CELEX ID: 32018D1220

--- ENGLISH ---

Document:
7.9.2018
EN
Official Journal of the European Union
L 226/7
COMMISSION DECISION (EU) 2018/1220
of 6 September 2018
on the rules of procedure of the panel referred to in Article 143 of Regulation (EU, Euratom) 2018/1046 of the European Parliament and of the Council
THE EUROPEAN COMMISSION,
Having regard to the Treaty on the Functioning of the European Union,
Having regard to Regulation (EU, Euratom) 2018/1046 of the European Parliament and of the Council of 18 July 2018 on the financial rules applicable to the general budget of the Union, amending Regulations (EU) No 1296/2013, (EU) No 1301/2013, (EU) No 1303/2013, (EU) No 1304/2013, (EU) No 1309/2013, (EU) No 1316/2013, (EU) No 223/2014, (EU) No 283/2014, and Decision No 541/2014/EU and repealing Regulation (EU, Euratom) No 966/2012 
(
1
)
, and in particular Article 143(4) thereof,
Whereas:
(1)
Regulation (EU, Euratom) 2018/1046 has replaced Regulation (EU, Euratom) No 966/2012 of the European Parliament and of the Council 
(
2
)
 which established a panel for assessing centrally certain situations of exclusion of economic operators and adopting appropriate recommendations (‘the Panel’).
(2)
Regulation (EU, Euratom) 2018/1046 extends the powers of the Panel to issuing opinions and recommendations to determine whether a financial irregularity has occurred, and it is appropriate for the exercise of this power to be regulated in its rules of procedure.
(3)
Article 143 of Regulation (EU, Euratom) 2018/1046 establishes the composition of the Panel, the procedure for appointing its Chair and the management of conflicts of interests. It provides for the Panel's rules of procedure to be adopted by the Commission and for the Panel to be assisted by a permanent secretariat, provided by the Commission.
(4)
To ensure the Panel's continuity and proper functioning, it is appropriate to specify the procedure for the appointment and dismissal of the Chair and to lay down provisions on deputising for him/her where he/she is absent or prevented from attending to his/her duties.
(5)
To ensure the Panel's continuity and proper functioning, it is also necessary to lay down detailed rules on its composition in any given case, in particular those relating to the designation of the two permanent members, their deputies and the additional member representing the authorising officer responsible;
(6)
It is necessary to specify that observers will participate in the Panel's meetings to ensure that it is fully and adequately informed.
(7)
In the interests of proper administration, it is appropriate to specify the support functions to be provided to the Panel by the permanent secretariat in the framework of its proceedings.
(8)
The procedure for referring a case to the Panel must be clarified, in particular as regards the minimum content of the referral.
(9)
For the benefit of economic operators, it is necessary to establish the procedure for ensuring that their right to be heard is respected.
(10)
It is appropriate to specify the practical arrangements for close cooperation between the Panel and the European Anti-Fraud Office (OLAF) in the light of the administrative arrangements on cooperation and timely exchange of information between the Commission and OLAF.
(11)
It is appropriate to clarify the rules for the adoption of the Panel's recommendations and opinions.
(12)
Since the Panel replaces that referred to in Article 73(6) of Regulation (EU, Euratom) No 966/2012 and succeeds that referred to in Article 108(4) thereof, it is appropriate to repeal the two Commission Decisions C(2011) 6109 final and (EU) 2015/2463 
(
3
)
 on the rules of procedure of those panels.
(13)
Any processing of personal data by the Panel and its permanent secretariat should be carried out in accordance with Regulation (EC) No 45/2001 of the European Parliament and of the Council 
(
4
)
.
(14)
Regulation (EC) No 1049/2001 of the European Parliament and of the Council 
(
5
)
 applies to the recommendations adopted by the Panel,
HAS ADOPTED THIS DECISION:
CHAPTER I
GENERAL PROVISIONS
Article 1
Subject matter
This Decision lays down the rules of procedure of the Panel referred to in Article 143 of Regulation (EU, Euratom) 2018/1046.
Article 2
Appointment, termination of appointment and dismissal of the Chair and of his/her deputy
1.   The Chair of the Panel shall be appointed by the Commission for a non-renewable term of five years, following a call for expressions of interest. His/her term of office shall begin on the date fixed for that purpose in the decision on the appointment. This Decision shall be published in the C series of the 
Official Journal of the European Union
.
2.   The Chair shall be appointed as a special adviser of the Commission within the meaning of Article 5 of the Conditions of Employment of Other Servants of the European Union. His/her contract as special adviser shall fully respect his/her independence and shall not affect the duration of his/her term of office.
3.   If the Chair no longer fulfils the conditions required for the performance of his/her duties, he/she may be dismissed by the Commission.
4.   The rules applicable to the appointment, termination of appointment and dismissal of the Chair shall also apply to his/her deputy. The provisions laid down in paragraphs 1 to 3 of this Article and in Article 143 of Regulation (EU, Euratom) 2018/1046 shall also apply to the Chair's deputy.
Article 3
Deputising for the Chair
1.   If the Chair is prevented from attending to his/her duties, they shall be carried out by his/her deputy.
2.   Should the office of Chair fall vacant, his/her duties shall be carried out by his/her deputy until a new Chair is appointed.
3.   Where both the Chair and his/her deputy are prevented from attending to their duties, the most senior permanent member representing the Commission shall deputise.
Article 4
Responsibilities of the Chair
1.   The Chair shall represent the Panel.
2.   He/she shall chair the Panel's meetings and organise its work.
3.   He/she shall be assisted to this end by the permanent secretariat referred to in Article 7.
4.   He/she may delegate to each of the permanent members representing the Commission the power to sign on his/her behalf, at his/her direction, documents relating to a particular case or to administrative matters.
5.   He/she shall set the schedule of the Panel's meetings, after consulting the permanent members.
6.   He/she shall exercise the other powers conferred on him/her by this decision.
Article 5
Designation of the other Panel members and their deputies
1.   The Director of the Central Financial Service in the Directorate-General for Budget shall be one of the two permanent members of the Panel representing the Commission, pursuant to Article 143(2)(b) of Regulation (EU, Euratom) 2018/1046. The Director-General for Budget shall designate an official of grade AD11 or above to deputise for this permanent member.
The Director-General for Budget shall designate the second permanent member representing the Commission and his/her deputy 
ad personam
 among Commission officials of at least grade AD14 and AD11 respectively.
2.   The member representing the competent authorising officer (‘the referring authority’) and his/her deputy shall be officials or temporary staff members designated in accordance with the rules of procedure and the internal administrative rules of the institution, office, body or agency concerned, as referred to in Article 73(3) of Regulation (EU, Euratom) 2018/1046. They shall perform at least the functions of head of unit or head of delegation.
Article 6
Observers
1.   Observers shall participate in the Panel's deliberations without taking part in the adoption of recommendations.
2.   The Commission's Legal Service shall be fully entitled to observer status for each matter submitted to the Panel and shall provide comments on its own initiative or at the request of the Chair. To this end, one of its members shall attend all the Panel's deliberations. The Legal Service shall be informed of all written procedures.
3.   In matters where the request of the referring authority is based, inter alia, on information transmitted by the European Anti-Fraud Office (OLAF), OLAF's representative shall attend the Panel's meetings and participate in oral and written procedures. He/she may provide comments on his/her own initiative or at the request of the Chair.
4.   In other cases, OLAF may be invited to provide information or advice, at the request of the Chair.
5.   Authorising officers (other than the referring authority) of the Commission, of a European office set up by the Commission, of an executive agency, of another institution, or of another European office, body or agency who are concerned by the case referred to the Panel shall have observer status. These authorising officers may attend the Panel's deliberations, shall be informed of written procedures and shall provide oral and written comments at the request of the Chair.
6.   The Chair, after consulting the permanent members of the Panel, may invite other observers to attend the Panel's deliberations and call on them to provide oral and written comments.
Article 7
Permanent secretariat
1.   The Panel's permanent secretariat shall be provided by officials or staff members of the Directorate-General for Budget and shall be attached administratively to that Directorate-General.
2.   Under the Chair's authority, the permanent secretariat shall:
(a)
verify the capacity of the referring authorities, of their designated representatives and of the observers;
(b)
verify that referrals are complete and contain all the necessary documents and information, in particular the information sheet;
(c)
identify any other authorising officers concerned by the case who may be proposed as possible observers;
(d)
organise the necessary dealings and contacts with the referring authority, the Commission's Legal Service and other bodies that are or may be associated with the case in question in order to obtain updates on the information contained in the referrals;
(e)
draw up the drafts to be submitted to the Panel for examination and send them to the Chair, the other members and the observers who are to participate in settling a case;
(f)
propose to the Chair the draft schedule of the Panel's meetings;
(g)
draw up the draft agenda for the Panel's meetings and send it to the members and participants;
(h)
verify the presence of the persons and documents required to ensure that the Panel's deliberations are conducted properly;
(i)
attend the deliberations of the Panel and ensure that they are followed up;
(j)
draw up summary minutes of each meeting for the file and send them to the members;
(k)
notify the economic operators;
(l)
notify the referring authority of the recommendation adopted by the Panel;
(m)
ensure that all correspondence addressed to the Panel or relating to its activities is followed up;
(n)
keep the register of the recommendations adopted by the Panel and the decisions taken by the authorising officer responsible;
(o)
ensure publication of the decisions on exclusion and financial penalties referred to in Article 140 of Regulation (EU, Euratom) 2018/1046.
