CELEX ID: 32019R0887

--- ENGLISH ---

Document:
29.5.2019
EN
Official Journal of the European Union
L 142/16
COMMISSION DELEGATED REGULATION (EU) 2019/887
of 13 March 2019
on the model financial regulation for public-private partnership bodies referred to in Article 71 of Regulation (EU, Euratom) 2018/1046 of the European Parliament and of the Council
THE EUROPEAN COMMISSION,
Having regard to the Treaty on the Functioning of the European Union,
Having regards to Regulation (EU, Euratom) 2018/1046 of the European Parliament and of the Council of 18 July 2018 on the financial rules applicable to the general budget of the Union amending Regulations (EU) No 1296/2013, (EU) No 1301/2013, (EU) No 1303/2013, (EU) No 1304/2013, (EU) No 1309/2013, (EU) No 1316/2013, (EU) No 223/2014, (EU) No 283/2014, and Decision No 541/2014/EU and repealing Regulation (EU, Euratom) No 966/2012 
(
1
)
, and in particular the third paragraph of Article 71 thereof,
Whereas:
(1)
By Delegated Regulation (EU) No 110/2014 
(
2
)
, the Commission adopted a the model financial regulation for public-private partnership bodies referred to in Article 209 of Regulation (EU, Euratom) No 966/2012 of the European Parliament and of the Council 
(
3
)
.
(2)
Regulation (EU, Euratom) No 966/2012 has been repealed and replaced by Regulation (EU, Euratom) 2018/1046. It is therefore necessary to adopt a model financial regulation for public-private partnership bodies referred to in Article 71 of Regulation (EU, Euratom) 2018/1046 (hereafter ‘PPP bodies’).
(3)
In order to adopt rules ensuring sound financial management of Union funds and to enable PPP bodies to adopt their own financial rules, it is necessary to adopt a model financial regulation for those bodies. The PPP bodies' financial rules may not depart from this Regulation except where their specific needs so require, and with the Commission's prior consent.
(4)
The model financial regulation for PPP bodies should be consistent with the provisions of Regulation (EU, Euratom) 2018/1046 and should allow for additional simplification and clarification to take into account the experience gained in their application.
(5)
Following the adoption of Regulation (EU, Euratom) 2015/1929 
(
4
)
 of the European Parliament and of the Council, Commission Regulation (EU) 2015/2461 
(
5
)
 amended Delegated Regulation (EU) No 110/2014 on the model financial regulation for public-private partnership bodies to align the rules on discharge, reporting and external audit on those applicable to the bodies referred to in Article 70 of Regulation (EU, Euratom) 2018/1046. Rules on governance, internal audit and accountability applicable to PPP bodies should be made consistent with the corresponding provisions of Commission Delegated Regulation (EU) 2019/715 
(
6
)
 applicable to the bodies referred to in Article 70 of Regulation (EU, Euratom) 2018/1046.
(6)
Given that Commission Delegated Regulation (EU) No 1268/2012 
(
7
)
 has been repealed, the obligation for the PPP bodies to adopt their own implementing rules should also be removed.
(7)
PPP bodies should establish and implement their budget in accordance with the budgetary principles of unity, budgetary accuracy, annuality, equilibrium, unit of account, universality, specification and sound financial management, which requires transparency and effective and efficient internal control.
(8)
To ensure continuity of operation and in order to allow for the commitment of routine administrative expenditure at the end of a financial year, PPP bodies should be able under specific conditions to commit such expenditure in advance against the appropriations provided for the following financial.
(9)
Taking into account their specificities, PPP bodies should not be able to use corporate sponsoring.
(10)
The concept of performance as regards the budget should be clarified. Performance should be linked to the principle of sound financial management. The principle of sound financial management should be defined. A link should be established between, on the one hand, the objectives set and performance indicators and, on the other hand, the results and the economy, efficiency and effectiveness in the use of appropriations.
(11)
In order to ensure the overall implementation of the tasks and activities of a PPP body, it should be able to enter the unused appropriations for a given year in the estimate of revenue and expenditure of the following three financial years.
(12)
It is necessary to specify the powers and responsibilities of the accounting officer and of the authorising officer, taking into account the public-private nature of PPP bodies. The authorising officers should be fully responsible for all revenue and expenditure operations executed under their authority and should be held accountable for their actions, including, where necessary, through disciplinary proceedings. In order to prevent errors and irregularities, authorising officers should set up a multiannual control strategy which should be based on risk-based and cost-effectiveness considerations.
(13)
In order to guarantee that each PPP body is accountable for the implementation of its budget and adheres to the objectives assigned to it at its establishment, PPP bodies should be allowed, where necessary, to employ external private sector bodies for the performance of the tasks entrusted to them, where necessary, unless those tasks involve a public service mission or any use of discretionary powers of judgement.
(14)
In order to facilitate the implementation of their appropriations and in compliance with the principle of sound financial management, PPP bodies should have the possibility to conclude service-level agreements in accordance with Article 59(3) of Regulation (EU, Euratom) 2018/1046, in particular with the Union institutions and other Union bodies. Appropriate reporting on those service-level agreements should be ensured.
(15)
In order to improve cost-efficiency, PPP bodies should have the possibility of sharing services or transferring them to another body or the Commission, in particular by allowing the accounting officer of the Commission to be entrusted with all or part of the tasks of the accounting officer of a PPP body.
(16)
To identify and correctly manage risk of actual or perceived conflict of interests, PPP bodies should be required to adopt rules on the prevention and management of conflict of interests. Such rules should take into account guidance provided by the Commission.
(17)
The principles to be followed as to the revenue and expenditure operations of each PPP body should be laid down.
(18)
In line with the specific nature of the PPP bodies, their members should bear the costs of their contribution to the administrative costs of the PPP body. Non-member beneficiaries of funding provided by a PPP body should not contribute to such costs directly or indirectly and in any form, and they should not be invited or requested to contribute to the administrative costs of the PPP body when participating to projects co-financed by that body.
(19)
PPP bodies shall adopt its annual work programme for a particular year by the end of the previous year. This annual work programme should contain a description of the activities to be financed and an indication of the amounts allocated to each of them, information on the overall strategy for the implementation of the programme entrusted to the PPP body, as well as the strategy for achieving efficiency gains and synergies. The annual work programme should also contain a strategy for organisational management and internal control systems, including an anti-fraud strategy and an indication of measures to prevent recurrence of cases of conflict of interests, irregularities and fraud, in particular where weaknesses have led to critical recommendations
(20)
In addition to the forms of Union contribution already well established (reimbursement of the eligible costs actually incurred, unit cost, lump sums and flat-rate financing), it is appropriate to allow PPP bodies to provide support through financing not linked to the costs of the relevant operations. This additional form of financing should be based on the fulfilment of certain conditions 
ex ante
 or on the achievement of results measured by reference to previously set milestones or through performance indicators.
(21)
In order to protect the financial interests of the Union, the rules on a single early-detection and exclusion system set up by Regulation (EU, Euratom) 2018/1046 should apply to PPP bodies.
(22)
In order to strengthen the governance of PPP bodies, they should report cases of fraud, financial irregularities and investigations to the Commission without delay.
(23)
Given the public-private nature of PPP bodies and in particular the private sector contribution to the budget of a PPP body, flexible procedures for the award of procurement contracts should be provided for. These procedures should respect the principles of transparency, proportionality, equality of treatment and non-discrimination and can depart from the relevant provisions laid down in Regulation (EU, Euratom) 2018/1046. Reinforced cooperation among the members of PPP bodies is expected to contribute to better and cheaper supply of goods and services, as well as the avoidance of excessive costs in managing procurement procedures. For the supply of products, provision of services or performance of work that those members provide directly and without having recourse to third parties, PPP bodies should therefore have the possibility to conclude contracts without having recourse to a procurement procedure with their members other than the Union.
(24)
PPP bodies should be able to use external experts for the evaluation of grant applications, projects and tenders and for providing opinions and advice in specific cases. These experts should be selected in accordance with the principles of non-discrimination, equal treatment and absence of conflict of interests.
(25)
As regards the award of grants and prizes, in order to ensure a coherent implementation with the actions directly managed by the Commission, the relevant provisions of Regulation (EU, Euratom) 2018/1046 should apply, subject to specific provisions of the constituent act of the PPP body or of the basic act of the programme the implementation of which is entrusted to the PPP body.
(26)
Pursuant to Article 8(1) of Regulation (EU, Euratom) No 883/2013 of the European Parliament and of the Council 
(
8
)
, PPP bodies shall transmit to the European Anti-Fraud Office without delay any information relating to possible cases of fraud, corruption or any other illegal activity affecting the financial interests of the Union. Pursuant to Article 24(1) of Council Regulation (EU) 2017/1939 
(
9
)
, PPP bodies shall without undue delay report to the European Public Prosecutor's Office any criminal conduct in respect of which it could exercise its competence in accordance with that regulation. In order to strengthen the governance of PPP bodies, they should also report cases of fraud, financial irregularities, as well as investigations, to the Commission without delay. The Commission and the PPP bodies should put procedures in place that duly protect personal data and ensure the respect of the need-to-know principle in any transmission of information related to presumed fraud and other irregularities and on-going or completed investigations.
(27)
Delegated Regulation (EU) No 110/2014 should be repealed. The reference to the repealed regulation should be construed as references to this Regulation.
(28)
In order to allow for the timely adoption of the revised financial regulations by the PPP bodies as of 1 September 2019 and so that the PPP bodies may benefit from the simplification and alignment with Regulation (EU, Euratom) 2018/1046, this Regulation should enter into force as a matter of urgency.
HAS ADOPTED THIS REGULATION:
CHAPTER 1
SCOPE
Article 1
Subject Matter
This Regulation lays down the essential principles on the basis of which the public-private partnership bodies referred to in Article 71 of Regulation (EU, Euratom) 2018/1046 (‘PPP bodies’) shall adopt their own financial rules. The financial rules of the PPP body shall not depart from this Regulation except where its specific needs so require and with the Commission's prior consent in accordance with the fourth subparagraph of Article 71 of Regulation (EU, Euratom) 2018/1046. The PPP body shall publish its financial rules on its website.
Article 2
Definitions
For the purposes of this Regulation, the following definitions shall apply:
(1)
‘governing board’ means the main internal body of the PPP body that is responsible for taking decisions on financial and budgetary matters, irrespective of the name given to it in the constituent act of the PPP body,
(2)
‘director’ means the person responsible for implementing the decisions of the governing board and the PPP body's budget as authorising officer, irrespective of the title given to him in the constituent act of the PPP body,
(3)
‘member’ means a member of the PPP body in accordance with its constituent act,
(4)
‘constituent act’ means the instrument of Union law governing the main aspects of the creation and operation of the PPP body,
Article 2 of Regulation (EU, Euratom) 2018/1046 shall apply 
mutatis mutandis
.
Article 3
Scope of the budget
For each financial year, the budget of the PPP body shall forecast and authorize all revenue and expenditure considered necessary for the PPP body. It shall consist of:
(a)
the revenue of the PPP body, comprising:
(i)
its members' financial contribution to the administrative costs;
(ii)
its members' financial contribution to the operational costs;
(iii)
revenue assigned to specific items of expenditure;
(iv)
any revenue generated by the PPP body;
(b)
the expenditure of the PPP body, including administrative expenditure.
CHAPTER 2
BUDGETARY PRINCIPLES
Article 4
Respect for budgetary principles
The budget of the PPP body shall be established and implemented in accordance with the principles of unity, budgetary accuracy, annuality, equilibrium, unit of account, universality, specification, sound financial management and transparency as set out in this Regulation.
Article 5
Principles of unity and of budgetary accuracy
1.   All revenue and expenditure shall be booked to a budget line in the budget of the PPP body.
2.   No expenditure may be committed or authorised in excess of the appropriations authorised by the budget of the PPP body.
3.   An appropriation may be entered in the budget of the PPP body only if it is for an item of expenditure considered necessary.
4.   Interests generated by pre-financing payments made from the budget of the PPP body shall not be due to the PPP body.
Article 6
Principle of annuality
1.   The appropriations entered in the budget of the PPP body shall be authorised for a financial year which shall run from 1 January to 31 December.
2.   Commitment appropriations shall cover the total cost of the legal commitments entered into during the financial year.
3.   Payment appropriations shall cover payments made to honour the legal commitments entered into in the financial year or preceding financial years.
4.   For administrative appropriations, expenditure shall not exceed the revenue expected for the year as referred in Article 3(a)(i).
5.   Given the needs of the PPP body, the unused appropriations may be entered in the estimate of revenue and expenditure of up to the following three financial years. These appropriations must be used first.
6.   Paragraphs 1 to 5 shall not prevent budget commitments for actions extending over more than one financial year being broken down over several years into annual instalments where the constituent act so provides or where they relate to administrative expenditure.
Article 7
Commitment of appropriations
1.   The appropriations entered in the budget may be committed with effect from 1 January, once the budget of the PPP body has been definitively adopted.
2.   As of 15 October of the financial year, routine administrative expenditure may be committed in advance against the appropriations provided for the following financial year, provided that such expenditure has been approved in the last budget of the PPP body duly adopted, and only up to a maximum of one quarter of the total corresponding appropriations decided upon by the governing board for the current financial year.
Article 8
Principle of equilibrium
1.   Revenue and payment appropriations shall be in balance.
2.   Commitment appropriations shall not exceed the relevant annual Union contribution as set out in the annual transfer of funds agreement with the Commission, plus annual contributions from other members than the Union, any other revenue referred to in Article 3 and the amount of the unused appropriations referred to in Article 6(5).
3.   The PPP body shall not raise loans within the framework of the budget of the PPP body.
4.   If the budget result is positive, it shall be entered in the budget of the following financial year as revenue.
If the budget result is negative, it shall be entered in the budget for the following financial year as payment appropriations.
Article 9
Principle of unit of account
The budget of the PPP body shall be drawn up and implemented in euro and the accounts shall be presented in euro. However, for cash-flow purposes, the accounting officer shall be authorised to carry out operations in other currencies as laid down in the financial rules of the PPP body.
Article 10
Principle of universality
1.   Without prejudice to paragraph 2, total revenue shall cover total payment appropriations. All revenue and expenditure shall be entered in full without any adjustment against each other, subject to any specific provision in the financial rules of the PPP body on cases where certain deductions may be made from payment requests, which shall then be passed for payment of the net amount.
2.   Revenue earmarked for a specific purpose, such as income from foundations, subsidies, gifts and bequests, shall be used to finance specific items of expenditure.
3.   The director may accept any donation made to the PPP body, such as income from foundations, subsidies, gifts and bequests.
Acceptance of donations which may involve a significant financial charge shall be subject to the prior authorisation of the governing board, which shall take a decision within two months of the date on which the request is submitted to it. If the governing board fails to take a decision within that period, the donation shall be deemed to be accepted.
The amount above which the financial charge involved is considered significant shall be set by a decision of the governing board.
Article 11
Corporate sponsoring
Article 26 of Regulation (EU, Euratom) 2018/1046 shall not apply to the PPP bodies.
Article 12
Principle of specification
1.   Appropriations shall be earmarked for specific purposes at least by title and chapter.
2.   The director may transfer appropriations:
(a)
from one title to another up to a maximum of 10 % of the appropriations for the year shown on the line from which the transfer is made;
(b)
from one chapter to another and within each chapter without limit.
3.   Beyond the limits referred to in paragraph 2, the director may propose transfers of appropriations from one title to another to the governing board. The governing board shall have three weeks to oppose the proposed transfers. After that time limit the proposed transfers shall be deemed to be adopted.
4.   The director shall inform the governing board as soon as possible of all transfers carried out under paragraph 2.
Article 13
Principle of sound financial management and performance
1.   Appropriations shall be used in accordance with the principle of sound financial management, and thus be implemented respecting the following principles:
(a)
the principle of economy which requires that the resources used by the PPP body in the pursuit of its activities shall be made available in due time, in appropriate quantity and quality and at the best price;
(b)
the principle of efficiency which concerns the best relationship between the resources employed, the activities undertaken and the achievement of objectives;
(c)
the principle of effectiveness which concerns the extent to which the objectives pursued are achieved through the activities undertaken.
2.   In line with the principle of sound financial management, the use of appropriations shall focus on performance and for that purpose:
(a)
objectives for activities shall be established 
ex-ante
;
(b)
progress in the achievement of objectives shall be monitored with performance indicators;
(c)
progress in, and problems with, the achievements of those objectives shall be reported to the European Parliament and the Council in accordance with point (d) of Article 16(2) and with Article 23(2).
3.   Specific, measurable, attainable, relevant and time-bound objectives referred to in paragraphs 1 and 2 shall be set for all sectors of activity covered by the budget of the PPP body and relevant, accepted, credible, easy and robust indicators shall be defined where relevant. Information on the indicators shall be provided annually by the director to the governing board, at the latest when submitting the documents accompanying the draft budget of the PPP body.
4.   Unless the constituent act provides for evaluations to be conducted by the Commission, the PPP body, in order to improve decision-making, shall undertake evaluations, including retrospective evaluations, which shall be proportionate to the objectives and expenditure. Evaluation results shall be sent to the governing board.
5.   Retrospective evaluations shall assess the performance of the activity, including aspects such as effectiveness, efficiency, coherence, relevance and EU added value. Retrospective evaluations shall be based on the information generated by the monitoring arrangements and indicators established for the action concerned. They shall be undertaken at least once every multiannual financial framework and where possible in sufficient time for the findings to be taken into account in ex-ante evaluations or impact assessments which support the preparation of related programmes and activities.
Article 14
Internal control of budget implementation
1.   Pursuant to the principle of sound financial management, the budget of the PPP body shall be implemented in compliance with effective and efficient internal control.
2.   For the purposes of the implementation of the budget of the PPP body, internal control shall be applied at all levels of management and shall be designed to provide reasonable assurance of achieving the following objectives:
(a)
effectiveness, efficiency and economy of operations;
(b)
reliability of reporting;
(c)
safeguarding of assets and information;
(d)
prevention, detection, correction and follow-up of fraud and irregularities;
(e)
adequate management of the risks relating to the legality and regularity of the underlying transactions, taking into account the multi-annual character of programmes as well as the nature of the payments concerned.
3.   Effective and efficient internal control shall be based on best international practices and on the Internal Control Framework laid down by the Commission for its own departments, and shall include, in particular, the elements laid down in Article 36(3) and (4) of Regulation (EU, Euratom) 2018/1046.
Article 15
Principle of transparency
1.   The budget of the PPP body shall be established and implemented and the accounts presented in accordance with the principle of transparency.
2.   The budget of the PPP body including the establishment plan and any amending budgets, as adopted, including any adaptations as provided in Article 17(1), shall be published on the internet site of the PPP body within four weeks of their adoption and shall be transmitted to the Commission and the Court of Auditors.
3.   The PPP body shall make available on its website no later than 30 June of the year following the financial year in which the funds were legally committed, information on the recipients of funds financed from the budget of the PPP body, including the experts contracted pursuant to Article 44 of this Regulation, in accordance with Article 38 of Regulation (EU, Euratom) 2018/1046, and following a standard presentation, subject to any specific procedure laid down in the basic act of the programme the implementation of which is entrusted to the PPP body.
The published information shall be easily accessible, transparent and comprehensive. The information shall be made available with due observance of the requirements of confidentiality and security, in particular the protection of personal data laid down in Regulation (EU) 2018/1725 of the European Parliament and of the Council 
(
10
)
.
CHAPTER 3
FINANCIAL PLANNING
Article 16
Estimate of revenue and expenditure
1.   The PPP body shall send to the Commission and to the other members no later than 31 January of the year preceding that in which the budget of the PPP body is to be implemented an estimate of its revenue and expenditure and the general guidelines underlying that estimate, together with a draft of the annual work programme referred to in Article 33(4). It shall be adopted by the Governing Board in accordance with the procedure provided for in the constituent act of the PPP body.
2.   The estimate of revenue and expenditure of the PPP body shall include:
(a)
an estimate of the number of permanent and temporary posts, by function group and by grade, as well as of the contract staff and seconded national experts expressed in full-time equivalents, within the limits of the budget appropriations;
(b)
where there is a change in the number of persons in post, a statement justifying the request for new posts;
(c)
a quarterly estimate of cash payments and receipts;
(d)
information on the progress in the achievement of all the objectives being pursued;
(e)
the targets set for the financial year to which the estimate relates, indicating any specific budgetary needs dedicated to achieving these targets;
(f)
the administrative costs and the implemented budget of the PPP body in the preceding financial year;
(g)
the amount of financial contributions made in year N-1 by the members and the value of contributions in kind made by the members, other than the Union;
(h)
information on the unused appropriations that are entered in the estimate of revenue and expenditure per year in accordance with Article 6(5).
Article 17
Establishment of the budget
1.   The budget of the PPP body and the staff establishment plan, including the number of permanent and temporary posts by function group and by grade and complemented with the number of contract staff and of seconded national experts expressed in full-time equivalents, shall be adopted by the governing board in accordance with the constituent act of the PPP body. Detailed provisions may be laid down in the financial rules of the PPP body. Any amendment to the budget of the PPP body, including the establishment plan, shall be the subject of an amending budget of the PPP body adopted by the same procedure as the initial budget of the PPP body. The budget of the PPP body and, where appropriate, the amending budgets of the PPP body shall be adapted in order to take into account the amount of the Union contribution as laid down in the budget of the Union. The annual budget for a particular year shall be adopted by the end of the previous year.
2.   The budget of the PPP body shall consist of a statement of revenue and a statement of expenditure.
3.   The budget of the PPP body shall show:
(a)
in the statement of revenue:
(i)
the estimated revenue of the PPP body for the financial year concerned (‘year N’);
(ii)
the estimated revenue for year N-1 and the revenue for year N-2;
(iii)
appropriate remarks on each revenue line;
(b)
in the statement of expenditure:
(i)
the commitment and payment appropriations for year N;
(ii)
the commitment and payment appropriations for the preceding financial year and the expenditure committed and the expenditure paid in year N-2, the latter also expressed as a percentage of the budget of the PPP body of year N;
(iii)
a summary statement of the schedule of payments due in subsequent financial years to meet budget commitments entered into in earlier financial years;
(iv)
appropriate remarks on each subdivision.
4.   The establishment plan shall show next to the number of posts authorised for the financial year, the number authorised for the preceding year and the number of posts actually filled. The same information shall be shown for temporary posts, as well as for contract staff and seconded national experts.
CHAPTER 4
FINANCIAL ACTORS
Article 18
Segregation of duties
1.   The duties of authorising officer and accounting officer shall be segregated and mutually exclusive.
2.   Each PP body shall provide each financial actor with the resources required to perform his or her duties and a charter describing in detail his or her tasks, rights and obligations.
Article 19
Budget implementation in accordance with the principle of sound financial management
1.   The director shall perform the duties of authorising officer. The director shall implement the revenue and expenditure of the budget of the PPP body in accordance with the financial rules of the PPP body and the principle of sound financial management, including through ensuring reporting on performance, under his or her own responsibility and within the limits of the appropriations authorised. The director shall be responsible for ensuring compliance with the requirements of legality, regularity and equal treatment of recipients of Union funds.
Without prejudice to the responsibilities of the authorising officer as regards prevention and detection of fraud and irregularities, the PPP body shall participate in fraud prevention activities of the European Anti-Fraud Office (OLAF).
2.   The director may delegate the powers of budget implementation to staff of the PPP body covered by the Staff Regulations of Officials of the European Union and the Conditions of Employment of Other Servants of the Union, laid down in Council Regulation (EEC, Euratom, ECSC) No 259/68 
(
11
)
 (‘Staff Regulations’), where those apply to the staff of the PPP body, in accordance with the conditions laid down in the financial rules of the PPP body. Those so empowered may act only within the limits of the powers expressly conferred upon them.
Article 20
Powers and duties of the authorising officer
1.   The budget of the PPP body shall be implemented by the director in the departments placed under his or her authority.
2.   In order to facilitate the implementation of their appropriations, PPP bodies may conclude service-level agreements as referred to in Article 59 of Regulation (EU, Euratom) 2018/1046.
3.   Technical expertise tasks and administrative, preparatory or ancillary tasks not involving the exercise of public authority or the use of discretionary powers of judgement may be entrusted by contract to external private-sector entities, where this proves to be indispensable.
4.   The director shall put in place the organisational structure and the internal control systems suited to the performance of duties of the director, in accordance with the minimum standards or principles adopted by the governing board, on the basis of the Internal Control Framework laid down by the Commission for its own departments and having due regard to the risks associated with the management environment and the nature of the actions financed. The establishment of such structure and systems shall be supported by a risk analysis which takes into account their cost-effectiveness and performance considerations.
The director may establish within his or her departments an expertise and advice function designed to help him or her control the risks involved in his or her activities.
5.   The director shall set up paper-based or electronic systems for the keeping of original supporting documents relating to budget implementation. Such documents shall be kept for at least five years from the date of the decision on which the European Parliament grants discharge for the financial year to which the documents relate. Personal data contained in the supporting documents shall where possible be deleted when those data are not necessary for control and audit purposes. Article 88 of Regulation (EU) 2018/1725 shall apply to the conservation of data.
Article 21
Ex ante
 controls
1.   In order to prevent errors and irregularities before the authorisation of operations and to mitigate risks of non-achievement of objectives, each operation shall be subject at least to an 
ex-ante
 control relating to the operational and financial aspects of the operation, on the basis of a multiannual control strategy which takes risk into account.
The extent in terms of frequency and intensity of the ex-ante controls shall be determined by the authorising officer responsible taking into account the results of prior controls as well as risk-based and cost-effectiveness considerations, on the basis of his/her own risk analysis, In case of doubt, the authorising officer responsible for validating the relevant operations shall, as part of the 
ex-ante
 control, request complementary information or perform an on-the-spot control in order to obtain reasonable assurance.
For a given operation, the verification shall be carried out by staff other than those who initiated the operation. The staff who carry out the verification shall not be subordinate to the members of staff who initiated the operation.
2.   
Ex ante
 controls shall comprise the initiation and the verification of an operation.
Initiation and verification of an operation shall be separate functions.
3.   Initiation of an operation shall be understood as all the operations which are preparatory to the adoption of the acts implementing the budget of the PPP body by the authorising officer responsible.
4.   
Ex ante
 controls shall verify the coherence among supporting documents requested and any other information available.
The purpose of the 
ex ante
 controls shall be to ascertain that:
(a)
the expenditure is in order and complies with the provisions applicable;
(b)
the principle of sound financial management set out in Article 13 has been applied.
For the purpose of controls, a series of similar individual transactions relating to routine expenditure on salaries, pensions, reimbursement of mission expenses and medical expenses may be considered by the authorising officer responsible to constitute a single operation.
Article 22
Ex post
 controls
1.   The authorising officer may put in place 
ex post
 controls to detect and correct errors and irregularities or operations after they have been authorised. Such controls may be organised on a sample basis according to risk and shall take account of the results of prior controls as well as cost-effectiveness and performance considerations.
The 
ex post
 controls may be carried out on the basis of documents and, where appropriate, on the spot.
2.   The 
ex post
 controls shall be carried out by staff other than that responsible for the 
ex ante
 controls. The staff responsible for the 
ex post
 controls shall not be subordinate to the members of the staff responsible for the 
ex ante
 controls.
Authorising officers responsible and staff responsible for budget implementation shall have the necessary professional skills.
Article 23
Consolidated Annual Activity report
1.   The authorising officer shall report annually to the governing board on the performance of his or her duties for year N-1 in the form of a consolidated annual activity report containing:
(a)
information on:
(i)
the achievement of the objectives and results set in the annual work programme referred to in Article 33 through the reporting on performance indicators;
(ii)
the implementation of the PPP body's annual work programme, budget and staff resources;
(iii)
organisational management and the efficiency and effectiveness of the internal control systems including the implementation of the body's anti-fraud strategy, the summary of number and type of internal audits carried out by the internal auditor, the internal audit capabilities, the recommendations made and the action taken on those recommendations and on the recommendations of previous years, as referred to in Articles 28 and 30;
(iv)
any observations of the Court of Auditors and the actions taken on those observations;
(v)
the service-level agreements concluded in accordance with Article 20(2).
(b)
a declaration of the authorising officer stating whether he or she has a reasonable assurance that unless otherwise specified in any reservations related to defined areas of revenue and expenditure:
(i)
the information contained in the report presents a true and fair view;
(ii)
the resources assigned to the activities described in the report have been used for their intended purpose and in accordance with the principle of sound financial management;
(iii)
the control procedures put in place give the necessary guarantees concerning the legality and regularity of the underlying transactions.
2.   The consolidated annual activity report shall indicate the results of the operations by reference to the objectives set and performance considerations, the risks associated with the operations, the use made of the resources provided and the efficiency and effectiveness of the internal control systems, including an overall assessment of the costs and benefits of controls.
The consolidated annual report shall be submitted to the governing board for assessment.
3.   No later than 1 July each year, the governing board shall send the consolidated annual activity report together with its assessment of it to the Court of Auditors, the Commission, the European Parliament and the Council.
4.   Additional reporting requirements may be laid down in the constituent act in duly justified cases, in particular when it is required by the nature of the field in which the PPP body operates.
5.   Once assessed by the governing board, the annual activity report shall be published on the website of the PPP body.
Article 24
Protection of the financial interests of the Union
1.   If a member of staff involved in the financial management and control of transactions considers that a decision he or she is required by his or her superior to apply or to agree to is irregular or contrary to the principles of sound financial management or the professional rules which that member of staff is required to observe, he or she shall inform the director who shall, if the information is given in writing, reply in writing. If the director fails to take action within a reasonable time given the circumstances of the case and in any event within a month or if he or she confirms the initial decision or instruction and the member of staff believes that such confirmation does not constitute a reasonable response to his or her concern, the member of staff shall inform the relevant panel referred to in Article 143 of Regulation (EU, Euratom) 2018/1046 and the governing board in writing.
2.   In the event of any illegal activity, fraud or corruption which may harm the interests of the Union, of the PPP body or of its members, a member of staff or other servant, including national experts seconded to the PPP body, shall inform their immediate superior, the director or the governing board of the PPP body or, as far as the interests of the Union or of the PPP body are concerned, the OLAF or the European Public Prosecutor's Office (EPPO) directly. Contracts with external auditors carrying out audits of the financial management of the PPP body shall provide for an obligation of the external auditor to inform the director or, if the latter may be involved, the governing board of any suspected illegal activity, fraud or corruption which may harm the interests of the Union, of the PPP body or of its members.
Article 25
Accounting officer
1.   The governing board shall appoint an accounting officer covered by the Staff Regulations, where those apply to the staff of the PPP body, who shall be totally independent in the performance of his or her duties. The accounting officer shall be responsible in the PPP body for:
(a)
properly implementing payments, collecting revenue and recovering amounts established as being receivable;
(b)
keeping, preparing and presenting the accounts in accordance with Chapter 8 of this Regulation;
(c)
implementing, in accordance with Chapter 8 of this Regulation, the accounting rules and the chart of accounts;
(d)
laying down and validating the accounting systems and, where appropriate, validating systems laid down by the authorising officer to supply or justify accounting information;
(e)
treasury management.
With respect to the tasks referred to in point (d) of the first subparagraph, the accounting officer shall be empowered to verify at any time compliance with the validation criteria.
2.   Two or more PPP bodies may appoint the same accounting officer.
PPP bodies may also agree with the Commission that the accounting officer of the Commission shall also act as accounting officer of the PPP body.
They may also entrust the accounting officer of the Commission with part of the tasks of the accounting officer of the PPP body taking into account cost-benefit considerations.
In the cases referred to in this paragraph, they shall make necessary arrangements in order to avoid any conflict of interests.
3.   The accounting officer shall obtain from the authorising officer all the information necessary for the production of accounts which give a true and fair view of the PPP body's financial situation and of budgetary implementation. The authorising officer shall guarantee the reliability of that information.
4.   Before the adoption of the accounts by the director, the accounting officer shall sign them off, thereby certifying that he or she has a reasonable assurance that the accounts present a true and fair view of the financial situation of the PPP body.
For the purpose of the first subparagraph, the accounting officer shall verify that the accounts have been prepared in accordance with the accounting rules referred to in Article 47 and that all revenue and expenditure is entered in the accounts.
The accounting officer shall be empowered to check the information received as well as to carry out any further checks he or she deems necessary in order to sign off the accounts.
The accounting officer shall make reservations, if necessary, explaining exactly the nature and scope of such reservations.
Subject to paragraph 5, only the accounting officer shall be empowered to manage cash and cash equivalents. The accounting officer shall be responsible for their safekeeping.
5.   The accounting officer may, in the performance of his or her duties, delegate certain tasks to staff members subject to the Staff Regulations, where those apply to the staff of the PPP body, where this is indispensable for the performance of his or her duties in accordance with the financial rules of the PPP body.
6.   Without prejudice to any disciplinary action, the accounting officer may at any time be suspended temporarily or definitively from his or her duties by the governing board. In such a case, the governing board shall appoint an interim accounting officer.
Article 26
Liability of the financial actors
1.   Articles 18 to 27 are without prejudice to any liability under criminal law which the financial actors may incur as provided for in the applicable national law and in the provisions in force concerning the protection of the Union's financial interests and the fight against corruption involving Union officials or officials of Member States.
2.   Each authorising officer and accounting officer shall be liable to disciplinary action and payment of compensation as laid down in the Staff Regulations. In the event of illegal activity, fraud or corruption which may harm the interests of the PPP body or of its members, the matter shall be submitted to the authorities and bodies designated by the applicable legislation, in particular to the OLAF.
3.   Any member of the staff may be required to compensate, in whole or in part, any damage suffered by the PPP body as a result of a serious misconduct on his or her part in the course of or in connection with the performance of his or her duties. The appointing authority shall take a reasoned decision after completing the formalities laid down by the applicable legislation with regard to disciplinary matters.
Article 27
Conflict of interests
1.   Financial actors within the meaning of this Chapter and other persons, including the members of the governing board, involved in budget implementation and management, including acts preparatory thereto, audit or control, shall not take any action which may bring their own interests into conflict with those of the PPP body. They shall also take appropriate measures to prevent a conflict of interests from arising in the functions under their responsibility and to address situations which may objectively be perceived as a conflict of interests, taking into account the specific nature of the PPP body as set out in its constituent act.
Where there is a risk of a conflict of interests, the person in question shall refer the matter to the competent authority. The competent authority shall confirm in writing whether a conflict of interests is found to exist. In that case, the competent authority shall ensure that the person concerned ceases all activities in the matter. The competent authority shall take any further appropriate action.
2.   For the purposes of paragraph 1, a conflict of interests exists where the impartial and objective exercise of the functions of a financial actor or other person, as referred to in paragraph 1, is compromised for reasons involving family, emotional life, political or national affinity, economic interest or any other direct or indirect personal interest
3.   The competent authority referred to in paragraph 1 shall be the director. If the member of staff is the director, the competent authority shall be the governing board. In case of a conflict of interest involving a member of the governing board, the competent authority shall be the governing board, exclusive of the member concerned.
4.   The PPP body shall adopt rules on the prevention and management of conflicts of interests and shall publish annually on its website the declaration of interests of the governing board members.
CHAPTER 5
INTERNAL AUDIT
Article 28
Appointment, powers and duties of the internal auditor
1.   The PPP body shall have an internal audit function which shall be performed in compliance with the relevant international standards.
2.   The internal audit function shall be performed by the Commission's internal auditor. The internal auditor may be neither authorising officer nor accounting officer.
3.   The internal auditor shall advise the PPP body on dealing with risks, by issuing independent opinions on the quality of management and control systems and by issuing recommendations for improving the conditions of implementation of operations and promoting sound financial management.
The internal auditor shall be responsible in particular for:
(a)
assessing the suitability and effectiveness of internal management systems and the performance of departments in implementing programmes and actions by reference to the risks associated with them;
(b)
assessing the efficiency and effectiveness of the internal control and audit systems applicable to each budget implementation operation.
4.   The internal auditor shall perform his or her duties in relation to all the PPP body's activities and departments. The internal auditor shall enjoy full and unlimited access to all information required to perform his or her duties, if necessary on the spot access, including in the Member States and in third countries.
5.   The internal auditor shall take note of the consolidated annual activity report of the authorising officer referred to in Article 23 and of any other pieces of information identified.
6.   The internal auditor shall report to the governing board and the director on his or her findings and recommendations. The PPP body shall ensure that action is taken with regard to recommendations resulting from audits.
7.   The internal auditor shall also report in any of the following cases:
(a)
critical risks and recommendations have not been addressed,
(b)
there are significant delays in the implementation of the recommendations made in the previous years.
The governing board and the director shall ensure the regular monitoring of the implementation of audit recommendations. The governing board shall examine the information referred to in Article 23 and whether the recommendations have been fully and timely implemented.
Each PPP body shall consider whether the recommendations made in the reports of its internal auditor are suitable for an exchange of best practices with other PPP bodies.
8.   The PPP body shall make available the contact details of the internal auditor to any natural or legal person involved in expenditure operations, for the purposes of confidentially contacting the internal auditor.
9.   The reports and findings of the internal auditor shall be accessible to the public only after validation by the internal auditor of the action taken for their implementation.
Article 29
Independence of the internal auditor
1.   The internal auditor shall enjoy complete independence in the conduct of his or her audits. Special rules applicable to the internal auditor shall be laid down by the Commission and shall be such as to guarantee that the internal auditor is completely independent in the performance of his or her duties, and to establish the internal auditor's responsibility.
2.   The internal auditor may not be given any instructions nor be restricted in any way as regards the performance of the functions which, by virtue of his or her appointment, are assigned to him or her under the Financial Regulation.
Article 30
Establishment of an internal audit capability
1.   The governing board may establish with due regard to cost effectiveness and added value, an internal audit capability which shall perform its duties in compliance with the relevant international standards.
The purpose, authority and responsibility of the internal audit capability shall be provided for in the internal audit charter and shall be subject to the approval of the governing board.
The annual audit plan of an internal audit capability shall be drawn up by the Head of internal audit capability taking into consideration, inter alia, the director's assessment of risk in the PPP body.
The annual audit plan shall be reviewed and approved by the governing board.
The internal audit capability shall report to the governing board and the director on his or her findings and recommendations.
If the internal audit capability of a single PPP body is not cost-effective or is not able to meet international standards, the PPP body may decide to share an internal audit capability with other PPP bodies functioning in the same policy area.
In such cases the governing board of the concerned PPP bodies shall agree on the practical modalities of the shared internal audit capabilities.
The internal audit actors shall cooperate efficiently through exchanging information and audit reports and, where appropriate, establishing joint risk assessments and carrying out joint audits.
2.   The governing board and the director shall ensure the regular monitoring of the implementation of the internal audit capability's recommendations.
CHAPTER 6
REVENUE AND EXPENDITURE OPERATIONS
Article 31
Implementation of revenue
1.   Implementation of revenue shall comprise drawing up estimates of amounts receivable, establishing entitlements to be recovered and recovering undue amounts. It shall also include the possibility of waiving established entitlements, where appropriate.
2.   Amounts wrongly paid shall be recovered.
If actual recovery has not taken place by the due date stipulated in the debit note, the accounting officer shall inform the authorising officer responsible and immediately launch the procedure for effecting recovery by any means offered by the law, including, where appropriate, by offsetting and, if this is not possible, by enforced recovery.
Where the authorising officer responsible plans to waive or partially waive recovery of an established amount receivable, he or she shall ensure that the waiver is in order and is in accordance with the principles of sound financial management and proportionality. The waiver decision shall be substantiated. The waiver decision shall state that action has been taken to secure recovery and the points of law and fact on which it is based.
The accounting officer shall keep a list of amounts due to be recovered. The PPP body's entitlements shall be grouped in the list according to the date of issue of the recovery order. The accounting officer shall also indicate decisions to waive or partially waive recovery of established amounts. The list shall be added to the PPP body's report on budgetary and financial management referred to in Article 53.
3.   Any debt not repaid on the due date laid down in the debit note shall bear interest in accordance with Article 99 of Regulation (EU, Euratom) 2018/1046.
4.   Entitlements of the PPP body in respect of third parties and entitlements of third parties in respect of the PPP body shall be subject to a limitation period of five years.
Article 32
Members' contribution
1.   The PPP body shall present to its members requests for payment of all or part of their contribution under terms and at intervals set out in the constituent act or agreed with them.
2.   The funds paid to the PPP body by its members by way of a contribution shall bear interest for the benefit of the budget of the PPP body.
3.   Members shall bear the costs of their contribution to the administrative costs of the PPP body. Beneficiaries of funding provided by the PPP body, who are not member or constituent entities of the members of the PPP body, shall not contribute to such costs directly or indirectly and in any form. In particular, such beneficiaries shall not be invited or requested to contribute to the administrative costs of the PPP body when participating to projects co-financed by the PPP body.
Article 33
Implementation of expenditure
1.   To implement expenditure, the authorising officer shall make budgetary commitments and legal commitments, shall validate expenditure and authorise payments and shall undertake the preliminary steps for the implementation of appropriations.
2.   Every item of expenditure shall be committed, validated, authorised and paid.
Validation of expenditure is the act whereby the authorising officer responsible confirms a financial operation.
Authorisation of expenditure is the act by which the authorising officer responsible, having verified that the appropriations are available, instructs the accounting officer to pay the validated expenditure.
3.   In respect of any measure which may give rise to expenditure chargeable to the budget of the PPP body, the authorising officer responsible shall make a budgetary commitment before entering into a legal commitment with third parties.
4.   The annual work programme of the PPP body shall provide the authorisation by the governing board for the operational expenditure of the PPP body on the activities it covers, provided that the elements set out in this paragraph are clearly identified.
The annual work programme shall comprise detailed objectives and expected results including performance indicators. It shall contain the following:
(a)
a description of the activities to be financed;
(b)
an indication of the amount allocated to each activities;
(c)
information on the overall strategy for the implementation of the programme entrusted to the PPP body;
(d)
a strategy for achieving efficiency gains and synergies;
(e)
a strategy for the organisational management and internal control systems including their anti-fraud strategy as last updated and an indication of measures to prevent recurrence of cases of conflict of interest, irregularities and fraud, in particular where weaknesses have led to critical recommendations reported under Article 23 or 28(6).
The PPP body shall adopt its annual work programme for a particular year by the end of the previous year. The annual work programme shall be published on the website of the PPP body.
Any substantial amendment to the annual work programme shall be adopted by the same procedure as the initial work programme, in accordance with the provisions of the constituent act.
The governing board may delegate the power to make non-substantial amendments to the work programme to the authorising officer of the PPP body.
Article 34
Time limits
The payment of expenditure must be carried out within the time limits specified in and in accordance with Article 116 of Regulation (EU, Euratom) 2018/1046.
CHAPTER 7
IMPLEMENTATION OF THE BUDGET OF THE PPP BODY
Article 35
Forms of the PPP body contributions
1.   The PPP body contributions shall help achieve a Union policy objective and results specified and may take any of the following forms:
(a)
financing not linked to costs of the relevant operations based on:
(i)
the fulfilment of conditions set out in sector specific rules or Commission Decisions or;
(ii)
the achievement of results measures by reference to the previously set milestones or through performance indicators.
(b)
reimbursement of eligible costs actually incurred;
(c)
unit costs, which cover all or certain specific categories of eligible costs which are clearly identified in advance by reference to an amount per unit;
(d)
lump sums, which cover in global terms all or certain specific categories of eligible costs which are clearly identified in advance;
(e)
flat-rate financing, which covers specific categories of eligible costs, which are clearly identified in advance, by applying a percentage;
(f)
a combination of the forms referred to in points (a) to (e).
The PPP bodies' contributions under point (a) of the first subparagraph shall be established in accordance with Article 181 of Regulation (EU, Euratom) 2018/1046, sector specific rules or a Commission decision. The PPP body contributions under points (c), (d) and (e) of the first subparagraph shall be established in accordance with Article 181 of Regulation (EU, Euratom) 2018/1046 or sector specific rules.
2.   When determining the appropriate form of a contribution, the potential recipients' interests and accounting methods shall be taken into account to the greatest extent possible.
3.   The authorising officer responsible shall report on financing not linked to costs pursuant to points (a) and (f) of the first subparagraph of paragraph 1 in the consolidated annual activity report referred to in Article 23.
Article 36
Cross-reliance on assessments
Article 126 of Regulation (EU, Euratom) 2018/1046 shall apply 
mutatis mutandis.
Article 37
Cross-reliance on audits
Article 127 of Regulation (EU, Euratom) 2018/1046 shall apply.
Article 38
Use of already available information
Article 128 of Regulation (EU, Euratom) 2018/1046 shall apply.
Article 39
Cooperation for protection of the financial interests of the Union
Article 129 of Regulation (EU, Euratom) 2018/1046 shall apply 
mutatis mutandis
.
Article 40
Information to the Commission on cases of fraud and other financial irregularities
1.   Without prejudice to its obligations pursuant to Article 8(1) of Regulation (EU, Euratom) No 883/2013 and Article 24(1) of Council Regulation (EU) 2017/1939, the PPP body shall inform the Commission without delay on cases of presumed fraud and other financial irregularities.
Moreover, it shall inform the Commission of any ongoing or completed investigations by the EPPO, the OLAF, and of any audits or controls by the Court of Auditors or the Internal Audit Service (IAS) without endangering the confidentiality of the investigations.
2.   Where the Commission's responsibility to implement the Union's budget may be affected or in cases involving a potentially serious reputational risk for the Union, the EPPO and/or OLAF shall inform the Commission without delay of any ongoing or completed investigation, without endangering its confidentiality and effectiveness.
Article 41
Early-detection and exclusion system
Article 93 and Section 2 of Chapter 2 of Title V of Regulation (EU, Euratom) 2018/1046 shall apply.
Article 42
Rules on procedures, management and e-government
Section 1 and section 3 of Chapter 2 and Chapter 3 of Title V of Regulation (EU, Euratom) 2018/1046 shall apply 
mutatis mutandis
.
Article 43
Procurement
1.   As regards procurement, Title VII of Regulation (EU, Euratom) 2018/1046 shall apply subject to paragraphs 2 to 5 of this Article and any specific provisions of the constituent act or the basic act of the programme the implementation of which is entrusted to the PPP body.
2.   For contracts with a value between EUR 60 000 and the thresholds laid down in Article 175 of Regulation (EU, Euratom) 2018/1046 the procedures set out in Section 2 of Chapter 1 Annex I to Regulation (EU, Euratom) 2018/1046 for contracts with a value not exceeding EUR 60 000 may be used.
3.   The PPP body may be associated, at its request, as contracting authority, in the award of Commission or inter institutional contracts and with the award of contracts of other Union or PPP bodies.
4.   The PPP body may conclude service-level agreements as referred to in paragraph 2 of Article 20, without having recourse to a public procurement procedure.
The PPP body may conclude a contract, without having recourse to a public procurement procedure, with its members other than the Union for the supply of goods, provision of services or performance of work that those members directly provide without having recourse to third parties.
The goods, services or work provided under the first and second subparagraph shall not be considered part of the contribution of the members to the budget of the PPP body.
5.   The PPP body may use joint procurement procedures with contracting authorities of the host Member State to cover its administrative needs or with contracting authorities of Member States, the European Free Trade Association States or Union candidate countries which participate in it as members. In such cases, Article 165 of Regulation (EU, Euratom) 2018/1046 shall apply 
mutatis mutandis
.
The PPP body may use joint procurement procedures with its private members or with contracting authorities of countries participating in Union programmes which participate in it as members. In such cases, Article 165 of Regulation (EU, Euratom) 2018/1046 shall apply 
mutatis mutandis
.
Article 44
Experts
1.   Article 237 of Regulation (EU, Euratom) 2018/1046 shall apply 
mutatis mutandis
 for the selection of experts subject to any specific procedure laid down in the basic act of the programme the implementation of which is entrusted to the PPP body.
The PPP body may use the lists drawn up by the Commission or by other Union or PPP bodies.
The PPP body may, if deemed appropriate and in duly justified cases, select any individual with the appropriate skills from outside the lists.
2.   Article 238 of Regulation (EU, Euratom) 2018/1046 shall apply 
mutatis mutandis
 to non-remunerated experts.
Article 45
Grants
1.   As regards grants, Title VIII of Regulation (EU, Euratom) 2018/1046 shall apply subject to any specific provisions of the constituent act or of the basic act of the programme the implementation of which is entrusted to the PPP body.
2.   The PPP body shall use the relevant lump sums, unit costs or flat rate financing authorised in accordance with Article 181(3) of Regulation (EU, Euratom) 2018/1046 by a decision of the Commission authorising officer responsible for the programme the implementation of which is entrusted to the PPP body. In the absence of such decision, the PPP body may submit a proposal for adoption to the Commission authorising officer responsible accompanied with a detailed justification to substantiate its proposal. The proposed decision shall comply with Article 181(3) of Regulation (EU, Euratom) 2018/1046. The Commission authorising officer responsible shall notify the PPP body of its decision to adopt or reject its proposal and the reasons thereof. The Commission authorising officer responsible may adopt the proposed decision with modifications to ensure compliance with Article 181(3) of Regulation (EU, Euratom) 2018/1046.
Article 46
Prizes
1.   As regards prizes, the provisions of Title IX of Regulation (EU, Euratom) 2018/1046 shall apply subject to paragraph 2 of this Article and to any specific provisions of the constituent act or of the basic act of the programme the implementation of which is entrusted to the PPP body.
2.   Contests for prizes with a unit value of EUR 1 000 000 or more may only be published if they are mentioned in the annual work programme referred to in Article 33(4) and after information on such prizes has been submitted to the Commission, which shall proceed to the information of the European Parliament and Council in accordance with Article 206(2) of Regulation (EU, Euratom) 2018/1046.
CHAPTER 8
ACCOUNTING FRAMEWORK
Article 47
Accounting rules
The PPP body shall set up an accounting system providing accurate, complete and reliable information in a timely manner.
The accounting officer of the PPP body shall apply the rules adopted by the accounting officer of the Commission based on internationally accepted accounting standards for the public sector.
For the purposes of the first paragraph of this Article, Articles 80 to 84 and 87 of Regulation (EU, Euratom) 2018/1046 shall apply. Articles 85 and 86 of Regulation (EU, Euratom) 2018/1046 shall apply 
mutatis mutandis
.
Article 48
Structure of the accounts
The annual accounts of the PPP body shall be prepared for each financial year which shall run from 1 January to 31 December. Those accounts shall be comprised of:
(a)
the financial statements of the PPP body;
(b)
the budget implementation reports of the budget of the PPP body.
Article 49
Supporting documents
Each entry into the accounts shall be based on appropriate supporting documents in accordance with Article 20(5) of this Regulation.
Article 50
Financial statements
1.   The financial statements shall be presented in euro in accordance with the accounting rules referred to in Article 47 of this Regulation and shall comprise:
(a)
the balance sheet which represent all assets and liabilities and the financial situation prevailing on 31 December of the preceding financial year;
(b)
the statement of financial performance, which presents the economic result for the preceding financial year;
(c)
the cash-flow statement showing amounts collected and disbursed during the financial year and the final treasury position;
(d)
the statement of changes in net assets presenting an overview of the movements during the year in reserves and accumulated results.
2.   The financial statements shall present information, including information on accounting policies, in a manner that ensures it is relevant, reliable, comparable and understandable.
3.   The notes to the financial statements shall supplement and comment on the information presented in the statements referred to in paragraph 1 and shall supply all the additional information prescribed by the accounting rules referred to in Article 47 of this Regulation and the internationally accepted accounting practice where such information is relevant to the PPP body's activities. The notes shall contain at least the following information:
(a)
accounting principles, rules and methods;
(b)
explanatory notes, supplying additional information not contained in the body of the financial statements, which is necessary for a fair presentation of the accounts.
4.   The accounting officer shall, after the close of the financial year and up to the date of transmission of the general accounts, make any adjustments which, without involving disbursement or collection in respect of that year, are necessary for a true and fair view of those accounts.
Article 51
Budget implementation reports
1.   The budget implementation reports shall be presented in euro and shall be comparable year by year. They shall consist of:
(a)
reports which aggregate all budgetary operations for the year in terms of revenue and expenditure;
(b)
explanatory notes, which shall supplement and comment on the information given in the reports.
2.   The structure of the budget implementation reports shall be the same as that of the budget of the PPP body itself.
3.   The budget implementation reports shall contain:
(a)
information on revenue, in particular, changes in the revenue estimates, the revenue outturn and entitlements established;
(b)
information showing changes in the total commitment and payment appropriations available;
(c)
information showing the use made of the total commitment and payment appropriations available;
(d)
information showing commitments outstanding, those carried over from the preceding financial year and those made during the financial year.
Article 52
Provisional accounts and final accounts
1.   The accounting officer of the PPP body shall send the provisional accounts to the accounting officer of the Commission and to the Court of Auditors by 1 March of the following year.
The accounting officer of the PPP body shall also provide by 1 March of the following year the required accounting information for consolidation purposes to the accounting officer of the Commission, in the manner and format laid down by the latter.
2.   In accordance with Article 246(1) of Regulation (EU, Euratom) 2018/1046, the Court of Auditors shall, by 1 June, make its observations on the provisional accounts of the PPP body.
3.   The accounting officer of the PPP body shall provide, by 15 June, the required accounting information to the accounting officer of the Commission, in the manner and format laid down by the Commission, with a view to drawing up the final consolidated accounts.
On receiving the Court of Auditor's observations on the provisional accounts of the PPP body, the accounting officer shall draw up the final accounts of the PPP body. The director shall send the final accounts to the governing board which shall issue an opinion on these accounts.
The director shall send the final accounts, together with the opinion of the governing board, to the accounting officer of the Commission, the Court of Auditors, the European Parliament and the Council, by 1 July of the following financial year.
The accounting officer of the PPP body shall also send to the Court of Auditors, with a copy to the accounting officer of the Commission, a representation letter covering those final accounts. The representation letter shall be established at the same date at which the final accounts of the PPP body are drawn up.
The final accounts shall be accompanied by a note drawn up by the accounting officer in which the latter declares that the final accounts were prepared in accordance with this chapter and with the applicable accounting principles, rules and methods.
A link to the pages of the website where the final accounts of the PPP body are disclosed shall be published in the Official Journal of the European Union by 15 November of the following year.
The director of the PPP body shall send to the Court of Auditors a reply to the observations made in the Court of Auditors annual report by 30 September of the following financial year at the latest. The replies of the director shall be sent to the Commission at the same time.
Article 53
Annual report on budgetary and financial management
1.   The PPP body shall prepare a report on budgetary and financial management for the financial year. This report shall give an account, both in absolute terms and expressed as a percentage, at least, of the rate of implementation of appropriations together with summary information on the transfers of appropriations among the various budget items.
2.   The director shall send the report on budgetary and financial management to the European Parliament, the Council, the Commission and the Court of Auditors by 31 March of the following financial year.
CHAPTER 9
EXTERNAL AUDIT, DISCHARGE AND COMBATTING FRAUD
Article 54
External audit
1.   An independent external auditor shall verify that the annual accounts of the PPP body properly present the income, expenditure and financial position of the PPP body prior to the possible consolidation in the final accounts of the Commission.
Unless otherwise provided for in the constituent act, the Court of Auditors shall prepare a specific annual report on the PPP body in line with the requirements of Article 287(1) of the Treaty on the Functioning of the European Union. In preparing that report, the Court of Auditors shall consider the audit work performed by the independent external auditor referred to in the first subparagraph and the action taken in response to the external auditor's findings.
2.   The PPP body shall send to the Court of Auditors the budget of the PPP body, as finally adopted. It shall inform the Court of Auditors, as soon as possible, of all decisions and acts adopted pursuant to Articles 6, 8 and 12.
3.   The scrutiny carried out by the Court of Auditors shall be governed by Articles 254 to 259 of Regulation (EU, Euratom) 2018/1046.
Article 55
Timetable of the discharge procedure
1.   The European Parliament, upon a recommendation from the Council, shall, before 15 May of year N+2 except where otherwise provided in the constituent act, give a discharge to the director in respect of the implementation of the budget for year N. The director shall inform the governing board of the observations of the European Parliament contained in the resolution accompanying the discharge decision.
2.   If the time limit laid down in paragraph 1 cannot be met, the European Parliament or the Council shall inform the director of the reasons for the postponement.
3.   If the European Parliament postpones the decision giving a discharge, the director, in cooperation with the governing board, shall make every effort to take measures as soon as possible to remove or facilitate removal of the obstacles to that decision.
Article 56
The discharge procedure
1.   The discharge decision shall cover the accounts of all the revenue and expenditure of the PPP body, the budget result and the assets and liabilities of the PPP body shown in the financial statement.
2.   With a view to granting the discharge, the European Parliament shall, after the Council has done so, examine the accounts and financial statements of the PPP body. It shall also examine the annual report drawn up by the Court of Auditors, together with the replies of the director of the PPP body, any relevant special reports by the Court of Auditors in respect of the financial year concerned and the Court of Auditors' statement of assurance as to the reliability of the accounts and the legality and regularity of the underlying transactions.
3.   The director shall submit to the European Parliament, at its request, in the same manner as provided for in Article 261(3) of Regulation (EU, Euratom) 2018/1046 any information required for the smooth application of the discharge procedure for the financial year concerned.
Article 57
Follow-up measures
1.   The director shall take all appropriate steps to act on the observations accompanying the European Parliament's discharge decision and on the comments accompanying the recommendation for discharge adopted by the Council.
2.   At the request of the European Parliament or the Council, the director shall report on the measures taken in the light of the observations and comments referred to paragraph 1. The director shall send a copy thereof to the Commission and the Court of Auditors.
Article 58
On-the-spot checks by the Commission, the Court of Auditors and OLAF
1.   The PPP body shall grant Commission staff and other persons authorised by the Commission, as well as the Court of Auditors, access to its sites and premises and to all the information, including information in electronic format, needed in order to conduct their audits.
2.   OLAF may carry out investigations, including on-the-spot checks and inspections, in accordance with the provisions and procedures laid down in Regulation (EU, Euratom) No 883/2013 and Council Regulation (Euratom, EC) No 2185/96 
(
12
)
 with a view to establishing whether there has been fraud, corruption or any other illegal activity affecting the financial interests of the Union.
CHAPTER 10
FINAL AND TRANSITIONAL PROVISIONS
Article 59
Information requests
The Commission and the members of the PPP body other than the Union may request any necessary information or explanations from the PPP body regarding budgetary matters within their fields of competence.
Article 60
Adoption of the PPP body's financial rules
1.   Without prejudice to paragraph 2, each PPP body referred to in Article 71 of Regulation (EU, Euratom) 2018/1046 shall adopt new financial rules within nine months of the date on which the PPP body falls within the scope of Article 71 of that Regulation.
2.   Each PPP body referred to in Article 71 of Regulation (EU, Euratom) 2018/1046 which has already adopted its financial rules in accordance with Regulation (EU, Euratom) No 966/2012 shall revise them to ensure compliance with this Regulation. The revised financial rules shall enter into force at the latest by 1 September 2019.
Article 61
Repeal
1.   Delegated Regulation (EU, Euratom) No 110/2014 is repealed with effect from the date of entry into force of this Regulation. However, Articles 20 and 31(4) of that Regulation shall continue to apply until 31 December 2019.
2.   References to the repealed Regulation shall be construed as references to this Regulation and shall be read in accordance with the correlation table in Annex.
Article 62
Entry into force
This Regulation shall enter into force on the day following that of its publication in the 
Official Journal of the European Union
. It shall apply from this date. However, Articles 23 and 33(4) shall apply from 1 January 2020, with the exception of Article 33(4)c), which shall apply from 1 January 2021.
This Regulation shall be binding in its entirety and directly applicable in all Member States.
Done at Brussels, 13 March 2019.
For the Commission
The President
Jean-Claude JUNCKER
(
1
)
  
