
;
(3)
in Article 8, paragraph 3 is replaced by the following:
‘3.   Any decision not to recognise or execute the freezing order shall be taken without delay and notified immediately to the issuing authority.’
;
(4)
in Article 9, paragraph 4 is replaced by the following:
‘4.   The executing authority shall communicate without delay the decision on the recognition and execution of the freezing order to the issuing authority.’
;
(5)
in Article 10, paragraphs 2 and 3 are replaced by the following:
‘2.   The executing authority shall immediately report to the issuing authority on the postponement of the execution of the freezing order, specifying the grounds for the postponement and, where possible, the expected duration of the postponement.
3.   As soon as the grounds for postponement have ceased to exist, the executing authority shall immediately take the measures necessary for the execution of the freezing order and inform the issuing authority thereof.’
;
(6)
in Article 12, paragraph 2 is replaced by the following:
‘2.   The executing authority may, taking into account the circumstances of the case, make a reasoned request to the issuing authority to limit the period for which the property is to be frozen. Such a request, including any relevant supporting information, shall be transmitted directly to the issuing authority. When examining such a request, the issuing authority shall take all interests into account, including those of the executing authority. The issuing authority shall respond to the request as soon as possible. If the issuing authority does not agree to the limitation, it shall inform the executing authority of the reasons thereof. In such a case, the property shall remain frozen in accordance with paragraph 1. If the issuing authority does not respond within six weeks of receiving the request, the executing authority shall no longer be obliged to execute the freezing order.’
;
(7)
in Article 14, paragraph 1 is replaced by the following:
‘1.   A confiscation order shall be transmitted by means of a confiscation certificate. The issuing authority shall transmit the confiscation certificate provided for in Article 17 directly to the executing authority or, where applicable, to the central authority referred to in Article 24(2).’
;
(8)
in Article 16(3), the introductory wording is replaced by the following:
‘The issuing authority shall immediately inform the executing authority where: ‘;
(9)
in Article 18, paragraph 6 is replaced by the following:
‘6.   As soon as the execution of the confiscation order has been completed, the executing authority shall inform the issuing authority of the results of the execution.’
;
(10)
in Article 19, paragraph 3 is replaced by the following:
‘3.   Any decision not to recognise or execute the confiscation order shall be taken without delay and notified immediately to the issuing authority.’
;
(11)
in Article 20, paragraph 2 is replaced by the following:
‘2.   The executing authority shall communicate without delay the decision on the recognition and execution of the confiscation order to the issuing authority.’
;
(12)
in Article 21, paragraphs 3 and 4 are replaced by the following:
‘3.   The executing authority shall without delay report to the issuing authority on the postponement of the execution of the confiscation order, specifying the grounds for the postponement and, where possible, the expected duration of the postponement.
4.   As soon as the grounds for postponement have ceased to exist, the executing authority shall take, without delay, the measures necessary for the execution of the confiscation order and inform the issuing authority thereof.’
;
(13)
in Article 25:
(a)
the title is replaced by the following:
‘Means of communication’;
(b)
paragraph 1 is replaced by the following:
‘1.   With the exception of communication under Article 8(2) and (4), Article 9(5), Article 19(2), Article 20(4) and Article 29(3), official communication under this Regulation between the issuing authority and the executing authority shall be carried out in accordance with Article 3 of Regulation (EU) 2023/2844 of the European Parliament and of the Council
 (
*10
)
.
2.   Where a Member State has designated a central authority, paragraph 1 shall also apply to official communication with the central authority of another Member State.
3.   Where necessary, the issuing authority and the executing authority shall consult each other without delay to ensure efficient application of this Regulation, using any appropriate means of communication.
(
*10
)
  Regulation (EU) 2023/2844 of the European Parliament and of the Council of 13 December 2023 on the digitalisation of judicial cooperation and access to justice in cross-border civil, commercial and criminal matters, and amending certain acts in the field of judicial cooperation (
OJ L, 2023/2844, 27.12.2023, ELI: http://data.europa.eu/eli/reg/2023/2844/oj
).’;"
(14)
in Article 27, paragraphs 2 and 3 are replaced by the following:
‘2.   The issuing authority shall immediately inform the executing authority of the withdrawal of a freezing order or confiscation order and of any decision or measure that causes a freezing order or confiscation order to be withdrawn.
3.   The executing authority shall terminate the execution of the freezing order or confiscation order, in so far as the execution has not yet been completed, as soon as it has been informed by the issuing authority in accordance with paragraph 2. The executing authority shall send without undue delay a confirmation of the termination to the issuing State.’
;
(15)
in Article 31(2), the third subparagraph is replaced by the following:
‘The consultations, or at least the result thereof, shall be recorded.’.
CHAPTER IX
FINAL PROVISIONS
Article 26
Entry into force and application
1.   This Regulation shall enter into force on the twentieth day following that of its publication in the 
Official Journal of the European Union
.
2.   It shall apply from 1 May 2025.
3.   However, Articles 3 and 4 shall apply from the first day of the month following the period of two years from the date of entry into force of the corresponding implementing acts, referred to in Article 10(3), establishing the decentralised IT system for each of the legal acts listed in Annexes I and II.
4.   Articles 3 and 4 shall apply to proceedings initiated from the day referred to in paragraph 3 of this Article.
This Regulation shall be binding in its entirety and directly applicable in the Member States in accordance with the Treaties.
Done at Strasbourg, 13 December 2023.
For the European Parliament
The President
R. METSOLA
For the Council
The President
P. NAVARRO RÍOS
(
1
)
  
            
OJ C 323, 26.8.2022, p. 77
.
(
2
)
  Position of the European Parliament of 23 November 2023 (not yet published in the Official Journal) and decision of the Council of 8 December 2023.
(
3
)
  Regulation (EU) 2022/850 of the European Parliament and of the Council of 30 May 2022 on a computerised system for the cross-border electronic exchange of data in the area of judicial cooperation in civil and criminal matters (e-CODEX system), and amending Regulation (EU) 2018/1726 (
OJ L 150, 1.6.2022, p. 1
).
(
4
)
  Directive (EU) 2016/2102 of the European Parliament and of the Council of 26 October 2016 on the accessibility of the websites and mobile applications of public sector bodies (
OJ L 327, 2.12.2016, p. 1
).
(
5
)
  Directive (EU) 2019/882 of the European Parliament and of the Council of 17 April 2019 on the accessibility requirements for products and services (
OJ L 151, 7.6.2019, p. 70
).
(
6
)
  Regulation (EU) 2015/848 of the European Parliament and of the Council of 20 May 2015 on insolvency proceedings (
OJ L 141, 5.6.2015, p. 19
).
(
7
)
  Regulation (EU) 2020/1784 of the European Parliament and of the Council of 25 November 2020 on the service in the Member States of judicial and extrajudicial documents in civil or commercial matters (service of documents) (
OJ L 405, 2.12.2020, p. 40
).
(
8
)
  Regulation (EU) 2020/1783 of the European Parliament and of the Council of 25 November 2020 on cooperation between the courts of the Member States in the taking of evidence in civil or commercial matters (taking of evidence) (
OJ L 405, 2.12.2020, p. 1
).
(
9
)
  Regulation (EU) 2018/1725 of the European Parliament and of the Council of 23 October 2018 on the protection of natural persons with regard to the processing of personal data by the Union institutions, bodies, offices and agencies and on the free movement of such data and repealing Regulation (EC) No 45/2001 and Decision No 1247/2002/EC (
OJ L 295, 21.11.2018, p. 39
).
(
10
)
  Regulation (EU) 2016/679 of the European Parliament and of the Council of 27 April 2016 on the protection of natural persons with regard to the processing of personal data and on the free movement of such data, and repealing Directive 95/46/EC (General Data Protection Regulation) (
OJ L 119, 4.5.2016, p. 1
).
(
11
)
  Directive (EU) 2016/680 of the European Parliament and of the Council of 27 April 2016 on the protection of natural persons with regard to the processing of personal data by competent authorities for the purposes of the prevention, investigation, detection or prosecution of criminal offences or the execution of criminal penalties, and on the free movement of such data, and repealing Council Framework Decision 2008/977/JHA (
OJ L 119, 4.5.2016, p. 89
).
(
12
)
  Council Regulation (EC) No 4/2009 of 18 December 2008 on jurisdiction, applicable law, recognition and enforcement of decisions and cooperation in matters relating to maintenance obligations (
OJ L 7, 10.1.2009, p. 1
).
(
13
)
  Council Regulation (EU) 2019/1111 of 25 June 2019 on jurisdiction, the recognition and enforcement of decisions in matrimonial matters and the matters of parental responsibility, and on international child abduction (
OJ L 178, 2.7.2019, p. 1
).
(
14
)
  Council Framework Decision 2005/214/JHA of 24 February 2005 on the application of the principle of mutual recognition to financial penalties (
OJ L 76, 22.3.2005, p. 16
).
(
15
)
  Council Framework Decision 2006/783/JHA of 6 October 2006 on the application of the principle of mutual recognition to confiscation orders (
OJ L 328, 24.11.2006, p. 59
).
(
16
)
  Council Framework Decision 2008/909/JHA of 27 November 2008 on the application of the principle of mutual recognition to judgments in criminal matters imposing custodial sentences or measures involving deprivation of liberty for the purpose of their enforcement in the European Union (
OJ L 327, 5.12.2008, p. 27
).
(
17
)
  Council Framework Decision 2008/947/JHA of 27 November 2008 on the application of the principle of mutual recognition to judgments and probation decisions with a view to the supervision of probation measures and alternative sanctions (
OJ L 337, 16.12.2008, p. 102
).
(
18
)
  Council Framework Decision 2009/829/JHA of 23 October 2009 on the application, between Member States of the European Union, of the principle of mutual recognition to decisions on supervision measures as an alternative to provisional detention (
OJ L 294, 11.11.2009, p. 20
(
19
)
  Directive 2014/41/EU of the European Parliament and of the Council of 3 April 2014 regarding the European Investigation Order in criminal matters (
OJ L 130, 1.5.2014, p. 1
).
(
20
)
  Regulation (EU) 2018/1805 of the European Parliament and of the Council of 14 November 2018 on the mutual recognition of freezing orders and confiscation orders (
OJ L 303, 28.11.2018, p. 1
).
(
21
)
  Regulation (EU) No 650/2012 of the European Parliament and of the Council of 4 July 2012 on jurisdiction, applicable law, recognition and enforcement of decisions and acceptance and enforcement of authentic instruments in matters of succession and on the creation of a European Certificate of Succession (
OJ L 201, 27.7.2012, p. 107
).
(
22
)
  Council Directive 2003/8/EC of 27 January 2003 to improve access to justice in cross-border disputes by establishing minimum common rules relating to legal aid for such disputes (
OJ L 26, 31.1.2003, p. 41
).
(
23
)
  Council Framework Decision 2002/465/JHA of 13 June 2002 on joint investigation teams (
OJ L 162, 20.6.2002, p. 1
).
(
24
)
  Regulation (EU) No 910/2014 of the European Parliament and of the Council of 23 July 2014 on electronic identification and trust services for electronic transactions in the internal market and repealing Directive 1999/93/EC (
OJ L 257, 28.8.2014, p. 73
).
(
25
)
  Regulation (EC) No 805/2004 of the European Parliament and of the Council of 21 April 2004 creating a European Enforcement Order for uncontested claims (
OJ L 143, 30.4.2004, p. 15
).
(
26
)
  Regulation (EC) No 1896/2006 of the European Parliament and of the Council of 12 December 2006 creating a European order for payment procedure (
OJ L 399, 30.12.2006, p. 1
).
(
27
)
  Regulation (EC) No 861/2007 of the European Parliament and of the Council of 11 July 2007 establishing a European Small Claims Procedure (
OJ L 199, 31.7.2007, p. 1
).
(
28
)
  Regulation (EU) No 606/2013 of the European Parliament and of the Council of 12 June 2013 on mutual recognition of protection measures in civil matters (
OJ L 181, 29.6.2013, p. 4
).
(
29
)
  Regulation (EU) No 655/2014 of the European Parliament and of the Council of 15 May 2014 establishing a European Account Preservation Order procedure to facilitate cross-border debt recovery in civil and commercial matters (
OJ L 189, 27.6.2014, p. 59
).
(
30
)
  Directive (EU) 2023/2843 of the European Parliament and of the Council of 13 December 2023 amending Directives 2011/99/EU and 2014/41/EU of the European Parliament and of the Council, Council Directive 2003/8/EC and Council Framework Decisions 2002/584/JHA, 2003/577/JHA, 2005/214/JHA, 2006/783/JHA, 2008/909/JHA, 2008/947/JHA, 2009/829/JHA and 2009/948/JHA, as regards digitalisation of judicial cooperation (
OJ L, 2023/2843, 27.12.2023, ELI: http://data.europa.eu/eli/dir/2023/2843/oj
).
(
31
)
  
            
OJ L 123, 12.5.2016, p. 1
.
(
32
)
  Directive 2010/64/EU of the European Parliament and of the Council of 20 October 2010 on the right to interpretation and translation in criminal proceedings (
OJ L 280, 26.10.2010, p. 1
).
(
33
)
  Directive 2012/13/EU of the European Parliament and of the Council of 22 May 2012 on the right to information in criminal proceedings (
OJ L 142, 1.6.2012, p. 1
).
(
34
)
  Directive 2013/48/EU of the European Parliament and of the Council of 22 October 2013 on the right of access to a lawyer in criminal proceedings and in European arrest warrant proceedings, and on the right to have a third party informed upon deprivation of liberty and to communicate with third persons and with consular authorities while deprived of liberty (
OJ L 294, 6.11.2013, p. 1
).
(
35
)
  Directive (EU) 2016/343 of the European Parliament and of the Council of 9 March 2016 on the strengthening of certain aspects of the presumption of innocence and of the right to be present at the trial in criminal proceedings (
OJ L 65, 11.3.2016, p. 1
).
(
36
)
  Directive (EU) 2016/800 of the European Parliament and of the Council of 11 May 2016 on procedural safeguards for children who are suspects or accused persons in criminal proceedings (
OJ L 132, 21.5.2016, p. 1
).
(
37
)
  Directive (EU) 2016/1919 of the European Parliament and of the Council of 26 October 2016 on legal aid for suspects and accused persons in criminal proceedings and for requested persons in European arrest warrant proceedings (
OJ L 297, 4.11.2016, p. 1
).
(
38
)
  Regulation (EU) No 182/2011 of the European Parliament and of the Council of 16 February 2011 laying down the rules and general principles concerning mechanisms for control by the Member States of the Commission's exercise of implementing powers (
OJ L 55, 28.2.2011, p. 13
).
(
39
)
  Regulation (EU) No 1215/2012 of the European Parliament and of the Council of 12 December 2012 on jurisdiction and the recognition and enforcement of judgments in civil and commercial matters (
OJ L 351, 20.12.2012, p. 1
).
(
40
)
  Council Regulation (EU) 2016/1103 of 24 June 2016 implementing enhanced cooperation in the area of jurisdiction, applicable law and the recognition and enforcement of decisions in matters of matrimonial property regimes (
OJ L 183, 8.7.2016, p. 1
).
(
41
)
  Council Regulation (EU) 2016/1104 of 24 June 2016 implementing enhanced cooperation in the area of jurisdiction, applicable law and the recognition and enforcement of decisions in matters of the property consequences of registered partnerships (
OJ L 183, 8.7.2016, p. 30
).
(
42
)
  Council Framework Decision 2002/584/JHA of 13 June 2002 on the European arrest warrant and the surrender procedures between Member States (
OJ L 190, 18.7.2002, p. 1
).
(
43
)
  Directive 2011/99/EU of the European Parliament and of the Council of 13 December 2011 on the European protection order (
OJ L 338, 21.12.2011, p. 2
).
ANNEX I
Legal acts in the area of judicial cooperation in civil and commercial matters
(1)
Council Directive 2003/8/EC of 27 January 2003 to improve access to justice in cross-border disputes by establishing minimum common rules relating to legal aid for such disputes.
(2)
Regulation (EC) No 805/2004 of the European Parliament and of the Council of 21 April 2004 creating a European Enforcement Order for uncontested claims.
(3)
Regulation (EC) No 1896/2006 of the European Parliament and of the Council of 12 December 2006 creating a European order for payment procedure.
(4)
Regulation (EC) No 861/2007 of the European Parliament and of the Council of 11 July 2007 establishing a European Small Claims Procedure.
(5)
Council Regulation (EC) No 4/2009 of 18 December 2008 on jurisdiction, applicable law, recognition and enforcement of decisions and cooperation in matters relating to maintenance obligations.
(6)
Regulation (EU) No 650/2012 of the European Parliament and of the Council of 4 July 2012 on jurisdiction, applicable law, recognition and enforcement of decisions and acceptance and enforcement of authentic instruments in matters of succession and on the creation of a European Certificate of Succession.
(7)
Regulation (EU) No 1215/2012 of the European Parliament and of the Council of 12 December 2012 on jurisdiction and the recognition and enforcement of judgments in civil and commercial matters (recast).
(8)
Regulation (EU) No 606/2013 of the European Parliament and of the Council of 12 June 2013 on mutual recognition of protection measures in civil matters.
(9)
Regulation (EU) No 655/2014 of the European Parliament and of the Council of 15 May 2014 establishing a European Account Preservation Order procedure to facilitate cross-border debt recovery in civil and commercial matters.
(10)
Regulation (EU) 2015/848 of the European Parliament and of the Council of 20 May 2015 on insolvency proceedings.
(11)
Council Regulation (EU) 2016/1103 of 24 June 2016 implementing enhanced cooperation in the area of jurisdiction, applicable law and the recognition and enforcement of decisions in matters of matrimonial property regimes.
(12)
Council Regulation (EU) 2016/1104 of 24 June 2016 implementing enhanced cooperation in the area of jurisdiction, applicable law and the recognition and enforcement of decisions in matters of the property consequences of registered partnerships.
(13)
Council Regulation (EU) 2019/1111 of 25 June 2019 on jurisdiction, the recognition and enforcement of decisions in matrimonial matters and the matters of parental responsibility, and on international child abduction.
ANNEX II
Legal acts in the area of judicial cooperation in criminal matters
(1)
Council Framework Decision 2002/584/JHA of 13 June 2002 on the European arrest warrant and the surrender procedures between Member States.
(2)
Council Framework Decision 2003/577/JHA of 22 July 2003 on the execution in the European Union of orders freezing property or evidence 
(
1
)
.
(3)
Council Framework Decision 2005/214/JHA of 24 February 2005 on the application of the principle of mutual recognition to financial penalties.
(4)
Council Framework Decision 2006/783/JHA of 6 October 2006 on the application of the principle of mutual recognition to confiscation orders.
(5)
Council Framework Decision 2008/909/JHA of 27 November 2008 on the application of the principle of mutual recognition to judgments in criminal matters imposing custodial sentences or measures involving deprivation of liberty for the purpose of their enforcement in the European Union.