Article 8
Prevention and management of conflicts of interests
1.   Where the Chair or his/her deputy, any other member or that member's deputy, the officials and staff members making up the Panel's secretariat, and any other person who participates in the Panel's meetings or is aware of the documents relating to a case finds himself/herself in a situation that might give rise to a risk of conflict of interest, he/she shall immediately inform the other members and the secretariat. The same applies where they find themselves in a situation that might objectively be perceived as a conflict of interest.
2.   None of the persons referred to in paragraph 1 shall participate in the deliberations or in the adoption of the recommendation. A note recording the way in which the risk of a conflict of interests has been dealt with shall be included in the file.
Article 9
Cooperation between the Panel and OLAF
1.   OLAF shall cooperate closely with the Panel in accordance with Regulation (EU, Euratom) No 883/2013 of the European Parliament and of the Council 
(
6
)
, with due regard for the respect of procedural and fundamental rights and for the protection of whistle-blowers.
2.   Where the request of the referring authority is based on information transmitted by OLAF, the Panel shall consult OLAF before sending notification to the economic operator in order not to breach the confidentiality of the judicial proceedings and investigations conducted or coordinated by OLAF, including the protection of whistle-blowers, and of national investigations or judicial proceedings, where known.
3.   Disclosure to economic operators or their agents of information stemming from, or relating to, investigations conducted or coordinated by OLAF shall require OLAF's agreement.
Article 10
Referral of cases to the Panel
1.   A request for a recommendation shall be referred to the Panel by any authorising officer of the Commission, of another institution, of a European office set up by the Commission, of an executive agency, or of another European office, body or agency.
Where the referral is made by an authority that does not come under the Commission, the necessary contacts shall be established immediately by the permanent secretariat in order to make sure that both sides ensure the confidentiality of the exchanges on the case in question.
2.   The request shall be emailed in confidential form to the secretariat at the following email address: Panel-secretariat-BUDG@ec.europa.eu.
3.   Where the referring authority becomes aware of the information referred to in Articles 136 of Regulation (EU, Euratom) 2018/1046, it shall inform the Panel thereof as soon as possible after this information has been brought to its knowledge, except in duly justified cases.
4.   The request for a recommendation shall contain the information required in Article 142(3) of Regulation (EU, Euratom) 2018/1046. It shall also contain the other relevant information referred to in Article 136 of the aforementioned Regulation, including, where applicable, OLAF reports. It shall include a duly completed information sheet.
Article 11
Convening the Panel
A meeting of the Panel shall be convened by the Chair for the purpose of:
(a)
establishing the preliminary classification in law, pursuant to Article 136(2) of Regulation (EU, Euratom) 2018/1046 with a view to notifying the economic operator concerned thereof;
(b)
adopting a recommendation as referred to in Article 143(6) of Regulation (EU, Euratom) 2018/1046.
(c)
dealing with any questions relating to the Panel's functioning.
Article 12
Written procedure
On the initiative of the Chair or at the request of another member of the Panel, the facts and the preliminary classification in law may be established, and the recommendation may be adopted, by written procedure. Any member of the Panel may object to the use of the written procedure. Observers shall be associated with this procedure.
Article 13
The economic operator's right to be heard
1.   Except where there are compelling legitimate grounds to preserve the confidentiality of the investigation or of national judicial proceedings, the economic operator shall have the right to submit observations pursuant to Article 143(5) of Regulation (EU, Euratom) 2018/1046.
2.   A letter disclosing the facts and their preliminary classification in law, in which the Panel shall have regard only to documents which the economic operator has been able to examine, shall be sent to the economic operator subject to the provisions of Article 143(5) of Regulation (EU, Euratom) 2018/1046. In principal, this letter shall be sent by email.
3.   The economic operator shall submit observations to the secretariat in writing by email to the following address: Panel-secretariat-BUDG@ec.europa.eu or to the email address given in the letter indicating the facts, together with any annexes, as an ordinary electronic file produced using word-processing software.
4.   The written observations shall be no more than ten pages in length excluding annexes, except in duly justified cases involving complex legal or factual issues.
5.   As a general rule, the economic operator shall be granted a period of three weeks to submit observations. This period shall start on the day following the letter disclosing the facts and their preliminary classification in law. Where the economic operator has agreed contractually to communicate with the authorising officer responsible electronically, the letter notifying the operator of the facts shall be sent electronically.
6.   By way of an exception, following a reasoned request by the economic operator, a deadline may be extended, by no more than half the period initially granted.
7.   On the expiry of the deadline set, if there has been no duly reasoned request for an extension, or on the expiry of the extended deadline, the adversarial procedure shall be terminated.
8.   Where the Chair finds that the economic operator has not submitted observations by the prescribed deadline, the procedure shall continue and the Chair shall convene the Panel in order to adopt the recommendation.
Article 14
Adoption of letters and recommendations
The Chair and the other members shall endeavour to reach a consensus on the content of the letter notifying the economic operator concerned of the alleged facts and their preliminary classification in law and, subsequently, on the recommendation.
In the absence of a consensus, the matter shall be put to a majority vote in which:
(a)
the Chair has one vote;
(b)
the two permanent members together have one vote;
(c)
the member representing the referring authority has one vote.
Article 15
Notification of the recommendation
The Panel shall notify its recommendation to the referring authority and the observers.
Article 16
Time limits for the settlement of a case
1.   Once the secretariat has verified the referral and examined the case as provided for in the applicable provisions of Article 7, it shall send it to the Chair and the members of the Panel. The Chair shall verify the preparation of the file, after requesting additional measures of verification or examination, where applicable.
2.   The duration of the procedure, which shall start when the Chair verifies the preparation of the file and terminate when an opinion and, if applicable, a recommendation is notified to the referring authority, shall, in principle, be no more than three months. This period may be extended by the Chair in order, inter alia, to ensure that the right to be heard is respected.
Article 17
Confidentiality of the proceedings and deliberations
Without prejudice to the application of Article 8(1) of Regulation (EU, Euratom) No 883/2013 and Article 22a of the Staff Regulations 
(
7
)
, the members of the Panel and of its secretariat, as well as any persons who, in any capacity, have participated in the proceedings or meetings of the Panel or have been involved in preparing the documents, opinions or positions issued by it, shall comply with the strictest confidentiality in this respect, in accordance with their possible administrative or contractual liability or liability under the Staff Regulations. The same applies to the Chair and his/her deputy.
Article 18
Handling of requests for access to documents and protection of personal data
Regulation (EC) No 1049/2001 and Regulation (EC) No 45/2001 shall apply to the proceedings of the Panel.
CHAPTER II
SPECIFIC PROVISIONS ON THE EXERCISE OF THE CONSULTATIVE POWERS REFERRED TO IN ARTICLE 93 OF THE FINANCIAL REGULATION
Article 19
Principles
1.   The provisions of Articles 1 to 4, 8, 12, 13, 17 and 18 in Chapter I of these Rules of Procedure shall apply to the Panel's exercise of the consultative powers conferred on it by Article 93 of Regulation (EU, Euratom) 2018/1046.
2.   The provisions of the other articles in Chapter I of these Rules of Procedure shall also apply to the Panel's exercise of the powers referred to in paragraph 1, unless specifically provided for in this Chapter.
Article 20
Additional members of the Panel and their deputies
1.   When issuing the opinion referred to in Article 93(1) of Regulation (EU, Euratom) 2018/1046, the Panel shall be composed of the members referred to in Article 143(2) of Regulation (EU, Euratom) 2018/1046 and the following three additional members:
(a)
a representative of the appointing authority in charge of disciplinary matters of the institution or body concerned;
(b)
a member designated by the staff committee of the institution or body concerned;
(c)
a member of the legal service of the institution, European office set up by the Commission, executive agency or other European office, body or agency of the staff member concerned.
2.   Each of these three members shall have a deputy designated, as appropriate, by:
(a)
the appointing authority concerned;
(b)
the staff committee concerned;
(c)
the legal service concerned.
Article 21
Designation of the observers
1.   The Commission's Legal Service shall designate an observer when the staff member concerned does not belong to the Commission.
2.   The authorising officer responsible or, where appropriate, the Head of a Union Delegation acting as authorising officer by subdelegation, or their representatives, shall have observer status.
3.   OLAF shall designate an observer when the information relating to the alleged breach of a provision of Regulation (EU, Euratom) 2018/1046 or of any other provision relating to financial management or control of transactions results from information transmitted by OLAF.