            
OJ L 193, 30.7.2018, p. 1
.
(
2
)
  Commission Delegated Regulation (EU) No 110/2014 of 30 September 2013 on the model financial regulation for public-private partnership bodies referred to in Article 209 of Regulation (EU, Euratom) No 966/2012 of the European Parliament and of the Council (
OJ L 38, 7.2.2014, p. 2-15
).
(
3
)
  Regulation of the European Parliament and of the Council of 25 October 2012 (EU, Euratom) No 966/2012 and repealing Council Regulation (EC, Euratom) No 1605/2002 on the financial rules applicable to the general budget of the Union (
OJ L 298, 26.10.2012, p. 1
).
(
4
)
  Regulation (EU, Euratom) 2015/1929 of the European Parliament and of the Council of 28 October 2015 amending Regulation (EU, Euratom) No 966/2012 on the financial rules applicable to the general budget of the Union (
OJ L 286, 30.10.2015, p. 1
).
(
5
)
  Commission Delegated Regulation (EU) 2015/2461 of 30 October 2015 amending Delegated Regulation (EU) No 110/2014 on the model financial regulation for public-private partnership bodies referred to in Article 209 of Regulation (EU, Euratom) No 966/2012 of the European Parliament and of the Council (
OJ L 342, 29.12.2015, p. 1-6
).
(
6
)
  Commission Delegated Regulation (EU) 2019/715 of 18 December 2018 on the framework financial regulation for the bodies set up under the TFEU and Euratom Treaty and referred to in Article 70 of Regulation (EU, Euratom) 2018/1046 of the European Parliament and of the Council (
OJ L 122, 10.5.2019, p. 1
).
(
7
)
  Commission Delegated Regulation (EU) No 1268/2012 of 29 October 2012 on the rules of application of Regulation (EU, Euratom) No 966/2012 of the European Parliament and of the Council on the financial rules applicable to the general budget of the Union (
OJ L 362, 31.12.2012, p. 1
).
(
8
)
  Regulation (EU, Euratom) No 883/2013 of the European Parliament and of the Council of 11 September 2013 concerning investigations conducted by the European Anti-Fraud Office (OLAF) and repealing Regulation (EC) No 1073/1999 of the European Parliament and of the Council and Council Regulation (Euratom) No 1074/1999 (
OJ L 248, 18.9.2013, p. 1
).
(
9
)
  Council Regulation (EU) 2017/1939 of 12 October 2017 implementing enhanced cooperation on the establishment of the European Public Prosecutor's Office (‘the EPPO’) (
OJ L 283, 31.10.2017, p. 1-71
).
(
10
)
  Regulation (EU) 2018/1725 of the European Parliament and of the Council of 23 October 2018 on the protection of natural persons with regard to the processing of personal data by the Union institutions, bodies, offices and agencies and on the free movement of such data, and repealing Regulation (EC) No 45/2001 and Decision No 1247/2002/EC (
OJ L 295, 21.11.2018, p. 39
).
(
11
)
  Regulation (EEC, Euratom, ECSC) No 259/68 of the Council of 29 February 1968 laying down the Staff Regulations of Officials and the Conditions of Employment of Other Servants of the European Communities and instituting special measures temporarily applicable to officials of the Commission (
OJ L 56, 4.3.1968, p. 1
).
(
12
)
  Council Regulation (Euratom, EC) No 2185/96 of 11 November 1996 concerning on-the-spot checks and inspections carried out by the Commission in order to protect the European Communities' financial interests against fraud and other irregularities (
OJ L 292, 15.11.1996, p. 2
).
ANNEX
Correlation table
Commission Delegated Regulation (EU) No 110/2014
This Regulation
Article 1
Article 1
Article 2
Article 2
Article 3
Article 3
Article 4
Article 4
Article 5
Article 5
Article 6
Article 6
Article 7
Article 8
Article 8
Article 9
Article 9
Article 10
Article 10
Article 12
Article 11
Article 13
Article 12
Article 14
Article 13
Article 15
Article 14
Article 16
Article 15
Article 17
Article 16
Article 19
Article 17
Article 20
Article 18
Article 21
Article 19
Article 22
Article 20
Article 23
Article 21
Article 24
Article 22
Article 25
Article 23
Article 26
Article 24
Article 27
Article 25
Article 18
Article 26
Article 28
Article 27
Article 29
Article 28
Article 30
Article 29
Article 31
Article 30
Article 32
Article 31
Article 33
Article 32
Article 34
Article 33
Article 43
Article 34
Article 44
Article 35
Article 45
Article 36
Article 46
Article 37
Article 42
Article 38
Article 47
Article 39
Articles 48 and 53
Article 40
Articles 47 and 50
Article 41
Article 50
Article 42
Article 51
Article 43
Article 52
Article 44
Article 47
Article 45
Article 47
Article 46
Article 54
Article 47
Article 55
Article 47a
Article 56
Article 47b
Article 57
Article 48
Article 58
Article 49
Article 59
Article 50
Article 60
Article 51
Article 62