(6)
Council Framework Decision 2008/947/JHA of 27 November 2008 on the application of the principle of mutual recognition to judgments and probation decisions with a view to the supervision of probation measures and alternative sanctions.
(7)
Council Framework Decision 2009/829/JHA of 23 October 2009 on the application, between Member States of the European Union, of the principle of mutual recognition to decisions on supervision measures as an alternative to provisional detention.
(8)
Council Framework Decision 2009/948/JHA of 30 November 2009 on prevention and settlement of conflicts of exercise of jurisdiction in criminal proceedings 
(
2
)
.
(9)
Directive 2011/99/EU of the European Parliament and of the Council of 13 December 2011 on the European protection order.
(10)
Directive 2014/41/EU of the European Parliament and of the Council of 3 April 2014 regarding the European Investigation Order in criminal matters.
(11)
Regulation (EU) 2018/1805 of the European Parliament and of the Council of 14 November 2018 on the mutual recognition of freezing orders and confiscation orders.
(
1
)
  
            
OJ L 196, 2.8.2003, p. 45
.
(
2
)
  
            
OJ L 328, 15.12.2009, p. 42
.
ELI: http://data.europa.eu/eli/reg/2023/2844/oj
ISSN 1977-0677 (electronic edition)

Summary:
Digitalisation of judicial cooperation and access to justice in cross-border civil, commercial and criminal matters
SUMMARY OF:
Regulation (EU) 2023/2844 on the digitalisation of judicial cooperation and access to justice in cross-border civil, commercial and criminal matters
WHAT IS THE AIM OF THE REGULATION?
Regulation (EU) 2023/2844 aims to improve the efficiency and effectiveness of judicial cooperation procedures in civil, commercial and criminal matters and to facilitate access to justice by digitalising the existing communication channels.
KEY POINTS
The 
regulation
 sets out:
a 
common legal basis
 for the use of electronic communication between:
competent authorities
 of 
Member States
 in judicial cooperation procedures in civil, commercial and criminal matters,
individuals or companies and competent authorities
 in judicial cooperation procedures in 
civil and commercial matters
;
rules on the use of videoconferencing or other distance communication technology, the application of electronic signatures and seals, the legal effects of electronic documents and the electronic payment of fees.
The regulation also applies to 
Ireland
.
The regulation is accompanied by Directive (EU) 
2023/2843
, which aligns existing rules on communication with those of the regulation.
Main elements of the regulation
The regulation contains a number of key elements.
A decentralised IT system.
 The system will be used on a mandatory basis for communication between the competent authorities of the Member States in the context of the judicial cooperation procedures in civil, commercial and criminal matters.
The decentralised IT system is a network of IT systems and interoperable access points, operating under the individual responsibility and management of each Member State, EU body or agency, that enables the secure and reliable cross-border exchange of information. Communication through the system is direct – from authority to authority.
There are limited, well-defined exceptions where the decentralised IT system will not be used, for example in the case of a disruption of the system.
A European electronic access point (EEAP).
 Individuals, companies and their representatives can communicate with authorities – for example, to file claims or send and receive relevant information – in certain well defined cross-border proceedings in the EU via the EEAP, which is to be set up on the 
European e-Justice Portal
.
The use of the EEAP is optional for individuals, companies and their representatives.
The EEAP will contain information for individuals and companies on their right to legal aid, including in cross-border proceedings.
Communication through the EEAP will comply with the requirements of EU law and of the national law of the relevant Member State, in particular with regard to form, language and representation.
Videoconferencing and distance communication technology.
 Parties and other individuals concerned will be able to take part in hearings in civil, commercial and criminal matters by videoconferencing or other remote communication technology.
Parties can submit an opinion on whether the use of such technology is appropriate to the case in question.
The competent authority retains discretion as to the use of videoconferencing or other distance communication technology.
The technology must comply with rules on secure access, confidentiality and data protection – see Regulation (EU) 
2016/679
 (the general data protection regulation, see 
summary
) and Directive (EU) 
2016/680
 on protecting data used by police and criminal justice authorities (see 
summary
).
In criminal matters the use of videoconferencing is subject to the consent of the suspect, the accused or convicted person, or the affected person.
Conducting the hearing through videoconferencing or other distance communication technology is regulated by the national law of the court.
Electronic signatures and electronic seals.
 Electronic communication under the regulation is based on Regulation (EU) 
910/2014
, the common EU legal base for electronic signatures and seals, and trust services (see 
summary
).
Documents transmitted electronically between the competent authorities that require a seal or signature will contain a qualified electronic seal or signature.
Individuals or companies may use either an electronic identification with a high assurance level or a qualified electronic signature.
Legal effect of electronic documents.
 Electronic documents should not be denied legal effect solely because of their electronic form.
Electronic payment of fees.
 Member States must provide the option for electronic payment of fees even from a Member State other than where the competent authority is based.
Training.
 Member States must offer and encourage training to judges, prosecutors and other justice professionals to ensure the efficient use of the decentralised IT system and the appropriate use of videoconferencing and other distance communication technology.
Monitoring and evaluation.
 Member States must provide data in order to evaluate the the regulation’s implementation and impact. The 
European Commission
 will evaluate the regulation initially after four years, and every five years thereafter.
FROM WHEN DOES THE REGULATION APPLY?
The regulation applies from 
1 May 2025
. However, Articles 3 and 4 on electronic communication will apply from the first day of the month following a period of two years from the date of entry into force of the corresponding 
implementing acts
.
BACKGROUND
For further information, see:
Digitalisation of cross-border judicial cooperation
 (European Commission).
MAIN DOCUMENT
Regulation (EU) 
2023/2844
 of the European Parliament and of the Council of 13 December 2023 on the digitalisation of judicial cooperation and access to justice in cross-border civil, commercial and criminal matters, and amending certain acts in the field of judicial cooperation (OJ L, 2023/2844, 
27.12.2023
).
RELATED DOCUMENTS
Regulation (EU) 
2022/850
 of the European Parliament and of the Council of 30 May 2022 on a computerised system for the cross-border electronic exchange of data in the area of judicial cooperation in civil and criminal matters (e-CODEX system), and amending Regulation (EU) 2018/1726 (OJ L 150, 
1.6.2022
, 
pp. 1–19
).
Regulation (EU) 
2020/1783
 of the European Parliament and of the Council of 
25 November 2020
 on cooperation between the courts of the Member States in the taking of evidence in civil or commercial matters (taking of evidence) (recast) (OJ L 405, 
2.12.2020
, 
pp. 1–39
).
Successive amendments to Regulation (EU) 2020/1783 have been incorporated into the original text. This 
consolidated version
 is of documentary value only.
Regulation (EU) 
2020/1784
 of the European Parliament and of the Council of 
25 November 2020
 on the service in the Member States of judicial and extrajudicial documents in civil or commercial matters (service of documents) (recast) (OJ L 405, 
2.12.2020
, 
pp. 40–78
).
See 
consolidated version
.
Regulation (EU) 
2018/1725
 of the European Parliament and of the Council of 
23 October 2018
 on the protection of natural persons with regard to the processing of personal data by the Union institutions, bodies, offices and agencies and on the free movement of such data, and repealing Regulation (EC) No 45/2001 and Decision No 1247/2002/EC (OJ L 295, 
21.11.2018
, 
pp. 39–98
).
Regulation (EU) 
2016/679
 of the European Parliament and of the Council of 
27 April 2016
 on the protection of natural persons with regard to the processing of personal data and on the free movement of such data, and repealing Directive 95/46/EC (General Data Protection Regulation) (OJ L 119, 
4.5.2016
, 
pp. 1–88
). 
See 
consolidated version
.
Directive (EU) 
2016/680
 of the European Parliament and of the Council of 
27 April 2016
 on the protection of natural persons with regard to the processing of personal data by competent authorities for the purposes of the prevention, investigation, detection or prosecution of criminal offences or the execution of criminal penalties, and on the free movement of such data, and repealing Council Framework Decision 2008/977/JHA (OJ L 119, 
4.5.2016
, 
pp. 89–131
).
See 
consolidated version
.
Regulation (EU) No 
910/2014
 of the European Parliament and of the Council of 23 July 2014 on electronic identification and trust services for electronic transactions in the internal market and repealing Directive 1999/93/EC (OJ L 257, 
28.8.2014
, 
pp. 73–114
).
See 
consolidated version
.
Regulation (EU) No 
1215/2012
 of the European Parliament and of the Council of 12 December 2012 on jurisdiction and the recognition and enforcement of judgments in civil and commercial matters (recast) (OJ L 351, 
20.12.2012
, 
pp. 1–32
).
See 
consolidated version
.
Regulation (EC) No 
1896/2006
 of the European Parliament and of the Council of 12 December 2006 creating a European order for payment procedure (OJ L 399, 
30.12.2006
, 
pp. 1–32
).
See 
consolidated version
.
last update 
27.2.2025

--- DANISH ---

Document:
Tidende 
Den Europæiske Unions
DA
Serie L
2023/2844
27.12.2023
EUROPA-PARLAMENTETS OG RÅDETS FORORDNING (EU) 2023/2844
af 13. december 2023
om digitalisering af retligt samarbejde og adgang til domstolsprøvelse i grænseoverskridende civil-, handels- og strafferetlige sager og om ændring af visse retsakter inden for retligt samarbejde
EUROPA-PARLAMENTET OG RÅDET FOR DEN EUROPÆISKE UNION HAR —
under henvisning til traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde, særlig artikel 81, stk. 2, litra e) og f), og artikel 82, stk. 1, litra d),
under henvisning til forslag fra Europa-Kommissionen,
efter fremsendelse af udkast til lovgivningsmæssig retsakt til de nationale parlamenter,
under henvisning til udtalelse fra Det Europæiske Økonomiske og Sociale Udvalg 
(
1
)
,
efter den almindelige lovgivningsprocedure 
(
2
)
, og
ud fra følgende betragtninger:
(1)
Kommissionen påpegede i sin meddelelse af 2. december 2020 med titlen »Digitalisering af retsvæsenet i Den Europæiske Union – En værktøjskasse fuld af muligheder« behovet for at modernisere den lovgivningsmæssige ramme for Unionens grænseoverskridende procedurer inden for civil-, handels- og strafferet i overensstemmelse med princippet om »digital som standard« og samtidig sikre, at alle nødvendige garantier er indført for at undgå social udelukkelse, og sikre gensidig tillid, interoperabilitet og sikkerhed.
(2)
Med henblik på at opnå et fuldt funktionsdygtigt område med frihed, sikkerhed og retfærdighed er det vigtigt, at alle medlemsstater bestræber sig på at mindske eventuelle eksisterende forskelle med hensyn til digitalisering af systemer og udnytte de muligheder, som de relevante EU-finansieringsmekanismer giver.
(3)
Med henblik på at forbedre det retlige samarbejde og adgangen til domstolsprøvelse bør EU-retsakter, der indeholder bestemmelser om kommunikation mellem kompetente myndigheder, herunder EU-organer og -agenturer, og mellem kompetente myndigheder og fysiske og juridiske personer i civil- og handelsretlige sager, suppleres ved at fastlægge betingelserne for gennemførelse af en sådan kommunikation ved hjælp af digitale midler.
(4)
Formålet med denne forordning er at forbedre effektiviteten af retssager og lette adgangen til domstolsprøvelse ved at digitalisere de eksisterende kommunikationskanaler, hvilket bør føre til omkostnings- og tidsbesparelser, en mindskelse af den administrative byrde og styrkelse af modstandsdygtigheden i tilfælde af force majeure for alle myndigheder, der er involveret i grænseoverskridende retligt samarbejde. Brugen af digitale kommunikationskanaler mellem kompetente myndigheder bør føre til færre forsinkelser i sagsbehandlingen, både på kort og lang sigt. Det bør gavne enkeltpersoner, juridiske enheder og medlemsstaternes kompetente myndigheder og styrke tilliden til retssystemerne. Digitalisering af kommunikationskanaler vil også være gavnlig i grænseoverskridende straffesager og i forbindelse med Unionens bekæmpelse af kriminalitet. I denne forbindelse udgør det høje sikkerhedsniveau, som digitale kommunikationskanaler kan give, et skridt fremad, også med hensyn til beskyttelse af de berørte personers rettigheder, såsom retten til respekt for privatliv og familieliv og retten til beskyttelse af personoplysninger.
(5)
De grundlæggende rettigheder og frihedsrettigheder for alle personer, der er berørt af den elektroniske udveksling af oplysninger i henhold til denne forordning, navnlig retten til effektiv adgang til domstolsprøvelse, retten til en retfærdig rettergang, princippet om ikkeforskelsbehandling, retten til respekt for privatliv og familieliv og retten til beskyttelse af personoplysninger, bør respekteres fuldt ud i overensstemmelse med EU-retten.
(6)
Alle enheder bør ved opfyldelsen af deres forpligtelser i henhold til denne forordning overholde princippet om retsvæsenets uafhængighed under hensyntagen til princippet om magtens tredeling og de øvrige retsstatsprincipper.
(7)
Effektiv adgang til domstolsprøvelse er et centralt mål for området med frihed, sikkerhed og retfærdighed. Digital omstilling er et vigtigt skridt i retning af at forbedre adgangen til domstolsprøvelse og retssystemernes effektivitet, kvalitet og gennemsigtighed.
(8)
Det er vigtigt, at der udvikles hensigtsmæssige kanaler og værktøjer for at sikre, at retssystemerne er i stand til at samarbejde digitalt på effektiv vis. Det er derfor vigtigt, at der på EU-plan indføres et ensartet IT-værktøj, der giver mulighed for hurtig, direkte, interoperabel, pålidelig, tilgængelig, sikker og effektiv grænseoverskridende elektronisk udveksling af sagsrelaterede oplysninger mellem kompetente myndigheder. Kommissionen og medlemsstaterne bør sikre, at retlige aktører inddrages i den digitale omstilling af retssystemerne.
(9)
Der er udviklet værktøjer til digital udveksling af sagsrelaterede oplysninger, som gør det muligt at undgå at erstatte eller kræve bekostelige omstillinger af eksisterende IT-systemer, der allerede er indført i medlemsstaterne. e-CODEX-systemet (e-Justice Communication via On-line Data Exchange), for hvilket en retlig ramme blev oprettet ved Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2022/850 
(
3
)
, er det mest centrale af sådanne værktøjer, der er udviklet for at sikre hurtig, direkte, interoperabel, bæredygtig, pålidelig og sikker grænseoverskridende elektronisk udveksling af sagsrelaterede oplysninger mellem kompetente myndigheder.
(10)
Digitalisering af retssager bør sikre adgang til domstolsprøvelse for alle, herunder personer med handicap. Det decentrale IT-system og det europæiske elektroniske adgangspunkt, der oprettes ved denne forordning, bør overholde de webtilgængelighedskrav, der er fastsat i Europa-Parlamentets og Rådets direktiv (EU) 2016/2102 
(
4
)
. Samtidig bør de elektroniske betalingsmetoder, der er omhandlet i denne forordning, overholde tilgængelighedskravene i Europa-Parlamentets og Rådets direktiv (EU) 2019/882 
(
5
)
.
(11)
Etablering af digitale kanaler for grænseoverskridende kommunikation vil bidrage direkte til at forbedre adgangen til domstolsprøvelse ved at give fysiske og juridiske personer mulighed for at søge beskyttelse af deres rettigheder og gøre deres krav gældende, anlægge sager og udveksle sagsrelaterede oplysninger i digital form med judicielle eller andre kompetente myndigheder i sager, der falder ind under EU-rettens anvendelsesområde på det civil- og handelsretlige område.
(12)
For at sikre, at elektroniske kommunikationsværktøjer har en positiv indvirkning på adgangen til domstolsprøvelse, bør medlemsstaterne afsætte tilstrækkelige ressourcer til forbedring af borgernes digitale færdigheder og kompetence og bør være særligt opmærksomme på at sikre, at manglende digitale færdigheder ikke bliver en hindring for anvendelsen af det decentrale IT-system. Medlemsstaterne bør sikre, at der tilbydes uddannelse til alle berørte retlige aktører, herunder anklagere, dommere og administrativt personale samt kompetente myndigheder, for at sikre effektiv anvendelse af det decentrale IT-system. En sådan uddannelse bør sigte mod at gøre retssystemerne mere velfungerende i hele Unionen samt værne om de grundlæggende rettigheder og værdier, navnlig ved at sætte retlige aktører i stand til effektivt at håndtere eventuelle udfordringer, der eventuelt måtte opstå under retssager eller retsmøder høringer, der afholdes via videokonference eller anden fjernkommunikationsteknologi, på grund af deres virtuelle karakter. Kommissionen bør støtte og opfordre medlemsstaterne til at ansøge om tilskud til uddannelsesaktiviteter under de relevante finansielle EU-programmer.
(13)
Nærværende forordning bør omfatte digitalisering af kommunikation i sager med grænseoverskridende virkninger, der falder ind under anvendelsesområdet for visse EU-retsakter på det civil-, handels- og strafferetlige område. Disse retsakter bør opføres i bilagene til denne forordning. Kommunikation mellem kompetente myndigheder og EU-organer og -agenturer, såsom Den Europæiske Anklagemyndighed eller Eurojust i sager, hvor de har kompetence i henhold til de retsakter, der er opført i bilag II, bør også være omfattet af nærværende forordning. Hvis insolvensbehandlere i henhold til national ret har kompetence til at modtage fordringer, der er anmeldt af en udenlandsk kreditor i forbindelse med insolvensbehandling i henhold til Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2015/848 
(
6
)
, bør de betragtes som værende kompetente myndigheder som omhandlet i nærværende forordning.
(14)
Denne forordning bør ikke berøre reglerne for grænseoverskridende retssager, der er fastsat i de retsakter, der er opført i bilag I og II, bortset fra de bestemmelser vedrørende kommunikation ved hjælp af digitale medier, som indføres ved denne forordning. Denne forordning bør ikke berøre national ret om udpegning af myndigheder, personer eller organer, der beskæftiger sig med enhver form for kontrol og registrering af ansøgninger, dokumenter og oplysninger. Kravene i henhold til gældende national ret vedrørende dokumenters eller oplysningers ægthed, nøjagtighed, pålidelighed, troværdighed og korrekte retlige form bør ikke berøres, bortset fra de regler vedrørende kommunikation ved hjælp af digitale midler, som indføres ved denne forordning.
(15)
Spørgsmålet om, hvorvidt en sag skal betragtes som en sag med grænseoverskridende virkninger, bør afgøres i henhold til de retsakter, der er opført i bilag I og II. Hvis det udtrykkeligt fremgår af de retsakter, der er opført i bilag I og II, at en kommunikationsprocedure mellem kompetente myndigheder bør være underlagt national ret, bør denne forordning ikke finde anvendelse.
(16)
Forpligtelserne i henhold til denne forordning bør ikke finde anvendelse på mundtlig kommunikation, såsom per telefon eller personligt.