4.   The disciplinary office of the institution or body concerned shall designate an observer in cases where a case is referred to the Panel by the appointing authority. In other cases, it may be invited by the Chair to designate an observer.
5.   After consulting the members, the Chair may invite other observers.
Article 22
Permanent secretariat of the Panel
1.   The provisions of Article 7, except for those in paragraph 2(k) thereof, shall apply.
2.   In particular, the secretariat shall:
(a)
where the Panel is directly informed of a case by a staff member, ensure that the file is sent to the appointing authority and shall notify this to the staff member who transmitted the information, as specified in Article 23(2);
(b)
where a case is referred to the Panel, verify the capacity of the referring authority and of its designated representatives;
(c)
identify, in agreement with the Chair, the three additional members of the Panel and the observers and verify their capacity;
(d)
verify that the files are complete and contain all the necessary documents and information, in particular the information sheet, a description of the facts and the alleged irregularity, and the supporting documents, including the investigation reports;
(e)
verify that the staff member concerned has been properly heard by the appointing authority or the authorising officer responsible, as appropriate;
(f)
draw up the draft opinions to be submitted for examination by the Panel for a decision and send them to the Chair, to the other members and to the observers who have been called upon to participate in settling a case;
(g)
send the recommendations referred to in Article 93(3) of Regulation (EU, Euratom) 2018/1046 to the authorising officer responsible and the internal audit service responsible;
(h)
where the Panel considers that the case is a matter for OLAF, transmit the file to the appointing authority without delay and inform OLAF.
Article 23
Referral of cases to the Panel
1.   In accordance with Article 93(1) of Regulation (EU, Euratom) 2018/1046, the panel shall be convened at the request of any appointing authority responsible for disciplinary matters or of an authorising officer responsible, including a head of a Union delegation or his/her deputy acting as the authorising officer by subdelegation, hereinafter ‘referring authorities’.
2.   Where the Panel is directly informed by a staff member, it shall send the file to the competent appointing authority or, as appropriate, to the authority empowered to conclude contracts and inform that staff member. If the competent appointing authority decides to refer the case to the Panel, it shall inform the staff member. If it decides not to refer the case to the Panel, it shall inform the Panel and the staff member.
In order to ensure that whistle-blowers are effectively protected, as provided for in Article 22a(3) of the Staff Regulations, the Panel may decide, by way of derogation from the preceding subparagraph, not to inform the competent appointing officer and to inform OLAF.
Article 24
Written procedure
At the initiative of the Chair or at the request of a member of the Panel, the opinion may be established by written procedure. Any member of the Panel or, if appropriate, the Chair may object to the use of the written procedure. In that case, the Chair shall convene a meeting within a reasonable time. The same rule shall apply as regards the recommendation referred to in Article 93(3) of Regulation (EU, Euratom) 2018/1046.
Article 25
Adoption of the opinion and the recommendation
1.   The Panel shall seek to reach consensus on whether a financial irregularity has occurred and on the reasoning underlying the opinion or recommendation.
2.   In the absence of a consensus, the matter shall be put to a vote in which:
(a)
the Chair has one vote;
(b)
the two permanent members representing the Commission together have one vote;
(c)
the member representing the referring authority has one vote;
(d)
the three additional members have one vote each.
In the event of a tied vote, the Chair shall have the casting vote.
3.   Paragraphs 1 and 2 shall apply 
mutatis mutandis
 to the adoption of the recommendations. The consensus or the vote shall concern in particular the systemic nature of the financial irregularity.
Article 26
Notification of the opinion and the recommendation
The Panel shall notify the opinion without delay to the referring authority, the authorising officer responsible and the observers.
Article 27
The staff member's right to be heard
In accordance with Article 93(2) second subparagraph of Regulation (EU, Euratom) 2018/1046, before referring a case to the Panel, the appointing authority or, as applicable, the authorising officer responsible shall give the staff member the opportunity to present his/her observations on the facts concerning him/her. In accordance with Article 22(2)(e), after the referral of the case the permanent secretariat shall verify that the interested party has been properly heard.
CHAPTER III
FINAL PROVISIONS
Article 29
Review
This Decision shall be reviewed at the latest at the date determined by the Commission in accordance with Article 120(2), second and third subparagraphs, of Council Regulation (EU, Euratom) 2017/1939 
(
8
)
.
Article 30
Repeal
1.   Decision C(2013) 6109 final is repealed.
2.   Decision (EU, Euratom) 2015/2463 is repealed.
Article 31
Entry into force and application
This Decision shall enter into force on the third day following that of its publication in the 
Official Journal of the European Union
.
It shall apply from the date of entry into force of Article 143(4) of Regulation (EU, Euratom) 2018/1046.
Done at Brussels, 6 September 2018.
For the Commission
The President
Jean-Claude JUNCKER
(
1
)
  
            
OJ L 193, 30.7.2018, p. 1
.
(
2
)
  Regulation (EU, Euratom) No 966/2012 of the European Parliament and of the Council of 25 October 2012 on the financial rules applicable to the general budget of the Union and repealing Council Regulation (EC, Euratom) No 1605/2002 (
OJ L 298, 26.10.2012, p. 1
).
(
3
)
  Commission Decision (EU) 2015/2463 of 18 December 2015 on the rules of procedure of the panel referred to in Article 108 of Regulation (EU, Euratom) No 966/2012 of the European Parliament and of the Council (
OJ L 342, 29.12.2015, p. 57
).
(
4
)
  Regulation (EC) No 45/2001 of the European Parliament and of the Council of 18 December 2000 on the protection of individuals with regard to the processing of personal data by the Community institutions and bodies and on the free movement of such data (
OJ L 8, 12.1.2001, p. 1
).
(
5
)
  Regulation (EC) No 1049/2001 of the European Parliament and of the Council of 30 May 2001 regarding public access to European Parliament, Council and Commission documents (
OJ L 145, 31.5.2001, p. 43
).
(
6
)
  Regulation (EU, Euratom) No 883/2013 of the European Parliament and of the Council of 11 September 2013 concerning investigations conducted by the European Ant-Fraud Office (OLAF) and repealing Regulation (EC) No 1073/1999 of the European Parliament and of the Council and Council Regulation (Euratom) No 1074/1999 (
OJ L 248, 18.9.2013, p. 1
).
(
7
)
  Regulation (EEC, Euratom, ECSC) No 259/68 of the Council of 29 February 1968 laying down the Staff Regulations of Officials and the Conditions of Employment of Other Servants of the European Communities and instituting special measures temporarily applicable to officials of the Commission (
OJ L 56, 4.3.1968, p. 1
).
(
8
)
  Council Regulation (EU) 2017/1939 of 12 October 2017 implementing enhanced cooperation on the establishment of the European Public Prosecutor's Office (‘the EPPO’), (
OJ L 283, 31.10.2017, p. 1
).

Summary:
Ensuring sound financial management of the EU budget
SUMMARY OF:
Decision (EU) 2018/1220 on the rules of procedure of the panel referred to in Article 143 of the EU’s financial regulation
WHAT IS THE AIM OF THE DECISION?
Decision (EU) 2018/1220 establishes the 
rules of procedure
 for the interinstitutional panel established by Article 143 of Regulation (EU, Euratom) 
2018/1046
 (see summary on 
financial regulation
).
The panel is the central point across all 
European Union
 (EU) 
institutions
, bodies and agencies to assess whether participants and recipients and other persons and entities applying for EU funds should be excluded from EU funding or be subject to a financial penalty, and whether these sanctions should be published.
While ensuring the right to be heard of persons and entities concerned, it bases its recommendations on facts and findings from various sources, including 
European Anti-Fraud Office (OLAF)
 and 
European Public Prosecutor’s Office (EPPO)
 investigations and decisions adopted by national authorities or international organisations.
It is also competent (under Article 93 of the financial regulation) to issue opinions and recommendations on financial irregularities resulting from an act or omission of an EU staff member.
KEY POINTS
The 
European Commission
 appoints a high-level independent Chair of the panel for a non-renewable 5-year term. This person must be either a former member of the 
Court of Justice of the European Union
 or the 
European Court of Auditors
, or a former director-general of an EU institution other than the Commission. The Chair is deputised by a Vice-Chair.
The 
Chair
:
represents the panel, chairs and schedules its meetings and organises its work;
is assisted by a permanent secretariat;
convenes the panel when it is asked to give a recommendation on a case.
The Chair is deputised by a Vice-Chair who is appointed under the same conditions and replaces the Chair in case he/she is prevented from attending to his/her duties.
The 
panel
 also includes:
two permanent members: the principal adviser responsible for ‘Financial and legal issues, rule of law, fraud prevention and EDES’ from the 
Directorate-General for Budget
 and another person designated by the Director-General for Budget;
the requested authorising officer;
observers, including: 
from the Commission’s 
legal service
, which attends all of the panel’s meetings;
from OLAF and/or the EPPO, where the case concerns information they have provided;
authorising officers from whichever EU institution, body or agency is concerned by the case;
other observers invited by the Chair.