Summary:
Model financial regulation for public–private partnership bodies
SUMMARY OF:
Delegated Regulation (EU) 2019/887 on the model financial regulation for public-private partnership bodies referred to in Article 71 of Regulation (EU, Euratom) 2018/1046
WHAT IS THE AIM OF THE REGULATION?
It lays down the essential principles and rules that public–private partnership bodies (PPP bodies)
1
 covered by Article 71 of the 
financial regulation
 (see 
summary
) must respect when adopting their own specific financial arrangements.
The purpose of the delegated regulation is to ensure sound financial management of 
European Union
 (EU) funds given to these bodies.
Each PPP body adopts its own financial rules in line with the delegated regulation. PPP bodies may only depart from its rules, because of their specific needs, with the prior consent of the 
European Commission
.
KEY POINTS
The PPP body’s annual budget must forecast and authorise all revenue and expenditure. This covers:
members’ financial contributions to administrative and operational costs;
revenue earmarked for specific expenditure;
revenue the PPP body generates;
expenditure, including on administration.
The PPP body must respect the following 
budgetary principles
.
Unity and budgetary accuracy
All revenue and expenditure must be booked to a budget line.
No expenditure can be greater than the amount authorised in the budget.
Annuality
The budget’s financial year runs from 1 January to 31 December.
Commitment appropriations
2
 cover the total costs legally entered into during the financial year.
Payment appropriations
3
 cover expenditure to honour the legal commitments made in the current or preceding financial years.
Equilibrium
Revenue and payment appropriations must be in balance.
The PPP may not raise loans within its budget.
Unit of account
The budget is drawn up and implemented in euro.
The accounting officer, for cash-flow purposes, may operate in other currencies.
Universality
Total revenue must cover total payments.
Revenue that has been earmarked for a particular purpose, such as income from foundations, subsidies, gifts and bequests, must be used for that specific purpose.
Specification
Appropriations are earmarked for specific purposes by title and chapter.
The director may transfer appropriations from one budget line and chapter to another, subject to certain conditions.
Sound financial management and performance
Payments must respect the principles of economy, efficiency and effectiveness.
Payments focus on performance, based on objectives and indicators to measure progress made.
Internal control of budget implementation
Applies at all management levels.
Aims to achieve reasonable assurance of: 
effectiveness, efficiency and economy of operations;
reliability of reporting;
safeguarding of assets and information;
prevention, detection, correction and follow-up of fraud and irregularities;
adequate management of risks of underlying transactions.
Transparency
The PPP body must publish its budget, recipients of payments and other relevant information on its website, in an easily accessible, transparent and comprehensive way.
As regards conflicts of interest, the PPP body publishes the declaration of interest of the governing board members on its website every year.
Financial planning
 requires:
the PPP body to send the Commission and other members a detailed estimate of the following year’s revenue and expenditure and draft annual work programme no later than 31 January;
the PPP body’s governing board to adopt the PPP body’s budget and staff establishment plan.
The 
regulation
 makes the following statements.
The 
duties of the authorising officer and the accounting officer
 are 
segregated
 and 
mutually exclusive
.
The 
director
 performs the 
authorising officer’s duties
. These include: 
respecting the PPP body’s financial rules and the principle of sound financial management;
applying checks before and possibly after payments are made;
reporting annually to the governing board by submitting a consolidated annual activity report;
acting, when necessary, to protect the EU’s financial interests.
The 
governing board
 appoints an 
accounting officer
 responsible for: 
properly implementing payments, collecting revenue and recovering amounts due;
keeping, preparing and presenting the accounts;
implementing the accounting rules and the chart of accounts;
laying down and validating the accounting systems;
managing the treasury.
Authorising and accounting officers, members of the governing board and others involved in implementing and managing the budget must avoid any 
conflicts of interest
.
PPP bodies must have an 
internal audit function
. The Commission’s internal auditor carries out this role by:
advising on risks, the quality of management and control systems and possible improvements;
enjoying complete independence in their work.
Revenue and expenditure operations
 require:
revenue: drawing up estimates of amounts receivable, establishing entitlements to be recovered and recovering undue amounts;
expenditure: every item being committed, validated, authorised and paid.
The PPP body’s 
financial contributions
 must help achieve an EU policy objective with specific results. They can range from reimbursement of eligible costs to flat-rate financing.
The PPP body must inform the Commission of cases of 
presumed fraud or other financial irregularities
 without delay.
Accounting rules
 require the PPP body to:
set up an accounting system providing accurate, complete and reliable information in a timely manner;
follow standard procedures when providing supporting documents, financial statements, budget implementation reports, provisional and final accounts and an annual report on budgetary and financial management.
An 
independent external auditor
 verifies the PPP body’s annual accounts, and the 
European Parliament
 is responsible for approving how the budget was implemented (the ‘discharge procedure’).
Commission staff and the 
Court of Auditors
 have access to the PPP body’s sites and premises to carry out audits, and the 
European Anti-Fraud Office (OLAF)
 may conduct investigations, on-the-spot checks and inspections.
FROM WHEN DOES THE REGULATION APPLY?
It has applied since 
30 May 2019
, apart from the rules on the consolidated activity report (Article 23) and annual work programme (Article 33(4)) which have applied since 
1 January 2021
.
BACKGROUND
For more information, see:
Financial regulation applicable to the general budget of the Union
 — publication (European Commission)
Guidance on the avoidance and management of conflicts of interest under the financial regulation
 — notice (European Commission).
KEY TERMS
Public–private partnership bodies.
 Bodies with legal personality set up by a basic act and entrusted with the implementation of a public–private partnership on research and innovation activities and other programmes of the EU, as referred to in Article 71 of the financial regulation. These bodies harness both the public and private sectors to provide goods and services normally supplied by the former. They place various responsibilities and risks on the private partner, while easing stringent budgetary constraints on public expenditure. They can be structured in different ways to achieve a wide range of objectives in sectors such as transport or health.
Commitment appropriations.
 Pledges to pay, provided certain conditions are fulfilled.
Payment appropriations.
 Expenditure from commitments in the current, or preceding, financial years.
MAIN DOCUMENT
Commission Delegated Regulation (EU) 
2019/887
 of 
13 March 2019
 on the model financial regulation for public–private partnership bodies referred to in Article 71 of Regulation (EU, Euratom) 2018/1046 of the European Parliament and of the Council (OJ L 142, 
29.5.2019
, 
pp. 16–42
).
RELATED DOCUMENTS
Commission Notice — 
Guidance on the avoidance and management of conflicts of interest under the Financial Regulation
 (OJ C 121, 
9.4.2021
, 
pp. 1–43
).
Regulation (EU, Euratom) 
2018/1046
 of the European Parliament and of the Council of 
18 July 2018
 on the financial rules applicable to the general budget of the Union, amending Regulations (EU) 
No 1296/2013
, (EU) 
No 1301/2013
, (EU) 
No 1303/2013
, (EU) 
No 1304/2013
, (EU) 
No 1309/2013
, (EU) 
No 1316/2013
, (EU) 
No 223/2014
, (EU) 
No 283/2014
, and Decision 
No 541/2014/EU
 and repealing Regulation (EU, Euratom) 
No 966/2012
 (OJ L 193, 
30.7.2018
, 
pp. 1–222
).
last update 
5.11.2021