(17)
Nærværende forordning bør ikke finde anvendelse på forkyndelse af dokumenter i henhold til Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2020/1784 
(
7
)
eller på bevisoptagelse i henhold til Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2020/1783 
(
8
)
. Nævnte forordninger indeholder allerede særlige bestemmelser om digitalisering af retligt samarbejde. For at forbedre den elektroniske forkyndelse af dokumenter, der skal ske direkte til en person, der har en kendt adresse til forkyndelse i en anden medlemsstat, bør nærværende forordning dog indføre visse ændringer i forordning (EU) 2020/1784.
(18)
Når Kommissionen samarbejder med eksterne aktører under udformningen og opbygningen af det europæiske elektroniske adgangspunkt, bør sådanne aktører have erfaring med udvikling af sikker, brugervenlig og tilgængelig IT.
(19)
For at sikre en sikker, effektiv, hurtig, interoperabel, fortrolig og pålidelig kommunikation mellem medlemsstaterne i forbindelse med grænseoverskridende civil-, handels- og strafferetlige sager, bør der anvendes en egnet kommunikationsteknologi, forudsat at visse betingelser vedrørende sikkerheden, integriteten og pålideligheden af det modtagne dokument og identifikationen af deltagerne i kommunikationen er opfyldt. Der bør derfor etableres et sikkert, effektivt og pålideligt decentralt IT-system til udveksling af oplysninger i grænseoverskridende retssager. IT-systemets decentrale karakter bør sigte mod at muliggøre sikker udveksling af oplysninger mellem de kompetente myndigheder, uden at nogen EU-institutioner inddrages i disse udvekslingers substans. Det decentrale IT-system bør også muliggøre sikker udveksling af oplysninger mellem en medlemsstat og EU-organer og -agenturer, såsom Eurojust, i sager, der er omfattet af anvendelsesområdet for de retsakter, der er opført i bilag II.
(20)
Det decentrale IT-system bør bestå af back-end-systemer i medlemsstaterne og de relevante EU-organer og -agenturer, og interoperable adgangspunkter, hvorigennem disse systemer er forbundet ved hjælp af sikre forbindelser. Adgangspunkterne i det decentrale IT-system bør baseres på e-CODEX.
(21)
Med henblik på denne forordning bør medlemsstaterne kunne anvende software udviklet af Kommissionen (referencegennemførelsessoftware) i stedet for et nationalt IT-system. Den pågældende referencegennemførelsessoftware bør bygge på en modulstruktur, hvilket betyder, at softwaren pakkes og leveres adskilt fra de e-CODEX-komponenter, der er nødvendige for at forbinde den med det decentrale IT-system. En sådan struktur bør gøre det muligt for medlemsstaterne at genbruge eller forbedre deres eksisterende nationale retlige kommunikationsinfrastruktur med henblik på grænseoverskridende anvendelse. I spørgsmål vedrørende underholdspligt kan medlemsstaterne også anvende software udviklet af Haagerkonferencen om International Privatret (iSupport).
(22)
Kommissionen bør være ansvarlig for skabelse, udvikling og vedligeholdelse af referencegennemførelsessoftwaren i overensstemmelse med principperne om databeskyttelse gennem design og gennem standardindstillinger og med tilgængelighedskrav. Kommissionen bør designe, udvikle og vedligeholde referencegennemførelsessoftwaren under overholdelse af databeskyttelseskravene og -principperne i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2018/1725 
(
9
)
 og (EU) 2016/679 
(
10
)
 og Europa-Parlamentets og Rådets direktiv (EU) 2016/680 
(
11
)
, navnlig principperne om databeskyttelse gennem design og gennem standardindstillinger og et højt cybersikkerhedsniveau. Navnlig bør enhver fysisk eller juridisk person, der deltager i skabelse, udvikling eller vedligeholdelse af de nationale IT-systemer eller referencegennemførelsessoftwaren, være bundet af de pågældende krav og principper. Referencegennemførelsessoftwaren bør også omfatte passende tekniske foranstaltninger og bør tillade de organisatoriske foranstaltninger, herunder det tilsyn, der er nødvendigt for at sikre et sikkerheds- og interoperabilitetsniveau, der er passende for udveksling af oplysninger i forbindelse med grænseoverskridende retssager. For at sikre interoperabilitet med nationale IT-systemer bør referencegennemførelsessoftwaren kunne gennemføre de digitale proceduremæssige standarder som defineret i forordning (EU) 2022/850 for de tilsvarende retsakter, som er opført i bilag I og II til nærværende forordning.
(23)
For at yde hurtig, sikker og effektiv bistand til ansøgere bør kommunikation mellem kompetente myndigheder såsom retter og centrale myndigheder oprettet ved Rådets forordning (EF) nr. 4/2009 
(
12
)
 og (EU) 2019/1111 
(
13
)
 som hovedregel finde sted via det decentrale IT-system.
(24)
Fremsendelse gennem det decentrale IT-system vil kunne være umulig på grund af en forstyrrelse af systemet. Enhver forstyrrelse af systemet bør afhjælpes hurtigst muligt af de relevante EU-organer og medlemsstaterne. Fremsendelse vil også kunne være umulig i praksis på grund af den fysiske eller tekniske karakter af det, der skal fremsendes, såsom fremsendelse af fysiske beviser, eller behovet for at fremsende det originale dokument i papirformat for at vurdere dets ægthed eller på grund af force majeure. Force majeure-situationer følger som hovedregel af uforudseelige og uundgåelige begivenheder, der er affødt af en årsag, der ligger uden for den kompetente myndigheds kontrol. Hvor det decentrale IT-system ikke anvendes, bør kommunikation ske på den mest hensigtsmæssige alternative måde. Sådanne alternative måder bør bl.a. indebære, at fremsendelsen sker hurtigst muligt og på en sikker måde via andre sikre elektroniske midler, pr. post eller ved fremsendelse personligt, hvis en sådan fremsendelse er mulig.
(25)
Det decentrale IT-system bør som udgangspunkt anvendes i kommunikationen mellem kompetente myndigheder. For at sikre fleksibilitet i det retlige samarbejde kunne andre kommunikationsmidler dog være mere hensigtsmæssige i visse situationer. Dette kunne være hensigtsmæssigt, når de kompetente myndigheder har behov for direkte personlig kommunikation og navnlig i forbindelse med direkte kommunikation mellem retter i henhold til forordning (EU) 2015/848 og (EU) 2019/1111 samt i forbindelse med direkte kommunikation mellem kompetente myndigheder i henhold til Rådets rammeafgørelse 2005/214/RIA 
(
14
)
, 2006/783/RIA 
(
15
)
, 2008/909/RIA 
(
16
)
, 2008/947/RIA 
(
17
)
, 2009/829/RIA 
(
18
)
, Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 2014/41/EU 
(
19
)
 eller Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2018/1805 
(
20
)
, hvor kommunikation mellem de kompetente myndigheder kan foretages på en hvilken som helst måde eller en hvilken som helst egnet måde som fastsat i de pågældende retsakter. I sådanne tilfælde kunne kompetente myndigheder anvende mindre formelle kommunikationsmidler, såsom e-mail.
Andre kommunikationsmidler kunne også være hensigtsmæssige, hvis kommunikationen omfatter håndtering af følsomme oplysninger, eller hvis konvertering af en stor mængde dokumentation til elektronisk form pålægger den kompetente myndighed, der fremsender dokumentationen, en uforholdsmæssig stor administrativ byrde. I betragtning af at de kompetente myndigheder beskæftiger sig med følsomme oplysninger, bør sikkerheden og pålideligheden af informationsudvekslingen altid garanteres, når passende kommunikationsmidler vælges. Det decentrale IT-system bør altid betragtes som det mest hensigtsmæssige middel til udveksling af formularer oprettet ved de retsakter, der er opført i bilag I og II til denne forordning. Formularerne kunne dog udveksles på anden vis i tilfælde, hvor de kompetente myndigheder i forskellige medlemsstater er til stede på samme sted i en medlemsstat med henblik på at bistå med gennemførelsen af procedurer for retligt samarbejde i henhold til de retsakter, der er opført i bilag II til denne forordning, hvis det er nødvendigt på grund af sagens hastende karakter, såsom i situationer, der er omfattet af direktiv 2014/41/EU, hvor udstedelsesmyndigheden bistår med fuldbyrdelsen af den europæiske efterforskningskendelse i fuldbyrdelsesstaten, eller hvor de kompetente myndigheder i forskellige medlemsstater koordinerer procedurer for retligt samarbejde i henhold til de retsakter, der er opført i bilag II til denne forordning, på et personligt møde.
(26)
Hvad angår komponenterne i det decentrale IT-system, som Unionen har ansvaret for i overensstemmelse med de sikkerhedskrav, der er fastsat ved forordning (EU) 2022/850, bør den enhed, der forvalter systemets komponenter, have tilstrækkelige ressourcer til at sikre, at de fungerer korrekt.
(27)
Med henblik på at lette fysiske og juridiske personers adgang til de kompetente myndigheder i civil- og handelsretlige sager bør der ved denne forordning som en del af det decentrale IT-system oprettes et adgangspunkt på EU-plan, et »europæisk elektronisk adgangspunkt«, som bør indeholde oplysninger om fysiske og juridiske personers ret til retshjælp, og hvorigennem de bør kunne indgive krav og anmodninger, sende anmode om og modtage proceduremæssigt relevante oplysninger, herunder digitaliserede sagsakter eller dele deraf og kommunikere med de kompetente myndigheder eller få deres repræsentant til at gøre dette på deres vegne i de tilfælde, der er omfattet af denne forordning, eller få forkyndt retslige eller udenretslige dokumenter. Det europæiske elektroniske adgangspunkt bør hostes på den europæiske e-justiceportal, der er en one-stop-shop for information og tjenester på det retlige område i Unionen.
(28)
Retten til retshjælp eller juridisk bistand som fastsat i EU-retten og national ret, navnlig retten til retshjælp som fastsat i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) nr. 650/2012 
(
21
)
, Rådets forordning (EF) nr. 4/2009 og (EU) 2019/1111 og Rådets direktiv 2003/8/EF 
(
22
)
, finder anvendelse. Fysiske og juridiske personer bør kunne få adgang til relevante oplysninger på e-justiceportalen via links på det europæiske elektroniske adgangspunkt.
(29)
I forbindelse med fysiske og juridiske personers kommunikation med kompetente myndigheder på det civil- og handelsretlige område i grænseoverskridende sager bør elektronisk kommunikation anvendes som et alternativ til de eksisterende kommunikationsmidler, herunder nationale midler, uden at det berører, hvordan fysiske eller juridiske personer kommunikerer med deres nationale myndigheder i overensstemmelse med national ret. I tilfælde af juridiske personers kommunikation med kompetente myndigheder bør der tilskyndes til anvendelse af elektroniske midler som udgangspunkt. For at sikre, at adgang til domstolsprøvelse ved hjælp af digitale midler ikke bidrager til en yderligere udvidelse af den digitale kløft, bør valget af kommunikationsmidler mellem elektronisk kommunikation som fastsat ved denne forordning eller andre kommunikationsmidler ikke desto mindre overlades til de berørte personers skøn. Dette er særlig vigtigt for at håndtere de særlige omstændigheder vedrørende personer, der måtte mangle de nødvendige tekniske midler eller digitale færdigheder til at få adgang til digitale tjenester, og personer med handicap, da medlemsstaterne og Unionen har forpligtet sig til at træffe passende foranstaltninger i overensstemmelse med De Forenede Nationers konvention om rettigheder for personer med handicap.
(30)
For at forbedre den elektroniske grænseoverskridende kommunikation og fremsendelse af dokumenter gennem det decentrale IT-system, herunder gennem det europæiske elektroniske adgangspunkt, bør dokumenter fremsendt via det decentrale IT-system ikke nægtes retsvirkning og bør ikke betragtes som uantagelige i sagen alene af den grund, at de er i elektronisk form. Dette princip bør dog ikke berøre vurderingen af retsvirkningerne eller antageligheden af disse dokumenter, der kan udgøre beviser i overensstemmelse med national ret.
(31)
For at lette mundtlige retsmøder i civil-, handels- og strafferetlige sager med grænseoverskridende virkninger bør denne forordning give mulighed for frivillig brug af videokonference eller anden fjernkommunikationsteknologi.
(32)
Videokonference eller anden fjernkommunikationsteknologi bør gøre det muligt for den kompetente myndighed at autentificere identiteten af de personer, der skal afhøres, og bør muliggøre visuel, lydlig og mundtlig kommunikation under retsmødet. Et telefonopkald alene bør ikke betragtes som en passende fjernkommunikationsteknologi til mundtlige retsmøder. Den anvendte teknologi bør opfylde de gældende standarder for beskyttelse af personoplysninger, for kommunikationens fortrolighed og for datasikkerhed, uanset hvilken form for retsmøde den anvendes til.
(33)
Et retsmøde afholdt via videokonference eller anden fjernkommunikationsteknologi bør ikke afslås alene af den grund, at der ikke findes nationale regler for brug af fjernkommunikationsteknologi. I så fald bør de mest egnede regler, der finder anvendelse i henhold til national ret, såsom regler for bevisoptagelse, finde tilsvarende anvendelse.
(34)
Retten til tolkebistand bør ikke berøres af denne forordning, og videokonference eller anden fjernkommunikationsteknologi, der anvendes i civil-, handels- eller strafferetlige sager, bør tillade anvendelse af tolkning.
(35)
For at lette mundtlige retsmøder i civil- og handelsretlige sager med grænseoverskridende virkninger bør denne forordning give mulighed for frivillig brug af videokonference eller anden fjernkommunikationsteknologi i forbindelse med parternes eller deres repræsentanters deltagelse i sådanne retsmøder, forudsat at den relevante teknologi er tilgængelig, at parterne får mulighed for at give deres indstilling til anvendelsen af denne teknologi, og at anvendelsen af sådan teknologi under sagens særlige omstændigheder er hensigtsmæssig. Denne forordning bør hverken udelukke personer, som bistår en part, eller offentlige anklagere i civil- og handelsretlige sager fra at deltage i retsmøder via videokonference eller anden fjernkommunikationsteknologi i overensstemmelse med gældende national ret.
(36)
Proceduren for iværksættelse og afholdelse af retsmøder via videokonference eller anden fjernkommunikationsteknologi bør på det civil- og handelsretlige område være underlagt retten i den medlemsstat, hvor sagen finder sted. Hvis der er mulighed for optagelse af retsmøder i henhold til den nationale ret i den medlemsstat, der afholder retsmødet, på det civil- eller handelsretlige område, bør parterne underrettes om disse bestemmelser og, hvor det er fastsat, om muligheden for, at de kan gøre indsigelse mod optagelse.
(37)
Når den kompetente myndighed beslutter, om den skal give parterne og deres repræsentanter tilladelse til at deltage i et retsmøde på det civil- og handelsretlige område via videokonference eller anden fjernkommunikationsteknologi, bør den vælge en passende metode til at undersøge parternes indstilling i overensstemmelse med national procesret.
(38)
Hvis en kompetent myndighed i sager på det civil- eller handelsretlige område har besluttet at tillade, at mindst én af parterne eller andre personer deltager i et retsmøde via videokonference, bør denne kompetente myndighed sikre, at sådanne personer har adgang til retsmødet via videokonference. Den kompetente myndighed bør navnlig sende sådanne personer et link, så de kan deltage i den pågældende videokonference, og yde teknisk bistand. Den kompetente myndighed bør for eksempel give vejledning om den software, der vil blive anvendt, og om nødvendigt tilrettelægge en teknisk test inden retsmødet. Den kompetente myndighed bør tage hensyn til de særlige behov hos personer med handicap.
(39)
Hvis et barn deltager i en sag på det civil- eller handelsretlige område, navnlig som part, i henhold til national ret, bør barnet kunne deltage i retsmøder via videokonference eller anden fjernkommunikationsteknologi fastsat i denne forordning under hensyntagen til dets processuelle rettigheder. Hvis barnet derimod deltager i sagen med henblik på bevisoptagelse på det civil- eller handelsretlige område, f.eks. hvis barnet skal afhøres som vidne, vil barnet også kunne afhøres via videokonference eller anden fjernkommunikationsteknologi i overensstemmelse med forordning (EU) 2020/1783.
(40)
Hvis en kompetent myndighed anmoder om, at en person deltager med henblik på bevisoptagelse på det civil- eller handelsretlige område, bør en sådan persons deltagelse i retsmødet via videokonference eller anden fjernkommunikationsteknologi være omfattet af forordning (EU) 2020/1783.
(41)
Denne forordning bør ikke finde anvendelse på brug af videokonference eller anden fjernkommunikationsteknologi på det civil- og handelsretlige område, hvor en sådan anvendelse allerede er foreskrevet i de retsakter, der er opført i bilag I, eller i anliggender, som ikke har grænseoverskridende virkninger. Desuden bør denne forordning ikke finde anvendelse på brug af videokonference eller anden fjernkommunikationsteknologi i notarbekræftelsesprocedurer.
(42)
I straffesager bør proceduren for iværksættelse og afholdelse af retsmøder via videokonference eller anden fjernkommunikationsteknologi være underlagt retten i den medlemsstat, der afholder retsmødet. Den medlemsstat, der afholder retsmødet via videokonference eller anden fjernkommunikationsteknologi, bør forstås som værende den medlemsstat, der har anmodet om brug af videokonference eller anden fjernkommunikationsteknologi.
(43)
De i denne forordning fastsatte regler om brug af videokonference eller anden fjernkommunikationsteknologi til retsmøder i forbindelse med procedurer for retligt samarbejde i straffesager bør ikke finde anvendelse på retsmøder via videokonference eller anden fjernkommunikationsteknologi med henblik på bevisoptagelse eller afholdelse af en retssag, som kunne føre til en afgørelse om en mistænkt eller tiltalt persons skyld eller uskyld. Denne forordning bør ikke berøre direktiv 2014/41/EU, konventionen om gensidig retshjælp i straffesager mellem Den Europæiske Unions medlemsstater eller Rådets rammeafgørelse 2002/465/RIA 
(
23
)
.
(44)
For at sikre retten til en retfærdig rettergang og retten til et forsvar bør en mistænkt, tiltalt eller dømt person eller en berørt person som defineret i forordning (EU) 2018/1805, og som ikke er er en mistænkt, tiltalt eller dømt person, give samtykke til brug af videokonference eller anden fjernkommunikationsteknologi til et retsmøde i forbindelse med procedurer for retligt samarbejde i straffesager. Det bør kun være muligt for den kompetente myndighed at fravige kravet om at indhente samtykke fra den mistænkte, tiltalte eller dømte person eller den berørte person under ekstraordinære omstændigheder, hvor en sådan fravigelse er behørigt begrundet i alvorlige trusler mod den offentlige sikkerhed og folkesundheden, som må anses for at være reelle og aktuelle eller forudsigelige. Anvendelse af en undtagelse med hensyn til at indhente samtykke til videokonference bør begrænses til, hvad der er nødvendigt, og bør fuldt ud overholde Den Europæiske Unions charter om grundlæggende rettigheder (»chartret«). Hvis der ikke indhentes samtykke, bør den mistænkte, tiltalte eller dømte person eller den berørte person have mulighed for at anmode om fornyet prøvelse i overensstemmelse med national ret og under fuld overholdelse af chartret.