The 
permanent secretariat is under the Chair’s authority and
:
is staffed by officials from the Directorate-General for Budget;
organises the panel’s work;
draws up documents for the panel;
verifies the documentation and information submitted;
identifies individuals who are potentially involved in a case;
keeps a register of all of the panel’s recommendations.
Any member of the panel or the secretariat who considers they may have a conflict of interest in a case does not participate in the proceedings.
Participation of OLAF
:
OLAF cooperates closely with the panel to respect procedural and fundamental rights and to protect whistle-blowers;
OLAF is consulted before the panel notifies a person or entity concerned, where a case is based on information transmitted by OLAF – this is done to avoid damaging the confidentiality of legal proceedings or ongoing investigations.
Participation of the EPPO
:
The EPPO cooperates with the panel according to the arrangements for cooperation set out in the agreement referred to in Article 103(1) of Council Regulation (EU) 2017/1939;
The EPPO participates as an observer in Panel meetings where the request of the referring authority is based, in whole or in part, on information transmitted by the EPPO.
Referring cases to the panel.
 Any authorising official in an EU institution, agency or body:
may refer, using a confidential email address, a case to the panel for its recommendation;
must inform the panel as soon as they become aware of information which could exclude a person or entity from EU funds;
provides all the necessary information they have detected.
Right to be heard.
 Economic operators
1
:
may submit their comments on the case, except where there are compelling legitimate grounds to preserve the confidentiality of the investigation or judicial proceedings;
receive a letter and documentation setting out the facts of the case;
send by email their comments, limited to 10 pages and within 3 weeks (these conditions can be more flexible in complex cases).
The 
panel
:
aims for consensus when giving its recommendation on a case involving a person or entity;
decides by majority vote in the absence of a consensus, with one vote for the Chair, one vote for the two permanent members (shared vote) and one vote for the authorising officer involved;
notifies its recommendation to the observers and the institution, body or agency which referred the case;
makes a recommendation within 3 months of receiving a case unless the Chair decides to extend this term, especially in order to ensure the right to be heard of the natural or legal persons concerned;
members, the secretariat staff and all other persons involved in the proceedings and its preparation must respect the strictest confidentiality.
EU staff members.
 The panel:
may give an opinion as to whether an EU staff member has committed a financial irregularity;
includes, in such circumstances, three extra members (one from the disciplinary body of the institution concerned, one from its staff committee and one from its legal service).
The adversarial procedure is held by the referring authority before the case is examined by the panel.
The decision repeals Commission decisions C(2011) 6109 final and (EU) 
2015/2463
 which had set out rules of procedure for earlier panels.
The decision was amended on 
3 July 2021
 by Decision (EU) 
2021/1081
, in order to ensure the panel’s continuity and to include the mention to the arrangements between the EPPO and the Commission.
FROM WHEN DOES THE DECISION APPLY?
It has applied since 
2 August 2018
.
BACKGROUND
For more information, see:
Modern and simpler – the new EU financial rules take effect today
 – press release (European Commission).
KEY TERMS
Economic operator.
 A person, entity, business or other organisation which supplies goods, works or services.
MAIN DOCUMENT
Commission Decision (EU) 
2018/1220
 of 
6 September 2018
 on the rules of procedure of the panel referred to in Article 143 of Regulation (EU, Euratom) 2018/1046 of the European Parliament and of the Council (OJ L 226, 
7.9.2018
, 
pp. 7–16
).
Successive amendments to Commission Decision (EU) 2018/1220 have been incorporated in the original text. This 
consolidated version
 is of documentary value only.
RELATED DOCUMENTS
Regulation (EU, Euratom) 
2018/1046
 of the European Parliament and of the Council of 
18 July 2018
 on the financial rules applicable to the general budget of the Union, amending Regulations (EU) 
No 1296/2013
, (EU) 
No 1301/2013
, (EU) 
No 1303/2013
, (EU) 
No 1304/2013
, (EU) 
No 1309/2013
, (EU) 
No 1316/2013
, (EU) 
No 223/2014
, (EU) 
No 283/2014
, and Decision 
No 541/2014/EU
 and repealing Regulation (EU, Euratom) 
No 966/2012
 (OJ L 193, 
30.7.2018
, 
pp. 1–222
).
See 
consolidated version
.
last update 
7.5.2024

--- DANISH ---

Document:
7.9.2018
DA
Den Europæiske Unions Tidende
L 226/7
KOMMISSIONENS AFGØRELSE (EU) 2018/1220
af 6. september 2018
om forretningsordenen for det panel, der omhandles i artikel 143 i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU, Euratom) 2018/1046
EUROPA-KOMMISSIONEN HAR —
under henvisning til traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde,
under henvisning til Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU, Euratom) 2018/1046 af 18. juli 2018 om de finansielle regler vedrørende Unionens almindelige budget, om ændring af forordning (EU) nr. 1296/2013, (EU) nr. 1301/2013, (EU) nr. 1303/2013, (EU) nr. 1304/2013, (EU) nr. 1309/2013, (EU) nr. 1316/2013, (EU) nr. 223/2014, (EU) nr. 283/2014 og afgørelse nr. 541/2014/EU og om ophævelse af forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 
(
1
)
, særlig artikel 143, stk. 4, og
ud fra følgende betragtninger:
(1)
Forordning (EU, Euratom) 2018/1046 har erstattet Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 
(
2
)
, og der er blevet oprettet et panel til varetagelse af den centraliserede vurdering af bestemte situationer med udelukkelse af økonomiske aktører og vedtagelse af passende henstillinger(i det følgende benævnt »panelet«).
(2)
Forordning (EU, Euratom) 2018/1046 udvider panelets beføjelser til at fremsætte udtalelser og henstillinger med henblik på at afgøre, om der foreligger en finansiel uregelmæssighed, og udøvelsen af denne beføjelse bør beskrives i panelets forretningsorden.
(3)
Artikel 143 i forordning (EU, Euratom) 2018/1046 indeholder bestemmelser om panelets sammensætning, proceduren for formandens udnævnelse og håndteringen af interessekonflikter. I henhold hertil vedtages panelets forretningsorden af Kommissionen, og panelet bistås af et fast sekretariat, der leveres af Kommissionen.
(4)
For at sikre kontinuiteten i panelets virke og sikre, at panelet fungerer tilfredsstillende, bør der angives en procedure for udnævnelse og afsættelse af formanden, og der bør fastsættes bestemmelser for, hvem der fungerer som stedfortræder, når formanden er fraværende eller forhindret i at varetage sit hverv.
(5)
For at sikre kontinuiteten i panelets virke og sikre, at panelet fungerer tilfredsstillende, er det ligeledes nødvendigt at fastlægge detaljerede regler om panelets sammensætning i enhver situation, især dem, der vedrører udpegelsen af de to faste medlemmer, deres stedfortrædere og det medlem, som repræsenterer den ansvarlige anvisningsberettigede.
(6)
Det er nødvendigt at præcisere, at der deltager observatører i panelets møder, navnlig for at sikre, at det er fuldstændigt og passende informeret.
(7)
Af hensyn til en velfungerende administration bør det præciseres, hvilke støttefunktioner det faste sekretariat skal varetage for panelet i forbindelse med dets arbejde.
(8)
Det bør angives nærmere, hvilken procedure der anvendes ved henvisning af sager til panelet, især hvad angår minimumskravene til, hvad der skal oplyses i forbindelse med henvisningen.
(9)
Af hensyn til de økonomiske aktører bør det præciseres, hvilken procedure der skal følges for at sikre deres ret til at blive hørt.
(10)
Det bør præciseres, hvilke praktiske regler der gælder for et tæt samarbejde mellem panelet og Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig (OLAF) set i lyset af de administrative regler for samarbejde og rettidig udveksling af oplysninger mellem Kommissionen og OLAF.
(11)
Det bør præciseres, hvilke regler der gælder for vedtagelse af panelets henstillinger og udtalelser.
(12)
Eftersom panelet erstatter den instans, der er omhandlet i artikel 73, stk. 6, i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012, og er efterfølger til det panel, der er omhandlet i artikel 108, stk. 4, i samme forordning, bør de to afgørelser, Kommissionens afgørelse C(2011) 6109 final og Kommissionens afgørelse (EU) 2015/2463 
(
3
)
 vedrørende deres forretningsordener ophæves.
(13)
Panelets og dets faste sekretariats behandling af personoplysninger er omfattet af bestemmelserne i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 45/2001 
(
4
)
.
(14)
Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 1049/2001 om aktindsigt i Europa-Parlamentets, Rådets og Kommissionens dokumenter 
(
5
)
 finder anvendelse på panelets henstillinger —
VEDTAGET DENNE AFGØRELSE:
KAPITEL I
ALMINDELIGE BESTEMMELSER
Artikel 1
Formål
I denne afgørelse fastlægges forretningsordenen for det panel, der er omhandlet i artikel 143 i forordning (EU, Euratom) 2018/1046.