--- DANISH ---

Document:
29.5.2019
DA
Den Europæiske Unions Tidende
L 142/16
KOMMISSIONENS DELEGEREDE FORORDNING (EU) 2019/887
af 13. marts 2019
om en finansforordningsmodel for offentlig-private partnerskabsorganer, jf. artikel 71 i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU, Euratom) 2018/1046
EUROPA-KOMMISSIONEN HAR —
under henvisning til traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde,
under henvisning til Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU, Euratom) 2018/1046 af 18. juli 2018 om de finansielle regler vedrørende Unionens almindelige budget, om ændring af forordning (EU) nr. 1296/2013, (EU) nr. 1301/2013, (EU) nr. 1303/2013, (EU) nr. 1304/2013, (EU) nr. 1309/2013, (EU) nr. 1316/2013, (EU) nr. 223/2014, (EU) nr. 283/2014 og afgørelse nr. 541/2014/EU og om ophævelse af forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 
(
1
)
, særlig artikel 71, stk. 3, og
ud fra følgende betragtninger:
(1)
Ved delegeret forordning (EU) nr. 110/2014 
(
2
)
 vedtog Kommissionen en finansforordningsmodel for offentlig-private partnerskabsorganer, jf. artikel 209 i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 
(
3
)
.
(2)
Forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 er blevet ophævet og erstattet af forordning (EU, Euratom) 2018/1046. Det er derfor nødvendigt at vedtage en finansforordningsmodel for offentlig-private partnerskabsorganer, jf. artikel 71 i forordning (EU, Euratom) 2018/1046 (i det følgende benævnt »OPP-organer«).
(3)
For at vedtage regler, der sikrer forsvarlig økonomisk forvaltning af Unionens midler, og gøre det muligt for OPP-organer at vedtage deres egne finansielle bestemmelser er det nødvendigt at vedtage en finansforordningsmodel for disse organer. OPP-organernes finansielle regler kan kun afvige fra denne forordning, hvis det er nødvendigt på grund af deres særlige behov, og Kommissionen på forhånd giver sit samtykke.
(4)
Finansforordningsmodellen for OPP-organer bør være i overensstemmelse med reglerne i forordning (EU, Euratom) 2018/1046 og bør give mulighed for yderligere forenkling og præcisering, således at der tages hensyn til de erfaringer, der er indhøstet ved deres anvendelse.
(5)
Efter vedtagelsen af Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU, Euratom) 2015/1929 
(
4
)
 blev delegert forordning (EU) nr. 110/2014 om en finansforordningsmodel for offentlig-private partnerskabsorganer ændret ved Kommissionens forordning (EU) 2015/2461 
(
5
)
 for at bringe reglerne om decharge, rapportering og ekstern revision i overensstemmelse med de regler, der finder anvendelse på de organer, der er omhandlet i artikel 70 i forordning (EU, Euratom) 2018/1046. De regler om ledelse, intern revision og ansvarlighed, der finder anvendelse på OPP-organer, bør være i overensstemmelse med de tilsvarende regler i Kommissionens delegerede forordning (EU) 2019/715 
(
6
)
, der finder anvendelse på de organer, der er omhandlet i artikel 70 i forordning (EU, Euratom) 2018/1046.
(6)
Eftersom Kommissionens delegerede forordning (EU) nr. 1268/2012 
(
7
)
 er ophævet, bør forpligtelsen for OPP-organer til at vedtage deres egne gennemførelsesbestemmelser også fjernes.
(7)
OPP-organer bør opstille og gennemføre deres budgetter i overensstemmelse med principperne om enhed, et realistisk budget, etårighed, balance, én regningsenhed, bruttoopgørelse, specificering og forsvarlig økonomisk forvaltning, der kræver gennemsigtighed og en effektiv og produktiv intern kontrol.
(8)
For at sikre operationel kontinuitet og gøre det muligt at indgå forpligtelser for løbende administrationsudgifter ved udgangen af et regnskabsår bør OPP-organer på særlige betingelser kunne indgå forudgående forpligtelser for sådanne udgifter, der konteres bevillingerne for det følgende regnskabsår.
(9)
I betragtning af OPP-organernes særlige forhold bør de ikke kunne anvende virksomhedssponsorering.
(10)
Begrebet »performance« for så vidt angår budgettet bør præciseres. Performance bør knyttes sammen med princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning. Princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning bør defineres. Der bør etableres en forbindelse mellem på den ene side opstillede mål og performanceindikatorer og på den anden side resultater og sparsommelighed, produktivitet og effektivitet ved anvendelse af bevillinger.
(11)
For at sikre den overordnede gennemførelse af et OPP-organs opgaver og aktiviteter bør organet have mulighed for at opføre ubrugte bevillinger for et givet år i overslaget over indtægter og udgifter for de følgende tre regnskabsår.
(12)
Det er nødvendigt at præcisere regnskabsførerens og den anvisningsberettigedes beføjelser og ansvar under hensyntagen til OPP-organernes offentlig-private karakter. Anvisningsberettigede bør have det fulde ansvar for samtlige indtægts- og udgiftstransaktioner, der udføres under deres myndighed, og de bør drages til ansvar for deres handlinger, om nødvendigt gennem disciplinærsager. For at forhindre fejl og uregelmæssigheder bør anvisningsberettigede indføre en flerårig kontrolstrategi, der tager hensyn til risikoen og omkostningseffektiviteten.
(13)
For at sikre at de enkelte OPP-organer er ansvarlige for gennemførelsen af deres budget og overholder de mål, der blev opstillet ved deres grundlæggelse, bør de have beføjelse til i forbindelse med udførelsen af de opgaver, som de har fået pålagt, at anvende eksterne organer fra den private sektor, men kun hvor det er nødvendigt og ikke i forbindelse med opgaver, der vedrører udøvelse af offentlig myndighed eller anvendelse af skønsbeføjelser.
(14)
OPP-organer bør for at lette gennemførelsen af deres bevillinger og i overensstemmelse med princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning kunne indgå serviceleveranceaftaler i overensstemmelse med artikel 59, stk. 3, i forordning (EU, Euratom) 2018/1046, navnlig med EU-institutioner og andre EU-organer. Der bør sikres en passende rapportering vedrørende disse serviceleveranceaftaler.
(15)
For at forbedre omkostningseffektiviteten bør det være muligt for OPP-organer at dele tjenesteydelser og at overdrage dem til et andet organ eller til Kommissionen, navnlig ved at gøre det muligt for Kommissionens regnskabsfører fuldstændig eller delvis at varetage funktionen som et OPP-organs regnskabsfører.
(16)
For at identificere risiciene for faktiske eller opfattede interessekonflikter og sikre, at de forvaltes korrekt, bør det kræves, at OPP-organerne vedtager regler om forebyggelse og forvaltning af interessekonflikter. I forbindelse med sådanne regler bør der tages hensyn til den vejledning, som Kommissionen har udarbejdet.
(17)
De principper, der skal følges i forbindelse med de enkelte OPP-organers indtægts- og udgiftstransaktioner, bør fastlægges.
(18)
På grund af OPP-organernes særlige karakter bør deres medlemmer afholde omkostningerne i forbindelse med deres bidrag til OPP-organets administrative omkostninger. Modtagere af tilskud fra et OPP-organ, som ikke er medlemmer, bør hverken bidrage direkte eller indirekte eller på nogen som helst anden måde til sådanne omkostninger, og de bør hverken opfordres til eller anmodes om at bidrage til OPP-organets administrative omkostninger, når de deltager i projekter, der medfinansieres af dette organ.
(19)
OPP-organer vedtager det årlige arbejdsprogram for et bestemt år ved udgangen af det foregående år. Dette årlige arbejdsprogram bør omfatte en beskrivelse af de aktiviteter, der skal finansieres, en angivelse af beløbsstørrelse for hver enkelt af dem, oplysninger om den samlede strategi for det program, som OPP-organet har fået til opgave at gennemføre, samt strategien for opnåelse af effektivitetsgevinster og synergier. Det årlige arbejdsprogram bør også omfatte en strategi for systemerne for organisatorisk styring og intern kontrol, herunder en strategi til bekæmpelse af svig og en angivelse af, hvilke foranstaltninger der er truffet for at forhindre gentagelse af interessekonflikter, uregelmæssigheder og svig, navnlig hvis svagheder har givet anledning til kritiske henstillinger.
(20)
Ud over de former for bidrag fra Unionen, der allerede er veletablerede (godtgørelse af faktisk afholdte støtteberettigede omkostninger, enhedsomkostninger, faste beløb og finansiering efter fast takst), bør OPP-organer kunne yde støtte gennem finansiering, der ikke er knyttet til de pågældende operationers omkostninger. Disse yderligere finansieringsformer bør være baseret på opfyldelse af visse forhåndsbetingelser eller på opnåelse af resultater målt i forhold til tidligere fastsatte delmål eller ved hjælp af performanceindikatorer.
(21)
For at beskytte Unionens finansielle interesser bør reglerne om et fælles system for tidlig opdagelse og udelukkelse oprettet ved forordning (EU, Euratom) 2018/1046 finde anvendelse på OPP-organer.
(22)
For at styrke styringen af OPP-organer bør disse indberette tilfælde af svig, økonomiske uregelmæssigheder og undersøgelser til Kommissionen uden ophold.
(23)
Der bør på grund af OPP-organers offentlig-private karakter og især på grund af den private sektors bidrag til et OPP-organs budget tilvejebringes fleksible procedurer for indgåelsen af indkøbskontrakter. Disse procedurer bør overholde principperne om gennemsigtighed, proportionalitet, ligebehandling og ikke-forskelsbehandling og kan afvige fra de relevante bestemmelser i forordning (EU, Euratom) 2018/1046. Øget samarbejdet mellem medlemmerne af OPP-organer forventes at bidrage til bedre og billigere levering af varer og tjenesteydelser og til at undgå urimeligt store udgifter til administration af indkøbsprocedurer. OPP-organerne bør derfor have mulighed for uden at følge indkøbsproceduren at indgå kontrakter med andre medlemmer end Unionen om levering af produkter eller tjenesteydelser og udførelse af arbejde, som disse medlemmer udfører direkte uden hjælp fra tredjepart.
(24)
OPP-organerne bør i bestemte tilfælde have mulighed for at anvende eksterne eksperter til evaluering af tilskudsansøgninger, projekter og bud og til udarbejdelse af udtalelser og indhentning af rådgivning. Sådanne eksperter bør udvælges efter principperne om ikke-forskelsbehandling, ligebehandling og forbud mod interessekonflikter.
(25)
Ved tildeling af tilskud og priser bør de relevante bestemmelser i forordning (EU, Euratom) 2018/1046 følges, jf. dog specifikke bestemmelser i OPP-organets oprettelsesakt eller i grundretsakten for det program, som OPP-organet har fået til opgave at gennemføre, så det sikres, at gennemførelsen stemmer overens med de aktiviteter, der forvaltes direkte af Kommissionen.
(26)
I henhold til artikel 8, stk. 1, i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU, Euratom) nr. 883/2013 
(
8
)
 fremsender OPP-organer uden ophold alle oplysninger om eventuelle tilfælde af svig, korruption eller enhver anden ulovlig aktivitet, der påvirker Unionens finansielle interesser, til Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig. I henhold til artikel 24, stk. 1, i Rådets forordning (EU) 2017/1939 
(
9
)
 underretter OPP-organer uden unødigt ophold Den Europæiske Anklagemyndighed om enhver strafbar adfærd, i forhold til hvilken den kan udøve sin kompetence i overensstemmelse med nævnte forordning. For at styrke styringen af OPP-organer bør disse endvidere uden ophold indberette tilfælde af svig, økonomiske uregelmæssigheder og undersøgelser til Kommissionen. Kommissionen og OPP-organerne bør indføre procedurer til behørig beskyttelse af personoplysninger og sikring af »behov for at vide«-princippet ved enhver videregivelse af oplysninger om formodet svig og andre uregelmæssigheder samt igangværende eller afsluttede undersøgelser.
(27)
Delegeret forordning (EU) nr. 110/2014 bør ophæves. Henvisninger til den ophævede forordning bør betragtes som henvisninger til nærværende forordning.
(28)
Denne forordning bør træde i kraft hurtigst muligt for at gøre det muligt for OPP-organerne at vedtage de reviderede finansforordninger pr. 1. september 2019, og således at OPP-organerne kan drage fordel af forenklingen og tilpasningen til forordning (EU, Euratom) 2018/1046 —
VEDTAGET DENNE FORORDNING:
KAPITEL 1
ANVENDELSESOMRÅDE
Artikel 1
Genstand
Ved denne forordning fastlægges de vigtigste principper, på grundlag af hvilke de offentlig-private partnerskabsorganer, der er omhandlet i artikel 71 i forordning (EU, Euratom) 2018/1046 (»OPP-organer«), skal vedtage deres egne finansielle bestemmelser. OPP-organets finansielle bestemmelser må ikke afvige fra denne forordning, medmindre det er nødvendigt af hensyn til særlige behov, og Kommissionen på forhånd har givet sit samtykke i overensstemmelse med artikel 71, stk. 4, i forordning (EU, Euratom) 2018/1046. OPP-organet offentliggør sine finansielle regler på sin hjemmeside.
Artikel 2
Definitioner
I denne forordning forstås ved:
1)   
»bestyrelse«
: OPP-organets vigtigste interne beslutningsorgan i finansielle og budgetmæssige anliggender, uanset dets betegnelse i OPP-organets oprettelsesakt
2)   
»direktør«
: den person, der er ansvarlig for at gennemføre bestyrelsens beslutninger og OPP-organets budget som anvisningsberettiget, uanset dennes betegnelse i OPP-organets oprettelsesakt
3)   
»medlem«
: et medlem af OPP-organet i overensstemmelse med oprettelsesakten
4)   
»oprettelsesakt«
: den EU-retlige akt, der dækker de vigtigste aspekter af OPP-organets oprettelse og drift.
Artikel 2 i forordning (EU, Euratom) 2018/1046 finder tilsvarende anvendelse.
Artikel 3
Budgettets anvendelsesområde
For hvert regnskabsår angives og godkendes alle de indtægter og udgifter, der skønnes nødvendige for OPP-organet, på OPP-organets budget. Det består af:
a)
OPP-organets indtægter, herunder:
i)
medlemmernes finansielle bidrag til de administrative omkostninger
ii)
medlemmernes finansielle bidrag til de operationelle omkostninger
iii)
formålsbestemte indtægter med henblik på specifikke udgiftsposter
iv)
indtægter, som OPP-organet genererer
b)
OPP-organets udgifter, herunder administrative udgifter.
KAPITEL 2
BUDGETPRINCIPPER
Artikel 4
Overholdelse af budgetprincipper
OPP-organets budget opstilles og gennemføres i overensstemmelse med principperne om enhed, et realistisk budget, etårighed, balance, én regningsenhed, bruttoopgørelse, specificering, forsvarlig økonomisk forvaltning samt gennemsigtighed som fastsat i denne forordning.
Artikel 5
Principperne om enhed og et realistisk budget
1.   Enhver indtægt og udgift konteres en budgetpost på OPP-organets budget.
2.   Der må ikke indgås forpligtelser eller anvises betalinger for udgifter, der overstiger de bevillinger, der er godkendt i henhold til OPP-organets budget.
3.   En bevilling må kun opføres på OPP-organets budget, hvis den er til en udgift, der skønnes nødvendig.
4.   Renter af forfinansieringer fra OPP-organets budget tilkommer ikke OPP-organet.
Artikel 6
Princippet om etårighed
1.   Bevillingerne på OPP-organets budget gælder for ét regnskabsår, der begynder den 1. januar og slutter den 31. december.
2.   Forpligtelsesbevillinger dækker de samlede omkostninger ved de retlige forpligtelser, der indgås i løbet af regnskabsåret.
3.   Betalingsbevillinger dækker de betalinger, der er nødvendige til opfyldelse af retlige forpligtelser indgået i regnskabsåret eller tidligere regnskabsår.
4.   I forbindelse med administrationsbevillingerne må udgifterne ikke overstige de forventede indtægter for det pågældende år, jf. artikel 3, litra a), nr. i).
5.   Uudnyttede bevillinger kan med henvisning til OPP-organets behov opføres i indtægts- og udgiftsoverslagene for de efterfølgende regnskabsår, dog i højst tre år. Disse bevillinger skal anvendes først.
6.   Stykke 1-5 er ikke til hinder for, at budgetforpligtelser i forbindelse med foranstaltninger, der strækker sig over mere end et regnskabsår, opdeles i årlige trancher over flere regnskabsår, hvis oprettelsesakten åbner mulighed for det, eller hvor de vedrører administrationsudgifter.
Artikel 7
Indgåelse af forpligtelser for bevillinger
1.   Så snart OPP-organets budget er endeligt vedtaget, kan der indgås forpligtelser for de bevillinger, der er opført på budgettet, med virkning fra den 1. januar.
2.   Pr. 15. oktober i et regnskabsår kan der for løbende administrationsudgifter indgås forudgående forpligtelser, der konteres bevillingerne for det følgende regnskabsår, forudsat at en sådan udgift er godkendt i det sidste behørigt vedtagne budget for OPP-organet og ikke overstiger en fjerdedel af de samlede dertil svarende bevillinger, som bestyrelsen har opført for det løbende regnskabsår.
Artikel 8
Princippet om balance
1.   Der skal være balance mellem indtægter og betalingsbevillinger.
2.   Forpligtelsesbevillinger må ikke overstige det relevante årlige EU-bidrag som fastsat i den årlige aftale om overførsel af midler, som indgås med Kommissionen, plus de årlige bidrag fra andre medlemmer end Unionen, eventuelle andre indtægter som omhandlet i artikel 3 og uudnyttede bevillinger som omhandlet i artikel 6, stk. 5.
3.   OPP-organet må ikke optage lån inden for rammerne af sit budget.
4.   Hvis budgetresultatet er positivt, opføres det på budgettet for det følgende regnskabsår som indtægt.
Hvis budgetresultatet er negativt, opføres det på budgettet for det følgende regnskabsår som betalingsbevilling.
Artikel 9
Princippet om én regningsenhed
OPP-organets budget opstilles og gennemføres i euro, og regnskaberne aflægges i euro. Af hensyn til likviditetsstyringen kan regnskabsføreren dog gennemføre transaktioner i andre valutaer på de vilkår som fastlagt i OPP-organets finansielle bestemmelser.
Artikel 10
Princippet om bruttoopgørelse
1.   De samlede indtægter skal dække de samlede betalingsbevillinger, jf. dog stk. 2. Samtlige indtægter og udgifter opføres uden indbyrdes modregning med henvisning til eventuelle specifikke regler i OPP-organets finansielle bestemmelser om tilfælde, hvor visse beløb kan fratrækkes betalingsanmodninger, og hvor der i så fald udstedes betalingsanvisning på nettobeløbet.
2.   Indtægter, der har et bestemt formål, såsom indtægter fra fonde, tilskud, gaver og testamentsarv, anvendes til at finansiere særlige udgifter.
3.   Direktøren kan modtage enhver form for donation til fordel for OPP-organet, såsom fondsmidler, tilskud, gaver og testamentsarv.
Donationer, der kan medføre store finansielle forpligtelser, kan kun modtages efter forudgående godkendelse fra bestyrelsen, der træffer afgørelse senest to måneder efter modtagelsen af anmodningen. Hvis bestyrelsen ikke træffer afgørelse inden for denne frist, anses donationen for at være accepteret.
Grænsen for, hvornår de finansielle forpligtelser betragtes som store, fastsættes af bestyrelsen.
Artikel 11
Virksomhedssponsorering
Artikel 26 i forordning (EU, Euratom) 2018/1046 finder ikke anvendelse på OPP-organer.
Artikel 12
Princippet om specificering
1.   Bevillingerne fordeles som minimum på afsnit og kapitler.
2.   Direktøren kan overføre bevillinger:
a)
fra et afsnit til et andet, dog højst 10 % af regnskabsårets bevillinger under den budgetpost, hvorfra overførslen foretages
b)
fra et kapitel til et andet og inden for det enkelte kapitel uden begrænsninger.
3.   Ud over de grænser, som er nævnt i stk. 2, kan direktøren foreslå bestyrelsen, at der foretages overførsler af bevillinger fra et afsnit til et andet. Bestyrelsen har en frist på tre uger til at gøre indsigelse mod de foreslåede overførsler. Efter fristens udløb anses de foreslåede overførsler for at være vedtaget.
4.   Direktøren underretter hurtigst muligt bestyrelsen om alle overførsler, der er foretaget i henhold til stk. 2.
Artikel 13
Princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning og performance
1.   Bevillinger skal anvendes i overensstemmelse med princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning og således gennemføres under overholdelse af følgende principper:
a)
princippet om sparsommelighed, som kræver, at de ressourcer, som OPP-organet bruger til udførelse af sine aktiviteter, stilles til rådighed på det rette tidspunkt, i den rigtige mængde og kvalitet samt til den mest fordelagtige pris
b)
princippet om produktivitet, som vedrører det optimale forhold mellem de anvendte ressourcer, de gennemførte aktiviteter og de mål, der nås
c)
princippet om effektivitet, som vedrører det omfang, i hvilket de forfulgte mål nås ved hjælp af de gennemførte aktiviteter.
2.   I overensstemmelse med princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning skal der ved anvendelsen af bevillingerne fokuseres på performance og med henblik herpå:
a)
skal der fastsættes forudgående mål for aktiviteter
b)
skal det ved hjælp af performanceindikatorer overvåges, at der gøres fremskridt med at nå målene
c)
skal Europa-Parlamentet og Rådet underrettes om fremskridt og problemer med at nå disse mål, jf. artikel 16, stk. 2, litra d), og artikel 23, stk. 2.
3.   Der fastsættes, hvis det er relevant, specifikke, målelige, realiserbare, relevante og tidsbestemte målsætninger, jf. stk. 1 og 2, for alle de aktivitetsområder, som OPP-organets budget omfatter, og relevante, accepterede, troværdige, nemme og robuste indikatorer. Direktøren fremlægger en gang om året oplysninger om indikatorerne for bestyrelsen, senest i de dokumenter, der ledsager forslaget til OPP-organets budget.
4.   Medmindre det fastsættes i oprettelsesakten, at Kommissionen foretager evalueringer, er det OPP-organet, der foretager evalueringer med det formål at forbedre beslutningstagningen, herunder retrospektive evalueringer, som skal stå i forhold til målene og udgifterne. Evalueringsresultaterne forelægges for bestyrelsen.
5.   Retrospektive evalueringer skal vurdere aktivitetens performance, herunder aspekter såsom effektivitet, produktivitet, sammenhæng, relevans og merværdi på EU-plan. Retrospektive evalueringer skal baseres på oplysningerne fra de overvågningsordninger og de indikatorer, der er fastsat for den pågældende foranstaltning. De skal foretages mindst én gang inden for hver flerårige finansielle ramme og så vidt muligt tilstrækkeligt tidligt til, at der kan tages hensyn til resultaterne i forudgående evalueringer eller konsekvensanalyser, som understøtter forberedelsen af beslægtede programmer og aktiviteter.
Artikel 14
Intern kontrol med budgetgennemførelsen
1.   I henhold til princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning gennemføres OPP-organets budget under overholdelse af en effektiv og produktiv intern kontrol.
2.   Med henblik på gennemførelsen af OPP-organets budget anvendes der intern kontrol på alle niveauer i forvaltningen, som skal give en rimelig sikkerhed for, at følgende målsætninger opfyldes:
a)
effektivitet, produktivitet og sparsommelighed i transaktionerne
b)
pålidelig rapportering
c)
beskyttelse af aktiver og oplysninger
d)
forebyggelse, opdagelse, korrektion af og opfølgning på svig og uregelmæssigheder
e)
tilfredsstillende styring af risiciene i forbindelse med de underliggende transaktioners lovlighed og formelle rigtighed under hensyn til programmernes flerårige karakter samt de pågældende betalingers art.
3.   En effektiv og produktiv intern kontrol er baseret på bedste internationale praksis og de rammer for intern kontrol, som Kommissionen har fastlagt for sine egne tjenestegrene, og omfatter bl.a. de elementer, der er fastsat i artikel 36, stk. 3 og 4, i forordning (EU, Euratom) 2018/1046.
Artikel 15
Princippet om gennemsigtighed
1.   OPP-organets budget opstilles og gennemføres og regnskabet aflægges under overholdelse af princippet om gennemsigtighed.
2.   OPP-organets budget, herunder stillingsfortegnelsen og eventuelle vedtagne ændringsbudgetter, inkl. eventuelle tilpasninger i henhold til artikel 17, stk. 1, offentliggøres på OPP-organets hjemmeside senest fire uger efter, at de er vedtaget, og fremsendes til Kommissionen og Revisionsretten.
3.   OPP-organet offentliggør på sin hjemmeside senest den 30. juni i det år, der følger efter det regnskabsår, hvor der blev indgået retlige forpligtelser for midlerne, oplysninger om modtagerne af midler fra OPP-organets budget, herunder de eksperter, som der er indgået kontrakt med efter nærværende forordnings artikel 44, i overensstemmelse med artikel 38 i forordning (EU, Euratom) 2018/1046 og ved brug af en standardopstilling, jf. dog eventuelle specifikke procedurer, der er fastsat i grundretsakten for det program, som OPP-organet har fået til opgave at gennemføre.
De offentliggjorte oplysninger skal være lettilgængelige, gennemsigtige og dækkende. Oplysningerne stilles til rådighed under behørig iagttagelse af fortroligheds- og sikkerhedskravene, især beskyttelse af personoplysninger som defineret i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2018/1725 
(
10
)
.
KAPITEL 3
FINANSIEL PLANLÆGNING
Artikel 16
Overslag over indtægter og udgifter
1.   Senest den 31. januar i det år, der går forud for det år, hvor OPP-organets budget skal gennemføres, sender organet Kommissionen og de øvrige medlemmer et overslag over sine indtægter og udgifter samt de generelle retningslinjer, der ligger til grund for overslaget, sammen med et udkast til det årlige arbejdsprogram, der er omhandlet i artikel 33, stk. 4. Det vedtages af bestyrelsen i overensstemmelse med den procedure, der er omhandlet i OPP-organets oprettelsesakt.
2.   Oversigten over OPP-organets indtægter og udgifter skal indeholde:
a)
et skøn over antallet af faste og midlertidige stillinger opgjort efter ansættelsesgruppe og lønklasse samt af kontraktansatte og udstationerede nationale eksperter udtrykt i fuldtidsækvivalenter inden for rammerne af budgetbevillingerne
b)
i tilfælde af ændring af antallet af ansatte, en begrundelse for de nye stillinger, der anmodes om
c)
et kvartalsoverslag over ud- og indbetalinger i kontanter
d)
oplysning om fremskridt hen imod opfyldelse af alle de forfulgte mål
e)