(45)
Hvis en mistænkt, tiltalt eller dømt persons rettigheder krænkes i forbindelse med et retsmøde afholdt via videokonference eller anden fjernkommunikationsteknologi, bør der garanteres adgang til effektive retsmidler i overensstemmelse med chartrets artikel 47. Der bør også garanteres adgang til effektive retsmidler for andre berørte personer end en mistænkt, tiltalt eller dømt person i forbindelse med et retsmøde via videokonference eller anden fjernkommunikationsteknologi i sager i henhold til forordning (EU) 2018/1805.
(46)
De kompetente myndigheder, der er ansvarlige for et retsmøde via videokonference eller anden fjernkommunikationsteknologi i straffesager, bør sikre, at kommunikationen mellem en mistænkt, tiltalt eller dømt person eller en berørt person i sager i henhold til forordning (EU) 2018/1805 og vedkommendes advokat både umiddelbart før og under retsmødet er fortrolig i overensstemmelse med gældende national ret.
(47)
Når et retsmøde via videokonference eller anden fjernkommunikationsteknologi tilrettelægges i straffesager, bør den kompetente myndighed, der modtager anmodningen om at afholde et sådant retsmøde, (»den anmodede kompetente myndighed«) sikre, at den mistænkte, tiltalte eller dømte person eller den berørte person som defineret i forordning (EU) 2018/1805, herunder personer med handicap, har adgang til den nødvendige infrastruktur til at bruge videokonference eller anden fjernkommunikationsteknologi. Dette bør omfatte ansvar for at give adgang til for eksempel de lokaler, hvor retsmødet skal afholdes, og til det tilgængelige tekniske udstyr. Hvis der ikke er tilgængeligt teknisk udstyr i den anmodede kompetente myndigheds lokaler, bør denne myndighed have mulighed for at træffe praktiske foranstaltninger ved om muligt at tilrettelægge retsmødet i en anden myndigheds lokaler med henblik på at afholde det via videokonference eller anden fjernkommunikationsteknologi, i overensstemmelse med nationale procedurer.
(48)
Ved Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) nr. 910/2014 
(
24
)
 oprettes et fælles EU-regelsæt for anerkendelse af elektroniske identifikationsmidler og elektroniske tillidstjenester (»e-IDAS-tillidstjenester«), navnlig elektroniske signaturer, elektroniske segl, tidsstempler, elektroniske leveringstjenester og webstedsautentifikation, som er anerkendt på tværs af landegrænser med samme juridiske status som de tilsvarende papirbaserede processer. Derfor bør nærværende forordning indeholde bestemmelser om anvendelse af e-IDAS-tillidstjenesterne med henblik på digital kommunikation.
(49)
Hvis et dokument, der fremsendes som led i elektronisk kommunikation i henhold til nærværende forordning, kræver et segl eller en signatur, bør de kompetente myndigheder anvende et kvalificeret elektronisk segl eller en kvalificeret elektronisk signatur som defineret i forordning (EU) nr. 910/2014, og fysiske eller juridiske personer bør anvende en kvalificeret elektronisk signatur eller elektronisk identifikation. Nærværende forordning bør dog ikke berøre de formelle krav, som gælder for dokumenter, der fremlægges til støtte for en anmodning, og som kan være digitale originaler eller bekræftede genparter. Nærværende forordning bør heller ikke berøre national ret vedrørende konvertering af dokumenter og eventuelle krav vedrørende dokumenters eller oplysningers ægthed, nøjagtighed, pålidelighed, troværdighed og korrekte retlige form, undtagen med hensyn til de betingelser vedrørende kommunikation ved hjælp af digitale midler, der indføres ved nærværende forordning.
(50)
For at lette betaling af afgifter i sager med grænseoverskridende virkninger, der falder ind under anvendelsesområdet for de EU-retsakter på det civil- og handelsretlige område, som er opført i bilag I, bør de tekniske midler til elektronisk betaling af afgifter overholde de relevante regler om tilgængelighed. Anvendelse af betalingsmetoder, der er bredt tilgængelige i hele Unionen, såsom kreditkort, debetkort, elektronisk tegnebog og bankoverførsler, bør være mulig i et onlinemiljø og tilgængelig via det europæiske elektroniske adgangspunkt.
(51)
For at sikre fuld opfyldelse af målene i nærværende forordning og tilpasse eksisterende EU-retsakter på det civil-, handels- og strafferetlige område til nærværende forordning er det nødvendigt, at der ved nærværende forordning indføres ændringer i følgende retsakter: Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 805/2004 
(
25
)
, (EF) nr. 1896/2006 
(
26
)
, (EF) nr. 861/2007 
(
27
)
, (EU) nr. 606/2013 
(
28
)
, (EU) nr. 655/2014 
(
29
)
, (EU) 2015/848 og (EU) 2018/1805. Disse ændringer har til formål at sikre, at kommunikationen finder sted i overensstemmelse med de regler og principper, der er fastsat i nærværende forordning. Ændringer af direktiver og rammeafgørelser på det civil-, handels- og strafferetlige område er indført ved Europa-Parlamentets og Rådets direktiv (EU) 2023/2843 
(
30
)
.
(52)
I medfør af punkt 22 og 23 i den interinstitutionelle aftale af 13. april 2016 om bedre lovgivning 
(
31
)
 bør Kommissionen foretage en evaluering af denne forordning på grundlag af de oplysninger, som den tilvejebringer ved hjælp af særlige overvågningsordninger, herunder kvantitative og kvalitative vurderinger for hver af de retsakter, der er opført i bilag I og II til denne forordning, med henblik på at vurdere de faktiske virkninger af denne forordning i praksis, navnlig for at undersøge indvirkningen af digitaliseringen af det grænseoverskridende retlige samarbejde på effektiviteten og behovet for eventuelle yderligere tiltag.
(53)
Den referencegennemførelsessoftware, som Kommissionen har udviklet som et back-end-system, bør programmeringsmæssigt indsamle de data, der er nødvendige med henblik på overvågning, og sådanne data bør fremsendes til Kommissionen. Hvor medlemsstater vælger at anvende et nationalt IT-system i stedet for referencegennemførelsessoftwaren, der er udviklet af Kommissionen, vil nævnte system kunne udstyres til programmeringsmæssigt at indsamle disse data, og i så fald bør disse data fremsendes til Kommissionen. e-CODEX-konnektoren vil også kunne udstyres med en funktion, der gør det muligt at hente relevante statistiske data.
(54)
I tilfælde, hvor data om antallet af retsmøder, hvor der blev anvendt videokonference, ikke kan indsamles automatisk, og med henblik på at begrænse den yderligere administrative byrde i forbindelse med dataindsamling bør hver medlemsstat udpege mindst én ret eller kompetent myndighed med henblik på at udtage en stikprøve i overvågningsøjemed. Den udpegede ret eller kompetente myndighed bør have til opgave at indsamle og give Kommissionen sådanne data om sine egne retsmøder, der bør danne grundlag for et skøn over mængden af data, der er nødvendige for at evaluere denne forordning, for en given medlemsstat. Den udpegede ret eller kompetente myndighed bør have kompetence til at afholde retsmøder via videokonference i overensstemmelse med denne forordning. På områder, hvor andre myndigheder end retter eller anklagere betragtes som kompetente myndigheder som omhandlet i denne forordning, såsom notarer, bør den udtagne stikprøve også være repræsentativ for deres gennemførelse af denne forordning.
(55)
Anvendelsen af denne forordning berører ikke magtens tredeling og retsvæsenets uafhængighed i medlemsstaterne samt processuelle rettigheder som nedfældet i chartret og EU-retten, såsom direktiverne om proceduremæssige rettigheder, nemlig Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 2010/64/EU 
(
32
)
, 2012/13/EU 
(
33
)
, 2013/48/EU 
(
34
)
, (EU) 2016/343 
(
35
)
, (EU) 2016/800 
(
36
)
 og (EU) 2016/1919 
(
37
)
, og navnlig retten til tolkebistand, retten til adgang til advokatbistand, retten til aktindsigt i sagsakterne, retten til retshjælp og retten til at være til stede under retssagen.
(56)
Forordning (EU) 2016/679 og (EU) 2018/1725 og direktiv (EU) 2016/680 finder anvendelse på behandling af personoplysninger i det decentrale IT-system. For at præcisere ansvaret for behandlingen af personoplysninger, der sendes eller modtages via det decentrale IT-system, bør den, der skal betragtes som den dataansvarlige for personoplysningerne, angives i nærværende forordning. Med henblik herpå bør hver fremsendende eller modtagende enhed anses for at have afgjort, til hvilke formål og med hvilke hjælpemidler der må foretages behandling af personoplysninger.
(57)
For at sikre ensartede betingelser for gennemførelsen af denne forordning vedrørende oprettelse af det decentrale IT-system bør Kommissionen tillægges gennemførelsesbeføjelser. Disse beføjelser bør udøves i overensstemmelse med Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) nr. 182/2011 
(
38
)
. Gennemførelsesretsakterne bør gøre det muligt for medlemsstaterne at tilpasse deres relevante nationale IT-systemer med henblik på tilslutning til det decentrale IT-system.
(58)
Målene i denne forordning, navnlig en harmoniseret digitalisering af det grænseoverskridende retlige samarbejde, kan ikke i tilstrækkelig grad kan opfyldes af medlemsstaterne hver for sig, bl.a. fordi det ikke er muligt at garantere, at medlemsstaternes og EU-organernes og -agenturernes IT-systemer er interoperable, men kan bedre nås på EU-plan gennem en koordineret indsats på EU-plan; Unionen kan derfor vedtage foranstaltninger i overensstemmelse med nærhedsprincippet, jf. artikel 5 i traktaten om Den Europæiske Union (TEU). I overensstemmelse med proportionalitetsprincippet, jf. nævnte artikel, går denne forordning ikke videre, end hvad der er nødvendigt for at nå disse mål.
(59)
I medfør af artikel 1 og 2 i protokol nr. 22 om Danmarks stilling, der er knyttet som bilag til TEU og til traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde (TEUF), deltager Danmark ikke i vedtagelsen af denne forordning, som ikke er bindende for og ikke finder anvendelse i Danmark.
(60)
I medfør af artikel 1 og 2 og artikel 4a, stk. 1, i protokol nr. 21 om Det Forenede Kongeriges og Irlands stilling for så vidt angår området med frihed, sikkerhed og retfærdighed, der er knyttet som bilag til TEU og til TEUF, og med forbehold af artikel 4 i samme protokol, deltager Irland ikke i vedtagelsen af denne forordning, som ikke er bindende for og ikke finder anvendelse i Irland.
(61)
Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse er blevet hørt i overensstemmelse med artikel 42, stk. 1, i forordning (EU) 2018/1725 og afgav formelle bemærkninger den 25. januar 2022 —
VEDTAGET DENNE FORORDNING:
KAPITEL I
ALMINDELIGE BESTEMMELSER
Artikel 1
Genstand og anvendelsesområde
1.   I denne forordning fastlægges en ensartet retlig ramme for anvendelsen af elektronisk kommunikation mellem kompetente myndigheder i forbindelse med procedurer for retligt samarbejde i civil-, handels- og strafferetlige sager og for anvendelsen af elektronisk kommunikation mellem fysiske eller juridiske personer og kompetente myndigheder i civil- og handelsretlige sager.
Desuden fastsættes regler om:
a)
brugen af videokonference eller anden fjernkommunikationsteknologi til andre formål end bevisoptagelse i henhold til forordning (EU) 2020/1783
b)
anvendelsen af elektroniske signaturer og elektroniske segl
c)
elektroniske dokumenters retsvirkninger
d)
elektronisk betaling af afgifter.
2.   Denne forordning gælder for elektronisk kommunikation i forbindelse med procedurer for retligt samarbejde i civil-, handels- og strafferetlige sager som fastsat i artikel 3 og 4 og retsmøder via videokonference eller andre former for fjernkommunikationsteknologi i civil-, handels- og strafferetlige sager som fastsat i artikel 5 og 6.
Artikel 2
Definitioner
I denne forordning forstås ved:
1)
»kompetent myndighed«: en ret, en anklagemyndighed, en central myndighed og andre kompetente myndigheder som defineret i, som udpeget i, eller som er genstand for meddelelse i overensstemmelse med, de retsakter, der er opført i bilag I og II, samt EU-agenturer og -organer, der deltager i procedurer for retligt samarbejde i overensstemmelse med bestemmelserne i de retsakter, der er opført i bilag II; med henblik på artikel 5 forstås ved »kompetent myndighed« også enhver ret eller anden myndighed, der i henhold til EU-retten eller national ret er kompetent til at afholde retsmøder via videokonference eller anden fjernkommunikationsteknologi i civil- og handelsretlige sager; med henblik på artikel 6 forstås ved »kompetent myndighed« også enhver ret eller anden myndighed, der deltager i procedurer fastlagt i de retsakter, der er opført i bilag II
2)
»elektronisk kommunikation«: den digitale udveksling af oplysninger via internettet eller et andet elektronisk kommunikationsnet
3)
»decentralt IT-system«: et netværk af IT-systemer og interoperable adgangspunkter, som drives under de enkelte medlemsstaters, EU-organers eller -agenturers ansvar og forvaltning, og som muliggør sikker og pålidelig grænseoverskridende udveksling af oplysninger
4)
»europæisk elektronisk adgangspunkt«: en portal, som er tilgængelig for fysiske og juridiske personer eller deres repræsentanter i hele Unionen, og som er forbundet med et interoperabelt adgangspunkt inden for rammerne af det decentrale IT-system
5)
»afgifter«: betalinger, der opkræves af kompetente myndigheder i forbindelse med sager, der er omfattet af anvendelsesområdet for de retsakter, der er opført i bilag I
6)
»videokonference«: audiovisuel transmissionsteknologi, der giver mulighed for tovejs- og simultankommunikation af billede og lyd og dermed muliggør visuel, lydlig og mundtlig interaktion.
KAPITEL II
KOMMUNIKATION MELLEM KOMPETENTE MYNDIGHEDER
Artikel 3
Midler til kommunikation mellem kompetente myndigheder
1.   Kommunikation i henhold til de retsakter, der er opført i bilag I, mellem forskellige medlemsstaters kompetente myndigheder og i henhold til de retsakter, der er opført i bilag II, mellem kompetente myndigheder i forskellige medlemsstater og mellem en national kompetent myndighed og et EU-organ eller -agentur, herunder udveksling af formularer oprettet ved disse retsakter, finder sted via et sikkert, effektivt og pålideligt decentralt IT-system.
2.   Kommunikation kan dog foretages af de kompetente myndigheder ved hjælp af alternative midler, hvor elektronisk kommunikation i overensstemmelse med stk. 1 ikke er mulig på grund af:
a)
forstyrrelse af det decentrale IT-system
b)
det fremsendte bevismateriales fysiske eller tekniske karakter, eller
c)
force majeure.
Med henblik på første afsnit sikrer de kompetente myndigheder, at de alternative kommunikationsmidler, der anvendes, er de hurtigste og mest hensigtsmæssige, og at de sikrer en sikker og pålidelig udveksling af oplysninger.
3.   Ud over de undtagelser, der er omhandlet i stk. 2, kan ethvert andet kommunikationsmiddel anvendes, hvor anvendelsen af det decentrale IT-system ikke er hensigtsmæssig i en given situation. De kompetente myndigheder sikrer, at udvekslingen af oplysninger i henhold til nærværende stykke finder sted på en sikker og pålidelig måde.
4.   Stk. 3 finder ikke anvendelse på udveksling af formularer i henhold til de retsakter, der er opført i bilag I og II.
I tilfælde, hvor de kompetente myndigheder i forskellige medlemsstater er til stede på samme sted i en medlemsstat med henblik på at bistå med gennemførelsen af procedurer for retligt samarbejde i henhold til de retsakter, der er opført i bilag II, kan de udveksle formularerne på en anden relevant måde, hvis det er nødvendigt på grund af sagens hastende karakter. De kompetente myndigheder sikrer, at udvekslingen af formularer omhandlet i dette afsnit finder sted på en sikker og pålidelig måde.
5.   Denne artikel berører ikke gældende procedureregler i EU-retten og national ret om dokumenters antagelighed med undtagelse af krav vedrørende kommunikationsmidler.
6.   Hver medlemsstat kan beslutte at anvende det decentrale IT-system til kommunikation mellem sine nationale myndigheder i sager, der falder ind under anvendelsesområdet for de retsakter, der er opført i bilag I eller II.
7.   EU-organer eller agenturer kan beslutte at anvende det decentrale IT-system til kommunikation inden for organet eller agenturet i sager, der falder ind under anvendelsesområdet for de retsakter, der er opført i bilag II.
KAPITEL III
KOMMUNIKATION MELLEM FYSISKE ELLER JURIDISKE PERSONER OG KOMPETENTE MYNDIGHEDER I CIVIL- OG HANDELSRETLIGE SAGER
Artikel 4
Et europæisk elektronisk adgangspunkt
1.   Der oprettes et europæisk elektronisk adgangspunkt på den europæiske e-justiceportal.
2.   Det europæiske elektroniske adgangspunkt kan anvendes til elektronisk kommunikation mellem fysiske eller juridiske personer eller deres repræsentanter og kompetente myndigheder i følgende tilfælde:
a)
procedurer fastsat i forordning (EF) nr. 1896/2006, (EF) nr. 861/2007 og (EU) nr. 655/2014
b)
procedurer fastsat i forordning (EF) nr. 805/2004
c)
procedurer om anerkendelse, en afgørelse om eksigibilitet eller afslag på anerkendelse fastsat i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) nr. 650/2012, (EU) nr. 1215/2012 
(
39
)
 og (EU) nr. 606/2013 samt Rådets forordning (EF) nr. 4/2009, (EU) 2016/1103 
(
40
)
, (EU) 2016/1104 
(
41
)
 og (EU) 2019/1111
d)
procedurer vedrørende udstedelse, berigtigelse og tilbagekaldelse af:
i)
uddrag fastsat i forordning (EF) nr. 4/2009
ii)
det europæiske arvebevis og attesterne fastsat i forordning (EU) nr. 650/2012
iii)
attester fastsat i forordning (EU) nr. 1215/2012
iv)
attester fastsat i forordning (EU) nr. 606/2013
v)
attester fastsat i forordning (EU) 2016/1103
vi)
attester fastsat i forordning (EU) 2016/1104
vii)
attester fastsat i forordning (EU) 2019/1111
e)
en udenlandsk kreditors anmeldelse af en fordring i forbindelse med insolvensbehandlingen i henhold til artikel 53 i forordning (EU) 2015/848
f)
kommunikation mellem fysiske eller juridiske personer eller deres repræsentanter med de centrale myndigheder i henhold til forordning (EF) nr. 4/2009 og (EU) 2019/1111 eller de kompetente myndigheder i henhold til kapitel IV i direktiv 2003/8/EF.