Artikel 2
Udnævnelse, fratræden og afsættelse af formanden og dennes stedfortræder
1.   Panelets formand udnævnes af Kommissionen for en periode på fem år, som ikke kan forlænges, efter en indkaldelse af interessetilkendegivelser. Formandens embedsperiode løber fra det tidspunkt, som er fastsat i udnævnelsesdokumentet. Denne afgørelse offentliggøres i C-udgaven af 
Den Europæiske Unions Tidende
.
2.   Formanden fungerer som særlig rådgiver som omhandlet i artikel 5 i ansættelsesvilkårene for de øvrige ansatte i Den Europæiske Union. Formandens kontrakt som særlig rådgiver skal fuldt ud respektere vedkommendes uafhængighed og må ikke påvirke varigheden af vedkommendes mandat.
3.   Kommissionen kan afskedige formanden, hvis vedkommende ikke længere opfylder kravene for at kunne varetage sit hverv.
4.   Reglerne for udnævnelse, fratræden og afsættelse af formanden gælder også for vedkommendes stedfortræder. Bestemmelserne i stk. 1-3 i denne artikel og bestemmelserne i artikel 143 i forordning (EU, Euratom) 2018/1046 gælder også for formandens stedfortræder.
Artikel 3
Formandens stedfortræder
1.   Hvis formanden er forhindret, varetages dennes opgaver af stedfortræderen.
2.   Hvis formandsposten er ledig, varetages formandsopgaverne af formandens stedfortræder indtil udnævnelsen af en ny formand.
3.   Hvis både formanden og dennes stedfortræder er forhindret, varetages opgaverne af det længst siddende faste medlem, der repræsenterer Kommissionen.
Artikel 4
Formandens opgaver
1.   Formanden repræsenterer panelet.
2.   Formanden leder panelets møder og tilrettelægger dets arbejde.
3.   Med henblik herpå bistås formanden af det i artikel 7 nævnte faste sekretariat.
4.   Formanden kan delegere sin undertegnelsesbeføjelse til alle de faste medlemmer, der repræsenterer Kommissionen, således at de i vedkommendes navn og på dennes vegne og ifølge de instrukser, vedkommende giver dem, kan undertegne dokumenter vedrørende en bestemt sag eller administrative anliggender.
5.   Efter høring af de faste medlemmer fastlægger formanden panelets mødekalender.
6.   Formanden udfører de øvrige opgaver, som vedkommende tillægges ved denne afgørelse.
Artikel 5
Udnævnelse af panelets øvrige medlemmer og deres stedfortrædere
1.   Direktøren for den centrale finanstjeneste i Generaldirektoratet for Budget er et af de to faste medlemmer af panelet, der repræsenterer Kommissionen, jf. artikel 143, stk. 2, litra b), i forordning (EU, Euratom) 2018/1046. Generaldirektøren for budget udpeger en stedfortræder for dette faste medlem blandt tjenestemænd i lønklasse AD 11 eller derover.
Generaldirektøren for budget udpeger personligt det andet faste medlem, der repræsenterer Kommissionen, og vedkommendes stedfortræder blandt de tjenestemænd i Kommissionen, der som minimum er indplaceret i henholdsvis lønklasse AD 14 og AD 11.
2.   Det medlem, der repræsenterer den kompetente anvisningsberettigede (i det følgende benævnt »den henvisende myndighed«) og vedkommendes stedfortræder er tjenestemænd eller midlertidigt ansatte udpeget i overensstemmelse med forretningsordenen og de interne administrative regler for den berørte institution, det berørte agentur eller det berørte organ, jf. artikel 73, stk. 3, i forordning (EU, Euratom) 2018/1046. De fungerer mindst som kontorchef eller delegationschef.
Artikel 6
Observatører
1.   Observatørerne deltager i panelets forhandlinger, men ikke i vedtagelsen af henstillinger.
2.   Kommissionens Juridiske Tjeneste har automatisk observatørstatus i forbindelse med behandlingen af alle sager, der forelægges panelet, og fremsætter bemærkninger på eget initiativ eller på anmodning af formanden. Derfor deltager et medlem af Juridisk Tjeneste i alle panelets forhandlinger. Juridisk Tjeneste underrettes om alle skriftlige procedurer.
3.   I sager, hvor anmodningen fra den henvisende myndighed bl.a. bygger på oplysninger fra Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig (OLAF), deltager repræsentanten herfor i panelets møder og i mundtlige og skriftlige procedurer. Vedkommende kan fremsætte bemærkninger på eget initiativ eller efter anmodning fra formanden.
4.   I forbindelse med behandlingen af andre sager kan OLAF af formanden anmodes om at afgive oplysninger eller udtalelser.
5.   Foruden den henvisende myndighed kan de øvrige anvisningsberettigede i Kommissionen, i et europæisk kontor nedsat af Kommissionen, i et forvaltningsorgan, i en anden institution eller i et andet europæisk kontor eller organ, som er berørt af den sag, der er forelagt panelet, deltage som observatører. Disse anvisningsberettigede kan deltage i panelets forhandlinger, og de holdes underrettet om skriftlige procedurer og fremsætter mundtlige og skriftlige bemærkninger efter anmodning fra formanden.
6.   Efter høring af panelets faste medlemmer kan formanden indbyde andre observatører til at deltage i panelets forhandlinger og opfordre dem til at fremsætte mundtlige og skriftlige bemærkninger.
Artikel 7
Det faste sekretariat
1.   Panelets sekretariat oprettes af og knyttes administrativt til Generaldirektoratet for Budget.
2.   Under formandens ledelse varetager det faste sekretariat følgende opgaver:
a)
det kontrollerer de henvisende myndigheders status og deres udpegede repræsentanters og observatørers status
b)
det verificerer, at høringsanmodningerne er fuldstændige og indeholder alle de nødvendige dokumenter og oplysninger, navnlig oplysningsskemaet
c)
det fastslår, om der eventuelt er andre anvisningsberettigede, som er berørt af sagen, og som eventuelt kan foreslås som observatører
d)
det tilrettelægger de nødvendige skridt og kontakter med den henvisende myndighed, Kommissionens Juridiske Tjeneste og andre enheder, der er eller kunne blive involveret i den pågældende sag, med det formål at få ajourført oplysningerne i høringsanmodningerne
e)
det udarbejder de udkast, der skal forelægges panelet, og fremsender dem til formanden, de øvrige medlemmer og de observatører, der inddrages i behandlingen af en sag
f)
det forelægger formanden et udkast til panelets mødekalender
g)
det udarbejder et udkast til dagsorden for panelets møder og sender det til panelets medlemmer og deltagerne i panelets møder
h)
det verificerer tilstedeværelsen af de personer og dokumenter, der kræves for at sikre den formelle rigtighed af panelets forhandlinger
i)
det deltager i panelets forhandlinger og står for opfølgningen heraf
j)
det udarbejder et kortfattet resumé af hvert møde og sender det til medlemmerne
k)
det underretter de økonomiske aktører
l)
det meddeler den henvisende myndighed den af panelet vedtagne henstilling
m)
det følger op på al korrespondance rettet til panelet eller vedrørende dets aktiviteter
n)
det fører et register over de henstillinger, som panelet vedtager, og de afgørelser, som den ansvarlige anvisningsberettigede træffer
o)
det sikrer offentliggørelsen af afgørelser om udelukkelse og økonomiske sanktioner som omhandlet i artikel 140 i forordning (EU, Euratom) 2018/1046.
Artikel 8
Forebyggelse og håndtering af interessekonflikter
1.   Når formanden eller dennes stedfortræder, ethvert andet medlem eller vedkommendes stedfortræder, tjenestemændene og de øvrige ansatte i panelets sekretariat og enhver anden person, der deltager i panelets møder eller har kendskab til dokumenter vedrørende en bestemt sag, befinder sig i en situation, der kunne give anledning til en interessekonflikt, underretter de omgående de øvrige medlemmer og sekretariatet. Det samme gælder, når de befinder sig i en situation, der objektivt set kunne opfattes som en interessekonflikt.
2.   Ingen af de i stk. 1 nævnte personer deltager i forhandlingerne eller vedtagelsen af henstillingen. Sagsakten vedlægges et notat om, hvordan risikoen for interessekonflikter er blevet behandlet.
Artikel 9
Samarbejde mellem panelet og OLAF
1.   OLAF arbejder tæt sammen med panelet i overensstemmelse med bestemmelserne i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU, Euratom) nr. 883/2013 
(
6
)
 under behørig hensyntagen til processuelle og grundlæggende rettigheder og til beskyttelse af whistleblowere.
2.   Hvis anmodningen fra den henvisende myndighed er baseret på oplysninger fra OLAF, konsulterer panelet af hensyn til fortroligheden af de undersøgelser, som gennemføres eller koordineres af OLAF, herunder beskyttelsen af whistleblowere, og de nationale undersøgelser eller retssager, der måtte være kendskab til, OLAF, inden den økonomiske aktør underrettes.