de fastsatte mål for det regnskabsår, som overslaget omhandler, med angivelse af de specifikke budgetmæssige behov med henblik på opnåelse af disse mål
f)
OPP-organets administrationsudgifter og det gennemførte budget i det foregående regnskabsår
g)
beløbsangivelse af medlemmernes finansielle bidrag i år n-1 og værdien af bidrag i naturalier fra andre medlemmer end Unionen
h)
oplysning om de uudnyttede bevillinger, der opføres i overslaget over indtægter og udgifter pr. år i henhold til artikel 6, stk. 5.
Artikel 17
Opstilling af budgettet
1.   OPP-organets budget og stillingsfortegnelsen, herunder antallet af faste og midlertidige stillinger i hver enkelt ansættelsesgruppe og lønklasse suppleret med antallet af kontraktansatte og udstationerede nationale eksperter udtrykt i fuldtidsækvivalenter, vedtages af bestyrelsen, jf. OPP-organets oprettelsesakt. Der kan fastlægges detaljerede forskrifter i OPP-organets finansielle bestemmelser. Ændringer til OPP-organets budget, inkl. stillingsfortegnelsen, foretages ved hjælp af et ændringsbudget, som vedtages ifølge samme procedure, som er anvendt ved vedtagelsen af OPP-organets oprindelige budget. OPP-organets budget og eventuelle ændringsbudgetter tilpasses under hensyntagen til størrelsen af Unionens bidrag som fastsat i Unionens budget. Budgettet for et bestemt år vedtages ved udgangen af det foregående år.
2.   OPP-organets budget består af en oversigt over indtægter og en oversigt over udgifter.
3.   OPP-organets budget skal indeholde følgende:
a)
i oversigten over indtægter:
i)
et overslag over OPP-organets indtægter i det pågældende regnskabsår (»år n«)
ii)
de anslåede indtægter i år n-1 og indtægterne i år n-2
iii)
relevante anmærkninger for hver indtægtspost
b)
i oversigten over udgifter:
i)
forpligtelses- og betalingsbevillingerne for år n
ii)
forpligtelses- og betalingsbevillingerne for det foregående regnskabsår, og de indgåede udgiftsforpligtelser og de betalte udgifter i år n-2, sidstnævnte også opført som en procentdel af OPP-organets budget for år n
iii)
en samlet oversigt over forfaldsplanerne for de betalinger, der skal foretages i de efterfølgende regnskabsår som følge af budgetmæssige forpligtelser indgået i tidligere regnskabsår
iv)
de relevante anmærkninger for hver underinddeling.
4.   Ud over antallet af godkendte stillinger i indeværende regnskabsår skal det i stillingsfortegnelsen angives, hvor mange stillinger der var godkendt i det foregående år, og hvor mange stillinger der reelt er besat. Samme oplysninger skal gives for midlertidige stillinger, kontraktansatte og udstationerede nationale eksperter.
KAPITEL 4
FINANSIELLE AKTØRER
Artikel 18
Adskillelse af funktioner
1.   Funktionerne som anvisningsberettiget og regnskabsfører er adskilte og indbyrdes uforenelige.
2.   OPP-organet giver hver enkelt finansiel aktør de ressourcer, der er nødvendige for, at vedkommende kan udføre sine funktioner, samt en detaljeret beskrivelse af den pågældendes opgaver, rettigheder og forpligtelser.
Artikel 19
Budgetgennemførelse i overensstemmelse med princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning
1.   Direktøren udøver funktionen som anvisningsberettiget. Direktøren gennemfører på eget ansvar og inden for rammerne af de godkendte bevillinger OPP-organets budget med hensyn til indtægter og udgifter og overholder i den forbindelse OPP-organets finansielle bestemmelser og princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning, herunder ved at sikre performancerapportering. Direktøren er ansvarlig for, at kravene om lovlighed og formel rigtighed samt ligebehandling af modtagere af EU-midler overholdes.
Uden at det berører den anvisningsberettigedes ansvar med hensyn til forebyggelse og afsløring af svig og uregelmæssigheder, deltager OPP-organet i de aktiviteter til forebyggelse af svig, som gennemføres af Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig (OLAF).
2.   Direktøren kan delegere gennemførelsesbeføjelserne til budgettet til ansatte i et OPP-organ, der er omfattet af vedtægten for tjenestemænd i Den Europæiske Union og om ansættelsesvilkårene for de øvrige ansatte i Den Europæiske Union i Rådets forordning (EØF, Euratom, EKSF) nr. 259/68 
(
11
)
 (»personalevedtægten«), i det omfang vedtægten gælder for de ansatte i OPP-organet, under overholdelse af de bestemmelser, der er fastsat i OPP-organets finansielle bestemmelser. De befuldmægtigede kan kun handle inden for rammerne af de beføjelser, som de udtrykkeligt har fået overdraget.
Artikel 20
Den anvisningsberettigedes beføjelser og opgaver
1.   Direktøren gennemfører OPP-organets budget i de afdelinger, som er under direktørens myndighed.
2.   OPP-organer kan for at lette gennemførelsen af deres bevillinger indgå serviceleveranceaftaler som omhandlet i artikel 59 i forordning (EU, Euratom) 2018/1046.
3.   I det omfang det er nødvendigt, kan opgaver af teknisk, administrativ, forberedende eller underordnet art, der ikke indebærer udøvelse af offentlig myndighed eller udøvelse af skønsbeføjelser, på kontraktbasis overlades til eksterne enheder i den private sektor.
4.   Direktøren etablerer den organisationsstruktur og de interne kontrolsystemer, der er tilpasset direktørens opgaver, i overensstemmelse med minimumsstandarder eller -principper fastsat af bestyrelsen på baggrund af de rammer for intern kontrol, som Kommissionen har fastlagt for sine egne tjenestegrene, og under behørigt hensyn til de risici, der er forbundet med forvaltningsmiljøet, og arten af de finansierede foranstaltninger. Etableringen af en sådan struktur og sådanne systemer understøttes af en risikoanalyse, der tager hensyn til overvejelser vedrørende deres omkostningseffektivitet og performance.
Direktøren kan inden for sine tjenestegrene etablere en ekspert- og rådgivningsfunktion, som skal hjælpe vedkommende med at forebygge risici i forbindelse med vedkommendes aktiviteter.
5.   Direktøren etablerer papirbaserede eller elektroniske systemer til opbevaring af originale bilag knyttet til budgetgennemførelsen. Sådanne bilag skal opbevares i mindst fem år regnet fra Europa-Parlamentets afgørelse om meddelelse af decharge for det regnskabsår, som bilagene vedrører. Personoplysninger i bilag slettes om muligt, når disse oplysninger ikke er nødvendige med henblik på kontrol og revision. Artikel 88 i forordning (EU) 2018/1725 finder anvendelse på opbevaring af data.
Artikel 21
Forudgående kontrol
1.   For at forhindre fejl og uregelmæssigheder, inden transaktioner godkendes, og for at afbøde risici for manglende opfyldelse af målene, er hver transaktion genstand for mindst en forudgående kontrol af de operationelle og finansielle aspekter af transaktionen på grundlag af en flerårig kontrolstrategi, der tager hensyn til risikoen.
Omfanget af den forudgående kontrol med hensyn til hyppighed og intensitet fastlægges af den anvisningsberettigede under hensyntagen til resultaterne af tidligere kontrol og ud fra en vurdering af risici og omkostningseffektivitet på grundlag af vedkommendes egen risikoanalyse. I tilfælde af tvivl kan den anvisningsberettigede, som er ansvarlig for godkendelsen af de pågældende transaktioner, som led i den forudgående kontrol anmode om yderligere oplysninger eller udføre kontrol på stedet med henblik på at opnå rimelig sikkerhed.
For hver enkelt transaktion udføres verificeringen af andre ansatte end dem, der iværksatte transaktionen. De ansatte, der udfører verificeringen, må ikke være underordnet dem, der iværksatte transaktionen.
2.   Forudgående kontrol omfatter iværksættelse og verificering af en transaktion.
Iværksættelse og verificering af en transaktion er adskilte funktioner.
3.   Ved iværksættelse af en transaktion forstås samtlige handlinger, som indgår i forberedelsen af vedtagelsen af akter om den anvisningsberettigedes gennemførelse af OPP-organets budget.
4.   Ved forudgående kontrol efterprøves overensstemmelsen mellem de krævede bilag og andre tilgængelige oplysninger.
Formålet med den forudgående kontrol er at fastslå:
a)
at udgiften er korrekt og i overensstemmelse med gældende de bestemmelser
b)
at princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning, som er fastsat i artikel 13, er blevet overholdt.
I forbindelse med forudgående kontrol kan den ansvarlige anvisningsberettigede betragte en række ensartede individuelle transaktioner i forbindelse med løbende udgifter til løn, pensioner, godtgørelse af udgifter i forbindelse med tjenesterejser og udgifter til lægebehandling som én transaktion.
Artikel 22
Efterfølgende kontrol
1.   Den anvisningsberettigede kan indføre efterfølgende kontrol for at opdage og korrigere fejl og uregelmæssigheder i transaktioner, efter at de er blevet godkendt. Sådan kontrol kan ske på grundlag af stikprøver afhængigt af risikoen og skal tage hensyn til resultaterne af forudgående kontrol såvel som overvejelser vedrørende omkostningseffektivitet og performance.
Den efterfølgende kontrol kan udføres på grundlag af dokumenter og i givet fald på stedet.
2.   Den efterfølgende kontrol foretages af andre ansatte end dem, som har haft ansvaret for den forudgående kontrol. De ansatte, der er ansvarlige for den efterfølgende kontrol, må ikke være underordnet de ansatte, der er ansvarlige for den forudgående kontrol.
De anvisningsberettigede og ansatte, der er ansvarlige for budgetgennemførelsen, skal have de nødvendige faglige færdigheder.
Artikel 23
Konsolideret årlig aktivitetsrapport
1.   Den anvisningsberettigede redegør årligt over for bestyrelsen for sin virksomhed i år n-1 i en konsolideret årlig aktivitetsrapport, der indeholder:
a)
oplysninger om:
i)
opnåelsen af mål og resultater i det årlige arbejdsprogram, jf. artikel 33, gennem rapportering i forhold til performanceindikatorer
ii)
gennemførelsen af OPP-organets årlige arbejdsprogram, budget og personaleressourcer
iii)
organisatorisk styring og produktiviteten og effektiviteten af systemerne til intern kontrol, herunder gennemførelsen af organets strategi til bekæmpelse af svig, et resumé af antallet og typer af interne revisioner, der er foretaget af den interne revisor, de interne revisionsfunktioner, de henstillinger, der er fremsat, og den opfølgning, der har fundet sted i forbindelse med disse henstillinger og i forbindelse med henstillinger fra tidligere år, jf. artikel 28 og 30
iv)
eventuelle bemærkninger fremsat af Revisionsretten, og den opfølgning, der har fundet sted i forbindelse med disse bemærkninger
v)
serviceleveranceaftaler indgået i overensstemmelse med artikel 20, stk. 2
b)
en erklæring, hvori den anvisningsberettigede bekræfter, at vedkommende, medmindre andet er præciseret i eventuelle forbehold vedrørende afgrænsede indkomst- og udgiftsområder, har rimelig sikkerhed for, at:
i)
oplysningerne i rapporten giver et retvisende og rimeligt billede
ii)
de midler, der var afsat til de i rapporten beskrevne aktiviteter, er anvendt til de tilsigtede formål og i overensstemmelse med princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning
iii)
de eksisterende kontrolprocedurer giver de nødvendige garantier for de underliggende transaktioners lovlighed og formelle rigtighed.
2.   Den konsoliderede årlige aktivitetsrapport skal redegøre for resultaterne af de gennemførte transaktioner i forhold til de opstillede mål og overvejelser vedrørende performance, for de dermed forbundne risici samt for, hvordan de disponible ressourcer er udnyttet, og for de interne kontrolsystemers effektivitet og produktivitet og skal bl.a. indeholde en samlet vurdering af kontrollernes omkostninger og fordele.
Den konsoliderede årlige aktivitetsrapport fremlægges for bestyrelsen til vurdering.
3.   Senest den 1. juli hvert år fremsender bestyrelsen den konsoliderede årlige aktivitetsrapport og sin vurdering heraf til Revisionsretten, Kommissionen, Europa-Parlamentet og Rådet.
4.   Yderligere rapporteringskrav kan fastsættes i oprettelsesakten i behørigt begrundede tilfælde, navnlig hvor det område, som OPP-organet opererer inden for, kræver det.
5.   Når bestyrelsen har vurderet den årlige aktivitetsrapport, offentliggøres denne på OPP-organets hjemmeside.
Artikel 24
Beskyttelse af Unionens finansielle interesser
1.   Hvis en ansat, der deltager i den økonomiske forvaltning og kontrollen med transaktionerne, mener, at en beslutning, som dennes overordnede pålægger vedkommende at udføre eller acceptere, er i modstrid med principperne om forsvarlig økonomisk forvaltning eller med de faglige regler, som vedkommende skal overholde, underretter vedkommende sin direktør, som svarer skriftligt, hvis oplysningerne er givet skriftligt. Hvis direktøren ikke reagerer inden for en rimelig frist afhængig af sagens omstændigheder og under alle omstændigheder senest inden en måned eller bekræfter den oprindelige afgørelse eller instruks, og hvis den ansatte mener, at denne bekræftelse ikke er tilstrækkelig i betragtning af de fremsatte forbehold, underretter den ansatte skriftligt det relevante panel som omhandlet i artikel 143 i forordning (EU, Euratom) 2018/1046 og bestyrelsen herom.
2.   I tilfælde af ulovlige aktiviteter, svig eller korruption, som kan skade Unionens, OPP-organets eller dets medlemmers interesser, skal en ansat, herunder nationale eksperter udstationeret til OPP-organet, informere sin umiddelbart overordnede, OPP-organets direktør eller bestyrelse eller, for så vidt angår Unionens eller OPP-organets interesser, OLAF eller Den Europæiske Anklagemyndighed (EPPO) direkte. Aftaler med eksterne revisorer, der udfører revisioner af OPP-organets finansielle forvaltning, skal indeholde en forpligtelse for den eksterne revisor til at underrette direktøren eller, hvis denne selv kan være involveret, bestyrelsen om enhver mistanke om ulovlig aktivitet, svig eller korruption, der vil kunne skade Unionens, OPP-organets eller dets medlemmers interesser.
Artikel 25
Regnskabsføreren
1.   Bestyrelsen udnævner en regnskabsfører, der er omfattet af vedtægten, hvis vedtægten gælder for OPP-organets personale, som skal være fuldstændig uafhængig i udførelsen af sine opgaver. Regnskabsføreren er OPP-organets ansvarlige for:
a)
korrekt gennemførelse af betalinger, inkassering af indtægter og inddrivelse af fastlagte fordringer
b)
bogføring, forberedelse og fremlæggelse af regnskaberne i overensstemmelse med denne forordnings kapitel 8
c)
overholdelse af bogføringsreglerne samt kontoplanen, jf. denne forordnings kapitel 8
d)
udformning og godkendelse af regnskabssystemerne og, når det er relevant, godkendelse af de systemer, som den anvisningsberettigede har udformet med henblik på at levere eller dokumentere regnskabsmæssige oplysninger
e)
likviditetsstyring.
Med hensyn til de opgaver, der er omhandlet i første afsnit, litra d), er regnskabsføreren bemyndiget til når som helst at verificere, at godkendelseskriterierne er overholdt.
2.   To eller flere OPP-organer kan udnævne samme regnskabsfører.
Et OPP-organ kan endvidere aftale med Kommissionen, at Kommissionens regnskabsfører også skal fungere som OPP-organets regnskabsfører.
Et OPP-organ kan også overdrage en del af sin regnskabsførers opgaver til Kommissionens regnskabsfører med henvisning til omkostningseffektiviteten.
I de tilfælde, der omtales i dette stykke, træffer OPP-organet de nødvendige forholdsregler for at forhindre enhver form for interessekonflikt.
3.   Regnskabsføreren indhenter hos den anvisningsberettigede alle oplysninger, der er nødvendige for opstillingen af regnskaber, der giver et retvisende billede af OPP-organets økonomiske situation og budgetgennemførelsen. Den anvisningsberettigede garanterer pålideligheden af disse oplysninger.
4.   Før regnskaberne vedtages af direktøren, underskrives de af regnskabsføreren, som derved bekræfter, at vedkommende har rimelig sikkerhed for, at regnskaberne giver et retvisende billede af OPP-organets økonomiske situation.
Med henblik på første afsnit kontrollerer regnskabsføreren, at regnskabet er udarbejdet i overensstemmelse med regnskabsreglerne i artikel 47, og at alle indtægter og udgifter er opført i regnskaberne.
Regnskabsføreren har beføjelse til at kontrollere de modtagne oplysninger og til at foretage yderligere tjek, som vedkommende anser for nødvendige for at kunne underskrive regnskaberne.
Regnskabsføreren tager om nødvendigt forbehold og redegør i så fald i detaljer for arten og omfanget af disse forbehold.
Regnskabsføreren er den eneste, der har beføjelse til at forvalte kontanter og likvide midler, jf. stk. 5. Regnskabsføreren er ansvarlig for deres opbevaring.
5.   Regnskabsføreren kan under udførelsen af sine opgaver uddelegere visse af sine opgaver til ansatte, der er omfattet af vedtægten, hvis vedtægten gælder for OPP-organets personale, når dette er nødvendigt af hensyn til varetagelsen af regnskabsførerens arbejde i henhold til OPP-organets finansielle bestemmelser.
6.   Bestyrelsen kan når som helst, midlertidigt eller definitivt, suspendere regnskabsføreren fra tjenesten, uden at dette indskrænker muligheden for eventuelle disciplinære foranstaltninger. I så fald udnævner bestyrelsen en midlertidig regnskabsfører.
Artikel 26
De finansielle aktørers ansvar
1.   Artikel 18-27 indskrænker ikke det strafferetlige ansvar, som de finansielle aktører kan pådrage sig efter gældende national ret og efter gældende bestemmelser om beskyttelse af Unionens finansielle interesser og om bekæmpelse af korruption, som involverer Unionens tjenestemænd eller tjenestemænd i medlemsstaterne.
2.   Den anvisningsberettigede og regnskabsføreren kan undergives disciplinære foranstaltninger og pådrager sig erstatningsansvar i henhold til vedtægten. Er der tale om en ulovlig aktivitet, svig eller korruption, der kan skade OPP-organets eller dets medlemmers interesser, indbringes sagen for de myndigheder og organer, der er udpeget i den gældende lovgivning, navnlig for OLAF.
3.   Det kan pålægges enhver ansat helt eller delvis at erstatte tab, som påføres OPP-organet som følge af grove personlige fejl ved udøvelsen af eller i forbindelse med vedkommendes opgaver. Ansættelsesmyndigheden træffer en motiveret afgørelse efter at have overholdt de formaliteter, som den gældende lovgivning foreskriver på det disciplinære område.
Artikel 27
Interessekonflikter
1.   Finansielle aktører som omhandlet i dette kapitel og andre personer, herunder bestyrelsesmedlemmer, der er beskæftiget med budgetgennemførelse og forvaltning, herunder forberedende foranstaltninger med henblik herpå, revision eller kontrol, foretager ikke handlinger, der vil kunne medføre, at de pågældendes egne interesser kommer i konflikt med det pågældende OPP-organs interesser. De træffer desuden passende foranstaltninger for at forhindre, at der opstår interessekonflikter i de funktioner, der henhører under deres ansvar, og for at afhjælpe situationer, der objektivt set kan opfattes som en interessekonflikt, under hensyntagen til OPP-organets særlige karakter som fastsat i oprettelsesakten.
Hvis der er risiko for en interessekonflikt, forelægger den pågældende sagen for den kompetente myndighed. Den kompetente myndighed fastslår skriftligt, om der er konstateret en interessekonflikt. Hvis der er konstateret en interessekonflikt, sikrer den kompetente myndighed, at den pågældende indstiller alle aktiviteter i sagen. Den kompetente myndighed træffer alle eventuelle yderligere, hensigtsmæssige foranstaltninger.
2.   Med henblik på stk. 1 er der tale om interessekonflikt, når en upartisk og objektiv udøvelse af de opgaver, der påhviler en finansiel aktør eller en anden person omhandlet i stk. 1, bringes i fare af familiemæssige, følelsesmæssige, politiske, nationale eller økonomiske grunde eller enhver anden direkte eller indirekte personlig interesse.
3.   Den kompetente myndighed, der er omhandlet i stk. 1, er direktøren. Hvis aktøren er direktøren, er bestyrelsen den kompetente myndighed. I tilfælde af en interessekonflikt, som involverer et bestyrelsesmedlem, er den kompetente myndighed bestyrelsen på nær det pågældende medlem.
4.   OPP-organet vedtager regler om forebyggelse og forvaltning af interessekonflikter og offentliggør hvert år bestyrelsesmedlemmernes interesseerklæringer på sin hjemmeside.
KAPITEL 5
INTERN REVISION
Artikel 28
Udnævnelse af den interne revisor og dennes beføjelser og opgaver
1.   OPP-organet har en intern revision, som fungerer i overensstemmelse med de relevante internationale standarder.
2.   Den interne revision varetages af Kommissionens interne revisor. Den interne revisor kan hverken være anvisningsberettiget eller regnskabsfører.
3.   Den interne revisor rådgiver OPP-organet om risikostyring ved at afgive uafhængige udtalelser om forvaltnings- og kontrolsystemernes kvalitet og ved at fremsætte henstillinger til forbedring af betingelserne for transaktionernes gennemførelse og til fremme af en forsvarlig økonomisk forvaltning.
Den interne revisor har navnlig til opgave:
a)
at vurdere, om de interne forvaltningssystemer er hensigtsmæssige og effektive, og i hvilket omfang tjenestegrenene har formået at gennemføre programmer og foranstaltninger set i relation til de dermed forbundne risici
b)
at vurdere produktiviteten og effektiviteten af de interne kontrol- og revisionssystemer, der anvendes på hver budgetgennemførelsestransaktion.
4.   Den interne revisors hverv dækker alle aktiviteter og tjenestegrene i OPP-organet. Den interne revisor har fuldstændig og ubegrænset adgang til alle oplysninger, der er nødvendige for udførelsen af vedkommendes hverv, om nødvendigt på stedet og herunder også i medlemsstaterne og i tredjelande.
5.   Den interne revisor gør sig bekendt med den konsoliderede årlige aktivitetsrapport fra den anvisningsberettigede, jf. artikel 23, og med eventuelle øvrige oplysninger.
6.   Den interne revisor aflægger rapport til bestyrelsen og direktøren om resultatet af sine undersøgelser og om eventuelle henstillinger. OPP-organet sørger for, at henstillinger på baggrund af revisionsarbejdet følges op.
7.   Den interne revisor aflægger også rapport i følgende tilfælde:
a)
der er ikke taget stilling til alvorlige risici og henstillinger
b)
der er betydelige forsinkelser i gennemførelsen af henstillingerne fra tidligere år.
Bestyrelsen og direktøren sikrer, at der regelmæssigt føres tilsyn med gennemførelsen af revisionshenstillingerne. Bestyrelsen undersøger de oplysninger, der omhandles i artikel 23, og vurderer, om henstillingerne er blevet fuldt og rettidigt gennemført.
Hvert OPP-organ undersøger, om henstillingerne i den interne revisors beretninger er egnet til udveksling af bedste praksis med de øvrige OPP-organer.
8.   OPP-organet stiller den interne revisors kontaktoplysninger til rådighed for alle fysiske og juridiske personer, der er involveret i udgiftstransaktioner, med henblik på fortrolig kontakt til den interne revisor.
9.   Den interne revisors beretninger og konklusioner gøres først tilgængelige for offentligheden, når den interne revisor har godkendt de foranstaltninger, der er iværksat til gennemførelse af beretningerne og konklusionerne.
Artikel 29
Den interne revisors uafhængighed
1.   Den interne revisor foretager sin revision i fuldstændig uafhængighed. Kommissionen fastsætter særlige regler for den interne revisor, der sikrer den interne revisor fuldstændig uafhængighed under udøvelsen af vedkommendes hverv og bestemmer dennes ansvarsområde.
2.   Den interne revisor må hverken modtage instrukser eller pålægges begrænsninger for så vidt angår udførelsen af de funktioner, som vedkommende ved sin udnævnelse er overdraget i medfør af finansforordningen.
Artikel 30
Etablering af en intern revisionsfunktion
1.   Bestyrelsen kan ud fra rimelige betragtninger om omkostningseffektivitet og merværdi oprette en intern revisionsfunktion, som skal udføre sine opgaver i overensstemmelse med de relevante internationale standarder.
Den interne revisionsfunktions formål, myndighed og ansvar skal være fastsat i det interne revisionscharter og skal godkendes af bestyrelsen.
Den interne revisionsfunktions årlige revisionsplan opstilles af chefen for den interne revisionsfunktion under hensyntagen til bl.a. direktørens risikovurdering af OPP-organet.
Den årlige revisionsplan gennemgås og godkendes af bestyrelsen.
Den interne revisionsfunktion aflægger rapport til bestyrelsen og direktøren om resultatet af sine undersøgelser og om eventuelle henstillinger.
Hvis en intern revisionsfunktion, der kun betjener et enkelt OPP-organ, ikke er omkostningseffektiv eller ikke formår at overholde de internationale standarder, kan OPP-organet beslutte at dele en intern revisionsfunktion med andre OPP-organer, som er aktive inden for samme politikområde.
I sådanne tilfælde træffer bestyrelsen for de pågældende OPP-organer aftale om de praktiske vilkår for den fælles interne revisionsfunktion.
Aktørerne inden for den interne revision samarbejder effektivt ved hjælp af informationsudveksling og revisionsberetninger og i givet fald ved udarbejdelse af fælles risikovurderinger og fælles revisioner.
2.   Bestyrelsen og direktøren sikrer, at der regelmæssigt føres tilsyn med gennemførelsen af den interne revisionsfunktions henstillinger.
KAPITEL 6
INDTÆGTS- OG UDGIFTSTRANSAKTIONER
Artikel 31
Forvaltning af indtægter
1.   Indtægtsforvaltningen omfatter udfærdigelse af overslag over fordringer, fastlæggelse af udestående fordringer og inddrivelse af uberettiget udbetalte beløb. I forvaltningen indgår også mulighed for om nødvendigt at give afkald på fastsatte fordringer.
2.   Uretmæssigt udbetalte beløb inddrives.
Hvis den faktiske inddrivelse ikke har fundet sted ved udløbet af den frist, der er fastsat i debetnotaen, underretter regnskabsføreren den kompetente anvisningsberettigede herom og iværksætter omgående inddrivelsesproceduren ved hjælp af de ved lov fastsatte midler, herunder i givet fald gennem modregning, eller, hvis dette ikke er muligt, ved tvangsopkrævning.