3.   Kommissionen er ansvarlig for den tekniske forvaltning, udvikling, tilgængelighed, vedligeholdelse, sikkerhed, tilgængelighed og teknisk brugerstøtte af det europæiske elektroniske adgangspunkt. Kommissionen stiller den tekniske brugerstøtte gratis til rådighed.
4.   Det europæiske elektroniske adgangspunkt skal indeholde oplysninger om fysiske og juridiske personers ret til retshjælp, herunder i grænseoverskridende sager. Det skal også sætte deres repræsentanter i stand til at handle på deres vegne. Det europæiske elektroniske adgangspunkt skal gøre det muligt for fysiske og juridiske personer eller deres repræsentanter i de i stk. 2 omhandlede tilfælde at indgive krav og anmodninger, sende og modtage proceduremæssigt relevante oplysninger og kommunikere med de kompetente myndigheder eller få forkyndt retslige eller udenretslige dokumenter.
Kommunikation via det europæiske elektroniske adgangspunkt skal være i overensstemmelse med kravene i EU-retten og i den pågældende medlemsstats nationale ret, navnlig med hensyn til form, sprog og repræsentation.
5.   De kompetente myndigheder accepterer kommunikation via det europæiske elektroniske adgangspunkt i de tilfælde, der er omhandlet i stk. 2.
6.   Forudsat at en fysisk eller juridisk person eller dennes repræsentant har givet forudgående udtrykkeligt samtykke til anvendelse af det europæiske elektroniske adgangspunkt som kommunikationsmiddel eller forkyndelsesmetode, kommunikerer de kompetente myndigheder med den pågældende fysiske og juridiske person eller dennes repræsentant i de i stk. 2 omhandlede tilfælde under anvendelse af dette adgangspunkt og kan forkynde dokumenter for dem via dette adgangspunkt. Hvert enkelt samtykke skal være specifikt for den procedure, hvori det gives, og skal gives særskilt med henblik på kommunikation og forkyndelse af dokumenter. I tilfælde, hvor en fysisk eller juridisk person selv tager initiativ til at anvende det europæiske elektroniske adgangspunkt til kommunikation i retssager, skal vedkommende kunne give sit samtykke i sin første kommunikation.
7.   Det europæiske elektroniske adgangspunkt skal være udformet således, at det sikres, at brugerne identificeres.
KAPITEL IV
RETSMØDER VIA VIDEOKONFERENCE ELLER ANDEN FJERNKOMMUNIKATIONSTEKNOLOGI
Artikel 5
Deltagelse i et retsmøde via videokonference eller anden fjernkommunikationsteknologi i civil- og handelsretlige sager
1.   Uden at det berører specifikke bestemmelser om brug af videokonference eller anden fjernkommunikationsteknologi i sager, der er omfattet af forordning (EF) nr. 861/2007, (EU) nr. 655/2014 og (EU) 2020/1783, og på anmodning af en part eller dennes repræsentant eller, hvis der er adgang hertil i henhold til national ret, på dens eget initiativ, træffer den kompetente myndighed i civil- og handelsretlige sager, hvor en af parterne eller deres repræsentant befinder sig i en anden medlemsstat, afgørelse om parternes og deres repræsentanters deltagelse i et retsmøde via videokonference eller anden fjernkommunikationsteknologi, på grundlag af:
a)
tilgængeligheden af sådan teknologi
b)
sagens parters indstilling til anvendelsen af sådan teknologi, og
c)
hensigtsmæssigheden af at anvende sådan teknologi under sagens særlige omstændigheder.
2.   Den kompetente myndighed, der afholder retsmødet, sikrer, at parterne og deres repræsentanter, herunder personer med handicap, har adgang til videokonferencen under retsmødet.
3.   Hvis den nationale ret i den medlemsstat, hvor sagen finder sted, foreskriver optagelse af retsmøder, finder de samme regler anvendelse på retsmøder via videokonference eller anden fjernkommunikationsteknologi. Den medlemsstat, hvor sagen finder sted, træffer passende foranstaltninger i overensstemmelse med national ret til at sikre, at sådanne optagelser foretages og opbevares på en sikker måde og ikke offentliggøres.
4.   Uden at dette berører stk. 1, 2 og 3, reguleres proceduren for retsmøder via videokonference eller anden fjernkommunikationsteknologi af national ret i den medlemsstat, der afholder retsmødet.
Artikel 6
Retsmøder via videokonference eller anden fjernkommunikationsteknologi i straffesager
1.   Denne artikel finder anvendelse i sager, der er omfattet af følgende retsakter:
a)
Rådets rammeafgørelse 2002/584/RIA 
(
42
)
, navnlig artikel 18, stk. 1, litra a)
b)
Rammeafgørelse 2008/909/RIA, navnlig artikel 6, stk. 3
c)
Rammeafgørelse 2008/947/RIA, navnlig artikel 17, stk. 4
d)
Rammeafgørelse 2009/829/RIA, navnlig artikel 19, stk. 4
e)
Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 2011/99/EU 
(
43
)
, navnlig artikel 6, stk. 4
f)
forordning (EU) 2018/1805, navnlig artikel 33, stk. 1.
2.   Hvis den kompetente myndighed i en medlemsstat anmoder (»den anmodende kompetente myndighed«) om afhøring af en mistænkt, tiltalt eller dømt person eller en berørt person som defineret i artikel 2, nr. 10), i forordning (EU) 2018/1805, bortset fra en mistænkt, tiltalt eller dømt person, der befinder sig i en anden medlemsstat, i sager, der er omfattet af de retsakter, der er anført i nærværende artikels stk. 1, tillader den pågældende anden medlemsstats kompetente myndighed (»den anmodede kompetente myndighed«), at sådanne personer deltager i retsmødet via videokonference eller anden fjernkommunikationsteknologi, forudsat at:
a)
de særlige omstændigheder i sagen berettiger anvendelsen af sådan teknologi, og
b)
den mistænkte, tiltalte eller dømte person eller den berørte person har givet samtykke til brug af videokonference eller anden fjernkommunikationsteknologi i forbindelse med det pågældende retsmøde i overensstemmelse med de krav, der er omhandlet i nærværende stykkes andet, tredje og fjerde afsnit.
Inden den mistænkte eller tiltalte person giver sit samtykke til brug af videokonference eller anden fjernkommunikationsteknologi, skal vedkommende have mulighed for at søge rådgivning hos en advokat i overensstemmelse med direktiv 2013/48/EU. De kompetente myndigheder underretter den person, der skal afhøres, om proceduren for afholdelse af et retsmøde via videokonference eller anden fjernkommunikationsteknologi samt om vedkommendes processuelle rettigheder, herunder retten til tolkebistand og retten til adgang til advokatbistand, inden der gives samtykke.
Samtykket skal gives frivilligt og utvetydigt, og den anmodende kompetente myndighed verificerer dette samtykke forud for indledningen af retsmødet. Verifikationen af samtykket skal fremgå af referatet fra retsmødet i overensstemmelse med den anmodende medlemsstats nationale ret.
Uden at det berører princippet om en retfærdig rettergang og retten til retsmidler i henhold til national procesret, kan den kompetente myndighed beslutte ikke at indhente samtykke fra de personer, der er omhandlet i dette stykkes første afsnit, litra b), såfremt fysisk deltagelse i et retsmøde udgør en alvorlig trussel mod den offentlige sikkerhed eller folkesundheden, som påvises at være reel og aktuel eller forudsigelig.
3.   Den anmodede kompetente myndighed sikrer, at de personer, der er omhandlet i stk. 2, herunder personer med handicap, har adgang til den infrastruktur, der er nødvendig for at anvende videokonference eller anden fjernkommunikationsteknologi.
4.   Denne artikel berører ikke andre EU-retsakter, der indeholder bestemmelser om brug af videokonference eller anden fjernkommunikationsteknologi i straffesager.
5.   Fortroligheden af kommunikationen mellem en mistænkt, tiltalt eller dømt person eller en berørt person og vedkommendes advokat før og under retsmødet via videokonference eller anden fjernkommunikationsteknologi sikres i overensstemmelse med gældende national ret.
6.   Inden et barn afhøres via videokonference eller anden fjernkommunikationsteknologi, underrettes indehavere af forældreansvar som defineret i artikel 3, nr. 2), i direktiv (EU) 2016/800 eller en anden egnet voksen som omhandlet i nævnte direktivs artikel 5, stk. 2, straks. Når den kompetente myndighed træffer afgørelse om, hvorvidt et barn skal afhøres via videokonference eller anden fjernkommunikationsteknologi, tager den hensyn til barnets tarv.
7.   Hvis en medlemsstats nationale ret omfatter bestemmelser om optagelse af retsmøder i nationale sager, finder de samme regler anvendelse på retsmøder afholdt via videokonference eller anden fjernkommunikationsteknologi i grænseoverskridende sager. Den anmodende medlemsstat træffer passende foranstaltninger i overensstemmelse med national ret for at sikre, at sådanne optagelser foretages og opbevares på en sikker måde og ikke offentliggøres.
8.   En mistænkt, tiltalt eller dømt person eller en berørt person skal i tilfælde af tilsidesættelse af de krav eller garantier, der er fastsat i denne artikel, have mulighed for at anvende effektive retsmidler i overensstemmelse med national ret og under fuld overholdelse af chartret.
9.   Uden at det berører stk. 1-8, reguleres proceduren for afholdelse af et retsmøde via videokonference eller anden fjernkommunikationsteknologi af den anmodende medlemsstats nationale ret. De anmodende og anmodede kompetente myndigheder aftaler praktiske ordninger for retsmødet.
KAPITEL V
TILLIDSTJENESTER, RETSVIRKNINGER AF ELEKTRONISKE DOKUMENTER OG ELEKTRONISK BETALING AF AFGIFTER
Artikel 7
Elektroniske signaturer og elektroniske segl
1.   Den almindelige retlige ramme for brug af tillidstjenester i forordning (EU) nr. 910/2014 gælder for elektronisk kommunikation i henhold til nærværende forordning.
2.   Såfremt et dokument, der fremsendes som led i elektronisk kommunikation i henhold til denne forordnings artikel 3, kræver et segl eller en underskrift i overensstemmelse med de retsakter, der er opført i bilag I og II til denne forordning, skal dokumentet være forsynet med et kvalificeret elektronisk segl eller en kvalificeret elektronisk signatur som defineret i forordning (EU) nr. 910/2014.
3.   Såfremt et dokument, der fremsendes som led i elektronisk kommunikation i de tilfælde, der er omhandlet i denne forordnings artikel 4, stk. 2, kræver en underskrift fra den person, der fremsender dokumentet, opfylder den pågældende person dette krav ved:
a)
elektronisk identifikation med sikringsniveauet »høj« som angivet i artikel 8, stk. 2, litra c), i forordning (EU) nr. 910/2014, eller
b)
en kvalificeret elektronisk signatur som defineret i artikel 3, nr. 12), i forordning (EU) nr. 910/2014.
Artikel 8
Elektroniske dokumenters retsvirkninger
Dokumenter, der fremsendes som led i elektronisk kommunikation, må ikke nægtes retsvirkning eller betragtes som uantagelige i grænseoverskridende retssager, der falder ind under anvendelsesområdet for de retsakter, der er opført i bilag I og II, alene af den grund, at de er i elektronisk form.
Artikel 9
Elektronisk betaling af afgifter
1.   Medlemsstaterne giver mulighed for elektronisk betaling af afgifter, herunder fra andre medlemsstater end den, hvor den kompetente myndighed er hjemmehørende.
2.   De tekniske midler til elektronisk betaling af afgifter skal overholde de relevante regler om tilgængelighed. Hvis de til rådighed stående midler til elektronisk betaling af afgifter giver mulighed herfor, skal de være tilgængelige via det europæiske elektroniske adgangspunkt.
KAPITEL VI
PROCEDUREREGLER OG EVALUERING
Artikel 10
Kommissionens vedtagelse af gennemførelsesretsakter
1.   Kommissionen vedtager gennemførelsesretsakter om det decentrale IT-system, der er omhandlet i denne forordnings artikel 3, stk. 1, og det europæiske elektroniske adgangspunkt, der er omhandlet i denne forordnings artikel 4, stk. 1, og som fastsætter følgende:
a)
de tekniske specifikationer for elektroniske kommunikationsformer med henblik på det decentrale IT-system
b)
de tekniske specifikationer for kommunikationsprotokoller
c)
informationssikkerhedsmålene og de relevante tekniske foranstaltninger til sikring af minimumsstandarder for informationssikkerhed og et højt cybersikkerhedsniveau for behandling og kommunikation af oplysninger i det decentrale IT-system
d)
minimumsmålene for tilgængelighed og mulige tilknyttede tekniske krav for de tjenester, der ydes gennem det decentrale IT-system
e)
digitale proceduremæssige standarder som defineret i artikel 3, nr. 9), i forordning (EU) 2022/850
f)
en tidsplan for gennemførelsen, der bl.a. fastsætter datoerne for, hvornår referencegennemførelsessoftwaren omhandlet i denne forordnings artikel 12 skal være tilgængelig, de kompetente myndigheders installation heraf og, hvis det er relevant, færdiggørelsen af de tilpasninger af de nationale IT-systemer, der er nødvendige for at sikre overholdelse af de krav, der er omhandlet i dette stykkes litra a)-e), og
g)
de tekniske specifikationer for det europæiske elektroniske adgangspunkt, herunder de midler, der anvendes til elektronisk identifikation af brugeren på sikringsniveauet »høj« som angivet i artikel 8, stk. 2, litra c), i forordning (EU) nr. 910/2014, og opbevaringsperioden for lagring af oplysninger og dokumenter.
2.   De i denne artikels stk. 1 omhandlede gennemførelsesretsakter vedtages efter undersøgelsesproceduren, jf. artikel 15, stk. 2.
3.   De i denne artikels stk. 1 omhandlede gennemførelsesretsakter vedtages senest:
a)
den 17. januar 2026 for de retsakter, der er opført i bilag I, punkt 3 og 4, og de retsakter, der er opført i bilag II, punkt 1, 10 og 11
b)
den 17. januar 2027 for de retsakter, der er opført i bilag I, punkt 1, 8, 9 og 10, og de retsakter, der er opført i bilag II, punkt 5 og 9
c)
den 17. januar 2028 for de retsakter, der er opført i bilag I, punkt 6, 11 og 12, og de retsakter, der er opført i bilag II, punkt 2, 3, 4 og 8, og
d)
den 17. januar 2029 for de retsakter, der er opført i bilag I, punkt 2, 5, 7 og 13, og de retsakter, der er opført i bilag II, punkt 6 og 7.
Artikel 11
Uddannelse
1.   Medlemsstaterne sikrer, at de berørte retlige aktører og de kompetente myndigheder tilbydes den nødvendige uddannelse med henblik på effektiv anvendelse af det decentrale IT-system og hensigtsmæssig brug af videokonference eller anden fjernkommunikationsteknologi. Uden at det berører retsvæsenets uafhængighed og forskelle i opbygningen af retsvæsenet i Unionen og med behørig respekt for den juridiske stands uafhængighed, tilskynder medlemsstaterne til sådan uddannelse for dommere, anklagere og andre retlige aktører.
2.   Kommissionen sikrer, at uddannelse af retlige aktører i effektiv anvendelse af det decentrale IT-system er blandt de uddannelsesprioriteter, der støttes af de relevante finansielle EU-programmer.
3.   Medlemsstaterne tilskynder myndighederne til at udveksle bedste praksis om videokonferencer for at mindske omkostningerne og øge effektiviteten.
4.   Kommissionen underretter medlemsstaterne om muligheden for at ansøge om tilskud til støtte for de aktiviteter, der er omhandlet i stk. 1 og 3, fra de relevante finansielle EU-programmer.
Artikel 12
Referencegennemførelsessoftware
1.   Kommissionen er ansvarlig for skabelsen, tilgængeligheden, udviklingen og vedligeholdelsen af referencegennemførelsessoftware, som medlemsstaterne kan vælge at anvende som deres back-end-system i stedet for et nationalt IT-system. Skabelse, udvikling og vedligeholdelse af referencegennemførelsessoftwaren finansieres over Unionens almindelige budget.
2.   Kommissionen leverer, vedligeholder og supporterer referencegennemførelsessoftwaren gratis.
3.   Referencegennemførelsessoftwaren skal indeholde en fælles grænseflade til kommunikation med andre nationale IT-systemer.
Artikel 13
Omkostninger i forbindelse med det decentrale IT-system, det europæiske elektroniske adgangspunkt og nationale IT-systemer
1.   Hver medlemsstat eller enhed, der varetager driften af et autoriseret e-CODEX-adgangspunkt som defineret i artikel 3, nr. 4), i forordning (EU) 2022/850, bærer omkostningerne ved installation, drift og vedligeholdelse af de adgangspunkter i det decentrale IT-system, som den er ansvarlig for.
2.   Hver medlemsstat eller enhed, der varetager driften af et autoriseret e-CODEX-adgangspunkt som defineret i artikel 3, nr. 4), i forordning (EU) 2022/850, bærer omkostningerne ved oprettelse og tilpasning af sine relevante nationale eller i givet fald andre IT-systemer for at gøre dem interoperable med adgangspunkterne og bærer omkostningerne ved forvaltning, drift og vedligeholdelse af disse systemer.
3.   Kommissionen underretter medlemsstaterne om muligheden for at ansøge om tilskud til støtte for de aktiviteter, der er omhandlet i stk. 1 og 2, fra de relevante finansielle EU-programmer.
4.   EU-organer og -agenturer bærer omkostningerne ved installation, drift og vedligeholdelse af de komponenter i det decentrale IT-system, som de har ansvaret for.
5.   EU-organer og -agenturer bærer omkostningerne ved oprettelse og tilpasning af deres sagsstyringssystemer for at gøre dem interoperable med adgangspunkterne og bærer omkostningerne ved forvaltning, drift og vedligeholdelse af disse systemer.
6.   Kommissionen bærer alle omkostningerne i forbindelse med det europæiske elektroniske adgangspunkt.
Artikel 14
Beskyttelse af fremsendte oplysninger
1.   Den kompetente myndighed betragtes som dataansvarlig som omhandlet i forordning (EU) 2016/679 og (EU) 2018/1725 eller direktiv (EU) 2016/680 for så vidt angår behandling af personoplysninger, der sendes eller modtages via det decentrale IT-system.
2.   Kommissionen betragtes som dataansvarlig som omhandlet i forordning (EU) 2018/1725 for så vidt angår behandling af personoplysninger, der foretages af det europæiske elektroniske adgangspunkt.
3.   De kompetente myndigheder sikrer, at oplysninger, der i forbindelse med grænseoverskridende retssager fremsendes til en anden kompetent myndighed, og som anses for at være fortrolige i henhold til retten i den medlemsstat, hvorfra oplysningerne fremsendes, er omfattet af de fortrolighedsregler, der er fastsat i EU-retten og national ret i den medlemsstat, som oplysningerne fremsendes til.