3.   Videregivelse til økonomiske aktører eller deres ansatte af oplysninger, der stammer fra undersøgelser gennemført eller koordineret af OLAF, kræver OLAF's godkendelse.
Artikel 10
Henvisning af sager til panelet
1.   Panelet forelægges en anmodning om en henstilling fra enhver delegeret anvisningsberettiget i Kommissionen, i en af de øvrige institutioner, i et af Kommissionen oprettet europæisk kontor, i et forvaltningsorgan eller i et andet europæisk kontor eller organ.
Når anmodningen stammer fra en myndighed, der ikke henhører under Kommissionen, skaber det faste sekretariat omgående de kontakter, der er nødvendige for at sikre, at parterne respekterer fortroligheden af al korrespondance vedrørende den pågældende sag.
2.   Anmodningen sendes i fortrolig form til sekretariatet med elektronisk post til følgende adresse: Panel-secretariat-BUDG@ec.europa.eu.
3.   Når den henvisende myndighed får kendskab til de oplysninger, der er omhandlet i artikel 136 i forordning (EU, Euratom) 2018/1046, forelægger den panelet disse oplysninger hurtigst muligt efter selv at have fået kendskab hertil, undtagen i behørigt begrundede tilfælde.
4.   Anmodningen om en henstilling skal indeholde alle de oplysninger, der kræves i henhold til artikel 142, stk. 3, i forordning (EU, Euratom) 2018/1046. Den skal ligeledes indeholde alle de øvrige oplysninger, der er omhandlet i forordningens artikel 136, herunder eventuelle rapporter fra OLAF. Den skal omfatte et behørigt udfyldt oplysningsskema.
Artikel 11
Indkaldelse af panelet
Panelet mødes efter indkaldelse fra formanden med henblik på:
a)
at foretage en foreløbig juridisk vurdering som fastsat i artikel 136, stk. 2, i forordning (EU, Euratom) 2018/1046 med det formål at underrette den berørte økonomiske aktør herom
b)
at vedtage en henstilling som fastsat i artikel 143, stk. 6, i forordning (EU, Euratom) 2018/1046
c)
at behandle spørgsmål vedrørende panelets funktionsmåde.
Artikel 12
Skriftlig procedure
På initiativ af formanden eller efter anmodning fra et andet medlem af panelet kan den foreløbige juridiske vurdering foretages og henstillingen vedtages ved skriftlig procedure. Panelets medlemmer kan gøre indsigelse mod anvendelsen af den skriftlige procedure. Observatørerne inddrages i denne procedure.
Artikel 13
Den økonomiske aktørs ret til at blive hørt
1.   Medmindre der er vægtige legitime grunde til at sikre fortrolighed i forbindelse med en undersøgelse eller en national retslig procedure, har den økonomiske aktør ret til at fremsætte bemærkninger i overensstemmelse med artikel 143, stk. 5, i forordning (EU, Euratom) 2018/1046.
2.   Den økonomiske aktør tilsendes en skrivelse med oplysninger om de faktiske omstændigheder og den foreløbige juridiske vurdering, hvori panelet kun tager hensyn til de dokumenter, som den økonomiske aktør har haft mulighed for at få kendskab til, jf. dog artikel 143, stk. 5, i forordning (EU, Euratom) 2018/1046. I princippet fremsendes denne skrivelse med elektronisk post.
3.   Den økonomiske aktør fremsætter bemærkninger til sekretariatet skriftligt og ad elektronisk vej ved at sende en e-mail til følgende adresse: Panel-secretariat-BUDG@ec.europa.eu eller til den e-mailadresse, der er angivet i nævnte skrivelse, sammen med eventuelle bilag i form af en elektronisk fil skabt ved hjælp af standardsoftware.
4.   Skriftlige bemærkninger må ikke fylde mere end ti sider, eksklusive bilag, hvilket dog ikke gælder i sager med særligt komplekse juridiske og faktuelle aspekter.
5.   Som hovedregel har den økonomiske aktør tre uger til at fremsætte sine bemærkninger. Denne frist begynder at løbe fra dagen efter meddelelsen af de faktiske omstændigheder og den foreløbige juridiske vurdering heraf. Når den økonomiske aktør kontraktligt har accepteret at kommunikere med den ansvarlige anvisningsberettigede ad elektronisk vej, fremsendes meddelelsen ad denne vej.
6.   En frist kan undtagelsesvis forlænges efter begrundet anmodning fra den økonomiske aktør, men ikke med mere end halvdelen af den oprindelige frist.
7.   Ved fristens udløb, og hvis der ikke er fremsat en behørigt begrundet anmodning om forlængelse af fristen, eller ved udløbet af den forlængede frist afsluttes den kontradiktoriske procedure.
8.   Når formanden konstaterer, at den økonomiske aktør ikke har fremsat bemærkninger inden for den fastsatte frist, fortsætter proceduren, og formanden indkalder panelet for at vedtage henstillingen.
Artikel 14
Vedtagelse af skrivelser og henstillinger
Formanden og de øvrige medlemmer bestræber sig på at nå en konsensus om indholdet af brevet til den økonomiske aktør om de kritiserede forhold og den foreløbige juridiske vurdering heraf og efterfølgende om henstillingen.
I modsat fald foretages der flertalsafstemning, hvor:
a)
formanden har én stemme
b)
de to faste medlemmer tilsammen har én stemme, og
c)
det medlem, der repræsenterer den henvisende myndighed, har én stemme.
Artikel 15
Meddelelse af en henstilling
Panelet meddeler sin henstilling til den henvisende myndighed og observatørerne.
Artikel 16
Frister for afgørelse af en sag
1.   Når sekretariatet har kontrolleret anmodningen og behandlet sagen i overensstemmelse med bestemmelserne i artikel 7, fremsender det den til formanden og panelets medlemmer. Formanden tager stilling til sagens klargørelse, eventuelt efter at have anmodet om supplerende kontrol- eller undersøgelsestiltag.
2.   Proceduren, der indledes med formandens stillingtagen til sagens klargørelse og afsluttes med en udtalelse til den henvisende myndighed og eventuelt en henstilling, må i princippet ikke vare mere end tre måneder. Denne frist kan forlænges af formanden, bl.a. for at sikre overholdelsen af retten til at blive hørt.
Artikel 17
Fortrolighed i forbindelse med arbejdet og forhandlingerne
Medlemmerne af panelet og dets sekretariat samt alle, der uanset i hvilken egenskab har deltaget i panelets arbejde eller møder eller i udarbejdelsen af panelets dokumenter, udtalelser eller positionspapirer, skal udvise den højeste grad af fortrolighed i overensstemmelse med deres eventuelle administrative, vedtægtsmæssige eller kontraktuelle ansvar, jf. dog artikel 8, stk. 1, i forordning (EU, Euratom) nr. 883/2013, og artikel 22a i vedtægten for tjenestemænd 
(
7
)
. Det samme gælder formanden og dennes stedfortræder.
Artikel 18
Behandling af ansøgninger om aktindsigt og beskyttelse af personoplysninger
Forordning (EF) nr. 1049/2001 og forordning (EF) nr. 45/2001 finder anvendelse på panelets arbejde.
KAPITEL II
BESTEMMELSER VEDRØRENDE UDØVELSEN AF DEN RÅDGIVENDE KOMPETENCE I HENHOLD TIL FINANSFORORDNINGENS ARTIKEL 93
Artikel 19
Principper
1.   Bestemmelserne i artikel 1-4, 8, 12, 13, 17 og 18 i kapitel I i denne forretningsorden finder anvendelse på panelets udøvelse af den rådgivende kompetence, det har i henhold til artikel 93 i forordning (EU, Euratom) 2018/1046.
2.   Bestemmelserne i de øvrige artikler i kapitel I i denne forretningsorden finder også anvendelse på panelets udøvelse af den i stk. 1 nævnte kompetence, jf. dog eventuelle andre specifikke bestemmelser i dette kapitel.
Artikel 20
Supplerende medlemmer af panelet og deres stedfortrædere
1.   Når det afgiver udtalelse i henhold til artikel 93, stk. 1, i forordning (EU, Euratom) 2018/1046, består panelet af de medlemmer, der er nævnt i artikel 143, stk. 2, i forordning (EU, Euratom) 2018/1046, og følgende tre supplerende medlemmer:
a)
en repræsentant for den ansættelsesmyndighed, der er ansvarlig for den pågældende institutions eller det pågældende organs disciplinærsager
b)
et medlem, der udpeges af den pågældende institutions eller det pågældende organs personaleudvalg
c)
et medlem af den juridiske tjeneste i den institution, det af Kommissionen oprettede europæiske kontor, det forvaltningsorgan eller et andet europæisk organ, som den berørte ansatte tilhører.
2.   Alle disse tre medlemmer har en stedfortræder, der udpeges af:
a)
den relevante ansættelsesmyndighed
b)
det relevante personaleudvalg eller
c)
den relevante juridiske tjeneste.