Når den anvisningsberettigede påtænker helt eller delvis at give afkald på at inddrive en fastlagt fordring, skal vedkommende sikre sig, at afkaldet er korrekt og i overensstemmelse med princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning og med proportionalitetsprincippet. Beslutninger om afkald skal begrundes. Afkaldsbeslutningen skal indeholde oplysninger om de bestræbelser, der er gjort for at inddrive beløbet, og om de retlige og faktiske elementer, den hviler på.
Regnskabsføreren fører en oversigt over fordringer, der skal inddrives. OPP-organets fordringer samles i oversigten efter datoen for udstedelsen af inddrivelsesordren. Regnskabsføreren angiver også beslutninger om helt eller delvis at give afkald på at inddrive fastlagte fordringer. Oversigten føjes til OPP-organets beretning om den budgetmæssige og økonomiske forvaltning, der er omhandlet i artikel 53.
3.   Gæld, der ikke er indfriet på forfaldsdagen, som er fastsat i debetnotaen, pålægges morarenter, jf. artikel 99 i forordning (EU, Euratom) 2018/1046.
4.   For OPP-organets fordringer over for tredjemand og tredjemands fordringer over for OPP-organet gælder en forældelsesfrist på fem år.
Artikel 32
Medlemmernes bidrag
1.   OPP-organet anmoder sine medlemmer om at betale hele eller en del af deres bidrag på de betingelser og med de mellemrum, der er fastsat i oprettelsesakten, eller som er aftalt med dem.
2.   De midler, medlemmerne indbetaler til OPP-organet i form af bidrag, er rentebærende til fordel for OPP-organets budget.
3.   Medlemmerne afholder omkostningerne i forbindelse med deres bidrag til OPP-organets administrative omkostninger. Modtagere af tilskud fra OPP-organet, som ikke er medlemmer eller konstituerende enheder inden for OPP-organets medlemmer, bidrager hverken direkte eller indirekte eller på nogen som helst anden måde til sådanne omkostninger. Sådanne modtagere bør navnlig ikke opfordres til eller anmodes om at bidrage til OPP-organets administrative omkostninger, når de deltager i projekter, der medfinansieres af OPP-organet.
Artikel 33
Forvaltning af udgifter
1.   Ved afholdelse af udgifter indgår den anvisningsberettigede budgetmæssige og retlige forpligtelser, fastsætter udgifter og anviser betalinger samt foretager de handlinger, der er nødvendige forud for anvendelsen af bevillingerne.
2.   Enhver udgift omfatter indgåelse af en forpligtelse, fastsættelse af udgiften, anvisning til betaling og betaling.
Fastsættelse af en udgift er den handling, hvorved den ansvarlige anvisningsberettigede bekræfter en finansiel transaktion.
Når den ansvarlige anvisningsberettigede godkender en udgift efter at have forsikret sig om, at bevillingerne er stede, giver han regnskabsføreren ordre om at betale den fastsatte udgift.
3.   I forbindelse med enhver foranstaltning med udgiftsvirkning for OPP-organets budget skal den ansvarlige anvisningsberettigede indgå en budgetmæssig forpligtelse, før han indgår en retlig forpligtelse over for tredjemand.
4.   OPP-organets årlige arbejdsprogram skal være ledsaget af bestyrelsens godkendelse af OPP-organets udgifter til driften af organets aktiviteter, forudsat at de elementer, der er angivet i dette stykke, er klart identificeret.
Det årlige arbejdsprogram skal indeholde detaljerede mål og forventede resultater, herunder performanceindikatorer. Programmet skal indeholde følgende:
a)
en beskrivelse af de aktiviteter, der skal finansieres
b)
en angivelse af beløbsstørrelse for hver enkelt aktion
c)
oplysninger om den samlede strategi for det program, som OPP-organet har til opgave at gennemføre
d)
en strategi for opnåelse af effektivitetsgevinster og synergier
e)
en strategi for systemerne for organisatorisk styring og intern kontrol, herunder den seneste version af strategien til bekæmpelse af svig og en angivelse af, hvilke foranstaltninger der er truffet for at forhindre gentagelse af interessekonflikter, uregelmæssigheder og svig, navnlig hvis svagheder har givet anledning til kritiske henstillinger, som er indberettet i henhold til artikel 23 eller artikel 28, stk. 6.
OPP-organet vedtager det årlige arbejdsprogram for et bestemt år ved udgangen af det foregående år. Det årlige arbejdsprogram offentliggøres på OPP-organets hjemmeside.
Større ændringer af det årlige arbejdsprogram vedtages efter samme procedure som det oprindelige arbejdsprogram, jf. bestemmelserne i oprettelsesakten.
Bestyrelsen kan give OPP-organets anvisningsberettigede beføjelse til at foretage ikkevæsentlige ændringer af arbejdsprogrammet.
Artikel 34
Tidsfrister
Betaling af udgifter skal finde sted i overensstemmelse med artikel 116 i forordning (EU, Euratom) 2018/1046 og inden for de i artiklen fastsatte tidsfrister.
KAPITEL 7
GENNEMFØRELSE AF OPP-ORGANETS BUDGET
Artikel 35
Forskellige former for bidrag fra OPP-organer
1.   Bidrag fra OPP-organer medvirker til at opnå et bestemt af Unionens politiske mål og bestemte resultater og kan antage en af følgende former:
a)
finansiering, som ikke er knyttet til de pågældende transaktioners omkostninger, og som baseres på:
i)
opfyldelse af betingelser i sektorspecifikke regler eller Kommissionens afgørelser eller
ii)
opnåelsen af resultater målt i forhold til tidligere fastsatte delmål eller ved hjælp af performanceindikatorer
b)
godtgørelse af faktisk afholdte støtteberettigede udgifter
c)
enhedsomkostninger, som dækker alle eller visse specifikke kategorier af støtteberettigede omkostninger, som er klart fastlagt på forhånd med henvisning til et beløb pr. enhed
d)
faste beløb, som samlet set dækker alle eller visse specifikke kategorier af støtteberettigede omkostninger, som er klart fastlagt på forhånd
e)
finansiering efter fast takst, som dækker specifikke kategorier af støtteberettigede omkostninger, som er klart fastlagt på forhånd med henvisning til en procentsats
f)
en kombination af de i litra a)-e) omhandlede former.
Bidrag fra OPP-organer i henhold til første afsnit, litra a), fastsættes i overensstemmelse med artikel 181 i forordning (EU, Euratom) 2018/1046, sektorspecifikke regler eller Kommissionens afgørelser. Bidrag fra OPP-organer i henhold til første afsnit, litra c), d) og e), fastsættes i overensstemmelse med artikel 181 i forordning (EU, Euratom) 2018/1046 eller sektorspecifikke regler.
2.   Ved fastlæggelsen af den passende bidragsform tages der i videst mulige omfang hensyn til de potentielle modtageres interesser og regnskabsmetoder.
3.   Den ansvarlige anvisningsberettigede rapporterer i den konsoliderede årlige aktivitetsrapport, der er omhandlet i artikel 23, om finansiering, der ikke er knyttet til omkostninger i medfør af stk. 1, første afsnit, litra a) og f).
Artikel 36
Gensidig tillid til vurderinger
Artikel 126 i forordning (EU, Euratom) 2018/1046 finder tilsvarende anvendelse.
Artikel 37
Gensidig tillid til revisioner
Artikel 127 i forordning (EU, Euratom) 2018/1046 finder anvendelse.
Artikel 38
Anvendelse af allerede tilgængelige oplysninger
Artikel 128 i forordning (EU, Euratom) 2018/1046 finder anvendelse.
Artikel 39
Samarbejde om beskyttelse af Unionens finansielle interesser
Artikel 129 i forordning (EU, Euratom) 2018/1046 finder tilsvarende anvendelse.
Artikel 40
Oplysninger til Kommissionen om tilfælde af svig og andre økonomiske uregelmæssigheder
1.   OPP-organet underretter uden ophold Kommissionen om tilfælde af formodet svig og andre økonomiske uregelmæssigheder, uden at det berører dets forpligtelser i henhold til artikel 8, stk. 1, i (EU, Euratom) nr. 883/2013 og artikel 24, stk. 1, i forordning (EU) 2017/1939.
Det underretter desuden Kommissionen om eventuelle igangværende eller afsluttede undersøgelser fra EPPO's eller OLAF's side og om eventuelle revisioner eller kontroller udført af Revisionsretten eller Den Interne Revisionstjeneste, uden at fortroligheden i forbindelse med undersøgelserne bringes i fare.
2.   Hvis der er mulighed for, at Kommissionens ansvar for gennemførelsen af Unionens budget berøres, eller i situationer, som indebærer en potentielt alvorlig omdømmemæssig risiko for Unionen, underretter EPPO og/eller OLAF uden ophold Kommissionen om igangværende eller afsluttede undersøgelser, uden at fortroligheden og effektiviteten bringes i fare.
Artikel 41
System for tidlig opdagelse og udelukkelse
Artikel 93 og afsnit V, kapitel 2, afdeling 2, i forordning (EU, Euratom) 2018/1046 finder anvendelse.
Artikel 42
Regler om procedurer, forvaltning og e-forvaltning
Kapitel 2, afdeling 1 og 3, og afsnit V, kapitel 3, i forordning (EU, Euratom) 2018/1046 finder tilsvarende anvendelse.
Artikel 43
Udbud
1.   Udbud er omfattet af afsnit VII i forordning (EU, Euratom) 2018/1046, dog med forbehold af denne artikels stk. 2-5 og specifikke bestemmelser i oprettelsesakten eller grundretsakten for det program, som OPP-organet har fået til opgave at gennemføre.
2.   Ved kontrakter, hvis værdi er mellem 60 000 EUR og de beløbsgrænser, som er fastsat i artikel 175 i forordning (EU, Euratom) 2018/1046, kan de procedurer anvendes, der er fastsat i kapitel 1, afdeling 2, i bilag I til forordning (EU, Euratom) 2018/1046 for kontrakter med en værdi på ikke over 60 000 EUR.
3.   OPP-organet kan efter egen anmodning deltage som ordregivende myndighed, når Kommissionen, institutionerne i fællesskab, andre EU-organer og andre OPP-organer indgår aftaler.
4.   OPP-organet kan indgå serviceleveranceaftaler, jf. artikel 20, stk. 2, uden at anvende procedurer for offentlige udbud.
OPP-organet kan uden brug af proceduren for offentlige udbud indgå en kontrakt med andre medlemmer end Unionen om levering af varer og tjenesteydelser eller udførelse af arbejde, som varetages direkte af medlemmerne uden hjælp fra tredjepart.
De varer og tjenesteydelser og det arbejde, der leveres i henhold til første og andet afsnit, betragtes ikke som en del af medlemmernes bidrag til OPP-organets budget.
5.   OPP-organet kan anvende fælles udbudsprocedurer med ordregivende myndigheder i værtsmedlemsstaten for at få sine administrative behov dækket eller med ordregivende myndigheder i medlemsstaterne, landene i Den Europæiske Frihandelssammenslutning eller EU-kandidatlande, som er medlemmer af organet. I så fald finder artikel 165 i forordning (EU, Euratom) 2018/1046 tilsvarende anvendelse.
OPP-organet kan anvende fælles udbudsprocedurer med sine private medlemmer eller med de ordregivende myndigheder i lande, der deltager i EU-programmer, og som deltager som medlemmer. I så fald finder artikel 165 i forordning (EU, Euratom) 2018/1046 tilsvarende anvendelse.
Artikel 44
Eksperter
1.   I forbindelse med udvælgelse af eksperter i henhold til eventuelle særlige procedurer, som er fastsat i grundretsakten for det program, som OPP-organet har fået til opgave at gennemføre, finder artikel 237 i forordning (EU, Euratom) 2018/1046 tilsvarende anvendelse.
OPP-organet kan anvende de lister, som Kommissionen, andre EU-organer eller andre OPP-organer har udarbejdet.
OPP-organet kan, hvis det vurderes at være hensigtsmæssigt og i velbegrundede tilfælde, udvælge personer, som har de ønskede færdigheder, men som ikke står på listerne.
2.   Artikel 238 i forordning (EU, Euratom) 2018/1046 finder tilsvarende anvendelse på ulønnede eksperter.
Artikel 45
Tilskud
1.   Tilskud er omfattet af afsnit VIII i forordning (EU, Euratom) 2018/1046, dog med forbehold af specifikke bestemmelser i oprettelsesakten eller grundretsakten for det program, som OPP-organet har fået til opgave at gennemføre.
2.   OPP-organet anvender faste beløb, enhedsomkostninger og finansiering efter fast takst, der er godkendt i overensstemmelse med artikel 181, stk. 3, i forordning (EU, Euratom) 2018/1046 ved afgørelse fra den anvisningsberettigede i Kommissionen, der er ansvarlig for det program, som OPP-organet har til opgave at gennemføre. I mangel af en sådan afgørelse kan OPP-organet indgive et forslag til afgørelse til den ansvarlige anvisningsberettigede i Kommissionen ledsaget af en detaljeret begrundelse som belæg for forslaget. Forslaget til afgørelse skal være i overensstemmelse med artikel 181, stk. 3, i forordning (EU, Euratom) 2018/1046. Den ansvarlige anvisningsberettigede i Kommissionen underretter OPP-organet om sin afgørelse med hensyn til, om forslaget vedtages eller forkastes, og begrundelsen herfor. Den ansvarlige anvisningsberettigede i Kommissionen kan vedtage forslaget til afgørelse med ændringer for at sikre overholdelse af artikel 181, stk. 3, i forordning (EU, Euratom) 2018/1046.
Artikel 46
Priser
1.   Priser er omfattet af bestemmelserne i afsnit IX i forordning (EU, Euratom) 2018/1046, dog med forbehold af denne artikels stk. 2 og specifikke bestemmelser i oprettelsesakten eller grundretsakten for det program, som OPP-organet har fået til opgave at gennemføre.
2.   Konkurrencer om priser med en enhedsværdi på 1 000 000 EUR eller derover må kun udskrives, hvis de er nævnt i det årlige arbejdsprogram, som er omhandlet i artikel 33, stk. 4, og efter at oplysninger om sådanne priser er blevet forelagt Kommissionen, som derefter forelægger oplysningerne for Europa-Parlamentet og Rådet i overensstemmelse med artikel 206, stk. 2, i forordning (EU, Euratom) 2018/1046.
KAPITEL 8
REGNSKABSSYSTEM
Artikel 47
Regnskabsregler
OPP-organet opbygger et regnskabssystem, som sikrer, at der rettidigt foreligger nøjagtige, fuldstændige og pålidelige oplysninger.
OPP-organets regnskabsfører anvender de regler, der er vedtaget af Kommissionens regnskabsfører med udgangspunkt i de internationalt anerkendte regnskabsstandarder, der anvendes i den offentlige sektor.
Med henblik på nærværende artikels første afsnit finder artikel 80-84 og 87 i forordning (EU, Euratom) 2018/1046 anvendelse. Artikel 85 og 86 i forordning (EU, Euratom) 2018/1046 finder tilsvarende anvendelse.
Artikel 48
Regnskabernes struktur
OPP-organets årsregnskaber skal udarbejdes for hvert regnskabsår, der begynder den 1. januar og slutter den 31. december. Disse regnskaber skal bestå af:
a)
OPP-organets regnskaber
b)
beretninger om OPP-organets budgetgennemførelse.
Artikel 49
Bilag
Hver postering i regnskaberne skal være baseret på passende bilag i overensstemmelse med denne forordnings artikel 20, stk. 5.
Artikel 50
Regnskaber
1.   Regnskaberne opstilles i euro i overensstemmelse med de regnskabsregler, der er omhandlet i denne forordnings artikel 47, og skal bestå af:
a)
balancen, der viser alle aktiver og passiver samt den finansielle stilling pr. 31. december i det foregående regnskabsår
b)
resultatopgørelsen, der viser det økonomiske resultat for det foregående regnskabsår
c)
pengestrømsopgørelsen, der viser regnskabsårets indbetalinger og udbetalinger og den endelige likviditetssaldo
d)
opgørelsen over bevægelser på nettoaktiver med en oversigt over bevægelser på reserver i løbet af året og de kumulerede resultater.
2.   Regnskaberne skal indeholde oplysninger, herunder oplysninger om regnskabspolitik, på en måde, der sikrer, at oplysningerne er relevante, pålidelige, sammenlignelige og forståelige.
3.   Noterne til regnskabet skal indeholde supplerende oplysninger om og bemærkninger til oplysningerne i de regnskaber, der er omhandlet i stk. 1, og give alle de yderligere oplysninger, der foreskrives i de regnskabsregler, der er omhandlet i denne forordnings artikel 47 og i internationalt anerkendt regnskabspraksis, når disse oplysninger er relevante for OPP-organets virksomhed. Noterne skal som minimum indeholde følgende:
a)
regnskabsprincipper, -regler og -metoder
b)
forklarende noter med yderligere oplysninger, der ikke findes i selve regnskabet, men som er nødvendige for at give et retvisende billede af regnskaberne.
4.   Regnskabsføreren foretager efter regnskabsårets udløb og frem til fremsendelsen af det almindelige regnskab sådanne korrektioner, som uden at medføre udbetalinger eller indbetalinger med virkning for det pågældende år, er nødvendige for et korrekt og retvisende billede af de pågældende regnskaber.
Artikel 51
Beretninger om budgetgennemførelsen
1.   Beretningerne om budgetgennemførelsen opstilles i euro og skal være sammenlignelige år for år. De omfatter:
a)
beretninger, der sammenfatter alle budgettransaktioner i regnskabsåret med hensyn til indtægter og udgifter
b)
forklarende noter, der indeholder supplerende oplysninger om og bemærkninger til de i beretningerne indeholdte oplysninger.
2.   Beretningerne om budgetgennemførelsen opstilles efter samme struktur, som er anvendt i OPP-organets budget.
3.   Beretningerne om budgetgennemførelsen indeholder:
a)
oplysninger om indtægter, navnlig ændringer i indtægtsoverslagene, indtægterne og de konstaterede fordringer
b)
oplysninger, der viser ændringer i de samlede disponible forpligtelses- og betalingsbevillinger
c)
oplysninger om, hvordan de samlede disponible forpligtelses- og betalingsbevillinger er udnyttet
d)
oplysninger, der viser de udestående forpligtelser, de forpligtelser, som er fremført fra det foregående regnskabsår, og de forpligtelser, som er indgået i løbet af regnskabsåret.
Artikel 52
Foreløbige regnskaber og det endelige årsregnskab
1.   OPP-organets regnskabsfører sender senest den 1. marts i det følgende regnskabsår sit foreløbige årsregnskab til Kommissionens regnskabsfører og Revisionsretten.
OPP-organets regnskabsfører sender tillige senest den 1. marts i det følgende regnskabsår de regnskabsoplysninger, som er nødvendige med henblik på konsolideringen, til Kommissionens regnskabsfører på den måde og i det format, der fastlægges af sidstnævnte.
2.   I henhold til artikel 246 i forordning (EU, Euratom) 2018/1046 fremsætter Revisionsretten senest den 1. juni sine bemærkninger til OPP-organets foreløbige årsregnskab.
3.   OPP-organets regnskabsfører sender senest den 15. juni de regnskabsoplysninger, som er nødvendige med henblik på opstilling af det endelige konsoliderede årsregnskab, til Kommissionens regnskabsfører på den måde og i det format, der fastlægges af Kommissionen.
Efter modtagelse af Revisionsrettens bemærkninger til det foreløbige årsregnskab udarbejder regnskabsføreren OPP-organets endelige årsregnskab. Direktøren fremsender det endelige årsregnskab til bestyrelsen, som derpå afgiver udtalelse om dette regnskab.
Direktøren sender senest den 1. juli i det følgende regnskabsår det endelige årsregnskab og bestyrelsens udtalelse til Kommissionens regnskabsfører, Revisionsretten, Europa-Parlamentet og Rådet.
OPP-organets regnskabsfører sender ligeledes en forvaltningserklæring, der dækker dette endelige årsregnskab, til Revisionsretten med kopi til Kommissionens regnskabsfører. Forvaltningserklæringen udarbejdes på samme dato som det endelige årsregnskab for OPP-organet.
Det endelige årsregnskab ledsages af en note fra regnskabsføreren, hvori sidstnævnte erklærer, at det endelige årsregnskab er udfærdiget i overensstemmelse med dette kapitel og med de gældende regnskabsmæssige principper, regler og metoder.
Et link til de sider på hjemmesiden, hvor OPP-organets endelige årsregnskab offentliggøres, offentliggøres i Den Europæiske Unions Tidende senest den 15. november i det følgende år.
OPP-organets direktør fremsender senest den 30. september i det følgende regnskabsår et svar til Revisionsretten på de bemærkninger, som denne har fremsat i forbindelse med sin årsberetning. Direktørens svar sendes samtidig til Kommissionen.
Artikel 53
Årlig beretning om den budgetmæssige og økonomiske forvaltning
1.   OPP-organet udarbejder en beretning om den budgetmæssige og økonomiske forvaltning i regnskabsåret. I beretningen redegøres der som et minimum for udnyttelsesgraden for bevillingerne, både i absolutte tal og angivet som procentdele, og den skal indeholde kortfattede oplysninger om bevillingsoverførsler mellem de forskellige budgetkonti.
2.   Direktøren sender senest den 31. marts i det følgende regnskabsår beretningen om den budgetmæssige og økonomiske forvaltning til Europa-Parlamentet, Rådet, Kommissionen og Revisionsretten.
KAPITEL 9
EKSTERN REVISION, DECHARGE OG BEKÆMPELSE AF SVIG
Artikel 54
Ekstern revision
1.   En uafhængig ekstern revisor skal verificere, at OPP-organets årsregnskaber giver et korrekt billede af OPP-organets indtægter, udgifter og finansielle stilling, inden eventuelle konsolidering i Kommissionens endelige årsregnskab.
Medmindre andet er bestemt i oprettelsesakten, udarbejder Revisionsretten en særlig årsberetning om OPP-organet i overensstemmelse med kravene i artikel 287, stk. 1, i traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde. Revisionsretten tager i forbindelse med udarbejdelsen af denne beretning hensyn til det revisionsarbejde, der er udført af den uafhængige eksterne revisor, der er omhandlet i første afsnit, og de foranstaltninger, der er truffet som reaktion på den eksterne revisors konklusioner.
2.   OPP-organet sender sit endeligt vedtagne budget til Revisionsretten. EU-organet underretter snarest muligt Revisionsretten om alle beslutninger og foranstaltninger, som det træffer i henhold til artikel 6, 8 og 12.
3.   Revisionsrettens revision udføres i henhold til artikel 254-259 i forordning (EU, Euratom) 2018/1046.
Artikel 55
Tidsplan for dechargeproceduren
1.   Efter henstilling fra Rådet meddeler Europa-Parlamentet inden den 15. maj i år n + 2, medmindre andet er fastsat i grundretsakten, direktøren decharge for gennemførelsen af budgettet for år n. Direktøren underretter bestyrelsen om Europa-Parlamentets bemærkninger i den beslutning, der ledsager afgørelsen om decharge.
2.   Hvis den frist, der er nævnt i stk. 1, ikke kan overholdes, oplyser Europa-Parlamentet eller Rådet direktøren om årsagerne til, at afgørelsen har måttet udsættes.
3.   Hvis Europa-Parlamentet udsætter afgørelsen om decharge, bestræber direktøren sig på i samarbejde med bestyrelsen snarest muligt at træffe foranstaltninger, der kan fjerne eller gøre det lettere at fjerne hindringerne for denne afgørelse.
Artikel 56
Dechargeproceduren
1.   Dechargeafgørelsen omfatter regnskaberne over alle OPP-organets indtægter og udgifter, den heraf følgende saldo og OPP-organets aktiver og passiver som opført i balancen.
2.   Med henblik på at meddele decharge gennemgår Europa-Parlamentet næst efter Rådet OPP-organets regnskaber, årsregnskabet og balancen. Europa-Parlamentet gennemgår også Revisionsrettens årsberetning med tilhørende svar fra OPP-organets direktør samt de af Revisionsrettens særberetninger, der er relevante for det pågældende regnskabsår, og Revisionsrettens erklæring om regnskabernes rigtighed og de underliggende transaktioners lovlighed og formelle rigtighed.
3.   Hvis Europa-Parlamentet anmoder derom, forelægger direktøren det alle de oplysninger, der er nødvendige for, at dechargeproceduren vedrørende det pågældende regnskabsår kan forløbe tilfredsstillende, jf. også artikel 261, stk. 3, i forordning (EU, Euratom) 2018/1046.
Artikel 57
Opfølgende foranstaltninger
1.   Direktøren træffer alle egnede foranstaltninger til at efterkomme bemærkningerne i Europa-Parlamentets afgørelse om decharge samt de kommentarer, der ledsager Rådets henstilling om decharge.
2.   Efter anmodning fra Europa-Parlamentet eller Rådet aflægger direktøren beretning om, hvilke foranstaltninger vedkommende har truffet på baggrund af de bemærkninger og kommentarer, der er omhandlet i stk. 1. Direktøren fremsender en kopi heraf til Kommissionen og Revisionsretten.
Artikel 58
Kommissionens, Revisionsrettens og OLAF's kontrol på stedet
1.   OPP-organet giver Kommissionens personale og andre personer bemyndiget af Kommissionen samt Revisionsretten adgang til sine lokaler og til al information, herunder i elektronisk form, som er nødvendig for at foretage revision.
2.   OLAF kan udføre undersøgelser, herunder kontrol og inspektion på stedet i henhold til de bestemmelser og procedurer, der er fastlagt i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU, Euratom) nr. 883/2013 og Rådets forordning (Euratom, EF) nr. 2185/96 
(
12
)
 med henblik på at fastslå, om der er tale om svig, korruption eller andre ulovlige aktiviteter, der påvirker Unionens finansielle interesser.
KAPITEL 10
AFSLUTTENDE BESTEMMELSER OG OVERGANGSBESTEMMELSER
Artikel 59
Anmodninger om oplysninger
Kommissionen og andre medlemmer af OPP-organet end Unionen kan anmode OPP-organet om at fremlægge alle nødvendige oplysninger og forklaringer vedrørende budgetforhold inden for deres kompetenceområde.
Artikel 60
Vedtagelse af OPP-organets finansielle bestemmelser
1.   Hvert enkelt OPP-organ, der er omfattet af artikel 71 i forordning (EU, Euratom) 2018/1046, vedtager nye finansielle bestemmelser senest ni måneder efter den dato, på hvilken OPP-organet omfattes af nævnte forordnings artikel 71, jf. dog stk. 2.
2.   Hvert enkelt OPP-organ, der er omfattet af artikel 71 i forordning (EU, Euratom) 2018/1046, og som allerede har vedtaget de finansielle bestemmelser i overensstemmelse med forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012, skal revidere dem med henblik på at sikre overholdelse af nærværende forordning. De reviderede finansielle bestemmelser skal træde i kraft senest den 1. september 2019.
Artikel 61
Ophævelse
1.   Kommissionens delegerede forordning (EU) nr. 110/2014 ophæves med virkning fra datoen for nærværende forordnings ikrafttræden. Nævnte forordnings artikel 20 og artikel 31, stk. 4, anvendes dog fortsat indtil den 31. december 2019.
2.   Henvisninger til den ophævede forordning gælder som henvisninger til nærværende forordning og læses efter sammenligningstabellen i bilaget.
Artikel 62
Ikrafttræden
Denne forordning træder i kraft dagen efter offentliggørelsen i 
Den Europæiske Unions Tidende
. Den anvendes fra den dato. Artikel 23 og artikel 33, stk. 4, anvendes dog fra den 1. januar 2020 med undtagelse af artikel 33, stk. 4, litra c), der anvendes fra den 1. januar 2021.
Denne forordning er bindende i alle enkeltheder og gælder umiddelbart i hver medlemsstat.
Udfærdiget i Bruxelles, den 13. marts 2019.
På Kommissionens vegne
Jean-Claude JUNCKER
Formand
(
1
)
  