Artikel 15
Udvalgsprocedure
1.   Kommissionen bistås af et udvalg. Dette udvalg er et udvalg som omhandlet i forordning (EU) nr. 182/2011.
2.   Når der henvises til dette stykke, finder artikel 5 i forordning (EU) nr. 182/2011 anvendelse.
Artikel 16
Overvågning og evaluering
1.   Fire år fra datoen for ikrafttrædelsen af de gennemførelsesretsakter, der er omhandlet i artikel 10, stk. 3, litra d), og hvert femte år derefter foretager Kommissionen en evaluering af denne forordning og forelægger Europa-Parlamentet og Rådet en rapport understøttet af oplysninger, som medlemsstaterne har indsendt til Kommissionen, og oplysninger, som den har indsamlet. Kommissionen medtager også en vurdering af virkningen af elektronisk kommunikation på ligestillingen af parterne i forbindelse med grænseoverskridende civil- og straffesager. Kommissionen vurderer navnlig anvendelsen af artikel 5. På grundlag af denne vurdering forelægger Kommissionen, hvis det er relevant, et lovgivningsforslag, der forpligter medlemsstaterne til at stille videokonference eller anden fjernkommunikationsteknologi til rådighed, og som angiver den relevante teknologi og interoperabilitetsstandarderne og etablerer retligt samarbejde med henblik på at give parterne i sagen adgang til den infrastruktur, der er nødvendig for brug af videokonference eller anden fjernkommunikationsteknologi, i de kompetente myndigheders lokaler i den medlemsstat, hvor en part befinder sig.
2.   Medmindre en tilsvarende meddelelsesprocedure i henhold til andre EU-retsakter finder anvendelse, giver medlemsstaterne hvert år Kommissionen følgende oplysninger, der er relevante for evalueringen af, hvordan denne forordning fungerer og anvendes:
a)
tre år fra datoen for ikrafttræden af hver af de gennemførelsesretsakter, der er omhandlet i artikel 10, stk. 3, de omkostninger, der afholdes til etablering eller tilpasning af deres relevante nationale IT-systemer for at gøre dem interoperable med adgangspunkterne
b)
tre år fra ikrafttrædelsen af hver af de gennemførelsesretsakter, der er omhandlet i artikel 10, stk. 3, litra b), varigheden af retssager i første instans fra den kompetente myndigheds modtagelse af anmodningen til datoen for afgørelsen i henhold til de retsakter, der er opført i bilag I, punkt 3, 4 og 9, hvis sådanne oplysninger foreligger
c)
tre år fra datoen for ikrafttræden af hver af de gennemførelsesretsakter, der er omhandlet i artikel 10, stk. 3, varigheden af det tidsrum, der er nødvendigt for fremsendelse af oplysninger om afgørelsen om anerkendelse og fuldbyrdelse af en dom eller en retsafgørelse eller, hvis dette ikke er relevant, for fremsendelse af oplysninger om resultaterne af fuldbyrdelsen af en sådan dom eller en sådan retsafgørelse i henhold til de retsakter, der er opført i bilag II, punkt 1-7 og 9-11, grupperet efter de tilsvarende retsakter, hvis sådanne oplysninger foreligger
d)
tre år fra datoen for ikrafttræden af hver af de gennemførelsesretsakter, der er omhandlet i artikel 10, stk. 3, antallet af anmodninger fremsendt via det decentrale IT-system i overensstemmelse med artikel 3, stk. 1 og 2, hvis sådanne oplysninger foreligger.
3.   Med henblik på at udtage en stikprøve udpeger hver medlemsstat en eller flere kompetente myndigheder til at indsamle data om antallet af retsmøder, der er afholdt af disse myndigheder, hvor der blev anvendt videokonference eller anden fjernkommunikationsteknologi i overensstemmelse med artikel 5 og 6. Sådanne data forelægges Kommissionen fra den 2. maj 2026.
4.   Referencegennemførelsessoftwaren og, hvis det er udstyret hertil, det nationale back-end-system indsamler programmeringsmæssigt de oplysninger, der er omhandlet i stk. 2, litra b), c) og d), og fremsender dem hvert år til Kommissionen.
5.   Medlemsstaterne udfolder enhver bestræbelse på at indsamle de oplysninger, der er omhandlet i stk. 2, litra b), c) og d).
Artikel 17
Oplysninger, som skal meddeles Kommissionen
1.   Medlemsstaterne giver senest den 17. juli 2024 Kommissionen følgende oplysninger med henblik på at stille dem til rådighed via den europæiske e-justiceportal:
a)
i givet fald nærmere oplysninger om nationale IT-portaler
b)
en beskrivelse af de nationale love og procedurer, der gælder for videokonference i overensstemmelse med artikel 5 og 6
c)
oplysninger om skyldige afgifter
d)
nærmere oplysninger om de elektroniske betalingsmetoder, der kan anvendes til betaling af skyldige afgifter i grænseoverskridende sager
e)
de myndigheder, der har kompetence i henhold til de retsakter, der er opført i bilag I og II, hvis de ikke allerede er blevet meddelt Kommissionen i overensstemmelse med de pågældende retsakter.
Medlemsstaterne meddeler straks Kommissionen eventuelle ændringer af de i første afsnit omhandlede oplysninger.
2.   Medlemsstaterne meddeler Kommissionen, hvis de er i stand til at anvende artikel 5 eller 6 eller drive det decentrale IT-system tidligere end krævet efter denne forordning. Kommissionen gør sådanne oplysninger tilgængelige elektronisk, navnlig gennem den europæiske e-justiceportal.
KAPITEL VII
ÆNDRINGER AF RETSAKTER VEDRØRENDE RETLIGT SAMARBEJDE PÅ DET CIVIL- OG HANDELSRETLIGE OMRÅDE
Artikel 18
Ændring af forordning (EF) nr. 805/2004
I artikel 13, stk. 1, i forordning (EF) nr. 805/2004 tilføjes følgende litra:
»e)
ved elektroniske midler til forkyndelse som omhandlet i artikel 19 og artikel 19a i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2020/1784
 (
*1
)
.
Artikel 19
Ændringer af forordning (EF) nr. 1896/2006
I forordning (EF) nr. 1896/2006 foretages følgende ændringer:
1)
Artikel 7, stk. 5, affattes således:
»5.   Anmodningen indgives ved anvendelse af de elektroniske kommunikationsmidler fastsat i artikel4 i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2023/2844
 (
*2
)
, i papirform eller ved anvendelse af ethvert andet kommunikationsmiddel, herunder elektroniske midler, som accepteres af udstedelsesstaten, og som er til rådighed for den udstedende ret.
(
*2
)
  Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2023/2844 af 13. december 2023 om digitalisering af retligt samarbejde og adgang til domstolsprøvelse i grænseoverskridende civil-, handels- og strafferetlige sager og om ændring af visse retsakter inden for retligt samarbejde (
EUT L, 2023/2844, 27.10.2023, ELI: http://data.europa.eu/eli/reg/2023/2844/oj
).«
                                       "
2)
Artikel 7, stk. 6, første afsnit, affattes således:
»Anmodningen skal være underskrevet af fordringshaveren eller, hvis det er relevant, dennes repræsentant. Når anmodningen indgives elektronisk, jf. denne artikels stk. 5, opfyldes kravet om at underskrive anmodningen i overensstemmelse med artikel 7, stk. 3, i forordning (EU) 2023/2844. Den elektroniske signatur skal anerkendes i udstedelsesstaten, uden at der må stilles yderligere krav.«
3)
I artikel 13 tilføjes følgende stykke:
»Det europæiske betalingspåkrav kan forkyndes for skyldneren ved elektroniske midler til forkyndelse fastsat i artikel 19 og 19a i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2020/1784
 (
*3
)
.
(
*3
)
  Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2020/1784 af 25. november 2020 om forkyndelse i medlemsstaterne af retslige og udenretslige dokumenter i civil- og handelsretlige sager (forkyndelse af dokumenter) (
EUT L 405 af 2.12.2020, s. 40
).«
                                    "
4)
I artikel 16 foretages følgende ændringer:
a)
Stk. 4 affattes således:
»4.   Indsigelsen indgives ved anvendelse af de elektroniske kommunikationsmidler fastsat i artikel 4 i forordning (EU) 2023/2844, i papirform eller ved anvendelse af ethvert andet kommunikationsmiddel, herunder elektroniske midler, som accepteres af udstedelsesstaten, og som er til rådighed for den udstedende ret.«
b)
Stk. 5, første afsnit, affattes således:
»Indsigelsen skal være underskrevet af skyldneren eller, hvis det er relevant, skyldnerens repræsentant. Når indsigelsen indgives elektronisk, jf. denne artikels stk. 4, opfyldes kravet om at underskrive indsigelsen i overensstemmelse med artikel 7, stk. 3, i forordning (EU) 2023/2844. Den elektroniske signatur skal anerkendes i udstedelsesstaten, uden at der må stilles yderligere krav.«
Artikel 20
Ændringer af forordning (EF) nr. 861/2007
I forordning (EF) nr. 861/2007 foretages følgende ændringer:
1)
Artikel 4, stk. 1, affattes således:
»1.   Fordringshaveren indleder den europæiske småkravsprocedure ved at udfylde anmodningsformular A, jf. bilag I til denne forordning, og indgive den til den kompetente ret direkte, pr. brev, ved anvendelse af de elektroniske kommunikationsmidler fastsat i artikel 4 i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2023/2844
 (
*4
)
 eller ved anvendelse af ethvert andet kommunikationsmiddel såsom fax eller e-mail, der accepteres af den medlemsstat, hvor proceduren indledes. Anmodningsformularen skal omfatte en beskrivelse af beviserne til støtte for kravet og vedlægges, hvis det er hensigtsmæssigt, eventuel relevant dokumentation.
(
*4
)
  Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2023/2844 af 13. december 2023 om digitalisering af retligt samarbejde og adgang til domstolsprøvelse i grænseoverskridende civil-, handels- og strafferetlige sager og om ændring af visse retsakter inden for retligt samarbejde (
EUT L, 2023/2844, 27.12.2023, ELI: http://data.europa.eu/eli/reg/2023/2844/oj
).«
                                       "
2)
Artikel 13, stk. 1, litra a), affattes således:
»a)
pr. post«.
3)
Artikel 13, stk. 1, litra b), affattes således:
»b)
ved elektroniske midler til forkyndelse fastsat i artikel 19 og 19a i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2020/1784
 (
*5
)
, eller
(
*5
)
  Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2020/1784 af 25. november 2020 om forkyndelse i medlemsstaterne af retslige og udenretslige dokumenter i civil- og handelsretlige sager (forkyndelse af dokumenter) (
EUT L 405 af 2.12.2020, s. 40
).«
                                             "
4)
I artikel 13, stk. 1, tilføjes følgende litra:
»c)
via det europæiske elektroniske adgangspunkt, der er oprettet i henhold til artikel 4, stk. 1, i forordning (EU) 2023/2844, forudsat at adressaten har givet forudgående udtrykkeligt samtykke til, at dette middel anvendes til forkyndelse af dokumenter under den pågældende europæiske småkravsprocedure.«
5)
Artikel 13, stk. 2, affattes således:
»2.   Al kommunikation, der ikke er omhandlet i stk. 1, mellem retten og parterne eller andre personer, der er involveret i sagen, gennemføres ved anvendelse af enten
a)
elektroniske midler, der attesteres ved en kvittering for modtagelsen, når sådanne midler er teknisk tilgængelige og tilladte i overensstemmelse med procedurereglerne i den medlemsstat, hvor den pågældende europæiske småkravsprocedure gennemføres, forudsat at den pågældende part eller person på forhånd har accepteret et sådant kommunikationsmiddel, eller i overensstemmelse med procedurereglerne i den medlemsstat, hvor den pågældende part eller person har bopæl eller sædvanligt opholdssted, er retligt forpligtet til at acceptere sådanne kommunikationsmidler, eller
b)
de elektroniske kommunikationsmidler fastsat i artikel 4 i forordning (EU) 2023/2844.«
6)
Artikel 15a, stk. 2, affattes således:
»2.   Medlemsstaterne sikrer, at parterne kan foretage elektronisk betaling af retsafgifter ved hjælp af fjernbetalingsmetoder, der giver parterne mulighed for også at foretage betalingen fra en anden medlemsstat end den medlemsstat, hvor retten er beliggende, i overensstemmelse med artikel 9 i forordning (EU) 2023/2844.«
Artikel 21
Ændringer af forordning (EU) nr. 606/2013
I forordning (EU) nr. 606/2013 foretages følgende ændringer:
1)
Artikel 8, stk. 2, første afsnit, affattes således:
»Har den person, der forårsager fare, bopæl i oprindelsesmedlemsstaten, foretages underretningen i overensstemmelse med denne medlemsstats lovgivning. Har den person, der forårsager fare, bopæl i en anden medlemsstat end oprindelsesmedlemsstaten, foretages underretningen ved rekommanderet brev med kvittering for modtagelsen eller lignende eller via de elektroniske midler til forkyndelse fastsat i artikel 19 og 19a i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2020/1784
 (
*6
)
. Har den person, der forårsager fare, bopæl i et tredjeland, foretages underretningen ved rekommanderet brev med kvittering for modtagelsen eller lignende.
(
*6
)
  Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2020/1784 af 25. november 2020 om forkyndelse i medlemsstaterne af retslige og udenretslige dokumenter i civil- og handelsretlige sager (forkyndelse af dokumenter) (
EUT L 405 af 2.12.2020, s. 40
).«
                                    "
2)
Artikel 11, stk. 4, første afsnit, affattes således:
»Har den person, der forårsager fare, bopæl i den medlemsstat, som anmodningen rettes til, foretages underretningen i overensstemmelse med denne medlemsstats lovgivning. Har den person, der forårsager fare, bopæl i en anden medlemsstat end den medlemsstat, som anmodningen rettes til, foretages underretningen ved rekommanderet brev med kvittering for modtagelsen eller lignende eller via de elektroniske midler til forkyndelse fastsat i artikel 19 og 19a i forordning (EU) 2020/1784. Har den person, der forårsager fare, bopæl i et tredjeland, foretages underretningen ved rekommanderet brev med kvittering for modtagelsen eller lignende.«
Artikel 22
Ændringer af forordning (EU) nr. 655/2014
I forordning (EU) nr. 655/2014 foretages følgende ændringer:
1)
Artikel 8, stk. 4, affattes således:
»4.   Til fremsendelse af anmodningen og dokumentationen kan benyttes alle former for kommunikationsmidler, herunder elektroniske, som accepteres efter de processuelle regler i den medlemsstat, hvor anmodningen indgives, eller de elektroniske kommunikationsmidler fastsat i artikel 4 i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2023/2844
 (
*7
)
.
(
*7
)
  Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2023/2844 af 13. december 2023 om digitalisering af retligt samarbejde og adgang til domstolsprøvelse i grænseoverskridende civil-, handels- og strafferetlige sager og om ændring af visse retsakter inden for retligt samarbejde (
EUT L, 2023/2844, 27.12.2023, ELI: http://data.europa.eu/eli/reg/2023/2844/oj
).«
                                       "
2)
Artikel 17, stk. 5, affattes således:
»5.   Afgørelsen vedrørende anmodningen meddeles kreditor efter proceduren i den udstedende medlemsstats lovgivning for tilsvarende nationale kendelser eller ved anvendelse af de elektroniske kommunikationsmidler fastsat i artikel 4 i forordning (EU) 2023/2844.«
3)
Artikel 29 affattes således:
»Artikel 29
Fremsendelse af dokumenter
1.   Når det i denne forordning er foreskrevet, at dokumenter fremsendes i overensstemmelse med denne artikel, sker sådan fremsendelse i overensstemmelse med forordning (EU) 2023/2844 for så vidt angår kommunikation mellem myndighederne eller på enhver hensigtsmæssig måde, hvis kommunikationen foretages af kreditorer, forudsat at indholdet af det modtagne dokument er en tro gengivelse af det fremsendte dokument, og at alle angivelser indeholdt i dokumentet er let læselige.
2.   Den ret eller myndighed, der har modtaget dokumenter i overensstemmelse med denne artikels stk. 1, sender senest ved ophøret af arbejdsdagen efter modtagelsen:
a)
den myndighed, der fremsendte dokumenterne, en kvittering for modtagelsen i overensstemmelse med artikel 3 i forordning (EU) 2023/2844, eller
b)
den kreditor eller bank, der fremsendte dokumenterne, en kvittering for modtagelsen på den hurtigst mulige måde.
Den ret eller myndighed, der har modtaget dokumenter i overensstemmelse med denne artikels stk. 1, anvender den standardformular for kvittering for modtagelsen, der er fastsat i medfør af gennemførelsesretsakter vedtaget efter rådgivningsproceduren i artikel 52, stk. 2.«
4)
I artikel 36 foretages følgende ændringer:
a)
Stk. 1 affattes således:
»1.   Anmodning om et retsmiddel i henhold til artikel 33, 34 eller 35 fremsættes ved anvendelse af den retsmiddelformular, der er udarbejdet i medfør af gennemførelsesretsakter vedtaget efter rådgivningsproceduren i artikel 52, stk. 2.
Anmodningen kan fremsættes på et hvilket som helst tidspunkt og kan indgives:
a)
ved hjælp af alle former for kommunikationsmidler, herunder elektroniske midler, som accepteres efter de processuelle regler i den medlemsstat, hvor anmodningen indgives, eller
b)
ved hjælp af de elektroniske kommunikationsmidler fastsat i artikel 4 i forordning (EU) 2023/2844.«
b)
Stk. 3 affattes således:
»3.   Medmindre anmodningen er indgivet af debitor i henhold til artikel 34, stk. 1, litra a), eller i henhold til artikel 35, stk. 3, træffes afgørelsen om anmodningen, efter at begge parter har haft lejlighed til at udtale sig, herunder ved hjælp af sådan passende kommunikationsteknologi, der er til rådighed og accepteret i henhold til national lovgivning i hver af de involverede medlemsstater eller ved hjælp af de elektroniske kommunikationsmidler fastsat i forordning (EU) 2023/2844.«
Artikel 23
Ændringer af forordning (EU) 2015/848
I forordning (EU) 2015/848 foretages følgende ændringer:
1)
Artikel 42, stk. 3, første punktum, affattes således:
»Det samarbejde, der er omhandlet i denne artikels stk. 1, gennemføres i overensstemmelse med artikel 3 i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2023/2844
 (
*8
)
.
(
*8
)
  Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2023/2844 af 13. december 2023 om digitalisering af retligt samarbejde og adgang til domstolsprøvelse i grænseoverskridende civil-, handels- og strafferetlige sager og om ændring af visse retsakter inden for retligt samarbejde (
EUT L, 2023/2844, 27.12.2023, ELI: http://data.europa.eu/eli/reg/2023/2844/oj
).«
                                    "
2)
Artikel 53 affattes således:
»Artikel 53
Ret til at anmelde fordringer
Enhver udenlandsk kreditor kan anmelde fordringer i forbindelse med insolvensbehandlingen ved brug af ethvert kommunikationsmiddel, som tillades anvendt ifølge lovgivningen i den medlemsstat, hvor insolvensbehandlingen er indledt, eller ved anvendelse af de elektroniske kommunikationsmidler fastsat i artikel 4 i forordning (EU) 2023/2844.