Artikel 21
Udpegelse af observatører
1.   Kommissionens Juridiske Tjeneste udpeger en observatør, når den berørte ansatte ikke tilhører Kommissionen.
2.   Den kompetente anvisningsberettigede eller eventuelt lederen af EU-delegationen, der fungerer som anvisningsberettiget ved subdelegation, eller deres repræsentanter har observatørstatus.
3.   OLAF udpeger en observatør, når oplysningen om en påstået overtrædelse af en bestemmelse i forordning (EU, Euratom) 2018/1046, af enhver anden bestemmelse vedrørende den finansielle forvaltning eller af kontrollen af operationer følger af en oplysning hidrørende fra OLAF.
4.   Den berørte institutions eller det berørte organs disciplinærkontor udpeger en observatør, når panelet forelægges en sag af ansættelsesmyndigheden. I alle andre tilfælde kan formanden opfordre det til at udpege en observatør.
5.   Efter høring af medlemmerne kan formanden invitere andre observatører.
Artikel 22
Panelets faste sekretariat
1.   Bestemmelserne i artikel 7 finder anvendelse, dog med undtagelse af bestemmelsen i stk. 2, litra k).
2.   Sekretariatet skal navnlig gøre følgende:
a)
når panelet underrettes direkte om en sag af en ansat, sikre, at den sendes til ansættelsesmyndigheden, og underrette den person, der har indgivet oplysningen, herom, jf. artikel 23, stk. 2
b)
når panelet forelægges en sag, kontrollere den henvisende myndigheds og dennes repræsentanters status
c)
sammen med formanden vælge de tre supplerende medlemmer af panelet og deres stedfortrædere og kontrollere deres status
d)
kontrollere, at sagsakterne er fuldstændige og indeholder alle de nødvendige dokumenter og oplysninger, herunder især oplysningsskemaet, en beskrivelse af kendsgerningerne og den påståede uregelmæssighed og dokumentationen herfor, inklusive undersøgelsesrapporter
e)
kontrollere, at den ansatte er blevet ordentligt hørt af ansættelsesmyndigheden eller eventuelt den ansvarlige anvisningsberettigede
f)
udarbejde de udtaleudkast, der skal forelægges panelet til vedtagelse, og fremsende dem til formanden, de øvrige medlemmer og de observatører, der inddrages i behandlingen af en sag
g)
fremsende de henstillinger, der er omhandlet i artikel 93, stk. 3, i forordning (EU, Euratom) 2018/1046, til den ansvarlige anvisningsberettigede og den ansvarlige interne revisionstjeneste
h)
når panelet finder, at sagen henhører under OLAF, fremsende den til ansættelsesmyndigheden og underrette OLAF herom.
Artikel 23
Henvisning af sager til panelet
1.   I overensstemmelse med artikel 93, stk. 1, i forordning (EU, Euratom) 2018/1046 indkaldes panelet efter anmodning fra enhver kompetent ansættelsesmyndighed på disciplinærområdet eller af en ansvarlig anvisningsberettiget, herunder en EU-delegationsleder eller dennes stedfortræder, der fungerer som anvisningsberettiget ved subdelegation (herefter benævnt »henvisende myndigheder«).
2.   Når panelet informeres direkte af en ansat, fremsender den sagen til den kompetente ansættelsesmyndighed eller eventuelt den myndighed, der har beføjelse til at indgå ansættelseskontrakter, og underetter den pågældende ansatte herom. Hvis den kompetente ansættelsesmyndighed beslutter at forelægge en sag for panelet, underrettes den ansatte herom. Hvis den beslutter ikke at henvise sagen til panelet, underrettes panelet og den ansatte herom.
For at sikre en effektiv beskyttelse af whistleblowere, jf. artikel 22a, stk. 3, i tjenestemandsvedtægten, kan panelet som en undtagelse fra foregående afsnit beslutte ikke at underrette den kompetente ansættelsesmyndighed herom og underrette OLAF herom.
Artikel 24
Skriftlig procedure
På initiativ af formanden eller efter anmodning fra et medlem af panelet kan udtalelsen udarbejdes ved skriftlig procedure. Panelets medlemmer eller eventuelt panelets formand kan gøre indsigelse mod anvendelse af den skriftlige procedure. I så fald indkalder formanden til et møde inden for en rimelig frist. Samme regel gælder med hensyn til den henstilling, der er omhandlet i artikel 93, stk. 3, i forordning (EU, Euratom) 2018/1046.
Artikel 25
Vedtagelse af udtalelsen og henstillingen
1.   Panelet bestræber sig på at opnå konsensus om, hvorvidt der foreligger en finansiel uregelmæssighed, og om den begrundelse, som udtalelsen eller henstillingen er baseret på.
2.   I mangel af konsensus foretages der afstemning, hvor:
a)
formanden har én stemme
b)
de to faste medlemmer, der repræsenterer Kommissionen, tilsammen har én stemme
c)
det medlem, der repræsenterer den henvisende myndighed, har én stemme
d)
de tre supplerende medlemmer har én stemme hver.
I tilfælde af stemmelighed er formandens stemme afgørende.
3.   Stk. 1 og 2 finder tilsvarende anvendelse på vedtagelsen af henstillinger. Konsensus eller afstemningen vedrører navnlig en finansiel uregelmæssigheds systemiske karakter.
Artikel 26
Meddelelse af udtalelsen og henstillingen
Panelet meddeler straks udtalelsen til den henvisende myndighed, den ansvarlige anvisningsberettigede og observatørerne.
Artikel 27
Den økonomiske aktørs ret til at blive hørt
I henhold til artikel 93, stk. 2, andet afsnit, i forordning (EU, Euratom) 2018/1046 skal ansættelsesmyndigheden eller eventuelt den ansvarlige anvisningsberettigede, før panelet forelægges en sag, give den ansatte mulighed for at fremsætte sine bemærkninger til de forhold, der vedrører vedkommende. I overensstemmelse med artikel 22, stk. 2, litra e), skal det faste sekretariat efter forelæggelse af en sag kontrollere, at den berørte person er blevet ordentligt hørt.
KAPITEL III
AFSLUTTENDE BESTEMMELSER
Artikel 29
Revision
Denne afgørelse revideres senest på den dato, der fastættes af Kommissionen i henhold til artikel 120, stk. 2, andet og tredje afsnit, i Rådets forordning (EU, Euratom) 2017/1939 
(
8
)
.
Artikel 30
Ophævelse
1.   Afgørelse C(2011) 6109 final ophæves.
2.   Afgørelse (EU, Euratom) 2015/2463 ophæves.
Artikel 31
Ikrafttræden og anvendelse
Denne afgørelse træder i kraft på tredjedagen efter offentliggørelsen i 
Den Europæiske Unions Tidende
.
Den finder anvendelse fra ikrafttrædelsesdatoen for artikel 143, stk. 4, i forordning (EU, Euratom) 2018/1046.
Udfærdiget i Bruxelles, den 6. september 2018.
På Kommissionens vegne
Jean-Claude JUNCKER
Formand
(
1
)
  
            
EUT L 193 af 30.7.2018, s. 1
.
(
2
)
  Rådets forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 af 25. oktober 2012 om de finansielle regler vedrørende Unionens almindelige budget og om ophævelse af Rådets forordning (EF, Euratom) nr. 1605/2002 (
EUT L 298 af 26.10.2012, s. 1
).
(
3
)
  Kommissionens afgørelse (EU) 2015/2463 18. december 2015 om forretningsordenen for det panel, der omhandles i artikel 108 i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 (
EUT L 342 af 29.12.2015, s. 57
).
(
4
)
  Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 45/2001 af 18. december 2000 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger i fællesskabsinstitutionerne og -organerne og om fri udveksling af sådanne oplysninger (
EFT L 8 af 12.1.2001, s. 1
).
(
5
)
  Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 1049/2001 af 30. maj 2001 om aktindsigt i Europa-Parlamentets, Rådets og Kommissionens dokumenter (
EFT L 145 af 31.5.2001, s. 43
).
(
6
)
  Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU, Euratom) nr. 883/2013 af 11. september 2013 om undersøgelser, der foretages af Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig (OLAF) og om ophævelse af Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 1073/1999 og Rådets forordning (Euratom) nr. 1074/1999 (
EUT L 248 af 18.9.2013, s. 1
).
(
7
)
  Rådets forordning (EØF, Euratom, EKSF) nr. 259/68 af 29. februar 1968 om vedtægten for tjenestemænd i De europæiske Fællesskaber og om ansættelsesvilkårene for de øvrige ansatte i disse Fællesskaber samt om særlige midlertidige foranstaltninger for tjenestemænd i Kommissionen (
EFT L 56 af 4.3.1968, s. 1
).
(
8
)
  Rådets forordning (EU) 2017/1939 af 12. oktober 2017 om gennemførelse af et forstærket samarbejde om oprettelse af Den Europæiske Anklagemyndighed (»EPPO«) (
EUT L 283 af 31.10.2017, s. 1
).