            
EUT L 193 af 30.7.2018, s. 1
.
(
2
)
  Kommissionens delegerede forordning (EU) nr. 110/2014 af 30. september 2013 om en finansforordningsmodel for offentlig-private partnerskabsorganer, jf. artikel 209 i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 (
EUT L 38 af 7.2.2014, s. 2
).
(
3
)
  Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 af 25. oktober 2012 om de finansielle regler vedrørende Unionens almindelige budget og om ophævelse af Rådets forordning (EF, Euratom) nr. 1605/2002 (
EUT L 298 af 26.10.2012, s. 1
).
(
4
)
  Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU, Euratom) 2015/1929 af 28. oktober 2015 om ændring af forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 om de finansielle regler vedrørende Unionens almindelige budget (
EUT L 286 af 30.10.2015, s. 1
).
(
5
)
  Kommissionens delegerede forordning (EU) 2015/2461 af 30. oktober 2015 om ændring af delegeret forordning (EU) nr. 110/2014 om en finansforordningsmodel for offentlig-private partnerskabsorganer, jf. artikel 209 i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 (
EUT L 342 af 29.12.2015, s. 1
).
(
6
)
  Kommissionens delegerede forordning (EU) 2019/715 af 18. december 2018 om rammefinansforordningen for de organer, der er nedsat i henhold til TEUF og Euratomtraktaten og omhandlet i artikel 70 i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU, Euratom) 2018/1046 (
EUT L 122 af 10.5.2019, s. 1
)
(
7
)
  Kommissionens delegerede forordning (EU) nr. 1268/2012 af 29. oktober 2012 om gennemførelsesbestemmelser til Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 om de finansielle regler vedrørende Unionens almindelige budget (
EUT L 362 af 31.12.2012, s. 1
).
(
8
)
  Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU, Euratom) nr. 883/2013 af 11. september 2013 om undersøgelser, der foretages af Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig (OLAF) og om ophævelse af Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 1073/1999 og Rådets forordning (Euratom) nr. 1074/1999 (
EUT L 248 af 18.9.2013, s. 1
).
(
9
)
  Rådets forordning (EU) 2017/1939 af 12. oktober 2017 om gennemførelse af et forstærket samarbejde om oprettelse af Den Europæiske Anklagemyndighed (»EPPO«) (
EUT L 283 af 31.10.2017, s. 1
).
(
10
)
  Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2018/1725 af 23. oktober 2018 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger i Unionens institutioner, organer, kontorer og agenturer og om fri udveksling af sådanne oplysninger og om ophævelse af forordning (EF) nr. 45/2001 og afgørelse nr. 1247/2002/EF (
EUT L 295 af 21.11.2018, s. 39
).
(
11
)
  Rådets forordning (EØF, Euratom, EKSF) nr. 259/68 af 29. februar 1968 om vedtægten for tjenestemænd i De europæiske Fællesskaber og om ansættelsesvilkårene for de øvrige ansatte i disse Fællesskaber samt om særlige midlertidige foranstaltninger for tjenestemænd i Kommissionen (
EFT L 56 af 4.3.1968, s. 1
).
(
12
)
  Rådets forordning (Euratom, EF) nr. 2185/96 af 11. november 1996 om Kommissionens kontrol og inspektion på stedet med henblik på beskyttelse af De Europæiske Fællesskabers finansielle interesser mod svig og andre uregelmæssigheder (
EFT L 292 af 15.11.1996, s. 2
).
BILAG
Sammenligningstabel
Kommissionens delegerede forordning (EU) nr. 110/2014
Nærværende forordning
Artikel 1
Artikel 1
Artikel 2
Artikel 2
Artikel 3
Artikel 3
Artikel 4
Artikel 4
Artikel 5
Artikel 5
Artikel 6
Artikel 6
Artikel 7
Artikel 8
Artikel 8
Artikel 9
Artikel 9
Artikel 10
Artikel 10
Artikel 12
Artikel 11
Artikel 13
Artikel 12
Artikel 14
Artikel 13
Artikel 15
Artikel 14
Artikel 16
Artikel 15
Artikel 17
Artikel 16
Artikel 19
Artikel 17
Artikel 20
Artikel 18
Artikel 21
Artikel 19
Artikel 22
Artikel 20
Artikel 23
Artikel 21
Artikel 24
Artikel 22
Artikel 25
Artikel 23
Artikel 26
Artikel 24
Artikel 27
Artikel 25
Artikel 18
Artikel 26
Artikel 28
Artikel 27
Artikel 29
Artikel 28
Artikel 30
Artikel 29
Artikel 31
Artikel 30
Artikel 32
Artikel 31
Artikel 33
Artikel 32
Artikel 34
Artikel 33
Artikel 43
Artikel 34
Artikel 44
Artikel 35
Artikel 45
Artikel 36
Artikel 46
Artikel 37
Artikel 42
Artikel 38
Artikel 47
Artikel 39
Artikel 48 og 53
Artikel 40
Artikel 47 og 50
Artikel 41
Artikel 50
Artikel 42
Artikel 51
Artikel 43
Artikel 52
Artikel 44
Artikel 47
Artikel 45
Artikel 47
Artikel 46
Artikel 54
Artikel 47
Artikel 55
Artikel 47a
Artikel 56
Artikel 47b
Artikel 57
Artikel 48
Artikel 58
Artikel 49
Artikel 59
Artikel 50
Artikel 60
Artikel 51
Artikel 62