Der er ikke pligt til at lade sig bistå af en advokat alene for at anmelde fordringer.«
3)
Artikel 57, stk. 3, første punktum, affattes således:
»Det samarbejde, der er omhandlet i denne artikels stk. 1, gennemføres i overensstemmelse med artikel 3 i forordning (EU) 2023/2844.«
Artikel 24
Ændringer af forordning (EU) 2020/1784
I forordning (EU) 2020/1784 foretages følgende ændringer:
1)
Artikel 12, stk. 7, affattes således:
»7.   Med henblik på stk. 1 og 2 underretter de diplomatiske repræsentanter eller konsulatsembedsmænd i sager, hvor forkyndelse foretages i overensstemmelse med artikel 17, og myndigheden eller personen i sager, hvor forkyndelse foretages efter artikel 18, 19, 19a eller 20, adressaten om, at adressaten kan nægte at modtage dokumentet, og at enten formular L i bilag I eller en skriftlig erklæring om nægtelse af modtagelse skal sendes henholdsvis til de pågældende repræsentanter eller embedsmænd eller til den pågældende myndighed eller person.«
2)
Artikel 13, stk. 3, affattes således:
»3.   Denne artikel finder også anvendelse på de andre midler til fremsendelse og forkyndelse af retslige dokumenter, der er fastsat i afdeling 2, med undtagelse af artikel 19a.«
3)
Følgende artikel indsættes:
»Artikel 19a
Elektronisk forkyndelse gennem det europæiske elektroniske adgangspunkt
1.   Retslige dokumenter kan forkyndes direkte til en person, som har en kendt adresse til forkyndelse i en anden medlemsstat, gennem det europæiske elektroniske adgangspunkt oprettet i henhold til artikel 4, stk. 1, i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2023/2844
 (
*9
)
, forudsat at adressaten har givet forudgående udtrykkeligt samtykke til at anvende dette elektroniske middel til forkyndelse af dokumenter under den pågældende retssag.
2.   Adressaten bekræfter modtagelse af dokumenterne med en kvittering for modtagelsen, herunder modtagelsesdatoen. Datoen for dokumenternes forkyndelse er den dato, der er angivet på kvitteringen for modtagelsen. Samme regel gælder ved afhjælpning af forkyndelse af dokumenter, der er nægtet modtaget, i overensstemmelse med artikel 12, stk. 5.
(
*9
)
  Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2023/2844 af 13. december 2023 om digitalisering af retligt samarbejde og adgang til domstolsprøvelse i grænseoverskridende civil-, handels- og strafferetlige sager og om ændring af visse retsakter inden for retligt samarbejde (
EUT L, 2023/2844, 27.10.2023 ELI: http://data.europa.eu/eli/reg/2023/2844/oj
).«
                                          "
4)
I artikel 37 tilføjes følgende stykke:
»3.   Artikel 19a finder anvendelse fra den første dag i den måned, der følger efter perioden på to år fra datoen for ikrafttrædelsen af de gennemførelsesretsakter, der er omhandlet i artikel 10, stk. 3, litra a), i forordning (EU) 2023/2844.«
KAPITEL VIII
ÆNDRINGER AF RETSAKTER VEDRØRENDE RETLIGT SAMARBEJDE PÅ DET STRAFFERETLIGE OMRÅDE
Artikel 25
Ændringer af forordning (EU) 2018/1805
I forordning (EU) 2018/1805 foretages følgende ændringer:
1)
Artikel 4, stk. 1, affattes således:
»1.   En afgørelse om indefrysning fremsendes ved hjælp af en indefrysningsattest. Udstedelsesmyndigheden fremsender indefrysningsattesten som omhandlet i artikel 6 direkte til fuldbyrdelsesmyndigheden eller i givet fald til den i artikel 24, stk. 2, omhandlede centrale myndighed.«
2)
Artikel 7, stk. 2, affattes således:
»2.   Fuldbyrdelsesmyndigheden aflægger rapport til udstedelsesmyndigheden om fuldbyrdelsen af afgørelsen om indefrysning, herunder en beskrivelse af de indefrosne formuegoder og, hvis det er til rådighed, et overslag over deres værdi. En sådan rapportering foretages uden unødig forsinkelse, så snart fuldbyrdelsesmyndigheden er blevet underrettet om, at afgørelsen om indefrysning er blevet fuldbyrdet.«
3)
Artikel 8, stk. 3, affattes således:
»3.   Enhver afgørelse om ikke at anerkende eller fuldbyrde afgørelsen om indefrysning træffes straks og meddeles omgående udstedelsesmyndigheden.«
4)
Artikel 9, stk. 4, affattes således:
»4.   Fuldbyrdelsesmyndigheden meddeler straks udstedelsesmyndigheden afgørelsen om anerkendelse og fuldbyrdelse af afgørelsen om indefrysning.«
5)
Artikel 10, stk. 2 og 3, affattes således:
»2.   Fuldbyrdelsesmyndigheden aflægger omgående rapport til udstedelsesmyndigheden om udsættelsen af fuldbyrdelsen af afgørelsen om indefrysning med nærmere angivelse af grundene til udsættelsen og om muligt udsættelsens forventede varighed.
3.   Så snart grundene til udsættelse ikke længere er til stede, træffer fuldbyrdelsesmyndigheden omgående de nødvendige foranstaltninger for at fuldbyrde afgørelsen om indefrysning og underretter udstedelsesmyndigheden herom.«
6)
Artikel 12, stk. 2, affattes således:
»2.   Fuldbyrdelsesmyndigheden kan under hensyntagen til sagens omstændigheder rette en begrundet anmodning til udstedelsesmyndigheden om at begrænse det tidsrum, i hvilket formuegoderne skal være indefrosset. En sådan anmodning fremsendes sammen med eventuelle supplerende relevante oplysninger direkte til udstedelsesmyndigheden. Ved behandlingen af en sådan anmodning tager udstedelsesmyndigheden alle interesser i betragtning, herunder fuldbyrdelsesmyndighedens. Udstedelsesmyndigheden svarer på anmodningen snarest muligt. Hvis udstedelsesmyndigheden ikke er indforstået med begrænsningen, underretter den fuldbyrdelsesmyndigheden om begrundelsen herfor. I sådanne tilfælde forbliver formuegoderne indefrosset i overensstemmelse med stk. 1. Hvis udstedelsesmyndigheden ikke svarer senest seks uger fra modtagelsen af anmodningen, er fuldbyrdelsesmyndigheden ikke længere forpligtet til at fuldbyrde afgørelsen om indefrysning.«
7)
Artikel 14, stk. 1, affattes således:
»1.   En afgørelse om konfiskation fremsendes ved hjælp af en konfiskationsattest. Udstedelsesmyndigheden fremsender konfiskationsattesten, jf. artikel 17, direkte til fuldbyrdelsesmyndigheden eller i givet fald til den centrale myndighed omhandlet i artikel 24, stk. 2.«
8)
Artikel 16, stk. 3, indledningen, affattes således:
»Udstedelsesmyndigheden underretter omgående fuldbyrdelsesmyndigheden, hvis:«.
9)
Artikel 18, stk. 6, affattes således:
»6.   Så snart fuldbyrdelsen af afgørelsen om konfiskation er afsluttet, underretter fuldbyrdelsesmyndigheden udstedelsesmyndigheden om resultaterne af fuldbyrdelsen.«
10)
Artikel 19, stk. 3, affattes således:
»3.   Enhver afgørelse om ikke at anerkende eller fuldbyrde afgørelsen om konfiskation træffes straks og meddeles omgående udstedelsesmyndigheden.«
11)
Artikel 20, stk. 2, affattes således:
»2.   Fuldbyrdelsesmyndigheden underretter straks udstedelsesmyndigheden om sin afgørelse om anerkendelse og fuldbyrdelse af afgørelsen om konfiskation.«
12)
Artikel 21, stk. 3 og 4, affattes således:
»3.   Fuldbyrdelsesmyndigheden aflægger straks rapport til udstedelsesmyndigheden om udsættelsen af fuldbyrdelsen af afgørelsen om konfiskation med nærmere angivelse af grundene til udsættelsen og om muligt udsættelsens forventede varighed.
4.   Så snart grundene til udsættelse ikke længere er til stede, træffer fuldbyrdelsesmyndigheden straks de nødvendige foranstaltninger for at fuldbyrde afgørelsen om konfiskation og underretter udstedelsesmyndigheden herom.«
13)
I artikel 25 foretages følgende ændringer:
a)
Overskriften affattes således:
»Kommunikationsmidler«.
b)
Stk. 1 affattes således:
»1.   Med undtagelse af kommunikation i henhold til artikel 8, stk. 2 og 4, artikel 9, stk. 5, artikel 19, stk. 2, artikel 20, stk. 4, og artikel 29, stk. 3, foretages officiel kommunikation i henhold til denne forordning mellem udstedelsesmyndigheden og fuldbyrdelsesmyndigheden i overensstemmelse med artikel 3 i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2023/2844
 (
*10
)
.
2.   Hvis en medlemsstat har udpeget en central myndighed, finder stk. 1 også anvendelse på officiel kommunikation med en anden medlemsstats centrale myndighed.
3.   Om nødvendigt hører udstedelsesmyndigheden og fuldbyrdelsesmyndigheden straks hinanden under anvendelse af ethvert passende kommunikationsmiddel med henblik på at sikre en effektiv anvendelse af denne forordning.
(
*10
)
  Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2023/2844 af 13. december 2023 om digitalisering af retligt samarbejde og adgang til domstolsprøvelse i grænseoverskridende civil-, handels- og strafferetlige sager og om ændring af visse retsakter inden for retligt samarbejde (
EUT L, 2023/2844, 27.12.2023 ELI: http://data.europa.eu/eli/reg/2023/2844/oj
).«
                                                   "
14)
Artikel 27, stk. 2 og 3, affattes således:
»2.   Udstedelsesmyndigheden underretter omgående fuldbyrdelsesmyndigheden om tilbagekaldelse af en afgørelse om indefrysning eller en afgørelse om konfiskation og om enhver afgørelse eller foranstaltning, der medfører, at en afgørelse om indefrysning eller en afgørelse om konfiskation trækkes tilbage.
3.   Fuldbyrdelsesmyndigheden afbryder fuldbyrdelsen af afgørelsen om indefrysning eller afgørelsen om konfiskation, i det omfang fuldbyrdelsen endnu ikke er afsluttet, så snart den er blevet underrettet af udstedelsesmyndigheden i overensstemmelse med stk. 2. Fuldbyrdelsesmyndigheden sender uden unødig forsinkelse en bekræftelse på afbrydelsen til udstedelsesstaten.«
15)
Artikel 31, stk. 2, tredje afsnit, affattes således:
»Høringerne eller i det mindste resultatet heraf skal registreres.«
KAPITEL IX
AFSLUTTENDE BESTEMMELSER
Artikel 26
Ikrafttræden og anvendelse
1.   Denne forordning træder i kraft på tyvendedagen efter offentliggørelsen i 
Den Europæiske Unions Tidende
.
2.   Den finder anvendelse fra den 1. maj 2025.
3.   Artikel 3 og 4 finder dog anvendelse fra den første dag i den måned, der følger efter en periode på to år fra datoen for ikrafttræden af de hertil svarende gennemførelsesretsakter, der er omhandlet i artikel 10, stk. 3, og som opretter det decentrale IT-system for hver af de retsakter, der er opført i bilag I og II.
4.   Artikel 3 og 4 finder anvendelse på sager, som anlægges fra den dag, der er omhandlet i nærværende artikels stk. 3.
Denne forordning er bindende i alle enkeltheder og gælder umiddelbart i medlemsstaterne i overensstemmelse med traktaterne.
Udfærdiget i Strasbourg, den 13. december 2023.
På Europa-Parlamentets vegne
R. METSOLA
Formand
På Rådets vegne
P. NAVARRO RÍOS
Formand
(
1
)
  
            
EUT C 323 af 26.8.2022, s. 77
.
(
2
)
  Europa-Parlamentets holdning af 23.11.2023 (endnu ikke offentliggjort i EUT) og Rådets afgørelse af 8.12.2023.
(
3
)
  Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2022/850 af 30. maj 2022 om et IT-system til grænseoverskridende elektronisk udveksling af oplysninger på området civil- og strafferetligt samarbejde (e-CODEX-systemet) og om ændring af forordning (EU) 2018/1726 (
EUT L 150 af 1.6.2022, s. 1
).
(
4
)
  Europa-Parlamentets og Rådets direktiv (EU) 2016/2102 af 26. oktober 2016 om tilgængeligheden af offentlige organers websteder og mobilapplikationer (
EUT L 327 af 2.12.2016, s. 1
).
(
5
)
  Europa-Parlamentets og Rådets direktiv (EU) 2019/882 af 17. april 2019 om tilgængelighedskrav for produkter og tjenester (
EUT L 151 af 7.6.2019, s. 70
).
(
6
)
  Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2015/848 af 20. maj 2015 om insolvensbehandling (
EUT L 141 af 5.6.2015, s. 19
).
(
7
)
  Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2020/1784 af 25. november 2020 om forkyndelse i medlemsstaterne af retslige og udenretslige dokumenter i civil- og handelsretlige sager (forkyndelse af dokumenter) (
EUT L 405 af 2.12.2020, s. 40
).
(
8
)
  Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2020/1783 af 25. november 2020 om samarbejde mellem medlemsstaternes retter om bevisoptagelse på det civil- og handelsretlige område (bevisoptagelse) (
EUT L 405 af 2.12.2020, s. 1
).
(
9
)
  Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2018/1725 af 23. oktober 2018 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger i Unionens institutioner, organer, kontorer og agenturer og om fri udveksling af sådanne oplysninger og om ophævelse af forordning (EF) nr. 45/2001 og afgørelse nr. 1247/2002/EF (
EUT L 295 af 21.11.2018, s. 39
).
(
10
)
  Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger og om ophævelse af direktiv 95/46/EF (generel forordning om databeskyttelse) (
EUT L 119 af 4.5.2016, s. 1
).
(
11
)
  Europa-Parlamentets og Rådets direktiv (EU) 2016/680 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med kompetente myndigheders behandling af personoplysninger med henblik på at forebygge, efterforske, afsløre eller retsforfølge strafbare handlinger eller fuldbyrde strafferetlige sanktioner og om fri udveksling af sådanne oplysninger og om ophævelse af Rådets rammeafgørelse 2008/977/RIA (
EUT L 119 af 4.5.2016, s. 89
).
(
12
)
  Rådets forordning (EF) nr. 4/2009 af 18. december 2008 om kompetence, lovvalg, anerkendelse og fuldbyrdelse af retsafgørelser og samarbejde vedrørende underholdspligt (
EUT L 7 af 10.1.2009, s. 1
).
(
13
)
  Rådets forordning (EU) 2019/1111 af 25. juni 2019 om kompetence, anerkendelse og fuldbyrdelse af afgørelser i ægteskabssager og i sager vedrørende forældreansvar og om internationale børnebortførelser (
EUT L 178 af 2.7.2019, s. 1
).
(
14
)
  Rådets rammeafgørelse 2005/214/RIA af 24. februar 2005 om anvendelse af princippet om gensidig anerkendelse på bødestraffe (
EUT L 76 af 22.3.2005, s. 16
).
(
15
)
  Rådets rammeafgørelse 2006/783/RIA af 6. oktober 2006 om anvendelse af princippet om gensidig anerkendelse på afgørelser om konfiskation (
EUT L 328 af 24.11.2006, s. 59
).
(
16
)
  Rådets rammeafgørelse 2008/909/RIA af 27. november 2008 om anvendelse af princippet om gensidig anerkendelse på domme i straffesager om idømmelse af frihedsstraffe eller frihedsberøvende foranstaltninger med henblik på fuldbyrdelse i Den Europæiske Union (
EUT L 327 af 5.12.2008, s. 27
).
(
17
)
  Rådets rammeafgørelse 2008/947/RIA af 27. november 2008 om anvendelse af princippet om gensidig anerkendelse på domme og afgørelser om prøvetid med tilsyn med henblik på tilsyn med tilsynsforanstaltninger og alternative sanktioner (
EUT L 337 af 16.12.2008, s. 102
).
(
18
)
  Rådets rammeafgørelse 2009/829/RIA af 23. oktober 2009 om anvendelse mellem Den Europæiske Unions medlemsstater af princippet om gensidig anerkendelse på afgørelser om tilsynsforanstaltninger som et alternativ til varetægtsfængsling (
EUT L 294 af 11.11.2009, s. 20
).
(
19
)
  Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 2014/41/EU af 3. april 2014 om den europæiske efterforskningskendelse i straffesager (
EUT L 130 af 1.5.2014, s. 1
).
(
20
)
  Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2018/1805 af 14. november 2018 om gensidig anerkendelse af afgørelser om indefrysning og afgørelser om konfiskation (
EUT L 303 af 28.11.2018, s. 1
).
(
21
)
  Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) nr. 650/2012 af 4. juli 2012 om kompetence, lovvalg, anerkendelse og fuldbyrdelse af retsafgørelser vedrørende arv, og om accept og fuldbyrdelse af officielt bekræftede dokumenter vedrørende arv og om indførelse af et europæisk arvebevis (
EUT L 201 af 27.7.2012, s. 107
).
(
22
)
  Rådets direktiv 2003/8/EF af 27. januar 2003 om forbedret adgang til domstolene i grænseoverskridende tvister gennem fastsættelse af fælles mindsteregler for retshjælp i forbindelse med tvister af denne art (
EFT L 26 af 31.1.2003, s. 41
).
(
23
)
  Rådets rammeafgørelse 2002/465/RIA af 13. juni 2002 om fælles efterforskningshold (
EFT L 162 af 20.6.2002, s. 1
).
(
24
)
  Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) nr. 910/2014 af 23. juli 2014 om elektronisk identifikation og tillidstjenester til brug for elektroniske transaktioner på det indre marked og om ophævelse af direktiv 1999/93/EF (
EUT L 257 af 28.8.2014, s. 73
).
(
25
)
  Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 805/2004 af 21. april 2004 om indførelse af et europæisk tvangsfuldbyrdelsesdokument for ubestridte krav (
EUT L 143 af 30.4.2004, s. 15
).
(
26
)
  Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 1896/2006 af 12. december 2006 om indførelse af en europæisk betalingspåkravsprocedure (
EUT L 399 af 30.12.2006, s. 1
).
(
27
)
  Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 861/2007 af 11. juli 2007 om indførelse af en europæisk småkravsprocedure (
EUT L 199 af 31.7.2007, s. 1
).
(
28
)
  Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) nr. 606/2013 af 12. juni 2013 om gensidig anerkendelse af beskyttelsesforanstaltninger i civilretlige spørgsmål (
EUT L 181 af 29.6.2013, s. 4
).