Summary:
Forsvarlig finansiel forvaltning af EU-budgettet
RESUMÉ AF:
Afgørelse (EU) 2018/1220 om forretningsordenen for det panel, der omhandles i artikel 143 i EU’s finansforordning
HVAD ER FORMÅLET MED BESLUTNINGEN?
Afgørelse (EU) 2018/1220 fastlægger 
forretningsordenen
 for det interinstitutionelle panel, som blev oprettet ved artikel 143 i forordning (EU, Euratom) 
2018/1046
 (se resuméet af 
finansforordningen
).
Panelet er den centrale enhed på tværs af alle 
institutioner
, organer og agenturer i 
Den Europæiske Union
 (EU), der vurderer, hvorvidt deltagere, modtagere og andre personer og enheder, som ansøger om EU-midler, bør udelukkes fra EU-finansiering eller pålægges en økonomisk straf, og hvorvidt disse sanktioner bør offentliggøres.
Panelet sikrer de berørte personers og enheders ret til at blive hørt og baserer sine henstillinger på kendsgerninger og resultater fra forskellige kilder, herunder undersøgelser fra 
Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig (OLAF)
 og 
Den Europæiske Anklagemyndighed (EPPO)
 samt afgørelser fra nationale myndigheder eller internationale organisationer.
Det har desuden kompetence (i henhold til finansforordningens artikel 93) til at afgive udtalelser og henstillinger om finansielle uregelmæssigheder som følge af en EU-ansats handling eller undladelse.
HOVEDPUNKTER
Europa-Kommissionen
 udpeger den uafhængige formand på højt niveau for panelet i en 5-årig periode, der ikke kan forlænges. Denne person skal enten være tidligere medlem af 
Den Europæiske Unions Domstol
 eller 
Den Europæiske Revisionsret
 eller tidligere generaldirektør for en EU-institution, som ikke er Kommissionen. Formanden har en stedfortræder i form af en næstformand.
Formanden
:
repræsenterer panelet, leder og planlægger møderne og tilrettelægger arbejdet i panelet
bistås af et fast sekretariat
indkalder panelet, når det bliver bedt om at komme med en henstilling i forbindelse med en sag.
Formanden har en stedfortræder i form af en næstformand, som udpeges under samme betingelser og erstatter formanden, hvis denne er forhindret i at passe sine forpligtelser.
Panelet
 omfatter desuden:
to faste medlemmer: Den overordnede konsulent ansvarlig for »Finansielle og juridiske spørgsmål, retsstatsprincippet, forebyggelse af svig og systemet for tidlig opdagelse og udelukkelse« fra 
Generaldirektoratet for Budget
 og en anden person udpeget af Generaldirektøren for Budget
den anmodende anvisningsberettigede
observatører, herunder:
fra Kommissionens 
Juridiske Tjeneste
, der deltager i alle panelets møder
fra OLAF og/eller EPPO, hvis sagen vedrører oplysninger, de har givet
anvisningsberettigede fra den EU-institution, det EU-organ eller EU-kontor, der er berørt af sagen
andre observatører indbudt af formanden.
Det 
faste sekretariat er underlagt formandens myndighed og
:
er administrativt tilknyttet til Generaldirektoratet for Budget
tilrettelægger panelets arbejde
udarbejder dokumenter til panelet
verificerer indsendt dokumentation og information
identificerer de enkeltpersoner, der potentielt er involveret i en sag
fører et register over panelets henstillinger.
Ethvert medlem af panelet eller sekretariatet, der vurderer, at de kan befinde sig i en interessekonflikt i forbindelse med en sag, deltager ikke i arbejdet.
OLAF’s deltagelse
:
OLAF arbejder tæt sammen med panelet under behørig hensyntagen til processuelle og grundlæggende rettigheder og til beskyttelse af whistleblowere
OLAF høres, inden panelet underretter en berørt person eller enhed, hvis en sag er baseret på oplysninger fra OLAF — dette gøres for at undgå at skade fortroligheden af retssager eller igangværende undersøgelser.
EPPO’s deltagelse
:
EPPO samarbejder med panelet i overensstemmelse med de samarbejdsordninger, der er fastsat i den aftale, der er omhandlet i artikel 103, stk. 1, i Rådets forordning (EU) 2017/1939
EPPO deltager som observatør i panelmøder, hvor den henvisende myndigheds anmodning helt eller delvis er baseret på oplysninger fra EPPO.
Henvisning af sager til panelet.
 Enhver delegeret anvisningsberettiget i en EU-institution, -kontor eller -organ:
kan via en fortrolig 
e-mailadresse
 henvise en sag til panelet og anmode om en henstilling
skal underrette panelet, så snart vedkommende får kendskab til oplysninger, der kan udelukke en person eller enhed fra at modtage EU-midler
skal tilvejebringe alle nødvendige oplysninger, som vedkommende har fået kendskab til.
Ret til at blive hørt.
 Økonomiske aktører
1
:
har ret til at fremsætte bemærkninger om sagen, medmindre der er vægtige legitime grunde til at sikre fortrolighed i forbindelse med en undersøgelse eller en retslig procedure
tilsendes en skrivelse og dokumentation med oplysninger om de faktiske omstændigheder
skal inden for 3 uger via 
e-mail
 indsende deres bemærkninger, som ikke må fylde mere end 10 sider (disse betingelser kan justeres i forbindelse med komplekse sager).
Panelet
:
bestræber sig på at opnå konsensus i forbindelse med vedtagelse af henstillinger vedrørende sager imod en person eller enhed
foretager i mangel af konsensus en afstemning med simpelt flertal, hvor formanden har én stemme, de to faste medlemmer har én stemme (fælles stemme) og den involverede anvisningsberettigede har én stemme
meddeler sin henstilling til observatørerne og den institution, det kontor eller det organ, der henviste sagen
fremsætter en henstilling senest 3 måneder efter modtagelsen af en sag, medmindre formanden beslutter at forlænge denne periode, navnlig for at sikre retten til at blive hørt for de pågældende fysiske eller juridiske personer
skal udvise den højeste grad af fortrolighed; dette gælder dets medlemmer, sekretariatspersonalet samt alle andre personer, der har deltaget i panelets arbejde og forberedelser.
EU-ansatte.
 Panelet:
kan afgive udtalelse om, hvorvidt en EU-ansat har begået en økonomisk uregelmæssighed
har under sådanne omstændigheder tre ekstra medlemmer (ét fra den pågældende institutions disciplinærkontor, ét fra dens personaleudvalg og ét fra dens juridiske tjeneste)
Den kontradiktoriske procedure afvikles af den henvisende myndighed, inden sagen behandles af panelet.
Afgørelsen ophæver Kommissionens afgørelser C(2011) 6109 final og (EU) 
2015/2463
, der fastlagde forretningsordenen for tidligere paneler.
Afgørelsen blev ændret den 
3. juli 2021
 ved afgørelse (EU) 
2021/1081
 for at sikre kontinuiteten i panelets arbejde og for at medtage henvisning til ordningerne mellem EPPO og Kommissionen.
HVORNÅR GÆLDER BESLUTNINGEN FRA?
Den trådte i kraft den 
2. august 2018
.
BAGGRUND
For yderligere oplysninger henvises til:
Moderne og enklere — EU’s nye finansielle regler træder i kraft i dag
 — pressemeddelelse (Europa-Kommissionen).
VIGTIGE BEGREBER
Økonomisk aktør.
 En person, enhed eller virksomhed eller anden organisation, der leverer varer, arbejder eller tjenesteydelser.
HOVEDDOKUMENT
Kommissionens afgørelse (EU) 
2018/1220
 af 
6. september 2018
 om forretningsordenen for det panel, der omhandles i artikel 143 i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU, Euratom) 2018/1046 (EUT L 226 af 
7.9.2018
, 
s. 7-16
).
Efterfølgende ændringer af Kommissionens afgørelse (EU) 2018/1220 er blevet indarbejdet i grundteksten. Denne 
konsoliderede udgave
 har ingen retsvirkning.
TILHØRENDE DOKUMENTER
Europa-Parlamentets og Rådets (EU, Euratom) forordning 
2018/1046
 af 
18. juli 2018
 om de finansielle regler vedrørende Unionens almindelige budget, om ændring af forordning (EU) 
nr. 1296/2013
, (EU) 
nr. 1301/2013
, (EU) 
nr. 1303/2013
, (EU) 
nr. 1304/2013
, (EU) 
nr. 1309/2013
, (EU) 
nr. 1316/2013
, (EU) 
nr. 223/2014
, (EU) 
nr. 283/2014
 og afgørelse 
nr. 541/2014/EU
 og om ophævelse af forordning (EU, Euratom) 
nr. 966/2012
 (EUT L 193 af 
30.7.2018
, 
s. 1-222
).
Se den 
konsoliderede udgave
.
seneste ajourføring 
7.5.2024