Summary:
Finansforordningsmodel for offentlig-private partnerskabsorganer
RESUMÉ AF:
Delegeret forordning (EU) 2019/887 om finansforordningsmodellen til offentlig-private partnerskabsorganer, der er omhandlet i artikel 71 i forordning (EU, Euratom) 2018/1046
HVAD ER FORMÅLET MED FORORDNINGEN?
Den fastsætter vigtige principper og regler, som offentlig-private partnerskabsorganer (OPP-organer)
1
, som er omfattet af artikel 71 i 
finansforordningen
 (se 
resumé
), skal respektere, når deres egne specifikke, finansielle ordninger vedtages.
Formålet med den delegerede forordning er at sikre forsvarlig økonomisk forvaltning af 
Den Europæiske Union
s (EU) midler, som gives til sådanne organer.
Hver enkelt OPP-organ vedtager egne finansielle regler, som er i overensstemmelse med den delegerede forordning. OPP-organer må kun afvige fra forordningens regler, hvis deres specifikke behov kræver det, og der er opnået forudgående samtykke fra 
Europa-Kommissionen
.
HOVEDPUNKTER
OPP-organernes årlige budget skal angive og godkende alle indtægter og udgifter. Dette omfatter:
medlemmernes finansielle bidrag til de administrative omkostninger
formålsbestemte indtægter med henblik på specifikke udgiftsposter
indtægter, som OPP-organets genererer
udgifter, herunder administrative udgifter.
OPP-organet skal overholde følgende 
budgetprincipper
.
Enhed og et realistisk budget
 
Enhver indtægt og udgift konteres en budgetpost på OPP-organets budget.
Ingen udgifter må overstige de bevillinger, der er godkendt i henhold til OPP-organets budget.
Etårighed
 
Budgettets regnskabsår begynder den 1. januar og slutter den 31. december.
Forpligtelses-bevillinger
2
 Forpligtelsesbevillinger dækker de samlede omkostninger ved de retlige forpligtelser, der indgås i løbet af regnskabsåret.
Betalingsbevillinger
3
 dækker de betalinger, der er nødvendige til opfyldelse af retlige forpligtelser indgået i regnskabsåret eller tidligere regnskabsår.
Balance
 
Der skal være balance mellem indtægter og betalingsbevillinger.
OPP-organet må ikke optage lån inden for rammerne af sit budget.
Regningsenhed
 
Budgettet opstilles og gennemføres i euro, og regnskaberne aflægges i euro.
Regnskabsføreren kan dog gennemføre transaktioner i andre valutaer.
Bruttoopgørelse
 
De samlede indtægter skal dække de samlede betalinger.
Indtægter, der har et bestemt formål, såsom indtægter fra fonde, tilskud, gaver og testamentsarv, anvendes til at finansiere særlige udgifter.
Specificering
 
Bevillingerne fordeles som minimum på afsnit og kapitler.
Direktøren kan overføre bevillinger fra en budgetpost til en anden i henhold til visse betingelser.
Forsvarlig økonomisk forvaltning og performance
 
Betalinger skal overholde principperne om sparsommelighed, produktivitet og effektivitet.
Betalinger skal fokusere på performance og tage hensyn til mål og indikatorer til at måle fremgang.
Intern kontrol af budgetgennemførsel
 
Gælder for alle forvaltningsniveauer.
Har til formål at opnå rimelig sikkerhed for:
effektivitet, produktivitet og sparsommelighed i transaktionerne
pålidelig rapportering
beskyttelse af aktiver og oplysninger
forebyggelse, opdagelse, korrektion af og opfølgning på svig og uregelmæssigheder
tilfredsstillende styring af risiciene i forbindelse med de underliggende transaktioner.
Gennemsigtighed
 
OPP-organets budget opstilles og gennemføres, og regnskabet aflægges under overholdelse af princippet om gennemsigtighed.
For så vidt angår interessekonflikter offentliggør OPP-organet hvert år interesseerklæringer for sin bestyrelse på sin hjemmeside.
Finansiel planlægning
 kræver:
at OPP-organet sender Kommissionen og de øvrige medlemmer et overslag over det følgende års indtægter og udgifter og forslag til årligt arbejdsprogram senest den. 31. januar
at OPP-organets bestyrelse vedtager OPP-organets budget og stillingsfortegnelsen.
Forordningen
 fastlægger følgende udsagn.
Funktionerne som anvisningsberettiget og regnskabsfører
 er 
adskilte
 og 
indbyrdes uforenelige
.
Direktøren
 udøver 
funktionen som anvisningsberettiget
. Dette omfatter:
at overholde OPP-organets finansielle regler og principperne for forsvarlig økonomisk forvaltning
at udføre tjek før og om muligt efter betalingerne er foretaget
at rapportere årligt til bestyrelsen ved at fremsende en konsolideret årlig aktivitetsrapport
at beskytte EU’s finansielle interesser.
Bestyrelsen
 udnævner en 
regnskabsfører
, som er ansvarlig for:
korrekt gennemførelse af betalinger, inkassering af indtægter og inddrivelse af skyldige beløb
bogføring, forberedelse og fremlæggelse af regnskaberne
overholdelse af bogføringsreglerne samt kontoplanen
udformning og godkendelse af regnskabssystemerne
likviditetsstyring.
Anvisningsberettiget og regnskabsfører, bestyrelsesmedlemmer og øvrige involverede i gennemførelse og administration af budgettet skal forhindre 
interessekonflikter
.
OPP-organet skal have en 
intern revision
. Kommissionens interne revision udfører sin rolle ved at:
rådgive om risikostyring, forvaltnings- og kontrolsystemernes kvalitet og mulige forbedringer
være fuldstændig uafhængighed i sit arbejde.
Indtægts- og udgiftstransaktioner
 kræver:
indtægter: udfærdigelse af overslag over fordringer, fastlæggelse af udestående fordringer og inddrivelse af uberettiget udbetalte beløb
udgifter: at alle større forpligtelser, som indgås, fastsættes, godkendes og betales.
Finansielle bidrag
 fra OPP-organer medvirker til at opnå et bestemt af EU’s politiske mål og bestemte resultater. De kan spænde fra godtgørelse af faktisk afholdte støtteberettigede udgifter til finansiering efter fast takst.
OPP-organet skal uden forsinkelse informere Kommissionen i tilfælde af 
formodet svig og andre finansielle uregelmæssigheder
.
Bogføringsreglerne
 kræver, at OPP-organet:
opbygger et regnskabssystem, som sikrer, at der rettidigt foreligger nøjagtige, fuldstændige og pålidelige oplysninger
følger standardprocedurer i forbindelse med fremsendelse af bilag, regnskaber, beretninger om budgetgennemførelsen, foreløbige regnskaber og det endelige årsregnskab og en årlig beretning om den budgetmæssige og økonomiske forvaltning.
En 
uafhængig eksterne revisor
 verificerer OPP-organets årsregnskaber, og 
Europa-Parlamentet
 er ansvarlig for godkendelse af, hvordan budgettet blev gennemført (»dechargeproceduren«).
Kommissionens personale og 
Revisionsretten
 har adgang til OPP-organets lokaler for at gennemføre revision, og 
Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig (OLAF)
 kan foretage undersøgelser, kontrol på stedet og inspektioner.
HVORNÅR GÆLDER FORORDNINGEN FRA?
Den trådte i kraft den 
30. maj 2019
, med undtagelse af reglerne om en konsolideret aktivitetsrapport (artikel 23) og det årlige arbejdsprogram (artikel 33, stk. 4), som trådte i kraft den 
1. januar 2021
.
BAGGRUND
For yderligere oplysninger henvises til:
Finansforordningen gældende for Unionens almindelige budget
 — publikation (Europa-Kommissionen)
Vejledning om undgåelse og håndtering af interessekonflikter i henhold til finansforordningen
 — meddelelse (Europa-Kommissionen).
VIGTIGE BEGREBER
Offentlig-private partnerskaber.
 Organer, der har status som juridisk person, som har fået overladt implementeringen af offentlig-private partnerskaber til forsknings- og innovationsaktiviteter og andre EU-programmer, der omhandles i artikel 71 i finansforordningen. Disse organer kontrollerer, at både offentlige og private virksomheder leverer de varer og tjenesteydelser, som normalt leveres af førnævnte. De pålægger private partnere forskellige ansvar og risici, samtidig med at de lemper de stringente budgetmæssige begrænsninger for de offentlige udgifter. De kan sammensættes på mange forskellige måder for at opnå en lang række mål inden for sektorer som f.eks. transport eller sundhed.
Forpligtelsesbevillinger.
 Forpligtelser, som skal betales, under forudsætning af at visse betingelser er opfyldt.
Betalingsbevillinger.
 Udgifter til forpligtelser indgået i regnskabsåret eller tidligere regnskabsår.
HOVEDDOKUMENT
Kommissionens delegerede forordning (EU) 
nr. 
2019/887
 af 
13. marts 2019
 om en finansforordningsmodel for offentlig-private partnerskabsorganer, jf. artikel 71 i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU, Euratom) 2018/1046 (EUT L 142 af 
29.5.2019
, 
s. 16-42
).
TILHØRENDE DOKUMENTER
Kommissionens meddelelse — 
Vejledning om undgåelse og håndtering af interessekonflikter i henhold til finansforordningen
 (EUT C 121, 
9.4.2021
, 
s. 1-43
).
Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU, Euratom) 
2018/1046
 af 
18. juli 2018
 om de finansielle regler vedrørende Unionens almindelige budget, om ændring af forordning (EU) 
nr. 1296/2013
, (EU) 
nr. 1301/2013
, (EU) 
nr. 1303/2013
, (EU) 
nr. 1304/2013
, (EU) 
nr. 1309/2013
, (EU) 
nr. 1316/2013
, (EU) 
nr. 223/2014
, (EU) 
nr. 283/2014
 og afgørelse 
nr. 541/2014/EU
 og om ophævelse af forordning (EU, Euratom) 
nr. 966/2012
 (EUT L 193 af 
30.7.2018
, 
s. 1-222
).
Efterfølgende ændringer af forordning (EU, Euratom) 2018/1046 er blevet indarbejdet i grundteksten. Denne 
konsoliderede udgave
 har ingen retsvirkning.
seneste ajourføring 
5.11.2021