(
29
)
  Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) nr. 655/2014 af 15. maj 2014 om indførelse af en procedure for en europæisk kendelse til sikring af bankindeståender med henblik på at lette grænseoverskridende gældsinddrivelse på det civil- og handelsretlige område (
EUT L 189 af 27.6.2014, s. 59
).
(
30
)
  Europa-Parlamentets og Rådets direktiv (EU) 2023/2843 af 13. december 2023 om ændring af Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 2011/99/EU og 2014/41/EU, Rådets direktiv 2003/8/EF og Rådets rammeafgørelse 2002/584/RIA, 2003/577/RIA, 2005/214/RIA, 2006/783/RIA, 2008/909/RIA, 2008/947/RIA, 2009/829/RIA og 2009/948/RIA for så vidt angår digitalisering af retligt samarbejde (
EUT L, 2023/2843, 27.12.2023, ELI: http://data.europa.eu/eli/dir/2023/2843/oj
).
(
31
)
  
            
EUT L 123 af 12.5.2016, s. 1
.
(
32
)
  Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 2010/64/EU af 20. oktober 2010 om retten til tolke- og oversætterbistand i straffesager (
EUT L 280 af 26.10.2010, s. 1
).
(
33
)
  Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 2012/13/EU af 22. maj 2012 om ret til information under straffesager (
EUT L 142 af 1.6.2012, s. 1
).
(
34
)
  Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 2013/48/EU af 22. oktober 2013 om ret til adgang til advokatbistand i straffesager og i sager angående europæiske arrestordrer og om ret til at få en tredjemand underrettet ved frihedsberøvelse og til at kommunikere med tredjemand og med konsulære myndigheder under frihedsberøvelsen (
EUT L 294 af 6.11.2013, s. 1
).
(
35
)
  Europa-Parlamentets og Rådets direktiv (EU) 2016/343 af 9. marts 2016 om styrkelse af visse aspekter af uskyldsformodningen og retten til at være til stede under retssagen i straffesager (
EUT L 65 af 11.3.2016, s. 1
).
(
36
)
  Europa-Parlamentets og Rådets direktiv (EU) 2016/800 af 11. maj 2016 om retssikkerhedsgarantier for børn, der er mistænkte eller tiltalte i straffesager (
EUT L 132 af 21.5.2016, s. 1
).
(
37
)
  Europa-Parlamentets og Rådets direktiv (EU) 2016/1919 af 26. oktober 2016 om retshjælp til mistænkte og tiltalte i straffesager og til eftersøgte i sager angående europæiske arrestordrer (
EUT L 297 af 4.11.2016, s. 1
).
(
38
)
  Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) nr. 182/2011 af 16. februar 2011 om de generelle regler og principper for, hvordan medlemsstaterne skal kontrollere Kommissionens udøvelse af gennemførelsesbeføjelser (
EUT L 55 af 28.2.2011, s. 13
).
(
39
)
  Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) nr. 1215/2012 af 12. december 2012 om retternes kompetence og om anerkendelse og fuldbyrdelse af retsafgørelser på det civil- og handelsretlige område (
EUT L 351 af 20.12.2012, s. 1
).
(
40
)
  Rådets forordning (EU) 2016/1103 af 24. juni 2016 om indførelse af et forstærket samarbejde på området for kompetence, lovvalg, anerkendelse og fuldbyrdelse af retsafgørelser i sager vedrørende formueforholdet mellem ægtefæller (
EUT L 183 af 8.7.2016, s. 1
).
(
41
)
  Rådets forordning (EU) 2016/1104 af 24. juni 2016 om indførelse af et forstærket samarbejde på området for kompetence, lovvalg, anerkendelse og fuldbyrdelse af retsafgørelser i sager vedrørende de formueretlige virkninger af registrerede partnerskaber (
EUT L 183 af 8.7.2016, s. 30
).
(
42
)
  Rådets rammeafgørelse 2002/584/RIA af 13. juni 2002 om den europæiske arrestordre og om procedurerne for overgivelse mellem medlemsstaterne (
EFT L 190 af 18.7.2002, s. 1
).
(
43
)
  Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 2011/99/EU af 13. december 2011 om den europæiske beskyttelsesordre (
EUT L 338 af 21.12.2011, s. 2
).
BILAG I
Retsakter vedrørende retligt samarbejde på det civil- og handelsretlige område
1)
Rådets direktiv 2003/8/EF af 27. januar 2003 om forbedret adgang til domstolene i grænseoverskridende tvister gennem fastsættelse af fælles mindsteregler for retshjælp i forbindelse med tvister af denne art
2)
Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 805/2004 af 21. april 2004 om indførelse af et europæisk tvangsfuldbyrdelsesdokument for ubestridte krav
3)
Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 1896/2006 af 12. december 2006 om indførelse af en europæisk betalingspåkravsprocedure
4)
Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 861/2007 af 11. juli 2007 om indførelse af en europæisk småkravsprocedure
5)
Rådets forordning (EF) nr. 4/2009 af 18. december 2008 om kompetence, lovvalg, anerkendelse og fuldbyrdelse af retsafgørelser og samarbejde vedrørende underholdspligt
6)
Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) nr. 650/2012 af 4. juli 2012 om kompetence, lovvalg, anerkendelse og fuldbyrdelse af retsafgørelser vedrørende arv, og om accept og fuldbyrdelse af officielt bekræftede dokumenter vedrørende arv og om indførelse af et europæisk arvebevis
7)
Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) nr. 1215/2012 af 12. december 2012 om retternes kompetence og om anerkendelse og fuldbyrdelse af retsafgørelser på det civil- og handelsretlige område (omarbejdning)
8)
Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) nr. 606/2013 af 12. juni 2013 om gensidig anerkendelse af beskyttelsesforanstaltninger i civilretlige spørgsmål
9)
Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) nr. 655/2014 af 15. maj 2014 om indførelse af en procedure for en europæisk kendelse til sikring af bankindeståender med henblik på at lette grænseoverskridende gældsinddrivelse på det civil- og handelsretlige område
10)
Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2015/848 af 20. maj 2015 om insolvensbehandling
11)
Rådets forordning (EU) 2016/1103 af 24. juni 2016 om indførelse af et forstærket samarbejde på området for kompetence, lovvalg, anerkendelse og fuldbyrdelse af retsafgørelser i sager vedrørende formueforholdet mellem ægtefæller
12)
Rådets forordning (EU) 2016/1104 af 24. juni 2016 om indførelse af et forstærket samarbejde på området for kompetence, lovvalg, anerkendelse og fuldbyrdelse af retsafgørelser i sager vedrørende de formueretlige virkninger af registrerede partnerskaber
13)
Rådets forordning (EU) 2019/1111 af 25. juni 2019 om kompetence, anerkendelse og fuldbyrdelse af afgørelser i ægteskabssager og i sager vedrørende forældreansvar og om internationale børnebortførelser.
BILAG II
Retsakter vedrørende retligt samarbejde på det strafferetlige område
1)
Rådets rammeafgørelse 2002/584/RIA af 13. juni 2002 om den europæiske arrestordre og om procedurerne for overgivelse mellem medlemsstaterne
2)
Rådets rammeafgørelse 2003/577/RIA af 22. juli 2003 om fuldbyrdelse i Den Europæiske Union af kendelser om indefrysning af formuegoder eller bevismateriale 
(
1
)
3)
Rådets rammeafgørelse 2005/214/RIA af 24. februar 2005 om anvendelse af princippet om gensidig anerkendelse på bødestraffe
4)
Rådets rammeafgørelse 2006/783/RIA af 6. oktober 2006 om anvendelse af princippet om gensidig anerkendelse på afgørelser om konfiskation
5)
Rådets rammeafgørelse 2008/909/RIA af 27. november 2008 om anvendelse af princippet om gensidig anerkendelse på domme i straffesager om idømmelse af frihedsstraffe eller frihedsberøvende foranstaltninger med henblik på fuldbyrdelse i Den Europæiske Union
6)
Rådets rammeafgørelse 2008/947/RIA af 27. november 2008 om anvendelse af princippet om gensidig anerkendelse på domme og afgørelser om prøvetid med tilsyn med henblik på tilsyn med tilsynsforanstaltninger og alternative sanktioner
7)
Rådets rammeafgørelse 2009/829/RIA af 23. oktober 2009 om anvendelse mellem Den Europæiske Unions medlemsstater af princippet om gensidig anerkendelse på afgørelser om tilsynsforanstaltninger som et alternativ til varetægtsfængsling
8)
Rådets rammeafgørelse 2009/948/RIA af 30. november 2009 om forebyggelse og bilæggelse af konflikter om udøvelse af jurisdiktion i straffesager 
(
2
)
9)
Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 2011/99/EU af 13. december 2011 om den europæiske beskyttelsesordre
10)
Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 2014/41/EU af 3. april 2014 om den europæiske efterforskningskendelse i straffesager
11)
Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2018/1805 af 14. november 2018 om gensidig anerkendelse af afgørelser om indefrysning og afgørelser om konfiskation.
(
1
)
  
            
EUT L 196 af 2.8.2003, s. 45
.
(
2
)
  
            
EUT L 328 af 15.12.2009, s. 42
.
ELI: http://data.europa.eu/eli/reg/2023/2844/oj
ISSN 1977-0634 (electronic edition)

Summary:
Digitalisering af retligt samarbejde og adgang til domstolsprøvelse i grænseoverskridende civil-, handels- og strafferetlige sager
RESUMÉ AF:
Forordning (EU) 2023/2844 om digitaliseringen af retligt samarbejde og adgang til domstolsprøvelse i grænseoverskridende civil-, handels- og strafferetlige sager
HVAD ER FORMÅLET MED FORORDNINGEN?
Forordning (EU) 2023/2844 har til formål at forbedre effektiviteten af procedurer for retligt samarbejde i civil-, handels- og strafferetlige sager og lette adgangen til domstolsprøvelse ved at digitalisere de eksisterende kommunikationskanaler.
HOVEDPUNKTER
Forordningen
 fastsætter:
et 
fælles retsgrundlag
 for brugen af elektronisk kommunikation mellem:
kompetente myndigheder
 i 
medlemsstaterne
 i forbindelse med procedurer for retligt samarbejde i civil-, handels- og strafferetlige sager
enkeltpersoner eller virksomheder og kompetente myndigheder
 i forbindelse med procedurer for retligt samarbejde i 
civil-, handels- og strafferetlige sager
regler om brugen af videokonferencer eller anden fjernkommunikationsteknologi, anvendelsen af elektroniske signaturer og segl, elektroniske dokumenters retsvirkninger og elektronisk betaling af afgifter.
Forordningen finder også anvendelse i 
Irland
.
Forordningen ledsages af direktiv (EU) 
2023/2843
, der tilpasser de eksisterende regler om kommunikation til reglerne i forordningen.
Forordningens vigtigste elementer
Forordningen indeholder en række vigtige elementer:
Et decentralt IT-system.
 Systemet skal anvendes som obligatorisk kommunikationsmiddel mellem medlemsstaternes kompetente myndigheder i forbindelse med procedurer for retligt samarbejde i civil-, handels- og strafferetlige sager.
Det decentrale IT-system er et netværk af IT-systemer og interoperable adgangspunkter, som drives under de enkelte medlemsstaters, EU-organers eller -agenturers ansvar og forvaltning, og som muliggør sikker og pålidelig grænseoverskridende udveksling af oplysninger. Kommunikation gennem systemet er direkte — fra myndighed til myndighed.
Der er begrænsede, veldefinerede undtagelser, hvor det decentrale IT-system ikke anvendes, f.eks. i tilfælde af en forstyrrelse af systemet.
Et europæisk elektronisk adgangspunkt.
 Enkeltpersoner, virksomheder og deres repræsentanter kan kommunikere med myndigheder — f.eks. med henblik på at indgive krav eller sende og modtage relevante oplysninger — i visse veldefinerede grænseoverskridende sager i EU via det europæiske elektroniske adgangspunkt, der oprettes på den 
europæiske e-justiceportal
.
Brugen af det europæiske elektroniske adgangspunkt er valgfri for enkeltpersoner, virksomheder og deres repræsentanter.
Det europæiske elektroniske adgangspunkt vil indeholde oplysninger til enkeltpersoner og virksomheder om deres ret til retshjælp, herunder i grænseoverskridende sager.
Kommunikation via det europæiske elektroniske adgangspunkt skal være i overensstemmelse med kravene i EU-retten og i den pågældende medlemsstats nationale ret, navnlig med hensyn til form, sprog og repræsentation.
Videokonference og fjernkommunikationsteknologi.
 Parterne og andre berørte personer kan deltage i retsmøder på det civil-, handels- og strafferetlige område ved hjælp af videokonferencer eller anden fjernkommunikationsteknologi.
Parterne kan give deres indstilling til, hvorvidt anvendelsen af denne teknologi er hensigtsmæssig.
Den kompetente myndighed har skønsbeføjelse med hensyn til brugen af videokonferencer eller andre fjernkommunikationsteknologier.
Teknologien skal overholde reglerne om sikker adgang, fortrolighed og databeskyttelse — se forordning (EU) 
2016/679
 (den generelle forordning om databeskyttelse, se
resumé
) og direktiv (EU) 
2016/680
 om beskyttelse af oplysninger, der anvendes af politiet og strafferetlige myndigheder (se 
resumé
).
I strafferetlige sager er brugen af videokonferencer betinget af samtykke fra den mistænkte, den tiltalte eller den dømte eller fra den berørte person.
Gennemførelse af retsmøder via videokonferencer eller anden fjernkommunikationsteknologi er reguleret af den nationale ret.
Elektroniske signaturer og elektroniske segl.
 Elektronisk kommunikation i henhold til forordningen er baseret på forordning (EU) 
910/2014
, det fælles EU-retsgrundlag for elektroniske signaturer og segl samt tillidstjenester (se 
resumé
).
Dokumenter, der fremsendes elektronisk mellem de kompetente myndigheder og som kræver et segl eller en signatur, skal indeholde et kvalificeret elektronisk segl eller en kvalificeret elektronisk signatur.
Enkeltpersoner eller virksomheder kan enten anvende elektronisk identifikation med et højt sikringsniveau eller en kvalificeret elektronisk signatur.
Elektroniske dokumenters retsvirkninger.
 Elektroniske dokumenter må ikke nægtes retsvirkning alene af den grund, at de er i elektronisk form.
Elektronisk betaling af afgifter.
 Medlemsstaterne giver mulighed for elektronisk betaling af afgifter, også fra andre medlemsstater end den, hvor den kompetente myndighed er hjemmehørende.
Uddannelse.
 Medlemsstaterne skal tilbyde og tilskynde til uddannelse af dommere, anklagere og andre retlige aktører for at sikre effektiv brug af det decentrale IT-system og passende brug af videokonferencer og andre fjernkommunikationsteknologier.
Overvågning og evaluering.
 Medlemsstaterne skal levere oplysninger med henblik på at evaluere gennemførelsen og virkningen af forordningen. 
Europa-Kommissionen
 vil først evaluere forordningen efter fire år og derefter hvert femte år.
HVORNÅR GÆLDER FORORDNINGEN FRA?
Forordningen gælder fra den 
1. Maj
 2025
. Artikel 3 og 4 om elektronisk kommunikation finder imidlertid anvendelse fra den første dag i måneden efter en periode på to år fra ikrafttrædelsen af de tilsvarende 
gennemførelsesretsakter
.
BAGGRUND
For yderligere oplysninger henvises til:
Digitalisering af det grænseoverskridende retlige samarbejde
 (Europa-Kommissionen).
HOVEDDOKUMENT
Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 
2023/2844
 af 
13. december
 2023 om digitalisering af retligt samarbejde og adgang til domstolsprøvelse i grænseoverskridende civil-, handels- og strafferetlige sager og om ændring af visse retsakter inden for retligt samarbejde (EUT 
L, 2023/2844
 af 
27.12.2023
).
TILHØRENDE DOKUMENTER
Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 
2022/850
 af 
30. maj
 2022 om et IT-system til grænseoverskridende elektronisk udveksling af oplysninger på området civil- og strafferetligt samarbejde (e-CODEX-systemet) og om ændring af forordning (EU) 2018/1726 (EUT 
L 150
 af 
1.6.2022
, 
s. 1
).
Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) nr. 
2020/1783
 af 
25. november
 2020
 om samarbejde mellem medlemsstaternes retter om bevisoptagelse på det civil- og handelsretlige område (bevisoptagelse) (omarbejdning) (EUT 
L 405
 af 
2.12.2020
, 
s. 1
).
Efterfølgende ændringer til forordning (EU) 2020/1783 er blevet indarbejdet i grundteksten. Denne 
konsoliderede udgave
 har ingen retsvirkning.
Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 
2020/1784
 af 
25. november
 2020
 om forkyndelse i medlemsstaterne af retslige og udenretslige dokumenter i civil- og handelsretlige sager (forkyndelse af dokumenter) (omarbejdning) (EUT 
L 405
 af 
2.12.2020
, 
s. 40
).
Se den 
konsoliderede udgave
.
Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 
2018/1725
 af 
23. oktober
 2018
 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger i Unionens institutioner, organer, kontorer og agenturer og om fri udveksling af sådanne oplysninger og om ophævelse af forordning (EF) nr. 45/2001 og afgørelse nr. 1247/2002/EF (EUT 
L 295
 af 
21.11.2018
, 
s. 39
).
Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 
2016/679
 af 
27. april
 2016
 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger og om ophævelse af direktiv 95/46/EF (generel forordning om databeskyttelse) (EUT 
L 119
 af 
4.5.2016
, 
s. 1
).
Se den 
konsoliderede udgave
.
Europa-Parlamentets og Rådets direktiv (EU) 
2016/680
 af 
27. april
 2016
 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med kompetente myndigheders behandling af personoplysninger med henblik på at forebygge, efterforske, afsløre eller retsforfølge strafbare handlinger eller fuldbyrde strafferetlige sanktioner og om fri udveksling af sådanne oplysninger og om ophævelse af Rådets rammeafgørelse 2008/977/RIA (EUT 
L 119
 af 
4.5.2016
, 
s. 89
).
Se den 
konsoliderede udgave
.
Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) nr. 
910/2014
 af 
23. juli
 2014 om elektronisk identifikation og tillidstjenester til brug for elektroniske transaktioner på det indre marked og om ophævelse af direktiv 1999/93/EF (EUT 
L 257
 af 
28.8.2014
, 
s. 73
).
Se den 
konsoliderede udgave
.
Europa Parlamentets og Rådets forordning (EU) nr. 
1215/2012
 af 
12. december
 2012 om retternes kompetence og om anerkendelse og fuldbyrdelse af retsafgørelser på det civil- og handelsretlige område (omarbejdning) (EUT 
L 351
 af 
20.12.2012
, 
s. 1
).
Se den 
konsoliderede udgave
.
Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 
1896/2006
 af 
12. december
 2006 om indførelse af en europæisk betalingspåkravsprocedure (EUT 
L 399
 af 
30.12.2006
, 
s. 1
).
Se den 
konsoliderede udgave
.
seneste ajourføring 
27.2.2025